การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

Effective Time Management ; ETM 151

ประชมุ กบั ฝา่ ยทรพั ยากรบคุ คล ประชุมทีมงาน นดั คณุ วชิ ดุ า EFFECTIVE TIME MANAGEMENT
ประชุมกับผู้อำนวยการ นัดทานข้าวเที่ยงกับตุ๋ย
นัดพบกับนิรุท เขียนโครงการอบรม ,ทำเรื่องลาพักผ่อน ตอบ E-mail PMAT
ตอบ E-mail ฝา่ ย R&D
ร่างบันทึกให้เสร็จ, จ่ายค่ามือถือ
โทรหาพี่วันทนา, อ่านงานของ PMAT,
ทำเร่อื งตดั ค่าประกนั ผ่าน Bank
ทำเร่ืองตัดคา่ ประกันผ่าน Bank

เข้าอบรม ประชุมกับคุณอี๊ด Rdi พักผ่อนที่
Leadership วังรี รีสอร์ท
- นดั ทมี Walk Rally
จ่ายค่าบัตรเครดิต, - โทรยืนยันทานข้าวกับพ่อ พักผ่อนที่
ตดิ ตอ่ ยกเลกิ บตั รเครดติ Citibank วังรี รีสอร์ท
นัดทานข้าวเย็นกับพ่อ 18.00น.

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 152

หนา้ นจ้ี ะใชใ้ นการลงรายละเอยี ดของงานทจ่ี ะทำในแตล่ ะชว่ งเวลา
ไดเ้ ลย เชน่

ประชมุ กบั ฝา่ ยทรพั ยากรบคุ คล

นัดพบกับนิรุท
ตอบ E-mail ฝ่าย R&D

โทรหาพ่วี ันทนา, อ่านงานของ PMAT,
ทำเรื่องตัดค่าประกันผ่าน Bank
ทำเรื่องตัดค่าประกันผ่าน Bank

สำหรับกิจกรรมที่ลงท้ายสุด ไม่ได้ลงในช่วงเวลา เพราะจะทำ
ในเวลาไหนกไ็ ดท้ ว่ี า่ ง และเมอ่ื ทำแลว้ ใหใ้ สเ่ ครอ่ื งหมาย
แตห่ ากยกเลกิ ทจ่ี ะทำ ใหใ้ ส่ และหากมเี หตขุ ดั ขอ้ ง จะเลอ่ื นไปทำวนั อน่ื
ใหใ้ ส่ เชน่

โทรหาพว่ี นั ทนา (ทำแลว้ )
อา่ นงานวจิ ยั ของ PMAT (เลอ่ื นไปดว้ ยสาเหตบุ างอยา่ ง)
ทำเรอ่ื งขอใชว้ งเงนิ บตั รเครดติ เพม่ิ (ลม้ เลกิ ความคดิ แลว้ )

ถ้าเราฝึกฝนใช้ไดอารี่ในการวางแผนบ่อยๆ เราก็จะรู้ว่า
แบบไหนเหมาะกับเรา และเราสามารถปรับวิธีการใช้ให้เหมาะสมกับ

Effective Time Management ; ETM 153 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

ภารกิจของเรา หากเรามีภารกิจมากกว่านี้และคิดว่าไดอารี่มีรายละเอียด
ไม่มากพอ ก็จะใช้ Planner หรือ Pocket PC ก็ได้ ตามแต่ปริมาณงาน
ลกั ษณะงาน และสไตลข์ องเรา

ข้อเสนอแนะอีกอย่าง คือ เราควรใช้เวลาตอนเย็นๆตรวจเช็ค
ไดอารป่ี ระจำวนั และใชเ้ วลาชว่ งสดุ สปั ดาหต์ รวจดงู านในสปั ดาหท์ ผ่ี า่ นมา
จะทำให้เราทำภารกิจต่างๆได้ครบถ้วนมากขึ้น และดูแผนงานคร่าวๆ
ในสปั ดาหต์ อ่ ไป เพอ่ื เราจะไดเ้ หน็ ภารกจิ ตอ่ ๆไปของเรา

ทำอยา่ งไรไดอารจ่ี งึ จะไมห่ าย

ท่านที่ใส่แว่นเคยลืมแว่นตอนออกนอกบ้านบ่อยไหม เคยลืม
กระเปา๋ เงนิ บอ่ ยไหม

ส่วนใหญ่จะไม่ค่อยลืม เพราะอะไร? เพราะว่าสิ่งเหล่านี้
มันจำเป็นสำหรับการดำเนินชีวิตในแต่ละวัน เมื่อมันเป็นสิ่งจำเป็นในการ
ดำรงชวี ติ แตล่ ะวนั เราจงึ ไมค่ อ่ ยลมื ทจ่ี ะนำมนั ไปดว้ ยเสมอ

คนที่ลืมไดอารี่เพราะเราไม่ได้ใช้มันให้เป็นประโยชน์อย่างจริงจัง
ลืมก็ได้ ไม่มีก็ได้ สุดท้ายก็ไม่มีความสำคัญ พอหายหรือหาไม่เจอ
กไ็ มไ่ ดต้ ดิ ตาม นานๆเขา้ กห็ ายไปจรงิ ๆ เรากเ็ ลยเลกิ ใช้

