137 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 9. PENGESAHAN DATA BAKI AWAL ASET DAN LIABILITI - KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 9.1 PENGESAHAN DATA BAKI AWAL ASET DAN LIABILITI BAGI TEMPOH BERAKHIR DISEMBER 2021 Latar Belakang i. Unit Audit Dalam (UAD) telah menerima memo rujukan MPIC.400-1/10/2 (15) bertarikh 25 Januari 2022 daripada Timbalan Ketua Akauntan, Bahagian Akaun untuk melaksanakan pengesahan data baki awal aset dan liabiliti bagi tempoh berakhir Disember 2021 yang belum dimigrasi ke sistem iGFMAS KPK. ii. Sebanyak 32 unit Aset Alih, satu (1) unit Aset Tak Ketara dan enam (6) lot Aset Tak Alih yang masih belum dimigrasi direkodkan. Daripada 39 aset tersebut, sebanyak 20 unit Aset Alih lain dibuat secara perolehan manakala 12 unit Aset Alih dan satu (1) Aset Tak Ketara diterima sebagai hadiah oleh Kementerian. Baki enam (6) aset merupakan Aset Tak Alih lot tanah/bangunan yang digunakan oleh agensi Kementerian melibatkan Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia (MTIB) dan Lembaga Minyak Sawit Malaysia (MPOB). iii. Mengikut rekod, 24 aset merupakan data seperti pada 31 Disember 2017 yang belum dimigrasi ke sistem iGFMAS dan 15 aset memerlukan tindakan pelarasan ke atas kesilapan perakaunan data aset dan liabiliti bagi tahun perakaunan 2018 hingga 2021. Objektif Pengauditan Pengesahan Data Baki Awal Aset Dan Liabiliti ini dijalankan bertujuan untuk mengesahkan data baki awal yang akan dimigrasi dalam Sistem Perakaunan Akruan semasa dalam tempoh peralihan adalah betul dan tepat. Skop Pengauditan i. Verifikasi dijalankan terhadap senarai Aset Alih dan Aset Tak Alih yang dikemukakan oleh Bahagian Akaun KPK. Pengesahan Audit telah dilaksanakan terhadap dokumen yang direkodkan dalam Sistem Pengurusan Aset. ii. Perbincangan dan temu bual dengan pegawai terlibat juga telah dijalankan untuk mendapatkan penjelasan lanjut. Selain itu, pihak Audit juga menjalankan pemeriksaan fizikal bagi tujuan pengesahan Aset Alih di lokasi yang didaftarkan. Manakala bagi Aset Tak Alih, pemeriksaan Audit dijalankan bagi penggunaan aset di bawah Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia (MTIB) di lima (5) lokasi iaitu: BAHAGIAN V LAPORAN PENGAUDITAN KHAS
138 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Pusat Biokomposit dan Gentian (FIDEC 3); Pusat Pembangunan Kemahiran Industri Kayu (WISDEC 2); Asrama WISDEC Aim Point Plaza Banting; Tapak Bangunan Pusat Promosi Perabot MTIB di Taman Nusa Bestari Lot 121399; dan Tapak Bangunan Pusat Promosi Perabot MTIB di Taman Nusa Bestari Lot 121400. iii. Manakala kewujudan baki satu (1) Aset Tak Alih melibatkan lot PT 4001 di Mukim Penjom, Daerah Lipis, Pahang yang akan dibangunkan oleh MPOB tidak dapat disemak disebabkan kekangan jarak lokasi dan tempoh masa yang singkat bagi pengesahan. iv. Piawaian Perakaunan Sektor Awam Malaysia (MPSAS) dan peraturan Kerajaan berkaitan telah dirujuk bagi pengauditan ini. Rumusan Audit i. 14 unit Aset Alih wujud dan sedang digunakan. Nilai yang direkodkan adalah selaras dengan nilai yang dinyatakan dalam Sistem Pengurusan Aset. Manakala satu (1) unit aset tidak dilabel, satu (1) unit aset tidak dapat disahkan kerana tiada catatan lokasi aset direkodkan, satu (1) unit aset tiada di lokasi didaftarkan dan satu (1) unit aset rosak. ii. Penilaian Jabatan Penilaian Hartanah (JPPH) terhadap satu (1) lot tanah yang dibeli oleh MTIB untuk kegunaan Asrama Wisdec dibuat berdasarkan keluasan tanah 15.9132 hektar bernilai RM68,427,000 berbanding nilai sepatutnya berjumlah RM920,000 bagi enam (6) unit rumah dengan keluasan 7,888 kaki persegi. iii. Aset tanah di lima (5) lokasi digunakan sepenuhnya untuk operasi MTIB. Penggunaan ini menyumbang kepada kos operasi dan manfaat kepada MTIB secara langsung. Manakala KPK pula memperoleh manfaat secara tidak langsung. iv. Lokasi sebenar enam (6) daripada 12 Aset Alih Hadiah ditempatkan adalah berbeza dengan lokasi yang direkodkan dalam KEW.PA-3. Selain itu, empat (4) unit aset lagi tidak dapat disahkan kerana tidak dilabel. v. Aset Alih permaidani bernombor siri pendaftaran MPIC/M/H/19/1 yang ditempatkan di Pejabat Menteri tidak dilabel selaras kehendak Pekeliling. vi. Wujud perbezaan nilai Aset Tak Ketara yang direkodkan oleh Bahagian Akaun dan rekod dalam sistem SPA berjumlah RM139,538.40 berbanding bayaran sebenar berjumlah RM144,561.80.
139 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 9.1.1. Data Pengesahan Aset a. Berdasarkan rekod yang dikemukakan oleh Bahagian Akaun KPK, sebanyak 24 unit pertambahan aset belum dimigrasi ke sistem iGFMAS berjumlah RM85,947,635. Manakala terdapat 14 unit Aset Alih dan satu (1) unit Aset Tak Ketara melibatkan pelarasan ke atas kesilapan perakaunan data aset bagi tahun perakaunan 2018 hingga 2021 berjumlah RM142,290. Butiran senarai aset yang menepati MPSAS 17 dan belum dimigrasi serta memerlukan pelarasan adalah seperti dalam Jadual 68. JADUAL 68 RINGKASAN VERIFIKASI ASET SEHINGGA 31 DISEMBER 2021 KATEGORI DATA JANM JENIS ASET NILAI (RM) ASET ALIH (Unit) ASET TAK ALIH (Lot) ASET TAK KETARA (Unit) Data seperti pada 31 Disember 2017 yang belum dimigrasi ke sistem iGFMAS 18 6 - 85,946,635 Pelarasan ke atas kesilapan perakaunan data aset dan liabiliti bagi tahun perakaunan 2018 hingga 2021 14 - 1 142,290 JUMLAH 86,088,925 Sumber: Memo Bahagian Akaun b. Pihak Audit telah membuat semakan terhadap 39 unit/lot aset melalui Sistem Pengurusan Aset (SPA). Hasil penemuan Audit adalah seperti perenggan berikutnya. 9.1.2. Status Aset Yang Belum Dimigrasi Ke Sistem iGFMAS a. Berdasarkan Piawaian Perakaunan Sektor Awam Malaysia (MPSAS 17) Perenggan 13, kelas hartanah, loji dan peralatan bermaksud sekumpulan aset yang mempunyai sifat atau fungsi yang serupa dalam operasi entiti yang ditunjukkan sebagai item tunggal untuk tujuan pendedahan dalam penyata kewangan. Kos bermaksud amaun tunai atau kesetaraan tunai yang dibayar ataupun nilai saksama bagi pertimbangan lain yang diberikan untuk memperoleh sesuatu aset semasa perolehan atau pembinaannya. Hartanah, loji dan peralatan ialah item ketara seperti berikut: i. Dipegang untuk kegunaan dalam pengeluaran atau pembekalan barangan atau perkhidmatan, untuk sewaan kepada pihak lain, atau untuk tujuan pentadbiran; dan ii. Dijangka digunakan melebihi satu tempoh pelaporan.
140 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI b. Semakan Audit mendapati 18 Aset Alih yang belum dimigrasi sehingga 31 Disember 2021 telah menepati perekodan selaras MPSAS 17. Butiran lanjut seperti dalam Jadual 69. JADUAL 69 SENARAI ASET ALIH YANG BELUM DIMIGRASI SEHINGGA 31 DISEMBER 2021 BIL. NO. SIRI PENDAFTARAN SPA BUTIRAN ASET NILAI (RM) LOKASI ASET STATUS SPA SEMAKAN AUDIT 1. MPIC/KSU/H/13/3 Humidifier/Air Purifier Biozone PR Series PR 10 2,685.00 Bilik KSU Sedang Digunakan √ 2. MPIC/KSU/I/04/2 Kabinet Dapur 4,900.00 Pantri KSU Sedang Digunakan √ 3. MPIC/KSU/H/13/4 Humidifier/Air Purifier Biozone PR Series PR 10 2,685.00 Bilik Perbincang an KSU Sedang Digunakan √ 4. MPIC/M/I/04/2 Kabinet dapur 4,900.00 Pantri YBM Sedang Digunakan √ 5. MPIC/PSM/I/04/1 10 Kabinet Dapur 4,900.00 Pantri BPSM Sedang Digunakan √ 6. MPIC/PPK/H/07/2 Treadmill/ Life Fitness 91Ti Treadmill 16,003.00 Bilik Gimnasium Sedang Digunakan √ 7. MPIC/PPK/H/07/4 Treadmill/ Life Fitness 91Ti Treadmill 16,003.00 Bilik Gimnasium Sedang Digunakan √ 8. MPIC/PPK/H/07/5 Fitness Exercise Bike 9,619.00 Bilik Gimnasium Sedang Digunakan √ 9. MPIC/PPK/H/07/6 Fitness Exercise Bike 7,118.00 Bilik Gimnasium Sedang Digunakan √ 10. MPIC/PPK/H/07/7 Fitness Exercise Bike/ Life Fitness X3-5 CrossTrainer 9,083.00 Bilik Gimnasium Sedang Digunakan √ 11. MPIC/PPK/H/07/8 Single/ Multi Station Home Gym 20,500.00 Bilik Gimnasium Sedang Digunakan √ 12. MPIC/PPK/H/07/9 Dumble (stok)/Regalic Sports Dumble Set 3,806.00 Bilik Gimnasium Sedang Digunakan √ 13. MPIC/PPK/H/11/6 Ketuhar Gelombang 2,500.00 Pantri BPPK Sedang Digunakan √ 14. MPIC/PPK/H/11/7 Peti Sejuk 2,850.00 Pantri Bilik Nyatoh Sedang Digunakan √ 15. MPIC/M/I/13/62 Permaidani 5,000.00 Ruang menunggu YBM Sedang Digunakan Aset tidak dilabel 16. MPIC/PPK/I/04/1 57 Kabinet Dapur 4,900.00 Tiada Sedang Digunakan Tiada rekod penempatan pada KEW.PA-3 17. MPIC/PPK/H/13/1 Humidifier/Air Purifier Biozone PR Series PR 10 3,180.00 Bilik Mesyuarat Nyatoh Sedang Digunakan Tiada di lokasi 18. MPIC/PPK/H/07/3 Treadmill/ Life Fitness 91Ti Treadmill 16,003.00 Bilik Gimnasium Sedang Digunakan Aset rosak Sumber: Sistem Pengurusan Aset (SPA) c. Berdasarkan semakan fizikal Audit mendapati 14 unit Aset Alih wujud dan sedang digunakan. Nilai yang direkodkan dalam sistem SPA adalah sama dengan rekod baucar bayaran. Namun, baki empat (4) aset tidak dapat disahkan
141 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI kerana satu (1) unit aset tidak dilabel, satu (1) unit aset tiada rekod lokasi, satu (1) unit aset tiada di lokasi didaftarkan dan satu (1) unit aset rosak. Maklum balas Bahagian Akaun pada 25 Mac 2022 Punca: MPIC/M/I/13/62 – Permaidani Berdasarkan semakan UPA ke atas fizikal aset dan KEW.PA 3 lokasi penempatan yang direkodkan adalah di ruang menunggu PPK dan dilabel. MPIC/PPK/I/04/157 – Kabinet dapur Berdasarkan semakan UPA ke atas fizikal aset dan KEW.PA 3 lokasi penempatan yang direkodkan adalah di Pantri Nyatoh dan dilabel. MPIC/PPK/H/13/1 - Humidifier/Air Purifier Biozone PR Series PR 10 Berdasarkan semakan, aset tiada di lokasi. MPIC/PPK/H/07/3 - Treadmill/ Life Fitness 91Ti Treadmill Aset tidak dapat dilaporkan oleh Pegawai Aset Bahagian/Pegawai bertanggungjawab. Pelan Tindakan: Tindakan mencari aset rujukan MPIC/PPK/H/13/1 - Humidifier/Air Purifier Biozone PR Series PR 10 sedang dilaksanakan. Selain itu, aduan kerosakan telah dibuat di dalam sistem SPA bagi aset rujukan MPIC/PPK/H/07/3 - Treadmill/ Life Fitness 91Ti Treadmill dan penyelenggaraan akan dilaksanakan kelak. Tempoh Jangka Selesai: Tidak dinyatakan. Pendapat Audit Perekodan nilai bagi kesemua unit Aset Alih boleh diiktiraf selepas disahkan wujud dan dikemas kini sewajarnya. d. Setakat bulan Disember 2021, sebanyak enam (6) Aset Tak Alih yang menepati MPSAS 17 dan belum dimigrasi seperti dalam Jadual 70. Semakan Audit mendapati enam (6) aset ini merupakan lot tanah hak milik Kerajaan Persekutuan yang didaftarkan oleh Pesuruhjaya Tanah Persekutuan (PTP) di bawah Jabatan Pengguna (KJP) KPK. Sebanyak dua (2) agensi pengguna yang bertanggungjawab iaitu MTIB serta MPOB yang berstatus sedang digunakan dan belum dibangunkan.
