วิชาโปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานบัญชี (Full-65)

ภาพที่ 6-13 หนา้ ต่างแสดงรายการล๊อตสินค้าข้นึ มาให้เลอื ก

ภาพท่ี 6-14 หน้าต่างแสดงหน่วยนบั ทจ่ี ะโอน และจำนวนตอ่ หน่วยนับมาตรฐาน

6. บันทึกจำนวนสินค้าจากการตรวจนบั สต๊อกจริง
สำหรับธุรกิจซื้อมาขายไปท่ีมีสินคา้ คงคลัง จำเป็นต้องมีการตรวจนับสินค้าคงคลังประจำปี หรือบาง

ธรุ กิจอาจมีการตรวจนับทั้งกลางปีและปลายปี เพ่อื เปน็ การตรวจสอบวา่ มีสินค้าจริงในคลังสนิ ค้าเท่าใด มีมาก
หรือน้อยกว่าปริมาณสินค้าคงเหลือในระบบคอมพิวเตอร์ การที่สินค้าจากการตรวจนับจริงกับในระบบ
คอมพิวเตอร์ไมต่ รงกนั เปน็ เหตุการณ์ท่ีเกดิ ข้นึ ได้ เชน่ สนิ ค้ามกี ารแตกหัก เสียหาย ลมื บันทกึ เม่ือรับคืนสินค้า
มาจากลูกค้า หรือมีการสญู หายไป

การบันทกึ แบบตรวจนับสินค้า จะทำเมือ่ มีการตรวจนบั สินค้าจริง และไมท่ ราบปรมิ าณสนิ คา้ ทแี่ ตกตา่ ง
กนั ระหว่างปรมิ าณสนิ ค้าจรงิ กับในระบบคอมพิวเตอร์ เมอ่ื บนั ทกึ ยอดเขา้ ไป โปรแกรมจะคำนวณผลต่างท่ีได้
ใสเ่ ข้าไปใหอ้ ัตโนมัติ แตถ่ า้ ทราบยอดสนิ คา้ จริงในระบบคอมพิวเตอรแ์ ล้ว และนำยอดน้ไี ปตรวจนบั กบั สนิ ค้าจรงิ
ในคลงั สนิ คา้ แล้วนำเอาผลต่างมาบันทึกเองกใ็ ชเ้ มนู บนั ทกึ ปรับยอดสินคา้ ได้เช่นกัน โดยบันทกึ ว่า ปรับยอด
เพิ่มเปน็ จำนวนเท่าใด หรือปรบั ยอดลดเปน็ จำนวนเท่าใด

การบันทึกยอดสตอ๊ กจรงิ ทต่ี รวจนบั ได้ สามารถทำได้ 2 แบบ คือ
วธิ ที ่ี 1 นำจำนวนทน่ี ับได้จริงมาบนั ทกึ เข้าทเ่ี มนบู นั ทึกจำนวนสินคา้ จากการตรวจนบั สินค้า หรือ ใบ
ปรับยอดจากการตรวจนับสินค้า ซึง่ โปรแกรมจะหายอดทีแ่ ตกต่างระหว่างยอดท่ีตรวจนับไดจ้ รงิ กับจำนวน
สนิ คา้ ทม่ี ีในระบบคอมพวิ เตอรใ์ หอ้ ัตโนมตั ิ
วิธีที่ 2 หาจำนวนท่แี ตกต่างระหวา่ งยอดสตอ๊ กจริง กับยอดสต๊อกท่ไี ด้จากรายงานสินค้าคงเหลอื เม่ือ
ได้จำนวนท่ีแตกต่าง เช่น สินค้าท่ีนับได้มีมากกว่าที่แสดงในรายงาน ก็จะเป็นยอดทีต่ ้องปรับยอดเพ่ิม หรือถ้า
สนิ ค้าท่ีนบั ได้มนี ้อยกวา่ ท่แี สดงในรายงาน ก็จะเป็นยอดท่ตี ้องปรบั ลดลง ซงึ่ จะบนั ทึกโดยใช้ใบปรบั ยอด

การบนั ทึกข้อมลู ทางบญั ชเี กี่ยวกบั ระบบบริหารสินค้าคงคลัง 93

ในท่ีนีจ้ ะอธบิ ายตามวิธที ่ี 1 คอื บนั ทกึ จำนวนที่ตรวจนบั ได้จริงท่ี “ใบตรวจนบั สินคา้ ” ส่วนวธิ ีท่ี 2 ให้ดู
วธิ ีการบนั ทึกรายการในหวั ข้อ “บันทกึ ยอดยกมาต้นงวด” ซ่งึ เปน็ การบันทกึ รายการดว้ ยใบปรับยอด

6.1 เขา้ ไปท่ีเมนู ระบบบริหารสินคา้ คงคลัง  บันทกึ ปรมิ าณสินคา้ ทตี่ รวจนบั ได้
6.2 เลอื ก “สาขา” ทจี่ ะเขา้ ทำงาน
6.3 เลือกเลม่ “เอกสารใบปรบั ยอดจากการตรวจนบั สินค้า” ท่ีเคยสร้างไวท้ ที่ ะเบยี นเลม่ เอกสาร
6.4 จะเขา้ มาที่รายการ “ใบปรับยอดจากการตรวจนบั สินค้า” ใหท้ ำการเพ่ิมรายการโดยกดป่มุ F3-เพ่ิม
6.5 บนั ทึกรายละเอยี ดของเอกสาร เสรจ็ แลว้ กดปมุ่ F10-Save เพ่ือเกบ็ รายการ

ภาพที่ 6-15 หนา้ ต่างรายการใบปรบั ยอดจากการตรวจนบั สนิ ค้า

ภาพที่ 6-16 หนา้ ต่างใบปรบั ยอดจากการตรวจนบั สนิ คา้

อธิบายการบนั ทกึ สว่ นหัวของเอกสาร

Step โปรแกรมจะแสดง Step ของเอกสาร

เล่มที่ เลม่ ทีข่ องใบตรวจนบั สนิ คา้ ทเ่ี ลอื กเขา้ มาทำงาน

เลขท่ี เลขทข่ี องใบตรวจนับสินคา้ ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรมจะ Running ใหอ้ ัตโนมัติ

วนั ท่ี วนั ทขี่ องใบตรวจนบั สนิ คา้

หมายเหตุ ใส่หมายเหตุ หรอื รายละเอียดของการตรวจนับสนิ ค้าคร้ังน้ี

รปู แบบการ Post ระบรุ ูปแบบการ Post ของใบตรวจนบั สนิ ค้าใบนี้ โปรแกรมจะดึงค่าจากทเ่ี คยกำหนด

ไวท้ ่ีฐานข้อมูลสาขามาให้ก่อน

94 จัดทำโดย : ครูพนิ รฎั สตี ลวรางค์

อธิบายการบนั ทกึ รายการยอ่ ย

PF ใสค่ ่า P ถา้ เปน็ สนิ ค้ายอ่ ย ใสค่ า่ F ถา้ เปน็ ชุดสินค้า

ชนิดสินคา้ ใส่ชนิดสินค้า เช่น 1 = สินค้าสำเรจ็ รปู , 2 = วตั ถดุ บิ เป็นตน้

รหสั สินคา้ ใสร่ หสั สินค้าที่ตรวจนับได้

ชื่อสินค้า ใส่ช่อื สนิ คา้ ท่ีตรวจนับได้

หมายเหตุ ใส่หมายเหตเุ พมิ่ เตมิ ของแตล่ ะรายการสินคา้ (ถา้ ม)ี

ลอ๊ ต ระบเุ ลขล๊อตของสินคา้ ที่ตรวจนับได้

จำนวนทน่ี บั ได้ ใส่จำนวนสินค้าทีต่ รวจนับได้

M วา่ งๆ = ปกติ 1 = ใชต้ ้นทุนตามทีร่ ะบุ

ราคาทุน ราคาทุนของสนิ คา้ ทีบ่ นั ทกึ ไว้ในฐานขอ้ มลู

การบนั ทึกขอ้ มลู ทางบัญชเี กี่ยวกบั ระบบบรหิ ารสินค้าคงคลงั 95

หนว่ ยที่ 7

การบนั ทกึ ขอ้ มลู ทางบญั ชเี กย่ี วกบั ระบบซอื้

สาระสำคญั

หลังจากเตรียมฐานข้อมูลของสินค้าและยอดยกมาของสินคา้ คงเหลือในระบบบริหารสนิ ค้าคงคลังแลว้
ข้ันตอนต่อไปกค็ อื การซ้ือสนิ ค้าเข้าคลงั สินค้า แต่ถ้าเปน็ ธรุ กิจบรกิ ารกเ็ ป็นการจ้างทำงานกับผู้ให้บริการ การ
บันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบซื้อ เป็นการบันทึกเอกสารในระบบซ้ือ ได้แก่ การทำรายการส่ังซื้อ โดย
ออกเอกสารใบสงั่ ซ้ือ การทำรายการซ้อื สด ซ้อื เชอ่ื การทำรายการลดหน้ี หรอื เพมิ่ หนี้ รวมถึงการบนั ทึกรายการ
ภาษีหัก ณ ทจ่ี า่ ย สำหรบั รายการคา้ ท่ีตอ้ งหักภาษี ณ ท่ีจ่าย

สาระการเรยี นรู้

1. ภาพรวมการทำงานในระบบซื้อ
2. ประเภทเอกสารในระบบซื้อ
3. เมนูในระบบซอ้ื
4. การสรา้ งเลม่ เอกสารทใี่ ชใ้ นระบบซอื้
5. การบันทึกรายการของระบบซื้อ

สมรรถนะประจำหน่วย

1. แสดงความรเู้ ก่ยี วกับระบบซื้อ
2. ทำการบนั ทกึ รายการในระบบซอื้ ตามลำดับข้ันตอน

จดุ ประสงคเ์ ชิงพฤติกรรม
1. ด้านความรู้

1.1 อธบิ ายภาพรวมการทำงานในระบบซอื้ ได้
1.2 บอกประเภทเอกสารในระบบซื้อได้
1.3 เลือกใชเ้ มนใู นระบบซ้อื ได้

2. ด้านทกั ษะ

2.1 สรา้ งเล่มเอกสารทใี่ ชใ้ นระบบซอื้ ได้
2.2 บนั ทกึ รายการในระบบซอ้ื ได้

3. ด้านคุณลักษณะอันพึงประสงค์

3.1 ความมีวนิ ยั
3.2 ความสนใจใฝ่รู้
3.4 ความรับผิดชอบ
3.4 ความซื่อสัตยส์ จุ ริต

96 จัดทำโดย : ครพู นิ รฎั สีตลวรางค์

ภาพรวมการทางานในระบบซ้อื

หลงั จากเตรยี มฐานขอ้ มูลของสินค้าและยอดยกมาของสินคา้ คงเหลอื ในระบบบริหารสนิ ค้าคงคลังแล้ว
ขัน้ ตอนต่อไปกค็ ือ การซอ้ื สินคา้ เข้าคลังสินค้า แตถ่ า้ เปน็ ธุรกจิ บรกิ ารกเ็ ป็นการจ้างทำงานกับผู้ให้บริการ การ
ซ้ือสินคา้ แล้วจ่ายเงินหลังจากได้รับสนิ คา้ หรือบริการ จะเป็นการบนั ทกึ ซือ้ สด แต่ถา้ ได้รบั เครดติ จากผู้จำหน่าย
หรือผูใ้ ห้บริการ กจ็ ะเปน็ การบนั ทึกซอ้ื เชอื่ นอกจากน้ีหากมีการส่งคนื สนิ คา้ ที่ไมต่ รงตามใบสง่ั ซอื้ กจ็ ะบนั ทกึ ลด
หน้ี เป็นต้น ระบบซ้อื มีขั้นตอนการทำงานสรุปเปน็ แผนภาพไดด้ งั นี้

ภาพท่ี 7-1 ขนั้ ตอนการทำงานของระบบซอ้ื
เมอ่ื ทำการบนั ทึกข้อมลู ในระบบซ้ือแลว้ โปรแกรมจะเชื่อมโยงขอ้ มลู ไปยงั ระบบอื่นทเ่ี ก่ยี วขอ้ ง ดังภาพท่ี 7-2

ระบบเจ้าหน้ี

ตงั้ เจ้าหน้ี

ระบบ ระบบซื้อ ระบบบริหาร
ภาษมี ลู ค่าเพิ่ม สนิ คา้ คงคลงั
เพมิ่ สินค้าในสตอ๊ ก
เพ่มิ ภาษีซ้อื ลงรายวนั ซอ้ื สด,ซอ้ื เชื่อ

ระบบบัญชีแยกประเภท

ภาพที่ 7-2 การเชอ่ื มโยงจากระบบซ้ือไปยังระบบอ่นื ทีเ่ กี่ยวข้อง
การบันทึกขอ้ มูลทางบญั ชีเกย่ี วกับระบบซ้ือ 97

ประเภทเอกสารในระบบซอื้

PO ใบสั่งซื้อ (Purchase order) ใช้ทำใบส่งั ซือ้

สำหรบั ธุรกิจซือ้ มา-ขายไป

BR ใบสง่ ของ/ใบกำกบั ภาษ/ี ใบเสรจ็ รับเงนิ (บลิ เงนิ สด) ใชก้ รณีซอื้ สนิ ค้าเปน็ เงนิ สด

BC ใบลดหน้ี เงนิ สด (สนิ ค้า) ใชส้ ำหรับลดหนเี้ ปน็ เงนิ สด (สินคา้ )

BD ใบเพิม่ หนี้ เงินสด (สินค้า) ใชส้ ำหรบั เพิ่มหนีเ้ ป็นเงินสด (สินค้า)

BI ใบส่งของ/ใบกำกบั ภาษี/ใบแจง้ หนี้ (สนิ คา้ ) ใชก้ รณซี ้อื สินคา้ เป็นเงินเช่ือ (สนิ ค้า)

BM ใบลดหน้ี เงนิ เช่อื (สนิ ค้า) ใชส้ ำหรับลดหน้ี กรณีซือ้ เป็นเงินเชอ่ื (สินค้า)

BX ใบเพม่ิ หนี้ เงินเชอ่ื (สินคา้ ) ใชส้ ำหรับเพม่ิ หน้ี กรณซี ้อื เป็นเงนิ เชือ่ (สินค้า)

สำหรับธรุ กิจบรกิ าร

BU ใบสง่ ของ/ใบกำกบั ภาษี/ใบเสรจ็ รบั เงนิ (บลิ เงินสด) ใช้กรณีรบั บรกิ ารเป็นเงนิ สด

BA ใบลดหนี้ เงินสด (บรกิ าร) ใช้สำหรบั ลดหนเ้ี ปน็ เงนิ สด (บริการ)

