STRATEGI MENGURANGKAN RISIKOMengurangkan kemungkinan berlakunya risiko dengan mengawal penyebab berlakunya risiko tersebut.Mengurangkan kesan risiko. Iaitu mengurangkan tahap teruknyakerugian yang ditanggung dengan melaksanakan usahamengekang kerugian dan langkah mengurangkan kerugian.KAWALAN PENCEGAHANKAWALAN MITIGASIBab 6 : Pelan Pengurusan Risiko186
BIL JENIS RISIKOINSIDEN RISIKOKEBARANGKALIANIMPAK SEKIRANYA RISIKO BERLAKUPURATA IMPAKTAHAP RISIKOKOD TAHAP RISIKOSTRATEGI KAWALANManusia(a)Reputasi(b)Kewangan(c)Operasi(d)a+b+c+d/nPurata impak x kebarangkalianBerdasarkan warnaElak/Cegah/Pindah/Mitigasi1 OPERASIKeciciran Pendidikan (TH sekolah)5 - 2 3 38/3 = 2.6@ 33x5 = 15Extreme Cegah2 KESELAMATAN Buli 4 4 4 - 412/3 = 44x4= 16Extreme Cegah3 REPUTASIKeciciran Pembelajaran (3M)4 - 2 2 26/3= 22x4=08High Mitigasi4 KEWANGANTeknikal/Tidak ikut SOP3 - 3 3 39/3=33x3=09High MitigasiPELAN PENGURUSAN RISIKO : SK LIKASBab 6 : Pelan Pengurusan Risiko187
BIL JENIS RISIKOINSIDEN RISIKOKEBARANGKALIANIMPAK SEKIRANYA RISIKO BERLAKU PURATA IMPAK TAHAP RISIKOKOD TAHAP RISIKOSTRATEGI KAWALANManusia(a)Reputasi(b)Kewangan(c)Operasi(d)a+b+c+d/nPurata impak x kebarangkalianBerdasarkan warnaElak/Cegah/Pindah/Mitigasi5 KESELAMATANElectrical Shock 5 2 1 5 513/4= 3.25 @ 33 x 5= 15Extreme Cegah6 OPERASIKecederaan semasa aktiviti PJPK2 3 4 2 211/4= 2.75@ 33 x 2=06High Mitigasi7 REPUTASISPM merosot 3 tahun3 - 4 3 29/3= 33 x 3= 09HIgh Mitigasi8 OPERASIKesihatan: Keracunan makanan2 2 4 2 210/4= 2.5 @ 33 x 206Medium MitigasiPELAN PENGURUSAN RISIKOBab 6 : Pelan Pengurusan Risiko188
BIL JENIS RISIKOINSIDEN RISIKOKEBARANGKALIANIMPAK SEKIRANYA RISIKO BERLAKU PURATA IMPAK TAHAP RISIKOKOD TAHAP RISIKOSTRATEGI KAWALANManusia(a)Reputasi(b)Kewangan(c)Operasi(d)a+b+c+d/nPurata impak x kebarangkalianBerdasarkan warnaElak/Cegah/Pindah/Mitigasi9BENCANA ALAMBanjir 3 - 2 5 512/4= 33 x 3= 09High Mitigasi10BENCANA ALAMJerebu 3 3 2 3 311/4= 2.75@ 33 x 3=09High Mitigasi11BENCANA ALAMGelombang Haba 3 4 4 3 314/4= 3.5@ 44 x 3= 12HIgh CegahPELAN PENGURUSAN RISIKOBab 6 : Pelan Pengurusan Risiko189
TIADA KESANKECIL SEDERHANA BESARSANGAT BESARSKALA 1 2 3 4 55 HAMPIR PASTI Mitigasi Mitigasi Cegah/PindahElak/Cegah/PindahElak/Cegah/Pindah4KEMUNGKINAN TINGGIMitigasi Mitigasi Cegah/Pindah Cegah/PindahElak/Cegah/Pindah3 ADA KEMUNGKINAN Terima/Mitigasi Mitigasi Pindah/Mitigasi Cegah/Pindah Cegah/Pindah2KEMUNGKINAN RENDAHTerima/Mitigasi Mitigasi Pindah/Mitigasi Pindah Pindah1 JARANG Terima/Mitigasi Terima/Mitigasi Terima/Pindah/MitigasiPindah Pindah12090603Kebarangkalian (How often)KAEDAH MENENTUKAN STRATEGIK MENGAWAL RISIKO05 10 15 20 2504 08 16 2003 06 12 1502 04 08 1001 02 04 05Note:Pilihan strategi mengawal resiko berdasarkanpersilangan impak dengan kebarangkaliandimana mata itu berada.Impak (How serious is the impact)Bab 6 : Pelan Pengurusan Risiko190