142 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 70 ASET TAK ALIH YANG BELUM DIMIGRASI SEHINGGA 31 DISEMBER 2021 BIL NO. GERAN BUTIRAN JENIS ASET LOKASI ASET AGENSI PENGGUNA STATUS ASET NILAI (RM) 1. GRN 108414 Rekod Kementerian Tanah Kuala Langat MTIB TM 68,427,000 Semakan Audit Bangunan Kuala Langat MTIB Sedang Digunakan 920,000 2. PM 10105 Rekod Kementerian Tanah Kuala Langat MTIB TM 5,145,000 Semakan Audit Tanah dan Bangunan Kuala Langat MTIB Sedang Digunakan 13,300,000 3. GRN 124474 Rekod Kementerian Tanah Kuala Langat MTIB TM 1,765,000 Semakan Audit Tanah dan Bangunan Kuala Langat MTIB Sedang Digunakan 5,388,000 4. GRN 198208 Rekod Kementerian Tanah Johor Bahru MTIB TM 1,778,000 Semakan Audit Bangunan Johor Bahru MTIB Sedang Digunakan 818,000 5. GRN 198207 Rekod Kementerian Tanah Johor Bahru MTIB TM 1,445,000 Semakan Audit Bangunan Johor Bahru MTIB Sedang Digunakan 588,000 6. HSD 1800 Rekod Kementerian Tanah Lipis MPOB TM 7,250,000 Semakan Audit TB TB TB Belum dibangunkan TB JUMLAH DIREKOD KEMENTERIAN (RM) 85,810,000 JUMLAH PERKIRAAN AUDIT (RM) 21,014,000 Sumber: Geran dan Perjanjian Jual Beli (S&P) Nota: - TM – Tiada Maklumat; Tidak Berkenaan (TB) Kerana Pemeriksaan Fizikal Audit Tidak Dilaksanakan Serta Dokumen Berkaitan Tidak Diserahkan; Pengesahan Audit Berdasarkan Nilai Dalam Perjanjian Jual Beli (S&P) e. Berdasarkan semakan fizikal Audit terhadap lima (5) lot Aset Tak Alih ini mendapati kesemua aset wujud dan sedang digunakan MTIB. Semakan lanjut mendapati lot tanah/bangunan tersebut dibeli oleh MTIB dan perjanjian Sale & Purchase (S&P) ditandatangani oleh Pesuruhjaya Tanah Persekutuan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 71. JADUAL 71 SEMAKAN LANJUT S&P BAGI 5 LOT TANAH/BANGUNAN KEGUNAAN MTIB BIL. NO. RUJUKAN GERAN TARIKH S&P NILAI S&P (RM) DITANDATANGANI OLEH PEMAJU WAKIL PTP 1. PM 10105 06.05.2014 13,300,000 Row Industry Sdn. Bhd. Dato’ Sri Azemi Bin Kasim 2. GRN 124474 07.10.2013 5,388,000 Kiara Susila Sdn.Bhd dan Xun Hong Hardware Sdn. Bhd. Dato’ Sri Azemi Bin Kasim 3. GRN 108414 13.01.2011 920,000 Zenith Aim Sdn. Bhd. Dato’ Hj Azemi Bin Kasim 4. GRN 198207 29.05.2008 588,000 Khoo Soon Lee Realty Sdn. Bhd. Dato’ Zoal Azha Bin Yusof 5. GRN 198208 29.05.2008 818,000 Khoo Soon Lee Realty Sdn. Bhd. Dato’ Zoal Azha Bin Yusof Sumber: Geran dan Perjanjian Jual Beli (S&P)
143 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI f. Selain itu, MPSAS 17 Perenggan 14 menyatakan kos item hartanah, loji dan peralatan hendaklah diiktiraf sebagai aset jika: i. Terdapat kemungkinan bahawa manfaat ekonomi masa hadapan atau potensi perkhidmatan yang berkaitan dengan item tersebut akan mengalir masuk ke dalam entiti; dan ii. Kos atau nilai saksama item tersebut boleh diukur dengan munasabah. g. Semakan Audit terhadap enam (6) nilai Aset Tak Alih yang direkodkan oleh Bahagian Akaun berjumlah RM85,810,000 adalah selaras dengan nilai yang dibuat oleh JPPH pada tahun 2021. h. Namun, semakan lanjut mendapati penilaian JPPH terhadap satu (1) lot tanah rujukan GRN 108414 dibuat berdasarkan keluasan tanah 15.9132 hektar bernilai RM68,427,000 berbanding nilai S&P berjumlah RM920,000 yang dibeli oleh MTIB untuk kegunaan Asrama Wisdec. Nilai S&P tersebut adalah bagi enam (6) unit rumah dengan keluasan keseluruhan 7,888 kaki persegi. Penilaian ini adalah tidak munasabah untuk menggambarkan nilai aset sebenar berdasarkan S&P. Enam (6) unit rumah tersebut adalah seperti dalam Gambar 78 hingga Gambar 83. GAMBAR 78 ASRAMA WISDEC UNIT B-07-01 GAMBAR 79 ASRAMA WISDEC UNIT B-07-02 Lokasi : Aim Point Condominium Tarikh : 10.02.2022 Sumber : UAD, KPK Lokasi : Aim Point Condominium Tarikh : 10.02.2022 Sumber : UAD, KPK
144 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 80 ASRAMA WISDEC UNIT B-07-03 GAMBAR 81 ASRAMA WISDEC UNIT B-07-04 Lokasi : Aim Point Condominium Tarikh : 10.02.2022 Sumber : UAD, MPIC Lokasi : Aim Point Condominium Tarikh : 10.02.2022 Sumber : UAD, MPIC GAMBAR 82 ASRAMA WISDEC UNIT B-07-05 GAMBAR 83 ASRAMA WISDEC UNIT B-07-06 Lokasi : Aim Point Condominium Tarikh : 10.02.2022 Sumber : UAD, MPIC Lokasi : Aim Point Condominium Tarikh : 10.02.2022 Sumber : UAD, MPIC Maklum balas Bahagian Akaun pada 25 Mac 2022 Punca: Berdasarkan semakan oleh Unit Pembangunan PPK ke atas Perjanjian Jual Beli yang dikemukakan oleh MTIB jelas menunjukkan bahawa Agensi yang dinyatakan di dalam Jadual Pertama S&P adalah MTIB sebagai Agensi Pemilik bertanggungjawab dalam sebarang bayaran cukai dan lain-lain bayaran berkaitan tanah.
145 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Oleh itu, bagi tanah tersebut ianya tidak menepati kriteria untuk dimigrasi ke sistem iGFMAS sebagai aset Kementerian kerana dalam hal ini MTIB adalah Agensi Pemilik tanah tersebut yang menerima manfaat ekonomi masa hadapan dan potensi perkhidmatan atau keuntungan yang berkaitan dengan item tersebut akan mengalir masuk kepada MTIB. Pelan Tindakan: Bagi tanah di Lipis, Pahang masih menunggu keputusan JKPTG bagi permohonan pajakan oleh MPOB setelah mesyuarat diadakan pada 28 Januari 2022 yang lalu. Berdasarkan maklumat awal, bagi tanah di Pejom Lipis Pahang juga, konsep yang sama akan diguna pakai iaitu semua perbelanjaan dan pembayaran seperti bayaran premium Notis 5A dan lain-lain bayaran berkaitan tanah akan dilakukan oleh pihak MPOB apabila permohonan pajakan tersebut diluluskan. Tempoh Jangka Selesai: Tidak dinyatakan. Pendapat Audit Penilaian Aset Tak Alih boleh diiktiraf berdasarkan nilai sebenar dengan mengambil kira dasar Aset Tak Alih yang boleh diiktiraf oleh Kementerian. i. Selain itu, pemeriksaan fizikal Audit di lokasi mendapati aset tanah tersebut sedang digunakan sepenuhnya untuk operasi MTIB. Penggunaan ini menyumbang kepada kos operasi dan manfaat kepada MTIB secara langsung. Manakala KPK pula memperoleh manfaat secara tidak langsung. Bagaimanapun, melalui temu bual dengan Pegawai Bahagian Akaun memaklumkan tiada dasar atau asas yang diterima pakai Kementerian bagi mengiktiraf Aset Tak Alih yang didaftarkan oleh Jabatan Ketua Pengarah Tanah Dan Galian Persekutuan (JKPTG) kepada KPK. Aset Tak Alih bagi agensi pengguna MTIB adalah seperti dalam Gambar 84 hingga Gambar 89.
