Mesyuarat Pemantapan Dan Pembangunan Petunjuk Prestasi Utama Penjawat Pengurusan Tertinggi Perkhidmatan Awam Tier 1

WAY FORWARD OBB

26

26

Sektor Pengurusan Prestasi & Penilaian, Pejabat Belanjawan Negara

• Merujuk kepada pekeliling Bajet Berasaskan
Outcome (PB1.1) di bawah perenggan 5.4
menyatakan perkara berkenaan Struktur
Pelaksanaan OBB perlu ditubuhkan jawatankuasa
yang berperanan melaksana dan memantau
prestasi di bawah OBB Kementerian:

• Kekerapan mesyuarat:

i. Ministry OBB Implementation Committee (MOIC),
Programme Performance Management Committee
(PPMC), Activity Performance Management
Committee (APMC) hendaklah bermesyuarat
sekurang-kurangnya sekali bagi setiap suku tahun.

27

Sektor Pengurusan Prestasi & Penilaian, Pejabat Belanjawan Negara

• Melalui Garis Panduan Penyediaan Cadangan
Anggaran Perbelanjaan Persekutuan Tahun
2023 (PB1.3) di bawah perenggan 3.4.1
menyatakan bahawa:

– Keputusan penilaian Program-Aktiviti hendaklah
dilaporkan dan dibincangkan di dalam mesyuarat
Ministry OBB Implementation Committee (MOIC).

– Minit mesyuarat dan laporan MOIC hendaklah
dikemukakan kepada Pejabat Belanjawan Negara
(NBO), Kementerian Kewangan (MOF).

28

Sektor Pengurusan Prestasi & Penilaian, Pejabat Belanjawan Negara

TERIMA KASIH

EVOLUSI KPI DALAM PERKHIDMATAN AWAM

Evolusi KPI Dalam
Perkhidmatan Awam

Sejarah Pengenalan KPI
Dalam Perkhidmatan
Awam

Perubahan KPI dari 2007 sehingga kini

2

SUSUR MASA 2007

2 tahun UcapanYAB Perdana Menteri
Bajet 2008 - Penjawat Awam perlu mencontohi GLC

2005 2008

Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Jawatankuasa Kabinet
Awam (PKPA) Bilangan 2 Tahun 2005 Membincangkan Gaji dan
Garis Panduan Pembangunan KPI Perjawatan Sektor Awam
(MAMPU) (JKK-MPGSA) April 2008
• Penilaian Prestasi PPTPA
2010 – 2011 5 tahun 5 tahun
berdasarkan KPI
Penilaian Prestasi KPI PPTPA
Tier 1 2020 – Kini
Perluasan kepada Tier-Tier
berikut secara berfasa Penilaian Prestasi KPI PPTPA Tier 3 ++
SUB/ Pengarah/ Gred Khas
2015 – 2016 2018 – 2019

Penilaian Prestasi KPI PPTPA Penilaian Prestasi KPI PPTPA
Tier 2 (Fasa 1) Tier 2 (Fasa 2)
TKSU/ TKP Jabatan TKSU/ TKP Jabatan + KJ

SEJARAH PELAKSANAAN

Tier 1 Tier 2 Tier 3+

Bermula pada tahun 2008 Fasa 1 – Bermula pada tahun Bermula pada tahun
2015 (secara rintis) dan 2020 (secara rintis)
Bilangan tertakluk kepada dikuatkuasakan sepenuhnya dan berkuatkuasa
pada tahun 2016 sepenuhnya pada
pertimbangan Panel Khas tahun 2021
Fasa 2 – Dilaksanakan pada
PPTPA tahun 2018 secara rintis dan
dikuatkuasakan sepenuhnya
2010 – 2012 : 36 PPTPA pada tahun 2019

2013 : 48 PPTPA

2015 – 2017 : 53 PPTPA

2018 : 52 PPTPA

2020 – 2021 : 51 PPTPA

2022 – Kini : 50 PPTPA 4

PUNCA KUASA

PUNCA KUASA

PUNCA KUASA

PUNCA KUASA

PUNCA KUASA

PUNCA KUASA

PUNCA KUASA

PUNCA KUASA

PUNCA KUASA Salinan surat-surat ini boleh diperoleh dari Pocketdata JPA:
https://pocketdatav2.jpa.gov.my/public/c8de84bf7c1ae53384d962d0639050b0

