วิชาโปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานบัญชี (Full-65)

ภาพที่ 8-38 หน้าตา่ งรายละเอยี ดใบลดหน้ี โดยไมร่ ับคนื สนิ ค้า (บนั ทกึ จำนวนเงนิ ที่คืนใหล้ กู คา้ )
7. การเพม่ิ หนขี้ ายสด/ขายเชอื่ แบบรบั คืนสนิ คา้ และแบบไมม่ ีการรบั คนื สนิ ค้า

กรณนี ี้จะมีวิธกี ารบนั ทึกรายการเช่นเดยี วกบั การลดหนี้ (หวั ขอ้ ท่ี 5 และ 6) เพียงแตเ่ ปลย่ี นเป็นเข้า
ทำงานทเ่ี มนใู บเพิม่ หน้ี

เมนู ใบเพิ่มหนสี้ ินค้า

ภาพท่ี 8-39 หนา้ ตา่ งการเข้าบันทกึ รายการใบเพิ่มหนี้ โดยใช้ Work Flow ระบบขาย
การบันทึกขอ้ มูลทางบัญชีเก่ยี วกับระบบขาย 143

8. การขาย (งานบริการ) เปน็ เงินสด/เงินเชือ่
การขาย (งานบริการ) จะมีวิธกี ารบันทึกรายการเชน่ เดียวกบั การขายสินคา้ เพียงแต่เปลย่ี นเป็นเขา้ ทำงานที่

เมนู Invoice บริการ และเม่ือได้รับค่าบรกิ าร จะตอ้ งทำเอกสารการหักภาษี ณ ทจี่ า่ ยด้วย

เมนู Invoice บริการ

ภาพท่ี 8-40 หน้าต่างการเขา้ บันทกึ รายการขาย (งานบริการ) โดยใช้ Work Flow ระบบขาย

ภาพที่ 8-41 หน้าต่างบันทกึ รายละเอียดเอกสารการหกั ภาษี ณ ท่ีจ่าย
144 จัดทำโดย : ครพู ินรฎั สีตลวรางค์

อธิบายการบนั ทกึ ภาษหี ัก ณ ทีจ่ ่าย

ประเภทเอกสารหกั ณ ท่จี ่าย โปรแกรมจะขึน้ ประเภทเอกสารท่คี ้นได้

เอกสารภายในเล่มที่ ใสเ่ ล่มทขี่ องประเภทเอกสารท่ีเลือกเขา้ มาทำงาน

เลขท่ี ใส่เลขที่ของเลม่ ท่ีเลือกเข้ามาทำงาน

เลขที่อ้างองิ ใส่เลขที่อา้ งองิ ของใบภาษี

วันที่ ใส่วนั ท่ี ที่หกั ภาษี ณ ทจี่ า่ ย

ช่ือผ้หู ัก/ผถู้ ูกหกั ภาษี ใส่ชอื่ ผู้หกั /ผถู้ กู หกั ภาษี ณ ท่จี ่าย

ท่ีอยู่ (บรรทดั 1,2,3) ใส่ทีอ่ ยูข่ องผหู้ ัก/ผู้ถกู หกั ภาษี ณ ทจี่ ่าย

เลขประจำตัวผเู้ สยี ภาษี ใสเ่ ลขประจำตัวผถู้ ูกหกั ภาษี ณ ทีจ่ า่ ย ซงึ่ ถ้าเคยบันทึกไวแ้ ลว้ ท่ฐี านข้อมูล

ของผจู้ ำหนา่ ยรายนี้ โปรแกรมจะดงึ คา่ มาให้เอง

ประเภทเงนิ ได้ ใสร่ ายละเอียดประเภทเงนิ ได้ท่ที ำให้ต้องหกั ภาษี ณ ที่จา่ ย

จำนวนเงนิ ได้ ใสจ่ ำนวนเงินที่จะใช้คำนวณภาษหี ัก ณ ทีจ่ า่ ย

อัตราภาษี ใสอ่ ตั ราภาษีหกั ณ ท่จี ่าย โดยใสเ่ ป็นเปอร์เซน็ ต์

ยอดสำหรับใบเสร็จนี้ กรณที ี่รวบรวมหลายใบเสรจ็ หรือหลายบลิ เงินสด เพอื่ ทำการออกใบภาษีหกั

ณ ที่จ่าย 1 ใบ โปรแกรมจะแสดงบลิ เงินสด ที่ได้ตดั ยอดภาษหี ัก ณ ทจี่ า่ ย

ไปแล้ว โดยยอดรวมของทกุ ใบเสรจ็ ต้องไม่เกนิ มลู คา่ ภาษที ง้ั ใบ

รวมมูลค่าภาษีหกั ณ ท่ีจา่ ย โปรแกรมจะคำนวณมูลคา่ ภาษใี หจ้ าก จำนวนเงินทจ่ี ่าย คูณด้วย อตั ราภาษี

การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกย่ี วกับระบบขาย 145

หนว่ ยท่ี 9

การบนั ทกึ ขอ้ มลู ทางบญั ชเี กยี่ วกบั ระบบลกู หน้ี

สาระสำคญั

หลังจากขายสินค้าหรือบริการท่ียังไม่ได้เงิน กิจการจะตั้งหนี้ลูกหนี้ไว้ในระบบ หากครบกำหนดชำระ
เงิน ก็จะทำการตดิ ตามหนีจ้ ากลกู หน้ี โดยอาจจะทำใบวางบิลส่งไปให้ลกู หน้ี เพือ่ นัดชำระเงินล่วงหน้า และเม่ือ
ถึงกำหนดไปรับเงินจากลูกหนี้ตามใบวางบิล จะทำการพิมพ์ “รายงานใบวางบิลที่ถึงกำหนดรับเงิน” มา
ตรวจสอบ และจัดเตรียมใบเสร็จรบั เงนิ เพื่อไปรับเงิน แต่สำหรับลูกหนบี้ างรายไม่ต้องมีขนั้ ตอนใบวางบิล ก็จะ
พิมพ์ “รายงานลูกหนี้ถึงกำหนดชำระเงิน” มาตรวจสอบ และจัดเตรียมใบเสร็จรับเงินได้ โดยไม่ต้องผ่าน
ขน้ั ตอนการวางบิล หลังจากท่ไี ด้รบั ชำระหนี้ อาจจะเปน็ เงนิ สดหรือเช็ค รวมถึงกรณถี ูกหกั ภาษี ณ ท่จี ่าย ก็จะ
มาบนั ทกึ รายละเอียดการรบั เงนิ ทีร่ ะบบลูกหน้ี

สาระการเรียนรู้

1. ภาพรวมของระบบลูกหน้ี
2. เมนใู นระบบลกู หนี้
3. การบันทกึ รายการในระบบลกู หน้ี

สมรรถนะประจำหน่วย

1. แสดงความรูเ้ กยี่ วกับระบบลูกหน้ี
2. ทำการบันทึกรายการในระบบลกู หนตี้ ามลำดบั ขัน้ ตอน

จดุ ประสงค์เชงิ พฤติกรรม
1. ดา้ นความรู้

1.1 อธิบายภาพรวมของระบบลูกหนี้ได้
1.2 เลอื กใช้เมนใู นระบบลกู หนีไ้ ด้

2. ดา้ นทักษะ

2.1 บันทึกรายการในระบบลกู หนไ้ี ด้

3. ดา้ นคุณลักษณะอนั พึงประสงค์

3.1 ความมวี นิ ัย
3.2 ความสนใจใฝร่ ู้
3.3 ความรบั ผดิ ชอบ
3.4 ความซือ่ สตั ยส์ จุ ริต

146 จดั ทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์

ภาพรวมการทางานในระบบลูกหน้ี

หลงั จากขายสนิ ค้าหรอื บรกิ ารทยี่ ังไมไ่ ด้เงิน โดยต้ังหนล้ี ูกหน้ีไว้ในระบบ เมือ่ ครบกำหนดชำระเงิน จะ
ทำการติดตามหน้จี ากลกู คา้ โดยอาจจะทำใบวางบลิ เพ่อื สง่ ไปวางบลิ กบั ลกู ค้าล่วงหน้า แตส่ ำหรับลูกหนีบ้ างราย
ไม่ต้องมีขั้นตอนใบวางบิล เมื่อถึงกำหนดไปรับเงินจากลูกหนี้ จะทำใบเสร็จรับเงินเพื่อไปรับเงิน หลังจากที่
ได้รับชำระหนี้ อาจจะเป็นเงินสดหรือเช็ค รวมถึงกรณถี ูกหักภาษี ณ ที่จ่าย ก็จะมาบันทึกรายละเอียดการรบั
เงินทร่ี ะบบลกู หนี้ ซงึ่ ภาพรวมการทำงานในระบบลูกหนสี้ รปุ เปน็ แผนภาพไดด้ ังน้ี

ภาพท่ี 9-1 ภาพรวมข้นั ตอนการทำงานของระบบลูกหนี้

เมือ่ ทำการบนั ทึกข้อมลู ในระบบลูกหนี้แลว้ โปรแกรมจะเชอื่ มโยงขอ้ มลู ไปที่ระบบอ่นื ที่เกีย่ วขอ้ ง ดงั ภาพท่ี 9-2

ระบบเชค็ และ
เงินฝากธนาคาร

รับเชค็ / รบั โอนเงิน

ภาษีขาย (บริการ) ระบบลกู หน้ี ลงรายวันเงนิ สดรบั
ภาษีหัก ณ ท่ีจา่ ย
ระบบบัญชี
รายงาน แยกประเภท
ภาษมี ลู คา่ เพมิ่ และ
ภาษหี กั ณ ที่จา่ ย

ภาพที่ 9-2 การเช่อื มโยงจากระบบลูกหนี้ไปยงั ระบบอนื่ ทเ่ี กีย่ วขอ้ ง

การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเก่ียวกับระบบลกู หน้ี 147

เมนูในระบบลูกหน้ี
การทำงานในระบบลูกหนี้ มเี มนูตา่ งๆ ให้ใช้ดงั ภาพที่ 9-3

ภาพที่ 9-3 เมนใู นระบบลกู หน้ี
การบันทกึ รายการในระบบลกู หนี้
การบันทึกรายการในระบบลูกหนี้ เริ่มจากการพิมพ์เอกสารเพื่อดูว่ายอดหนี้ใดถึงกำหนดวางบิล ซึ่ง
อาจจะทำใบวางบลิ เองหรอื ใหโ้ ปรแกรมทำใหอ้ ตั โนมตั ิ และมาบนั ทกึ วนั นดั ชำระเงิน และพิมพ์รายงาน เพ่อื ดวู า่
ใบวางบิลใดถึงกำหนดไปรับเงนิ ก็จะเตรียมใบเสร็จรับเงินเพื่อไปรับเงินจากลูกหนี้ แต่ลูกหนีบ้ างรายไมต่ ้องมี
ขน้ั ตอนใบวางบิล หลงั จากทีไ่ ดร้ ับชำระหน้ี อาจจะเปน็ เงินสดหรือเช็ค รวมถึงกรณถี ูกหักภาษี ณ ที่จ่าย ก็จะ
มาบนั ทกึ รายละเอยี ดการรบั เงิน ซ่งึ มีขั้นตอนโดยทัว่ ไป ดังน้ี
148 จดั ทำโดย : ครพู ินรัฎ สตี ลวรางค์

1. การตดิ ตามหนจ้ี ากลกู หนี้
การติดตามหนี้จะเร่ิมจากการออกรายงาน เพื่อตรวจสอบยอดหนีข้ องลูกหน้ีแต่ละราย แล้วทำการวาง
บิลเพอ่ื นัดวนั รับชำระเงนิ แต่สำหรับลูกหนีบ้ างราย อาจใชใ้ บสง่ ของท่ีบริษัทได้ใหไ้ ปแลว้ ตัง้ แต่ข้ันตอนการขาย
สนิ ค้า/บริการ มาใชใ้ นการจัดทำเชค็ จา่ ยมายังบริษัทได้ โดยไม่ต้องให้บริษัทจัดทำใบวางบิลไปนัดรับชำระเงิน
อกี สรปุ เปน็ ขนั้ ตอนได้ ดังนี้

1) พมิ พร์ ายงานเพ่อื ตรวจสอบยอดหนี้ค้างชำระของลูกหนแี้ ต่ละราย นอกจากนี้ยงั มีรายงานอ่ืนๆ
ทีใ่ ช้ในการดูยอดหน้ีครบชำระ

2) การทำใบวางบลิ มี 2 แบบ คอื
- จดั ทำใบวางบลิ อตั โนมตั ิ
- จัดทำใบวางบลิ ด้วยตัวเอง

3) บันทกึ วันท่ลี ูกหนน้ี ัดไปรับเงนิ
4) พมิ พ์รายงานใบวางบิลท่คี รบกำหนดรับเงนิ เป็นการสง่ั พมิ พร์ ายงาน เพอ่ื ไปรับชำระเงนิ จาก
ลกู หนี้ ตามวันที่ถงึ กำหนดรับชำระหนี้
สำหรบั ลกู หนที้ ่ีไมต่ ้องมขี ้นั ตอนใบวางบลิ สามารถข้ามหวั ข้อท่ี 2) และ 3) ไปได้
1.1 การสรา้ งใบวางบลิ อัตโนมัติ
1.1.1 เขา้ ท่ี ระบบลกู หนี้  ติดตามหนี้  สรา้ งใบวางบลิ อตั โนมัติ
1.1.2 ใส่คา่ ตา่ งๆครบแล้ว คลกิ ทป่ี มุ่ OK โปรแกรมจะสร้างใบวางบิลให้ ถา้ มรี ายการตามเงอื่ นไข
จากน้ันผู้ใช้งานสามารถเข้าไปดูรายการใบวางบิลได้ทเี่ มนู “จดั ทำใบวางบิล”