BILNAMA RISIKO(Risk Name)PUNCA RISIKO(Source of Risk)TAHAP RISIKO(Risk Severity)STRATEGI PENYELESAIAN(Mitigation Strategy)KAEDAH PERLAKSANAAN(Key Controls)TANGGUNGJAWAB(Responsibility Risk Owner)KAJIAN SEMULA(Review)JENIS RISIKO: OPERASI PENDIDIKAN dan OPERASI PEMBELAJARAN1Ketidakhadiran ke sekolah menyebabkan keciciran.Krisis keluarga,Kewangan,Hilang minatGagal kuasai 3M dan KAKEkstreme(15)Motivasi dan kaunseling,Perbincangan dengan penjaga,Surat dan amaran ikut SOPZiarah caknaGuru Penyayang,Dialog prestasi.Jawatankuasa khas menangani ketidakhadiran,Kolaborasi dengan PIBKS - operasi bersama (ziarah cakna)Guru besarGPK HEMGuru KaunselingGuru kelasAJK PIBKSSetiap 3 bulan2Gagal menguasai literasi dan numerasi (3M) : Murid Tahap 2Ketidakhadiran ke sekolah,Murid lemah (slow learnest)Terabai dan diabaikan oleh guru dan penjagaHigh(8)Aktiviti PLAN,Modul MOBIM,Modul khidmat bantu untuk penjagaUjian pengesanan setiap bulanIntervensi/kelas khas 3M tanpa melibatkan sukatan arus perdana.Bimbingan individualKolaborasi semua guru BM, Mate dan BI dgn guru pemulihan Guru besar,GPK 1,Ketua Panitia BM, Mate dan BI,Guru PemulihanSetiap 3 bulanPEMANTAUAN DAN PELAPORAN RISIKOBab 6 : Pelan Pengurusan Risiko191
BILNAMA RISIKO(Risk Name)PUNCA RISIKO(Source of Risk)TAHAP RISIKO(Risk Severity)STRATEGI PENYELESAIAN(Mitigation Strategy)KAEDAH PERLAKSANAAN(Key Controls)TANGGUNGJAWAB(Responsibility Risk Owner)KAJIAN SEMULA(Review)JENIS RISIKO: OPERASI PENDIDIKAN3 Insiden buliSikap tradisi senior - juniorNarsisistik dan keegoan Kelemahan pengurusan (pemantauan)Ekstreme(16)Program Sekolahku SejahteraMentor - menteeKaunseling dan khidmat nasihatTindakan tegas - buang sekolahPendekatan agama -kewajipan solat berjemaahAktiviti kolaborasi -gotong royong, ko kurikulum dllGuru BesarGPK HEMGuru Disiplin6 bulan sekali4Kecederaan semasa aktiviti PJPKFaktor manusia: Kelemahan pengurusan -kurangnya penyelenggaraan dan tidak ikut SOPHigh(6)Penyelengaraan peralatan permainan seperti tiang gol, tiang net ball, bola tampar, bola baling dllPeringatan dan pematuhan SOP keselamatan seperti mengambil dan menghantar lembing dan peluru di padang dllJawatankuasa task force keselamatan di padang dan di gelanggangKolaborasi bersama semua guru PJPKGuru BesarGPK Ko KoSemua guru PJPK6 bulan sekaliPEMANTAUAN DAN PELAPORAN RISIKOBab 6 : Pelan Pengurusan Risiko192