แต่หากเราจำเป็นต้องใช้มันในการวางแผนทุกวัน และต้องใช้
ตรวจสอบงานทุกเช้า ตรวจเช็คเมื่อมีความก้าวหน้า ดูรายการงานที่ทำ
เมอ่ื สน้ิ วนั มนั กจ็ ะมคี วามสำคญั กบั เรามากขน้ึ เมอ่ื เราลมื เรากจ็ ะทำงานไมไ่ ด้
เรากจ็ ะรบี หาและนำมาใช้ มนั กจ็ ะไมค่ อ่ ยหาย ไดอารช่ี ว่ ยใหเ้ ราไมต่ อ้ งจดจำ
ทกุ อยา่ งเอง ใหไ้ ดอารท่ี ำงานของมนั เราเอาความจำมาจำและสรา้ งสรรค์
สง่ิ ทม่ี คี า่ อน่ื ๆ ดกี วา่

เทคนคิ ในการใชไ้ ดอารใ่ี หม้ ปี ระสทิ ธภิ าพมดี งั น้ี
1. ใชไ้ ดอารร่ี ะบบเดยี วและชดุ เดยี ว เชน่ จะใชใ้ นระบบ

Microsoft outlook กใ็ ช้ จะใชส้ มดุ ไดอารก่ี ใ็ ช้ จะใช้ planner กใ็ ช้ หรอื ใช้

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 154

organizer ก็ใช้ แต่ต้องเป็นชุดเดียว อย่าใช้หลายเล่มหลายระบบ
เพราะจะทำให้สับสน ต้องตัดสินใจ และหากจะเปลี่ยน
ตอ้ งลอกรายละเอยี ดมาใสไ่ ดอารใ่ี หมด่ ว้ ย และกใ็ ชช้ ดุ ใหมช่ ดุ เดยี ว

2. มไี ดอารต่ี ดิ ตวั เสมอ เพอ่ื ใหเ้ ราสามารถบอกเวลาวา่ ง
แกท่ กุ คนได้ จดแผนงานทไ่ี ดร้ บั หรอื แนวคดิ ทจ่ี ะปฏบิ ตั ไิ ดท้ นั ที แตห่ ากตอ้ ง
ออกนอกพื้นที่ทำงาน เช่น ไปเดินห้าง ระหว่างเดินทาง ไปเที่ยว ก็ควรมี
สมุดโน้ตเล็กๆ ใส่ในกระเป๋าเสื้อไว้ด้วย และใช้สมุดโน๊ตนี้จดสิ่งต่างๆ
ที่เราคิดได้ในเวลานั้น ทั้งแผนงาน สิ่งที่เราเพิ่งคิดได้ หรือความคิด
สรา้ งสรรคต์ า่ งๆ และแนน่ อนวา่ เราควรจะมปี ากกาตดิ ตวั มขี อ้ เสนอวา่
ปากกาตดิ ตวั ควรเปน็ ปากกาทด่ี อี าจมรี าคาบา้ งกจ็ ะดกี วา่ เพราะถา้ ปากกา
ไมม่ รี าคาเราจะ ทำหายบอ่ ย ๆ เนอ่ื งจากเราไมใ่ หค้ วามสำคญั กบั มนั มากนกั
แตห่ ากเปน็ สง่ิ ทม่ี รี าคา คนสว่ นใหญจ่ ะใหค้ วามสำคญั และจะไมค่ อ่ ยหาย
พกตดิ ตวั เปน็ นสิ ยั กจ็ ะชว่ ยในการบนั ทกึ สง่ิ ตา่ งๆไดด้ ี หลงั จากบนั ทกึ ขอ้ มลู
หรอื ความคดิ ตา่ งๆในสมดุ โนต๊ แลว้ เรากน็ ำมาลงในไดอารภ่ี ายหลงั ได้

3. ยกเลกิ การใชก้ ระดาษฉกี หรอื post it ในการวางแผน
เพราะจะทำให้หายได้และไม่เป็นระบบ สำหรับ Post it หรือกระดาษฉีก
เหมาะในการจดโน้ตให้คนอื่น เพื่อให้คนอื่นดำเนินการต่อไป เช่น
บอกวา่ มใี ครโทรมา ใหเ้ ขาชว่ ยอะไร เราจะสอ่ื ขอ้ ความสน้ั ๆอะไรกบั คนอน่ื
แต่ไม่ควรใช้กระดาษเหล่านี้มาจดความคิดหรือแผนงานของตัวเรา
เนอ่ื งจากจะมโี อกาสหายไดง้ า่ ย และเปน็ ภาระในการคน้ หาภายหลงั ดว้ ย

4. ปรับไดอารี่ให้สอดคล้องกับตัวเอง เพราะคน
แตล่ ะคนจะมภี ารกจิ แนวทางและปรมิ าณการทำงานแตกตา่ งกนั เราจะตอ้ ง
ดตู วั เองและประเภทไดอารท่ี ม่ี อี ยหู่ รอื ทเ่ี ราหาได้ แลว้ ปรบั การใชใ้ หเ้ หมาะ
กบั ตวั เอง เพอ่ื ใชป้ ระโยชนใ์ หค้ มุ้ คา่ และสะดวกตอ่ การใชใ้ หม้ ากทส่ี ดุ

