Laporan Tahunan UAD KBS 2023

42 Tapak Di Tepi Lebuhraya KESAS Yang Melalui Sebahagian Laluan Motorsikal Dan Berhampiran Landasan LRT Tarikh: 10.11.2023 Lokasi: Lebuh raya KESAS ii. Sejumlah RM87,015 telah diluluskan kepada Majlis Belia Malaysia (MBM) pada bulan Julai 2023 bagi pelaksanaan program Youth Urban Farming di tapak tanah seluas satu (1) ekar daripada sebahagian Lot PT 15417, Presint 20, Putrajaya. Projek ini menyasarkan penglibatan 29 pertubuhan belia sekitar Putrajaya, Kuala Lumpur dan Selangor. Tanaman yang akan diusahakan seperti rock melon, halia dan terung dengan menggunakan kaedah pertanian seperti fertegasi, hidroponik, Raised Bed dan kaedah penanaman vertikal. Lawatan fizikal Audit mendapati kawasan masih belum dibersihkan. Selain itu, terdapat kesan laluan kenderaan oleh pihak tidak dikenali yang mengusahakan atau mengambil hasil tanaman kelapa sawit di tapak berkenaan. Lot Tanah Masih Belum Diusahakan Dan Kesan Laluan Kenderaan Oleh Pihak Yang Tidak Dikenali Tarikh: 27.11.2023 Lokasi: Presint 20, Putrajaya

43 e. Projek Yang Diluluskan Tidak Dilaksanakan Bersama Persatuan Belia Projek penanaman sayur-sayuran berkonsepkan Nutrient Film Technique (NFT) di KS Jerantut telah berjaya mengeluarkan hasil tanaman. Bagaimanapun, pihak Audit dimaklumkan bahawa projek penanaman sayur-sayuran yang dijalankan di KS Jerantut hanya diusahakan oleh kakitangan KS Jerantut dan bukannya oleh pihak Majlis Belia Daerah Jerantut. Perkara ini tidak selaras dengan ketetapan dalam kertas konsep iaitu projek ini perlu diusahakan secara bersama antara pihak MBM dan kakitangan KS Jerantut. Butiran lanjut seperti di gambar berikut: Tanaman Sayuran Yang Dihasilkan Melalui Kaedah NFT Lokasi: KS Jerantut, Pahang Sumber gambar: Laporan Pelaksanaan Program f. Mekanisme Pemantauan Tidak Jelas Semakan Audit mendapati tiada laporan pemantauan daripada pegawai dan agensi rakan strategik terlibat dikemukakan untuk semakan Audit untuk mengesahkan penyeliaan projek telah dilaksanakan. Pemantauan yang tidak berkala menyebabkan pelaksanaan projek kurang teratur, tahap prestasi pelaksanaan tidak dapat dinilai, peningkatan ekonomi belia tidak dapat diukur serta program tidak mencapai objektif/keberhasilan yang disasarkan. Butiran adalah seperti di jadual berikut: Kedudukan Penyediaan Laporan Pemantauan BIL. NAMA PROGRAM LAPORAN PEMANTAUAN ADA() / TIADA (X) 1. Program Agrobelia Lestari X 2. Youth Urban Farming X 3. Youth Agrocity X 4. Youth Agrotech (Teknikal Belia Tani) X Sumber: Fail Program

44 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Secara keseluruhannya, berdasarkan skop pengauditan, dapat dirumuskan bahawa pengurusan projek adalah memuaskan kerana sebahagian projek masih belum dimulakan sehingga akhir tahun 2023. Pengurusan program daripada aspek pengurusan perolehan serta penggunaan peralatan masih kurang memuaskan dan perlu diberi perhatian kerana perkara ini menyebabkan manfaat program tidak diperoleh secara optimum oleh golongan sasar. Beberapa perkara lain yang dibangkitkan boleh ditambah baik seperti berikut: Menyediakan garis panduan dan kertas cadangan projek/ program yang lebih khusus serta terperinci; Memastikan syarat - syarat penyertaan program dipatuhi; Menilai dan mengkaji peranan serta tanggungjawab rakan strategik yang bersesuaian; Memastikan perolehan dibekalkan mengikut tempoh masa yang ditetapkan; Pemantauan pelaksanaan projek–projek dilaksanakan dari semasa ke semasa; dan Mengeluarkan laporan kemajuan secara berkala dan berkesan.

45 ILKBS TERLIBAT IKBN WAKAF TAPAI IKTBN BUKIT MERTAJAM Objektif pengauditan adalah untuk menilai sama ada pengurusan perolehan peralatan telah diuruskan dengan teratur, dilaksanakan dengan cekap dan berhemat serta mencapai objektif yang ditetapkan selaras dengan pekeliling dan peraturan yang berkuat kuasa . OBJEKTIF PENGAUDITAN 2 Tender 1 Sebut Harga 3 Syarikat Nilai Keseluruhan Perolehan RM4.327 juta 2 Tender 1 Sebut Harga 3 Syarikat Nilai Keseluruhan Perolehan RM11.056 juta RUMUSAN 13 Penemuan Audit 13 Isu Selesai Tahap pematuhan: MEMUASKAN 22 Penemuan Audit 22 Isu Selesai Tahap pematuhan: MEMUASKAN PENGAUDITAN PEROLEHAN

46 PENGAUDITAN PEROLEHAN PERALATAN DAN FASILITI LATIHAN INSTITUT KEMAHIRAN BELIA NEGARA WAKAF TAPAI, TERENGGANU LATAR BELAKANG Perolehan Peralatan dan Fasiliti Latihan Berdasarkan Pembesaran Kapasiti Latihan Bagi Bidang Elektrik, Kimpalan, Awam dan Jahitan di IKBN Wakaf Tapai (Perolehan Peralatan dan Fasiliti Latihan IKBN Wakaf Tapai) merupakan salah satu projek pembangunan Kementerian yang telah diluluskan oleh Unit Perancangan Ekonomi (EPU) di bawah Rancangan Malaysia Ke-12, Rolling Plan 1 (2021-2022). Dana bagi projek adalah sebanyak RM3.50 juta dengan menggunakan peruntukan di bawah Vot Pembangunan KBS (P45). Bagaimanapun, berikutan kegagalan pembekal asal untuk menyempurnakan pembekalan kesemua peralatan menyebabkan dua (2) lagi proses perolehan dibuat iaitu melalui kaedah tender dan sebut harga. Senarai perolehan yang terlibat bagi penyempurnaan projek berkenaan dan proses perolehan berserta Bahagian/ PTJ yang bertanggungjawab masing- masing adalah seperti berikut: Pengurusan Perolehan Di IKBN Wakaf Tapai BIL. PERIHAL PEROLEHAN TENDER/ SEBUT HARGA JENIS PEROLEHAN JUMLAH (RM) 1 Perolehan Peralatan Berdasarkan Perubahan Kurikulum Baharu di IKBN Wakaf Tapai, Terengganu Tender 3,504,580.95 2 Perolehan Peralatan dan Fasiliti Latihan Berdasarkan Perbezaan Kapasiti Latihan Bagi Bidang Elektrik, Kimpalan Awam dan Jahitan di IKBN Wakaf Tapai, Terengganu Tender 785,952.00 3 Perkhidmatan Membekal Menghantar, Memasang, Menguji Terima dan Mentauliah Peralatan Bagi Perolehan Peralatan Berdasarkan Perubahan Kokurikulum Baharu di IKBN Wakaf Tapai, Terengganu. Sebut Harga 35,979.00 JUMLAH 4,326,511.95 Sumber: ePerolehan

47 PROSES PEROLEHAN PERALATAN IKBN WAKAF TAPAI Nota: BKew – Bahagian Kewangan BPN – Bahagian Pembangunan BPKB – Bahagian Pembangunan Kemahiran Belia SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN Skop pengauditan meliputi aspek perancangan, pengurusan perolehan di peringkat Bahagian/ IKBN yang terlibat iaitu di Bahagian Kewangan (BKew), Bahagian Pembangunan (BPN), Bahagian Pembangunan Kemahiran Belia (BPKB) dan IKBN Wakaf Tapai, Terengganu (IKBN Wakaf Tapai), pelaksanaan pembekalan oleh pembekal yang berjaya, pengurusan pembayaran serta pemantauan terhadap tiga (3) perolehan dalam Perolehan Peralatan dan Fasiliti Latihan IKBN Wakaf Tapai. Pengauditan dilaksanakan dengan menyemak kesemua fail, rekod, arahan pembayaran dan dokumen yang berkaitan di BKew, BPN, BPKB dan IKBN Wakaf Tapai. Di samping itu, temu bual dengan pegawai yang terlibat dan pemeriksaan fizikal turut dilaksanakan untuk mengesahkan maklumat yang diperoleh melalui proses semakan yang telah dijalankan. PENEMUAN AUDIT a. Kontrak lewat Ditandatangani Kontrak Perjanjian antara pihak Kementerian (Kerajaan) dan Syarikat Prima Platinum Sdn. Bhd. [(Syarikat Pembekal (Tender 1)] lewat ditandatangani melebihi empat (4) bulan iaitu kelewatan sehingga 45 hari. 1 Proses Perolehan (Tender: BKew Sebut Harga: IKBN Wakaf Tapai) 2 Penyediaan Perjanjian (BPN) 3 Penerimaan Peralatan (IKBN Wakaf Tapai) 4 Disahkan dan Diperaku (IKBN Wakaf Tapai/ BPKB/ BPN) 5 Proses Pembayaran (IKBN Wakaf Tapai) 6 Pemantauan (BPKB/BPN)

48 Maklum Balas Sebagai langkah penambahbaikan, penyediaan kontrak boleh terus dilaksanakan sejurus SST dikeluarkan walaupun belum ditandatangani. Draf kontrak akan terus dikemukakan kepada PUU untuk semakan dan dokumen-dokumen tambahan diperolehi akan terus dikemukakan kepada PUU. Ini bagi memastikan penyediaan kontrak diselesaikan dalam tempoh empat (4) bulan daripada tarikh SST. b. Tiada Semakan Kesahihan Bon Pelaksanaan Bernilai RM175,229.05 Kesahihan Bon Pelaksanaan yang bernilai RM175,229.05 tidak dibuat untuk Tender Perolehan Peralatan Berdasarkan Perubahan Kurikulum Baharu Di IKBN Wakaf Tapai, Terengganu. Mengikut makluman pegawai, permohonan pengesahan bon hanya mula dibuat pada tahun 2022 dan sehingga ke tarikh pengauditan berakhir pihak Syarikat Insurans didapati masih belum mengesahkan kesahihan nilai bon berkenaan. Maklum Balas Untuk Bon Pelaksanaan bagi Tender Perolehan Peralatan Berdasarkan Perubahan Kurikulum Baharu Di IKBN Wakaf Tapai, Terengganu (Tender 1), Urus Setia Bahagian Kewangan telah menghantar e-mel kepada pihak syarikat insurans berkaitan iaitu Chubb Insurance Malaysia Berhad pada 12 Jun 2023 dan 28 Ogos 2023 bagi mendapatkan pengesahan keaslian bon tersebut. Pihak Chubb Insurance Malaysia Berhad pada 30 Ogos 2023 telah mengesahkan bon berkenaan dikeluarkan oleh pihaknya. c. Nilai Sebenar Rampasan Bon Pelaksanaan Belum Dimuktamadkan Proses rampasan bon sedang dilakukan bagaimanapun pihak Audit tidak dapat mengesahkan nilai rampasan yang sepatutnya kerana terdapat perubahan dalam nilai rampasan bon pelaksanaan berdasarkan surat yang dikeluarkan oleh Bahagian Kewangan dan Bahagian Pembangunan masing-masing kepada Syarikat Insurans dan Syarikat Pembekal. Maklum Balas Nilai Rampasan bon yang telah dimuktamadkan adalah sebanyak RM69,846.75 memandangkan syarikat Prima Platinum telah membuat pembaikan bagi peralatan dalam tempoh jaminan, mengemukakan lukisan siap bina dan ujian konkrit bagi peralatan SSG 2022 Sprinkler Fire System.

