17. LAP LUSIANA BADRIAH H - OPTIMALISASI SISMADAK LENGKAP

KERANGKA ACUAN KERJA

OPTIMALISASI

SISTEM MANAJEMEN DOKUMENTASI AKREDITASI (SISMADAK)
RSUD BAYU ASIH KABUPATEN PURWAKARTA

AKSI PERUBAHAN
KEPALA BAGIAN UMUM DAN HUKUM
LUSIANA BADRIAH HARTONO, SH. MM

RSUD BAYU ASIH
KABUPATEN PURWAKARTA

2022

KAK – Optimalisasi Sismadak RSBA 1

KERANGKA ACUAN KERJA

OPTIMALISASI

SISTEM MANAJEMEN DOKUMENTASI AKREDITASI (SISMADAK)
RSUD BAYU ASIH KABUPATEN PURWAKARTA

1. Latar Belakang
RSUD Bayu Asih di resmikan pada tanggal 18 Oktober 1930 Pukul 9.00

Wib pada hari sabtu oleh Gubernur Jendral JHR. Mr. Andries Cornelis Dirk van
de Graaeff. RSUD Bayu Asih pada awalnya dikelola oleh yayasan gereja kristen
pasundan (GKP) dan pada tahun 1965 mulai dikelola oleh Pemerintah
Kabupaten Tingkat II Purwakarta dan pada tahun 1983 ditetapkan sebagai rumah
sakit kelas C dengan Permenkes RI No. 134 / 1978 dan Perda Kab. Purwakarta
DT II Purwakarta No. 8 / PD / 1984 dan Pada tahun 2010 menerapkan Pola
Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah (BLUD) dan Pada tahun
2014 ditetapkan sebagai rumah sakit Kelas B dengan Kepmenkes Nomor :
HK.02/1/2388/2014. Berdasarkan Perbub Nomor 157 Tahun 2021 tentang
kedudukan organisasi, tugas dan fungsi serta tata kerja RSUD Bayu Asih. RSUD
Bayu Asih sebagai Unit Organisasi Bersifat Khusus. Dan berdasarkan Perbub
Nomor 253 Tahun 2021 tentang kedudukan organisasi, tugas dan fungsi serta
tata kerja RSUD Bayu Asih. RSUD Bayu Asih sebagai pelaksanaan reformasi
birokrasi penyederhanaan struktur organisasi pada wilayah wadir umum dan
keuangan.

Luas tanah RSUD Bayu Asih 4.590 Meter berdasarkan sertifikat No. 35
tahun 1997. Memiliki Pegawai sebanyak 733 orang dengan PNS 376 orang
(51%) PTT 82 orang (11%) dan BLUD 275 orang (38%) dengan penambahan
CPNS sebanyak 164 CPNS. Mempunyai 21 Poliklinik, 32 Pelayanan Intalasi
Rawat Jalan, jumlah tempat tidur 233, ruang isolasi 70 tempat tidur.

Peningkatan Mutu Internal (Internal Continous Quality Improvement) yaitu rumah
sakit melakukan upaya peningkatan mutu secara berkala antara lain penetapan,
pengukuran, pelaporan dan evaluasi indikator mutu serta pelaporan insiden
keselamatan pasien. Peningkatan mutu secara internal ini menjadi hal terpenting bagi
rumah sakit untuk menjamin mutu pelayanan. Peningkatan Mutu Eksternal (External
Continous Quality Improvement) merupakan bagian dari upaya peningkatan mutu
pelayanan di rumah sakit secara keseluruhan. Beberapa kegiatan yang termasuk
peningkatan mutu eksternal adalah perizinan, sertifikasi, dan akreditasi. Rumah sakit
melakukan peningkatan mutu internal dan eksternal secara berkesinambungan
(continuous quality improvement).

Dalam Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor HK
HK.01.07 / MENKES / 1128 / 2022 tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit yang

KAK – Optimalisasi Sismadak RSBA 2

di publikasikan pada bulan Mei 2022 menyatakan bahwa tujuan akreditasi rumah
sakit adalah :
1. Untuk meningkatkan mutu dan keselamatan pasien di rumah sakit.
2. Menjadi acuan bagi lembaga independen penyelenggara akreditasi rumah

sakit dan rumah sakit dalam penyelenggaraan akreditasi rumah sakit.
3. Menjadi acuan bagi Kementerian Kesehatan, dinas kesehatan daerah

provinsi, dan dinas kesehatan daerah kabupaten/kota dalam pembinaan dan
evaluasi mutu dan keselamatan pasien di rumah sakit.

