AP015 BAB 2 - PENGENALAN PENGURUSAN

BAB 2
PENGURUSAN

CREDITS: This presentation template was
created by Slidesgo, including icons by

Flaticon, infographics & images by Freepik

2.1 PENGENALAN
PENGURUSAN

2.1.1 Fungsi Pengurusan

a. Definisi Pengurusan Dan Organisasi

Definisi Pengurusan:

• Mengkoordinasi dan mengawasi aktiviti kerja orang lain agar

aktiviti mereka dapat disiapkan dengan efektif dan efisien.
(Stephen P. Robbins, 2013, m.s. 9)

• Proses merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal

sumber-sumber organisasi untuk mencapai matlamat
organisasi secara efektif dan efisien.

(Richard L. Daft, 2006 m.s. 8)

Definisi Organisasi :

• Satu penyusunan tenaga manusia secara terancang

untuk mencapai matlamat tertentu.

• Gabungan dua atau lebih orang yang bekerja secara

sistematik dan berstruktur untuk mencapai matlamat
organisasi.

PENGAWALAN2.1.1 Fungsi Pengurusan PENGORGANIS
ASIAN
b. Fungsi-fungsi Pengurusan

PERANCANGAN

FUNGSI
PENGURUSAN

KEPIMPINAN

b. Fungsi-fungsi Pengurusan

i. Perancangan

Proses di mana pengurus menentukan matlamat yang
ingin dicapai, membangunkan strategi dan menentukan
tindakan paling bersesuaian serta menyelaraskan semua
aktiviti di setiap peringkat organisasi demi mencapai

matlamat organisasi.

ii. Pengorganisasian

Proses di mana pengurus menyusun, mengagih dan
menstruktur sumber-sumber organisasi untuk
melaksanakan tugas yang telah ditetapkan agar dapat

mencapai matlamat organisasi.

Proses di mana pengurus menentukan apa yang perlu di
laksanakan, bagaimana ia dilaksanakan dan siapa yang
akan melaksanakannya.

iii. Kepimpinan

Proses di mana pengurus bekerjasama dengan sumber
manusia/ pekerja untuk mencapai matlamat organisasi.

Proses di mana pengurus memotivasi, memimpin dan
melaksanakan segala tindakan yang melibatkan berurusan
dengan sumber manusia untuk mencapai matlamat

organisasi.

Pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerja agar mereka
dapat melaksanakan tugas yang diberikan dengan efektif

dan efisien.

iv. Pengawalan

Proses di mana pengurus memantau aktiviti-
aktiviti semasa, membandingkan prestasi dan
membuat tindakan pembetulan bagi
memastikan hasil akhir kerja tercapai seperti

yang dirancang.

2.1.2 Peringkat Pengurusan

a. Gambarajah Tiga Peringkat Pengurusan

Board of Directors PERINGKAT
Chairman, General ATASAN
Manager, President,

Vice President,
Chief Executive (C.E.O),
Chief Financial Officer (C.F.O),
Chief Operating Officer

PERINGKAT Purchase Manager, Sales Manager,
PERTENGAHAN Marketing Manager, Executive
Officer, Plant Superintendent,

Divisional Heads, Department Head

Supervisor, Superintendent. PERINGKAT
Foreman, Section Officer, Clerk, BAWAHAN
Sub-department executive etc.

Levels of management

a. Tiga Peringkat Pengurusan

i. Pengurusan Atasan

• Bertanggungjawab untuk membuat keputusan ke
atas organisasi secara menyeluruh.

• Membangunkan matlamat dan perancangan yang
akan memberi kesan keatas keseluruhan organisasi.

• Tumpuan kepada perancangan jangka panjang/
strategik.

• Menetap dan menggariskan visi, misi, dasar, polisi
dan matlamat organisasi serta membimbing
organisasi agar interaksinya dengan persekitaran
adalah baik.

