LTUAD 2022

U N I T A U D I T D A L A M L A P O R A N TA H U N A N KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI www.kpk.gov.my

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Muka Surat PRAKATA i PERUTUSAN KETUA SETIAUSAHA ii RINGKASAN EKSEKUTIF iii BAHAGIAN I PENDAHULUAN 1. Maklumat Korporat 1 2. Kedudukan Perjawatan Dan Struktur Organisasi 4 BAHAGIAN II PENCAPAIAN PENGAUDITAN BERBANDING DENGAN RANCANGAN YANG DILULUSKAN 3. Perancangan Dan Pencapaian Kerja Tahun 2021 7 BAHAGIAN III LAPORAN PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 4. KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI - Pengauditan Terhadap Pengurusan Stor 13 5. KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI - Pengauditan Pemeriksaan Mengejut 42 6. KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI - Penampilan Audit 58 7. KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI - Pengauditan Susulan Terhadap Pengesahan Data Baki Awal Aset Dan Liabiliti Bagi Tempoh Berakhir Disember 2021 84 KANDUNGAN

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BAHAGIAN IV LAPORAN PENGAUDITAN PEROLEHAN 8. KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI - Pengauditan Terhadap Pengurusan Perolehan 92 BAHAGIAN V LAPORAN PENGAUDITAN KHAS 9. KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 9.1. Pengesahan Data Baki Awal Aset Dan Liabiliti Bagi Tempoh Berakhir Disember 2021 135 9.2. Pengesahan Data Baki Awal Aset Dan Liabiliti Bagi Tempoh Berakhir Jun 2022 151 BAHAGIAN VI LAPORAN PENGAUDITAN ICT 10. KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI - Pengauditan Terhadap Pengurusan Aset Alih ICT 155 BAHAGIAN VII LAPORAN MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT (JKA) 11. Penubuhan Dan Keahlian Jawatankuasa Audit 169 12. Pembentangan Isu Pengauditan Dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit 170 13. Status Isu-isu Audit Yang Dibentangkan Dalam Mesyuarat Jawatankuasa 171 Audit 14. Rumusan 171 BAHAGIAN VIII LAPORAN SUMBANGAN UAD 15. Laporan Sumbangan UAD 172

LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BAHAGIAN IX PERKARA-PERKARA AM 16. Tindakan Pihak Pengurusan Ke Atas Laporan UAD 175 17. Masalah Yang Dihadapi 175 18. Latihan Yang Dihadiri Oleh Pegawai UAD 175 BAHAGIAN X PENUTUP 179

i LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Laporan Tahunan Unit Audit Dalam Kementerian Perladangan Dan Komoditi (KPK) ini disediakan selaras dengan kehendak Pekeliling Perbendaharaan PS 3.1 dan dikemukakan kepada Bahagian Kawalan Kewangan Strategik dan Korporat, Perbendaharaan Malaysia selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya. Laporan ini merumuskan aktiviti pengauditan Unit Audit Dalam dan penemuan Audit yang dibangkitkan semasa pengauditan dijalankan sepanjang tahun 2022. Bagi memenuhi tanggungjawab ini, Unit Audit Dalam telah menjalankan pengauditan seperti berikut: i. Pengauditan Pengurusan Kewangan yang merangkumi pemeriksaan terhadap sistem kewangan, kawalan dalaman dan rekod kewangan bagi memastikan pematuhan terhadap undang-undang, peraturan dan arahan yang berkaitan; dan ii. Pengauditan Prestasi yang merangkumi penilaian terhadap aktiviti yang dipilih untuk menentukan matlamatnya telah dicapai dan sumber digunakan secara berhemat, cekap dan berkesan. Laporan Tahunan Unit Audit Dalam Tahun 2022 ini mengandungi kelemahan yang telah dibangkitkan hasil daripada pengauditan yang telah dilaksanakan di Kementerian dan agensi Kementerian. Pada umumnya, terdapat kelemahan dalam mematuhi peraturan/prosedur yang ditetapkan oleh Kerajaan. Selain itu, didapati pemantauan yang dijalankan kurang menyeluruh. Semua kelemahan tersebut boleh dielakkan sekiranya pegawai yang bertanggungjawab mematuhi sepenuhnya peraturan yang telah ditetapkan. Seperti mana tahun-tahun yang lalu, Ketua Bahagian dan agensi yang berkenaan telah dimaklumkan terlebih dahulu tentang perkara yang dilaporkan di dalam laporan tahunan ini. Ini bagi membolehkan tindakan pembetulan dan penambahbaikan diambil oleh Ketua Bahagian dan agensi berkenaan terhadap kelemahan yang dibangkitkan. Sepanjang pengauditan dijalankan, Unit Audit Dalam telah menerima kerjasama baik daripada pihak pengurusan (auditi) yang turut memberi maklum balas positif terhadap teguran dilaporkan. Pihak auditi juga telah mengambil tindakan pembetulan terhadap kelemahan yang dibangkitkan di dalam laporan. PRAKATA

ii LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan Salam Sejahtera. Syukur alhamdulillah ke hadrat Allah S.W.T kerana dengan limpah kurnia dan keizinan-Nya Laporan Tahunan Unit Audit Dalam Tahun 2022 bagi Kementerian Perladangan dan Komoditi (KPK) telah selamat diterbitkan. Usaha KPK dalam memastikan tahap pengurusan dan tadbir urus yang baik tidak akan tercapai tanpa sokongan seluruh warga Kementerian. Oleh itu, saya ingin mengucapkan terima kasih kepada semua warga KPK yang telah memberi kerjasama baik kepada UAD sepanjang pengauditan dijalankan. Rakaman penghargaan turut tidak dilupakan kepada UAD atas penemuan Audit yang dilaporkan bagi memastikan KPK sentiasa mematuhi peraturan Kerajaan dalam mencapai visi dan misi serta objektif Kementerian. KPK turut mendokong aspirasi Kerajaan, yakni dalam menggapai pencapaian yang cemerlang perlulah mempunyai semangat “there is always a room for improvement”. Justeru, saya berharap setiap penemuan Audit yang dilaporkan oleh UAD diberi perhatian serius dan diambil tindakan penambahbaikan dan pembetulan sewajarnya oleh KPK. Akhir kata, selaras dengan prinsip Malaysia MADANI adalah menjadi harapan saya supaya semua warga KPK dapat membawa semangat islah melalui penambahbaikan berterusan oleh Kementerian terhadap kelemahan yang dilaporkan. Semoga semangat islah dalam membawa perubahan ke arah kebaikan ini dapat dijayakan oleh seluruh warga KPK bagi mendepani cabaran pada tahun mendatang! PERUTUSAN KETUA SETIAUSAHA

iii LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Laporan Tahunan Unit Audit Dalam Tahun 2022 ini dikeluarkan selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan PS 3.1. Laporan ini mengandungi sepuluh (10) bahagian seperti berikut: BAHAGIAN I - PENDAHULUAN UAD ditubuhkan pada tahun 2000 selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1979. Penubuhannya terus diperkemas dan dimantapkan melalui Pekeliling Perbendaharaan PS 3.1. BAHAGIAN II - PENCAPAIAN PENGAUDITAN BERBANDING DENGAN RANCANGAN YANG DILULUSKAN Perancangan kerja meliputi pengauditan pengurusan kewangan, pengauditan prestasi, pengauditan perolehan, pengauditan ICT dan pengauditan khas. Rancangan Audit Tahun 2022 yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Audit KPK meliputi program pengauditan seperti berikut: i. 3 Program Pengauditan Pengurusan Kewangan ii. 3 Program Pengauditan Prestasi/Perolehan/ICT iii. 5 Program Pengauditan Khas BAHAGIAN III - PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 1. Pengauditan Terhadap Pengurusan Stor - Kementerian Perladangan Dan Komoditi Objektif pengauditan dijalankan bagi menentukan tatacara pengurusan stor di KPK dilaksanakan mengikut peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa. Penemuan Audit utama yang dilaporkan adalah seperti berikut: 1.1. Borang Penentuan Kumpulan Stok (KEW.PS 5) belum boleh dijana melalui sistem SPPA. 1.2. Senarai Stok Bertarikh Luput (KEW.PS-6) bagi tahun 2021 tidak disediakan oleh Pegawai Stor bagi merekod barang-barang stor yang bertarikh luput. 1.3. Nama Pemverifikasi Stor 1, Encik Mohammad Hasruddin Ishak tiada dalam surat pelantikan. RINGKASAN EKSEKUTIF

iv LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 1.4. Pelantikan Pegawai Pemverifikasi Stor melebihi had tempoh. 1.5. Borang Verifikasi Stor (KEW.PS-10) di ruangan Pengesahan Pegawai Aset tidak dilengkapkan sepenuhnya. 1.6. Perakuan Ambil Alih (KEW.PS-18) bertarikh 8 September 2020 masih belum disahkan oleh Ketua Jabatan. 1.7. Sijil Pelupusan Stok (KEW.PS-22) oleh Ketua Jabatan masih belum disediakan. 1.8. Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok (KEW.PS-18) masih belum ditandatangani oleh kedua-dua pegawai yang dilantik sebagai Penyaksian Pemusnahan Stok. 1.9. Penyimpanan barang stor tidak teratur. 2. Pengauditan Pemeriksaan Mengejut Terhadap BKPP - Kementerian Perladangan Dan Komoditi Objektif pengauditan bagi pemeriksaan mengejut ialah untuk menentukan sama ada hasil, wang awam, harta awam, barang berharga, perolehan serta baucar di bawah seliaan pegawai yang diberikan tanggungjawab diakaunkan dengan teratur, dikawal serta disimpan dengan selamat dan betul. Penemuan Audit utama yang dilaporkan adalah seperti berikut: 2.1. Memo Pengemaskinian Format Jadual Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal Di Bawah Kawalannya – Pusat Tanggungjawab hanya diangkat kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan pada 1 September 2021 bagi penurunan kuasa pegawai yang berkuat kuasa pada 2 Ogos 2021. 2.2. Nombor kombinasi peti besi lain turut dipegang oleh Puan Azinida binti Muhamad, Ketua Penolong Setiausaha Kanan Gred M52 kerana menanggung kekosongan jawatan SUB PPK di KPK. Namun, salinan surat penanggungan tugas masih belum dikemukakan kepada pihak Audit bagi tujuan pengesahan. 2.3. Hasil pemeriksaan mengejut yang dijalankan di PPK telah direkodkan dengan mewujudkan Buku Daftar Dalaman Pemeriksaan Mengejut AP 308 berbanding pemeriksaan mengejut AP 309 yang sepatutnya digunakan. 2.4. Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut di BKPP tidak dicatatkan maklumat tarikh dan masa pemeriksaan di ruangan “tarikh dan masa pemeriksaan” serta tarikh tandatangan pemeriksa bagi beberapa pemeriksaan dalaman yang telah dilaksanakan. 2.5. Hasil pemeriksaan dalaman tidak dinyatakan dengan terperinci.

v LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 3. Pengauditan Penampilan Audit Terhadap BKPP - Kementerian Perladangan Dan Komoditi Objektif pengauditan bagi Penampilan Audit ialah untuk meningkatkan kualiti pengurusan kewangan berdasarkan penilaian terhadap kawalan dalaman dan tahap pematuhan mengikut undang-undang peraturan yang ditetapkan secara umum. Pengauditan ini juga membolehkan UAD, KPK memantau prestasi kewangan di PTJ yang diaudit dan memberi pandangan bagi menambah baik pengurusan kewangan. Penemuan Audit utama yang dilaporkan adalah seperti berikut: 3.1. Bukti semakan setiap hari pada buku tunai cerakinan tidak dapat disahkan kerana tiada tandatangan ringkas dan tarikh semakan. 3.2. Surat iringan bagi bulan April 2022 tidak dapat disemak kerana tiada dalam rekod fail. 3.3. Catatan di ruangan “Nama Pendaftar” tidak dicatatkan nama pegawai yang dilantik untuk merekodkan maklumat di Daftar Mel namun hanya dicatatkan dengan nombor kad pengenalan. 3.4. Laporan ABT bagi pelaporan pada 30 Jun 2021 dan 31 Disember 2021 lewat dikemukakan kepada Pegawai Pengawal antara tujuh (7) hingga sebelas (11) hari. 3.5. Buku daftar Pinjaman Kenderaan tidak di selenggara dengan lengkap. 3.6. Fail peribadi peminjam Encik Shamsul Anuar Bin Wahab bagi Pinjaman Kenderaan tidak diselenggarakan. Salinan fotostat bagi resit pembelian, Buku Pendaftaran dan Sijil Insurans tiada dalam fail. 3.7. Pihak Audit tidak dapat mengesahkan sama ada dokumen salinan fotostat bagi resit pembelian, Buku Pendaftaran dan Sijil Insurans yang tiada dalam fail pegawai tersebut telah diserahkan kepada pegawai yang meluluskan permohonannya dalam tempoh 30 hari selepas cek bayaran diterima. 3.8. Penerima pembiayaan pinjaman kenderaan juga tidak mengemukakan sesalinan Polisi takaful dari tarikh pembelian kenderaan November 2020. 3.9. Tiga (3) pegawai yang menerima pembiayaan komputer tidak mengemukakan resit pembelian kepada pegawai yang meluluskan permohonannya. Dua (2) penerima pembiayaan tersebut hanya mengemukakan invois sebagai pengganti resit manakala seorang penerima pembiayaan masih dalam tempoh 30 hari yang dibenarkan. 3.10. Manakala seorang penerima pembiayaan komputer mengemukakan resit pembelian komputer kepada pegawai pelulus lewat 7 hari daripada tempoh 30 hari yang dibenarkan dari tarikh pembiayaan diterima.

vi LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 4. Pengauditan Susulan Terhadap Pengesahan Data Baki Awal Aset Dan Liabiliti Bagi Tempoh Berakhir Disember 2021 - Kementerian Perladangan Dan Komoditi Pengauditan susulan terhadap pengesahan data baki awal aset dan liabiliti dijalankan bagi mengesahkan maklum balas serta dokumen yang dikemukakan oleh Bahagian Akaun KPK adalah betul dan tepat. 4.1. Perenggan 1.4.6. - “Semakan lanjut mendapati nilai bagi bayaran Sistem e-Kehadiran Biometrik yang direkodkan oleh Bahagian Akaun dan rekod dalam sistem SPA adalah berdasarkan Jadual Tawaran Harga Pembekal termasuk GST berjumlah RM139,538.40. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati nilai baucar bayaran adalah berjumlah RM144,561.80 dengan perbezaan sejumlah RM5,023.40. Perbezaan ini disebabkan nilai GST yang tidak diambil kira bagi dua (2) daripada tiga (3) fasa bayaran mengikut kontrak. 4.2. Perenggan 1.4.7. – “Selain itu, semakan Audit mendapati nilai bagi Aset Tak Ketara adalah sejumlah RM104,490 termasuk GST daripada jumlah keseluruhan RM139,538.40 yang direkodkan Bahagian Akaun. Bagaimanapun, perkiraan Audit mendapati jumlah sebenar Aset Tak Ketara tersebut adalah RM104,940. 4.3. Bayaran yang dibuat oleh pihak MPOB adalah berjumlah RM144,561.80 berbanding nilai jadual tuntutan bayaran dalam kontrak oleh syarikat berjumlah RM139,538.40 dan arahan BKPP kepada pihak MPOB berjumlah RM140,040.75. Perbezaan bayaran antara nilai jadual tuntutan bayaran dalam kontrak oleh syarikat dan bayaran sebenar oleh pihak MPOB adalah sejumlah RM5,023.40. BAHAGIAN IV - PENGAUDITAN PEROLEHAN Pengauditan Terhadap Pengurusan Perolehan Di BKPP - Kementerian Perladangan Dan Komoditi Objektif pengauditan terhadap pengurusan perolehan dijalankan adalah bagi menentukan pengurusan perolehan di KPK telah dilaksanakan dengan teratur selaras dengan peraturan yang berkuat kuasa. Penemuan Audit utama yang dilaporkan adalah seperti berikut: 1.1. Kaedah Perolehan Secara Pembelian Terus - Pegawai Penyedia Baucar Bayaran Tidak Disenaraikan Dalam Jadual Penetapan Kuasa. 1.2. Bekalan/Perkhidmatan lewat diterima. 1.3. Cap perakuan bagi bekalan/perkhidmatan yang diterima tidak diisi dengan lengkap. 1.4. Kaedah Perolehan Secara Sebut Harga – Tiga (3) perolehan secara sebut harga berjumlah RM84,539.98 tersebut lewat dibekalkan antara empat hingga 11 hari seperti

vii LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI ditetapkan dalam Pesanan Kerajaan. Namun, tiada denda atau tindakan lain diambil oleh BKPP terhadap pembekal bagi kelewatan tersebut. 1.5. Empat (4) jenis peralatan pejabat yang dibeli bernilai RM10,011.11 tidak digunakan sejak diterima. Pihak Audit juga tidak menemui sebarang maklumat berkaitan justifikasi pembelian aset tersebut. 1.6. Bekalan tidak disempurnakan sepenuhnya bagi Perkhidmatan Mereka Bentuk Buku Dasar Agrikomoditi Negara, Ringkasan Eksklusif Dan Pelan Tindakan KPK. i. Sehingga akhir tempoh kontrak pada 8 Januari 2022, bekalan tidak disempurnakan dan tiada permohonan lanjutan masa oleh pembekal. ii. Pembekal dilantik hanya membekalkan tiga berbanding enam unit bagi perkhidmatan rekaan manakala baki 1,040 unit bagi perkhidmatan mencetak dan menghantar pula tidak dilaksanakan sepenuhnya. iii. Serahan Surat Akuan Persetujuan Penyiapan Kerja Separa Siap telah dikemukakan oleh pembekal kepada BKPP namun tidak dicatatkan tarikh serahan. iv. Semakan lanjut mendapati tiada bukti BKPP mengenakan apa-apa tindakan atau denda kepada pembekal. Selain itu, tiada rekod menunjukkan BKPP telah bersetuju untuk menamatkan perkhidmatan bekalan daripada syarikat Alamedia Sdn. Bhd. 1.7. Kaedah Perolehan Secara Tender - lima (5) unit aset iaitu televisyen jenis Samsung Smart TV berjumlah RM10,600 yang merupakan antara komponen perolehan masih belum digunakan walaupun telah diterima pada 13 April 2022. BAHAGIAN V - PENGAUDITAN KHAS Pengauditan khas yang dijalankan oleh UAD KPK bagi tahun 2022 adalah melibatkan pengesahan data baki awal aset dan liabiliti. Skop pengauditan adalah berdasarkan maklumat yang diterima daripada Bahagian Akaun KPK. Laporan hasil pengauditan yang dijalankan telah dikemukakan kepada Bahagian Akaun KPK untuk makluman dan tindakan lanjut. 1. Pengesahan Data Baki Awal Aset Dan Liabiliti Seperti Pada 31 Disember 2021 KPK - Kementerian Perladangan Dan Komoditi 1.1. Pengesahan Data Baki Awal Aset Dan Liabiliti ini dijalankan bertujuan untuk mengesahkan data baki awal yang akan dimigrasi dalam Sistem Perakaunan Akruan semasa dalam tempoh peralihan adalah betul dan tepat. 1.2. Berdasarkan rekod yang dikemukakan oleh Bahagian Akaun KPK, sebanyak 24 unit pertambahan aset belum dimigrasi ke sistem iGFMAS berjumlah RM85,947,635. Manakala terdapat 14 unit Aset Alih dan satu (1) unit Aset Tak Ketara melibatkan

viii LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI pelarasan ke atas kesilapan perakaunan data aset bagi tahun perakaunan 2018 hingga 2021 berjumlah RM142,290. 1.3 Berdasarkan semakan fizikal Audit mendapati 14 unit Aset Alih wujud dan sedang digunakan. Nilai yang direkodkan dalam sistem SPA adalah sama dengan rekod baucar bayaran. Namun, baki empat (4) aset tidak dapat disahkan kerana satu (1) unit aset tidak dilabel, satu (1) unit aset tiada rekod lokasi, satu (1) unit aset tiada di lokasi didaftarkan dan satu (1) unit aset rosak. 1.4. Setakat bulan Disember 2021, sebanyak enam (6) Aset Tak Alih yang menepati MPSAS 17 dan belum dimigrasi. Semakan Audit mendapati enam (6) aset ini merupakan lot tanah hak milik Kerajaan Persekutuan yang didaftarkan oleh Pesuruhjaya Tanah Persekutuan (PTP) di bawah Jabatan Pengguna (KJP) KPK. Sebanyak dua (2) agensi pengguna yang bertanggungjawab iaitu MTIB serta MPOB yang berstatus sedang digunakan dan belum dibangunkan. 1.5. Berdasarkan semakan fizikal Audit terhadap lima (5) lot Aset Tak Alih ini mendapati kesemua aset wujud dan sedang digunakan MTIB. Semakan lanjut mendapati lot tanah/bangunan tersebut dibeli oleh MTIB dan perjanjian Sale & Purchase (S&P) ditandatangani oleh Pesuruhjaya Tanah Persekutuan. 1.6. Penilaian JPPH terhadap satu (1) lot tanah rujukan GRN 108414 dibuat berdasarkan keluasan tanah 15.9132 hektar bernilai RM68,427,000 berbanding nilai S&P berjumlah RM920,000 yang dibeli oleh MTIB untuk kegunaan Asrama Wisdec. 1.7. 12 unit Biometric Reader merupakan hadiah yang diterima oleh KPK pada tahun 2018 untuk kegunaan pengimbas jari bagi merekodkan waktu masuk dan keluar pejabat. Pihak Audit mengesahkan kesemua 12 unit aset ini wujud dan sedang digunakan. Bagaimanapun, hanya dua (2) aset yang direkodkan dengan betul manakala lokasi sebenar enam (6) aset ditempatkan berbeza dengan lokasi yang direkodkan dalam KEW.PA-3. Selain itu, empat (4) unit aset lagi tidak dapat disahkan kerana tidak dilabel. 1.8. Semakan lanjut Audit terhadap dua (2) Aset Alih yang dibeli menggunakan kod belanja pada tahun 2019 mendapati kedua-dua aset wujud dan sedang digunakan. Bagaimanapun, aset permaidani nombor siri pendaftaran MPIC/M/H/19/1 yang ditempatkan di Pejabat Menteri tidak dilabel selaras kehendak Pekeliling. 1.9. Aset Tak Ketara Sistem e-Kehadiran Biometrik diperoleh sebagai aset hadiah yang diterima oleh KPK pada tahun 2018. Nilai yang direkodkan oleh Bahagian Akaun dan rekod dalam sistem SPA adalah berdasarkan Jadual Tawaran Harga Pembekal termasuk GST berjumlah RM139,538.40. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati nilai baucar bayaran adalah berjumlah RM144,561.80 dengan perbezaan sejumlah RM5,023.40. Perbezaan ini disebabkan nilai GST yang tidak diambil kira bagi dua (2) daripada tiga (3) fasa bayaran mengikut kontrak. Nilai sebenar bagi Aset Tak Ketara tersebut adalah sebanyak RM104,490 (termasuk GST) daripada jumlah keseluruhan RM139,538.40 yang direkodkan Bahagian Akaun. Bagaimanapun, perkiraan Audit mendapati jumlah sebenar Aset Tak Ketara tersebut adalah RM104,940.

