1
2 ISI KANDUNGAN BIL PERKARA HALAMAN 1. LAPORAN KESELURUHAN 3-33 2. SENARAI JAWATANKUASA DAN SKOP TUGAS 34-41 3. SURAT PELANTIKAN TUGAS 42-57 4. SURAT PANGGILAN DAN MINIT MESYUARAT 58-72 5. ATUR CARA MAJLIS 73-74 6. SENARAI PENERIMA SIJIL GRADUASI DAN ANUGERAH 75-81 7. RAPTAI 82-83 8. LAPORAN JAWATANKUASA 84-193 9. HAL-HAL LAIN 193-198
3
4 LAPORAN MAJLIS GRADUASI KALI KE-1 DISEDIAKAN OLEH JAWATANKUASA PUBLISITI DAN DOKUMENTASI MAJLIS GRADUASI 2022
5 LAPORAN MAJLIS GRADUASI KALI KE-1 MAKTAB RENDAH SAINS MARA ATM BERA TAHUN 2022 1.0 TUJUAN Laporan ini dibuat adalah untuk membuat penambahbaikan bagi program Majlis Graduasi MRSM ATM Bera akan datang. 2.0 LATAR BELAKANG Sekolah yang berkesan ialah sekolah yang memperlihatkan pencapaian pelajar yang cemerlang baik dari segi akademik mahupun aspek pembentukan sahsiah dan kokurikulum. Selain itu, perkongsian visi dan misi, kewujudan budaya pembelajaran, penumpuan terhadap pengajaran dan pembelajaran, pengukuhan dan daya saing yang tinggi serta permuafakatan dengan ibu bapa dan masyarakat setempat akan turut memantapkan kecemerlangan pelajar-pelajar MRSM ATM Bera. Majlis Graduasi ini akan menjadi pemangkin dalam merealisasikan segala hasrat dan harapan yang terkandung dalam misi dan visi MRSM ATM Bera. Suntikan semangat dan pengiktirafan yang bakal diberi kepada pelajar-pelajar secara tidak langsung akan menyuntik motivasi ekstrinsik dan instrinsik dalam diri mereka ke arah pencapaian yang lebih cemerlang dan progresif. 3.0 OBJEKTIF a) Meraikan para pelajar atas kejayaan mereka dalam mengharungi dan hampir menamatkan tingkatan 5 di MRSM ATM Bera. b) Menyuntik semangat baharu dalam kalangan pelajar khususnya pelajar-pelajar tingkatan 5 agar dapat menghadapi peperiksaan SPM dengan lebih yakin dan positif. c) Menggalakkan penglibatan guru-guru, pelajar-pelajar dan ibu bapa untuk meningkatkan kecemerlangan MRSM ATM Bera. 4.0 PELAKSANAAN PROGRAM Tarikh 27 Januari 2023 Hari Jumaat Masa 9.30pagi-12.20tengahari Tempat Dewan Inderapura
6 5.0 BILANGAN GRADUAN Seramai 123 orang graduan dalam kalangan pelajar tingkatan lima tahun 2022 telah menerima sijil graduasi. 6.0 GARIS PANDUAN PAKAIAN Guru Lelaki : Memakai Baju Melayu Guru Perempuan : Baju Kurung Graduan Lelaki : Baju Kemeja, bertali leher, seluar slack hitam dan berkasut PVC hitam Graduan Perempuan : Berbaju kurung, tudung berwarna beige dan berkasut PVC hitam (Ketinggian tidak melebihi 1 inci) Jubah : VVIP/VIP dan senat memakai jubah berwarna merah, jingga dan biru : Guru memakai jubah berwarna hijau muda 7.0 WARNA TEMA Warna unggu dan emas dipilih sebagai warna tema Majlis Graduasi tahun 2022. 8.0 ATUR CARA PROGRAM 9.30 Pagi Para jemputan dan ibu bapa mengambil tempat 9.45 Pagi Perarakan masuk graduan 10.00 Pagi Majlis graduasi bermula -Perarakan masuk tetamu kehormat, pengetua dan ahli-ahli senat maktab ke dewan inderapura diiringi pembawa cokmar istiadat -Nyanyian lagu Negaraku, lagu Pahang dan lagu MARA -Bacaan doa/quran -Ucapan pengetua -Ucapan tetamu kehormat -Pengisytiharan sijil graduasi -Penyampaian sijil graduasi -Penyampaian anugerah -Sesi bergambar tetamu kehormat bersama ahli-ahli senat maktab -Perarakan keluar tetamu kehormat bersama ahli-ahli senat maktab diiringi pembawa cokmar istiadat 11.30 Pagi Jamuan/bersurai
7 9.0 SENARAI JAWATANKUASA MAJLIS GRADUASI 2022 Penasihat En. Mohd Nizar Bin Idris Pengerusi En. Norfairizam Bin Nordin Timbalan Pengerusi I En. Nik Mohd Ariff bin Hj. Nik Ab Rahman Timbalan Pengerusi II Pn. Nurulhuda binti Sahimin Penyelaras Pn. Nor Hasimah binti Ismail Setiausaha En. Muhammad Marzuwan bin Razali Bendahari YM Tengku Adri bin Tengku Muda Penilaian & Pemilihan En Johan Johari bin Mohd Tukiran Sijil, Cenderamata & Hadiah Pn Noor Idahwati binti Mohd Noor (K) Pn. Saliyah binti Mohd Said Pn. Norsafrini Binti Hamdani Pn Farah Atifah Arnie binti Ahmad Yusop Pn. Nurul Fatwa Aini bt Yahaya Grafik, Buku Program & Photobooth En Mohamad Shahrul Ramadhan b. Hamzah (K) Pn Intan Najwa binti Che Yusof En. Hanafi bin Salim En. Ihsan Ilahi bin Mohd Sabri Pn Siti Amira Faihah binti Sallehuddin Pn. Azimah binti Samat Persiapan Pentas Dan Backdrop Pn Nazila binti Ishak (K) Pn Noraini binti Abdul Jabar PN. Nurul Aien binti Zainal Alias En Aminudin bin Mohamed Kassim En. Ariffin bin Zakaria En. Muhamad Idlan bin Ibrahim Persiapan, Dewan & Tempat En Mohd Faez bin Mahamad (K) En Mohamad Fauzi bin Awam En Mohammad Hafizudin bin Mohd Rozi Jamuan Cik Sarah Syahidah binti Zulkefly (K) Cik. Nur Syuhadha binti Mohamad Aseri Cik. Nur Syazwani Abdul Rahim Pn. Fatin Liana binti Ahmad Peralatan En Abdul Hadi bin Kamaruzaman (K) En. Muhammad Fakhruddin bin Parazi En. Ridhwan b. Mohd Jumberee Teknikal / Audio Visual & Siaraya En Khairi Azizi bin Alias (K) Cik. Najiehah binti Nazri En Mohd Azly bin Mohammad Noor
8 Istiadat & Protokol Pn Siti Nazirah binti Abu Bakar (K) En. Muhammad Fikri bin Kassim Cik. Wan Azlin Saziana binti Wan Zakaria En. Solahudin bin Othman Pn. Nurul Diyanah binti Samsuri Pn. Hazza Haslina binti Napiah Pengurusan Graduan Cik Siti Nurqanitah binti Ja’afar (K) En. Mohd Fahim Bin Jaafar Cik Syarifah Najiha bt Syed Sulaiman En. Khairil Izwan bin Othman Pengurusan Jubah Pn Nur Farhana binti Mohd Hama (K) Staf Koperasi En. Mohamad Rizal bin Mohamad Maskum En. Muhammad Alif bin Hanafi Pengacaraan Cik Farah Adibah binti Rozlan (K) Pn. Hana Sofia binti Hakimiesa Pn. Nur Husna binti Ahmad Hasib En. Mohamad Elias Bin Yaacob Penggambaran En. Muhammad Abdul Rahim bin Mahamad Jamil (K) En. Nik Mohamad Ikhwan Akif bin Nik Azmi Persembahan Dan Gimik En. Muhamad Naim bin Alias (K) En Muhammad Aminul Ariffin bin Mohd Amin En. Luqman Hakim bin Noor Azmi Publisiti & Dokumentasi Cik Nik Nurul Fatihah binti Mohd Noor (K) Cik Noraini bt Mahror En Roslan Suhaimi b. Mamat Cik Siti Roslina Binti Mohammad Zain Media Cik Nurul Amira binti Abu Bakar (K) En Mohd Muzaidi Bin Mustani Cik Siti Amirah binti Zaidi Fotografi Pn. Nur Tasya Al Shira (K) Pengurusan Pelajar Mohamad Zikri bin Remali (K) En Mohd Khairul Fahmi Bin Saringat Jemputan Dan Sambutan Nur Shafika binti Abdul Razak (K) En. Shahrulnizam Bin Mohamed Kamil En. Noor Alam Ahmad En. Syalehuddin Sohaimi En. Syuhairi Bin Shahuddin Pn. Nazratul Wahidah Yatim Selamat Pn. Nurazidah binti Mohd Yunus Pn Nik Norhapiza binti Mohamad Ghazali Lalu Lintas Dan Keselamatan En. Muhammad Syamaizar bin Bilah (K) En. Mohd Jamil binSulaiman En. Abdullah Bin Md Yusof En. Mohamad Hisan Abqari bin Wan Umar En. Noraidin Bin Nordin
