E-Book Azaz-Azaz Manajemen

hubungan pribadi yang bersifat informal. Hal ini sangat menguntungkan terhadap
pelaksanaan tugas-tugas pekerjaan.
e. Pengawasan Administratif

Pengawasan Administratif adalah pengawasan yang meliputi bidang
keuangan, kepegawaian, dan material. Pengawasan keuangan menyangkut
tentang pos pos anggaran (rencana anggaran), pelaksanaan anggaran yang
meliputi kepengurusan administratif dan pengurusan bendaharawan. Hal ini
menyangkut prosedur penerimaan dan prosedur pengeluaran uang.

B. HUBUNGAN PENGAWASAN DENGAN FUNGSI MANAJEMEN LAINNYA
Fungsi-fungsi dalam manajemen mempunyai hubungan yang erat satu sama lain

sehingga merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dalam satu wadah
manajemen. Perencanaan menetapkan tujuan dan strategi untuk mencapainya ,
pengorganisasian menetapkan tugas-tugas dan fasilitas yang diperlukan, pengaturan
staf mengisi staf (manajer dan karyawan) yang dibutuhkan,pimpinan atau penggerakan
mendorong dan mengarahkan orang berperilaku untuk mencapai tujuan, dan
pengontrolan (pengawasan) melihat apakah semuanya telah berlangsung dengan benar
dan pada waktu yang benar. Betapapun fungsi-fungsi manajemen saling berkaitan erat
satu sama lain, namum perencanaan dan pengontrolan merupakan dua fungsi
manajemen yang berkaitan paling dekat (Choliq, 2011: 285-286).

Pengawasan dan perencanaan adalah kedua sisi dari satu mata uang. Rencana
tanpa pengawasan akan menimbulkan penyimpanagan tanpa adanya alat untuk
mencegahnya (Sarwoto, 1981: 95)

Tahap-tahap Pengawasan
Proses pengawasan biasanya terdiri paling sedikit lima tahap (langkah). Tahap -
tahapnya menurut George Tery adalah :
1) penetapan standar pelaksanaan (perencanaan),
2) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan,
3) pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata,

Azas-azas Manajemen 194

4) pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan.
penyimpangan-penyimpangan, dan

5) pengambilan tindakan koreksi bila perlu.

Tahap-tahap ini akan diperinci sebagai berikut:
1. Penetapan standar

Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan.
Standar mengandung arti sebagai satu satuan pengukuran yang da pat digunakan
menjadi “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Standar berguna antara sebagai alat
pembanding di dalam pengawasan, alat pengukur untuk menjawab pertanyaan
berapa suatu kegiatan atau suatu hasil telah dilaksanakan, sebagai alat untuk
membantu pengertian yang lebih tepat antara pengawas dan yang diawasi, dan
sebagai cara memperbaiki unfirmitas.

2. Penilaian atau pengukuran terhadap pekerjaan yang sudah dikerjakan
Penetapan standar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk

mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam
pengawasan adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.
Menilai atau mengukur dapat dilakukan melalui laporan baik lisan maupun tertulis,
buku catatan harian tentang pekerjaan itu, dapat berupa bagan jadwal atau grafik
produksi, inspeksi atau pengawasan langsung, pertemuan dengan petugas-petugas
yang bersangkutan, survey yang dilakukan oleh tenaga staf atas badan tertentu atau
melalui penggunaan alat teknis.

3. Perbandingan pelaksanaan pekerjaan dengan standar dan untuk mengetahui
penyimpangan yang terjadi
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata
dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Maksud
dari tahap ini adalah untuk mengetahui apakah di antara hasil dan standar yang telah

Azas-azas Manajemen 195

ditetapkan terdapat perbedaan, jika ada seberapa besar perbedaan itu, kemudian
diputuskan apakah perlu dilakukan perbaikan dari perbedaan itu atau tidak.

4. Perbaikan atau pembetulan terhadap penyimpangan yang terjadi, sehingga pekerjaan
tadi sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
Jika telah diketahui adanya perbedaan tersebut, sebab dari perbedaan dan letak
sumber perbedaan maka selanjutnya adalah melakukan koreksi atau perbaikan
(Sarwoto, 1981: 100). Tindakan koreksi dapat berupa :
a. Mengubah standar mula-mula (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah)
b. Mengubah pengukuranan pelaksanaan
c. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterprestasikan penyimpangan -
penyimpangan (Handoko, 2001: 362-365).

