51 3. Menyusun atur kedudukan graduan di dalam dewan. 4. Memastikan pergerakan pelajar berjalan lancar. 5. Bersama dengan AJK Protokol untuk sesi raptai penuh. 6. Memeriksa cara graduan berpakaian mengikut kod etika pemakaian sebelum perarakan bermula dan juga sebelum graduan menaiki pentas. 16. PENGURUSAN JUBAH Pn Nur Farhana binti Mohd Hama 1. Menguruskan semua perkara berkaitan jubah untuk pelajar, guru-guru dan ahli senat – warna ungu (pelajar), guru (hijau). 2. Memastikan bilangan jubah mencukupi untuk semua guru dan pelajar. 3. Menetapkan jadual & menguruskan pengambilan dan penyerahan jubah. 4. Menetapkan guru yang perlu memakai jubah. 5. Menyediakan borang pengambilan dan penyerahan jubah. -sebelum, semasa dan selepas majlis 17. PENGACARAAN Cik Farah Adibah binti Rozlan 1. Memilih pelajar yang akan mengacara majlis dalam Dwibahasa. 2. Menyediakan teks ucapan pengacara majlis 3. Melatih pelajar yang terpilih sebagai pengacara majlis. 4. Memastikan teks pengacaraan selari dengan senarai penerima sijil graduasi yang diberikan oleh AJK Sijil, Hadiah dan Cenderamata -sebelum, semasa dan selepas majlis
52 5. Bacaan biodata graduan terbaik adalah dalam Bahasa Melayu agar semua tetamu dapat menghayati. 6. Memberi satu salinan teks pengacara majlis kepada Jawatankuasa Teknikal. 7. Memilih pembaca doa dalam kalangan pelajar 8. Menyediakan Teks bacaan doa (rujuk kepada ustaz) 18. PENGGAMBARAN En. Muhammad Abdul Rahim bin Mahamad Jamil 1. Mendapatkan jurugambar untuk mengambil gambar para pelajar semasa penyerahan sijil graduan. 2. Mendapatkan sebut harga daripada jurugambar professional. 3. Menerangkan kepada jurugambar tentang perjalanan majlis dan etika berpakaian. 4. Menyediakan dan mengemas semula tempat dan peralatan yang digunakan pada hari yang sama ke tempat asal. -sebelum, semasa dan selepas majlis 19. PERSEMBAHAN DAN GIMIK En. Muhamad Naim bin Alias 1. Menyediakan persembahan yang sesuai 2. Memastikan persembahan berjalan dengan lancar. 3. Melatih dan memilih persembahan pelajar 4. Bekerjasama dengan AJK Media. -sebelum dan semasa majlis 20. PUBLISITI & DOKUMENTASI Cik Nik Nurul Fatihah binti Mohd Noor 1. Menguar-uarkan dan menampal iklan sambutan Majlis Graduasi di sekitar maktab 2. Memastikan bunting Selamat Datang Majlis Graduasi dipasang seminggu sebelum majlis. -sebelum, semasa dan selepas majlis
53 3. Menyediakan borang laporan kepada setiap ketua JK 4. Mengambil gambar majlis di dalam dewan dan di luar dewan. (boleh bekerjasama dengan JK Fotografi) 5. Mengumpul dan membukukan semua laporan dan bahan-bahan berkaitan yang boleh dijadikan rujukan pada masa akan datang. 21. MEDIA Cik Nurul Amira binti Abu Bakar 1. Mendapatkan dan menyediakan paparan gambar graduan beserta moto, cita-cita dan universiti pilihan dalam bentuk power point – dipancar semasa nama graduan dipanggil 2. Bekerjasama dengan JK Teknikal dan Siaraya dan JK Persembahan ketika majlis berlangsung. 3. Menyediakan rakaman video sepanjang majlis berlangsung untuk tatapan ibu bapa para graduan (jika perlu-di luar dewan) -sebelum dan semasa majlis 22. FOTOGRAFI Nur Tasya Al Shira 1. Memastikan setiap moment perjalanan majlis dirakam. 2. Bekerjasama dengan JK Dokumentasi sepanjang majlis berlangsung. -sebelum dan semasa majlis 23. PENGURUSAN PELAJAR Mohamad Zikri bin Remali 1. Menguruskan dan menyediakan aktiviti khusus untuk pelajar-pelajar yang tidak terlibat dengan majlis. -sebelum dan semasa majlis 24. JEMPUTAN DAN SAMBUTAN 1. Menyediakan dan menghantar surat/kad jemputan kepada ibu bapa, Pengetua-pengetua -sebelum dan semasa majlis
