91 Aset dan Stor dan Pengurusan Kenderaan. Semakan yang dibuat meliputi tempoh satu (1) tahun sehingga tarikh pengauditan serta tahun-tahun terdahulu di mana perlu. Pengauditan dilaksanakan dengan menyemak rekod dan dokumen kewangan. Selain itu, temu bual dengan pegawai yang terlibat serta pemeriksaan fizikal juga dijalankan untuk memperkukuhkan ketepatan penemuan Audit. PENEMUAN AUDIT a. Struktur Organisasi Semakan Audit mendapati Carta Organisasi IKTBN Bachok telah dipamerkan dan dikemas kini namun didokumenkan dalam dua (2) versi yang berbeza iaitu berdasarkan waran perjawatan dan mengikut keperluan operasi semasa. Semakan Audit selanjutnya di antara waran perjawatan dan carta organisasi yang didokumenkan mendapati perkara-perkara seperti berikut: (i) Jawatan/gred sebenar pegawai berbeza dengan jawatan/gred pegawai di Waran Perjawatan. Maklum Balas Surat Permohonan Pindaan Butiran Perjawatan KBS telah dihantar kepada JPA pada 12 November 2021 bagi IKTBN Bachok. Terdapat kesilapan di peringkat JPA di mana waran tertukar menjadi DV48 pada 2018. Pada tahun 2024, waran telah ditukar kembali menjadi asal kepada S54. (ii) Perbezaan nama Jabatan/Bahagian di antara Waran Perjawatan dan Carta Organisasi yang didokumenkan. (Isu Berulang) Maklum Balas Perubahan terhadap nama Sekolah/Jurusan kepada Jabatan/Bahagian di Carta Organisasi adalah untuk memenuhi Arahan Tetap Pengarah Kemahiran (ATPK Bil 7 Tahun 2023 - Ketetapan Nama Jabatan dan Bahagian menggantikan Nama Sekolah dan Jurusan) yang berkuat kuasa pada 21 Julai 2023 dan Model Perjawatan yang melibatkan semua ILKBS masih dalam proses kelulusan JPA.
92 (iii) Perwujudan tiga (3) Bahagian baharu iaitu Bahagian Penyelarasan dan Kawalan Kualiti, Pembangunan dan Penyelenggaraan Aset dan Hubungan Industri dan Pengajian Umum yang tiada di dalam Waran Perjawatan Maklum Balas IKTBN Bachok telah menyelaraskan semula dengan menambah 3 bahagian baru secara pentadbiran untuk memastikan operasi institut berjalan dengan lebih baik dan lancar. Pihak BPKB juga melalui Bengkel Rasionalisasi Perjawatan BPKB dan ILKBS bertujuan untuk penstrukturan semula organisasi ke arah penyeragaman mengikut fungsi dan bidang tugas jabatan/bahagian semasa. Model Perjawatan yang melibatkan semua ILKBS masih dalam proses kelulusan JPA. (iv) Perjawatan Tidak Diisi Sebanyak enam (6) perjawatan bagi Kumpulan Pelaksana tidak diisi di IKTBN Bachok iaitu di antara 9 bulan hingga 47 bulan. Maklum Balas Surat Permohonan Pengisian Perjawatan telah dihantar secara berkala kepada pihak BPKB dan BPSM setiap bulan atau setiap kali kekosongan dan BPKB dalam proses menghantar permohonan pengisian perjawatan kepada BPSM dan disalin untuk perhatian KSU. (v) Penempatan Secara Pentadbiran Dilaksanakan Semakan Audit mendapati terdapat seorang pegawai IKTBN Bachok telah ditempatkan secara pentadbiran di IKBN Naka, Kedah (IKBN Naka). Maklum Balas IKTBN Bachok telah memohon kepada pihak BPKB dan BPSM agar Penyelia Asrama yang ditempatkan secara pentadbiran di IKBN Naka ditempatkan semula di IKTBN Bachok namun tidak dapat dipertimbangkan kerana kepentingan perkhidmatan.
93 b. Pegawai Terlibat Kewangan dan Aset Tidak Menghadiri Kursus Berkaitan Tugas Semakan Audit terhadap laporan kehadiran kursus mendapati dua (2) pegawai yang menjalankan tugas-tugas kewangan tidak menghadiri kursus berkaitan tugas bagi tempoh Januari hingga September 2023. Maklum Balas Surat peringatan kepada dua (2) pegawai yang terlibat telah dikeluarkan pada 22 Oktober 2023 untuk menghadiri latihan/kursus yang bersesuaian dengan bidang tugas. c. Pusingan Tugas Tidak Dilaksanakan Semakan Audit terhadap rekod penempatan pegawai mendapati pusingan tugas tidak dilaksanakan bagi tiga (3) pegawai yang menjalankan tugas berkaitan pengurusan kewangan. Ini kerana pihak Bahagian Pembangunan Kemahiran Belia (BPKB) tidak melaksanakan dasar pusingan tugas sebagaimana yang ditetapkan di dalam pekeliling yang berkuat kuasa. Manakala bagi jawatan pembantu akauntan pula, pegawai masih menunggu arahan pertukaran daripada pihak Jabatan Perkhidmatan Awam. Maklum Balas IKTBN Bachok hanya mempunyai satu perjawatan bagi Pembantu Akauntan W22 dan permohonan untuk pusingan kerja jawatan tersebut telah dibuat melalui surat dari Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, KBS ke Jabatan Akauntan Negara Malaysia No. Ruj.: KBS(SM)05/387 Jld.6 (57) pada 28 Disember 2023 Manakala, dua (2) lagi pegawai yang terlibat, pusingan kerja telah dijalankan dengan membuat pelantikan baru bagi meneruskan kerja-kerja berkaitan pengurusan kewangan di IKTBN Bachok. Pihak Pengurusan IKTBN Bachok juga telah menghantar cadangan pusingan kerja pegawai awam melalui emel kepada Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, KBS pada 16 Oktober 2023. d. Kelewatan Penyediaan Penyata Pemungut Semakan Audit mendapati penyata pemungut lewat disediakan bagi hasil yang diterima bagi Program Latihan Khas Industri (PLKI) ECRL – Akaun Latihan Khas
94 berjumlah RM32,330 yang diterima secara Electronic Fund Transfer (EFT). Kelewatan ini berpunca disebabkan pihak IKTBN Bachok tidak melakukan semakan terhadap penyata bank secara harian. Maklum Balas Penyata Pemungut telah disediakan pada hari yang sama dengan tarikh resit dikeluarkan iaitu pada 13.07.2022. Walau bagaimanapun, penyedia telah lewat untuk mencetak dokumen Penyata Pemungut tersebut. Oleh yang demikian, pihak IKTBN Bachok telah mengeluarkan memo peringatan untuk tindakan penyedia untuk memastikan semua terimaan yang dibuat dicetak pada hari yang sama. e. Tunggakan Bil Air Kuarters (Isu Berulang) Semakan Audit mendapati terdapat tunggakan bil air kuarters berjumlah RM922.05 yang melibatkan 17 pegawai IKTBN Bachok dan pengusaha Dewan Makan. Tempoh tunggakan adalah di antara 2 hingga 12 bulan. Tunggakan bil air kuarters berlaku disebabkan sikap segelintir pegawai yang suka mengumpulkan bil air masing-masing sebelum melakukan pembayaran. Maklum Balas Semua tunggakan bil air sehingga November 2023 telah selesai dibayar oleh pengguna. Disertakan senarai nama (seperti dalam memo dan surat peringatan) dan salinan resit bayaran oleh pengguna. f. Minit Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Tidak Difailkan Semakan Audit mendapati Minit Mesyuarat Penilaian Teknikal dan Kewangan bagi Sebut Harga Membekal dan Menghantar Bahan Mentah Kering dan Basah Jabatan Teknologi Hospitaliti Bagi Tujuan Pembelajaran dan Latihan di IKTBN Bachok dari bulan Julai 2023 sehingga Jun 2025 yang bernilai RM201,051.40, tidak difailkan ke dalam fail sebut harga. Maklum Balas Minit Mesyuarat Penilaian Teknikal dan Minit Mesyuarat Penilaian Kewangan bagi bagi Sebut Harga Membekal dan Menghantar Bahan Mentah Kering dan Basah Jabatan Teknologi Hospitaliti Bagi Tujuan Pembelajaran dan Latihan di IKTBN Bachok telah dibuat dan dilampirkan di dalam fail Sebut Harga. Pihak urusetia
95 sebutharga juga komited untuk memastikan semua Pengerusi Jawatan kuasa menghantar minit mesyuarat untuk semua aktiviti penilaian yang dijalankan. g. Kawalan Dalaman Proses Bayaran (i) Pembayaran Bagi Perkhidmatan Bermasa Yang Tidak Teratur Semakan Audit mendapati IKTBN Bachok telah membuat enam (6) pembayaran bagi Perkhidmatan Sewaan Penapis Air dan Perkhidmatan Membekal dan Memungut Sanitari Bin kepada dua (2) syarikat berjumlah RM9,547.00 tanpa dokumen kontrak. Perkara ini berlaku kerana kontrak perkhidmatan tersebut telah tamat tempoh masing-masing pada 30 April 2023 dan 30 Jun 2023. Maklum Balas Tindakan pembetulan telah dilakukan dengan melaksanakan Perolehan Bermasa Berjadual bagi Perkhidmatan Sewaan Penapis Air manakala Perkhidmatan Membekal dan Memungut Sanitari Bin telah dilaksanakan melalui kontrak Perkhidmatan Pembersihan Dan Kerja-Kerja Landskap Secara Mesra Alam Di IKTBN Bachok, Kelantan yang masing-masing bermula pada September dan November 2023. Pihak IKTBN Bachok telah melaksanakan perolehan bermasa berjadual bagi perolehan Perkhidmatan Sewaan Mesin Penapis Air dan perolehan Perkhidmatan Sanitari Bin (dimasukkan bersekali di dalam spesifikasi Perkhidmatan Pembersihan Dan Kerja-Kerja Landskap Secara Mesra Alam Di Institut Kemahiran Tinggi Belia Negara Bachok, Kelantan). (ii) Arahan Pembayaran Tidak Disokong Dengan Dokumen Yang Lengkap Semakan Audit mendapati dokumen yang dikepilkan pada 11 Arahan Pembayaran berjumlah RM261,556.63 adalah tidak lengkap. Maklum Balas Pihak IKTBN Bachok mengambil maklum dan tindakan penambahbaikan telah diambil dengan memastikan setiap Arahan Pembayaran disokong dengan dokumen lengkap selepas teguran Audit. Pihak IKTBN Bachok telah membuat penambahbaikan apabila semua perolehan yang ingin dibuat, akan disertakan dokumen sokongan termasuk salinan SSM, Sijil MOF serta penyata bank.