PEMBANGUNAN DAN PENGURUSAN KPI PPTPA

Pembangunan KPI PPTPA

Pembangunan KPI + Hands-on +
Gallery Walk

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

Konteks  Pentadbiran KPI PPTPA
 Jawatankuasa dalam KPI PPTPA Tier 1
 Pengenalan KPI PPTPA 2
 Pembangunan KPI
 Penetapan KPI
 FAQ
 Tugasan

BAHAGIAN PERKHIDMATAN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

TADBIR URUS KPI PERKHIDMATAN AWAM

PENYELARAS JK Terlibat

MKPI MAMPU JKKS- JKK- PANEL
KPIPA KPIPA KHAS
KPI PPTPA JPA
Tier 1 AGENSI Semakan Pemuktamadan Semakan
KPI antara KPI antara Tier KPI antara
KPI PPTPA 1 dengan JKK
Tier Lain agensi agensi
dengan dengan
JKKS JKKS

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM 3

PENJAJARAN KPI PERKHIDMATAN AWAM

Penjajaran KPI Ministerial Performance Indicators M P I MAMPU/ JPM
YB Menteri Kabinet MyMPI

Key Performance Indicators PPTPA K P I JPA & Agensi
PPTPA Tier 1 MyKPI
PPTPA Tier 2
PPTPA Tier 3 (dan ke atas JUSA sahaja)

Sasaran Kerja Utama S K U Agensi 4
Penjawat Awam Gred 54 ke bawah MyPerformance

Rujukan Utama: JABATAN PERKHIDMATAN AWAM
1. Anggaran Belanjawan Tahunan
2. Perancangan RMKe-X yang berkaitan

JAWATANKUASA TERLIBAT

KSN (Pengerusi)

Jawatankuasa
Khas

KPI PPTPA

KPPA KSP KAN KP EPU KP KP
MAMPU ICU

Jawatankuasa Bahagian Bahagian Pejabat Unit Bahagian K- Bahagian Urus Setia Bahagian
Kerja Semakan Penyelidikan Perkhidmatan Belanjawan Pemantauan Ekonomi Pembanguna MPI Penilaian
Strategik
KPI , * Negara dan n Ekuiti
Perancangan Surveillance

dan Dasar

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM 5

TOR Penetapan • Dasar Perluasan
JAWATANKUASA Dasar • Kajian Keberkesanan
Pelaksanaan • Senarai PPTPA Tier 1

Penetapan • Kelompok
Templat • Dimensi Prestasi
• Wajaran
Penetapan
Indikator • KPI Spesifik
• KPI Generik

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM 6

AHLI JAWATANKUASA KERJA SEMAKAN KPI AGENSI BAHAGIAN PERANAN PERANAN
Pengerusi
JPA Bahagian Penyelidikan, Menyemak keperluan Agensi dari segi jentera/ sumber manusia
Perancangan & Dasar (machinery/ manpower) berdasarkan perspektif makro

MOF Pejabat Belanjawan Menyemak dan memberikan pandangan dari perspektif Outcome AJK
Negara Based Budgeting (OBB) peruntukan kewangan yang diluluskan AJK
kepada Agensi bagi tahun 2020
EPU Bahagian K-Ekonomi
Menyemak dan memberikan pandangan berdasarkan perancangan
dan pencapaian RMKe-11 serta hala tuju RMKe-12

Bahagian Menyemak dan memberikan pandangan berdasarkan perancangan AJK
Pembangunan Ekuiti Wawasan Kemakmuran Bersama (WKB) 2030 AJK

ICU Bahagian Penilaian Menyemak dan memberikan pandangan berdasarkan keperluan
Strategik strategik KPI dari perspektif pembangunan serta pelaksanaan projek

JANM Unit Pemantauan & Menyemak dan memberikan pandangan berdasarkan perancangan AJK
Surveillance projek yang dilaporkan dalam Laporan Ketua Audit Negara (LKAN)
atau Pelan Audit Agensi (sekiranya ada) AJK
MAMPU Urus Setia MPI Urus Setia
Menyemak dan memberikan padangan berdasarkan penjajaran dari
JPA BPPD/ BK Ministerial Performance Indicators (MPIs)

Menyemak, memberikan pandangan (sekiranya ada) dan membuat
catitan yang berkaitan bagi tujuan pemantauan Panel Khas kelak

