ITAspire_JTMK_

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

HARDWARE

SYSTEM

SOFTWARE Pensyarah perlu melayari laman web
https://movementstaffupdate.com/
244 untuk mendaftar dengan menekan
butang Register seperti di atas untuk
mengakses laman ini.

Pensyarah perlu memasukkan
Username dan Password yang telah
didaftarkan untuk mengakse laman
web ini.

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP SYSTEM

Setelah memasuki laman web ini,
persyarah mestilah meletakkan
maklumat pensyarah di User Profile.
Dengan adanya maklumat ini, pelajar
yang ingin mengetahui maklumat
pensyarah tertentu seperti mengetahui
lokasi pensyarah tersebut.

Di laman utama , pensyarah dapat 245
menukar keberadaannya dengan
memilih seperti yang terdapat di
dalam gambar di sebelah . Antara
pilihan yang terdapat ialah ada, tiada,
bercuti dan mensyuarat

Hasil akhir projek

SYSTEM IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

246

Rajah 3: Carta Alir ( Hardware IOT)

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

SYSTEM

247

Rajah 4: Carta Alir ( Aplikasi Software)

4 KEPUTUSAN DAN CADANGAN

Jadual 3: Keputusan Intergration Testing

Test Description Expected Result Observed Result Test Result
Berjaya mendaftar Berjaya
Pengguna mendaftar di dalam Berjaya mendaftar
laman sesawang

Pengguna dapat mengakses Pengguna dapat Pengguna dapat Berjaya
mengakses
laman sesawang mengakses

Pengguna dapat menukar Pengguna berjaya Pengguna berjaya Berjaya

status keberadaannya menukar statusnya menukar statusnya

SYSTEM IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

Hasil akhir yang dapat diperoleh daripada perlaksaan projek ini adalah mencapai objektif yang
ditetapkan. Pensyarah dapat mendaftar di dalam laman sesawang yang berjaya dibangunkan dan
merekodkan keberadaan pensyarah ke dalam database. Keputusan daripada keberadaan persyarah ini
juga dapat dilihat di tv yang telah disambungkan dengan menggunakan IOT. Projek ini dapat
memudahkan pelajar kerana dapat mengetahui di mana keberadaan pensyarah berdasarkan rekod yang
telah dikemaskini oleh pensyarah, Ini sekaligus dapat menjimatkan masa pelajar untuk mencari
pensyarah kerana di dalam laman sesawang tersebut memaparkan maklumat diri pensyarah seperti
nombor telefon pensyarah dan memaparkan keberadaannya. Projek ini juga dapat memudahkan pelajar
yang baharu untuk mengenali pensyarah-pensyarah tersebut. Projek ini dilaksanakan supaya pelajar
tidak mengangu waktu rehat pensyarah.

5. KESIMPULAN

Proses melaksanakan sesebuah projek yang dirancang dengan teliti juga sebenarnya agak sukar
kerana setelah menghadapi pelbagai rintangan dan masalah barulah ia dapat dicapai walaupun tidak
berjaya seperti yang diidamkan. Projek “MOVEMENT STAFF UPDATE (MSU) SISTEM“ini
adalah hasil daripada pemerhatian kami untuk memberi kemudahan kepada pensyarah dan pelajar.
Kami inginkan kelainan dalam perlaksanaan projek yang disampaikan dengan kaedah dan websitenya
dapat dimanfaatkan serta berfaedah kepada semua orang. Mungkin satu hari nanti, projek kami dapat
memberikan ilham kepada orang lain untuk mempertingkatkan lagi kemudahan kepada pengguna.
Kemahiran mengenai kerja-kerja praktikal yang diperolehi daripada pembelajaran teori dan kursus iot
yang dianjurkan dalam politeknik ini pada semester lepas dan dari sini asasnya telah membawa kami
kepada kerja-kerja pembuatan yang lebih besar dan mencabar. Melalui latihan ini, ia dapat memupuk
semangat kerjasama dan sifat ingin tahu tentang sesuatu yang baru dan juga pembelajaran teori yang
seterusnya meletakkan kami di dalam keadaan yang bersedia untuk mempraktikkan pada masa akan
datang. Dari sini, projek yang kami laksanakan adalah tidak rumit dari segi development system tetapi
248 memerlukan imiginasi di dalam pembuatan model projek ini.

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP SYSTEM

RUJUKAN
Najwa.Rsln.(August 12, 2019). PENGENALAN IoT. Retrieved from

https://internetofthingsbynajwa.blogspot.com/p/internet-of-things-iot-sebuah-istilah.html
Ghahrai, Amir. (2018, December 2). Iterative Model. Retrieved from

https://www.testingexcellence.com/iterative-model/
Cytron Technologies. Retrieved from https://www.cytron.io/shop
Axellageraldinc Adryamarthanino (Dec 10, 2017). Retrieved from
https://medium.com/@axella.gerald/tutorial-membuat-aplikasi-android-sederhana-di-android-studio-

1010d8f7b2ca
Janis Bibers , (Feb 12th, 2019). Retrieved from

https://www.google.com/url?q=https://arkbauer.com/blog/software-development-life-cycle-
sdlc/&usg=AFQjCNEP4Mgegk XiijexKyQr3nbvJxQPIQ

249

SYSTEM IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

Keberkesanan Sistem Inventori Peralatan Sukan Dalam
Meningkatkan Keberkesanan Pengurusan JSKK

Siti Farrah Binti Md Hashim¹
Nurul Anis Natasha Binti Hisham2

Nurul Aini Binti Mawardi3
NurSolehah Binti Omar4

¹Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi, Politeknik Seberang Perai;
([email protected])

2Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi, Politeknik Seberang Perai;
([email protected])

3Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi, Politeknik Seberang Perai;
([email protected])

4Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi, Politeknik Seberang Perai;
([email protected])

Abstrak Sistem Inventori Peralatan Sukan JSKK adalah suatu laman web yang akan dibangunkan
untuk menggantikan sistem manual yang sedia ada. Berdasarkan pemerhatian yang dijalankan di JSKK.
Pelajar yang hendak membuat pinjaman atau pemulangan peralatan masih menggunakan kaedah borang
manual. Oleh yang demikian, laman web ini dibangunkan adalah untuk memudahkan pihak JSKK dan
250 para pelajar menguruskan data berkaitan peralatan sukan dan membuat pinjam secara atas talian dan
tidak perlu bergerak ke pusat JSKK untuk membuat pinjaman dan memudahkan untuk pelajar
menyemak dahulu peralatan yang ingin dipinjam masih tersedia atau tidak.

Katakunci : JSKK, inventori

1 PENGENALAN

Sesebuah organisasi memerlukan satu sistem yang khusus bagi memudahkan dan mempercepatkan
proses kerja dalam usaha meningkatkan kecekapan dan produktiviti organisasi mereka. Menurut
rujukan oleh Freelance Trainer 2U, 2021 Kewujudan sistem yang baik, bersistematik dan selamat amat
bermakna bagi pihak pengurusan organisasi untuk menyelia segala maklumat pengurusannya dengan
berkesan. Sehubungan dengan itu, sistem yang ingin dilaksanakan perlu dianalisa dan direka bentuk
terlebih dahulu untuk memastikan perlaksanaan sistem itu kelak adalah mudah difahami oleh pengguna
akhir. Adalah lebih sistematik, jika sistem pengurusan data secara berpusat digunakan untuk
memudahkan pencarian maklumat operasi berikutan kesemua maklumat akan digabungkan pada satu
pangkalan data. Salah satu aplikasi berkomputer yang sering digunakan adalah dalam bidang
pengurusan inventori.
Semua inventori barang diletakkan dalam satu pangkalan data berpusat dan aplikasi tambahan seperti
pengurusan peralatan sukan dimasukkan supaya sistem menghasilkan satu sistem inventori yang
bersistematik. Bagi mengejar arus perubahan ini, maka setiap organisasi harus merebut peluang dengan
menggunakan kelebihan dan teknologi sedia ada. Atas kesedaran ini, satu langkah inisiatif telah diambil
dengan membangunkan satu Sistem Inventori Peralatan Sukan berasaskan web untuk
diimplementasikan di Jabatan Sukan, Kokurikulum & Kebudayaan, Politeknik Seberang Perai bagi
mengurus dan mengawal aliran keluar masuk peralatan sukan dengan lebih efektif serta pengurusan

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

pinjaman peralatan sukan.

1.1 Pernyataan Masalah SYSTEM

Dalam persaingan era global dan teknologi maklumat, pihak yang terlibat perlu
memperkemaskan sistem mereka terutama dari segi penyimpanan dan pemprosesan maklumat dalam
urusan seharian mereka. Proses merekod dan mengurus maklumat stok dan inventori di JSKK masih
menggunakan kaedah manual. Semua rekod disimpan dalam bentuk kertas bercetak malah
menimbulkan pula masalah penyimpanan dokumen berkenaan. Masalah paling ketara yang dihadapi
adalah ketidakupayaan kaedah manual untuk membekalkan data dan maklumat pada masa yang
diperlukan. Oleh itu, suatu jalan penyelesaian harus dikemukakan dengan membangunkan satu sistem
yang menggunakan kemudahan teknologi maklumat untuk memproses dan menyimpan segala
maklumat yang berkaitan dengan stok dan inventori. Pembangunan sistem ini lebih mengkhusus kepada
pembangunan dan pembentukan pangkalan data stok, pinjaman peralatan dan inventori JSKK.

1.2 Objektif

a. Membangunkan satu sistem pengurusan inventori sukan yang lebih teratur dan sistematik.
b. Memudahkan proses menyimpan, mengemaskini dan carian inventori
c. Menghasilkan laporan rekod peminjaman peralatan sukan JSKK.