ix LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 2. Pengesahan Data Baki Awal Aset Dan Liabiliti KPK Seperti Pada 31 Disember 2022 (Tempoh Pengumpulan Sehingga 30 Jun 2022) 2.1. Pengesahan Data Baki Awal Aset Dan Liabiliti ini dijalankan bertujuan untuk mengesahkan data baki awal yang akan dimigrasi dalam Sistem Perakaunan Akruan semasa dalam tempoh peralihan adalah betul dan tepat. 2.2. Walaubagaimanapun, Bahagian Akaun telah mengesahkan Pengesahan Data Baki Awal Aset Dan Liabiliti Seperti Pada 31 Disember 2022 (Tempoh Pengumpulan Sehingga 30 Jun 2022) tiada data terlibat untuk lapan (8) komponen bagi tempoh pengumpulan data sehingga 30 Jun 2022 di KPK seperti berikut: i. Aset Tak Alih Tanah; ii. Aset Tak Alih Bangunan; iii. Aset Alih; iv. Akaun Belum Terima; v. Aset Biologi; vi. Aset Tak Ketara; vii. Aset Hidup; dan viii. Hartanah Pelaburan. BAHAGIAN VI - PENGAUDITAN ICT Pengauditan Terhadap Pengurusan Aset Alih ICT - Kementerian Perladangan Dan Komoditi Pengauditan dijalankan bagi menentukan pengurusan Aset Alih ICT di KPK telah dilaksanakan dengan teratur selaras dengan peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa dan merumuskan perkara berikut: i. Seksyen Pengurusan Aset ada ditubuhkan namun peranan dan tanggungjawab Pegawai Aset di KPK tidak merangkumi pengurusan Aset Tak Ketara Kementerian. ii. Terma Rujukan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan tidak disediakan. iii. Pegawai Pemeriksa Aset masih menjalankan tugas memeriksa Aset Alih di KPK walaupun memaklumkan tidak mendapat lantikan terkini daripada SPA. iv. Sebanyak 10 Daftar Harta Modal (KEW.PA-3) bagi Aset Alih ICT berjumlah RM225,462 tidak ditandatangani oleh Ketua Jabatan termasuk satu KEW.PA-3 tidak ditandatangani dalam ruangan penempatan oleh Pegawai Aset atau pegawai bertanggungjawab pada tarikh aset didaftarkan selain tiga KEW.PA-3 tidak dikemaskini pegawai penempatan.

x LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI v. Pemeriksaan aset terhadap peralatan dan kelengkapan ICT tidak mencapai kadar 100% iaitu hanya 97% pada tahun 2020 dan 2022 selain rekod Aset Alih tidak dapat disahkan ketepatannya. vi. KEW.PA-7 yang dipapar dalam bilik server tidak dikemaskini sejak 23 Mei 2017. BAHAGIAN VII - LAPORAN MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT Jawatankuasa Audit Kementerian ditubuhkan selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan PS 3.2 sebagai satu langkah untuk memantapkan dan meningkatkan tadbir urus Kementerian. Jawatankuasa Audit Kementerian telah bermesyuarat mengikut bilangan yang ditetapkan dan hasil penemuan Audit serta syor penambahbaikan telah dibentangkan dalam mesyuarat berkenaan. Teguran-teguran yang dikeluarkan telah diambil tindakan oleh pihak pengurusan (auditi) dan diharapkan ianya juga dapat meningkatkan prestasi sistem penyampaian perkhidmatan awam. BAHAGIAN VIII - LAPORAN SUMBANGAN UAD Dalam menjalankan fungsi pengauditan, selain membangkitkan kelemahan-kelemahan yang ditemui semasa pengauditan dijalankan, UAD juga mengemukakan pelbagai syor penambahbaikan bagi menyokong operasi pengurusan kewangan yang cekap dan berkesan. Adalah diharapkan syor penambahbaikan tersebut akan dapat memantapkan lagi prestasi pengurusan program/aktiviti selaras dengan hala tuju Kementerian. BAHAGIAN IX - PERKARA-PERKARA AM Pelaporan pengauditan yang baik dan berkesan dapat menghasilkan output yang berkualiti bagi menyokong keputusan yang dibuat oleh pihak pengurusan. Ketua Setiausaha sendiri memandang berat terhadap kelemahan yang dilaporkan oleh UAD serta sentiasa menyarankan pihak auditi mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan berterusan dengan segera supaya kelemahan yang dikenal pasti dapat dielakkan dan tidak berulang. Walaupun UAD kadangkala menghadapi kekangan dalam tugas-tugas pengauditan, program pengauditan yang dirancang dapat dilaksanakan dengan lancar hasil kerjasama semua pihak. BAHAGIAN IX - PENUTUP

1 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 1. MAKLUMAT KORPORAT 1.1. Unit Audit Dalam (UAD), Kementerian Perladangan Dan Komoditi (KPK) telah ditubuhkan pada tahun 2000 selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1979. UAD ditubuhkan bagi memberikan perkhidmatan sokongan kepada pihak pengurusan dan bertanggungjawab secara langsung kepada Ketua Setiausaha KPK. 1.2. Peranan dan tanggungjawab UAD telah dikaji semula dan disesuaikan dengan perkembangan semasa selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan (1PP) PS 3.1. Kini, UAD berperanan sebagai fungsi bebas yang memberi khidmat nasihat secara objektif untuk menambah nilai dan mempertingkatkan tahap keberkesanan operasi KPK. 1.2. Objektif Unit Audit Dalam Objektif UAD adalah untuk membantu sesuatu organisasi mencapai matlamatnya melalui pendekatan yang sistematik dan berdisiplin untuk menilai serta menentukan keberkesanan semua proses kawalan dan tadbir urus. 1.3. Fungsi Unit Audit Dalam UAD bertanggungjawab menjalankan pengauditan pengurusan kewangan dan pengauditan prestasi. Pengauditan pengurusan kewangan merangkumi pemeriksaan terhadap sistem kewangan, kawalan dalaman dan rekod kewangan untuk menentukan sama ada perbelanjaan, hasil, aset dan stor telah diurus mengikut undang-undang, peraturan serta arahan yang berkaitan. Pengauditan prestasi pula merangkumi penilaian terhadap aktiviti sesebuah organisasi untuk menentukan matlamatnya telah dicapai dan sumber digunakan secara berhemat, cekap dan berkesan. Bidang tugas UAD adalah seperti berikut: i. Mengkaji kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kewangan serta kawalan dalaman organisasi; ii. Mengkaji tahap pematuhan kepada segala dasar, undang-undang, peraturan dan arahan yang berkuat kuasa; iii. Mengkaji aktiviti organisasi diuruskan secara berhemat, cekap dan berkesan; iv. Mengkaji pengurusan aset dan kepentingan organisasi dilindungi dari segi kehilangan, penipuan dan penyelewengan; BAHAGIAN I PENDAHULUAN

2 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI v. Memberi nasihat/pandangan mengenai kawalan dalaman terhadap semua sistem termasuk sistem ICT; vi. Melaporkan kepada Ketua Setiausaha hasil pengauditan dan memantau tindakan susulan diambil oleh pihak pengurusan terhadap perkara-perkara yang dibangkitkan; vii. Menyediakan rancangan tahunan dan laporan tahunan audit dalam untuk kelulusan Ketua Setiausaha; dan viii. Membentangkan rancangan tahunan dan laporan audit dalam di mesyuarat Jawatankuasa Audit. 1.4. Tanggungjawab Ketua Setiausaha Ketua Setiausaha bertanggungjawab mengawasi UAD dengan: i. Mengkaji dan meluluskan Rancangan Tahunan dan Laporan Tahunan Audit Dalam; ii. Memastikan UAD tidak terlibat dalam sebarang operasi organisasi dan bebas daripada pengaruh pegawai yang bertanggungjawab secara langsung terhadap operasi organisasi; iii. Memastikan UAD diberi kebebasan untuk memeriksa semua dokumen berkaitan dengan aktiviti organisasi bagi tujuan pengauditan; iv. Memastikan tindakan susulan diambil terhadap pemerhatian/laporan audit dalam; v. Melibatkan UAD dengan mesyuarat-mesyuarat antaranya mesyuarat pengurusan serta mesyuarat berkaitan dengan dasar organisasi; dan vi. Memastikan anggota UAD mempertingkatkan pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan untuk melaksanakan tanggungjawab mereka secara berkesan. 1.5. Peranan Perbendaharaan Malaysia 1.5.1. Perbendaharaan Malaysia ialah Agensi Pusat yang bertanggungjawab bagi memantau dan menyelaras pelaksanaan audit dalam di Kementerian atau Jabatan Persekutuan dan Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri, khususnya dalam perkara seperti berikut: i. Mengeluarkan arahan dasar umum; ii. Menyediakan garis panduan pengauditan; iii. Memberi nasihat dan bimbingan berkaitan dengan pelaksanaan audit dalam; dan iv. Menilai keberkesanan pelaksanaan audit dalam. 1.5.2. Dalam usaha untuk memantau pelaksanaan audit dalam, Ketua-Ketua Audit Dalam perlu mengemukakan Rancangan Tahunan dan Laporan Tahunan Audit Dalam yang telah diluluskan oleh Ketua Setiausaha kepada Perbendaharaan Malaysia. Sehubungan ini, Rancangan Tahunan Audit Dalam hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya pada 31

3 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Januari tahun semasa manakala Laporan Tahunan Audit Dalam hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya. 1.6. Hubungan Unit Audit Dalam Dengan Audit Luar 1.6.1. Pada asasnya, peranan dan tanggungjawab UAD adalah berbeza daripada Jabatan Audit Negara yang berfungsi selaku pihak audit luar. Kuasa dan tanggungjawab Jabatan Audit Negara ditetapkan dalam undang-undang manakala kuasa dan tanggungjawab UAD dinyatakan secara pentadbiran. Walau bagaimanapun, Jabatan Audit Negara dan UAD mempunyai matlamat yang sama iaitu mempertingkatkan keberkesanan proses tadbir urus, tahap pengurusan kewangan dan akauntabiliti dalam pentadbiran awam. 1.6.2. Kerjasama dan hubungan yang baik di antara Jabatan Audit Negara dan UAD adalah penting demi pencapaian matlamat tersebut. Sehubungan itu, semasa proses penyediaan Rancangan Tahunan Audit Dalam, UAD hendaklah berbincang dengan Jabatan Audit Negara dari segi pengauditan yang telah, sedang dan akan dijalankan. Ini adalah untuk mengelakkan pertindihan tugas selain dapat saling membantu dalam mengenal pasti bidang atau perkara yang perlu diaudit. 1.7. Keahlian Institut Juruaudit Dalaman Malaysia Semua pegawai UAD melalui Kementerian/Jabatan Persekutuan/Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri merupakan ahli korporat Institut Juruaudit Dalaman Malaysia dan yuran keahlian tahunan ditanggung oleh Kerajaan. 1.8. Tanggungjawab UAD Tanggungjawab UAD KPK adalah seperti berikut: i. Melaksanakan pengauditan pengurusan kewangan di KPK; ii. Melaksanakan pengauditan prestasi di peringkat Kementerian. Pengauditan prestasi di agensi bawah seliaan KPK berdasarkan Rancangan Audit Tahunan Unit Audit Dalam dan arahan pihak pengurusan dari semasa ke semasa. Agensi yang terlibat adalah Lembaga Minyak Sawit Malaysia (MPOB), Lembaga Getah Malaysia (LGM), Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia (MTIB), Lembaga Koko Malaysia (LKM), Lembaga Kenaf Dan Tembakau Negara (LKTN) dan Lembaga Lada Malaysia (MPB); iii. Membuat Verifikasi Aset dan Liabiliti berdasarkan kepada pengurusan perakaunan akruan selaras dengan Dasar Transformasi Kerajaan Sektor Awam dalam model ekonomi bertujuan untuk memantapkan pengurusan fiskal berhemat mulai tahun 2014;

4 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI iv. Melaksanakan pengauditan susulan berdasarkan comfirmatory letter yang dikeluarkan oleh JAN selepas Mesyuarat Penutup berkaitan dengan isu-isu dalam Laporan Ketua Audit Negara (LKAN); dan v. Melaksanakan pengauditan sistem berkomputer dan ICT. 2. KEDUDUKAN PERJAWATAN DAN STRUKTUR ORGANISASI 2.1. Perjawatan yang diluluskan berdasarkan E71 Tahun 2018 bertarikh 14 September 2018 ialah seramai tujuh (7) pegawai. Kedudukan terperinci perjawatan dan struktur organisasi UAD pada 31 Disember 2022 adalah seperti dalam Jadual 1 dan Carta 1. JADUAL 1 KEDUDUKAN PERJAWATAN UAD PADA 31 DISEMBER 2022 BIL. JAWATAN GRED LULUS ISI 1. Ketua Audit Dalam* W48 1 1 2. Ketua Seksyen Audit* W44 1 1 3. Ketua Seksyen Audit* W41/W44 1 1 4. Penolong Juruaudit* W32 1 1 5. Penolong Juruaudit* W29 2 2 6. Pembantu Tadbir (P/O) N19 1 1 JUMLAH 7 7 Nota: * Jawatan kader dari Jabatan Audit Negara

