LTUAD 2022

87 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 42 BAYARAN SEBENAR SISTEM e-KEHADIRAN BIOMETRIK BIL. BUTIRAN BAYARAN BERDASARKAN BAUCAR NO.BAUCAR/ TARIKH NILAI JUALAN (RM) GST @ 6% (RM) JUMLAH BAYARAN (RM) REKOD NILAI SPA SAMA SEPERTI NILAI BAYARAN 1. Pertama - 40% 391522 / 15.03.2018 52,656.00 3,159.36 55,815.36 Ya 2. Kedua - 54% 404741 / 17.07.2018 75,350.75 4,521.05 79,871.80 Tidak 3. Ketiga - 6% 441076 / 26.06.2019 8,372.30 502.34 8,874.64 Tidak JUMLAH KESELURUHAN 136,379.05 8,182.75 144,561.80 Sumber: Baucar Bayaran 7.1.2. Perenggan 1.4.7. – “Selain itu, semakan Audit mendapati nilai bagi Aset Tak Ketara adalah sejumlah RM104,490 termasuk GST daripada jumlah keseluruhan RM139,538.40 yang direkodkan Bahagian Akaun. Bagaimanapun, perkiraan Audit mendapati jumlah sebenar Aset Tak Ketara tersebut adalah RM104,940. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 43.” JADUAL 43 PERBEZAAN NILAI ASET TAK KETARA PERKARA REKOD BAHAGIAN AKAUN (RM) BUTIRAN ASET TAK KETARA BERDASARKAN JADUAL TAWARAN HARGA (RM) Jumlah Kos - 99,000 GST @ 6% - 5,940 JUMLAH 104,490 104,940 Sumber: Jadual Tawaran Harga Maklum balas Auditi pada 25 Mac 2022 Punca: Tidak dinyatakan. Pelan Tindakan: Templat ATK akan dikemas kini berdasarkan nilai baucar bayaran sebenar bagi Sistem e-Kehadiran. Bagaimanapun, Bahagian Akaun masih dalam tindakan untuk mendapatkan pecahan nilai mengikut komponen Aset Tak Ketara (ATK) memandangkan nilai baucar bayaran adalah lump sum yang merangkumi komponen Aset Alih, ATK dan komponen yang tidak menepati kriteria aset. Oleh itu, Sistem e-Kehadiran tidak dimasukkan dalam senarai ATK untuk dimigrasi ke dalam sistem iGFMAS bagi Batch 1 sehingga nilai komponen ATK dapat dikenal pasti betul dan tepat. Tempoh Jangka Selesai: Tidak dinyatakan.

88 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 7.2. Susulan Audit Semakan susulan Audit terhadap baucar bayaran dan dokumen kontrak bagi perolehan Membekal, Memasang, Mengkonfigurasi, Mengintegrasi Dan Mentauliah Peralatan Perakam Waktu Biometrik dan Sistem e-Kehadiran yang dibuat pada tahun 2018 mengesahkan perkara seperti diterangkan dalam perenggan berikut: 7.2.1. Nilai Perolehan Peralatan Perakam Waktu Biometrik Dan Sistem eKehadiran Belum Dimuktamadkan a. Merujuk kepada Jadual tawaran harga keseluruhan dalam dokumen kontrak oleh syarikat Prymax Technologies Sdn. Bhd., perolehan perakam waktu biometrik dan Sistem e-Kehadiran adalah melibatkan 12 unit Aset Alih sejumlah RM30,000, 12 unit Aset Bernilai Rendah sejumlah RM2,640 dan Aset Tak Ketara (ATK) dalam kategori Harta Bukan Intelek sejumlah RM99,000. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 44 dan Gambar 51. JADUAL 44 PEROLEHAN PERALATAN PERAKAM WAKTU BIOMETRIK DAN SISTEM e-KEHADIRAN BIL. KATEGORI ASET KUANTITI (Unit) JUMLAH KOS (RM) 1. Aset Alih – Mesin Perakam Waktu Biometrik 12 30,000.00 2. Aset Bernilai Rendah – Mini UPS 12 2,640.00 3. Aset Tak Ketara 1 99,000.00 JUMLAH KOS 131,640.00 6% GST 7,898.40 JUMLAH KESELURUHAN + GST 139,538.40 Sumber: Dokumen Kontrak - Jadual Tawaran Harga Gambar 51 Sumber: Fail Audit

89 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI b. Berdasarkan kepada butiran perolehan seperti dalam Jadual 44, semakan Audit mendapati jumlah sebenar pecahan nilai yang patut direkodkan sebagai komponen ATK adalah berjumlah RM104,940 termasuk 6% caj GST yang dikenakan seperti dinyatakan dalam perenggan 1.4.7., Jadual 44, Laporan Audit bertarikh 19 Mei 2022. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 45. JADUAL 45 PECAHAN NILAI PEROLEHAN BAGI PERALATAN PERAKAM WAKTU BIOMETRIK DAN SISTEM e-KEHADIRAN BIL ITEM KUANTITI (UNIT) JUMLAH KOS (RM) GST - 6% (RM) JUMLAH KESELURUHAN + GST (RM) 1. Aset Alih – Mesin Perakam Waktu Biometrik 12 30,000.00 1,800.00 31,800.00 2. Aset Bernilai Rendah – Mini UPS 12 2,640.00 158.40 2,798.40 3. Aset Tak Ketara (Sistem EKehadiran) 1 99,000.00 5,940.00 104,940.00 JUMLAH 131,640.00 7,898.40 139,538.40 Sumber: Fail UAD 7.2.2. Bayaran Tidak Mengikut Dokumen Kontrak a. Merujuk kepada Surat setuju terima nombor rujukan MPIC(S)400-10/2/2 Jld.5(22) bertarikh 7 November 2017, perenggan 3 menjelaskan harga kontrak Membekal, Memasang, Mengkonfigurasi, Mengintegrasi Dan Mentauliah Peralatan Perakam Waktu Biometrik dan Sistem e-Kehadiran Mesra Alam di Kementerian Perladangan dan Komoditi (KPK), Putrajaya - No. Kontrak: MPIC 3/2017 adalah termasuk peruntukan kerajaan sebanyak 6% Cukai Barang dan Perkhidmatan (GST). b. Semakan Audit mendapati tuntutan bayaran oleh syarikat Prymax Technologies Sdn. Bhd. adalah berdasarkan kepada jadual tuntutan bayaran dokumen kontrak berjumlah RM139,538.40 seperti dalam Jadual 46 dan Gambar 52. JADUAL 46 JADUAL TUNTUTAN BAYARAN BERDASARKAN DOKUMEN KONTRAK TUNTUTAN BAYARAN PERATUS BAYARAN (%) NILAI (RM) Pertama 40 55,815.35 Kedua 54 75,350.75 Ketiga 6 8,372.30 JUMLAH 100 139,538.40 Sumber: Dokumen Kontrak

90 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Gambar 52 Sumber: Fail Audit c. Bagaimanapun, semakan lanjut pihak Audit mendapati bayaran yang dibuat oleh pihak MPOB adalah berjumlah RM144,561.80 berbanding nilai jadual tuntutan bayaran dalam kontrak oleh syarikat berjumlah RM139,538.40 dan arahan BKPP kepada pihak MPOB berjumlah RM140,040.75. Perbezaan bayaran antara nilai jadual tuntutan bayaran dalam kontrak oleh syarikat dan bayaran sebenar oleh pihak MPOB adalah sejumlah RM5,023.40. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 47. JADUAL 47 JADUAL TUNTUTAN BAYARAN BERDASARKAN DOKUMEN KONTRAK BAYARAN PERATUS BAYARAN (%) NILAI JUALAN (RM) (a) PATUT BAYAR MENGIKUT KONTRAK ARAHAN BAYARAN OLEH BKPP (RM) BAYARAN SEBENAR OLEH MPOB JUMLAH BEZA BAYARAN (RM) (f) = (e)-(d) GST @ 6% (b) JUMLAH (RM) (c)=(a)+(b) GST @ 6% (d) JUMLAH (RM) (e)=(a)+(d) Pertama 40 52,656.00 3,159.36 55,815.35 55,815.36 3,159.36 55,815.36 5,023.40 Kedua 54 75,350.75 0 75,350.75 75,350.75 4,521.05 79,871.80 Ketiga 6 8,372.30 0 8,372.30 8,874.64 502.34 8,874.64 JUMLAH 100 136,379.05 3,159.36 139,538.40 140,040.75 8,182.75 144,561.80 Sumber: Fail Audit dan Dokumen Kontrak d. Analisis Audit mendapati jadual tuntutan bayaran mengikut dokumen kontrak adalah berdasarkan nilai jualan tuntutan bayaran pertama yang mengambil kira GST. Perbezaan arahan bayaran oleh BKPP pula disebabkan nilai GST hanya di caj pada nilai

91 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI jualan tuntutan bayaran ketiga dan bayaran oleh pihak MPOB pula mengambil kira GST untuk keseluruhan nilai jualan berasaskan tuntutan. e. Perkara ini menyebabkan berlaku lebihan bayaran yang dibuat oleh pihak MPOB menyebabkan Kementerian masih belum memuktamadkan nilai Aset Tak Ketara yang perlu dimigrasi. Arahan bayaran oleh BKPP kepada pihak MPOB dan bayaran sebenar oleh pihak MPOB kepada syarikat Prymax Technologies Sdn. Bhd. adalah seperti dalam Jadual 48. JADUAL 48 ARAHAN BAYARAN OLEH BKPP KEPADA PIHAK MPOB DAN BAYARAN SEBENAR OLEH PIHAK MPOB BIL. ARAHAN BAYARAN OLEH BKPP BAYARAN OLEH PIHAK MPOB NOMBOR/ TARIKH INVOIS JUMLAH (RM) NOMBOR/ TARIKH BAUCAR JUMLAH (RM) 1. 00000450/22.01.2018 55,815.36 391522/15.03.2018 55,815.36 2. 00000499/19.04.2018 75,350.75 404741/17.07.2018 79,871.80 3. 00000621/Tiada 8,874.64 441076/26.06.2019 8,874.64 JUMLAH 140,040.75 JUMLAH 144,561.80 Sumber: Fail UAD Pertanyaan Audit Mohon Bahagian Akaun KPK mengemukakan penjelasan bagi arahan pembayaran kepada pihak MPOB yang tidak mengikut nilai jadual tuntutan bayaran dalam kontrak dan pembayaran oleh pihak MPOB yang tidak mengikut nilai sebenar. Pendapat Audit Wujud perbezaan maklumat tuntutan bayaran oleh syarikat, arahan bayaran oleh BKPP kepada pihak MPOB dan bayaran sebenar yang dibuat oleh pihak MPOB. Syor Audit Punca sebenar perbezaan maklumat bayaran bagi Perolehan Peralatan Perakam Waktu Biometrik dan Sistem e-Kehadiran perlu dikenal pasti untuk memastikan tindakan yang patut diambil oleh Kementerian.

