berarti”. Persahabatan antarteman kerja membantu mengurangi kebosanan suasana
kerja.
Di samping itu, persahabatan sering dipererat dengan perasaan bersama
“antimanajer”. Dengan suasana seperti itu, tekanan kelompok menjadi lebih kuat,
bahkan dibandingkan dengan pengaruh manajemen. Dalam situasi tertentu, tekanan
kelompok merugikan karena cenderung menahan produktivitas. Anggota yang
melebihi prestasi kelompok akan dimusuhi dan memaksa anggota tersebut kembali
ke prestasi sebelumnya yang lebih rendah. Konsep manusia sosial (social man), yaitu
manusia dimotivasi oleh kebutuhan sosial dan melengkapi konsep manusia
ekonomi/rasional yang diajukan oleh manajemen klasik.
c. Sumbangan dan keterbatasan pendekatan hubungan manusiawi
Aliran hubungan manusiawi menyadarkan pentingnya kebutuhan sosial.
Dengan demikian, aliran ini menyeimbangkan konsep lama yang menekankan
ekonomi/rasionalitas manusia. Suasana kerja menjadi lebih baik dibandingkan
dengan sebelumnya. Pelatihan-pelatihan yang kemudian banyak memfokuskan pada
upaya memperbaiki hubungan kerja antara manajer dan karyawan. Aliran ini
memelopori studi baru dalam bidang dinamika kelompok, yaitu perhatian ditujukan
tidak hanya pada individu, tetapi juga pada proses dan dinamika kelompok.
Meskipun demikian, ada beberapa keterbatasan teori ini. Desain, metode, dan
analisis penelitian yang dilakukan oleh Mayo sampai saat ini masih menjadi
kontroversi. Konsep manusia sosial yang dikembangkan ternyata tidak menjelaskan
sepenuhnya perilaku manusia. Usaha perbaikan-perbaikan kondisi kerja ternyata
tidak mampu menaikkan prestasi kerja. Sebagai contoh, perbaikan kondisi kerja di
suatu perkebunan tidak menaikkan prestasi kerja, malah cenderung menurunkan
prestasi kerja karena pekerja cenderung menjadi lebih santai dalam kerja. Tidak ada
tekanan untuk bekerja keras seperti sebelumnya.
Tentunya ada faktor lain, selain faktor sosial, yang mendorong prestasi kerja.
Faktor ekonomi (gaji), kemampuan kerja karyawan, budaya dan struktur organisasi,
serta banyak faktor lain memengaruhi prestasi kerja karyawan. Aliran hubungan
manusia belum mampu melakukan prediksi perilaku manusia dengan akurat. Suatu
Azas-azas Manajemen 44
hal yang dapat dimengerti karena faktor sosial merupakan hasil emosi manusia yang
lebih sulit diukur. Contoh lain, kepuasan kerja sering dikatakan sebagai pendorong
prestasi kerja. Akan tetapi, hubungan tersebut diragukan, bahkan logika sebaliknya
tampaknya lebih kuat: prestasi kerja akan menyebabkan kepuasan kerja.
D. TEORI MANAJEMEN KONTEMPORER
Beberapa pendekatan sudah dibicarakan di muka, yaitu pendekatan-pendekatan
tersebut mengalami perkembangan. Adanya beberapa perkembangan yang cenderung
mengintegrasikan pendekatan-pendekatan sebelumnya menjadikan batas-batas
pendekatan yang telah dibicarakan menjadi tidak jelas. Namun demikian, ada
pendekatan yang tetap berakar pada pendekatan-pendekatan tertentu. Bagian berikut
ini akan membicarakan pendekatan baru dalam manajemen.
1. Pendekatan Sistem
Sistem dapat diartikan sebagai gabungan sub-subsistem yang saling
berkaitan. Organisasi sebagai suatu sistem akan dipandang secara keseluruhan,
terdiri atas bagian-bagian yang berkaitan (subsistem), dan sistem/organisasi
tersebut akan berinteraksi dengan lingkungan. Pandangan yang menyeluruh
semacam itu akan lebih bermanfaat dibandingkan dengan pandangan yang
terisolasi. Model sistem dapat digambarkan sebagai berikut ini:
Input
Umpan balik Proses Lingkungan
transformasi eksternal
output
Azas-azas Manajemen 45
Keterangan
1) Input organisasi : bahan mentah, manusia, modal keuangan, dan informasi.
2) Proses transformasi: kegiatan dalam organisasi, contohnya adalah sistem
produksi,
sistem pengendalian, dan administrasi.
3) Output : produk, keuntungan, dan informasi.
4) Umpan balik : umpan balik yang memberi masukan ke input dan proses
transformasi.
Ada beberapa istilah kunci dalam pendekatan sistem: sistem terbuka,
subsistem, sinergi, aliran (flow), feedback, dan entropi.
a. Sistem terbuka
Sistem yang terbuka berarti sistem tersebut berinteraksi dengan
lingkungan. Sebaliknya, sistem yang tertutup adalah sistem yang tidak
berinteraksi dengan lingkungan. Semua organisasi merupakan sistem terbuka
meskipun dengan tingkat yang berbeda-beda. Organisasi perusahaan barangkali
lebih terbuka dibandingkan dengan organisasi terlarang. Tidak menyesuaikan
lingkungan kadang-kadang dapat berakibat fatal terhadap organisasi.
Perusahaan yang tidak mampu mengikuti perkembangan konsumen tidak
mampu menjual produknya dan akibatnya akan mati.
b. Subsistem
Subsistem merupakan bagian dari sistem, yaitu subsistem pemasaran,
keuangan, dan produksi membentuk sistem perusahaan. Subsistem tersebut
saling berkaitan. Perubahan pada subsistem produksi akan memengaruhi
subsistem pemasaran dan keuangan. Pada akhirnya, sistem secara keseluruhan.
Manajer dengan demikian harus melihat, tidak hanya subsistem, tetapi juga
keterkaitan antarsubsistem.
c. Sinergi
Jika subsistem bekerja sama, hasil yang diperoleh akan lebih efektif
dibandingkan mereka bekerja sendiri-sendiri. Sinergi sering dikaitkan dengan
merger, yaitu dua perusahaan yang bersatu akan lebih efisien dibandingkan
dengan dua perusahaan berjalan sendiri-sendiri.
Azas-azas Manajemen 46
d. Batasan sistem
Batasan sistem berhubungan dengan lingkungannya. Dalam sistem yang
terbuka, batas tersebut fleksibel. Dalam sistem yang tertutup, batas tersebut
kaku. Semakin lama ada kecenderungan organisasi harus mempunyai batasan
sistem yang fleksibel karena tuntutan dari lingkungan semakin keras.
e. Aliran Input
Mengalir ke sistem, kemudian diproses oleh sistem dan keluar sebagai
output. Bahan baku masuk ke pabrik, diproses, dan menjadi produk yang bisa
dijual di pasar.
f. Feedback
Feedback atau umpan balik merupakan elemen penting dalam
pengendalian. Umpan balik informasi diberikan ke orang-orang yang tepat
dalam organisasi, kemudian diproses lebih lanjut. Jika ada sesuatu yang
melenceng dari rencana, perbaikan bisa dilakukan.
g. Entropi
Entropi merupakan proses ketika sistem menuju kehancuran. Jika
organisasi tidak mampu memproses feedback dengan baik dan tidak bisa
menyesuaikan diri terhadap lingkungan, organisasi tersebut akan mati.
Beberapa contoh perusahaan yang tidak mampu menyesuaikan perubahan
selera konsumen atau lingkungan akan mengalami kebangkrutan dan mati.
Aliran sistem percaya bahwa aliran sistem akan menyerap aliran lainnya atau
berkembang menjadi aliran yang dominan dengan definisi aliran yang jelas.
Sampai saat ini, tampaknya aliran sistem akan masuk dalam aliranaliran
pemikiran manajemen yang sudah ada. Aliran sistem selama ini sudah masuk
dalam pemikiran manajemen yang sudah ada meskipun barangkali belum
berbentuk dengan jelas.
2. Pendekatan Situasional (Contingency)
Pendekatan klasik, perilaku, serta kuantitatif berusaha mencari
prinsipprinsip manajemen yang universal, yang berlaku di mana saja, dan kapan
saja. Pendekatan situasional mempunyai cara pandang yang berlawanan.
Azas-azas Manajemen 47
Pendekatan ini menganggap bahwa efektivitas manajemen tergantung pada situasi
yang melatarbelakangi. Prinsip manajemen yang sukses pada situasi tertentu
belum tentu efektif apabila digunakan di situasi lainnya. Tugas manajer adalah
mencari teknik yang paling baik untuk mencapai tujuan organisasi dengan melihat
situasi, kondisi, dan waktu yang tertentu. Sebagai contoh, manajer ingin
menaikkan produktivitas.
Aliran klasik akan menyarankan gaji dinaikkan, struktur organisasi
diperjelas, dan teknik kerja diperbaiki. Aliran pendekatan hubungan manusia dan
perilaku akan menyarankan pemerkayaan kerja (job enrichment). Pekerjaan dibuat
lebih bervariasi dan tanggung jawab kerja diperluas. Pendekatan kuantitatif akan
menyarankan model perencanaan dan pengendalian terbaru. Kesuksesan
pendekatan tersebut akan sangat tergantung pada situasi yang ada. Apabila
pekerja tidak mempunyai keterampilan yang cukup, pendekatan yang diajukan
oleh aliran klasik akan lebih efektif.
Sebaliknya, apabila pekerja mempunyai keterampilan yang baik, pendekatan
perilaku akan lebih efektif. Apabila pekerja sudah cukup maju, pendekatan aliran
kuantitatif akan sangat membantu. Pendekatan situasional memberikan “resep
praktis” terhadap persoalan manajemen. Tidak mengherankan pendekatan ini
dikembangkan manajer, konsultan, atau peneliti yang banyak berkecimpung
dengan dunia nyata.
Pendekatan ini menyadarkan manajer bahwa kompleksitas situasi
manajerial membuat manajer lebih fleksibel atau sensitif dalam memilih teknik-
teknik manajemen yang terbaik berdasarkan situasi yang ada. Pendekatan ini
dikritik karena tidak menawarkan sesuatu yang baru. Pendekatan ini belum dapat
dikatakan sebagai aliran atau disiplin manajemen baru yang mempunyai batas-
batas yang jelas.
3. Pendekatan Hubungan Manusiawi Baru (Neohuman Relation)
Pendekatan ini berusaha mengintegrasikan sisi positif manusia dan
manajemen ilmiah. Pendekatan ini dimulai pada tahun 1950-an dan memperoleh
momentum pada tahun 1960-an. Pendekatan perilaku mengatakan bahwa
Azas-azas Manajemen 48
manusia berusaha mengaktualisasikan dirinya. Pendekatan hubungan manusiawi
baru melangkah lebih lanjut. Mereka melihat bahwa manusia merupakan makhluk
yang emosional, intuitif, dan kreatif. Dengan memahami kedudukan manusia
tersebut, prinsip manajemen dapat dikembangkan lebih lanjut.
Beberapa nama dapat disebutkan mewakili aliran ini. W. Edward Deming
mengembangkan prinsip-prinsip manajemen, seperti Fayol, yang berfokus pada
kualitas kerja dan hubungan antarkaryawan. Prinsip manajemen tersebut
dipercaya membantu Jepang meningkatkan kualitas produk mereka. Thomas J.
