E DISI 4 T TAT P ACARA K PENGU P RUSAN KE P WANG P AN DAN U PERAK M AUNAN PUSAT PERUBATAN UNIVERSITI MALAYA JABATAN KEWANGAN PUSAT PERUBATAN UNIVERSITI MALAYA (University Malaya Medical Centre) LEMBAH PANTAI, 59100 KUALA LUMPUR, MALAYSIA +603-79562204 [email protected]
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PUSAT PERUBATAN UNIVERSITI MALAYA Edisi Pertama Edisi Kedua Edisi Ketiga Tarikh kuatkuasa pemakaian pada 10 Ogos 2016 (No LP 4/2026 (74) pada 9 Ogos 2016, Cabutan Minit 3188) Edisi Keempat Tarikh kuatkuasa pemakaian pada xx xx 2023 (No LP x/2023 (xx) pada xx xx 2023, Cabutan Minit xxxx) 2001 2010 2016 2023
Hak Cipta Pusat Perubatan Universiti Malaya HAK CIPTA TERPELIHARA. Tiada bahagian daripada terbitan ini boleh diterbitkan semula, disimpan untuk pengeluaran atau ditukarkan ke bentuk lain melalui kaedah dengan cara elektronik, imej atau rakaman dan sebagainya tanpa kebeneran penerbit terlebih dahulu Diterbitkan oleh: Jabatan Kewangan Pusat Perubatan Universiti Malaya 59100 Lembah Pantai, Kuala Lumpur
ISI KANDUNGAN Bab 1 : Pendahuluan Bab 2 : Tafsiran Bab 3 : Struktur Organisasi 01 02-18 19-23 24-34 Bab 4 : Dasar Pengurusan Kewangan dan Perakaunan 35-37 Bab 5 : Audit Dalam dan Jawatankuasa Audit 38-41 Bab 6 : Pengurusan Bajet 42-49 Bab 7 : Pengurusan Hasil 50-53 Bab 8 : Pengurusan Akaun Belum Terima Bab 9 : Pengurusan Penyimpanan Wang Tunai, Dokumen Dan Barang Berharga 54-56 57-75 Bab 10 : Pengurusan Perolehan 76-81 Bab 11 : Pengurusan Pembayaran 82-84 Bab 12 : Pengurusan Panjar 85-89 Bab 13 : Pengurusan Akaun Amanah Bab 14 : Pengurusan Cukai Barang Dan Perkhidmatan (CBP) 90-92 Bab 15 : Pengurusan Emolumen 93-95
ISI KANDUNGAN Bab 16 : Pengurusan Elaun, Kemudahan Dan Bayaran Saguhati Bab 17 : Pengurusan Pendahuluan Bab 18 : Pengurusan Bekalan Pakaian Seragam Dan Upah Jahit 96-105 106-111 112-113 Bab 19 : Pengurusan Kemudahan Pinjaman Kepada Pegawai 114-115 116-117 Bab 20 : Pengurusan Kemudahan Komunikasi Mudah Alih Bab 21 : Pengurusan Ex-Gratia Bab 22 : Pengurusan Aset Bab 23 : Pengurusan Stor 118-119 120-126 127-131 132-138 Bab 24 : Pengurusan Kenderaan 139-140 Bab 25 : Pengurusan Pelaburan Bab 26 : Pengurusan Perlindungan Insurans Bab 27 : Pengurusan Perolehan Kerja Secara Inden Bab 28 : Penyediaan Dan Pembentangan Laporan Tahunan Dan Penyata Kewangan 141-143 144-147 148-151 152-157 Bab 29 : Glosari Undang-Undang Dan Peraturan 157-162 Lampiran A
PENDAHULUAN BAB 1
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan PPUM ini disediakan bagi mematuhi Akta Badan Berkanun (Akaun dan Laporan Tahunan 1980), Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30), Perlembagaan Universiti Malaya, Statut Universiti Malaya (Pusat Perubatan Universiti Malaya) 2000 bertarikh 25 Mei 2000 mengenai dasar pengurusan kewangan dan perakaunan yang berlandaskan kepada garis panduan Piawaian Perakaunan yang diterima pakai oleh PPUM dan Akta Badan Berkanun (Akaun Laporan Tahunan 1980) (Akta 240) serta 1PP-PA 3.1 (Garis panduan untuk penyediaan dan pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan Badan Berkanun Persekutuan). 1.2 Tujuan Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan PPUM Tatacara ini menerangkan dasar, skop dan prosedur pengurusan kewangan dan perakaunan Pusat Perubatan Universiti Malaya (PPUM). la merupakan satu garis panduan yang membantu setiap pegawai dalam proses pelaksanaan pengurusan kewangan dan perakaunan pada masa sekarang dan akan datang supaya selaras dengan visi, misi dan objektif PPUM. 1
TAFSIRAN BAB 2
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 2 TAFSIRAN 2.1. Berikut adalah istilah yang digunapakai di dalam tatacara ini: Akaun bermaksud penyata kewangan yang mengandungi semua transaksi kewangan sesuatu aktiviti atau program. Akta bermaksud Akta Universiti dan Kolej Universiti (AUKU) (pindaan) 2012 (Akta 30) Perlembagaan Universiti Malaya. Alat Komunikasi Mudah Alih bermaksud sebarang alat mudah alih yang dilengkapi sekurang-kurangnya dua (2) ciri asas komunikasi iaitu menerima/membuat panggilan dan sistem pesanan ringkas (SMS). Anak bermaksud anak kandung, anak tiri yang disara, anak tidak sah taraf dan anak yang diambil sebagai anak angkat di bawah mana-mana undang-undang bertulis. Arahan Bertulis bermaksud kebenaran atau arahan yang boleh diwakilkan oleh Ketua Akauntan dan Ketua Jabatan kepada pegawaipegawai lain secara bertulis dengan menyatakan setakat mana kuasa dan tanggungjawab yang boleh dilaksanakan. Aset bermaksud sumber yang dikawal oleh entiti, hasil daripada peristiwa lampau dan memberi manfaat ekonomi masa hadapan atau potensi perkhidmatannya dijangka mengalir ke dalam entiti. Aset Bernilai Rendah Yang Tidak Dipermodalkan bermaksud harta benda yang mempunyai nilai yang kurang RM3,000.00 seunit. Aset Ketara bermaksud aset yang mempunyai kewujudan fizikal yang boleh disentuh atau dipegang untuk kegunaan dalam pengeluaran atau pembekalan barangan atau perkhidmatan, untuk disewakan kepada pihak lain, atau untuk kegunaan urusan pentadbiran dan dijangka akan digunakan bagi jangkamasa yang melebihi daripada satu tempoh pelaporan. Aset PPUM bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan PPUM yang dibeli atau disewa beli di bawah kelulusan bajet, yang diterima oleh sumbangan, hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan. Aset Tak Ketara bermaksud aset bukan kewangan yang dapat dikenalpasti tanpa kewujudan secara fizikal. 2
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Audit Dalam ialah Jabatan yang bertanggungjawab untuk menjalankan pemeriksaan secara bebas untuk menilai keberkesanan, kecekapan dan ekonomiknya sesuatu aktiviti organisasi. Audit Kewangan bermaksud pengauditan ke atas penyata kewangan yang bertujuan untuk menentukan bahawa pembayaran dibuat dengan teratur dan dibenarkan, hasil-hasil adalah dikenakan dan dipungut dengan betul dan barang-barang diakaunkan dan dikawal dengan sepatutnya. Audit Khas bermaksud pengauditan yang diarahkan oleh Pegawai Pengawal atau Jawatankuasa Audit bertujuan untuk menyemak/menyiasat sesuatu isu atau aduan bagi menentukan kesahihan, punca dan kesannya untuk tindakan selanjutnya oleh pihak pengurusan. Audit Pengurusan bermaksud kajian dan penilaian semula terhadap aktiviti- aktiviti PPUM dan pengurusan sumber yang meliputi aspek kecukupan (adequacy), kecekapan (efficiency), kebolehpercayaan (reliability), keberkesanan (effectiveness) dan ekonomikal. Auditee bermaksud pihak yang diaudit. Bajet bermaksud satu penyataan hasil dan perbelanjaan bagi masa hadapan yang digunakan sebagai alat perancangan dan pengurusan sumber-sumber untuk memenuhi objektif PPUM. Bankers Cheque bermaksud cek yang dikeluarkan terus oleh pihak bank setelah mendapat arahan bayaran daripada pihak PPUM. Batas Perbelanjaan bermaksud sesuatu nilai yang ditetapkan oleh Perbendaharaan bagi sesuatu agensi yang mana nilai tersebut digunakan sebagai ukuran untuk menentukan jumlah peruntukan tambahan yang wajar diluluskan oleh Perbendaharaan di dalam menimbangkan sesuatu cadangan Dasar Baru atau One-off. Bagi Dasar Baru atau One-off yang nilainya melampaui paras Batas Perbelanjaan, peruntukan tambahan akan hanya dipertimbangkan bagi setakat nilai yang melebihi Batas Perbelanjaan agensi berkenaan. Baucar Bayaran bermaksud dokumen yang menunjukkan bahawa wang telah dibayar bagi bekalan dan perkhidmatan, kerja-kerja dan peralatan yang telah diterima, dibuat dan disempurnakan. Bekalan bermaksud barang yang dibeli termasuk bahan mentah, barang siap dan termasuk pemasangannya. Belanja Mengurus bermaksud perbelanjaan bagi aktiviti-aktiviti seharian yang berulang dan berterusan atau boleh juga disebut sebagai 3