92 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 7.3. Penutup Dan Syor Audit 7.3.1. Pada keseluruhannya, kesemua sebanyak 14 unit Aset Alih yang belum dimigrasi dapat disahkan. Selain itu, satu (1) unit Aset Tak Ketara juga telah dapat dikenal pasti pecahan nilai yang patut direkodkan sebagai komponen ATK. 7.3.2. Semakan teliti perlu dibuat oleh KPK bagi memastikan perekodan nilai aset yang tepat diperakaunkan dengan mengambil kira aset sebenar milik Kementerian yang boleh diiktiraf. Selain itu, tatacara pengurusan aset perlu dilaksanakan dengan teratur selaras peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa. [Nota UAD: Pemerhatian Audit bertarikh 16 Februari 2023 ini belum dimuktamadkan setakat bulan Februari 2023 kerana belum menerima maklum balas]

93 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 8. PENGAUDITAN TERHADAP PENGURUSAN PEROLEHAN - KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Latar Belakang i. Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pembangunan (BKPP) merupakan Pusat Tanggungjawab (PTJ) Kementerian Perladangan dan Komoditi (KPPK) yang terdiri daripada tiga unit utama iaitu Unit Kewangan, Unit Pentadbiran dan Unit Pembangunan. Bahagian ini bertanggungjawab terhadap semua perkara berkaitan urusan kewangan, pembangunan dan pentadbiran KPPK. ii. Unit Pentadbiran bertanggungjawab terhadap hal-hal pentadbiran KPPK antaranya pengurusan aset dan stor, pengurusan kenderaan dan pengurusan bangunan bagi memastikan semua urusan dilaksanakan dengan cekap dan berhemat. Pengurusan perolehan di BKPP dilaksanakan berdasarkan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan perolehan Kerajaan seperti Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Perbendaharaan, Akta Prosedur Kewangan 1957 serta surat pekeliling yang dikeluarkan oleh Kerajaan dari masa ke semasa. iii. Di KPPK, perolehan dilaksanakan dengan menggunakan peruntukan mengurus dan pembangunan. Kesemua peruntukan tersebut dibiayai melalui waran yang diterima dari Kementerian Kewangan. Kaedah perolehan yang digunakan adalah secara pembelian terus, rundingan terus, sebut harga dan tender. iv. KPPK kini dikenali sebagai Kementerian Perladangan dan Komoditi (KPK). Nama KPPK masih digunakan dalam pelaporan ini berdasarkan liputan tempoh pengauditan. Objektif Pengauditan Pengauditan dijalankan bagi menentukan pengurusan perolehan di KPPK telah dilaksanakan dengan teratur selaras dengan peraturan yang berkuat kuasa. Skop Pengauditan i. Pengauditan ini dijalankan terhadap perolehan bagi tahun 2020 hingga bulan September 2022 di BKPP, KPPK. Perkara dinilai ialah pengurusan perolehan bagi kaedah pembelian terus, rundingan terus, sebut harga dan tender untuk memastikan kawalan dalaman dan pekeliling berkaitan dipatuhi. BAHAGIAN IV LAPORAN PENGAUDITAN PEROLEHAN

94 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI ii. Pengauditan dijalankan dengan membuat semakan terhadap dokumen dan rekod berkaitan perolehan yang dikemukakan oleh BKPP. Selain itu, perbincangan dan temu bual dengan pegawai terlibat telah dibuat untuk mendapatkan penjelasan lanjut serta pemeriksaan fizikal telah dijalankan pada 12 Oktober 2022, 5 dan 6 November 2022. Bagi tujuan tersebut, sebanyak 48 baucar bayaran telah disemak. iii. Peraturan yang dirujuk adalah Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Perbendaharaan dan Arahan Pentadbiran Ketua Setiausaha (KSU), KPPK Bilangan 3 Tahun 2020 (1 Julai 2020). Pekeliling Perbendaharaan dirujuk sebelum dikemas kini pada 29 November 2022 yang berkuat kuasa mengikut liputan tempoh diaudit. Pengauditan turut dijalankan berpandukan Garis Panduan Pengauditan Pengurusan Kewangan (Indeks Akauntabiliti). Rumusan Audit i. Perancangan perolehan bagi tahun 2020 tidak dapat disemak dan tiada bukti BKPP telah menghantar maklumat Perancangan Perolehan Tahunan bagi perolehan secara tender tahun 2021 kepada MoF sama ada secara salinan cetak atau salinan digital. ii. Dua Pegawai Penyedia bagi 40 sampel baucar bayaran diaudit berjumlah RM364,729.95 tidak diwakilkan kuasa oleh Pegawai Pengawal melalui Jadual Penetapan Kuasa. iii. Perolehan Sistem Perpustakaan Bersepadu (KOHA) oleh Seksyen Perpustakaan belum dapat digunakan sepenuhnya kerana masalah migrasi data daripada pangkalan data asal. iv. Lima (12.5%) daripada 40 sampel bekalan/perkhidmatan berjumlah RM89,391 lewat diterima daripada pembekal antara satu hingga tiga hari dari tarikh akhir patut hantar. v. Cap perakuan bagi bekalan/perkhidmatan yang diterima tidak diisi dengan lengkap bagi tujuh (17.5%) daripada 40 sampel baucar bayaran berjumlah RM23,910. vi. Sebanyak 27 (67.5%) daripada 40 sampel baucar bayaran berjumlah RM219,485.49 tidak menggunakan cap pengesahan salinan dokumen mengikut format yang ditetapkan. vii. Sebanyak lapan (20%) daripada 40 sampel baucar bayaran berjumlah RM47,295 tidak disertakan senarai semak KEW.AP3/20-A-7 Pesanan Tempatan (LO) - Perolehan Secara Belian Terus. viii. Borang pergerakan dokumen pembelian terus tidak ditandatangani dengan lengkap bagi kesemua 40 sampel baucar bayaran diaudit berjumlah RM364,729.95.

95 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI ix. Tiada rekod diselenggarakan bagi penerimaan dan pengeluaran pelekat logo kenderaan jabatan. x. Tiga perolehan secara sebut harga berjumlah RM84,539.98 lewat dibekalkan antara empat hingga 11 hari seperti ditetapkan dalam Pesanan Kerajaan tidak dikenakan denda. xi. Satu unit kabinet besi berpalang yang diterima pada 15 September 2021 bernilai RM611.11 telah rosak dan memerlukan pembaikan. Aduan kerosakan masih belum dilaporkan. xii. Empat jenis peralatan pejabat melibatkan aset yang dibeli bernilai RM10,011.11 tidak digunakan sejak diterima antara bulan September 2021 dan Mei 2022. xiii. Tiada bukti BKPP mengenakan apa-apa tindakan atau denda kepada pembekal atau menamatkan perkhidmatan pembekal bagi bekalan yang tidak disempurnakan sebanyak 99.7% dari unit patut bekal. xiv. Sebanyak lima unit aset iaitu televisyen jenis Samsung Smart TV berjumlah RM10,600 masih belum digunakan walaupun diterima sejak 13 April 2022 dengan tempoh jaminan aset masih berbaki hampir lima bulan. xv. Tiada bukti syarat kelulusan rundingan terus yang ditetapkan oleh MoF dilaksanakan sepenuhnya. 8.1. Perolehan Di KPPK Bagi tempoh tahun 2020 hingga bulan September 2022, sebanyak 813 bilangan perolehan berjumlah RM7.84 juta telah dibelanjakan oleh KPPK melibatkan 783 pembelian terus, 21 sebut harga, satu tender serta lapan rundingan terus menggunakan peruntukan mengurus dan pembangunan. Daripada jumlah tersebut, sebanyak 48 (6%) perolehan berjumlah RM2.80 juta (35.7%) telah dipilih sebagai sampel Audit. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 49 dan Jadual 50. JADUAL 49 PEROLEHAN BAGI TEMPOH TAHUN 2020 HINGGA BULAN SEPTEMBER 2022 BIL. KAEDAH PEROLEHAN JUMLAH (Bilangan) (RM) 1. Pembelian Terus 783 2,719,427.73 2. Sebut Harga 21 3,492,724.65 3. Tender 1 937,503.75 4. Rundingan Terus 8 690,334.20 JUMLAH 813 7,839,990.33 Sumber: Daftar Pembelian Terus, Sebut Harga Dan Tender KPPK

96 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 50 SAMPEL PEROLEHAN DIAUDIT BAGI TEMPOH TAHUN 2020 HINGGA BULAN SEPTEMBER 2022 BIL. KAEDAH PEROLEHAN JUMLAH (Bilangan) (RM) 1. Pembelian Terus 40 364,729.95 2. Sebut Harga 4 998,129.35 3. Tender 1 937,503.75 4. Rundingan Terus 3 501,911.80 JUMLAH 48 2,802,274.85 Sumber: Daftar Pembelian Terus, Sebut Harga Dan Tender KPPK 8.2. Pengurusan Perolehan Pengurusan perolehan yang baik bertujuan memastikan perolehan dilaksanakan dengan cekap, mematuhi undang-undang dan peraturan yang ditetapkan serta mengikut amalan tadbir urus yang baik dengan mematuhi prinsip-prinsip perolehan iaitu akauntabiliti awam; diuruskan secara telus; memberi nilai faedah yang terbaik serta dibuat dengan saingan terbuka, adil dan saksama (Pekeliling Perbendaharaan PK 2.1). 8.2.1. Maklumat Perancangan Perolehan Tahunan Tidak Diselenggara Dengan Lengkap a. Berdasarkan PK 1 Perenggan 4 (ii) menyatakan maklumat perancangan yang perlu disediakan bagi perolehan secara tender perlu dikemukakan kepada Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan (MoF) dalam bentuk salinan digital melalui e-mel sebelum atau pada 15 Januari setiap tahun mengikut format yang telah ditetapkan. Format yang ditetapkan adalah seperti dalam Gambar 53. GAMBAR 53 Contoh Format Perancangan Perolehan Tahunan Bagi Perolehan Secara Tender 05.11.2022 (Sumber: Pekeliling Perbendaharaan PK 1.1)

97 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI b. Semakan Audit mendapati Perancangan Perolehan Tahunan Tahun 2021 dan 2022 telah diluluskan oleh Pegawai Pengawal. Bagaimanapun, dokumen perancangan perolehan bagi tahun 2020 tidak dapat disemak kerana tidak dikemukakan kepada pihak Audit. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 51. JADUAL 51 KELULUSAN PERANCANGAN PEROLEHAN TAHUNAN BAGI TAHUN 2020 HINGGA 2022 BIL. BUTIRAN TARIKH KELULUSAN PEGAWAI PENGAWAL 1. Perancangan Perolehan Tahunan 2020 Tiada maklumat 2. Perancangan Perolehan Tahunan 2021 11.01.2021 3. Perancangan Perolehan Tahunan 2022 12.01.2022 Sumber: Fail Perolehan c. Semakan lanjut Audit mendapati tiada bukti BKPP telah menghantar maklumat Perancangan Perolehan Tahunan (PPT) bagi perolehan secara tender tahun 2021 kepada MoF sama ada secara salinan cetak atau salinan digital. Maklum balas BKPP pada 13 Januari 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 4 Tahun 2022 pada 16 Januari 2023 Punca: i. Semakan tidak lengkap - Fail rujukan MPI.400-10/10/1 yang mengandungi PPT 2020 telah ditutup dan ditukar kepada klasifikasi fail baharu. ii. Semakan tidak lengkap - PPT telah dikunci masuk ke dalam Sistem ePerolehan berdasarkan surat MOF bertarikh 17 Disember 2022. Pelan Tindakan: i. Salinan dokumen PPT 2020 dan fail MPI.400-10/10/1 telah dikemukakan kepada Unit Audit Dalam pada 29 Disember 2022, namun tidak diterima. Salinan PPT 2020 dan fail tersebut dikemukakan semula kepada Unit Audit Dalam pada 12 Januari 2022. ii. Surat MOF no. rujukan MOF. BPK(S)600-14/13/1(39) bertarikh 2 Disember 2022 dan salinan Laporan Perancangan Perolehan tahun 2021 yang dijana dari Sistem ePeroehan telah dikemukakan kepada Unit Audit Dalam pada 12 Januari 2022. Tempoh Jangka Selesai: Selesai.

98 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 8.2.2. Government Procurement Information System (MyGPIS) a. Pekeliling Perbendaharaan PK 1.1 Punca Kuasa, Prinsip dan Dasar Perolehan Kerajaan perenggan 5 (vii) (a) menjelaskan MyGPIS membolehkan MoF membuat analisis ke atas data-data perolehan Kerajaan bagi semua Agensi Kerajaan dan menjana laporan dengan cepat, tepat dan efisien. Agensi Kerajaan juga dikehendaki merekod dan sentiasa mengemaskini maklumat perolehan Kerajaan ke dalam sistem MyGPIS secara berterusan serta memastikan maklumat adalah tepat dan terkini. b. Sebanyak 30 sampel transaksi perolehan bekalan dan perkhidmatan dari Laporan Terperinci Pesanan Kerajaan telah dipilih bagi memastikan perolehan telah didaftarkan dalam MyGPIS dan data yang dimasukkan adalah kemas kini dan tepat. c. Hasil semakan Audit mendapati semua kategori perolehan yang telah didaftarkan dalam MyGPIS adalah kemas kini dan tepat. 8.3. Pengurusan Perolehan Mengikut Kaedah Perolehan 8.3.1. Kaedah Perolehan Secara Pembelian Terus Semakan Audit mendapati pengurusan perolehan secara pembelian terus berdasarkan 40 sampel diaudit adalah teratur seperti berikut: a. Pembelian terus dibuat bagi bekalan setiap jenis item/perkhidmatan tidak melebihi RM20,000 setahun [Pekeliling Perbendaharaan PK 2.1 Kaedah Perolehan Kerajaan perenggan 5]. b. Pesanan Kerajaan dikeluarkan terlebih dahulu sebelum bekalan/perkhidmatan diterima dan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa [Pekeliling Perbendaharaan PK 2.1 Kaedah Perolehan Kerajaan perenggan 5]. c. Kajian pasaran dibuat dengan mendapatkan sekurang-kurangnya tiga tawaran harga daripada pembekal tempatan [Pekeliling Perbendaharaan PK 2.1 Kaedah Perolehan Kerajaan perenggan 5]. d. 10 sampel perolehan diaudit yang tidak mempunyai kajian pasaran lengkap iaitu sekurang-kurangnya tiga tawaran harga daripada pembekal tempatan adalah selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan PK 5.1 Perolehan Menggunakan Sistem ePerolehan perenggan 5.1.3 (a) (5).

