43 7. Salah satu cara manajer untuk memasuki lingkungan internasional adalah dengan: a. Ekspor b. Investasi langsung c. Impor d. Semua jawaban benar 8. Salah satu tantangan yang dihadapi manajer dalam lingkungan internasional adalah: a. Perbedaan budaya b. Perbedaan bahasa c. Perbedaan hukum d. Semua jawaban benar 9. Dalam suatu organisasi, elemen-elemen seperti teknologi, ekonomi, politik termasuk sebagai elemen … a. aksi langsung b. aksi tidak langsung c..Internal d. Ekternal 10. Suatu kejadian atau kecenderungan di dalam organisasi yang mempengaruhi aktivitas organisasi disebut lingkungan : a. eksternal b. internal c. langsung d. tidak langsung Soal Essay 1. Jelaskan pengertian manajer dan lingkungan organisasi! 2. Jelaskan pentingnya manajer memahami lingkungan organisasi!Sebutkan dan 3. Jelaskan faktor-faktor lingkungan internal yang mempengaruhi manajer! 4. Sebutkan dan jelaskan faktor-faktor lingkungan eksternal yang mempengaruhi manajer! 5. Jelaskan bagaimana manajer dapat mengelola lingkungan organisasi!
44 Aliran Klasik Aliran Hubungan Manusiawi Aliran manajemen modern Muncul aliran ini lebih kepadaaliran kuantitatif merupakan gabungan dari Operation Research dan Management Science. Aliran ini mernandang aliran klasik kurang lengkap karena terlihat kurang mampu mewujudkan efisiensi produksiyang sempurna dengan keharmonisan di tempat kerja. Ada tiga orang pelopor aliranperilaku yaitu : Hugo Munsterberg, Elton Mayo, William Awalsekali ilmu manajemen timbul akibat terjadinya revolusiindustri di Inggris pada abad 18 (1771-1961). Para pemikir itu yang terkenaIantara lain, Robert Owen, Charles Babbage, Frederick W. Taylor, Henry L Gant ,The Gilbreths , Henry Fayol, PERTEMUAN V EVOLUSI TEORI MANAJEMEN A. Capaian Pembelajaran 1. Mahasiswa memahami dan dapat menjelaskan evolusi teori manajemen 2. Mahasiswa memahami dan dapat menjelaskan perbedaan aliran dalam manajemen 3. Mahasiswa memahami adanya perkembangan teori manajemen. B. Uraian Materi 1. Aliran Pemikiran Dalam Manajemen Di dalam ilmu manajemen dikenal tiga aliran pemikiran manajemen yang masing-masing berusaha membantu manajer untuk memahami dan memimpin organisasi, serta mengatasi masalah-masalahnya. Tiga aliran pemikiran manajemen tersebut adalah aliran klasik (aliran ini mempunyai dua cabang yaitu manajemen ilmiah dan teori organisasi klasik), aliran hubungan manusiawi (sering disebut aliran perilaku atau aliran neoklasik), dan aliran manajemen modern. Gambar 6. Aliran-aliran Pemikiran Manajemen
45 a. Prinsip Teori Manajemen Aliran Klasik Awal sekali ilmu manajemen timbul akibat terjadinya revolusi industri di Inggris pada abad 18. Para pemikir tersebut rnemberikan perhatian terhadap masalah-masalah manajemen yang timbul baik itu di kalangan usahawan, industri maupun masyarakat. Para pemikir itu yang terkenaI antara lain, Robert Owen, Henry Fayol, Frederick W Taylor dan lainnya. 1. Robert Owen (1771 -1858) Robert Owen adalah orang yang menentang praktek-praktek memperkerjakan anak-anak usia 5 atau 6 tahun dan standar kerja 13 jam per hari. Tersentuh dengan kondisi kerja yang amat menyedihkan itu, beliau mengajukan adanya perbaikan terhadap kondisi kerja ini. Pada tahun-tahun awal revolusi industri, ketika para pekerja dianggap instrumen yang tidak berdaya, Owen melihat rneningkatkan kondisi kerja di pabrik, rnenaikkan usia minimum kerja bagi anak-anak, mengurangi jam kerja karyawan, menyediakan makanan bagi karyawan pabrik, mendirikan toko-toko untuk menjual keperluan hidup karyawan dengan harga yang layak, dan berusaha memperbaiki lingkungan hidup tempat karyawan tinggal, dengan membangun rumah-rumah dan membuat jalan, sehingga lingkungan hidup dan pabrik rnenjadi menarik. Sebab itu, beliau disebut "Bapak Personal Manajemen Modern". Selain itu, Owen lebih banyak memperhatikan pekerja, karena menurutnya, investasi yang penting bagi manajer adalah sumber daya manusia. Selain mengenai perbaikan kondisi kerja, beliau juga rnembuat prosedur untuk meningkatkan produktivitas, seperti prosedur penilaian kerja dan bersaing juga secara terbuka. 2. Charles Babbage (1792 -1871) Charles Babbage adalah seorang guru besar matematika yang tertarik pada usaha penilaian efisiensi pada operasional suatu pabrik, dengan menerapkan prinsip-prinsip ilmiah agar terwujud peningkatan produktivitas dan penurunan biaya. Beliau pertarna kali mengusulkan
46 adanya pembagian kerja berdasarkan spesialisasi pekerjaan yang sesuai dengan keterampilan tertentu, sehingga pekerjaan dibuat rutin dan lebih mudah dapat dikendalikan dengan alat kalkulator. Babbage merupakan penemu kalkulator mekanis pada tahun 1822, yang disebut "rnesin penambah dan pengurang (Difference Machine)", Prinsip-prinsip dasamya digunakan pada mesin-mesin hitung hampir seabad kemudian. Pada tahun 1833 beliau menyusun sebuah Mesin analitis (Analysical Machine), yaitu sebuah komputer otomatis dan merupakan dasar komputer modern, sehingga beliau sering dinamakan Bapak Komputer". Tulisannya dituangkan dalam bukunya yang beljudul "On the Economy Of Machinery and Manufactures" (1832). Beliau juga tertarik pada prinsip efisiensi dalam pembagian tugas dan perkembangan prinsipprinsip ilmiah, untuk menentukan seorang manajer harus memakai fasilitas, bahan, dan tenaga kerja supaya rnendapatkan hasil yang sebaik-baiknya. Disamping itu Babbage sangat memperhatikan faktor manusia, dia menyarankan sebaiknya ada semacam sistem pembagian keuntungan antara pekerja dan pemilik pabrik, sehingga para pekerja memperoleh bagian keuntungan pabrik, apabila mereka ikut menyumbang dalam peningkatan produktivitas. Beliau menyarankan para pekerja selayaknya menerirna pembayaran tetap atas dasar sifat pekerjaan mereka, ditambahkan dengan pembagian keuntungan, dan bonus untuk setiap saran yang mereka berikan dalam peningkatkan produktivitas. 3. Frederick W. Taylor (1856 -1915) Frederick W. Taylor dikenal dengan manajemen ilmiahnya dalam upaya meningkatkan produktivitas. Gerakannya yang terkenal adalah gerakan efisiensi kerja. Taylor membuat prinsip-prinsip yang menjadi intinya manajemen ilmiah yang terkenal dengan rencana pengupahan yang menghasilkan turunnya biaya dan meningkatkan produktivitas, mutu, pendapatan pekerjaan dan semangat kerja karyawan. Adapun filsafat Taylor memiliki 4 prinsip yang ditetapkan yaitu :
47 a. Pengembangan manajemen ilmiah secara benar. b. Pekerjaan diseleksi secara ilmiah dengan rnenempatkan pekerjaan yang cocok untuk satu pekerjaan. c. Adanya pendidikan dan pengambangan ilmiah dari para pekerja. d. Kerjasama yang baik antara manajernen dengan pekerja. Dalam menerapkan ke-empat prinsip ini, beliau menganjurkan perlunya revolusi mental di kalangan manajer dan pekerja. Adapun prinsip-prinsip dasar menurut Taylor mendekati ilmiah adalah : a. Adanya ilmu pengetahuan yang menggantikan cara kerja yang asalasalan. b. Adanya hubungan waktu dan gerak kelompok. c. Adanya kerja sarna sesama pekerja, dan bukan bekerja secara individual. d. Bekerja untuk hasil yang maksimal. e. Mengembangkan seluruh karyawan hingga taraf yang setinggitingginya, untuk tingkat kesejahteraan maksimum para karyawan itu sendiri dan perusahaan. 4. Henry L Gant (1861 -1919) Sumbangan Henry L. Grant yang terkenal adalah sistem bonus harian dan bonus ekstra untuk para mandor. Beliau juga memperkenalkan sistem "Charting" yang terkenal dengan "Gant Chart". Ia menekankan pentingnya mengembangkan minat hubungan timbal balik antara manajernen dan para karyawan, yaitu kerja sarna yang harmonis. Henry beranggapan bahwa unsur manusia sangat penting sehingga menggarisbawahi pentingnya mengajarkan, mengembangkan pengertian tentang sistem pada pihak karyawan dan manajemen, serta perlunya penghargaan dalam segala masalah manajemen. Metodenya yang terkenal adalah rnetode grafis dalam menggambarkan rencanarencana dan memungkinkan adanya pengendalian manajerial yang lebih baik. Dengan rnenekankan pentingnya waktu maupun biaya dalam merencanakan dan rnengendalikan pekerjaan.
