AP015 BAB 2 - PENGENALAN PENGURUSAN

c. Hubungkait Jenis Perancangan dan
Kemahiran Peringkat Pengurusan

PERANCANGAN Pengurus perlu mempunyai kemahiran konseptual
STRATEGIK yang tinggi berbanding pengurus peringkat lain.
Pengurus perlu memantau persekitaran dalaman dan
& PENGURUSAN luaran seperti ekonomi, teknologi, kebudayaan,
ATASAN pelanggan, pekerja, pesaing dan sebagainya.

PERANCANGAN Pengurus akan menentukan bagaimana syarikat akan
TAKTIKAL menggunakan sumber-sumber yang ada bagi
mencapai matlamat yang ditetapkan. Pengurus amat
& PENGURUSAN memerlukan kemahiran kemanusiaan bagi memimpin
PERTENGAHAN dan memotivasikan pekerja untuk mencapai matlamat
organisasi.
PERANCANGAN Pengurus juga amat memerlukan kemahiran teknikal
OPERASIAN kerana bertanggungjawab mengawal operasi harian.

& PENGURUSAN
BAWAHAN

c. Hubungkait Jenis Perancangan dan
Kemahiran Peringkat Pengurusan

i. Pengurusan Atasan – Perancangan Strategik

Pengurusan atasan (antaranya seperti CEO, Presiden, Pengarah
Urusan) melakukan perancangan strategik (jangka panjang).
Merujuk kepada rancangan untuk keseluruhan organisasi.

Pengurus perlu mempunyai kemahiran konseptual yang tinggi
berbanding pengurus peringkat lain. Pengurus perlu memantau
persekitaran dalaman dan luaran seperti ekonomi, teknologi,
kebudayaan, pelanggan, pekerja, pesaing dan sebagainya agar
peka kepada perubahan persekitaran yang dinamik bagi mengelak
ancaman kepada organisasi.

Pengurus atasan juga penting untuk mempunyai
kemahiran kemanusiaan kerna beliau perlu berkomunikasi
dengan pelbagai pihak luar dan dalam organisasi iaitu
semua pengurus jabatan dan pengurus bawahan ketika
mesyuarat pengurusan. Pengurus atasan adalah ketua
dalam organisasi maka mereka perlu menyampaikan visi
dan misi syarikat kepada pengurus peringkat lain. Mereka
juga perlu turun untuk melihat dan memotivasikan pekerja
bawahan dalam organisasinya.

Pengurus atasan hanya perlukan sedikit sahaja kemahiran
teknikal kerana beliau tidak terlibat secara langsung dalam
operasi dan kerja rutin organisasi.

ii. Pengurusan Pertengahan – Perancangan Taktikal

Pengurus pertengahan (terdiri daripada pengurus-pengurus jabatan)
menyediakan perancangan taktikal (jangka sederhana). Menyokong
perancangan jangka panjang yang dibuat oleh pengurus atasan.

Pengurus akan menentukan bagaimana syarikat akan menggunakan
sumber-sumber yang ada bagi mencapai matlamat yang ditetapkan.

Pengurus memerlukan kemahiran kemanusiaan kerana penting
baginya untuk memimpin dan memotivasikan pekerja untuk
mencapai matlamat organisasi.

Pengurus pertengahan juga adalah penghubung kepada jabatan-
jabatan laindalam organisasi. Contohnya meysuarat antara
jabatan akan melibatkan pengurus pertengahan dan pengurus
atasan untuk membincangkan masalah dan objektif jabatan
masing-masing.

Kemahiran konseptual yang sederhana diperlukan oleh pengurus
pertengahan untuk membentuk objektif jabatan dan
membangunkan strategi jabatan masing-masing. Begitu juga
mereka memerlukan kemahiran teknikal secara sederhana untuk
membantu pengurus bawahan menyelesaikan dan membincang
prosedur kerja harian operasi organisasi.

iii.Pengurusan Bawahan – Perancangan Operasian

Pengurus bawahan (antaranya seperti Penyelia Jualan,
Penyelia Tapak, Ketua Unit) akan menyediakan perancangan
operasian (jangka pendek).
Perancangan yang dibuat perlu selaras dengan perancangan
yang dibuat oleh pengurus peringkat atasan dan pertengahan.

Pengurus bawahan memerlukan kemahiran teknikal kerana
penting baginya untuk bertanggungjawab mengawal operasi
harian organisasi. Mereka perlu memberi tunjuk ajar dan
mengawal selia prosedur kerja pekerja bawahan dan cekap
dalam tunjuk ajar cara mengendalikan mesin dan jentera.