96 h. Deposit Tidak Dituntut Melebihi 12 Bulan Dan Tidak Diwartakan (Isu Berulang) Semakan Audit mendapati Deposit Wang Cagaran Kantin bagi tiga (3) pendeposit bernilai RM13,704.90 masih disimpan dan tidak diwartakan sejak tahun 2016. Maklum Balas Deposit Wang Cagaran Kantin bagi tiga (3) pendeposit bernilai RM13,704.90 masih dalam proses pewartaan deposit di dalam portal e-warta oleh pihak Percetakan Nasional Malaysia Berhad. i) Deposit yang melibatkan Abdullah Bin Wahab, pendeposit mempunyai hutang berkaitan sewaan kantin dan bil air, dan pihak waris telah membayar tunggakan hutang pada 15.01.2023. Walaubagaimanapun, pihak IKTBN Bachok tidak dapat membuat bayaran kerana masih menunggu Surat Tadbir Pusaka daripada pihak waris untuk membolehkan deposit dipulangkan semula kepada waris. ii) Pihak IKTBN Bachok masih menunggu maklum balas daripada syarikat Mr Pesona Trading untuk melangsaikan tunggakan hutang melibatkan sewaan kantin dan bil air sebanyak RM2,310.25. Pihak IKTBN Bachok telah menghantar surat peringatan, Bagaimanapun, pihak syarikat masih belum memberi maklum balas. iii) Kontrak Sewaan Kafeteria kepada Pengurus AZ Amnie Ent. bermula 01 Disember 2013 bagi perkhidmatan sewaan kafeteria dan menyediakan makan minum di kafeteria IKTBN Bachok. Tempoh Kontrak adalah bermula pada 01 Disember 2013 hingga 30 November 2015. Pihak syarikat telah memohon penamatan kontrak perkhidmatan sewaan di kafeteria sehingga 31 Disember 2014 bertarikh 19 November 2014 kerana tidak dapat menampung kos sewaan. i. Penyaman Udara Belum Didaftarkan Semakan Audit mendapati sebanyak 31 unit penyaman udara yang diterima secara perolehan sebut harga telah lewat didaftarkan daripada tarikh terima iaitu kelewatan selama 260 hari. Maklum Balas Kesemua unit penyaman udara telah didaftarkan di dalam Sistem Pemantauan Pengurusan Aset (SPPA) pada 19 Oktober 2023.
97 j. Peralatan ICT Yang Usang Dan Rosak Belum Dilupuskan Semakan Audit di Bilik Pelupusan ICT, IKTBN Bachok pada 11 Oktober 2023 mendapati sebanyak 23 unit Peralatan ICT bernilai RM99,980.58 yang usang dan rosak masih belum dilupuskan. Peralatan ICT Yang Belum Dilupuskan Tarikh: 11.10.2023 Lokasi: Bilik Stor, Pelupusan ICT, IKTBN Bachok Maklum Balas Surat permohonan telah dihantar ke Bahagian Pengurusan Maklumat untuk memohon pemeriksaan pelupusan bagi 23 unit peralatan ICT yang bernilai keseluruhan RM99,980.58 pada 31 Disember 2023. k. Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Tidak Diperiksa Oleh Ketua Jabatan Dari Semasa Ke Semasa Semakan Audit mendapati rekod pergerakan Kad Inden bagi semua kenderaan telah disediakan dengan lengkap dan kemas kini. Bagaimanapun, pihak Audit mendapati bahawa Buku Rekod Pergerakan Kad Inden tersebut tidak diperiksa oleh Ketua Jabatan dari semasa ke semasa. Maklum Balas Buku Rekod Pergerakan Kad Inden telah diperiksa oleh Ketua Jabatan bagi semua kenderaan jabatan dan mematikan pemeriksaan dibuat dari semasa ke semasa.
98 l. Tiada Bukti Semakan Silang Penyata Pembelian Bulanan Dengan Resit Pembelian Minyak Semakan Audit terhadap penyata pembelian tahun 2023 mendapati penyata pembelian bahan api telah disemak dengan salinan resit pembelian bahan api kenderaan bagaimanapun tiada tandatangan pemandu/pemegang kad dibuat pada penyata pembelian berkenaan. Maklum Balas Semakan silang Penyata Pembelian Bulanan dengan Resit Pembelian Minyak telah dijalankan oleh Pembantu Tadbir N22 selaku pemegang kad. m. Tunggakan Saman Kenderaan Masih Belum Diselesaikan Semakan Audit setakat Oktober 2023 mendapati IKTBN Bachok mempunyai 25 rekod saman tertunggak berjumlah RM4,140 di antara tahun 2003 hingga 2021 yang dikeluarkan oleh PDRM yang masih belum diselesaikan. Maklum Balas Pihak IKTBN Bachok telah mengeluarkan memo kepada pemandu yang terlibat untuk menyelesaikan saman yang tertunggak. Permohonan pengurangan/pembatalan saman juga telah dihantar ke PDRM pada 29 Januari 2024, walau bagaimanapun Pihak PDRM belum memberi maklum balas berkaitan perkara tersebut. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Secara keseluruhannya, prestasi pengurusan kewangan di IKTBN Bachok adalah baik memandangkan hanya empat (4) isu berulang berbanding 25 penemuan yang pernah dibangkitkan dalam pengauditan pengurusan kewangan yang lepas. Sehubungan itu bagi memantapkan lagi prestasi pengurusan kewangan, IKTBN Bachok hendaklah mengambil tindakan proaktif dengan melaksanakan pemeriksaan dan pemantauan secara berterusan dari semasa ke semasa. Selain itu, pihak Audit mengesyorkan Ketua Jabatan di Bahagian/Unit berkaitan mengambil tindakan segera terhadap isu-isu yang dibangkitkan dalam pemerhatian Audit ini berdasarkan syor yang diberikan di perenggan berkaitan.
100 PENAMPILAN AUDIT ICT TERHADAP SISTEM BIOMETRIK DI BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN, KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN LATAR BELAKANG Sistem Perakam Waktu Elektronik (Sistem Biometrik) telah mula digunakan pada 1 April 2021 dengan fungsian untuk merekodkan kehadiran, mengemas kini sebab/alasan ketidakhadiran dan menjana Laporan Kad Kedatangan. Sistem Biometrik Kementerian Belia dan Sukan telah diuruskan oleh Bahagian Khidmat Pengurusan dan selenggarakan oleh syarikat Pengurusan Fasiliti bangunan Kerajaan di Putrajaya. Objektif Pengauditan adalah untuk memastikan: i. pengurusan dan perancangan ICT dikawal dengan baik. ii. Kawalan Kemudahan ICT disenggarakan dengan baik dan sistematik. iii. projek ICT dilaksanakan mengikut peraturan dan sistem dibangunkan mengikut proses pembangunan sistem. PENEMUAN AUDIT Data tidak di buat backup berjadual. Disk backup tidak disimpan di lokasi lain (Disaster Recovery). Ujian restoration backup tidak dibuat secara berjadual. Perkakasan tidak mempunyai penyenggaraan berjadual (preventive maintenance). MAKLUM BALAS AUDITI Kerja backup data dan penyenggaraan secara berjadual telah dinyatakan dalam senarai semak kerja penyelenggaraan oleh syarikat Pantai Jeram Sdn. Bhd. (PJSB). Perkara ini telah dimaklumkan dalam Mesyuarat Pengurusan Fasiliti dan Penyenggaraan Kontrak Pengurusan Fasiliti Bangunan, Perkhidmatan Housekeeping dan Pest Control yang akan dipengerusikan oleh JKR pada 8 November 2023 untuk tindakan PJSB selanjutnya. PENAMPILAN AUDIT ICT
101 Alat Pengimbas Dan Komputer Peribadi Yang Digunakan Untuk Sistem Biometrik Di Kementerian Belia Dan Sukan Tarikh: 14.09.2023 Lokasi: Ruang Lobi Menara KBS Tarikh: 14.09.2023 Lokasi: Ruang Kerja, Pentadbir Sistem SYOR AUDIT 1. Memastikan kawalan kemudahan Sistem Biometrik diselenggarakan dengan baik dan sistematik. 2. Memastikan projek sistem biometrik dilaksanakan mengikut peraturan dan dibangunkan mengikut proses pembangunan sistem.
