Laporan Tahunan UAD KBS 2023

1 11 16 30 44 65 99 102 107 112 122 129 140 145 156

i Laporan Tahunan Unit Audit Dalam (UAD) Kementerian Belia dan Sukan (KBS) disediakan selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan (PP) PS 3.1. Laporan ini bertujuan melaporkan semua aktiviti/program yang telah dilaksanakan oleh UAD KBS serta membentangkan ringkasan isu/pemerhatian Audit yang dibangkitkan sepanjang tahun 2023. Salinan laporan ini diedarkan kepada Bahagian/Jabatan/Agensi di bawah Kementerian, Bahagian Kawalan Kewangan Strategik dan Korporat (BKSK) Kementerian Kewangan Malaysia dan Jabatan Audit Negara (JAN). Ketua Bahagian/Jabatan/Agensi adalah disyorkan untuk mengedar laporan ini kepada pejabat di bawah kawalan mereka bagi membolehkan semua pihak yang berkenaan lebih berjaga-jaga dan memahami kelemahan-kelemahan yang dilaporkan untuk tindakan pembetulan, penambahbaikan dan pencegahan. Adalah diharapkan penemuan dan syor audit yang dilaporkan dapat dijadikan bahan rujukan serta panduan dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab bagi memantapkan tahap pengurusan kewangan Kementerian. PRAKATA

ii PERUTUSAN KETUA SETIAUSAHA ...................................................................................................................... Salam Sejahtera dan Salam Malaysia MADANI, Sekalung tahniah dan syabas kepada Unit Audit Dalam (UAD), Kementerian Belia dan Sukan (KBS) kerana telah berjaya menerbitkan laporan ini. Laporan ini penting sebagai titipan sejarah dan menjadi medium yang merakamkan pelbagai aktiviti, sumbangan, kejayaan dan pencapaian UAD KBS sepanjang tahun 2023. Pengauditan dan Aktiviti yang dilaksanakan oleh UAD sememangnya memberi impak positif kepada warga KBS terhadap akauntabiliti awam. Teguran dan saranan ke arah mempertingkatkan keberkesanan dan kecekapan tata kelola dalam pengurusan kewangan Kementerian amat dihargai. Pengurusan atasan KBS turut menyokong peranan UAD dalam membantu KBS memastikan aspek tadbir urus organisasi sentiasa kukuh dan berintegriti. Pentadbiran berlandaskan tatakelola yang baik merupakan komponen utama bagi sebuah negara yang mapan. Sehubungan itu, aspirasi ’G.R.E.A.T Civil Service’ dan ‘H.E.M.A.T’ yang disarankan oleh YBhg. Tan Sri Ketua Setiausaha Negara dan YBhg. Dato’ Sri Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam masing-masing perlu diterapkan dalam budaya kerja di KBS. Tugas dilaksanakan dengan penelitian secara mendalam, bersikap cermat dalam membelanjakan dana awam, inovatif dalam memanfaatkan sumber sedia ada dan mempunyai minda value for money. Harapan saya agar UAD dapat bersama pengurusan KBS bagi mempertingkatkan mutu penyampaian serta memantapkan pengurusan kewangan dan sumber. Akhir kata, semoga laporan ini dapat menjadi rujukan dan pedoman ke arah penambahbaikan pengurusan kewangan KBS selari dengan aspirasi Malaysia Madani. Sekian, terima kasih. Ts. DR. NAGULENDRAN KANGAYATKARASU KETUA SETIAUSAHA MAC 2024

iii PERUTUSAN KETUA UNIT AUDIT DALAM .......................................................................................................................................... Salam Sejahtera, Dengan penuh rasa syukur, saya mengucapkan syabas dan tahniah kepada semua warga Unit Audit Dalam (UAD) kerana berjaya menghasilkan Laporan Tahunan Unit Audit Dalam 2023 selaras dengan kehendak Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PS 3.1. Tahun 2023 telah menyaksikan banyak pencapaian yang membanggakan dan juga cabaran yang telah diatasi bersama. Sepanjang tahun 2023, UAD telah memainkan peranan penting dalam memastikan pengurusan kewangan dan aktiviti Kementerian Belia dan Sukan (KBS) dilaksanakan dengan penuh berintegriti dan berakauntabiliti. Usaha gigih UAD telah membantu meningkatkan tahap pematuhan terhadap peraturan dan prosedur yang ditetapkan. UAD telah mengambil langkah proaktif dalam mengenal pasti risiko di KBS dan peluang penambahbaikan melalui pelaksanaan audit serta sesi pembelajaran yang diadakan secara langsung mahupun secara tidak langsung. Ini sejajar dengan komitmen UAD untuk terus memperkasa tata kelola yang baik dalam budaya kerja sebagaimana yang disarankan oleh YBhg. Ts. Dr. Ketua Setiausaha KBS. Di kesempatan ini, saya ingin merakamkan ucapan terima kasih kepada mantan Ketua Unit Audit Dalam, Encik Ganesh Rao C Bodiah atas sumbangan beliau dalam menggalas tanggungjawab dan amanah untuk Membetulkan Yang Biasa Dan Membiasakan Yang Betul. Segala khidmat bakti dan sumbangan beliau di UAD KBS amatlah dihargai. Sebagai penutup, warga UAD akan terus berazam dan bersemangat untuk mencapai standard pengauditan yang lebih tinggi bagi membawa KBS ke arah kecemerlangan yang berterusan. Malaysia MADANI. Sekian, terima kasih. HEMA LATHA KUMARESAN FCCA KETUA UNIT AUDIT DALAM MAC 2024

iv SEKALUNG TAHNIAH Perbendaharaan Malaysia telah menjalankan Penilaian Terhadap Keberkesanan Pelaksanaan Audit Dalam di Kementerian Belia dan Sukan bagi tahun 2023. Hasil penilaian dan analisis maklum balas yang diterima daripada Ketua Setiausaha, Ketua Unit Audit Dalam, Ahli Jawatankuasa Audit dan Pihak Auditi Kementerian, UAD KBS telah mencapai tahap keberkesanan yang BAIK. UAD KBS merakamkan jutaan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat dan Kementerian Kewangan atas penarafan yang telah diberikan. UAD KBS komited untuk menambahbaik sumbangan dan pencapaian pada tahun-tahun akan datang.

v RINGKASAN EKSEKUTIF Laporan Tahunan UAD KBS disediakan bagi melaporkan pengauditan dan aktiviti yang telah dijalankan oleh UAD bagi tempoh Januari hingga Disember 2023. Laporan Tahunan ini diharap dapat membantu semua Pusat Tanggungjawab (PTJ)/Pusat Kos (PK) di bawah Kementerian untuk mengenal pasti isu-isu yang boleh ditambah baik dan seterusnya meningkatkan tata kelola dan akauntabiliti Kementerian. Pada tahun 2023, sebanyak 32 aktiviti pengauditan telah dilaksanakan meliputi Pengauditan Pengurusan Kewangan, Pengauditan Prestasi, Pengauditan Pengurusan Perolehan, Penampilan Audit ICT, Penampilan Audit dan Pengauditan Mengejut, Pengauditan Susulan serta Pengauditan Khas. Butiran lanjut adalah seperti berikut: BIL PERKARA PENGURUSAN KEWANGAN 1. Kementerian Belia dan Sukan 2. Ibu Pejabat Jabatan Belia dan Sukan Negara (JBSN) 3. Pejabat Belia Dan Sukan Bahagian Sandakan, Sabah 4. Pejabat Belia dan Sukan Bahagian Mukah, Sarawak 5. KWN Ulu Sepri, Negeri Sembilan 6. KWN Kundasang, Sabah KAJIAN PRESTASI 1. Pembahagian Upah Job Order di Institut Latihan Kemahiran Belia dan Sukan (ILKBS) 2. Program Pemerkasaan Pembangunan Ekonomi Belia di Kementerian Belia dan Sukan PENGURUSAN PEROLEHAN 1. Perolehan Peralatan dan Fasiliti Latihan Berdasarkan Pembesaran Kapasiti Latihan bagi Bidang Elektrik, Kimpalan, Awam dan Jahitan di IKBN Wakaf Tapai, Terengganu 2. Perolehan Peralatan dan Fasiliti Latihan IKTBN Bukit Mertajam, Pulau Pinang PENGAUDITAN SUSULAN 1. Kontrak Membersih, Menyenggara, Mencuci, Menanam Pokok Bunga dan Kerja-Kerja Landskap Kawasan Dalam dan Luar Bangunan di Institut Kemahiran Belia Negara Jitra 2. IKBN Bachok, Kelantan