Peters dan Robert H. Waterman menulis buku yang populer In Search of Exellence
(1985). Buku tersebut mencoba melihat faktor-faktor apa saja yang membuat
organisasi mampu bertahan. Organisasi tersebut mampu menjawab kebutuhan
konsumen, memberikan suasana kerja yang menantang dan menghasilkan
(rewarding), serta mampu memenuhi kebutuhan sosial dan lingkungan dengan
efektif.
Menurut mereka, organisasisemacam itu juga mampu membangun nilai
(values) bersama. Nilai bersama tersebut bisa membantu karyawan bekerja
mencapai tujuan bersama dan menyesuaikan diri terhadap perubahan situasi
eksternal ataupun internal. Contoh nilai semacam itu adalah Ford, perusahaan
mobil Amerika Serikat, yang mempunyai moto Quality: Job No. 1 (Kualitas:
Pekerjaan Nomor Satu). Moto semacam itu diharapkan memengaruhi kerja
karyawan. Karyawan akan terfokus pada upaya untuk menaikkan kualitas.
William Ouchi pada tahun 1981 menerbitkan buku berjudul Theory ZHow
American Business Can Meet the Japanese Challenge. Buku tersebut mencoba
menggabungkan manajemen gaya Amerika Serikat (tipe A) dengan gaya Jepang
(tipe J). Menurutnya, dua tipe perusahaan berbeda dalam tujuh hal:
(1) jangka waktu ikatan kerja, 49
(2) cara pengambilan keputusan,
(3) lokasitanggung jawab,
(4) jangka waktu evaluasi dan promosi,
Azas-azas Manajemen
(5) mekanismepengendalian,
(6) spesialisasi karier, dan
(7) perhatian terhadap karyawan.
Sebagai contoh, perusahaan Jepang diwarnai oleh ikatan kerja seumur hidup
dan pengambilan keputusan bersama. Perusahaan Amerika yang sukses ternyata
tidak menerapkan tipe A konvensional. Perusahaan tersebut menggabungkan
prinsip tipe A dengan tipe J. Sebagai contoh, perusahaan tersebut menerapkan
ikatan kerja jangka waktu lama, dalam arti tidak pendek seperti tipe A dan tidak
seumur hidup seperti tipe J. Ouchi menyarankan pengambilan keputusan bersifat
partisipatif, melibatkan sejumlah besar karyawan, dan tanggung jawab merupakan
fungsi bersama, hasil dari proses kelompok atau tim.
Pendekatan hubungan manusiawi baru masih membutuhkan waktu untuk
sampai dikatakan sebagai aliran manajemen baru. Meskipun demikian, pendekatan
tersebut cukup populer, baik di lingkungan akademis maupun praktisi. Ide-ide
pendekatan tersebut banyak memengaruhi praktik manajemen saat ini.
4. Pandangan Integratif
Setelah membicarakan aliran-aliran manajemen, bagian berikut ini
membicarakan integrasi aliran tersebut dalam satu kerangka sekaligus meringkas
aliran-aliran tersebut.
Pendekatan Sistem Pendekatan Situasional
- Ketergantungan antarsubsistem - Melihat situasi yang dihadapi
- Melihat pengaruh lingkungan - Bertindak atas dasar situasi yang dihadapi
Klasik Perilaku Kuantitatif
- Fokus pada efisiensi dan - Pendekatan kuantitatif
- Perilaku organisasi dan
produktivitas - Manajemen operasi dan
pentingnya sumber daya manusia
Azas-azas Manajemen manajemen sains
Manajemen yang Efektif dan Efisien
Gambar 1.9 Pendekatan Integratif
50
Manajer harus mampu melihat ketergantungan antarbagian dalam
organisasi, pengaruh lingkungan eksternal, dan keunikan situasi yang dihadapi.
Setelah memahami ketiga hal tersebut, manajemen dapat memilih pendekatan
mana yang paling baik untuk diterapkan pada situasi yang dihadapi.
Azas-azas Manajemen 51
Bab 4
PERENCANAAN DALAM MANAJEMEN
A. PENGERTIAN
Perencanaan menurut Newman, dikutip oleh Manullang : “Planning is deciding in
advance what is to be done.” Jadi, perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa
yang akan dikerjakan. Sedangkan Beishline menyatakan bahwa fungsi perencanaan
memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang siapa, apa, apabila, dimana,
bagaimana, dan mengapa.
Robbins dan Coulter dikutip dari Ernie Tisnawati mendefinisikan perencanaan
sebagai sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan
strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta
merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan
mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.
Abdulrachman (1973), Perencanaan adalah pemikiran rasional berdasarkan
fakta-fakta dan atau perkiraan yang mendekat (estimate) sebagai persiapan untuk
melaksanakan tindakan-tindakan kemudian.
Siagian (1994), Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penetuan
secara matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam
rangka pencapaian yang telah ditentukan.
Definisi perencanaan lainnya dikemukakan oleh Erly Suandy (2001:2) sebagai
berikut : “Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi
(perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-
strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi
(tindakan) yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh.”
Sebelum manajer dapat mengorganisasi, mengarahkan atau mengawasi, mereka
harus membuat rencana-rencana yang memberikan tujuan dan arah organisasi. Dalam
Azas-azas Manajemen 52
perencanaan, manajer memutuskan “apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya,
bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.”
Prasyarat Perencanaan
Perencanaan yang baik paling tidak memiliki berbagai persyaratan yang harus
dipenuhi, yaitu faktual atau realistis, logis dan rasional, fleksibel, komitmen, dan
komprehensif. Berikut penjelasannya:
“Faktual Atau Realistis.” Perencanaan yang baik perlu memenuhi persyaratan
faktual atau realistis. Artinya, apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai
dengan fakta dan wajar untuk dicapai dalam kondisi tertentu yang dihadapi
perusahaan.
“Logis Dan Rasional.” Perencanaan yang baik juga perlu untuk memenuhi syarat
logis dan rasional. Artinya, apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan
oleh sebab itu maka perencanaan tersebut bisa dijalankan. Menyelesaikan seb uah
bangunan bertingkat hanya dalam waktu satu hari adalah sebuah perencanaan
yang selain Tidak realistis, sekaligus juga tidak logis dan irasional jika dikerjakan
dengan menggunakan sumber daya orang-orang yang terbatas dan mengerjakan
dengan pendekatan yang tradisional tanpa bantuan alat-alat modern.
“Fleksibel.” Perencanaan yang baik juga tidak berarti kaku dan kurang fleksibel.
Perencanaan yang baik justru diharapkan tetap dapat beradaptasi dengan
perubahan di masa yang akan datang, sekalipun tidak berarti bahwa planning
dapat kita ubah seenaknya.
“Komitmen.” Perencanaan yang baik harus merupakan dan melahirkan
komitmen terhadap seluruh anggota organisasi untuk bersama-sama berupaya
mewujudkan tujuan organisasi. Komitmen dapat dibangun dalam sebuah
perusahaan jika seluruh anggota di perusahaan "beranggapan bahwa
perencanaan yang dirumuskan telah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh
organisasi.
“Komprehensif.” Perencanaan yang baik juga harus memenuhi syarat
komprehensif artinya menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait
langsung maupun tak langsung terhadap perusahaan. Perencanaan yang baik
Azas-azas Manajemen 53
tidak hanya terkait dengan bagian yang harus kita jalankan, tetapi juga dengan
mempertimbangkan koordinasi dan integrasi dengan bagian lain di pe rusahaan.”
Perencanaan mempunyai lima karakteristik, yaitu pertama, perencanaan
meliputi indentifikasi personal dan organizational; kedua, perencanaan erat kaitannya
dengan kondisi yang relative pasti dan tidak pasti; ketiga, perencanaan dalah bersifat
intelektual; keempat, perencanaan menyangkut hal-hal masa depan; dan kelima,
perencanaan bersifat menembus (pervasive) dan berkesinambungan. Di samping
mempunyai karakteristik seperti telah dikemukakan, terdapat keuntungan-keuntungan
dari perencanaan yaitu:
1. Perencanaan menyebabkan aktivitas-aktivitas dilakukan secara teratur dan
dengan tujuan tertentu;
2. Perencanaan menyebabkan pekerjaan yang tidak produktif dihilangkan atau
diperkecil;
3. Perencanaan dapat menjadi suatu alat pengukur hasil-hasil yang dicapai;
4. Perencanaan memberikan suatu landasan pokok untuk fungsi-fungsi lainnya,
terutama fungsi pengawasan.
Bentuk – bentuk Perencanaan
Berdasarkan luas cakupan masalah dan jangkauan waktunya perencanaan dapat
dibedakan menjadi tiga macam bentuk:
1. Rencana Global
Rencana global ini merupakan penentuan tujuan yang menyeluruh
atau keseluruhan dan yang menyangkut jangka panjang dari organisasi
tersebut sebagai keseluruhan atau totalitas.
Perencanaan global dalam suatu perusahaan biasa diistilahkan
dengan Corporate Plan. Di dalam Corporate Plan ini diuraikan tujuan pokok
yang akan dicapai perusahaan serta sasaran-sasaran jangka panjang yang
akan dicapai sebagai misi yang dibawa perusahaan. Analisis penyusunan
Azas-azas Manajemen 54
Corporate Plan sering dinamakan analisis “SWOT” yang berasal dari
singkatan:
a. Strength, yaitu kekuatan-kekuatan yang dimiliki.
b. Weaknesses, yaitu kelemahan-kelemahan yang ada.
c. Opportunity, atau kesempatan-kesempatan yang terbuka.
d. Treath atau tekanan-tekanan yang dihadapi perusahaan
2. Rencana strategis
Rencana ini disusun untuk menentukan tujuan-tujuan kegiatan yang
mempunyai arti strategis dan berdimensi jangka panjangarti strategis dalam
perencanaan ini adalah untuk menyusundan memilih urutan bidang mana
yang akan dicapai terlebih dahulu dan berikutnya. Untuk menyusun rencana
strategis kita harus mengetahuikeadaan saat ini dan dihubungkan dengan
perkembangan masa depan yang paling mungkin terjadi dan bagaimana
usaha kita untuk merubah keadaan sesuai tujuan yang dikehendaki.
Dipandang dari dimensi waktunya perencanaan strategis merupakan
perencanaan jangka panjang dan biasanya dibuat oleh tingkatan manajemen
atas. Perencanaan strategis menyangkut keputusan tujuan apa yang ingin
dicapai oleh perusahaan secara keseluruhan, dan alat apa yang digunakan
untuk mencapai tujuan tersebut
3. Rencana Operasional
Rencana operasional meliputi perencanaan terhadap kegiatan
kegiatan operasional yang berjangka pendek guna menopang pencapaian
tujuan jangka panjang baik dalam perencanaan global maupun perencanaan
strategis. Perencanaan ini biasa disebut dengan perencanaan taktis.
Tahap Dasar Perencanaan
1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang
kegiatan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan
yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber dayanya secara tidak
efektif. Tujuan adalah keadaan masa depan yang diinginkan yang ingin
Azas-azas Manajemen 55
direalisasikan organisasi. Tujuan adalah penting karena organisasi ada
untuk suatu alasan, dan tujuan mendefinisikan dan menegaskan tujuan
alasan tersebut.
