TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM sekurang-kurangnya satu per empat (1/4) daripada jumlah keseluruhan panjar yang telah diluluskan. iv. Pemegang panjar perlu menyediakan baucar bayaran rekupmen Panjar melalui modul baucar bayaran panjar di dalam sistem kewangan dengan mempertanggungkan perbelanjaan tersebut kepada vot perbelanjaan berkenaan. v. Dokumen berikut perlu disertakan bersama baucar bayaran semasa rekupmen dibuat : 4) Pemeriksaan Mengejut Panjar Ketua Jabatan hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara berkala dan tidak kurang dari sekali dalam tempoh enam (6) bulan, tidak kira bulan apa yang dipilih dan seterusnya sekali lagi dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh terakhir pemeriksaan itu dijalankan, ke atas tiap-tiap peti besi, bilik kebal, peti wang tunai, laci atau bekas-bekas lain untuk menyimpan wang dalam jagaan seseorang pegawai dalam jabatannya yang diamanahkan dengan penyimpanan Wang Awam, setem atau barang-barang lain yang berharga.Pegawai Pengawal hendaklah mengenal pasti jawatanjawatan Ketua Jabatan yang layak menjalankan pemeriksaan mengejut sebagaimana takrifan Ketua Jabatan dibawah Arahan Perbendaharaan (AP) 3. 5) Tuntutan Pembayaran Runcit i. Jabatan yang mendahulukan wang runcit peribadi bagi membuat pembelian kecil bagi tujuan penggunaan operasi di Jabatan boleh menuntut dengan mengemukakan Borang Kualiti (BK-FIN-013-E05) dan perlu disahkan oleh Ketua Jabatan/Unit atau Pemangku atau Wakil Ketua Jabatan/Unit. ii. Dengan seberapa boleh semua tuntutan bil tidak melebihi RM500. Arahan ini tidak menghalang bil yang lebih besar jumlahnya yang dibayar daripada wang runcit jika praktikal dan berfaedah. 84
PENGURUSAN AKAUN AMANAH BAB 13
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 13 PENGURUSAN AKAUN AMANAH 13. 1 Kenyataan Dasar Tabung Amanah ditubuhkan untuk memperakaunkan terimaan wang daripada badan-badan dan/atau syarikat, orang perseorangan dan lainlain terimaan. 13.2 Skop 1) Setiap Tabung Amanah hendaklah ditadbir dan dilaksanakan mengikut terma-terma yang telah ditetapkan oleh pihak Jawatankuasa Pemegang Amanah. Walaubagaimanapun, sekiranya peraturan pelaksanaan akaun amanah tidak dinyatakan oleh Jawatankuasa Pemegang Amanah, akaun tersebut adalah tertakluk kepada semua peraturan kewangan dan perakaunan semasa PPUM. 2) Tabung Amanah boleh menerima harta, wang atau dana dari pihak luar dan adalah menjadi tanggungjawab Jawatankuasa Pemegang Amanah bagi memastikan pemberian atau sumbangan berkenaan digunakan dan ditadbir mengikut maksud yang telah dinyatakan dalam Surat Ikatan Amanah. 13.3 Kuasa dan Tanggungjawab 1) Jawatankuasa Kumpulan Wang Amanah mempunyai kuasa untuk meluluskan permohonan penubuhan dan penutupan Tabung Amanah. 2) Jabatan Kewangan bertanggungjawab untuk membentangkan permohonan penubuhan /penutupan Tabung Amanah kepada Jawatankuasa Kumpulan Wang Amanah. 3) Jawatankuasa Pemegang Amanah bertanggungjawab menyediakan Surat Ikatan Amanah. 4) Pengerusi Jawatankuasa lantikan dari pegawai PPUM atau bukan pegawai PPUM / Pegawai yang diberi kuasa adalah bertanggungjawab dalam: i. Urusan pentadbiran, penerimaan, pembayaran SEKSYEN 9 AKTA TATACARA KEWANGAN 1957 [AKTA 61]) AP152(a) AP155 AP164-165 WP 10.4 TATACARA PENGURUSAN AKAUN AMANAH / KUMPULAN WANG AMANAH 85
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM ii. Pengeluaran surat kuasa yang selaras dengan tujuan penubuhan Tabung Amanah. iii. Penyediaan laporan tahunan kewangan Tabung Amanah. iv. Tindakan surcaj untuk staf lantikan Tabung Amanah. 5) Pengerusi Jawatankuasa Tabung Amanah bertanggungjawab menandatangani Surat Ikatan Amanah. 6) Jabatan Kewangan bertanggungjawab memastikan segala urusan Tabung Amanah dijalankan selaras dengan Surat Ikatan Amanah. 7) Pihak PPUM mempunyai kuasa untuk menetapkan peraturan kewangan tambahan yang lain ke atas akaun amanah jika difikirkan perlu atas kepentingan PPUM. 13.4 Prosedur 1) Permohonan untuk menubuhkan Tabung Amanah i. Dikemukakan kepada Jabatan Kewangan dengan menyertakan: a. Surat rasmi permohonan daripada Jabatan; b. Kertas Kerja Penubuhan Tabung Amanah mengikut format yang ditetapkan. c. Kelulusan menganjurkan aktiviti daripada pihak Pengurusan PPUM. ii. Jabatan Kewangan hanya akan menimbangkan permohonan setelah dokumen di perkara (1) diterima dengan lengkap. iii. Jabatan Kewangan akan membentangkan permohonan penubuhan tabung ke Jawatankuasa Tabung Amanah. iv. Selepas Jawatankuasa Tabung Amanah meluluskan permohonan penubuhan tabung tersebut, Surat Ikatan Amanah akan disediakan dan ditandatangani oleh Pengerusi Jawatankuasa Tabung Amanah, Pengerusi Jawatankuasa Pemegang Amanah dan wakil Jabatan Kewangan. v. Nombor akaun Tabung akan diwujudkan setelah kelulusan dari Jawatankuasa Tabung Amanah. 2) Surat Ikatan Amanah i. Pengerusi Jawatankuasa Pemegang Amanah bagi sesuatu Tabung Amanah dikehendaki untuk menandatangani satu Surat lkatan Amanah dengan PPUM bagi membolehkan sesuatu Tabung Amanah ditubuhkan. 86
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM ii. Sebarang pindaan/tambahan/perubahan yang tidak melibatkan tujuan penubuhan tabung hendaklah dikemukakan kepada Jabatan Kewangan untuk kelulusan Jawatankuasa Tabung Amanah. iii. Sebarang perjanjian atau memorandum persefahaman dengan pihak ketiga yang digunakan sebagai syarat tambahan kepada Surat lkatan Amanah hendaklah disertakan bersama. 3) Terma Pelaksanaan Tabung Amanah Pengendalian dan pengurusan Akaun Amanah hendaklah sentiasa tertakluk kepada terma Arahan Akaun Amanah, Arahan Perbendaharaan, peraturan kewangan lain yang berkaitan dengannya dan apa-apa arahan lain yang dikeluarkan oleh Jabatan Kewangan dari semasa ke semasa. Walau bagaimanapun sekiranya penyumbang ada menyatakan terma dan syarat sumbangan secara bertulis, terma dan syarat itu hendaklah diikuti. 4) Jawatankuasa Pemegang Amanah Memastikan Tabung Amanah sentiasa mempunyai baki yang mencukupi. 5) Pengendalian Tabung Amanah i. Penyelenggaraan rekod-rekod kewangan. ii. Jawatankuasa Pemegang Amanah hendaklah menyelenggara rekod-rekod kewangan Tabung Amanah dengan lengkap dan teratur. iii. Rekod-rekod harta modal, inventori dan bekalan pejabat yang dibeli melalui peruntukan Tabung Amanah hendaklah diselenggarakan berdasarkan Pekeliling atau garis panduan yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa dan direkodkan secara berasingan. 6) Perbelanjaan Tabung Amanah i. Jawatankuasa Pemegang Amanah bertanggungjawab untuk memastikan bahawa Tabung Amanah digunakan untuk tujuan yang disebutkan dalam Surat lkatan Amanah atau apa-apa tujuan yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Pemegang Amanah. 87
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM ii. Semua perolehan dan perbelanjaan tertakluk kepada syarat pemberian yang telah dipersetujui oleh pihak penaja atau Jawatankuasa Pemegang Amanah. iii. Semua bayaran yang dibuat daripada Tabung Amanah berkenaan dan diperakukan oleh Jawatankuasa Pemegang Amanah atau wakil yang dilantik olehnya secara bertulis dan kemudiannya diluluskan oleh Jabatan Kewangan. iv. Sekiranya kadar bayaran atau peraturan kewangan tidak disebutkan oleh penaja atau Jawatankuasa Pemegang Amanah, peraturan semasa PPUM akan dikuatkuasakan. 7) Terimaan i. Jawatankuasa Pemegang Amanah bertanggungjawab untuk memaklumkan kepada Jabatan Kewangan berkenaan sebarang penerimaan melalui arahan terus ke bank dari mana-mana pihak. Arahan terus terdiri daripada manamana pembayaran secara EFT, pindahan telegrafik atau mana-mana kaedah pembayaran tanpa pembayaran secara fizikal oleh pihak pembayar/ penderma. ii. Semua terimaan dan kutipan Tabung Amanah adalah tertakluk kepada tatacara atau peraturan terimaan PPUM yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa. 8) Pengenaan Caj Perkhidmatan i. Pihak PPUM berhak membuat potongan atau pelarasan atau mengenakan sebarang caj ke atas Tabung Amanah berkenaan mengikut kadar yang ditetapkan dari semasa ke semasa oleh PPUM. ii. Caj yang dikenakan akan digunakan untuk menampung kos tidak langsung, kos pentadbiran dan perbelanjaan lain milik PPUM yang telah didahulukan atau ditanggung oleh pihak PPUM semasa pelaksanaan aktiviti di bawah Tabung Amanah; dan iii. Caj atau fee boleh dikenakan oleh Jabatan/Unit yang memberi perkhidmatan atau mengendalikan urusan kewangan Tabung berkenaan. iv. Jawatankuasa Pemegang Amanah adalah bertanggungjawab untuk memastikan bahawa sumbangan kepada mana-mana pihak diagihkan berdasarkan kepada kelulusan. 88