5 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI SEKSYEN AUDIT PRESTASI Afzainizam Bin Zainal Abidin Penolong Juruaudit (W29) Norslinda Binti Mohammed Noor Pembantu Tadbir (P/O)(N19) SEKSYEN PENTADBIRAN DAN PENYELARASAN Muhamad Hazrul Bin Roseli Penolong Juruaudit (W29) Siti Khadijah Binti Torman Penolong Juruaudit (W32) YBhg. Datuk Zurinah Pawanteh Ketua Setiausaha KPK SEKSYEN AUDIT KEWANGAN Baderolhi Sham Bin Md Nor Juruaudit (W44) Noor Fatihah Binti Wan Hassan Ketua Audit Dalam (W48) Nurul Shahirah Binti Che Amran Juruaudit (W41) Carta 1 CARTA ORGANISASI UNIT AUDIT DALAM KPK

6 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 2.2. Setakat tahun 2022, terdapat pegawai yang bertukar keluar iaitu Puan Mawar Shahira Binti Abd Aziz bertarikh 5 September 2022 dan diganti oleh pegawai baharu secara serentak. Selain itu, UAD juga menerima pegawai lantikan baharu untuk mengisi kekosongan di bawah Seksyen Audit Prestasi pada 19 September 2022. Unit UAD merakamkan ucapan terima kasih kepada pegawai yang bertukar keluar atas khidmat bakti yang dicurahkan selama pegawai berada di Kementerian/Unit ini dan mengalu-alukan kedatangan dua (2) orang pegawai yang bertukar masuk dan lantikan baharu berkenaan. Butiran senarai pegawai yang bertukar keluar, bertukar masuk dan lantikan baharu adalah seperti dalam Jadual 2. JADUAL 2 PERTUKARAN DAN KEMASUKAN BAHARU PEGAWAI UAD BIL. NAMA /JAWATAN TARIKH BERTUKAR /MELAPOR DIRI BERTUKAR DARI/ BERTUKAR KE 1. Mawar Shahira Binti Abd Aziz - Penolong Juruaudit 05.09.2022 Bertukar keluar ke Jabatan Audit Negara 1. Muhamad Hazrul Bin Roseli - Penolong Juruaudit 05.09.2022 Bertukar masuk dari Jabatan Audit Negara 2. Afzainizam Bin Zainal Abidin - Penolong Juruaudit 19.09.2022 Pegawai Lantikan Baharu

7 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 3. PERANCANGAN DAN PENCAPAIAN KERJA TAHUN 2022 3.1. UAD dikehendaki untuk menyediakan rancangan tahunan pada setiap tahun sebelum pengauditan dilaksanakan. Perancangan ini perlu dibentang dan diluluskan dalam mesyuarat Jawatankuasa Audit. Antara perkara yang perlu diberikan pertimbangan sewajarnya dalam merancang tugas pengauditan ialah: i. Perancangan, pelaksanaan, pemantauan serta objektif program/aktiviti/projek dan pencapaian prestasinya; ii. Pengurusan risiko dan tindakan yang perlu diambil untuk mengawal tahap risiko terhadap program/aktiviti/projek; iii. Aktiviti pengurusan risiko serta proses kawalan yang mencukupi dan berkesan hendaklah dibandingkan dengan kawalan rangka kerja atau model berkaitan; dan iv. Peluang untuk melakukan penambahbaikan yang signifikan terhadap sistem kawalan dan pengurusan risiko sesuatu program/aktiviti. 3.2. Melalui penyediaan rancangan tahunan ini, UAD dapat menilai dan mengenal pasti pengurusan risiko bagi program/aktiviti atau keberkesanan kawalan dalaman pengurusan kewangan yang perlu diaudit. Objektif pengauditan prestasi yang hendak dicapai pula adalah mengenai kecekapan, keberkesanan dan pengurusan sumber yang berhemah serta kesempurnaan pengurusan risiko terhadapnya. 3.3. Kualiti dan keberkesanan hasil pengauditan dan pelaporan UAD tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor. Antaranya adalah seperti berikut: i. Tenaga sumber manusia yang diwujudkan di UAD; ii. Peruntukan sumber kewangan tahunan yang diluluskan kepada UAD; iii. Bilangan pegawai berpengalaman, berkemahiran, berpengetahuan dan berkompetensi di UAD; iv. Daya usaha pegawai UAD untuk mencapai tahap kualiti yang tinggi; v. Kesedaran terhadap keperluan kemahiran profesional, tahap daya usaha amalan integriti, akauntabiliti, etika dan professional due care yang perlu dipamerkan bagi menghasilkan output dan keberhasilan yang berkualiti tinggi; dan vi. Kesediaan pihak pengurusan membekalkan peralatan pengauditan yang diperlukan oleh pegawai UAD. BAHAGIAN II PENCAPAIAN PENGAUDITAN BERBANDING DENGAN RANCANGAN YANG DILULUSKAN

8 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 3.4. Rancangan Tahunan Unit Audit Dalam Tahun 2022 bagi UAD KPK telah disediakan dan diluluskan oleh YBhg. Datuk Ravi Muthayah sebagai Ketua Setiausaha KPK dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit Bilangan 4 Tahun 2021 yang diadakan pada 14 Januari 2022. Empat (4) aktiviti utama yang ditetapkan oleh Perbendaharaan untuk dilaksanakan oleh UAD setiap tahun adalah seperti berikut: i. Rancangan Audit Tahunan UAD ii. Laporan Tahunan UAD iii. Mesyuarat Jawatankuasa Audit iv. Program Pengauditan Pengauditan Pengurusan Kewangan Pengauditan Prestasi Pengauditan Perolehan Pengauditan ICT Pengauditan Khas 3.5. Pada tahun 2022, UAD KPK telah berjaya melaksanakan sembilan (9) daripada 11 aktiviti pengauditan mengikut rancangan yang diluluskan. Pengauditan Insentif Pengeluaran Getah - Lembaga Getah Malaysia (LGM) telah digantikan dengan tajuk pengauditan Penampilan Audit di Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pembangunan (BKPP), KPK. Selain itu, perancangan asal tahun 2022 bagi pengauditan Pembinaan Pusat Pemprosesan Getah Termaju Bersepadu di Kota Tinggi – Lembaga Getah Malaysia (LGM) telah digugurkan. Program yang diganti dan digugurkan adalah selaras dengan punca kuasa pengauditan mengikut Pekeliling Perbendaharaan PS 3.1 dan keputusan oleh Jawatankuasa Audit. Selain itu, UAD KPK telah mematuhi kehendak PS 3.1 berkaitan Rancangan Tahunan UAD 2022 dan Laporan Tahunan UAD 2021 yang dikemukakan kepada Perbendaharaan dalam tempoh ditetapkan seperti berikut: 3.6. Rancangan Dan Laporan Tahunan Unit Audit Dalam Rancangan dan laporan tahunan telah disediakan mengikut kehendak pekeliling seperti dalam Jadual 3. JADUAL 3 RANCANGAN DAN LAPORAN TAHUNAN UAD BIL. RANCANGAN/ LAPORAN TAHUNAN UAD TEMPOH DISEDIA TARIKH DILULUS OLEH KSU TARIKH SEBENAR DIHANTAR KE PERBENDAHARAAN 1. Rancangan Tahunan UAD Tahun 2023 Disember 2021 hingga Januari 2022 20.10.2022 31.10.2022 2. Laporan Tahunan UAD Tahun 2022 Januari 2023 hingga Mac 2023 31.03.2023 31.03.2023

9 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 3.7. Program Pengauditan Dirancang Dan Pencapaian Daripada 11 program yang telah dirancang pada tahun 2022, sembilan (9) daripadanya telah dilaksanakan. Sebanyak dua (2) program telah digugurkan dan satu (1) program baharu telah ditambah bagi menggantikan program yang tidak dapat dilaksanakan. Pencapaian sasaran kerja tahunan sehingga 31 Disember 2022 adalah seperti dalam Jadual 4. JADUAL 4 PENCAPAIAN SASARAN KERJA TAHUN 2022 BIL. SASARAN KERJA TARIKH PENGAUDITAN DIJALANKAN TARIKH LAPORAN DIKEMUKAKAN KEPADA AUDITI TARIKH MAKLUM BALAS AUDITI PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN 1. Pengauditan Pengurusan Stor – KPK 01.09.2021 hingga 31.12.2021 15.03.2022 23.03.2022 2. Pengauditan Pemeriksaan Mengejut - KPK 23.06.2022 01.07.2022 06.07.2022 3. Pengauditan Susulan - KPK 12.12.2022 16.02.2023 PENGAUDITAN PEROLEHAN 4. Perolehan Secara Pembelian Terus dan Sebut Harga – KPK (*Pengauditan Terhadap Pengurusan Perolehan - KPK) 01.10.2022 hingga 30.11.2022 22.12.2022 13.01.2023 PENGAUDITAN KHAS 5. Verifikasi Baki Aset Setakat 31 Disember 2021 – KPK 21.01.2021 hingga 10.02.2021 01.03.2022 25.03.2022 6. Verifikasi Baki Aset Setakat 30 Jun 2022 – MPC 01.07.2022 Hingga 21.07.2022 22.07.2022 Tidak Berkenaan 7. Pengesahan Akaun Belum Terima Setakat 31 Disember 2021 – KPK 02.02.2022 Hingga 27.02.2022 01.03.2022 25.03.2022 8. Pengesahan Akaun Belum Terima Setakat 30 Jun 2022 – KPK 02.02.2022 Hingga 27.02.2022 22.07.2022 Tidak Berkenaan PENGAUDITAN ICT 9. Pengauditan Aset ICT – KPK (*Pengauditan Terhadap Pengurusan Aset Alih ICT – KPK) Selesai – Akan dibentangkan dalam JKA Bil. 1 Tahun 2023. PENGAUDITAN YANG DIRANCANG TETAPI TIDAK DIJALANKAN 10. Pembinaan Pusat Pemprosesan Getah Termaju Bersepadu di Kota Tinggi - Lembaga Getah Malaysia (LGM) Digugurkan. 11. Pengauditan Insentif Pengeluaran Getah - Lembaga Getah Malaysia (LGM) Ganti: Penampilan Audit di BKPP Nota: * Berdasarkan nama program terkini yang dilaporkan.

10 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 3.8. Pelaksanaan Pengauditan Butiran lanjut berkaitan perancangan dan pencapaian pelaksanaan pengauditan adalah seperti dalam Jadual 5. JADUAL 5 PENCAPAIAN KERJA PENGAUDITAN TAHUN 2022 BIL. RANCANGAN AUDIT YANG DILULUSKAN PENCAPAIAN ULASAN JENIS PENGAUDITAN BILANGAN 1. PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN i. Pengauditan Pengurusan Stor - KPK 1 1 Selesai. ii. Pengauditan Pemeriksaan Mengejut – KPK 1 1 Selesai. iii. Pengauditan Susulan - KPK 1 1 Akan dibentangkan dalam JKA Bil. 1 Tahun 2023 2. PENGAUDITAN PRESTASI, ICT DAN PEROLEHAN i. Pembinaan Pusat Pemprosesan Getah Termaju Bersepadu di Kota Tinggi – Lembaga Getah Malaysia (LGM) 1 Tidak Diaudit Digugurkan dalam Mesyuarat JKA Bil. 4 Tahun 2022 ii. Pengauditan Aset ICT – KPK (*Pengauditan Terhadap Pengurusan Aset Alih ICT – KPK) 1 1 Akan dibentangkan dalam JKA Bil. 1 Tahun 2023 iii. Perolehan Secara Pembelian Terus dan Sebut Harga – KPK (*Pengauditan Terhadap Pengurusan Perolehan - KPK) 1 1 Selesai. 3. PENGAUDITAN KHAS i. Verifikasi Baki Aset Setakat 31 Disember 2021 - KPK (Arahan Akauntan Negara Malaysia - ANM/PPPA/710 JLD.7(34) bertarikh 6 April 2015) 1 1 Selesai. ii. Verifikasi Baki Aset Setakat 30 Jun 2022 - KPK (Arahan Akauntan Negara Malaysia - ANM/PPPA/710 JLD.7(34) bertarikh 6 April 2015) 1 1 Selesai. iii. Pengesahan Akaun Belum Terima Setakat 31 Disember 2021 – KPK 1 1 Selesai. iv. Pengesahan Akaun Belum Terima Setakat 30 Jun 2022 – KPK 1 1 Selesai. v. Pengauditan Insentif Pengeluaran Getah - Lembaga Getah Malaysia (LGM) 1 Tidak Diaudit Telah digantikan dengan Penampilan Audit di BKPP Nota: * Berdasarkan nama program terkini yang dilaporkan. 3.9. Pengauditan Pengurusan Kewangan Pengauditan pengurusan kewangan adalah pendekatan Audit bagi menentukan wujudnya kawalan dalaman sistem perakaunan dan rekod. Pencapaian pengauditan pengurusan kewangan di KPK adalah seperti dalam Jadual 6.