9 Pendaftaran Pn Nur Syaffrina binti Nasir (K) Pn. Siti Zakiah binti Sa'at En Muhammad Akbar Shah bin Abdul Manaf Cik Sharifah Fatimah binti Syed Mahusin 10. SENARAI BIDANG TUGAS BIL JAWATANKUASA BIDANG TUGAS 1. PENGERUSI Tn. Hj. Mohd Nizar bin Idris 1. Mempengerusikan mesyuarat jawatankuasa induk. 2. Memantau persediaan majlis. -sebelum, semasa dan selepas majlis 2. TIMB. PENGERUSI Tn Haji Norfairizam bin Nordin 1. Membantu Pengerusi mempengerusikan mesyuarat jawatankuasa induk. 2. Memantau persediaan majlis. -sebelum, semasa dan selepas majlis 3. PENYELARAS Pn. Nor Hasimah binti Ismail 1. Memantau perkembangan kerja setiap AJK 2. Memastikan segala persiapan berjalan lancar. 3. Memastikan taklimat penerima anugerah berjalan lancar. 4. Memastikan majlis berjalan lancar. 5. Menjadi tempat rujukan semua AJK 6. Meyediakan kertas kerja untuk memohon bajet. 7. Menyusun atur cara majlis -sebelum, semasa dan selepas majlis 4. SETIAUSAHA En. Marzuwan bin Razali 1. Membuat surat jemputan mesyuarat AJK 2. Mencatat butiran mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat 3. Membuat surat jemputan kepada perasmi majlis dan jemputan VIP yang lain 4. Membuat surat lantikan AJK & AJK Kecil -sebelum, semasa dan selepas majlis
10 5. Memohon dan menyediakan kata aluan Ketua Pengarah MARA, Pengarah BPM, Pengetua, Muafakat. 6. Menyediakan notis raptai penuh Majlis Graduasi 7. Mengedarkan surat panggilan mesyuarat 5. BENDAHARI YM Tengku Adri bin Tengku Muda 1. Mendapatkan bajet Majlis Graduasi daripada AJK yang berkaitan. 2. Mengenalpasti sumber kewangan (yuran pelajar dan sponsor jika ada). 3. Menguruskan transaksi kewangan Majlis Graduasi daripada pihak maktab kepada AJK yang berkaitan 4. Membuat penyata kira-kira -sebelum majlis 6. PENILAIAN & PEMILIHAN En Johan Johari bin Mohd Tukiran 1. Mendapatkan senarai nama pelajar yang layak dari UPPM (memastikan pelajar yang berpindah tidak disenaraikan) (pelajar pindah). 2. Memastikan pelajar yang tidak cukup syarat tidak disenaraikan sebagai graduan. 3. Menyerahkan senarai nama tersebut kepada AJK Grafik, AJK Sijil/Hadiah, AJK Pengacaraan, AJK Jemputan, AJK Pengurusan Graduan dan AJK lain yang memerlukan. -sebelum majlis 7. SIJIL, CENDERAMATA & HADIAH Pn Noor Idahwati binti Mohd Noor 1. Membuat tinjauan harga serta menempah hadiah pelajar dan cenderamata mengikut bilangan pelajar yang layak menerima sijil graduasi. 2. Menempah empat (hadiah/piala) Anugerah -sebelum, semasa dan selepas majlis
11 Tokoh Pelajar (Kepimpinan, Kokurikulum, Akademik, Keseluruhan) 3. Menyediakan bajet untuk hadiah dan cenderamata. 4. Memastikan sijil dan sampul telah diterima daripada ibu pejabat dan bilangan mencukupi. 5. Memastikan segala tempahan dan sijil siap ditaip/diterima sebelum berlangsungnya majlis 6. Menyediakan cenderamata untuk VIP (YDP MUAFAKAT) dan VVIP 7. Memastikan perjalanan pemberian hadiah selari dengan teks pengacara majlis 8. Menghadiri raptai dan bekerjasama dengan AJK Pengacaraan dan AJK Protokol. 8. GRAFIK & BUKU PROGRAM En Shahrul Ramadhan b. Hamzah 1. Membuat rekabentuk grafik yang bersesuaian untuk backdrop dan cover buku program. 2. Menyediakan design buku program bercetak untuk VIP 3. Menyediakan buku program maya dan mencetak QR kod untuk edaran di dalam dewan. -sebelum dan semasa majlis 9. PERSIAPAN PENTAS DAN BACKDROP Pn Nazila binti Ishak 1. Menyediakan plan susur atur tempat duduk ahli senat dan tempat letak cokmar di atas pentas (rujuk AJK Protokol) 2. Mencari syarikat percetakan untuk backdrop & membuat tempahan -sebelum, semasa dan selepas majlis
12 3. Mendapatkan anggaran perbelanjaan sewa hiasan pentas. 4. Menghias & menyusun pentas mengikut tema yang telah dipersetujui dalam mesyuarat. 5. Memasang backdrop Majlis graduasi di atas pentas 6. Menyusun bendera setiap negeri di atas pentas ikut susunan yang betul. 7. Mengemas semula tempat dan peralatan yang digunakan pada hari yang sama ke tempat asal. 10. PERSIAPAN, DEWAN & TEMPAT En Mohd Faez bin Mahamad 1. Menyediakan & menyusun atur kerusi pelajar dan guru dengan mencukupi. 2. Melabelkan tempat duduk guru-guru, penerima anugerah dan para graduan. 3. Memastikan lantai dan persekitaran dewan dalam keadaan bersih. 4. Memastikan laluan VVIP/VIP dipasang karpet merah. 5. Memastikan semua tandas di dewan dalam keadaan baik & bersih dan dalam keadaan baik. 6. Memastikan semua papan kenyataan di Dewan Inderapura telah dikemaskini. -sebelum, semasa dan selepas majlis 11. JAMUAN Cik Sarah Syahidah binti Zulkefly 1. Menyediakan menu yang bersesuaian, mendapatkan sebut harga dan menempah makanan dan minuman pagi untuk guru-guru dan kakitangan dan makan -sebelum, semasa dan selepas majlis
13 tengahari (bungkus) untuk guru dan kakitangan sahaja. 2. Menyediakan dan menghidang makanan untuk VVIP dan VIP di bilik VVIP 3. Menyediakan dan melatih pramusaji (pelajar) yang akan melayan VVIP dan VIP di meja makan. 4. Memasang muzik sentimental sebagai iringan semasa makan di bilik VVIP. 5. Menyediakan air mineral untuk VVIP dan VIP di atas pentas 6. Bekerjasama dengan JK Persiapan Dewan untuk menyusun dan menghias meja makan. 12. PERALATAN En Abdul Hadi bin Kamaruzaman 1. Menyediakan borang permohonan peralatan untuk diisi oleh AJK yang memerlukan. 2. Mendapatkan dan menyediakan segala peralatan yang diperlukan oleh AJK lain di tempat yang diperlukan. 3. Menyimpan semula peralatan yang telah digunakan di tempat yang sepatutnya. 13. TEKNIKAL / AUDIO VISUAL & SIARAYA En Khairi Azizi bin Alias 1. Memastikan PA System dan speaker berfungsi. 2. Menyediakan audio dan visual lirik lagu Negaraku, lagu Negeri Pahang dan lagu Amanah Rakyat 3. Menyediakan muzik latar semasa penyampaian sijil dan cenderamata. -sebelum dan semasa majlis