Effective Time Management ; ETM 155 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

แตล่ ะวนั ตอ้ งถามตวั เองเสมอวา่ ฉนั ใชเ้ วลาดแี ลว้ หรอื
ถามคนอน่ื วา่ เรอ่ื งนเ้ี รง่ ดว่ นไหม สำคญั แคไ่ หน
ถา้ มเี รอ่ื งทต่ี อ้ งทำใหเ้ สรจ็
ถามวา่ จะตอ้ งเสรจ็ เมอ่ื ไร
ถา้ รสู้ กึ วา่ ตวั เองเรม่ิ ใชเ้ วลาทไ่ี มเ่ หมาะสม
ถามวา่ จำเปน็ ตอ้ งทำไหม เราจำเปน็ ตอ้ งเขา้ ประชมุ ไหม



Effective Time Management ; ETM 157 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

บทท่ี 28

เทคนคิ การจดั การ
กบั สถานการณต์ า่ งๆ

Effective
Time
Management

Effective Time Management ; ETM 158

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT หลังจากที่เราได้เห็นภาพการบริหารเวลาอย่างเป็นระบบมาแล้ว

ก็คงช่วยให้เราเห็นภาพในการบริหารเวลาบ้าง แต่เราก็ควรจะแสวงหา

เทคนิคต่างๆเพื่อเสริมจุดที่เราอาจยังต้องเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์

ให้มากที่สุด เพราะเราต้องอย่าลืมว่าเรามีเวลาทำงานจริงๆ ไม่ได้มาก

อยา่ งทเ่ี ราคดิ

ถา้ มคี นถามวา่ เรามเี วลาเหลอื เพอ่ื ทจ่ี ะสรา้ งความฝนั เทา่ ไร ? กป่ี ี ?

สมมตวิ า่ ขณะนเ้ี ราอายุ 30 ปี เทา่ กบั วา่ เราใชไ้ ปแลว้ 10,950 วนั

คนสว่ นใหญจ่ ะเกษยี ณเมอ่ื 60 ปี

เราจะเหลอื เวลาในชวี ติ ของเราอกี 10,950 วนั

ถา้ เราอายมุ ากกวา่ 30 ปี แสดงวา่ เราเหลอื เวลานอ้ ยกวา่ น้ี

เมอ่ื เราคดิ ตอ่ ไปวา่ คนสว่ นใหญจ่ ะใชเ้ วลา ใน 1 วนั เพอ่ื ทำกจิ กรรม

ดงั น้ี

นอนวนั ละ 8 ชม.

ทานอาหารวนั ละ 3 ชม.

เดนิ ทางวนั ละ 2 ชม.

ทำงานวนั ละ 8 ชม.

แตง่ ตวั อาบนำ้ ฯลฯ 1 ชม.

แสดงว่ามีเวลาเพื่อทำงานและสร้างฝันเพียง 1/3 ของเวลา

ทเ่ี หลอื อยู่

ดงั นน้ั ถา้ เราอายุ 30 ปี เราจะเหลอื เวลาในการสรา้ งฝนั ใหเ้ ปน็ จรงิ

เพียง 3,650 วัน หรือเพียง 10 ปีเท่านั้นเอง ซึ่งหมายถึงว่า

เราต้องไม่เจ็บไข้ได้ป่วย ไม่มีเสาร์อาทิตย์ ไม่มีอุบัติเหตุกลางคัน ฯลฯ

ซง่ึ ไมม่ ใี ครรบั ประกนั ใหเ้ ราได้ เรามเี วลาเหลอื นอ้ ยเตม็ ทเี ราจงึ จำเปน็ ตอ้ ง

เรม่ิ ตน้ และบรหิ ารเวลาอยา่ งจรงิ จงั

หากเรามเี ทคนคิ ทเ่ี พม่ิ เวลา หรอื บรหิ ารเวลาอยา่ งมปี ระสทิ ธผิ ล

ไดก้ ค็ งจะดขี น้ึ

เราจะมาดเู ทคนคิ ตา่ ง ๆ ทอ่ี าจชว่ ยเราได้

Effective Time Management ; ETM 159 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

เทคนคิ ท่ี 1 การมอบหมายงาน

การมอบหมายงานเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดของคนที่เป็นหัวหน้างาน
หลายคนเป็นหัวหน้าแล้วยังทำงานเหมือนเสมียน ลงไปทำงานทุกอย่าง
จนไม่มีเวลาบริหาร บางทีก็ยุ่งและวุ่นวายงานของลูกน้อง จนเขาอึดอัด
ตรงขา้ มกบั บางคนทม่ี อบหมายงานทกุ อยา่ งใหล้ กู นอ้ ง มอี ะไรกแ็ ทงบนั ทกึ
ลงไป ไมท่ ำอะไร กนิ แรงลกู นอ้ งจนลกู นอ้ งรสู้ กึ วา่ นายไมไ่ ดท้ ำอะไร

เราควร สรา้ งหลกั การเพอ่ื การบรหิ ารเรอ่ื งนใ้ี หช้ ดั เจน โดยลกู นอ้ ง
ไม่รู้สึกว่าเราก้าวก่ายหน้าที่ของเขา ขณะเดียวกันก็ไม่รู้สึกว่าเราไม่ทำงาน
ไมก่ นิ แรงเขา เราควรทำเฉพาะในสง่ิ ทค่ี นอน่ื ไมท่ ำ ถา้ งานไหนทล่ี กู นอ้ งทำได้
กม็ อบหมาย หากเรามอบหมายงานได้ กจ็ ะมปี ระโยชนต์ อ่ เรา คอื