1.3 Skop Projek 251

Sistem ini dibina khusus untuk tujuan pendaftaran, pencarian, pengemaskinian, penghapusan,
merekod data mengenai peralatan peralatan sukan. Sistem ini berkebolehan menghasilkan data atau
laporan dan membuat capaian data dengan mudah dan cepat serta memudahkan proses peminjaman
peralatan sukan Terdapat tiga pengguna yang akan menggunakan sistem ini iaitu:

a. Pegawai sukan :
Tugas pegawai sukan berfungsi untuk menyemak senarai permohonan serta meluluskan proses
permohonan peminjaman peralatan sukan.. Pegawai sukan juga boleh menyemak laporan
berkenaan status peminjaman peralatan. Pegawai sukan tidak berfungsi untuk melakukan
sebarang tugas-tugas yang berkaitan dengan Inventori Peralatan Sukan.

b. Staf JSKK :
Tugas staf adalah untuk mendaftar, mengemaskini dan menghapuskan inventori mengenai
peralatan sukan. Selain itu, staf perlu menyemak kad pengenalan pelajar bagi memastikan pelajar
mengambil perlatan yang dipinjam pada tarikh yang dimohon malah perlu memastikan pelajar
memulangkan peralatan dengan menghantar emel peringatan.

c. Pelajar:
Capaian bagi pelajar dalam sistem ini adalah untuk membuat permohonan peminjaman peralatan
dan menyemak status peminjaman peralatan sukan JSKK.

2 KAJIAN LITERATUR

Pengurusan yang sistematik pada inventori atau stok amat penting bagi sesebuah organisasi.
Inventori merujuk kepada pegangan stok yang dipegang oleh sesebuah organisasi. Pegangan stok ini
menjadi masalah utama dalam pengawalan inventori kerana ia melibatkan kos. Dalam menguruskan
inventori, setiap organisasi mempunyai pendekatan sendiri dalam urusan menguruskan inventori

SYSTEM IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

mereka. Inventori merupakan aset penting bagi organisasi dan setiap organisasi perlu menguruskan
inventori dengan cekap dan efektif.

2.1 Pengurusan Inventori

Setiap organisasi kecil ataupun besar perlu peka dan bijak dalam menguruskan inventori mereka.
Pengurusan yang bersistematik dan efisien dalam menguruskan inventori memberi manfaat bukan
sahaja dari aspek pengurusan malah aspek lain seperti mengurang kos perbelanjaan dan pengeluaran
organisasi.

Menurut Thomas (1990) di dalam artikelnya berkaitan ’Implementing an Effective Inventory
Management System’ menekankan aspek kawalan sebagai elemen penting dalam pengurusan inventori
yang efektif.

“A professional discipline that is primarily concerned with the management of document-based
information systems. The application of systematic and scientific controls to recorded information
required in the operation of an organization’s business(Priscilla Emery, 2005)

Daripada petikan-petikan di atas, dapat kita simpulkan bahawa elemen kawalan dalam
pengurusan inventori merupakan aspek penting dalam membangunkan sistem yang berkaitan dengan
pengurusan inventori.

Disini kami telah mengumpul kajian sedia ada daripada artikel Software Advice (Online
Inventory Management Software), 2021.

2.2 Aplikasi Sedia Ada

2.2.1 Fishbowl Inventory Manufacturing Software

252

Fishbowl adalah penyelesaian pengeluar hibrid dan pengurusan gudang yang direka untuk
syarikat kecil dan menengah. Ciri-ciri utama termasuk kawalan inventori, perancangan keperluan bahan
(MRP), kawalan lantai kedai pekerjaan, pengurusan pesanan kerja, pesanan pengilang dan bil bahan.
Penyelesaian ini boleh digunakan di premis atau dihoskan di awan.

Fishbowl juga menawarkan ciri-ciri seperti barcoding, pengurusan aset, pengurusan bahan
mentah, pengiraan kitar, pelaporan, pesanan automatik dan pembelian. Ia menyediakan kemas kini masa
nyata di peringkat stok ke pelbagai gudang sesebuah organisasi. Penyelesaian ini boleh meramalkan
keperluan inventori berdasarkan tren jualan dan membolehkan organisasi memindahkan stok dari satu
gudang ke lain.

Penyelesaian ini juga memaparkan batch automatik dan arahan kerja pembaikan berdasarkan
penjejakan lot dan penjejakan nombor siri. Fishbowl menyokong integrasi dengan e-dagang,
perkapalan, perkhidmatan saudagar dan sistem CRM seperti QuickBooks, Magento, Shopify, Zencart
dan Salesforce. Sokongan ditawarkan melalui e-mel, telefon dan sumber-sumber dalam talian yang lain.

2.2.2. CorelMS

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP SYSTEM

Sistem Pengurusan Inventori CoreIMS (CoreIMS ™) adalah sistem pengurusan inventori yang
menjimatkan kos yang memberikan fleksibiliti dalam menyokong operasi gudang yang kompleks.
CoreIMS direka untuk memenuhi keperluan gudang yang lengkap, cekap dan berkesan, termasuk
pengurusan beberapa gudang.

CoreIMS menguruskan semua aspek operasi dari persediaan persediaan melalui pemprosesan /
pembungkusan pesanan - di pelbagai gudang. Ini memberi pengguna kemampuan untuk mengesan item,
laman web, lokasi dan maklumat status dengan cepat dan berkesan. CoreIMS juga merangkumi
pengimbasan / percetakan kod bar dan penyatuan dengan perisian pihak ketiga, menjadikannya sangat
sesuai untuk syarikat dengan operasi tempatan atau diedarkan; maklumat inventori dapat diakses dan
dikendalikan dari mana-mana lokasi atau peranti dengan sambungan Internet.

Selain pengimbasan / percetakan kod bar dan pelaporan yang dapat disesuaikan, API REST dan
penyatuannya dengan Microsoft Power BI memberikan fleksibiliti yang diperlukan kepada syarikat
sambil menyediakan Alat Analisis Data terkini yang diperlukan hari ini. Pelanggan 3PL mempunyai
akses ke ciri Kepemilikan dan Modul Penagihan yang memisahkan pemilik produk dan membuat caj
dengan invois yang dapat disesuaikan - per item, per pesanan, per unit penyimpanan, dan lain-lain.

2.1.3 eTurns

eTurns adalah penyelesaian pengurusan inventori berasaskan awan yang membantu pengedar dan 253
pelanggan mereka mengotomatiskan pengisian inventori di tempat penggunaan (bilik simpanan, trak
servis, dll.) menggunakan telefon pintar, pengimbas, sensor berat RFID dan IoT. Ia sesuai untuk klinik
penjagaan kesihatan, EMS, kontraktor dengan trak servis, pengeluar, perbandaran dan banyak lagi.

eTurns membolehkan pengguna memberikan penglihatan masa nyata ke tahap stok,
menguruskan inventori yang dihantar atau milik pelanggan, menetapkan tahap minimum, maksimum
dan kritikal, mendapatkan laporan dan analisis, amaran e-mel dan menetapkan izin pengguna.
Kontraktor dengan trak boleh membuat pesanan kerja dengan alat ganti, kit dan tenaga kerja yang
digunakan pada pekerjaan dan mengemukakannya kepada pelanggan untuk ditandatangani. Klinik
penjagaan kesihatan dapat meminta bekalan yang diperlukan untuk pembedahan di masa depan melalui
penyatuan langsung dengan ERP pengedar.

2.3 Perbandingan antara Aplikasi Sedia Ada

Fishbowl Inventory CoreIMS Software eTurns
Manufacturing Software

Fungsi Kawalan inventori, Memberi pengguna Menguruskan inventori yang

perancangan keperluan kemampuan untuk dihantar atau milik pelanggan,

bahan (MRP), kawalan mengesan item, laman menetapkan tahap minimum,

lantai kedai pekerjaan, web, lokasi dan maksimum dan kritikal,

pengurusan pesanan kerja, maklumat status dengan mendapatkan laporan dan

pesanan pengilang dan bil cepat dan berkesan analisis, amaran e-mel dan

bahan menetapkan izin pengguna.

Ciri- Barcoding, pengurusan Fleksibiliti dalam Membantu pengedar dan

ciri aset, pengurusan bahan menyokong operasi pelanggan mereka

mentah, pengiraan kitar, gudang yang kompleks. mengotomatiskan pengisian

pelaporan, pesanan direka untuk memenuhi inventori di tempat penggunaan

automatik dan pembelian. keperluan gudang yang (bilik simpanan, trak servis, dll.)

lengkap, cekap dan menggunakan telefon pintar,

berkesan, termasuk pengimbas, sensor berat RFID

pengurusan beberapa dan IoT

gudang.

Bahasa English English English

SYSTEM IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

3 METODOLOGI
Menurut Norazieah,2015 Metodologi kajian merupakan kaedah dan teknik mereka-bentuk,

mengumpul dan menganalisis data supaya dapat menghasilkan bukti yang boleh menyokong sesuatu
kajian. Metodologi menerangkan cara sesuatu masalah yang dikaji dan sebab sesuatu kaedah dan teknik
tertentu digunakan. Tujuan metodologi ialah untuk membantu memahami dengan lebih luas atau lebih
terperinci lagi tentang pengaplikasian kaedah dengan membuat huraian tentang proses kajian. Disini
kami mengunakan model tangkas (agile model) dalam sistem ini.

Mengikut apa yang kami dapat di artikel Agile Modeling, 2021 adalah rangka reka bentuk yang
pada mulanya digunakan untuk pembangunan perisian tetapi kini digunakan di kawasan lain di mana
terdapat keperluan untuk menyelesaikan tugas besar, termasuk tugas pengurusan projek.

254

Rajah 3 : Model Agile
3.1 Fasa Pengumpulan Keperluan

Menurut dilaman sesawang Oreilly mengumpul Keperluan adalah proses menentukan,
mendokumenkan, dan mengurus keperluan dan keperluan pihak berkepentingan untuk memenuhi
objektif projek. Manfaat utama proses ini ialah ia memberikan asas untuk menentukan dan mengurus
skop projek termasuk skop produk. Pada fasa ini, kami menemu ramah pegawai Jabatan Sukan
Kokurikulum dan Kebudayaan iaitu Puan Sarah di pejabatnya bagi mendapatkan maklumat dengan
lebih jelas, kami bertanya sedikit sebanyak tentang sistem inventori peralatan sukan yang sedia ada bagi
memastikan pengumpulan maklumat yang diperoleh adalah benar dan terperinci agar sistem yang akan
dibangunkan adalah lebih teratur dan sistematik.