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 9) Penutupan Tabung Amanah i. Jawatankuasa Pemegang Amanah yang mengawal sesuatu Tabung Amanah wajib memberitahu Ketua Akauntan secara bertulis apabila sesuatu tabung telah mencapai maksudnya dan tidak lagi dikehendaki atau apabila telah melebihi amaun yang dikehendaki untuk melaksanakan maksud amanah itu. ii. Sekiranya tabung amanah tidak diperlukan lagi atau didapati tidak aktif selama dua tahun, Jawatankuasa Tabung Amanah bertanggungjawab untuk menentukan bahawa baki Tabung Amanah berkenaan boleh dipindahkan ke akaun yang akan ditetapkan mengikut peraturan semasa. 89
PENGURUSAN CUKAI BARANGAN DAN PERKHIDMATAN BAB 14
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 14 PENGURUSAN CUKAI BARANG DAN PERKHIDMATAN (CBP) 14. 1 Kenyataan Dasar PPUM sebagai orang berdaftar atau orang kena cukai perlu mengenakan CBP kepada setiap perkhidmatan dan bekalan barangan yang diberikan kepada pelanggan seperti yang telah ditetapkan oleh Akta Cukai Barang dan Perkhidmatan 2014. 14.2 Skop Pemakaian tatacara ini terpakai kepada semua Jabatan/Unit di PPUM yang memberikan perkhidmatan kepada pelanggan dan Jabatan/Unit yang membuat perolehan barangan dan aset daripada pembekal. 14.3 Kuasa dan Tanggungjawab 1) Orang Berdaftar atau Orang Kena Cukai iaitu PPUM yang berdaftar dengan Jabatan Kastam Diraja Malaysia perlu mengenakan CBP ke atas setiap pembekalan bercukai dan membuat laporan CBP secara bulanan mengikut tempoh bercukai yang telah ditetapkan. 2) Laporan CBP mestilah disahkan oleh orang yang diberi kuasa sebelum dihantar kepada Jabatan Kastam Diraja Malaysia 3) Sebarang pengenaan GST perlu merujuk Unit GST untuk pengesahan dan kelulusan. 4) Pengeluaran CoGSTR hanya boleh dikeluarkan dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa. 14.4 Prosedur 1) Penerimaan Invois Cukai Menyemak butiran-butiran pembelian dan memastikan semua butiran mematuhi kriteria yang telah ditetapkan oleh Jabatan Kastam Diraja Malaysia sebelum bayaran kepada pembekal dibuat bagi setiap perolehan barang dan perkhidmatan. 2) Pengeluaran Invois Cukai AKTA 762 P.U(A) 190 M7.1- LP1/2016 90
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Pengeluaran invois cukai perlu mengikut kadar cukai yang telah ditetapkan sama ada kadar rata, kadar sifar atau pengecualian (sekiranya ada) bagi setiap barang dan perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan PPUM. 3) Penyediaan Laporan GST-03 Laporan ini mestilah dijana pada tempoh bercukai yang sebagaimana yang telah ditetapkan oleh Jabatan Kastam Diraja Malaysia semasa pendaftaran. i. Laporan ini mestilah mengandungi perkara seperti berikut : a. Senarai Cukai Input Pembelian b. Senarai Pembekalan Cukai Output c. Senarai Pembekalan Kadar Sifar d. Senarai Pembekalan Pengecualian ii. Laporan ini perlu dihantar dalam masa satu (1) bulan berikutnya selepas tempoh bercukai sebagaimana yang telah ditetapkan oleh Akta CBP 2014 4) Pembayaran Cukai Output kepada Jabatan Kastam Diraja Malaysia i. PPUM perlu membuat pembayaran kepada Jabatan Kastam Diraja Malaysia bagi CBP yang dikutip ke atas barang dan perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan PPUM mengikut jumlah Laporan GST-03 yang telah disediakan ii. Pembayaran perlu dibuat dalam tempoh 14 hari dari tarikh akhir penghantaran Laporan GST-03. 5) Kredit Cukai Input i. PPUM perlu menuntut semula cukai input daripada Jabatan Kastam Diraja Malaysia bagi setiap CBP yang telah dibayar bagi setiap perolehan barang dan perkhidmatan mengikut jumlah Laporan GST-03 yang telah disediakan bagi tempoh bercukai. ii. Tuntutan perlu dibuat dalam tempoh 14 hari dari tarikh akhir penghantaran Laporan GST-03. iii. Selepas menerima arahan daripada Jabatan Kastam Diraja Malaysia melalui sistem Tax Access Point (TAP), Laporan Kredit Cukai Input perlu disediakan dan hantar dalam kadar segera. iv. Perincian Laporan GST-03 perlu dilampirkan bersama-sama semasa tuntutan Kredit Cukai Input dibuat. 91
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 6) Pengeluaran Nota Debit dan Nota Kredit Pengeluaran Nota Debit dan Nota Kredit perlu dibuat sekiranya terdapat perubahan pada kadar cukai yang berkuatkuasa dibawah seksyen 10 Akta CBP 2014 dan disebabkan apa-apa pelarasan dalam menjalankan perniagaan. 7) Penyesuaian Jabatan/Unit perlu memaklumkan serta mendapatkan nasihat daripada Unit Belanjawan dan Percukaian, Jabatan Kewangan dahulu sebelum membuat sebarang penyesuaian atau pelarasan. 8) Penyelenggaraan/Penyimpanan Rekod CBP PPUM perlu menyimpan rekod CBP selama tujuh (7) tahun. 9) Pelepasan/Pengecualian Cukai Pelepasan cukai merupakan pelepasan yang diberikan di bawah seksyen 56(3)(b) Akta CBP 2014 oleh Kuasa Menteri. 92
PENGURUSAN EMOLUMEN BAB 15
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 15 PENGURUSAN EMOLUMEN 15. 1 Kenyataan Dasar PPUM perlu membayar emolumen kepada pegawai yang dilantik mengikut skim perkhidmatan dan tangga gaji dengan betul mengikut tarikh yang ditetapkan. 15.2 Skop Pembayaran emolumen kepada pegawai di PPUM yang merangkumi pembayaran gaji, pembayaran upah, dan pemotongan gaji. 15.3 Kuasa dan Tanggungjawab 1) Jabatan Sumber Manusia bertanggungjawab dalam: i. Menguruskan pembayaran emolumen kepada pegawai yang dilantik dan upahan kepada pekerja yang bertaraf sambilan. ii. Melulus dan merekodkan semua perubahan gaji pegawai seperti berikut: a. Pelantikan Baru b. Kenaikan Pangkat c. Pemberhentian atau Penamatan Perkhidmatan d. Kenaikan Gaji tahunan e. Tindakan Tatatertib f. Lain-lain bayaran iii. Membuat pemotongan gaji berdasarkan kepada: a. Arahan Pegawai b. Arahan Lembaga Tatatertib atau Pentadbiran c. Arahan Mandatori daripada Pihak Ketiga d. Lain-lain Potongan 2) Pegawai yang memberi arahan perubahan gaji perlu memastikan arahan yang diberi kepada Unit Saraan adalah tepat dan bertulis. 3) Pegawai yang menguruskan pembayaran bertanggungjawab: i. Menyediakan penyata gaji yang tepat dan betul dan membuat bayaran pada masa yang telah ditetapkan dengan mengambil kira semua perubahan dan potongan gaji. ii. Menyemak dan mengesahkan bahawa upah diberikan kepada pegawai yang layak membuat tuntutan pada kadar yang telah ditetapkan. PA: PERINTAH AM (A) PERATURANPERATURAN PEGAWAI AWAM (PELANTIKAN, KENAIKAN PANGKAT DAN PENAMATAN PERKHIDMATAN) 2015 PA: PERINTAH AM (B) ELAUN-ELAUN DALAM PERKHIDMATAN PPBE : PEKELILING PERKHIDMATAN BERKAITAN EMOLUMEN 93