Selama ini, salah satu kendala yang sering dialami oleh rumah sakit dalam
kegiatan akreditasi adalah masalah dalam persiapan dokumen. Hampir 80%
Rumah Sakit melakukan pengelolaan dokumen secara manual, sehingga proses
pencarian menjadi lambat, dan sering terjadi dokumen yang hilang atau tercecer
dan rusak. Hal ini juga berdampak pada penilaian oleh Surveior, karena
keterbatasan waktu dalam pengecekan semua dokumen yang dimiliki oleh
Rumah Sakit (KARS, 2017). Melakukan proses akreditasi. KARS mengeluarkan
suatu sistem informasi manajemen yang dapat memudahkan dalam persiapan
akreditasi yaitu berupa SISMADAK atau dapat dikenal dengan Sistem Informasi
Manajemen Dokumen Akreditasi.

Berdasarkan Aplikasi SISMADAK atau Sistem Manajemen Dokumen
Akreditasi merupakan aplikasi alat bantu yang diperuntukkan bagi Rumah Sakit
yang mengikuti program Akreditasi yang diselenggarakan oleh Komisi Akreditasi
Rumah Sakit (KARS). SISMADAK berguna bagi RS dalam persiapan akreditasi
untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mencari kembali dokumen bukti yang
berhubungan dengan akreditasi.

Aplikasi SISMADAK dioperasikan sendiri oleh pihak RS, sehingga perlu
kerjasama dan koordinasi dengan staf TI Rumah Sakit dan penanggung jawab
(PJ) Akreditasi RS, terutama dalam penyediaan Server, Jaringan dan proses
maintenance.

Salah satu kendala terbesar yang dialami oleh pihak RS dalam kegiatan
akreditasi adalah masalah persiapan dokumen. Hampir 80% Rumah Sakit
melakukan pengelolaan dokumen secara manual, sehingga proses pencarian
menjadi lambat, dan sering dokumennya hilang atau tercecer dan rusak. Hal ini
juga berdampak pada penilaian oleh Surveior, karena keterbatasan waktu dalam
pengecekan semua dokumen yang dimiliki oleh Rumah Sakit.

Biaya persiapan akreditasi menjadi mahal karena harus dicetak dan
disusun dalam folder-folder, dan kemudian harus dibuang karena tidak valid lagi
untuk dipakai pada kegiatan akreditasi berikutnya. Kalau tetap dipertahankan
untuk disimpan, maka akan butuh tempat penyimpanan dan perawatan. (Dr.
Diyurman Gea, S.Kom., MM, 2020)

Aplikasi SISMADAK atau Sistem Manajemen Dokumen Akreditasi
merupakan aplikasi sebagai alat bantu yang diperuntukkan bagi Rumah Sakit
yang mengikuti program Akreditasi yang diselenggarakan oleh Komisi Akreditasi
Rumah Sakit (KARS). SISMADAK berguna bagi rumah sakit dalam persiapan
akreditasi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mencari kembali dokumen
bukti yang berhubungan dengan akreditasi (Gea, 2019).

Hampir 80% rumah sakit melakukan pengelolaan dokumen secara manual,
sehingga proses pencarian menjadi lambat, dan sering dokumennya hilang atau

KAK – Optimalisasi Sismadak RSBA 3

tercecer dan rusak karena keterbatasan waktu dalam pengecekan semua
dokumen yang dimiliki oleh Rumah Sakit dan seringkali petugas dialihkan ke
bagian unit lain sehingga pengumpulan laporan yang diserahkan petugas lain
menjadi terkendala (Mallingkan, JK, Idris, FP, & Habo, H (2021).

Identifikasi Pokok masalah yang dihadapi RSUD Bayu Asih dalam
menghadapi Akreditasi tahun 2023 adalah sebagai berikut :
Dengan menggunakan analisis USG (Urgency, Seriousness, Growth).

Tabel 1.1 Identifikasi Masalah RSUD Bayu Asih

PRIORITAS

NO URAIAN JML RANKING
I
USG III

1 Kebutuhan Masyarakat akan pelayanan 5 3 4 12 III
rumahh sakit khususnya pelayanan VIP 4 3 3 10
rawat inap. II
I
2 Semakin tumbuh dan berkembangnya II
kawasan industri peluang untuk
mengembangkan klinik okupasi

3 Pembangunan jalan tol telah dipermudah
akses dari jakarta – bogor – depok –

tangerang ke bandung melalui purwakarta 4 3 3 10

dan purwakarta berada pada jalur

trasfortasi darat.

4 Potensi RSBA yang berlum tergali dengan 5 3 3 11

optimal.

5 Tindak lanjut Rumah Sakit terakreditasi 5 3 4 12

6 Kurangnya ruang rawat inap dampak dari
JKN 5 3 3 11

Pada hasil identifikasi permasalahan yang di hadapi oleh rumah sakit
dengan menggunakan USG (Urgency, Seriousness, Growth) yang dilakukan
pada tahun ini yang ada pada posisi rengking 1

- Kebutuhan Masyarakat akan pelayanan rumah sakit khususnya
pelayanan VIP rawat inap.