BB ใบเพิ่มหน้ี เงินสด (บริการ) ใช้สำหรับเพิ่มหน้เี ปน็ เงินสด (บรกิ าร)

BV ใบสง่ ของ/ใบแจง้ หนี้ (บรกิ าร) ใชก้ รณีรับบริการเป็นเงนิ เชือ่ และมีภาษียัง

ไมถ่ ึงกำหนด

BN ใบลดหน้ี เงินเชื่อ (บรกิ าร) ใช้สำหรับลดหนี้ เปน็ เงินเชือ่ (บรกิ าร)

BZ ใบเพ่มิ หน้ี เงินเชือ่ (บรกิ าร) ใชส้ ำหรบั เพม่ิ หนี้เปน็ เงินเชื่อ (บริการ)

XL ใบภาษหี ัก ณ ท่ีจ่าย บรษิ ทั หักนติ ิบคุ คลย่นื ภงด.53 ใชส้ ำหรบั หกั ภาษี ณ ทจี่ า่ ย ผจู้ ำหนา่ ย

ที่เปน็ นิตบิ คุ คล

XP ใบภาษหี ัก ณ ท่ีจ่าย บรษิ ทั หักบคุ คลธรรมดายนื่ ภงด.3 ใชส้ ำหรบั หกั ภาษี ณ ทจี่ ่าย ผจู้ ำหนา่ ย

ท่เี ป็นบคุ คลธรรมดา

98 จดั ทำโดย : ครพู ินรฎั สตี ลวรางค์

เมนูในระบบซื้อ
ในการซ้อื สินคา้ และบริการ มเี มนูในระบบซอ้ื ทจี่ ะเลอื กใช้ได้ ดงั ภาพที่ 7-3

ภาพท่ี 7-3 เมนใู นระบบซอื้
การบันทึกข้อมลู ทางบัญชเี กีย่ วกับระบบซ้ือ 99

การสร้างเล่มเอกสารทใี่ ช้ในระบบซื้อ
โปรแกรมได้จดั เตรียมเล่มเอกสารที่ต้องใชใ้ นระบบซอื้ ไวแ้ ล้วประเภทละ 1 เล่ม เช่น เอกสารใบสง่ั ซ้ือ
สนิ คา้ 1 เล่ม เอกสารซ้ือสด 1 เลม่ เอกสารซื้อเช่อื 1 เลม่ เป็นต้น แตถ่ า้ ผูใ้ ชต้ อ้ งการเพม่ิ เล่มเอกสาร กส็ ามารถ
ทำการเพิ่มได้ หรือถ้าผู้ใช้ต้องการแก้ไขเลขท่ีเล่มเอกสารให้ตรงกบั ที่กิจการกำหนด ก็สามารถทำการแก้ไขได้
เช่น ถ้าต้องการแก้ไขเลม่ เอกสารใบสัง่ ซือ้ จากเล่มที่ 0001 เป็น เล่มที่ 01 และให้อักษรนำเลขทีเ่ อกสารเปน็
PO01/…. สามารถทำไดโ้ ดย
1. เขา้ ท่ี ระบบซื้อ  ฐานขอ้ มลู  A-เพม่ิ และแก้ไขเล่มเอกสารและการเชอื่ มโยงในระบบซอ้ื
 ประเภทเอกสารใบส่ังซื้อ หรือ เปิด Work Flow ระบบซ้อื  ใบสัง่ ซือ้
2. ท่เี ลม่ เอกสาร “ใบส่งั ซื้อ” กดปมุ่ ใดๆ แล้วกด Enter เพอื่ เรยี กหนา้ ตา่ งเลอื กเลม่ เอกสารข้นึ มา
(ภาพที่ 7-3) หากต้องการแก้ไข ใหก้ ดป่มุ F2-แก้ไข หากตอ้ งการเพ่ิมเลม่ ให้กดปมุ่ F3-เพ่ิม
3. จะเป็นหน้าต่าง “บันทกึ รายละเอียดเล่มใบสั่งซอื้ ” ทำการบันทึกรายละเอียดเลม่ เอกสาร และอักษรนำ
เลขที่เอกสาร ตามท่ีต้องการ (ภาพที่ 7-5)
4. หากต้องการกำหนดแบบฟอรม์ พิมพ์เอกสาร ให้เปิดหน้าต่างบนั ทึกรายละเอียดเล่มเอกสารใบสั่งซื้อ
หนา้ ที่ 4 เลอื กแบบฟอรม์ เอกสารท่ีตอ้ งการ (ภาพท่ี 7-6) กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเกบ็ ขอ้ มลู เข้าระบบ

กด F2-แก้ไข

เมนใู บสัง่ ซ้อื

ภาพที่ 7-4 หน้าตา่ งเลอื กเลม่ เอกสารใบสง่ั ซ้อื

100 จัดทำโดย : ครพู ินรัฎ สตี ลวรางค์

ภาพท่ี 7-5 หนา้ ต่างบนั ทึกรายละเอยี ดเลม่ เอกสารใบสั่งซอ้ื หนา้ ท่ี 1

เลือกแบบฟอรม์ ใบสัง่ ซ้อื

ภาพท่ี 7-6 หน้าตา่ งบันทึกรายละเอยี ดเลม่ เอกสารใบสัง่ ซอื้ หน้าท่ี 4 (เลอื กแบบฟอรม์ พมิ พ)์
การบันทึกข้อมลู ทางบัญชีเกีย่ วกับระบบซื้อ 101

การบนั ทกึ รายการของระบบซื้อ
รายการในระบบซือ้ มีหลายอย่างและจะเช่ือมโยงกบั ระบบอื่นๆ หลายระบบดังที่ได้กล่าวมาแล้ว ซึ่ง
การทำงานสำหรบั เอกสารตา่ งๆ เป็นดงั น้ี
1. การทำรายการสงั่ ซื้อสนิ คา้ เพอื่ ออกใบสง่ั ซอื้

เมื่อบริษัทต้องการสั่งซื้อสินค้ากับผู้จำหน่าย (Supplier) และมีการออกเอกสารส่ังซ้ือไปให้กบั
ผู้จำหน่ายรายนั้น ก่อนจะได้รับเอกสารซื้อเราจะทำการบันทึกเอกสารสั่งซื้อ และส่งไปให้ผู้จำหน่าย เพื่อ
เตรียมการจดั ส่งสนิ คา้ มายงั บริษทั มวี ิธีการทำงานดังน้ี

1.1 เข้าที่ ระบบซอื้  ซือ้ สนิ ค้า  สงั่ ซอื้ สนิ ค้า หรอื เปิด Work Flow ระบบซื้อ 
ใบส่งั ซ้ือ

1.2 เลอื กสาขาทจี่ ะเขา้ ไปทำงาน
1.3 เลอื กเล่มเอกสาร “ใบส่ังซ้ือ” ทีต่ ้องการ
1.4 จะเปน็ หนา้ ตา่ ง “ใบสง่ั ซอ้ื ” ให้กดปมุ่ F3-เพิม่ เพอื่ เพม่ิ รายการใหม่
1.5 จะเขา้ สู่หนา้ ต่าง การบนั ทึกใบส่งั ซ้อื ทำการบนั ทกึ รายละเอยี ดต่างๆ ในหน้าต่าง
1.6 ถ้าไม่มีรายการรบั ชำระเงินมดั จำท่จี ่ายลว่ งหน้า กดปุ่ม F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ ขอ้ มลู เข้าระบบ
คอมพวิ เตอร์ แต่ถา้ มรี ายการรบั ชำระเงินมดั จำลว่ งหนา้ ให้เปิดหนา้ ต่าง “รายการชำระเงินมัดจำ” แล้วบันทกึ
รายละเอยี ดการรบั เงินมัดจำ
1.7 กดปมุ่ F10-SAVE เพื่อเกบ็ ข้อมลู เข้าระบบ

ตัวอย่างที่ 7-1 วันที่ 02/11/63 ออกใบสั่งซื้อเลขที่ 001 เพื่อสั่งซือ้ DIGITAL TV จำนวน 9 เครื่อง
ราคาเครือ่ งละ 19,000 บาท และ TOUCH SCREEN MONITOR จำนวน 4 เครือ่ ง ราคาเครอ่ื งละ 8,000 บาท
จากบรษิ ัท เอสวี จำกัด ทำการบนั ทกึ รายการดงั ภาพท่ี 7-7 ถึง 7-10 ตามลำดับ

ภาพที่ 7-7 หน้าต่างการเข้าระบบซือ้ เพ่ือบนั ทกึ รายการใบสง่ั ซอ้ื โดยใช้เมนู

102 จดั ทำโดย : ครูพินรฎั สตี ลวรางค์

ภาพที่ 7-8 หน้าต่างการเข้าบนั ทกึ รายการใบสงั่ ซ้ือ โดยใช้ Work Flow ระบบซื้อ
ภาพท่ี 7-9 หนา้ ต่างรายการใบสง่ั ซื้อ

ภาพท่ี 7-10 หน้าต่างบันทกึ รายการสง่ั ซือ้ สนิ ค้า
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเก่ยี วกบั ระบบซ้ือ 103

อธิบายการบนั ทกึ ส่วนหวั ของเอกสาร

เล่มที่ เล่มที่ของใบสงั่ ซ้ือทเี่ ลอื กเขา้ มา

เลขท่ี เลขทีข่ องใบสัง่ ซอ้ื

1. ผู้ใช้บนั ทึกเขา้ ไปเองแต่ต้องเป็นเลขท่ไี ม่ซ้ำกนั

2. ถา้ วา่ งไว้โปรแกรมจะ Running ต่อจากเลขสดุ ท้ายในปจั จุบัน หรอื ถา้ เคยกำหนดวา่

ตอ้ งการให้เอกสารเรมิ่ ตน้ ดว้ ยเลขท่เี ทา่ ใด โปรแกรมจะดจู ากค่านั้น

เลขอา้ งองิ เลขทเี่ พอ่ื ใช้ในการอ้างองิ กับเอกสารใบสงั่ ซ้อื ใบนี้ หรือใช้เลขเดยี วกบั เลขที่ภายในกไ็ ด้

วันท่ี วนั ท่ีปจั จุบัน ซึ่งโปรแกรมจะแสดงค่าวันทปี่ จั จุบนั นไ้ี ว้

ผขู้ าย รหสั ให้ระบุรหสั ผขู้ าย

ชื่อยอ่ ผู้ขาย โปรแกรมจะแสดงชื่อผขู้ ายทเ่ี ลอื กไว้

แผนก ใสร่ หัสแผนก (ไมใ่ สก่ ็ได้)

ชนิด VAT ชนิดของภาษมี ลู ค่าเพิ่มตามทรี่ ะบไุ วท้ ี่ฐานขอ้ มลู อตั ราภาษีมลู คา่ เพ่มิ

อัตรา อตั ราภาษมี ูลค่าเพม่ิ เชน่ 10% หรือ 1.5% เป็นค่าที่ไดจ้ ากการเลือกชนิด VAT

แยกนอก การคดิ ภาษมี ลู ค่าเพม่ิ แบบแยกนอก หรอื รวมใน มใี ห้เลอื ก 2 แบบ

ใส่ค่า “Y” ถ้าเป็น VAT แบบแยกนอก ใส่คา่ “N” ถา้ เป็น VAT แบบรวมใน

แก้ไขรายละเอยี ดอ่นื ๆ ใส่คา่ “Y” เม่อื ต้องการใสร่ ายละเอียดเพ่มิ เติม เช่น วนั นัดรบั สินคา้

อธิบายการบันทกึ ส่วนรายการย่อย

ชนิดสนิ คา้ ชนิดของสินค้า มใี หเ้ ลอื กบันทกึ ได้ 2 กรณี คอื

ใส่คา่ “F” ถา้ เปน็ ชุดสนิ คา้ ใสค่ า่ “P” ถ้าเป็นรายการสนิ คา้

รหัสสนิ คา้ รหสั ของสนิ ค้าหรือชดุ สนิ คา้ ถา้ จำรหสั ไม่ได้ ค้นหาโดยใช้ Hot seek ได้

ชอ่ื ชือ่ ของสินค้า ซง่ึ จะปรากฏขึ้นภายหลงั จากเลอื กรหสั สนิ ค้าแล้ว ค้นหาโดยใช้ Hot seek ได้

หมายเหตุ เป็นหมายเหตุประกอบรายการสินคา้ ถ้าดูที่หนา้ ต่างจะเห็นเปน็ ช่อง 1 ตวั อักษร แต่

สามารถเหน็ หมายเหตทุ งั้ หมดได้ท่สี ่วนล่างของจอภาพ สามารถใสร่ ายละเอียด

เพ่ิมเตมิ ไดโ้ ดยการกดปุม่ END แล้วคยี ร์ ายละเอียดทต่ี ้องการ

ลอ๊ ต ล๊อตสนิ ค้า

จำนวน จำนวนสินคา้ ทีจ่ ะสงั่ ซือ้ ถ้าสินคา้ เปน็ ช้ิน จำนวนในทน่ี ีจ้ ะหมายถงึ จำนวนชนิ้ ของ

สินคา้ แตถ่ ้าเปน็ ชดุ สนิ คา้ จำนวนในทนี่ จ้ี ะหมายถงึ จำนวนของชุดสินค้า

ราคา : หน่วยซอ้ื ราคาของสินค้า หากชนดิ สนิ ค้าถกู บันทึกเป็นแบบ P ราคาตอ่ หน่วยในที่นจ้ี ะหมายถึง ราคา

ต่อสินค้า 1 หน่วย แต่ถ้าบันทึกชนดิ สนิ ค้าเป็นแบบ F ราคาตอ่ หน่วยจะหมายถงึ ราคาต่อชดุ

สว่ นลด ส่วนลดของสินคา้ แตล่ ะรายการสามารถลดไดห้ ลายข้นั หากบนั ทึกเป็นจำนวนตัวเลข

จะหมายถึง สว่ นลดเป็นจำนวนเงนิ (บาท) แตถ่ ้าต้องการให้ลดเป็นเปอรเ์ ซ็นต์ ให้ใส่

เครื่องหมาย % ไว้ด้วยเสมอ หรือจะลดทั้ง % และจำนวนเงิน เช่น 10%+10 จะ

เทา่ กบั ลด 10% และลดอกี 10 บาท

104 จดั ทำโดย : ครพู นิ รฎั สีตลวรางค์

รายละเอยี ดด้านลา่ งของรายการย่อย

จำนวนสินคา้ โปรแกรมจะรวมจำนวนสนิ คา้ มาแสดงให้เห็น (แก้ไขไมไ่ ด้)