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 4) Pegawai yang bertanggungjawab akan menyemak maklumat gaji yang telah disediakan dan Ketua Jabatan akan meluluskan maklumat gaji sebelum maklumat gaji dihantar ke Jabatan Kewangan untuk tindakan selanjutnya. 15.4 Prosedur 1) Pembayaran Gaji i. Tarikh pembayaran gaji yang ditentukan adalah selewatIewatnya 25 haribulan setiap bulan atau mengikut arahan kerajaan pada masa-masa tertentu atas sebab-sebab tertentu. ii. Penyata pembayaran gaji yang lengkap dan betul mesti disediakan sebelum gaji dibayar beserta dokumen sokongan bayaran untuk tujuan penyediaan cek bayaran dan salary crediting. iii. Gaji dibayar melalui akaun bank pegawai. Pembayaran melalui cek boleh dibuat dalam keadaan tertentu sahaja. iv. Penyata pendapatan (bulanan dan tahunan) boleh dirujuk melalui Portal PPUM. v. Borang Cukai Pendapatan boleh dirujuk di dalam Portal PPUM pada awal tahun berikutnya. Bagi pembayaran emolumen selepas tarikh pembayaran gaji tidak akan dilaksanakan melainkan bagi kes-kes tertentu sahaja. 2) Pembayaran Upah i. Upah dibayar kepada pegawai yang menjalankan kerja-kerja sambilan pada kadar dan masa yang ditetapkan dan diluluskan oleh Pentadbiran PPUM/Panel Pembangunan Sumber Manusia / Lembaga Pengurus. ii. Upah dibayar melalui cek atau akaun bank atau yang mana berkenaan. 3) Pemotongan Gaji i. Pemotongan gaji hendaklah dilaksanakan dengan tepat dan betul dan dibayar kepada pihak ketiga beserta penyata pada masa yang telah ditetapkan. ii. Pemotongan gaji boleh dikategorikan seperti berikut: a. Arahan Pegawai 94
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Pemotongan gaji akan dilakukan apabila mendapat permohonan secara bertulis daripada pegawai itu sendiri untuk potongan secara sukarela dan tertakluk kepada kebenaran PPUM. b. Arahan Lembaga/ Jawatankuasa Tatatertib atau Pentadbiran PPUM berhak untuk membuat potongan gaji ke atas pegawai yang disabitkan kesalahan tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah berdasarkan syor Ketua Jabatan/Unit atau keputusan Jawatankuasa Tatatertib atau Pentadbiran. c. Arahan Mandatori Daripada Pihak Ketiga Pemotongan gaji akan dilakukan apabila adanya arahan daripada pihak ketiga mengikut kadar yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa. d. Lain-lain Potongan PPUM berhak membuat potongan gaji pegawai bagi pembayaran yang terlebih bayar dan hutang tertunggak. Walau bagaimanapun, sebelum potongan dibuat, pegawai berkenaan perlu dimaklumkan terlebih dahulu. 95
PENGURUSAN ELAUN, KEMUDAHAN DAN BAYARAN SAGU HATI BAB 16
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 16 PENGURUSAN ELAUN, KEMUDAHAN DAN BAYARAN SAGUHATI 16. 1 Kenyataan Dasar 1) Pegawai PPUM yang dikehendaki menjalankan tugas rasmi dan berkursus di dalam dan di luar negeri yang telah diluluskan oleh PPUM dan pihak tertentu, layak menuntut elaun dan kemudahan mengikut kadar dan syarat yang ditetapkan. 2) Pegawai PPUM yang tugas rasminya bukan memberi syarahan/ceramah atau menjadi fasilitator untuk Program Transformasi Minda (PTM) dan mana-mana pihak yang memberi syarahan/ceramah secara sambilan, menjadi fasilitator sambilan dalam kursus/bengkel/majlis rasmi anjuran PPUM serta terlibat dengan Peperiksaan Perkhidmatan layak dibayar saguhati mengikut kadar dan syarat yang ditetapkan dan diluluskan. 16.2 Skop Pegawai atau mana-mana pihak yang diluluskan untuk menjalankan tugas rasmi, berkursus, memberi syarahan/ceramah secara sambilan, menjadi fasilitator sambilan dan tugas berkaitan kompetensi dan peperiksaan layak dibayar elaun, kemudahan dan sagu hati. 16.3 Kuasa dan Tanggungjawab 1) Pemohon bertanggungjawab dalam menentukan: i. Tuntutan adalah betul dan munasabah; ii. Tuntutan adalah lengkap dan teratur; dan iii. Tuntutan dihantar kepada Ketua Jabatan untuk semakan dan pengesahan. 2) Pegawai yang dilantik untuk memberi syarahan/ceramah secara sambilan atau menjadi fasilitator sambilan serta pegawai yang terlibat dengan peperiksaan perkhidmatan adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan tugas mereka seperti yang diarahkan. 3) Ketua Jabatan bertanggungjawab dalam: i. Menyemak dan mengesahkan bahawa tuntutan yang dikemukakan oleh pemohon adalah benar. WP1.4 KADAR DAN SYARAT TUNTUTAN ELAUN, KEMUDAHAN DAN BAYARAN KEPADA PEGAWAI PERKHIDMATAN AWAM KERANA MENJALANKAN TUGAS RASMI (TIDAK TERMASUK TENTERA DAN POLIS) WP1.10 KADAR DAN SYARAT TUNTUTAN ELAUN, KEMUDAHAN DAN BAYARAN KEPADA PEGAWAI PERKHIDMATAN AWAM SEMASA BERKURSUS KECUALI KURSUS PRA PERKHIDMATAN 96
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM ii. Mengemukakan tuntutan ke bahagian/unit berikut dalam tempoh yang ditetapkan: a. Unit Saraan, Jabatan Sumber Manusia bagi tuntutan tugas rasmi; dan b. Bahagian Latihan, Jabatan Sumber Manusia bagi tuntutan kursus. 4) Pegawai yang menguruskan tuntutan adalah bertanggungjawab dalam: i. Menyemak kesahihan tuntutan dan dokumen sokongan. ii. Mengesahkan tuntutan. iii. Menyediakan invois bayaran secara atas talian (invoice preparation). 5) Pegawai yang menguruskan bayaran saguhati adalah bertanggungjawab menyedia dan mengesahkan perakuan bayaran saguhati. 6) Ketua Jabatan Sumber Manusia bertanggungjawab: i. Meluluskan tuntutan tugas rasmi/kursus. ii. Memperakukan bayaran saguhati penceramah untuk kelulusan Timbalan Pengarah (Pengurusan). 7) Timbalan Pengarah (Pengurusan) bertanggungjawab mempertimbang dan meluluskan bayaran saguhati. 16.4 Prosedur 1) Elaun Makan i. Tuntutan Tugas Rasmi Dalam Negeri Pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabat dalam tempoh 24 jam atau lebih dikira mulai dari waktu bertolak, layak menuntut elaun makan mengikut kadar yang telah ditetapkan. a. Waktu bertugas tidak melebihi tiga (3) bulan terus menerus termasuk hari kelepasan am dan mingguan. b. Penganjur tidak menyediakan kemudahan makanan dan sekiranya sebahagian daripada kemudahan makan disediakan, pegawai hanya layak menuntut bahagian makan yang tidak disediakan tertakluk kepada kadar berikut: 97
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Sarapan pagi – dua puluh peratus (20%) daripada elaun makan. Makan tengahari – empat puluh peratus (40%) daripada elaun makan. Makan malam – empat puluh peratus (40%) daripada elaun makan. ii. Tuntutan Kursus a. Pegawai yang menghadiri kursus layak menuntut Elaun Makan atau Elaun Harian sepanjang tempoh kursus dan bagi tempoh dua (2) hari iaitu sehari sebelum dan sehari selepas berkursus mengikut kadar dan syarat yang telah ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa. b. Sekiranya hanya sebahagian daripada kemudahan makan disediakan, pegawai hanya layak menuntut bahagian makan yang tidak disediakan tertakluk kepada kadar berikut : Sarapan pagi – dua puluh peratus (20%) daripada elaun makan. Makan tengahari – empat puluh peratus (40%) daripada elaun makan. Makan malam – empat puluh peratus (40%) daripada elaun makan. 2) Elaun Harian i. Tuntutan Tugas Rasmi Dalam Negeri Pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabat bagi tempoh melebihi lapan (8) jam tetapi kurang dari 24 jam adalah layak menuntut Elaun Harian mengikut kadar separuh daripada kelayakan elaun makan. ii. Tuntutan Tugas Rasmi Di Luar Negeri a. Jika seseorang pegawai meninggalkan tempat bertugas rasmi pada jam 6.00 petang atau selepasnya layak menuntut Elaun Makan dan Elaun Harian. b. Jika seseorang pegawai meninggalkan tempat bertugas pada jam 1.00 tengah hari atau selepasnya tetapi sebelum jam 6.00 petang hanya layak menuntut Elaun Harian sahaja iaitu separuh daripada Elaun Makan. 98