Pengurus juga penting memerlukan kemahiran kemanusiaan
kerana perlu berkomunikasi dengan pekerja bawahan untuk
memberi penerangan, tunjuk ajar tentang prosedur kerja bagi
operasi harian organisasi. Beliu perlu membentuk kerjasama
iaitu melakukan tugas secara berpasukan bagi kumpulan yang
dipimpin. Beliau perlu adalah kemahiran untuk memotivasikan
pekerja secara unggul bagi mendorong pekerja bergelagat dan
mempengaruhi pekerja bagi mencapai matlamat organisasi.

Keperluan terhadap kemahiran konseptual yang rendah kerana
mereka tidak terlibat secara langsung dan tidak
bertanggungjawab untuk membentuk visi dan misi bagi
menentukan hala tuju organisasi .

2.2.2 Alat Alat
Perancangan

Carta PERT Carta GANTT

Belanjawan Titik Pulang Modal

2.2.2 Alat-alat Perancangan
a. Jenis Alat-alat Perancangan

i. Belanjawan
 Satu bentuk perancangan yang memperuntukkan sumber

kewangan untuk pelaksanaan sesuatu aktiviti, projek atau
program bagi sesuatu tempoh tertentu.

Kegunaan:
 Merupakan alat pengurusan yang penting bagi tujuan

pengagihan sumber kewangan yang terhad untuk pelbagai
kegunaan.
 Merancang perbelanjaan organisasi bagi suatu tempoh
tertentu.

RnD
5%

Utiliti & Am
15%

Gaji Upah & Jentera dan
Komisyen Mesin 55%
25%

Rajah Carta Pai - Belanjawan Pengagihan Peruntukkan
Kewangan sebanyak RM20j mengikut keperluan perbelanjaan

ii. Titik Pulang Modal (TPM)

• Analisis yang digunakan untuk mengkaji
hubungan antara jualan (hasil) dengan kos untuk
menentukan titik di mana jumlah jualan akan
menyamai jumlah kos iaitu titik pulang modal.

• Ia tercapai bila Jumlah Hasil= Jumlah Kos

Kegunaan:
• TPM digunakan untuk menentukan unit minima

yang patut dikeluarkan atau dijual untuk
mendapat pulangan modal.

 TPM boleh ditunjukkan dalam nilai wang (ringgit) atau volum jualan
mengikut formula berikut:

TPM (unit) = KT
H - KB

TPM (ringgit) = TPM (unit) x H

 Analisis TPM boleh juga ditunjukkan dengan grafik (lakaran graf) -
merupakan titik persilangan di antara garis jumlah hasil (JH) dengan
garis jumlah kos (JK).

Hasil, Kos Jumlah Hasil
Jumlah Kos
TPM
p B

A Kos Tetap

Volum jualan

q
Rajah Titik Pulang Modal

iii. Carta Gantt

Carta berbentuk bar yang menunjukkan susunan
langkah-langkah/aktiviti di dalam suatu projek dan

masa yang diperuntukkan bagi menyelesaikan setiap
langkah/aktiviti tersebut

KEGUNAAN: projek

 Sebagai panduan dalam melaksanakan
mengikut masa yang ditetapkan.

 Merancang kemajuan projek.

 Merancang kos pelaksanakan projek.

5

Contoh: Proses membuat baju Kurung
Butik ZZA yang dirancangkan bagi bulan

Februari

Kerja Masa
Melakar 1/2 – 7/2
Menggunting
Menjahit 7/2 -14/2
Membungkus 8/2–21/2
15/2 – 28/2

6

Carta Gantt : Aktiviti Menyiapkan 500 helai baju
Kurung yang dijangkakan dalam bulan Februari

Tarikh 1/2 7/2 14/2 21/2 28/2
/Aktiviti

Melakar

Menggunting

Menjahit

Membungkus

Perancangan

iv. Carta PERT

• Ialah rajah yang menggunakan garisan bagi mewakili turutan

aktiviti-aktiviti dan masa yang diperuntukkan di dalam menyiapkan

sesuatu projek di mana melaluinya masa terpanjang (laluan

genting) projek dapat disiapkan boleh diketahui.

Kegunaan:
• Merancang kemajuan projek dari segi tempoh masa yang

diperlukan untuk menyiapkan sesuatu aktiviti dalam projek.
• Merancang kos pelaksanaan projek berdasarkan tempoh masa

penyiapan projek.
• Sebagai panduan dalam melaksanakan projek mengikut rancangan

masa yang ditetapkan.
• Merancang kegiatan yang penting yang perlu dilaksanakan dahulu.