Menurut Ernie dan Saefulah (2008: 12) fungsi pengawasan adalah :
1. Mengevaluasi keberhasilan dan pencapaian tujuan serta target sesuai dengan

indikator yang ditetapkan.
2. Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin

ditemukan.
3. Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan

pencapaian tujuan perusahaan.

Menurut Maringan (2004: 62) fungsi pengawasan adalah :
1. Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap pejabat yang diserahi tugas dan

wewenang dalam melaksanakan pekerjaan.
2. Mendidik para pejabat agar mereka melaksanakan pekerjaan sesuai dengan

prosedur yang telah ditentukan.
3. Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, penyelewengan, kelaiaan, dan

kelemahan agar tidak terjadi kerugian yang tidak diinginkan.

Azas-azas Manajemen 196

C. TIPE PENGAWASAN DAN SISTEM PENGAWASAN

Menjadi efektif, sistem pengawasan harus memenuhi kriteria tertentu. Kriteria -

kriteria utama adalah, bahwa sistem seluruhnya 1) mengawasi kegiatan-kegiatan yang

benar, 2) tepat waktu, 3) dengan biaya yang efektif, 4) tepat akurat, 5) dapat diterima

oleh yang bersangkutan. Semakin dipenuhinya kriteria-kriteria tersebut semakin efektif

sistem pengawasan

Menurut Handoko (2015 : 359-360) Ada 3 (tiga) tipe dasar pengawasan, yaitu :

pengawasan pendahluan, pengawasan “concurrent”, dan pengawasan umpan balik.

a. Pengawasan pendahuluan (feedforward control). Pengawasan pendahuluan, atau

sering disebut steering controls, dirancang untuk mengantisipasi masalah -

malah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan

memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu

diselesaikan. Jadi, pendekatan pengawasan ini lebih aktif dan agresif, dengan

mendeyeksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan

sebelum suatu masalah terjadi. Pengawasan ini akan efektif hanya bila manajer

mampu mendapatkan informasi akurat dan tepat pada waktunya tentang

perubahan-perubahan dalam lingkungan atau tentang perkembangan terhadap

tujuan yang diinginkan.

b. Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan

(concurrent control). Pengawasan ini, sering disebut pengawasan “Ya-Tidak”,

screening control atau “berhenti-terus”; dilakukan selama suatu kegiatan

berlangsung. Tipe pengawasan ini merupakan proses dimana aspek tertentu

dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi

dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan, atau menjadi semacam

peralatan “double-check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu

kegiatan.

c. Pengawasan umpan balik (feedback control). Pengawasan umpan balik, juga

dikenal sebagai past-action controls, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan

yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar

ditentukan, dan penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-legiatan

Azas-azas Manajemen 197

serupa dimasa yang akan datang. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran
dilakukan setelah kegiatan terjadi.

Ketiga bentuk pengawasan tersebut sangat berguna bagi manajemen.
Pengawasan pendahuluan dan “berhenti-terus”, cukup memadai untuk memungkinkan
manajemen membuat tindakan koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan. Tetapi ada
beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan disamping kegunaan dua bentuk
pengawasan itu. Pertama, biaya keduanya mahal. Kedua, banyak kegiatan tidak
memungkinkan dirinya dimonitor secara terus menerus. Ketiga, pengawasan yang
berlebihan akan menjadikan produktivitas berkurang. Manajemen harus menggunakan
sistem pengawasan yang paling sesuai bagi situasi tertentu tipe pengawasan (Makmur,
2011:176)

a. Pengawasan pendahuluan (steering control)
Pengawasan ini direncanakan untuk mengatasi masalah dan

penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat
sebelum suatu kegiatan tertentu diselesaikan
b. Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan (Concurrent
Controls).

Pengawasan ini dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung. Tipe
pengawasan ini merupakan proses dimana aspek tertentu harus dipenuhi
dahulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan atau menjadi semacam
peralatan “double check” yang lebih menjamin ketetapan pelaksanaan suatu
kegiatan.
c. Pengawasan umpan balik yaitu pengawasan yang megukur hasil-hasil dari
kegiatan tertentu yang telah diselesaikan.

Menurut Handayaningrat Pengawasan ialah suatu proses dimana
pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan
oleh bawahannya sesuai dengan rencana, perintah, tujuan atau kebijaksanaan
yang telah ditentukan.

Azas-azas Manajemen 198

Donnelly, et all. mengelompokkan pengawasan menjadi 3 Tipe pengawasan

yaitu :

1. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).