• Contohnya: Ketua Pegawai Eksekutif (CEO),
Presiden, Naib Presiden.

ii. Pengurusan Pertengahan

 Pengurus yang berada diantara pengurus atasan dan

pengurus bawahan serta menyelia pengurus bawahan.

 Pengurusan pertengahan bertanggungjawab untuk

melaksanakan segala keputusan yang dibuat oleh
pengurusan atasan.

 Pengurus peringkat ini merangka keputusan jangka

sederhana berpandukan matlamat yang ditetapkan oleh
pengurusan atasan.

 Membuat laporan kepada pengurus atasan.
 Contohnya: Ketua Jabatan Pembangunan Produk,

Pengurus Jabatan Sumber Manusia.

iii. Pengurus Bawahan

 Pengurus barisan pertama (first line manager) dan

bertanggungjawab ke atas pekerja organisasi yang tidak
terlibat dalam pengurusan.

 Bertanggungjawab secara langsung ke atas pengeluaran

produk dan perkhidmatan serta membuat laporan kepada
pengurus pertengahan.

 Tumpuan kepada perancangan jangka pendek.
 Memberi penekanan terhadap tugas penyeliaan ke atas kerja-

kerja operasi dan memastikan pekerja bawahan melaksanakan
tugas harian agar mencapai matlamat organisasi .

 Contoh: Penyelia Tapak, Ketua Kerani, Penyelia Jualan.

2.1.3 PERANAN DAN KEMAHIRAN
PENGURUSAN

a. Peranan Pengurusan

Definisi Peranan:

Tindakan atau tingkahlaku tertentu yang
dijangka dan dipamerkan oleh seseorang
pengurus.



2.1.3 PERANAN DAN KEMAHIRAN PENGURUSAN

a. Peranan Pengurusan

Berdasarkan Henry Mintzberg terdapat 10 peranan
pengurus yang boleh dikategorikan kepada 3 bahagian:

III II I
Penjalin
Hubungan Pembuat Pemberi
Perorangan Keputusan Maklumat

• Tunggak (Figurehead) • Usahawan • Pemantau (Monitor)
• Pemimpin (Leader) (Entreprenuer) • Penyebar
• Penghubung Liaison)
• Pengagih Sumber (Disseminator)
(Resource Allocator) • Jurucakap

• Perunding (Negotiator) (Spokeperson)
• Menangani Gangguan

(Crisis Handler)

I. Penjalin Hubungan Perorangan

i. Tunggak (Figurehead)

• Menjalankan beberapa tugas yang
berbentuk simbolik atau upacara.

• Contoh: CEO akan menghadiri majlis,
menyampaikan sijil dan anugerah.

• Pengarah akan menandatangani
dokumen rasmi perjanjian dengan
syarikat pembekal .

ii. Pemimpin (Leader)

• Mengarah, mengkoordinasi dan memotivasikan
pekerja melaksanakan kerja.

• Memastikan kerja-kerja yang dilaksanakan
mematuhi apa yang telah dirancang.

• Contoh: CEO menggesa agar setiap Pengurus
Cawangan dapat mencapai target hasil jualan
sebanyak RM20 juta pada penghujung tahun ini.

iii. Pengawai Penghubung (Liaison)

 Mengekalkan hubungan jaringan (networking)

sama ada di dalam atau di luar organisasi; melalui
e-mel, panggilan telefon dan mesyuarat.

 Contoh: Pengurus Sumber Manusia berunding

dengan Ketua Kesatuan Pekerja berkaitan
ketidakpuasan hati pekerja berkaitan tuntuntan
kerja lebih masa atau berinteraksi dengan
pelanggan, pembekal dan sebagainya.

II. Pembuat Keputusan

i. Usahawan (entrepreneur)

 Berperanan sebagai perintis (initiator), pereka dan
penggalak kepada perubahan dan inovasi.

