i BAHAN AJAR MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN Penyusun Riswan Aradea FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS PGRI PALEMBANG 2023
ii KATA PENGANTAR Syukur Alhamdulillah penulis dapat menyelesaikan bahan ajar ini. Penulis berusaha agar bahan ajar ini memadai dari sisi keluasan dan kedalaman isi sesuai kompetensi Mata Kuliah Manajemen dan Kepemimpinan. Bahan ajar ini dibuat dengan tujuan untuk menambah materi pembelajaran dan mengetahui lebih mendalam tentang Manajemen dan Kepemimpinan. Mata kuliah Manajemen dan Kepemimpinan adalah mata kuliah yang menjelaskan tentang manajemen dan kepemimpinan dengan segala dinamikanya. Dalam penyajian mata kuliah ini memerlukan penjelasan yang lebih atraktif, detail, jelas dan mudah dimengerti. Program pengembangan mata kuliah diarahkan untuk peningkatan dalam pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan pengamalan tri dharma perguruan tinggi. Salah satu kegiatan yang dilaksanakan dalam rangka pencapaian program tersebut adalah penulisan bahan ajar mata mata kuliah. Penulis menucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah banyak memberikan bantuan baik moril maupun materiil, terutama dosen-dosen pengampu mata kuliah Manajemen dan Kepemimpinan yang telah bersedia melakukan sharing session untuk penyempurnaan bahan ajar ini. Akhirnya penulis mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak untuk perbaikan bahan ajar ini agar dapat dapat dipergunakan dan bermanfaat untuk meningkatkan mutu pembelajaran mata kuliah Manajemen dan Kepemimpinan. Palembang, Agustus 2023 Penulis, Riswan Aradea
iii DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Peta Kompetensi Mata Kuliah Manajemen dan Kepemimpinan…… 12 Gambar 2. Sistem Terbuka ……………………………………………………. 18 Gambar 3. Proses Manajemen ………………………………………………… 33 Gambar 4. Tingkatan Manajemen …………………………………………….. 37 Gambar 5. Keterampilan Manajemen ………………………………………….. 39 Gambar 6. Aliran-aliran Pemikiran Manajemen ………………………………. 52 Gambar 8. Perkembangan Teori Manajemen ...................................................... 68 Gambar 9. Pentingnya Perencanaan ……………………………………………. 76 Gambar 10. Struktur Organisasi Garis Lini …………………………………….. 92 Gambar 11. Struktur Organisasi Garis Lini Dan Staf ………………………….. 110 Gambar 12. Struktur Organisasi Fungsional ……………………………………. 112 Gambar 13. Struktur Organisasi Matriks ……………………………………….. 112 Gambar 14. Kepemimpinan Yang Ditelaah di Ohio State University …………. 138 Gambar 15 Empat Kemungkinan Kepemimpinan Efektif ……………………. 142 Gambar 16. Managerial Grid Menurut Blake dan Mouton ……………………. 151
iv DAFTAR TABEL Tabel 1. Perbedaan Organisasi Amerika dengan Jepang ...................................... 66 Tabel 2. Perbandingan manajemen tradisional dengan manajemen kontemporer… 73 Tabel 3. Teknik Pembuatan Keputusan ………………………………………….. 93 Tabel 4. Sistem Kepemimpinan …………………………………………………. 132
v DAFTAR ISI KATA PENGANTAR.................................................................................................................................. i DAFTAR ISI.................................................................................................................................................... ii DAFTAR GAMBAR ………………………………………………………………….. iii DAFTAR TABEL ……………………………………………………………………… iv PERTEMUAN I PENDAHULUAN...................................................................................................... 1 A. Capaian Pembelajaran ...................................................................................................................... 1 B. Uraian Materi....................................................................................................................................... 1 1. Konsep Dasar Pembelajaran Manajemen Dan Kepemimpinan…………………. 1 2. Peta Kompetensi Mata Kuliah Manajemen Dan Kepemimpinan ………………. 3 C. Ringkasan …………………………………………………………………. 5 D. Evaluasi / Soal Latihan ..................................................................................................................... 5 PERTEMUAN II. DASAR-DASAR MANAJEMEN DAN ORGANISASI................. 8 A. Capaian Pembelajaran ............................................................................... 8 B. Uraian Materi ……………………………………………………………... 1. Pengertian Manajemen........................................................................ 8 2. Manajamen Sebagai Ilmu, Seni, Profesi dan Proses …………… ........ 8 3. Manajemen dalam Sebuah Organisasi ……………………………….. 8 4. Pengertian Manajemen ………………………………………………. 10 5. Sejarah Ilmu Manajemen ……………………………………………. 15 6. Letak Ilmu Manajemen…………………………………………….. … 16 7. Tujuan Dan Sasaran Manajemen ……………………………………. 16 8. Prinsip Dan Fungsi Manajemen .. ……………………………………. 19 C.Ringkasan …………………………………………………………………… 25 D.Evaluasi/Soal Latihan ……………………………………………………….. 22. PERTEMUAN III MANAJEMEN DAN MANAJER ................................................................... 28 A. Capaian Pembelajaran .................................................................................................................... 28 B. Uraian Materi ……………………………………………………………….. 28 1. Pengertian Manajer ................................................................................................................... 28 2. Keterampilan-Keterampilan Manajerisal ……………………………… 31 B. Ringkasan .................................................................................................. 33 C. Evaluasi / Soal Latihan ............................................................................... 33 PERTEMUAN IV MANAJER DAN LINGKUNGAN INTERNAL DAN EKSTERNAL ORGANISASI …………………………………………… 36 A. Capaian Pembelajaran .............................................................................. 36 B. Uraian Materi ........................................................................................... 36 1. Faktor-faktor Organisasional................................................................ 36 2. Faktor Internal …………………………………………………………. 36 3. Faktor Ekternal …………………………………………………………38 D. Rangkuman ................................................................................................. 40 E. Evaluasi / Soal Latihan …………………………………………………….. 41
vi PERTEMUAN V EVOLUSI TEORI MANAJEMEN …………………........... 44 A. Capaian Pembelajaran .............................................................................. 44 B. Uraian Materi ........................................................................................... 44 1. Aliran Pemikiran Dalam Manajemen …………………………………. 44 2. Perkembangan Teori Manajemen ……………………………………… 60 3. Perkembangan Teori Manajemen Di Masa Yang Akan Datang............. 63 C. Ringkasan.................................................................................................. 64 D. Evaluasi Soal Latihan .................................................................................. 65 PERTEMUAN VI PERENCANAAN…………………………….................... 67 A. Capaian Pembelajaran ............................................................................... 67 B. Uraian Materi............................................................................................ 67 1. Pengertian Perencanaan ……………………………………………… 67 2. Hakikat Perencanaan ………………………………………………… 74 3. Jenis-Jenis Perencanaan ……………………………………………… 75 4. Perencanaan Strategik Dan Perencanaan Operasional………………… 77 5. Pembuatan Dan Pengambilan Keputusan ……………………………. 82 C. Ringkasan …………………………………………………………………. 87 D. Evaluasi / Soal Latihan ................................................................................ 88 PERTEMUAN VII PENGORGANISASIAN.................................................... 90 A. Capaian Pembelajaran ............................................................................... 90 B. Uraian Materi............................................................................................ 90 1. Pengertian Organisasian …………………………………………….. 90 2. Prinsip-prinsip Organisasi …………………………………………… 92 3. Konsep Organisasi …………………………………………………… 98 4. Fungsi Dalam Organisasi …………………………………………….. 97 5. Struktur Dan Bentuk Organisasi ……………………………………… 99 6. Desenteralisasi Dan Wewenang ……………………………………… 106 7. Komite/Panitia ………………………………………………………… 107 C. Ringkasan …………………………………………………………………... 108 D. Evaluasi/Soal Latihan ………………………………………………………. 109 PERTEMUAN VIII KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI……………… .. 111 A. Capaian Pembelajaran ............................................................................... 111 B. Uraian Materi …………………………………………………………….. 111 1. Pengertian Komunikasi ………………………………………………. 111 2. Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi ……………………………….. 114 3. Proses Komunikasi …………………………………………………… 115 4. Strategi Komunikasi Organisasi ……………………………………… 117 C. Ringkasan …………………………………………………………………. 119 D. Evaluasi / Soal Latihan ............................................................................... 120
