1. Subbagian Umum

5) Membuat surat laporan dengan melampirkan Copy ijazah dan
transkrip nilai yang telah dilegalisir kepada epada pejabat yang
berwenang memberikan izin, sesuai Lampiran V PMK 148/
PMK.01/2012;

6) Penyampaian laporan ditembuskan kepada Kepala Biro Sumber
Daya Manusia (SDM) dan Sekretaris Badan Pendidikan dan
Pelatihan Keuangan (BPPK).

d. Hak pegawai yang telah selesai menjalani Pendidikan di Luar
Kedinasan dan telah menyampaikan surat laporan:
1) Mendapat penyesuaian jenjang pendidikan dalam data
kepegawaian pada Ditjen Perbendaharaan dan Biro SDM;
2) Mendapat penyesuaian dan menyandang gelar dalam data
kepegawaian bagi yang lulus tingkat DIII, S1, S2, dan S3;

e. Pencabutan dan pembatalan izin
1) Dilakukan jika pegawai:
a) Melanggar kewajibannya;
b) Mengubah jurusan pendidikan yang telah disetujui
sebelumnya tanpa persetujuan pejabat yang berwenang
memberikan izin;
c) Dijatuhi hukuman disiplin tingkat berat berdasarkan PP
Nomor 53 Tahun 2010;
2) Dilakukan jika pegawai tidak dapat menyelesaikan pendidikan
sesuai keterangan resmi dari lembaga pendidikan yang
bersangkutan (dropout);
3) Pegawai yang dicabut izinnya dapat mengajukan izin kembali jika
memulai perkuliahan baru;
4) Pencabutan/pembatalan ditetapkan oleh pejabat yang berwenang
member izin sesuai Lampiran VI PMK 148/PMK.01/2012;

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 85

5) Hak pegawai dapat dibatalkan, dalam hal setelah melanjutkan
pendidikan di luar kedinasan diketahui pengajuan izinnya tidak
sesuai dengan ketentuan;

f. Bagi pegawai dengan status dipekerjakan/diperbantukan:
1) Harus mengajukan permohonan tertulis kepada Biro SDM
Kementerian Keuangan dengan tembusan Sekretaris Ditjen
Perbendaharaan dan unit tempat pegawai dipekerjakan/
diperbantukan;
2) Seleksi adminstrasi dan pemberian izin melanjutkan pendidikan
diberikan oleh Kepala Biro SDM Kementerian Keuangan;

g. Bagi pegawai yang mengalami mutasi:
1) Diharuskan pindah ke lembaga pendidikan baru, karena terdapat
jarak antara tempat kerja dengan tempat pendidikan pegawai yang
bersangkutan sehingga mempengaruhi efektifitas kerja, dengan
mengajukan permohonan izin baru di tempat kerja baru;
2) Tidak diharuskan pindah ke lembaga pendidikan baru, dengan
ketentuan:
a) Jika sudah memasuki tahap penyusunan tugas akhir dan telah
menyelesaikan seluruh mata kuliahnya, dengan mengajukan
permohonan izin baru di tempat kerja baru;
b) Jika mutasi tidak menyebabkan jarak antara tempat kerja
dengan tempat pendidikan menjadi jauh, dengan mengajukan
permohonan izin baru di tempat kerja baru karena terdapat
perubahan pejabat yang berwenang memberikan izin;

h. Bagi CPNS:
1) Yang pada saat diterima di Ditjen Perbendaharaan kementerian
Keuangan sedang melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih
tinggi, dikecualikan dari ketentuan;
2) Yang pada saat diterima di Kementerian Keuangan telah memiliki
ijazah yang lebih tinggi dengan program studi sebagaimana

86 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

ketentuan, diberikan haknya;
3) Harus membuat laporan dengan melampirkan Copy sah ijazah dan

transkrip nilai sesuai Lampiran VII PMK 148/PMK.01/2012.

6. Laporan Berkala
Menyampaikan laporan perkembangan pendidikan dari pegawai yang
melanjutkan pendidikan ke pejabat yang berwenang memberikan izin,
setiap semester.

7. Aplikasi Pendukung
Aplikasi PBNOpen Ditjen Perbendaharaan.

O. PENGADMINISTRASIAN IZIN TUGAS BELAJAR/BEASISWA

1. Dasar Hukum
a. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional;
b. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 18/PMK.1/2009 tentang Tugas
Belajar di Lingkungan Kementerian Keuangan.

2. Prosedur atau Alur kegiatan

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 87

3. Kegiatan Rutin Harian

Meneliti data base pegawai dan melakukan pemutakhiran serta akurasi
data pegawai pada aplikasi PBNOpen.

4. Kegiatan-kegiatan yang mendukung

a. Berkoordinasi dengan pegawai yang sedang menjalani tugas belajar
b. Berkoordinasi dengan subbagian terkait di Kanwil Ditjen

Perbendaharaan di wilayah kerjanya;
c. Berkoordinasi dengan subbagian terkait di Bagian SDM Sekretariat

Ditjen Perbendaharaan;
d. Melakukan pemutakhiran data status kepegawaian untuk pegawai

tugas belajar pada aplikasi PBNOpen.

5. Poin-poin Penting

a. Syarat calon peserta program Tugas Belajar

1) PNS;

2) Memenuhi syarat administrasi umum berupa:

Kategori Gol Masa

No Usia (< Kerja Ijazah Program Surat Tugas
tahun) Pendidikan
(min) dlm Gol Pej Es II

(min. th) Pej Es II (DIV)
dan Sekretaris
1 25 II/a 2 SLTA/D1 DIII/ Unit Es I (S1)
Sederajat
Sekretaris
2 32 II/c 2 SLTA/ Div/S1/ Unit Es I
DI/DIII Sederajat
4
3 40 III/a 2 S1/DIV S2 Pej Es 1
4 42 III/b 2 S2 S3

88 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

3) Masa kerja minimal 2 (dua) tahun sejak selesai mengikuti program
tugas belajar sebelumnya;

4) Tidak sedang melanjutkan pendidikan Strata 1 (S-1) bagi lulusan
DIII yang akan mengikuti program Diploma IV (DIV);

5) Tidak sedang dicalonkan dalam program beasiswa lainnya;
6) Memiliki PPKP minimal bernilai baik 1 tahun terakhir;
7) Sehat jasmani dan rohani menurut keterangan dokter pemerintah;
8) Tidak sedang menjalani hukuman disiplin/tidak sedang dalam

proses pemeriksaan terkait pelanggaran disiplin dan tidak pernah
dijatuhi hukuman disiplin sesuai ketentuan;
9) Untuk beasiswa mandiri, pegawai harus memenuhi syarat berupa
ijin tertulis dari Kepala Biro SDM;
b. Materi seleksi meliputi seleksi adminsitratif, Tes Potensi Akademik
(TPA), psikotes, dan tes kemampuan bahasa asing ;
c. Hak pegawai dengan status tugas belajar:
1) Diberikan gaji penuh;
2) TKPKN sesuai ketentuan yang berlaku;
3) Masa kerja dihitung secara penuh;
4) Diberikan Kenaikan Pangkat sesuai ketentuan yang berlaku;
5) Diberikan perpanjangan masa tugas belajar untuk paling lama
6 bulan jika setelah masa tugas belajar berakhir namun belum
menyelesaikan program studinya;
6) Bantuan tambahan, untuk tugas belajar dalam negeri dan luar
negeri sesuai ketentuan;
d. Kewajiban pegawai dengan status tugas belajar:
1) Sebelum menjalankan tugas belajar, wajib menandatangani surat
perjanjian;
2) Selama tugas belajar, wajib membuat laporan perkembangan
studi;
3) Setelah menyelesaikan tugas belajar wajib membuat laporan telah

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 89

selesai studi, dan wajib segera kembali bekerja pada unit semula 1
(satu) bulan setelah kelulusan;
4) Menjaga nama baik Kementerian Keuangan;
5) Mematuhi ketentuan yang berlaku sebagai PNS dan sebagai
mahasiswa;
6) Bagi yang telah dinyatakan lulus seleksi dan memperoleh surat
tugas belajar wajib melaksanakan tugas belajar.