48 Hal ini yang menghasilkan terciptanya "Gantt Chart" yang terkenal tersebut. Teknik ini pelopor teknik-teknik modern seperti PERT (Program Evaluation and Review Techique). 5. The Gilbreths (Frank B. Gilbreth : 1868 -1924 dan Lilian Gilbreth : 1878 -1972) Suami istri ini selain rnempelajari masalah gerak dan kelelahan, juga tertarik dengan usaha membantu pekerja menampilkan potensinya secara penuh sebagai makhluk manusia. Setiap langkah yang dapat rnenghasilkan gerak dapat mengurangi kelelahan. Mereka juga terkenaI dengan tiga peran dari setiap pekerja yaitu sebagai pelaku, pelajar dan pelatihan yang senantiasa mencari kesempatan baru, atau terkenal dengan konsep "three position plan of promotion". Banyak manfaat dan jasa yang diberikan oleh manajemen ilmiah, namun satu hal penting dilupakan oleh manajemen ini, yaitu kebutuhan sosial manusia dalam berkelompok, karena terlalu mengutamakan keuntungan dan kebutuhan ekonomis dan fisik perusahaan dan pekerjaan. Aliran ini melupakan kepuasan pekerjaan pekerja sebagai manusia biasa. Perhatian Lilian Gilbreth tertuju pada aspek manusia dari kerja dan perhatian suaminya pada efisiensi -yaitu usaha untuk menemukan cara satu-satunya yang terbaik dalam melaksanakan tugas tertentu. Dalam menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah, harus memandang para pekerja dan mengerti kepribadian serta kebutuhan mereka. Ketidakpuasan di antara pekerja karena kurang adanya perhatian dari pihak manajemen terhadap pekerja. 6. Henry Fayol (1841 -1925) Henry Fayol mengarang buku "General and Industrial management". Pada tahun 1916, dengan sebutan teori manajemen klasik yang sangat memperhatikan produktivitas pabrik dan pekerja, disamping memperhatikan manajemen bagi satu organisasi yang kompleks, sehingga beliau menampilkan satu metode ajaran manajemen yang lebih utuh dalam bentuk cetak biru. Fayol berkeyakinan keberhasilan para
49 manajer tidak hanya ditentukan oleh mutu pribadinya, tetapi karena adanya penggunaan metode manajemen yang tepat. Sumbangan terbesar dari Fayol berupa pandangannya tentang manajemen yang bukanlah semata kecerdasan pribadi, tetapi lebih merupakan satu keterampilan yang dapat diajarkan dari dipahami prinsip-prinsip pokok dan teori umumnya yang telah dirumuskan. Fayol membagi kegiatan dan operasi perusahaan ke dalam 6 macam kegiatan : a. Teknis (produksi) yaitu berusaha menghasilkan dan membuat barangbarang produksi. b. Dagang (Beli, Jual, Pertukaran) dengan tara mengadakan pembelian bahan mentah dan menjual hasil produksi. c. Keuangan (pencarian dan penggunaan optimum atas modal) berusaha mendapatkan dan menggunakan modal. d. Keamanan (perlindungan harga milik dan manusia) berupa melindungi pekerja dan barang-barang kekayaan perusahaan. e. Akuntansi dengan adanya pencatatan dan pembukuan biaya, utang, keuntungan dan neraca, serta berbagai data statistik. f. Manajerial yang terdiri dari 5 fungsi : 1. Perencanaan (planning) berupa penentuan langkah-langkah yang memungkinkan organisasi mencapai tujuan-tujuannya. 2. Pengorganisasian dan (organizing), dalam arti mobilisasi bahan materiil dan sumber daya manusia guna melaksanakan rencana. 3. Memerintah (commanding) dengan memberi arahan kepada karyawan agar dapat menunaikan tugas pekerjaan mereka 4. Pengkoordinasian (Coordinating) dengan memastikan sumbersumber daya dan kegiatan organisasi berlangsung secara harmonis dalam mencapai tujuannya. 5. Pengendalian (Controlling) dengan memantau rencana untuk membuktikan apakah rencana itu sudah dilaskanakan sebagaimana mestinya.
50 Selain hal-hal pokok diatas, masih ada beberapa ajaran Fayol lainnya yaitu : 1. Keterampilan yang dibutuhkan oleh manajer tergantung kepada tempat pada tingkatan organisasi, yang rendah lebih membutuhkan keterampilan dan 2. kemampuan teknis dibandingkan dengan keterampilan manajerial pada manajer tingkat atas 3. Kemampuan dan ketrampilan manajemen harus diajarkan dan dipelajari, sehingga tidak mungkin hanya diperoleh melalui praktek, timbul tenggelamseperti orang belajar menyelam tanpa guru. 4. Kemampuan dan keterampilan manajemen dapat diterapkan pada segala bentuk dan jenis organisasi, seperti rumah tangga, pemerintah, partai, industri dan lain-lain. 5. Prinsip-prinsip manajemen lebih baik daripada hukum manajemen, karena hukum bersifat kaku, sedang prinsip bersifat lebih luwes, sehingga dapat disesuaikan pada keadaan yang dihadapi. Ada 14 macam prinsip manajemen dari Fayol, yaitu 1. Pembagian kerja (Division of labor), yaitu sernakin mengkhusus manusia dalam pekerjaannya, semakin efisien kerjanya, seperti terdapat pada ban berjalan. 2. Otoritas dan tanggung jawab (Authority and Responsibility) diperoleh melalui perintah dan untuk dapat memberi perintah haruslah dengan wewenang formil. Walaupun demikian wewenang pribadi dapat mernaksa kepatuhan orang lain. 3. Disiplin (discipline), dalam arti kepatuhan anggota organisasi terhadap aturan dan kesempatan. Kepemimpinan yang baik berperan penting bagi kepatuhan ini dan juga kesepakatan yang ad ii, seperti penghargaan terhadap prestasi serta penerapan sangsi hukum secara adil terhadap yang menyimpang. 4. Kesatuan komando (Unity of commad), yang berarti setiap karyawan hanya menerima perintah kerja dari satu orang dan apabila perintah itu datangnya dari dua orang atasan atau lebih akan timbul
51 pertentangan perintah dan kerancuan wewenang yang harus dipatuhi. 5. Kesatuan pengarahan (Unity of Direction), dalam arti sekelompok kegiatan yang mempunyai tujuan yang sarna yang harus dipimpin oleh seorang manajer dengan satu rencana kerja. 6. Menomorduakan kepentingan perorangan terhadap terhadap kepentingan umum (Subordination of Individual interest to general interes), yaitu kepentingan perorangan dikalahkan terhadap kepentingan organisasi sebagai satu keseluruhan. 7. Renumerasi Personil (Renumeration of personnel), dalam arti imbalan yang adil bagi karyawan dan pengusaha. 8. Sentralsiasi (Centralization), dalam arti bahwa tanggung jawab akhir terletak pada atasan dengan tetap memberi wewenang memutuskan kepada bawahan sesuai kebutuhan, sehingga kemungkinan adanya desentralisasi. 9. Rantai Skalar (Scalar Chain), dalam arti adanya garis kewenangan yang tersusun dari tingkat atas sampai ke tingkat terendah seperti tergambar pada bagan organisasi. 10. Tata-tertib (Order), dalam arti terbitnya penempatan barang dan orang pada tempat dan waktu yang tepat. 11. Keadilan (Equity), yaitu adanya sikap persaudaraan keadilan para manajer terhadap bawahannya. 12. Stabilitas masa jabatan (Stability of Penure of Personal) dalam arti tidak banyak pergantian karyawan yang ke luar masuk organisasi. 13. Inisiatif (Initiative), dengan memberi kebebasan kepada bawahan untuk berprakarsa dalam menyelesaikan pekerjaannya walaupun akan terjadi kesalahan-kesalahan. 14. Semangat Korps (Esprit de Corps), dalam arti meningkatkan semangat berkelompok dan bersatu dengan lebih banyak menggunakan komunikasi langsung daripada komunikasi formal dan tertulis.
52 Banyak kritik yang dilemparkan kepada teori organisasi dan peranannya terhadap prilaku manajer yang efektif. Juga keyakinannya bahwa prinsip-prinsip manajemen itu dapat diajarkan dan dipelajari. Kritik terhadap teori salah satu datang dari Henry Mintzberg yang menyatakan bahwa teori ini hanya sesuai untuk organisasi masa lampau yang lebih stabil dengan lingkungan yang lebih mudah diramalkan. Teori ini juga terlalu berpegang kepada kewenangan formil dan sering antara satu prinsip tidak sejalan dengan prinsip lainnya, seperti antara prinsip “Division of Labor” dengan “Unity of Command”. b. Teori Peralihan dari Teori Organisasi Klasik Dilanjutkan oleh Periode Peralihan 1. Mary Parker Folett (1868-1933) Mary percaya bahwa adanya hubungan yang harmonis antara karyawan dan manajemen brdasar persamaan tujuan, namun tidak sepenuhnya benar untuk memisahkan atasan sebagai pemberi perintah dengan bawahan sebagai penerima perintah. Beliau menganjurkan kedudukan kepemimpinan dalam organisasi, bukan hanya karena kekuasaan yang bersumber dari kewenangan formil, tapi haruslah berasal dari pada pengetahuan dan keahliannya sebagai manajer. 2. Oliver Sheldon (1894 -1951) Filsafat rnanajemen yang pertama kali ditulis dalam bukunya pada tahun 1923, yang menekankan tentang adanya tanggung jawab sosial dalam dunia usaha, sehingga etika sama pentingnya dengan ekonomi alam manajemen, dalam arti melakukan pelayanan barang dan jasa yang tepat dengan harga yang wajar kepada masyarakat. Manajemen juga harus memperlakukan pekerja dengan adil dan jujur. Beliau menggabungkan nilai-nilai efisiensi manajemen ilmiah dengan etika pelayanan kepada masyarakat. Ada 3 prinsip dari Oliver, yaitu :
53 a. Kebijakan, keadaan dan metoda industri haruslah sejalan dengan kesejahteraan masyarakat. b. Manajemen seharusnyalah mampu menafsirkan sangsi moral tertinggi masyarakat sebagai keseluruhan yang memberi makna praktis terhadap gagasan keadilan sosial yang diterima tanpa prasangka oleh masyarakat. c. Manajemen dapat mengambil prakarsa guna meningkatkan standar etika yang umum dan konsep keadilan sosial. 3. ChesterL. Barnard (1886 -1961) Berdasarkan kesukaannya dalam bacaan-bacaan sosiologi dan filsafat, kemudian Bernard merumuskan berbagai teori tentang kehidupan organsasi. Menurut dia rnanusia itu masuk organisasi karena ingin mencapai tujuan pribadinya melalui pencapaian tujuan organisasi yang tak mungkin dapat dicapainya sendiri. Chester L. Bernard beasumsi bahwa perusahaan akan berjalan efisien dan hidup terus, apabila dapat menyeimbangkan antara pencapaian tujuan dan kebutuhan individu. Beliau juga menyatakan peranan organisasi informal sangat menentukan suksesnya suatu tujuan perusahaan Bukunya yang terkenal berjudul "The Functions of the Executive" (1983). Yang menulis tentang rnanajer berdasarkan suatu pendekatan sistem sosial, untuk mengerti dan menganalisis fungsi-fungsi eksekutif. Ia juga memperhatikan tugas-tugas utama eksekutif dalam kegiatan beroperasi perusahaan. Adapun tugas eksekutif adalah memelihara suatu sistem usaha kerja sarna dalam organisasi formal. Ada beberapa alasan dalam logika analisisnya bila dilihat dalam langkah-langkah yang disajikan pada bukunya sebagai berikut : a. Adanya pembatasan fisis dan biologis terhadap setiap individu membuat mereka bekerjasama dalam kelompok ; meskipun ada pembatasanpembatasan dasar bersifat fisis dan biologis, adanya kerja
54 sarna membuat batasan psikologis dan sosial yang ada pada setiap individu inilah yang memainkan peran dalam mendorong kerjasama. b. Adapun tindakan kerjasama mendorong terbentuknya sistem kerjasama beberapa unsur-unsur fisis, biologis, kepribadian, dan sosial (Barnard mencontohkan kelas dalam kuliah sebagai suatu sistem kerjasama, yang terdiri dari unsur-unsur seperti ruangan, bangku, papan tulis, manusia sebagai makhluk hidup, pribadi-pribadi, pertukaran pendapat, dan sebagainya). Adanya kelanjutan kerjasama biasanya tergantung pada efektivitas (apakah tujuan kerjasama itu tercapai ?) dan efisiensi (apakah tujuan itu dapat dicapai dengan ketidakpuasan dan pengorbanan yang seminimum mungkin dari pihak anggota yang bekerjasama ?). c. Setiap sistem kerjasama dibagi ke dalam dua bagian yaitu : "Organisasi", yang merupakan interaksi-insteraksi dari individu yang berada di dalam sistem itu, dan "unsur-unsur lainnya". d. Organisasi dapat dibagi ke dalam dua jenis, pertama : organiasi "formal", yaitu kumpulan interkasi sosial yang memang dikoordinasikan dan mempunyai tujuan bersama. Kedua adalah organisasi "informal", yaitu interaksi-interaksi sosial tanpa tujuan bersama dan tidak dikoordinasikan secara sengaja. e. Organisasi formal dapat berlangsung hanya bila orang-orang yang didalamnya (a) dapat saling berkomunikasi, (b) mau memberi sumbangan pikiran kepada kegiatan kelompok, dan (c) memiliki kesadaran mempunyai tujuan umum. f. Setiap organisasi formal harus memiliki unsur-unsur : (1) system fungsionalisasi sehingga orang-orang dapat berspesialisasi dengan dibentuknya departementasi : (2) adanya sistem perangsang yang efektif dan efisien yang akan mendorong setiap orang menyumbang kepikirannya kepada kegiatan kelompok; (3) sistem kekuasaan ("otoritas') yang menyebabkan setiap anggota kelompok menerima keputusankeputusan para eksekutif : dan (4) sistem pengambilan keputusan yang logis sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.