103 Penampilan Audit adalah merupakan pengauditan yang dijalankan dari semasa ke semasa dengan memberi tumpuan kepada aspek kawalan pengurusan kewangan iaitu pengurusan, terimaan, perolehan, perbelanjaan, aset dan stor serta kenderaan. Mekanisme pengauditan ini merupakan satu signal kepada semua Jabatan/Agensi termasuk PTJ, Pejabat Pemungut dan Pusat Kos bahawa pengurusan dan pelaksanaan aktiviti adalah di bawah pemantauan KBS dan salah satunya melalui Penampilan Audit oleh UAD. Pada tahun 2023, sebanyak lima (5) Penampilan Audit telah dilaksanakan seperti berikut: Berikut adalah rumusan hasil penemuan terhadap Penampilan Audit yang telah dilaksanakan: BIL. SENARAI SEMAK / PROSEDUR AUDIT PTJ YANG DIAUDIT a b c d e KAWALAN PENGURUSAN 1 Carta organisasi disediakan, dipamerkan dan dikemas kini. 2 Myportfolio disediakan untuk setiap kakitangan yang terlibat dengan tugas-tugas Kewangan. 3 Item dalam Myportfolio di sedia dengan lengkap. 4 Kakitangan yang menjalankan urusan kewangan (AP101 dan AP69) diberi kuasa secara bertulis seperti mana kehendak peraturan. - 5 Semua teguran Unit Audit Dalam dijawab segera. - - - - 6 Daftar Pemeriksaan Mengejut diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. - PENAMPILAN AUDIT 03.05.2023 PBSD Jasin 23.05.2023 KOMBES Kedah 25.05.2023 PBSD Kg. Gajah 26.05.2023 PBSB Sibu 07.08.2023 KSK Libaran a b c d e PENAMPILAN AUDIT
104 BIL. SENARAI SEMAK / PROSEDUR AUDIT PTJ YANG DIAUDIT a b c d e 7 Pemeriksaan Mengejut dilaksanakan oleh pegawai bertanggungjawab setiap enam (6) bulan sekali. - 8 Pegawai telah menghadiri kursus/latihan sekurang-kurangnya tiga (3) hari dalam setahun. - KAWALAN TERIMAAN 9 Daftar Borang Hasil diselenggarakan dengan lengkap. - - - 10 Baki stok borang hasil yang dicatatkan dalam daftar sama dengan stok sebenar dalam tangan. - - - 11 Stok borang disimpan di tempat yang selamat. - - - 12 Borang hasil yang diterima disemak dan diperakui tentang ketepatan nombor siri di buku resit. - - - 13 Borang hasil dikeluarkan mengikut susunan nombor secara berturutan. - - - 14 Peranan dan capaian selaras dengan penurunan kuasa. - - - 15 Pengasingan tugas untuk terimaan diwujudkan. - - - 16 Ciri-ciri keselamatan diwujudkan di ruang tempat penerimaan kutipan. - - - 17 Laporan-laporan berkaitan terimaan dicetak pada hari pertama bulan seterusnya dan disemak. - - - - 18 Pegawai bertanggungjawab menyemak setiap hari butiran yang di rekod dalam buku tunai. - - - - 19 Penyata pemungut disediakan bagi transaksi dijalankan dalam tempoh yang ditetapkan. - - - - KAWALAN PERBELANJAAN 20 Penurunan kuasa secara khusus diberikan kepada pegawai yang terlibat dalam bayaran. - - - - 21 Had kuasa berbelanja yang ditetapkan dalam sistem adalah selaras dengan perwakilan kuasa menandatangani Arahan Pembayaran yang diluluskan. - - - - 22 Capaian dalam sistem telah dibatalkan bagi pegawai yang bertukar/ berhenti/ bersara. - - - - 23 ID Pengguna tidak digunakan semasa ketiadaan pegawai/pegawai tidak bertugas. - - - - 24 Bukti Laporan Pukal disemak dengan bil asal. - - - - 25 Bayaran bil pukal dibayar sekali sahaja. - - - - 26 Peraturan kewangan dipatuhi ketika bayaran dibuat. - - - -
105 BIL. SENARAI SEMAK / PROSEDUR AUDIT PTJ YANG DIAUDIT a b c d e PENGURUSAN PEROLEHAN 27 Semua kategori perolehan telah didaftarkan di dalam MyGPIS. - - - - 28 Penyelia dilantik di peringkat Kementerian/Jabatan/PTJ untuk memantau MyGPIS. - - - - 29 Pesanan Kerajaan dikeluarkan terlebih dahulu sebelum bekalan/perkhidmatan diterima. - - - - 30 Kajian pasaran dibuat dengan mendapatkan sekurang-kurangnya tiga (3) tawaran harga daripada pembekal tempatan. - - - - PENGURUSAN ASET DAN STOR 31 Daftar harta modal disediakan dan diselenggara dengan lengkap dan tepat. 32 Pemeriksaan fizikal dilakukan oleh pegawai yang bertanggungjawab setiap tahun. 33 Daftar aset alih bernilai rendah disediakan dan diselenggara dengan lengkap dan tepat. 34 Pemeriksaan fizikal dilakukan oleh pegawai yang bertanggungjawab setiap tahun. 35 Daftar Stok (KEW.PS-3) diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. - 36 Baki fizikal barang-barang stor adalah sama dengan baki terakhir di Daftar Stok (KEW.PS-3). - 37 Borang Permohonan Pergerakan/Pinjaman Aset Alih (KEW.PA-9) diselenggarakan dengan lengkap. - - 38 Aset diberi tanda pengenalan Hak Kerajaan Malaysia dan nombor siri pendaftaran yang betul. PENGURUSAN KENDERAAN 39 Buku Log kenderaan disediakan bagi setiap kenderaan. - - - - 40 Buku Log disemak oleh pegawai kenderaan setiap bulan. - - - - 41 Buku Log diselenggarakan dengan lengkap. - - - - 42 Kad Inden disimpan oleh pegawai kenderaan setiap masa melainkan sekiranya ada keperluan mengisi minyak. - - - - 43 Buku Rekod Pergerakan Kad Inden disediakan oleh pegawai kenderaan. - - - - 44 Buku Rekod Pergerakan Kad Inden dikemas kini dan diperiksa oleh Ketua Jabatan. - - - -
106 BIL. SENARAI SEMAK / PROSEDUR AUDIT PTJ YANG DIAUDIT a b c d e PENGESAHAN WANG DI TANGAN 45 Baki wang panjar di tangan betul. - - - - 46 Wang panjar disimpan selamat. - - - - 47 Amaun wang pungutan yang masih belum dimasukkan ke bank adalah betul. - - - - 48 Wang pungutan disimpan selamat. - - - - LAIN-LAIN PENEMUAN 49 Aset usang dan rosak dilupuskan. - - - 50 Aset berharga/menarik disimpan di tempat yang selamat. - - - 51 Perjanjian ditandatangani dalam tempoh empat (4) bulan. - - - 52 Pemeriksaan Dalaman (AP308) dilaksanakan. - - 53 Kunci dan kombinasi bagi Peti besi disimpan. - - - - 54 Catatan perihal pada buku KEW.68 adalah tepat. - - - - 55 Salinan KEW.PA-11 (Borang Pemeriksaan Aset Alih) disediakan untuk tahun 2021 dan 2022. - - - - 56 Stor unit diwujudkan. - - - 57 Aset Bernilai Rendah yang di rekod sebagai Harta Modal telah diambil tindakan. - - - - 58 KEW.PA-7 dipamerkan. - - - - 59 Aset digunakan dan didaftarkan. - - - - Nota: Patuh Tidak Patuh - Tidak Berkaitan
BAHAGIAN IX LAPORAN PENGAUDITAN MENGEJUT
108 Pemeriksaan Mengejut dijalankan tanpa memaklumkan terlebih dahulu tarikh sebenar lawatan kepada pihak auditi. Semakan dijalankan terhadap borang hasil, kutipan hasil, wang awam, harta awam dan barang berharga yang disimpan oleh Pejabat Kerajaan supaya diuruskan mengikut peraturan kewangan yang sedang berkuat kuasa. Pengauditan dijalankan berdasarkan Garis Panduan Pengauditan Mengejut yang dikeluarkan oleh JAN. Objektif pemeriksaan adalah untuk menentukan wang awam, harta awam dan barang berharga, perolehan serta baucar di bawah jagaan/seliaan pegawai yang diberikan tanggungjawab diakaunkan dengan teratur, dikawal dan disimpan dengan selamat dan betul. Bagi tahun 2023, pemeriksaan mengejut telah dilaksanakan terhadap sembilan (9) Pejabat Pemungut/Pusat Kos di bawah Kementerian seperti berikut: PEMERIKSAAN MENGEJUT a PBSD Kinta b PBSD Kampar PBSD Barat i Daya h PBSD Pendang PBSD Pokok g Sena f PBSD Tampin PBSD Seberang c Perai Selatan KSK Pinang d Tunggal e PBSD Seremban PEMERIKSAAN MENGEJUT