14 4. Bekerjasama dengan AJK Persiapan Pentas, Dewan dan Tempat. 14. ISTIADAT & PROTOKOL Pn Siti Nazirah binti Abu Bakar 1. Memberi taklimat kepada para pelajar berkaitan protokol majlis. 2. Menentukan pembawa cokmar (KUPPM) dan tempat cokmar akan diletakkan. 3. Memastikan bendera disusun mengikut susunan yang betul. 4. Mengetuai proses raptai penuh Majlis Graduasi. 5. Berhubung terus dengan AJK lain terutamanya AJK Pengacaraan Majlis bagi memastikan kelancaran dari awal majlis sehingga selesai. 6. Menyediakan teks pengisytiharan graduasi. -sebelum dan semasa majlis 15. PENGURUSAN GRADUAN Cik Siti Nurqanitah binti Ja’afar 1. Mendapatkan senarai nama pelajar yang memenuhi syarat graduasi. 2. Memaklumkan tatacara berpakaian kepada pelajar (mengikut tema yang telah diluluskan) – pelajar lelaki: berbaju melayu, bersongkok hitam, kasut hitam bertutup, berstokin. – pelajar perempuan: berbaju kurung, bertudung warna krim (tudung bawal) dan kasut hitam bertutup, tumit tidak melebihi 1.5 inci. – Jubah – Ungu gelap -sebelum dan semasa majlis
15 3. Menyusun atur kedudukan graduan di dalam dewan. 4. Memastikan pergerakan pelajar berjalan lancar. 5. Bersama dengan AJK Protokol untuk sesi raptai penuh. 6. Memeriksa cara graduan berpakaian mengikut kod etika pemakaian sebelum perarakan bermula dan juga sebelum graduan menaiki pentas. 16. PENGURUSAN JUBAH Pn Nur Farhana binti Mohd Hama 1. Menguruskan semua perkara berkaitan jubah untuk pelajar, guru-guru dan ahli senat – warna ungu (pelajar), guru (hijau). 2. Memastikan bilangan jubah mencukupi untuk semua guru dan pelajar. 3. Menetapkan jadual & menguruskan pengambilan dan penyerahan jubah. 4. Menetapkan guru yang perlu memakai jubah. 5. Menyediakan borang pengambilan dan penyerahan jubah. -sebelum, semasa dan selepas majlis 17. PENGACARAAN Cik Farah Adibah binti Rozlan 1. Memilih pelajar yang akan mengacara majlis dalam Dwibahasa. 2. Menyediakan teks ucapan pengacara majlis 3. Melatih pelajar yang terpilih sebagai pengacara majlis. 4. Memastikan teks pengacaraan selari dengan senarai penerima sijil graduasi yang diberikan oleh AJK Sijil, Hadiah dan Cenderamata -sebelum, semasa dan selepas majlis
16 5. Bacaan biodata graduan terbaik adalah dalam Bahasa Melayu agar semua tetamu dapat menghayati. 6. Memberi satu salinan teks pengacara majlis kepada Jawatankuasa Teknikal. 7. Memilih pembaca doa dalam kalangan pelajar 8. Menyediakan Teks bacaan doa (rujuk kepada ustaz) 18. PENGGAMBARAN En. Muhammad Abdul Rahim bin Mahamad Jamil 1. Mendapatkan jurugambar untuk mengambil gambar para pelajar semasa penyerahan sijil graduan. 2. Mendapatkan sebut harga daripada jurugambar professional. 3. Menerangkan kepada jurugambar tentang perjalanan majlis dan etika berpakaian. 4. Menyediakan dan mengemas semula tempat dan peralatan yang digunakan pada hari yang sama ke tempat asal. -sebelum, semasa dan selepas majlis 19. PERSEMBAHAN DAN GIMIK En. Muhamad Naim bin Alias 1. Menyediakan persembahan yang sesuai 2. Memastikan persembahan berjalan dengan lancar. 3. Melatih dan memilih persembahan pelajar 4. Bekerjasama dengan AJK Media. -sebelum dan semasa majlis 20. PUBLISITI & DOKUMENTASI Cik Nik Nurul Fatihah binti Mohd Noor 1. Menguar-uarkan dan menampal iklan sambutan Majlis Graduasi di sekitar maktab 2. Memastikan bunting Selamat Datang Majlis Graduasi dipasang seminggu sebelum majlis. -sebelum, semasa dan selepas majlis
17 3. Menyediakan borang laporan kepada setiap ketua JK 4. Mengambil gambar majlis di dalam dewan dan di luar dewan. (boleh bekerjasama dengan JK Fotografi) 5. Mengumpul dan membukukan semua laporan dan bahan-bahan berkaitan yang boleh dijadikan rujukan pada masa akan datang. 21. MEDIA Cik Nurul Amira binti Abu Bakar 1. Mendapatkan dan menyediakan paparan gambar graduan beserta moto, cita-cita dan universiti pilihan dalam bentuk power point – dipancar semasa nama graduan dipanggil 2. Bekerjasama dengan JK Teknikal dan Siaraya dan JK Persembahan ketika majlis berlangsung. 3. Menyediakan rakaman video sepanjang majlis berlangsung untuk tatapan ibu bapa para graduan (jika perlu-di luar dewan) -sebelum dan semasa majlis 22. FOTOGRAFI Nur Tasya Al Shira 1. Memastikan setiap moment perjalanan majlis dirakam. 2. Bekerjasama dengan JK Dokumentasi sepanjang majlis berlangsung. -sebelum dan semasa majlis 23. PENGURUSAN PELAJAR Mohamad Zikri bin Remali 1. Menguruskan dan menyediakan aktiviti khusus untuk pelajar-pelajar yang tidak terlibat dengan majlis. -sebelum dan semasa majlis 24. JEMPUTAN DAN SAMBUTAN 1. Menyediakan dan menghantar surat/kad jemputan kepada ibu bapa, Pengetua-pengetua -sebelum dan semasa majlis
18 Pn Shafikah binti Abdul Razak MRSM, Kolej MARA dan sekolah berdekatan serta AJK Muafakat dan PMD i. Menyediakan pas masuk ke dalam dewan kepada ibu bapa ii. Menyediakan pas kenderaan untuk para tetamu dan ibu bapa iii. Menetapkan Tarikh menghantar surat dan kad jemputan iv. Menyediakan senarai semak kehadiran VIP dan ibu bapa pelajar yang layak menerima sijil graduasi. v. Menyambut VVIP, VIP dan ibu bapa semasa Majlis Graduasi berlangsung vi. Menyediakan ‘check point’ untuk menyambut kedatangan para tetamu di tempat-tempat iaitu pintu masuk, foyer pejabat, dan foyer dewan. 25. LALU LINTAS DAN KESELAMATAN En. Muhammad Syamaizar bin Bilah 1. Menyediakan label tempat kereta bagi VIP dan ibu bapa 2. Menyediakan papan tanda penunjuk arah 3. Menyediakan pelajar yang akan bertugas menjaga lalu lintas pada hari kejadian. 26. PENDAFTARAN Pn Nur Syaffrina binti Nasir 1. Menyediakan kaunter pendaftaran di foyer dewan 2. Bekerjaasama dengan JK Sambutan untuk mengenal pasti ibu bapa kepada penerima tokoh pelajar. 3. Mengiringi ibu bapa tokoh pelajar ke dalam dewan dan menunjukkan tempat duduk mereka.