99 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 8.3.1.2. Penemuan Audit lain bagi perolehan secara pembelian terus diterangkan dalam perenggan berikut: a. Pegawai Penyedia Baucar Bayaran Tidak Disenaraikan Dalam Jadual Penetapan Kuasa i. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 6 Tahun 2018 Tatacara Pengurusan Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal Kepada Pegawai Perakaunan Di Bawah Kawalannya (Arahan Perbendaharaan 11) – perenggan 3.3.1 menjelaskan perlunya penetapan kuasa dan tugas kewangan dan perakaunan oleh Pegawai Pengawal kepada pegawai yang bekerja di bawah seliaannya secara bertulis dan menyatakan dengan jelas setakat mana pegawai tersebut dibenarkan menjalankan tugas bagi pihak Pegawai Pengawal. ii. Perenggan 3.3.2 pekeliling yang sama turut menyatakan sekiranya berlaku sesuatu luar aturan, Pegawai Pengawal sepatutnya boleh menentukan dengan mudah siapakah yang bertanggungjawab, sekiranya tidak boleh ditentukan, terdapat kemungkinan Pegawai Pengawal perlu menggantikan kehilangan tersebut. Butiran lanjut jawatan pegawai diluluskan sebagai penyedia baucar bayaran mengikut Jadual Penetapan Kuasa KPPK terkini bertarikh 11 Ogos 2021 adalah seperti dalam Jadual 52. JADUAL 52 JAWATAN PEGAWAI DIBENARKAN SEBAGAI PENYEDIA BAUCAR BAYARAN - JADUAL PENETAPAN KUASA KPPK BIL. TUGAS JAWATAN PEGAWAI DAN UNIT 1. Penyedia Penolong Akauntan, Unit Kewangan dan Perolehan, BKPP 2. Penyedia KPT (Kew), Unit Kewangan dan Perolehan, BKPP 3. Penyedia PT (Kew), Unit Kewangan dan Perolehan, BKPP Sumber: Fail Perwakilan Kuasa - KPPK.PPK(S).400-9/1/1(7) iii. Semakan Audit terhadap fail perwakilan kuasa dengan nombor rujukan KPPK.PPK(S).400-9/1/1(7) bertarikh 11 Ogos 2021 mendapati dua Pegawai Penyedia bagi 40 sampel baucar bayaran diaudit berjumlah RM364,729.95 tidak diwakilkan kuasa oleh Pegawai Pengawal melalui Jadual Penetapan Kuasa. Penyedia baucar terlibat adalah berjawatan Penolong Setiausaha berbanding jawatan Penolong Akauntan/KPT (Kew)/PT (Kew) yang ditetapkan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 53 dan Gambar 54.

100 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 53 JAWATAN DAN NAMA PEGAWAI PENYEDIA BAUCAR BAYARAN YANG TIADA DALAM JADUAL PENETAPAN KUASA BIL. JAWATAN DAN NAMA PEGAWAI PENYEDIA BAUCAR BAYARAN BIL. BAUCAR JUMLAH (RM) 1. Penolong Setiausaha Wan Nur Hidayah Binti W Abdullah 37 353,558.31 2. Penolong Setiausaha Benyamin Bin Rosli 3 11,171.64 JUMLAH KESELURUHAN 40 364,729.95 Sumber: Baucar Bayaran GAMBAR 54 Pegawai Penyedia Tidak Diwakilkan Kuasa 05.11.2022 (Sumber: Dokumen Baucar Bayaran) iv. Pihak Audit dimaklumkan, perkara ini disebabkan masalah sistem ePerolehan tidak menjana nama Pegawai Penyedia sebenar yang diwakilkan kuasa. Maklum balas BKPP pada 13 Januari 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 4 Tahun 2022 pada 16 Januari 2023 Punca: Berdasarkan janaan Sistem 1GFMAS, pegawai yang membuat padanan bayaran di Sistem ePerolehan direkodkan sebagai penyedia bagi Arahan Pembayaran di Sistem 1GFMAS. Pelan Tindakan: Pengemaskinian Jadual Penetapan Kuasa oleh Ketua Setiausaha dengan penambahan pegawai padanan bayaran sebagai penyedia di iGFMAS. Tempoh Jangka Selesai: 31 Mac 2023.

101 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Pendapat Audit Perbezaaan rekod pegawai sebenar yang menyediakan baucar bayaran berlaku disebabkan janaan maklumat antara sistem ePerolehan dan 1GFMAS tidak sepadan. b. Perolehan Sistem Perpustakaan Bersepadu (KOHA) Masih Belum Berfungsi Sepenuhnya i. Perolehan Sistem Perpustakaan Bersepadu (KOHA) dibuat bagi menggantikan sistem Integrated Library Manaement Utility (ILMU) sedia ada yang digunakan oleh Seksyen Perpustakaan, KPPK. Penggantian tersebut dilaksanakan kerana sistem ILMU tidak mempunyai pengekodan secara menyeluruh menyebabkan proses pengkatalogan buku tidak dapat dilaksanakan dengan sempurna. Objektif perolehan KOHA tersebut juga adalah memastikan kelancaran sistem pengurusan perpustakaan dan perkhidmatan kepada pengguna tidak terjejas. ii. Perolehan KOHA di Seksyen Perpustakaan, KPPK dilaksanakan selaras dengan kelulusan dalam Perancangan Perolehan Tahunan 2022 melalui memo Bahagian BKPP bertarikh 12 Januari 2022 dengan siling berjumlah RM20,000. Bagi tahun 2022, KPPK telah melaksanakan perolehan KOHA dan Mesin Pengimbas berjumlah RM19,850. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 54. JADUAL 54 PEROLEHAN SISTEM PERPUSTAKAAN BERSEPADU (KOHA) DAN MESIN PENGIMBAS NO. / TARIKH PESANAN TEMPATAN BUTIRAN HARGA SEUNIT (RM) KUANTITI (Unit) JUMLAH (RM) PO335889 16/08/2022 Perkhidmatan Pelaksanaan Membekal, Pemasangan, Konfigurasi, Pengujian Dan Latihan Smart Book Scanner. 1,350.00 1 1,350.00 Perkhidmatan Pelaksanaan, Pemasangan, Konfigurasi, Pengujian Dan Latihan Sistem Perpustakaan Lesen Terbuka KOHA Bagi Perpustakaan KPPK. 18,500.00 1 18,500.00 JUMLAH KESELURUHAN 19,850.00 Sumber: Fail Baucar Bayaran iii. Pekeliling Perbendaharaan PK 7.6 Perolehan Berkaitan ICT Dan Rangkaian Internet perenggan 9.1 dan Arahan Perbendaharaan 99 (e) menetapkan bahawa bayaran hanya boleh dibuat sekiranya perakuan bekalan/perkhidmatan/kerja telah dilaksanakan dengan sempurna. Manakala perenggan 9.2 pula menjelaskan bagi pembayaran yang perlu dibuat sebahagian atau sepenuhnya sebelum pembekalan/perkhidmatan dilaksanakan, kebenaran adalah terhad kepada

102 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI perolehan pangkalan data, jurnal dan maklumat secara atas talian yang mana Agensi diberi pengecualian daripada Arahan Perbendaharaan 99 (e). iv. Pemeriksaan fizikal ke Seksyen Perpustakaan, di Aras 7, KPPK pada 12 Oktober 2022 mendapati Mesin Pengimbas telah berfungsi dengan sempurna. Namun, sistem KOHA pula belum dapat digunakan sepenuhnya kerana masalah migrasi data daripada pangkalan data asal seperti yang dimaklumkan oleh Pembantu Perpustakaan. Dapatan di lokasi adalah seperti dalam Gambar 55 hingga Gambar 58. GAMBAR 55 GAMBAR 56 Mesin Pengimbas Di Seksyen Perpustakaan, KPPK (12.10.2022) (Sumber: Fail UAD) Demo Penggunaan Mesin Pengimbas Di Seksyen Perpustakaan, KPPK (12.10.2022) (Sumber: Fail UAD) GAMBAR 57 GAMBAR 58 Sistem Perpustakaan Bersepadu (KOHA) Di Seksyen Perpustakaan, KPPK (12.10.2022) (Sumber: Fail UAD) Demo Penggunaan Sistem Perpustakaan Bersepadu (KOHA) (12.10.2022) (Sumber: Fail UAD) v. Semakan Audit lanjut mendapati BKPP telah membuat bayaran penuh kepada syarikat CD Solutions Sdn. Bhd. berjumlah RM19,850 pada 23 September 2022 selaras dengan syarat kontrak dipersetujui antara KPPK dan pembekal. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 55.

103 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 55 BUTIRAN BAYARAN KOHA NO./ TARIKH BAUCAR TARIKH BAYAR BUTIRAN JUMLAH (RM) 12002133/ 19.09.2022 23.09.2022 Perkhidmatan Membekal Sistem Perpustakaan Bersepadu (KOHA) Dan Mesin Pengimbas Untuk Kegunaan Perpustakaan KPPK Bagi Tahun 2002 19,850.00 JUMLAH 19,850.00 Sumber: Baucar KPPK Maklum balas BKPP pada 13 Januari 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 4 Tahun 2022 pada 16 Januari 2023 Punca: i. Objektif utama perolehan sistem KOHA ialah untuk menguruskan bahan-bahan perpustakaan seperti buku, majalah, jurnal dan lain-lain bahan agar tersusun dengan sistematik secara dalam talian mengikut standard pengkatalogan dan pengkelasan yang telah ditetapkan. Migrasi data telah selesai sepenuhnya dan bahan-bahan perpustakaan boleh diuruskan dengan teratur dan sistematik melalui sistem KOHA manakala pencarian buku juga boleh diakses melalui ULR OPAC library.mpic.gov.my ii. Sehubungan itu, sistem KOHA boleh digunakan sepenuhnya di dalam pengurusan bahan-bahan perpustakaan termasuk modul pendaftaran pengguna - patron, modul pengkatalogan, modul peminjaman dan pemulangan buku (sirkulasi), modul laporan, modul pencarian bahan melalui OPAC dan lain-lain modul sistem. Pelan Tindakan: Bahagian BKPP akan mengeluarkan e-mel hebahan berkenaan Sistem KOHA ini kepada semua warga KPK dan memaklumkan bahawa sistem berkenaan telah sedia digunakan. Selain itu, Seksyen Perpustakaan, Bahagian BKPP akan mengadakan Sesi Latihan Penggunaan OPAC pada bulan Februari 2023. Tempoh Jangka Selesai: 31 Januari 2023. Pendapat Audit Objektif perolehan sistem KOHA akan dicapai sepenuhnya apabila sistem dapat digunakan oleh semua warga Kementerian.

104 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI c. Bekalan/Perkhidmatan Lewat Diterima i. Arahan Perbendaharaan 176.1 (a) menghendaki Pegawai Pengawal berpuas hati bahawa syarat-syarat perolehan diputuskan dengan jelas ke atas maklumat penuh perolehan seperti harga seunit yang dipersetujui, kuantiti yang dikehendaki, tarikh, masa dan tempat serahan, belanja serahan, perkhidmatan lepas jualan dan sebagainya. ii. Semakan Audit mendapati lima (12.5%) daripada 40 sampel bekalan/ perkhidmatan berjumlah RM89,391 lewat diterima daripada pembekal antara satu hingga tiga hari dari tarikh akhir dinyatakan dalam Pesanan Kerajaan. Bagaimanapun, tiada tindakan dapat diambil terhadap pembekal bagi kelewatan bekalan mengikut pekeliling berkuat kuasa. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 56. JADUAL 56 BEKALAN/PERKHIDMATAN LEWAT DITERIMA BIL. NO./ TARIKH BAUCAR BUTIRAN TARIKH AKHIR BEKALAN PATUT DITERIMA TARIKH SEBENAR BEKALAN DITERIMA TEMPOH LEWAT (Hari) JUMLAH (RM) 1. 12000909/ 08.04.2022 Perkhidmatan Membekal, Mencetak Dan Menghantar Folder Sijil, Kad Tagging Meja Dan Buku Log Latihan Untuk Kegunaan KPPK. 30.03.2022 31.03.2022 1 6,800.00 2. 12001238/ 27.05.2022 Perolehan Kontrak Panel Berpusat Bagi Membekal, Menghantar Dan Memasang Perabot Berasaskan Logam Di KPPK Tahun 2022. 22.05.2022 25.05.2022 3 29,140.00 3. 12001239/ 27.05.2022 Perolehan Kontrak Panel Berpusat Bagi Membekal, Menghantar Dan Memasang Perabot Berasaskan Kayu Di KPPK Tahun 2022. 22.05.2022 25.05.2022 3 33,300.00 4. 12001476/ 04.07.2022 Membekalkan Pelbagai Jenis Cop Getah Untuk Kegunaan Rasmi KPPK Bagi Tahun 2022 (BKPP). 26.06.2022 27.06.2022 1 6,951.00 5. 12002028/ 08.09.2022 Membekal Dan Menghantar Pakaian Lengkap Untuk Kontinjen Kementerian Sempena Perarakan Sambutan Hari Kebangsaan 2022 (Pentadbiran, BKPP). 02.09.2022 05.09.2022 3 13,200.00 JUMLAH KESELURUHAN 89,391.00 Sumber: Fail Baucar Bayaran