6. Aplikasi Pendukung
Aplikasi PBNOpen Ditjen Perbendaharaan.

7. Sanksi
Pegawai yang telah memperoleh surat tugas belajar namun tidak
melaksanakan tugas belajar, diberi sanksi berupa 3 (tiga) tahun sejak
pengumuman lulus seleksi tidak boleh mendaftar program beasiswa,
dan dijatuhi hukuman disiplin ringan berupa teguran tertulis kecuali
pembatalan tugas belajar berasal dari pejabat yang berwenang
menetapkan surat tugas belajar.

P. PENGAMBILAN SUMPAH/JANJI PNS

1. Dasar Hukum
a. Undang-Undang RI Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatus Sipil
Negara;
b. PP Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin PNS.

90 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

2. Prosedur atau Alur kegiatan

3. Kegiatan Rutin Harian
Meneliti data base pegawai dan melakukan pemutakhiran serta akurasi
data pegawai pada aplikasi PBNOpen.

4. Kegiatan-kegiatan yang mendukung
a. Berkoordinasi dengan pegawai yang akan mengangkat sumpah/janji
PNS ;
b. Berkoordinasi dengan subbagian terkait di Kanwil Ditjen
Perbendaharaan di wilayah kerjanya ;
c. Berkoordinasi dengan para rohaniwan ;
d. Melakukan pemindaian BA pengangkatan sumpah/janji dan
mengunggah softCopynya pada aplikasi PBNOpen.

5. Poin-poin Penting
a. Pengambilan sumpah/janji dilakukan dalam suatu upacara khidmat,
yang dapat dilakukan secara perorangan atau bersama-sama;
b. Yang menghadiri upacara adalah pejabat yang mengambil sumpah/

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 91

janji PNS sekaligus sebagai inspektur, PNS yang mengangkat sumpah/
janji, saksi, rohaniwan, dan undangan;
c. PNS yang mengangkat sumpah/janji didampingi oleh seorang
rohaniwan menurut agama/kepercayaan masing-masing;
d. Pejabat yang mengambil sumpah/janji PNS mengucapkan susunan
kata-kata sumpah/janji diikuti oleh PNS yang mengangkat sumpah/
janji;
e. Pada waktu mengucapkan sumpah/janji PNS, semua yang hadir
berdiri ;
f. Pejabat yang mengambil sumpah/janji PNS membuat BA pengambilan
sumpah/janji ;
g. BA tersebut ditandatangani oleh pejabat pengambil sumpah, PNS yang
mengangkat sumpah, 2 (dua) orang saksi, dan rohaniwan sebanyak 3
(tiga) rangkap, 1 (satu) rangkap untuk PNS yang mengangkat sumpah/
janji, 1 (satu) rangkap untuk untuk BKN, dan 1 (satu) rangkap untuk
arsip kantor ;
h. Pengucapan sumpah/janji dilakukan menurut agama yang diakui
pemerintah.

6. Aplikasi Pendukung

Aplikasi PBNOpen Ditjen Perbendaharaan.

Q. PENYAMPAIAN PERMOHONAN MUTASI PEGAWAI MENGIKUTI SUAMI

1. Dasar Hukum

a. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 262/PMK.01/2016 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Unit Instansi Vertikal Ditjen Perbendaharaan;

b. Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor SE-15/PB/2009 tanggal
29 Mei 2009 tentang Pedoman dan Tata Cara Pengajuan Permohonan

92 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

Pindah/Mutasi Pegawai dengan Alasan Mengikuti Suami ;
c. Surat Dirjen Perbendaharaan Nomor S-182/PB.1/UP.10/2010 tanggal

25 Februari 2010 hal Penegasan atas Surat Edaran Direktur Jenderal
Pebendaharaan Nomor SE-15/PB/2009 tanggal 29 Mei 2009 tentang
Pedoman dan Tata Cara Pengajuan Permohonan Pindah/Mutasi
Pegawai dengan Alasan Mengikuti Suami.

2. Prosedur atau Alur kegiatan

3. Kegiatan Rutin Harian
Meneliti data base pegawai dan melakukan pemutakhiran serta akurasi
data pegawai pada aplikasi PBNOpen.

4. Kegiatan-kegiatan yang mendukung
a. Berkoordinasi dengan pegawai yang suaminya pindah;
b. Berkoordinasi dengan subbagian terkait di Kanwil Ditjen
Perbendaharaan di wilayah kerjanya;
c. Berkoordinasi dengan subbagian terkait di Bagian SDM Sekretariat
Ditjen Perbendaharaan ;

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 93

5. Poin-poin Penting

a. Pegawai wanita Ditjen Perbendaharaan yang suaminya berstatus
sebagai pegawai Ditjen Perbendaharaan dan mendapat mutasi karena
dinas, tidak perlu mengajukan permohonan mutasi, kecuali jika kota
yang dituju berbeda dengan kota penugasan suaminya ;

b. Permohonan mutasi pegawai dengan alasan mengikuti suami yang
bekerja di luar Ditjen Perbendaharaan, dapat disetujui secara selektif
dan hanya dapat diberikan kesempatan 2 (dua) kali selama menjadi
pegawai Ditjen Perbendaharaan;

c. Permohonan mutasi pegawai untuk menetap pada suatu daerah
dengan alasan mengikuti suami menetap, dapat disetujui dan diberikan
kesempatan 1 kali selama menjadi pegawai Ditjen Perbendaharaan;

d. Apabila formasi pada unit kerja sesuai dengan permohonan tidak
memungkinkan, pegawai yang bersangkutan dapat ditempatkan pada
unit kerja lain terdekat dengan unit kerja yang dituju;

e. Permohonan mutasi ke unit kerja yang tidak 1 wilayah kota dengan
unit kerja suami atau yang terdekat hanya dapat disetujui dengan
alasan dan persyaratan tertentu yang menurut penilaian perlu
diberikan kebijakan khusus;

f. Bagi wanita yang menduduki jabatan tertentu, pola mutasi yang
bersangkutan mengikuti pola mutasi jabatan karier sesuai ketentuan
yang berlaku. Jika pegawai dimaksud mengajukan mutasi dengan
alasan kepentingan pribadi, yang bersangkutan dapat dimutasikan
tanpa menduduki jabatan;

g. Bagi pegawai dengan status suami pegawai Ditjen Perbendaharaan
mendapat mutasi karena dinas, dapat melaksanakan tugas di unit
tujuan setelah mendapat persetujuan dari para Kepala Kanwil terkait;

h. Dalam S-182/PB.1/UP.10/2010, ditegaskan kembali:

94 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

1) Pegawai wanita yang suaminya merupakan pegawai Ditjen
Perbendaharaan dan mutasi karena dinas, maka berlaku:
a) Otomatis akan dimutasikan mengikuti suami dimana
bertugas;
b) Apabila pegawai tersebut tidak berkeinginan untuk pindah
mengikuti suami atau bermaksud pindah tapi tidak 1 (satu)
kota dengan tempat tugas suami, maka yang bersangkutan
harus mengajukan permohonan secara tertulis kepada
Sekretaris Ditjen Perbendaharaan secara hierarkis;
c) Dalam waktu 1 (satu) bulan setelah tanggal SK mutasi
suami diterbitkan, jika tidak ada permohonan dari yang
bersangkutan, maka pegawai tersebut akan dimutasikan
mengikuti suami;
d) Sementara menunggu terbitnya SK mutasi definitif, dengan
persetujuan Kepala Kantor Wilayah terkait, pegawai yang
bersangkutan dapat melaksanakan tugas di kota dimana
suami bertugas. Namun bila kota tujuan permohonan mutasi
berbeda dengan kota dimana suami bertugas, maka pegawai
tersebut tidak diperkenankan melaksanakan tugas di tempat
tujuan sebelum adanya SK mutasi definitif;
e) Apabila kota tujuan pindah masih dalam lingkup 1 Kantor
Wilayah, Kepala Kantor Wilayah dapat segera menerbitkan
SK mutasi pegawai yang bersangkutan;