1. ทำใหเ้ รามเี วลามากขน้ึ
2. มอี สิ ระ และจดจอ่ ทำสง่ิ อน่ื ไดด้ ขี น้ึ
3. เมอ่ื เราไมอ่ ยงู่ านกด็ ำเนนิ ไปได้
นอกจากจะเปน็ ประโยชนต์ อ่ ตวั เราแลว้ ขณะเดยี วกนั กม็ ปี ระโยชน์
ตอ่ คนทเ่ี ราจะมอบหมายใหเ้ ขาทำงานดว้ ย คอื
1. เขาจะได้พัฒนาทักษะใหม่ๆที่ยังไม่เคยทำ เป็นการเพิ่ม
ประสบการณแ์ ละใหโ้ อกาส
2. เขาจะไดใ้ ชท้ กั ษะไดเ้ ตม็ ท่ี ทำใหเ้ ขาไดร้ บั ผดิ ชอบแบบเตม็ ๆ
ไมใ่ ชเ่ ปน็ การสอนงานแบบกอ่ นๆ แตแ่ สดงถงึ ความไวว้ างใจ และเขาเองกจ็ ะ
ไดใ้ ชค้ วามรคู้ วามสามารถอยา่ งเตม็ ท่ี
3. เขาจะรสู้ กึ สำคญั และมคี วามสขุ กบั งานทท่ี ำ เพราะเขาจะได้
เป็นเจ้าของผู้รับผิดชอบงานนั้นมากขึ้น และมีส่วนร่วมกับผลลัพธ์
ทจ่ี ะเกดิ ขน้ึ ดว้ ย
4. ขวญั กำลงั ใจดี โดยเขาจะรสู้ กึ เปน็ สว่ นหนง่ึ ในทมี งาน และรสู้ กึ วา่
ตนเองสำคญั ตอ่ ทมี

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 160

5. เรยี นรกู้ ารตดั สนิ ใจ เปน็ การเพม่ิ ประสบการณใ์ หช้ วี ติ ทำให้
เขาต้องเรียนรู้ว่าการตัดสินใจควรทำอย่างไร และเรียนรู้ถึงผลต่างๆที่จะ
ตามมา ภายหลังการตัดสินใจของเขา จะทำให้เขาเติบโตขึ้นและ
เปน็ ผใู้ หญม่ ากขน้ึ

อยา่ งไรกต็ ามไมใ่ ชว่ า่ ทกุ งานสามารถมอบหมายไดห้ มด เราจำเปน็
จะต้องเลือกงานที่จะมอบหมาย และงานบางอย่างที่จะต้องทำเอง
งานบางอยา่ งแมล้ กู นอ้ งจะทำไดแ้ ตก่ ไ็ มเ่ หมาะทจ่ี ะมอบหมายกม็ ี เชน่

1.) งานทย่ี าก ถา้ ผดิ จะทำใหเ้ สยี กำลงั ใจ งานทพ่ี ลาดแลว้
ตอนหลงั มอบหมายยาก เพราะลกู นอ้ งจะไมก่ ลา้ ทำ

2.) งานที่พลาดแล้วเกิดปัญหาใหญ่ตามมา เพราะจะมี
เรอ่ื งใหส้ ะสางมาก

3.) งานทห่ี วั หนา้ หรอื ผอู้ น่ื มอบหมายใหเ้ ราทำ เราตอ้ ง
เป็นคนทำ เพราะเขาคิดว่าเราเหมาะสม ถ้าเราไปเปลี่ยนหรือมอบหมาย
ให้คนอื่นก็อาจไม่เหมาะสม เช่น มีคนเชิญเราไปเป็นประธานพิธีเปิดงาน
ไปบรรยาย ถ้าคนอื่นไปแทนเราอาจจะไม่ตรงวัตถุประสงค์ได้ แต่ถ้า
จำเป็นต้องมอบหมาย ให้สอบถามคนที่มอบหมายหรือคนเชิญเรา
กอ่ นวา่ เราจะใหค้ นอน่ื ทำแทนจะตกลงไหม

สว่ นงานทน่ี อกเหนอื จากน้ี มอบหมายไดใ้ หม้ อบหมายไดเ้ ลย เชน่
* งานประจำวนั
* งานงา่ ย ๆ
* งานทก่ี นิ เวลามาก
* งานทว่ี างแผนลว่ งหนา้ แลว้ แตย่ งั ไมด่ ำเนนิ การ
* งานทใ่ี ชค้ วามรพู้ เิ ศษ ทกั ษะพเิ ศษ เชน่ ตอ้ งใชภ้ าษา คอมพวิ เตอร์
วาดรปู รอ้ งเพลง ฯลฯ มอบหมายใหพ้ นกั งานทม่ี ที กั ษะนน้ั ๆ ได้
หลังจากที่เราตัดสินใจแล้วว่าจะมอบหมายงาน วิธีการในการ
มอบหมาย กเ็ ปน็ สง่ิ ทส่ี ำคญั ไมย่ ง่ิ หยอ่ นไปดว้ ยเหมอื นกนั เพราะหวั หนา้