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 3) Bayaran Sewa Hotel dan Elaun Lojing i. Tuntutan Tugas Rasmi Dalam Negeri Pegawai yang perlu menginap adalah layak menuntut bayaran sewa hotel disokong dengan resit tertakluk kepada kadar kelayakan hotel atau Elaun Lojing (tanpa resit) dengan syarat: a. Waktu bertugas tidak melebihi tiga (3) bulan terus menerus termasuk hari kelepasan am dan mingguan; dan b. Penganjur tidak menyediakan kemudahan penginapan. ii. Tuntutan Tugas Rasmi Luar Negeri Pegawai layak menuntut bayaran sewa hotel atas kadar sebenar dan syarat seperti di dalam Pekeliling Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa. iii. Tuntutan Kursus a. Pegawai yang perlu menginap adalah layak menuntut bayaran sewa hotel yang disokong dengan resit mengikut had maksimum kelayakan atau Elaun Lojing bagi sepanjang tempoh kursus mengikut kadar yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa. b. Bayaran perkhidmatan dan cukai perkhidmatan atau bayaran lain yang diwajibkan ke atas sewa hotel adalah layak dituntut dan dikira sebagai sebahagian daripada kadar bayaran sewa hotel. 4) Elaun Gantian Tetap i. Tuntutan Tugas Rasmi Dalam dan Luar Negeri Pegawai layak menuntut Elaun Gantian Tetap jika tempoh bertugas rasmi itu melebihi tiga (3) bulan tetapi kurang dari enam (6) bulan termasuk hari kelepasan am dan mingguan mengikut kadar yang berkenaan dengan syarat berikut: a. Jumlah hari sebenar pegawai itu menjalankan tugas di luar Ibu Pejabat dikira mulai dari hari ketibaannya. Pegawai yang pulang ke Ibu Pejabatnya secara sementara selama tidak lebih dari tujuh (7) hari dan kembali meneruskan tugas yang sama tidak dianggap sebagai menjalankan tugas yang baru tetapi dikira sebagai menyambung tugas asalnya. 99
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM b. Layak menuntut mana-mana komponen Elaun Gantian Tetap sama ada Elaun Makan, Elaun Harian atau Elaun Lojing, jika komponen tersebut tidak disediakan oleh penganjur. 5) Elaun Perjalanan Kenderaan i. Tuntutan Tugas Rasmi Dalam Negeri a. Pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri bagi menjalankan tugas rasmi sama ada di dalam atau di luar Ibu Pejabatnya adalah layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan mengikut kadar yang telah ditetapkan. b. Pegawai mesti menggunakan perkhidmatan kapal terbang atau keretapi bagi menjalankan tugas rasmi di tempat yang boleh dihubungi terus oleh kapal terbang atau keretapi dan oleh itu tidak layak menuntut Elaun Perjalanan melainkan di dalam keadaan seperti berikut: Jika jarak di antara kedua-dua tempat adalah kurang dari 240km; Apabila seseorang pegawai dikehendaki menjalankan tugas rasminya di beberapa tempat di sepanjang perjalanan; Apabila didapati mustahak dan terpaksa bagi seseorang pegawai berkenderaan sendiri; dan Apabila seseorang pegawai mustahak dan terpaksa membawa pegawai lain sebagai penumpang yang juga menjalankan tugas rasmi. ii. Tuntutan Kursus a. Perjalanan pergi balik dari rumah kediaman ke Pusat Pengajian sekali sahaja untuk setiap kursus. b. Sekiranya tempat penginapan tidak disediakan atau tiada keperluan untuk bermalam, jumlah perjalanan pergi balik dari rumah kediaman ke Pusat Pengajian sekali sehari tidak melebihi 6 hari. c. Elaun Perjalanan Kenderaan tertakluk kepada syarat penggunaan kenderaan sendiri seperti yang diperuntukkan di dalam Pekeliling Bertugas Rasmi yang berkaitan. d. Pegawai yang menggunakan kenderaan yang disediakan oleh PPUM atau penganjur tidak layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan. 100
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 6) Tambang Gantian i. Tuntutan Tugas Rasmi dan Tuntutan Kursus a. Pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri untuk bertugas di satu tempat sahaja yang jaraknya melebihi 240 km daripada Ibu Pejabatnya dan terdapat perkhidmatan terus kapal terbang atau keretapi layak menuntut Tambang Gantian mengikut kadar tambang pengangkutan yang sesuai dengan kelayakannya. Bagi pegawai yang mengikuti kursus di luar ibu pejabat, layak menuntut Tambang Gantian bagi satu perjalanan pergi dan balik sekali sahaja bersamaan dengan tambang lazim perkhidmatan pengangkutan awam yang sepatutnya dinaiki mengikut kelayakannya. b. Pegawai yang menuntut Tambang Gantian tidak layak menuntut apa-apa tambang atau bayaran tambahan yang bersabit dengan perjalanan kapal terbang atau keretapi seperti tambang dari rumah ke lapangan terbang dan sebaliknya, tambang dari lapangan terbang/keretapi ke tempat penginapan dan sebaliknya, bayaran cukai lapangan terbang atau bayaran tempat tidur dalam keretapi. 7) Tambang Pengangkutan Awam i. Tuntutan Tugas Rasmi dan Tuntutan Kursus a. Pegawai yang menggunakan perkhidmatan pengangkutan awam adalah layak menuntut Elaun Tambang Pengangkutan Awam mengikut mana yang lebih murah dan sepatutnya dinaiki mengikut syarat dan kadar yang telah ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa. 8) Belanja Pelbagai i. Tuntutan Tugas Rasmi Dalam dan Luar Negeri serta Tuntutan Kursus Pendek Luar Negeri. a. Pegawai layak menuntut Belanja Pelbagai seperti berikut: Bayaran telefon, telegram, bayaran pos dan bayaran faks atau urusan rasmi. 101
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Dengan resit apabila pegawai menginap di luar ibu pejabat tidak kurang dari tiga malam. Bayaran cukai lapangan terbang yang disokong dengan resit. Bayaran excess baggage untuk barang-barang rasmi yang disokong dengan resit. Bayaran letak kereta, tol dan tambang feri yang disokong dengan resit. 3% daripada jumlah tuntutan perjalanan sebagai ganti rugi berkaitan dengan pertukaran kepada matawang asing; 15% daripada elaun makan bagi maksud bayaran tips, gratuities atau poterage; dan Bayaran pasport, antarabangsa dan visa yang disokong dengan resit. 9) Kemudahan Perjalanan dengan Kapal Terbang Dalam dan Luar Negeri i. Pegawai digalakkan menggunakan perkhidmatan kapal terbang jika ianya adalah lebih murah dan menjimatkan masa. ii. Kelayakan kelas tempat duduk penerbangan pegawai adalah mengikut syarat seperti yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa. 10) Elaun Tambahan Pegawai yang bertugas rasmi dan berkursus di luar negeri layak menuntut elaun tambahan seperti berikut: i. Elaun dan bayaran semasa singgah dalam perjalanan ii. Elaun Pakaian Panas Elaun Pakaian Panas layak dituntut tertakluk kepada syaratsyarat berikut: a. Sekali dalam tempoh 3 tahun b. Negara/kawasan beriklim sederhana/sejuk (utara Garisan Sartan dan selatan Garisan Jadi) c. Hendaklah dituntut sebelum pergi ke luar negeri atau selewat-lewatnya tiga (3) bulan selepas pulang dari luar negeri d. Kelulusan elaun hendaklah dicatatkan di dalam Buku Perkhidmatan pegawai. 102
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM iii. Belanja Perubatan 11) Elaun, Kemudahan dan Bayaran i. Menghadiri Istiadat Pengurniaan Pegawai yang diundang dan menghadiri Istiadat Pengurniaan untuk menerima Pingat atau Darjah Kebesaran Persekutuan atau Negeri layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran seolah-olah ia bertugas rasmi. ii. Hadir Mahkamah Pegawai yang disapina (subpoena) oleh mahkamah untuk memberi keterangan bagi pihak PPUM atau keterangan pakar adalah layak menuntut elaun, kemudahan dan bayaran lain seolah-olah ia bertugas rasmi. 12) Elaun Sara Hidup Pegawai yang dibenarkan mengikuti kursus/pengajian selain daripada yang diiktiraf sebagai Diploma/Ijazah/Sarjana adalah layak menuntut Elaun Sara Hidup seperti berikut: i. RM 15.00 sehari untuk Wilayah Persekutuan dan Selangor. ii. RM 25.00 sehari untuk lain-lain negeri. 13) Insentif Pengajian Pegawai yang diluluskan cuti belajar bergaji penuh dengan insentif pengajian sama ada di peringkat Diploma, Ijazah Pertama, Sarjana atau Doktor Falsafah layak menerima elaun-elaun seperti berikut tertakluk kepada peraturan yang berkaitan: i. Yuran Pengajian (tertakluk hanya kepada yuran peperiksaan sahaja) ii. Elaun Buku iii. Elaun Tesis/Disertasi iv. Elaun Kursus Intensif v. Elaun Alat Tulis/Perkakas vi. Insuran 14) Elaun Pelatih Pelatih yang diterima mengikuti program Diploma Kejururawatan, Diploma Radiografi, Diploma Teknologi Makmal Perubatan dan lain- lain program yang setaraf dengannya dibawah tajaan PPUM layak menerima elaun-elaun seperti berikut tertakluk kepada peraturan yang berkaitan: 103