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM 7

AHLI JAWATANKUASA KHAS PENETAPAN PPTPA PERANAN PERANAN
KPI KSN
KPPA Pengerusi • Mempertimbangkan dan meluluskan Cadangan KPI PPTPA Tier 1
(CEO) • Menyampaikan gambaran/ halatuju bagi tahun 2020
KSP
KAN Ahli Panel Khas Memberikan pandangan mengenai KPI yang dicadangan berdasarkan
KP EPU (HR) perspektif tingkah laku organisasi (organizational behaviour) serta
peranan dan keperluan Agensi
KP MAMPU Ahli Panel Khas
KP ICU (Finance) Memberikan pandangan mengenai KPI yang dicadangkan berdasarkan
hala tuju serta ramalan kewangan Agensi
PBK* (PBD)
Ahli Panel Khas Memberikan pandangan mengenai aspek pengurusan kewangan yang
(Audit) perlu dititik beratkan

Ahli Mesyuarat Memberikan pandangan mengenai perkara-perkara yang memerlukan
(Strategic Planning) fokus serta perancangan ekonomi bagi RMKe-11, RMKe-12 dan
WKB2030
Ahli Mesyuarat
(Quality Control) Memberikan input berdasarkan penjajaran daripada Ministerial
Performance Indicators (MPIs)

Ahli Mesyuarat Memberikan pandangan berdasarkan perancangan projek yang
(Development) dilaporkan dalam Sistem Pemantauan Projek II (SPPII)

Urus Setia Interim* Setiausaha Mesyuarat Jawatankuasa

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM 8

PERINGKAT TIER 1 TIER 2/ TIER 3/ TIER 4
Penyediaan Templat KPI Tahunan Urus Setia KPI JPA [BPPD] Urus Setia yang menguruskan Peluasan KPI Agensi bagi
Tier 2 dan tier-tier berikutnya
Penyediaan Templat KPI Generik Urus Setia KPI JPA dan Agensi Pemantau yang berkaitan Tertakluk kepada pertimbangan PPTPA Tier 1
Tahunan [BPPD]
Penyediaan KPI Agensi Tahunan Urus Setia KPI Agensi • Keurus setiaan urusan KPI tertakluk kepada
Penetapan Sasaran Tahunan (KPI Urus Setia KPI Agensi dengan persetujuanYB Menteri/YAB pertimbangan PPTPA Tier 1 (Penyelarasan boleh
Agensi Secara Spesifik) Menteri/ Ketua Menteri dengan perbincangan dengan Urus dilaksanakan oleh Unit KPI/ Bahagian Dasar/ Bahagian
Setia MPI/MAMPU (jika berkaitan) [BPPD]-JKKS &JKKK Pengurusan Sumber Manusia (PSM)/ Delivery
Penetapan Sasaran Tahunan (KPI Agensi Pemantau yang berkaitan [BPPD] Management Office (DMO)/ Bahagian Khidmat
Generik) Pengurusan atau lain-lain Bahagian jika berkaitan)
Semakan Pertengahan Tahun Urus Setia KPI Agensi dengan persetujuanYB Menteri/YAB
Menteri/ Ketua Menteri dengan perbincangan dengan Urus • KPI PPTPA Tier 2 Tahunan hendaklah dipersetujui oleh
Pengemaskinian Pencapaian Setia MPI/MAMPU (jika berkaitan) [BPPD] -> [BK] PPTPA Tier 1 yang berkaitan sebelum dikunci masuk
Penyelarasan Penilaian 360⁰ Urus Setia KPI Agensi [BPPD] dalam Sistem MyKPI

Penyediaan Laporan Akhir untuk ke Urus Setia KPI JPA dengan persetujuan Urus Setia KPI Urus Setia yang menguruskan Peluasan KPI Agensi bagi
Panel Agensi [BK] Tier 2 dan tier-tier berikutnya
Panel Penilaian Urus Setia KPI JPA dengan persetujuan Urus Setia KPI Urus Setia yang menguruskan Peluasan KPI Agensi bagi
Pengeluaran keputusan serta Agensi [BPPD] Tier 2 dan tier-tier berikutnya
pemakluman Pergerakan Gaji Panel Khas PPTPA [BK + BPPD] Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) Agensi
Tahunan Urus Setia KPI JPA [BK] Pengurusan Sumber Manusia (PSM)

Sesalinan perlu dipanjangkan kepada Urus Setia KPI JPA
untuk tujuan rekod dan simpanan