vi BIL PERKARA 3. JBS Negeri Pahang PENAMPILAN AUDIT ICT 1. Sistem Biometrik di Bahagian Khidmat Pengurusan PENAMPILAN AUDIT 1. Pejabat Belia dan Sukan Daerah Jasin, Melaka 2. PBSB Sibu, Sarawak 3. PBSD Kg. Gajah, Perak 4. KSK Libaran Sandakan, Sabah 5. KOMBES Kedah PEMERIKSAAN MENGEJUT 1. Pejabat Belia dan Sukan Daerah Tampin, Negeri Sembilan 2. Pejabat Belia dan Sukan Daerah Seremban, Negeri Sembilan 3. KSK Pinang Tunggal Pulau Pinang 4. PBSD Seberang Perai Selatan 5. PBSD Kinta, Perak 6. PBSD Kampar, Perak 7. PBSD Pendang, Kedah 8. PBSD Pokok Sena, Kedah 9. PBSD Barat Daya, Pulau Pinang PENGAUDITAN KHAS 1. Hari Belia Negara 2 Hari Sukan Negara 3. Pengesahan Data Baki Awal KBS: i. Aset Alih: RoY IKBN Miri IKBN Peretak IKBN Temerloh IKBN Kinarut (Secara Maya) ii. ABT: KWA Skim Biasiswa Sukan Persekutuan (KWASBSP) KWA Pembangunan Ekonomi Belia (KWAPEB) 4. Pengesahan Data Baki Awal KBS: i. Aset Tak Alih Bangunan ii. Akaun Belum Bayar - AUC

2 PENUBUHAN Unit Audit Dalam (UAD) Kementerian Belia dan Sukan (KBS) telah ditubuhkan pada tahun 1995 selaras dengan kehendak Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1979 iaitu Pelaksanaan Audit Dalam di Kementerian/Jabatan Kerajaan. Seterusnya, fungsi Audit Dalam telah dikemas kini melalui PP Bil. 9 Tahun 2004. Pelaksanaan pengauditan telah disesuaikan dengan perkembangan dan perubahan peranan Audit Dalam, khususnya dalam memberi khidmat perundingan dan menambah nilai kepada organisasi selaras dengan penguatkuasaan PP PS 3.1 (Pelaksanaan UAD di Kementerian/Jabatan Persekutuan dan Kerajaan Negeri). UAD juga merupakan sebahagian daripada komponen kawalan dalaman Kementerian dan bertanggungjawab terus kepada KSU KBS. Unit ini diketuai oleh Ketua Unit Audit Dalam (KUAD) dan terbahagi kepada lima (5) seksyen iaitu dua (2) seksyen pengauditan prestasi, dua (2) seksyen pengauditan kewangan dan satu (1) unit pentadbiran. VISI, MISI DAN OBJEKTIF PENDAHULUAN Penyumbang ke arah kecemerlangan pengurusan kewangan dan akauntabiliti Menjalankan pengauditan yang berkesan dan mengeluarkan laporan yang bebas dan objektif Membantu organisasi mencapai matlamat melalui pendekatan yang sistematik dan berdisiplin dalam menilai dan menentukan keberkesanan proses kawalan dan tadbir urus OBJEKTIF VISI MISI

3 PIAGAM PELANGGAN FUNGSI UNIT AUDIT DALAM Melaksanakan pengauditan secara profesional dan berkualiti berpandukan kepada piawaian pengauditan yang diterima umum. Menyediakan Rancangan Tahunan dan Laporan Tahunan Audit untuk kelulusan Ketua Setiausaha Kementerian Membentangkan Rancangan Tahunan dan Laporan Audit Dalam di Mesyuarat Jawatankuasa Audit Memberi nasihat/pandangan mengenai kawalan dalaman terhadap semua sistem termasuk sistem ICT Mengemukakan Rancangan Audit Tahunan kepada Bahagian Kawalan Kewangan Strategik dan Korporat (BKSK), Kementerian Kewangan (MOF) Malaysia selewatlewatnya pada 31 Januari setiap tahun. Mengemukakan Laporan Tahunan kepada BKSK, MOF Malaysia selewatlewatnya pada 31 Mac setiap tahun berikutnya. 1 2 3 Mengkaji aktiviti organisasi diuruskan secara berhemat, cekap dan berkesan Mengkaji tahap pematuhan kepada dasar, undang-undang, peraturan dan arahan yang berkuat kuasa Melaporkan kepada Ketua Setiausaha hasil pengauditan untuk tindakan susulan terhadap perkara yang dibangkitkan Mengkaji kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kewangan serta kawalan dalaman organisasi Merancang dan menguruskan pelaksanaan pengauditan terhadap pengurusan, kewangan dan program/projek Kementerian, dan Agensi Pelaksana Mengkaji aset dan kepentingan organisasi dilindungi dari segi kehilangan, penipuan dan penyelewengan 1 3 4 5 6 2 7 8 9

4 PERJAWATAN UNIT AUDIT DALAM Sebanyak 13 perjawatan kader daripada JAN dan empat (4) jawatan guna sama telah ditempatkan di UAD. Pengisian perjawatan adalah sehingga 31 Disember 2023. JAWATAN GRED BIL. LULUS BIL. DIISI BIL. KOSONG Ketua Unit Audit Dalam W52 1 1 0 Juruaudit Kanan W44 2 2 0 Juruaudit W41 2 2 0 Penolong Juruaudit Kanan W36 1 1 0 Penolong Juruaudit Kanan W32 3 3 0 Penolong Juruaudit W29 4 4 0 Ketua Pembantu Tadbir N22 1 1 0 Pembantu Tadbir (P/O) N19 2 2 0 Pembantu Operasi N11 1 1 0 JUMLAH 17 17 0 Perjawatan Pengisian (100%) Pegawai Pelaksana Pegawai Profesional 17 17 12 5 RINGKASAN PERJAWATAN UNIT AUDIT DALAM

5 SENARAI PERGERAKAN PEGAWAI UAD BAGI TAHUN 2023 Pada tahun 2023, terdapat dua (2) orang pegawai dan seorang pegawai lantikan baharu yang berpindah masuk/ditempatkan di UAD. Manakala, seramai tiga (3) orang pegawai telah berpindah keluar dari UAD. NAMA PEGAWAI JAWATAN / GRED DARI KEMETERIAN / BAHAGIAN KE KEMETERIAN / BAHAGIAN TARIKH KUAT KUASA BERPINDAH MASUK Aimi bin Ariff Penolong Juruaudit / W32 Kementerian Pelancongan, Seni Dan Budaya Kementerian Belia Dan Sukan 06.07.2023 Yushaida binti Yusoff Pembantu Tadbir/N22 (TBK) Bahagian Dasar Dan Perancangan Strategik Unit Audit Dalam 02.10.2023 BERPINDAH KELUAR Mohd Azli bin Mohammad Ramlan Penolong Juruaudit / W32 Kementerian Belia Dan Sukan Kementerian Pelancongan, Seni Dan Budaya 06.07.2023 Muhammad Firdaus bin Mohamed Penolong Juruaudit/W29 Kementerian Belia Dan Sukan Menamatkan Perkhidmatan 16.03.2023 Ahmad Hakhimi bin Ahmad Shukri Pembantu Tadbir (P/O) /N19 Unit Audit Dalam Jabatan Belia Dan Sukan 02.10.2023 PENEMPATAN LANTIKAN MASUK Mohamad Hafizuddin bin Mohamad Yazid Penolong Juruaudit / W29 - Kementerian Belia Dan Sukan 31.10.2023