19 11.0 LAPORAN AHLI JAWATANKUASA BIL JAWATANKUASA LAPORAN MASALAH / ISU YANG WUJUD CADANGAN 1. PENYELARAS Pn. Nor Hasimah binti Ismail 1.Menyediakan kertas kerja dan anggaran bajet majlis. 2.Menyusun Ahli Jawatankuasa dan perincian tugas. 3.Memantau perkembangan kerja setiap AJK. 4.Memastikan segala persiapan berjalan lancar dan rapi. 5.Memastikan taklimat penerima anugerah berjalan lancar. 6.Memastikan majlis berjalan lancar. 7.Menjadi tempat rujukan semua AJK. 8.Menyusun atur cara majlis. 9.Memantau perjalanan raptai majlis berjalan lancar. 10.Memastikan perbelanjaan tidak melebihi sumber kewangan. 11.Menyediakan dan menghantar surat kepada ibu bapa berkaitan yuran yang perlu dijelaskan. Kekuatan: MRSM ATM Bera mempunyai ramai guru muda yang energetik dan sedia 1. Raptai perlu diadakan dengan lebih kemas dan raptai penuh perlu dijalankan pada sebelah petang/malam sebelum majlis. 2. Jurugambar perlu menyediakan alatan sendiri yang secukupnya seperti lampu bagi memastikan gambar yang dihasilkan berkualiti. 3. Semua AJK perlu memahami flow majlis agar tidak berlaku kekeliruan dan dapat membantu kelancaran majlis. 1. Jurugambar juga digalakkan menyediakan foto kiosk khusus dan boleh menyediakan perkhidmatan fotografi personal kepada ibu bapa dan graduan, selain pakej yang disediakan.
20 untuk belajar perkaraperkara yang baharu. Guru-guru ini perlu dibimbing dan dipimpin dengan baik agar mereka dapat menimba pengalaman dengan cepat dan tepat 2. SETIAUSAHA En. Marzuwan bin Razali 1. Mengemaskini kertas kerja, atur cara, kertas kerja, bidang tugas AJK, belanjawan yang telah disediakan oleh Penyelaras mengikut persetujuan dari mesyuarat semasa. 2.Menyediakan dan mengedarkan memo panggilan mesyuarat bilangan satu dan dua. 3. Menyiapkan minit mesyuarat bilangan satu dan dua 4. Menyediakan memo lantikan AJK untuk diedarkan oleh penyelaras. 5. Mengedarkan memo lantikan kepada AJK. 6. Mengemaskini lantikan AJK Kecil dari semasa ke semasa 7. Menyediakan surat jemputan VVIP (PMN) 8. Menghantar secara emel dan pos surat jemputan kepada VVIP (PMN) 9. Menghantar surat penyediaan kata aluan 1. Kekeliruan bidang tugass AJK. AJK Jemputan dan Setiausaha - dalam menyediakan surat jemputan VVIP, VIP AJK Dokumentasi dan Setiauasa - dalam mengumpul dokuman dan laporan berkaitan majlis setiap AJK (Laporan Majlis Graduasi)
21 daripada PMN dan YDP MUAFAKAT 10. Menyunting kata aluan Pengarah BPM, PMN, YDF dan Pengetua 11. Menyediakan dan menampal notis penutupan dewan 3. PENILAIAN & PEMILIHAN En Johan Johari bin Mohd Tukiran 1. Menyenaraikan nama pelajar yang layak bergraduasi dari UPPM 2. Menyerahkan senarai nama pelajar yang layak bergraduasi kepada AJK Grafik, AJK Sijil/Hadiah, AJK Pengacaraan, AJK Jemputan, AJK Pengurusan Graduan dan AJK lain yang memerlukan. 1.Penambahan anugerah lonjakan saujana 1. Sijil dicetak mengunakan tandatangan digital dengan kebenaran pengetua 4. SIJIL, CENDERAMATA & HADIAH Pn Noor Idahwati binti Mohd Noor 1. Menyediakan “chocolate bouqet” untuk 123 orang pelajar. 2. Menempah empat (hadiah/piala) Anugerah Tokoh Pelajar (Kepimpinan, Kokurikulum, Akademik, Keseluruhan) 3. Memastikan sijil dan sampul telah diterima daripada ibu pejabat dan bilangan mencukupi. 4. Menyediakan hamper buah-buahan untuk VIP (YDP 1. Menambah mesin pencetak berwarna untuk mempercepatka n proses mencetak sijilsijil untuk semua program 1. Menyediakan bilik khas untuk gerak kerja graduasi kerana graduasi diadakan pada setiap tahun
22 MUAFAKAT) dan VVIP 5. Menghadiri raptai dan bekerjasama dengan AJK Pengacaraan dan AJK Protokol. 5. GRAFIK & BUKU PROGRAM En Shahrul Ramadhan b. Hamzah 1. Membuat rekabentuk grafik yang bersesuaian untuk backdrop dan cover buku program. 2. Menyediakan design buku program bercetak untuk VIP 3. Menyediakan buku program maya dan mencetak QR kod untuk edaran di dalam dewan. https://online.anyflip.c om/clnjp/yayx/mobile/ index.html 1. Kemahiran membuat design dan kekangan masa mengurus 1. Menambah belanjawan untuk merekacipta backdrop 6. PERSIAPAN PENTAS DAN BACKDROP Pn Nazila binti Ishak 1. Semua perancangan dapat dilaksanakan dengan jayanya 1. Tiada karpet, rihal yang cantik, alas meja untuk program melibatkan bacaan al-quran. 1. Peruntukan budget lebih utk persiapan pentas & foto kios 7. PERSIAPAN, DEWAN & TEMPAT En Mohd Faez bin Mahamad 1. Persiapan dewan dan tempat sebelum dan selepas majlis berjalan dengan lancar. 2. Dewan telah disusun mengikut kesesuaian majlis graduasi 3. Dewan juga ditutup 2 hari sebelum majlis berlangsung bagi 1. Lantai dewan perlu digilap sebelum majlis. 1. JK perlu berbincang dengan jk lain bagi susunan dan keceriaan dewan sebelum majlis.