55 g. Adapun tugas eksekutif dalam organisasi formal adalah : (a) menjaga hubungan komunikasi organisasi melalui suatu skema organisasi, ditambahkan dengan adanya bawahan yang setia, bertanggung jawab, dan mampu bekerja, serta satu organisasi informal" yang baik; (b) membuat perlindungan terhadap pekerjaan pokok dari individu– individu di dalam organisasi; dan (c) adanya perumusan dan penentuan tujuan perusahaan. h. Fungsi-fungsi eksekutif mernasuki proses melalui pekerjaan eksekutif dalam mengintegrasikan keseluruhannya dan dalam menemukan keseimbangan di antara kekuatan-kekuatan dan kejadian-kejadian yang berlawanan. i. Untuk mengefektifkan eksekutif, adanya suatu tata kepemimpinan yang mempunyai tanggung jawab tinggi; sebagaimana telah dinyatakannya bahwa Kerjasamalah, dan bukan kepemimpinan, yang rnembuat proses kreatif; tetapi kepemimpinan merupakan suatu kekuatan yang sangat diperlukan. c. Aliran Hubungan Manusiawi Pada tahap aliran perilaku atau hubungan manusiawi organisasi melihat pada hakikatnya adalah sumber daya manusia. Aliran ini mernandang aliran klasik kurang lengkap karena terlihat kurang mampu rnewujudkan efisiensi produksi yang sempurna dengan keharmonisan di tempat kerja. Manusia dalam sebuah organisasi tidak selalu dapat dengan mudah diramalkan prilakunya karena sering juga tidak rasional. Oleh sebab itu para manajer perlu dibantu dalam menghadapi rnanusia, melalui antar lain ilmu sosiologi dan psikologi. Ada tiga orang pelopor aliran perilaku yaitu : 1. Hugo Munsterberg (1863 -1916) Dikenal sebagai Bapak Psikologi Industri. Sumbangannya yang terpenting adalah berupa pernanfaatan psikologi dalam mewujudkan tujuan-tujuan produktivitas sarna seperti dengan teori-teori
56 manajemen lainnya. Bukunya "Psychology and Indutrial Efficiency", ia memberikan 3 cara untuk meningkatkan produktivitas: a. Menempatkan seorang pekerja terbaik yang paling sesuai dengan bidang pekerjaan yang akan dikerjakannya. b. Menciptakan tata kerja yang terbaik yang memenuhi syarat-syarat psikologis untuk memaksimalkan produktivitas. c. Menggunakan pengaruh psikologis agar memperoleh dampak yang paling tepat dalam mendorong karyawan. 2. Elton Mayo (1880 -1949) Gerakan memperkenalkan hubungannya yang diartikan sebagai satu gerakan yang memiliki hubungan timbal balik manajer dan bawahan sehingga mereka secara serasi mewujudkan kerjasama yang memuaskan, dan tercipta semangat dan efisiensi kerja yang memuaskan. Disini terlihat adanya peran faktor-faktor sosial dan psikologis dalam memberi dorongan kerja kepada karyawan. Satu hal yang menarik dari hasil percobaan Mayo dengan kawan-kawan adalah rangsangan uang tidak menyebabkan membaiknya produktivitas. Mereka menyatakan dalam meningkatkan produktivitas adalah satu karena sikap yang dimiliki karyawan yang merasa rnanajer ataupun atasannya memberikan perhatian yang cukup terhadap kesejahteraan mereka yang dikenal dengan sebutan "Hawthorne effect", Selain itu, juga ditemukan pengaruh kehidupan lingkungan sosial dalam kelompok yang lebih informal lebih besar pengaruhnya terhadap produktivitas. Mayo beryakinan terhadap konsepsnya yang terkenal dengan "Social man” yaitu seharusnyalah dimotivasi oleh kebutuhan-kebutuhan sosial dalam hubungan yang lebih efektif daripada pengawasan ataupun pengendalian manajemen. Konsep "social man” dapat menggantikan konsep "rational man” yaitu seseorang bekerja didorong semata-mata oleh kebutuhan ekonomis pribadi yang terkenal dengan julukan "rational economic man” yang oleh Robert Owen diperkenalkan dengan istilah "vital machine”. Dalam pendidikan dan pelatihan bagi para manajer dirasa semakin pentingnya "people management skills” daripada "engineering atau
57 technicall skills”, Sehingga konsep dinamika kelompok dalam praktek manajemen lebih penting daripada manajemen atas dasar kemampuan perseorangan (individu), Walaupun demikian ada beberapa kelemahan temuan Mayo yang dinyatakan oleh orang-orang yang beranggapan kepuasan karyawan bersifat kompleks, karena selain ditentukan oleh lingkungan sosial, juga oleh faktor-faktor lainnya yaitu tingkat gaji, jenis pekerjaan, struktur dan kultur organisasi, hubungan karyawan manajemen dan lain-lain. Gerakan hubungan manusia terus berkembang dengan munculnya pemikiranpemikiran lain yang juga tergolong dalam aliran perilaku yang labih maju. Penggunaan ilmu-ilmu sosial seperti Sosiologi, Psikologi, dan Antropologi terus dipergunakan dengan penelitian yang lebih sempurna, dan para penelitinya lebih dikenal dengan sebutan "behavioral scientists" daripada 'human relations theorist". Di antara mereka yang terkenal adalah Argyris, Maslow and Mc Gregor yang lebih mengutamakan konsep "self actualizing man" daripada hanya sekedar "social man" dalam memberi dorongan kepada karyawan. Teori Mayo ini pun kemudian lebih ditingkatkan dengan pendapat bahwa rnanusia tidak hanya didorong oleh berbagai kebutuhan yang dikenal dengan konsep "complex-man". Karena tidak ada dua orang yang persis sarna, oleh sebab itu seorang manajer yang efektif akan berusaha mempelajari kebutuhan-kebutuhan setiap individu yang terkait dalam organisasinya agar dapat mempengaruhi individu tersebut. 3. William Ouchi (1981) William Ouchi, dalam bukunya "Theory Z - How America Business Can Meet The Japanese Challenge (1981)", memperkenalkan teori Z pada tahun 1981 untuk menggambarkan adaptasi Amerika atas perilaku Organisasi Jepang. Teori beliau didasarkan pada perbandingan manajemen dalam organisasi. Jepang disebut tipe perusahaan Jepang dengan manajemen dalam perusahaan Amerika disebut perusahaan tipe
58 Amerika. Berikut adalah perbedaan organisasi tipe Amerika dan tipe Jepang Tabel 1. Perbedaan Organisasi Amerika dengan Jepang Organisasi-organisasi Jepang Organisasi-organisasi Amerika Pekerjaan seumur hidup Pekerjaan jangka pendek Evaluasi dan Promosi yang cepat Evaluasi dan Promosi Lamban Jalur-jalur Karir Non Spesialisasi Jalur-jalur Karir Spesialisasi Mekanisme-mekanisme Pengawasan yang selengkapnya Mekanisme-mekanisme Pengawasan Yang Jelas Pengambilan Keputusan secara Perorangan Pengambilan Keputusan secara Kolektif Tanggungjawab Perorangan Tanggungjawab Kolektif Perhatian yang terbagi-bagi Perhatian menyeluruh Sumbangan para ilmuan yang beraliran hubungan manusiawi ini terlihat dalam peningkatan pemahaman terhadap motivasi perseorangan, perilaku kelompok, ataupun hubungan antara pribadi dalam kerja dan pentingnya kerja bagi manusia. Para manajer diharapkan semakin peka dan terampil dalam menangani dan berhubungan dengan bawahannya. Bahkan muncul berbagai jenis konsep yang lebih mengaji pada masalah-masalah kepemimpinan, penyelesaian perselisihan, memperoleh dan memanfaatkan kekuasaan, perubahan organisasi dan konsep komunikasi. Walaupun demikian aliran ini tidak bebas dari kritikan, karena di samping terlalu umum, abstrak dan kompleks, sukar sekali bagi manajer untuk menerangkan tentang perilaku manusia yang begitu kompleks dan sukar memilih
59 nasehat ilmuwan yang mana yang sebaiknya harus dituruti dalam mencapai solusi di dalam perusahan. d. Aliran Manajemen Modern Muncul aliran ini lebih kepada aliran kuantitatif merupakan gabungan dari Operation Research (OR) dan Management Science. Pada aliran ini berkumpul para sarjana matematika, fisika, dan sarjana eksakta lainnya dalam memecahkan masalah-masalah yang lebih kompleks. Tim sarjana ini di Inggris, di Amerika Serikat, sesudah perang Dunia II dikenal dengan sebutan "OR Team” dan setelah perang dimanfaatkan dalam bidang industri. Masalah-masalah ruwet yang memerlukan "OR Team" ini antara lain di bidang transportasi dan komunikasi. Kehadiran teknologi komputer, membuat prosedur OR lebih diformasikan menjadi aliran IImu Manajemen Modern. Pengembangan model-model dalam memecahkan masalah-masalah manajemen yang kompleks. Adanya bantuan komputer, maka dapat memberi pemecahan masalah yang lebih berdasar rasional kepada para manajer dalam membuat putusan-putusannya. Teknik-teknik ilmu manajemen ini membantu para manajer organisasi dalam berbagai kegiatan penting, seperti dalam hal penganggaran modal, manajemen cash flow, penjadwalan produksi, strategi pengembangan produksi, perencanaan sumber daya manusia dan sebagainya. Aliran ini juga memiliki kelemahan karena kurang memberi perhatian kepada hubungan manusia. Oleh karena itu sangat cocok untuk bidang perencanaan dan pengendalian, tetapi tidak dapat menjawab masalahmasalah sosial individu seperti motivasi, organisasi dan kepegawaian. Konsep dari aliran ini sebenarnya sukar dipahami oleh para manajer karena dapat menyangkut kuantitatif sehingga para manajer itu merasa jauh dan tidak terlibat dengan penggunaan teknik-teknik ilmu manajemen yang sangat ilmiah dan kompleks
