การวิเคราะห์และออกแบบระบบ

125 บริษัท อาร์เอ็มยูเทรดดิ้ง จำกัด ใบรับเงินเดือน ประจำเดือน...................................พ.ศ.................(ต้นฉบับ) คุณ...............................................ตำแหน่ง................................แผนก........................................................ วัน/เดือน/ปี รายการ ยอดรับ ยอดหัก ยอดสุทธิ รายการรับ เงินเดือน ค่าล่วงเวลา อื่นๆ รายการหัก ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ประกันสังคม อื่นๆ ตัวหนังสือ (.......................................................................................) ผู้อนุมัติจ่าย / ผู้จ่าย......................................................ผู้รับเงิน........................................... วันที่.......................................................... ภาพที่ 5.5 ตัวอย่างแบบฟอร์มสลิปเงินเดือนของพนักงาน 2) การสุ่มตัวอย่าง (Sampling) หมายถึง กระบวนการรวบรวมข้อมูลโดยการเลือกตัวอย่าง เอกสาร แบบฟอร์ม หรือแหล่งข้อมูลอื่นๆ เพียงบางส่วนจากทั้งหมดที่มีในองค์กรเนื่องจากในความ เป็นจริงนักวิเคราะห์ระบบไม่สามารถศึกษาและรวบรวมเอกสารทั้งหมดในองค์กรได้ ดังนั้น นักวิเคราะห์ระบบสามารถใช้เทคนิคในการสุ่มตัวอย่างเอกสาร 1 กลุ่มตัวอย่างจากที่มีทั้งหมดใน องค์กร โดยมีขนาด (จำนวน) ของตัวอย่างมากพอที่จะทำให้ทราบถึงขั้นตอนและเงื่อนไขในการ ดำเนินงานได้ การสังเกตการณ์ การสังเกตการณ์ (Observation) เป็นหนึ่งในเทคนิคการรวบรวมข้อมูลเพื่อเรียนรู้ ระบบงานเดิมที่มีประสิทธิภาพเนื่องจากการสังเกตการณ์ได้เห็นภาพจากเหตุการณ์จริง ตัวอย่างเช่น การเข้าไปสัมผัสและสังเกตการทำงานของระบบจัดซื้อของพนักงานที่กำลังปฏิบัติหน้าที่จริงๆ ซึ่งจะ ทำให้ได้ข้อมูลเชิงลึกของระบบจัดซื้อที่มีความแตกต่างจากการฟังคำบรรยายเพียงอย่างเดียว วิธีนี้จะ ทำให้นักวิเคราะห์ระบบล่วงรู้การไหลและมองเห็นภาพของกระบวนการทางธุรกิจตามส่วนงานนั้นๆ เป็นอย่างดี และจัดเป็นวิธีการเรียนรู้ระบบงานปัจจุบันที่ดีวิธีหนึ่ง ในการสังเกตการณ์นั้น นักวิเคราะห์ระบบควรสังเกตกระบวนการทำงาน และจดจำเหตุการณ์การดำเนินงานต่างๆ ที่เกิดขึ้น ให้ได้ ซึ่งในบางครั้งอาจพบเจอความบกพร่องหรือความซ้ำซ้อนในกระบวนการนั้นๆ นักวิเคราะห์ ระบบสามารถนำประสบการณ์ของตนมาใช้ในการปรับปรุงแก้ไขกระบวนการที่มีความบกพร่องหรือ ซ้ำซ้อนนั้นเพื่อให้เปลี่ยนไปเป็นกระบวนการที่ดียิ่งขึ้น

126 วิธีการสำหรับการสังเกตการณ์ ก็คือ การเฝ้าสังเกตกระบวนการทำงานที่พนักงานปฏิบัติอยู่ เป็นประจำว่าพนักงานต้องทำอย่างไรจนกระทั่งงานนั้นๆ สำเร็จ สิ่งเหล่านี้ทำให้นักวิเคราะห์ระบบ ทราบถึงบรรยากาศ สภาพแวดล้อมการทำงาน และรู้ว่าต้องใช้เวลาเพื่อทำงานชิ้นนั้นๆ มากน้อย เพียงไร อย่างไรก็ตาม แม้ว่าวิธีนี้จะต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงไปกับการเฝ้าสังเกตการณ์อย่างต่อเนื่อง แต่เมื่อได้เห็นและเข้าใจกระบวนการปฏิบัติงานในแต่ละกิจกรรมแล้ว นักวิเคราะห์ระบบยังสามารถ นำข้อมูลที่ได้มาเรียบเรียง แล้ววาดเป็นแผนภาพแสดงขั้นตอนการทำงานหรือที่เรียกว่า เวิร์กโฟล์ว (Workflow) ซึ่งเป็นแผนภาพแสดงลำดับขั้นตอนการประมวลผลธุรกรรมทางธุรกิจ ทำให้ทราบถึง การไหลของงานหรือเอกสารไปยังกลุ่มบุคคล ข้อแนะนำในการสังเกตการณ์ก็คือ นักวิเคราะห์ระบบ ควรศึกษาการปฏิบัติงานโดยทั่วไปเป็นอันดับแรก หลังจากนั้นจึงมุ่งไปที่เงื่อนไขเฉพาะต่างๆ และ ศึกษาการปฏิบัติงานในช่วงที่มีปริมาณงานสูงสุด เพื่อให้สามารถรวบรวมข้อมูลและวิเคราะห์ ผลกระทบต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้ นอกจากนี้นักวิเคราะห์ระบบควรศึกษาข้อมูลจากเอกสารและ แบบฟอร์มต่างๆ เสียก่อน ทั้งนี้เพื่อให้เข้าใจการทำงานเบื้องต้นและสามารถวางแผนและเตรียมการ สังเกตุการณ์ได้ล่วงหน้า โดยใช้เทคนิคที่เรียกว่า “การสุ่มตัวอย่างการดำเนินงาน (Work Sampling)” การสุ่มตัวอย่างการดำเนินงาน (Work Sampling) เป็นเทคนิคการหาข้อมูลการดำเนินงาน โดยการสุ่มการดำเนินงานในช่วงเวลาใดๆ เพื่อสังเกตการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ การสุ่มตัวอย่าง การดำเนินงานนี้ทำให้เจ้าหน้าที่ไม่รู้สึกกดดันขณะทำงาน เนื่องจากไม่ถูกจับตามองตลอดเวลา ใน การสุ่มตัวอย่างการดำเนินงานนั้นนักวิเคราะห์ระบบต้องกำหนดว่าขั้นตอนใดบ้างที่ต้องการศึกษา ระยะเวลาเท่าใด ปริมาณเท่าใด เช่นเดียวกับกำหนดการสุ่มเอกสารตัวอย่าง นักวิเคราะห์ระบบอาจ ทำการสุ่มตัวอย่างการดำเนินงานในช่วงเวลาที่แตกต่างกันไปในแต่ละวันดังนี้ 1) กำหนดตัวบุคคล สิ่งที่ต้องการ สถานที่ เวลา เหตุผล และวิธีที่ใช้ในการสังเกตการณ์ การดำเนินงาน 2) ควรได้รับการยินยอมจากผู้จัดการ หรือหัวหน้าระบบงานนั้น 3) จดบันทึกข้อมูลระหว่างการศึกษาการดำเนินงาน 4) ทบทวนข้อมูลที่บันทึกกับเจ้าหน้าที่ผู้ดำเนินงาน 5) ไม่ขัดจังหวะการดำเนินงานใดๆ ของเจ้าหน้าที่ 6) มุ่งสนใจการดำเนินงานหลัก 7) ไม่สรุปข้อสันนิษฐานใดๆ ด้วยตัวเอง 8) กำหนดวัตถุประสงค์ในการสังเกตการณ์ดำเนินงานแต่ละขั้นตอน ถึงแม้ว่าเทคนิคนี้จะให้ข้อมูลที่ครบถ้วนและถูกต้อง แต่นักวิเคราะห์ระบบควรคำนึงถึงผลดี และผลเสียจากการนำเทคนิคนี้ไปใช้ด้วยดังนี้

127 ข้อดีของการสังเกตการณ์ มีดังนี้ 1) ข้อมูลที่รวบรวมมีความน่าเชื่อถือสูง 2) นักวิเคราะห์ระบบสามารถมองเห็นขั้นตอนการปฏิบัติงาน และความสัมพันธ์ระหว่าง หน่วยงานจริงๆ 3) เป็นวิธีที่ประหยัด เมื่อเปรียบเทียบกับวิธีอื่นๆ 4) ช่วยให้นักวิเคราะห์ระบบสามารถวัดผลเกี่ยวกับงานที่ทำได้ 5) ถือโอกาสสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ใช้ เพื่อนำไปสู่การมีส่วนร่วมที่ดีกับงานปรับปรุง ระบบใหม่ ข้อเสียของการสังเกตการณ์ มีดังนี้ 1) ผู้ปฏิบัติงานมักเกิดความกังวล เมื่อถูกจ้องสังเกตพฤติกรรมการทำงาน ทำให้การ ปฏิบัติงานในขณะนั้นอาจแตกต่างไปจากเดิม 2) กิจกรรมในบางระบบ อาจเกิดขึ้นในช่วงนอกเวลาทำการปกติ เช่น เกิดขึ้นในช่วง กลางดึก ทำให้การจัดตารางการทำงานของทีมงานอาจไม่ได้รับความสะดวก 3) งานที่สังเกตการณื อาจเข้าไปขัดจังหวะงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องได้ 4) งานที่เข้าไปสังเกตการณ์ ในบางครั้งอาจได้ไม่ตรงตามต้องการ เช่น นักวิเคราะห์ระบบ ต้องการเข้าไปสังเกตการบันทึกคำสั่งซื้อที่เกิดขึ้นตามปกติ เพื่อดูว่าพนักงานมีขั้นตอนในการจัดการ อย่างไร แต่ช่วงเวลาดังกล่าว กลับมีรายการสั่งซื้อสินค้าแบบพิเศษที่เข้ามาแบบล็อตใหญ่ ทำให้ แทนที่นักวิเคราะห์ระบบจะได้เฝ้าสังเกตขั้นตอนการสั่งสินค้าแบบปกติ กลับต้องเฝ้าสังเกตขั้นตอน การทำงานในรูปแบบอื่นๆ แทน 5) มีความเป็นไปได้กับกรณีของพนักงานบางคน ที่ปกติมักทำงานด้วยการฝ่าฝืนกฎเพื่อ ลัดขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน และทันทีที่พวกเขาล่วงรู้ว่ามีทีมงานเข้าไปสังเกตการทำงาน พวกเขาอาจปฏิบัติงานตามแบบอย่างที่ถูกต้องเป็นการชั่วคราวก็เป็นไปได้ การใช้แบบสอบถาม แบบสอบถาม (Questionnaires) คือ เอกสารที่สร้างขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อรวบรวม ข้อเท็จจริงและสารสนเทศของระบบจากผู้ตอบแบบสอบถาม ซึ่งจะทำให้นักวิเคราะห์ระบบสามารถ วิเคราะห์หาความต้องการในระบบใหม่ของผู้ใช้ได้ แบบสอบถามชุดหนึ่งๆ อาจมีปริมาณเอกสาร จำนวนมาก เนื่องจากวัตถุประสงค์ในการทำแบบสอบถามนี้เพื่อให้นักวิเคราะห์ระบบสามารถ รวบรวมข้อเท็จจริงให้ได้มากที่สุด แบบสอบถามอาจมีความหลากหลายและประกอบด้วยข้อคิดเห็น ต่างๆ นักวิเคราะห์ระบบมักจะหลีกเลี่ยงการใช้แบบสอบถาม เนื่องจากเห็นว่าข้อมูลที่ได้รับมีความ น่าเชื่อถือน้อยหรือแทบไม่มีเลยและมักได้ข้อมูลที่ไม่ค่อยมีประโยชน์มากนัก

128 การใช้แบบสอบถาม เหมาะสำหรับการรวบรวมข้อเท็จจริงจากกลุ่มคนจำนวนมาก สามารถ แจกจ่ายให้กับกลุ่มคนทั่วไปที่ครอบคลุมบริเวณกว้างแม้ว่าจะอยู่คนละพื้นที่ก็ตาม ทำให้ช่วย ประหยัดเวลาในการเดินทาง ภายในแบบสอบถาม สามารถแสดงคำถามต่างๆ ได้หลายหัวข้อ และ คำตอบที่ได้จากแบบสอบถาม ก็ยังสามารถนำมาป้อนเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์เพื่อวิเคราะห์ผล สำรวจ หรือแปลผลออกมา ข้อเท็จจริงที่ได้จะดีมากน้อยเพียงไร ย่อมขึ้นอยู่กับคำถามที่ตั้งขึ้น ดังนั้น คำถามในแบบสอบถามจึงควรเป็นกลาง ไม่เอนเอียงหรือมีอคติ ทั้งนี้ก็เพื่อให้ได้มาซึ่งคำตอบที่มี ความน่าเชื่อถือและมีคุณภาพ และหากมีการนำแบบสอบถามไปให้ผู้เชี่ยวชาญตรวจสอบ ก็จะส่งผล ให้มีความน่าเชื่อถือมากขึ้น ทั้งนี้ความร่วมมือของผู้ตอบแบบสอบถามถือได้ว่าเป็นปัจจัยหนึ่งที่ส่งผล ต่อคุณภาพของข้อมูลที่ได้ ปัจจุบันมีการจัดทำแบบสอบถามอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้ผู้ตอบแบบสอบถามสามารถตอบ คำถามผ่านทางจอภาพคอมพิวเตอร์ได้ อีกทั้งยังสามารถส่งแบบสอบถามไปยังกลุ่มเป้าหมาย หรือ ชุมชนออนไลน์ต่างๆ ที่ห่างไกลได้อีกด้วย ในส่วนของคำถามในแบบสอบถาม สามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ คำถามปลายปิด และคำถามปลายเปิด 1) คำถามปลายปิด เป็นคำถามที่มีการกำหนดตัวเลือกคำตอบไว้เรียบร้อยแล้ว เพื่อให้ ผู้ตอบเลือกตอบตามต้องการ คำถามปลายปิด สามารถรวบรวมแล้วนำไปป้อนผ่านโปรแกรม วิเคราะห์ทางสถิติ เช่น โปรแกรม SPSS เพื่อให้โปรแกรมวิเคราะห์และแปลผลลัพธ์ออกมาในรูปของ สถิติได้ 2) คำถามปลายเปิด เป็นคำถามที่สร้างขึ้นเพื่อให้ผู้ตอบมีอิสระในการตอบคำถาม มัก นำมาใช้กับการเสนอความคิดเห็น และข้อเสนอแนะเพิ่มเติม ข้อดีของเทคนิคการใช้แบบสอบถามมีดังนี้ 1) แบบสอบถามโดยส่วนใหญ่มักได้คำตอบที่รวดเร็ว ผู้ตอบแบบสอบถามสามารถให้ ข้อมูลได้อย่างสมบูรณ์และส่งแบบสอบถามคืนได้ตามความสะดวก 2) ต้นทุนการจัดทำแบบสอบถามมีราคาไม่แพง เมื่อเทียบกับความสามารถในการรวบรวม ข้อมูลจากกลุ่มเป้าหมายต่างๆ ที่ครอบคลุมพื้นที่ในบริเวณกว้าง 3) แบบสอบถามช่วยปิดบังข้อมูลส่วนตัวของผู้ตอบได้เป็นอย่างดี ดังนั้น ผู้ตอบ แบบสอบถามจึงมีแนวโน้มที่จะให้ข้อมูลตามความเป็นจริง 4) คำตอบที่ได้จากแบบสอบถามสามารถป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อนำไปวิเคราะห์ ทางสถิต ข้อเสียของเทคนิคการใช้แบบสอบถามมีดังนี้ 1) ผู้ตอบแบบสอบถามบางคนไม่ให้ความร่วมมือ ทำให้แบบสอบถามที่ส่งคืนกลับมา มี จำนวนน้อยกว่าที่คาดไว้