Jadual aktiviti Pembinaan Taman Mini
Carta PERT/CPM

Aktiviti Aktiviti Terdahulu Masa (hari)

A Tiada 4

B Tiada 8

CA 6

D B,C 3

ED 4

Pembinaan Taman Mini Carta PERT/CPM

4 hari 6 hari

A C

3 hari 4 hari Tamat

Mula D E

8 hari

B

a. Takrif Visi, Misi dan Objektif Organisasi

i. Visi

 Satu pernyataan yang menyeluruh tentang penubuhan
sesebuah organisasi.

 Merupakan sesuatu yang ideal dan unik untuk dicapai.
 Merupakan matlamat jangka panjang sesebuah organisasi.
 Ciri-Ciri Visi:

Ringkas, padat dan jelas (tidak melebihi 25 patah
perkataan)
Realistik dan menimbulkan semangat
Menjawab persoalan apa, untuk siapa dan bila



ii. Misi

• Tujuan utama sesebuah organisasi ditubuhkan.
• Biasanya misi dinyatakan dalam bentuk yang umum, luas

dan memperlihatkan nilai-nilai kepercayaan, keluaran utama,
pasaran utama, sifat orang yang memegang kepentingan
dalam firma dan masyarakat dan falsafah pengurusan.

• Membentuk identiti dan imej organisasi.
• Misi penting sebagai panduan dan motivasi ahli organisasi –

hala tuju yang dikongsi bersama – dapat memfokus usaha.



iii. Objektif

 Merupakan sasaran atau hasil akhir yang cuba/dijangka
dapat dicapai oleh sesebuah organisasi – terbentuk daripada
misi.

 Biasanya dinyatakan dalam bentuk yang lebih khusus
berbanding misi organisasi – dimensi masa lebih jelas.

 Setiap bahagian atau unit akan menetapkan objektif masing-
masing selari dengan misi organisasi.

 Ciri objektif – Spesifik, Boleh diukur, Boleh dicapai, Dikaitkan
dengan Ganjaran, Mempunyai tempoh masa. ’SMART’

 Contoh objektif

Setiap pesakit luar akan dilayan dalam masa 30 minit dari
tempoh pendaftaran

i. Spesifik

 Objektif yang ditetapkan mestilah khusus (mendalam) dan jelas.
ii. Boleh Diukur

 Objektif perlu dinyatakan dalam bentuk kuantitatif .
iii. Boleh dicapai

o Matlamat mestilah mencabar tetapi boleh dicapai (Realistik).
iv. Dikaitkan Dengan Ganjaran

o Matlamat atau objektif perlu dikaitkan dengan ganjaran
v. Mempunyai Tempoh Masa

o Objektif yang ditetapkan mesti mempunyai had masa bila ia perlu
dicapai.

2.3 PENGORGANISASIAN

7

2.3.1 PENGENALAN PENGORGANISASIAN

a. Takrif Pengorganisasian

Proses di mana pengurus menyusun dan mengagihkan
sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan tugas yang
telah ditetapkan agar dapat mencapai matlamat organisasi
dengan cekap dan berkesan.

Proses di mana pengurus menentukan apa yang perlu di
laksanakan, bagaimana ia dilaksanakan dan siapa yang akan
melaksanakannya

b. Kepentingan Pengorganisasian

i. Menghasilkan satu susunan tenaga kerja yang sistematik
bagi mencapai matlamat organisasi.

ii. Memastikan pengagihan sumber di antara jabatan dapat
dilakukan dengan saksama.

iii. Mengawal tingkah laku pekerja melalui prosedur dan
sistem yang telah ditetapkan.

2.3.2 Elemen Pengorganisasian

a. 6 Elemen Pengorganisasian

Terdapat 6 elemen : Arahan
i. Pengkhususan Kerja
ii. Penjabatanan
iii. Rantaian Arahan (Autoriti dan Kesatuan
iv. Jangkauan Kawalan (Luas dan Sempit)
v. Delegasi/Penurunan Kuasa

(Pemusatan dan Pemencaran)
i. Keformalan

i. Pengkhususan Kerja

● Pembahagian sesuatu aktiviti kerja/tugas kepada

komponen-komponen yang khusus. Pekerja hanya
menumpukan dalam melakukan sejenis pekerjaan atau
aktiviti tertentu mengikut kemahiran seseorang
pekerja.

● Contoh: Restoran McDonald’s mengamalkan

pengkhususan kerja dalam kalangan pekerja McD untuk

perkhidmatan penyediaan makanan segera.