Effective Time Management ; ETM 161 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

หลายคนทไ่ี มม่ ที กั ษะน้ี กจ็ ะเกดิ ปญั หาและเปลย่ี นเปน็ ความขดั แยง้ กนั เลยกม็ ี
เรามวี ธิ กี ารทเ่ี ปน็ สตู รปฏบิ ตั ใิ นการมอบหมายงาน 6 ขน้ั ตอน ดงั ตอ่ ไปน้ี

ขน้ั ตอนท่ี 1. หาคนทเ่ี หมาะ
เราตอ้ งวเิ คราะหก์ อ่ นวา่ ลกู นอ้ งเราแตล่ ะคนเปน็ อยา่ งไร ใครมี
ศกั ยภาพ จดุ แขง็ จดุ ออ่ นอยา่ งไร อยา่ มอบใหค้ นทม่ี งี านยงุ่ อยแู่ ลว้ เพราะ
จะเหมอื นววั ดเี สยี บา่ ทว่ี วั ตวั หนง่ึ ทำงานไดด้ ี หวั หนา้ เลยมอบงานใหท้ ำตลอด
จนรับไม่ได้ และเราจะสูญเสียคนดี ๆ แบบนี้ไป ดังนั้นจึงควรแบ่งงาน
ใหเ้ หมาะสม หากเปน็ งานประจำวนั กม็ อบใหเ้ จา้ ตวั ทด่ี แู ลงานนน้ั ถา้ เปน็
งานงา่ ยๆ ใหเ้ ดก็ ใหม่ ๆ ทำได้ จะไดร้ บั ผดิ ชอบมากขน้ึ มคี ณุ คา่ แตถ่ า้ เปน็
งานที่ต้องใช้เวลา ให้หาคนที่มีศักยภาพ คนที่ละเอียด คนที่สามารถ
มอบหมายต่อได้ (บริหารคนต่อไปได้) และสุดท้ายหากเป็นงานที่ต้อง
ใชท้ กั ษะ มอบหมายใหค้ นทร่ี เู้ รอ่ื งนน้ั หรอื ไมก่ ฝ็ กึ ขน้ึ มา

ขน้ั ตอนท่ี 2. กอ่ นมอบหมายตอ้ งถามคำถามกบั ตวั เราเอง 3 ขอ้
หนง่ึ เขามเี วลาไหม
สอง เขามคี วามสามารถไหม ถา้ ไม่ ใหฝ้ กึ และโคช้
สาม เขาจะยนิ ดไี หม คำถามนจ้ี ำเปน็ เหมอื นกนั ทเ่ี ราจะตอ้ ง

นกึ ถงึ เพราะขวญั กำลงั ใจ กเ็ ปน็ เรอ่ื งทส่ี ำคญั ถา้ ไมร่ แู้ ละเดา
ไมอ่ อก วา่ เขาจะอยากทำหรอื ไม่ ใหถ้ ามพนกั งานคนนน้ั

ขน้ั ตอนท่ี 3. สอ่ื สาร
การสื่อสารเปรียบเหมือนหัวใจของการมอบหมายงานเลยทีเดียว
เราจะต้องมีการสื่อสาร พูดคุยและให้รายละเอียดแก่คนที่เราจะ
มอบหมายงานด้วย บอกเขาว่างานนี้คืออะไร ทำไมต้องมอบหมาย
ใหก้ ำลงั ใจ และใหร้ วู้ า่ เขาจะเปน็ เจา้ ของงานน้ี นอกจากนน้ั แลว้ เรายงั ควร
บอกข้อจำกัดต่าง ๆ และให้เขารับผิดชอบในงาน (accountability)

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 162

ให้อำนาจแก่เขาว่าเขาจะทำอะไรได้แค่ไหน แต่เราก็ยังต้องรับผิดชอบ
ในสิ่งที่จะเกิดขึ้น (Responsibility) เราต้องรับไว้เพราะเป็นส่วนหนึ่ง
ในงานของเรา ไมอ่ ยา่ งนน้ั เขาจะรสู้ กึ วา่ เราโยนงาน ไมใ่ ชก่ ารมอบหมายงาน
จงึ ตอ้ งใหเ้ ขามน่ั ใจวา่ สง่ิ ทจ่ี ะเกดิ ขน้ึ นน้ั เรารว่ มรบั ผดิ ชอบดว้ ย นอกจากนน้ั
ใหบ้ อกวา่ เราจะสนบั สนนุ ชว่ ยเหลอื แนะนำ อะไรบา้ ง เขาตอ้ งการอบรม
หรอื ตอ้ งการการสนบั สนนุ ทรพั ยากร เครอ่ื งไมเ้ ครอ่ื งมอื ความชว่ ยเหลอื
อน่ื ใด เราจะตอ้ งวางแผนทจ่ี ะชว่ ยดว้ ย และสดุ ทา้ ยเราจะตอ้ งบอกทกุ คน
ในทีมให้ทราบด้วย เมื่อคนอื่นรู้ว่าพนักงานคนนี้จะรับผิดชอบงานนี้
คนอน่ื ๆกจ็ ะรบู้ ทบาทหนา้ ทข่ี องเขา และใหค้ วามรว่ มมอื กนั ได้