Rencana adalah cetak biru untuk pencapaian tujuan dan
menentukan alokasi sumber daya yang diperlukan, jadwal, tugas, dan
tindakan lainnya. Tujuan menentukan tujuan masa depan; rencana
menentukan cara hari ini. Konsep perencanaan biasanya menggabungkan
kedua gagasan tersebut; artinya menentukan tujuan organisasi dan
menetukan untuk mencapainyanya.
Dari segi keluasan dan waktu pencapaian, tujuan juga dapat
dibedakan menjadi tiga, yaitu tujuan strategis (strategic goals), tujuan
taktis (tactical goals), dan tujuan operasional (operational goals ).
Tujuan strategis adalah tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan
dalam jangka waktu yang relatif lama, biasanya antara 3 hingga 5 tahun,
atau juga lebih dan dalam pencapaiannya membutuhkan waktu yang
relatif lama.
Tujuan taktis adalah tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan
dalam jangka waktu menengah, relatif lebih singkat dari tujuan strategis.
Dalam pencapaiannya membutuhkan waktu antara 1-3 tahun. Tujuan ini
merupakan tujuan turunan dari tujuan strategis, artinya tujuan strategis
akan tercapai jika tujuan taktis tercapai.
Tujuan operasional adalah tujuan yang ingin dicapai dalam satu
periode kegiatan perusahaan, biasanya antara 6 bulan hingga 1 tahun.
Kadangkala juga dapat hingga mencapai 2 tahun. Tujuan operasional ini,
dalam evaluasinya terkait dengan masa pelaporan keuangan perusahaan
yang biasanya juga antara 6 bulan hingga 1 tahun.
2. Merumuskan keadaan saat ini
Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang
hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk
pencapaian tujuan, adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana
Azas-azas Manajemen 56
menyangkut waktu yang akan datang. Setelah keadaan ini dianalisa barulah
rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana lebih lanjutnya.
Untuk mendapatkan keadaan saat ini diperlukan informasi tentang keuangan
dan data statistik perusahaan yang didapatkan melalui komunikasi dalam
organisasi.
3. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan
perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam
mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan
intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,
atau yang mungkin menimbukan masalah.
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk mencapai
tujuan
Tahap terakhir dalam proses perencaan meliputi pengembangan
berbagai alternative kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-
alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan)
diantara berbagai alternatif yang ada
Tujuan Perencanaan
Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan banyak tujuan perencanaan.
Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer
maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa
yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus
dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual
mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi
kurang efisien.
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer
membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan,
memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk
menghadapinya.
Azas-azas Manajemen 57
Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang
terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi
pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi
dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang
digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian.
Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan
kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja
perusahaan.
Tujuan lain dari perencanaan adalah :
1. Untuk memberikan arah dan tujuan bagi perusahaan.
2. Dapat ditentukan suatu pedoman sebagai standar/ukuran untuk mengurangi
ketidakpastian serta perubahaan di masa mendatang.
3. Dengan perencanaan dapat diukur berhasil tidaknya suatu pekerjaa n sehingga
akan mempermudah pengawasan.
4. Membantu memperkirakan peluang di masa mendatang.
5. Dengan perencanaan akan timbul efisiensi sehingga pengeluaran biaya dapat
ditekan
Fungsi Perencanaan
Robbins dan Coulter menjelaskan fungsi dari perencanaan sebagai berikut:
1. Perencanaan sebagai Pengarah
Perencanaan merupakan upaya untuk meraih atau mendapatkan
sesuatu secara lebih terkoordinasi. Dalam hal ini perencanaan adalah sebagai
pengarah atau guide dalam usaha untuk mencapai tujuan secara lebih
terkoordinasi dan terarah.
2. Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian
Pada dasarnya di dunia ini tidak ada yang tidak mengalami perubahan.
Perubahan-perubahan yang terjadi membawa ketidakpastian bagi organisasi.
Kadang perubahan tersebut sesuai dengan apa yang kita inginkan akan tetapi
Azas-azas Manajemen 58
tidak jarang perubahan tersebut tidak sesuai dengan apa yang kita inginkan.
Ketidak pastian inilah yang harus diminimalisasikan, dengan adanya
perencanaan, ketidak pastian yang akan terjadi di kemudian hari diantisipasi
sebelumnya.
3. Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya
Setiap organisasi pasti membutuhkan sumber daya, dengan adanya
perencanaan, sebuah organisasi di awal sudah melakukan perencanaan
mengenai penggunaan sumber daya sehingga diharapkan tidak terjadi
pemborosan dalam hal penggunaan sumber daya yang ada sehingga organisasi
tersebut bisa meningkatkan tingkat efisiensinya.
4. Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas.
Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar dalam pengawasan
kualitas yang harus dicapai oleh organisasi dan diawasi pelaksanaannya dalam
fungsi pengawasan manajemen. Dalam perencanaan, perusahaan menentukan
tujuan dan rencana-rencana untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam
pengawasan, perusahaan berusaha membandingkan antara tujuan yang telah
ditetapkan dengan realita di lapangan, dan mengevaluasi penyimpangan-
penyimpangan yang mungkin terjadi, sehingga bisa mengambil tindakan-
tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki kinerja perusahaan.
Jenis Perencanaan
Perencanaan mencakup banyak variasi antara lain:
1. Misi atau Maksud (Mission atau Purpose)
Di dalam masyarakat, setiap entitas mempunyai peran sendiri. Peranan
tersebut kemudian menentukan misi atau maksud dari keberadaan mereka
dalam masyarakat tersebut. Kalau mereka tidak mempunyai misi atau maksud
keberadaan, maka entitas tersebut tidak akan mempunyai eksistensi dalam suatu
masyarakat. Misi entitas bisnis biasanya memproduksi dan/atau
mendistribusikan barang atau jasa ekonomis
2. Tujuan
Azas-azas Manajemen 59
Tujuan merupakan hasil akhir dimana aktivitas atau kegiatan organisasi
diarahkan atau ditujukan. Tujuan merupakan rencana organisasi yang paling
dasar. Suatu organisasi secara keseluruhan mempunyai suatu tujuan, kemudian
bagian-bagian dalam organisasi tersebut juga mempunyai tujuan masing-masing,
akan tetapi tujuan dari masing-masing bagian tersebut harus menyumbang atau
mendukung tujuan organisasi secara keseluruhan.
3. Strategi
Strategi merupakan rencana umum/pokok untuk mencapai tujuan
organisasi melalui alternatif pemilihan tindakan yang diperlukan dan alokasi
sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
4. Kebijakan
Kebijakan juga merupakan rencana karena merupakan pernyataan atau
pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan,
khususna cara berfikirnya bukan aksinya. Seringkali kebijakan merupakan
pernyataan tidak tertulis
5. Prosedur
Prosedur juga merupakan rencana karena menetapkan cara penanganan
suatu aktivitas di masa mendatang. Prosedur lebih mengarahkan tindakan,
bukannya mengarahkan cara berpikir. Prosedur menjelaskan secara detail
bagaimana suatu aktivitas harus dilakukan.
6. Aturan
Aturan merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif, dan
harus dilakukan, atau tidak dilakukan. Aturan mengharuskan tindakan tertentu
yang spesifik dikerjakan, atau tidak dikerjakan, tergantung situasi yang dihadapi.
Aturan berkaitan dengan prosedur karena aturan mengarahkan tindakan, tetapi
tidak menyebutkan urutan waktu.
7. Program
Program merupakan jaringan yang kompleks yang terdiri dari tujuan,
kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah-langkah yang harus dilakukan,
alokasi sumber daya dan elemen lain yang harus dilakukan berdasarkan
Azas-azas Manajemen 60
alternatif tindakan yang dipilih. Biasanya modal dan anggaran dipakai untuk
mendukung program.
8. Anggaran
Anggaran adalah merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka -
angka. Anggaran disamping merupakan alat perencanaan, juga merupakan alat
pengendalian.
B. PROSES PERENCANAAN
Proses perencanaan adalah suatu proses tentang bagaimana suatu kegiatan itu
kita rencanakan Proses perencanaan dimulai dengan mempelajari lingkungan eksternal
organisasi, kemudian dilanjutkan dengan misi, turun lagi ke tujuan organisasi. Tujuan
organisasi merupakan kunci efektivitas organisasi. Tujuan mempunyai beberapa fungsi:
1. Tujuan memberikan dan menyatukan arah kemana organisasi harus bergerak.
2. Tujuan dan proses penetapan tujuan akan mempengaruhi perencanaan.
3. Tujuan dapat berfungsi sebagai alat motivasi karyawan.
Berdasarkan tujuan organisasi, perencanaan dapat dikelompokkan ke dalam 3
jenis perencanaan, yaitu:
1. Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis merupakan rencana jangka panjang (lebih dari 5
tahun) untuk mencapai tujuan strategis. Fokus perencanaan ini adalah
organisasi secara keseluruhan. Rencana strategis dapat dilihat sebagai rencana
secara umum yang menggambarkan alokasi sumberdaya, prioritas, dan
langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis. Tujuan strategis
biasanya ditetapkan oleh manajemen puncak.
2. Perencanaan Taktis
Perencanaan taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, yaitu untuk
melaksanakan bagian tertentu dari rencana strategis. Rencana ini mempunyai
jangka waktu yang lebih pendek (1 – 5 tahun) dibandingkan dengan rencana
strategis. Perencanaan taktis biasanya di buat oleh manajemen puncak dan
Azas-azas Manajemen 61
manajemen menengah. Tujuan taktis biasanya diturunkan dari tujuan
strategis. Sebagai contoh, suatu perusahaan mempunyai rencana strategis
menstabilkan suplai bahan baku. Rencana taktis kemudian dikembangkan
melalui pembelian bahan baku dari perusahaan pensuplai bahan baku.
3. Perencanaan Operasional
Perencanaan operasional diturunkan dari perencanaan taktis,
mempunyai fokus yang lebih sempit, jangka waktu yang lebih pendek (kurang
dari 1 tahun) dan melibatkan manajemen tingkat bawah. Ada 2 jenis rencana
operasional:
a. Rencana Tunggal (sekali pakai)
b. rencana standing ( rencana yang bisa dipakai berulang)
4. Perencanaan Situasional
Perencanaan situasional merupakan perencanaan yang memasukkan
alternatif perencanaan yang berbeda. Dapat dikatakan perencanaan
situasional adalah perencanaan cadangan, apabila rencana A tidak berhasil
karena adanya sebab-sebab tertentu maka rencana B dapat dilaksanakan.
Tahap pertama adalah melakukan perencanaan seperti biasanya, yang
kemudian dikembangkan dengan mempertimbangkan kejadian-kejadian
situasional. Dalam tahap kedua, perencanaan dilaksanakan, kejadian
situasional secara formal diidentifikasikan/dirumuskan. Indikator kejadian
situasional dirumuskan/ditentukan. Jika indikator tersebut menunjukkan
terjadinya kejadian situasional, alternatif rencana situasional dilakukan. Jika
tidak ada kejadian situasional, perencanaan yang semula yang dilakukan.