- Tindak lanjut Rumah Sakit terakreditasi
Dari kedua hal tersebut yang dilaksanakan pada tahun ini adalah pembangunan
gedung rawat inap untuk kelas VIP yang bersumber dari dana APBD Kabupaten
Purwakarta.
Selanjutnya Tindak lanjut rumah sakit terakreditasi merupakan prioritas berkaitan
dengan masa penilaian akreditasi pada tahun 2018 yang harus dilaksanakan
penilaian akreditasi pada tahun 2021 namun dengan adanya permenkes
Permenkes Nomor 12 Tahun 2020 Pasal 3 ayat (1) dan ayat (2) yang terbaru
menjadi 4 tahun masa penilaian menjadi tahun 2022 dan memperoleh
perpanjangan pada masa pandemik covid.19 ini. Dengan adanya ketentuan
standar akreditasi Kepmenkes Nomor HK.01.07 / MENKES / 1128 / 2022 tentang
Standar Akreditasi Rumah Sakit RSUD Bayu Asih sudah menjadwalkan untuk

KAK – Optimalisasi Sismadak RSBA 4

pelaksanaan akreditasi pada tahun 2023 pada pertengah tahun.
Kontribusi bagian umum dan hukum dalam proses pelaksanaan berkaitan

dengan penyediaan dokumen dan produk hukum yang tidak secara langsung,
dengan tugas yang ringan akan tetapi dapat memberikan inspirasi yang baik bagi
semua civitas hospitalia RSUD Bayu Asih Kabupaten Purwakarta dalam
pelaksanaan Akreditasi dengan Mengoptimalkan SISMADAK RSBA yang
terdapat di dalam web rumah sakit.

Permasalahan yang di hadapi oleh RSUD Bayu Asih dengan menggunakan
analisis akar masalah diantaraya adalah permasalahan yang di hadapi secara
umum di RSUD Bayu Asih.
Permasalahan yang di hadapi oleh RSUD Bayu Asih dalam menjalankan
operasional pelayanan kesehatan kepada masyarakat :

Gambar 1.1
Permasalahan dan Akar Masalah RSUD Bayu Asih Kab. Purwakarta

Sumber : Renstra RSBA Tahun 2018 - 2023

Penekanan permalsahan dan akar masalah yang di hadapi terdapat pada
point satu permasalahan Penataan Organisasi dan Kelembagaan yang belum
optimal dengan akar masalah : Struktur organisasi dan tata kerja (SOTK belum
sepenuhnya mencerminkan kesesuaian antara nomenklatur, beban kerja dan
tugas pokok fungsu setiap unit organisasi. Dan yang kedua adalah SDM
organisasi rumah sakit yang belum sesuai dengan standar kopetensi kriteria
kualifikasi dan pedoman kinerja.

Berdasarkan Peraturan Bupati Purwakarta Nomor 253 Tahun 2021 Tentang
Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Rumah
Sakit Umum Daerah Bayu Asih Kabupaten Purwakarta, Pada Bagian Umum
dan Hukum dipimpin oleh seorang Kepala Bagian, mempunyai tugas
membantu dan bertanggung jawab kepada Wakil Direktur Umum dan
Keuangan. Bagian Umum dan Hukum, menyelenggarakan fungsi
sebagai berikut :

KAK – Optimalisasi Sismadak RSBA 5

a. Pelaksanaan urusan hukum;
b. Penataan organisasi dan tata laksana;
c. Pelaksanaan hubungan masyarakat;
d. Pelaksanaan urusan kerja sama;
e. Pelaksanaan urusan tata usaha dan kearsipan; dan
f. Pelaksanaan urusan rumah tangga danperlengkapan.

Dalam melaksanakan tugas Kepala Bagian Umum dan Hukum
dibantu oleh Unit Kerja. Pengelompokan uraian fungsi Bagian Umum
dan Hukum terdiri dari sub kelompok sub-subtansi diantaranya
adalah :
a. Kelompok Sub-substansi Tata Usaha danKepegawaian;
b. Kelompok Sub-substansi Rumah Tangga danPerlengkapan;
c. Kelompok Sub-substansi Hukum dan Humas.

Berdasarkan uraian diatas Kepala Bagian Umum dan Hukum
menyelenggarakan fungsi dalam Penataan organisasi dan tata laksana,
Pelaksanaan urusan tata usaha dan kearsifan dan pelaksanaan urusan hukum
di RSUD Bayu Asih Kabupaten Purwakarta.

Dalam Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021
tentang Pengelolaan Arsip Elektronik. Yang di maksud dengan Pengelolaan Arsip
Elektronik yang selanjutnya disingkat dengan PAE adalah proses pengendalian
Arsip Elektronik secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi pembuatan,
penerimaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, alih media, penyusutan,
akuisisi, deskripsi, pengolahan, preservasi, akses dan pemanfaatan. Arsip
Elektronik adalah Arsip yang diciptakan yaitu dibuat dan diterima
dalam format elektronik atau Arsip hasil alih media.