60 d. Perkembangan Teori Manajemen Ketiga aliran manajemen yang telah diuraikan di atas ternyata sampai sekarang berkembang terus. Aliran hubungan manusiawi dan ilmu manajemen memberikan pendekatan yang penting dalam meneliti, menganalisis dan memecahkan masalah-masalah manajemen. Demikian pula aliran klasik yang telah berkembang ke arah pemanfaatan hasil-hasil penelitian dari aliran lain dan terus tumbuh menjadi pendekatan baru yang disebut pendekatan sistem dan kontingensi. Gambar 7. Perkembangan Teori Manajemen Aliran klasik dikenal dengan pendekatan proses dan operasi manajemen. Dengan terjadinya proses perkembangan yang saling berkaitan di antara berbagai aliran ini, maka kemudian sudah sulit untuk terlalu membedakan dan memisahkan antara aliran-aliran ini. Seperti kita ketahui hingga saat organisasi bisnis merupakan penciptaan pengetahuan dan menjadi sumber inovasi yang penting bagi manajemen. Hal ini dapat dilihat bagaimana perusahaanperusahaan Jepang dan perusahaan besar lain di belahan dunia ini berhasil dan berkembang karena keahlian danpengalaman dari para manajer dan perusahaan secara keseluruhan menciptakan pengetahuan baru, service, system, produk. Adanya inovasi yang terns menerus sebenamya rnerupakan inisiatif dari individual dan interaksi datam kelompok sehingga perubahan terns teljadi
61 merupakan hasil dari pengalaman, penyatuan, diskusi, dialog yang menciptakan pengetahuan baru. Seperti yang dikatakan oleh Ikuijiro Nanoka dakam bukunya Knowledge Creating Company (1995), bahwa pengembangan kerangka kerja teori khususnya teori manajemen adalah "pengembangan kerangka kerja teori, dengan menjelaskan pada dua dimensi, epistemological dan ortological mengenai kreasi pengetahuan organisasional. Dimensi epistemological yang digambarkan pada garis vertikal, yang mana konversi pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit. Sedangkan dimensi ortologi yang mewakili garis horisontal, dimana pengetahuan diciptakan melalui individu-individu yang kemudian ditransformasi pada pengetahuan tingkat kelompok, organisasi dan antar organisasi dan berinteraksi secara terus-menerus" 1. Teori Perilaku Organisasi Perkembangan aliran perilaku organisasi ditandai dengan pandangan dan pendapat baru tentang perilaku manusia dan sistem sosial. Tokoh-tokoh ini antara lain : a. Abraham Maslow yang mengemukakan adanya ”hirarki kebutuhan” dalam penjelasannya tentang perilaku manusia dan dinamika proses motivasi. b. Douglas McGregordengan Teori X dan Y nya. c. Frederick Herzberg yang menguraikan teori motivasi higienis atau teori dua faktor. d. Robert Blake dan Jane Mouton yang membahas lima gaya kepemimpinan dengan kisi-kisi manajerial (managerial grid). e. Rensis Likert yang telah mengidentifikasi dan melakukan penelitian secara ekstensif mengenai empat sistem manajemen, dari sistem 1 : exploitif-otoritatif sampai sistem 4 : partisipatif kelompok. f. Fred Fiedler yang menyarankan pendekatan contingency pada studi kepemimpinan
62 g. Chris Argyris yang memandang organisasi sebagai sistem sosial atau sistem antar hubungan budaya. h. Edgar Schein yang banyak meneliti dinamika kelompok dalam organisasi, dan lain-lain. 2. Teori Kuantitatif (Riset Operasi dan Ilmu Manajemen) Aliran kuantitaif ditandai dengan berkembangnya team-team riset operasi (operation research) dalam pemecahan masalah-masalah industri, yang didasarkan atas sukses team-team riset operasi Inggris dalam Perang Dunia ke II. Sejalan dengan makin kompleksnya komputer elektronik, transportasi dan komunikasi, dan sebagainya, teknik-teknik riset operasi menjadi semakin penting sebagai dasar rasional untuk pembuatan keputusan. Prosedur-prosedur riset operasi tersebut kemudian diformalisasikan dan disebut aliran management science. Teknik-teknik management sience digunakan dalam banyak kegiatan seperti penganggaran modal, manajemen aliran kas, scheduling produksi, pengembangan strategi produk, perencanaan program pengembangan sumber daya manusia, penjagaan tingkat persediaan yang optimal dan sebagainya. Pengunaan teknik-teknik untuk pemecahan masalah dan pembuatan keputusan telah terbukti banyak membantu manajer dalam kegiatankegiatan perencaan dan pengawasan. Langkah-langkah pendekatan management science : a. Perumusan Masalah b. Penyusunan suatu model matematis c. Mendapatkan penyelesaian dari model d. Pengujian model dan hasil yang didapatkan dari model e. Penetapan pengawasan atas hasil-hasil f. Pelaksanaan hasil dalam kegiatan-implementasi
63 c. Perkembangan Teori Manajemen Di Masa Yang Akan Datang Proses perkembangan teori manajemen terus berkembang hingga saat ini yang dilihat dari lima sisi yaitu : 1. Dominan, yaitu aliran yang muncul karena adanya aliran lain. Pengkajian dari masing-masing aliran masih dirasakan bermanfaat bagi pengembangan teori manajemen. 2. Divergensi, yaitu dimana ketiga aliran masing-masing berkemabng sendiri-sendiri tanpa memanfaatkan pandangan aliran-aliran lainnya. 3. Konvergensi, yang menampilkan aliran dalam satu bentuk yang sarna sehingga batas antara aliran nlenjadi kabur. Perkembangan seperti inilah yang sudah terjadi sekalipun bentuk pengembangannya tidak seimbang karena masih terlihat bentuk dominan dari satu rnazhab terhadap yang lain. 4. Sintesis, berupa pengembangan menyeluruh yang lebih bersitat integrasi dari aliran-aliran seperti yang kemudian tampil dalam pendekatan sistem dan kontingensi. 5. Proliferasi, merupakan bentuk perkembangan teori manajemen dengan munculnya teori-teori manajemen yang baru yang memusatkan perhatian kepada satu permasalahan manajemen tertentu.
64 Tabel 2. Perbandingan manajemen tradisional dengan manajemen kontemporer. Manajemen Masa Lalu (abad XX) Manajemen Masa Depan (abad XXI) Stabilitas predictability Perubahan tidak berkelanjutan kuran dan skala ekonomi Kecepatan dan kemampuan untuk merespons Leadership dari puncak Leadership dari setiap orang Kekakuan organisasi Fleksibilitas permanen Pengendalian melalui aturan dan hierarki Pengendalian melalui visi dan values Informasi dijaga ketat Information sharing Analisis kuantitatif Kreativitas dan intuisi Kebutuhan tentang kepastian Dapat menerima keraguan Reaktif, menghindari resiko Proaktif, keberanian menanggung resiko Independensi perusahaan Saling ketergantungan di antara perusahaan Integrasi vertikal Virtual integration Berfokus ke intern organisasi Berfokus ke lingkungan kompetitif Keunggulan kompetitif yang bertahan lama Inovasi berkelanjutan keunggulan kompetitif Bersaing dalam pasar yang telah ada Bersaing dalam pasa masa depan C. Ringkasan Di dalam ilmu manajemen dikenal tiga aliran pemikiran manajemen yang masing-masing berusaha membantu manajer untuk memahami dan memimpin organisasi, serta mengatasi masalah-masalahnya. Tiga aliran pemikiran manajemen tersebut adalah aliran klasik (aliran ini mempunyai dua cabang yaitu manajemen ilmiah dan teori organisasi klasik), aliran hubungan manusiawi (sering disebut aliran perilaku atau aliran neoklasik), dan aliran manajemen modern. Proses perkembangan teori manajemen terus berkembang hingga saat ini yang dilihat dari lima sisi yaitu dominan, divergensi, konvergensi, sintesis, dan proliferasi.