11 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 6 PERANCANGAN DAN PENCAPAIAN PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN TAHUN 2022 BIL. TAJUK JUMLAH STATUS RANCANG CAPAI 1. Pengauditan Pengurusan Stor - KPK 1 1 Selesai. 2. Pengauditan Pemeriksaan Mengejut - KPK 1 1 Selesai. 3. Pengauditan Susulan - KPK 1 1 Akan dibentangkan dalam JKA Bil. 1 Tahun 2023. 3.10. Pengauditan Prestasi, ICT Dan Perolehan 3.10.1. Pengauditan Prestasi, ICT dan Perolehan adalah pendekatan Audit yang merangkumi penilaian terhadap aktiviti program sesebuah organisasi untuk menilai sama ada matlamatnya telah dicapai dan sumber digunakan secara ekonomi, cekap dan berkesan. 3.10.2. Sepanjang tahun 2022, satu (1) pengauditan perolehan iaitu Pengauditan Terhadap Pengurusan Perolehan - KPK telah dilaksanakan. Manakala Pengauditan Prestasi bagi Pembinaan Pusat Pemprosesan Getah Termaju Bersepadu di Kota Tinggi – Lembaga Getah Malaysia (LGM) telah digugurkan. Bagi Pengauditan Terhadap Pengurusan Aset Alih ICT - KPK pula, pengauditan selesai dilaksanakan dan akan dibentang dalam mesyuarat JKA Bilangan 1 Tahun 2023. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 7. JADUAL 7 PERANCANGAN DAN PENCAPAIAN PENGAUDITAN PRESTASI DAN PEROLEHAN TAHUN 2022 BIL. TAJUK JUMLAH STATUS RANCANG CAPAI 1. Pembinaan Pusat Pemprosesan Getah Termaju Bersepadu di Kota Tinggi – Lembaga Getah Malaysia (LGM) 1 Tidak Diaudit Digugurkan dalam keputusan Mesyuarat JKA Bil.4 Tahun 2022 2. Pengauditan Aset ICT – KPK (Pengauditan Terhadap Pengurusan Aset Alih ICT – KPK) 1 1 Akan dibentangkan dalam JKA Bil. 1 Tahun 2023 3. Perolehan Secara Pembelian Terus dan Sebut Harga – KPK (*Pengauditan Terhadap Pengurusan Perolehan - KPK) 1 1 Selesai. Nota: * Berdasarkan nama program terkini yang dilaporkan. 3.11. Pengauditan Khas 3.11.1. Lima (5) tajuk pengauditan khas yang dirancang pada tahun 2022 telah dijalankan. Namun, satu (1) daripadanya diganti dengan tajuk baharu. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 8.

12 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 8 PERANCANGAN DAN PENCAPAIAN PENGAUDITAN KHAS TAHUN 2022 BIL. TAJUK JUMLAH STATUS RANCANG CAPAI 1. Verifikasi Baki Aset Setakat 31 Disember 2021 - KPK (Arahan Akauntan Negara Malaysia -ANM/PPPA/710 JLD.7(34) bertarikh 6 April 2015) 1 1 Selesai. 2. Verifikasi Baki Aset Setakat 30 Jun 2022 - KPK (Arahan Akauntan Negara Malaysia -ANM/PPPA/710 JLD.7(34) bertarikh 6 April 2015) 1 1 Selesai. 3. Pengesahan Akaun Belum Terima Setakat 31 Disember 2021 – KPK 1 1 Selesai. 4. Pengesahan Akaun Belum Terima Setakat 30 Jun 2022 – KPK 1 1 Selesai. 5. Pengauditan Insentif Pengeluaran Getah - Lembaga Getah Malaysia (LGM) (Telah digantikan dengan Penampilan Audit di BKPP) 1 Tidak diaudit Telah digantikan dengan Penampilan Audit di BKPP. 3.11.2. Hasil daripada pengauditan tersebut, laporan pemerhatian Audit dikemukakan kepada pihak auditi untuk tindakan selanjutnya. Isu-isu berbangkit berserta maklum balasnya telah dibentang dan dibincangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Audit sepanjang tahun 2022 yang dipengerusikan olehKetua Setiausaha atau Pengerusi Ganti iaitu Timbalan Ketua Setiausaha (Perancangan Strategik & Pengurusan).

13 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 4. PENGAUDITAN TERHADAP PENGURUSAN STOR - KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI (KPK) Latar Belakang i. Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pembangunan (BKPP) terdiri daripada tiga (3) unit utama iaitu Unit Kewangan, Unit Pentadbiran dan Unit Pembangunan dan Pemantauan Projek. Bahagian ini bertanggungjawab terhadap semua perkara berkaitan urusan kewangan, pembangunan dan pentadbiran KPK bagi memastikan semua urusan tersebut berjalan dengan lancar dan teratur. ii. Unit Pentadbiran bertanggungjawab terhadap semua hal-hal pentadbiran KPK antaranya pengurusan aset dan stor, pengurusan kenderaan dan pengurusan bangunan. iii. Stor di KPK dibahagikan kepada dua (2) kategori iaitu Stor Utama dan tiga belas (13) Stor Unit. Peranan Stor Utama ialah menyedia, mengurus dan membekalkan barang-barang kepada Stor Unit dan pelanggan akhir. Manakala peranan Stor Unit hendaklah mendapatkan bekalan daripada Stor Utama serta menyimpan dan membekalkan stok kepada pelanggan akhir. iv. Pelaksanaan perekodan stok adalah melalui aplikasi Sistem Pengurusan Stor (SPS) yang telah dibangunkan oleh Perbendaharaan Malaysia untuk tujuan kawalan dan pemantauan stor di KPK. Objektif Pengauditan Pengauditan dijalankan bagi menentukan tatacara pengurusan stor di KPK dilaksanakan mengikut peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa. Skop Pengauditan i. Pengauditan dijalankan terhadap penggunaan aplikasi sistem SPS di KPK bagi tahun 2020 dan 2021. Perkara yang dinilai meliputi aspek penerimaan barang stor, perekodan stok, pengeluaran barang stor, verifikasi stor, pelupusan dan penyimpanan barang stor bagi memastikan kawalan dalaman dan pekeliling berkaitan dipatuhi. ii. Pengauditan dijalankan dengan menyemak rekod, fail dan dokumen yang dikemukakan oleh BKPP. Perbincangan dan temu bual dengan pegawai terlibat serta pemeriksaan fizikal di bilik stor telah dijalankan pada 6 Disember 2021 untuk mendapatkan penjelasan lanjut. Sebanyak 41 unit sampel barang-barang stor telah dipilih untuk tujuan BAHAGIAN III LAPORAN PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN

14 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI pengesahan pembelian barang-barang stor serta pemeriksaan baki stok di rekod dengan stok fizikal. iii. Peraturan yang dirujuk adalah Pekeliling Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan dan Arahan Perbendaharaan berkaitan. Pengauditan turut dijalankan berpandukan Garis Panduan Pengauditan Pengurusan Kewangan (Indeks Akauntabiliti). Rumusan Audit i. Borang Penentuan Kumpulan Stok (KEW.PS-5) mengikut nilai pembelian tidak dikemukakan untuk semakan dan senarai Stok Bertarikh Luput (KEW.PS-6) tidak disediakan oleh Pegawai Stor bagi tahun 2021. ii. Tiada pelantikan seorang daripada tiga (3) pegawai Pemverifikasi Stor bagi tahun 2020 dan pelantikan pegawai Pemverifikasi Stor melebihi had tempoh dua (2) tahun yang ditetapkan. iii. Tiada jadual verifikasi stor disediakan kepada pegawai Pemverifikasi Stor bagi tahun 2020. iv. Ruangan pengesahan Pegawai Aset Borang Verifikasi Stor (KEW.PS-10) tidak dicatatkan maklumat Jabatan. v. Perakuan Ambil Alih (KEW.PS-18) belum disahkan oleh Ketua Jabatan dan tidak mengikut format terkini. vi. Pelantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan stok tidak menggunakan format pekeliling dan berlaku perbezaan maklumat tarikh lantikan antara rekod KEW.PS-20 dan surat lantikan Pegawai Pengawal. vii. Sijil pelupusan stok (KEW.PS-22) masih belum dikeluarkan walaupun telah diluluskan oleh Ketua Jabatan pada 31 Januari 2020. viii. Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok (KEW.PS-18) masih belum ditandatangani walaupun pemusnahan telah dilaksanakan pada 6 Februari 2020. Selain itu, format Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok juga tidak mematuhi format pekeliling. ix. Pemeriksaan fizikal Audit mendapati penyimpanan stok kertas bersaiz A4 tidak dilabelkan kod lokasi, barangan stor tidak disimpan mengikut jarak ketinggian yang ditetapkan, barangan stor tidak diperlukan masih disimpan dan lokasi barang berbeza dengan Kad Daftar Stok (KEW.PS3). Selain itu, baki rekod pass card access berjumlah 146 keping yang berbeza dengan baki fizikal 144 keping telah diambil tindakan selepas teguran Audit.

15 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 4.1. Pengurusan Stor Kerajaan Pekeliling Perbendaharaan AM 6.1 perenggan 1 menjelaskan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan (TPS) adalah bertujuan untuk menguruskan stok yang meliputi penerimaan, merekod, penyimpanan, pengeluaran, pemeriksaan, keselamatan, kebersihan, pelupusan, kehilangan dan hapus kira. Pemilihan sampel Audit melibatkan perolehan 10 bekalan stor berjumlah RM455,841.16 di bawah objek 27000. Daripada perolehan tersebut, 41 unit sampel barangbarang stor daripada Daftar Stok telah dipilih seperti dalam Jadual 9 dan Jadual 10. JADUAL 9 PEMBELIAN BARANG-BARANG STOR DI BAWAH KOD OBJEK 27000 BAGI TAHUN 2021 BIL. BAUCAR BAYARAN NO. TARIKH OBJEK SEBAGAI JUMLAH (RM) 1. 12000434 05.03.2021 B0227199 10,332.67 2. 12000511 12.03.2021 B0227199 9,523.20 3. 12000522 16.03.2021 B0227201 13,832.45 4. 12000532 17.03.2021 B0227199 907.68 5. 12001355 07.09.2021 B0227199 9,647.26 6. 12001415 13.09.2021 B0227199 44,647.38 7. 12001664 22.10.2021 B0227103 353,570.62 8. 12001690 29.10.2021 B0227299 10,131.10 9. 12001718 29.10.2021 B0227199 2,542.50 10. 12001778 03.11.2021 B0227199 706.30 JUMLAH 455,841.16 Sumber: Baucar Bayaran JADUAL 10 SAMPEL BARANG-BARANG STOR YANG DIPERIKSA PADA 6 DISEMBER 2021 BIL. BUTIRAN NO. KOD 1. Kertas Pelbagai Guna (Multipurpose) Kertas Warna Putih Saiz A4 80 GSM 101-001-008-0001 2. Pass Card Access 111-008-028-0001 3. Mangkuk Lauk - Mangkuk Lauk Seramik Saiz 19 Cm 102-001-007-0002 4. Teko-Teko Seramik Saiz 1.2 Liter 102-002-002-0002 5. Cawan-Cawan Seramik Saiz 7 Cm 102-001-012-0002 6. Dulang/Tray - Casserol Berpenutup 1.0 L 102-003-001-0020 7. Sampul Surat Warna Putih Size 279 Mm X 406 mm 101-001-015-0078 8. Sampul Surat Warna Putih Size 229 Mm X 324 mm 101-001-015-0077 9. Thumbdrive 16 Gb 101-002-002-0014 10. Kertas Conqueror Warna Cream Saiz A4 101-001-014-0011 11. Kertas Conqueror Warna Putih Saiz A4 101-001-014-0016 12. Kertas Glossy Saiz A3 260gsm 101-002-005-0035 13. Minyak Pelincir Mesin Perincih 101-005-073-0002 14. Bateri (Dry Cell)/Pengecas (Charger) Bateri Saiz AAA 101-005-001-0001 15. Bateri (Dry Cell)/Pengecas (Charger) Bateri Saiz 9V 101-005-001-0007