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM 9

DRIVE FACILITATE

Menyelaras pembangunan PERANAN PENGURUS • Memudah cara kepada bahagian/ jabatan
KPI selari dengan visi/misi KPI AGENSI terlibat untuk membangunkan KPI berbentuk
Kementerian/Jabatan dan KPI outcome
YB Menteri.
• Memberi khidmat nasihat/panduan kepada
MONITOR & PYD/ Bahagian/ Jabatan untuk menetapkan
PROBLEM sasaran yang kompetitif.
SOLVE
WORK
TOGETHER

• Pemantauan berterusan Kerjasama erat dengan JPA,
• Melaporkan kepada pengurusan tertinggi, urus
setia PPSM, PYD dan jabatan
Pengurusan Tertinggi dan pemilik KPI

menyelaras penyelesaian isu-

isu berkaitan KPI

10

UNIT KPI AGENSI

 Penyelaras MPI

 Penyelaras KPI PPTPA Rujukan Tambahan

 Penetapan KPI PPTPA Tier 1  Visi dan Misi
dibuat dengan penjajaran KPI dari
MPI Agensi  KPI OBB

 Pelaporan pencapaian KPI PPTPA Pelan Strategik Agensi
Tier 1 kepada urus setia KPI
PENYELARASAN PPTPA JPA
KPI DI AGENSI

BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

 Penyelaras MyPerformance
 Menguruskan penilaian prestasi PPTPA Tier 2 dan seterusnya

melalui PPSM
 Surat KGT dikeluarkan oleh PPSM Agensi masing-masing

BAHAGIAN PERKHIDMATAN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM 11

T O P D O W N←PENGENALAN BIDANG HASIL UTAMA (KEY RESULT AREAS)

KRA Merujuk kepada tujuan pewujudan Agensi. Juga dikenali sebagai
KPI outcome Agensi (i.e. ‘true north’ atau ‘end-game’)

DASHBOARD PETUNJUK PRESTASI UTAMA
(KEY PERFORMANCE INDICATORS )

Merujuk kepada indikator utama yang jelas menunjukkan sama ada
Outcome Agensi dicapai

PELAPORAN (DASHBOARD)

Merujuk kepada strategi pemantauan pencapaian KPI yang
dinyatakan di atas. Pada kebiasaannya dapat menjelaskan kedudukan
semasa sesuatu KPI dari segi pelaksanaan/ masalah-isu/ perspektif
kewangan atau masa

A PA I T U K P I ?

“KPIs are a set of measures
focusing on those aspects of
organizational performance
that are the most critical for
the current and future success
of the organization”

(Parmenter 2012)

S I F AT- S I F AT K P I

PENJELASAN CONTOH

S Specific (Spesifik) Kualiti air di Sungai Klang dan Sungai
KPI adalah berbentuk khusus dan tepat bagi mengukur sesuatu Gombak menjadi Kelas IIIb
outcome

M Measurable (Boleh Diukur) Jumlah Atlet Negara yang mendapat
KPI boleh diukur merujuk kepada indikator ukuran yang digunakan

pencapaian podium di Sukan Olimpik

Tahun 2021

A Attainable (Boleh Dicapai)
KPI yang dicadangkan adalah dalam capaian Agensi/ Agensi berada Bilangan Projek PPR yang berjaya

di dalam pengaruh lingkungan disiapkan pada tahun 2021

R Realistic (Realistik) Jumlah Peserta AZAM yang berjaya
KPI mengambil kira peruntukan tahun semasa, tempoh masa yang

ada serta kekangan/ kebergantungan kepada Agensi lain meningkatkan pendapatan >RM1000

sebulan

T T i m e - b o u n d ( H a d M a s a Te r t e n t u ) Jumlah Peserta AZAM yang berjaya
KPI mempunyai had masa untuk mengukur pencapaian melepaskan diri dari kategori “miskin” pada

akhir RMKe-11

PEMBANGUNAN KPI

1 PKPA MAMPU 2/2005 2 Baroudi, EY

Visi & Misi Tentukan Kenalpasti Kenalpasti Isu Dapatkan
perkhidmatan teras perkhidmatan yang perspektif

& proses utama disampaikan

KAJI SEMULA PRESTASI Pantau tahap Ukur & nilai prestasi Wujudkan SMART Bangunkan Bangunkan/
PENILAIAN BERTERUSAN prestasi KPIs dan tetapkan Proses Kenalpasti KPIs
Dapatkan sasaran prestasi
Tambah baik maklumbalas Bangunkan KPI Wujudkan KPI
prestasi Stakeholder berbentuk output
pelanggan
(boleh dinilai)