129 2) ไม่รับประกันถึงความครบถ้วนและความถูกต้องในข้อมูล โดยเฉพาะผู้ตอบที่ไม่ให้ความ ร่วมมือ 3) นักวิเคราะห์ระบบไม่มีโอกาสได้พบปะหรือรับข้อมูลจากบุคคลที่มีความสมัครใจให้ ข้อมูลได้โดยตรง ในขณะเดียวกัน ผู้ตอบแบบสอบถามอาจตีความหมายของคำถามผิดไป ทำให้ คำตอบที่ได้ไม่ตรงประเด็น 4) ไม่มีโอกาสชี้แจงได้ในทันที กรณีคำตอบที่ได้จากผู้ตอบมีความไม่สมบูรณ์ การสัมภาษณ์ การสัมภาษณ์ (Interviews) เป็นวิธีการหนึ่งที่สามารถเก็บข้อมูลได้อย่างละเอียด เป็นวิธีที่ นักวิเคราะห์ระบบใช้รวบรวมข้อมูลจากบุคคลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในการดำเนินงานของระบบแบบตัว ต่อตัว จากการสัมภาษณ์นักวิเคราะห์ระบบจะได้รับข้อเท็จจริง สามารถตรวจสอบข้อเท็จจริงได้ มี ความเข้าใจกันมากขึ้น และรับทราบความต้องการที่แท้จริงของผู้ใช้ รวมทั้งความคิดเห็นต่างๆ โดย การสัมภาษณ์แต่ละครั้ง นักวิเคราะห์ระบบมีบทบาทเป็นผู้สัมภาษณ์ (Interviewer) มีหน้าที่ ดำเนินการสัมภาษณ์ ถามคำถาม และชักจูงผู้ที่มีบทบาทเป็นผู้ให้สัมภาษณ์ (Interviewee) ตอบ คำถามนั้นๆ ดังนั้นในการสัมภาษณ์บุคคลใดๆ ผู้สัมภาษณ์ต้องสามารถควบคุมสถานการณ์ต่างๆ ที่ อาจเกิดขึ้นระหว่างการสัมภาษณ์ได้ และมีมนุษยสัมพันธ์ดี สามารถสื่อสารกับบุคคลต่างๆ ได้ทุก ประเภทและทุกสถานการณ์ ข้อควรคำนึงในการสัมภาษณ์ การรวบรวมข้อมูลโดยการสัมภาษณ์ ประเด็นที่ต้องพิจารณาหรือคำนึงถึงตลอดเวลาที่ทำ การสัมภาษณ์ มีดังนี้ 1) เป้าหมายของการสัมภาษณ์ (goal) ในการสัมภาษณ์ทุกครั้งต้องมีการกำหนด เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการสัมภาษณ์ให้ชัดเจน ควรมีการป้องกันทั้งผู้สัมภาษณ์และผู้ถูก สัมภาษณ์ไม่ให้ออกนอกประเด็นที่ตั้งไว้ และในระหว่างการสัมภาษณ์หากมีการพูดคุยนอกเหนือจาก เป้าหมายหรือประเด็นที่ตั้งไว้ ควรมีการหยิบยกไปเป็นประเด็นที่จะต้องสัมภาษณ์ในเรื่องอื่นต่อไป 2) ความเห็นของผู้ถูกสัมภาษณ์ (opinion) เป็นทัศนคติส่วนตัว จะต้องระบุไว้ชัดเจนว่า ส่วนใดที่มาจากการปฏิบัติงานจริงหรือส่วนใดที่มีการสอดแทรกความคิดเห็น 3) ความรู้สึกของผู้ถูกสัมภาษณ์ (feeling) อารมณ์และความรู้สึกของผู้ถูกสัมภาษณ์ อาจจะทำให้ข้อมูลที่ได้มีความคลาดเคลื่อนได้ 4) วิธีการปฏิบัติที่ไม่เป็นไปตามปกติ (informal procedure) ผู้ที่ให้สัมภาษณ์มักจะ ยกตัวอย่างหรือแจ้งข้อมูลที่เป็นเงื่อนไขพิเศษที่ไม่ปกติ แต่มีความสำคัญน้อยต่อการปฏิบัติงานโดย ส่วนรวม ดังนั้น ผู้ที่ทำการสัมภาษณ์จะต้องพิจารณาให้ชัดเจนถึงความสำคัญในแต่ละประเด็นของ ข้อมูลที่ได้มาจากผู้สัมภาษณ์

130 ประเภทของการสัมภาษณ์ การสัมภาษณ์แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ 1) การสัมภาษณ์แบบไม่มีโครงสร้าง (unstructured interview) เป็นการสัมภาษณ์โดย ใช้คำถามแบบเปิด ไม่มีหัวข้อเจาะจง ทำให้ข้อมูลที่ได้กระจัดกระจาย จากนั้นนักวิเคราะห์ระบบจึง ค่อยจับประเด็นที่สำคัญในภายหลัง ข้อดีคือ ทำให้ทราบถึงข้อมูลที่สำคัญ ซึ่งอาจจะไม่ได้มีการ คาดการณ์ไว้ล่วงหน้า 2) การสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง (structured interview) เป็นการสัมภาษณ์โดยใช้ คำถามที่มีการกำหนดหัวข้อไว้แล้ว แล้วจึงขยายรายละเอียดให้เห็นภาพที่ชัดเจนขึ้น สามารถจำกัด ระยะเวลาในการสัมภาษณ์ได้ โดยมุ่งประเด็นแต่ละหัวข้อที่เตรียมไว้ก่อน แต่บางหัวข้อที่ไม่ได้ กำหนดไว้อาจจะตกหล่นไปได้ เช่นกัน การวางแผนการสัมภาษณ์ การสัมภาษณ์ที่ได้ผลและมีประสิทธิภาพนั้น จะต้องมีการวางแผนก่อนสัมภาษณ์ การ วางแผนการสัมภาษณ์ที่ดี จะช่วยให้ผู้สัมภาษณ์สามารถดำเนินการสัมภาษณ์ได้อย่างตรงประเด็น และประหยัดเวลา รวมทั้งได้ข้อมูลที่ถูกต้องตามความเป็นจริงด้วย ในการวางแผนการสัมภาษณ์ ประกอบด้วยขั้นตอนดังนี้ 1) ศึกษาและเข้าใจข้อมูลพื้นฐานของผู้ถูกสัมภาษณ์และขององค์กร ก่อนดำเนินการ สัมภาษณ์ผู้สัมภาษณ์ควรศึกษารายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานที่จะไปสัมภาษณ์ ผู้ถูกสัมภาษณ์ รวมทั้งเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยอาจจะศึกษาจากรายงานต่างๆ จดหมายข่าว จดหมายเวียน และข่าวสารที่ต่างๆ ที่กล่าวถึงองค์กรนั้น ให้สังเกตลักษณะท่าทางและภาษาที่ผู้ถูกสัมภาษณ์ใช้ อธิบายถึงองค์กรจะช่วยให้การสัมภาษณ์นั้นได้ข้อมูลที่สมบูรณ์ขึ้น 2) การตั้งเป้าหมายในการสัมภาษณ์ การกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ในการ สัมภาษณ์และขอบเขตของการสัมภาษณ์ในแต่ละครั้งก่อนที่จะสัมภาษณ์ จะทำให้การสัมภาษณ์มี ประสิทธิภาพและได้ข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วนตรงตามความต้องการ ในการกำหนดวัตถุประสงค์นี้ เป็นการกำหนดกรอบหรือขอบเขตของการสัมภาษณ์ 3) การเลือกผู้ถูกสัมภาษณ์ ควรจะรวบรวมบุคคลหลักในทุกระดับงานในองค์กร เพื่อ พยายามทำให้เกิดความสมดุลในสิ่งที่ผู้ใช้ต้องการให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้โดยอาศัยวิธีการ ติดต่อไปยังองค์กรนั้นเพื่อสอบถามข้อมูลก่อนที่จะกำหนดตัวผู้ที่จะถูกสัมภาษณ์ ผู้ถูกสัมภาษณ์เป็น ส่วนหนึ่งที่สำคัญอย่างมาก เนื่องจากเป็นผู้ให้ข้อมูลต่างๆ การคัดเลือกผู้ถูกสัมภาษณ์จึงต้องทำอย่าง ละเอียดรอบคอบ การคัดเลือกผู้ถูกสัมภาษณ์สามารถศึกษาได้จากผังโครงสร้งองค์กร หรือหาข้อมูล จากผู้บริหารของหน่วยงานนั้นๆ และจะต้องพิจารณาควบคู่ไปกับวัตถุประสงค์ของการสัมภาษณ์ที่ กำหนดไว้ในแต่ละครั้งด้วย เมื่อกำหนดผู้ถูกสัมภาษณ์เรียบร้อยแล้วควรจะมีการแจ้งให้ทราบถึง

131 ตารางเวลาและประเด็นต่างๆ ที่จะมีการสัมภาษณ์ให้ทราบล่วงหน้าก่อน เพื่อให้ผู้ที่ถูกสัมภาษณ์ เตรียมพร้อม 4) การเตรียมการสัมภาษณ์ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องนัดวันและเวลา พร้อมกับบอก วัตถุประสงค์และหัวข้อในการเข้าสัมภาษณ์กับผู้ถูกสัมภาษณ์ล่วงหน้าก่อน เพื่อให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ได้มี เวลาที่จะเตรียมตัวตอบหัวข้อและรายละเอียดในการให้สัมภาษณ์ ในการสัมภาษณ์แต่ละครั้งควรให้ อยู่ในช่วงเวลาระหว่าง 45 นาที ถึง 1 ชั่วโมง เพื่อจะได้ไม่รบกวนเวลางานของผู้ถูกสัมภาษณ์มากนัก ตัวอย่างตารางการนัดหมายเพื่อสัมภาษณ์แสดงในตารางที่ 5.1 ตารางที่ 5. 1 ตัวอย่างตารางการนัดหมายเพื่อสัมภาษณ์ ชื่อ นามสกุล ตำแหน่ง วัตถุประสงค์การสัมภาษณ์ วันเวลานัด นายสมหมาย มุ่งมั่น ผู้อำนวยการฝ่ายบัญชี (Director Accounting) กลยุทธ์เป้าหมายของระบบ บัญชีใหม่ 23 ก.ค. 2564 09:30 – 11:30 น. นางสมหญิง มั่นใจ ผู้จัดการบัญชีลูกหนี้ (Manager Accounts Receivable) ปัญหาที่เกิดขึ้นในปัจจุบันและ เป้าหมายระบบใหม่ที่คาดไว้ 23 ก.ค. 2564 13:30 – 14:30 น. นายสมชาย เจริญยิ่ง ผู้จัดการบัญชีเจ้าหนี้ (Manager Accounts Payable) ปัญหาที่เกิดขึ้นในปัจจุบันและ เป้าหมายใหม่ที่คาดไว้ 23 ก.ค. 2564 09:30 – 11:30 น. 5) กำหนดคำถาม ควรมีการจัดเตรียมและกำหนดประเด็นคำถามที่สำคัญๆ ไว้ล่วงหน้า โดย เขียนปัญหาให้ครอบคลุมส่วนหลักที่ใช้ในการตัดสินใจ และพูดซักถามให้เป็นไปตามเป้าหมาย เทคนิคในการตั้งคำถามเป็นหัวใจสำคัญในการสัมภาษณ์ คำถามโดยทั่วไปมีรูปแบบพื้นฐาน 2 ประเภทดังนี้ - คำถามที่ตอบได้อย่างอิสระ โดยเปิดโอกาสให้ผู้ถูกสัมภาษณ์แสดงความคิดเห็นและ ทัศนคติได้อย่างกว้างขวาง เช่น ▪ คุณคิดอย่างไรในการนำเอาระบบสารสนเทศมาใช้ ▪ คุณจะทำอย่างไรให้ถึงเป้าหมายตามที่กำหนดไว้ ▪ อะไรที่คุณคิดว่าเป็นข้อผิดพลาดของการนำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ ▪ คุณใช้งานแบบฟอร์มนี้อย่างไร และมีการทำงานเป็นเช่นไร จะเห็นได้ว่าการตั้งคำถามแบบเปิดนั้นเหมาะสมในการที่จะศึกษาทำความเข้าใจใน กระบวนการปฏิบัติงานของผู้ถูกสัมภาษณ์ ข้อดีมีดังนี้ ▪ ทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์มีอสระในการตอบคำถาม

132 ▪ ไม่ต้องเตรียมรายละเอียดของคำถามมากนัก ▪ มีการดำเนินการสอบถามอย่างต่อเนื่อง ▪ ผู้ถูกสัมภาษณ์ไม่อึดอัดในการตอบคำถามและให้ความสนใจในการตอบคำถามมากขึ้น ▪ คำถามที่ใช้ในการสัมภาษณ์ควรเป็นคำถามที่สั้นและตอบได้ง่าย ข้อจำกัดมีดังนี้ ▪ คำตอบที่ได้มาอาจมีความละเอียดเกินกว่าความต้องการหรือไม่ตรงประเด็น ▪ ทำให้ผู้สัมภาษณ์ไม่สามารถควบคุมเวลาและคำตอบได้ ▪ อาจเกิดความกดดัน ทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์รู้สึกว่าถูกจับผิด - คำถามที่มีคำตอบชัดเจน เป็นคำถามที่ต้องการให้ตอบเป็นจำนวนหรือต้องการคำตอบ เพียงว่า ใช่ หรือ ไม่ใช่ หรือมีคำตอบให้เลือกเป็นการสัมภาษณ์ที่กระชับและมีขอบเขตแน่นอน เช่น ▪ คุณมาทำงานบริษัทนี้นานเท่าใดแล้ว ▪ มีจำนวนรายงานที่คุณใช้ผ่านระบบคอมพิวเตอร์เท่าใดในแต่ละเดือน ▪ ช่วยบอกสิ่งที่คุณให้ความสำคัญสูงสุดในการขายสินค้าสัก 2 ข้อ ▪ ใครเป็นผู้ที่ใช้ผลลัพธ์นี้บ้าง ▪ คุณยอมรับรายงานการเงินของคุณที่พิมพ์จากเครื่องคอมพิวเตอร์หรือไม่ ▪ คุณคิดว่าแบบฟอร์มนี้สมบูรณ์หรือไม่ ข้อดีคือ การตั้งคำถามแบบนี้เหมาะสมกับการสัมภาษณ์ที่ต้องการศึกษาในส่วนของ รายละเอียด ข้อจำกัด มีดังนี้ ▪ ผู้ถูกสัมภาษณ์จะเกิดความเบื่อหน่าย ▪ จะไม่ได้รายละเอียดเพิ่มเติม ▪ จะไม่ได้ทราบถึงเหตุผลและความคิดของผู้ถูกสัมภาษณ์ ▪ ในระหว่างการสัมภาษณ์นั้นจะไม่มีสัมพันธภาพระหว่างผู้สัมภาษณ์และผู้ถูกสัมภาษณ์ ในการตั้งรูปแบบของคำถามและคำตอบนั้นเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับการสัมภาษณ์ เนื่องจากการสัมภาษณ์ คือ การที่นักวิเคราะห์ระบบจะสามารถได้ข้อมูลโดยตรง ดังนั้น การเลือกใช้ คำถามที่ตอบได้อย่างอิสระและคำถามที่มีคำตอบชัดเจน แต่ละประเภทมีข้อดี ข้อจำกัด และ ผลกระทบที่แตกต่างกัน ซึ่งต้องพยายามปรับและเลือกใช้ให้สอดคล้องกันกับระบบสารสนเทศมาก ที่สุด 6) การดำเนินการสัมภาษณ์

