LTUAD 2022

37 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 4.7. Penyimpanan Barang Stor Pegawai Stor hendaklah sentiasa memastikan stok disimpan di tempat yang sesuai dan selamat, memudahkan pengendalian dan pengeluaran barangan stor serta menggunakan ruangan dalam stor secara optimum. 4.7.1. Pemeriksaan Fizikal a. Pekeliling Perbendaharaan AM 6.4 Perenggan 2.1 menjelaskan ruang stor hendaklah digunakan sepenuhnya dengan mengambil kira faktor keselamatan, kemudahan pengeluaran, verifikasi dan kekemasan stor. b. Pemeriksaan fizikal Audit di bilik stor pada 6 Disember 2021 mendapati semua barangbarang stor berkedudukan tersusun dan teratur. Stok barang-barang berat telah disimpan di rak paling bawah bagi tujuan keselamatan. Landasan atau palet juga diletakkan di bawah susunan atau tindanan barang-barang untuk mengelak daripada bersentuh dengan lantai secara langsung supaya dapat memberi ruang udara dan mengurangkan kemungkinan kerosakan kerana penindihan. Butiran lanjut seperti dalam Jadual 16 dan Jadual 17 serta Gambar 12 hingga Gambar 24. JADUAL 16 HASIL PEMERIKSAAN FIZIKAL DI STOR KPK PADA 6 DISEMBER 2021 BIL. SEMAKAN FIZIKAL PENEMUAN AUDIT RUJUKAN 1. Penempatan Barang Stok Pemeriksaan fizikal yang dijalankan berjalan lancar dan mudah mencari lokasi penempatan barang-barang stor kerana setiap lokasi stok telah dilabelkan dengan kod lokasi penyimpanan. Gambar 12 hingga Gambar 14 2. Rekod Baki Stok dan Kad Daftar Stok Baki fizikal stok adalah sama dengan baki di rekod Kad Daftar Stok (KEW.PS-3). - 3. Carta Lokasi Carta lokasi stok ada disediakan bagi tujuan memudahkan penyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan dibuat. Gambar 15 4. Lokasi Stok Penyimpanan stok kertas bersaiz A4 tidak dilabelkan kod lokasi. Gambar 16 5. Penjarakan Barangan Stor Dari Siling Barangan stor yang diletakkan kurang dari jarak 50 cm dan menghampiri ketinggian siling tidak selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan AM 6.4 perenggan 2.5. Penyimpanan stok di tingkat rak paling atas hendaklah mempunyai jarak 50 cm daripada siling bagi tujuan keselamatan. Gambar 17 6. Barang Stor Yang Disimpan dan Senarai Stor Didapati barang-barang stor yang tidak diperlukan atau tidak diketahui punca perolehan masih tersimpan di dalam stor utama. Antara barang tersebut adalah stok kad petak, DVD dan printer yang rosak. Pihak Audit juga dimaklumkan terdapat barang yang telah dikeluarkan dari rekod KEW.PS-3 tetapi masih tersimpan di dalam stor tersebut. Gambar 18 hingga 21. 7. Baki Pass Card Access Baki Pass Card Access berjumlah 146 keping berbeza dengan baki fizikal berjumlah 144 keping. Bagaimanapun, tindakan pembetulan ke atas rekod telah dibuat setelah teguran Audit. Gambar 22 hingga Gambar 24.

38 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. SEMAKAN FIZIKAL PENEMUAN AUDIT RUJUKAN 8. Kod Lokasi Stok dan Rekod Kad Daftar Stok (KEW.PS-3). Kod lokasi barangan stor berbeza dengan rekod di Kad Daftar Stok (KEW.PS-3). Perbezaan maklumat melibatkan butiran gudang/seksyen, rak dan tingkat. Jadual 24 Sumber: Pemeriksaan Fizikal UAD JADUAL 17 SENARAI KOD LOKASI BERBEZA DENGAN REKOD DI KAD DAFTAR STOK BIL. PERIHAL STOK LOKASI PENYIMPANAN STOK DIREKOD (KEW.PS.3) LOKASI PENYIMPANAN STOK SEBENAR CATATAN 1. Kertas Conqueror/ Kertas Conqueror Warna Putih Saiz A4 Seksyen B-01- RBO1-01-03 Seksyen B-01- RBO1-02-03 Perbezaan tingkat 2. Kertas Conqueror/ Kertas Conqueror Warna Cream Saiz A4 Seksyen B-01- RBO1-01-02 Seksyen B-01- RBO1-02-03 Perbezaan tingkat 3. Toner Laser Jet Pencetak/Hp Toner Ce 403a (Magenta) Seksyen C-01- RBO4-03-01 Seksyen C-01- RBO1-03-01 Perbezaan rak 4. Toner Laser Jet Pencetak / Hp Ce 400x High Yield Black Laserjet Toner Cartridge Seksyen B-01- RBO1-03-14 Seksyen C-01- RBO4-03-14 Perbezaan di Gudang dan rak 5. Sampul Surat / Sampul Surat (Warna Putih) Size 229 Mm X 324 Mm Seksyen G-01- RBO2-02-02 Seksyen G-01- RBO3-02-02 Perbezaan rak 6. Sampul Surat / Sampul Surat (Warna Putih) Size 279 Mm X 406 Mm Seksyen G-01- RBO3-01-01 Seksyen G-01- RBO4-01-01 Perbezaan rak 7. Kertas Pelbagai Guna (Multipurpose) / Kertas Warna Putih Saiz A4 (80 Gsm) Seksyen A-01- PL01-01-01 - Tidak dilabelkan Sumber: Pemeriksaan Fizikal UAD GAMBAR 12 BARANGAN STOK DILETAKKAN DI ATAS PALET GAMBAR 13 BARANGAN STOK DILABELKAN DENGAN KOD LOKASI Sumber : UAD Lokasi : Stor Utama KPK Tarikh : 06.12.2021

39 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 14 BARANG-BARANG STOR DISIMPAN DENGAN TERSUSUN DAN TERATUR GAMBAR 15 CARTA LOKASI STOK DIPAMERKAN Sumber : UAD Lokasi : Stor Utama KPK Tarikh : 06.12.2021 GAMBAR 16 KERTAS BERSAIZ A4 TIDAK DILABEL KOD LOKASI GAMBAR 17 PENYIMPANAN STOK RAK PALING ATAS KURANG DARI JARAK DITETAPKAN Sumber : UAD Lokasi : Stor Utama KPK Tarikh : 06.12.2021 GAMBAR 18 STOK KAD PETAK TIDAK DIGUNAKAN GAMBAR 19 STOK DVD – DTW47U1 TIDAK DIGUNAKAN Sumber : UAD Lokasi : Stor Utama KPK Tarikh : 06.12.2021

40 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 20 PRINTER ROSAK MASIH DISIMPAN DI DALAM STOR Sumber : UAD Lokasi : Stor Utama KPK Tarikh : 06.12.2021 GAMBAR 21 LOKASI TEMPAT MENYIMPAN BARANG STOR YANG TIDAK DIPERLUKAN GAMBAR 22 PENGIRAAN PASS CARD ACCESS SEDANG DILAKSANAKAN Sumber : UAD Lokasi : Stor Utama KPK Tarikh : 06.12.2021 GAMBAR 23 PERBEZAAN BAKI REKOD PASS CARD ACCESS GAMBAR 24 PEMBETULAN DIBUAT SELEPAS TEGURAN AUDIT Sumber : UAD Lokasi : Bilik Pengawal Keselamatan Tarikh : 06.12.2021

41 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas BPPK pada 23 Mac 2022 Punca: Tidak dinyatakan. Pelan Tindakan: Mengemaskini kod lokasi yang terkini di dalam sistem SPPA seperti berikut: i. Penyimpanan stok kertas bersaiz A4 tidak dilabelkan kod lokasi; Unit Pengurusan Aset, PPK mengambil maklum mengenai perkara ini dan kod lokasi kertas A4 telah dilabel. ii. Barangan stor yang diletakkan kurang dari jarak 50 cm dan menghampiri ketinggian siling tidak selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan AM 6.4 perenggan 2.5; Unit Pengurusan Aset, PPK mengambil maklum dan tindakan telah diambil dengan menyusun semula stok toner berkenaan di tempat yang sesuai. iii. Barang-barang stor yang tidak diperlukan atau tidak diketahui punca perolehan masih tersimpan di dalam stor utama; Unit Pengurusan Aset, PPK mengambil maklum dan telah mengeluarkan barang-barang berkenaan daripada stor utama. iv. Kod lokasi barangan stor berbeza dengan rekod di Kad Daftar Stok (KEW.PS-3); Unit Pengurusan Aset, PPK mengambil maklum mengenai perkara ini dan dalam tindakan mengemaskini kod lokasi yang terkini di dalam sistem SPPA. Tempoh Jangka Selesai: Bulan Jun 2022. Pendapat Audit Penyimpanan barang stor masih belum dilaksanakan dengan teratur selaras pekeliling. 4.8. Penutup Dan Syor Audit Pada keseluruhannya pengurusan stor di KPK adalah memuaskan. Namun, tindakan penambahbaikan perlu diambil oleh KPK khususnya Unit Pentadbiran Aset, BKPP dalam aspek berkaitan perekodan stok, verifikasi stor, pelupusan dan penyimpanan barang stor. Tatacara pengurusan stor perlu dilaksanakan dengan teratur selaras peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa.

42 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 5. PENGAUDITAN PEMERIKSAAN MENGEJUT - KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Latar Belakang i. Bahagian Pengurusan Pembangunan dan Kewangan (PPK) merupakan Pusat Tanggungjawab (PTJ) Kementerian Perladangan dan Komoditi (KPK) yang terdiri dari tiga (3) unit utama iaitu Unit Kewangan, Unit Pentadbiran dan Unit Pembangunan dan Pemantauan Projek. Penjenamaan semula nama PPK dimaklumkan pada 1 Julai 2022 yang kini dikenali sebagai Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pembangunan (BKPP) berkuat kuasa 13 Mei 2022. ii. Pemeriksaan mengejut adalah satu pendekatan Audit yang meliputi pemeriksaan yang dijalankan tanpa memaklumkan terlebih dahulu tarikh sebenar lawatan kepada pihak Auditi. Pemeriksaan tersebut merangkumi semakan terhadap wang awam, setem dan barang berharga. Objektif Pengauditan Objektif pengauditan bagi pemeriksaan mengejut ialah untuk menentukan sama ada hasil, wang awam, harta awam, barang berharga, perolehan serta baucar di bawah seliaan pegawai yang diberikan tanggungjawab diakaunkan dengan teratur, dikawal serta disimpan dengan selamat dan betul. Skop Pengauditan i. Pengauditan pemeriksaan mengejut telah dijalankan pada 23 Jun 2022 di PPK, KPK. Skop pengesahan adalah merangkumi transaksi semasa bagi tempoh 1 hingga 23 Jun 2022. Selain itu, skop pengauditan mengejut meliputi perkara-perkara seperti berikut: a. Wang kutipan hasil; b. Panjar Wang Runcit; c. Perwakilan kuasa; d. Setem pos/Mesin franking; e. Peti besi; f. Daftar pemeriksaan mengejut; dan g. Kawalan perbelanjaan. ii. Pengauditan dibuat dengan menyemak dokumen dan temu bual dengan pegawai yang berkaitan. Pemeriksaan fizikal juga dijalankan ke atas peti besi dan mesin franking. Rumusan Audit i. Kelulusan penurunan kuasa Pegawai Pengawal hanya diperoleh selepas sebulan tarikh kuat kuasa pegawai dibenarkan mengutip dan menerima wang serta kandungan memo lantikan tidak dilengkapkan sepenuhnya. ii. Pemeriksaan dalaman mengikut Arahan Perbendaharaan 308 tidak dinyatakan dengan terperinci selain direkodkan secara berasingan dari rekod pemeriksaan mengejut Arahan Perbendaharaan 309. iii. Pelantikan pegawai menanggung tugas secara rasmi dan penyelarasan tugas semasa masih belum dilaksanakan.