ขั้นตอนที่ 4. บอกมาตรฐานหรือความคาดหวังของผลงาน
ทต่ี อ้ งการ

เราจะตอ้ งมคี วามชดั เจนในเรอ่ื งของผลงาน เพราะความคาดหวงั ท่ี
ไม่ชัดเจน อาจเป็นปัญหาในอนาคตซึ่งทำให้มีความขัดแย้งกันมามากแล้ว
เชน่ บอกใหซ้ อ้ื ของในราคาทเ่ี หมาะสม ทำใหส้ วยๆนะ เสรจ็ เรว็ ๆ หนอ่ ยกด็ ี
ฯลฯ ความคาดหวงั แบบนต้ี คี วามกนั ยากมาก และบางทกี ค็ ดิ ไปคนละอยา่ ง
มาตรฐานไมเ่ หมอื นกนั สดุ ทา้ ยคนทถ่ี กู มอบหมาย ทำในสง่ิ ทเ่ี ราไมต่ อ้ งการ
หรือไม่ได้ตามที่เราคาดหวัง ดังนั้นเราอยากได้ดี พอใช้ แค่ไหน
ต้องระบุให้เห็น (แต่คงไม่ต้องละเอียดยิบ) ความคืบหน้าที่เราต้องการ
คอื เราจะตามงานเมอ่ื ไร เชน่ อาทติ ยล์ ะครง้ั มาคยุ กนั และกำหนดแลว้ เสรจ็
วา่ เราตอ้ งการเมอ่ื ไร เชน่ กอ่ นบา่ ยสองโมงวนั ศกุ รน์ อ้ี ยากไดบ้ นั ทกึ ครา่ วๆ
กอ่ น เปน็ ตน้

ตวั อยา่ งเชน่ “ ชว่ ยคำนวณตวั เลขบญั ชเี กย่ี วกบั ….……ใหเ้ หลอื ใน
กระดาษแผ่นเดียว และมีรายละเอียดสรุปข้างท้าย จะใช้เมื่อ....……….”
หรอื อาจเขยี นตวั อยา่ งใหด้ ู กจ็ ะงา่ ยขน้ึ

Effective Time Management ; ETM 163 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

เราจะไม่บอกว่า ช่วยทำรั้วให้หน่อย สวยๆนะ แบบนี้จะทำให้
คลมุ เครอื ตอ้ งบอกวา่ ตอ้ งการรว้ั ทเ่ี มอ่ื เสรจ็ แลว้ จะสงู 2 .3 เมตร ใชเ้ หลก็ ,
ปนู หรอื อลั ลอย สฟี า้ มงี บ 1 แสนบาท ออกแบบมาใหด้ หู นอ่ ย

นอกจากนน้ั ยงั ตอ้ งใหข้ อ้ มลู อน่ื ๆแตต่ อ้ งใหเ้ ขามโี อกาสตดั สนิ ใจ
ในบางเรอ่ื งได้ รเิ รม่ิ สรา้ งสรรคไ์ ดด้ ว้ ย

ขน้ั ตอนท่ี 5 ใหเ้ ขาทำ ใหก้ ารสนบั สนนุ
ขึ้นอยู่กับว่าเขามีพัฒนาการในระดับใด ถ้ายังไม่เก่งมาก
กอ็ าจตอ้ งดใู หใ้ กลช้ ดิ หนอ่ ย แตถ่ า้ เกง่ แลว้ กด็ หู า่ งๆได้ ในชว่ งการปฏบิ ตั ิ
ต้องติดตามดู อาจถามว่าจะให้ช่วยอะไรไหม เพราะบางครั้งพนักงาน
กไ็ มก่ ลา้ ขอความชว่ ยเหลอื เราควรคดิ เสมอวา่ เปน็ พเ่ี ลย้ี ง ไมใ่ ชส่ ง่ั สอน
และดวู า่ เขาไปไดแ้ คไ่ หน ไปถงึ ไหนแลว้ ไมใ่ ชก่ ารจบั ผดิ อยา่ ทำตวั เปน็ ทนาย
หรอื ตำรวจ แตเ่ ปน็ เหมอื นหมอทค่ี อยมาดอู าการวา่ ดขี น้ึ กา้ วหนา้ ขน้ึ แลว้
ให้กำลังใจ ถ้าผิดพลาดอย่าไปดึงงานกลับหรือเปลี่ยนคน แต่เข้าไป
หาทางช่วย หากจำเป็น ให้ถามความเห็นเขา และบอกเขาก่อนว่าจะให้
คนมาชว่ ยเพราะอะไร อยา่ คกุ คามเพราะเหมอื นไมไ่ วว้ างใจ

ขน้ั ตอนท่ี 6 ประเมนิ ผลความสำเรจ็
ถา้ ดตี อ้ งชมเชยและบอกวา่ ดอี ยา่ งไร ถา้ ยงั ไมด่ กี ต็ อ้ งบอกเชน่ กนั
วา่ พลาดตรงไหน ตอ้ งเสรมิ อะไรถา้ ปรบั ตรงไหนแลว้ จะดขี น้ึ และหากตอ้ ง
เพม่ิ ทกั ษะโดยการอบรม เรากต็ อ้ งวางแผนเพอ่ื พฒั นาเขาดว้ ย และคดิ วา่
ในอนาคตถา้ จะตอ้ งมอบหมายงานแกพ่ นกั งานคนน้ี เราจะตอ้ งมอบหมาย
อยา่ งไร เพราะครง้ั นจ้ี ะเปน็ ประสบการณใ์ นการเรยี นรกู้ นั และกนั ครง้ั ตอ่ ไป
จะไดร้ ใู้ จกนั มากขน้ึ