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM perbelanjaan penggunaan. Belanja Pembangunan bermaksud perbelanjaan modal yang biasanya tidak berulang dan merupakan perbelanjaan yang mempunyai keluasan yang berfaedah dalam jangka panjang. Bukan Warganegara Malaysia bermaksud bukan pemegang kad pengenalan Malaysia MyKad dan MyKid bagi kanak-kanak yang berumur 12 tahun ke bawah. Buku Log bermaksud Buku Log Kenderaan yang merekodkan maklumat kenderaan, butir-butir penggunaan kenderaan dan penyenggaraan berjadual. Caj Bulanan bermaksud caj panggilan suara, caj penggunaan data (mengakses internet, muat turun dan seumpamanya), penggunaan e-mel, SMS, MMS dan sebarang bentuk caj perkhidmatan data yang dikenakan oleh syarikat telekomunikasi. Bayaran caj bulanan yang ditanggung oleh PPUM ini juga dinamakan sebagai Elaun Telefon. Caj Rawatan bermaksud merangkumi caj yang dikenakan bagi layanan perubatan, ubat-ubatan dan lain-lain perkhidmatan perubatan yang diberi kepada pesakit. Caj Wad bermaksud caj yang dikenakan kepada pesakit yang tinggal di wad di mana pada hari kemasukan dikira satu hari penuh dan akan dikenakan caj satu hari penuh pada hari discaj sekiranya melebihi 12 jam. Cek bermaksud nota pertukaran yang bayarannya dikeluarkan dari bank tertentu dan dibayar atas permintaan. Cek Tamat Sah Laku bermaksud cek yang tidak sah diniagakan kerana sudah melewati tempoh 3 bulan dari tarikh dikeluarkan. Cek Terbatal bermaksud cek yang ditolak oleh bank disebabkan kesilapan maklumat penerima bayaran atau cek tamat tempoh laku. Cek Yang Tidak Ditunaikan bermaksud cek yang telah dikeluarkan kepada penerimanya tetapi belum dikemukakan kepada bank untuk pembayaran. CoGSTR bermaksud sijil pelepasan yang diberikan dibawah seksyen 56(3)(b) Akta Cukai Barang Dan Perkhidmatan 2014. Cukai Input bermaksud Cukai Barang Dan Perkhidmatan yang ditanggung ke atas pembelian atau perolehan barang dan perkhidmatan 4
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM oleh orang kena cukai bagi tujuan membuat pembekalan bercukai dalam perjalanan atau penerusan perniagaan. Cukai Output bermaksud Cukai Barang Dan Perkhidmatan yang dikenakan ke atas pelanggan yang membeli barang atau mendapatkan perkhidmatan yang diberikan oleh orang kena cukai. Daftar Aset bermaksud rekod butiran terperinci berkenaan nilai kos, lokasi, nombor siri, susut nilai, kategori, nama pembekal dan tarikh pembelian berserta jangka hayat aset. Daftar Resit Rasmi bermaksud daftar yang menunjukkan semua stok Resit Rasmi yang diterima dan dikeluarkan dan diselenggara oleh tiap-tiap pemungut. Dalam Negeri bermakna Malaysia, Singapura, Brunei, Kalimantan dan Selatan Thailand. Dasar Baru bermaksud program/aktiviti baru termasuk tambahan, sambungan atau perluasan kepada dasar sedia ada. Dasar Sedia Ada bermaksud semua program/aktiviti yang dijalankan pada tahun semasa (kecuali One-off) yang telah mendapat kelulusan pihak berkuasa. Dasar-dasar Perakaunan bermaksud prinsip-prinsip asas, konvensyen, kaedah dan tatacara yang diamalkan oleh badan berkanun dalam penyediaan dan persembahan penyata kewangan. Deposit Bukan Pesakit bermaksud bayaran pendahuluan bagi sewaan dan kontrak perkhidmatan yang diberikan kepada pembekal. Deposit Pesakit bermaksud bayaran pendahuluan yang dikenakan ke atas setiap pesakit bagi setiap kemasukan ke wad. Dokumen bermaksud dokumen rasmi, surat pengenalan diri, dokumen yang bernilai, sijil pelaburan yang diniagakan. EFT Terbatal bermaksud bayaran yang ditolak oleh pihak bank disebabkan oleh kesilapan nombor akaun penerima, akaun tidak aktif atau akaun ditutup. Emolumen bermaksud apa-apa saraan dalam bentuk wang yang kena dibayar kepada seseorang pegawai dan termasuklah gaji pokok, imbuhan tetap, bayaran insentif, bayaran elaun bulanan lain dan sumbangan berkanun. 5
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Ex-gratia Bencana Kerja bermaksud kemalangan yang berlaku di luar kawalan pegawai semasa menjalankan tugas rasmi; atau kemalangan yang berlaku pada bila-bila masa disebabkan oleh perbuatan anasiranasir jahat seperti balas dendam dan sebagainya akibat tugas rasmi pegawai; atau penyakit khidmat. Financial Process Exchange (FPX) bermaksud satu kaedah untuk membuat pembayaran dalam talian masa nyata (real time online payments) menggunakan akaun semasa atau simpanan. GST03 bermaksud laporan lengkap Cukai Barang Dan Perkhidmatan yang perlu dihantar kepada Jabatan Kastam Diraja Malaysia mengikut tempoh bercukai yang ditetapkan. Harta Modal bermaksud harta benda yang mempunyai nilai melebihi RM3,000.00 seunit. Hasil bermaksud semua terimaan daripada pesakit, bukan pesakit, sumbangan kerajaan dan lain-lain terimaan dari perkhidmatan yang diberikan. Hilang Upaya Kekal (HUK) bermaksud hilang upaya yang berkekalan hingga menghilangkan atau mengurangkan upaya seseorang pegawai menjalankan aktiviti yang boleh dilakukannya sebelum ditimpa bencana kerja. Taksiran HUK adalah ditentukan oleh Lembaga Perubatan / Lembaga Perubatan Khas yang ditubuhkan di Hospital Kerajaan tertakluk kepada kadar yang ditetapkan dalam Jadual di Lampiran B1 1PP-WP 6.3 Skim Ex-Gratia Bencana Kerja Bagi Pegawai Awam Persekutuan dan Garis Panduan Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO). Ibu bapa bermaksud ibu bapa kandung, ibu bapa tiri atau ibu bapa angkat yang pertalian kekeluargaan adalah sah di sisi undang-undang Malaysia. Ibu Pejabat bermaksud tempat biasa seseorang pegawai melaporkan diri untuk bertugas dan lingkungan jarak pentadbirannya ialah: a) 25 km jika boleh dihubungi oleh jalan raya; b) 16 km jika boleh dihubungi oleh jalan tanah yang boleh dilalui oleh kenderaan bermotor; dan c) 8 km jika boleh dihubungi oleh jalan basikal atau sungai. Insurans Am bermaksud selain daripada Insurans Malpraktis iaitu, termasuk tetapi tidak terhad kepada: a) Kebakaran b) Tanggungan Awam c) Tanggungan Majikan 6
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM d) Kewangan e) Kecurian f) Segala Risiko g) Jaminan Kesetiaan h) Tanggungan Pengarah dan Pegawai i) Kemalangan Berkelompok j) Insurans Kenderaan Invois bermaksud penyata bertulis tentang caj bekalan dan perkhidmatan, kerja-kerja dan peralatan yang dibeli. Invois Cukai bermaksud suatu invois yang dikehendaki supaya dikeluarkan oleh orang kena cukai di bawah seksyen 33 Akta Cukai Barang Dan Perkhidmatan 2014. Jadual Gaji Minimum-Maksimum (JGMM) bermaksud jadual yang menetapkan kadar gaji minimum dan maksimum termasuk kadar kenaikan gaji tahunan mengikut skim perkhidmatan berdasarkan pekeliling yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa. Jawatankuasa Pemegang Amanah bermaksud Jawatankuasa yang ditubuhkan bagi setiap Tabung Amanah untuk tujuan mengawasi pelaksanaan aktiviti dan memutuskan dasar berhubung dengan penggunaan wang selaras dengan tujuan Tabung amanah seperti yang dinyatakan dalam Surat Ikatan Amanah. Jawatankuasa Penyiasat bermaksud jawatankuasa yang ditubuhkan bagi membuat siasatan terhadap kehilangan dan hapus kira yang dilaporkan serta memberi cadangan dan mengesyorkan penambahbaikan. JKPP bermaksud Jawatankuasa Pengenepian dan Pengurangan Tunggakan Hasil. Juruaudit Dalam bermaksud penilai bebas dalaman yang membuat penilaian terhadap operasi kewangan, perakaunan dan pengurusan PPUM. Juruaudit Luar bermaksud mana-mana firma audit swasta yang dilantik oleh Ketua Audit Negara, jika Ketua Audit Negara dipertanggungjawabkan untuk mengaudit Penyata Kewangan PPUM. Kad Debit bermaksud satu kaedah pembayaran secara elektronik yang digunakan untuk perbelanjaan tanpa menggunakan wang tunai. Kad Inden bermaksud kad elektronik yang digunakan untuk membuat transaksi bekalan bahan api kenderaan. 7
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Kad Kredit bermaksud satu kaedah pembayaran secara elektronik yang digunakan untuk perbelanjaan secara kredit. Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit bermaksud kad elektronik prabayar seperti kad Touch ’n Go atau seumpamanya yang digunakan untuk membuat bayaran tol tanpa resit. Kehilangan Aset bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai aset. Kehilangan Wang Awam bermaksud kehilangan wang awam yang disebabkan oleh kecurian, penipuan atau kecuaian, kebakaran, kemalangan, bencana alam, kekurangan, bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh didapatkan balik dan perbelanjaan yang sia-sia. Kemudahan kredit bermaksud kemudahan pembayaran secara kredit yang dibenarkan oleh PPUM kepada syarikat yang melantik PPUM sebagai panel perubatan. Kenderaan PPUM bermaksud kenderaan yang diperuntukkan untuk kegunaan gunasama Jabatan atau kenderaan kegunaan khas seperti kereta, ambulans, kereta jenazah dan seumpamanya yang dibeli/sewa/ pajak/pinjam atau yang diterima sebagai hadiah untuk kegunaan rasmi sebagai Kenderaan PPUM atau Kereta Rasmi Jawatan. Kereta Rasmi Jawatan bermaksud kereta yang diperuntukkan khas mengikut kelayakan jawatan kepada Anggota Pentadbiran, Yang Dipertua/Timbalan Yang Dipertua Dewan Negara/Dewan Rakyat, Hakim dan Pegawai Perkhidmatan Awam Gred Utama/Khas C dan ke atas atau yang setaraf. Kerja Dalam Kemajuan bermaksud nilai, peratusan atau sebahagian aktiviti yang telah disiapkan dari keseluruhan aktiviti atau projek yang dijalankan. Kerja-kerja bermaksud perolehan yang melibatkan pembinaan, penyelenggaraan dan pembaikan yang tidak mengubah struktur asal. Ketua Akauntan bermaksud Ketua Jabatan Kewangan yang bertanggungjawab kepada Pegawai Pengawal. Ketua Jabatan bermaksud seseorang pegawai yang bertanggungjawab bagi sesuatu Jabatan/Unit termasuklah mana-mana pegawai dalam 8