มูลค่าสินคา้ โปรแกรมจะคำนวณมลู ค่าสนิ ค้ามาแสดงใหเ้ ห็น (แก้ไขไมไ่ ด้)

ส่วนลด ส่วนลดท้ายเอกสารเพ่ิมเติมจากส่วนลดในแตล่ ะรายการ และลดไดห้ ลายชัน้

เหมอื นกบั สว่ นลดทรี่ ายการย่อย

มลู คา่ ส่วนลด มูลค่าสว่ นลดทท่ี ้ายรายการ

มูลคา่ กอ่ น VAT มูลค่าสินค้าทง้ั หมดในใบเสนอราคาที่ยงั ไมร่ วมภาษมี ลู ค่าเพมิ่

มูลคา่ VAT ยอดเงนิ ภาษีมูลคา่ เพิ่มของสินคา้ ทงั้ หมดในใบสงั่ ซ้ือ ไม่ว่าผ้ใู ช้จะระบุให้คำนวณภาษี

เปน็ แบบแยกนอกหรอื รวมในกต็ าม โปรแกรมก็จะทำการแยกจำนวนเงนิ ของสนิ คา้ ที่

ยังไม่รวม VAT และจำนวน VAT แยกไว้ใหเ้ หน็ เสมอ

ยอดสทุ ธิ ยอดเงนิ สุทธิตามใบสั่งซือ้

ภาพที่ 7-11 หน้าต่างบนั ทึกรายการชำระเงนิ มดั จำ

ภาพท่ี 7-12 หนา้ ตา่ งบันทกึ รายละเอยี ดเอกสารการชำระเงนิ มัดจำ
การบนั ทึกขอ้ มูลทางบัญชเี ก่ยี วกบั ระบบซื้อ 105

อธบิ ายการบนั ทกึ รายการชำระมดั จำ

ประเภทเอกสารธนาคาร ใสร่ หัสประเภทเอกสารธนาคาร (ดูไดจ้ ากตารางสรุปประเภทเอกสาร

ธนาคาร)

เป็นรายการฝาก/ถอน ใสค่ า่ D ถ้าเป็นรายการรบั หรือฝากเข้า (deposit)

ใส่คา่ W ถ้าเปน็ รายการจา่ ยหรอื ถอนออกจากบญั ชี (withdrawal)

เลขท่ีเช็ค/เอกสาร ใสเ่ ลขที่เชค็ หรอื เลขทเี่ อกสารทเี่ กย่ี วขอ้ งกบั รายการนนั้ ๆ

วันทร่ี ับ-จ่ายเชค็ /เอกสาร ใส่วันทร่ี บั จา่ ยเช็ค หรอื วันท่ีของเอกสารธนาคารประเภทน้ันๆ

วนั ทเ่ี ชค็ /เอกสาร DUE วันท่ที ี่เช็คหรอื วนั ทีท่ เ่ี อกสารถงึ กำหนด

ผ้รู ับ/จา่ ย (ไทย) ชื่อในเช็คทเี่ ปน็ ชือ่ ภาษาไทย

รหสั ธนาคารของเชค็ รหสั ธนาคารของเชค็ หรือเอกสารใบน้ัน คน้ หาโดยใช้ Hot Seek

มลู ค่า มูลคา่ ของเช็คหรือเอกสารใบน้ัน โปรแกรมจะดงึ ยอดเงินทีเ่ คยมีการตดั ชำระ

ในใบเสรจ็ /INVOICE/ใบสงั่ ซอื้ อน่ื มาแล้ว ซง่ึ จะใช้ในกรณที ี่มกี ารรบั เช็ค 1 ใบ

จากบลิ เงินสดหรอื ใบสง่ั ซอ้ื หรือใบเสรจ็ หลายใบ

คงเหลอื ยอดเงินในเชค็ ทเ่ี หลอื หลงั จากตดั จา่ ยจากรายการอน่ื ๆ มากอ่ น

ตดั ชำระใบเสร็จ/INVOICE อนื่ แล้ว เปน็ ยอดเงนิ ของเช็คทม่ี ีการตัดชำระแบบแบง่ การชำระเงินเป็นงวดๆ

ดว้ ย INVOICE ใบอน่ื กอ่ นแลว้

ชำระสำหรบั เอกสารน้ี ยอดเงนิ ในเชค็ ทตี่ ัดชำระสำหรับเอกสารใบนี้ กรณีทเี่ ช็ค 1 ใบ จ่ายหลาย

เอกสาร ยอดเงินตรงน้จี ะเทา่ กบั ยอดในเอกสารปจั จบุ นั

STEP ถา้ ใสค่ ่า วา่ ง = ยงั ไมร่ ะบเุ งนิ เข้าธนาคาร

ถา้ ใสค่ า่ B = นำเชค็ เขา้ ธนาคารแล้ว

สถานะ จะระบคุ ่าในชอ่ งนีไ้ ด้ เมื่อระบุคา่ ในชอ่ ง STEP = B แล้ว

ถ้าใสค่ ่า วา่ ง = ยงั ไมร่ ะบสุ ถานะ

ถ้าใส่ค่า P = เชค็ ผา่ น

ถา้ ใสค่ ่า R = เชค็ คืน

สมดุ บญั ชเี งินฝาก จะระบคุ า่ ในชอ่ งนี้ไดเ้ มอื่ ระบุคา่ ใน STEP = B แล้ว

จะนำเช็คหรือเอกสารธนาคารรายการน้ี เข้าสมุดบญั ชีเงินฝากได้

2. ซ้อื สินคา้ /บรกิ าร เป็นเงินสด หรือบิลเงินสด
2.1 เข้าที่เมนู ระบบซื้อ  ซื้อสินค้า หรือ ซื้องานบริการ  ซื้อสด (ออกใบกำกับภาษี/

ใบส่งของ/ใบเสร็จรับเงิน) หรือ เปิด Work Flow ระบบซ้อื Invoice สินคา้ หรือ Invoice บรกิ าร  ซ้อื สด
2.2 เลือกสาขาทจ่ี ะเข้าไปทำงาน
2.3 เลือกเลม่ เอกสาร “ใบสง่ ของ/ใบกำกบั ภาษ/ี ใบเสร็จรับเงิน” ทจ่ี ะใชง้ าน
2.4 จะเห็นรายการ “ใบสง่ ของ/ใบกำกบั ภาษ/ี ใบเสรจ็ รับเงนิ ” ใหก้ ดปมุ่ F3-เพิม่

106 จดั ทำโดย : ครพู ินรัฎ สตี ลวรางค์

2.5 จะเข้าสู่หน้าต่าง ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรบั เงิน (บิลเงินสด) ทำการบันทึกรายละเอียด
ต่างๆ ในหนา้ ต่าง และหากจะบันทกึ รายละเอยี ดรายการสินค้าในชอ่ งหมายเหตุ ให้กดปุม่ END ทแี่ ปน้ พมิ พ์

2.6 หากสินคา้ หรอื บรกิ ารที่ทำการสงั่ ซ้ือ เปน็ ประเภททตี่ อ้ งหักภาษี ณ ที่จ่าย จะตอ้ งบนั ทึก
รายการภาษีหัก ณ ทจ่ี า่ ย โดยคลกิ ทีช่ ่อง “บันทกึ ภาษหี กั ณ ทจี่ ่าย” ทอี่ ยูส่ ่วนลา่ งของรายการยอ่ ยด้านขวามอื
และใส่คา่ “Y” เพ่อื เขา้ ไปใสร่ ายละเอียดของใบภาษี

2.7 ถ้าไมม่ รี ายการรบั ชำระเงนิ กดปมุ่ F10-SAVE เพื่อเกบ็ ขอ้ มลู เข้า
ตัวอย่างที่ 7-2 วันที่ 16/11/63 ได้รับใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน เลขท่ี HLR02 จาก
บริษัท ฮวดหลี จำกัด มีรายการสินค้าคือ TOUCH SCREEN MONITOR จำนวน 4 เครื่อง ราคาเครื่องละ
8,500 บาท ได้รับส่วนลด 2% กับอีก 200 บาท ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิม่ ทำการบันทึกรายการดงั ภาพที่
7-13 ถงึ 7-16 ตามลำดบั

ภาพที่ 7-13 หน้าต่างการเข้าระบบซื้อเพื่อบนั ทึกรายการซอ้ื สด (สนิ คา้ ) โดยทางเมนู

เลอื ก Invoice สินค้า

ภาพที่ 7-14 หนา้ ตา่ งการเข้าบันทกึ รายการซ้ือสด (สนิ ค้า) ทาง Work Flow ระบบซื้อ
การบันทึกขอ้ มลู ทางบัญชเี กย่ี วกับระบบซื้อ 107

กด F3-เพม่ิ

ภาพที่ 7-15 หนา้ ต่างการเขา้ ระบบซอ้ื เพ่อื บันทกึ รายการซอ้ื สด (สินค้า)

ภาพที่ 7-16 หน้าตา่ งบนั ทกึ รายการซือ้ สินค้าเป็นเงินสด และไดร้ บั สว่ นลด
ตวั อย่างที่ 7-3 วันท่ี 25/11/63 ไดร้ บั ใบสง่ ของ/ใบกำกับภาษ/ี ใบเสร็จรับเงินเลขท่ี CS01 จากบริษัท
คริสตอลซอฟท์ จำกัด (มหาชน) เพอ่ื ชำระค่าอบรมโปรแกรม 70,000 บาท ( ยงั ไม่รวม VAT 7 % ) ทำการหัก
ภาษี ณ ที่จ่าย ในอัตราที่ถูกต้อง ใบหักภาษี ณ ที่จ่าย เลขที่ภายใน 002 จ่ายเป็นเช็คเลขท่ี 9216 ลงวันท่ี
18/12/63 ทำการบนั ทกึ รายการดังภาพที่ 7-17 ถึง 7-21 ตามลำดบั

ภาพท่ี 7-17 หนา้ ตา่ งการเข้าระบบซื้อเพอื่ บนั ทกึ รายการซอื้ สด (บริการ) โดยทางเมนู
108 จดั ทำโดย : ครพู ินรัฎ สีตลวรางค์

เลือก Invoice บรกิ าร

ภาพท่ี 7-18 หนา้ ต่างการเขา้ บันทกึ รายการซือ้ สด (บรกิ าร) ทาง Work Flow ระบบซอ้ื

กด F3-เพ่ิม

ภาพท่ี 7-19 หนา้ ตา่ งการเขา้ ระบบซอื้ เพอ่ื บนั ทกึ รายการซอ้ื สด (งานบรกิ าร)

ภาพท่ี 7-20 หน้าต่างบนั ทึกรายการซื้อสดงานบรกิ าร และทำการหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย
วิธกี ารบันทึกใบภาษีหัก ณ ที่จ่าย เพ่ือนำสง่ สรรพากร

หากสนิ คา้ หรอื บรกิ ารทท่ี ำการสง่ั ซอื้ (ส่ังจ้างทำ) เปน็ ประเภทท่ตี ้องหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยไว้ เพ่อื รอนำสง่
สรรพากร จะตอ้ งบนั ทกึ ภาษหี ัก ณ ที่จา่ ย โดยคำนวณจากมลู ค่าสนิ ค้า ก่อนบวกภาษมี ลู ค่าเพ่มิ และคูณด้วย
อตั ราภาษีหัก ณ ท่จี า่ ย ซงึ่ แตกต่างกันไปแล้วแต่ประเภทของสนิ คา้ หรือค่าบรกิ าร

การบันทึกข้อมูลทางบัญชเี กี่ยวกับระบบซ้ือ 109

วธิ ีการบันทึกรายละเอียดการหกั ภาษี ณ ทจี่ า่ ย ให้คลิกเม้าสท์ ่ชี อ่ ง “บันทกึ ภาษีหกั ณ ท่ีจ่าย” ที่อยู่
ส่วนล่างของรายการย่อยด้านขวามอื และใสค่ า่ “Y” เพื่อเขา้ ไปใส่รายละเอยี ดของใบภาษี (ภาพท่ี 7-21)

อธิบายการบนั ทึกภาษหี ัก ณ ทีจ่ า่ ย

ประเภทเอกสารหกั ณ ที่จา่ ย โปรแกรมจะขึน้ ประเภทเอกสารทีค่ น้ ได้

เอกสารภายในเล่มท่ี ใสเ่ ลม่ ทีข่ องประเภทเอกสารท่เี ลอื กเขา้ มาทำงาน

เลขท่ี ใสเ่ ลขท่ขี องเลม่ ทเี่ ลือกเข้ามาทำงาน

เลขทอี่ ้างอิง ใสเ่ ลขทอี่ ้างองิ ของใบภาษี

วันท่ี ใส่วันท่ี ท่ีหักภาษี ณ ที่จ่าย

ชอ่ื ผหู้ กั /ผถู้ กู หักภาษี ใส่ช่อื ผ้ถู กู หกั ภาษี ณ ที่จา่ ย

ท่อี ยู่ (บรรทดั 1,2,3) ใสท่ ี่อยขู่ องผูถ้ ูกหักภาษี ณ ท่จี ่าย

เลขประจำตัวผเู้ สียภาษี ใสเ่ ลขประจำตวั ผถู้ กู หักภาษี ณ ทีจ่ า่ ย ซง่ึ ถา้ เคยบันทึกไวแ้ ลว้ ที่ฐานขอ้ มูล

ของผจู้ ำหน่ายรายนี้ โปรแกรมจะดึงค่ามาให้เอง

ประเภทเงินไดท้ จ่ี ่าย ใส่รายละเอยี ดประเภทเงนิ ได้ทีท่ ำให้ตอ้ งหักภาษี ณ ทีจ่ ่าย

จำนวนเงินที่จา่ ย ใสจ่ ำนวนเงนิ ทจ่ี ะใช้คำนวณภาษหี ัก ณ ท่จี า่ ย

อัตราภาษี ใสอ่ ัตราภาษหี ัก ณ ทจ่ี ่าย โดยใสเ่ ป็นเปอร์เซ็นต์

ยอดสำหรับใบเสร็จน้ี กรณที ีร่ วบรวมหลายใบเสรจ็ หรือหลายบิลเงินสด เพือ่ ทำการออกใบภาษีหัก

ณ ที่จา่ ย 1 ใบ โปรแกรมจะแสดงบิลเงนิ สด ทไ่ี ดต้ ดั ยอดภาษีหกั ณ ท่ีจา่ ย

ไปแลว้ โดยยอดรวมของทกุ ใบเสร็จตอ้ งไมเ่ กนิ มลู คา่ ภาษีท้งั ใบ

รวมมลู คา่ ภาษหี ัก ณ ท่ีจา่ ย โปรแกรมจะคำนวณมูลคา่ ภาษีให้จาก จำนวนเงนิ ทจ่ี ่าย คูณด้วย อตั ราภาษี