6 STRUKTUR ORGANISASI UNIT AUDIT DALAM

7 PEGAWAI DAN KAKITANGAN UNIT AUDIT DALAM Dari kiri: Aimi binti Ariff; Nur Syafika Farhana binti Suhaimi; Norhaslinda binti Azizuzaman; Hiteny Galuk; Fariza binti Zan; Ahmad Nazrin bin Ahmad Zawawi; Rozaini bin Ismail@Yahya; Ganesh Rao C Bodiah; Noriana binti Md Yassin; Nor Aliza Syamsinar binti Shabuddin; Yushaida binti Yusoff; Fadhilah binti Mohd Yasin; Nor Munirah binti Mohamad Aris; Noor Atikah binti Sulaiman; Mohamad Najib bin Merali dan Mohamad Hafizuddin Bin Mohamad Yazid Tiada dalam gambar: Rusilawati binti Ibrahim

8 SEKSYEN PRESTASI 1 SEKSYEN PRESTASI 2

9 SEKSYEN KEWANGAN 1 SEKSYEN KEWANGAN 2

10 UNIT PENTADBIRAN

12 RANCANGAN AUDIT Rancangan Audit Tahun 2023 telah diluluskan oleh Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan) Kementerian Belia dan Sukan pada 25 Januari 2023 dan dikemukakan kepada Bahagian Kawalan Kewangan Strategik dan Korporat, Kementerian Kewangan Malaysia pada 26 Januari 2023. Sebanyak 28 program Audit telah dirancang bagi tahun 2023 meliputi Bahagian/Jabatan/Agensi di bawah Kementerian. Pemilihan tajuk pengauditan adalah berdasarkan kepada perkara-perkara berikut: Pemilihan Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang belum pernah diaudit atau telah lama tidak diaudit sama ada oleh Unit Audit Dalam (UAD) atau Jabatan Audit Negara (JAN). Pemilihan tajuk kajian prestasi memberi fokus kepada projek/program yang menerima peruntukan antara yang tertinggi, aktiviti-aktiviti utama Kementerian/Jabatan dan juga arahan oleh Pegawai Pengawal. Pelaksanaan pengauditan pengurusan kewangan memberikan penumpuan terhadap PTJ di negeri-negeri. Peranan UAD untuk menjalankan pengesahan baki awal data aset dan liabiliti bagi tujuan perakaunan akruan. 6 Pengurusan Kewangan 2 Pengauditan Prestasi 2 Pengauditan Perolehan 8 Pemeriksaan Mengejut 4 Penampilan Audit 2 Pengauditan Khas dan Jawatankuasa Audit Program RANCANGAN DAN PENCAPAIAN AUDIT 3 Pengauditan Susulan 1 Penampilan Audit ICT

13 PRESTASI PENCAPAIAN PENGAUDITAN Sepanjang tahun 2023, UAD telah melaksanakan sebanyak 32 pengauditan melibatkan Jabatan/Agensi yang merangkumi 34 Pusat Tanggungjawab/Pejabat Pemungut (PTJ/PP). Pengauditan yang dilaksanakan adalah terdiri daripada Pengauditan Pengurusan Kewangan, Pengauditan Prestasi, Pengauditan Perolehan, Pengauditan Susulan, Pemeriksaan Mengejut, Penampilan Audit, Pengauditan Khas dan Jawatankuasa Audit Program serta Jawatankuasa Siasatan Dalaman. JENIS PENGAUDITAN PERANCANGAN PELAKSANAAN Pengurusan Kewangan 6 6 Prestasi 2 2 Perolehan 2 2 Susulan 3 3 Penampilan Audit ICT 1 1 Penampilan Audit 4 5 Pemeriksaan Mengejut 8 9 Pengauditan Khas dan Jawatankuasa Audit Program 2 4 JUMLAH 28 32 PERANCANGAN VS PENCAPAIAN 28 32 0 5 10 15 20 25 30 35 RANCANGAN PELAKSANAAN Prestasi Pencapaian 114.29%

14 PELAKSANAAN PENGAUDITAN Secara keseluruhannya, pelaksanaan pengauditan adalah seperti berikut: 2 Pengauditan Prestasi Pengauditan Terhadap Pelaksanaan Job Order Di Bawah Akaun Amanah Latihan Khas Di Institut Latihan Kemahiran Belia Dan Sukan (ILKBS); Pengurusan Program Pemerkasaan Pembangunan Ekonomi Belia di Jabatan Belia dan Sukan Negara. 2 Pengauditan Perolehan Pengauditan Perolehan Peralatan Dan Fasiliti Latihan di: IKBN Wakaf Tapai, Terengganu. IKTBN Bukit Mertajam, Pulau Pinang 6 Pengurusan Kewangan Kementerian Belia Dan Sukan Ibu Pejabat JBSN KWN Ulu Sepri, Negeri Sembilan PBSB Mukah, Sabah PBSB Sandakan, Sabah KWN Kundasang, Sabah 3 Pengauditan Susulan Pengauditan Susulan Terhadap Pengurusan Kewangan di JBS Negeri Pahang dan IKTBN Bachok, Kelantan. Pengauditan Susulan terhadap kontrak kebersihan di IKBN Jitra, Kedah. 1 Penampilan Audit ICT Penampilan Audit ICT telah dijalankan terhadap Sistem Biometrik di Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP), KBS.

15 PBSD Jasin, Melaka PBSB Sibu, Sarawak PBSD Kg. Gajah, Perak KSK Libaran, Sabah KOMBES Kedah 5 Penampilan Audit 9 Pemeriksaan Mengejut PBSD Kampar, Perak PBSB Kinta, Perak PBSD Seremban, Negeri Sembilan PBSD Tampin, Negeri Sembilan PBSD Barat Daya, Pulau Pinang PBSD Seberang Perai Selatan, Pulau Pinang KSK Pinang Tunggal, Pulau Pinang PBSD Pokok Sena, Kedah PBSD Pendang, Kedah 4 Pengauditan Khas & Jawatankuasa Audit Program Pengesahan Data Baki Awal Aset dan Liabiliti (Bil. 1 & Bil. 2 Tahun 2023) Jawatankuasa Audit Program: HSN 2023 HBN 2023

17 1 Cemerlang 2 Baik 2 Memuaskan 1 Kurang Memuaskan 6 Pengauditan Pengurusan Kewangan Menentukan sama ada pengurusan kewangan Jabatan/Agensi telah dilaksanakan mengikut undang-undang dan peraturan yang ditetapkan; wujud struktur, sistem pengurusan kewangan dan sistem kawalan dalaman yang berkesan; serta rekod kewangan diselenggarakan dengan teratur, lengkap dan kemas kini. Tahap Pematuhan Merangkumi lapan (8) elemen utama. Semakan yang dibuat meliputi tempoh satu (1) tahun sehingga tarikh pengauditan serta tahun-tahun terdahulu sekiranya perlu. Pengauditan dilaksanakan dengan menyemak rekod dan dokumen kewangan. Temu bual dengan pegawai yang terlibat dan pemeriksaan fizikal juga dijalankan untuk memperkukuhkan ketepatan penemuan Audit. OBJEKTIF SKOP METODOLOGI PTJ YANG DIAUDIT BIL. KAWALAN KBS 8 JBSN 6 PBSB SANDAKAN 6 PBSB MUKAH 6 KWN ULU SEPRI 6 KWN KUNDASANG 6 Elemen Kawalan Pengurusan Kawalan Bajet Kawalan Terimaan Pengurusan Perolehan Kawalan Perbelanjaan Pengurusan Akaun Amanah & Deposit Pengurusan Aset & Stor Pengurusan Kenderaan Kerajaan PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN

18 LATAR BELAKANG Pada tahun 2023, pengauditan pengurusan kewangan telah dilaksanakan di enam (6) PTJ. Bagi mewujudkan pengukuran yang lebih objektif, Jabatan/Agensi juga dimaklumkan markah peratusan yang dicapai bagi tujuan penanda aras dan membuat perbandingan prestasi antara tahun atau antara Jabatan/Agensi yang lain. Melalui kaedah ini, adalah diharapkan Jabatan/Agensi akan sedaya upaya melaksanakan strategi yang lebih efektif untuk mencapai markah yang lebih tinggi melalui tindakan penambahbaikan secara berterusan. Matriks pematuhan meliputi lapan elemen kawalan utama pengurusan kewangan Iaitu Kawalan Pengurusan, Bajet, Terimaan, Perolehan, Perbelanjaan, Amanah Dan Deposit, Aset Dan Stor serta Kenderaan Kerajaan. Pemarkahan diberi adalah berdasarkan kepada kriteria yang dipatuhi dan dikemas kini dari semasa ke semasa selaras dengan keperluan pengauditan. Elemen dan kriteria pengurusan kewangan adalah seperti berikut: ELEMEN DAN KRITERIA PENGURUSAN KEWANGAN PENGURUSAN Struktur Organisasi Sistem & Prosedur Jawatankuasa Jawatankuasa Pengurusan Sumber Manusia BAJET Penyediaan Bajet Pengagihan Peruntukan Pindah Peruntukan Pemantauan Projek Unjuran Anggaran Keperluan Aliran Tunai Jawatankuasa Jawatankuasa Analisis Bajet TERIMAAN Kawalan Borang Hasil Penerimaan Wang Kemasukan Pungutan Ke Bank Perakaunan Terimaan/Hasil Akaun Belum Terima PEROLEHAN Kawalan Am Perolehan Kaedah Perolehan PERBELANJAAN Perakaunan Pengurusan Bayaran AMANAH & DEPOSIT Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah Kumpulan Wang Pinjaman Akaun Deposit ASET & STOR Kawalan Umum Penerimaan Pendaftaran Penggunaan Penyimpanan Pengeluaran Pelarasan Pemeriksaan Penyenggaraan Prestasi Stor Pindahan Pelupusan Kehilangan KENDERAAN KERAJAAN Penggunaan Kenderaan Penyenggaraan Pengurusan Kemalangan Kenderaan

19 Setiap PTJ/PP dinilai dan diberi penarafan berdasarkan tahap pematuhan kepada setiap kriteria bagi kawalan-kawalan yang disemak. Penentuan pematuhan kriteria Audit yang disemak dan penarafan berdasarkan markah yang diperoleh setiap PTJ/PP adalah seperti berikut: PEMATUHAN KRITERIA AUDIT DAN PENARAFAN BAGI JABATAN/AGENSI Pada tahun 2023, UAD telah menjalankan sebanyak enam (6) pengauditan pengurusan kewangan. Prestasi pengurusan kewangan di pejabat KWN Ulu Sepri, Negeri Sembilan adalah pada tahap cemerlang. Seterusnya, dua (2) pejabat iaitu KBS dan KWN Kundasang, Sabah pada tahap baik; dua (2) pejabat iaitu JBSN dan PBSB Mukah, Sarawak pada tahap memuaskan; dan satu (1) pejabat iaitu PBSB Sandakan, Sabah pada tahap kurang memuaskan. CEMERLANG BAIK MEMUASKAN KURANG MEMUASKAN TIDAK MEMUASKAN PATUH TIDAK PATUH TIDAK BERKENAAN TB Sampel/Perkara yang disemak mematuhi kriteria yang ditetapkan Semua/sebahagian sampel/perkara yang disemak tidak mematuhi kriteria yang ditetapkan Perkara dalam kriteria yang ditetapkan tidak berkenaan

20 PENEMUAN AUDIT PENGURUSAN KEWANGAN KAWALAN PENGURUSAN 1. Carta organisasi tidak disediakan PBSB Sandakan 2. Carta organisasi tidak mengikut waran perjawatan PBSB Mukah 3. Penempatan secara pentadbiran PBSB Mukah PBSB Sandakan 4. Perjawatan tidak diisi JBSN 5. Pindah butiran perjawatan tidak dilaksanakan KWN Kundasang 6. Pemeriksaan Mengejut (AP309) tidak dilaksanakan mengikut tempoh yang ditetapkan KBS KWN Kundasang PBSB Sandakan 7. Pemeriksaan Dalaman (AP308) tidak dijalankan KBS 8. Pemeriksaan Dalaman (AP308) tidak direkodkan dalam Buku Arahan Perbendaharaan 309 KWN Kundasang 9. Pusingan tugas tidak dilaksanakan JBSN 10. Ketua Jabatan merupakan pemegang kunci peti besi KWN Kundasang 11. Peranan dan tanggungjawab penyelia tidak jelas PBSB Sandakan 12. Pegawai tidak menghadiri latihan berkaitan pengurusan kewangan PBSB Sandakan 13. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun tidak dilaksanakan PBSB Mukah

21 KAWALAN BAJET 1. Tiada bukti penyediaan bajet bagi tahun 2023 PBSB Mukah PBSB Sandakan 2. Unjuran Anggaran Keperluan Aliran Tunai tidak disediakan PBSB Sandakan KAWALAN TERIMAAN 1. Maklumat Daftar Tempahan Kemudahan Kompleks tidak lengkap dan kemas kini PBSB Mukah PBSB Sandakan 2. ID Pengguna digunakan semasa ketiadaan pegawai PBSB Mukah 3. Buku Tunai tidak dicetak dan disemak PBSB Mukah 4. Pengiraan kadar kemudahan kompleks tidak dapat ditentukan PBSB Mukah 5. Sijil Pengesahan Baki Terimaan tidak disediakan dengan tepat PBSB Mukah 6. Kelemahan dalam kawalan keselamatan tempat kutipan hasil PBSB Sandakan 7. Tiada catatan tarikh pada Laporan Buku Tunai Cerakinan Harian PBSB Sandakan 8. Resit Rasmi lewat dikeluarkan PBSB Sandakan 9. Tiada tandatangan ringkas di Penyata Pemungut PBSB Sandakan 10. Kadar sewaan tapak perkhemahan masih belum dibuat penilaian oleh Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta (JPPH) KWN Ulu Sepri 11. Wang cagaran lewat dibayar KBS 12. Sewa bulanan lewat diterima KBS

22 13. Daftar Mel tidak diselenggara KBS 14. Penyata Borang Hasil Yang Dikawal (Kew.68) tidak disediakan semasa pertukaran pemungut JBSN 15. Kelewatan penyerahan Laporan Akaun Belum Terima JBSN 16. Kesilapan format Laporan ABT (ABT-1d) JBSN PENGURUSAN PEROLEHAN 1. Maklumat perolehan tidak dikunci masuk dalam Sistem Maklumat Bersepadu Perolehan Kerajaan (MyGPIS) PBSB Mukah KWN Kundasang KBS JBSN 2. Maklumat perolehan tidak dapat disahkan dalam Sistem Maklumat Bersepadu Perolehan Kerajaan (MyGPIS) PBSB Sandakan 3. Perolehan perkhidmatan melebihi RM20,000 PBSB Mukah 4. Perolehan kerja tidak menggunakan Borang Inden Kerajaan PBSB Mukah 5. Kontrak perjanjian tidak ditandatangani PBSB Mukah 6. Kontrak lewat ditandatangani KWN Ulu Sepri KBS 7. Kontrak perjanjian tidak disediakan bagi perolehan bermasa PBSB Mukah 8. Kelewatan penyediaan Pesanan Kerajaan KWN Kundasang 9. Pembayaran tidak disokong dengan dokumen perjanjian PBSB Mukah 10. Pembekalan barangan/perkhidmatan tidak mengikut tempoh yang ditetapkan KBS