Kejadian situasional yang dipilih merupakan kejadian yang
diperkirakan mempunyai efek (dampak) yang paling serius terhadap
pelaksanaan rencana organisasi. Perencanaan situasional terutama
bermanfaat untuk organisasi dengan lingkungan yang dinamis, dimana
ketidakpastian dan perubahan merupakan fenomena yang umum dalam
lingkungan tersebut.
Azas-azas Manajemen 62
Ada tiga pendekatan dalam proses perencanaan yaitu:
1. Pendekatan perkembangan yang menguntungan.
Proses perencanaan dengan pendekatan perkembangan yang menguntungkan
dilakukan dengan cara menganalisis sarana produksi yang dimiliki dan dihubungkan
dengan kebutuhan yang muncul dari lingkungan masyarakat. Dari situ kita bisa
mengetahui kemungkinan-kemungkinan untuk memanfaatkan sarana yang dimiliki
dengan kebutuhan tersebut dan mengusahakan keseimbangan antara saran yang
dimiliki dan kebutuhan lingkungan masyarakat. Apabila terjadi perkembangan terus-
menerus yang menjadikan keadaan bergeser dan menimbulkan ketidakseimbangan
maka kita harus mencari jalan agar selalu terjadi keseimbangan karena kondisi itulah
yang akan menguntungkan perusahaan.
2. Pendekatan SWOT.
Proses perencanaan dengan pendekatan SWOT dilakukan dengan
mempertimbangkan dan menganalisa faktor-faktor ekstern maupun intern.
Lingkungan organisasi eksternal mencakup semua elemen yang ada di luar batas
organisasi yang memiliki potensi untuk mempengaruhi organisasi, meliputi pesaing,
sumber daya, teknologi, dan kondisi ekonomi yang memengaruhi organisasi. Dalam
hal ini tidak termasuk kejadian-kejadian yang begitu jauh dari organisasi yang
dampaknya tidak dirasakan oleh organisasi.
Sedangkan lingkungan internal meliputi hal-hal yang mencakup unsur-unsur
dalam batas-batas organisasi Lingkungan eksternal organisasi dapat
dikonseptualisasikan lebih jauh dengan memiliki dua lapisan, yakni lingkungan
umum dan lingkungan tugas. Lingkungan umum adalah lapisan luar yang tersebar
luas dan memengaruhi organisasi secara tidak langsung. Diantaranya mencakup
sosial, ekonomi, hukum / politik, internasional, alam, dan faktor teknologi yang
mempengaruhi semua organisasi secara sama. Dimensi internasional merupakan
bagian dari lingkungan eksternal yang merepresentasikan kejadian-kejadian yang
berasal dari luar negeri yang bisa menjadi peluang bagi organisasi untuk mendirikan
perusahaannya di luar negeri.
Azas-azas Manajemen 63
Dimensi teknologi adalah dimensi umum yang meliputi ilmu pengetahuan dan
kemajuan teknologi dalam industri dan masyarakat luas. Dimensi sosiokultural
adalah dimensi umum yang mewakili karakteristik demografi, norma, adat istiadat,
dan nilai masyarakat dimana organisasi beroperasi. Dimensi ekonomi mewa kili
kesehatan ekonomi negara atau wilayah dimana organisasi beroperasi. Dimensi
hukum atau politik mencakup peraturan pemerintah federal, negara bagian, dan
pemerintah daerah dan kegiatan politik yang didesain untuk mempengaruhi perilaku
perusahaan. Dimensi alam adalah dimensi yang mencakup semua elemen yang terjadi
secara alami di bumi, termasuk didalamnya tanaman, hewan, batu, sumber daya
seperti udara, air, dan iklim.
3. Pendekatan portofolio dan kesenjangan perencanaan.
Lingkungan tugas merupakan lingkungan yang lebih dekat dengan organisasi
dan termasuk sektor yang melakukan transaksi sehari-hari dengan organisasi dan
secara langsung berpengaruh terhadap operasi dan kinerja organisasi. Diantaranya
yang termasuk lingkungan ini adalah pesaing, pemasok, pelanggan, dan pasar tenaga
kerja. Pelanggan adalah orang yang mendapatkan barang atau jasa dari organisasi.
Pesaing adalah organisasi lain yang memiliki industri sama atau jenis usaha yang
sama yang disedikan untuk pelanggan.
Pemasok adalah orang atau organisasi yang menyediakan barang mentah yang
diperlukan organisasi untuk menghasilkan output produksinya. Pasar tenaga kerja
adalah masyarakat yang tersedia untuk disewa organisasi. Lingkungan internal
organisasi diantaranya adalah karyawan saat ini, manajemen, dan budaya karyawan
yang menggambarkan perilaku karyawandi lingkungan internal organisasi dan
seberapa baik organisasi akan beradaptasi dengan lingkungan eksternal. Setelah
melakukan identifikasi terhadap faktor-faktor internal dan eksternal, berikutnya
adalah melakukan analisis terhadap faktor-faktor tersebut.
Analisa faktor-faktor haruslah dapat menghasilkan adanya kekuatan
(strength) yang dimilliki oleh suatu organisasi, serta dapat mengetahui kelemahan
yang terdapat pada organisasi itu (weaknesses). Sedangkan analisa terhadap faktor
Azas-azas Manajemen 64
ekstern harus dapat mengetahui opportunity atau kesempatan yang terbuka bagi
organisasi serta dapat mengetahui pula tekanan yang dialami oleh organisasi yang
bersangkutan (treath). Setelah diketahui kekuatan, kelemahan, kesempatan serta
tekanan-tekanan yang dihadapi maka kita bisamenyusun rencana strategis untuk
mencapai tujuan organisasi. Rencana strategis tersebut kemudian diterjemahkan
dalam rencana operasional yang mencantumkan adanya target-target yang akan
dicapai dan kemudian diterjemahkan menjadi anggaran operasional.
C. ALAT-ALAT PERENCANAAN
Beberapa alat analisis atau model yang bisa dipergunakan untuk membantu
proses perencanaan antara lain Bagan Arus (Flow Chart), Bagan Gantt (Gantt Chart)
dan Jaringan PERT (PERT Network)
1. Perencanaan dengan Flow Chart
Pendekatan Flow Chart ini biasanya dipakai oleh mereka yang mendalami
teknik komputer, teknik atau sistem informasi. Namun pendekatan ini bisa juga
dipakai dalam dunia manajemen. Flow Chart adalah model grafis yang menunjukkan
model sistem yang
menggambarkan kejadian yang berkesinambungan dan keputusan ya atau tidak
Contoh Flow Chart untuk pembelian buku bacaan
2. Penjadwalan Melalui Gantt Chart
Penjadwalan adalah salah satu bagian penting dalam perencanaan. Ketika
kegiatan organisasi begitu banyak dan berkesinambungan satu dengan yang
lainnya, Gantt Chart pada dasarnya membantu manajer untuk dapat mengaturnya
melalui proses penjadwalan. Jadi Gantt Chart adalah teknik penjadwalan secara
grafis atas berbagai rencana kegiatan.
3. Perencanaan dengan PERT
PERT adalah singkatan dari Program Evaluation and Review Technique.
PERT merupakan alat Bantu perencanaan melalui penjadwalan dan penggambaran
rencana kerja secara kronologis dan berkelanjutan bagi pekerjaan yang sifatnya
Azas-azas Manajemen 65
tidak rutin, berskala besar maupun kompleks. Ada 4 konsep yang harus di pahami
dalam PERT yaitu:
a. Event atau kejadian
Indikator dari performa pekerjaan baik sebelum maupun sesudah
pekerjaan dilakukan sekaligus juga menunjukkan apakah suatu pekerjaan
lain dapat dilakukan atau sebaliknya berdasarkan indikator ini.
b. Activity atau kegiatan
Bagian dari berbagai pekerjaan yang sedag dalam pengerjaan dari
keseluruhan pekerjaan yang berkesinambungan.
c. Time atau waktu
Menunjukkan perkiraan waktu pengerjaan dari keseluruhan kegiatan
sebagaimana diatur dalam jaringan PERT.
d. Critical Path atau indikator kritis
Menunjukkan waktu kritis bagi pengerjaan kegiatan dalam kerangka
path yang dapat diterima atau menunjukkan batas toleransi akan suatu
pekerjaan yang dilaksanakan
Hambatan Dalam Perencanaan
Perencanaan dan penetapan tujuan mempunyai kemungkinan hambatan.
Selain itu, sering pula pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan yang
direncanakan. Keadaan ini bisa timbul karena:
1. Kurang pengetahuan tentang organisasi;
2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan;
3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif;
4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang;
5. Biaya;
6. Takut gagal;
7. Kurang percaya diri;
8. Ketidak sediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif.
Azas-azas Manajemen 66
Menurut Stoner James (1988) ada 2 jenis hambatan utama terhadap
pengembangan rencana yang efektif. Pertama, adalah perlawanan internal para
calon perencana terhadap penetapan sasaran dan penyusunan rencana untuk
mencapainya. Kedua, yang terdapat di luar perencana, yaitu keengganan dan
menolak rencana yang membawa perubahan dalam organisasi.
Cara Mengatasi Hambatan Dalam Perencanaan
Beberapa cara untuk mengatasi hambatan dalam perencanaan:
1. Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang terkena pengaruh dalam proses
perencanaan.
2. Memberikan banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan
kemungkinan akibat-akibatnya sehingga mereka memahami perlunya
perubahan, manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan untuk
pelaksanaan yang efektif.
3. Mengembangkan suatu pola perencanaan dan penetapan yang efektif, suatu “track
record” yang berhasil mendorong kepercayaan kepada para pembuat rencana
serta menyebabkan rencana baru tersebut diterima.
4. Menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan terhadap para
anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu.
D. HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI MANAJEMEN LAINNYA
Dalam banyak hal, perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dan meresap ke
seluruh fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi-
fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling
tergantung, dan berinteraksi. Perencanan dalam organisasi sangat esensial karena
perencanaan memiliki peranan yang lebih dibandingkan fungsi manajemen lainnya.
Pada hakekatnya perencanaan merupakan suatu proses tiada akhir bilamana rencana
itu telah ditetapkan dan harus diimplementasikan.
a. Hubungan perencanaan dengan pengorganisasian dan penyusunan Personalia.
Azas-azas Manajemen 67
Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya
keuangan, phisik dan manusia. Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan
bagaimana menggunakan sumberdaya untuk mencapai efektivitas paling tinggi.
b. Hubungan perencanaan dengan Pengarahan.
Fungsi pengarahan selalu berkaitan erat dengan perencanaan.
Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor -faktor,
kekuatan-kekuatan, sumberdaya dan hubungan yang diperlukan untuk
mengarahkan dan memotivasi bawahan. Fungsi pengarahan meliputi penerapan
unsur-unsur tersebut menjadi pengaruh.
c. Hubungan perencanaan dengan Pengawasan
Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan erat, sehingga sering
disebut kembar siam. Dikatakan kembar siam karena keberadaan pada awal
pelaksanaan fungsi perencanaan akan diikuti dengan pelaksanaan fungsi
pengawasan pendahuluan dilakukan pada saat pelaksanaan awal fungsi
perencanaan dalam manajemen.
Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif. Bagi
pimpinan hal ini menunjukkan apakah rencana yang telah dibuat realistik atau
tidak, bila rencana tidak realistik atau praktek pengelolaannya buruk akan
menyebabkan rencana tidak dikerjakan seperti yang diharapkan. Oleh karena itu,
pengawasan "bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap
rencana.Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumberdaya dalam
kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran. Dengan
demikian pimpinan manajer dapat menentukan hubungan-hubungan organisasi,
kwalifikasi personalia yang dibutuhkan, bagaimana bawahan diarahkan, dan cara
pengawasan yang diterapkan.
Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pengawasan pada saat
bersamaan dengan kegiatan perencanaan dilakukan adalah biaya yang mahal,
banyaknya kegiatan yang tidak memungkinkan untuk dimonitor secara terus
menerus. dan pengawasan berlebihan akan berdampak pada berkurangnya
produktivitas.
Azas-azas Manajemen 68
Bab 5
PENGORGANISASIAN
A. PENGERTIAN
Istilah organisasi secara etimologis berasal dari kata organon atau dlam bahasa
Yunani berrti alat, tools. Organisasi adalah wadah (wahana) kegiatan daripada orang -
orang yang berkerjasama dalam usahanya mencapai tujuan. Dalam wadah kegiatan itu
setiap orang harus jelas tugasnya, wewenang dan tanggung jawabnya, hubunga n dan
tatakerjanya. Organisasi bersifat statis, karena sekedar hanya melihat kepada
stukturnya. Sedangkan pengertian organisasi bersifat dinamis dilihat daripada sudut
dinamikanya,aktivitas atau tindakan daripada tata hubungan yang terjadi dalam
organisasi itu, baik yang bersifat formal maupun yang bersifat informal. Misalnya
aktivitas tata hubungan antara atasan dan bawahan. Berhasil atau tidaknya tujuan yang
akan dicpai dalam organisasi, tergantung sepenuhnya kepada faktor manusianya
Menurut Mc. Farland dalam Handayaningrat (1980:42) mengungkapkan
pengertian organisasi yaitu : “Organisasi didefinisikan sebagai berikut “An organization
is an indetifiable group of people contributing their efforis toward the attaiment of goal
(Organisasi adalah suatu kelompok manusia yang dapat dikenal yang menyumbangkan
usahanya terhadap tercapainya suatu tujuan)”.
Selanjutnya pengertian organisasi menurut Dimock yang dikutip Handayaningrat
(1980:42) yaitu : “Organisasi adalah Organization is the systematic bringing together of
interdependen part to form a unified whole through which authority, coordination and
control may be exercised achive a given purpose (Organisasi adalah perpaduan secara
sistematis daripada bagian-bagian yang saling ketergantungan atau berkaitan untuk
membentuk suatukesuatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi dan
pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditemukan)”.
Pengertian lain diungkapkan oleh James D. Mooney yang dikutip Manullang
(2002:59) organisasi yaitu: “Organisasi didefinisikan sebagai berikut Organization is the
form of every human association for the attainment of common purpose (Organisasi
Azas-azas Manajemen 69
adalah segala bentuk setiap perserikatan orang-orang untuk mencapai suatu tujuan
bersama)”.
Dwight Waldo mengungkapkan pengertian organisasi yang dikutip Ulbert
Sillalahi (1989:124) “Organisasi adalah struktur antar hubungan pribadi yang
berdasarkan atas wewenang formal dan kebiasaan-kebiasaan di dalam suatu
administrasi”.
Menurut G.R Terry dalam Sarwoto (1991:15) mendifinisikan organisasi sebagai
berikut :“Organisasi berasal dari bahasa organism yaitu suatu struktur dengan bagian
yang demikian diintegrasi hingga hubungan mereka satu sama lain dipengaruhi oleh
hubungan mereka dengan keseluruhan. Jadi sebuah organisasi terdiri dari dua b agian
pokok yaitu bagian-bagian dan hubungan-hubungan”.
Selain itu, Pengertian organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
1. Organisasi sebagai alat manajemen
Organisasi sebagai alat manajemen adalah organisasi sebagai wadah/tempat
manajemen sehingga memberikan bentuk bagi manajemen yang memungkinkan
manajemen dapat bergerak. Organisasi sebagai alat organisasi dalam arti statis
(tetap/tidak bergerak).
2. Organisasi sebagai fungsi manajemen
Organisasi sebagai fungsi adalah organisasi dalam arti dinamis, yaitu
organisasi yang memberikan memungkingkan tempat manajemen dapat bergerak
dalam batas-batas tertentu
Selain itu organisasi masih mempunyai pengertian yaitu organisasi sebagai :
“a group of people”, yaitu kelompok orang-orang yang membentuk kelompok
tertentu yang bekerjasama untuk melaksanakan suatu usaha/kegiatan.
“a system of authority”, yaitu organisasi sebagai sistem wewenang yang memberikan
kekuasaan bagi setiap pejabat dalam melaksanakan tugasnya.
a system of function”, yaitu sebagai sistem distribusi tugas sehinggaa masing-masing
pejabat memegang tugas tertentu.
Azas-azas Manajemen 70
Organisasi timbul apabila ada dua orang atau lebih yang bersama-sama
menjalankan pekerjaan untuk kepentingan bersama. Yang menjadi dasar organisasi adalah
penakanan pada tugas-tugas yang ada pada organisasi tersebut, kemudian baru
menentukan orang-orang yang tepat untuk menjalankan tugas-tugas yang ada dalam
organisasi tersebut.
Menurut James A.F. Stoner, Edward Freeman dan Daniel R. Gilbert (1996), ada tiga
alasan penting untuk mempelajari organisasi dan manajemen yaitu :
1) Hidup di masa kini.
Organisasi memberikan kontribusi pada standar kehidupan manusia masa
kini di seluruh dunia. Kita bergantung pada organisasi untuk mendapatkan
makanan sehari-hari, tempat tinggal, pakaian, pengobatan, komunikasi, hiburan dan
pekerjaan. Palang Merah, misalnya, adalah sebuah organisasi yang terutama
memfokuskan pada masa kini ketika memberikan bantuan kepada sekelompok
orang pada saat diperlukan.
2) Membangun masa depan.
Organisasi membangun masa depan yang lebih baik dan membantu individu
untuk melakukan hal yang sama.
3) Mengingat masa lalu.
Organisasi membantu menghubungkan manusia dengan masa lalunya.
Organisasi dapat dipandang sebagai pola hubungan manusia .
Konsepsi dan Prinsip Organisasi
Konsepsi dan prinsip daripada Organisasi (The Concept and the principles of
organization) yaitu :
1) Prinsip bahwa organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas
(To define clearly the objective of the organization)
2) Prinsip skala Hirarki (The scalar principle).
3) Prinsip kesatuan Perintah/Komando (Principle of Unity of Command)
4) Prinsip Pelimpahan wewenang (Princeple of delegation of authority)
5) Prinsip daripada pertnggunganjawaban (Principle of responsibility)
Azas-azas Manajemen 71
6) Prinsip Pembangian Pekerjaan (Principle of devision ofwork)
7) Prinsip Jenjang/rentang pengendalian (Principle of span of control)
8) Prinsip Fungsional (Principle of functional defination)
9) Prinsip Pemisahan (Principle of separation)
10) Prinsip Keseimbangan (Principle of balance)
11) Prinsip Fleksibiliti (Principle of flexibility)
12) Prinsip Kepimpinan (Principle of leadership facilitation)
Asas-asas Organisasi
James D. Mooney mengungkapkan dua asas fundamental yang dikutip
Sarwoto (1991:16) yaitu:
1) Asas Koordinasi
Koordinasi sebagai teknik dan cara untuk mempersatukan berbagai
kecakapan dan kepentingan serta memimpinnya ke satu arah tujuan yang sama.
Koordinasi yang baik dapat berjalan dengan adanya authority, mutual service, dan
doktrin.
2) Asas Hirarki
Hirarki dimaksudakan untuk memberi anak tangga dari pada pembatasan
wewenang dan tugas masing-masing, tingkatan derajat tinggi rendah dari
wewenang, tugas, kewajiban, serta tanggungjawab. Hirarki adalah untuk dapat
merealisasi asas pertama dan perlu adanya leadership, delegasi kekuasaan, dan
penentuan serta
pembagian tugas.
Unsur-Unsur Organisasi adalah:
- Himpunan orang-orang
- Bekerja sama
- Pencapaian tujuan bersama
Azas-azas Manajemen 72
Hubungan Organisasi dan Manajemen
Organisasi adalah wadah dari manajemen yang saling mempengaruhi. Kalau
organisasi baik tetapi manajemen tidak baik, maka organisasi tidak dapat bergerak,
demikan sebaliknya. Dalam rangka membentuk organisasi yang baik perlu diketahui
dan diperhatikan asas-asas terdapat dalam organisasi, yaitu :
1. Asas kesatuan komando (unity of commad)
Dalam suatu organisasi ada suatu asas dimana tiap-tiap pegawai hanya
mempunyai satu pimpinan (pimpinan tunggal), dimaksudkan agar tugas-tugas
yang diberikan dapat dilaksanakan dengan dan karena hanya berasal dari
pimpinannya
2. Span of control
Dengan span of control dimaksudkan untuk memberi batas kemampuan
seorang pimpinan untuk dapat mengatur dan mengawasi bawahannya.
Kemampuan tiap-tiap pimpinan berbeda satu sama lain, ada yang mampu hanya
5 pegawai, ada yang 10 pegawai atau 15.
Dari hasil penelitian di Amerika Serikat yang paling efektif seorang
pimpinan sebanyak-banyaknya mengawasi 8 pegawai. Perbedaan kemampuan
tersebut berdasarkan beberapa faktor, antara lain, perbedaan pengalaman,
perbedaan pendidikan, perbedaan kecakapan dan perbedaan usia.
3. Pembagian kerja secara homogeny
Bermacam tugas dalam organisasi harus dibagi-bagi sedemikain rupa dan
ditugaskan pada orang-orang tertentu, tetapi tetap merupakan satu kesatuan
yang homogen dan tidak berjalan sendiri-sendiri.
4. Delagasi wewenang yang diikuti dengan tanggung jawab.
Untuk berhasilnya suatu organisasi tergantung pada sejauh mana seorang
pimpinan mendelegasikan wewenang, yang tentunya disertai dengan delegasi
tanggung jawab. Delegasi diberikan karena pimpinan sudah memberikan
kepercayaan penuh kepada yang didelegasikan.
Azas-azas Manajemen 73
Tipe/bentuk organisasi pada umumnya berbentuk:
1. Organisasi Lini (line)/Garis
Organisasi berbentuk lini /garis adalah suatu bentuk organisasi di mana
kepala/pemimpin (Chief Executive) dipandang sebagai satu-satunya sumber
wewenang, di mana semua keputusan/kebijasanaan dan tanggung jawab ada
pada satu tangan (maksudnyakepala/pimpinan puncak).
Ciri-ciri organisasi lini/garis adalah dimana pimpinan organisasi tunggal,
garis komando ke bawah jelas dan kuat. Kebaikan dari organisasi lini/garis
adalah :
1. Asas kesatuan komando tampak menonjol
2. Dapat menjamin kedisiplinan
3. Koordinasi relatif mudah dilaksanakan
4. Pengawasan kepada bawahan mudah dilaksanakan
Sedangkan keburukan dari organisasi lini.garis adalah :
1. Perluasan organisasi berarti penambahan beban dan tanggung jawab dan
dapat melampuai span of control
2. Anggota organisasi (bawahan) tidak mempunyai kesempatan untuk
berkembang.
