TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 6) Tambahan Peruntukan dan Permohonan Peruntukan Baru i) JPKA mempertimbangkan penambahan Peruntukan dan Permohonan Peruntukan Baru berdasarkan justifikasi yang kukuh. ii) Tambahan peruntukan yang melibatkan penggunaan Rezab PPUM perlu mendapat kelulusan Jawatankuasa Tetap Kewangan (JTK) atau Lembaga Pengurus (LP). 7) Pindahan Peruntukan i. Perbelanjaan Mengurus Kuasa untuk membuat pindah peruntukan Perbelanjaan Mengurus seperti berikut: Pindahan Peruntukan Bidang Kuasa Objek Am di dalam Aktiviti yang sama Ketua Akauntan Aktiviti di dalam Program yang sama Ketua Akauntan Antara Program Antara Program JPKA Pegawai Pengawal tidak dibenarkan membuat pindah peruntukan daripada Objek Am 10000 kepada Objek Am lain-lain. ii. Perbelanjaan Pembangunan a. Pegawai Pengawal diberi kuasa membuat pindah peruntukan perbelanjaan pembangunan daripada suatu butiran (projek) ke butiran (projek) lain di bawah maksud pembangunan yang sama bagi tahun yang berkenaan tidak lebih daripada lima puluh (50) peratus peruntukan tahunan yang asal. b. Sebarang permohonan penggunaan lebihan peruntukan hendaklah dikemukakan kepada Lembaga Pengurus untuk perakuan sebelum dihantar kepada Kementerian Kewangan Malaysia untuk kelulusan melalui Kementerian Pengajian Tinggi (KPT). c. Pindah peruntukan tidak dibenarkan dalam keadaan berikut kecuali setelah mendapat kelulusan daripada Perbendaharaan terlebih dahulu: 40
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Tambahan kepada butiran yang telah dikurangkan melalui pindah peruntukan. Pengurangan kepada butiran yang telah ditambah melalui pindah peruntukan. Butiran yang tidak disediakan sebarang peruntukan Butiran yang telah disediakan peruntukan tetapi pelaksanaannya telah ditangguhkan. 8) Laporan Keberhasilan Aktiviti (Activity Performance Management Framework - APMF) Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakan Laporan Keberhasilan Aktiviti (Activity Performance Management Framework - APMF) kepada agensi pusat. 9) Semua maklumat permohonan anggaran Belanja Mengurus tahunan perlu dimasukkan dalam Sistem MyResult. 41
PENGURUSAN HASIL BAB 7
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 7 PENGURUSAN HASIL 7. 1 Kenyataan Dasar Semua terimaan hasil hendaklah direkod dengan tepat pada masanya bagi mengelakkan kerugian dan penyelewengan. Pengurangan, pengecualian dan kemudahan kredit diberikan kepada pihak yang layak sahaja. 7.2 Skop Terimaan PPUM adalah meliputi hasil sumbangan kerajaan, pesakit, bukan pesakit dan hasil daripada amanah. 7.3 Kuasa dan Tanggungjawab 1) Pegawai Pengawal bertanggungjawab memungut wang awam yang patut diterima, menyimpannya dengan selamat serta bertanggungjawab memastikan ianya diakaun dengan betul dan tepat. 2) Ketua Akauntan bertanggungjawab : i. Memastikan hanya pegawai yang diberi kebenaran secara bertulis sahaja yang boleh menerima wang / memungut hasil. ii. Memastikan kemudahan sistem dan keselamatan pungutan hasil disediakan. iii. Memastikan kadar caj disemak dan dikemaskini dari semasa ke semasa. iv. Memastikan penjagaan keselamatan wang semasa penghantaran ke bank pada tahap yang terbaik. v. Memastikan notis pemberitahuan untuk meminta resit oleh orang awam dipamerkan di tempat yang mudah dilihat dan dalam bahasa yang difahami. 3) Ketua Jabatan/Unit bertanggungjawab: i. Menyediakan ruang kaunter yang selesa dan selamat. ii. Memastikan pegawai pemungut memperoleh kebenaran secara bertulis untuk mengutip hasil. AP 53 – 53A TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL AP 69 KEBENARAN BERTULIS UNTUK MENERIMA WANG 42
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM iii. Memastikan hasil disimpan di tempat penyimpanan yang selamat sekiranya kutipan disimpan di jabatan/unit. 4) Pegawai pemungut bertanggungjawab: i. Menerima kebenaran secara bertulis untuk mengutip hasil. ii. Memastikan semua perkhidmatan, jualan, rawatan dan sebagainya yang tertakluk kepada caj dibuat pengenaan caj kepada pelanggan ppum. iii. Memastikan kutipan hasil disimpan dengan selamat. iv. Menyimpan dengan selamat semua buku resit manual dan menggunakan dengan sepatutnya semua resit rasmi. 7.4 Prosedur 1) Resit Rasmi i. Dikeluarkan sama ada secara manual atau elektronik sebagai bukti akuan terimaan wang. ii. Dikeluarkan serta merta dan diserahkan kepada pembayar jika pembayar hadir atau iii. Dikeluarkan pada dua (2) hari bekerja berikutnya jika diterima secara pos atau hantaran (kurier). iv. Jika terimaan tidak boleh dibuat penyesuaian, resit akan dikeluarkan apabila terimaan dikenalpasti dan pelarasan dibuat. v. Hanya boleh dibatal/pinda oleh pegawai yang diberi kuasa secara bertulis. vi. Mana-mana resit manual yang rosak atau tidak boleh digunakan hendaklah di BATAL kan dan disimpan untuk diaudit. vii. Bagi pengeluaran resit melalui sistem, resit yang dibatalkan dan laporan pembatalan resit perlu dikemukakan untuk tujuan pengauditan. viii. Bagi pengeluaran resit secara manual disebabkan oleh kegagalan sistem beroperasi, terimaan tersebut hendaklah dimasukkan ke dalam sistem dalam tempoh dua (2) hari bekerja berikutnya. Penyelia yang diberi kuasa hendaklah menurunkan tandatangan pada helaian terakhir resit sebagai pengesahan ianya telah dimasukkan ke dalam sistem. 2) Pemberitahuan Kepada Orang Awam AP 60 RESIT RASMI AP 62 PINDAAN DAN PEMBATALAN RESIT RASMI AP 61 MEMBERITAHU ORANG AWAM 43
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM i. Pemberitahuan hendaklah memaklumkan kepada orang awam mengenai : a. hak untuk mendapatkan resit bagi setiap pembayaran yang dibuat termasuk bagi bayaran yang dibuat melalui perbankan internet. b. hanya menerima resit yang mempunyai nombor resit. c. resit rasmi yang dikeluarkan bagi terimaan melalui cek, hanya sah apabila ianya ditunaikan oleh bank. ii. Hendaklah dipamerkan di tempat yang mudah dilihat dan dibuat dalam bahasa yang mudah difahami oleh orang awam. 3) Kawalan Resit Rasmi i. Pengeluaran resit rasmi melalui sistem elektronik mesti mempunyai butiran yang lengkap dan mudah disemak. ii. Buku resit rasmi manual disimpan di tempat yang selamat dan berkunci. iii. Memastikan nombor resit yang dicetak adalah lengkap dan betul. iv. Mana-mana buku resit rasmi manual yang didapati rosak hendaklah dikembalikan kepada syarikat yang dilantik untuk mencetaknya semula. v. Stok resit manual hendaklah dikeluarkan mengikut susunan nombor yang betul. vi. Apabila pegawai pemungut bertukar, stok resit hendaklah disemak oleh kedua-dua pegawai yang menyerah dan mengambil alih, direkod dan ditandatangani oleh mereka. vii. Pengeluaran resit hendaklah ditulis dan ditandatangani oleh dua (2) orang pegawai yang berlainan kecuali : viii. dikeluarkan dengan menggunakan sistem elektronik ix. di mana hanya seorang pegawai pemungut sahaja yang bekerja dan tiada pegawai lain dengan syarat diberi penyeliaan yang rapi. x. Jika pengeluaran resit menggunakan sistem elektronik, kata pengenalan dan katalaluan hendaklah dirahsiakan, ditukar dari semasa ke semasa dan perlu dikemaskini apabila berlaku pertukaran pegawai. 4) Terimaan Melalui Mel AP 63 KAWALAN KE ATAS RESIT RASMI AP 68 MENYIMPAN SELAMAT BUKU RESIT RASMI AP 66 – 66A TATACARA KAWALAN BORANG-BORANG HASIL AP 70 PENGELUARAN RESIT RASMI (a)-(c) 44
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM i. Terimaan melalui pos atau kurier hendaklah direkodkan di dalam satu daftar mel di bawah tanggungjawab seorang pegawai. Pegawai ini bukanlah terdiri dari mereka yang terlibat dengan terimaan dan pengeluaran resit. ii. Butiran yang perlu direkod di dalam daftar mel mestilah mempunyai butiran yang lengkap dan mudah disemak. iii. Daftar mel hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang merekod, mengeluarkan resit terimaan dan disemak oleh pegawai yang diberi kuasa untuk memastikan semua terimaan melalui mel diresitkan. 5) Merekod Pungutan i. Hendaklah direkodkan di dalam Buku Tunai dua (2) hari bekerja berikutnya kecuali mana-mana terimaan yang mempunyai masalah dan tidak dapat dikesan, ianya hendaklah direkodkan keesokan hari bekerja selepas penyelesaian dibuat. ii. Hendaklah direkodkan oleh pegawai lain daripada pegawai pemungut kecuali jika seseorang pegawai lain tidak ada dan arahan kebenaran khusus telah didapati daripada Ketua Akauntan. 6) Memasukkan Pungutan Ke Dalam Bank i. Semua kutipan hendaklah dihantar ke bank sebelum tamat tempoh bekerja hari berikutnya atau pada hari kerja pertama selepas hari kelepasan. ii. Kenyataan bertulis amaun yang dibankkan hendaklah sama dengan amaun yang dimasukkan ke dalam bank. 7) Pengeluaran Invois Invois hendaklah dikeluarkan dalam tempoh yang telah ditetapkan dan disampaikan kepada penerima samada secara serahan tangan, pos atau secara elektronik. 8) Caj Pesakit i. Penetapan kadar caj rawatan hendaklah disemak oleh Jawatankuasa Semakan Caj dan diluluskan oleh Lembaga Pengurus PPUM, di mana kuasa menetapkan polisi dan caj rawatan tersebut termaktub di bawah Akta dan Statut. ii. Caj Wad AP 71 TERIMAAN MELALUI MEL 45