65 D. Evaluasi/Soal Latihan 1. Teori manajemen yang menekankan pada peran pemimpin sebagai sosok yang karismatik dan visioner adalah teori .... a. klasik b. neoklasik c. manajemen ilmiah d. perilaku organisasi 2. Teori manajemen yang menekankan pada pentingnya pembagian kerja dan spesialisasi adalah teori .... a. klasik b. neoklasik c. manajemen ilmiah d. perilaku organisasi 3. Teori manajemen yang menekankan pada pentingnya hubungan manusiawi dalam organisasi adalah teori .... a. klasik b. neoklasik c. manajemen ilmiah d. perilaku organisasi 4. Teori manajemen yang menekankan pada pentingnya adaptasi organisasi terhadap lingkungannya adalah teori .... a. klasik b. neoklasik c. manajemen ilmiah d. perilaku organisasi 5. Teori manajemen yang menekankan pada pentingnya penggunaan teknologi informasi dalam manajemen adalah teori .... a.klasik b.neoklasik c.manajemen ilmiah d.perilaku organisasi 6. Teori manajemen yang menekankan pada pentingnya pemberdayaan karyawan adalah teori .... a. klasik b. neoklasik c. manajemen ilmiah d. perilaku organisasi 7. Teori manajemen yang menekankan pada pentingnya keberlanjutan organisasi adalah teori .... a. klasik b. neoklasik c. manajemen ilmiah d. perilaku organisasi
66 8. Teori manajemen yang menekankan pada pentingnya keberagaman dalam organisasi adalah teori .... a. klasik b. neoklasik c. manajemen ilmiah d. perilaku organisasi 9. Teori manajemen yang menekankan pada pentingnya penerapan prinsip-prinsip agama dalam manajemen adalah teori .... a. neoklasik b. manajemen ilmiah c. perilaku organisasi d. spiritual 10. Proses perkembangan teori manajemen terus berkembang hingga saat ini diantaranya, kecuali …. a. dominan b. sintesis c. divergensi d. spiritual Soal Essay 1. Jelaskan perkembangan teori manajemen dari masa ke masa! 2. Jelaskan perbedaan antara teori manajemen klasik dan teori hubungan manusia! 3. Jelaskan tantangan yang dihadapi dalam pengembangan teori manajemen di masa depan! 4. Sebutkan dan jelaskan proses perkembangan teori manajemen terus berkembang hingga saat ini 5. Jelaskan pengaruh lingkungan terhadap perkembangan teori manajemen!
67 PERTEMUAN VI PERENCANAAN A. Capaian Pembelajaran 1. Mahasiswa mampu menguraikan perencanaan sebagai fungsi dalam manajemen dengan benar 2. Mahasiswa memahami pengertian, proses, tipe-tipe, hierarki, dan pengaturan perencanaan dan pembuatan keputusan 3. Mahasiswa memahami dan mampu menjelaskan pengertian, proses, tipe dan gaya dalam pengambilan keputusan B. Uraian Materi 1. Pengertian Perencanaan Tugas utama dalam merancang suatu lingkungan kerja agar dapat membantu menciptakan efisiensi dan efektivitas kerja individu maupun kelompok dalam berkerja adalah memastikan bahwa tujuan atau sasaran serta metode untuk mencapainya dipahami dengan jelas. Agar usaha kelompok menjadi efektif, setiap individu harus tahu apa yang diharapkan dari mereka untuk mereka raih. Ini merupakan fungsi perencanaan yang mendasari semua fungsi manajeria. Perencanaan dan pembuatan keputusan adalah fungsi manajerial pertama yang harus diperhatikan oleh organisasi. Pembuatan keputusan adalah dasar dari perencanaan. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi di waktu yang akan datang di mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan serta periode sekarang pada saat direncanakan.
68 Gambar 8. Pentingnya Perencanaan Perencanaan adalah penentuan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang seharusnya dilaksanakan, bentuk organisasi yang tepat untuk mencapainya dan orang-orang yang bertanggungjawab terhadap kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan. Jadi perencanaan menyangkut pembuatan keputusan tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan melakukannya,dan siapa yanag akan melakukannya. Dengan demikian fungsi perencanaan merupakan fungsi yang mendasar yang mendahului fungsi-fungsi yang lain. Secara sederhana, perencanaan (planning) dapat diartikan sebagai penetapan tujuan organisasi, dan menentukan bagaimana cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan adalah menentukan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang seharusnya dilaksanakan, bentuk organisasiyang tepat untuk mencapainya, dan orang yang bertanggung-jawab terhadap kegiatankegiatan yang akan dilaksanakan. Jadi perencanaan (planning) : a. Menentukan apa yang ingin dicapai (goals) b. Menetapkan berbagai strategi untuk mencapai goals tersebut c. Membangun rencana-rencana yang lebih kecil untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasi aktifitas-aktifitas d. Jadi menyangkut: apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan melakukannya, dan siapa yang akan melakukan. Menurut T Hani Handoko, perencanaan adalah : “Pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa".
69 Sedangkan menurut Stoner perencanaan merupakan “proses yang mendasar yang dapat dipadatkan menjadi 4 (empat) langkah pokok yang dapat di sesuaikan dengan semua aktivitas perencanaan pada seluruh tingkat organisasi, yaitu : 1. Tetapkan tujuan atau perangkat tujuan Diawali dengan keputusan mengenai apa yang diinginkan atau dibutuhkan oleh organisasi. Prioritas dan pemaparan secara tegas tujuan tujuannya memungkinkan organisasi dapat memusatkan sumberdayanya secara efektif. Jika perencanaan merupakan proses yang benar benar dipahami, lebih mudah bagi tiap indi¬vidu untuk mengembangkan tujuan sendiri dan untuk memperoleh bantuan dan mengembangkan rencana guna mencapai tujuan itu. 2. Tentukan situasi sekarang Analisalah keadaan terakhir dari persoalan yang ada pada organisasi, seberapa jauh organisasi berada dari tujuannya, sumber daya apa yang tersedia untuk mencapai tujuan, informasi keuangan, data statistik, rencana dapat disusun untuk membuat peta kemajuan selanjutnya. 3. Indentifikasi pendukung dan penghambat tujuan Menentukan faktor apakah dalam lingkungan dalam dan luar organisasi yang dapat membantu mencapai tujuan serta faktor apa yang nungkin menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilaku¬kan, namun mengantisipasi situasi, masalah, dan peluang di masa yang akan datang merupakan bagian penting perencanaa 4. Kembangkan rangkaian tindakan untuk mencapai tujuan Yaitu dengan mengembangkan berbagai alternatif tindakan, mengevaluasi alternatif alternatif ini, dan memilih alternatif yang paling cocok. Dalam langkah ini keputusan keputusan menyangkut tindakan tindakan masa depan
70 diambil dan di dalamnya garis garis pedoman untuk pengambilan keputusan yang efektif adalah paling relevan. Terdapat 2 (dua) alasan perlunya perencanaan : a. Protective benefit, Yaitu pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan. b. Positive benefit, Dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.Terdapatnya keuntungan keuntungan apabila organisasi melakukan perencanaan tidak membuat seluruh manajer mampu untuk membuat organisasi pada langkah pertama yang berarti tidak mampu membuat rencana yang efektif. Ada beberapa alasan mengapa manajer tidak mampu untuk menetapkan tujuan yaitu : 1. Tidak mau menetapkan tujuan alternatif Kadang-kadang, kita masing masing mengalami kesulitan untuk menerima kenyataan bahwa kita tidak dapat mencapai semua hal yang kita anggap penting, namun tidak mau mengambil komitmen yang kuat pada salah satu tujuan saja dan mengorbankan yang lain. 2. Takut gagal Takut gagal mencegah manajer mengambil resiko, yang diperlukan dan menetapkan tujuan yang khusus. 3. Kurangnya pengetahuan organisasi. Manajer tidak dapat menetapkan sasaran yang berarti jika tidak memiliki hubungan kerja yang baik dengan organisasi secara seluruhan. Kurangnya pengetahuan organisasi menimbulkan rasa ragu ragu untuk menetapkan tujuan karena mungkin tujuan
71 terse¬but bertentangan dengan tujuan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajer yang lebih tinggi. 4. Kurangnya pengetahuan tentang lingkungan Selain harus memahami lingkungan intern organisasi manajer juga harus mengetahui lingkungan ekstern organisasi untuk menentukan arah mana yang harus diambil dalam menentukan tujuan yang pasti. 5. Kurang Yakin Untuk menetapkan tujuan manajer harus mengetahui kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Apabila manajer kurang yakin atau ragu ragu terhadap kemampuan organisasi maka dia akan ragu ragu dalam menetapkan tujuan Sedangkan Konntz menetapkan langkah-langkah perencanaan dalam 8 (delapan) tahap, yaitu : 1. Menyadari adanya peluang Kesadaran akan suatu kesempatan adanya titik awal yang sebenarnya untuk perencanaan. Hal ini meliputi suatu pandangan terhadap kemungkinan adanya peluang peluang di masa yang akan datang dan kemampuan untuk melihatnya dengan jelas dan lengkap tentang harapan, kekuatan dan kelemahan organisasi. 2. Menentukan sasaran Yaitu menetapkan sasaran bagi seluruh organisasi, yaitu sasaran yang menentukan hasil hasil yang diharapkan menggambarkan hal-hal yang harus dilaksanakan, di mana penekanan penting harus ditempatkan dan apa yang harus dicapai oleh jaringan strategi, kebijakan, prosedur, peraturan, anggaran dan programprogram.
72 3. Menentukan Premis (asumsi) Yaitu menetapkan, mendapatkan persetujuan untuk memanfaatkan menyebarkan premis premis perencanaan kritis. Hal tersebut adalah data yang dapat diramalkan dari sifat sifat sesungguhnya, kebijakan pokok yang dapat diaplikasikan, dan perencanaan perusahaan yang ada, maka akan semakin terkoordinasilah perencanaan perusahaan tersebut. 4. Menentukan arah tindakan alternatif Pentingnya bagi perencanaan untuk mengurangi sejumlah alternatif dengan pemeriksaan pendahuluan jumlah alternatif sehingga yang tinggal hanya yang memberikan harapan akan kemungkinan kemungkinan yang paling berhasil. 5. Mengevaluasi arah tindakan alternatif Yaitu dengan menimbang berbagai faktor dari sudut premis premis serta tujuan, tetapi perencanaan yang khas itu penuh dengan ketidakpastian, masalah kekurangan modal, serta faktorfaktor yang tidak dapat dinyatakan dengan jelas. Dengan demikian biasanya evaluasi sangat sulit, walaupun masalahnya relatif sederhana. 6. Memilih satu arah tindakan Kadang-kadang suatu analisis dan evaluasi arah tindakan alternatif' akan memperlihatkan dua atau lebih arah tindakan yang dianjurkan, kemudian manajer bisa mengambil keputusan untuk mengikuti beberapa arah tindakan untuk memilih satu arah tindakan.
