JABATAN PENGURUSAN KEWANGAN DAN PENTADBIRAN PEJABAT INSTITUT AMINUDDIN BAKI CAWANGAN UTARA
OBJEKTIF 1. Menerapkan kefahaman terhadap eSPKWS dan peraturanperaturan yang terlibat. 2. Meningkatkan kompetensi Pengurus Sekolah dalam penyeliaan rekod perakaunan dalam eSPKWS; dan 3. Meningkatkan Akauntabiliti Pengurus Sekolah terhadap pengurusan dan kawalan perakaunan kewangan dalam eSPKWS.
1 • Meningkatkan akauntabiliti dan integriti pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah 2 • Membantu pihak pengurusan sekolah dalam penyediaan Penyata Kewangan Tahunan secara elektronik dan atas talian (online) 3 • Meringankan beban tugas kakitangan sokongan dalam pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah 4 • Memudahkan penyimpanan dan penyelenggaraan data-data perakaunan dan kewangan secara elektronik dengan lebih efisyen dan efektif. 5 • Memudahkan pihak pengurusan Kementerian dan Jabatan dalam mendapatkan maklumat kewangan dan perakaunan sekolah mengikut masa yang ditetapkan atau pada bila-bila masa yang dikehendaki TUJUAN PEMBANGUNAN SISTEM
SISTEM eSPKWS Diluluskan oleh JANM melalui surat rujukan ANM/SPP/M/6/10 (16) bertarikh 28 Januari 2011 ►Mula dilaksanakan bermula tahun 2012 ►Ciri-Ciri eSPKWS:- • Dibangunkan untuk tujuan merekod transaksi terimaan dan bayaran serta menjana Penyata Kewangan Tahunan di peringkat sekolah; • Stand-alone and web based system.-Mempunyai pilihan untuk merekod bukan pada waktu transaksi berlaku-(non-real time); dan • Sebarang pembetulan/ pelarasan perlu dibuat secara ‘backdoor’.
PERBANDINGAN KAEDAH MANUAL DAN ELEKTRONIK Bil Perkara SPKWS (manual) eSPKWS 1. Tempoh perekodandi BukuTunai. Purata 5 minitbagi setiap perekodan transaksi terimaan danbayaran. 1 saat - dikemaskini secara automatik sebaik sahaja data terimaan dan bayaran dikuncimasuk ke dalam sistem. 2. PenyediaanPenyata Akaun TahunanSekolah 1. Pindahan datake PATSKOM II. Masa diperlukan 60 minit –data manual dikunci masuk menggunakansistem PATSKOM ->Penyata Akaun Tahunan Sekolah. Masa diperlukan -1 saat – dijanasecara automatik.
PERBANDINGAN KAEDAH MANUAL DAN ELEKTRONIK Bil Perkara SPKWS (manual) eSPKWS 3. Pengesahan dan kelulusan transaksi kewangan oleh PengurusSekolah. Dilakukan semasa Pengurus Sekolahberada di sekolahsahaja. Pengurus Sekolah boleh akses/ sahkan transaksi pada bila-bila masa dan dimana jua secara online. 4. Pemantauan prestasi perbelanjaan sekolah oleh Ketua PTJ/ Bah. Kewangan/Bah. Audit Sekolah. 1. Laporan prestasi perbelanjan perlu disediakan secara manual utk dihantar kepada Ketua PTJ/ Bah. Kewangan/Bah. Audit Sekolah. Ketua PTJ/ Bah. Kewangan/ Bah. Audit Sekolah boleh akses/pantau sekolah pada bila-bila masa dan dimana jua secara online.
PERBANDINGAN KAEDAH MANUAL DAN ELEKTRONIK Bil Perkara SPKWS (manual) eSPKWS 5. Penyediaan Dokumen KewanganSekolah 100% dokumenyang perlu, disedia/dibeli daripada pembekal. 78% dokumen disediakan secara elektronik. 22% dokumen disedia/dibeli daripada pembekal.