Pilih KPI yang
“Key” sahaja

Jenis-jenis KPI

Absolute Numbers Total Profit
(Nombor Mutlak)
• Contoh: Jumlah ROI dari pembangunan taman awam dalam kawasan PPR (RM)
Index
(Indeks) Internationally used indices
Percentages
(Peratus) • Contoh: Index Kesejahteraan Mental Penjawat Awam
Ranking
(Kedudukan) Percentage of satisfied customers
Rating
(Skala) • Contoh: Peratus pencapaian Kajian Keberkesanan KPI dalam Perkhidmatan Awam

Ratio Ranking based on comparisons with other Countries/ Agencies
(Nisbah)
Milestone • Contoh: Kedudukan Negara dalam Ranking Persaingan Dunia (World Competitiveness
(Percentage) Ranking)

Customer ratings

• Contoh: Skala “Memuaskan”, “Tidak Memuaskan”

Revenue versus costs

• Contoh: Nisbah keuntungan operasi berbanding kos penyelenggaran bangunan

Percentage based on Progress

• Contoh: Kajian/ Pembangunan Spesifik

(Baroudi 2014)

Sumber Rujukan Utama Carta Fungsi/ Organisasi

Visi Carta Fungsi/ Organisasi Agensi
menetapakan Tier serta peranan
Tujuan Pewujudan Jabatan/ Bahagian yang berkaitan
Agensi dengan lebih jelas

Misi Piagam Pelanggan/ ISO

Landasan dan strategi bagi Piagam Pelanggan dan analysis
mencapai Visi yang ditetapkan pengaduan dapat dijadikan bahan
rujukan bagi penambahbaikan
Pelan Strategik/ OBB perkhidmatan yang diberikan/
Agensi disediakan

Amat penting dalam mengenalpasti Perundangan/ Proses
SWOT Agensi serta merangka hala
tuju jangka masa pendek dan Aspek perundangan dan pengurusan
panjang Kementerian menjadi landasan bagi
mengenalpasti elemen ‘realistik’
dalam penetapan KPI

S T E P - B Y- S T E P

Langkah 1 Langkah 2 Langkah 3

Pastikan hala tuju/ isu Dapatkan maklumat / Bangunkan kamus
tentukan tren data yang lengkap

Dapatkan gambaran Wujudkan kaedah Dapatkan buy-in
jelas mengenai end- pengukuran yang betul

game

K A E DA H M E N G E N A L PA S T I I S U

2 HALA TUJU

KRA EFFECTS Whats your true north? 1
Whats you end-game?

MAIN ISSUE 1 APAKAH ISU SEBENAR? Penambahbaikan Pembangunan

3 KUMPUL MAKLUMAT

What do you know?

What has been done?

KPI CAUSED BY? Are there trends? 3

4 “Deep Dive” Pemantauan 2
What to measure?

How to solve?

PROLL LOGIC MODEL Define the Problem Assess The Context Develop an If-Then
Outcome Diagrarm

Indentify Key Extend the Logic Identify Key
Indicators Model to Operational Assumptions

Level with Major
Interventions

Review the Strength Update the Model
of the Model

M A K L U M AT TA M B A H A N NOTA

1. 8-Step Transformation Program yang telah
dipatentkan oleh PEMANDU
i. Strategic Direction
ii. Labs
iii. Open Days
iv. Roadmap
v. KPI Targets
vi. Implementation
vii. IPR & Audit
viii.Annual Reports

2. Kelebihan:
i. Mendapat perhatian orang ramai
ii. Mendapat buy-in stakeholders dengan
mudah

3. Kekurangan
Bila tidak dilaksanakan oleh PEMANDU,
analisis dan program tidak diteruskan

NO. PERKARA PENJELASAN – CONTOH SOALAN UNTUK SEMAKAN

1 Key Result Bidang Hasil Utama (Core Business)
Areas Key Performance Questions:
1) Siapa sasaran utama KRA? Kerajaan/ Komuniti/ Antarabangsa?
Pengisian 2) Apa hubungan KRA dengan objektif pewujudan Jabatan?
Templat 3) Apakah impak ke atas KM? SUK? Rakyat?
4) Apakah hubungkait KRA tersebut dengan RMKe-11, TN50 ataupun program
2 Rationale
NTP?