73 7. Merumuskan rencana turunan Merupakan rencana pendukung rencana pokok. Contoh, apabila perusahaan penerbangan merencanakan untuk membeli pesawat baru, maka rencana turunannya adalah penerimaan dan latihan pegawai, pencarian dan pengaturan suku cadang, pengembangan fasilitas pemeliharaan, perencanaan dan pemasangan iklan, pembiayaan dan asuransi 8. Mengurutkan rencana berdasarkan anggaran Setiap departemen atau program suatu perusahaan biasanya mempunyai anggarannya sendiri, biasanya mengenai ongkos ongkos dan pengeluaran dan modal termasuk dalam anggaran keseluruhan perusahaan, jika dilakukan dengan baik, anggaran menjadi sarana untuk mengumpulkan berbagai rencana dan strategi yang penting terhadap proses perencanaan yang dapat diukur. Dari pengertian dan langkah langkah perencanaan dapat kita lihat manfaat dari perencanaan, yaitu : a. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan. b. Membantu dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah utama. c. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas. d. Membantu penempatan tanggungjawab lebih tepat. e. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi. f. Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian organisasi. g. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah di pahami. h. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
74 i. Menghemat waktu, usaha dan dana. Perencanaan mempunyai empat tujuan penting, yaitu : a. Mengurangi atau mengimbangi ketidakpastian dan perubahan-perubahan di waktu yang akan dating b. Memusatkan perhatian kepada sasaran c. Mendapatkan atau menjamin proses pencapaian tujuan terlaksana secara ekonomis d. Memudahkan pengendalian 2. Hakikat Perencanaan Sifat hakiki perencanaan dapat dilihat dari empat prinsip utama, yaitu : 1. Kontribusi pada Tujuan dan Sasaran Tujuan setiap rencana dan semua rencana turunan (derivative) adalah untuk memudahkan pencapaian tujuan dan sasaran. Prinsip ini berasal dari hakikat perusahaan yang terorganisasi, yang terbentuk demi tercapainya tujuan kelompok mellaui kerja sama yang disengaja. 2. Aspek Primer dari Perencanaan (Primary of Planning) Operasi-operasi manajemen dalam pengorganisasian, pengisian lowongan,kepemimpinan dan pengendalian telah didesain untuk mendukung pencapaian tujuan-tujuan, jadi secara logis perencanaan mendahului pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen lainnya. c. Aspek Daya Serap Perencanaan (Pervasiveness of Planning) Fungsi perencanaan dilaksanakan oleh semua manajer meskipun ciri dan luas cakupan perencanaan itu berubah-ubah sesuai dengan otoritas mereka dan dengan sifat kebijakan dan rencana yang diuraikan oleh manajer. Seorang manajer, karena delegasi atau kedudukan otoritasnya dalam organisasi, mungkin melakukan lebih banyak perencanaan atau
75 perencanaannya lebih penting daripada perencanaan manajer lainnya, atau perencanaannya mungkin lebih fundamental dan cakupannya lebih luas daripada perencanaan manajer lain. d. Efisiensi Rencana Efisiensi rencana diukur berdasarkan jumlah kontribusinya kepada maksud dan sasaran setelah biaya terpenuhi dan berdasarkan konsekuensi lainnya yang dicari-cari, yang diperlukan untuk menformulasikan dan mengoperasikannya. Suatu rencana mungkin memberi kontribusi kepada pencapaian tujuan dengan biaya yang terlalu tinggi atau biaya tinggi yang tidak perlu. KOnsep efisiensi mencakup rasio normal mengenai input dan output dalam arti uang, jam kerja, unit produksi yang digunakan untuk memberikan nilai sepeeti kepuasan individua tau kelompok. 3. Jenis-Jenis Perencanaan Menyadari keanekaragaman rencana dapat membantu manajer untuk mengefektifkan perencanaan. Hasil dari proses perencanaan (planning) adalah rencana (plan) Ada beberapa jenis rencana, yaitu : a. Maksud dan Misi Maksud (purpose) adalah tujuan luas yang berlaku bukan hanya bagi organisasi tertentu tetapi berlaku bagi semua organisasi sejenis. Misi (mission) suatu organisasi adalah tujuan khusus yang mebedakan suatu organisasi lain yang sejenis. b. Sasaran Sasaran (objective) adalah target yang harus dicapai oleh suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Jadi sasaran lebih spesifik daripada misi.
76 c. Strategi Strategi (strategy) adalah penentuan utama yang berjangka Panjang dan sasaran-sasaran dari suatu Perusahaan serta pemilihan cara-cara bertindak dan pengalokasian sumberdaya-sumberdaya yang diperlukan untuk mewujudkan tujuan-tujuan tersebut. Jadi strategi menyangkut soal pengaturan berbagai sunberdaya yang dimiliki oleh Perusahaan agar dalam jangka Panjang tidak kalah bersaing. d. Kebijakan Kebijakan (policy) adalah pernyataan-pernyataan umum yang merupakan pedoman di dalam berpikir dan bertindak dalam pengambilan keputusan. e. Prosedur Prosedur (prosedur) adalah rencana yang merupakan metode yang biasa dipakai dalam menangani kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan. f. Peraturan Peraturan (rule) adalah tindakan-tindakan yang dituntut untuk dilakukan dan dipilih dari beberapa alternatif yang ada. Suatu peraturan menuntut dilaksanakan atau tidak dilaksanakannya suatu Tindakan tergantung pada situasi. g. Program Program (programme) adalah gabungan dari tujuan-tujuan kebijakankebijakan, prosedur-prosedur, peraturan-peraturan, pemberian tugas-tugas, langkah-langkah yang akan diambil, sumberdaya-sumberdaya yang akan digunakandan unsur-unsur lain yang diperlukan untuk melaksanakan arah Tindakan tertentu. Program biasanya didukung oleh modal dan anggaran belanja.
77 h. Anggaran Anggaran (budget) adalah suatu rencana yang menggambarkan hasil yang diharapkan dan dinyatakan dalam bentuk angka-angka. 4. Perencanaan Strategik Dan Perencanaan Operasional a. Perencanaan Strategik Rencana memiliki banyak fungsi dalam suatu organisasi, mereka menetapkan sasaran sasaran yang harus dipenuhi oleh rencana-rencana pada tingkat yang lebih rendah, mereka memberikan sarana sarana untuk mencapai sasaran sasaran yang ditentukan dalam rencana rencana tingkat yang lebih tinggi; dan berbagai fungsi sebagai wahana untuk komunikasi di antara para anggota organisasi. Menurut George A. Stoner dan John B. Miner dalam bukunya “Management Policy and Strategy" Perencanaan strategi adalah : Proses pemilihan tujuan tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan dan program program strategik yang diperlukan untuk tujuan tujuan tersebut dan penetapan metode metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah dilaksanakan. 1. Proses Perencanaan Strategi Stoner membagi proses perencanaan strategi menjadi 9 (sembilan) langkah yang terinci sebagai berikut Langkah 1. Perumusan Tujuan Mencakup penilaian dan pemahaman maksud organisasi, penentuan misi dan penetapan sasaran yang menerjemahkan misi ke dalam istilah yang konkret.
78 Langkah 2. ldentifikasi Strategi dan Tujuan Sekarang Suatu profil perusahaan adalah hasil analisa internal perusahaan untuk mengidentifikasikan tujuan dan strategi sekarang, serta merinci kuantitas dan kualitas sumber daya perusahaan yang tersedia. Profil perusahaan menunjukkan kesuksesan perusahaan di waktu lalu dan kemampuannya untuk pelaksanaan kegiatan di masa yang akan datang. Langkah 3. Analisis Lingkungan Yaitu mengidentifikasikan cara bagaimana perubahan dalam lingkungan ekonomi, teknologi, sosio budaya dan politik/hukum suatu organisasi dapat secara langsung mempengaruhi organisasi. Juga untuk mengidentifikasikan cara bagaimana para pesaing, pemasok, pelanggan, lembaga pemerintah, dsb mempengaruhi organisasi secara langsung. Langkah 4. Analisis Sumberdaya Yaitu untuk mengidentifikasikan kelebihan dan kekurangan organisasi dalam Bersain Charles W. Hofer dalam bukunya "Strategy Formulation” memberikan 4 (empat) langkah dalam menganalisis sumber daya, yaitu a. Kembangkan sebuah profil dari sumberdaya utama organisasi (keuangan fisik organisasi, manusia, tekno¬logi) dan kembangkan. b. Tentukan syarat utama keberhasilan segmen pasar/produk di mana organisasi bersaing. c. Bandingkan profil sumberdaya dengan syarat utama keberhasilan untuk mengetahui kekuatan utama yang dapat menjadi sebuah strategi yang efektif dan untuk mengetahui kelemahan utama yang perlu ditanggulangi. d. Bandingkan kekuatan dan kelemahan organisasi dengan kekuatan dan kelemahan pesaing utamanya untuk mengidentifikasikan keahlian dan sumberdayanya yang dapat memberikan keuntungan bersaing di pasar.
79 Langkah 5. Identifikasikan Peluang dan Ancaman Strategik Berbagai kesempatan dan ancaman dapat ditimbulkan banyak faktor, antara lain : perkembangan teknologi, penurunan kondisi pasar, perubahan politik atau perilaku konsumen. Namun lingkungan yang sama yang merupakan peluang bagi yang organisasi yang satu dapat menjadi ancaman bagi organisasi yang lain. Seperti kemajuan teknologi, bagi perusahaan yang mampu mengikuti perkembangan merupakan peluang baginya untuk kemajuan perusahaan sedangkan bagi perusahaan yang tidak mengikutinya maka mereka akan tertinggal di belakang. Langkah 6. Penentuan tingkat Perubahan Strategik yang Dibutuhkan Langkah berikutnya mencakup identifikasi, penilaian dan pemilihan berbagai alternatif strategik. Keputusan ini harus didasarkan pada apakah performance gabungan dapat diidentifikasi. Performance gabungan adalah perbedaan antara sasaran yang ditentukan dalam proses perumusan tujuan dan hasil yang mungkin dicapai bila strategi yang ada diteruskan. Langkah 7. Pengambilan Keputusan Strategik Langkah ini menyangkut pengidentifikasian, pengevaluasian dan pemilihan pendekatan strategik alternatif. Adapun aspek aspek yang berkaitan dengan alternatif strategi adalah : identifikasi alternatif strategi, evaluasi alternatif strategi dan pemilihan alternatif strategi. Richard P. Rumelt dalam "Evaluation on Strategy" serta Schendel dan Hofer dalam "Strategic Managment: a new view of Business Policy' and Planning" memberikan kriteria untuk mengevaluasi alternatif strategik, yaitu : a. Strategi itu dan bagian komponennya harus mempunyai tujuan, sasaran dan kebijaksanaan yang konsisten. b. Strategi itu harus memusatkan sumberdaya dan upaya pada hal hal penting yang diidentifikasikan dalam proses. c. Strategi itu harus menangani sub masalah yang dapat dipecahkan dengan memperhatikan sumberdaya dan ketrampilan organisasi.