Gambar
Organisasi Lini/Garis
Garis komando
pimpi
nan
Azas-azas Manajemen 74
2. Organisasi Staf (Staff)/Bantuan
Organisasi staf adalah suatu bentuk organisasi yang hanya mempunyai
hubungandengan pucuk pimpinan dan fungsi memberi bantuan, baik berupa
pemikiran maupun hal-hal lainnya, untuk kelancaran tugas pimpinan.
Skema Organisasi Staf
pimp
inan
staff staff staff
3. Organisasi Lini dan Staf
Merupakan kombinasi bentuk lini dan bentuk staf. Ciri-ciri organisasi lini
dan staf yaitu: 1) Pimpinan dibantu oleh staf dan ada kesatuan komando. 2) Staf
mempunyai wewenangfungsional dan memberikan advis/pet unjuk. Kepala
mempunyai wewenang komando. Kebaikan :1) Disiplin dapat dipegang teguh. 2)
Keahlian/spesialisasi dalam tugas masing-masing staf dapat dipertahankan dan
dikembangkan. Keburukan: Dalam bentuk lini dan staf , sering terjadi
pertengkaran antara pejabat lini dan staf sehingga sering menghambat jalannya
organisasi
Skema Organisasi Lini dan Staf
pimpinan
staff
Lini Lini
Azas-azas Manajemen 75
4. Organisasi Fungsional
Ciri-ciri : Bawahan mendapat perintah dari beberapa pejabat yang masing-
masing menguasai suatu keahlian tertentu dan bertanggung jawab sepenuhnya
atas bidangnya. Pada bentuk ini pimpinan mempercayakan sepenuhnya kepada
para ahli dalam bidang masing-masing. Kebaikan dari organisasi fungsional
adalah : 1)Bidang pekerjaan khusus diduduki seseorang yang ahli yang
memungkinkan bekerja atas dasar keahlian dan kecintaannya pada tugasny.
2)Tanggung jawab atas fungsinya terjamin. Keburukan dari organisasi fungsional
adalah: 1) Koordinasi sulit dilaksanakan 2) Dapat menimbulkan dispersonalisasi
3) Keahlian memimpin kurang dapat jaminan 4) Asas kesatuan komando sulit
dilaksanakan.
Skema Organisasi Fungsional
pimpinan
peneliti
Pemimpin proyek
Pembedaan Bentuk Organisasi
Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya “ Organisasi dan Administrasi
Kantor Modern”, menyebutkan bahwa bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan
menurut dalam beberapa hal sebagai berikut :
1. Jumlah orang yang memimpin
Bentuk tunggal, dimana organisasi dipimpin oleh seorang tunggal.
Bentuk Komisi, dimana organisasi dipimpin oleh lebih dari satu orang.
Azas-azas Manajemen 76
2. Dilihat dari lalu lintas wewenang dan tanggung jawab serta hubungan
kerja pada kesatuan dalam organisasi, dua bentuk di atas dapat dibedakan
sebagai berikut :1. Bentuk lurus 2. Bentuk fungsional 3. Bantuk lurus dan
fungsional.
Hendry G. Hadges mengemukakan 4 bentuk bagan organisasi menurut
wujudnya, yaitu :
1. Bentuk piramida
2. Bentuk horizontal
3. Bentuk vertical
4. Bentuk lingkaran
5. Bentuk lukisan-lukisan
Seorang ahli bernama Barnard dan dari penemuan ekperimen Hawthorne,
organisasi dapat dibedakan menjadi organisasi formal dan non formal.
1. Organisasi formal
Menurut Barnard adalah apabila aktivitas orag-orang lebih
dikordinasi secara sadar menuju tujuan tertentu. Organisasi dikatakan
formal apabila : 1)Dapat berkordinasi satu sama lainnya 2)Bersedia untuk
bertindak 3)Bersama-sama mempunyai suatu tujan
2. Organisasi non formal
Organisasi non formal adalah setiap gabungan aktivitas pribadi tanpa
tujuan untuk bergabung secara sadar, meskipun dapat memberikan hasil
bagi gabungan tersebut. (misalnya para penumpang pesawat, aktivitas
dipasar, penonton bioskop, dan sebagainya).
B. CIRI-CIRI ORGANISASI
Ciri-ciri organisasi menurut Handayaningrat (1985:43), yaitu:
a. Adanya suatu kelompok orang yang dapat dikenal.
Azas-azas Manajemen 77
b. Adanya kegiatan yang berbeda-beda tetapi satu sama lain saling berkaitan
(interdependent part) yang merupakan kesatuan usaha/kegiatan.
c. Tiap-tiap anggota memberikan sumbangan usahanya/tenaganya.
d. Adanya kewenangan, koordinasi, dan pengawasan.
e. Adanya suatu tujuan (the idea of goals).
Sedangkan ciri-ciri organisasi menurut Hardjito (1997:12), yaitu:
a. Adanya sekelompok orang.
b. Antar hubungan.
c. Kerja sama yang didasarkan atas hak, kewajiban, dan tanggung jawabmasing -
masing orang untuk mencapai tujuan
Menurut Umam (2010) menyebutkan cirri organisasi sebagai berikut:
a. adanya sekelompok orang yang dikenal dan saling mengenal
b. adanya kegiatan berbeda-beda, tetapi satu sama lain saling berkaitan
(interdependent part) yang merupakan kesatuan kegiatan
c. tiap-tiap orang memberikan sumabangan atau kontribusinya berupa pemikiran,
tenaga, dll
d. adanya kewenangan, koordinasi dan pengawasan
e. adanya tujuan yang ingin dicapai
Menurut hikmat (2009) cirri-ciri organisasi dapat dibagi menjadi dua macam yaitu
organisasi formal dan organisasi informal
a. organisasi formal
cirri-ciri organisasi yang bersifat formal adalah:
1. seluruh anggota organisasi diikat oleh suatu persyaratan formal sebagai bukti
keanggotaanya
2. kedudukan, jabatan dan pangkat yang terdapat didalam organisasi dibuat
secara hirarkis dan pyramidal yang menunjukkan tugas, keuddukan,
tanggungjawab dan wewenang yang berbeda-beda
Azas-azas Manajemen 78
3. setiap anggota yang memiliki jabatan tertentusecara otomatis memilki
wewenang dan tanggungjawab yang membawahi jabatan anggota dibawahnya.
4. hak dan kewajiban melekat sepenuhnyapada anggota organisasisesuai
wewenang dan tanggungjawabnnya
5. pelaksanaan kegiatan diatur menurut jabatannya masing-masing,tetapi setiap
fungsi jabatan dengan tugasnyasaling berhubungan dan melakukan kerjasama
6. seluruh kegiatan dilaksanakan secara musyawarah mufakat dengan mengacu
kepada tujuan yang telah ditetapkan
7. hubungan kerjasama dilakukan menurut tingkatan jabatan structural yang jelas
dan berimplikasi langsung pada perbedaan penggajian dan tunjangan masing -
masing anggota organisasi.
8. adanya anggara dasar dan anggaran rumah tangga yang merupakan sistem
kinerja organisasi
b. Organisasi informal
Secara subtansial cirri organisasi informal sama dengan organisasi formal, yang
membedakan adalah status organisasi dan izin operasional organisasi.
C. PRINSIP ORGANISASI DAN PROSES PENGORGANISASIAN
Prinsip-prinsip organisasi sering disebut dengan azas-azas organisasi. Prinsip
atau azas merupakan dasar, pondasi, atau suatu kebenaran yang menjadi pokok
atautumpuan berpikir. Prinsip-prinsip organisasi adalah pondasi yang menjadi
pokokdasar atau yang menjadi pangkal-tolak di dalam menggerakkan organisasi.
Olehkarena itu, organisasi dibangun dan digerakkan diatas pondasi yang berupa
prinsiporganisasi, dan setiap prinsip mengandung suatu kebenaran, sehingga
tercapaiatau tidaknya tujuan organisasi tergantung pada kemampuan pimpinan
organisasidalam melaksanakan prinsip organisasi.
Prinsip organisasi yang dikemukakan Wursanto (2003:219), yaitu: 79
a. Mempunyai tujuan yang jelas
Azas-azas Manajemen
Tujuan merupakan sesuatu atau sasaran yang hendak dicapai. Karena
tujuan yang hendak dicapai adalah tujuan organisasi maka tujuan tersebut harus
dicapai melalui kerjasama sekelompok orang dimana tujuan tersebut harus
dirumuskan dan ditetapkan dengan jelas.
b. Mempunyai kesatuan perintah
Maksud dari prinsip ini adalah bahwa setiap pegawai dalam organisasi
hendaknya mempunyai atasan langsung. Hal ini berarti setiap bawahan hanya
dapat diperintah secara langsung oleh satu orang atasan sehingga seorang
bawahan bertanggung jawab langsung kepada seorang atasannya langsung.
c. Ada keseimbangan
Organisasi selalu membutuhkan keseimbangan. Prinsip keseimbangan di
dalam organisasi dapat dibedakan beberapa macam, misalnya keseimbangan
antara sentralisasi dan desentralisasi kewenangan, keseimbangan antara
wewenang dan tanggung jawab, keseimbangan antara pengeluaran dan
penerimaan, dan kerugian yang di derita oleh suatu unit harus diimbangi dengan
keuntungan yang diperoleh dari unit-unit lain.
d. Ada pendistribusian pekerjaan
Prinsip pendistribusian pekerjaan disebut juga prinsip pembagian tugas.
Prinsip sebagian pekerjaan secara homogen (distribution of work) adalah
mengelompokkan tugas atau pekerjaan yang sejenis atau yang erat hubungannya
menjadi satu unit tersendiri. Jadi dalam pembagian tugas, macam-macam tugas
dalam organisasi dibagi-bagi menjadi sedemikian rupa agar dapat dilaksanakan
oleh satuan unit tertentu atau pejabat tertentu.
e. Ada rentangan pengawasan
Rentangan pengawasan adalah seberapa jauh kemampuan seorang
pemimpin mampu mengawasi para bawahannya secara cepat dan tepat.
f. Ada pelimpahan wewenang
Pelimpahan wewenang berarti penyerahan sebagian kekuasaan dari
seorang atasan kepada pejabat bawahan atau kepada pejabat lain untuk
melakukan suatu pertanggungjawaban. Jadi, pelimpahan belum tentu mengalir
Azas-azas Manajemen 80
dari seorang atasan kepada bawahan, tetapi dapat juga terjadi dari seorang
atasan kepada pejabat yang setingkat
g. Ada departementalisasi
Prinsip departementalisasi disebut juga dengan istilah departementasi.
Departementasi adalah proses penggabungan pekerjaan ke dalam kelompok
pekerjaan yang sejenis. Setiap fungsi merupakan tugas dan tanggung jawab dari
suatu unit tertentu dalam organisasi.
h. Ada penempatan pegawai yang tepat
Salah satu prinsip bidang kepegawaian adalah the right man in the
rightplace, yang berarti orang yang baik ditempatkan pada tempat yang tepat
atau penempatan seorang pegawai harus sesuai dengan keahliannya.
i. Ada koordinasi
Koordinasi adalah suatu usaha untuk mendapatkan keselarasan gerak,
keselarasan aktivitas, dan keselarasan tugas antar satuan organisasi yang ada di
dalam organisasi. Tujuan organisasi akan tercapai secara efektif apabila semua
orang, semua pejabat, dan semua unit/satuan organisasi serta semua sumber
daya diselaraskan dengan tujuan organisasi.
j. Ada balas jasa yang memuaskan
Balas jasa adalah imbalan yang diberikan kepada seorang atas jerih payah
yang telah disumbangkannya. Untuk memberikan balas jasa yang memuaskan
dapat dilakukan dengan berbagai cara. Misalnya dengan gaji yang menarik dan
dengan pemberian jaminan sosial.