BILNAMA RISIKO(Risk Name)PUNCA RISIKO(Source of Risk)TAHAP RISIKO(Risk Severity)STRATEGI PENYELESAIAN(Mitigation Strategy)KAEDAH PERLAKSANAAN(Key Controls)TANGGUNGJAWAB(Responsibility Risk Owner)KAJIAN SEMULA(Review)JENIS RISIKO: BENCANA ALAM5Banjir -kerosakan harta bendaFaktor CuacaHigh(12)Persediaan pemindahan perabot dari tingkat bawah ke tingkat yang lebih tinggi sebelum cuti sekolah akhir tahunJawatankuasa khas bencanaGotong royong guru, pekerja dan PIBKSGuru BesarSemua GPKPekerja sekolahJawatankuasa PIBKSSetahun sekali6 Jerebu Faktor CuacaHigh(12)Pemakaian pelitup mukaMenghadkan aktiviti luar bilik darjahJawatankuasa khas bencanaPematuhan SOPGuru besarGPK HEMSemua guruSetahun sekali7Cuaca panas melampau -Gelombang habaFaktor cuacaHigh(12)Tidak dibenarkan aktiviti luar bilik darjahPematuhan SOP sepenuhnyaPerbanyakkan kipas angin dan air cond.Jawatankuasa khas bencanaPematuhan SOPGuru besarGPK HEMSemua guruSetahun sekaliPEMANTAUAN DAN PELAPORAN RISIKOBab 6 : Pelan Pengurusan Risiko193
BAB 7: MERENCANAKAN PELAKSANAAN STRATEGI, PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN PRESTASI, PENILAIAN DAN KAJIAN SEMULA/KAJIAN IMPAK PSO
7.1 LangkahLangkahPelaksanaan dan Kawal SeliaPemantauan dan Pengukuran Prestasi.Penilaian,Penambahbaikan dan Kajian Semula.Pelaksanaan pelan operasi dan pelan resiko dalam PSO perlu dikawalselia oleh pemimpin sekolah. Kawal selia boleh dilaksanakan melaluimodel POLC (Planning – Organizing, Leading – Controlling)Gerakerja pemantauan dan pengukuran pencapaian prestasi (KPI)boleh dibuat berdasarkan semakan kemajuan /progress projek di dalamOPPM (One Page Project Manager). Samada sesuatu aktiviti di dalamprojek itu belum dilaksanakan, sedang dilaksanakan atau sudahdilaksanakan dan sejauh mana ia telah dilaksanakan.Hasil pemantauan dan penilaian ia perlu dibuat penambahbaikansupaya sesuatu projek itu kekal relevan dan berimpak tinggi.Penambahbaikan boleh dilaksana menggunakan kitaran model PDCA(Plan – Do – Check – Action). Seterusnya kajian semula PSO perludilaksanakan setelah selesai kitaran pelaksanaannya.Bab 7 : Perlaksanaan, Pemantauan, Penilaian dan Kajian Semula PSOPerlaksanaan dan Kawal Selia PSO, Pemantauan, Penilaian dan Penambahbaikan PSO194Kejayaan Pelan Strategik bergantungkepada perlaksanaan yang efektif dan disokong oleh pemantauan yang teraturdan sistematik. Pemantauan yang baikmembolehkan prestasi/progres dan keberkesanan program serta KPInyadiukur secara objektif. Disampingmenyesuaikan pelaksanaan program dengan keperluan semasa sertamengenalpasti kelemahan dan kekuatanprogram bagi tujuan penambahbaikan.
