วิชาระเบียบงานสารบรรณ

จ่ายยมื

วิชา ระเบยี บงานสารบรรณ
สำหรบั นักเรียนนายสิบทหารบก
หลกั สูตรศึกษา ณ รร.นส.ทบ. 1 ปี

หมายเลข ชกท.111
กองการศกึ ษา โรงเรียนนายสบิ ทหารบก

ค่ายโยธนิ ศกึ ษามหามงกฎุ
พ.ศ. 2564

คำนำ

โรงเรียนนายสิบทหารบก เป็นสถาบันการศึกษาของกองทัพบก มีหน้าท่ีให้การฝึกศึกษาแก่นักเรียน
นายสิบทหารบก เพื่อผลิตกำลังพลนายทหารช้ันประทวนของกองทัพบกท่ีมีคุณภาพมาตรฐาน มีสมรรถนะและขีด
ความสามารถตามความตอ้ งการของกองทัพบก

โรงเรยี นนายสิบทหารบก ได้ดำเนินการจดั ทำคูม่ ือการสอนหลักสูตรนักเรียนนายสิบทหารบก เพื่อใช้
เป็นเอกสารประกอบการจัดการศึกษาหลักสูตรนักเรียนนายสิบทหารบก ซึ่งการดำเนินการดังกล่าว โรงเรียนนายสิบ
ทหารบกได้ทำการรวบรวมรายละเอียดเนื้อหาวิชาจากตำรา คู่มือการฝึก และเอกสารอื่น ๆ ที่เก่ียวข้อง มาปรับปรุง
พัฒนาและประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมสอดคล้องกับหลักสูตรนักเรียนนายสิบทหารบก เพ่ือให้การจัดการฝึกศึกษา
หลักสูตรนายสบิ ทหารบกเป็นไปด้วยความเรยี บร้อย มคี ุณภาพมาตรฐาน

โรงเรียนนายสิบทหารบก หวังเป็นอย่างย่ิงว่า คู่มือการสอนหลักสูตรนักเรียนนายสิบทหารบก จะ
เป็นส่วนสำคัญต่อการพัฒนาคุณภาพการศึกษาของโรงเรียนนายสิบทหารบก ให้เป็นไปตามความมุ่งหมายและ
ตอบสนองนโยบายการศกึ ษาของกองทัพบกต่อไป

พันเอก
(ประเสริฐ สุนนั ท์ชัยกลุ )

ผ้อู ำนวยการกองการศกึ ษาโรงเรียนนายสิบทหารบก

ปรัชญา

จงรกั ภกั ดี มคี วามรู้ อย่ใู นระเบียบวินยั คุณธรรม ลักษณะผนู้ ำเด่น

วิสยั ทศั น์

โรงเรียนนายสบิ ทหารบก เปน็ องค์กรทม่ี ีความมั่นคงในการผลติ นายทหารประทวนให้กับกองทัพบก
ได้อย่างมปี ระสิทธิภาพ ประสทิ ธิผล โดยมงุ่ เนน้ มาตรฐานความรู้ ควู่ ินัย อกี ท้งั มีเกียรติ ศักดศ์ิ รี
เป็นที่ยอมรับของหนว่ ยงานในกองทพั บก บุคลากร และหนว่ ยงานภายนอก

สารบัญ ข

บทท่ี หน้า

บทที่ 1 ระเบียบงานสารบรรณ 1
1. ความเป็นมาของระเบียบงานสารบรรณ 2
2. ระเบียบกองทัพบก ว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2563 16
3. ระเบยี บกองทัพบก ว่าดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี 2) พ.ศ. 2564 21
คำถามทา้ ยบท
22
บทท่ี 2 การจัดทำหนงั สือราชการ 31
๑. รายละเอยี ดของการจดั ทำหนงั สือราชการ 33
๒. วิธกี ารบนั ทึก 34
๓. วิธกี ารร่างหนงั สอื 42
๔. การเขยี นและการพมิ พ์ 43
๕. การกำหนดตวั เลขสำหรับใช้เปน็ หัวขอ้ 44
๖. วธิ ีการจัดทำสำเนา 46
๗. การเสนอหนังสือ 47
๘. การควบคมุ และเร่งรดั งานสารบรรณ 49
๙. การจัดทำรายงานการประชุม
คำถามทา้ ยบท 50
55
ผนวก ก 60
อนผุ นวก 1 แบบหนังสอื ภายนอก 65
อนุผนวก 2 แบบหนังสอื ภายนอกท่ีใช้ภายใน กห. 69
อนผุ นวก 3 แบบหนงั สือภายใน 73
อนุผนวก 4 แบบหนงั สอื ประทับตรา 77
อนุผนวก 5 แบบคำสัง่ ท่วั ไป 82
อนุผนวก 6 แบบคำส่งั เฉพาะ 87
อนุผนวก 7 แบบระเบียบ 91
อนผุ นวก 8 แบบประกาศ 95
อนผุ นวก 9 แบบแถลงการณ์ 100
อนุผนวก 10 แบบข่าว
อนุผนวก 11 แบบหนังสือรบั รอง
อนุผนวก 12 แบบรายงานการประชุม

สารบญั ค

บทท่ี หน้า

อนุผนวก 13 แบบบันทกึ 105
ผนวก ข
110
อนผุ นวก 1 แบบตรารับหนังสือ 111
อนผุ นวก 2 แบบทะเบยี นหนังสือรบั 113
อนุผนวก 3 แบบทะเบียนหนังสอื สง่ 115
อนผุ นวก 4 แบบสมดุ ส่งหนงั สือ 117
อนุผนวก 5 แบบใบรบั หนงั สือ 118
อนผุ นวก 6 แบบบัตรตรวจค้น 120
อนผุ นวก 7 แบบการจา่ หน้าซอง 122
อนผุ นวก 8 แบบการจ่าหน้าซองส่งโดยทางไปรษณีย์
ผนวก ค 125
อนุผนวก 1 ประกอบผนวก ค แบบบัญชีหนังสือสง่ เก็บ 127
อนผุ นวก 2 ประกอบผนวก ค แบบทะเบยี นหนังสือเกบ็ 129
อนผุ นวก 3 แบบบญั ชสี ่งมอบหนงั สือครบ 20 ปี 131
อนุผนวก 4 แบบบัญชีหนงั สือครบ 20 ปี ทีข่ อเกบ็ เอง 133
อนผุ นวก 5 แบบบัญชีฝากหนังสือ 135
อนุผนวก 6 แบบบตั รยืมหนงั สอื 137
อนผุ นวก 7 แบบบัญชีหนงั สือขอทำลาย
ผนวก ง 139
อนุผนวก 1 ลกั ษณะครฑุ แบบมาตรฐาน 140
อนุผนวก 2 แบบตราชื่อสว่ นราชการ 141
อนผุ นวก 3 แบบกระดาษตราครุฑพิมพด์ ว้ ยหมึกดำ 142
อนุผนวก 4 แบบกระดาษตราครฑุ ดนุ 143
อนผุ นวก 5 แบบบันทึกข้อความ
ผนวก จ 144
คำข้ึนตน้ สรรพนาม คำลงท้าย ในหนังสอื ราชการ 147
เอกสารอ้างองิ 148
คณะผ้จู ดั ทำ

-1-

บทท่ี 1
ระเบยี บงานสารบรรณ

๑. ความเป็นมาของระเบียบงานสารบรรณ

ก่อนปี พ.ศ. ๒๔๙๗ ยังไม่มีการกำหนดระเบียบงานสารบรรณข้ึนมาโดยเฉพาะ แต่ละส่วน
ราชการต่างมีระเบียบเกี่ยวกับการร่างหนังสือ การเก็บรักษาเอกสารต่างๆ ของตนโดยเฉพาะต่างคนต่างทำ
ไม่มีหลักการที่แน่นอน ซ่ึงในปี พ.ศ. ๒๔๙๖ รัฐบาลจึงได้จัดตั้งคณะกรรมการร่างระเบียบงานสารบรรณข้ึน
โดยมี พลเรือเอก หลวงชลธารพฤฒิไกร เป็นประธานคณะกรรมการ คณะกรรมการชุดน้ีได้ใช้เวลาในการร่าง
ระเบียบงานสารบรรณเป็นเวลานานพอสมควร และในท่ีสดุ ก็ไดจ้ ดั ทำออกมาเปน็ ๓ ตอน

ตอนแรก ว่าด้วยการรับเสนอส่งและระบบการเก็บค้น ซ่ึงคณะรัฐมนตรีได้มีมติเห็นชอบ
เม่ือวนั ที่ ๑๐ มถิ นุ ายน พ.ศ. ๒๔๙๖ และให้ประกาศใชเ้ มอื่ วนั ที่ ๑ มกราคม พ.ศ. ๒๔๙๗

ตอนสอง ว่าด้วยแบบหนังสือในราชการและมาตรฐานกระดาษแบบพิมพ์ ซ่ึงคณะรัฐมนตรี
เหน็ ชอบ เมื่อวนั ท่ี ๑๔ ธันวาคม พ.ศ. ๒๔๙๖ และประกาศใช้ เมอ่ื วันท่ี ๑ มกราคม พ.ศ. ๒๔๙๗

ตอนสาม ว่าด้วยหลักงานสารบรรณทั่วไป ระบบการเก็บค้น แบบดัชนี การออกแบบบัตร
ให้เหมาะสมกับงาน เพื่อหาตัวเลขสถิติ และการเขียนกราฟ ซึ่งคณะรัฐมนตรีเห็นชอบ เมื่อวันที่ ๓ มกราคม
พ.ศ. ๒๔๙๘ และอนุมตั ใิ หด้ ำเนินการต่อไป

ก่อนออกประกาศให้ใช้ในแต่ละครั้งน้ัน ได้มีการประชุมชี้แจงแก่ข้าราชการและเจ้าหน้าที่
ผเู้ กี่ยวข้องและได้ร่วมอภิปรายช้ีแจงข้อข้องใจต่าง ๆ ให้ผู้เขา้ รว่ มประชุม นอกจากนีย้ ังไดอ้ อกไปช้แี จงวธิ ที ำงาน
ตามระเบียบงานสารบรรณตามจังหวัดตา่ ง ๆ อีกดว้ ย

ต่อมาในปี พ.ศ. ๒๕๐๒ ก็ได้มีการพิจารณาปรับปรุงระเบียบงานสารบรรณอีกคร้ังหนึ่ง
โดยได้นำเอาข้อเสนอแนะและปัญหาต่าง ๆ จากการใช้ระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๔๙๗ และ พ.ศ. ๒๔๙๘
มาปรับปรุงให้เหมาะสมย่ิงข้ึน เมื่อได้พิจารณาปรับปรุงระเบียบงานสารบรรณเรียบร้อยแล้ว ก็ได้เสนอให้
คณะรัฐมนตรีพิจารณา โดยคณะรัฐมนตรีได้มีมติเห็นชอบ เม่ือวันที่ ๒๔ ธันวาคม พ.ศ. ๒๕๐๖ และเรียก
ระเบียบน้ีว่า ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๐๖ โดยมีผลบังคับใช้ต้ังแต่
วันที่ ๑ มกราคม พ.ศ. ๒๕๐๗ เปน็ ต้นมา แต่ระเบยี บงานสารบรรณดังกล่าวน้ี ไม่ไดค้ รอบคลุมถึงงานสารบรรณ
ท่ีปฏิบัติอยู่ท้ังหมด ประกอบกับมีส่วนราชการต่าง ๆ ได้หารือแนวทางปฏิบัติเก่ียวกับงานสารบรรณมายัง
สำนักนายกรัฐมนตรีอยู่เสมอ นอกจากนี้ทางสำนักนายกรัฐมนตรีก็ได้พิจารณาเห็นว่า ระเบียบสำนัก -
นายกรัฐมนตรี ที่ออกใช้บังคับและเป็นหลักในการปฏิบัติงานนั้นมีอยู่หลายระเบียบด้วยกัน บางระเบียบ
ได้ออกมาใช้บังคับเป็นเวลานานแล้ว ทำให้วิธีปฏิบัติบางตอนบางเรื่องล้าสมัย ระเบียบต่าง ๆ กระจัดกระจาย
อยู่ในที่ต่าง ๆ กัน มิได้ประมวลเข้าเป็นระเบียบปฏิบัติในเร่ืองเดียวกัน ทำให้เป็นอุปสรรคกับการปฏิบัติงาน
ระเบียบบางฉบับไม่ได้กำหนดให้ส่วนราชการใดเป็นผู้รักษาระเบียบรับผิดชอบโดยเฉพาะ ทำให้เกิดปัญหาไม่มี
ผ้วู ินิจฉยั ตีความ และตดิ ตามการปฏิบตั ิตามระเบยี บ สำนกั นายกรฐั มนตรจี งึ เสนอใหร้ ฐั บาลพิจารณาและแต่งตั้ง

-2-

คณะกรรมการพิจารณาปรับปรุงและพัฒนาระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี โดยมีปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี
เป็นประธานกรรมการในปี พ.ศ. ๒๕๑๘ คณะกรรมการพิจารณาปรับปรุงและพัฒนาระเบียบสำนัก-
นายกรัฐมนตรี ได้แต่งตง้ั คณะกรรมการวชิ าการขน้ึ เพื่อปรบั ปรุงระเบยี บงานสารบรรณ โดยเฉพาะในปเี ดยี วกนั

ต่อมาคณะกรรมการวิชาการได้เปลี่ยนช่ือเป็นคณะอนุกรรมการปรับปรุงระเบี ยบ-
งานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๐๖ และได้เสนอร่างระเบียบงานสารบรรณข้ึนมาใหม่ ให้คณะกรรมการพิจารณา
ปรับปรุงและพัฒนาระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีพิจารณา คณะกรรมการได้นำร่างระเบียบสารบรรณเสนอ
ให้คณะรัฐมนตรีพิจารณา เม่ือเดือนเมษายน พ.ศ. ๒๕๒๖ ซ่ึงคณะรัฐมนตรีก็ได้มีมติเห็นชอบและให้มีผล
ใชบ้ ังคับตงั้ แต่ วันท่ี ๑ มิถนุ ายน พ.ศ. ๒๕๒๖ เปน็ ตน้ ไป

หลังจากท่ีกำหนดระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ขึ้นใช้บังคับแล้ว
ต่อมาเพื่อให้เหมาะสมกับสภาวการณ์ในปัจจุบัน ท่ีมีการปฏิบัติงานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณ -
อเิ ล็กทรอนกิ ส์และเป็นการสอดคล้องกบั การบรหิ ารราชการแนวใหมท่ ี่มุง่ เนน้ ผลสมั ฤทธิ์ ความคุ้มคา่ และการลด
ข้ันตอนการปฏิบัติงาน สมควรวางระบบงานสารบรรณให้เป็นการดำเนินงานท่ีมีระบบ มีความรวดเร็ว
มีประสิทธิภาพ และลดความซ้ำซ้อนในการปฏิบัติราชการ นายกรัฐมนตรีโดยความเห็นชอบของคณะรัฐมนตรี
ได้อาศัยอำนาจตามความในมาตรา ๑๑ (๘) แห่งพระราชบัญญัติระเบียบบริหารราชการแผ่นดิน พ.ศ. ๒๕๓๔
วางระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ (ฉบับที่ ๓) พ.ศ. ๒๕๖๐ ข้ึนใช้
บังคับ ตามลำดับ และในปจั จุบนั ได้มีการแก้ไขอกี ครงั้ เป็น (ฉบับท่ี ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔

ในส่วนของกองทัพบกน้ัน เพ่ือให้การปฏิบัติที่เก่ียวกับงานสารบรรณของกองทัพบกเป็นไป
ในแนวทางเดียวกันและสอดคล้องกับระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ จึงไดว้ าง
ระเบียบกองทัพบกว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๓๗ ใช้บังคับเป็นฉบับแรก และมีการแก้ไข (ฉบับที่ ๒)
พ.ศ. ๒๕๔๙ หลังจากน้ัน มีการปรับแก้ไขเพิ่มเติม เป็นระเบียบกองทัพบก ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๕๕
และระเบยี บกองทพั บก ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๖๓ ตามลำดับ ในปี พ.ศ. ๒๕๖๔ ไดม้ กี ารแกไ้ ขเพิ่มเติม
อีกครั้ง เพ่ือให้เหมาะสมกับสภาวการณ์ปัจจุบัน ที่มีการปฏิบัติงานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณ -
อิเล็กทรอนิกส์และสอดคล้องกับระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี ๔) พ.ศ. ๒๕๖๔
เปน็ ระเบยี บกองทพั บก วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๖๔

๒. ระเบียบกองทัพบก วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๖๓

ข้อ ๑ ระเบียบนี้เรยี กว่า “ระเบยี บกองทพั บกวา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๖๓”
ข้อ ๒ ระเบยี บนใ้ี ห้ใช้บงั คบั ตั้งแตบ่ ัดนี้เป็นต้นไป
ข้อ ๓ ใหย้ กเลกิ ระเบยี บกองทพั บกวา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๕๕
ข้อ ๔ บรรดาคำสั่ง ระเบียบ คำช้ีแจงอื่นใด ในเร่ืองงานสารบรรณของกองทัพบก
ที่ได้กำหนดไว้แล้ว ซ่ึงขัดหรือแย้งกับระเบียบนี้ ให้ใช้ระเบียบนี้แทน รวมถึง คำอธิบายที่ซึ่งกำหนดไว้
ทา้ ยระเบียบนี้ ใหถ้ อื วา่ เป็นสว่ นประกอบ และให้ใช้ยึดถอื เป็นแนวทางปฏิบัติ

-3-

ข้อ ๕ ในกรณีท่ีกฎหมาย ระเบยี บว่าดว้ ยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบ
วา่ ด้วยการรักษาความลับของทางราชการ กำหนดวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับงานสารบรรณไว้เป็นอย่างอื่น ให้ถือปฏิบัติ
ตามกฎหมายหรือระเบียบวา่ ดว้ ยการนั้น

ข้อ ๖ ในระเบยี บน้ี
๖.๑ งานสารบรรณ หมายถึง งานที่เก่ียวกับการบริหารงานเอกสารหรือหนังสือ

เรม่ิ ต้ังแต่การจดั ทำ การรับ การสง่ การเก็บรกั ษา การยมื การทำลาย
๖.๒ หนงั สอื หมายถึง หนังสือราชการ
๖.๓ ส่วนราชการ หมายถึง กระทรวง ทบวง กรม สำนักงาน หรือหน่วยงานอื่นใด

ของรฐั ท้งั ในราชการบริหารสว่ นกลาง ราชการบริหารสว่ นภมู ิภาค ราชการบริหารสว่ นท้องถนิ่ หรือในต่างประเทศ
๖.๔ สว่ นราชการในกองทพั บก หมายถึง หนว่ ยระดับกองรอ้ ยหรือเทยี บเท่าขนึ้ ไป
๖.๕ คณะกรรมการ หมายความว่า คณะบุคคลท่ีได้รับมอบหมายจากทางราชการ

ให้ปฏิบัติงานในเร่ืองใด ๆ และให้หมายความรวมถึง คณะอนุกรรมการ คณะทำงาน หรือคณะบุคคลอื่น
ท่ีปฏบิ ัตงิ านในลักษณะเดยี วกนั

๖.๖ อิเล็กทรอนิกส์ หมายความว่า การประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอนไฟฟ้า
คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธีอ่ืนใดในลักษณะคล้ายกัน และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง
วธิ ีการทางแมเ่ หล็ก หรืออปุ กรณ์ที่เกีย่ วข้องกับการประยุกตใ์ ชว้ ธิ ีต่าง ๆ เชน่ ว่าน้ัน

๖.๗ ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ หมายความว่า การรับสง่ ข้อมูลข่าวสาร หรือ
หนังสอื ผ่านระบบสื่อสารด้วยวธิ กี ารทางอเิ ล็กทรอนกิ ส์

ข้อ ๗ การติดต่อราชการนอกจากการดำเนินการโดยหนังสือที่เป็นเอกสาร สามารถ
ดำเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ โดยให้ถือปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยการน้ัน หรือตามที่
เหน็ สมควร

ขอ้ ๘ ให้เจา้ กรมสารบรรณทหารบก เป็นผรู้ ักษาการตามระเบยี บนี้
๒.๑ หมวด ๑ ชนดิ หนังสอื ราชการ

ข้อ ๙ หนงั สือราชการ คอื เอกสารที่เป็นหลกั ฐานในราชการ ได้แก่
๙.๑ หนงั สอื ทม่ี ไี ปมาระหว่างส่วนราชการ
๙.๒ หนงั สือท่ีสว่ นราชการมีไปถงึ หนว่ ยงานอ่ืนใดซ่ึงมใิ ช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึง

บุคคลภายนอก
๙.๓ หนังสือที่หน่วยงานอ่ืนใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึง

สว่ นราชการ ซึง่ เปน็ เรือ่ งท่เี กี่ยวข้องกบั ทางราชการและทางราชการรบั ไวเ้ ป็นหลักฐาน
๙.๔ เอกสารที่ทางราชการจดั ทำขนึ้ เพ่ือเป็นหลักฐานในราชการ
๙.๕ เอกสารที่ทางราชการจดั ทำขน้ึ ตามกฎหมาย ระเบยี บ หรอื ขอ้ บังคบั
๙.๖ ขอ้ มูลขา่ วสารหรอื หนงั สอื ทไ่ี ดร้ บั จากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

-4-

ขอ้ ๑๐ หนงั สือราชการมี ๖ ชนิด ได้แก่
๑๐.๑ หนังสอื ภายนอก
๑๐.๒ หนังสือภายใน
๑๐.๓ หนังสอื ประทับตรา
๑๐.๔ หนังสือส่ังการ
๑๐.๕ หนังสอื ประชาสมั พนั ธ์
๑๐.๖ หนังสือที่เจ้าหน้าทท่ี ำขน้ึ หรือรับไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ

ข้อ ๑๑ หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการท่ีเป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษ
ตราครุฑ เป็นหนังสือท่ีติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการในกองทัพบกทม่ี ีถึงหน่วยงานอื่นใด ซึ่งมิใช่
สว่ นราชการ หรือท่ีมีถึงบุคคลภายนอก ให้จัดทำตามอนุผนวก ๑ แบบหนังสือภายนอก และอนุผนวก ๒ แบบ
หนังสอื ภายนอกท่ใี ชภ้ ายในกระทรวงกลาโหม ประกอบผนวก ก ท้ายระเบยี บ

ข้อ ๑๒ หนงั สือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการท่ีเปน็ แบบพิธนี ้อยกว่าหนังสือภายนอก
ที่ใช้ภายในกระทรวงกลาโหม กองทัพบก กองทัพเรือ กองทัพอากาศ และส่วนราชการในกองทัพบก โดยปกติ
จะใช้กระดาษบันทึกข้อความ (ในบางกรณีท่ีเป็นเรื่องสำคัญและเป็นพิธีการจะใช้แบบหนังสือภายนอกที่ใช้
ภายในกระทรวงกลาโหมแทนก็ได้) ใหจ้ ดั ทำตามรูปแบบ ดงั น้ี

๑๒.๑ การใช้กระดาษบันทึกข้อความ ให้จัดทำตามอนุผนวก ๓ แบบหนังสือ
ภายใน ของผนวก ก ท้ายระเบยี บ

๑๒.๒ การใช้หนังสือภายนอกที่ใช้ภายในกระทรวงกลาโหม (กระดาษ
ตราครุฑ) ท่ีใช้ในกรณีท่ีมีความสำคัญและเป็นพิธีการ ให้จัดทำตามอนุผนวก ๒ แบบหนังสือภายนอกที่ใช้ใน
กระทรวงกลาโหม ประกอบผนวก ก ทา้ ยระเบยี บ

ข้อ ๑๓ หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงช่ือของหัวหน้าส่วน
ราชการระดับกองพลหรือเทียบเท่าขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการชั้นผู้บังคับการกรมหรือเทียบเท่า หรือผู้ท่ี
ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกองพลหรือเทียบเท่าข้ึนไปเป็นผู้รับผิดชอบลงลายมือชื่อกำกับ
ตราให้ใช้กระดาษตราครฑุ ตามอนผุ นวก ๔ แบบหนงั สอื ประทบั ตรา ประกอบผนวก ก ท้ายระเบยี บ

หนังสือประทับตรา ให้ใช้ได้ระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่าง
สว่ นราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไมใ่ ชเ่ รอื่ งสำคญั ไดแ้ ก่

๑๓.๑ การขอทราบรายละเอยี ดเพมิ่ เติม
๑๓.๒ การส่งสำเนาหนังสือ ส่งิ ของ เอกสาร หรือบรรณสาร
๑๓.๓ การตอบรบั ทราบทไ่ี มเ่ กี่ยวกับราชการสำคญั หรือการเงนิ
๑๓.๔ การแจง้ ผลงานทีไ่ ดด้ ำเนนิ การไปแลว้ ให้สว่ นราชการทเี่ กีย่ วข้องทราบ
๑๓.๕ การเตือนเรื่องทค่ี ้าง
๑๓.๖ เรอ่ื งซ่ึงหัวหนา้ ส่วนราชการระดับกองพลหรอื เทียบเท่าข้ึนไป กำหนดโดย
ทำเปน็ คำส่ังให้ใช้หนังสอื ประทับตรา

