Microsoft Word 2016

การแบง่ หน้าเอกสาร (Page Break)

การแบ่งหน้าเอกสาร คือ การที่ผู้ใช้ต้องการข้ึนหน้าใหม่ ในขณะท่ีผู้ใช้ยังพิมพ์งานลงไปไม่เต็มพื้นที่หน้ากระดาษนั้น
ตวั อย่างเชน่ การจัดทารายงาน โดยทีต่ ้องพิมพ์คานาเพยี งไมก่ บ่ี รรทดั แล้วต้องการขน้ึ หนา้ ใหม่ เพื่อไปพิมพส์ ารบัญ เป็นตน้ โดยสามารถ
ทาได้ดงั นี้

เลอื กคาสั่ง Breaks คลิกแท็บ Layout

คลิกเลือกคาส่ัง
- Page การแบ่งแยกหน้าโดยยา้ ยขอ้ มลู ไปขน้ึ หนา้ ใหม่
- Column การแบง่ แยกขอ้ มูลในคอลมั น์ก่อนหนา้ นน้ั
โดยยา้ ยไปขึน้ คอลัมน์ใหม่
- Text Wrapping การแบง่ แยกข้อความท่อี ยรู่ อบวตั ถุ
บนเว็บเพจ

การแบง่ ส่วนเอกสาร (Section Break)
การแบ่งส่วนเอกสาร คือ การที่ผู้ใช้แบ่งเอกสารเพื่อการจดั รูปแบบท่ีแตกต่างกัน ตัวอย่าง เช่น การใส่หมายเลขหน้า

ไมเ่ หมือนกัน การกาหนดเอกสารที่มที ั้งแนวตัง้ และแนวนอน การใส่เส้นขอบเอกสารทไี่ ม่เหมอื นกนั เป็นต้น สามารถทาไดด้ ังน้ี

เลอื กคาสง่ั Breaks

คลกิ แท็บ Layout

คลิกเลือกวธิ กี ารแบง่ ส่วนเอกสาร
- Next Page การแบ่งส่วนแล้วข้นึ หนา้ ใหม่
- Continuous การแบง่ ส่วนแลว้ ยังอยู่ ณ ตาแหน่งเดิม
ไมข่ น้ึ หนา้ ใหม่
- Even Page การแบง่ สว่ นเฉพาะหน้าคู่
- Odd Page การแบ่งสว่ นเฉพาะหน้าค่ี

Word 141

การสรา้ งปกรายงาน (Cover Page)
Cover Page คือ การสร้างปกรายงาน ปกหนังสือ หรือปกเอกสารตา่ ง ๆ ทช่ี ว่ ยให้ผ้ใู ช้สร้างเป็นหน้าปกได้อย่ าง

รวดเร็ว เนื่องจากมีแม่แบบของปกเอกสารต่าง ๆ แบบสาเร็จรปู ไวใ้ ห้เลอื กหลายแบบ และหนา้ ปกทส่ี รา้ งข้นึ นี้ จะแสดงอยู่ที่
หน้าแรกของเอกสารเสมอ สามารถทาได้ดังนี้

คลกิ  เลือกคาสั่ง Cover Page
คลกิ แทบ็ Insert

คลิกเลือกแบบตามทต่ี ้องการ

การสรา้ งหนา้ วา่ งเอกสาร (Blank Page)
เป็นการแทรกหนา้ วา่ ง หรอื แทรกหนา้ เอกสารเปลา่ 1 หน้า อยา่ งรวดเร็ว ซงึ่ สามารถทาได้ดังนี้

เลือกคาสั่ง Blank Page คลกิ แท็บ Insert

142 Word

การก้าหนดรายละเอยี ดหวั -ท้ายกระดาษ (Header and Footer)

ตาแหน่งของส่วนหวั กระดาษ และสว่ นทา้ ยกระดาษภายในไฟล์เอกสาร ผู้ใช้สามารถใส่ข้อความตา่ ง ๆ ใสเ่ ลขหน้า หรอื รปู ภาพ
ลงไปได้ ซึ่งสามารถทาได้ดงั นี้

คลิกแทบ็ Insert เลอื กคาสั่ง Header

แทรกหัวกระดาษ เลอื กรูปแบบ Header
แทรกทา้ ยกระดาษ
แทรกเลขหนา้ Different First Page: กาหนดหนา้ แรกไมเ่ หมือนหนา้ อ่ืน ๆ
Different Odd & Even Pages: กาหนดหนา้ ค่ีและหนา้ คู่ไม่เหมือนกัน

แทรกรูปภาพจากแหล่งออนไลน์

แทรกรปู ภาพจากแหลง่ ในเคร่ือง ปิด
แทรกสว่ นทีใ่ ชง้ านดว่ น

แทรกรายละเอยี ดเอกสาร Header from top: กาหนดระยะหา่ งจากดา้ นบน
แทรกวันที่ Footer from Bottom: กาหนดระยะหา่ งจากดา้ นล่าง

Word 143

การกา้ หนด และยกเลกิ เลขหน้าในเอกสาร (Page Number)
การสรา้ งเอกสารในรปู แบบตา่ ง ๆ น้ัน เช่น เอกสารรายงาน นิตยสาร หนังสือ เป็นต้น ส่วนสาคญั ท่ชี ว่ ยให้เอกสาร

ดงู ่ายขน้ึ คือ การใส่เลขหนา้ ลงไปภายในเอกสาร ซ่งึ สามารถทาไดด้ งั น้ี

คลิกแท็บ Insert เลอื กคาส่งั Page Number

คลิกเลือกรูปแบบทต่ี ้องการ

การพิมพเ์ อกสารออกทางเครอ่ื งพมิ พ์
กอ่ นท่ีผูใ้ ชจ้ ะพมิ พเ์ อกสารต่าง ๆ สามารถแสดงตวั อยา่ งเอกสารและระบุหน้าท่ีต้องการพมิ พไ์ ด้

คลกิ แท็บ File เลอื กคาสง่ั Print

คลกิ ปมุ่ Print

กาหนดรูปแบบตามต้องการ

144 Word

บทที่ 6
การจดั เรยี งเพ่ือตรวจทาน

และการอา้ งองิ ภายใน

การจัดทาเอกสารทางวิชาการ จาเป็นต้องจัดเรียงและตรวจทานความถูกต้องให้ดีท่ีสุด การใช้
มุมมองสาหรับตรวจทานเหมาะสมที่จะช่วยให้เอกสารมคี วามสมบรู ณข์ องงานมากขึ้น เช่น การแบ่งหนา้ ต่าง
แสดงไฟล์งาน หรือการใช้มุมมองแบบ New Window ท่ีแสดงหน้าต่างไฟล์งานเดิมขึ้นมาอีกคร้ังเพื่อ
เปรยี บเทยี บเนอื้ หาในไฟล์งานเดยี วกันทีง่ ่ายขน้ึ

นอกจากน้ีเนื้อหาในไฟล์งานเอกสารที่มีจานวนมาก เป็นทั้งข้อความตัวอักษร รูปภาพประกอบ
ส่วนหัว-ท้ายกระดาษ เลขหน้า สารบัญเนื้อหา สารบัญภาพ ดัชนี เชิงอรรถ บรรณานกุ รม ฯลฯ ซึ่งสามารถ
จัดการอ้างอิงภายในได้อย่างง่ายดาย และรวดเร็ว นับเป็นความสามารถของโปรแกรม Word อีกด้านท่ี
พร้อมให้เรียกใช้งานอยู่เสมอ โดยในบทนี้ได้กล่าวถึงวิธีการจัดเรียงเน้ือหาเพื่อการตรวจทานและการใช้
เครอ่ื งมอื อ้างองิ ดังกลา่ วขา้ งต้น

การใชเ้ ครอื่ งมอื ปรับขนาดการแสดงไฟลเ์ อกสาร

การย่อและขยายการแสดงไฟล์เอกสาร (Zoom)
การปรับเพิ่ม (Zoom In) หรือปรับลด (Zoom Out) ขนาดหน้าจอแสดงผล จะทาให้ไฟล์เอกสารที่กาลงั เปิดใช้งาน

อย่ถู ูกจดั การย่อเล็กลง หรอื ขยายใหญใ่ ห้เหน็ ไฟลเ์ อกสารชดั เจนขึ้น ซึ่งสามารถทาได้ดังนี้

1
คลกิ แท็บ View เลือกคาสั่ง Zoom

หรอื คลกิ ท่ี Zoom Level เพ่อื ปรับ
ตัวเลขของการยอ่ -ขยาย

เลือก Zoom to 200, 100, 75%
หรือ พิมพ์ตวั เลขในชอ่ ง Percent:

คลิกปมุ่ OK
หรือคลกิ เลอื่ น Zoom Slider เพอ่ื ปรบั ใหไ้ ด้ขนาดตามท่ีตอ้ งการ

146 Word

การแสดงไฟล์เอกสารแบบหน้าเดียว (One Page)
การแสดงผลเอกสารแบบหนา้ เดยี ว สามารถมองเหน็ รายละเอียดโดยรวมท้ังหมดภายในหนา้ เดียว ทาได้ดงั นี้