ทั้ง 6 ขั้นตอนนี้จะเป็นแนวทางที่ช่วยเราในการมอบหมายงาน
ซึ่งถ้าทำได้จะมีประโยชน์มากทั้งต่อตัวเรา ต่อลูกน้องและต่อองค์กร

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 164

อย่างไรก็ตามมีคนอีกจำนวนไม่น้อยที่ไม่ยอมมอบหมายงาน ซึ่งจากการ
วเิ คราะหก์ ม็ ตี วั การอยหู่ ลายประการ เชน่

1. กลัวเสียอำนาจควบคุม เพราะคิดว่าเมื่อมอบหมายแล้ว
กลวั วา่ เขาจะ ไมม่ าปรกึ ษา ตดั สนิ ใจโดยพละการ ไมเ่ หน็ ความสำคญั ของเรา
ใช้อำนาจที่ผิดๆ เพื่อให้เราไม่กลัวมากเกินไป เราอาจแก้ไขโดยจำกัด
อำนาจทใ่ี หเ้ ขาใหช้ ดั เจนวา่ ใหต้ ดั สนิ ใจหรอื ทำอะไรไดแ้ คไ่ หน เชน่ ใหช้ ว่ ย
หารายชื่อวทิ ยากรเสนอมา หาขอ้ มลู มา แต่บอกเขากอ่ นว่าเราจะตดั สินใจ
เลอื กเองหรอื มาหารอื กนั อกี ทนี ะ เพราะโครงการละเอยี ดออ่ น หรอื หากเรา
จะตอ้ งการดแู ลใกลช้ ดิ เรากค็ วรบอกเขาวา่ เราจะเขา้ มาชว่ ยเปน็ ระยะ ไมใ่ ช่
ตรวจสอบ แต่เป็นการช่วยเหลือ เพราะไม่อย่างนั้นพนักงานรู้สึกว่าเรา
ไมไ่ วว้ างใจ

2. กลวั คณุ ภาพงานไมด่ ี เชน่ ไมไ่ วใ้ จวา่ จะทำไดด้ เี ทา่ มาตรฐานไหม
กลวั วา่ สดุ ทา้ ยเราตอ้ งมาแกแ้ ละอาจตอ้ งใชเ้ วลาทำมากกวา่ เหมอื นเราไมก่ ลา้
ใหเ้ ดก็ รบั ใชใ้ นบา้ นถพู น้ื เพราะเราทำไดส้ ะอาดกวา่ คณุ ภาพดกี วา่ กลวั วา่
เขาทำแล้วเราก็ต้องมาทำใหม่อีก เราอาจแก้ไขโดยเปลี่ยนความคิดว่า
คนจะทำไมไ่ ดถ้ า้ เราไมใ่ หโ้ อกาส ตอ้ งลงทนุ ใหก้ บั เวลาทเ่ี ราจะฝกึ ใหเ้ ขารวู้ า่
ทำอยา่ งไร ในระยะยาวจะดกี บั เรา

3. กลัวว่าเมื่อมอบไปแล้วจะกลับมาถามบ่อย ๆ ว่าทำอย่างไร
เดินต่อได้ไหม ทำไมต้องทำแบบนั้น เปลี่ยนวิธีได้หรือเปล่า วุ่นวายและ
รบกวนเวลาอยา่ งมาก สทู้ ำเองงา่ ยกวา่ เรว็ กวา่ เราอาจแกไ้ ขโดย สรปุ ยอ่ ๆ
วา่ ตอ้ งทำอยา่ งไร ใหร้ วู้ า่ เราจะอยกู่ บั เขาตลอดงานชน้ิ น้ี ใชว้ ธิ บี รหิ ารแบบ
management by exception คือถ้าเกิดอะไรแล้วกลับมาหาเรา ถ้าไม่เกิด
กล็ ยุ ไปเลย

4. พนักงานรู้สึกว่าเป็นภาระกว่างานปกติ คือตัวพนักงานเอง
ปฏิเสธที่จะรับงาน อ้างว่างานมากแล้ว ทำไมมีอะไรก็มาลงที่หนู คนอื่น
ไมม่ แี ลว้ หรอื เราอาจแกไ้ ขโดย ตอ้ งแนใ่ จวา่ เปน็ ธรรม ไมใ่ หง้ านมากกวา่

Effective Time Management ; ETM 165 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

ทค่ี วร ตอ้ งอธบิ ายวา่ ใหเ้ ขาทำเพราะอะไร เชน่ ตอ้ งอาศยั ทกั ษะบางอยา่ ง
ทเ่ี ขามี ตอ้ งการเรว็ และเขาทำไดด้ ใี นสถานการณเ์ ชน่ น้ี