-5-

ข้อ ๑๔ หนังสือส่งั การ มี ๓ ชนิด ได้แก่ คำสงั่ ระเบยี บ และข้อบงั คบั
๑๔.๑ คำส่ัง คือ บรรดาข้อความท่ีผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติ โดยชอบด้วย

กฎหมาย ให้ใช้กระดาษตราครุฑ แบง่ ออกเป็น ๒ ประเภท ได้แก่
๑๔.๑.๑ คำสั่งทั่วไป เป็นคำสั่งท่ีให้ส่วนราชการหรือหน่วยหรือ

ผู้ใต้บังคับบัญชาท่ัวไปปฏิบัติและทราบโดยทั่วกัน ให้จัดทำตามอนุผนวก ๕ แบบคำสั่งท่ัวไป ประกอบผนวก ก
ท้ายระเบยี บ

๑๔.๑.๒ คำส่ังเฉพาะ เป็นคำสั่งท่ีให้ส่วนราชการหรือหน่วยหรือ
ผู้ใต้บังคับบัญชา ผู้มีหน้าท่ีเกี่ยวข้องโดยเฉพาะปฏิบัติ ให้จัดทำตามอนุผนวก ๖ แบบคำสั่งเฉพาะ ประกอบ
ผนวก ก ทา้ ยระเบยี บ

๑๔.๒ ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้เพ่ือเป็นหลัก
ปฏิบัติงานเป็นการประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ ให้จัดทำตามอนุผนวก ๗ แบบระเบียบ ประกอบผนวก ก
ท้ายระเบียบ

๑๔.๓ ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความท่ีผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้ โดยอาศัย
อำนาจตามกฎหมายที่บญั ญัติไว้ให้กระทำได้ กระทรวงกลาโหมเป็นส่วนราชการทอ่ี อกขอ้ บงั คบั

ข้อ ๑๕ หนงั สือประชาสัมพนั ธ์ มี ๓ ชนดิ ไดแ้ ก่ ประกาศ แถลงการณ์ และขา่ ว
๑๕.๑ ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ

หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ ให้จัดทำตามอนุผนวก ๘ แบบประกาศ ประกอบผนวก ก
ท้ายระเบียบ

๑๕.๒ แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลง เพื่อทำความเข้าใจ
ในกิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ์ หรือกรณีอื่นใด ให้ทราบอย่างชัดเจนโดยทั่วกัน โดยกองทัพบก
เป็นส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ ใช้กระดาษตราครุฑ ให้จัดทำตามอนุผนวก ๙ แบบแถลงการณ์ ประกอบ
ผนวก ก ทา้ ยระเบยี บ

๑๕.๓ ข่าว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ
ให้จัดทำตามอนผุ นวก ๑๐ แบบขา่ ว ประกอบผนวก ก ทา้ ยระเบียบ

ข้อ ๑๖ หนังสือท่ีเจ้าหน้าท่ีทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือท่ีทาง
ราชการจัดทำขึ้น นอกเหนือจากท่ีกล่าวมาแล้วข้างต้น หรือหนังสือท่ี หน่วยงานอ่ืนใดซ่ึงมิใช่
ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอก มีมาถึงส่วนราชการในกองทัพบก และเจ้าหน้าที่รับไว้เป็นหลักฐานของทาง
ราชการ มี ๔ ชนดิ ไดแ้ ก่ หนงั สือรบั รอง รายงานการประชมุ บนั ทกึ และหนงั สอื อืน่

๑๖.๑ หนังสือรับรอง คือ หนังสือท่ีส่วนราชการออกให้เพ่ือรับรองแก่บุคคล
นิติบุคคล หรือหน่วยงานเพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไป ไม่จำเพาะเจาะจง
ใช้กระดาษตราครุฑ ใหจ้ ัดทำตามอนุผนวก ๑๑ แบบหนงั สอื รับรอง ประกอบผนวก ก ทา้ ยระเบยี บ

-6-

๑๖.๒ รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม
ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุม ที่บันทึกไว้เป็นหลักฐาน ให้จัดทำตามอนุผนวก ๑๒ แบบรายงานการ
ประชมุ ประกอบผนวก ก ท้ายระเบยี บ

๑๖.๓ บนั ทึก คือ บรรดาข้อความทีผ่ ู้ใตบ้ งั คับบัญชาเสนอต่อผบู้ ังคับบญั ชา หรือ
ผู้บังคับบัญชาส่ังการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าท่ี หรือส่วนราชการในกองทัพบกติดต่อกัน
ในการปฏิบัติราชการ โดยปกติใช้กระดาษบันทึกข้อความ ให้จัดทำตามอนุผนวก ๑๓ แบบบันทึก ประกอบ
ผนวก ก ทา้ ยระเบียบ

การบันทึกต่อเนื่อง โดยปกติให้ผู้บันทึกระบุคำขึ้นต้น ใจความบันทึกและลงช่ือ
ตำแหน่ง วัน เดือน ปี กำกับ หากไม่มีความเห็นใดเพ่ิมเติมให้ลงชื่อ ตำแหน่ง วัน เดือน ปี กำกับเช่นเดียวกับ
ทีไ่ ดก้ ล่าวไว้ขา้ งตน้

๑๖.๔ หนังสืออ่ืน คือ หนังสอื หรือเอกสารอืน่ ใดที่เกิดข้ึนเนอื่ งจากการปฏบิ ัติงาน
ของเจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานในราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ
และส่ือกลางบันทึกข้อมูลด้วย หรือหนังสือของบุคคลภายนอกท่ียื่นต่อเจ้าหน้าท่ี และเจ้าหน้าท่ีได้รับเข้า
ทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรม กำหนดขึน้ ใช้ตามความเหมาะสม
เว้นแต่มีตามกฎหมายเฉพาะเร่ืองให้จัดทำตามรูปแบบท่ีกำหนด เช่น โฉนด แผนที่ แบบแผนผัง สัญญา
หลกั ฐานการสบื สวนและสอบสวน และคำร้อง เป็นตน้

ส่ือกลางบันทึกข้อมูลตามวรรคหนึ่ง หมายความถึง ส่ือใด ๆ ที่อาจใช้บันทึก
ข้อมูลได้ด้วยอุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็ก แผ่นซีดี
อา่ นอยา่ งเดียว หรอื แผน่ ดจิ ิทลั อเนกประสงค์ เป็นตน้

ข้อ ๑๗ หนังสือท่ีต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและดำเนินการ
ทางสารบรรณดว้ ยความรวดเร็วเปน็ พิเศษ แบ่งออกเป็น ๓ ประเภท ได้แก่

๑๗.๑ ดว่ นทสี่ ดุ ใหเ้ จา้ หนา้ ทป่ี ฏิบตั ิในทนั ทที ไ่ี ดร้ ับหนังสือนน้ั
๑๗.๒ ดว่ นมาก ใหเ้ จา้ หนา้ ทปี่ ฏบิ ตั ิโดยเร็ว
๑๗.๓ ดว่ น ใหเ้ จ้าหนา้ ทป่ี ฏบิ ตั ิเร็วกว่าปกตเิ ทา่ ทจี่ ะทำได้
ให้ระบุช้ันความเร็วด้วยตัวอักษรสีแดง ตัวหนา ตัวพิมพ์ขนาด ๓๒ พอยท์
ในกรณีจำเป็นให้มีขนาดใหญ่ข้ึน สามารถใช้รูปแบบตัวพิมพ์ขนาดตัวอักษรได้ไม่เกิน ๔๐ พอยท์ ให้เห็นได้ชัด
บนหนังสือและซอง ตามที่กำหนดไว้ในอนุผนวก ๑ ถึง ๔ และอนุผนวก ๑๓ ของผนวก ก ท้ายระเบียบ กรณีที่
ต้องการให้หนังสือส่งถึงผู้รับภายในเวลาท่ีกำหนด ให้ระบุคำว่า ด่วนภายใน แล้วลง วัน เดือน ปี
และกำหนดเวลาที่ต้องการให้หนังสือไปถึงผู้รับ กับให้เจ้าหน้าท่ีส่งถึงผู้รับ ซ่ึงระบุบนหน้าซองภายในเวลา
ทก่ี ำหนด
ข้อ ๑๘ หนังสือท่ีจดั ทำขึ้น โดยปกติให้มีสำเนาคู่ฉบบั เกบ็ ไวท้ ่ีต้นเรื่อง ๑ ฉบบั สำเนาคู่ฉบับ
ให้จัดทำเหมือนต้นฉบบั โดยให้ ผู้รา่ ง ผูพ้ ิมพ์ และผู้ตรวจลงลายมือช่ือไวท้ ่ีข้างท้ายขอบล่างด้านขวาของหนังสือ
ให้เรยี บรอ้ ย

-7-

ข้อ ๑๙ หนังสือท่ีเจ้าของหนังสือเห็นว่ามีส่วนราชการหรือหน่วยอ่ืนท่ีเกี่ยวข้องควรได้
รับทราบด้วยให้ส่งสำเนาไปให้ทราบ โดยกำหนดรายการแจกจ่ายไว้

๒.๒ หมวด ๒ การรับและส่งหนังสอื
ข้อ ๒๐ หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอกให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงาน

สารบรรณกลางปฏิบัติตามท่ีกำหนดไว้ ดงั น้ี
๒๐.๑ จัดลำดับความสำคัญ และความเร่งด่วนของหนังสือ เพื่อดำเนินการ

ก่อนหลัง และให้ผู้เปิดซองตรวจเอกสาร หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเร่ืองหรือหน่วยงานที่ออก
หนงั สือ เพือ่ ดำเนนิ การให้ถกู ตอ้ ง หรือบนั ทกึ ขอ้ บกพรอ่ งไว้เปน็ หลกั ฐานแล้วจงึ ดำเนินการเรื่องนน้ั ต่อไป

๒๐.๒ การประทับตรารับหนังสือ หน่วยแรกท่ีรับหนังสือให้เจ้าหน้าที่ รับ–ส่ง
ประทับตรารับหนังสือที่มุมบนด้านขวาของหน้าแรกของหนังสือท่ีเปิดผนึกแล้ว สำหรับหน่วยต่อ ๆ ไป เมื่อรับ
หนังสือฉบับเดียวกันน้ัน หากจะต้องประทับตรารับหนังสือให้ประทับท่ีด้านหลังของหน้าแรกซึ่งว่างอยู่น้ัน
โดยเร่มิ ประทบั ตราจากมมุ บนด้านซา้ ยเรยี งเป็นแถวไปทางขวาในแนวบรรทัดเดียวกนั แถวละ ๓ ตรา ตามลำดับ
หน่วย หากแถวเดียวไม่พอ ให้เริ่มตน้ ใหมเ่ ป็นแถวท่ี ๒, ๓ ถัดลงมาตามลำดับในลักษณะเดียวกัน โดยเว้นระยะ
ต่อระหว่างแถวประมาณ ๒.๕ เซนติเมตร ถ้าด้านหลังของหน้าแรกไม่ว่างให้หน่วยต่อ ๆ ไปประทับตรารับ
หนังสอื ท่ีดา้ นหลงั ของหนา้ ทว่ี ่างถดั ไปตามลำดับ

หนังสือราชการท่ีมีชั้นความลับ ให้หน่วยแรกประทับตรารับไว้ท่ีมุมบนด้านขวาของ
หน้าซอง หน่วยต่อ ๆ ไปให้ประทับท่ีด้านหลังของซอง โดยปฏิบัติเช่นเดียวกับวรรคแรก และให้ประทับ
ที่ตัวเร่ือง โดยปฏิบัติเช่นเดียวกับท่ีกล่าวมาแล้ว กรณีท่ีเปลี่ยนซองใหม่ให้แนบซองเดิมไว้กับซองท่ีเปลี่ยนใหม่
และซองท่ีเปล่ียนใหม่คงประทับตรารับด้านหลังตามลำดับ สำหรับเอกสารท่ีมีช้ันความลับ ให้ประทับด้วย
หมกึ สีแดง

การลงรายละเอียดในตรารับหนังสือ ตามอนุผนวก ๑ แบบตรารับหนังสือ
ประกอบผนวก ข ทา้ ยระเบียบ

๒๐.๓ ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับ ตามอนุ ผนวก ๒
แบบทะเบียนหนังสือรับ ประกอบผนวก ข ท้ายระเบียบ (ให้แยกทะเบียนหนังสือรับท่ีไม่มีช้ันความลับกับ
หนงั สอื ท่มี ชี น้ั ความลับ)

๒๐.๔ จัดแยกหนังสือท่ีลงทะเบียนแล้ว โดยให้ผู้รับผิดชอบในการแยกเร่ือง
บันทึก ช่ือส่วนราชการท่ีรับผิดชอบ ดำเนินการก่อนเสนอผู้บังคับบัญชาไว้ด้านซ้ายแนวเดียวกับย่อหน้าแรก
และลงชื่อ วัน เดือน ปี กำกับก่อนส่งให้ส่วนราชการท่ีเกี่ยวข้องดำเนินการ ให้ลงชื่อหน่วยงานท่ีรับหนังสือ
ในชอ่ งการปฏิบัติ ถ้ามีชือ่ บคุ คลหรือตำแหน่งทเี่ กี่ยวขอ้ งกบั การรับหนงั สอื ใหล้ งชื่อหรือตำแหน่งไวด้ ว้ ย

การส่งหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้วไปให้ส่วนราชการท่ีเก่ียวข้องดำเนินการ
ดังกล่าว จะส่งโดยใช้สมุดส่งหนังสือ หรือให้ผู้รับหนังสือลงชื่อและวัน เดือน ปี ท่ีรับเป็นหลักฐานในทะเบียน
หนังสอื รบั ก็ได้

-8-

การดำเนินการตามขั้นตอนน้ีจะเสนอผ่านผู้บังคับบัญชาผู้ใดหรือไม่ ให้เป็นไป
ตามทห่ี ัวหน้าส่วนราชการกำหนด

ถ้าหนังสือรับน้ันจะต้องดำเนินเรื่องในหน่วยงานนั้นจนถึงข้ันได้ตอบหนังสือ
ไปแลว้ ใหล้ งทะเบยี นวา่ ไดส้ ่งออกไปโดยหนงั สอื ทเ่ี ทา่ ใด วนั เดอื น ปี ใด

ขอ้ ๒๑ หนังสือส่ง คือ หนงั สอื ท่สี ่งออกไปภายนอก ให้ปฏิบัติตามท่ีกำหนดไว้ ดงั นี้
๒๑.๑ ให้เจ้าของเรอื่ งตรวจความเรียบร้อยของหนงั สอื รวมท้ังส่งิ ท่ีจะต้องส่งไปด้วย

ให้ครบถ้วน แล้วส่งเรอ่ื งให้เจ้าหน้าท่ีลงทะเบียนหนังสือส่ง ตามอนุผนวก ๓ แบบทะเบียนหนังสือส่ง ประกอบ
ผนวก ข ท้ายระเบียบ (ให้แยกทะเบยี นหนงั สือส่งท่ไี มม่ ชี นั้ ความลับกบั หนังสือสง่ ท่ีมีชั้นความลบั )

๒๑.๒ หนังสือท่ีได้ลงทะเบียนหนังสือส่งแล้ว ในกรณีท่ีเป็นการตอบหนังสือ
ทร่ี บั มาให้ลงทะเบียนว่าหนงั สือนนั้ ได้ตอบตามหนังสือรบั ทเ่ี ทา่ ใด วนั เดอื น ปี ใด

๒๑.๓ การลงรายการในสมุดส่งหนังสือ ตามอนุผนวก ๔ แบบสมุดส่งหนังสือ
ประกอบผนวก ข ทา้ ยระเบียบ

๒๑.๔ การลงรายการในใบรับหนังสือ ตามอนุผนวก ๕ แบบใบรับหนังสือ
ประกอบผนวก ข ท้ายระเบยี บ

ขอ้ ๒๒ เพื่อให้การรับและส่งหนังสือดำเนินไปด้วยความเรียบร้อยและรวดเร็ว
ส่วนราชการจะกำหนดหน้าที่ของผู้ปฏิบัติตลอดจนแนวทางปฏิบัตินั้นไว้ด้วยก็ได้ ทั้งนี้ ให้มีการสำรวจทะเบียน
หนังสือรับเป็นประจำว่า หนังสือตามทะเบยี นหนังสือรับน้ัน ได้มีการปฏิบัตไิ ปแล้วเพียงใด และให้มีการติดตาม
เร่ืองด้วยในการน้ีให้หน่วยระดับกองพลหรือเทียบเท่าขึ้นไปจัดให้มีบัตรตรวจค้นสำหรับหนังสือรับและหนังสือ
ส่ง ให้ปฏบิ ตั ิตามอนุผนวก ๖ แบบบตั รตรวจคน้ ประกอบผนวก ข ท้ายระเบียบ

ข้อ ๒๓ การจา่ หน้าซอง
หนังสือที่ส่งโดยเจ้าหน้าท่ีนำสารที่มุมบนด้านซ้ายของซองใต้ตราครุฑให้มีช่ือ

ส่วนราชการและที่หนังสือถัดลงมาตามลำดับ หากมีช้ันความเร็วให้ประทับไว้เหนือช่ือส่วนราชการในแนว
เดียวกับเท้าครุฑ ตอนกลางซองให้ใช้คำขึ้นต้น และตำแหน่งหรือชื่อผู้รับหนังสือ ตามอนุผนวก ๗ แบบการจ่า
หนา้ ซอง ประกอบผนวก ข ท้ายระเบียบ

๒๓.๑ การส่งหนังสือที่มิใช่เป็นการส่งทางไปรษณีย์ เม่ือส่งหนังสือให้ผู้รับแล้ว
ผู้ส่งต้องให้ผู้รับลงลายมือชื่อรับในสมุดส่งหนังสือหรือใบรับหนังสือ แล้วแต่กรณี ถ้าเป็นใบรับหนังสือ ให้นำใบ
รบั หนงั สอื นน้ั มาผนกึ ตดิ ไว้ทส่ี ำเนาคฉู่ บับด้วย

๒๓.๒ การใช้ซองและวิธีปฏิบัติในการจ่าหน้าซองส่งทางไปรษณีย์ ให้ยึดถือ
รูปแบบการใช้ซอง และวิธีปฏิบัติในการจ่าหน้าซองราชการตามที่ ปล.กห.(รอง ปล.กห. รับคำสั่งฯ) ได้กรุณา
อนุมัติตามหนังสือ สม. ที่ (ฉบับ กห เลขรับ ๕๓๐๔/๔๓) ลง ๗ ก.ค. ๔๓ ตามอนุผนวก ๘ แบบการจ่าหน้าซอง
สง่ ทางไปรษณีย์ ประกอบผนวก ข ทา้ ยระเบียบ

-9-

๒.๓ หมวด ๓ การเกบ็ รกั ษา การยืม และการทำลายหนังสือ
ข้อ ๒๔ การเกบ็ หนังสือ แบ่งออกเป็น ๓ แบบ ไดแ้ ก่
๒๔.๑ การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือท่ีปฏิบัติยังไม่แล้วเสร็จ

ให้อยู่ในความรับผิดชอบของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง โดยให้กำหนดวิธีการเก็บให้เหมาะสมตามข้ันตอน
ของการปฏบิ ตั ิงาน

๒๔.๒ การเก็บเมือ่ ปฏบิ ัตเิ สรจ็ แล้ว คือ การเก็บหนังสือท่ีปฏิบตั ิเสร็จเรียบร้อยแล้ว
และไม่มีเหตุอื่นใดที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก ให้เจ้าหน้าท่ีของส่วนราชการเจ้าของเรื่องจัดทำบัญชีหนังสือส่งเก็บ
ตามอนุผนวก ๑ แบบบัญชีหนังสือส่งเก็บ ประกอบผนวก ค ท้ายระเบียบ โดยอย่างน้อยให้มีทั้งต้นฉบับ
และสำเนาคู่ฉบับ สำหรบั ใหส้ ว่ นราชการเจ้าของเรื่องและหน่วยเก็บ เกบ็ ไว้อย่างละฉบบั

๒๔.๒.๑ ส่งหนังสือและเรื่องที่ต้องปฏิบัติทั้งปวงที่เก่ียวข้องกับหนังสือ
ฉบบั น้ันพรอ้ มท้ังบญั ชีหนังสือสง่ เก็บไปใหห้ นว่ ยเกบ็ ที่ส่วนราชการน้ันกำหนด

๒๔.๒.๒ เม่ือเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือได้รบั เรื่องจากส่วน
ราชการเจ้าของเร่ืองแล้วให้ประทับตรากำหนดเก็บหนังสือที่มีขนาดอักษรไม่เล็กกว่า ๒๔ พอยท์ ไว้ท่ีมุมล่าง
ด้านขวาของกระดาษแผ่นแรกของหนังสือฉบบั น้นั และลงลายมอื ชือ่ ย่อกำกบั ตรา

๒๔.๒.๒.๑ หนังสือท่ีต้องเก็บไว้ตลอดไปให้ประทับตราคำว่า
ห้ามทำลาย ดว้ ยหมกึ สีแดง

๒๔.๒.๒.๒ หนงั สือทีเ่ กบ็ โดยมีกำหนดเวลาให้ประทับตราคำว่า
เก็บถึง พ.ศ. ...... ดว้ ยหมึกสีน้ำเงิน และลงตวั เลขของปพี ุทธศักราชท่ีกำหนดใหเ้ ก็บถึง ต่อจากนั้นให้ลงทะเบียน
หนงั สอื เก็บไวเ้ ป็นหลกั ฐาน ตามแบบอนผุ นวก ๒ แบบทะเบียนหนงั สอื เกบ็ ประกอบผนวก ค ท้ายระเบียบ

๒๔.๓ การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือท่ีปฏิบัติเสร็จ
เรียบร้อยแล้ว แต่จำเป็นจะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจำไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของส่วน
ราชการ ตามข้อ ๒๔.๒ ให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ โดยแต่งตั้งเจ้าหน้าท่ีขึ้นรับผิดชอบก็ได้ เมื่อหมดความ
จำเป็นท่ีจะต้องใช้ในการตรวจสอบแล้ว ให้จัดส่งหนังสือนั้นไปยังหน่วยเก็บของส่วนราชการโดยให้ถือปฏิบัติ
ตามข้อ ๒๔.๒ โดยอนโุ ลม

ข้อ ๒๕ อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติ ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า ๑๐ ปี เว้นแต่หนังสือ
ดังตอ่ ไปน้ี

๒๕.๑ หนังสือท่ีต้องสงวนไว้เป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบ
ว่าดว้ ยการรักษาความปลอดภยั แห่งชาติ หรือระเบียบวา่ ด้วยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ

๒๕.๒ หนังสือท่ีเป็นหลักฐานทางอรรถคดี สำนวนของศาลหรือของพนักงาน
สอบสวนหรือหนังสืออื่นใดท่ีได้มีกฎหมาย หรือระเบียบแบบแผนกำหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว การเก็บให้เป็นไป
ตามกฎหมายและระเบียบแบบแผนวา่ ดว้ ยการน้นั

- 10 -

๒๕.๓ หนังสือที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ทุกสาขาวิชา และมีคุณค่าต่อ
การศึกษาค้นคว้า วิจัย ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานสำคัญทางประวัติศาสตร์ของชาติตลอดไป หรือตามที่สำนักหอ
จดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศลิ ปากร กำหนด

๒๕.๔ หนังสือท่ีได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาท่ีมีต้นเรื่องสามารถ
ค้นได้จากแหล่งอนื่ ให้เก็บไวไ้ ม่นอ้ ยกวา่ ๕ ปี

๒๕.๕ หนังสือท่ีเป็นเร่ืองธรรมดาสามัญซ่ึงไม่มีความสำคัญ และเป็นเรื่อง
ทเี่ กดิ ขึ้นเปน็ ประจำเมื่อดำเนนิ การแลว้ เสรจ็ ใหเ้ ก็บไว้ไม่น้อยกวา่ ๑ ปี

๒๕.๖ หนังสือ ตามในข้อ ๒๕.๕ หากหัวหน้าส่วนราชการระดับกองพลหรือ
เทยี บเทา่ ขนึ้ ไปไดพ้ ิจารณาเหน็ วา่ ไม่มคี วามจำเป็นตอ้ งเก็บรกั ษาไว้จนครบ ๑ ปี ก็ให้สั่งการให้ทำลายได้

๒๕.๗ หนังสือหรือเอกสารเก่ียวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหน้ี
ผูกพันทางการเงินท่ีไม่เป็นหลักฐานแห่งการก่อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซ่ึงสิทธิในทางการเงิน
รวมถงึ หนงั สือหรือเอกสารเก่ียวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหน้ีผูกพันทางการเงินที่หมดความจำเป็น
ในการใช้เป็นหลักฐานแห่งการก่อ เปล่ียนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน เพราะได้มีหนังสือ
หรือเอกสารอ่ืนที่สามารถนำมาใช้อ้างอิงหรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกล่าวแล้ว เม่ือสำนักงานการตรวจ
เงินแผ่นดินตรวจสอบแล้ว ไม่พบข้อบกพร่องหรือความผิดพลาดแต่ประการใด และไม่มีความจำเป็นต้องใช้
ประกอบ การตรวจสอบหรอื เพอ่ื การใดอีก ให้เก็บไว้ไมน่ ้อยกว่า ๕ ปี