109 RINGKASAN ISU PEMERIKSAAN MENGEJUT BIL. SENARAI SEMAK / PROSEDUR AUDIT PTJ YANG DIAUDIT a b c d e f g h i TERIMAAN 1 Borang Hasil dikeluarkan mengikut susunan nombor yang betul dan direkodkan di Kew.68 - - - - - 2 Baki fizikal stok Borang Hasil bersamaan dengan rekod dalam Daftar Borang Hasil. - - - - - - 3 Stok Borang Hasil disimpan di tempat berkunci dan selamat. - - - - - - 4 Peranan dan capaian di iGFMAS selaras dengan penurunan kuasa. - - - - - 5 Pengasingan tugas untuk terimaan diwujudkan di dalam sistem. - - - - - 6 ID Pengguna tidak digunakan semasa ketiadaan pegawai - - - - - - - 7 Setiap Resit rasmi/ kutipan direkodkan ke dalam Buku Tunai/Buku Tunai Elektronik pada hari yang sama. - - - - - - - 8 Resit Rasmi secara manual atau elektronik mestilah dikeluarkan sebagai akuan terima wang yang dibayar kepada seseorang pegawai awam. - - - - - 9 Notis Pemberitahuan Orang Awam untuk mendapatkan resit rasmi dipamerkan di tempat yang mudah dilihat. - - - - - 10 Pembatalan resit rasmi hanya boleh dibatalkan oleh pegawai yang diberi kuasa secara bertulis dan hendaklah dibuat melalui baucar jurnal. - - - - - - - - 11 Resit rasmi manual hendaklah dikeluarkan secara bersiri. - - - - - - 12 Juruwang hendaklah memastikan wang tunai/ Draf Bank/ Wang Pos/ Kiriman Wang/ Cek diserahkan kepada Penyelia dengan amaun dan bilangan yang betul seperti dalam Laporan Serahan Wang. - - - - - 13 Penyelia di Pejabat Pemungut kecil hendaklah memastikan kutipan yang diserahkan sama dengan amaun Buku Tunai Serahan (Kew. 249)/ Laporan Buku Tunai Cerakinan dan Laporan Serahan Wang. Penyelia hendaklah menandatangani ringkas sebagai bukti semakan. - - - - -
110 BIL. SENARAI SEMAK / PROSEDUR AUDIT PTJ YANG DIAUDIT a b c d e f g h i 14 Wang kutipan (kertas dan syiling melebihi RM1,000)/jumlah pungutan (wang kertas, syiling, cek, wang pos dan kiriman wang melebihi RM2,500)/ dimasukkan ke dalam bank pada hari yang sama dan menyemak tarikh cetakan bank dan penyata pemungut. - - - - - 15 Pungutan melalui cek mestilah dibayar masuk (bank-in) tidak lewat dari satu (1) minggu dari tarikh terima dengan menyemak tarikh cetakan bank dan penyata pemungut. - - - - - - - 16 Wang kutipan tunai kurang daripada RM1,000 dan cek yang disimpan tidak melebihi tempoh satu (1) minggu daripada tarikh terimaan disimpan di dalam peti besi atau bilik kebal. - - - - - PENGURUSAN ASET 17 Semua harta modal dan aset alih bernilai rendah hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan. - - - - - - 18 Aset diberi tanda pengenalan Hak Kerajaan Malaysia dan ditandakan dengan nombor siri pendaftaran yang betul. 19 Aset yang dibeli digunakan. - 20 Aset disimpan di tempat yang selamat dan sesuai serta sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. 21 Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman/penempatan sementara direkodkan dalam KEW.PA-9 (Rekod Pinjaman & Pergerakan Aset Alih). - - - PENGURUSAN STOR 22 Penerimaan barang-barang dari pembekal menggunakan Borang Terimaan Barang-Barang (BTB) KEW.PS-1 yang disediakan oleh Pegawai Penerima dan diperakukan oleh Pegawai Pengesah. - - - - - - - - 23 Stok barang-barang berharga dan menarik disimpan di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab atau yang diberi kuasa di tempat yang sesuai dan selamat . - - - 24 Baki fizikal barang-barang stor barang berharga dan menarik adalah sama dengan baki terakhir di kad petak. - - - - -
111 BIL. SENARAI SEMAK / PROSEDUR AUDIT PTJ YANG DIAUDIT a b c d e f g h i UMUM 25 Kod kombinasi dan anak kunci peti besi/bilik kebal dipegang pegawai yang berlainan dan diberikan kuasa. - - - - - - - 26 Semua wang tunai, cek, setem, buku kaunterfoil , dokumen dan barang-barang berharga yang diterima oleh pejabat awam hendaklah disimpan dalam peti besi atau bilik kebal. - - - - 27 Ketua Jabatan melakukan Pemeriksaan Mengejut tidak kurang sekali dalam tempoh enam (6) bulan dan perlu direkodkan dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut. 28 Pemeriksaan Dalaman dijalankan dari semasa ke semasa (sekurang-kurangnya sekali setahun) oleh Ketua Jabatan atau wakil yang dilantik dan perlu direkodkan dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut. - HAL-HAL LAIN 29 Daftar Stor dikemas kini. - - - - - - - - 30 Semua terimaan perlu diperakuankan ke dalam Kumpulan Wang Disatukan - - - - - - - - 31 Buku Rekod Pelawat dikemas kini. - - - - - - - - 32 Pegawai bertugas pengurusan kewangan hadir kursus berkaitan pengurusan kewangan. - - - - - - - - 33 Aset rosak perlu dicadang untuk pembaikan atau pelupusan - - - - - - - - 34 Senarai Aset Alih (KEW.PA-7) Dipamerkan Dilokasi - - - - - - - 35 Aset belum dilupuskan. - - - - - - - - 36 Aset tidak dapat dikesan. - - - - - - - - 37 Kelulusan Penerimaan Hadiah - - - - - - - - 38 Stor Unit diwujudkan. - - - - - - - - 39 - MyPortfolio disediakan untuk setiap jawatan/lengkap & kemas kini. - Carta fungsi, aktiviti bagi fungsi, deskripsi tugas,proses kerja serta carta alir disediakan dan dikemaskinikan. - - - - - - - 40 Pusingan tugas dilaksanakan - - - - - - - - 41 Semua item stor hendaklah direkodkan penerimaan dan pengeluaran di dalam SPS. - - - - - - 42 Penempatan Aset daftar adalah teratur dan terkini (KEW.PA-3) - - - - - - - - 43 Sebarang pembaikan hendaklah dilaksanakan oleh Tuan Tanah selaras dengan perjanjian - - - - - - - -
113 4 PENGAUDITAN KHAS Hari Sukan Negara 2023 Hari Belia Negara 2023 Verifikasi Data Baki Awal Aset dan Liabiliti Bilangan 1 Tahun 2023 Aset Alih Akaun Belum Terima Verifikasi Data Baki Awal Aset dan Liabiliti Bilangan 2 Tahun 2023 Aset Tak Alih Bangunan Akaun Belum Bayar Bagi Aset Dalam Pembinaan (Yang Memperoleh Sijil Siap Kerja) PENGAUDITAN KHAS
114 HARI SUKAN NEGARA TAHUN 2023 LATAR BELAKANG Hari Sukan Negara (HSN) mula telah dilaksanakan sejak tahun 2015 merupakan agenda nasional yang disambut secara tahunan pada hari Sabtu minggu kedua bulan Oktober. HSN bertujuan untuk merealisasikan hasrat dan inspirasi kerajaan untuk menggalak dan menjadikan Malaysia sebagai negara yang mempunyai rakyat yang sentiasa bersukan sehingga ia menjadi satu budaya hidup. Aspirasi sambutan HSN2023 adalah berteraskan Visi Sukan Negara 2030 dan selaras dengan kerangka Malaysia MADANI dengan membudayakan dan merakyatkan sukan dalam kalangan masyarakat menerusi amalan gaya hidup cergas dan aktif. Sambutan ini diadakan pada 13 hingga 15 Oktober 2023 dengan penganjuran 66 buah acara dan aktiviti sukan dan rekreasi seperti Jelajah Fit Malaysia, senamrobik, bola keranjang 3X3, kabbadi, sukan elektronik dan banyak lagi. Selain itu, program dan aktiviti mesra OKU, kanak-kanak dan warga emas seperti Karnival Inspire OKU Aktif, Active Ageing, sukaneka dan sebagainya turut dianjurkan. Pengauditan HSN ini telah dibuat di tiga (3) lokasi iaitu di Peringkat Kebangsaan, Peringkat Negeri Selangor dan Peringkat WP Kuala Lumpur sepanjang tempoh tiga (3) hari ia berlangsung. OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengauditan ini adalah untuk menentukan perancangan dan pelaksanaan Sambutan HSN2023 dilaksanakan mengikut undang-undang, peraturan dan prosedur yang ditetapkan. PENEMUAN AUDIT Penemuan Audit hasil daripada pemeriksaan fizikal terhadap HSN2023 adalah seperti berikut:- i. Kipas rosak di shell scheme kawasan sports pavillion dan agak berbahaya kepada pengunjung yang datang kerana sebahagian wayar/kabel terdedah boleh menyebabkan renjatan elektrik.