vii PERTEMUAN IX KEPEMIMPINAN .............................................................. 122 A. Capaian Pembelajaran ................................................................................. 122 B. Uraian Materi.............................................................................................. 122 1. Pengertian Kepemimpinan ……………………………………………. .. 122 2. Teori Timbulnya Kepemimpinan ………………………………………. 125 C. Ringkasan ………………………………………………………………….. 126 D. Evaluasi/Soal Latihan …………………………………………………….. 127 PERTEMUAN X TEORI TINGKAH LAKU KEPEMIMPINAN YANG EFEKTIF ……………………………………………………………………….. 129 A. Capaian Pembelajaran ............................................................................... 129 B. Uraian Materi............................................................................................ 129 1. Pengertian Kepemimpinan Efektif ……………………………………. 129 2. Teori Kepemimpinan Efektif................................................................ 131 C. Ringkasan ………………………………………………………………….. 137 D. Evaluasi/Soal Latihan ……………………………………………………… 139 PERTEMUAN XI GAYA KEPEMIMPINAN …………………………………. 140 A. Capaian Pembelajaran ............................................................................... 140 B. Uraian Materi ........................................................................................... 140 1. Pengertian Gaya Kepemimpinan ……………………………………… 140 2. Tipe-Tipe Gaya Kepemimpinan ………………………………………. 140 3. Karakteristik Gaya Kepemimpinan ………………………………… … 142 C. Ringkasan ………………………………………………………………….. 146 D. Evaluasi / Soal Latihan ............................................................................... 147 PERTEMUAN XII KOMPETENSI DAN PEMIMPIN EFEKTIF …………… 149 A. Capaian Pembelajaran ............................................................................... 149 B. Uraian Materi 1. Kompetensi Pemimpin ……………………………………………….. 149 2. Kemampuan (Skill) Pemimpin ……………………………………….. 153 C. Ringkasan ………………………………………………………………….. 155 D. Evaluasi/Latihan Soal …………………………………………………….. 156 PERTEMUAN XIII KEPEMIMPINAN TRANSFORMASIONAL DAN KEPEMIMPINAN TRANSAKSIONAL ……………………………………… 158 A. Capaian Pembelajaran ............................................................................... 158 B. Uraian Materi ……………………………………………………………. 158 1. Kepemimpinan Transformasional ………………………………………. 158 2. Kepemimpinan Transaksioanl ………………………………………….. 161 C. Ringkasan …………………………………………………………………… 163 D. Evaluasi/Latihan Soal ………………………………………………………. 164
viii PERTEMUAN XIV PENGENDALIAN ………………………………………. 166 A. Capaian Pembelajaran ............................................................................... 166 B. Uraian Materi ………………………………………………………………. 166 1. Pengertian Pengendalian ……………………………………………….. 166 2.Pentingnya Pengendalian………………………………………………… 170 3.Perancangan Pengendalian ………………………………………………. 171 4.Berbagai Metode Pengendalian ………………………………………….. 172 C. Ringkasan .................................................................................................. 174 D. Evaluasi/Latihan Soal …………………………………………………………… 176 DAFTAR PUSTAKA GLOSARIUM INDEKS BIODATA PENULIS
1 PERTEMUAN I PENDAHULUAN A. Capaian Pembelajaran 1. Mahasiswa memahami konsep dasar pembelajaran manajemen dan kepemimpinan 2. Mahasiswa memahami peta kompetensi mata kuliah manajemen dan kepemimpinan. B. Uraian Materi 1. Konsep Dasar Pembelajaran Manajemen Dan Kepemimpinan Manajemen kepemimpinan adalah sebuah keahlian berorganisasi yang terdiri dari ilmu manajemen dan keahlian memimpin (leadership skill). Secara umum, bisa diartikan sebagai keterampilan untuk mengatur suatu organisasi, yang dibarengi dengan kemampuan untuk memimpin, mengarahkan, dan memotivasi, dengan cara yang efisien dan efektif. kepemimpinan adalah bagian strategis dari manajemen yang efektif. Sebagai komponen penting dari manajemen, skill kepemimpinan akan berfokus pada pembentukan lingkungan yang setiap orangnya maju dan unggul. Pemimpin dituntut untuk bisa memanfaatkan skill yang mereka punya untuk mengembangkan visi masa depan, dan untuk memotivasi anggota organisasi agar mau mencapai visi tersebut. Pengembangan pengetahuan maupun keterampilan terkait manajemen dan kepemimpinan menjadi salah satu sudut pandang untuk pengembangan mata kuliah yang diarahkan untuk peningkatan dalam pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan pengamalan tri dharma perguruan tinggi. Inti dari mata kuliah manajemen dan kepemimpinan sebagai bagian pokok dari Capaian Pembelajaran Lulusan (CPL) adalah untuk menumbuhkan sikap disiplin, kompetitif dan profesional serta mampu menumbuhkan pribadi yang tangguh terhadap sesama dan. lingkungannya. Dengan demikian diharapkan mahasiswa mampu menjelaskan tentang manajemen d a n k e p e m i m p i n a n dengan segala dinamikanya,
2 menerapkan pemikiran logis, kritis, sistematis, dan inovatif dalam konteks pengembangan atau implementasi ilmu pengetahuan dan teknologi yang memperhatikan dan menerapkan nilai humaniora yang sesuai dengan bidang keahliannya. Dalam penyajian mata kuliah ini memerlukan penjelasan yang lebih atraktif, detail, jelas dan mudah dimengerti, sehingga mahasiswa megetahui dan memahami bahwa manajemen dan kepemimpinan dapat menjadi landasan berpikir dalam pengembangan organisasi, masyarakat dan juga kebangsaan, mengkaji dan mengembangkan bidang keilmuan manajemen dan kepemimpinan dalam kurikulum dan bahan ajar, memahami sejarah perkembangan teori, pengertian, tujuan, pentingnya, tingkatan dan keterampilan manajemen, memahami perbedaaan fungsi dalam manajemen yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian Ilmu manajemen merupakan suatu kumpulan pengetahuan yang disistemisasi, dikumpulkan dan diterima kebenarannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya metode ilmiah yang dapat digunakan dalam setiap penyelesaian masalah dalam manajemen. Metode ilmiah pada hakikatnya meliputi urutan kegiatan yaitu mengetahui adanya persoalan, mendefinisikan persoalan. mengumpulkan fakta, data dan informasi, menyusun alternatif penyelesaian, Mengambil keputusan dengan memilih salah satu alternatif penyelesaian. melaksanakan keputusan serta tindak lanjut. Selain manajemen sebagai ilmu, manajemen juga dianggap sebagai seni. Hal ini disebabkan oleh kepemiminan memerlukan kharisma, stabilitas emosi, kewibawaan, kejujuran, kemampuan menjalin hubungan antaramanusia yang semuanya itu banyak ditentukan oleh bakat seseorang dan tidak dapat dipelajari. Konsep dasar manajemen dan kepemimpinan (leadership) penting diketahui. Memahami prinsip dasar kepemimpinan (basic leadership) merupakan hal penting dalam suatu perusahaan atau organisasi, karena kepemimpinan menjadi kunci keberhasilan dalam tim yang dapat tercapai dengan baik. Semua keputusan, tindakan dan laju pertumbuhan suatu
3 perusahaan tentunya membutuhkan seorang pemimpin. Visi dan misi dalam tim dapat dicapai melalui kerja keras dan dengan bimbingan dari orang yang memiliki kemampuan kepemimpinan sangat kuat. Dengan kekuatan kepemimpinan yang baik dan kerja sama tim yang baik pula, masalah dan hambatan didalamnya dapat dihadapi oleh tim tersebut. 2. Peta Kompetensi Mata Kuliah Manajemen dan Kepemimpinan Dalam usaha mencari Capaian PembelajaranMata Kuliah Manajemen dan Kepemimpinan, disusun serangkaian pokok bahasan dengan sistematika dari materi yang sederhana menuju materi yang lebih luas. Sistematika materi perkuliahan tersebut terdiri atas pokok-pokok bahasan sebagai berikut: a. Latar Belakang Manajemen adalah suatu proses yang ditetapkan oleh individu atau kelompok dalam Upaya melakukan koordinasi untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen mempunyai hubungan yang sangat erat dengan dengan kepemimpinan karena setiap fungsi manajemen memerlukan pemimpin. Seorang pemimpin (leader) mempunyai tanggung jawab yang besar terhadap yang dipimpin (follower). Kepemimpinan itu merupakan suatu ilmu yang mengkaji secara komprehensif tentang bagaimana mengarahkan, mempengaruhi, dan mengawasi orang lain untuk mengerjakan tugas sesuai dengan perintah yang direncanakan. b. Diskursus Relasi Manajemen dan Kepemimpinan Kepemimpinan dan manajemen seringkali disamakan penger-tiannya oleh banyak orang. Padahal di antara keduanya terdapat perbedaan yang sangat penting untuk dipahami. Kepemimpinan mempunyai pengertian yang sedikit lebih luas dibandingkan dengan manajemen karena kepemimpinan bisa digunakan setiap orang dan tidak terbatas dalam suatu organisasi tertentu saja. Sedangkan manajemen merupakan kepemimpinan yang dibatasi oleh tata krama birokrasi atau dikaitkan dengan pemikiran suatu kegiatan untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya ini memang sebagian besar tergantung pada kepemimpinan. Terdapat banyak faktor yang bisa menentukan keberhasilan pemimpin dalam mencapai tujuannya. Salah
4 satunya adalah gaya kepemimpinan. Dari teori-teori kepemimpinan, telah banyak dikenalkan beberapa model dan gaya kepemimpinan. Karena itu, melalui buku ini akan dijelaskan kepemimpinan dalam manajemen secara komprehensif ditambah bagian khusus untuk mengetahui gaya kepemimpinan kita Diskursus Relasi Latar Belakang Manajemen dan Konteks Indonesia Kepemimpinan Gambar 1. Peta Kompetensi Mata Kuliah Manajemen dan Kepemimpinan c. Konteks Indonesia Manajemen merupakan salah satu alat dalam kehidupan organisasi, baik organisasi pemerintah, swasta, organisasi politik, organisasi masyarakat. Manajemen menitikberatkan kepada kepemimpinan. Pimpinan merupakan motor penggerak dari suatu usaha atau kegiatan, baik dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen maupun pengambilan keputusan dan kebijakan yang dapat mempermudah pencapaian tujuan dari organisasi secara efektif dan efisien. Para pemimpin di Indonesia,khususnya yang mempimpin organisasi-organisasi yang berhubungan dengan kegiatan ideologi, politik, sosial, ekonomi, budaya, dan pertahanan keamanan, memiliki peran yang sangat penting dalam menggerakan orang-orang (masyarakat) pada suatu tujuan tertentu untuk untuk mencapai kemajuan seperti yang diharapkan. Program pengembangan kepemimpinan (Leadership Development Programs) menjadi sesuatu yang banyak dibahas sebagai respon atas kebutuhan mendesak untuk mempersiapkan pemimpin, baik disektor publik maupun bisnis yang kompeten dalamenghadapi tantangan dan kondisi ketidakpastian.