133 รายละเอียดข้างต้นเป็นขั้นตอนการเตรียมการก่อนการสัมภาษณ์ เมื่อดำเนินการเสร็จ เรียบร้อยขั้นตอนนี้จึงเป็นขั้นตอนที่สำคัญอีกขั้นตอนหนึ่ง คือ ขั้นตอนของการดำเนินการสัมภาษณ์ ซึ่งเป็นผลสืบเนื่องมาจากขั้นตอนต่างๆ ข้างต้น ดังนั้นถ้าหากผู้สัมภาษณ์ได้เตรียมการมาก่อน ล่วงหน้า จะทำให้การสัมภาษณ์มีประสิทธิภาพและได้ผลตรงตามเป้าหมาย โดยมีแนวทางในการ ดำเนินการสัมภาษณ์ 3 แนวทาง ดังนี้ 1. ลักษณะคำถามที่ควรหลีกเลี่ยง การสัมภาษณ์ที่มีประสิทธิภาพนั้นควรหลีกเลี่ยงคำถาม บางประเภทที่อาจจะก่อให้เกิดความสับสนไม่ชัดเจน หรือทำให้ได้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ได้แก่ - คำถามนำ เป็นคำถามที่มีลักษณะของการโน้มน้าวให้ผู้ตอบตอบคำถามตามความ ต้องการของผู้ถาม ซึ่งจะเป็นลักษณะของการชักจูง ทำให้เกิดความลำเอียงได้ในการตอบคำถาม และในบางครั้งจะทำให้ผู้ตอบเกิดความอึดอัด เช่น คำถาม “คุณมีความเห็นว่าสายการบังคับบัญชา ในปัจจุบันขอคุณไม่เหมาะสมไม่ใช่หรือ” - คำถามไม่ชัดเจน เป็นคำถามที่คลุมเครือ อาจจะทำให้ผู้ตอบสับสนในการตอบได้หรือใน หนึ่งคำถามอาจจะมีหลายประเด็นคำถามสอดแทรกอยู่ในข้อเดียวกัน ผู้ถามเองอาจเกิดความเข้าใจ ผิดหรือสับสนได้ ดังนั้น ควรหลีกเลี่ยง เช่น คำถาม “ใครเป็นผู้จัดการตรวจสต็อกสินค้าและผู้จัดส่ง สินค้าออกไปให้ลูกค้า” จะเห็นว่า ภายในคำถามเดียวมี 2 ประโยคคำถามอยู่ด้วยกัน อาจจะทำให้ เข้าใจผิดได้ 2. การเรียงลำดับคำถาม หลังจากที่มีการจัดเตรียมคำถามเพื่อใช้ในการสัมภาษณ์แล้วนั้น จะต้องมีการจัดเรียงลำดับให้เหมาะสมและสมเหตุสมผล ซึ่งจะช่วยให้การสัมภาษณ์เป็นไปอย่างมี ประสิทธิภาพและราบรื่น อาจจะเริ่มจากการสัมภาษณ์ด้วยคำถามที่เจาะจงเกี่ยวกับรายละเอียด แล้วค่อยขยายคำถามให้ครอบคลุมเนื้อหาที่กว้างขึ้น หรือสลับกันจากเนื้อหากว้างๆ ก่อน แล้วค่อย เจาะลึกถึงรายละเอียดก็ได้ 3. วิธีการสัมภาษณ์ ก่อนที่จะเริ่มสัมภาษณ์ ผู้สัมภาษณ์ควรที่จะทำการนัดหมายกับผู้ถูก สัมภาษณ์ให้เรียบร้อยชัดเจนถึงวันที่มีการสัมภาษณ์ สำหรับบางหัวข้อที่สัมภาษณ์อาจจะมี รายละเอียดมาก จึงควรที่จะมีเอกสารอ้างอิงประกอบ ดังนั้น ควรจะชี้แจงให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ทราบ ล่วงหน้า เพื่อจะได้มีการเตรียมข้อมูลหรือเอกสารประกอบการสัมภาษณ์อย่างชัดเจน 7) การเขียนรายงานสรุปผลการสัมภาษณ์ หลังจากที่มีการสัมภาษณ์บุคคลภายในที่ต้องการเป็นที่เรียบร้อยแล้ว นักวิเคราะห์ระบบ ควรจะมีการทำรายงานสรุปผลการสัมภาษณ์ (Interview report) ที่เป็นสาระสำคัญทั้งหมดให้ เรียบร้อย โดยเขียนเป็นรายงาน ที่มีการจับประเด็นสำคัญของการสัมภาษณ์ รวมทั้งควรมีแนวทาง ในการสัมภาษณ์ครั้งต่อไป และในการประชุมในแต่ละครั้งควรนำรายงานสรุปการสัมภาษณ์ขึ้นมา พูดหรือติดตามผลการทำงาน ซึ่งจะทำให้เข้าใจในตัวผู้ถูกสัมภาษณ์มากขึ้น สาระสำคัญในการเขียน

134 รายงานการสรุป ควรจะประกอบด้วย ชื่อบุคคลที่ถูกสัมภาษณ์ ผู้สัมภาษณ์ วัตถุประสงค์ของการ สัมภาษณ์ บทสรุปการสัมภาษณ์ เป็นต้น นอกจากนี้อาจแสดงรายละเอียดหมายเหตุ วันที่ในการ สัมภาษณ์ และอาจมีความเห็นของผู้สัมภาษณ์ ตัวอย่างรายละเอียดการสร้างรายงานสรุปผลการ สัมภาษณ์ แสดงดังรูปที่ 5.6 รายงานบันทึกการสัมภาษณ์ ผู้ให้สัมภาษณ์ : คุณปราณี ดีใจ ตำแหน่ง : หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ ผู้สัมภาษณ์ : คุณสดใส ปลื้มใจ วันที่ : 9 พฤษภาคม 2564 เวลา 13:30 น. วัตถุประสงค์ของการสัมภาษณ์ : - เพื่อทำความเข้าใจถึงระบบงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ในปัจจุบัน - เพื่อกำหนดความต้องการทางข้อมูลสารสนเทศสำหรับระบบใหม่ บทสรุปการสัมภาษณ์: - ตัวอย่างรายงานของระบบงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ถูกแนบมาพร้อมกับรายงานฉบับ นี้ สารสนเทศในรายงานไม่ได้ถูกนำมาใช้งาน เนื่องจากมีข้อผิดพลาด - ปัญหาของระบบปัจจุบันประกอบด้วย 1. ข้อมูลไม่ทันสมัยและดำเนินการล่าช้า 2. ข้อมูลเป็นระบบแฟ้มข้อมูลสมควรเปลี่ยนเป็นระบบฐานข้อมูล - ข้อมูลส่วนใหญ่มีข้อผิดพลาดสูง ซึ่งประกอบด้วย ความไม่ถูกต้องในข้อมูลเกี่ยวกับระดับ งาน (Job_Level และข้อมูลเกี่ยวกับเงินเดือนก็มีความผิดพลาด รายการเพิ่มเติม : - ต้องการรายงานข้อมูลพนักงานปัจจุบัน จาก คุณมานี สุขใจ - วิธีการคำนวณช่วงระยะเวลาวันหยุด จาก คุณมานี สุขใจ รายละเอียดอื่นๆ : ได้รับบัญชีรายชื่อของพนักงานชุดล่าสุดจากคุณอนุชา (เบอร์ต่อ 2345) - ตรวจสอบการคำนวณเวลาพักร้อนได้จากคุณอนุชา - ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับปัญหาด้านคุณภาพของข้อมูล สามารถติดต่อคุณมานะ (เบอร์ต่อ 1234) บันทึกรายละเอียด : ดูได้จากเอกสารที่แนบมา ภาพที่ 5.6 ตัวอย่างรายงานบันทึกการสัมภาษณ์

135 8) ประเมินผลการสัมภาษณ์ การบันทึกข้อเท็จจริงที่ได้จากการสัมภาษณ์ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องพยายามค้นหาสิ่ง ที่เป็นอคติ ตัวอย่างเช่น ผู้ถูกสัมภาษณ์พยายามปกป้องบุคคลที่เกี่ยวข้อง หรือปกป้องส่วนงานของ ตน ทำให้ได้รับคำตอบไม่สมบูรณ์ หรือผู้ถูกสัมภาษณ์ให้ความคิดเห็นบิดเบือนไปจากข้อเท็จจริงที่มี ต่อระบบ ปัจจุบันและระบบในอนาคตอย่างเห็นได้ชัด ในขณะที่ผู้ถูกสัมภาษณ์บางคน ก็พยายาม ตอบคำถามเพื่อให้แลดูเหมือนว่าจะก่อเกิดประโยชน์ โดยมิได้คำนึงถึงข้อมูลที่ถูกต้อง ดังนั้น จึงควร มีการกลั่นกรองข้อมูลต่างๆ ที่ไม่ถูกต้องออกไป และประเมินผลการสัมภาษณ์ทั้งหมดว่าบรรลุตรง วัตถุประสงค์หรือไม่ เพื่อใช้เป็นข้อมูลประกอบการดำเนินงาน และการตัดสินใจต่อไป ข้อดีของเทคนิคการสัมภาษณ์ ▪ สามารถพบปะกับผู้ให้ข้อมูลโดยตรง รวมถึงการมีโอกาสเชื่อมไมตรีที่ดีต่อกัน และการมี ส่วนร่วมสนับสนุนกิจกรรมในโครงการ ▪ ช่วยให้นักวิเคราะห์ระบบได้รบข้อเสนอแนะต่างๆ ที่เป็นประโยชน์จากผู้เข้ารับการ สัมภาษณ์ ▪ ช่วยให้นักวิเคราะห์ระบบ สามารถปรับปรุงหัวข้อคำถามให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคลได้ ▪ ได้เห็นกิริยาท่าทางของผู้ถูกสัมภาษณ์ในระหว่างการสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นสีหน้า การ เคลื่อนไหวของร่างกาย การฟังน้ำเสียง ข้อเสียของเทคนิคการสัมภาษณ์ ▪ ใช้เวลามาก และจัดเป็นวิธีการสืบเสาะข้อเท็จจริงที่มีต้นทุนสูง ▪ ความสำเร็จของการสัมภาษณ์จะมีสูงหรือไม่ ขึ้นอยู่กับทักษะและความมีมนุษยสัมพันธ์ ของตัวนักวิเคราะห์ระบบ ▪ การสัมภาษณ์อาจไม่ได้ผล หากสถานที่ตั้งเพื่อเตรียมการสัมภาษณ์ ไม่เอื้ออำนวยหรือไม่ เหมาะสม การวางแผนความต้องการร่วมกัน การวางแผนความต้องการร่วมกัน (Joint Requirements Planning: JRP) เป็นเทคนิควิธี ที่ประกอบด้วยกลุ่มบุคคลต่างๆ เข้าร่วมปฏิบัติงานร่วมกันเพื่อวิเคราะห์ถึงปัญหา และกำหนดความ ต้องการร่วมกัน ซึ่งเทคนิค JRP นี้ก็คือ JAD นั่นเอง โดย JRP ถือเป็นส่วนงานย่อยของ กระบวนการพัฒนาระบบตามแนวทางของ JAD แต่ JRP จะมุ่งเน้นในเรื่องของการวางแผนเพื่อ รวบรวมความต้องการเป็นหลัก กลุ่มบุคคลที่จะเข้าร่วมการประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อวางแผนความ ต้องการร่วมกันในครั้งนี้ ประกอบด้วยบุคคลในสเตคโฮลเดอร์ เช่น เจ้าของระบบ กลุ่มผู้ใช้ระบบ ผู้จัดการแผนก กลุ่มผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ และเลขานุการที่ทำหน้าที่จดบันทึกข้อมูล ซึ่งตามปกติ JRP จะใช้เวลาเข้าร่วมประชุมกันประมาณ 3-5 วัน แต่ในบางครั้งก็อาจล่วงเลยไปถึง 2

136 สัปดาห์ อย่างไรก็ตาม แม้ว่าเทคนิค JRP จะใช้การได้ดีด้วยวิธีระดมสมองจากกลุ่มบุคคลในสเตคโฮล เดอร์ที่เข้าร่วมประชุมเชิงปฏิบัติการก็ตาม แต่หากมีระบบจัดการที่ไม่ดีพออาจเกิดข้อขัดแย้งในเรื่อง ความคิดเห็นที่ไม่ตรงกัน รวมถึงปัญหาจากการนัดหมายกลุ่มคนที่ต้องเข้าร่วมทำงานพร้อมๆ กัน ดังนั้น เทคนิค JRP จึงจำเป็นต้องมีการกำหนดโครงสร้างและกฎเกณฑ์ที่ชัดเจน ทีมงานต้องร่วมมือ ร่วมใจในการประชุมร่วมกันเพื่อปรึกษาหารือกันอย่างจริงจัง จึงจะบรรลุผลสำเร็จ

137 ใบงาน ห้องสุมดของมหาวิทยาลัยแห่งหนึ่ง เปิดให้บริการสมาชิกเพื่อยืม/คืนหนังสือตั้งแต่ปี 2557 สมาชิกประกอบด้วยคณาจารย์ภายในมหาวิทยาลัย เจ้าหน้าที่ นักศึกษารวมถึงบุคคลทั่วไป ปัจจุบัน ห้องสมุดมีจำนวนหนังสือมากขึ้นกว่า 50,000 เล่ม มีบุคลากรภายในห้องสมุดเพียง 2 คนเท่านั้น ซึ่ง มีภาระหน้าที่ในการจัดการ ดูแลห้องสมุดมากขึ้น ทำให้เกิดความล่าช้า และมักมีข้อผิดพลาดจาก การดำเนินการเสมอ ดังนั้นทางบรรณารักษ์ห้องสมุด จึงได้ร้องขอให้ปรับปรุงระบบใหม่ด้วยการนำ เทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้งาน และต้องการยืม/คืนหนังสือแก่สมาชิกด้วยระบบบาร์โค้ด เพื่อให้ การบริการรวดเร็วยิ่งขึ้น อีกทั้งต้องการให้ระบบสามารถจัดพิมพ์รายงานต่างๆ ตามความต้องการได้ อัตโนมัติ ซึ่งปัจจุบันมีปัญหาเกี่ยวกับการจัดทำรายงานต่างๆที่จำเป็นต้องใช้เวลาในการทำมาก สมมติว่านักศึกษาเป็นหนึ่งในทีมงานพัฒนาระบบสารสนเทศและได้รับการมอบหมายให้ ดำเนินการรวบรวมความต้องการของระบบงานห้องสมุด ให้นักศึกษาแบ่งกลุ่มๆ ละ 5 คนและให้แต่ ละกลุ่มดำเนินการต่อไปนี้ 1. ให้ดำเนินการศึกษาระบบเดิม ของระบบงานห้องสมุด ซึ่งประกอบด้วย 3 กิจกรรมคือ 1.1 การทำความเข้าใจกับระบงานเดิม 1.2 การกำหนดสิ่งที่ต้องการปรับปรุง 1.3 การพัฒนาแนวความคิดสำหรับระบบงานใหม่ 2. ให้ทำการค้นหาความต้องการของระบบงานห้องสมุด โดยสามารถใช้เทคนิคการรวบรวมความ ต้องการต่างๆ ที่คิดว่าเหมาะสม และจงบอกว่า กลุ่มตนเองเลือกใช้เทคนิคใดในการค้นหาความ ต้องการเพราะเหตุใด 3. ให้บอกว่าก่อนที่จะเข้าไปค้นหาความต้องการ จะต้องเตรียมการอย่างไร 4. ให้บอกว่าบุคคลใดบ้างที่นักศึกษาจะเข้าไปสัมภาษณ์ 5. จงออกแบบสอบถาม ทั้งชนิดคำถามแบบปลายเปิด และปลายปิด สำหรับผู้ที่เกี่ยวข้อง 6. นำบทสัมภาษณ์และเอกสารต่างๆ ที่รวบรวมมา โดยเฉพาะเรื่องของการยืม/คืนหนังสือ มา วิเคราะห์และสรุปเป็นข้อกำหนดความต้องการทั้งทางด้านฟังก์ชันการทำงานและไม่ใช่ฟังก์ชันการ ทำงาน 7. จงเขียนเวิร์กโฟลว์การยืม/คืนหนังสือในห้องสมุด 8. ส่งตัวแทนกลุ่ม มาวิเคราะห์และให้ข้อเสนอแนะผลงานของแต่ละกลุ่ม และลงคะแนนว่ากลุ่มใด ทำได้ดีที่สุด โดยมีอาจารย์ประจำวิชาร่วมตัดสิน

138 แบบฝึกหัด 1. การกำหนดความต้องการของระบบมีวัตถุประสงค์เพื่ออะไร 2. บทบาทและหน้าที่ของผู้ใช้ที่ดีจะต้องประกอบด้วยคุณสมบัติใดบ้าง 3. จงอธิบายหลักการในการรวบรวมความต้องการ 4. ความต้องการที่เป็นฟังก์ชันการทำงาน มีลักษณะอย่างไร จงยกตัวอย่างประกอบ 5. ความต้องการที่ไม่ได้เป็นฟังก์ชันการทำงาน มีลักษณะอย่างไร จงยกตัวอย่างประกอบ 6. ความต้องการของผู้ใช้ (User Requirements) มีลักษณะสำคัญอย่างไร จงอธิบาย 7. ความต้องการของระบบ (System Requirements) มีลักษณะสำคัญอย่างไร จงอธิบาย 8. จงอธิบายขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการว่ามีขั้นตอนใดบ้าง 9. ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในระบบ คือใคร แบ่งออกเป็นกลุ่มหลักๆ กลุ่มใดบ้าง 10. ให้ยกตัวอย่างเทคนิคที่สามารถนำมาใช้ในการรวบรวมความต้องการมา 5 ตัวอย่าง