คลิกแทบ็ View เลือกคาส่งั One Page

ผลลพั ธ์จะแสดงใหเ้ ห็น
เอกสารเพียงหน้าเดียว
ดงั รปู

การแสดงไฟลเ์ อกสารแบบหลายหนา้ (Multiple Pages)
การแสดงผลเอกสารแบบหลายหน้า สามารถแสดงเอกสารหลายหนา้ ให้พอดีกบั ขนาดหนา้ ต่างโปรแกรม ทาไดด้ งั นี้

คลิกแทบ็ View เลอื กคาสัง่ Multiple Pages

ผลลัพธจ์ ะแสดงให้เห็นเอกสารหลายหนา้
พอดีกบั ขนาดหน้าตา่ งโปรแกรม ดงั รูป

Word 147

การแสดงไฟล์เอกสารแบบเต็มความกวา้ งของหนา้ กระดาษ (Page Width)
การแสดงเอกสารแบบเต็มความกว้างของหน้ากระดาษ สามารถมองเห็นเอกสารแบบเต็มขนาดความกว้างของ

หน้าต่างโปรแกรม ทาได้ดังน้ี

คลิกแท็บ View เลอื กคาสง่ั Page Width

ผลลพั ธ์แสดงใหเ้ ห็นเอกสาร
แบบเต็มขนาดความกวา้ ง
ของหน้ากระดาษ ดังรปู

การจดั การกบั การแสดงหน้าตา่ งไฟลเ์ อกสาร

การเปิดเอกสารเดิมข้ึนมาใหม่ (New Window)
ผใู้ ช้สามารถเปิดไฟลเ์ อกสารเดิมทใ่ี ชง้ านอยู่ โดยเปดิ มาทางานหลายๆ ไฟล์ สามารถทาไดด้ งั น้ี

คลิกแท็บ View เลอื กคาสงั่ New Window เพ่ือเปิดเอสารเดมิ ขึน้ มาใหม่

ผลลพั ธแ์ สดงจะแสดงเอกสาร
เดมิ เหมือนต้นฉบับขน้ึ มาใหม่

148 Word

การจดั เรยี งหนา้ ตา่ งไฟล์เอกสาร (Arrange All)
กรณีที่เปดิ ไฟล์เอกสารข้ึนมาทางานหลายไฟล์ และตอ้ งการดเู นือ้ หาทกุ ไฟล์พร้อมกนั สามารถทาการจัดเรยี งหน้าตา่ ง

ไฟลเ์ อกสารท้ังหมด ซ่งึ สามารถทาได้ดังน้ี

คลิกแท็บ View เลอื กคาสั่ง Arrange All

ผลลัพธจ์ ะแสดงทกุ ๆ ไฟล์
บนหน้าตา่ งโปรแกรมเต็ม
พน้ื ท่แี บบ Full Screen
(แสดงท้งั 3 ไฟล์)

การแบ่งหนา้ ต่างไฟล์เอกสารให้แยกเป็นสองส่วน (Split Window)

คลิกแท็บ View เลือกคาสง่ั Split

คลิกค้างเพอ่ื ลากปรบั ขนาดได้

Word 149

การแสดงหนา้ ตา่ งไฟล์เอกสารแบบเคียงข้างกนั (View Side by Side)
การแสดงเอกสารแบบเทียบเคยี งข้างกัน เพอื่ เปรียบเทียบเอกสารแบบบรรทัดต่อบรรทัด สามารถทาได้ดังนี้

คลกิ แทบ็ View เลือกคาส่ัง View Side by Side

แสดงหน้าตา่ งไฟลเ์ อกสาร
แบบเคยี งขา้ งกัน

ด้านขวามอื จะแสดงไฟล์เอกสาร
ที่ถกู เปิดข้ึนมากอ่ น
ดา้ นซา้ ยมือ จะแสดงไฟล์เอกสาร
ทถี่ ูกเปดิ ภายหลงั (ไฟล์ลา่ สุด)

การเล่อื นหนา้ เอกสารไปพร้อมกนั (Synchronous Scrolling)
การแสดงมุมมองเอกสารเพ่อื เปรียบเทยี บขอ้ มลู รายบรรทดั ของเอกสารสองไฟล์ภายหลงั จากการใชค้ าสง่ั View Side

by Side จะเหน็ ว่าหนา้ ต่างเอกสารทั้งสองวางคกู่ ันในแนวต้ัง จากนน้ั ขน้ั ตอนการทางานตามปกตจิ ะต้องเล่อื น Scrollbar ขึน้ -
ลง หน้าตา่ งเอกสารท้งั สองจะเลื่อนตามกัน แตถ่ ้าผใู้ ชต้ ้องการยกเลกิ เพ่ือใหเ้ ลื่อนแบบอิสระจากกัน สามารถทาไดด้ งั น้ี

คลกิ แทบ็ View
เลอื กคาส่ัง Synchronous
Scrolling

150 Word

การสลับการทางานไปยังหนา้ ตา่ งไฟล์เอกสารอน่ื ๆ (Switch Window)
เมือ่ เปิดทางานไว้พร้อมกนั หลายไฟล์ แตต่ อ้ งการสลับการทางานไปยังไฟล์อ่ืน สามารถทาได้ดงั น้ี

1

คลิกแท็บ View
เลอื กคาสง่ั Switch Windows

คลิกเลอื กชือ่ ไฟลท์ ีต่ ้องการ

การแสดงบานหน้าต่างนาทางภายในไฟล์เอกสารเดยี วกนั (Navigation Pane) 2

การแสดงบานหน้าตา่ งนาทาง สามารถไปตามตาแหนง่ ตา่ ง ๆ ในเอกสารที่มีจานวนหลายหน้ากระดาษได้อยา่ งรวดเร็ว และยัง

สามารถจัดระเบียบเอกสารใหม่ได้ง่ายดาย ด้วยการใช้เมาส์คลิกลากแล้วปล่อยส่วนเค้าโครงหัวข้อเน้ือหาแทนการคัดลอกและวาง

ตามปกติ การค้นหาข้อความที่ต้องการสามารถทาได้โดยง่ายด้วยคาส่ังการค้นหาเพิ่มเติม 3 แบบ คือ Headings, Pages และ Results

สามารถทาได้ดงั นี้

คลิกแท็บ View
เลือกคาสงั่ Navigation Pane

บานหนา้ ตา่ งนาทางจะปรากฏขน้ึ มา
ทางดา้ นซ้ายของเอกสาร ดงั รปู

คลิกท่ปี ุ่ม Search for more things
เพ่ือระบุประเภทอนื่ ๆ ในการคน้ หา
ซ่งึ นอกเหนือจากการค้นหาขอ้ ความ

Word 151

การค้นหาส่งิ อืน่ ท่หี ลากหลาย เชน่ ค้นหาสมการคณิตศาสตร์ (Equations) ขอ้ คดิ เหน็ (Comments) สามารถทาไดง้ า่ ย ๆ โดย
คลิกปุม่ Search for more things (ปุ่มหัวลูกศรลงด้านขวาของรปู แวน่ ขยาย) หรือพิมพค์ าทตี่ ้องการค้นหา ในชอ่ ง Search document
แลว้ กดปมุ่ Enter ซึ่งจะแสดงผลลัพธ์ทีไ่ ด้จากการค้นหาทงั้ 3 แบบ ดงั รูป

แบบ Headings แสดงผล แบบ Pages แสดงผลว่ามี แบบ Results แสดงผลวา่
วา่ มคี าน้ีอยใู่ นหัวข้อใหญ่ คานี้อย่ใู นหนา้ ใดบา้ ง และ มคี านอ้ี ยู่ในเนือ้ หาของแต่ละ
หรอื หวั ขอ้ ย่อยใดบา้ ง ตาแหน่งใดของแต่ละหนา้ ยอ่ หน้าทีต่ าแหน่งใดบา้ ง

การจัดการกับแหล่งอา้ งอิงภายในเอกสาร

การสร้างสารบัญเนอื้ หา (Insert Table of Contents)
การสร้างงานเอกสารในลักษณะของหนังสอื หรือรายงาน สารบัญเน้ือหานับเปน็ หัวใจสาคญั ซึ่งจะแสดงข้อมลู ที่เป็น

ชื่อเรื่อง และเลขหน้า หลักการสร้างสารบัญเนื้อหานั้นจาเป็นอย่างย่ิงท่ีจะต้องจัดรูปแบบข้อความในเอกสารให้มีลกั ษณะเปน็
หัวขอ้ ใหญ่ และหัวข้อย่อยเสียกอ่ นดว้ ยการใช้สไตล์ (Styles) ตา่ ง ๆ สามารถทาไดด้ งั นี้

เม่อื กาหนด Heading เรยี บร้อยแลว้ ไปยังหนา้ เอกสารวา่ ง
คลิกแทบ็ Reference เลอื กคาสั่ง Table of Contents
แล้วจึงคลิกเลอื กรปู แบบตามตอ้ งการทม่ี อี ย่ใู น Built-in
เช่น Automatic Table 1, Manual Table เป็นตน้