49 d. Denda RM0.33 Juta Tidak Dikenakan Bagi Kelewatan Pembekalan Peralatan Pembelajaran dan Latihan Pelajar Sebanyak 42 daripada 64 peralatan berjumlah RM2.10 juta tidak diterima dan dilaksanakan pembekalan pada atau sebelum tarikh seperti yang ditetapkan dalam Perjanjian Kontrak. Berdasarkan pengiraan Audit sejumlah RM0.33 juta denda tidak dikenakan ke atas pembekal semasa proses pembayaran. Semakan Audit selanjutnya mendapati sebanyak 9 daripada 42 bekalan/ peralatan tersebut tidak disenaraikan dalam Jadual Perancangan Projek di Perjanjian Tambahan. Sehubungan itu, pihak Audit tidak dapat mengesahkan tarikh sepatutnya dihantar oleh pihak kontraktor. Maklum Balas Projek ini bermula pada September 2020 di mana banyak perkara berlaku di luar jangkaan seperti sekatan pergerakan dan perjalanan. Pelaksanaan penghantaran dan penerimaan peralatan perlu mematuhi prosedur-prosedur baru yang diwujudkan dan ini merencatkan pelaksanaan projek. Manakala 9 daripada 42 bekalan/peralatan tersebut tidak disenaraikan dalam Jadual Perancangan Projek di Perjanjian Tambahan kerana jadual penghantaran adalah sama seperti Perjanjian Asal. Langkah penambahbaikan sedang dilaksanakan bagi kontrak-kontrak semasa yang berkuat kuasa dengan memastikan sebarang persetujuan bagi lanjutan tempoh penghantaran hendaklah dinyatakan di dalam dokumen perjanjian tambahan atau pengenaan denda lewat akan dilaksanakan kepada syarikat yang gagal mematuhi jadual penghantaran seperti di dalam dokumen perjanjian. e. Peralatan Telah Tamat Tempoh Jaminan Mutu/ Waranti Sehingga 30 Jun 2023 sebanyak 49 peralatan bernilai RM2.09 juta telah tamat tempoh jaminan mutu/ waranti yang mana melebihi 12 bulan daripada tarikh Sijil Penerimaan Pengujian dan Pentauliahan. Semua perolehan peralatan telah selesai pembayaran pada Jun 2022. Maklum Balas Peralatan tersebut dalam keadaan baik dan sedang digunakan untuk tujuan pembelajaran.

50 f. Kerosakan Peralatan Bernilai RM0.34 Juta Dalam Tempoh Jaminan Mutu/ Waranti Belum Dibaiki Terdapat satu peralatan iaitu SMW 2003- CNC Plasma Cutting Machine bernilai RM0.34 juta telah rosak dalam tempoh jaminan mutu/ waranti tidak dibaiki oleh pembekal dan melangkau tarikh tamat jaminan mutu/ waranti. Surat makluman kerosakan telah dikeluarkan oleh IKBN Wakaf Tapai pada 8 Mac 2023, bagaimanapun tiada maklum balas daripada pihak Syarikat. Maklum Balas CNC Plasma Cutting telah dibaiki oleh pembekal tanpa apa-apa bayaran walaupun selepas tempoh jaminan. g. Peralatan Bernilai RM0.79 Juta Di Jabatan Teknologi Awam Belum Digunakan Pemeriksaan fizikal pada 9 Julai 2023 di Jabatan Teknologi Awam mendapati 84 unit peralatan bernilai RM0.79 juta masih belum digunakan sejak diterima di antara 30 November 2020 hingga 14 Disember 2022. Semakan Audit selanjutnya mendapati tempoh jaminan mutu/ waranti bagi 18 daripada 84 peralatan telah tamat tempoh. Pihak Audit dimaklumkan peralatan berkenaan akan digunakan oleh pelajar tahap 3 (SKM 3) dan pihak IKBN Wakaf Tapai masih dalam proses permohonan untuk mendapatkan kelulusan dari Jabatan Pembangunan Kemahiran (JPK), Kementerian Sumber Manusia bagi melaksanakan kursus berkenaan. 30 AM Push Around Vertical Lift Bernilai RM69,825.00 High Power Outdoor Wireless Access Point Bernilai RM1,496.25 Tarikh: 09.07.2023 Lokasi: Bengkel Awam Sumber: Semakan Fizikal UAD

51 Satelite Signal Finder Bernilai RM4,987.50 Digital Earth Tester Bernilai RM14,962.50 Tarikh: 09.07.2023 Lokasi: Bengkel Awam Sumber: Semakan Fizikal UAD Maklum Balas IKBN Wakaf Tapai telah mendapat pentauliahan daripada pihak JPK untuk melaksanakan Sijil Kemahiran Malaysia tahap 3 bidang Penyelenggaraan Bangunan dengan kapasiti 60 orang. Pengambilan pertama adalah pada Februari 2024. h. Dokumen Sokongan Yang Tidak Lengkap Semakan Audit terhadap dua (2) Arahan Pembayaran bagi peralatan Mini Mobile Air Compressor dan Sprinkler Fire System mendapati pembayaran berjumlah RM252,567.00 telah dibuat kepada syarikat sebelum pendaftaran Permit Mesin Tekanan Air Compressor disempurnakan dan Lukisan Siap Bina serta Laporan Ujian Konkrit bagi Sprinkler Fire System dihantar kepada pihak IKBN Wakaf Tapai. Mini Mobile Air Compressor Sprinkler Fire System Tarikh: 09.07.2023 Lokasi: Bengkel Awam Sumber: Semakan Fizikal UAD

52 Maklum Balas Permit Mesin Tekanan bagi dua unit Mini Mobile Compressor telah dimohon dengan pihak JKKP dan telah mendapat kelulusan seperti di Lampiran 9 dan Lampiran 10. Syarikat Prima Platinum telah membuat pembaikan bagi peralatan dalam tempoh jaminan, mengemukakan lukisan siap bina, ujian konkrit dan kiraan beban bagi RC Plinth bagi peralatan SSG 2022 Sprinkler Fire System. i. Kesilapan Pengiraan Liquidated Ascertain Damage (LAD) Semakan Audit mendapati lima (5) peralatan yang dibekalkan selepas kontrak tamat. Bagaimanapun nilai tolakan Liquidated Ascertain Damage (LAD) tidak dikira dalam pembayaran. Ini menyebabkan berlakunya jumlah terlebih bayar sebanyak RM1,589.69. Kesilapan pengiraan LAD disebabkan kekeliruan pegawai dalam pengiraan bilangan hari yang lewat dengan menggunakan jangkaan/tarikh penghantaran sebenar yang terdapat pada Pesanan Kerajaan bagi pengiraan hari lewat di mana pengiraan bilangan hari lewat sepatutnya berdasarkan Borang 1F (Sijil Penerimaan Muktamad). Maklum Balas IKBN Wakaf Tapai telah mengeluarkan surat arahan bagi kutipan balik denda yang tersilap kira. Rujukan surat IKBN.WT.400/21 (7) bertarikh 23 Ogos 2023 berkenaan kutipan balik telah dikeluarkan. Pihak syarikat telah membuat bayaran balik terlebih bayar sebanyak RM 1,589.69. j. Stok Bernilai RM27,431.25 Belum Didaftarkan Pemeriksaan fizikal pada 9 Julai 2023 di Jabatan Teknologi Awam mendapati terdapat tiga (3) peralatan di bawah kategori stok bernilai RM27,431.25 belum didaftarkan di dalam Sistem Pengurusan Stok (SPS) kerana masih menunggu maklum balas kod stok daripada Perbendaharaan Malaysia. Maklum Balas Dua peralatan iaitu SSG 2012 – High Power Outdoor Wireless Access Point dan SSG 1001 – Telecom Installation Kit telah didaftarkan sebagai aset dan satu peralatan iaitu SSG 4001 – Air Core Cable telah didaftarkan sebagai stok.

53 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Bagi memastikan kelemahan yang dibangkitkan tidak berulang pada masa hadapan, adalah disyorkan supaya pihak yang bertanggungjawab di BKew, BPN, BPKB dan IKBN Wakaf Tapai mengambil tindakan terhadap perkara seperti berikut: Memastikan maklumat dicatatkan dengan jelas dalam semua dokumen perolehan bagi mengelakkan kekeliruan dan pertikaian pihak ketiga dan memastikan pengurusan fail perolehan adalah teratur; Memastikan semua kontrak ditandatangani dalam tempoh yang ditetapkan serta sentiasa mematuhi peraturan kewangan yang berkuat kuasa di dalam menguruskan perolehan dan perbelanjaan; Mendapatkan pengesahan bagi kesahihan nilai bon pelaksanaan yang dikemukakan dan memastikan kadar rampasan yang dikenakan adalah adil dan saksama; Memantau pelaksanaan pembekalan peralatan oleh pembekal dengan lebih kerap supaya bekalan/ perkhidmatan dapat diterima mengikut jadual yang ditetapkan; Memastikan Arahan Pembayaran dibuat untuk pembekalan yang telah disempurnakan sepenuhnya dan disokong dengan dokumen sokongan yang lengkap; Meningkatkan pengetahuan asas pegawai yang terlibat dalam pengurusan perolehan dan perbelanjaan dengan memberi latihan terhadap kelemahan yang berkaitan dengan tanggungjawab masing-masing; Memastikan proses kelulusan Pentauliahan Tahap Tiga (SKM 3) di Jabatan Teknologi Awam diselesaikan bagi mengelakkan peralatan menjadi usang dan tidak dapat digunakan; serta Pengurusan stor diperkemas dengan memastikan semua stok direkodkan.