ภาพที่ 9-4 หนา้ ต่างระบุค่าตา่ งๆ เพื่อใชจ้ ดั ทำใบวางบิลอตั โนมตั ิ

การบนั ทึกขอ้ มลู ทางบัญชเี ก่ียวกบั ระบบลกู หน้ี 149

อธบิ ายการบันทกึ รายการ
• ใสร่ หสั หรือชือ่ สาขาของบรษิ ัท ทจี่ ะใหส้ ร้างใบวางบลิ
• ใส่เลม่ ใบวางบิลที่จะใหโ้ ปรแกรมสร้างใบวางบลิ ใหอ้ ัตโนมตั ิ
• ตอ้ งการจัดทำใบวางบลิ โดยระบเุ ป็นชว่ งลกู ค้า หรอื เฉพาะลกู ค้าเปน็ รายๆ
• เลือกชว่ งรหสั ของลูกค้า หรือชว่ งรายชือ่ ลกู คา้ หากเลือกลูกค้าเป็นรายๆ ให้เขา้ ไปเลือกลูกค้าโดย
คลิกทห่ี นา้ ชื่อลกู ค้าทตี่ อ้ งการ
• ใส่วนั ที่ของเอกสารขายท่คี า้ งชำระ เช่น ต้องการวางบลิ สำหรับ INVOICE ขาย ตั้งแตว่ ันที่ 1 -30
พฤศจิกายน 2557 โปรแกรมกจ็ ะดงึ เฉพาะรายการ ในชว่ งวันทีด่ ังกลา่ วมาจัดทำใบวางบลิ
• เลอื กว่าจะสร้างใบวางบลิ แบบใด
1. สรา้ งจาก INVOICE เฉพาะรายการทยี่ ังไมเ่ คยวางบลิ มาก่อน
2. สรา้ งจาก INVOICE ทง้ั หมด แมจ้ ะเปน็ รายการทเี่ คยทำใบวางบลิ ไปแลว้ แตล่ ูกคา้ ยังไมร่ ับใบ
วางบลิ ก็จะสรา้ งใบวางบลิ ใหม่ โดยจะมรี ายการ Invoice จากใบวางบลิ เก่ามารวมกบั รายการ
ทีท่ ำใหมใ่ นรอบน้ี
• ต้องการใหโ้ ปรแกรมสรา้ งใบวางบลิ โดยเรยี งตามค่าใดในเอกสารขาย เช่น วนั ท่ขี องเอกสาร หรอื
เลขทีภ่ ายใน หรอื เลขที่อ้างองิ ของเอกสาร
• ใสว่ ันทข่ี องใบวางบลิ
• ใสว่ ันท่ีท่นี ัดไปรบั เงนิ จากลกู คา้
• ต้องการกำหนดเครดติ เทอมเท่าใด โดยจะให้ใสเ่ ครดติ เทอมท่ตี อ้ งการให้โปรแกรมคำนวณ วันที่นัด
ชำระเงิน โดยคำนวณจากวันท่ีไปวางบลิ บวกด้วยเครดิตเทอมทใี่ สเ่ ขา้ มา

เมื่อเลือกคา่ ตา่ งๆ ครบแล้ว ใหค้ ลกิ ทป่ี มุ่ OK โปรแกรมจะสรา้ งใบวางบลิ ให้ ถา้ มรี ายการตามเงอ่ื นไข
ดงั กลา่ ว จากนั้น ผู้ใชง้ านสามารถเข้าไปดรู ายการใบวางบิลได้ท่ีเมนู จัดทำใบวางบลิ

1.2 จัดทำใบวางบลิ
1.2.1 เขา้ ที่ ระบบลกู หนี้  ติดตามหนี้  จดั ทำใบวางบลิ หรอื เปดิ work flow ระบบ

ลูกหนี้  ใบวางบลิ
1.2.2 เลอื กสาขาทจ่ี ะเข้าไปทำงาน
1.2.3 เลอื กเล่ม “ใบวางบลิ ” ทจ่ี ะใชง้ าน
1.2.4 กดป่มุ F3-เพมิ่ เพอื่ เพม่ิ ใบวางบลิ ใหม่
1.2.5 บันทึกรายละเอยี ดของใบวางบลิ เมือ่ บันทกึ เสรจ็ แล้วกดปุม่ F10-SAVE เพ่ือเกบ็ รายการ

ตัวอย่างที่ 9-1 วันที่ 4/12/63 ออกใบวางบิล เลขที่ 001 เพื่อไปวางบลิ ลกู หนี้ชื่อ บริษัท นวัตกรรม
ไทย จำกัด กำหนดชำระเงิน 09/12/63 สำหรับเอกสาร ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้ เลขที่อ้างอิง
SI0001/003 และใบลดหน/้ี ใบกำกบั ภาษ/ี ใบแจ้งหนี้ เลขที่อา้ งองิ SM0001/002 ทำการบนั ทึกรายการดังภาพ
ท่ี 9-5 ถึง 9-9 ตามลำดบั

150 จดั ทำโดย : ครพู ินรฎั สีตลวรางค์

ภาพท่ี 9-5 หนา้ ต่างการเข้าระบบลูกหนเี้ พื่อบันทกึ รายการใบวางบลิ โดยใชเ้ มนู

ภาพที่ 9-6 หน้าตา่ งการเขา้ บนั ทึกรายการใบวางบลิ โดยใช้ Work Flow ระบบลกู หน้ี
ภาพท่ี 9-7 หนา้ ตา่ งการเข้าบันทึกรายการใบวางบลิ
การบนั ทึกขอ้ มลู ทางบญั ชเี กย่ี วกับระบบลกู หน้ี 151

ภาพที่ 9-8 หนา้ ต่างเลือกเอกสารทจี่ ะใบวางบลิ

ภาพที่ 9-9 หนา้ ตา่ งบนั ทึกรายละเอียดใบวางบลิ

อธิบายการบนั ทกึ รายการส่วนหวั

เลม่ เลม่ ของใบวางบลิ ทเ่ี ลอื กเข้ามาทำงาน

เลขที่ เลขทภ่ี ายในของใบวางบลิ ถา้ วา่ งไวโ้ ปรแกรมจะ Running ใหอ้ ัตโนมัติ

เลขทอี่ า้ งอิง เลขที่อา้ งองิ ของใบวางบิล ถ้าวา่ งไว้โปรแกรมจะ Running ใหอ้ ตั โนมตั ิ

วันที่ วนั ทข่ี องใบวางบลิ โปรแกรมจะขึ้นวนั ทปี่ ัจจบุ นั ของเครอื่ งคอมพวิ เตอร์ที่ใชง้ านอยู่

รหสั /ชอื่ /ทีอ่ ยลู่ กู ค้า ระบรุ หสั หรือช่ือลกู ค้าที่จะทำใบวางบลิ

พนง.เก็บเงิน ใสร่ หสั พนกั งานเกบ็ เงินทท่ี ำหนา้ ท่ีเกบ็ เงิน

พนง.ขาย ใสร่ หสั พนกั งานขายทดี่ ูแลลกู หนร้ี ายนี้

เครดิตเทอม ระบเุ ครดิตเทอมเพ่อื ใชค้ ำนวณวันครบกำหนดชำระเงิน

152 จดั ทำโดย : ครพู นิ รัฎ สตี ลวรางค์

วันวางบลิ ใส่วนั ทจ่ี ะไปวางบลิ อาจจะไม่ใช่วนั ทข่ี องใบวางบลิ กไ็ ด้

วันนดั ชำระเงิน โปรแกรมจำคำนวณวันนดั ชำระเงิน จากวันวางบลิ บวกดว้ ยเครดติ เทอม

อธบิ ายส่วนรายการยอ่ ย

รหสั ประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดงรหสั ประเภทเอกสารทีเ่ ลอื กมาวางบิล เช่น SI คือ INVOICE ขาย

เช่อื , SM คือ ใบลดหนข้ี ายเช่อื เปน็ ตน้

เลม่ เอกสาร ระบเุ ลม่ เอกสารของประเภทเอกสารทร่ี ะบุ ใช้ Hot Seek ชว่ ยค้นหาได้

เลขที่ ระบเุ ลขทเ่ี อกสารของเล่มเอกสารที่ระบุ ใช้ Hot Seek ช่วยค้นหาได้

ครบกำหนด โปรแกรมจะดงึ วนั ทค่ี รบกำหนดทเ่ี คยระบุไว้ในเอกสารนนั้ มาให้

จำนวนเงิน โปรแกรมจะคำนวณจำนวนเงนิ สทุ ธิ ในเอกสารทีเ่ ลือกไว้มาให้

ค้างชำระ โปรแกรมจะแสดงจำนวนเงินคา้ งชำระ ในเอกสารทเ่ี ลือกไว้มาให้

ยอดชำระ โปรแกรมจะแสดงยอดเงนิ ทจี่ ะใหล้ ูกค้าชำระในครงั้ น้ี ซงึ่ โปรแกรมจะข้นึ จำนวนเงนิ ที่

คงค้างของเอกสารมาใหอ้ ัตโนมตั ิ

1.3 บันทกึ วนั ทีน่ ดั ชำระ
หลงั จากไปวางบลิ แลว้ ลกู หน้อี าจจะนดั ใหไ้ ปชำระเงินในวนั ท่ไี มต่ รงกับทเ่ี ราเคยระบใุ นใบวางบลิ

จึงตอ้ งกลบั มาแก้ไขวันที่นดั ชำระเงินใหต้ รงกับทลี่ กู หนนี้ ัดจรงิ โดยเขา้ ไปทเ่ี มนู “จัดทำใบวางบิล” โดยเขา้ ไปท่ี
ใบวางบลิ ที่ต้องการ กดปมุ่ F2-แกไ้ ข และใส่วนั ที่นดั ชำระเงนิ จากลกู หน้ี ทีช่ ่อง “วันที่นัดชำระเงนิ ” เมื่อบันทกึ
เสร็จใหก้ ดปมุ่ F10-SAVE เพือ่ เกบ็ รายการท่ีแก้ไข

ระบุวนั นดั ชำระเงิน

ภาพท่ี 9-10 หน้าตา่ งใบวางบลิ เพอ่ื ระบุวันนดั ชำระเงนิ

2. การรับชำระหนจี้ ากลกู หน้ี
หลงั จากไดร้ ับการนัดชำระเงนิ ตามใบวางบลิ แล้ว เม่ือถึงกำหนดไปรับเงินจากลูกหน้ี โดยการพิมพ์

“รายงานใบวางบิลที่ถึงกำหนดรับเงิน” มาตรวจสอบ และจัดเตรียมใบเสรจ็ รับเงินเพื่อไปรับเงิน แต่สำหรบั
ลูกหนีบ้ างรายไม่ต้องมีข้ันตอนใบวางบิล ก็จะพิมพ์ “รายงานลูกหนีถ้ ึงกำหนดชำระเงิน” มาตรวจสอบและใช้
จัดเตรียมใบเสรจ็ รับเงนิ ได้ โดยไม่ตอ้ งผา่ นขั้นตอนการวางบลิ

การบันทึกขอ้ มูลทางบัญชเี ก่ยี วกบั ระบบลกู หนี้ 153

2.1 บนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ กรณขี ายสินคา้ และรายละเอยี ดการรบั เงนิ
2.1.1 เขา้ ไปทเี่ มนู ระบบลกู หนี้  รบั ชำระหน้คี า่ สินคา้  รบั ชำระหนี้ (พิมพ์

ใบเสร็จรับเงนิ ) หรอื เปิด work flow ระบบลกู หน้ี  ใบเสร็จสนิ คา้
2.1.2 เลอื กสาขาทจี่ ะเขา้ ไปทำงาน
2.1.3 เลอื กเลม่ “ใบเสรจ็ รบั เงนิ ” ทีจ่ ะใชง้ าน
2.1.4 กดปุม่ F3-เพิม่ เพ่อื เพิม่ รายการ
2.1.5 บนั ทกึ รายละเอยี ดของใบเสรจ็ รับเงิน และรายการชำระเงนิ
2.1.6 กดปมุ่ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ

ตวั อย่างท่ี 9-2 วนั ท่ี 9/12/63 ออกใบเสร็จรบั เงิน เลขท่ี 003 ใหก้ ับ บริษทั นวัตกรรมไทย จำกดั เพ่ือ
ชำระหนี้ตามเอกสารใบวางบิลเลขที่อ้างองิ SL0001/001 ให้ใช้เอกสารทุกใบที่วางบิลมาชำระหนี้ครั้งนี้ โดย
ได้รับเช็คธนาคารธนชาติ สาขารามคำแหง เลขท่ี 812210 ลงวันท่ี 26/12/63 มูลค่า 50,000 บาท ทำการ
บนั ทกึ รายการดงั ภาพที่ 9-11 ถึง 9-17 ตามลำดับ

ภาพท่ี 9-11 หน้าตา่ งการเขา้ ระบบลูกหน้ีเพอ่ื บันทกึ รายการใบเสรจ็ รับเงิน โดยใช้เมนู

เมนูใบเสรจ็ สินค้า

ภาพท่ี 9-12 หน้าต่างการเข้าบันทกึ รายการใบเสรจ็ รบั เงิน โดยใช้ Work Flow ระบบลกู หน้ี
154 จัดทำโดย : ครูพนิ รฎั สตี ลวรางค์

ภาพท่ี 9-13 หนา้ ต่างการเข้าบันทกึ รายการใบเสรจ็ รบั เงนิ

ภาพท่ี 9-14 หน้าต่างสว่ นบนใบเสร็จรบั เงิน

อธบิ ายการบันทกึ รายการสว่ นบน

เลม่ ท่ี เล่มทข่ี องเอกสารที่เลอื กเข้ามา

เลขที่ เลขทขี่ องเอกสาร จะใสเ่ อง หรือว่างไวเ้ พื่อใหโ้ ปรแกรม Running ให้เมอื่ SAVE

เลขอ้างองิ เลขทเี่ พอื่ ใชใ้ นการอา้ งอิงกับเอกสารใบนี้ จะใสเ่ อง หรอื วา่ งไวเ้ พอ่ื ให้โปรแกรม Running

ใหก้ ไ็ ด้

วันที่ ใสว่ ันทใี่ นใบเสรจ็ รบั เงิน

รหัสลูกคา้ ใสร่ หสั ลูกคา้ ใช้ Hot Seek ชว่ ยค้นหาได้

ช่อื ลูกค้า โปรแกรมจะแสดงชอื่ ลกู คา้ ท่ีเลือกไว้

ค้นใบวางบลิ กรณีทม่ี กี ารสร้างใบวางบลิ มากอ่ นข้ันตอนการทำใบเสรจ็ รบั เงิน จะมกี ารอ้างถึงใบวางบิล

เพ่อื เปน็ การตัดรายการใบวางบลิ วา่ ได้รบั ชำระเงนิ แล้ว ให้เลอื กใบวางบลิ ทจ่ี ะจัดทำ

ใบเสรจ็ รบั เงนิ ดังภาพที่ 9-14 แต่ถา้ ไมเ่ คยจดั ทำใบวางบลิ กใ็ ห้ขา้ มช่องนี้ไปได้

แกไ้ ขรายละเอียดอืน่ ใสค่ ่า Y เพอื่ เขา้ ไปบันทกึ รายละเอียดเพิ่มเตมิ

พมิ พ์ “Y” ค้นใบวางบิล เลือกใบวางบิล

ภาพที่ 9-15 หนา้ ต่างคน้ ใบวางบิล เพอ่ื มาทำใบเสรจ็ รบั เงนิ

การบนั ทึกข้อมูลทางบัญชีเกย่ี วกับระบบลกู หน้ี 155

ยอดเงินค้างชำระ
ใส่จำนวนเงนิ ท่ีรับชำระ

ภาพท่ี 9-16 หน้าตา่ งสว่ นรายการย่อยและส่วนท้ายของใบเสรจ็ รบั เงนิ

อธิบายการบันทึกสว่ นรายการย่อย

รหัสประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดงเอกสารรหสั ประเภทเอกสารที่เลือกมาวางบิล เช่น SI คอื INVOICE