Pengawasan yang terjadi sebelum kerja dilakukan. Pengawasan

Pendahuluan menghilangkan penyimpangan penting pada kerja yang diinginkan

yang dihasilkan sebelum penyimpangan tersebut terjadi. Pengawasan

Pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar

kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan

dengan hasil-hasil yang direncanakan. Memusatkan perhatian pada masalah

mencegah timbulnya deviasi-deviasi pada kualitas serta kuantitas sumber-

sumber daya yang digunakan pada organisasi-organisasi. Sumber-sumber daya

ini harus memenuhi syarat-syarat pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur

organisasi yang bersangkutan.

Dengan ini, manajemen menciptakan kebijaksanaan-kebijaksanaan,

prosedur-prosedur dan aturan-aturan yang ditujukan pada hilangnya perilaku

yang menyebabkan hasil kerja yang tidak diinginkan di masa depan. Dipandang

dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan-¬kebijaksanaan

merupakan pedoman-pedoman yang baik untuk tindakan masa mendatang.

Pengawasan pendahuluan meliputi; pengawasan pendahuluan sumber daya

manusia, Pengawasan pendahuluan bahan-bahan, Pengawasan pendahuluan

modal dan Pengawasan pendahuluan sumber daya financial.

2. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)

Pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan. Memonitor

pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran telah

dicapai. Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para

supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka. Direction

berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka

berupaya untuk:• Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara

penerapan metode-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.• Mengawasi

pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Azas-azas Manajemen 199

3. Pengawasan Feed Back (feed back control)
Pengawasan Feed Back yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah

dilaksakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak
sesuai dengan standar. Pengawasan yang dipusatkan pada kinerja
organisasional dimasa lalu. Tindakan korektif ditujukan ke arah proses
pembelian sumber daya atau operasi-operasi aktual. Sifat kas dari metode-
metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan
perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi
tindakan-tindakan masa mendatang.Adapun sejumlah metode pengawasan feed
back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:

• Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
• Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis)
• Pengawasan Kualitas (Quality Control)
• Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation

Sistem Pengawasan
Sistem pengawasan yang efektif harus memenuhi beberapa prinsip

pengawasan yaitu adanya rencana tertentu dan adanya pemberian instruksi serta
wewenang-wewenang kepada bawahan. Rencana merupakan standar atau alat
pengukur pekerjaan yang dilaksanakan oleh bawahan. Rencana tersebut menjadi
petunjuk apakah sesuatu pelaksanaan pekerjaan berhasil atau tidak. Pemberian
instruksi dan wewenang dilakukan agar sistem pengawasan benar -benar
dilaksanakan dengan efektif. Wewenang dan instruksi yang jelas harus dapat
diberikan kepada bawahan, karena berdasarkan itulah dapat diketahui apakah
bawahan sudah menjalankan tugas-tugasnya dengan baik. Atas dasar instruksi yang
diberikan kepada bawahan maka dapat diawasi pekerjaan seorang bawahan
(Manullang, 2010: 173).

Azas-azas Manajemen 200

DAFTAR PUSTAKA

Adair, John. 2010. Strategic Leadership. Kogan Page Limited.

Bejo, Siswanto.1989. Manajemen Tenaga kerja.Bandung : Sinar Baru

Buffa, Elwood, dan Rakesh K. Sarin. 1987. Modern Production/Operation Management. New
York: Wiley & Sons.

Candra, Wijaya dan Muhammad Riva’i.2016. Dasar-dasar manajemen; mengoptimalkan
pengelolaan organisasi secara efektif dan efisien. Medan; Perdana Publishing

Certo, Samuel C. 1981. Principles of Modern Management. Dubuque, Iowa: WmC Brown.

Daft, Richard L. 2011. Management. South-Western.

Daft, Richard L. 2002. Leadership Experience. Harcourt, Orlando.

Donnely, Gibson dan Ivancevich. 1981. Fundamentals of Management. Plano, Texas:
Business Publication.

Griffin, Ricky W. 1993. Management. Boston: Houghton Mifflin.

Gross, Danie. 1996. Forbes Greatest Business Stories of All Time. New York: Wiley & Sons.

Griffin, Ricky. 2004. Manajemen. Jilid 1. Edisi 7. Jakarta; Erlangga.

Hamburg, Morris. 1987. Statistical Analysis for Decision Making. San Diego: Hartcourt.

Hanafi, Mamduh dan Abdul Halim. 2010. Analisis Laporan Keuangan. Yogyakarta: UPP AMP
YKPN.

Hanafi, Mamduh. 2008. Manajemen. Yogyakarta: UPP-AMP YKPN.