Tiga elemen utama yang membantu kelancaran perlaksanaanPSO iaitu:7.1 PERINGKAT PERLAKSANAAN195Bab 7 : Perlaksanaan, Pemantauan, Penilaian dan Kajian Semula PSOSetelah selesai menyediakan bukuPerancangan Strategik (PSO), peringkatseterusnya sekolah memasuki FasaPascapembangunan Pelan StrategikOrganisasi yang melibatkan:1. Proses Pelaksanaan,2. Proses Pemantauan dan PengukuranPrestasi,3. Proses Penilaian dan Kajian Semula.Sekolah perlu melaksanakanstrategi/program/projek yang telah disusunatur dalam Pelan Tindakan dan Pelan Operasi (OPPM) yang akan dipantau dan diukur prestasi pencapaiannya. Ketiga-tigaproses ini akan membantu sekolahmenyediakan laporan pencapaian pelanstrategik dengan lebih teratur dan berkesan.1. Jadual Pelaksanaan: Memastikan program dan aktiviti yangdilaksanakan sejajar dengan tempoh/time line dan kumpulan sasaranyang ditetapkan. Jadual perlaksanaan mestilah fleksible sifatnya bagimemastikan KPI boleh dicapai.2. Peruntukan Sumber: Memastikan peruntukan sumber yangmencukupi supaya dapat membantu mencapai keberhasilan sesuatuprogram dengan lebih mudah dan dalam tempoh yang ditetapkan.Sumber-sumber ini termasuk kewangan, modal insan/tenaga manusia,infrastruktur/logistik, teknologi maklumat dan komunikasi dll.3. Pengurusan Ekosistem: Hal ini termasuk pengurusan perubahan,program kesedaran, proses perekayasaan kerja (Business ProcessReengineering [BPR]), struktur organisasi, kepimpinan danpengurusan perubahan. Pengurusan Ekosistem yang kondusif danbersifat human governance adalah penting kerana akan membantusekolah mencapai keberhasilan program yang dihasratkan dalam PSOdengan lebih cepat, cekap serta berkesan.PERLAKSANAAN PSO
Jawatan Kuasa Induk Pemantauan Pelan Strategik Sekolah01 PENGERUSI Guru Besar02 PENGERUSI GANTI Guru Penolong Kanan Pentadbiran03 URUSETIA SU Perancangan Strategik Sekolah(Dilantik oleh Guru Besar)04 AHLI AHLI Semua Guru Penolong Kanan dan Penyelia Petang.Bab 7 : Perlaksanaan, Pemantauan, Penilaian dan Kajian Semula PSO196
197Program/Projek Di Bawah Teras 1Teras 1: Meningkatkan Akses dan Kualiti PendidikanBil Program/Projek Pengurus Projek Jawatan Kuasa Bertanggungjawab1 Menangani Keciciran Murid GPK HEM JK Kehadiran dan Keciciran2 Peningkatan Akses Program Pendidikan Khas Integrasi (PPKI) GPK PPKI/Penyelaras PPKIJK PPKI3 Program Jom Ke Sekolah : Sifar Ketidakhadiran dan Keciciran GPK HEM JK Kehadiran dan Keciciran4 Penguasaan Literasi dan Numerasi (Intervensi 3M) GPK Pentadbiran JK Pemulihan5 Penguasaan Kandungan Asas Kurikulum (KAK) GPK Pentadbiran Panitia Mata Pelajaran6 Peningkatan Literasi Al Quran Ketua Panitia Pendidikan IslamJK Panitia Pendidikan Islam dan JQAF7 Pemerkasaan MBMMBI Melalui HIP (Highly Immersive Programme) GPK Pentadbiran JK MBMMBI7.1 Mekanisme Pelaksanaan :Jawatankuasa Bertanggungjawab MengikutProgram.