80 d. Strategi itu harus mampu memproduksi hasil yang di¬harapkan yaitu ia harus menunjukkan janji yang benar-benar ditepati. Langkah 8. Implementasi Strategi Implementasi berarti peletakan strategi menjadi kegia¬tan. Langkah ini melibatkan penugasan tanggung jawab atas sukses semua atau sebagian strategi kepada karya¬wan yang sesuai, diikuti dengan alokasi sumberdaya yang dibutuhkan. Langklah 9. Pengukuran dan Pengendalian Kemajuan Selama implementasi berlangsung, manajer harus memeriksa kemajuan atas rencana strategik secara ber¬kala atau pada tahap tahap penting untuk menilai apakah organisasi bergerak ke arah sasarannya. b. Perencanaan Operasional 1. Rencana Sekali Pakai Merupakan arah tindakan terinci yang mungkin tidak akan terulang dalam bentuk yang sama di masa yang akan datang. Bentuk utama rencana sekali pakai adalah : a. Program, memperlihatkan, langkah langkah utama yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan, anggota organisasi yang bertanggungjawab dan urutan urutan serta peraturan waktu setiap langkah. b. Proyek, merupakan bagian dari program yang lebih kecil dan terpisah, setiap proyek mempunyai lingkup terbatas dan petunjuk yang jelas mengenai tugas dan waktu. c. Anggaran, merupakan pernyataan tentang sumber daya keuangan yang disediakan untuk kegiatan dan waktu tertentu.
81 2. Rencana Tetap Memberikan kesempatan kepada manajer untuk menghemat waktu digunakan dalam perencanaan dan pengambilan keputusan karena situasi yang serupa ditangani dengan satu cara yang konsisten yang telah ditentukan sebelumnya. Namun demikian rencana tetap dapat tidak menguntungkan karena tidak mengikat manajer pada keputusan masa, lampau yang mungkin tidak sesuai lagi, karena itu rencana tetap itu ditafsir dan digunakan dengan cara yang lebih luas. Rencana tetap yang utama adalah : a. Kebijaksanaan, merupakan suatu pedoman umum dalam pengambilan keputusan. Kebijaksanaan menentukan batas batas sekitar keputusan yang tidak dapat diambil dan menyang¬kut hal hal yang sangat penting, dibuat secara resmi dan sengaja untuk manajer puncak organisasi dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi organisasi, dan perlu menghilangkan adanya pertentangan/kekacauan yang terjadi pada tingkat bawah dalam organisasi. b. Prosedur Standar, memberikan seperangkat petunjuk terin¬ci untuk me- laksanakan urut urutan tindakan yang sering terjadi. Petunjuk terinci akan membimbing karyawan dalam melaksanakan tugas tugas untuk menjamin adanya suatu pendekatan yang konsisten terhadap situasi tertentu. c. Peraturan, adalah pernyataan bahwa suatu tindakan harus dilakukan atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Peraturan adalah rencana tetap yang paling jelas dan merupakan pengganti pedoman pengambilan keputusan.
82 5. Pembuatan Dan Pengambilan Keputusan Pembuatan keputusan menggambarkan proses dari serangkaian kegiatan dipilih sebagai penyelesaian suatu masalah tertentu. Manajer akan membuat tipe tipe keputusan yang berbeda sesuai perbedaan kondisi dan situasi yang ada. Keputusan juga dapat dibedakan antara keputusan yang dibuat dengan kondisi yang pasti yaitu keputusan yang deprogram menurut kebiasaan, aturan dan prosedur serta keputusan yang tidak diprogram. Organisasi sering menghadapi banyak sekali masalah dan peluang, sehingga setiap manajer harus mampu berperan secara efektif dalam mengenal masalah dan peluang demi kemajuan perusahan sekaligus meningkatkan efisiensi, dan untuk itu banyak faktor dapat membantu manajer dalam menelaah masalah dqan peluang. a. Proses Penemuan Masalah Dalam banyak situasi proses penemuan masalah seringkali bersifat informal dan intuitif. Dan secara umum ada empat situasi yang dapat membantu untuk mengenal lebih dini adanya masalah, yaitu : 1. Bila ada penyimpangan dari pengalaman yang lalu, berarti pola kinerja atau prestasi yang allu dalam organisasi berubah. Keadaan seperti ini menjadi tanda bagi manajer bahwa suatu masalah telah berkembang 2. Bila ada penyimpangan dari rencana, berarti proyeksi atau harapan pimpinan tidak terpenuhi. Peristiwa-peristiwa yang terjadi menjadi pertanda bahwa suatu tindakan harus dilakukan untuk mengembalikan kegiatan tersebut kea rah semula yang telah ditetapkan. 3. Bila ada ada orang atau pihak luar yang menyampaikan masalah-masalah kepada manajer. Banyak keputusan yang harus diambail oleh manajer menyangkut masalah yang disampaikan orang lain dalam keseharian kerja. 4. Prestasi para pesaing. Persaingan dalam suatu organisasi dapat menimbulkan masalah bagi manajer, misalnya, berbedanya prestasi dari cabang-cabang yang dimiliki Perusahaan.
83 b. Penemuan Masalah Tidaklah mudah menentukan apakah suatu situasi yang dihadapi suatu perusahaan menimbulkan masalah atau peluang. Peluang yang terlewatkan akan menimbulkan masalah bagi perusahaaan, dan peluang sering ditemukan saat penyelidikan suatu masalah dilakukan. c. Menemukan untuk Memutuskan Setiap manajer harus mampu memcahkan suatu masalah dan memanfaatkan peluang yang ada. Ada bbeberapa hal yang harus dilakukan tentang bagaimana manajer menemukan suatu situasi yang merupakan masalah atau peluang dan memutuskan untuk menghadapinya. d. Ambang Pengenalan Masalah Dapat dilakukan dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan antara lain : 1. Seberapa besar perbedaan atau kesenjangan antara keadaan nyata dengan yang diinginkan? 2. Bagaiaman hal itu mempengaruhi kesempatan kita untuk mencapai tujuan organisasi? 3. Sejauh mana usaha kita untuk mengatasi kesenjangan yang terjadi? 4. Seberapa cepat Tindakan harus diambil untuk mengatasi masalah yang terjadi atau peluang? Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut secara efektif, para manajer harus menggunakan pertimbangan mereka berdasarkanpengetahuan merekatentang lingkungan kekuatan organisasi baik yang langsung maupun tidak langsung. Maka untuk menjadi seorang manajer yang efektif sangatlah penting melakukan pengumpulan informasi, baik melalui cara formal maupun tidak formal.
84 e. Menetapkan Prioritas Penting bagi manajer untuk menentukan prioritas dan mendelegasikan masalah -masalah yang lebih kecil atau ringan kepada para bawahannya. Pertanyaan-pertanyaan seperti apakah masalah itu mudah diatasi, mungkinkan masalah itu selesai dengan sendirinya, atau apakah keputusan ini harus saya yang mengambilnya dapat membantu manajer melakukannya. Karena keputusan yang diambil mencakup peristia-peristiwa di masa yang akan datang,setiap manajer harus pula belajar menganalisis di bawah kondisi mana keputusan akan diambil, kondisi kepastian, risiko, atau ketidakpastian. Kondisi-kondisi pengambilan keputusan ini dikelompokkan dalam suatu rangkaian kesatuan mulai dari kepastian, berisiko sampai ketidak pastian. Kepastian Risiko Ketidakpastian Tinggi Rendah Gambar 9. Kondisi Pengambilan Keputusan Herbert A. Simon mengemukakan teknik-teknik tradisional dan modern dalam pembuatan keputusan keputusan yang diprogram dan tidak diprogram, sebagai berikut
85 Tabel 3. Teknik Pembuatan Keputusan Tipe-tipe keputusan Teknik-teknik Pembuatan Keputusan Tradisional Modern Diprogram : Keputusan-keputusan rutin dan berulang-ulang. Organisasi mengembangkan prosesproses khusus bagi penanganannya 1. Kebiasaan 2. Kegiatan rutin Prosedur-prosedur pengoperasian standar. 3. Struktur organisasi Penghargaan umum Sistem tujuan Saluransaluran informasi yang disusun dengan baik. 1. Teknik-teknik riset operasional 2. Analisa matematik, model-model simulasi komputer. 3. Pengolahan data elektronik. Tidak diprogram : Keputusan-keputusan sekali pakai, disusun tidak sehat, kebijaksanaan,ditangani dengan proses pemecahan 1. Kebijaksanaan intuisi, dan kreatifitas. 2. Coba-coba 3. Seleksi dan latihan para pelaksana 1. Latihan membuat keputusan 2. Penyusunan Program-program komputer “heuristic” 6. Penetapan Tujuan Tujuan memiliki arti yang berbeda beda, menurut sudut pandangan yanq berkepentingan seperti masyarakat, pelanggan, investor, eksekutif puncak dan sebagainya. Menurut C. Perrow dalam "Organizational Analysis : A Sociological View", terdapat 5 (lima) tipe tujuan yaitu : a. Tujuan Kemasyarakatan (Societal goals), yang berkenaan dengan kelas kelas organisasi luas yang memenuhi kebutuhan masyarakat. b. Tujuan keluaran (Output goals), yang berkenaan dengan jenis jenis produksi tertentu dalam bentuk fungsi fungsi konsumsi, seperti barang barang konsumsi, jasa jasa bisnis dan sebagainya.