Pengelolaan arsip elektronik bertujuan untuk memberikan acuan
kepada Pencipta Arsip dan Lembaga Kearsipan dalam mengelola
Arsip Elektronik. Selain tujuan tersebut Pengelolaan Arsip Elektronik
digunakan dalam rangka :
a. Peningkatan transparansi dan akuntabilitas serta perumusan

kebijakan yang efektif;
b. ketersediaan informasi sebagai bahan pembuatan keputusan dan

peningkatan kualitas manajemen risiko dan kesinambungan ketika
terjadi bencana;
c. perlindungan dan dukungan ligitasi serta kepatuhan terhadap
peraturan perundang-undangan;
d. peningkatan akuntabilitas organisasi dan efisiensi pembiayaan;
e. pelindungan terhadap hak atas kekayaan intelektual dan
penyelenggaraan kegiatan penelitian dan pengembangan yang
berbasis pembuktian; dan
f. pembentukan identitas pekerjaan, perseorangan dan budaya serta
pelindungan terhadap memori kolektif perseorangan, organisasi
dan bangsa.
Pengelolaan Arsip Eletronik dilaksanakan dengan prinsip :
a. autentisitas;
b. keandalan;
c. keutuhan; dan

KAK – Optimalisasi Sismadak RSBA 6

d. ketergunaan;

Dalam Standar Operating Prosedur Nomor Dokumen : 2.1.05 tahun

2018 dengan judul SPO : Penggunaan Sistem Manajemen Dokumen Akreditasi

(Sismadak) memberikan pengertian dan penjelasan penggunaan sismadak di

RSUD Bayu Asih Kabupaten Purwakarta dengan tujuan Mempermudah

pengumpulan, penyimpanan, dan pencarian dokumen akreditasi. Dengan

penjelasan sebagai berikut :

Pengertian dan Penjelasan Penggunaan Sismadak di RSUD Bayu Asih :

PENGERTIAN Aplikasi / alat bantu bagi rumah sakit yang mengikuti

program akreditasi yang diselenggarakan oleh Komisi

Akreditasi Rumah Sakit (KARS).

TUJUAN Mempermudah pengumpulan, penyimpanan, dan
pencarian dokumen akreditasi.

Keputusan Direktur Nomor 440/Kep. 08-RSUD Bayu

KEBIJAKAN Asih/2018 tentang Kebijakan Manajemen Informasi dan
Rekam Medis (MIRM) pada Rumah Sakit Umum Daerah

Bayu Asih Kabupaten Purwakarta.

PROSEDUR 1. Buka browser, untuk perangkat jaringan lokal di

Mozilla Firefox sedangkan perangkat yang terhubung

dengan jaringan internet bisa di Mozilla Firefox

maupun Google Chrome.

2. Ketik url untuk perangkat jaringan lokal di : 145.1.1.10

sedangkan untuk perangkat yang terhubung dengan

jaringan internet di sismadak-rsba.id (link sewaktu-

waktu dapat berubah, silahkan menghubungi admin).

3. Masukan user dan password yang telah diberikan

kepada masing-masing pengguna sesuai dengan unit

kerja / kelompok kerja masing-masing.

4. Aplikasi dapat dipergunakan sesuai dengan

kebutuhan dari masing-masing pengguna yang terdiri

dari unit kerja rumah sakit, kelompok kerja akreditasi,

Komite PMKP dan Pelaporan Insiden Keselamatan

Pasien.

UNIT TERKAIT Seluruh unit kerja.

Sumber : SPO Pengunaan Sismadak, Tahun 2018.

Penggunaan sismadak diperuntukan untuk memenuhi kebutuhan dari
setiap pengguna di RSUD Bayu Asih diantaranya : Unit Kerja, Instalasi, kelompok
kerja akreditasi, komite PMKP dan pelaporan insiden keselamatan pasien. Hal
tersebut untuk mempermudah pada saat proses pendokumentasian dan
penilaian saat akreditasi berlangsung dari tim kars (komiter akreditasi rumah
sakit).

KAK – Optimalisasi Sismadak RSBA 7

Berikut ini adalah tampilan depan sismadak yang dapat di akses melalui
web rsud bayu asih dengan tampilan muka sebagai berikut :

Gambar 1.1 Layar Utama SISMADAK

Sumber : Web rsud bayu asih (sismadak)
Menyajikan dokumentasi data elektronik pada simadak dipergunakan dari
mulai tahun 2018 pada saat proses penilaian akreditasi RSUD Bayu Asih, sampai
dengan saat ini belum ada evaluasi dan tindak lanjut penggunaan sismadak di
RSUD Bayu Asih dengan berbagai perkembangan dan penambahan dokumen
yang di hasilkan oleh rumah sakit. Pengamatan yang dilakukan secara langsung
dari peserta diklat dalam penyusunan rancangan usulan perubahan ini adalah :

Gambar 1.2 Standar Prosedur Operasional RSBA,Tahun 2022

Sumber : Bahan pemaparan pokja 2 Penataan Tata
Laksana ZI RSBA

Tanpak dengan jelas dalam satu jenis dokumen SPO saja yang
harus teruploud dalam sismadak sejumlah 1.803 dokumen hanya
44,5% nya saja yang sudah masuk dalam sismadak tersebut, dengan
kata lain perubahan dan penambahan dari tahun 2018 setelah proses
penilaian akreditasi sampai dengan awal tahun 2022 masih terdapat
55,5% dokumen SPO yang belum masuk dalam sismdak. Hal ini pun
ditunjang dengan tidak adanya evaluasi dan tindak lanjut dalam
penggunaan sismadak di RSUD Bayu Asih Kabupaten Purwakarta.