115 ii. Tiada penunjuk arah tempat pengambilan Race Kit menyukarkan para peserta menentukan lokasi sebenar. iii. Lokasi penempatan mobile toilet kurang strategik, hanya diletakkan di satu tempat dan agak jauh menyukarkan pengunjung di Putrajaya untuk menggunakan kemudahan ini. iv. Gimik perasmian di Peringkat Kebangsaan kurang lancar. v. Tiada beach flag disediakan bagi aktiviti bola tampar di lokasi Taman Pancarona untuk tujuan pemberitahuan dan promosi program HSN. vi. NGO/Persatuan lewat menerima peruntukan kewangan menimbulkan kesukaran bagi menguruskan pembayaran kepada syarikat pembekal. vii. Ruang acara yang terhad berbanding jumlah peserta dan kehadiran pengunjung yang ramai. AKTIVITI YANG DIADAKAN Suasana Di Pentas Utama Senamrobik Bagi Warga Emas Sesi Taklimat Para Sukarelawan Rerurai Pameran Peralatan Sukan
116 Pelepasan Peserta Larian 5km/10km Pertandingan Bola Jaring Pelepasan Peserta Program Orienteering Pertandingan Weiqi Kanak-Kanak RUMUSAN AUDIT Secara keseluruhan, HSN2023 telah berjaya menarik minat semua golongan umur daripada pelbagai kaum untuk bersukan. Program Hari Sukan Negara 2023 merupakan antara salah satu agenda kerajaan bagi merealisasikan Visi Sukan Negara 2030 untuk menjadikan Malaysia sebagai sebuah Negara Sukan. Ini membuktikan bahawa kerajaan sangat komited dan menitik beratkan gerakan ke arah membudayakan sukan di kalangan rakyat Malaysia. Program ini telah berjaya melibatkan pelbagai agensi kerajaan, swasta dan pertubuhan bukan kerajaan sama ada di peringkat persekutuan, negeri dan daerah.
117 HARI BELIA NEGARA TAHUN 2023 LATAR BELAKANG Hari Belia Negara (HBN) merupakan pengiktirafan tertinggi kerajaan dan negara kepada golongan belia atas sumbangan yang diberikan dalam pembangunan negara. Sambutan HBN menjadi simbol kebersamaan belia dan Kerajaan dalam proses membangunkan belia secara holistik yang mewujudkan suasana aman, harmoni dan semangat cintakan negara. Sambutan HBN 2023 berkonsepkan festival santai dengan menfokuskan kepada himpunan komuniti belia. Terdapat enam segmen aktiviti yang dilaksanakan iaitu Himpunan Komuniti, Bengkel Kemahiran, Pameran dan Usahawan, Persembahan dan Perkongsian, Pertandingan E-sport dan Perkhemahan Sukarelawan. Sambutan HBN 2023 telah dilaksanakan di Padang Pejabat Daerah Dan Tanah Port Dickson, Negeri Sembilan pada 27 dan 28 Mei 2023. OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengauditan ini adalah untuk menentukan perancangan dan pelaksanaan Sambutan HBN 2023 dilaksanakan mengikut undang-undang, peraturan dan prosedur yang ditetapkan. PENEMUAN AUDIT Penemuan Audit hasil daripada pemeriksaan fizikal terhadap Sambutan HBN 2023 adalah seperti berikut: i. Butiran Perbelanjaan Tidak Terperinci; Pengurusan Acara, Aktiviti dan Penyertaan yang tidak menjelaskan dan memperincikan nama krew, peralatan, pengadil, peserta serta masa dan tempat bagi jenis persembahan, pertandingan dan bengkel kemahiran yang dilaksanakan; dan Item perbelanjaan yang dikategorikan sebagai lump sum tidak diperincikan bekalan / perkhidmatan yang dibekalkan seperti hiasan pentas dan penyediaan tempat. ii. Butiran yang tidak wajar diambil kira dalam perbelanjaan seperti makan minum sukarelawan dan jemputan;
118 iii. Bukti Perkhidmatan Dibekalkan Tidak Dapat Dikemukakan seperti perkhidmatan Bas, Disinfeksi, kit peserta dan kit pembelajaran; iv. Perkhidmatan Dibekalkan Tidak Dinyatakan Dengan Terperinci (tempat, masa dan program) seperti konsert HBN2023 (artis), persembahan kebudayaan dan pertandingan yang dianjurkan; v. Bekalan yang dibekalkan tidak mencukupi (bilangan item dan hari) seperti Khemah Arabic + Platform 10ft x 10ft dan Marquee Tent 15m x 5m; vi. Perkhidmatan / bekalan tidak dibekalkan iaitu booth pameran; vii. Perkhidmatan yang dibekalkan tiada dalam butiran perbelanjaan iaitu Marquee Tent untuk e-Sport sebanyak 6 panel bersaiz 10m x 5m; viii. Item bekalan yang bertindih atau menunjukkan bekalan / perkhidmatan dibuat dua kali iaitu makan minum yang disediakan untuk jemputan; ix. Liason Officer yang ditugaskan untuk membantu Jawatankuasa Audit turut terlibat dengan tugas-tugas lain yang menyebabkan kekangan memberi kerjasama semasa semakan fizikal dijalankan; dan AKTIVITI YANG DIADAKAN Khemah Pempamer Dari Persatuan Sukan Khemah Pameran Jabatan Dan Agensi Persembahan Kebudayaan Di Pentas Utama
119 Pertandingan e-Sport Bengkel Kemahiran Pembaikan Motosikal RUMUSAN AUDIT Secara umumnya, program HBN2023 telah berjaya menarik minat semua golongan daripada pelbagai kaum dan peringkat umur khususnya belia di daerah Port Dickson, Negeri Sembilan. Program ini berjaya melibatkan Agensi Kerajaan, Swasta dan Pertubuhan Bukan Kerajaan (NGO) di peringkat Negeri Sembilan serta kawasan sekitar Port Dickson. Penglibatan agensi-agensi tersebut dapat menjelaskan fungsi dan peranan serta tanggungjawab masing-masing kepada masyarakat.
120 VERIFIKASI DATA BAKI AWAL ASET DAN LIABILITI Unit Audit Dalam, KBS bertindak bagi mengesahkan data baki awal aset yang dikumpulkan oleh Bahagian Akaun, KBS untuk di migrasi ke sistem iGFMAS bagi tujuan akruan tahun perakaunan 2018 hingga 2022. Berdasarkan surat Jabatan Akauntan Negara bertarikh 27 Disember 2022 dan 7 September 2023, Unit Audit Dalam, KBS telah diminta untuk mengesahkan data baki awal aset dan liabiliti bagi cut off date pada 31 Disember 2022 yang dikemukakan oleh Bahagian Akaun, KBS. Sepanjang tahun 2023, semakan telah dibuat seperti berikut: a) Pengesahan Data Baki Awal Aset Bil. 1 Tahun 2023 –Akaun Belum Terima dan Aset Alih; dan b) Pengesahan Data Baki Awal Aset Bil. 2 Tahun 2023 – Aset Tak Alih Bangunan dan Akaun Belum Bayar Bagi Aset Dalam Pembinaan (Yang Memperoleh Sijil Siap Kerja – CPC). OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengesahan yang dilaksanakan adalah untuk menentukan data baki awal aset dan liabiliti yang dikumpulkan dan disediakan dalam templat oleh Bahagian Akaun, KBS adalah tepat dan bebas daripada sebarang kesilapan material. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN a) Pengesahan yang dilaksanakan secara persampelan dan berdasarkan rekodrekod yang menyokong ketepatan data b) Pengesahan data yang dilaksanakan tertakluk kepada template data yang dikemukakan oleh Bahagian Akaun, KBS serta disokong dengan dokumen sokongan yang lengkap. PENEMUAN AUDIT Hasil pengesahan data adalah seperti di jadual berikut: Pengesahan Data Baki Awal Penemuan Audit Aset Alih i. Aset telah melebihi usia guna. ii. Aset telah rosak dan usang serta dalam proses untuk membuat pelupusan. iii. Medan mandatori bagi Kod Akaun dan Kod Item tidak diisi di templat.