Rasionalisasi KRA yang dinyatakan
1) Adakah ia memenuhi aspirasi Rakyat? (Jangka Masa pendek/ Jangan masa

panjang)
2) Adakah ia memenuhi Agenda Nasional?
3) Apakah asas pemilihan KRA yang dinyatakan?
4) Apakah mekanisma di sebalik KRA yang dinyatakan?

(Hay Group 2008)

NO. PERKARA PENJELASAN – CONTOH SOALAN UNTUK SEMAKAN

3 KPI Cadangan KPI. Perlu memenuhi kriteria berikut:
1) Prinsip SMART?
Pengisian 2) Kepentingan? Impak? Outcome? Kesan? Kebaikan?
Templat 3) Impak yang mempunyai kesan langsung/ tidak langsung kepada Rakyat
4) Siapa stakeholder?
5) Boleh dicapai dalam 4-6 bulan atau mempunyai jangkamasa lebih panjang?
6) Dalam kawalan Ketua Jabatan?

4 Baseline Pencapaian Sasaran Yang Paling Rendah ataupun yang pernah ada sebagai titik
Target perbandingan/ ukuran

5 Target 1) Adakah sasaran ini yang terbaik berdasarkan perancangan masa hadapan
2) Adakah sasaran yang dicadangkan berdasarkan apa-apa piawaian ataupun ukuran

antarabangsa?
3) Bagaimana kaedah pemantauan yang akan dijalankan?
4) Apakah mekanisma ataupun proses bagi mendapatkan sasaran ini?

NO. PERKARA PENJELASAN – CONTOH SOALAN UNTUK SEMAKAN

6 Single Point of 1) Siapa pegawai yang bertanggungjawab memastikan sasaran ini dicapai?
Responsibility 2) Adakah pegawai yang berkaitan berkemampuan untuk mencapai sasaran yang

Pengisian dinyatakan? – Sekiranya tidak, bagaimana saya akan bantu?
7 Interdependentc
1) Adakah sesiapa boleh mempengaruhi cadangan sasaran ini?
Tempielsat 2) Bagaimana saya dapat berkongsi KPI dengannya?
3) Adakah saya dapat mencadangkan KPI ini untuk dikongsi bersama?

8 Quick Wins/ Big Quick Wins

Wins - Sasaran-sasaran yang mudah dicapai (Low Hanging Fruit)

- Tidak memerlukan banyak tindakan

Big Win
- Boleh dicapai dalam tempoh 6 bulan
- Mempunyai impak yang besar

Contoh
Pembangunan KPI Secara Spesifik

MINISTRY OF URBAN WELL BEING, HOUSING AND LOCAL GOVERNMENT

Minister: YB DATUK ABDUL RAHMAN DAHLAN

Vision of Ministry: Mewujudkan Persekitaran Hidup Yang Berkualiti Dan Mampan Selaras dengan Wawasan Negara

KPI Single point of
responsibility
Key Results Rationale for KRA Baseline Target Target Target Target Target Target (Designated point of Interdepencies Quick / Big
Area (KRA) Target 2015 2016 2017 2018 2019 2020 WIns
KPI (2014) contact)

Housing Clear squatter areas in 74,084 lower KP JPN Finance Minister
amenities for the cities and offer housing income Federal Territory
lower income opportunities to the category Minister
category lower income category families and EPU
(<RM2,500)and via rental or ownership squatters ICU
squatters via of homes will be able State Government
rental or to rent PBT
ownership of homes via
homes Projek
Perumahan
Rakyat
(PPR)

River of Life Regenerating the Klang 10mg/l of oil 9mg/l 7mg/l 5mg/l 0mg/l KP JKT KWP Art Area
Class IIb and Gombak River for & grease MPS Exhbitit/
commercial value MPAJ Murals
DBKL

(KPKT 2013) 25

PENETAPAN KPI

• Stress Test
• Rigour Test (OBB)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

How will How great How easy How great How How great Is the KPI Does this Please Total
KPI affect state the Marks
the KPI is the is it for the is the relevant is is the milestone any affected
acknowle internatio
help to impact KPI to be level of the KPI to public or dged nal
internatio ranking
achieve towards achieved control the interest of outcome nal
ranking
SthteresstheTest towards GTP/ETP this KRA based for
the Malaysia
Ministries Rakyat