5 C. Ringkasan Pengembangan pengetahuan maupun keterampilan terkait manajemen dan kepemimpinan menjadi salah satu sudut pandang untuk pengembangan mata kuliah yang diarahkan untuk peningkatan dalam pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan pengamalan tri dharma perguruan tinggi. Inti dari mata kuliah manajemen dan kepemimpinan sebagai bagian pokok dari Capaian Pembelajaran Lulusan (CPL) adalah untuk menumbuhkan sikap disiplin, kompetitif dan profesional serta mampu menumbuhkan pribadi yang tangguh terhadap sesama dan. lingkungannya. Manajemen merupakan salah satu alat dalam kehidupan organisasi, baik organisasi pemerintah, swasta, organisasi politik, organisasi masyarakat. Manajemen menitikberatkan kepada kepemimpinan. Pimpinan merupakan motor penggerak dari suatu usaha atau kegiatan, baik dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen maupun pengambilan keputusan dan kebijakan yang dapat mempermudah pencapaian tujuan dari organisasi secara efektif dan efisien D. Evaluasi / Soal Latihan 1. Tujuan pembelajaran manajemen dan kepemimpinan adalah untuk mengembangkan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk, kecuali : a. Memahami konsep dan prinsip manajemen dan kepemimpinan b. Mengembangkan keterampilan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian c. Mengembangkan sikap dan perilaku yang diperlukan untuk menjadi manajer atau pemimpin yang efektif d. Mencari keuntungan 2. Pembelajaran manajemen dan kepemimpinan dapat mencakup berbagai aspek, antara lain,kecuali: a. Konsep dan prinsip manajemen dan kepemimpinan b. Proses manajemen dan kepemimpinan c. Keterampilan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian d. Pemasaran produk 3. Metode pembelajaran manajemen dan kepemimpinan dapat berupa, kecuali : a. Pendidikan formal b. Pelatihan c. Pengalaman kerja d. Belajar sendiri
6 4. Peta kompetensi manajemen dan kepemimpinan dapat digunakan untuk: a. Mengidentifikasi keterampilan, pengetahuan, dan sikap yang diperlukan untuk menjadi manajer atau pemimpin yang efektif b. Mengembangkan program pembelajaran dan pengembangan yang efektif untuk manajer dan pemimpin c. Melakukan penilaian kinerja manajer dan pemimpin d. Meningkatkan laba Perusahaan yang sudah direncanakan 5. Berikut adalah contoh kompetensi manajerial: a. Keterampilan perencanaan b. Keterampilan pengorganisasian c. Keterampilan pengarahan d. Keterampilan usaha 6. Manajemen adalah suatu proses yang melibatkan ... a. Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian b. Perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian c. Pengarahan dan pengendalian d. Perencanaan dan pengarahan 7. Manajemen adalah suatu seni dan ilmu pengetahuan tentang ... a. Pengaturan sumber daya b. Penggunaan sumber daya c. Pengendalian sumber daya d. Motivasi sumber daya 8. Fungsi manajemen yang berhubungan dengan penetapan tujuan dan sasaran organisasi adalah ... a. Perencanaan b. Pengorganisasian c. Pengarahan d. Pengawasan 9. Fungsi manajemen yang berhubungan dengan penyusunan struktur organisasi dan penentuan pembagian kerja adalah ... a. Perencanaan b. Pengorganisasian c. Pengarahan d. Pengawasan 10; Kepemimpinan adalah ... a. Kemampuan untuk mempengaruhi orang lain b. Kemampuan untuk mengarahkan orang lain c. Kemampuan untuk memotivasi orang lain d. Kemampuan untuk mengorganisasi orang lain
7 Soal Essay 1. Jelaskan perbedaan antara manajemen dan kepemimpinan! 2. Jelaskan pentingnya pembelajaran manajemen dan kepemimpinan! 3. Jelaskan peran peta kompetensi dalam pembelajaran manajemen dan kepemimpinan! 4. Jelaskan pengaruh pengalaman kerja terhadap pembelajaran manajemen dan kepemimpinan! 5. Jelaskan tantangan yang dihadapi dalam pembelajaran manajemen dan kepemimpinan!
8 PERTEMUAN II DASAR-DASAR MANAJEMEN DAN ORGANISASI A. Capaian Pembelajaran 1. Mahasiswa memahami bahwa manusia mempunyai kedudukan utama dalam manajemen dan organisasi 2. Mahasiswa memahami sejarah, perkembangan, teori, pengertian, tujuan, dan pentingnya manajemen 3. Mahasiswa memahami adanya bermacam-macam organisasi dan jenis-jenis manajer serta keterampilan maupun peran-peran yang dituntutnya 4. Mahasiswa memahami sejarah perkembangan teori, pengertian, tujuan, pentingnya, tingkatan dan keterampilan manajemen 5. Mahasiswa memahami adanya bermacam-macam organisasi dan jenis-jenis manajer serta keterampilan maupun peran-peran yang ditunutnya. B. Uraian Materi 1. Manajemen dalam Sebuah Oganisasi Sejarah manusia dapat ditelusuri melalui perkembangan organisasi sosial. Sebagai mahkluk sosial, manusia memiliki kecenderungan dalam dirinya untuk berinteraksi dan bekerjasama. Dalam kehidupannya, manusia adalah anggota suatu organisasi, baik secara formal maupun non formal. Evolusi organisasi terjadi dengan cepat ditandai dengan banyaknya perubahan, namun organisasi-organisasi tersebut mempunyai suatu unsur yang sama, yaitu mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Organisasi-organisasi tersebut juga mempunyai rencana dan cara pencapaian tujuan melalui program-program dan metode-metode, termasuk di dalamnya adalah tugas mencari dan mengalokasikan sumber daya yang dimiliki organisasi, dan mempunyai pemimpin atau manajer yang bertanggung jawab atas keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan, dengan memperhatikan lingkungan organisasi. Tugas utama pemimpin atau maajer di semua tingkat organisasi adalah
9 membuat pola dan memperhatikan kerja agar setiap orang bekerja dalam organisasi, dapat mencapai misi dan sasaran yang sudah ditetapkan. Para pemimpin atau manajer diberi tanggung jawab untuk menentukan kegiatan yang memungkinkan setiap individu dapat memberi kontribusi yang terbaik untuk pencapaian. Para pemimpin atau manajer yang bekerja di suatu organisasi harus mampu bekerja secara efektif dan efisien. Pemimpin atau manajer bertanggung jawab atas keberhasilan organisasi yang dipimpinnya dan harus selalu berusaha memajukan organisasi yang dipimpinnya. Dalam mencapai tujuan organisasi, para pemimpin atau manajer harus menyadari adanya kekuatan-kekuatan yang ada di lingkungan organisasi yang akan mempengaruhi organisasi baik sekarang atau di masa yang akan dating. Kekuatan- kekuatan tersebut dapat mempengaruhi secara langsung maupun tidak langsung. Kekuatan yang berpengaruh langsung (direction action) dari dalam terhadap organisasi seperti karyawan dan dewan direksi (internal stakeholder). Sedangkan kekuatan yang berpengaruh secara langsung tetapi dari pihak luar organisasi (external stakeholder) antara lain pemasok (supplier), pelanggan (customer), pemertintah (government), lembaga keuangan (financial institutions), serikat buruh (labor union), pesaing (competitot), dan sebagainya. Sedangkan kekuatan yang berpengaruh tidak langsung terhadap organisasi (indirect action), terdiri dari kemajuan teknologi, keadaan politik, variabel sosial dan variabel ekonomi yang disebut lingkungan makro perusahaan. Kecenderungan yang terjadi di lingkungan usaha pada saat ini adalah a. daur hidup produk (product life cycle) yang semakin pendek; b. kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang pesat; c. meningkatnya permintaan akan modal dan d. adanya intervensi pemerintah. Perubahan apapun yang terjadi baik karena pengaruh internal maupun eksternal dan yang langsung maupun tidak langsung, pihak manajemen dari suatu organisasi tetap menjadi agen perubahan tersebut dalam organisasi. Dalam arti khusus manajemen dipakai bagi pimpinan dan kepemimpinan, yaitu orang-orang yang melakukan kegiatan memimpin dalam suatu organisasi. Dengan demikian
10 manajer adalah orang yang memimpin atau pemimpin. Kata manajemen selalu dipakai untuk pimpinan suatu organisasi, dan tidak untuk pimpinan keluarga. Jadi untuk mengerti manajemen, terlenih dahulu perlu tahu mengenai organisasi. Organisasi adalah suatu sistem yang bersifat sosio-teknis. Sistem adalah suatu keseluruhan dinamis yang terdiri dari bagian-bagain yang berhubungan. Dinamis berarti bergerak, berlembang kearah satu tujuan. Sosio (sosial) yang berarti bergerak di dalam dan yang menggerakkan sistem itu yaitu manusia. Lingkungan Sistem Umpan Balik Lingkungan Gambar 2. Sistem Terbuka 2. Pengertian Manajemen Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) manajemen adalah penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran. Secara terminologi manajemen adalah suatu keahlian atau teknik untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengawasi penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan. Manajemen hanya merupakan ”alat” untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Manajemen yang baik akan memudahkan terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat. Dengan manajemen, daya guna dan hasil guna unsur-unsur manajemen akan dapat ditingkatkan. Adapun unsurMasukan Proses Perubahan Luaran
11 unsur manajemen terdiri dari : man, money, methode, machines, materials, dan market (disingkat 6 M). Manajemen berasal dari bahasa Latin yaitu manus yang berarti tangan dan agere yang berarti melakukan atau melaksanakan. Kata-kata tersebut kemudian digabungkan menjadi kata kerja managere yang berarti yang berarti menangani. Managere diterjemahkan dalam bahasa Inggris management dengan kata asal to manage yang secara umum berarti mengelola, mengendalikan, mengusahakan dan memimpin. Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Timbul pertanyaan tentang : apa yang diatur, apa tujuannya diatur, mengapa harus diatur, siapa yang mengatur, dan bagaimana mengaturnya. Yang diatur adalah semua unsur manajemen (6 M) Tujuannya diatur agar 6 M lebih berdaya guna dan berhasil guna dalam mewujudkan tujuan Harus diatur supaya 6 M bermanfaat optimal, terkoordinasi dan terintegrasi dengan baik dalam menunjang terwujudnya tujuan organisasi. Yang mengatur adalah pimpinan dengan kepemimpinannya yaitu pimpinan puncak, manajer madya, dan supervisi. Mengaturnya adalah dengan melakukan kegiatan urut-urutan fungsi manajemen tersebut. Di bawah ini diberikan beberapa pengertian manajemen dari beberapa ahli antara lain: 1. Menurut T. Hani Handoko, manajemen didefinisikan sebagai bekerja dengan orang-orang untuk menentukan, menginterpretasikan dan mencapai tujuantujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan (Planning), pengorganisasian (Organizing), Penyusunan personalia atau kepegawaian (Staffing), pengarahan dan kepemimpinan (Leading) dan pengawasan (Controlling). 2. Menurut G.R. Terry, manajemen adalah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu dengan menggunakan kegiatan orang lain. 3. The Liang Gie, manajemen adalah segenap proses kegiatan untuk menggerakkan sekelompok orang dan mengerahkan segenap fasilitas dalam suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu 4. Menurut Richard L. Draft, manajemen (management) adalah pencapaian sasaran-sasaran organisasi dengan cara yang efektif dan efisien melalui
