การวิเคราะห์และออกแบบระบบ

75 4) ความเป็นไปได้ด้านเวลา (Schedule Feasibility) ในบางครั้งการศึกษาความเป็นไปได้สามารถดำเนินการได้ภายในไม่กี่ชั่วโมงหากระบบงานที่ ร้องขอนั้นเป็นระบบที่จำเป็น เร่งด่วน มีต้นทุนต่ำ และผู้บริหารสนับสนุน แต่อย่างไรก็ตามก็ยัง จะต้องคำนึงถึงเรื่องการสืบเสาะหาข้อเท็จจริงซึ่งถือว่าเป็นขั้นตอนที่จำเป็น ยกตัวอย่างเช่น ฝ่าย การตลาดต้องการให้ระบบที่ใช้งานอยู่ สามารถแสดงรายงานเพื่อจัดเรียงลำดับข้อมูลใหม่ๆ ตามที่ ต้องการได้ กรณีนี้ นักวิเคราะห์ระบบสามารถตัดสินใจดำเนินการเกี่ยวกับคำร้องขอนั้นได้ทันที เนื่องจากเป็นงานที่ไม่ซับซ้อนและมีต้นทุนน้อยมาก แต่ในทางตรงกันข้าม หากคำร้องขอคือ ระบบ วิจัยตลาด เพื่อนำมาใช้วิเคราะห์แนวโน้มทางการตลาด กรณีนี้ จำเป็นต้องใช้แรงงานและต้นทุนที่สูง กว่ามาก ดังนั้น นักวิเคราะห์ระบบจึงต้องมีคำถามที่จะต้องตอบให้ได้คือ - ข้อเสนอที่ต้องการสมควรต่อการดำเนินงานหรือไม่ ด้วยการพิจารณาตามหลักการ และเหตุผล ระบบที่ร้องขอถือเป็นแนวทางการปฏิบัติที่สามารถนำไปสู่การแก้ไขปัญหา และการ สร้างโอกาสในการนำพาองค์กรไปสู่เป้าหมายได้จริงหรือไม่ - ข้อเสนอความเป็นไปได้ทางเทคนิค มีความเป็นไปได้หรือไม่ ทรัพยากรทางเทคนิค กับบุคลากรที่จำเป็นได้เตรียมพร้อมไว้สำหรับโครงการนี้หรือไม่ อย่างไร - ข้อเสนอความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์ถูกใจหรือไม่ อะไรที่ช่วยประหยัดและลด ต้นทุนให้แก่โครงการ ส่วนปัจจัยที่ไม่สามารถประเมินค่าได้ เช่น ความพึงพอใจของลูกค้า ภาพลักษณ์ขององค์กร ความคุ้มค่าต่อการลงทุน รวมถึงเสียงส่วนใหญ่ที่เห็นด้วยกับการร้องขอให้ ลงทุนในโครงการนี้ - ข้อเสนอที่กล่าวมาสามารถดำเนินการภายใต้กรอบเวลาที่ยอมรับได้หรือไม่ ในกรณีที่นักวิเคราะห์ระบบต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำร้องขอระบบ ก็สามารถทำได้ จากการสืบเสาะข้อเท็จจริงด้วยการศึกษาถึงโครงสร้างองค์กร การกำหนดปัญหา การสัมภาษณ์ การ ทบทวนเอกสารที่ใช้ในปัจจุบัน การสังเกตุจากการปฏิบัติงาน และการสำรวจผู้ใช้ และหากคำร้องขอ ระบบดังกล่าวได้รับการอนุมัติ ขั้นตอนการสืบเสาะข้อเท็จจริงที่เข้มขึ้นก็จะถูกดำเนินการในระยะ ของการวิเคราะห์ต่อไป การศึกษาความเป็นไปได้ทางเทคนิค การศึกษาความเป็นไปได้ทางเทคนิค (Technical Feasibility) มีวัตถุประสงค์เพื่อทำความ เข้าใจถึงความสามารถขององค์กรในการพัฒนาระบบ เป็นการพิจารณาถึงความเป็นไปได้เกี่ยวกับ เทคนิค เทคโนโลยี วิธีการ รวมทั้งอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ เครื่องมือเครื่องใช้ต่าง ๆ ที่จะ นำมาใช้กับระบบสารสนเทศใหม่ เช่น ระบบคอมพิวเตอร์ สื่อบันทึกข้อมูล อุปกรณ์การสื่อสารข้อมูล เป็นต้น ตลอดจนสภาพแวดล้อมของการปฏิบัติงาน ขนาดและความซับซ้อนของระบบ ความเป็นไป ได้ของการปรับปรุงระบบหรือพัฒนาระบบใหม่ โดยการปรับขยายอุปกรณ์เดิมที่มีแทนการใช้

76 เทคโนโลยีและอุปกรณ์ใหม่ หรือการพิจารณาใช้อุปกรณ์และวิธีการใหม่ที่เหมาะสมให้มี ประสิทธิภาพสูง รวมถึงประสบการณ์ในการพัฒนาระบบของทีมงาน เช่น - ความเหมาะสมของขั้นตอนและเทคนิค ความจำเป็นในการจัดหาอุปกรณ์ใหม่ - ความพร้อมของเทคโนโลยีที่จะใช้ และความสามารถในการรองรับเทคโนโลยีในอนาคต - ความสามารถในการเข้ากันได้ของฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์เพื่อการทำงานร่วมกัน - ความเพียงพอของวัตถุดิบและระบบสาธารณูปโภค เพื่อรองรับการขยายตัวของธุรกิจใน อนาคต - ปริมาณและคุณภาพของกำลังคนที่ต้องการ - ความเหมาะสมของต้นทุนด้านเทคนิค ทั้งนี้การพิจารณาความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิคต้องคำนึงถึงความเสี่ยงทางด้านเทคนิคที่ อาจเกิดขึ้นจนทำให้การพัฒนาหรือปรับปรุงระบบสารสนเทศใหม่ไม่ประสบผลสำเร็จเท่าที่ควร เช่น - การขาดประสบการณ์ของทีมงานวิเคราะห์ระบบในการทำความเข้าใจหรือ ความคุ้นเคยกับระบบงาน และการขาดประสบการณ์หรือความคุ้นเคยในการใช้งานของผู้ใช้ระบบ - การพัฒนาระบบเพื่อสนับสนุนนวัตกรรมทางธุรกิจใหม่ มีความเสี่ยงมากกว่าการขยาย ระบบที่มี เนื่องจากอาจขาดความเข้าใจในระบบที่มี หรือปัญหาความเข้ากันได้ยากระหว่าง เทคโนโลยีที่นำมาใช้ในการพัฒนาหรือปรับปรุงระบบงานใหม่กับเทคโนโลยีที่ใช้งานในปัจจุบัน - การขาดความคุ้นเคยกับเทคโนโลยี ซึ่งยังไม่เคยนำมาใช้ภายในองค์กรมาก่อน ทำให้ จำเป็นต้องใช้เวลาในการเรียนรู้วิธีใช้เทคโนโลยี - โครงการยิ่งมีขนาดใหญ่หรือโครงการที่มีโครงสร้างซับซ้อนมาก ย่อมมีความเสี่ยงสูง มากขึ้น ดังนั้นการพิจารณาความเป็นไปได้ทางเทคนิคของโครงการ จึงมักเป็นการเปรียบเทียบ โครงการระหว่างก่อนดำเนินการและภายหลังการดำเนินการ ซึ่งในบางองค์กร การประเมินความ เป็นไปได้ทางด้านเทคนิคของโครงการจะใช้วิธีการปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ หรือผู้มีประสบการ์ทางด้าน เทคโนโลยีสารสนเทศซึ่งอาจเป็นบุคคลภายนอกองค์กรก็ได้ ความเป็นไปได้ต่าง ๆ ทางด้านเทคนิคที่จะถูกนำมาพิจารณาประกอบด้วย 1) ความรอบรู้ด้านการประยุกต์ใช้งาน เกี่ยวข้องกับความรู้ของตัวนักวิเคราะห์ระบบและ ผู้ใช้ ตัวอย่าง เช่น หากนักวิเคราะห์ระบบไม่มีความเชี่ยวชาญในเรื่องราวทางธุรกิจนั้นๆ ย่อมมีความ เสี่ยงต่อโครงการที่จะพัฒนา และมีโอกาสที่ระบบใหม่จะไม่สามารถตอบสนองการใช้งานได้จริง ก่อให้เกิดความสูญเสียทั้งค่าใช้จ่าย เวลาและโอกาส

77 2) ความรอบรู้ด้านเทคโนโลยี โดยเฉพาะเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่ยังไม่เคยถูกนำมาใช้งานใน องค์กรมาก่อน ซึ่งหากดำเนินการไม่ดี อาจก่อให้เกิดปัญหาตามมาได้ และความเสี่ยงก็จะเพิ่มขึ้นหาก เราไม่รู้ประโยชน์หรือไม่รู้หลักการใช้งานที่ถูกต้องของเทคโนโลยีใหม่ๆ เหล่านั้น 3) ขนาดของโครงการ โครงการขนาดใหญ่ ย่อมมีบุคลากรที่เกี่ยวข้องจำนวนมาก อีกทั้ง ระยะเวลาในการดำเนินงานโครงการก็จะต้องใช้เวลามากเช่นกัน นั่นหมายความว่า หากโครงการมี ขนาดใหญ่ย่อมมีความเสี่ยงสูง เพราะจะมีความยุ่งยากมากขึ้นเกี่ยวกับคน การบริหารจัดการ และ ปัญหาจากการนำระบบงานต่างๆ มาประกอบรวมกัน 4) ความเข้ากันได้ เกี่ยวข้องกับความเข้ากันได้ระหว่างระบบเก่ากับระบบใหม่ เทคโนโลยี ของระบบใหม่สามารถนำมาใช้งานร่วมกับสภาพแวดล้อมของระบบเดิมได้หรือไม่ เนื่องจากโครงการ พัฒนาระบบ ไม่ใช่เป็นการนำระบบใหม่มาทดแทนระบบเดิมที่มีอยู่ทั้งหมด โดยเฉพาะเทคโนโลยี ของระบบงานเดิมบางส่วน ที่ยังคงใช้งานได้ดีอยู่ ต่อไปนี้เป็นบทสรุปของความเป็นไปได้ทางเทคนิค - ในองค์กรเรา มีผู้เชี่ยวชาญที่มีความรอบรู้เกี่ยวกับระบบงานนั้น ๆ หรือไม่? ถ้าไม่ บริษัท ต้องการผู้เชี่ยวชาญทางเทคนิคหรือไม่? แล้วเราสามารถจัดหามาได้หรือไม่? - ทรัพยากรทางฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และระบบเครือข่ายที่มีอยู่ เพียงพอต่อการใช้งาน หรือไม่? ถ้าไม่พอ เราจะจัดหาทรัพยากรเหล่านั้นมาได้อย่างไร - อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ที่จัดหามา มีความจุเพียงพอต่อความต้องการในอนาคตหรือไม่? ถ้าไม่ จะสามารถขยายการใช้งานได้หรือไม่ - สภาพแวดล้อมทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์มีความน่าเชื่อถือหรือไม่? ระบบงานดังกล่าว สามารถนำมาประกอบรวมเข้าระบบงานจากผู้ผลิตรายอื่นๆ ได้หรือไม่? รวมถึงการเชื่อมต่อเข้ากับ ระบบภายนอก ที่ทำให้ลูกค้ากับผู้ขายสามารถสื่อสารถึงกันได้ - อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์กับซอฟต์แวร์ที่จัดหามานั้น สามารถใช้งานร่วมกันได้ดีหรือไม่? มี ประสิทธิภาพเป็นไปตามข้อกำหนดที่ระบุไว้หรือไม่? - ระบบสามารถรองรับการขยายตัวของธุรกิจในอนาคตได้หรือไม่ การศึกษาความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์ การศึกษาความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์ (Economical Feasibility) หรือความเป็นไป ได้ทางการเงิน อาจเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า “การวิเคราะห์ต้นทุน-ผลตอบแทน (cost-benefits analysis)” เป็นการศึกษาผลตอบแทนทางการเงินและต้นทุนที่เกิดขึ้นจากโครงการพัฒนาระบบ เป็นการศึกษาถึงต้นทุนค่าใช้จ่ายของระบบที่จะพัฒนาหรือต้นทุนค่าใช้จ่ายของระบบที่จะปรับปรุง ใหม่เปรียบเทียบกับระบบงานเดิม ทั้งในด้านความคุ้มค่าและผลตอบแทนที่จะได้รับจากการลงทุน หรืออาจกล่าวได้ว่า การศึกษาความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์นั้นเป็นการพิจารณาถึงความเป็นไป

78 ได้ในงบประมาณการลงทุน ค่าใช้จ่ายเพื่อการพัฒนาระบบ โดยเป็นการเปรียบเทียบระหว่างเงิน ลงทุนกับผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ เพื่อเสนอประกอบการพิจารณาว่า ควรมีการพัฒนาระบบ หรือไม่ วัตถุประสงค์ของการศึกษาความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์ คือ 1) เพื่อจำแนกต้นทุนที่เกิดขึ้นจากการพัฒนาระบบสารสนเทศ 2) เพื่อจำแนกผลตอบแทนที่คาดว่าจะได้รับ เมื่อการพัฒนาระบบสารสนเทศสำเร็จ 3) เพื่อคำนวณหาระยะเวลาการคืนทุนของโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศ 4) เพื่อคำนวณผลตอบแทนสุทธิที่จะได้รับจากโครงการพัฒนาระบสารสนเทศ ต้นทุนที่คาดว่าจะเกิดจากโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศ อาจจำแนกได้ 2 ประเภทคือ 1) ต้นทุนที่จับต้องได้ (tangible cost) คือ ต้นทุนในส่วนของการพัฒนาระบบที่สามารถ ประเมินค่าเป็นตัวเงินได้ ได้แก่ ต้นทุนในการซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ และเครื่องเซิร์ฟเวอร์ ต้นทุนการ จัดซื้อซอฟต์แวร์ เงินเดือนพนักงาน ตนทุนด้านการดำเนินงาน ต้นทุนและค่าใช้จ่ายในการจัดหาและ ติดตั้งระบบ ค่าใช้จ่ายในการปรับเปลี่ยนข้อมูลเดิมที่มีให้สามารถใช้งานบนระบบใหม่ได้ เป็นต้น 2) ต้นทุนที่จับต้องไม่ได้ (intangible cost) คือ ต้นทุนที่ไม่สามารถประเมินค่าเป็นตัวเงิน ได้ เช่น ความไม่พึงพอใจของพนักงาน การทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ เป็นต้น ต้นทุนทั้งแบบที่จับต้องได้และจับต้องไม่ได้ สามารถจำแนกได้ 2 ประเภท คือ 1) ต้นทุนที่เกิดขึ้นครั้งเดียว (one-time cost) คือ ต้นทุนที่เกิดขึ้นครั้งเดียวเมื่อเริ่มต้น โครงการ เช่น ต้นทุนค่าอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ต้นทุนในการจัดการฝึกอบรม ต้นทุนการ จ้างบริษัทภายนอกเข้ามาพัฒนาระบบ เป็นต้น 2) ต้นทุนที่เกิดขึ้นซ้ำ (recurring cost) คือ ต้นทุนที่เกิดขึ้นในระหว่างการดำเนินงานของ ระบบใหม่ เช่น ค่าสาธารณูปโภค ได้แก่ ค่าน้ำประปา ค่าไฟฟ้า เป็นต้น ค่าบำรุงรักษา ค่าอุปกรณ์ เพิ่มเติม ค่าติดต่อสื่อสารประสานงาน ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดต่างๆ เป็นต้น ผลตอบแทนที่คาดว่าจะได้รับเมื่อระบบสารสนเทศมีการพัฒนาแล้วมี2 ประเภท คือ 1) ผลตอบแทนที่จับต้องได้ (tangible benefit) คือ ผลตอบแทนที่สามารถประเมินค่า เป็นตัวเงินได้ ได้แก่ การลดลงของจำนวนพนักงาน การลดลงของปริมาณการใช้กระดาษ การลดลง ของค่าสาธารณูปโภค ได้แก่ ค่าน้ำประปา ค่าไฟฟ้า เป็นต้น การลดลงของจำนวนสินค้าคงคลัง การ เพิ่มขึ้นของจำนวนการผลิตสินค้า การลดลงของต้นทุนในการติดต่อสื่อสาร การเพิ่มความเร็วในการ ประมวลผล การลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน และการเพิ่มจำนวนลูกค้า เป็นต้น 2) ผลตอบแทนที่จับต้องไม่ได้ (intangible benefit) คือ ผลตอบแทนที่ไม่สามารถ ประเมินออกมาเป็นตัวเงินได้หรือยากแก่การประเมินค่า ได้แก่ การสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้แก่องค์กร

79 การสร้างขวัญกำลังใจให้กับพนักงาน การเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับยี่ห้อของสินค้า ผลิตภัณฑ์มี คุณภาพสูงขึ้น การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ผลิตสินค้า การปรับปรุงระบบบริการลูกค้า เป็นต้น ขั้นตอนการศึกษาความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์หรือการวิเคราะห์ต้นทุน-ผลตอบแทน สามารถทำได้ดังนี้ 1) การระบุต้นทุนและผลตอบแทน (identify cost and benefit) เป็นการระบุรายการค่าใช้จ่ายที่ คาดว่าจะเกิดขึ้นและผลตอบแทนที่คาดว่าจะได้รับจากการพัฒนาระบบสารสนเทศ โดยเป็นรายการ ต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่สามารถจับต้องได้ ทั้งที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียวและเกิดขึ้นซ้ำ ซึ่งต้นทุนที่คาดว่า จะเกิดขึ้นและผลตอบแทนที่คาดว่าจะได้รับจากการพัฒนาระบบสารสนเทศ จำแนกได้ 4 ประเภท ได้แก่ ค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบ ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานผลตอบแทนที่จับต้องได้ และ ผลตอบแทนที่จับต้องไม่ได้แสดงได้ดังนี้ ค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบ ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน - เงินเดือนของทีมงานพัฒนาระบบ - ค่าตอบแทนที่ปรึกษาโครงการพัฒนาระบบ - ค่าซื้อฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ - ค่าการติดตั้งระบบ - ค่าอุปกรณ์สำนักงานที่เกี่ยวข้อง - ค่าใช้จ่ายในการแปลงข้อมูล - ค่าปรับปรุงซอฟต์แวร์ - ค่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ - ค่าซ่อมบำรุงฮาร์ดแวร์ - ค่าปรับปรุงฮาร์ดแวร์ - เงินเดือนของทีมดำเนินงาน - ค่าเชื่อมต่อสัญญาณการสื่อสาร ผลตอบแทนที่จับต้องได้ ผลตอบแทนที่จับต้องไม่ได้ - การเพิ่มขึ้นของยอดขาย - การลดลงของจำนวนพนักงาน - การลดลงของจำนวนสินค้าคงคลัง - การลดลงของค่าใช้จ่ายด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ - การเพิ่มการผลิตสินค้า - การเพิ่มขึ้นของส่วนแบ่งการตลาด - การเพิ่มความเป็นที่รู้จักของสินค้า - ผลิตภัณฑ์มีคุณภาพสูงขึ้น - การปรับปรุงการให้บริการลูกค้าดีขึ้น - ความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นกับผู้ผลิต ภาพที่ 3.5 ต้นทุนที่คาดว่าจะเกิดขึ้นและผลตอบแทนที่คาดว่าจะได้รับจากการพัฒนาระบบ จากภาพที่ 3.5 จะเห็นว่า ค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบเป็นค่าใช้จ่ายที่สามารถจับต้องได้ และจะเกิดขึ้นในระหว่างการพัฒนาระบบเพียงครั้งเดียว เช่น เงินเดือนสำหรับทีมงานพัฒนาระบบ ค่าใช้จ่ายด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ค่าตอบแทนที่ปรึกษาฯ และค่าใช้จ่ายต่างๆ เกี่ยวกับอุปกรณ์ สำนักงานที่เกี่ยวข้อง ขณะที่ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานเป็นค่าใช้จ่ายที่สามารถจับต้องได้ และเป็น

80 ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง เช่น เงินเดือนของทีมดำเนินงาน ค่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ ค่าเชื่อมต่อ สัญญาณการสื่อสาร และค่าซ่องบำรุงฮาร์ดแวร์ ทั้งนี้การรวบรวมข้อมูลรายรับ การประหยัด ค่าใช้จ่ายต่างๆ หรือผลตอบแทนอื่นๆ ที่สามารถจับต้องได้ เช่น การเพิ่มขึ้นของยอดขาย การลดลง ของพนักงาน และการลดลงของสินค้าคงคลังนั้น ผู้วิเคราะห์ระบบอาจแสดงให้เห็นในรูปของตัวเงิน ได้ไม่ยากนัก ในขณะที่ผู้วิเคราะห์ระบบก็ไม่ควรละเลยที่จะกล่าวถึงผลตอบแทนที่จับต้องไม่ได้ เช่น การเพิ่มขึ้นของส่วนแบ่งการตลาด การเพิ่มขึ้นของความเป็นที่รู้จักของสินค้า เป็นต้น 2) การประมาณการต้นทุนและผลตอบแทน (assign values to cost and benefit) หลังจากระบุรายการค่าใช้จ่ายที่คาดว่าจะเกิดขึ้นและผลตอบแทนที่คาดว่าจะได้รับแล้ว ผู้วิเคราะห์ ระบบจำเป็นต้องประมาณการรายการต้นทุนและผลตอบแทนดังกล่าวให้อยู่ในรูปของตัวเลขหรือ จำนวนเงินที่เหมาะสมใกล้เคียงกับความเป็นจริง เพื่อที่คณะกรรมการพิจารณาแบบเสนอโครงการ จะได้สามารถตัดสินใจอนุมัติการจัดทำโครงการได้ ดังภาพที่ 3.6 ผลตอบแทน จำนวนเงิน ยอดขายเพิ่มขึ้น 500,000 ให้บริการลูกค้าเพิ่มขึ้น 70,000 ต้นทุนสินค้าคงคลังลดลง 68,000 ยอดรวมผลตอบแทนที่ได้รับ 638,000 ต้นทุนการพัฒนาระบบ จำนวนเงิน เซิร์ฟเวอร์ 2 เครื่อง 250,000 เครื่องพิมพ์ 100,000 ค่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ 34,825 ซอฟต์แวร์เซิร์ฟเวอร์ 10,945 ค่าจ้างพัฒนาระบบ 1,236,525 ยอดรวมต้นทุนการพัฒนาระบบ 1,632,295 ต้นทุนดำเนินการ จำนวนเงิน ฮาร์ดแวร์ 54,000 ซอฟต์แวร์ 20,000 ค่าดำเนินการ 111,788 ยอดรวมต้นทุนดำเนินการ 185,788 รวมยอดต้นทุนทั้งสิ้น 2,455,295 ภาพที่ 3.6 ตัวอย่างการกำหนดมูลค่าต้นทุนและผลตอบแทน