Vision achievem

and ent of this

Mission KPI

Very Much No Not Really Has Absolutely No Relevance
2 1 0

27

APPLY ‘RIGOUR TEST’ TO VALIDATE OUTCOMES

Aligned to strategic Aligned to higher level results
plan/ higher level • Outcome statement must be in-line with the agency’s core business
outcomes • Outcome must be aligned to higher level results.
'This is my duty' • Outcome must contribute to the achievement higher level outcomes

Actionable Owns the mandate to fulfill / influence outcome
'I can act on it' • Describes the strategies to achieve the outcomes
• Within the Ministry/Program/Activity’s authority (bidang kuasa)
Individual
outcome Reflects Intended Results to which the Ministry/ Program/ Activity is held accountable for
assessment Results • Describes the direct results of the intervention
• Must have linkage to entity’s core business
Collective (Preliminary) • Must address clients/stakeholders’ problems/needs
assessment 'This is what • Must be the end itself and not means to an end
I want to achieve'
(across all
outcomes) Clarity Concise statements that reflect the end-state
'Easy to understand' • Must be clear, understandable and unambiguous
• Easy to recall i.e concise with less than 15 words

MECE Mutually exclusive, collectively exhaustive
'This is • Ensure that there are no overlapping outcome areas
comprehensive' • Outcomes comprehensively address all needs/problems of clients/stakeholders

GUIDELINE FOR RIGOUR TEST ASSESSMENT

Assessment for each 'Rigour Test' dimension Implication

✓ Current Ministry outcome exhibits all No refinement required
characteristics of the dimension
Refinement required;
? Unclear / current Ministry outcome consider consolidation
exhibits only some characteristics of with another
the dimension outcome/elimination
Refinement required;
✗ Current Ministry outcome does not consider consolidation
exhibit any characteristics of the with another
dimension outcome/elimination

29

MOH - Ministry level outcomes (initial assessment)

Ministry's Health sector transformation towards a Health awareness Empowerment of individual and community
Plans more efficient & effective health system to and healthy lifestyle to be responsible for their health

ensure universal access to healthcare Remarks/ proposed refinement

Current Current MO KPIs Aligned to Actionable Reflect Clarity MECE Overlap with O3 for access to healthcare and
Ministry Outcome Ministry's Ministry's client services
Intended ✓ ✗
O1 Increased accessible, Plans Results ✓ Focus on preventable mortality and morbidity i.e.
equitable and quality ? causes considered amenable to health care
healthcare services Doctors to population ratio ✓ ✓ ? ✗
Dentists to population ratio ✓ ? ✓ Overlap with O1 for access to healthcare and
O2 Reduce mortality and Nurses to population ratio ? ✗ ✓ client services
morbidity Pharmacist to population ratio ✓ ✓ ✓ ✓
✓ ✓ ✓ Need to reflect intended outcome for optimized
O3 Male life expectancy at birth ✗ ✓ HC i.e. improved efficiency and lower HC cost
Female life expectancy at birth
Timely, efficient and reliable Infant / '000 live births Describes intermediate step to adequately
client services Maternal mortality rate / '000 live births resourced HC
Not reflected as Ministry's Plan; Not directly
O4 Optimized healthcare # of health clinics controllable by MOH
spending % of ambulance arriving <5 min
% of medical reports completed w/n set Not reflected as Ministry's Plan; Not directly
O5 Reduced time controllable by MOH
brain drain % of patients waiting time <3mths for
elective surgery Thyroidectomy Current outcomes do not address health
O6 Increased healthcare services awareness and empowerment
contribution to GDP Average expenditure of ministry on health ✓ ✓ ?
services per patient
O7
# of medical officers leaving < target ?✓✗
International recognition
GNI contribution ✗ ✗ ✗
Additional new Outcomes? ✗ ✗ ✓
# of consultancy services related
international research
% of research articles published
% of hospitals with baby friendly status

CONTOH KPI KKM

VISI Negara menggembeleng tenaga ke arah kesihatan yang lebih baik

MES PERSPEKTIF MAKRO KSU/ T1 TURUS
KPK T2 JUSA
(3 Outcome +
12 KPI)

PPMF TKSU/ TKP
KU
(7 Program + 13
Outcome + 31 KPI)

APMF SUB P T3 JUSA
(XXPI) Pelan Tindakan
PI SKT T4 54