หากต้องการกาหนดเป็นรูปแบบอื่นๆ ขนึ้ เอง
คลกิ คาสัง่ Custom Table of Contents…

152 Word

ทค่ี าสง่ั Tab Leader: เลอื กรปู แบบของเสน้ นาแทบ็
ท่ีคาสง่ั Formats: เลอื กรปู แบบของสารบัญเนอ้ื หา
และทีป่ ่มุ Options… กาหนดจานวนการแสดงระดับ

ตวั อยา่ งผลลพั ธส์ ารบญั เนอื้ หา
แบบ Distinctive (รูปบน)
และแบบ Fancy (รูปล่าง)

Word 153

การสร้างคาบรรยายรปู ภาพ (Insert Caption)
การสร้างคาบรรยายรูปภาพด้วยคาส่ัง Insert Caption คือการระบุตาแหน่งของรูปภาพ ตาราง หรือสมการ

คณติ ศาสตรท์ เ่ี ป็นข้อมลู อยู่ในเอกสารเพ่อื ชว่ ยให้สามารถนาไปอา้ งอิงในสารบัญรปู ภาพตอ่ ไป สามารถทาได้โดย

คลิกทร่ี ูปภาพแลว้ คลกิ แท็บ Reference เลอื กคาส่งั Insert Caption

พิมพข์ ้อความบรรยายหรือชอ่ื รูปภาพลงในช่อง Caption: ตามที่ต้องการกอ่ น แล้วคลิก OK
ในกรณีทีข่ อ้ มูลเป็นตาราง หรอื สมการทางคณติ ศาสตร์ กส็ ามารถทาไดเ้ ชน่ เดยี วกัน
(ตวั เลขแสดงลาดบั จะปรากฏเรียงลาดบั กอ่ น/หลงั ในหนา้ เอกสารโดยอัตโนมัติ)

ตัวอยา่ งผลลัพธ์ กรณขี ้อมูลเป็นรปู ภาพ

การสร้างสารบัญรปู ภาพ และสารบัญตาราง (Insert Table of Figures)
การสรา้ งสารบัญรูปภาพ และสารบญั ตารางมีขนั้ ตอนวิธีคล้ายกบั การสรา้ งสารบญั เนอื้ หา เพียงแต่ตอ้ งระบุตาแหนง่

ของรปู ภาพ และตารางทีม่ อี ยใู่ นเอกสารใหค้ รบถ้วนเสียก่อน (ดใู นหวั ขอ้ การสรา้ งคาบรรยายรปู ภาพ) สามารถทาไดด้ ังน้ี

คลกิ ทวี่ ่างในเอกสารแล้วคลิกแท็บ Reference
เลือกคาสง่ั Insert Table of Figures

154 Word

ท่คี าสงั่ Tab Leader: เลือกรปู แบบของเส้นนาแท็บ
ที่คาสั่ง Formats: เลอื กรปู แบบของสารบัญรูปภาพ/ตาราง
และท่ีปุ่ม Caption Label: เลอื กขอ้ ความนาหน้า Caption

ตัวอยา่ งผลลัพธ์ กรณสี รา้ งสารบญั รปู ภาพ

การแทรกเชิงอรรถ (Footnote)
เชิงอรรถ (Footnote) คือ ข้อความอ้างองิ หมายเหตุ หรือคาอธิบายเน้ือหาเพิม่ เติมท้ายหน้า ตาแหน่งของเชิงอรรถ

จะแสดงไวท้ างด้านซ้ายตรงส่วนท้ายหน้ากระดาษในหน้าแตล่ ะหนา้ ท่มี ีการแทรกเชิงอรรถ ซึ่งผู้ใช้สามารถทาไดด้ ังน้ี

คลิกแท็บ Reference เลือกคาส่ัง Insert Footnote

เลือกข้อความทต่ี อ้ งการใส่ข้อมูล
อ้างอิง หรือคาอธบิ ายเพม่ิ เตมิ

Word 155

พมิ พข์ อ้ มูลอา้ งองิ ณ ตาแหนง่
ทา้ ยกระดาษในหน้าเดียวกัน

ตวั อยา่ งผลลพั ธท์ แี่ สดงในเน้อื หาเอกสาร
ณ ตาแหน่งท่ีอา้ งองิ ถงึ ดว้ ย Footnote

การแทรกอา้ งอิงท้ายเรื่อง (Endnote)
อา้ งองิ ทา้ ยเร่ือง (Endnote) คอื ข้อความอ้างองิ หมายเหตุ หรอื คาอธิบายเนอ้ื หาเพ่มิ เตมิ ทา้ ยเอกสาร คลา้ ย

เชงิ อรรถแตต่ าแหน่งที่แสดงจะไปอยู่รวมกนั ดา้ นซา้ ยทา้ ยเอกสาร (เอกสารหน้าสดุ ท้าย) ซ่งึ ผู้ใช้สามารถทาได้ดังนี้

คลิกแท็บ Reference เลอื กคาส่งั Insert Endnote

เลอื กข้อความที่ตอ้ งการ

156 Word

พมิ พ์ข้อความท่ีแสดง ณ ตาแหน่งทา้ ยเอกสาร

แสดงท่ีหน้าสุดท้ายของเอกสาร

การสรา้ งรายการอา้ งองิ และบรรณานกุ รม (Citation & Bibliography)
ทกุ คร้งั ในการสรา้ งงานเอกสารต้องแสดงข้อมูลทีไ่ ด้คน้ หาเพื่อนามาประกอบการจัดทาเอกสารนนั้ อาจได้มาจาก

แหล่งค้นคว้าที่หลากหลาย เช่น จากหนังสือ ตารา วารสาร นิตยสาร เอกสารตีพิมพ์เผยแพร่ รวม ถึงข้อมลู ท่เี ปน็ สอ่ื
อิเลก็ ทรอนิกส์ แบบออนไลน์ หรอื แบบออฟไลน์ เป็นตน้ โดยขอ้ มลู ที่นามาจากแหลง่ ความรู้เหล่าน้ีมาใช้สร้างงานเอกสารแมแ้ ต่
เพยี งบางสว่ นก็ควรอา้ งอิงแหล่งท่มี าของขอ้ มูลไว้เป็น รายการอ้างอิง (Citation) และบรรณานุกรม (Bibliography) ดงั น้ี

รายการอ้างองิ (Citation)
การอ้างอิงแหล่งท่มี าของขอ้ มลู ลงในเอกสารให้ระบุลงในบรรณานุกรม ท้ังน้ีหากมแี หลง่ ทีม่ าของข้อมลู จานวนมาก

จะใช้รายการอ้างอิงเพือ่ อ้างถึงแต่ละรายการในบรรณานกุ รม สามารถทาไดด้ งั น้ี

กรณใี ชร้ ายการอ้างองิ ที่มีข้อมลู ในบรรณานุกรม

คลิกแท็บ References ในกลมุ่ คาสง่ั Citation & Bibliography คลกิ คาสงั่ Insert Citation
ตัวอย่างผลลัพธแ์ สดงในเอกสาร

คลกิ เลอื ก Citation ทีม่ ีอยู่

Word 157

กรณสี ร้างรายการอา้ งองิ ใหม่ (ไมม่ ีข้อมูลในบรรณานุกรม)

คลิกแทบ็ References เลอื กคาส่ัง Insert Citation

คลิกคาส่ัง Add New Placeholder…

แกไ้ ขข้อมูลแหล่งอา้ งอิง ตัง้ ชื่อหรือไม่ตั้งก็ได้
โดยคลิกคาสั่ง Edit Source และคลิกคาสงั่ OK

คลกิ เลอื กประเภทของแหล่งขอ้ มลู

158 Word

บรรณานกุ รม (Bibliography)
การสร้างบรรณานุกรมผู้ใช้จะต้องนาเอาข้อมูลเกี่ยวกับแหล่งที่มาไปจัดการอ้างอิงให้เสร็จสมบูรณ์เสียก่อนจึงจะ

สามารถเรียกใชง้ านไดอ้ ยา่ งถูกต้องและครบถว้ น สามารถทาได้ดังน้ี

คลิกแทบ็ References เลอื กคาส่งั Bibliography

คลิกเลือกแบบทม่ี ีอยู่ใน Built-In
เชน่ แบบ References

ตวั อยา่ งผลลัพธแ์ สดงในเอกสารเมอื่ เลอื ก
Built-In บรรณานกุ รมแบบ References
ทีม่ ี Style แบบ IEEE
คลกิ ท่ี Style: เพอ่ื เปลีย่ น Bibliography Style จากแบบ IEEE
ไปเป็น Style แบบอื่นๆ ไดต้ ามตอ้ งการ

ตวั อยา่ งผลลพั ธ์แสดงในเอกสารเม่ือเลือก
Style แบบ Harvard – Anglia 2008

Word 159

การจดั การแหลง่ ขอ้ มลู อา้ งองิ (Manage Sources)
เมื่อต้องเริม่ ต้นการเขียนรายงานการวิจัย การศกึ ษาค้นคว้า หรือเอกสารทางวิชาการต่าง ๆ ผ้ใู ช้จะต้องทาการ