 Contoh: CEO Samsung mengumumkan peranti boleh
lipat (berada di antara telefon dan tablet) yang
pertama dikomersialkan iaitu Galaxy Fold mempunyai
6 kamera dengan harga sekitar RM8051.00

ii. Menangani gangguan (crisis handler)

 Membuat keputusan atau tindakan yang tepat

terhadap krisis yang timbul dalam organisasi
supaya persekitaran organisasi yang bermasalah
dapat diselesaikan.

 Contoh: Pengurus Sumber Manusia berbincang

dengan wakil Kesatuan Sekerja untuk
menyelesaikan masalah ketidakpuasan hati
pekerja berkaitan masalah kenaikan gaji tahunan
.

iii. Pengagih sumber (resource allocator)

 Menetapkan bagaimana sumber organisasi yang

terhad diagih dan digunakan oleh semua ahli
organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.

 Contoh: Pengurus Jabatan Kewangan memutuskan

pengagihan sumber-sumber dana mengikut
keutamaan di mana sebanyak RM30juta
diperuntukkan kepada Jabatan Pengeluaran untuk
membeli mesin dan jentera.

iv. Perunding (negotiator)

 Mewakili organisasi dalam perundingan yang

melibatkan bidang kuasa.

 Contoh: Pengurus Jabatan Jualan berunding

dengan Pengurusan Jabatan Pengeluaran untuk
membuat ramalan jualan berdasarkan kapisiti
pengeluaran yang mampu dihasilkan oleh
jabatan tersebut untuk tahun hadapan.

III. Pemberi Maklumat

i. Pemantau (monitor)

 Mencari dan menerima maklumat, mengimbas

laporan berkala dan mengekalkan hubungan
perorangan.

 Contoh: Presiden syarikat sentiasa memantau

keadaan gejala pendamik Convid 19 yang
mempengaruhi perjalanan operasi organisasinya.

ii. Penyebar maklumat (disseminator)

 Menyebar maklumat penting yang diperolehi
sama ada dari dalam atau luar organisasi
kepada ahli organisasi melalui memo,laporan
atau panggilan telefon.

 Contoh: Penyelia Jualan perlu memberi laporan
jualan bulanan kepada Pengurus Jabatan
Jualan pada setiap awal bulan yang berikutnya.

iii. Jurucakap (spokesperson)

 Mewakili unit/jabatan untuk memberi

maklumat yang jelas kepada pihak
pengurusan atasan dalam organisasi atau
berkomunikasi dengan individu/kesatuan
pekerja di luar organisasi.

 Contoh: Pengawai Perhubungan Awam

berucap dalam sidang akhbar berkaitan isu
masalah produk yang perlu ditarik balik dari
pasaran.

2.1.3 PERANAN DAN KEMAHIRAN PENGURUSAN

b. Kepentingan Kemahiran Dalam Pengurusan
i. Pembuat keputusan yang berkesan.

 Membolehkan pengurus mengenalpasti masalah dan

membuat keputusan yang tepat bagi sesuatu
situasi yang penting.

ii.Mewujudkan penyelarasan organisasi

 Membolehkan pengurus menyelaras kerja di dalam organisasi

secara lebih baik dan berkesan supaya dapat mengelakkan
berlakunya pertindihan tugas serta pengurus boleh mengurus
dengan berkesan.

iii. Kebolehan bertindak dengan cepat

 Pengurus yang berkemahiran dapat mengetahui dan
menyelesaikan semua masalah secara cekap dan berkesan.

iv. Pengurusan hubungan dengan pekerja dan

membangunkan sumber manusia

 Pengurus yang berkemahiran akan mengenalpasti

prestasi pekerja yang kurang baik dan akan memastikan
ianya tidak akan menjejaskan pencapaian organisasi.
Pengurus yang berkemahiran akan memberi motivasi dan
dorongan kepada pekerja agar terus meningkatkan
prestasi kerja para pekerja seperti yang diperlukan oleh
orgaanisasi.

v. Membolehkan penguru mengenalpasti dan
mengambil peluang yang wujud sama ada dari
dalam dan luar organisasi

 Pengurus yang berkemahiran akan cuba

meneroka peluang yang ada di sekelilingnya dan
menukarkannya kepada keberhasilan bagi
organisasi.