12 perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian sumberdaya organisasi. 5. Salah satu definisi manajemen sebagaimana dicatat Encyclopedia Americana berbunyi " the art of coordinating the elements of factors of production towards the achievement of the purposes of an organization". Pencapaian sasaran organisasi terjadi melalui peng-gunaan manusia (man), bahan produksi (materials), dan mesin (machines). Namun demikian, benang merah pengertian manajemen adalah bahwa manajemen merupakan proses koordinasi berbagai sumberdaya organisasi (man, materials, machines) dalam upaya mencapai sasaran organisasi. Koordinasi menjadi isu penting karena pencapaian sasaran organisasi harus dila-kukan secara efisien. Efisiensilah yang memicu berkembangnya manajemen se-bagai suatu disiplin ilmu yang terpisah dari disiplin ilmu lainnya. Efisiensi merupakan the gospel of scientific management. Perkembangan manajemen kontemporer meng-haruskan manajemen untuk dapat memenuhi harapan berbagai pihak (stake-holders) yang mempunyai kepentingan organisasi. Walaupun manajemen pertama kali dikaitkan dengan usaha bisnis, pandangan kontemporer menyatakan validitas manajemen bagi usaha non bisnis. Manajemen diperlukan bukan hanya bagi usaha yang mengejar laba (bisnis) namun juga bagi usaha nirlaba (seperti sekolah) sejauh usaha tersebut mempunyai sasaran. Paradigma ini dikenal sebagai classical goal paradigm. Pada kenyataannya manajemen sulit didefinisikan karena tidak ada definisi manajemen yang diterima secara universal. Mary Parker Follet mendefinisikan manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini rnengandung arti bahwa para manajer untuk mencapai tujuan organisasi melalui pengaturan orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang mungkin dilakukan. Manajemen memang bisa berarti seperti itu, tetapi bisa juga mempunyai pengertian lebih dari pada itu. Sehingga dalam kenyataannya tidak ada
13 defenisi yang digunakan secara konsisten oleh semua orang. Stoner mengemukakan suatu defenisi yang lebih kompleks yaitu sebagai berikut : "Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar rnencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan". Dari definisi di atas terlihat bahwa Stoner telah rnenggunakan kata "proses", bukan "seni". Mengartikan manajernen sebagai "seni" mengandung arti bahwa hal itu adalah kemampuan atau ketrampilan pribadi. Sedangkan suatu "proses" adalah cara sistematis untuk rnelakukan pekerjaan. Manajemen didefenisikan sebagai proses karena semua manajer tanpa harus rnemperhatikan kecakapan atau ketrampilan khusus, harus melaksanakan kegiatan-kegiatan yang saling berkaitan dalam pencapaian tujuan yang diinginkan.Sampai sekarang belum ada suatu teori manajernen dapat diterapkan pada semua situasi. Seorang manajer akan menjumpai banyak pandangan tentang manajemen. Dari beberapa pengertian manajemen tersebut di atas, penulis akan menyimpulkan, bahwa manajemen adalah suatu proses kegiatan untuk menggerakkan dan mengendalikan suatu usaha kerjasama dengan memanfaatkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Ada dua ide penting dalam definisi ini : empat fungsi manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian pencapaian sasaran-sasaran organisasi dengan cara yang efektif dan efisien. 2. Manajemen sebagai ilmu, seni, profesi dan proses a. Manajemen sebagai Ilmu Suatu bidang ilmu pengetahuan (science) yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja bersama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem kerjasama ini bermanfaat bagi kemanusiaan. Ilmu manajemen merupakan suatu kumpulan dan
14 pengetahuan yang disistemisasi, dikumpulan dan diterima kebenarannya. Hal ini dibuktikan dengan adanya metode ilmiah yang dapat digunakan dalam setiap penyelesaian masalah dalam manajemen. Metode ilmiah pada hakikatnya meliputi urutan kegiatan sebagai berikut : 1. Mengetahui adanya persoalan 2. Mendefinisikan persoalan 3. Mengumpulkan fakta, data dan informasi 4. Menyusun alternatif penyelesaian 5. Mengambil keputusan dengan memilih salah satu alternatif penyelesaian 6. Melaksanakan keputusan serta tindak lanjut b. Manajemen sebagai Seni Manajemen adalah seni untuk mencapai hasil yang maksimal dengan usaha yang minimal, demikian pula mencapai kesejahteraan dan kebahagiaan maksimal bagi pimpinan maupun pekerja serta memberikan pelayanan yang sebagaik mungkin kepada masyarakat. c. Manajemen sebagai Profesi Manajemen sebagai profesi merupakan suatu bidang pekerjaan yang dilakukan oleh orang-orang yang memiliki keahlian dan ketrampilan sebagai pemimpin atau manajer pada suatu organisasi atau perusahaan tertentu. d. Manajemen Sebagai Proses Manajemen sebagai proses yang khas terdiri dari tindakan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian dimana dalam masingmasing bidang tersebut digunakan ilmu pengetahuan dan keahlian yang diikuti secara berurutan dalam usaha mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan. Selain manajemen sebagai ilmu, manajemen juga dianggap sebagai seni. Hal ini disebabkan oleh kepemimpinan memerlukan khrasima, stabilitas emosi, kewibawaan, kejujuran, kemampuan menjalin hubungan antar
15 manusia yang semuanya itu ditentukan oleh bakat seseorang dan tidak dapat dipelajari. Banyak usaha yang untuk mengaplikasikan manajemen sebagai suatu profesi. Edgar H. Schein telah menguraikan kriteria-kriteria untuk menentukan sesuatu sebagai profesi yang dapat diperinci sebagai berikut : a. Para profesional membuat keputusan atas dasar prinsip-prinsip umum. Adanya pendidikan dan program-program latihan formal menunjukkan bahwa prinsip-prinsip manajemen tertentu yang dapat diandalkan b. Para profesional mendapatkan status tertentu, bukan ditentutakn oleh suku, bangsa, agama, dan kriteria politik atau sosial budayanya. c. Para profesional harus ditentukan oleh suatu kode etik yang kuat dan disiplin untuk bagi mereka yang memerlukannya. Manajemen saat ini lebih mengarah pada kecenderungan meningkatnya profesionalisme, baik dalam bidang bisnis maupun organisasi non profit Manajemen telah berkembang menjadi bidang yang semakin profesional melalui perkembangan program-program latihan manajemen baik di tingkat universitas maupun diberbagai lembaga manajemen dan melalui pengembangan para eksekutif organisasi. 3. Sejarah Ilmu Manajemen Praktik manajemen telah dilakukan sejak tahun 2632-2661 Sebelum Masehi (SM) yaitu pembangunan piramida pertama di Mesir yang melibatkan ratusan ribu pekerja dan membutuhkan waktu sampai 20 tahun. Proses pembangunan piramida ini tentu membutuhkan perencanaan, koordinasi dan kontrol. Selain itu ada pemimpin dan orang-orang yang bertanggungjawab untuk mengatur pekerjaan agar dapat selesai sesuai target. Kegiatan pembangunan piramida ini merupakan praktik ilmu manajemen. Mempelajari sejarah manajemen sangat penting untuk dapat memperoleh gambaran tentang bagaimana manajemen itu telah berlangsung pada masa lalu, bagaimana kemudian manajemen tersebut berkembang, prinsip-prinsip apa yang dikembangkan pada masa lalu dan bagaimana manajemen tersebut berlangsung dewasa ini. Dengan mengetahui arah perkembangan manajemen tersebut maka akan dapat menentukan arah
16 pertumbuhan manajemen itu sendiri dengan keterampilan-keterampilan manajerial yang diperlukan di masa mendatang 4. Letak Ilmu Manajemen Membahas letak ilmu manajemen tidak akan terlepas dari ilmu administrasi dan leadership. Administrasi digambarkan sebagai kulit dari majemen karena sebagai payung dari kegiatan manajemen atau dapat dikatakan bahwa manajemen sebagai inti dari administrasi. Sedangkan inti dari manajemen adalah kepemimpinan. Jadi, segala aktivitas administrasi tergantung pada pengelolaan manajemennya. Apabila pengelolaan menajemennya baik, maka dapat dikatakan bahwa proses administrasi yang ada juga berjalan dengan baik dan pengelolaan manajemen ini pada akhirnya tergantung dari pemimpinnya, karena pemimpin adalah pengambil keputusan yang menjalankan roda organisasi. Apabila kegiatan administrasi yang dijalankan kurang baik, dapat dipastikan dalam pengelolaan manajemennya juga kurang baik dan akhirnya kunci utama dari segalannya ada pada pemimpin yang kurang tepat dalam menerapkan prinsipprinsip kepemimpinannya. Ketiga komponen tersebut saling terkait dan tidak dapat dilepaskan salah satunya, sehingga apabila mengiinginkan administrasi dalam suatu kegiatan dapat berhasil dengan baik, maka manajemennya harus diatur dengan baik pula dan pemimpin yang menggerakkan dan mengendalikan aktivitas manajemen juga harus baik. 5. Tujuan Dan Sasaran Manajemen Setiap orang atau organisasi tentu selalu mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Begitu pula dalam kegiatan manajemen tentu mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Adapun tujuan dari manajemen adalah: a. Mencapai keteraturan, kelancaran dan kesinambungan usaha. Dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan tentunya perlu adanya proses kerja yang teratur, lancar dan berkesinambungan. Teratur maksudnya sesuai dengan prosedur dan aturan yang telah ditetapkan. Kelancaran, maksudnya segenap aktivitas yang ada diharapkan tidak ada hambatan,
17 sehingga tidak akan mengganggu aktivitas yang lain. Berkesinambungan, maksudnya adalah adanya usaha yang dinamis atau tidak bersifat statis b. Mencapai efisiensi. Pada saat ini masalah efisiensi banyak mendapat sorotan tajam dari masyarakat, baik dilingkungan pemerintah maupun swasta. Adanya keperpurukan ekonomi yang dialami dewasa ini banyak bersumber dari kurang efisiennya organisasi dalam menjalankan usahanya. Hal ini berdampak pada munculnya berbagai masalah, antara lain banyak sumber daya yang terbuang percuma hanya karena sumber daya manusiannya yang tidak berkualitas atau peralatan yang ketinggalan jaman. Untuk mengantisipasi adanya pemborosan disegala bidang adalah dengan menerapakan efisiensi. Pengertian efisiensi tidaklah sama dengan efektifitas. Efisiensi merupakan perbandingan terbaik antara usaha yang dilakukan dengan hasil yang dicapai. Sedangkan efektifitas adalah kemampuan melaksanakan kegiatan dengan hasil tertentu. Apabila dilihat dari pengertiannya ada perbedaan yang mendasar antara efisiensi dan efektifitas. Kalau efisien menitikberatkan adanya perbandingan terbaik yang diperoleh dari hasil dan usaha, tetapi kalau efektif hanya menitikberatkan pada selesainya pekerjaan sesuai dengan tujuan. Jadi kalau efisien pasti sudah efektif, tetapi kalau efektif belum tentu efisien. Pada saat ini semua organisasi sedang berusaha untuk menerapkan efisiensi dalam kegiatannya. Sebagai ilustrasi, seorang pembuat kursi rotan, standart meyelesaikan rakitan kursi rotan dalam satu hari sebanyak 4 buah dalam waktu 8 jam. Apabila dia menyelesaikan 4 kursi rotan dalam 8 jam, maka dia dikatakan efektif. Tetapi apabila dia dapat menyelesaikan dalam waktu 7 jam atau dapat menyelesaikan rakitan sebanyak 5 kursi rotan dalam 8 jam, maka dapat dikatakan dia dapat bekerja secara efisien.