PERBANDINGAN DOKUMEN MANUAL DENGAN ELEKTRONIK Bil. Dokumen Kewangan SPKWS eSPKWS 1. Terimaan a. Daftar Stok Buku Resit b. Resit Pejabat √ √ x x 2. Perolehan & Bayaran a. Pesanan Sekolah b. Daftar Bil c. Baucar Bayaran d. Daftar Stok Buku Cek e. Daftar Stok Cek Batal √ √ √ √ √ √ x x √ x 3. Panjar Wang Runcit a. Baucar Pendahuluan/Tambahan b. Baucar Kecil c. Baucar Rekupmen d. Buku Tunai PWR e. Surat Perakuan Panjar Akhir Tahun √ √ √ √ √ x √ x x √
Bil. Dokumen Kewangan SPKWS eSPKWS 4. Penyelenggaraan Buku Tunai a. Buku Tunai ( terimaan & bayaran ) b. Rekod Subsidiari √ √ x x 5. Penyata Penyesuaian Bank √ x 6. Laporan a. Penyata Penerimaan dan Pembayaran b. Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan c. Kunci Kira-kira d. Nota Kepada Akaun √ √ √ √ x x x x JUMLAH DOKUMEN KEWANGAN MANUAL 19/19 4/19 (22 %) PERBANDINGAN DOKUMEN MANUAL DENGAN ELEKTRONIK
IMPAK POSITIF KEPADA KPM DAN SEKOLAH IMPAK POSITIF SISTEM eSPKWS Meningkatkan kawalan dalaman terimaan dan bayaran. Ketua PTJ/ Juruaudit/ Pegawai Akaun membuat pemantauan secara online Mengurangkan kerja dan beban tugas Pembantu Tadbir Sekolah (single data entry) Ketua PTJ/ Bahagian Kewangan dapat mengetahui baki peruntukan pada bila-bila masa Pengurusan Sekolah dapat merancang dan mengurus kewangan dengan lebih sistematik dan efektif.
IMPLIKASI JIKA TIDAK DILAKSANAKAN IMPLIKASI JIKA TIDAK DILAKSANAKAN KELEMAHAN SPKWS AKAN BERTERUSAN MAKLUMAT KEDUDUKAN KEWANGAN SEKOLAH LEWAT DIPEROLEHI KEKERAPAN MELAKUKAN KESILAPAN MEREKOD MANIPULASI DATA DAN KETIDAKPATUHAN PROSEDUR KEWANGAN DAN PERAKAUNAN IMEJ NEGATIF
MODUL eSPKWS Modul Pentadbir Sistem Modul Terimaan Modul Bayaran Modul Deposit Modul PWR Modul Pindah Peruntukan Modul Penyesuaian Bank Modul ABT/ABB Modul Laporan Modul Laporan Eksekutif Terdiri daripada 15 modul iaitu : 1 2 Modul Carian 3 Modul Permulaan 4 5 Modul Daftar Bil 6 7 8 9 10 Modul Penutupan 11 Modul Pelarasan 12 13 14 15
CIRI-CIRIeSPKWS Ciri keselamatan • ID dan kata laluan Capaian Pengguna • Penyedia • Pelulus • Audit/ Akaun • Ketua PTJ • Pentadbir Sistem Keselamatan Data • Automatik simpan diserver Keselamatan Sesi • Automatik log keluar sistem dalam tempoh 15 minit. Laporan Jejak Audit (Audit Trail) • Didalam Modul Pentadbir sistem Pengesahan dan Perakuan • Secara atas talian mengikut tahap capaian. Pelaporan • Dijana terus dari sistem. • Contoh – Buku Tunai, Penyata Akhir Tahunan Sekolah.
BORANG PERMOHONAN CAPAIAN eSPKWS
BORANG PERMOHONAN CAPAIAN eSPKWS
TANGGUNGJAWAB PEMEGANGID 1. Memastikan ID tidak digunakan oleh orang lain. 2. Setiap kumpulan wang dikendalikan oleh seorang pegawai sahaja. 3. Borang permohonan diperaku oleh ketua jabatan masing-masing. 4. Sekiranya pengurus sekolah tiada, pegawai yang diberikuasa menjalankan tugas dibenarkan untuk memegang ID Pelulus. Perlu hantar permohonan capaian ID, IC dan surat tanggung kerja yang dikeluarkan oleh KPTJ.
2. Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan. 1. Log masuk https://spkws.moe.gov.my/login.php LOG MASUK eSPKWS
LANGKAH MENGEMASKINI PROFILPENGGUNA • Pengguna boleh mengemaskini nama, kad penggenalan dan menukar kata laluan.
LANGKAH MENGEMASKINI PROFILPENGGUNA
MODUL CARIAN
MODULCARIAN Modul ini membantu pengguna memudahkan carian untuk pilih nama sekolah dan jenis kumpulan wang sebelum memulakan sebarang capaian dalam sistem ini.
CARA MEMILIH KUMPULAN WANGYANG HENDAK DISELENGGARA 1. Pilih Kumpulan Wang 2. Klik Pilih.
Sistem akan memaparkan kenyataan seperti di atas sekiranya kumpulan wang telah dipilih.
MODUL PERMULAAN
MODUL PERMULAAN Modul ini digunakan bagi kemasukan data permulaan sebelum memasukkan sebarang data-data tahun semasa (tahun pertama menggunakan eSPKWS sahaja) Perlu mengunci masuk semua maklumat KECUALI Maklumat Penyesuaian Bank kemudian di sahkan oleh Pengurus Sekolah sebelum membuat transaksi tahun semasa. Maklumat ini hanya perlu dimasukkan bagi tahun pertama penggunaan sistem.
MAKLUMAT SEKOLAH Klik bagi mengesahkan maklumat tersebut. TINDAKAN PENGURUS SEKOLAH
MAKLUMAT AKAUN SEKOLAH
PILIH PERIHAL
MAKLUMAT BAKI Klik sekiranya maklumat tersebut adalah betul. TINDAKAN PENGURUS SEKOLAH
MAKLUMAT PENYATA PENERIMAAN DAN PEMBAYARAN 2 1 Ulangi langkah yang sama untuk Maklumat Pembayaran. TINDAKAN PENGURUS SEKOLAH
Ulangi langkah yang sama untuk Maklumat Pembayaran. 1 2 TINDAKAN PENGURUS SEKOLAH MAKLUMAT PENYATA PENERIMAAN DAN PEMBAYARAN
MAKLUMAT KUNCIKIRA-KIRA Pengesahan hanya boleh dibuat sekiranya Kunci Kira-Kira telah diimbang. TINDAKAN PENGURUS SEKOLAH
MAKLUMAT PENYATA PENYESUAIAN BANK Maklumat Penyesuaian Bank berdasarkan penyata penyesuaian bank bulan terakhir sebelum guna sistem.
MAKLUMAT KUMPULAN WANGTERKUMPUL Klik sekiranya maklumat adalah betul. TINDAKAN PENGURUS SEKOLAH
BATAL PENGESAHAN MAKLUMAT Sekiranya terdapat maklumat yang salah atau ingin mengemaskini maklumat yang telah disahkan Pengurus Sekolah boleh membatalkan pengesahan tersebut di submodul yang berkaitan sekiranya perlu. Peringatan : Pembatalan Pengesahan hanya boleh dibuat sekiranya tiada sebarang transaksi semasa bagi mengelak daripada keciciran maklumat.
PROSES KUNCI MASUK KALI PERTAMA Klik Modul Permulaan Klik Submodul Maklumat Sekolah untuk memilihtahun mula gunasistem. Klik Submodul MaklumatAkaun Bank Sekolah untuk menguncimasuk maklumat bank Klik PilihPerihal untuk memilih perihal peruntukan yangdigunakan di sekolah. Klik Submodul Maklumat Baki untuk mengisi maklumat baki. Klik Submodul Penyata Penerimaandan Pembayaran. Klik Submodul Penyata Pendapatandan Perbelanjaan. Klik SubmodulKunci Kira-Kira. Pengurus Sekolah perlumengesahkan maklumat dalam ModulPermulaan Daftar No.Resit, No. Baucar ,No. Cek dan bil untuk cek belumtunai Klik Submodul Maklumat Penyata PenyesuaianBank setelah penyatadisediakan secaramanual. PERINGATAN: a. Sediakan Penyata Akhir Tahunan Sekolah dengan betul. b. Pastikan amaun baki di Buku Tunai dan Akaun Subdiari adalah betul.