54 Pn Shafikah binti Abdul Razak MRSM, Kolej MARA dan sekolah berdekatan serta AJK Muafakat dan PMD vii. Menyediakan pas masuk ke dalam dewan kepada ibu bapa viii. Menyediakan pas kenderaan untuk para tetamu dan ibu bapa ix. Menetapkan Tarikh menghantar surat dan kad jemputan x. Menyediakan senarai semak kehadiran VIP dan ibu bapa pelajar yang layak menerima sijil graduasi. xi. Menyambut VVIP, VIP dan ibu bapa semasa Majlis Graduasi berlangsung xii. Menyediakan ‘check point’ untuk menyambut kedatangan para tetamu di tempat-tempat iaitu pintu masuk, foyer pejabat, dan foyer dewan. 25. LALU LINTAS DAN KESELAMATAN En. Muhammad Syamaizar bin Bilah 1. Menyediakan label tempat kereta bagi VIP dan ibu bapa 2. Menyediakan papan tanda penunjuk arah 3. Menyediakan pelajar yang akan bertugas menjaga lalu lintas pada hari kejadian. 26. PENDAFTARAN Pn Nur Syaffrina binti Nasir 1. Menyediakan kaunter pendaftaran di foyer dewan 2. Bekerjaasama dengan JK Sambutan untuk mengenal pasti ibu bapa kepada penerima tokoh pelajar. 3. Mengiringi ibu bapa tokoh pelajar ke dalam dewan dan menunjukkan tempat duduk mereka.
55 2.3 SURAT PELANTIKAN TUGAS
56
57
58
59 3.0 SURAT PANGGILAN DAN MINIT MESYUARAT 3.1 SURAT PANGGILAN MESYUARAT KALI PERTAMA
60
61
62 3.12 MINIT MESYUARAT KALI PERTAMA
63
64
65 3.2 SURAT PANGGILAN MESYUARAT KALI KEDUA
66
67
68 3.21 MINIT MESYUARAT KALI KEDUA
69
70
71
72
73
74 4.0 ATUR CARA
75
76 5.0 SENARAI PENERIMA SIJIL GRADUASI DAN ANUGERAH 5.1 SENARAI PENERIMA SIJIL GRADUASI
77
78
79
80
81 5.2 SENARAI PENERIMA ANUGERAH 5.2.1 ANUGERAH CENDEKIA BIL NAMA 1. MUHAMMAD ZARIF ZUHAIR BIN MOHAMAD FADZIL 2. MUHAMMAD HADIF ASYRAAF BIN MOHD AZRAAI 3. RAYYAN IDLAN BIN MAT SAUFI 4. NIK MUHAMMAD HAIRI IKHWAN BIN NIK HAMIDI 5. MUHAMMAD FATEH BIN SUNARDI 5.2.2 ANUGERAH AKADEMIA BIL NAMA 1. NUR ALYA MAISARAH BINTI MAWARDI 5.2.3 ANUGERAH TOKOH SERI MATRA BIL NAMA 1. AMIRAH BATRISYA BINTI MOHD ARIF
82
83 6.0 RAPTAI GRADUASI
84
85 7.0 LAPORAN JAWATANKUASA 7.1 LAPORAN PENYELARAS BIL PERKARA PENERANGAN 1. LAPORAN TUGASAN 1.Menyediakan kertas kerja dan anggaran bajet majlis. 2.Menyusun Ahli Jawatankuasa dan perincian tugas. 3.Memantau perkembangan kerja setiap AJK. 4.Memastikan segala persiapan berjalan lancar dan rapi. 5.Memastikan taklimat penerima anugerah berjalan lancar. 6.Memastikan majlis berjalan lancar. 7.Menjadi tempat rujukan semua AJK. 8.Menyusun atur cara majlis. 9.Memantau perjalanan raptai majlis berjalan lancar. 10.Memastikan perbelanjaan tidak melebihi sumber kewangan. 11.Menyediakan dan menghantar surat kepada ibu bapa berkaitan yuran yang perlu dijelaskan. (Rujuk Lampiran) Kekuatan: MRSM ATM Bera mempunyai ramai guru muda yang energetik dan sedia untuk belajar perkara-perkara yang baharu. Guru-guru ini perlu dibimbing dan dipimpin dengan baik agar mereka dapat menimba pengalaman dengan cepat dan tepat 2. MASALAH YANG DIHADAPI/LANGKAH MENGATASI 1. Raptai perlu diadakan dengan lebih kemas dan raptai penuh perlu dijalankan pada sebelah petang/malam sebelum majlis. 2. Jurugambar perlu menyediakan alatan sendiri yang secukupnya seperti lampu bagi memastikan gambar yang dihasilkan berkualiti. 3. Semua AJK perlu memahami plot peristiwa majlis agar tidak berlaku kekeliruan dan dapat membantu kelancaran majlis 3. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 1. Jurugambar juga digalakkan menyediakan foto kios khusus dan boleh menyediakan perkhidmatan fotografi personal kepada ibu bapa dan graduan, selain pakej yang disediakan. DISEDIAKAN OLEH: Pn. Nor Hasimah binti Ismail