18 Faktor-faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja dapat dikategorikan dalam empat hal, yaitu: 1. Sumber daya manusia. 2. Suasana dan lingkungan organisasi. 3. Alat perlengkapan kerja. 4. Sistem atau prosedur kerja Keempat faktor di atas dapat lebih meningkatkan efisiensi apabila dikelola dengan baik, sebaliknya dapat terjadi inefisiensi apabila tidak dikelola dengan baik. Banyak perusahaan pada saat ini memutus hubungan kerja (PHK) karyawan karena adanya inefisiensi. Hal ini dapat dikarenakan sumber daya manusia yang berlebihan atau tidak berkualitas atau peralatan yang ketinggalan dengan perkembangasn pengetahuan dan teknologi. Adapun sasaran dari manajemen adalah: 1. Human Resources. Dalam setiap aktivitas manajemen yang dilakukan seharusnya selalu memperhatikan tentang potensi-potensi yang ada pada sumber daya manusia. Hal ini disebabkan sumber daya manusia merupakan faktor yang paling penting dalam kegiatan manajemen. Tanpa adanya pengelolaan sumber daya manusia yang baik, maka dapat dipastikan kegiatan manajemen tidak dapat berjalan dengan maksimal. Sasaran terhadap sumber daya manusia, bentuk kegiatanya dapat berupa memimpin, memotivasi dan mengarahkan orang-orang agar aktivitasnya mengarah pada tujuan yang akan dicapai. 2. Non Human Resources. Sasaran manajemen yang kedua adalah non human resources atau segala bentuk fasilitas yang ada untuk menunjang pencapaian tujuan manajemen. Bentuk kegiatan non human resources adalah mengadakan dan memelihara serta mengendalilan segala fasilitas yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan misalnya, tempat, alat, metode kerja dan sebagainya
19 5. Prinsip dan Fungsi Manajemen a. Prinsip Manajemen Prinsip dapat didefinisikan sebagai suatu pernyataan fundamental atau kebenaran umum yang merupakan sebuah pedoman untuk berpikir atau bertindak. Prinsip merupakan dasar, namun tidak bersifat mutlak karena prinsip bukanlah umum. Dalam hubungannya dengan manajemen prinsipprinsip bersifat fleksibel dalam arti bahwa perlu di pertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-sitauasi yang berubah. Prinsipprinsip umum manajemen (general principle of management) terdiri dari: a. Pembagian kerja (Division of work) Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan efektif. Oleh karena itu, dalam penempatan karyawan harus menggunakan prinsip the right man in the right place. Pembagian kerja harus rasional/objektif, bukan emosional subyektif yang didasarkan atas dasar like and dislike. Dengan adanya prinsip the right man in the right place akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran dan efesiensi kerja. Pembagian kerja yang baik merupakan kunci bagi penyelengaraan kerja. kecerobohan dalam pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan mungkin menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan, oleh karena itu, seorang manajer yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya. b. Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility) Setiap karyawan dilengkapi dengan wewenang untuk melakukan pekerjaan dan setiap wewenang melekat atau diikuti pertanggungjawaban. Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Setiap pekerjaan harus dapat memberikan pertanggungjawaban yang
20 sesuai dengan wewenang. Oleh karena itu, makin kecil wewenang makin kecil pula pertanggungjawaban demikian pula sebaliknya Tanggung jawab terbesar terletak pada manajer puncak. Kegagalan suatu usaha bukan terletak pada karyawan, tetapi terletak pada puncak pimpinannya karena yang mempunyai wewemang terbesar adalah manajer puncak. oleh karena itu, apabila manajer puncak tidak mempunyai keahlian dan kepemimpinan, maka wewenang yang ada padanya merupakan bumerang c. Disiplin (Discipline) Disiplin merupakan perasaan taat dan patuh terhadap pekerjaan yang menjadi tanggung jawab. Disiplin ini berhubungan erat dengan wewenang. Apabila wewenang tidak berjalan dengan semestinya, maka disiplin akan hilang. Oleh karena ini, pemegang wewenang harus dapat menanamkan disiplin terhadap disrinya sendiri sehingga mempunyai tanggung jawab terhadap pekerajaan sesuai dengan weweanng yang ada padanya. d. Kesatuan perintah (Unity of command) Dalam melakasanakan pekerjaan, karyawan harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah sehingga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Karyawan harus tahu kepada siapa ia harus bertanggung jawab sesui dengan wewenang yang diperolehnya. Perintah yang datang dari manajer lain kepada serorang karyawan akan merusak jalannya wewenang dan tanggung jawab serta pembagian kerja. e. Kesatuan pengarahan (Unity of direction) Dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawabnya, karyawan perlu diarahkan menuju sasarannya. Kesatuan pengarahan bertalian erat dengan pembagian kerja. Kesatuan pengarahan tergantung pula terhadap kesatuan perintah. Dalam pelaksanaan kerja bisa saja terjadi adanya dua perintah sehingga menimbulkan arah yang berlawanan. Oleh karena itu,
21 perlu alur yang jelas dari mana karyawan mendapat wewenang untuk melaksanakan pekerjaan dan kepada siapa ia harus mengetahui batas wewenang dan tanggung jawabnya agar tidak terjadi kesalahan. Pelaksanaan kesatuan pengarahan (unity of directiion) tidak dapat terlepas dari pembaguan kerja, wewenang dan tanggung jawab, disiplin, serta kesatuan perintah. f. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri Setiap karyawan harus mengabdikan kepentingan sendiri kepada kepentingan organisasi. Hal semacam itu merupakan suatu syarat yang sangat penting agar setiap kegiatan berjalan dengan loancar sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik. Setiap karyawan dapat mengabdikan kepentingan pribadi kepada kepentingan organisasi apabila memiliki kesadaran bahwa kepentingan pribadi sebenarnya tergantung kepada berhasil-tidaknya kepentingan organisasi. Prinsip pengabdian kepentingan pribadi kepada kepentingan orgabisasi dapat terwujud, apanila setiap karyawan merasa senang dalam bekerja sehingga memiliki disiplin yang tinggi g. Penggajian pegawai Gaji atau upah bagi karyawan merupakan kompensasi yang menentukan terwujudnya kelancaran dalam bekerja. Karyawan yang diliputi perasaan cemas dan kekurangan akan sulit berkonsentrasi terhadap tugas dan kewajibannya sehingga dapat mengakibatkan ketidaksempurnaan dalam bekerja. Oleh karena itu, dalam prinsip penggajian haris dipikirkan bagaimana agar karyawan dapat bekerja dengan tenang. Sistem penggajian harus diperhitungkan agar menimbulkan kedisiplinan dan kegairahan kerja sehingga karyawan berkompetisi untuk membuat prestasi yang lebih besar. Prinsip more pay for more prestige (upaya lebih untuk prestasi lebih), dan prinsip upah sama untuk prestasi yang sama perlu diterapkan sebab apabila ada perbedaan akan menimbulkan
22 kelesuan dalam bekerja dan mungkin akan menimbulkan tindakan tidak disiplin. h. Pemusatan (Centralization) Pemusatan wewenang akan menimbulkan pemusatan tanggung jawab dalam suatu kegiatan. Tanggung jawab terakhir terletak ada orang yang memegang wewenang tertinggi atau manajer puncak. Pemusatan bukan berarti adanya kekuasaan untuk menggunakan wewenang, melainkan untuk menghindari kesimpangsiurang wewenang dan tanggung jawab. Pemusatan wewenang ini juga tidak menghilangkan asas pelimpahan wewenang (delegation of authority). i. Hirarki (tingkatan) Pembagian kerja menimbulkan adanya atasan dan bawahan. Bila pembagian kerja ini mencakup area yang cukup luas akan menimbulkan hirarki. Hirarki diukur dari wewenang terbesar yang berada pada manajer puncak dan seterusnya berurutan ke bawah. dengan adanya hirarki ini, maka setiap karyawan akan mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan dari siapa ia mendapat perintah. j. Ketertiban (Order) Ketertiban dalam melaksanakan pekerjaan merupakan syarat utama karena pada dasarnya tidak ada orang yang bisa bekerja dalam keadaan kacau atau tegang. Ketertiban dalam suatu pekerjaan dapat terwujud apabila seluruh karyawan, baik atasan maupun bawahan mempunyai disiplin yang tinggi. Oleh karena itu, ketertiban dan disiplin sangat dibutuhkan dalam mencapai tujuan k. Keadilan dan kejujuran Keadilan dan kejujuran merupakan salah satu syarat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Keadilan dan kejujuran terkait dengan moral karyawan dan tidak dapat dipisahkan. Keadilan dan kejujuran harus
23 ditegakkan mulai dari atasan karena atasan memiliki wewenang yang paling besar. Manajer yang adil dan jujur akan menggunakan wewenangnya dengan sebaik-baiknya untuk melakukan keadilan dan kejujuran pada bawahannya. l. Stabilitas kondisi karyawan Dalam setiap kegiatan kestabilan karyawan harus dijaga sebaik-baiknya agar segala pekerjaan berjalan dengan lancar. Kestabilan karyawan terwujud karena adanya disiplin kerja yang baik dan adanya ketertiban dalam kegiatan. Manusia sebagai makhluk sosial yang berbudaya memiliki keinginan, perasaan dan pikiran. Apabila keinginannya tidak terpenuhi, perasaan tertekan dan pikiran yang kacau akan menimbulkan goncangan dalam bekerja. m. Prakarsa (Inisiative) Prakarsa timbul dari dalam diri seseorang yang menggunakan daya pikir. Prakarsa menimbulkan kehendak untuk mewujudkan suatu yang berguna bagi penyelesaian pekerjaan dengan sebaik-beiknya. Jadi dalam prakarsa terhimpun kehendak, perasaan, pikiran, keahlian dan pengalaman seseorang. Oleh karena itu, setiap prakarsa yang datang dari karyawan harus dihargai. Prakarsa (inisiatif) mengandung arti menghargai orang lain, karena itu hakikatnya manusia butuh penghargaan. Setiap penolakan terhadap prakarsa karyawan merupakan salah satu langkah untuk menolak gairah kerja. Oleh karena itu, seorang manajer yang bijak akan menerima dengan senang hari prakarsa-prakarsa yang dilahirkan karyawannya. n. Semangat kesatuan, semangat korp Setiap karyawan harus memiliki rasa kesatuan, yaitu rasa senasib sepenanggyungan sehingga menimbulkan semangat kerja sama yang baik. semangat kesatuan akan lahir apabila setiap karyawan mempunyai kesadaran bahwa setiap karyawan berarti bagi karyawan lain dan karyawan lain sangat dibutuhkan oleh dirinya. Manajer yang memiliki kepemimpinan