105 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas BKPP pada 13 Januari 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 4 Tahun 2022 pada 16 Januari 2023 Punca: i. Item No.1 - Unit stor telah menerima bekalan pada tarikh 21 Mac 2022. Bagaimanapun, bekalan bagi Folder Sijil Baldu diterima dalam keadaan tidak sempurna dan dikembalikan semula kepada pembekal. Bekalan telah sempurna diterima pada 31 Mac 2022. ii. Item no.2 & no.3 - perolehan ini mengalami kelewatan penghantaran bekalan oleh pembekal dan BKPP telah menerima surat makluman berkaitan perkara ini daripada pembekal. iii. Item no. 4 - bekalan cop getah daripada pembekal tidak diterima sepenuhnya pada 26 Jun 2022. Pembekalan lengkap hanya diterima daripada 27 Jun 2022. iv. Item no. 5 - Dokumen delivery order dan Pesanan Penghantaran daripada pihak pembekal diterima lewat. Tarikh terima pada delivery order adalah 5 September 2022 sedangkan bekalan pakaian sepenuhnya telah diterima pada 29 Ogos 2022. Pelan Tindakan: i. Bahagian BKPP akan lebih teliti dengan tempoh penghantaran bekalan pada masa akan datang. Bahagian BKPP akan mengeluarkan surat peringatan terhadap pembekal terlibat sekiranya mereka tidak mematuhi tempoh penghantaran yang telah ditetapkan. ii. Bahagian BKPP akan mengeluarkan surat peringatan terhadap pembekal sekiranya mereka tidak menghantar dokumen mengikut tarikh yang telah ditetapkan. iii. Bukti bergambar pakaian baju kontinjen sempena Hari Kemerdekaan 2022 disertakan di lampiran. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. Pendapat Audit Pemantauan BKPP terhadap tempoh penghantaran bekalan dapat memastikan kepentingan Kerajaan dilindungi dan pengenalpastian tindakan susulan yang wajar dilaksanakan terhadap pembekal gagal mematuhi tempoh ditetapkan.

106 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI d. Cap Perakuan Bagi Bekalan/Perkhidmatan Yang Diterima Tidak Diisi Dengan Lengkap i. Arahan Perbendaharaan 99 (e) (ii) menyatakan sesuatu bayaran kemajuan bagi kerja hendaklah diperakukan mengikut nilai kerja setakat mana yang telah dilaksanakan atau nilai bahan-bahan yang sebenarnya telah dibekalkan. Baucar bayaran bagi bekalan untuk kerja tersebut hendaklah disokong satu perakuan bahawa bekalan itu telah diterima dan sama ada dipertanggungkan dalam rekod stor sepatutnya (dengan menyatakan folio lejar atau nombor kad) atau dikeluarkan bagi kegunaan segera dengan sempurna. ii. Semakan Audit mendapati cap perakuan bagi bekalan/perkhidmatan yang diterima tidak diisi dengan lengkap bagi tujuh (17.5%) daripada 40 sampel baucar bayaran berjumlah RM23,910. Antara maklumat tidak diisi dengan lengkap ialah tandatangan pegawai penerima dan rekod keperluan kegunaan sama ada pada petak “Dikeluarkan bagi kegunaan segera” atau pada petak “Direkodkan dalam Daftar Stok/Kad kawalan stok/Daftar modal/lejar inventori di folio”. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 57, Gambar 59 dan Gambar 60. JADUAL 57 CAP PERAKUAN TERIMA BARANG/PERKHIDMATAN TIDAK DIISI DENGAN LENGKAP BIL. NO./ TARIKH BAUCAR BUTIRAN JUMLAH (RM) 1. 12000697/ 18.03.2022 Penyediaan Minum Pagi Bagi Mesyuarat Penganjuran Malaysia International Agricommodity Expo And Summit (MIACES) Dipengerusikan Oleh TKSU (K) Pada 11.03.2022 Jam 9.00pagi Di Bilik Mesyuarat Nyatoh KPPK (Bhg GET). 225.00 2. 12000991/ 15.04.2022 Perkhidmatan Penyewaan Kenderaan Sempena Mesyuarat Ke-23 Peringkat Pegawai Kanan Di Bawah CPOPC. 3,200.00 3. 12001081/ 28.04.2022 Perkhidmatan Mencetak Dan Membekal Dokumen Pelan Pendigitalan Strategik KPPK 2021-2025 (BPM). 4,875.00 4. 12001107/ 11.05.2022 Perolehan Barangan Keperluan Sanitasi COVID-19 Untuk Kegunaan Kementerian BKPP. 3,388.00 5. 12001204/ 24.05.2022 Perkhidmatan Kerja-Kerja Pembaikan Dan Penyelenggaraan Menara Tulus BKPP. 8,922.00 6. 12001571/ 14.07.2022 Perkhidmatan Penyediaan Makan Dan Minum Pagi Dan Tengah Hari Bagi Program Pengukuhan: Fiqh An-Nisa' (Ui) KPPK Pada 5 Julai 2022 Masa 8.00 Pagi -1.00 Tengah Hari Dipengerusikan Oleh TKSU (P). 1,500.00 7. 12002023/ 08.09.2022 Perkhidmatan Penyediaan Minum Pagi, Makan Tengahari Dan Minum Petang Bagi Sesi Taklimat Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil. 3 Tahun 2022 (SPANM 3/2022) Pada 12.08.2022 Jam 8.30 Pagi Hingga 4.30 Petang 1,800.00 JUMLAH KESELURUHAN 23,910.00 Sumber: Fail Baucar Bayaran

107 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 59 GAMBAR 60 Contoh Cap Terima Barang/Perkhidmatan Yang Lengkap (05.11.2022) (Sumber: Dokumen Baucar Bayaran) Contoh Cap Terima Barang/Perkhidmatan Yang Tidak Lengkap (05.11.2022) (Sumber: Dokumen Baucar Bayaran) Maklum balas BKPP pada 13 Januari 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 4 Tahun 2022 pada 16 Januari 2023 Punca: Pegawai Penerima Barang/Perkhidmatan tidak melengkapkan dokumen pengesahan penerimaan. Pelan Tindakan: i. Mengeluarkan hebahan kepada warga KPK untuk memastikan cap perakuan dokumen pengesahan penerimaan barang/perkhidmatan dilengkapkan dengan melampirkan contoh. ii. Mulai tahun 2023, dokumen yang tidak lengkap tidak akan diproses dan dipulangkan semula kepada pemohon. Tempoh Jangka Selesai: 31 Januari 2023. Pendapat Audit Perekodan bagi perakuan bekalan diterima dan keperluan kegunaan aset tidak dilaksanakan sepenuhnya oleh pegawai bertanggungjawab.

108 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI e. Pengesahan Dokumen Salinan Tidak Mengikut Format Ditetapkan i. Arahan Pentadbiran Ketua Setiausaha (KSU), KPPK Bilangan 3 Tahun 2020 berkuat kuasa 1 Julai 2020 bertujuan untuk menambah baik pengurusan kewangan KPPK khususnya berkaitan peraturan tuntutan bayaran, menetapkan kawalan dalaman dan panduan pengurusan kewangan berdasarkan pekeliling serta peraturan kewangan yang berkuat kuasa. ii. Perenggan 7.3 Arahan Pentadbiran KSU, KPPK Bilangan 3 Tahun 2020 Pengurusan Kewangan - Peraturan Tuntutan Bayaran menjelaskan semua salinan daripada dokumen asal hendaklah disahkan. Selain itu, Bahagian A, Pengurusan Kewangan - Peraturan Tuntutan Bayaran menghendaki semua salinan dokumen yang telah disahkan dicatatkan tandatangan, nama, jawatan dan tarikh mengikut format yang ditetapkan dalam Borang KEW-AP3/20-A-7 seperti dalam Gambar 61. GAMBAR 61 Borang Kew-AP3/20-A-7 – Format Cap Pengesahan Salinan Dokumen 05.11.2022 (Sumber: Fail Audit) iii. Semakan Audit mendapati 27 (67.5%) daripada 40 sampel baucar bayaran berjumlah RM219,485.49 tidak menggunakan cap pengesahan salinan dokumen mengikut format yang ditetapkan iaitu tidak dicatatkan tarikh. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 58, Gambar 62 dan Gambar 63. JADUAL 58 CAP PENGESAHAN SALINAN DOKUMEN TIDAK MENGIKUT FORMAT YANG DITETAPKAN BIL. BUTIRAN BIL. BAUCAR JUMLAH (RM) 1. Pengesahan Salinan Dokumen Tidak Mengikut Format 26 183,175.49 2. Pengesahan Salinan Dokumen Tidak Bertarikh 10 36,310.00 JUMLAH KESELURUHAN 36 219,485.49 Sumber: Fail Baucar Bayaran

109 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 62 GAMBAR 63 Contoh Cap Mengikut Format 05.11.2022 (Sumber: Dokumen Baucar Bayaran) Contoh Cap Tidak Mengikut Format 05.11.2022 (Sumber: Dokumen Baucar Bayaran) Maklum balas BKPP pada 13 Januari 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 4 Tahun 2022 pada 16 Januari 2023 Punca: Pemohon tidak melengkapkan dokumen permohonan. Pelan Tindakan: i. Mengeluarkan e-mel hebahan kepada warga KPK untuk memastikan cap pengesahan salinan mengikut format yang ditetapkan dalam Arahan Pentadbiran KSU Bil. 3/2020. ii. Mulai tahun 2023, dokumen yang tidak lengkap tidak akan diproses dan dipulangkan semula kepada pemohon. Tempoh Jangka Selesai: 31 Januari 2023. Pendapat Audit Arahan Pentadbiran Ketua Setiausaha dalam aspek maklumat pengesahan dokumen bayaran masih belum dilaksanakan sepenuhnya.

110 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI f. Dokumen Senarai Semak Tidak Dilampirkan Bersama Baucar Bayaran i. Perenggan 8.1 Arahan Pentadbiran KSU Bilangan 3 Tahun 2020 menetapkan permohonan Pesanan Tempatan (LO) hanya dikeluarkan bagi program/aktiviti yang diluluskan oleh Pegawai Pengawal/pegawai yang diwakilkan kuasa serta mengambil kira aspek kemampuan dan komitmen kewangan KPPK. Selain itu, senarai semak Borang Kew.AP3/20-A-7 hendaklah digunakan seperti ditetapkan dalam tatacara dan senarai semak permohonan Pesanan Tempatan (LO) - Perolehan Secara Belian Terus. ii. Semakan Audit mendapati lapan (20%) daripada 40 sampel baucar bayaran berjumlah RM47,295 tidak disertakan senarai semak KEW.AP3/20-A-7 Pesanan Tempatan (LO) - Perolehan Secara Belian Terus. Maklumat lanjut adalah seperti dalam Jadual 59. JADUAL 59 SENARAI SEMAK KEW.AP3/20-A-7 TIDAK DILAMPIRKAN BERSAMA BAUCAR BAYARAN BIL. NO./ TARIKH BAUCAR BUTIRAN JUMLAH (RM) 1. 12001071/ 27.04.2022 Bayaran Konsultan Bagi Program Neuro Linguistik Programming (NLP) Siri 1 Pada 12 Hingga 13 April 2022 Pada 8.30 Pagi Hingga 5.00 Petang Bertempat Di Dewan Keruing, Aras 9,Kppk (BPSM) 3,710.00 2. 12001072/ 27.04.2022 Perkhidmatan Mencetak Sticker Logo Untuk Kenderaan Kementerian (PPK) 2,440.00 3. 12001081/ 28.04.2022 Perkhidmatan Mencetak Dan Membekal Dokumen Pelan Pendigitalan Strategik KPPK 2021-2025 (BPM) 4,875.00 4. 12001107/ 11.05.2022 Perolehan Barangan Keperluan Sanitasi Covid-19 Untuk Kegunaan Kementerian (PPK) 3,388.00 5. 12001204/ 24.05.2022 Perkhidmatan Kerja-Kerja Pembaikan Dan Penyelenggaraan Menara Tulus (PPK) 8,922.00 6. 12001515/ 08.07.2022 Bayaran Pakej Perkhidmatan Kursus Team Building & Branding Diri Bagi Pegawai KPPK Di Agrofarmstay Resort, Durian Tunggal, Melaka Pada 30 Jun - 2 Julai 2022 (Bhg. PSM) 18,000.00 7. 12002023/ 08.09.2022 Perkhidmatan Penyediaan Minum Pagi, Makan Tengahari D An Minum Petang Bagi Sesi Taklimat Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil.3 Tahun 2022 (SPANM 3/2022) Pada 12.08.2022 Jam 8.30 Pagi Hingga 4.30 Petang Di 1,800.00 8. 12002183/ 26.09.2022 Perkhidmatan Kerja-Kerja Pembaikan Dan Penyelenggaraan Sistem Talian Telefon Di Menara Tulus (BKPP) 4,160.00 JUMLAH KESELURUHAN 47,295.00 Sumber: Fail Baucar Bayaran