43 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 5.1. Wang Kutipan Hasil Arahan Perbendaharaan 60 (i) menyatakan resit rasmi mestilah dikeluarkan sebagai akuan terima wang yang dibayar kepada seseorang pegawai awam manakala Arahan Perbendaharaan 66 (c) menetapkan setiap resit rasmi mesti dikeluarkan secara bersiri. Arahan Perbendaharaan 72 dan 78 (a) pula menyatakan semua kutipan direkodkan ke dalam Buku Tunai pada hari yang sama dan jumlah kutipan dibankkan pada hari yang sama atau pada hari kerja yang berikutnya. Semakan Audit mendapati tiada sebarang penerimaan berlaku pada tarikh pemeriksaan mengejut dijalankan. 5.1.1. Kebenaran Mengutip Dan Menerima Wang a. Arahan Perbendaharaan 69 menetapkan kebenaran secara bertulis perlu diberikan kepada pegawai yang menerima wang. Kuasa yang diberikan kepada seseorang perlu dimaklumkan bagi memudahkan seseorang pegawai bertindak atau membuat keputusan mengikut had yang dibenarkan. Ia juga membolehkan Ketua Jabatan menentukan dengan mudah individu yang bertanggungjawab sekiranya berlaku sesuatu di luar aturan. b. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 6 Tahun 2018 menetapkan kawalan dalaman diwujudkan dengan Ketua Jabatan memberikan kebenaran khusus secara bertulis selaras dengan surat litup jadual penetapan kuasa dan tugas dari Pegawai Pengawal dengan menyediakan butir-butir nama, jawatan dan lain-lain yang berkenaan. c. Semakan Audit mendapati pegawai yang bertanggungjawab membuat terimaan telah diberi perwakilan kuasa melalui memo rujukan MPIC.PPK (S) 400-9/1/1 (10) bertarikh 1 September 2021. Butiran lanjut pegawai tersebut adalah seperti dalam Jadual 18. JADUAL 18 KEBENARAN MENGUTIP DAN MENERIMA WANG - ARAHAN PERBENDAHARAAN 69 BIL. NAMA PEGAWAI JAWATAN TARIKH KUAT KUASA 1. Puan Atirah Binti Hashaim Pembantu Tadbir (Kewangan) PPK 02.08.2021 2. Puan Nurul Ain Binti Hashim 3. Puan Nor Hidayu Binti Baharudin 4. Encik Abdul Hadi Bin Hamdan Sumber: Fail Penurunan Kuasa KPK di PPK Pada 23 Jun 2022

44 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI d. Semakan Audit lanjut mendapati memo Pengemaskinian Format Jadual Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal Di Bawah Kawalannya – Pusat Tanggungjawab hanya diangkat kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan pada 1 September 2021 bagi penurunan kuasa pegawai yang berkuat kuasa pada 2 Ogos 2021. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 25 dan Gambar 26. GAMBAR 25 MEMO PENETAPAN KUASA DAN TUGAS PEGAWAI PENGAWAL DI BAWAH KAWALANNYA Sumber : Fail penurunan Kuasa KPK Lokasi : PPK Tarikh : 23 Jun 2022 GAMBAR 26 TARIKH PENURUNAN KUASA OLEH PEGAWAI PENGAWAL Sumber : Fail Penurunan Kuasa KPK Lokasi : PPK Tarikh : 23 Jun 2022

45 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI e. Selain itu, semakan Audit terhadap Jadual Arahan Perbendaharaan 69 – Kebenaran Mengutip Dan Menerima Wang mendapati nombor kandungan memo tidak dicatatkan di ruangan “Nombor Rujukan Fail” tersebut. Maklum balas BKPP pada 6 Julai 2022 dan Jawatankuasa Audit Bil. 2 Tahun 2022 pada 25 Julai 2022 Punca: Berlaku pertukaran keluar masuk pegawai terlibat yang dikumpulkan bersama sebelum pindaan Jadual disediakan bagi kelulusan Pegawai Pengawal. Pelan Tindakan: Pindaan Jadual dan kelulusan Pegawai Pengawal mengenainya akan disegerakan pada masa hadapan. Mesyuarat Jawatankuasa Audit bersetuju tarikh kelulusan diberikan secara serentak dengan surat penanggungan tugas. Selain itu, nombor kandungan memo telah dilengkapkan. Tempoh Jangka Selesai: Perenggan 5.1.1.(e) – Selesai. Pendapat Audit Penurunan kuasa kebenaran mengutip dan menerima wang di PPK yang disegerakan dapat memastikan pengurusan kewangan dilaksanakan dengan teratur. 5.2. Panjar Wang Runcit 5.2.1. Arahan Perbendaharaan 111 hingga 113 menetapkan semua pembelian runcit hendaklah direkodkan dalam buku tunai wang panjar dan wang tersebut disimpan di tempat yang selamat. Baki wang tunai dalam tangan haruslah bersamaan dengan baki yang ditunjukkan dalam buku tunai panjar. 5.2.1. Semakan Audit pada 23 Jun 2022 mendapati nilai baki di buku wang runcit adalah bersamaan dengan baki wang tunai di tangan dan Had Apungan Akaun Panjar iaitu berjumlah RM2,000. Kesemua wang tersebut tersimpan di dalam peti wang tunai. Pengiraan Panjar Wang Runcit telah dibuat oleh Mohd Rozi bin Zakaria, Ketua Pembantu Tadbir (Kewangan) Gred W22. Rekod baki buku wang runcit sehingga 23 Jun 2022 adalah seperti dalam Jadual 19 dan Gambar 27 hingga Gambar 29.

46 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 27 BAKI DI BUKU WANG RUNCIT ADALAH BERSAMAAN DENGAN BAKI WANG TUNAI DI TANGAN Sumber : Fail Penurunan Kuasa KPK Lokasi : PPK Tarikh : 23 Jun 2022 JADUAL 19 DOMINASI WANG RUNCIT PADA 23 JUN 2022 GAMBAR 28 PENGIRAAN BAKI PANJAR WANG RUNCIT SELESAI DIJALANKAN GAMBAR 29 BAKI PANJAR WANG RUNCIT DI SIMPAN DALAM PETI WANG TUNAI NILAI DOMINASI JUMLAH (KEPING) JUMLAH (RM) RM 1 35 35.00 RM 5 15 75.00 RM 10 9 90.00 RM 20 5 100.00 RM 50 34 1,700.00 JUMLAH KESELURUHAN 2,000.00 Sumber : Panjar Wang Runcit KPK Lokasi : PPK Tarikh : 23 Jun 2022 5.3. Perwakilan Kuasa 5.3.1. Arahan Perbendaharaan 11 menetapkan kewajipan kewangan dan perakaunan bagi pegawai-pegawai bawahan yang bekerja di bawah seseorang Pegawai Pengawal mestilah dinyatakan dengan jelas, dan khususnya setakat mana mereka itu dibenarkan menjalankan tugas bagi pihaknya, tugas-tugas yang menjadi tanggungjawabnya mestilah dinyatakan secara bertulis. Arahan Perbendaharaan 101 pula menetapkan Pegawai Pengawal atau Pemegang Waran Peruntukan boleh memberi kuasa secara bertulis bagi memperakui baucar.

47 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 5.3.2. Mengikut Seksyen 15A (2) Akta Tatacara Kewangan 1957, tiap-tiap Pegawai Pengawal hendaklah, tertakluk kepada mana-mana undang-undang bertulis dan apa-apa arahan yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa kewangan di bawah Seksyen 4 menetapkan had mana kuasa-kuasa dan tugas-tugas yang diberi atau dikenakan ke atasnya boleh dijalankan atau dilaksanakan bagi pihaknya oleh mana-mana Pegawai Perakaunan di bawah kawalannya dan memberi arahan-arahan tertentu sebagaimana yang perlu untuk menjamin perjalanan atau pelaksanaan sempurna kuasa-kuasa dan tugas-tugas tersebut. 5.3.3. Semakan Audit mendapati Surat Perwakilan Kuasa Menguruskan Kewangan dan Perakaunan, Surat Perwakilan Kuasa Menandatangani Baucar dan Had-had Kuasa Berbelanja adalah yang terkini mengikut memo rujukan MPIC.PPK (S) 400-9/1/1 (10) bertarikh 1 September 2021. 5.4. Setem Pos / Mesin Franking 5.4.1. Mesin Franking adalah setem pos yang digunakan untuk tujuan mengepos suratsurat rasmi Kementerian. Daftar setem hendaklah diselenggarakan untuk menunjukkan penerimaan, pengeluaran dan baki semasa. 5.4.2. Semakan Audit mendapati mesin franking dikendalikan oleh Puan Sazura Binti Abdul Rahim, Pembantu Tadbir (P/O) Gred N19. Buku daftar mesin franking ada disediakan bagi menunjukkan pengeluaran dan baki semasa. Nilai baki pada mesin franking seperti pada 22 Jun 2022 adalah berjumlah RM1,363.40. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 30 dan Gambar 31. GAMBAR 30 GAMBAR MESIN FRANKING GAMBAR 31 CONTOH BUKU DAFTAR MESIN FRANKING Sumber : Pemeriksaan Fizikal UAD Di PPK Lokasi : PPK Tarikh : 23 Jun 2022 Sumber : Buku Daftar Mesin Franking Lokasi : PPK Tarikh : 23 Jun 2022

48 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 5.5. Peti Besi 5.5.1. Penyimpanan Anak Kunci Peti Besi a. Arahan Perbendaharaan 125 menetapkan dalam tiap-tiap satu pejabat hanya peti besi atau bilik kebal yang kukuh yang mempunyai kunci berasingan atau menggunakan kunci berkombinasi boleh digunakan bagi menyimpan Wang Awam. Peti besi atau bilik kebal itu hendaklah mempunyai dua kunci yang berasingan dengan anak kunci yang berlainan atau nombor kombinasi yang berlainan dipegang oleh dua orang pegawai yang bertanggungjawab yang diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan. Pegawaipegawai itu hendaklah dari semasa ke semasa mengesahkan dan memperakui akan kandungan peti besi atau bilik kebal itu. b. Semakan Audit mendapati Pegawai Pengawal telah mewakilkan kuasa tanggungjawab untuk menyimpan anak kunci peti besi dan menyimpan nombor kombinasi peti besi kepada PPK melalui memo rujukan MPIC.PPK (S) 400-9/1/1 (10) bertarikh 1 September 2021 seperti dalam Gambar 32. GAMBAR 32 PERWAKILAN KUASA PEMEGANG ANAK KUNCI PETI BESI DAN NOMBOR KOMBINASI Sumber : Fail Penurunan Kuasa PPK Lokasi : PPK Tarikh : 23 Jun 2022 c. Pemeriksaan Audit yang dibuat pada 23 Jun 2022 mendapati peti besi telah ditempatkan dalam bilik Setiausaha Bahagian (SUB) PPK. Kunci peti besi tersebut dipegang oleh Encik Mohd Rozi Bin Zakaria, Ketua Pembantu Tadbir (Kewangan) Gred W22. Manakala nombor kombinasi disimpan oleh Puan Nik Nur Fadhlillah Binti Abd Razak (Penolong Setiausaha Gred M41) sebagaimana yang telah diluluskan oleh Pegawai Pengawal. Gambar peti besi adalah seperti dalam Gambar 33.

49 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 33 PANDANGAN DALAM PETI BESI Sumber : Pemeriksaan Fizikal UAD Di PPK Lokasi : Bilik Ketua Setiausaha Bahagian PPK Tarikh : 23 Jun 2022 d. Semakan Audit mendapati nombor kombinasi peti besi lain turut dipegang oleh Puan Azinida Binti Muhamad, Ketua Penolong Setiausaha Kanan Gred M52. Berdasarkan temu bual, pihak Audit dimaklumkan pegawai tersebut telah dilantik bagi menanggung kekosongan jawatan SUB PPK di KPK sejak 13 Mei 2022. Bagaimanapun, salinan surat penanggungan tugas masih belum dikemukakan kepada pihak Audit bagi tujuan pengesahan. Maklum balas BKPP pada 6 Julai 2022 dan Jawatankuasa Audit Bil. 2 Tahun 2022 pada 25 Julai 2022 Punca: Dokumen arahan penanggungan tugas masih dalam tindakan Bahagian Pengurusan Sumber Manusia dan salinannya belum diterima oleh BKPP pada tarikh pelaksanaan Audit. Pelan Tindakan: Tanggungjawab tugas semasa dan tugas yang ditanggung oleh Ketua Penolong Setiausaha Kanan Gred M52 akan diselaraskan seperti disarankan oleh UAD. Salinan dokumen arahan penanggungan tugas telah diperolehi. Arahan Penanggungan Kerja Jawatan SUB BKPP bernombor rujukan MPIC.500-4/5/1 Jld. 4 ( ) bertarikh 8 Jun 2022 telah dikemukakan kepada UAD pada 6 Julai 2022. Tempoh Jangka Selesai: Selesai.