146 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 84 ASRAMA WISDEC GAMBAR 85 BANGUNAN FIDEC 3 Lokasi : Aim Point Condominium Tarikh : 10.02.2022 Sumber : UAD, KPK Lokasi : Kuala Langat Tarikh : 10.02.2022 Sumber : UAD, KPK GAMBAR 86 BANGUNAN WISDEC 2 GAMBAR 87 BANGUNAN WISDEC 2 Lokasi : Kuala Langat Tarikh : 10.02.2022 Sumber : UAD, KPK Lokasi : Kuala Langat Tarikh : 10.02.2022 Sumber : UAD, KPK
147 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 88 BANGUNAN PUSAT PROMOSI PERABOT MTIB GAMBAR 89 BANGUNAN PUSAT PROMOSI PERABOT MTIB Lokasi : Johor Tarikh : 16.02.2022 Sumber : UAD, KPK Lokasi : Johor Tarikh : 16.02.2022 Sumber : UAD, KPK 9.1.3. Pelarasan Ke Atas Kesilapan Perakaunan Data Aset Dan Liabiliti Bagi Tahun Perakaunan 2018 hingga 2021 a. MPSAS 3 - Dasar Perakaunan, Perubahan dalam Anggaran Perakaunan dan Kesilapan, Perenggan 46 menyatakan kesilapan boleh berlaku berhubung dengan pengiktirafan, pengukuran, pembentangan atau pendedahan elemen penyata kewangan. Penyata kewangan tidak mematuhi MPSAS jika ia mengandungi sama ada kesilapan material atau tidak material yang dibuat dengan sengaja agar sesuatu entiti tersebut dapat membentangkan kedudukan kewangan, prestasi kewangan atau aliran tunai dengan cara yang tertentu. Kesilapan yang mungkin berlaku dalam tempoh semasa dan ditemui dalam tempoh tersebut dibetulkan sebelum penyata kewangan dibenarkan untuk diterbitkan. b. KPK telah merekodkan tiga (3) jenis pelarasan iaitu (i) 12 unit Aset Alih Hadiah Yang Belum Dimigrasi; (ii) Dua (2) Aset Alih Berlaku Kesilapan Kod Akaun Belum Dimigrasi; dan (iii) Satu (1) Aset Tak Ketara Hadiah Yang Belum Dimigrasi; c. Semakan fizikal Audit terhadap 12 unit Biometric Reader mendapati aset ini merupakan hadiah yang diterima oleh KPK pada tahun 2018 untuk kegunaan pengimbas jari bagi merekodkan waktu masuk dan keluar pejabat. Aset ini ditempatkan di setiap aras di KPK dan Menara Tulus. Pihak Audit mengesahkan kesemua 12 unit aset ini wujud dan sedang digunakan. Bagaimanapun, hanya dua (2) aset yang direkodkan dengan betul manakala lokasi sebenar enam (6) aset
148 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI ditempatkan berbeza dengan lokasi yang direkodkan dalam KEW.PA-3. Selain itu, empat (4) unit aset lagi tidak dapat disahkan kerana tidak dilabel. Butiran lanjut seperti dalam Jadual 72. JADUAL 72 ASET ALIH HADIAH BELUM DIMIGRASI SEHINGGA 31 DISEMBER 2021 BIL. NO. SIRI PENDAFTARAN SPA BUTIRAN ASET NILAI (RM) LOKASI ASET KEW.PA LOKASI ASET SEBENAR STATUS SPA 1. MPI/BPM/H/21/1 Biometric Reader 2,650.00 Ruang Menunggu BISS Tidak dapat disahkan Sedang Digunakan 2. MPI/BPM/H/21/2 Biometric Reader 2,650.00 Ruang Menunggu PSM Tidak dapat disahkan Sedang Digunakan 3. MPI/BPM/H/21/3 Biometric Reader 2,650.00 Ruang Menunggu PSA Tidak dapat disahkan Sedang Digunakan 4. MPI/BPM/H/21/4 Biometric Reader 2,650.00 Ruang Menunggu UKK Tidak dapat disahkan Sedang Digunakan 5. MPI/BPM/H/21/5 Biometric Reader 2,650.00 Ruang Menunggu Akaun Lobi Utama Sedang Digunakan 6. MPI/BPM/H/21/6 Biometric Reader 2,650.00 Laluan PPK 1 Ruang Menunggu PSM Sedang Digunakan 7. MPI/BPM/H/21/7 Biometric Reader 2,650.00 Ruang Menunggu Ruang Menunggu PSA Sedang Digunakan 8. MPI/BPM/H/21/8 Biometric Reader 2,650.00 Ruang Kerja PT/PAP YBM Ruang Menunggu UKK Sedang Digunakan 9. MPI/BPM/H/21/9 Biometric Reader 2,650.00 Ruang Menunggu KSU Ruang Menunggu Bahagian Akaun Sedang Digunakan 10. MPI/BPM/H/21/10 Biometric Reader 2,650.00 Ruang Kerja PT/PO Ruang Menunggu YBTM Sedang Digunakan 11. MPI/BPM/H/21/11 Biometric Reader 2,650.00 Ruang Kerja PT/PAP YBM Ruang Menunggu YBM Sedang Digunakan 12. MPI/BPM/H/21/12 Biometric Reader 2,650.00 Ruang Legar KSU Ruang Menunggu KSU Sedang Digunakan Sumber: Sistem Pengurusan Aset (SPA) Maklum balas Bahagian Akaun pada 25 Mac 2022 Punca: Semakan mendapati perbezaan lokasi aset ini disebabkan oleh kesilapan tagging. Pelan Tindakan: i. MPI/BPM/H/21/1 - Pembetulan aset telah dibuat selaras dengan rekod di KEW.PA iaitu Ruang Menunggu BISS. ii. MPI/BPM/H/21/2 - Semakan mendapati lokasi aset ini adalah di ruang menunggu Bilik Mesyuarat Komoditi dan dikemas kini di dalam SPA. iii. MPI/BPM/H/21/3 - Semakan mendapati lokasi aset ini adalah di ruang PT/PO Pejabat YBTM WJS dan dikemas kini di dalam SPA.
149 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI iv. MPI/BPM/H/21/4 - Pembetulan aset telah dibuat selaras dengan rekod di KEW.PA iaitu Ruang Menunggu UKK. v. MPI/BPM/H/21/5 - Pembetulan aset telah dibuat selaras dengan rekod di KEW.PA iaitu Ruang Menunggu Akaun. vi. MPI/BPM/H/21/6 - Pembetulan aset telah dibuat selaras dengan rekod di KEW.PA iaitu laluan PPK 1. vii. MPI/BPM/H/21/7 - Semakan mendapati lokasi aset adalah di Ruang Menunggu GET dan dikemas kini dalam SPA. viii. MPI/BPM/H/21/8 - Pembetulan aset telah dibuat selaras dengan rekod di KEW.PA iaitu Ruang Kerja PT/PAP YBM. ix. MPI/BPM/H/21/9 - Pembetulan aset telah dibuat selaras dengan rekod di KEW.PA iaitu Ruang Menunggu KSU. x. MPI/BPM/H/21/10 - Semakan mendapati lokasi aset adalah di Ruang Menunggu KTK dan dikemas kini dalam SPA. xi. MPI/BPM/H/21/11 - Semakan mendapati lokasi aset adalah di Ruang Legar Aras G dan dikemas kini dalam SPA. xii. MPI/BPM/H/21/12 - Semakan mendapati lokasi aset adalah di Ruang Menunggu IKL dan dikemas kini dalam SPA. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. d. Selain itu, semakan lanjut Audit terhadap dua (2) Aset Alih yang dibeli menggunakan kod belanja pada tahun 2019 mendapati kedua-dua aset wujud dan sedang digunakan seperti dalam Jadual 73. Bagaimanapun, aset permaidani nombor siri pendaftaran MPIC/M/H/19/1 yang ditempatkan di Pejabat Menteri tidak dilabel selaras kehendak Pekeliling. JADUAL 73 KESILAPAN KOD AKAUN ASET ALIH BELUM DIMIGRASI SEHINGGA 31 DISEMBER 2021 BIL. NO. SIRI PENDAFTARAN SPA BUTIRAN ASET NILAI (RM) LOKASI ASET STATUS SPA PENEMUAN AUDIT 1. MPIC/M/H/19/1 Permaidani 2,440 Suite Menteri Sedang Digunakan Tidak Dilabel 2. MPI/UKK/H/19/15 Pemapar Poster 3,600 Studio Sedang Digunakan Dilabel Sumber: Sistem Pengurusan Aset
150 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Maklum balas Bahagian Akaun pada 25 Mac 2022 Punca: Tidak dinyatakan. Pelan Tindakan: Lokasi penempatan aset ini yang terkini adalah di surau dan telah dikemas kini dalam KEW.PA 3 dan dilabel. Tempoh Jangka Selesai: Selesai. e. Semakan Audit mendapati Aset Tak Ketara Sistem e-Kehadiran Biometrik diperoleh sebagai aset hadiah yang diterima oleh KPK pada tahun 2018. Sistem ini dikawal selia oleh Bahagian Pengurusan Maklumat KPK. Server yang digunakan sebagai sokongan sistem ini ditempatkan di Bilik Server Aras 6, KPK. Pihak Audit mengesahkan kewujudan aset ini. Butiran Aset Tak Ketara tersebut adalah seperti dalam Jadual 74. JADUAL 74 ASET TAK KETARA HADIAH YANG BELUM DIMIGRASI SEHINGGA 31 DISEMBER 2021 NO. SIRI PENDAFTARAN SPA BUTIRAN ASET NILAI (RM) LOKASI ASET STATUS DI SPA MPIC/BPM/HI/17/2 Sistem e-Kehadiran Biometrik 139,538.40 Bilik Server Sedang Digunakan Sumber: KEW.ATK-3 f. Semakan lanjut mendapati nilai yang direkodkan oleh Bahagian Akaun dan rekod dalam sistem SPA adalah berdasarkan Jadual Tawaran Harga Pembekal termasuk GST berjumlah RM139,538.40. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati nilai baucar bayaran adalah berjumlah RM144,561.80 dengan perbezaan sejumlah RM5,023.40. Perbezaan ini disebabkan nilai GST yang tidak diambil kira bagi dua (2) daripada tiga (3) fasa bayaran mengikut kontrak. Butiran bayaran bagi Sistem e-Kehadiran Biometrik mengikut baucar bayaran adalah seperti dalam Jadual 75.
151 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 75 BAYARAN SEBENAR SISTEM e-KEHADIRAN BIOMETRIK BIL. BUTIRAN BAYARAN BERDASARKAN BAUCAR NO.BAUCAR/ TARIKH NILAI JUALAN (RM) GST @ 6% (RM) JUMLAH BAYARAN (RM) REKOD NILAI SPA SAMA SEPERTI NILAI BAYARAN 1. Pertama - 40% 391522 / 15.03.2018 52,656.00 3,159.36 55,815.36 Ya 2. Kedua - 54% 404741 / 17.07.2018 75,350.75 4,521.05 79,871.80 Tidak 3. Ketiga - 6% 441076 / 26.06.2019 8,372.30 502.34 8,874.64 Tidak JUMLAH KESELURUHAN 136,379.05 8,182.75 144,561.80 Sumber: Baucar Bayaran g. Selain itu, semakan Audit mendapati nilai bagi Aset Tak Ketara adalah sejumlah RM104,490.00 termasuk GST daripada jumlah keseluruhan RM139,538.40 yang direkodkan Bahagian Akaun. Bagaimanapun, perkiraan Audit mendapati jumlah sebenar Aset Tak Ketara tersebut adalah RM104,940.00. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 76. JADUAL 76 PERBEZAAN NILAI ASET TAK KETARA PERKARA REKOD BAHAGIAN AKAUN BUTIRAN ASET TAK KETARA BERDASARKAN JADUAL TAWARAN HARGA (RM) Jumlah Kos - 99,000.00 GST @ 6% - 5,940.00 JUMLAH 104,490.00 104,940.00 Sumber: Jadual Tawaran Harga Maklum balas Bahagian Akaun pada 25 Mac 2022 Punca: Tidak dinyatakan. Pelan Tindakan: Templat ATK akan dikemas kini berdasarkan nilai Baucar Bayaran sebenar bagi sistem eKehadiran. Bagaimanapun, BA masih di dalam tindakan untuk mendapatkan pecahan nilai mengikut komponen ATK memandangkan nilai di Baucar Bayaran adalah lump sum yang merangkumi komponen Aset Alih, ATK dan komponen yang tidak menepati kriteria aset. Oleh itu, sistem eKehadiran tidak dimasukkan di dalam senarai ATK untuk dimigrasi ke dalam sistem iGFMAS bagi Batch 1 sehingga nilai komponen ATK yang dapat dikenalpasti betul dan tepat. Tempoh Jangka Selesai: Tidak dinyatakan.
152 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Pendapat Audit Nilai yang tepat dapat direkodkan selepas semakan semula dibuat. 9.1.4. Penutup Dan Syor Audit Pada keseluruhannya, sebanyak 14 daripada 18 unit Aset Alih yang belum dimigrasi dapat disahkan. Manakala kesemua enam (6) Aset Tak Alih tidak dapat disahkan sepenuhnya kerana tidak mempunyai maklumat lengkap dan berlaku perbezaan nilai yang direkodkan. Selain itu, hanya dua (2) daripada 12 Aset Alih yang perlu dibuat pelarasan kesilapan perakaunan data aset dan liabiliti bagi tahun perakaunan 2018 hingga 2021 dapat disahkan di mana baki 10 Aset Alih memerlukan tindakan pengesahan dan pengemaskinian. Dua (2) Aset Alih yang dibeli menggunakan kod belanja pada tahun 2019 telah disahkan namun satu (1) unit aset tidak dilabel selaras kehendak Pekeliling. Selanjutnya, satu (1) unit Aset Tak Ketara juga tidak dapat disahkan sepenuhnya kerana berlaku perbezaan nilai yang direkodkan.