3.2 Fasa Analisis
Matlamat: untuk mengumpulkan dan mendokumenkan keperluan sistem.Tujuan analisa adalah

untuk memahami apa yang akan dibina, mengapa ia perlu dibina, berapa kos yang diperlukan untuk
membina (anggaran), dan dalam apa urutannya perlu dibina (keutamaan).Ini adalah sama dengan
keperluan elicitation, tujuannya ialah untuk menentukan apa yang pengguna ingin dibina.Pada fasa ini,
kami membangunkan sistem inventori peralatan sukan berasaskan web bagi memenuhi kehendak yang
diminta oleh pegawai jabatan sukan tersebut. Ia dibina adalah untuk memudahkan urusan semua pihak.
Anggaran kos yang diperlukan adalah melebihi RM100. Malah sistem ini dibinakan mengikut
keperluan semasa dan permintaan pihak Jabatan Sukan Kokurikulum dan Kebudayaan.

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

3.3 Fasa Reka Bentuk SYSTEM

Matlamat: untuk menterjemahkan keperluan ke dalam reka bentuk perisian. Peringkat ini
melibatkan reka bentuk keseluruhan sistem dan unsur-unsurnya. Terdapat dua jenis reka bentuk, reka
bentuk peringkat tinggi dan reka bentuk peringkat rendah.Pada fasa ini, kami melakar sistem tersebut
mengikut kesesuaian yang diminta oleh pihak JSKK dan memasukkan elemen penting yang perlu ada
dalam sistem ini. Lakaran keseluruhan telah dihantar kepada pihak jskk untuk mendapatkan kepastian
adakah lakaran sistem ini boleh diterima. Apabila pihak jskk telah mengesahkan, kami meneruskan
dengan membuat sistem tersebut di perisian notepad++.

LOGIN PELAJAR

Halaman Login

255

SYSTEM IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

Halaman Pendaftaran

Halaman Maklumat Pelajar

256

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

Halaman Permohonan Peralatan Sukan

SYSTEM

Halaman Senarai Permohonan

257

SYSTEM IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

LOGIN STAF
Halaman Maklumat Staf

Halaman Emel Peringatan

258

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

Halaman Pengambilan Peralatan

SYSTEM

Halaman Pemulangan Peralatan

259

SYSTEM IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

Halaman Daftar Peralatan

Halaman Senarai Peralatan

260

LOGIN PEGAWAI IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

Halaman Maklumat Pegawai

SYSTEM

Halaman Senarai Permohonan

261

SYSTEM IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

Halaman Laporan

3.4 Fasa Pembangunan
Alikasi perisian yang direka dengan betul dan keperluan dikumpulkan dengan tepat, proses pengekodan
adalah lebih diperkemas. Pasukan projek lebih mampu menggunakan perisian tarikh akhir pengekodan
apabila maklumat yang betul dikumpulkan dari pelanggan. Pada fasa ini, kami telah memahami apa
yang pihak jskk inginkan. Oleh itu, kami akan membangunkan kod dengan meminta spesifikasi
keperluan dan butiran pihak jskk untuk mengendalikan pengekodan khusus dan pengendalian data
untuk sistem yang akan dibangunkan ini. Malahan membangunkan kod dengan lakaran reka bentuk
262 yang telah disahkan.

3.5 Fasa Pengujian
Selepas pasukan pembangunan selesai memprogramkan perisian, sudah tiba masanya untuk

pasukan Jaminan Kualiti (QA) masuk. Pasukan QA menguji perisian untuk mengukur kualitinya.
Dalam fasa ini, kami berjumpa dengan penyelia dan berhubung dengan pegawai sukan untuk
menjalankan pengujian ke atas sistem ini. Kami diminta untuk mengubah dan menambah sedikit
sebanyak keperluan yang perlu ada didalam sistem ini untuk memastikan sistem ini berjalan dengan
lebih baik

3.6 Fasa Penyelenggaraan
Direka untuk mengendalikan keperluan yang berubah-ubah, supaya produk itu dapat dikekalkan

dari awal. Proses penyelenggaraan adalah tentang membuat perubahan produk iaitu kod, dokumen, dan
sebagainya apabila diperlukan.Dalam fasa ini, kami mengubah kod sistem dan menambah sedikit kod
dalam sistem untuk kesan yang lebih baik dan penggunaan yang bagus untuk pengguna-pengguna
sistem setelah diberi cadangan oleh penyelia dan pihak jskk.

4 KESIMPULAN
Kesimpulannya, pembangunan sistem inventori peralatan sukan bagi menggantikan sistem

manual yang sedia ada berdasarkan skop pembangunan yang dinyatakan adalah untuk menjadikan
pengurusan sistem inventori peralatan sukan mencapai objektif yang disasarkan. Pembangunan sistem
ini akan memudahkan semua pihak yang terlibat di dalam pengurusan peralatan sukan bagi mengatasi

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

masalah yang dihadapi. Projek yang dibangunkan ini juga telah dirancang mengikut masa yang telah
ditetapkan. Pembangunan sistem inventori ini telah dikaji dan dibandingkan dengan sistem yang sedia
ada. Sistem ini dijangka mampu menjimatkan masa,tenaga dan dapat mengurangkan risiko kehilangan
data. Selain itu, sistem ini mungkin dapat mempercepatkan proses perkemaskinian dan menguruskan
stok. Akhir sekali, mampu memudahkan proses peminjaman peralatan.

RUJUKAN SYSTEM

Pengurusan Stor dan Inventori Yang Effektif - Freelance Trainer 2U - Malaysia. (n.d.). Retrieved 263
January 29, 2021, from https://sites.google.com/site/freelancetrainer2u/home/training-
programs/pengurusan-stor-dan-inventori-yang-effektif

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), Fifth Edition. (n.d.).
Retrieved January 29, 2021, from https://www.oreilly.com/library/view/a-guide-
to/9781935589679/sub5.2.xhtml

(n.d.). Retrieved January 29, 2021, from http://www.agilemodeling.com/essays/agileAnalysis.htm

(n.d.). Retrieved January 29, 2021, from https://study.com/academy/lesson/agile-design-methodology-
process.html

Demchenko, M., & Melnichuk, A. (2020, December 17). Software Development Life Cycle: A Guide
to Phases and Models. Retrieved January 29, 2021, from https://ncube.com/blog/software-
development-life-cycle-guide

Online Inventory Management Software. (n.d.). Retrieved January 29, 2021, from
https://www.softwareadvice.com/inventory-management/online-comparison/

Norazieah. (2015, June 08). BAB 3 – METODOLOGI KAJIAN – sarah. Retrieved January 29, 2021,
from https://crazylinguists.wordpress.com/category/siti-sarah-a141264/bab-3-metodologi-
kajian-sarah/

Agile in SDLC: Characteristics and Functionality of Agile in SDLC. (2020, December 19). Retrieved
January 29, 2021, from https://www.educba.com/agile-in-sdlc/

Unknown. (1970, January 01). CARTA GANTT & INVENTORI SUKAN. Retrieved January 29,
2021, from http://sainssukanmaar.blogspot.com/2015/01/carta-gantt-inventori-sukan.html?m=1

Japang, Z. (2012, March 28). VET 4093- Pengurusan Stor, Harta Modal dan Inventori. Retrieved
January 29, 2021, from https://www.slideshare.net/mobile/ZUZANMICHAEL/vet-4093-
pengurusan-stor-harta-modal-dan-inventori

Ting. (1970, January 01). Kajian Literatur. Retrieved January 29, 2021, from
http://mispassion.blogspot.com/2009/07/kajian-literatur.html?m=1

Sports Science at SMK Elopura Follow. (2018, July 13). Bab 2 Pengurusan Sukan. Retrieved January
29, 2021, from https://www.slideshare.net/OswaldJokinol/bab-2-pengurusan-sukan-105705269

Functional Requirements vs Non Functional Requirements: Key Differences. (n.d.). Retrieved
January 29, 2021, from https://www.guru99.com/functional-vs-non-functional-
requirements.html

SYSTEM IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

Sistem Pengurusan Rekod Klien, Unit Pengurusan Psikologi

Norzila binti Ishak1
Izlan Hazimi bin Mohd
Azhar2 Nurul Ain binti

Shariff3
Nur Aishah Alya binti Muhamad Naim4

1Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi, Politeknik Seberang Perai;
[email protected]

2Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi, Politeknik Seberang Perai;
[email protected]

3Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi, Politeknik Seberang Perai;
[email protected]

4Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi, Politeknik Seberang Perai;
[email protected]

Abstrak Unit Pengurusan Psikologi(UPPsi) menggunakan buku log dan kad rekod klien untuk
merekod klien yang telah membuat sesi bersama pegawai psikologi dan kaunselor pelatih. Berlaku
pertindihan rekod klien ketika pendaftaran sesi. Sebagai contoh klien telah mengisi rekod beliau
sebanyak dua kali melalui pegawai psikologi dan kaunselor pelatih yang berlainan. Pegawai
psikologi dan kaunselor pelatih perlu menggunakan kertas yang banyak untuk menyimpan senarai
nama pelajar mengikut kes dan tahun. Semua data yang direkodkan akan disimpan di dalam
pangkalan data My Structured Query Language(MySQL). Sistem yang dihasilkan ini mempunyai
beberapa objektif yang perlu dipenuhi supaya kerja-kerja yang dijalankan mempunyai matlamat
untuk dicapai. Antaranya ialah menghasilkan satu sistem yang memudahkan proses pencarian
264 maklumat klien yang telah mendapat perkhidmatan di UPPsi. Kedua ialah membantu UPPsi untuk
mengira statistik bagi menentukan aktiviti dan program intervensi yang bersesuaian mengikut jenis
kes. Akhir sekali memudahkan proses merekod sesi semasa agar dapat mengetahui jumlah sesi yang
telah diadakan. Skop sistem iaitu perisian yang digunakan untuk membina sistem ini ialah perisian
Visual Studio dan pangkalan data MySQL. Metodologi yang dipilih adalah model prototaip.
Pemilihan model prototaip ini kerana fasa yang ditetapkan sama dengan perjalanan projek yang
dilaksanakan. Sebagai contohnya, apabila membuat pengujian awal sistem dan mengumpul maklum
balas dari pengguna. Sistem yang dibina dapat diperbaiki dengan lebih baik berdasarkan maklum
balas yang diterima. Kesemua fasa telah dilaksanakan dengan sempurna dan berjaya menghasilkan
satu sistem yang dinamakan Sistem Pengurusan Rekod Klien, Unit Pengurusan Psikologi, Politeknik
Seberang Perai.