50 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Pendapat Audit Tugas semasa pegawai menanggung tugas yang diselaraskan berdasarkan deskripsi tugas serta had kuasa dibenarkan bagi jawatan terlibat dapat mewujudkan proses semak dan imbang yang teratur. 5.5.2. Penyimpanan Peti Besi a. Arahan Perbendaharaan para 126 (a) menjelaskan semua wang tunai, cek, setem, buku kaunterfoil hasil, dokumen dan barang-barang lain yang berharga yang diterima oleh pejabat awam hendaklah disimpan dalam peti besi atau bilik kebal dengan seberapa segera yang boleh. Manakala wang tunai dan cek yang diterima hendaklah dimasukkan ke dalam bank. Peti wang tunai hendaklah disimpan ke dalam peti besi atau bilik kebal jika ada tempat sedemikian. b. Semakan Audit mendapati peti besi yang berada dalam bilik SUB PPK tersimpan tujuh (7) dokumen bon jaminan bagi tender dan sebut harga berjumlah RM65,779.94 yang masih dalam tempoh sah laku, dua (2) Buku Daftar Kew.67, enam (6) buku Daftar Kew.68 dan 38 buku resit Kew.38 serta sebuah peti wang tunai untuk menyimpan baki duit Panjar Wang Runcit. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 20. JADUAL 20 DOKUMEN BON JAMINAN DISIMPAN DALAM PETI BESI BIL. NAMA SYARIKAT NO. BON JAMINAN JUMLAH (RM) 1. Sateria Intelligence Agency Sdn. Bhd. 38715/IG/2019 5,698.62 2. Sateria Intelligence Agency Sdn. Bhd. 38893/IG/2019 341.92 3. Biz Objek Sdn.Bhd TCXG923753KUP 33,125.13 4. Nutriman Corporation Sdn. Bhd. SNSPBG212214 5,688.75 5. Arena Stabil Sdn. Bhd. TF001G219911 8,910.55 6. KFK Vision Sdn. Bhd. TCXG931407SHA 5,974.43 7. T Mat Security Sdn. Bhd. HQ-B165976-BPR 6,040.54 JUMLAH 65,779.94 5.5.3. Anak Kunci Ganti Bagi Peti Besi a. Arahan Perbendaharaan 135 (a) menetapkan anak kunci ganti peti besi mestilah dimasukkan ke dalam sampul berlakri yang pada sebelah luarnya hendaklah ditulis perihal kandungannya, menunjukkan jabatan dan tempat simpanan yang baginya kunci itu digunakan. Perihal itu hendaklah diberi tarikh dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan itu. Arahan Perbendaharaan 135 (b) pula menetapkan anak kunci ganti hendaklah disimpan seperti dinyatakan dalam Jadual 21.

51 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 21 PENYIMPANAN ANAK KUNCI GANTI - ARAHAN PERBENDAHARAAN 135 (b) JENIS ANAK KUNCI TEMPAT SIMPAN Anak kunci Perbendaharaan Di dalam peti besi utama Ketua Pegawai Polis yang tinggal dalam negeri itu. Anak kunci Perbendaharaan Kecil Di dalam peti besi utama Perbendaharaan Negeri. Anak kunci kepunyaan pejabat - pejabat lain Di dalam peti besi utama Perbendaharaan atau Perbendaharaan Kecil Tempatan b. Pemeriksaan Audit mendapati anak kunci ganti peti besi telah disimpan di dalam Peti Besi di Bahagian Akaun. Kunci tersebut disimpan di dalam sampul surat dan ditulis perihal kandungannya dengan lengkap seperti dalam Gambar 34 hingga Gambar 36. GAMBAR 34 SAMPUL SURAT DISIMPAN DALAM KABINET BESI GAMBAR 35 GAMBAR SAMPUL SURAT BERISI KUNCI PETI BESI Sumber : Pemeriksaan Fizikal UAD Di PPK Lokasi : Bilik Ketua Akauntan, Bahagian Akaun Tarikh : 23 Jun 2022

52 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 36 GAMBAR SAMPUL SURAT BERISI KUNCI PETI BESI Sumber : Pemeriksaan Fizikal UAD Di PPK Lokasi : Bilik Ketua Akauntan, Bahagian Akaun Tarikh : 23 Jun 2022 5.6. Pelaksanaan Pemeriksaan Mengejut di BKPP 5.6.1. Pemeriksaan Mengejut Mengikut Arahan Perbendaharaan 308 a. Arahan Perbendaharaan 308 menjelaskan Pegawai Pengawal dan Ketua Jabatan, selain daripada menjalankan penyeliaan biasa urusan pejabat tiap-tiap hari dan pemeriksaan mengejut wang tunai dan barang-barang berharga yang dinyatakan dalam Arahan Perbendaharaan 309, hendaklah dari semasa ke semasa menjalankan atau melantik pegawai lain untuk menjalankan pemeriksaan mengejut atas sebahagian atau keseluruhan kewajipan kewangan atau perakaunan (termasuk perakaunan Aset Awam) yang dilakukan oleh pegawai-pegawai di bawah kawalannya, bagi maksud mengetahui sama ada prosedur-prosedur yang betul difahami dengan sepatutnya dan sentiasa diikuti. Perihal mengenai kewajipan yang diperiksa bersama dengan catatan pemeriksaan itu hendaklah dimasukkan ke dalam buku pemeriksaan mengejut seperti yang dinyatakan dalam Arahan Perbendaharaan tersebut. b. Semakan Audit ke atas buku pemeriksaan mengejut Arahan Perbendaharaan 308 mendapati pemeriksaan dalaman ada dilaksanakan pada 22 April 2021, 25 Oktober 2021 dan 20 Mei 2022 yang telah dilaksanakan oleh mantan SUB BKPP iaitu Encik Mohd Sharif Bin Mohamad Yaakob. Hasil pemeriksaan mengejut yang dijalankan di BKPP telah direkodkan dengan mewujudkan buku daftar dalaman pemeriksaan mengejut AP 308

53 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI berbanding pemeriksaan mengejut AP 309 yang sepatutnya digunakan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 37 dan Gambar 38. GAMBAR 37 BUKU DAFTAR PEMERIKSAAN MENGEJUT AP309 GAMBAR 38 BUKU DAFTAR PEMERIKSAAN DALAMAN AP308 Sumber : Buku Pemeriksaan Mengejut Lokasi : PPK Tarikh : 23 Jun 2022 Maklum balas BKPP pada 6 Julai 2022 dan Jawatankuasa Audit Bil. 2 Tahun 2022 pada 25 Julai 2022 Punca: Hasil pemeriksaan dalaman tidak direkodkan dalam Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut Arahan Perbendaharaan 309 bagi mengasingkan antara rekod pemeriksaan dalaman dan pemeriksaan mengejut. Pelan Tindakan: Jawatankuasa Audit Bil. 2 Tahun 2022 memutuskan semakan dibuat terlebih dahulu oleh BKPP bagi mengenal pasti rekod daftar yang diwujudkan selaras AP 308 dan AP 309. Tempoh Jangka Selesai: 31 Julai 2022. Pendapat Audit Pemeriksaan mengejut yang direkodkan selaras dengan peraturan berkuat kuasa dapat memastikan pengurusan kewangan dilaksanakan dengan teratur.

54 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI c. Semakan Audit terhadap catatan dalam buku daftar pemeriksaan mengejut di BKPP mendapati maklumat masa pemeriksaan tidak dicatatkan di ruangan “tarikh dan masa pemeriksaan” pada 22 April 2021, 25 Oktober 2021 dan 20 Mei 2022. Manakala terdapat satu pemeriksaan dalaman yang telah dilaksanakan tetapi tidak dinyatakan tarikh dan masa pemeriksaan di ruangan “tarikh dan masa pemeriksaan” dilaksanakan dan tarikh tandatangan pemeriksa. Butiran pemeriksaan dalaman yang telah dilaksanakan adalah seperti dalam Jadual 22. JADUAL 22 SENARAI PEMERIKSAAN DALAMAN DILAKSANAKAN OLEH SUB BKPP TARIKH/MASA PEMERIKSAAN NAMA PEGAWAI PEMERIKSA NAMA PEGAWAI DIPERIKSA LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN 22.04.2021/ TD Encik Mohd Sharif bin Mohamad Yaakob - Mantan SUB BKPP Encik Benyamin Bin Rosli Pegawai memahami dengan baik prosedur berkaitan dengan pengurusan perolehan dan prosedur bayaran. Pegawai juga didapati memahami pekeliling peraturan yang berkaitan. 25.10.2021/ TD Cik Zurita Binti Jusoh Pegawai memahami dengan baik prosedur berkaitan dengan pengurusan perolehan dan prosedur bayaran. Pegawai juga didapati memahami pekeliling peraturan yang berkuat kuasa. TD/TD Cik Melati Binti Rosli Pegawai memahami dengan baik prosedur berkaitan dengan proses kewangan yang berkuat kuasa. 20.05.2022/ TD Puan Fitriyah Nor Binti Rajemi Pegawai memahami dengan baik prosedur berkaitan dengan pembayaran serta terimaan. Pegawai juga memahami pekeliling dan peraturan yang berkuat kuasa. Nota: TD – Tidak Dicatatkan d. Namun, pihak Audit mendapati hasil pemeriksaan dalaman tidak dinyatakan dengan terperinci. Antara perkara tidak dilaporkan ialah berkenaan proses di bawah kawalan pegawai diperiksa bagi menilai prosedur yang betul difahami dan dipatuhi. Maklum Balas BKPP pada 6 Julai 2022 dan Jawatankuasa Audit Bil. 2 Tahun 2022 pada 25 Julai 2022 Punca: Perenggan 5.6.1.(c) - Tidak dinyatakan. Perenggan 5.6.1.(d) - BKPP memaklumkan pemeriksaan dalaman telah dilaksanakan sebagaimana ketetapan Arahan Perbendaharaan 308 dan 309. Pelan Tindakan: Perenggan 5.6.1.(c) - Tidak dinyatakan.

55 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Perenggan 5.6.1.(d) - Mesyuarat Jawatankuasa Audit Bil. 2 Tahun 2022 memutuskan pemeriksaan dalaman berikutnya oleh BKPP adalah sebagaimana disarankan oleh UAD KPPK. Tempoh Jangka Selesai: Perenggan 5.6.1.(c) – Selesai. Perenggan 5.6.1.(d) - Tidak dinyatakan. Pendapat Audit Hasil pemeriksaan dalaman yang diperincikan mengikut kawalan dapat menentukan prosedur betul difahami dan dipatuhi pegawai diperiksa. 5.6.2. Pemeriksaan Mengejut Mengikut Arahan Perbendaharaan 309 a. Arahan Perbendaharaan 309 (a) menetapkan Ketua Jabatan hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara berkala dan tidak kurang dari sekali dalam tempoh enam (6) bulan, tidak kira bulan apa yang dipilih dan seterusnya sekali lagi dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh terakhir pemeriksaan itu dijalankan, ke atas tiap-tiap peti besi, bilik kebal, peti wang tunai, laci atau bekas-bekas lain untuk menyimpan wang dalam jagaan seseorang pegawai dalam jabatannya yang diamanahkan dengan penyimpanan wang awam, setem atau barang-barang lain yang berharga. b. Semakan Audit terhadap buku pemeriksaan mengejut Arahan Perbendaharaan 309 mendapati pemeriksaan mengejut telah dilaksanakan oleh mantan SUB BKPP iaitu Encik Mohd Sharif Bin Mohamad Yaakob pada 21 Disember 2021 dan 20 Mei 2022. Hasil pemeriksaan mengejut yang dijalankan di BKPP telah direkodkan dalam buku daftar pemeriksaan mengejut. c. Arahan Perbendaharaan 309 (c) menyatakan butiran yang dikehendaki dicatatkan dalam buku itu adalah seperti berikut: i. Tarikh dan masa pemeriksaan; ii. Nama pegawai yang wang tunai dan lain-lain dalam jagaannya diperiksa; iii. Amaun wang awam dan setem yang diamanahkan kepadanya; iv. Perihal barang-barang berharga yang diamanahkan kepadanya; v. Hasil pemeriksaan; dan vi. Tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa. d. Semakan Audit terhadap catatan dalam buku daftar pemeriksaan mengejut di BKPP mendapati semua maklumat (ii) hingga (vi) ada direkodkan dengan lengkap oleh

56 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI pegawai pemeriksa kecuali di maklumat (i). Namun, BKPP telah mengambil tindakan kemas kini serta merta bagi teguran Audit tersebut. Butiran lanjut seperti dalam Gambar 39. GAMBAR 39 MAKLUMAT TARIKH DAN MASA PEMERIKSAAN TIDAK DICATATKAN Sumber : Buku Pemeriksaan Mengejut Lokasi : PPK Tarikh : 23 Jun 2022 Pendapat Audit Semua ruangan dalam buku daftar pemeriksaan mengejut yang diisi dengan lengkap dan kemas kini dapat memastikan peraturan berkuat kuasa dipatuhi dengan sewajarnya. 5.7. Kawalan Perbelanjaan 5.7.1. Arahan Perbendaharaan 99 (a) menetapkan baucar bayaran mestilah disokong dengan dokumen sokongan yang lengkap. Arahan Perbendaharaan 103 (a) pula menyatakan Ketua Jabatan atau ketua pejabat hendaklah meminta supaya semua bil dan tuntutan disampaikan dengan segera. Mereka hendaklah memastikan bahawa bil itu dibayar dengan segera tidak lewat dari 14 hari dari tarikh ianya diterima dengan lengkap dan sempurna. Selain itu, SPANM Bil.7 Tahun 2018 Lampiran A Para 2.21 menyatakan bahawa Arahan Pembayaran berserta dokumen sokongan hendaklah dicap atau ditebuk ‘TELAH BAYAR’. 5.7.2. Semakan Audit terhadap pengurusan pembayaran baucar bagi tempoh 1 hingga 23 Jun 2022 mendapati 22 daripada 25 baucar telah mencapai ‘Status 80’ iaitu selesai pembayaran. Semakan lanjut ke atas 22 baucar tersebut mendapati kesemua baucar berserta dokumen sokongan telah dicap atau ditebuk ‘TELAH BAYAR’ mengikut tarikh EFT masingmasing. Maklumat lanjut adalah seperti dalam Jadual 23.