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM iii. Caj yang dikenakan kepada pesakit yang tinggal di wad di mana pada hari kemasukan dikira satu hari penuh dan akan dikenakan caj satu hari penuh pada hari discaj sekiranya discaj selepas jam 12.00 Tengahari iv. Caj Rawatan v. Merangkumi caj yang dikenakan bagi layanan perubatan, ubat-ubatan dan lain-lain perkhidmatan perubatan yang diberi kepada pesakit. vi. Caj bagi pesakit bukan warganegara dan penduduk tetap adalah sekali ganda dari kadar caj warganegara Malaysia. 9) Pendahuluan Pesakit i. Pendahuluan kemasukan wad hendaklah dikutip semasa kemasukan wad mengikut kadar yang telah diluluskan. ii. Pendahuluan rawatan perlu dikutip sebelum rawatan mengikut kadar yang diluluskan. 10) Bayaran i. Semua caj rawatan bagi pesakit luar hendaklah dikutip sebelum rawatan diterima. ii. Semua caj rawatan bagi pesakit dalam hendaklah dikutip sebelum/pada hari keluar wad/discaj kecuali atas sebabsebab tertentu. 11) Caj Perkhidmatan Bukan Pesakit i. Sewaan ruang ii. Utiliti iii. Lain-lain perkhidmatan yang diluluskan 12) Deposit Bukan Pesakit Deposit dikenakan kepada sewaan ruang dan kontrak perolehan bekalan serta perkhidmatan yang diluluskan. 13) Pemberian Kredit i. Pemberian kredit hanya boleh diberi kepada sesuatu syarikat setelah mendapat kelulusan pegawai yang diberi kuasa. ii. Peraturan pemberian kredit boleh dikemaskini dari semasa ke semasa oleh pegawai yang diberi kuasa. 46
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 14) Terimaan Hasil i. Kaedah terimaan a. Tunai b. Wang Pos c. Pindahan Dana Elektronik (EFT) d. Pindahan wang secara Financial Process Exchange (FPX) -www.ummc.edu.my e. Perbankan Internet – www.maybank2u.com.my f. Kad Kredit – Visa, Mastercard dan American Express (AMEX) g. Kad Debit (MEPS) h. Cek/Bank Draf – hanya bagi cek syarikat dan hanya sah apabila cek ditunaikan. Bagi bayaran melalui cek/bank draf dan wang pos bayaran hendaklah dibuat atas nama bank PUSAT PERUBATAN UNIVERSITI MALAYA. i. E-Dompet (E-wallet) j. Kiosk Bayaran Layan Diri (Self Payment Kiosk) k. JomPay ii. Lokasi Terimaan a. Kaunter yang telah dikhaskan dengan kebenaran PPUM. b. Kiosk bayaran layan diri. iii. Matawang Matawang yang diterima pakai hanyalah dalam Ringgit Malaysia (RM) sahaja. Bagi kes di mana matawang asing yang telah diterima, wang itu hendaklah dimasukkan ke bank terlebih dahulu sebelum tindakan pengeluaran resit dan pelarasan dibuat. 15) Kurangan Kutipan Kurangan kutipan yang didapati ketika mengimbangkan laporan pungutan dengan nilai pungutan hendaklah dilaporkan secara bertulis kepada Ketua Jabatan. Bayaran balik perlu dibuat oleh pemungut dalam masa 3 hari dari tarikh kekurangan berlaku disebabkan oleh kecuaian pemungut. Tindakan pemotongan gaji akan diambil ke atas pegawai pemungut. 16) Lebihan Kutipan Lebihan kutipan yang didapati ketika mengimbangkan laporan pungutan dengan nilai pungutan hendaklah dilaporkan secara AP 74 KURANGAN PUNGUTAN AP 75 LEBIHAN PUNGUTAN 47
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM bertulis kepada Ketua Jabatan. Lebihan hendaklah dikreditkan kepada hasil PPUM. 17) Pulangan Balik Hasil i. Hasil yang terlebih atau tersalah pungut hanya boleh dipulangkan dengan syarat tidak ada hutang tertunggak dan mendapat kelulusan pegawai yang diberi kuasa secara bertulis. ii. Disertakan dengan resit asal pembayaran. iii. Dokumen sokongan yang berkaitan. iv. Dikembalikan dalam bentuk tunai, cek atau pindahan wang secara Electronic Fund Transfer (EFT) 18) Akaun Belum Diterima Pegawai Pengawal hendaklah menyelenggara dan melaporkan Akaun Belum Diterima. Rekod Akaun Belum Diterima hendaklah diselenggara dengan sempurna bagi menunjukkan sebarang wang awam yang boleh diterima dan dinyatakan dalam laporan penyata pengumuran hutang. 19) Susulan Terhadap Semua Hutang Yang Tertunggak i. Menghantar peringatan dan penyata mengikut tempoh yang telah ditetapkan. ii. Menyerahkan senarai tunggakan kepada pengutip hutang mengikut tempoh yang telah ditetapkan. iii. Menyerahkan senarai tunggakan kepada Unit Perundangan selepas tindakan perkara i) dan ii). iv. Menghapus kira bagi hutang yang tertunggak melebihi tiga (3) tahun. 20) Cek Tak Laku i. Satu daftar cek tak laku hendaklah diselenggarakan. ii. Membatalkan resit asal yang telah dikeluarkan, Pegawai Pemungut hendaklah bertanggungjawab untuk mendapatkan bayaran. iii. Membuat pelarasan di dalam Buku Tunai. 21) Hapus Kira Hutang Lapuk i. Hutang Lapuk hendaklah diambilkira bagi hutang yang tidak dapat dikutip. AP 89A AKAUN BELUM TERIMA AP 87 PULANGAN BALIK HASIL AP 76 PENERIMAAN CEK AP 328 (A-C) KERUGIAN YANG DISEBABKAN OLEH HUTANG DAN TUNGGAKAN HASIL YANG TIDAK BOLEH DIDAPATKAN 48
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM ii. Diluluskan mengikut bidangkuasa Jawatankuasa yang telah ditetapkan. 22) Kehilangan dan Hapus Kira Wang Awam Apabila berlaku kehilangan wang, tindakan yang perlu diambil adalah seperti berikut: i. Ketua Jabatan membuat laporan kepada polis, Bahagian Keselamatan PPUM dan Ketua Akauntan. ii. Ketua Jabatan atau penyelia yang bertanggungjawab ke atas kehilangan hendaklah menyediakan laporan awal kehilangan dan diserahkan terus kepada Pegawai Pengawal. iii. Pegawai Pengawal hendaklah mengatur penyiasatan awal mengikut keperluan mengenai kehilangan itu dengan melantik Pegawai Penyiasat atau Jawatankuasa Penyiasat secara bertulis dan ianya mestilah terdiri sekurangkurangnya tiga (3) orang pegawai yang dilantik. Ketua Jawatankuasa Penyiasat mestilah dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Mereka mestilah tidak terlibat dengan kehilangan dan bukan dari Jabatan/Unit yang berlaku kehilangan. iv. Jawatankuasa ini bertanggungjawab untuk menyediakan laporan siasatan dan mengemukakannya kepada Pegawai Pengawal untuk diambil tindakan selanjutnya. v. Mengemukakan permohonan hapus kira mengikut bidang kuasa yang ditetapkan. vi. Membuat pelarasan hapus kira. WP 10.3 PENGURUSAN KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA WANG AWAM AP 315 MELAPORKAN KEHILANGAN KEPADA POLIS AP 316 LAPORAN AWAL AP 317 LAPORAN AKHIR AP 323 (a) HAPUS KIRA DAN SYOR SURCAJ 49
PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA BAB 8
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 8 PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA (ABT) 8. 1 Kenyataan Dasar Semua tuntutan ke atas tunggakan hutang perlu diuruskan dalam tempoh masa yang telah ditetapkan selaras dengan peraturan-peraturan yang berkuat kuasa bagi memastikan tuntutan hutang dapat dikutip dari penghutang. 8.2 Skop Tunggakan hutang merangkumi tunggakan hasil pesakit, bukan pesakit dan hasil daripada tabung amanah. 8.3 Kuasa dan Tanggungjawab 1) Pegawai Pengawal bertanggungjawab memungut wang awam yang patut diterima, menyimpannya dengan selamat serta bertanggungjawab memastikan ianya di akaun dengan betul dan tepat. 2) Ketua Akauntan bertanggungjawab memungut semua hutang selaras dengan Arahan Perbendaharaan dan Pekeliling yang dikeluarkan dari semasa ke semasa dan memantau secara berterusan status kedudukan hutang serta tindakan yang diambil ke atas penghutang. 3) Ketua Jabatan/Unit bertanggungjawab membuat pemantauan terhadap invois yang dikemukakan kepada penghutang bagi memastikan hutang dapat dikutip di dalam tempoh yang ditetapkan. 4) Pegawai Pemungut bertanggungjawab membuat pemantauan terhadap invois yang dikemukakan kepada penghutang bagi memastikan hutang dapat dikutip di dalam tempoh yang ditetapkan. 5) Jawatankuasa Pengenepian dan Pengurangan Hasil bertanggungjawab mempertimbangkan dan/atau meluluskan permohonan pengecualian dan pengenepian tunggakan hasil pesakit. AP 69 KEBENARAN BERTULIS UNTUK MENERIMA WANG 50