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM i. Bursari ii. Elaun Buku iii. Elaun Pakaian Seragam iv. Elaun Kasut v. Elaun Alat tulis/Perkakas vi. Elaun Kertas Projek 15) Lain-lain i. Semua tuntutan rasmi dan kursus hendaklah dituntut secara atas talian dalam tempoh masa yang ditetapkan dan dokumen sokongan seperti berikut hendaklah disimpan selama 7 tahun: a. Resit asal untuk penginapan di hotel dan lain-lain perbelanjaan. b. Lain-lain surat sokongan yang berkaitan. ii. Tuntutan akan dibayar secara tunai, pindahan dana elektronik (EFT), gaji atau melalui cek mengikut yang mana berkenaan. 16) Kelayakan bayaran saguhati kepada pensyarah/penceramah dan fasilitator sambilan mengikut kadar dan syarat-syarat yang ditetapkan di dalam Pekeliling Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa. 17) Kelayakan bayaran saguhati kepada pegawai yang terlibat secara langsung dengan pelaksanaan peperiksaan perkhidmatan mengikut kadar dan syarat-syarat yang ditetapkan di dalam Pekeliling Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa. 104
PENGURUSAN PENDAHULUAN BAB 17
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 17 PENGURUSAN PENDAHULUAN 19. 1 Kenyataan Dasar Menjelaskan pengurusan pendahuluan diri dan pelbagai yang digunapakai di PPUM 19.2 Skop 1) Pendahuluan Diri diberikan kepada pegawai untuk: i. Bayaran elaun sewa hotel dan elaun makan untuk pegawai yang bertugas rasmi dan/atau mengikuti kursus di luar Ibu Pejabat sama ada di dalam atau luar negeri. ii. Pendahuluan Di bawah AP 55, AP 59 dan Kehilangan Wang Awam. iii. Pendahuluan Kehilangan Akibat Lebihan Pembayaran atau Pembayaran Tanpa Kuasa (AP 327). iv. Pendahuluan Kehilangan Akibat Hutang atau Tunggakan Hasil Yang Tidak Boleh Didapatkan (AP 328). v. Bayaran balik bagi bayaran terlebih emolumen. 2) Pendahuluan Pelbagai diberi kepada Ketua Jabatan atau pegawai yang diberi kuasa yang memerlukan wang tunai untuk membiayai perbelanjaan aktiviti/program yang diluluskan dalam bajet tahunan semasa. 19.3 Kuasa dan Tanggungjawab 1) Pendahuluan Diri Bagi Bayaran Elaun Sewa Hotel Dan Elaun Makan i. Ketua Jabatan Sumber Manusia meluluskan pembayaran Pendahuluan Diri. ii. Pembayaran Pendahuluan Diri bagi tugas Rasmi diuruskan oleh Pegawai Unit Saraan, manakala kursus diuruskan oleh Pegawai Bahagian Latihan. iii. Pegawai yang diluluskan pendahuluan diri bertanggungjawab memulangkan keseluruhan pendahuluan diri yang diterima sekiranya tidak menghadiri tugas rasmi dan/atau kursus yang dihadiri dalam tempoh satu bulan dari tarikh pembatalan tugas rasmi atau/dan kursus. WP 3.2 PERATURAN DAN PROSEDUR PENGURUSAN PENDAHULUAN DIRI BAGI BAYARAN ELAUN SEWA HOTEL DAN ELAUN MAKAN 105
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 2) Pendahuluan Di bawah AP 55, AP 59 dan Kehilangan Wang Awam i. Perbelanjaan Darurat (AP55) a. Pegawai Pengawal meluluskan Pendahuluan Diri bagi AP55. b. Ketua Jabatan Perolehan adalah bertanggungjawab menguruskan pendahuluan diri berkaitan AP55. ii. Pembayaran Bagi Barang-barang dan Perkhidmatan Yang Dibekalkan Dengan Suci Hati (AP59) a. Pegawai Pengawal meluluskan Pendahuluan Diri bagi AP59. b. Ketua Akauntan adalah bertanggungjawab menguruskan pendahuluan diri berkaitan AP59. iii. Kehilangan Wang Awam a. Pegawai Pengawal meluluskan Pendahuluan Diri bagi Kehilangan Wang Awam. b. Ketua Akauntan adalah bertanggungjawab menguruskan pendahuluan diri berkaitan Kehilangan Wang Awam. 3) Pendahuluan Kehilangan Akibat Lebihan Pembayaran atau Pembayaran Tanpa Kuasa (AP 327) i. Pegawai Pengawal meluluskan Pendahuluan Diri bagi AP327. ii. Ketua Akauntan adalah bertanggungjawab menguruskan pendahuluan diri berkaitan AP 327. 4) Pendahuluan Kehilangan Akibat Hutang atau Tunggakan Hasil Yang Tidak Boleh Didapatkan (AP 328) i. Pegawai Pengawal meluluskan Pendahuluan Diri bagi AP 328 ii. Ketua Akauntan adalah bertanggungjawab menguruskan pendahuluan diri berkaitan AP 328. 5) Bayaran balik bagi bayaran terlebih emolumen i. Pegawai Pengawal meluluskan Pendahuluan Diri bagi bayaran terlebih emolumen. ii. Ketua Jabatan Sumber Manusia adalah bertanggungjawab menguruskan pendahuluan diri berkaitan bayaran terlebih emolumen. 6) Pendahuluan Pelbagai i. Pegawai Pengawal atau wakilnya bertanggungjawab untuk meluluskan pendahuluan pelbagai bagi nilai RM20,001 ke atas PB 3.3 GARIS PANDUAN PERBELANJAAN DARURAT (AP 55) DAN PEROLEHAN DARURAT (173.2) WP 10.2 PENGURUSAN PEMBAYARAN DI BAWAH ARAHAN PERBENDAHARAAN 59 WP 10.3 PENGURUSAN KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA WANG AWAM AP 327(a) KEHILANGAN KERANA PEMBAYARAN LEBIH ATAU PEMBAYARAN TANPA KUASA AP 328(a-c) KERUGIAN YANG DISEBABKAN OLEH HUTANG DAN TUNGGAKAN HASIL YANG TIDAK BOLEH DIDAPATKAN WP 3.3 TATACARA DAN PERATURAN MENGENAI PENGURUSAN PENDAHULUAN PELBAGAI 106
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM ii. Ketua Akauntan atau wakilnya bertanggungjawab untuk meluluskan permohonan pendahuluan pelbagai bagi nilai RM20,000 dan ke bawah. 19.4 Prosedur 1) Pendahuluan Diri Bagi Bayaran Elaun Sewa Hotel Dan Elaun Makan i. Pendahuluan Diri dibayar kepada pegawai sebelum melaksanakan tugas rasmi dan/atau kursus. ii. Jumlah had minimum permohonan pendahuluan diri adalah seperti berikut : a. RM500.00 bagi Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan ke atas. b. RM300.00 bagi Kumpulan Pelaksana. c. Permohonan yang kurang dari had minimum adalah tidak dibenarkan kecuali bagi Kumpulan Pelaksana Kategori gred kurang daripada 19. iii. Pendahuluan diri yang diberi perlu direkodkan di dalam Buku Pendahuluan Diri yang mengandungi maklumat-maklumat berikut: a. Nama Pegawai b. Amaun Pendahuluan Diri c. Tarikh diluluskan d. Tarikh pergi/ balik iv. Permohonan hendaklah dibuat sekurang-kurangnya tujuh (7) hari sebelum bertolak. v. Tidak boleh meluluskan permohonan pendahuluan diri sekiranya terdapat pendahuluan diri sebelumnya yang belum diselesaikan. vi. Kadar pendahuluan diri diberi mengikut kelayakan pegawai. vii. Wang pendahuluan diri hendaklah dikembalikan serta merta sekiranya perjalanan ditangguh atau dipinda melebihi satu (1) bulan daripada tarikh asal. viii. Wang pendahuluan yang tidak dijelaskan selepas tempoh satu (1) bulan daripada tarikh tuntutan dikemukakan, akan dikenakan denda 10% setahun daripada jumlah pendahuluan yang belum dijelaskan dan akan dipotong sekaligus daripada gaji pegawai selewat-lewatnya pada bulan berikutnya. ix. Pendahuluan diri hendaklah ditolak daripada jumlah tuntutan perjalanan pada bulan berikutnya. x. Wang pendahuluan yang belum diselesaikan setelah tamat perkhidmatan, akan dipotong daripada ganjaran/pencen pegawai. 107
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 2) Pendahuluan Di bawah AP 55, AP 59 dan Kehilangan Wang Awam i. Perbelanjaan Darurat (AP55) a. Permohonan pendahuluan diri hendaklah dibuat oleh Ketua Jabatan melalui Ketua Jabatan Perolehan setelah mendapat kelulusan. b. Pelarasan hendaklah dibuat dengan kadar segera setelah mendapat kelulusan. ii. Pembayaran Bagi Barang-barang dan Perkhidmatan Yang Dibekalkan Dengan Suci Hati (AP59) a. Permohonan pendahuluan diri hendaklah dibuat oleh Ketua Jabatan melalui Ketua Akauntan dalam tempoh 30 hari dari tarikh perakuan pembayaran di bawah AP59. b. Dokumen yang diperlukan : Surat kelulusan permohonan pendahuluan diri Salinan Kontrak atau pesanan kerajaan Invois Pengesahan bekalan atau perkhidmatan telah diterima dengan sempurna c. Pembayaran hendaklah dibuat kepada kontraktor/pembekal serta-merta tetapi tidak lewat dari 14 hari tarikh kelulusan pendahuluan diri. d. Pelarasan pendahuluan diri hendaklah dilakukan dengan segera tidak lewat daripada 60 hari setelah mendapat kelulusan. iii. Kehilangan Wang Awam a. Jika kehilangan wang telah dipastikan dan pembayaran kepada pihak ketiga perlu dilakukan segera, Pegawai Pengawal atau Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah memohon atas namanya pendahuluan diri bagi menggantikan wang yang hilang. b. Pelarasan pendahuluan dibuat setelah kelulusan hapus kira diperolehi. 3) Pendahuluan Kehilangan Akibat Lebihan Pembayaran atau Pembayaran Tanpa Kuasa (AP 327) i. Pegawai Pengawal atau Ketua Jabatan perlu mengambil tindakan mendapatkan semula bayaran lebihan secara sekaligus. ii. Pegawai boleh memohon untuk membuat bayaran balik secara ansuran tidak melebihi 18 bulan dengan kelulusan Ketua Akauntan. iii. Pegawai hendaklah membuat permohonan pendahuluan diri setelah mendapat kelulusan bayaran secara ansuran. 108