รวบรวมขอ้ มูลให้ไดม้ ากทสี่ ดุ จากแหลง่ ข้อมลู ตา่ ง ๆ และเมื่อไดแ้ หลง่ ทม่ี าของขอ้ มูลทง้ั หมดมาแลว้ ผู้ใชก้ ค็ วรนามาจัดระเบียบ
และจัดการแหล่งทีม่ าต่าง ๆ เหลา่ นั้น ก่อนนาไปใชอ้ า้ งองิ เปน็ บรรณานุกรมท้ายเอกสาร สามารถทาได้ดงั นี้

คลกิ แทบ็ References เลือกคาสงั่ Manage Sources

คลิกคาสง่ั New… เพอ่ื สรา้ งแหล่งข้อมลู อา้ งองิ ใหม่

สามารถจดั การเพิ่ม/ลด/แก้ไข
ถ้ามรี ายการอ้างอิงเดมิ

คลกิ ปุ่ม Close
เมื่อจดั การ
เรยี บรอ้ ยแล้ว

ท่ีคาสง่ั Type of Source คลกิ เพอ่ื เลอื กชนิด
ของแหลง่ ขอ้ มลู อ้างองิ และกรอกขอ้ มูลลงใน
แตล่ ะชอ่ งให้ครบถ้วน

คลิกปมุ่ OK

160 Word

บทที่ 7
การสร้างจดหมายเวยี น
และพิมพซ์ องจดหมาย

จดหมายเวียน เป็นจดหมายที่มีเนื้อความเหมือนกัน โดยจัดส่งให้กับผู้รับหลายคน เช่น การส่ง
จดหมายเชิญผู้จัดการทีมขายในแต่ละสาขาเข้าร่วมประชุมในวัน เวลา สถานที่เดียวกัน วิธีการจัดทาและ
การส่งจดหมาย ต้องสร้างจดหมาย จ่าหน้าซองจดหมาย และสั่งพิมพ์ออกกระดาษ เพ่ือนาส่งไปยังผู้รับ
ต่อไป นับว่าเป็นเร่ืองที่ต้องใช้เวลานานพอสมควร อีกท้ังอาจจะยุ่งยากในการจัดทา ความสามารถของ
โปรแกรม Word จะช่วยขจัดปัญหาดังกล่าว ให้กลายเป็นเรื่องง่าย และไม่เสียเวลามากนัก โดยบทน้ีจะ
กลา่ วถงึ ขัน้ ตอนวธิ กี ารสร้างจดหมายเวียน และจดั พิมพ์ซองจดหมาย

เรยี นรหู้ ลกั การทางานเกีย่ วกับจดหมายเวยี น

จดหมายเวียน คือ จดหมายท่ีมเี น้อื หา เหมือนกันทุกฉบับ อาจจะมีข้อความที่แตกต่างกันในบางส่วนเท่าน้ัน อาทิเช่น ช่ือผ้รู ับ
ตาแหน่งงาน หรือที่อยู่ เป็นต้น ตัวอย่างจดหมายประเภทน้ี ได้แก่ จดหมายเรยี นเชิญมาร่วมงานคืนสู่เหย้า จดหมายเชิญประชุมตัวแทน
จาหนา่ ยแต่ละสาขา ฯลฯ กรณนี ห้ี ากผู้ใช้ต้องสง่ จดหมายออกไปถึงทกุ คนท่ีต้องการ อาจตอ้ งเสยี เวลามากในการแก้ไขเนือ้ หาในจดหมาย
ณ ตาแหน่งเดยี วกนั ของแตล่ ะฉบบั

ก่อนสร้างจดหมายเวียน ผู้ใช้ควรเรียนรู้หลักการสร้างจดหมายเวียนกันเสียก่อน เพ่ือให้ทราบถึงหลักการสร้าง ขั้นตอนการ
ทางาน และการเตรยี มการต่าง ๆ ดังนี้

การสร้างไฟล์เอกสารหลัก (Main Document)
สงิ่ แรกทค่ี วรทากอ่ นสร้างจดหมายเวียน คอื การสรา้ งเนอื้ ความในจดหมาย ซึ่งจะเรียกไฟล์เนอ้ื หา หรอื จดหมายฉบบั

นี้ว่า “เอกสารหลกั ” (Main Document) สามารถทาได้ดังนี้
1. พมิ พข์ ้อความที่เป็นเนื้อหาในจดหมาย โดยเวน้ พ้ืนทบี่ างส่วน สาหรบั ใส่ข้อมูลรายชอ่ื ท่ีอยู่ หรือข้อมลู อื่น ๆ ท่ี
จาเป็นของผรู้ บั
2. บนั ทึกขอ้ มลู (Save) เปน็ ไฟลเ์ พือ่ นาไปใชง้ านตอ่ ไป
ตวั อย่างเอกสารหลัก ในท่นี ้เี ปน็ จดหมายเรยี นเชิญมารว่ มงานสมั มนา บันทึกเปน็ ไฟลช์ ่อื “จดหมายเชิญ.docx”

การสร้างไฟล์ฐานข้อมลู หรอื แหล่งเกบ็ ขอ้ มลู ของผ้รู ับจดหมาย (Data Source)
การสรา้ งไฟล์ฐานข้มูล เพอื่ จัดเกบ็ ขอ้ มูลของผ้รู ับจดหมาย เชน่ ชือ่ ทีอ่ ยู่ ตาแหนง่ สังกดั บรษิ ทั เป็นตน้ โดยจัดเก็บ

ในรูปแบบตาราง ผู้ใช้สามารถเลือกโปรแกรมในการจัดสร้างไฟล์ฐานข้อมูลได้ เช่น โปรแกรม Word โปรแกรม Excel
โปรแกรม Access เรียกไฟล์ฐานข้อมูลน้ีว่า “แหล่งเก็บข้อมูล” (Data Source) ผู้ใช้สามารถดึงข้อมูลต่าง ๆ เหล่าน้ีมาใช้ใน
งานจดหมายเวียนตอ่ ไป สามารถทาได้ดังน้ี

1. พิมพ์ขอ้ ความลงในตาราง แบบแยกรายละเอยี ดเป็นแตล่ ะคอลัมน์ เช่น คานาหนา้ ชือ่ สกลุ และท่อี ยขู่ องผรู้ ับ
2. บันทกึ ขอ้ มูล (Save) เปน็ ไฟลเ์ พอื่ นาไปใชง้ านตอ่ ไป

162 Word

ตัวอย่างไฟล์ฐานขอ้ มลู ท่ีใชเ้ ปน็ แหล่งเกบ็ ขอ้ มูล ซ่ึงในท่ีนี้บันทกึ เปน็ ไฟล์ด้วยโปรแกรม Microsoft Excel และบนั ทกึ
เป็นไฟลช์ ่อื “ข้อมลู ที่อยู่.docx”

การรวมไฟลเ์ อกสารหลกั เข้ากับแหล่งเกบ็ ข้อมลู ของผู้รับจดหมาย
หลงั จากท่ผี ใู้ ช้สรา้ งเอกสารหลัก และแหลง่ เก็บข้อมูลผรู้ บั เรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้สามารถดาเนินการในข้ันตอนต่อไป คอื

การนาเอาไฟล์ขอ้ มลู ทงั้ 2 ไฟล์นนั้ มาผนวกเข้าด้วยกัน แลว้ จึงสง่ั พมิ พอ์ อกมาทางกระดาษ รายละเอียดขัน้ ตอนดงั ต่อไป

การสร้างจดหมายเวียน (Mail Merge)

โปรแกรม Word ช่วยลดปัญหาการทางานท่ีซ้าซ้อน สามารถทาไดง้ ่ายขึ้น โดยผู้ใช้ต้องสรา้ งจดหมายท่ีมีข้อความจะใชร้ ่วมกัน
(เอกสารหลัก) ไว้ก่อน จากน้ันจึงมากาหนดตาแหน่งที่จะให้โปรแกรม Word ดึงข้อมูลจากแหล่งเก็บข้อมูลของผู้รับโดยอัตโนมัติ ซึ่ง
โปรแกรมสามารถสนับสนุนแหลง่ ขอ้ มูลจากไฟลฐ์ านขอ้ มูลหลาย ๆ แบบได้ สามารถทาได้ดังน้ี

การสรา้ งจดหมายเวยี น (Mail Merge) แบบการกาหนดเอง
ขั้นตอนที่ 1 สร้างเนอ้ื ความในจดหมาย
เร่ิมต้นจากการจัดพิมพ์เอกสารหลักข้ึนมาใหม่ หากมีไฟล์เอกสารหลักอยู่แล้ว ให้เปิดไฟล์เอกสารหลัก
ข้ึนมา ดังรูป

ตาแหน่งท่ีเวน้ วา่ งเฉพาะสว่ น สาหรบั
การใสข่ ้อมลู เช่น รายช่ือ

Word 163

ที่แท็บ Mailings กลุ่มคาส่งั Start Mail Merge
คลกิ Start Mail Merge คลกิ เลอื ก Letters

ข้ันตอนท่ี 2 สร้างตารางขอ้ มลู ของผู้รับจดหมาย
ข้ันตอนนี้ผู้ใช้ตอ้ งนาเอาข้อมูลตา่ ง ๆ ของผู้รับจดหมายในไฟล์แหล่งเก็บข้อมูลท่ีได้บันทึกเอาไว้ก่อนแลว้ เช่น ข้อมูล