Syamsi (1994:14) mengemukakan prinsip organisasi antara lain:
a. Perumusan tujuan dengan jelas (formulation of the objectives)
Setelah tujuan ditetapkan, maka langkah selanjutnya adalah merumuskan
tujuan tersebut dengan rinci dan jelas, termasuk juga jelas batas-batasnya.
Perumusan tujuan tersebut dalam prakteknya dijabarkan dalam tugas pokok.
b. Pembagian tugas pekerjaan (division of works)
Azas-azas Manajemen 81
Adanya pembagian kerja bisa membantu dalam memperingan tugas
koordinasi dimana pembagian tugas kerja ini dapat melancarkan pengawasan
dan juga menghemat biaya.
c. Pelimpahan wewenangdantanggungjawab (delegation of authorithy and
responsibility)
Untuk dapat menjalankan tugas dengan baik, maka para petugas atau
pejabat harus dilimpahi wewenang. Sebagai konsekuensi itu harus disertai
pertanggungjawaban yang sepadan. Wewenang yang dilimpahkan itu meliputi
wewenang untuk menjalankan tugasnya, wewenang untuk memerintah
bawahannya dan wewenang untuk menggunakan fasilitas yang dibutuhkan
d. Banyaknya tingkat hierarkis (level of hierarchy)
Yang dimaksud dengan tingkatan hierarki disini adalah banyaknya
tingkatan unit kerja dalam suatu organisasi. Sebaiknya jangan terlalu banyak
karena perintah dari pucuk pimpinan harus sampai juga pada unit kerja yang
paling bawah.
e. Rentangan pengawasan (span of control)
Yang dimaksud dengan rentangan pengendalian adalah banyaknya
bawahan yang sebaiknya masih bisa diawasi dengan baik.
f. Memahami akan tugas masing-masing dan kaitan tugas secara keseluruhan
(understanding by the individual of his own task and the task of the whole)
Masing-masing unit kerja memang mempunyain tugas tertentu. Namun,
jangan sampai merasa bahwa unit kerjanya saja yang paling penting sedangkan
unit kerja lainnya hanya dianggap sebagai pelengkap saja. Dari pendapat para
ahli, prinsip-prinsip organisasi yang digunakan sebagai dasar organisasi untuk
membangun dan menggerakkan organisasi yang kompleks diharapkan dapat
berjalan dengan baik dimana tercapai atau tidaknya tujuan organisasi tergantung
pada kemampuan pimpinan organisasi dalam melaksanakan prinsip organisasi
Azas-azas Manajemen 82
PROSES PENGORGANISASIAN
Proses pengorganisasian terdiri dari lima langkah yang terjadi secara continue
(terus menerus/berkelanjutan) dimana dalam pelaksanaan proses ini perlu dilakukan
penyesuaian untuk memperthankan dan meningkatkan efektifitas organisasi.
Tahap/proses pegorganisasian antara lain:
1. merefleksikan tujuan dan rencana
2. menetapkan tugas-tugasutama, yakni merinci semua pekerjaan yang harus
dilaksanakan organisasi agar sesuai dengan visi serta misinya
3. membagi tugas-tugas utama, yaitu membagi beban kerja utama kedalam
aktivitas-aktivitas yang secara logis serta bisa memadai untuk dilaksanakan
oleh seseorang atau suatu tim
4. mengalokasikan sumberdaya sertaarahan untuk tugas-tugas, dimana pada
tahap ini dalam mengkombinasikan antara pekerjaan secara logis dan efisien
serta menetapkan suatu mekanisme unutk mengorganisasikan antar
pekerjaan
5. mengevaluasi hasil-hasil dari strategi pengorganisasianyang sudah dilakukan
Azas-azas Manajemen 83
Bab 6
KOMUNIKASI DALAM MANAJEMEN
A. PENGERTIAN
Komunikasi adalah suatu proses yang dilakukan oleh seseorang atau beberapa
orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat untuk megubah, menciptakan perilaku
orang lain dengan cara menyampaikan informasi yang menghubungkan dengan
lingkungan orang lain. Komunikasi dilakukan dengan cara lisan (langsung) atau verbal
dan secara tidak ada pengertian dua arah.
Secara etimologis, kata komunikasi berasal dari bahasa Latin communicatio, dari
kata yang berarti berpartisipasi atau memberitahukan. Kemudian dlm bhs. Latin
communicatus, yang artinya berbagi atau milik bersama. Atau dari kata communis
berarti milik bersama atau berlaku dimana-mana, sehingga kata communis opinion
mempunyai arti pendapat umum atau pendapat mayoritas (Liliweri, Alo. 1991:3).
Adapun dalam literatur ilmiah ditemukan sangat banyak definisi komunikasi oleh
para ahli. Diantaranya adalah definisi Harold D. Laswell (Liliweri, 1991:7) yang
mendefinisikan komunikasi yaitu "who says what ini which channel to whom with what
effect". Kemudian definisi Hovland (1948) mengatakan bahwa "Communication as the
process by which an individual (the communicator) transmits stimuli (usually verbal
symbol) to modify the behavior of the other individuals (communicant)". Sedangkan Hick
dan Gullett (1996 : 322) mengemukakan : "Communication is the transfer and under
standing from one person to another”. Ilmu komunikasi sebagai ilmu pengetahuan sosial
yang bersifat multidisipliner, tidak bisa menghindari perspektif dari beberapa ahli yang
tertarik pada kajian komunikasi, sehingga definisi dan pengertian komunika si menjadi
semakin banyak dan beragam. Masing-masing mempunyai penekanan arti, cakupan,
konteks yang berbeda satu sama lain, tetapi pada dasarnya saling melengkapi dan
menyempurnakan makna komunikasi sejalan dengan perkembangan ilmu komunikasi.
Azas-azas Manajemen 84
Menurut Frank E.X. Dance, 1976 dalam bukunya Human Communication Theory
terdapat 126 buah definisi tentang komunikasi yang diberikan oleh beberapa ahli.
Dalam buku Sasa Djuarsa Sendjaja. Pengantar Ilmu Komunikasi dijabarkan tujuh buah
definisi yang dapat mewakili sudut pandang dan konteks pengertian komunikasi.
Definisi-definisi tersebut adalah sebagai berikut:
1. Hovland, Janis & Kelley:1953, Komunikasi adalah suatu proses melalui mana
seseorang (komunikator) menyampaikan stimulus (biasanya dalam bentuk
katakata) dengan tujuan mengubah atau membentuk perilaku orang-orang
lainnya (khalayak).
2. Berelson dan Stainer, 1964. Komunikasi adalah proses penyampaian
informasi, gagasan, emosi, keahlian dan lain-lain. Melalui penggunaan simbol-
simbol seperti kata-kata, gambar-gambar, angka-angka dan lain-lain.
3. Lasswell, 1960. Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang
menjelaskan siapa, mengatakan apa, dengan saluran apa, kepada siapa? Dengan
akibat apa atau hasil apa? (Who? Says what? In which channel? To whom? With
what effect?)
4. Gode, 1959. Komunikasi adalah suatu proses yang membuat sesuatu dari yang
semula dimiliki oleh seseorang (monopoli seseorang) menjadi dimiliki oleh dua
orang atau lebih.
5. Barnlund, 1964. Komunikasi timbul didorong oleh kebutuhan-kebutuhan
untuk mengurangi rasa ketidakpastian, bertindak secara efektif,
mempertahankan atau memperkuat ego.
6. Ruesch, 1957. Komunikasi adalah suatu proses yang menghubungkan satu
bagian dengan bagian lainnya dalam kehidupan.
7. Weaver, 1949. Komunikasi adalah seluruh prosedur melalui mana pikiran
seseorang dapat mempengaruhi pikiran orang lainnya.
Definisi komunikasi secara umum adalah suatu proses pembentukan,
penyampaian, penerimaan dan pengolahan pesan yang terjadi di dalam diri seseora ng
dan atau di antara dua atau lebih dengan tujuan tertentu. Definisi tersebut memberikan
Azas-azas Manajemen 85
beberapa pengertian pokok yaitu komunikasi adalah suatu proses mengenai
pembentukan, penyampaian, penerimaan dan pengolahan pesan Setiap pelaku
komunikasi dengan demikian akan melakukan empat tindakan:membentuk,
menyampaikan, menerima, dan mengolah pesan. Ke-empat tindakan tersebut
lazimnya terjadi secara berurutan. Membentuk pesan artinya menciptakan sesuatu ide
atau gagasan. Ini terjadi dalam benak kepala seseorang melalui proses kerja sistem
syaraf.
Pesan yang telah terbentuk ini kemudian disampaikan kepada orang lain. Baik
secara langsung ataupun tidak langsung. Pesan yang diterimanya ini kemudian akan
diolah melalui sistem syaraf dan diinterpretasikan. Setelah diinterpretasikan, pesan
tersebut dapat menimbulkan tanggapan atau reaksi dari orang tersebut. Apabila ini
terjadi, maka si orang tersebut kembali akan membentuk dan menyampaikan pesan
baru. Demikianlah ke –empat tindakan ini akan terus-menerus terjadi secara berulang-
ulang.
Pesan adalah produk utama komunikasi. Pesan berupa lambang-lambang yang
menjalankan ide/gagasan, sikap, perasaan, praktik atau tindakan. Bisa berbentuk kata -
kata tertulis, lisan, gambar-gambar, angka-angka, benda, gerak-gerik atau tingkah laku
dan berbagai bentuk tanda-tanda lainnya. Komunikasi dapat terjadi dalam diri
seseorang, antara dua orang, di antara beberapa orang atau banyak orang. Komunikasi
mempunyai tujuan tertentu. Artinya komunikasi yang dilakukan sesuai dengan
keinginan dan kepentingan para pelakunya.