ขายเชื่อ , SM คอื ใบลดหนีข้ ายเชื่อ เปน็ ต้น

เลม่ เอกสาร ระบเุ ลม่ เอกสารของประเภทเอกสารทรี่ ะบุ ใช้ Hot Seek ช่วยค้นหาได้

เลขที่ ระบเุ ลขทเ่ี อกสารของเล่มเอกสารท่รี ะบุ ใช้ Hot Seek ชว่ ยคน้ หาได้

ครบกำหนด โปรแกรมจะดึงวันท่ีครบกำหนดทเ่ี คยระบุไว้ในเอกสารนนั้ มาให้

จำนวนเงิน โปรแกรมจะคำนวณจำนวนเงินสุทธิ ในเอกสารท่ีเลอื กไวม้ าให้

คา้ งชำระ โปรแกรมจะแสดงจำนวนเงนิ ค้างชำระ ในเอกสารทเี่ ลือกไวม้ าให้

ยอดชำระ โปรแกรมจะแสดงยอดเงินทจ่ี ะใหล้ กู ค้าชำระในครงั้ นี้ ซึ่งโปรแกรมจะข้ึนจำนวนเงินที่

คงคา้ งของเอกสารมาใหอ้ ัตโนมัติ

อธิบายการบันทึกสว่ นทา้ ย

ยอดตัดชำระ เป็นยอดเงินรวมที่ตดั ชำระหน้ีสำหรบั ใบเสรจ็ รับเงินใบนี้

บนั ทกึ ภาษหี ัก ณ ที่จา่ ย กรณที ่ลี กู ค้าหกั ภาษี ณ ที่จ่าย ใหใ้ ส่คา่ Y เพอ่ื เข้าไปบันทกึ รายละเอียดภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย

หกั เงนิ มัดจำ กรณมี เี งนิ มดั จำท่ีเคยบันทกึ ไว้ เม่ือมีการอ้างถงึ INVOICE กจ็ ะดงึ รายการเงนิ มดั จำ

มาให้อัตโนมัติ

หัก ส่วนลด กรณีมสี ว่ นลดหน้างาน เชน่ ให้สว่ นลดกบั ลูกคา้ เพม่ิ เตมิ จาก INVOICE ขาย

หกั ภาษี มูลคา่ ของภาษีหกั ณ ท่ีจา่ ย ถา้ มกี ารบันทกึ รายการภาษีหกั ณ ทจี่ ่าย ไวแ้ ล้ว ยอดเงนิ

ทีร่ ับจรงิ จะลดลงไปเทา่ กบั ยอดเงนิ ภาษหี ัก ณ ทีจ่ ่าย

บวก ดอกเบี้ย กรณมี ีการคิดดอกเบี้ย เน่อื งจากลูกหนชี้ ำระเงินลา่ ช้า สามารถบันทกึ มูลคา่ ดอกเบ้ียท่ี

ช่องนี้

ยอดสทุ ธิ โปรแกรมจะแสดงยอดเงนิ สทุ ธิ ท่คี วรจะได้รบั จากลูกค้า

156 จดั ทำโดย : ครพู ินรฎั สีตลวรางค์

วันที่ในเช็ค
(due date)

เลขทเี่ ช็ค มูลคา่ =

เป็นเชค็ ของ ยอดเงินในเช็ค
ธนาคารใด สาขาใด

ยังไม่ใส่วันที่เช็คผ่าน
รอทำการนำฝากเชค็

ภาพท่ี 9-17 หนา้ ตา่ งรายละเอียดเอกสารธนาคาร (บนั ทกึ รบั เชค็ )

อธบิ ายการบันทึกรายการเอกสารธนาคาร

ประเภทเอกสารธนาคาร ใสร่ หสั ประเภทเอกสารธนาคาร (ดไู ดจ้ ากสรปุ ประเภทเอกสารธนาคาร)

เป็นรายการฝาก/ถอน ใส่คา่ D ถ้าเปน็ รายการรบั หรือฝากเขา้ (deposit)

ใสค่ ่า W ถ้าเปน็ รายการจ่ายหรอื ถอนออกจากบัญชี (withdrawal)

เลขทเ่ี ชค็ /เอกสาร ใสเ่ ลขท่เี ชค็ หรอื เลขทเ่ี อกสารทเี่ ก่ียวข้องกบั รายการนน้ั ๆ

วันที่รับ-จา่ ยเชค็ /เอกสาร ใส่วันทร่ี บั จ่ายเชค็ หรอื วนั ที่ของเอกสารธนาคารประเภทนั้นๆ

วันท่เี ช็ค/เอกสาร DUE วันทีท่ เี่ ชค็ หรอื วันทท่ี เ่ี อกสารถึงกำหนด

ผรู้ บั /จ่าย (ไทย) ช่ือในเช็คทเี่ ป็นชอื่ ภาษาไทย

รหสั ธนาคารของเชค็ รหสั ธนาคารของเช็คหรือเอกสารใบน้ัน ค้นหาโดยใช้ Hot Seek

มลู คา่ มลู ค่าของเชค็ หรอื เอกสารใบน้นั โปรแกรมจะดงึ ยอดเงินท่เี คยมกี ารตัดชำระ

ในใบเสรจ็ /INVOICE/ใบสงั่ ซื้ออน่ื มาแลว้ ซงึ่ จะใชใ้ นกรณที ี่มกี ารรบั เชค็ 1 ใบ

จากบลิ เงนิ สดหรอื ใบสง่ั ซอ้ื หรือใบเสรจ็ หลายใบ

คงเหลือ ยอดเงินในเช็คทเี่ หลือหลงั จากตดั จ่ายจากรายการอนื่ ๆ มากอ่ น

การบนั ทึกขอ้ มูลทางบญั ชเี กยี่ วกับระบบลูกหน้ี 157

ตดั ชำระใบเสร็จ/INVOICE อื่นแลว้ เปน็ ยอดเงินของเชค็ ทมี่ กี ารตดั ชำระแบบแบง่ การชำระเงินเปน็ งวดๆ

ดว้ ย INVOICE ใบอ่ืนกอ่ นแลว้

ชำระสำหรบั เอกสารน้ี ยอดเงนิ ในเชค็ ท่ีตดั ชำระสำหรับเอกสารใบนี้ กรณีทเ่ี ชค็ 1 ใบ จา่ ยหลาย

เอกสาร ยอดเงินตรงนจ้ี ะเทา่ กบั ยอดในเอกสารปจั จบุ นั

STEP ถ้าใสค่ ่า วา่ ง = ยังไม่ระบเุ งินเข้าธนาคาร

ถา้ ใสค่ า่ B = นำเชค็ เขา้ ธนาคารแลว้

สถานะ จะระบุค่าในชอ่ งนี้ได้ เมื่อระบคุ า่ ในชอ่ ง STEP = B แล้ว

ถ้าใส่ค่า ว่าง = ยงั ไม่ระบสุ ถานะ

ถ้าใส่คา่ P = เช็คผา่ น

ถา้ ใสค่ า่ R = เชค็ คืน

สมดุ บญั ชเี งนิ ฝาก จะระบุคา่ ในชอ่ งนไี้ ด้เมอื่ ระบคุ า่ ใน STEP = B แล้ว

จะนำเช็คหรือเอกสารธนาคารรายการนี้ เข้าสมุดบญั ชีเงินฝากได้

สรปุ ประเภทเอกสารธนาคาร

รหัส รายละเอียด ตวั อยา่ งการใช้งาน

CD บตั รเครดิต รายการบัตรเครดิต

CHI รายการเงนิ สดรบั รับเงนิ สด (ไมเ่ กยี่ วกบั ยอดเงินในบญั ชี)

CHO รายการเงนิ สดจา่ ย จ่ายเงินสด (ไม่เกยี่ วกบั ยอดเงินในบญั ชี)

CL ฝากโดยเช็คธนาคารอ่ืน เช็ครับของธนาคารอืน่ ที่ไมต่ รงกบั ธนาคารของสมุดบญั ชี

CW ถอนโดยเช็ค (เช็คจ่าย) เมอ่ื จา่ ยเชค็ จากสมดุ บัญชที ร่ี ะบุ

HC ฝากโดยเช็ค (เชค็ รบั ) เม่อื ได้รบั เชค็ (รอนำฝากเข้าบญั ชีเงนิ ฝาก)

LC เลต็ เตอรอ์ อฟเครดติ รายการทีเ่ ปน็ เล็ตเตอรอ์ อฟเครดิต

TRD ฝากโดยการโอน โอนเงินเขา้ บญั ชบี รษิ ทั

TRW ถอนโดยการโอน โอนเงนิ จากบัญชขี องบรษิ ทั

2.2 บนั ทกึ ใบเสร็จรบั เงิน กรณใี หบ้ ริการ มีการบันทกึ ภาษีหกั ณ ทจี่ า่ ย
2.2.1 เข้าไปที่เมนู ระบบลูกหนี้  รบั ชำระหนี้คา่ บริการ  รบั ชำระหน้ี (พิมพ์

ใบเสร็จรับเงิน/ ใบกำกบั ภาษี) หรอื เปิด work flow ระบบลูกหนี้  ใบเสร็จบริการ
2.2.2 เลอื กสาขาทจ่ี ะเข้าไปทำงาน
2.2.3 เลอื กเล่ม “ใบเสรจ็ รบั เงนิ ” ทจ่ี ะใชง้ าน
2.2.4 กดปมุ่ F3-เพ่มิ เพอ่ื เพ่ิมรายการ
2.2.5 บนั ทึกรายละเอียดของใบเสรจ็ รับเงนิ และรายการชำระเงิน
2.2.6 กดปมุ่ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ รายการ

158 จดั ทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์

ตวั อยา่ งท่ี 9-3 วนั ที่ 25/12/63 ออกใบเสร็จรบั เงินค่าบรกิ ารติดตัง้ ระบบ ให้กบั บมจ.สยามเทค เลขที่ 001
เพื่อชำระใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ เลขที่ SV0001/001 ถูกหัก ณ ที่จ่ายไว้ตามอัตราที่ถูกต้องได้รับชำระเป็นเช็ค
ธนาคารไทยพาณชิ ย์ สาขาดุสิต 1 ฉบับ เลขที่เช็ค 661122 ลงวนั ท่ี 05/01/63 ทำการบนั ทกึ รายการดงั ภาพที่ 9-18 ถงึ
9-22 ตามลำดับ

ภาพที่ 9-18 หน้าตา่ งเพอ่ื เข้าไปบันทึกใบเสรจ็ รับเงนิ /ใบกำกับภาษี งานบรกิ าร โดยใชเ้ มนู

ภาพที่ 9-19 หนา้ ต่างเพอ่ื เขา้ ไปบนั ทึกใบเสรจ็ รบั เงิน/ใบกำกบั ภาษี งานบริการ โดยใช้ Work Flow

ภาพท่ี 9-20 หนา้ ตา่ งเพอ่ื เขา้ ไปเพม่ิ /แก้ไข ใบเสรจ็ รบั เงิน/ใบกำกับภาษี งานบรกิ าร
การบนั ทึกข้อมลู ทางบัญชีเกีย่ วกบั ระบบลูกหนี้ 159

ภาพที่ 9-21 หน้าตา่ งบันทึกรายการใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกบั ภาษี งานบรกิ าร

ภาพท่ี 9-22 หนา้ ต่างบันทกึ ภาษหี กั ณ ท่ีจา่ ย
160 จดั ทำโดย : ครูพนิ รฎั สีตลวรางค์

อธิบายการบนั ทกึ ภาษีหกั ณ ทจ่ี า่ ย

ประเภทเอกสารหกั ณ ท่ีจา่ ย โปรแกรมจะขนึ้ ประเภทเอกสารทค่ี น้ ได้

เอกสารภายในเลม่ ท่ี ใสเ่ ล่มท่ขี องประเภทเอกสารทีเ่ ลอื กเข้ามาทำงาน

เลขที่ ใส่เลขท่ขี องเลม่ ทีเ่ ลือกเข้ามาทำงาน

เลขที่อา้ งอิง ใสเ่ ลขที่อ้างองิ ของใบภาษี

วนั ท่ี ใส่วนั ที่ ทห่ี กั ภาษี ณ ที่จา่ ย

ช่ือผหู้ กั /ผ้ถู ูกหักภาษี ใส่ชอ่ื ผู้ถกู หกั ภาษี ณ ทจ่ี ่าย

ทอี่ ยู่ (บรรทัด 1,2,3) ใสท่ ่อี ยู่ของผถู้ ูกหกั ภาษี ณ ท่จี ่าย

เลขประจำตวั ผเู้ สียภาษี ใส่เลขประจำตัวผถู้ กู หักภาษี ณ ทจ่ี า่ ย ซง่ึ ถ้าเคยบันทกึ ไวแ้ ลว้ ทีฐ่ านขอ้ มลู

ของผจู้ ำหนา่ ยรายนี้ โปรแกรมจะดงึ คา่ มาให้เอง

ประเภทเงนิ ได้ ใสร่ ายละเอียดประเภทเงนิ ไดท้ ท่ี ำให้ตอ้ งหักภาษี ณ ทจ่ี า่ ย

จำนวนเงนิ ได้ ใส่จำนวนเงินทจี่ ะใช้คำนวณภาษีหัก ณ ทีจ่ า่ ย

อัตราภาษี ใสอ่ ัตราภาษีหกั ณ ท่ีจา่ ย โดยใสเ่ ป็นเปอร์เซน็ ต์

ยอดสำหรับใบเสร็จนี้ กรณที ่ีรวบรวมหลายใบเสรจ็ หรอื หลายบิลเงินสด เพื่อทำการออกใบภาษีหกั