16 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. BUTIRAN NO. KOD 16. Telekomunikasi Telefon 101-010-001-0001 17. Kasut Dan But Keselamatan Safety Boot 111-004-007-0004 18. Computer/Printer/Network Cable Utp Cable Cat 6 – 3 Meter 104-001-017-0055 19. Computer/Printer/Network Cable Cat 6 Utp Patch Cord 5 Meter 104-001-017-0067 20. Memory Ram Ddr4 16gb 104-001-007-0096 21. Computer/Printer/Network Cable Hdmi Cable - 5 Meter 104-001-017-0088 22. Connector Bnc Connector 1 1 1 104-009-021-0008 23. Aksesori Bluetooth Device Usb 104-001-016-0065 24. Network Parts 3 In 1 Mini Dp To Vga Hdmi Dvi Adapter 104-001-011-0121 25. Maintenance Kits Handheld Vacuum (Usb Vacuum Cleaner) 104-001-027-0054 26. Toner Laser Jet Pencetak Hp Toner Ce 402a (Yellow) 101-002-003-0572 27. Toner Laser Jet Pencetak Hp Toner Ce 403a (Magenta) 101-002-003-0573 28. Toner Laser Jet Pencetak Hp Ce 400x High Yield Black Laserjet Toner Cartridge 101-002-003-2153 29. Toner Laser Jet Pencetak Hp Cartridge 76x High Yield Black Laserjet Toner 101-002-003-2148 30. Toner Laser Jet Pencetak Hp 37x High Yield Black Laserjet Toner Cartridge 101-002-003-2152 31. Reben Pencetak Fargo 045000 Ymcko Color Ribbon 101-005-005-0119 32. Index Tab 101-001-040-0004 33. Magazine File Magazine Box File Saiz 5 In 101-005-026-0003 34. Beg Plastik Sampah Saiz 32 Inci X 40 Inci 101-005-038-0016 35. Kertas Glossy Saiz A4 210 Gsm 101-002-005-0006 36. Bekalan Stok 3 Ply Surgical Disposable Face Mask 117-001-001-2027 37. Sampul Surat Sampul Surat Expandable Warna Coklat Saiz 18cm X 11cm X 6cm 101-001-015-0025 38. Sampul Surat Sampul Surat Warna Putih Saiz 229 Mm X 324 Mm 101-001-015-0077 39. Sampul Surat Sampul Surat(Warna Putih Saiz 279 Mm X 406 Mm 101-001-015-0078 40. Kertas Glossy Saiz A3 260gsm 101-002-005-0035 41. Kertas Glossy Saiz A4 128 Gsm 101-002-005-0039 Sumber: Kad Daftar Stok (KEW.PS-3) 4.2. Peraturan Penerimaan Barang-Barang Stor Pekeliling Perbendaharaan AM 6.2 perenggan 1 menjelaskan proses penerimaan dilaksanakan untuk memastikan setiap barang-barang stor yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan, menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan serta memastikan barang-barang stor diterima dalam keadaan yang baik, sempurna serta selamat untuk digunakan. 4.2.1. Pelantikan Pegawai Penerima a. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.2 perenggan 2 menetapkan Ketua Jabatan hendaklah melantik Pegawai Penerima yang bertanggungjawab untuk menerima dan memeriksa barang-barang yang diterima.

17 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI b. Semakan Audit mendapati Encik Shahrizal Bin Mastor – Pembantu Tadbir telah dilantik sebagai Pegawai Stor dan Pegawai Penerima oleh Ketua Jabatan melalui surat MPIC.300- 1/1/1(1) bertarikh 18 September 2020. c. Semakan lanjut terhadap 10 baucar bayaran bagi pembelian barang-barang stor berjumlah RM455,841.16 sehingga bulan Oktober 2021 mendapati kesemua penerimaan barang-barang stor telah diakui dan disahkan oleh Pegawai Penerima yang dilantik. Pengesahan tersebut dibuat melalui nota penerimaan bekalan/perkhidmatan di dalam Sistem e-Perolehan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 11. JADUAL 11 SENARAI PENERIMAAN BARANG-BARANG STOR TELAH DIAKUI TERIMA DAN PENGESAHAN OLEH PEGAWAI PENERIMA YANG DILANTIK BIL. BAUCAR BAYARAN JENIS BARANG-BARANG STOR JUMLAH NO. TARIKH (RM) 1. 12000434 05.03.2021 Bekalan Kertas A4 Warna Putih 80gsm 10,332.67 2. 12000511 12.03.2021 Pas Keselamatan 9,523.20 3. 12000522 16.03.2021 Pinggan Mangkuk 13,832.45 4. 12000532 17.03.2021 Sampul Surat 907.68 5. 12001355 07.09.2021 Kertas A4 Warna Putih 80gsm 9,647.26 6. 12001415 13.09.2021 Stok Alat Tulis Dan Kertas Pelbagai Warna 44,647.38 7. 12001664 22.10.2021 Toner/Katrij 353,570.62 8. 12001690 25.10.2021 Bekalan Pejabat Bagi Kegunaan MPIC 10,131.10 9. 12001718 27.10.2021 Sampul Surat 2,542.50 10. 12001778 03.11.2021 Art Glossy Paper And Card 706.30 JUMLAH 455,841.16 Sumber: Kad Daftar Stok (KEW.PS-3) 4.2.2. Borang Terimaan Barang-Barang a. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.2 perenggan 3.4.4 menjelaskan pengesahan penerimaan hanya boleh dilakukan oleh Pegawai Penerima selepas pemeriksaan dilaksanakan dengan menggunakan Borang Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-1). b. Semakan Audit terhadap 10 baucar bayaran untuk kesemua pembelian barang-barang stor bagi tahun 2021 mendapati penerimaan barang-barang stor dari pembekal telah direkod ke dalam KEW.PS-1. Senarai perakuan terima barang-barang stor dari pembekal adalah seperti dalam Jadual 12.

18 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 12 REKOD TERIMA BARANG STOR OLEH PEGAWAI PENERIMA BAGI TAHUN 2021 BIL. BAUCAR BAYARAN NO. TARIKH OBJEK SEBAGAI JUMLAH (RM) 1. 12000434 05.03.2021 B0227199 10,332.67 2. 12000511 12.03.2021 B0227199 9,523.20 3. 12000522 16.03.2021 B0227201 13,832.45 4. 12000532 17.03.2021 B0227199 907.68 5. 12001355 07.09.2021 B0227199 9,647.26 6. 12001415 13.09.2021 B0227199 44,647.38 7. 12001664 22.10.2021 B0227103 353,570.62 8. 12001690 29.10.2021 B0227299 10,131.10 9. 12001718 29.10.2021 B0227199 2,542.50 10. 12001778 03.11.2021 B0227199 706.30 Sumber: Kad Daftar Stok (KEW.PS-3) 4.2.3. Borang Penolakan Barang-Barang a. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.2 perenggan 3.4.5 menjelaskan Borang Penolakan Barang-Barang (KEW.PS-2) (Lampiran B) hendaklah disediakan oleh Pegawai Penerima jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang atau lebih dan tidak mematuhi spesifikasi. b. Semakan Audit terhadap dokumen baucar bayaran yang melibatkan pembelian barangbarang stor bagi tahun 2021 mendapati tiada keperluan dalam penggunaan Borang Penolakan Barang-Barang (KEW.PS-2). Kesemua barang-barang stor yang dibeli telah diterima mengikut butiran barang dalam pesanan tempatan dan kontrak tanpa terdapat sebarang kerosakan, kuantiti kurang atau lebih dan tidak mematuhi spesifikasi. 4.3. Perekodan Stok Semua jenis stor hendaklah merekodkan stok yang diterima dengan menggunakan kad yang telah ditetapkan bagi tujuan mengetahui kedudukan stok simpanan, memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat dan mengawal paras stok. 4.3.1. Kad Daftar Stok a. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.3 perenggan 4 menyatakan semua stok yang diterima oleh stor hendaklah direkodkan oleh Pegawai Stor dengan menggunakan Kad Daftar Stok (KEW.PS-3). Manakala perenggan 6.4 pula menghendaki Senarai Kad Daftar Stok (KEW.PS-4) disediakan dan bagi stok yang mempunyai tarikh luput boleh diasingkan dari KEW.PS-4 bagi memudahkan pemantauan.

19 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI b. Semakan Audit di Stor Utama MPIC mendapati semua Kad Daftar Stok (KEW.PS-3) dan Senarai Kad Daftar Stok (KEW.PS-4) telah diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. Semakan lanjut yang dibuat dalam sistem SPS mendapati maklumat setiap barangbarang stor seperti nombor kad, perihal stok dan nilai baki semasa di Kad Daftar Stok (KEW.PS-3) adalah bersamaan dengan rekod di Kad Daftar Stok (KEW.PS-4). 4.3.2. Senarai Borang Penentuan Kumpulan Stok Tidak Disediakan a. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.3 perenggan 7.1 menetapkan stok hendaklah disenaraikan mengikut nilai pembelian bagi tempoh dua (2) tahun lepas di dalam Borang Penentuan Kumpulan Stok (KEW.PS-5) (Lampiran C). Manakala Pekeliling Perbendaharaan AM 6.3 perenggan 7.2 selanjutnya menjelaskan daripada senarai itu, 30% daripada stok yang mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi hendaklah dimasukkan ke dalam Kumpulan A dan 70% ke dalam Kumpulan B. b. Sehingga 6 Disember 2021, senarai Borang Penentuan Kumpulan Stok (KEW.PS-5) masih tidak dikemukakan kepada pihak Audit untuk semakan. Butiran maklumat dikehendaki adalah seperti dalam Gambar 1. GAMBAR 1 KEW.PS-5 TIDAK DIKEMUKAKAN Sumber: Pekeliling Perbendaharaan

20 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas BPPK pada 23 Mac 2022 Punca: Borang Penentuan Kumpulan Stok (KEW.PS 5) perlu dijana melalui sistem SPPA. Namun, borang ini belum boleh dijana kerana masih dalam pemantauan Unit Sistem Pengurusan Aset (SPPA), Kementerian Kewangan (MOF). Pelan Tindakan: Unit Pengurusan Aset, PPK telah mengemukakan permasalahan ini melalui e-mel bertarikh 16 Disember 2021 kepada MOF. Tempoh Jangka Selesai: Tidak dinyatakan. Sehingga kini isu teknikal ini masih belum diselesaikan oleh MOF. Pendapat Audit Stok yang tidak disenaraikan mengikut nilai pembelian menyukarkan penentuan kumpulan stok selaras pekeliling. 4.3.3. Senarai Stok Bertarikh Luput Tidak Disediakan Bagi Tahun 2021 a. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.4 perenggan 13.5 menghendaki Senarai Stok Bertarikh Luput (KEW.PS-6) (Lampiran A) hendaklah disediakan oleh Pegawai Stor dengan merekodkan kuantiti stok bertarikh luput dalam bulan yang sama. b. Semakan Audit terhadap barang-barang stor mendapati stok toner mempunyai tarikh luput. Bagaimanapun, Senarai Stok Bertarikh Luput (KEW.PS-6) tidak disediakan oleh Pegawai Stor bagi merekod barang-barang stor yang bertarikh luput. Contoh KEW.PS-6 yang tidak disediakan adalah seperti dalam Gambar 2. GAMBAR 2 BORANG KEW.PS-6 TIDAK DISEDIAKAN Sumber: Pekeliling Perbendaharaan