81 ในการประมาณการต้นทุนและผลตอบแทนที่เหมาะสมใกล้เคียงกับความเป็นจริงเป็นสิ่งที่ ทำได้ยาก ดังนั้น กลยุทธ์ที่ดีที่สุดสำหรับการประเมินค่าใช้จ่ายและผลตอบแทน คือ การขอ คำแนะนำจากผู้ที่เกี่ยวข้องหรือผู้ใช้งานเรื่องนั้นๆ โดยตรง เช่น การขอคำแนะนำในการประมาณ การค่าใช้จ่ายและผลตอบแทนที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีจากผู้เชี่ยวชาญทางด้านเทคโนโลยี สารสนเทศ ซึ่งอาจเป็นบุคคลภายนอกที่เป็นที่ปรึกษาขององค์กร การคำแนะนำจากผู้ใช้ทางธุรกิจ เพื่อการประมาณการตัวเลขที่เกี่ยวข้องกับยอดขาย เป็นต้น 3) การพิจารณากระแสเงินสด (determine cash flow) เป็นการพิจารณาอัตราการเติบโต ของต้นทุนที่คาดว่าจะเกิดขึ้นและผลตอบแทนที่คาดว่าจะได้รับจากการพัฒนาระบบสารสนเทศ ในช่วง 3-5 ปี โดยปกติแล้ว ในการวิเคราะห์ต้นทุน-ผลตอบแทนควรต้องประกอบด้วย ข้อมูล ค่าใช้จ่ายและผลตอบแทนที่คาดว่าจะได้รับจากการพัฒนาระบบสารสนเทศประมาณ 3-5 ปี ซึ่งเมื่อ มีการจัดทำงบกระแสเงินสดจะมีการแสดงมูลค่าของแต่ละรายการค่าใช้จ่ายและผลตอบแทนที่คาด ว่าจะได้รับในแต่ละปีโดยในภาพที่ 3.7 เป็นตัวอย่างการวิเคราะห์งบประแสเงินสดอย่างง่าย ปีที่ 0 ปีที่ 1 ปีที่ 2 ปีที่ 3 ปีที่ 4 ผลตอบแทน ยอดขายเพิ่มขึ้น 410,000 550,000 920,000 1,880,000 การบริการลูกค้าดีขึ้น 50,000 50,000 50,000 150,000 ลดจำนวนพนักงาน 38,000 38,000 38,000 114,000 ผลตอบแทนสะสมทั้งหมดจากการลงทุน (Total Benefits) 498,000 638,000 1,008,000 2,144,000 ต้นทุนการพัฒนาระบบ ค่าแรงงาน วิเคราะห์และออกแบบ 42,000 - - - 42,000 ค่าเขียนโปรแกรม 60,000 - - - 60,000 ค่าออกแบบเว็บ 20,000 - - - 20,000 ค่าที่ปรึกษาภายนอก 15,000 - - - 15,000 ค่าฝึกอบรมทีมงาน 12,000 - - - 12,000 เซิร์ฟเวอร์ 2 ตัว 250,000 - - - 250,000 เครื่องพิมพ์ 100,000 - - - 100,000 ค่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ 45,000 - - - 45,000 ค่าซอฟต์แวร์สำหรับเซิร์ฟเวอร์ 18,000 - - - 18,000 ค่าพื้นที่สำนักงานและอุปกรณ์สำนักงาน 20,000 - - - 20,000 รวมต้นทุนการพัฒนาระบบ 582,000 - - - 582,000 ต้นทุนการปฏิบัติงาน ฮาร์ดแวร์และระบบการสื่อสาร - 50,000 50,000 50,000 150,000 ซอฟต์แวร์ - 20,000 20,000 20,000 60,000

82 ปีที่ 0 ปีที่ 1 ปีที่ 2 ปีที่ 3 ปีที่ 4 เงินเดือนพนักงาน - 180,000 195,000 210,000 585,000 รวมต้นทุนการปฏิบัติงาน - 250,000 265,000 280,000 795,000 เงินลงทุนรวมทั้งหมด (Total Cost) 582,000 250,000 265,000 280,000 1,377,000 กำไรสุทธิ (Total Benefits – Total Cost) (582,000) 248,000 373,000 728,000 767,000 กระแสเงินสด (รายได้) สะสมสุทธิ (582,000) (334,000) 39,000 767,000 ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) 55.70% จุดคุ้มทุน (Break-Even Point) 1.90 ปี ภาพที่ 3.7 ตัวอย่างงบกระแสเงินสด โครงการหรือระบบงานที่ตัดสินใจลงทุนนั้น จำเป็นต้องวิเคราะห์งบกระแสเงินสดเพื่อให้ ทราบว่าระบบที่พัฒนานั้น ได้ส่งเสริมเงินทุนหมุนเวียนไปในช่วงปีใดบ้าง เนื่องจากว่าไม่ใช่ทุก โครงการหรือทุกระบบงาน จะทำให้ธุรกิจได้รับผลตอบแทนเพิ่มขึ้นได้ทันทีเสมอไป ภาพที่ 3.7 เป็น ตัวอย่างงบกระแสเงินสดกับการลงทุนในระบบใหม่ตลอดระยะเวลากว่า 3 ปี พบว่า ปีที่ 0 ซึ่ง หมายถึงปีที่เริ่มลงทุน ได้ลงทุนไปกับค่าใช้จ่ายด้านการพัฒนาระบบเป็นจำนวน 582,000 บาท และ ในปีที่ 1 ได้เริ่มใช้ระบบงานใหม่ ซึ่งพบว่าตั้งแต่ปีที่ 1 เป็นต้นไป ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจะเป็นค่าใช้จ่าย ด้านต้นทุนการปฏิบัติงานทั้งสิ้น ไม่มีค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับต้นทุนด้านการพัฒนาระบบ เนื่องจากต้นทุน ด้านการพัฒนาจะถูกจ่ายไปในช่วงเริ่มต้นเพียงครั้งเดียว และในปีที่ 2 กระแสเงินสดสะสมของ กิจการก็เริ่มมีค่าบวก แสดงว่าผลประกอบการเริ่มมีจุดคุ้มทุนในช่วงปีที่ 2 นั่นเอง 4)การวิเคราะห์ผลตอบแทนจากการลงทุน (Return on Investment : ROI) เป็นการ คำนวณเพื่อวัดผลอัตราเฉลี่ยของผลตอบแทนที่ได้จากการลงทุนในโครงการ ซึ่งเป็นการคำนวณทาง การเงินอย่างง่าย เพื่อพิจารณาว่าสิ่งที่เราได้ลงทุนไปนั้นคุ้มค่าหรือไม่ โดยค่า ROI สูง จะหมายถึง ผลตอบแทนสูง ดังสูตรต่อไปนี้ ROI = กำไรสุทธิ เงินลงทุนรวม x 100 ดังนั้นค่า ROI จากตัวอย่างในภาพที่ 3.7 สามารถคำนวณได้จากสูตรดังนี้ ROI = 767,000 1,377,000 x 100 = 55.70% หมายความว่า การลงทุนครั้งนี้ สามารถสร้างผลตอบแทนกลับคืนมาจากเงินลงทุน 55.70%

83 5) การวิเคราะห์จุดคุ้มทุน (Break-Even Point) จากงบกระแสเงินสดในภาพที่ 3.7 นอกจากนำข้อมูลจากงบดังกล่าวมาคำนวณหาค่า ROI ได้แล้ว ยังสามารถนำมาวิเคราะห์จุดคุ้มทุน หรือระยะเวลาคืนทุน (Payback Period) ได้ ซึ่งจุดคุ้มทุนหมายถึงจุดที่รายได้มีค่าเท่ากับรายจ่าย (จุดที่เส้นกราฟต้นทุนกับผลตอบแทนตัดกัน) และจุดตัดดังกล่าวก็คือจุดที่กำไรมีค่าเท่ากับศูนย์ นอกจากนี้ยังทำให้ทราบถึงโครงการว่าจะต้องใช้ระยะเวลานานเท่าใดจึงอยู่ในสภาวะคืนทุน โดยมี สูตรคำนวณดังนี้ จุดคุ้มทุน = กำไรสุทธิของปีนั้น − กำไรสุทธิสะสมของปีนั้น กำไรสุทธิของปีนั้น สำหรับปีที่นำมาพิจารณานั้นให้คิดจากปีแรกที่เริ่มทำกำไรหรือมีกระแสเงินสดเป็นบวก ซึ่งในที่นี้ก็คือปีที่ 2 นั่นเอง ดังนั้น จุดคุ้มทุนจากข้อมูลตัวอย่างในภาพที่ 3.7 สามารถคำนวณได้ดังนี้ จุดคุ้มทุน = 373,000 − 39,000 373,000 = 0.9 ต่อมาให้นำผลลัพธ์มาบวกเข้ากับลำดับปีที่นำมาคำนวณ ซึ่งก็คือ 2 (ปีที่ 2) แล้วหักลบ ด้วย 1 ก็จะได้เท่ากับ 1.9 ปี (0.9+2-1) หรือประมาณ 2 ปี หมายความว่า บริษัทจะต้องใช้ระยะเวลา ประมาณ 2 ปี จึงถึงจุดคุ้มทุน และในปีที่ 2 เป็นต้นไป ทางบริษัทจะเริ่มทำกำไรได้จากการลงทุนใน ครั้งนี้ การศึกษาความเป็นไปได้ด้านการปฏิบัติงาน การศึกษาความเป็นไปได้ด้านการปฏิบัติงาน (Operational Feasibility) เป็นการศึกษา ความเป็นไปได้เกี่ยวกับระบบที่พัฒนาว่า ได้รับการยอมรับจากผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อนำไปสู่การ ดำเนินงานจริงในองค์กรหรือไม่ ซึ่งต้องเข้าใจว่าในหลายๆ องค์กร ต่างมีปัจจัยทางด้านต่างๆ อยู่ มากมายที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการพัฒนาระบบ ดังนั้น การศึกษาความเป็นไปได้ด้านการ ปฏิบัติงาน จึงต้องตอบคำถามนี้ให้ได้ว่า “ถ้าเราจะสร้างระบบ…พวกเขาเหล่านั้นจะเข้ามาช่วย สนับสนุนเราหรือไม่?” การศึกษาความเป็นไปได้ด้านการปฏิบัติงาน จะต้องพิจารณาสิ่งต่อไปนี้ - ผู้บริหารและผู้ใช้สนับสนุนโครงการนี้หรือไม่? และถ้าระบบปัจจุบันยังคงใช้งานได้ดีอยู่ แล้วทำไมผู้ใช้จึงคิดจะเปลี่ยนแปลง เพราะสาเหตุใด? - ผลลัพธ์จากการดำเนินงานของระบบใหม่ ช่วยลดจำนวนแรงงานลงได้จริงหรือไม่? และถ้า จริง จะเกิดผลกระทบต่อพนักงานเหล่านั้นอย่างไร?

84 - กรณีระบบใหม่จำเป็นต้องได้รับการฝึกอบรมผู้ใช้ บริษัทได้มีการจัดเตรียมทรัพยากรที่ จำเป็นต่อการฝึกอบรมพนักงานในครั้งนี้หรือไม่ อย่างไร? - ผู้ใช้มีส่วนร่วมในการวางแผนระบบใหม่ ตั้งแต่ริเริ่มโครงการหรือไม่? - ผลจากการนำระบบใหม่มาใช้ ส่งผลต่อขั้นตอนการปฏิบัติงานเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม หรือไม่? - ระบบใหม่จะส่งผลกระทบต่อลูกค้าหรือไม่? ไม่ว่าจะเป็นผลกระทบทั้งแบบชั่วคราวหรือ ถาวร - ระบบใหม่จะส่งผลกระทบต่อภาพลักษณ์ขององค์กรหรือไม่? - ตารางการทำงานของโครงการ ส่งผลต่อการดำเนินธุรกิจประจำวันของบริษัทหรือไม่? - มีเรื่องราวเกี่ยวกับข้อกฎหมายและจริยธรรมที่ต้องนำมาพิจารณาหรือไม่? การศึกษาความเป็นไปได้ด้านเวลา การศึกษาความเป็นไปได้ด้านเวลา (Schedule Feasibility) เป็นการศึกษาถึงคำถามว่า “เราสามารถสร้างระบบให้เสร็จภายในกรอบเวลาที่ยอมรับได้หรือไม่” เมื่อประเมินความเป็นไปได้ ด้านเวลาแล้ว นักวิเคราะห์ระบบจะพิจารณาปฏิกิริยาที่มีต่อกันระหว่างเวลากับต้นทุน เช่น เวลาใน การดำเนินโครงการ มีความเป็นไปได้ว่าสามารถลดระยะเวลาให้เสร็จเร็วขึ้นได้ แต่ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มก็ จะต้องไม่สูงจนเกินไป การศึกษาความเป็นไปได้ด้านเวลาในการดำเนินงาน จะพิจารณาสิ่งต่อไปนี้ - ทีมงานสามารถควบคุมปัจจัยที่อาจเกิดขึ้นจากเหตุการณ์ต่างๆ ได้หรือไม่? ถ้าสาเหตุที่มา จากปัจจัยดังกล่าว ส่งผลกระทบต่อตารางกำหนดโครงการ - ฝ่ายบริหารมีการจัดตารางเวลาของบริษัทเพื่อโครงการนี้หรือไม่? - มีเงื่อนไขอะไรบ้าง ที่ต้องปฏิบัติให้เป็นที่น่าพอใจในระหว่างการพัฒนาระบบ? - กรณีเร่งเวลาดำเนินงานโครงการ ซึ่งอาจต้องแลกกับความเสี่ยงที่เกิดขึ้น แล้วพร้อมที่จะ ยอมรับกับความเสี่ยงเหล่านั้นได้หรือไม่ - การนำเทคนิคการบริหารโครงการมาใช้ ช่วยประสานงานและควบคุมโครงการได้หรือไม่ - มีการแต่งตั้งผู้จัดการโครงการ เพื่อควบคุมดูแลโครงการนี้หรือไม่ 2.1.5 การจัดทำรายงานการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ การจัดทำรายงานการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ เป็นขั้นตอนในการรวบรวมและ สรุปผลที่ได้จากการศึกษาความเป็นไปได้ในการพัฒนาระบบ ดั้งนั้น หัวข้อรายงานการศึกษาความ เป็นไปได้จึงควรประกอบด้วย 1) การกำหนดและระบุปัญหาของระบบ เป็นการแยกแยะว่าในระบบงานปัจจุบันมีปัญหา และอะไรคือสาเหตุของปัญหา พร้อมระบุวิธีการแก้ไขปัญหานั้น

85 2) การกำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ของระบบงานใหม่ ข้อเท็จจริงที่ได้จากการศึกษา ความต้องการขององค์กรและผู้ใช้ จะนำมาใช้ในการกำหนดวัตถุประสงค์ นโยบาย และเป้าหมาย ของการดำเนินงานของระบบงานใหม่ การกำหนดวัตถุประสงค์ของระบบงานจะต้องชัดเจนเข้าใจ ง่ายและสามารถนำไปปฏิบัติได้ การมีเป้าหมายที่ชัดเจนจะช่วยกำหนดทิศทางและกรอบการ ปฏิบัติงาน เกิดความเข้าใจถึงความมุ่งหมายของโครงการ ตลอดจนผู้ใช้ระบบงานที่แท้จริง ซึ่งต้องมี การประสานงานระหว่างหน่วยงาน 3) การเสนอทางเลือกต่างๆ ในการพัฒนาระบบ นักวิเคราะห์ระบบควรเสนอทางเลือกที่ มากกว่าหนึ่งทาง เพื่อให้คณะกรรมการผู้มีสิทธิอนุมัติสามารถเลือกวิธีที่เหมาะสมสำหรับองค์กรได้ เช่น ทางเลือกด้านการปฏิบัติงาน ด้านเทคโนโลยี และวิธีการว่าจะพัฒนาระบบเองหรือซื้อ ซอฟต์แวร์สำเร็จรูป หรือว่าจ้างบริษัทให้มาพัฒนาให้ 4) การประมาณค่าใช้จ่ายที่คาดว่าจะเกิดขึ้น เป็นการจำแนกประเภทของงบประมาณที่จะ ใช้จำนวนบุคลากร ทรัพยากรและค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่จำเป็นต้องจัดหาสำหรับระบบใหม่ ได้แก่ - อุปกรณ์ด้านฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และอุปกรณ์การสื่อสารข้อมูล - อุปกรณ์ที่จำเป็นด้านสาธารณูปโภค เช่น ครุภัณฑ์ เครื่องปรับอากาศ โทรศัพท์ - การจัดทำข้อมูลและการแปลงข้อมูล - การบำรุงรักษาระบบ การฝึกอบรมบุคลากร การปรับเปลี่ยนระบบ 5) ผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ รวมทั้งการเปลี่ยนแปลงทางหลักการและนโยบาย (ถ้ามี) 6) การจัดทำบทสรุปและข้อเสนอแนะ ควรมีการจัดทำข้อเสนอแนะสำหรับระบบที่สมควร จัดสร้างขึ้นตามลำดับก่อนหลัง ตามความสำคัญและความจำเป็นเร่งด่วน ทั้งนี้ในการทำรายงานผลการศึกษาความเป็นไปได้เพื่อเสนอผู้บริหาร อาจมีการจัดทำ แผนภูมิ แผนภาพ แผนผัง ตารางเวลา ฯลฯ ประกอบในรายงานได้ตามความเหมาะสม 2.1.6 การจัดตั้งทีมงานและดำเนินโครงการ การจัดตั้งทีมงานเป็นหน้าที่ของผู้จัดการโครงการด้วยการพิจารณาบุคลากรให้เข้ามามีส่วน ร่วมในโครงการซึ่งจะต้องสรรหาและกำหนดบุคคลให้ถูกต้องตามทักษะงานนั้นๆ และจะต้อง รับผิดชอบงานบริหารจัดการโครงการตั้งแต่ต้นจนจบโครงการ สำหรับกิจกรรมการจัดตั้งทีมงาน ประกอบด้วยงานต่อไปนี้ - พัฒนาแผนทรัพยากรสำหรับโครงการ - สรรหาทีมงานทางเทคนิคที่มีความเชี่ยวชาญเป็นการเฉพาะ - สรรหาตัวแทนกลุ่มผู้ใช้งาน เพื่อเข้ามามีส่วนร่วมในโครงการ - จัดตั้งทีมงานให้เป็นรูปธรรม - ดำเนินการฝึกอบรมเบื้องต้นและสร้างทีมงานพร้อมบททดสอบ

86 ภายหลังจากกิจกรรมการวางแผนโครงการได้เสร็จสมบูรณ์ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของทรัพยากร การฝึกอบรมทีมงานและความพร้อม ก็ถึงเวลาที่จะลงมือดำเนินงานตามโครงการ ดังนั้น ขอบเขต ของระบบใหม่ก็จะถูกกำหนดขึ้นมา ความเสี่ยงต่างๆ ก็จะได้รับการกำหนดขึ้น โครงการที่ได้รับ การศึกษาความเป็นไปได้ด้านต่างๆ ก็จะถูกนำเสนอออกมา ตารางกำหนดเวลาโครงการก็ได้รับการ จัดทำขึ้น สมาชิกในทีมงานก็ได้รับการกำหนดขึ้นและพร้อมที่จะทำงาน ในที่สุดก็จะถึงเวลาที่จะเริ่ม ลงมือปฏิบัติงาน