139 เฉลยแบบฝึกหัด 1. การกำหนดความต้องการของระบบมีวัตถุประสงค์เพื่อนำข้อเท็จจริงเหล่านั้นมาทำการวิเคราะห์ หาปัญหาที่เกิดขึ้นเพื่อนำไปสู่การสร้างแนวทางในการแก้ไขปัญหาเหล่านั้น 2. บทบาทและหน้าที่ของผู้ใช้ที่ดีจะต้องประกอบด้วยคุณสมบัติดังนี้ - ต้องสามารถอธิบายขั้นตอนการทำงานของระบบปัจจุบันที่ทำอยู่ได้ - ต้องสามารถชี้แจงปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นในระบบได้ - ต้องสามารถระบุความต้องการในระบบใหม่ได้ - ควรจัดเตรียมเอกสาร หรือรายงานที่เกี่ยวข้องให้แก่นักวิเคราะห์ระบบ - ควรให้ความร่วมมือแก่นักวิเคราะห์ระบบ รวมทั้งมีความปรารถนาดีต่อการปรับปรุง ระบบงานเดิมที่ดำเนินการอยู่ให้มีทิศทางที่ดีขึ้นกว่าเดิม โดยไม่ควรมีอคติในแง่ของการลด ความสำคัญของตนเมื่อระบบใหม่เข้ามาทดแทน หรือการต่อต้านระบบใหม่ - ควรมีส่วนร่วมต่อโครงการพัฒนาระบบใหม่ รวมทั้งสามารถแนะนำหรือเสนอแนวทางแก้ไข ให้แก่นักวิเคราะห์ระบบ 3. หลักการในการรวบรวมความต้องการ จะต้องค้นหาข้อมูลความต้องการกับบุคคลที่เกี่ยวข้อง โดยตรงและให้ตรงวัตถุประสงค์มากที่สุด และควรระบุความต้องการ รวมถึง คำจำกัดความ คำอธิบายต่างๆ ลงในเอกสาร โดยการเขียนให้มีความชัดเจน ไม่กำกวมและทำข้อตกลงร่วมกัน ระหว่างผู้ใช้และนักวิเคราะห์ระบบโดยอาจมีการเซ็นต์กำกับร่วมกัน 4. ความต้องการที่เป็นฟังก์ชันการทำงาน (Functional Requirements) คือกิจกรรมที่ระบบต้อง ปฏิบัติงาน เป็นขั้นตอนการทำงานที่ประกอบด้วยกิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับผู้ปฏิบัติงาน โดยแต่ ละกิจกรรมจะก่อให้เกิดผลการดำเนินงานออกมา วอย่างเช่น สมมุติว่ามีการพัฒนาระบบเงินเดือน (Payroll System) กิจกรรมการปฏิบัติงานของระบบเงินเดือนจะประกอบด้วยฟังก์ชันการทำงาน คือ คำนวณเงินเดือนและค่าคอมพิชชัน คำนวณภาษี พิมพ์สลิปเงินเดือน พิมพ์รายงานภาษีประจำปี แก่สรรพากร เป็นต้น 5. ความต้องการที่ไม่ได้เป็นฟังก์ชันการทำงาน (Non-Functional Requirements) เป็นความ ต้องการที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดคุณภาพในการทำงานของซอฟต์แวร์ โดยเป็นการปฏิบัติการ เพื่อให้บรรลุจุดประสงค์ในทุกๆ ด้านที่เกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อม ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ของ องค์กร คือเป็นคุณสมบัติที่ระบบซอฟต์แวร์ควรมี ตัวอย่างเช่น ระบบไคลเอนเซิร์ฟเวอร์ที่อยู่บน สภาพแวดล้มของระบบปฏิบัติการเครือข่าย Windows Server จะต้องสามารถรองรับการใช้งาน ของผู้ใช้ได้ถึง 100 เวิร์กสเตชันในช่วงเวลาเดียวกันได้ โดยเวลาตอบสนองการแสดงผลข้อมูลบน จอภาพในทุกๆ เวิร์กสเตชัน จะต้องตอบสนองในเวลาที่ไม่เกินกว่า 10 วินาที เป็นต้น

140 6. ความต้องการของผู้ใช้ (User Requirements) เป็นคำบรรยายที่ถูกเขียนขึ้นด้วยภาษาธรรมชาติ หรืออาจเป็นแผนภาพที่ผู้ใช้อธิบายการทำงานต่างๆ ของระบบ ความต้องการเหล่านี้ถูกเขียนขึ้นจาก “มุมมองของผู้ใช้”ที่เน้นว่า มีอะไรบ้างที่ระบบต้องทำ คำบรรยายความต้องการที่ผู้ใช้ได้ถ่ายทอดมา นั้น อาจมีทั้งความต้องการที่เป็นฟังก์ชันกับความต้องการที่ไม่เป็นฟังก์ชัน 7. ความต้องการของระบบ (System Requirements) ถูกเขียนขึ้นจาก มุมมองของผู้พัฒนา และ ถือเป็นความต้องการที่ขยายความมาจาก ความต้องการของผู้ใช้ เพื่อนำไปสู่จุดเริ่มต้นของการ ออกแบบระบบ ความต้องการของระบบจะระบุสิ่งที่ระบบต้องทำว่าต้องทำอะไรบ้าง และกำหนด รายละเอียดเพิ่มเติมว่ามีขั้นตอนการทำงานอย่างไร 8. ขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการว่ามีขั้นตอนดังนี้ 1) รวบรวมข้อเท็จจริง (fact finding) 1) วิเคราะห์รายละเอียดที่รวบรวม (requirement analysis) 2) การตัดสินใจ (decision making) 9. ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในระบบ (Stakeholder) คือบุคคลที่มีส่วนได้ส่วนเสียกับระบบใหม่ ซึ่งถือเป็น แหล่งข้อมูลหลักเพื่อให้ได้มาซึ่งความต้องการของระบบ หรืออาจจะเป็นบุคคลทั้งหลายที่มีความ สนใจต่อความสำเร็จในโครงการพัฒนาระบบ ซึ่งอาจเป็นบุคคลที่ทำงานในเชิงเทคนิคหรือไม่ก็ได้ โดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในระบบที่เกี่ยวข้องกับงานระบบสารสนเทศ สามารถแบ่งออกเป็น 6 กลุ่ม หลักๆ ด้วยกันคือ 1) เจ้าของระบบ (System Owners) 2) ผู้ใช้ระบบ (System Users) 3) นักวิเคราะห์ระบบ (System Analysts) 4) นักออกแบบระบบ (System Designers) 5) โปรแกรมเมอร์ (Programmers) 6) ร้านค้าจำหน่ายอุปกรณ์ไอทีและที่ปรึกษา (IT Vendors and Consultants) 10. ตัวอย่างเทคนิคที่สามารถนำมาใช้ในการรวบรวมความต้องการเช่น เทคนิคการรวบรวมเอกสาร เทคนิคการรวบรวมความต้องการด้วยวิธีการสังเกตการณ์ เทคนิคการรวบรวมความต้องการด้วย วิธีการใช้แบบสอบถาม เทคนิคการรวบรวมความต้องการด้วยวิธีการสัมภาษณ์เทคนิคการรวบรวม ความต้องการด้วยการวางแผนความต้องการร่วมกัน

141 3.2 แบบจำลองกระบวนการทำงานของระบบ เราได้รู้จักกับวิธีการเก็บรวบรวมข้อเท็จจริงและสารสนเทศที่จำเป็นต่อการกำหนดความ ต้องการของระบบ สิ่งที่ได้คือข้อเท็จจริงและสารสนเทศของระบบเดิมและความต้องการของระบบ ใหม่ เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดจากระบบเดิม เช่น ขั้นตอนการทำงานของระบบ ข้อมูลที่นำเข้าสู่ระบบ ข้อมูลและรายงานที่ได้จากการประมวลผลแต่ละขั้นตอน บุคคลที่เกี่ยวข้องกับระบบ แหล่งจัดเก็บ ข้อมูล เป็นต้น ซึ่งข้อเท็จจริงเหล่านี้มีรายละเอียดจำนวนมาก และซับซ้อน การวิเคราะห์ระบบ อาจจะดำเนินไปด้วยความลำบาก ดังนั้นจึงต้องจำลองข้อเท็จจริง เหล่านั้นให้อยู่ในรูปแบบที่ สามารถเข้าใจง่าย โดยอาจใช้แผนภาพ (Diagram) ชนิดต่างๆ ในการจำลอง ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้และ เจ้าของระบบสามารถทำความเข้าใจได้ง่ายขึ้น ในการจำลองข้อเท็จจริงที่รวบรวมมาได้ ในที่นี้จะ เริ่มต้นด้วยการจำลองแบบกระบวนการทำงานของระบบ (Process Modeling) โดยจะนำเสนอ รายละเอียดของการจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบด้วย “แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram: DFD)” ซึ่งในแผนภาพจะแสดงให้เห็นถึงขั้นตอนการทำงานของระบบ ข้อมูลที่เข้าและ ออกจากระบบ รวมทั้งข้อมูลที่ไหลอยู่ภายในระบบจากกระบวนการหนึ่งไปยังอีกกระบวนการหนึ่ง 3.2.1 แนะนำแบบจำลองกระบวนการทำงานของระบบ แบบจำลองกระบวนการทำงานของระบบ (Process Modeling) คือ เทคนิคที่ใช้ในการแสดง กระบวนต่างๆ ของระบบ รวมทั้งผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ข้อมูลที่จัดเก็บ และการแสดงทิศทางการ ไหลของข้อมูลที่ต้องใช้ในกระบวนการต่างๆ เหตุผลของการจำลองกระบวนการทำงานขึ้น ก็เพื่อ ต้องการแสดงข้อเท็จจริงในการทำงานและข้อมูลของระบบที่เก็บรวบรวมมาในรูปแบบของข้อความ ให้เป็นแผนภาพเพื่อความสะดวกในการสื่อสารระหว่างนักวิเคราะห์ระบบและโปรแกรมเมอร์หรือผู้ที่ เกี่ยวข้องคนอื่นๆ และง่ายต่อความเข้าใจของผู้ใช้และเจ้าของระบบ โดยเครื่องมือที่ใช้ในการจำลอง กระบวนการทำงานของระบบก็คือ “แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram: DFD)” แผนภาพกระแสข้อมูล หมายถึง แผนภาพที่แสดงให้เห็นถึงทิศทางการไหลของข้อมูลที่มีอยู่ ในระบบ และกระบวนการดำเนินงานที่เกิดขึ้นในระบบ ผู้ที่ได้ประโยชน์จากการใช้แผนภาพกระแส ข้อมูลก็คือ นักวิเคราะห์ระบบซึ่งจะใช้แผนภาพกระแสข้อมูลในการแสดงภาพรวมและรายละเอียด ของระบบเพื่อส่งต่อให้กับโปรแกรมเมอร์ ซึ่งโปรแกรมเมอร์จะได้นำแผนภาพดังกล่าวไปใช้เป็น แนวทางในการพัฒนาระบบต่อไป ส่วนประโยชน์ที่ลูกค้าหรือผู้ใช้ได้รับก็คือทำให้เห็นและเข้าใจถึง ภาพรวมทั้งหมดของระบบว่ามีกระบวนการอะไรบ้างในระบบ 3.2.2 สัญลักษณ์ที่ใช้ในแผนภาพกระแสข้อมูล สัญลักษณ์ที่ใช้เป็นมาตรฐานในการแสดงแผนภาพกระแสข้อมูลมีหลายชนิด ในที่นี้จะแสดง ให้เห็น 2 ชนิด ได้แก่ ชุดสัญลักษณ์มาตรฐานที่พัฒนาโดย Gane and Sarson (1979) และชุด

142 สัญลักษณ์มาตรฐานที่พัฒนาโดย Demarco and Yourdon (DeMarco, 1979; Yourdon and Constantine, 1979) โดยมีสัญลักษณ์ดังต่อไปนี้ Gane & Sarson Demarco & Yourdon ความหมาย กระบวนการทำงานของระบบ (Process) - ขั้นตอนการ ทำงานภายในระบบ แหล่งจัดเก็บข้อมูล (Data Store) – แหล่งข้อมูลสามารถ เป็นได้ทั้งไฟล์ข้อมูลและ ฐานข้อมูล (File or Database) ตัวแทนข้อมูล (External Entity) - ปัจจัยหรือ สภาพแวดล้อมที่มีผลกระทบ ต่อระบบ เส้นทางการไหลของข้อมูล (Data Flows) - เส้นทางการ ไหลของข้อมูล แสดงทิศทาง ของข้อมูลจากขั้นตอนการ ทำงานหนึ่งไปยังอีกขั้นตอน หนึ่ง ภาพที่ 6.1 สัญลักษณ์ที่ใช้ในแผนภาพกระแสข้อมูล กระบวนการทำงานของระบบ กระบวนการทำงานของระบบ (Process) คือขั้นตอนการดำเนินงาน คือ งานที่ดำเนินการ/ ตอบสนองข้อมูลที่รับเข้า หรือดำเนินการ/ตอบสนองต่อเงื่อนไข / สภาวะใดๆ ที่เกิดขึ้น ไม่ว่า ขั้นตอนการดำเนินงานนั้นจะกระทำโดยบุคคล หน่วยงาน หุ่นยนต์ เครื่องจักร หรือเครื่อง คอมพิวเตอร์ก็ตาม นั่นคือ กระบวนการทำงานของระบบ แทนกิจกรรมที่เกิดขึ้นในระบบ หรือ กระบวนการที่ต้องทำในระบบ ดังตัวอย่างรูปที่ 6.2 Process ที่ 1 ใช้แทนกิจกรรม “สั่งซื้อสินค้า” ส่วน Process ที่ 2 ใช้แทนกิจกรรม “คำนวณราคา”

143 ภาพที่ 6.2 ตัวอย่าง Process แผนภาพกระแสข้อมูลจะต้องมีอย่างน้อยหนึ่ง Process เสมอ โดยเส้นทางการไหลของ ข้อมูลที่เดินทางผ่านเข้ามายัง Process จะเรียกว่าการนำเข้า (Input) ส่วนเส้นทางการไหลของ ข้อมูลที่ออกจาก Process จะเรียกว่าการแสดงผล (Output) ดังนั้น เส้นทางการไหลของข้อมูลที่ ข้อมูลแสดงผลลออกมานั้น ข้อมูลย่อมได้รับการเปลี่ยนแปลง ดังรูปที่ 6.3 จะพบว่า เส้นทางการไหล ของข้อมูล เงินเดือน ภาษีและประกันสังคม ถูกนำเข้า (Input) ไปยัง Process หมายเลข 3 ซึ่งแทน กิจกรรม “คำนวณเงินเดือน” เมื่อ Process ดังกล่าวได้ประมวลผลข้อมูลที่อินพุตเข้ามา เส้นทาง การไหลของข้อมูลที่แสดงผลข้อมูลออกมาก็จะกลายเป็นเงินเดือนสุทธิ นั่นเอง ภาพที่ 6.3 ภาพแสดงเส้นทางการไหลของข้อมูลที่นำเข้าไปยัง Process และแสดงผลออกมาจาก Process กระบวนการทำงานของระบบ (Process) มีกฎการเขียนดังนี้ 1) เมื่อมีข้อมูลรับ จะต้องมีข้อมูลแสดงออกจากกระบวนการทำงาน (Process) 2) เมื่อมีข้อมูลออกจากกระบวนการทำงาน จะต้องมีข้อมูลเข้าสู่กระบวนการทำงาน (Process) เสมอ 3) ข้อมูลรับเข้าจะต้องเพียงพอในการสร้างข้อมูลส่งออก ยกตัวอย่างเช่น ถ้าต้องการ ข้อมูลส่งออก (Output) เป็นรายงานสถานะทางการเงินทางธนาคารของพนักงาน (Bank Statement) จะต้องมีข้อมูลรับเข้าเพียงพอ ซึ่งควรประกอบด้วย ข้อมูลพนักงาน ข้อมูลกระแสเงิน สดในธนาคารของลูกค้าที่เข้าสู่ Process 4) การตั้งชื่อ Process ต้องใช้คำกริยา (Verb) เช่น ลงทะเบียน สั่งซื้อสินค้า ตรวจสอบ ข้อมูลลูกค้า คำนวณเงินเดือน เป็นต้น