23 melaksanakan kerjakerja pembersihan dewan, tandas dan kawasan sekitar dewan. 4. Selepas tamat majlis dewan telah dikemaskan bersama JK persiapan pentas. 8. JAMUAN Cik Sarah Syahidah binti Zulkefly 1. Tempahan makanan VIP, ibu bapa, guru dan staff berjalan lancar. 2. Menu makanan ibu bapa/guru/staff ditempah dengan cafe maktab (rm 8x350pax) i. Nasi hujan panas ii. Ayam masak merah iii. Acar iv. Air kotak dan air mineral (stok dari majlis perasmian maktab oleh PM) 3.Menu makanan VIP ditempah dengan caterer luar iaitu nishas resources Minum pagi (rm5x25pax) i. Bihun goreng ii. Teh o iii. Karipap dan kuih puteri ayu Set lunch vip (rm15x25pax) 1. Makanan untuk ibu bapa, guru dan staff kurang memuaskan 2. Nasi sedikit lembik dan kurang masak. 3. Lauk ayam masak merah juga kurang enak. 4. Saiz hidangan yang kecil. 1. Memilih catering makanan yang lain untuk makanan ibu bapa/guru/staff. 2. Menambah saiz hidangan makanan.
24 i. Nasi hujan panas ii. Ayam masak merah iii. Salad telur iv. Acar v. Papadom vi. Buah-buahan vii. Dadih viii. Air sunquick 9. PERALATAN En Abdul Hadi bin Kamaruzaman 1. Semua peralatan yang dipinjam dari PSP dan pihak pengawal keselamatan telah dipulangkan kepada pihak berkenaan dalam keadaan baik. 1. Kekurangan walkie-talkie Tiada 10. TEKNIKAL / AUDIO VISUAL & SIARAYA En Khairi Azizi bin Alias 1. Jawatankuasa Teknikal, audio visual dan siaraya telah selesai menjalankan tugasan yang diberikan. Komitmen sehabis baik telah diberikan oleh ahli jawatankuasa dan juga kerjasama dari ajk media dan ajk ptotokol. 1. Masalah audio kurang memberangsang kan akibat gangguan dari ‘receiver microphone’ berdekatan dengan speaker dewan. 2. Wifi kurang memuaskan ekoran dari gangguan internet dari TM/unifi. 3. Perlu mempunyai sambungan kabel jika ingin menggunakan tv di stage. 4. Penyerap bunyi perlu segera dibuat bagi mengelakkan masalah 1. Perlu ada belanjawan yang mencukupi untuk membuat penambahbaikan sistem audio dewan. 2. Penyerap bunyi yang baru perlu dibuat kerana penyerap bunyi sedia ada tidak dapat menghilangkan bunyi bergema. 3. Reherseal berkaitan audio dan visual (tayangan lcd) perlu di buat awal. Selalu mendapat bahan atau arahan pada saat akhir 4) Perlu ada handycam dan peralatan berkaitan
25 bergema berulang. rakaman audio visual. 11. ISTIADAT & PROTOKOL Pn Siti Nazirah binti Abu Bakar 1.Tugasan yang diamanahkan telah dijalankan dengan sehabis baik. 1. Ibu bapa membawa anak kecil masuk ke dalam dewan dan membuat bising 2. Tidak cukup masa untuk menjalankan raptai kerana gangguan sesi fotografi guruguru 3. Bilangan guru yang berarak tidak ramai kerana guru terlibat dengan program lain 4. AJK protokol terlibat dengan lawatan tapak amali semasa hari graduasi 5. Kesukaran untuk mndapat kerjasama daripada guruguru yang berarak 6. Pengumuman Anugerah Khas tidak memberi kejutan 1. Sediakan khemah di luar dewan supaya anak kecil tidak masuk ke dalam dewan dan membuat bising 2. Sesi fotografi dirancang lebih awal supaya tidak menggangu raptai penuh 3. Tarikh graduasi dirancang dengan baik supaya tidak bertindih dengan program lain dan menyebabkan ramai guru tiada di maktab pada hari graduasi 4. Program Restu Ilmu diadakan pada malam sebelum hari graduasi supaya tidak mengganggu perjalanan hari graduasi 5. Pengumuman Anugerah Khas dibacakan oleh Pengerusi Majlis dan tidak memerlukan pembaca khas 6. Ada pasukan kompang dan pembawa bunga manggar untuk mengiringi perarakan
26 masuk VIP dan ahli Senat 12. PENGURUSAN GRADUAN Cik Siti Nurqanitah binti Ja’afar 1. Pengurusan Graduan berjalan lancar pada hari graduasi. 1. Tudung yang di order berstatus ON HOLD sebelum majlis graduasi. Masalah berjaya di selesaikan sebelum hari graduasi. Pelajar puteri menerima tudung malam sebelum graduasi 1. Mesyuarat memutuskan tempat menunggu bagi gradual bersiap cth Bengkel Seni dan Bengkel RBT. 2. Mesyuarat memutuskan untuk pakaian graduan yang seragam; tempah baju dan tudung yang sama bagi semua graduan. 3. Mencadang supaya majlis Pohon Restu dibuat secara berasingan daripada Hari Graduasi. 4. Menyediakan lebih WalkieTalkie untuk memudahkan penyampaian maklumat. 13. PENGURUSAN JUBAH Pn Nur Farhana binti Mohd Hama 1. Seramai 123 orang pelajar mengambil jubah ungu beserta mortar, 9 orang ahli senat mengambil jubah bewarna kuning, manakala VVIP di atas pentas mengambil jubah pelbagai warna seperti berikut: i. VVIP-Jubah hitam, Pengetua – Jubah maroon 1) Tarikh pemulangan jubah terpaksa di panjangkan sehingga 28/1/2023 kerana pelajar dibenarkan outing sehingga esok hari (sabtu)sblum seminar SPM bersambung 2)JK jubah tidak dapat memberi arahan terus kepada staff koperasi dan 1)Memandangka n pengurusan jubah banyak melibatkan pegawai/guru koperasi, maka dicadangkan untuk bahagian ketua jubah dilantik daripada kalangan guru koperasi. 2) Menyenaraikan deskripsi tugas yang jelas antara ketua jubah dan ketua koperasi
27 ii. TPKA-Jubah unggu muda YDP – Jubah jingga iii. PPD- Jubah biru gelap iv. Guru-Jubah hijau. 2.Tarikh pengammbilan jubah pada 26/1/2023 (khamis) dan Tarikh pemulangan pada 27/1/2023(jumaat) perlu berurusan melalui guru koperasi sahaja. 3) Pegawai /guru koperasi MC dan sukar mencari peganti kerana hanyaa seorang sahaja yang ditugaskan bekerjasama dengan ketua JK jubah. 4) Tugas antara ketua jubah dan staff koperasi kurang jelas sehingga taklimat yg disampaikan melalui guru koperasi tidak menyeluruh untuk memastikan maklumat yang ingin disampaikan lebih jelas. 14. PENGACARAAN Cik Farah Adibah binti Rozlan 1. Menyediakan teks pengacaraan dalam dwibahasa - Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris 2. Menyediakan teks pembaca doa - Bahasa Arab dan Bahasa Melayu 3. Menyediakan teks ucapan perasmi 4. Menyediakan senarai salutasi di rostrum 5. Menyewa baju untuk pengacara majlis 6. Mengadakan ujibakat dan melatih pengacara majlis 7. Memastikan senarai graduan dan penerima anugerah diselaraskan Teks pengacara majlis tidak dapat disiapkan dari awal kerana beberapa perkara: 1. Perkaraperkara penting tidak diputuskan dalam mesyuarat. - Senarai Penerima Anugerah (diterima pada petang hari akhir sebelum majlis) - Pengisytihar graduasi 2. Perubahan atur cara di saat akhir (tidak seperti yang diputuskan dalam mesyuarat). 1. Menyediakan folder khas untuk salutasi, teks perasmi, teks doa, dan pengisytiharan graduasi. 2. Mengalukanalukan kedatangan tetamu jemputan di dalam teks pengacara majlis sebelum majlis bermula. 3. Sistem PA perlu ditambahbaik supaya majlis berjalan dengan lancar. 4. Menambah jumlah mikrofon untuk 'back-up'. 5. Audio dan media (komputer)