87 ใบงาน ให้นักศึกษาฝึกการกำหนดปัญหาและศึกษาความเป็นไปได้จากกรณีศึกษาต่อไปนี้ ศูนย์เช่ารถยนต์แห่งหนึ่ง ดำเนินธุรกิจเกี่ยวกับการบริการรถเช่าแก่ลูกค้าที่เป็นนักท่องเที่ยว และบุคคลทั่วไป บริษัทตั้งอยู่ที่อำเภอเมือง จังหวัดเชียงราย บริษัทได้ก่อตั้งมาเป็นเวลามากกว่า 10 ปี มีรถยนต์ประมาณ 200 คัน ที่เตรียมไว้คอยบริการแก่ลูกค้า นอกจากนี้ ทางบริษัทยังมีช่างซ่อม บำรุงของบริษัทเอง ที่ทำหน้าที่บำรุงรักษารถทุกคันให้อยู่ในสภาพดี พร้อมใช้งาน สำหรับลูกค้าส่วน ใหญ่เป็นนักท่องเที่ยวจากต่างประเทศ รองลงมาก็คือนักท่องเที่ยวภายในประเทศ โดยผลการ ดำเนินงานที่ผ่านมา มีรายได้จากการทำธุรกิจด้วยดีมาโดยตลอด แต่ปัญหาที่กำลังเผชิญอยู่คือ ระบบงานเดิมที่ดำเนินการอยู่ตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน ได้เริ่มก่อปัญหาสะสมอย่างต่อเนื่อง เนื่องจาก มีลูกค้าเพิ่มมากขึ้นการขอดูรายการรถที่ถูกปล่อยเช่า หรือรถคงเหลือที่พร้อมปล่อยเช่าในแต่ละวัน จะต้องตรวจสอบกันหลายครั้ง เนื่องจากรถมีการเคลื่อนไหวเข้าออกเป็นประจำ ทำให้พนักงาน จำเป็นต้องรวบรวมเอกสารในแต่ละวัน และต้องตรวจสอบซ้ำทุกครั้งเมื่อต้องการ ระบบงานมีการ ประมวลผลด้วยมือเป็นส่วนใหญ่ มีการจัดเก็บข้อมูลลงในคอมพิวเตอร์บ้าง แต่ก็ไม่เป็นระบบ เนื่องจากข้อมูลที่บันทึกไม่ได้จัดเก็บอยู่ในรูปแบบของฐานข้อมูล แต่บันทึกอยู่ในรูปแบบของไฟล์ เอกสารด้วยโปรแกรม MS-Word หรือโปรแกรม MS-Excel เป็นส่วนใหญ่ เอกสารข้อมูลและ หนังสือสัญญาของลูกค้ามีจำนวนมากขึ้นเรื่อย ๆ จนบางครั้งเมื่อต้องการค้นหาปรากฏว่าไม่พบ เนื่องจากเกิดการสูญหายของเอกสารสัญญานั้นๆ ผลที่ตามมาก็คือไม่สามารถตรวจสอบประวัติการ เช่ารถของลูกค้าเดิมได้ และในกรณีที่ลูกค้าเข้ามาใช้บริการของศูนย์เป็นจำนวนมากในเวลาเดียวกัน การคำนวณค่าเช่ารถ รวมถึงค่าปรับที่เกิดจากการส่งคืนรถเกินกำหนด และการหักส่วนลดมักมีการ คำนวณผิดพลาด เนื่องจากข้อมูลการเช่ารถของลูกค้าถูกจัดเก็บแบบไม่เป็นระบบ เอกสารการซ่อม บำรุงรถ ก็จัดเก็บอย่างไม่เป็นระบบ ไม่สามารถตรวจสอบประวัติการซ่อมบำรุงรถย้อนหลังได้ ทำให้ ผู้จัดการไม่สามารถตัดสินใจได้ว่า รถเช่าคันดังกล่าวคุ้มค่าที่จะดำเนินการซ่อมบำรุงต่อไปอีกหรือไม่ อย่างไร อีกทั้งเมื่อผู้บริหารต้องการทราบเกี่ยวกับรายงานสารสนเทศต่างๆ เช่น รายงานทางการเงิน รายงานรถคงเหลือ รายงานรถปล่อยเช่า ต้องใช้เวลาในการจัดทำมากเกินความจำเป็น จากปัญหาข้างต้นผู้จัดการบริษัทตัดสินใจที่จะนำระบบสารสนเทศมาสนับสนุนการใช้งานของ ศูนย์เช่ารถเพื่อมาทดแทนระบบงานเดิมทั้งหมด และว่าจ้างนักวิเคราะห์ระบบ ศึกษาและรวบรวม ปัญหาต่างๆ สมมติว่านักศึกษาได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติหน้าที่เป็นนักวิเคราะห์ระบบ ให้นักศึกษา ดำเนินการต่อไปนี้ 1. หาสาเหตุของปัญหาด้วยการเขียนเป็นแผนภูมิก้างปลา 2. วิเคราะห์ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค

88 3. วิเคราะห์ความเป็นไปได้ทางด้านเศรษฐศาสตร์ 4. วิเคราะห์ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน 5. สมมติว่า ผู้บริหารอนุมัติโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศดังกล่าว ดังนั้นจงเขียนแผนภูมิ แกนต์ เพื่อวางแผนโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศนี้

89 แบบฝึกหัด 1. ปัจจัยหรือแรงผลักดันที่ส่งผลต่อความต้องการเพื่อให้เกิดโครงการพัฒนาระบบมีปัจจัย อะไรบ้าง 2. การกำหนดปัญหา (Problem Definition) ในโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศมีประโยชน์ อย่างไร 3. การตรวจสอบปัญหาสามารถดำเนินการได้ด้วยวิธีพื้นฐานง่ายๆ 2 ประการคืออะไรบ้าง 4. แผนภูมิก้างปลา คืออะไร นำมาใช้ประโยชน์อย่างไร 5. หลักการแก้ไขปัญหาที่ดี ที่นักวิเคราะห์ระบบสามารถนำมาใช้ มีอะไรบ้าง 6. เอกสารแสดงขอบเขตระบบ (System Scope Document) คืออะไร ภายในเอกสารมี หัวข้อสำคัญๆ อะไรบ้าง 7. การศึกษาความเป็นไปได้ทางเทคนิค เป็นการศึกษาเกี่ยวกับสิ่งใด อธิบายพอสังเขป 8. ความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์เป็นการศึกษาเกี่ยวกับสิ่งใด อธิบายพอสังเขป 9. การศึกษาความเป็นไปได้ด้านการปฏิบัติงาน เป็นการศึกษาเกี่ยวกับสิ่งใด อธิบายพอสังเขป 10. การศึกษาความเป็นไปได้ด้านเวลา เป็นการศึกษาเกี่ยวกับสิ่งใด อธิบายพอสังเขป

90 เฉลยแบบฝึกหัด 1. ปัจจัยภายในที่ส่งผลต่อโครงการพัฒนาระบบ ประกอบด้วย แผนกลยุทธ์ (Strategic Plan) ผู้บริหารระดับสูง (Top Managers) คำร้องขอจากผู้ใช้ (User Requests) แผนกเทคโนโลยี สารสนเทศ (IT Department) ระบบงานเดิม (Existing Systems and Data) ปัจจัยภายนอกที่ ส่งผลต่อโครงการพัฒนาระบบ ประกอบด้วย เทคโนโลยี (Technology) ผู้ขายปัจจัยการผลิต (Suppliers) ลูกค้า (Customers) คู่แข่งขัน (Competitors) เศรษฐกิจ (Economy) รัฐบาล (Government) 2. การกำหนดปัญหา (Problem Definition) ในโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศมีประโยชน์ คือ ทำให้สามารถระบุปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบซึ่งทำให้ต้องปรับปรุงหรือพัฒนาระบบขึ้นมาใหม่เพื่อ ใช้แก้ปัญหานั้นได้ 3. การตรวจสอบปัญหาสามารถดำเนินการได้ด้วยวิธีพื้นฐานง่ายๆ 2 ประการคือ 1) การ ตรวจสอบปัญหาจากการปฏิบัติงาน โดยตรวจสอบปัญหาที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานประจำวัน และ 2) การสังเกตพฤติกรรมของพนักงาน ซึ่งเป็นการสังเกตพฤติกรรมของพนักงานเกี่ยวกับการ ปฏิบัติงานว่าเป็นอย่างไร 4. แผนภูมิก้างปลา เป็นแผนภูมิที่ใช้แสดงความสัมพันธ์ระหว่างผลกระทบ และสาเหตุ โดย แบ่งเป็น สาเหตุหลัก สาเหตุรอง และสาเหตุย่อย 5. หลักการแก้ไขปัญหาที่ดี ที่นักวิเคราะห์ระบบสามารถนำมาใช้ มีดังนี้ - ใช้หลักเหตุผลในการตอบคำถามเพื่อหาสาเหตุไปเรื่อย ๆ ว่า “ทำไม” และ “อย่างไร” - พิจารณาหาสาเหตุของปัญหา โดยพยายามค้นหาต้นตอที่ก่อให้เกิดปัญหาดังกล่าว - ใช้ประสบการณ์ของตน ในการวิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหาที่เกิดขึ้น - รับฟังความคิดเห็นและข้อเสนอจากบุคคลอื่นๆ เพื่อนำไปสู่การสังเคราะห์ความคิดใหม่ๆ - วิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหาด้วยการระดมสมอง หรือการจัดทำแผนภูมิก้างปลา 6. เอกสารแสดงขอบเขตระบบ (System Scope Document) ถูกสร้างขึ้นมา เพื่อนำมาใช้ กำหนดขอบเขตของระบบใหม่ โดยภายในเอกสารจะประกอบด้วย รายละเอียดปัญหา วัตถุประสงค์ ขอบเขตของระบบ ประโยชน์ทางธุรกิจและความสามารถของระบบ โดยความสำคัญก็คือ วัตถุประสงค์ที่ระบุไว้ในเอกสารดังกล่าว จะต้องสอดคล้องกับสาเหตุของปัญหาในแผนภูมิก้างปลา เพื่อนำไปสู่การแก้ปัญหาได้ตรงจุดและบรรลุผลได้ในที่สุด 7. การศึกษาความเป็นไปได้ทางเทคนิค เป็นการศึกษาเกี่ยวกับการทำความเข้าใจถึง ความสามารถขององค์กรในการพัฒนาระบบ โดยเป็นการพิจารณาถึงความเป็นไปได้เกี่ยวกับเทคนิค

91 เทคโนโลยี วิธีการ รวมทั้งอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ เครื่องมือเครื่องใช้ต่าง ๆ ที่จะนำมาใช้กับ ระบบสารสนเทศใหม่ 8. ความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์ เป็นการศึกษาผลตอบแทนทางการเงินและต้นทุนที่ เกิดขึ้นจากโครงการพัฒนาระบบ เป็นการศึกษาถึงต้นทุนค่าใช้จ่ายของระบบที่จะพัฒนาหรือต้นทุน ค่าใช้จ่ายของระบบที่จะปรับปรุงใหม่เปรียบเทียบกับระบบงานเดิม ทั้งในด้านความคุ้มค่าและ ผลตอบแทนที่จะได้รับจากการลงทุน 9. การศึกษาความเป็นไปได้ด้านการปฏิบัติงาน เป็นการศึกษาความเป็นไปได้เกี่ยวกับระบบที่ พัฒนาว่า ได้รับการยอมรับจากผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อนำไปสู่การดำเนินงานจริงในองค์กรหรือไม่ 10. การศึกษาความเป็นไปได้ด้านเวลา เป็นการศึกษาเกี่ยวกับความสามารถในการสร้างระบบ ให้เสร็จภายในกรอบเวลาที่ยอมรับได้หรือไม ซึ่งเมื่อประเมินความเป็นไปได้ด้านเวลาแล้ว นักวิเคราะห์ระบบจะพิจารณาปฏิกิริยาที่มีต่อกันระหว่างเวลากับต้นทุนต่อไป

92 2.2 การบริหารโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศ โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศถือว่าเป็นการลงทุนของบริษัท เมื่อบริษัทตัดสินใจอนุมัติให้ ดำเนินการ บริษัทต้องสนับสนุนทั้งเวลา เงิน และทรัพยากรอื่นๆ โดยหวังว่าจะได้รับบางสิ่งที่มี ค่าตอบแทน เพื่อเพิ่มความสำเร็จของโครงการ ผู้จัดการโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศจำเป็นต้อง มีความรู้การบริหารโครงการ เนื่องจากโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศไม่เหมือนกับโครงการ ประเภทอื่นๆ เช่น โครงการสร้างบ้านหรือสะพานที่สามารถกำหนดความต้องการ ค่าใช้จ่าย และ เวลาได้ค่อนข้างชัดเจน นอกจากนี้ ผลงานที่ได้จากโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศยังมองเห็นได้ ลำบาก ทำให้ผู้จัดการโครงการติดตามรับรู้สถานภาพของโครงการได้ยาก 2.2.1 ความหมายของโครงการ โครงการ คือ กิจกรรมที่มีความสัมพันธ์กัน มีลำดับขั้นตอน มีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่ ชัดเจน มีการกำหนดเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุด ส่วนการดำเนินโครงการจะต้องอยู่ภายใต้ข้อจำกัด หรือเงื่อนไขต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น เวลา งบประมาณ และทรัพยากร และด้วยโครงการมีจุดเริ่มต้นและ จุดสิ้นสุด จึงทำให้โครงการเป็นไปในรูปแบบชั่วคราว คือ โครงการจะเกิดขึ้น ณ ช่วงเวลาหนึ่งเท่านั้น ส่วนโครงการจะใช้ระยะเวลายาวนานเท่าใดย่อมขึ้นอยู่กับขนาดและความซับซ้อนของโครงการนั้นๆ กิจกรรมบางอย่างในโครงการสามารถเริ่มงานอย่างเป็นอิสระ ในขณะที่กิจกรรมบางอย่างจะเริ่มได้ก็ ต่อเมื่ออีกงานหนึ่งต้องเสร็จก่อน เช่น ในการทำโครงการพัฒนาระบบงานธุรกิจด้านบัญชีที่ใช้ คอมพิวเตอร์นั้น กิจกรรมเกี่ยวกับการกำหนดคุณสมบัติของระบบบัญชีขาย อาจทำพร้อมกับการ กำหนดคุณสมบัติของระบบบัญชีลูกหนี้ได้เพราะทั้งสองระบบมีความเป็นอิสระต่อกัน ถึงแม้รายการ ขายจะต้องนำไปเดบิตบัญชีลูกหนี้ก็ตาม แต่การออกแบบคุณลักษณะของระบบบัญชีแยกประเภท จะต้องทำหลังจากได้ออกแบบโครงสร้างของผังบัญชีของบริษัทแล้ว เพราะการสร้างรายการบัญชี เพื่อไปผ่านบัญชีต่างๆ ต้องเป็นไปตามโครงสร้างของผังบัญชี ยิ่งเมื่อต้องการให้มีการทำบัญชีที่มีศูนย์ ต้นทุน (cost center) และศูนย์กำไร (profit center) การออกแบบจะต้องเริ่มต้นที่กำหนด โครงสร้างการบริหารองค์กร คือ การกำหนดผังบริหารให้ชัดเจนก่อนจึงจะออกแบบระบบผังบัญชี เป็นต้น หรือกิจกรรมการติดตั้งระบบคอมพิวเตอร์ จะทำหลังกิจกรรมเดินสายไฟฟ้าและสร้างห้อง คอมพิวเตอร์ เรียกว่า กิจกรรมของโครงการมีความสัมพันธ์กัน (interrelated) ข้อสังเกตอีกอย่างคือ ทุกๆ กิจกรรมซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโครงการต่างมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของงาน จุดสิ้นสุดของงาน หนึ่งอาจเป็นจุดเริ่มต้นของอีกงานหนึ่ง คุณสมบัติของกิจกรรมที่กล่าวนี้ทำให้นำมากำหนดเป็น องค์ประกอบสำคัญของการบริหารโครงการ หากพิจารณาจากตัวอย่างการติดตั้งระบบบัญชีที่ใช้คอมพิวเตอร์ตามที่กล่าวมาข้างต้น จะ พบว่าผู้ที่รับผิดชอบโครงการจำเป็นต้องหาคำตอบเกี่ยวกับ

93 1) ขอบเขตของโครงการ เช่น โครงการจะรวมระบบขายสินค้าด้วยหรือไม่ จะมีการทำบัญชี ตามศูนย์ต้นทุน (cost center) และศูนย์กำไร (profit center) หรือไม่ 2) มีวิธีที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างไร เช่น จะสร้างระบบซอฟต์แวร์เองหรือจะจัดซื้อ ซอฟต์แวร์สำเร็จรูป หรือจะจัดจ้างผู้อื่นมาทำแทน 3) มีวิธีติดตามผลและวัดความก้าวหน้าของโครงการได้อย่างไร เช่น เมื่อสร้างระบบ ซอฟต์แวร์ได้ระยะหนึ่ง จะรู้ได้อย่างไรว่างานที่ทำแล้วจะสามารถทำงานตามวัตถุประสงค์หรือไม่ เมื่อพัฒนาระบบซอฟต์แวร์ไปได้สัก 3 เดือน จะรู้ได้อย่างไรว่าระบบซอฟต์แวร์จะเสร็จสมบูรณ์และ ใช้งานได้ในอีก 3 เดือนข้างหน้า โดยทั่วไปโครงการมักจะมีข้อจำกัด 3 ประการ คือ ขอบเขตของโครงการ เวลา และ ค่าใช้จ่าย ข้อจำกัดเหล่านี้มีผลกระทบต่อความสำเร็จของโครงการ (Standish Group,2013) ไม่ มากก็น้อย ดังนั้นผู้จัดการโครงการจึงต้องทำให้ข้อจำกัดทั้งสามมีความสมดุล และสามารถควบคุมได้ โดยความหมายของข้อจำกัดทั้งสามมีดังนี้ 1) ขอบเขตของโครงการ หมายถึง งานที่โครงการต้องทำคืออะไร อะไรคือสิ่งที่ลูกค้าหรือ ผู้สนับสนุนคาดหวังจากโครงการ 2) เวลา หมายถึง เวลาที่ต้องการใช้ในการดำเนินงาน รวมถึงตารางเวลาของโครงการ 3) ค่าใช้จ่าย หมายถึง งบประมาณโครงการทั้งหมดที่ต้องใช้ตลอดโครงการ ข้อจำกัดทั้งสามประการนี้มีความสัมพันธ์หรือเชื่อมโยงกัน การบริหารข้อจำกัดนี้จึงเป็นการ แลกเปลี่ยนระหว่างขอบเขต เวลา และค่าใช้จ่ายของโครงการ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อจำกัดข้อใด ข้อหนึ่งจะส่งผลกระทบต่อข้อจำกัดที่เหลือ เช่น ถ้าลดขอบเขตงานแล้ว เวลาและงบประมาณจะต้อง ลดลงเช่นเดียวกัน หรือเมื่อลดระยะเวลาของโครงการ ย่อมส่งผลต่อค่าใช้จ่ายและขอบเขตของ โครงการที่ควรต้องลดลงด้วย หรือเมื่อมีการลดค่าใช้จ่าย ขอบเขตโครงการย่อมต้องถูกลดลง ซึ่งมีผล ให้ระยะเวลาของโครงการลดลงเช่นเดียวกัน ในทางกลับกัน ถ้าเพิ่มขอบเขตงาน ข้อจำกัดที่เหลือ ย่อมต้องได้รับการพิจารณาเพิ่มเช่นกัน โครงการทุกโครงการมีควาเสี่ยง ผู้จัดการโครงการต้อง ตัดสินใจว่าข้อจำกัดข้อใดที่สำคัญที่สุด ถ้าเวลาสำคัญที่สุด ผู้จัดการโครงการต้องเปลี่ยนขอบเขตของ โครงการและค่าใช้จ่ายเพื่อให้สอดคล้องกับตารางเวลา แต่ถ้าขอบเขตโครงการสำคัญที่สุด ผู้จัดการ โครงการอาจต้องปรับเวลาและค่าใช้จ่าย โดยสรุปคำว่า “โครงการ”หมายถึง งานที่ต้องทำโดยที่งานนั้นๆ สามารถแยกเป็นกลุ่ม กิจกรรมย่อย ๆ หรืองานย่อย ๆ โดยที่งานย่อยเหล่านี้ต่างถูกกำหนดให้มีหน้าที่และวัตถุประสงค์ที่ ชัดเจน ทุกๆ กิจกรรมถูกกำหนดให้มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด การทำงานของกลุ่มกิจกรรมจะเกี่ยว โยงกันในเชิงของเวลา มีการกำหนดวิธีทำงานได้ชัดเจน และสามารถวัดผลงานของทุกๆ กิจกรรมได้

94 เมื่อกิจกรรมสุดท้ายของโครงการได้เสร็จสิ้นสมบูรณ์แล้ว ย่อมถือได้ว่างานทั้งโครงการได้เสร็จสิ้นลง โดยสมบูรณ์ 2.2.2 การบริหารโครงการ การบริหารโครงการ (Project Management) เป็นการจัดการทรัพยากรที่มีอยู่ให้เกิด ประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อให้การดำเนินงานในโครงการสามารถบรรลุเป้าหมายตามวัตถุประสงค์ และ ด้วยงานวิเคราะห์และออกแบบประกอบไปด้วยกิจกรรมต่างๆ มากมาย นักวิเคราะห์ระบบหรือ ผู้จัดการโครงการจึงต้องบริหารจัดการโครงการอย่างระมัดระวัง เพื่อให้โครงการสัมฤทธิ์ผลตรงตาม เป้าหมาย ดังนั้น โครงการพัฒนาระบบ โดยเฉพาะโครงการขนาดใหญ่จึงจำเป็นต้องนำหลักบริหาร โครงการมาใช้ โดยที่มีผู้จัดการโครงการคอยควบคุม ดูแล และจัดการทีมงานให้สามารถดำเนินงาน ตามแผนงานที่สร้างไว้ เมื่อแยกโครงการออกเป็นงานย่อย ๆ โดยแต่ละงานหรือกิจกรรมถูกกำหนดให้มีจุดเริ่มต้น และจุดสิ้นสุดที่ชัดเจน การจัดตารางทำงานให้เหมาะสมเพื่อให้งานย่อยเหล่านี้ทำได้อย่างต่อเนื่อง และราบรื่นนั้น ต้องกำหนดทรัพยากรที่ต้องใช้ เช่น การเขียนโปรแกรมซอฟต์แวร์ซึ่งเป็นส่วนหนึ่ง ของระบบบัญชีแยกประเภทต้องใช้พนักงานเขียนโปรแกรม จำนวน 3 คน และใช้เวลาไม่เกิน 60 วัน ก่อนการทดสอบโปรแกรมต้องเช่าเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อใช้ทดสอบ จำนวน 5 ชุด โครงการหนึ่ง ๆ มักจะประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกันและเชื่อมโยงกันในลักษณะเดียวกันกับที่กล่าวข้างต้น มากมาย การบริหารโครงการจึงเป็นเรื่องจำเป็นเพื่อให้การทำงานในแต่ละกิจกรรมมีการ ประสานงานกัน มีการจัดการด้วยความราบรื่น ขั้นตอนหลักๆ ของงานบริหารโครงการที่ผู้จัดการโครงการควรปฏิบัติ มีดังนี้ 1) การวางแผนและกำหนดเวลาโครงการ เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการวางแผน การกำหนดงาน ให้กับโครงการ โดยจะประมาณการในเรื่องของระยะเวลาและต้นทุน เมื่อกำหนดเวลาโครงการขึ้น มาแล้ว ผู้จัดการโครงการจะต้องระบุเวลาที่ต้องใช้ในแต่ละงานหรือแต่ละกิจกรรม จากนั้นให้ลำดับ กิจกรรมก่อนหลัง กำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของเวลาในแต่ละงาน และกำหนดบุคลากรที่ได้รับ การมอบหมายให้ทำงานในเฉพาะกิจนั้นๆ ทั้งนี้จะมีการจัดทำ โครงสร้างการแยกย่อยงาน (Work Breakdown Structure : WBS) เพื่อแตกรายละเอียดงานออกมา ดังตัวอย่างภาพที่ 4.1 งานย่อยของโครงการ 1. วิเคราะห์ระบบงาน 1.1 คัดเลือกนักวิเคราะห์ระบบ 1.2 ศึกษาความต้องการ 2. สั่งเครื่องคอมพิวเตอร์ 3. ฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง

95 งานย่อยของโครงการ 3.1 จัดเตรียมการฝึกอบรม 3.2 ฝึกอบรมผู้เขียนโปรแกรม 4. ออกแบบระบบงาน 5. เขียนโปรแกรม 6. ทดสอบโปรแกรม ภาพที่ 4.1 ตัวอย่างโครงสร้างการแยกย่อยงาน (Work Breakdown Structure: WBS) ภายหลังจากการประมาณระยะเวลาให้กับงานแต่ละงานแล้ว ผู้จัดการโครงการจะพิจารณา งานนั้นๆ ว่ามีความขึ้นตรงต่อกันกับงานอื่นๆ อย่างไร ตัวอย่างเช่น เราไม่สามารถจัดตารางเวลาเพื่อ นัดผู้ใช้เข้ามาสัมภาษณ์จนกว่าจะสร้างแบบสอบถามเสร็จเสียก่อน ซึ่งภายหลังจากการระบุงานที่มี ความขึ้นต่อกันจนครบทั้งหมดแล้วก็นำงานเหล่านั้นมาจัดลำดับ กลุ่มงานที่ปรากฏอยู่ภายใต้โครงสร้างการแยกย่อยงาน จะช่วยให้กำหนดทรัพยากรที่ต้องใช้ ประมาณค่าใช้จ่าย กำหนดความรับผิดชอบให้แก่คนทำงาน จัดสรรงบประมาณ ตลอดจนการ ควบคุมการทำงานอื่นๆ ของโครงการต่อไป 2) การกำหนดทรัพยากรที่ต้องใช้ในการทำงานแต่ละงานต้องทำที่ระดับงานย่อยที่สุด จะ กำหนดทรัพยากรด้วยการระบุสิ่งต่อไปนี้ - ชนิดของทรัพยากร - จำนวนทรัพยากรที่ต้องใช้ - ประมาณค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นจากการใช้ทรัพยากร ตัวอย่างเช่น งานฝึกทักษะการเขียนโปรแกรม เป็นงานย่อยที่ต้องมีการจัดสรรทรัพยากร การกำหนดทรัพยากรมีรูปแบบดังนี้ - ชนิดของทรัพยากร คือ คอมพิวเตอร์ - จำนวนทรัพยากรที่ต้องใช้ ได้แก่ คอมพิวเตอร์จำนวน 20 ชุด - ประมาณค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นจากการใช้ทรัพยากร ได้แก่ ค่าเช่าคอมพิวเตอร์ 20 ชุด เป็นเวลา 14 วัน ค่าเช่าทั้งสิ้น 140,000 บาท เพื่อให้ง่ายต่อการระบุทรัพยากรที่ต้องการสำหรับแต่ละงาน อาจจัดกลุ่มทรัพยากรที่ต้องใช้ เป็น 5 กลุ่ม ดังนี้ 1) ทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งอาจระบุทักษะความสามารถที่ต้องการสำหรับทำโครงการ ความ ชำนาญแต่ละด้าน ปริมาณที่ใช้อาจระบุเป็นจำนวนชั่วโมงหรือวันก็ได้

96 2) สถานที่ทำงาน ซึ่งอาจระบุเป็นพื้นที่สำนักงาน ห้องทดลอง ห้องเรียนและอื่นๆ อาจ ระบุขนาดพื้นที่ที่ต้องใช้ พร้อมด้วยระยะเวลาที่ต้องใช้ในการทำงาน ซึ่งจะทำให้สามารถประมาณ ค่าใช้จ่ายของการใช้พื้นที่ได้ 3) อุปกรณ์เครื่องใช้ ซึ่งอาจระบุชนิดของอุปกรณ์ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ ยานพาหนะ ต้องกำหนดระยะเวลาที่ต้องใช้ เพื่อสามารถประมาณเป็นค่าใช้จ่ายได้ 4) วัสดุที่ต้องใช้ โดยการระบุชนิดของวัสดุ จำนวนหรือปริมาณที่ต้องใช้ เพื่อจะได้ประมาณ ค่าใช้จ่ายในส่วนของการใช้วัสดุได้ 5) ทรัพยากรอื่นๆ ซึ่งอาจเป็นทรัพยากรพิเศษที่มีคุณสมบัติพิเศษ หรือบุคลากรที่มีทักษะ พิเศษ เช่น ที่ปรึกษาเฉพาะด้าน เครื่องมือเฉพาะด้าน เช่น ค่าเช่าใช้เวลาของเครื่องคอมพิวเตอร์ เซิร์ฟเวอร์ เป็นต้น การระบุชนิดและประมาณจำนวนหรือปริมาณทรัพยากรที่ต้องใช้สำหรับงานย่อยแต่ละงาน ทำให้สามารถประมาณงบประมาณของทั้งโครงการ ซึ่งผู้บริหารโครงการจะใช้ข้อมูลนี้เพื่อการ ควบคุมค่าใช้จ่ายในระหว่างพัฒนางานตามโครงการ งานย่อยของโครงการ ทรัพยากรมนุษย์ สถานที่ทำงาน อุปกรณ์ เครื่องใช้ 1. วิเคราะห์ระบบงาน 1.1 คัดเลือกนักวิเคราะห์ 1.2 ศึกษาความต้องการ 2. สั่งเครื่องคอมพิวเตอร์ 3. ฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง 3.1 จัดเตรียมการฝึกอบรม 3.2 ฝึกอบรมผู้เขียนโปรแกรม 4. ออกแบบระบบงาน 5. เขียนโปรแกรม 6. ทดสอบโปรแกรม ผู้บริหารโครงการ วิเคราะห์ระบบงานธุรกิจ การจัดซื้อ ผู้จัดการศูนย์อบรม ชำนาญการฝึกอบรมภาษา โปรแกรม ทักษะการวิเคราะห์และ ออกแบบระบบ ทักษะการเขียนโปรแกรม ทักษะในการทดสอบ โปรแกรม ไม่มี ห้องประชุม ไม่มี ไม่มี ห้องเรียน ที่ทำงาน ที่ทำงาน ที่ทำงาน ไม่มี ไม่มี ไม่มี ไม่มี คอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์ ภาพที่ 4.2 ตัวอย่างการระบุความต้องการใช้ทรัพยากรต่างๆ ในโครงการ 3) การกำหนดผู้รับผิดชอบในแต่ละงาน โดยจะต้องกำหนดผู้ที่เหมาะสมกับงาน ซึ่งถ้าหาก ไม่สามารถหาได้ภายในองค์กร ก็จำเป็นต้องหาจากภายนอกองค์กร เพื่อให้มั่นใจว่างานของโครงการ

97 นั้นได้เลือกผู้ทำงานที่เหมาะสมที่สุดแล้ว งานทุกงานต้องกำหนดผู้ที่รับผิดชอบไม่เกิน 1 คน เพื่อ ไม่ให้เกิดความสับสนว่าใครเป็นเจ้าของงาน และใครต้องเป็นผู้รับผิดชอบต่อความสำเร็จหรือความ ล้มเหลวของงาน แต่สามารถกำหนดให้ผู้ที่รับผิดชอบในงานหนึ่งๆ มีผู้ช่วยได้ โครงการพัฒนาระบบ สารสนเทศ ต้องอาศัยคนทำงานที่มีทักษะต่างๆ จากหลายๆ หน่วยงาน ดังนั้นก่อนจะเลือกตัวบุคคล จำเป็นต้องรู้ก่อนว่างานย่อย ๆ นั้น ต้องอาศัยทรัพยากรของหน่วยงานใด ผู้บริหารโครงการอาจ ประสบความยุ่งยากในการขอความร่วมมือจากหน่วยงานอื่นๆ ผู้บริหารโครงการต้องมีวาทะศิลป์ใน การเจรจาเพื่อให้เจ้าของทรัพยากรยินยอมให้ความร่วมมือ ความสามารถในการเจรจาเพื่อให้เกิด ความร่วมมือเบื้องต้นจึงเป็นความสามารถเฉพาะตัวของผู้บริหารโครงการ ความสามารถดังกล่าว สรุปได้ดังนี้ - รู้ว่าใครมีทรัพยากรที่ตนต้องการที่จะเป็นประโยชน์ต่อโครงการของตน - รู้ว่าใครมีข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อโครงการ - รู้ว่าใครเป็นผู้สนับสนุนเพื่อความสำเร็จของโครงการ 4) การเรียงลำดับงานที่ต้องทำ ขั้นตอนนี้จะทำให้รู้ว่ามีงานอะไรที่ต้องทำ และใครจะเป็นผู้ ถูกมอบหมายให้ทำงานนั้นๆ การจัดเรียงลำดับงานที่ต้องทำเป็นส่วนหนึ่งที่จะบอกว่าจะต้องทำงาน นั้นเมื่อใด การวางแผนว่าจะต้องทำงานใดและทำเมื่อใด ต้องเริ่มต้นที่จัดลำดับก่อนหลังของงาน ถ้า โครงการใดประกอบด้วยงานย่อย ๆ หลายสิบหลายร้อยงาน การจัดเรียงลำดับงานอาจต้องใช้ คอมพิวเตอร์ช่วยทำเป็นรูปตารางงาน ซึ่งจะให้ความสะดวกในการจัดทำและปรับปรุงแก้ไขใน ภายหลัง อาจใช้คอมพิวเตอร์ช่วยทำตารางงานแบบง่าย ๆ จนถึงขั้นใช้เทคนิคยาก ๆ การเลือกใช้ เครื่องมือคอมพิวเตอร์ช่วยทำแผนเป็นเรื่องที่ผู้บริหารโครงการต้องตัดสินใจ ทั้งนี้ขึ้นอยู่ที่ความ สลับซับซ้อนของโครงการ เครื่องมือหรือเทคนิคที่จะนำมาช่วยทำแผนต้องมีความสามารถอย่างน้อย 3 ประการ ดังนี้ - สามารถจัดทำตารางเรียงงานที่ต้องทำก่อนหลัง เป็นการสร้างความสัมพันธ์ให้เห็นว่างาน ใดจะต้องทำก่อนและงานใดจะต้องทำต่อจากงานใด - สามารถบันทึกเวลาที่แต่ละงานจะต้องใช้และวันที่จะต้องทำงานให้แล้วเสร็จ พร้อมทั้ง คำนวณทรัพยากรที่ต้องใช้ในการทำงานนั้นๆ - สามารถติดตามการทำงาน และให้ผู้รับผิดชอบปรับปรุงแก้ไขแผนงานได้ การจัดเรียงลำดับก่อนหลังของงานเริ่มด้วยการกำหนดเวลาทำงานให้แก่งานระดับย่อยทุกๆ งาน การกำหนดเวลาต้องคำนึงถึงวันหยุดตามปฏิทินด้วย ผลที่ได้จะมีลักษณะตามตัวอย่างต่อไปนี้

98 งานย่อยของโครงการ ระยะเวลา นับเป็นวัน ความสัมพันธ์ก่อนหลังของงาน 1. วิเคราะห์ระบบงาน 1.1 คัดเลือกนักวิเคราะห์ 1.2 ศึกษาความต้องการ 2. สั่งเครื่องคอมพิวเตอร์ 3. ฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง 3.1 จัดเตรียมการฝึกอบรม 3.2 ฝึกอบรมผู้เขียนโปรแกรม 4. ออกแบบระบบงาน 5. เขียนโปรแกรม 6. ทดสอบโปรแกรม 2 3 30 3 12 7 20 5 ไม่มี หลังการคัดเลือกนักวิเคราะห์ ไม่มี ไม่มี หลังจากเตรียมการและสั่งเครื่องคอมพิวเตอร์ หลังจากงาน 1.2 ศึกษาความต้องการ หลังจากงาน 3.2 ฝึกอบรมผู้เขียนโปรแกรม และ 4.ออกแบบระบบงาน หลังจากงาน 5. เขียนโปรแกรม ภาพที่ 4. 3 ตัวอย่างตารางจัดลำดับงานในโครงการ 5) การจัดตารางงาน หมายถึง การกำหนดจุดเริ่มต้นและจุดที่คาดว่างานย่อยแต่ละงานจะ แล้วเสร็จโดยเริ่มต้นตั้งแต่งานย่อยงานแรกของโครงการจนไปสิ้นสุดที่งานย่อยสุดท้ายของโครงการ เรียงตามลำดับก่อนหลังของงานย่อยทั้งหลาย การนับวันทำงนของแต่ละงานย่อยนั้นต้องไม่ลืมรวม วันหยุดด้วย คือ ต้องนับวันหยุดทำงานตามวันปฏิทิน ตารางเวลาทำงานนี้เป็นประโยชน์มากต่อการ ติดตามความก้าวหน้าของโครงการภายหลัง การแสดงตารางงานนั้นนิยมใช้เทคนิคของแกนต์ชาร์ต (Gantt chart) ภาพแกนต์ชาร์ตถูก พัฒนาขึ้นโดย เฮนรี่ แกนต์ (Henry Gantt) เป็นการแสดงลำดับการทำงานตามเวลาปฏิทิน ตั้งแต่ งานแรกจนถึงงานสุดท้ายของโครงการ โดยแสดงลำดับงานย่อยอยู่ตามแกน Y และระยะเวลา ทำงานอยู่บนแกน X ตามตัวอย่างในภาพที่ 4.4

99 ภาพที่ 4.4 ตัวอย่างแกนท์ชาร์ต (Gantt chart) 6) การจัดตารางการใช้ทรัพยากร การทำงานตามตารางเวลาข้างต้นต้องใช้ทรัพยากร โดยเฉพาะทรัพยากรมนุษย์ ภายหลังจากที่ได้จัดทำตารางเวลาทำงานแล้ว การเตรียมการขั้นต่อไป คือ กำหนดทรัพยากรสำหรับงานแต่ละงาน เพื่อให้มั่นใจว่าจะได้ทรัพยากรที่ต้องการตาม กำหนดเวลาที่จัดทำแผนไว้ ช่วงนี้เป็นช่วงที่ผู้จัดการโครงการจะต้องใช้ความสามารถเฉพาะตัวเพื่อ เจรจาขอใช้ทรัพยากรจากเจ้าของทรัพยากร เพื่อให้ได้รับความร่วมมือในการจัดเตรียมทรัพยากรได้ ตามกำหนดเวลาที่ต้องใช้ โครงการที่เกิดการล่าช้าส่วนใหญ่เกิดจากการที่ผู้จัดการโครงการไม่ สามารถหาทรัพยากรที่มีคุณภาพตามต้องการ และไม่สามารถจัดหาได้ตามกำหนดเวลา คือเจ้าของ ทรัพยากรไม่สามารถจัดหาทรัพยากรให้ได้ตามที่ตกลงกันไว้นั่นเอง ซึ่งสามารถใช้เครื่องมือที่เป็น ซอฟต์แวร์มาช่วยในการบันทึกและจัดทำตารางแสดงการใช้ทรัพยากรได้ 2.2.3 การควบคุมโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศ การควบคุมโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับการควบคุมเวลา ค่าใช้จ่าย คุณภาพ รวมทั้งการควบคุมการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ เป็นงานที่ต้องรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ โครงการอย่างเป็นระบบ แล้วนำข้อมูลมาวิเคราะห์ พร้อมทั้งหาแนวทางแก้ไขและปรับปรุง การ ควบคุมงานอย่างมีระบบจำเป็นต้องอาศัยกระบวนการเกี่ยวกับการควบคุมเวลา และควบคุมการ ทำงาน มีการใช้ผังเครือข่ายงานซีพีเอ็มเป็นเครื่องมือช่วยนการควบคุมงานในโครงการ ผู้จัดการ โครงการต้องรู้ว่าเมื่อใดจึงจะเรียกว่าเป็นจุดสิ้นสุดของโครงการ และเมื่อโครงการสิ้นสุดลง จำเป็นต้องทำกิจกรรมการทบทวนดูผลลัพธ์ให้ตรงตามวัตถุประสงค์ มีการแจ้งให้คณะทำงานรู้โดย ทั่วถึงกันว่าโครงการได้สิ้นสุดลง มีการสรุปค่าใช้จ่ายอย่างเป็นทางการ ซึ่งเป็นกิจกรรมหลายอย่างที่ ต้องกระทำเมื่อปิดโครงการ

100 การควบคุมโครงการให้ได้ประสิทธิภาพเริ่มต้นด้วยการใช้แผนงานของโครงการที่ได้จัดทำ เป็นแผนแม่แบบ ผลงานทุกอย่างจะถูกนำมาเปรียบเทียบกับแผนแม่แบบดังกล่าว การควบคุม โครงการอาจประกอบด้วย การควบคุมการปรับปรุงแผนงาน การควบคุมปริมาณงานเพื่อป้องกัน งานบานปลาย การควบคุมการใช้ทรัพยากรให้เป็นไปตามแผน การควบคุมการใช้เวลา การควบคุม การใช้เทคโนโลยี การบันทึกข้อมูลและการทบทวนผลสำเร็จของโครงการ 1) การควบคุมการปรับปรุงแผนงาน ในการทำโครงการบางครั้งอาจพบว่าการดำเนิน โครงการอาจเกิดแนวคิดใหม่ ความต้องการใหม่ ซึ่งมีผลทำให้เกิดการแก้ไขและปรับเปลี่ยน คุณสมบัติบางประการ การเปลี่ยนแปลงยังอาจเกิดจากข้อจำกัดอื่นๆ เช่น ปัญหาการออกแบบ ปัญหาการใช้ทรัพยากร ปัญหาค่าใช้จ่าย และเวลาทำงาน เมื่อเกิดการปรับเปลี่ยนแผนใหม่ จำเป็นต้องทำการทบทวนแผนกับผู้ที่เกี่ยวข้องทุกระดับ การเปลี่ยนแผนงานทำให้เกิดเงื่อนไขใ หม่ แต่ก่อนที่จะรับการเปลี่ยนแปลงหรือเงื่อนไขใหม่ จำเป็นต้องให้มีการรับรู้จากผู้บริหารระดับสูงเสมอ พร้อมทั้งประกาศให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับรู้เงื่อนไขใหม่นี้ด้วย 2) การควบคุมปริมาณงานเพื่อป้องกันงานบานปลาย ในการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นใน ระหว่างการดำเนินงานโครงการ อาจกระทบต่อปริมาณงานที่ต้องทำต่อไป จึงต้องประมาณปริมาณ งานกันใหม่ด้วยความระมัดระวัง ปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นอาจรวมทั้งการออกแบบ การเขียนโปรแกรม การทำเอกสารคู่มือ และงานอื่นๆ ที่เกี่ยวกับการพัฒนาระบบซอฟต์แวร์ตามโครงสร้างงานที่ถูก ปรับเปลี่ยนไป เมื่อการเปลี่ยนแปลงทำให้เกิดค่าใช้จ่ายหรือการเงื่อนไขต่างๆ ผู้จัดการโครงการต้อง สามารถเจรจาต่อรองกับผู้ที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับความรับผิดชอบ พร้อมทั้งจัดทำข้อตกลงไว้เป็น หลักฐาน 3) การควบคุมการใช้ทรัพยากร ในระหว่างดำเนินงานตามแผน ต้องมีการบันทึกการใช้ จ่ายทรัพยากรต่างๆ อย่างละเอียด เช่น การใช้ค่าแรง การใช้อุปกรณ์ และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกิดขึ้น ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ถูกนำมาเปรียบเทียบกับงบประมาณที่กำหนดไว้ในแผน เพื่อให้เห็นถึงภาวการณ์ใช้ จ่ายที่เกิดขึ้น เมื่อพบว่าเกิดการเปลี่ยนแปลงในเรื่องของการใช้แรงงานและค่าใช้จ่ายที่กระทบต่อ โครงการ ก็จำเป็นต้องทำการแก้ไข โดยเฉพาะเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงแผน เงื่อนไขการใช้จ่ายย่อม เปลี่ยนแปลงไปด้วย ผู้ที่รับผิดชอบต้องทำการประมาณการใช้ทรัพยากรในส่วนที่เพิ่มอย่าง ระมัดระวังแล้วให้ผู้จัดการโครงการเจรจาต่อผู้เกี่ยวข้องพร้อมทั้งทำเป็นหลักฐานไว้ทุกครั้ง 4) การควบคุมการใช้เวลา การประเมินการใช้เวลาเป็นสิ่งสำคัญของการควบคุมการทำ โครงการ เมื่อได้ทำงานเสร็จแต่ละช่วงให้เปรียบเทียบการใช้เวลาจริงกับที่ได้ประมาณการไว้ในแผน ให้มีการประเมินผลกระทบจากการเสร็จงานก่อนหรือหลังกำหนด เพื่อจะได้ใช้ศึกษาผลกระทบที่ อาจเกิดขึ้นกับงานที่เหลือของโครงการ ถ้าจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนตารางเวลาทำงานจนเป็นเหตุ