2.1.3 PERANAN DAN KEMAHIRAN PENGURUSAN

c. Kemahiran Pengurusan

Kemahiran Kemahiran Kemahiran
Konseptual Kemanusiaan Teknikal

c. Kemahiran Pengurusan

i. Kemahiran Konseptual

 Kemahiran yang digunakan untuk berfikir dan mengkonsepsualisasikan

(memaujudkan) sesuatu yang abstraks dan situasi yang kompleks.

 Kemampuan untuk melihat organisasi secara keseluruhan dan

mengintegrasikan hubungan antara bahagian-bahagian dalam
organisasi.

 Melibatkan proses perancangan dan pengurusan strategik untuk

mencapai matlamat organisasi.

 Melibatkan pembuatan keputusan yang kompleks yang melibatkan

kesan jangka panjang.

ii. Kemahiran Kemanusiaan

 Kebolehan untuk bekerja dengan baik bersama orang lain
samada secara individu atau berkumpulan.

 Memimpin, memotivasi, mengurus konflik dan mempengaruhi
individu dengan memahami perasaan, tingkah laku dan sikap
individu lain.

 Kebolehan berkomunikasi dengan pelbagai golongan manusia
atau masyarakat seperti bertemu dengan pelbagai jenis
pelanggan, bermesyuarat dengan pegawai atasan, berbincang
dan berhubung dengan pekerja.

Contoh: Pengurus sumber manusia perlu
berusaha menangani masalah prestasi
pekerja, membekalkan maklumbalas prestasi
kerja kepada para pekerja, memotivasi
pekerja dan mengawal aktiviti-aktiviti yang
membabitkan pengurusan prestasi pekerja.

iii. Kemahiran Teknikal

 Pengetahuan berkaitan pekerjaan dan teknik

yang diperlukan untuk menjalankan tugas
dengan cekap.

 Kebolehan untuk mengaplikasikan kaedah,

prosedur dan teknik dalam bidang tertentu.

 Mempunyai kaitan yang rapat dengan aktiviti

harian organisasi.

d. Hubungkait Kemahiran Pengurusan Dengan Peringkat Pengurusan

JENIS BAWAHAN (OPERASI) PERTENGAHAN ATASAN
KEMAHIRAN (JABATAN) (KETUA ORGANISASI)
KONSEPTUAL
Tidak penting kerana pengurus Penting kerana pengurus Sangat penting kerana
KEMANUSIAAN
terlibat dengan aktiviti operasi terlibat dalam perancangan pengurus perlu terlibat balas

sahaja. dalam jabatan. terhadap perubahan.

Penting kerana komunikasi Penting kerana pengurus Penting kerana pengurus

perlu berlaku antara rakan mengurus pekerja dalam berkomunikasi dengan pihak

sejawat dan memberi tunjuk ajar jabatan dan berkomunikasi berkepentingan dan

dan penerangan kepada pekerja dalam mesyuarat antara bermesyuarat dengan

bawahan pengurus jabatan pengurus setiap jabatan

TEKNIKAL Sangat penting kerana Penting kerana pengurus Tidak penting kerana
tidak
pengurus perlu memahami perlu memberi tunjuk ajar pengurus atasan
aktiviti
proses dan prosedur kerja. kepada pekerja jabatan terlibat dalam

dan berbincang dengan operasi.

penyelia berkaitan

operasian

Rajah Hubungkait Antara Kemahiran
Pengurusan Dengan Peringkat Pengurusan

Tingkat Kemahiran Kemahiran Kemahiran
Pengurusan Konseptual Kemanusiaan Teknikal

Pengurus
Atasan

Pengurus
Pertengahan

Pengurus
Bawahan

2.2 PERANCANGAN

2.2.1 PENGENALAN PERANCANGAN

a. Takrif Perancangan

 Proses di mana pengurus menentukan matlamat
yang ingin dicapai, membangunkan strategi dan
menentukan tindakan paling bersesuaian serta
menyelaraskan semua aktiviti di setiap peringkat

organisasi demi mencapai matlamat organisasi.