2) Pegawai wanita yang suaminya bertugas diluar Ditjen
Perbendaharaan atau suaminya pegawai Ditjen Perbendaharaan
tetapi mutasi bukan karena dinas, maka berlaku:
a) Apabila hendak mengikuti suami, pegawai tersebut harus
mengajukan permohonansecara tertulis kepada Sekretaris
Ditjen Perbendaharaan secara hierarkis;

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 95

b) Tidak diperkenankan melaksanakan tugas ke tempat tujuan
sebelum terbitnya surat keputusan mutasi yang definitif;

c) Permohonan tersebut akan dipertimbangkan secara sangat
selektif, sehingga keputusan mutasi belum tentu sama dengan
tempat tujuan dalam surat permohonan yang bersangkutan;

d) Ketentuan tersebut berlaku bagi pegawai yang mengajukan
pindah ke unit kerja antar Kantor Wilayah maupun unit kerja
lingkup 1 Kantor Wilayah;

i. Pimpinan unit kerja agar mempertimbangkan beban kerja dan
kebutuhan pegawai sebelum meneruskan usulan pindah pegawai
yang suaminya bukan pegawai Ditjen Perbendaharaan, sehingga tidak
mengganggu pelaksanaan tugas pada unit yang bersangkutan.

96 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

BAB IV

PENGELOLAAN KEUANGAN

A. PEMBUATAN GAJI

1. Dasar Hukum

a. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang
Mekanisme Pelaksanaan Pembayaran Atas Beban APBN;

b. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-37/PB/2009
Tentang Petunjuk Teknis Pengalihan Pengelolaan Administrasi
Belanja Pegawai Negeri Sipil Pusat Kepada Satuan Kerja Kementerian
Negara/Lembaga;

c. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan NomorPER-38/PB/2012
tentang Adminstrasi Belanja Pegawai.

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 97

2. Prosedur atau alur kegiatan

3. Kegiatan rutin harian
a. Menerima SPP dan menandatangani tanda terima SPP/routing slip;
b. PP SPM menguji kebenaran SPP beserta dokumen pendukungnya;
c. Menolak dan mengembalikan SPP, apabila SPP tidak memenuhi
persyaratan;
d. PP SPM Menerbitkan dan menandatangani SPM;
e. Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen hak tagih;
f. Memasukan Personal Identification Number (PIN) PPSPM sebagai
tanda tangan elektronik pada ADK SPM;
g. Melaporkan pelaksanaan pengujian dan perintah pembayaran kepada
Kuasa Pengguna Anggaran;
h. Berkoordinasi dengan bagian kepegawaian dalam hal pemutakhiran
data kepegawaian dan perolehan dokumen pendukung seperti SKPP
pegawai masuk, SK KGB, KP4 dsb.

4. Kegiatan-kegiatan yang mendukung
a. Pembuatan routing slip untuk pemrosesan Surat Permintaan
Pembayaran (SPP) menjadi SPM;

98 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

b. Menatausahakan dosir pegawai yang berkaitan dengan KGB;
c. Berkoordinasi dengan pegawai yang bersangkutan; bagian

kepegawaian baik yang ada di kantor yang bersangkutan maupun
kantor wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan;
d. Menyampaikan data penghasilan dan potongan pajak pegawai guna
menyampaikan Surat Pemberitahuan Tahunan (SPT)/Laporan Harta
Kekayaan Pejabat Negara (LHKPN)/Laporan Pajak-pajak Pribadi
(LP2P) dan lain-lain;
e. Menyampaikan daftar potongan angsuran pinjaman ke Bank pembayar
gaji;
f. Untuk kemudahan, maka slip gaji dicetak bersamaan dengan
pencetakan daftar gaji dan akan disampaikan kepada pegawai pada
bulan gaji berkenaan;
g. Mengaktifkan data supplier bagi pegawai baru (mutasi masuk);
h. Menonaktifkan data supplier bagi pegawai mutasi keluar (pindah
maupun pensiun).

5. Poin-poin penting.

a. Membuat daftar gaji dan mencetak daftar perubahan pegawai;
b. Selama masa peralihan, aplikasi eksisting berjalan beriringan dengan

Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi (SAKTI);
c. SPM diajukan ke KPPN dengan menggunakan SAKTI;
d. SPM Gaji Induk disampaikan kepada KPPN paling lambat tanggal 15

(lima belas) untuk SPM bulan berikutnya;
e. Menonaktifkan/mengaktifkan data supplier (data pegawai KPPN);
f. Penetapan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Penandatangan

Surat Perintah Membayar (PPSPM) dan bendahara tidak terikat
periode tahun anggaran;

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 99

g. Melaporkan perubahan pejabat perbendaharaan pada KPPN (selaku
satker) kepada KPPN (selaku Kuasa BUN);

h. Bagi KPPN yang telah melakukan sentralisasi gaji, agar mengacu pada
Peraturan Direktur Jenderal Nomor 41/PB.2016 tentang Pelaksanaan
Piloting Sentralisasi Pembayaran Gaji untuk Pegawai di Lingkup
Direktorat Jenderal Perbendaharaan.

6. Laporan berkala.
Laporan bulanan terkait pelaksanaan tugas dan wewenang kepada
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)/Pejabat Penandatangan Surat
Perintah Membayar (PPSPM) dan Kuasa Pengguna Anggaran (KPA).

7. Aplikasi Pendukung.
a. Aplikasi GPP Satker.
b. Aplikasi SAKTI.

8. Sanksi
a. Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012,
disampaikan bahwa SPM Gaji Induk harus sudah diterima di KPPN
paling lambat tanggal 15 (lima belas) sebelum bulan pembayaran;
b. Pengajuan Gaji Induk setelah tanggal 15 (lima belas) harus
melampirkan surat pernyataan yang ditandatangani KPA yang berisi
penjelasan mengenai alasan keterlambatan tersebut;
c. KPPN dapat memberikan sanksi atas keterlambatan pengajuan SPM
Gaji induk berupa teguran secara tertulis.

100 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

9. Lain-Lain

Proses pembuatan gaji di atas tidak dilakukan pada KPPN yang telah
melaksanakan sentralisasi gaji sesuai Peraturan Direktur Jenderal
Perbendaharaan Nomor Per-41/PB/2016 tentang Pelaksanaan
piloting Sentralisasi Pembayaran Gaji untuk Pegawai Lingkup Ditjen
Perbendaharaan dan Surat Sekretaris Ditjen Perbendaharaan Nomor
Nomor S-8569/PB/2016 tentang Pelaksanaan Piloting Sentralisasi
Pembayaran Gaji untuk Pegawai Lingkup Direktorat Jenderal
Perbendaharaan Tahap I, dan Surat Sekretaris Ditjen Perbendaharaan
Nomor S-4232/PB/2017 tentang Pelaksanaan Piloting Sentralisasi
Pembayaran Gaji untuk Pegawai Lingkup Direktorat jenderal
Perbendaharaan Tahap II, III dan IV.

B. PEMBAYARAN LEMBUR

1. Dasar Hukum

a. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 125/PMK.05/2009 tentang
Kerja Lembur dan Pemberian Uang Lembur bagi Pegawai Negeri Sipil;

b. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang
Mekanisme Pelaksanaan Pembayaran atas Beban APBN;

c. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 85/PMK.05/2017 tentang
Tata Cara Pembayaran Uang Lembur dan Uang Makan Lembur Bagi
Pegawai Non Aparatur Sipil Negara, Satuan Pengaman, Pengemudi,
Petugas Kebersihan, dan Pramubakti;

d. PeraturanDirekturJenderalPerbendaharaanNomorPER-41/PB/2009
tentang Prosedur dan Tata Cara Permintaan serta Pembayaran Uang
Lembur bagi Pegawai Negeri Sipil;

e. Surat Edaran Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor
SE-34/PB/2013 tentang Tata Cara Administrasi Kehadiran dan

Pelaporan Pelaksanaan Kerja Lembur di Lingkungan Direktorat
Jenderal Perbendaharaan.