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang diberi kuasa yang sewajarnya secara bertulis oleh pegawai yang bertanggungjawab untuk bertindak bagi pihaknya. Komputer bermaksud alat elektronik yang menyimpan maklumat pada cakera atau pita bermagnet, menganalisisnya dan mengeluarkan maklumat selanjutnya apabila diperlukan. Kontraktor bermaksud pihak yang diberi tawaran oleh PPUM bagi melaksanakan kerja-kerja penyelenggaraan, pembaikan dan pengubahsuaian bangunan dan peralatan. Kredit Cukai input bermaksud suatu amaun yang boleh dituntut semula oleh entiti, perniagaan atau organisasi apabila cukai input yang dibayar melebihi cukai output. Kumpulan Wang Amanah bermaksud kumpulan wang yang mengakaunkan penerimaan dan perbelanjaan dari Akaun Amanah. Kursus Jangka Panjang bermaksud kursus sepenuh masa yang tempohnya melebihi dua belas (12) bulan kalendar termasuk hari kelepasan mingguan, kelepasan am dan cuti akademik. Kursus Jangka Pendek bermaksud kursus sepenuh masa termasuklah lawatan sambil belajar, seminar atau bengkel yang tempohnya tidak melebihi tiga (3) bulan kalendar termasuk hari kelepasan mingguan, kelepasan am dan cuti akademik. Kursus Jangka Sederhana bermaksud kursus sepenuh masa yang tempohnya melebihi tiga (3) bulan tetapi tidak melebihi dua belas (12) bulan kalendar termasuk hari kelepasan mingguan, kelepasan am dan cuti akademik. Kehilangan bermaksud termasuk kehilangan wang awam, setem, barang-barang awam dan harta lain yang berharga disebabkan kecurian, penipuan, atau kecuaian pegawai; kekurangan, bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh dapat balik, hasil yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan yang sia-sia. Laporan Pengecualian bermaksud laporan bagi tujuan memberi penjelasan terhadap petunjuk-petunjuk (kewangan dan bukan kewangan) yang mana pencapaian input/outputnya adalah didapati terkeluar daripada kadar varian yang dipersetujui di dalam perjanjian program. Lebihan Bayaran Pembekal bermaksud bayaran yang melebihi dari jumlah yang sepatutnya diterima oleh pembekal. 9
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Lembaga bermaksud Lembaga Pengarah Universiti Malaya. Lembaga Pemeriksa bermaksud badan yang dilantik untuk membuat keputusan hasil daripada pemeriksaan sesuatu aset hendak dilupuskan. Lembaga Pengurus bermaksud Lembaga Pengurus PPUM. Luar Negeri bermakna negara-negara selain daripada Malaysia, Singapura, Brunei Kalimantan dan Selatan Thailand. Memorandum Jemaah Menteri (MJM) bermaksud Nota Jemaah Menteri (NJM) yang dibentangkan untuk pertimbangan, kelulusan dan persetujuan Jemaah Menteri dan Parlimen. Nombor akaun Amanah bermaksud nombor akaun yang diberi kepada sesuatu Tabung Amanah. Nota Debit bermaksud penyata bertulis yang dikeluarkan apabila jumlah yang diinvois sebelumnya meningkat daripada yang sepatutnya untuk pembekalan yang sama. Nota Kredit bermaksud penyata bertulis yang dikeluarkan apabila nilai yang diinvois sebelumnya dikurangkan atau suatu transaksi dibatalkan atas apa-apa sebab. One-off bermaksud perbelanjaan yang tidak berulang dalam tahun semasa dan tahun-tahun yang berikutnya. Orang Kena Cukai bermaksud mana-mana orang yang bertanggungan untuk didaftarkan dibawah Akta Cukai Barang Dan Perkhidmatan 2014. Orang Kurang Upaya (OKU) bermaksud mereka yang mempunyai kekurangan jangka panjang fizikal, mental, intelektual atau deria yang apabila berinteraksi dengan pelbagai halangan, boleh menyekat penyertaan penuh dan berkesan mereka dalam masyarakat dan mereka mestilah berdaftar dengan Jabatan Kebajikan Masyarakat (JKM). Outcome Base Budgeting (OBB) bermaksud bajet yang memberi penekanan kepada impak dan keberkesanan program berbanding mementingkan perbelanjaan dan output. Pakaian Seragam ialah adalah bermaksud pakaian dan kelengkapan lain yang dibekalkan kepada pegawai yang layak seperti yang ditetapkan dalam pekeliling dan peraturan semasa. Panjar bermaksud wang tunai dalam tangan yang digunakan untuk 10
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM pelbagai bayaran. Panjar Khas bermaksud wang tunai yang diperuntukan untuk memudahkan perbelanjaan untuk tujuan khas dan oleh itu tidak dipertanggungkan dalam akaun sebagai perbelanjaan muktamad dan hanya pembayaran yang sebenar sahaja dari panjar itu yang dipertanggungkan. Panjar Wang Runcit bermaksud sejumlah wang yang diberikan kepada sesuatu Jabatan/Unit untuk membolehkannya membuat pembelian kecil yang segera dan perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungkannya terlebih dahulu kepada peruntukan/vot. Ia boleh juga digunakan bagi memberi pendahuluan wang tunai segera kepada pegawai yang memerlukan wang untuk membayar belanja perjalanan kecuali untuk membayar tuntutan perjalanan. Pengarah bermaksud Pegawai Pengawal Pusat Perubatan Universiti Malaya yang dilantik di bawah subperenggan 10(1) Statut Universiti Malaya (Pusat Perubatan Universiti Malaya) 2000. Pegawai Pengawal bermaksud Pengarah yang bertanggungjawab kepada Lembaga Pengurus. Pegawai Aset bermaksud pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menguruskan aset yang berada di Jabatan/Unit. Pegawai bermaksud semua kategori pegawai yang sedang berkhidmat yang dilantik secara tetap, sementara atau kontrak oleh PPUM. Penyelia bermaksud seseorang pegawai yang bertanggungjawab ke atas pegawai bawahannya dan mempunyai hubungan taraf tinggi rendah dalam satu susunan kuasa (span of control) di mana jawatan yang lebih tinggi itu bertanggungjawab secara langsung menyelia jawatan yang lebih rendah. Pegawai Kenderaan bermaksud pegawai yang dilantik atau ditugaskan oleh Ketua Jabatan untuk menguruskan Kenderaan Kerajaan di Kementerian/ Jabatan. Pegawai Pembayar bermaksud pegawai yang sebenarnya membuat bayaran wang awam. Pegawai Pemeriksa Aset bermaksud pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk menjalankan pemeriksaan dan mengesahkan kewujudan aset. 11
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Pegawai Pemeriksa Stor bermaksud pegawai yang terdiri daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional serta Pegawai Kumpulan Pelaksana 1 yang dilantik untuk memeriksa baki dan nilai stok tahunan. Pegawai Pemverifikasi Stor bermaksud pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal yang terdiri daripada Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional untuk melakukan tugas memverifikasi stok. Pegawai Perakaunan bermaksud pegawai awam yang bertanggungjawab bagi perkara-perkara seperti berikut : a) Memungut, menerima atau mengakaun; b) Membayar/membelanja, mengeluarkan wang awam atau barangbarang awam; c) Menerima, menyimpan atau mengesyor barang awam untuk dilupus. Pegawai Stor bermaksud pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk menguruskan Stor. Pelajar bermaksud pelajar sekolah yang masih belajar di sekolah bantuan kerajaan tidak melebihi tingkatan 5 atau berumur 17 tahun, pelajar di bawah tajaan Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) dan Pusat Perubatan Universiti Malaya (PPUM) dan Institusi Perguruan Kementerian Pelajaran Malaysia. Pelupusan bermaksud satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. Pemandu Kenderaan bermaksud pemandu yang dilantik sama ada secara tetap, kontrak, sementara, sambilan, pegawai yang diberi kebenaran secara bertulis oleh Ketua Jabatan untuk memandu Kenderaan Jabatan atau pemandu yang dilantik sendiri oleh Anggota Pentadbiran, tetapi tidak termasuk pemandu yang dilantik sendiri oleh Pegawai Perkhidmatan Awam Gred Khas B, Gred Utama C dan ke bawah atau yang setaraf. Pembayar Pihak Ketiga (TPP) bermaksud syarikat yang mempunyai perjanjian dengan PPUM untuk menanggung kos perubatan staf syarikat berkenaan dan mengemukakan jaminan bank sebagai jaminan. Pembayaran Cukai bermaksud cukai yang dibayar kepada Jabatan Kastam Diraja Malaysia. Pembekal bermaksud pihak yang memberikan perkhidmatan dan bekalan kepada PPUM. 12