153 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 9.2. PENGESAHAN DATA BAKI AWAL ASET DAN LIABILITI BAGI TEMPOH BERAKHIR JUN 2022 Latar Belakang i. Unit Audit Dalam (UAD) telah menerima memo rujukan MPIC.400-1/10/2 (19) bertarikh 1 Julai 2022 daripada Ketua Akauntan, Bahagian Akaun, KPK untuk melaksanakan pengesahan data baki awal aset dan liabiliti bagi tempoh berakhir bulan Jun 2022 yang belum dimigrasi ke sistem iGFMAS KPK. ii. Sebanyak lapan (8) komponen aset iaitu Aset Tak Alih Tanah, Aset Tak Alih Bangunan, Aset Alih, Akaun Belum Terima (ABT), Aset Biologi, Aset Tak Ketara, Aset Hidup dan Hartanah Pelaburan untuk dimigrasi direkodkan oleh KPK. iii. Bahagian Akaun, KPK mengesahkan bahawa tiada data terlibat untuk lapan (8) komponen aset tersebut bagi tempoh pengumpulan data sehingga 30 Jun 2022 yang perlu dimigrasi ke sistem iGFMAS. Objektif Pengauditan Pengesahan data baki awal aset dan liabiliti ini dijalankan bertujuan untuk mengesahkan data baki awal yang akan dimigrasi dalam Sistem Perakaunan Akruan semasa dalam tempoh peralihan adalah betul dan tepat. Skop Pengauditan i. Verifikasi dijalankan terhadap senarai aset alih dan aset tak alih yang dikemukakan oleh Bahagian Akaun KPK. Pengesahan Audit telah dilaksanakan terhadap dokumen yang direkodkan dalam sistem iGFMAS dan SAP graphical user interface (SAPGUI). ii. Perbincangan dan temu bual dengan pegawai terlibat juga telah dijalankan untuk mendapatkan penjelasan lanjut. Selain itu, pihak Audit juga menjalankan pemeriksaan terhadap Sistem Perakaunan iGFMAS dan SAPGUI bagi tujuan pengesahan data baki awal aset yang akan dimigrasi dalam Sistem Perakaunan Akruan. iii. Piawaian Perakaunan Sektor Awam Malaysia (MPSAS) dan peraturan Kerajaan berkaitan telah dirujuk bagi pengauditan ini. Rumusan Audit Pengauditan yang dijalankan melalui pemeriksaan sistem dan dokumen merumuskan lapan (8) komponen aset iaitu Aset Tak Alih Tanah, Aset Tak Alih Bangunan, Aset Alih, ABT, Aset Biologi, Aset Tak Ketara, Aset Hidup dan Hartanah Pelaburan bagi tempoh pengumpulan data sehingga 30 Jun 2022 disahkan tiada data transaksi terlibat.
154 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 9.2.1. Data Pengesahan Aset a. Berdasarkan rekod yang dikemukakan oleh Bahagian Akaun, KPK, tiada data terlibat yang belum dimigrasi ke sistem iGFMAS untuk lapan (8) komponen aset iaitu Aset Tak Alih Tanah, Aset Tak Alih Bangunan, Aset Alih, ABT, Aset Biologi, Aset Tak Ketara, Aset Hidup dan Hartanah Pelaburan bagi tempoh pengumpulan data sehingga 30 Jun 2022. b. Pihak Audit telah membuat semakan terhadap lapan (8) komponen aset tersebut melalui sistem perakaunan iGFMAS dan SAPGUI. Hasil penemuan Audit mengesahkan tiada data transaksi yang direkodkan melalui sistem tersebut bagi tempoh pengumpulan data sehingga 30 Jun 2022. Butiran senarai komponen aset yang disahkan adalah seperti dalam Jadual 77. JADUAL 77 RINGKASAN VERIFIKASI ASET SEHINGGA 30 JUN 2022 BIL. KOMPONEN DATA DATA BAKI AWAL YANG BELUM DIMIGRASI CUT OFF: 31.12.2017 - 31.12.2021 TEMPOH PENGUMPULAN : SEHINGGA 30.06.2022 1. Aset Tak Alih Tiada Berkaitan 2. Aset Tak Alih Bangunan Tiada Berkaitan 3. Aset Alih Tiada Berkaitan 4. Akaun Belum Terima (ABT) Tiada Berkaitan 5. Aset Biologi Tiada Berkaitan 6. Aset Tak Ketara Tiada Berkaitan 7. Aset Hidup Tiada Berkaitan 8. Hartanah Pelaburan Tiada Berkaitan Sumber: Memo Bahagian Akaun 9.2.2. Penutup Dan Syor Audit a. Pada keseluruhannya, sebanyak lapan (8) komponen aset yang belum dimigrasi dapat disahkan melalui skop dan metodologi yang telah ditetapkan seperti perenggan 4. b. Bahagian Akaun, KPK perlu melampirkan dokumen sokongan terperinci bagi memastikan pengesahan data baki awal yang akan dimigrasi dapat disah dan dilaksanakan dengan teratur oleh pihak Audit.
155 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 10. PENGAUDITAN TERHADAP PENGURUSAN ASET ALIH ICT - KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI (KPK) Latar Belakang Aset Alih ICT dikategorikan sebagai Aset Ketara melibatkan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah. Pengurusan Aset Alih ICT meliputi kawalan dalam aspek antaranya pendaftaran, penggunaan, penyimpanan, pemeriksaan, pindahan dan pelupusan. Aset Alih ICT juga merupakan aset atau peralatan yang boleh dipindahkan atau dialihkan dari satu tempat ke tempat lain secara mudah. Bagi tempoh tahun 2020 hingga 2022, sebanyak 84 Aset Alih ICT berjumlah RM678,428 telah direkodkan dalam Sistem Pemantauan Pengurusan Aset di KPK. Objektif Pengauditan Pengauditan dijalankan bagi menentukan pengurusan Aset Alih ICT di KPK telah dilaksanakan dengan teratur selaras dengan peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa. Skop Pengauditan i. Pengauditan dijalankan terhadap Sistem Pemantauan Pengurusan Aset (SPPA) dan dokumen perekodan Aset Alih ICT bagi tahun 2020 hingga 2022 yang meliputi pendaftaran, penggunaan, penyimpanan, pemeriksaan dan pelupusan. ii. Pengauditan dijalankan dengan menyemak rekod, fail dan dokumen yang dikemukakan oleh Seksyen Pengurusan Aset (SPA) dan Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM). Perbincangan dan temu bual dengan pegawai terlibat juga telah dijalankan untuk mendapatkan penjelasan lanjut. Selain itu, pihak Audit juga menjalankan pemeriksaan fizikal pada 2 Februari 2023 untuk mengesahkan keadaan dan lokasi fizikal aset yang didaftar melibatkan sampel Audit sebanyak 20 daripada 84 Aset Alih ICT berjumlah RM319,169 bagi tempoh tahun 2020 hingga 2022. iii. Peraturan yang dirujuk adalah Pekeliling Perbendaharaan yang berkuat kuasa dan Arahan Perbendaharaan berkaitan. Pengauditan dijalankan berpandukan Garis Panduan Pengauditan Pengurusan Kewangan (Indeks Akauntabiliti). BAHAGIAN VI LAPORAN PENGAUDITAN ICT
156 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Rumusan Audit Pengauditan yang dijalankan antara bulan Januari hingga Februari 2023 merumuskan perkara seperti berikut: i. Seksyen Pengurusan Aset ada ditubuhkan namun peranan dan tanggungjawab Pegawai Aset di KPK tidak merangkumi pengurusan Aset Tak Ketara Kementerian. ii. Terma Rujukan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan tidak disediakan. iii. Pegawai Pemeriksa Aset masih menjalankan tugas memeriksa Aset Alih di KPK walaupun memaklumkan tidak mendapat lantikan terkini daripada SPA. iv. Sebanyak 10 Daftar Harta Modal (KEW.PA-3) bagi Aset Alih ICT berjumlah RM225,462 tidak ditandatangani oleh Ketua Jabatan termasuk satu KEW.PA-3 tidak ditandatangani dalam ruangan penempatan oleh Pegawai Aset atau pegawai bertanggungjawab pada tarikh aset didaftarkan selain tiga KEW.PA-3 tidak dikemaskini pegawai penempatan. v. Pemeriksaan aset terhadap peralatan dan kelengkapan ICT tidak mencapai kadar 100% iaitu hanya 97% pada tahun 2020 dan 2022 selain rekod Aset Alih tidak dapat disahkan ketepatannya. vi. KEW.PA-7 yang dipapar dalam bilik server tidak dikemaskini sejak 23 Mei 2017. 10.1. Pengurusan Aset Alih ICT Bagi tujuan pengauditan pengurusan Aset Alih ICT, pihak Audit telah membuat semakan terhadap sistem SPPA melibatkan 73 unit Aset Alih Harta Modal dan 11 unit Aset Alih Bernilai Rendah berjumlah RM678,428 bagi tempoh tahun 2020 hingga 2022. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 78. JADUAL 78 BUTIRAN SAMPEL AUDIT ASET ALIH ICT BAGI TEMPOH TAHUN 2020 HINGGA 2022 BIL TAHUN 2020 2021 2022 JUMLAH (RM) 1. Harta Modal 67 6 - 653,292.00 2. Aset Alih Bernilai Rendah - 10 1 25,136.00 JUMLAH 67 16 1 678,428.00 JUMLAH KESELURUHAN (Unit) 84 Sumber: Sistem Pemantauan Pengurusan Aset (SPPA)
157 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 10.1.1. Penubuhan Seksyen Pengurusan Aset 10.1.1.1. Pekeliling Perbendaharaan AM 1.1 Pengurusan Aset Kerajaan perenggan 3 menyatakan antara tanggungjawab Pegawai Pengawal adalah menubuhkan sama ada Bahagian atau Seksyen atau Unit Pengurusan Aset (UPA) mana-mana yang sesuai bagi menguruskan Aset Alih, Aset Hidup, Aset Tak Ketara dan Stor Kerajaan Persekutuan di peringkat Kementerian. 10.1.1.2. Semakan Audit mendapati BKPP ada menubuhkan Seksyen Pengurusan Aset (SPA) di bawah Unit Pentadbiran dengan diketuai oleh Setiausaha Bahagian BKPP dan dibantu oleh Ketua Penolong Setiausaha BKPP. Perjawatan ini juga turut dibantu oleh seorang Penolong Pegawai Tadbir dan dua orang Pembantu Tadbir. 10.1.1.3. Bagi menguruskan aset di Kementerian, semakan Audit mendapati SPA telah melantik Pegawai Aset iaitu Encik Muhammad Annizam bin Mohd Mohtar, Ketua Penolong Setiausaha BKPP pada 11 Februari 2022. Pelantikan ini dibuat oleh mantan Pegawai Pengawal melalui surat rujukan MPIC.300-1/1/1(11) dan butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 90. GAMBAR 90 Surat Pelantikan Sebagai Pegawai Aset (26.01.2023) (Sumber: Fail Audit)
158 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 10.1.1.4. Bagaimanapun, semakan lanjut terhadap fungsi pengurusan aset oleh SPA melalui surat pelantikan tersebut mendapati peranan dan tanggungjawab Pegawai Aset di KPK tidak merangkumi pengurusan Aset Tak Ketara Kementerian. Pendapat Audit Pengurusan aset KPK oleh SPA tidak dilaksanakan secara menyeluruh. Syor Audit SPA perlu memastikan pengurusan aset dibuat secara menyeluruh bagi memastikan aset diurus dengan teratur selaras peraturan Kerajaan berkuat kuasa. 10.2. Terma Rujukan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan Tidak Disediakan 10.2.1. Pekeliling Perbendaharaan A.M. 1.1 perenggan 8.1 menetapkan keanggotaan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) dipengerusikan oleh Timbalan Ketua Setiausaha KPK dan ahli yang dilantik oleh Pegawai Pengawal. Butiran lanjut keahlian JKPAK adalah seperti dalam Jadual 79. JADUAL 79 KEANGGOTAAN JKPAK DI KEMENTERIAN Pengerusi Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian atau yang setaraf dengannya Pengerusi Ganti Mana-mana Ahli JKPAK yang diberi kuasa oleh Pengerusi Setiausaha Pegawai Aset Ahli a. Semua Ketua Bahagian/ Seksyen/ Unit atau wakil b. Ketua/ Pegawai Unit Audit Dalam atau wakil c. Pegawai-pegawai lain yang sesuai Sumber: Pekeliling Perbendaharaan 10.2.2. Semakan Audit mendapati KPK telah membuat pelantikan seramai 16 ahli JKPAK seperti ketetapan pekeliling. Bagaimanapun, semakan lanjut Audit mendapati tiada terma rujukan disediakan sebagai panduan kepada ahli yang dilantik. Ini menyebabkan fungsi dan peranan JKPAK tidak dinyatakan dengan jelas. Pendapat Audit Penyediaan terma rujukan dapat memastikan ahli JKPAK melaksanakan tugas dengan lebih jelas dan teratur.