หนังสือเกี่ยวกับการเงิน ซ่ึงเห็นว่าไม่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ถึง ๑๐ ปี
หรอื ๕ ปี แล้วแต่กรณี ใหท้ ำความตกลงกบั กระทรวงการคลัง

ข้อ ๒๖ ทุกปปี ฏิทินใหส้ ่วนราชการระดบั กองพลหรือเทียบเท่าข้ึนไป จัดส่งหนังสือท่ีมอี ายุ
ครบ ๒๐ ปี นับจากวันท่ีได้จัดทำข้ึนที่เก็บไว้ ณ ส่วนราชการใด พร้อมท้ังบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี
ที่ได้ผ่านการพิจารณาของกรมยุทธการทหารบก (กองประวัติศาสตร์) แล้วให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศิลปากร ภายในวนั ที่ ๓๑ มกราคม ของปีถัดไป เว้นแตห่ นงั สือดังตอ่ ไปน้ี

๒๖.๑ หนังสือท่ีต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วย
การรักษาความปลอดภยั แห่งชาติ หรือระเบยี บว่าดว้ ยการรักษาความลบั ของทางราชการ

๒๖.๒ หนังสือท่ีมีกฎหมาย ข้อบังคับ หรือระเบียบ ท่ีออกใช้เป็นการทั่วไป
กำหนดไวเ้ ป็นอย่างอื่น

๒๖.๓ หนังสือที่สว่ นราชการมีความจำเป็นต้องเกบ็ ไว้ทสี่ ่วนราชการนนั้ ใหจ้ ดั ทำ
บญั ชีหนังสือครบ ๒๐ ปีท่ขี อเกบ็ เอง สง่ มอบใหส้ ำนกั หอจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร

๒๖.๔ หนังสือท่ีกรมยุทธการทหารบก (กองประวัติศาสตร์) พิจารณาเห็นว่า
เก่ียวขอ้ งกบั ประวัติศาสตรท์ างทหาร และประสงคจ์ ะขอเกบ็ ไว้เอง

ข้อ ๒๗ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี และบัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปีที่ขอเก็บเอง
อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ เพื่อให้ส่วนราชการผู้มอบและสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศิลปากร ผ้รู ับมอบยึดถอื ไว้เปน็ หลักฐานฝา่ ยละหนงึ่ ฉบับ

- 11 -

๒๗.๑ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ให้จัดทำตามอนุผนวก ๓ แบบบัญชี
ส่งมอบหนงั สือครบ ๒๐ ปี ประกอบผนวก ค ท้ายระเบียบ

๒๗.๒ บัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปีท่ีส่วนราชการ และกรมยุทธการทหารบก
จะขอเกบ็ ไว้เอง ให้ส่วนราชการเจ้าของเร่ืองตามข้อ ๒๖ จัดทำบัญชีหนังสอื ครบ ๒๐ ปี ตามอนผุ นวก ๔ แบบ
บัญชีหนงั สอื ครบ ๒๐ ปีทข่ี อเก็บเอง ประกอบผนวก ค ทา้ ยระเบียบ

ข้อ ๒๘ หนังสือที่ยังไม่ถึงกำหนด เวลาทำลาย ซ่ึงส่วนราชการระดับกองพ ล
หรือเทียบเท่าขึ้นไป เห็นว่าเป็นหนังสือที่มีความสำคัญ และประสงค์จะฝากให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
กรมศิลปากรเกบ็ ไว้ ให้ปฏิบัติดังน้ี

๒๘.๑ จัดทำบญั ชีฝากหนังสอื ตามอนุผนวก ๕ แบบบัญชฝี ากหนังสือ ประกอบ
ผนวก ค ทา้ ยระเบยี บ โดยอย่างนอ้ ยให้มที ัง้ ตน้ ฉบบั และสำเนาคู่ฉบับ

๒๘.๒ ส่งต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับบัญชีฝากหนังสือพร้อมกับหนังสือท่ีจะฝาก
ใหส้ ำนักหอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศิลปากร เมื่อสำนักหอจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศลิ ปากร ตรวจหนังสือ
และรับฝากหนังสือพร้อมทั้งลงลายมือชื่อในบัญชีฝากหนังสือแล้วคืนต้นฉบับให้ส่วนราชการผู้ฝากเก็บไว้เป็น
หลักฐาน

หนังสือที่ฝากเก็บไว้ท่ีสำนักหอจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศิลปากร ให้ถือว่าเป็น
หนังสือของส่วนราชการผู้ฝาก หากส่วนราชการผู้ฝากต้องการใช้งานหนังสือ หรือขอคืน ให้สามารถกระทำได้
โดยจดั ทำหลกั ฐานต่อกันไวใ้ หช้ ัดเจน

เมื่อถึงกำหนดการทำลายแล้ว ให้ส่วนราชการผู้ฝากดำเนินการตามข้อ ๓๔
ข้อ ๒๙ การรักษาหนังสือ ให้เจ้าหน้าที่ระมัดระวังในการรักษาหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้ราชการได้ทุกโอกาส
หากชำรุดเสียหาย ต้องรีบซ่อมแซมให้ใช้ราชการได้เหมือนเดิม หากสูญหายต้องหาสำเนามาแทน หากชำรุด
เสียหายจนไม่สามารถซ่อมแซมให้คงสภาพเดิมได้ ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบ และให้บันทึกหมายเหตุ
ไว้ในทะเบียนหนงั สือเกบ็ ดว้ ย

ถ้าหนังสือท่ีสูญหายเป็นเอกสารสิทธิตามกฎหมาย หรือหนังสือสำคัญ
ทเ่ี ปน็ การแสดงเอกสารสิทธิ กใ็ ห้ดำเนินการแจ้งความตอ่ พนักงานสอบสวน

ข้อ ๓๐ การยมื หนงั สือท่ีสง่ เก็บแล้ว ใหป้ ฏิบัติ ดงั น้ี
๓๐.๑ ผู้ยืมจะต้องแจ้งให้ทราบว่า เรื่องที่ยืมไปนั้นจะนำไปใช้ในราชการใด

หรือกิจการใด
๓๐.๒ ผู้ยืมจะต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เก็บรักษาหนังสือ

แล้วลงลายมือช่ือรับเร่ืองที่ยืมไว้ในบัตรยืมหนังสือ และให้เจ้าหน้าท่ีเก็บรวบรวมหลักฐานการยืม เรียงลำดับ
วนั เดอื น ปี ไวเ้ พือ่ ตดิ ตามทวงถาม ส่วนบตั รยมื หนังสอื น้ันใหเ้ ก็บไว้แทนที่หนงั สือท่ถี กู ยืมไป

๓๐.๓ การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้วระหว่างส่วนราชการระดับกองพลหรือ
เทียบเท่าข้ึนไป ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมหรือเทียบเท่าขึ้นไป
หรือผูท้ ี่ไดร้ ับมอบหมาย จากหัวหน้าส่วนราชการน้ัน

- 12 -

๓๐.๔ การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้วในส่วนราชการเดียวกันระดับต่ำกว่ากองพล
หรือเทียบเท่าลงมา ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกองร้อยหรือเทียบเท่าข้ึนไป
หรอื ผู้ที่ได้รบั มอบหมายจากหวั หน้าสว่ นราชการนนั้

ข้อ ๓๑ บัตรยืมหนังสือ ให้จดั ทำตามอนุผนวก ๖ แบบบัตรยืมหนังสอื ประกอบผนวก ค
ทา้ ยระเบียบ

ขอ้ ๓๒ การยืมหนังสือท่ีปฏิบัติยังไม่เสร็จ หรือหนังสือที่เก็บไว้เพ่ือใช้ในการตรวจสอบ
ให้ถือปฏบิ ตั ิตามขอ้ ๓๐ โดยอนุโลม

ข้อ ๓๓ การให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือจะกระทำมิได้ เว้นแต่จะให้ดูหรือคัดลอก
หนังสือ ท้ังน้ี จะต้องได้รับอนุญาตจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมหรือเทียบเท่าข้ึนไป หรือผู้ท่ีได้รับ
มอบหมายกอ่ น

ขอ้ ๓๔ การทำลายหนังสือ ใหป้ ฏบิ ตั ิดงั นี้
๓๔.๑ ภายใน ๖๐ วัน หลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบ

ในการเก็บหนังสือสำรวจหนังสือท่ีครบอายุในการเก็บในปีน้ัน ไม่ว่าจะเป็นหนังสือที่เก็บไว้เองหรือที่ฝากเก็บไว้
ท่ีสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร แล้วจัดทำบัญชีหนังสือขอทำลายเสนอต่อหัวหน้าส่วนราชการ
ระดบั กองพลหรอื เทยี บเทา่ ขน้ึ ไป เพ่อื พิจารณาแต่งตง้ั คณะกรรมการทำลายหนังสือ

บัญชีหนังสือขอทำลายให้จัดทำตามอนุผนวก ๗ แบบบัญชีหนังสือ
ขอทำลาย ประกอบผนวก ค ทา้ ยระเบยี บ โดยอยา่ งนอ้ ยใหม้ ีทั้งต้นฉบับและสำเนาคูฉ่ บบั

๓๔.๒ ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองพลหรือเทียบเท่าขึ้นไป แต่งต้ัง
คณะกรรมการทำลายหนังสือ ประกอบด้วยประธานกรรมการ และกรรมการอีกอย่างน้อย ๒ นาย โดยปกติ
ใหแ้ ต่งตงั้ จากข้าราชการชั้นสญั ญาบัตร

ถา้ ประธานกรรมการไม่สามารถปฏิบัติหน้าท่ีได้ ให้กรรมการที่มาประชุม
พิจารณาเลอื กกรรมการคนใดคนหนง่ึ ทมี่ ีอาวุโสทำหน้าที่ประธานแทน

มติของคณะกรรมการทำลายหนังสือ ให้ถือเสียงข้างมากเป็นหลัก
หากมกี รรมการทา่ นใดไมเ่ ห็นดว้ ย ให้จดั ทำบนั ทกึ ความเหน็ แย้งไว้

๓๔.๓ คณะกรรมการทำลายหนงั สือ มีหนา้ ทดี่ งั น้ี
๓๔.๓.๑ พจิ ารณาหนังสอื ท่ีจะขอทำลายตามบญั ชีหนังสอื ขอทำลาย
๓๔.๓.๒ ในกรณีที่คณะกรรมการทำลายหนังสือ มีความเห็นว่า

หนังสือฉบับใดไม่ควรทำลายและควรจะขยายเวลาการเก็บไว้ ให้ลงความเห็นว่า จะขยายเวลาการเก็บไว้ถึง
เมื่อใด ในช่องการพิจารณา ของบัญชีหนังสือขอทำลาย แล้วให้แก้ไขอายุการเก็บหนังสือในตรากำหนด
เกบ็ หนงั สือ โดยใหป้ ระธานคณะกรรมการทำลายหนงั สือลงลายมือชอื่ กำกับการแก้ไข

๓๔.๓.๓ ในกรณีท่ีคณะกรรมการทำลายหนังสือ มีความเห็นว่า
หนังสือเร่ืองใดควรให้ทำลาย ให้ทำเครื่องหมายกากบาท (X) ลงในช่อง การพิจารณา ของบัญชีหนังสือ
ขอทำลาย

- 13 -

๓๔.๓.๔ เสนอรายงานผลการพิจารณาพร้อมทั้ง บันทึกความเห็นแย้ง
ของคณะกรรมการ (ถ้ามี) ต่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกองพลหรือเทียบเท่าขึ้นไป เพ่ือพิจารณาสั่งการตาม
ขอ้ ๓๔.๔

๓๔.๓.๕ ควบคุมการทำลายหนังสือซ่ึงผู้มีอำนาจอนุมัติให้ทำลายได้แล้ว
โดยการเผาหรือวิธีอื่นใด ท่ีทำให้อ่านหนังสือฉบับน้ันแล้วจับใจความไม่ได้ และเมื่อทำลายเรียบร้อยแล้ว
ให้จัดทำบนั ทกึ ให้คณะกรรมการทำลายหนังสือลงลายมือช่ือรว่ มกนั แลว้ เสนอตอ่ ผูม้ อี ำนาจอนุมัตทิ ราบ

๓๔.๔ เม่ือหัวหน้าส่วนราชการระดับกองพลหรือเทียบเท่าข้ึนไปได้รับรายงาน
ตามขอ้ ๓๔.๓.๔ แล้ว ให้พิจารณาส่งั การดังน้ี

๓๔.๔.๑ หากเห็นว่าหนังสือเร่ืองใดยังไม่ควรทำลาย ให้สั่งการให้เก็บ
หนังสือนน้ั ไว้จนถงึ เวลาการทำลายในครั้งถัดไป

๓๔.๔.๒ หากเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรทำลาย ให้ส่งบัญชีหนังสือ
ขอทำลาย ให้สำนักหอจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศิลปากร พิจารณาก่อน เวน้ แต่หนังสือประเภททส่ี ่วนราชการ
นน้ั ได้ขอทำความตกลงกบั กรมศิลปากรแล้ว ไม่ต้องส่งไปให้พจิ ารณา

๓๔.๕ เมื่อได้รับแจ้งว่า เห็นชอบในการทำลายหนังสือตามบัญชีหนังสือ
ขอทำลายจากสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรแล้ว ให้ส่วนราชการน้ันดำเนินการทำลายหนังสือ
ต่อไปได้ และหากภายใน ๖๐ วัน นับตั้งแต่วันที่ส่วนราชการได้ส่งบัญชีหนังสือขอทำลายไป และทางสำนัก-
หอจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศิลปากร ไม่แจ้งความเห็นใหท้ ราบแตป่ ระการใด ใหถ้ อื วา่ ได้ใหค้ วามเหน็ ชอบแล้ว
ให้ส่วนราชการดำเนินการทำลายหนงั สือตามบัญชหี นงั สือขอทำลายได้

หากสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร แจ้งว่า หนังสือฉบับใด
ควรขยายเวลาการทำลาย หรือให้เก็บไว้ตลอดไป ก็ให้ส่วนราชการนั้น ๆ ดำเนินการแก้ไขตามท่ีสำนัก-
หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรแจ้งมา หรือหากสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
ส่งเจา้ หนา้ ทีม่ าทำการตรวจสอบ กใ็ หส้ ่วนราชการน้ันให้ความร่วมมือตามความเหมาะสม

๒.๔ หมวด ๔ มาตรฐานตรา แบบพิมพ์ และซอง
ข้อ ๓๕ ตราครุฑสำหรับแบบพิมพ์ ให้ใช้ตามอนุผนวก ๑ ลักษณะครุฑแบบมาตรฐาน

ประกอบผนวก ง ทา้ ยระเบยี บ มี ๒ ขนาด
๓๕.๑ ขนาดตวั ครุฑสงู ๓ เซนตเิ มตร กวา้ ง ๒.๗ เซนติเมตร
๓๕.๒ ขนาดตัวครฑุ สงู ๑.๕ เซนติเมตร กว้าง ๑.๓๘ เซนตเิ มตร

ขอ้ ๓๖ ตราช่ือส่วนราชการ ให้ใช้ตามแบบอนุผนวก ๒ แบบตราชื่อส่วนราชการ
ประกอบผนวก ง ท้ายระเบยี บ มีลกั ษณะเป็นรูปวงกลมสองวงซ้อนกนั เส้นผา่ ศูนย์กลางวงนอก ๔.๕ เซนติเมตร
วงใน ๓.๕ เซนตเิ มตร ล้อมครุฑ ตามข้อ ๓๕.๑ ระหว่างวงนอกและวงในมีอักษรไทยชื่อสว่ นราชการอย่ขู อบลา่ ง
ของตราครฑุ

- 14 -

ส่วนราชการใดท่ีมีการติดต่อกับส่วนราชการ หรือหน่วยงานต่างประเทศ
จะให้มีชื่อส่วนราชการเป็นภาษาต่างประเทศเพ่ิมข้ึนด้วยก็ได้ โดยให้อักษรไทยอยู่ขอบบนและอักษรโรมัน
อยู่ขอบล่างของตรา

ขอ้ ๓๗ ตรากำหนดเก็บหนังสือ คือ ตราที่ใช้ประทับบนหนังสือเก็บ เพ่ือให้ทราบกำหนด
ระยะเวลาการเกบ็ หนังสือน้ัน มีคำว่า เก็บถงึ พ.ศ. ...... หรือคำวา่ หา้ มทำลาย ขนาดไม่เลก็ กว่าตัวพิมพ์ ๒๔ พอยท์

ขอ้ ๓๘ มาตรฐานกระดาษและซอง
๓๘.๑ มาตรฐานกระดาษ โดยปกติ ให้ใชก้ ระดาษปอนด์ขาว มี ๓ ขนาด ได้แก่
๓๘.๑.๑ ขนาด เอ ๔ หมายความว่า ขนาด ๒๑๐ มิลลิเมตร x ๒๙๗ มลิ ลิเมตร
๓๘.๑.๒ ขนาด เอ ๕ หมายความว่า ขนาด ๑๔๘ มิลลเิ มตร x ๒๑๐ มลิ ลเิ มตร
๓๘.๑.๓ ขนาด เอ ๘ หมายความวา่ ขนาด ๕๒ มลิ ลเิ มตร x ๗๔ มลิ ลิเมตร
๓๘.๒ มาตรฐานซอง โดยปกติ ใหใ้ ช้กระดาษสีขาวหรือสนี ้ำตาล มี ๔ ขนาด ได้แก่
๓๘.๒.๑ ขนาด ซี ๔ หมายความว่า ขนาด ๒๒๙ มลิ ลเิ มตร x ๓๒๔ มิลลิเมตร
๓๘.๒.๒ ขนาด ซี ๕ หมายความวา่ ขนาด ๑๖๒ มลิ ลเิ มตร x ๒๒๙ มลิ ลิเมตร
๓๘.๒.๓ ขนาด ซี ๖ หมายความวา่ ขนาด ๑๑๔ มิลลิเมตร x ๑๖๒ มิลลิเมตร
๓๘.๒.๔ ขนาด ดแี อล หมายความวา่ ขนาด ๑๑๐ มิลลิเมตร x ๒๒๐ มิลลิเมตร

ข้อ ๓๙ กระดาษตราครุฑ ให้ใช้กระดาษ ขนาด เอ ๔ พิมพ์ครุฑตามข้อ ๓๕.๑ ด้วยหมึกสีดำ
หรือทำเป็นครุฑดุนที่ก่ึงกลางส่วนบนของกระดาษ ตามแบบอนุผนวก ๓ กระดาษตราครุฑ พิมพ์ด้วยหมึกดำ
หรือตามอนผุ นวก ๔ แบบกระดาษตราครฑุ ดนุ ประกอบผนวก ง ท้ายระเบียบ

ข้อ ๔๐ กระดาษบันทึกข้อความ ให้ใช้กระดาษขนาด เอ ๔ หรือขนาด เอ ๕ พิมพ์ครุฑ
ตามข้อ ๓๕.๒ ด้วยหมึกสีดำ ท่ีมุมบนด้านซ้ายตามอนุผนวก ๕ แบบบันทึกข้อความ ประกอบผนวก ง ท้าย
ระเบยี บ

ข้อ ๔๑ ซองหนังสือ ให้พมิ พค์ รฑุ ดว้ ยหมึกสีดำที่มมุ บนดา้ นซ้ายของซอง
๔๑.๑ ขนาด ซี ๔ ใช้สำหรับบรรจุหนังสือที่ใช้กระดาษตราครุฑ โดยไม่ต้องพับ

มี ๒ ชนิดไดแ้ ก่ ชนิดธรรมดา และชนิดขยายข้าง พมิ พ์ครุฑตามขอ้ ๓๕.๑
๔๑.๒ ขนาด ซี ๕ ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๒ พิมพ์ครุฑ

ตามข้อ ๓๕.๒
๔๑.๓ ขนาด ซี ๖ ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๔ พิมพ์ครุฑ

ตามขอ้ ๓๕.๒
๔๑.๔ ขนาด ดีแอล ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๓ พิมพ์ครุฑ

ตามข้อ ๓๕.๒
ส่ ว น ร าช ก าร ใด มี ค ว า ม จ ำ เป็ น ต้ อ งใช้ ซ อ งส ำห รั บ ส่ งท างไป ร ษ ณี ย์ อ าก า ศ

โดยเฉพาะอาจใช้ซองพเิ ศษสำหรบั สง่ ทางไปรษณีย์อากาศ และพมิ พต์ ราครฑุ ตามที่กลา่ วข้างต้นไดโ้ ดยอนุโลม

- 15 -

ข้อ ๔๒ ตรารับหนังสือ คือ ตราที่ใช้ประทับบนหนังสือ เพ่ือลงเลขทะเบียนรับหนังสือ
ตามอนุผนวก ๑ แบบตรารับหนังสือ ประกอบผนวก ข ท้ายระเบียบมีลักษณะเป็นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ้า
ขนาด ๒.๕ เซนตเิ มตร X ๕ เซนติเมตร มชี ื่อสว่ นราชการอยู่ตอนบน

ขอ้ ๔๓ ทะเบียนหนังสือรับ ใช้สำหรับลงรายการหนังสือท่ีได้รับเข้าเป็นประจำวัน
โดยเรียงลำดับลงมาตามเวลาท่ีได้รับหนังสือ ใช้กระดาษขนาด เอ ๔ พิมพ์สองหน้า มี ๒ ชนิด ได้แก่
ชนดิ เป็นรูปเล่ม และชนิดเป็นแผน่ ตามอนุผนวก ๒ แบบทะเบยี นหนังสือรับ ประกอบผนวก ข ทา้ ยระเบียบ

ข้อ ๔๔ ทะเบียนหนังสือส่ง ใช้สำหรับลงรายการหนังสือที่ส่งออกเป็นประจำ
โดยเรียงลำดับลงมาตามเวลาท่ีได้ส่งหนังสือ ใช้กระดาษ ขนาด เอ ๔ พิมพ์สองหน้า มี ๒ ชนิด ได้แก่
ชนดิ เป็นรปู เลม่ และชนิดเป็นแผน่ ตามอนผุ นวก ๓ แบบทะเบียนหนงั สอื ส่ง ประกอบผนวก ข ท้ายระเบยี บ

ขอ้ ๔๕ สมุดส่งหนังสือและใบรับหนั งสือ ใช้สำหรับลงรายละเอียดเกี่ยวกับ
การส่งหนังสือ โดยให้ผู้นำส่งถือกำกับไปกับหนังสือ เพ่ือให้ผู้รับหนังสือลงลายมือช่ือรับไว้เป็นหลักฐาน
แลว้ รับกลับคนื มา

๔๕.๑ สมุดส่งหนังสือ เป็นสมุดสำหรับใช้ลงรายการส่งหนังสือ ใช้กระดาษ
ขนาดเอ ๕ พิมพส์ องหน้า ตามอนผุ นวก ๔ แบบสมุดส่งหนังสอื ประกอบผนวก ข ท้ายระเบยี บ

๔๕.๒ ใบรับหนังสือ ใช้สำหรับกำกับไปกับหนังสือท่ีนำส่ง โดยให้ผู้รับหนังสือ
ลงลายมือช่ือรับไว้เป็นหลักฐาน แล้วรับกลับคืนมา ใช้กระดาษ ขนาด เอ ๘ พิมพ์หน้าเดียว ตามอนุผนวก ๕
แบบใบรับหนงั สือ ประกอบผนวก ข ท้ายระเบยี บ

ข้อ ๔๖ บัตรตรวจค้น เป็นบัตรกำกับหนังสอื แต่ละรายการ เพ่ือให้ทราบว่าหนังสือนั้น ๆ
ได้มีการดำเนินการตามลำดับขั้นตอนอย่างใด จนกระทั่งเสร็จสิ้น บัตรตรวจค้นนี้เก็บเรียงลำดับกันเป็นชุด
ในที่เก็บโดยมีกระดาษติดเป็นบัตรดรรชนี ซงึ่ แบง่ ออกเปน็ ตอน ๆ เพ่ือสะดวกแก่การตรวจค้น ใชก้ ระดาษขนาด
เอ ๕ พมิ พ์สองหนา้ ตามอนุผนวก ๖ ประกอบบัตรตรวจค้น ของผนวก ข ท้ายระเบยี บ

ข้อ ๔๗ บัญชีหนังสือส่งเก็บ ใช้สำหรับลงรายการหนังสือท่ีจะส่งเก็บ ใช้กระดาษขนาด
เอ ๔ พมิ พห์ นา้ เดยี ว ตามอนุผนวก ๑ แบบบญั ชีหนังสือส่งเกบ็ ประกอบผนวก ค ท้ายระเบยี บ

ข้อ ๔๘ ทะเบยี นหนังสือเก็บ เปน็ ทะเบียนทีใ่ ช้ลงรายการหนงั สือเก็บ มีขนาด เอ ๔ พิมพ์
สองหน้า มี ๒ ได้แก่ คือ ชนิดเป็นรูปเล่ม และชนิดเป็นแผ่น ตามอนุผนวก ๒ แบบทะเบียนหนังสือเก็บ
ประกอบผนวก ค ท้ายระเบยี บ