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM iv. Sekiranya bayaran balik secara ansuran melebihi 18 bulan, kelulusan Pegawai Pengawal hendaklah diperolehi terlebih dahulu. v. Bayaran secara ansuran boleh dibuat secara potongan gaji terhadap pegawai berkenaan. vi. Tempoh bayaran ansuran bergantung kepada baki gaji diterima oleh pegawai berkenaan. vii. Bayaran balik bagi bukan penjawat awam hendaklah dibayar sekaligus dan bayaran secara ansuran dibenarkan dengan kelulusan Ketua Jabatan. 4) Pendahuluan Kehilangan Akibat Hutang atau Tunggakan Hasil Yang Tidak Boleh Didapatkan (AP 328) Pendahuluan diri atas nama pegawai terlibat akan dibuat selepas arahan surcaj dikenakan terhadap pegawai berkenaan kerana kecuaiannya dalam menjalankan kewajipan yang mengakibatkan kehilangan hasil. 5) Bayaran Balik Bagi Bayaran Terlebih Emolumen i. Lebihan bayaran gaji dan elaun boleh berlaku disebabkan perkara-perkara berikut: a. Berkursus b. Cuti Tanpa Gaji c. Cuti Separuh Gaji d. Meletak Jawatan e. Tindakan Tatatertib f. Elaun Memangku/Tanggung Kerja g. Imbuhan Tetap Perumahan h. Bertukar (berpindah) i. Elaun Tidak Mengikut Kelayakan j. Lain-lain lebihan emolumen ii. Pemakluman perlu dibuat kepada pegawai terlibat dengan bayaran terlebih emolumen. iii. Pegawai Pengawal atau Ketua Jabatan mengambil tindakan mendapatkan bayaran lebihan emolumen secara sekaligus atau ansuran. iv. Bayaran Sekaligus Jumlah terlebih bayar dikutip dalam satu (1) kali terimaan sahaja serta-merta selepas lebihan bayaran dikesan. v. Ansuran dalam tempoh 18 bulan dari tarikh lebihan bayaran dikesan a. Permohonan secara pendahuluan diri (ansuran) perlu dibuat oleh pegawai berkenaan melalui Ketua Jabatan kepada Ketua Jabatan Sumber Manusia. 109
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM b. Tempoh bayaran ansuran bergantung kepada baki gaji diterima oleh pegawai berkenaan. vi. Bayaran balik melalui pendahuluan diri melebihi 18 bulan xi. Permohonan secara pendahuluan diri (ansuran) perlu dibuat oleh pegawai berkenaan melalui Ketua Jabatan kepada Ketua Jabatan Sumber Manusia. xii. Tempoh bayaran ansuran bergantung kepada baki gaji diterima oleh pegawai berkenaan. xiii. Bayaran balik secara ansuran hendaklah tidak lewat dari 60 bulan atau sebelum pegawai berkenaan meninggalkan perkhidmatan mengikut mana yang lebih awal. 6) Pendahuluan Pelbagai i. Permohonan perlu dikemukakan kepada Jabatan Kewangan dalam masa 14 hari sebelum aktiviti/program bermula kecuali atas sebab yang dibenarkan. ii. Jika aktiviti/program telah dimulakan sebelum permohonan diluluskan, pendahuluan pelbagai tidak akan dipertimbangkan. Perbelanjaan yang terlibat akan dibayar melalui peruntukan Jabatan/Unit. iii. Ketua Jabatan hendaklah memaklumkan kepada Jabatan Kewangan secara bertulis sekiranya Pendahuluan pelbagai yang telah diluluskan perlu dibatalkan. Sekiranya wang telah dikeluarkan, Ketua Jabatan hendaklah bertanggungjawab untuk memulangkan pendahuluan tersebut dalam tempoh 14 hari dari tarikh pemberitahuan dan Jabatan Kewangan hendaklah mengambil tindakan pelarasan.Jika aktiviti/program ditangguhkan atau dipinda daripada tarikh asal, Ketua Jabatan perlu memaklumkan kepada Jabatan Kewangan. Wang pendahuluan perlu dikembalikan dalam tempoh 14 hari dari tarikh pemberitahuan dan Jabatan Kewangan hendaklah mengambil tindakan pelarasan. iv. Setiap perbelanjaan yang dibuat melalui Pendahuluan Pelbagai adalah tertakluk kepada peraturan dan tatacara kewangan yang diterima pakai oleh PPUM dan hanya boleh dibelanjakan bagi perbelanjaan yang dibenarkan sahaja. v. Pegawai yang diberi kuasa untuk membelanjakan Pendahuluan Pelbagai hendaklah menyimpan dan mengemaskini Penyata Perbelanjaan Pendahuluan dan mengemukakan ke Jabatan Kewangan dalam tempoh 21 hari selepas aktiviti/program disempurnakan. vi. PPUM berhak untuk membuat potongan gaji kepada pegawai yang gagal untuk mengemukakan penyata perbelanjaan dan dokumen yang berkaitan dalam tempoh yang ditetapkan selepas aktiviti/program disempurnakan. 110
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 7) Pelaporan Kedudukan pendahuluan hendaklah dilaporkan kepada JKPA secara berkala. 111
PENGURUSAN PAKAIAN SERAGAM DAN UPAH JAHIT BAB 18
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 18 PENGURUSAN BEKALAN PAKAIAN SERAGAM DAN UPAH JAHIT 18. 1 Kenyataan Dasar Pengurusan bekalan pakaian seragam yang merangkumi kemudahan kain pakaian seragam dan bekalan kasut diuruskan pada setiap tahun kepada pegawai yang berkelayakan menerima pakaian seragam mengikut prosedur dan pekeliling semasa. 18.2 Skop 1) Mengurus perolehan dan pembekalan kain pakaian seragam untuk diedarkan kepada pegawai yang berkelayakan mengikut tahun semasa. 2) Mengurus bayaran Bantuan Upah Jahit kepada pegawai yang berkelayakan dan telah dibekalkan bekalan kain pakaian seragam mengikut tahun semasa. 3) Mengurus perolehan dan pembekalan bekalan kasut serta bayaran Elaun Kasut kepada pegawai yang berkelayakan dan telah mengemukakan resit mengikut tahun semasa. 18.3 Kuasa dan Tanggungjawab 1) Jawatankuasa Pakaian Seragam adalah bertanggungjawab untuk membuat perancangan dan keputusan mengenai pengurusan pakaian seragam bagi memastikan urusan ini mematuhi peraturan semasa. 2) Jabatan Pengurusan Fasiliti bertanggungjawab: i. Menguruskan perolehan bekalan kain pakaian seragam; dan ii. Menguruskan edaran bekalan kain pakaian seragam kepada pegawai yang layak mengikut peraturan semasa. iii. menyerahkan senarai nama penerima kain pakaian seragam kepada Jabatan Sumber Manusia untuk urusan pembayaran Bantuan Upah Jahit. 3) Jabatan Sumber Manusia bertanggungjawab menguruskan: i. Membuat pembayaran Bantuan Upah Jahit (BUJ) kepada pegawai yang layak mengikut peraturan semasa; WP 2.3 PERATURAN BEKALAN PAKAIAN SERAGAM SERTA KEMUDAHAN DAN KADAR BEKALAN KASUT KEPADA PEGAWAI PERKHIDMATAN AWAM PEKELILING PERKHIDMATAN SUMBER MANUSIA - KEMUDAHAN PAKAIAN DALAM PERKHIDMATAN AWAM 112
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM ii. Perolehan dan pembekalan kasut kepada pegawai yang layak mengikut peraturan semasa; dan iii. Membuat pembayaran elaun kasut kepada pegawai yang berkelayakan dan tidak dibekalkan dengan kasut mengikut peraturan semasa. 18.4 Prosedur 1) Pengurusan Pembekalan Kain Pakaian Seragam i. Senarai nama pegawai yang berkelayakan akan dibekalkan oleh Jabatan Sumber Manusia; ii. Perolehan bekalan kain pakaian seragam pelbagai jawatan diuruskan secara sebut harga/tender dengan mengemukakan spesifikasi mengikut ketetapan oleh Jawatankuasa Spesifikasi dan Teknikal yang dilantik; iii. Sebut harga/tender yang disediakan akan dikemukakan kepada Jabatan Perolehan dalam tahun semasa. Bekalan kain akan dibekalkan kepada pegawai yang layak mengikut jawatan yang disahkan oleh Jawatankuasa Pakaian Seragam; dan iv. Senarai nama pegawai yang telah dibekalkan kain pakaian seragam akan dikemukakan kepada Jabatan Sumber Manusia untuk tujuan bayaran BUJ. 2) Pengurusan Bantuan Upah Jahit (BUJ) Bayaran Bantuan Upah Jahit dibayar melalui gaji apabila bekalan kain pakaian seragam telah dibekalkan kepada pegawai yang layak untuk pakaian seragam dalam tahun semasa. 3) Pengurusan Tuntutan Bayaran Balik Kasut Semua pegawai yang layak boleh membuat permohonan tuntutan bayaran balik melalui sistem secara atas talian dengan memuat naik resit pembelian kasut kecuali bagi pegawai yang telah dibekalkan kasut. 4) Pengurusan Pembekalan Kasut Perolehan bekalan kasut diuruskan secara sebut harga/ tender dengan mengemukakan spesifikasi yang disediakan oleh Jawatankuasa Spesifikasi Kasut kepada Jabatan Perolehan dalam tahun semasa. 113