111 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas BKPP pada 13 Januari 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 4 Tahun 2022 pada 16 Januari 2023 Punca: Pemohon tidak melengkapkan dokumen permohonan. Pelan Tindakan: i. Mengeluarkan e-mel hebahan kepada warga KPK untuk memastikan senarai semak KEW.AP3/20-A-7 di dalam Arahan Pentadbiran KSU Bil. 3/2020 dilampirkan bersama dokumen permohonan. ii. Mulai tahun 2023, dokumen yang tidak lengkap tidak akan diproses dan dipulangkan semula kepada pemohon. Tempoh Jangka Selesai: 31 Januari 2023. Pendapat Audit Arahan Pentadbiran Ketua Setiausaha dalam aspek permohonan Pesanan Tempatan masih belum dilaksanakan sepenuhnya. g. Borang Pergerakan Dokumen Pembelian Terus Tidak Ditandatangani Dengan Lengkap i. Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 7 Tahun 2018 Tatacara Pengurusan Bayaran di Lampiran A perenggan 2.9 Penggunaan ID dan kata laluan hendaklah mematuhi peraturan berikut: Perenggan 2.9.1 - Penggunaan ID perlu dikawal dan tidak disalahgunakan. Penggunaan ID oleh orang lain adalah dilarang; Perenggan 2.9.2 - Setiap pemilik ID adalah bertanggungjawab merahsia dan menjaga kata laluan dengan selamat; dan Perenggan 2.9.3 - Pastikan dokumen kewangan ditandatangani kecuali dokumen kewangan dicatatkan “Ini adalah cetakan komputer dan tidak perlu ditandatangani”.

112 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI ii. Semakan Audit mendapati borang pergerakan dokumen pembelian terus tidak ditandatangani dengan lengkap bagi kesemua 40 sampel baucar bayaran diaudit berjumlah RM364,729.95. Butiran baucar bayaran dan contoh borang adalah seperti dalam Gambar 64 dan Gambar 65. GAMBAR 64 GAMBAR 65 Contoh Borang Yang Lengkap Ditandatangani 05.11.2022 Sumber: Dokumen Baucar Bayaran Contoh Borang Yang Tidak Lengkap Ditandatangani 05.11.2022 Sumber: Dokumen Baucar Bayaran Maklum balas BKPP pada 13 Januari 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 4 Tahun 2022 pada 16 Januari 2023 Punca: Borang pergerakan dokumen ePerolehan bukan merupakan borang rasmi kewangan dan ia merupakan panduan yang disediakan oleh pihak Commerce Dot Com Sdn. Bhd. semasa Sistem ePerolehan Baharu diperkenalkan. Pelan Tindakan: Mulai tahun 2023, pengemaskinian dan tambah baik borang pergerakan dokumen pembelian terus dilakukan untuk kegunaan dalaman Unit Kewangan BKPP sahaja. Tempoh Jangka Selesai: 31 Januari 2023.

113 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Pendapat Audit Tatacara pengurusan bayaran dalam aspek penggunaan ID dan kata laluan masih belum dipatuhi sepenuhnya. h. Tiada Rekod Bagi Penerimaan dan Pengeluaran Pelekat Logo Kenderaan Jabatan i. Mengikut Arahan Perbendaharaan 99(e)(i) menetapkan bekalan, perkhidmatan atau kerja hendaklah mengandungi suatu perakuan bahawa bekalan, perkhidmatan atau kerja itu telah dilaksanakan dengan sempurna. Selain itu, Pekeliling Perbendaharaan AM 6.3 Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan perenggan 3 menjelaskan stok yang perlu direkodkan adalah stok yang diterima melalui pembelian dengan wang kerajaan, yang disewa beli dengan wang kerajaan, yang diterima melalui hadiah, pindahan dan melalui proses perundangan. ii. Bagi tahun 2022, BKPP telah melaksanakan perolehan perkhidmatan mencetak pelekat logo untuk kenderaan jabatan KPPK sebanyak 20 unit berjumlah RM2,440. Permohonan perolehan pelekat logo/nama Kementerian untuk pemasangan di kenderaan KPPK telah diluluskan oleh mantan KSU pada 1 April 2022 melalui memo nombor rujukan KPPK.300-4/3/3(9) bertarikh 23 Mac 2022 bagi sembilan buah kenderaan jabatan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 60. JADUAL 60 PEROLEHAN PELEKAT LOGO KENDERAAN JABATAN NO./ TARIKH BAUCAR BUTIRAN HARGA SEUNIT (RM) KUANTITI (Unit) JUMLAH (RM) 12001072/ 27.04.2022 Perkhidmatan Mencetak Sticker Logo Untuk Kenderaan Kementerian (BKPP) 122.00 20 2,440.00 Sumber: Fail Baucar Bayaran iii. Pemeriksaan fizikal Audit ke Unit Pentadbiran, Seksyen Pentadbiran Am, di Aras 6, KPPK pada 12 Oktober 2022 mendapati 20 pelekat logo kenderaan jabatan tersebut telah diterima oleh Ketua Pembantu Tadbir. iv. Semakan lanjut Audit mendapati 18 unit pelekat logo kenderaan jabatan diedarkan oleh Ketua Pembantu Tadbir di Unit Pentadbiran, Seksyen Pentadbiran Am kepada pemandu kenderaan KPPK dengan dua unit pelekat diperuntukkan bagi sebuah kenderaan. Baki dua unit pelekat masih dalam simpanan Ketua Pembantu Tadbir tersebut. Bagaimanapun, pihak Audit dimaklumkan tiada rekod yang

114 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI diselenggarakan bagi penerimaan dan pengeluaran pelekat logo kenderaan jabatan tersebut. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 66. GAMBAR 66 Unit Pentadbiran, Seksyen Pentadbiran Am, BKPP - Baki Pelekat Logo Kenderaan Jabatan Dalam Simpanan Ketua Pembantu Tadbir (12.10.2022) (Sumber: Fail UAD) Maklum balas BKPP pada 13 Januari 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 4 Tahun 2022 pada 16 Januari 2023 Punca: BKPP telah membuat perolehan sebanyak 20 unit pelekat jata dan logo setelah mengambil kira pertukaran nama Kementerian. Pelekat berkenaan terus ditampal di Kenderaan Jabatan. Penerimaan dan pengeluaran pelekat logo kenderaan Jabatan tidak direkodkan dalam Sistem Pengurusan Stok (STS). Pelan Tindakan: BKPP akan memastikan semua perolehan bekalan direkodkan di dalam Sistem SPS dalam tempoh 14 hari bermula daripada tarikh penerimaan bekalan. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. Pendapat Audit Kawalan dalaman bagi perekodan stok tidak dipatuhi oleh pegawai bertanggungjawab.

115 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 8.3.2. Kaedah Perolehan Secara Sebut Harga 8.3.2.1. Semakan Audit mendapati pengurusan perolehan secara sebut harga berdasarkan empat daripada 21 sebut harga diaudit adalah teratur seperti berikut: a. Perolehan setiap jenis item yang melibatkan perbelanjaan tahunan melebihi RM20,000 hingga RM500,000 dibuat dengan mempelawa sebut harga [Pekeliling Perbendaharaan 2.1 Kaedah Perolehan Kerajaan perenggan 7 (iii)(a)(1) dan perenggan 7 (iii)(a)(2)]. b. Jawatankuasa Sebut Harga, Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga dan Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan dan telah melaksanakan tugas mengikut pelantikan [Pekeliling Perbendaharaan 2.1 Kaedah Perolehan Kerajaan perenggan 7(x), 7(iii), 7(iv) dan 7(Viii)]. c. Pembekal yang berjaya adalah pembekal yang mengemukakan tawaran sebut harga dan disyorkan dalam penilaian semua Jawatankuasa (Teknikal/Harga/Sebut Harga) [Pekeliling Perbendaharaan 2.1 Kaedah Perolehan Kerajaan perenggan 7(xiii)(a)]. d. Maklumat lengkap mengenai kertas taklimat dan keputusan sebut harga yang telah ditandatangani disimpan oleh Urus Setia Sebut Harga [Pekeliling Perbendaharaan 2.1 Kaedah Perolehan Kerajaan perenggan 7(xiii)(a)]. e. Pelaksanaan Integrity Pact dipatuhi [Pekeliling Perbendaharaan 1.1 Punca Kuasa, Prinsip dan Dasar Perolehan Kearajaan perenggan 5]. 8.3.2.2. Penemuan Audit lain bagi perolehan secara sebut harga diterangkan dalam perenggan berikut: a. Bekalan Lewat Diterima i. Pekeliling Perbendaharaan PK 2.1 Kaedah Perolehan Kerajaan dalam Lampiran 2.1 Kontrak Panel Berpusat perenggan 9.1 menjelaskan sekiranya syarikat panel lewat membuat penyerahan perabot mengikut tempoh masa yang ditetapkan, Agensi boleh menerima perabot tersebut. Bagaimanapun, syarikat panel akan dikenakan denda lewat bekal berdasarkan formula berikut:

116 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI V (T + D) x 5% T V: Nilai Pesanan Tempatan; T: Tempoh bekalan mengikut Pesanan Kerajaan/kontrak dalam hari; dan D: Bilangan hari yang lewat ii. Atau Agensi boleh membatalkan pesanan perabot dan membeli perabot tersebut daripada syarikat panel lain. Dalam hal sedemikian, sekiranya Agensi terpaksa membeli daripada syarikat panel lain, perbezaan harga boleh dituntut daripada syarikat panel yang gagal membekal perabot; dan Agensi hendaklah melaporkan serta-merta kepada Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan dengan menyertakan salinan Pesanan Kerajaan dan invois/bil yang terlibat. iii. Semakan Audit mendapati tiga daripada empat perolehan secara sebut harga telah dilaksanakan melalui Kontrak Panel Berpusat. Semakan lanjut mendapati tiga perolehan secara sebut harga berjumlah RM84,539.98 tersebut lewat dibekalkan antara empat hingga 11 hari seperti ditetapkan dalam Pesanan Kerajaan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 61. JADUAL 61 BEKALAN LEWAT DITERIMA BIL. NO./ TARIKH BAUCAR BUTIRAN TARIKH PATUT TERIMA BARANG TARIKH TERIMA BARANG TEMPOH LEWAT (Hari) JUMLAH (RM) 1. 12001490/ 22.09.2021 Perabot Berasaskan Logam dan Kelengkapan Pejabat 05.09.2021 15.09.2021 11 22,099.98 2. 12001238/ 27.05.2022 Perabot Berasaskan Logam 22.05.2022 25.05.2022 4 29,140.00 3. 12001239/ 27.05.2022 Perabot Berasaskan Kayu 22.05.2022 25.05.2022 4 33,300.00 JUMLAH KESELURUHAN 84,539.98 Sumber: Arahan Pembayaran, Pesanan Kerajaan dan Pesanan Penghantaran iv. Namun, semakan Audit mendapati tiada denda atau tindakan lain diambil oleh BKPP terhadap pembekal bagi kelewatan tersebut. BKPP memaklumkan sebab kelewatan ialah pembekal menyatakan kilang terlibat menutup operasinya selama seminggu sempena cuti umum (Hari Raya Aidilfitri). Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 67.