144 5) Process จำเป็นต้องมีหมายเลขกำกับเสมอ เรียกว่า “หมายเลข Process” โดย มักจะกำหนดเป็นหมายเลข 1,2,3 ตามลำดับ และจะไม่ซ้ำกัน การลำดับหมายเลขของ Process มิได้หมายความว่าจะต้องดำเนินกิจกรรมตามเลขลำดับที่กำกับไว้ใน Process แต่อย่างใด 6) จำนวน Process ที่แสดงในแผนภาพกระแสข้อมูลมีจำนวนได้ตั้งแต่ 2 ถึง 7 Process เพราะหากมีมากเกินไปกว่านั้น จะทำให้แผนภาพอ่านยากและแลดูซับซ้อนเกินไป แม้ว่า จำนวน Process จะมิได้ถูกระบุไว้เป็นกฎเกณฑ์หรือข้อบังคับแต่อย่างใด แต่มีผู้เชี่ยวชาญได้ให้ คำแนะนำว่า จำนวน Process ควรอยู่ในช่วงระหว่าง 7 บวกลบ ด้วย 2 นั่นหมายความว่า ภายใน แผนภาพควรมี 5-9 Process ซึ่งถือว่าเป็นจำนวนที่เหมาะสม 7) Process ในแผนภาพกระแสข้อมูลเปรียบเสมือนกับกล่องดำที่นำเสนอเพียงว่าทำ หน้าที่อะไร มีเส้นทางการไหลของข้อมูลอะไรที่นำเข้ามา และมีเส้นทางการไหลของข้อมูลอะไรที่ แสดงผลไป ส่วนรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการทำงานของแต่ละ Process จะปรากฎอยู่ในแบบจำลอง อีกชนิดหนึ่ง ที่เรียกว่า “คำอธิบายการประมวลผล” เส้นทางการไหลของข้อมูล เส้นทางการไหลของข้อมูล (Data Flow) เป็นการสื่อสารระหว่างขั้นตอนการทำงาน (Process) ต่างๆ และสภาพแวดล้อมภายนอกระบบหรือภายในระบบ โดยแสดงถึงข้อมูลที่นำเข้าใน แต่ละ Process และข้อมูลที่ส่งออกจาก Process ใช้ในการแสดงถึงการบันทึกข้อมูล การลบข้อมูล การแก้ไขข้อมูลต่างๆ ในไฟล์หรือในฐานข้อมูล Data Flow เปรียบเสมือนถนนซึ่งมีชุดของข้อมูลวิ่ง ไปมาโดยข้อมูลเหล่านี้ควรเดินทางไปพร้อมๆ กัน ดังตัวอย่างที่แสดงในรูปที่ 6.4 ภาพที่ 6.4 ภาพแสดงการไหลของข้อมูล (Data Flows) ที่เคลื่อนไหวภายในระบบ

145 เส้นทางการไหลของข้อมูล (Data Flow) มีกฎการเขียนดังนี้ 1) ชื่อของ Data Flow ควรเป็นชื่อของข้อมูลที่ส่งโดยไม่ต้องอธิบายว่าส่งอย่างไร ทำงาน อย่างไร 2) Data Flow ต้องมีจุดเริ่มต้นหรือสิ้นสุดที่ Process เพราะ Data Flow คือข้อมูลนำเข้า (Inputs) และข้อมูลส่งออก (Outputs) ของ Process 3) Data Flow จะเดินทางระหว่าง External Entity กับ External Entity ไม่ได้ 4) Data Flow จะเดินทางจาก External Entity ไป Data Store ไม่ได้ 5) Data Flow จะเดินทางจาก Data Store ไป External Entity ไม่ได้ 6) Data Flow จะเดินทางระหว่าง Data Store กับ Data Store ไม่ได้ 7) การตั้งชื่อ Data Flow จะต้องใช้คำนาม (Noun) เช่น ข้อมูลวิชา (subject data), ข้อมูลนักศึกษา (student data) เป็นต้น ลูกศรของ Data Flow ที่ใช้เชื่อมระหว่าง Data Store กับ Process มีความหมายดังนี้ 1) ลูกศรจาก Data Store ชี้ไปยัง Process (Input) เป็นสัญลักษณ์ของการนำข้อมูลเข้าสู่ Process หมายถึงเป็นการอ่านหรือการดึงข้อมูลจาก Data Store ขึ้นมาใช้งาน เช่น อ่านข้อมูลจาก แฟ้ม/ตารางนักศึกษา หรือดึงรายวิชาลงทะเบียนของนักศึกษาขึ้นมาใช้งาน เป็นต้น ภาพที่ 6.5 ภาพแสดงการอ่านข้อมูลเข้าสู่ Process 2) ลูกศรจาก Process ชี้ไปยัง Data Store (Output) เป็นสัญลักษณ์ของการนำข้อมูลออก จาก Process หมายถึงเป็นการเพิ่มข้อมูลหรือปรับปรุงข้อมูลลงสู่ Data Store เช่น การบันทึก ข้อมูลการลงทะเบียนของนักศึกษา เป็นต้น

146 ภาพที่ 6.6 ภาพแสดงการเพิ่มข้อมูลเข้าไปยัง Data Store 3) ลูกศรบนปลายทั้งสองด้าน (Input/Output) เป็นสัญลักษณ์การเป็นได้ทั้งข้อมูลนำเข้า (Input) Process และข้อมูลที่นำออก (Output) จาก Process ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับการปรับปรุง (update) ข้อมูลลงใน Data Store โดยจะดึงข้อมูลจาก Data Store ขึ้นมาปรับปรุง จากนั้นก็จะ update ข้อมูลลงไป เช่น ดึงข้อมูลลูกค้าขึ้นมาเพื่อแก้ไขที่อยู่ จากนั้นก็ดำเนินการจัดเก็บลงไปใหม่ เพื่อทำการ update ภาพที่ 6.7 ภาพแสดง Process ที่มีการนำข้อมูลเข้าสู่ Process เพื่อทำการปรับปรุง แล้วส่งข้อมูล กลับไปยัง Data Store เพื่อ update ตัวแทนข้อมูล ตัวแทนข้อมูล (External Entity) หมายถึง บุคคล หน่วยงานในองค์กร นอกองค์กร หรือ ระบบบงานอื่นๆ ที่อยู่ภายนอกขอบเขตของระบบ แต่มีความสัมพันธ์กับระบบ โดยมีการส่งข้อมูล เข้าสู่ระบบเพื่อดำเนินงาน และรับข้อมูลที่ผ่านการดำเนินงานเรียบร้อยแล้วจากระบบ มีชื่อเรียก หลายชื่อด้วยกัน เช่น Source, Sink, Destination, External Agent หรือ Boundary สัญลักษณ์ที่ ใช้คือสี่เหลี่ยมผืนผ้าหรือสี่เหลี่ยมจัตุรัส ภายในจะต้องแสดงชื่อของ External Entity ดังตัวอย่างใน รูปที่ 6.8 กรณีมีการใช้ External Entity มากกว่าที่ 1 ครั้งจะใช้สัญลักษณ์ ดังรูปที่ 6.9 ภาพที่ 6.8 แสดงตัวอย่างสัญลักษณ์ External Entity แผนกการเงิน พนักงาน หรือ

147 ภาพที่ 6.9 แสดงตัวอย่างการใช้ External Entity ซ้ำ ตัวแทนข้อมูล (External Entity) มีกฎการเขียนดังนี้ 1) ข้อมูลจาก External Entity จะวิ่งไปสู่อีก External Entity หนึ่งโดยตรงไม่ได้ จะต้อง ผ่าน Process ก่อนเพื่อประมวลผลข้อมูลนั้น จึงได้ข้อมูลออกไปสู่อีก Externa Entity ได้ 2) การตั้งชื่อ External Entity ต้องใช้คำนาม (Noun) เช่น ลูกค้า (Customer), ธนาคาร (Bank) เป็นต้น แหล่งจัดเก็บข้อมูล แหล่งจัดเก็บข้อมูล (Data Store) เป็นแหล่งเก็บ/บันทึกข้อมูล เทียบเท่ากับไฟล์ข้อมูล และ ฐานข้อมูล โดยอธิบายรายละเอียดและคุณสมบัติเฉพาะตัวของสิ่งที่ต้องการเก็บ/บันทึก สัญลักษณ์ที่ ใช้อธิบาย Data Store คือสี่เหลี่ยมเปิดหนึ่งข้าง แบ่งออกเป็นสองส่วนได้แก่ ส่วนที่ 1 ทางด้านซ้าย ใช้แสดงรหัสของ Data Store อาจจะเป็นหมายเลขลำดับหรือตัวอักษรก็ได้เช่น D1,D2 เป็นต้น สำหรับส่วนที่ 2 ทางด้านขวา ใช้แสดงชื่อ Data Store หรือชื่อไฟล์ เช่น Employee, Member เป็นต้น ดังรูปที่ 6.10 ภาพที่ 6.10 แสดงสัญลักษณ์ Data Store แหล่งจัดเก็บข้อมูล (Data Store) มีกฎการเขียนดังนี้ 1) ข้อมูลจาก Data Store หนึ่งจะวิ่งไปสู่อีก Data Store หนึ่งโดยตรงไม่ได้ จะต้องผ่าน การประมวลผลจาก Process ก่อน 2) ข้อมูลจาก External Entity จะวิ่งเข้าสู่ External Entity โดยตรงไม่ได้ 3) การตั้งชื่อ Data Store จะต้องใช้คำนาม (Noun) เช่น Customer, Employee เป็น ต้น 4) เรียลไทม์ลิงก์ (Real-Time Link) เป็นการเชื่อมโยงสื่อสารระยะไกล ที่มีการโต้ตอบกัน ไปมาระหว่าง External Entity กับ Process โดยจะเป็นการสื่อสารแบบเรียลไทม์ที่มีการโต้ตอบ แบบทันทีทันใด ตัวอย่างเช่น การตรวจสอบบัตรเครดิตธนาคารผ่านระบบสื่อสาร เพื่อรอการตอบรับ สินเชื่อจากสำนักหักบัญชีบัตรเครดิต แผนกการเงิน แผนกการเงิน D1 พนักงาน D2 สินค้า

148 ภาพที่ 6.11 ตัวอย่างการแสดงเรียลไทม์ลิงก์ (Real-Time Link) 3.2.3 กฎเกณฑ์การเขียนแผนภาพกระแสข้อมูล กฎเกณฑ์การเขียนแผนภาพกระแสข้อมูล มีทั้งตัวอย่างที่ไม่ถูกต้องกับวิธีที่ถูกต้อง มีดังนี้ 1) Process - เมื่อมีข้อมูลเข้าไปยัง Process ย่อมมีข้อมูลหรือผลลัพธ์ออกจาก Process เสมอ - ชื่อของ Process จะใช้คำกริยา ที่หมายถึงการกระทำ 2) Data Store - ข้อมูลจะไหลจาก Data Store หนึ่งไปยังอีก Data Store หนึ่งโดยตรงไม่ได้ จะต้องไหลผ่าน Process เท่านั้น - ข้อมูลที่ส่งผ่านจาก External Entity ไม่สามารถไหลผ่านเข้าไปยัง Data Store โดยตรง จะต้องใช้ Process เป็นตัวกลางในการเชื่อมโยง เพื่อจัดเก็บข้อมูลลงใน Data Store ต่อไป - ข้อมูลที่ไหลผ่านจาก Data Store ไม่สามารถเชื่อมโยงเข้ากับ External Entity ได้โดยตรง จะต้องเชื่อมโยงผ่าน Process เท่านั้น - ชื่อของ Data Store จะใช้คำนาม 3) External Entity - External Entity ไม่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลด้วยกันเอง จะต้องใช้ Process เป็นตัวกลางเพื่อการส่งผ่าน - ชื่อของ External Entity จะใช้คำนาม 4) กระแสข้อมูล (Data Flow) - กระแสข้อมูลที่มีหัวลูกศรชี้ไปยัง Process หมายถึง Process มีการอ่านหรือ ดึงข้อมูลจาก Data Store มาใช้งาน - กระแสข้อมูลจาก Process ที่มีหัวลูกศรชี้ไปยัง Data Store หมายถึงการ update หรือการเพิ่มข้อมูลลงใน Data Store

149 - กระแสข้อมูลที่มีหัวลูกศรทั้งสองด้าน ที่เชื่อมโยงไปมาระหว่าง Process กับ Data Store หมายถึง มีการดึงข้อมูลจาก Data Store มาปรับปรุง แล้ว update ข้อมูลลงใน Data Store - กระแสข้อมูลไม่สามารถเชื่อมโยงย้อนกลับไปยัง Process เดิมได้ อย่างน้อย ต้องเชื่อมโยงผ่าน Process ใด Process หนึ่ง เพื่อส่งผ่านย้อนกลับมายัง Process เดิม - ชื่อที่ระบุในกระแสข้อมูลจะใช้คำนาม ในการสร้างแผนภาพกระแสข้อมูลนั้น ไม่ใช่ว่าสัญลักษณ์ที่ใช้นั้นจะสามารถเชื่อมโยงถึงกัน ได้ทั้งหมด แต่จะมีกฎเกณฑ์การเขียนสัญลักษณ์ที่สามารถเชื่อมโยงกันได้ ดังตัวอย่างในภาพที่ 6.12 รูปที่ ถูกต้อง ไม่ถูกต้อง (a) (b) (c) (d) (e) (f)

150 รูปที่ ถูกต้อง ไม่ถูกต้อง (g) ภาพที่ 6.12 เปรียบเทียบแผนภาพกระแสข้อมูลที่ไม่ถูกต้องกับวิธีปรับปรุงให้ถูกต้อง 3.2.4 วิธีการสร้างแผนภาพกระแสข้อมูล หัวข้อที่ผ่านมาเราได้รู้จักกับแนวคิด สัญลักษณ์ และกฎเกณฑ์ต่างๆ ของแนวคิดทั้งหมดของ แผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram) ต่อไปนี้เราจะมาเรียนรู้กันถึงวิธีการสร้างแผนภาพ กระแสข้อมูลซึ่งมีขั้นตอนการเขียนแผนภาพกระแสข้อมูล ดังต่อไปนี้ 1) นำความต้องการที่รวบรวมมาทำการวิเคราะห์ และกำหนดขอบเขตของระบบ ด้วยการ ระบุ External Entity ที่เกี่ยวข้อง (ไม่ว่าจะเป็นบุคคล หน่วยงาน หรือระบบงาน) รวมถึงกระแส ข้อมูลที่เข้าออกภายในระบบ 2) สร้าง Context Diagram เพื่อแสดงภาพรวมและขอบเขตของระบบที่จะพัฒนา แผนภาพนี้จะทำให้เรารู้ว่า มีกระแสข้อมูลอะไรจาก External Entity ที่ส่งเข้ามายังระบบ ใน ขณะเดียวกัน ตัวระบบได้ส่งกระแสข้อมูลอะไรออกไปยัง External Entity 3) วิเคราะห์ว่า ควรมีข้อมูลอะไรบ้างที่ต้องจัดเก็บในระบบ (ได้มาจากแผนภาพ ER) 4) เขียนไดอะแกรม 0 เพื่อแสดงถึง Process หลักๆ ในระบบ 5) เขียนไดอะแกรมระดับต่ำลงมา โดยไดอะแกรมระดับล่างสุดจะเป็น Process ที่ไม่ สามารถแตกย่อยต่อไปได้อีกแล้ว ซึ่งจะประกอบด้วยรายละเอียดการทำงานของกระบวนการต่างๆ ที่สนับสนุน Process แม่ ให้ทำงานจนบรรลุผล อย่างไรก็ตาม ไดอะแกรมลูกที่ได้รับการแตกระดับ เหล่านี้ จะต้องมีความสมดุลกับแผนภาพระดับบนหรือ Process แม่ด้วย ในขั้นตอนนี้ จำเป็นต้อง ได้รับการปรับแก้และเขียนแผนภาพใหม่อยู่หลายครั้ง จนกว่าจะได้แผนภาพกระแสข้อมูลที่สมบูรณ์ และถูกต้อง 6) ในการสร้างแผนภาพกระแสข้อมูล สามารถนำเครื่องมือช่วยวาดอย่างโปรแกรม MSVisio หรือโปรแกรมเคสทูลล์ของ Visible Analysis หรือจะเป็นโปรแกรม draw.io มาช่วยสร้าง และตรวจสอบแผนภาพ เพื่อให้แผนภาพมีคุณภาพมากขึ้น