54 PENGAUDITAN TERHADAP PEROLEHAN PERALATAN DAN FASILITI LATIHAN INSTITUT KEMAHIRAN TINGGI BELIA NEGARA (IKTBN) BUKIT MERTAJAM, PULAU PINANG LATAR BELAKANG Perolehan Peralatan di IKTBN Bukit Mertajam merupakan salah satu projek yang telah diluluskan oleh Unit Perancangan Ekonomi (EPU) di bawah Rancangan Malaysia Ke-12 di bawah Rolling Plan 1 (2021-2022) yang telah di laksanakan di IKTBN Bukit Mertajam. Perolehan ini adalah menggunakan peruntukkan di bawah Vot Pembangunan KBS (P45) dengan dana sebanyak RM11.06 juta. Pengurusan Perolehan Di IKTBN Bukit Mertajam BIL. PERIHAL PEROLEHAN TENDER/ SEBUT HARGA JENIS PEROLEHAN JUMLAH (RM) 1. Naiktaraf Peralatan Latihan Bagi Memenuhi Keperluan Pertukaran Noss Dan Menyediakan Latihan Dengan Teknologi Terkini Di IKTBN Bukit Mertajam, Pulau Pinang Tender 7,527,175 2. Perolehan Peralatan Naiktaraf Bengkel Dan Membangunkan Kurikulum Kursus Baru Di IKTBN Bukit Mertajam, Pulau Pinang Berteraskan Keperluan Industri Dalam Bidang Teknologi Hijau Tender 3,105,550 3. Perolehan Peralatan ICT Selaras Dengan Perolehan Peralatan Latihan Teknologi Hijau (Solar) Dalam Bidang Elektrik Di IKTBN Bukit Mertajam, Pulau Pinang Sebut Harga 423,450 JUMLAH 11,056,175 Sumber: ePerolehan OBJEKTIF PENGAUDITAN Objektif pengauditan adalah untuk menilai sama ada pengurusan perolehan peralatan di IKTBN Bukit Mertajam telah diuruskan dengan teratur, dilaksanakan dengan cekap dan berhemat serta mencapai objektif yang ditetapkan. PENEMUAN AUDIT a. Pelantikan Jawatankuasa Tidak Teratur Semakan Audit mendapati: i. tiada surat lantikan ahli Jawatankuasa Spesifikasi, Pembuka, Teknikal dan Kewangan bagi Sebut harga Perolehan Peralatan ICT Selaras Dengan Perolehan Peralatan Latihan Teknologi Hijau (Solar) Dalam Bidang Elektrik di IKTBN Bukit Mertajam bernilai RM423,450;

55 ii. Encik Zamri bin Azali telah dilantik menganggotai dua (2) jawatankuasa iaitu sebagai ahli Jawatankuasa Pembuka Sebut harga dan Jawatankuasa Kewangan; iii. Pelantikan Puan Asmarina binti Abo Mansor sebagai Setiausaha Jawatankuasa Pembuka telah lewat dilantik selama 41 hari iaitu selepas mesyuarat Jawatankuasa Pembuka bersidang. Maklum Balas IKTBN Bukit Mertajam telah mengambil tindakan serta merta dengan menyediakan surat pelantikan secara khusus. IKTBN Bukit Mertajam juga telah mengambil tindakan awal dengan menyediakan surat pelantikan bagi Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi, Pembuka, Penilaian Teknikal dan Kewangan untuk perancangan sebutharga tahun 2024. b. Minit Mesyuarat Sebut Harga Tidak Dikemukakan Pihak Audit tidak dapat mengesahkan penyediaan Minit Mesyuarat bagi Sebut harga Perolehan Peralatan ICT Selaras Dengan Perolehan Peralatan Latihan Teknologi Hijau (Solar) Dalam Bidang Elektrik di IKTBN Bukit Mertajam bernilai RM423,450 kerana ianya tidak dikemukakan kepada pihak Audit. Maklum Balas IKTBN Bukit Mertajam mengemukakan contoh Minit Mesyuarat Sebut Harga yang terkini bertarikh 10 November 2023. IKTBN Bukit Mertajam juga telah menyediakan Senarai Semak bagi urusan tindakan perolehan secara sebut harga/tender dan hebahan berhubung perkara tersebut telah dibuat melalui memo dalaman. c. Peti Tawaran Tender Lewat Dibuka Semakan Audit mendapati peti tawaran tidak dibuka segera selepas tender ditutup. Tarikh tutup bagi kedua-dua tender adalah pada 6 Januari 2021, bagaimanapun mesyuarat Jawatankuasa Pembuka Tender hanya diadakan pada 12 Januari dan 18 Januari 2021. Tempoh masa yang diambil adalah sehingga 12 hari.

56 Kelewatan Peti Tawaran Tender Dibuka PERIHAL TENDER NILAI KONTRAK (RM) TARIKH TUTUP TENDER (A) TARIKH MESYUARAT JK PEMBUKA (B) TEMPOH KELEWATAN (B)-(A) QT200000000033799 / Tender Peralatan Naiktaraf Bengkel dan Membangunkan Kurikulum Kursus Baru di Institut Kemahiran Tinggi Belia Negara (IKTBN) Bukit Mertajam, Pulau Pinang Berteraskan Keperluan Industri Dalam Bidang Teknologi Hijau 3,105,550.00 06.01.2021 18.01.2021 12 hari QT200000000033798 / Tender Naiktaraf Peralatan Latihan Bagi Memenuhi Keperluan Pertukaran NOSS dan Menyediakan Latihan Dengan Teknologi Terkini di Institut Kemahiran Tinggi Belia Negara (IKTBN) Bukit Mertajam, Pulau Pinang 7,527,175.00 06.01.2021 12.01.2021 6 hari Sumber: Laporan Penilaian Jawatankuasa Pembuka Maklum Balas Kelewatan disebabkan kesulitan untuk mengumpulkan ahli jawatankuasa pada satu masa pada awal Januari 2021 berpunca daripada Perintah Kawalan Pergerakan (PKP) dan terdapat perubahan nama jawatankuasa berlaku. d. Surat Setuju Terima (SST) Tidak Mengikut Format Yang Ditetapkan Semakan Audit mendapati SST yang dikeluarkan bagi Sebut harga Perolehan Peralatan ICT Selaras Dengan Perolehan Peralatan Latihan Teknologi Hijau (Solar) Dalam Bidang Elektrik di IKTBN Bukit Mertajam bernilai RM423,450 yang dilaksanakan oleh Syarikat Algominda bertarikh 3 Julai 2020 tidak mengikut format yang ditetapkan. Butiran bagi Kenaan Denda/ Tolakan/ Liquidated & Ascertained Damages (LAD) bagi kelewatan atau kegagalan membekal barang atau tidak menepati spesifikasi tidak dinyatakan dalam SST yang dikeluarkan kepada syarikat seperti mana yang telah ditetapkan dalam pekeliling. Maklum Balas IKTBN Bukit Mertajam mengemukakan contoh SST terkini bagi sebut harga tahun 2023 setelah mengguna pakai format SST yang telah ditetapkan dalam pekeliling PK 4.2. Memo dalaman bertarikh 15 Disember 2023 bagi hebahan pekeliling PK 4.2 berkaitan Surat Setuju Terima juga telah dibuat.

57 e. Polisi Perlindungan Insurans Tidak Dikemukakan Oleh Pihak Syarikat Semakan Audit mendapati tiada bukti polisi perlindungan insurans diambil oleh syarikat iKenanga Technology Sdn. Bhd. dan syarikat Cybicom Sdn. Bhd. sepanjang tempoh perjanjian kerana pihak syarikat tidak mengemukakan salinan bayaran dan resit kepada pihak IKTBN Bukit Mertajam. Selanjutnya, pihak IKTBN Bukit Mertajam juga tidak mengarahkan supaya syarikat mengemukakan polisi perlindungan insurans sepanjang tempoh kontrak berkuat kuasa. Maklum Balas Syarikat iKenanga telah mengemukakan polisi insurans bagi Kontrak Naik Taraf Peralatan Latihan bagi Memenuhi Keperluan Pertukaran Noss dan Menyediakan Latihan Dengan Teknologi Terkini di Institut Kemahiran Tinggi Belia Negara (IKTBN) Bukit Mertajam Pulau Pinang (QT200000000033798) pada 17 Januari 2024. Tempoh insurans adalah dari 12 Januari hingga 30 Jun 2024. f. Peralatan Lewat Dibekalkan Dan Denda Tidak Dikenakan Semakan Audit mendapati tempoh kontrak bagi pembekalan barangan dan peralatan serta penyempurnaan perkhidmatan bagi Sebut harga Perolehan Peralatan ICT Selaras Dengan Perolehan Peralatan Latihan Teknologi Hijau (Solar) Dalam Bidang Elektrik di IKTBN Bukit Mertajam oleh syarikat Algominda adalah selama tiga (3) bulan mulai 13 Julai sehingga 12 Oktober 2020. Bagaimanapun pembekalan dan penyempurnaan perkhidmatan hanya selesai pada 5 November 2020. Selanjutnya tindakan denda tidak dapat dikenakan kerana tiada klausa denda atau tindakan dinyatakan dalam SST bagi pembekalan peralatan dan penyempurnaan lewat dibekalkan/disediakan. Maklumat kelewatan pembekalan peralatan dan penyempurnaan perkhidmatan adalah seperti jadual berikut: Tempoh Kelewatan Pembekalan Barangan Dan Peralatan PERIHAL PEROLEHAN TARIKH AKHIR PEMBEKALAN (A) TARIKH PEMBEKALAN OLEH SYARIKAT (B) TEMPOH KELEWATAN (B) – (A) Sebut harga Perolehan Peralatan ICT Selaras Dengan Perolehan Peralatan Latihan Teknologi Hijau (Solar) Dalam Bidang Elektrik di IKTBN Bukit Mertajam 12.10.2020 05.11.2020 24 hari Sumber: Arahan Pembayaran

58 Maklum Balas IKTBN Bukit Mertajam telah menggunapakai format SST yang telah ditetapkan dalam pekeliling dan mengemukakan SST terkini bagi sebutharga tahun 2023. Memo bertarikh 15 Disember 2023 bagi hebahan pekeliling PK 4.2 berkaitan Surat Setuju Terima juga telah dibuat. g. Pembekalan Barangan/Perkhidmatan Tidak Mengikut Tempoh Yang Ditetapkan Semakan Audit terhadap Arahan Pembayaran bernombor 12000602 mendapati pembekalan barangan/perkhidmatan/kerja tidak disempurnakan mengikut tempoh/tarikh yang telah ditetapkan dalam Pesanan Kerajaan melibatkan tiga (3) item yang berjumlah RM307,000. Butiran lanjut adalah seperti di jadual berikut: Kelewatan Pembekalan Barangan/Perkhidmatan NO. ARAHAN PEMBAYARAN / TARIKH PEMBEKAL ITEM AMAUN (RM) TARIKH BEKALAN DITETAPKAN DALAM LO TARIKH SEBENAR PEMBEKALAN LEWAT (HARI) 12000602 / 24.11.2021 iKenanga Technology Sdn. Bhd. Surface Mount Technology Stencil Printer For Printed Circuit Board Prototyping (DED-2003) 109,000.00 31.10.2021 10.11.2021 10 Electric Scissor Lift (PI-2006) 74,000.00 01.11.2021 1 Surface Mount Technology Pick And Place Machine For Printed Circuit Board Prototyping (DED-2004) 124,000.00 05.11.2021 5 JUMLAH 307,000.00 Sumber: Arahan Pembayaran Maklum Balas Tempoh pelaksanaan semasa pasca pelaksanaan Perintah Kawalan Pergerakan (PKP) di mana terdapat shortage bagi bahan mentah yang menjejaskan perancangan penghantaran oleh pihak syarikat. Mengambil kira penghantaran dalam tempoh kontrak, IKTBN Bukit Mertajam bersetuju menerima peralatan tersebut. IKTBN Bukit Mertajam akan memastikan denda lewat (LAD) akan dikenakan kepada syarikat sekiranya terdapat kelewatan. Sebarang perubahan penghantaran perlu dipersetujui dalam mesyuarat serta pindaan tersebut akan dikemukakan kepada pihak KBS supaya tindakan penyediaan kontrak tambahan dapat dilaksanakan oleh pihak kementerian.