101 ให้กระทบต่อเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง ผู้จัดการโครงการต้องรีบเจรจาต่อรองกับผู้เกี่ยวข้องอย่างเป็น ทางการ พร้อมทั้งทำหลักฐานประกอบข้อตกลงทุกครั้ง 5) การควบคุมเทคโนโลยี สำหรับการพัฒนาระบบสารสนเทศมักจะต้องอาศัยเทคโนโลยี เช่น ใช้เทคนิคการออกแบบเชิงวัตถุ หรือออกแบบระบบที่ทำงานแบบกระจาย หรือใช้เทคนิคของ เครือข่ายอินเทอร์เน็ต การเลือกใช้เทคโนโลยีเฉพาะอย่างนำไปสู่การกำหนดทักษะของพนักงานที่ ต้องใช้ร่วมกับการทำโครงการ ดังนั้นหลังจากได้ทำงานไปสักระยะหนึ่ง จำเป็นต้องมีการประเมินผล การใช้เทคโนโลยีที่เลือกกับทักษะของบุคลากรที่ถูกจัดสรรให้เข้าร่วมงาน พร้อมทั้งรายงานผลการใช้ เทคโนโลยีอย่างต่อเนื่องต่อผู้ที่รับผิดชอบ บางครั้งอาจเกิดเหตุการณ์ที่โครงการเริ่มเกิดการล่าช้าหรือ เกิดปัญหาอันเนื่องมาจากเลือกเทคโนโลยีที่ไม่เหมาะสมหรือเลือกบุคลากรที่ไม่เหมาะกับเทคโนโลยี เมื่อพบปัญหาเช่นนี้ ต้องรีบกำหนดมาตรการแก้ไขทันที 6) การทบทวนผลสำเร็จของโครงการเป็นระยะ ซึ่งถือว่าเป็นจุดสำคัญในการควบคุม โครงการ โดยเฉพาะช่วงเริ่มต้นและช่วงสิ้นสุดของงานย่อยแต่ละงาน นอกจากนี้ยังนิยมกำหนดจุด ทบทวนที่เรียกว่า ไมล์สโตน (milestone) เพื่อวัดผลดูว่างานย่อยแต่ละงานได้บรรลุผลตามเป้า หรือไม่ อย่างไร การทบทวนผลงานในแต่ละช่วงอาจต้องทำกับกลุ่มบุคคลที่เกี่ยวข้อง เช่น ลูกค้า ผู้ใช้ระบบ ผลจากการทบทวนทำให้สามารถชี้ประเด็นปัญหา ซึ่งพาไปสู่การปรับปรุงแก้ไข จนเกิดผล ที่ดีสำหรับโครงการ 2.2.4 การควบคุมงานในโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศ การบริหารโครงการต้องมีการควบคุมงานเป็นจำนวนมาก มีการติดตามเรื่องเวลาที่ใช้ทำงาน เครื่องมือที่ช่วยควบคุมงานโดยเน้นเวลาทำงาน เช่น เครื่องมือที่ใช้ผังเครือข่ายงาน (network diagram) เพื่อติดตามและควบคุมการทำงาน ผังเครือข่ายงานเป็นภาพที่วาดขึ้นเพื่อแสดง ความสัมพันธ์ของกลุ่มงานที่โยงเข้าด้วยกันตามลำดับก่อนหลังในเชิงเวลาทำงาน แสดงให้เห็นว่างาน หนึ่งงานหรือหลายงานจะต้องเสร็จก่อนที่จะเริ่มทำงานอีกงานหนึ่งได้ การเขียนภาพนิยมให้ เครื่องหมายลูกศรชี้จากงานหนึ่งไปยังอีกงานหนึ่ง โดยใช้สัญลักษณ์เป็นรูปวงกลมหรือสี่เหลี่ยมแทน ความหมายของงานแต่ละงาน ภาพที่แสดงเป็นผังเครือข่ายงานถูกสร้างขึ้นโดยอาศัยหลัก 3 ประการดังนี้ - กำหนดกิจกรรม (activity) ได้แก่ งานย่อยที่ต้องทำในโครงการ - กำหนดเหตุการณ์ (event) หมายถึง การกำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกิจกรรม หรืองาน - กำหนดลำดับก่อนหลังของงาน ได้แก่ การกำหนดว่างานใดจะต้องทำก่อน และต้องต่อ ด้วยงานใด การสร้างผังเครือข่ายงานของโครงการมี 3 ขั้นตอนดังนี้

102 1) เลือกวิธีแสดงกิจกรรม กิจกรรม คือ งานย่อยที่ได้กำหนดไว้ในโครงสร้างงาน ซึ่งอาจ ปรากฏเป็นภาพวงกลม หรือลูกศรก็ได้ ถ้าใช้สัญลักษณ์วงกลมแทนกิจกรรม เรียกว่า “การแสดง กิจกรรมบนโหนด” (activity on node) ดังตัวอย่างในภาพที่ 4.5 ภาพที่ 4.5 การแสดงกิจกรรมบนโหนด หมายเลข 1 อาจหมายถึง งานออกแบบซอฟต์แวร์ และหมายเลข 2 อาจหมายถึง งาน เขียนโปรแกรม ภาพนี้อธิบายได้ว่าเมื่อเสร็จจากงานหมายเลข 1 แล้วจึงจะเริ่มงานหมายเลข 2 ได้ ถ้าเลือกสัญลักษณ์ลูกศรแทนกิจกรรม เรียกว่า “การแสดงกิจกรรมบนลูกศร” (activity on arrow) ดังแสดงตัวอย่างในภาพที่ 4.6 1 ภาพที่ 4.6 การแสดงกิจกรรมบนลูกศร เลข 1 ที่ปรากฏบนลูกศร อาจหมายถึง งานออกแบบระบบซอฟต์แวร์ ส่วนตัวอักษร A และ B แสดงจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของงานออกแบบซอฟต์แวร์ ภาพนี้สื่อให้เห็นจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด ของงานหมายเลข 1 เมื่อนำงานที่แสดงอยู่ในรูปสัญลักษณ์แบบใดแบบหนึ่งตามที่กล่าวข้างต้นเรียงตามลำดับ ก่อนหลังของงานตามโครงสร้างที่ได้กำหนดไว้แล้ว ผลที่ได้คือผังเครือข่ายงานตามที่ต้องการ 2) วาดภาพแสดงกิจกรรม เมื่อตัดสินใจเลือกสัญลักษณ์แสดงกิจกรรมแล้ว ขั้นต่อไปคือ นำเอาโครงสร้างที่ได้กำหนดไว้ในช่วงการกำหนดรายละเอียดงานของโครงการมาเป็นแม่แบบ ดัง ตัวอย่างต่อไปนี้ 3) วาดสัญลักษณ์แสดงกิจกรรมโดยเริ่มจากงานแรก (A) ส่วนซ้ายสุด และไปสิ้นสุดที่งาน สุดท้าย (H) ที่อยู่ด้านขวาของผังเครือข่าย การวาดภาพผังเครือข่ายแสดงกิจกรรมต่างๆ อาจวาด ด้วยมือหรือใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ก็ได้ ภาพที่ 4.7 แสดงตัวอย่างของผังเครือข่ายงาน ภาพที่ 4.7 ตัวอย่างผังเครือข่ายงาน 1 2 A B

103 4) ตรวจสอบความถูกต้องของเครือข่าย เมื่อสร้างผังเครือข่ายงานของโครงการแล้ว จำเป็นต้องระมัดระวังว่างานทุกงานได้ปรากฏอยู่บนผังเครือข่ายครบถ้วนแล้ว นอกจากนี้ต้องให้ ความสนใจต่อการวาดลูกศรชี้จากงานหนึ่งไปยังอีกงานหนึ่งถ้าใช้เทคนิคการแสดงกิจกรรมบนโหนด (activity on node) เครื่องหมายลูกศรจะแสดงถึงความสัมพันธ์ระหว่างงาน 2 งาน ดังนั้น รูป วงกลมทุกวงจะต้องมีลูกศรทั้งชี้เข้าและชี้ออกอย่างน้อยอย่างละหนึ่งลูกศรเว้นแต่วงกลมที่แสดงงาน แรกและงานสุดท้ายของโครงการ การถ่ายทอดงานลงบนผังเครือข่ายไม่ครบถ้วนจะมีผลทำให้การ ทำงานผิดขั้นตอน หรือการควบคุมงานอาจไม่สมบูรณ์ ตกหล่นทำให้เกิดปัญหาแก่โครงการทั้ง โครงการได้ 2.2.5 การควบคุมแผนงานด้วยเทคนิคซีพีเอ็ม ซีพีเอ็ม (Critical Path Method: CPM) เป็นเครื่องมือที่นิยมใช้ทั้งการวางแผนงานและการ ควบคุมการทำงานให้เป็นไปตามแผน โดยการติดตามอย่างใกล้ชิดกับงานที่ต้องทำให้เสร็จตาม กำหนดเพื่อไม่ให้เกิดผลกระทบการล่าช้ากับโครงการ ในการทำงานในบางครั้งจะพบว่าการทำงาน ไม่ได้ทำทีละงานจากเริ่มต้นจนจบโครงการ งานบางกลุ่มสามารถทำงานพร้อมกันได้ หรือ ณ เวลา หนึ่งๆ อาจทำงานพร้อมกันหลายๆ งานได้ แต่กลุ่มงานที่เริ่มทำพร้อมกันไม่ได้หมายความว่าจะเสร็จ พร้อมกัน บางงานใช้เวลาน้อยก็เสร็จก่อน งานที่ใช้เวลานานก็เสร็จช้ากว่า ที่สำคัญคืองานที่จะทำ ถัดไปอาจต้องรอให้งานหลายๆ งานที่ทำก่อนหน้านั้นเสร็จทั้งหมด จึงจะเริ่มงานใหม่ได้ แต่งานกลุ่ม ที่อยู่ข้างหน้าอาจเริ่มไม่พร้อมกันได้ ตราบใดที่เสร็จทันกันเพื่อให้งานถัดไปเริ่มทำงานได้โดยไม่ต้อง รอ แต่ด้วยเหตุที่งานแต่ละงานใช้เวลาไม่เท่ากัน ถ้าจะให้เสร็จทันกัน งานที่ใช้เวลาทำงานยาวกว่า จะต้องเริ่มงานก่อน งานที่ใช้เวลาสั้นกว่าอาจรอได้ตราบใดที่เสร็จทันงานที่ใช้เวลาทำงานที่ยาวกว่า เทคนิคซีพีเอ็มสร้างขึ้นเพื่อช่วยให้ผู้จัดการโครงการใช้กำหนดแผนงานว่างานใดสามารถรอหรือล่าช้า ได้ งานใดล่าช้าไม่ได้ การจัดให้เริ่มงานใดก่อน งานใดเร่มทีหลัง และต้องเริ่มเมื่อใด เพื่อให้โครงการ ทั้งโครงการแล้วเสร็จตามเป้าหมาย เป็นหน้าที่หลักของการควบคุมโครงการ ซีพีเอ็มทำงานร่วมกับผังเครือข่ายงาน เป็นเทคนิคที่ช่วยชี้ให้เห็นว่างานใดในโครงการเป็นงาน ที่รอได้ งานใดรอหรือล่าช้าไม่ได้ ต้องเริ่มงานให้ทันตามกำหนด การทำซีพีเอ็มนั้นให้เริ่มต้นจาก ตารางโครงสร้างงานที่ได้จัดทำไว้ในช่วงกำหนดรายละเอียดโครงการ จากนั้นให้กำหนดเวลาเริ่มทำ งานแก่งานทุกงาน ซึ่งทำได้เป็น 2 ลักษณะ คือ ลักษณะที่หนึ่งกำหนดให้เริ่มทำงานในทันทีที่เริ่มได้ (earliest) โดยยึดหลักว่าเมื่องานที่นำหน้าเสร็จเมื่อใด ก็ให้เริ่มงานของงานถัดไปทันที คือเริ่มงานใน วันเดียวกันกับวันเสร็จงานของงานที่นำหน้าอยู่ ลักษณะที่สองคือ กำหนดให้เริ่มทำงานช้าที่สุดเท่าที่ จะช้าได้ (latest) โดยยึดหลักว่าให้งานเสร็จทันตามกำหนด เช่น ถ้าพบว่างานๆ หนึ่งใช้เวลาทำงาน 5 วัน และต้องเสร็จอย่างช้าไม่เกินวันที่ 28 เมื่อเป็นเช่นนี้จะเริ่มทำงานๆ นี้ได้ไม่ช้ากว่าวันที่ 24 โดย การกำหนดเวลาทำงานทั้งสองลักษณะดังที่กล่าว ทำให้งานหนึ่งอาจมีวันเลือกวันที่จะเริ่มทำงานได้

104 2 วัน แต่ต้องมั่นใจว่าจะไม่ทำให้โครงการต้องล่าช้า ผลต่างระหว่าง 2 เวลาที่เลือกนี้ เรียกว่า “เวลา ที่ล่าช้าได้” หรือ “สแล็กไทม์(slack time)” ซึ่งเป็นระยะเวลาที่ผู้จัดการโครงการสามารถตัดสินใจ รอหรือเลื่อนการเริ่มงานนั้นๆ ได้ โดยไม่เสี่ยงกับการล่าช้าของโครงการ แต่ถ้างานใดไม่ปรากฏว่ามีส แล็คไทม์ ก็แสดงว่าต้องเริ่มทำงานให้ตรงเวลา มิฉะนั้นจะมีผลทำให้โครงการล่าช้าได้ งานที่ไม่มีส แล็คไทม์ถูกเรียกว่า “งานวิกฤต (critical activity)” เมื่อรวมงานกลุ่มนี้จากงานแรกจนถึงงาน สุดท้ายของโครงการ จะมีระยะเวลาทำงานที่ยาวนานที่สุด และเป็นที่รู้จักกันในชื่อว่า “เส้นทาง วิกฤต (critical path)” ผู้จัดการโครงการจะให้ความสำคัญกับงานที่อยู่บนเส้นทางวิกฤต และใช้เป็น เครื่องมือควบคุมเพื่อให้สามารถทำงานทั้งโครงการลุล่วงไปได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ การใช้ซีพีเอ็มต้องมีการเตรียมงาน ตามขั้นตอนดังนี้ 1) เริ่มจากการใช้ตารางแสดงโครงการงานย่อย สมมุติว่ามีตารางแสดงโครงการงานย่อยดังตัวอย่างในตารางที่ 4.1 ซึ่งเป็นโครงการเกี่ยวกับการ พัฒนาระบบสารสนเทศ โดยกำหนดให้มีงาน 6 งานดังภาพที่ 4.8 งานย่อยของโครงการ ระยะเวลา นับเป็นวัน ความสัมพันธ์ก่อนหลังของงาน 1. วิเคราะห์ระบบงาน 1.1 คัดเลือกนักวิเคราะห์ 1.2 ศึกษาความต้องการ 2. สั่งเครื่องคอมพิวเตอร์ 3. ฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง 3.1 จัดเตรียมการฝึกอบรม 3.2 ฝึกอบรมผู้เขียนโปรแกรม 4. ออกแบบระบบงาน 5. เขียนโปรแกรม 6. ทดสอบโปรแกรม 2 3 30 3 12 7 20 5 ไม่มี หลัง 1.1 การคัดเลือกนักวิเคราะห์ ไม่มี ไม่มี หลัง 3.1 จัดเตรียมการฝึกอบรมและ 2 สั่งเครื่อง คอมพิวเตอร์ หลังจากงาน 1.2 ศึกษาความต้องการ หลังจากงาน 3.2 ฝึกอบรมผู้เขียนโปรแกรม และ 4.ออกแบบระบบงาน หลังจากงาน 5. เขียนโปรแกรม ภาพที่ 4.8 โครงสร้างงานย่อยและการจัดลำดับงาน 2) สร้างผังเครือข่ายงาน จากภาพที่ 4.8 นำโครงสร้างงานย่อยที่แสดงลำดับก่อนหลังของงาน มาวาดผังเครือข่าย (network diagram) ได้ดังภาพต่อไปนี้

105 ภาพที่ 4.9 ผังเครือข่ายของโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศตัวอย่าง 3) กำหนดวันทำงานตามปฏิทินเพื่อสร้างเส้นทางวิกฤต วิธีสร้างเส้นทางวิกฤต (critical path) เริ่มต้นด้วยการกำหนดวันเริ่มงานที่เร็วที่สุด (earliest) ซึ่งจะนำไปสู่การได้วันเสร็จงานที่เร็วที่สุด วิธีคำนวณหาวันปฏิทินที่เริ่มงานได้เร็วที่สุด ให้เริ่มทำจาก ซ้ายไปขวา คือจากงานแรกไปหางานสุดท้ายของโครงการ ในตารางที่ 4.1 แสดงช่องระยะเวลาที่ใช้ ทำงานแต่ละงานนับเป็นวัน (ช่องที่ 2) และช่องแสดงวันเริ่ม (ช่องที่ 3) และวันสิ้นสุด (ช่องที่ 4) ของ งานที่เริ่มงานได้เร็วที่สุด เมื่อทำเช่นนี้จนครบทุกงาน จะพบว่าต้องใช้เวลาทั้งสิ้น 67 วัน ดังนี้ งานที่ 1.1 คัดเลือกนักวิเคราะห์ เริ่มต้นได้ทันที ใช้ระยะเวลา 2 วัน จึงเสร็จงานวันที่ 2 งานที่ 1.2 ศึกษาความต้องการ ทำต่อจากงานที่ 1.1 จึงเริ่มวันที่ 2 ใช้ระยะเวลา 3 วัน จึงเสร็จ งานวันที่ 5 งานที่ 2 สั่งเครื่องคอมพิวเตอร์ เริ่มต้นได้ทันที ใช้ระยะเวลา 30 วัน จึงเสร็จงานวันที่ 30 งานที่ 3.1 จัดเตรียมการฝึกอบรม เริ่มต้นได้ทันที ใช้ระยะเวลา 3 วัน จึงเสร็จงานวันที่ 3 งานที่ 3.2 ฝึกโปรแกรมเมอร์ ทำต่อจากงานที่ 2 และงานที่ 3.1 จึงเริ่มวันที่ 30 ใช้ระยะเวลา 12 วัน จึงเสร็จงานวันที่ 42 งานที่ 4 ออกแบบระบบงาน ทำต่อจากงานที่ 1.2 จึงเริ่มวันที่ 5 ใช้ระยะเวลา 7 วัน จึงเสร็จงาน วันที่ 12 งานที่ 5 เขียนโปรแกรม ทำต่อจากงานที่ 3.2 และ 4 จึงเริ่มวันที่ 42 ใช้ระยะเวลา 20 วัน จึง เสร็จงานวันที่ 62 งานที่ 6 ทดสอบโปรแกรม ทำต่อจากงานที่ 5 จึงเริ่มวันที่ 62 ใช้ระยะเวลา 5 วัน จึงเสร็จงาน วันที่ 67 (1) งานย่อยของโครงการ (2) ระยะเวลา เร็วที่สุด ช้าที่สุด (7) (8) (3) วันเริ่ม (4) วันสิ้นสุด (5) วันเริ่ม (6) วันสิ้นสุด Slack time Critical path A-เริ่มโครงการ 0 0 0 0 0 0 √ 1. วิเคราะห์ระบบ

106 (1) งานย่อยของโครงการ (2) ระยะเวลา เร็วที่สุด ช้าที่สุด (7) (8) (3) วันเริ่ม (4) วันสิ้นสุด (5) วันเริ่ม (6) วันสิ้นสุด Slack time Critical path 1.1 คัดเลือกนักวิเคราะห์ 2 0 2 30 32 30 1.2 ศึกษาความต้องการ 3 2 5 32 35 30 2. สั่งเครื่องคอมพิวเตอร์ 30 0 30 0 30 0 √ 3. ฝึกอบรมพนักงาน 3.1 จัดเตรียมการฝึกอบรม 3 0 3 27 30 27 3.2 ฝึกโปรแกรมเมอร์ 12 30 42 30 42 0 √ 4. ออกแบบระบบงาน 7 5 12 35 42 30 5. เขียนโปรแกรม 20 42 62 42 62 0 √ 6. ทดสอบโปรแกรม 5 62 67 62 67 0 √ สิ้นสุดโครงการ 0 67 67 67 67 67 √ ภาพที่ 4.10 ค่าที่คำนวณหาเส้นทางวิกฤตของโครงการ ขั้นต่อมา ให้คำนวณหาวันเริ่มงาน (ช่องที่ 5) และวันสิ้นสุดของงาน (ช่องที่ 6) ที่ช้าที่สุด (latest) การคำนวณในขั้นนี้ให้เริ่มจากขวาไปซ้าย คือ เริ่มจากงานสุดท้ายไปหางานแรกของ โครงการ ตามตัวอย่างนี้จึงเริ่มที่วันที่ 67 ของงานลำดับที่ 6 แล้วทำย้อนหน้าไปหางานแรก ซึ่งจะให้ ผลลัพธ์ตามที่ปรากฏในภาพที่ 4.10 การคำนวณหาค่าสแล็คไทม์ (slack time) เป็นการคำนวณหา ผลต่างระหว่างวันเริ่มงานเร็วที่สุด (ช่องที่ 3) กับวันเริ่มงานช้าที่สุด (ช่องที่ 5) ซึ่งจะให้เท่ากับการ คำนวณหาผลต่างระหว่างวันที่เสร็จงานเร็วที่สุด (ช่องที่ 4) กับวันเสร็จงานช้าที่สุด (ช่องที่ 6) การหางานเป็นเส้นทางวิกฤต ให้พิจารณาจากงานที่ปรากฏวันเริ่มงานเร็วที่สุด (ช่องที่ 3) เป็นวันเดียวกันกับที่เริ่มงานช้าที่สุด (ช่องที่ 5) กล่าวคือ งานที่ค่าสแล็คไทม์ (slack time) เป็นศูนย์ นั่นเอง กลุ่มงานที่เป็นงานวิกฤตจะปรากฏอยู่ในภาพผังเครือข่ายงานที่เชื่อมด้วยลูกศรเส้นหนา ซึ่ง เป็นการเน้นให้เห็นเส้นทางวิกฤตที่ผู้จัดการโครงการต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษตามที่แสดงในภาพ ที่ 4.9 2.2.6 การปิดโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศ ทุกโครงการต้องมีจุดสิ้นสุด โครงการที่ไม่มีจุดสิ้นสุดคือโครงการที่ยังไม่มีวันเสร็จ โครงการที่ ยังไม่เสร็จจะต้องใช้ทรัพยากรอย่างต่อเนื่อง การใช้ทรัพยากรอย่างต่อเนื่องจนเกินงบประมาณที่ กำหนดไว้มีโอกาสประสบความล้มเหลว เมื่อโครงการใดได้ทำงานจนถึงงานสุดท้ายของโครงการแล้ว ย่อมจะชี้บอกได้ว่าได้มาถึงจุดสุดท้ายของโครงการแล้ว เมื่องานสุดท้ายของโครงการได้ทำเสร็จลุล่วงไปแล้ว ให้ถือว่าโครงการได้เสร็จสิ้นลง มีการ โต้แย้งอยู่บ่อยครั้งว่า จุดสิ้นสุดของโครงการซอฟต์แวร์น่าจะเป็นจุดที่เจ้าของโครงการหรือผู้ใช้