86 c. Tujuan sistem (System goals), di mana pernyataan atau cara pelaksanaan fungsi organisasi, tidak tergantung pada barang/jasa yang diproduksi atau tujuan yang diambil. d. Tujuan Produk (Product goals), yang berkenaan dengan kualitas, kuantitas, gaya, keunikan, keanekaragaman, dsb dari produk. e. Tujuan turunan (Derived goals) tujuan digunakan organisasi untuk meletakkan kekuasaaannya dalam pencapaian tujuan lain seperti maksud politik, pelayanan masyarakat, dan sebagainya Proses Penetapan Tujuan Merupakan usaha untuk menciptakan nilai nilai tertentu, melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. Menurut John A. Pearce II dan Richard B. Robinson Jr dalam “Srategy Management : Strategy Formulation and Implementation", terdapat unsur dasar yang melatar belakangi penetapan tujuan suatu organisasi, yaitu : 1. Barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai manfaat paling sedikit sama dengan harganya. 2. Barang dan jasa dapat memuaskan kebutuhan konsumen. 3. Teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasil¬kan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing. Dengan kerja keras dan dukungan seluruh sumberdayanya, organi¬sasi dapat beroperasi dengan lebih baik untuk tumbuh dan meng¬hasilkan laba. Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang mengun¬tungkan, sehingga mereka bersedia menanamkan modalnya dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu sukses organisasi Sedangkan Peter F. Drucker dalam "Managing for Result", mengidentiiikasikan 8 (delapan) bidang pokok di mana perusahaan harus menetapkan tujuan : 1. Posisi Pasar, perusahaan harus menetapkan tujuan mengenai segmen pasar yang akan direbut. 2. Produktivitas, tujuan ini ditetapkan mencakup metode kerja, kemajuan mesin dan peralatan dan peningkatan efisiensi karyawan.
87 3. Sumberdaya Fisik dan Keuangan, tujuan harus ditetapkan dengan memperhatikan mesin, peralatan serta penyediaan bahan baku. 4. Profitabilitas, tujuan laba penting untuk mencaoau tujuan lain seperti litbang bagi inovasi, kekuatan keuangan untuk menggan¬ti mesin dan peralatan atau pengupahan untuk menarik karyawan. 5. Inovasi, walaupun sesuatu yang baru mengandung resiko, namun memiliki kemungkinan untuk berhasil. 6. Prestasi dan Pengembangan Manajer, tujuan yang berdasarkan kualitas pelaksanaan manajemen dan untuk menjamin pengembangan para manajer di semua tingkatan. 7. Prestasi dan Sikap Masyarakat, tujuan yang menyangkut fungsi karyawan memberikan kegunaan bagi manajemen dalam pencapaian efektivitas. 8. Tanggungjawab Sosial dan politik, tujuan ini ditetapkan untuk menangani masalah publik, kegiatan hukum dan pemerintahan dan sebagainya. C. Ringkasan Perencanaan dan pembuatan keputusan adalah fungsi manajerial pertama yang harus diperhatikan oleh organisasi. Pembuatan keputusan adalah dasar dari perencanaan. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi di waktu yang akan datang di mana perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan serta periode sekarang pada saat direncanakan. Secara sederhana, perencanaan (planning) dapat diartikan sebagai penetapan tujuan organisasi, dan menentukan bagaimana cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan adalah menentukan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang seharusnya dilaksanakan, bentuk organisasiyang tepat untuk mencapainya, dan orang yang bertanggung-jawab terhadap kegiatankegiatan yang akan dilaksanakan.
88 D.Evaluasi/Soal Latihan 1. Perencanaan adalah proses yang .... a. mengidentifikasi tujuan dan sasaran b. mengembangkan strategi untuk mencapai tujuan c. mengalokasikan sumber daya untuk mencapai tujuan d.semua jawaban benar 2. Proses perencanaan dimulai dengan .... a. penetapan tujuan dan sasaran b. pengembangan strategi c. alokasi sumber daya d. pengukuran kemajuan 3. Tujuan dan sasaran yang baik harus .... a. spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berwaktu b. spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan realistis c. spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan dapat diimplementasikan d. semua jawaban benar 4. Strategi adalah .... a. rencana untuk mencapai tujuan b. rangkaian tindakan untuk mencapai tujuan c. cara untuk mencapai tujuan d. semua jawaban benar 5. Alokasi sumber daya adalah proses .... a. menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan b. mengalokasikan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan c. menggunakan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan d. semua jawaban benar 6. Pengukuran kemajuan adalah proses .... a. mengukur kemajuan yang telah dicapai dalam mencapai tujuan b. membandingkan kemajuan yang telah dicapai dengan tujuan yang telah ditetapkan c. melakukan penyesuaian jika diperlukan d. semua jawaban benar 7. Penyesuaian adalah proses .... a. melakukan perubahan pada rencana jika diperlukan b. melakukan perubahan pada strategi jika diperlukan c. melakukan perubahan pada sumber daya jika diperlukan d. semua jawaban benar
89 8. Perencanaan memiliki manfaat .... a. membantu organisasi mencapai tujuan b. meningkatkan efisiensi dan efektivitas c. mengurangi risiko kegagalan d. semua jawaban benar 9. Perencanaan memiliki keterbatasan .... a. perencanaan tidak dapat menjamin keberhasilan b. perencanaan tidak dapat mengatasi perubahan c. perencanaan dapat menjadi kaku dan sulit untuk diubah d.semua jawaban benar 10. Faktor-faktor yang mempengaruhi perencanaan adalah .... a. lingkungan internal organisasi b. lingkungan eksternal organisasi c. visi dan misi organisasi d.semua jawaban benar Soal Essay 1. Jelaskan pentingnya perencanaan dalam mencapai tujuan, baik dalam skala individu maupun organisasi! 2. Jelaskan perbedaan antara perencanaan strategis, taktis, dan operasional. Berikan contoh bagaimana ketiga jenis perencanaan ini dapat diterapkan dalam suatu organisasi! 3. Jelaskan bagaimana Anda akan menggunakan teknik forecasting (peramalan) dalam proses perencanaan! 4. Jelaskan bagaimana kendala-kendala yang sering dihadapi dalam proses perencanaan. dapat diatasi untuk menghasilkan rencana yang efektif! 5. Jelaskan bagaimana mengevaluasi dan memonitor kemajuan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam rencana. Berikan contoh bagaimana menggunakan feedback dan informasi dari hasil evaluasi untuk menyempurnakan rencana di masa depan!
90 PERTEMUAN VII PENGORGANISASIAN A. Capaian Pembelajaran 1. Mahasiswa mampu memahami arti pengorganisasian, prinsip-prinsip, hasilhasil, dan syarat pengorganisaisan sebagai suatu proses 2. Mahasiswa mampu menjelaskan perbedaan organisasi formal dan informal 3. Mahasiswa mampu membedakan bentuk-bentuk, wewenang dan departementalisasi yang dapat dilakukan dalam organisasi B. Uraian Materi 1. Pengertian Organisasi Organisasi merupakan sekumpulan dua orang atau lebih yang berkumpul dalam wadah yang sama dan memiliki satu tujuan. sumber daya baik dengan metode, material, lingkungan dan uang serta sarana dan prasarana, dan lain sebagainya dengan efisien dan efektif untuk bisa mencapai tujuan organisasi. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah bagi orang-orang untuk berkumpul, bekerja sama secara rasional dan sistematis, terencana, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-prasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan hubungan di antara fungsi fungsi, bagian bagian, atau posisi posisi maupun orang orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggungjawab yang berbeda beda dalam suatu organisasi.
91 Struktur organisasi dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu : 1. Organisasi Formal , Suatu organisasi dimana aktivitas seseorang atau lebih dikoordinasi secara sadar menuju tujuan tertentu. Inti organisasi formal adalah tujuan umum yang sadar dan bahwa organisasi formal lahir bila orang-orang dapat berkomunikasi satu sama lain, bersedia untuk bertindak, dan bersamasama mempunyai satu tujuan. Agar organisasi formal efektif haruslah memperhatikan prinsip kesatuan tugas dan prinsip efisiensi. Prinsip kesatuan tugas karena struktur organisasi efektif bila struktur yang ada memungkinkan setiap individu yang memberikan sumbangan dalam pencapain tujuan, sedangkan prinsip efisiensi karena struktur suatu organisasi adalah efisien bila memudahkan pencapaian tujuan-tujuan oleh orang-orang yang ada, artinya struktur itu efektif dengan biiaya yang murah 2. Organisasi Informal Organisasi informal adalah setiap aktivitas pribadi atau gabungan tanpa tujuan gabungan yang sadar, meskipun mungkin memberi sumbangan kepada hasil hasil gabungan. Tipe-tipe organisasi informal seperti : kelompok kekeluargaan, persahabatan, arisan, dsb. Tujuan daripada organisasi informal adalah memenuhi kebutuhan yang tidak dapat dipenuhi orqanisasi formal, seperti kebutuhan akan informasi untuk mempercepat komunikasi, melanggengkan budaya kelompok. Bagan organisasi menggambarkan 5 (lima) aspek utama dalam suatu Struktur organsiasi, yaitu : a. Pembagian kerja Setiap kontak menunjukkan individu atau organisasi yang bertanggungjawab untuk kegiatan organisasi terhadap hasil dan tingkat spesialisasi yang digunakan.
92 b. Manajer dan bawahan (rantai perintah) Menunjukkan hubungan wewenang tanggungjawab yang menghubungkan atasan dan bawahan dalam keseluruhan organisasi. c. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan Label dan penjelasan pada tiap kotak menunjukkan pekerjaan organisasional atau bidang tanggungjawab yang berbeda. d. Pengelompokkan segmen dan pekerjaan Keseluruhan bagan menunjukkan atas dasar apa kegiatan kegiatan organisasi dibagi, apakah atas dasar fungsional atau division¬al (departementasi). e. Tingkatan manajer yang menunjukkan keseluruhan hirarki manajemen. 2. Prinsip-Prinsip Organisasi Suatu organisasi dapat berperan dan berjalan dengan baik, memerlukan adanya prinsip-prinsip yang dapat dijadikan sebagai pedoman dalam pelaksanaannya. Prinsip-prinsip tersebut antara lain : a. Desain Organisasional (Organizational Design) Penentuan struktur organisasi yang tepat bagi strategi, orang, dan tugas organisasi b. Struktur Organisasi (Organizational Structure) Cara di mana kegiatan-kegiatan suatu ornganisasi dibagi, diorganisasi dan dikoordinasi c. Pembagian Kerja (Division of Work) Permbagian kerja adalah pengelompokan kegiatan kerja ke dalam departemen departemen yang sama dan secara logis berhubungan, sehingga