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 6) Jawatankuasa Tabung Amanah bertanggungjawab mempertimbangkan dan/atau meluluskan permohonan pengecualian dan pengenepian tunggakan hasil akaun amanah. 7) Jawatankuasa Insentif, Rayuan dan Gantirugi bertanggungjawab mempertimbangkan dan/atau meluluskan permohonan pengecualian dan bayaran ansuran berkaitan pengajian,kursus, rayuan dan gantirugi. 8.4 Prosedur 1) Jabatan perlu memaklumkan kepada penghutang mengenai jumlah tunggakan hutang. Kaedah yang boleh digunakan dalam mengeluarkan surat tuntutan atau surat peringatan ialah secara pos berdaftar, pos biasa, email, sistem pesanan ringkas (SMS/Whatsapp) atau lain-lain kaedah yang bersesuaian. 2) Tempoh mengeluaran pemakluman hutang / surat peringatan adalah seperti berikut: Bil Jenis Surat Kategori Tunggakan Hasil Pesakit Hasil Bukan Pesakit 1 Surat Tuntutan/Invois Serta-merta Serta-merta 2 Surat Peringatan Pertama (SP 1) 90 hari dari tarikh surat tuntutan / invois 30 hari dari tarikh surat tuntutan / invois 3 Surat Peringatan Kedua (SP2) 30 hari dari tarikh surat SP1 30 hari dari tarikh surat SP1 4 Serahan kepada Unit Kawalan Kredit - 30 hari dari tarikh surat SP2 5 Agensi Pengutip Hutang 30 hari dari tarikh SP2. 30 hari dari tarikh serahan Jabatan. 6 Jabatan Perundangan Serahan serta merta bagi kes tertentu atau arahan yang diterima daripada pengurusan i. Serahan invois langgar perjanjian bagi nilai tunggakan / baki hutang daripada RM50,000.00. ii. Arahan daripada pihak pengurusan WP 9.3 SKIM PEMBIAYAAN KENDERAAN MENGIKUT PRINSIP AL BAI’ BITHAMAN ‘AJIL BAGI PEGAWAI PERKHIDMATAN AWAM AM PERSEKUTUAN, PEGAWAI PERKHIDMATAN PENDIDIKAN DAN PEGAWAI PERKHIDMATAN PASUKAN POLIS 51
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 3) Jabatan perlu memastikan kawalan dalaman dikenakan ke atas penghutang bagi memastikan kutipan hutang dapat dikutip dalam tempoh yang ditetapkan. 4) Bil interim akan dikemukakan kepada waris/pesakit yang mempunyai tunggakan hutang dan sedang mendapat rawatan di PPUM. 5) Penghutang boleh mengemukakan permohonan rayuan secara rasmi beserta dokumen sokongan kepada PPUM. 6) Sekiranya pembayaran tidak diperolehi selepas tempoh yang telah ditetapkan,senarai penghutang akan diserahkan kepada Agensi Kutipan Hutang yang dilantik oleh PPUM. 7) Senarai penghutang boleh dikemukakan ke Jabatan Perundangan bagi kes tunggakan yang memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan oleh pentadbiran. 8) Peruntukan hutang ragu akan dibuat pada setiap tahun kewangan berdasarkan kepada jumlah tunggakan yang memenuhi syarat berikut iaitu: i. Hasil Pesakit a. Tunggakan hutang yang melebihi 1 tahun dan kurang dari 2 tahun b. Tunggakan hutang bagi kategori Bukan Warganegara c. Tunggakan hutang yang bernilai dari RM10,000.00 ke atas ii. Hasil Bukan Pesakit a. Tunggakan hutang yang melebihi 1 tahun dan kurang dari 2 tahun b. Tunggakan hutang bagi penghutang yang tidak membayar deposit c. Tunggakan hutang bagi penghutang yang tidak aktif/tidak memberi perkhidmatan lagi kepada PPUM 9) Hapuskira hutang diperuntukkan kepada hutang yang telah melebihi tempoh yang telah ditetapkan oleh PPUM tertakluk kepada kelulusan Jawatankuasa Pengenepian dan Pengurangan 52
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Tunggakan Hasil atau Lembaga Pengurus berdasarkan bidang kuasa yang telah ditetapkan. 10) Tindakan mengutip hutang masih diteruskan walaupun hutang telah dihapus kira. 53
PENGURUSAN PENYIMPANAN WANG TUNAI, DOKUMEN DAN BARANG BERHARGA BAB 9
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 9 PENGURUSAN PENYIMPANAN WANG TUNAI, DOKUMEN DAN BARANG BERHARGA 9. 1 Kenyataan Dasar Pegawai Pengawal bertanggungjawab menjaga keselamatan wang tunai, dokumen dan barang berharga milik PPUM. 9.2 Skop Semua tunai, cek, dokumen dan barang berharga hendaklah disimpan di tempat yang berkunci di bawah kawalan pegawai yang diberi arahan bertulis. 9.3 Kuasa dan Tanggungjawab 1) Ketua Akauntan atau pegawai yang diberi arahan bertulis adalah bertanggungjawab dalam penyimpanan wang tunai, dokumen dan barang berharga dengan selamat. 2) Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan pengendalian peti besi diuruskan berdasarkan arahan dan peraturan yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa. 9.4 Prosedur 1) Peti Besi dan Bilik Kebal i. Peti besi atau bilik kebal yang mempunyai kunci berasingan atau menggunakan kunci kombinasi hendaklah mempunyai dua (2) anak kunci yang berasingan dengan anak kunci atau nombor kombinasi yang berlainan dipegang oleh dua (2) orang pegawai yang bertanggungjawab dan diberi arahan bertulis oleh Ketua Akauntan. ii. Kandungan peti besi hendaklah dari semasa ke semasa disah dan diperakui akan kandungan peti besi oleh pegawai yang diberi arahan bertulis. iii. Pemegang kunci bilik kebal diberi arahan bertulis oleh Pegawai Pengawal. Pemegang ini mestilah terdiri dari pegawai tidak rendah daripada Kumpulan Pelaksana 1 atau yang setaraf dengannya. AP 126 PENYIMPANAN SELAMAT WANG TUNAI, CEK DSB AP 53 -53A TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL AP 125 PETI BESI ATAU BILIK KEBAL PERBENDAHARAAN AP 128 BILIK KEBAL AP 132 PETI BESI ATAU BILIK KEBAL KERAJAAN TIDAK BOLEH MENGANDUNGI LAIN DARIPADA WANG AWAM AP 129 PENYIMPANAN ANAK KUNCI 54
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM iv. Peti besi atau bilik kebal tidak boleh mengandungi lain-lain barang daripada wang tunai, dokumen atau barang berharga milik PPUM. v. Pemegang kunci hendaklah bertanggungjawab menyimpan dengan selamat dan menggunakan kunci dengan sepatutnya. Jika seseorang pemegang kunci tidak dapat menjalankan tugasnya, kuncinya hendaklah diambil alih oleh dua (2) orang pegawai yang bertanggungjawab yang kedua-duanya bukan pemegang kunci yang satu lagi. vi. Kunci pendua hendaklah digunakan berselang tahun dengan kunci asal. Kunci pendua perlu disimpan oleh Jabatan Kewangan. 2) Kunci Berkombinasi i. Peti besi atau bilik kebal yang menggunakan kunci berkombinasi, kodnya hendaklah ditukar oleh kedua-dua pegawai yang bertanggungjawab setiap enam (6) bulan atau setiap kali terdapat pertukaran pegawai atau pada bila-bila masa yang disyaki bahawa kod kombinasi diketahui oleh orang yang tidak berkenaan. ii. Kombinasi kod hendaklah ditulis pada sekeping kertas dan dimasukkan ke dalam sampul surat yang dimeteri dan ditanda “RAHSIA BESAR”. Nama pegawai yang terlibat mengendalikan peti besi tersebut dan tarikh sampul surat hendaklah juga ditulis di atas sampul surat dan disimpan dengan selamat oleh Ketua Akauntan atau pegawai yang diberi arahan bertulis. 3) Kehilangan Anak Kunci Sekiranya anak kunci peti besi atau bilik kebal itu hilang, kehilangan itu mestilah dilaporkan kepada Ketua Jabatan atau Ketua Akauntan dengan serta-merta. Ketua Akauntan hendaklah mengeluarkan anak kunci pendua membuka peti besi, menyemak kandungannya dan jika perlu membuat aturan alternatif sementara bagi menyimpan selamat kandungan peti besi atau bilik kebal dan menguruskan supaya kunci dan anak kunci ditukar dengan secepat mungkin. 4) Rekod Anak Kunci AP 135 (a) ANAK KUNCI GANTI BAGI PETI BESI, PETI ATAU BILIK KEBAL AP 135 (b) PENYIMPANAN AP 135 (c) REKOD AP 135 (d) RESIT BAGI ANAK KUNCI GANTI AP 135 (e) ANAK KUNCI GANTI HENDAKLAH DIGUNAKAN AP 135 (f) PEMERIKSAAN OLEH PEGAWAI YANG MENGAMBIL ALIH AP 129A PETI BESI ATAU BILIK KEBAL KUNCI BERKOMBINASI AP 130 KEHILANGAN ANAK KUNCI 55
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Ketua Jabatan hendaklah memastikan satu daftar rekod bagi anak kunci diselenggarakan dengan betul. 5) Pengangkutan Wang Tunai Ketua Jabatan hendaklah memastikan pergerakan wang tunai di antara pusat pungutan ke Bahagian Hasil dan dari Bahagian Hasil ke bank sentiasa selamat dan mendapat iringan kawalan keselamatan yang diluluskan bagi menjaga dengan selamat pungutan tersebut. 6) Pemeriksaan Mengejut i. Hendaklah dilakukan secara berkala dua (2) kali setahun setiap enam (6) bulan sekali. ii. Hendaklah dilakukan ke atas tiap-tiap peti besi, peti wang tunai atau laci berkunci untuk menyimpan wang dalam jagaan pegawai pemungut. iii. Tarikh pemeriksaan hendaklah dirahsiakan. iv. Hasil pemeriksaan hendaklah direkodkan. AP 309 PEMERIKSAAN MENGEJUT 56
PENGURUSAN PEROLEHAN BAB 10
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 10 PENGURUSAN PEROLEHAN 10. 1 Kenyataan Dasar Semua urusan berkaitan perolehan PPUM dilaksanakan berdasarkan amalan tadbir urus baik (good governance practices) dengan mematuhi prinsip-prinsip perolehan iaitu akauntabiliti awam, diuruskan secara telus, nilai faedah yang terbaik, saingan terbuka serta adil dan saksama. 10.2 Skop Semua jenis perolehan boleh dilaksanakan seperti yang dinyatakan di dalam Pekeliling Perbendaharaan dan lain-lain pekeliling yang berkuatkuasa melainkan yang diluluskan oleh Lembaga Pengurus. 10.3 Kuasa dan Tanggungjawab 1) Jawatankuasa Perolehan merujuk kepada perkara 3.5 (8) dan peraturan berikut: i. Jawatankuasa Sebut Harga a. Pegawai Pengawal hendaklah melantik semua ahli Jawatankuasa Sebut Harga secara bertulis bagi sebut harga yang bernilai melebihi RM50 ribu sehingga RM500 ribu. b. Pegawai Pengawal boleh melantik mana-mana pegawai daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional sebagai Pengerusi. c. Keahlian jawatankuasa hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai. Bagi perolehan kerja, seorang daripada ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah terdiri daripada Pegawai Teknikal. d. Pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dilantik atas nama jawatan secara tahunan/dua tahun sekali. e. Pengerusi dan Ahli Jawatankuasa Sebut Harga tidak boleh menganggotai Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga atau mana-mana Jawatankuasa Penilaian. ii. Lembaga Perolehan a. Pertimbangan Tender PK 1.1 PUNCA KUASA, PRINSIP DAN KATEGORI PEROLEHAN KERAJAAN PK 2.9 SEBUT HARGA WP 7.5 PERATURAN PEROLEHAN BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN 57