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Pembekalan Berkadar Sifar bermaksud pembekalan dan perkhidmatan yang tidak tertakluk dengan Cukai Barang Dan Perkhidmatan, tetapi boleh menuntut cukai input tertakluk kepada senarai yang ditetapkan oleh Menteri disiarkan dalam Perintah yang diwartakan. Pembekalan Berkadar Standard bermaksud pembekalan barang dan perkhidmatan yang tertakluk kepada Cukai Barang Dan Perkhidmatan pada kadar enam peratus (6%). Pemungut bermaksud pegawai yang berdasarkan kepada jawatannya atau di bawah mana-mana undang-undang bertulis atau peraturan bertulis adalah bertanggungjawab untuk memungut wang bagi pihak PPUM. Pendahuluan Pelbagai bermaksud wang pendahuluan yang diberikan kepada pegawai yang diberi kuasa untuk menjalankan aktiviti/program yang telah diluluskan dalam bajet atau JKPA. Penduduk Tetap bermaksud mereka yang diberi izin untuk tinggal menetap di Malaysia tetapi bukan warganegara Malaysia. Mereka memegang kad Pengenalan MyPR. Penganjur bermakna badan yang membiayai sepenuhnya atau sebahagian besar perbelanjaan kursus. Pengenepian bermaksud pengecualian yang diberikan kepada pesakit yang ditaksirkan kurang mampu membayar caj rawatan dan perkhidmatan. Pengurangan bermaksud diskaun yang diberikan kepada pesakit yang ditaksirkan tidak mampu membayar caj rawatan dan perkhidmatan. Pengurusan Tertinggi PPUM bermaksud Pengarah, Timbalan-Timbalan Pengarah, Ketua Akauntan dan Ketua Juruaudit. Penjimatan bermaksud Dasar Sedia Ada yang dicadangkan untuk dimansuhkan, dikecilkan atau diganti dengan yang lain disebabkan melebihi tempohnya atau telah mencapai objektifnya atau tidak lagi sesuai dengan keadaan semasa dan dasar kerajaan. Penyakit Khidmat bermaksud penyakit yang disebabkan atau berpunca daripada aktiviti dan faktor persekitaran di tempat kerja. Penyata Gaji bermaksud laporan bulanan mengenai butir-butir pembayaran gaji yang mengambil kira semua perubahan dan potongan yang telah diluluskan. 13
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Penyata Pendapatan Tahunan bermaksud laporan tahunan mengenai butir-butir peribadi, butir-butir pembayaran emolumen yang dikenakan cukai, caruman KWSP, Potongan Cukai Berjadual (PCB), potongan CP38 dan potongan zakat. Penyelenggaraan bermaksud satu gabungan semua aspek teknikal dan tindakan pentadbiran yang berkaitan dengan bertujuan mengekal atau menjaga sesuatu binaan, sistem atau/dan peralatan supaya beroperasi mengikut fungsi yang ditetapkan. Peperiksaan bermaksud ujian yang wajib diduduki oleh seseorang pegawai yang disyaratkan dalam skim perkhidmatan, pergerakan gred yang lebih tinggi dalam skim perkhidmatan dan juga kenaikan pangkat secara lantikan (KPSL). Perbankan Internet bermaksud terimaan melalui portal bank bagi urusan pembayaran bil dan invois. Perjanjian Program bermaksud suatu persetujuan di antara Jabatan/Unit dan Jabatan Kewangan mengenai input yang akan digunakan, output dan impak yang hendak dicapai untuk setiap aktiviti yang dikenalpasti. Perkhidmatan bermaksud perolehan gunatenaga untuk menjalankan tugas- tugas khidmat nasihat dan kerja yang dikontrakkan seperti pencucian dan pembersihan, pengurusan estet dan lain-lain perkhidmatan. Peruntukan/Vot bermaksud sejumlah amaun yang telah diluluskan di bawah bajet mengikut pecahan Objek Sebagai. Petunjuk Impak bermaksud petunjuk-petunjuk yang memberi gambaran tentang: a) Pencapaian objektif sesuatu program/aktiviti; dan b) Perubahan terhadap masalah yang diatasi atau keperluan yang dipenuhi oleh sesuatu program/aktiviti. Pihak Ketiga bermaksud pihak yang mempunyai kuasa berkanun atau mempunyai hak untuk mengarah untuk membuat pemotongan gaji dan menerima bayaran tersebut. Pindahan aset bermaksud pergerakan aset daripada suatu tempat ke tempat lain dan melibatkan pertukaran penyeliaan dan tanggungjawab di Jabatan/Unit. 14
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Pindahan Dana elektronik (EFT) bermaksud bayaran yang dibuat terus kepada akaun penerima secara elektronik. Pindahan Telegraf bermaksud arahan pembayaran oleh PPUM kepada bank untuk memindahkan sejumlah amaun mengikut pertukaran matawang asing seperti yang dituntut oleh pembekal, kontraktor atau pihak yang berkenaan ke bank mereka. Pinjaman Kenderaan dan Komputer bermaksud suatu kemudahan pembiayaan yang diwujudkan bagi membiayai pembelian kenderaan dan komputer oleh Pegawai PPUM. Polisi Insurans bermaksud suatu kontrak yang menyatakan persetujuan di antara satu pihak (peserta) untuk membayar sejumlah wang yang dinamakan premium dan satu pihak lagi (penanggung insurans) yang sebaliknya berjanji untuk membayar gantirugi kepada peserta sekiranya berlaku sesuatu kejadian mengikut terma-terma dan syarat-syarat di dalam kontrak. Polisi Perlindungan Takaful bermaksud skim perlindungan insurans kenderaan yang berasaskan kepada prinsip saling jamin-menjamin. PPUM bermaksud sebuah badan berkanun yang ditubuhkan di bawah Statut Universiti Malaya (Pusat Perubatan Universiti Malaya) 2000. Prinsip-prinsip Perakaunan Yang Diterima Umum bermaksud prinsipprinsip dan amalan perakaunan yang standard, disedia dan diumumkan oleh badan profesional yang ditubuhkan mengikut undang-undang. Pusat Pengajian bermaksud tempat yang sebahagian besar sesuatu kursus itu dijalankan dan bagi tempoh kursus itu, pusat pengajian adalah ditakrifkan sebagai Ibu Pejabat. Rancangan Audit Tahunan bermaksud perancangan tahunan tajuk-tajuk dan jangkamasa pengauditan yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Audit dan Lembaga Pengurus. Rekupmen bermaksud tuntutan semula perbelanjaan yang telah dibayar secara tunai dengan menggunakan panjar supaya nilai panjar akan sentiasa mencukupi. Resit bermaksud sebarang akuan terimaan wang awam dalam bentuk yang mana amaun bayaran ditulis atau dicetak padanya atau melalui media elektronik. 15
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM SmartTAG bermaksud alat yang dilengkapi sistem membayar automatik rangkaian tol yang digabungkan penggunaannya dengan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit seperti kad Touch ‘n Go; Spesifikasi bermaksud butiran terperinci yang ditentukan untuk sesuatu perolehan barang atau perkhidmatan. Spesifikasi Output bermaksud penjelasan mengenai output terakhir sesuatu aktiviti iaitu dari segi barangan yang dihasilkan dan/atau perkhidmatan yang diberikan oleh aktiviti berkenaan. Output tersebut dapat dilihat dari segi kualiti, kuantiti, ketepatan masa dan kos. Statut bermaksud Statut Universiti Malaya (Pusat Perubatan Universiti Malaya) 2000. Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan atau diguna terus untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan. Contohnya adalah bekalan pejabat, ubat-ubatan dan sebagainya. Stor bermaksud tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok. Stor Pusat bermaksud stor yang menyedia, mengurus dan membekal barang-barang untuk keperluan pengguna di PPUM. Stor Unit bermaksud stor yang menyimpan dan membekalkan bekalan untuk tujuan jangka pendek atau diguna terus bagi tujuan operasi dan penyelenggaraan kepada pengguna akhir. Antara contoh stor unit adalah stor di pejabat, wad, makmal dan unit-unit kecil lain seumpamanya. Surat Ikatan Amanah bermaksud dokumen perjanjian yang perlu ditandatangani oleh Pemegang Amanah dengan PPUM bagi membolehkan Tabung Amanah ditubuhkan. Surcaj bermaksud tindakan mengutip balik wang atau nilai wang bagi harta kerajaan yang hilang atau yang tidak dapat dikutip yang dikenakan terhadap pegawai yang bertanggungjawab ke atas perkara itu kerana kecuaiannya, kelalaiannya atau tindakan yang kurang berhati-hati. System MyResult bermaksud sistem bajet yang dikendalikan oleh Kementerian Kewangan Malaysia yang menguruskan belanjawan negara. Tabung Amanah bermaksud satu akaun yang dibuka untuk menguruskan kewangan sesuatu aktiviti dan program yang telah diluluskan. Tabung 16