57 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 23 SAMPEL BAUCAR DISEMAK PADA 16 OGOS 2017 BIL. TARIKH DOKUMEN NO. PESANAN NO. BAUCAR NO. CEK/ EFT AMAUN (RM) 1. 01.06.2022 PO220000000296075 12001256 202211126806338882 267.84 2. 02.06.2022 PO220000000275805 12001264 202211126806588629 3,680.32 3. 02.06.2022 PO220000000292553 12001265 202211126806588626 2,856.96 4. 02.06.2022 PO220000000271245 12001267 202211126806588628 1,491.97 5. 02.06.2022 PO220000000290573 12001268 202211126806588627 1,116.00 6. 02.06.2022 CO220000000245285 12001278 202211126806588625 3,705.12 7. 03.06.2022 PO220000000293197 12001289 202211126806588624 396.80 8. 07.06.2022 PO220000000292567 12001292 202211126806814940 223.20 9. 07.06.2022 PO220000000301994 12001293 202211126806814939 6,612.67 10. 09.06.2022 PO220000000262025 12001313 202211126807111998 4,052.38 11. 09.06.2022 PO220000000288663 12001314 202211126807112001 11,130.24 12. 09.06.2022 PO220000000314731 12001315 202211126807111999 173.60 13. 10.06.2022 PO220000000301125 12001316 202211126807176118 793.60 14. 10.06.2022 PO220000000309726 12001317 202211126807176106 277.76 15. 13.06.2022 CO220000000313877 12001319 202211126807176108 20,054.58 16. 14.06.2022 PO220000000314749 12001334 202211126807176121 1,696.52 17. 14.06.2022 PO220000000305324 12001335 202211126807176124 468.22 18. 15.06.2022 PO220000000315667 12001364 202211126807112000 18,203.20 19. 17.06.2022 CO220000000308539 12001395 202211126807176110 8,203.26 20. 17.06.2022 PO220000000278517 12001397 202211126807176105 1,464.56 21. 17.06.2022 PO220000000315443 12001399 202211126807176115 17,707.20 22. 17.06.2022 PO220000000326786 12001400 202211126807176112 590.24 23. 20.06.2022 PO220000000332842 12001401 Belum Selesai 238.08 24. 21.06.2022 PO220000000334646 12001436 Belum Selesai 562.77 25. 23.06.2022 CO220000000237804 12001451 Belum Selesai 8,657.23 JUMLAH 114,624.32 Sumber: Rekod Kewangan PPK Bertarikh 23 Jun 2022 5.8. Penutup Dan Syor Audit Pada keseluruhannya, kawalan dalaman terhadap urusan kutipan hasil, wang awam, harta awam, barang berharga, perolehan dan baucar di PPK adalah memuaskan. Tindakan penambahbaikan perlu diambil oleh KPK dengan mengambil kira syor Audit dalam aspek penurunan kuasa pegawai yang menguruskan terimaan hasil serta rekod pemeriksaan mengejut oleh Ketua Jabatan selaras dengan peraturan berkuat kuasa.

58 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 6. PENAMPILAN AUDIT - KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Latar Belakang i. BKPP merupakan Pusat Tanggungjawab (PTJ) Kementerian Perladangan dan Komoditi (KPK) yang terdiri dari tiga (3) unit utama iaitu Unit Kewangan, Unit Pentadbiran dan Unit Pembangunan dan Pemantauan Projek. ii. Penampilan Audit ini dijalankan secara penilaian kendiri melalui borang yang dikemukakan kepada BKPP. Borang yang telah lengkap diisi dan disemak oleh Ketua Jabatan dikembalikan kepada Unit Audit Dalam (UAD), KPK dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh penerimaan borang. Seterusnya, semakan secara pensampelan dilaksanakan oleh UAD, KPK dan penemuan Audit ringkas dikeluarkan kepada PTJ yang diaudit. Objektif Pengauditan Objektif pengauditan bagi Penampilan Audit ialah untuk meningkatkan kualiti pengurusan kewangan berdasarkan penilaian terhadap kawalan dalaman dan tahap pematuhan mengikut undang-undang peraturan yang ditetapkan secara umum. Pengauditan ini juga membolehkan UAD, KPK memantau prestasi kewangan di PTJ yang diaudit dan memberi pandangan bagi menambah baik pengurusan kewangan Skop Pengauditan i. Penampilan Audit telah dilaksanakan bagi Kawalan Terimaan dan Pengurusan Kumpulan Wang Amanah di BKPP, KPK bagi tempoh tahun 2021 hingga 30 Jun 2022. Perkara dinilai ialah kawalan dalaman dan tahap pematuhan bagi kawalan yang diaudit. ii. Pengauditan dijalankan dengan menyemak rekod, fail dan dokumen serta rujukan terhadap borang penilaian kendiri yang telah dikemukakan oleh BKPP, KPK. Perbincangan dan temu bual dengan pegawai terlibat juga telah dijalankan untuk mendapatkan penjelasan lanjut. Peraturan yang dirujuk adalah Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Perbendaharaan dan Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia. Rumusan Audit i. Tiada bukti semakan buku tunai cerakinan oleh penyelia. ii. Rekod surat iringan Penyata Pengesahan Dokumen Akaun Terimaan ke Bahagian Akaun bagi bulan April 2022 tidak dapat disemak. iii. Maklumat dalam Laporan Terimaan Mel tidak direkod mengikut butiran sebenar. iv. Akaun Belum Terima bagi pelaporan pada 30 Jun 2021 dan 31 Disember 2021 lewat dikemukakan kepada Pegawai Pengawal. v. Buku daftar dan fail peribadi pinjaman kenderaan tidak diselenggara dengan lengkap. vi. Resit pembelian kenderaan tidak dikemuka oleh penerima pembiayaan kenderaan kepada BKPP dengan tempoh kelewatan 566 hari daripada tarikh cek bayaran diterima. Salinan polisi takaful turut tidak dikemukakan. vii. Tiga (3) daripada lima (5) penerima pembiayaan komputer tidak mengemukakan resit kepada pegawai yang meluluskan permohonan dan seorang penerima lain mengemukakan resit pembelian dengan tempoh lewat tujuh (7) hari.

59 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 6.1. Kawalan Terimaan Kawalan terimaan merupakan prosedur yang diwujudkan bagi memastikan semua pungutan hasil Kementerian diurus dan dikendalikan mengikut peraturan kewangan ditetapkan serta diakaunkan dengan sempurna. Selain itu, Kementerian juga boleh memastikan semua aspek keselamatan telah diambil kira bagi melindungi harta, wang, borang-borang hasil serta persekitaran kaunter kutipan berada dalam keadaan yang baik dan terkawal. 6.1.1. Daftar Borang Hasil Yang Dikawal a. BKPP hendaklah memastikan kawalan diwujudkan bagi semua penerimaan borang hasil dari Percetakan Nasional Berhad serta direkodkan ke dalam Daftar Borang Hasil dengan betul dan kemas kini. b. Arahan Perbendaharaan 67 menjelaskan Daftar Borang Hasil mengikut bentuk yang ditetapkan, menunjukkan semua stok Resit Rasmi, lesen dan borang akuan terima lain yang diterima dan dikeluarkan, jika berkaitan, mestilah disenggara oleh tiap-tiap Pemungut. Tiap-tiap satu catatan keluaran mestilah ditandatangani oleh pegawai yang kepadanya keluaran itu dibuat atau mengenai keluaran kepada pegawai cawangan mestilah disokong dengan baucar keluaran yang ditanda terima. c. Semakan Audit mendapati semua penerimaan dan pengeluaran borang hasil telah direkodkan di dalam buku Kew. 67 seperti dalam Gambar 40. GAMBAR 40 CONTOH BUKU KEW.67 YANG SEDANG DIGUNAKAN Tarikh : 23.06.2022 Lokasi : Bilik SUB BKPP

60 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 6.1.2. Borang Hasil a. Arahan Perbendaharaan 68 menetapkan semua stok lesen dan Resit Rasmi apabila tidak digunakan hendaklah disimpan di tempat yang dikunci dengan selamat. b. Semakan Audit mendapati borang hasil seperti buku resit Kew. 38, buku daftar Kew. 67 dan buku lesen bio api yang belum digunakan telah disimpan di peti besi yang dikunci dengan selamat. Pemeriksaan Audit juga mendapati peti besi telah ditempatkan dalam bilik Setiausaha Bahagian (SUB), BKPP. Kunci peti besi tersebut dipegang oleh Encik Mohd Rozi Bin Zakaria, Ketua Pembantu Tadbir (Kewangan) Gred W22. Manakala nombor kombinasi disimpan oleh Puan Nik Nur Fadhlillah Binti Abd Razak, Penolong Setiausaha Gred M41 sebagaimana yang telah diluluskan oleh Pegawai Pengawal. Peti besi berkenaan adalah seperti dalam Gambar 41 dan Gambar 42. GAMBAR 41 BUKU DAFTAR BORANG HASIL DISIMPAN SELAMAT DALAM PETI BESI Tarikh : 23.6.2022 Lokasi : Bilik SUB BKPP GAMBAR 42 PERWAKILAN KUASA PEMEGANG ANAK KUNCI PETI BESI DAN NOMBOR KOMBINASI Sumber : Fail Penurunan Kuasa BKPP Lokasi : BKPP Tarikh : 23 Jun 2022

61 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI c. Semakan Audit juga menunjukkan baki yang direkodkan dalam buku daftar Kew. 67 adalah sama dengan kiraan fizikal stok sebenar. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 24. JADUAL 24 BAKI BORANG HASIL MENGIKUT REKOD DAN FIZIKAL BIL. JENIS BORANG HASIL BAKI DI KEW. 67 BAKI FIZIKAL 1. Buku resit 10 10 2. Buku Kew.67 1 1 3. Lesen Bio Api 1 1 Sumber: Borang Hasil Dikawal (Kew. 68) d. Semakan Audit lanjut mendapati Borang hasil yang telah digunakan direkodkan dengan tepat dan kemas kini dalam penyata Borang Hasil Dikawal (Kew. 68). Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 25. JADUAL 25 SENARAI NOMBOR SIRI BORANG YANG TELAH DIGUNAKAN JENIS BORANG HASIL NO. SIRI YANG BELUM DIGUNAKAN Buku Resit KEW.38 EW824836 - EW424850 EW 8244772 - EW 8244800 EZ 339651- EZ 340150 Sumber: Borang Hasil Dikawal (Kew. 68) 6.1.3. Penerimaan Wang a. Kebenaran Mengutip Dan Menerima Wang i. Arahan Perbendaharaan 69 menetapkan kebenaran secara bertulis perlu diberikan kepada pegawai yang menerima wang. Kuasa yang diberikan kepada seseorang perlu dimaklumkan bagi memudahkan seseorang pegawai bertindak atau membuat keputusan mengikut had yang dibenarkan. Ia juga membolehkan Ketua Jabatan menentukan dengan mudah individu yang bertanggungjawab sekiranya berlaku sesuatu di luar aturan. ii. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (SPANM) Bilangan 6 Tahun 2018 menetapkan kawalan dalaman diwujudkan dengan Ketua Jabatan memberikan kebenaran khusus secara bertulis selaras dengan surat litup jadual penetapan kuasa dan tugas dari Pegawai Pengawal dengan menyediakan butir-butir nama, jawatan dan lain-lain yang berkenaan. iii. Semakan Audit mendapati memo Pengemaskinian Format Jadual Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal Di Bawah Kawalannya - Pusat Tanggungjawab telah

62 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI diangkat kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan pada 1 September 2021 bagi penurunan kuasa pegawai yang mengutip dan menerima wang yang berkuat kuasa pada 2 Ogos 2021. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 43 dan Gambar 44. GAMBAR 43 MEMO PENETAPAN KUASA DAN TUGAS PEGAWAI PENGAWAL DI BAWAH KAWALANNYA GAMBAR 44 TARIKH PENURUNAN KUASA OLEH PEGAWAI PENGAWAL Sumber : Fail Penurunan Kuasa KPK Lokasi : BKPP Tarikh : 23 Jun 2022