59 h. Kelewatan Penyediaan Pesanan Kerajaan Semakan Audit mendapati, Pesanan Kerajaan bagi 19 Arahan Pembayaran bernilai RM6.98 juta telah lewat dikeluarkan antara lapan (8) hingga 65 hari selepas perkhidmatan dibekalkan. Maklum Balas Memo arahan dalaman bertarikh 15 Disember 2023 bagi pegawai yang terlibat dengan pengurusan kewangan telah dibuat oleh pihak IKTBN Bukit Mertajam. i. Aset Tidak Didaftarkan Semakan Audit di Bilik Mesyuarat IKTBN Bukit Mertajam mendapati 11 unit LCD Display Monitor tidak didaftarkan dalam Sistem Pengurusan Aset (SPA). Selanjutnya, 20 unit meja komputer yang ditempatkan di makmal komputer juga masih belum didaftarkan. Butiran aset adalah seperti di jadual dan gambar berikut: Aset Tidak Didaftar BIL. PERIHAL ASET KUANTITI/UNIT 1. Smart TV (Display Monitor Only) 1 2. LCD Display Monitor 8 3. LED TV 2 4. Meja Komputer 6 Penjuru 4 5. Training Table for PI-2008 Programmable Logic Controller 16 Sumber: Lawatan Fizikal Audit dan Kontrak Perjanjian Smart TV (Display Monitor Only) LCD Display Monitor

60 LED TV Meja Komputer 6 Penjuru Training Table For PI-2008 Programmable Logic Controller Tarikh: 12 Oktober 2023 Lokasi: IKTBN Bukit Mertajam Maklum Balas IKTBN Bukit Mertajam telah mengemas kini dan mengemukakan KEW.PA-3 (Bahagian B) sebagai bukti aset telah didaftarkan. j. Aksesori Yang Dibekalkan Bersekali Dengan Harta Modal Tidak Didaftarkan Di KEW.PA-3 (Bahagian B) Semakan Audit mendapati 285 aksesori yang dibekalkan bersama 110 Aset Alih yang dibekalkan melalui perolehan tender dan sebut harga di IKTBN Bukit Mertajam tidak direkodkan di KEW.PA-3 (Bahagian B). Butiran lanjut adalah seperti di jadual berikut:

61 Aksesori Yang Dibekalkan Bersekali Dengan Harta Modal Tidak Didaftarkan Di KEW.PA-3 (Bahagian B) BIL. TENDER/SEBUT HARGA BILANGAN ASET ALIH BILANGAN AKSESORI YANG TIDAK DIREKOD/ DILABEL 1. Tender Naiktaraf Peralatan Latihan Bagi Memenuhi Keperluan Pertukaran NOSS dan Menyediakan Latihan Dengan Teknologi Terkini di Institut Kemahiran Tinggi Belia Negara (IKTBN) Bukit Mertajam, Pulau Pinang 72 175 2. QT200000000033799 / Tender Peralatan Naiktaraf Bengkel dan Membangunkan Kurikulum Kursus Baru di Institut Kemahiran Tinggi Belia Negara (IKTBN) Bukit Mertajam, Pulau Pinang Berteraskan Keperluan Industri Dalam Bidang Teknologi Hijau 10 10 3. Sebut Harga Perolehan Peralatan ICT Selaras Dengan Perolehan Peralatan Latihan Teknologi Hijau (Solar) Dalam Bidang Elektrik di IKTBN Bukit Mertajam, Pulau Pinang 25 100 JUMLAH 110 285 Sumber: Lawatan Fizikal Audit dan Kontrak Perjanjian Maklum Balas IKTBN Bukit Mertajam telah mengemas kini dan mengemukakan KEW.PA-3 (Bahagian B) sebagai bukti aset telah didaftarkan. k. Barang/Bahan Guna Habis (Stok) bagi Peralatan Tidak Direkodkan Pemeriksaan fizikal pada 11 Oktober 2023 mendapati item di bawah kategori stok bagi sembilan (9) jenis Aset tidak didaftarkan di dalam Sistem Pengurusan Stok (SPS). Butiran lanjut adalah seperti jadual berikut: Jadual: Barang/Bahan Guna Habis (Stok) Bagi Peralatan Tidak Direkodkan BIL. PERIHAL ASET PERIHAL BAHAN GUNA HABIS KUANTITI Tender Naiktaraf Peralatan Latihan Bagi Memenuhi Keperluan Pertukaran NOSS dan Menyediakan Latihan Dengan Teknologi Terkini di Institut Kemahiran Tinggi Belia Negara (IKTBN) Bukit Mertajam, Pulau Pinang 1. DLC-3005 Oil Test Set 60 KV Printer Paper 40 2. PI-2008 Programmable Logic Controller (PLC) For Automation Electrical Insulation Glove 5 Goggle Set 5 3. PI-2001 CNC Lathe Trainer Set Of Starting Kit For Wiring Practice 1 Machine Rust Inhibitor Lubricant 1 4. PI-2002 CNC Mill Trainer Set Of Starting Kit For Wiring Practice 1 Machine Rust Inhibitor Lubricant 1 5. PI-2003 MIG ARC Welding Machine Input Cables 415V 1 Work Cable And Clamp 1 Gas CO2 50KG and Gasless Nozzles 1 spool Gun Cable Liner 1

62 BIL. PERIHAL ASET PERIHAL BAHAN GUNA HABIS KUANTITI Mild Steel MIG Wire 0.8mm x 5kg 2 Quick Select Drive Roll 2 V-Knurled Dual Groove Drive Roll 2 Contact Tip 0.8mm and 0.9mm 5 Mild Steel MIG Wire 0.8mm x 5kg 10 rolls Mild Steel MIG Wire 1.0mm x 5kg 10 rolls Stainless Steel MIG Wire 0.8mm x 5kg 10 rolls Stainless Steel MIG Wire 1.0mm x 5kg 10 rolls Full Leather Welding Gloves 2 Classic Cotton Flame Retardant Welding Jacket (XL) 1 Auto-Darkening Filter Welding Helmet 2 6. PI-2005 Gas Tungsten ARC Welding Machine Auto-Darkening Filter Welding Helmet 2 TIG Gloves 2 7. PI-2006 Electric Scissor Lift 300 AMP-Hour Batteries 4 12V 300Ah AGM Batteries 1 Special Hydraulic Oils 1 Tender Peralatan Naiktaraf Bengkel dan Membangunkan Kurikulum Kursus Baru di Institut Kemahiran Tinggi Belia Negara (IKTBN) Bukit Mertajam, Pulau Pinang Berteraskan Keperluan Industri Dalam Bidang Teknologi Hijau 8. Off Grid Hibrid Photovoltaic System(GCPV) 12KW, 230V Connection JAM78S10 450W Safety Helmet 15 Safety Vest 15 Safety Harness 15 Electrical Insulation Glove 15 Goggle 15 9. Mock Up Solar PV Roof Custom Solar Kit: Kit Bag, Standard Harness, Safety Line, Screww Lock Karabiner, Rope Grab, 500mm Ladder Hook 1 set Sumber: Lawatan Fizikal Audit dan Kontrak Perjanjian Maklum Balas Pegawai Stor Bahagian telah mendaftarkan kesemua item tersebut setelah memperoleh kod kategori item tersebut dari Kementerian Kewangan (MOF). l. Aset Tak Ketara Tidak Didaftarkan Dalam KEW.ATK-3 Semakan Audit mendapati 25 unit Perisian PVSYST Versi 7 berjumlah RM127,200 tidak didaftarkan dalam KEW.ATK-3. Semakan selanjutnya mendapati IKTBN Bukit Mertajam telah mendaftarkan Perisian PVSYST yang dikategorikan sebagai Aset Tak Ketara dalam KEW.PA-3. Maklum Balas Tindakan telah selesai diambil oleh IKTBN Bukit Mertajam dengan mendaftarkan 25 unit aset berkenaan di KEW.ATK-3.

63 m. Aksesori Aset Alih Yang Dibeli Masih Belum Digunakan Semakan fizikal Audit terhadap aksesori bagi Komputer Meja HP Z4 G4 Workstation iaitu APC Easy UPS BV 650VA yang diterima mendapati aksesori tersebut masih belum digunakan serta masih di dalam kotak. Butiran lanjut adalah seperti gambar berikut: Aset APC Easy UPS BV 650VA Masih Belum Digunakan Tarikh: 10 Oktober 2023 Lokasi: Jabatan Elektrik, IKTBN Bukit Mertajam Sumber: Semakan Fizikal UAD Bagaimanapun, selepas teguran Audit, pihak IKTBN Bukit Mertajam telah memasang dan menggunakan aksesori tersebut serta telah mengemukakan laporan bergambar kepada pihak Audit. Butiran lanjut adalah seperti gambar berikut: APC EASY UPS BV 650VA Telah Digunakan Sumber: Maklum Balas Oleh IKTBN Bukit Mertajam

64 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Secara umumnya, pengurusan perolehan di IKTBN Bukit Mertajam adalah memuaskan dan masih boleh dipertingkatkan lagi terutamanya berkaitan aspek pemantauan. Justeru, pihak Audit mengesyorkan pegawai yang bertanggungjawab dalam urusan perolehan: Memastikan pengurusan perolehan dipatuhi sentiasa termasuk berkaitan pelantikan jawatankuasa, penyediaan minit mesyuarat dan pengurusan fail perolehan. Memastikan semua perkhidmatan yang dilaksanakan mengikut spesifikasi yang ditetapkan sebelum sesuatu bayaran dibuat. Memantau pelaksanaan perkhidmatan oleh pembekal dengan lebih kerap supaya bekalan dan perkhidmatan dapat diterima mengikut jadual yang ditetapkan. Memastikan maklumat dicatatkan dengan betul dalam semua dokumen perolehan bagi mengelakkan kekeliruan dan pertikaian pihak ketiga. Memastikan Arahan Pembayaran disokong dengan dokumen sokongan yang lengkap sebelum pembayaran dibuat bagi memudahkan rujukan dan pemantauan. Pengurusan aset dan stor diperkemaskan dengan memastikan proses perekodan, penggunaan dan pelaporan dipatuhi. Meningkatkan pengetahuan asas pegawai yang terlibat dalam pengurusan perolehan dan perbelanjaan dengan memberi latihan terhadap kelemahan yang berkaitan dengan tanggungjawab masing-masing.