ณ ทจ่ี า่ ย 1 ใบ โปรแกรมจะแสดงบลิ เงนิ สด ท่ีได้ตดั ยอดภาษหี ัก ณ ทจ่ี ่าย

ไปแล้ว โดยยอดรวมของทุกใบเสร็จต้องไมเ่ กนิ มลู คา่ ภาษที ั้งใบ

รวมมลู ค่าภาษีทงั้ ใบ มูลค่าภาษหี กั ณ ทีจ่ า่ ย ของใบน้ี

การบันทึกขอ้ มูลทางบัญชเี กยี่ วกับระบบลกู หนี้ 161

หนว่ ยท่ี 10

การบนั ทกึ ขอ้ มลู ทางบญั ชเี กยี่ วกบั ระบบเจา้ หนี้

สาระสำคญั

หลงั จากซือ้ สินคา้ หรือบรกิ ารที่ยังไมไ่ ด้จ่ายเงนิ กิจการจะตัง้ เจา้ หนี้ไวใ้ นระบบ เมื่อครบกำหนดการชำระเงิน
ก็จะถูกตดิ ตามหนี้จากเจ้าหนี้ การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบเจ้าหนี้ เริ่มจากการพิมพเ์ อกสารเพื่อดูว่า
ยอดหนี้ใดที่ถึงกำหนด บางธุรกิจจะรับใบวางบิลไว้ก่อน และบันทึกวันนัดชำระเงินให้เจ้าหนี้ จากนั้นจะพิมพ์
รายงาน เพือ่ ดวู า่ ใบวางบลิ ใดถงึ กำหนดจ่ายเงนิ ก็จะเตรยี มเชค็ จา่ ยเพ่อื จ่ายเงนิ ให้เจ้าหน้ี เมือ่ ไดร้ ับใบเสร็จรับเงิน
ก็จะเข้ามาบันทึกรายการใบเสร็จรับเงิน แตถ่ ้าธุรกิจไม่มขี ัน้ ตอนรับวางบิล ก็จะพิมพ์ “รายงานเจ้าหนี้ถึงกำหนด
ชำระเงิน” มาตรวจสอบ และจดั เตรยี มเช็คจา่ ยโดยไม่ต้องผา่ นข้ันตอนการรับวางบลิ กรณธี ุรกจิ บริการ จะมีการ
บนั ทึกภาษีหกั ณ ท่จี า่ ย ที่ต้องหักเอาไว้ ซึ่งทำใหย้ อดเงนิ ทจี่ า่ ยลดลงตามมลู คา่ ภาษหี ัก ณ ท่ีจา่ ยด้วย

สาระการเรยี นรู้

1. ภาพรวมของระบบเจ้าหนี้
2. เมนูในระบบเจา้ หนี้
3. การบนั ทึกรายการในระบบเจา้ หน้ี

สมรรถนะประจำหน่วย

1. แสดงความรเู้ ก่ยี วกบั ระบบเจ้าหนี้
2. ทำการบันทึกรายการในระบบเจ้าหนี้ตามลำดับขน้ั ตอน

จดุ ประสงคเ์ ชิงพฤตกิ รรม
1. ดา้ นความรู้

1.1 อธบิ ายภาพรวมของระบบเจา้ หนี้ได้
1.2 เลือกใชเ้ มนูในระบบเจา้ หน้ีได้

2. ด้านทักษะ

2.1 บนั ทกึ รายการในระบบเจ้าหนี้ได้

3. ด้านคุณลักษณะอนั พึงประสงค์

3.1 ความมีวนิ ยั
3.2 ความสนใจใฝร่ ู้
3.3 ความรับผดิ ชอบ
3.4 ความซ่อื สตั ยส์ จุ รติ

162 จดั ทำโดย : ครพู นิ รฎั สตี ลวรางค์

ภาพรวมการทางานในระบบเจ้าหน้ี

หลังจากซื้อสินคา้ หรือบริการที่ยังไม่ได้จ่ายเงินโดยตั้งเจ้าหนี้ไว้ในระบบ เมื่อครบกำหนดการชำระเงินก็จะถกู
ติดตามหนี้จากเจ้าหนี้ การบันทึกรายการของระบบเจ้าหนี้ เริ่มจากการพิมพ์เอกสารเพื่อดูว่ายอดหนี้ใดที่ถึงกำหนด
สำหรับเจ้าหนี้บางรายไม่ต้องมีข้ันตอนรบั ใบวางบิล แต่บางธุรกิจจะรับใบวางบลิ ไว้ก่อน และบันทึกวันนัดชำระเงินให้
เจ้าหนี้ จากนน้ั จะเป็นการพมิ พร์ ายงาน เพอื่ ดูว่าใบวางบลิ ใดถึงกำหนดจา่ ยเงิน กจ็ ะเตรียมเช็คจา่ ยเพือ่ จ่ายเงินให้เจ้าหนี้
และจัดทำใบหักภาษี ณ ทจ่ี า่ ยใหเ้ จ้าหนี้ เม่ือไดร้ ับใบเสร็จรบั เงนิ กจ็ ะเขา้ มาบนั ทึกรายการใบเสร็จรับเงิน แต่ถ้าธุรกิจไม่
มขี น้ั ตอนรับวางบิล ก็จะพมิ พ์ “รายงานเจ้าหน้ีถึงกำหนดชำระเงิน” มาตรวจสอบและจัดเตรียมเช็คจ่าย โดยไม่ต้องผ่าน
ขั้นตอนการรับวางบิล กรณีธุรกิจบริการ จะมีการบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่าย ที่ต้องหกั เอาไว้ ซึ่งทำให้ยอดเงินทีไ่ ด้จ่าย
ลดลงตามมลู ค่าภาษีหกั ณ ที่จ่ายดว้ ย การทำงานในระบบเจา้ หนม้ี ีขั้นตอนการทำงานสรปุ เป็นแผนภาพไดด้ งั นี้

ภาพที่ 10-1 ภาพรวมขน้ั ตอนการทำงานของระบบเจา้ หน้ี

เมอ่ื ทำการบันทกึ ขอ้ มูลในระบบเจา้ หนี้แลว้ โปรแกรมจะเช่อื มโยงขอ้ มูลไปท่ีระบบอน่ื ทเ่ี กย่ี วข้อง ดังภาพท่ี 10-2

ระบบเชค็ และ
เงินฝากธนาคาร

จา่ ยเช็ค / โอนเงนิ

ภาษซี อื้ (บรกิ าร) ระบบเจา้ หนี้ ลงรายวันเงนิ สดจ่าย
ภาษหี กั ณ ทจ่ี ่าย
ระบบบญั ชี
รายงานภาษมี ลู คา่ เพิ่ม แยกประเภท
และภาษหี กั ณ ทีจ่ ่าย

ภาพท่ี 10-2 การเช่ือมโยงจากระบบเจา้ หนไ้ี ปยังระบบอืน่ ทีเ่ กีย่ วข้อง
การบนั ทึกข้อมูลทางบญั ชเี กย่ี วกับระบบเจ้าหน้ี 163

เมนูในระบบเจ้าหน้ี
การบนั ทกึ รายการของระบบเจ้าหนี้ มีเมนูให้เลือกใช้ดงั ภาพที่ 10-3

ภาพท่ี 10-3 เมนูในระบบเจา้ หนี้
การบันทกึ รายการในระบบเจ้าหนี้
การบนั ทึกรายการของระบบเจ้าหนี้ สำหรบั เจา้ หน้ีบางรายไม่ตอ้ งมขี น้ั ตอนรับใบวางบลิ แตบ่ างธรุ กจิ จะ
รับใบวางบลิ ไวก้ ่อน และบนั ทึกวนั นัดชำระเงินใหเ้ จ้าหนี้ จากน้นั จะเป็นการพิมพร์ ายงาน เพือ่ ดูว่าใบวางบิลใด
ถงึ กำหนดจา่ ยเงิน ก็จะเตรยี มเช็คจา่ ยเพ่ือจ่ายเงินให้เจา้ หนี้ และจัดทำใบหักภาษี ณ ท่จี า่ ยให้เจา้ หน้ี เม่ือได้รับ
ใบเสร็จรับเงนิ ก็จะเข้ามาบนั ทึกรายการใบเสรจ็ รับเงนิ
164 จดั ทำโดย : ครพู ินรฎั สีตลวรางค์

1. ตรวจสอบหนี้คา้ งชำระของเจ้าหน้ี
การตรวจสอบหนจ้ี ะเรมิ่ จากการออกรายงาน เพือ่ ตรวจสอบยอดหนข้ี องเจ้าหน้ีแตล่ ะราย แลว้ รับวาง

บลิ เพ่อื นดั วันจา่ ยเงิน แต่สำหรบั เจ้าหนีบ้ างรายอาจใชใ้ บส่งของทไี่ ดร้ บั จากเจา้ หนี้ตัง้ แต่ขั้นตอนการซื้อสินค้า/
บริการ มาใช้ในการจัดทำเชค็ จ่าย โดยไม่ตอ้ งให้เจ้าหนมี้ าวางบิลเพอ่ื ชำระเงินอีก สรปุ เป็นขน้ั ตอนได้ ดงั น้ี

1.1 พมิ พร์ ายงานเพอ่ื ตรวจสอบยอดหนค้ี ้างชำระของเจ้าหน้แี ต่ละราย นอกจากนย้ี งั มรี ายงานอ่ืนๆ
ท่ใี ชใ้ นการดูยอดหนี้ครบกำหนดชำระ

1.2 การรบั วางบลิ จากเจ้าหนี้ และนัดวันจา่ ยชำระเงนิ เจ้าหน้ี
1.3 พมิ พร์ ายงานใบวางบิลทคี่ รบกำหนดจา่ ยเงนิ เป็นการสงั่ พมิ พร์ ายงาน เพือ่ จา่ ยเงินใหเ้ จ้าหน้ี
ตามวนั ที่ถึงกำหนดจ่าย สำหรบั ธรุ กิจทไ่ี ม่ตอ้ งมีขั้นตอนรบั วางบลิ สามารถขา้ มหัวข้อท่ี 2) และ 3) ไปได้
2. การตรวจสอบยอดหนขี้ องเจา้ หนี้
ทำโดยพมิ พร์ ายงานยอดหนค้ี รบกำหนดของเจ้าหนี้ เพอ่ื ตรวจสอบวา่ มเี จา้ หนรี้ ายใดที่บรษิ ทั ตอ้ งทำ
การชำระหน้ี เพื่อทราบประมาณการจ่ายชำระหน้ี และบรหิ ารเงนิ สดหมนุ เวยี นของธรุ กิจไว้ล่วงหน้า
2.1 บนั ทึกรบั วางบลิ เจา้ หน้ี

2.1.1 เขา้ ที่ ระบบเจา้ หนี้  ตรวจสอบหนี้  รับวางบิลเจ้าหนี้ หรือ เปิด work flow
ระบบเจา้ หนี้  ใบรบั วางบลิ

2.1.2 เลอื กสาขาทจ่ี ะเข้าไปทำงาน
2.1.3 เลอื กเล่ม “ใบวางบลิ ” ที่จะใชง้ าน
2.1.4 กดปุ่ม F3-เพ่มิ เพือ่ เพ่ิมใบวางบลิ ใหม่ จะเขา้ มาท่ีหนา้ ต่างใบวางบลิ
2.1.5 บนั ทึกรายละเอยี ดของใบวางบลิ กดปมุ่ F10-SAVE เพอื่ เกบ็ ข้อมลู
ตัวอย่างที่ 10-1 วนั ที่ 22/11/63 บริษัท ฮวดหลี จำกดั มาวางบลิ ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจง้ หน้ี เลขที่ HL01
ไดร้ บั ใบวางบลิ เลขท่ี HLL01 กำหนดจา่ ยหน้ีเป็นวนั ที่ 21/12/63 ทำการบนั ทกึ รายการดงั ภาพท่ี 10-4 ถงึ 10-6 ตามลำดบั

เมนูใบรับวางบิล

ภาพที่ 10-4 หนา้ ตา่ งเขา้ บนั ทกึ ใบรับวางบิล โดยใช้ Work Flow ระบบเจา้ หนี้

การบันทึกข้อมลู ทางบญั ชีเก่ยี วกับระบบเจ้าหน้ี 165

กด F3-เพม่ิ

ภาพท่ี 10-5 หนา้ ต่างเข้าบนั ทึกใบรับวางบิล

ภาพท่ี 10-6 หน้าต่างบนั ทกึ รายการใบรบั วางบลิ

อธบิ ายการบนั ทกึ รายการสว่ นหัว

เลม่ เล่มของใบวางบลิ ที่เลอื กเข้ามาทำงาน

เลขท่ี เลขทภี่ ายในของใบวางบลิ ถา้ วา่ งไวโ้ ปรแกรมจะ Running ใหอ้ ตั โนมตั ิ

เลขที่อ้างอิง เลขที่อา้ งองิ ของใบวางบลิ ถา้ วา่ งไวโ้ ปรแกรมจะ Running ให้อัตโนมตั ิ

วันท่ี วันทข่ี องใบวางบลิ โปรแกรมจะขึน้ วันทปี่ จั จุบันของเครอื่ งคอมพวิ เตอร์ทใ่ี ช้งานอยู่

รหสั /ชือ่ /ทอี่ ยลู่ ูกคา้ ระบรุ หสั หรือชือ่ ลกู ค้าท่ีจะทำใบวางบลิ

พนง.เก็บเงนิ ใส่รหสั พนกั งานเกบ็ เงินทที่ ำหน้าทีเ่ กบ็ เงิน

พนง.ขาย ใสร่ หสั พนกั งานขายท่ีดูแลลกู หน้ีรายนี้

เครดิตเทอม ระบเุ ครดิตเทอมเพ่อื ใชค้ ำนวณวนั ครบกำหนดชำระเงิน

วันวางบิล ใสว่ นั ทีจ่ ะไปวางบลิ อาจจะไมใ่ ช่วันทขี่ องใบวางบลิ ก็ได้

วันนัดชำระเงิน โปรแกรมจำคำนวณวนั นัดชำระเงิน จากวันวางบลิ บวกดว้ ยเครดิตเทอม

อธิบายสว่ นรายการยอ่ ย

รหสั ประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดงรหสั ประเภทเอกสารทเ่ี ลอื กมาวางบิล เช่น BI คอื INVOICE ซ้อื เช่อื

BM คอื ใบลดหน้ีซอ้ื เช่อื เป็นตน้

เล่มเอกสาร ระบเุ ลม่ เอกสารของประเภทเอกสารทร่ี ะบุ ใช้ Hot Seek ช่วยคน้ หาได้

เลขที่ ระบเุ ลขทเี่ อกสารของเลม่ เอกสารที่ระบุ ใช้ Hot Seek ชว่ ยคน้ หาได้

ครบกำหนด โปรแกรมจะดึงวนั ทคี่ รบกำหนดทเี่ คยระบไุ วใ้ นเอกสารน้ันมาให้

จำนวนเงิน โปรแกรมจะคำนวณจำนวนเงินสทุ ธิ ในเอกสารท่เี ลือกไว้มาให้

คา้ งชำระ โปรแกรมจะแสดงจำนวนเงินคา้ งชำระ ในเอกสารทเี่ ลือกไว้มาให้

ยอดชำระ โปรแกรมจะแสดงยอดเงนิ ทจี่ ะตอ้ งชำระในครง้ั น้ี ซงึ่ โปรแกรมจะขึ้นจำนวนเงนิ ทีค่ ง

ค้างของเอกสารมาใหอ้ ตั โนมตั ิ

166 จัดทำโดย : ครูพนิ รัฎ สตี ลวรางค์

2.2 การจา่ ยชำระหน้ใี หเ้ จา้ หนี้
หลงั จากทำการนดั ชำระเงินตามใบวางบิลแล้ว เม่ือถงึ กำหนดจา่ ยเงินใหเ้ จ้าหน้ี จะพมิ พ์ “รายงาน