Unsur-unsur Komunikasi
Merupakan bagian pembentukan yang diisyaratkan agar komunikasi terjadi
unsur-unsur komunikasi menjadi patokan aau setidaknya menjadi asas berlangsungnya
kegiatan komunikasi. Menurut Hasibuan (1996:196) dalam bukunya “Manajemen
Dasar”, pengertian dan masalah unsur-unsur komunikasi diantaranya:
1. Komunikator (pemberi=giver) adalah orang yang menyampaikan pesan
komunikasi itu
Azas-azas Manajemen 86
2. pesan, yaitu inofrmasi, perintah, laporan, berita dan lain-lainnya yang
disampaikan itu
3. saluran (simbolis=chanel) adalah alat yang digunakan untuk berkomunikasi
4. komunikan (penerima=receiver) yaitu orang yang menerima pesan komunikasi
tersebut
5. feedback (action) adalah reaksi yang ditimbulkan oleh komunikasi itu
Tujuan Komunikasi
Fungsi komunikasi sebagai alat komunikasi sosial setidaknya mengisyaratkan
bahwa komunikasi itu penting untuk membangun konsep diri kita, aktualisasi diri,
untuk kelangsungan hidup, untuk memperoleh kebahagian, terhindar dari tekanan dan
ketegangan, antara lain lewat komunikasi yang bersifat menghibur, dan memupuk
hubungan orang lain. Menurut Effendi (2003:55) dalam bukunya Ilmu Teori dan Filsafat
Komunikasi, tujuan komunikasi diantaranya sebagai berikut:
1. Mengubah sikap (to change the attitude)
a. Mengubah opin/pendapat/pandangan (to change the opinion)
2. Mengubah perilaku (to change the behavior)
3. Mengubah masyarakat (to change the society)
B. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Komunikasi adalah salah satu fungsi dasar dari manajemen dalam organisasi dan
pentingnya hampir tidak bisa terlalu ditekankan. Ini adalah proses transmisi informasi,
gagasan, pikiran, pendapat dan rencana antara berbagai bagian organisasi. Hal ini tidak
mungkin untuk memiliki hubungan manusia tanpa komunikasi. Namun, komunikasi
yang baik dan efektif diperlukan tidak hanya untuk hubungan manusia yang baik tetapi
juga untuk bisnis yang baik dan sukses.
Komunikasi organisasi menurut Wiryanto (2011) adalah pengiriman dan
penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari
suatu organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang di setujui oleh organisasi
itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di
Azas-azas Manajemen 87
dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus di lakukan d alam
organisasi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang di setujui secara sosial.
Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.S.
Djuarsa dalam bukunya “Teori komunikasi” bahwa komunikasi organisasi adalah
komunikasi antar manusia (human communication) yang terjadi dalam konteks
organisasi.
Oleh karena itu, ketika organisasi dianggap sekedar sekumpulan orang yang
berinteraksi, maka komunikasi organisasi akan berpusat pada simbol – simbol yang
akan memungkinkan kehidupan suatu organisasi, baik berupa kata – kata atau gagasan –
gagasan yang mendorong, mengesahkan mengkoordinasikan dan mewujudkan aktivitas
yang terorganisir dalam situasi – situasi tertentu.
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak padapeninjauannya
yang terfokus kepada manusia – manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan
organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang
berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang di pergunakan, media apa
yang di pakai, bagaimana prosesnya, faktor – faktor apa yang menjadi penghambat, dan
sebagainya. Jawaban dari pertanyaan – pertanyaan tersebut adalah sebagai bahan telaah
untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu
berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan
memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi di lancarkan
Secara umum, fungsi komunikasi dalam organisasi menurut Sendjaja (1994)
adalah sebagai berikut:
1) Fungsi Informatif
Organisasi dapat di pandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi.
Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh
informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang di dapat
memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya
secara lebih pasti.
2) Fungsi Regulatif
Azas-azas Manajemen 88
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan – peraturan yang berlaku dalam
suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif,
yaitu:
a) Berkaitan dengan orang – orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu
mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi
yang di sampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah –
perintahnya di laksanakan sebagaimana mestinya.
b) Berkaitan dengan pesan, yaitu pesan – pesan regulatif yang pada dasarnya
berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian
peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk di laksanakan
3) Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan
selalu membawa hasil sesuai dengan yang di harapkan. Adanya kenyataan ini,
maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya
daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang di lakukan secara sukarela
oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar di banding kalau
pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
4) Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang
memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaannya dengan
baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu :
a) Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi
tersebut (buletin, news latter) dan laporan kemajuan organisasi.
b) Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama
masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata.
Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi
yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
Fungsi penting komunikasi organisasi menurut Brent D. Ruben antara lain:
Azas-azas Manajemen 89
1) Mengoordinasikan aktivitas individu, kelompok atau unit – unit lain dalam
organisasi.
2) Memberikan pengarahan organisasi secara keseluruhan.
3) Memfasilitasi pertukaran informasi dalam organisasi.
4) Menjamin adanya arus timbal balik (two way flow information) antara organisasi
dan lingkungan eksternal (di luar) organisasi.
Ada 3 (tiga) tujuan utama dari komunikasi organisasi, yaitu :
1) Sebagai Tindakan Organisasi.
Komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk mengkoordinasikan sebagian atau
seluruh tugas dan fungsi organisasi yang di bagi-bagi dalam bagian yang
melaksanakan visi dan misi organisasi di bawah pimpinan atau manajer serta
bawahan mereka.
2) Membagi Informasi (Information Sharing)
Salah satu tujuan komunikasi yang penting adalah menghubungkan seluruh
aparatur organisasi dengan tujuan organisasi. Komunikasi mengarahkan manusia
dan aktivitas dalam organisasi. Sebuah informasi atau pertukaran informasi
berfungsi untuk membagi kemudian menjelaskan informasi tentang tujuan
organisasi, arah dari suatu tugas, bagaimana usaha untuk mancapai hasil dari
pengambilan keputusan.
3) Menampilkan Perasaan dan Emosi
Di dalam organisasi terdapat sekumpulan manusia yang bekerja sendiri maupun
bekerjasama dengan orang lain. Mereka mempunyai kebutuhan dan keinginan,
perasaan dan emosi yang harus di ungkapkan kepada orang lain.
Komunikasi organisasi mengandung tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan,
jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan, dan ketidakpastian. Masing – masing
penjelasan dari konsep kunci ini antara lain:
Azas-azas Manajemen 90
1) Proses
Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis, menciptakan dan
saling menukar pesan di antara anggotanya, karena gejala menciptakan dan
menukar informasi yang berjalan terus menerus dan tidak ada henti-hentinya
maka dikatakan sebagai suatu proses.
2) Pesan
Pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, objek, kejadian yang
di hasilkan oleh interaksi dengan orang. Untuk berkomunikasi seseorang harus
sanggup menyusun suatu gambaran mental, memberi gambaran itu dan
mengembangkan suatu perasaan terhadapnya. Komunikasi tersebut efektif kalau
pesan yang dikirim atau diartikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si
pengirim. Simbol – simbol yang digunakan dalam pesan dapat berupa verbal dan
nonverbal.
3) Jaringan
Organisasi terdiri dari beberapa orang yang tiap – tiapnya menduduki posisi atau
peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orang –
orang ini sesamanya terjadi melalui suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan
komunikasi.
4) Keadaan Saling Tergantung
Konsep kunci dari komunikasi organisasi yang ke empat adalah keadaan yang
saling tergantung antara satu bagian dengan bagian lainnya. Hal ini telah menjadi
sifat dari suatu organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka.
5) Hubungan
Hubungan manusia dalam organisasi berkisar mulai dari yang sederhana yaitu
hubungan diantara dua orang atau diadik sampai kepada hubungan yang
kompleks, yaitu hubungan dalam kelompok kecil maupun besar dalam organiasi.
6) Lingkungan
Yang dimaksud dengan lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor
sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu
Azas-azas Manajemen 91
dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan atas lingkungan internal dan
lingkungan eksternal.
7) Ketidakpastian
Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang
diharapkan. Untuk mengurangi faktor ketidakpastian ini organisasi menciptakan
dan menukar pesan diantara anggota, melakukan suatu penelitian,
pengembangan organisasi, dan menghadapi tugas – tugas yang kompleks dengan
integrasi yang tinggi.
Komunikasi yang efektif diperlukan di berbagai tingkat dan untuk berbagai aspek
dalam organisasi seperti :
Untuk manajer - hubungan karyawan:
Komunikasi yang efektif informasi dan keputusan merupakan komponen
penting untuk manajemen hubungan karyawan. Manajer tidak bisa mendapatkan
pekerjaan yang dilakukan dari karyawan kecuali mereka dikomunikasikan secara
efektif dari apa yang dia ingin dilakukan? Dia juga harus yakin beberapa fakta
dasar seperti bagaimana berkomunikasi dan apa yang dapat diharapkan hasil
dari komunikasi itu. Sebagian besar masalah manajemen timbul karena
kurangnya komunikasi yang efektif. Kemungkinan kesalahpahaman dan keliru
dapat diminimalkan dengan sistem komunikasi yang benar.
Untuk motivasi dan semangat kerja karyawan:
Komunikasi adalah juga merupakan alat dasar untuk motivasi, yang dapat
meningkatkan moral para karyawan dalam suatu organisasi. Komunikasi yang
tidak tepat atau rusak antara karyawan atau antara manajer dan bawahannya
adalah penyebab utama dari konflik dan moral yang rendah di tempat kerja.
Pengelola harus menjelaskan kepada karyawan tentang apa yang harus
dilakukan, seberapa baik mereka lakukan dan apa yang dapat dilakukan untuk
performa yang lebih baik untuk meningkatkan motivasi mereka. Dia bisa
menyiapkan pernyataan tertulis, jelas menguraikan hubungan antara tujuan
perusahaan dan tujuan pribadi dan mengintegrasikan kepentingan dari dua.
Azas-azas Manajemen 92
Untuk meningkatkan produktivitas:
Dengan komunikasi yang efektif, Anda dapat mempertahankan hubungan
manusia yang baik dalam organisasi dan dengan mendorong ide-ide atau saran
dari karyawan atau pekerja dan menerapkan sebisa mungkin, Anda juga dapat
meningkatkan produksi dengan biaya rendah.
Untuk karyawan:
Ini adalah melalui komunikasi bahwa karyawan mereka menyerahkan
pekerjaan laporan, komentar, keluhan dan saran ke senior atau manajemen.
Organisasi harus memiliki kebijakan komunikasi yang efektif dan cepat dan
prosedur untuk menghindari keterlambatan, kesalahpahaman, kebingungan atau
distorsi fakta dan membangun harmoni di antara semua orang yang
bersangkutan dan departemen.
Pentingnya komunikasi tertulis:
Komunikasi dapat dilakukan melalui lisan atau tertulis. Dalam komunikasi
lisan, pendengar dapat membuat apa speaker coba katakan, tetapi dalam
komunikasi tertulis, teks materi di pesan adalah refleksi dari pemikiran Anda.
Jadi, komunikasi tertulis atau pesan harus jelas, tujuan dan ringkas dengan kata-
kata yang benar, untuk menghindari salah tafsir dari pesan Anda. Komunikasi
tertulis memberikan catatan permanen untuk penggunaan masa depan dan juga
memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memasang komentar mereka
atau saran secara tertulis.
Pada dasarnya komunikasi di dalam organisasi, terbagi kepada tiga bentuk:
1. Komunikasi vertikal
Bentuk komunikasi ini merupakan bentuk komunikasi yang terjadi dari atas
ke bawah dan sebaliknya. Artinya komunikasi yang disampaikan pimpinan kepada
bawahan, dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik.
Fungsi komunikasi ke bawah digunakan pimpinan untuk:
a. Melaksanakan kebijaksanaan, prosedur kerja, peraturan, instruksi, mengenai
pelaksanaan kerja bawahan.
b. Menyampaikan pengarahan doktrinasi, evaluasi, teguran. 93
Azas-azas Manajemen
The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
E-Book ini digunakan oleh mahasiswa program studi Administrasi Publik dan Program Studi Administrasi Bisnis. E-book ini merupakan kumpulan materi dalam mata kuliah Azaz-Azaz Manajemen
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search