ภาพที่ 7-21 หนา้ ตา่ งบันทกึ รายการใบหกั ภาษี ณ ทจี่ ่าย (งานบรกิ าร)
110 จดั ทำโดย : ครพู ินรัฎ สีตลวรางค์

3. การทำรายการซ้อื สนิ ค้าเป็นเงนิ เชอื่ โดยคน้ ใบสง่ั ซือ้ สนิ คา้
3.1 เขา้ ทเ่ี มนู ระบบซื้อ  ซื้อสนิ คา้  ซ้ือเช่อื (ออกใบกำกบั ภาษี/ใบส่งของ/ใบแจ้งหน้ี)

หรือ เปดิ Work Flow ระบบซ้อื Invoice สนิ คา้  ซื้อเชือ่
3.2 เลอื กสาขาทจี่ ะเขา้ ไปทำงาน
3.3 เลอื กเลม่ เอกสาร “ซอื้ เช่ือ” ทจี่ ะใช้งาน
3.4 จะเห็นรายการ “ใบสง่ ของ/ใบกำกบั ภาษ/ี ใบแจง้ หน”ี้ ทเี่ คยสรา้ งไว้ ใหก้ ดปุ่ม F3-เพิ่ม เพอ่ื

เพิ่มรายการใหม่
3.5 ทำการคน้ ใบสั่งซื้อแบบระบเุ ปน็ ใบ โดยที่ช่องคน้ เอกสาร ใสค่ ่า “Y” เพ่อื เข้าไปค้นใบส่งั ซอ้ื

โดยเลอื กปมุ่ “คน้ ระบเุ ป็นใบ” จะขึน้ หน้าต่างระบเุ ลขทเี่ อกสาร ใหเ้ ลอื กรายการใบสง่ั ซอื้ สินค้าท่จี ะอา้ งองิ
3.6 บนั ทึกรายการซ้ือเชื่อ และรายการชำระเงินมดั จำ (ถ้าม)ี กดปุ่ม F10-SAVE เพือ่ เก็บข้อมูล

ตัวอย่างที่ 7-4 วันที่ 03/11/63 ได้รับใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้ เลขท่ี SV01 จากบริษทั
เอสวี จำกดั นำสนิ คา้ ทส่ี ่ังซ้อื ไว้ ตามใบสั่งซ้อื เลขท่ี PO0001/001 มาสง่ โดยสง่ DIGITAL TV จำนวน 9 เคร่ือง
ลดราคาลงเครือ่ งละ 200 บาท และ TOUCH SCREEN MONITOR จำนวน 4 เครอื่ ง ลดราคาลงเคร่ืองละ 400
บาท และลดรวมทั้งบลิ อีก 3% ทำการบันทึกรายการดงั ภาพที่ 7-22 ถงึ 7-26 ตามลำดับ

ภาพท่ี 7-22 หนา้ ตา่ งการเขา้ ระบบซือ้ เพ่อื บันทกึ รายการซอื้ เช่อื (สนิ ค้า) โดยทางเมนู

การบนั ทึกข้อมลู ทางบญั ชีเกีย่ วกับระบบซ้ือ 111

เลือก Invoice สินคา้

ภาพที่ 7-23 หน้าต่างการเข้าระบบซอ้ื เพอื่ บนั ทึกรายการซอื้ เช่ือ (สนิ คา้ ) โดยทาง Work Flow

ภาพที่ 7-24 หน้าต่างการเข้าระบบซอื้ เพ่อื บนั ทกึ รายการซอื้ เชอื่ (สินคา้ ) โดยคน้ ใบสัง่ ซอ้ื

เลือกใบสั่งซ้ือ

ภาพท่ี 7-25 หนา้ ต่างแสดงรายการใบสงั่ ซ้ือทเ่ี คยสรา้ งไว้ เม่ือคน้ เอกสารแบบ “ระบเุ ป็นใบ”
112 จัดทำโดย : ครูพนิ รัฎ สตี ลวรางค์

ภาพท่ี 7-26 หนา้ ต่างบันทกึ รายการซ้ือเชอ่ื (สนิ ค้า) โดยคน้ ใบสั่งซอ้ื

4. การลดหนี้ ซอ้ื สด/ซือ้ เชอื่ และคืนสนิ ค้าไปใหผ้ ู้จำหน่าย
4.1 เข้าทเี่ มนู ระบบซื้อ  ซอื้ สนิ ค้า  ใบลดหน้ี ซือ้ สด หรอื ใบลดหน้ี ซ้ือเชอื่ หรือ เปดิ

Work Flow ระบบซอ้ื Invoice สนิ ค้า  ใบลดหนี้ ซือ้ สด หรอื ใบลดหนี้ ซ้ือเช่ือ
4.2 เลอื กสาขาทจี่ ะเข้าไปทำงาน
4.3 เลอื กเลม่ เอกสาร “ใบลดหนี้ซอ้ื สด/ซื้อเช่อื ” ทจ่ี ะใช้งาน
4.4 กดป่มุ F3-เพมิ่ เพือ่ เพิม่ รายการใหม่
4.5 บนั ทกึ รายละเอยี ดของ ใบลดหนี้ ซ่ึงมวี ิธกี ารบันทกึ คลา้ ยคลึงกับการบนั ทึกInvoice ซ้ือสด/

ซ้อื เช่อื แต่มีส่วนท่ีแตกต่างกันเลก็ นอ้ ย คอื จะคน้ Invoice ซ้อื ทที่ ำใหเ้ กิดการลดหนีค้ รง้ั นี้ โดยเขา้ ไปที่ช่อง
“ค้นเอกสารอา้ งอิง” ซ่ึงมรี ายละเอยี ดการบันทึกตามหัวขอ้ “ลดหนโี้ ดยอ้างองิ ใบสง่ ของ”

4.6 เมื่อค้นเอกสารอ้างองิ แล้วจะมีข้อความถามวา่ “ตอ้ งการลดจำนวน?” ให้เลอื กตอบ “Yes”
แลว้ แกไ้ ขจำนวนสินคา้ ท่ีจะลดหน้ี หรือคืนกลบั ไปใหผ้ ้จู ำหนา่ ย เชน่ ซอื้ สนิ คา้ มา 4 เคร่ือง แตค่ ืนกลบั ไป 1
เครื่อง ก็ให้แก้ตวั เลขในชอ่ งจำนวนเป็น “1”

4.7 กดปุ่ม F10-SAVE เพ่อื บันทกึ ข้อมลู

ตัวอย่างที่ 7-5 วันที่ 22/11/63 ส่งคืน DIGITAL TV จำนวน 1 เครื่อง เนื่องจากสินค้ามีตำหนิ ให้
บริษัท เอสวี จำกัด จากการซื้อตามใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน เลขที่ SR01 ได้รับใบลดหน้ี/
ใบกำกบั ภาษี เลขท่ี 001 ทำการบนั ทึกรายการดังภาพท่ี 7-27 ถงึ 7-31 ตามลำดบั

การบันทึกขอ้ มูลทางบัญชเี กยี่ วกับระบบซ้ือ 113

ภาพที่ 7-27 หน้าต่างการเขา้ ระบบซอื้ เพือ่ บันทกึ รายการสง่ คืนสินคา้ (ใบลดหนี้ซอ้ื สด)

เลือกใบลดหนี้ซื้อสด

ภาพที่ 7-28 หนา้ ต่างการเข้าบนั ทกึ รายการสง่ คนื สินค้า (ใบลดหน้ี สินค้า) ทาง Work Flow ระบบซ้อื

พิมพ์ “Y”ค้นเอกสารอา้ งองิ

ภาพท่ี 7-29 หนา้ ต่างเพื่อเขา้ ไปบันทกึ ใบลดหนี้ โดยคน้ เอกสารอ้างองิ
114 จัดทำโดย : ครูพินรฎั สตี ลวรางค์

เลอื ก “Yes” กรณคี ืนสินค้า

ภาพที่ 7-31 หนา้ ตา่ งใบลดหนเี้ ป็นจำนวนสนิ ค้า (คนื สินคา้ )
5. การลดหน้ี ซ้ือสด/ซ้ือเชอ่ื แบบไมม่ ีการส่งคืนสินคา้

5.1 เข้าท่เี มนู ระบบซื้อ  ซือ้ สินคา้  ใบลดหน้ี ซื้อสด หรอื ใบลดหน้ี ซอื้ เช่อื หรอื เปดิ
Work Flow ระบบซอื้ Invoice สินค้า  ใบลดหนี้ ซ้อื สด หรอื ใบลดหน้ี ซ้ือเช่ือ

5.2 เลอื กสาขาทจ่ี ะเขา้ ไปทำงาน
5.3 เลอื กเลม่ เอกสาร “ใบลดหนีซ้ ือ้ สด/ซอ้ื เชอื่ ” ที่จะใช้งาน
5.4 กดปุ่ม F3-เพม่ิ เพื่อเพม่ิ รายการใหม่
5.5 บนั ทกึ รายละเอียดของ ใบลดหน้ี ซง่ึ มีวธิ ีการบันทกึ คลา้ ยคลึงกบั การบนั ทึกใบลดหนแี้ บบมี
การสง่ คืนสนิ คา้ แต่มีสว่ นทแ่ี ตกตา่ งกันเล็กนอ้ ย คือ เมอ่ื คน้ เอกสารอา้ งองิ แล้วจะมขี อ้ ความถามว่า “ต้องการ
ลดจำนวน?” ใหเ้ ลือกตอบ “No”
5.6 ทำการลดหนเี้ ปน็ จำนวนเงินได้ 2 แบบ

แบบที่ 1 ลดหนเ้ี ป็นจำนวนเงนิ โดยไมต่ อ้ งแจงรายการสินคา้ ใหท้ ำดังนี้
(1) ไม่ต้องบนั ทกึ รายการสนิ ค้าท่ี “สว่ นรายการยอ่ ย” แต่อย่างใด
(2) ใส่มลู คา่ ของการลดหนท้ี ีช่ อ่ ง “รวมรายการสินคา้ ” ทส่ี ว่ นล่างของเอกสาร

แบบที่ 2 ลดหนีเ้ ป็นจำนวนเงนิ และตอ้ งการแสดงรายการสนิ ค้าให้เหน็ แตไ่ ม่ได้ลดจำนวน
สนิ ค้าให้ทำดงั น้ี

(1) บันทึกรายการสนิ คา้ แตจ่ ำนวนหน่วยของสินค้า ใหใ้ ส่เป็น “0”
(2) ใสม่ ลู คา่ ของการลดหนที้ ชี่ อ่ ง “รวมรายการสนิ ค้า” ทสี่ ว่ นลา่ งของเอกสาร

การบันทึกข้อมูลทางบญั ชีเกย่ี วกบั ระบบซื้อ 115

5.7 จะเหน็ วา่ ทร่ี ายการย่อยของสินค้าทล่ี ดหน้ีจะมจี ำนวนเปน็ “0” แตม่ ูลค่าสนิ ค้าดา้ นล่าง จะมี
ตวั เลขท่ีลดหน้ี กดปมุ่ F10-SAVE เพอ่ื บันทกึ ขอ้ มลู เข้าระบบ

ตวั อยา่ งท่ี 7-6 วนั ท่ี 20/11/63 สินคา้ ท่ซี ือ้ จาก บรษิ ทั เอสวี จำกดั ตามใบสง่ ของ/ใบกำกับภาษี/ใบ
แจง้ หนี้ เลขท่ี SV02 พบวา่ DESKJET PRINTER มีตำหนิ จำนวน 1 เครอ่ื ง ได้แจ้งใหบ้ ริษทั เอสวี จำกดั ทราบ
แต่ไม่ได้คืนสินค้า บริษัทจึงลดราคาสินค้าให้ 1,000 บาท ได้รับใบลดหนี้/ใบกำกับภาษี เลขที่ 002 ทำการ
บนั ทกึ รายการดังภาพที่ 7-32 ถึง 7-35 ตามลำดบั

ภาพที่ 7-32 หน้าตา่ งการเข้าระบบซื้อเพ่อื บนั ทกึ รายการลดหนีจ้ ากการซอ้ื สินคา้ (ใบลดหนซี้ อื้ เช่ือ)

ภาพที่ 7-33 หนา้ ตา่ งเพ่ือเข้าไปบันทึกใบลดหนี้ โดยคน้ เอกสารอ้างองิ

เลือก “No” กรณีไมค่ ืนสนิ ค้า

ภาพท่ี 7-34 หน้าต่างเพือ่ เลอื กวา่ จะลดหนี้เปน็ จำนวนเงนิ โดยไมล่ ดจำนวนสนิ คา้ (ไม่สง่ คนื สินคา้ ) เลอื ก No
116 จัดทำโดย : ครูพินรฎั สีตลวรางค์

ภาพที่ 7-35 หนา้ ตา่ งบนั ทกึ ใบลดหนเี้ ป็นจำนวนเงิน (ไมส่ ง่ คนื สนิ คา้ )
6. การเพม่ิ หนี้ ซอื้ สด/ซื้อเชอ่ื แบบไม่มกี ารสง่ สินคา้ เพิม่

6.1 เขา้ ทเ่ี มนู ระบบซื้อ  ซอ้ื สนิ ค้า  ใบเพม่ิ หน้ี ซอ้ื สด หรือ ใบเพ่มิ หนี้ ซอ้ื เชือ่
6.2 เลือกสาขาทจี่ ะเขา้ ไปทำงาน
6.3 เลอื กเลม่ เอกสาร “ใบเพ่มิ หนี้ ซอ้ื สด หรอื ใบเพม่ิ หน้ี ซอ้ื เชือ่ ” ท่ีจะใช้งาน
6.4 กดปุ่ม F3-เพ่มิ เพ่อื เพมิ่ รายการใหม่
6.5 บันทึกรายละเอียดของ ใบเพม่ิ หน้ี ซ่ึงมวี ิธีการบนั ทกึ คล้ายคลงึ กับการบันทกึ ใบลดหน้ี แตม่ ี
สว่ นทีแ่ ตกต่างกันเลก็ นอ้ ย คอื เมื่อคน้ เอกสารอา้ งองิ แลว้ จะมขี ้อความถามวา่ “ตอ้ งการเพมิ่ จำนวน?” ให้
เลอื กตอบ “No” ลบรายการสินคา้ ทไ่ี ม่เก่ียวขอ้ ง แล้วแก้ไขจำนวนเงินทจี่ ะเพม่ิ หนี้ ในชอ่ งมูลคา่ สินค้า
6.6 กดป่มุ F10-SAVE เพ่ือบนั ทกึ ข้อมลู
ตัวอย่างที่ 7-7 วันที่ 20/11/63 บริษัท เอสวี จำกัด แจ้งว่าสินค้า ลำโพง ที่ซื้อมาตามใบส่งของ/
ใบกำกับภาษี/ใบแจง้ หนี้ เลขที่ SV02 คิดราคาต่ำไปเคร่ืองละ 200 บาท ได้รับใบเพ่ิมหนี/้ ใบกำกบั ภาษี เลขท่ี
001 ทำการบันทึกรายการดังภาพท่ี 7-36 ถงึ 7-40 ตามลำดบั