66 PRESTASI 22 Isu Selesai - Dalam Tindakan 22 Jumlah Isu 9 Isu Selesai 10 Dalam Tindakan 19 Jumlah Isu JBS NEGERI PAHANG IKTBN BACHOK IKBN JITRA 10 Isu Selesai - Dalam Tindakan Kontrak 10 Jumlah Isu Pembersihan dan Kerja-kerja Landskap RUMUSAN RUMUSAN RUMUSAN PENGURUSAN KEWANGAN 12 isu berulang 1 isu berulang 4 isu berulang IKBN Jitra Perkhidmatan Pembersihan Di Dalam dan Luar Bangunan Tidak Memuaskan IKTBN Bachok Nama Jabatan serta Bahagian di Carta Organisasi yang difailkan berbeza dengan Jabatan serta Bahagian di Carta Organisasi yang dipamerkan. Penempatan pegawai di Carta Organisasi yang difailkan berbeza dengan Carta Organisasi yang dipamerkan. Tunggakan kutipan air kuarters Deposit yang melebihi 12 bulan masih disimpan. JBSN Pahang Pusingan tugas tidak dilaksanakan Prestasi perbelanjaan kurang memuaskan Maklumat perolehan tidak disemak di dalam sistem MyGPIS Kelemahan kawalan ke atas tuntutan perjalanan Borang Aduan Kerosakan Aset Alih (KEW.PA-10) tidak disediakan dengan lengkap Perbezaan baki fizikal stor dan baki daftar Buku Log kenderaan tidak diselenggara dengan lengkap Salinan asal Buku Log tidak diceraikan dan disimpan di pejabat Buku Rekod Pergerakan Kad Inden tidak disimpan dengan teratur dan tidak diperiksa dari semasa ke semasa Tiada semakan silang antara Penyata Kad Inden dengan resit Buku Rekod Pergerakan dan Penggunaan KSBTTR tidak diselenggara dengan lengkap Transaksi penggunaan KSBTTR tidak disemak ISU AUDIT BERULANG PENGAUDITAN SUSULAN

67 PENGAUDITAN SUSULAN TERHADAP PENGURUSAN KONTRAK PEMBERSIHAN DAN KERJA-KERJA LANDSKAP KAWASAN DALAM DAN LUAR BANGUNAN DI INSTITUT KEMAHIRAN BELIA NEGARA JITRA, KEDAH LATAR BELAKANG Pengauditan bagi Kontrak Pembersihan dan Kerja-Kerja Landskap Kawasan Dalam dan Luar Bangunan di Institut Kemahiran Belia Negara (IKBN) telah dijalankan pada tahun 2013 yang melibatkan sebanyak tiga (3) IKBN iaitu IKBN Naka, Kedah, IKBN Kuala Perlis, Perlis dan IKBN Jitra, Kedah. Pihak Unit Audit Dalam, Kementerian Belia dan Sukan (KBS) telah memilih IKBN Jitra untuk menjalankan pengauditan susulan Kontrak Pembersihan dan Kerja-Kerja Landskap Kawasan Dalam dan Luar Bangunan yang sedang berkuat kuasa. KBS telah melantik Syarikat Prospek Muda Resources bagi melaksanakan Perkhidmatan Pembersihan dan Kerja-Kerja Landskap Secara Mesra Alam di IKBN Jitra dengan nilai kontrak sebanyak RM1,971,000 bagi tempoh 1 November 2022 hingga 31 Oktober 2025 (36 bulan). Pengurusan IKBN Jitra, Kedah diketuai oleh Pengarah Gred S48, dibantu oleh Timbalan Pengarah (Pengurusan Latihan), Timbalan Pengarah (Hal Ehwal Pelajar) dan Ketua Bahagian Pentadbiran dan Kewangan. Pengurusan kontrak pembersihan di IKBN Jitra diletakkan di bawah Cawangan Pentadbiran yang bertanggungjawab memantau pelaksanaan perkhidmatan oleh pihak syarikat pembersihan yang dilantik. Selain itu, Ketua Cawangan Pentadbiran iaitu Encik Syed Aziz bin Syed Mudayah, Pembantu Tadbir Kanan (N22) telah ditugaskan untuk memantau pelaksanaan perkhidmatan pihak syarikat. OBJEKTIF AUDIT Pengauditan susulan yang dilaksanakan adalah untuk menentukan: teguran dan penemuan Audit yang lalu telah dibuat penambahbaikan; pematuhan terhadap undang-undang dan peraturan yang berkuat kuasa; menentukan wujudnya sistem kawalan dalaman yang berkesan; dan rekod-rekod yang berkaitan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.

68 SKOP DAN METODOLOGI AUDIT Pengauditan susulan Kontrak Pembersihan, Kerja-Kerja Landskap Kawasan Dalam dan Luar Bangunan di IKBN Jitra merangkumi semakan terhadap isu-isu yang pernah dibangkitkan semasa pengauditan terdahulu serta pematuhan terhadap terma-terma perjanjian. Semakan yang dibuat meliputi tempoh sepanjang tahun 2022 sehingga tarikh pengauditan. Pengauditan dilaksanakan dengan menyemak rekod dan dokumen kewangan. Selain itu, temu bual dengan pegawai yang terlibat serta pemeriksaan fizikal juga dijalankan untuk memperkukuhkan ketepatan penemuan Audit. PENEMUAN AUDIT a. Pekerja Tidak Memiliki Identity Document (ID) Yang Lengkap Pihak Audit telah menjalankan temu bual bersama dengan 25 orang pekerja pada 2.45 petang, 19 Jun 2023. Hasil temu bual, pihak Audit mendapati pekerja telah dibekalkan ID pekerja namun tidak lengkap kerana tiada gambar pekerja. Pihak pekerja juga memaklumkan bahawa ID tersebut baru dibekalkan oleh pihak syarikat kepada pekerja sebelum hadir ke sesi temu bual bersama pihak Audit. Pihak IKBN Jitra telah mengarahkan pihak syarikat mengambil tindakan segera dengan mengemukakan ID pekerja yang lengkap dengan gambar pekerja. ID pekerja sebelum dan selepas teguran Audit adalah seperti di gambar berikut: ID Pekerja Yang Dikemukakan Tanpa Gambar ID Pekerja Telah Disertakan Dengan Gambar Setelah Teguran Audit Tarikh: 19.06.2023 Lokasi: IKBN Jitra Tarikh: 05.07. 2023

69 Maklum Balas Pihak syarikat telah mengambil tindakan terhadap teguran yang telah diberikan oleh pihak Audit dengan melengkapkan kad ID dengan kadar yang segera pada 19 Jun 2023. b. Tiada Pekerja Gantian Bagi Pekerja Yang Tidak Hadir Bertugas Semakan Audit mendapati sepanjang tempoh kontrak bermula pada 1 November 2022 sehingga Jun 2023, tiada maklumat pekerja gantian bagi pekerja yang tidak hadir bertugas bagi tempoh 9 hari seperti di jadual berikut: Tiada Pekerja Gantian Bagi Pekerja Yang Tidak Hadir Bertugas Bil. Nama Pekerja Tarikh Tidak Hadir (Seperti Di Kad Perakam Waktu) 1. Norini binti A. Bakar 06.03.2023 2. Nor Afilah binti Ibrahim 4 dan 30.03.2023 3. Rohayah binti Saibon 4, 5 dan 06.03.2023 4. Sarusawathy A/P Murugan 07.03.2023 5. Ramlah binti Majid 4 dan 05.03.2023 Sumber: Rekod Kad Perakam Waktu dan Senarai Nama Pemohon Dan Nama Pengganti Pekerja Semakan Audit selanjutnya terhadap rekod pekerja gantian mendapati hanya maklumat nama pekerja gantian sahaja yang dicatat dalam Senarai Nama Pemohon (pekerja yang tidak hadir bertugas) dan Nama Pengganti Pekerja. Tiada maklumat terperinci seperti nama penuh, nombor kad pengenalan dan lainlain butiran terperinci berkenaan pekerja gantian berkenaan. Maklum Balas IKBN Jitra telah membuat penambahbaikan segera terhadap proses pengambilan pekerja ganti dengan mewujudkan borang untuk pekerja ganti dan borang tersebut telah dikemukakan kepada pihak Audit semasa lawatan Audit di IKBN Jitra. c. Tiada Laporan Kesihatan Dikemukakan Bagi Pekerja Yang Melebihi 55 Tahun Semakan Audit mendapati lapan (8) pekerja berumur 55 tahun ke atas dan empat (4) daripadanya tidak mengemukakan laporan kesihatan. Pihak Audit dimaklumkan oleh Ketua Bahagian Pentadbiran dan Kewangan, Puan Noor Azira binti Abdullah, Penolong Pegawai Tadbir (N32) bahawa beliau telah terlepas pandang untuk memastikan pekerja yang berumur 55 hingga 60 tahun perlu

70 melakukan pemeriksaan kesihatan kerana perjanjian terdahulu bersama syarikat yang telah tamat kontrak menetapkan hanya pekerja yang berumur 60 tahun ke atas diwajibkan melakukan pemeriksaan kesihatan. Bagaimanapun pihak IKBN Jitra telah mengambil tindakan dengan mengemukakan laporan kesihatan bagi empat (4) pekerja tersebut pada 5 Julai 2023. Maklum Balas IKBN Jitra mengambil perhatian serius terhadap teguran daripada pihak Audit tersebut. IKBN Jitra telah mengambil tindakan dengan mengemukakan laporan kesihatan kepada pihak Audit bagi empat (4) pekerja tersebut pada 5 Julai 2023. d. Tiada Caruman Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) dan Pertubuhan Keselamatan Sosial (SOCSO) Semakan Audit terhadap maklumat caruman KWSP dan SOCSO bagi 25 pekerja pembersihan di IKBN Jitra mendapati dua (2) pekerja tidak mempunyai caruman KWSP dan SOCSO iaitu Encik Muhammad Hazrul bin Yahya dan Puan Ramlah binti Majid. Pihak Audit dimaklumkan oleh Puan Noor Azira binti Abdullah, Penolong Pegawai Tadbir (N32) bahawa pihak syarikat akan melaksanakan caruman KWSP dan SOCSO terhadap pekerja selepas enam (6) bulan berkhidmat. Beliau juga memaklumkan Puan Ramlah binti Majid baru sahaja memulakan kerja pada bulan Februari 2023 dan caruman akan bermula pada bulan Ogos 2023. Manakala caruman KWSP dan SOCSO Encik Muhammad Hazrul bin Yahya telah dilaksanakan dan dikemukakan kepada pihak Audit pada 21 Ogos 2023. Maklum Balas Caruman KWSP dan SOCSO Encik Muhammad Hazrul bin Yahya telah dilaksanakan dan akan dikemukakan kepada pihak Audit pada 21 Ogos 2023. Manakala semakan kepada caruman KWSP dan SOCSO bagi Puan Ramlah binti Majid telah dibuat caruman telah dibuat bermula September 2023. e. Perkhidmatan Pembersihan Di Dalam Bangunan Tidak Memuaskan Semakan fizikal Audit di IKBN Jitra mendapati pelaksanaan perkhidmatan pembersihan di dalam bangunan tidak memuaskan.