ขอ้ ๔๙ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี เป็นบัญชีท่ีใช้ลงรายการหนังสือท่ีมีอายุครบ ๒๐ ปี
ส่งมอบเก็บไว้ท่ีสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร มีลักษณะเป็นแผ่น ขนาดเอ ๔ พิมพ์สองหน้า
ตามอนุผนวก ๓ แบบบญั ชีส่งมอบหนังสอื ครบ ๒๐ ปี ของผนวก ค ทา้ ยระเบียบ

ขอ้ ๕๐ บัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปี ที่ขอเก็บเอง เป็นบัญชีท่ีใช้ลงรายการหนังสือที่มีอายุ
ครบ ๒๐ ปี ซ่ึงส่วนราชการน้ันมีความประสงค์จะเก็บไว้เอง ใช้กระดาษขนาด เอ ๔ พิมพ์สองหน้า
ตามอนุผนวก ๔ แบบบญั ชหี นังสอื ครบ ๒๐ ปี ทข่ี อเก็บเอง ประกอบผนวก ค ทา้ ยระเบียบ

- 16 -

ข้อ ๕๑ บัญชีฝากหนังสือ เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือท่ีส่วนราชการนำฝากไว้กับ
สำนักหอจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศิลปากร ใช้กระดาษขนาด เอ ๔ พิมพส์ องหนา้ ตามอนุผนวก ๕ แบบบัญชี
ฝากหนังสือ ประกอบผนวก ค ทา้ ยระเบียบ

ข้อ ๕๒ บตั รยืมหนังสือ ใช้สำหรับเป็นหลักฐานแทนหนังสือที่ให้ยืมไป ใช้กระดาษขนาด
เอ ๔ พมิ พ์หน้าเดยี ว ตามอนุผนวก ๖ แบบบัตรยมื หนงั สือ ประกอบผนวก ค ทา้ ยระเบยี บ

ข้อ ๕๓ บัญชีหนังสือขอทำลาย เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือท่ีครบกำหนดเวลา
การเก็บ ใช้กระดาษขนาด เอ ๔ พิมพ์สองหน้า ตามอนุผนวก ๗ แบบบัญชีหนังสือขอทำลาย ประกอบผนวก ค
ทา้ ยระเบียบ

ข้อ ๕๔ คำข้ึนต้น สรรพนาม คำลงท้าย ในหนังสอื ราชการ และคำท่ีใช้ในการจ่าหนา้ ซอง
สำหรบั พระราชวงศ์ ให้เป็นไปตามประกาศในราชกิจจานุเบกษา นอกจากนัน้ ให้ใช้ตามฐานะแห่งความสัมพันธ์
ระหว่างสว่ นราชการเจ้าของหนงั สือกับผรู้ บั หนงั สือ ตามผนวก จ ทา้ ยระเบยี บ

ขอ้ ๕๕ รายละเอียดเพ่ิมเติมในการจัดทำหนังสือราชการ ตามผนวก ฉ ทา้ ยระเบียบ
ข้อ ๕๖ คำอธิบายประกอบระเบียบกองทัพบกว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๖๓
ตามผนวก ช ทา้ ยระเบยี บ
ข้อ ๕๗ หนังสือภาษาต่างประเทศรวมท้ังรูปแบบ ให้ปฏิบัติตามระเบียบสำนัก
นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ โดยอนโุ ลม
ข้อ ๕๘ รหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของส่วนราชการในกองทัพบก ใช้ตามหลักเกณฑ์
การกำหนดรหสั ตัวพยัญชนะและเลขประจำของส่วนราชการในกองทัพบก

๓. ระเบียบกองทพั บก วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบบั ท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๖๔

ข้อ ๑ ระเบยี บนี้เรยี กว่า “ระเบยี บกองทัพบกวา่ ด้วยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๖๔”
ขอ้ ๒ ระเบยี บนี้ใหใ้ ช้บงั คบั ตัง้ แตบ่ ัดนี้เปน็ ต้นไป
ข้อ ๓ ให้ยกเลิกความในบทนิยามคำว่า “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” ในข้อ ๖.๗
แห่งระเบยี บกองทพั บกว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๖๓ และใหใ้ ชค้ วามตอ่ ไปนีแ้ ทน

“ข้อ ๖.๗ “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า การรับ ส่ง
และเก็บรักษา ขอ้ มูลขา่ วสารหรือหนังสอื ผ่านระบบส่ือสารด้วยวิธีการทางอเิ ลก็ ทรอนิกส์ โดยรวมถงึ การรับ ส่ง
โดยใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการหรือที่ส่วนราชการจัดให้แก่เจ้าหน้าที่ และระบบส่ือสาร
ทางอิเลก็ ทรอนิกสอ์ นื่ ใด ตามทหี่ ัวหนา้ สว่ นราชการกำหนดดว้ ย”

ข้อ ๔ ให้เพม่ิ ความต่อไปนีเ้ ป็นข้อ ๖.๘ แห่งระเบยี บกองทัพบกวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ ๒๕๖๓
“ข้อ ๖.๘ “หนังสืออิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า หนังสือราชการที่จัดทำ

และไดร้ ับ สง่ หรอื เกบ็ รกั ษาด้วยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์”

- 17 -

ข้อ ๕ ให้ยกเลิกความในขอ้ ๗ แห่งระเบียบกองทพั บกว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๖๓
และใหใ้ ชข้ อ้ ความตอ่ ไปนแี้ ทน

“ข้อ ๗ การติดต่อราชการให้ดำเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
เป็นหลัก เว้นแต่กรณีท่ีเป็นขอ้ มูลขา่ วสารลับชั้นลับท่ีสุดตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
หรือเป็นสิ่งที่เป็นความลับของทางราชการชั้นลับท่ีสุดตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการรักษา
ความปลอดภัยแห่งชาติ หรือมเี หตจุ ำเป็นอืน่ ใดท่ีไมส่ ามารถดำเนนิ การด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้”

ข้อ ๖ ให้เพ่ิมความต่อไปนี้เป็นวรรคสามของข้อ ๑๖.๓ แห่งระเบียบกองทัพบก
ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๖๓

“ในกรณีท่ีบันทึกจัดทำในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือโดยการพิมพ์
ข้อความ ในไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ หรือระบบส่ือสารอื่นใดท่ีมีการยืนยันตัวตน จะพิมพ์ช่ือผู้บันทึกแทนการ
ลงลายมอื ช่ือกไ็ ด้ และจะไม่ลงวนั เดอื น ปที ่บี นั ทึกกไ็ ดห้ ากระบบมีการบันทึกวัน เดือน ปีไวอ้ ย่แู ลว้ ”

ข้อ ๗ ให้ยกเลิกความในวรรคสองของข้อ ๑๖.๔ แห่งระเบียบกองทัพบก ว่าด้วย
งานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๖๓ และใหใ้ ชค้ วามตอ่ ไปนีแ้ ทน

“สื่อกลางบันทึกข้อมูลตามวรรคหน่ึง หมายความว่า ส่ือใด ๆ ท่ีอาจใช้บันทึก
ขอ้ มูลได้ ด้วยอุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ รวมตลอดท้ังพ้ืนที่ท่ีส่วนราชการใช้ในการจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ด้วย
เช่น บรกิ ารคลาวด์ (cloud computing)”

ข้อ ๘ ให้เพ่ิมความต่อไปนี้เป็นวรรคสองของข้อ ๑๘ แห่งระเบียบกองทัพบก ว่าด้วย
งานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๖๓

“หนังสอื ที่จัดทำข้ึนตามวรรคหน่ึงและหน่วยงานสารบรรณกลางไดส้ ่งหนังสือดว้ ย
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ให้ถือว่าการเก็บสำเนาหนังสือไว้ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งน้ัน
เป็นการเก็บสำเนาไว้ทหี่ น่วยงานสารบรรณกลางตามวรรคหนึ่งแล้ว ทั้งน้ี โดยไม่ต้องเกบ็ เปน็ เอกสารอกี ”

ข้อ ๙ ให้ยกเลิกข้อความในหมวด ๕ เบ็ดเตล็ด ข้อ ๕๔ ถึง ๕๘ แห่งระเบียบกองทัพบก
ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๖๓ และใหใ้ ชค้ วามต่อไปนีแ้ ทน

๓.๑ หมวด ๕ ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์
ข้อ ๕๔ ให้ส่วนราชการจัดให้มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิ กส์สาหรับปฏิบัติ

งานสารบรรณ หรืออย่างน้อยต้องมีท่ีอยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางสำหรับการรับและการส่งหนังสือ
อิเล็กทรอนกิ ส์ ของส่วนราชการน้นั

ในกรณีที่ส่วนราชการใดมีหน่วยงานในสังกัดตั้งอยู่ในภูมิภาค หรือมีหน่วยงาน
ในสังกัด ที่จำเป็นต้องมีหน่วยงานสารบรรณกลางแยกต่างหากจากส่วนกลางเพื่อประสิทธิภาพในการปฏิบัติ
ราชการ หรือมีเหตุจำเป็นอื่นใดให้ต้องมีท่ีอยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางตามวรรคหนึ่งของตนเอง
ส่วนราชการน้ัน จะอนุญาตหรือจัดให้หน่วยงานในสังกัดดังกล่าวมีที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลางเฉพาะ
สำหรบั การรบั และการส่งหนังสอื อิเล็กทรอนิกส์ของหนว่ ยงานนน้ั ก็ได้

- 18 -

ข้อ ๕๕ การติดต่อราชการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ส่งตรวจสอบ
ผลการส่งทุกคร้ังและให้ผู้รับแจ้งตอบรับเพ่ือยืนยันว่าหนังสือได้จัดส่งไปยังผู้รับเรียบร้อยแล้ว ถ้าได้รับการแจ้ง
ตอบรับแล้ว สว่ นราชการผสู้ ่งไม่ตอ้ งจัดสง่ หนงั สือเป็นเอกสารตามไปอีก

การส่งข้อความทางเครื่องมือส่อื สาร เช่น โทรศัพท์ วทิ ยุส่ือสารวิทยุกระจายเสียง
ให้ผรู้ ับ ปฏบิ ัตเิ ชน่ เดยี วกับไดร้ ับหนังสอื ในกรณีทจ่ี ำเป็นตอ้ งยนื ยันเป็นหนงั สือ ให้ทำหนังสือยืนยันตามไปทันที
สำหรบั กรณีทข่ี ้อความทส่ี ่งไมม่ ีหลักฐานปรากฏชัดแจง้ ให้ผู้สง่ และผรู้ ับบันทกึ ข้อความไวเ้ ป็นหลกั ฐาน

การส่งหรือจัดเก็บข้อความตามวรรคสองด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์
ไว้ในระบบสารบรรณ อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ ใหถ้ อื เปน็ การบนั ทกึ ขอ้ ความไวเ้ ปน็ หลกั ฐานแล้ว

ข้อ ๕๖ หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสาร
และหนังสือราชการ ด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้เป็นไปตามท่ีกำหนดไว้ในผนวก ซ ท้ังน้ี
โดยไมร่ วมถึงการใช้ ไปรษณยี อ์ ิเลก็ ทรอนิกส์

ห ลั ก เก ณ ฑ์ แ ล ะ วิ ธี ก า ร ป ฏิ บั ติ ใน ก า ร รั บ ส่ ง แ ล ะ เก็ บ รั ก ษ า ข้ อ มู ล ข่ า ว ส า ร
และหนงั สอื ราชการ โดยไปรษณีย์อเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ ให้เปน็ ไปตามท่ีกำหนดไวใ้ นผนวก ด

ข้อ ๕๗ ให้นำความในข้อ ๒๐ ข้อ ๒๐.๑ ข้อ ๒๐.๓ ข้อ ๒๐.๔ ข้อ ๒๑ ข้อ ๒๑.๑
อนุผนวกประกอบผนวก ข ขอ้ ๒๑.๒ ขอ้ ๒๖ และขอ้ ๒๗ มาใชบ้ ังคับแกห่ นงั สืออิเล็กทรอนิกส์ด้วยโดยอนโุ ลม

ในกรณีที่หน่วยงานสารบรรณกลางของส่วนราชการมีความจำเป็นต้องพิมพ์
หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ ทไี่ ด้รับออกเป็นเอกสารเพอ่ื ดำเนนิ การ ให้นำความในขอ้ ๒๐.๒ มาใชบ้ ังคบั ดว้ ย

ข้อ ๕๘ เพ่ือประโยชน์ในการปฏบิ ัติงานสารบรรณ ในการรับหรือส่งหนังสืออิเล็กทรอนิกส์
ให้ลงเวลาท่ีปรากฏในระบบว่าส่วนราชการได้รับหรือได้ส่งหนังสือไว้ในทะเบียนหนังสือรับหรือทะเบียนหนังสือส่ง
แล้วแต่กรณี ไว้เพื่อเป็นหลักฐานทางราชการด้วย โดยในกรณีที่ได้ส่งไปทางที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
ที่ได้รับแจ้งไว้หรือที่ได้มีการประกาศเผยแพร่ตามข้อ ๕๔ แล้ว แต่ไม่สำเร็จ ให้ลงวันและเวลาที่ปรากฏ
ในระบบว่าไดจ้ ัดส่งครงั้ แรกเป็นวันและเวลาทีไ่ ดส้ ่งหนงั สือ

ข้อ ๕๙ การเก็บหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ นอกจากการเก็บไว้ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
อันเป็นผลจากท่ีได้มีการรับหรือการส่งหนังสือน้ัน ให้มีการสำรองข้อมูล (backup) หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ไว้
อีกแหง่ เป็นอย่างน้อยดว้ ย ทง้ั นี้ ตามหลกั เกณฑ์และวิธีการท่ีหัวหนา้ ส่วนราชการกำหนด

หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ท่ีเก็บรักษาไว้ในการสำรองข้อมูลตามวรรคหนึ่ง และท่ีส่ง
ให้สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ตามข้อ ๒๖ ให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐาน เช่น PDF
ความละเอียดไม่นอ้ ยกวา่ ๑๕๐ dpi และใหน้ ำหลักเกณฑ์การตง้ั ชอ่ื ไฟล์ท่ีกำหนดไว้ในผนวก ด มาใชบ้ ังคับด้วย
โดยอนโุ ลม

ข้อ ๖๐ หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ไม่มีอายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ตลอดไป
เวน้ แต่กรณี มีความจำเป็นตอ้ งเพิ่มพืน้ ทจ่ี ัดเกบ็ ในระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกสข์ องส่วนราชการ หรือมีเหตุผล
ความจำเป็นอ่ืนใด หัวหน้าส่วนราชการจะมีคำส่ังให้ทำลายหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่มิใช่ เอกสารจดหมายเหตุ
ตามกฎหมายว่าด้วยจดหมายเหตุแห่งชาติ ท่ีเก็บมาเป็นเวลาเกินกว่า ๑๐ ปีแล้วก็ได้ โดยในการทำลายให้ใช้วิธี

- 19 -

ลบออกจากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ และให้ลบหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บไว้เป็นเวลานานที่สุด
ย้อนขนึ้ มา

ให้นำความในวรรคหน่ึงมาใช้บังคับแก่หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บรักษา
ไวใ้ นการสำรองข้อมลู ของส่วนราชการตามขอ้ ๕๙ ด้วยโดยอนโุ ลม โดยหัวหนา้ ส่วนราชการจะมีคำสั่งให้ทำลาย
ไดเ้ ฉพาะหนังสือท่ีเกบ็ มาเป็นเวลาเกินกวา่ ๒๐ ปี ซ่ึงไดม้ ีการส่งให้สำนักหอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร
ตามข้อ ๒๖ แล้ว เม่ือหัวหน้าส่วนราชการมีคำส่ังให้ทำลายหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ตามวรรคหน่ึงหรือวรรคสองแล้ว
ให้นำความในการทำลายของหมวด ๓ การเกบ็ รักษา การยืม และการทำลายหนงั สือ มาใชบ้ งั คับโดยอนุโลม

ข้อ ๖๑ ให้ส่วนราชการจัดให้มีทะเบียนหนังสือรับ ทะเบียนหนังสือส่ง บัญชีหนังสือส่งเก็บ
ทะเบียนหนังสือเก็บ บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี บัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปีที่ขอเก็บเอง บัญชีฝากหนังสือ
และบัญชีหนังสือขอทำลาย ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยกรอกรายละเอียดเช่นเดียวกับทะเบียนหรือบัญชี
ในรูปแบบเอกสาร

ท ะ เบี ย น ห รือ บั ญ ชี อิ เล็ ก ท รอ นิ ก ส์ ต าม ว รร ค ห น่ึ งจ ะ อ ยู่ ใน ร ะ บ บ ส ารบ รร ณ
อิเล็กทรอนิกส์หรือจัดทำโดยใช้โปรแกรม เช่น Microsoft Excel หรือ Google Sheets หรือ Apple-
Numbers หรือแอปพลิเคชัน อื่นใดก็ได้ ทั้งน้ี เม่ือมีทะเบียนหรอื บัญชีดงั กล่าวในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้วไม่
ต้องจัดทำทะเบียนหรอื บญั ชีใดเปน็ เอกสารอีก

ข้อ ๖๒ ในการพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการ หรือมีปัญหา
อุปสรรค ทางเทคนิคในการปฏิบัติงานสารบรรณดว้ ยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ หรือในการเชอ่ื มโยงข้อมูล
หรือระบบกับส่วนราชการและหน่วยงานอื่น ส่วนราชการอาจขอรับการสนับสนุนหรือขอความช่วยเหลือ
จากสำนกั งานพฒั นารฐั บาลดิจทิ ลั (องคก์ ารมหาชน) หรือสำนักงานพัฒนาธรุ กรรมทางอิเลก็ ทรอนกิ ส์ได้

ขอ้ ๖๓ การปฏิบัติงานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสก์ ่อนวนั ที่ระเบียบนี้
ใช้บังคับ รวมท้ังหนังสือ เอกสาร และสำเนาที่เกี่ยวข้อง ถ้าได้กระทำไปโดยสอดคล้องกับหลักเกณฑ์
หรือวิธีการที่กำหนดไวใ้ นระเบียบกองทัพบกว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๖๓ ซ่งึ แก้ไขเพ่ิมเติมโดยระเบียบน้ี
ให้ถือว่าชอบด้วยระเบียบกองทัพบกว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๖๓ และให้ปฏิบัติต่อไปตามท่ีกำหนดไว้ใน
ระเบียบกองทัพบกว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๖๓ ซึ่งแก้ไขเพม่ิ เติมโดยระเบียบนี้ และผนวกทีเ่ กย่ี วขอ้ ง

ข้อ ๑๐ ให้เพ่ิมความต่อไปน้ีเป็นหมวด ๖ เบ็ดเตล็ด แห่งระเบียบกองทัพบก ว่าด้วย
งานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๖๓

๓.๒ หมวด ๖ เบด็ เตลด็
ขอ้ ๖๔ คำขึ้นต้น สรรพนาม คำลงท้าย ในหนังสือราชการ และคำที่ใช้ในการจา่ หนา้ ซอง

สำหรับพระราชวงศ์ ให้เป็นไปตามประกาศในราชกิจจานุเบกษา นอกจากนัน้ ให้ใช้ตามฐานะแห่งความสัมพันธ์
ระหว่างส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือกับผู้รบั หนังสือ ตามผนวก จ ท้ายระเบียบ

ข้อ ๖๕ รายละเอยี ดเพิ่มเตมิ ในการจัดทำหนังสือราชการ ตามผนวก ฉ ท้ายระเบยี บ
ข้อ ๖๖ คำอธิบายประกอบระเบียบกองทัพบกว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๖๓
ตามผนวก ช ท้ายระเบยี บ

- 20 -
ข้อ ๖๗ หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสาร
และหนงั สอื ราชการดว้ ยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ตามผนวก ซ ทา้ ยระเบียบ
ข้อ ๖๘ หลักเกณฑ์และวิธีการปฏิบัติในการรับส่งและเก็บรักษาข้อมูลข่าวสาร
และหนังสอื ราชการโดยไปรษณยี ์อเิ ล็กทรอนิกส์ ตามผนวก ด ท้ายระเบยี บ
ข้อ ๖๙ หนังสือภาษาต่างประเทศรวมท้ังรูปแบบ ให้ปฏิบัติตามระเบียบสำนัก
นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ โดยอนโุ ลม
ข้อ ๗๐ รหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของส่วนราชการในกองทัพบก ใช้ตามหลักเกณฑ์
การกำหนดรหสั ตวั พยญั ชนะและเลขประจำของสว่ นราชการในกองทัพบก

หมายเหตุ
ผนวกและอนุผนวกที่กล่าวถึงตามระเบียบนี้ นักเรียนและผู้สนใจสามารถค้นคว้าเพิ่มเติมได้จากระเบียบ

กองทพั บกวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๖๓ และ ระเบียบกองทพั บกว่าดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๖๔

- 21 -

คำถามทา้ ยบท

๑. เขียนแผนภาพสรปุ ชนิดหนังสือราชการ
๒. หนังสอื ภายนอกใช้ในกรณีใด มีกปี่ ระเภท แตล่ ะประเภทใช้ต่างกันอยา่ งไร
๓. เปรยี บเทียบความเหมอื นและความแตกต่างของหนังสือภายนอกและหนังสือภายใน
๔. หนังสอื ประทบั ตราคอื อะไร และใช้ในกรณีใด
๕. สรุปหลกั สำคัญของหนงั สอื สั่งการและหนงั สือประชาสัมพนั ธ์
๖. สรุปขั้นตอนของการรบั และการส่งหนังสอื ราชการ
๗. การเก็บรกั ษา การยมื และการทำลายหนงั สือราชการ มีหลักการอยา่ งไร
๘. มาตรฐานตรา แบบพมิ พ์ และซอง มีอะไรบา้ ง สรปุ หลกั การนำไปใช้
๙. สรุปหลกั การติดตอ่ ราชการดว้ ยระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์
๑๐. สรปุ หลักการเก็บหนงั สืออเิ ล็กทรอนกิ ส์

- 22 -

บทท่ี ๒
การจดั ทำหนังสอื ราชการ

๑. รายละเอียดของการจดั ทำหนังสอื ราชการ

๑. คำขึ้นตน้
๑.๑ หนงั สอื ภายนอก ใหใ้ ชต้ ามผนวก จ ประกอบระเบียบกองทัพบกวา่ ด้วยงานสารบรรณ

พ.ศ. ๒๕๖๓
๑.๒ หนงั สือภายใน และบันทึก ให้ใช้ เรยี น เสนอ สง่ ถึง แลว้ แต่กรณี โดยมลี ักษณะการใช้ดงั นี้
๑.๒.๑ “เรียน” ให้ใช้ในกรณีที่มีหนังสือถึงตำแหน่ง หรือชื่อบุคคล และในกรณี

ทผี่ ้ใู ตบ้ ังคบั บญั ชารายงานต่อผูบ้ ังคับบัญชา
๑.๒.๒ “เสนอ” ให้ใชใ้ นกรณีที่มีหนังสอื ถึงส่วนราชการ หรอื หนว่ ยงาน
๑.๒.๓ “ส่ง” ให้ใช้ในกรณีท่ีผู้บังคับบัญชามีหนังสือถึงผู้ใต้บังคับบัญชา หรือหน่วย

ในบังคับบญั ชา
๑.๒.๔ “ถึง” ให้ใช้ในกรณีท่ีมีหนังสือถึงตำแหน่ง ชื่อบุคคล ส่วนราชการ หรือหน่วย

ในระดบั ต่ำกว่าส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ
๒. สรรพนาม ให้ใช้ตามผนวก จ ประกอบระเบียบกองทัพบกว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๖๓

เว้นแตก่ รณที เี่ ป็นการรายงานตอ่ ผู้บังคับบัญชาใช้ “กระผม” หรือ “ดิฉัน” แล้วแต่กรณี
๓. คำลงท้าย หนังสือภายนอก ใหใ้ ชต้ ามผนวก จ ประกอบระเบียบกองทัพบก ว่าด้วยงานสารบรรณ

พ.ศ. ๒๕๖๓ เวน้ แต่ ในกรณีทีผ่ ู้ใต้บังคับบญั ชารายงานต่อผู้บงั คบั บัญชา ใหใ้ ชค้ ำลงท้ายว่า “ควรมิควรแล้วแต่-
จะกรณุ า” และในกรณีทีผ่ ู้บังคับบัญชามหี นงั สอื ถึงผู้ใตบ้ ังคบั บญั ชา ไม่ต้องใช้คำลงทา้ ย

๔. การลงชือ่ และตำแหน่ง
๔.๑ โดยปกติ หัวหน้าส่วนราชการ หรือหัวหน้าหน่วย เป็นผู้ลงชื่อในหนังสือราชการ

ของสว่ นราชการ หรือหน่วยน้นั ๆ
การรักษาราชการ รักษาราชการแทน ทำการแทน หรือการส่ังการตามที่ได้รับ

มอบหมาย จะต้องเป็นผู้ที่ได้รับการแต่งต้ัง หรือได้รับมอบหมาย หรือได้รับมอบอำนาจตามที่กฎหมาย
ขอ้ บังคับหรอื ระเบียบของทางราชการที่กำหนดไว้

๔.๒ การพมิ พ์ชือ่ เตม็ ของเจ้าของลายมอื ชื่อ
๔.๒.๑ ในกรณีที่ผู้ลงนาม มียศ ให้พิมพ์ยศไว้หน้าลายมือชื่อ และพิมพ์ชื่อเต็ม