28 dengan JK pengurusan graduan dan JK Hadiah 8. Mengedarkan salinan teks pengacara majlis untuk rujukan JK Teknikal dan JK Hadiah - Bacaan Quran secara murattal - Anugerah Cendekia (lonjakan saujana) 3. Masalah teknikal (mic pengacara majlis tidak berfungsi) 4. Raptai tidak dijalankan secara penuh (dengan persembahan dan multimedia) dikawal dari dalam dewan, berhampiran pentas (agar lebih jelas dengan masalah/ keadaan PA yang sedang berlaku, berbanding berada di dalam bilik PA) 6. Teks anugerah khas hendaklah dibaca mengikut skrip (secara formal). 7. Raptai dijalankan secara penuh pada waktu petang. 8. Pengambilan jubah diuruskan sehari sebelum raptai (supaya raptai dapat dijalankan dengan baik) 9. Sesi penggambaran pelajar dan guru diadakan pada waktu pagi sebelum majlis graduasi. 10. Majlis mohon restu diadakan pada waktu selain pagi sebelum majlis graduasi (supaya guru dan pelajar dapat bersedia dengan lebih baik; terutama bagi guru yang juga terlibat
29 sebagai JK Mohon Restu dan JK Graduasi) 15. PENGGAMBARAN En. Muhammad Abdul Rahim bin Mahamad Jamil 1. Mendapatkan sebut harga daripada beberapa syarikat fotografi. 2. Memilih syarikat fotografi yang menawarkan harga sesuai dengan bajet (RM30/pelajar). 3. Memberi maklumat berkaitan majlis kepada jurugambar. 4. Membantu jurugambar semasa proses penggambaran. 5. Bekerjasama dengan AJK lain yang berkaitan. 1. Jurugambar perlukan sedikit ruang masa semasa sesi penerimaan skrol untuk tukar bateri kamera 2. Hiasan pentas mengganggu proses penggambaran berkumpulan. 1. Memaklumkan juruacara agar melewatkan sedikit panggilan untuk graduan kelas kedua bagi memberi ruang jurugambar menukar bateri kamera. 2. Berbincang dengan AJK Persiapan Pentas agar hiasan pasu bunga diketepikan sementara untuk melancarkan proses penggambaran berkumpulan. 16. PERSEMBAHAN DAN GIMIK En. Muhamad Naim bin Alias 1. Alhamdulillah program berjalan dengab lancar 1. Kesuntukan masa 1.Dewan perlu dipersiapakn terlebih awal 17. PUBLISITI & DOKUMENTASI Cik Nik Nurul Fatihah binti Mohd Noor 1.Poster hebahan di tampal di setiap blok asrama aspuri dan aspura termasuk wisma pelajar untuk uar-uarkan majlis yang akan berlangsung 2. Elemen suspen digunakan untuk menimbulkan tanda tanya dalam kalangan pelajar dengan 1. Kekurangan gambar untuk dilampirkan dalam dokumentasi 1. Menyediakan hebahan dalam bentuk video yang boleh dikongsi oleh semua warga maktab
30 menampal poster yang berbeza pada setiap minggu 3. Selain poster bercetak, poster digital juga ditayangkan pada TV Info di Pusat Islam MATRA 4. Bunting selamat datang digantung di sekitar maktab sehari sebelum Majlis Graduasi berlansung 18. MEDIA Cik Nurul Amira binti Abu Bakar 1. Kerja- kerja persediaan sebelum dan semasa majlis berjalan dengan baik dan lancar. Semua ahli jawatankuasa memberikan kerjasama yang baik. grafik tayangan juga berfungsi dengan baik. 1. Tiada 1.Tiada 19. FOTOGRAFI Nur Tasya Al Shira 1. Semua berjalan dengan lancar 1. Kekurangan Alatan media contoh kamera 1. Tiada 20. PENGURUSAN PELAJAR Mohamad Zikri bin Remali 1. Pelajar yang tidak terlibat graduasi masing-masing berada di kelas dan keadaan terkawal 1. Tiada 1. Tiada 21. JEMPUTAN DAN SAMBUTAN Pn Nur Shafika Binti Abdul Razak 1. Ditugaskan membuat surat jemputan kepada tetamu tetamu VIP, perasmi dan ibu bapa graduan. kami juga perlu mendapatkan maklumbalas kehadiran setiap VIP dan ibu bapa. 2. Pada hari kejadian kami perlu menyambut dan 1.Tidak memberikan pas masuk VIP semasa menghantar surat jemputan. Hal ini menyebabkan sukar untuk mengenal VIP pada hari kejadian. Namun sehari sebelum 1.Guru lama perlu menjadi ketua JK dan boleh melantik guru baharu sebagai ajk kecil ini kerana guru lama lebih berpengetahuan mengenai apa yang seharusnya dibuat di samping
31 mengiringi tetamu ke tempat-tempat yang ditetapkan. beberapa orang penolong dari kalangan pelajar dilantik untuk menyambut tetamu vip di ruang legar pejabat (3 orang) dan menyambut ibu bapa di hadapan dewan (4 orang) seorang guru ditugaskan untuk mengambil tandatangan tetamutetamu VIP di Holding Room. 3. Kami perlu memberikan laporan dokumentasi kepada AJK Dokumentasi kejadian kami menghantar emel kepada semua tetamu VIP yang jauh dan menghantar ke pejabat tetamu-tetamu yang berdekatan. mengajar AJKAJK baharu. 2.Gerak kerja perlu di lakukan lebih awal supaya tidak terjadi masalah di saat-saat akhir. 22. LALU LINTAS DAN KESELAMATAN En. Muhammad Syamaizar bin Bilah 1. Pihak JK lalu lintas dibantu oleh 5 orang pelajar. Pihak JK telah menyediakan 16 buah tapak khas untuk meletakkan kenderaan bagi dif-dif jemputan. Manakala ibubapa pelajar meletakkan kenderaan di hadapan dewan inderapura. Semuanya berjalan dengan lancar. 1. Tiada 1. Tiada 23. PENDAFTARAN Pn Nur Syaffrina binti Nasir 1. Kesemua AJK Pendaftaran berada di dewan pada jam 7.30 untuk menyambut tetamu. 2. Tetamu yang hadir dan berdaftar adalah 105 orang dan 18 yang tidak hadir. Bagi yang tidak hadir, kami memberi goodies kepada pelajar kerana itu merupakan hadiah daripada pihak 1. Goodies daripada muafakat dihantar pada jam 9.00 pagi dan menyebabkan keadaan menjadi sibuk. Helpers tidak cukup kerana terpaksa membantu pihak muafakat 1. Jika ingin menerima sumbangan atau hadiah daripada pihak luar, pastikan sumbangan itu sampai selewatlewatnya 2 hari sebelum majlis
32 muafakat untuk ibu bapa. mengisi goodies yang dibawa.