151 คำแนะนำเกี่ยวกับแนวทางการสร้างแผนภาพกระแสข้อมูล เนื่องจากแผนภาพกระแสข้อมูลจัดเป็นเครื่องมือที่สำคัญต่อกระบวนการวิเคราะห์เชิง โครงสร้างซึ่งนักวิเคราะห์ระบบนอกจากต้องสร้างแผนภาพกระแสข้อมูลที่ถูกต้อง อ่านเข้าใจง่ายแล้ว ยังต้องตรวจสอบความสมดุลของแผนภาพเพื่อให้แผนภาพกระแสข้อมูลมีความถูกต้องและสมบูรณ์ มากยิ่งขึ้น แนวคิดการแตกระดับ (Leveling) การแตกระดับของแผนภาพกระแสข้อมูล เป็นการขยายรายละเอียดของกระบวนการเพื่อ อธิบายขั้นตอนการทำงานของระบบ ขั้นตอนแรก นักวิเคราะห์ระบบจะเริ่มต้นด้วยการสร้าง แผนภาพบริบท (Context Diagram) ขึ้นมาก่อน เพื่อแสดงมุมมองหรือบริบทของระบบงานใน ภาพรวมก่อน ซึ่งแผนภาพบริบทจะแสดงภาพรวมและขอบเขตการทำงานของระบบ หลังจาก แผนภาพบริบทถูกสร้างขึ้น ลำดับถัดมานักวิเคราะห์ระบบก็จะสร้างแผนภาพลำดับถัดไปที่เรียกว่า ไดอะแกรม 0 เพื่อแสดง Process หลักๆ ของระบบ และหาก Process ใดๆ ในไดอะแกรม 0 จำเป็นต้องแตกรายละเอียดลงไปอีก (Lower-Level) ก็จะแตก Process เหล่านั้นจนกระทั่งไม่ สามารถแตกย่อยได้อีก (Functional Primitives) แนวคิดแตกระดับของแผนภาพกระแสข้อมูล สามารถใช้ชื่อได้หลายชื่อ เช่น Exploding, Partitioning หรือ Decomposing

152 ภาพที่ 6.13 แผนภาพกระแสข้อมูลที่แสดงแนวคิดการแตกระดับ พิจารณาจากภาพที่ 6.13 เป็นตัวอย่างการแตกระดับ ที่เริ่มจากแผนภาพบริบท (Context Diagram) ของระบบการลงทะเบียน ซึ่งต่อมาก็ได้สร้างไดอะแกรม 0 ขึ้นมาเพื่อแสดงถึง Process หลักๆ ที่ต้องได้รับการดำเนินงาน อันประกอบด้วย - Process 1: จัดทำตารางเรียน - Process 2: ลงทะเบียน

153 - Process 3: พิมพ์ใบเช็คชื่อ Process 1: จัดทำตารางเรียน สามารถแตกกระบวนการย่อยลงได้อีก จึงต้องสร้าง ไดอะแกรม 1 ขึ้นมา ซึ่งประกอบด้วย Process ย่อยต่างๆ ที่สนับสนุนงานจัดทำตารางเรียน อัน ประกอบด้วย - Process 1.1: กำหนดวันที่และเวลา - Process 1.2: กำหนดรายวิชา - Process 1.3: กำหนดห้องเรียน จะเห็นว่าในแผนภาพดังกล่าว ทุกๆ Process จะมีหมายเลขกำกับ โดยจะใช้เครื่องหมายจุด ทศนิยมในการอ้างอิงกลุ่มกระบวนการย่อยต่างๆ ที่ได้แตกออกไป ซึ่งสรุปได้ว่า - Process แม่ของไดอะแกรม 1 คือ Process 1 - ไดอะแกรม 1 ประกอบด้วย Process ย่อย 1.1, 1.2 และ 1.3 ที่แสดงให้เห็นว่า Process 1 ประกอบด้วยกระบวนการย่อยอะไรบ้าง ดังนั้นถ้า Process ใดๆ ในไดอะแกรม 1 มีการแตกระดับลึกลงไปอีก ก็จะต้องสร้าง ไดอะแกรมนั้นย่อย ๆ ลงไปอีก ยกตัวอย่างเช่น ถ้า Process 1.3 (กำหนดห้องเรียน) มีการแตก ระดับลึกลงไปอีก ก็จะต้องสร้างไดอะแกรม 1.3 ขึ้นมา ซึ่งอาจประกอบด้วย Process 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, … เป็นต้น เทคนิคการแตกระดับมีการอ้างอิงอยู่ 2 แบบ คือ เทคนิคการอ้างอิงแบบระดับ (Level Technique) และเทคนิคการอ้างอิงแบบการนับ (Numbering Technique) ซึ่งทั้ง 2 เทคนิคช่วย ให้ง่ายต่อการรวบรวมและอ้างอิงแผนภาพกระแสข้อมูลได้ทั้งหมด ในเอกสารประกอบการสอนนี้จะ ใช้เทคนิคการอ้างอิงแบบการนับ (Numbering Technique) ต่อไปนี้เป็นการอ้างอิงแผนภาพกระแส ข้อมูล แผนภาพกระแสข้อมูล การอ้างอิงแบบ Level การอ้างอิงแบบ Numbering Technique Context Diagram Context Diagram

154 แผนภาพกระแสข้อมูล การอ้างอิงแบบ Level การอ้างอิงแบบ Numbering Technique DFD Level 1 Diagram 0 DFD Level 2 Diagram 1 DFD Level 2 Diagram 3 ภาพที่ 6.14 เปรียบเทียบการแตกระดับด้วยการอ้างอิงเทคนิคแบบ Level กับการอ้างอิงด้วย เทคนิค Numbering การตรวจสอบความสมดุลของแผนภาพกระแสข้อมูล (Balancing DFD) การตรวจสอบความสมดุลของแผนภาพกระแสข้อมูล (Balancing DFD) หมายถึง ความ สมดุลของแผนภาพกระแสข้อมูลที่จะต้องมี ข้อมูลนำเข้า (Input Data Flow) ที่เข้าสู่ระบบและ ข้อมูลที่ต้องการแสดงผล (Output Data Flow) ที่ออกจากระบบในแผนภาพกระแสข้อมูลระดับ

155 ล่างครบทุกข้อมูลที่เข้าและออก (Input/Output Data Flow) ที่ปรากฏอยู่ในแผนภาพกระแส ข้อมูลระดับบน แต่ในระดับล่างอาจมีมากกว่าได้ โดยมีเงื่อนไขว่า ข้อมูลนำเข้า (Input Data Flow) และ ข้อมูลที่ต้องการแสดงผล (Output Data Flow) นั้นจะต้องเกิดจาก Process ภายในระดับล่าง เท่านั้น และจะนำไปใช้ตรวจสอบความสมดุลของแผนภาพอีกระดับ หากมีการแบ่งย่อยแผนภาพใน ระดับล่างลงไปอีก เมื่อมีการแบ่งย่อยแผนภาพจากระดับบนลงไประดับล่าง เช่น จาก Diagram 0 เป็น Diagram 1 หรือจาก Diagram 1 เป็น Diagram 2 นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการตรวจสอบความ สมดุลของแผนภาพ (Balancing DFD) ด้วย ภาพที่ 6.15 ภาพแสดงแผนภาพกระแสข้อมูลที่ไม่สมดุลกัน จากรูปที่ 6.15 (a) แผนภาพบริบท (Context Diagram) มี External Entity คือ Entity B ได้รับข้อมูลที่แสดงผล (Output Data Flow) Z เท่านั้น แต่เมื่อแตกกระบวนการมาเป็นไดอะแกรม 0 ดังรูปที่ 6.15 (b) แล้วปรากฏว่า “Entity B” กลับมีการส่งกระแสข้อมูล W เข้าไปในระบบด้วย เหตุการณ์ดังกล่าวถือว่าเกิดความไม่สอดคล้องหรือความไม่สมดุลในแผนภาพ นอกจากนี้ การ ตรวจสอบความสมดุลของแผนภาพยังเกี่ยวข้องกับ Data Store ด้วยคือ จำนวน Data Store ทั้งหมดที่ปรากฏอยู่ในไดอะแกรม 0 จะต้องตรงกับ Entity ที่ปรากฏอยู่ในแผนภาพอีอาร์ด้วย (a) (b)

156 การสร้างแผนภาพบริบท แผนภาพบริบท (Context Diagram) คือ แผนภาพกระแสข้อมูลระดับบนสุดที่แสดง ภาพรวมและขอบเขตการทำงานของระบบ โดยจะมี External Entity และ Data Flow ต่างๆ ไหล เข้าออกจากระบบโดยแผนภาพบริบทจะมีเพียง Process เดียวเท่านั้นที่แสดงอยู่ในแผนภาพ ทั้งนี้ ในแผนภาพบริบทจะยังไม่แสดง Data Store อันดับแรกของการสร้างแบบจำลองกระบวนการ ทำงานของระบบ นักวิเคราะห์ระบบจะทำการสร้างแผนภาพบริบท (Context Diagram) เพื่อที่จะ แสดงว่าระบบงานนั้นมี External Entity อะไรบ้างที่เกี่ยวข้อง มี Data Flow อะไรบ้างที่แสดงการ ไหลของข้อมูลเข้าสู่ระบบและข้อมูลที่ออกจากระบบ การสร้างแผนภาพบริบท (Context Diagram) มีหลักในการสร้าง ดังนี้ 1) วางสัญลักษณ์Process 1 Process ไว้ตรงกลางหน้ากระดาษ ซึ่งจะแทนระบบงาน ภายใน Process ให้ใส่ชื่อระบบงาน 2) วาง External Entity ภายนอกที่เกี่ยวข้องไว้รอบๆ Process 3) ลากเส้น Data Flow เพื่อนำข้อมูลเข้าสู่ Process และนำข้อมูลที่ประมวลผลในระบบ แล้วออกจาก Process ต่อไปนี้เป็นกรณีศึกษาระบบสารสนเทศสำหรับการให้บริการรถเช่า โดยในขั้นตอนแรกให้ ทำการระบุรายละเอียดต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบออกมาก่อน อันได้แก่ External Entities, Processes และ Data Flows ดังรายละเอียดต่อไปนี้ - External Entities ประกอบด้วย ลูกค้า ผู้จัดการ แผนกการเงิน ร้านค้า อู่ซ่อมรถ สำนักหักบัญชีบัตรเครดิต - Processes ประกอบด้วย ค้นหาและแสดงรายละเอียดรถ เช่ารถ จองรถ รับคืนรถ ซ่อมบำรุงรักษา และพิมพ์รายงาน - Data Flows ประกอบด้วย ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลรถ สัญญาเช่า รายการเช่ารถ รายการ จองรถ ใบส่งซ่อม และรายการซ่อมรถ ลำดับถัดไปให้สร้างแผนภาพบริบทของระบบ ซึ่งแสดงดังรูปที่ 6.16 โดยแผนภาพดังกล่าว ทำให้ทราบถึงขอบเขตภาพรวมและสภาพแวดล้อมของระบบว่า External Entity แต่ละหน่วยได้มี การนำข้อมูลอะไรเข้าสู่ระบบบ้าง ในขณะเดียวกัน ระบบได้แสดงข้อมูลอะไรบ้างออกจากระบบเพื่อ ส่งไปยัง External Entity ปลายทางที่เกี่ยวข้องบ้าง

157 ภาพที่ 6.16 แผนภาพบริบทระบบสารสนเทศสำหรับการให้บริการรถเช่า การสร้างแผนภาพระดับ 0 หรือ ไดอะแกรม 0 (Diagram 0) เมื่อสร้างแผนภาพบริบท (Context Diagram) เรียบร้อยแล้ว ลำดับต่อไปก็คือ การสร้าง Data Flow Diagram แต่ละส่วนขึ้นมา เพื่อใช้แทนกิจกรรมหรือกระบวนการทำงานในระบบว่ามี กระบวนการทำงานหรือกิจกรรมใดบ้าง นั่นก็คือ แผนภาพระดับ 0 หรือ ไดอะแกรม 0 (Diagram 0) แผนภาพระดับ 0 หรือ ไดอะแกรม 0 (Diagram 0) คือ แผนภาพกระแสข้อมูลในระดับที่ แสดงขั้นตอนการทำงานหลักทั้งหมด (Process หลัก) ของระบบว่ามีกระบวนการหรือขั้นตอน อะไรบ้าง แสดงทิศทางการไหลของกระแสข้อมูล (Data Flow) และแสดงรายละเอียดของแหล่ง จัดเก็บข้อมูล (Data Store) ในแต่ละ Process จะมีหมายเลขกำกับอยู่ด้านบนของสัญลักษณ์ตั้งแต่ 1 เป็นต้นไป

158 ภาพที่ 6.17 ไดอะแกรม 0 ของระบบสารสนเทศสำหรับการให้บริการรถเช่า ไดอะแกรมระดับล่าง ปกติไดอะแกรม 0 จะนำเสนอความต้องการเกี่ยวกับ Process หลักๆ ของระบบเท่านั้น ซึ่ง ในบาง Process จำเป็นต้องได้รับการแตกกระบวนการย่อย เพื่อแสดงถึงขั้นตอนการประมวลผลใน ระดับรายละเอียด ไดอะแกรม 1 : ค้นหาและแสดงรายละเอียดรถ ไดอะแกรม 1 เป็นไดอะแกรมที่นำ Process “ค้นหาและแสดงรายละเอียดรถ” มาแตกเป็น Process ย่อยเพื่อแสดงขั้นตอนการทำงาน ซึ่งประกอบด้วย Process ที่ 1.1 ค้นหารถ และ Process ที่ 1.2 แสดงรายละเอียดรถ ภาพที่ 6.18 ไดอะแกรม 1 ขั้นตอนการทำงานของ Process “ค้นหาและแสดงรายละเอียดรถ”

159 ไดอะแกรม 2 : เช่ารถ ไดอะแกรม 2 เป็นไดอะแกรมที่นำ Process “เช่ารถ” มาแตกเป็น Process ย่อยเพื่อ แสดงขั้นตอนการทำงาน ซึ่งประกอบด้วย Process 2.1 ตรวจสอบบันทึกประวัติลูกค้า Process 2.2 ดึงข้อมูลลูกค้า Process 2.3 บันทึกรายการเช่ารถ Process 2.4 ชำระเงินค่ามัดจำ และ Process 2.5 ยืนยันการเช่ารถ ภาพที่ 6.19 ไดอะแกรม 2 ขั้นตอนการทำงานของ Process “เช่ารถ” ไดอะแกรม 3 : จองรถ ไดอะแกรม 3 เป็นไดอะแกรมที่นำ Process “จองรถ” มาแตกเป็น Process ย่อยเพื่อ แสดงขั้นตอนการทำงาน ซึ่งประกอบด้วย Process 3.1 แสดงข้อมูลเว็บไซต์ Process 3.2 บันทึก ข้อมูลลูกค้าเบื้องต้น Process 3.3 บันทึกรายการจองรถ Process 3.4 คำนวณ/ชำระเงินค่าจองรถ และ Process 3.5 ยืนยันการจองรถ

160 ภาพที่ 6.20 ไดอะแกรม 3 ขั้นตอนการทำงานของ Process “จองรถ” ไดอะแกรม 4 : รับคืนรถ ไดอะแกรม 4 เป็นไดอะแกรมที่นำ Process “รับคืนรถ”มาแตกเป็น Process ย่อย เพื่อแสดงขั้นตอนการทำงาน ซึ่งประกอบด้วย Process 4.1 ตรวจสอบวันส่งคืนรถ Process 4.2 คำนวณค่าเช่ารถ Process 4.3 ชำระเงินค่าเช่ารถ และ Process 4.4 ยืนยันการชำระเงิน ภาพที่ 6.21 ไดอะแกรม 4 ขั้นตอนการทำงานของ Process “รับคืนรถ”