159 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Syor Audit SPA perlu menyediakan terma rujukan bagi memastikan fungsi JKPAK dapat dilaksanakan dengan berkesan. 10.3. Surat Pelantikan Pegawai Pemeriksa Aset Alih Tidak Dikemaskini 10.3.1. Pekeliling Perbendaharaan A.M. 2.4 perenggan 6.3 menyatakan Pegawai Pengawal/Ketua Pengarah/Pengerusi JKPAK peringkat Kementerian/Ibu Pejabat Jabatan hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua orang Pegawai Pemeriksa daripada Gred 19 ke atas dan tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian Aset Alih. Bagi Jabatan/ PTJ di luar negara, Pegawai Pemeriksa hendaklah dilantik oleh Ketua Perwakilan/Ketua Jabatan masing-masing. Tempoh lantikan tidak melebihi dua tahun dan dilantik di atas nama jawatan. 10.3.2. Semakan Audit terhadap surat pelantikan yang dikemukakan oleh BPM mendapati Pegawai Pemeriksa Aset telah dilantik melalui surat rujukan MPIC.300-1/1/1 Jld 4 (25) bertarikh 8 Februari 2019 kepada Encik Mohd Fardzlin Bin Md Razi sehingga tempoh 28 Februari 2021. Pegawai berkenaan memaklumkan lantikan tersebut merupakan rekod terkini dalam simpanan Bahagian. 10.3.3. Bagaimanapun, berdasarkan temu bual bersama Penolong Pegawai Tadbir, SPA memaklumkan ada pelantikan baharu dikeluarkan. Sehingga kini, Pegawai Pemeriksa Aset masih menjalankan tugas memeriksa Aset Alih di KPK walaupun memaklumkan tidak mendapat lantikan terkini daripada SPA. Pihak Audit tidak dapat mengesahkan status pelantikan tersebut kerana tidak menerima maklumat berkaitan. Pendapat Audit Pegawai Pemeriksa Aset masih menjalankan tugasan berkaitan walaupun tidak menerima lantikan terkini daripada SPA. Syor Audit i. Pegawai Pemeriksa Aset perlu melaksanakan tugas selaras dengan lantikan yang diterima bagi mengelakkan tugasan dilakukan tidak sah. ii. SPA perlu menilai semula kaedah edaran lantikan bagi memastikan Pegawai Pemeriksa Aset Alih dapat melaksanakan tugas dengan teratur.
160 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 10.4. Daftar Harta Modal Tidak Diselenggara Dengan Kemaskini dan Teratur 10.4.1. Pekeliling Perbendaharaan A.M 2.3 perenggan 2 menyatakan setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua minggu dari tarikh pengesahan penerimaan. Perenggan 3 pula menyatakan Aset Alih yang diterima melalui pembelian dengan wang kerajaan, yang disewa beli dengan wang kerajaan, yang diterima melalui hadiah, pindahan dan melalui proses perundangan atau perjanjian hendaklah didaftarkan. Perenggan 9 pula menyatakan Pendaftaran Aset Alih boleh dilaksanakan secara berpusat mengikut kategori tertentu seperti peralatan ICT oleh Bahagian Teknologi Maklumat/bahagian masingmasing. 10.4.2. Semakan Audit melalui sistem SPPA mendapati pendaftaran aset ICT melibatkan 84 unit Aset Alih ICT bagi tempoh 2020 hingga 2022 dalam tempoh dua minggu yang ditetapkan dengan purata 28 unit aset ICT didaftarkan setahun. Pendaftaran ini dilaksanakan oleh Pegawai Pendaftar Aset ICT yang dilantik sejak 9 Julai 2019 oleh SPA secara berpusat mengikut kategori peralatan ICT. 10.4.3. Pekeliling Perbendaharaan A.M 2.3 perenggan 9 menyatakan Ketua Jabatan/ Bahagian/Seksyen/Unit hendaklah menyemak dan mengesahkan maklumat yang terdapat dalam KEW.PA-3 dan dipertanggungjawabkan untuk menandatangani KEW.PA-3. Namun, semakan lanjut terhadap 10 daripada 84 Daftar Harta Modal (KEW.PA-3) bagi tempoh tahun 2020 hingga 2022 mendapati KEW.PA-3 berjumlah RM225,462 tidak ditandatangani oleh Ketua Jabatan. 10.4.4. Seterusnya, Pekeliling Perbendaharaan A.M 2.3 perenggan 11 menyatakan Aset Alih yang diterima tanpa penempatan hendaklah didaftarkan dalam KEW.PA-3, KEW.PA-4 dan KEW.PA-7. Ruangan penempatan hendaklah ditandatangani oleh Pegawai Aset atau pegawai bertanggungjawab di lokasi. Apabila Aset Alih tersebut telah ditentukan penempatan sebenarnya, maka perubahan penempatan pada KEW.PA-3, KEW.PA-4 dan KEW.PA-7 hendaklah dikemas kini. 10.4.5. Semakan Audit mendapati satu KEW.PA-3 tidak ditandatangani dalam ruangan penempatan oleh Pegawai Aset atau pegawai bertanggungjawab pada tarikh aset didaftarkan. Tempoh masa diambil bagi aset tersebut dipertanggungjawabkan kepada pegawai penempatan ialah selama 13 hari. Semakan lanjut Audit juga mendapati tiga KEW.PA-3 tidak dikemaskini pegawai penempatan dan masih dibawah tanggungjawab Encik Zuhairi bin Zainal, Penolong Pegawai Teknologi Maklumat yang telah bertukar keluar dari KPK sejak 31 Ogos 2022. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 80 dan Gambar 91.
161 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 80 DAFTAR HARTA MODAL KEW.PA-3 TIDAK DITANDATANGANI DAN DIKEMASKINI BIL. NO.SIRI PENDAFTARAN BUTIRAN TARIKH TERIMA TARIKH DAFTAR TARIKH PENEMPATAN JUMLAH (RM) CATATAN 1. MPI/BPM/H/20/14 Komputer Riba/Laptop/ Lenovo Thinpad X1 Yoga Gen5 20.11.2020 20.11.2020 03.12.2020 8,427.00 Tidak Ditandatangani oleh Ketua Jabatan dan disah sebelum penempatan dikenal pasti. 2. MPI/M/H/20/4 Komputer Riba/Laptop/ Lenovo Thinpad X1 Yoga Gen5 20.11.2020 20.11.2020 20.11.2020 8,427.00 Tidak Ditandatangani Ketua Jabatan. 3. MPI/BPM/H/21/19 Rackmount Server/ Sangfor HCI vSSL 100 20.10.2021 20.10.2021 20.10.2021 79,288.00 Tidak Ditandatangani Ketua Jabatan. 4. MPI/BPM/H/21/20 Firewall/ Sangfor M5400-F-I 20.10.2021 20.10.2021 20.10.2021 59,360.00 Tidak Ditandatangani Ketua Jabatan. 5. MPI/BPM/H/21/21 Firewall/ Sangfor M5400-F-I 20.10.2021 20.10.2021 20.10.2021 59,360.00 Tidak Ditandatangani Ketua Jabatan. 6. MPI/BPM/H/22/1 Televisyen/ Samsung Smart TV 13.04.2022 13.04.2022 13.04.2022 2,120.00 Tidak Ditandatangani Ketua Jabatan. 7. MPI/BPM/H/22/2 Televisyen/ Samsung Smart TV 13.04.2022 13.04.2022 13.04.2022 2,120.00 Tidak Ditandatangani Ketua Jabatan. 8. MPI/BPM/H/22/3 Televisyen/ Samsung Smart TV 13.04.2022 13.04.2022 13.04.2022 2,120.00 Tidak Ditandatangani Ketua Jabatan. 9. MPI/BPM/H/22/4 Televisyen/ Samsung Smart TV 13.04.2022 13.04.2022 13.04.2022 2,120.00 Tidak Ditandatangani Ketua Jabatan. 10. MPI/BPM/H/22/5 Televisyen/ Samsung Smart TV 13.04.2022 13.04.2022 13.04.2022 2,120.00 Tidak Ditandatangani Ketua Jabatan. JUMLAH KESELURUHAN 225,462.00 Sumber: Daftar Harta Modal (Fail BPM)
162 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI GAMBAR 91 KEW.PA-3 Tidak Dikemaskini (26.01.2023) (Sumber: Daftar Harta Modal (Fail BPM)) Pendapat Audit Pemantauan menyeluruh daripada pegawai bertanggungjawab dapat memastikan Aset Alih ICT didaftarkan dengan teratur. Syor Audit SPA perlu mengenal pasti punca utama pendaftaran aset ICT tidak dilaksanakan sepenuhnya bagi menentukan tindakan sewajarnya yang patut diambil. 10.5. Senarai Daftar Harta Modal dan Daftar Aset Bernilai Rendah 10.5.1. Pekeliling Perbendaharaan A.M 2.3 perenggan 9.7 menyatakan Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-5) dan Senarai Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-6) hendaklah disediakan mengikut tahun semasa oleh Bahagian/Cawangan/ PTJ masingmasing. KEW.PA-5 dan KEW.PA-6 hendaklah dikemas kini apabila terdapat Aset Alih baharu, Aset Alih dilupus atau Aset Alih dihapus kira. KEW.PA-5 dan KEW.PA-6 hendaklah dirujuk oleh Bahagian/Cawangan/ PTJ untuk penyediaan KEW.PA-8. Kementerian boleh mendapatkan KEW.PA-5 dan KEW.PA-6 daripada Jabatan/ PTJ di bawahnya jika perlu. 10.5.2. Semakan Audit mendapati KEW.PA-5 dan KEW.PA-6 bagi tahun 2020 hingga 2022 ada disediakan mengikut tahun semasa dan dikemaskini selaras dengan pekeliling yang berkuat kuasa.
163 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 10.6. Pemeriksaan Aset Alih ICT Tidak Dilaksanakan Sepenuhnya 10.6.1. Pekeliling Perbendaharaan A.M 2.4 perenggan 6 menyatakan pemeriksaan Aset Alih perlu dilakukan ke atas fizikal, rekod dan penempatan. Hal ini bertujuan untuk mengetahui keadaan dan prestasinya, memastikan setiap Aset Alih mempunyai daftar/ rekod yang lengkap, tepat dan kemas kini dan memastikan setiap Aset Alih berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar. Pemeriksaan ke atas semua Aset Alih hendaklah dilaksanakan seratus peratus (100%) dan pemeriksaan boleh dilaksanakan sepanjang tahun pada tahun semasa secara berperingkat. 10.6.2. Semakan Audit terhadap Ringkasan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori dalam sistem SPPA mendapati pemeriksaan aset terhadap peralatan dan kelengkapan ICT tidak mencapai kadar 100% pada tahun 2020 dan 2022 iaitu dengan kadar dicapai sebanyak 97%. Semakan lanjut mendapati aset yang tidak diperiksa sepenuhnya bagi tahun 2020 dan 2022 ialah komputer, pencetak dan pengimbas. Butiran pemeriksaan aset ICT adalah seperti dalam Jadual 81. JADUAL 81 KADAR PEMERIKSAAN PERALATAN DAN KELENGKAPAN ICT BAGI TAHUN 2020 HINGGA 2022 JENIS ASET 2020 2021 2022 DIPERIKSA KESELURUHAN DIPERIKSA KESELURUHAN DIPERIKSA KESELURUHAN Pelayar 17 17 18 18 18 18 Komputer 402 415 415 415 406 415 Peralatan Rangkaian 2 2 7 7 7 7 Pencetak 151 154 154 154 151 154 Peralatan Storan 1 1 1 1 1 1 Pengimbas 30 33 43 43 37 44 Peranti Komputer 1 1 1 1 1 1 Rak Peralatan ICT 7 8 8 8 8 8 JUMLAH 611 631 647 647 629 648 JUMLAH ASET ALIH ICT (%) 97 100 97 Sumber: Sistem Pemantauan Pengurusan Aset (SPPA) 10.6.3. Berdasarkan Ringkasan Laporan Pemeriksaan Aset Alih 2020 hingga 2022 dan temu bual bersama Penolong Pegawai Tadbir, SPA memaklumkan aset tidak diperiksa sepenuhnya pada tahun 2020 kerana pelaksanaan Perintah Kawalan Pergerakan (PKP) berkuat kuasa 18 Mac 2020 menyebabkan kekangan kehadiran penjawat awam ke pejabat.