24 akan mampu melahirkan semangat kesatuan (esprit de corp), sedangkan manajer yang suka memaksa dengan cara-cara yang kasar akan melahirkan friction de corp (perpecahan dalam korp) dan membawa bencana 2. Fungsi-fungsi Manajemen Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing) dan fungsi pengendalian (controlling). Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal. Di bawah ini akan dijelaskan arti definisi atau pengertian masing-masing fungsi manajemen Planning, Organizing, Leading, Controling (POLC) a. Fungsi Perencanaan / Planning Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut. b. Fungsi Pengorganisasian / Organizing Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan. c. Fungsi Pengarahan / Directing / Leading Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya.
25 d. Fungsi Pengendalian / Controling Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan. Gambar 3. Proses Manajemen Manajemen hakikatnya adalah alat atau metode untuk mencapai tujuan. Tujuan organisasi itu terwujud dengan karya-karya monumental seperti bangunan dan teknologi yang memudahkan hidup manusia. C. Ringkasan Manajemen hakikatnya adalah alat atau metode untuk mencapai tujuan organisasi. Tujuan organisasi itu terwujud dengan karya-karya monumental seperti bangunan dan teknologi yang memudahkan hidup manusia Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing) dan fungsi pengendalian (controlling . Tugas utama pemimpin atau manajer di semua tingkat organisasi adalah membuat pola dan memperhatikan kerja agar setiap orang bekerja dalam organisasi, dapat mencapai misi dan sasaran yang sudah ditetapkan.
26 D. Evaluasi / Soal Latihan 1. Manajemen berasal dari kata "manage" yang berarti ... a. Mengatur b. Mengelola c. Mengendalikan d. Mengorganisasi 2. Manajemen adalah ... a. Suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang untuk mencapai tujuan b. Suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama c. Suatu kegiatan yang dilakukan oleh organisasi untuk mencapai tujuannya d. Suatu kegiatan yang dilakukan oleh manajemen untuk mencapai tujuan organisasi 3. Manajemen adalah suatu seni dan ilmu pengetahuan tentang,kecuali... a. Pengaturan sumber daya b. Pengendalian sumber daya c. Koordinasi sumber daya d. Motivasi sumber daya 4. Tujuan manajemen adalah, kecuali... a. Mengatur sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi b. Mengendalikan sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi c. Mengkoordinasi sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi d. Mengarahkan sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi 5. Manajemen adalah suatu proses yang melibatkan ... a. Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian b. Perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian c. Pengarahan dan pengendalian d. Perencanaan dan pengarahan 6. Fungsi manajemen yang berhubungan dengan penetapan tujuan dan sasaran organisasi adalah ... a. Perencanaan b. Pengorganisasian c. Pengarahan d. Pengendalian 7. Fungsi manajemen yang berhubungan dengan penyusunan struktur organisasi dan penentuan pembagian kerja adalah ... a. Perencanaan b. Pengorganisasian c. Pengarahan d. Pengawasan
27 8..Fungsi manajemen yang berhubungan dengan pemberian motivasi, pengarahan, dan bimbingan kepada bawahan adalah ... a. Perencanaan b. Pengorganisasian c. Pengarahan d. Pengawasan 9. Fungsi manajemen yang berhubungan dengan pemantauan dan penilaian kinerja organisasi adalah ... a. Pengorganisasian b. Pengarahan c. Pengawasan d. Pengendalian 10. Fungsi manajemen yang berhubungan dengan pengendalian penyimpangan dari rencana adalah ... a. Perencanaan b. Pengarahan c. Pengawasan d. Pengendalian Soal Essay 1. Jelaskan konsep dasar manajemen dan organisasi! 2. Sebutkan dan jelaskan fungsi-fungsi manajemen! 3. Jelaskan perbedaan antara manajemen dan kepemimpinan! 4. Sebutkan dan jelaskan tugas utama pemimpin atau manajer di semua tingkat organisasi 5. Jelaskan peran lingkungan dalam manajemen!
28 PERTEMUAN III MANAJEMEN DAN MANAJER A. Capaian Pembelajaran 1. Mahasiswa memahami adanya jenis-jenis manajer serta keterampilan maupun peran-peran yang dituntutnya 2. Mahasiswa memahami, tingkatan dan keterampilan manajemen 3. Mahasiswa memahami adanya bermacam-macam jenis-jenis manajer serta keterampilan maupun peran-peran yang ditunutnya. B. Uraian Materi 1. Pengertian Manajer Manajer adalah seorang yang karena pengalaman, pengetahuan,dan keterampilannya diakui oleh organisasi untuk memimpin, mengatur, mengelola, mengendalikan dan mengembangkan kegiatan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Tugas-tugas seorang manajer adalah : memimpin organisasi, mengatur organisasi, mengendalikan organisasi, mengembangkan organisasi, mengatasi berbagai masalah yang terjadi di dalam organisasi menciptakan kerja sama di dalam organisasi, menjalin kerja sama dengan pihak-pihak di luar organisasi menumbuhkan kepercayaan, meningkatkan rasa tanggung jawab, mengawasi/mengendalikan kegiatan organisasi, melakukan evaluasi terhadap kegiatan yang telah dilakukan, menggali dan mengembangkan potensi sumber daya Pada umumnya manajer memiliki tanggung jawab yang sama, yaitu melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, serta penyusunan staf namun dari sisi tingkat atau level manajemen dapat dibagi menjadi tiga macam, yakni
29 a. Manajer Puncak / Top Manager Tanggung jawab dari manajer puncak adalah keseluruhan kinerja dan keefektifan dari suatu perusahaan. Manajer tingkat puncak membuat kebijakan, keputusan dan strategi yang berlaku secara umum pada suatu perusahaan. Manajer puncak juga yang melakukan hubungan dengan perusahaan lain dan pemerintah. b. Manajer Menengah / Middle Manager Manajer tingkat menengah berada di antara manajer puncak dan manajer lini pertama. Manajer ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh manajer tingkat atas atau puncak. Gambar 4. Tingkatan Manajemen c. Manajer Lini Pertama / First-Line Manager Manajer tingkat bawah ini kebanyakan melakukan pengawasan atau supervisi para karyawan dan memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh manajer puncak dan menengah telah dijalankan dengan baik. Manajer lini pertama juga memiliki andil dan
30 turut serta dalam proses pengimplementasian strategi yang telah ditetapkan. Dari sisi jumlah, jumlah dari atas ke bawah berbentuk kerucut atau piramida, yaitu semakin tinggi level atau tingkatan seorang manajer, maka semakin sedikit jumlah manajer pada tingkatan tersebut. Berdasarkan fungsi dan tanggungjawabnya, manajer dibagi menjadi dua, yaitu : a. Manajer Fungsional / Functional Manager Manajer fungsional adalah manajer yang memiliki tanggung jawab pada satu bagian fungsional perusahaan atau organisasi saja dan tidak ikut campur pekerjaan fungsional pada bagian lain. Contohnya adalah seperti manajer keuangan, manajer pemasaran, manajer akuntansi, manajer operasional, manajer HRD, dan banyak lagi contoh lainnya. b. Manajer Umum / General Manager Manajer umum adalah manajer yang memiliki tanggung jawab seluruh bagian / fungsional pada suatu perusahaan atau organisasi. Manajer umum memimpin beberapa unit bidang fungsi pekerjaan yang mengepalai beberapa atau seluruh manajer fungsional. Pada perusahaan yang berskala kecil mungkin cukup diperlukan satu orang manajer umum, sedangkan pada perusahaan atau organisasi yang berkaliber besar biasanya memiliki beberapa orang manajer umum yang bertanggung-jawab pada area tugas yang berbeda-beda. Berdasarkan sikap dan perilaku para manajer internasional dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu : a. Manajer Etnosentris / Ethnocentric Manager Ethnocentric Manager adalah manajer yang memiliki anggapan atau persepsi bahwa budaya dan perilaku kerja di negara tempat asalnya jauh lebih baik daripada tempat lain. Contohnya adalah di mana para
31 manajer asing lebih suka memberikan kesempatan jenjang karir pada pekerja asing saja sehingga menimbulkan diskriminasi. b. Manajer Polisentris / Polycentric Manager Polycentric Manager adalah manajer yang menggangap bahwa pekerja asing dan pekerja lokal memiliki perbedaan yang cukup jauh dan tenaga kerja dalam negeri lebih memiliki daya saing dan skill di lapangan. c. Manajer Geosentris / Geocentric Manager memiliki suatu anggapan yang lebih realistik dibanding kedua jenis manajer di atas. Manajer geosentris memahami bahwa terdapat kekurangan dan kelebihan pada budaya yang ada sehingga perlu dibuat adanya penyesuaian budaya dengan memnggabungkan keduanya untuk membentuk budaya yang baru yang lebih kuat dan efektif. 3. Keterampilan-keterampilan Manajerial Manajer harus memiliki tiga macam keterampilan, yaitu keterampilan konsepsional, keterampilan kemanusiaan, dan keterampilan teknis. Gambar 5. Keterampilan Manajemen
32 a. Keterampilan konseptual Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Keterampilan ini sering disebut sebagai keterampilan kosepsional (conceptional skill). Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk menciptakan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja b. Keterampilan komunikasi atau kemanusiaan Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang laion yang disebut juga keterampilan kemanusiaan (human skill). Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang [persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbutka kepada atasan. Keterampilan kberkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, mengengah maupun bawah. c. Keterampilan teknis Keterampilan terakhir yang merupakan bekal bagi seorang manajer adalah keterampilan teknis (technical skill). Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya memperbaiki mesin, membuat kursi, merangkai bunga dan keterampilan teknis yang lain.