Program/Projek Di Bawah Teras 2Bil Program/Projek Pengurus Projek Jawatan Kuasa Bertanggungjawab1 Mengupayakan Kepimpinan dan Pengurusan Dalam Kalangan SLT danMLT berdasarkan SKPM Kualiti @ sekolah.Guru Besar Semua GPK dan Ketua Panitia Mata Pelajaran2 Memperkasa Kepimpinan Instruksional Guru Besar Semua GPK dan KP3 Memperkasa Kepimpinan Digital Guru Besar Semua GPK dan KP4 Meningkatkan Kemahiran dan Kecekapan Pengurusan Panitia GPK Pentadbiran Semua Ketua Panitia5 Pembudayaan Dialog Prestasi Guru Besar Semua GPK dan KP6 Membudayakan Amalan Kajian Tindakan (Action Research) danPerkongsian Amalan TerbaikGPK Pentadbiran JK LADAP dan PLC7 Membudayakan PLC (Professional Learning Community) GPK Pentadbiran JK LADAP dan PLC8 Membudayakan Pembelajaran Bermakna (Deep Learning) GPK Pentadbiran JK Kurikulum9 Memantapkan Pentaksiran Bilik Darjah (PBD) : Formatif dan Sumatif GPK Pentadbiran JK Kurikulum10 Penyediaan Kelas Kondusif Untuk Melaksanakan PAK21 dan PembelajaranBermaknaGuru Besar JK Guru Kelas11 Pembudayaan Kemahiran Berfikir Aras Tinggi (KBAT) GPK Pentadbiran JK KBATTeras 2 : Memperkasa Kepimpinan dan Kualiti Guru7.1 Mekanisme Pelaksanaan :Jawatankuasa Bertanggungjawab MengikutProgram.198
Program/Projek Di Bawah Teras 3Bil Program/Projek Pengurus Projek Jawatan Kuasa Bertanggungjawab1 Meningkatkan Infrastruktur dan infostrukturDigitalGPK Pentadbiran/Guru Penyelaras BestariJK ICT sekolah2 Memperkasakan Pembelajaran Digital :Murid Fasih DigitalGPK Pentadbiran/Guru Penyelaras BestariJK ICT sekolah3 Meningkatkan kompetensi digital guru danpemimpin sekolah : Pendidik KompetenDigitalGPK Pentadbiran/Guru Penyelaras BestariJK KurikulumTeras 3 : Memperkukuhkan Pendidikan Digital 7.1 Mekanisme Pelaksanaan :Jawatankuasa Bertanggungjawab MengikutProgram.199
Program/Projek Di Bawah Teras 4Bil Program/Projek Pengurus Projek Jawatan Kuasa Bertanggungjawab1 Pemerkasaan Adab dan Sahsiah Unggul. GPK HEM JK Bina Insan2 Pemerkasaan Disiplin Murid GPK HEM JK Disiplin3 Projek 2K: Keselamatan dan Kesihatan Murid GPK HEM JK Keselamatan dan Kesihatan4 Program Kaunseling Di hatiku. Guru Kaunseling JK Kaunseling5 Program Pembinaan Karakter Generasi MADANI(GenMADANI)GPK Kokurikulum JK Ko Kurikulum6 Pemerkasaan Soft Skill (Kemahiran Insaniah) GPK Kokurikulum JK Ko Kurikulum7 Projek Silang Budaya Melalui RIMUP GPK Kokurikulum JK Ko Kurikulum8 Program Menjulang Kebitaraan Kokurikulum Sekolah GPK Kokurikulum JK Ko Kurikulum9 Program Pemerkasaan PAJSK GPK Kokurikulum JK Ko KurikulumTeras 4 : Memperkasakan Karakter, Sahsiah, Soft Skill dan Bakat Murid 7.1 Mekanisme Pelaksanaan :Jawatankuasa Bertanggungjawab MengikutProgram.200
Program/Projek Di Bawah Teras 5Bil Program/Projek Pengurus Projek Jawatan Kuasa Bertanggungjawab1 Memperkasa Program Pembangunan ProfesionalBerterusan (CPD)GPK Pentadbiran/SU LADAPJK LADAP dan PLC2 Penyelenggaraan dan Pembaikan Aset SecaraBerterusan : Selenggara, ubah Suai, Naik TarafGuru Besar/SU AsetJK Aset dan Bangunan3 Memperkasakan Integriti dan Tatakelola PengurusanKewangan Cemerlang.Guru Besar/Pembantu Tadbir KewanganJK KewanganTeras 5 : Memperkasa Pengurusan Sumber 7.1 Mekanisme Pelaksanaan :Jawatankuasa Bertanggungjawab MengikutProgram.201