Kata kunci : Unit Pengurusan Psikologi (UPPsi), Sistem Pengurusan Rekod Klien(SPRK), Pegawai
Psikologi dan Kaunselor Pelatih

1 PENGENALAN

Setiap institusi pengajian pasti menyediakan perkhidmatan kaunseling dan tidak terkecuali
Politeknik Seberang Perai (PSP) yang turut mempunyai satu unit kaunseling yang dinamakan UPPsi.
Setiap semester terdapat pelbagai jenis kes yang dirujuk kepada pegawai psikologi di UPPsi.
Pegawai psikologi dan kaunselor pelatih menggunakan buku log dan kad rekod klien untuk merekod
data klien yang hadir untuk melakukan sesi atau ujian psikometrik (Nor Shafrin Ahmad, 2006). Pada
tahun 2016 hingga 2018 bilangan klien yang semakin bertambah setiap semester telah menyebabkan
pegawai psikologi dan kaunselor pelatih perlu mengambil masa yang lama dalam proses pencarian
rekod data klien untuk mengenalpasti klien-klien yang terdahulu.

Oleh kerana itu, sistem yang ingin dicadangkan ini dijangka memberi beberapa kemudahan

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP SYSTEM

kepada pegawai psikologi di UPPsi dalam merekod klien yang hadir tanpa menggunakan buku log 265
lagi. Sistem ini dinamakan SPRK. Beberapa objektif yang telah digariskan perlu dipenuhi untuk
mencapai matlamat sistem ini.

1.1 Penyataan Masalah

Pada masa kini, UPPsi menggunakan buku log dan kad rekod klien untuk merekod klien yang
telah membuat sesi bersama pegawai psikologi dan kaunselor pelatih. Selain itu, pegawai psikologi
dan kaunselor pelatih menghadapi kesukaran untuk mengenalpasti klien yang telah mendapat
perkhidmatan di UPPsi dengan segera. Sebagai contoh, pegawai psikologi dan kaunselor pelatih
perlu mengambil masa yang lama dalam proses pencarian rekod untuk mengenalpasti klien yang
terdahulu. Pegawai psikologi dan kaunselor pelatih akan berlaku pertindihan rekod klien sewaktu
pendaftaran sesi. Sebagai contoh klien telah mengisi rekod beliau sebanyak dua kali melalui pegawai
psikologi atau kaunselor pelatih yang berlainan.

Selain itu, klien yang mengunjungi ke UPPsi semakin meningkat setiap semester. Klien
tersebut memiliki kes-kes yang tertentu seperti masalah akademik, masalah peribadi, masalah
keluarga dan sebagainya. Pegawai psikologi dan kaunselor pelatih merekod data klien menggunakan
kertas. Oleh kerana menggunakan kertas yang banyak, UPPsi sukar untuk menentukan bilangan
statistik pelajar mengikut kes dan sukar menentukan aktiviti dan program intervensi yang
bersesuaian mengikut jenis kes.

Seterusnya, pegawai psikologi dan kaunselor pelatih perlu menggunakan kertas yang banyak
sewaktu melakukan sesi dan ujian psikomatrik bersama klien. Sebagai contoh, setiap borang atau
dokumen klien yang telah di fotostat akan disimpan sehingga tebal dan sukar untuk di cari oleh
pegawai psikologi dan kaunselor pelatih. Sehubungan itu, dengan adanya SPRK ini dapat
menjimatkan waktu pegawai psikologi dan kaunselor pelatih.

1.2 Objektif

Sistem yang dihasilkan ini mempunyai beberapa objektif yang perlu dipenuhi supaya kerja-
kerja yang dijalankan mempunyai matlamat untuk dicapai. Di antara objektif- objektif penting yang
telah digariskan dalam pembangunan SPRK adalah seperti berikut:
a. Menghasilkan satu sistem yang memudahkan proses pencarian maklumat klien yang telah

mendapat perkhidmatan di UPPsi.
b. Membantu UPPsi untuk mengira statistik bagi menentukan aktiviti dan program intervensi

yang bersesuaian mengikut jenis kes.
c. Memudahkan proses merekod sesi semasa agar dapat mengetahui jumlah sesi yang telah

dihadiri bagi menentukan aktiviti dan program yang bersesuaian mengikut kes.

1.3 Skop Projek

Pembangunan SPRK adalah untuk kegunaan UPPsi bagi merekod, mengemaskini dan mencari
data klien yang hadir untuk melakukan ujian psikometrik. SPRK ini menggunakan program perisian
Visual Studio untuk pembangunan sistem serta menggunkan icon atau .exe file, User Interface (UI)
dan Menu untuk memudahkan pengguna yang menggunakan SPRK. Data yang di isi oleh pegawai
psikologi dan kaunselor pelatih akan di simpan di dalam MySQL supaya data yang disimpan dijamin
selama. Sasaran pengguna utama bagi perisian ini adalah pegawai psikologi dan kaunselor pelatih
UPPsi. Ini kerana, pegawai psikologi dan kaunselor pelatih yang akan menggunakan SPRK
sepenuhnya untuk memantau serta merekod sesi bersama klien.

2.0 KAJIAN LITERATUR

SYSTEM IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

Kajian literatur merupakan satu bahagian yang penting bagi mengkaji dan menyelidik perkara-
perkara penting sebelum membangunkan SPRK. Kajian - kajian yang telah dijalankan semasa proses
pembangunan SPRK ini melibatkan kajian terhadap definisi statistik perkhidmatan UPPsi, bilangan
pelajar yang mengikuti program pembangunan dan statistik pelajar yang mengikuti program
pembangunan UPPsi.

Setiap kajian ini perlu dilakukan secara mendalam dan terperinci untuk dijadikan satu sumber
rujukan untuk kegunaan pihak pembangunan. Selain itu, kajian literatur adalah satu kaedah yang
digunakan untuk mengumpul maklumat bagi mengenalpasti masalah yang berlaku dan mencari
peluang untuk mengatasi masalah yang wujud. Maka hasil daripada kajian yang dilakukan,
keperluan- keperluan bagi pendekatan SPRK dapat dikenalpasti.

2.1 Kajian Terdahulu

Kajian terdahulu ini ialah suatu kajian yang menunjukkan kebaikan dan kelemahan SPRK (Nor
Shafrin Ahmad, 2006). Hasil dari analisis tersebut, wujudnya cadangan baru untuk mencapai
matlamat SPRK.

Jadual 1 : Kebaikan dan Kelemahan SPRK

Kebaikan Kelemahan Cadangan

a. Bahan rekod menjadi bahan Kaunselor tidak dapat Dengan sistem ini, pihak

sokongan sekiranya seseorang mengingati segala maklumat, kaunselor tidak perlu lagi

kaunselor dikaitkan dengan perubahan dan perkembangan bersusah payah menambah

tindakan undang-undang, klien dan sesi sepanjang masa kertas baru di dalam dokumen
266 umpamanya apabila klien (Mitchell,2002). Ini menjadi klien kerana di dalam sistem

mengaitkan kaunselor dengan semakin kritikal apabila klien itu ini, pihak kaunselor hanya

tindakan yang diambilnya dalam menjalani sesi yang berulang- perlu mencari nama klien dan

sesuatu kes yang dibicarakan. ulang. Apabila kaunselor menambah sesi yang dijalani

mempunyai ramai klien daripada oleh klien. Hal ini dapat

suatu sistem yang sama memudahkan pihak kaunselor

(misalnya khidmat kaunseling di untuk merujuk semula bilangan

sekolah), kekeliruan menjadi sesi yang telah dijalani klien.

bertambah parah.

b. Butiran rekod membantu Penyimpanan rekod adalah kerja Pihak kaunseling tidak perlu

kaunselormemaklumkan pentadbiran yang menggunakan mengambil masa yang lama

penyelianya pada proses atau banyak masa. Lebih banyak dalam menyimpan atau mencari

isu- isu yang dihadapi, masa sepatutnya diperuntukkan semula setiap data atau rekod

umpamanya perancangan bagi membantu klien menerusi klien yang disimpan di dalam

tindakan yang diambil ataupun sesi kaunseling. sistem. Hanya perlu

isu-isu dilema etika yang memasukkan kata laluan dan

dihadapi semasa membantu menaip kata kunci untuk data

klien. klien untuk mendapatkan setiap

rekod klien yang disimpan.

Tidak perlu lagi mencari fail-

fail yang tersorok yang akan

mengambil masa

yang lama.

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

c. Penyimpanan rekod Penyimpanan rekod adalah Dengan sistem ini, setiap data

membolehkan kaunselor risiko keselamatan dan atau rekod klien lebih selamat

mematuhi piawaian yang kerahsiaan kepada klien. Dalam kerana hanya admin atau orang

ditetapkan oleh agensi tempat sesetengah keadaan, adalah tertentu sahaja yang dapat

berkhidmat, menjalankan sukar kaunselor memastikan mengakses kata laluan yang

praktikum atau pemeriksaan rekod dijaga dengan cermat, ditetapkan. SYSTEM

pihak berkuasa bagi tujuan terutamanya apabila kaunselor Selain itu, hanya orang tertentu

akauntabiliti, umpanya jumlah lain juga mempunyai kapasiti sahaja juga yang boleh

jam sesi kaunseling bagi tujuan pada rekod itu. mendapatkan maklumat setiap

pendaftaran kaunselor. Sesetengah organisasi klien yang menerima

umpamanya mensyaratkan perkhidmatan di UPPsi.

supaya segala rekod dikekalkan

dalam simpanan organisasi

sekalipun kaunselor tidak lagi

berkhidmat di situ. Keadaan ini

menimbulkan risiko

Tiada jaminan kaunselor lain 267
menjaga kerahsiaan rekod klien
sebagaimana yang dipersetujui
oleh klien bersama kaunselornya
yang terdahulu. Dalam keadaan
lain pula, rekod kaunseling
mungkin tidak selamat dari segi
fizikal kerana berada dalam
persekitaran yang mungkin
banyak jenayah pencerobohan
dan kecurian, umpamanya di
pusat pemulihan dan pusat
bantuan komuniti.

d. Rekod adalah cara yang baik Penyimpanan rekod dilihat Sistem ini memerlukan kata

bagi mengingatkan kaunselor sebagai laluan sebelum dapat

berkaitan sejarah sesi yang menyukarkanpembentukan mengakses ke dalam pangkalan

dijalankan dan perkembangan kepercayaan klien pada data. Kata laluan untuk SPRK

yang berlaku, misalnya tarikh kaunselor. Dalam kes yang ini hanya akan dibenarkan

dan masa sesi lepas, respons melibatkan klien berisiko kepada orang atasan yang

klien, strategi dan teknik yang undang-undang seperti penagih dipercayai yang

diaplikasikan, tugas, apa-apa dadah, penjenayah, pelacur dan bertanggungjawab dalam

yang berkesan ataupun tidak dan sebagainya, kebimbangan klien mengurus tugasan merekod dan

sebagainya. berkaitan kemungkinan rekod itu menyimpan setiap rekod atau

diperoleh pihak berkuasa data klien. Hal ini dapat

menyukarkan usaha membina meyakinkan klien

hubungan, apatah lagi bahawasanya data mereka tidak

memulakan bantuan kepadanya. akan semudah itu untuk sampai

ke tangan pihak yang tidak

bertanggungjawab

dengan mudah.

a. Perbandingan Sistem Rekod Penyimpanan Maklumat Murid Sekolah, Sistem
Rekod Perubatan Klinik Dengan Sistem Pengurusan Rekod Klien, UPPSI, PSP
Berikut adalah jadual pembandingan antara Sistem Rekod Penyimpanan Maklumat Murid
Sekolah, Sistem Rekod Perubatan Klinik dan Sistem Pengurusan Rekod Klien.