71 Keadaan semasa lawatan fizikal Audit: Sampah Dan Habuk Dilantai Tidak Disapu Dan Dimop Sawang Di Dinding Tidak Dibersihkan Tarikh: 20.06.2023 Lokasi: Bengkel Penyejukbekuan dan Penyaman Udara 3 Sinki Di Tandas Wanita Tidak Bersihkan Sinki Tandas Lelaki Kotor Dan Tidak Bersihkan Tarikh: 20.06.2023 Lokasi: Tandas Wanita, Bengkel Jahitan 2 Tarikh: 20.06.2023 Lokasi: Tandas Lelaki, Bengkel Operasi Pemesinan Kipas Dinding Berhabuk Dan Tidak Dibersihkan Habuk Di Kabinet Besi Tidak Dibersihkan Tarikh: 20.06.2023 Lokasi: Ruangan Dewan Ibnu Sina Tarikh: 20.06.2023 Lokasi: Bilik Studio Lukisan Tahap 1

72 Najis Cicak Tidak Disapu Dan Dibersihkan Lantai, Dinding Dan Siling Tidak Dibersihkan Tarikh: 21.06.2023 Lokasi: Bilik Pemandu Tarikh: 21.06.2023 Lokasi: Rumah Sampah Maklum Balas IKBN Jitra telah mengadakan perjumpaan bersama wakil daripada Syarikat Prospek Muda Resources dan juga penyelia pekerja pembersihan bagi pemakluman berkaitan teguran yang diperoleh daripada Unit Audit Dalam dan penambahbaikan yang perlu dilakukan oleh pihak syarikat. Keadaan selepas tindakan diambil: Tarikh: 25.10.2023 Lokasi: Bengkel Penyejukbekuan dan Penyaman Udara 3

73 Tarikh: 22.10.2023 Lokasi: Tandas Wanita, Bengkel Jahitan 2 Tarikh: 25.10.2023 Lokasi: Tandas Lelaki, Bengkel Operasi Pemesinan Tarikh: 25.10.2023 Lokasi: Ruangan Dewan Ibnu Sina Tarikh: 25.10.2023 Lokasi: Bilik Studio Lukisan Tahap 1 Tarikh: 25.10.2023 Lokasi: Bilik Pemandu Tarikh: 25.10.2023 Lokasi: Rumah Sampah

74 f. Perkhidmatan Pembersihan Di Luar Bangunan Tidak Memuaskan Semakan fizikal Audit di IKBN Jitra mendapati pelaksanaan perkhidmatan pembersihan di luar bangunan tidak memuaskan. Keadaan semasa lawatan fizikal Audit: Daun Kering Tidak Dibersihkan Dan Dibuang Pelepah Kelapa Sawit Tidak Dipangkas Tarikh: 21.06.2023 Lokasi: Gimnasium IKBN Jitra Tarikh: 21.06.2023 Lokasi: Gimnasium IKBN Jitra Dahan Pokok Di Bilik Gimnasium Tidak Dipangkas Pelepah Pokok Tidak Dipangkas Dan Terkena Kabel Elektrik Tarikh: 21.06.2023 Lokasi: Gimnasium IKBN Jitra Tarikh: 21.06.2023 Lokasi: Asrama Perempuan

75 Rumput Menjalar Di Pagar Tidak Dibersihkan Busut Tidak Dibuang Tarikh: 21.06.2023 Lokasi: Rumah Pam Tarikh: 21.06.2023 Lokasi: Gimnasium IKBN Jitra Sampah Sarap Tidak Dibuang Di Tempat Yang Ditetapkan Longgokan Dahan Kayu Tidak Dibuang Di Tempat Yang Ditetapkan Tarikh: 21.06.2023 Lokasi: Padang Bola (Astaka) Tarikh: 21.06.2023 Lokasi: Bengkel Penyelenggaraan Kereta Maklum Balas IKBN Jitra telah mengadakan perjumpaan bersama wakil daripada Syarikat Prospek Muda Resources dan juga penyelia pekerja pembersihan bagi pemakluman berkaitan teguran yang diperoleh daripada Unit Audit Dalam dan penambahbaikan yang perlu dilakukan oleh pihak syarikat.

76 Keadaan selepas tindakan diambil: Tarikh: 25.10.2023 Lokasi: Gimnasium IKBN Jitra Tarikh: 25.10.2023 Lokasi: Dewan Ibnu Khaldun Tarikh: 25.10.2023 Lokasi: Gimnasium IKBN Jitra Tarikh: 25.10.2023 Lokasi: Asrama Perempuan Tarikh: 25.10.2023 Lokasi: Rumah Pam Tarikh: 25.10.2023 Lokasi: Padang Bola (Astaka)

77 Tarikh: 25.10.2023 Lokasi: Padang Bola (Astaka) Tarikh: 25.10.2023 Lokasi: Bengkel Penyelenggaraan Kereta g. Tiada Laporan Pelaksanaan Kerja Luar Bangunan Disertakan Dalam Arahan Pembayaran Semakan Audit terhadap tujuh (7) Arahan Pembayaran terhadap Perkhidmatan Pembersihan dan Kerja-Kerja Landskap Secara Mesra Alam bagi bulan November 2022 hingga Mei 2023 mendapati laporan pelaksanaan kerja luar bangunan yang bernilai RM17,520/ bulan tidak disertakan dalam Arahan Pembayaran dan hanya laporan bulanan kerja dalam bangunan sahaja yang disertakan dalam Arahan Pembayaran. Pihak Audit tidak dapat mengesahkan bahawa bayaran yang dibuat adalah berdasarkan kerja yang telah dilaksanakan. Maklum Balas IKBN Jitra mengambil perhatian serius berkaitan teguran Audit dan semua teguran yang berkaitan telah diambil tindakan oleh pihak Syarikat Prospek Muda Resources. Laporan berkenaan telah dilengkapkan mulai bulan Julai 2023. h. Kad Perakam Waktu Tidak Dilampirkan Dengan Lengkap Dalam Arahan Pembayaran Semakan Audit mendapati kad perakam waktu pekerja yang disertakan dalam Arahan Pembayaran adalah tidak jelas dengan cetakan masa kehadiran. Selain itu, kad perakam waktu yang disertakan juga tidak lengkap kerana terdapat beberapa salinan kad perakam waktu yang tidak dilampirkan bersama Arahan Pembayaran.

78 Maklum Balas IKBN Jitra mengambil perhatian serius berkaitan teguran Audit. IKBN Jitra telah dimaklumkan oleh wakil syarikat Prospek Muda Resources di mana bagi bulan 11 dan 12, pihak syarikat telah merekodkan kehadiran secara manual berikutan mesin perakam waktu yang ditempah belum sampai. Semua teguran Audit yang berkaitan telah diambil tindakan pembetulan oleh pihak Syarikat Prospek Muda Resources. Pihak IKBN Jitra Juga telah memberi surat peringatan kepada pihak syarikat. i. Bayaran Dibuat Bagi Kerja Pembersihan Yang Tidak Dilaksanakan Lawatan Audit telah dijalankan pada 21 Jun 2023 ke bangunan astaka di kawasan padang bola dan mendapati terdapat tandas lelaki dan wanita yang berkunci. Encik Syed Aziz bin Syed Mudayah, Pembantu Tadbir Kanan (N22) memaklumkan bahawa tandas tersebut telah dikunci sejak sekian lama dan kerja pembersihan tidak dilaksanakan oleh pihak syarikat. Pihak Audit dimaklumkan bahawa tandas tersebut akan dibuka oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar (HEP) jika astaka digunakan. Semakan Audit selanjutnya terhadap Arahan Pembayaran Perkhidmatan Pembersihan dan Kerja-Kerja Landskap Secara Mesra Alam bagi bulan November 2022 hingga Mei 2023 mendapati bayaran telah dibuat bagi kerja pembersihan harian di tandas lelaki dan wanita di bangunan astaka di kawasan padang bola tersebut. Butiran adalah seperti di gambar berikut: Tiada Kerja Pembersihan Bagi Tandas Lelaki Dan Wanita Yang Berkunci Tarikh: 21.06.2023 Lokasi: Bangunan Astaka Di Kawasan Padang Bola

79 Maklum Balas Bagi memastikan pembersihan tandas astaka dilakukan setiap hari mengikut jadual yang telah ditetapkan dalam dokumen perjanjian, IKBN Jitra telah mengeluarkan surat pemakluman jadual pembersihan tandas di Astaka IKBN Jitra, Kedah, kepada pihak syarikat. j. Tiada Laporan Bergambar Pelaksanaan Kerja Pembersihan Dan Kerja-Kerja Landskap Oleh Pihak Syarikat Semakan Audit terhadap tujuh (7) Arahan Pembayaran Perkhidmatan Pembersihan dan Kerja-Kerja Landskap Secara Mesra Alam mendapati tiada laporan bergambar pelaksanaan kerja dikemukakan oleh syarikat kepada pihak IKBN. Oleh itu, pihak Audit tidak dapat mengesahkan bahawa kerja telah dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan. Semakan Audit terhadap laporan bulanan perkhidmatan yang dikemukakan oleh pihak syarikat yang dilampirkan dalam Arahan Pembayaran juga mendapati pemantauan hanya dilaksanakan oleh Encik Syed Aziz bin Syed Mudayah, Pembantu Tadbir Kanan (N22) bagi keseluruhan kawasan IKBN Jitra yang berkeluasan 52 hektar. Oleh yang demikian adalah agak mustahil untuk pegawai berkenaan menjalankan tugas pemantauan dan pengesahan pelaksanaan jadual kerja pembersihan di dalam dan luar bangunan serta kerja-kerja landskap di keseluruhan kawasan IKBN Jitra tanpa merujuk laporan bergambar daripada pihak syarikat. Maklum Balas IKBN Jitra mengambil perhatian serius terhadap teguran daripada pihak Audit. Semua teguran yang berkaitan telah diambil tindakan oleh pihak Syarikat Prospek Muda Resources. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Secara keseluruhannya, pelaksanaan Perkhidmatan Pembersihan dan KerjaKerja Landskap di IKBN Jitra adalah memuaskan. Bagi memantapkan lagi pengurusan perkhidmatan pembersihan, pihak Audit mengesyorkan Ketua Jabatan mengambil tindakan segera terhadap isu-isu yang dibangkitkan dalam pemerhatian Audit ini berdasarkan syor seperti yang berikut:

80 IKBN Jitra hendaklah sentiasa memantau dan memastikan pihak syarikat mematuhi semua terma perjanjian dan mengambil tindakan segera terhadap ketidakpatuhan yang berlaku sepanjang tempoh kontrak; memaparkan Jadual Pelaksanaan Kerja yang perlu dilaksanakan oleh syarikat di setiap blok bangunan/ kawasan bagi memastikan pegawai IKBN yang berada di bangunan/ kawasan berkenaan mengetahui jadual kerja syarikat; pembayaran hendaklah dibuat kepada syarikat berdasarkan kerja sebenar yang telah dilaksanakan dan Arahan Pembayaran bagi perkhidmatan yang telah dilaksanakan hendaklah dilampirkan bersama dengan dokumen sokongan yang lengkap; laporan pelaksanaan kerja pembersihan dan kerja-kerja landskap secara bergambar perlu dilaksanakan sebagai salah satu mekanisme tambahan kawalan dalaman.