23 11. Bayaran dibuat sebelum perkhidmatan diterima sepenuhnya PBSB Mukah 12. Kelulusan pelanjutan tempoh siap kerja tidak melalui Kuasa Melulus KWN Kundasang 13. Kerja penyelenggaraan rosak semula dalam tempoh kurang setahun selepas pembaikan KWN Kundasang 14. Tiada duti setem pada kontrak perjanjian KBS KAWALAN PERBELANJAAN 1. Arahan pembayaran tidak disokong dengan dokumen yang lengkap dan sempurna KBS JBSN PBSB Mukah PBSB Sandakan KWN Kundasang KWN Ulu Sepri 2. Butiran terperinci kerja tiada dalam invois PBSB Mukah KWN Kundasang KWN Ulu Sepri 3. Tiada dokumen sokongan bagi perubahan spesifikasi bekalan/perkhidmatan yang telah dilaksanakan KWN Ulu Sepri 4. Arahan Pembayaran disediakan dan Diperaku II oleh pegawai yang sama PBSB Mukah 5. Gred jawatan Penyedia Arahan Pembayaran lebih tinggi dari Peraku I PBSB Mukah 6. Arahan Pembayaran telah diperaku dalam tempoh pegawai tidak bertugas PBSB Mukah 7. Pembayaran tidak teratur KWN Kundasang 8. Pegawai memperakui sah dokumen sokongan bagi tuntutan perjalanan sendiri PBSB Mukah 9. Tuntutan perjalanan disahkan oleh pegawai yang tidak diberikan kuasa PBSB Mukah 10. Maklumat penerima pada Arahan Pembayaran berbeza JBSN

24 11. Pengiraan elaun lebih masa tidak tepat JBSN 12. Bil bulanan pukal tidak diterima daripada agensi pukal PBSB Sandakan 13. Pembekalan barangan/ perkhidmatan tidak mengikut tempoh yang ditetapkan KWN Kundasang 14. Penggunaan Kad Kredit Korporat bagi urusan yang tidak dibenarkan KBS PENGURUSAN AKAUN AMANAH/KUMPULAN WANG AMANAH DAN DEPOSIT 1. Penyata Senarai Pendeposit Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP) tidak disediakan dengan lengkap KBS PENGURUSAN ASET DAN STOR 1. Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) tidak disediakan PBSB Mukah KWN Kundasang 2. Mesyuarat JKPAK di peringkat daerah dilaksanakan selepas JKPAK di peringkat negeri bermesyuarat PBSB Mukah 3. Unit Pengurusan Aset tidak ditubuhkan PBSB Sandakan 4. Tiada Pelantikan Pegawai Aset dan Pembantu Pegawai Aset PBSB Sandakan 5. Pegawai Penerima dalam Sistem Eperolehan bukan pegawai sebenar yang menerima bekalan/perkhidmatan KWN Kundasang KWN Ulu Sepri 6. Penerimaan Aset Alih dibuat oleh Pegawai Penerima yang tidak dilantik KWN Ulu Sepri 7. Daftar Aset KEW.PA-3 dan KEW.PA-4 tidak dikemas kini KBS PBSB Sandakan 8. Senarai Daftar Aset KEW.PA-5 dan KEW.PA-6 tidak dikemas kini PBSB Sandakan

25 9. Aset tidak diberi tanda Pengenalan Hak Kerajaan Malaysia KBS PBSB Mukah JBSN 10. Aset lewat didaftarkan JBSN KWN Kundasang 11. Aset tiada di lokasi JBSN 12. Senarai Aset Alih (KEW.PA-7) tidak dikemas kini KBS PBSB Sandakan JBSN 13. Borang Permohonan Pinjaman dan Pergerakan Aset Alih (KEW.PA-9) tidak diisi dengan lengkap KBS JBSN 14. Pergerakan aset alih tidak direkod dalam KEW.PA-9 KBS 15. Kerosakan aset tidak dilaporkan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW.PA-10) JBSN PBSB Mukah PBSB Sandakan 16. Borang Aduan Kerosakan Aset Tidak Diluluskan Oleh Ketua Jabatan KBS 17. Penyelenggaraan Aset Tidak Direkodkan KBS 18. Kenderaan Tidak Direkodkan Di Dalam Daftar KEW.PA-14 KWN Kundasang 19. Aset alih rosak dan usang masih belum dilupuskan KBS PBSB Sandakan JBSN KWN Ulu Sepri 20. Pindahan aset alih tidak menggunakan Borang Pindahan Aset Alih (KEW.PA-17) JBSN 21. Peti Besi tidak digunakan PBSB Sandakan 22. Pegawai Stor Tidak Dilantik KBS PBSB Sandakan 23. Stor Utama Tidak Diwujudkan PBSB Sandakan

26 24. Stor Unit Tidak Ditubuhkan KBS 25. Penerimaan barang stor daripada pembekal tidak menggunakan Borang Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-1) PBSB Mukah PBSB Sandakan 26. Kad Daftar Stok (KEW.PS-3) dan senarai Kad Daftar Stok (KEW.PS-4) tidak disediakan PBSB Mukah 27. Kemasukan Dan Pengeluaran Stok Tidak Direkod Ke Dalam Sistem KBS 28. Perbezaan baki fizikal stok dan baki daftar JBSN 29. Borang Penentuan Kumpulan Stok (KEW.PS.5) tidak diisi JBSN 30. Stok Tidak Disimpan Selamat KBS 31. Tempat Penyimpan Stok Tidak Teratur KBS 32. Stok Telah Luput Belum Dilupuskan KBS 33. Tiada Laporan Verifikasi Stor (KEW.PS-13) JBSN 34. Perakuan Ambil Alih (KEW.PS-16) tidak disediakan JBSN 35. Rekod Penggunaan Stok Program Malaysia Future Leaders School (MFLS) Tidak Teratur KWN Kundasang 36. Stok peralatan kelengkapan keselamatan bagi aktiviti menara tali tinggi belum didaftarkan KWN Ulu Sepri PENGURUSAN KENDERAAN KERAJAAN 1. Pegawai Kenderaan Tidak Dilantik KBS PBSB Sandakan 2. Fail Kenderaan Tidak Disediakan KBS

27 3. Buku Log tidak lengkap dan kemas kini KBS KWN Ulu Sepri JBSN 4. Tindakan belum diambil terhadap saman tertunggak JBSN 5. Tunggakan Saman Kenderaan Masih Belum Diselesaikan KBS 6. Tiada Memo Peringatan Bayaran Saman Dikeluarkan KBS 7. Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Tidak Lengkap KBS KWN Kundasang JBSN PBSB Sandakan 8. Buku Rekod Pergerakan Kad Inden tidak diperiksa oleh Ketua Jabatan KBS KWN Ulu Sepri JBSN 9. Kad Inden Minyak tidak disimpan oleh Pegawai Kenderaan PBSB Sandakan 10. Penyata Pembelian / Penyata Kad Inden tidak disemak silang dengan salinan resit dan disahkan oleh Pemegang Kad Inden sebelum bayaran dilakukan KBS JBSN 11. Analisa Kadar Penggunaan Bahan Api Bulanan tidak dilaksanakan JBSN 12. Pengiraan Kadar Penggunaan Bahan Api Bulanan Tidak Dibuat KWN Kundasang 13. Buku Rekod Pergerakan Dan Penggunaan KSBTTR Tidak Lengkap KBS JBSN 14. Tiada Semakan Silang Antara Penyata Sistem Terminal Tambah Nilai (STTN), Resit Dengan Daftar Penggunaan STTN KBS 15. Daftar Penggunaan STTN Tidak Diselenggara Dengan Lengkap KBS 16. Penyenggaraan Kenderaan Jabatan Tidak Direkod Dalam Buku Log KBS JBSN 17. Penyenggaraan dan pembaikan kenderaan melebihi had dan tidak dirujuk dengan Jabatan Kerja Raya KWN Ulu Sepri

28 18. Kelulusan bertulis tidak diperoleh daripada Ketua Jabatan bagi jumlah penggunaan bahan api Kenderaan Rasmi Jawatan JBSN 19. Surat tuntutan belum dikeluarkan bagi jumlah penggunaan bahan api melebihi had yang diluluskan JBSN 20. Analisa dan Pemantauan Penggunaan Bahan Api bagi Kenderaan Rasmi Jawatan tidak dilaksanakan JBSN 21. Pegawai Kenderaan dan Pemandu Gantian JBSN 22. Buku Rekod Penggunaan Minyak Genset Tidak Disediakan KWN Kundasang STATUS KEDUDUKAN ISU PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN Pada tahun 2023, sebanyak 162 isu Pengurusan Kewangan telah dibangkitkan merangkumi enam (6) pengauditan Pengurusan Kewangan. Pengurusan Aset dan Stor merupakan isu tertinggi yang dibangkitkan iaitu 52 isu diikuti Pengurusan Kenderaan Kerajaan sebanyak 32 isu. Seterusnya, 136 isu telah selesai manakala baki 26 isu masih dalam tindakan PTJ/PP. RINGKASAN STATUS KEDUDUKAN ISU DI PTJ/PP MENGIKUT KAWALAN PERIHAL KAWALAN PENEMUAN AUDIT BILANGAN ISU DIBANGKITKAN SELESAI DALAM TINDAKAN Pengurusan 16 15 1 Bajet 3 3 0 Terimaan 17 15 2 Pengurusan Perolehan 20 18 2 Perbelanjaan 21 21 0 Pengurusan Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah dan Deposit 1 1 0 Pengurusan Aset dan Stor 52 42 10 Pengurusan Kenderaan Kerajaan 32 21 11 JUMLAH 162 136 26 Sumber: Sistem Pemantauan UAD (SiPAD) dan Minit Mesyuarat JKA Tahun 2023