33 C.. Ringkasan Manajer adalah seorang yang karena pengalaman, pengetahuan,dan keterampilannya diakui oleh organisasi untuk memimpin, mengatur, mengelola, mengendalikan dan mengembangkan kegiatan organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Tugas-tugas seorang manajer adalah : memimpin organisasi, mengatur organisasi, mengendalikan organisasi, mengembangkan organisasi, mengatasi berbagai masalah yang terjadi di dalam organisasi menciptakan kerja sama di dalam organisasi, menjalin kerja sama dengan pihak-pihak di luar organisasi menumbuhkan kepercayaan, meningkatkan rasa tanggung jawab, mengawasi/mengendalikan kegiatan organisasi, melakukan evaluasi terhadap kegiatan yang telah dilakukan, menggali dan mengembangkan potensi sumber daya Pada umumnya manajer memiliki tanggung jawab yang sama, yaitu melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, serta penyusunan staf namun dari sisi tingkat atau level manajemen dapat dibagi menjadi tiga macam, yakni Manajer Puncak (Top Manager), Manajer Menengah (Middle Manager) dan Manajer Lini Pertama (First-Line Manager). Manajer harus memiliki tiga macam keterampilan, yaitu keterampilan konsepsional (conceptional skill)., keterampilan kemanusiaan (human skill), dan keterampilan teknis (technical skill) D.. Evaluasi / Soal Latihan 1. Manajer adalah seseorang yang ... a. Memiliki wewenang untuk memimpin dan mengarahkan orang lain b. Memiliki tanggung jawab untuk mencapai tujuan organisasi c. Memiliki keterampilan teknis, manajerial, dan interpersonal d. Semua jawaban benar 2. Tingkatan manajer dalam suatu organisasi dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu: a. Manajer puncak, manajer menengah, dan manajer operasional b. Manajer lini, manajer staf, dan manajer umum c. Manajer teknis, manajer operasional, dan manajer pemasaran d. Manajer pemasaran, manajer produksi dan manajer keuangan
34 3. Manajer puncak bertanggung jawab untuk ... a. Menentukan visi, misi, dan strategi organisasi b. Merancang struktur organisasi dan sistem kerja c. Memimpin dan mengarahkan karyawan d. Mengkoordinasikan kegiatan antar unit organisasi 4. Manajer menengah bertanggung jawab untuk ... a. Menentukan visi, misi, dan strategi organisasi b. Merancang struktur organisasi dan sistem kerja c. Memimpin dan mengarahkan karyawan d. Mengkoordinasikan kegiatan antar unit organisasi 5. Manajer operasional bertanggung jawab untuk ... a. Merancang struktur organisasi dan sistem kerja b. Memimpin dan mengarahkan karyawan c. Mengkoordinasikan kegiatan antar unit organisasi d. Menentukan tujuan organisasi 6. Berikut ini adalah beberapa keterampilan yang harus dimiliki oleh manajer, kecuali ... a. Keterampilan manajerial b. Keterampilan interpersonal c. Keterampilan kepemimpinan d. Keterampilan finansial 7. Keterampilan manajerial adalah keterampilan yang dibutuhkan untuk ... a. Memimpin dan mengarahkan karyawan b. Menentukan visi, misi, dan strategi organisasi c. Merancang struktur organisasi dan sistem kerja d. Semua jawaban benar 8. Keterampilan interpersonal adalah keterampilan yang dibutuhkan untuk ... a. Memimpin dan mengarahkan karyawan b. Mengkoordinasikan kegiatan antar unit organisasi c. Merancang struktur organisasi dan sistem kerja d. Membangun hubungan dengan orang lain 9. Keterampilan kepemimpinan adalah keterampilan yang dibutuhkan untuk ... a. Memimpin dan mengarahkan karyawan b. Mengkoordinasikan kegiatan antar unit organisasi c. Menentukan visi, misi, dan strategi organisasi d. Merancang struktur organisasi dan sistem kerja 10. Keterampilan teknis adalah keterampilan yang dibutuhkan untuk ... a. Memimpin dan mengarahkan karyawan b. Mengkoordinasikan kegiatan antar unit organisasi c. Menentukan visi, misi, dan strategi organisasi d. menjalankan suatu pekerjaan tertentu
35 Soal Essay 1. Jelaskan pengertian Manajer! 2. Jelaskan tugas utama manajer dalam organisasi! 2. Sebutkan dan jelaskan tingkatan manajemen! 3. Jelaskan peran manajer dalam organisasi! 4. Jelaskan tantangan yang dihadapi oleh manajer dalam menjalankan tugasnya!
36 PERTEMUAN IV MANAJER DAN LINGKUNGAN INTERNAL DAN EKSTERNAL ORGANISASI A. Capaian Pembelajaran 1. Mahasiswa memahami dan dapat menjelaskan faktor-faktor organisasional 2. Mahasiswa memahami dan menjelaskan lingkungan internal organisasi 3. Mahasiswa memahami dan menjelaskan linkungan eksternal organisasi B. Uraian Materi 1. Faktor-Faktor Organisasional Lingkungan organisasi adalah semua elemen di dalam maupun di luar organisasi yang dapat mempengaruhi sebagian atau keseluruhan suatu organisasi. Terdapat dua jenis klasifikasi lingkungan yakni lingkungan internal dan lingkungan eksternal. Lingkungan internal yang berpengaruh langsung dalam organisasi meliputi karyawan/pegawai organisasi dalam, serta pimpinan manajer. Lingkungan eksternal dibagi dua yaitu yang berpengaruh langsung dan tidak langsung. Contoh lingkungan eksternal yang berpengaruh langsung adalah organisasi pesaing, pemasok komunitas lokal, konsumer, lembaga swadaya masyarakat dan lainnya. Sedangkan untuk contoh lingkungan eksternal yang tidak berpengaruh langsung adalah kondisi politik, ekonomi dan sosial. Lingkungan secara umum yang harus dianalisis kekuatannya oleh manajer karena mempengaruhi pembuat keputusan dan perencanaan adalah kekuatan teknologi, ekonomi, demografi, sosial budaya serta politik dan hukum. Secara umum, tujuan perusahaan melakukan analisis lingkungan adalah untuk menilai lingkungan organisasi secara keseluruhan. Lingkungan organisasi ini adalah faktor-faktor yang berada di luar atau di dalam organisasi yang dapat memengaruhi organisasi tersebut dalam mecapai tujuan yang telah ditetapkannya. Dengan demikian, manajemen dapat memberikan reaksi yang
37 sesuai dan proporsional untuk mencapai keunggulan bersaing yang berkesinambungan. 2. Faktor Internal Faktor internal adalah kejadian dan kecenderungan dalam suatu organisasi yang mempengaruhi manajemen, karyawan dan budaya organisasi. Budaya organisasi adalah nilai-nilai keyakinan dan sikap yang berlaku di antara anggota organisasi. Lingkungan internal adalah faktor-faktor di dalam organisasi yang dapat dikendalikan. Sedangkan lingkungan eksternal berkaitan dengan kondisi lingkungan di luar organisasi, sehingga sulit dikendalikan (unpredictable). Lingkungan internal terdiri dari struktur (structure), budaya (culture), sumber daya (resources). Lingkungan internal perlu dianalisis untuk mengetahui kekuatan (strength) dan kelemahan (weaknesses) yang ada dalam perusahaan. Lingkungan internal perusahaan merupakan sumber daya perusahaan (the firm’s resources) yang akan menentukan kekuatan dan kelemahan perusahaan. Sumber daya perusahaan ini meliputi sumber daya manusia (human resources) seperti pengalaman (experiences), kemampuan (capabilities), pengetahuan (knowledge), keahlian (skill), dan pertimbangan (judgment) dari seluruh pegawai perusahaan, sumber daya perusahaan. (organizational resources) seperti proses dan sistem perusahaan, termasuk strategi perusahaan, struktur, budaya, manajemen pembelian material, produksi/operasi, keuangan, riset dan pengembangan, pemasaran, sistem informasi, dan sistem pengendalian), dan sumber daya fisik seperti (pabrik dan peralatan, lokasi geografis, akses terhadap material, jaringan distribusi dan teknologi). Jika perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya tersebut, maka ketiga sumber daya di atas memberikan perusahaan sustained competitive advantage. Faktor internal adalah kejadian dan kecenderungan dalam suatu organisasi yang mempengaruhi manajemen, karyawan dan budaya organisasi. Budaya organisasi adalah nilai-nilai keyakinan dan sikap yang berlaku di antara anggota organisasi (organizational resources) seperti proses dan sistem perusahaan, termasuk strategi perusahaan, struktur, budaya, manajemen pembelian material,