33 12.0 PERBELANJAAN
34
35 1.0 KERTAS KERJA
36
37
38 LAMPIRAN 1
39
40 LAMPIRAN 2
41
42
43 2.0 SENARAI JAWATANKUASA & SKOP TUGASAN 2.1 SENARAI JAWATANKUASA Penasihat En. Mohd Nizar Bin Idris Pengerusi En. Norfairizam Bin Nordin Timbalan Pengerusi I En. Nik Mohd Ariff bin Hj. Nik Ab Rahman Timbalan Pengerusi II Pn. Nurulhuda binti Sahimin Penyelaras Pn. Nor Hasimah binti Ismail Setiausaha En. Muhammad Marzuwan bin Razali Bendahari YM Tengku Adri bin Tengku Muda Penilaian & Pemilihan En Johan Johari bin Mohd Tukiran Sijil, Cenderamata & Hadiah Pn Noor Idahwati binti Mohd Noor (K) Pn. Saliyah binti Mohd Said Pn. Norsafrini Binti Hamdani Pn Farah Atifah Arnie binti Ahmad Yusop Pn. Nurul Fatwa Aini bt Yahaya Grafik, Buku Program & Photobooth En Mohamad Shahrul Ramadhan b. Hamzah (K) Pn Intan Najwa binti Che Yusof En. Hanafi bin Salim En. Ihsan Ilahi bin Mohd Sabri Pn Siti Amira Faihah binti Sallehuddin Pn. Azimah binti Samat Persiapan Pentas Dan Backdrop Pn Nazila binti Ishak (K) Pn Noraini binti Abdul Jabar PN. Nurul Aien binti Zainal Alias En Aminudin bin Mohamed Kassim En. Ariffin bin Zakaria En. Muhamad Idlan bin Ibrahim Persiapan, Dewan & Tempat En Mohd Faez bin Mahamad (K) En Mohamad Fauzi bin Awam En Mohammad Hafizudin bin Mohd Rozi Jamuan Cik Sarah Syahidah binti Zulkefly (K) Cik. Nur Syuhadha binti Mohamad Aseri Cik. Nur Syazwani Abdul Rahim Pn. Fatin Liana binti Ahmad Peralatan En Abdul Hadi bin Kamaruzaman (K) En. Muhammad Fakhruddin bin Parazi En. Ridhwan b. Mohd Jumberee Teknikal / Audio Visual & Siaraya En Khairi Azizi bin Alias (K) Cik. Najiehah binti Nazri En Mohd Azly bin Mohammad Noor
44 Istiadat & Protokol Pn Siti Nazirah binti Abu Bakar (K) En. Muhammad Fikri bin Kassim Cik. Wan Azlin Saziana binti Wan Zakaria En. Solahudin bin Othman Pn. Nurul Diyanah binti Samsuri Pn. Hazza Haslina binti Napiah Pengurusan Graduan Cik Siti Nurqanitah binti Ja’afar (K) En. Mohd Fahim Bin Jaafar Cik Syarifah Najiha bt Syed Sulaiman En. Khairil Izwan bin Othman Pengurusan Jubah Pn Nur Farhana binti Mohd Hama (K) Staf Koperasi En. Mohamad Rizal bin Mohamad Maskum En. Muhammad Alif bin Hanafi Pengacaraan Cik Farah Adibah binti Rozlan (K) Pn. Hana Sofia binti Hakimiesa Pn. Nur Husna binti Ahmad Hasib En. Mohamad Elias Bin Yaacob Penggambaran En. Muhammad Abdul Rahim bin Mahamad Jamil (K) En. Nik Mohamad Ikhwan Akif bin Nik Azmi Persembahan Dan Gimik En. Muhamad Naim bin Alias (K) En Muhammad Aminul Ariffin bin Mohd Amin En. Luqman Hakim bin Noor Azmi Publisiti & Dokumentasi Cik Nik Nurul Fatihah binti Mohd Noor (K) Cik Noraini bt Mahror En Roslan Suhaimi b. Mamat Cik Siti Roslina Binti Mohammad Zain Media Cik Nurul Amira binti Abu Bakar (K) En Mohd Muzaidi Bin Mustani Cik Siti Amirah binti Zaidi Fotografi Pn. Nur Tasya Al Shira (K) Pengurusan Pelajar Mohamad Zikri bin Remali (K) En Mohd Khairul Fahmi Bin Saringat Jemputan Dan Sambutan Nur Shafika binti Abdul Razak (K) En. Shahrulnizam Bin Mohamed Kamil En. Noor Alam Ahmad En. Syalehuddin Sohaimi En. Syuhairi Bin Shahuddin Pn. Nazratul Wahidah Yatim Selamat Pn. Nurazidah binti Mohd Yunus Pn Nik Norhapiza binti Mohamad Ghazali Lalu Lintas Dan Keselamatan En. Muhammad Syamaizar bin Bilah (K) En. Mohd Jamil binSulaiman En. Abdullah Bin Md Yusof En. Mohamad Hisan Abqari bin Wan Umar En. Noraidin Bin Nordin
45 Pendaftaran Pn Nur Syaffrina binti Nasir (K) Pn. Siti Zakiah binti Sa'at En Muhammad Akbar Shah bin Abdul Manaf Cik Sharifah Fatimah binti Syed Mahusin 2.2 SKOP TUGASAN BIL JAWATANKUASA BIDANG TUGAS 1.PENGERUSI Tn. Hj. Mohd Nizar bin Idris 1. Mempengerusikan mesyuarat jawatankuasa induk. 2. Memantau persediaan majlis. -sebelum, semasa dan selepas majlis 2. TIMB. PENGERUSI Tn Haji Norfairizam bin Nordin 1. Membantu Pengerusi mempengerusikan mesyuarat jawatankuasa induk. 2. Memantau persediaan majlis. -sebelum, semasa dan selepas majlis 3. PENYELARAS Pn. Nor Hasimah binti Ismail 1. Memantau perkembangan kerja setiap AJK 2. Memastikan segala persiapan berjalan lancar. 3. Memastikan taklimat penerima anugerah berjalan lancar. 4. Memastikan majlis berjalan lancar. 5. Menjadi tempat rujukan semua AJK 6. Meyediakan kertas kerja untuk memohon bajet. 7. Menyusun atur cara majlis -sebelum, semasa dan selepas majlis 4. SETIAUSAHA En. Marzuwan bin Razali 1. Membuat surat jemputan mesyuarat AJK 2. Mencatat butiran mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat 3. Membuat surat jemputan kepada perasmi majlis dan jemputan VIP yang lain 4. Membuat surat lantikan AJK & AJK Kecil -sebelum, semasa dan selepas majlis