ภาพที่ 7-36 หน้าตา่ งการเข้าระบบซอื้ เพอื่ บันทึกรายการเพิ่มราคาสนิ คา้ (ใบเพม่ิ หนี้ซ้ือเชื่อ)
การบนั ทึกข้อมลู ทางบัญชีเกย่ี วกบั ระบบซ้ือ 117

เลอื กใบเพ่ิมหนี้สินคา้

ภาพท่ี 7-37 หน้าต่างการเขา้ ระบบซอื้ เพ่ือบันทกึ รายการเพมิ่ ราคาสนิ ค้า (ใบเพ่มิ หน้ีซื้อเช่อื )

ภาพท่ี 7-38 หนา้ ต่างเพือ่ เขา้ ไปบันทึกใบเพม่ิ หนี้ โดยคน้ เอกสารอา้ งองิ

ไมเ่ พิม่ จำนวนสินค้า (เลือก No)

ภาพที่ 7-39 หนา้ ต่างเพ่อื เลอื กวา่ จะเพม่ิ หนเ้ี ป็นจำนวนเงนิ โดยไมเ่ พิม่ จำนวนสินคา้ (เลอื ก No)

ภาพที่ 7-40 หน้าตา่ งบันทกึ รายการเพม่ิ หน้เี ปน็ จำนวนเงิน (ไม่เพิ่มจำนวนสินค้า)
118 จดั ทำโดย : ครพู ินรัฎ สตี ลวรางค์

หนว่ ยท่ี 8

การบนั ทกึ ขอ้ มลู ทางบญั ชเี กย่ี วกบั ระบบขาย

สาระสำคัญ

การทำงานในระบบขาย เปน็ ข้นั ตอนหลงั จากที่มสี ินค้าในคลงั สินค้าแล้ว ธุรกิจจะทำรายการขายสินค้าหรือ
บรกิ ารแก่ลูกค้า ซง่ึ มที ้งั ขายสนิ ค้าเป็นเงินสด และเป็นเงนิ เช่ือ โดยอาจจะทำใบเสนอราคาใหล้ กู ค้า หรือออกเอกสาร
รบั คำสัง่ ซื้อจากลกู ค้า (ใบสัง่ ขาย) ใหก้ ับลูกค้าก่อนทำการขาย หรืออาจจะทำการขายโดยไมต่ อ้ งผ่านขั้นตอนการทำใบ
เสนอราคา หรอื ออกใบสั่งขายกไ็ ด้ และในบางครัง้ ถ้าสนิ ค้าชำรุดก็จะมกี ารรบั คืนสนิ ค้าจากลูกคา้ โดยออกใบลดหน้ี
ให้ลูกค้า หรอื ถ้าเปน็ งานบริการก็จะ ถกู หักภาษี ณ ท่จี ่าย ต้งั แตข่ ั้นตอนขายสด เป็นตน้

สาระการเรยี นรู้

1. ภาพรวมของระบบขาย
2. ประเภทเอกสารในระบบขาย
3. เมนูในระบบขาย
4. การสร้างเลม่ เอกสารท่ใี ช้ในระบบขาย
5. การบันทกึ รายการในระบบขาย

สมรรถนะประจำหนว่ ย

1. แสดงความรู้เก่ียวกับระบบขาย
2. ทำการบนั ทึกรายการในระบบขายตามลำดับขนั้ ตอน

จุดประสงคเ์ ชิงพฤตกิ รรม
1. ดา้ นความรู้

1.1 อธิบายภาพรวมของระบบขายได้
1.2 บอกประเภทเอกสารในระบบขายได้
1.3 เลอื กใชเ้ มนูในระบบขายได้

2. ดา้ นทักษะ

2.1 สร้างเล่มเอกสารทใี่ ช้ในระบบขายได้
2.2 บันทึกรายการในระบบขายได้

3. ด้านคุณลกั ษณะอันพงึ ประสงค์

3.1 ความมวี ินัย
3.2 ความสนใจใฝร่ ู้
3.4 ความรับผดิ ชอบ
3.4 ความซื่อสัตย์สจุ ริต

การบนั ทึกขอ้ มูลทางบญั ชเี กย่ี วกบั ระบบขาย 119

ภาพรวมการทางานในระบบขาย

การทำงานในระบบขาย เป็นขัน้ ตอนหลงั จากท่มี สี นิ คา้ ในคลงั สินคา้ แล้ว ธุรกิจจะทำรายการขายสนิ ค้า
หรือบริการแกล่ ูกคา้ ซ่ึงมีทั้งขายเปน็ เงนิ สด และเปน็ เงินเชอื่ โดยอาจจะออกใบเสนอราคา เอกสารรับคำสั่งซื้อ
จากลูกค้า (ใบสัง่ ขาย) ให้กับลูกค้ากอ่ นทำการขาย หรืออาจจะทำการขายโดยไม่ต้องผ่านขัน้ ตอนการออกใบ
เสนอราคา หรอื ใบสงั่ ขายกไ็ ด้ และในบางครง้ั ถา้ สนิ ค้าชำรดุ ก็จะมกี ารรบั คืนสนิ คา้ จากลกู ค้า โดยออกใบลดหน้ี
ให้ลูกคา้ หรือถ้าเป็นงานบริการก็จะ ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย ตั้งแต่ขั้นตอนขายสด เป็นต้น การทำงานในระบบ
ขายมขี น้ั ตอนการทำงานสรปุ เป็นแผนภาพไดด้ ังน้ี

ภาพที่ 8-1 ขน้ั ตอนการทำงานของระบบขาย
เม่ือทำการบันทึกขอ้ มลู ในระบบขายแลว้ โปรแกรมจะเช่อื มโยงข้อมลู ไปท่ีระบบอ่ืนทเ่ี กย่ี วข้อง ดงั ภาพที่ 8-2

ระบบลกู หนี้

ตง้ั ลกู หนี้

ระบบ ระบบขาย ระบบบรหิ าร
ภาษีมลู คา่ เพม่ิ สนิ คา้ คงคลงั
ลดสนิ คา้ ในสตอ๊ ก
เพิ่มภาษขี าย ลงรายวนั ขายสด,ขายเชอ่ื

ระบบบัญชีแยกประเภท

ภาพที่ 8-2 การเชือ่ มโยงจากระบบขายไปยังระบบอื่นท่ีเกย่ี วขอ้ ง
120 จดั ทำโดย : ครูพนิ รฎั สตี ลวรางค์

ประเภทเอกสารในระบบขาย

QS ใบเสนอราคา (Sale Quotation) ใชท้ ำใบเสนอราคา

SO ใบสัง่ ขาย (Sale Order) ใชท้ ำใบสั่งขาย

สำหรบั ธรุ กิจซือ้ มา-ขายไป

SR ใบส่งของ/ใบกำกบั ภาษ/ี ใบเสรจ็ รับเงิน(บลิ เงนิ สด) ใช้กรณีขายสนิ ค้าเป็นเงินสด

SC ใบลดหน้ี เงนิ สด (สินคา้ ) ใช้สำหรบั ลดหนี้เป็นเงินสด (สนิ คา้ )

SD ใบเพิ่มหนี้ เงินสด (สินคา้ ) ใช้สำหรบั เพมิ่ หนเ้ี ป็นเงนิ สด (สนิ ค้า)

SI ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจง้ หนี้ ใชก้ รณขี ายสินคา้ เปน็ เงินเชอ่ื

SM ใบลดหนี้ เงินเชื่อ (สินค้า) ใชส้ ำหรบั ลดหน้ี กรณีขายสินคา้ เปน็ เงินเชอื่

SX ใบเพิ่มหน้ี เงินเชือ่ (สนิ ค้า) ใช้สำหรบั เพมิ่ หนี้ กรณีขายสนิ ค้าเป็นเงนิ เช่ือ

สำหรับธุรกิจบริการ

SU ใบส่งของ/ใบกำกบั ภาษี/ใบเสรจ็ รบั เงิน(บลิ เงนิ สด) ใช้กรณีให้บริการเป็นเงนิ สด

SA ใบลดหนี้ เงินสด (บรกิ าร) ใชส้ ำหรบั ลดหนี้เป็นเงนิ สด (บรกิ าร)

SB ใบเพิม่ หนี้ เงินสด (บรกิ าร) ใช้สำหรบั เพมิ่ หนเี้ ป็นเงนิ สด (บริการ)

SV ใบส่งของ/ใบแจ้งหน้ี ใช้กรณใี ห้บรกิ ารเป็นเงนิ เชอื่ และมีภาษียงั ไม่ถงึ

กำหนด

SN ใบลดหนี้ เงนิ เช่ือ (บรกิ าร) ใช้สำหรบั ลดหน้ี เป็นเงนิ เชือ่ (บรกิ าร)

SZ ใบเพิม่ หนี้ เงินเช่ือ (บริการ) ใช้สำหรบั เพมิ่ หนเ้ี ป็นเงินเชอ่ื (บริการ)

WL ใบภาษีหกั ณ ทจ่ี า่ ย บริษัทถูกหกั ไมน่ ำสง่ ธุรกิจเป็นนติ ิบุคคล ถกู หักภาษี ณ ที่จา่ ย

WP ใบภาษีหัก ณ ที่จา่ ย บุคคลธรรมดาถูกหกั ไม่นำสง่ ธรุ กจิ เปน็ บคุ คลธรรมดา ถูกหักภาษี ณ ที่จา่ ย

การบนั ทึกข้อมลู ทางบญั ชีเกี่ยวกบั ระบบขาย 121

เมนใู นระบบขาย
การทำงานในระบบขาย มีเมนทู ่ใี หผ้ ใู้ ชง้ านเลอื กใช้ดังภาพที่ 8-3

ภาพท่ี 8-3 เมนใู นระบบขาย
122 จดั ทำโดย : ครพู ินรฎั สตี ลวรางค์

การสร้างเลม่ เอกสารท่ใี ชใ้ นระบบขาย

โปรแกรมไดจ้ ดั เตรยี มเลม่ เอกสารท่ีตอ้ งใช้ในระบบขาย ไวแ้ ลว้ ประเภทละ 1 เล่ม เชน่ เอกสารใบเสนอ
ราคา เอกสารใบรับคำสั่งซื้อ เอกสารขายสด เอกสารขายเชื่อ เป็นต้น แต่ถ้าผู้ใช้ต้องการเพิ่มเล่มเอกสาร ก็
สามารถทำการเพ่ิมได้ หรือถา้ ผู้ใช้ต้องการแก้ไขเลขที่เล่มเอกสารให้ตรงกับทีก่ ิจการกำหนด ก็สามารถทำการ
แกไ้ ขได้ เชน่ ถ้าตอ้ งการเพม่ิ เลม่ เอกสารขายเชือ่ เล่มที่ 0002 ขายเชอ่ื -ประเทศเมียนมาร์ สามารถทำได้ ดังน้ี

1. เขา้ ท่ี ระบบขาย  เปิด Work Flow  Setup Master Files  A-เพ่ิมและแก้ไขเล่มเอกสาร
และการเชื่อมโยงในระบบขาย

2. เลือกประเภทเอกสารทต่ี ้องการเพมิ่ (SI)
3. จะเป็นหนา้ ตา่ ง “แกไ้ ขฐานขอ้ มลู เล่มเอกสาร” ทำการบันทกึ รายละเอยี ดเล่มเอกสาร และอักษรนำเลขที่
เอกสาร ตามทตี่ อ้ งการ
4. ระบสุ ภาวการณล์ งบญั ชีทใี่ ช้ โดยสร้างสภาวการณ์ ขายเชอ่ื -ประเทศเมยี นมาร์ แล้วจับคหู่ น้าที่บญั ชี
ขายเชือ่ กับบัญชขี ายเชือ่ -ประเทศเมยี นมาร์ และหน้าทีบ่ ัญชีลกู หนี้การค้ากับบญั ชีลูกหน้ี-ประเทศเมยี นมาร์
(การเพ่มิ เล่มเอกสารสามารถทำไดอ้ กี วธิ หี น่ึง โดยเข้าทำงานท่ีระบบที่ต้องการเพิม่ เล่มเอกสาร แล้วทำ
การเพิ่มเล่มโดยกดปุ่มใดๆ ที่ช่องประเภทเอกสาร แล้วเลือก F3-เพิ่ม และบันทึกรายละเอียดเล่มเอกสาร
เชน่ เดยี วกบั ขอ้ 1.3 – 1.4)

Setup Master Files ของระบบขาย

เลอื ก A-เพม่ิ และแก้ไขเลม่ เอกสาร
และการเชื่อมโยงในระบบขาย

ภาพที่ 8-4 การเพ่มิ เลม่ เอกสารในระบบขาย
การบนั ทึกข้อมลู ทางบญั ชีเกย่ี วกบั ระบบขาย 123

เลือก ประเภทเอกสารท่ีต้องการเพ่ิม

ภาพท่ี 8-5 หน้าต่างเลอื กประเภทเอกสารทต่ี อ้ งการเพ่มิ (เอกสารขายเชือ่ สินคา้ )

ภาพที่ 8-6 หนา้ ต่างบนั ทกึ รายละเอียดเอกสารทีต่ อ้ งการเพมิ่ หน้าท่ี 1 (เอกสารขายเชื่อสนิ ค้า)

ภาพท่ี 8-7 หนา้ ตา่ งกำหนดสภาวการณ์ลงบัญชี (ขายเช่อื -ประเทศเมยี นมาร)์
124 จดั ทำโดย : ครพู ินรฎั สตี ลวรางค์

1.5 หากต้องการกำหนดแบบฟอรม์ พมิ พ์เอกสาร ใหเ้ ปิดหนา้ ต่างบนั ทึกรายละเอยี ดเลม่ เอกสาร
ขายเช่อื หนา้ ที่ 3 เลือกแบบฟอร์มเอกสารท่ีต้องการ กดปมุ่ F10-SAVE เพ่ือเกบ็ ข้อมลู เขา้ ระบบ