117 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 67 Kod Potongan Denda Lewat Bekal Tidak Dikenakan Dalam Baucar Bayaran (05.11.2022) (Sumber: Dokumen Baucar Bayaran) v. Perkiraan Audit bagi anggaran denda lewat membuat penyerahan perabot patut dikenakan dan dituntut daripada pembekal berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan PK 2.1 adalah berjumlah RM5,048.44. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 62. JADUAL 62 ANGGARAN PENGIRAAN DENDA BIL. BUTIRAN NAMA PEMBEKAL NILAI PESANAN TEMPATAN (RM) FORMULA PENGIRAAN DENDA DENDA PATUT DIKENAKAN (RM) 1. Perabot Berasaskan Logam dan Kelengkapan Pejabat Azas Rekalogam Sdn. Berhad 22,099.98 22,099.98 (30+11) x 5% /30 1,510.17 2. Perolehan Kontrak Panel Berpusat Bagi Membekal, Menghantar Dan Memasang Perabot Berasaskan Logam Di KPPK Tahun 2022. Azas Rekalogam Sdn. Berhad 29,140.00 29,140 (30+4) x 5% /30 1,651.27 3. Perolehan Kontrak Panel Berpusat Bagi Membekal, Menghantar Dan Memasang Perabot Berasaskan Kayu Di KPPK Tahun 2022. Purplestar Industries Sdn. Bhd. 33,300.00 33,300 (30+4) x 5% /30 1,887.00 JUMLAH KESELURUHAN 5,048.44 Sumber: Dokumen Baucar Bayaran

118 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas BKPP pada 13 Januari 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 4 Tahun 2022 pada 16 Januari 2023 Punca: i. Perenggan 8.3.2.2. (a) (iii) Tiga perolehan ini mengalami kelewatan penghantaran bekalan oleh pembekal dan BKPP telah menerima surat makluman kelewatan. ii. Perenggan 8.3.2.2 (a) (iv) a. Item 1 - Pelanjutan tempoh penghantaran telah dimaklumkan oleh pembekal melalui surat bertarikh 1 September 2021. Satu unit item (kabinet besi) daripada lapan item tidak dapat dibekalkan mengikut tarikh ditetapkan disebabkan oleh sektor industri perabot baharu dapat beroperasi dalan tempoh pelan pemulihan negara (PPN) dan tiada stok bekalan bagi kabinet besi. b. Item no.2 & 3 - Kelewatan tempoh bekalan telah dimaklumkan oleh pembekal melalui surat bertarikh 24 Mei 2022 dan alasan yang diberikan adalah disebabkan kilang bercuti selama seminggu masa Hari Raya Aidilftri. Pelan Tindakan: i. Perenggan 8.3.2.2 (a) (iii) Bahagian BKPP akan lebih teliti dengan tempoh penghantaran bekalan/perkhidmatan pada masa akan datang. Bahagian BKPP akan mengeluarkan surat peringatan akan terhadap pembekal sekiranya mereka tidak mematuhi tempoh penghantaran yang telah ditetapkan. ii. Perenggan 8.3.2.2 (a) (iv) a. Bahagian BKPP akan lebih teliti dengan tempoh penghantaran bekalan/perkhidmatan pada masa akan datang. Bahagian BKPP akan mengeluarkan surat peringatan akan terhadap pembekal sekiranya mereka tidak mematuhi tempoh penghantaran yang telah ditetapkan. b. Kenaan denda akan dikenakan kepada pembekal yang tidak mematuhi tempoh penghantaran bekalan bagi perolehan perabot pelbagai jenis melalui Kontrak Panel Berpusat (KBP). Tempoh Jangka Selesai: Perenggan 8.3.2.2 (a) (iii) & (iv) - Selesai.

119 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Pendapat Audit Tiada tindakan diambil oleh BKPP terhadap bekalan lewat diterima melalui kaedah Kontrak Panel Berpusat bagi melindungi kepentingan Kementerian. b. Kerosakan Peralatan Pejabat i. Pekeliling Perbendaharaan AM 1.1 - Pengurusan Aset Kerajaan perenggan 4 menjelaskan Ketua Jabatan bertanggungjawab untuk memastikan pengurusan aset dilaksanakan secara cekap, teratur dan berkesan mengikut peraturan yang telah ditetapkan. Pekeliling Perbendaharaan AM 2.4 - Tatacara Pengurusan Aset Alih pula menetapkan seperti berikut: Perenggan 1 - menjelaskan semua Aset Alih hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan mengurangkan pembaziran, menjimatkan kos, mencegah penyalahgunaan dan mengelakkan kehilangan. Perenggan 5.1 - Aset Alih hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan Aset Alih. Perenggan 5.2 - setiap pegawai penempatan atau pegawai yang menggunakan Aset Alih tersebut adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan Aset Alih di bawah tanggungjawabnya ii. Pada 22 September 2021, BKPP telah membuat bayaran bagi perolehan perabot berasaskan logam dan kelengkapan pejabat berjumlah RM22,099.98. Perolehan tersebut adalah termasuk pembelian 18 unit kabinet besi berpalang bernilai RM10,999.98. iii. Semakan Audit mendapati satu daripada 18 unit kabinet besi berpalang bernombor pendaftaran MPI/BBA/R/21/3 bernilai RM611.11 di Bahagian Biobahan Api (BBA) yang diterima pada 15 September 2021 telah rosak dan memerlukan pembaikan. Tempoh antara perolehan aset dibuat hingga dapatan kerosakan dikesan oleh pihak Audit adalah hampir 14 bulan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 68.

120 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 68 Bilik Pegawai Cik Noor Syafinaz Amelia, Bahagian Biobahan Api - Kabinet Besi Berpalang Yang Telah Rosak (05.11.2022) Sumber: Fail UAD iv. Semakan lanjut melalui Sistem Pengurusan Aset (SPA) pada 5 November 2022 mendapati aduan kerosakan terhadap kabinet besi tersebut ini masih belum dilaporkan oleh Pegawai Aset di bahagian berkenaan. Laporan verifikasi aset tahun 2022 pada 22 September 2022 menunjukkan aset tersebut sedang digunakan.

121 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas BKPP pada 13 Januari 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 4 Tahun 2022 pada 16 Januari 2023 Punca: i. Perenggan 8.3.2.2 (b) (iii) Berdasarkan laporan yang diberikan oleh Pegawai Aset Bahagian BBA, aset rosak kerana pegawai penempatan tidak mengendalikan aset tersebut dengan baik. BKPP berpandangan, pegawai penempatan/pegawai bertanggungjawab menyebabkan kerosakan aset kerajaan perlu diambil tindakan/surat tunjuk sebab bagi perlakuan yang dengan sengaja telah menyebabkan kerosakan aset kerajaan. ii. Perenggan 8.3.2.2 (b) (iv) Kerosakan unit kabinet besi berpalang berlaku pada 24 Mei 2022 dan aduan telah dibuat di dalam Sistem Pengurusan Aset (SPA) pada 25 Ogos 2022. Pelan Tindakan: i. Bagi memastikan perkara ini tidak berulang, Bahagian BKPP mencadangkan tatacara pengendalian aset dimasukkan ke dalam arahan pentadbiran dalaman Kementerian. Surat tunjuk sebab akan dikeluarkan kepada Pegawai penempatan/pegawai bertanggungjawab. ii. Unit Pengurusan Aset, BKPP akan melaksanakan penyelenggaraan kepada aset ini bersama dengan aset-aset alih lain yang memerlukan penyelenggaraan. Tempoh Jangka Selesai: i. Perenggan 8.3.2.2 (b) (iii) 31 Januari 2023. ii. Perenggan 8.3.2.2 (b) (iv) Mac 2023. Pendapat Audit Pengenalpastian punca sebenar kerosakan dapat memastikan tindakan sewajarnya dapat diambil oleh BKPP.

122 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI c. Peralatan Pejabat Tidak Digunakan i. Pekeliling Perbendaharaan AM 1.1 - Pengurusan Aset Kerajaan perenggan 4 menjelaskan Ketua Jabatan bertanggungjawab untuk memastikan pengurusan aset dilaksanakan secara cekap, teratur dan berkesan mengikut peraturan yang telah ditetapkan. ii. Semakan Audit mendapati empat jenis peralatan pejabat yang dibeli bernilai RM10,011.11 tidak digunakan sejak diterima. Pihak Audit juga tidak menemui sebarang maklumat berkaitan justifikasi pembelian aset tersebut. Pemeriksaan fizikal pada 5 November 2022 mendapati tiada ruang mencukupi bagi menempatkan semua aset tersebut. Butiran lanjut adalah seperti Jadual 63 dan Gambar 69 hingga Gambar 72. JADUAL 63 PERALATAN PEJABAT TIDAK DIGUNAKAN SEJAK DITERIMA BIL. NO. PENDAFTARAN JENIS TARIKH TERIMA LOKASI ASET SEMASA LAWATAN JUMLAH (RM) 1. MPI/PSM/R/21/6 Papan Kenyataan 15.09.2021 Bawah Meja Pegawai 300.00 2. MPI/BPM/R/21/1 Kabinet Besi Berpalang 15.09.2021 Dalam Bilik Penyelenggaraan ICT 611.11 3. MPI/M/R/21/1- MPI/M/R/21/2 Tiang Bendera Dan Bendera (2 Unit) 15.09.2021 Dalam Bilik Seksyen Pengurusan Aset 1,600.00 4. MPI/TM1/H/22/1 Meja Makan Bulat Dan Kerusi 6 Unit 25.05.2022 Dalam Bilik Makan Pejabat Timbalan Menteri 7,500.00 JUMLAH KESELURUHAN 10,011.11 Sumber: Arahan Pembayaran, Pesanan Kerajaan dan Pesanan Penghantaran GAMBAR 69 GAMBAR 70 Bilik Pegawai Puan Noor Faiziatul Nazwa - Papan Kenyataan (05.11.2022) (Sumber: Fail UAD) Bilik Penyelenggaraan ICT - Kabinet Besi Berpalang (05.11.2022) (Sumber: Fail UAD)

123 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 71 GAMBAR 72 Bilik Seksyen Pengurusan Aset - Tiang Bendera Dan Bendera (06.11.2022) (Sumber: Fail UAD) Bilik Makan Pejabat Timbalan Menteri - Meja Makan Bulat Dan Kerusi 6 Unit (05.11.2022) (Sumber: Fail UAD) Maklum balas BKPP pada 13 Januari 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 4 Tahun 2022 pada 16 Januari 2023 Punca: i. Item no. 1 - Papan kenyataan telah digunakan oleh Pegawai Psikologi di Unit Latihan dan Kaunseling. ii. Item no. 2 - Kabinet Besi Berpalang ditempatkan di Bilik Penyelenggaraan ICT atas tujuan penyimpanan 10 unit Laptop Pool (Gunasama). Namun, keadaan bilik simpanan tersebut belum dikemas dan dipenuhi aset-aset yang hendak dilupuskan. iii. Item no. 3 - pembelian aset ini pada masa tersebut adalah di atas keperluan Pejabat mantan YB Menteri. Walau bagaimanapun, pada waktu aset alih berkenaan diterima, telah berlaku pertukaran Anggota Pentadbiran dan ianya tidak diperlukan oleh Menteri baharu dilantik pada tempoh terlibat. iv. Item no. 4 - pembelian aset ini di atas keperluan pejabat mantan YB Timbalan Menteri dan tidak dapat digunakan kerana menunggu ruang stor diubahsuai menjadi ruang makan. Apabila berlaku pertukaran Timbalan Menteri, aset ini tidak diperlukan dan telah ditempatkan di pejabat YBM. Pelan Tindakan: i. Item no. 1 - Bahagian PSM telah menempatkan papan kenyataan di Unit Latihan dan Kaunseling dan digunakan oleh Pegawai Psikologi.

124 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI ii. Item no. 2 - Bahagian BPM telah menempatkan Kabinet Besi Berpalang di Bilik Penyelenggaraan ICT, Aras 7 untuk menyimpan 10 unit Laptop Pool (Gunasama) setelah bilik tersebut dikemas dan peralatan yang hendak dilupus telah dilupuskan. iii. Item no. 3 - Bahagian BKPP telah menempatkan dua unit Tiang Bendera di Bilik Mesyuarat Utama, Aras 5. iv. Item no. 4 - BKPP telah menempatkan set meja makan di gazebo Pejabat YB Menteri. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. Pendapat Audit Aset yang tidak digunakan mengikut tujuan perolehan menyebabkan berlakunya pembaziran wang Kerajaan. d. Bekalan Tidak Disempurnakan Sepenuhnya i. Pekeliling Perbendaharaan PK 8 Ketidakpatuhan Dalam Perolehan Kerajaan perenggan 1 (b) (7) (ii) antaranya menjelaskan tindakan tatatertib boleh diambil ke atas syarikat dan firma perunding yang Berdaftar Dengan Kementerian Kewangan jika didapati membekalkan barang-barang/memberikan perkhidmatan kurang dari segi kuantiti/perkhidmatan yang dipersetujui atau gagal membekalkan pesanan yang telah dibuat. ii. Perolehan bagi Perkhidmatan Mereka Bentuk Buku Dasar Agrikomoditi Negara, Ringkasan Eksklusif Dan Pelan Tindakan KPPK (Versi Bahasa Melayu Dan Bahasa Inggeris) bernilai RM147,400 telah ditawarkan kepada syarikat Alamedia Sdn. Bhd. melalui kaedah sebut harga. iii. Semakan Audit mendapati Surat Setuju Terima (SST) bagi perolehan tersebut telah ditandatangani pada 8 Ogos 2021 dengan tempoh bekalan selama lima bulan mulai 9 Ogos 2021 hingga 8 Januari 2022. Pada 23 November 2021, sejumlah RM29,100 telah dibayar kepada pembekal dilantik bagi tiga unit perkhidmatan rekaan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 64.