PENGURUSAN KEMUDAHAN PINJAMAN KEPADA PEGAWAI BAB 19
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 19 PENGURUSAN KEMUDAHAN PINJAMAN KEPADA PEGAWAI 19. 1 Kenyataan Dasar Pegawai boleh memohon mendapatkan kemudahan pinjaman membiayai pembelian kenderaan dan komputer/telefon pintar mengikut kelayakan yang ditetapkan. Pinjaman ini disediakan melalui Kumpulan Wang Pinjaman Kenderaan dan Kumpulan Wang Pinjaman Komputer. 19.2 Skop Kemudahan pinjaman kenderaan dan komputer/telefon pintar diberikan kepada pegawai yang berjawatan tetap. 19.3 Kuasa dan Tanggungjawab Jawatankuasa Pinjaman Kenderaan dan Komputer/smartphone boleh meluluskan pembiayaan kenderaan dan komputer/telefon pintar kepada pegawai yang memenuhi semua syarat dan peraturan yang telah ditetapkan. 19.4 Prosedur 1) Semua permohonan pinjaman akan dikemukakan kepada Jawatankuasa Pinjaman Kenderaan dan Komputer/telefon pintar yang diadakan dua (2) bulan sekali atau berdasarkan keperluan. 2) Surat tawaran kelulusan pinjaman akan dikemukakan kepada pegawai melalui Ketua Jabatan. 3) Pegawai perlu melengkapkan surat perjanjian yang disetemkan secukupnya mengikut kadar yang ditetapkan dari semasa ke semasa. 4) Jabatan Sumber Manusia akan menyediakan baucar bayaran kepada Jabatan Kewangan untuk: i. Pinjaman kenderaan dan komputer/telefon pintar bagi tujuan penyediaan cek; dan ii. Insuran ke atas pinjaman kenderaan dan komputer/telefon 5) Bagi Pinjaman Kenderaan, pegawai perlu mendapatkan surat deskripsi kenderaan daripada pembekal kenderaan bagi tujuan WP 9.1 PERATURANPERATURAN DAN SYARAT-SYARAT MENGENAI SKIM PEMBIAYAAN KOMPUTER DAN TELEFON PINTAR (SMARTPHONES) BAGI ANGGOTA PERKHIDMATAN AWAM WP 9.2 SKIM PINJAMAN KENDERAAN BAGI PEGAWAI PERKHIDMATAN AWAM AM PERSEKUTUAN, PEGAWAI PERKHIDMATAN PENDIDIKAN DAN PEGAWAI PERKHIDMATAN PASUKAN POLIS WP 9.3 SKIM PEMBIAYAAN KENDERAAN MENGIKUT PRINSIP AL BAI’ BITHAMAN ‘AJIL BAGI PEGAWAI PERKHIDMATAN AWAM AM PERSEKUTUAN, PEGAWAI PERKHIDMATAN PENDIDIKAN DAN PEGAWAI PERKHIDMATAN PASUKAN POLIS 114
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM pendaftaran Hak Milik Dituntut oleh PPUM di dalam sistem syarikat yang dilantik yang digunakan oleh Jabatan Pengangkutan Jalan. 6) Setelah cek dikemukakan, pegawai perlu mengemukakan resit pembelian kenderaan, sijil perlindungan insurans komprehensif dan kad pendaftaran kenderaan yang asal (bagi pinjaman kenderaan) manakala resit dan invois yang asal (bagi pinjaman komputer/telefon pintar) kepada Jabatan Sumber Manusia dalam tempoh 30 hari bagi tujuan rekod. 7) Bayaran balik pinjaman akan dibuat secara ansuran berdasarkan surat perjanjian melalui potongan gaji pegawai setiap bulan. 8) Pembatalan Hak Milik Dituntut oleh PPUM di dalam kad pendaftaran kenderaan akan dilakukan setelah bayaran balik pinjaman diselesaikan. 115
PENGURUSAN KEMUDAHAN KOMUNIKASI MUDAH ALIH BAB 20
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 20 PENGURUSAN KEMUDAHAN KOMUNIKASI MUDAH ALIH 20. 1 Kenyataan Dasar Kemudahan ini membolehkan pegawai yang berkelayakan menerima kemudahan bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih untuk kegunaan rasmi dan bayaran caj bulanan mengikut kadar kelayakan maksimum. 20.2 Skop Kadar dan syarat berhubung kemudahan alat komunikasi mudah alih bagi kegunaan rasmi kepada pegawai yang berkelayakan. 20.3 Kuasa dan Tanggungjawab 1) Ketua Jabatan Perhubungan Korporat bertanggungjawab bagi semakan tuntutan pembelian alat komunikasi mudah alih. 2) Pengarah PPUM atau Timbalan Pengarah (Pengurusan) bertanggungjawab bagi kelulusan permohonan tuntutan pembelian alat komunikasi mudah alih. 3) Ketua Jabatan Perhubungan Korporat serta Pegawai Penyelia bertanggungjawab menyediakan sistem rekod yang teratur dan kemaskini bagi: i. Bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih yang diluluskan; dan ii. Pembayaran caj bulanan yang ditanggung oleh PPUM. 20.4 Prosedur 1) Pegawai berikut layak mendapat kemudahan bantuan pembelian sebuah alat komunikasi mudah alih untuk kegunaan rasmi iaitu: i. Pengurusan Tertinggi PPUM; ii. Ketua Jabatan yang dilantik oleh Pengurusan PPUM;dan iii. Pegawai yang mendapat kelulusan daripada Pengurusan PPUM. 2) Kadar maksimum bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih termasuk aksesori adalah tertakluk kepada kadar yang diluluskan. 116
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 3) Telefon dan Talian Khas Pengarah PPUM yang dibekalkan dan didaftarkan atas nama PPUM tertakluk kepada kadar maksimum yang ditetapkan. 4) Pegawai yang layak perlu melengkapkan borang permohonan tuntutan bayaran bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih: i. Mengisi borang BK-PRD-004-E01 serta melampirkan salinan resit pembelian dan salinan tempoh jaminan kerosakan alat atas nama pegawai; ii. Menghantar borang tuntutan ke Jabatan Perhubungan Korporat untuk semakan dan pengesahan Bahagian Pengurusan bagi tuntutan pembelian alat komunikasi mudah alih; iii. Jabatan Perhubungan Korporat akan mengemukakan kepada Pengarah/Timbalan Pengarah (Pengurusan) untuk kelulusan; iv. Borang yang telah lengkap diisi akan dimajukan kepada Jabatan Kewangan untuk proses pembayaran. 5) Syarat Bantuan Pembelian Alat Komunikasi Mudah Alih Syarat bantuan pembelian alat komunikasi mudah alih adalah merujuk kepada Pekeliling yang berkuatkuasa berkaitan Peraturan Mengenai Kemudahan Alat Komunikasi Mudah Alih. 117
PENGURUSAN EX-GRATIA BAB 21
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 21 PENGURUSAN EX-GRATIA 21. 1 Kenyataan Dasar Pegawai yang ditimpa bencana kerja yang mengakibatkan kematian dan Hilang Upaya Kekal (HUK) adalah layak dipertimbangkan bayaran pampasan Skim Ex-Gratia Bencana Kerja. 21.2 Skop Liputan Skim Ex-Gratia Bencana Kerja adalah meliputi pegawai yang mengalami bencana kerja seperti berikut: 1) 1 Januari 2001 hingga 30 Jun 2015 i. Semasa dalam perjalanan lazim dan munasabah pergi/balik dari tempat kediaman ke tempat bertugas; ii. Semasa dalam perjalanan ke mana-mana tempat untuk bertugas rasmi / berkursus; dan iii. Semasa waktu rehat rasmi atau waktu rehat yang dibenarkan 2) Mulai 1 Julai 2015, liputan skim seperti di perkara 21.2(1) dikekalkan dan ditambah baik termasuk: i. Semasa perjalanan pergi/balik dari tempat kediaman ke pekan berdekatan untuk mendapatkan perkhidmatan dan keperluan asas harian, khusus bagi pegawai yang berkhidmat di lokasi yang disenaraikan layak untuk dibayar Bayaran Insentif Pedalaman atau Elaun Khas Mengikut Lokasi dan Tahap Kesusahan ii. Semasa penyertaan dalam aktiviti sukan (termasuk perjalanan) di peringkat antarabangsa, kebangsaan, kementerian dan di peringkat ibu pejabat jabatan. 3) Faedah yang diberi di bawah skim ini hanya bagi bencana kerja yang mengakibatkan kematian dan HUK sahaja. 4) Pegawai yang dilindungi skim bencana pekerjaan PERKESO atau skim lain yang memberikan perlindungan yang serupa atas caruman Kerajaan tidak layak dipertimbangkan faedah atas skim ini. WP 6.3 SKIM EXGRATIA BENCANA KERJA BAGI PEGAWAI PERKHIDMATAN AWAM PERSEKUTUAN 118