29 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Secara keseluruhannya prestasi pematuhan pengurusan kewangan Jabatan/Agensi yang dilaksanakan pada tahun 2023, menunjukkan pencapaian yang memuaskan. Namun, Jabatan/Agensi perlu meneruskan usaha penambahbaikan bagi memastikan tahap pematuhan pengurusan kewangan dapat mencapai kecemerlangan. Pengurusan kewangan yang lemah boleh memberi risiko seperti berikut: i. Pembaziran penggunaan sumber kewangan, tenaga kerja dan masa; ii. Kelewatan menyiapkan atau kelewatan menerima sesuatu perolehan; iii. Aset dan stor tidak diselenggara dengan baik, berlaku pembaziran, penyalahgunaan dan kehilangan; iv. Menjejaskan pengurusan perkhidmatan awam yang baik; dan v. Membuka peluang dan ruang untuk rasuah, salah guna kuasa dan penyelewengan. Sehubungan itu, UAD mencadangkan perkara berikut untuk pertimbangan bagi penambahbaikan iaitu: i. Melaksanakan tindakan penambahbaikan terhadap kelemahan yang dibangkitkan; ii. Mengambil tindakan pencegahan terhadap penemuan Audit bagi mengelakkan berlaku isu berulang; iii. Memastikan pengetahuan dan kemahiran pegawai yang terlibat dengan pengurusan kewangan dipertingkatkan dengan memberi latihan secara berterusan; dan iv. Melaksanakan pemantauan secara berkala dan berterusan terhadap pelaksanaan pengurusan kewangan berdasarkan prosedur dan peraturan yang ditetapkan.

31 2 PENGAUDITAN PRESTASI 4 PTJ Pengauditan Prestasi adalah suatu pemeriksaan untuk menentukan sama ada urusan Kerajaan, sistem, operasi, program, aktiviti atau organisasi beroperasi mengikut prinsip ekonomi, kecekapan dan keberkesanan serta adanya ruang untuk penambahbaikan. Pengauditan Terhadap Pelaksanaan Job Order Di Bawah Akaun Amanah Latihan Khas Di Institut Latihan Kemahiran Belia Dan Sukan (ILKBS) Objektif: Bagi mengukur dan menilai pelaksanaan job order Akaun Amanah Latihan Khas ILKBS di IKBN/IKTBN berkaitan proses pelaksanaan, perbelanjaan dan terimaan hasil adalah teratur, mengikut arahan amanah, garis panduan, pekeliling dan peraturan yang sedang berkuat kuasa serta rekod-rekod yang berkaitan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. Pengurusan Program Pemerkasaan Pembangunan Ekonomi Belia Di Jabatan Belia Dan Sukan Negara (JBSN) Objektif: Pengauditan ini dijalankan untuk menilai sama ada pengurusan program Pembangunan Ekonomi Belia di Jabatan Belia dan Sukan Negara telah dirancang dan dilaksanakan dengan cekap, berhemat, berkesan dan mencapai objektif yang ditetapkan. PENGAUDITAN PRESTASI

32 PENGAUDITAN TERHADAP PELAKSANAAN JOB ORDER DI BAWAH AKAUN AMANAH LATIHAN KHAS DI INSTITUT LATIHAN KEMAHIRAN BELIA DAN SUKAN (ILKBS) LATAR BELAKANG Akaun Amanah Latihan Khas ILKBS diwujudkan pada tahun 2007 bertujuan untuk memperakaunkan segala sumbangan dan terimaan bagi membiayai segala urusan yang berkaitan dengan latihan dan perkhidmatan yang dijalankan di ILKBS selain daripada program latihan rasmi sepenuh masa yang sedang berjalan di ILKBS. Akaun Amanah Latihan Khas ILKBS ditadbir oleh Jawatankuasa Akaun Amanah manakala aktiviti perbelanjaan serta terimaan Akaun Amanah dilaksanakan di ILKBS dan dipantau serta diselaraskan oleh Bahagian Pembangunan Kemahiran Belia (BPKB), KBS. Garis Panduan (GP) Pelaksanaan Akaun Amanah Latihan Khas ILKBS telah dibangunkan oleh BPKB dan diluluskan melalui Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Amanah Latihan Khas Bil. 2 Tahun 2018 pada 11 Oktober 2018 dan berkuat kuasa mulai 12 Oktober 2018. GP tersebut disediakan bagi memberi panduan pelaksanaan, kawalan perbelanjaan dan pemantauan peruntukan aktiviti di bawah Akaun Amanah Latihan Khas ILKBS bagi memastikan pengurusan kewangan mematuhi peraturan dan diuruskan dengan baik. OBJEKTIF AUDIT Pengauditan ini dijalankan bagi mengukur dan menilai pelaksanaan job order Akaun Amanah Latihan Khas ILKBS di IKBN/IKTBN sama ada: proses pelaksanaan job order adalah teratur dan mengikut garis panduan yang telah ditelah ditetapkan; perbelanjaan dan terimaan hasil job order telah diuruskan dan dilaksanakan mengikut arahan amanah, garis panduan, pekeliling dan peraturan yang sedang berkuat kuasa; dan rekod-rekod yang berkaitan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. SKOP DAN METODOLOGI AUDIT Pengauditan terhadap pelaksanaan job order di IKBN/IKTBN merangkumi proses penerimaan tempahan, terimaan bayaran dan pembayaran upah kepada

33 pengajar dan pelajar. Semakan yang dibuat meliputi tempoh sepanjang tahun 2022 sehingga tarikh pengauditan serta tahun-tahun terdahulu sekiranya perlu. Pengauditan dilaksanakan dengan menyemak rekod dan dokumen kewangan. Selain itu, temu bual dengan pegawai yang terlibat serta pemeriksaan fizikal juga dijalankan untuk memperkukuhkan ketepatan penemuan Audit. PENEMUAN AUDIT a. Proses Kerja Dalam Garis Panduan Tidak Dipatuhi Sepenuhnya Carta Alir Tempahan Perkhidmatan dan Produk ILKBS dalam Garis Panduan tidak digunakan sepenuhnya di IKBN Kuala Langat, Peretak dan Kemasik. Penyelaras job order di IKBN memaklumkan bahawa tidak menyedari pelaksanaan penggunaan garis panduan tersebut dan pihak IKBN telah menggunakan kaedah masing-masing dalam pengurusan pelaksanaan job order. Maklum Balas IKBN Kuala Langat, Peretak dan Kemasik telah mengeluarkan peringatan dan arahan penggunaan Garis Panduan kepada semua pegawai yang terlibat dalam pelaksanaan job order. b. Kelewatan Pengeluaran Resit Rasmi Kepada Pelanggan Resit Rasmi tidak dikeluarkan pada hari yang sama pelanggan membuat bayaran di IKBN Kuala Langat dan Peretak menyebabkan berlaku kelewatan pengeluaran Resit Rasmi antara satu (1) hingga 143 hari. Maklum Balas IKBN Kuala Langat dan IKBN Peretak memaklumkan bahawa resit manual telah digunakan bagi job order yang dilaksanakan di luar kawasan pejabat dan pada hari cuti. c. Resit Rasmi Tidak Dikeluarkan Kepada Pelanggan IKBN Peretak dan IKBN Kemasik tidak mengeluarkan Resit Rasmi ke atas pelanggan yang membuat bayaran job order sebaliknya Resit Rasmi dikeluarkan atas nama Jabatan/ Penyelaras Job Order Jabatan yang mengutip wang dan menyerahkan wang kepada Unit Kewangan.