121 Pengesahan Data Baki Awal Penemuan Audit iv. Kesilapan merekod dan tiada maklumat berkaitan No. Casis/Siri Pembuat. v. Aset telah dilupuskan tetapi masih terdapat dalam templat. Akaun Belum Terima – Kumpulan Wang Amanah Pembangunan Ekonomi Belia (KWAPEB) i. Perbezaan baki ABT dan tunggakan termasuk faedah atas pinjaman yang dikenakan. ii. Fail peminjam tidak dikemukakan kerana tidak dapat dikesan. iii. Kesilapan pengiraan Baki ABT Dan Tunggakan Termasuk Faedah Atas Pinjaman Yang Dikenakan yang menyebabkan Templat Jurnal ABT telah terlebih nyata. iv. Kesilapan pengiraan dan merekod baki ABT disebabkan nama peminjam yang sama. v. Pinjaman telah selesai bagaimanapun lejar peminjam masih menunjukkan baki hutang. vi. Akaun peminjam mempunyai baki negatif. Akaun Belum Terima – Kumpulan Wang Amanah Skim Biasiswa Sukan Persekutuan (KWASBSP) i. Wujud perbezaan maklumat tarikh dan nombor dokumen di antara templat dan lejar subsidiari ABT. Aset Tak Alih Bangunan i. Kos Perolehan/Projek adalah berbeza dengan templat. ii. Maklumat Nama Premis Berbeza. iii. Dokumen berkaitan Tarikh Perolehan /Tarikh Diterima tidak dikemukakan. Akaun Belum Bayar (ABB) Aset Dalam Pembinaan (AUC) i. Nilai projek adalah berbeza dengan templat. ii. Kesilapan merekod Kod Projek (SPP II) di dalam templat. RUMUSAN DAN SYOR Secara keseluruhannya templat maklumat yang dikemukakan untuk semakan UAD masih perlu diperbaiki dan terdapat beberapa kelemahan yang dibangkitkan perlu diambil tindakan segera. Secara umumnya syor Audit adalah seperti berikut: i. Panduan Pengisian Templat Pengumpulan Data hendaklah dipatuhi semasa mengisi maklumat ke dalam templat; ii. Bahagian Akaun hendaklah membuat semakan terhadap maklumat dalam templat dan dokumen sokongan sebelum dikemukakan ke UAD; iii. Bahagian Akaun hendaklah memastikan dokumen sokongan adalah lengkap dan mencukupi bagi menyokong data dalam templat; iv. Bahagian Akaun hendaklah memastikan medan mandatori diisi dengan maklumat dan disokong dengan dokumen sokongan; dan v. Tindakan diambil dengan segera untuk memperbetulkan kesilapan data di dalam templat bagi memastikan medan-medan yang wajib diisi dilengkapkan dengan maklumat yang betul dan sahih sebelum data tersebut dipindahkan ke sistem iGFMAS.
123 PENUBUHAN DAN KEAHLIAN JAWATANKUASA AUDIT (JKA) KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN PP PS 3.2 – Penubuhan Jawatankuasa Audit di peringkat Kementerian Persekutuan dan Kerajaan Negeri – Bermesyuarat sekurang-kurangnya empat (4) kali dalam setahun. OBJEKTIF PELAKSANAAN MESYUARAT JKA BAGI TAHUN 2023 PEMBENTANGAN PENEMUAN AUDIT BAGI TAHUN 2023 Hasil penemuan Audit bagi 30 pengauditan merangkumi enam (6) Pengauditan Pengurusan Kewangan, dua (2) Pengauditan Prestasi, dua (2) Pengauditan Perolehan, tiga (3) Pengauditan Susulan, satu (1) Penampilan Audit ICT, lapan (8) Pemeriksaan Mengejut, empat (4) Penampilan Audit dan dua (2) Pengesahan Data Baki Awal telah dibentangkan di dalam Mesyuarat JKA. Pembentangan adalah berdasarkan kepada isu yang material dan berimpak tinggi iaitu isu Audit yang memerlukan perhatian serius daripada pihak Auditi serta isu yang berulang. Dalam pembentangan tersebut, isu-isu yang dibentangkan telah diberi perhatian dan telah diambil tindakan penambahbaikan oleh Jabatan/Agensi berkaitan. Membincangkan isu-isu yang dibangkitkan sama ada oleh Unit Audit Dalam atau Jabatan Audit Negara. Memastikan tindakan preventive dan corrective diambil oleh pihak pengurusan (auditi) supaya kelemahan-kelemahan yang ditemui dapat diperbetulkan dan tidak berulang. JKA 1/2023 28 Mac 2023 JKA 2/2023 06 Julai 2023 JKA 3/2023 05 Oktober 2023 JKA 4/2023 04 Januari 2024 JAWATANKUASA AUDIT
124 Pengauditan yang dibentangkan dan dibincangkan dalam JKA sepanjang tahun 2023 adalah seperti berikut: JKA BIL. 1 TAHUN 2023 JKA BIL. 2 TAHUN 2023 JBSN Pahang KOMBES Kedah PBSD Kg. Gajah, Perak PBSB Sibu, Sarawak PBSD Jasin, Melaka PBSD Pokok Sena, Kedah PBSD Pendang, Kedah PBSD Seremban, Negeri Sembilan PBSD Tampin, Negeri Sembilan PBSD Kampar, Perak PBSD Kinta, Perak PBSD Seberang Perai Selatan, Pulau Pinang Kompleks Sukan Komuniti (KSK) Pinang Tunggal, Pulau Pinang Pengauditan Pengurusan Program Malaysia Future Leaders School (MFLS) di Institut Pembangunan dan Kecemerlangan Kepimpinan (i-LEAD) Pengauditan Terhadap Pengurusan Perolehan Pembinaan dan Naik Taraf Gelanggang Futsal JKA 1/2023 4 PEMERIKSAAN MENGEJUT 2 PENGAUDITAN PRESTASI JKA 2/2023 4 PEMERIKSAAN MENGEJUT 4 PENAMPILAN AUDIT 1 PENGAUDITAN SUSULAN
125 JKA BIL. 3 TAHUN 2023 KSK Libaran, Sarawak Pejabat Pendaftar Pertubuhan Belia (ROY) IKBN Peretak, Selangor IKBN Miri, Sarawak IKTBN Temerloh, Pahang IKBN Kinarut, Sabah Kumpulan Wang Amanah Skim Biasiswa Sukan Persekutuan (KWASBSP) Kumpulan Wang Amanah Pembangunan Ekonomi Belia (KWAPEB) IKBN Wakaf Tapai, Terengganu PBSB Mukah, Sarawak JKA 3/2023 1 PENGURUSAN KEWANGAN 1 PENGAUDITAN PEROLEHAN 1 PENAMPILAN AUDIT 1 PENGESAHAN DATA BAKI AWAL
126 Mesyuarat JKA turut membentangkan Kedudukan Isu Laporan Ketua Audit Negara (LKAN) yang dipaparkan di Portal Auditor General’s Dashboard (AGD) bagi memantau kedudukan isu yang belum selesai atau kuning di Jabatan/Agensi di bawah KBS. JKA BIL. 4 TAHUN 2023 IKTBN Bukit Mertajam, Pulau Pinang Pengurusan Kontrak Pembersihan dan Kerja-Kerja Landskap Kawasan DaIam dan Luar Bangunan di IKBN Jitra, Kedah KWN Kundasang, Sabah PBSB Sandakan, Sabah Aset Tak Alih Bangunan Akaun Belum Bayar Bagi Aset Dalam Pembinaan Yang Memperoleh Sijil Siap Kerja PBSD Barat Daya, Pulau Pinang Sistem Biometrik di BKP JKA 4/2023 1 PENGESAHAN DATA BAKI AWAL 2 PENGURUSAN KEWANGAN 1 PENGAUDITAN SUSULAN 1 PENGAUDITAN PEROLEHAN 1 PENAMPILAN AUDIT ICT 1 PENAMPILAN AUDIT
127 JAWATANKUASA AUDIT 2023 KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN
128 MANTAN JAWATANKUASA AUDIT KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN
130 CERAMAH UAD turut terlibat menyampaikan ceramah anjuran Bahagian/Jabatan/Agensi berkaitan pengurusan kewangan dan penemuan audit sepanjang tahun 2023. Senarai ceramah adalah seperti di bawah: Selain itu, UAD juga memberikan khidmat nasihat berkaitan hal ehwal pengurusan kewangan selaras dengan PP PS 3.1 – Pelaksanaan Audit Dalam di Kementerian atau Jabatan Persekutuan dan Kerajaan Negeri. UAD turut menerima pertanyaan dan menjadi sumber rujukan berkaitan peraturan dan amalan terbaik pengurusan kewangan daripada Jabatan/Agensi melalui medium seperti mesyuarat, e-mel, surat dan panggilan telefon. Tarikh: 19 Mei 2023 Anjuran: iLEAD Isu-Isu Ketidakpatuhan Dalam Pengurusan Aset Dan Stor Kerajaan 01 Tarikh: 20 Julai 2023 Anjuran: Bahagian Kewangan Penemuan Audit Dalam 02 Tarikh: 23 Ogos 2023 Anjuran: iLEAD Penemuan Audit Dalam Urusan Kewangan 03 Kesalahan-Kesalahan Lazim Dalam Pengurusan Perolehan Kerajaan Bil 1 & Bil. 2 04 Tarikh: 23 & 30 November 2023 Anjuran: Bahagian Pengurusan Sumber Manusia SUMBANGAN AUDIT DALAM
131 SUMBANGAN UNIT AUDIT DALAM KEPADA KEMENTERIAN/JABATAN TAHUN 2023 Bil. Tarikh Surat/ Laporan/ Mesyuarat Tajuk Pengauditan/ Nama Mesyuarat Syor Audit Penjimatan Kepada Kementerian / Jabatan (RM) Kutipan Amaun Terlebih Bayar (RM) Penambahbaikan Sistem Kawalan Dalaman/ Tadbir Urus/ Prosedur Kerja Catatan 1. 16.10.2023 Pengauditan Susulan Pengurusan Kontrak Membersih, Menyenggara, Mencuci, Menanam Pokok Bunga dan Kerja Landskap Kawasan Dalam dan Luar Bangunan di Institut Kemahiran Belia Negara Jitra IKBN hendaklah memastikan syarikat menyediakan pekerja gantian bagi menggantikan pekerja yang tidak hadir bertugas selaras dengan Klausa 7.2(c), Perjanjian. IKBN Jitra telah membuat penambahbaikan segera terhadap proses pengambilan pekerja ganti dengan mewujudkan borang untuk pekerja ganti 2. Pembayaran hendaklah dibuat kepada syarikat berdasarkan kerja sebenar yang telah dilaksanakan. Kerja pembersihan tidak dilaksanakan di tandas lelaki dan wanita di bangunan astaka di kawasan padang bola kerana berkunci. Bagi memastikan pembersihan tandas astaka dilakukan setiap hari mengikut jadual yang telah ditetapkan dalam dokumen perjanjian, IKBN Jitra telah mengeluarkan surat Pemakluman Jadual Pembersihan Tandas Di Astaka IKBN Jitra, Kedah, kepada pihak syarikat. 3. Laporan pelaksanaan kerja pembersihan dan kerja-kerja landskap secara bergambar adalah penting dalam memastikan kerja yang dilaksanakan adalah mengikut skop perkhidmatan dan jadual kerja yang telah ditetapkan. Semua teguran audit yang berkaitan telah diambil tindakan oleh pihak syarikat dengan menghantar laporan bergambar mulai bulan Julai 2023 bagi tujuan pembayaran.
