AP015 BAB 2 - PENGENALAN PENGURUSAN

1

Penggayaan Kerja

 Kerja dikembangkan secara vertikal dengan menambah tanggungjawab untuk

merancang dan menilai.

 Ia meningkatkan kedalaman kerja iaitu sebanyak mana kawalan seseorang

pekerja ke atas kerja mereka sehingga selesai.

 Pekerja diberi kuasa untuk membuat andaian beberapa tugas yang biasanya

dilakukan oleh pengurus mereka.

 Ia membenarkan pekerja melaksanakan seluruh aktiviti dengan bebas, berdikari

dan bertanggungjawab.

 Contoh, pengurus perkhidmatan penerbangan diberi lebih tanggungjawab dan

kuasa dalam mengagihkan tugas-tugas kepada krew penerbangan.

2

Penggayaan Kerja

Pegawai Staff Pemasaran
Pemasaran Staff Promosi
Staff Jualan

3

iii. Kualiti Suasana Kerja (KSK)
 Melibatkan usaha mewujudkan suasana bekerja untuk meningkatkan

motivasi pekerja, kepuasan dan komitmen sebagai faktor yang boleh
menyumbang kepada peningkatan prestasi organisasi.

 Secara khususnya KSK merupakan cara untuk meningkatkan output

organisasi dan memperbaiki kualiti dengan melibatkan pekerja dalam
membuat keputusan yang boleh memberi kesan kepada pekerjaan
mereka.

 Pendekatan KSK dibentuk untuk membantu pekerja merasa seronok

dengan diri, kerja dan organisasi mereka

4

Faktor-faktor yang dikaitkan dengan KSK:

• Pampasan yang sesuai dan munasabah
• Persekitaran kerja yang selamat dan sihat
• Peluang untuk membangunkan kebolehan sumber manusia
• Peluang untuk pembangunan dan keselamatan kerja yang berterusan
• Jadual kerja dan tugasan mudah/longgar (flexible)
• Perhatian yang berhati-hati terhadap aliran serta rekabentuk kerja

dan pekerja dilibatkan di dalam menghasilkan rekabentuk kerja

• Kerjasama yang bertambah dan lebih baik dalam kesatuan

pengurusan

• Kurang struktur penyeliaan dan banyak pembangunan efektif dalam

kumpulan kerja

5

iv. Pengupayaan Kerja (Job Empowerment)

▶ Penurunan kuasa (delegasi kuasa) kepada subordinat untuk membuat

keputusan.

▶ Menerangkan bagaimana pekerja diberi lebih autonomi terhadap proses

kerja.

▶ Pekerja diberi autonomi iaitu kebebasan, berdikari dan menggunakan

budibicara terhadap aktiviti-aktiviti kerja mereka.

▶ Ini termasuklah:

i. Membenarkan pekerja menentukan kaedah kerja
ii. Memberi cadangan bagaimana menyelesaikan masalah
iii. Menerima maklumat yang berkesan serta mengawal belanjawan

kewangan

▶ Pengupayaan juga membolehkan pekerja mengawal maklumbalas

prestasi kerja mereka.

▶ Pekerja percaya pada keupayaan diri sendiri untuk menyelesaikan

tugas dengan jayanya.

6

v. Ganjaran

▶ Suatu balasan yang diingini oleh pekerja terhadap usaha
dan kerja yang mereka lakukan.

▶ Melibatkan ganjaran kepada pekerja:

• Kewangan – gaji, upah dan bonus, elaun,
• Bukan Kewangan – anugerah khidmat cemerlang,

hadiah percutian dan sijil pengiktirafan

▶ Objektif utama adalah untuk memotivasikan pekerja dan

menggalakkan pekerja bekerja dengan lebih tekun dan
bersemangat.

2.5 PENGAWALAN

2.5 Pengawalan
2.5.1 Pengawalan Fungsi Kawalan

a. Takrif kawalan

• Proses di mana pengurus memantau aktiviti- aktiviti,
membandingkan dan membuat tindakan pembetulan bagi

memastikan hasil akhir kerja tercapai seperti yang

dirancang.

• Proses memantau prestasi dan mengambil tindakan

untuk memastikan hasil tercapai seperti yang dijangkakan.

b.Kepentingan kawalan

1. Mengukur prestasi pengurus dan pekerja

Mekanisma kawalan dapat memantau prestasi pekerja dan kecekapan
pengurus dalam membuat keputusan.

2. Jaminan kualiti produk
Mengawasi, memeriksa dan meningkatkan mutu keluaran.

3. Mengenalpasti peluang dan ancaman
Perniagaan perlu menganalisa peluang dan ancaman yang terdapat di
sekitar perniagaan seperti persaingan, perubahan teknologi, politik dan
undang-undang, ekonomi, dan lain-lain.