34 Maklum Balas IKBN Peretak dan IKBN Kemasik telah mengambil tindakan penambahbaikan mengikut prosedur terimaan kewangan yang telah ditetapkan. d. Terimaan Bayaran Job Order Tidak Dimasukkan Langsung Dalam Akaun Amanah Sejumlah RM1,760 yang merupakan terimaan job order di Jabatan Multimedia, IKBN Kemasik bagi tahun 2022 dan 2023 tidak dimasukkan ke dalam Akaun Amanah, tidak dikeluarkan Resit Rasmi dan tidak dibankkan walaupun melebihi had yang ditetapkan. Maklum Balas Memo peringatan serta teguran telah dikeluarkan kepada Jabatan Multimedia, IKBN Kemasik berkaitan pengurusan terimaan kewangan bagi memastikan perkara tersebut tidak berulang lagi pada masa akan datang. e. Terimaan Bayaran Job Order Tidak Dimasukkan Sepenuhnya Ke Dalam Akaun Amanah Terimaan bayaran job order di IKBN Kemasik tidak dimasukkan sepenuhnya ke dalam Akaun Amanah. Hanya kos bahan dan pecahan agihan keuntungan bagi Akaun Amanah sebanyak 20% sahaja yang dimasukkan ke dalam Akaun Amanah manakala pembahagian keuntungan yang merupakan kos upah sebanyak 50% kepada pengajar dan 30% kepada pelajar telah dibayar terus menggunakan wang yang diterima daripada pelanggan tanpa terlebih dahulu dimasukkan ke dalam Akaun Amanah sebagai terimaan. Maklum Balas Memo peringatan serta teguran telah dikeluarkan kepada Jabatan Kosmetologi, Jabatan Multimedia, Jabatan Hospitaliti, Jabatan Perhotelan dan Cawangan Penyelarasan Kawalan dan Kualiti, IKBN Kemasik berkaitan pengurusan terimaan bagi memastikan perkara tersebut tidak berulang lagi pada masa akan datang. f. Kadar Pembahagian Keuntungan/ Upah Job Order Belum Diluluskan Oleh Kementerian Kewangan Pembahagian keuntungan/ upah yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Akaun Amanah melalui Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Amanah Latihan Khas

35 IKTBN/IKBN Bil. 2 Tahun 2017 tidak dikemukakan kepada Kementerian Kewangan (MOF) untuk kelulusan. Maklum Balas BPKB memaklumkan permohonan pindaan Pembahagian Upah Job Order telah dikemukakan kepada Kementerian Kewangan melalui surat bertarikh 15 Disember 2022. Pecahan pembahagian upah Job Order iaitu 50% kepada Akaun Amanah Latihan Khas ILKBS manakala 30% kepada pelajar dan 20% kepada tenaga pengajar yang terlibat dalam pelaksanaan Job Order telah diluluskan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Amanah Latihan Khas ILKBS Bilangan 2 Tahun 2022. g. Kadar Pembahagian Keuntungan/ Upah Job Order Tidak Seragam Kadar pembahagian upah yang diberikan kepada pengajar dan pelajar adalah tidak seragam dan berbeza berbanding kelulusan Jawatankuasa Akaun Amanah di IKBN Kuala Langat dan Peretak. Maklum Balas IKBN Kuala Langat mengambil maklum teguran tersebut dan bagi tahun 2023 tiada pembahagian upah job order dibuat kepada pelajar dan pengajar berikutan mendapat arahan yang jelas dalam Surat Kuasa Belanja Job Order 2023. Pihak IKBN Peretak pula mengambil maklum atas kesalahfahaman yang berlaku dan akan menambah baik berhubung prosedur pecahan upah di masa hadapan. h. Bayaran Upah Kepada Pengajar Dan Pelajar Tidak Menggunakan Arahan Pembayaran IKBN Kemasik telah membuat 33 bayaran upah berjumlah RM10,475.80 kepada pengajar dan pelajar pada tahun 2022 tanpa menggunakan Arahan Pembayaran. Pihak Audit dimaklumkan bahawa bayaran upah tidak dimasukkan ke dalam Akaun Amanah dan terus dibayar kepada pengajar dan pelajar. Maklum Balas IKBN Kemasik telah mengeluarkan memo peringatan serta teguran kepada Jabatan Kosmetologi, Jabatan Multimedia, Jabatan Hospitaliti, Jabatan Perhotelan dan Cawangan Penyelarasan Kawalan dan Kualiti berkaitan

36 pengurusan terimaan bagi memastikan perkara tersebut tidak berulang lagi pada masa akan datang. i. Tiada Bukti Bayaran Upah Job Order Kepada Pengajar Dan Pelajar Semakan Audit terhadap rekod jualan dan agihan upah job order di IKBN Kemasik mendapati agihan upah telah dibuat kepada pengajar dan pelajar pada kadar masing-masing sebanyak 50% dan 30%. Bagaimanapun, pihak Audit tidak dapat mengesahkan agihan bayaran upah telah dibuat kepada pengajar dan pelajar yang terlibat memandangkan rekod bukti penerimaan upah oleh setiap pengajar dan pelajar tidak diselenggara. Maklum Balas Pihak IKBN Kemasik telah mengambil tindakan penambahbaikan di mana tiada lagi bayaran upah kepada mereka yang terlibat sehingga mendapat kelulusan daripada Kementerian Kewangan Malaysia. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Secara keseluruhannya, pengauditan terhadap pengurusan pelaksanaan job order di bawah Akaun Amanah Latihan Khas di ILKBS adalah pada tahap kurang memuaskan. Bagi memantapkan lagi pengurusan pelaksanaan job order di bawah Akaun Amanah Latihan Khas di ILKBS, pihak Audit mengesyorkan tindakan seperti berikut: BPKB hendaklah memastikan hebahan/ peringatan penggunaan GP Pelaksanaan Akaun Amanah Latihan Khas di buat kepada semua ILKBS dari semasa ke semasa bagi mengelakkan berlakunya isu terlepas pandang apabila berlakunya pertukaran penyelaras job order di sesuatu IKTBN/ IKBN. Selain itu, pemakaian Garis Panduan ini juga adalah bagi memastikan pengurusan job order dilaksanakan secara seragam dan mengikut peraturan/tatacara yang telah ditetapkan; Semua terimaan job order berkaitan Akaun Amanah Latihan Khas ILKBS hendaklah diperakaunkan ke dalam Buku Akaun Amanah. Tatacara kewangan dan perakaunan wang awam hendaklah sentiasa dipatuhi dalam pengurusan terimaan wang awam bagi memastikan ianya tidak disalahgunakan dan diuruskan dengan teratur;

37 Semakan dan pemantauan dari semasa ke semasa perlu dilaksanakan oleh Ketua Jabatan dalam memastikan peraturan dipatuhi dan tidak berlakunya hasil/ terimaan job order yang tidak diperakaunkan sebagai hasil Kerajaan; IKBN hendaklah memastikan semua penerimaan dan perbelanjaan wang Akaun Amanah dicatatkan dalam rekod kewangan Akaun Amanah dan diperakaunkan sepenuhnya; dan Bahagian Kewangan KBS mengemukakan permohonan kelulusan pembahagian keuntungan/ upah job order kepada MOF selaras dengan kehendak Perenggan 15.1 dan 15.2, Arahan Amanah, Akaun Amanah Latihan Khas ILKBS.