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Pegawai Pengawal hendaklah memastikan semua perolehan secara tender ditimbangkan dalam mesyuarat Lembaga Perolehan. Pertimbangan tender secara edaran adalah tidak dibenarkan. Semua perolehan yang melibatkan peruntukan Kerajaan sama ada sebahagian atau sepenuhnya hendaklah di bawa ke Lembaga Perolehan untuk pertimbangan dan keputusan. b. Pelantikan Ahli Lembaga Perolehan Keanggotaan Lembaga Perolehan dilantik oleh Lembaga Pengurus PPUM mengambil kira syarat berikut: Pengerusi dan Pengerusi Ganti Lembaga Perolehan hendaklah merupakan seorang pegawai awam atau pegawai PPUM dalam kalangan Ahli Lembaga Pengurus PPUM; Pengerusi dan Pengerusi Ganti Lembaga Perolehan bukan merupakan lantikan politik; Pengerusi dan Pengerusi Ganti bukan merupakan Pengerusi Lembaga Pengurus PPUM; Wakil MOF dalam Lembaga Pengurus PPUM boleh menganggotai Lembaga Perolehan; Wakil daripada Jabatan Teknik dalaman PPUM /Jabatan Kerja Raya Malaysia (JKR Malaysia); Lembaga Pengurus PPUM juga boleh melantik manamana pegawai awam sebagai ahli Lembaga Perolehan PPUM yang boleh memberi sumbangan dalam bidang tertentu sekiranya diperlukan; dan Kuorum mesyuarat adalah tiga(3) orang iaitu Pengerusi dan dua (2) ahli LP yang telah dilantik. 2) Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi i. Dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal bagi menyediakan spesifikasi umum/ khusus/teknikal bagi tiaptiap perolehan yang hendak dilaksanakan. ii. Ahli-ahli Jawatankuasa hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai yang mahir dan berkelayakan dalam bidang berkenaan, yang boleh juga terdiri daripada wakil-wakil jabatan lain yang berkaitan. iii. Pengerusi Jawatankuasa Spesifikasi hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional PK 2.1(4) PENYEDIAAN SPESIFIKASI CABUTAN MINIT MESYUARAT LEMBAGA PENGURUS PPUM PADA 10 DISEMBER 2019 AP 192 - 192.1 PELANTIKAN AHLI LEMBAGA PEROLEHAN 58
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM atau setaraf. Seorang Setiausaha perlu dilantik bukan di kalangan ahli jawatankuasa bagi membantu segala urusan penyediaan spesifikasi. 3) Jawatankuasa Penilaian Teknikal i. Dilantik oleh Pegawai Pengawal bagi melaksanakan penilaian teknikal di kalangan pegawai yang mahir dalam bidang yang berkaitan. ii. Menyediakan Laporan Penilaian Teknikal dan dikemukakan kepada Urusetia Perolehan yang berkenaan. iii. Keahlian jawatankuasa hendaklah terdiri daripada sekurangkurangnya tiga (3) orang pegawai iaitu seorang pengerusi dan dua (2) orang pegawai termasuk wakil daripada Agensi lain yang berkaitan sekiranya perlu. Pengerusi hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf. Setiausaha perlu dilantik bukan di kalangan ahli jawatankuasa bagi membantu segala urusan penilaian. iv) Penilaian teknikal hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat. Penilaian teknikal secara edaran adalah tidak dibenarkan. 4) Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga i. Dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan Perolehan ii. Keahlian terdiri daripada sekurang-kurangnya tiga (3) pegawai di mana seorang daripadanya ialah Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional. iii. Antara tugas penting jawatankuasa adalah membuka peti tawaran pada tarikh dan masa ditetapkan, memberi nombor kod untuk setiap dokumen, menandatangani ringkas pada lembaran yang menyatakan harga serta melengkapkan borang jadual tender bagi tender/sebut harga manual sahaja. Manakala, bagi perolehan tender/sebut harga sistem iPerolehan, jawatankuasa perlu membuat pengesahan, mencetak dan menekan butang selesai bagi dokumen Jadual Pembukaan Sebut Harga / Tender (BK-MRD-004) di dalam sistem iPerolehan (tender / sebut harga). 5) Jawatankuasa Penilaian Kewangan PK 2.2(17.2) JAWATANKUASA PENILAIAN TENDER, KEAHLIAN DAN TUGAS JAWATANKUASA PK 2.9(13) JAWATANKUASA PENILAIAN SEBUT HARGA, KEAHLIAN DAN TUGAS JAWATANKUASA PK 2.2(24) PELANTIKAN DAN KEAHLIAN JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER AK-8.4-MRD-001- 012-E02/R00 ARAHAN KERJA PEMBUKAAN TENDER/SEBUT HARGA 59
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM i. Dilantik oleh Pegawai Pengawal bagi melaksanakan penilaian kewangan bagi perolehan secara tender. ii. Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang daripada tiga (3) orang, iaitu seorang pengerusi dan dua (2) oang ahli. Pengerusi hendaklah daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf. Setiausaha perlu dilantik bukan dikalangan ahli jawatankuasa bagi setiap jawatankuasa untuk membantu urusan penilaian. ii. Pengerusi Jawatankuasa Spesifikasi tidak boleh dilantik sebagai pengerusi Jawatankuasa Penilaian Kewangan tetapi boleh sebagai ahli sahaja. iv. Pengerusi atau ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal tidak boleh menganggotai Jawatankuasa Penilaian Kewangan. v. Penilaian kewangan sesuatu tender secara umum mengambil kira faktor-faktor seperti keupayaan kewangan petender, syarat pembayaran, kadar harga yang munasabah, tempoh siap/penghantaran, diskaun, harga pasaran semasa dan sebagainya. Perbandingan antara satu tawaran petender dengan tawaran petender yang lain hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama (equal footing). vi. Penilaian harga hendaklah dilaksanakan secara bermesyuarat. Penilaian Kewangan secara edaran adalah tidak dibenarkan. 6) Urus setia Perolehan Urus Setia Perolehan terbahagi kepada dua (2) iaitu Urus Setia yang menguruskan Mesyuarat Lembaga Perolehan dan Urus Setia yang menguruskan perolehan. Urus Setia yang menguruskan Mesyuarat Lembaga Perolehan juga dibenarkan melaksanakan tugas sebagai Urus Setia yang menguruskan perolehan sekiranya perlu. 7) Had Kuasa Menimbang dan Setuju Terima Tender dan Sebut Harga Had Nilai Kuasa Melulus Sehingga RM50,000.00 Ketua Jabatan/ Unit WP 7.5 PERATURAN PEROLEHAN BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN PK 2.2(17.2) (b) JAWATANKUASA PENILAIAN KEWANGAN PK 2.2(16) TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB URUS SETIA PEROLEHAN 60
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Melebihi RM50,000 sehingga RM500,000 Jawatankuasa Sebut Harga Melebihi RM500,000 sehingga RM100juta Lembaga Perolehan PPUM Melebihi RM100 juta Kementerian Kewangan Malaysia 8) Had Kuasa Penandatangan Surat Niat dan Surat Setuju Terima Nilai Kontrak Kuasa Menandatangani Sehingga RM50,000 Pegawai Tadbir Kanan, Jabatan Perolehan Melebihi RM50,000 sehingga RM1 juta Ketua Jabatan Perolehan Melebihi RM1 juta sehingga RM20 juta Timbalan Pengarah (Pengurusan) Tiada Had Pengarah PPUM 9) Had Kuasa Penandatangan dan Saksi Kontrak Perjanjian Nilai Kontrak Penandatangan Kontrak Penandatangan Saksi Melebihi RM50,000 sehingga RM100,000 Pegawai Tadbir Kanan, Jabatan Perolehan Pegawai Tadbir, Jabatan Perolehan Melebihi RM100,000 sehingga RM1 juta Ketua Jabatan Perolehan Perolehan Bekalan/ Perkhidmatan Pegawai Tadbir Kanan, Jabatan Perolehan Perolehan KerjaLEMBAGA PENGURUS PPUM PADA 2 MAC 2010 MELULUSKAN PENURUNAN KUASA BAGI: A) HAD KUASA MENGELUARKAN DAN MENANDATANGA NI SURAT NIAT DAN SURAT SETUJU TERIMA. B) HAD KUASA MENANDATANGA N KONTRAK PERJANJIAN DAN SAKSI. C) HAD KUASA MENGELUARKAN DAN MENANDATANGA NI PESANAN PEMBELIAN TEMPATAN. 61
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Kerja Ketua Jurutera PPUM, Jabatan Kejuruteraan Melebihi RM1 juta sehingga RM20 juta Timbalan Pengarah (Pengurusan) Perolehan Bekalan/ Perkhidmatan Ketua Jabatan Perolehan Perolehan KerjaKerja Ketua Jurutera PPUM Melebihi RM20 juta Pengarah PPUM Ketua Jabatan Perolehan 10) Had Kuasa Penandatangan Pesanan Pembelian Tempatan Nilai Kontrak/ Perolehan Kuasa Menandatangani Sehingga RM50,000 Pegawai Tadbir Kanan, Jabatan Perolehan Melebihi RM50,000 sehingga RM1 juta Ketua Jabatan Perolehan Melebihi RM1 juta sehingga RM20 juta Timbalan Pengarah (Pengurusan) Tiada Had Pengarah PPUM 11) Pihak Berkuasa Melulus Dan Had Nilai Kuasa Bagi Perolehan Perkhidmatan Perunding Kaedah Perolehan Had Nilai Pihak Berkuasa Melulus Lantikan Terus Beserta Kos (a) Kos kerja ukur sehingga RM50 ribu; (b) Kos kajian sehingga RM50 ribu; Pegawai Pengawal/ Pegawai yang diturunkan kuasa secara bertulis PK 3.1(5)(3) KAEDAH PEROLEHAN PERKHIDMATAN PERUNDING BERDASARKAN HAD NILAI KUASA MELULUS PBM 62