2. Tujuan (Tujuan Perubahan)
Adapun yang menjadi tujuan yang hendak dicapai dalam rancangan usulan

penelitian ini adalah :
Jangka Pendek

KAK – Optimalisasi Sismadak RSBA 8

a) Tujuan Jangka Pendek (2 Bulan Pelaksanaan)
Tujuan jangka pendek menambah (menyempurnakan) fitur/folder yang ada
pada sismadak (sistem informasi manajemen dokumentasi akreditasi) pada
Bagian Umum dan Hukum dengan penambahan :
Perbub, Kepbub, Perdir, Kepdir, SPO sehingga dapat memberikan tempat
penyimpanan produk hukum RSUD Bayu Asih secara digital dan
terdokumentasikan dengan baik dengan bantuan tim Efektif dan Tim
Administrasi.
Merevisi SPO yang telah ditetapkan dalam penggunaan Sismadak dan
menerbitkan ketetapan direktur dalam penggunaan sismadak di RSUD Bayu
Asih serta menciptakan kesepakatan bersama dalam penggunaan sismadak
di RSUD Bayu Asih Kabupaten Purwakarta.

b) Jangka Menengah (6 Bulan Pelaksanaan)
Terciptanya peningkatan kinerja pegawai secara efisien dan efektifitas serta
Akutanbilitas, pada pengelolaan dokumen dalam sismadak sebagai
persiapan penilaian akreditasi rumah sakit yang akan diselenggarakan tahun
2023.

c) Jangka Panjang (Satu Tahun Pelaksanaan)
Terwujudnya Peningkatan Kinerja RSUD Bayu Asih dalam penataan
organisasi dan tata laksana serta Pelaksanaan urusan tata usaha dan
kearsipan dengan mewujudkan peningkatan nilai akreditasi dari peroleh
tingkat MADYA ke PARIPURNA.

3. Manfaat (Manfaat Perubahan)
Manfaat yang diharapkan dalam aksi perubahan optimlaisasi sistem

manajemen dokumen akreditasi di RSUD Bayu Asih Kabupaten Purwakarta
adalah untuk lebih mengoptimalkan sisamdak dalam penggunaan secara baik
dan benar dengan efektif dan efisien serta akuntable dalam penyajian data
dokumen. Dengan berbagai manfaat yang dapat di peroleh diantaranya adalah :
1. Manfaat Bagi Internal Organisasi

Manfaat bagi internal organisasi adalah dapat memberikan manfaat dalam
penataan organisasi dan tata laksana serta pelaksanaan urusan tata usaha
dan kearsipan di RSUD Bayu Asih Kabupaten Purwakarta.
2. Manfaat Bagi Ekternal Organisasi
Manfaat bagi ekternal organisasi adalah dapat menyajikan data secara
lengkap dalam proses penilaian akreditasi dari tim KARS (komite akreditasi
rumah sakit) dengan mengakses dan telusur data dalam jaringan sistem
internet yang berada pada website rumah sakit.
Serta dapat memberikan point terbaik dalam penilaian akreditasi mendatang
sehingga memperoleh hasil sempurna dalam penyajian data secara lengkap
dan termuat dalam sismadak.
3. Manfaat Bagi Masyarakat
Manfaat bagi masyarakat dalam tidak secara langsung dalam penggunaan
sismadak tersebut tetapi efek dari kelengkapan akreditasi dan hasil dari
akreditasi yang dapat memenuhi semua kebutuhan yang diperlukan oleh
masyarakat dalam pemeunuhan pelayanan kesehatan yang diberikan oleh
RSUD Bayu Asih Kabupaten Purwakarta khususnya dalam kerjasama

KAK – Optimalisasi Sismadak RSBA 9

dengan BPJS Kesehatan.
4. Manfaat Bagi Reformasi Biokrasi

Manfaat dalam reformasi birokrasi dengan mengoptimalkan sismadak di
RSUD Bayu Asih hal tersebut secara langsung memangkas bentuk baku
penilaian dokumen dengan cara melihat secara langsung dokumen tersebut
dan berkunjung ke rumah sakit, tentunya memerlukan waktu dan perjalanan
yang sangat panjang untuk melihat dokumen, akan tetapi dengan
penggunaan sismadak ini tim penilai dari KARS hanya diberikan hak akses
ke sismadak dengan user name dan pasword dan terhubung ke jaringan
internet dan sangat mudah membuka dan melihat serta mencari dokumen
tersbut, sehngga efektif, efisien dan akuntable.