Program/Projek Di Bawah Teras 6Bil Program/Projek Pengurus Projek Jawatan Kuasa Bertanggungjawab1 Jalinan Strategik Dengan Agensi Kerajaan dan SwastaGuru Besar JK Jalinan dan Jaringan (J&J)2 Program Keceriaan Sekolah Guru Besar JK Keceriaan3 Program Khidmat Bantu PIBKS Guru Besar JK PIBKSTeras 6 : Memperkukuhkan Jalinan dan Jaringan Rakan Strategik7.1 Mekanisme Pelaksanaan :Jawatankuasa Bertanggungjawab MengikutProgram.202
7.2 KAWAL SELIA : MODEL POLC203Bab 7 : Pemantauan, Penilaian dan Kajian Semula PSO
THE LEADERLeadingPlanning- Punca Kuasa- Takwim penilaian ( bila (masa), tempat dan kaedahnya)- Perancangan Dialog Prestasi- Siapa yang perlu dilibatkanP- Anggaran Belanjawan- Semakan Jadual aktiviti/Carta gantt- Penggunaan OPPM- Perjumpaan/Dialog/mesyuarat/post mortem.- Laporanharian/mingguan/bulanan/tahunanOP O L C- Training/Libat urus/LADAP- PLC- Coaching & Mentoring- Konsultasi, Negosiasi- Mempengerusikan Dialog Prestasi- Audit PSOLOrganizing CControlling- Peraturan/SOP- Kawalan perbelanjaan/kewangan- Kawalan progress/kemajuan projek- Kawalan risiko melalui kuasa (arahan)- Kad Pelaporan KPI.⮚ PGB⮚ GPK204Bab 7 : Pemantauan, Penilaian dan Kajian Semula PSO
Pemantauan program/projek dan pengukuran prestasinyamengandungi 3 elelem utama seperti berikut:7.2 PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN PRESTASI 205PEMANTAUAN DAN Bab 7 : Pemantauan, Penilaian dan Kajian Semula PSOPENGUKURAN PRESTASI Proses Pemantauan dan PengukuranPrestasi merupakan satu proses berkenaandengan kaedah pemerhatian dan pengukuran prestasi terhadap strategi dan program/Projek yang dilaksanakan secaraberkala. Proses ini juga merupakan satu rutin yang bertujuan mengumpul maklumatberkenaan semua aspek dan elemen yang perlu diimplementasikan ketika sesuatuprojek atau program itu dilaksanakan. Kepimpinan sekolah perlu membuatpemantauan secara berkala dan mengukurprestasi program-program dalam pelanTindakan dan pelan operasi yang dirangkabagi memastikan semua program dirancang berjaya dilaksanakan dan mencapai sasaran ditetapkan.Mekanisme Pemantauan dan Pengukuran: Beberapa kaedah pemantauan bolehdilaksanakan oleh agensi. Dalam konteks ini, agensi disarankan untuk menubuhkanJawatankuasa Pengurusan Pelan Strategik yang dipengerusikan oleh Ketua Jabatan danJawatankuasa Kerja Pengurusan Strategik di peringkat sektor/bahagian. Walau bagaimanapun,agensi boleh menggunakan jawatankuasa sedia ada untuk memantau pelaksanaan pelantindakan yang dirangka tersebut. Selain penubuhan jawatankuasa, pemantauan program jugaboleh dilaksanakan melalui lawatan tapak, mendapatkan maklum balas melalui e-mel atausistem dalam talian seperti sistem MyPrestasi yang digunakan di MAMPU. Kaedah pengukuranpula boleh dilaksanakan melalui pemerhatian, laporan pihak dalaman atau laporan pihak luaranLaporan Pemantauan dan Pencapaian: Agensi boleh menggunakan mesyuarat jawatankuasaatau mana-mana mesyuarat yang bersesuaian untuk membentangkan laporan pemantauandan pencapaian yang dilaksanakan secara berkala dan berterusan sepanjang tempoh programdilaksanakan.Kajian Keberkesanan: terdapat pelbagai kaedah kajian keberkesanan boleh dilaksanakan olehagensi seperti semakan semula proses kerja sedia ada, kajian impak program utama ataukajian struktur organisasi. Kajian struktur organisasi ini akan melihat sama ada strukturorganisasi yang sedia ada dapat membantu merealisasikan pelan strategik yang dibangunkan.Sekiranya tidak, agensi boleh membuat perubahan yang diperlukan tertakluk kepada peraturanperaturan, undang-undang dan keputusan pengurusan atasan.