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Siling (LTBKS) (c) Kos perkhidmatan perunding fizikal sehingga RM50 ribu a) Kos kerja ukur melebihi RM50 ribu sehingga RM500 ribu; b) Kos kajian melebihi RM50 ribu sehingga RM500 ribu; c) Kos perkhidmatan perunding fizikal melebihi RM50 ribu sehingga RM500 ribu; d) Kos projek pembangunan fizikal sehingga RM20 juta. Jawatankuasa Sebutharga a) Kos perkhidmatan perunding fizikal melebihi RM500 ribu; dan b) Kos projek pembangunan fizikal melebihi RM20 juta sehingga RM50 juta. Lembaga Perolehan Tender Terbuka/ Tender Terbuka Pra Kelayakan (a) Kos kerja ukur sehingga RM5 juta; (b) Kos kajian sehingga RM5 juta; (c) Kos projek pembangunan fizikal sehingga RM300 juta. Lembaga Perolehan (a) Kos kerja ukur melebihi RM5 juta; (b) Kos kajian melebihi RM5 juta; (c) Kos projek pembangunan fizikal melebihi RM300 juta. Lembaga Perolehan 63
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Rundingan Terus (a) Kos kerja ukur melebihi RM500 ribu; (b) Kos kajian melebihi RM500 ribu; (c) Kos projek pembangunan fizikal melebihi RM50 juta; (d) Tertakluk kepada syarat dan kriteria serta perlu mendapat kelulusan Kementerian Kewangan bagi kaedah perolehan ini. Kementerian Kewangan Malaysia 12) Had Kuasa Meluluskan Arahan Perubahan Kerja i. Tender Jadual II Peraturan Arahan Perubahan Kerja Bagi Semua Agensi Selain Jabatan Teknik Yang Melibatkan Kontrak Persekutuan, Kontrak Badan-Badan Berkanun dan Kontrak Negeri Item Nilai Perubahan Pihak Berkuasa Melulus (a) Jika harga asal kontrak tidak melebihi RM10 juta dan jumlah perubahan kerja terkumpul yang dicadangkan tidak melebihi 10% daripada nilai kontrak ATAU jika harga asal kontrak melebihi RM10 juta dan jumlah perubahan kerja yang dicadangkan tidak melebihi RM1 juta. Satu Jawatankuasa yang dipengerusikan oleh Pengarah dan AJK yang dinamakan di dalam kontrak. (Rujuk Jabatan Kejuruteraan) (b) Jika harga asal kontrak tidak melebihi RM20 juta dan jumlah perubahan kerja terkumpul yang dicadangkan tidak melebihi 20% daripada nilai kontrak ATAU jika harga asal kontrak melebihi RM20 juta dan jumlah perubahan kerja yang dicadangkan Lembaga Perolehan AP 202.2 HAD NILAI PERUBAHAN DAN PIHAK BERKUASA MELULUS AP 202.3 HAD NILAI PERUBAHAN DAN PIHAK BERKUASA MELULUS (PINDAAN ARAHAN PERBENDAHARAAN) 64
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM tidak melebihi RM4 juta. (c) Dalam semua hal lain. Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri mengikut mana yang berkenaan. ii. Sebut Harga Nilai Perubahan Kuasa Melulus Jumlah perubahan kerja terkumpul yang dicadangkan tidak melebihi 20% daripada nilai kontrak atau tidak melebihi RM100,000 mengikut mana yang terendah. Jawatankuasa Sebut Harga Perubahan kerja terkumpul melebihi 20% daripada nilai kontrak atau RM100,000 Kementerian Kewangan 10.4 Prosedur 1) Peruntukan/Pembiayaan Peruntukan Belanja Mengurus, Belanja Pembangunan, Belanja Penyelidikan dan Akaun Amanah telah diperuntukkan dan mencukupi sebelum sesuatu perolehan dilaksanakan. 2) Jadual Perancangan i. Perolehan terancang Setiap perolehan perlu dirancang supaya pelaksanaan dapat memenuhi keperluan. ii. Larangan memecah kecilkan perolehan Semua perolehan tidak boleh pecah kecilkan bagi mengelakkan pelawaan tender atau sebut harga. 3) Spesifikasi Spesifikasi lengkap hendaklah disediakan sebelum pelawaan sebut harga atau pengiklanan tender bagi memastikan setiap tawaran mempunyai spesifikasi yang boleh dijadikan ukuran. Spesifikasi mestilah disediakan dengan penubuhan jawatankuasa dan bukannya secara individu. PK 2.1(3) PERANCANGAN PEROLEHAN TAHUNAN (PPT) 65
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 4) Iklan i. Sebut Harga a. Iklan sebut harga dipamerkan di papan kenyataan tidak kurang dari tujuh (7) hari bagi memastikan pembekal yang berkelayakan berpeluang mengambil bahagian. b. Sekiranya sebut harga melibatkan taklimat/lawatan tapak/premis tempoh tujuh (7) hari hendaklah dikira mulai tarikh taklimat/lawatan tapak/premis. ii. Tender a. Semua pelawaan perolehan kerajaan sama ada tertakluk atau tidak tertakluk kepada FTA adalah diwajibkan untuk diiklankan/disiarkan di portal MyPROCUREMENT (www.myprocurement.gov.my). b. Iklan di laman sesawang iPerolehan PPUM (ummc.edu.my) c. Tarikh tender ditutup hendaklah sekurang-kurangnya 21 hari berturut-turut dari tarikh iklan atau tarikh dokumen tender mula dijual atau tarikh taklimat/lawatan tapak/premis yang mana terkemudian. 5) Penerimaan dokumen tawaran i. Dokumen tawaran tender/sebut harga manual – Dokumen tawaran atau sebut harga dimasukkan ke dalam peti tawaran di Jabatan Perolehan sebelum atau pada tarikh dan masa yang telah ditetapkan di dalam iklan. Tawaran yang diterima selepas dari masa dan tarikh tutup dokumen tidak akan diterima. ii. Dokumen tawaran tender/sebut harga sistem iPerolehan - Dokumen tawaran atau sebut harga hendaklah dihantar secara atas talian sebelum atau pada tarikh dan masa yang telah ditetapkan dalam iklan. Tawaran yang dihantar selepas dari tarikh dan masa tutup dokumen tidak akan diterima. 6) Kaedah Perolehan i. Pembelian Terus Perolehan Bekalan/Perkhidmatan - Had nilai perolehan sehingga RM50,000 setahun atau sesuatu kontrak tertakluk kepada syarat berikut: a. Perolehan dengan had nilai sehingga RM20 ribu atau sesuatu kontrak dilaksanakan secara pembelian terus PK 2.9(6) PEMBERITAHUAN/ NOTIS SEBUT HARGA PK 2.9(7) PENERIMAAN SEBUT HARGA PK 2.10(2) HAD NILAI, KAEDAH DAN SYARAT PEMBELIAN TERUS BAGI PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN SEHINGGA RM50 RIBU 66
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM dengan mana-mana pembekal sama ada berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan b. Perolehan melebihi RM20 ribu hingga RM50 ribu setahun atau sesuatu kontrak dilaksanakan secara pembelian terus dengan mana-mana pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan c. Kajian pasaran dibuat dengan mendapatkan sekurangkurangnya tiga (3) tawaran harga daripada pembekal tempatan. ii. Lantikan Terus Perolehan Kerja-kerja - Had nilai perolehan tidak melebihi RM50,000 a. Dipelawa di kalangan kontraktor Gred G1 yang berdaftar dengan CIDB dan mempunyai Perakuan Pendaftaran Kontraktor (PPK) serta mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dan Sijil Taraf Bumiputera (STB). iii. Kerja-kerja Requisition Kerja Requisition ditafsirkan sebagai kerja-kerja kecil dan pembaikan yang tidak mengubah struktur asal. Kerja-kerja requisition boleh dilaksanakan secara lantikan terus, undian, penggiliran atau pusingan dengan menggunakan Jadual Kadar Kerja. Had nilai kerja-kerja requisition adalah sehingga RM50,000 tertakluk syarat berikut: a. Di kalangan kontraktor Gred G1 yang berdaftar dengan CIDB dan mempunyai Perakuan Pendaftaran Kontraktor (PPK) serta mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dan Sijil Taraf Bumiputera (STB). b. Bagi taklimat, lawatan tapak atau kerja undian hanya penama di dalam PPK dan SPKK sahaja boleh memohon atau berdaftar untuk menghadiri taklimat, lawatan tapak atau proses undian dan tidak boleh mewakilkan pegawai selain daripada penama yang dinamakan dalam sijil. iv. Sebut Harga Perolehan Bekalan/Perkhidmatan a. Melebihi RM50 ribu hingga RM100 ribu setahun atau sesuatu kontrak - pelawaan kepada pembekal tempatan (di negeri berkenaan) yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan, menepati kriteria kelayakan dan bertaraf Bumiputera. PK 2.11(2) LANTIKAN TERUS PK 2.11(3) KERJAKERJA REQUISITION PK 2.9(2.2) PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN 67
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM b. Melebihi RM100 ribu sehingga RM500 ribu setahun atau sesuatu kontrak - Pelawaan kepada pembekal tempatan (di negeri berkenaan) yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan menepati kriteria kelayakan. v. Perolehan Kerja-Kerja Perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah struktur asal dan yang tidak mempunyai Jadual Kadar Kejuruteraan Awam Dan Bangunan yang bernilai melebihi RM50 ribu hingga RM500 ribu hendaklah dipelawa secara sebut harga dengan kontraktor yang berdaftar dengan CIDB dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) mengikut kategori dan pengkhususan yang berkenaan seperti berikut: a. Perolehan yang bernilai melebihi RM50 ribu hingga RM200 ribu hendaklah dipelawa di kalangan sekurangkurangnya lima (5) kontraktor tempatan/daerah Gred G1; b. Perolehan yang bernilai melebihi RM200 ribu hingga RM500 ribu hendaklah dipelawa di kalangan sekurangkurangnya lima (5) kontraktor tempatan Gred G2; dan c. Semua perolehan kerja elektrik yang bernilai melebihi RM50 ribu hingga RM500 ribu hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor elektrik tempatan vi. Tender Terbuka a. Perolehan Bekalan/Perkhidmatan dan Kerja-kerja melibatkan nilai melebihi RM500,000 hendaklah dipelawa secara tender terbuka. b. Tender Terbuka Pra-Kelayakan (Bekalan, Perkhidmatan & Kerja-kerja) - Nilai perolehan melebihi RM500,000 dan tertakluk kepada kriteria khusus. c. Tender Terbuka Request For Proposal (Bekalan & Perkhidmatan) - Nilai perolehan melebihi RM500,000 dan tertakluk kepada kriteria khusus. vii. Rundingan Terus Kriteria dan Kaedah Permohonan Rundingan Terus Bagi Perolehan Yang Tidak Tertakluk FTA a. Rundingan Terus bagi bekalan/perkhidmatan/kerja dilaksanakan dengan mendapatkan kelulusan daripada Kementerian Kewangan berasaskan kriteria seperti berikut: PK 2.9(2.3) PEROLEHAN KERJA PK 2.1(2) HAD NILAI DAN KAEDAH PEROLEHAN PK 2.4 RUNDINGAN TERUS 68