38 produksi/operasi, keuangan, riset dan pengembangan, pemasaran, sistem informasi, dan sistem pengendalian), dan sumber daya fisik seperti (pabrik dan peralatan, lokasi geografis, akses terhadap material, jaringan distribusi dan teknologi). Jika perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya tersebut, maka ketiga sumber daya di atas memberikan perusahaan sustained competitive advantage. Lingkungan internal organisasi terdiri atas : a. Pemilik, adalah mereka yang secara historis maupun hukum dinyatakan sebagai pemilik akibat adanya penyertaan modal, ide ataupun berdasarkan ketentuan lainnya dinyatakan sebagai pemilik organisasi. b. Tim Manajemen, adalah orang-orang yang menurut para pemilik organisasi atau perusahaan dinyatakan atau ditunjuk sebagai pengelola organisasi untuk suatu periode tertentu. c. Para Anggota atau Pekerja, adalah sumber daya manusia dari organisasi atau perusahaan yang bergelut dalam aktivitas operasional perusahaan dan menjalankan tugas-tugas keseharian organisasi berdasarkan apa yang telah ditetapkan oleh tim manajemen. d. Lingkungan Fisik Organisasi adalah sumber daya selain manusia yang dimiliki perusahaan dan menjadi faktor pendukung berjalannya sebuah aktifitas organisasi atau perusahaan. 3. Faktor Eksternal Lingkungan eksternal perlu dianalisis sehingga dapat diantisipasi pengaruhnya terhadap perusahaan. Selain pengaruh yang buruk, peluang juga banyak bermunculan di lingkungan eksternal. Lingkungan eksternal memang sulit untuk dikendalikan karena melibatkan pihak-pihak lain yang tidak berhubungan langsung dengan perusahaan. Oleh karena itu analisis lingkungan eksternal sangat diperlukan oleh perusahaan khususnya dalam proses perumusan strategi. Faktor lingkungan eksternal dapat subjektif karena setiap manajerial dapat memandang pada faktor-faktor luar yang berbeda. Faktor yang dianalisis merupakan faktor luar yang memang berpengaruh dalam perkembangan perusahaan. Secara garis besar lingkungan eksternal perusahaan dibagi menjadi dua, yaitu lingkungan makro dan mikro,
39 a. Lingkungan makro Merupakan lingkungan umum yang memiliki kekuatan secara luas sehingga dapat mempengaruhi seluruh industri secara umum. Yang termasuk lingkungan makro adalah : 1. Politik Politik merupakan hal yang perlu diketahui juga oleh perusahaan. Politik merupakan cara dalam membagi dan medapatkan kekuasaan. Tingkatan faktor politik ada tiga yaitu internasional, nasional dan daerah atau lokal. Peran pemerintah dalam ranah politik biasanya karena kebijakan dan peraturan yang mereka tetapkan. Beberapa contoh peran pemerintah dalam faktor politik atara lain kebijakan kesehatan, ketenagakerjaan, bea masuk, inflasi, dan pertumbuhanekonomi, pekerjaan pemerintah dan sektor publik, kebijakan fiskal atau pajak, kebijakan mengenai pelestarian lingkungan seperti polusi dan limbah. 2. Ekonomi Faktor ekonomi sebuah negara tentu akan berdampak pada perusahaan. Ekonomi menjadi faktor vital yang harus mendapatkan perhatian perusahaan. Ekonomi pasar yang sedang lemah akan menurukan konsumsi sehingga pendapatan perusahaan dapat berkurang. Guna menumbuhkan perekonomian sebuah negara ada juga penganjuran untuk lebih banyak melakukan belanja atau konsumsi daripada hanya menabung. Beberapa faktor ekonomi yang perlu dianalisis anatara lain : GDP dan GNP (pertumbuhan ekonomi negara, inflasi, tingkat bunga pinjaman, nilai tukar mata uang, isu regional, jual beli saham dan pasar uang). Salah satu faktor ekonomi yang cukup berpengaruh adalah nilai tukar mata uang. Halini akan berdampak pada perusahaan-perusahaan yang mengimpor bahan baku dari luar negeri. Jika nilai tukar dalam negeri menurun maka biaya utuk mendatangkan bahan baku akan jauh lebih besar.
40 3. Sosial Faktor selanjutnya adalah faktor sosial. Faktor sosial tersebut antara lain : • Sikap, nilai dan kepercayaan. Faktor sosial biasanya langsung berhubungan dengan konsumen atau pelanggan perusahaan. Produk atau jasa perusahaan dapat diterima dengan baik jika tidak melanggar nilai dan kepercayaan yang dimiliki oleh masyarakat. • Kebudayaan. Kebudayaan yang dimaksud seperti sikap dalam bekerja, menabung, menginvestasi, dan lain-lain. • Demografi. Beberapa hal yang termasuk dalam faktor demografi antara lain besarnya populasi, usia, etnis, dan distribusi pendapatan. 4. Teknologi Saat ini perkembangan teknologi sangat berpengaruh terhadap daya saing perusahaan. Perkembangan tenologi yang terjadi sebaiknya terus mendapatkan perhatian seingga perusahaan juga tidak ketinggalan dengan perusahaan lainnya. Faktor teknologi dapat termasuk dalam faktor internal dan juga faktor eksternal. Setiap perusahaan pasti menggunakan teknologi walaupun bentuknya tidak berupa hardware namun software seperti kontrol kualitas. Beberapa hal yang termasuk dalam faktor teknologi antara lain : barang/jasa, proses produksi, informasi dan komunikasi, transportasi dan distribusi, teknologi informasi, komputasi dan yang berkaitan dengan produksi serta bioteknologi dan industri baru. b. Lingkungan mikro Lingkungan mikro sering juga disebut sebagai lingkungan industri atau lingkungankompetitif. Jika lingkungan makro bersifat global maka lingkungan mikro lebih dekat dengan perusahaan. Jarak yang dekat tersebut dapat memberikan efek langsung pada perusahaan dibandingkan dengan lingkungan makro. Porter (1979) membagi lingkungan mikro menjadi lima kekuatan. Kelima kekuatan tersebut antara lain :
41 1. Rintangan untuk masuk 2. Perusahaan pesaing 3. Kekuatan suplier atau pemasok 4. Kekuatan pembeli 5. Ancaman dari substitusi Analisis lingkungan eksternal memiliki peranan penting dalam memberikan masukan dalam mengambil sebuah keputusan. Beberapa tujuan dari dilakukannya analisis lingkungan eksternal antara: 1. Meningkatkan kepedulian manajerial terhadap perubahan lingkungan. 2. Meningkatkan pemahaman dalam pengaturan multinasional. 3. Meningkatkan keputusan alokasi sumber daya. 4. Memfasilitasi manajemen resiko. 5. Memusatkan pada pengaruh utama dalam perubahan strategi. 6. Beraksi saat permulaan tanda bahaya. 7. Mengidentifikasikan adanya peluang-peluang bisnis. 8. Menyediakan benchmark untuk proses evaluasi perusahan terhadap kompetitor. 9. Membantu perusahaan dalam menemukan keunggulan kompetitif. 10. Mendorong pembelajaran dari kompetisi D. Ringkasan Secara umum, tujuan perusahaan melakukan analisis lingkungan adalah untuk menilai lingkungan organisasi secara keseluruhan. Lingkungan organisasi ini adalah faktor-faktor yang berada di luar atau di dalam organisasi yang dapat memengaruhi organisasi tersebut dalam mecapai tujuan yang telah ditetapkannya. Dengan demikian, manajemen dapat memberikan reaksi yang sesuai dan proporsional untuk mencapai keunggulan bersaing yang berkesinambungan. Faktor internal adalah kejadian dan kecenderungan dalam suatu organisasi yang mempengaruhi manajemen, karyawan dan budaya organisasi. Budaya organisasi adalah nilai-nilai keyakinan dan sikap yang berlaku di antara anggota organisasi. Lingkungan eksternal perlu dianalisis sehingga dapat diantisipasi pengaruhnya terhadap perusahaan. Selain pengaruh yang buruk, peluang juga banyak bermunculan di lingkungan
42 eksternal. Lingkungan eksternal memang sulit untuk dikendalikan karena melibatkan pihakpihak lain yang tidak berhubungan langsung dengan Perusahaan D.. Evaluasi / Soal Latihan 1. Salah satu strategi dalam mengendalikan lingkungan agar tidak berbahaya dan dapat menguntungkan organisasi adalah … a. iklan dan humas b. pengangkatan eksekutif c. aktivitas politik d. kooptasi 2. Lingkungan internal suatu organisasi terdiri dari: a. Lingkungan ekonomi b. Lingkungan sosial c. Lingkungan politik d. Lingkungan organisasi 3. Lingkungan eksternal suatu organisasi terdiri dari: a. Lingkungan ekonomi b. Lingkungan sosial c. Lingkungan politik d. Semua jawaban benar 4. Elemen aksi langsung dalam lingkungan eksternal suatu organisasi terdiri dari: a. Konsumen b. Pemasok c. Pesaing d. Semua jawaban benar 5. Elemen aksi langsung dalam lingkungan eksternal suatu organisasi terdiri dari: a. Konsumen b. Pesaing c. Pemerintah d. Semua jawaban benar 6. Elemen aksi tidak langsung dalam lingkungan eksternal suatu organisasi terdiri dari: a. Lingkungan ekonomi b. Lingkungan sosial c. Lingkungan teknologi d. Semua jawaban benar