ของผ้ลู งนามไว้ใตล้ ายมือชื่อ
๔.๒.๒ ในกรณีที่ผู้ลงนาม ไม่มียศ ให้ใช้คำว่า นาย นาง นางสาว ไว้หน้าช่ือเต็มใต้

ลายมอื ช่ือ

- 23 -

๔.๒.๓ ในกรณที ผี่ ู้ลงนาม มีบรรดาศักด์ิ หรอื ฐานันดรศกั ด์ิ ใหพ้ ิมพ์คำเต็มของบรรดาศกั ดิ์
หรือฐานนั ดรศกั ดิ์ ไวใ้ ต้ลายมอื ช่อื

๔.๒.๔ ในกรณีที่เจ้าของลายมือชื่อ เป็นสตรีท่ีได้รับพระราชทานเคร่ืองราชอิสริยาภรณ์
ตระกูลจุลจอมเกล้า ให้ใช้คำนำนามตามกฎหมายว่าด้วยการให้ใช้คำนำนามสตรี เช่น สตรีทั่วไป ซ่ึงทำการ
สมรสแล้ว และได้รับพระราชทานเคร่ืองอิสริยาภรณ์ตระกลู จุลจอมเกล้า ตั้งแตช่ ้ันทุติยจุลจอมเกล้าวิเศษจนถึง
ปฐมจุลจอมเกล้า ให้ใช้คำนำนามว่า “ท่านผู้หญิง” ส่วนสตรีที่ได้รับพระราชทานเคร่ืองราชอิสริยาภรณ์ต้ังแต่
ชั้นจตุตถจุลจอมเกล้า ตติยจุลจอมเกล้า จนถึงทุติยจุลจอมเกล้า ให้ใช้คำนำนามว่า “คุณหญิง” แล้วแต่กรณี
ไว้หน้าชื่อเตม็ ใต้ลายมอื ช่ือ

สำหรับสตรีท่ียังมิได้ทำการสมรส และได้รับพระราชทานเคร่ืองราชอิสริยาภรณ์
ตระกูลจุลจอมเกล้า ตามมติคณะรัฐมนตรีเร่ืองการใช้คำนำนามสตรใี หใ้ ช้คำว่า “คณุ ” ไว้หนา้ ชอื่ เต็ม ใตล้ ายมือ
ชื่อเชน่ เดยี วกับวรรคแรก

๔.๒.๕ การใช้ตำแหน่งทางวิชาการประกอบยศทหาร ผทู้ ่ีดำรงตำแหน่งศาสตราจารย์
รองศาสตราจารย์ หรอื ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ซึ่งได้รับแต่งตั้งตามกฎหมายว่าด้วยสถาบนั อุดมศึกษา ไม่ว่าจะเป็น
ตำแหน่งทางการประจำ ตำแหน่งทางวิชาการพิเศษ ตำแหน่งทางวิชาการเกียรติคุณ หรือตำแหน่งท่ีในรปู แบบ
อื่นในลักษณะเดียวกัน เช่น ตำแหน่งทางวิชาการเกียรติคุณโรงเรียนทหาร มีสิทธิใช้ตำแหน่งทางวิชาการ
ที่ได้รับเป็นคำนำหน้านามประกอบยศทหาร และคำนำหน้านามอื่น ๆ ในการลงลายมือชื่อ หนังสือ เอกสาร
งานสารบรรณ หรือการเรียกขานใด ๆ ในห้วงเวลาที่ได้รับการโปรดเกล้าฯ หรือแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่ง
ทางวิชาการ และการใช้ตำแหน่งทางวิชาการเป็นเรื่องเฉพาะตัวของผู้ดำรงตำแหน่ง เมื่อประสงค์จะใช้ในกรณี
ที่มีสิทธิใช้คำนำหน้านามในรูปแบบอ่ืนด้วย ให้เรียงตามลำดับก่อนหลัง ดังนี้ ตำแหน่งทางวิชาการ – ยศ –
บรรดาศักดิ์ – ฐานันดรศักด์ิ หรือคำนำหน้านามสตรีท่ีได้รับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ตระกูล
จุลจอมเกลา้ และมสี ทิ ธใิ ช้คำนำหนา้ นามน้ัน ตามกฎหมาย ระเบยี บ หรือประกาศของทางราชการ

หมายเหตุ ในกรณีที่ใช้ภายในกระทรวงกลาโหม ให้ปฏิบัติตามข้อบังคับ
กระทรวงกลาโหมว่าด้วยศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ และผู้ช่วยศาสตราจารย์ สถาบันการศึกษาสังกัด
กระทรวงกลาโหม พ.ศ. ๒๕๕๓ โดยอนุโลม กล่าวคือ ให้เรียงตามลำดับก่อนหลัง ดังนี้ ยศ – ตำแหน่ง
ทางวิชาการ – บรรดาศักด์ิ – ฐานันดรศกั ดิ์ หรือ คำนำหน้านามสตรีท่ีไดร้ ับพระราชทานเครื่องราชอสิ รยิ าภรณ์
ตระกลู จลุ จอมเกล้า และมีสิทธใิ ชค้ ำนำหนา้ นามนัน้ ตามกฎหมาย ระเบยี บ หรอื ประกาศของทางราชการ

๔.๓ การลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ ให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ ถ้าผู้ลงนาม
มิใช่เจ้าของหนงั สอื โดยตรง แตเ่ ปน็ ผู้รักษาการ รกั ษาราชการแทน หรือทำการแทน จะโดยไดร้ ับการแต่งตั้งหรือ
อาศัยอำนาจใด ๆ ตามที่กฎหมาย ข้อบังคับ ระเบียบของทางราชการกำหนดไว้โดยเฉพาะ ให้ลงตำแหน่งของ
ผลู้ งลายมอื ชื่อ และอำนาจในการลงลายมือชอ่ื ไวเ้ หนือตำแหนง่ เจ้าของหนงั สือ

- 24 -

๕. การมอบหมายหรอื มอบอำนาจการลงลายมือช่ือในหนงั สือราชการ
๕.๑ รักษาราชการ ใช้ในกรณีท่ีตำแหน่งในส่วนราชการหรือหน่วยใดว่างลง และยังมิได้

แต่งตั้งข้าราชการผู้ใดดำรงตำแหน่งนั้น ผู้บังคับบัญชาจะสั่งให้ข้าราชการท่ีเห็นสมควร รักษาราชการ
ในตำแหน่งนั้นเปน็ การชว่ั คราวกไ็ ด้ อำนาจในการสัง่ แตง่ ต้ังผู้รกั ษาราชการ จะตอ้ งเป็นไปตามขอ้ บังคบั กำหนด

ตัวอย่าง
พล.ต.
(.......................................................)
รอง มทภ.๑ รักษาราชการ
มทภ.๑

๕.๒ รักษาราชการแทน ใช้ในกรณีที่ผู้ดำรงตำแหน่งในส่วนราชการหรือหน่วยใดไม่
สามารถปฏบิ ัตหิ น้าทีไ่ ด้เป็นครั้งคราว ผ้บู ังคับบัญชาจะสั่งให้ข้าราชการที่เห็นสมควรรักษาราชการแทนเป็นการ
ช่วั คราวกไ็ ด้ อำนาจในการสัง่ แต่งต้ังผู้รักษาราชการแทน จะต้องเป็นไปตามขอ้ บงั คบั ท่ีกำหนดไว้

ตวั อย่าง
พล.ต.
(.......................................................)
รอง มทภ.๑ รกั ษาราชการแทน
มทภ.๑

๕.๓ ทำการแทน ใช้ใน ๒ กรณี ดงั ต่อไปนี้
๕.๓.๑ ทำการแทน โดยการมอบหมายเป็นลายลกั ษณ์อักษร
๕.๓.๑.๑ ผู้ดำรงตำแหน่ง รอง ผู้ช่วย เสนาธิการ รองเสนาธิการ หรือผู้ช่วย

เสนาธิการ ของส่วนราชการหรือหน่วยใด มีอำนาจหน้าที่ทำการแทน และส่ังการในนามของผู้บังคับบัญชา
ส่วนราชการ หรอื หนว่ ยนัน้ ๆ ตามท่ีไดร้ ับมอบหมายได้

๕.๓.๑.๒ หัวหน้าส่วนราชการ หรือหัวหน้าหน่วยขึ้นตรงต่อกองทัพบก
ท่ีเทียบเท่าตำแหน่งช้ันแม่ทัพ จะมอบหมายให้ข้าราชการตำแหน่งใดในสังกัดมีอำนาจหน้าท่ีทำการแทน
และสงั่ การในนามของหวั หนา้ สว่ นราชการ หรือหัวหน้าหน่วยนนั้ ๆ ในบางกรณีก็ได้

๕.๓.๒ ทำการแทน ในกรณีตำแหน่งในส่วนราชการหรือหน่วยใดว่างลง หรือผู้ดำรง-
ตำแหนง่ ในสว่ นราชการหรือหน่วยใด ไม่สามารถปฏิบัติหนา้ ท่ีได้เป็นคร้ังคราว และยังมิได้แต่งต้งั ข้าราชการผู้ใด
รกั ษาราชการ หรือรักษาราชการแทน ให้ รอง ผู้ช่วย หรอื เสนาธิการ ทำการแทนเป็นการชัว่ คราว

ในกรณที ี่ตำแหน่งน้ันไมม่ ี รอง ผู้ช่วย หรือเสนาธกิ าร หรอื มแี ตว่ ่า รอง ผูช้ ว่ ย
หรือเสนาธิการ ไม่สามารถปฏิบัติหน้าทไ่ี ด้เป็นคร้ังคราว ให้ผู้มี ตำแหน่ง ยศ หรืออาวุโสในยศ รองจากตำแหน่ง
ท่ีว่างลงนัน้ ทำการแทนเปน็ การชว่ั คราว

- 25 -

เว้นแต่ ส่วนราชการหรือหน่วยใดจัดกำลังประกอบด้วยหน่วยกำลังรบ
และหน่วยบริการ ให้นายทหารสัญญาบัตรที่เป็นผู้บังคับบัญชาหน่วยกำลังรบซ่ึงเป็นกำลังหลักและมีตำแหน่ง
ยศ หรอื อาวุโสในยศสูง เปน็ ผูท้ ำการแทนเป็นการชัว่ คราว

หากส่วนราชการหรือหน่วยใดเป็นส่วนราชการหรือหน่วยสำหรับดำเนินการ
ในหน้าที่ทางเทคนิคโดยเฉพาะ หรือจัดกิจกรรมรวมหลายเทคนิค ก็ให้นายทหารสัญญาบัตร ซึ่งมีตำแหน่ง ยศ
หรืออาวุโสในยศสงู ในเทคนิคหลกั เป็นผู้ทำการแทนเปน็ การช่ัวคราว

ตัวอย่าง
พล.ต.
(.......................................................)
รอง มทภ.๑ ทำการแทน
มทภ.๑

๖. การลงช่ือในหนังสือราชการ เม่ือเปน็ การสั่งการตามทีไ่ ดร้ บั มอบหมาย ใช้ในกรณดี งั ตอ่ ไปนี้
๖.๑ ผู้ดำรงตำแหน่ง รอง ผู้ช่วย เสนาธิการ รองเสนาธิการ หรือผู้ช่วยเสนาธิการ

ของส่วนราชการหรือหน่วยใด มีอำนาจสั่งการในนามของหัวหน้าส่วนราชการ หรือผู้บังคับบัญชาหน่วยนั้น ๆ
ตามท่ไี ดร้ ับมอบหมาย

๖.๑.๑ การสั่งการในนามของผู้บังคับบัญชาตามที่ได้รับมอบท่ีใช้ภายในหน่วย ให้ใช้คำว่า
“รบั คำสั่ง.........” ลงท้ายเรือ่ งทส่ี งั่ นัน้

ตวั อยา่ ง
รบั คำสงั่ จก.สบ.ทบ.

พ.อ.
(.......................................................)
รอง จก.สบ.ทบ.

หรอื
รบั คำสง่ั จก.สบ.ทบ.

พ.อ.
รอง จก.สบ.ทบ.
วัน เดอื น ปี

- 26 -

๖.๑.๒ ในกรณีท่ีผู้รับมอบอำนาจลงนามในเอกสารท่ีออกนอกหน่วย ให้ใช้คำว่า

“ทำการแทน”

ตวั อย่าง

พ.อ.
(.......................................................)
รอง จก.สบ.ทบ. ทำการแทน
จก.สบ.ทบ.

๖.๒ หัวหน้าส่วนราชการ หรือหัวหน้าหน่วยข้ึนตรงกองทัพบกที่เทียบเท่าช้ันแม่ทัพ
จะมอบหมายเป็นลายลักษณ์อักษร ให้ข้าราชการตำแหน่งใดในสังกัดมีอำนาจส่ังการในนามของหัวหน้า
สว่ นราชการ หรือหน่วยนั้นในบางกรณกี ไ็ ด้

๖.๓ ในกรณีท่ีเป็นการรักษาราชการ หรือรักษาราชการแทน ในตำแหน่งท่ีมิใช่หัวหน้า
ส่วนราชการ ได้แก่ รอง หรือเสนาธิการ และตำแหน่งน้ันได้รับมอบอำนาจจากหัวหน้าส่วนราชการให้ลงนาม
ในเอกสาร หรือส่ังการในนามหัวหน้าส่วนราชการไว้ การลงตำแหน่งของผ้ทู ี่ไปรกั ษาราชการหรือรักษาราชการ
แทนในฐานะตำแหน่งท่ีได้รับมอบอำนาจน้ัน ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่ไปรักษาราชการ หรือรักษาราชการแทน
ต่อด้วยอำนาจในการลงชื่อไว้ในบรรทัดเดียวกัน และให้อยู่เหนือตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ ส่วนกรณีสั่งการ
โดยรับคำสั่ง ไม่ต้องมีอำนาจในการลงช่ือและตำแหน่งเจ้าของหนังสือ เนื่องจากได้นำอำนาจในการลงชื่อ
(รับคำส่งั ) และตำแหน่งเจ้าของหนงั สือ (ตำแหนง่ หัวหนา้ ส่วนราชการ) ไปไว้เหนอื ลายมือช่อื แลว้

๖.๓.๑ ในกรณีที่เป็นการสั่งการภายในหน่วย ให้ใช้คำว่า “รับคำส่ัง..........” ลงท้าย
เร่อื งที่สั่งน้นั

ตัวอย่าง
รับคำสั่ง ผบ.ทบ.

พล.อ.
(.......................................................)

ผช.ผบ.ทบ. รกั ษาราชการแทน รอง ผบ.ทบ.

๖.๓.๒ ในกรณีทเ่ี ป็นหนงั สือออกนอกหนว่ ย ให้ใชค้ ำวา่ “ทำการแทน”
ตัวอย่าง

พล.อ.
(.......................................................)

ผช.ผบ.ทบ. รักษาราชการแทน รอง ผบ.ทบ. ทำการแทน
ผบ.ทบ.

- 27 -

๗. การใชท้ ่หี นงั สอื ในกรณีจดั ทำหนงั สอื ปะหนา้ ต่อจากฉบบั เดิมหรือเรื่องเดิม ให้ปฏิบตั ิดังน้ี
๗.๑ กรณีที่ได้รับหนังสือจากหน่วยใดหน่วยหนึ่ง และได้ลงทะเบียนรับหนังสือแล้ว

เม่ือจะส่งหนังสือฉบับนั้นคืนส่วนราชการเจ้าของหนังสือ หรือส่งต่อไปยังส่วนราชการอ่ืน ให้ใช้ที่ต่อตามด้วย
นามหน่วยและเลขรับ ทบั ดว้ ยตัวเลขยอ่ (จำนวน ๒ หลกั ทา้ ย) ของปีพุทธศกั ราช

ตัวอย่าง สบ.ทบ. ได้รับหนังสือจาก ทภ.๔ เจ้าหน้าที่ สบ.ทบ. ได้ลงทะเบียนรับ
หนังสือเลขที่ ๑๖๐๙๐ เมื่อ ๑๐ ก.ค. ๖๒ เมื่อ สบ.ทบ. มีหนังสือปะหน้าส่งคืน ทภ.๔ จะใช้ที่หนังสือว่า
“ที่ ตอ่ สบ.ทบ. ๑๖๐๙๐/๖๒”

๗.๒ กรณีท่ีมีหนังสือไปยังหน่วยใดหน่วยหน่ึง แล้วหนังสือฉบบั น้ันได้ย้อนกลับมายังหน่วย
เจ้าของหนังสือต้นเร่ือง เม่ือจะส่งหนังสือฉบับนี้ต่อไปยังหน่วยอ่ืน ๆ จะไม่กำหนดท่ีหนังสือข้ึนใหม่ คงใช้ท่ี
หนงั สอื เดมิ โดยใชค้ ำว่า ท่ี ตอ่ กห ......../........

ตวั อย่าง ทภ.๔ มีหนังสือ ที่ กห ๐๔๘๔/๒๗๔๐ ลง ๓ ก.ค. ๖๒ เรื่อง ขออนุมัติเล่ือน
ฐานะนายทหารประทวน กรณเี กษียณอายรุ าชการ ถึง สบ.ทบ. เจา้ หน้าท่ี สบ.ทบ. ตรวจสอบแล้วตอ้ งให้ ทภ.๔
แก้ไขและส่งหลักฐานเพิ่มเติม เม่ือ ทภ.๔ ได้แก้ไขและเพ่ิมเติมหลักฐานเรียบร้อยแล้ว จะส่งเรื่องให้ สบ.ทบ.
อกี ครั้ง จะใช้ท่ีหนังสือว่า ท่ี ต่อ กห ๐๔๘๔/๒๗๔๐ และลงวันท่ีที่หัวหน้าสว่ นราชการ ลงลายมือชือ่ ในหนังสือ
ปะหน้าน้ัน

๘. กรณีทำบันทึกปะหน้านำเรียนผู้บังคับบัญชา หากประสงค์จะใช้ที่ต่อ ก็ให้ปฏิบัติ
เชน่ เดยี วกบั ขอ้ ๗.๑ หรอื ข้อ ๗.๒ แล้วแต่กรณี

๙. การพมิ พห์ นงั สือราชการ ให้พมิ พ์เฉพาะดา้ นหนา้ ของกระดาษเพียงหน้าเดียว
๑๐. การบันทึกต่อเนื่อง ห้ามมิให้บันทึกในกระดาษหน้าหลัง หากต้องใช้กระดาษ
บันทกึ ขอ้ ความเพม่ิ เติม ให้ลงที่หนังสอื และชื่อเรอ่ื งเชน่ เดยี วกับตน้ เร่อื งไวด้ ้วยทกุ แผน่
๑๑. การรายงานและการออกทห่ี นังสือของคณะกรรมการ หรือคณะทำงาน หรอื องคก์ รอ่ืนใด
ที่มีลกั ษณะเดียวกันนี้ ให้ดำเนินการผ่านส่วนราชการเจ้าของหนังสอื
๑๒. การจัดทำหนังสือราชการ และหนังสือประชาสัมพันธ์ ให้มีเส้นคั่นระหว่างหัวเร่ืองกับ
ขอ้ ความใหใ้ ชเ้ ส้นทบึ สำหรับความยาวของเส้นคน่ั ใหเ้ ป็นไปตามความเหมาะสม
๑๓. การแก้ไขหนังสือราชการของส่วนราชการอื่น หรือหน่วยอ่ืน จะกระทำมิได้ เว้นแต่
จะไดร้ บั คำยนิ ยอมจากส่วนราชการเจ้าของหนงั สอื ก่อน
๑๔. ในกรณีท่ีจำเปน็ ต้องจดั ลำดับหัวเร่อื งเพ่อื สะดวกตอ่ การอ่าน อา้ งถงึ ตรวจสอบหรือคน้ หา
ใหเ้ รียงลำดับหวั เรือ่ ง จากสงู ไปตำ่ ดงั นี้

๑๔.๑ ภาค (PART)
๑๔.๒ บท (CHAPTER)
๑๔.๓ ตอน (SECTION)
๑๔.๔ ขอ้ (PARAGRAPH)

- 28 -

ทั้งนี้ เอกสารใดบรรจุเร่ืองราว หรือเน้ือความไม่มากนัก ก็ไม่จำเป็นต้องจัดลำดับ
หัวเร่ืองให้ครบท้ัง ๔ พวก คือ ลำดับศักด์ิหัวเร่ืองลำดับใดท่ีไม่จำเป็นต้องใช้ ก็ให้เว้นข้ามลำดับศักด์ิหัวเร่ือง
น้ัน ๆ ไปเสีย โดยพิจารณาตัดลำดับศักดิ์หัวเรื่องจากศักด์ิสูงก่อนศักดิ์ต่ำ เช่น เอกสารท่ีมีใจความส้ัน
อาจมีเพียงข้อต่าง ๆ ก็เพียงพอ ดังนั้น ก็สามารถตัด ภาค บท และตอน ออกไปเสีย หรือถ้าหากเอกสาร
มีใจความที่ส้ันมาก จะไม่มีข้อเลยก็ได้ ในการเขียนหรือพิมพ์ไม่ว่าจะเป็นภาค บท และตอน อย่างใดนั้น
ให้เขยี นหรือพมิ พ์ดว้ ยตวั เลขตอ่ ท้าย เช่น ภาค ๑ บท ๑ หรือตอน ๑ เป็นตน้

๑๕. เอกสารราชการ ซ่งึ มีทงั้ ตวั เรือ่ งและรายละเอียดประกอบตวั เร่อื ง ให้ปฏบิ ัตดิ ังน้ี
๑๕.๑ ให้เขียนตามลำดบั ศกั ด์ิ จากสงู ไปตำ่ ดังนี้
๑๕.๑.๑ ตัวเร่ือง (DOCUMENT)
๑๕.๑.๒ ผนวก (ANNEX)
๑๕.๑.๓ อนผุ นวก (APPENDIX)
๑๕.๑.๔ ใบแทรก (TAP)
๑๕.๑.๕ ใบแนบ (ENCLOSURE)
๑๕.๒ ตัวเรื่อง คือ บรรดาเอกสารหลัก (อันมิใช่เอกสารที่แสดงรายละเอียดเพิ่มเติม

เพ่อื ขยายความในเอกสารหลัก) ซึ่งใช้ในการส่งั การ การโฆษณา การรายงาน และการติดตอ่ ประสานงาน
๑๕.๓ ผนวก คือ เอกสารที่แสดงรายละเอียดเพ่ิมเติม เพื่อขยายความตัวเรื่องให้เรียก

ขานด้วยตัวพยัญชนะไทย เรียงตามลำดับ จำนวน ๒๖ ตัว คือ ก ข ค ง จ ฉ ช ซ ด ต ถ ท น บ ป ผ ฝ พ ฟ ม
ย ร ว ส อ ฮ เช่น ผนวก ก ผนวก ข เปน็ ต้น (การพิมพ์ตัวอกั ษรของผนวกไม่ตอ้ งมีจดุ (.) ต่อท้าย)

๑๕.๔ อนุผนวก คือ เอกสารที่แสดงรายละเอียดเพิ่มเติม เพ่ือขยายความผนวก ให้เรียก
ขานดว้ ยตวั เลข เชน่ อนุผนวก ๑, อนุผนวก ๒ เปน็ ตน้ (การพิมพ์ตวั เลขของอนุผนวกไม่ต้องมจี ดุ (.) ตอ่ ทา้ ย)

๑๕.๕ ใบแทรก คือ เอกสารที่แสดงรายละเอียดเพิ่มเติม เพ่ือขยายความอนุผนวก
ให้เรียกขานด้วยพยัญชนะไทย จำนวน ๒๖ ตัว ทำนองเดียวกันกับการเรียกขาน ผนวก เช่น ใบแทรก ก
ใบแทรก ข เป็นต้น (การพิมพต์ ัวอกั ษรของใบแทรกไม่ต้องมจี ุด (.) ต่อทา้ ย)

๑๕.๖ ใบแนบ คือ เอกสารท่ีแสดงรายละเอียดเพิ่มเติม เพ่ือขยายความใบแทรก
ให้กำหนด ด้วยตวั เลข เชน่ ใบแนบ ๑ ใบแนบ ๒ เป็นต้น (การพมิ พ์ตวั อักษรของใบแนบไม่ต้องมจี ดุ (.) ตอ่ ทา้ ย)

๑๕.๗ ในกรณีที่มีผนวกเดียว ก็ยังคงต้องมี ผนวก ก ด้วย สำหรับอนุผนวก ใบแทรก
ใบแนบ คงปฏิบตั ใิ นทำนองเดียวกัน

๑๖. การเขียนอ้างถงึ และส่งิ ทส่ี ่งมาดว้ ยในหนงั สือราชการ ใหป้ ฏบิ ัติดังน้ี
๑๖.๑ ในกรณีที่หนังสือราชการมี “อ้างถึง” หรือ “สิ่งท่ีสง่ มาดว้ ย” หากมีเพียงรายการเดียว

ไมต่ ้องใส่เลขลำดบั ทอ่ี ้างถึง หรอื สง่ิ ท่ีสง่ มาด้วย
๑๖.๒ ในกรณีที่หนังสือราชการมี “อ้างถึง” หรือ “สิ่งที่ส่งมาด้วย” มากกว่า ๑ รายการ

ให้ใสเ่ ลขลำดับท่อี า้ งถึง หรอื สงิ่ ที่สง่ มาดว้ ย ตามด้วยจุด (.)