81 PENGAUDITAN SUSULAN PENGURUSAN KEWANGAN DI JABATAN BELIA DAN SUKAN NEGERI PAHANG LATAR BELAKANG Pengauditan Susulan Pengurusan Kewangan di JBS Negeri Pahang merupakan salah satu program di bawah Rancangan Audit Tahun 2023 yang telah diluluskan oleh Ketua Setiausaha KBS. JBS Negeri Pahang diketuai oleh Pengarah, Gred S52 dan dibantu oleh dua (2) orang Timbalan Pengarah serta 109 orang pegawai daripada pelbagai gred jawatan. Skop pengauditan meliputi semua isu yang telah dibangkitkan pada Pengauditan Pengurusan Kewangan di JBS Negeri Pahang tahun 2015 dan kedudukan terkini. OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengauditan ini dijalankan bagi membuat rumusan mengenai tahap pematuhan pengurusan kewangan di JBS Negeri Pahang dan menentukan sama ada: perkara yang telah dipersetujui untuk diambil tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan telah dilakukan oleh pihak pengurusan yang diaudit (Auditi) seperti mana yang telah dinyatakan dalam laporan audit asal; wujudnya struktur dan sistem pengurusan kewangan yang berkesan; wujudnya sistem kawalan dalaman yang berkesan bagi elemen kawalan pengurusan, bajet, terimaan, perolehan, perbelanjaan, aset dan stor serta kenderaan; pengurusan kewangan dibuat mengikut undang-undang dan peraturan yang ditetapkan; dan rekod-rekod yang berkaitan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. PENEMUAN AUDIT a. Perjawatan Tidak Diisi (Isu Berulang) Semakan Audit terhadap Laporan Kekosongan Perjawatan di JBS Negeri Pahang bulan Januari 2023 mendapati sebanyak tujuh (7) perjawatan tidak diisi di JBS Negeri Pahang. Daripada jumlah tersebut, tiga (3) perjawatan telah kosong melebihi tempoh dua (2) tahun. Selain itu, semakan selanjutnya ke atas carta organisasi mendapati perjawatan di Pejabat Belia dan Sukan Daerah (PBSD)

82 Bentong bagi Pembantu Belia dan Sukan, Gred S19 diisi oleh jawatan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi), Gred N19 sejak 24 Februari 2013. Maklum Balas Laporan perjawatan JBS Negeri Pahang telah dihantar setiap sebelum 5hb ke Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) Kementerian Belia dan Sukan (KBS) dan salinan ke Bahagian Pengurusan dan Perkhidmatan Sokongan JBSN. Surat susulan berkenaan perjawatan di PBSD Bentong bagi Pembantu Belia dan Sukan Gred S19 dan diisi oleh Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Gred N19 telah di hantar ke Bahagian Pengurusan dan Perkhidmatan Sokongan JBSN pada 3 Mac 2023 untuk tindakan selanjutnya. b. Peratusan Perbelanjaan Kurang Memuaskan (Isu Berulang) Semakan Audit terhadap peratusan perbelanjaan secara keseluruhan bagi JBS Negeri Pahang bagi tahun 2022 adalah sebanyak 97.5%. Bagaimanapun, peratusan perbelanjaan pembangunan bagi kod 024000211016 iaitu Menaiktaraf Kemudahan Sukan Di Negeri Pahang hanya pada tahap 76.8%. Maklum Balas Kerja-kerja Menaiktaraf Gelanggang Futsal Kg Bolok telah siap dilaksanakan dan bayaran telah dibuat bagi kerja-kerja tersebut. c. Maklumat Perolehan Tidak Disemak Di Dalam Sistem MyGPIS (Isu Berulang) Semakan Audit mendapati JBS Negeri Pahang tidak membuat semakan maklumat perolehan di dalam sistem MyGPIS. Pihak Audit dimaklumkan tiada pegawai di Unit Pentadbiran dan Kewangan mempunyai ID pengguna bagi mengakses sistem tersebut. Maklum Balas JBS Negeri Pahang telah mengaktifkan ID pengguna Sistem MyGPIS dan telah membuat semakan dan memasukkan maklumat perolehan kerja bagi tahun 2023 dalam Sistem MyGPIS. d. Kesilapan Pengiraan Peratus Perbezaan Harga Julat Semakan Audit ke atas Laporan Jawatankuasa Penilaian Harga bagi perolehan kerja secara sebut harga mendapati terdapat kesilapan dalam pengiraan peratus

83 perbezaan bagi Skema Pemarkahan Harga Julat. Pengiraan peratusan yang dibuat adalah tidak tepat kerana mengambil kira terus perbezaan perbandingan harga. Ini akan menyebabkan penilaian yang dilakukan ke atas harga yang ditawarkan oleh penyebutharga melebihi julat peratusan harga indikatif yang ditetapkan oleh jabatan. Kesilapan Pengiraan Peratus Julat Sumber: Fail Sebut Harga Maklum Balas JBS Negeri Pahang telah membuat pengiraan peratusan perbezaan harga julat mengikut pengiraan sebenar bagi sebut harga yang diadakan pada 12 September 2023. e. Kontrak Perjanjian Tidak Disediakan Semakan Audit mendapati SST telah dikeluarkan oleh JBS Negeri Pahang kepada syarikat yang berjaya. Bagaimanapun, empat (4) perolehan masih tidak disediakan kontrak perjanjian walaupun tempoh kontrak telah lama berkuatkuasa. Selanjutnya pihak Audit mendapati Pejabat Penasihat UndangUndang (PUU) KBS telah membuat semakan draf perjanjian dan melalui surat bertarikh 15 November 2022, PUU memohon JBS Negeri Pahang bagi mengemukakan dokumen sokongan seperti salinan SST, salinan Bon Pelaksanaan, salinan maklumat syarikat oleh SSM, salinan Sijil Akuan Syarikat Bumiputera oleh MOF dan salinan penyata akaun syarikat. Bagaimanapun sehingga pengauditan dijalankan, JBS Negeri Pahang masih belum mengemukakan dokumen tersebut. Hal ini menyebabkan perjanjian masih belum disediakan dan ditandatangani.

84 Kontrak Perjanjian Tidak Disediakan Bil. Perihal Kontrak Nama Pembekal Nilai Kontrak (RM) Surat Setuju Terima Tempoh Kontrak Mula Tamat 1. Perkhidmatan membersih dan menyelenggara kawasan dalam dan luar bangunan Kompleks Rakan Muda Raub Danistar Marketing and Services 393,978.72 06.05.2021 02.08.2021 01.08.2023 2. Perkhidmatan membersih dan menyelenggara kawasan dalam dan luar bangunan Kompleks Rakan Muda Bera Rezky Bumi Enterprise 367,200.00 24.08.2021 01.01.2022 31.12.2023 3. Membekal Toner/Ink Cartridge Untuk Mesin Pencetak Bagi Jabatan Belia Dan Sukan Negeri Pahang The World Paper & Stationery Sdn. Bhd. 33,297.00 15.04.2022 01.05.2022 30.04.2023 4. Perkhidmatan Sewaan Mesin Penyalin dan Bacaan Meter di PejabatPejabat Jabatan Belia dan Sukan Negeri Pahang Rimbunan Timur Sdn. Bhd. 242,040.00 25.05.2022 01.06.2022 31.05.2024 Sumber: Fail Sebut Harga Maklum Balas Kontrak perjanjian telah dimuktamadkan pada 11 September 2023 setelah mendapat surat semakan dan kelulusan daripada Pejabat Penasihat UndangUndang (PUU) pada 4 September 2023. JBS Negeri Pahang telah menyediakan semua kontrak perjanjian dan ia telah selesai ditandatangani. f. Pembayaran Tanpa Kontrak Formal Semakan Audit mendapati JBS Negeri Pahang telah membuat pembayaran melebihi tiga (3) kali kepada syarikat berjumlah RM532,340 yang melibatkan empat (4) perolehan walaupun kontrak formal belum ditandatangani.

85 Pembayaran Tanpa Kontrak Formal Bil. Nama Syarikat/ Perihal Perolehan Tarikh SST Tempoh Kontrak Kontrak Formal Catatan 1. Danistar Marketing and Services Perkhidmatan membersih dan menyelenggara kawasan dalam dan luar bangunan Kompleks Rakan Muda Raub 06.05.2021 02.08.2021 - 01.08.2023 (24 bulan) Tiada Bayaran tanpa kontrak formal sebanyak 18 kali (Ogos 2021 – Dis. 2022) berjumlah RM277,952.04. 2. Rezky Bumi Enterprise Perkhidmatan membersih dan menyelenggara kawasan dalam dan luar bangunan Kompleks Rakan Muda Bera 24.08.2021 01.01.2022 - 31.12.2023 (24 bulan) Tiada Bayaran tanpa kontrak formal sebanyak 12 kali (Jan. – Dis. 2022) berjumlah RM182,865.60. 3. The World Paper & Stationery Sdn. Bhd. Membekal Toner/Ink Cartridge Untuk Mesin Pencetak Bagi Jabatan Belia Dan Sukan Negeri Pahang 15.04.2022 01.05.2022 - 30.04.2023 (12 bulan) Tiada Bayaran tanpa kontrak formal sebanyak sekali (Mac 2023) berjumlah RM5,462.06. 4. Rimbunan Timur Sdn. Bhd. Perkhidmatan Sewaan Mesin Penyalin dan Bacaan Meter di Pejabat-Pejabat Jabatan Belia dan Sukan Negeri Pahang 25.05.2022 01.06.2022 - 31.05.2024 (24 bulan) Tiada Bayaran tanpa kontrak formal sebanyak 6 kali (Okt. – Dis. 2022) berjumlah RM66,059.84. Jumlah Bayaran Tanpa Kontrak Formal RM532,339.54 Sumber: Arahan Pembayaran dan iGFMAS Maklum Balas JBS Negeri Pahang telah mendapat kelulusan daripada KSU pada 13 Disember 2023 dan pembayaran bagi empat (4) kontrak berkenaan juga telah dilaksanakan pada 14 Disember 2023. Bahagian Kewangan juga telah memberi teguran bertulis kepada JBS Negeri Pahang. g. Kelemahan Kawalan Ke Atas Tuntutan Perjalanan (Isu Berulang) Semakan Audit ke atas 40 sampel Arahan Pembayaran mendapati beberapa kelemahan pembayaran tuntutan perjalanan iaitu: (i) Arahan Pembayaran No. 12000002 bertarikh 10 Januari 2023 bagi tuntutan perjalanan bulan Disember 2022 oleh Encik Jusfauzi bin Jamaludin mendapati tuntutan elaun perjalanan kenderaan berjumlah RM33.15 telah dibayar walaupun beliau tidak layak menerima bayaran tersebut. Tuntutan tersebut adalah bagi tiga (3) perjalanan bertarikh 5, 6 dan 8 Disember 2022 berjumlah 39km (13km x 3 hari) dari rumah ke pejabat pada hari bekerja bagi tujuan membawa pegawai dengan memandu kenderaan Jabatan.