4. Ruang Lingkup Aksi Perubahan.
Ruang lingkup aksi perubahan ini dengan kegiatan-kegiatan yang

dilaksanakan dalam mengoptimalkan sistem manajemen dokumentasi
akreditasi (sismadak) di Bagian Umum dan Hukum RSUD Bayu Asih Kabupaten
Purwakarta :
1. Melakukan identifikasi sistem sismadak, dokumen dan hak akses pengguna;
2. Melakukan Pembentukan Tim Efektif optimalisasi sismadak;
3. Melakukan inventarisir pengguna, dokumen dan sistem sismadak;
4. Melakukan rekonsolidasi data dokumen pada user dengan pengelola

sismadak;
5. Menambah fitur dalam sismadak
6. Simulasi sismadak setelah ada fitur baru
7. Revisi SPO yang telah ada dalam penggunaan sismadak
8. Mengajukan penetapan Sk Direktur dalam penggunaan Sismadak di RSUD

Bayu Asih.
9. Membuat komitmen bersama yang memiliki akses ke dalam sismadak..

5. Indentifikasi Permasalahan
Identifikasi permasalahan dalam optimalisasi sismadak di RSUD Bayu Asih

Kabupaten Purwakarta adalah :
1. Informasi Sumber Daya Manusia (MAN)

Program Sismadak dilaksanakan padah tahun 2018 sampai sekarang ini,
pada awalnya RSUD Bayu Asih menyiapkan dokumen pelaporan akreditasi
dilaksanakan secara manual dari tim pokja akreditasi RSUD Bayu Asih
sehingga dengan adanya program SISMADAK dapat membantu tim pokja
RSUD Bayu Asih dalam menyelesaikan pelaporan akreditasinya melalui
program Sismadak pada tahun 2018. Dengan dukungan unit SIR RS (Sistem
Informasi Rumah Sakit) RSUD Bayu Asih tenaga IT yang dapat menguasai
penginputan data pelaporan kedalam program sismadak.
Penyediaan Tim IT yang berstatus pegawai RSUD Bayu Asih belum ada
dengan lulusan yang sesuai dengan kopetensinya sebagai IT rumah sakit.
2. Sarana (Material)
Pelaksanaan program sismadak ini terkait dengan sarana dalam menunjang
kegiatan program sismadak sehingga sangatlah penting kegiatan pelaporan

KAK – Optimalisasi Sismadak RSBA 10

dapat berjalan dengan lancar sebagaimana mestinya. Peralatan yang dimilki
oleh RSUD Bayu Asih dalam mengoperasionalkan sismadak diantaranya
adalah server, jaringan internet dan masuk ke dalam website RSUD Bayu
Asih.
Penyediaan sarana material dalam mendukung sisamdak pada awal
pelaksanaan sismadak dapat terakses dengan baik namun demikian
pengelolaan web dan updateing data mengalami kendala dalam
pelaksanaanya.
3. Pendanaan (Money)
Dana khusus yang dianggarakan dalam pelaksanaan kegiatan program
sismadak di RSUD Bayu Asih Kabupaten Purwakarta dalam pengadaan
server, jaringan internet dan website RSUD Bayu Asih pada tahun 2018
sudah dianggaran dalam belanja fungsional rumah sakit proses
pengadaannya serta tergabung dalam proses pengadaan sinstem informasi
rumah sakit oleh pihak ketiga rumah sakit.
Pembaharuan website RSUD Bayu Asih selain memerlukan biaya juga
kecakapan pengelola web tersebut yang belum secara jelas pengaturannya.
4. Prosess (Methode)
Proses dalam pelaksanaan kegiatan program sismadak meliputi
pengumpulan data, pengelolaan data hingga penyimpanan data yang
bertujuan untuk pelaporan akreditasi secara cepat di RSUD Bayu Asih pada
setiap pokja rumah sakit terselenggara dengan baik dengan menginput
pelaporannya melalui sistem sismadak.
Metode yang dipergunakan dalam pelaksanaan sistem sismadak hanya
sebagai pemenuhan kebutuhan proses penilaian saja, tanpa lebih
mendalami bahwa sismadak tersebut dapat dijadikan sebagai tempat
penyimpanan data digital arsip yang dapat memudahkan proses pencairan
data dan dokumen.
5. Mesin (Mechine)
Sistem Sismadak dengan spesifikasi : Aplikasi SISMADAK v5.0.3 yang
dikeluarkan oleh Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS).
Infromasi perkembangan dan update data bergantung kepada kecepatan
informasi yang diberikan dari Tim KARS.

Tabel 3.1 Identifikasi Masalah RSUD Bayu Asih

PRIORITAS

NO URAIAN JML RANKING
I
USG III

1 Kebutuhan Masyarakat akan pelayanan 5 3 4 12
rumahh sakit khususnya pelayanan VIP 4 3 3 10
rawat inap.

2 Semakin tumbuh dan berkembangnya
kawasan industri peluang untuk
mengembangkan klinik okupasi

KAK – Optimalisasi Sismadak RSBA 11

3 Pembangunan jalan tol telah dipermudah
akses dari jakarta – bogor – depok –

tangerang ke bandung melalui purwakarta 4 3 3 10 III

dan purwakarta berada pada jalur II
I
trasfortasi darat. II

4 Potensi RSBA yang berlum tergali dengan 5 3 3 11

optimal.