ใบวางบลิ ท่ีถึงกำหนดจา่ ยเงนิ ” มาตรวจสอบ จากนัน้ จะจัดเตรียมเชค็ จ่ายและบนั ทึกใบเสรจ็ รบั เงินพรอ้ มภาษี
แต่ถ้าธุรกิจไม่มีขั้นตอนรับวางบิล ก็จะพิมพ์ “รายงานเจ้าหนี้ถึงกำหนดชำระเงิน” มาตรวจสอบและใช้
จัดเตรียมเชค็ จ่ายได้ โดยไมต่ อ้ งผ่านขนั้ ตอนการรับวางบลิ (กรณีธุรกจิ บริการ จะมกี ารบนั ทึกภาษหี ัก ณ ท่ีจ่าย
ทต่ี อ้ งหักเอาไว้ ซ่งึ ทำให้ยอดเงินที่ได้จ่ายลดลงตามมูลคา่ ภาษหี กั ณ ทจ่ี า่ ยดว้ ย)

2.2.1 บันทกึ ใบเสรจ็ รับเงิน กรณีซอ้ื สนิ คา้ และรายละเอยี ดการจ่ายเงนิ
2.2.1.1 เข้าไปท่เี มนู ระบบเจา้ หน้ี  ชำระหนี้คา่ สนิ คา้  จา่ ยหน้ีค่าสินค้า

(ใบเสร็จรับเงิน) หรอื เปิด work flow ระบบเจา้ หนี้ ใบเสรจ็ สินคา้
2.2.1.2 เลือกสาขาทจ่ี ะเขา้ ไปทำงาน
2.2.1.3 เลือกเล่ม “ใบเสรจ็ รบั เงิน” ท่จี ะใชง้ าน
2.2.1.4 กดปุ่ม F3-เพ่ิม เพอื่ เพิม่ รายการ
2.2.1.5 บันทกึ รายละเอียดของใบเสร็จรบั เงนิ และรายการชำระเงนิ
2.2.1.6 กดป่มุ F10-SAVE เพื่อเกบ็ รายการ

ตัวอย่างท่ี 10-2 วนั ท่ี 27/11/63 ไดร้ บั ใบเสรจ็ รับเงินเลขที่ ADR01 บริษัท เอดสิ ัน จำกัด จากการจ่าย
ยอดคา้ งชำระตามใบสง่ ของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหน้ี เลขท่ี AD01 และ เลขท่ี AD02 โดยจา่ ยเป็นเช็คเลขที่ 921716
ลงวันท่ี 17/12/63 ทำการบันทกึ รายการดงั ภาพที่ 10-7 ถึง 10-14 ตามลำดับ

เมนูใบเสรจ็ รบั เงิน(สินคา้ )

ภาพท่ี 10-7 หน้าต่างเพ่อื เข้าไปบันทกึ ใบเสรจ็ รบั เงนิ โดยใช้ Work Flow ระบบเจ้าหนี้

การบนั ทึกข้อมลู ทางบญั ชีเก่ยี วกบั ระบบเจา้ หน้ี 167

กด F3-เพมิ่

ภาพที่ 10-8 หน้าตา่ งเพือ่ เข้าไปบนั ทกึ ใบเสรจ็ รบั เงิน ระบบเจา้ หนี้

ภาพที่ 10-9 หนา้ ตา่ งบันทึกรายการใบเสรจ็ รบั เงนิ ระบบเจา้ หน้ี (การบนั ทกึ รายการสว่ นบน)

อธบิ ายการบนั ทึกรายการสว่ นบน

เลม่ ท่ี เล่มท่ีของเอกสารที่เลอื กเขา้ มา

เลขท่ี เลขทข่ี องเอกสาร จะใสเ่ อง หรือวา่ งไวเ้ พ่อื ใหโ้ ปรแกรม Running ใหเ้ ม่อื SAVE

เลขอ้างอิง เลขทเ่ี พอ่ื ใชใ้ นการอ้างองิ กบั เอกสารใบน้ี จะใสเ่ อง หรอื วา่ งไว้เพอ่ื ใหโ้ ปรแกรม Running

ให้กไ็ ด้

วันท่ี ใสว่ ันท่ใี นใบเสรจ็ รบั เงนิ

รหัสผขู้ าย ใสร่ หัสผู้ขาย ใช้ Hot Seek ช่วยค้นหาได้

ช่อื ผู้ขาย โปรแกรมจะแสดงช่ือผขู้ ายทเี่ ลอื กไว้

คน้ ใบวางบลิ กรณที ี่มกี ารบันทกึ ใบวางบลิ มาก่อนข้นั ตอนการทำใบเสรจ็ รบั เงนิ จะมกี ารอา้ งถงึ ใบวาง

บิล เพอ่ื เปน็ การตัดรายการใบวางบลิ วา่ ได้ชำระเงินแลว้ ให้เลือกใบวางบลิ ทจ่ี ะจัดทำ

ใบเสร็จรบั เงนิ แตถ่ ้าไม่เคยจัดทำใบวางบลิ กใ็ ห้ขา้ มชอ่ งนี้ไปได้

แกไ้ ขรายละเอยี ดอน่ื ใส่คา่ Y เพือ่ เขา้ ไปบนั ทกึ รายละเอยี ดเพ่มิ เติม

ภาพที่ 10-10 หน้าตา่ งเลือกรายการ Invoice ท่ีจะนำมาตัดชำระ (การบนั ทกึ ส่วนรายการยอ่ ย)
168 จดั ทำโดย : ครพู ินรฎั สีตลวรางค์

อธิบายการบนั ทึกสว่ นรายการยอ่ ย

รหสั ประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดงเอกสารรหสั ประเภทเอกสารทเี่ ลือกมาวางบิล เชน่ BI คอื

INVOICE ซ้ือเชอ่ื , BM คือ ใบลดหน้ีซอ้ื เช่อื เป็นตน้

เลม่ เอกสาร ระบเุ ลม่ เอกสารของประเภทเอกสารทร่ี ะบุ ใช้ Hot Seek ช่วยค้นหาได้

เลขท่ี ระบเุ ลขทเ่ี อกสารของเล่มเอกสารท่ีระบุ ใช้ Hot Seek ช่วยค้นหาได้

ครบกำหนด โปรแกรมจะดึงวันท่ีครบกำหนดทเ่ี คยระบุไวใ้ นเอกสารนน้ั มาให้

จำนวนเงนิ โปรแกรมจะคำนวณจำนวนเงินสทุ ธิ ในเอกสารทเ่ี ลอื กไว้มาให้

คา้ งชำระ โปรแกรมจะแสดงจำนวนเงินคา้ งชำระ ในเอกสารทเ่ี ลือกไว้มาให้

ยอดชำระ โปรแกรมจะแสดงยอดเงนิ ทจี่ ะจา่ ยให้เจา้ หน้ีในครง้ั น้ี ซ่งึ โปรแกรมจะขึ้นจำนวนเงนิ ที่

คงคา้ งของเอกสารมาใหอ้ ัตโนมตั ิ

ภาพท่ี 10-11 หนา้ ตา่ งการบนั ทกึ สว่ นรายการท้ายของใบเสรจ็ รบั เงิน

อธิบายการบนั ทกึ สว่ นทา้ ย

ยอดตัดชำระ เปน็ ยอดเงนิ รวมท่ีตดั ชำระหน้ีสำหรบั ใบเสรจ็ รับเงนิ ใบน้ี

บนั ทกึ ภาษีหัก ณ ทีจ่ ่าย กรณที ี่เราตอ้ งหกั ภาษี ณ ทจ่ี ่ายไว้ ใหใ้ ส่คา่ Y เพอื่ เข้าไปบนั ทกึ รายละเอยี ดภาษหี กั ณทจ่ี ่าย

หัก เงินมัดจำ กรณมี เี งนิ มดั จำท่ีเคยบนั ทกึ ไว้ เมอ่ื มีการอ้างถงึ INVOICE กจ็ ะดงึ รายการเงนิ มัดจำ

มาให้อัตโนมัติ

หกั สว่ นลด กรณีมสี ว่ นลดหน้างาน เช่น ไดร้ ับส่วนลดจากผู้ขายเพม่ิ เติมจาก INVOICE ซือ้

หกั ภาษี มลู คา่ ของภาษหี ัก ณ ที่จา่ ย ถา้ มีการบันทกึ รายการภาษหี ัก ณ ท่ีจ่าย ไว้แล้ว ยอดเงนิ

ที่จา่ ยจรงิ จะลดลงไปเทา่ กบั ยอดเงนิ ภาษีหกั ณ ทจ่ี า่ ย

บวก ดอกเบีย้ กรณีมกี ารคิดดอกเบี้ย เน่ืองจากกิจการชำระเงินล่าช้า สามารถบันทกึ มูลคา่ ดอกเบ้ียท่ชี ่องนี้

ยอดสุทธิ โปรแกรมจะแสดงยอดเงนิ สทุ ธิ ทีค่ วรจะจา่ ยใหเ้ จ้าหน้ี

ภาพท่ี 10-12 หน้าต่างเลือกรายการจ่าย เพอ่ื บันทกึ รายการชำระหน้ี
การบันทึกข้อมูลทางบญั ชีเกยี่ วกบั ระบบเจ้าหน้ี 169

ภาพท่ี 10-13 หนา้ ต่างเลอื กประเภทเอกสารที่ใช้ชำระหน้ี

ภาพท่ี 10-14 หน้าต่างบนั ทึกรายการเอกสารธนาคาร (เชค็ จ่าย)

อธบิ ายการบันทกึ รายการเอกสารธนาคาร

ประเภทเอกสารธนาคาร ใสร่ หสั ประเภทเอกสารธนาคาร (ดูไดจ้ ากสรปุ ประเภทเอกสารธนาคาร)

เป็นรายการฝาก/ถอน ใสค่ า่ D ถ้าเป็นรายการรบั หรอื ฝากเขา้ (deposit)

ใสค่ า่ W ถา้ เปน็ รายการจา่ ยหรอื ถอนออกจากบญั ชี (withdrawal)

เลขทเี่ ชค็ /เอกสาร ใสเ่ ลขทเ่ี ชค็ หรอื เลขทเ่ี อกสารทเี่ ก่ยี วขอ้ งกบั รายการนั้นๆ

วันท่รี บั -จ่ายเชค็ /เอกสาร ใสว่ นั ทีร่ บั จ่ายเชค็ หรือวนั ท่ขี องเอกสารธนาคารประเภทน้นั ๆ

วนั ทีเ่ ช็ค/เอกสาร DUE วันที่ทเ่ี ช็คหรอื วนั ท่ที เ่ี อกสารถึงกำหนด

170 จดั ทำโดย : ครูพินรฎั สตี ลวรางค์

ผู้รบั /จา่ ย (ไทย) ชือ่ ในเชค็ ท่เี ป็นช่ือภาษาไทย

รหัสธนาคารของเชค็ รหสั ธนาคารของเชค็ หรอื เอกสารใบนัน้ คน้ หาโดยใช้ Hot Seek

มลู คา่ มูลค่าของเช็คหรอื เอกสารใบนั้น โปรแกรมจะดงึ ยอดเงินทีเ่ คยมกี ารตดั ชำระ

ในใบเสร็จ/INVOICE/ใบสงั่ ซือ้ อืน่ มาแลว้ ซงึ่ จะใชใ้ นกรณที ่ีมกี ารรบั เช็ค 1 ใบ

จากบลิ เงนิ สดหรอื ใบสงั่ ซ้อื หรือใบเสร็จหลายใบ

คงเหลือ ยอดเงนิ ในเชค็ ทเ่ี หลือหลงั จากตัดจ่ายจากรายการอืน่ ๆ มากอ่ น

ตดั ชำระใบเสร็จ/INVOICE อน่ื แล้ว เปน็ ยอดเงนิ ของเช็คทมี่ ีการตัดชำระแบบแบง่ การชำระเงินเป็นงวดๆ

ดว้ ย INVOICE ใบอนื่ ก่อนแล้ว

ชำระสำหรบั เอกสารน้ี ยอดเงินในเช็คทต่ี ัดชำระสำหรบั เอกสารใบน้ี กรณที เ่ี ชค็ 1 ใบ จ่ายหลาย

เอกสาร ยอดเงนิ ตรงนจี้ ะเทา่ กบั ยอดในเอกสารปจั จบุ ัน

STEP ถา้ ใส่ค่า ว่าง = ยงั ไมร่ ะบเุ งนิ เขา้ ธนาคาร

ถา้ ใส่คา่ B = นำเชค็ เขา้ ธนาคารแล้ว

สถานะ จะระบุค่าในชอ่ งน้ไี ด้ เม่ือระบคุ ่าในช่อง STEP = B แล้ว

ถ้าใสค่ ่า วา่ ง = ยงั ไมร่ ะบสุ ถานะ ถา้ ใส่ค่า P = เช็คผา่ น

ถ้าใส่คา่ R = เช็คคืน

สมดุ บัญชเี งนิ ฝาก จะระบคุ ่าในช่องน้ีไดเ้ มอ่ื ระบคุ า่ ใน STEP = B แลว้

จะนำเชค็ หรอื เอกสารธนาคารรายการนี้ เขา้ สมุดบญั ชีเงนิ ฝากได้

สรุปประเภทเอกสารธนาคาร

รหัส รายละเอียด ตวั อยา่ งการใช้งาน

CD บัตรเครดติ รายการบัตรเครดิต

CHI รายการเงินสดรบั รับเงนิ สด (ไมเ่ กี่ยวกบั ยอดเงินในบญั ชี)

CHO รายการเงนิ สดจา่ ย จา่ ยเงินสด (ไม่เกยี่ วกบั ยอดเงนิ ในบญั ชี)

CL ฝากโดยเช็คธนาคารอ่นื เชค็ รบั ของธนาคารอนื่ ท่ไี มต่ รงกบั ธนาคารของสมดุ บญั ชี

CW ถอนโดยเชค็ (เช็คจา่ ย) เม่ือจ่ายเช็คจากสมดุ บัญชที ร่ี ะบุ

HC ฝากโดยเช็ค (เช็ครบั ) เมื่อได้รบั เชค็ (รอนำฝากเข้าบญั ชีเงินฝาก)

LC เลต็ เตอรอ์ อฟเครดติ รายการที่เป็นเลต็ เตอรอ์ อฟเครดิต

TRD ฝากโดยการโอน โอนเงนิ เข้าบัญชบี รษิ ทั

TRW ถอนโดยการโอน โอนเงินจากบัญชีของบรษิ ัท

2.2.2 บนั ทกึ ใบเสร็จรบั เงนิ กรณีให้บริการ มีการบันทกึ ภาษีหกั ณ ทีจ่ ่าย
2.2.2.1 เข้าไปท่เี มนู ระบบเจา้ หนี้  ชำระหนีค้ ่าบริการ  จ่ายหน้ีค่าบริการ