4. Bersedia menghadapi ancaman.

Organisasi sentiasa berdepan dengan persekitaran yang dinamik (sentiasa

berubah) terutamanya apabila ia melibatkan perubahan citarasa dan

keperluan pengguna.

a. Takrif Proses Kawalan

Proses kawalan ialah langkah-langkah yang perlu
dilakukan untuk mengawal melibatkan

penetapan piawai, mengukur prestasi sebenar,
membuat perbandingan antara prestasi dan
piawai dan melakukan tindakan pembaikan

supaya objektif yang dirancang tercapai.

a. Rajah Proses Kawalan

MENETAPKAN PIAWAIAN

MENGUKUR PENCAPAIAN

TIDAK

MEMBANDINGKAN MEMBUAT
PENCAPAIAN LANGKAH
PEMBETULAN
DENGAN PIAWAIAN
YA
YA

TERUSKAN

i. Menetapkan Piawaian

• Proses kawalan bermula dengan membentuk objektif dan

piawai yang ingin dicapai.

• Ia merujuk kepada perancangan dan rancangan yang hendak

dilaksanakan itu perlu mengandungi piawai tertentu.

• Piawai yang hendak dicapai ini perlulah ditetapkan dengan

jelas dan boleh diukur.

• Contoh:Jabatan pengeluaran, Syarikat Mahsuri menetapkan

objektif untuk mengeluarkan 1000 kampit beras sehari bagi
kuantiti 5kg dan 10kg yang mempunyai 5% beras hancur.

ii. Mengukur Pencapaian

• Pengurus akan mengukur pencapaian sebenar.
• Sebelum mengukur beberapa perkara perlu dikenalpasti
•
AntAKBakaertkgaieavnriiymtaiapayainaananlagphpe:rinnogislaeinisadnpiendniliiallaaikiaunkaankan dilakukan

• Contohnya, pekerja Syarikat Mahsuri mengambil 5%

sampel beras yang telah dihasilkan setiap 2 jam untuk
mengukur berat dan % beras hancur dan mengira
prestasi.

iii. Membandingkan Pencapaian dengan Piawaian

• Pengurus perlu membuat perbandingan di antara piawaian

yang ditetapkan dengan prestasi sebenar.

• Perbandingan ini dilakukan dengan tujuan untuk

mengenalpasti perbezaan di antara maklumat yang telah
dikumpulkan daripada penilaian prestasi sebenar dengan
piawai yang telah ditetapkan

• Untuk membuat perbandingan, lazimnya pengurus akan

bergantung kepada laporan yang diserahkan kepadanya oleh
staf bawahan yang bertanggungjawab merekodkan hasil
keputusan kemajuan prestasi sebenar.

• Contohnya, pekerja Syarikat Mahsuri mendapati bahawa 2

kampit beras yang sepatutnya berat 5kg tidak mencapai
berat tersebut dan mempunyai 10 kampit beras mempunyai
% beras hancur yang lebih dari 5%.

iv. Membuat Langkah Pembetulan

• Pengurus boleh memilih diantara 3 tindakan: tidak buat apa-

apa, membuat pembetulan keatas prestasi sebenar, atau
menyemak semula piawaian.

• Tindakan pembetulan/pembaikan dilakukan ke atas tahap-

tahap operasi tertentu yang dikenalpasti menyebabkan
penyimpangan.

• Jika didapati semua faktor yang dinilai tidak mencapai

piawai, piawaian perlu diubahsuai – mungkin piawaian terlalu
tinggi

• Jika tiada penyimpangan, aktiviti akan diteruskan seperti

biasa dan tindakan susulan akan dilaksanakan.

• Contohnya, Syarikat Mahsuri mengisi timbangan beras yang

kurang beratnya dan mengasingkan beras yang % hancur
tidak mencapai piawaian sebenar.

2.5 Pengawalan
2.5.3 Alat-alat Kawalan

Belanjawan Carta Gantt

Alat-alat
Kawalan

Carta PERT/CPM Titik Pulang Modal

i. Belanjawan

• Satu bentuk perancangan berangka yang memperuntukkan

sumber kewangan untuk pelaksanaan sesuatu aktiviti bagi
sesuatu tempoh tertentu.

• KEGUNAAN: sebagai panduan dimana pihak pengurusan dapat

mengawal perbelanjaan seperti yang ditetapkan.

• Contoh belanjawan – Belanjawan induk, belanjawan tunai,

belanjawan modal, kredit, pentadbiran, stok, induk dan lain-
lain.

• Contohnya, Belanjawan Syarikat Kejora yang

memperuntukkan kewangan sebanyak RM20 juta bagi

perbelanjaan operasian yang dianggarkan untuk tahun depan

telah dibentangkan oleh Pengurus Kewangan dalam mesyuarat

kewangan.