5 Tindak lanjut Rumah Sakit terakreditasi 5 3 4 12

6 Kurangnya ruang rawat inap dampak dari
JKN 5 3 3 11

Pada hasil identifikasi permasalahan yang di hadapi oleh rumah sakit
dengan menggunakan USG (Urgency, Seriousness, Growth) yang dilakukan
pada tahun ini yang ada pada posisi rengking 1

- Kebutuhan Masyarakat akan pelayanan rumahh sakit khususnya
pelayanan VIP rawat inap.

- Tindak lanjut Rumah Sakit terakreditasi
Dari kedua hal tersebut yang dilaksanakan pada tahun ini adalah pembangunan
gedung rawat inap untuk kelas VIP yang bersumber dari dana APBD Kabupaten
Purwakarta.
Selanjutnya Tindak lanjut rumah sakit terakreditasi merupakan prioritas berkaitan
dengan masa penilaian akreditasi pada tahun 2018 yang harus dilaksanakan
penilaian akreditasi pada tahun 2021 namun dengan adanya permenkes
Permenkes Nomor 12 Tahun 2020 Pasal 3 ayat (1) dan ayat (2) yang terbaru
menjadi 4 tahun masa penilaian menjadi tahun 2022 dan memperoleh
perpanjangan pada masa pandemik covid.19 ini. Dengan adanya ketentuan
standar akreditasi Kepmenkes Nomor HK.01.07 / MENKES / 1128 / 2022 tentang
Standar Akreditasi Rumah Sakit RSUD Bayu Asih sudah menjadwalkan untuk
pelaksanaan akreditasi pada tahun 2023 pada pertengah tahun.

Tabel 3.2 Metode Permasalahan

Kondisi Ideal yang di harapkan Kondisi Real yang terjadi

Sumber daya manusia (MAN)

Tersedianya Sumber daya manusia terlatih Masih kurang dan cukup terbatas dengan

dan menguasai pengelolaan teknologi tenaga IT yang ada dikarenakan ada pihak

infromatika di ruamh sakit. ketiga yang mengelola SIM.RS

Pengguna sismadak yang terlatih.

Sarana (Material)

Terpenuhinya Penyediaan Hardware dan Belum maksimal dalam penyediaan

software yang mendukung tersedia dengan Hardware dan software tersedia dengan

baik serta jaringan internet yang stabil dan penyediaan pada tahun 2018.

website yang terakses Website bermasalah dan tidak terupdate.

Jaringan internet di rumah sakit sering

mengalami kerusakan dan gangguan.

Pendanaan (Money)

Tersedia dalam Dana Fungsional yang Belum tersedia dan masih mengalami

tersedia dan sangat fleksibel dalam proses kendala dalam proses pengadaan dan

pengadaan. pembaharuan hardware dengan mengganti

dan pemeliharaannya.

Proses (metothe) Masih terkendala dan mengalami

KAK – Optimalisasi Sismadak RSBA 12

Terpenuhinya data dengan proses penundaan dalam proses pengumpulan

pengumpulan data, pengelolaan data hingga data, pengolahan data dan peyimpanan

penyimpanan data data. Tidak sejalan dengan proses produksi

data dan dokumen yang berjalan.

Mesin (Mechine) Belum tersedianya dan belum adanya

Tersedianya Sistem Sismadak dengan update data terbaru dan penyediaan kolom

spesifikasi : Aplikasi SISMADAK v5.0.3 yang pokja yang sesuai dengan standar

dikeluarkan oleh Komisi Akreditasi Rumah akreditasi rumah sakit nomor : HK

Sakit (KARS). HK.01.07 / MENKES / 1128 / 2022

penambahan fitur dalam sismadak pada Belum ada penambahan fitur dalam

dokumentasi pokja dan manajemen rumahs sismadak pada dokumentasi pokja dan

sakit. manajemen rumahs sakit.

Sumber : Data olahan pada bagian umum dan SIR.RS RSBA, 2022

6. Strategi Penyelesaian Masalah
a. Terobosan / Inovasi

Menindak lanjuti Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor :
12 Tahun 2020 tentang Akreditasi Rumah Sakit dalam Pasal 3 (1) Setiap Rumah
Sakit wajib terakreditasi. (2) Akreditasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
diselenggarakan secara berkala setiap 4 (empat) tahun.