(ใบเสรจ็ รบั เงิน/ ใบกำกบั ภาษ)ี หรอื เปิด work flow ระบบเจ้าหนี้  ใบเสรจ็ บริการ

2.2.2.2 เลือกสาขาทจี่ ะเขา้ ไปทำงาน
2.2.2.3 เลอื กเล่ม “ใบเสรจ็ รบั เงนิ ” ท่ีจะใช้งาน

2.2.2.4 กดปมุ่ F3-เพิ่ม เพ่ือเพมิ่ รายการ
2.2.2.5 บนั ทึกรายละเอียดของใบเสรจ็ รับเงิน และรายการจ่ายเงิน
2.2.2.6 กดปมุ่ F10-SAVE เพ่ือเกบ็ รายการ

การบันทึกขอ้ มลู ทางบัญชีเกี่ยวกับระบบเจา้ หน้ี 171

ตัวอยา่ งท่ี 10-3 วันที่ 26/12/63 จ่ายชำระหนี้ใหบ้ ริษทั แอลพี จำกดั (เลขผูเ้ สยี ภาษี 6100111222333)
สำหรับใบส่งของ/ใบแจง้ หนี้ เลขทอ่ี ้างองิ LP01 โดยจา่ ยเปน็ เช็คเลขที่ 921721 ลงวันที่ 28/01/58 ทำการหัก
ณ ท่ีจ่าย ตามอัตราท่ถี กู ต้อง ได้รบั ใบเสรจ็ รบั เงนิ /ใบกำกบั ภาษี เลขท่ี LPR01 ทำการบนั ทกึ รายการดังภาพที่
10-15 ถงึ 10-21 ตามลำดบั

เมนใู บเสร็จบริการ

ภาพท่ี 10-15 หน้าต่างเพอ่ื เขา้ ไปบนั ทึกใบเสรจ็ บรกิ าร ระบบเจ้าหนี้ โดยใช้ Work Flow

กด F3-เพม่ิ

ภาพที่ 10-16 หนา้ ตา่ งเพ่ือเขา้ ไปบันทกึ ใบเสรจ็ รับเงิน/ใบกำกับภาษี งานบรกิ าร

ภาพที่ 10-17 หนา้ ต่างบันทึกรายการใบเสรจ็ รบั เงนิ /ใบกำกับภาษี งานบริการ
172 จดั ทำโดย : ครูพินรฎั สีตลวรางค์

ภาพท่ี 10-18 หน้าตา่ งเลอื กรายการ Invoice ทจี่ ะนำมาตัดชำระ

ภาพท่ี 10-19 หน้าต่างเพอ่ื เปดิ หน้าต่างบันทกึ ภาษีหกั ณ ทจ่ี ่าย (พมิ พ์ y)

ภาพที่ 10-20 หนา้ ตา่ งบันทกึ รายการภาษีหกั ณ ทีจ่ ่าย
การบนั ทึกข้อมลู ทางบัญชีเกีย่ วกบั ระบบเจา้ หน้ี 173

อธบิ ายการบันทกึ ภาษหี ัก ณ ทจี่ า่ ย

ประเภทเอกสารหกั ณ ท่จี ่าย โปรแกรมจะข้ึนประเภทเอกสารที่ค้นได้

เอกสารภายในเลม่ ท่ี ใส่เล่มที่ของประเภทเอกสารทเ่ี ลือกเขา้ มาทำงาน

เลขที่ ใส่เลขที่ของเลม่ ท่เี ลอื กเข้ามาทำงาน

เลขที่อา้ งองิ ใส่เลขที่ของใบหักภาษี ณ ท่ีจ่าย ทล่ี กู ค้าออกเอกสารมาให้

วันที่ ใส่วนั ท่ใี นใบหกั ภาษี ณ ท่ีจา่ ย

ช่ือผหู้ ัก/ผู้ถูกหกั ภาษี ใส่ชอื่ บรษิ ทั เจา้ หน้ี

ทอี่ ยู่ (บรรทดั 1,2,3) ใส่ทอ่ี ยู่ของบริษทั เจา้ หนี้ จะดงึ มาใหจ้ ากฐานขอ้ มลู ผขู้ าย

เลขผู้เสยี ภาษี ใสเ่ ลขประจำตัวผเู้ สียภาษีของเจา้ หน้ี

เง่อื นไขการหกั ภาษี 1 = หัก ณ ท่จี า่ ย , 2 = ออกภาษใี ห้ (กรณใี ส่คา่ 1)

หกั ณ ที่จา่ ยตามมาตรา 1 = มาตรา 3 เตรส , 2 = มาตรา 65 จตั วา , 3 = มาตรา 69 ทวิ

ประเภทเงินได้ทจ่ี ่าย ใสป่ ระเภทเงนิ ได้ทจ่ี ะหกั ภาษี ณ ทจ่ี ่าย ในครัง้ น้ี

จำนวนเงนิ ใส่จำนวนเงนิ ที่ใช้คำนวณภาษีหกั ณ ทจี่ ่าย

อัตราภาษี ใสอ่ ตั ราภาษีหกั ณ ทีจ่ ่าย โดยใสเ่ ปน็ เปอรเ์ ซ็นต์

ยอดสำหรับใบเสรจ็ นี้ ยอดภาษหี กั ณ ทจี่ ่าย สำหรบั ใบเสรจ็ นี้ กรณีหลายใบภาษี ต่อ 1

ใบเสร็จรบั เงิน

รวมมูลคา่ ภาษีทงั้ ใบ มูลคา่ ภาษหี ัก ณ ทจ่ี ่าย ของใบน้ี

ภาพท่ี 10-21 หนา้ ตา่ งบันทึกรายการจ่ายชำระหน้ี (เชค็ จา่ ย)
174 จดั ทำโดย : ครพู ินรฎั สีตลวรางค์

หนว่ ยท่ี 11

การบนั ทกึ ขอ้ มลู ทางบญั ชเี กย่ี วกบั ระบบเช็คและเงนิ ฝากธนาคาร

สาระสำคญั

ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร เป็นระบบทีเ่ ชื่อมโยงกับระบบขาย ระบบซือ้ ระบบลกู หนี้ ระบบเจ้าหน้ี
ส่วนใหญ่เม่ือบันทึกรายการรับเงินที่ระบบขายหรือระบบลูกหนี้ และรายการจา่ ยชำระเงินที่ระบบซื้อหรือระบบ
เจา้ หนี้ ซึง่ อาจเปน็ เช็ค เงินสด หรือการโอนเงนิ เข้าบัญชี ก็จะมาเปน็ รายการในระบบเช็คและเงินฝากให้อัตโนมัติ
แต่อย่างไรก็ตาม อาจจะมีรายการเช็ค หรือรายการธนาคารอื่นๆ ซึ่งเป็นรายการภายในของบรษิ ัท และต้องการ
บันทึกเพอ่ื ใหร้ ายการในบัญชีเงินฝากครบถว้ น จะต้องมาบนั ทกึ รายการที่ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคารโดยตรง

สาระการเรยี นรู้

1. ภาพรวมระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร
2. ประเภทเอกสารธนาคารและรายการฝากถอนเงินสด
3. เมนใู นระบบเช็คและเงนิ ฝากธนาคาร
4. การบันทกึ รายการในระบบเช็คและเงนิ ฝากธนาคาร

สมรรถนะประจำหน่วย

1. แสดงความรู้เกี่ยวกบั ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร
2. ทำการบนั ทกึ รายการในระบบเช็คและเงินฝากธนาคารตามลำดบั ขน้ั ตอน

จดุ ประสงคเ์ ชิงพฤตกิ รรม
1. ด้านความรู้

1.1 อธบิ ายภาพรวมระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคารได้
1.2 บอกประเภทเอกสารธนาคารและรายการฝากถอนเงินสดได้
1.3 เลือกใช้เมนูในระบบเช็คและเงนิ ฝากธนาคารได้

2. ด้านทักษะ

2.1 บนั ทึกรายการในระบบเชค็ และเงินฝากธนาคารได้

3. ด้านคุณลักษณะอนั พึงประสงค์

3.1 ความมวี นิ ัย
3.2 ความสนใจใฝร่ ู้
3.3 ความรบั ผดิ ชอบ
3.4 ความซ่ือสตั ย์สจุ รติ

การบันทึกขอ้ มลู ทางบญั ชีเก่ยี วกับระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร 175

ภาพรวมการทางานในระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร

ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร เป็นระบบท่เี ชอื่ มโยงกบั ระบบขาย ระบบซ้อื ระบบลกู หนี้ ระบบเจา้ หน้ี
สว่ นใหญ่เมื่อบนั ทึกรายการรับเงนิ ทร่ี ะบบขายหรอื ระบบลกู หน้ี และรายการจา่ ยชำระเงินท่ีระบบซ้ือหรอื ระบบ
เจ้าหน้ี ซึ่งอาจเป็นเช็ค เงินสด หรือการโอนเงินเข้าบัญชี ก็จะมาเป็นรายการในระบบเช็คและเงินฝากให้
อัตโนมัติ แต่อย่างไรก็ตาม อาจจะมีรายการเช็ค หรือรายการธนาคารอื่นๆ ซึ่งเป็นรายการภายในของบริษทั
และต้องการบันทึกเพื่อให้รายการในบญั ชีเงินฝากครบถ้วน จะต้องมาบันทึกรายการท่ีระบบเช็คและเงินฝาก
ธนาคารโดยตรง การทำงานในระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร มขี ัน้ ตอนการทำงานสรุปเปน็ แผนภาพได้ดงั นี้

ภาพที่ 11-1 ภาพรวมขั้นตอนการทำงานของระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร

ประเภทเอกสารธนาคารและรายการฝากถอนเงินสด

รหัส รายละเอยี ด ตวั อย่างการใชง้ าน

CD บตั รเครดิต รายการบัตรเครดิต

CHI รายการเงินสดรบั รับเงนิ สด (ไมเ่ ก่ียวกบั ยอดเงินในบญั ชี)

CHO รายการเงนิ สดจ่าย จา่ ยเงินสด (ไมเ่ กย่ี วกบั ยอดเงนิ ในบญั ชี)

CL ฝากโดยเชค็ ธนาคารอ่ืน เชค็ รับของธนาคารอื่นที่ไม่ตรงกบั ธนาคารของสมุดบญั ชี

CW ถอนโดยเชค็ (เชค็ จา่ ย) เม่ือจ่ายเชค็ จากสมดุ บัญชที ีร่ ะบุ

HC ฝากโดยเช็ค (เช็ครบั ) เมื่อไดร้ บั เชค็ (รอนำฝากเขา้ บญั ชีเงนิ ฝาก)

LC เลต็ เตอรอ์ อฟเครดติ รายการทเี่ ปน็ เล็ตเตอร์ออฟเครดิต

TRD ฝากโดยการโอน โอนเงนิ เข้าบญั ชบี รษิ ทั

TRW ถอนโดยการโอน โอนเงนิ จากบญั ชีของบรษิ ทั

176 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สตี ลวรางค์

การบนั ทกึ รายการในระบบเช็คและเงนิ ฝากธนาคาร
การบนั ทกึ รายการของระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร มเี มนใู หเ้ ลอื กใชด้ งั ภาพที่ 11-2

ภาพที่ 11-2 เมนูในระบบเช็คและเงนิ ฝากธนาคาร

การบนั ทึกรายการในระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร
การบนั ทึกรายการของระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร ใช้สำหรับบันทึกรายการท่ีเกิดขึน้ กบั บญั ชีเงิน
ฝากอ่ืนๆ เพิม่ เติมจากทีบ่ นั ทกึ ในการรบั ชำระเงนิ จากลกู คา้ ในระบบขายและระบบลกู หน้ี หรอื จา่ ยชำระหน้ีใน
ระบบซื้อและระบบเจ้าหนี้ รายการเพิ่มเติมที่อาจเกิดขึ้น ได้แก่ การถอนเงินสดจากบัญชีเงินฝากเพื่อใช้ใน
กิจการ การบันทึกรายการดอกเบี้ยรับจากธนาคาร หรือรายการค่าธรรมเนียมที่ทางธนาคารหักจากบัญชี ซึ่ง
รายการเหลา่ นี้อาจเกิดจากการตรวจเช็ครายการจาก Bank Statement ที่ได้จากธนาคาร เมื่อพบว่ารายการ
เพิ่มเตมิ ใดท่อี าจจะยังไม่ได้บนั ทึก ก็จะมาบนั ทึกเพอ่ื ให้รายการในระบบครบถว้ นตามรายการท่ีเกิดขนึ้ จรงิ และ
เมื่อบนั ทึกรายการทร่ี ะบบน้แี ลว้ จะตอ้ งไปทำการลงบัญชีท่ีระบบบัญชีแยกประเภทด้วย
1. บันทกึ รายการธนาคารในบญั ชีเงนิ ฝาก

1.1 เขา้ ที่ ระบบเช็ค  บันทกึ  บนั ทกึ การเคลอ่ื นไหวบัญชีเงินฝาก
1.2 จะมรี ายการเอกสารธนาคารอ่นื กดป่มุ F3-เพ่มิ เพือ่ เพ่ิมรายการใหม่
1.3 บนั ทกึ รายละเอยี ดของรายการบัญชเี งินฝาก
1.4 บนั ทึกรายละเอียดเสรจ็ แลว้ กดปมุ่ F11-SAVE เพอ่ื เก็บรายการ

การบันทึกข้อมูลทางบญั ชีเก่ยี วกับระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 177

ภาพที่ 11-3 หนา้ ต่างความเคลอื่ นไหวบญั ชเี งนิ ฝากธนาคาร

ภาพท่ี 11-4 หนา้ ตา่ งบนั ทกึ ความเคลอ่ื นไหวบญั ชีเงินฝากธนาคาร

อธบิ ายการบันทกึ รายการ ใส่รหสั ประเภทเอกสารธนาคาร
ประเภทเอกสาร ใส่ค่า D ถา้ เปน็ รายการรบั หรอื ฝากเขา้ (deposit)
เป็นรายการฝาก/ถอน ใส่ค่า W ถ้าเป็นรายการจ่ายหรือถอนออกจากบญั ชี (withdrawal)
ใส่เลขทีเ่ ชค็ หรอื เลขทเี่ อกสารทเี่ กยี่ วข้องกับรายการน้ันๆ
เลขท่เี ช็ค/เอกสาร ใส่วันที่รบั จา่ ยเชค็ อาจเป็นวนั ทีก่ อ่ นหรือหลงั จากวันทีใ่ นเช็ค
วนั ท่ีรับ-จ่ายเชค็ /เอกสาร วันทที่ ี่เช็คหรอื วนั ที่ทเี่ อกสารถึงกำหนด
วนั ที่เช็ค/เอกสาร DUE ใส่ค่า S ถา้ เปน็ รายการดา้ นเจ้าหนี้
เปน็ รายการ เจา้ หนี/้ ลกู หนี้ ใส่ค่า C ถ้าเปน็ รายการด้านลกู หนี้
ใสค่ า่ ว่าง ถ้าเป็นรายการภายในบรษิ ัท ซ่ึงไม่ใชร่ ายการท่ีเกย่ี วกบั ลกู หนหี้ รอื
เจ้าหนี้ เชน่ รายการถอนเงนิ สดใช้จ่ายภายใน