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 101

2. Prosedur atau alur kegiatan

3. Kegiatan rutin harian
a. Menerima dan meneliti SPTPL (Surat Pernyataan Tanggung Jawab
Perintah Lembur);
b. Berkoordinasi dengan petugas kepegawaian yang bertanggungjawab
menatausahakan daftar hadir pegawai.

4. Poin-poin penting.
c. Jam mulai lembur dan jam pegawai selesai lembur dicocokkan dengan
lembar daftar hadir dari aplikasi handkey (Aplikasi SILAP);
d. Rekap daftar hadir lembur harus disesuaikan dengan Surat Perintah
Kerja Lembur;
e. Uang lembur sebaiknya dibayarkan langsung ke rekening penerima
sesuai dengan SE Hari Bhakti Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Tahun 2017.

5. Aplikasi Pendukung.
a. Aplikasi GPP;
b. Aplikasi SAKTI;
c. Aplikasi SILAP.

102 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

C. PEMBAYARAN UANG MAKAN
1. Dasar Hukum

a. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang
Mekanisme Pelaksanaan Pembayaran atas Beban APBN;

b. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 72/PMK.05/2016 tentang Uang
Makan Bagi Pegawai Aparatur Sipil Negara.

2. Prosedur atau alur kegiatan

3. Poin-poin penting.
a. Memonitor jumlah ketersediaan uang makan yang ada pada DIPA
terutama bila ada perubahan jumlah pegawai;
b. Jumlah pagu uang makan perlu disesuaikan kembali apabila ada
jumlah pegawai bertambah;
c. Rekap daftar hadir harus sesuai dengan surat ijin/surat ijin cuti/surat
tugas;
d. Uang makan dibayarkan langsung melalui SPM LS ke rekening
penerima.

4. Aplikasi Pendukung.
a. Aplikasi GPP;
b. Aplikasi SAKTI;
c. Aplikasi SILAP.

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 103

D. PEMBAYARAN TUNJANGAN KINERJA
1. Dasar Hukum

a. Peraturan Presiden Nomor 156 tahun 2014 tentang Tunjangan Kinerja
Pegawai di Lingkungan Kementerian Keuangan;

b. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 85/PMK.01/2015 tentang
Perubahan Atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 214/PMK.01/2011
tentang Penegakan Disiplin Dalam Kaitannya dengan Tunjangan
Khusus Pembinaan Keuangan Negara di Lingkungan Kementerian
Keuangan;

c. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 211/PMK.01/2014 tentang Hari
dan Jam Kerja di Lingkungan Kementerian Keuangan;

d. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 273/PMK.01/2014 tentang
Pelaksanaan Pembayaran Tunjangan Kinerja Pegawai di Lingkungan
Kementerian Keuangan;

e. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 98/PMK.01/2015 tentang Tata
Cara Penunjukan Atau Pengangkatan Pelaksana Tugas (Plt) dan
Penunjukkan Pelaksana Harian (Plh) di Lingkungan Kementerian
Keuangan.

2. Prosedur atau alur kegiatan

104 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

3. Kegiatan-kegiatan yang mendukung
a. Berkoordinasi dengan bagian kepegawaian untuk mendapatkan
informasi dan data dukung perubahan grading pegawai;
b. Permintaan dropping dana dilakukan pada kesempatan pertama
setelah tanggal 14 (empat belas) dan dilampiri dengan rekap absen;
c. Membuat Laporan Iuran Dana Sosial;
d. LPP Tukin dan Laporan Iuran Dana Sosial disampaikan setiap awal
bulan setelah pembayaran Tukin selesai dilaksanakan.

4. Poin-poin penting.
a. Pada saat menghitung kekurangan tunjangan kinerja dan kekurangan
tunjangan tambahan perlu diperhatikan perhitungan potongan
tunjangan yang disebabkan karena pegawai yang bersangkutan tidak
masuk kerja, terlambat, pulang sebelum waktunya dsb.;
b. Pejabat pelaksana tugas (PLT) mendapatkan tunjangan tambahan
berhubung dengan penugasan di luar jabatan definitifnya sehingga
besaran nilai tunjangannya ditambahkan dalam perhitungan
pembayaran tunjangan kinerja.

5. Laporan berkala.
a. Permintaan Dropping Dana Tukin;
b. LPP Tukin;
c. Laporan Iuran Dana Sosial.

6. Aplikasi Pendukung.
a. Aplikasi Tunkin.
b. Aplikasi SILAP.

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 105

7. Sanksi

LPP Tunjangan Kinerja dan Tunjangan Tambahan Tingkat
Satkerdisampaikan paling lambat tanggal 5 (lima) bulan berkenaan.
LPP Tunjangan Kinerja dan Tunjangan Tambahan Tingkat Wilayah
disampaikan kepada Kantor Pusat Unit Eselon I paling lambat tanggal
10 bulan berkenaan. LPP Tunjangan Kinerja dan Tunjangan Tambahan
Tingkat Pusat disampaikan kepada Sekretariat Jenderal u.p Biro
Perencanaan dan Keuangan paling lambat tanggal 15 (lima belas) bulan
berkenaan. Jika LPP disampaikan melebihi batas waktu maka akan ada
teguran lisan maupun tertulis secara berjenjang.

8. Lain-Lain

a. Jika terdapat kelebihan pembayaran Tunjangan Kinerja kepada
pegawai maka kelebihan Tunjangan Kinerja harus disetor/
dikembalikan ke Kas Negara;

b. Dalam hal terdapat saldo dari pembayaran Tunjangan Kinerja dan
Tunjangan Tambahan pada bulan berkenaan, saldo tersebut tidak
dapat ditarik dari rekening kas bendahara pengeluaran dan dijadikan
sebagai saldo awal pada bulan berikutnya. Apabila saldo tersebut
merupakan saldo Tunjangan Kinerja dan Tunjangan Tambahan akhir
tahun anggaran, maka harus disetorkan ke kas negara paling lambat
akhir Desember tahun anggaran berkenaan;

c. Penyetoran kelebihan Tunjangan Kinerja serta saldo Tunjangan
Kinerja dan Tunjangan Tambahan akhir tahun anggaran berkenaan
ke Rekening Kas Negara menggunakan e billing Simponi dengan kode
Satker Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan;

d. Membuat dan menyampaikan permohonan dana sosial untuk pegawai
yang pensiun atau meninggal (baik diri maupun anggota keluarga
anak dan istri).

106 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

E. PENYUSUNAN RENCANA KERJA DAN ANGGARAN KEMENTERIAN/
LEMBAGA

1. Dasar Hukum
a. Peraturan Pemerintah Nomor 90 tahun 2010 tentang Rencana Kerja
dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga;
b. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196/PMK.02/2015 tentang
Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran
kementerian Negara/Lembaga dan Pengesahan DIPA;
c. Peraturan Menteri Keuangan yang mengatur tentang Petunjuk
Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran
Kementerian Negara/Lembaga.

2. Prosedur atau alur kegiatan

3. Kegiatan-kegiatan yang mendukung
a. Berkoordinasi dengan bagian TU/RT dan Bendahara Pengeluaran
untuk menghimpun data-data pendukung;
b. Perekaman dan updating data pada Aplikasi SAKURA.

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 107

4. Poin-poin penting.
a. Jumlah variabel yang dijadikan dasar perhitungan perlu dipastikan
dengan didasarkan pada dokumen atau aplikasi pendukung. Variabel
tersebut misalnya jumlah pegawai, jumlah dan nilai aset dan jumlah
kegiatan yang akan dilakukan.
b. Data dukung pembuatan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/
Lembaga (RKAKL) ditatausahakan dengan baik untuk keperluan
dalam penelaahan RKAKL.
c. Daftar Perhitungan Anggaran (DPA) disusun menggunakan Aplikasi
SAKURA, bukan Aplikasi RKAKL. Aplikasi RKAKL hanya digunakan
dalam proses revisi DIPA;
d. Memastikan semua data aplikasi SiPAT, PbnOpen yang menjadi
sumber data Aplikasi SAKURA telah valid dan benar;
e. Memastikan data SDM Non PNS, data keluaran PNS, PNBP, usulan
anggaran, daya dan jasa serta pejabat telah di input pada Aplikasi
SAKURA.