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

Jadual 2 : Perbandingan Antara Tiga Sistem

Sistem Rekod Sistem Rekod Sistem Pengurusan
Penyimpanan Maklumat Perubatan Klinik Rekod Klien

Murid Sekolah Tidak menggunakan apa-apa
kad rekod untuk mengisi
SYSTEM Menggunakan kad rekod pelajar Menggunakan kad rekod maklumat klien yang hadir.

untuk mengisi maklumat pesakit untuk merekod data- Tidak memerlukan ruang khas
untuk penyimpanan maklumat
peribadi pelajar. data pesakit. klien yang hadir.

Memerlukan satu ruang bilik Tidak memerlukan masa yang
lama untuk mencari semula
Menggunakan buku rekod khas yang yang dilengkapi data atau maklumat klien.

kedatangan murid untuk dengan alatan kelengkapan

merekod kehadiran murid ke pejabat serta suhu yang

sekolah. bersesuaian untuk

penyimpanan rekod-rekod

pesakit untuk jangka masa

yang lama.

--

b. Statistik Perkhidmatan Unit Pengurusan Psikologi, PSP Tahun 2016-2018
Jadual 3, 4 dan 5 menunjukkan statistik klien yang menerima perkhidmatan di UPPsi, PSP
tahun 2016-2018. Dalam rajah tersebut terbahagi kepada tiga perkhidmatan iaitu
perkhidmatan Ujian Psikologi, Kaunseling Individu dan Kaunseling Kelompok.

268 Jadual 3 : Statistik klien yang menerima perkhidmatan di UPPsi pada tahun 2016

No. Perkhidmatan BilanganKlien

1 Ujian Psikologi 1456

2 Kaunseling Individu 143

3 Kaunseling Kelompok 158

Jumlah 1757

Jadual 4 : Statistik klien yang menerima perkhidmatan di UPPsi pada tahun 2017

No. Perkhidmatan BilanganKlien

1 Ujian Psikologi 1322

2 Kaunseling Individu 117

3 Kaunseling Kelompok 189

Jumlah 1628

Jadual 5 : Statistik klien yang menerima perkhidmatan di UPPsi pada tahun 2018

No. Perkhidmatan BilanganKlien

1 Ujian Psikologi 1528

2 Kaunseling Individu 197

3 Kaunseling Kelompok 216

Jumlah 1941

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

c. Statistik Klien Yang Menerima Perkhidmatan Di Unit Pengurusan Psikologi Mengikut
Jenis Kes/Isu Tahun 2016-2018

Jadual 6, 7 dan 8 menunjukkan statistik klien yang menerima perkhidmatan di UPPsi, PSP SYSTEM
mengikut jenis kes atau isu tahun 2016-2018. Terdapat tujuh jenis kes/isu yang ditunjukkan
dalam setiap rajah tersebut antaranya Akademik, Peribadi, Personaliti, Kesihatan Mental atau
Fizikal, Keluarga, Kerjaya dan Hubungan Interpersonal.

Jadual 6 : Statistik klien yang menerima perkhidmatan di UPPsi mengikut jenis kes/isu pada tahun
2016

ISU/KES BILANGAN KLIEN

Akademik 94

Peribadi 53

Personaliti 5

Kesihatan Mental/Fizikal 9

Keluarga 33

Kerjaya 45

Hubungan Interpersonal 62

JUMLAH 301

Jadual 7 : Statistik klien yang menerima perkhidmatan di UPPsi mengikut jenis kes/isu pada tahun 269
2017

ISU/KES BILANGAN KLIEN

Akademik 98

Peribadi 40

Personaliti 10

Kesihatan Mental/Fizikal 6

Keluarga 26

Kerjaya 44

Huungan Interpersonal 82

JUMLAH 306

Jadual 8 : Statistik Klien yang menerima perkhidmatan di UPPsi mengikut jenis kes/isu pada tahun
2018

ISU/KES BILANGAN KLIEN

Akademik 119

Peribadi 79

Personaliti 29

Kesihatan Mental/Fizikal 7

Keluarga 40

Kerjaya 67

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP 72
413
Huungan Interpersonal
JUMLAH

SYSTEM d. Statistik Klien Yang Menerima Perkhidmatan Di Unit Pengurusan Psikologi Mengikut
Jabatan Tahun 2016-2018

Jadual 9, 10 dan 11 menunjukkan statistik klien yang menerima perkhidmatan di UPPsi, PSP
mengikut jabatan tahun 2016-2018. Terdapat empat jenis jabatan di PSP iaitu Jabatan
Perdagangan, Jabatan Kejuruteraan Mekanikal, Jabatan Kejuruteraan Elektrik dan Jabatan
Teknologi Maklumat dan Komunikasi.

Jadual 9 : Statistik klien yang menerima perkhidmatan di UPPsi mengikut jabatan pada tahun 2016

BILANGAN KLIEN

JABATAN UJIAN SESI KAUNSELING JUMLAH

PSIKOLOGI INDIVIDU KELOMPOK

Jabatan Kejuruteraan Mekanikal

333 25 23 381

Jabatan Kejuruteraan Elektrik

251 19 19 289

Jabatan Perdagangan 669 61 72 802

Jabatan Teknologi Maklumat

Dan Komunikasi 203 38 44 285

JUMLAH 1456 143 158 1757

Jadual 10 : Statistik klien yang menerima perkhidmatan di UPPsi mengikut jabatan pada tahun2017

270 BILANGAN KLIEN
JABATAN UJIAN SESI KAUNSELING JUMLAH

PSIKOLOGI INDIVIDU KELOMPOK

Jabatan Kejuruteraan Mekanikal

245 19 28 292

Jabatan Kejuruteraan Elektrik

247 23 39 309

Jabatan Perdagangan 593 48 76 717

Jabatan Teknologi Maklumat

Dan Komunikasi 237 27 46 310

JUMLAH 1322 117 189 1628

Jadual 11 : Statistik klien yang menerima perkhidmatan di UPPsi mengikut jabatan pada tahun 2018

BILANGAN KLIEN

JABATAN UJIAN SESI KAUNSELING JUMLAH

PSIKOLOGI INDIVIDU KELOMPOK

Jabatan Kejuruteraan Mekanikal

302 37 46 385

Jabatan Kejuruteraan Elektrik

365 43 49 457

Jabatan Perdagangan 697 79 83 859

Jabatan Teknologi Maklumat

Dan Komunikasi 164 38 38 240

JUMLAH 1528 197 216 1941

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP SYSTEM

e. Bilangan Pelajar Yang Mengikuti Program Pembangunan Di Unit Pengurusan
Psikologi, PSP Tahun 2016-2018
Jadual 12 dan Rajah 10 di bawah menunjukkan bilangan pelajar yang mengikuti program di
UPPsi, PSP meningkat pada tahun 2017 diikuti 2018 dan yang terendah pada tahun 2016.

Jadual 12 : Bilangan pelajar yang mengikuti program pembangunan diri di UPPsi pada tahun
2016- 2018

BIL TAHUN BILANGAN PELAJAR
1 TAHUN 2016 3021
2 TAHUN 2017 3802
3 TAHUN 2018 3658
JUMLAH 10,481

3 METODOLOGI

Dalam proses pembangunan SPRK perancangan yang teliti disertakan dengan pemantauan
adalah perlu bagi menjamin hasil yang bakal diperolehi kelak menepati matlamat dan objektif umum
pembangunannya. Metodologi ditakrifkan sebagai teknik pemodelan pembangunan sistem
maklumat telah diwujudkan mengenai perwakilan data, maklumat dan pengetahuan. Teknik
pemodelan data berkenaan dengan perwakilan data (Dewitz, 1996).

3.1 Metodologi Projek 271

Model metodologi pembangunan sistem yang digunakan di dalam projek ini adalah model
Prototaip. Prototaip ini merupakan strategi pembangunan yang kerap kali digunakan di dalam
pembangunan sistem. Prototaip terdiri daripada fasa-fasa iaitu :

a. Fasa Pertama : Pengumpulan dan Analisis Keperluan (Requirement)
b. Fasa Kedua : Rekabentuk yang Pantas (Quick Design)
c. Fasa Ketiga : Membina Prototaip (Build Prototype)
d. Fasa Keempat : Penilaian Pengguna Awal (User Evaluation)
e. Fasa Kelima : Membaiki Prototaip (Refining Prototype)
f. Fasa Keenam : Melaksanakan Produk dan Mengekalkan (Implement and Maintain)

Pemilihan model untuk pembangunan SPRK ini adalah menggunakan pendekatan model
Prototaip yang diaplikasikan mengikut metodologi Prototaip.