- 29 -

๑๖.๓ ในกรณที ่หี นังสือราชการมี “สิ่งทีส่ ่งมาด้วย” จำนวน ๑ หน้า ใช้ลักษณะนามว่า ๑ ฉบับ

หากมีมากกว่า ๑ หน้า ใช้ลักษณะนามว่า ๑ ชุด

๑๗. การเขียนช่ือเอกสารอ้างถึง หรือส่ิงท่ีส่งมาด้วย ของหนังสือทั้ง ๖ ชนิด เช่น ระเบียบ

คำส่ังข้อบังคับ ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว รายงานการประชุม หรือเอกสารการวิจัย ให้ใช้คำย่อตามระเบียบ

กระทรวงกลาโหมว่าดว้ ยคำยอ่ และระเบยี บกองทพั บกว่าดว้ ยการใช้คำย่อในกองทัพบกได้ ตวั อยา่ งเชน่

๑๗.๑ ระเบียบ (ช่ือส่วนราชการที่ออกระเบียบ)(ฉบับที่........ถ้ามีเรอ่ื งเดียวเกินกว่า ๑ ฉบับ)

พ.ศ. .............

๑๗.๒ คำสงั่ (ชอ่ื ส่วนราชการที่ออกคำสั่ง) ที่ / ลง (ว.ด.ป.)

๑๗.๓ คำสัง่ (ช่อื ส่วนราชการทอ่ี อกคำส่งั ) (เฉพาะ) ที่ / ลง (ว.ด.ป.) .

๑๗.๔ ขอ้ บังคับ กห. (ฉบบั ที่...........ถ้ามีเร่อื งเดียวกันเกินกว่า ๑ ฉบับ) พ.ศ. ...................

๑๗.๕ ประกาศ (ชือ่ ส่วนราชการท่อี อกประกาศ) เร่อื ง ลง (ว.ด.ป.)

๑๗.๖ แถลงการณ์ (ทบ. ขน้ึ ไป) เรอื่ ง ฉบบั ที่ (ถา้ มี) ลง (ว.ด.ป.) .

๑๗.๗ ขา่ ว (ชือ่ สว่ นราชการท่อี อกข่าว) เร่ือง ฉบบั ท่ี .

(ถ้าม)ี ลง (ว.ด.ป.) .

๑๗.๘ รายงานการประชุม (ช่ือคณะที่ประชมุ หรือการประชุมของคณะนั้น) ครง้ั ที่ .

เมือ่

๑๗.๙ หนังสือ(ช่ือส่วนราชการที่ออกหนังสือ) ช้ันความลับ(ถ้ามี) ความเร่งด่วน(ถ้ามี)

ที่ กห ลง (ว.ด.ป.) .

๑๗.๑๐ วิทยุราชการ (ว.)(ชื่อส่วนราชการที่ออกข่าว) ชั้นความลับ(ถ้ามี) ความเร่งด่วน

(ถา้ มี) ที่ กห ลง (ว.ด.ป.) .

๑๘. การใชค้ ำต่าง ๆ ในหนงั สอื ราชการ ให้ปฏบิ ตั ิดงั นี้
๑๘.๑ การใช้คำว่า “ไป” และ “มา” ให้ปฏิบัติตามหนังสือ กรมเลขาธิการรัฐมนตรี

ท่ี ๓๔๔/๒๔๘๖ ลง ๒ พ.ค. ๘๖ โดยให้ถือหลัก โดยสมมุติตัวผู้ส่งหนังสือเสมือนอยู่ด้วยกับผู้รับหนังสือ
กล่าวคอื ให้ถือผรู้ บั หนังสอื เป็นหลกั เช่น “จึงเรียนมาเพ่อื กรุณาทราบ” หรอื ขอเชิญไปรว่ มพิธเี ปิดการอบรม

๑๘.๒ การใช้คำว่า “บัญชา” และ “คำสั่ง” ให้ปฏิบัติตามหนังสือ กรมเลขาธิการ
รัฐมนตรี ที่ ๓๕๙/๒๔๘๖ ลง ๕ มิ.ย. ๘๖ โดยให้ใช้คำว่า “คำส่ัง” แทนความว่า “บัญชา” ในทุกกรณี เช่น
นายกรัฐมนตรี มีคำสั่งให้รองนายกรัฐมนตรีปฏิบัติหน้าที่แทน จะไม่ใช้คำว่า นายกรัฐมนตรีมีบัญชาให้รอง -
นายกรฐั มนตรปี ฏิบตั หิ น้าท่ีแทน

๑๘.๓ การใช้คำว่า “หมายกำหนดการ” และ “กำหนดการ” ให้ปฏิบัติตามหนังสือ
สำนกั พระราชวงั ท่ี พว ๐๐๑๑/๔๑๕๘ ลง ๑๒ พ.ย. ๒๕ โดยให้ใช้ ดังน้ี

“หมายกำหนดการ” เป็นเอกสารแจ้งกำหนดขั้นตอนของงานพระราชพิธี
โดยเฉพาะลักษณะของเอกสารจะต้องอ้างพระบรมราชโองการ คือ ขึ้นต้นด้วยข้อความ “นายกรัฐมนตรี หรือ

- 30 -

เลขาธิการพระราชวัง รับพระบรมราชโองการเหนือเกล้าฯ ส่ังว่า” เสมอไป และในทางปฏิบัติเจ้าหน้าที่จะต้อง

ส่งต้นหมายกำหนดการดังกลา่ วน้ี เสนอนายกรัฐมนตรลี งนามรบั สนองพระบรมราชโองการ เพ่ือให้เป็นพระบรม

ราชโองการทถี่ ูกต้องตามรัฐธรรมนูญ

“กำหนดการ” เป็นเอกสารแจ้งกำหนดขั้นตอนของงานโดยทั่วไปที่ทางราชการ

หรือส่วนเอกชนจัดทำขน้ึ เอง แม้วา่ งานนั้น ๆ จะเป็นงานทเี่ กย่ี วข้องถงึ เบ้ืองพระยุคลบาท เช่น เป็นงานท่ีเสด็จ-

พระราชดำเนิน แต่ถ้างานนั้นมิได้เป็นงานพระราชพิธี ซึ่งกำหนดขึ้นโดยพระบรมราชโองการแล้ว เรียกว่า

กำหนดการทั้งสิ้น เช่น ขั้นตอนของงานสวนสนามสำแดงความสวามิภักด์ิของทหารรักษาพระองค์ ก็ใช้คำว่า

กำหนดการ เพราะงานนี้มใิ ช่พระราชพธิ ีที่มีพระบรมราชโองการให้จัดข้ึน หากแต่เป็น ทางราชการทหารจัดข้ึน

เพอื่ สำแดงความสวามภิ ักด์ิต่อเบื้องพระยุคลบาท

๑๘.๔ การใช้คำย่อของคำว่า “กรุงเทพมหานคร” ให้ปฏิบัติตามหนังสือ สำนัก-

นายกรัฐมนตรี ที่ นร ๑๓๐๔/ว ๗๙๙๕ ลง ๑๗ ก.ย. ๔๔ โดยให้ใช้คำวา่ “กรุงเทพฯ” หรือ “กทม.” ในการลง

รายละเอียดท่ีต้ังของส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ที่มีสถานที่ต้ังในกรุงเทพมหานคร ในหนังสือภายนอกได้ ท้งั น้ี

เนื่องจากช่ือส่วนราชการและท่ีต้ังของส่วนราชการต่าง ๆ มีความสั้นยาวไม่เท่ากัน และเน้ือที่หนังสือ

ท่จี ะลงชือ่ สว่ นราชการและท่ีตั้งมีจำกัด ประกอบการลงท่ีต้ังของส่วนราชการ มีวัตถุประสงค์เพือ่ ให้ผู้รับหนังสือ

ไดท้ ราบท่ตี ง้ั ของสว่ นราชการเจา้ ของหนงั สือท่ีสามารถติดต่อได้

๑๘.๕ การใช้คำว่า “ฯพณฯ” เป็นคำนำหน้าตำแหน่งในหนังสือราชการ ให้ปฏิบัติ

ตามหนังสือสำนักรัฐมนตรี ที่ สร ๐๑๐๕/ว ๙๕๓ ลง ๑๒ เม.ย. ๔๘ โดยตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี

ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ข้อ ๑๑.๕ และข้อ ๑๒.๕ กำหนดให้กรอกรายละเอียดในหนังสือราชการ

ในส่วนของคำข้ึนตน้ วา่ ให้ใช้คำข้ึนต้นตามฐานะของผูร้ ับหนังสอื ตามตารางใช้คำขนึ้ ต้น สรรพนาม และคำลงท้าย

ทก่ี ำหนดไวใ้ นภาคผนวก จ แล้วลงตำแหน่งของผทู้ ่ีหนงั สอื นั้นมีถงึ หรอื ชื่อบุคคลในกรณที ี่มถี ึงบคุ คลไม่เก่ียวกับ

ตำแหน่งหน้าท่ี ดังนั้น ในกรณีที่มีหนังสือถึงผู้รับหนังสือโดยตำแหน่ง เมื่อใช้คำขึ้นต้น กราบเรียนหรือเรียน

ตามฐานะของผู้รับหนังสอื แล้ว ให้ลงตำแหน่งของผู้ทห่ี นังสือนั้นมถี ึง โดยไม่ต้องมีคำนำหน้าตำแหนง่ “ฯพณฯ”

เช่น ให้ใช้ คำว่า กราบเรียน นายกรัฐมนตรี, กราบเรียน ประธานรัฐสภา, กราบเรียน ประธานศาลฎีกา,

เรยี น รองนายกรัฐมนตรหี รือ เรียน รฐั มนตรีว่าการกระทรวงกลาโหม เปน็ ตน้ สำหรับการเรยี กขานนั้นสามารถ

กระทำได้โดยใช้เรียกขาน คำว่า “ฯพณฯ” เป็นคำข้ึนต้นสำหรับ ผู้ท่ีดำรงตำแหน่งต้ังแต่ “รัฐมนตรีช่วย ว่า-

การกระทรวง” ข้นึ ไป ในขณะทดี่ ำรงตำแหนง่ อย่เู ท่านนั้

๑๙. การระบุคำว่า “พ.ศ.” ในหนังสือราชการ ให้ปฏิบัติตามหนังสือสำนักนายกรัฐมนตรี

ที่ นร ๑๐๐๒/ว ๕๐ ลง ๑๗ พ.ย. ๓๐ โดยในการจัดทำหนังสือราชการประเภท คำส่ัง ข้อบังคับ ประกาศ

และหนังสอื รบั รอง ท่ีกำหนดใหม้ คี ำวา่ “พ.ศ.” อยู่ดว้ ย ดงั น้ี

สงั่ ณ วันที่ ๑ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕๖๓

ประกาศ ณ วนั ท่ี ๑ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕๖๓

ให้ไว้ ณ วันที่ ๑ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕๖๓

- 31 -

๒๐. การใช้ลักษณะนามของทหาร ให้ยึดถือปฏิบัติตามหนังสือราชบัณฑิตยสถาน
ที่ รถ ๐๐๐๓/๒๑๕ ลง ๑๔ พ.ย. ๔๔ ดังน้ี

๒๐.๑ การใช้ลักษณะนามของกำลังพลท่ีเป็นข้าราชการทหาร และข้าราชการตำรวจ
ทมี่ ีชั้นยศ ทั้งผู้หญิงและผชู้ าย ใหใ้ ช้ลักษณะนามว่า นาย

๒๐.๒ กำลังพลที่เป็นข้าราชการกลาโหมพลเรือน ลูกจ้างประจำ และพนักงานราชการ
ใหใ้ ช้ลักษณะนามวา่ คน

๒๐.๓ การกล่าวถึงกำลังพลที่มีท้ังในข้อ ๒๐.๑ และข้อ ๒๐.๒ รวมอยู่ด้วยกัน ให้ใช้
ลักษณะนามว่า คน

๒๐.๔ กรณีการกล่าวถึงกลมุ่ บุคคลทมี่ ีทั้งทหาร ตำรวจ นติ ิบุคคล คนท่ัวไป และมพี ระภิกษุ
รวมอย่ดู ้วย ให้ใชล้ ักษณะนามวา่ ราย

๒. วิธีการบันทกึ

ตามระเบียบข้อ ๑๖.๓ กำหนดให้บันทึกเป็นหนังสือราชการประเภทหนึ่ง เนื่องจากเป็น
หนังสือที่เจ้าหน้าที่จัดทำข้ึนหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ซ่ึงจะต้องถือปฏิบัติตามระเบียบ ว่าด้วย
งานสาบรรณ โดยปกติ การจัดทำบนั ทึกเปน็ เร่ืองภายในของส่วนราชการ เพื่ออำนวยความสะดวกในการตดิ ต่อ
และส่ังงานภายในของส่วนราชการน้ัน ดังนั้น ระเบียบจึงกำหนดให้มีหัวข้อเฉพาะช่ือ หรือตำแหน่งที่บันทึก
สาระสำคัญของเรื่อง กับช่ือและตำแหน่งของผู้บันทึก อย่างไรก็ดี ผู้บันทึกอาจกำหนดหัวข้อเพิ่มเติม
ขึน้ จากทรี่ ะเบยี บกำหนดไว้กไ็ ด้ เช่น ใหม้ ีชือ่ สว่ นราชการเจ้าของเรอ่ื ง เลขทีห่ นงั สอื ออก เปน็ ต้น

หลักการบันทึก ควรแยกเป็นเรื่อง ๆ และควรมีหัวข้อแต่ละเรื่องว่า ใคร อะไร ท่ีไหน เมื่อไร
ทำไม อยา่ งไร เพอ่ื สะดวกในการพิจารณาส่ังการ

การบันทึก โดยปกติ ให้บันทึกหน้าเดียว และเว้นพ้ืนท่ีหน้ากระดาษด้านซ้ายมือ เพ่ือสะดวก
ในการเก็บเขา้ แฟ้ม

ลกั ษณะของวิธกี ารบนั ทึก จำแนกออกได้เป็น ๕ ประเภท ได้แก่ บนั ทึกยอ่ เรื่อง บันทึกรายงาน
บันทึกความเหน็ บันทึกส่ังการ และบนั ทกึ ตดิ ต่อ

บนั ทึกฉบบั หน่งึ อาจใช้วธิ กี ารบนั ทึกหลายลักษณะรวมกนั กไ็ ด้
บันทึกย่อเร่ือง คือ การเขียนหรือพิมพ์ โดยเก็บข้อความย่อจากต้นเร่ืองเฉพาะประเด็นสำคัญ
แตใ่ หเ้ ข้าใจเรอ่ื งเพยี งพอทีจ่ ะส่ังงานได้โดยไมผ่ ดิ พลาด
ก่อนบันทึกย่อเรื่อง ผู้บันทึกจะต้องต้ังหัวข้อเรื่องว่า ใคร อะไร ท่ีไหน เมื่อไร ทำไม อย่างไร
เป็นข้อ ๆ ไว้ก่อนแล้ว จึงอ่านเร่ืองให้ตลอด เพ่ือจับประเด็นสำคัญของเร่ือง เขียนเป็นข้อความสั้น ๆ
ให้เรียบเรียงเป็นข้อ ๆ ขั้นแรก พยายามย่อเร่ืองตามลำดับข้อความของหนังสือท่ีอีกฝ่ายหน่ึงติดต่อมาก่อน
และข้ันต่อไป ปรับปรงุ แก้ไขลำดับเรอ่ื งใหม่เพอ่ื ให้เข้าใจง่ายขึ้น

- 32 -

การเสนอเร่ืองบันทึกย่อเรื่อง จะต้องจัดเร่ืองให้เรียบร้อย ตอนที่เป็นประเด็นสำคัญในต้นเรื่อง
ให้ขีดเส้นใต้ หรือติดกระดาษค่ันหน้าตามหัวข้อท่ีเรียบเรียง เขียนข้อความ หรือหมายเลขท่ีกระดาษค่ันหน้า
ให้สะดวกแกก่ ารพลกิ อ่าน

หนังสือฉบับใดที่มีข้อความสำคัญ ไม่อาจจะย่อลงให้ส้ันได้อีก ให้เสนอไปทั้งเร่ือง โดยจัดทำ
เป็นบันทึกต่อเน่ือง ใจความสำคัญตอนใดในหนังสือที่ต้องการให้เป็นท่ีสังเกตในการพิจารณาสั่งการ
ของผูบ้ งั คับบญั ชา ใหย้ กใจความสำคัญในตอนนัน้ บันทกึ เสนอไปด้วย

บันทึกรายงาน คือ การรายงานเสนอผู้บังคับบัญชาในเร่ืองที่ปฏิบัติ หรือประสบพบเห็น หรือ
สำรวจสบื สวนในเรื่องที่เกี่ยวข้องกบั งานราชการ

หากเป็นการรายงานเรื่องที่เก่ียวข้องกับงานในหน้าท่ี ให้เขียนรายงานข้อเท็จจริงให้ละเอียด
หากเป็นการรายงานเร่ืองที่ได้รับมอบหมายเป็นการเฉพาะ ให้เขียนรายงานทุกเรื่อง
ทผ่ี ูบ้ ังคับบญั ชาต้องการทราบหรอื สนใจ
หากเป็นเรื่องที่นอกเหนือจากงานในหน้าท่ี ซ่ึงอาจเป็นประโยชน์แก่ราชการด้วยความหวังดี
ใหเ้ ขียนรายงานใหส้ ้นั เอาแตข่ ้อความทีจ่ ำเป็น แต่แยกเป็นหัวขอ้ ไว้ตา่ งหาก
หากเป็นรายงานที่ต้องการให้ผู้บังคับบัญชาตัดสินใจ ให้ผู้รายงานเสนอความเห็น และเสนอแนะ
เพื่อประกอบการพจิ ารณาส่ังการของผู้บังคบั บญั ชาดว้ ย
บันทึกความเห็น คือ ข้อความที่เขียนหรือพิมพ์แสดงความรู้สึกนึกคิดของตนเกี่ยวกับเร่ือง
ที่บันทึกว่า ใคร อะไร ท่ีไหน เมื่อไร ทำไม อย่างไร ในเร่ืองใดเรื่องหน่ึง เพื่อช่วยประกอบการพิจารณาสั่งการ
ของผู้บงั คบั บัญชา
บันทึกความเห็นน้ี จะจัดทำเป็นบันทึกต่อเนื่องในเรื่องใดเร่ืองหนึ่ง หรือต่อท้ายบันทึกย่อเร่ือง
หรอื บันทึกรายงานก็ได้ โดยสรปุ ประเดน็ ที่เป็นเหตุ แล้วจงึ เขยี นความเหน็ ทเี่ ปน็ ผล
ในกรณีท่ีเป็น บันทึกเสนอต่อผู้บังคับบัญชา ถ้าเป็นเร่ืองท่ีสามารถส่ังการได้หลายทาง
ใหบ้ นั ทกึ ความเห็นถึงผลดี และผลเสีย เพอื่ ประกอบการพจิ ารณาเลอื กสั่งการทางใดทางหนึ่ง
หากความเห็นน้ันเก่ียวข้องกับกฎหมาย กฎ ข้อบังคับ ระเบียบ คำสั่งใด ก็ให้แนบตัวบท หรือ
ขอ้ ความของกฎหมาย กฎ ขอ้ บงั คับ ระเบียบ คำสั่งท่ีเกีย่ วขอ้ งกับเรือ่ งนั้นเสนอไปดว้ ย
บันทึกส่ังการ คือ ข้อความท่ีผู้บังคับบัญชาเขียนหรือพิมพ์ส่ังการไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา
ในเรือ่ งใดเรื่องหน่งึ
บันทึกติดต่อ คือ การเขียนหรือพิมพ์ข้อความติดต่อกันภายในระหว่างส่วนราชการ หรือ
หน่วยงาน หรือระหวา่ งเจ้าหน้าที่ในสงั กดั เดยี วกัน
ในกรณีที่มีการอ้างถึงหนังสือที่เคยติดต่อกัน หรือมีสิ่งที่ส่งมาด้วย ให้ระบุไว้ในข้อความ
ที่บันทกึ ด้วย

- 33 -

๓. วธิ กี ารรา่ งหนงั สือ

การร่างหนังสือ คือ การเรียบเรียงข้อความขั้นต้นตามเรื่องที่จะแจ้งความประสงค์ไปยังผู้รับ
หรอื ผทู้ ตี่ อ้ งการทราบหนงั สือน้ัน ก่อนทจี่ ะใชจ้ ดั ทำเปน็ ต้นฉบบั

เหตุท่ีต้องร่างหนังสอื เพ่ือให้มีการตรวจแก้ใหเ้ หมาะสม ถูกตอ้ งตามระเบยี บแบบแผนเสียก่อน
เว้นแต่ หนังสือทเ่ี ป็นงานประจำปกติ อาจไมต่ ้องเสนอรา่ งเพ่อื ตรวจแก้กไ็ ด้

หลักการร่างหนังสือ ผู้ร่างจะต้องรู้และเข้าใจให้แจ่มแจ้ง แยกประเด็นที่เป็นเหตุเป็นผล
และความมุ่งหมายที่จะจัดทำหนังสือนั้น โดยต้ังหัวข้อเกี่ยวกับเร่ืองท่ีจะร่างว่า ใคร อะไร ที่ไหน เมื่อไร ทำไม
อย่างไร เป็นข้อ ๆ ไว้ก่อน การร่างหนังสือให้เริ่มจากใจความที่เป็นเหตุก่อน ลำดับต่อไปจึงเป็นใจความ
ที่เป็นความประสงค์และข้อตกลง หากมีหลายข้อ ให้แยกเป็นข้อ ๆ เพ่ือให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย ความใดท่ีอ้าง
ถึงกฎหมาย กฎ ข้อบังคับ ระเบียบ คำส่ัง หรือเร่ืองตัวอย่าง ต้องพยายามระบุให้ชัดเจน เพียงพอที่ฝ่ายผู้รับ
จะค้นหามาตรวจสอบได้สะดวก การร่างหนังสือควรใช้ถ้อยคำส้ัน แต่เข้าใจง่าย พยายามใช้คำธรรมดา
ท่ีมีความหมายชัดเจน ไม่ควรใช้สำนวนท่ีไม่เหมาะสม ควรระวังอักขรวิธี ตัวสะกด การันต์ และวรรคตอน
ใหถ้ ูกตอ้ ง ข้อสำคัญคือ พึงระลกึ ถึงผทู้ จ่ี ะรบั หนงั สอื ว่า เขา้ ใจถูกต้องตามความประสงค์ของหนังสืออย่างแท้จรงิ

การร่างหนังสือโต้ตอบ จะต้องร่างโดยมีหัวข้อตามแบบท่ีกำหนดไว้ ผู้ร่างจะต้องพิจารณา
ด้วยว่า หนังสือที่ร่างนั้น ควรจะมีถึงใครบ้าง หรือควรจะทำสำเนาให้ใครทราบบ้าง เป็นการประสานงานกัน
แลว้ บนั ทึกไว้ในฉบับร่างด้วย การอ้างเทา้ ความตอ้ งพิจารณาว่า เรอื่ งท่จี ะร่างน้ี ผู้รบั หนังสือทราบมาก่อนหรือไม่
ถ้าเคยทราบมาก่อนแล้ว ความตอนใดที่เป็นเหตุก็ย่อลงได้ หรือหากเป็นการตอบหนังสือที่ผู้รับหนังสือมีมา
ถึงใจความที่เป็นเหตุเพียงแต่อ้างช่ือเรื่องก็พอ การร่างหนังสือไม่ว่าจะร่างถึงผู้ใดก็ตาม ให้ใช้ถ้อยคำสุภาพ
และสมกบั ฐานะของผู้รบั หนังสอื หากเปน็ การปฏเิ สธคำขอ ควรแจง้ เหตุผลในการทตี่ ้องปฏิเสธใหผ้ ้ขู อเข้าใจดว้ ย

การร่างหนังสือที่มีลักษณะเป็นการสั่งการ ไม่ว่าจะเป็นหนังสือสั่งการตามระเบียบ หรือเป็น
หนังสือราชการประเภทอื่น ต้องมีข้อความอันเป็นเหตุและผลเช่นเดียวกัน การใช้ถ้อยคำต้องให้รัดกุม
อย่าเปิดช่องให้ตีความได้หลายนัย ซ่ึงอาจทำให้เกิดการเข้าใจผิด และควรใช้ถ้อยคำท่ีผู้รับคำส่ังสามารถ
ปฏิบัติได้จริง เพ่ือให้คำสั่งนั้นได้ผลสมความมุ่งหมาย ใจความที่เป็นเหตุในคำส่ังจะมีประโยชน์ในการชว่ ยแสดง
เจตนารมณ์ของการสั่งให้ชัดเจน เพ่ือสะดวกในการตีความเม่ือจำเป็น และทำให้ผู้ปฏิบัติรู้ความหมายชัดเจน
ช่วยให้ปฏิบัติได้ถูกต้อง และอาจพิจารณาแก้ไขปัญหาได้เมื่อมีอุปสรรค ก่อนร่างหนังสือควรค้นคว้าว่า
มีบทกฎหมายให้อำนาจส่ังการไว้แล้วประการใด คำส่ังต้องไม่ขัดกับบทกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ
ถ้าขดั กบั คำส่ังฉบบั เกา่ ต้องยกเลกิ คำสง่ั ฉบบั เกา่ เสียก่อน