164 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Aset Alih tidak diperiksa sepenuhnya pada tahun 2022 pula disebabkan kekangan kerja dan masa Pegawai Pemeriksa Aset tidak mencukupi. 10.6.4. Bagi mengesahkan ketepatan keadaan fizikal sebenar aset, satu komputer riba/laptop bernombor siri pendaftaran MPI/M/H/20/4 berstatus ‘Tidak Digunakan’ dalam KEW.PA-3 yang disahkan oleh Pegawai Pemeriksa Aset pada 26 Oktober 2022 telah disemak oleh pihak Audit. Bagaimanapun, semakan lanjut Audit melalui temu bual bersama Pegawai Aset bahagian terlibat mendapati aset tersebut masih dalam simpanan pegawai penempatan dan sedang digunakan. Perkara ini menunjukkan keadaan sebenar fizikal aset tidak dikemaskini dengan tepat oleh Pegawai Pemeriksa Aset. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 92. GAMBAR 92 Status Pemeriksaan Aset ‘Tidak Digunakan’ (26.01.2023) (Sumber: Daftar Harta Modal Fail BPM) Pendapat Audit Pemeriksaan aset tahunan kurang dari 100% menunjukkan wujud kelemahan dalam pemantauan Aset Alih di Kementerian selain rekod yang tidak dapat disahkan ketepatannya. Syor Audit SPA perlu mengenal pasti punca utama pemeriksaan aset ICT tidak mencapai 100% bagi menentukan tindakan sewajarnya yang patut diambil.
165 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 10.7. Senarai Aset Alih ICT Tidak Dikemaskini 10.7.1. Pekeliling Perbendaharaan A.M 2.3 perenggan 10 menyatakan senarai Aset Alih yang ditempatkan di lokasi hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset/Pembantu Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-7 seperti format yang telah ditetapkan dalam dua salinan. Satu (1) salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset/Pembantu Pegawai Aset manakala satu (1) salinan dipamerkan di lokasi. 10.7.2. Pekeliling Perbendaharaan A.M 2.3 perenggan 10 juga menyebutkan Pegawai Aset/Pembantu Pegawai Aset hendaklah memastikan Aset Alih yang kerap berlaku perubahan penempatan dan sukar untuk dikawal pergerakannya hendaklah dikemaskini maklumat penempatannya setiap enam bulan sekali. KEW.PA-7 hendaklah dikemas kini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai penempatan. KEW.PA-7 hendaklah dikepilkan bersekali dengan Nota Serah Tugas pegawai berkenaan apabila berlaku pertukaran/persaraan dan sebagainya. Pegawai yang mengambil alih hendaklah menyemak dan mengesahkan Aset Alih di penempatan tersebut. 10.7.3. Berdasarkan hasil pemeriksaan fizikal yang dilakukan oleh pihak Audit pada 2 Februari 2023, terdapat enam aset ICT bernilai RM215,978 telah ditempatkan dalam bilik server. Tiga daripadanya di bawah seliaan mantan Penolong Pegawai Teknologi Maklumat yang bertukar keluar KPK mulai 31 Ogos 2022. Semakan Audit mendapati KEW.PA-7 ada dicetak dan dipapar dalam bilik server seperti yang telah ditetapkan namun tidak dikemaskini sejak 23 Mei 2017. Pegawai bertanggungjawab untuk menyediakan KEW.PA-7 ialah Pegawai Aset atau Pembantu Pegawai Aset Bahagian/Unit. Butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 93. GAMBAR 93 KEW.PA-7 Tidak Dikemaskini (02.02.2023) (Sumber: Senarai Aset Alih Bilik Server)
166 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Pendapat Audit Senarai Aset Alih ICT tidak dikemas kini secara menyeluruh walaupun berlaku perubahan pegawai penempatan. Syor Audit Perekodan Aset Alih ICT perlu dikemaskini apabila berlaku perubahan fizikal, rekod dan penempatan bagi memastikan pemeriksaan Aset Alih KPK dilaksanakan dengan teratur. 10.8. Perakuan Pelupusan 10.8.1. Pekeliling Perbendaharaan A.M 2.7 perenggan 4.1 menyatakan Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-19 (Lampiran A) hendaklah disediakan untuk semua kaedah pelupusan. PEP hendaklah disediakan tertakluk kepada syarat-syarat berikut: a. Aset Mekanikal, Teknikal, Elektrik dan Elektronik yang nilai perolehan asalnya lebih daripada lima ribu ringgit (RM5,000.00). b. Perkakasan komputer yang nilai perolehan asalnya lebih daripada satu ribu ringgit (RM1,000.00). c. Aset Mekanikal, Teknikal, Elektrik dan Elektronik nilai perolehan asalnya kurang daripada RM5,000.00 dan perkakasan komputer yang nilai perolehan asalnya kurang daripada RM1,000.00 tidak memerlukan PEP. Aset Alih tersebut hendaklah diperakukan oleh Lembaga Pemeriksa atau telah mencapai usia guna berdasarkan Garis Panduan Susut Nilai yang ditetapkan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM). 10.8.2. Semakan Audit mendapati 60 unit aset bagi perolehan asal bernilai RM237,478 dilupuskan pada tahun 2022 melibatkan 59 unit komputer peribadi dan satu komputer riba. Semakan lanjut mendapati 59 unit komputer peribadi yang dilupuskan masing-masing mempunyai usia penggunaan antara sembilan hingga 14 tahun dan permohonan kelulusan pelupusan telah diluluskan oleh Pengerusi JKPAK pada 4 Julai 2022. Permohonan kelulusan pelupusan bagi satu unit komputer riba yang mempunyai usia penggunaan selama 1 tahun 8 bulan pula diluluskan oleh Pengerusi JKPAK pada 3 Jun 2022. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 82. JADUAL 82 SENARAI ASET YANG DILUPUSKAN BIL. PERALATAN KETERANGAN ASET USIA (Tahun) KUANTITI (Unit) 1. Komputer peribadi Usang dan rosak 14 21 2. Komputer peribadi Usang dan rosak 13 2
167 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. PERALATAN KETERANGAN ASET USIA (Tahun) KUANTITI (Unit) 3. Komputer peribadi Usang dan rosak 10 30 4. Komputer peribadi Usang dan rosak 9 6 5. Komputer riba Rosak akibat banjir 1 Tahun 8 Bulan 1 KUANTITI KESELURUHAN 60 Sumber: Borang Pelupusan Aset Alih (KEW.PA 21) 10.8.3. Semakan Audit mendapati Borang Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-19 telah disediakan bagi 59 unit komputer peribadi dan ditandatangani pada 18 Mei 2022. Manakala satu unit komputer riba tidak disediakan KEW.PA-19 kerana mendapat pengecualian berdasarkan Arahan Pengecualian Tatacara Pelupusan Dan Hapus Kira Aset Alih Kerajaan Bagi Aset Yang Rosak Dan Hilang Akibat Bencana Alam dari Kementerian Kewangan Malaysia melalui surat bernombor rujukan KK/BPA 10/269/4/(20) pada 28 Januari 2015. Surat arahan pengecualian adalah seperti dalam Gambar 94. GAMBAR 94 Arahan Pengecualian Penyediaan KEW.PA-19 Akibat Bencana Alam (26.01.2023) (Sumber: Fail BPM)
168 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 10.9. Pelantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan 10.9.1. Pekeliling Perbendaharaan A.M 2.7 perenggan 5 menyatakan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP) hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal/ Ketua Pengarah/ Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) peringkat Kementerian atau Ibu Pejabat Jabatan menggunakan Surat Lantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan KEW.PA-20 untuk membuat pemeriksaan ke atas Aset Alih yang hendak dilupuskan. LPP dilantik atas nama jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun. 10.9.2. Semakan Audit mendapati pelantikan sebagai Lembaga Pemeriksa Pelupusan telah dibuat melalui KEW.PA-20 bernombor rujukan MPIC.300-1/1/1(5) kepada Puan Zamdafilla binti Abdul Majid pada 10 Mei 2021. Pelantikan ini dibuat bagi tempoh dua tahun selaras dengan pekeliling berkuat kuasa dan butiran lanjut adalah seperti dalam Gambar 95. GAMBAR 95 Pelantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan (LPP) KEW.PA-20 (26.01.2023) (Sumber: Fail Audit) 10.10. PENUTUP DAN SYOR AUDIT Pada keseluruhannya, proses pengurusan Aset Alih ICT di KPK adalah memuaskan. Namun, tindakan penambahbaikan perlu diambil oleh pihak SPA bagi memastikan kesemua peraturan Kerajaan dipatuhi. [Nota UAD: Pemerhatian Audit bertarikh 24 Mac 2023 ini belum dimuktamadkan kerana belum menerima maklum balas]
169 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 11. PENUBUHAN DAN KEAHLIAN JAWATANKUASA AUDIT 11.1. Berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan PS 3.2., objektif penubuhan Jawatankuasa Audit (JKA) adalah untuk membincangkan isu-isu yang dibangkitkan oleh UAD atau Jabatan Audit Negara dan memastikan tindakan preventive dan corrective diambil oleh pihak pengurusan supaya isu dibangkitkan tidak berulang. Tanggungjawab JKA adalah seperti berikut: i. Menyemak, mengkaji kesempurnaan sistem kawalan dalaman dan pengurusan organisasi; ii. Melaporkan keberkesanan kawalan tersebut sebagai amaran awal mengenai kelemahan organisasi; iii. Mengkaji Rancangan Tahunan UAD dan membuat cadangan skop dan tumpuan pengauditan sebelum diluluskan oleh Ketua Setiausaha Kementerian; iv. Memastikan tidak terdapat sekatan atau batasan tidak wajar yang boleh menjejaskan pelaksanaan pengauditan UAD serta membenarkan akses kepada maklumat bagi keperluan tugas pengauditan; v. Memastikan UAD mempunyai sumber mencukupi dan staf yang kompeten agar tugas pengauditan dapat dilaksanakan dengan berkesan; vi. Mengkaji laporan UAD untuk memastikan semua isu yang dilaporkan diselesaikan dengan sempurna dan perakui tindakan susulan telah diambil; dan vii. Menimbangkan hasil syor dari kajian semula dalaman tentang keberkesanan fungsi UAD untuk meningkatkan prestasi dan jaminan kualiti UAD. 11.2. Seterusnya Perbendaharaan menghendaki JKA bermesyuarat sekurang-kurangnya empat (4) kali setahun. Sesalinan minit mesyuarat JKA hendaklah dihantar kepada Bahagian Strategik Korporat dan Komunikasi, Perbendaharaan pada setiap suku tahun iaitu tidak lewat dari 15 hari bulan April, Julai dan Oktober tahun semasa dan bulan Januari tahun berikutnya. 11.3. Bagi mematuhi kehendak Perbendaharaan tersebut, mesyuarat JKA KPK telah dipengerusikan oleh KSU dan ahli mesyuarat adalah seperti dalam Jadual 83. Selain itu, ahli mesyuarat lain akan dijemput berdasarkan keperluan. BAHAGIAN VII LAPORAN MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT
170 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI JADUAL 83 AHLI MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT BIL. AHLI BAHAGIAN/UNIT 1. Ketua Setiausaha Ketua Setiausaha 2. Timbalan Ketua Setiausaha (K) Komoditi 3. Timbalan Ketua Setiausaha (P) Perancangan Strategik Dan Pengurusan 4. Ketua Audit Dalam (Urus setia) Unit Audit Dalam 5. Setiausaha Bahagian Bahagian Pengurusan Sumber Manusia 6. Setiausaha Bahagian Bahagian Khidmat Pengurusan Dan Pembangunan 7. Ketua Akauntan Bahagian Akaun 8. Ketua Unit Integriti Unit Integriti 11.4. Mesyuarat JKA telah dilaksanakan oleh UAD dengan kekerapan sebanyak tiga (4) kali pada tahun 2022. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 84. JADUAL 84 MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT TAHUN 2022 BILANGAN MESYUARAT TARIKH MESYUARAT JKA TARIKH MINIT MESYUARAT DIHANTAR KE PERBENDAHARAAN JKA Bil. 1 Tahun 2022 07.04.2022 15.04.2022 JKA Bil. 2 Tahun 2022* 25.07.2022 02.08.2022 JKA Bil. 3 Tahun 2022 04.10.2022 12.10.2022 JKA Bil. 4 Tahun 2022* 16.01.2023 20.01.2023 *Nota: Kelewatan mesyuarat diadakan kerana kekangan jadual tugasan Pengerusi. Perkara ini telah dimaklumkan kepada BKSK, MOF 12. PEMBENTANGAN ISU PENGAUDITAN DALAM MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT Pada tahun 2022, sebanyak sembilan (9) laporan pengauditan bagi rancangan Audit tahun 2022 telah dibentangkan di dalam mesyuarat JKA Tahun 2022. Butirannya adalah seperti dalam Jadual 85. JADUAL 85 PEMBENTANGAN DALAM MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT BIL./ TARIKH MESYUARAT LAPORAN YANG DIBENTANGKAN JKA Bil. 1 Tahun 2022 07.04.2022 i. Pengauditan Terhadap Pengurusan Stor - KPK ii. Verifikasi Baki Aset Setakat 31 Disember 2021 – KPK iii. Pengesahan Akaun Belum Terima Setakat 31 Disember 2021 – MPIC JKA Bil. 2 Tahun 2022 25.07.2022 i. Pengauditan Pemeriksaan Mengejut Di BKPP ii. Penampilan Audit Di BKPP iii. Pengesahan Data Baki Awal Aset Dan Liabiliti Bagi Tempoh Berakhir Jun 2022 iv. Pengesahan Akaun Belum Terima Setakat 30 Jun 2022 – MPIC JKA Bil. 3 Tahun 2022 04.10.2022 i. Penampilan Audit Di BKPP JKA Bil. 4 Tahun 2022 16.01.2023 i. Pengauditan Terhadap Pengurusan Perolehan Di BKPP
171 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 13. STATUS ISU-ISU AUDIT YANG DIBENTANGKAN DALAM MESYUARAT JAWATANKUASA AUDIT 2022 Status isu-isu Audit yang dibentangkan dalam mesyuarat JKA Tahun 2022 adalah seperti dalam Jadual 86. JADUAL 86 STATUS ISU-ISU AUDIT YANG DIBENTANGKAN DALAM MESYUARAT JKA TAHUN 2022 SETAKAT 31 DISEMBER 2022 BIL. TAJUK PENGAUDITAN JUMLAH ISU *STATUS ISU YANG DIBENTANGKAN (BILANGAN) TIADA TINDAKAN DALAM TINDAKAN SELESAI Dibentangkan Dalam Mesyuarat JKA Bil. 1 Tahun 2022 1. Pengauditan Terhadap Pengurusan Stor - KPK 9 0 1 8 2. Verifikasi Baki Aset Setakat 31 Disember 2021 – KPK 5 0 2 3 3. Pengesahan Akaun Belum Terima Setakat 31 Disember 2021 – MPIC 0 0 0 0 Dibentangkan Dalam Mesyuarat JKA Bil.2 Tahun 2022 1. Pengauditan Pemeriksaan Mengejut Di BKPP 4 0 0 4 2. Pengesahan Data Baki Awal Aset Dan Liabiliti Bagi Tempoh Berakhir Jun 2022 0 0 0 0 3. Pengesahan Akaun Belum Terima Setakat 30 Jun 2022 – MPIC 0 0 0 0 Dibentangkan Dalam Mesyuarat JKA Bil. 3 Tahun 2022 1. Penampilan Audit Di BKPP 10 0 1 9 Dibentangkan Dalam Mesyuarat JKA Bil. 4 Tahun 2022 1. Pengauditan Terhadap Pengurusan Perolehan Di BKPP* 8 0 2 6 Nota: * - Mengikut Status Isu Tersebut Pada 31 Disember 2022 Dan Bukannya Status Semasa Ia Dibentangkan Di Mesyuarat JKA Berkaitan. 14. RUMUSAN Pada keseluruhannya, kesemua mesyuarat JKA bagi tahun 2022 telah diadakan selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan (1PP) PS 3.2 dengan kelulusan pengecualian diperoleh daripada Perbendaharaan. Penemuan Audit yang dibangkitkan telah dan sedang diambil tindakan manakala penemuan Audit berbangkit ada dibincangkan dalam mesyuarat JKA. Pihak pengurusan tertinggi Kementerian dan ahli JKA telah menunjukkan komitmen yang baik bagi memastikan setiap isu yang dibangkitkan diberi perhatian yang serius dan dilaksanakan tindakan pembetulan dan penambahbaikan yang segera.
172 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 15. Laporan Sumbangan UAD adalah seperti dalam Jadual 87. JADUAL 87 RUMUSAN SUMBANGAN UAD BIL. TARIKH SURAT/ LAPORAN/ MESYUARAT TAJUK PENGAUDITAN/ NAMA MESYUARAT SYOR AUDIT PENAMBAHBAIKAN SISTEM KAWALAN DALAMAN/ TADBIR URUS/ PROSEDUR KERJA KHIDMAT NASIHAT/ LAIN-LAIN 1. 07.04.2022/ Mesyuarat JKA Bil. 1/2022 Pengauditan Terhadap Pengurusan Stor - KPK 1. Tindakan penambahbaikan perlu diambil dalam aspek berkaitan perekodan stok, verifikasi stor, pelupusan dan penyimpanan barang stor. Tatacara pengurusan stor perlu dilaksanakan dengan teratur selaras peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa. 1.Mengemaskini kod lokasi barangan stor yang terkini di dalam sistem SPPA. 2.Menyediakan satu senarai semak perkara yang perlu dikemas kini apabila berlaku perubahan dalam Unit Pengurusan Aset(UPA). 3.Membuat pelantikan pegawai pemverifikasi yang baharu sebelum tempoh lantikan dua (2) tahun berakhir. Verifikasi Baki Aset Setakat 31 Disember 2021 – KPK 1. Punca sebenar perbezaan maklumat bayaran bagi Perolehan Peralatan Perakam Waktu Biometrik dan Sistem e-Kehadiran perlu dikenal pasti untuk memastikan tindakan yang patut diambil oleh Kementerian. 1. Tindakan pembetulan dan pengemaskinian aset telah diambil. 2.UPA akan memastikan setiap aduan kerosakan di dalam sistem SPA diambil tindakan segera. 2. 25.07.2022/ Mesyuarat JKA Bil. 2/2022 Pengauditan Pemeriksaan Mengejut Di BKPP 1. Tindakan penambahbaikan dalam aspek penurunan kuasa pegawai yang menguruskan terimaan hasil serta rekod pemeriksaan mengejut oleh Ketua Jabatan selaras dengan peraturan berkuat kuasa. 1. Penurunan kuasa kebenaran mengutip dan menerima wang akan dilakasanakan secara teratur. 2.Merokodkan butiran pemeriksaan mengejut AP308 selaras dengan daftar pemeriksaan mengejut AP309. 3.Hasil pemeriksaan dalaman akan dinyatakan dengan terperinci selaras dengan AP308. - BAHAGIAN VIII LAPORAN SUMBANGAN UNIT AUDIT DALAM
173 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. TARIKH SURAT/ LAPORAN/ MESYUARAT TAJUK PENGAUDITAN/ NAMA MESYUARAT SYOR AUDIT PENAMBAHBAIKAN SISTEM KAWALAN DALAMAN/ TADBIR URUS/ PROSEDUR KERJA KHIDMAT NASIHAT/ LAIN-LAIN 3. 04.10.2022/ Mesyuarat JKA Bil.3/2022 Penampilan Audit Di BKPP 1. Tindakan penambahbaikan bagi meningkatkan kawalan dalaman dalam aspek pengurusan Kumpulan Wang Amanah untuk memastikan pematuhan sepenuhnya kepada peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa. 2. Catatan di ruangan “Nama Pendaftar” dalam sistem iGFMAS hendaklah dicatatkan nama pegawai yang dilantik untuk merekodkan maklumat di Daftar Mel. 3. Laporan Akaun Belum Terima (ABT) hendaklah dikemukakan kepada Pegawai Pengawal selaras dengan peraturan berkuat. 1. BKPP akan mewujudkan senarai semak bagi memastikan pegawai bertanggungjawab melaksanakan tugas dan mengambil tindakan sewajarnya selaras dengan peraturan yang ditetapkan. 2. Jabatan Akauntan Negara Malaysia sedang dalam tindakan untuk memperbetulkan. 3. BKPP telah mengeluarkan surat peringatan kepada setiap Agensi untuk mematuhi tempoh mengemukakan laporan kepada BKPP. 4. 16.01.2023/ Mesyuarat JKA Bil.4/2022 Pengauditan Terhadap Pengurusan Perolehan Di BKPP 1. Kaedah Perolehan Secara Pembelian Terus - Pegawai Penyedia Baucar Bayaran hendaklah disenaraikan Dalam Jadual Penetapan Kuasa. 2. KPPK perlu menkaji tindakan terhadap bekalan/perkhidmatan pembelian terus yang lewat diterima mengikut tempoh ditetapkan bagi menjamin kepentingan Kementerian 3. Pegawai bertanggung jawab perlu mengesahkan penyempurnaan bekalan dan merekod keperluan kegunaan bagi memastikan pematuhan kepada pekeliling berkuat kuasa. 4. Kaedah Perolehan Secara Sebut Harga - Bekalan Lewat Diterima. - KPPK perlu mengenakan denda kepada syarikat lewat bekal selaras dengan peraturan Kerajaan yang berkuat kuasa. 1. BKPP akan membuat penambahan Pegawai Penyedia Baucar Bayaran dalam Jadual Penetapan Kuasa yang ditandatangani oleh KSU dalam masa terdekat. 2. Bahagian BKPP akan mengeluarkan surat peringatan terhadap pembekal terlibat sekiranya mereka tidak mematuhi tempoh penghantaran yang telah ditetapkan. 3. Cap perakuan bagi penerimaan barang/ perkhidmatan perlu diisi dengan lengkap selaras dengan Arahan Perbendaharaan 99 (e) (ii). 4. Surat peringatan kelewatan bekalan dikeluarkan kepada pembekal dan dimasukkan dalam Arahan Pentadbiran KSU. -
174 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. TARIKH SURAT/ LAPORAN/ MESYUARAT TAJUK PENGAUDITAN/ NAMA MESYUARAT SYOR AUDIT PENAMBAHBAIKAN SISTEM KAWALAN DALAMAN/ TADBIR URUS/ PROSEDUR KERJA KHIDMAT NASIHAT/ LAIN-LAIN 5. Penjelasan kerosakan perlu diperoleh daripada pegawai penempatan atau pegawai yang menggunakan aset berkenaan bagi tindakan lanjut BKPP. 5. Surat peringatan dikeluarkan kepada pegawai yang terlibat supaya perkara ini tidak berulang pada masa hadapan.