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Kesegeraan Atas Kepentingan Awam Bagi Maksud Penyeragaman Satu Punca Bekalan/Perkhidmatan (Pembuat/Pemegang Francais) Melibatkan Keselamatan/Strategi Kontrak Dengan Syarikat Pembuat Bumiputera Diperakukan oleh Pegawai Pengawal sebelum dikemukakan kepada Kementerian Kewangan Malaysia Kriteria tambahan lain berdasarkan PK 2.4 (3.2). viii. Kontrak Pusat/ Kontrak Panel Berpusat Kontrak Pusat Sistem Panel Perolehan bekalan gunasama kerajaan seperti sampul surat, kertas A4 putih 80 gsm, perabot, alat pemadam api mesra alam Aerohub dan lainlain bekalan yang berkaitan hendaklah menggunakan Kontrak Pusat/ Kontrak Pusat Sistem Panel. Pengecualian hendaklah dipohon melalui Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan dan mendapat kebenaran terlebih dahulu daripada Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan. ix. Perolehan Darurat a. Pegawai Pengawal mengisytiharkan satu keadaan darurat disebabkan oleh satu epidemik, bencana atau penyakit yang luar biasa dan mengeluarkan Surat Arahan Memulakan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja. b. Skop pembekalan, perkhidmatan dan kerja perbelanjaan/perolehan darurat hendaklah setakat untuk menampung keperluan/keadaan darurat yang berkenaan sahaja. c. Laporan terperinci perolehan darurat dikemukakan kepada Kementerian Kewangan Malaysia melalui Pengawal Pengawal dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh perolehan disempurnakan. x. Perkhidmatan Perunding Pemilihan firma perunding hendaklah dilaksanakan dengan menggunakan empat kaedah berikut: a. Lantikan Terus Beserta Kos Siling; b. Tender Terbuka; c. Tender Terbuka Pra Kelayakan.: atau d. Rundingan Terus PB 3.3 GARIS PANDUAN PERBELANJAAN DARURAT (AP 55) DAN PEROLEHAN DARURAT (173.2) PK 3.1(5)(3) KAEDAH PEROLEHAN PERKHIDMATAN PERUNDING BERDASARKAN HAD NILAI KUASA MELULUS PBM 69
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM Kaedah Perolehan Had Nilai Lantikan Terus Beserta Kos Siling (LTBKS) a) Kos kerja ukur sehingga RM500 ribu; b) Kos kajian sehingga RM500 ribu; c) Kos perkhidmatan perunding fizikal (tiada had); d) Kos projek pembangunan fizikal sehingga RM50 juta. Tender Terbuka/ Tender Terbuka Pra Kelayakan (a) Kos kerja ukur (RM500 ribu - tiada had) (b) Kos kajian sehingga (RM500 – tiada had); (c) Kos projek pembangunan fizikal(RM50 juta – tiada had) Rundingan Terus (a) Kos kerja ukur melebihi RM500 ribu; (b) Kos kajian melebihi RM500 ribu; (c) Kos projek pembangunan fizikal melebihi RM50 juta; (d) Tertakluk kepada syarat dan kriteria serta perlu mendapat kelulusan Kementerian Kewangan bagi kaedah perolehan ini. 7) Perubahan Dan Pelanjutan Tempoh Kontrak Untuk Kontrak Bekalan Dan Perkhidmatan Perubahan dan pelanjutan tempoh kontrak boleh diluluskan oleh pihak yang meluluskan tender/sebut harga asal dengan syaratsyarat berikut: i. Tender a. Tempoh sah laku kontrak masih berkuat kuasa. b. Perubahan kontrak (pengurangan skop dan perubahan spesifikasi yang tidak mengubah fungsi asal) dan pelanjutan tempoh kontrak yang tidak mengubah kadar harga atau melibatkan penurunan kadar harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak; PK 4.1(2.6) BAYARAN INTERIM/ KEMAJUAN BAGI KONTRAK KERJA 70
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM c. Pelanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja dan tempoh maksimum adalah sehingga dua (2) tahun; dan d. Bagi kontrak bekalan dan perkhidmatan, tambahan kuantiti/nilai perkhidmatan tidak melebihi lima puluh peratus (50%) daripada kontrak asal sekali sahaja dengan syarat nilai keseluruhan kontrak (nilai kontrak dan nilai tambahan) tidak melebihi nilai ambang FTA. e. Sekiranya tambahan kuantiti/tambahan nilai perkhidmatan akan menyebabkan nilai keseluruhan kontrak melebihi nilai ambang FTA, maka perolehan bagi tambahan kuantiti/ tambahan nilai perkhidmatan hendaklah dilaksanakan berdasarkan peraturan dan tatacara yang ditetapkan bagi perolehan yang tertakluk kepada FTA. f. Semua perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak selain dari yang disebutkan di atas hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan untuk kelulusan. g. Arahan Perubahan Kerja Dan Pelanjutan Masa Bagi Kontrak Kerja Had nilai dan Pihak Berkuasa Melulus APK bagi perolehan secara tender merujuk kepada AP202.2 (Jadual II) Pelanjutan masa bagi perolehan secara tender hendaklah dipertimbangkan oleh Penguasa Projek/Pengarah Projek berdasarkan syarat-syarat kontrak kerja. ii. Sebut harga a. Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi RM200 ribu hingga RM500 ribu; b. Tempoh sah laku kontrak masih berkuat kuasa; c. Perubahan kontrak (pengurangan skop dan perubahan spesifikasi yang tidak mengubah fungsi asal) dan pelanjutan tempoh kontrak yang tidak mengubah kadar harga atau melibatkan penurunan kadar harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak; d. Pelanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja dan tempoh maksimum adalah sehingga dua (2) tahun; e. Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak melebihi 50% daripada kontrak asal sekali sahaja tertakluk 71
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM kepada nilai maksimum RM250 ribu dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750 ribu; f. Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak melebihi 50% daripada kontrak asal sekali sahaja tertakluk kepada nilai maksimum RM250 ribu dengan syarat jumlah tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750 ribu; g. Semua perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak selain dari yang disebutkan di atas hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan untuk kelulusan h. Arahan Perubahan Kerja Dan Pelanjutan Masa Bagi Kontrak Kerja Had nilai dan Pihak Berkuasa Melulus APK bagi perolehan secara sebut harga merujuk kepada AP202.3 (Pindaan Arahan Perbendaharaan). Pelanjutan masa bagi kontrak kerja bernilai melebihi RM200,000 hingga RM500,000 dibenarkan tertakluk kepada kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga terlebih dahulu. 8) Dasar Penggunaan Bahan/ Barangan dan Perkhidmatan Tempatan i. Memastikan spesifikasi yang disediakan bagi semua perolehan adalah bersesuaian dan berlandaskan bahan/barangan tempatan yang berasaskan Standard Malaysia (MS) yang dikeluarkan oleh Jabatan Standard Malaysia (JSM). Jika tiada, standard antarabangsa lain yang sesuai hendaklah digunakan. Sijil pengesahan barangan tempatan daripada badan yang diiktiraf dijadikan dokumen wajib bagi tujuan penilaian. ii. Memastikan barangan/bahan binaan menggunakan bahan/ barangan buatan tempatan seperti yang ditetapkan oleh IKRAM QA Services Sdn Bhd atau SIRIM QA Services Sdn Bhd atau mana-mana agensi/badan yang telah diakreditasikan oleh Jabatan Standard Malaysia. iii. Bagi perolehan yang melibatkan ICT, pembekal hendaklah mengenal pasti, mengutamakan dan menggunakan produk/perisian/ kandungan/ perkhidmatan ICT buatan tempatan berstatus MSC Malaysia yang disenaraikan di dalam senarai produk MSC Malaysia oleh MDeC. Sekiranya PK 4.2(2.8) PERUBAHAN DAN PELANJUTAN TEMPOH BAGI KONTRAK BEKALAN DAN PERKHIDMATAN BAGI PEROLEHAN YANG TERTAKLUK KEPADA FTA PK 1.4(2.3) PENYEDIAAN SPESIFIKASI DAN PENILAIAN PK 1.4(2.4) ARAHAN KEPADA PETENDER AP 169 –169.1 KAJIAN PASARAN DALAM PEROLEHAN 72