132 Bil. Tarikh Surat/ Laporan/ Mesyuarat Tajuk Pengauditan/ Nama Mesyuarat Syor Audit Penjimatan Kepada Kementerian / Jabatan (RM) Kutipan Amaun Terlebih Bayar (RM) Penambahbaikan Sistem Kawalan Dalaman/ Tadbir Urus/ Prosedur Kerja Catatan 4. 03.11.2023 PelaksanaanPembahagian Upah Job Order di Institut Latihan Kemahiran Belia dan Sukan (ILKBS). BPKB hendaklah memastikan hebahan/peringatan penggunaan GP Pelaksanaan Akaun Amanah Latihan Khas dibuat kepada semua ILKBS bagi mengelakkan berlakunya isu terlepas pandang apabila berlakunya pertukaran penyelaras job order di sesuatu IKTBN/ IKBN. Tindakan telah dilaksanakan dengan mengeluarkan Arahan penggunaan Garis Panduan. 5. Pegawai yang menerima wang hendaklah merupakan pegawai yang diberi kuasa selaras dengan AP69 di mana pegawai awam tidak boleh menerima wang awam kecuali setelah diberi kebenaran khusus secara bertulis oleh Pemungut. Memo berkaitan AP69 dan AP70(a) bertarikh 08.08.2023 telah dikeluarkan bagi membolehkan kutipan terimaan wang dibuat oleh pegawai/pengajar di Jabatan. 6. Resit Rasmi hendaklah dikeluarkan atas nama pelanggan yang membuat bayaran job order sebagai akuan penerimaan wang awam dan perlu dikeluarkan pada hari yang selaras dengan kehendak AP60(a) dan AP60(b). IKBN Kuala Langat telah mengeluarkan memo edaran yang mengarahkan penggunaan resit manual bagi Job order di luar kawasan. 7. Unit Kewangan, IKBN hendaklah segera memperakaunkan terimaan dengan mengeluarkan Resit Rasmi semasa Jabatan menyerahkan wang bayaran job order tanpa menangguhkan proses tersebut jika tiada sebarang kekangan penggunaan iGFMAS. Teguran dan tatacara pengeluaran resit rasmi secara manual dan sistem telah dijelaskan semasa audit dan dilaksanakan mengikut prosedur terimaan kewangan sebenar.
133 Bil. Tarikh Surat/ Laporan/ Mesyuarat Tajuk Pengauditan/ Nama Mesyuarat Syor Audit Penjimatan Kepada Kementerian / Jabatan (RM) Kutipan Amaun Terlebih Bayar (RM) Penambahbaikan Sistem Kawalan Dalaman/ Tadbir Urus/ Prosedur Kerja Catatan 8. Kutipan wang hendaklah disimpan dalam peti besi/bilik kebal/sekurangkurangnya dalam kabinet besi berpalang yang ditempatkan dalam bilik berkunci dengan seberapa segera yang boleh selaras dengan AP 126 (a). IKBN Kuala Langat telah mengeluarkan satu memo edaran yang mengarahkan penyimpanan wang tunai bagi Job order mestilah di dalam peti besi berpalang. 9. Job order berkaitan Akaun Amanah Latihan Khas ILKBS hendaklah diperakaunkan ke dalam Buku Akaun Amanah. Tatacara kewangan dan perakaunan wang awam hendaklah sentiasa dipatuhi. Memo peringatan serta teguran telah dikeluarkan ke Jabatan Multimedia berkaitan pengurusan terimaan kewangan. 10. Sebarang perbelanjaan daripada Akaun Amanah termasuk pembayaran upah perlu dibuat melalui Arahan Pembayaran supaya rekod penerimaan dan perbelanjaan dapat dirujuk di dalam Buku Akaun Amanah. Memo peringatan serta teguran telah dikeluarkan kepeda semua jabatan dan cawangan yang terlibat berkaitan pengurusan terimaan kewangan. 11. Bahagian Kewangan dan BPKB hendaklah menyediakan senarai semak berkenaan dokumen yang perlu di lampirkan semasa membuat tuntutan upah di semua ILKBS. Penambahbaikan telah dilaksanakan dengan mewujudkan senarai semak dalaman untuk memudahkan urusan pembayaran. 12 Bayaran upah kepada pengajar dan pelajar hendaklah dibayar melalui Arahan Pembayaran selaras dengan Perenggan 16, Akaun Amanah Latihan Khas ILKBS. Memo peringatan serta teguran telah dikeluarkan ke Jabatan Multimedia pada 16.08.2023 berkaitan pengurusan terimaan kewangan dan memastikan
134 Bil. Tarikh Surat/ Laporan/ Mesyuarat Tajuk Pengauditan/ Nama Mesyuarat Syor Audit Penjimatan Kepada Kementerian / Jabatan (RM) Kutipan Amaun Terlebih Bayar (RM) Penambahbaikan Sistem Kawalan Dalaman/ Tadbir Urus/ Prosedur Kerja Catatan perkara ini tidak berulang di masa akan datang. 13. 9.2.2023 Pemeriksaan Mengejut Mencadangkan semua kutipan dobi perlu diperakaunkan ke dalam Kumpulan Wang Disatukan. Sebut harga perkhidmatan dobi bagi Kompleks Rakan Muda (KRM) Kampar, KRM Larut Matang serta KOMBES Perak telah selesai dan tempoh pelaksanaan perkhidmatan adalah bermula pada bulan Ogos hingga Oktober 2023 (3 bulan). 14. 25.5.2023 Penampilan Audit Mencadangkan bagi penubuhan Stor Unit dirujuk ke Jabatan Belia dan Sukan Negeri Perak dan mekanisme pengurusan keluar masuk stok perlu diwujudkan. JBS Negeri Perak dalam usaha mewujudkan Stor Unit bagi PBSD Kampar dan PBSD Kinta seterusnya di setiap PBSD di bawah JBS Negeri Perak dalam Sistem Pengurusan Stor. 15. 22.08.2023 Perolehan Dan Fasiliti Latihan Di IKBN Wakaf Tapai, Terengganu Mencadangkan supaya pengiraan jumlah rampasan bon perlu jelas dan mendapat kelulusan bagi memastikan kadar rampasan yang dikenakan adalah adil dan saksama bagi menjaga imej Kementerian. 69,846.75 Nilai rampasan bon yang telah dimuktamadkan adalah sebanyak RM69,846.75 memandangkan syarikat telah memberi kerjasama menyelesaikan tuntutan pembaikan bagi penentuan jumlah rampasan bon peralatan dalam tempoh jaminan, mengemukakan lukisan siap bina dan ujian konkrit bagi peralatan.