161 ไดอะแกรม 5 : ซ่อมบำรุงรักษารถ ไดอะแกรม 5 เป็นไดอะแกรมที่นำ Process “ซ่อมบำรุงรักษารถ” มาแตกเป็น Process ย่อยเพื่อแสดงขั้นตอนการทำงานซึ่งประกอบด้วย Process 5.1 พิมพ์ใบแจ้งซ่อม Process 5.2 จัดซื้ออะไหล่ Process 5.3 ชำระเงินค่าอะไหล่ Process 5.4 ซ่อมรถ และ Process 5.5 ส่ง มอบรถที่ซ่อมเสร็จ ภาพที่ 6.22 ไดอะแกรม 5 ขั้นตอนการทำงานของ Process “ซ่อมบำรุงรักษารถ” จากไดอะแกรมข้างต้น เป็นการนำบาง Process จากไดอะแกรม 0 มาแตกเป็น ไดอะแกรมระดับล่าง เพื่อให้รู้ถึงรายละเอียดการทำงานของ Process นั้นๆ ว่าประกอบด้วยขั้นตอน อะไรบ้าง ประเด็นสำคัญคือ แล้วจะหยุดการแตกกระบวนการได้เมื่อไรจึงถือว่าเพียงพอ ซึ่งในความ เป็นจริงไม่ได้มีกฎเกณฑ์ใดที่ระบุเป็นข้อบังคับว่าจะต้องแตกกระบวนการอยู่ในระดับใดถึงพอ แต่จะ มีจุดให้พิจารณาว่า เมื่อ Process ถูกแตกย่อยจนกระทั่งอยู่ในระดับที่สามารถอธิบายขั้นตอนการ ประมวลผล หรือไม่สามารถแตกย่อยออกไปได้อีกแล้ว ก็จะหยุดที่ระดับนั้น ซึ่งโดยปกติไดอะแกรม 1,2,3,… (หรือ DFD-Level 2) มักเพียงพอต่อความต้องการแล้วหากได้รับการวิเคราะห์เป็นอย่างดี แต่อย่างไรก็ตาม อาจมีบางกรณี ที่จำเป็นต้องแตกย่อยลงไปอีกก็สามารถทำได้เช่นเดียวกัน แผนภาพกระแสข้อมูลระดับล่างนี้ นอกจากจะช่วยให้เกิดความเข้าใจในการทำงานของ Process นั้นๆ ว่าต้องประกอบไปด้วยขั้นตอนใดแล้ว ยังสามารถนำแผนภาพเหล่านี้ไปใช้เพื่อการ ออกแบบโปรแกรมโมดูลหรือผังโครงสร้าง เพื่อนำไปใช้ในขั้นตอนการเขียนโปรแกรมต่อไป อย่างไรก็ ตาม Process ต่างๆ ที่ปรากฏอยู่บนแผนภาพกระแสข้อมูลนั้น จะเปรียบเสมือนกับกล่องดำที่เรายัง ไม่รู้รายละเอียดว่ากระบวนการภายใน Process นั้นๆ มีขั้นตอนการทำงานอย่างไร ดังนั้น

162 รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำอธิบายกระบวนการทำงานเหล่านี้ จะถูกสร้างขึ้นด้วยแบบจำลอง ชนิดอื่นๆ นั่นก็คือ “คำอธิบายการประมวลผล” 3.2.5 คำอธิบายการประมวลผล (Process Description) แผนภาพกระแสข้อมูลแม้ว่าจะถูกนำมาใช้เพื่อนำเสนอภาพรวมของระบบได้เป็นอย่างดี แต่ Process ต่างๆ ที่ปรากฏอยู่บนแผนภาพ เป็นเพียงแค่กล่องดำที่เราไม่รู้ว่าภายในมีขั้นตอนทำงาน อย่างไร จึงจำเป็นต้องนำแบบจำลองชนิดอื่นมาช่วย นั่นก็คือ คำอธิบายการประมวลผล หรือเรียก อีกชื่อหนึ่งว่า Mini-Specs วัตถุประสงค์ของคำอธิบายการประมวลผล 1) เพื่อลดความกำกวมหรือความไม่ชัดเจนของ Process 2) เพื่อความเที่ยงตรง โดยข้อกำหนดที่ระบุไว้ในคำอธิบายการประมวลผล โปรแกรมเมอร์ สามารถนำไปใช้เพื่อออกแบบและพัฒนาเป็นโปรแกรม 3) เพื่อใช้ตรวจสอบในขั้นตอนการออกแบบระบบ เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่า Process ที่รับ ข้อมูลเข้ามาประมวลผล จะได้ผลลัพธ์ตามที่ระบุไว้ในแผนภาพกระแสข้อมูล อย่างไรก็ตาม คำอธิบายการประมวลผล สามารถนำมาประยุกต์ใช้เพื่อตอบสนองงาน ตามแต่ละสถานการณ์ ซึ่งขึ้นอยู่กับระดับของข้อกำหนดเป็นสำคัญ เช่น ระดับการใช้งาน (Usage Level) จะต้องสามารถจับใจความสำคัญในด้านรายละเอียดที่เกี่ยวกับขั้นตอนการดำเนินงานของผู้ ใช้ได้อย่างเพียงพอ ในขณะเดียวกัน หากเป็น ระดับระบบ (System Level) ก็จะต้องมีความแม่นยำ มากขึ้นกว่าเดิม เพื่อนำไปสู่ข้อกำหนดของระบบที่สามารถแปลงไปเป็นภาษาคอมพิวเตอร์ได้ง่ายขึ้น ดังนั้น คำอธิบายการประมวลผลจึงสามารถเขียนขึ้นได้ 2 รูปแบบด้วยกัน คือ คำอธิบายการ ประมวลผลแบบภาษาธรรมชาติ และแบบสคริปต์ คำอธิบายการประมวลผลแบบภาษาธรรมชาติ คำอธิบายการประมวลผลแบบภาษาธรรมชาติ (Natural Language Specifications) โดยทั่วไป ภาษาธรรมชาติ มักถูกนำมาใช้กับการกำหนดความต้องการของระบบ เนื่องจากมีความ สะดวกและง่ายต่อการใช้งาน แต่อย่างไรก็ตาม การกำหนดด้วยวิธีนี้ อาจสร้างความกำกวมใน รายละเอียดของการประมวลผลได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น จงพิจารณารายละเอียดของคำอธิบายการ ประมวลผลด้วยภาษาธรรมชาติจากประโยคต่อไปนี้ “ให้เพิ่มค่าเดินทางแก่พนักงาน ในกรณีที่เขา ต้องเดินทางไกลเกิน 2 วัน เพื่อนัดพบปะกับลูกค้า หรือใช้ระยะทางกว่า 250 กิโลเมตร ในกรณีใช้รถ ของบริษัท” จากประโยคนี้ เราควรทำอย่างไรกับเหตุการณ์อื่นๆ ที่มีโอกาสเกิดขึ้น เช่น “หากมีการ เดินทางมากกว่า 300 กิโลเมตร และใช้เวลาถึง 3 วัน ด้วยการใช้รถส่วนตัวแทนรถของบริษัท” และ ด้วยเหตุผลนี้เอง ภาษาธรรมชาติจึงไม่เหมาะกับการกำหนดรายละเอียดเชิงลึกให้กับ Process

163 เพราะอาจเกิดความกำกวมได้ แต่ก็มีบางครั้งที่ถูกนำไปใช้ในระดับที่สูงกว่าเพื่อกำหนดขั้นตอนการ ทำงานให้เข้าใจในภาพรวม ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างคำอธิบายการประมวลผลของระบบศูนย์บริการรถเช่า ที่เขียนอยู่ใน รูปแบบภาษาธรรมชาติ ซึ่งประกอบด้วย Process ต่างๆ ดังต่อไปนี้ คำอธิบายการประมวลผลของ Process “ค้นหาและแสดงรายละเอียดรถ” Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 1 Process name ค้นหาและแสดงรายละเอียดรถ Input data flows ร้องขอเพื่อค้นหารถ Output data flows รายละเอียดรถที่ร้องขอ รายละเอียดรถที่เช่า รายละเอียดรถที่จอง Data stores used ข้อมูลรถ Description Process หลักที่นำมาใช้เพื่อการค้นหาและแสดงรายละเอียดรถ Method 1.1 ค้นหารถ 1.2 แสดงรายละเอียดรถ ภาพที่ 6.23 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 1 : ค้นหาและแสดงรายละเอียดรถ Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 1.1 Process name ค้นหารถ Input data flows ข้อมูลร้องขอเพื่อค้นหารถ Output data flows รายละเอียดรถ Data stores used ข้อมูลรถ Description ค้นหารถที่ต้องการให้กับลูกค้า เพื่อส่งรายละเอียดไปยังขั้นตอนการจองหรือ เช่ารถ Method ระบบจะเตรียมแคตาล็อกออนไลน์ให้ลูกค้าเลือกรถตามที่ต้องการ หรือกรณี ลูกค้าแบบ Walk-in ที่เข้ามาเพื่อจองหรือเช่ารถโดยตรงกับบริษัท ก็สามารถ ค้นหารถได้จากแคตาล็อกหนังสือที่ทางบริษัทได้จัดเตรียมไว้ให้ ภาพที่ 6.24 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 1.1 : ค้นหารถ

164 Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 1.2 Process name แสดงรายละเอียดรถ Input data flows รายละเอียดรถ Output data flows รายละเอียดรถที่ร้องขอ รายละเอียดรถที่เช่า รายละเอียดรถที่จอง Data stores used - Description แสดงรายละเอียดรถที่ค้นหา Method ข้อมูลรายละเอียดรถที่ค้นหามาได้ จะประกอบด้วย รหัสรถ รูปรถ รุ่น/ยี่ห้อ ค่า เช่าต่อวัน และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะถูกส่งไปยัง Process เพื่อการจอง รถหรือเช่ารถต่อไป ภาพที่ 6.25 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 1.2 : แสดงรายละเอียดรถ คำอธิบายการประมวลผลของ Process “เช่ารถ” Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 2 Process name เช่ารถ Input data flows รายละเอียดรถที่เช่า รายละเอียดลูกค้า รายละเอียดการชำระเงิน Output data flows รถที่เช่า สัญญาเช่ารถต้นฉบับ สัญญาเช่ารถฉบับสำเนา Data stores used ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลรถ สัญญาเช่า รายการเช่ารถ รายการจองรถ Description Process หลักที่นำมาใช้เพื่อการเช่ารถ Method 2.1 ตรวจสอบ/บันทึกประวัติลูกค้า 2.2 ดึงข้อมูลลูกค้ 2.3 บันทึกรายการเช่ารถ 2.4 ชำระเงินค่ามัดจำ 2.5 ยืนยันการเช่ารถ ภาพที่ 6.26 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 2 : เช่ารถ

165 Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 2.1 Process name ตรวจสอบ/บันทึกประวัติลูกค้า Input data flows รายละเอียดลูกค้า Output data flows รายละเอียดลูกค้า Data stores used ข้อมูลลูกค้า Description ตรวจสอบข้อมูลลูกค้าว่าเป็นลูกค้ารายเก่าหรือรายใหม่ Method รายละเอียดที่ได้มาจากลูกค้า จะได้รับการตรวจสอบเบื้องต้นก่อน ซึ่ง ประกอบด้วยบัตรประชาชน ใบอนุญาตขับรถ หนังสือเดินทาง (ลูกค้าต่างชาติ) รวมถึงจะมีการตรวจสอบข้อมูลกับแฟ้มข้อมูลที่อยู่ในข่าย Black List หรือไม่ และในกรณีที่เป็นลูกค้ารายใหม่ก็จะทำการบันทึกข้อมูลลูกค้าใหม่ลงไปเพื่อจะ ได้รหัสลูกค้าใหม่ ส่วนลูกค้ารายเก่าก็จะมีประวัติเดิมอยู่แล้ว ภาพที่ 6.27 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 2.1 : ตรวจสอบ/บันทึกประวัติลูกค้า Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 2.2 Process name ดึงข้อมูลลูกค้า Input data flows ข้อมูลลูกค้า Output data flows รายละเอียดลูกค้า Data stores used ข้อมูลลูกค้า Description ดึงข้อมูลลูกค้าขึ้นมาเพื่อนำไปใช้ประกอบการเช่ารถ และการทำสัญญาเช่า Method ระบบจะใช้รหัสลูกค้าเป็นคีย์เพื่อดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลออกมาใช้งาน ภาพที่ 6.28 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 2.2 : ดึงข้อมูลลูกค้า Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 2.3 Process name บันทึกรายการเช่ารถ Input data flows รายละเอียดลูกค้า รายละเอียดรถที่เช่า Output data flows รายละเอียดลูกค้า Data stores used สัญญาเช่า รายการเช่ารถ รายการจองรถ Description บันทึกรายการรถที่ลูกค้าเช่า

166 Process Description Method ระบบจะนำข้อมูลของลูกค้าและรถที่เช่า มาบันทึกรายการเช่ารถด้วยการ บันทึกลงในแฟ้มข้อมูลรายการเช่ารถ และแฟ้มข้อมูลสัญญาเช่า ทั้งนี้ลูกค้าที่ เช่ารถ จะถูกแบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ - ลูกค้าที่มีการจองรถล่วงหน้า - ลูกค้าแบบ Walk-in ที่เข้ามาเช่ารถกับบริษัทโดยตรง สำหรับลูกค้าที่จองรถล่วงหน้า จะมีการชำระเงินค่าจองรถเป็นที่เรียบร้อย ซึ่ง รถที่เช่าจะตรงกับรถที่จอง แต่หากเป็นลูกค้าแบบ Walk-in ระบบจะมีการ ตรวจสอบรถที่ลูกค้าเช่ากับแฟ้มข้อมูลรายการจองรถ ว่ารถคันดังกล่าวตรงกับ วันที่ที่ลูกค้ารายอื่นได้จองล่วงหน้าไว้หรือไม่ ซึ่งหากตรงกัน ลูกค้า Walk-in รายนั้นก็จะต้องเลือกรถคันใหม่ไปใช้งาน ภาพที่ 6.29 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 2.3 : บันทึกรายการเช่ารถ Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 2.4 Process name ชำระเงินค่ามัดจำ Input data flows รายละเอียดลูกค้า รายละเอียดการชำระเงิน Output data flows รายละเอียดลูกค้า รายละเอียดการชำระเงิน Data stores used - Description ลูกค้าชำระเงินค่ามัดจำการเช่ารถ Method ในการชำระเงินค่ามัดจำ จะมาจาก 2 กรณี คือ 1 กรณีลูกค้าได้มีการจองรถล่วงหน้า เงินค่าจองรถจะถูกนำมาใช้เป็นค่ามัดจำ 2 กรณีลูกค้าแบบ Walk-in ลูกค้าต้องชำระเงินค่ามัดจำผ่านบัตรเครดิต ภาพที่ 6.30 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 2.4 : ชำระเงินค่ามัดจำ Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 2.5 Process name ยืนยันการเช่ารถ Input data flows รายละเอียดลูกค้า รายละเอียดการชำระเงิน Output data flows รถที่เช่า สัญญาเช่ารถต้นฉบับ สัญญาเช่ารถฉบับสำเนา Data stores used ข้อมูลรถ สัญญาเช่า รายการเช่ารถ Description ยืนยันการเช่ารถขั้นสุดท้าย Method ระบบจะให้ยืนยันการเช่ารถขั้นสุดท้าย ด้วยการพิจารณาจากคำตอบรับสินเชื่อ บัตรเครดิตที่ตอบกลับมาว่า ทางธนาคารอนุมัติสินเชื่อหรือไม่ โดยที่

167 Process Description - กรณีอนุมัติ ระบบจะทำการอัปเดตข้อมูลลงในแฟ้มข้อมูลสัญญาเช่า แฟ้มข้อมูลรายการเช่ารถ พร้อมกับปรับสถานะรถที่เช่าเป็นสถานะถูกเช่าลงใน แฟ้มข้อมูลรถ และส่งมอบรถแก้ลูกค้า - กรณีไม่อนุมัติ ระบบจะแสดงข้อความเตือนให้รับทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้น จากนั้นจะยกเลิกทรานแซกชันการเช่ารถนี้ออกไปโดยไม่มีการบันทึกรายการ เช่าแต่อย่างใด ภาพที่ 6.31 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 2.5 : ยืนยันการเช่ารถ คำอธิบายการประมวลผลของ Process “จองรถ” Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 3 Process name จองรถ Input data flows รายละเอียดรถที่จอง รายละเอียดลูกค้า การเข้าถึงข้อมูลการจองรถ รายละเอียดการชำระเงิน Output data flows ข้อมูลลูกค้า หน้าจอการจองรถ เอกสารการจองรถ Data stores used ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลรถ รายการจองรถ Description Process หลักที่นำมาใช้เพื่อการจองรถ Method 3.1 แสดงข้อมูลสำหรับจองรถ 3.2 บันทึกข้อมูลลูกค้า 3.3 บันทึกรายการจองรถ 3.4 คำนวณ/ชำระเงินค่าจองรถ 3.5 ยืนยันการจองรถ ภาพที่ 6.32 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 3 : จองรถ Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 3.1 Process name แสดงข้อมูลสำหรับจองรถ Input data flows ข้อมูลสำหรับจองรถ Output data flows รายละเอียดรถที่จอง Data stores used ข้อมูลรถ Description บริการจองรถผ่านทางอินเทอร์เน็ต