63 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI iv. Semakan Audit selanjutnya terhadap daftar resit bagi tempoh 1 Jun 2021 hingga 31 Mei 2022 mendapati sebanyak 135 resit melibatkan jumlah penerimaan berjumlah RM2,621,914.17 telah dikeluarkan oleh empat (4) pegawai yang dilantik Pegawai Pengawal untuk menerima wang. Pegawai yang bertanggungjawab membuat terimaan telah diberi perwakilan kuasa melalui memo rujukan MPIC.PPK (S) 400-9/1/1 (10) bertarikh 1 September 2021. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 26. JADUAL 26 KEBENARAN MENGUTIP DAN MENERIMA WANG - ARAHAN PERBENDAHARAAN 69 BIL. NAMA PEGAWAI JAWATAN TARIKH KUAT KUASA 1. Puan Atirah Binti Hashaim Pembantu Tadbir (Kewangan) BKPP 02.08.2021 2. Puan Nurul Ain Binti Hashim 3. Puan Nor Hidayu Binti Baharudin 4. Encik Abdul Hadi Bin Hamdan Sumber: Fail Penurunan Kuasa KPK di BKPP Pada 23 Jun 2022 b. Pengeluaran Resit i. Arahan Perbendaharaan 60 (i) menyatakan bahawa Resit Rasmi secara manual atau elektronik mestilah dikeluarkan sebagai akuan terima wang yang dibayar kepada seseorang pegawai awam. Manakala Arahan Perbendaharaan 60 (ii) menjelaskan Resit Rasmi mestilah dikeluarkan pada masa urusan dibuat dan jika seseorang pembayar hadir sendiri, Resit Rasmi itu mestilah diserahkan kepadanya. Apabila Wang Awam diterima melalui pos atau penghantar, Resit Rasmi baginya mestilah disediakan pada hari itu juga dan dihantar selewatlewatnya pada hari bekerja berikutnya. ii. Semakan Audit terhadap Daftar Mel bagi tempoh 1 Jun 2021 hingga 31 Mei 2022 mendapati sebanyak 24 resit telah dikeluarkan melalui pos berjumlah RM3,500. Kesemua resit tersebut telah dikeluarkan pada hari yang sama atau pada hari bekerja berikutnya. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 27. JADUAL 27 SENARAI TARIKH RESIT DIKELUARKAN KEPADA PEMBAYAR BAGI TEMPOH BULAN JUN 2021 HINGGA MEI 2022 BIL. TARIKH TERIMA NO. SIRI MEL TARIKH RESIT NO. RESIT AMAUN (RM) 1. 25.10.2021 M2000006 25.10.2021 202129110100R300095 300.00 2. 23.11.2021 M2000007 24.11.2021 202129110100R300110 100.00 3. 23.11.2021 M2000008 24.11.2021 202129110100R300111 100.00 4. 23.11.2021 M2000009 24.11.2021 202129110100R300112 100.00

64 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. TARIKH TERIMA NO. SIRI MEL TARIKH RESIT NO. RESIT AMAUN (RM) 5. 23.11.2021 M2000010 24.11.2021 202129110100R300114 100.00 6. 25.11.2021 M2000011 25.11.2021 202129110100R300116 300.00 7. 22.12.2021 M2000012 23.12.2021 202129110100R300138 100.00 8. 22.12.2021 M2000013 23.12.2021 202129110100R300139 100.00 9. 22.12.2021 M2000014 23.12.2021 202129110100R300140 100.00 10. 31.01.2022 M2000000 31.01.2022 202229110100R300007 300.00 11. 15.02.2022 M2000001 15.02.2022 202229110100R300020 200.00 12. 15.02.2022 M2000002 15.02.2022 202229110100R300013 500.00 13. 15.02.2022 M2000003 15.02.2022 202229110100R300014 100.00 14. 15.02.2022 M2000004 15.02.2022 202229110100R300015 100.00 15. 15.02.2022 M2000005 15.02.2022 202229110100R300016 100.00 16. 15.02.2022 M2000006 15.02.2022 202229110100R300017 100.00 17. 15.02.2022 M2000007 15.02.2022 202229110100R300018 100.00 18. 15.02.2022 M2000008 15.02.2022 202229110100R300019 100.00 19. 26.04.2022 M2000009 26.04.2022 202229110100R300036 100.00 20. 26.04.2022 M2000010 26.04.2022 202229110100R300037 100.00 21. 26.04.2022 M2000011 26.04.2022 202229110100R300038 100.00 22. 26.04.2022 M2000012 26.04.2022 202229110100R300039 100.00 23. 26.04.2022 M2000013 26.04.2022 202229110100R300040 100.00 24. 26.04.2022 M2000014 26.04.2022 202229110100R300041 100.00 JUMLAH 3,500.00 Sumber: Daftar Resit iii. Selain itu, semakan lanjut mendapati 110 resit berjumlah RM2,618,214.17 telah dikeluarkan pada hari yang sama pembayaran diterima di kaunter pembayaran bagi tempoh 1 Jun 2021 hingga 31 Mei 2022. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 28. JADUAL 28 RESIT DIKELUARKAN PADA HARI YANG SAMA DI KAUNTER PEMBAYARAN KAEDAH PEMBAYARAN TEMPOH / BIL. RESIT RESIT (Bilangan) JUMLAH (RM) JANUARI HINGGA DISEMBER 2021 JANUARI HINGGA MEI 2022 Hadir 77 34 111 2,618,214.17 Melalui Pos 9 15 24 3,500.00 JUMLAH 86 49 134 2,621,714.17 Sumber: Daftar Resit

65 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI c. Memberitahu Orang Awam i. Arahan Perbendaharaan 61 (a) (ii) menyatakan Pegawai Pengawal dan Pemungut Wang Awam hendaklah menentukan supaya orang awam diberitahu dengan sepenuhnya bahawa mereka hendaklah hanya menerima Resit Rasmi yang bercetak dan bernombor atau Resit Rasmi yang dikeluarkan oleh mesin daftar wang, jika mesin daftar wang digunakan, atau Resit Rasmi yang dijana secara elektronik. Pemberitahuan bagi maksud ini hendaklah dibuat dalam bahasa yang berkenaan dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat oleh orang awam. ii. Manakala Arahan Perbendaharaan 61 (b) menjelaskan dalam persekitaran elektronik orang awam hendaklah diberi pilihan untuk mencetak Resit Rasmi atau mendapatkan maklumat Resit Rasmi melalui media elektronik. Pemberitahuan kepada orang awam bagi maksud ini dalam bahasa yang berkenaan hendaklah disediakan. iii. Pemeriksaan Audit di kaunter penerimaan wang mendapati notis untuk meminta resit dipamerkan di tempat yang mudah dilihat dan tempat menerima kutipan adalah selamat seperti yang ditunjukkan dalam Gambar 45 dan Gambar 46. GAMBAR 45 KAUNTER PENERIMAAN WANG GAMBAR 46 NOTIS PEMBERITAUAN RESIT DIPAMERKAN Sumber : Fail Audit Lokasi : BKPP Tarikh : 23 Jun 2022

66 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI d. Resit Batal i. Arahan Perbendaharaan 62 (a) menjelaskan meminda sesuatu Resit Rasmi adalah dilarang. Jika kerana apa-apa sebab sesuatu Resit Rasmi itu rosak dan tidak boleh dikeluarkan, ia mestilah jangan dimusnahkan tetapi hendaklah dibatalkan dan disimpan. Resit Rasmi batal tersebut berserta salinannya hendaklah dikemukakan untuk diaudit. Dalam persekitaran elektronik, Resit Rasmi batal dan laporan Resit Rasmi batal perlu dikemukakan untuk diaudit. ii. Semakan Audit mendapati bagi sampel bulan November 2021 terdapat dua (2) cek batal bernilai RM17,047.66. Manakala sampel Audit bagi bulan Februari 2022 terdapat dua (2) cek batal bernilai RM1,788.70. Bagaimanapun, resit batal tersebut telah diganti dengan resit lain. BKPP juga telah mengemukakan laporan resit rasmi batal kepada Bahagian Akaun, KPK untuk diaudit sebelum 10 hari bulan berikutnya sebagaimana ketetapan AP 62 (a). iii. Arahan Perbendaharaan 62 (b) menyatakan Resit Rasmi hanya boleh dibatalkan oleh pegawai yang diberi kuasa secara bertulis. Semakan Audit mendapati empat (4) resit batal telah dibuat oleh Puan Wan Nurhidayah Binti Wan Abdullah dan Cik Melati Binti Rosli. Pegawai tersebut telah diberi kuasa membatalkan resit rasmi oleh Ketua Setiausaha pada 3 September 2021 melalui memo dengan nombor rujukan fail: MPIC.PPK(S) 400-9/1/1(10). Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 29. JADUAL 29 JUMLAH CEK BATAL PADA TAHUN PENGAUDITAN NO. TARIKH DOKUMEN NO. RESIT BATAL NO. RESIT GANTIAN JUMLAH (RM) Tahun 2021 1. 23.11.2021 202229110100R300104 202229110100R300105 100.00 2. 29.11.2021 202229110100R300123 202229110100R300125 13,190.24 202229110100R300126 3,757.42 JUMLAH 17,047.66 Tahun 2022 1. 15.02.2022 202229110100R300012 202229110100R300020 200.00 2. 17.02.2022 202229110100R300021 202229110100R300022 1,588.70 JUMLAH 1,788.70 Sumber: Daftar Resit

67 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 6.1.4 Kemasukan Wang Ke Bank a. Arahan Perbendaharaan 78 (a) dan (b) menjelaskan semua kutipan harian hendaklah dibankkan pada hari yang sama atau keesokan harinya jika wang/kutipan melebihi RM500.00 atau pungutan termasuk cek dan wang pos melebihi RM2,000.00. b. Semakan Audit ke atas Buku tunai dan penyata pemungut menunjukkan semua kutipan yang diterima telah dimasukkan ke dalam bank mengikut peraturan yang ditetapkan. 6.1.5 Buku Tunai/Laporan Buku Tunai Cerakinan a. Arahan Perbendaharaan 80(b) menyatakan bahawa pegawai yang bertanggungjawab menyemak butiran yang direkodkan dalam buku tunai/laporan buku tunai cerakinan dengan resit yang berkenaan pada setiap hari dan menandatangani ringkas dengan mencatatkan tarikh. Semakan ini penting bagi memastikan bagi memastikan resit yang dikeluarkan direkod dengan betul. b. Semakan Audit mendapati buku tunai cerakinan telah diselenggara dengan baik dan kemas kini mengikut resit yang dikeluarkan. Namun, bukti semakan setiap hari pada buku tunai cerakinan tidak dapat disahkan kerana tiada tandatangan ringkas dan tarikh semakan seperti yang dikehendaki dalam Arahan Perbendaharaan direkodkan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 47. GAMBAR 47 CONTOH BUKU TUNAI CERAKINAN YANG TIDAK DITURUNKANKAN TANDATANGAN RINGKAS DAN TARIKH PEMERIKSAAN HARIAN Sumber: iGFMAS

68 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas BKPP pada 9 Ogos 2022 dan Jawatankuasa Audit Bil. 3 Tahun 2022 pada 4 Oktober 2022 Punca: Tidak Dinyatakan. Pelan Tindakan: Laporan buku tunai cerakinan telah dikemas kini dengan tarikh dan tandatangan ringkas. Sesalinan Laporan buku tunai cerakinan telah dikemukakan kepada UAD. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. Pendapat Audit Pengesahan semakan buku tunai cerakinan secara harian dapat memastikan peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa dipatuhi sewajarnya. 6.1.6 Penyata Pengesahan Dokumen Akaun Terimaan a. Selaras dengan AP 145 (a) dan (b), SPANM Bilangan 3 Tahun 2019 menyatakan Penyata Pengesahan Dokumen Akaun Terimaan bersama dengan dokumen akaun terimaan bulanan hendaklah disedia dan dikemuka oleh BKPP ke Bahagian Akaun, Kementerian dengan secepat mungkin dalam tempoh 10 hari bulan selepas akhir bulan bagi tujuan pengauditan. Jika tiada kutipan dibuat dalam tempoh tersebut, maka masih lagi dikehendaki mengemukakan dokumen yang perlu ke bahagian tersebut pada waktu sama seperti ketetapan tersebut. b. Semakan Audit ke atas Penyata Pengesahan Dokumen Akaun Terimaan mendapati penyata tersebut ada dihantar ke Bahagian Akaun setiap bulan seperti yang dikehendaki dalam peraturan SPANM Bilangan 3 Tahun 2019. Bagaimanapun, surat iringan bagi bulan April 2022 tidak dapat disemak kerana tiada dalam rekod fail. Oleh itu, pihak Audit tidak dapat mengesahkan tarikh penyata tersebut dikemukakan ke Bahagian Akaun. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 30.