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Amanah ini mengakaunkan caruman wang daripada badan-badan, syarikat dan/ atau orang perseorangan yang diamanahkan kepada PPUM. Tanggungan bermaksud mana-mana pegawai atau pesara jabatan persekutuan, Kerajaan Negeri, Badan Berkanun, Pihak Berkuasa Tempatan dan Agensi Kerajaan yang penggajian dibayar mengikut sistem saraan kerajaan Malaysia. a) Suami ialah pasangan hidup yang sah kepada pegawai perempuan. b) Isteri ialah pasangan hidup yang sah kepada pegawai lelaki. c) Ibubapa/Penjaga Yang Sah ialah ibu bapa kandung atau ibu bapa tiri atau ibubapa angkat atau penjaga yang mempunyai pertalian kekeluargaan yang sah di sisi undang-undang. Kemudahan ini terhad kepada seorang ibu dan seorang bapa yang sah sahaja pada satusatu masa. d) Anak Tanggungan ialah anak-anak yang ditanggung sepenuhnya oleh tanggungan kerajaan yang berumur di bawah 21 tahun, masih bersekolah dan bujang. Termasuk anak tiri dan anak angkat yang diambil mengikut undang-undang. e) Anak Bukan Tanggungan ialah anak-anak tanggungan kerajaan yang tidak bersekolah (tidak termasuk anak-anak berumur 1 hari hingga 6 tahun) dan telah berkahwin. f) Anak Daif ialah anak yang dikenal pasti mengalami kelemahan otak atau jasmani. Tempoh Bercukai bermaksud tempoh yang dikenakan cukai tertakluk kepada Akta Cukai Barang Dan Perkhidmatan 2014. Tugas rasmi bermaksud tugas jawatan, tugas-tugas berkaitan urusan pejabat, semasa menjalani aktiviti kursus dan menghadiri peperiksaan perkhidmatan awam yang melibatkan urusan pengesahan dalam perkhidmatan, kenaikan pangkat dan tugas hakiki pegawai. Tunai bermaksud tunai di dalam tangan dan tunai di bank. Tuntutan bermaksud penyata bertulis tentang tuntutan perjalanan, tuntutan rasmi, tuntutan sara hidup dan lain-lain tuntutan. Unit Pengurusan Aset (UPA) bermaksud unit yang menguruskan semua aset PPUM meliputi pendaftaran, pemeriksaan, pelupusan, kehilangan dan hapus kira. Upahan bermaksud bayaran elaun, ganjaran, sumbangan berkanun untuk kakitangan, elaun lebih masa dan apa-apa elaun yang diberi kepada pegawai yang bertaraf sambilan atau separuh masa dan dibayar mengikut jam, hari atau output yang dikeluarkan. 17
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Varian bermaksud satu tahap yang dipersetujui petunjuk prestasi. Tahap ini boleh dinyatakan dalam bentuk peratusan atau nilai mutlak sebenar. Wang Awam bermaksud wang tunai, cek, kiriman wang, wang pos, bank draf, EFT dan pindahan telegrafik, yang diterima dan/atau dipegang oleh pegawai awam atas jawatan rasmi mereka. Warganegara Malaysia bermaksud Pemegang kad pengenalan Malaysia MyKad dan MyKid bagi kanak-kanak yang berumur 12 tahun ke bawah. Waris bermaksud balu/duda dan anak atau ibu bapa, jika tiada balu/duda dan anak. 18
STRUKTUR ORGANISASI BAB 3
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 3 STRUKTUR ORGANISASI 3.1. Struktur Governance PPUM PPUM diurus oleh sebuah Lembaga Pengurus dan diketuai oleh Pengarah serta dibantu oleh Timbalan Pengarah Klinikal (Perubatan), Timbalan Pengarah Klinikal (Surgikal),Timbalan Pengarah Pengurusan dan Timbalan Pengarah Ikhtisas. Struktur Governance PPUM dan Fakulti Perubatan Universiti Malaya (FPUM) di Universiti Malaya adalah seperti berikut: GOVERNANCE PPUM DAN FPUM DI UNIVERSITI MALAYA 19
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 3.2 Kuasa dan Tanggungjawab 1) Lembaga Pengurus bertanggungjawab bagi pengurusan dan pentadbiran PPUM. Seksyen 9(1) Statut PPUM menetapkan kuasa dan tanggungjawab Lembaga Pengurus seperti berikut: i. Meluluskan Laporan Tahunan berkenaan dengan kegiatan PPUM dan mengemukakan laporan itu kepada Lembaga. ii. Bertanggungjawab bagi semua polisi kewangan berkenaan dengan kewangan PPUM yang diluluskan. iii. Menimbangkan dan meluluskan polisi yang berhubungan dengan jagaan pesakit di PPUM; iv. Menubuhkan jawatankuasa-jawatankuasa sebagaimana dan apabila perlu untuk membantu Lembaga Pengurus melaksanakan fungsi-fungsinya; v. Melantik, mengesahkan, menaikkan pangkat atau menamatkan perlantikan mana-mana kakitangan percubaan PPUM; vi. Meluluskan semua peraturan dan peruntukan yang bersangkut- paut dengan terma dan syarat pekerjaan kakitangan PPUM termasuk skim perkhidmatan, skala gaji, cuti dan elaun; vii. Membenarkan pembayaran pampasan bagi guru dan orang lain yang memberikan perkhidmatan pada PPUM; viii. Meminta dan menerima apa-apa fi yang ditetapkan oleh Lembaga Pengurus dari semasa ke semasa; ix. Menubuhkan unit-unit sebagaimana dan apabila perlu bagi mencapai objektif PPUM; dan x. Membuat semua perkara lain yang bersampingan dengan dan selaras dengan kuasanya di bawah statut ini. 2) Seksyen 9(2) Statut PPUM menetapkan kuasa dan tanggungjawab Lembaga Pengurus seperti berikut: i. Lembaga Pengurus hendaklah bertanggungjawab kepada Lembaga serta tertakluk kepada kuasa Lembaga dan mematuhi apa-apa arahan lain yang dikeluarkan oleh Lembaga dari semasa ke semasa. 3.3 Kuasa Pengarah Seksyen 10 Statut PPUM menetapkan Lembaga Pengurus hendaklah melantik Pengarah yang bertanggungjawab kepada Lembaga Pengurus dan yang kuasa dan tugasnya adalah seperti berikut: 20
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 1) Bertanggungjawab bagi pentadbiran PPUM mengikut peruntukan statut ini dan arahan-arahan yang dilakukan oleh Lembaga Pengurus; 2) Menjalankan pengawal seliaan kakitangan; 3) Mentafsir dan menyampaikan polisi Lembaga Pengurus kepada kakitangan dan memastikan supaya polisi-polisi ini dipatuhi oleh kakitangan; 4) Menubuhkan, dengan kelulusan Lembaga Pengurus, garisan penyusunan kuasa dan tanggungjawab untuk menyepadukan perkhidmatan pentadbiran dengan pengajaran dan penjagaan pesakit; 5) Menyediakan anggaran tahunan pendapatan dan perbelanjaan PPUM bagi pertimbangan Lembaga Pengurus; 6) Menguruskan supaya akaun PPUM diaudit tiap-tiap tahun oleh Juruaudit Universiti; 7) Menubuhkan jawatankuasa kerja dari semasa ke semasa untuk melaksanakan objektif PPUM; 8) Melantik dan menamatkan perkhidmatan kakitangan sementara; 9) Menjalankan apa-apa kuasa lain yang diberi, dan melaksanakan apa-apa tugas lain yang dipertanggungkan oleh Lembaga Pengurus atau oleh statut ini berhubungan dengan PPUM. Jika jawatan Pengarah kosong, atau jika Pengarah, atas apa-apa sebab, tidak hadir atau tidak boleh melaksanakan fungsi Pengarah, Lembaga Pengurus hendaklah melantik mana-mana pegawai lain untuk melaksanakan fungsi Pengarah. 21
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 3.4 Kuasa Timbalan Pengarah Seksyen 11 Statut PPUM menetapkan Lembaga Pengurus hendaklah melantik Timbalan-timbalan Pengarah yang bertanggungjawab kepada Pengarah dan yang kuasa dan tugas adalah seperti berikut: 1) Membantu Pengarah dalam pentadbiran PPUM secara keseluruhan, dan menjalankan kuasa dan melaksanakan tugas dan tanggungjawab Pengarah sebagaimana yang diwakilkan oleh Pengarah; 2) Melaksanakan apa-apa tugas lain yang diarahkan oleh Lembaga Pengurus atau Pengarah; 3) Menyimpan rekod, dokumen, dan harta lain PPUM; dan 4) Menjadi Setiausaha Lembaga Pengurus dan apa-apa Jawatankuasa Lembaga Pengurus, dan menyimpan minit mesyuarat badan-badan ini. 3.5 Jawatankuasa Penubuhan Jawatankuasa di bawah Lembaga Pengurus adalah berdasarkan perkara 3.2(1)(iv). 1) Jawatankuasa Tetap Kewangan (JTK) 2) Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) 3) Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JPAK) 4) Jawatankuasa Semakan Caj 5) Jawatankuasa Pengenepian dan Pengurangan Tunggakan Hasil A (JKPP A) 6) Jawatankuasa Pengenepian dan Pengurangan Tunggakan Hasil B (JKPP B) 7) Jawatankuasa Audit 22
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 8) Keahlian dan Jawatankuasa Di Bawah Lembaga Pengurus (Berkaitan Kelulusan Perolehan) i. Lembaga Perolehan ii. Jawatankuasa Sebut Harga (JKSH) iii. Jawatankuasa Sebut Harga B (JKSH B) 9) Jawatankuasa Pemilihan i. Pelantikan Staf Tetap/Sementara a. Pelantikan Pengarah b. Pelantikan Timbalan Pengarah c. Pelantikan Jawatan Gred Utama/ Gred Khas d. Pelantikan Pengurusan & Profesional (Gred 41-55) termasuk Pegawai Perubatan e. Pelantikan Pelaksana (Gred 17-40) f. Pelantikan Pelaksana (Gred 11-16) ii. Pelantikan Staf Kontrak a. Peruntukan OS 29000/ Lain-lain (Selain Pegawai Perubatan) b. Peruntukan OS 29000/ Lain-lain (Pegawai Perubatan) 10) Jawatankuasa Kenaikan Pangkat 11) Jawatankuasa Pembangunan PPUM 12) Jawatankuasa Latihan A (JKL A) 13) Jawatankuasa Latihan B (JKL B) 14) Jawatankuasa Insentif, Rayuan dan Gantirugi 15) Jawatankuasa Pinjaman Kenderaan dan Komputer/Smartphones 16) Panel Pembangunan Sumber Manusia 17) Jawatankuasa Tabung Jabatan (Kumpulan Wang Amanah) 18) Jawatankuasa Tabung Penyelidikan 23