7.2 InstrumenPemantauandanPengukuranPrestasi ProjekdibawahPSOTERAS :……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………BIL PROJEK DALAM PSO PENGURUS PROJEKSTATUS KEMAJUAN PROJEK ISU/MASALAH/HALANGAN UTAMA(RCA – Root Cause Analysis)TINDAKAN SUSULAN (INTERVENSI)MELALUI PDCA10% -20% 21% - 40% 41% - 60% 61% - 80% 81% - 100%12345678910206Bab 7 : Pemantauan, Penilaian dan Kajian Semula PSO
7.2 PERBEZAAN KAJIAN SEMULA DENGAN KAJIAN IMPAK 207PENILAIAN DAN KAJIAN Bab 7 : Pemantauan, Penilaian dan Kajian Semula PSOSEMULA/KAJIAN IMPAK KAJIAN SEMULA:⮚ Bagi memastikan penilaian program dalam pelan strategikdilaksanakan dengan teratur, pihak sekolah perlu membuatpenilaian dan kajian semula bagi menilai pencapaian sertakeberkesanan sesuatu program/projek yang telah dilaksanakan dan seterusnya menentukan proses penambahbaikan yang perludilaksanakan bagi mencapai sasaran program tersebut dalamtempoh masa yang ditetapkan. ⮚ Proses penambahbaikan program/projek hasil kajian semula inidinamakan sebagai INTERVENSI. Ia boleh dilaksanakan melaluimodel PDCA (Plan – Do – Check – Action) iaitu untuk jangka masa pendek.⮚ Kebiasaannya kajian semula dilaksanakan dalam tempoh 6 bulanselepas program/projek dilaksanakan. Dalam setahun sekurangkurangnya dua kali kajian semula dilaksanakan (setiap 6 bulan). Kajian semula tersebut bertujuan menyesuaikan semula Pelan Strategik sedia ada dengan perubahan, cabaran, keperluan dan kesediaan sumber semasa bagi memastikan KPI dapat dicapai.KAJIAN IMPAK:⮚ Kajian impak pula dilakukan terhadap program/projek utamaselepas tempoh perlaksanaan program/projek tersebut selesai. Misalnya selepas 5 tahun program/projek dalam PSO dilaksanakan. ⮚ Ia bertujuan menilai impak program tersebut terhadap pelanggandan pihak berkepentingan selepas program/projek selesaidilaksanakan. Bagi program/projek yang kurang memberikanimpak, program tersebut dicadangkan agar ditambah baik ataudigugurkan dalam PSO yang baharu kelak.
