Mesyuarat Pemantapan Dan Pembangunan Petunjuk Prestasi Utama Penjawat Pengurusan Tertinggi Perkhidmatan Awam Tier 1

Kpi vs obb HUBUNGKAIT

MES Ciri-ciri KSU/ KP
- Berbentuk Outcome
- Beberapa KPI (1-10)

PPMF Ciri-ciri TKSU KP
- Berbentuk Outcome
- Beberapa KPI (1-10)

APMF Ciri-ciri SUB Pengarah Pengarah
- Berbentuk

Outcome/
Output
- Berpuluh PI

MES Management Executive Summary PPMF Program Performance Management FrameworAkPMF Activity Performance Management Framework

Parmenter Baroudi

Perfect “A large list of KPIs that does not have clear
Number of linkages to a business’s overall objectives
KPIs? may be a sign of a larger problem: a lack of

Kaplan & Norton strategic focus.”

“No more than 20 KPIs” 33

FAQ *PENILAI DAN PENILAIAN 360

PERGERAKAN GAJI TAHUNAN * 1. Penilai PPTPA Tier 1
• Penyelia = KSN
1. PPTPA Tier 1 – Surat KGT diuruskan JPA • Rakan Sejawat = Ditetapkan oleh Urus Setia JPA
2. PPTPA Tier 2 dan dan lain-lain Tier – Surat KGT • Subordinat = Dicadangkan oleh BPSM tanpa
merujuk kepada PPTPA T1
dikeluarkan oleh PPSM Agensi
2. Penilai PPTPA Tier 2 dan ke atas
KPI ALL-IN BILA SURAT PERGERAKAN GAJI BOLEH * • Penyelia = PPTPA Tier 1
DIKELUARKAN/ DIPEROLEHI? • Rakan Sejawat = Ditetapkan oleh Urus Setia BPSM
• Subordinat = Dicadangkan oleh BPSM tanpa
1. PPTPA Tier 1 – sebaik sahaja markah lengkap merujuk kepada PPTPA T2

diperakukan oleh Panel Khas *3. Sekurang-kurangnya berada di Agensi selama tiga (3)
2. PPTPA Tier 2 dan ke atas – selepas markah bulan – tidak melebihi tiga (3) tahun

lengkap diperakukan oleh PPSM *4. Laporan Penilaian 360 PPTPA Tier 1 dibentangkan
kepada Panel Khas
TEMPLAT KPI PPTPA & NILAI WAJARAN
5. Laporan Penilaian 360 PPTPA Tier 2 dibentangkan dan
Templat PPTPA hendaklah terdiri daripada: digunakan untuk pertimbangan urusan-urusan kenaikan
• Tiga (3) Kelompok dan Empat (4) Dimensi Prestasi pangkat/ pemangkuan/ pengisian di jawatan-jawatan

Utama *strategik di JPA
• Nilai Wajaran ditentukan oleh Panel Khas/
6. Laporan Penilaian 360 dipanjangkan kepada PYD dan
Pengurusan Tertinggi
*Penyelia sahaja

KPI ALL-IN FAQ URUSAN PEMANTAUAN DAN MTR

KPI GENERIK 1. PPTPA Tier 1
• Diuruskan sepenuhnya oleh JPA
1. KPI Generik PPTPA Tier 1 = Ditetapkan oleh JPA • Dibawa ke Panel Khas untuk pertimbangan dan
persetujuan (sasaran/ kaedah pengukuran dll.)
2. KPI Generik PPTPA Tier 2 = Urus Setia PPSM • Menggunakan Borang Cadangan Pindaan yang
Agensi dengan kerjasama Penyelaras KPI PPTPA spesifik

*Tier 1 Agensi 2. PPTPA Tier 2 dan ke atas
• Diuruskan sepenuhnya oleh Penyelaras KPI
3. KPI Generik PPTPA Tier 3 = Urus Setia Penyelaras PPTPA Tier 2 Agensi
KPI Agensi Tier 2/ Urus Setia PPSM Agensi • Hendaklah dibawa untuk pertimbangan dan
persetujuan Penyelia yang berkaitan
4. KPI Generik boleh diletakkan di Dimensi Prestasi • Terpulang kepada kaedah pengurusan Agensi
Daya Saing Agensi/ Kecekapan dan Keberkesanan sahaja
dan Penyampaian Perkhidmatan Awam/ Tadbir
Urus dan Akauntabiliti – perlu pilih dengan baik URUSAN PPTPA YANG BERSARA *