175 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI 16. TINDAKAN PENGURUSAN KE ATAS LAPORAN UNIT AUDIT DALAM UAD bertanggungjawab menjalankan pengauditan di peringkat Kementerian dan agensi di bawah seliaannya. Semua laporan Audit yang terkandung dalam Laporan Tahunan Unit Audit Dalam ini telah dikemukakan kepada pihak auditi. Hasil pengauditan yang dilaksanakan juga telah dibentangkan kepada Jawatankuasa Audit yang dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha. Jawatankuasa Audit ini telah bersidang mengikut jadual sebagai mana ditetapkan oleh Kementerian Kewangan. Tindakan pembetulan dan penambahbaikan juga telah diambil dengan segera terhadap kelemahan-kelemahan yang dibangkitkan dalam laporan mengikut arahan Jawatankuasa Audit. 17. MASALAH YANG DIHADAPI Pihak UAD tiada menghadapi sebarang sebarang masalah dan halangan yang timbul sewaktu menjalankan pengauditan. Kerjasama yang diberikan oleh KPK dan Agensi telah melancarkan lagi prroses pengauditan yang dijalankan. 18. LATIHAN YANG DIHADIRI OLEH PEGAWAI UAD Pada tahun 2016, Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) melalui surat bil. rujukan JPA(I)S.175/4/1- 1 Klt.22(38) bertarikh 29 Februari 2016 telah memaklumkan tentang penangguhan pelaksanaan dasar berkursus tujuh (7) hari setahun bagi semua anggota perkhidmatan awam. Walaubagaimanapun, warga UAD masih berusaha untuk meningkatkan pengetahuan dan kompetensi secara berterusan dalam bidang pengauditan dengan menghadiri pelbagai kursus/bengkel/latihan. Butiran lanjut adalah seperti dalam Jadual 88. JADUAL 88 REKOD KURSUS PEGAWAI UNIT AUDIT DALAM KPK 2022 BIL. KURSUS ANJURAN TEMPAT KURSUS TARIKH i. PUAN NOOR FATIHAH BINTI WAN HASSAN 1. Kursus Penggunaan Sistem ePerolehan MPIC Tahun 2022-Sesi 1 Kementerian Perladangan dan Komoditi Secara Online 17.05.2022 hingga 19.05.2022 2. Kursus Perakaunan Akruan Akademi Audit Negara Secara Online 21.06.2022 hingga 22.06.2022 3. Program Ekspresi KPPK Siri 3/2022: Management Using NLP-Sesi 1 Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing Aras 9, KPK 07.09.2022 hingga 08.09.2022 BAHAGIAN IX PERKARA-PERKARA AM
176 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. KURSUS ANJURAN TEMPAT KURSUS TARIKH 4. Kursus Keselamatan Perlindungan Kepada Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ) Dan Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan (PPKJ) Kementerian Perladangan dan Komoditi Secara Online 13.09.2022 5. Pertimbangan Juruaudit Berdasarkan ISSAI Akademi Audit Negara Secara Online 18.10.2022 hingga 19.10.2022 6. Majlis Lambaian Kasih, Seluhur Budi, Sejambak Kenangan YBhg. Datuk KSU Bersama Warga Kementerian Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Serbaguna Aras G, KPK 21.10.2022 7. Persidangan Juruaudit Dalam Sektor Awam Tahun 2022 BKSK Kementerian Kewangan 25.10.2022 hingga 26.10.200 8. Forum Eksekutif Muda Global Tahun 2022 (FEMG) Kementerian Perladangan dan Komoditi Secara Online 27.10.2022 9. Taklimat Pemakaian Akta Wang Tak Dituntut (WTD) 1965 (Akta 370) Dan Arahan Perbendaharaan 150 Panduan Pemusnahan Rekod Kewangan Dan Perakaunan Di Semua Agensi Di Bawah KPK-Sesi 2 Kementerian Perladangan dan Komoditi Raia Hotel & Convention Centre, Kuala Terengganu 09.11.2022 hingga 11.11.2022 JUMLAH HARI BERKURSUS/LATIHAN YANG DIHADIRI 17 ii. ENCIK BADEROLHI SHAM BIN MD. NOR 1. Kursus Pengauditan Pematuhan Kementerian Perladangan dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi 08.02.2022 2. Bengkel Penulisan Laporan Ketua Audit Negara Kementerian Perladangan dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi 14.03.2022 3. Kursus Penggunaan Sistem ePerolehan MPIC Tahun 2022-Sesi 1 Kementerian Perladangan dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi 17.05.2022 4. Kursus Penggunaan Sistem ePerolehan MPIC Tahun 2022-Sesi 2 Kementerian Perladangan dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi 17.05.2022 5. Kursus Penggunaan Sistem ePerolehan MPIC Tahun 2022-Sesi 3 Kementerian Perladangan dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi 17.05.2022 6. Program Team Building & Branding Diri Kementerian Perladangan dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi 30.06.2022 7. Program Kendiri Unggul Siri 3/2022-Slow & Steady Kementerian Perladangan dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi 28.07.2022 8. Program Ekspresi KPPK Siri 3/2022: Management Using NLP-Sesi 1 Kementerian Perladangan dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi 07.09.2022 9. Majlis Perjumpaan Dan Amanat YBhg. Datuk Ravi Muthayah, Ketua Setiausaha Kementerian Perusahaan Perladangan dan Komoditi (KPPK) Kementerian Perladangan dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi 23.09.2022 10. Bengkel Mengenai Sistem Dan Pengurusan Parlimen Kementerian Perladangan dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi 29.09.2022 11. Majlis Lambaian Kasih, Seluhur Budi, Sejambak Kenangan YBhg. Datuk KSU Bersama Warga Kementerian Kementerian Perladangan dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi 21.09.2022 JUMLAH HARI BERKURSUS/LATIHAN YANG DIHADIRI 11
177 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. KURSUS ANJURAN TEMPAT KURSUS TARIKH iii. PUAN NURUL SHAHIRAH BINTI CHE AMRAN 1. Hands-On-Sub Modul Myportfolio Melalui HRMIS Sesi 1 & Sesi 2 Kementerian Perladangan dan Komoditi Bilik ICT Teruntum, KPK 21.07.2022 2. Kursus Sistem Pengurusan Aset (SPA)-Sesi 1 Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing Aras 9, KPK 03.08.2022 3. Kursus Sistem Pengurusan Aset (SPA)-Sesi 2 Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing Aras 9, KPK 04.08.2022 4. Taklimat SPANM Bil. 3 Tahun 2022 (Tatacara Perakaunan Aset Bukan Kewangan Kerajaan) Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing Aras 9, KPK 10.08.2022 JUMLAH HARI BERKURSUS/LATIHAN YANG DIHADIRI 4 iv. PUAN SITI KHADIJAH BINTI HJ. TORMAN 1. Kursus Penggunaan Sistem ePerolehan MPIC Tahun 2022-Sesi 1 Kementerian Perladangan dan Komoditi Bilik Mesyuarat KPK 17.01.2022 hingga 19.01.2022 2. Kursus Penggunaan Sistem ePerolehan MPIC Tahun 2022-Sesi 2 Kementerian Perladangan dan Komoditi Bilik Mesyuarat KPK 17.01.2022 hingga 19.01.2022 3. Webinar Pengukuhan Integriti Bil. 2/2022: Menjaga Integriti Dalam Normal Baharu Kementerian Perladangan dan Komoditi Bilik Mesyuarat KPK 11.03.2022 4. Hands-On Sub Modal Myportfolio Melalui HRMIS Sesi 1 & Sesi 2 Kementerian Perladangan dan Komoditi Bilik Mesyuarat KPK 21.07.2022 5. Program Minda Berintegriti : Diri Dinilai Keluarga Dibelai Kementerian Perladangan dan Komoditi Bilik Mesyuarat KPK 19.09.2022 6. Kursus Pelaksanaan EKSA Kementerian Perladangan dan Komoditi Bilik Mesyuarat KPK 21.09.2022 7. ESI Training Of Trainers (TOT) Pelaksanaan Sasaran Kerja Utama (SKU) Dalam SUB Modul Myperformance Melalui HRMIS Kementerian Perladangan dan Komoditi Bilik Mesyuarat KPK 15.11.2022 JUMLAH HARI BERKURSUS/LATIHAN YANG DIHADIRI 7 v. ENCIK MUHAMAD HAZRUL BIN ROSELI 1. Program Familiarisation-LGM Sungai Buloh, Selangor Kementerian Perladangan dan Komoditi Akademi Hevea Malaysia Stesen Penyelidikan RRIM, Sungai Buloh, Selangor 20.09.2022 2. Program Pemantapan Semangat Berpasukan (Team Building)-Sesi 1 Kementerian Perladangan dan Komoditi Darul Iman Training Centre, Kemaman Terengganu 28.09.2022 Hingga 30.09.2022 3. Sesi Perkongsian Ilmu Program Maestro 2.0- Sesi 1 Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing Aras 9, KPPK 05.10.2022 Hingga 06.10.2022 4. Program Hari Sukan Negara Peringkat Kementerian Perusahaan Perladangan dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Serbaguna Aras G 07.10.2022 5. Program Hari PSM2U KPPK Kementerian Perladangan dan Komoditi Secara Online 27.10.2022 JUMLAH HARI BERKURSUS/LATIHAN YANG DIHADIRI 5
178 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI BIL. KURSUS ANJURAN TEMPAT KURSUS TARIKH vii. ENCIK AFZAINIZAM BIN ZAINAL ABIDIN 1. Kursus Asas Bagi Penolong Juruaudit W29 Jabatan Audit Negara Tahun 2022 Akademi Audit Negara (AAN) AAN, Negeri Sembilan 20.09.2022 Hingga 30.09.2022 2. Program Familiarisasi Ke Lembaga Minyak Sawit Malaysia (MPOB), Bangi Lembaga Minyak Sawit Malaysia (MPOB) MPOB, Bangi 22.11.2022 JUMLAH HARI BERKURSUS/LATIHAN YANG DIHADIRI 2 viii. PUAN NORSLINDA BINTI MOHAMMED NOOR 1. Kursus Penggunaan Sistem ePerolehan MPIC Tahun 2022-Sesi 1 Kementerian Perladangan dan Komoditi Secara Online 17.05.2022 2. Kursus Penggunaan Sistem ePerolehan MPIC Tahun 2022-Sesi 2 Kementerian Perladangan dan Komoditi Secara Online 18.05.2022 3. Kursus Pengurusan Rekod Kepada Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) Dan Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ)-Sesi 1 Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9 KPK 19.07.2022 4. Kursus Pengurusan Rekod Kepada Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) Dan Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ)-Sesi 2 Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9 KPK 20.07.2022 5. Kursus Sistem Pengurusan Aset (SPA)-Sesi 1 Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9 KPK 03.08.2022 6. Kursus Sistem Pengurusan Aset (SPA)-Sesi 2 Kementerian Perladangan dan Komoditi Dewan Keruing, Aras 9 KPK 04.08.2022 7. Kursus Pelaksanaan Eksa Kementerian Perladangan dan Komoditi Kementerian Perladangan dan Komoditi 21.09.2022 JUMLAH HARI BERKURSUS/LATIHAN YANG DIHADIRI 7
179 LAPORAN TAHUNAN UNIT AUDIT DALAM TAHUN 2022 KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI Secara amnya UAD KPK telah dapat melaksanakan tugasan pengauditan mengikut rancangan pengauditan tahun 2022 yang telah dibentangkan dan diluluskan dalam mesyuarat JKA. Peranan yang telah dilaksanakan oleh UAD KPK dalam aspek pengauditan khususnya dalam pengauditan pengurusan kewangan dan audit prestasi telah dapat membantu Kementerian dalam mempertingkatkan kecekapan dan keberkesanan kawalan dalaman Kementerian sekaligus dapat mempertingkatkan prestasi pengurusan kewangan Kementerian termasuk pengurusan aktiviti/program KPK. Pemerhatian dan penemuan Audit yang dilaporkan dalam laporan tahunan ini diharap dapat dijadikan panduan untuk mencapai tahap pengurusan kewangan yang lebih cemerlang dengan memastikan peraturan kewangan sedia ada dipatuhi dan kawalan dalaman diperkukuhkan di semua peringkat. Usaha penambahbaikan hendaklah dilakukan secara berterusan di semua peringkat pengurusan kewangan supaya kualiti pengurusan kewangan dapat dipertingkatkan. Bahagian/Agensi hendaklah mengadakan bengkel atau seminar pengurusan kewangan untuk pegawai dan kakitangan yang bertanggungjawab dalam pengurusan kewangan supaya mereka peka dengan peraturan dan pekeliling kewangan semasa. Sokongan dan komitmen daripada semua pihak yang terlibat amatlah diperlukan dalam memperkasakan lagi pengurusan kewangan dan kefahaman prosedur kewangan. Penyeliaan dan pemantauan yang berterusan akan dapat menghasilkan pengurusan kewangan yang cemerlang. Unit Audit Dalam Kementerian Perladangan Dan Komoditi BAHAGIAN X PENUTUP
KEMENTERIAN PERLADANGAN DAN KOMODITI No. 15, Level 8 Persiaran Perdana, Presint 2 62654 Putrajaya, MALAYSIA Telefon : 603 8000 8000 Faks : 603 8880 3482 Emel : [email protected] 2022 U N I T A U D I T D A L A M L A P O R A N TA H U N A N