Dan dengan penyelenggaran akreditasi RSUD Bayu Asih Kabupaten
Purwakarta yang terakhir diselenggarakan pada tahun 2018 dan memperoleh
perpanjangan waktu pendaftaran akreditasi pada tahun 2022 selama dua kali
perpanjangan dan di wajibkannya mengikuti pada tahun 2023 maka dengan ini
terobosan dan inovasi yang dapat membantu proses pelaksanakan penilaian
akreditasi dan mengingat bagian umum dan hukum belum memiliki sistem atau
aplikasi yang dapat mengakomodir semua produk hukum di RSUD Bayu Asih.
Serta ada kesamaan fungsi dan manfaat dari sismadak maka dengan ini
mengambil sebuah terobosan untuk mengoptimalkan sismadak tersebut dengan
harapan manfaat yang di peroleh dapat terwujud untuk RSUD Bayu Asih.

Sebagai langkah awal dalam persiapan penilaian akreditasi yang akan
dilaksanakan pada tahun 2023, dapat dipersiapkan lebih awal pada pertengah
tahun di tahun 2022 sebagai bentuk dukungan bagian umum dan hukum dalam
penyelengaraan akreditasi dalam penilaian pelayanan rumah sakit dan di
harapkan dapat memeproleh penilaian akreditasi paripurna yang sebelunya
memperoleh penilaian tingkat madya.
Hambatan dalam Melaksanakan Aksi Perubahan

Hambatan dalam melaksanakan aksi perubahan ada beberapa hal yang
berpotensi menjadi kendala dan menghambat penyusunan rancangan aksi
perubahan ini adalah sebagai berikut :
1. Adanya resistensi dari stakeholder
2. Kendala teknis dilapangan
3. Kesulitan sinkronisasi bidang layanan dan bagian umum
4. Beban kerja yang tinggi diluar aksi perubahan

Solusi alternatif yang dapat disampaikan dalam penyusunan aksi
perubahan adalah :
1. Membangun komitmen bersama stakeholder;
2. Melaksanakan pembenahan sistem yang terintegrasi melalui penggunaan

KAK – Optimalisasi Sismadak RSBA 13

teknologi informasi yang mampu memberikan data secara akurat;
3. Memanfaatkan dan memaksimalkan anggaran yang tersedia dengan efektif

dan efesien agar semua proses aksi perubahan bisa berjalan dengan baik;
4. Memberikan dukungan motivasi serta mobilisasi lebih besar untuk

merangsang tim efektif supaya melaksanakan dengan optimal
Faktor-faktor yang menjadi kunci keberhasilan rancangan aksi perubahan

ini dalam mencapai tujuannya secara tepat waktu, adalah sebagai berikut :
a. Tahap Optimalisasi meliputi :

1. Melakukan Pembentukan Tim Efektif optimalisasi sismadak di RSUD Bayu
Asih;

2. Menyusun kegiatan optimalisasi sismadak;
a) Membuat Kerangka Acuan Kerja
b) Melakukan identifikasi sistem sismadak di RSUD Bayu Asih, dokumen
terkait, hak akses pengguna sismadak dalam web RSBA.
c) Melakukan inventarisir pengguna, dokumen dan sistem sismadak;
d) Melakukan rekonsolidasi data dokumen pada user dengan pengelola
sismadak;

3. Penambahan pitur dalam sismadak di RSUD Bayu Asih Kabupaten
Purwakarta.

4. Revisi SPO yang telah ada dalam Penggunaan Sismadak.
5. Penetapan Sismadak dalam Surat Keputusan Direktur RSUD Bayu Asih

sebagai Sistem dalam pengelolaan dokumen akreditasi rumah sakit.
6. Komitmen Bersama dalam penggunaan Sismadak dengan maksimal.
b. Tahap Implementasi optimal penggunaan sismadak di RSUD Bayu Asih
meliputi : Monitoring Kinerja dalam penggunaan sismadak di RSUD Bayu Asih,
Evaluasi Kinerja terhadap sismadak dan Penghargaan bagi RSUD Bayu Asih
dengan meraih lulus akreditasi rumah sakit dari Tingkat Madya (Bintang 3)
menjadi Lulus Akreditasi tingkat Paripurna (Bintang 5).

b. Tahapan Kegiatan / Milestones
Adapun tahapan kegiatan jangka pendek dalam kegiatan aksi perubahan

ini dengan tahapan kegiatan dalam jangka waktu 2 (dua) Bulan adalah sebagai
berikut :

KAK – Optimalisasi Sismadak RSBA 14

Tabel 4.1
Tahapan kegiatan jangka pendek (Waktu Kegiatan 2 Bulan)

NO OUTPUT KUNCI TAHAP UTAM
(MILESTONES
1. Melakukan Pembentukan Tim Efektif
optimalisasi sismadak di RSUD Bayu Asih 1. Pembentukan Tim E

c. Pengusulan Persona
Uraian Tugas Tim E

2. Menyusun kegiatan optimalisasi sismadak; d. Membuat kerangka

e. Melakukan identifika
sismadak di RSUD B
dokumen terkait, ha
pengguna sismadak
RSBA.

f. Melakukan inventari
pengguna, inventari
dan sistem sismada

KAK – Optima