เลือกแบบฟอรม์ พมิ พ์เอกสารขายเชื่อ

ภาพท่ี 8-8 หน้าตา่ งบนั ทึกรายละเอียดเลม่ เอกสารขายเชอ่ื หนา้ ท่ี 3 (กำหนดแบบฟอรม์ พิมพ)์

การบนั ทกึ รายการของระบบขาย
การทำงานในระบบขาย มีเอกสารต่างๆ และมีขัน้ ตอนการทำงาน โดยอาจจะทำใบเสนอราคาให้ลูกคา้
หรือออกเอกสารรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า (ใบสั่งขาย) ให้กับลูกค้าก่อนทำการขาย หรืออาจจะทำการขายโดย
ไมต่ ้องผา่ นข้ันตอนการทำใบเสนอราคา หรอื ออกใบสงั่ ขายกไ็ ด้
1. การทำใบเสนอราคาใหล้ ูกค้า

เมอ่ื ลูกค้าสนใจสินค้าของบรษิ ทั พนักงานขายกจ็ ะทำใบเสนอราคาไปยงั ลกู ค้า เพื่อนำเสนอรายการ
สินค้าในเบื้องต้น มีรายละเอียดการทำงาน ดงั นี้

1.1 เข้าทเี่ มนู ระบบขาย  ขายสนิ ค้าและบริการ  ทำใบเสนอราคาให้ลกู คา้ หรือ เปิด
Work Flow ระบบขาย  ใบเสนอราคา

1.2 เลอื กสาขาทจี่ ะเขา้ ไปทำงาน
1.3 เลือกเลม่ เอกสาร “ใบเสนอราคา” ทต่ี ้องการ
1.4 จะเปน็ หน้าต่างรายการใบเสนอราคา กดปุ่ม F3-เพม่ิ เพ่ือเพิ่มรายการใหม่
1.5 จะเขา้ สู่หนา้ ตา่ งการบนั ทกึ ใบเสนอราคา เมอ่ื บันทกึ รายละเอียดในเอกสารเรยี บร้อยแลว้ กดปมุ่
F10-SAVE เพ่ือเก็บข้อมลู
ตัวอย่างท่ี 8-1 วนั ท่ี 4/11/63 ออกใบเสนอราคา เลขทภี่ ายใน 001 ให้กับ บรษิ ัท นวตั กรรมไทย จำกดั
มีรายการสินค้าคือ TOUCH SCREEN MONITOR จำนวน 5 เครื่อง ราคาเครื่องละ 14,000 บาท และ
DESKJET PRINTER 7 เครื่อง ราคาเครื่องละ 4,700 บาท คาดว่าจะส่งสินค้าได้ 15/11/63 ทำการบันทึก
รายการดังภาพที่ 8-9 ถงึ 8-13 ตามลำดับ

การบันทึกขอ้ มลู ทางบญั ชเี กย่ี วกับระบบขาย 125

ภาพที่ 8-9 หน้าต่างการเข้าระบบขายเพอื่ บนั ทกึ รายการใบเสนอราคา โดยใช้เมนู

เมนใู บเสนอราคา

ภาพที่ 8-10 หนา้ ต่างการเขา้ บันทกึ รายการใบเสนอราคา ทาง Work Flow ระบบขาย

กด F3-เพ่ิม

ภาพท่ี 8-11 หน้าตา่ งการเข้าบนั ทกึ รายการใบเสนอราคา

126 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สตี ลวรางค์

ภาพท่ี 8-12 หน้าต่างบันทึกรายละเอยี ดใบเสนอราคา

อธิบายการบันทึกส่วนหวั ของเอกสาร

เล่มท่ี เลม่ ท่ขี องใบเสนอราคาทเ่ี ลอื กเข้ามา

เลขท่ี เลขที่ของใบเสนอราคา

1. ผ้ใู ชบ้ ันทกึ เขา้ ไปเองแตต่ ้องเป็นเลขทไ่ี มซ่ ้ำกนั

2. ถ้าว่างไวโ้ ปรแกรมจะ Running ต่อจากเลขสดุ ท้ายในปจั จุบัน หรอื ถา้ เคยกำหนดว่า

ต้องการใหเ้ อกสารเริ่มต้นด้วยเลขทเ่ี ทา่ ใด โปรแกรมจะดจู ากค่าน้ัน

เลขอ้างอิง เลขทเ่ี พ่อื ใช้ในการอ้างอิงกับเอกสารใบเสนอราคาใบนี้ จะใชเ้ ลขเดยี วกบั เลขทีภ่ ายในกไ็ ด้

วนั ที่ วันท่ปี ัจจบุ ัน ซึง่ โปรแกรมจะแสดงคา่ วนั ทีป่ จั จุบันนี้ไว้

รหสั ลูกค้า ให้ระบรุ หสั ลกู ค้า

ช่อื โปรแกรมจะแสดงช่อื ลกู คา้ ที่เลอื กไว้

แผนก ใสร่ หัสแผนก (ไม่ใสก่ ไ็ ด้)

ชนิด VAT ชนดิ ของภาษีมลู ค่าเพิ่มตามท่ีระบไุ วท้ ีฐ่ านข้อมลู อัตราภาษมี ลู คา่ เพ่มิ

อตั รา อตั ราภาษมี ลู คา่ เพมิ่ เชน่ 10% หรอื 1.5% เป็นค่าท่ไี ด้จากการเลือกชนิด VAT

แยกนอก การคิดภาษมี ลู คา่ เพมิ่ แบบแยกนอก หรอื รวมใน มีให้เลอื ก 2 แบบ

ใสค่ ่า “Y” ถ้าเปน็ VAT แบบแยกนอก ใสค่ ่า “N” ถ้าเปน็ VAT แบบรวมใน

แก้ไขรายละเอียดอนื่ ๆ ใสค่ า่ “Y” เม่ือตอ้ งการใสร่ ายละเอยี ดเพิ่มเติม จะปรากฏหน้าตา่ งดังภาพท่ี 8-8

สถานะ ระบสุ ถานะของใบเสนอราคา ซง่ึ มหี ลายสถานะแตกต่างกนั ดังนี้

1 = รวบรวมขอ้ มลู , 3 = ขัน้ จดั ทำใบเสนอราคา , 5 = รอผมู้ อี ำนาจอนมุ ัตใิ บเสนอราคา

7 = รอรบั คำสั่งซ้ือจากลกู ค้า , 8 = ลกู คา้ อนมุ ตั ิใบเสนอราคาน้ีแลว้

การบนั ทึกข้อมูลทางบญั ชีเกย่ี วกบั ระบบขาย 127

ภาพที่ 8-13 หนา้ ตา่ งรายละเอียดเพ่มิ เติม หน้าที่ 1

อธิบายการบนั ทกึ สว่ นรายการยอ่ ย

ชนิดสนิ คา้ ชนดิ ของสนิ คา้ มใี ห้เลอื กบันทึกได้ 2 กรณี คอื

ใสค่ า่ “F” ถา้ เปน็ ชุดสินคา้ ใส่ค่า “P” ถา้ เปน็ รายการสินคา้

รหัสสนิ คา้ รหสั ของสินคา้ หรอื ชดุ สนิ คา้ ถ้าจำรหสั ไม่ได้ คน้ หาโดยใช้ Hot seek ได้

ชื่อ ชือ่ ของสินค้า ซงึ่ จะปรากฏข้ึนภายหลงั จากเลอื กรหสั สินคา้ แล้ว คน้ หาโดยใช้ Hot

seek ได้

หมายเหตุ เปน็ หมายเหตุประกอบรายการสนิ ค้า ถา้ ดูท่ีหน้าต่างจะเห็นเป็นชอ่ ง 1 ตัวอักษร แต่

สามารถเห็นหมายเหตทุ งั้ หมดไดท้ ีส่ ่วนล่างของจอภาพ สามารถใส่รายละเอียด

เพม่ิ เตมิ ได้โดยการกดปุ่ม END แลว้ คีย์รายละเอียดทต่ี อ้ งการ

ลอ๊ ต ลอ๊ ตสนิ คา้

จำนวน จำนวนสนิ ค้าท่ีจะเสนอขาย ถ้าสนิ คา้ เป็นชิ้น จำนวนในท่นี ีจ้ ะหมายถึง จำนวนชนิ้ ของ

สินคา้ แตถ่ า้ เปน็ ชุดสินคา้ จำนวนในท่ีนจ้ี ะหมายถึง จำนวนของชดุ สินค้า

ราคา : หนว่ ยซื้อ ราคาของสนิ ค้า หากชนดิ สินค้าถกู บันทกึ เป็นแบบ P ราคาต่อหน่วยในทีน่ ้ีจะหมายถงึ

ราคาตอ่ สนิ ค้า 1 หน่วย แตถ่ ้าบันทึกชนดิ สนิ คา้ เปน็ แบบ F ราคาต่อหน่วยจะหมายถึง

ราคาตอ่ ชดุ

ส่วนลด ส่วนลดของสนิ คา้ แตล่ ะรายการสามารถลดไดห้ ลายขั้น หากบนั ทึกเปน็ จำนวนตวั เลข

จะหมายถึง ส่วนลดเปน็ จำนวนเงนิ (บาท) แต่ถ้าต้องการใหล้ ดเป็นเปอรเ์ ซน็ ต์ ให้ใส่

เครอื่ งหมาย % ไว้ดว้ ยเสมอ หรือจะลดท้งั % และจำนวนเงนิ เช่น 10%+10 จะ

เท่ากับ ลด 10% และลดอกี 10 บาท

รายละเอียดดา้ นลา่ งของรายการยอ่ ย

จำนวนสนิ คา้ โปรแกรมจะรวมจำนวนสนิ ค้ามาแสดงให้เห็น (แกไ้ ขไมไ่ ด)้

มูลค่าสนิ คา้ โปรแกรมจะคำนวณมูลคา่ สินคา้ มาแสดงใหเ้ ห็น (แกไ้ ขไม่ได)้

ส่วนลด ส่วนลดทา้ ยเอกสารเพมิ่ เตมิ จากส่วนลดในแต่ละรายการ และลดได้หลายชัน้

เหมอื นกับส่วนลดทรี่ ายการย่อย

มูลค่าส่วนลด มูลคา่ ส่วนลดทท่ี า้ ยรายการ

128 จัดทำโดย : ครูพนิ รฎั สีตลวรางค์

มลู ค่าก่อน VAT มูลค่าสินค้าทง้ั หมดในใบเสนอราคาทยี่ ังไมร่ วมภาษีมูลค่าเพม่ิ
มลู ค่า VAT ยอดเงนิ ภาษมี ูลคา่ เพม่ิ ของสินคา้ ทง้ั หมดในใบเสนอราคา ไมว่ ่าผู้ใชจ้ ะระบุใหค้ ำนวณ
ภาษี เปน็ แบบแยกนอกหรอื รวมในกต็ าม โปรแกรมก็จะทำการแยกจำนวนเงินของ
ยอดสทุ ธิ สนิ ค้าที่ยังไมร่ วม VAT และจำนวน VAT แยกไว้ใหเ้ ห็นเสมอ
ยอดเงินสทุ ธติ ามใบเสนอราคา

2. การรบั คำสัง่ ซ้ือจากลูกคา้ (ทำใบสั่งขาย) โดยคน้ ใบเสนอราคา
เมอ่ื ลูกค้าต้องการสัง่ ซื้อสนิ ค้าของบริษัท พนักงานขายกจ็ ะออกเอกสารรบั คำสั่งซ้ือ เพื่อยืนยันกับ

ลูกค้า ตามรายละเอยี ด และใชใ้ นการติดตามวา่ ได้จัดสง่ สนิ คา้ ใหล้ กู คา้ ครบตามใบส่งั ขายหรือไม่ มรี ายละเอียด
การทำงาน ดังนี้

2.1 เขา้ ทเี่ มนู ระบบขาย  ขายสินค้าและบรกิ าร  รบั คำสั่งซื้อจากลูกคา้ หรือ เปดิ
Work Flow ระบบขาย  ใบส่ังขาย

2.2 เลือกสาขาทจ่ี ะเข้าไปทำงาน
2.3 เลอื กเลม่ เอกสาร “ใบสัง่ ขาย” ทีต่ อ้ งการ
2.4 จะเป็นหน้าต่างรายการใบสงั่ ขาย กดปุ่ม F3-เพ่มิ เพอ่ื เพมิ่ รายการใหม่
2.5 จะเข้าสู่หนา้ ตา่ งการบนั ทกึ ใบสง่ั ขาย มรี ายละเอยี ดการบนั ทกึ รายการคลา้ ยกบั ใบเสนอราคา
แตม่ กี ารอา้ งองิ ใบเสนอราคาทเี่ คยทำไว้ เพอื่ มาตัดรายการทเ่ี คยเสนอราคาไว้โดยเขา้ ไปท่ี “ค้นใบเสนอราคา”
2.6 เมือ่ ไดร้ ายการใบเสนอราคาทตี่ ้องการแลว้ ให้กดปมุ่ Enter เพ่ือเลอื กรายการนั้น โปรแกรม
ก็จะดงึ รายละเอยี ดสินค้าที่เคยบันทกึ ไว้มาใหอ้ ัตโนมัติ
2.7 บันทกึ รายละเอยี ดอนื่ ๆ ในใบสั่งขายจนครบ กดปุ่ม F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ ขอ้ มลู
(ลูกค้าอาจทยอยสงั่ ซ้อื สินค้า เชน่ สงั่ สนิ ค้ามาจำนวนหนึง่ ไมเ่ ต็มตามทบี่ ริษัทไดเ้ สนอราคาไป ให้ผใู้ ช้งาน
บันทกึ จำนวนและรายการตามท่ีลกู คา้ สัง่ ซ้อื ในครง้ั นนั้ หากสินค้ารายการใดทีล่ กู ค้ายงั ไมไ่ ด้สง่ั ซ้อื ในครง้ั น้กี ใ็ ห้
ลบรายการทีโ่ ปรแกรมดงึ มาให้จากใบเสนอราคาออกไปก่อน)
2.8 กรณีท่ีมกี ารรับเงินมดั จำลว่ งหนา้ (ไมไ่ ด้ออกเอกสารการรบั เงินใหล้ กู ค้า) ลกู คา้ อาจจา่ ยด้วย
เงนิ สดหรอื เช็ค จะต้องบันทกึ รายละเอยี ดเงนิ มัดจำในรายการยอ่ ย “รายการชำระเงินมัดจำ” เมอ่ื บนั ทกึ
รายละเอียดของเงนิ มัดจำเสร็จแล้ว กดปุ่ม F10-SAVE เพ่ือเกบ็ ขอ้ มูล