178 จดั ทำโดย : ครพู ินรัฎ สีตลวรางค์

รหัสชอื่ เจา้ หนี้/ลกู หนี้ ใหใ้ สร่ หสั ของเจ้าหนห้ี รือลกู หนที้ ตี่ ้องการ
ผ้รู ับ/จา่ ย (ไทย) กรณที สี่ ่งั จ่ายเชค็ ไมต่ รงกบั ชือ่ เจา้ หน/้ี ลกู หนี้ เช่น จา่ ย “สด” เป็นต้น
ยอดในเชค็ มูลคา่ ของเช็ค หรือมลู ค่าของเอกสารธนาคารรายการน้นั ๆ
ขดี คร่อม จะให้ขีดคร่อมเช็คหรือไม่
ขดี หรอื ผถู้ ือ จะให้ขดี ฆ่าคำวา่ “หรือผถู้ อื ” หรอื ไม่
เลขท่บี ญั ชี ใสเ่ ลขท่บี ัญชีท่มี ผี ลกับเช็ค หรือเอกสารธนาคารนัน้
ถ้าเป็น “เช็คจ่าย” จะหมายถึง เลขทบ่ี ัญชีของสมดุ เช็ค
เชค็ ธนาคาร ถา้ เป็น “เช็ครับ” มาจากลูกค้า จะหมายถงึ เลขทบี่ ัญชีที่นำเชค็ ฉบบั นี้ฝากเขา้
STEP เชค็ ธนาคาร ซึง่ อาจจะยงั ไมท่ ราบในขณะคียเ์ ช็ครับใบนี้ จะไปบนั ทึกนำเขา้ ภายหลงั
รหสั ธนาคารของเชค็ หรือเอกสารใบนั้น คน้ หาโดยใช้ Hot Seek
สถานะเชค็ ถา้ ใสค่ ่า ว่าง = ยงั ไม่ระบุว่าไดน้ ำเงนิ ฝากเข้าธนาคาร
ถ้าใส่ค่า B = ถ้าเป็นรายการด้านจ่าย หมายถึง นำเงินสดฝากเข้าธนาคารสำหรับ
วันที่นำฝาก รายการจ่ายน้แี ลว้ ถา้ เปน็ รายการดา้ นรบั หมายถึง นำรายการนีฝ้ ากเขา้ ธนาคารแล้ว
วนั ท่ีเชค็ ผา่ น เมอ่ื ระบคุ ่าในชอ่ ง STEP = B แลว้ จงึ จะใส่สถานะเช็คได้ มี 2 สถานะ คอื
วันที่คืนเช็ค ถ้าใส่ค่า Y = เช็คฉบบั นผี้ ่านแล้ว
สาเหตุการคนื เช็ค ถา้ ใส่คา่ N = เชค็ ฉบบั นท้ี างธนาคารคืนกลบั มา
ใสว่ ันท่ีนำเอกสารธนาคารนฝี้ ากเขา้ ธนาคาร
หมายเหตุ ถ้าเป็นรายการเชค็ ใหใ้ ส่วนั ทที่ ่ีเชค็ ฉบับนี้ “ผา่ น” ธนาคาร
ถา้ เปน็ รายการเช็คคืน ใหใ้ สว่ ันทที่ ่เี ช็คฉบับนถี้ กู คืนมา
ถ้าเปน็ รายการเช็คคนื สามารถบันทกึ เพ่ือให้ทราบว่า สาเหตทุ ท่ี ำใหเ้ ช็คฉบบั
นถ้ี ูกธนาคารคนื มา เพราะเหตุใด
ใส่หมายเหตุอ่ืนๆ ตามต้องการทเ่ี กี่ยวข้องกบั เอกสารฉบบั น้ี

รายการความเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝากธนาคาร จะเกิดขึ้นอัตโนมัติเมื่อบันทึกรายการรับชำระหนี้จาก
ระบบลูกหนี้ หรอื จา่ ยชำระหนีจ้ ากระบบเจ้าหนี้ หรือการบนั ทกึ รายการธนาคารทเี่ ช่อื มโยงจากระบบบญั ชแี ยก
ประเภท ดังนั้น หากผู้ใช้งานบันทึกรายการรับจ่ายเงินผ่านระบบลูกหนี้ ระบบเจ้าหนี้ หรือระบบบัญชีแยก
ประเภทแลว้ กไ็ ม่จำเปน็ ต้องมาบันทึกความเคลอ่ื นไหวบัญชเี งนิ ฝากธนาคารอีก

กรณีเป็นการเข้าไปเพื่อแก้ไขรายการเดิม ขณะที่อยู่ท่ีหน้าต่างรายการที่เคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก
ผู้ใช้งานอาจต้องการค้นหารายการ โดยทีท่ ราบข้อมูลของรายการที่จะคน้ หาบางส่วน เช่น กรณีที่เป็นรายการเช็ค
ผใู้ ชง้ านอาจทราบเลขที่ของเช็ค หรืออาจทราบว่าเช็คฉบับนนั้ ลงวันท่เี ทา่ ใด

ในท่นี ้โี ปรแกรมจะจดั เรยี งรายการเช็คไว้ เพ่ือช่วยในการคน้ หาได้ โดยกดปุ่ม F6-ค้นหา หรือใชเ้ มาส์คลิก
จะเหน็ หวั ข้อใหเ้ ลอื ก หากต้องการใหร้ ายการเอกสารธนาคารเรียงตามหวั ขอ้ ใด ใหเ้ ลอื กหัวข้อนน้ั

การบนั ทึกข้อมูลทางบัญชีเกีย่ วกบั ระบบเช็คและเงนิ ฝากธนาคาร 179

ภาพท่ี 11-5 หน้าตา่ งให้เลอื กเรียงรายการความเคลอ่ื นไหวบญั ชเี งนิ ฝากธนาคาร

2. การนำเช็คหรือเงินสดฝากเข้าบญั ชโี ดยบันทึกผา่ นใบนำฝาก (PAYIN)
2.1 เข้าท่ี ระบบเช็ค  บันทึก  บันทึกใบนำฝากเช็คเข้าธนาคาร หรือ เปิด work flow

ระบบเชค็  ใบนำฝาก
2.2 เลอื กสาขาทจ่ี ะเขา้ ไปทำรายการ และสมุดเงนิ ฝากธนาคารทจี่ ะนำฝากเช็คหรอื เงินสด
2.3 เม่อื บนั ทกึ เสร็จแลว้ ถ้าต้องการพมิ พ์ใบ PAYIN และเก็บรายการดว้ ย ใหก้ ดปุ่ม F5-พิมพ์ ถ้า

ตอ้ งการเกบ็ รายการ โดยไมพ่ มิ พอ์ อกมา ให้กดปุม่ F10-SAVE

เมนใู บนำฝาก เลอื กสมุดเงินฝาก

ภาพท่ี 11-6 หนา้ ตา่ งเลอื กสมุดเงนิ ฝากธนาคาร

กด F3-เพิ่ม

ภาพที่ 11-7 หนา้ ตา่ งเพ่อื เขา้ บนั ทึกรายการใบนำฝาก
180 จดั ทำโดย : ครพู ินรฎั สีตลวรางค์

ใส่จำนวนเงนิ

ภาพที่ 11-8 หน้าตา่ งบนั ทึกรายการนำฝากเงินสด

อธิบายการบันทกึ สว่ นหวั

สมดุ เงนิ ฝาก โปรแกรมจะแสดงช่ือสมุดบัญชเี งินฝากทเี่ ลือกเขา้ มาทำงาน

วนั ที่ ใส่วันทข่ี องใบนำฝาก

เลขท่ี ใสเ่ ลขที่ของใบนำฝาก เพอ่ื ใช้ควบคุมจำนวนใบนำฝาก

หมายเหตุ ใสห่ มายเหตทุ เี่ กี่ยวกบั การนำฝาก

รปู แบบการ POST ระบรุ ปู แบบการ POST ทีต่ อ้ งการ โดยทโ่ี ปรแกรมจะดงึ คา่ ทเี่ คยกำหนดไวท้ ี่

ฐานขอ้ มลู สาขามาให้กอ่ น

จำนวนเงนิ สด ใชใ้ นกรณีทน่ี ำฝากเงินสดเข้าธนาคาร จะใสย่ อดเงินสดทีช่ ่องนี้

ใสเ่ ลขทเ่ี ช็ค กรณีมคี ่าธรรมเนียม

ภาพที่ 11-9 หนา้ ตา่ งบันทึกรายการนำฝากเชค็
การบันทึกข้อมลู ทางบญั ชีเก่ียวกบั ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 181

อธิบายการบันทึกส่วนรายการย่อย

เลขท่ีเชค็ ใส่เลขท่ีเชค็ หรอื ใช้ Hot Seek เพอ่ื คน้ หาเช็คทเี่ คยบนั ทกึ ไว้ แตย่ ังไมไ่ ดน้ ำฝาก

วนั ที่ เมอื่ เลือกรายการเช็คมา โปรแกรมจะแสดงวันท่ีในเชค็ ของเช็ครายการนนั้

ธนาคาร โปรแกรมจะแสดงชอ่ื ธนาคารของเช็คทเ่ี ลอื กมา

ผรู้ บั /จ่าย โปรแกรมจะแสดงชื่อผรู้ ับในเชค็ ที่เลอื กมา

จำนวนเงนิ โปรแกรมจะแสดงยอดเงินในเช็คทเี่ ลือกมา

คา่ ธรรมเนยี ม ใสค่ ่าธรรมเนยี มธนาคาร (กรณธี นาคารคดิ คา่ ธรรมเนยี ม)

สถานะ โปรแกรมจะแสดงสถานะของเชค็ ทเ่ี ลอื กมา

3. การบันทกึ รายการเช็ครบั ท่ีมสี ถานะ “ผ่าน”
3.1 เข้าท่ี ระบบเช็ค  บันทึก  บันทึกเช็ครับทีผ่ ่าน หรือ เปิด work flow ระบบเช็ค 

บนั ทกึ เชค็ รบั ท่ีผา่ น
3.2 จะให้เลอื กข้อมลู รายการเชค็ ท่ตี อ้ งการเปลี่ยนสถานะ ดงั นี้
- เลอื กสาขาทีจ่ ะเข้าไปทำรายการ
- เลือกธนาคารของสมุดเงนิ ฝาก
- เลือกสมุดเงินฝากธนาคาร โดยคลกิ เลอื กทหี่ นา้ รายการสมุดบญั ชเี งนิ ฝาก
- เรยี กดูรายการเช็คโดยให้เรียงตามเลขท่ีเชค็ หรอื วันท่ถี งึ กำหนดหรือวันท่ีรับเช็คน้ันมา
- จะเรียกดูเช็คเฉพาะรายการที่มีสถานะแบบใด เช่น นำเข้าแล้วแต่ยังไม่ได้ระบุว่าเชค็

ฉบับน้ันผา่ นหรือไม่
3.3 เลอื กรายการเชค็ ท่ตี อ้ งการ แล้วระบุวนั ทเี่ ชค็ ผ่าน โดยกดปมุ่ Enter หรือใชเ้ มาสค์ ลกิ ป่มุ

Enter-เลอื ก ทำซ้ำกบั เชค็ รับฉบบั อ่ืนๆ จนเสรจ็

ภาพท่ี 11-10 หน้าตา่ งเข้าบนั ทกึ รายการเช็ครบั ผ่านทาง work flow
182 จดั ทำโดย : ครูพินรฎั สีตลวรางค์

ภาพที่ 11-11 หน้าตา่ งเลอื กธนาคารท่ีบันทกึ เช็ครบั ไว้

ภาพท่ี 11-12 หน้าต่างเลอื กสมดุ บญั ชีเงนิ ฝากธนาคารที่บนั ทึกเช็ครบั ไว้
ภาพที่ 11-13 หนา้ ต่างเลือกเช็ครับท่จี ะเปลย่ี นสถานะวา่ “ผา่ น”
ภาพที่ 11-14 หนา้ ตา่ งใส่วนั ท่ีเช็คผ่าน
การบันทึกขอ้ มูลทางบญั ชีเกีย่ วกบั ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร 183

ภาพที่ 11-15 หน้าตา่ งแสดงสถานะ “เช็คผา่ น”
4. การบนั ทกึ รายการเชค็ จา่ ยทมี่ สี ถานะ “ผา่ น”

4.1 เข้าที่ ระบบเช็ค  บันทึก  บันทึกเช็คจ่ายทีผ่ ่าน หรอื เปิด work flow ระบบเช็ค 
บนั ทึกเชค็ จา่ ยที่ผา่ น

ภาพท่ี 11-16 หน้าต่างเข้าบันทกึ รายการเช็คจา่ ยผา่ นทาง work flow
4.2 จะให้เลือกขอ้ มูลรายการเชค็ ทีต่ ้องการเปลยี่ นสถานะ ดังนี้

- เลือกสาขาท่จี ะเข้าไปทำรายการ
- เลือกธนาคารของสมดุ เงินฝากของเช็คจา่ ย
- เลือกสมดุ เงินฝากธนาคาร โดยคลกิ เลอื กท่หี นา้ รายการสมุดบญั ชเี งนิ ฝาก
- เรียกดรู ายการเชค็ โดยใหเ้ รยี งตามเลขที่เช็ค หรือวนั ทถี่ ึงกำหนดหรือวันทจ่ี ่ายเชค็ นน้ั
- จะเรียกดูเช็คเฉพาะรายการที่มีสถานะแบบใด เช่น นำเข้าแล้วแต่ยังไม่ได้ระบุว่าเช็ค
ฉบบั นั้นผ่านหรอื ไม่
4.3 เลอื กรายการเชค็ ทตี่ อ้ งการ แล้วระบวุ ันทเี่ ช็คผา่ น โดยกดป่มุ Enter หรอื ใช้เมาสค์ ลิกปุม่
Enter-เลอื ก ทำซำ้ กบั เชค็ ฉบับอ่ืนๆ จนเสร็จ
184 จดั ทำโดย : ครูพนิ รัฎ สีตลวรางค์

กรณีเช็คจา่ ยผา่ น เมื่อตรวจสอบ Bank Statement บัญชีกระแสรายวัน พบว่า เจ้าหนี้ได้นำเช็คไปข้ึน