5. Penetapan KPI Generik bagi PPTPA Tier 2 dan ke
atas hendaklah dibuat dengan pertimbangan yang
adil

Mana-mana PPTPA yang menggunakan KPI sebagai
penilaian prestasi dan bersara, perlu mengemaskini
pencapaian KPI setakat mana tempoh yang berkaitan
sebelum bersara

KPI ALL-IN FAQ PENCAPAIAN AKHIR

PERTUKARAN PEGAWAI • Pencapaian Akhir Tahun hendaklah dikemaskini di
Submodul Pengurusan KPI ataupun di Templat KPI
1. PPTPA [Gred 54 → ke JUSA C (Memangku/ Pinjaman)]
• Perlu membuat Penilaian Prestasi Tahunan • Pencapaian Akhir Tahun boleh dijana sendiri oleh
berdasarkan KPI PYD
• Pencapaian SKT/SKU (yang ditetapkan pada awal
tahun) pada Gred 54 hendaklah direkodkan dalam • PPTPA Tier 1 – Sekiranya terdapat pertikaian
HRMIS setakat tempoh PYD di jawatan berkaitan mengenai Pencapaian Akhir Tahun Agensi,
dikemukakan kepada BK untuk semakan semula
2. PPTPA [Gred JUSA C → Gred JUSA B/ kembali kepada sebelum Panel Khas bersidang
hakiki]
Sekiranya dinaikkan ke Gred lebih tinggi • PPTPA Tier 2 dan ke atas di Agensi – Pertikaian
• Pencapaian KPI hendaklah dilaporkan setakat hendaklah dikemukakan kepada Urus Setia
tempoh di mana PPTPA tersebut menduduki Penyelaras KPI PPTPA 2 untuk tujuan semakan
jawatan yang berkaitan – cetak dan rekod. semula
• Pemindahan KPI dari pegawai yang melepaskan
jawatan kepada pegawai yang menyambut.

Sekiranya kembali ke Gred Hakiki
• Kembali menggunakan LNPT sepertimana yang

diperuntukkan dalam PP2/2008
• Boleh dikecualikan bagi kiraan KPI HRMIS

berkaitan SKT/ tetapi tidak dikecualikan dari KPI
HRMIS LNPT*

AUDIT KPI PPTPA

AUDIT KPI
PPTPA

27 OKTOBER 2022

SKOP PEMBENTANGAN

1. PENGENALAN
2. KEPENTINGAN1
3. CABARAN
4. AUDIT
5. PROSES KPI PPTPA TIER 1 2022
6. ANALISIS ISU KPI
7. STRATEGI PERUBAHAN

1. PENGENALAN

Petunjuk Prestasi Utama (Key Performance Indicator - KPI)
sebagai Penilaian Prestasi• 1Penjawat Pengurusan Tertinggi
Perkhidmatan Awam (PPTPA) Tier 1 mulai 2008.

Ketika berhadapan pandemik COVID-19, kaedah dan format ini
kekal relevan.

2. KEPENTINGAN

Rancangan Malaysia Ke-12 (RMKe-12), 2021-2025
Bab 13 – Memperkukuh Penyampaian Perkhidmatan Awam
13-15

• Bidang Keutamaan B – Meningkatkan Pendekatan Keseluruhan
Kerajaan

• Strategi B1 – Menambah Baik Pentadbiran Kerajaan dan
Kecekapan Operasi

• Memupuk Kecekapan dalam Penyampaian Perkhidmatan Awam

“Petunjuk prestasi utama (KPI) dalam
kalangan Ketua Setiausaha kementerian akan
diperkukuh bagi menambah baik keberkesanan
program dan projek serta memastikan kecekapan
penyampaian perkhidmatan awam”

3. CABARAN

Sejak diperkenalkan sebagai Petunjuk Prestasi Utama bagi PPTPA
semenjak 2008, masih ada lagi ruang dan peluang untuk
memperkemas dan memantapkan pemahaman dan penggunaannya,
terutama setelah dijadikan sebagai salah satu agenda RMK-12 (2021-
2025).

Persoalannya, bagaimanakah kita melayani cabaran ini?

4. AUDIT

1. “(Eko) pemeriksaan dan pengesahan kira-kira (akaun). –
prpm.dbp.gov.my

2. “Audit merupakan satu proses yang melibatkan pemeriksaan
rekod (kewangan) dan kajian secara kritis melalui sistem kawalan
dalaman sesebuah organisasi. - radziandco.com

Oleh yang demikian, secara umum AUDIT bermaksud PEMERIKSAAN
rekod atau kajian kritis terhadap sesuatu yang ditetapkan.

AUDIT KPI PPTPA

Oleh yang demikian, dalam ruang lingkup perbincangan ini,
“Audit PPTPA bermaksud mengenal pasti isu-isu dan berusaha

“mengecilkan” ruang/gap berkenaan, supaya pelaksanaannya seperti
yang dihasratkan.