2.5.3 Alat-alat Kawalan

RnD
5%
Utiliti & Am
15%

Gaji Upah & Jentera dan
Komisyen Mesin 55%
25%

Rajah Carta Pai - Belanjawan Pengagihan Peruntukkan Kewangan
sebanyak RM20j mengikut keperluan perbelanjaan

ii.Carta Gantt

• Carta berjadual yang menunjukkan output yang sebenar dan

dirancang dalam satu tempoh masa.

• Carta yang menunjukkan susunan langkah-langkah/aktiviti di

dalam suatu projek dan masa yang diperuntukkan bagi
menyelesaikan setiap langkah/aktiviti tersebut.

• Gantt menunjukkan secara grafik bila kegiatan perlu

dilaksanakan dan membandingkan unjuran tersebut dengan
progres sebenar bagi setiap kegiatan.

• Jadual keseluruhan dibentuk dengan menetapkan masa

permulaan dan masa siap setiap kegiatan yang perlu
disempurnakan mengikut turutan sehingga tamatnya projek
berkenaan.

• KEGUNAAN: untuk mengawal atau memastikan aktiviti

perniagaan dilaksanakan seperti masa yang ditetapkan.

0

Contoh: Proses membuat baju Kurung Butik
ZZA yang dirancangkan bagi bulan Februari

Kerja Masa
Melakar 1/2 – 7/2
Menggunting
Menjahit 7/2 -14/2
Membungkus 8/2–21/2
15/2 – 28/2

Carta Gantt : Aktiviti Menyiapkan 500 helai baju
Kurung yang dijangkakan dalam bulan Februari

Tarikh 1/2 7/2 14/2 21/2 28/2
/Aktiviti

Melakar

Menggunting

Menjahit

Membungkus

Tarikh pemantauan 19/2

Perancangan Prestasi sebenar

ii.Carta Gantt – contoh 2

Aktiviti Mengubah suai Bilik Tutoran

A Dapatkan kelulusan kewangan(13/4—20/4)
B Alihkan kerusi dan meja keluar bilik(20/4—24/4)
C Beli jubin baru(20/4—11/5)
D Bawa kerusi dan meja ke bengkel perabut

(24/4—27/4)
E Keluarkan jubin lama dari bilik(24/4—8/5)
F Pasang jubin baru(11/5—25/5)
G Baik pulih kerusi dan meja(27/4—8/6)
H Masukkan kerusi meja ke kelas(8/6—12/6)
I Pasang kerusi dan meja(12/6—19/6)
**nota: tarikh pemantauan kemajuan projek pada 4/5

ii.Carta Gantt

Aktiviti A

B Rancang
Sebenar
C

D

E

F

G

H

Tarikh I

13/4 20/4 27/4 4/5 11/5 18/5 25/5 1/6 8/6 15/6 22/6
Tarikh pemantauan

iii. Carta PERT/CPM

• Rajah yang menggunakan garisan bagi mewakili turutan
aktiviti-aktiviti dan masa yang diperuntukkan di dalam
menyiapkan sesuatu projek di mana melaluinya masa
terpanjang (laluan genting) projek dapat disiapkan boleh
diketahui.

• Jaringan atau gambarajah menunjukkan hubungan serta
turutan berlakunya setiap kegiatan-kegiatan dalam
projek tersebut.

• KEGUNAAN : Digunakan oleh pengurus untuk
mengenalpasti dan mengawal tindakan berasingan yang
dilakukan untuk menyiapkan sesuatu projek.

iii. Carta PERT/CPM

Aktiviti Aktiviti Sebelum Masa

A - 7
B A 4
C A 21
D B 3
E B 14
F C, E 14
G D 42
H F, G 4
I H 7

21 14
C
F
74
Mula AB 14 42 4 7
E G H I

3 Tamat

D

Rajah carta PERT/CPM

Petunjuk:

Laluan genting

iv. Titik Pulang Modal

• Analisis yang digunakan untuk mengkaji hubungan antara

jualan (hasil) dengan kos untuk menentukan titik di mana
jumlah jualan akan menyamai jumlah kos iaitu titik pulang
modal.

• Ia tercapai bila Jumlah Hasil = Jumlah Kos
• Dengan ini firma akan mempastikan output yang dijual

melebihi titik yang telah ditetapkan supaya memperolehi
keuntungan.

• KEGUNAAN: digunakan untuk menentukan unit minima

yang patut dikeluarkan atau dijual untuk mendapat
pulangan modal.

Contoh soalan
Apakah kuantiti pulang modal jika harga jualan seunit ialah
RM 25, Kos Berubah seunit ialah RM 10 dan Kos Tetap seunit
RM 150,000?

Jawapan: = Kos Tetap
TPM (unit) = Harga – Kos Berubah seunit
= 150,000
25 – 10
10,000 unit

TPM (RM) = 10,000 x 25
= RM250,000

iv. Titik Pulang Modal

Kos/hasil TPM Jum. hasil
(RM) Kos berubah
Kos tetap
250,000
150,000

0 Kuantiti(Q)
10,000 (Unit)

TAMAT