69 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 30 TARIKH PENYATA PENGESAHAN DOKUMEN AKAUN TERIMAAN DIHANTAR KE BAHAGIAN AKAUN BAGI TEMPOH BULAN JUN 2021 HINGGA MEI 2022 BIL. BULAN TARIKH DIHANTAR KE BAHAGIAN AKAUN TAHUN 2021 1. Jun 2021 01.07.2021 2. Julai 2021 05.08.2021 3. Ogos 2021 02.09.2021 4. September 2021 07.10.2021 5. Oktober 2021 09.11.2021 6. November 2021 02.12.2021 7. Disember 2021 05.01.2022 TAHUN 2022 1. Januari 2022 07.02.2022 2. Februari 2022 04.03.2022 3. Mac 2022 07.04.2022 4. April 2022 Tiada Rekod 5. Mei 2022 02.06.2022 Sumber: Fail Penyata Pengesahan Dokumen Akaun Terimaan Maklum balas BKPP pada 9 Ogos 2022 dan Jawatankuasa Audit Bil. 3 Tahun 2022 pada 4 Oktober 2022 Punca: Penyata Pengesahan Dokumen Akaun Terimaan telah dihantar ke Bahagian Akaun melalui Integrated Audit Report & Feedback Management System (iAREF). Pelan Tindakan: Penghantaran secara manual Penyata Pengesahan Dokumen Akaun Terimaan ke Bahagian Akaun masih diteruskan sehingga sistem iAREF benar-benar stabil. Tempoh Jangka Selesai: 31 Disember 2022. Pendapat Audit Penyata Pengesahan Dokumen Akaun Terimaan ke Bahagian Akaun yang difail dapat memastikan maklumat penghantaran direkod dengan teratur sehingga sistem iAREF digunakan sepenuhnya oleh BKPP. 6.1.7. Laporan Hasil a. Berdasarkan SPANM Bilangan 3 Tahun 2019, BKPP hendaklah menjana Laporan Hasil Mengikut Kod Akaun (Ringkasan) dan Laporan Hasil Mengikut Kod Akaun (Terperinci) pada hari pertama bekerja bulan berikutnya. Semakan Audit mendapati kesemua

70 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI laporan tersebut telah dijana pada hari pertama bekerja bulan berikutnya. Laporan hasil mengikut kod juga telah dihantar ke Bahagian Akaun seperti yang dikehendaki oleh pekeliling. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 31. b. Berdasarkan SPANM Bilangan 3 Tahun 2019 menyatakan setiap PTJ hendaklah menyemak dan mengesahkan maklumat dalam laporan adalah tepat dan betul. Pengesahan hendaklah dilakukan dengan melengkapkan Sijil Mengesahkan Baki Terimaan dan mengemukakan kepada Bahagian Akaun selewat-lewatnya 14 hari bulan pada bulan berikutnya. Semakan sampel Audit mendapati Sijil Pengesahan Baki Terimaan bagi bulan November 2021 telah dihantar ke Bahagian Akaun pada 9 Disember 2021 dan Sijil Pengesahan Baki Terimaan bagi bulan Februari 2022 telah dihantar pada 4 Mac 2022 selaras arahan yang telah ditetapkan. 6.1.8. Cek Tak Laku Arahan perbendaharaan 76 (b) menyatakan sekiranya berlaku daftar cek tak laku, menjadi tanggungjawab Pemungut untuk mendapatkan amaun yang tertunggak, menyelenggara satu buku daftar cek tak laku, membatalkan resit yang telah dikeluarkan, menyediakan senarai cek tak laku untuk menyokong laporan tunggakan hasil dan melaporkan kepada pegawai pengawal serta pelarasan perlu dibuat apabila diketahui cek tersebut tidak laku. Semakan Audit mendapati tiada cek tak laku sepanjang tempoh pengauditan dibuat. 6.1.9. Laporan Terimaan Mel a. Arahan Perbendaharaan 71 menyatakan bahawa adalah menjadi tanggungjawab sesebuah jabatan menyelenggarakan sebuah daftar bagi merekodkan terimaan wang, dokumen atau barang berharga sama ada yang diterima melalui pos atau serahan tangan. Tanggungjawab ini tidak boleh dijalankan oleh pegawai yang bertanggungjawab dalam menyediakan resit. Semakan Audit mendapati Daftar Mel ada diselenggara melalui sistem iGFMAS dan direkodkan sebagai Laporan Terimaan Mel. Laporan Terimaan Mel yang diaudit bagi tempoh 1 Jun 2021 hingga 31 Mei 2022 memaparkan sebanyak 24 terimaan mel berjumlah RM3,500 berbentuk cek dan wang pos. b. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 6 Tahun 2018 pula menetapkan kawalan dalaman diwujudkan dengan Ketua Jabatan memberikan kebenaran khusus secara bertulis selaras dengan surat litup jadual penetapan kuasa dan tugas dari Pegawai Pengawal dengan menyediakan butir-butir nama, jawatan dan lain-lain yang berkenaan dinyatakan supaya Perwakilan dalam format AP 11 lebih jelas. Semakan Audit mendapati pegawai yang bertanggungjawab bagi tugas merekod Daftar Mel telah

71 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI diberi perwakilan kuasa melalui memo rujukan MPIC.PPK (S) 400-9/1/1 (10) bertarikh 1 September 2021. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 31. JADUAL 31 TUGAS MEREKOD DAFTAR MEL - ARAHAN PERBENDAHARAAN 71 BIL. NAMA PEGAWAI JAWATAN TARIKH KUAT KUASA 1. Puan Nur Hidayah binti Hasri Amirudin Pembantu Tadbir (Kewangan) BKPP 02.08.2021 2. Puan Zurita binti Jusoh Sumber: Fail Penurunan Kuasa c. Arahan Perbendaharaan 71 (a) menjelaskan tiap-tiap pegawai yang bertanggungjawab membuka mel, kecuali jika aturan khas telah diluluskan oleh Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/Bendahari Negeri, hendaklah menyenggara satu daftar bagi maksud merekod terimaan wang dan dokumen atau barang berharga yang diterima melalui pos atau penghantar. Kewajipan ini tidak boleh dijalankan oleh pegawai yang menerima pungutan atau oleh pegawai yang bertanggungjawab bagi menyediakan Resit Rasmi. d. Arahan Perbendaharaan 71 (b) pula menerangkan semua butir yang berkaitan hendaklah dicatatkan dalam daftar itu, seperti tarikh terima, nama pengirim, nombor pendaftaran bungkusan, nombor cek, amaun dan perihal dokumen atau barangan serta nombor resit akuan penerimaan bagi wang dan barang-barang berharga. e. Semakan Audit mendapati Daftar/Laporan Terimaan Mel telah diselenggara dengan kemas kini sebagaimana yang dikehendaki Arahan Perbendaharaan 71. Bagaimanapun, catatan di ruangan “Nama Pendaftar” tidak dicatatkan nama pegawai yang dilantik untuk merekodkan maklumat di Daftar Mel namun hanya dicatatkan dengan nombor kad pengenalan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 48. GAMBAR 48 RUANGAN “NAMA PENDAFTAR” TIDAK DICATATKAN NAMA PEGAWAI Sumber : Unit Audit Dalam, KPK Lokasi : BKPP Tarikh : 23 Jun 2022

72 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas BKPP pada 9 Ogos 2022 dan Jawatankuasa Audit Bil. 3 Tahun 2022 pada 4 Oktober 2022 Punca: Butiran yang dicetak adalah berdasarkan maklumat dalam sistem iGFMAS yang diluluskan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM). Pelan Tindakan: Permohonan pindaan maklumat telah dikemukakan kepada Bahagian Akaun, KPK melalui e-mel pada 22 Julai 2022 untuk tindakan selanjutnya. Namun, perkara ini akan disusul semula oleh Bahagian Akaun kerana jawapan diterima tidak bertepatan dengan isu yang dibangkitkan oleh pihak UAD. Tempoh Jangka Selesai: Sehingga jawapan muktamad diterima dari JANM. Pendapat Audit Maklum balas BKPP sebagai pengguna sistem iGFMAS bagi keperluan pindaan maklumat yang disusuli dengan JANM dari masa ke semasa dapat memastikan peraturan Kerajaan berkuat kuasa dapat dilaksanakan sepenuhnya. 6.1.10. Akaun Belum Terima a. Pekeliling Perbendaharaan – WP 10.6 Pengurusan Akaun Belum Terima (ABT) ditakrifkan sebagai amaun yang sepatutnya diterima tetapi belum diterima oleh Kerajaan yang wujud daripada peristiwa lampau berasaskan kepada bil atau melalui dasar, perjanjian atau keputusan Kerajaan yang berkuat kuasa. Bil tersebut merangkumi invois, surat, memo, pentaksiran atau notis lain yang dikeluarkan oleh Kerajaan. b. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia - WP 10.6 menjelaskan semua PTJ/Pejabat Pemungut (PP) dikehendaki melaporkan ABT dan Tunggakan kepada Pegawai Pengawal masing-masing selewat-lewatnya 15hb bulan berikutnya bagi pelaporan seperti pada 30 Jun dan 31 Disember. Pegawai Pengawal kemudiannya hendaklah menyatukan maklumat berkenaan dan mengemukakan laporan seperti pada 30 Jun selewatlewatnya pada 31 Julai tahun semasa dan laporan seperti pada 31 Disember selewatlewatnya pada 31 Januari tahun berikutnya secara menyeluruh dan lengkap bagi Kementerian/Jabatan/Agensi di bawah kawalan masing-masing kepada Akauntan Negara Malaysia (ANM), dengan salinannya kepada Ketua Audit Negara.

73 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI c. Semakan Audit mendapati Laporan ABT bagi pelaporan pada 30 Jun 2021 dan 31 Disember 2021 lewat dikemukakan kepada Pegawai Pengawal antara tujuh (7) hingga 11 hari. Bagaimanapun, laporan yang sama telah dikemukakan kepada ANM dalam tempoh yang ditetapkan mengikut Pekeliling Perbendaharaan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 32 dan Jadual 33. JADUAL 32 KELEWATAN MENGEMUKAKAN LAPORAN ABT KEPADA PEGAWAI PENGAWAL BIL. LAPORAN RUJUKAN TARIKH PATUT KEMUKA TARIKH KEMUKA KEPADA PEGAWAI PENGAWAL TEMPOH LEWAT (Hari) 1. Januari – Jun 2021 MPIC.400-1/4/1(6) 15.07.2021 22.07.2021 7 2. Julai – Disember 2021 MPIC.400-1/4/1(10) 15.01.2022 26.01.2022 11 JADUAL 33 TARIKH KEMUKA LAPORAN ABT KEPADA AKAUNTAN NEGARA BIL. LAPORAN RUJUKAN TARIKH PATUT KEMUKA TARIKH KEMUKA KEPADA AKAUNTAN NEGARA 1. Januari – Jun 2021 MPIC.400-1/4/1(6) 31.07.2021 22.07.2021 2. Julai – Disember 2021 MPIC.400-1/4/1(10) 31.01.2022 28.01.2022 Sumber: Fail ABT, BKPP d. Seterusnya, perenggan 6 Pekeliling Perbendaharaan Malaysia – WP 10.6 menyatakan Laporan ABT perlu dikemukakan kepada Pegawai Pengawal/JANM dan sesalinan kepada Jabatan Audit Negara mengikut format yang ditetapkan. Semakan lanjut Audit mendapati Laporan ABT yang dikemukakan kepada ANM adalah mengikut format yang ditetapkan. Manakala baki tunggakan ABT yang tidak melebihi 72 bulan telah diambil tindakan bagi memastikan hasil Kerajaan dapat dipungut.

74 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas BKPP pada 9 Ogos 2022 dan Jawatankuasa Audit Bil. 3 Tahun 2022 pada 4 Oktober 2022 Punca: Pelaporan ABT daripada Agensi Kementerian lewat diterima. Pelan Tindakan: BKPP telah mengeluarkan surat peringatan kepada setiap Agensi Kementerian untuk mengemukakan laporan kepada BKPP mengikut tempoh yang ditetapkan. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. Pendapat Audit Laporan ABT yang dikemukakan oleh kesemua Agensi Kementerian dalam tempoh ditetapkan dapat memastikan tempoh pelaporan ABT kepada Pegawai Pengawal dan ANM dipatuhi sewajarnya. 6.2. Pengurusan Kumpulan Wang Amanah 6.2.1 Pembiayaan Pembelian Kenderaan a. Buku Daftar Pinjaman Kenderaan i. Pekeliling Perbendaharaan WP 9.3 perenggan 15.5 menetapkan Buku Daftar Pinjaman Kenderaan mengenai semua pinjaman yang telah diluluskan hendaklah disediakan dan disimpan oleh Ketua Setiausaha Kementerian/Ketua Jabatan dan Buku Daftar berkenaan hendaklah mengandungi maklumat berikut: Nama; Nombor Kad Pengenalan; Tarikh pinjaman diberikan; Jumlah pinjaman; Tarikh cek bayaran diterima oleh pejabat peminjam bertugas; Tarikh cek bayaran diterima oleh peminjam; Nombor dan tarikh baucar pembayaran pinjaman dan cek; Tarikh resit pembelian; Tarikh Buku Pendaftaran dihantar untuk dicatat "Hak Milik Dituntut Oleh Kerajaan” Jumlah tempoh bayaran balik;

75 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Tarikh ansuran pertama bayaran balik pinjaman dimulakan; dan Nama syarikat insurans, nombor Sijil Insurans, tempoh insurans diliputi bagi tiap-tiap tahun, jumlah amaun insurans dan tarikh Sijil Insurans diserahkan. ii. Sehingga bulan Mei 2022 hanya seorang pegawai yang telah diluluskan pinjaman pembiayaan pembelian kenderaan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 34. JADUAL 34 SENARAI NAMA PENERIMA PEMBIAYAAN PEMBELIAN KENDERAAN BIL. NAMA PENERIMA PEMBIAYAAN TARIKH PEMBIAYAAN DILULUSKAN TEMPOH PINJAMAN (BULAN) JUMLAH PINJAMAN (RM) 1. Encik Shamsul Anuar Bin Wahab 27.10.2020 60 10,000.00 Sumber: Surat Kelulusan Dan Tawaran Pembiayaan Pembelian Kenderaan iii. Semakan Audit mendapati Buku daftar Pinjaman Kenderaan ada disediakan tetapi tidak diselenggara dengan lengkap mengikut format yang ditetapkan oleh Perbendaharaan. Ruangan tarikh buku pendaftaran dihantar untuk dicatat "Hak Milik Dituntut Oleh Kerajaan”, ruangan tarikh resit pembelian, ruangan nombor Sijil Insurans, tempoh insurans diliputi bagi tiap-tiap tahun, jumlah amaun insurans dan tarikh Sijil Insurans tidak diisi dengan lengkap. Manakala ruangan Nama, Nombor Kad Pengenalan, Tarikh pinjaman diberikan tidak diwujudkan dalam daftar pinjaman tersebut. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 49. GAMBAR 49 BUKU DAFTAR PINJAMAN KENDERAAN Sumber: Rekod Kewangan BKPP Bertarikh 23 Jun 2022