DASAR PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN BAB 4
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 4 DASAR PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN 4. 1 Pengenalan Dasar dan prosedur di dalam tatacara ini dibentuk dengan tujuan supaya pegawai yang tidak mempunyai latar belakang atau pengalaman dari segi kewangan dapat memahami dan mempraktikkan isi kandungannya. Tatacara ini juga dapat memastikan proses pengurusan kewangan dapat dilakukan dengan telus dan saksama. 4.2 Kelulusan Lembaga Pengurus PPUM akan mengguna pakai kesemua dasar dan peraturan yang dikeluarkan oleh pihak kerajaan kecuali terdapat sebarang tambahan, pindaan atau pembatalan ke atas dasar dan peraturan maka tambahan, pindaan atau pembatalan perlu terlebih dahulu diluluskan oleh Lembaga Pengurus. 4.3 Tanggungjawab Pegawai Pengawal 1) Memungut wang awam yang patut diterima, menyimpannya dengan selamat serta bertanggungjawab memastikan ianya diakaun dengan tepat dan betul. 2) Mengawal perbelanjaan mengikut peruntukan dibawah maksud perbelanjaan anggaran belanjawan di bawah kawalannya supaya perbelanjaan tidak melebihi peruntukan. Jika berlaku perbelanjaan melebihi peruntukan bagi sesuatu program, aktiviti atau projek, satu laporan lengkap mengenainya hendaklah dibuat oleh pegawai pengawal atau pegawai yang telah diwakilkan kuasa secara bertulis kepada jawatankuasa pengurusan kewangan dan akaun (JPKA) untuk pertimbangan atau keputusan dan tindakan selanjutnya. 3) Memastikan segala perbelanjaan yang dilakukan berkaitan dengan maksud perbelanjaan adalah mengikut peruntukan yang ditetapkan. 4) Mewakilkan kuasa kepada ketua akauntan dan ketua jabatan dengan menyatakan had kuasa dan tanggungjawab yang diwakilkan itu dengan surat secara bertulis. 24
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 5) Melaporkan semua kedudukan kewangan mengikut keperluan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dan berkenaan. 4.4 Penurunan Kuasa 1) Kewajipan kewangan dan perakaunan bagi semua pegawai terlibat dinyatakan dengan jelas supaya sekiranya berlaku sesuatu diluar aturan, Pegawai Pengawal boleh menentukan dengan mudahnya pegawai yang bertanggungjawab (rujuk Lampiran A). 2) Penurunan kuasa diberi kepada pegawai yang bersesuaian secara bertulis. 4.5 Pemakaian Tatacara ini dinamakan Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan PPUM dan berkuatkuasa mulai tarikh ianya diluluskan oleh Lembaga Pengurus PPUM. 4.6 Percanggahan Jika terdapat percanggahan di antara dasar dan peruntukan kewangan dengan statut maka peruntukan statut hendaklah diterima pakai. 4.7 Pekeliling Jabatan Kewangan Dasar, prosedur dan garis panduan yang merangkumi perkara operasi dan aktiviti dikeluarkan sebagai pekeliling bersiri dari semasa ke semasa oleh Jabatan Kewangan.Pekeliling ini menjadi sebahagian daripada dasar kewangan dan prosedur untuk kawalan kewangan dan perakaunan. 4.8 Dasar-dasar Perakaunan 1) Asas Perakaunan Penyata Kewangan disediakan mengikut kos asal, menepati Keperluan Pendedahan Am (General Disclosure Requirements) dan berdasarkan kepada prinsip-prinsip perakaunan dan piawaian perakaunan yang diterima pakai oleh PPUM. 2) Persembahan Matawang Matawang yang dinyatakan di dalam penyata kewangan adalah dalam Ringgit Malaysia (RM). 25
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 3) Bantuan Kerajaan Malaysia Bantuan Kerajaan Malaysia yang diterima untuk kegunaan pengurusan Pusat Perubatan Universiti Malaya (PPUM) diiktiraf sebagai pendapatan dalam tahun tersebut. 4) Geran Kerajaan Bagi Projek Pembangunan Pemberian Kerajaan bagi Projek Pembangunan akan diiktiraf sebagai Geran Modal Tertunda dan akan dilunaskan mengikut susutnilai projek yang telah siap dan aset yang dibeli serta belanja operasi yang tidak dipermodalkan. 5) Pendapatan i. Pendapatan Dari Pesakit Pendapatan dari pesakit diambil kira berasaskan akruan setelah ditolak pengenepian dan pengurangan terhadap Kakitangan Kerajaan, Badan-badan Berkanun dan Kuasakuasa Tempatan. ii. Pendapatan Bukan Pesakit Pendapatan bukan pesakit yang terdiri dari sewaan dan faedah dari simpanan tetap diambil kira berasaskan akruan. 6) Kemerosotan Aset i. Nilai aset yang dibawa disemak pada tarikh Lembaran Imbangan untuk menentukan sama ada terdapat tanda kemerosotan. Jikalau wujud tanda demikian, nilai aset dijangka dapat diperoleh dianggarkan. Nilai dijangka dapat diperoleh merupakan amaun yang lebih tinggi di antara nilai jualan bersih aset dan nilai diguna, yang diukur berasaskan aliran tunai yang dijangka didiskaunkan. ii. Kerugian kemerosotan dicajkan terus kepada Penyata Pendapatan. Sebarang kenaikan seterusnya di dalam nilai dijangka dapat diperoleh diiktirafkan sebagai keterbalikan kerugian kemerosotan terdahulu dan diiktirafkan setakat nilai aset dibawa yang akan ditentukan (selepas susut nilai atau pelunasan, jika berkaitan) sekiranya tiada kerugian kemerosotan diiktirafkan sebelum ini. 7) Hartanah, Loji dan Mesin dan Susut Nilai 26
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM i. Tanah dan Bangunan asal PPUM direkodkan pada nilai nominal sebanyak RM10. Tanah dan Bangunan adalah tanah milik bebas atas Lot 1, Jalan Universiti, Seksyen 15 yang diduduki oleh PPUM dengan Universiti Malaya yang didaftarkan di bawah nama Federal Land Commissioner, Federation of Malaya. ii. Semua Hartanah, Loji dan Mesin yang bernilai lebih daripada RM3,000.00 ke atas dipermodalkan dan disusutnilai mengikut kaedah garis lurus atas tempoh penggunaan yang dijangkakan bagi harta berkenaan. Kadar susut nilai tahunan adalah seperti berikut: Pindahan Peruntukan Bidang Kuasa Bangunan 2% Ubahsuai Bangunan 2-20% Kenderaan 10 – 25% Peralatan pemprosesan data 20% Perabot dan kelengkapan 5 – 50% Peralatan dapur 10 – 20% Peralatan pejabat 20 – 50% Loji, mesin, alat hawa dingin dan lain-lain 5 – 33.3% Peralatan perubatan, pembedahan dan makmal 5 – 50% Tanah milik bebas PPUM tidak dilunaskan kerana mempunyai hayat infinit. iii. Hartanah, Loji dan Mesin dinyatakan pada nilai kos dan ditolak susut nilai terkumpul. iv. Keuntungan atau kerugian dari penjualan akan ditentukan secara perbandingan jumlah hasil jualan bersih dengan jumlah yang tercatat dalam penyata pendapatan. 27
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 8) Kerja Dalam Kemajuan i. Kerja Dalam Kemajuan terdiri daripada alat kelengkapan yang belum siap dipasang dan bangunan dalam pembinaan. Tiada peruntukan susutnilai dibuat dalam Penyata Kewangan ke atas Kerja Dalam Kemajuan. ii. Kerja Dalam Kemajuan dipindahkan kepada aset apabila sijil pentauliahan dikeluarkan bagi alat kelengkapan manakala sijil perakuan siap dan pematuhan (CCC) dikeluarkan bagi bangunan atau ubahsuai. 9) Stok i. Stok terdiri daripada bekalan farmaseutikal, bekalan surgikal, pembalut dan bekalan wad, bekalan makmal, tabung darah, kardiorespiratori, neurologi, perubatan nuklear, radiologi, anestetik dan dispensari, bekalan kejuruteraan, bahan membersih, dobi dan bahan makanan kering serta lain-lain barang. ii. Stok hendaklah diukur mengikut nilai yang lebih rendah antara kos dengan kos penggantian semasa ianya dipegang. Kos ditentukan pada dasar Masuk Dulu Keluar Dulu. iii. Bagi bekalan yang diperolehi secara percuma, stok hendaklah dikira berasaskan nilai pembahagian sama rata (prorate) antara kos dengan kos penggantian bagi pembelian jenis stok yang terlibat sepanjang tahun perakaunan. 10) Penghutang Penghutang telah dinyatakan pada nilai yang dijangka boleh direalisasikan.Anggaran untuk hutang ragu telah dibuat berdasarkan atas semakan semua amaun tertunggak pada akhir tahun kewangan. Peruntukan khas hutang ragu dibuat berasaskan kepada anggaran kerugian yang mungkin timbul daripada ketidakupayaan mengutip hutang dari akaun tertentu yang dikenal pasti. 11) Hapus Kira Hutang Lapuk Tindakan hapuskira hutang lapuk dibuat pada kadar seratus (100) peratus ke atas semua hutang yang tertunggak yang melebihi tiga 28