Rajah 1: Model Prototaip

SYSTEM IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

a. Pengumpulan dan analisis keperluan
Dalam fasa pengumpulan dan analisis keperluan ini, pengumpulan dan pengenalpastian
masalah bagi kaedah semasa perlu dikenalpasti secara terperinci. Maka pembangun akan
mendapati punca permasalahan dan cara mengatasinya dengan cara mencari maklumat di
google dan youtube. Semasa kajian penyiasatan awal dilakukan, beberapa kajian perlu
dilakukan terhadap cara membuat log masuk, daftar klien, carian maklumat klien, temujanji
klien dan laporan klien ke dalam sistem yang hendak dibina.

b. Reka bentuk yang pantas
Fasa reka bentuk yang pantas perlu menghasilkan lakaran antaramuka pengguna dengan
menggunakan gambar rajah carta alir sebagai cara mudah untuk pembangun mengambarkan
antaramuka sistem yang hendak dibina.

272

Rajah 2: Gambar Rajah Carta Ali

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP SYSTEM

c. Membina Prototaip
Dalam fasa pembangunan, pembangun perlu membina antaramuka pengguna berdasarkan
keperluan pengguna seperti log masuk sebagai privasi data klien, daftar klien untuk mendaftar
klien yang belum pernah ada sesi, carian data klien yang pernah adakan sesi, temujanji klien
untuk peringatan kepada pengguna, laporan klien untuk mengisi sesi klien bersama pegawai
psikologi yang lain serta merancang program bersama klien mengikut kes-kes. Pembangun
perlu masukkan maklumat yang pengguna mahu contohnya nama, nombor matrik dan
selebihnya untuk kegunaan pengguna. Pembangun juga mula membangunkan sistem dengan
menggunakan perisian yang telah dipilih sebagai perisian utama iaitu Visual Studio sambil
dibantu oleh perisian lain seperti MySQL untuk melakukan penyimpanan maklumat data.

273

SYSTEM IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

274

Rajah 3: Gambar Rajah Entiti
d. Penilaian pengguna awal

Fasa penilaian pengguna awal merupakan fasa di mana pembangun perlu membuat pengujian
terhadap sistem yang dibangunkan. Sebelum membuat pengujian, sistem mestilah siap
sepenuhnya dan boleh berfungsi dengan baik. Di samping itu, semua data klien yang diisi di
dalam pangkalan data MySQL.

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP SYSTEM

e. Memperbaiki prototaip
Fasa memperbaiki prototaip ialah proses-proses bagi membaiki sistem yang telah dibangunkan
sebelum ini yang mempunyai masalah seperti butang tidak berfungsi, data tidak dapat
disimpan di dalam MySQL dan lain lain. Proses penambahbaikan dalam sistem mestilah
menyelesaikan masalah dan mencapai objektifnya. Selain itu, sebelum diuji oleh pengguna,
sistem mestilah berfungsi sepenuhnya setelah membuat penambahbaikan.

f. Melaksanakan Produk dan Mengekalkan
Fasa melaksanakan produk dan mengekalkan pula melibatkan proses mendapatkan
maklumbalas daripada pengguna sasaran terhadap SPRK, isi kandungan, masalah yang wujud
pada sistem serta mengetahui adakah sistem yang dibangunkan menepati spesifikasi keperluan
pengguna. Hasil pengujian didapati daripada pegawai psikologi dan kaunselor pelatih yang
mengguna sistem ini.

3.2 Rekabentuk Fizikal

Sistem penuh untuk Sistem Pengurusan Rekod Klien, Unit Pengurusan Psikologi.

275

Rajah 4: Log Masuk

Rajah 5: Daftar Maklumat

SYSTEM IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

Rajah 6: Daftar Klien

276

Rajah 7: Sesi Baru Klien

Rajah 8: Statistik Klien Yang Menerima Perkhidmatan Di Unit Pengurusan Psikologi
Mengikut Jabatan

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

SYSTEM

Rajah 10: Statistik Klien Yang Menerima Perkhidmatan Di Unit Pengurusan Psikologi
Mengikut Kes

277

Rajah 11: Aplikasi Psikologi Dalam Penyelidikan

Rajah 12: Carian Data Klien

SYSTEM IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

Rajah 13: Carian Sesi Klien

278

Rajah 14: Rajah Konteks

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

4.0 HASIL DAPATAN DAN PERBINCANGAN

Penganalisaan data adalah berdasarkan soal selidik yang dibuat kepada responden. Dapatan SYSTEM
kajian adalah daripada maklumbalas dua orang responden yang merupakan admin kepada pengguna
sistem ini. Mereka akan menilai persepsi penggunaan dari aspek paparan skrin, isi kandungan dan
terminologi, multimedia, dan keberkesanan perisian.

Jadual 12 : Skor Aspek Kajian Skor
Aspek Kajian 4.30
Paparan Skrin 4.60
4.40
Isi Kandungan dan Terminologi 4.80
Multimedia

Keberkesanan Perisian

a. Analisis Bahagian A : Paparan Skrin 279
Bagi aspek paparan skrin, skor yang diperolehi ialah 4.30. Bahagian susunan layout mengikut
susunan seperti yang dipinta dan mudah difahami. Susunan layout mengikut keutamaan adalah
penting kerana dapat memudahkan responden untuk menggunakan sistem tersebut.

b. Analisis Bahagian B : Isi Kandungan dan Terminologi
Bagi aspek isi kandungan dan terminologi, skor yang diperolehi ialah 4.60. Bahagian pencarian
data klien dapat dicapai dalam masa kurang pada 3 saat dan data disimpan di dalam pangkalan
data MySQL. Isi kandungan yang lengkap dan padat dengan info membantu responden
memahami cara pengunaan sistem tersebut.

c. Analisis Bahagian C : Multimedia
Bagi aspek multimedia, skor yang diperolehi ialah 4.40. Bahagian teks yang digunakan dapat
dilihat dengan jelas oleh pengguna dan warna bar statistik membezakan jenis kes yang
direkodkan adalah jelas. Bagi aspek multimedia, item yang dikaji ialah dari segi warna sistem,
warna tulisam, saiz tulisan, antaramuka pengguna. Setiap item yang dikaji dapat menarik
perhatian pengguna sistem.

d. Analisis Bahagian D : Keberkesanan Perisian
Bagi aspek keberkesanan perisian, skor yang diperolehi ialah 4.80. Bahagian keselamatan
terjamin dimana pengguna perlu daftar masuk dan log masuk terlebih dahulu sebelum akses
ke halaman utama. Keselamatan fail yang dilampirkan dapat disimpan di dalam pangkalan
data dengan lebih selamat dan dapatan data carian mudah dicapai. Selain itu juga, jumlah klien
dapat dilihat melalui statistik yang disediakan.

5 KESIMPULAN

Kesimpulannya, setiap masalah yang dihadapi UPPsi, PSP ini dapat diselesaikan dengan
adanya sistem ini. Ini kerana dengan adanya sistem ini, ia terbukti memudahkan pegawai dalam
merekod, mencari maklumat serta dapat menetapkan masa temujanji bersama klien yang hadir tanpa
meggunakan kad rekod klien. Selain itu, sistem ini lebih selamat digunakan berbanding penggunaan
kad rekod klien. Hal ini kerana segala maklumat klien disimpan di dalam pangkalan data dan hanya
pegawai yang bertanggungjawab atau tertentu sahaja yang dapat log masuk ke dalam sistem dan
dapat melihat rekod klien. Seterusnya ia dapat membantu UPPsi dan Jabatan Akademik untuk
merancang aktiviti dan program intervensi yang bersesuaian kes-kes yang telah direkodkan. Sistem
ini juga dapat mengeluarkan statistik atau jumlah sesi yang telah dilakukan tanpa perlu dikira jumlah

SYSTEM IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

klien oleh pegawai kerana jumlah tersebut telah direkod di dalam sistem.

RUJUKAN

Guru99 2020 (2020). Prototyping Model in Software Engineering: Methodology, Process,
Approach. Dapatkan semula daripada https://www.guru99.com/software-engineering-
prototyping-model.html

Liang Y. (2002). Modelling Roles in Business Systems Using Role Objects.Dapatkan semula
daripada https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-1-4615-0601-0_49

Nor Shafrin Ahmad, Ahmad Amin Mohamad Sulaiman 2006 (2006). Mengurus Rekod
Perkhidmatan Kaunseling. Dapatkan semula daripada
https://books.google.com.my/books?id=c06G40Zr-
pYC&printsec=frontcover&dq=nor++shafrin&hl=en&sa=X&ved=2ahUKEwiwj5qo1J3tAh
Vb63 MBHbNTAaoQ6AEwAXoECAMQAg#v=onepage&q=nor%20%20shafrin&f=false

Noraini binti Mohammad (2006, Jun 26). Alatan Audit Dokumentasi Jaminan Kualiti IPTA di
FSKSM. Dapatkan semula daripada https://core.ac.uk/download/pdf/11781668.pdf

Studylib (2013-2020). Pembangunan Sistem Pemasaran Menggunakan Adaptive Marketing Soffri
Bin Yussof. Dapatkan semula daripada https://studylib.net/doc/14839054/pembangunan-
sistem- pemasaran-menggunakan-adaptive-marketi...

280

APPS

281

APPS IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

PECS Application V2

Nurhidayah Binti Mokhtar1
Nur Aqilah Hasnan2

Siti Safiyyah Binti Yahaya3
Nur Husna Athirah Binti Kamadzaman4

1Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi, Politeknik Seberang Perai;
([email protected])

2Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi, Politeknik Seberang Perai;
(10ddt18f1058@ student.psp.edu.my)

3Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi, Politeknik Seberang Perai;
(10ddt18f1082@ student.psp.edu.my)

4Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi, Politeknik Seberang Perai;
(10ddt18f1006@ student.psp.edu.my)

Abstract The Picture Exchange Communication System (PECS) is a broadly used as intervention
strategy intended to teach children with developmental delays, communication skills, including autism.
The Picture Exchange Communication Method combines the teaching of mand initiations, which are
thought to generate better behaviors, and has been shown to lead to generalized improvements in other
non-target traits. PECS is an application system and alternative communication approaches used to help
children with autism connect well with their peers through the development of appropriate social and
emotional skills. Learning PECS will lessen the negative emotional reactions that many children face
when they are unable to convey their desires and needs. PECS teaches a child how to start
communications with others and grasp the cause-and-effect concept of communication (i.e., you do
something, and you get something in return). In this project the application is developed using Agile
282 Methodology. Agile approach was selected because the concept is easy to understand, and the apps
development has the advantage of being developed in a short time. This methodology also has other
advantages such as evaluation is adopted in any phase of the process so any improvement from
customer feedback can be implemented on the apps. Since this project is an upgrade from previous
project some upgrade and modifications are made, based on feedback from previous project. By
doing so, autism children can improve their communication between children and the relationship
between others.