5. PROSES KPI PPTPA TIER 1 TAHUN 2022

01 03 05 07

CADANGAN KPI JAWATANKUASA PANEL KHAS ANALISIS
PPTPA TIER 1 SEMAKAN KPI PENCAPAIAN &
SERAH KEPADA
(JKSKPI)
BK JPA

02 04 06

URUS SETIA KPI SEMAKAN DAN KEMASKINI

KAJIAN SEPARUH DALAM SISTEM

PENGGAL MyKPI

3

6. ANALISIS ISU KPI

7. STRATEGI PERUBAHAN

WHAT WHEN WHY WHO HOW
SEGERA
Tambah baik Demi Pegawai Tindakan yang
dan perkhidmatan awam (KPI) dicadangkan
perluasan awam dan
tindakan / negara
dasar

STRATEGI PERUBAHAN

PELAN TINDAKAN

Meningkatkan motivasi,
kefahaman, kemahiran supaya
boleh membuat keputusan
yang terbaik

Menambah baik proses
pemantauan dan penilaian

12

TERIMA KASIH

Azizi Abdul Aziz

[email protected]

Bahagian Penyelidikan,
Perancangan & Dasar, JPA

1
3

PENGENALAN KEPADA SISTEM MYKPI

SESI LATIHAN PENGGUNA
SISTEM MyKPI

TENAGA PENGAJAR

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

KANDUNGAN

1 PENGENALAN SISTEM MyKPI
2 PENERANGAN DASHBOARD
3 PENGURUSAN PENGGUNA & SISTEM
4 LANGKAH INPUT KPI
5 PENJANAAN KAMUS
6 PENGISIAN TEMPLATE
7 JENIS-JENIS LAPORAN

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGENALAN

MMKSN Bil. 14/ 2011 bertarikh 18.05.2011. Pemakluman kepada
kementerian/ jabatan melalui surat rujukan JPA(BK)(S)226/7/39 Jld.(20)

bertarikh 24 Disember 2012.

• SISTEM MYKPI BERTUJUAN UNTUK MELAKSANAKAN PENGURUSAN PRESTASI PENJAWAT

PENGURUSAN TERTINGGI PERKHIDMATAN AWAM (PPTPA) BAGI TIER 1 HINGGA 4 SECARA TELUS
DAN OBJEKTIF MELALUI SISTEM ATAS TALIAN.

Pencapaian KPI menggantikan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT) dan akan
menentukan perkara-perkara berikut:
(a) Perakuan Kenaikan Gaji Tahunan
(b) Perakuan Pengesahan kenaikan Pangkat
(c) Perakuan pemangkuan ke gred lebih tinggi
(d) Tujuan-tujuan lain bagi maksud kemajuan kerjaya

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

ALIRAN PROSES BISNES

Pentadbir JPA : Hantar 1 Pentadbir Agensi : 2 Pentadbir JPA : Memantau 3

makluman kepada Pentadbir Melaksanakan pengisian Kamus perlaksanaan kemasukan kamus
KPI Pegawai mengikut jadual KPI dan memuktamadkan
agensi untuk melaksanakan yang ditetapkan. Kamus KPI yang telah dihantar.
pengisian Kamus KPI Pegawai.

Pentadbir Agensi : 6 5 Pentadbir Agensi : 4
Melaksanakan pengisian
pencapaian setengah atau Pentadbir JPA : Melaksanakan semakan keatas
setahun KPI dalam Template Memuktamadkan Template KPI paparan template KPI hasil
yang dihantar. kunci masuk KPI.

7 Pentadbir JPA : Jana Laporan 8
akhir penilaian KPI untuk
Pentadbir JPA : Melaksanakan pengurusan atasan.
penguncian pencapaian KPI
yang telah dimasukkan.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

KATEGORI PENGGUNA

(1) (2) (3) (4) (5)
PENTADBIR PENTADBIR PENTADBIR PENTADBIR PEGAWAI
KPI GENERIK DINILAI
JPA AGENSI JABATAN

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

APAKAH PERANAN ANDA?

Pentadbir Agensi

Pegawai Penyelia Sistem MyKPI yang dilantik dari setiap
agensi. Pegawai ini akan berfungsi untuk menguruskan KPI
Pengawai-Pegawai Yang Dinilai daripada Kategori Kumpulan
dalam TIER 1, 2, 3 dan 4.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019





CARA AKSES SISTEM MYKPI

• Klik pada browser anda dan masukkan url berikut:

URL : mykpi.jpa.gov.my

• Masukkan Nama Pengguna dan Kata Laluan.