21 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas BPPK pada 23 Mac 2022 Punca: Senarai Stok Bertarikh Luput (KEW.PS-6) yang sepatutnya boleh dijana melalui sistem masih tidak boleh digunakan dan perlu dilaksanakan secara manual. Pelan Tindakan: Unit Pengurusan Aset, Bahagian PPK akan menyenaraikan stok bertarikh luput (KEW.PS6) secara manual pada masa akan datang. Tempoh Jangka Selesai: KEW.PS-6 akan disediakan bermula bulan Jun 2022. Pendapat Audit Senarai barang-barang stor bertarikh luput yang tidak disediakan menyebabkan penyimpanan stok tidak teratur termasuk keutamaan pengeluaran stok tidak ditentukan. 4.4. Pengeluaran Barang-Barang Stor 4.4.1. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.5 perenggan 2 menetapkan pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD) dengan memastikan stok yang diterima dahulu dikeluarkan dahulu. Antara peraturan melibatkan pengeluaran barangbarang stor adalah seperti berikut: a. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.5 Perenggan 3.1 menjelaskan permohonan stok antara stor hendaklah menggunakan Borang Permohonan Stok (Antara Stor) KEW.PS-7. b. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.5 perenggan 4.1 menjelaskan permohonan stok oleh individu kepada Stor Utama atau Stor Unit hendaklah menggunakan Borang Permohonan Stok (Individu Kepada Stor) KEW.PS-8. c. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.5 perenggan 7.1 menjelaskan Borang Pembungkusan KEW.PS-9 hendaklah disediakan oleh Bahagian Bungkusan Dan Penghantaran. d. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.8 perenggan 4.1 menjelaskan pindahan stok hendaklah berdasarkan kepada permohonan daripada Pusat Tanggungjawab (PTJ) dengan menggunakan Borang Pindahan Stok KEW.PS-17.

22 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 4.4.2. Semakan Audit terhadap sampel pembelian barang-barang stor bagi tahun 2021 mendapati pengeluaran barang-barang stor adalah teratur dengan menggunakan Borang Permohonan Stok (Antara Stor) (KEW.PS-7) dan Borang Permohonan Stok (Individu Kepada Stor) (KEW.PS-8). Semakan lanjut terhadap Borang Permohonan Stok (Individu Kepada Stor) (KEW.PS-8) juga menunjukkan semua permohonan adalah daripada Bahagian yang tidak mempunyai stor unit. Bagi tahun 2021 didapati tiada sebarang permohonan menggunakan Borang Pembungkusan (KEW.PS-9) dan Borang Pindahan Stok (KEW.PS-17). 4.5. Verifikasi Stor Pekeliling Perbendaharaan AM 6.6 perenggan 1 menjelaskan verifikasi stor bertujuan untuk memastikan ketepatan rekod dan fizikal stok, memastikan pelarasan stok diambil tindakan, memastikan stok usang/tidak boleh guna/rosak/tidak bergerak/hampir luput tempoh penggunaan diambil tindakan pelupusan serta memastikan kehilangan stok diambil tindakan hapus kira. 4.5.1. Tiada Surat Pelantikan Pemverifikasi Stor Tahun 2020 a. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.6 perenggan 2 menetapkan Pegawai Pengawal atau Ketua Pengarah atau Pengerusi JKPAK di peringkat Kementerian/Ibu Pejabat bertanggungjawab melantik pegawai-pegawai yang sesuai untuk menjalankan verifikasi stor. b. Semakan Audit terhadap fail Pemverifikasi Stor bagi tahun 2020 mendapati tiga (3) pegawai telah dilantik sebagai Pemverifikasi Stor oleh Pengerusi JKPAK melalui surat MPIC.300-1/1/1(3) bertarikh 8 Disember 2020. Semakan lanjut juga mendapati keanggotaan Pemverfikasi Stor dipatuhi dan pegawai yang dilantik tidak bertugas di stor yang diverifikasi. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 13. JADUAL 13 PELANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR BIL NAMA PEMVERIFIKASI STOR JAWATAN (PEGAWAI P&P DAN PELAKSANA) BAHAGIAN TEMPOH LANTIKAN LOKASI PEMVERFIKASI STOR 1. En. Mohd Khairil Bin Azman Pegawai Teknologi Maklumat Bahagian Pengurusan Maklumat 08.12.2020 hingga 31.12.2022 2. Stor Utama, PPK En. Azera Mahfuczar Bin Mohd Said Penolong Pegawai Tadbir Bahagian Bio Bahan Api 3. Pn. Nor Asnadinie Binti Ali Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Unit Petunjuk Prestasi Utama Sumber: Surat MPIC.300-1/1/1(3) bertarikh 8 Disember 2020

23 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI c. Bagaimanapun semakan terhadap Borang Verifikasi Stor tahun 2020 (KEW.PS-10) yang telah disahkan oleh Pegawai Aset mendapati nama Pemverifikasi Stor 1, Encik Mohammad Hasruddin Ishak tiada dalam surat pelantikan yang ditandatangani oleh Pengerusi melalui memo rujukan MPIC.300-1/1/1(3) bertarikh 8 Disember 2020. Semakan lanjut mendapati pegawai tersebut telah melaksanakan verifikasi stok pada tahun 2021. Butiran lanjut seperti dalam Gambar 3. GAMBAR 3 BORANG VERIFIKASI STOR TAHUN 2020 LENGKAP DITANDATANGANI OLEH PEMVERIFIKASI STOR 1 Sumber: Sistem Pengurusan Stor Maklum balas BPPK pada 23 Mac 2022 Punca: Unit Pengurusan Aset, Bahagian PPK, mengambil maklum mengenai kesilapan semasa mengisi nama Pegawai Pemverifikasi Stok tahun 2020 di dalam SPPA. Encik Mohammad Hasruddin Ishak merupakan pegawai yang dilantik sebagai pegawai pemeriksa pelupusan stok dan Pegawai Pemverifikasi Stok adalah Encik Mohd Khairil bin Azman. Pelan Tindakan: Unit Pengurusan Aset, PPK akan meminta SPPA, MOF untuk mengemaskini data dalam sistem SPPA. Tempoh Jangka Selesai: Tidak dinyatakan.

24 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Pendapat Audit Penentuan sama ada verifikasi stor dilaksanakan oleh pegawai yang tidak dilantik atau berlaku kesilapan pengisian nama pegawai tidak dapat disahkan pihak Audit kerana Borang Verifikasi Stor secara manual tidak dapat dikesan oleh Unit Pengurusan Aset, PPK. Laporan Verifikasi Stor Tahun 2020 (KEW.PS-10) adalah tidak sah tanpa surat lantikan Pemverifikasi Stor. 4.5.2. Pelantikan Pegawai Pemverifikasi Stor Melebihi Had Tempoh a. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.6 perenggan 3 menetapkan pegawai Pemverifikasi Stor dilantik berdasarkan nama dan jawatan atau jawatan sahaja untuk tempoh pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun. b. Semakan Audit terhadap surat pelantikan pegawai Pemverifikasi Stor rujukan MPIC.300- 1/1/1(3) bertarikh 8 Disember 2020 mendapati tempoh lantikan setiap anggota Pemverifikasi Stor ialah mulai 8 Disember 2020 hingga 31 Disember 2022. Mengikut perkiraan Audit, tempoh lantikan dua (2) tahun adalah setakat 8 Disember 2022 berbanding tempoh akhir lantikan yang dibuat iaitu 31 Disember 2022. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 14. JADUAL 14 LANTIKAN PEMVERIFIKASI STOR MELEBIHI HAD TEMPOH BIL NAMA PEMVERIFIKASI STOR JAWATAN (PEGAWAI P&P DAN SOKONGAN) TEMPOH LANTIKAN TEMPOH LANTIKAN SEPATUTNYA LEBIHAN TEMPOH LANTIKAN (Hari) 1. En. Mohd Khairil Bin Azman Pegawai Teknologi Maklumat 08.12.2020 hingga 31.12.2022 08.12.2020 hingga 08.12.2022 2. 23 Pn. Azera Mahfuczar Binti Mohd Said Penolong Pegawai Tadbir 3. Pn. Nor Asnadinie Binti Ali Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Sumber: Surat Pelantikan Pegawai Pemverifikasi Stor

25 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas BPPK pada 23 Mac 2022 Punca: Berlaku kesilapan oleh Unit Pengurusan Aset, PPK dalam menetapkan tempoh lantikan tersebut. Pelan Tindakan: Unit Pengurusan Aset, PPK akan membuat pelantikan pegawai pemverifikasi yang baharu sebelum tempoh lantikan dua (2) tahun berakhir. Tempoh Jangka Selesai: Bulan Disember 2022. Pendapat Audit Tempoh lantikan pegawai Pemverifikasi Stor tidak dibuat selaras pekeliling. 4.5.3. Jadual Verifikasi Stor Tidak Disediakan Bagi Tahun 2020 a. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.6 perenggan 6.2 menetapkan antara tanggungjawab Unit Pengurusan Aset adalah menyediakan jadual verifikasi stor untuk semua Stor Pusat dan Stor Utama. b. Semakan Audit ke atas fail Pemverifikasi Stor tahun 2020 mendapati tiada jadual verifikasi stor disediakan kepada pegawai Pemverifikasi Stor. Maklum balas BPPK pada 23 Mac 2022 Punca: Tidak dinyatakan. Pelan Tindakan: Unit Pengurusan Aset, PPK mengambil maklum dan telah membuat penambahbaikan untuk Verifikasi Stor bagi tahun 2021. Memo dalaman akan dikeluarkan kepada pegawai pemverifikasi yang dilantik bagi menjalankan pemeriksaan stok mengikut tempoh yang ditetapkan. Tempoh Jangka Selesai: Tidak dinyatakan.

26 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Pendapat Audit Jadual verifikasi stor yang tidak disediakan menyebabkan verifikasi tidak dapat dilaksanakan dengan teratur. 4.5.4. Penyediaan Borang Berkaitan Verifikasi Stor a. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.6 perenggan 5 menjelaskan antara tugas-Tugas Pemverifikasi Stor adalah menyedia dan melengkapkan Borang Verifikasi Stor (KEW.PS10)(Lampiran A) dan melaporkan prestasi pengurusan stor secara keseluruhan dengan menyedia dan melengkapkan Borang Penilaian Prestasi Pengurusan Stor (KEW.PS-11) (Lampiran B). b. Semakan Audit ke atas Borang Verifikasi Stor (KEW.PS-10) dan Borang Penilaian Prestasi Pengurusan Stor (KEW.PS-11) mendapati maklumatnya adalah lengkap dan telah disah dan ditandatangani oleh Pemverifikasi Stor. Syor-syor oleh Pemverifikasi Stor dalam Borang Penilaian Prestasi Pengurusan Stor (KEW.PS-11) seperti pengemaskinian carta organisasi, penggantian alat pemadam api dan penggunaan ubat kawalan pencegahan serangga telah pun diambil tindakan sewajarnya oleh pihak BPPK. Bagaimanapun, semakan lanjut terhadap Borang Verifikasi Stor (KEW.PS-10) di ruangan Pengesahan Pegawai Aset, didapati tidak dilengkapkan sepenuhnya berkaitan maklumat Jabatan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 4. GAMBAR 4 BORANG VERIFIKASI STOR TAHUN 2020 (KEW.PS-10) TIDAK LENGKAP Sumber: Sistem Pengurusan Stor

27 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas BPPK pada 23 Mac 2022 Punca: Tidak dinyatakan. Pelan Tindakan: Unit Pengurusan Aset, PPK mengambil maklum dan telah mengemaskini maklumat Jabatan dalam Borang Verifikasi Stor (KEW.PS 10). Tempoh Jangka Selesai: Selesai. c. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.6 perenggan 6 pula menyatakan antara tanggungjawab Unit Pengurusan Aset ialah menyediakan Sijil Verifikasi Stor (KEW.PS-12) (Lampiran C) dan Laporan Verifikasi Stor (KEW.PS-13) (Lampiran D) untuk pengesahan Ketua Jabatan. d. Semakan seterusnya ke atas Sijil Verifikasi Stor (KEW.PS-12) dan Laporan Verifikasi Stor (KEW.PS-13) yang disediakan oleh Unit Pengurusan Aset mendapati laporan tersebut telah disedia dan disahkan oleh Ketua Jabatan. 4.5.5. Perakuan Ambil Alih Tidak Disediakan a. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.6 Perenggan 8 menjelaskan apabila berlaku pertukaran di antara Pegawai Stor tindakan berikut hendaklah diambil: i. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.6 Perenggan 8.1 menghendaki penyediaan Perakuan Ambil Alih (KEW.PS-16) (Lampiran F) dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh mengambil alih stor. ii. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.6 Perenggan 8.2 menjelaskan Pegawai Stor dikehendaki membuat semakan di Kad Daftar Stok secara sepenuhnya (100%) bagi memastikan baki stok adalah sama dengan fizikal stok; iii. Seterusnya, Pekeliling Perbendaharaan AM 6.6 perenggan 8.3 menyatakan Perakuan Ambil Alih (KEW.PS-16) hendaklah disediakan dan ditandatangani oleh kedua-dua pegawai berkenaan dengan disahkan oleh Ketua Jabatan. iv. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.6 Perenggan 8.4 menjelaskan Pegawai Stor yang mengambil alih tugas stor hendaklah melakukan tindakan pelarasan stok jika terdapat stok lebih atau kurang.