Keywords: PECS Application, PECS, autism, ASD, speech delay

1 INTRODUCTION

Autism is a developmental disorder that affects brain function, and it is considered as a
neurological defect rather than a simple psychiatric defect. Common features for autism include
problems with social and emotional communication, emotional integration and general patterns related
to interests, activities and attitudes (Jimmy Wales, 2005). However, developmental disorders can be
treated with early diagnosis and treatment for people with autism to reach their full potential (Dr. Tjin
Willy).

There are many ways to treat autism disorders which should include a number of therapies or
approaches such as communication, vitamin therapy, physical therapy, auditory training, learning
therapy and others (Ayu Idris). One of the most popular and effective therapies is communication
through the PECS application.

PECS is an abbreviation for (Picture Exchange Communication Skills). PECS is an alternative
communication method where autism children are taught to communicate with other people by using
picture cards. (UK, R. A, 2020.) It is designed for the training and intervention of non-verbal symbolic
communication. This app does not use verbal communication.

In today's modern age world, the use of applications on mobile phones and tablets is seen as a

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

necessity for the world community. There are many apps built for autism children on the distribution
platforms such as Google Play Store and AppStore, but not all of them have a positive effect on children
with autism as they are in dire need of physical therapy. In conclusion, this project is created to bring
the best results to help autism children learn more about life.

1.1 Problem Statement APPS

PECS is an application system that is used for children with autism to communicate what do they
need and want. However, this existing application may have some specific problems that might occur
in some situations.

One of the problems that may arise is that the communication between children with autism is
limited because some of them are unable to speak clearly and it is difficult for them to communicate
with their parents and the community. Moreover, the existing PECS application is slightly impractical
in the selection of the third phase because there is no correction if the child with autism develops the
wrong sentence while using the application.

Furthermore, the image used in previous version is not very clear and small in size making it
difficult for children with autism to identify the picture.

1.2 Project Objective 283

This project objectives are to:
a. Upgrading the current PECS app by introducing a feature that can detect incorrect sentences.
b. Modifying Phase 2 in the existing PECS application by giving the autism children a question

and providing them with answer for them to choose.
c. Improving existing photos and audio to make it easier to understand and hear

1.3 Project Scope

This project is developed to assist the RHC Training Center. This training center is an
organization founded with the aim of helping children with autism improve their lifestyle. Their
branches at Machang Bubok, Bukit Mertajam. Mention below is the scope of this project, divided by
user scope and system scope.

1.3.1 User Scope

a. Children with autism: This app will be used by children with autism specific ages 5 and older to
help them communicate with others.

b. Parents and the community: This app can be used for parents and the surrounding community
to help them understand the needs of autism children what they want to convey through the
application.

c. Therapist: This app can be used by therapists to help them during therapy session with autism
kids.

1.3.2 System Scope

This application will be upgraded from an existing. In this application there are three phases. As
for the first phase there is a picture that when it is pressed it will produce a sound. Then, for the second
phase the coach or parent will give the autism child the questions and they will need to answer the
questions using the answers given.

This project was developed for RHC Training Center. The application is developed in the original

APPS IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

application concept. The software used for the development of this application is Android Studio, Java
software language and SQLite database.

2 LITERATURE REVIEW

In this chapter, it will discuss the comparisons and explain about the applications that use other
or similar methods and related to communication applications for children with autism. The literature
review will also allow to improve the performance of the app to reduce the problems that often occur
in some applications such as excessive advertising, lack of animation and others.

2.1 ASD autism

In 1994 Hans Asperger described Asperger's syndrome. The fifth edition of the Mental Disorders
Diagnostic and Statistical Manual (DSM-5) describes autism spectrum disorder (ASD) as a syndrome
defined by deficiencies in two central areas of social communication and social interaction, with
restricted repetitive patterns of behaviour, desires, with behaviors. The DSM-5 has r since 2013
(Chatzimanolis S, 2015).

2.2 Non-verbal

The autism community has relied on voluminous text-to- speech devices for decade to help them
communicate and learn. Many of these devices have limited portability, and from $5000 to $10,000 are
quite expensive. Recently, mobile application offered similar capabilities to individuals with autism
spectrum disorders (ASD), while providing portability and affordability at the same time. Though
284 several approaches (Irimia R,Gottschling M, 2016).

2.3 Mobile learning

Application learning system to be built using the Android 2.1 mobile hardware. A parent
chaperone, or login to an application that comes with the authentication process, generally.
Accompanying children are favored by children who enter data in the form which is name, photo,
together with a picture or cartoon character and sound (audio /music). Admin can also add or delete
categories, images, and vocabulary sounds that will be taught to kids. The input image and sound
vocabulary are taken from a camera or recorded from a provided server by downloading data.
Companion or parent may also exit the application, and the child may start learning immediately. No
authentication process, on the child's side, to access the analysis. Children can start learning by the
category they want (Gore R, Gaikwad S, 2015).

3 METHODOLOGY

Analysis methodologies are the methods and techniques used to create, obtain, and interpret data
to provide evidence that supports the work being carried out. This discusses how the question and the
reason for the approaches and techniques used are examined. (Idris, A, 2018). The aim is to help people
appreciate the usage of the tool by describing the analysis process in more detail.

According to the Fourth Edition of Methodology Dictionary it describes that methodology is a
framework integrating the techniques and concepts used in an operation or discipline. Other
methodologies include methods, paths, techniques, styles, variations, patterns, rhythms, and systems.
This also means knowledge of the method or technique used to accomplish a particular goal during a
given analysis. The methodology of the analysis refers to the most appropriate method of conducting
research and to determine the effective method of solving the problem. In short, the work process in

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

this study is based on three stages or phases as follows:

3.1 First Phase APPS

The first phase of PECS is to help a child with autism learn to exchange photos for items or
activities that they really want. When selecting a subject from the option shown on the screen, a more
detailed choice will be shown. Then, children with autism will select one of the choices shown on the
screen, and they can hear the sound from the picture they choose to make it easier for coaches to
understand what they want.

Through this example, therapist can interact verbally with the autism children. In this view, there
is little conflict that we can see. For example, some autism children who are unable to communicate
verbally are required in the first stage of PECS even if the child only understands through the object he
or she wants.

285

Figure 1: First Level

3.2 Second Phase

In the second phase, the coach or parent will give the autism child the questions and they will
need to answer the questions using the answers given.

APPS IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

286 Figure 2: Level 2
3.3 Third Phase
In the third phase, the coach or adult will guide autism children to learn how to construct sentences
more easily by using pictures followed by the requested image. They need to build the correct sentences
by using noun and verb. For example, if they make the wrong sentences which is using noun and noun
or verb and verb, the popup box will appear to show that the sentences are wrong.
Hereby, autism children can build sentences more easily to improve their communication so that
they can talk more boldly to other people.

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

APPS

Figure 3: Level 3

4 RESULT AND DISCUSSION 287

Tables 1 and table 2 show the test plan that was carried out to find out if the app works. Unit
testing is used to test individual modules of a program in isolation (without interference with
dependencies) to ensure that the code is working properly. Meanwhile, integration testing helps
determine whether various modules function properly when integrated as a group. Overall, after UTP
and ITP is implemented few errors has been detected and fixed.

Table 1: Unit Testing Plan (UTP)

No. Test Test UNIT TESTING PLAN Tester Result
(UTP) Safiyyah (Pass/
Case Proced ure Aqilah Failure)
Pre- Expected Result
Condition Pass

Name Failure
(A popup
User is required User need to +Case Prompt box “Enter
fill in the notification
to fill name, form successfully correct
created an account password
1. Create email and or email”
Account password field appear)

before login to

the system.

User is required User need to +Case Prompt
create notification
to fill the email account successful login!
before login.
and password

2. Login field before

access the

system.

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

User is required User need to +Case Prompt
notification
to fill the email create successful login!

3. Login and password account +Case Prompt Aqilah Pass
field before before login. notification Reset Safiyyah Pass
password
access the successful!

system.

User is required None

Forgot to fill the email

4. Password and new

password

APPS Table 2: Integration Testing Plan (ITP)

INTEGRATION TESTING PLAN

(ITP)

No Test Case Test Procedure Pre- Expected Result Tester Result

Name Condition (Pass/Failu

re)

1. Create User is required None User will go to Athirah Failure

Account to click submit login page after (A pop-up

button create account box “Email

already

exist”

appear)

2. Create User is required None User will go to Athirah Pass

Account to click submit login page after

button create account

288 3. Login User is required None User will go to Husna Pass
to click login child’s

button information page

after login

4. Forgot User is required None Husna Pass

Password to click reset User will go to

and confirm login page

button

4.1 Advantage of The Project

The PECS application strengthens the communication abilities of autism as there are question
and answer provided that will help autism children improve their knowledge. This application can check
if the autism children construct the wrong sentence and it help children with autism develop social and
emotional skills that are relevant to their peers and can also enhance the child's intellectual aptitude as
it offers strategies for proper sentence alignment using nouns, pronouns, and verbs. The image in the
app has become clearer and the voice is easier to understand, and it helps parents and coaches
understand quickly what autism children need.

4.2 Limitation of The Project

The project limitation list that is the app can only be used in the Android environment and only
four questions are provided in phase 2.

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

5. CONCLUSION

In conclusion, Autism is a neurological condition, and it is not something that should be taken
lightly because it impacts on individual functioning throughout their life span. Children with autism can
be successfully included in regular classes if the right support and strategies are put into place. In other
words, a child’s not going to find out he likes to play a musical instrument if you never exposed him to
it.

The main goal of this application is to enable communication in autism children. Communication
apps can help improve the relationship between parents or adults with children. To enhance for future
work, it is suggested some modifications needs to be applied such as adding music to background to
make the app more fun to use and developed the app in iOS environment.