168 Process Description Method ระบบจะเตรียมรายละเอียดการจองรถผ่านอินเทอร์เน็ตโดยการจองรถผ่านทาง เว็บไซต์ ลูกค้าสามารถดำเนินการด้วยตนเอง และระบบจะตอบรับการจองรถ จนกระทั่งเสร็จสมบูรณ์แบบอัตโนมัติ ภาพที่ 6.33 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 3.1 : แสดงข้อมูลสำหรับจองรถ Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 3.2 Process name บันทึกข้อมูลลูกค้า Input data flows รายละเอียดลูกค้า Output data flows รายละเอียดลูกค้า Data stores used ข้อมูลลูกค้า Description บันทึกรายละเอียดลูกค้าที่ต้องการจองรถ Method ระบบจะเตรียมแบบฟอร์มเพื่อให้ลูกค้าบันทึกข้อมูลเบื้องต้น เพื่อนำไปใช้ ประกอบการจองรถต่อไป ภาพที่ 6.34 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 3.2 : บันทึกข้อมูลลูกค้า Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 3.3 Process name บันทึกรายการจองรถ Input data flows รายละเอียดลูกค้า รายละเอียดรถที่จอง Output data flows รายละเอียดลูกค้า Data stores used รายการจองรถ Description บันทึกรายการจองรถ Method ระบบจะนำข้อมูลลูกค้าและรถที่ลูกค้าจอง มาบันทึกลงในแฟ้มข้อมูลรายการ จองรถ ซึ่งลูกค้ารายหนึ่งๆ สามารถจองรถได้หลายคัน ภาพที่ 6. 35 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 3.3: บันทึกรายการจองรถ Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 3.4 Process name คำนวณ/ชำระเงินค่าจองรถ Input data flows รายละเอียดลูกค้า รายละเอียดการชำระเงิน Output data flows รายละเอียดลูกค้า ค่าจองรถ Data stores used -

169 Process Description Description ขั้นตอนการคำนวณและชำระเงินค่าจองรถด้วยบัตรเครดิต Method เมื่อมีการบันทึกรายการจองรถเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ระบบจะคำนวณยอดเงินค่า จองรถที่ลูกค้าต้องชำระล่วงหน้า ซึ่งการชำระเงินจะดำเนินการผ่านบัตรเครดิต เพื่อยืนยันการจองรถที่สมบูรณ์ต่อไป ภาพที่ 6.36 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 3.4 : คำนวณ/ชำระเงินค่าจองรถ Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 3.5 Process name ยืนยันการจองรถ Input data flows รายละเอียดลูกค้า ค่าจองรถ Output data flows เอกสารการจองรถ Data stores used ข้อมูลรถ รายการจองรถ Description เป็นการยืนยันการจองรถขั้นสุดท้าย Method ระบบจะยืนยันการจองรถขั้นสุดท้าย โดยที่ - กรณีอนุมัติ ระบบจะอัปเดตข้อมูลลงในแฟ้มข้อมูลรายการจองรถและ แฟ้มข้อมูลรถ โดยจะมีการปรับสถานะรถที่จองให้เป็นสถานะว่าถูกจองแล้ว - กรณีไม่อนุมัติ ระบบจะแสดงข้อความเตือนให้รับทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้น จากนั้นจะยกเลิกทรานแซกชันการจองรถนี้ออกไปโดยไม่มีการบันทึกรายการ จองรถแต่อย่างใด ภาพที่ 6.37 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 3.5 : ยืนยันการจองรถ Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 4 Process name รับคืนรถ Input data flows รถที่ส่งคืนพร้อมสัญญาเช่ารถ รายละเอียดการชำระเงิน Output data flows ค่าเช่ารถ ใบเสร็จรับเงินค่าเช่ารถ รถที่รับคืนจากลูกค้า Data stores used ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลรถ สัญญาเช่า รายการเช่ารถ Description Process หลักที่นำมาใช้เพื่อการรับคืนรถ Method 4.1 ตรวจสอบวันส่งคืนรถ 4.2 คำนวณค่าเช่ารถ 4.3 ชำระเงินค่าเช่ารถ 4.4 ยืนยันการจองรถ ภาพที่ 6.38 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 4 : รับคืนรถ

170 Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 4.1 Process name ตรวจสอบวันส่งคืนรถ Input data flows รถที่ส่งคืนพร้อมสัญญาเช่ารถ Output data flows รายละเอียดสัญญาเช่ารถ ค่ามัดจำ ส่วนลด ค่าปรับ Data stores used ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลรถ สัญญาเช่า รายการจองรถ Description เป็นการตรวจสอบวันที่ลูกค้านำรถมาส่งคืน โดยจะมีการตรวจสอบค่าใช้จ่าย เบื้องต้นที่เกี่ยวข้อง Method ระบบจะดำเนินการตรวจสอบวันที่ลูกค้านำรถมาส่งคืน จากนั้นรายละเอียด ค่าใช้จ่ายต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นค่าปรับ ค่ามัดจำ และส่วยลดจะนำส่งไปยัง Process เพื่อการคำนวณค่าเช่ารถสุทธิต่อไป ภาพที่ 6.39 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 4.1: ตรวจสอบวันส่งคืนรถ Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 4.2 Process name คำนวณค่าเช่ารถ Input data flows รายละเอียดสัญญาเช่ารถ ค่ามัดจำ ส่วนลด ค่าปรับ Output data flows ค่าเช่ารถสุทธิ Data stores used - Description คำนวณค่าเช่ารถสุทธิที่ลูกค้าต้องชำระ Method ระบบจะนำค่าใช้จ่ายต่างๆ มารวมกัน พร้อมหักเงินค่ามัดจำ และส่วนลดเพื่อ คำนวณค่าเช่ารถสุทธิ ภาพที่ 6. 40 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 4.2: คำนวณค่าเช่ารถ Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 4.3 Process name ชำระเงินค่าเช่ารถ Input data flows ค่าเช่ารถสุทธิ รายละเอียดการชำระเงิน Output data flows รายละเอียดการชำระเงิน Data stores used ข้อมูลรถ Description ดำเนินการเกี่ยวกับการชำระเงินค่าเช่ารถ Method ค่าเช่ารถคงค้างทั้งหมดที่ลูกค้าต้องชำระเลือกชำระได้ทั้งเงินสดหรือบัตรเครดิต ภาพที่ 6.41 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 4.3: ชำระเงินค่าเช่ารถ

171 Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 4.4 Process name ยืนยันการชำระเงิน Input data flows รายละเอียดการชำระเงิน Output data flows รถที่รับคืนจากลูกค้า ค่าเช่ารถ ใบเสร็จรับเงินค่าเช่ารถ Data stores used ข้อมูลรถ สัญญาเช่า รายการเช่ารถ Description ยืนยันการชำระเงินค่าเช่ารถ Method ระบบจะให้ยืนยันการชำระเงินขั้นสุดท้าย จากนั้นแผนการเงินจะได้รับเงินค่า เช่ารถ และจัดพิมพ์ใบเสร็จรับเงินแก่ลูกค้า ส่วนรถที่รับคืนก็จะถูกปรับสถานะ ภาพที่ 6.42 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 4.4 : ยืนยันการชำระเงิน Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 5 Process name ซ่อมบำรุงรักษา Input data flows รายละเอียดการซ่อมบำรุงรถ ข้อมูลอนุมัติการซ่อมพร้อมส่งรถเข้าอู่ ข้อมูล อะไหล่รถ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงินค่าอะไหล่รถ ใบปิดงานพร้อมรถที่ซ่อม เสร็จ Output data flows ใบแจ้งซ่อม ใบสั่งซื้ออะไหล่รถ รถที่ส่งซ่อมพร้อมอะไหล่ เช็คสั่งจ่ายค่าอะไหล่ รถ รถที่ซ่อมเสร็จ/รายงานการซ่อมบำรุง ใบเสร็จรับเงินจากร้านค้า Data stores used ข้อมูลรถ ใบส่งซ่อม รายการซ่อมรถ Description Process หลักของการซ่อมบำรุง Method 5.1 พิมพ์ใบแจ้งซ่อม 5.2 จัดซื้ออะไหล่ 5.3 ชำระเงินค่าอะไหล่ 5.4 ซ่อมรถ 5.5 ส่งมอบรถที่ซ่อมเสร็จ ภาพที่ 6.43 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 5 : ซ่อมบำรุงรักษารถ Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 5.1 Process name พิมพ์ใบแจ้งซ่อม Input data flows รายละเอียดการซ่อมบำรุงรถ Output data flows ใบแจ้งซ่อม

172 Process Description Data stores used ข้อมูลรถ Description จัดพิมพ์ใบแจ้งซ่อม Method อู่ซ่อมรถจะส่งรายละเอียดการซ่อมบำรุงรถเพื่อนำไปจัดพิมพ์ใบแจ้งซ่อม และ ส่งให้กับผู้จัดการลงนามอนุมัติ ทั้งนี้รถคันที่รอรับการซ่อมบำรุงในครั้งนี้ จะถูก ปรับสถานะจากเดิมมาเป็น “รออนุมัติการซ่อม” ภาพที่ 6.44 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 5.1 : พิมพ์ใบแจ้งซ่อม Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 5.2 Process name จัดซื้ออะไหล่ Input data flows ใบแจ้งซ่อม ข้อมูลอนุมัติการซ่อมพร้อมส่งรถเข้าอู่ ใบแจ้งหนี้ อะไหล่รถ Output data flows ใบสั่งซื้ออะไหล่รถ รถที่ส่งซ่อมพร้อมอะไหล่ Data stores used ใบส่งซ่อม รายการซ่อมรถ Description จัดซื้ออะไหล่ตามรายการในใบแจ้งซ่อม Method เมื่อใบแจ้งซ่อมได้รับการอนุมัติ ระบบจะพิมพ์ใบสั่งซื้ออะไหล่รถตามรายการใน ใบสั่งซื้อและส่งไปยังร้านค้า เมื่อร้านค้าได้จัดส่งอะไหล่มาพร้อมกับใบแจ้งหนี้ ระบบก็จะบันทึกข้อมูลลงในแฟ้มใบส่งซ่อมและรายการซ่อมรถของรถคัน ดังกล่าว ภาพที่ 6.45 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 5.2 : จัดซื้ออะไหล่ Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 5.3 Process name ชำระเงินค่าอะไหล่ Input data flows ใบเสร็จรับเงินค่าอะไหล่รถ Output data flows เช็คสั่งจ่ายค่าอะไหล่รถ ใบเสร็จรับเงินจากร้านค้า Data stores used ใบส่งซ่อม Description ชำระเงินค่าอะไหล่ด้วยเช็คสั่งจ่ายให้กับทางร้านค้า Method เมื่อครบกำหนดวันชำระหนี้ ระบบจะพิมพ์เช็คสั่งจ่ายให้แก่ทางร้านค้า และ ทางร้านค้าก็จะส่งใบเสร็จรับเงินมาให้กับแผนกการเงิน โดยระบบจะทำการ บันทึกเลขที่เช็คสั่งจ่ายลงในแฟ้มใบส่งซ่อมเมื่อมีการชำระเงินแล้วเสร็จ ภาพที่ 6.46 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 5.3: ชำระเงินค่าอะไหล่

173 Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 5.4 Process name ซ่อมรถ Input data flows รถที่ส่งซ่อมพร้อมอะไหล่ Output data flows รถที่ส่งซ่อมพร้อมอะไหล่ Data stores used ข้อมูลรถ ใบส่งซ่อม รายการส่งซ่อม Description ซ่อมรถให้กลับมาอยู่ในสภาพพร้อมใช้งาน Method ระบบจะปรับปรุงสถานะรถคันที่ส่งซ่อมมาเป็นสถานะ “กำลังซ่อมบำรุง” และ ทางอู่ซ่อมรถก็จะดำเนินการซ่อมรถ ภาพที่ 6.47 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 5.4: ซ่อมรถ Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 5.5 Process name ส่งมอบรถที่ซ่อมเสร็จ Input data flows ใบปิดงานพร้อมรถที่ซ่อมเสร็จ Output data flows รถที่ซ่อมเสร็จ/รายงานการซ่อมบำรุง Data stores used ข้อมูลรถ ใบส่งซ่อม รายการซ่อมรถ Description ส่งมอบรถที่ซ่อมบำรุงแล้ว Method เมื่อรถได้รับการซ่อมบำรุงเสร็จเรียบร้อยแล้ว ระบบจะปรับปรุงสถานะของรถ คันดังกล่าวมาเป็น “พร้อมปล่อยเช่า” และทำการอัปเดตข้อมูลลงในแฟ้มที่ เกี่ยวข้อง จากนั้นทางอู่ซ่อมจะจัดทำใบปิดงานพร้อมส่งมอบรถที่ซ่อมเสร็จคืน กลับไป ภาพที่ 6.48 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 5.5 : ส่งมอบรถที่ซ่อมเสร็จ

174 Process Description System ระบบศูนย์บริการรถเช่า DFD number 6 Process name พิมพ์รายงาน Input data flows ร้องขอรายงาน Output data flows รายงานเช่ารถประจำวัน รายงานการจองรถ รายงานการคืนรถ รายงานสรุปรถ คงเหลือและปล่อยเช่า รายงานประวัติการซ่อมบำรุงรถ รายงานสรุปยอด รายได้ Data stores used ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลรถ สัญญาเช่า รายการเช่ารถ รายการจองรถ ใบส่งซ่อม รายการซ่อมรถ Description แสดงการพิมพ์รายงานทางสารสนเทศต่างๆ ภาพที่ 6.49 คำอธิบายการประมวลผลของ Process 6 : พิมพ์รายงาน คำอธิบายการประมวลผลแบบสคริปต์ คำอธิบายการประมวลผลแบบสคริปต์ (Scripting) เป็นการเขียนคำอธิบายในบางสิ่ง บางอย่างด้วยโครงสร้างที่มีความชัดเจน ดังนั้นหาก Process ใดที่มีเงื่อนไขซับซ้อน หรือต้องการ เน้นคำอธิบายการประมวลผลที่มีความเที่ยงตรง เพื่อหลีกเลี่ยงความกำกวมที่เขียนด้วย ภาษาธรรมชาติ ก็สามารถนำภาษาสคริปต์มาใช้แทนได้ โดยคำอธิบายการประมวลผลแบบสคริปต์ ยังประกอบด้วย ภาษาอังกฤษแบบโครงสร้าง ผังการตัดสินใจแบบต้นไม้ และตารางการตัดสินใจ 1) ภาษาอังกฤษแบบโครงสร้าง (Structured English) เป็นการนำโครงสร้างภาษาอังกฤษที่มีลักษณะคล้ายกับอัลกอริทึมมาเขียนเป็นประโยคเพื่อ อธิบายรายละเอียดการทำงาน หรือกำหนดเงื่อนไขทางตรรกะของแต่ละ Process โดยจะใช้คำสั่ง เฉพาะเพื่อผนวกเป็นประโยคคำสั่ง ซึ่งประกอบด้วยคำสั่งต่างๆ ดังรูปที่ 6.50 BEGIN REPEAT IF END UNTIL THEN CASE WHILE ELSE DO OF FOR ภาพที่ 6.50 ตัวอย่างคำเฉพาะที่ใช้ใน Structured English Logic Process ต่างๆ สามารถถูกอธิบายลักษณะการดำเนินงานตรรกะได้ 3 รูปแบบด้วยกัน คือ (1) แบบเรียงลำดับ (2) แบบกำหนดทางเลือกหรือการตัดสินใจ และ (3) แบบทำซ้ำ ซึ่งเป็นไปตาม ผังงานดังรูปที่ 6.51