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM (3) tahun dan dicaj sebagai belanja dalam tahun semasa apabila telah diluluskan untuk dihapuskira. 12) Pemiutang Pemiutang dinyatakan pada kos yang merupakan nilai semasa yang perlu dibayar pada masa hadapan bagi bekalan dan perkhidmatan yang telah diterima. 13) Tunai dan Kesetaraan Tunai Tunai dan Kesetaraan Tunai merangkumi baki tunai dalam tangan dan bank dan simpanan tetap yang mempunyai risiko perubahan nilai yang tidak penting. 14) Cukai Pendapatan Pendapatan yang diterima oleh PPUM adalah dikecualikan daripada cukai pendapatan berdasarkan kepada kedudukan status penubuhan PPUM. 15) Cukai Barang dan Perkhidmatan (CBP) i. Pembentangan di dalam Penyata Kewangan, termasuk penyata-penyata yang berkenaan, dinyatakan sebagai transaksi “tidak termasuk CBP”, kecuali penghutang dan pemiutang, dinyatakan berdasarkan kepada asas “termasuk CBP”. Di dalam keadaan CBP tidak boleh dituntut sebagai cukai input, maka ia diakaunkan sebagai sebahagian daripada aset atau belanja yang berkaitan. ii. Nilai bersih CBP yang dituntut daripada, atau dibayar kepada, Jabatan Kastam Diraja Malaysia diakaunkan sebagai sebahagian daripada penghutang atau pemiutang di dalam Lembaran Imbangan. iii. Nilai bersih CBP dibayar kepada, atau diterima daripada Jabatan Kastam Diraja Malaysia, termasuk CBP berkaitan dengan aktiviti pelaburan diklasifikasikan sebagai operasi aliran tunai di dalam Penyata Aliran Tunai. iv. Komitmen dan Liabiliti Luar Jangka dinyatakan sebagai transaksi “tidak termasuk CBP”. 16) Manfaat Kakitangan i. Manfaat Kakitangan Jangka Pendek Manfaat kakitangan jangka pendek termasuk gaji, upah, bonus dan caruman keselamatan sosial.Faedah tersebut 29
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM diakru apabila terjadi dan dikira pada asas yang tidak di diskaunkan. PPUM juga telah mengakaunkan bayaran ganjaran cuti rehat bagi pekerja tetap yang akan bersara pada tahun berikutnya serta bayaran pampasan bagi pekerja kontrak yang akan tamat pada tahun berikutnya sebagai liabiliti manfaat kakitangan jangka pendek. ii. Manfaat Kakitangan Jangka Panjang a. Bayaran manfaat kakitangan yang dibayar selepas persaraan diiktiraf secara akruan dalam Penyata Pendapatan tahun semasa sebagai Perbelanjaan Manfaat Kakitangan dan dalam Lembaran Imbangan sebagai liabiliti yang dikenali sebagai Manfaat Kakitangan Jangka Panjang. b. Jenis manfaat pekerja jangka panjang yang diiktiraf secara akruan adalah bagi bayaran gantian cuti rehat untuk pekerja yang telah mencapai umur 48 tahun dengan andaian seorang pekerja akan mengumpulkan cuti tahunannya sebanyak 15 hari setahun sehingga mencapai maksima 150 hari semasa ianya bersara. Kadar gaji semasa telah digunakan untuk mengira amaun liabiliti tersebut. iii. Faedah Selepas Perkhidmatan a. Pelan Sumbangan Ternyata PPUM mencarum kepada Kumpulan Wang Simpanan Pekerja pada kadar yang dikanunkan. Caruman tersebut dicaj ke dalam penyata pendapatan dalam tempoh kewangan ianya berlaku. b. Faedah Persaraan PPUM memperuntukkan faedah persaraan tidak berdana kepada kakitangan yang layak.Peruntukan faedah persaraan dikira pada asas satu bulan gaji untuk setiap tahun perkhidmatan yang dilengkapkan. 17) Instrumen Kewangan i. Objektif dan Polisi Pengurusan Risiko Kewangan a. Objektif pengurusan risiko kewangan PPUM adalah bertujuan memastikan PPUM memaksimumkan pulangan yang diterima di samping meminimumkan pendedahan kepada risiko atau kos yang berkaitan dengan aktiviti kewangan, pelaburan dan operasi PPUM. 30
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM b. Polisi pengurusan risiko kewangan PPUM bertujuan memastikan sumber kewangan dan bukan kewangan mencukupi untuk menjalankan operasi PPUM dengan lancar. PPUM membiayai operasi dengan sumbangan yang diterima dari Kerajaan dan dana dalaman. Oleh itu, PPUM tidak terdedah kepada risiko kadar keuntungan daripada pinjaman bank. PPUM tidak melabur di dalam saham tersiar harga dan oleh itu tidak terdedah kepada risiko pasaran akibat risiko turun naik instrumen kewangan berikutan perubahan harga pasaran. Risiko Kredit Risiko Kredit, atau risiko pihak peniaga balas gagal melaksanakan urusan mengikut kontrak dikawal dengan pemantauan yang berterusan. Anggaran dibuat bagi hutang ragu setelah kajian semula ke atas baki yang belum dijelaskan pada tarikh Penyata Kedudukan Kewangan. Risiko Kadar Keuntungan Pendapatan dan aliran tunai operasi PPUM adalah bergantung kepada perubahan dalam kadar keuntungan pasaran. Pendedahan dalam kadar keuntungan ini terbit daripada deposit PPUM. PPUM tidak menangani risiko kadar keuntungan ini. Risiko Mudah Tunai PPUM mengamalkan pengurusan Risiko Mudah Tunai yang berhemah untuk meminimumkan ketidakpadanan aset dan liabiliti kewangan dan untuk mewujudkan tahap tunai dan bersamaan tunai yang mencukupi bagi memenuhi keperluan modal kerja. Nilai Saksama Nilai dibawa tunai dan bersamaan tunai, pendapatan tertunggak, pelbagai dan lain-lain belum terima, pelbagai dan lain-lain belum bayar menghampiri nilai saksama kerana sifat tempoh instrumen kewangan yang pendek dan singkat. 4.9 Penyelenggaraan Akaun 1) Pengkelasan akaun hasil dan perbelanjaan mestilah mengikut peruntukan yang diluluskan bagi tahun berkenaan. 2) Pewujudan kod akaun baru di bawah tanggungjawab Ketua Akauntan atau pegawai yang diberi kuasa. 31
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 3) Tiap-tiap catatan di dalam akaun hendaklah disokong dengan baucar dan dokumen sokongan yang berkaitan. 4) Ketua Akauntan adalah bertanggungjawab dalam penyelenggaraan akaun utama seperti Buku Tunai dan Lejar. 5) Catatan dalam Buku Tunai hendaklah dibuat mengikut turutan transaksi berlaku. 6) Semua akaun hendaklah diimbang pada setiap bulan dan baki-baki lejar kecil hendaklah disamakan dengan akaun kawalan yang berkenaan. 7) Pindaan angka tidak boleh dibuat dalam apa keadaan sekali pun di dalam buku tunai, baucar atau dokumen sokongan lain. Jika terdapat pindaan pada dokumen tersebut transaksi tersebut perlu dikembalikan. Sekiranya apa-apa pembetulan diperlukan, angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja untuk menunjukkan dengan jelas maklumat asal, setiap pembetulan hendaklah ditandatangani oleh ketua atau wakil yang diberikuasa. 4.10 Pembukaan Akaun Bank Pembukaan dan penutupan akaun bank hendaklah mendapat kebenaran bertulis dari Lembaga Pengurus. 4.11 Pematuhan Semua pegawai yang bertanggungjawab perlu memahirkan diri dengan TPKP. Kurang pengetahuan mengenai TPKP tidak akan diterima sebagai suatu alasan sekiranya TPKP tidak dipatuhi, ataupun jika berlakunya apaapa kesalahan, kesilapan dan kecuaian akibat daripada ketidakpatuhan kepada TPKP. 4.12 Surcaj 1) Di bawah kuasa seksyen 18 Akta Tatacara Kewangan 1957 (Akta 61) menyatakan seseorang yang berada atau pernah berada dalam penggajian/ perkhidmatan PPUM boleh disurcaj jika ternyata bahawa orang itu: Tidak atau telah gagal untuk memungut apa-apa wang yang terhutang kepada PPUM yang bagi pemungutannya dia adalah atau telah dipertanggungjawabkan. 32
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM i. Adalah atau telah bertanggungjawab bagi apa-apa pembayaran wang yang tidak sepatutnya daripada PPUM atau bagi apa-apa pembayaran wang yang tidak diluluskan dengan sewajarnya. ii. Adalah atau telah bertanggungjawab, secara langsung atau tidak langsung bagi apa-apa kekurangan dalam, atau bagi pemusnahan, apa-apa wang, barang-barang simpanan atau harta lain PPUM. iii. Sebagai atau sebagai seorang yang pernah menjadi seorang pegawai akaun, tidak atau telah gagal menyimpan atau memantau akaun atau rekod yang sepatutnya bagi PPUM ; atau iv. Tidak atau telah gagal untuk membuat apa-apa pembayaran atau adalah atau telah bertanggungjawab bagi apa-apa kelewatan dalam pembayaran wang daripada PPUM kepada mana-mana orang yang kepadanya bayaran itu kena dibayar di bawah mana-mana undang-undang atau manamana kontrak, perjanjian atau perkiraan yang dibuat antara orang itu dengan PPUM. v. Selain dari kesalahan di atas, pegawai juga boleh dikenakan surcaj jika disabitkan kesalahan serius seperti peraturan berkaitan. 2) Kuasa Mengenakan Surcaj i. Pegawai Pengawal atau Lembaga Pengurus melalui pihak berkuasa Tatatertib adalah pihak yang berkuasa melulus dan mengenakan surcaj ke atas seseorang yang terbukti melakukan kesalahan seperti di perkara 4.12(1)(i) hingga 4.12(1)(iv). ii. Jawatankuasa Pemegang Amanah bertanggungjawab ke atas tindakan surcaj untuk staf lantikan Tabung Amanah. 3) Jumlah Surcaj i. Dalam hal sesuatu perbuatan atau peninggalan yang dinyatakan dalam perkara 4.12(1)(i) hingga 4.12(1)(iii) seseorang itu boleh dikenakan surcaj sejumlah wang yang tidak melebihi amaun yang tidak dipungut atau pembayaran yang tidak sepatutnya dibuat atau nilai kehilangan/kekurangan harta atau nilai harta yang dimusnahkan. 33