107 ยอมรับผลงานและเริ่มนำระบบงานไปใช้งานจริงหรือไม่ ถ้าต้องการให้ถือจุดรับงานเป็นจุดสิ้นสุด ของโครงการจริง กิจกรรมการรับโครงการจนถึงขั้นเริ่มใช้งานจริงต้องนำมาพิจารณาให้เป็นงานย่อย ของโครงการด้วย และถือเป็นงานสุดท้ายของโครงการ เพราะตามหลักการบริหารโครงการต้องถือ ว่างานทุกงานจะมีการใช้ทรัพยากร เช่น คน เวลา เครื่องมือ วัสดุ และอื่นๆ ดังนั้น ถ้าการกระทำ ใดๆ ที่ทำให้ต้องใช้เวลาและทรัพยากรของโครงการก็ต้องถือเป็นงานที่อยู่ภายในโครงการด้วย การ ตรวจรับจนถึงขั้นที่เจ้าของงานและผู้ใช้เริ่มพอใจและนำไปใช้งานจริง ต้องใช้เวลาและทรัพยากรของ ทีมงาน จึงจำเป็นต้องกำหนดให้เป็นส่วนหนึ่งของโครงการด้วยถ้าไม่ถือว่าการตรวจรับและการ นำไปใช้งานจริงเป็นงานส่วนหนึ่งของโครงการ นั่นคือ ให้มีการปิดโครงการเมื่องานสุดท้ายของ โครงการได้ยุติลง การตรวจรับและการนำไปใช้งานจริงจะเป็นกิจกรรมของการใช้งาน (implementation) และกิจกรรมของการบำรุงรักษา (maintenance) ซึ่งเป็นงานที่อยู่นอก โครงการพัฒนาระบบสารสนเทศ ความไม่ชัดเจนของการแยกขอบเขตหรือเขตความรับผิดชอบของงานว่าอะไรอยู่ในโครงการ หรือไม่ โดยเฉพาะตอนช่วงการกำหนดรายละเอียดในเนื้อหาของโครงการ จะพาไปสู่ความขัดแย้ง ระหว่างผู้ทำงานและเจ้าของงาน หรือคนว่าจ้าง และผู้ใช้ระบบ ซึ่งมักจะพาไปสู่การทำให้โครงการ ล่าช้า ค่าใช้จ่ายโครงการบานปลาย และที่รุนแรงที่สุดคือ โครงการล่าช้าเกินกำหนดทำให้ผิดสัญญา หรือผิดเงื่อนไขได้ เมื่อถึงจุดนี้ ผู้บริหารโครงการต้องกำหนดกิจกรรมเกี่ยวกับการปิดโครงการ เช่น ประเมินผลงาน ปิดบัญชีเพื่อสรุปค่าใช้จ่ายอย่างเป็นทางการ แจ้งให้คณะทำงานทราบโดยทั่วถึงกัน ว่าโครงการได้สิ้นสุดลงก่อนจะสลายทีมงาน และทำรายงานสรุปผล 1) ประเมินผลงาน เพื่อประเมินผลดูว่าผลงานที่ได้จากโครงการนั้นตรงตามวัตถุประสงค์ และเป้าหมายที่กำหนดไว้ตอนเริ่มโครงการหรือไม่ การประเมินผลที่ง่ายและทำได้รวดเร็ว คือ สอบถามความคิดเห็นจากลูกทีมและผู้ที่เกี่ยวข้อง หรือผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียกับโครงการว่าผลของ โครงการนั้นตรงตามวัตถุประสงค์หรือไม่ นอกจากนี้ยังต้องประเมินผลโดยพิจารณาจากระยะเวลา และค่าใช้จ่ายที่ใช้จริง ว่าใกล้เคียงกับที่ได้ประมาณการไว้หรือไม่ ถ้าพบว่าได้เกิดความคลาดเคลื่อน จะต้องศึกษาและวิเคราะห์ถึงปัญหา ซึ่งข้อมูลที่ได้จะเป็นประโยชน์ต่อการทำโครงการใหม่ต่อไปใน ภายหลังสำหรับโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์นั้น อาจต้องมีการกำหนดแนวทางและกติการการวัดผล ในเชิงคุณภาพตั้งแต่เริ่มต้น เช่น ความเร็วในการประมวลผล ความง่ายในการใช้ ความถูกตต้องของ ผลงาน โดยแนวทางต่างๆ เหล่านี้จะถูกนำมาทดสอบผลเป็นช่วงๆ ในระหว่างการดำเนินโครงการ และเป็นสาเหตุหนึ่งของการทำให้เกิดการปรับเปลี่ยนการใช้เทคโนโลยี เปลี่ยนแปลงข้อกำหนด หรือ แม้กระทั่งเปลี่ยนวิศวกรเหรือผู้ทำงานเพื่อให้ได้คนที่มีทักษะที่เหมาะสมกับงาน ถ้าได้กระทำตามที่ กล่าวในระหว่างการดำเนินโครงการ เมื่อโครงการสิ้นสุดลง การวัดผลในเชิงคุณภาพก็มักจะทำได้ ง่ายและรวดเร็ว

108 2) ปิดบัญชีเป็นการปิดบัญชีค่าใช้จ่าย ซึ่งผู้จัดการโครงการควรจะมีความสามารถในการทำ โครงการภายใต้งบประมาณที่กำหนดไว้ โครงการใดที่ใช้งบประมาณเกินมักจะสื่อปัญหาหลายอย่าง เช่น การควบคุมโครงการไม่มีประสิทธิภาพ ไม่เข้าใจปัญหาชัดเจน ใช้เจ้าหน้าที่ที่มีทักษะไม่ เหมาะสม ผู้จัดการโครงการไม่มีทักษะในการเจรจากับผู้ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งถ้ามีการประเมินปัญหาโดย ละเอียดจะได้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อหน่วยงานที่จะนำไปปรับปรุงทักษะการบริหารโครงการใน ครั้งต่อไปได้ ถ้าพบว่าค่าใช้จ่ายโครงการเกิดบานปลายมักจะหมายความถึงการใช้เวลาเกินกว่าที่ กำหนด จำเป็นต้องศึกษาหาสาเหตุที่ทำให้เวลาที่ใช้ทำโครงการเพิ่มขึ้นกว่าที่ตั้งใจไว้ จึงเห็นว่าการ ปิดบัญชีเมื่อสิ้นสุดโครงการมีประโยชน์หลายประการ คือ นอกจากจะทำให้รู้ค่าใช้จ่ายการทำ โครงการอย่างถูกต้องยังเป็นจุดที่ทำให้ต้องหันมาสนใจศึกษาประเด็นปัญหาและจุดอ่อนของทีมงาน อื่นๆ เพื่อศึกษาหาแนวทางในการพัฒนาทีมงานต่อไป การปิดบัญชีประกอบด้วยการสรุปรายจ่ายที่เกิดขึ้นตลอดทั้งโครงการ นำมาเปรียบเทียบ รายการต่อรายการกับประมาณการ ภายหลังจากการทบทวนกันอย่างรอบคอบแล้ว ต้องสรุปเป็น รายงานแล้วให้ผู้ที่รับผิดชอบลงนามรับทราบเป็นหลักฐาน 3) สลายทีมงาน ทีมงานของโครงการจะถูกจัดสรรมาร่วมโครงการในหน้าที่ต่างๆ กัน ความ รับผิดชอบบางอย่างอาจใช้เวลานานหลายปี งานบางอย่างอาจเสร็จเร็ว แตกต่างกันไป ทีมงาน เหล่านี้เป็นทรัพยากรที่มีคุณค่าอย่างยิ่งสำหรับองค์กร จึงไม่สมควรที่จะให้บุคคลเหล่านี้อยู่ในสภาพ ว่างงานนานเกินควร เมื่อเสร็จสิ้นจากโครงการหนึ่งก็สมควรจะให้บุคคลเหล่านี้มีโอกาสเข้าร่วม โครงการใหม่ได้โดยไม่รอช้า ดังนั้น ทุกครั้งที่เสร็จงานโครงการควรจะประกาศให้ชัดเจนว่าบุคคล นั้นๆ ได้หมดภาระหน้าที่แล้ว เพื่อผู้จัดการทรัพยากรที่เกี่ยวข้องสามารถนำทรัพยากรเหล่านั้นไปใช้ ในโครงการใหม่ต่อไป สำหรับทีมงานชุดสุดท้ายที่ร่วมรับผิดชอบโครงการในช่วงปิดโครงการ ผู้จัดการโครงการต้องรีบสลายตัวทีมงานโดยเร็ว เพื่อให้สมาชิกทุกคนเป็นอิสระพร้อมที่จะรับงาน โครงการใหม่ ณ จุดสิ้นสุดโครงการ ผู้จัดการโครงการต้องประกาศอย่างเป็นทางการให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง รับรู้ว่าโครงการได้เสร็จสิ้นลงแล้ว และได้ปิดโครงการอย่างเป็นทางการ 4) ทำรายงานสรุปผล เมื่อโครงการได้ปิดลงแล้ว ลูกทีมได้สลายตัวแล้ว เจ้าของงานได้รับ มอบงานไปแล้ว งานชิ้นสุดท้ายของผู้จัดการโครงการคือ สั่งให้รวบรวมข้อมูลทั้งหมด ตั้งแต่ รายละเอียดเกี่ยวกับโครงการ แผนงานที่ได้ทำไป รายงานค่าใช้จ่าย เอกสารประกอบผลงาน เอกสาร คู่มือประกอบการใช้ระบบและอื่นๆ จัดให้ผู้ที่รับผิดชอบลงนามรับทราบไว้เป็นหลักฐาน เมื่อได้ ทำงานส่วนนี้เสร็จแล้วจึงจะถือได้ว่าโครงการได้เสร็จสิ้นโดยสมบูรณ์

109 ใบงาน ให้นักศึกษาฝึกปฏิบัติการบริหารโครงการโดยมีรายละเอียดดังนี้ 1. ยกตัวอย่างโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศมา 1 ตัวอย่าง 2. จัดทำโครงสร้างของงานที่แบ่งออกเป็นงานย่อย (Work Breakdown Structure : WBS) เพื่อ แตกรายละเอียดงานออกมา 3. เรียงลำดับงานในโครงการตามความสัมพันธ์ก่อนหลัง 4. ระบุความต้องการใช้ทรัพยากรต่างๆ และระบุระยะเวลาให้แต่ละงานในโครงการ

110 แบบฝึกหัด 1. จงอธิบายความหมายของคำว่า “โครงการ” 2. โครงการมักจะมีข้อจำกัด 3 ประการ คืออะไรบ้าง 3. ข้อจำกัดในส่วนของ ขอบเขตของโครงการ เวลา และค่าใช้จ่าย มีความสัมพันธ์หรือเชื่อมโยง กันอย่างไร 4. การบริหารโครงการคืออะไร 5. การควบคุมโครงการเป็นการควบคุมเรื่องอะไรบ้าง 6. เพราะเหตุใดผู้จัดการโครงการจึงนิยมใช้เทคนิคการสร้างผังเครือข่ายเพื่อช่วยการควบคุมงาน 7. จงอธิบายรูปแบบของผังเครือข่ายงานโดยสังเขป 8. จงอธิบายการใช้ซีพีเอ็ม (CPM) เพื่อการควบคุมโครงการ 9. การสร้างผังเครือข่ายงานของโครงการมี 3 ขั้นตอนคือขั้นตอนใดบ้าง 10. กิจกรรมที่ต้องทำเมื่อสิ้นสุดโครงการมีอะไรบ้าง

111 เฉลยแบบฝึกหัด 1. โครงการ หมายถึง งานที่ต้องทำโดยที่งานนั้นๆ สามารถแยกเป็นกลุ่มกิจกรรมย่อย ๆ หรืองาน ย่อย ๆ โดยที่งานย่อยเหล่านี้ต่างถูกกำหนดให้มีหน้าที่และวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ทุกๆ กิจกรรมถูก กำหนดให้มีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด 2. โครงการมักจะมีข้อจำกัด 3 ประการ คือ ขอบเขตของโครงการ เวลา และค่าใช้จ่าย 3. มีความสัมพันธ์หรือเชื่อมโยงกัน คือ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อจำกัดข้อใดข้อหนึ่งจะส่งผล กระทบต่อข้อจำกัดที่เหลือ เช่น ถ้าลดขอบเขตงานแล้ว เวลาและงบประมาณจะต้องลดลง เช่นเดียวกัน หรือเมื่อลดระยะเวลาของโครงการ ย่อมส่งผลต่อค่าใช้จ่ายและขอบเขตของโครงการที่ ควรต้องลดลงด้วย หรือเมื่อมีการลดค่าใช้จ่าย ขอบเขตโครงการย่อมต้องถูกลดลง ซึ่งมีผลให้ ระยะเวลาของโครงการลดลงเช่นเดียวกัน 4. การบริหารโครงการ เป็นการจัดการทรัพยากรที่มีอยู่ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เพื่อให้การ ดำเนินงานในโครงการสามารถบรรลุเป้าหมายตามวัตถุประสงค์ 5. การควบคุมการปรับปรุงแผนงาน การควบคุมปริมาณงานเพื่อป้องกันงานบานปลาย การ ควบคุมการใช้ทรัพยากรให้เป็นไปตามแผน การควบคุมการใช้เวลา การควบคุมการใช้เทคโนโลยี การบันทึกข้อมูลและการทบทวนผลสำเร็จของโครงการ 6. เนื่องจาก การบริหารโครงการต้องมีการควบคุมงานเป็นจำนวนมาก มีการติดตามเรื่องเวลาที่ใช้ ทำงาน 7. ผังเครือข่ายงานเป็นภาพที่วาดขึ้นเพื่อแสดงความสัมพันธ์ของกลุ่มงานที่โยงเข้าด้วยกัน ตามลำดับก่อนหลังในเชิงเวลาทำงาน แสดงให้เห็นว่างานหนึ่งงานหรือหลายงานจะต้องเสร็จก่อนที่ จะเริ่มทำงานอีกงานหนึ่งได้ 8. การใช้ซีพีเอ็ม เพื่อการควบคุมโครงการ ทำให้การวางแผนงานและการควบคุมการทำงานเป็นไป ตามแผน โดยสามารถมีการติดตามอย่างใกล้ชิดกับงานที่ต้องทำให้เสร็จตามกำหนดเพื่อไม่ให้เกิด ผลกระทบการล่าช้ากับโครงการ 9. 1) เลือกวิธีแสดงกิจกรรม 2) วาดภาพแสดงกิจกรรม 3) วาดสัญลักษณ์แสดงกิจกรรมโดยเริ่ม จากงานแรก ส่วนซ้ายสุด และไปสิ้นสุดที่งานสุดท้าย 10. ประเมินผลงาน ปิดบัญชี เป็นการปิดบัญชีค่าใช้จ่าย สลายทีมงาน ทำรายงานสรุปผล

หน่วยที่ 3 การวิเคราะห์ระบบ 3.1 การวิเคราะห์ระบบ เมื่อการวางแผนโครงการเสร็จลุล่วงเรียบร้อยแล้ว กิจกรรมลำดับถัดไปของการพัฒนาระบบ สารสนเทศก็คือการวิเคราะห์ระบบ ซึ่งเป็นขั้นตอนที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำความเข้าใจใน รายละเอียดของระบบที่ต้องการพัฒนา เพื่อให้ได้ระบบใหม่ที่สามารถแก้ไขปัญหาของระบบเดิมได้ อย่างตรงจุด และเป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์กร วัตถุประสงค์ของขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ คือ เพื่อค้นหาว่าผู้ใช้ต้องการสารสนเทศใดบ้างในระบบ และมีขั้นตอนใดในระบบที่ประมวลผล ข้อมูลจนได้สารสนเทศที่ต้องการนั้น หลังจากนั้นจึงจำลองข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาได้ โดยใช้แผนภาพ ชนิดต่างๆ เพื่อทำให้เข้าใจง่ายขึ้น การเก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิมและความต้องการในระบบ ใหม่เพื่อนำมาแทนที่ระบบเดิมนั้นเรียกว่า การกำหนดความต้องการของระบบ 3.1.1 การกำหนดความต้องการของระบบ การกำหนดความต้องการของระบบ เป็นขั้นตอนดำเนินการรวบรวมข้อเท็จจริงและ สารสนเทศของระบบโดยอาจใช้เทคนิคการเก็บรวบรวมข้อเท็จจริง (Fact-Finding and Information Gathering) เพื่อนำข้อเท็จจริงเหล่านั้นมาทำการวิเคราะห์หาปัญหาที่เกิดขึ้นเพื่อ นำไปสู่การสร้างแนวทางในการแก้ไขปัญหาเหล่านั้น ในระหว่างการกำหนดความต้องการของระบบ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการค้นหาข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับการทำงานของระบบเดิม และรวบรวม ความต้องการของระบบใหม่ที่จะทำให้การทำงานเดิมนั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทั้งนี้รวมถึงการ ค้นหาปัญหาที่เกิดจากการทำงานด้วย ในการเก็บรวบรวมข้อมูล ข้อเท็จจริงและสารสนเทศ สามารถ ใช้เทคนิคต่างๆ เช่น การสัมภาษณ์ การออกแบบสอบถาม การสังเกตสภาพแวดล้อมในสถานที่ ทำงาน และการรวบรวมข้อมูลจากเอกสารขององค์กร เพื่อให้ได้ข้อมูลที่เป็นจริงและถูกต้องมาก ที่สุด การกำหนดความต้องการของระบบ คือการวิเคราะห์ถึงการทำงานของระบบเดิมเพื่อหา ปัญหาที่เกิดขึ้นจริงๆ แต่ก่อนที่จะวิเคราะห์การทำงานของระบบเดิมนั้น จะต้องมีการเก็บรวบรวม ข้อมูลและข้อเท็จจริงของระบบเดิม ซึ่งเป็นหน้าที่อย่างหนึ่งของนักวิเคราะห์ระบบที่จะต้อง ดำเนินการ โดยนักวิเคราะห์ระบบและทีมงานจะต้องพบและพูดคุยกับผู้ใช้ระบบในองค์กรเพื่อให้ได้ ข้อมูลที่ถูกต้อง ทั้งนี้ไม่ว่าจะเป็นวิธีการใดก็ตามนักวิเคราะห์ระบบควรคำนึงถึงระยะเวลาที่ใช้ในการ เก็บรวบรวมข้อมูลด้วย สิ่งที่ได้จากการรวบรวมข้อมูลคือ แบบฟอร์ม รายงาน รายละเอียดการ ทำงาน และเอกสารอื่นๆ ที่เป็นแหล่งข้อมูลขององค์กรภายในเอกสารดังกล่าวจะทำให้นักวิเคราะห์ ระบบทราบถึงรายละเอียดของระบบได้มาก เช่น 1) เป้าหมายขององค์กรทำให้ทราบว่าองค์กรดำเนินธุรกิจอะไรและอย่างไร