86 LAMPIRAN
87 7.2 LAPORAN SETIAUSAHA BIL PERKARA PENERANGAN 1. LAPORAN TUGASAN 1. Mengemaskini kertas kerja, atur cara, kertas kerja, bidang tugas AJK, belanjawan yang telah disediakan oleh Penyelaras mengikut persetujuan dari mesyuarat semasa. 2.Menyediakan dan mengedarkan memo panggilan mesyuarat bilangan satu dan dua. 3. Menyiapkan minit mesyuarat bilangan satu dan dua 4. Menyediakan memo lantikan AJK untuk diedarkan oleh penyelaras. 5. Mengedarkan memo lantikan kepada AJK. 6. Mengemaskini lantikan AJK Kecil dari semasa ke semasa 7. Menyediakan surat jemputan VVIP (PMN) (Rujuk Lampiran) 8. Menghantar secara emel dan pos surat jemputan kepada VVIP (PMN) 9. Menghantar surat penyediaan kata aluan daripada PMN dan YDP MUAFAKAT (Rujuk Lampiran) 10. Menyunting kata aluan Pengarah BPM, PMN, YDF dan Pengetua 11. Menyediakan dan menampal notis penutupan dewan (Rujuk Lampiran) 2. MASALAH YANG DIHADAPI/LANGKAH MENGATASI 1. Kekeliruan bidang tugass AJK. AJK Jemputan dan Setiausaha - dalam menyediakan surat jemputan VVIP, VIP AJK Dokumentasi dan Setiauasa - dalam mengumpul dokuman dan laporan berkaitan majlis setiap AJK (Laporan Majlis Graduasi) 3. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN DISEDIAKAN OLEH: En. Marzuwan bin Razali
88 LAMPIRAN
89 LAMPIRAN
90
91 LAMPIRAN
92 7.3 LAPORAN PENILAIAN DAN PEMILIHAN BIL PERKARA PENERANGAN 1. LAPORAN TUGASAN 1. Menyenaraikan nama pelajar yang layak bergraduasi dari UPPM 2. Menyerahkan senarai nama pelajar yang layak bergraduasi kepada AJK Grafik, AJK Sijil/Hadiah, AJK Pengacaraan, AJK Jemputan, AJK Pengurusan Graduan dan AJK lain yang memerlukan. 2. MASALAH YANG DIHADAPI/LANGKAH MENGATASI 1.Penambahan anugerah lonjakan saujana 3. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 1. Sijil dicetak mengunakan tandatangan digital dengan kebenaran pengetua DISEDIAKAN OLEH: En Johan Johari bin Mohd Tukiran
93 7.4 LAPORAN SIJIL, CENDERAMATA & HADIAH BIL PERKARA PENERANGAN 1. LAPORAN TUGASAN 1. Menyediakan “chocolate bouqet” untuk 123 orang pelajar. (Rujuk Lampiran) 2. Menempah empat (hadiah/piala) Anugerah Tokoh Pelajar (Kepimpinan, Kokurikulum, Akademik, Keseluruhan) (Rujuk Lampiran) 3. Memastikan sijil dan sampul telah diterima daripada ibu pejabat dan bilangan mencukupi. 4. Menyediakan hamper buah-buahan untuk VIP (YDP MUAFAKAT) dan VVIP (Rujuk Lampiran) 5. Menghadiri raptai dan bekerjasama dengan AJK Pengacaraan dan AJK Protokol. 2. MASALAH YANG DIHADAPI/LANGKAH MENGATASI 1. Menambah mesin pencetak berwarna untuk mempercepatkan proses mencetak sijil-sijil untuk semua program 3. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 1. Menyediakan bilik khas untuk gerak kerja graduasi kerana graduasi diadakan pada setiap tahun DISEDIAKAN OLEH: Pn Noor Idahwati binti Mohd Noor
94 LAMPIRAN
95 LAMPIRAN
96 LAMPIRAN
97 LAMPIRAN
98 LAMPIRAN
99 LAMPIRAN
100 LAMPIRAN