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM pembekal tidak mematuhi peraturan menggunakan produk buatan MSC Malaysia setelah Surat Setuju Terima dikeluarkan, penalty dan/atau penolakan produk/ perkhidmatan yang dibekalkan akan dikenakan ke atas pembekal. iv. Bagi perolehan bekalan atau perkhidmatan, pembekal diwajibkan untuk menggunakan barangan buatan tempatan. Sekiranya didapati pembekal tidak mematuhi peraturan menggunakan bahan/barangan buatan tempatan setelah Surat Setuju Terima dikeluarkan, penalti dan/atau penolakan bahan yang dibekalkan akan dikenakan ke atas pembekal. 9) Dasar Perolehan Barangan Import i. Perolehan barangan import (bahan/barangan import/ perkhidmatan asing – tidak termasuk perunding asing) hanya dibenarkan apabila barangan/perkhidmatan tempatan tiada di dalam pasaran tempatan atau barangan tempatan sedia ada tidak memenuhi spesifikasi teknikal yang diperlukan ii. Mendapat kelulusan Pegawai Pengawal terlebih dahulu sebelum perolehan barangan import bernilai melebihi RM50,000 dilaksanakan. iii. Membuat semakan status barangan tempatan/import sebelum perolehan barangan import dilaksanakan. iv. Perolehan bahan/barangan siap yang diimport yang berada dalam negara (ex-stock) tanpa sebarang had nilai boleh dilaksanakan berdasarkan peraturan dan tatacara yang berkuat kuasa telah mendapat kelulusan daripada Pegawai Pengawal v. Urusan penghantaran hendaklah dikendalikan oleh Multimodal Transport Operators’ (MTO) yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan yang dilantik oleh PPUM. vi. Walau bagaimanapun, perolehan peralatan perubatan bernilai sehingga RM5juta dan perolehan bekalan (consumables) dan ubat-ubatan bernilai sehingga RM10juta boleh dilaksanakan secara CIF. 10) Dasar Keutamaan Kepada Syarikat Bumiputera i. Perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50 ribu sehingga RM100 ribu hendaklah dipelawa di PK 1.4(2.5) PELAKSANAAN PEROLEHAN BARANGAN IMPORT KELULUSAN KHAS (MOF). BPK(S)600- 1/10/5 JLD. 2(2) BERTARIKH 19 APRIL 2021 73
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM kalangan syarikat Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. ii. Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang melebihi RM100 ribu, Syarikat Bumiputera hendaklah diberi keutamaan harga (Margin of Preference - MOP) seperti berikut: Nilai Tawaran Peratusan Melebihi RM100,000 - RM500,000 10% Melebihi RM500,000 - RM1.5 juta 7% Melebihi RM1.5 juta - RM5 juta 5% Melebihi RM5 juta - RM10 juta 3% Melebihi RM10 juta - RM15 juta 2.5% Melebihi RM15 juta Tiada Keutamaan 11) Akta Peranti Perubatan 2012 (Akta 737) Memastikan peranti perubatan yang ditawarkan oleh petender hendaklah berdaftar dengan pihak Berkuasa Peranti Perubatan, Kementerian Kesihatan Malaysia dan petender hendaklah mengemukakan: i. Salinan Lesen Establismen daripada Establismen (pembuat/ wakil diberi kuasa) peranti perubatan yang diperolehi; ii. Salinan Sijil Pendaftaran Peranti Perubatan untuk peranti perubatan yang diperolehi; dan iii. Surat Pelantikan sebagai ejen penender daripada Establismen tersebut. PK 1.5(6) DASAR KEUTAMAAN BAGI PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN YANG TIDAK TERTAKLUK KEPADA PERJANJIAN PERDAGANGAN BEBAS (FREE TRADE AGREMEENT – FTA) SURAT PEKELILING PIHAK BERKUASA PERANTI PERUBATAN BILANGAN 2 TAHUN 2016 (SEMAKAN 2) PELAKSANAAN DAN PENGUATKUASAA N DI BAWAH AKTA PERANTI PERUBATAN 2012 (AKTA 737): BERTARIKH 15 APRIL 2019 PEROLEHAN PERANTI PERUBATAN BAGI INSTITUSI KEMUDAHAN KESIHATAN 74
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 12) Pelaksanaan Dan Penguatkuasaan Aktiviti Perolehan Peranti Perubatan Di PPUM i. Setiap aktiviti perolehan peranti perubahan perlu mendapatkan salinan dokumen seperti berikut daripada pihak establismen yang berkaitan: a. Salinan Lesen Establismen; dan b. Salinan Sijil Pendaftaran Peranti Perubatan untuk peranti perubatan yang diperolehi. ii. Establismen (pembuat/wakil diberi kuasa) perlu melampirkan salinan lesen establismen dan salinan sijil pendaftaran peranti perubatan kepada institusi kemudahan kesihatan. iii. Setiap aktiviti perolehan peranti perubatan dari ejen penender (termasuk perolehan secara pembelian terus, tidak hanya terhad pada perolehan sebut harga/tender), perlu mendapatkan salinan dokumen seperti berikut daripada pihak establismen yang berkaitan: a. Salinan Lesen Establismen daripada establismen (pembuat/ wakil diberi kuasa) peranti perubatan yang diperolehi; dan b. Salinan Sijil Pendaftaran Peranti Perubatan untuk peranti perubatan yang diperolehi c. Surat Pelantikan sebagai ejen penender daripada Establismen tersebut. iv. Establismen (pembuat/ wakil diberi kuasa) perlu mengeluarkan surat lantikan, salinan lesen establismen dan salinan sijil pendaftaran peranti perubatan kepada agen petender; dan v. Agen penender mengambil bahagian dalam aktiviti tender 75
PENGURUSAN PEMBAYARAN BAB 11
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 11 PENGURUSAN PEMBAYARAN 11. 1 Kenyataan Dasar Memastikan setiap bekalan dan perkhidmatan, kerja-kerja dan peralatan yang telah diterima atau komitmen lain yang telah dilakukan mestilah dibayar dengan mendapat kelulusan yang sewajarnya, mematuhi undangundang dan peraturan kewangan yang ditetapkan. 11.2 Skop Memastikan pembayaran yang dibuat dalam tempoh 14 hari dari tarikh dokumen lengkap diterima. 11.3 Kuasa dan Tanggungjawab 1) Tanggungjawab bagi Pegawai Pengawal i. Atas betulnya semua perbelanjaan yang dilakukan ii. Mengemukakan laporan perbelanjaan secara berkala mengikut format dan kekerapan kepada pihak berkuasa yang berkenaan. iii. Boleh mewakilkan kuasanya kepada ketua akauntan bagi memperakui dan meluluskan baucar. iv. Boleh mewakilkan kuasanya kepada ketua jabatan bagi pengurusan pembayaran 2) Tanggungjawab bagi Ketua Akauntan i. Memberi arahan bertulis kepada pegawai pembayar bagi perakuan dan kelulusan bayaran. 3) Tanggungjawab bagi Ketua Jabatan: i. Atas setiap wang yang dibelanjakan dari peruntukan/vot yang telah diluluskan. ii. Mengesyor dan mengesahkan pembayaran bagi perolehan sesuatu bekalan dan perkhidmatan, kerja-kerja dan peralatan yang telah dipesan dan diterima dengan memenuhi spesifikasi 4) Tanggungjawab bagi Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA): AP 92(a) TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL DAN PEGAWAI YANG DIWAKILKAN OLEHNYA AP 92(b) TANGGUNGJAWAB BAGI PERBELANJAAN YANG TIDAK DIBENARKAN AP 11 PENURUNAN KUASA BERTULIS 76
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM i. Memastikan pembayaran bil di bawah Arahan Perbendaharaan 58(a) dan Arahan Perbendaharaan 59 diselesaikan. 5) Tanggungjawab pegawai yang diberi kuasa/arahan bertulis i. Memastikan kesahihan maklumat dan dokumen sokongan pembayaran. ii. Pegawai yang berkenaan dipertanggungjawabkan jika berlaku kesilapan atas pembayaran yang telah menyebabkan PPUM menanggung kerugian. 11.4 Prosedur Setiap pembayaran mestilah menggunakan peruntukan yang telah diluluskan, disertakan dengan dokumen sokongan yang lengkap, mendapat kelulusan pegawai yang diberi kuasa dan direkodkan. 1) Dokumen sokongan yang lengkap Semua baucar atau baucar elektronik hendaklah disokong dengan dokumen sokongan yang lengkap mengenai tiap-tiap satu bekalan dan perkhidmatan, kerja-kerja dan peralatan seperti tarikh, nombor kontrak, kuantiti, kiraan jauhnya dan kadar, untuk membolehkan ianya disemak tanpa merujuk kepada mana-mana dokumen selain daripada yang dikembalikan padanya. Dalam persekitaran elektronik, baucar beserta dokumen sokongan hendaklah disimpan dengan teratur dan selamat di jabatan penyedia. 2) Perbelanjaan Yang Tiada Peruntukan yang Dibenarkan Perbelanjaan yang dibuat tanpa peruntukan atau melebihi dari peruntukan atau tidak dinyatakan sebagai item yang diluluskan di dalam buku bajet tidak wajar diperakui dan diluluskan untuk pembayaran melainkan dengan kelulusan dan kebenaran JPKA. 3) Tempoh Pembayaran Semua invois yang diterima hendaklah dibayar dalam tempoh 14 hari dari tarikh dokumen lengkap diterima. 4) Kaedah Pembayaran Bayaran boleh dibuat melalui: i. Pindahan Dana Elektronik (EFT) ii. Cek AP11 PENURUNAN KUASA BERTULIS AP 99(a) BAUCAR HENDAKLAH DISOKONG DENGAN DOKUMEN SOKONGAN YANG LENGKAP AP 103 SEMUA BIL DAN TUNTUTAN BAYARAN HENDAKLAH DIBAYAR DENGAN SEGERA 77
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM iii. Bank Draf iv. Pindahan Telegraf v. Panjar Wang Runcit vi. Tunai vii. Kontra/Jurnal Pelarasan viii. Kad Kredit Korporat ix. Lain-lain Kaedah 5) Pembatalan Baucar Pembatalan baucar hendaklah ditandakan "DIBATALKAN" bagi mengelakkan ianya digunakan semula dan dikepilkan bersamasama dengan dokumen yang baru. 6) Kehilangan Baucar Kehilangan baucar hendaklah dilaporkan kepada pegawai yang diberi kuasa dan direkodkan di dalam fail di mana ianya disimpan. Pegawai berkenaan pula hendaklah mendapatkan salinan dokumen yang disahkan dari Jabatan/Unit atau dari pihak pembekal. Segala bukti bahawa bayaran telah dibuat dan diterima oleh pembekal juga hendaklah disertakan. 7) Perwakilan Kuasa i. Kuasa melulus dan memperaku baucar adalah berdasarkan lingkungan kuasa yang dihadkan. ii. Ketua Jabatan/Unit hendaklah menyimpan nama dan contoh tandatangan pegawai yang diberi arahan bertulis untuk menyedia, memperaku dan meluluskan baucar secara manual. Manakala Dalam persekitaran elektronik, Ketua Jabatan/Unit hendaklah menyimpan ID pengguna yang perlu digunakan oleh pegawai yang diberi arahan bertulis. Kesemua maklumat ini hendaklah dikemukakan kepada Jabatan Kewangan. iii. Baucar yang disediakan secara manual perlu ditandatangani oleh penyelia, peraku dan pelulus. Manakala, dalam persekitaran elektronik cetakan nama pada baucar yang berasaskan ID pengguna digunakan bagi menggantikan tandatangan secara manual. iv. Pengasingan tugas diwujudkan di antara pegawai yang menyedia, memperaku dan meluluskan baucar mengikut had amaun yang tertentu. v. Sekiranya tiada perjawatan yang mencukupi, tahap kuasa untuk pegawai yang memperakukan dan meluluskan baucar adalah ditentukan mengikut kekananan dan perjawatan. AP 101 PEMBERIAN KUASA MENANDATANGA NI BAUCAR AP 102(a) PERAKUAN PEGAWAI PENGAWAL ATAU WAKILNYA YANG DIBERI KUASA 78