ช่ือ ที่อยู่ ตาแหน่ง ช่ือบริษัท เป็นต้น โดยดึงข้อมูลข้ึนมาหลังจากใช้คาส่ัง Mail Merge ได้ ในกรณีท่ียังไม่ได้สร้างเอาไว้ก่อน
ต่อไปนี้จะอธิบายขั้นตอนการสร้างไฟลแ์ หล่งเก็บข้อมูลข้นึ ใหม่ จากโปรแกรม Word ดงั รูป

ทแี่ ท็บ Mailings กล่มุ คาสั่ง Start Mail Merge คลิกคาสั่ง Select Recipients
คลิกเลือก Type New List… (จะปรากฏ New Address List Dialog Box ขึ้นมา)
ทันท)ี

2.1) ใน New Address List Dialog Box คลิก Customize Columns…
เพอ่ื เรม่ิ สรา้ งสร้างฟิลด์ (Field) เกบ็ ขอ้ มูล

164 Word

2.2) คลิกเลอื กคาสัง่ Rename... เพอ่ื เปลีย่ นชือ่ Field ตามชนิดข้อมูล

เมื่อเปลี่ยนช่อื Field ครบแลว้ ถา้ ยังคงมี Field ใด ๆ ทีไ่ มต่ อ้ งการใช้ ให้คลิกปุ่ม Delete เพ่ือลบออกไปใหห้ มดก่อน
แลว้ จึงคลกิ OK เพ่ือเรม่ิ กรอกขอ้ มลู ลงในแตล่ ะ Field ไดท้ นั ที

2.3) สามารถคลิกคาสง่ั Delete เพอ่ื ลบ Field
ทไี่ ม่ต้องการใช้ออกไป

2.4) คลิก OK

2.5) กรอกขอ้ มูลลงใน Field ได้ทันที
2.6) คลกิ ป่มุ New Entry เมอ่ื ตอ้ งการเพ่มิ ข้อมูลใหม่

2.7) คลิก OK

Word 165

หลงั จากทก่ี รอกขอ้ มูลเรยี บร้อยให้ทาการบันทกึ เก็บไว้ใชใ้ นขน้ั ตอนต่อไป

2.8) พิมพ์ตั้งชอ่ื ไฟลฐ์ านขอ้ มูล

2.9) คลกิ Save

ขัน้ ตอนที่ 3 การเลอื กแหลง่ ข้อมลู อืน่ ๆ
ในขัน้ ตอนนจี้ ะตอ้ งมไี ฟลแ์ หลง่ เก็บข้อมูลอย่แู ล้ว จงึ จะสามารถเรียกขน้ึ มาใชง้ าน (ไฟล์เหล่านน้ั อาจถกู จดั เก็บมาเป็น

ชนดิ ไฟล์ของโปรแกรม Word ในรูปแบบตารางข้อมลู หรอื จัดเก็บเป็นชนดิ ไฟล์ของโปรแกรม Excel ได้เช่นกนั ) ดังรูป

ทแี่ ทบ็ Mailings คลกิ ปมุ่ Select Recipients
แล้วคลกิ เลอื ก Use Existing List…

3.1) ใน Select Data Source Dialog Box
ใหค้ ลกิ เลือกช่อื ไฟล์แหล่งข้อมูล

3.2) คลกิ Open

166 Word

ขน้ั ตอนท่ี 4 การเลือกผูร้ บั
เมื่อไฟล์ฐานข้อมูลพร้อมใช้งานแล้ว ก็จะต้องเลือก Field ที่ต้องการออกมาวางตรงตาแหน่งที่เว้นว่างไว้ในเอกสาร

หลัก ดงั รปู

4.1) คลิกเลอื ก Field <<ชื่อ_สกุล>> ตอ่ จากคาวา่ “คุณ”
4.2) คลิกเลอื ก Field <<ท>ี่ > ใส่ไว้

ขัน้ ตอนที่ 5 ตรวจสอบผลลพั ธ์ และแก้ไขเพม่ิ เตมิ ข้อมลู ผรู้ บั
เม่ือเลือก Field ท่ีต้องการออกมาวางตรงตาแหน่งที่เว้นว่างไว้ในเอกสารหลกั เรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้ควรตรวจสอบดวู า่

ขอ้ มูลถูกตอ้ ง ก่อนท่ีจะสั่งพมิ พ์ในข้ันตอนถัดไป ดงั รปู

การตรวจสอบผลลพั ธ์ Next Record
คลกิ ทีป่ มุ่ Next Record เพอื่ เลอ่ื นตาแหนง่ ไป
Previous Record ตรวจดขู อ้ มลู ในรายการถดั ไปเร่อื ย ๆ จบครบถว้ น

First Record Last Record

คลกิ คาสัง่ Preview Results ทแ่ี ท็บ Mailings กลมุ่ คาส่งั Preview
Results

Word 167

การแก้ไขรายละเอยี ดของข้อมลู ในไฟล์
เม่ือผ่านขั้นตอนการตรวจดผู ลลัพธ์แล้ว หากเกดิ มขี อ้ ผิดพลาดและต้องแก้ไข ในข้อมูลจากไฟลฐ์ านขอ้ มลู ที่

ดึงมา ผู้ใช้ยังสามารถแกไ้ ขได้เองที่ไฟล์โดยตรง หรอื แก้ไขจากคาสัง่ ในแท็บ Mailings ไดเ้ ช่นกัน ดงั รปู

คลกิ คาส่ัง Check for Errors ทแี่ ทบ็ Mailings กลุ่มคาสัง่ Preview Results
เพอ่ื ให้โปรแกรม Word ชว่ ยตรวจสอบขอ้ ผิดพลาดทีม่ แี บบอัตโนมตั ิ

คลิกเลอื ก รูปแบบการตรวจสอบขอ้ ผิดพลาด แลว้ คลกิ ปุ่ม OK
(หลังการตรวจสอบขอ้ ผดิ พลาดแลว้ จะไดไ้ ฟล์ใหม่)

อีกวิธีหนึ่งทส่ี ามารถทาได้ คือ การแกไ้ ขดว้ ยคาส่งั Edit Recipient List ในแท็บ Mailing กลุ่ม Start Mail
Merge เพื่อทาการแก้ไขข้อผดิ พลาด ในแต่ละรายการข้อมูลของผู้รับดว้ ยตนเอง (จะปรากฏหน้าตา่ ง Mail Merge
Recipient ขนึ้ มาทันที)

คลิกคาสั่ง Edit Recipient List

พิมพข์ อ้ มูล
เพ่มิ เตมิ ได้ทันที

168 Word

ข้ันตอนท่ี 6 การสั่งพิมพ์จดหมายเวียน
เม่ือตรวจสอบผลลพั ธ์ท่ีไดว้ ่าถูกต้องเรยี บร้อย และเป็นที่น่าพอใจแล้ว ให้ผู้ใช้นาข้อมลู ของผรู้ ับใส่ลงในจดหมายเพื่อ

ทาการจัดสง่ โดยท่ีผู้ใช้สามารถเลือกวิธีการส่งจากโปรแกรม Word ได้ 3 แบบ คือ บันทึกจดหมายที่ไดน้ ้ีเป็นไฟล์เอกสารใหม่
หรือใหพ้ มิ พ์ออกทางเครื่องพิมพ์ในทันที หรอื ให้สง่ ไฟลเ์ อกสารจดหมายนถี้ งึ ผรู้ ับทาง E-mail ดังรปู

6.1) การบันทกึ จดหมายทไ่ี ดเ้ ปน็ เอกสารฉบบั ใหม่

6.1.1) คลิกเลอื ก Edit Individual Documents…
6.1.2) คลิกคาสงั่ Finish & Merge
ท่แี ท็บ Mailings กล่มุ คาสั่ง Finish

6.1.4) คลกิ OK
6.1.3) ใน Merge to New Document Dialog Box ใหก้ าหนดรายละเอียดทตี่ อ้ งการ เชน่

– All: เพือ่ ดงึ ข้อมลู จากตารางฐานขอ้ มลู ท้ังหมด
– Current Record: เพ่ือดึงขอ้ มูลเฉพาะรายการทเ่ี ปิดอยู่ในปจั จบุ นั
– From: เพ่ือกาหนดชว่ งของการดงึ ขอ้ มลู โดยระบุลาดับของผูร้ บั คนแรก
– To: เพอื่ กาหนดชว่ งของการดงึ ข้อมูล โดยระบุลาลาดบั ของผ้รู บั คนสดุ ทา้ ย

ไฟล์ใหมช่ อื่ Letters1.docx
มจี านวนหนา้ เทา่ กบั จานวน
ผู้รบั ที่มีอยใู่ นไฟล์ฐานข้อมูล

Word 169

6.2) การพมิ พจ์ ดหมายออกทางเครื่องพมิ พ์

6.2.1) ทแี่ ท็บ Mailings กลุ่มคาสง่ั Finish แลว้ คลกิ คาสงั่ Finish & Merge

6.2.2) คลิกเลอื กคาสง่ั Print

6.2.4) คลกิ OK
6.2.3) ใน Merge to Printer Dialog Box ให้กาหนดรายละเอียดใน Print Records เช่น