Rajah Pengkhususan Kerja Dalam
Kalangan Pekerja Restoran McDonald's

Kebaikan pengkhususan kerja

i. Dapat meningkatkan kemahiran pekerja dan

kebolehan dalam melakukan sesuatu kerja.

ii. Dapat meningkatkan produktiviti.
iii.Kerja dapat disiapkan dengan lebih cepat dan

menjimatkan masa.

iv.Menjimatkan kos latihan.
v. Penggunaan sumber-sumber dengan lebih efisien.

Kelemahan pengkhususan kerja:

i. Kurang kreativiti di mana kerja yang sama sahaja yang
dilakukan dan tiada pembaharuan.

ii. Pekerja cepat rasa bosan dan malas.
iii. Tidak dapat menguasai bidang baru.
iv. Tidak berpeluang menunjukkan bakat baru.
v. Produktiviti menurun kerana konsentrasi menurun.
vi. Menaikkan kos latihan sekiranya ada sebarang perubahan

kepada gaya kerja yang dilakukan.

ii. Penjabatanan

Menyusun sumber-sumbernya dengan cara yang efisien dan
berkesan. Aktiviti-aktiviti yang sama diletakkan di bawah satu
unit, bahagian atau kumpulan.

Proses mengumpul dan menyatukan semua kegiatan yang sama
dengan cara yang sesuai dan praktikal di panggil penjabatanan.
Biasanya setiap organisasi akan membentuk penjabatanan
bergantung kepada aktiviti utama organisasi tersebut. Untuk
tujuan ini, carta organisasi digunakan untuk menjelaskan
bagaimana tugas diagih, dikelompok dan ditempatkan.

Pengurus Besar

Pengurus Pengurus Pengurus Sumber
Pemasaran Pengeluaran Manusia

iii. Rantaian Arahan Pengarah Urusan
Pengarah Bahagian
 Garisan autoriti yang
menunjukkan hubungan langsung Pengurus
Penyelia
antara ketua diatas dengan Pekerja
bahagian paling bawah

menggambarkan siapa melapor
kepada siapa.

 Rantaian arahan menunjukkan
sistem pelaporan dalam sesebuah

organisasi.

 Arahan bergerak daripada atas ke
bawah di sepanjang rantaian

arahan, manakala akauntabiliti
bergerak daripada bawah ke atas.

2.3.2 Pengenalan Pengorganisasian

I. Autoriti

●Autoriti ialah hak untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan

untuk menjalankan sesuatu kerja.

●Semua pengurus mempunyai autoriti tetapi darjah autoriti yang

dimiliki itu adalah berbeza berasaskan peringkat pengurusan di mana
mereka berada.

●Autoriti bukan sahaja membolehkan pengurus membuat keputusan

dan mengambil tindakan ke atas keputusannya tetapi juga
membolehkan pengurus mengarah dan menurunkan kuasanya kepada
staf di bawahnya.

●Terdapat 2 jenis autoriti iaitu:
➢ Autoriti Lini
➢ Autoriti Staf

Rajah Autoriti

---------- Autoriti Staf PENGARAH
______ Autoriti Lini EKSEKUTIF

EKSEKUTIF
PERUNDANGAN

PENGARAH PENGARAH PENGARAH PENGARAH
PEMASARAN OPERASI SUMBER MANUSIA AKAUN

UNIT 1 UNIT 2
PENGURUS PENGURUS

SUMBER MANUSIA OPERASI AKAUN PEMASARAN

Autoriti Lini

• Hak yang dimiliki oleh pengurus untuk mengarah dan mengawal aktiviti
staf bawahannya untuk mencapai objektif organisasi.

• Autoriti lini mengalir ke bawah organisasi melalui rantaian arahan
utama.

• Autoriti lini berkait rapat dengan objektif dan proses organisasi.
• Pengurus lini bertanggungjawab secara langsung dalam melaksanakan

tugas bagi pencapaian matlamat organisasi.
• Contoh: Pengurus Pemasaran mengarahkan pasukan pemasaran untuk

menjalankan penyelidikan pemasaran berkaitan tren pakaian remaja
masa kini.

Autoriti Staf

● Pengurus yang dilantik hanya sebagai sokongan kepada

fungsi lini dan tidak diberikan kuasa untuk mengarah orang
lain melalui rantaian arahan.

● Bertindak memberikan sokongan kepada fungsi lini dengan

memberikan nasihat, cadangan, membuat penyelidikan,
menyediakan perkhidmatan pakar dan perkhidmatan khusus.

● Contoh: Eksekutif Perundangan hanya boleh memberikan

nasihat kepada Pengurus Sumber Manusia tentang tindakan
untuk pemecatan pekerja berkaitan salah laku mengikut
Undang-undang Buruh.