 Proses di mana pengurus menentukan matlamat
yang ingin dicapai dan menentukan tindakan
yang paling sesuai untuk diambil di semua

peringkat organisasi untuk mencapai matlamat
organisasi.

 Contoh matlamat syarikat untuk ke pasaran
antarabangsa:

 Presiden Syarikat Suria Bhd. merancang untuk
memasuki pasaran antarabangsa 2 tahun dari sekarang.

 Tindakan di semua jabatan:
 Pengurus Kewangan merancang untuk menambahkan

sumber dana melalui sumber jangka panjang .
 Pengurus Pengeluaran merancang untuk membeli mesin

baru bagi meningkatkan volum pengeluaran.
 Pengurus Sumber Manusia merancang untuk merekrut

pekerja dari sumber dalam dan luar organisasi bagi
menambahkan ambilan pekerja baru.
 Pengurus Pemasaran akan mempergiatkan iklan di media
sosial dan elektronik.
 Pengurus RnD sentiasa menyelidiki dan membangunkan
produk yang berinovasi dan menambahkan beberapa
fungsi baru.

2.2.1 PENGENALAN PERANCANGAN

b. Kepentingan Perancangan

i. Menyediakan Hala Tuju Organisasi

 Membantu pengurus menentukan matlamat, kumpulan kerja dan
membangunkan strategi yang menyeluruh bagi mencapai
matlamat.

 Pengurus juga dapat mengagih dan mengguna sumber dengan
lebih efektif dan efisien.

 Membantu mengenalpasti operasi yang diperlukan serta
bagaimana ia mempengaruhi organisasi.

 Contoh: Sehat Herbs Holdings akan menjadi pengeluar produk
kesihatan berasaskan herba tropika yang terunggul di Asia
menjelang 2023.

ii. Tanda aras untuk mencapai objektif

 Tanda aras adalah satu proses mencari ciri-ciri produk,

perkhidmatan atau proses yang terbaik berbanding pesaing
sebagai satu standard atau piawai untuk meningkatkan
prestasi organisasi

 Perancangan membolehkan penetapan tanda aras yang
hendak dicapai.

 Contoh: Sehat Herbs Holdings (SHH) akan menguasai 30
peratus syer pasaran di Asia bagi produk kesihatan
berasaskan herba tropika menjelang 2023.

 (30 peratus dan tahun 2023 adalah menjadi tanda aras yang
menjadi panduan dan matlamat yang perlu dicapai oleh
pekerja organisasi)

iii. Bertindak kepada persekitaran yang dinamik

• Pengurus dapat mengenalpasti peluang, masalah dan ancaman
yang dihadapi oleh perniagaan pada masa sekarang dan masa
depan

• Pengurus telah bersedia dan boleh membuat pengubahsuaian
mengikut situasi atau masalah yang timbul berdasarkan
strategi sediada.

• Memastikan operasi organisasi berjalan lancar
• Persediaan awal dapat menjimatkan kos operasi,

mengurangkan pembaziran dan menguruskan risiko dengan
baik.

Contoh: masalah Convid19 yang melanda
dunia menyebabkan masyarakat
dikenakan perintah berkurung. Banyak
organisasi tidak dapat beroperasi maka
Pengurus terpaksa mengarahkan pekerja
untuk bekerja dari rumah dan
mengadakan mesyuarat secara atas
talian.

iv.Sebagai Alat Kawalan Pengurus

• Melalui perancangan satu sistem kawalan dapat diwujudkan.
• Pengurus dapat memastikan pencapaian organisasi selaras

dengan perancangan.