เงินแลว้ ผู้บันทึกจะต้องไปบนั ทกึ กลบั รายการ “เชค็ จา่ ยที่ผา่ น” ท่ีสมดุ รายวันทว่ั ไป ในระบบบญั ชีแยกประเภท

ในวนั ทีเ่ ช็คผ่านด้วย โดยบันทึก

เดบิต เช็คจา่ ยรอนำเงินเขา้ บัญชี xxx

เครดติ เงนิ ฝากกระแสรายวนั xxx

ภาพท่ี 11-17 หนา้ ตา่ งเลอื กธนาคารที่จ่ายเชค็
ภาพที่ 11-18 หนา้ ตา่ งเลือกสมดุ บญั ชเี งนิ ฝากธนาคารทจ่ี า่ ยเช็ค

การบนั ทึกข้อมูลทางบญั ชเี กยี่ วกบั ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 185

ภาพท่ี 11-19 หน้าตา่ งเลือกเช็คจา่ ยทจ่ี ะเปล่ยี นสถานะวา่ “ผ่าน”

ภาพท่ี 11-20 หน้าตา่ งใส่วันท่ีเช็คผา่ น
5. การปรับปรงุ หรือแกไ้ ขรายละเอยี ดเช็ครบั บางฉบบั

5.1 เขา้ ท่ี ระบบเช็ค  บนั ทกึ  ปรบั ปรงุ เช็ครบั มีปญั หา
5.2 เลือกสาขาทจ่ี ะเขา้ ไปทำรายการ
5.3 เลือกเช็คที่จะแก้ไขรายละเอียด โดยกดปุ่ม F2-แก้ไข ผู้ใช้งานอาจจะเลือกดูเช็ครับทั้งหมด
หรือเรยี กดเู ฉพาะเชค็ ทีย่ ังไม่นำเข้าธนาคาร (กดปุม่ F7-กรองข้อมลู )
5.4 เข้าไปทีร่ ายละเอยี ดเชค็ ฉบบั นัน้ ทำการแก้ไขรายละเอียดของเช็ค เช่น แก้ไขวันท่ีนำฝากใน
เช็ค ชอ่ื ในเชค็ ท่สี ะกดผดิ หรือสถานะเชค็ อาจจะเปลี่ยนเปน็ เช็คคนื ฯลฯ
5.5 เมื่อแก้ไขเสร็จแล้วใหก้ ดปุม่ F10-SAVE เพือ่ เก็บรายการ

ภาพท่ี 11-21 หนา้ ต่างรายการเช็ครับ
186 จัดทำโดย : ครพู นิ รัฎ สีตลวรางค์

ภาพท่ี 11-22 หน้าตา่ งใสร่ ายละเอยี ดของเช็ครบั เฉพาะคา่ ท่ีสามารถแกไ้ ขได้
6. การปรับปรงุ หรอื แกไ้ ขรายละเอยี ดเชค็ จ่ายบางฉบบั

6.1 เข้าที่ ระบบเชค็  บนั ทึก  ปรับปรงุ เช็คจ่ายมีปญั หา
6.2 เลอื กสาขาท่จี ะเขา้ ไปทำรายการ
6.3 เลือกเช็คที่จะแก้ไขรายละเอียด โดยกดปุ่ม F2-แก้ไข ผู้ใช้งานอาจจะเลือกดูเชค็ จ่ายทั้งหมด
หรอื เรยี กดูเฉพาะเชค็ ทย่ี งั ไม่นำเข้าธนาคาร
6.4 เข้าไปที่รายละเอยี ดเช็คฉบบั นัน้ ทำการแก้ไขรายละเอยี ดของเช็ค เช่น แก้ไขวันที่นำฝากใน
เชค็ ช่อื ในเชค็ ท่ีสะกดผิด หรือสถานะเชค็ อาจจะเปลี่ยนเปน็ เชค็ คนื ฯลฯ
6.5 เมื่อแกไ้ ขเสร็จแล้วให้กดปมุ่ F10-SAVE เพือ่ เก็บรายการ

ภาพที่ 11-23 หนา้ ตา่ งรายการเชค็ จ่าย
การบนั ทึกข้อมลู ทางบัญชเี ก่ยี วกับระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 187

ภาพที่ 11-24 หนา้ ตา่ งใสร่ ายละเอยี ดของเช็คจา่ ยเฉพาะค่าท่สี ามารถแก้ไขได้
188 จดั ทำโดย : ครูพินรฎั สตี ลวรางค์

หนว่ ยที่ 12

การบนั ทกึ ขอ้ มลู ทางบญั ชเี กยี่ วกบั ระบบสนิ ทรพั ย์และคา่ เสือ่ มราคา

สาระสำคญั

ในการทำธุรกจิ จะมีสนิ ทรัพย์ไม่หมนุ เวียน เช่น เคร่อื งจกั รท่ีใชใ้ นการผลติ เครือ่ งคอมพวิ เตอร์ ตู้ โต๊ะ ท่ีใช้ใน
สำนักงาน เป็นต้น สินทรพั ย์เหล่านี้ ธรุ กิจจะต้องคำนวณคา่ เส่อื มราคาของสินทรพั ย์ เพื่อบนั ทึกเข้าเป็นค่าใช้จ่ายใน
แต่ละงวด โดยที่งวดบัญชีอาจเป็นเดือนละครั้ง หรือปีละครั้ง นอกจากนี้ ธุรกิจอาจขายสินทรัพย์ออกไป โดยที่
สนิ ทรพั ย์เหล่านั้นยังตดั ค่าเสื่อมราคาไม่ครบตามอายุของสินทรพั ย์ ซง่ึ โปรแกรมจะช่วยในการเก็บทะเบียนสินทรัพย์
พร้อมกับช่วยคำนวณค่าเส่ือมราคาของสินทรัพย์ไว้ให้โดยละเอียด และบันทึกรายการบัญชีใหถ้ ูกต้องตามหลักการ
บัญชี และเรียกพิมพ์รายงานตารางค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ เพื่อประกอบงบการเงินในการนำส่งสรรพากรได้ ทำให้
ผ้ใู ช้งานลดเวลาในการคำนวณค่าเส่อื มราคาของสนิ ทรพั ย์ลงไปไดม้ าก โดยเฉพาะกจิ การทม่ี ีรายการสินทรัพย์จำนวน
มาก การทีจ่ ะคำนวณค่าเส่ือมราคาของสนิ ทรพั ย์ใหถ้ ูกตอ้ งละเอยี ดระดับวนั ให้ครบถ้วนทกุ รายการจะใชเ้ วลามาก

สาระการเรียนรู้

1. ภาพรวมของระบบสนิ ทรัพยแ์ ละค่าเสื่อมราคา
2. เมนูในระบบสินทรพั ย์และคา่ เส่อื มราคา
3. การบนั ทึกรายการในระบบสนิ ทรพั ย์และคา่ เส่ือมราคา
4. การคำนวณและการแกไ้ ขการคำนวณคา่ เส่อื มราคาสินทรพั ย์

สมรรถนะประจำหนว่ ย

1. แสดงความรเู้ กี่ยวกับระบบสินทรพั ย์และค่าเสอ่ื มราคา
2. ทำการบันทึกรายการในระบบสนิ ทรัพยแ์ ละค่าเส่ือมราคาตามลำดบั ขน้ั ตอน
3. คำนวณและแกไ้ ขการคำนวณคา่ เสื่อมราคาสนิ ทรัพย์ตามลำดบั ขน้ั ตอน

จุดประสงคเ์ ชิงพฤตกิ รรม
1. ดา้ นความรู้

1.1 อธิบายภาพรวมของระบบสินทรพั ย์และค่าเสอื่ มราคาได้
1.2 เลอื กใช้เมนูในระบบสนิ ทรพั ย์และคา่ เสอื่ มราคาได้

2. ดา้ นทกั ษะ

2.1 บันทึกรายการของระบบสนิ ทรพั ย์และค่าเสอื่ มราคาสนิ ทรพั ยไ์ ด้
2.2 คำนวณและแก้ไขการคำนวณคา่ เสื่อมราคาสินทรัพยไ์ ด้

3. ดา้ นคุณลักษณะอันพึงประสงค์

3.1 ความมีวินยั
3.2 ความสนใจใฝร่ ู้
3.3 ความรับผดิ ชอบ
3.4 ความซื่อสตั ยส์ จุ ริต

การบนั ทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบสินทรัพย์และค่าเส่ือมราคา 189

ภาพรวมการทางานในระบบสินทรัพย์และคา่ เสอื่ มราคา
ในการทำธรุ กจิ จะมีสนิ ทรัพย์ไมห่ มนุ เวียน เชน่ เคร่อื งจกั รท่ีใช้ในการผลติ เคร่ืองคอมพวิ เตอร์ ตู้ โตะ๊
ทำงานทใี่ ชใ้ นสำนักงาน เปน็ ตน้ สนิ ทรัพย์เหลา่ นี้ ธุรกจิ จะตอ้ งคำนวณค่าเสอื่ มราคาของสินทรัพย์ เพ่ือบันทึก
เข้าเป็นค่าใช้จ่ายในแต่ละงวด โดยที่งวดบัญชีอาจเป็นเดือนละครั้ง หรือปีละคร้ัง นอกจากนี้ ธุรกิจอาจขาย
สนิ ทรพั ยอ์ อกไป โดยทสี่ นิ ทรพั ยเ์ หล่าน้ันยงั ตัดค่าเส่ือมราคาไม่ครบตามอายขุ องสินทรัพย์ ซง่ึ โปรแกรมจะช่วย
ในการเก็บทะเบียนสินทรัพย์ พร้อมกับช่วยคำนวณค่าเสือ่ มราคาของสินทรัพย์ไว้ให้โดยละเอียด และบันทึก
รายการบญั ชีใหถ้ กู ต้องตามหลักการบญั ชี และเรียกพิมพ์ รายงานตารางค่าเสอ่ื มราคาสินทรพั ย์ เพื่อประกอบ
งบการเงินในการนำส่งสรรพากรได้ ทำให้ผู้ใชง้ านลดเวลาในการคำนวณคา่ เสอ่ื มราคาของสินทรพั ยล์ งไปได้มาก
โดยเฉพาะกิจการที่มีรายการสินทรัพย์จำนวนมาก การที่จะคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ให้ถูกต้อง
ละเอียดระดับวัน ให้ครบถ้วนทุกรายการจะใช้เวลามาก การทำงานในระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา มี
ข้ันตอนการทำงานสรปุ เป็นแผนภาพได้ดงั น้ี

ภาพที่ 12-1 ข้นั ตอนการทำงานของระบบสนิ ทรพั ย์และคา่ เสอ่ื มราคา

190 จัดทำโดย : ครพู ินรัฎ สตี ลวรางค์

เมนใู นระบบสนิ ทรพั ย์และค่าเส่อื มราคา

การทำรายการในระบบสนิ ทรพั ยแ์ ละค่าเสอื่ มราคา มีเมนูใหใ้ ชง้ าน ดังภาพที่ 12-2

ภาพที่ 12-2 เมนใู นระบบสนิ ทรัพย์และค่าเสอ่ื มราคา

การบันทกึ รายการในระบบสนิ ทรพั ยแ์ ละค่าเสื่อมราคา
การบันทึกข้อมูลสินทรัพย์ของกจิ การเข้าสู่ระบบ ซึ่งอาจจะเป็นสินทรัพย์เดิมที่มีการคำนวณค่าเสื่อม
ราคาไปแลว้ สว่ นหนึ่ง หรือเป็นสนิ ทรัพยท์ ี่ซ้ือเข้ามาใหม่ รวมถึงเมือ่ มกี ารขายสนิ ทรัพย์นั้นออกไป มีดงั น้ี
1. ซือ้ สนิ ทรัพยเ์ พิม่ เม่ือมีการซอื้ สนิ ทรพั ย์เพมิ่ จะบนั ทึกซือ้ สนิ ทรพั ยท์ ร่ี ะบบซ้อื สินคา้ และบนั ทกึ
รายการสินทรพั ยท์ ร่ี ะบบสนิ ทรพั ย์และคา่ เส่ือมราคา เช่น ถ้าซือ้ สินทรัพยเ์ ป็นเงนิ เช่อื มขี นั้ ตอนการบนั ทึกดงั นี้

1.1 เขา้ ทีเ่ มนู ระบบซือ้  ซือ้ สินคา้  ซ้อื เชื่อ
1.2 เลอื กสาขาทจี่ ะเข้าไปทำงาน
1.3 เลอื กเล่มเอกสาร “ซอื้ เชอื่ ” ทจ่ี ะใช้งาน
1.4 จะเหน็ รายการ “ซอื้ เชื่อ”ท่ีเคยสร้างไว้ ใหก้ ดปุ่ม F3-เพม่ิ เพ่ือเพมิ่ รายการใหม่
1.5 จะเข้าสู่หน้าตา่ ง ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจง้ หน้ี (ซอื้ ) ทำการบันทึกรายละเอยี ดต่างๆ ใน
หน้าต่าง โดยในชอ่ ง T ใหเ้ ลอื ก “6” (สินทรัพยอ์ น่ื ๆ) ดังภาพท่ี 12-3
1.6 เพ่มิ รหสั และรายชือ่ สนิ ทรพั ย์ในชอ่ ง ชื่อสนิ ค้า โดยกำหนดกลมุ่ สนิ คา้ เป็น “เครื่องใช้
สำนักงาน” พร้อมท้ังระบกุ ารบันทกึ บัญชี ในหนา้ ต่างเลอื กรายการสินค้าทต่ี อ้ งการ หนา้ 1 (ภาพที่ 12-4)

การบันทึกขอ้ มลู ทางบัญชเี ก่ียวกบั ระบบสินทรพั ยแ์ ละคา่ เสอ่ื มราคา 191

1.7 ระบบุ ญั ชสี ินทรพั ย์ เปน็ “เครือ่ งตกแต่งและเครอ่ื งใช้สำนักงาน” ในหนา้ ตา่ งเลอื กรายการ
สนิ คา้ ท่ตี อ้ งการ หน้า 2 (ภาพท่ี 12-5)

1.8 บนั ทกึ รายละเอียดแล้ว กดปุ่ม F10-บนั ทึก เพือ่ เก็บข้อมลู

ระบุชนิดสนิ คา้

ภาพที่ 12-3 หน้าต่างบันทกึ รายการซ้ือสินค้า (สินทรพั ย์) เปน็ เงินเชื่อ

ภาพที่ 12-4 หน้าต่างเลอื กรายการสินค้าทีต่ อ้ งการ หนา้ 1

จับคู่หนา้ ที่ “บัญชีสินทรพั ย”์

ภาพที่ 12-5 หนา้ ต่างเลือกรายการสินคา้ ท่ตี อ้ งการ หน้า 2
192 จัดทำโดย : ครพู ินรัฎ สีตลวรางค์