ตวั อย่างที่ 8-2 วนั ที่ 11/11/63 ได้รบั ใบสั่งซ้ือ (PO) เลขที่ 888 จาก บจก.นวตั กรรมไทย นำมาทำใบ
รับคำสง่ั ซอ้ื จากลูกคา้ (Sale Order) เลขที่ 003 มรี ายการสินคา้ ตามใบเสนอราคาเลขที่ 001 ลกู ค้าสัง่ ซือ้ ตามท่ี
เสนอราคาไป แต่ให้ส่วนลด DESKJET PRINTER รายการละ 100 บาท กำหนดส่งสินค้าให้ลูกค้าวันที่
18/12/63 ทำการบันทึกรายการดงั ภาพท่ี 8-14 ถงึ 8-19 ตามลำดับ

การบนั ทึกขอ้ มูลทางบญั ชีเกย่ี วกบั ระบบขาย 129

ภาพที่ 8-14 หน้าตา่ งการเขา้ ระบบขายเพ่ือบันทึกรายการใบส่งั ขาย โดยใชเ้ มนู

เมนูใบส่งั ขาย

ภาพท่ี 8-15 หนา้ ต่างการเข้าระบบขายเพื่อบันทกึ รายการใบสั่งขาย โดยใช้ Work Flow

กด F3-เพม่ิ

ภาพท่ี 8-16 หนา้ ตา่ งการเขา้ บันทกึ รายการใบสง่ั ขาย

130 จดั ทำโดย : ครพู ินรัฎ สีตลวรางค์

ภาพท่ี 8-17 หนา้ ตา่ งบันทกึ ใบสง่ั ขายโดยค้นใบเสนอราคา

ภาพท่ี 8-18 หน้าต่างรายการใบรบั คำสัง่ ซ้อื (ใบส่ังขาย) เมอ่ื คน้ ใบเสนอราคามาแล้ว
ภาพท่ี 8-19 หนา้ ต่างบันทกึ รายละเอียดกำหนดสง่ สินคา้ ให้ลกู ค้า
การบันทึกขอ้ มูลทางบญั ชเี ก่ยี วกับระบบขาย 131

ภาพท่ี 8-20 หน้าต่างรายละเอียดเอกสารธนาคารเพอื่ รบั เงินมัดจำ

อธิบายการบันทกึ รายการชำระมดั จำ

ประเภทเอกสารธนาคาร ใส่รหัสประเภทเอกสารธนาคาร (ดูได้จากตารางสรุปประเภทเอกสารธนาคาร)

เป็นรายการฝาก/ถอน ใสค่ ่า D ถา้ เป็นรายการรบั หรอื ฝากเขา้ (deposit)

ใสค่ ่า W ถา้ เปน็ รายการจ่ายหรอื ถอนออกจากบญั ชี (withdrawal)

เลขท่ีเชค็ /เอกสาร ใส่เลขท่เี ช็คหรือเลขทเี่ อกสารทเี่ ก่ียวขอ้ งกับรายการนั้นๆ

วันทีร่ บั -จา่ ยเชค็ /เอกสาร ใส่วันท่รี บั จ่ายเช็ค หรอื วนั ทีข่ องเอกสารธนาคารประเภทนั้นๆ

วันทเี่ ชค็ /เอกสาร DUE วนั ท่ที ่ีเช็คหรอื วนั ที่ทเี่ อกสารถงึ กำหนด

ผรู้ ับ/จา่ ย (ไทย) ช่อื ในเช็คทีเ่ ป็นชอ่ื ภาษาไทย

รหัสธนาคารของเชค็ รหสั ธนาคารของเช็คหรอื เอกสารใบน้นั คน้ หาโดยใช้ Hot Seek

มูลค่า มลู คา่ ของเช็คหรอื เอกสารใบนั้น โปรแกรมจะดงึ ยอดเงินทเี่ คยมกี ารตดั ชำระ

ในใบเสรจ็ /INVOICE/ใบสงั่ ซือ้ อ่นื มาแลว้ ซงึ่ จะใชใ้ นกรณที มี่ กี ารรบั เช็ค 1 ใบ

จากบลิ เงนิ สดหรอื ใบสง่ั ซือ้ หรือใบเสรจ็ หลายใบ

คงเหลอื ยอดเงินในเช็คทเี่ หลือหลงั จากตัดจา่ ยจากรายการอื่นๆ มากอ่ น

ตัดชำระใบเสร็จ/INVOICE อน่ื แล้ว เป็นยอดเงนิ ของเชค็ ทมี่ ีการตดั ชำระแบบแบง่ การชำระเงินเปน็ งวดๆ

ด้วย INVOICE ใบอื่นกอ่ นแล้ว

ชำระสำหรบั เอกสารนี้ ยอดเงนิ ในเช็คทต่ี ัดชำระสำหรับเอกสารใบน้ี กรณีทเี่ ชค็ 1 ใบ จ่ายหลาย

เอกสาร ยอดเงนิ ตรงน้จี ะเทา่ กบั ยอดในเอกสารปจั จบุ นั

STEP ถา้ ใสค่ า่ วา่ ง = ยงั ไมร่ ะบเุ งินเขา้ ธนาคาร

ถ้าใส่คา่ B = นำเชค็ เขา้ ธนาคารแล้ว

132 จัดทำโดย : ครพู นิ รัฎ สีตลวรางค์

สถานะ จะระบุคา่ ในชอ่ งน้ไี ด้ เม่ือระบุค่าในชอ่ ง STEP = B แล้ว
สมดุ บญั ชเี งนิ ฝาก ถา้ ใส่คา่ ว่าง = ยังไมร่ ะบสุ ถานะ
ถ้าใส่คา่ P = เช็คผ่าน
ถา้ ใส่คา่ R = เช็คคืน
จะระบคุ า่ ในชอ่ งน้ไี ด้เมอ่ื ระบุคา่ ใน STEP = B แลว้
จะนำเชค็ หรือเอกสารธนาคารรายการนี้ เข้าสมุดบญั ชีเงินฝากได้

3. การขายสนิ คา้ เปน็ เงินสด
3.1 เข้าทีเ่ มนู ระบบขาย  ขายสินคา้  ขายสด (ใบกำกับภาษี/ใบสง่ ของ/

ใบเสร็จรบั เงิน) หรือ เปดิ Work Flow ระบบขาย  Invoice สินคา้  ขายสด
3.2 เลือกสาขาท่ีจะเข้าไปทำงาน
3.3 เลอื กเลม่ เอกสาร “ขายสด” ท่ีต้องการ
3.4 จะเหน็ รายการ “ใบส่งของ/ใบกำกบั ภาษี/ใบเสรจ็ รบั เงิน” ที่เคยสรา้ งไว้ กดป่มุ F3-เพิ่ม

เพ่ือเพิม่ รายการใหม่
3.5 บนั ทึกรายละเอียดจนครบ กดปมุ่ F10-SAVE เพื่อเกบ็ ข้อมลู
3.6 หากสนิ ค้าหรอื บรกิ ารเปน็ รายการท่ีถกู ลกู ค้าหักภาษี ณ ท่ีจ่ายไว้ จะตอ้ งบนั ทกึ รายละเอยี ด

การหกั ภาษี โดยคลิกเมาสท์ ่ชี ่อง “บันทึกหกั ภาษี ณ ท่จี ่าย” ท่ีอยู่ด้านล่างของส่วนรายการย่อยดา้ นขวามอื โดย
ใส่ค่า “Y” เพอ่ื เข้าไปใสร่ ายละเอียดของใบภาษี แล้วกดปุม่ F10-SAVE เพื่อเก็บขอ้ มลู

3.7 หากลกู คา้ ชำระคา่ สนิ คา้ เปน็ เช็ค จะตอ้ งบนั ทกึ รายการเชค็ รับ ทหี่ น้าต่าง “รายการชำระเงิน
มัดจำ” หลงั จากบันทึกรายการสินค้า แลว้ กดปุม่ F10-SAVE เพ่ือเกบ็ ข้อมลู

ตัวอย่างท่ี 8-3 วันที่ 1/11/63 ออกใบส่งของ/ใบกำกับภาษ/ี ใบเสรจ็ รบั เงิน เลขทอี่ ้างอิง SR0001/001
ให้กบั บรษิ ัท ธงชัยเซอร์วิส จำกดั โดยมีรายการสนิ ค้า คอื DESKJET PRINTER จำนวน 1 เครือ่ ง ราคาเคร่ือง
ละ 4,500 บาท และ TOUCH SCREEN MONITOR จำนวน 1 เครื่อง ราคาเครื่องละ 16,000 บาท ทำการ
บันทึกรายการดงั ภาพท่ี 8-21 ถึง 8-24 ตามลำดบั

ภาพที่ 8-21 หนา้ ต่างการเข้าระบบขายเพอื่ บนั ทึกรายการขายสด (สนิ คา้ ) โดยใชเ้ มนู
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเก่ียวกับระบบขาย 133

เมนู Invoice สินค้า

ภาพท่ี 8-22 หน้าต่างการเข้าบันทึกรายการขายสด (สินคา้ ) โดยใช้ Work Flow ระบบขาย
ภาพท่ี 8-23 หน้าต่างการเขา้ บนั ทึกรายการขายสด (สนิ คา้ )

ภาพท่ี 8-24 หนา้ ตา่ งบันทึกรายละเอียดการขายสินค้าเปน็ เงนิ สด
134 จดั ทำโดย : ครพู ินรฎั สตี ลวรางค์

อธบิ ายการบันทึกสว่ นหัวของเอกสาร

เลม่ ท่ี เล่มทขี่ องใบสง่ ของ/ใบกำกบั ภาษ/ี ใบเสร็จรับเงนิ ท่ีเลือกเขา้ มา

เลขที่ เลขที่ของใบสง่ ของ/ใบกำกบั ภาษ/ี ใบเสรจ็ รบั เงนิ

1. ผ้ใู ชบ้ นั ทกึ เขา้ ไปเองแต่ตอ้ งเป็นเลขท่ไี มซ่ ำ้ กัน

2. ถ้าวา่ งไว้โปรแกรมจะ Running ต่อจากเลขสุดท้ายในปจั จบุ ัน หรือถา้ เคยกำหนดว่า

ต้องการให้เอกสารเริ่มตน้ ด้วยเลขที่เทา่ ใด โปรแกรมจะดูจากคา่ น้ัน

เลขอ้างอิง เลขทเ่ี พื่อใชใ้ นการอ้างอิงกบั เอกสารใบสง่ ของใบนี้ หรอื ใชเ้ ลขเดยี วกบั เลขทภ่ี ายในก็ได้

วนั ที่ วันทป่ี จั จบุ ัน ซง่ึ โปรแกรมจะแสดงค่าวันทีป่ จั จบุ ันนไี้ ว้

รหสั ลูกคา้ ใหร้ ะบรุ หสั ลกู คา้

ชื่อ โปรแกรมจะแสดงชื่อลกู ค้าท่ีเลอื กไว้

แผนก ใสร่ หัสแผนก (ไมใ่ สก่ ไ็ ด้)

ชนดิ VAT ชนดิ ของภาษมี ูลคา่ เพ่มิ ตามทีร่ ะบุไว้ทีฐ่ านข้อมลู อัตราภาษมี ูลค่าเพ่มิ

อตั รา อตั ราภาษมี ูลค่าเพมิ่ เช่น 10% หรือ 1.5% เปน็ คา่ ท่ไี ดจ้ ากการเลอื กชนดิ VAT

แยกนอก การคดิ ภาษีมลู คา่ เพม่ิ แบบแยกนอก หรือรวมใน มใี หเ้ ลอื ก 2 แบบ

ใสค่ า่ “Y” ถ้าเป็น VAT แบบแยกนอก ใส่ค่า “N” ถา้ เปน็ VAT แบบรวมใน

แกไ้ ขรายละเอยี ดอ่นื ๆ ใสค่ า่ “Y” เมือ่ ตอ้ งการใสร่ ายละเอยี ดเพ่ิมเติม

อธบิ ายการบนั ทึกสว่ นรายการยอ่ ย

ชนดิ สินคา้ ชนิดของสินค้า มีใหเ้ ลือกบันทึกได้ 2 กรณี คือ

ใสค่ า่ “F” ถ้าเป็นชดุ สนิ คา้ ใสค่ า่ “P” ถ้าเปน็ รายการสนิ คา้

รหสั สนิ คา้ รหสั ของสนิ คา้ หรือชดุ สนิ คา้ ถ้าจำรหัสไม่ได้ คน้ หาโดยใช้ Hot seek ได้

ช่อื ชือ่ ของสนิ ค้า ซงึ่ จะปรากฏขึ้นภายหลงั จากเลอื กรหสั สินคา้ แล้ว ค้นหาโดยใช้ Hot seekได้

หมายเหตุ เปน็ หมายเหตปุ ระกอบรายการสนิ คา้ ถา้ ดูท่ีหน้าต่างจะเหน็ เปน็ ชอ่ ง 1 ตัวอกั ษร แต่

สามารถเห็นหมายเหตุทง้ั หมดไดท้ ่ีสว่ นล่างของจอภาพ สามารถใส่รายละเอยี ดเพมิ่ เตมิ ได้

โดยการกดปุ่ม END แล้วคยี ์รายละเอียดทีต่ ้องการ

ล๊อต ล๊อตสนิ คา้

จำนวน จำนวนสนิ คา้ ที่ขาย ถา้ สนิ คา้ เปน็ ชิน้ จำนวนในท่นี จี้ ะหมายถงึ จำนวนชิ้นของสินค้า แต่

ถา้ เป็นชดุ สินคา้ จำนวนในท่ีน้จี ะหมายถงึ จำนวนของชุดสนิ คา้

ราคา : หน่วยซ้อื ราคาของสินค้า หากชนิดสินค้าถูกบันทึกเปน็ แบบ P ราคาต่อหน่วยในที่น้ีจะหมายถงึ ราคา

ตอ่ สนิ ค้า 1 หน่วย แต่ถา้ บนั ทึกชนิดสินค้าเปน็ แบบ F ราคาตอ่ หน่วยจะหมายถงึ ราคาต่อชดุ

สว่ นลด ส่วนลดของสินค้าแต่ละรายการสามารถลดได้หลายข้นั หากบนั ทึกเปน็ จำนวนตวั เลขจะ

หมายถึง สว่ นลดเปน็ จำนวนเงนิ (บาท) แต่ถ้าตอ้ งการใหล้ ดเปน็ เปอรเ์ ซน็ ต์ ให้ใส่