– All: เพือ่ ส่ังพิมพข์ อ้ มลู จากตารางฐานข้อมลู ท้ังหมด
– Current Record: เพื่อสั่งพมิ พข์ ้อมูลเฉพาะรายการทเี่ ปิดอยใู่ นปจั จุบนั
– From: เพอ่ื กาหนดชว่ งของการพิมพ์ขอ้ มลู โดยระบลุ าดบั ของผรู้ บั คนแรก
– To: เพ่ือกาหนดชว่ งของการพมิ พข์ อ้ มูล โดยระบลุ าดับของผรู้ ับคนสดุ ทา้ ย
6.2.5) กาหนดรายละเอยี ดในการพมิ พ์ออกทางเครือ่ งพมิ พ์ เช่น จานวนกหี่ น้า จานวนก่ีชุด ฯลฯ

6.2.6) คลิก OK

170 Word

6.3) การส่งจดหมายไปถงึ ผ้รู บั ทางอีเมล 6.3.2) คลิกคาส่งั Finish & Merge

6.3.1) ที่แท็บ Mailings กลุม่ คาสัง่ Finish

6.3.3) คลกิ เลือกคาสัง่ Send E-Mail Messages…

6.3.4) ใส่ท่ีอยู่อเี มลจากไฟล์ฐานข้อมลู ที่ Merge ไวแ้ ล้ว
6.3.6) รปู แบบของสงิ่ ท่ีสง่ เมล

6.3.5) ใสข่ อ้ ความสาหรบั หวั ขอ้ เร่อื งของอีเมล

6.3.7) ใน Send Records 6.3.8) คลิก OK

กาหนดรายละเอยี ด เชน่

– All: เพือ่ จดั ส่งขอ้ มูลจากไฟลฐ์ านขอ้ มลู ท้ังหมด

– Current Record: เพอ่ื จัดสง่ ข้อมูลเฉพาะรายการท่เี ปิดอยใู่ นปัจจบุ นั

– From: เพอื่ กาหนดช่วงของการจดั ส่งขอ้ มลู โดยระบุลาดับของผู้รับคนแรก

– To: เพอ่ื กาหนดช่วงของการจดั ส่งข้อมูล โดยระบุลาดับของผู้รบั คนสุดท้าย

การสร้างจดหมายเวียนแบบใชต้ ัวช่วยสรา้ ง (Mail merge Wizard)

สรา้ งเน้อื ความในจดหมาย
เช่นเดียวกับการสร้างจดหมายเวียนแบบกาหนดเอง คือ เริ่มแรกต้องจัดทาหรือพิมพ์เอกสารหลัก (ตัวจดหมายที่มี

ข้อความที่จะใช้ร่วมกัน) ข้ึนมาใหม่ หรือเปิดไฟล์เอกสารหลกั ท่ีมีเตรียมไว้แลว้ โดยผู้ใช้จะต้องเว้นตาแหน่งท่ีว่างสาหรบั ใส่ชอ่ื
หรอื ข้อมลู อน่ื ๆ ของผู้รบั สามารถทาได้ดงั น้ี

ตาแหนง่ ทเ่ี ว้นวา่ งเฉพาะสว่ น สาหรบั การใสข่ ้อมูล

Word 171

ทแี่ ท็บ Mailings กลมุ่ คาสัง่ Start Mail Merge คลกิ คาสั่ง Start Mail Merge

คลิกเลือกคาสงั่ Step-by-Step Mail Merge Wizard…

ทาตามทัง้ หมด 6 Step

172 Word

6 ขั้นตอนใน Step-by-Step Mail Merge Wizard
Mail Merge Wizard เปน็ ฟีเจอรท์ สี่ าคญั ใน Word ทห่ี ากเขา้ ใจหลกั การทางานจะชว่ ยในการสร้างจดหมายเวยี น ลด

เวลา และลดความผดิ พลาดลงไดม้ าก สาหรบั Step-by-Step Mail Merge Wizard จะเปน็ ขัน้ ตอนใชง้ านง่าย ๆ ดังรูป

Step 1 Select document type Step 2 Select starting document Step 3 Select Recipients
เลอื กประเภทเอกสาร
เลอื กไฟล์เอกสารหลกั เลอื กไฟล์ฐานข้อมลู

เลือกเปน็ จดหมาย ใชไ้ ฟล์หลักปัจจุบนั ใชไ้ ฟล์ฐานขอ้ มูลทม่ี ี

Step 4 Write your letter Step 5 Preview your letters Step 6 Complete the merge
เพม่ิ ข้อมูลฟลิ ดท์ ่ตี ้องการ ตรวจสอบขอ้ มลู จัดพมิ พ์ หรอื สง่ ออกเป็นไฟล์

ใสฟ่ ิลดช์ ่อื , อเี มล ดูรายชือ่ /คดั ออก พิมพอ์ อก/ส่งไฟล์

Word 173

การสรา้ งซองจดหมายเวียน (Envelopes)

การสร้างซองจดหมายเวยี นนนั้ สามารถทาไดอ้ ยา่ งง่ายดาย และสามารถสง่ั พิมพ์ซองจดหมายออกมาทางเคร่อื งพิมพ์โดยใช้
หลกั การทางานแบบเดียวกนั กบั การสร้างจดหมายเวียนทีก่ ล่าวมาแลว้ สามารถทาได้ดังนี้

ทาการสร้างเอกสารใหม่ทีเ่ ป็นเอกสารเปล่า
ข้นึ มากอ่ น ไปทแี ทบ็ Mailings คลิกท่คี าสง่ั
Start Mail Merge
คลิกเลอื ก Envelopes…
(จะปรากฏหน้าตา่ ง Envelope Options ขึ้นมาทันที)

2.1) ในแท็บ Envelope Options ระบุส่ิงที่ต้องการ เช่น
– Envelope Size: การเลือกขนาดของซองจดหมาย
– Delivery address ปมุ่ Font: การเลอื กฟอนตใ์ นการจ่าหนา้ ที่อยู่ผรู้ บั
– Return address ปุ่ม Font: การเลอื กฟอนตใ์ นการจ่าหน้าที่อยผู่ ู้ส่ง

2.2) ในแทบ็ Printing Options Feed Method: การเลอื กลักษณะ
ของการใส่ซองจดหมายเขา้ เครอ่ื งพิมพ์ มี 2 แบบ คือ
– Face up : การหงายหนา้ ซองข้ึนด้านบน
– Face down : การคว่าหนา้ ซองลงไป

174 Word

ทแี่ ทบ็ Mailings คลิกคาสงั่ Select Recipients
คลิกเลือก Use Existing List… เพอ่ื เลือกไฟล์ทีอ่ ยผู่ ู้รบั ทม่ี อี ยู่

ขนาดกระดาษขณะน้ีจะเท่ากบั ซองจดหมายจริง
ซง่ึ เลือกมาจากขน้ั ตอนใน Envelope Options

(Size 10 = 4 1/8 x 9 1/2 inches)

3.1) เลือกไฟล์ข้อมลู ทต่ี ้องการ
3.2) คลิก Open

3.3) คลกิ เลือกแผ่นงานทีเ่ กบ็ ขอ้ มูลทอ่ี ยู่

3.4) คลกิ OK

Word 175

คลิกเลอื กตาแหนง่ ท่ตี ้องการวางข้อมูลออกมากอ่ น
ในแท็บ Mailings กล่มุ คาสงั่ Write & Insert Field
4.1) คลิกคาสัง่ Insert Merge Fields

4.2) คลกิ เลือกฟลิ ด์ข้อมูลท่ตี อ้ งการทาจนครบ

4.3) ท่ีแทบ็ Mailings กลุ่มคาสงั่ Finish คลกิ คาสง่ั Finish & Merge

4.4) เลอื กวิธีการจดั เกบ็ เปน็ ไฟลไ์ วก้ อ่ น หรือพมิ พ์ออกทาง
เครอื่ งพิมพ์ทนั ที วิธกี ารเชน่ เดียวกนั กับการทาจดหมายเวยี น

4.5) ไฟล์ใหม่ชอ่ื Envelopes.docx จนกว่าจะถูกบนั ทกึ เกบ็ ไวใ้ นชอ่ื อน่ื

4.6) ไฟลใ์ หมช่ อ่ื Envelopes1.docx จะมจี านวนหนา้ 4.7) ตวั อยา่ งซองจดหมายท่จี ดั ทาเสรจ็ เรยี บร้อยแลว้
เทา่ กับจานวนผรู้ บั ที่มอี ยู่ในไฟลฐ์ านขอ้ มลู