การร่างหนังสือประชาสัมพันธ์ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว จะต้องร่างตามแบบ
ที่กำหนดไว้ ส่วนใจความต้องสมเหตุสมผล เพ่ือให้ผู้อ่านนึกคิดคล้อยตามเจตนาที่ต้องการ อย่าให้มีข้อขัดแย้ง
กนั ในฉบบั น้นั หรอื ขดั แย้งกบั ฉบบั กอ่ น เว้นแต่ เป็นการแถลงแก้ ทั้งนี้ ควรใชถ้ ้อยคำสภุ าพ

เพ่ือความสะดวกในการร่างหนังสือ ผู้บังคับบัญชาอาจกำหนดตัวอย่างให้เจ้าหน้าท่ียึดถือ
เป็นแนวปฏิบัติก็ได้ แต่เพ่ือการประหยัดกระดาษร่าง จะใช้กระดาษท่ีมีอยู่ แม้แต่กระดาษท่ีพิมพ์แล้วหน้าหน่ึง
และไมใ่ ช้ อาจใชอ้ ีกหนา้ หนึ่งเปน็ กระดาษร่างหนงั สือก็ได้ ไม่จำเป็นต้องใช้แบบกระดาษรา่ งโดยเฉพาะ

- 34 -

ผู้ร่างหนังสือ ควรเขียนให้ชัดเจน อ่านง่าย เพื่อความสะดวกในการตรวจแก้ร่างหนังสือ
กอ่ นจดั พมิ พ์ หากจำเป็น อาจจะเขยี นบรรทดั หนึ่งเว้นบรรทดั หนึ่งกไ็ ด้

การเขียนร่างหนังสือ ให้เว้นเนื้อท่ีขอบกระดาษด้านหน้า ประมาณ ๒.๕ เซนติเมตร
และขอบกระดาษด้านหลงั ประมาณ ๒ เซนติเมตร เพ่อื ใชเ้ ป็นท่สี ำหรับเขียนคำแนะนำในการจดั พมิ พ์

เมื่อร่างหนังสือเสร็จ ให้เสนอตัวฉบับร่างและเร่ืองประกอบท่ีสมบูรณ์ขึ้นไป ให้ผู้บังคับบัญชา
ตรวจร่างและพจิ ารณาสงั่ พมิ พ์ต่อไป

เม่ือได้จัดพิมพ์หนังสือฉบับน้ัน และตรวจถูกต้องแล้ว ไม่จำเป็นต้องเก็บรักษากระดาษร่างไว้
เวน้ แต่ เปน็ เรอื่ งสำคญั ควรเกบ็ ไวป้ ระกอบเรื่องก่อน

๔. การเขียนและการพมิ พ์

การเขียนและการพมิ พ์ หมายถงึ การทำใหเ้ กิดลายลักษณ์อักษรเปน็ ข้อความบนกระดาษ
การเขียน ส่วนใหญ่จะใช้ในการร่างหนังสือ บันทึก จดรายงานการประชุม และใช้ในกรณี
ทสี่ ว่ นราชการไมม่ ีเครอื่ งพิมพด์ ีด โดยท่ัวไป ลักษณะการเขยี น จะต้องเขยี นให้อ่านและเขา้ ใจงา่ ย
เอกสารบางลักษณะที่ตอ้ งเขียนเป็นแบบพิเศษ เชน่ งานอาลักษณ์ ต้องใช้ลายมือและตัวเขียน
โดยเฉพาะ
การพิมพ์ หมายถึง การพิมพ์โดยใช้เคร่ืองพิมพ์ ปกติแล้วงานใดท่ีเป็นเอกสารทั่วไป
สามารถใช้เครื่องพิมพ์ดีด หรือเคร่ืองคอมพิวเตอร์ได้ ก็ควรใช้ในการพิมพ์ เพ่ือให้อ่านง่ายและสามารถจัดทำ
สำเนาได้ง่าย
ผู้พิมพ์ควรมคี วามระมัดระวังในการพิมพ์ กล่าวคือ พิมพ์ไม่ตก มีความรู้ในตวั สะกด ตวั การันต์
ตัวย่อ และควรมีความรู้รอบตัวนอกเหนือจากการพิมพ์หนังสืออีก เช่น เข้าใจข้อความในหนังสือน้ัน จัดวรรคตอน
ได้ถูกต้องเม่ือจำเป็น รู้หลักภาษา รู้แบบหนังสือราชการ ช่ือส่วนราชการ ช่ือและตำแหน่งในราชการ รู้จักและ
อ่านลายมือผู้ร่างหนงั สือท่ีเกี่ยวข้องไดด้ ี พิจารณาการใช้กระดาษ วางรูปหนังสือ สามารถจดั ลำดับและแบ่งงาน
ให้เหมาะสม และรู้จักการปรนนบิ ัติบำรุงรกั ษาเครอ่ื งพมิ พใ์ ห้อย่ใู นสภาพที่ใชก้ ารไดอ้ ยเู่ สมอ
๑. การพมิ พห์ นงั สอื ราชการภาษาไทย (เครื่องพมิ พ์ดดี ธรรมดา) มหี ลกั เกณฑก์ ารพมิ พ์ ดงั น้ี

๑.๑ การพิมพ์หนังสือราชการท่ีต้องใช้กระดาษตราครุฑ ถ้ามีข้อความมากกว่า ๑ หน้า
หนา้ ตอ่ ไปให้ใช้กระดาษท่ีไม่ตอ้ งมตี ราครุฑ แตใ่ หก้ ระดาษมคี ณุ ภาพเชน่ เดียวหรือใกลเ้ คียงกับกระดาษแผน่ แรก

๑.๒ การพิมพ์หัวขอ้ ต่าง ๆ ใหเ้ ป็นไปตามแบบหนงั สอื ท่กี ำหนดไว้ในระเบียบ
๑.๓ การพิมพ์ ๑ หน้ากระดาษ ขนาด เอ ๔ โดยปกติ ให้พิมพ์ ๒๕ บรรทัด บรรทัดแรก
ของกระดาษ ควรอย่หู า่ งจากขอบกระดาษด้านบน ประมาณ ๔.๕ เซนตเิ มตร
๑.๔ การกน้ั ระยะในการพมิ พ์

๑.๔.๑ ในบรรทดั หน่ึง ใหต้ ั้งจังหวะเคาะของเครอ่ื งพิมพ์ดดี ไว้ ๗๐ จงั หวะเคาะ
๑.๔.๒ ให้กน้ั ระยะหา่ งจากขอบกระดาษด้านซ้าย ประมาณ ๓ เซนติเมตร เพื่อความสะดวก
ในการเกบ็ เข้าแฟม้

- 35 -

๑.๔.๓ ในแต่ละบรรทัด ตัวอักษรตัวสุดท้าย ควรให้อยู่ห่างจากขอบกระดาษด้านขวา
ไมน่ ้อยกว่า ๒ เซนตเิ มตร

๑.๔.๔ ข้อความในบรรทัดสุดท้ายของหน้ากระดาษ ควรให้อยู่ห่างจากขอบกระดาษ
ด้านล่าง ไมน่ ้อยกวา่ ๒ เซนตเิ มตร

๑.๕ หากคำสุดท้ายของบรรทัดมหี ลายพยางค์ ไม่สามารถพิมพ์จบคำในบรรทัดเดียวกันได้
ใหใ้ ช้เคร่อื งหมายยัตภิ ังค์ (-) ระหว่างพยางค์

๑.๖ การย่อหน้า ซ่ึงใช้ในกรณีท่ีจบประเด็นแล้ว จะมีการขึ้นข้อความใหม่ ให้เว้นห่างจาก
ระยะกัน้ หน้า ๑๐ จงั หวะเคาะ

๑.๗ การเว้นบรรทัด โดยทั่วไป จะต้องเว้นบรรทัดให้ส่วนสูงสุดของตัวพิมพ์และส่วนต่ำสุด
ของตวั พมิ พไ์ ม่ทบั กัน

๑.๘ การพิมพ์หนังสือที่มีหลายหน้า ต้องพิมพ์หมายเลขหน้ากระดาษด้วย โดยให้พิมพ์
หมายเลขหน้ากระดาษไว้ระหว่างเครื่องหมายยัติภังค์ (-) ไว้ที่บริเวณที่กึ่งกลางด้านบนของกระดาษ ห่างจาก
ขอบกระดาษด้านบนลงมา ประมาณ ๒ เซนติเมตร ให้เว้นวรรค ๑ จังหวะเคาะ และให้เร่ิมพิมพ์บรรทัดแรก
จากหมายเลขหนา้ ลงมา ประมาณ ๒ เซนตเิ มตร

๑.๙ การพิมพ์หนังสือที่มีความสำคัญ และมีจำนวนหลายหน้า ให้พิมพ์เครื่องหมายทับ (/)
ตามด้วยคำตอ่ เน่ืองของข้อความที่จะยกไปพิมพ์ในหน้าใหมไ่ ว้ด้านล่างทางมุมขวาของหน้าน้นั ๆ แลว้ ตามด้วย...
(จุด ๓ จุด) เช่น /การดำเนินการ..., /๒. การพิมพ์... โดยปกติ ให้เว้นระยะห่างจากบรรทัดสุดท้าย ประมาณ ๒
เซนติเมตร และควรจะต้องมขี ้อความของหนังสือเหลือไปพิมพใ์ นหน้าสุดทา้ ยอยา่ งนอ้ ย ๒ บรรทัด ก่อนพิมพ์คำ
ลงทา้ ย

๒. การพิมพ์หนงั สอื ราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพมิ พ์ในเคร่ืองคอมพวิ เตอร์
การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย การจัดทำกระดาษตราครุฑ และกระดาษบันทึก

ข้อความ โดยใช้โปรแกรมการพิมพ์ในเคร่ืองคอมพิวเตอร์ ให้จัดทำให้ถูกต้องตามแบบกระดาษตราครุฑ
และแบบกระดาษบันทกึ ข้อความตามผนวก ก ทา้ ยระเบียบ โดยเฉพาะส่วนหวั ของแบบกระดาษบนั ทึกข้อความ
จะต้องใช้เครื่องหมายจุดไข่ปลาแสดงเส้นบรรทัดท่ีเป็นช่องว่างหลังคำ ดังต่อไปน้ี ส่วนราชการ ท่ี วันที่ เรื่อง
และไม่ต้องมีเครื่องหมายจุดไข่ปลา แบ่งส่วนระหว่างหัวกระดาษบันทึกข้อความกับส่วนท่ีใช้สำหรับการจัดทำ
ข้อความ

๒.๑ การตง้ั ค่าในโปรแกรมการพิมพ์
๒.๑.๑ การต้ังระยะกระดาษ ขอบบน ๑.๕ เซนติเมตร ขอบซ้าย ๓ เซนติเมตร

ขอบขวา ๒ เซนตเิ มตร ขอบล่าง ๒ เซนติเมตร
๒.๑.๒ การพิมพ์หนังสือที่มีหลายหน้า ให้พิมพ์หมายเลขหน้ากระดาษไว้ระหว่าง

เคร่ืองหมายยัติภังค์ (-) ท่ีก่ึงกลางด้านบนของกระดาษ โดยใช้เคร่ืองหมายยัติภังค์ (-) ไว้หน้าและหลังตัวเลข ๑
จังหวะเคาะ เช่น - ๒ -, - ๓ - เป็นต้น และให้เร่ิมพิมพ์บรรทัดแรก โดยให้เว้นบรรทัดการพิมพ์จากหมายเลข
หนา้ 2 Enter

- 36 -

๒.๑.๓ การต้งั ระยะบรรทดั ใหใ้ ช้ค่าระยะบรรทดั ปกติ คือ ๑ เท่า หรอื Single
๒.๑.๔ การกนั้ คา่ ไมบ้ รรทัดระยะการพมิ พ์ อย่รู ะหว่าง ๐ – ๑๖ เซนตเิ มตร
๒.๒ ขนาดตัวอักษรในการพิมพ์ ให้ใช้ตัวอักษรแบบ ไทยสารบรรณ (Th Sarabun PSK)
ขนาด ๑๖ พอยท์ ในกรณีที่จำเปน็ ให้มขี นาดใหญข่ ึน้ สามารถใชข้ นาดตัวอักษรได้ไมเ่ กิน ๑๘ พอยท์
๒.๓ การพมิ พ์
๒.๓.๑ หนังสือภายนอก

๒.๓.๑.๑ การพิมพ์เร่ือง คำขึ้นต้น อ้างถึง ส่ิงท่ีส่งมาด้วย ให้มีระยะบรรทัด
ระหว่างกนั เท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่ากอ่ นหนา้ อีก ๖ พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt)

๒.๓.๑.๒ การย่อหน้าข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป
ใหม้ ีระยะยอ่ หนา้ ตามค่าไมบ้ รรทดั ระยะการพิมพ์ เท่ากับ ๒.๕ เซนตเิ มตร

๒.๓.๑.๓ การพิมพ์คำลงท้าย ให้มีระยะบรรทัดห่างจากบรรทัดสุดท้าย
ภาคสรุป เทา่ กบั ระยะบรรทดั ปกติ และเพม่ิ คา่ ก่อนหนา้ ๑๒ พอยท์ (1 Enter + Before 12 pt)

๒.๓.๑.๔ การพิมพ์ช่ือเต็มของส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้เว้นบรรทัด
การพิมพ์ 4 Enter จากคำลงทา้ ย

๒.๓.๑.๕ การพิมพ์ช่ือเต็มของส่วนราชการเจ้าของเร่ือง ให้เว้นบรรทัด
การพิมพ์ 1 Enter จากตำแหน่งของสว่ นราชการเจา้ ของหนงั สือ

๒.๓.๒ หนังสอื ภายใน
๒.๓.๒.๑ ส่วนหัวของแบบบนั ทกึ ขอ้ ความ กำหนดขนาดตวั อักษร ดงั น้ี
๒.๓.๒.๑.๑ คำว่า “บันทึกข้อความ” พิมพ์ด้วยตัวอักษร ตัวหนา

ขนาด ๒๙ พอยท์
๒.๓.๒.๑.๒ คำว่า “ส่วนราชการ ท่ี วนั ท่ี เรือ่ ง” พมิ พ์ดว้ ยตัวอักษร

ตัวหนา ขนาด ๒๐ พอยท์
๒.๓.๒.๑.๓ การพิมพ์คำข้ึนต้น ให้มีระยะบรรทัดห่างจากเรื่อง

เทา่ กับระยะบรรทดั ปกติ และเพมิ่ คา่ ก่อนหน้าอีก ๖ พอยท์ (1 Enter + Before 6 pt)
๒.๓.๒.๑.๔ การพิมพ์ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ ภาคสรุป

และการยอ่ หนา้ ใหถ้ อื ปฏบิ ัตเิ ช่นเดยี วกับการพมิ พห์ นังสือภายนอก
๒.๓.๒.๑.๕ การลงลายมอื ช่ือของหัวหน้าส่วนราชการเจา้ ของหนังสือ

ให้พิมพ์ชื่อตัว ช่ือสกุล ของผู้ลงลายมือชื่อ ไว้ในวงเล็บใต้ลายมือชื่อ โดยเว้นระยะบรรทัดการพิมพ์ ๔ บรรทัด
จากภาคสรุป (4 Enter)

๒.๓.๓ การพิมพห์ นังสือส่ังการ หนังสือประชาสมั พันธ์ หนงั สือรบั รอง หรือหนังสอื อื่น
ใดท่ีมีข้อความตอนท้ายว่า ส่ัง ณ วันท่ี, ประกาศ ณ วันท่ี, ให้ไว้ ณ วันที่, ให้เร่ิมพิมพ์ท่ีแนวก่ึงกลางระหว่าง
ย่อหน้ากับก่ึงกลางหน้ากระดาษ และให้เว้นระยะระหว่าง สั่ง(ประกาศ, ให้ไว้) กับ ณ , ณ กับวันท่ี, วันท่ี กับเดือน,
เดือน กบั พ.ศ., พ.ศ. กบั ตัวเลขของปีพทุ ธศกั ราช เทา่ กับ ๔, ๔, ๑๒, ๔, ๑ จังหวะเคาะ ตามลำดับ

- 37 -

๒.๓.๔ จำนวนบรรทัดในการพิมพ์หนังสือราชการในแต่ละหน้า ให้เป็นไปตามความ-
เหมาะสมกับจำนวนขอ้ ความ และความสวยงาม

๒.๓.๕ การพิมพ์หนังสือราชการแบบอ่ืนตามที่ระเบียบกำหนด ให้ถือปฏิบัติตามนัย
ดังกลา่ วข้างตน้ โดยอนุโลม โดยคำนงึ ถึงความเหมาะสมกับรูปแบบของหนงั สือชนดิ นน้ั
หมายเหตุ : กรณีที่มีความจำเป็น ส่วนราชการอาจปรับการพิมพ์หนังสือราชการให้แตกต่างจากนี้ได้
โดยให้คำนึงถงึ ความสวยงาม และรปู แบบของหนังสอื ราชการเปน็ สำคัญ

๓. การเว้นวรรค
๓.๑ การเวน้ วรรค โดยท่ัวไป ให้เว้นวรรค ๒ จังหวะเคาะ
๓.๒ การเว้นวรรคระหวา่ งหัวขอ้ เรอ่ื งกับใจความเรื่อง ใหเ้ วน้ วรรค ๒ จงั หวะเคาะ
๓.๓ การเว้นวรรคในเนอ้ื หา เรือ่ งทีพ่ ิมพม์ เี น้อื หาเดียวกนั ใหเ้ ว้นวรรค ๑ จังหวะเคาะ หาก

เน้ือหาต่างกนั ให้เวน้ วรรค ๒ จังหวะเคาะ
๓.๔ การเว้นวรรคระหว่างยศทหารกับชื่อตัว ให้เว้นวรรค ๑ จังหวะเคาะ การเว้นวรรค

ระหว่างชื่อตัวกบั ชอ่ื สกลุ ใหเ้ ว้นวรรค ๒ จังหวะเคาะ
๓.๕ การเว้นวรรคระหวา่ งชือ่ ตวั ช่ือสกุลกับวงเล็บเปดิ และปิด ไม่ต้องเวน้ วรรค
๓.๖ การเวน้ วรรคระหว่างตวั หนังสอื กับตัวเลข ให้เว้นวรรค ๑ จงั หวะเคาะ

๔. การใช้ตัวเลขไทย
หนังสือราชการ ควรใช้ตัวเลขไทยทั้งฉบับ ซึ่งสำนักนายกรัฐมนตรีได้มีหนังสือ

ขอความร่วมมือไปยังส่วนราชการต่าง ๆ ให้ใช้ตัวเลขไทย แตใ่ นทางปฏิบัตยิ ังมิไดม้ ีการใช้อยา่ งท่วั ถึงกนั ตวั เลขไทย
เป็นเอกลักษณ์อย่างหนึ่งของภาษาไทย ส่วนราชการหรือหน่วยงานอื่น จึงควรปฏิบัติให้สอดคล้องกัน ทั้งน้ี
ยกเว้นข้อความที่มีศัพท์ทางเทคนิคของภาษาอื่นปะปนอยู่ อาทิ ช่ือสูตร ศัพท์เฉพาะที่มีตัวเลข สามารถใช้
ตวั เลขอารบิคได้เฉพาะสว่ นน้นั ๆ

๕. สำเนาคู่ฉบับ ซึ่งจะต้องผ่านการกลั่นกรองจากผู้บังคับบัญชาตามลำดับชั้น ให้พิมพ์ยศ
ของผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ผู้ทาน และผู้ตรวจ รวมท้ัง วัน เดือน ปี ที่ลงลายมือชื่อไว้ให้เรียบร้อย ในการเสนอหนังสือ
ทุกฉบับ หรือในกรณีขอบล่างด้านขวาของสำเนาคู่ฉบับมีเนื้อที่ไม่เพียงพอท่ีจะลงลายมือชื่อของผู้ร่าง ผู้พิมพ์
ผู้ทาน และผู้ตรวจ ให้ลงลายมือช่ือดังกล่าวไว้ที่ ขอบล่างด้านซ้ายของด้านหลังสำเนาคู่ฉบับน้ัน (ตามตัวอย่าง
ท้ายผนวก)

๖. การพิมพ์คำลงท้ายในหนังสือราชการ ให้จัดทำตามความเหมาะสม โดยข้อความจะอยู่
ทางซีกขวาของหนา้ กระดาษ และไม่ควรเกนิ กึ่งกลางหน้ากระดาษ

๗. การพิมพ์ตัวเลข อ้างถึง และสิ่งที่ส่งมาด้วย หรือที่ปรากฏอยู่ในข้อความ ไม่ต้องใส่
เคร่ืองหมายมหพั ภาค (.) ต่อทา้ ยไดแ้ ก่ อ้างถึง ๒ สิง่ ทส่ี ง่ มาด้วย ๑ กรุณาอนุมัติตามข้อ ๓

- 38 -

๘. วิธีเขยี นหรือพมิ พห์ ัวข้อในเอกสารราชการ ให้ปฏิบตั ิดงั ตอ่ ไปน้ี
๘.๑ เอกสารท่ัวไป ให้เขียนหรือพิมพ์ด้วยตัวเลขไทย หรอื อารบคิ โดยไมต่ ้องมีคำวา่ “ขอ้ ”

ส่วนในกรณีท่ีอ้างอิง ให้เขียนหรือพิมพ์คำว่า “ข้อ” ลงไปด้วย เช่น อ้างว่า “ตามระเบียบกองทัพบกที่อ้างถึง
ขอ้ ๒.๑” เปน็ ตน้

๘.๒ ส่วนเอกสารราชการบางประเภท ได้แก่ ระเบียบ ข้อบงั คับ และเอกสารอ่นื อันจำเป็น
หรือตามความนิยม สำหรับเอกสารนั้น ทจี่ ะต้องมีคำวา่ “ขอ้ ” ใหเ้ ขียนหรือพมิ พ์คำวา่ “ขอ้ ” ลงไปด้วย

๘.๓ การขน้ึ หัวขอ้ ใหญ่ สำหรับเอกสารทไี่ ม่ต้องมีคำว่า “ข้อ” ตอ้ งย่อหน้าใหต้ ัวเลขตรงกัน
ในแนวดิ่งเดียวกันกับตัวอักษรตัวแรกของบรรทัดแรกท่ีเริ่มต้นข้อความ และหลังตัวเลขต้องมีเครื่องหมาย
มหัพภาค (.) ด้วยเสมอ ส่วนเอกสารที่ต้องมีคำว่า “ข้อ” ต้องย่อหน้าให้คำว่า “ข้อ” ตรงกันในแนวด่ิงเดียวกัน
กับตัวอกั ษรตวั แรกของบรรทดั แรกทเี่ ร่ิมต้นข้อความ และหลังตัวเลขไมต่ ้องมเี ครื่องหมายมหัพภาค (.)

๘.๔ การข้ึนต้นด้วยหัวข้อย่อย ๑.๑, ๑.๒, ๑.๓, ... หรือ ๑.๑.๑, ๑.๑.๒, ๑.๑.๓, ... ต่อไป
ตามลำดับน้นั จะต้องยอ่ หนา้ ลดหลน่ั กันไปตามลำดับศักดิ์ของหัวข้อย่อยนน้ั ๆ

๘.๕ การข้ึนหัวข้อใหม่ต่อ ๆ ไปในลำดับศักดิ์เดียวกัน จะต้องย่อหน้าให้ตรงกันในแนวด่ิง
เดียวกนั กบั หวั ข้อแรกในลำดับศักดเ์ิ ดียวกนั

๘.๖ การข้ึนบรรทัดใหม่ของข้อความที่อยใู่ นข้อเดียวกัน จะให้อยรู่ ิมซ้ายสุด โดยไม่ยอ่ หน้า
หรือจะให้ตัวอักษรตัวแรกของบรรทดั ใหม่ อยู่ในตำแหน่งตรงกันในแนวด่ิงกับตัวอักษรตัวแรกของบรรทัดบนใน
ข้อนัน้ กไ็ ด้ ทง้ั น้ี แลว้ แต่ความเหมาะสม หรอื ความนยิ มของหนังสือ หรอื เอกสารแต่ละประเภท

๙. การเปรียบเทียบระยะต่าง ๆ ท่ีจัดทำหนังสือราชการด้วยเครื่องพิมพ์ดีด กับระยะท่ีจัดทำ
หนังสือราชการด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ ซ่ึงใช้ตัวอักษรแบบไทยสารบรรณ (Th Sarabun PSK) ขนาด ๑๖ พอยท์
ซึ่งกำหนดเป็นระยะเปรียบเทียบโดยประมาณ กล่าวคือ ระยะห่างบรรทัดของการพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีด
ระยะ ๑ ปัด ให้เท่ากับระยะห่างบรรทัดของการพิมพ์ด้วยเคร่ืองคอมพิวเตอร์ ระยะ ๑ เท่า หรือประมาณ
๐.๘ เซนติเมตร และระยะห่างบรรทัดของการพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีด ๒ บิด ให้เท่ากับระยะห่างบรรทัด
ของการพิมพ์ดว้ ยเครื่องคอมพวิ เตอร์ ระยะ ๐.๕ หรือประมาณ ๐.๔ เซนติเมตร

๑๐. ในกรณีที่มีความจำเป็นตอ้ งจัดระยะหา่ งตัวอักษรสำหรับการพิมพ์ดว้ ยเครือ่ งคอมพิวเตอร์
อาจปรับระยะห่างตัวอักษรได้ตามความเหมาะสม โดยสามารถปรับระยะห่างตัวอักษรได้ไม่มากกว่า ๐.๕ พอยท์
ท้งั น้ี ให้คำนงึ ถึงความสวยงามและรปู แบบของหนังสือราชการเปน็ สำคญั

๑๑. ในกรณีที่หน่วยต้องการส่งเอกสารประกอบหนังสือราชการน้ันในรูปแบบของ
ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ให้สามารถจัดพิมพ์สัญลักษณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ในหนังสือราชการ เช่น QR Code
ลงในหนงั สอื ราชการนั้น ขนาดไม่เกิน ๓ เซนตเิ มตร x ๓ เซนติเมตร ทบี่ รเิ วณขอบล่างด้านขวาของหนงั สือ

- 39 -

ตวั อยา่ งการจดั ทำสำเนาคู่ฉบบั

ช้นั ความลับ (ถา้ ม)ี
- สำเนาคู่ฉบบั -

ชน้ั ความเร็ว (ถา้ ม)ี

ท…่ี ……………………… ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ
ทตี่ ง้ั ........................................................
…………………………………………………………

วนั เดือน ปี

เรอ่ื ง .............................................