76 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas BKPP pada 9 Ogos 2022 dan Jawatankuasa Audit Bil. 3 Tahun 2022 pada 4 Oktober 2022 Punca: Tidak Dinyatakan. Pelan Tindakan: Rekod Buku daftar Pinjaman Kenderaan telah diselenggara dengan lengkap. Satu salinan daftar tersebut telah dikemukakan kepada UAD. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. b. Fail Peribadi Peminjam Kenderaan i. Pekeliling Perbendaharaan WP 9.3 perenggan 15.1 menyatakan seseorang pegawai yang mendapat pinjaman untuk membeli kenderaan hendaklah menyerahkan resit pembelian sekali gus kenderaan, Cover-Note / Sijil Insurans Komprehensif dan Buku Pendaftaran Kenderaan yang dicatat "Hak Milik Dituntut Oleh Kerajaan" kepada pegawai yang meluluskan permohonannya di dalam tempoh 30 hari selepas cek bayaran diterima oleh pejabat di mana peminjam bertugas. Sekiranya peminjam gagal menyerahkan dokumen-dokumen tersebut di dalam tempoh 30 hari, maka pinjaman itu dianggap sebagai terbatal. ii. Pekeliling Perbendaharaan WP 9.3 perenggan 15.6 menyatakan salinan-salinan fotostat bagi resit pembelian, Buku Pendaftaran dan Sijil Insurans hendaklah disimpan dalam fail peribadi peminjam. Peminjam hendaklah mengemukakan Sijil Insurans tiap-tiap tahun kepada Ketua Setiausaha Kementerian/Ketua Jabatan dan Ketua Setiausaha Kementerian/Ketua Jabatan hendaklah menyimpan salinansalinan fotostat Sijil Insurans itu tiap-tiap tahun sehingga pinjaman selesai sepenuhnya. iii. Semakan Audit mendapati fail peribadi peminjam Encik Shamsul Anuar Bin Wahab tidak diselenggarakan. Bagaimanapun, BKPP ada menyediakan satu fail yang mengandungi maklumat berkaitan peminjam seperti borang permohonan, borang kelulusan dan surat perjanjian. Semakan lanjut Audit mendapati salinan fotostat bagi resit pembelian, Buku Pendaftaran dan Sijil Insurans tiada dalam fail tersebut sebagaimana yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan.

77 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI iv. Pekeliling Perbendaharaan WP 9.3 Lampiran C perenggan x menjelaskan tindakan tatatertib dan/atau surcaj boleh diambil terhadap penerima pembiayaan sekiranya didapati gagal mematuhi mana-mana peraturan yang ditetapkan dalam Pekeliling dan arahan tersebut. v. Berdasarkan fail peribadi peminjam bagi Encik Shamsul Anuar Bin Wahab yang tidak diselenggara, pihak Audit tidak dapat mengesahkan sama ada dokumen seperti dinyatakan dalam perenggan 7.2.1(b)(i) telah diserahkan kepada pegawai yang meluluskan permohonannya dalam tempoh 30 hari selepas cek bayaran diterima. Mengikut pengiraan Audit setakat tarikh akhir auditan pada 30 Jun 2022, telah berlaku kelewatan penyerahan dokumen selama 566 hari. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 35. JADUAL 35 PENYERAHAN DOKUMEN RESIT PEMBELIAN, COVER-NOTE/SIJIL INSURANS KOMPREHENSIF DAN BUKU PENDAFTARAN KENDERAAN TARIKH CEK DITERIMA OLEH PEMINJAM TARIKH PATUT SERAH DOKUMEN TARIKH BELUM SERAH DOKUMEN HINGGA AKHIR AUDITAN TEMPOH LEWAT (Hari) 11.11.2020 12.12.2020 30.06.2022 566 Sumber: Rekod Kewangan BKPP Bertarikh 23 Jun 2022 vi. Pekeliling Perbendaharaan WP 9.3 Lampiran B perenggan 2 (iv) menerangkan kewajipan penerima pembiayaan mengambil takaful kenderaan (komprehensif) bagi selama tempoh pembiayaan belum diselesaikan sepenuhnya. Polisi takaful itu hendaklah meliputi semua jenis kemalangan, kecurian, kebakaran dan bahaya Pihak Ketiga (tidak terhad). Amaun takaful itu hendaklah tidak kurang daripada baki Harga Jualan. Maklum balas BKPP pada 9 Ogos 2022 dan Jawatankuasa Audit Bil. 3 Tahun 2022 pada 4 Oktober 2022 Punca: Perenggan 6.2.1 (a) - Rekod Buku daftar Pinjaman Kenderaan telah diselenggara dengan lengkap. Satu salinan daftar tersebut telah dikemukakan kepada UAD. Perenggan 6.2.1 (b)(iii) - Fail peribadi peminjam Encik Shamsul Anuar Bin Wahab telah disedia dan dikemas kini. Perenggan 6.2.1 (b)(v) – Tindakan susulan hanya dilakukan melalui telefon dan bukan secara bertulis. Salinan asal resit pembelian kenderaan, nota takaful (cover notes) atau sijil takaful kenderaan dan Buku Pendaftaran Kenderaan telah dikemukakan oleh Encik Shamsul Anuar bin Wahab pada 27 Julai 2022.

78 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Perenggan 6.2.1 (b)(vi) - Polisi insurans kenderaan bagi November 2020 dan 2021 telah dikemukakan oleh penerima pembiayaan pada 27 Julai 2022 dan sesalinan kepada UAD. Pelan Tindakan: Perenggan 6.2.1(a), 6.2.1 (b)(iii), 6.2.1 (b)(v), dan 6.2.1 (b)(vi): i. Bagi tujuan penambahbaikan, peringatan kepada penerima pembiayaan pinjaman akan dilakukan oleh BKPP melalui surat atau e-mel. ii. BKPP akan mewujudkan senarai semak bagi memastikan pegawai bertanggungjawab melaksanakan tugas dan mengambil tindakan sewajarnya selaras dengan peraturan ditetapkan. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. vii. Semakan Audit lanjut mendapati penerima pembiayaan tidak mengemukakan sesalinan polisi takaful dari tarikh pembelian kenderaan November 2020 hingga tarikh akhir auditan pada 30 Jun 2022. Tanpa salinan polisi insurans tersebut pihak Audit tidak dapat mengesahkan sama ada kenderaan tersebut ada dilindungi insurans. 6.2.2. Skim Pembiayaan Komputer Dan Telefon Pintar Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Skim Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar (smartphones) adalah suatu kemudahan pembiayaan yang diwujudkan bagi membiayai pembelian oleh Pegawai Perkhidmatan Awam. a. Rekod Daftar i. Pekeliling Perbendaharaan WP 9.1 perenggan 10.4.1 menjelaskan rekod daftar pembiayaan pembelian komputer dan telefon pintar (smartphones) mengenai semua pembiayaan yang telah diluluskan hendaklah diselenggarakan oleh Ketua Jabatan. Buku tersebut hendaklah mengandungi maklumat-maklumat berikut: Nama; Nombor kad pengenalan; Tarikh pembiayaan diluluskan; Jumlah pembiayaan; Tarikh EFT/cek pembiayaan diterima di pejabat Pegawai; Tarikh EFT/cek pembiayaan diterima oleh Pegawai;

79 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Nombor dan tarikh baucar pembayaran pembiayaan dan cek; Nombor dan tarikh resit pembelian; Nombor dan tarikh invois pembelian; Tempoh bayaran balik; Tarikh ansuran pertama dan amaun bayaran balik pembiayaan dimulakan; Tarikh ansuran akhir dan amaun bayaran balik pembiayaan; dan Tempoh penangguhan bayaran (jika ada). ii. Semakan Audit mendapati rekod daftar pembiayaan pembelian komputer telah diselenggara mengikut format yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 50. GAMBAR 50 REKOD DAFTAR PEMBIAYAAN PEMBELIAN KOMPUTER Sumber: Rekod Kewangan BKPP Bertarikh 23 Jun 2022 iii. Semakan terhadap rekod daftar pembiayaan pembelian komputer mendapati lima (5) pegawai telah diluluskan pembiayaan komputer bagi tahun 2021 sehingga 2022. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 36. JADUAL 36 SENARAI NAMA PENERIMA PEMBIAYAAN PEMBELIAN KOMPUTER BIL. NAMA PEGAWAI TARIKH PEMBIAYAAN DILULUSKAN TARIKH EFT/CEK PEMBIAYAAN DITERIMA OLEH PEGAWAI JUMLAH PEMBIAYAAN (RM) 1. Nazahatul Syikien Binti Lehat 21.10.2021 26.10.2021 5,000.00 2. Mohd Shahreen Bin Jamaluddin 28.10.2021 09.11.2021 4,900.00 3. Norliana Binti Ab Karim 16.11.2021 18.11.2021 5,000.00 4. Normiza Binti Mohamad 13.04.2022 20.04.2022 5,000.00 5. Muhamad Faizol Bin Yaakob 23.05.2022 02.06.2022 5,000.00 Sumber: Rekod Kewangan BKPP Bertarikh 23 Jun 2022

80 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI b. Tanggungjawab Pegawai Yang Menerima Pembiayaan i. Pekeliling Perbendaharaan WP 9.1 perenggan 8.2 menjelaskan pegawai yang telah diluluskan pembiayaan hendaklah menyerahkan resit, invois bagi komputer atau telefon pintar (smartphones) yang dibelinya itu kepada pegawai yang meluluskan permohonannya dalam tempoh 30 hari selepas EFT/cek bagi amaun pembiayaan diterima. Sekiranya pegawai itu gagal mengemukakan dokumen-dokumen tersebut dalam tempoh 30 hari, maka pembiayaan tersebut dianggap terbatal. Pegawai hendaklah membayar keseluruhan amaun pembiayaan yang telah diluluskan berserta amaun keuntungan dalam tempoh 30 hari selepas pembatalan. ii. Pekeliling Perbendaharaan WP 9.1 10.2.7 menjelaskan pihak yang menguruskan pembiayaan hendaklah memastikan pegawai yang menerima pembiayaan menyerahkan resit dan invois bagi komputer atau telefon pintar (smartphones) yang dibelinya itu kepada pegawai yang meluluskan permohonannya dalam tempoh 30 hari selepas EFT/cek bayaran diterima. Sekiranya pegawai itu gagal mengemukakan dokumen-dokumen tersebut dalam tempoh 30 hari, maka pembiayaan tersebut dianggap sebagai terbatal. Pegawai Pengawal hendaklah mengambil tindakan untuk mendapatkan kembali kesemua jumlah pembiayaan yang telah diluluskan dan amaun keuntungan Kerajaan bagi tempoh berkenaan secara sekali gus dalam tempoh 30 hari selepas pembatalan. iii. Semakan Audit terhadap fail pegawai yang menerima pembiayaan komputer mendapati tiga (3) daripada lima (5) penerima tidak mengemukakan resit pembelian kepada pegawai yang meluluskan permohonannya. Dua (2) penerima pembiayaan tersebut hanya mengemukakan invois sebagai pengganti resit manakala seorang penerima pembiayaan masih dalam tempoh 30 hari yang dibenarkan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 37. JADUAL 37 SENARAI NAMA PEMBIAYAAN PEMBELIAN KOMPUTER TIDAK MENGEMUKAKAN RESIT BIL. NAMA PEGAWAI JUMLAH PEMBIAYAAN (RM) TARIKH EFT/ CEK PEMBIAYAAN DITERIMA OLEH PEGAWAI NOMBOR & TARIKH RESIT PEMBELIAN CATATAN 1. Nazahatul Syikien Binti Lehat 5,000.00 26.10.2021 TM Hanya mengemukakan invois sebagai pengganti 2. resit. Mohd Shahreen Bin Jamaluddin 4,900.00 09.11.2021 TM