176 Word

บทท่ี 8
การทางานร่วมกนั ของ
ผู้ใชไ้ ฟลเ์ อกสารเดยี วกนั

หลังจากท่ีผู้ใช้ได้ทาการสร้างไฟล์งานเอกสารจนครบถ้วน ตามขั้นตอนเรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้อาจ
จาเป็นต้องนาไฟล์เอกสารน้ีไปเผยแพร่ในท่ีอ่ืน ๆ หรือนาไปใช้งานร่วมกันกับผู้อื่น ก่อนนาไปแจกจ่าย
ต่อไป ผู้ใชค้ วรจัดการแกไ้ ข หรอื จัดการลบข้อมลู ส่วนตวั ของตนเองที่ติดไปกบั ไฟล์เอกสารนน้ั ๆ กอ่ น เชน่
มขี อ้ ความบางส่วนถูกซ่อนเอาไว้ มกี ารแทรกข้อความที่เป็นขอ้ คิดเห็น หรือมรี อ่ งรอยการตรวจสอบเน้ือหา
เหล่าน้ัน เป็นต้น ซงึ่ ในบทนจ้ี ะได้กลา่ วถึงตอ่ ไป

การกาหนดการแสดง Markup แนวใหม่

ตามปกติไฟล์เอกสารใด ๆ ท่ีมีการนาส่งออกไปให้ตรวจทานโดยบุคคลอ่ืนท่ีไม่ใช่ผู้สร้างแล้ว อาจมีการแทรกข้อคิดเห็นเอาไว้
หรืออาจมีการเปลี่ยนแปลงเกิดข้ึนภายในเอกสาร เช่น เปล่ียนการจัดรูปแบบ เพ่ิมเติม หรือลบเน้ือหา ย้ายบรรทัด เป็นต้น ซ่ึงถ้าหาก
ผู้สร้างไฟล์ได้เปิดใช้คาส่ังสาหรับติดตามการเปลี่ยนแปลงเอาไว้ก่อนส่งต่อบุคคลอื่น ๆ เพื่อตรวจทานก็จะเกิดร่องรอยการแก้ไข หรือที่
เรียกว่า Markup ขนึ้ ในเอกสารทนั ที สาหรบั โปรแกรม Word 2016 มกี ารกาหนดการแสดง Markup แนวใหม่ ทสี่ ามารถทาไดด้ ังน้ี

ตวั อย่าง Markup เม่อื ใส่ข้อคดิ เหน็

ทแ่ี ทบ็ Review ในกลุม่ คาส่งั Comments คลกิ Show Comments

แสดง Markup
ของข้อคิดเหน็
ในเอกสาร

เมื่อคลิกปมุ่ Show Comments ซา้ ลงไป 1 ครั้ง เป็นการซอ่ นข้อคิดเห็น และจะเกดิ การแสดง Markup ดงั รูป

แสดง Markup ของขอ้ คดิ เห็นแนวใหม่

การเปลยี่ นรปู แบบการแสดง Markup สามารถทาได้ดงั น้ี

คลิกเลอื กรูปแบบการแสดง Markup
– Simple Markup แสดง Markup แนวใหม่
– All Markup แสดง Markup ทงั้ หมด
– No Markup ไม่แสดง Markup
– Original แสดงไฟล์ตน้ ฉบับเดมิ

ตวั อย่าง Markup เมือ่ มีการติดตามการเปลย่ี นแปลงในรูปแบบการแสดง Simple Markup

178 Word

แสดงเฉพาะเส้นตรงแนวตงั้ ด้านหนา้ ณ ตาแหนง่ ทม่ี กี ารเปลีย่ นแปลง

การแทรกและจดั การกับขอ้ คิดเหน็ (Comments)

การแทรกข้อคดิ เห็น (New Comment)
ข้อคิดเห็น คือ ข้อความบรรยายเพ่ือใช้อธิบายหรือช้ีแจงเพ่ิมเติมที่ใสล่ งไป ณ ตาแหน่งใด ๆ ในเอกสาร ท้ังน้ีเพื่อให้

ตัวผู้ใช้และผู้ใช้งานคนอื่น ๆ สามารถอ่านเพื่อการตรวจทานหรืออาจใช้ประโยชน์ในแง่ของการเตือนความจาได้อีกด้วย โดย
สามารถทาไดด้ งั นี้

คลกิ แทบ็ Review ในกล่มุ คาส่งั Comments คลกิ New Comment

เลอื กข้อความทจ่ี ะแทรกขอ้ คิดเห็นก่อน

พิมพข์ ้อคดิ เห็นลงไปท่นี ี่

Word 179

การแก้ไขขอ้ คิดเห็น (Edit Comment)
เอกสารที่มีขอ้ คดิ เห็นจานวนมาก ทางลัดในการค้นหาข้อคิดเหน็ ภายในเอกสารอย่างรวดเร็ว สามารถทาได้ดังนี้

กดปุ่ม F5 หรือ Ctrl + G บนแปน้ พมิ พ์
เพ่ือเปิด Dialog Box คาส่งั Go To

ในกล่องรายการ Go to what: ใหค้ ลกิ เลอื ก Comment

แกไ้ ขข้อคิดเห็นใหม่ ลงไปแทนที่

การตอบกลับข้อคิดเห็น (Reply Comment)
คุณสมบัติใหม่ที่ผู้ใช้สามารถตอบกลับข้อคิดเห็นในขณะท่ีกาลังอ่านในมุมมอง Read Mode หรือแก้ไขเอกสารใน

มุมมองปกติ (Print Layout) ไดท้ ันทีโดยสามารถทาไดด้ ังน้ี

คลกิ ที่สญั ลกั ษณน์ ้ี
ดา้ นหลังรายชือ่ บุคคลที่ตอ้ งการ
ตอบกลับ

พมิ พ์ตอบกลับที่นี่

180 Word

การตดิ ตามการเปลีย่ นแปลงแก้ไขเอกสาร (Track Changes)

เอกสารท่ีต้องการส่งต่อไปให้บุคคลอื่นเป็นไฟล์เอกสารที่ต้องใช้งานร่วมกันหลายคนน้ัน ควรจะต้องเปิดโหมดการติดตามการ
เปล่ียนแปลงแก้ไขเอกสาร ท้ังน้ีเนื่องจากหากมใี ครแก้ไขส่งิ ใดไปแล้วบันทึกทับไฟลเ์ ดิม จะทาให้เป็นการยากต่อการตรวจสอบเป็นอยา่ ง
ย่ิง จงึ จาเป็นตอ้ งใชค้ าส่งั น้ีเพอ่ื ช่วยให้ผู้ใช้สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงแกไ้ ขเอกสารได้ โดยสามารถทาได้ดังนี้

คลกิ แทบ็ Review ในกลุม่ คาสัง่ Tracking

คลิก Track Changes คลิกที่ Dialog box Launcher ของ Tracking

ใน Advanced Track Changes Options Dialog Box
กาหนดรายละเอยี ดคณุ สมบัติของ Markup การติดตาม
การเปลย่ี นแปลง

คลิก Advanced Options…

ตวั อย่างการกาหนดรายละเอียดการตดิ ตาม
– เมื่อมกี ารแทรก (Insertions)

ให้แสดงเป็นการขีดเสน้ ใต้
– เมื่อมกี ารลบ (Deletions)

ให้แสดงเปน็ การขดี ฆ่า 1 เสน้
– เม่ือมกี ารยา้ ยตาแหนง่ (Changed lines)

ให้แสดงเป็นเสน้ ตรงแนวตงั้ ทขี่ อบด้านนอก
– เมื่อมกี ารแทรกขอ้ คดิ เห็น (Comments)

ใหแ้ สดงสีแต่ละผใู้ ชต้ ามธีมของ Word

คลิก OK แล้วบนั ทกึ ไฟล์

Word 181

การใส่รหัสผา่ นเพอ่ื ระงบั การยกเลิกการติดตามแกไ้ ขเอกสาร (Lock Tracking)
Track Changes ที่ถูกเปิดไว้จะเร่ิมทางานทันทีท่ีมีการเปล่ียนแปลงใด ๆ เกิดข้ึนในไฟล์เอกสาร ดังนั้นผู้ใช้บางท่าน

อาจจะไม่ต้องการให้มีการติดตามดังกล่าว จะโดยความต้ังใจ หรือไม่ก็ตาม เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดการระงับการติดตามการ
เปลย่ี นแปลงที่เปดิ เอาไว้ ควรปอ้ งกันดว้ ยการใส่รหัสผ่านซ่งึ สามารถทาได้ดงั น้ี

คลิกแท็บ Review ในกล่มุ คาสั่ง Tracking คลิก Lock Tracking

พมิ พ์ Password และ Password ยืนยนั อกี ครงั้

2.1) จะเห็นไดว้ ่าป่มุ Track Changes
ไม่สามารถใช้งานได้

2.2) เม่ือตอ้ งการยกเลิกคาสั่ง หรอื ปดิ การทางาน
จะไมส่ ามารถทาได้ และปรากฏ Dialog Box
เพอ่ื สอบถามรหัสผ่าน ดังรปู

การยอมรับ หรือปฏเิ สธรายการที่ถูกแก้ไข (Accept and Reject)

เม่ือได้รับไฟล์เอกสารท่ีผ่านการตรวจทาน และแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลจากบุคคลอ่ืนกลับมาแล้ว ผู้สร้างงานจาเป็นต้อง
ตัดสนิ ใจวา่ จะยอมรับ หรอื ปฏเิ สธการแกไ้ ขเปลย่ี นแปลงขอ้ มลู เหลา่ นนั้ โดยต้องเปดิ ดใู น Reviewing Pane ซึ่งสามารถทาได้ดังนี้