คำขนึ้ ต้น ....................................

อ้างถงึ (ถ้าม)ี

สงิ่ ทสี่ ง่ มาดว้ ย (ถ้าม)ี

ขอ้ ความ...........................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................

คำลงท้าย

. ยศและลายมือชื่อ

(พมิ พช์ อื่ เตม็ )

ตำแหน่ง

ส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง

โทร.

โทรสาร

ไปรษณยี ์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้าม)ี

หมายเหตุ ๑. กรณี ผบ.ทบ. เป็นผู้ลงนาม .....................................ร่าง..................ก.ค. ๖๓ (ผรู้ ่าง)

................................พิมพ/์ ทาน............ก.ค. ๖๓ (เสมยี น)

.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (ผอ.กอง ฯ)

.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (จก. ฯ)

.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (รอง เสธ.ทบ.)

.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (เสธ.ทบ.)

.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (ผช.ผบ.ทบ.)

.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (รอง ผบ.ทบ.)

๒. กรณี ผบ.ทบ. ได้มอบอำนาจการลงนามแทน ฯ การลงนามตรวจจะเปน็ ไปตามลำดบั จนถงึ ผทู้ ่ไี ด้รบั มอบอำนาจ

ในการลงนามแทน

ชัน้ ความลับ (ถ้าม)ี

- 40 -

ตัวอยา่ งการจดั ทำสำเนาคฉู่ บับในกรณีทข่ี อบล่างด้านขวามีเน้อื ท่ีไม่เพยี งพอทจี่ ะลงลายมอื ชือ่ ผ้รู ่าง ผู้พิมพ์ ผู้ทาน ผู้ตรวจ

ชน้ั ความลบั (ถา้ มี)
- สำเนาคู่ฉบับ -

ช้ันความเร็ว (ถา้ มี)

ท…่ี ……………………… ส่วนราชการเจ้าของหนงั สือ
ทีต่ ั้ง........................................................
…………………………………………………………

วัน เดือน ปี

เร่ือง .............................................

คำข้นึ ต้น ....................................

อ้างถึง (ถ้าม)ี

สิ่งทส่ี ง่ มาดว้ ย (ถ้ามี)

ข้อความ...........................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................................

........................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................................................................

คำลงทา้ ย

. ยศและลายมอื ช่ือ
(พิมพ์ชื่อเตม็ )
ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ตำแหน่ง
โทร.
โทรสาร
ไปรษณีย์อิเลก็ ทรอนิกส์ (ถา้ มี)

ชนั้ ความลับ (ถ้าม)ี

- 41 -

ตัวอย่างด้านหลังในการจดั ทำสำเนาคูฉ่ บับ
กรณีที่ขอบล่างด้านขวาในหน้าทจี่ ะลงลายมอื ช่ือ ผู้รา่ ง ผู้พมิ พ์ ผ้ทู าน ผ้ตู รวจ

มเี นือ้ ทไี่ มเ่ พยี งพอท่จี ะลงลายมอื ชือ่

.....................................ร่าง..................ก.ค. ๖๓ (ผ้รู า่ ง)
................................พิมพ/์ ทาน............ก.ค. ๖๓ (เสมียน)
.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (ผอ.กอง ฯ)
.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (จก. ฯ)
.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (รอง เสธ.ทบ.)
.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (เสธ.ทบ.)
.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (ผช.ผบ.ทบ.)
.....................................ตรวจ...............ก.ค. ๖๓ (รอง ผบ.ทบ.)

- 42 -

๕. การกำหนดตัวเลขสำหรับใช้เปน็ หัวข้อ

เพื่อความสะดวกในการอ้างถึงและการค้นหาข้อความท่ีอ้างอิง โดยปกติ การจำแนกหัวข้อ
ให้ใชต้ วั เลขล้วน ๆ โดยยึดถือหลกั ปฏบิ ัติ ดงั ต่อไปนี้

๑. ในกรณีที่ใจความสามารถแบ่งเป็นข้อใหญ่ ๆ โดยแบ่งออกเป็นเล่ม ภาค ตอน หรือบท
ให้ใช้ตัวเลขเรียงลำดับต้ังแต่ตัวเลข ๑ ไปตามลำดับจนกว่าจะจบเร่ือง หากมีคำนำหรืออารัมภบทก่อนข้ึนต้นเร่ือง
จะใชต้ วั เลข ๐ เป็นตวั เลขกำหนดหัวขอ้ ก็ได้

๒. การจำแนกหัวข้อย่อยลงไปน้ัน จะแบ่งออกเป็นช่วง ๆ แต่ละช่วง จะแบ่งออกเป็น ๔ ชั้น
ได้แก่ การจำแนกหัวข้อช้ันต้น ชั้นลูก ช้ันหลาน และช้ันเหลน โดยใช้เลขเรียงลำดับกันไป และใส่เคร่ืองหมาย
มหัพภาค (.) ระหวา่ งชน้ั นั้น ๆ

๒.๑ การจำแนกหัวข้อช่วงท่ี ๑ ให้จำแนกดงั น้ี
การจำแนกชนั้ ต้น ใหใ้ ช้ตัวเลขเรียงจาก ๑ ไปตามลำดับจนกว่าจะจบเร่ือง
การจำแนกช้ันลูก ใช้ในกรณีที่มีข้อความที่ต้องจำแนกต่อไปจากชั้นต้น เป็นช้ันท่ี ๒

ใหใ้ สเ่ คร่อื งหมายมหพั ภาค (.) และตัวเลขเรยี งจาก ๑ ไปตามลำดับ ไดแ้ ก่ ๑.๑, ๑.๒, ๑.๓, ๑.๔
การจำแนกช้ันหลาน ใช้ในกรณีที่มีหัวข้อย่อยท่ีจะต้องจำแนกต่อไปจากชั้นลูก

เป็นชั้นที่ ๓ ให้ใส่เคร่ืองหมายมหัพภาค (.) และตวั เลขเรียงจาก ๑ ไปตามลำดับต่อไปจากชั้นลูก ได้แก่ ๑.๑.๑,
๑.๑.๒, ๑.๑.๓, ๑.๑.๔

การจำแนกชั้นเหลน ใช้ในกรณีที่มีหัวข้อย่อยที่จะต้องจำแนกต่อไปจากชั้นหลาน
เป็นชั้นท่ี ๔ ให้ใส่เคร่ืองหมายมหัพภาค (.) และตัวเลขเรียงจาก ๑ ไปตามลำดับต่อไปจากชั้นหลาน ได้แก่
๑.๑.๑.๑, ๑.๑.๑.๒, ๑.๑.๑.๓, ๑.๑.๑.๔

๒.๒ การจำแนกหัวข้อช่วงที่ ๒ ใช้ในกรณีที่มีหัวข้อย่อยที่จะต้องแบ่งต่อไปจากช่วงท่ี ๑ อีก
ให้ใส่ตัวเลขเรียงจาก ๑ ไปตามลำดับไปไว้ในเคร่ืองหมายวงเล็บ ( ) ต่อจากการจำแนกหัวข้อช่วงที่ ๑ ได้แก่
๑.๑.๑.๑(๑), ๑.๑.๑.๑(๒), ๑.๑.๑.๑(๓)

หากมีข้อความที่จะแยกเป็นชั้นย่อยต่อไปอีก ให้จำแนกเป็น ช้ันลูก ชั้นหลาน
และช้ันเหลน โดยถือปฏิบัติเช่นเดียวกับการจำแนกหัวข้อย่อยช่วงที่ ๑ ตามข้อ ๒.๑ แต่ให้อยู่ในเคร่ืองหมาย
วงเลบ็ ( ) ตัวอย่างเช่น

การจำแนกชว่ งท่ี ๒ ชนั้ ลูก ได้แก่ ๑.๑.๑.๑ (๑.๑), ๑.๑.๑.๑ (๑.๒), ๑.๑.๑.๑ (๑.๓)
การจำแนกชว่ งท่ี ๒ ชั้นหลาน ได้แก่ ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑), ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๒), ๑.๑.๑.๑
(๑.๑.๓)
การจำแนกช่วงที่ ๒ ชั้นเหลน ได้แก่ ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑), ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๒),
๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๓)

- 43 -

๒.๓ การจำแนกหัวข้อช่วงท่ี ๓ ช่วงท่ี ๔ หรือช่วงต่อไป ใช้ในกรณีท่ียังมีหัวข้อย่อย
และจะต้องแบ่งต่อไปจากช่วงที่ ๒ ช่วงที่ ๓ หรือช่วงต่อไป แล้วแต่กรณี ให้ถือปฏิบัติเช่นเดียวกับข้อ ๒.๒
โดยใช้เคร่ืองหมายวงเล็บ ( ) ในการแบง่ ช่วง ตวั อย่างเชน่

การจำแนกช่วงที่ ๓ ชนั้ ลูก ได้แก่ ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑) (๑.๑)
การจำแนกช่วงท่ี ๔ ช้ันหลาน ได้แก่ ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑) (๑.๑.๑.๑) (๑.๑.๑)
การจำแนกช่วงที่ ๕ ชนั้ เหลน ได้แก่ ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑) (๑.๑.๑.๑) (๑.๑.๑.๑) (๑.๑.๑.๑)
๓. เพ่ือความสะดวกในการเรียก การจำแนกข้อย่อยในตอนใดตอนหนึ่งตามข้อ ๒
อาจเรียกชื่อช่วง และชัน้ ประกอบดว้ ยตัวเลขท่ีของข้อก็ได้ ได้แก่
การจำแนกช่วงท่ี ๒ ช้ันหลาน ข้อ ๘ ได้แก่ ๑.๕.๓.๔ (๒.๔.๘) การจำแนกช่วงท่ี ๓ ชัน้ ต้น
ข้อ ๓ ไดแ้ ก่ ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑) (๓)
๔. การจำแนกหัวข้อ ซ่ึงไม่มีการจำแนกหัวข้อย่อยลงไปอีก จะกำหนดหัวข้อ โดยใช้ตัวอักษร
แทนตวั เลขก็ได้ เชน่ ก. หรอื (ก)
๕. ในกรณีท่ีมีหลักเกณฑ์กำหนดวิธีปฏิบัติเก่ียวกับการใช้ตัวเลขเป็นหัวข้อไว้เป็นอย่างอ่ืน
ก็ใหน้ ำมาใช้โดยอนโุ ลม เชน่ การกำหนดหวั ขอ้ ในเอกสารทางวชิ าการ เป็นตน้

๖. วิธกี ารจดั ทำสำเนา

สำเนา คือ เอกสารที่จัดทำข้ึนเหมือนกับต้นฉบับ ไม่ว่าจะทำจากต้นฉบับ สำเนาคู่ฉบับ หรือ
จากสำเนาอกี ชนั้ หน่ึง

ในกรณีท่ีมีความจำเป็นต้องใช้เอกสารราชการนั้น ๆ เพ่ิมข้ึน และเอกสารเหล่าน้ันไม่ได้จัดทำ
ไว้หลายฉบบั จำเปน็ ต้องจัดทำสำเนาข้ึน เพือ่ ใช้เป็นหลักฐานประกอบการพิจารณาของทางราชการ การจัดทำ
สำเนา อาจกระทำไดห้ ลายวิธี ดังนี้

๑. วิธีคดั หรือลอกออกจากตน้ ฉบับ คำตอ่ คำ ให้ถกู ต้องกับต้นฉบับเดมิ
๒. วิธถี อด หรือจัดทำพร้อมต้นฉบับ ได้แก่ การพิมพ์ต้นฉบับพร้อมสำเนาด้วยการใชก้ ระดาษ-
คาร์บอน
๓. วธิ ถี า่ ยจากตน้ ฉบับ ได้แก่ การถา่ ยด้วยเครื่องถ่ายเอกสาร
๔. วธิ อี ัดสำเนา ดว้ ยการทำให้หมกึ ทก่ี ระดาษไขต้นฉบบั ตดิ ที่กระดาษสำเนา
สำเนา แบ่งออกเป็น ๒ ประเภท ได้แก่
๑. สำเนาคู่ฉบับ เป็นสำเนาท่ีจัดทำพร้อมกับต้นฉบับ และเหมือนต้นฉบับ มีเครื่องหมายยติภังค์
(-) อยู่ด้านหน้าและหลงั โดยใหเ้ ว้นวรรค ๑ จังหวะเคาะ ผู้ลงลายมอื ชอื่ ในตน้ ฉบับจะลงลายมือช่ือไว้ในสำเนาคู่-
ฉบับดว้ ย และให้ผู้รา่ ง ผูพ้ ิมพ์/ทาน และผู้ตรวจ ลงลายมอื ชือ่ ไว้ทตี่ อนท้ายขอบล่างด้านขวาของหนงั สอื
๒. สำเนา เป็นสำเนาที่ส่วนราชการ หรือเจ้าหน้าท่ีจัดทำข้ึน สำเนานี้อาจทำขึ้นด้วยการถ่าย
คดั อัดสำเนา หรือด้วยวิธอี ่ืนใด อยู่ในเคร่ืองหมายวงเลบ็ ( ) โดยไม่ต้องเว้นวรรค ในกรณีการคัดสำเนาหนังสือ

- 44 -

ที่มีตราครุฑ จะต้องมีตราครุฑเหมือนต้นฉบับทุกประการ และห้ามใช้คำว่า “ครุฑ” แทนตราครุฑ โดยปกติ
สำเนาชนดิ น้ี ต้องมกี ารรบั รองความถูกตอ้ งด้วย

การรับรองสำเนา ให้มีคำรับรองว่า สำเนาถูกต้อง และให้ข้าราชการช้ันสัญญาบัตร ซึ่งเป็น
เจ้าหนา้ ทข่ี องส่วนราชการเจา้ ของเร่อื งท่ีจดั ทำสำเนาน้นั ลงลายมือช่ือรับรองความถกู ตอ้ ง พร้อมทั้งลงช่ือ
ตัวบรรจง ตำแหน่ง และวัน เดือน ปี ที่รับรอง โดยกำหนดให้พิมพ์ไว้ขอบล่างของหนังสือ และโดยปกติให้มี
คำว่า สำเนา ไว้ท่ีกึ่งกลางหนา้ เหนอื บรรทดั แรกของสำเนาหนงั สือด้วย

ในกรณที ่มี ีการลงลายมือชือ่ ในกระดาษไข ให้เจ้าหน้าทีข่ องส่วนราชการเจา้ ของเรอ่ื งลงลายมือ
ช่อื กำกบั ในสำเนา ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานด้วย

๓. การรับรองความถูกต้อง ในภาคผนวกประกอบหนังสือ ท้ังต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ ให้ใช้
ดงั น้ี

๓.๑ ให้ใช้คำว่า “ตรวจถูกต้อง” ในกรณีการรับรองหนังสือ หรือเอกสารท่ัวไป โดยให้
ข้าราชการช้ันสัญญาบัตรเปน็ ผู้ลงลายมือช่ือรับรองความถูกตอ้ ง พร้อมทั้ง พิมพ์ช่ือเตม็ ไว้ในวงเล็บใต้ลายมือช่ือ
และลงตำแหน่งใต้วงเลบ็ ชอื่ ด้วย รวมท้งั ลงวนั เดือน ปี ทรี่ ับรอง กำหนดใหพ้ มิ พ์ไวด้ า้ นขวาของหนังสอื

๓.๒ ให้ใช้คำว่า “ขอรับรองว่าถูกต้อง” ในกรณีท่ีเป็นการรับรองหนังสือ หรือเอกสาร
ท่ีมีความสำคัญเป็นการเฉพาะ โดยหัวหน้าส่วนราชการเจ้าของเรื่อง เป็นผู้ลงลายมือช่ือรับรองความถูกต้อง
พรอ้ มท้ังพิมพ์ชอ่ื เต็มไว้ในวงเลบ็ ใต้ลายมอื ชอ่ื และลงตำแหน่งใตว้ งเล็บช่ือด้วย รวมท้ัง ลงวัน เดอื น ปี ท่ีรับรอง
กำหนดให้พมิ พไ์ ว้ด้านขวาของหนังสอื

๗. การเสนอหนังสอื

การเสนอหนังสือ คือ การนำหนังสือท่ีได้ปฏิบัติในระดับเจ้าหน้าที่เสร็จเรียบร้อยแล้ว
เสนอตอ่ ผู้บงั คบั บญั ชาตามลำดับช้ัน เพอ่ื พิจารณา บนั ทึก สง่ั การ ทราบ และลงลายมือชอื่

การเสนอหนังสือ ให้เสนอไปตามสายการปฏิบัติราชการ ตามลำดับช้ันผู้บังคับบัญชา ยกเว้น
กรณดี งั ต่อไปนี้

๑. เรื่องที่มีการกำหนดชั้นความเร็ว หรือเฉพาะเจาะจงถึงบุคคล ให้เสนอโดยตรงได้
โดยไมจ่ ำเปน็ ต้องเสนอผ่านผู้บงั คับบัญชาตามลำดับชั้น แตต่ อ้ งรายงานใหผ้ ู้บังคับบัญชาตามลำดับช้นั ทราบดว้ ย

๒. เร่ืองที่มีกฎหมาย กฎ ข้อบังคับ ระเบียบ และคำส่ัง กำหนดไว้เป็นการเฉพาะ ได้แก่
เรือ่ งรอ้ งเรยี นการกลา่ วหา หรือการอทุ ธรณค์ ำสัง่ ตอ่ ผบู้ ังคับบญั ชาชัน้ เหนือขน้ึ ไป

วิธีการเสนอหนังสือ เจ้าหน้าท่ีผู้รวบรวมเร่ืองเสนอ ควรแยกหนังสือท่ีจะเสนอออกเป็นประเภท
เสยี ก่อน ได้แก่

เรอ่ื งลับ ให้แยกปฏิบัตติ ามระเบียบว่าด้วยการรกั ษาความลับของทางราชการ และพระราชบัญญัติ
ขอ้ มลู ขา่ วสารของราชการ ที่มีผลบงั คบั ใช้ในปัจจุบัน

เรือ่ งดว่ น ด่วนมาก ด่วนที่สดุ ให้แยกออกปฏบิ ตั ิโดยเรว็ และรบี เสนอขนึ้ ไปทันที
เรือ่ งอ่ืน ๆ ใหพ้ จิ ารณาและจดั เรียงลำดับวา่ เปน็ เรือ่ งท่ตี ้องสง่ั การ พิจารณา หรอื เพอื่ ทราบ

- 45 -

โดยปกติ การเสนอหนังสือต้องใส่แฟ้มหรือซอง โดยแยกตามลักษณะความสำคัญของเรื่อง
แต่ให้จัดลำดับเร่ืองที่ต้องพิจารณาก่อนไว้ข้างหน้า หนังสือที่ได้รับมาก่อน ต้องเสนอเพื่อให้ได้รับการปฏิบัติ
ให้แล้วเสร็จก่อน ในกรณีท่ีส่วนราชการมีหนังสือราชการมาก ควรแยกเป็นประเภทละแฟ้มหรือซอง
หากสว่ นราชการใดมหี นงั สือราชการนอ้ ย อาจใชแ้ ฟ้มเดียวก็ได้

เรื่องที่เก่ียวกับประชาชน ตามหลักการที่ดีนั้น ควรตอบให้ทราบโดยเร็ว ตามระยะเวลา
ท่ีกำหนดไว้ สำหรับการปฏิบัติราชการของส่วนราชการน้ัน สำหรับหนังสือราชการท่ีติดต่อกันระหว่าง
สว่ นราชการดว้ ยกนั เองให้ถือปฏิบตั เิ ชน่ เดยี วกนั

ในการเสนอหนังสือ ให้จัดหนังสือให้สะดวกในการพิจารณาของผู้บังคับบัญชา โดยมีเอกสาร
ประกอบการพิจารณา จัดให้เป็นระเบียบเรียบร้อย เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาสามารถพลิกดูได้ทันที ผู้รวบรวม
หนังสือเสนอควรมีบันทึกย่อไว้ว่า หนังสือในแฟ้มมีเรื่องใดบ้าง เมื่อได้รับแฟ้มคืนจะทำให้สามารถตรวจสอบได้ว่า
เรื่องใดได้รับการพิจารณา สั่งการ หรือลงลายมือช่ือแล้ว หนังสือฉบับใดที่ผู้บังคับบัญชานำเร่ืองออกจากแฟ้ม
ไปพิจารณา จะต้องเขียนบันทึกสอดไวใ้ นแฟ้มแทนท่ีหนังสือที่นำออกไปด้วย

การเสนอหนังสือที่เป็นเร่ืองสำคัญ มีรายละเอียดที่จะต้องพิจารณามาก ผู้ทำเรื่องอาจขอนำเรื่อง
เสนอด้วยตนเองก็ได้ ท้ังนี้ เพื่อเปิดโอกาสให้ผู้บังคับบัญชาสามารถซักถามข้อมูลหรือเหตุผลบางประการ
เพ่มิ เตมิ ประกอบการพิจารณา เมื่อได้รบั อนุมัติแลว้ กใ็ ห้นำหนงั สอื ไปเสนอด้วยตนเอง

หนังสือฝากเสนอ เป็นหนังสือจากส่วนราชการ หรือหน่วยอื่น ที่ไม่อยู่ในสายงานปกติ
ของส่วนราชการนั้น ท่ีนำเสนอผู้บังคับบัญชาชั้นเหนือข้ึนไปพิจารณาส่ังการ ให้ผู้ฝากเสนอจัดทำบัญชี
เป็นหลักฐานไว้ เม่ือหนังสือฝากเสนอนั้นได้รับการพิจารณาแล้ว ผู้ฝากเสนอจะรับคืนไป ก็ให้ลงลายมือช่ือ
รบั ไปด้วย ผรู้ ับฝากจะต้องสนใจในการเสนอเท่า ๆ กบั งานในส่วนราชการของตน

ลักษณะการจัดเรยี งหนังสือเสนอ ให้เรยี งลำดับข้ึนมา โดยเมอ่ื มีการบันทึกมาใหม่ ให้เรียงซอ้ น
ไว้ข้างหน้าไปตามลำดับ เม่ือเสนอหนังสือไปถึงผู้บังคับบัญชา ผู้บังคับบัญชาจะเห็นบันทึกของผู้บันทึก หลังสุด
มาก่อน สว่ นผู้บันทึกคนแรกจะอยหู่ ลังสดุ และเพ่ือความสะดวกแก่ผู้บังคบั บญั ชาในการพิจารณา ความเหน็ ของ
ผู้บันทึกท่ีผ่านข้ึนมาตามลำดับนั้น ถ้าหนังสือท่ีเสนอมีหลายแผ่น เพ่ือให้เกิดความเรียบร้อยและป้องกัน
การสูญหาย ให้เย็บหรือยึดติดกันให้เรียบร้อยท่ีมุมบนด้านซ้ายมือ โดยให้เย็บจากทางด้านซ้ายขนานไปกับ
สันหนงั สือ

ในกรณีที่ผู้บังคับบัญชาได้พิจารณาส่ังการในหนังสือท่ีเสนอแล้ว หนังสือต้องย้อนกลับผ่านลงมา
ตามทางเดนิ เอกสารเช่นเดียวกนั ผผู้ ่านเรื่องตามทางเดินเอกสารต้องลงลายมือช่ือย่อ และวัน เดือน ปี กำกับไว้
ยกเวน้ เรอื่ งเร่งด่วน จะต้องดำเนินการปฏิบัตใิ นทันที ใหส้ ่งหนังสือฉบบั น้ันตรงไปยงั ผู้ปฏิบตั ิ และให้เป็นหน้าที่
ของหนว่ ยปฏบิ ัติที่จะตอ้ งเสนอให้ผบู้ ังคับบัญชาตามลำดับชัน้ ได้ทราบการสัง่ การนน้ั ดว้ ย