125 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 64 PERKHIDMATAN MEREKA BENTUK BUKU DASAR AGRIKOMODITI NEGARA, RINGKASAN EKSKLUSIF DAN PELAN TINDAKAN KPPK BIL. UNIT BUTIRAN KONTRAK SELESAI KUANTITI (Unit) HARGA SEUNIT (RM) NILAI KONTRAK (RM) KUANTITI (Unit) JUMLAH BAYAR (RM) 1. Perkhidmatan Mereka Bentuk Buku Dasar Agrikomoditi Negara, Ringkasan Eksklusif Dan Pelan Tindakan KPPK (Versi Bahasa Melayu Dan Bahasa Inggeris) i. Buku Dasar Agrikomoditi Negara (DAKN) 2021-2030 (350-400m.s) – versi Bahasa Melayu ii. Buku The Nation Agri-Commodity Policy (NASP) – versi Bahasa Inggeris DAKN 2021-2030 (350-400m.s) iii. Buku Ringkasan Eksekutif Dasar Agrikomoditi Negara (DAKN) (55m.s) – versi Bahasa Melayu iv. Buku The National Agri-Commodity Policy (NASP) Executive Summary – versi Bahasa Inggeris Ringkasan Eksekutif DAKN (55m.s) v. Buku Pelan Tindakan Kementerian Perusahaan Perladangan Dan Komoditi (KPPK) (150m.s) – versi Bahasa Melayu vi. Buku MPIC Action plan (150m.s) – versi Bahasa Inggeris buku Pelan Tindakan Kementerian Perusahaan Perladangan Dan Komoditi (KPPK) (150m.s) 6 9,700.00 58,200.00 3 29,100.00 2. Perkhidmatan Mencetak Dan Menghantar Buku Dasar Agrikomoditi Negara DAKN 2021-2030 versi Bahasa Melayu Dan Bahasa Inggeris 400 140.00 56,000.00 - - 3. Perkhidmatan Mencetak Dan Menghantar Buku Ringkasan Agrikomoditi Negara DAKN 2021-2030 Versi Bahasa Melayu Dan Bahasa Inggeris 400 35.00 14,000.00 - - 4. Perkhidmatan Mencetak Dan Menghantar Buku Pelan Tindakan KPPK versi Bahasa Melayu Dan Bahasa Inggeris 240 80.00 19,200.00 - - JUMLAH KESELURUHAN 1,046 9,955.00 147,400.00 3 29,100.00 Sumber: Surat Setuju Terima Dan Baucar Bayaran iv. Namun, semakan lanjut Audit mendapati sehingga akhir tempoh kontrak pada 8 Januari 2022, bekalan tidak disempurnakan dan tiada permohonan lanjutan masa oleh pembekal. Baki bekalan yang tidak disempurnakan adalah sebanyak 1,043 (99.7%) daripada 1,046 unit patut bekal seperti dinyatakan dalam kontrak. Pembekal dilantik hanya membekalkan tiga berbanding enam unit bagi perkhidmatan rekaan manakala baki 1,040 unit bagi perkhidmatan mencetak dan menghantar pula tidak dilaksanakan sepenuhnya.

126 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI v. Semakan Audit mendapati Serahan Surat Akuan Persetujuan Penyiapan Kerja Separa Siap telah dikemukakan oleh pembekal kepada BKPP namun tidak dicatatkan tarikh serahan. Surat akuan tersebut ditandatangani oleh pihak pembekal dan di cap rasmi Kementerian sebagai bukti penerimaan dan tidak ditandatangani oleh mana-mana pegawai BKPP. Pihak Audit mendapati surat akuan ini tidak tertakluk dalam terma perjanjian yang dipersetujui. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 73. GAMBAR 73 Surat Akuan Persetujuan Penyiapan Kerja Separa Siap (05.11.2022) (Sumber: Surat Setuju Terima) vi. Pekeliling Perbendaharaan PK 8 Ketidakpatuhan Dalam Perolehan Kerajaan perenggan 3(i) menjelaskan pihak Kementerian hendaklah terlebih dahulu mengambil tindakan ke atas syarikat berkenaan mengikut terma dan syarat-syarat yang diperuntukkan dalam perjanjian kontrak. Kementerian hendaklah memastikan pentadbiran kontrak dilaksanakan dengan cekap dan teliti. vii. Terma SST yang ditandatangani oleh syarikat Alamedia Sdn. Bhd. pada 8 Ogos 2021 menetapkan “kenaan denda lewat akan dikenakan sekiranya pembekal gagal memberikan perkhidmatan mencetak dan menghantar dalam tempoh yang ditetapkan, atau gagal meremedikan sebarang kelewatan dan menyempurnakan

127 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI apa-apa tugas yang menjadi tanggungjawab pembekal, Kementerian akan mengenakan denda sebanyak 1% daripada bayaran perkhidmatan pada setiap dua hari kelewatan dan tidak melebihi 5% daripada bayaran perkhidmatan tersebut”. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 74. GAMBAR 74 Butiran Kenaan Denda/Tolakan (05.11.2022) (Sumber: Keratan SST Syarikat Alamedia Sdn. Bhd.) viii. Semakan lanjut mendapati tiada bukti BKPP mengenakan apa-apa tindakan atau denda kepada pembekal. Selain itu, tiada rekod menunjukkan BKPP telah bersetuju untuk menamatkan perkhidmatan bekalan daripada Syarikat Alamedia Sdn. Bhd. ix. BKPP memaklumkan bahawa penamatan pembekal dibuat terlebih dahulu oleh pihak Kementerian kerana berlaku pindaan kandungan bagi Buku Dasar Agrikomoditi Negara oleh mantan YB Menteri KPPK yang baharu dilantik pada waktu terlibat. x. Seterusnya, semakan Audit mendapati KPPK telah menawarkan syarikat Alamedia Sdn. Bhd. untuk Perkhidmatan Mencetak Dan Menghantar Buku Dasar Agrikomoditi bagi baki perkhidmatan yang tidak dilaksanakan melalui rundingan terus dengan nilai kontrak berjumlah RM85,000. Permohonan rundingan terus telah dikemukakan kepada MoF pada 22 Mac 2022 serta diluluskan oleh MoF pada 28 April 2022 dan penemuan tersebut diterangkan dalam perenggan 3.4.

128 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas BKPP pada 13 Januari 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 4 Tahun 2022 pada 16 Januari 2023 Punca: i. Perenggan 8.3.2.2 (d) (iv) Perkhidmatan disempurnakan secara pembekalan separa berdasarkan keputusan pentadbir kontrak melalui Minit Mesyuarat Status Pelaksanaan Perkhidmatan Mereka Bentuk, Mencetak Dan Menghantar Buku DAKN 2021-2030 Termasuk Ringkasan Eksekutif Serta Pelan Tindakan KPPK Bersama Syarikat Alamedia Sdn Bhd bertarikh 9 November 2021. ii. Perenggan 8.3.2.2 (d) (v) Pekeliling Perbendaharaan tidak menetapkan format persetujuan pembekalan separa. iii. Perenggan 8.3.2.2 (d) (viii) Perkhidmatan disempurnakan secara pembekalan separa berdasarkan keputusan pentadbir kontrak melalui Minit Mesyuarat Status Pelaksanaan Perkhidmatan Mereka Bentuk, Mencetak Dan Menghantar Buku DAKN 2021-2030 Termasuk Ringkasan Eksekutif Serta Pelan Tindakan KPPK Bersama Syarikat Alamedia Sdn Bhd bertarikh 9 November 2021. Pelan Tindakan: i. Perenggan 8.3.2.2 (d) (iv) Untuk perolehan akan datang, pentadbir kontrak perlu mengemukakan permohonan pelanjutan tempoh masa bagi perolehan melebihi RM200,000. Bagi perolehan dengan nilai kontrak kurang dari RM200,000, permohonan pelanjutan tempoh masa perlu dikemukakan kepada MOF melalui Sistem eGPA. ii. Perenggan 8.3.2.2 (d) (v) Menetapkan format dan garis panduan yang jelas bagi surat akuan persetujuan berkaitan kontrak. iii. Perenggan 8.3.2.2 (d) (viii) Pada masa akan datang, semua keputusan yang diambil perlu dibuat secara bertulis dan dimaklumkan kepada syarikat berkenaan. Tempoh Jangka Selesai: i. Perenggan 8.3.2.2 (d) (iv) Selesai. ii. Perenggan 8.3.2.2 (d) (v) 28 Februari 2023. iii. Perenggan 8.3.2.2 (d) (viii) Selesai.

129 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Pendapat Audit Proses penamatan pembekal tidak dibuat dengan teratur. 8.3.3. Kaedah Perolehan Secara Tender 8.3.3.1. Bagi tempoh tahun 2020 hingga bulan September 2021, hanya satu kaedah perolehan secara tender telah dilaksanakan oleh KPPK pada tahun 2020. Semakan Audit mendapati pengurusan perolehan secara tender adalah teratur seperti berikut: a. Maklumat perancangan ada disediakan bagi perolehan secara tender [PK 1 Punca Kuasa, Prinsip Dan Dasar Perolehan Kerajaan perenggan 4 (ii)]. b. Maklumat Daftar Tender (Daftar Laporan Keputusan Lembaga Perolehan) telah diisi dengan lengkap dengan mencatatkan nombor siri, disenaraikan dalam jadual borang tender mengikut nama penender, amaun tender, tempoh siap/penyerahan barang dan ditandatangan ringkas oleh pegawai bertanggungjawab [Pekeliling Perbendaharaan PK 2.1 Kaedah Perolehan Kerajaan perenggan 8 (iii)]. c. Jawatankuasa Pembuka Tender Dilantik Secara Bertulis oleh KSU KPPK [Pekeliling Perbendaharaan PK 2.1 Kaedah Perolehan Kerajaan perenggan 8 (x) (a)]. d. Pelaksanaan menandatangani Surat Akuan Oleh Penjawat Awam Yang Terlibat Dalam Perolehan, Surat Akuan Pelantikan Ahli Jawatankuasa Berkaitan, Surat Akuan Selesai Tugas Ahli Jawatankuasa Berkaitan Perolehan, Surat Akuan Ahli Lembaga Perolehan, Surat Akuan Selesai Tugas Ahli Lembaga Perolehan telah diurus dengan baik (Pekeliling Perbendaharaan PK 2.1 Kaedah Perolehan Kerajaan perenggan 5). e. Pelantikan Ahli Lembaga Perolehan adalah terdiri daripada Pegawai Awam daripada kumpulan Pengurusan Dan Profesional [Pekeliling Perbendaharaan PK 2.1 Kaedah Perolehan Kerajaan perenggan 10 (ii)]. f. Proses penilaian, pertimbangan dan keputusan tender adalah teratur [Pekeliling Perbendaharaan PK 2.1 Kaedah Perolehan Kerajaan perenggan 8 (x) (vii)]. g. Minit mesyuarat Lembaga Perolehan disediakan oleh urus setia mesyuarat [Pekeliling Perbendaharaan PK 2.1 Kaedah Perolehan Kerajaan perenggan 8 (xi)].

130 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 8.3.3.2. Penemuan Audit lain bagi perolehan secara tender diterangkan dalam perenggan berikut: a. Aset Tidak Digunakan i. Pekeliling Perbendaharaan AM 1.1 - Pengurusan Aset Kerajaan perenggan 4 menjelaskan Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk memastikan pengurusan aset dilaksanakan secara cekap, teratur dan berkesan mengikut peraturan yang telah ditetapkan. ii. Semakan Audit mendapati tender yang dilaksanakan pada tahun 2020 oleh KPPK adalah melibatkan perisian ICT berjumlah RM1.33 juta dengan tempoh kontrak mulai 1 Oktober 2020 hingga 30 September 2022. Semakan lanjut mendapati pembekalan bagi perolehan tersebut telah disempurnakan sepenuhnya dan bayaran telah dibuat selaras dengan kontrak. Butiran lanjut adalah seperti dinyatakan dalam Jadual 65. JADUAL 65 PEROLEHAN SECARA TENDER TAJUK PEROLEHAN Perkhidmatan Mereka bentuk Membangun Mengkonfigurasi Menguji Mentauliah Dan Menyelenggara Sistem Aplikasi Dan Aplikasi Mobil Serta Perisian ICT Bagi Projek Platform Perkongsian Data Komoditi Termasuk Membekal Menghantar Memasang Menguji Perkakasan Bukan ICT TEMPOH KONTRAK 01.10.2020 – 30.09.2022 HARGA KONTRAK (RM) 1,325,005.30 TEMPOH JAMINAN 13.04.2023 Sumber: Daftar Tender iii. Pemeriksaan fizikal Audit di Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) pada 5 November 2022 mendapati lima (5) unit televisyen Samsung Smart TV berjumlah RM10,600 masih belum digunakan walaupun telah diterima pada 13 April 2022. Setakat bulan November 2022, tempoh jaminan aset tersebut masih berbaki 134 hari (hampir 5 bulan). iv. Hasil temubual dengan pegawai BPM memaklumkan lima unit televisyen tersebut sepatutnya ditempatkan di Pejabat YB Menteri, YB Timbalan Menteri I, YB Timbalan Menteri II, Bahagian Perancangan Strategik Dan Antarabangsa (PSA) serta lobi, KPPK. Namun, berdasarkan Sistem Pengurusan Aset (SPA) kesemua televisyen tersebut masih ditempatkan di lokasi Bilik Latihan BPM. Butiran aset adalah seperti dalam Gambar 75 dan Gambar 76.