28 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI b. Pegawai Stor di Stor Utama KPK iaitu En. Shahrizal bin Mastor Pembantu Tadbir di Bahagian Pengurusan Pembangunan dan Kewangan telah dilantik bermula 18 September 2020 bagi menggantikan En. Mohd Zaid bin Idrus yang bertukar keluar dari KPK. Semakan Audit dan hasil temu bual dengan Pegawai Stor mendapati Perakuan Ambil Alih (KEW.PS-18) ada disediakan bertarikh 8 September 2020. Namun, sehingga tarikh akhir pengauditan pada 6 Disember 2021, KEW.PS-18 masih belum disahkan oleh Ketua Jabatan. Butiran lanjut seperti dalam Gambar 5. c. Semakan lanjut Audit juga mendapati penggunaan format Perakuan Ambil Alih (KEW.PS-18) yang disediakan oleh Pegawai Stor adalah format lama dan tidak selaras dengan format yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan AM 6.6 perenggan 8.1 yang menghendaki menyediakan Perakuan Ambil Alih (KEW.PS-16). Perbezaan format tersebut ditunjukkan di Gambar 5 dan Gambar 6. GAMBAR 5 KEW.PS-18 BELUM DISAHKAN OLEH KETUA JABATAN Sumber: Sistem Pengurusan Stor

29 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 6 FORMAT PERAKUAN AMBIL ALIH (KEW.PS-16) MENGIKUT PEKELILING Sumber: Pekeliling Perbendaharaan Maklum balas BPPK pada 23 Mac 2022 Punca: Tidak dinyatakan. Pelan Tindakan: Unit Pengurusan Aset, PPK mengambil maklum. Bersama-sama ini dikemukakan Perakuan Ambil Alih Stor (KEW.PS 18) yang telah ditandatangan oleh Ketua Jabatan. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. 4.6. Pelupusan Pekeliling Perbendaharaan AM 6.9 Perenggan 1 menjelaskan tujuan pelupusan adalah bagi memastikan agensi Kerajaan tidak menyimpan stok yang rosak, luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau melebihi keperluan; menjimatkan ruang simpanan; memastikan pelupusan boleh menjana hasil kepada Kerajaan; dan memastikan kaedah pelupusan yang dipilih bersifat mesra alam dan lestari.

30 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 4.6.1. Lantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan Stok Tidak Mengikut Format a. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.9 Perenggan 4.1 menetapkan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP) hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal/Ketua Pengarah/Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) peringkat Kementerian atau Ibu Pejabat Jabatan menggunakan Surat Lantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan Stok (KEW.PS-19) untuk membuat pemeriksaan ke atas stok yang hendak dilupuskan. b. Semakan Audit terhadap dokumen pelupusan stor mendapati dua (2) pegawai telah dilantik sebagai Lembaga Pemeriksa Pelupusan Stok oleh Pegawai Pengawal melalui surat MPIC.300-1/1/1 Jld 3 (70) dan (71) bertarikh 31 Julai 2018 yang berkuat kuasa mulai tempoh 31 Julai 2018 hingga 31 Julai 2020. Semakan lanjut mendapati kriteria pelantikan keanggotaan ahli Lembaga Pemeriksa Pelupusan Stok telah dipatuhi selaras pekeliling dan pegawai yang dilantik juga tidak terlibat dengan pengurusan stor. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 15. JADUAL 15 LANTIKAN AHLI LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN STOK BIL. NAMA JAWATAN (GRED) RUJUKAN SURAT LANTIKAN TARIKH KUAT KUASA 1. En. Mohd Khairil Azman Pegawai Teknologi Maklumat MPOIC.300-1/1/1 Jld 3 (70) bertarikh 31 Julai 2018 31.07.2018 hingga 31.07.2020 2. En. Faizal Reza Ripin Ketua Pembantu Tadbir MPOIC.300-1/1/1 Jld 3 (71) bertarikh 31 Julai 2018 Sumber: Surat Lantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan Stok c. Namun, semakan lanjut mendapati pelantikan ahli Lembaga Pemeriksa Pelupusan Stok tidak menggunakan format lantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan Stok (KEW.PS-19) sebagaimana ditetapkan dalam pekeliling. Pegawai yang menandatangani surat tersebut tidak dinyatakan jawatannya. Perbezaan surat pelantikan yang dikeluarkan oleh KPK berbanding dengan format yang ditetapkan dalam pekeliling adalah seperti dalam Gambar 7.

31 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 7 LANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN STOK TIDAK MENGIKUT FORMAT Sumber: Pekeliling Perbendaharaan AM 6.6 Sumber: Surat Pelantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan Stok Maklum balas BPPK pada 23 Mac 2022 Punca: Tidak dinyatakan. Pelan Tindakan: Unit Pengurusan Aset, Bahagian PPK mengambil maklum dan surat pelantikan Pegawai Pemeriksa Pelupusan Stok bertarikh 8 Disember 2020 telah dibuat mengikut format sebagaimana yang ditetapkan dalam pekeliling. Tempoh Jangka Selesai: Selesai.

32 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 4.6.2. Tarikh Lantikan Berbeza di Borang Pelupusan Stok a. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.9 Perenggan 5.5 menetapkan Borang Pelupusan Stok KEW.PS-20 hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus melalui Unit Pengurusan Aset Kementerian/Jabatan selepas Lembaga Pemeriksa Pelupusan membuat pemeriksaan ke atas stok dan melengkapkan maklumat di KEW.PS-20. b. Semakan Audit mendapati Borang Pelupusan Stok (KEW.PS-20) telah disedia dan dikemukakan kepada Kuasa Melulus melalui Unit Pengurusan Aset Kementerian selepas Lembaga Pemeriksa Pelupusan membuat pemeriksaan ke atas stok pada 22 Januari 2020. Semakan lanjut Audit terhadap maklumat KEW.PS-20 mendapati catatan di ruangan tarikh lantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan ialah 8 Februari 2019 tidak sama dengan tarikh lantikan yang dikeluarkan oleh Pegawai Pengawal berdasarkan surat rujukan MPIC.300-1/1/1 Jld 3 (70) dan (71) bertarikh 31 Julai 2018 yang berkuat kuasa mulai 31 Julai 2018 sehingga 31 Julai 2020. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 7 dan Gambar 8. GAMBAR 8 TARIKH LANTIKAN BERBEZA DENGAN SURAT LANTIKAN YANG DIKELUARKAN OLEH PEGAWAI PENGAWAL Sumber: Sistem Pengurusan Stor

33 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas BPPK pada 23 Mac 2022 Punca: Tidak dinyatakan. Pelan Tindakan: Unit Pengurusan Aset, Bahagian PPK mengambil maklum dan telah mengemaskini tarikh lantikan tersebut. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. 4.6.3. Sijil Pelupusan Stok Tidak Disediakan a. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.9 perenggan 6.5 menghendaki penyediaan Sijil Pelupusan Stok (KEW.PS-22) (Lampiran D) untuk dikemukakan kepada Kuasa Melulus berserta dokumen sokongan. b. Merujuk kepada Borang Pelupusan Stok (KEW.PS-20) di Gambar 8 mendapati Lembaga Pemeriksa Pelupusan Stok telah membuat pemeriksaan pada 22 Januari 2020 dan diluluskan pada 31 Januari 2020 oleh Ketua Jabatan. Namun, Sijil Pelupusan Stok (KEW.PS-22) oleh Ketua Jabatan masih belum disediakan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 9. GAMBAR 9 FORMAT SIJIL PELUPUSAN STOK KEW.PS-22 Sumber: Sistem Pengurusan Stor

34 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI c. Tanpa Sijil Pelupusan Stok (KEW.PS-22), pihak Audit tidak dapat menentukan tarikh sebenar pelupusan dilaksanakan dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh kelulusan. Maklum balas BPPK pada 23 Mac 2022 Punca: Tidak dinyatakan. Pelan Tindakan: Unit Pengurusan Aset, Bahagian PPK mengambil maklum dan Sijil Pelupusan Stok (KEW.PS 22) telah ditandatangan oleh Ketua Jabatan. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. 4.6.4. Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok Tidak Dikemukakan a. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.9 Perenggan 6.5.4 menetapkan penyediaan Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok (KEW.PS-21) (Lampiran C) bagi stok yang dilupuskan melalui kaedah musnah. b. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.9 Perenggan 19.2.5 menetapkan Ketua Jabatan atau Pegawai Aset yang melupuskan stok hendaklah melantik dua (2) pegawai di gred yang bersesuaian untuk menyaksikan bahawa stok tersebut telah dimusnahkan. Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok (KEW.PS-21) hendaklah disediakan apabila pemusnahan telah selesai dilaksanakan dan dikemukakan kepada Kuasa Melulus. c. Semakan Audit melalui sistem SPS mendapati Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok (KEW.PS-18) masih belum ditandatangani oleh kedua-dua pegawai yang dilantik sebagai Penyaksian Pemusnahan Stok walaupun pemusnahan tersebut telah selesai dilaksanakan pada 6 Februari 2020. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 10.

35 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 10 SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN STOK KEW.PS-18 YANG MASIH BELUM DITANDATANGANI Sumber: Sistem Pengurusan Stor Maklum balas BPPK pada 23 Mac 2022 Punca: Tidak dinyatakan. Pelan Tindakan: Unit Pengurusan Aset, PPK mengambil maklum dan Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok (KEW.PS 18) telah ditandatangan. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. d. Semakan lanjut juga mendapati format Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok yang disediakan oleh Unit Pengurusan Aset seperti dalam Gambar 10 tidak mematuhi format pekeliling yang dinyatakan iaitu Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok (KEW.PS21) seperti dalam Gambar 11.

36 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 11 SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN STOK (KEW.PS-21) MENGIKUT FORMAT PEKELING Sumber: Sistem Pengurusan Stor Maklum balas BPPK pada 23 Mac 2022 Punca: Sijil Penyaksian Pemusnahan Stok (KEW.PS 18) adalah dijana melalui sistem SPPA dan merupakan format lama. Walau bagaimanapun, MOF melalui surat bertarikh 23 Mei 2018 telah memberi kebenaran kepada Kementerian/Jabatan untuk menggunakan format borang sedia ada yang terdapat di dalam Sistem SPPA sehingga borang baharu mengikut format pekeliling perbendaharaan dimasukkan ke dalam Sistem SPPA. Pelan Tindakan: Menunggu sehingga borang baharu mengikut format Pekeliling Perbendaharaan dimasukkan ke dalam Sistem SPPA. Tempoh Jangka Selesai: Tidak dinyatakan. Pendapat Audit Format borang baharu selaras pekeliling masih belum dapat digunakan oleh KPK.