5. Laporan Berkala.
DPA (Daftar Perhitungan Anggaran);

6. Aplikasi Pendukung.
a. Aplikasi SAKURA;
b. Aplikasi SiPAT;
c. Aplikasi PbnOpen;
d. Aplikasi RKAKL.

108 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

F. PENYELESAIAN SURAT KETERANGAN PENGHENTIAN PEMBAYARAN
1. Dasar Hukum

a. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang Tata
Cara Pembayaran dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan
dan Belanja Negara;

b. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor
PER-37/PB 2009 Tentang Petunjuk Teknis Pengalihan Pengelolaan

Administrasi Belanja Pegawai Negeri Sipil Pusat Kepada Satuan Kerja
Kementerian Negara/Lembaga.

2. Prosedur atau alur kegiatan

3. Kegiatan rutin harian.
a. Membuat surat permohonan penonaktifan data supplier;
b. Menyampaikan SKPP Gaji dan surat permohonan penonaktifan data
supplier ke KPPN;
c. Menerima SKPP Gaji dari KPPN dan kemudian menyampaikkannya
kepada intansi baru berikut dengan ADK Gaji, ADK Tukin, Surat
Keterangan Tidak Menempati Rumah Dinas serta Dosir Pegawai;
d. Menatausahakan SKPP yang telah diterbitkan beserta lampirannya.

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 109

4. Kegiatan-kegiatan yang mendukung
a. Berkoordinasi dengan bagian kepegawaian mengenai status pegawai
yang bersangkutan untuk diterbitkan SKPP;
b. Membuat surat penonaktifan data supplier;
c. Membuat Surat Keterangan Tidak Menempati Rumah Dinas;
d. Memastikan bahwa pegawai yang bersangkutan tidak lagi menguasai
aset.

5. Poin-poin penting.
a. Sebelum menerbitkan SKPP perlu diperhatikan hak-hak pegawai
di kantor asal (uang makan, gaji ketigabelas, kekurangan gaji dsb)
apakah sudah dibayarkan semuanya atau belum;
b. Meneliti hak dan kewajiban pegawai yang tercantum dalam SKPP;
c. SKPP dan surat permohonan penonaktifan data supplier disampaikan
ke KPPN setelah semua hak pegawai sudah dibayarkan;
d. Mengirimkan ADK Gaji dan ADK Tukin;
e. Supaya tidak timbul dobel bayar gaji maka perlu diperhatikan TMT
pada SKPP yang didasarkan atas surat mutasi dsb.

6. Aplikasi Pendukung.
a. Aplikasi GPP;
b. Aplikasi Tukin;

G. PENYELESAIAN LAPORAN KEUANGAN TINGKAT UAKPA

1. Dasar Hukum
a. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 213/PMK.05/2013 tentang
Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat;

110 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

b. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor
PER-42/PB/2014 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Keuangan

Kementerian/Lembaga;
c. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 222/PMK.05/2016 tentang

Pedoman Penyusunan dan Penyampaian Laporan Keuangan
Kementerian Negara/Lembaga.

2. Prosedur atau alur kegiatan

3. Kegiatan rutin harian
a. Melakukan proses jurnal dan/atau posting pada Aplikasi SAKTI setiap
periode pelaporan;
b. Apabila ditemukan perbedaan, maka akan ditelusuri penyebab
perbedaan dan menyelesaikan perbedaaan dimaksud;
c. Mengunduh dan mencetak BAR hasil Aplikasi e-Rekon;
d. Mencetak Laporan Keuangan dan menyampaikannya dilengkapi
dengan BAR untuk ditandatangani oleh KPA;
e. Mengirimkan Laporan Keuangan beserta BAR ke KPPN;
f. Menatausahakan pertinggal KPPN.

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 111

4. Kegiatan-kegiatan yang mendukung

a. Berkoordinasi dengan bendahara dan pengelola barang/aset/
persediaan untuk mendapatkan data dan dokumen pendukung;

b. Proses pelaporan pada Aplikasi SAKTI;
c. membuat LKKL tiap Semester.
5. Poin-poin penting

a. Membuat Berita Acara Rekonsiliasi Internal bulanan;
b. Memastikan bahwa semua kuitansi yang menghasilkan Aset telah

didetailkan pada Aplikasi SAKTI;
c. Rekonsiliasi menggunakan Aplikasi e-Rekon dengan General Ledger

(GL) yang dikirim melalui Aplikasi SAKTI;
d. Batas waktu pelaksanaan rekonsiliasi ditentukan dengan Surat

Direktur Jenderal Perbendaharaan;
e. Laporan keuangan disampaikan ke KPPN paling akhir tanggal 10

setelah BAR diterbitkan KPPN.
6. Laporan berkala

a. Laporan Keuangan Tingkat UAKPA dilengkapi BAR Rekonsiliasi
dengan KPPN dibuat setiap bulan;

b. Berita Acara Rekonsiliasi Internal antara data BMN dengan data
Keuangan;

c. Laporan Keuangan Tingkat UAKPA, semesteran dan tahunan dibuat
lengkap dengan CALK.

7. Aplikasi Pendukung

a. Aplikasi SAKTI;
b. Aplikasi E-Rekon;
c. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik

Negara (SIMAK BMN);
d. Aplikasi Persediaan.

112 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

8. Sanksi
a. Rekonsiliasi melalui Aplikasi e-rekon berdasarkan surat dari Direktur
Jenderal Perbendaharaan ada batas waktunya, jika Satker melebihi
batas waktu yang ditentukan maka akan ada teguran secara lisan dan
tertulis dari Seksi Verikasi dan Akuntasi;
b. Penundaaan penerbitan SP2D dengan penerima Bendahara
Pengeluaran, apabila tidak melakukan rekonsiliasi dengan KPPN
sampai dengan batas waktu yang telah ditetapkan.

H. PEMBUATAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ) BENDAHARA
1. Dasar Hukum

a. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 162/PMK.05/2013 tentang
Kedudukan dan Tanggung Jawab Bendahara pada Satuan Kerja
Pengelola Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara;

b. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor
PER-3/PB/2014 tentang Petunjuk Teknis Penatausahaan, Pembukuan,

dan Pertanggungjawaban Bendahara pada Satuan Kerja Pengelola
Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara serta Verivikasi Laporan
Pertanggungjawaban Bendahara.

2. Prosedur atau alur kegiatan

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 113

3. Kegiatan rutin harian
a. Menatausahakan bukti-bukti pengeluaran;
b. Melakukan perekaman transaksi kas dan transaksi pembayaran APBN
ke dalam Aplikasi SAKTI;
c. Mencetak dan menandatangani LPJ Bendahara beserta dokumen
pendukung setiap akhir periode pelaporan;
d. Mengirimkan LPJ Bendahara dan dokumen pendukung beserta ADK
nya ke KPPN.

4. Kegiatan-kegiatan yang mendukung
Berkoordinasi dengan petugas pengelola keuangan dalam hal
penyampaian laporan keuangan tingkat UAKPA.

5. Poin-poin penting
a. Memastikan bahwa semua transaksi telah dibukukan;
b. Jumlah uang yang ada pada brankas dan di bank dengan nilai LPJ
Bendahara harus sama;
c. Uang persediaan dinihilkan pada akhir tahun anggaran sesuai dengan
peraturan langkah-langkah akhir tahun anggaran;
d. LPJ Bendahara disampaikan ke KPPN paling lambat tanggal 10
(sepuluh) setiap bulan berkenaan, apabila tanggal 10 (sepuluh) jatuh
pada hari libur maka batas akhir menjadi hari kerja sebelumnya.