Peringkat pelaksanaan :(Bagaimana nak buat?)❑ Pelaksanaan kerja dilapangan bagi mencapaiobjektif intervensi:Contohnya klinik asas 3M,klinik asas KAK, bimbinganindividu hafal sifir,pembimbing rakan sebaya –bacaan quran dll.Peringkat perancangan intervensi.(Apa nak buat ?). Antara aktivitinyaialah:❑ Mengenalpasti personel yang bolehdilibatkan.❑ Mengenalpasti sasaran sebenar❑ Mengenalpasti punca sebenarberdasarkan yang ditemui dalam RCA❑ Pembinaan jadual kerja dan time line: Bila bermula dan bila berakhir❑ Menyenaraikan aktiviti khusus yangperlu dibuatDOCHECKPLANACTIONDCPAPeringkat semakan kemajuandan impak intervensi. Misalnyadilaksanakan melalui:❑ Ujian pengesanan topikalbersiri❑ Soal selidik pra dan pascaintervensi❑ Ujian pre and post projek.❑ Analisis data pencapaiansemasa dibandingkandengan OTI dan ETRPeringkat tindakan susulan(What Next??)❑ Tindakan susulan :Penambahbaikan dan ulanganbagi kumpulan sasaran yangmasih belum capai target❑ Pengubahsuaian intervensi(jika perlu)❑ Perkongsian (Sharing):Perkongsian inovasi danamalan terbaik.PELAN OPERASI ( OPPM) DIBINA DALAM BENTUK PDCA (Plan – Do – Check – Action)7.3 Penambahbaikan : Intervensi Dalam Bentuk PDCA (Plan – Do – Check - Action)208Bab 7 : Pemantauan, Penilaian dan Kajian Semula PSO
INTERVENSI:Cadangan aktiviti penyelesaian berdasarkan ROOT dalam RCA1KITARAN PDCA :Rancang, Laksana, Garis masa, Semak, Tindakan Susulan2INTERVENSI DAN PDCA:❑ Intervensi terhasil daripada punca sebenar (root) yang telah dikenalpasti melalui Root CauseAnalysis (RCA) yang dibuat berkaitan dengan isu/masalah/halangan sebenar yang dihadapi olehsesuatu projek yang menyebabkan ia tidak dapat dilaksanakan atau progressnya lambat (tidak ikutjadual yang dirancang).❑ Intervensi berbeza dengan program atau projek. Program/projek bersifat umum seperti kelas latihkelas pemulihan, pengukuhan dan pengayaan, program ziarah zakna dll. Manakala intervensiadalah aktiviti/teknik/kaedah/strategi yang khusus yang diguna untuk menyelesaikan puncasebenar (problem root) yang telah dikenalpasti di dalam RCA.❑ Intervensi perlu diperincikan melalui kitaran PDCA (Plan – Do – Check – Action)PLAN DO CHECK ACTIONApa nak buat?Detailkanmelalui Langkahlangkah.Siapakahsasarannya(headcount)Bagaimana nak buat dan timelinenya(Bila mula dan bila berakhir)Kaedah yang digunakan untukmenilaikemajuan dan impak.(Misalnyamelalui ujianpengesanan, traffic light, mastery test) Tindakan susulan kepadayang masih gagaldan,Tindakan susulan kepadayang sudahberjaya209Bab 7 : Perlaksanaan, Pemantauan, Penilaian dan Kajian Semula PSO
KITARAN PDCAKITARAN PDCA:⮚ Berlaku beberapa kitaran berdasarkan isu topikal/kemahiran/punca(Root) yang cuba diselesaikan melalui intervensi khusus.⮚ Bagi murid yang telah selesai (mencapai target sasaran intervensi) disetiap “Pit Stop” boleh bergerak kepada kitaran PDCA seterusnyauntuk aktiviti intervensi topik/kemahiran/punca (root) yang lain.⮚ Bagi murid yang belum selesai/gagal mencapai target, perlu kekaldalam kitaran PDCA asal untuk diulang tubikannya melaluipenambahbaikan PDCA asal.210Bab 7 : Perlaksanaan, Pemantauan, Penilaian dan Kajian Semula PSO
7.3 Template PelanIntervensi Jangka PendekBerdasarkanPDCA211KITARAN ISU/MASALAH/HEADCOUNT YANG TERLIBAT PLAN(Apa nak buat)DO(Bagaimana melaksanakannya dan timelinenya)CHECK(Bagaimana mengukur impak pelaksanaan dan berapa ramai yang telah Berjaya)ACTION(Apakah Tindakan selanjutnya bagi yang masih belum Berjaya)KITARAN 1KITARAN 2KITARAN 3KITARAN 4Bab 7 : Perlaksanaan, Pemantauan, Penilaian dan Kajian Semula PSO