II. Kesatuan Arahan

Satu prinsip dimana setiap pekerja di dalam sesebuah
organisasi hanya melapor kepada seorang ketua
sahaja.

▶ Setiap pekerja hanya ada seorang ketua sahaja.

Pengurus

Kewangan

Pegawai Akaun 1 Pegawai Akaun 2

2.3.2 Pengenalan Pengorganisasian

iv. Jangkauan Kawalan

1. Merujuk kepada bilangan staf bawahan yang melapor terus
kepada seorang ketua/pengurus

2. Jangkauan kawalan memberi kesan kepada keberkesanan
interaksi antara pengurus dan staf bawah serta kepada
keberkesanan penyeliaan staf bawah oleh pengurus/penyelia.

3. Terdiri daripada;
i. Jangkauan kawalan luas.
ii. Jangkauan kawalan sempit.

1. Contoh: Andaian terdapat dua buah organisasi, masing-masing
mempunyai 4,100 orang pekerja. Berdasarkan gambarajah
disebelah, jangkauan kawalan tahap pengurus Organisasi A
ialah 4 manakala jangkauan kawalan tahap pengurus
Organisasi B ialah 8.

i. Jangkauan Kawalan Luas
Bilangan staf yang diletakkan dibawah kawalan
pengurus/ketua adalah ramai.

ii. Jangkauan Kawalan Sempit
Bilangan staf yang diletakkan dibawah seorang pengurus
adalah sedikit.

v. Delegasi/ Penurunan Kuasa

Satu cara penumpuan kuasa pada individu tertentu
dengan memberikannya autoriti, tanggungjawab,
sumber dan kuasa.
* delegasi tanggungjawab untuk membuat keputusan.
* penurunan kuasa yang terkawal.
* mewujudkan suasana agar pekerja dapat
menggunakan keupayaan mereka semaksimum mungkin
untuk mencapai matlamat organisasi.

https://ms.wikipedia.org/wiki/Pemberian_dan_Perwakilan_Kuasa

Delegasi tugas berlaku apabila autoriti diagihkan secara penurunan
kuasa dalam sesebuah organisasi. Terdapat dua jenis delegasi
tugas iaitu pemusatan dan pemencaran.

Pemusatan
 Autoriti dan keputusan tertumpu pada pengurus

peringkat atasan dan hanya sedikit dan terbatas
sahaja autoriti membuat keputusan diberi kepada
pengurus peringkat bawahan.\

 Keputusan dibuat oleh pihak atasan yang mempunyai

autoriti. Pekerja hanya menerima arahan yang telah
diputuskan oleh pihak atasan.

 Proses pembuatan keputusan banyak dibuat oleh ibu

pejabat dan amat sedikit di cawangan.

 Contoh: Keputusan untuk meluluskan pinjaman bank

yang melebihi RM1 juta akan diputuskan oleh
Pengurus Besar di ibupejabat.

Pemencaran

 Proses membuat keputusan diagihkan ke semua

peringkat yang lebih rendah dalam hirarki autoriti
organisasi.

 Pengurus di setiap peringkat organisasi diberi kuasa

untuk membuat keputusan dan melibatkan pengurus
bawahan di dalam penetapan objektif.

 Proses pembuatan keputusan banyak dibuat di

peringkat cawangan.

 Contoh: Keputusan meluluskan pinjaman bank yang

kurang daripada RM1 juta akan diputuskan oleh
Pengurus di cawangan masing-masing.

vi. Keformalan

 Merujuk kepada sejauh mana pekerjaan di dalam
organisasi diseragamkan dan sejauh mana tingkahlaku
pekerja di pandu oleh peraturan dan prosedur.

 Dalam organisasi formal, terdapat penerangan yang jelas
tentang pekerjaan, peraturan organisasi dan prosedur
yang jelas yang meliputi proses kerja, kesannya pekerja
akan dapat melakukan segala tugasan dengan baik.

 Sebaliknya, sekiranya organisasi mempunyai tahap
keformalan yang rendah, pekerja tidak dapat melakukan
tugasan dengan baik.

2.3 PENGORGANISASIAN

2.3.2 Elemen Pengorganisasian

b. Carta Organisasi

 Suatu sistem atau jaringan formal tentang perkaitan

dan perhubungan antara tugas dan aktiviti yang
berlainan.

 Menggambarkan hubungan diantara pelbagai tahap

pengurusan.

 Membentuk struktur lini dan staf melalui carta

organisasi.

Struktur b. Carta organisasi Struktur Matriks
Fungsian
Struktur 3
1 Divisional

2