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM ii. Dalam hal sesuatu perbuatan atau peninggalan yang dinyatakan dalam perkara 4.12(1)(iii) hingga 4.12(1)(v) seseorang itu boleh dikenakan surcaj suatu jumlah wang yang difikirkan patut oleh Pegawai Pengawal dan/atau Lembaga Pengurus dengan mengambil kira hal keadaan kes. 4) Mendapatkan Surcaj Amaun apa-apa surcaj yang dikenakan di bawah perkara(3) adalah suatu hutang yang kena dibayar kepada PPUM oleh orang yang di surcaj dan boleh didapatkan melalui potongan daripada gaji atau daripada pencen orang yang di surcaj itu, atau boleh dibawa guaman baginya dan didapatkan dalam mana-mana mahkamah oleh PPUM. 34
AUDIT DALAM DAN JAWATANKUASA AUDIT BAB 5
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 5 AUDIT DALAM DAN JAWATANKUASA AUDIT 5. 1 Kenyataan Dasar 1) Operasi PPUM hendaklah dijalankan mengikut peraturan-peraturan yang telah ditetapkan dan dikendalikan dengan sewajarnya dan sebaik mungkin. Audit Dalam berfungsi sebagai agen pengurusan dalam melaksanakan tanggungjawab pengawasan serta penilaian semula operasi-operasi di PPUM. 2) Pihak pengurusan adalah komited untuk mengambil tindakan pembetulan terhadap isu yang dibangkitkan. Jawatankuasa Audit berperanan mengawasi operasi Audit Dalam dan bagi pihak Lembaga Pengurus, sebagai pihak yang berkuasa untuk memastikan tindakan pembetulan dilaksanakan oleh pihak pengurusan. 5.2 Skop Pengauditan yang dijalankan adalah mengikut Rancangan Audit Tahunan yang telah ditetapkan dan yang diarahkan oleh Jawatankuasa Audit atau Pegawai Pengawal dari semasa ke semasa. 5.3 Kuasa dan Tanggungjawab 1) Jawatankuasa Audit bertanggungjawab memastikan Jabatan Audit Dalam mempunyai kuasa yang mencukupi untuk melaksanakan tanggungjawab. Jawatankuasa Audit bagi: i. Meluluskan Rancangan Audit yang sediakan sekurangkurangnya 3 bulan sebelum tahun auditan bermula; ii. Menerima pelaporan daripada Ketua Audit Dalam untuk semua auditan yang dilaksanakan mengikut Rancangan Audit; dan iii. Membuat semakan sewajarnya jika perlu untuk menentukan sama ada terdapat ketidaksesuaian skop atau kebatasan sumber. 2) Lembaga Pengurus melalui Jawatankuasa Audit memberi kuasa kepada Jabatan Audit Dalam untuk: i. Diberi kuasa penuh, bebas dan tidak terbatas untuk melakukan auditan ke atas semua rekod-rekod, harta dan kakitangan PPUM PS 3.1 PELAKSANAAN AUDIT DALAM DI KEMENTERIAN ATAU JABATAN PERSEKUTUAN DAN KERAJAAN NEGERI SURAT PEKELILING AM BIL. 3 TAHUN 1998. GARIS PANDUAN MENGEN AI PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB KEMENTERIAN, LEMBAGA PENGARAH DAN KETUA EKSEKUTIF DALAM PENGURUSAN BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN MLP13-7-99 : MESYUARAT LEMBAGA PENGURUS PPUM BERTARIKH 13 JULAI 1999 – PENUBUHAN JAWATANKUASA AUDIT PPUM 35
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM ii. Mengenalpasti sumber, menetapkan kekerapan, memilih perkara, menentukan skop kerja, menggunakan teknik dan kaedah yang diperlukan untuk mencapai objektif audit dan mengeluarkan laporan. 3) Jabatan Audit Dalam bertanggungjawab ke atas perkara-perkara berikut: i. Menjalankan auditan. ii. Memberikan syor bagi memperbaiki kelemahan yang dibangkitkan serta membuat susulan terhadap tindakan pembetulan yang telah dibuat. iii. Memantau Pengurusan Risiko di PPUM. iv. Sebagai pengawas (yang mengawasi) bagi pihak Pegawai Pengawal serta memberi khidmat nasihat di dalam jawatankuasa yang dianggotai. 5.4 Prosedur 1) Rancangan Audit Pengauditan dijalankan mengikut Rancangan Audit Tahunan. Jawatankuasa Audit atau Pegawai Pengawal boleh pada bila-bila masa mengarahkan Audit Khas dilaksanakan. Perubahan tajuk dan jadual pengauditan perlu dilapor kepada Jawatankuasa Audit. 2) Pemerhatian Audit Bagi setiap audit (kecuali Audit Khas), laporan awal pemerhatian audit akan diberikan kepada auditee. Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab memastikan tindakan pembetulan yang diperlukan ke atas teguran yang dibangkitkan dan mengemukakan maklum balas dalam tempoh 14 hari dari tarikh laporan pemerhatian diterima. 3) Laporan Audit Laporan Audit berserta dengan maklum balas auditee dan syor tindakan mengatasi kelemahan akan dikemukakan kepada Pegawai Pengawal, Jawatankuasa Audit, dan Kementerian Pengajian Tinggi. Jawatankuasa Audit akan membentangkan Laporan Audit yang telah dibincangkan kepada Lembaga Pengurus untuk perakuan dan tindakan selanjutnya. 36
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 4) Audit Susulan Audit Susulan dibuat bagi mengenal pasti dan menilai keberkesanan tindakan pembetulan telah dilaksanakan ke atas isuisu yang dibangkitkan. 5) Pengurusan Risiko PPUM Memantau pengurusan risiko PPUM bagi menentukan tahap risiko yang boleh diterima, dikaji, dipinda atau digugurkan dalam pengurusan risiko PPUM. Menilai pencapaian berdasarkan pengukuran yang digunakan dalam pengurusan risiko. Memastikan usaha-usaha dilaksanakan bagi membangunkan pengurusan risiko PPUM, pelaksanaan mekanisme yang berstruktur dan konsisten serta mencapai standard undang-undang dan peraturan semasa. 37
PENGURUSAN BAJET BAB 6
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 6 PENGURUSAN BAJET 6. 1 Kenyataan Dasar Penyediaan anggaran pendapatan dan perbelanjaan bagi tahun kewangan untuk memastikan sumber yang terhad dirancang dan diagihkan secara teratur bagi mencapai objektif PPUM. 6.2 Skop 1) Belanja Mengurus i. Perbelanjaan aktiviti-aktiviti Dasar Sedia Ada, Dasar Baru dan One-off bagi tempoh dua (2) tahun sekali bagi program pengurusan, klinikal, sokongan klinikal dan sokongan bukan klinikal. ii. Belanja Mengurus disediakan untuk tujuan operasi harian PPUM. Tempoh sah laku peruntukan mengurus adalah untuk satu (1) tahun kewangan bermula dari Januari hingga Disember. Perancangan ini hendaklah mengambil kira keperluan berikut: a. Tenaga manusia. b. Bekalan/Perkhidmatan dan Peralatan. c. Aktiviti -aktiviti baru. iii. Peruntukan Belanja Mengurus melibatkan anggaran untuk Dasar Sedia Ada, Dasar Baru dan One-off. iv. Bagi belanja Dasar Sedia Ada, Batas Perbelanjaan telah ditetapkan bagi Jabatan dan sebarang permohonan tambahan peruntukan adalah tertakluk kepada kelulusan Jawatankuasa yang ditetapkan. v. Permohonan Dasar Baru dan One-off untuk perluasan aktiviti dan aktiviti baru hendaklah dibuat secara berasingan. 2) Belanja Pembangunan Perbelanjaan modal projek-projek di bawah Rancangan Malaysia bagi tempoh lima (5) tahun yang telah diluluskan oleh Unit Perancangan Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri. 6.3 Kuasa dan Tanggungjawab 1) Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab dalam penyediaan bajet PPUM. PB1.1 BAJET BERASASKAN OUTCOME 38
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 2) Ketua Jabatan/Unit bertanggungjawab merancang keperluan belanja mengurus bagi setiap Jabatan/Unit. 6.4 Prosedur 1) Permohonan Ketua Jabatan/Unit perlu mengemukakan permohonan bajet mengurus mengikut program yang merangkumi Dasar Sedia Ada, Dasar Baru dan One-off. Ketua Jabatan/Unit juga perlu mengemukakan keperluan peruntukan tahunan Belanja Pembangunan yang telah diluluskan di bawah Rancangan Malaysia. 2) Semakan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) Semua permohonan bajet tahunan akan disemak dan dibentangkan dalam Mesyuarat JPKA sebelum dikemukakan ke agensi pusat untuk kelulusan peruntukan. 3) Pemeriksaan Bajet i. Setelah cadangan bajet tahunan dikemukakan kepada agensi pusat, satu mesyuarat diadakan di antara agensi pusat dan PPUM bagi membincangkan perkara-perkara berkaitan cadangan bajet yang telah dikemukakan. ii. Mesyuarat Pemeriksaan Bajet akan diadakan secara tahunan. 4) Agihan Peruntukan Selepas pihak agensi pusat meluluskan peruntukan, cadangan agihan peruntukan kepada Jabatan/Unit akan dibentangkan dalam mesyuarat JPKA. Agihan peruntukan yang dipersetujui perlu mendapatkan perakuan Jawatankuasa Tetap Kewangan (JTK) serta kelulusan Lembaga Pengurus (LP) sebelum dimaklumkan kepada Jabatan/Unit. 5) Pemantauan Bajet Ketua Akauntan bertanggungjawab memantau bajet dan mengemukakan laporan kewangan dan laporan suku tahun berkaitan bajet kepada Lembaga Pengurus dan agensi pusat. 39