131 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 75 GAMBAR 76 Bilik Pegawai Puan Rafidah binti Mohd Ramli - Smart TV Jenis Samsung (05.11.2022) (Sumber: Fail UAD) Bilik Latihan BPM - Smart TV Jenis Samsung (05.11.2022) (Sumber: Fail UAD) Maklum balas BKPP pada 5 dan 12 Januari 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 4 Tahun 2022 pada 16 Januari 2023 Punca: i. Perenggan 8.3.3.2 (a) (iii) Smart TV telah mula digunakan pada 13 April 2022 bagi tujuan pengujian penerimaan barang dan seterusnya disambung dengan pengujian integrasi SMART TV dengan PDC, pengujian penerimaan pengguna (UAT) dan pengujian penerimaan akhir (PAT/ FAT) yang dilaksanakan sehingga 30 September 2022. ii. Perenggan 8.3.3.2 (a) (iv) Pada masa tersebut aset masih berada di Bilik Latihan BPM dan sedang dalam proses penempatan lokasi sepertimana yang telah diputuskan oleh JK Pemandu Projek PDC Bil. 1/2022. JK Pemandu Projek PDC telah memutuskan untuk meletakkan aset di BPM,BKPP dan PSA. Pelan Tindakan: i. Perenggan 8.3.3.2 (a) (iii) Penempatan SMART TV telah dibuat pada 12 Januari 2023 ke lokasi berikut: a. 2 unit ditempatkan di BPM untuk digunakan secara gunasama oleh Bahagianbahagian atau secara portable untuk majlis/ program atau bilik mesyuarat/ dewan yang memerlukan penggunaannya b. 1 Unit ditempatkan di PSA, Aras 7

132 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI c. 1 Unit ditempatkan di BKPP, Aras 6. d. 1 Unit ditempatkan di Ruang Perbincangan BPM, Aras 7. ii. Perenggan 8.3.3.2 (a) (iv) Penempatan SMART TV telah dibuat pada 12 Januari 2023 ke lokasi berikut: a. 2 unit ditempatkan di BPM untuk digunakan secara gunasama oleh Bahagianbahagian atau secara portable untuk majlis/ program atau bilik mesyuarat/ dewan yang memerlukan penggunaannya. b. 1 Unit ditempatkan di PSA, Aras 7. c. 1 Unit ditempatkan di BKPP, Aras 6. d. 1 Unit ditempatkan di Ruang Perbincangan BPM, Aras 7. Tempoh Jangka Selesai: i. Perenggan 8.3.3.2 (a) (iii) Selesai. ii. Perenggan 8.3.3.2 (a) (iv) Selesai. Pendapat Audit Aset yang tidak digunakan mengikut tujuan perolehan menyebabkan berlakunya pembaziran wang Kerajaan. 8.3.4. Kaedah Perolehan Secara Rundingan Terus 8.3.4.1. Pekeliling Perbendaharaan PK 7.15 - Garis Panduan Permohonan Perolehan Secara Rundingan Terus menjelaskan rundingan terus adalah tidak digalakkan dalam pelaksanaan perolehan Kerajaan. Garis panduan untuk permohonan perolehan secara rundingan terus bagi bekalan/perkhidmatan bukan perunding/kerja boleh berasaskan kriteria seperti berikut: i. Kesegeraan Atas Kepentingan Awam; ii. Bagi Maksud Penyeragaman; iii. Satu Punca Bekalan/Perkhidmatan (Pembuat/Pemegang Francais); iv. Melibatkan Keselamatan/Strategik; dan v. Kontrak Dengan Syarikat Pembuat Bumiputera. 8.3.4.2. Bagi tempoh tahun 2020 hingga bulan September 2022, sebanyak lapan perolehan secara rundingan terus berjumlah RM690,334.20 telah dibelanjakan menggunakan peruntukan mengurus dan pembangunan.

133 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 8.3.4.3. Semakan Audit mendapati pengurusan perolehan secara rundingan terus berdasarkan tiga daripada lapan rundingan terus yang diaudit adalah teratur seperti berikut: i. Semua perolehan secara rundingan terus telah mendapat kelulusan Perbendaharaan [Pekeliling Perbendaharaan 7.15 Garis Panduan Permohonan Perolehan Secara Rundingan Terus Perenggan 3.11]. ii. Proses perolehan secara rundingan terus adalah teratur [Pekeliling Perbendaharaan 7.15 Garis Panduan Permohonan Perolehan Secara Rundingan Terus Perenggan 3]. iii. SST dikeluarkan mengikut tempoh yang ditetapkan selepas kelulusan MoF atau Lembaga Perolehan Agensi [Pekeliling Perbendaharaan 4.2 Surat Setuju Terima (SST), Pesanan Kerajaan Dan Inden Kerajaan Bagi Perolehan Kerajaan Perenggan 3.2]. 8.3.4.4. Penemuan Audit lain bagi perolehan secara rundingan terus diterangkan dalam perenggan berikut: a. Syarat Kelulusan Rundingan Terus Tidak Dipatuhi i. Pada 14 Jun 2022, KPPK telah menawarkan syarikat Alamedia Sdn. Bhd. untuk Perkhidmatan Mencetak Dan Menghantar Buku Dasar Agrikomoditi Negara 2021- 2030 (DAKN2030) berjumlah RM85,000 secara rundingan terus. Permohonan rundingan terus telah dikemukakan kepada MoF pada 22 Mac 2022 dengan menyatakan justifikasi seperti berikut: Berdasarkan 10 buah cetakan yang telah dihasilkan oleh syarikat Alamedia Sdn. Bhd., didapati bahawa hasil cetakan tersebut adalah memuaskan. Selain itu, sekiranya syarikat lain yang dilantik untuk melaksanakan perkhidmatan tersebut, tempoh masa yang diambil lebih lama kerana syarikat yang lain perlu menyesuaikan artwork daripada Alamedia Sdn. Bhd. dengan percetakan yang lain. ii. Merujuk kepada surat kelulusan rundingan terus dari MoF pada 28 April 2022 dalam perenggan 3 menyatakan kelulusan ini adalah tertakluk kepada syaratsyarat berikut: Peruntukan telah dipersetujui dan mencukupi bagi perolehan ini; Semua peraturan dan tatacara kewangan yang berkuat kuasa hendaklah dipatuhi sepenuhnya;

134 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI KPPK bertanggungjawab untuk memastikan syarikat Alamedia Sdn. Bhd. memenuhi obligasi kontrak dan memenuhi spesifikasi serta mutu perkhidmatan yang ditetapkan; Harga hendaklah dirundingkan ke paras terendah yang menguntungkan Kerajaan selaras Pekeliling Perbendaharaan PK 7.16 dan minit mesyuarat berhubung persetujuan harga rundingan hendaklah ditandatangani oleh keduadua pihak; Harga rundingan tersebut hendaklah dimuktamadkan oleh Jawatankuasa Sebut Harga agensi dan dikemukakan secara rasmi kepada MoF untuk tujuan rekod; KPPK hendaklah memastikan syarikat Alamedia Sdn. Bhd. bebas daripada sebarang tindakan undang-undang sebelum surat tawaran dikeluarkan; dan KPPK dipohon untuk memaklumkan status perlaksanaan perolehan dalam tempoh 21 hari daripada tarikh surat kelulusan dikeluarkan dan mengemukakan sesalinan SST kepada MoF untuk tindakan selanjutnya. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 66 dan Jadual 67 dan Gambar 77. JADUAL 66 MAKLUMAT SYARIKAT ALAMEDIA SDN. BHD. NAMA SYARIKAT BUTIRAN NILAI RUNDINGAN TERUS (RM) TARIKH PERMOHONAN KEPADA MOF TARIKH KELULUSAN MOF Alamedia Sdn. Bhd. Perkhidmatan Mencetak Dan Menghantar Buku Dasar Agrikomoditi Negara DAKN 2021-2030 85,000 22.03.2022 28.04.2022 Sumber: Fail Rundingan Terus JADUAL 67 PERKHIDMATAN MENCETAK DAN MENGHANTAR BUKU DASAR AGRIKOMODITI NEGARA DAKN 2021-2030 BIL. UNIT BUTIRAN KONTRAK SELESAI KUANTITI (Unit) HARGA SEUNIT (RM) NILAI KONTRAK (RM) KUANTITI (Unit) JUMLAH BAYAR (RM) 1. Perkhidmatan Mencetak Dan Menghantar Buku DAKN2030 versi Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris (Hardcover) 200 138.50 27,700.00 200 27,700.00 2. Perkhidmatan Mencetak Dan Menghantar Buku DAKN2030 versi Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris (Softcover) 200 128.00 25,600.00 200 25,600.00 3. Perkhidmatan Mencetak Dan Menghantar Buku Ringkasan Eksekutif DAKN2030 versi Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris (Hardcover) 200 35.50 6,700.00 200 6,700.00 4. Perkhidmatan Mencetak Dan Menghantar Buku Ringkasan Eksekutif DAKN2030 versi Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris (Softcover) 200 31.40 6,280.00 200 6,280.00

135 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. UNIT BUTIRAN KONTRAK SELESAI KUANTITI (Unit) HARGA SEUNIT (RM) NILAI KONTRAK (RM) KUANTITI (Unit) JUMLAH BAYAR (RM) 5. Perkhidmatan Mencetak Dan Menghantar Buku Pelan Tindakan MPIC versi Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris (Hardcover) 200 78.00 18,720.00 200 18,720.00 JUMLAH KESELURUHAN 1,000 411.40 85,000.00 1,000 85,000.00 Sumber: Surat Setuju Terima Dan Baucar Bayaran GAMBAR 77 Kandungan Surat Kelulusan Dari MOF (05.11.2022) (Sumber: Fail Rundingan Terus) iii. Semakan Audit terhadap surat kelulusan rundingan terus dari MoF pada 28 April 2022 di perenggan 3 mendapati tiada bukti atau dokumen berkaitan tiga perkara berikut telah dilaksanakan oleh KPPK: Tiada bukti pihak Kementerian mengemukakan secara rasmi harga rundingan yang telah dimuktamadkan oleh Jawatankuasa Sebut Harga kepada MoF. Tiada bukti pemakluman status pelaksanaan perolehan kepada MOF dalam tempoh 21 hari dari tarikh surat kelulusan MOF keluarkan iaitu berakhir 19 Mei 2022. Tiada bukti serahan SST kepada MoF seperti yang disyaratkan dalam surat kelulusan tersebut.

136 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas BKPP pada 13 Januari 2023 dan Jawatankuasa Audit Bilangan 4 Tahun 2022 pada 16 Januari 2023 Punca: Tiada rekod disimpan dalam fail. Pelan Tindakan: Pemakluman semula kepada MOF telah dibuat melalui e-mel bertarikh 9 Disember 2022. Salinan e-mel telah dikemukakan kepada Unit Audit Dalam pada 11 Januari 2023. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. Pendapat Audit Penyimpanan rekod berkenaan rundingan terus tidak diselenggara dengan teratur. 8.4. Penutup Dan Syor Audit Pada keseluruhannya pengurusan perolehan di KPPK adalah baik. Namun, tindakan penambahbaikan perlu diambil oleh KPPK khususnya dalam aspek berkaitan penyelenggaraan rekod, penurunan kuasa, perekodan bekalan stok, tindakan bagi kelewatan bekalan dan perolehan aset yang tidak digunakan. Tatacara pengurusan perolehan perlu dilaksanakan dengan teratur selaras peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa. Bagi mengatasi kelemahan yang dibangkitkan dan memastikan tidak berulang pada masa hadapan, pihak Audit mengesyorkan tindakan seperti berikut: i. BKPP perlu mengambil langkah segera bagi memastikan tiada perbezaan maklumat pegawai yang melaksanakan pengurusan kewangan untuk memastikan kawalan dalaman dipatuhi sewajarnya. ii. KPPK perlu mengkaji tindakan terhadap bekalan/perkhidmatan lewat diterima mengikut tempoh ditetapkan bagi menjamin kepentingan Kementerian. iii. Pegawai bertanggungjawab perlu mengesahkan penyempurnaan bekalan dan merekod keperluan kegunaan bagi memastikan pematuhan kepada pekeliling berkuat kuasa. iv. BKPP perlu mengenakan denda kepada syarikat lewat bekal selaras dengan peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa dan memastikan proses penamatan pembekal dibuat dengan teratur untuk menjamin kepentingan kedua-dua pihak.