113 2) สารสนเทศที่ผู้ใช้ระบบต้องการในการดำเนินงาน 3) ประเภทของข้อมูล ขนาด และจำนวนข้อมูลที่เกิดขึ้นในระหว่างการทำงาน 4) ข้อมูลเกิดขึ้นเมื่อใด เกิดขึ้นได้จากขั้นตอนใดของระบบ และข้อมูลจากขั้นตอนหนึ่งไปยัง ขั้นตอนใดต่อไปและอย่างไร 5) ลำดับขั้นตอนการทำงาน 6) เงื่อนไขต่างๆ ที่เกิดขึ้นในระหว่างการประมวลผลข้อมูลนั้น 7) นโยบายในการปฏิบัติงาน 8) เหตุการณ์สำคัญใดบ้างที่มีผลกระทบต่อข้อมูล และเหตุการณ์เหล่านั้นจะเกิดขึ้นเมื่อใด ข้อมูลที่รวบรวมมาได้ จะมีรายละเอียดค่อนข้างซับซ้อน ในบางครั้งเมื่อนำข้อมูลที่ได้เหล่านี้ไป สื่อสารกับผู้บริหารหรือเจ้าของระบบอาจทำให้มีความเข้าใจไม่ตรงกัน หรือหากมีความเข้าใจที่ ตรงกันอาจต้องใช้เวลา เนื่องจากข้อมูลเหล่านั้นเป็นข้อความซึ่งทำให้ไม่สามารถมองภาพรวมการ ทำงานของระบบได้ชัดเจนเท่าที่ควร ดังนั้นจึงต้องมีการจำลองความต้องการเหล่านั้นด้วยแผนภาพ ชนิดต่างๆ เพื่อให้สามารถเข้าใจภาพรวมการทำงานของระบบได้ชัดเจนและรวดเร็วยิ่งขึ้น หลักการในการรวบรวมความต้องการ หลักการในการรวบรวมความต้องการ จะต้องค้นหาข้อมูลความต้องการกับบุคคลที่ เกี่ยวข้องโดยตรงและให้ตรงวัตถุประสงค์มากที่สุด และควรระบุความต้องการ รวมถึง คำจำกัด ความ คำอธิบายต่างๆ ลงในเอกสาร โดยการเขียนให้มีความชัดเจน ไม่กำกวมและทำข้อตกลง ร่วมกันระหว่างผู้ใช้และนักวิเคราะห์ระบบโดยอาจมีการเซ็นต์กำกับร่วมกัน หลักการที่ทำให้ นักวิเคราะห์ระบบสามารถค้นหาความต้องการให้มีความชัดเจนคือ ในสถานการณ์ที่กำลังวิเคราะห์ อยู่นี้มีใครเกี่ยวข้องบ้าง? แต่ละคนมีบทบาทอะไรบ้าง และใครเป็นผู้ที่ร้องขอเพื่อพัฒนาระบบใหม่ อะไรคือสิ่งที่ทำให้เกิดปัญหา? ระบบที่อยากได้คือระบบอะไร? มีฟังก์ชันการทำงานอะไรบ้าง? ระบบ จะติดตั้งได้เมื่อไร? ผู้สนับสนุนเงินทุนพร้อมสนับสนุนเมื่อไร? ทดสอบระบบใหม่เมื่อไร? สถานที่ใดที่ ระบบใหม่สามารถดำเนินการได้อย่างเหมาะสม ทำไมต้องพัฒนาระบบใหม่ ทำไมผู้ใช้จึงเชื่อว่าระบบ ใหม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ ระบบใหม่จะทำงานได้อย่างไร มีข้อจำกัดอย่างไร ก่อนที่นักวิเคราะห์ระบบจะเข้าไปค้นหาความต้องการจากผู้ใช้ตามหน่วยงานต่างๆ นักวิเคราะห์ระบบจำเป็นต้องศึกษารูปแบบองค์กรของหน่วยงานที่จะเข้าไปหาข้อมูลเสียก่อน รวมถึงการพิจารณาในส่วนของผู้บริหารระดับสูงว่าให้ความสำคัญต่อการพัฒนาระบบใหม่มากน้อย เพียงไร นักวิเคราะห์ระบบจะต้องสามารถชี้แจงเหตุผลแก่ผู้ใช้ให้ทราบว่า ความต้องการเหล่านี้จะ เป็นข้อมูลสำคัญต่อการนำไปกำหนดเป็นฟังก์ชันการทำงานของระบบใหม่ ในการรวบรวมความ ต้องการ ผู้ใช้ (User) ถือเป็นบุคคลหนึ่งที่สำคัญในการให้ข้อมูลแก่นักวิเคราะห์ระบบ ซึ่งในบางครั้ง นักวิเคราะห์ระบบอาจจะต้องออกนอกสถานที่เพื่อพบปะและสนทนากับผู้ใช้ในระดับต่างๆ

114 ผู้ใช้เป็นบุคคลที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเข้าไปหาข้อมูลเพื่อทราบปัญหา และนำมา ประกอบการวิเคราะห์ระบบ เช่น ขั้นตอนการดำเนินงานที่ปัจจุบันดำเนินการอยู่ ปัญหาที่เกิดขึ้นใน แต่ละขั้นตอนของการทำงาน รายละเอียดงานต่างๆ เป็นต้น ซึ่งงานดังกล่าวเป็นงานที่ผู้ใช้ได้ปฏิบัติ กับระบบเป็นประจำ ทำให้มีประสบการณ์และสามารถมองลึกถึงรายละเอียดปัญหาได้เป็นอย่างดี รวมทั้งผู้ใช้อาจเสนอแนวทางในการแก้ปัญหาให้แก่นักวิเคราะห์ระบบก็เป็นได้ ดังนั้น การได้รับ ความร่วมมือที่ดีจากผู้ใช้ในแต่ละระดับ ย่อมก่อให้เกิดการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อแก้ไขปัญหาได้ตรง วัตถุประสงค์มากยิ่งขึ้น ดังนั้น บทบาทและหน้าที่ของผู้ใช้ที่ดีประกอบด้วยคุณสมบัติดังต่อไปนี้ 1) ต้องสามารถอธิบายขั้นตอนการทำงานของระบบปัจจุบันที่ทำอยู่ได้ 2) ต้องสามารถชี้แจงปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นในระบบได้ 3) ต้องสามารถระบุความต้องการในระบบใหม่ได้ 4) ควรจัดเตรียมเอกสาร หรือรายงานที่เกี่ยวข้องให้แก่นักวิเคราะห์ระบบ 5) ควรให้ความร่วมมือแก่นักวิเคราะห์ระบบ รวมทั้งมีความปรารถนาดีต่อการปรับปรุง ระบบงานเดิมที่ดำเนินการอยู่ให้มีทิศทางที่ดีขึ้นกว่าเดิม โดยไม่ควรมีอคติในแง่ของการลด ความสำคัญของตนเมื่อระบบใหม่เข้ามาทดแทน หรือการต่อต้านระบบใหม่ 6) ควรมีส่วนร่วมต่อโครงการพัฒนาระบบใหม่ รวมทั้งสามารถแนะนำหรือเสนอแนว ทางแก้ไขให้แก่นักวิเคราะห์ระบบ หลักในการค้นหาความต้องการที่ดี 1) ค้นหาข้อมูลความต้องการกับบุคคลที่เกี่ยวข้องโดยตรง และให้ตรงวัตถุประสงค์มาก ที่สุด 2) ควรระบุความต้องการต่างๆ ลงในรูปของเอกสาร และมีการทำข้อตกลงร่วมกันทั้งสอง ฝ่าย ซึ่งในบางครั้งอาจจะมีการเซ็นกำกับร่วมกันก็ได้ แต่ในกรณีนี้อาจสร้างความกดดันให้กับผู้ใช้ได้ แต่ก็ถือว่าเป็นผลดีต่อผู้พัฒนาระบบ ในกรณีที่อาจมีการปรับแก้ในครั้งต่อไป 3) ความต้องการ ที่ดีต้องตกลงร่วมกันทั้งสองฝ่าย อย่าคิด วิเคราะห์ หรือออกแบบด้วย ตนเองทั้งหมดเพราะมีโอกาสที่จะเกิดผลเสียตามมา 4) คำจำกัดความหรือคำอธิบายในเอกสารที่ได้บันทึกไว้ ควรมีความชัดเจน หลีกเลี่ยงคำ หรือข้อความที่กำกวม ประเภทของความต้องการ ความต้องการสามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ ความต้องการที่เป็นฟังก์ชันการทำงาน และความต้องการที่ไม่เป็นฟังก์ชัน ดังต่อไปนี้ 1) ความต้องการที่เป็นฟังก์ชันการทำงาน

115 ความต้องการที่เป็นฟังก์ชันการทำงาน (Functional Requirements) คือกิจกรรมที่ระบบ ต้องปฏิบัติงาน เป็นขั้นตอนการทำงานที่ประกอบด้วยกิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับผู้ปฏิบัติงาน โดย แต่ละกิจกรรมจะก่อให้เกิดผลการดำเนินงานออกมา โดยปกติความต้องการประเภทนี้จะเขียนอยู่ใน รูปแบบของกริยา (Verb Phrase) ตัวอย่างเช่น สมมุติว่ามีการพัฒนาระบบเงินเดือน (Payroll System) กิจกรรมการปฏิบัติงานของระบบเงินเดือนจะประกอบด้วยฟังก์ชันการทำงานคือ คำนวณ เงินเดือนและค่าคอมพิชชัน คำนวณภาษี พิมพ์สลิปเงินเดือน พิมพ์รายงานภาษีประจำปีแก่ สรรพากร เป็นต้น ดังนั้น ระบบใหม่จะต้องจัดการกับฟังก์ชันการทำงานเหล่านี้ โดยที่ - ระบบต้องสามารถคำนวณเงินเดือนและค่าคอมมิชชัน - ระบบต้องสามารถคำนวณภาษี - ระบบต้องสามารถพิมพ์สลิปเงินเดือนแก่พนักงาน - ระบบต้องสามารถจัดพิมพ์รายงานภาษีประจำปี เพื่อยื่นต่อกรมสรรพากร ความต้องการที่เป็นฟังก์ชันการทำงานนั้น ต้องตั้งอยู่บนพื้นฐานของขั้นตอนการทำงานและ กฎเกณฑ์ขององค์กรที่ใช้สำหรับการดำเนินธุรกิจเป็นสำคัญ ด้วยการอธิบายว่าระบบจะต้องทำอะไร ดังนั้นความต้องการที่เป็นฟังก์ชันการทำงานจึงเกี่ยวข้องกับสิ่งต่างๆ ต่อไปนี้ - มีข้อมูลอะไรบ้างที่ต้องนำเข้า (Input) ไปในระบบ - มีข้อมูลอะไรบ้างที่ต้องแสดงผล (Output) - มีข้อมูลอะไรบ้างที่ระบบต้องจัดเก็บ เพื่อให้ระบบอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องนำข้อมูลไปใช้งาน - ระบบต้องมีการคำนวณอะไรบ้าง 2) ความต้องการที่ไม่ได้เป็นฟังก์ชันการทำงาน ความต้องการที่ไม่ได้เป็นฟังก์ชันการทำงาน (Non-Functional Requirements) เป็น ความต้องการที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดคุณภาพในการทำงานของซอฟต์แวร์ โดยเป็นการปฏิบัติการ เพื่อให้บรรลุจุดประสงค์ในทุกๆ ด้านที่เกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อม ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ของ องค์กร คือเป็นคุณสมบัติที่ระบบซอฟต์แวร์ควรมี ตัวอย่างเช่น ระบบไคลเอนเซิร์ฟเวอร์ที่อยู่บน สภาพแวดล้มของระบบปฏิบัติการเครือข่าย Windows Server จะต้องสามารถรองรับการใช้งาน ของผู้ใช้ได้ถึง 100 เวิร์กสเตชันในช่วงเวลาเดียวกันได้ โดยเวลาตอบสนองการแสดงผลข้อมูลบน จอภาพในทุกๆ เวิร์กสเตชัน จะต้องตอบสนองในเวลาที่ไม่เกินกว่า 10 วินาที ดังนั้น ความต้องการที่ ไม่ได้เป็นฟังก์ชันการทำงาน ก็คือคุณสมบัติหรือคุณภาพของซอฟต์แวร์ที่พึงมี เช่น - ความสามารถในการใช้งาน (Usability) - ประสิทธิภาพของระบบ (Efficiency) - ความน่าเชื่อถือของระบบ (Reliability) - ความง่ายต่อการใช้งาน (User Friendliness)

116 - ความสะดวกในการเคลื่อนย้ายไปยังสภาพแวดล้อมใหม่ (Portability) ความต้องการที่ไม่ได้เป็นฟังก์ชันการทำงาน ก็คือคุณสมบัติหรือสิ่งสนับสนุนอื่นๆ ที่ส่งผลต่อ คุณภาพของซอฟต์แวร์ ดังภาพต่อไปนี้ คุณสมบัติ ตัวอย่างเกณฑ์ที่นำมาวัด ความเร็ว (Speed) - การประมวลผลรายการทรานแซกชันต่อวินาที - เวลาตอบสนองต่อเหตุการ์นั้นๆ ขนาด (Size) - ขนาดของหน่วยความจำหลักขั้นต่ำ ง่ายต่อการใช้งาน (Ease of use) - ระยะเวลาในการฝึกอบรม - จำนวนเฟรมที่นำมาใช้เป็นส่วนช่วยเหลือผู้ใช้ ความน่าเชื่อถือ (Reliability) - ค่าเฉลี่ยเวลาสำหรับข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น - ความเป็นไปได้เกี่ยวกับระบบที่ไม่พร้อมใช้งาน - อัตราการเกิดความล้มเหลว - ความสูญเปล่า ความคงทน (Robustness) - ระยะเวลาในการเริ่มต้นระบบใหม่ ภายหลังจาก ระบบล้มเหลว - ร้อยละของเหตุการณ์ที่ส่งผลกระทบต่อความ ล้มเหลว - ความเป็นไปได้ของความล้มเหลวที่มาจากการ กระทำอันไม่ดีต่อข้อมูล ความสะดวกในการเคลื่อนย้าย - ความยากง่ายจากการถ่ายโอนข้อมูลเพื่อนำไปใช้งาน บนระบบอื่นๆ ที่มีแพลตฟอร์มแตกต่างกัน ภาพที่ 5.1 ตัวอย่างความต้องการที่ไม่ได้เป็นฟังก์ชันการทำงาน ประเภทของความต้องการทั้งสอง จำเป็นต้องได้รับการกำหนดขึ้นให้สมบูรณ์เพื่อนำไป กำหนดเป็นฟังก์ชันการทำงานของระบบใหม่ โดยความต้องการที่เป็นฟังก์ชันการทำงานมักจะมีการ บันทึกลงในเอกสาร ทำให้ทราบถึงขั้นตอนและการอินเตอร์เฟซ เพื่อใช้เป็นแนวทางในการออกแบบ ต่อไป (guide design) ในขณะที่ความต้องการที่ไม่ได้เป็นฟังก์ชัน ส่วนใหญ่จะเป็นข้อความบรรยาย ถึงคุณภาพและเทคนิคต่างๆ ที่ซอฟต์แวร์พึงมี เพื่อนำไปเป็นแนวทางในการวิเคราะห์ (guide analysis) เพื่อให้ผู้ใช้ยอมรับในระบบ 3.1.2 ความต้องการของผู้ใช้ ความต้องการของผู้ใช้ (User Requirements) เป็นคำบรรยายที่ถูกเขียนขึ้นด้วย ภาษาธรรมชาติ หรืออาจเป็นแผนภาพที่ผู้ใช้อธิบายการทำงานต่างๆ ของระบบ ความต้องการ เหล่านี้ถูกเขียนขึ้นจาก “มุมมองของผู้ใช้”ที่เน้นว่า มีอะไรบ้างที่ระบบต้องทำ คำบรรยายความ ต้องการที่ผู้ใช้ได้ถ่ายทอดมานั้น อาจมีทั้งความต้องการที่เป็นฟังก์ชันกับความต้องการที่ไม่เป็น

117 ฟังก์ชัน และด้วยรูปแบบภาษาธรรมชาติที่ระบุอยู่ในความต้องการของผู้ใช้นี้เอง จึงอาจขาดความ ชัดเจน ยากต่อการทำความเข้าใจ หรืออาจแฝงไปด้วยความต้องการอื่นๆ รวมอยู่ด้วย พิจารณาตัวอย่างความต้องการภาพที่ 5.1 เป็นความต้องการของผู้ใช้ในระบบงานทะเบียน ของวิทยาลัยแห่งหนึ่ง ความต้องการหลักของผู้ใช้คือ การลงทะเบียนล่วงหน้า คือหากภาคการศึกษา ที่ดำเนินการอยู่นั้นยังดำเนินการไม่เสร็จสิ้น แต่จำเป็นต้องเปิดการลงทะเบียนในภาคการศึกษาถัดไป ระบบจะต้องสนับสนุนการลงทะเบียนล่วงหน้าได้ โดยไม่ต้องให้ภาคการศึกษาปัจจุบันที่ดำเนินการ อยู่นั้นต้องมีการประเมินผลคะแนนเสร็จสิ้นเสียก่อน ซึ่งจะทำให้เกิดความล่าช้า และการได้ รายละเอียดข้อมูลการลงทะเบียนเรียนล่วงหน้าของนักศึกษา ก็จะส่งผลดีต่อภาควิชาที่สามารถนำ ข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ประโยชน์ต่อการจัดตารางเรียนได้รวดเร็วยิ่งขึ้น System: ระบบงานทะเบียน Module: ลงทะเบียนเรียนล่วงหน้า Objective: เพื่อลงทะเบียนเรียนล่วงหน้าในภาคการศึกษาถัดไป Programmer: สุรีรัตน์ แสงทอง Date: 01/04/2563 Requirements: ในการลงทะเบียนเรียนของภาคการศึกษาใหม่ในแต่ละครั้ง หากระบบยังไม่สามารถเปิดลงทะเบียนใน ภาคการปรึกษาใหม่ได้ตามกำหนด เนื่องจากการปฏิบัติงานในภาคการศึกษาปัจจุบันยังไม่เสร็จสมบูรณ์ ดังนั้น ระบบจะต้องสนับสนุนการลงทะเบียนล่วงหน้าในภาคการศึกษาถัดไปได้ รวมทั้งความสามารถในการเพิ่มวิชา หรือเพิกถอนวิชา โปรแกรมต้องทำการตรวจสอบรายวิชาที่ลงทะเบียน หากมีการลงทะเบียนซ้ำ หรือ ลงทะเบียนเกินหน่วยกิตตามข้อบังคับของแต่ละภาคการศึกษา จะต้องมีข้อความแสดงเตือนให้ทราบถึง ข้อผิดพลาดดังกล่าว หลังจากที่นักศึกษาได้ทำการลงทะเบียนแล้ว จะต้องสามารถแสดงรายงานเหล่านี้ได้ • รายงานสรุปยอดนักศึกษาที่ลงทะเบียนเรียนในแต่ละวิชา • รายชื่อนักศึกษาที่ลงทะเบียนเรียนในรายวิชาต่างๆ • กรณีที่รายวิชาที่เปิดลงทะเบียน แต่นักศึกษาไม่เลือกลงทะเบียน ให้พิมพ์รายวิชาที่ไม่มีนักศึกษา ลงทะเบียนให้ด้วย • พิมพ์ใบเช็กชื่อนักศึกษา • พิมพ์ใบบันทึกคะแนน โดยรายงานที่สั่งพิมพ์นั้น นอกจากจะสามารถแสดงรายงานออกทางจอภาพ หรือทางเครื่องพิมพ์แล้ว ระบบจะต้องสามารถกำหนดให้รายงานนั้น Export ข้อมูลออกมาในรูปแบบของไฟล์ข้อมูลที่ต้องการได้ เช่น สามารถ Export ข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบของไฟล์ ชนิด MS-Word หรือ MS-Excel เพื่อสามารถนำไปประยุกต์ใช้ งานตามความต้องการต่อไป ภาพที่ 5.2 ตัวอย่างแบบฟอร์ม User Requirement ที่ระบุความต้องการเกี่ยวกับระบบงาน ทะเบียนในส่วนของการลงทะเบียนเรียน

118 3.1.3 ความต้องการของระบบ ความต้องการของระบบ (System Requirements) ถูกเขียนขึ้นจาก มุมมองของผู้พัฒนา และถือเป็นความต้องการที่ขยายความมาจาก ความต้องการของผู้ใช้ เพื่อนำไปสู่จุดเริ่มต้นของการ ออกแบบระบบ ความต้องการของระบบจะระบุสิ่งที่ระบบต้องทำว่าต้องทำอะไรบ้าง และกำหนด รายละเอียดเพิ่มเติมว่ามีขั้นตอนการทำงานอย่างไร สำหรับเอกสารความต้องการของระบบ บางครั้ง เรียกว่า Functional Specification ตัวอย่างในภาพที่ 5.3 เป็นข้อกำหนดความต้องการที่ถูกขยาย มาจากความต้องการของผู้ใช้ (รูปที่ 5.2) ซึ่งจะพบว่ามีการขยายความออกมาได้หลายรายการ เนื่องจากความต้องการของผู้ใช้ที่เขียนขึ้นโดยมุมมองของผู้ใช้นั้น ไม่ได้แสดงรายละเอียดเกี่ยวกับ ขั้นตอนการทำงานของระบบว่าจะต้องทำอย่างไร ในขณะที่ความต้องการของระบบที่สรุปมาเป็น ข้อกำหนด นอกจากต้องรู้ว่ามีอะไรบ้างที่ระบบจะต้องทำ และยังต้องรู้ถึงกระบวนการทางธุรกิจว่า จะต้องดำเนินการอย่างไร เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ต่องานออกแบบและสร้างระบบต่อไป ดังภาพ ต่อไปนี้ System Requirement Specification (ความต้องการของระบบ) ลงทะเบียนเรียนล่วงหน้า • ในช่วงที่มีการลงทะเบียนในแต่ละภาคการศึกษา ระบบต้องไม่มีการบังคับว่าต้องปิดภาคการศึกษาปัจจุบัน ก่อน จึงสามารถลงทะเบียนในภาคการศึกษาถัดไปได้ • ระบบสามารถเปิดให้มีการลงทะเบียนล่วงหน้าได้ โดยจะมีไฟล์สำหรับจัดเก็บทรานแซกชันข้อมูลของการ ลงทะเบียนล่วงหน้าของเทอมถัดไปไว้ต่างหาก ดังนั้น ไฟล์ลงทะเบียนล่วงหน้าของเทอมถัดไปจะจัดเก็บไว้ อีกไฟล์หนึ่ง ส่วนการดำเนินงานของภาคการศึกษาปัจจุบันก็ยังคงทำงานได้ตามปกติ • เมื่อภาคการศึกษาปัจจุบันได้ดำเนินการแล้วเสร็จด้วยการประเมินผลการเรียน และพิมพ์ใบแจ้งเกรดแล้ว ให้ดำเนินการดังนี้ - ปิดภาคการศึกษา - นำข้อมูลการลงทะเบียนของเทอมปัจจุบันที่ประเมินผลแล้วไปเก็บไว้ใน History File - ลบข้อมูลทรานแซกชันปัจจุบันทิ้ง - เปิดภาคการศึกษาใหม่ - ในการเปิดภาคการศึกษาใหม่ ระบบต้องอนุญาตให้สามารถมีการปรับปรุงค่าหน่วยกิต หรือค่า บำรุงการศึกษาใหม่ได้ (ในกรณีเพิ่มค่าหน่วยกิตและค่าบำรุงรักษาอื่นๆ) - นำทรานแซกชันการลงทะเบียนล่วงหน้าที่จัดเก็บไว้อีกไฟล์หนึ่งนั้น โอนเข้ามาไว้ในทรานแซกชัน ปัจจุบัน ภาพที่ 5.3 ตัวอย่างการนำความต้องการของผู้ใช้มาเขียนเป็นความต้องการของระบบ (System Requirement Specification)