ที่แทบ็ Review ในกลุ่มคาส่งั Tracking คลิกคาสั่ง Reviewing Pane

คลิกเลือก Reviewing Pane Vertical…
(หนา้ ตา่ ง Revisions แบบแนวตั้ง)

182 Word

แสดงหน้าตา่ ง Revisions แบบแนวต้ัง

การยอมรับรายการทีถ่ ูกแก้ไข (Accept Change)
การยอมรบั การเปลยี่ นแปลง หรือแก้ไขขอ้ มลู ทไี่ ดร้ บั มาจากผู้ตรวจทาน หากผสู้ ร้างงานตดั สินใจยอมรบั การแกไ้ ขน้ัน

ทาไดห้ ลังจากเปิดดูใน Reviewing Pane ซ่ึงสามารถทาได้ดังน้ี

คลกิ ขวา รายการของผตู้ รวจทาน
(Reviewer) ทลี ะชอ่ื โดยเฉพาะท่ี
ผ้สู รา้ งเห็นชอบในสง่ิ ที่ผตู้ รวจทาน
ไดท้ าการแกไ้ ขมา

คลกิ Accept Deletion เพือ่ ยอมรบั การลบคาวา่ Substandard

Word 183

การปฏเิ สธรายการทีถ่ กู แกไ้ ข (Reject Change)
การปฏเิ สธการเปลี่ยนแปลงแกไ้ ขข้อมูลที่ไดร้ ับมาจากผตู้ รวจทาน ผูส้ รา้ งงานตดั สนิ ใจที่จะไม่ยอมรับการแก้ไขนน้ั ทา

ได้หลังจากเปดิ ดใู น Reviewing Pane เชน่ กัน โดยสามารถทาได้ดังน้ี

คลกิ ที่ Reject Move เพ่ือ
ยกเลิกการย้ายตาแหนง่ นน้ั

คลกิ ขวา รายการของผตู้ รวจทาน
(Reviewer) ทีละชื่อ โดยเฉพาะที่
ผสู้ รา้ งไมเ่ ห็นชอบสิง่ ที่ผตู้ รวจทาน
ได้ทาการแก้ไขมา

การยอมรบั หรอื การปฏเิ สธรายการแกไ้ ขท้งั หมด
การยอมรับ หรือการปฏเิ สธการเปลี่ยนแปลงรายการแกไ้ ขข้อมูลท่ีได้รับมาจากผู้ตรวจทาน ผู้สร้างงานตดั สินใจทีจ่ ะ

ยอมรับ หรอื ไม่ยอมรบั การแก้ไขนั้น ทงั้ หมดไดท้ ันทีหลังจากเปดิ ดูใน Reviewing Pane แลว้ โดยสามารถทาไดด้ ังนี้
การยอมรบั รายการแกไ้ ขท้งั หมด

ทแ่ี ท็บ Review ในกลุม่ คาส่ัง Changes คลิกคาสั่ง Accept

คลกิ เลือก Accept All Changes ถา้ ต้องการ ยอมรับ ทุกรายการท่ีแกไ้ ขโดยผ้ตู รวจทานทกุ คน

184 Word

การปฏเิ สธรายการแก้ไขทงั้ หมด

ทแี่ ทบ็ Review ในกลุ่มคาสง่ั Changes
คลกิ คาสั่ง Reject

คลกิ เลอื ก Reject All Changes หากตอ้ งการ ปฏเิ สธ ทกุ รายการที่ถกู แกไ้ ขโดยผูต้ รวจทานทกุ คน

การเปรยี บเทยี บ และการผสานเอกสาร (Compare and Combine)

การติดตามการแก้ไขหรอื เปล่ียนแปลงไฟลเ์ อกสารโดยการนาเอาไฟลเ์ อกสาร 2 ไฟล์มาเปรียบเทียบเพื่อแสดงส่วนที่แตกตา่ ง
กันน้ัน ทาได้ 2 วธิ ี คอื

การเปรยี บเทียบเอกสาร (Compare)
การเปรยี บเทยี บไฟลเ์ อกสาร 2 ไฟล์ และแสดงถึงส่งิ ท่แี ตกต่างกนั ออกมาในเอกสารใหม่ หรือสามารถเลือกรวมไว้ใน

เอกสารใดเอกสารหนง่ึ สามารถทาได้ดังน้ี

ที่แท็บ Review ในกลุ่มคาสัง่ Compare

คลิกคาสัง่ Compare…

Word 185

เลือกไฟล์ต้นฉบับเดิม

เลือกไฟล์ และ
คลิกปุ่ม Open

เลอื กไฟลท์ ีป่ รับปรุงใหม่ เพื่อนามาเปรยี บเทยี บกบั ไฟลต์ น้ ฉบบั

คลิกทป่ี ุม่ More >> เพอื่ กาหนดคา่ เพิ่มเตมิ

6.2) คลกิ OK

6.1) เลอื กตาแหนง่ ในการแสดงผลลัพธ์

186 Word

แสดงผลลัพธ์การเปรยี บเทียบ 2 ไฟล์ (Compare)

การผสานเอกสาร (Combine)

การรวมการแก้ไขเปลี่ยนแปลงไฟล์เอกสารจากผู้ใช้หลาย ๆ คนให้กลายเป็นไฟล์เอกสารเดียวกันเลือกรวมไว้ใน
เอกสารใดเอกสารหนง่ึ ขน้ั ตอนการทางานเหมอื นกับ คาสัง่ Compare สามารถทาได้ดงั น้ี

ทแ่ี ทบ็ Review ในกลุม่ คาส่งั Compare

คลกิ Combine...
เลือกไฟล์ที่จะผสานรวมกนั

เลือกตาแหนง่ ท่ีใชแ้ สดงผล แล้วคลกิ OK

Word 187

ผลลัพธก์ ารผสานรวม 2 ไฟล์

การปอ้ งกนั เอกสาร (Protect Document)

การป้องกันการแก้ไขข้อมูลในเอกสาร (Restrict Editing)
วิธีการป้องกันไฟล์เอกสารใน Word มีหลายรูปแบบ คาส่ัง Restrict Editing เป็นการป้องกันการแก้ไขข้อมูลใน

เอกสารทไ่ี มไ่ ดป้ อ้ งกันทั้งหมด เพราะสามารถกาหนดใหแ้ ก้ไขโดยระบุเฉพาะบางสว่ นเทา่ นั้นได้ สามารถทาไดด้ งั น้ี

ท่แี ทบ็ Review ในกล่มุ คาสง่ั Protect คลิกคาสงั่ Restrict Editing

ทาการเปดิ Restrict Editing Pane ข้นึ มา

188 Word

การปอ้ งกันให้ไมส่ ามารถแกไ้ ขไดเ้ ลย (No changes)
หากผู้ใช้ต้องการให้สามารถแก้ไขได้บางส่วนตอ้ งเลือกพ้ืนท่ีสว่ นที่อนุญาตแกไ้ ขได้ก่อน แล้วกาหนดสทิ ธกิ ารแก้ไขได้

โดยระบุในข้อ 2 แต่ถา้ เลอื กแบบ No changes เป็นการป้องกนั ทหี่ า้ มแกไ้ ขใด ๆ ท้งั สน้ิ ดงั รปู

3 ใน Restrict Editing Pane กาหนดสิทธ์กิ ารแกไ้ ขไดใ้ นข้อ 2
 Allow only this type of editing in the document
เลือกแบบ No changes (Read Only) หรอื อน่ื ๆ

กาหนดรหัสผ่าน และยนื ยนั อกี ครงั้

คลกิ Yes, Start Enforcing Protection คลกิ OK

ทแี่ ทบ็ File > Info จะแสดงขอ้ ความว่าไฟล์เอกสารนไี้ ด้ถกู
ดาเนนิ การป้องกันเอกสารแบบ Restrict Editing เอาไว้แล้ว

Word 189

การเขา้ รหสั ผ่านการเปดิ ไฟลเ์ อกสาร (Encrypt Password)
ข้อมูลในไฟล์เอกสารท่ีสร้างขึ้นมาอาจจาเป็นต้องได้รับการป้องกันเพื่อเพ่ิมความปลอดภัยให้กับเน้ือหา การใส่

รหสั ผา่ นวธิ ีหนึง่ ทนี่ ิยมใชก้ ันเพ่ือปอ้ งกันการเปดิ ไฟลเ์ อกสาร สามารถทาได้ดงั น้ี

ใส่ Password และยืนยัน
Password อกี ครั้งหน่งึ

จากแทบ็ File > Info
คลิก ที่ Protect Document เลอื ก Encrypt with Password

หลังจากใส่ Password แล้วไฟล์เอกสาร
จะถูกดาเนินการปอ้ งกนั การเปิดไฟล์ ซึง่
ควรทาการบนั ทกึ ไฟล์ซา้ อกี ครั้ง เพอ่ื เปน็
การ Update การเปลย่ี นแปลง ดงั รูป

เม่ือต้องการเปดิ ไฟลน์ อ้ี กี ครง้ั โปรแกรม Word จะถามรหสั ผ่าน ดงั รปู

ใสร่ หสั ผา่ น

190 Word