Hani, handoko T.2010. Manajemen personalia dan sumber daya manusia. Yogyakarta; BPFE
UGM

Hughes, Richard L., dan Katherine Colarelli Beatty. 2005. Becoming A Strategic Leader. San
Fransisco: Wiley.

Jones, Gareth R. dan Jennifer M George. 2010. Contemporary Management. New York:
McGraw Hill.

Azas-azas Manajemen 201

Koontz, Harold, Cyrril O’Donnel, dan Heinz Weihrich. 2004. Management. Singapore:
McGraw Hill.

M. Kadarisman. 2013. Manajemen Pengembangan Sumber Daya Manusia, Rajawali, Jakarta, ,
hlm. 172.

Makmur. 2011. Efektivitas Kebijakan Pengawasan. Bandung PT. Refika Aditama. Hlm.176

Malayu S.P. Hasibuan.2014. Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah.Jakarta: PT Bumi
Aksara.

Manullang.2010. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta; Salemba Empat

Maringan Masry Simbolon.2004. Dasar – Dasar Administrasi dan Manajemen, Ghalia
Indonesia, Jakarta, hlm. 61.

McLeod, Raymond. 1990. Management Information System. New York: Macmillan.

Mifflin Company, Boston-Toronto Stoner, James A.F., Edward Freeman, dan Daniel R
Gilbert. 1995. Management. New Jersey: Prentice Hall.

Moekijat.1994. Koordinasi.Jakarta : Graha (h. 39-42)

Peters, Thomas J, dan Robert H Waterman. 1982. In Search of Excellence. New York: Harper
& Row.

Porter, Michael E. 1980. Competitive Strategy. Toronto: The Free Press.

Porter, Michael E. 1985.Competitive Advantage. Toronto: The Free Press.

Rakhmat, Jalaluddin.1998. Psikologi Komunikasi edisi revisi. Bandung;Remaja Rosdakarya.

Robbin, Stephen P.2010. Perilaku Organisasi. Jakarta; Prenhalindo

Reece, B.L & Rhonda Brand. 1993. Effective Human Relations in Organization, Houghton

Silalahi, Ulber. 2011. Asas-Asas Manajemen. Bandung; Refika Aditama

Soewarno, handayaningrat.1985. Pengantar studi Administrasi dan Manajemen. Jakarta; PT
Gunung Agung

Sukanto Reksohadiprodjo. 1992. Dasar – Dasar Manajemen Edisi 5.Yogyakarta;BPFE hlm.
63.

Azas-azas Manajemen 202

T. Hani Handoko.2013. Manajemen Edisi 2. Yogyakarta; BPFE hlm. 363

Azas-azas Manajemen 203

Eva Suryany, S.Sos, M.Si dilahirkan di Sawahlunto pada
tanggal 14 Juni 1967. Penulis menyelesaikan S1 di Sekolah
Tinggi Ilmu Adinistrasi LPPN Padang. Kemudian melanjutkan
pendidikan S2 di Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi YAPANN
dengan mendapat gelar Magister Ilmu Administrasi (M.Si) di
Jakarta. Penulis merupakan dosen tetap STIA LPPN Padang.
Penulis mengampu mata kuliah diantaranya Azas-Azas Manajemen, Pengantar
Ilmu Administrasi Publik, Birokrasi. Penulis juga aktif dalam pertemuan
ilmiah pada seminar Nasional dan Internasional

Sinta Westika Putri, S.AP, M.A.P dilahirkan di Sumani, pada
tanggal 21 Mei 1987. Tahun 2011 penulis menyelesaikan S1
Ilmu Administrasi Negara di Universitas Negeri Padang,
kemudian melanjutkan pendidikan S2 Ilmu Administrasi
Negara dengan mendapatkan gelar Magister Administrasi
Publik (M.AP) di Universitas Negeri Padang. Pada tahun 2018
penulis menjadi dosen luar biasa di STISIPOL PANCASAKTI Bukittinggi.
Kemudian mulai tahun 2019 penulis menjadi dosen tetap STIA LPPN Padang
sampai sekarang. Penulis mengampu mata kuliah diantanranya Kebijakan
Publik, Kebijakan Tata Ruang dan Lingkungan, Perbandingan Administrasi
Negara, SIM dan e-Government, Etika Administrasi Negara, Sistem Politik
Indonesia, Sistem Administrasi Negara Indonesia, Teori Administrasi Publik,
Teori Organisasi Publik, Manajemen Sumber Daya Manusia Sektor Publik,
Governansi Digital. Penulis juga aktif dalam pertemuan ilmiah pada seminar
Nasional dan Internasional.