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 21.3 Kuasa dan Tanggungjawab 1) Panel Pembangunan Sumber Manusia adalah bertanggungjawab mempertimbangkan pembayaran ex-gratia bencana kerja kepada pegawai dan atau waris. 2) Jabatan Sumber Manusia dan Jabatan Kewangan bertanggungjawab memproses dan membuat pembayaran kepada pegawai/waris yang dinamakan oleh Jabatan Sumber Manusia. 3) Jabatan Sumber Manusia adalah bertanggungjawab menyediakan perakuan dan dokumen yang berkaitan untuk pertimbangan Panel Pembangunan Sumber Manusia agar keputusan dapat dibuat dengan tepat dan adil. 21.4 Prosedur 1) Bayaran Pampasan Ex-Gratia Bencana Kerja dibayar selepas Panel Pembangunan Sumber Manusia bersidang dan meluluskan pembayaran tersebut kepada pegawai /waris. 2) Surat kelulusan pembayaran hendaklah dikemukakan kepada Unit Saraan, Jabatan Sumber Manusia untuk tujuan pembayaran dan salinan dikemukakan kepada Jabatan Kewangan. 3) Bayaran pampasan yang diluluskan hendaklah direkodkan dalam Kenyataan Perkhidmatan pegawai berkenaan. 119
PENGURUSAN ASET BAB 22
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 22 PENGURUSAN ASET 22. 1 Kenyataan Dasar Pengurusan Aset ini adalah bertujuan untuk menguruskan Aset Ketara dan Aset Tidak Ketara yang meliputi proses penerimaan, pendaftaran, penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan, pindahan, penyelenggaraan, pelupusan, kehilangan dan hapus kira. 22.2 Skop 1) Perolehan Aset diurus mengikut penentuan dan justifikasi dari segi penerimaan, pendaftaran, pindahan, penyelenggaraan, pelupusan, kehilangan dan hapus kira bagi memenuhi keperluan secara sistematik dan seterusnya mencapai penggunaan optimum. Jabatan/Unit akan memperolehi keperluan sewajarnya melalui pengurusan aset yang efektif berdasarkan maklumat aset yang sistematik. 2) Klasifikasi aset PPUM adalah seperti berikut: i. Aset Ketara a. Tanah dan Bangunan b. Loji dan Mesin c. Kenderaan d. Alat Pemprosesan Data e. Alat-alat Dapur f. Perabot dan Kelengkapan g. Alat Pejabat h. Kerja Dalam Kemajuan i. Harta Modal yang diperolehi melalui sumbangan atau hadiah ii. Aset Tidak Ketara a. Paten b. Hak Cipta c. Cap Dagangan/Cap Perkhidmatan d. Internet Domain Name e. Perjanjian Perlesenan f. Pangkalan Data g. Perjanjian Hak Eksekutif/Hak Lokasi mengguna Aset Tidak Ketara iii. Aset Derma AM 1.1 PENGURUSAN ASET KERAJAAN AM2.1 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN PENDAHULUAN 120
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM a. Semua aset derma yang diterima perlu dikemukakan kepada Ketua Jabatan/Unit Pengguna untuk pengesahan penerimaan. b. Ketua Jabatan/Unit perlu kemukakan peralatan kepada Jabatan Teknikal untuk tujuan pentauliahan peralatan. c. Pendaftaran aset akan dilaksanakan oleh Jabatan Kewangan setelah mendapat sijil pentauliahan dari Jabatan Teknikal dan kelulusan daripada Pegawai Pengawal iv. Aset Hartanah Pelaburan Aset yang digunakan untuk tujuan sewaan atau dipegang untuk peningkatan modal. v. Kumpulan Aset Aset terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu: a. Harta Modal (Aset Dipermodalkan) Aset yang harga perolehan asalnya RM3,000.00 atau lebih setiap satu unit. b. Aset Bernilai Rendah (Aset Tidak Dipermodalkan) Aset yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM3,000.00 setiap satu unit. 22.3 Kuasa dan Tanggungjawab 1) Pegawai Pengawal, Ketua Akauntan, Ketua Jabatan Pengguna dan Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JPAK) adalah bertanggungjawab untuk membuat perancangan mengenai keperluan aset bagi memastikan aset tersebut digunakan dengan wajar dan optimum. 2) Pelupusan aset adalah mengikut bidang kuasa yang telah diluluskan oleh Mesyuarat Lembaga Pengurus PPUM. 22.4 Prosedur 1) Penerimaan Aset i. Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan. ii. Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan. iii. Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan melalui pemeriksaan teknikal dan jika ditolak, ianya hendaklah dikembalikan kepada pembekal. AM6.2 TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN (TPS) PENERIMAAN 121
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 2) Pentauliahan Aset i. Memastikan aset yang memerlukan pentauliahan dikeluarkan sijil pentauliahan oleh Jabatan Teknikal mengikut kategori aset seperti berikut: a. Peralatan Perubatan – Jabatan Kejuruteraan Bio-Medikal b. Peralatan Bukan Perubatan – Jabatan Kejuruteraan c. Peralatan ICT – Jabatan Teknologi Maklumat ii. Jabatan Teknikal akan diwujudkan mengikut keperluan dari semasa ke semasa. 3) Pendaftaran Aset i. Memastikan maklumat aset dan inventori dimasukkan ke dalam modul Pengurusan Aset. Tarikh pendaftaran aset adalah seperti berikut: a. Aset Dipermodalkan Kerja Dalam Kemajuan – Tarikh pentauliahan/ Sijil Perakuan Siap Kerja (CPC)/ Sijil Penyiapan dan Pematuhan (CCC)/Final Account. b. Aset yang memerlukan pentauliahan – Tarikh pentauliahan. c. Aset tidak memerlukan pentauliahan – Tarikh pembayaran akhir aset. d. Peralatan ICT – Jabatan Teknologi Maklumat ii. Memastikan Aset yang terbina dalam (peralatan dan kelengkapan) bangunan juga perlu didaftarkan. iii. Memastikan aset mempunyai nombor pendaftaran aset. iv. Melabelkan nombor pendaftaran aset kecuali bagi aset yang sukar dan tidak praktikal untuk dilabel, nombor siri pendaftarannya dicatat pada lokasi penyimpanan aset berkenaan mengikut kesesuaian. v. Memastikan setiap Jabatan/Unit mempunyai Senarai Daftar Aset. vi. Senarai Aset KEW.PA 7 hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset Jabatan/Unit dan dipamerkan di lokasi penempatan aset. 3) Penggunaan Aset i. Digunakan atas tujuan rasmi. ii. Mengikut fungsi aset. iii. Pindahan aset hendaklah mendapatkan kelulusan bertulis dari Ketua Akauntan dan pegawai yang diberi kuasa. AM6.2 TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN (TPS) PENERIMAAN AM2.3 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN PENDAFTARAN AM2.4 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN 122
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM iv. Aset hendaklah digunakan di dalam kawasan PPUM dan tidak dibenarkan dibawa keluar daripada PPUM tanpa kebenaran Ketua Jabatan. 4) Pindahan Aset Pindahan aset hendaklah mendapatkan kelulusan secara atas talian oleh Ketua Jabatan Pemberi dan Ketua Jabatan Penerima. 5) Penyimpanan Aset i. Ditempatkan di lokasi yang selamat seperti almari dan ruangan berkunci. ii. Pegawai Aset atau pegawai yang menggunakan aset adalah bertanggungjawab terhadap keselamatan, penyelenggaraan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah kawalannya. 5) Pemeriksaan Aset i. Dilaksanakan seratus peratus (100%) ke atas semua aset alih dan boleh dilaksanakan sepanjang tahun dalam tahun semasa secara berperingkat. ii. Laporan daripada hasil pemeriksaan hendaklah dikemukakan kepada Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JPAK). 5) Penyelenggaraan Aset i. Penyelenggaraan aset dipertanggungjawabkan kepada: a. Jabatan Kejuruteraan Bio-Medikal – Penyelenggaraan bagi aset perubatan. b. Jabatan Kejuruteraan – Penyelenggaraan bagi aset bukan perubatan. c. Jabatan Teknologi Maklumat – Penyelenggaraan bagi peralatan ICT. ii. Penyelenggaraan hendaklah mengikut jadual penyelenggaraan atau keperluan aset. iii. Setiap penyelenggaraan hendaklah direkodkan. 6) Pelupusan Aset i. Pelupusan aset mengikut justifikasi pelupusan daripada Jabatan Teknikal. ii. Pelupusan aset dibuat mengikut bidang kuasa pelupusan aset seperti berikut: AM2.5 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN PENYELENGGARAAN AM2.7 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN PELUPUSAN AM2.6 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN PINDAHAN 123