MODUL TERIMAAN
MODULTERIMAAN Semua terimaan/pungutan disekolah diselenggara dalam modul ini. Bermula dari mengeluarkan Resit Pejabat hingga ke perekodan terimaan di buku tunai kumpulan wang sekolah yang berkenaan diselenggara dalam modul ini. Resit dan buku tunai terimaan boleh dicetak terus dari sistem. Modul ini berperanan sebagai urusniaga terimaan sekolah. Sekolah boleh mengeluarkan resit terus dari modul ini.
DAFTAR NO. RESIT Pendaftaran no resit ini bertujuan untuk mendaftar dokumen kewangan secara elektronik 1. Kuncimasuk tarikh berdasarkan tarikh mula transaksi. 2. Daftarkan no. resit alphanumeric seperti berikut : ❖ KK – Kumpulan Wang Kerajaan ❖ KS – Kumpulan Wang SUWA ❖ KA – Kumpulan Wang Asrama 3. Klik Daftar selepas mengunci masuk no. resit tersebut.
DAFTARTERIMAAN
1. Pilih tarikh berdasarkan tarikh transaksi berlaku. 2. Status Terimaan berdasarkan cara terimaan diperolehi. 3. Jenis Terimaan terdiri daripada 3 iaitu: ❖Semasa – Terimaan bagi tahun semasa ❖ ABT - Terimaan bagi tahun sebelum ❖Terdahulu – Terimaan bagi tahun hadapan 4. Deposit: ❖ Dibayar - Jika terimaan balik deposit yang dibayar ❖Diterima - Jika terimaan deposit yang diterima dari pembekal 5. Klik Simpan apabila semua maklumat telah dikunci masuk.
LANGKAH-LANGKAH MEREKOD TERIMAANTUNAI/CEK/WANG POS/BANK DERAF/KIRIMAN WANG Pilih Modul Terimaan – Submodul Terimaan Rekod tarikh resit pada tarikh wang diterima Pilih Status Terimaan Kuncimasuk amaun pada peruntukan yang berkenaan Pastikan Jumlah Terimaan telah dikemaskini Klik Simpan
Senarai Terimaan 1. Klik butang untuk mencetak resit. 2. Klik butang untuk mengemaskini maklumat. Terdapat dua (2) jenis kemaskini iaitu : i) Kemaskini Perihal – kemaskini amaun pada jenis peruntukan sahaja ii) Kemaskini Resit – Kemaskini maklumat yang terdapat pada resit. 3. Tandakan (√) pada ruangan sekiranya transaksi tersebut telah dikreditkan/dimasukkan dalam bank. (rujuk Penyata Bank bulan semasa) 4. Klik pada butang untuk membatalkan resit. Perhatian: Sebarang penambahan, pengemaskinian dan pembatalan rekod tidak dibenarkan setelah Proses Penutupan dibuat oleh Pengurus Sekolah bagi bulan tersebut.
LANGKAH MENCETAK RESIT Klik Modul Terimaan – Submodul Senarai Terimaan. Pilih Bulan Pilih No. Resit Klik Cetak
CONTOH RESIT RASMI PEJABAT
CETAKAN RESIT RASMI PEJABAT Peringatan: 1. Cetakan kali pertama adalah resit asal manakala cetakan kedua adalah resit Salinan pejabat dan perlu difailkan. 2. Sekiranya berlaku masalah teknikal dan tidak dapat mencetak resit asal, Pengurus Sekolah boleh menyerahkan resit Salinan yang diperakui benar kepada pembayar bagi menggantikan resit asal tersebut. Contoh perakuan adalah seperti berikut: “Saya mengesahkan bahawa resit asal tidak dapat dicetak disebabkan masalah teknikal”
LANGKAH MENGEMASKINI LAJUR MASUKBANK 1
LANGKAH MENGEMASKINI LAJUR MASUKBANK
BUKUTUNAITERIMAAN 1. Pilih bulan dan klik Carian. Peringatan : 1. Buku Tunai Terimaan hendaklah disemak setiap akhir bulan bagi tujuan mengemaskini maklumat penerimaan ATAU disemak setiap kali berlaku transaksi terimaan. 2. Buku Tunai Terimaan perlu dicetak pada setiap bulan.