38 PENGAUDITAN TERHADAP PENGURUSAN PROGRAM PEMBANGUNAN EKONOMI BELIA DI JABATAN BELIA DAN SUKAN NEGARA LATAR BELAKANG Salah satu Teras Strategi JBSN adalah memperkukuhkan kualiti dan kesejahteraan hidup belia. Melalui teras strategi tersebut, JBSN telah menyusun 4 strategi iaitu memperkasakan ekonomi belia; menyerlah kepimpinan belia; menggalakkan pembangunan sosial dan pengantarabangsaan belia; dan mengukuh kerjasama strategik bersama pemegang taruh. Pelan Strategik JBSN 2021 – 2025 telah menggariskan 25 inisiatif utama bagi merealisasikan pencapaian teras strategik. Inisiatif pemerkasaan ekonomi belia ialah untuk menangani masalah pengangguran, miskin bandar dan luar bandar, sosial, kesihatan, pendidikan dan sebagainya. Inisiatif-inisiatif yang dirancang di bawah strategi ini adalah untuk meningkatkan kualiti dan kesejahteraan hidup belia melalui penjanaan ekonomi. Melalui program-program pemerkasaan ekonomi belia yang dirangka dapat menyumbang impak positif ke arah pembangunan belia yang berdaya saing seterusnya memperkasa dan memperkukuh kualiti kesejahteraan hidup belia. Program-program yang dilaksanakan adalah terdiri daripada: i. Kursus Youth Agrotech (Teknikal Belia Tani): Tujuan program ini adalah untuk menyalurkan teknologi terkini yang diguna pakai dalam pelaksanaan projek pertanian, ternakan, perikanan dan industri asas tani supaya kualiti serta pengeluaran hasil dapat ditingkatkan dan mampu bersaing dengan produk-produk lain di pasaran. Anggaran kewangan bagi empat (4) siri program berjumlah RM84,000.00 untuk pelaksanaan satu program di peringkat kebangsaan dan tiga (3) program di peringkat zon. ii. Youth Urban Farming : Terdapat tanah kosong dan terbiar yang tidak dibangunkan dengan sebarang projek di 12 Kompleks Rakan Muda (KRM) dan 14 Kompleks Belia

39 dan Sukan (KOMBES) di seluruh negara. Pelaksanaan projek jangka pendek atau jangka panjang ini sesuai bagi tempoh tertentu sahaja sebelum tanah ini dibangunkan dengan lain-lain projek. Anggaran peruntukan berjumlah RM90,000.00 menggunakan geran OS42000 di bawah peruntukan sedia ada disalurkan kepada pertubuhan yang berdaftar dengan Pendaftar Pertubuhan Belia (ROY). iii. Youth Agrocity : Program ini adalah bertujuan untuk: meningkatkan taraf sosio-ekonomi melalui pendapatan tambahan bagi warga belia yang tinggal di bandar yang tergolong di dalam B40; meningkatkan dan mempelbagaikan kemahiran belia serta memperkasa peranan belia dan menjadikan aktiviti pertanian sebagai salah satu cabang sumber ekonomi; dan sebagai pencetus kepada warga belia bandar di dalam memupuk minat sebagai usahawan di dalam bidang pertanian dan membantu keperluan kecukupan makanan dalam negara. iv. Program Belia Lestari: Pengisian latihan kemahiran dan projek pertanian bagi meningkatkan kemahiran dan pengetahuan belia dalam melaksana dan mengurus projek pertanian. Objektif program ini adalah untuk meningkatkan kesedaran dan keterlibatan belia dalam bidang pertanian, menyerlahkan potensi belia dalam bidang pertanian melalui perkumpulan belia, membantu belia menjana pendapatan melalui bidang pertanian, meningkatkan keyakinan belia dalam mengurus projek-projek pertanian dan mempromosi dan mengembangkan perusahaan produk pertanian. OBJEKTIF AUDIT Pengauditan ini dijalankan untuk menilai sama ada pengurusan program Pembangunan Ekonomi Belia di Jabatan Belia dan Sukan Negara telah dirancang dan dilaksanakan dengan cekap, berhemat, berkesan dan mencapai objektif yang ditetapkan.

40 SKOP DAN METODOLOGI AUDIT Pengauditan ini meliputi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan program pembangunan ekonomi belia khususnya terhadap pengurusan Program Youth Agrotech (Teknikal Belia Tani), Youth Urban Farming, Youth Agrocity dan Program Belia Lestari. Penilaian dibuat berdasarkan prestasi kewangan, pengurusan program, promosi, pemilihan peserta/ belia, perkhidmatan sokongan serta pemantauan projek dan peserta. Semakan audit merangkumi tempoh tahun 2021 sehingga bulan November tahun 2023. Pengauditan dijalankan dengan menyemak fail, rekod dan dokumen di pejabat Bahagian Pembangunan Belia (BPB) JBSN, JBS Negeri Pahang serta JBS Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur. Selain itu, temu bual dan perbincangan bersama pegawai yang terlibat serta lawatan fizikal ke tapak projek yang terpilih turut dijalankan. PENEMUAN AUDIT a. Garis Panduan Program/ Projek Secara Khusus Tidak Disediakan Berdasarkan semakan Audit mendapati kandungan kertas konsep berkenaan tidak komprehensif dan tidak konsisten bagi semua projek/ program. Kertas konsep juga tidak memperincikan skop tugasan pegawai yang terlibat dalam projek/ program berkenaan. Selain itu, kertas konsep tidak memperincikan strategi perancangan, pelaksanaan dan kaedah pemantauan yang perlu dilaksanakan oleh pihak-pihak berkepentingan. Kesannya, maklumat seperti hasil dan kekangan projek tidak direkodkan serta masalah awal tidak dapat dikesan untuk diatasi dengan segera. b. Permohonan Projek/Program Daripada Persatuan Tidak Disertakan Dengan Kertas Cadangan Pihak Audit mendapati projek penanaman cendawan tiram, projek pembenihan ikan keli dan talapia serta penghasilan susu kambing dan baja organik di bawah Program Agrobelia Lestari ada kertas cadangan yang dikemukakan kepada Bahagian Pembangunan Belia JBSN (BPB). Bagaimanapun, semakan fail program mendapati kertas cadangan bagi projek-projek terpilih di bawah Program Youth Urban Farming, Youth Agrocity dan Belia Tani tidak difailkan. Oleh yang demikian, pihak Audit tidak dapat menentukan pencapaian Indeks Tahap

41 Prestasi (KPI) iaitu kejayaan projek dalam mencapai sasaran yang dicadangkan oleh Persatuan. c. Sasaran Peserta Kursus Tidak Dapat Disahkan dan Melebihi Had Umur Belia Berdasarkan syarat penyertaan seperti kategori belia massa/ belia bekerjaya (usahawan), berumur 18 hingga 40 tahun, berminat atau baru memulakan projekprojek pertanian dan keutamaan kepada yang mempunyai tanah / tapak untuk diusahakan. Semakan Audit terhadap maklumat peserta yang menyertai bagi Program Youth Urban Farming dan Belia Lestari mendapati umur bagi enam (6) orang peserta telah melebihi had umur belia iaitu antara 47 – 54 tahun. Selain itu, umur 45 orang peserta program Youth Agrocity dan lima (5) orang peserta program Belia Lestari tidak dapat disahkan kerana maklumat umur peserta tiada dalam dokumen yang dikemukakan untuk semakan Audit. d. Projek Belum Dilaksanakan i. Projek Belia Tani Bandar merupakan program Youth Urban Farming anjuran bersama JBSN dan Pusat Belia Antarabangsa (IYC) sebagai rakan pelaksana projek. Tapak projek yang dicadangkan adalah di tanah milik KBS seluas 25 ekar di hentian sebelah lebuh raya plaza tol Awan Besar Shah Alam. Peruntukan pelaksanaan projek ini berjumlah RM125,000 telah disalurkan kepada IYC pada bulan Oktober 2022 dengan tempoh pelaksanaan selama enam (6) bulan bagi fasa satu (1). Semakan fizikal Audit pada 10 November 2023 mendapati projek ini masih belum dimulakan. Semakan lanjut mendapati laluan masuk ke kawasan tanah projek perlu melalui sebahagian laluan motosikal Lebuhraya KESAS serta berhampiran dengan landasan Transit Aliran Ringan (LRT). Oleh itu, aktiviti pertanian yang dirancangkan untuk manfaat belia tidak dapat dilaksanakan walaupun peruntukan telah disalurkan kepada pihak IYC pada bulan Oktober 2022.