6. Laporan berkala
Laporan Pertanggungjawaban Bendahara dibuat setiap bulan.

7. Aplikasi Pendukung
a. Aplikasi SAKTI;
b. Web Silabun.

114 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

8. Sanksi
a. Atas keterlambatan penyampaian LPJ Bendahara, dikenakan sanksi
berupa pengembalian SPM UP/TUP/GUP dan LS Bendahara kecuali
SPM LS Belanja Pegawai, LS Pihak Ketiga dan SPM Pengembalian;
b. Sanksi tidak membebaskan Bendahara dari kewajiban menyampaikan
LPJ Bendahara;
c. Untuk itu sebelum mengajukan SPM melalui rekening Bendahara
harus dipastikan bahwa Rekonsiliasi dan Penyampaian LPJ Bendahara
telah dilakukan tepat waktu;
d. Pencabutan sanksi dilakukan setelah kewajiban penyampaian LPJ
Bendahara ke KPPN dilaksanakan

9. Lain-Lain

Penyampaian LPJ Bendahara ke KPPN paling lambat tanggal 10 bulan
berikutnya dengan dilampiri:
a. Berita Acara Pemeriksaan Kas dan Rekonsiliasi;
b. Salinan rekening koran;
c. Daftar Saldo Rekening;
d. Daftar Hasil Konfirmasi Surat Setoran Penerimaan Negara.

I. PENYUSUNAN/PEMUTAKHIRAN RENCANA PENARIKAN DANA

1. Dasar Hukum

a. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 277/PMK.05/2014 tentang
Rencana Penarikan Dana, Rencana Penerimaan Dana dan Perencanaan
Kas;

b. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-03/PB/2010
tentang Perkiraan Penarikan Dana Harian Satuan Kerja dan Perkiraan
Pencairan Dana harian Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara.

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 115

2. Prosedur atau alur kegiatan

3. Poin-poin penting.
a. RPD disampaikan untuk SPM yang nilai bersihnya diatas atau sama
dengan Rp. 500 juta (lima ratus juta rupiah);
b. RPD disampaikan ke KPPN paling lambat 5 (lima) hari kerja sebelum
tanggal SPM.

4. Aplikasi Pendukung.
a. Aplikasi SAKTI;
b. Aplikasi RKAKL-DIPA.

5. Sanksi
Apabila RPD tidak disampaikan paling lambat 5 (lima) hari kerja sebelum
tanggal SPM, maka SPM tidak dapat dikonversi.

116 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

BAB V

PENGELOLAAN ORGANISASI (TATA USAHA DAN
RUMAH TANGGA)
A. PENATAUSAHAAN SURAT MASUK
1. Dasar Hukum
a. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 181/PMK.01/2014 tentang
Pedoman dan Tata Naskah Dinas Kementerian Keuangan;
b. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 262/PMK.01/2016 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal
Perbendaharaan.
2. Prosedur atau alur kegiatan

a. Penerimaan
Naskah dinas masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan

dan diperlakukan berdasarkan tingkat keamanannya (Sangat Rahasia,
Rahasia, Biasa) dan tingkat kecepatan penyampaiannya (Sangat

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 117

Segera, Segera, Biasa). Untuk naskah dinas masuk dengan tingkat
keamanan Sangat Rahasia (SR) dan Rahasia (R) hanya boleh dibuka
oleh pejabat tujuan naskah dinas.
b. Pencatatan
1) Pada saat naskah dinas masuk, petugas penerima mencatat

dan menandatangani pada lembar kontrol atau tanda terima.
Pencatatan naskah dinas dilaksanakan dengan prioritas sesuai
dengan tingkat kecepatan penyampaiannya;
2) Pencatatan menurut tingkat keamanannya pada Buku Agenda.
Sedangkan pencatatan nomor agenda dan tanggal penerimaan
dilakukan pula pada Lembar Disposisi (LD) dan surat;
3) Pencatatan surat dinas yang mempunyai tingkat penanganan
khusus keamanan SR dan R dilakukan oleh pejabat pegawai
tertentu yang mendapatkan kewenangan dari pimpinan instansi
yang bersangkutan. Pencatatan naskah dinas yang mempunyai
tingkat keamanan Biasa (B) dilakukan oleh pegawai yang ditunjuk
oleh pejabat tata usaha;
4) Pencatatan naskah dinas masuk pada buku agenda dimulai dari
nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir
dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember.
Jika naskah dinas yang masuk banyak sehingga diperlukan pencatat
lebih dari satu orang, pencatatan dilakukan dengan pemberian
kode tertentu sehingga semua naskah dinas masuk dapat dicatat
dengan cepat;
5) Pencatatan naskah dinas masuk selalu dilakukan pada setiap
terjadi pemindahan dan penyimpanan.
c. Pengolahan
1) Pada tahap pengolahan, pejabat yang menangani memutuskan
tindakan yang akan diambil sehubungan dengan naskah dinas

118 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

masuk tersebut;
2) Dari hasil pengolahan, dapat diputuskan tindak lanjutnya, yaitu

langsung disimpan atau dibuat naskah dinas sebagai jawaban,
misalnya berupa surat dinas, keputusan, atau instruksi;
3) Pengolahan naskah dinas masuk dapat menggunakan proses
pemberkasan naskah atau proses administrasi biasa se suai dengan
kebutuhan.
d. Penyimpanan
1) Selama masa pengolahan, naskah dinas masuk sudah mulai
mengalami proses penyimpanan. Karena naskah dinas yang sudah
disimpan itu sering diminta kembali untuk diolah, naskah dinas
harus disimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan
kembali jika diperlukan;
2) Naskah dinas masuk yang melalui proses pemberkasan disimpan
dalam berkas naskah dinas menurut bidang permasalahan;
3) Naskah dinas masuk yang diproses tidak melalui proses
pemberkasan, maka naskah dinas disimpan dalam himpunan
sesuai dengan kebutuhan.

3. Kegiatan rutin harian

a. Menerima surat masuk dan membuka surat sesuai dengan sifat surat;
b. Memidai surat masuk dan mengadendakannya pada Aplikasi

Administrasi Persuratan;
c. Mencetak disposisi dari Aplikasi Administrasi Persuratan dan

menempelkannya pada surat berkenaan;
d. Menyerahkan surat masuk beserta disposisi kepada Kepala Kantor;
e. Menerima surat masuk yang telah di disposisi oleh Kepala Kantor dan

mendistribusikan kepada penerima sesuai disposisi.

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 119

4. Kegiatan-kegiatan yang mendukung
Berkoordinasi dengan seksi terkait agar membubuhkan tanda terima di
buku ekspedisi atas surat masuk disposisi Kepala Kantor.

5. Poin-poin penting
a. Harus memperhatikan surat yang bersifat rahasia atau pribadi hanya
berhak dibuka oleh penerima/pihak yang tertera dalam tujuan surat;
b. Surat masuk diagendakan pada Aplikasi Administrasi Persuratan;
c. Hasil pemindaian surat masuk di upload pada Aplikasi Administrasi
Persuratan sesuai identitasnya.

6. Laporan berkala
Dituangkan dalam laporan Volume Kerja.

7. Aplikasi Pendukung
Aplikasi Tata Persuratan / Aplikasi Administrasi Persuratan.

B. PENERBITAN SURAT PERMINTAAN PERUBAHAN USER SISTEM
PERBENDAHARAAN DAN ANGGARAN NEGARA (SPAN) PADA KANTOR
PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA

1. Dasar Hukum
a. Peraturan Menteri Keuangan 154/PMK.05/2014 tentang Pelaksanaan
Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara;
b. Peraturan Menteri Keuangan 262/PMK.01/2016 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan

120 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

2. Prosedur atau alur kegiatan

3. Kegiatan rutin harian
Melakukan pengecekan user SPAN yang berhalangan hadir untuk
dipersiapkan user penggantinya.

4. Kegiatan-kegiatan yang mendukung
Berkoordinasi dengan para pengguna SPAN di kantor.

5. Poin-poin penting
a. Surat Permintaan Perubahan User SPAN menyebutkan dengan jelas:
• Identitas pengganti, termasuk nomor telepon dan alamat email;
• Tanggal berlakunya penggantian user;
b. Surat Permintaan Perubahan User SPAN di-upload ke Online
Monitoring SPAN (OM-SPAN) paling lambat pukul 15.59, (H-1) satu
hari sebelum masa berlaku penggantian user;
c. Memastikan kecepatan waktu penyelesaian karena perubahan User
SPAN sangat berpengaruh terhadap kecepatan layanan KPPN;
d. Data file yang di upload (Surat Permintaan Perubahan User SPAN)
harus berbentuk pdf dan maksimal berukuran 512 kb (lima ratus dua
belas kilobyte);

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 121

e. Pemberitahuan pengantian user akan disampaikan ke alamat email
masing-masing;

f. Kewenangan pelaksanaan tugas ini tergantung dari kantor masing-
masing.