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 8) Pembayaran yang memerlukan kebenaran khas i. Kebenaran JPKA adalah diperlukan bagi membayar/menyelaras baucar perbelanjaan mengurus yang dikemukakan dalam tahun kewangan semasa, berkaitan dengan pertanggungan-pertanggungan yang kena dibayar pada atau sebelum hujung tahun kewangan yang lama. ii. Permohonan bagi kebenaran mestilah dibentangkan ke JPKA bersama dengan baucar dan huraian penuh mengenai sebab-sebab berlaku kelewatan dan menunjukkan dengan jelas siapa yang bertanggungjawab. iii. Permohonan itu hanya boleh dipertimbangkan dengan syarat Jabatan/Unit mempunyai baki peruntukan dalam tahun perbelanjaan itu kena dibayar. 9) Pembayaran bagi bekalan dan perkhidmatan, kerja-kerja dan peralatan yang dibekal dengan suci hati tidak boleh ditahan Pembayaran sesuatu bil yang dikemukakan dengan sempurnanya oleh seseorang bagi bekalan dan perkhidmatan, kerja-kerja dan peralatan yang dipesan dan dibekalkan dengan suci hati, tidak boleh ditahan oleh sebab apa-apa keraguan sama ada pertanggungan itu telah dilakukan dengan sepatutnya. 10) Tanggungjawab bagi perbelanjaan yang tidak dibenarkan Sesuatu perbelanjaan yang dilakukan tanpa kuasa yang akan dipertanggungjawabkan sendiri kepada pegawai atas jumlah yang dibelanjakan. 11) Daftar pembayaran secara elektronik Jabatan Kewangan bertanggungjawab menyedia dan menyelenggara daftar bil pembayaran secara elektronik mengikut format yang telah ditetapkan. 12) Pengurusan Cek dan Pindahan Dana Elektronik i. Cek mestilah ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa mengikut had-had tertentu yang ditetapkan. ii. Bagi cek-cek yang ditandatangani oleh mesin menandatangani cek, kawalan dalaman dan keselamatan yang mencukupi hendaklah diadakan. iii. Urusan pindahan melalui pindahan dana elektronik hendaklah diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa. Kawalan dalaman dan keselamatan yang mencukupi hendaklah diwujudkan. AP 58 PEMBAYARAN YANG MEMERLUKAN KEBENARAN KHAS TANGGUNGJAWAB AKAUNTAN AP 59 PEMBAYARAN BAGI BARANGBARANG DAN PERKHIDMATAN YANG DIBEKAL DENGAN SUCI HATI TIDAK BOLEH DITAHAN AP 92(b) TANGGUNGJAWAB BAGI PERBELANJAAN YANG TIDAK DIBENARKAN AP 98(a) DAFTAR PEMBAYARAN AP 119(a) MENANDATANGA NI CEK ATAU KELULUSAN PINDAHAN DANA ELEKTRONIK AP 119(b) MENANDATANGA NI TIMBAL CEK AP 119 (c) TANGGUNGJAWAB PEGAWAI YANG MENANDATANGA NI CEK ATAU KELULUSAN 79
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM iv. Cek yang tidak ditunaikan pada akhir tempoh tiga (3) bulan dari tarikh cek dicetak adalah disifatkan sebagai terbatal dan pelarasan akan dibuat. Jika ada tuntutan mengenainya selepas dibatalkan, ia boleh diganti. Sekiranya masih lagi tidak dituntut dalam tempoh dua kali tahun kewangan, ianya akan tertakluk kepada Akta Wang Tidak Dituntut 1965. v. Cek yang diakui hilang, rosak atau cek tamat tempoh boleh dibuat penggantian dengan mengikut syarat-syarat yang ditetapkan. vi. Semua stok cek hendaklah disimpan dengan selamat di tempat yang berkunci di bawah kawalan pegawai yang diberi arahan bertulis. vii. Cek hendaklah diperiksa dengan serta-merta apabila diterima daripada bank untuk menentukan bahawa tiada cek yang hilang. Pemeriksaan ini hendaklah dilakukan oleh pegawai yang bertanggungjawab menjaga urusan akaun bank. viii. Pegawai hendaklah membuat pelarasan Cek/Pindahan Dana Elektronik Terbatal setelah menerima makluman daripada pihak bank. ix. Pembayaran balik mengikut proses sedia ada hendaklah dibuat setelah pelarasan Cek/ Pindahan Dana Elektronik Terbatal dibuat. x. Pegawai perlu menyelenggara Daftar Cek/Pindahan Dana Elektronik Terbatal dan hendaklah dikemaskini setiap kali urusniaga pembatalan, penggantian dan pelarasan dibuat. 13) Kad Kredit Korporat i. Pegawai yang layak menerima kemudahan Kad Kredit Korporat berdasarkan kepada kelulusan pihak pengurusan PPUM. ii. Had kredit adalah ditetapkan mengikut anggaran keperluan perbelanjaan berkala Jabatan dan tertakluk kepada kelulusan pihak pengurusan PPUM. iii. Sebarang keperluan penambahan terhadap pemegang kad atau permohonan peningkatan had kredit hendaklah dikemukakan ke Jabatan Kewangan bersama justifikasi yang lengkap. iv. Had kredit boleh dikurangkan dari semasa ke semasa berdasarkan prestasi perbelanjaan menggunakan kad kredit korporat. v. Perbelanjaan perlu menggunakan cara yang paling menjimatkan dan memastikan peruntukan yang mencukupi sebelum perbelanjaan dibuat. AP 118 CEK DAN PINDAHAN DANA ELEKTRONIK BATAL 80
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM vi. Sebarang penggunaan kad kredit korporat yang meragukan atau tanpa kebenaran akan dipertanggungjawabkan ke atas pegawai yang dinamakan dan tertakluk kepada siasatan dan tindakan tatatertib dan/atau surcaj. 81
PENGURUSAN PANJAR BAB 12
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM 12 PENGURUSAN PANJAR 12. 1 Kenyataan Dasar Pembelian kecil yang segera berdasarkan had, nilai dan kuasa yang ditetapkan. Perbelanjaan ini tidak boleh melebihi RM500.00 setiap resit. 12.1 Skop 1) Panjar hendaklah digunakan bagi maksud yang diadakan mengikut had maksimum yang telah ditetapkan dan ianya hendaklah dikeluarkan dan diakaunkan serta-merta. 2) Panjar di PPUM terdiri daripada: i. Panjar Wang Runcit ii. Panjar Khas 12.2 Kuasa dan Tanggungjawab 1) Tanggungjawab bagi Ketua Akauntan: i. Meluluskan penubuhan/pembatalan panjar. ii. Meluluskan tambahan/kurangan had panjar iii. Memberi arahan bertulis kepada pegawai yang bertanggungjawab mengendalikan panjar. iv. Memastikan pemeriksaan mengejut dilaksanakan oleh pegawai yang diberi kuasa 2) Tanggungjawab bagi Ketua Jabatan: i. Menetapkan pegawai yang diberi tanggungjawab mengendalikan panjar. ii. Memastikan panjar digunakan untuk tujuan ianya dimohon iii. Menandatangani dan meluluskan baucar panjar. iv. Merancang kekerapan rekupmen panjar iaitu berasaskan kepada keperluan Jabatan/Unit. v. Membuat pengesahan terhadap akaun panjar setiap bulan kepada Jabatan Kewangan PPUM. 12.4 Prosedur 1) Permohonan Panjar 82
TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN PPUM EDISI 4 JABATAN KEWANGAN PPUM i. Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan permohonan bersama justifikasi dan jumlah yang diperlukan kepada Ketua Akauntan. ii. Amaun itu hendaklah dihadkan kepada keperluan minimum dengan mengingati bahawa rekupmen boleh dibuat lebih daripada sekali dalam sebulan. 2) Pengendalian Panjar i. Tiap-tiap pegawai yang mengendalikan panjar wang runcit mesti menyelenggara sistem panjar yang akan menunjukkan semua amaun yang diterima dan dibayar. ii. Menyimpan wang panjar di dalam peti besi/peti simpanan tunai yang berkunci dan selamat. iii. Pegawai perlu membuat penutupan akaun panjar pada setiap akhir bulan dan perlu disahkan oleh Ketua Jabatan. iv. Apabila berlaku sesuatu pertukaran pegawai yang mengendalikan panjar, satu penyata hendaklah disediakan yang menunjukkan kedudukan panjar pada masa penyerahan tugas dan ditandatangani oleh kedua-dua pegawai yang terlibat. v. Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan surat pengesahan baki panjar bersama-sama rekupmen terakhir pada setiap hujung tahun kewangan. vi. Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan cadangan untuk menutup panjar kepada Ketua Akauntan untuk mendapat kelulusan serta wang tersebut perlu dikembalikan kepada Jabatan Kewangan. 3) Rekupmen Panjar i. Rekupmen panjar boleh dibuat lebih daripada sekali dalam sebulan mengikut keperluan. ii. Apabila panjar wang runcit dikehendaki direkupkan, baucar bayaran bersama-sama dengan dokumen sokongan hendaklah disertakan dan disahkan oleh Ketua Jabatan. Jika tiada, satu perakuan hendaklah diminta daripada pegawai yang menuntut bayaran. iii. Pemegang Panjar hendaklah memastikan baki wang tunai yang ada ditangan mencukupi pada setiap masa bagi membuat bayaran. Sebagai langkah kawalan, rekupmen hendaklah dibuat apabila wang tunai di tangan berbaki 83