เครือ่ งหมาย % ไว้ดว้ ยเสมอ หรอื จะลดทง้ั % และจำนวนเงนิ เช่น 10%+100 จะ

เทา่ กับ ลด 10% และลดอีก 100 บาท

การบันทึกข้อมลู ทางบัญชีเกีย่ วกบั ระบบขาย 135

รายละเอยี ดด้านลา่ งของรายการยอ่ ย

รวมเปน็ เงนิ คดิ เป็นเงนิ ทง้ั สนิ้ ซง่ึ เทา่ กบั ยอดเงนิ ทห่ี ักสว่ นลดแล้ว

สว่ นลด ส่วนลดท่ีนอกเหนอื จากส่วนลดแตล่ ะรายการ หรือจะหมายถึงส่วนลดโดยรวมก็ได้ ซึ่ง

สามารถลดได้หลายชน้ั เหมอื นกับส่วนลดที่รายการย่อย

มูลคา่ สินคา้ ไม่รวม VAT มลู ค่าสนิ ค้าทง้ั หมดในบลิ เงินสด ท่ยี งั ไมร่ วมภาษีมลู คา่ เพมิ่

VAT ยอดเงนิ ภาษีมูลค่าเพิม่ ของสินค้าทง้ั หมดในบลิ เงนิ สด ไม่ว่าผใู้ ชจ้ ะระบใุ หค้ ำนวณภาษี

เป็นแบบแยกนอกหรอื รวมในก็ตาม โปรแกรมก็จะทำการแยกจำนวนเงินของสินคา้ ทยี่ งั

ไม่รวม VAT และจำนวน VAT แยกไวใ้ หเ้ หน็ เสมอ

NET ยอดเงินสุทธิรวมภาษีมลู ค่าเพ่มิ แล้ว

ภาพท่ี 8-25 หนา้ ต่างบันทกึ รายการชำระเงินมัดจำ

ภาพที่ 8-26 หน้าตา่ งบันทึกรายละเอยี ดเอกสารการชำระเงนิ มัดจำ (เช็ครบั )
136 จดั ทำโดย : ครูพนิ รัฎ สีตลวรางค์

อธบิ ายการบนั ทึก รายการชำระมดั จำ

ประเภทเอกสารธนาคาร ใสร่ หัสประเภทเอกสารธนาคาร (ดไู ด้จากตารางสรุปประเภทเอกสาร

ธนาคาร)

เป็นรายการฝาก/ถอน ใสค่ ่า D ถา้ เป็นรายการรบั หรือฝากเข้า (deposit)

ใสค่ ่า W ถา้ เปน็ รายการจา่ ยหรือถอนออกจากบัญชี (withdrawal)

เลขทเ่ี ชค็ /เอกสาร ใสเ่ ลขทเ่ี ชค็ หรอื เลขทเี่ อกสารทเ่ี กี่ยวข้องกับรายการนั้นๆ

วนั ที่รบั -จ่ายเชค็ /เอกสาร ใสว่ ันทีร่ บั จา่ ยเชค็ หรอื วันทขี่ องเอกสารธนาคารประเภทนน้ั ๆ

วันท่ีเช็ค/เอกสาร DUE วันที่ทเ่ี ชค็ หรอื วนั ที่ที่เอกสารถึงกำหนด

ผูร้ ับ/จา่ ย (ไทย) ชอื่ ในเชค็ ทเ่ี ปน็ ชือ่ ภาษาไทย

รหัสธนาคารของเชค็ รหสั ธนาคารของเช็คหรอื เอกสารใบนั้น ค้นหาโดยใช้ Hot Seek

มูลค่า มลู คา่ ของเชค็ หรือเอกสารใบนั้น โปรแกรมจะดงึ ยอดเงินทเี่ คยมกี ารตัดชำระ

ในใบเสรจ็ /INVOICE/ใบสง่ั ซ้ืออื่นมาแล้ว ซงึ่ จะใช้ในกรณที ีม่ กี ารรบั เช็ค 1 ใบ

จากบลิ เงินสดหรอื ใบสง่ั ซื้อหรอื ใบเสร็จหลายใบ

คงเหลือ ยอดเงินในเชค็ ทเ่ี หลือหลงั จากตัดจ่ายจากรายการอืน่ ๆ มากอ่ น

ตดั ชำระใบเสรจ็ /INVOICE อ่นื แลว้ เปน็ ยอดเงนิ ของเช็คทม่ี กี ารตัดชำระแบบแบง่ การชำระเงนิ เปน็ งวดๆ

ด้วย INVOICE ใบอน่ื กอ่ นแล้ว

ชำระสำหรบั เอกสารน้ี ยอดเงินในเช็คที่ตัดชำระสำหรับเอกสารใบน้ี กรณีทเ่ี ช็ค 1 ใบ จา่ ยหลาย

เอกสาร ยอดเงนิ ตรงนจ้ี ะเท่ากบั ยอดในเอกสารปจั จบุ ัน

STEP ถ้าใส่คา่ ว่าง = ยงั ไม่ระบเุ งินเข้าธนาคาร

ถ้าใส่ค่า B = นำเชค็ เขา้ ธนาคารแล้ว

สถานะ จะระบุค่าในชอ่ งนีไ้ ด้ เม่อื ระบุค่าในช่อง STEP = B แลว้

ถา้ ใสค่ ่า ว่าง = ยังไม่ระบสุ ถานะ

ถ้าใส่ค่า P = เช็คผา่ น

ถา้ ใสค่ า่ R = เช็คคืน

สมดุ บญั ชีเงนิ ฝาก จะระบคุ ่าในช่องนไี้ ด้เมอื่ ระบุคา่ ใน STEP = B แล้ว

จะนำเช็คหรอื เอกสารธนาคารรายการนี้ เข้าสมุดบญั ชีเงินฝากได้

4. การขายสนิ คา้ เป็นเงนิ เชอื่ โดยค้นใบสั่งขายท่ีลกู คา้ เคยสั่งไว้
4.1 เข้าทีเ่ มนู ระบบขาย  ขายสนิ คา้  ขายเชื่อ (ใบกำกบั ภาษ/ี ใบส่งของ/ใบแจ้งหน้)ี

หรอื เปดิ Work Flow ระบบขาย  Invoice สนิ ค้า  ขายเช่อื
4.2 เลือกสาขาทจ่ี ะเขา้ ไปทำงาน
4.3 เลอื กเล่มเอกสาร “ขายเชื่อ” ท่ตี ้องการ
4.4 จะเห็นรายการ “ใบส่งของ/ใบกำกบั ภาษ/ี ใบแจง้ หน”้ี ท่เี คยสรา้ งไว้ กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพอ่ื

เพ่ิมรายการใหม่

การบนั ทึกข้อมลู ทางบญั ชเี กย่ี วกับระบบขาย 137

4.5 ทำการค้นใบส่ังขายที่ชอ่ งคน้ เอกสาร ใส่คา่ “Y” เพอ่ื เขา้ ไปคน้ ใบสั่งขาย โดยเลือกปมุ่ “คน้
ระบเุ ป็นใบ” จะข้ึนหน้าตา่ งระบุเลขทเี่ อกสาร ใหเ้ ลือกรายการใบสง่ั ขายท่ีจะอ้างองิ

4.6 บันทกึ รายละเอยี ดจนครบ กดปมุ่ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ ข้อมลู
ตัวอย่างท่ี 8-4 วันท่ี 17/11/63 ออกใบสง่ ของ/ใบกำกบั ภาษ/ี ใบแจง้ หน้ี เลขที่ SI0001/003 ให้กบั
บริษทั นวตั กรรมไทย จำกดั ตามใบสงั่ ซ้อื ของลกู คา้ เลขท่ี 888 ทำการบันทกึ รายการดงั ภาพท่ี 8-27 ถึง 8-31
ตามลำดบั

ภาพที่ 8-27 หนา้ ตา่ งการเขา้ ระบบขายเพอื่ บนั ทึกรายการขายเช่อื (สนิ ค้า) โดยใช้เมนู

เมนู Invoice สินคา้

ภาพที่ 8-28 หน้าตา่ งการเข้าบนั ทกึ รายการขายเช่อื (สนิ คา้ ) โดยใช้ Work Flow ระบบขาย
138 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์

กด F3-เพ่มิ

ภาพท่ี 8-29 หน้าต่างการเข้าบันทกึ รายการขายเชอ่ื (สนิ คา้ )

ภาพท่ี 8-30 หน้าต่างบันทกึ รายการใบสง่ ของ/ใบกำกบั ภาษี/ใบแจง้ หน้ี (สนิ ค้า) เมอ่ื คน้ เอกสาร

เลือกใบส่ังขาย

ภาพที่ 8-31 หนา้ ตา่ งแสดงรายการใบสัง่ ขายทเ่ี คยสรา้ งไว้ เม่อื คน้ เอกสารแบบระบุเปน็ ใบ
5. การลดหน้ีขายสด/ขายเช่ือ และรบั คืนสินคา้ จากลูกคา้

5.1 เขา้ ที่เมนู ระบบขาย  ขายสินค้า  ใบลดหนขี้ ายสด/ขายเชอื่ หรือ เปิด Work
Flow ระบบขาย  Invoice สนิ คา้  ใบลดหนี้ ขายสด/ขายเชอื่

5.2 เลอื กสาขาทจ่ี ะเขา้ ไปทำงาน
5.3 เลือกเลม่ เอกสาร “ใบลดหนี้ขายสด” หรือ “ใบลดหนขี้ ายเชอื่ ” ท่ีตอ้ งการ
5.4 กดปมุ่ F3-เพม่ิ เพอ่ื เพมิ่ รายการใหม่

การบนั ทึกขอ้ มลู ทางบัญชเี ก่ยี วกบั ระบบขาย 139

5.5 บนั ทกึ รายละเอยี ดของใบลดหน้ี ซ่ึงมีวธิ ีการบันทกึ คล้ายคลึงกบั การบันทกึ บลิ ขายสด แตม่ ี
สว่ นทแ่ี ตกต่างกนั เลก็ นอ้ ย คอื เราจะค้น Invoice ขายทท่ี ำใหเ้ กิดการลดหนีค้ รง้ั นี้ โดยเข้าไปที่ช่อง “ค้น
เอกสาร” ซง่ึ มรี ายละเอยี ดการบนั ทึกตามหัวข้อ “ลดหนโี้ ดยอา้ งองิ ใบสง่ ของ”

5.6 เม่อื อ้างอิงใบสง่ ของทต่ี ้องการแลว้ ให้แก้ไขจำนวนสนิ ค้าทจี่ ะลดหน้ี หรือรับคืนจากลกู ค้า
เชน่ ขายสนิ ค้าไป 10 เครือ่ ง แตร่ บั คนื มา 2 เคร่ือง ก็ใหแ้ ก้ตวั เลขในช่องจำนวนเปน็ “2”

5.7 กดป่มุ F10-SAVE เพ่ือเกบ็ ขอ้ มลู
ตัวอยา่ งที่ 8-5 วันท่ี 20/11/63 ออกใบลดหน้ี/ใบกำกบั ภาษี เลขท่ี 002 ใหก้ บั บจก.นวัตกรรมไทย
เพอ่ื รบั คนื DIGITAL TV จำนวน 1 เคร่อื ง อา้ งถงึ ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจง้ หน้ี เลขท่ี SI0001/003 ทำ
การบนั ทึกรายการดงั ภาพท่ี 8-32 ถึง 8-36 ตามลำดบั

ภาพที่ 8-32 หน้าตา่ งการเข้าระบบขายเพ่ือบันทกึ รายการใบลดหนี้ โดยใชเ้ มนู

เมนู ใบลดหนส้ี ินค้า

ภาพที่ 8-33 หนา้ ต่างการเข้าบนั ทึกรายการใบลดหน้ี โดยใช้ Work Flow ระบบขาย
140 จัดทำโดย : ครพู ินรฎั สตี ลวรางค์

พมิ พ์ “Y” ค้นเอกสาร

ระบุเอกสารอ้างอิง

ภาพที่ 8-34 หนา้ ต่างเพ่อื เข้าไปบันทกึ ใบลดหนี้ โดยคน้ เอกสารอา้ งองิ

เลือก “Yes” (รับคืนสินค้า)

ภาพที่ 8-35 หน้าตา่ งใบลดหน้ี โดยรับคืนสนิ ค้า

ภาพที่ 8-36 หนา้ ตา่ งรายละเอยี ดใบลดหนี้ โดยรบั คืนสนิ ค้า (บนั ทึกเฉพาะสินคา้ ทรี่ ับคนื )
การบันทึกขอ้ มูลทางบญั ชเี กี่ยวกับระบบขาย 141

6. การลดหนขี้ ายสด/ขายเช่อื และแบบไม่มีการรบั คนื สินค้า
6.1 เขา้ ที่เมนู ระบบขาย  ขายสินค้า  ใบลดหนข้ี ายสด/ขายเช่ือ หรอื เปดิ Work

Flow ระบบขาย  Invoice สนิ คา้  ใบลดหน้ี ขายสด/ขายเชื่อ
6.2 เลือกสาขาทจ่ี ะเข้าไปทำงาน
6.3 เลอื กเลม่ เอกสาร “ใบลดหนีข้ ายสด” หรือ “ใบลดหน้ีขายเชื่อ” ท่ีตอ้ งการ
6.4 กดปมุ่ F3-เพ่ิม เพ่ือเพม่ิ รายการใหม่
6.5 บันทึกรายละเอียดของใบลดหนี้ ซึ่งมีวิธีการบันทึกคล้ายคลึงกับการบันทึกใบลดหนี้แบบรับคนื

สนิ คา้ แต่มีสว่ นทแ่ี ตกต่างกันเลก็ นอ้ ย คือ เม่ือค้นเอกสารอา้ งอิงแลว้ จะมีข้อความถามว่า “ตอ้ งการลดจำนวน”
ใหเ้ ลอื กตอบ “No”

6.6 บนั ทกึ รายละเอยี ดการลดหน้ี กดปมุ่ F10-SAVE เพอื่ บันทกึ ขอ้ มูลเขา้ ระบบ
ตัวอยา่ งท่ี 8-6 วนั ท่ี 6/12/63 บริษัท ธงชัยเซอรว์ สิ จำกดั แจง้ ว่าสินคา้ DIGITAL TV ที่ได้รบั ไปตาม
INVOICE เลขที่อ้างอิง SR0001/004 มปี ัญหาในการใช้งาน แต่ไม่อยากคนื สนิ ค้า บรษิ ัทฯ จงึ ลดหน้ีให้ 1,000
บาท (ยังไมร่ วม VAT 7%) ออกใบลดหน/้ี ใบกำกับภาษี เลขท่ี 002 ทำการบนั ทกึ รายการดังภาพท่ี 8-37 ถึง
8-38 ตามลำดับ

ภาพท่ี 8-37 หน้าต่างใบลดหนี้ โดยไม่รับคืนสินคา้

142 จัดทำโดย : ครูพนิ รฎั สีตลวรางค์