86 Pihak Audit dimaklumkan bahawa perkara ini berlaku disebabkan kesilapan semasa mengunci masuk maklumat di dalam Sistem HRMIS. (ii) Arahan Pembayaran No. 12001086 bertarikh 11 Ogos 2022 bagi tuntutan perjalanan bulan Julai 2022 oleh Puan Norsuwilawati binti Mat Nor mendapati surat arahan bertugas sempena Karnival Belia dan Sukan Negeri Pahang pada 16 dan 17 Julai 2022 tidak disertakan dalam dokumen tuntutan. Maklum Balas (i) JBS Negeri Pahang telah mengambil tindakan dengan mengutip balik jumlah bayaran yang tidak layak dituntut berjumlah RM33.15 daripada Encik Jusfaizi bin Jamaludin. (ii) Disertakan surat arahan bertugas Karnival Belia dan Sukan Negeri Pahang pada 16 dan 17 Julai 2022 bagi tuntutan perjalanan bulan Julai 2022 oleh Puan Norsuwilawati binti Mat Nor. h. Borang Aduan Kerosakan Aset Alih (KEW.PA-10) Tidak Disediakan Dengan Lengkap (Isu Berulang) Semakan Audit mendapati aduan kerosakan aset telah dilaporkan menggunakan borang KEW.PA-10. Bagaimanapun borang yang disediakan adalah tidak lengkap dengan maklumat tarikh kerosakan, tarikh aduan dan tarikh kelulusan. Maklum Balas JBS Negeri Pahang telah mengemukakan salinan KEW.PA-10 yang telah dikemas kini sebagai bukti tindakan telah diambil. i. Perbezaan Baki Fizikal Stor dan Baki Daftar (Isu Berulang) Semakan Audit mendapati aset dan barang-barang stor disimpan di tempat yang selamat dan sesuai serta sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. Selanjutnya pemeriksaan fizikal mendapati baki stok bekalan pejabat adalah berbeza dengan rekod di daftar KEW.PS-3. Perbezaan ini berlaku kerana pengeluaran stok tidak direkodkan di Sistem Pemantauan Pengurusan Aset (SPPA) menyebabkan maklumat di daftar KEW.PS-3 terkurang catat.

87 Maklum Balas JBS Negeri Pahang telah mengemukakan salinan daftar KEW.PS-3 yang telah dikemas kini sebagai bukti pengeluaran stok telah direkodkan. j. Buku Log Kenderaan Tidak Dikemukakan dan Tidak Diselenggara Dengan Lengkap (Isu Berulang) Semakan Audit ke atas buku log buah kenderaan jabatan mendapati buku log tahun 2022 bagi kenderaan dengan No. Pendaftaran CBT 7441 dan CCA 7447 tidak dikemukakan. Buku log kedua-dua kenderaan bagi tahun tersebut tiada dalam simpanan jabatan. Manakala bagi buku log yang dikemukakan pula, ia tidak diselenggara dengan lengkap. Maklum Balas JBS Negeri Pahang telah mengemukakan salinan buku log kenderaan yang berkenaan bagi bulan Mac 2023 sebagai bukti tindakan telah diambil. k. Salinan Asal Buku Log Tidak Diceraikan dan Disimpan Di Pejabat (Isu Berulang) Semakan Audit mendapati keratan salinan asal Buku Log yang telah dicatat butirbutir penggunaan kenderaan tidak diceraikan dan tidak disimpan di pejabat. Maklum Balas Tindakan telah diambil bagi perkara ini dan akan memastikan ianya tidak akan berulang pada tahun 2023. Teguran telah diberi perhatian dan tindakan mengemaskini Buku Log telah dilakukan dan pemeriksaan secara berkala setiap minggu telah juga dibuat. l. Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Tidak Dikemukakan, Tidak Disimpan Dengan Teratur dan Tidak Diperiksa Dari Semasa Ke Semasa (Isu Berulang) Semakan Audit mendapati rekod pergerakan Kad Inden tahun 2022 bagi semua kenderaan tidak dikemukakan. Buku rekod pergerakan Kad Inden kenderaan bagi tahun tersebut tiada dalam simpanan jabatan. Manakala bagi tahun 2023, ia telah diselenggara dengan lengkap dan kemas kini. Bagaimanapun, rekod tersebut tidak disimpan dengan teratur iaitu hanya diletakkan di dalam buku log dan tidak disimpan di dalam fail berasingan. Selain itu, tiada bukti bahawa ia telah diperiksa dari semasa ke semasa.

88 Maklum Balas JBS Negeri Pahang telah mengemukakan salinan Buku Rekod Pergerakan Kad Inden semua kenderaan bagi bulan Mac 2023 sebagai bukti tindakan telah diambil. m. Tiada Semakan Silang Antara Penyata Kad Inden Dengan Resit (Isu Berulang) Semakan Audit mendapati Penyata Kad Inden/Pembelian Api tidak disemak silang dengan salinan resit dan tidak disahkan oleh pemandu atau pemegang kad inden sebelum bayaran dilakukan bagi semua kenderaan jabatan. Maklum Balas JBS Negeri Pahang telah mengemukakan salinan penyata kad inden yang telah disemak silang dengan resit bagi bulan April dan Mei 2023 sebagai bukti tindakan telah diambil. n. Buku Rekod Pergerakan Dan Penggunaan KSBTTR Tidak Diselenggara Dengan Lengkap (Isu Berulang) Semakan Audit terhadap Buku Rekod Pergerakan dan Penggunaan KSBTTR mendapati JBS Negeri Pahang mempunyai dua (2) kad Touch ‘n Go. Buku rekod bagi tahun 2022 tidak dikemukakan untuk semakan kerana tiada dalam simpanan jabatan. Manakala bagi tahun 2023, Buku Rekod Pergerakan dan Penggunaan KSBTTR telah disediakan namun maklumat berkaitan nama dan tandatangan Pegawai Yang Menyerahkan Kad dan Penerima Kad tidak diisi dengan lengkap. Maklum Balas JBS Negeri Pahang telah mengemukakan salinan buku Rekod Pergerakan dan Penggunaan KSBTTR bagi bulan Mac 2023 sebagai bukti tindakan telah diambil. o. Transaksi Penggunaan KSBTTR Tidak Disemak (Isu Berulang) Semakan Audit selanjutnya mendapati tiada bukti transaksi di Buku Rekod Pergerakan dan Penggunaan KSBTTR disemak silang dengan penyata penggunaan Kad Touch ‘n Go oleh Pegawai Kenderaan sebelum pembayaran dibuat.

89 Maklum Balas JBS Negeri Pahang telah mengemukakan Penyata Penggunaan Touch’n Go yang telah disemak silang dengan Buku Rekod Pergerakan dan Penggunaan KSBTTR oleh bagi bulan April dan Mei 2023 sebagai bukti tindakan telah diambil. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT Secara keseluruhannya, prestasi pengurusan kewangan di JBS Negeri Pahang masih perlu dipertingkatkan lagi memandangkan sebanyak 12 isu berulang masih berlaku walaupun pernah dibangkitkan dalam pengauditan pengurusan kewangan yang lepas. Sehubungan itu bagi memantapkan lagi prestasi pengurusan kewangan, Pihak Audit mengesyorkan agar perkara-perkara berikut diberikan perhatian dan tindakan sewajarnya iaitu: Struktur organisasi yang diwujudkan hendaklah mematuhi waran perjawatan terkini yang telah diluluskan bagi memastikan fungsi dan operasi Bahagian/Agensi yang berkenaan tidak terjejas. JBS Negeri Pahang hendaklah memastikan perjanjian disediakan bagi setiap kontrak yang ditawarkan kepada syarikat pembekal. Ketiadaan kontrak akan menyebabkan kepentingan kerajaan tidak dijaga dan pemantauan prestasi kerja syarikat tidak dapat dijalankan secara teliti. JBS Negeri Pahang hendaklah memastikan pembayaran tidak melebihi tiga (3) kali dalam tempoh empat (4) bulan selepas SST ditandatangan balas oleh syarikat. Borang Aduan Kerosakan Aset Alih (KEW.PA-10) hendaklah disediakan dengan lengkap supaya tindakan susulan dapat diambil terhadap aset yang rosak serta pemantauan dapat dilaksanakan dengan lebih teratur. Pegawai Kenderaan hendaklah memastikan buku log diselenggara dengan lengkap dan kemas kini dan salinan asal bagi semua buku log diceraikan. Rekod pergerakan kad inden hendaklah diselenggarakan dengan lengkap, disimpan dengan teratur dan diperiksa oleh Ketua Jabatan dari semasa ke semasa selaras dengan peraturan yang ditetapkan bagi mengurangkan risiko penyalahgunaan kad oleh pegawai yang tidak bertanggungjawab. Pegawai Kenderaan hendaklah mencetak penyata penggunaan KSBTTR dan membuat semakan silang untuk memastikan semua transaksi adalah betul dan tepat.

90 PENGAUDITAN SUSULAN PENGURUSAN KEWANGAN DI INSTITUT KEMAHIRAN TINGGI BELIA NEGARA, BACHOK KELANTAN LATAR BELAKANG Pengauditan Susulan Pengurusan Kewangan di IKTBN Bachok merupakan salah satu program di bawah Rancangan Audit Tahun 2023 yang telah diluluskan oleh Ketua Setiausaha KBS pada 25 Januari 2023. IKTBN Bachok diketuai oleh Pengarah, Gred S54 dan dibantu oleh dua (2) orang Timbalan Pengarah masingmasing dengan Gred DV48 dan S44 serta 90 orang pegawai daripada pelbagai gred jawatan. Skop pengauditan meliputi semua isu yang telah dibangkitkan pada Pengauditan Pengurusan Kewangan di IKTBN Bachok tahun 2013 dan kedudukan terkini. OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengauditan ini dijalankan bagi membuat rumusan mengenai tahap pematuhan pengurusan kewangan di IKTBN Bachok dan menentukan sama ada: perkara yang telah dipersetujui untuk diambil tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan telah dilakukan oleh pihak pengurusan yang diaudit (Auditi) seperti mana yang telah dinyatakan dalam laporan audit asal; wujudnya struktur dan sistem pengurusan kewangan yang berkesan; wujudnya sistem kawalan dalaman yang berkesan bagi elemen kawalan pengurusan, bajet, terimaan, perolehan, perbelanjaan, aset dan stor serta kenderaan; pengurusan kewangan dibuat mengikut undang-undang dan peraturan yang ditetapkan; dan rekod-rekod yang berkaitan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. SKOP DAN METODOLOGI AUDIT Skop pengauditan meliputi semua isu yang telah dibangkitkan pada Pengauditan Pengurusan Kewangan di IKTBN Bachok tahun 2013 dan kedudukan terkini. Pengauditan di IKTBN Bachok merangkumi semakan terhadap lapan (8) kawalan iaitu Kawalan Pengurusan, Bajet, Terimaan, Perbelanjaan, Pengurusan Perolehan, Kawalan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah dan Deposit, Pengurusan