• Tindakan pembetulan dapat dilakukan dari semasa ke

semasa.

• Contoh: Sehat Herbs Holdings (SHH) akan menguasai 30

peratus syer pasaran di Asia bagi produk kesihatan
berasaskan herba tropika menjelang 2023.

• Sekiranya SHH tidak dapat mencapai syer pasaran pada
tahun tersebut maka Pengurus akan mengenalpasti punca
dan cuba membangunkan strategi baru.

2.2.1 PENGENALAN PERANCANGAN

c. Hubungkait Jenis Perancangan dan
Peringkat Pengurusan

Jenis-jenis Perancangan

i. Perancangan Strategik (Jangka Panjang)
ii. Perancangan Taktikal (Jangka Sederhana)
iii.Perancangan Operasian (Jangka Pendek)

• i. Perancangan Strategik (Jangka Panjang)

• Adalah perancangan menyeluruh bagi mencapai matlamat
organisasi.

• Melibatkan proses pembuatan keputusan berkenaan matlamat
jangka panjang organisasi.

• Tempoh masa melebihi tiga tahun.
• Dilakukan oleh pengurus peringkat atasan.
• Risiko yang tinggi kerana melibatkan perancangan

keseluruhan.
• Memerlukan kemahiran konseptual yang tinggi.
• Contoh: Syarikat Triple Jati (STJ) ingin meluaskan pasaran

perabotnya ke pasaran Eropah 5 tahun akan datang.

ii. Perancangan Taktikal (Jangka Sederhana)

• Adalah perancangan yang direkabentuk bagi melaksanakan
perancangan strategik.

• Diterjemahkan daripada perancangan jangka panjang oleh
pengurus peringkat pertengahan.

• Tempoh lebih singkat berbanding perancangan strategik iaitu
antara satu hingga tiga tahun.

• Dikenali sebagai rancangan fungsian yang meliputi perancangan
sesuatu jabatan seperti perancangan pemasaran, perancangan
kewangan, perancangan sumber manusia dan perancangan
pengeluaran.

• Contoh: Jabatan Pengeluaran Syarikat Triple Jati mensasarkan
peningkatan volum pengeluaran sebanyak 20% dalam tempoh 2
tahun.

• iii.Perancangan Operasian (Jangka Pendek)

• Adalah perancangan terperinci yang dilakukan oleh pengurus
peringkat bawahan.

• Jangka masa paling pendek kurang daripada satu tahun.
• Penekanan pada tugas-tugas rutin.
• Dilakukan secara berulang-ulang contohnya kerja harian, mingguan,

bulanan.
• Berkaitan aktiviti pengeluaran.
• Contoh: Kilang A mensasarkan peningkatan volum pengeluaran set

sofa ekskusif sebanyak 10% setiap bulan sebagai persediaan untuk
ke pasaran Eropah kelak.

Syarikat Triple Jati Syarikat Triple
Jati ingin
Ketua Pegawai meluaskan
Eksekutif pasaran ke
Eropah 5 tahun
akan datang.

Pengurus Jabatan Pengurus Jabatan
Pengeluaran Kewangan

Penyelia Kilang A Penyelia Kilang B

Penyelia Kilang A mensasarkan Rajah Perkaitan
peningkatan volum pengeluaran set Jenis Perancangan
sofa sebanyak 10% setiap bulan. dengan Peringkat
Pengurusan

Rajah Hubungkait Antara Jenis Perancangan
Dengan Peringkat Kemahiran Pengurusan

Tingkat Kemahiran Kemahiran Kemahiran
Pengurusan & Konseptual Kemanusiaa Teknikal
n
Jenis
Perancangan

Pengurus Atasan

Perancangan Tinggi Tinggi
Strategik
Rendah

Pengurus Sederhana Tinggi
Pertengahan
Sederhana
Perancangan
Taktikal

Pengurus Rendah Tinggi Tinggi
Bawahan

Perancangan
Operasi