1

Contoh :
Nama Pengguna : 850516075462
Katalauan : 850516075462

Klik ’Masuk’

2

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

TERLUPA KATA LALUAN

• Jika pengguna terlupa kataluan yang telah diberikan. Ia boleh diperolehi kembali
dengan klik pada link ”Lupa Katalaluan?”

Masukkan alamat emel

pengguna dan klik

”Hantar” 1

2

Makluman emel
telah dihantar
akan diberikan

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019



PENGURUSAN PENGGUNA

Fungsi ini membenarkan pentadbir
agensi menguruskan pegawai dengan
membuat carian, menambah,
mengemaskini dan memaparkan
maklumat pegawai.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN PENGGUNA

Fungsi : Papar Fungsi ini membenarkan
Maklumat Pegawai pentadbir agensi menguruskan
pegawai dengan membuat
Fungsi : Kemaskini carian, menambah,
Maklumat Pegawai mengemaskini dan
memaparkan.

Fungsi : Urus
Pengguna

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

Pengurusan Pengguna

MENU -> PENGURUSAN PENGGUNA -> PEGAWAI Fungsi -> Carian

Ø Pentadbir agensi perlu mengisi
salah satu ruang kaedah
carian yang diingini.

Ø Kaedah carian No.KP adalah
yang paling pantas dan tepat.

Ø Klik Butang ‘Cari’

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

Pengurusan Pengguna

Fungsi -> Tambah

Ø Pentadbir agensi perlu mengisi
maklumat No.KP untuk
membuat tambahan pegawai.

Ø Klik Butang ‘Semak HRMIS’
Ø Sistem akan mengambil

maklumat profil dari aplikasi
HRMIS. Bagi pertukaran
maklumat boleh guna butang
’Kemaskini’

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

Pengurusan Pengguna

Sistem akan memaparkan
makluman bahawa maklumat
pegawai sudah disimpan.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN PENGGUNA

Fungsi -> Kemaskini
Klik Ikon ‘Kemaskini’
-> Isi maklumat
-> Klik ‘Simpan’

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN PENGGUNA

MENU -> PENGURUSAN PENGGUNA -> PEGAWAI Fungsi -> Papar

Klik Ikon ‘Lihat’
-> Papar maklumat Pegawai
-> Klik ‘Tutup’

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN PENGGUNA

MENU -> PENGURUSAN PENGGUNA -> PEGAWAI Fungsi -> Hapus
Klik Ikon ‘Hapus’ -> Klik ‘Hapus’

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019



PENGURUSAN PENGGUNA

Fungsi ini membenarkan pentadbir
agensi menguruskan pengguna sistem
dengan membuat carian, set peranan
dan pengaktifan pengguna.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN PENGGUNA

Menu -> Pengurusan Pengguna -> PENGGUNA

Fungsi ini membenarkan
pentadbir menguruskan
pengguna sistem dengan

membuat carian, set peranan
dan pengaktifan pengguna.

Fungsi : Set
Peranan Pegawai

Fungsi : Set
Katalaluan
Pegawai

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN PENGGUNA

Menu -> Pengurusan Pengguna -> PENGGUNA Fungsi -> Carian

Klik Butang ‘Carian Pengguna’
-> Isi maklumat carian
-> Klik ‘Cari’

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN PENGGUNA

Menu -> Pengurusan Pengguna -> PENGGUNA Fungsi -> Pengaktifan Pengguna

Tanda ruang pengguna yang
hendak diaktifkan

-> Klik Butang ‘Pengaktifan
Pengguna’

-> Klik ‘Simpan’

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN PENGGUNA

Menu -> Pengurusan Pengguna -> PENGGUNA Fungsi -> Set Peranan

Klik Ikon ‘Set Peranan’
-> Pilih Peranan
-> Klik ‘Simpan’

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN PENGGUNA

Menu -> Pengurusan Pengguna -> PENGGUNA Fungsi -> Set Password

Klik Ikon ‘Set Password’
-> Isi katalaluan baru
-> Klik ‘Simpan’

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019



PENGURUSAN PENGGUNA

Fungsi ini membenarkan pentadbir menguruskan
agensi dengan membuat carian, menambah,
mengemaskini dan menghapuskan agensi.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019

PENGURUSAN PENGGUNA

Menu -> Pengurusan Pengguna -> AGENSI

Klik Butang ’ ’ untuk Fungsi ini membenarkan
lihat senarai agensi. pentadbir menguruskan agensi
dengan membuat carian,

menambah, mengemaskini dan
menghapuskan agensi.

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia © 2019