81 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. NAMA PEGAWAI JUMLAH PEMBIAYAAN (RM) TARIKH EFT/ CEK PEMBIAYAAN DITERIMA OLEH PEGAWAI NOMBOR & TARIKH RESIT PEMBELIAN CATATAN 3. Muhamad Faizol Bin Yaakob 5,000.00 02.06.2022 TM Masih dalam tempoh 30 hari selepas pembiayaan diterima. Sumber: Rekod Kewangan BKPP Bertarikh 23 Jun 2022 iv. Selain itu, semakan lanjut Audit mendapati seorang daripada lima (5) penerima pembiayaan komputer mengemukakan resit pembelian komputer melebihi 30 hari daripada tarikh pembiayaan diterima kepada pegawai pelulus dengan tempoh lewat selama tujuh (7) hari. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 38. JADUAL 38 KELEWATAN MENGEMUKAKAN RESIT KEPADA PEGAWAI PELULUS BIL. NAMA PEGAWAI TARIKH PEMBIAYAAN DILULUSKAN TARIKH EFT/CEK PEMBIAYAAN DITERIMA OLEH PEGAWAI TARIKH RESIT DIKEMUKA KEPADA PEGAWAI PELULUS TEMPOH LEWAT (Hari) 1. Nazahatul Syikien Binti Lehat 21.10.2021 26.10.2021 TM - 2. Mohd Shahreen Bin Jamaluddin 28.10.2021 09.11.2021 TM - 3. Norliana Binti Ab Karim 16.11.2021 18.11.2021 15.12.2021 - 4. Normiza Binti Mohamad 13.04.2022 20.04.2022 27.05.2022 7 5. Muhamad Faizol Bin Yaakob 23.05.2022 02.06.2022 Belum Dikemukakan - Sumber: Rekod Kewangan BKPP Bertarikh 23 Jun 2022 Maklum Balas BKPP pada 9 Ogos 2022 dan Jawatankuasa Audit Bil. 3 Tahun 2022 pada 4 Oktober 2022 Punca: Perenggan 6.2.2 (b)(iii) - Puan Nazahatul Syikien binti Lehat dan Encik Mohd Shahreen Bin Jamaluddin masing-masing telah mengemukakan salinan resit pembelian komputer pada 22 Julai 2022 dan sesalinan kepada UAD. Mesyuarat mengambil maklum bahawa BKPP berpuas hati dengan salinan resit yang dikemukakan. Pengerusi memaklumkan supaya setiap pembiayaan disusul oleh BKPP bagi memastikan kesemua dokumen sokongan dikemukakan oleh penerima pembiayaan mengikut tempoh ditetapkan. Perenggan 6.2.2 (b)(iv) - Puan Normiza Binti Mohamad memaklumkan kelewatan menyerahkan salinan resit pembelian komputer disebabkan bebanan tugas pada waktu itu.

82 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Pelan Tindakan: Perenggan 6.2.2 (b)(iii) dan (b)(iv): i. UAD memaklumkan supaya kuiri boleh dikeluarkan oleh BKPP sekiranya penerima pembiayaan tidak mengemukakan dokumen yang lengkap. Pembiayaan juga boleh dibatalkan sekiranya dokumen tidak dikemukakan selaras Pekeliling Perbendaharaan WP 9.1. ii. BKPP akan memastikan pegawai bertanggungjawab peka dan memastikan dokumen yang sepatutnya diserahkan lengkap mengikut kehendak pekeliling. iii. Surat peringatan yang diberikan kepada peminjam hendaklah dibuat secara bertulis. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. Pendapat Audit Tindakan tatatertib dan/atau surcaj boleh diambil terhadap penerima pembiayaan bagi ketidakpatuhan terhadap peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa. 6.3. Pendahuluan Diri 6.3.1. Pekeliling Perbendaharaan WP 3.2 perenggan 4 menjelaskan bagi tujuan rekod dan semakan Kementerian/Jabatan ke atas Pendahuluan Diri yang telah diluluskan, sebuah buku daftar Pendahuluan Diri hendaklah disediakan dan mengandungi maklumat-maklumat seperti rujukan fail jabatan, nama pegawai yang memohon, amaun pendahuluan diri, tarikh diluluskan, tarikh pergi, tarikh balik/sampai, tarikh dan amaun tuntutan dikemukakan, tarikh dan nombor rujukan baucar atau jurnal, tarikh dan amaun tuntutan dibayar, amaun denda dikenakan serta catatan. 6.3.2. Semakan Audit mendapati Buku Daftar Pendahuluan diri disediakan mengikut format yang ditetapkan. Bagi tempoh 1 Jun 2021 hingga 30 Mei 2022, hanya empat (4) pegawai yang memohon dan diluluskan pendahuluan diri. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 39. JADUAL 39 SENARAI PEGAWAI YANG DILULUSKAN PENDAHULUAN DIRI BIL. NAMA PEGAWAI YANG MEMOHON TARIKH LULUS TARIKH PERGI & TARIKH BALIK JUMLAH (RM) 1. Nazar Azly Bin Zaberi 21.10.2021 28.10.2021 - 09.11.2021 8,300.00 2. Saiful Zahman Bin Ismail 10.03.2022 21.03.2022 - 25.03.2022 1,400.00 3. Arina Binti Zainuddin 1,400.00 4. Junaini Binti Salleh 1,325.00 Sumber: Rekod Kewangan BKPP Bertarikh 23 Jun 2022

83 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 6.3.3. Pekeliling Perbendaharaan WP 3.2 perenggan 3.2 menyatakan Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab sepenuhnya bagi mendapat kembali jumlah Pendahuluan Diri yang telah diluluskan menurut masa yang ditetapkan. Sekiranya pegawai tidak menjelaskan pendahuluan diri sebelumnya, Pegawai Pengawal hendaklah menolak permohonan pendahuluan diri yang baru. Bayaran penalti sepuluh peratus (10%) setahun hendaklah dikenakan kepada penerima Pendahuluan Diri sekiranya gagal membayar balik baki wang Pendahuluan Diri yang diluluskan dalam tempoh sebulan selepas tarikh tuntutan perlu dibuat. 6.3.4. Semakan Audit terhadap daftar pendahuluan diri mendapati semua penerima pendahuluan diri telah menjelaskan pendahuluan diri masing-masing mengikut tempoh yang ditetapkan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 40. JADUAL 40 SENARAI TUNTUTAN YANG DIBAYAR BIL. NAMA PEGAWAI AMAUN PENDAHULUAN DIRI (RM) AMAUN TUNTUTAN DIKEMUKA (RM) TARIKH TUNTUTAN DIKEMUKA AMAUN DIBAYAR (RM) TARIKH TUNTUTAN DIBAYAR 1. Nazar Azly Bin Zaberi 8,300.00 10,369.92 17.11.2021 10,189.15 24.11.2021 2. Saiful Zahman Bin Ismail 1,400.00 634.63 31.03.2022 607.13 11.04.2022 3. Arina Binti Zainuddin 1,400.00 568.30 540.80 4. Junaini Binti Salleh 1,325.00 175.45 118.45 06.04.2022 Sumber: Rekod Kewangan BKPP Bertarikh 23 Jun 2022 6.3.5. Pekeliling Perbendaharaan WP 3.2 perenggan 5.1 menyatakan Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakan satu penyata yang menunjukkan ringkasan mengenai kedudukan Pendahuluan Diri yang diluluskan dan hasil pembayaran balik setiap enam (6) bulan kepada Perbendaharaan. Jika tiada Pendahuluan Diri yang diluluskan bagi tempoh tersebut Perbendaharaan hendaklah diberitahu juga dengan mengemukakan pulangan kosong (nil return). 6.3.6. Semakan Audit bagi pendahuluan diri dalam tempoh 1 Jun 2021 hingga 30 Mei 2022 mendapati Penyata Mengenai Kedudukan Penyelesaian Pendahuluan Diri telah dikemukakan kepada Perbendaharaan setiap enam (6) bulan seperti yang ditetapkan di dalam Pekeliling Perbendaharaan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 41. JADUAL 41 PENYATA PENYELESAIAN PENDAHULUAN DIRI BIL. TEMPOH TARIKH /RUJUKAN KE PERBENDAHARAAN AMAUN (RM) 1. Jan – Jun 2021 Julai 2021 / MPIC.400-1/5/1 (30) - 2. Jul – Dis 2022 05.01.2022 / MPIC.400-1/5/1 (39) 8,300

84 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 6.4. Penutup Dan Syor Audit Hasil pemeriksaan yang dijalankan terhadap BKPP mendapati secara keseluruhannya, Kawalan Terimaan dan Pengurusan Kumpulan Wang Amanah di BKPP adalah memuaskan. Tindakan penambahbaikan perlu diambil oleh BKPP bagi meningkatkan kawalan dalaman terutamanya dalam aspek pengurusan Kumpulan Wang Amanah berkaitan pembiayaan pembelian kenderaan dan komputer untuk memastikan pematuhan sepenuhnya kepada peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa.

85 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 7. PENGAUDITAN SUSULAN TERHADAP PENGESAHAN DATA BAKI AWAL ASET DAN LIABILITI BAGI TEMPOH BERAKHIR DISEMBER 2021 - KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI (KPK) Latar Belakang i. Bahagian Akaun, KPK ditubuhkan selaras dengan kehendak Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 4 Tahun 2013 Pelaksanaan Perakaunan Akruan Kerajaan Persekutuan berikutan dengan pelaksanaan Transformasi Perakaunan Tunai Ubah Suai kepada Perakaunan Akruan. Antara fungsi bahagian ialah memastikan ketepatan maklumat kewangan kementerian dan seterusnya meningkatkan integriti maklumat Penyata Kewangan Kerajaan Persekutuan. ii. Unit Audit Dalam (UAD) telah menerima memo rujukan MPIC.400- 1/10/2 (15) bertarikh 25 Januari 2022 daripada Timbalan Ketua Akauntan, Bahagian Akaun untuk melaksanakan pengesahan data baki awal aset dan liabiliti bagi tempoh berakhir Disember 2021 yang belum dimigrasi ke sistem iGFMAS KPK. iii. Hasil pengesahan tersebut pihak Audit telah mengemukakan Pemerhatian Audit memo rujukan MPIC.400-12/6/1(34) bertarikh 1 Mac 2022 kepada Bahagian Akaun KPK. Laporan Audit memo rujukan MPIC.400-12/6/1(37) telah dikemukakan pada 19 Mei 2022. iv. UAD telah menerima maklum balas pengesahan data baki awal aset dan liabiliti bagi tempoh berakhir Disember 2021 dari Bahagian Akaun KPK melalui memo rujukan MPIC.400-1/10/2 (16) bertarikh 25 Mac 2022. v. Mengikut rekod UAD, item yang memerlukan tindakan pelarasan ke atas kesilapan perakaunan data aset dan liabiliti bagi tahun perakaunan 2018 hingga 2021 adalah 12 unit Aset Alih Hadiah yang belum dimigrasi (Biometric Reader); Satu unit Aset Alih yang belum dimigrasi (Permaidani) dan Aset Ketara (ATK) yang belum dimigrasi (Sistem eKehadiran Biometrik). Objektif Pengauditan Pengauditan susulan terhadap pengesahan data baki awal aset dan liabiliti bagi tempoh berakhir Disember 2021 telah dijalankan bagi mengesahkan maklum balas serta dokumen yang dikemukakan oleh Bahagian Akaun KPK adalah betul dan tepat.

86 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Skop Pengauditan i. Pengauditan susulan ini dijalankan terhadap dokumen senarai Aset Alih dan Aset Tak Alih serta salinan baucar bayaran yang dikemukakan oleh Bahagian Akaun KPK. Pengesahan Audit turut dilaksanakan terhadap dokumen yang direkodkan dalam Sistem Pengurusan Aset. ii. Perbincangan dan temu bual dengan pegawai terlibat juga telah dijalankan untuk mendapatkan penjelasan lanjut. Selain itu, pihak Audit juga menjalankan pemeriksaan fizikal pada 12 Disember 2022 bagi tujuan pengesahan Aset Alih di lokasi yang didaftarkan. Piawaian Perakaunan Sektor Awam Malaysia (MPSAS) dan peraturan Kerajaan berkaitan telah dirujuk bagi pengauditan ini. Rumusan Audit i. Pelarasan bagi tujuan dimigrasi ke dalam sistem iGFMAS terhadap Aset Tak Ketara (Sistem e-Kehadiran) bernilai RM104,940.00 masih belum diambil tindakan. ii. Bayaran yang oleh pihak Lembaga Minyak Sawit Malaysia (MPOB) berjumlah RM144,561.80 tidak mengikut kontrak. iii. Sebanyak 13 invois yang dikemukakan oleh pihak syarikat berjumlah RM8,874.64 tidak mengikut jadual tuntutan bayaran dalam perjanjian. 7.1. Data Pengesahan Aset Laporan Audit bertarikh 19 Mei 2022 bagi Pengesahan Data Baki Awal Aset Dan Liabiliti Bagi Tempoh Berakhir Disember 2021 adalah dirujuk seperti berikut: 7.1.1. Perenggan 1.4.6. - “Semakan lanjut mendapati nilai yang direkodkan oleh Bahagian Akaun dan rekod dalam sistem SPA adalah berdasarkan Jadual Tawaran Harga Pembekal termasuk GST berjumlah RM139,538.40. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati nilai baucar bayaran adalah berjumlah RM144,561.80 dengan perbezaan sejumlah RM5,023.40. Perbezaan ini disebabkan nilai GST yang tidak diambil kira bagi dua (2) daripada tiga (3) fasa bayaran mengikut kontrak.” Butiran bayaran bagi Sistem eKehadiran Biometrik mengikut baucar bayaran adalah seperti dalam Jadual 42.