6. Laporan berkala
Dituangkan dalam laporan Volume Kerja pada Aplikasi SIMANJA.

7. Aplikasi Pendukung
a. Aplikasi Online Monitoring SPAN (OM-SPAN);
b. HAI DJPb;
c. Aplikasi Administrasi Persuratan;
d. Aplikasi SIMANJA.

8. Sanksi
Tidak terdapat sanksi, namun apabila Surat Permintaan Perubahan User
SPAN melebihi batas waktu, maka pada hari pertama penggantian masih
menggunakan user yang lama, sehingga harus membuat Berita Acara
Penggantian User Sementara.

C. PENERBITAN BERITA ACARA PERUBAHAN USER SISTEM
PERBENDAHARAAN DAN ANGGARAN NEGARA (SPAN) PADA KANTOR
PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA

1. Dasar Hukum
a. Peraturan Pemerintah nomor 45 Tahun 2013 tentang Tata Cara
Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara;

122 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

b. Peraturan Menteri Keuangan 154/pmk.05/2014 tentang Pelaksanaan
Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara;

c. Peraturan Menteri Keuangan 262/PMK.01/2016 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan.

2. Prosedur atau alur kegiatan

3. Kegiatan rutin harian
Memastikan username dan password masih aktif dan dapat digunakan.

4. Kegiatan-kegiatan yang mendukung
Berkoordinasi dengan para pengguna SPAN.

5. Poin-poin penting
a. Memastikan ketepatan Berita Acara untuk menjamin legalitas dan
keamanan user;
b. Kewenangan pelaksanaan tugas ini tergantung dari kantor masing-
masing.

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 123

6. Laporan berkala
Laporan disusun setiap terjadi perubahan data user;

7. Aplikasi Pendukung
a. Aplikasi Online Monitoring SPAN (OM-SPAN);
b. Website HAI DJPBN;
c. Aplikasi Administrasi Persuratan.

8. Sanksi
Dapat berdampak pada masalah legalitas dan keamanan user pengguna.

D. PENATAUSAHAAN SURAT KELUAR
1. Dasar Hukum

a. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 181/PMK.01/2014 tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Keuangan;

b. Peraturan Menteri Keuangan 262/PMK.01/2016 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan.

2. Prosedur atau alur kegiatan

a. Pengolahan
Kegiatan pengolahan dimulai dari penyiapan hingga ke

penandatanganan naskah dinas. Penyiapan naskah dinas dilaksanakan,

124 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

antara lain karena:
1) adanya kebijakan pimpinan;
2) sebagai reaksi atas suatu aksi;
3) adanya konsep baru atas inisiatif pejabat yang menangani;
b. Penyiapan/penyusunan konsep naskah dinas keluar adalah sebagai
berikut.
1) Penyiapan penyusunan konsep dilakukan oleh pejabat pegawai

di lingkungan Kementerian Keuangan yang membidangi, seperti
sekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yang ditunjuk;
2) Konsep yang disiapkan harus berdasarkan pada kebijakan dan
pengarahan pimpinan, jumlah rangkap sesuai kebutuhan;
3) Setiap konsep yang akan diajukan kepada pimpinan terlebih
dahulu harus diteliti oleh pejabat unit tata usaha atau pejabat
yang diserahi wewenang. Sesuai dengan petunjuk pimpinan
atau menurut pertimbangannya sendiri terhadap isi naskah
dinas, pejabat unit tata usaha menetapkan tingkat kecepatan
penyampaian dan tingkat keamanan surat;
4) Setiap konsep naskah dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat
yang berwenang dibubuhi paraf terlebih dahulu oleh para pejabat
sampai dengan dua tingkat di bawahnya yang bertugas menyiapkan
konsep naskah dinas tersebut. Letak pembubuhan paraf diatur
sebagai berikut:
a) Untuk paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat

penandatangan naskah dinas berada di sebelah kiri/sebelum
nama pejabat penandatangan;
b) Untuk paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah
pejabat penandatangan surat dinas berada di sebelah kanan/
setelah nama pejabat penandatangan;
5) Penandatanganan, pemberian cap dinas dan penomoran setelah
surat dinas diparaf oleh pejabat yang bersangkutan dan tidak lagi

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 125

mengandung kekurangan/kesalahan yang perlu diperbaiki, proses
selanjutnya adalah sebagai berikut:
a) Surat diajukan kepada pejabat yang akan menandatangani;
b) Surat ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan;
c) Diberikan nomor dan tanggal surat;
d) Cap dibubuhkan pada surat itu;
6) Pencatatan
Semua naskah dinas keluar dicatat dalam buku pencatatan naskah
dinas keluar yang bentuk, susunan, dan tata cara pencatatannya
menurut ketentuan yang berlaku di lingkungan Kementerian
Keuangan;
7) Penggandaan
Penggandaan adalah kegiatan memperbanyak naskah dinas
dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan banyak
alamat yang dituju
a) Penggandaan hanya dilakukan setelah naskah dinas keluar

ditandatangani oleh pejabat yang berwenang;
b) Cap dinas yang dibubuhkan pada hasil penggandaan harus

asli (bukan salinan);
c) Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yang dituju

(alamat distribusi);
d) Penggandaan naskah dinas keluar yang tingkat kecepatan

penyampaiannya Sangat Segera harus didahulukan;
e) Penggandaan naskah dinas keluar yang tingkat keamanannya

Sangat Rahasia dan Rahasia harus diawasi dengan ketat;
f) Pejabat unit tata usaha berkewajiban menjaga agar

penggandaan dilaksanakan menurut ketentuan yang berlaku;
8) Pengiriman

a) Naskah dinas keluar yang akan dikirim dimasukkan ke dalam
sampul;

126 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

b) Pada sampul naskah dinas keluar yang tingkat keamanannya
Biasa (B) dicantumkan alamat lengkap, nomor naskah dinas,
dan cap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian
(Sangat Segera, Segera dan Biasa);

c) Pada sampul surat yang tingkat keamanannya Sangat Rahasia
(SR) atau Rahasia (R) dimasukkan ke dalam sampul, dibubuhi
alamat lengkap, nomor naskah dinas, cap dinas, cap yang
sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian, dan cap
tingkat keamanan, Selanjutnya, sampul ini dimasukkan ke
dalam sampul kedua dengan tanda-tanda yang sama, kecuali
cap tingkat keamanan;

d) Semua naskah dinas keluar yang dikirim dicatat dalam buku
ekspedisi sebagai bukti pengiriman atau dibuatkan tanda
bukti pengiriman tersendiri (Lembar Pengantar);

e) Untuk kepentingan keamanan, pejabat unit tata usaha
mengupayakan keselamatan pengiriman semua naskah dinas
keluar, khususnya yang tingkat keamanannya SR/R;

9) Penyimpanan
a) Semua arsip naskah dinas keluar (pertinggal) harus disimpan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku tentang kearsipan;
b) Naskah asli naskah dinas keluar yang diparaf harus disimpan;
c) Tata cara penyimpanan naskah dinas keluar diatur menurut
ketentuan di lingkungan Kementerian Keuangan.

3. Kegiatan rutin harian

a. Pelaksana Subbagian Umum menyampaikan konsep/net surat dinas
keluar kepada Kepala Subbagian umum untuk diteliti dan diparaf;

b. Kepala Subbagian umum meneliti dan memaraf konsep/net surat
dinas untuk diteruskan kepada Kepala Kantor;

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 127

c. Setelah diteliti, Kepala Kantor menandatangani dan meneruskan
surat kepada pelaksana Subbagian umum untuk ditatausahakan dan
dikirim ke pihak terkait setelah dicatat terlebih dahulu dalam buku
agenda.