46 5. Memohon dan menyediakan kata aluan Ketua Pengarah MARA, Pengarah BPM, Pengetua, Muafakat. 6. Menyediakan notis raptai penuh Majlis Graduasi 7. Mengedarkan surat panggilan mesyuarat 5. BENDAHARI YM Tengku Adri bin Tengku Muda 1. Mendapatkan bajet Majlis Graduasi daripada AJK yang berkaitan. 2. Mengenalpasti sumber kewangan (yuran pelajar dan sponsor jika ada). 3. Menguruskan transaksi kewangan Majlis Graduasi daripada pihak maktab kepada AJK yang berkaitan 4. Membuat penyata kira-kira -sebelum majlis 6. PENILAIAN & PEMILIHAN En Johan Johari bin Mohd Tukiran 1. Mendapatkan senarai nama pelajar yang layak dari UPPM (memastikan pelajar yang berpindah tidak disenaraikan) (pelajar pindah). 2. Memastikan pelajar yang tidak cukup syarat tidak disenaraikan sebagai graduan. 3. Menyerahkan senarai nama tersebut kepada AJK Grafik, AJK Sijil/Hadiah, AJK Pengacaraan, AJK Jemputan, AJK Pengurusan Graduan dan AJK lain yang memerlukan. -sebelum majlis 7. SIJIL, CENDERAMATA & HADIAH Pn Noor Idahwati binti Mohd Noor 1. Membuat tinjauan harga serta menempah hadiah pelajar dan cenderamata mengikut bilangan pelajar yang layak menerima sijil graduasi. 2. Menempah empat (hadiah/piala) Anugerah -sebelum, semasa dan selepas majlis
47 Tokoh Pelajar (Kepimpinan, Kokurikulum, Akademik, Keseluruhan) 3. Menyediakan bajet untuk hadiah dan cenderamata. 4. Memastikan sijil dan sampul telah diterima daripada ibu pejabat dan bilangan mencukupi. 5. Memastikan segala tempahan dan sijil siap ditaip/diterima sebelum berlangsungnya majlis 6. Menyediakan cenderamata untuk VIP (YDP MUAFAKAT) dan VVIP 7. Memastikan perjalanan pemberian hadiah selari dengan teks pengacara majlis 8. Menghadiri raptai dan bekerjasama dengan AJK Pengacaraan dan AJK Protokol. 8. GRAFIK & BUKU PROGRAM En Shahrul Ramadhan b. Hamzah 1. Membuat rekabentuk grafik yang bersesuaian untuk backdrop dan cover buku program. 2. Menyediakan design buku program bercetak untuk VIP 3. Menyediakan buku program maya dan mencetak QR kod untuk edaran di dalam dewan. -sebelum dan semasa majlis 9. PERSIAPAN PENTAS DAN BACKDROP Pn Nazila binti Ishak 1. Menyediakan plan susur atur tempat duduk ahli senat dan tempat letak cokmar di atas pentas (rujuk AJK Protokol) 2. Mencari syarikat percetakan untuk backdrop & membuat tempahan -sebelum, semasa dan selepas majlis
48 3. Mendapatkan anggaran perbelanjaan sewa hiasan pentas. 4. Menghias & menyusun pentas mengikut tema yang telah dipersetujui dalam mesyuarat. 5. Memasang backdrop Majlis graduasi di atas pentas 6. Menyusun bendera setiap negeri di atas pentas ikut susunan yang betul. 7. Mengemas semula tempat dan peralatan yang digunakan pada hari yang sama ke tempat asal. 10. PERSIAPAN, DEWAN & TEMPAT En Mohd Faez bin Mahamad 1. Menyediakan & menyusun atur kerusi pelajar dan guru dengan mencukupi. 2. Melabelkan tempat duduk guru-guru, penerima anugerah dan para graduan. 3. Memastikan lantai dan persekitaran dewan dalam keadaan bersih. 4. Memastikan laluan VVIP/VIP dipasang karpet merah. 5. Memastikan semua tandas di dewan dalam keadaan baik & bersih dan dalam keadaan baik. 6. Memastikan semua papan kenyataan di Dewan Inderapura telah dikemaskini. -sebelum, semasa dan selepas majlis 11. JAMUAN Cik Sarah Syahidah binti Zulkefly 1. Menyediakan menu yang bersesuaian, mendapatkan sebut harga dan menempah makanan dan minuman pagi untuk guru-guru dan kakitangan dan makan -sebelum, semasa dan selepas majlis
49 tengahari (bungkus) untuk guru dan kakitangan sahaja. 2. Menyediakan dan menghidang makanan untuk VVIP dan VIP di bilik VVIP 3. Menyediakan dan melatih pramusaji (pelajar) yang akan melayan VVIP dan VIP di meja makan. 4. Memasang muzik sentimental sebagai iringan semasa makan di bilik VVIP. 5. Menyediakan air mineral untuk VVIP dan VIP di atas pentas 6. Bekerjasama dengan JK Persiapan Dewan untuk menyusun dan menghias meja makan. 12. PERALATAN En Abdul Hadi bin Kamaruzaman 1. Menyediakan borang permohonan peralatan untuk diisi oleh AJK yang memerlukan. 2. Mendapatkan dan menyediakan segala peralatan yang diperlukan oleh AJK lain di tempat yang diperlukan. 3. Menyimpan semula peralatan yang telah digunakan di tempat yang sepatutnya. 13. TEKNIKAL / AUDIO VISUAL & SIARAYA En Khairi Azizi bin Alias 1. Memastikan PA System dan speaker berfungsi. 2. Menyediakan audio dan visual lirik lagu Negaraku, lagu Negeri Pahang dan lagu Amanah Rakyat 3. Menyediakan muzik latar semasa penyampaian sijil dan cenderamata. -sebelum dan semasa majlis
50 4. Bekerjasama dengan AJK Persiapan Pentas, Dewan dan Tempat. 14. ISTIADAT & PROTOKOL Pn Siti Nazirah binti Abu Bakar 1. Memberi taklimat kepada para pelajar berkaitan protokol majlis. 2. Menentukan pembawa cokmar (KUPPM) dan tempat cokmar akan diletakkan. 3. Memastikan bendera disusun mengikut susunan yang betul. 4. Mengetuai proses raptai penuh Majlis Graduasi. 5. Berhubung terus dengan AJK lain terutamanya AJK Pengacaraan Majlis bagi memastikan kelancaran dari awal majlis sehingga selesai. 6. Menyediakan teks pengisytiharan graduasi. -sebelum dan semasa majlis 15. PENGURUSAN GRADUAN Cik Siti Nurqanitah binti Ja’afar 1. Mendapatkan senarai nama pelajar yang memenuhi syarat graduasi. 2. Memaklumkan tatacara berpakaian kepada pelajar (mengikut tema yang telah diluluskan) – pelajar lelaki: berbaju melayu, bersongkok hitam, kasut hitam bertutup, berstokin. – pelajar perempuan: berbaju kurung, bertudung warna krim (tudung bawal) dan kasut hitam bertutup, tumit tidak melebihi 1.5 inci. – Jubah – Ungu gelap -sebelum dan semasa majlis