119 3.1.4 ขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการ ขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการของระบบสารสนเทศ เป็นการดำเนินการต่อเนื่องจากที่ได้ มีการศึกษาความเป็นไปได้ของระบบ โดยที่จะต้องทำการรวบรวมความต้องการ ศึกษารายละเอียด ของแต่ละงานหรือแต่ละกิจกรรมเพื่อใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบต่อไป ดังนั้นในส่วนของการ วิเคราะห์ความต้องการของระบบจะต้องดำเนินการดังนี้ 1) รวบรวมข้อเท็จจริง (fact finding) เป็นการศึกษารายละเอียดของการทำงานในปัจจุบัน ให้ทราบถึงกระบวนการทำงาน เอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง บุคคลผู้รับผิดชอบต่างๆ รายละเอียดที่ รวบรวมได้จะถูกนำมาวิเคราะห์เรียบเรียงซึ่งในการรวบรวมข้อเท็จจริงนี้มีเครื่องมือที่ใช้ในการ รวบรวมความต้องการซึ่งจะกล่าวในบทต่อไป 2) วิเคราะห์รายละเอียดที่รวบรวม (requirement analysis) เป็นการวิเคราะห์เรียบเรียง รายละเอียดที่เก็บรวบรวมมาให้อยู่ในรูปแบบที่มีโครงสร้างที่ง่ายต่อการทำความเข้าใจ พยายาม ศึกษาถึงปัญหา สาเหตุของปัญหา พร้อมทั้งแนวทางที่มีการปรับปรุงแก้ไข ผลที่ได้จากการวิเคราะห์ จะถูกจัดทำเป็นเอกสารเพื่อใช้ในการตัดสินใจต่อไป เอกสารผลการวิเคราะห์ประกอบด้วย - การกำหนดหัวเรื่องของปัญหา เป็นหัวใจหลักที่ทำให้นักวิเคราะห์ระบบสามารถแยก ระหว่างอาการของปัญหากับปัญหาที่แท้จริงได้ และยังทำให้นักวิเคราะห์ระบบเข้าใจปัญหาได้ ชัดเจนยิ่งขึ้น - การกำหนดขอบเขตของปัญหา เป็นการกำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของการศึกษา ปัญหา นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการเจาะลึก เพื่อให้แน่ใจว่าจะทำการศึกษาในแผนกอะไรของ องค์กร กลุ่มบุคคลใดที่จะทำการสอบถามหรือศึกษา ซึ่งเป็นการช่วยกำหนดขอบเขตของการศึกษา ได้ - การกำหนดเป้าหมายของปัญหา เป้าหมายที่กำหนดจะต้องไม่ยากหรือมีข้อจำกัดมาก จนเกินไป นอกจากนี้เป้าหมายที่วางไว้ควรเป็นรูปธรรมที่มองเห็น ซึ่งจะทำให้ผู้บริหารองค์กรหรือ นักธุรกิจที่ว่าจ้างนักวิเคราะห์และออกแบบระบบสามารถตัดสินใจได้ว่างานที่ทำได้บรรลุเป้าหมายที่ วางไว้หรือไม่ การที่นักวิเคราะห์ระบบจะทราบได้ว่าองค์กรที่จะทำการวิเคราะห์ระบบนั้นมีปัญหาหรือไม่ จะต้องทำการแยกแยะระหว่างปัญหาที่เกิดขึ้นจริงกับปัญหาที่เกิดขึ้นจากการตั้งข้อสังเกตของ บุคลากรในองค์กรว่าเป็นปัญหา และเข้าใจถึงปัญหาที่แท้จริงกับผลของปัญหา ในที่นี้จะแจกแจง ออกเป็นรายงานปัญหาที่มาจากแหล่งต่างๆ ดังนี้ - ปัญหาที่เกิดมาจากปัจจัยภายนอกองค์กร เช่น ปัญหาที่มาจากลูกค้า ปัญหาที่มาจาก ระดับคู่แข่งขันทางธุรกิจ ปัญหาที่มาจากระดับตัวแทนจำหน่าย เป็นต้น

120 - ปัญหาที่เกิดมาจากปัจจัยภายในองค์กร เช่น ปัญหาที่มาจากการประมวลผลทาง คอมพิวเตอร์ ปัญหาที่มาจากงบประมาณ ปัญหาที่มาจากความเข้มงวดหรือมาตรการการรักษา ความปลอดภัยข้อมูลขององค์กรที่ไม่ได้มาตรฐาน ปัญหาความถูกต้องและความแน่นอนของข้อมูล เป็นต้น รายงานแสดงหัวข้อปัญหาเป็นรายงานสั้นๆ แสดงถึงความคืบหน้าในการศึกษาเบื้องต้นของ การวิเคราะห์ระบบ และแสดงหัวข้อหลักของระบบที่จะทำการศึกษา ในรายงานฉบับนี้นักวิเคราะห์ ระบบจะต้องเขียนคำอธิบายให้ชัดเจนถึงปัญหาที่เกิดขึ้น ถ้าไม่สามารถชี้แจงได้ชัดเจนจะเป็นผลทำ ให้ผู้ว่าจ้างหรือผู้บริหารขาดความมั่นใจในความสามารถของนักวิเคราะห์ระบบ 3) การตัดสินใจ (decision making) ทางทีมงานพัฒนาระบบจะต้องจัดทำเอกสารทั้งหมด เพื่อเป็นการสรุปรายละเอียดที่ได้จากการวิเคราะห์มานำเสนอ สำหรับการตัดสินใจในการพัฒนา ระบบสารสนเทศ พร้อมทั้งระบุคุณสมบัติต่างๆ ที่ระบบใหม่ต้องการ และระบุถึงปัญหาของระบบ เดิม และแนวทางขั้นตอนสำหรับการปรับปรุงระบบอย่างไร ค่าใช้จ่ายรวมทั้งหมดเป็นเท่าใด ผล สุดท้ายระบบที่ได้มาจะมีลักษณะอย่างไร มีความเป็นไปได้มากหรือน้อยเพียงใด ตัวอย่าง เช่น ในองค์กรหนึ่ง ประกอบด้วยหลายหน่วยงาน เพื่อให้องค์กรนั้นสามารถดำเนิน ไปได้ การปฏิบัติงานด้านบุคลากรของหน่วยงาน ประกอบด้วยงาน 2 ส่วน คือ งานด้านบุคคล และ งานด้านเงินเดือน 1) งานด้านบุคคล ประกอบด้วย - งานด้านการรับสมัครพนักงาน - งานด้านทะเบียนประวัติ - งานด้านสวัสดิการ 2) งานด้านเงินเดือน ประกอบด้วย - งานด้านเงินเดือนพนักงาน - งานด้านภาษีเงินได้ เมื่อแบ่งแยกรายละเอียดออกมาเป็นหน่วยย่อยแล้ว จึงจะเข้าไปทำการวิเคราะห์การทำงาน แต่ละหน่วยย่อย และเมื่อนำผลการวิเคราะห์ในส่วนย่อยมารวมกันเข้าจะได้เป็นภาพรวมของการ ปฏิบัติงานด้านบุคลากร เป็นต้น 3.1.5 ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในระบบ (Stakeholder) ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในระบบ (Stakeholder) คือบุคคลที่มีส่วนได้ส่วนเสียกับระบบใหม่ ซึ่งถือ เป็นแหล่งข้อมูลหลักเพื่อให้ได้มาซึ่งความต้องการของระบบ หรืออาจจะเป็นบุคคลทั้งหลายที่มีความ สนใจต่อความสำเร็จในโครงการพัฒนาระบบ ซึ่งอาจเป็นบุคคลที่ทำงานในเชิงเทคนิคหรือไม่ก็ได้

121 โดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในระบบที่เกี่ยวข้องกับงานระบบสารสนเทศ สามารถแบ่งออกเป็น 6 กลุ่ม หลักๆ ด้วยกันคือ 1) เจ้าของระบบ (System Owners) จะเป็นผู้รับผิดชอบเกี่ยวกับเงินลงทุนในโครงการที่จะ พัฒนา รวมถึงเงินลงทุนจากการปฏิบัติงานและบำรุงรักษาระบบ สำหรับระบบสารสนเทศโดยทั่วไป ไม่ว่าจะเป็นระบบขนาดใหญ่หรือขนาดเล็ก อาจมีเจ้าของระบบเพียงหนึ่งคนหรือมากกว่าก็เป็นได้ ซึ่งปกติเจ้าของระบบมักจะมาจากฝ่ายบริหาร สำหรับระบบสารสนเทศขนาดกลางถึงขนาดใหญ่ เจ้าของระบบมักเป็นผู้บริหารระดับกลางหรือผู้บริหารระดับสูง ในขณะที่ระบบสารสนเทศขนาดเล็ก เจ้าของระบบอาจเป็นผู้บริหารระดับกลางหรือหัวหน้างาน 2) ผู้ใช้ระบบ (System Users) คือบุคคลใดๆ ที่เป็นผู้ปฏิบัติงานกับระบบสารสนเทศในทุก ภาคส่วนซึ่งแตกต่างจากเจ้าของระบบตรงที่ ผู้ใช้ระบบจะไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับเงินลงทุนและ ผลตอบแทนจากการลงทุนโดยตรง แต่จะเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานผ่านระบบสารสนเทศ สำหรับ ระบบงานที่พัฒนา ควรเป็นระบบที่เรียนรู้ง่าย ใช้งานง่าย และประมวลผลได้อย่างรวดเร็วและ ถูกต้อง นอกจากนี้ ผู้ใช้ระบบยังแบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ (1) ผู้ใช้ระบบภายใน เช่น ผู้ปฏิบัติการ ช่างเทคนิค พนักงานที่มีทักษะความรู้ หัวหน้าส่วนงาน ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับสูง และ (2) ผู้ใช้ระบบภายนอก เช่น ลูกค้า ผู้ขาย คู่ค้าทางธุรกิจ และพนักงานขาย อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ ระบบถือเป็นกลุ่มบุคคลที่มีความสำคัญต่อทีมงานในการให้ความร่วมมือกับนักวิเคราะห์ระบบเพื่อให้ ข้อมูลในด้านต่างๆ ดังนั้น บทบาทหน้าที่ของผู้ใช้ที่ดี คือ - สามารถอธิบายขั้นตอนการทำงานของระบบงานปัจจุบันที่ดำเนินงานอยู่ได้ - สามารถชี้แจงปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นในระบบได้ - สามารถระบุความต้องการในระบบใหม่ได้ - จัดเตรียมเอกสาร หรือรายงานที่เกี่ยวข้องให้แก่นักวิเคราะห์ระบบ - ให้ความร่วมมือกับนักวิเคราะห์ระบบ มีความปรารถนาดีต่อการปรับปรุงระบบงานเดิม ที่ดำเนินการอยู่ให้มีทิศทางที่ดียิ่งขึ้นกว่าเดิม โดยปราศจากอคติ หรือคิดต่อต้านระบบใหม่ - มีส่วนร่วมต่อโครงการพัฒนาระบบใหม่ รวมทั้งสามารถแนะนำหรือเสนอแนวทางแก้ไข ให้แก่นักวิเคราะห์ระบบ 3) นักวิเคราะห์ระบบ (System Analysts) เป็นผู้ที่ทำหน้าที่ศึกษาปัญหาและความต้องการ ขององค์กรด้วยการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยแก้ไขปัญหาทางธุรกิจ โดยจะต้องมีความ เข้าใจรายละเอียดของปัญหาที่เกิดขึ้น และสร้างแนวทางในการแก้ไขปัญหาเหล่านั้น จากนั้นก็จะ พิจารณาแนวทางการแก้ไขปัญหาที่เหมาะสมที่สุด ซึ่งโดยปกติ การนำระบบสารสนเทศมาใช้ ก็ จัดเป็นหนึ่งในแนวทางสำหรับการแก้ปัญหาในครั้งนี้

122 4) นักออกแบบระบบ (System Designers) มีหน้าที่ออกแบบระบบ ด้วยการนำความ ต้องการทางธุรกิจที่รวบรวมมาแปลงเป็นแนวทางการแก้ไขปัญหาทางเทคนิค นักออกแบบระบบจะ มีอยู่หลากหลายอาชีพด้วยกัน ที่เป็นไปตามความเชี่ยวชาญและทักษะในงานนั้นๆ เช่น นักออกแบบ ฐานข้อมูล นักออกแบบเว็บ นักออกแบบกราฟิก ผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัย และผู้ชำนาญการ ทางเทคโนโลยี เป็นต้น 5) โปรแกรมเมอร์ (Programmers) มีหน้าที่สร้างระบบ ด้วยการเขียนโปรแกรมตามที่นัก ออกแบบระบบได้ออกแบบมาให้ สำหรับองค์กรขนาดเล็ก โปรแกรมเมอร์ที่มีประสบการณ์ อาจทำ หน้าที่ทั้งวิเคราะห์ ออกแบบ และเขียนโปรแกรม ซึ่งรวมอยู่ในบุคคลคนเดียวกัน แต่สำหรับใน องค์กรขนาดใหญ่ มักจะมีการแบ่งแยกตำแหน่งงานตามความเชี่ยวชาญที่ชัดเจน 6) ร้านค้าจำหน่ายอุปกรณ์ไอทีและที่ปรึกษา (IT Vendors and Consultants) มีหน้าที่ให้ คำปรึกษาแก่ทีมงานได้ การให้คำแนะนำเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และงานบริการเพื่อนำมาสนับสนุนระบบ อย่างไรก็ตาม มีธุรกิจอยู่หลายแห่งด้วยกัน ได้ว่าจ้างที่ปรึกษาภายนอกไว้ปรึกษางานด้านพัฒนา ระบบและจัดหาเทคโนโลยีที่เหมาะสม ซึ่งโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่มีความเฉพาะเป็นพิเศษ จำเป็นต้องได้รับคำปรึกษาจากผู้ที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญและมีประสบการณ์สูง เพื่อที่จะได้นำมา เป็นส่วนเพิ่มเติมทางเทคนิคที่หาไม่ได้จากตัวนักวิเคราะห์หรือโปรแกรมเมอร์ทั่วไป ด้วยเหตุนี้เอง ที่ ปรึกษาภายนอกจึงจัดเป็นหนึ่งในสเตคโฮลเดอร์ที่ผนวกอยู่ในโครงการไอทีหลายๆ โครงการด้วยกัน อย่างไรก็ตาม แต่ละระบบอาจมีกลุ่มสเตคโฮลเดอร์ที่แตกต่างกันได้ 3.1.6 เทคนิคการรวบรวมความต้องการ เทคนิครวบรวมความต้องการ (Requirements Gathering Techniques) เป็นกระบวนการ ที่มีแบบแผนเพื่อใช้สำหรับเก็บรวบรวมข้อมูลและความต้องการที่ต้องนำมาใช้ในการวิเคราะห์ และ ออกแบบต่อไป เรียกวิธีนี้ว่า เทคนิคการสืบเสาะข้อเท็จจริง (Fact-Finding) ซึ่งเป็นกระบวนการหรือ กรรมวิธีในการเก็บรวบรวมข้อเท็จจริงทั้งหมดของระบบงานที่ต้องการพัฒนา ได้แก่ ความสัมพันธ์ ของข้อมูลในระบบงาน ขั้นตอนการทำงานของระบบงาน ความต้องการของเจ้าของระบบงาน รวมทั้งส่วนประกอบต่างๆ ที่มีความสัมพันธ์และมีผลกระทบกับระบบงานนั้น โดยทำการรวบรวม เอกสาร การสัมภาษณ์และสนทนากับผู้ใช้ การสังเกตการณ์จากกระบวนการเดินเอกสารในธุรกิจ การใช้แบบสอบถาม และการวางแผนความต้องการร่วมกัน การรวบรวมเอกสาร การรวบรวมเอกสาร (Documentation) เป็นการค้นหารายละเอียดจากเอกสารที่มีอยู่เดิม ง่ายต่อการรวบรวมและได้ข้อมูลมาก ตัวอย่างข้อมูลที่ได้จากเอกสาร เช่น แบบฟอร์มจากเอกสาร หรือรายงานต่างๆ โดยนักวิเคราะห์ระบบควรขออนุญาตผู้ใช้ให้ช่วยจัดการถ่ายสำเนาเอกสาร แบบฟอร์ม หรือรายงานต่างๆ ที่ใช้งานอยู่ นอกจากนี้หากเป็นไปได้ ควรขอสำเนาคู่มือการ

123 ปฏิบัติงานและคู่มือรายละเอียดงาน ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะทำให้นักวิเคราะห์ระบบเข้าใจถึงหน้าที่การงาน ทางธุรกิจของหน่วยงานได้ดียิ่งขึ้นและยังสามารถใช้เป็นพื้นฐานในการสร้างรายละเอียดของคำถามที่ จะถามต่อไปในขั้นตอนของการสัมภาษณ์ โดยทั่วไปการศึกษาขั้นตอนการดำเนินการของระบบงานใดๆ นักวิเคราะห์ระบบควรเริ่ม ศึกษาจากสิ่งที่มีอยู่หรือปรากฏอยู่ เช่น ตัวอย่างเอกสารต่างๆ ที่ใช้ในแต่ละขั้นตอนการดำเนินงาน ไม่ควรเริ่มต้นจากการสัมภาษณ์บุคคล เนื่องจากการศึกษาจากตัวอย่างเอกสารนั้นทำให้นักวิเคราะห์ ระบบสามารถทำความเข้าใจระบบงานเบื้องต้นได้ก่อน และสามารถทราบได้ว่าจุดใดของระบบงาน ที่นักวิเคราะห์ระบบยังไม่เข้าใจ เพื่อนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ในการเตรียมข้อมูลและคำถามต่างๆ สำหรับการเข้าสัมภาษณ์บุคคล จัดทำแบบสอบถามหรือใช้ในการค้นคว้ารายละเอียดจาก แหล่งข้อมูลอื่นๆ ได้ ในการรวบรวมข้อเท็จจริงจากเอกสารที่มีอยู่แล้วอาจทำได้ 2 วิธีคือ การ รวบรวมข้อเท็จจริงจากเอกสารที่มีอยู่ และการสุ่มตัวอย่าง (Sampling) ดังรายละเอียดต่อไปนี้ 1) การรวบรวมข้อเท็จจริงจากเอกสารที่มีอยู่ (Existing Documents) เอกสารที่ นักวิเคราะห์ระบบควรจะทำการศึกษาเป็นอันดับแรกคือ แผนภูมิองค์กร (Organization Chart) เนื่องจากจะเป็นส่วนที่ช่วยให้นักวิเคราะห์ระบบเข้าใจถึงลักษณะโครงสร้างขององค์กรนั้นๆ ว่า บุคคลใดมีความสำคัญระดับใด ลำดับการบังคับบัญชาอยู่ในลักษณะใด ทำให้นักวิเคราะห์ระบบ สามารถนำไปใช้เป็นแนวทางในการศึกษาขั้นตอนการดำเนินการต่างๆ ได้โดยคร่าวๆ นอกจากนี้ นักวิเคราะห์ระบบควรศึกษาปัญหา และข้อผิดพลาดในการดำเนินการที่เกิดขึ้นพรอมกันไปด้วย เอกสารอื่นๆ ที่ควรศึกษา ได้แก่ - เอกสารที่ใช้ในองค์กร เช่น บันทึกต่างๆ คำแนะนำ แบบแสดงความคิดเห็นของลูกค้า หรือผู้รับบริการ รายงานรายเดือน รายงานแสดงปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กร - เอกสารทางการบัญชี รายงานผลการดำเนินการ การประเมินผลงาน - คำร้อง หรือบันทึกต่างๆ ในองค์กร หรือจากโครงการระบบสารสนเทศขององค์กร ทั้งใน อดีตและปัจจุบัน - แผนกลยุทธ์การดำเนินธุรกิจ (Strategic Plan) และเอกสารแสดงภารกิจ (Mission Statement) ขององค์กร - วัตถุประสงค์ในการดำเนินธุรกิจขององค์กร (Objective) หรือหน่วยงานต่างๆ - นโยบายขององค์กร (Policy) - แบบฟอร์มต่างๆ ที่มีการกรอกข้อความเรียบร้อยแล้ว สามารถใช้แสดงเป็นตัวอย่างใน การดำเนินการจริงได้ (Filled Form) - คู่มือการใช้งานจอภาพ และรายงานต่างๆ (Screens and Report)

124 นอกจากนี้นักวิเคราะห์ระบบควรตรวจสอบเอกสารของระบบสารสนเทศที่เคย ดำเนินการมาก่อนหน้านี้ด้วย ได้แก่ - ผังงาน (Flow Charts) และแผนภาพ (Diagram) - พจนานุกรม หรือแหล่งเก็บข้อมูลโครงการ (Dictionary or Repository) - เอกสารการออกแบบ ได้แก่ ข้อมูลนำเข้า ข้อมูลผลลัพธ์ และฐานข้อมูล - เอกสารการเขียนโปรแกรม - คู่มือการใช้งานและการอบรม (Operation and Training Manual) บริษัท สินเจริญเทรดดิ้ง จำกัด ใบรับเงินเดือน ประจำเดือน...................................พ.ศ.................(ต้นฉบับ) คุณ............................................................ตำแหน่ง................................แผนก..................................................... วัน/เดือน/ปี รายละเอียด ตั้งค่า เวลา ถึง เวลา จำนวน ชั่วโมง ลายเซ็นต์ อนุมัติ(จำนวน ชั่วโมง) หมาย เหตุ หัวหน้างาน / ผู้จัดการแผนก ........................................................... (........................................................) ภาพที่ 5.4 ตัวอย่างแบบฟอร์มใบบันทึกค่าล่วงเวลา