4. Kegiatan-kegiatan yang mendukung
a. Berkoordinasi dengan petugas pengantar surat;
b. Berkoordinasi dengan PT POS Indonesia.

5. Poin-poin penting
Memastikan format penomoran surat dinas keluar telah sesuai dengan
tata naskah dinas.

6. Laporan berkala
Dituangkan dalam Laporan Volume Kerja pada Aplikasi SIMANJA.

7. Aplikasi Pendukung
a. Aplikasi Administrasi Persuratan;
b. Aplikasi SIMANJA.

E. PENYALURAN/PENDISTRIBUSIAN BARANG PERSEDIAAN

1. Dasar Hukum
a. Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 2013 tentang Tata Cara
Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara;
b. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 113/PMK.05/2012 tentang
Pedoman Pengelolaan Barang Persediaan di Lingkungan Departemen
Keuangan;
c. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 262/PMK.01/2016 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal
Perbendaharaan;

128 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

2. Prosedur atau alur kegiatan

3. Kegiatan rutin harian
a. Meneliti ketersediaan barang;
b. Mencatat pembelian dan pendistribusian barang ke dalam Aplikasi
SAKTI dan Persediaan;
c. Menatausahakan surat permintaan barang.

4. Kegiatan-kegiatan yang mendukung
a. Pengecekan persediaan barang dilakukan secara periodik untuk
menghindari ketidaktersediaan barang;
b. Menyalin Surat Permintaan Barang ke dalam Surat Perintah
Mengeluarkan Barang (SPMB) yang harus disetujui olek Kuasa
Pengguna Barang sebagai dasar mengeluarkan barang;
c. Mencatat distribusi barang ke dalam Aplikasi SAKTI dan Aplikasi
Persediaan.

5. Poin-poin penting
Harus menyediakan barang di Gudang Penyimpanan dengan jumlah yang
memadai sehingga dapat memastikan bahwa stok tersedia.
Direktorat Jenderal Perbendaharaan 129

6. Laporan berkala
a. Nilai persediaan di neraca yang tertuang di laporan keuangan;
b. Laporan Barang Persediaan;
c. Berita Acara Hasil Opname Fisik Persediaan.

7. Aplikasi Pendukung
a. Aplikasi Persediaan;
b. Aplikasi SIMAK BMN;
c. Aplikasi Sistem Aplikasi Instansi Berbasis Akrual (SAIBA);
d. Aplikasi SAKTI.

8. Sanksi
Kegagalan pemenuhan permintaan barang dapat berdampak pada
kualitas layanan yang diberikan seksi terkait.

F. PENGADAAN BARANG/JASA
1. Dasar Hukum

a. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan
Pengadaan Barang jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah terakhir
dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015;

b. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 262/PMK.01/2016 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal
Perbendaharaan.

130 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

2. Prosedur atau alur kegiatan

3. Kegiatan rutin harian
Pengecekan persediaan barang dilakukan secara periodik untuk
menghindari ketidaktersediaan barang.

4. Kegiatan-kegiatan yang mendukung
a. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) melakukan penginputan Rencana
Umum Pengadaan (RUP) melalui aplikasi SIMAPAN (Sistem Informasi
Manajemen Pengadaan) menggunakan user PPK;
b. Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) mengumumkan Rencana Umum
Pengadaan melalui aplikasi SIMAPAN (Sistem Informasi Manajemen
Pengadaan) menggunakan user KPA;
c. Pelaksana Subbagian Umum melakukan update realisasi pengadaan
barang/jasa melalui aplikasi SIMAPAN (Sistem Informasi Manajemen
Pengadaan) menggunakan user Satker;
d. Pejabat Pengadaan melakukan proses pengadaan secara elektronik
menggunakan aplikasi SIMPeL (Sistem Informasi Manajemen
Pengadaan Langsung) dan e-katalog LKPP.
Direktorat Jenderal Perbendaharaan 131

5. Poin-poin penting
a. Memastikan kesesuaian hasil pengadaan barang/jasa dengan
kebutuhan barang/jasa yang telah disusun;
b. Proses Pengadaaan sesuai spesifikasi dan aturan yang berlaku;
c. Menerima, memeriksa, dan membuat Berita Acara Serah Terima
Barang;
d. Input barang yang diadakan pada Aplikasi Persediaan, Aplikasi SIMAK
BMN dan Aplikasi SAKTI;
e. Membuat evaluasi rekanan;
f. Untuk pengadaan aset strategis harus terlebih dahulu direkam dalam
RKBMN sesuai dengan PMK Nomor 150/PMK.06/2014 tentang
Perencanaan Kebutuhan Barang Milik Negara.

6. Laporan berkala
Nilai persediaan di neraca yang tertuang di laporan keuangan.

7. Aplikasi Pendukung
a. Aplikasi SIMAPAN (Sistem Informasi Manajemen Pengadaan) dengan
alamat http://www.simapan.lpse.kemenkeu.go.id;
b. Aplikasi SIMPeL (Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Langsung)
dengan alamat http://www.simpel.lpse.kemenkeu.go.id/;
c. E-catalogue LKPP dengan alamat http://e-katalog.lkpp.go.id/;
d. Aplikasi Persediaan;
e. Aplikasi SIMAK BMN;
f. Aplikasi SAIBA;
g. Aplikasi SAKTI;

132 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN

8. Sanksi
Pengadaan barang/jasa yang tidak sesuai dengan rencana kebutuhan
berpotensi menimbulkan fraud.

G. PENATAUSAHAAN ARSIP KPPN
1. Dasar Hukum

a. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

b. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 796/KM.1/1995 tentang
Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Departemen Keuangan;

c. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 983/KM.1/2015 tentang Tata
Cara Penyusutan Arsip di Lingkungan Kementerian Keuangan;

d. Peraturan Menteri Keuangan 262/PMK.01/2016 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan.

2. Prosedur atau alur kegiatan

a. Pemeriksaan Arsip
Unit Pengolah melakukan pemeriksaan arsip yang akan dipindahkan

dengan mengacu kepada kolom aktif JRA. Arsip yang telah melewati
retensi aktif dan telah menurun frekuensi penggunaannya yang dapat
dipindahkan;

Direktorat Jenderal Perbendaharaan 133

b. Penyusunan Daftar Arsip Usul Pindah
Unit Pengolah menyusun daftar arsip yang akan diusulkan untuk

dipindahkan;
c. Penataan Fisik Arsip
Unit Pengolah melakukan penataan fisik atas arsip yang telah

dicantumkan dalam daftar arsip usul pindah secara teratur;
d. Pemindahan
Unit Pengolah mengirimkan surat pemindahan arsip kepada Kepala

Unit Kearsipan dengan melampirkan Daftar Arsip Usul Pindah berupa
hardCopy dan softCopy;
e. Pemeriksaan
Unit Kearsipan menerima dan melakukan pemeriksaan atas Daftar
Arsip Usul Pindah dengan fisik arsip. Jika terdapat perbedaan antara
daftar Usul Pindah dengan fisik arsip, maka Unit Kearsipan berhal
meminta revisi daftar dan/atau menolak arsip yang tidak sesuai;
f. Penerimaan
Unit Kearsipan menerima arsip yang sudah diperiksa dan diverifikasi
kesesuaian antara daftar dengan fisik. Unit Kearsipan membuat
Berita Acara Pemindahan Arsip dengan dilampiri Daftar Arsip yang
dipindahkan;
g. Penyimpanan
Unit Kearsipan menyimpan dan menata arsip yang telah dipindahkan
oleh Unit Pengolah ke ruang/gedung penyimpanan arsip Unit
Kearsipan dengan berpegang pada Asal Usul (provenance) dan asas
aturan asli (original order), serta menambahkan Daftar Arsip yang
dipindahkan tersebut dalam Daftar Arsip Inaktif Unit Kearsipan yang
bersangkutan.

134 Pedoman Pelaksanaan Tugas Subbagian Umum KPPN