135 Bil. Tarikh Surat/ Laporan/ Mesyuarat Tajuk Pengauditan/ Nama Mesyuarat Syor Audit Penjimatan Kepada Kementerian / Jabatan (RM) Kutipan Amaun Terlebih Bayar (RM) Penambahbaikan Sistem Kawalan Dalaman/ Tadbir Urus/ Prosedur Kerja Catatan 16. Pemantauan dilakukan dengan lebih kerap dan teliti bagi mengelakkan memberi kesan kepada proses pembelajaran dan latihan pelajar. Langkah penambahbaikan yang telah diambil: i) Sebarang persetujuan bagi lanjutan tempoh penghantaran dinyatakan di dalam dokumen perjanjian tambahan; ii) mengadakan mesyuarat kickoff yang melibatkan semua pegawai yang menguruskan kontrak; dan sesi perbincangan bersama syarikat diadakan bagi memastikan syarikat faham mengenai inti pati kontrak serta implikasinya. 17. Kegagalan pembekal membaiki peralatan yang rosak dalam tempoh yang ditetapkan. Ini secara tidak langsung mendatangkan kerugian kepada Kementerian serta Kerajaan secara amnya. 339,848.25 Rujuk Nota 1 18. Proses mendapatkan kelulusan pentauliahan tahap 3 (SKM 3) di Jabatan Teknologi Awam perlu diselesaikan bagi mengelakkan peralatan yang diterima sejak 30 November 2020 menjadi usang dan tidak dapat digunakan. 792,134.00 Rujuk Nota 2 19. Pembayaran penuh kepada pembekal untuk pembekalan peralatan yang belum disempurnakan adalah tidak teratur dan merugikan Kementerian sekiranya berlaku kerosakan. 252,567.00 20. Kadar denda dinyatakan dengan jelas dalam kontrak supaya pelaksanaan denda dapat dibuat dengan lebih teratur. Selain itu, denda yang gagal dikenakan merupakan kerugian hasil kepada Kementerian dan Kerajaan secara amnya. 1,589.69
136 Bil. Tarikh Surat/ Laporan/ Mesyuarat Tajuk Pengauditan/ Nama Mesyuarat Syor Audit Penjimatan Kepada Kementerian / Jabatan (RM) Kutipan Amaun Terlebih Bayar (RM) Penambahbaikan Sistem Kawalan Dalaman/ Tadbir Urus/ Prosedur Kerja Catatan 21. 11.10.2023 Pengurusan Kewangan di PBSB Sandakan, Sabah Menyenaraikan kerosakan yang berlaku di KSK Libaran dan seterusnya diangkat untuk perhatian Pengarah JBS (P) Negeri Sabah bagi tindakan selanjutnya. Keperluan bagi membaiki kerosakan perlu dimasukkan dalam Perancangan Perolehan Tahunan (PPT) bagi mendapatkan peruntukan. Beberapa kerja menyelenggara dan baik pulih terhadap teguran yang diberikan oleh Unit Audit Dalam untuk memastikan operasi di KSK Libaran berjalan dengan lancar. 22. Pegawai Aset hendaklah memastikan Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-5) dan Senarai Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-6) sentiasa dikemas kini apabila terdapat aset alih baharu, dilupus atau dihapus kira. Kecuaian mengemas kini rekod aset boleh menjejaskan ketepatan nilai keseluruhan aset di dalam Penyata Kewangan Kementerian/ Jabatan. PBSB Sandakan telah mewujudkan satu task force pada bulan Disember 2023 dan kesemua aset telah dikemas kini. 23. Stor Utama perlu ditubuhkan di PBSB Sandakan supaya penerimaan, penggunaan dan pemantauan stok adalah lebih tersusun dan terkawal serta mengurangkan risiko kehilangan stok. PBSB Sandakan telah mewujudkan stor utama dan telah mewujudkan capaian bagi Pegawai Stor. 24. 13.09.2023 Pengurusan Kewangan di KWN Kundasang KWN Kundasang hendaklah memohon pelanjutan masa serta dipanjangkan dan diluluskan oleh Kuasa Melulus perolehan tersebut bagi memastikan kepentingan Kerajaan terjamin dan Sekiranya terdapat permasalahan sebegini pada masa akan datang pihak KWN Kundasang akan merujuk terus ke Ibu Pejabat i-LEAD
137 Bil. Tarikh Surat/ Laporan/ Mesyuarat Tajuk Pengauditan/ Nama Mesyuarat Syor Audit Penjimatan Kepada Kementerian / Jabatan (RM) Kutipan Amaun Terlebih Bayar (RM) Penambahbaikan Sistem Kawalan Dalaman/ Tadbir Urus/ Prosedur Kerja Catatan operasi kem tidak terjejas untuk tindakan lanjut. 25. KWN Kundasang hendaklah menyediakan Buku Rekod Penggunaan Minyak Diesel bagi memastikan pembelian, penggunaan dan baki minyak diesel direkodkan supaya jumlah penggunaan bulanan atau keperluan dapat dikenal pasti. Buku Rekod Kawalan Minyak Genset telah disediakan 25. 21.11.2023 Perolehan Peralatan dan Fasiliti Latihan di IKTBN Bukit Mertajam Minit Mesyuarat Sebut Harga hendaklah disediakan selaras Perenggan 19.2, PK 2.9. Ianya perlu disimpan dan difailkan dengan teratur oleh Urus Setia Sebut Harga bagi membuktikan bahawa keputusan yang dibuat adalah secara sebulat suara serta memudahkan rujukan dan semakan pada masa akan datang. Minit Mesyuarat terkini bagi Sebut harga Akaun Amanah telah ditambah baik. Senarai Semak telah disediakan bagi urusan tindakan perolehan secara sebut harga/tender dan hebahan berhubung perkara tersebut telah dibuat melalui memo dalaman. 26. IKTBN Bukit Mertajam hendaklah memastikan sepanjang tempoh perjanjian berkuat kuasa pihak syarikat bertanggungjawab untuk mengambil polisi insurans yang boleh melindungi peralatan yang dibekalkan daripada segala jenis risiko kerugian termasuk bencana alam, kecurian dan kebakaran bagi menjamin kepentingan bersama antara Kerajaan dan syarikat. Pihak syarikat telah mengemukakan salinan polisi insurans. Bagi projek akan datang, penambahbaikan akan dilaksanakan dengan memastikan syarikat mengemukakan polisi insurans. Kursus dan taklimat akan diberikan kepada pegawai yang terlibat sebagai Pentadbir Kontrak.
138 Bil. Tarikh Surat/ Laporan/ Mesyuarat Tajuk Pengauditan/ Nama Mesyuarat Syor Audit Penjimatan Kepada Kementerian / Jabatan (RM) Kutipan Amaun Terlebih Bayar (RM) Penambahbaikan Sistem Kawalan Dalaman/ Tadbir Urus/ Prosedur Kerja Catatan 27. Aksesori yang dibekalkan bersama peralatan hendaklah direkodkan selaras dengan Perenggan 9.9.6 A.M 2.3. Ini bertujuan untuk memudahkan urusan pengesanan dan pelupusan Aset Alih. Aksesori yang dibekalkan bersama peralatan telah direkodkan dalam Borang KEW.PA-3 (Bahagian B). 28. Semua bekalan stor yang diterima, hendaklah direkodkan ke dalam rekod stor dengan sempurna bagi mengenal pasti bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat, mengetahui kedudukan stok simpanan dan mengawal paras stok. Sembilan (9) jenis item tersebut tidak dapat direkodkan ke dalam sistem kerana tiada kod kategori. Pihak IKTBN Bukit Mertajam telah memanjangkan permohonan pendaftaran dan kelulusan kepada Kementerian Kewangan (MOF) dan kod kategori bagi item tersebut selesai telah dimasukkan ke dalam sistem. 29. 27.03.2023 Pengauditan Susulan Pengurusan Kewangan di JBS Pahang JBS Pahang hendaklah menyemak kelayakan tuntutan perjalanan pegawai dan memastikan dokumen sokongan disertakan dengan lengkap sebelum memproses bayaran. 33.15 Tindakan mengutip balik jumlah bayaran yang tidak layak dituntut berjumlah RM33.15 telah dibuat. Pihak Jabatan akan lebih teliti pada masa akan datang. 30. JBS Pahang hendaklah memastikan perjanjian disediakan bagi setiap kontrak yang ditawarkan kepada syarikat pembekal. Ketiadaan kontrak akan menyebabkan kepentingan kerajaan tidak dijaga dan pemantauan prestasi Kontrak perjanjian telah dimuktamadkan pada 11.09.2023 setelah mendapat surat kelulusan dan semakan dari PUU pada 04.09.2023. JBS Pahang telah menyediakan semua kontrak
139 Bil. Tarikh Surat/ Laporan/ Mesyuarat Tajuk Pengauditan/ Nama Mesyuarat Syor Audit Penjimatan Kepada Kementerian / Jabatan (RM) Kutipan Amaun Terlebih Bayar (RM) Penambahbaikan Sistem Kawalan Dalaman/ Tadbir Urus/ Prosedur Kerja Catatan kerja syarikat tidak dapat dijalankan secara teliti. perjanjian dan telah selesai ditandatangani 31. JBS Pahang hendaklah memastikan pembayaran tidak melebihi tiga (3) kali dalam tempoh empat (4) bulan selepas SST di tandatangan balas oleh syarikat Sehubungan itu, kontrak perjanjian hendaklah disediakan terlebih dahulu sebelum pembayaran seterusnya dibuat.. Kelulusan KSU telah diperoleh pada 13.12.2023 berkenaan pembayaran tanpa kontrak formal tersebut setelah JBS Pahang membatalkan semua pembayaran kontrak yang belum dimuktamadkan. Seterusnya, pembayaran juga telah dilaksanakan pada 14.12.2023. 32. JBS Pahang hendaklah memastikan pengiraan skema pemarkahan dibuat dengan betul supaya penilaian terhadap kemampuan syarikat adalah tepat. JBS Pahang telah membuat pengiraan peratusan perbezaan harga julat mengikut pengiraan sebenar bagi sebut harga terkini Nota: 1. Syarikat bersetuju untuk membuat pembaikan terhadap peralatan yang rosak. 2. Surat kelulusan pentauliahan bawah persijilan Kemahiran Malaysia telah diperoleh pada 28.11.2023