REFERENCES APPS

Wikipidea (2020, March 4). “Autism is a developmental disorder characterized by difficulties with 289
social interaction and communication, and by restricted and repetitive behavior.”
https://en.wikipedia.org/wiki/Autism

dr. Tjin Willy (27 Agustus 2018). “Pengertian Autism.”https://www.alodokter.com/autisme

Idris, A (2018, September 27). “9 Sebab Kenapa Autisme Boleh Terjadi Pada Anak – No #3 Paling
Terkejut!” https://my.theasianparent.com/apa-itu-autisme

UK, R. A. (2017, September 1). “Picture Exchange Communication System and Autism Ranking”
http://www.researchautism.net/interventions/36/picture-exchange-communication-system-and-
autism

National Autism Resources (2006). “What is PECS?”
https://www.nationalautismresources.com/the- picture-exchange-communication-system-pecs/

Lee, S. (2019, June 21). “AAC and Autism: Using Communication Devices for Non-Verbal
Children.” https://www.speechandlanguagekids.com/giving-voice-non-verbal-children-autism-
aac-autism/

Karen Chung (1985). “What is PECS?” https://www.special-
learning.com/article/picture_exchange_communication_system

Avaz (2011) “AAC App for Autism (Augmentative Picture)"
https://www.educationalappstore.com/app/avaz-aac-app-for-autism-augmentative-picture-
communication- software-for-children-with-special-needs

LAMP “About the LAMP Words for Life® App.” https://aacapps.com/about

The History of the Prentke Romich Company (PRC) (1966) “About the LAMP Words for
Life® Language System”
https://www.prentrom.com/prc_advantage/lamp-words-for-life-language- system

PICTOSCOM (2018, January 20) “Apps on Google Play.”
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.fb.pecs&hl=en_IN

Ffiec. “Development and Acquisition.”
https://ithandbook.ffiec.gov/it- booklets/development-and-acquisition/development-
procedures/systems-development-life- cycle/maintenance-phase.aspx

APPS IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

K. S. W. (2016, November 27). “Picture Exchange Communication Systems (PECS).”
https://childdevelopment.com.au/areas-of-concern/using-speech/picture-exchange-
communication- systems-pecs/

Chatzimanolis S (2015) “A review of the genus Scaponopselaphus Scheerpeltz (Insecta: Coleoptera:
Staphylinidae). Biodiversity Data Journal 3: e4735.” https://doi.org/10.3897/BDJ.3.e4735.
(n.d.). doi: 10.3897/bdj.3.e4735.figure3a

Irimia R, Gottschling M (2016) “Taxonomic revision of Rochefortia Sw. (Ehretiaceae, Boraginales).
Biodiversity Data Journal 4: e7720.” https://doi.org/10.3897/BDJ.4.e7720. (n.d.). doi:
10.3897/bdj.4.e7720.figure2f

Gore R, Gaikwad S (2015) “Checklist of Fabaceae Lindley in Balaghat Ranges of Maharashtra, India.
Biodiversity Data Journal 3: e4541.”

https://doi.org/10.3897/BDJ.3.e4541. (n.d.). doi: 10.3897/bdj.3.e4541.figure2f
Jasper van der Hoek (2018, May 16) “Waterfall vs. Agile Methodology in Software Development.”

https://www.mendix.com/blog/pursuing-a-full-agile-software-lifec

290

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP APPS

Implementation of Scoring Application V2

Nurhidayah Binti Mokhtar1
William Ng Wei Yi2

Damian Lourdes A/L Iruthayaraj3
Sri Methiren A/L Subramaniam4

1Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi, Politeknik Seberang Perai;
([email protected])

2Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi, Politeknik Seberang Perai;
([email protected])

3Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi, Politeknik Seberang Perai;
([email protected])

4Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi, Politeknik Seberang Perai;
([email protected])

Abstract The emergence of the internet has led to many changes to the manner in which we 291
communicate at school at home, with our friends, in public locations, and in reality, in virtually every
part of our lives. People are now browsing the web via computers and even cell phones. The online
evaluation is currently being performed in nearly all institutions in developing countries. Scoring
Application V2 is an improved version of an earlier application which was developed by the previous
project students. Certain features of the application that was developed by the earlier group were found
to be inadequate, therefore the current application is an upgraded version of the previous attempt. This
web-based system is not only to be used as a marking system of the final project but also to be used as
a registering system. Each level one user must login by using their username and password for the
authentication security system. This application is developed in order to ease the workload of the Unit
Project Pelajar (UPROP) by managing the registration process more systematically and automatically
calculate the mark of the final year project. After the project evaluation is done, the application will
general the group position in descending order. In addition, this application will also allow the evaluator
to determine the groups that will be moving on to the final competition and also identify groups that are
falling behind. Finally, this application helps to store all the registration data, project marks and other
data found in the database.

Key words: Scoring Application v2, system, rubrics,assessment

1. INTRODUCTION

The environmental impact of paper is significant, which has led to changes in industry and
behavior at both business and personal levels. With the use of modern technology such as the printing
press and the highly mechanized harvesting of the wood, disposable paper became a relatively cheap
commodity, which led to a high level consumption and waste. The rise in global environmental issues
such as air and water pollution, climate change, overflowing landfills and clear-cutting have all lead to
increased government regulations. (Elizabeth Hoyt, 2019)

Each student of Polytechnic Seberang Perai will create a final project in their last semester. The
unit Project of Polytechnic Seberang Perai will grade the project of the student in each semester.
Normally the arrangement of the title and supervisor for each of the student group and the rubrics
scoring paper is print as hardcopy to record the arrangement of the project group and title to collect
mark. In this case,we had meet some problem. When the hardcopy lost, all the arrangement group record
and the scoring paper for the student is lost also. Calculate the total mark of all of the group project
assessment mark by manually is very wasting and spending a lot of time and energy because there is
too many group assessments need to calculate as well. Beside that’s once the scoring section have done
it also take time for the staff of the Unit Project to arrange the marks of the projects and to create a
ranking list. To solve all the problem that had stated above, we decided to create one application to

APPS IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

improve and avoid the problem.
For this application the security system must be implements. First, the assessor must create an

account to login the application. After registration, assessor can be login into the main page, and
assessor can start to register the project group and the project title for every student. After this, the
system also able to assign assessor to the project group as a supervisor to supervise the group. When
the assessor had done key in the information for the project group and the project title, the system will
generate the arrangement the sequence of the project group for the future task and giving the references
number to generate the evaluation table. The assessor is also able to collect and record all the students
mark through the references number for the specific group. The system also able to arrange the standard
of the project by grouping the mark that being gained from the students by grouping them with the green
colour which getting the higher mark, orange colour for the medium mark scorer and the red colour for
the lower mark scorer. To avoid the duplication of the information, this application is having one
database to store all the information and details for the project group.

1.1 Problem Statement

The main problem encountered by the UPROP is during the registration of project because all
the information is transferred manually which may cause some of information wrongly keyed. Student
will also have to see UPROP lecturer to register their group which will consume more time.

Wasting time to assign assessor to the project and generate the evaluation table by hand drafting.
The information and the marks of the student can be easily lost when using the rubric paper in
hardcopy.

The staff of the UPROP spend too much time to key in the mark of the student in computer. The
information of the project group was duplicated. The staff and the assessor difficult to search the
students marks when they would like to know they mark for the project.

Previous project develop by the senior was fully develop by mobile device, it was really hard to
292 manage the data when involving the huge amount of group. So that we decided the project into two

section. The back ends system will be used by UPROP and student as well. Whereas, the frontend user
will be assessor for assessing the Final Year Project.

1.3 Objectives

In order to improve the quality of the unit project, the project team have created an application
to replace the previous grading method. This application can bring UPROP, assessor, and students a
lot of benefits. The objectives of the project is to create a Final Year Project Scoring Application and
the function of the application is as below:
a. To create an application that enable the final year student to register the project group and the

project title.
b. It will help UPROP to assign assessor to the project group and generate the evaluation table.
c. Creating Web Based System, to divide previous develop app into two device, in order for more

practicality for the UPROP.

1.4 Scope

1.4.1 System Scope

This application can register and collect all the information of the project group for each students.
In this application, the program will arrange the sequence for the project group and assign the assessor
for the project group. This system also generate the evaluation table for record and scoring the mark of
the student and every record will be tag by a specific references number for the staff, assessor and
student more easy to search the record from the database. Furthermore, the system also function to
generate the ranking list for getting the highest mark scorer person to be prized as the top scorer.

IT ASPIRE VOL. 1, NO. 1, 2020| JTMK, PSP

1.4.2 User Scope

a. UPROP
UPROP can register the information for the project group, project title and assign the assessor
for each of the project group. The application also able for UPROP evaluate the mark for the
student. This also able to make the reservation and arrangement of venue for presentation for
both assessor and student. Lastly, UPROP also able to view the ranking list.

b. Assessor
Assessor can grade the final project through this application. They also able to select or suggest
the best project.

c. Student APPS
The student can register the group members and also the project title. Student can pick the lecturer
as supervisor for their project group. Student can be notify the venue and time of presentation
which is determined by UPROP.

2. LITERATURE REVIEW 293

2.1 The use of technology in improving education

Apart from the argument that technology has negatively affected students' learning schedules.
Nowadays, the time that students invest in learning can be utilized in the best way possible since their
growth is under their control thoroughly: either they can make efforts to stand out or let the opportunities
go vain. Here are some ways in which technology has made the academic industry better.

2.2 Effective Assessments

With the help of digital simulations and models, teachers are not only able to prepare lessons in
an efficient manner, but also know the progress of their students.

There is software available with which teachers can give or receive assessments of their students
in real-time. Such software is made to help teachers stay updated with all records, for instance, the
number of learning assignments given, how much time students need to solve a problem, etc. It is a
way of helping teachers know how much time a particular question requires from some students, and
if they're getting better; if not, what further efforts should be made for their improvement. (Morison,
J. , 2018)

2.3 Simplified Grading

Grading is a breeze with online tools that instantly interpret test answers on a mass scale. Many
apps give teachers status reports so they can gain a bird’s-eye view of each student’s progress. These
reports also pinpoint areas of improvement, allowing teachers to identify learning struggles earlier in
the year. In addition to making grading easier for teachers, technology helps students get the help and
attention they need. (Tierney, K. ,2020)

2.4 Advanced Research, Quick Information, and eBooks

Cloud storage and smart search engines have made research a great deal less demanding for
students nowadays. Gone are the days when they needed to flip through heaps of books to locate a
specific reference.

Since a considerable measure of time is spared amid research, and since it is easier to access a