5. กลัวลูกน้องทำได้ดีกว่า กลัวว่าหัวหน้าจะเปรียบเทียบแล้ว
ทำใหอ้ นาคตเราหมดลง แกไ้ ขไดโ้ ดย ตอ้ งเปลย่ี นทศั นคตวิ า่ เราจะไดส้ บาย
ทม่ี ลี กู นอ้ งเกง่ จะไดม้ เี วลาและอยา่ ลมื ประเมนิ ผลตอนสน้ิ ปใี หเ้ ขาดดี ว้ ย

6. รู้สึกว่าแม้แต่เวลามอบหมายก็ไม่มีเวลา เพราะเรามีแต่
เรื่องด่วนๆ ทั้งนั้น เราอาจคิดว่าขนาดลุยแบบนี้ยังทำไม่ทันเลย
จะเอาเวลาไหน ไปมอบหมายให้ใคร ให้เราแก้ไขโดย คิดว่าต้องลงทุน
ตอ้ งหาเวลา ไมอ่ ยา่ งนน้ั กจ็ ะมภี าระอยา่ งนต้ี ลอดไป

7. คดิ วา่ เราทำเองกไ็ ด้ เปน็ งานของเรา แกไ้ ขโดย เกบ็ ไวบ้ างงานท่ี
จำเปน็ และเรม่ิ มอบงานทค่ี ดิ วา่ จะมอบไดใ้ หเ้ ขาไป

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 166

เทคนคิ ท่ี 2 การจดั การกบั นสิ ยั ผดั วนั ประกนั พรงุ่

การผัดวันประกันพรุ่งหมายถึง การเพิกเฉย ชักช้าในการลงมือ
ปฏบิ ตั ิ ซง่ึ เปน็ นสิ ยั ทเ่ี กดิ ขน้ึ ไดก้ บั ทกุ ๆ คน และมคี นประเภทนม้ี ากจน
สามารถตง้ั เปน็ ชมรมคนผดั วนั ประกนั พรงุ่ ไดเ้ ลยทเี ดยี ว

เมอ่ื เราผดั วนั ประกนั พรงุ่ บอ่ ยๆ มนั กจ็ ะเปน็ นสิ ยั โดยเราอาจไมร่ ตู้ วั
มคี ำพดู ทแ่ี สดงวา่ คนๆ นน้ั กำลงั ผดั วนั ประกนั พรงุ่ เชน่ เอาไวก้ อ่ นวนั หลงั
คงพรอ้ มกวา่ น้ี วนั หลงั คอ่ ยทำวนั นไ้ี มม่ อี ารมณ์ ไวใ้ หม้ ขี อ้ มลู พรอ้ มกอ่ น
รอใหม้ ี 2-3 ชน้ิ แลว้ คอ่ ยทำพรอ้ มกนั รอใหค้ นรจู้ กั กอ่ น ยงั ไมท่ ำวนั น้ี
คงไม่เป็นไรมั้ง งานนี้ไม่น่าสนุก งานยากเกินไป ฯลฯ ลึกๆเราจะรู้
ตวั เองดวี า่ ทเ่ี ราจะรอ ขอ้ มลู ใหพ้ รอ้ ม เพราะตอ้ งการใหข้ อ้ มลู พรอ้ มจรงิ ๆ
หรือเพราะเราขี้เกียจ หากเรารู้ตัวว่า เพราะขี้เกียจร่วมด้วย
การผัดวันในครั้งนั้นก็คือ การผัดวันประกันพรุ่ง ในความหมายของเรา
เหตผุ ลตา่ งๆนานาทน่ี ำมาอา้ ง กเ็ พอ่ื ใหร้ สู้ กึ สบายใจทเ่ี รายงั ไมต่ อ้ งทำเดย๋ี วน้ี

พฤตกิ รรมทส่ี งั เกตเหน็ ไดจ้ ากการผดั วนั ประกนั พรงุ่ เชน่
- เลอื กทำงานอน่ื ทส่ี ำคญั นอ้ ยกวา่
- เลอื กจดั โตะ๊ เอกสารมากกวา่ ทำรายงาน
- โทรหาลูกค้าที่ซื้อของไม่มากแต่คุยสนุกมากกว่าลูกค้าที่ซื้อ

ยากแตต่ อ้ งโนม้ นา้ ว
- ไมด่ แู ลลกู เพราะคดิ วา่ โตแลว้ คอ่ ยดแู ลจะสง่ั สอนงา่ ยกวา่
- หนหี นา้ เพราะไมอ่ ยากบอกเรอ่ื งทไ่ี มด่ กี บั เขา
- ทำตวั ยงุ่ ๆ เพอ่ื ไมต่ อ้ งบรหิ ารหรอื ตกั เตอื นลกู นอ้ ง

Effective Time Management ; ETM 167 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

เมอ่ื เราผดั วนั ประกนั พรงุ่ เรามาดผู ลเสยี ทจ่ี ะตามมา เชน่
1. ใช้เวลามากขึ้น : เมื่อต้องทำงานชิ้นนั้นในวันหลังก็จะต้อง
ใช้เวลามากขึ้น 2-3 เท่า เพราะเราต้องปรับระบบความคิดเราใหม่
เรม่ิ ตน้ ใหม่ การทำงานทไ่ี มต่ อ่ เนอ่ื งประสทิ ธภิ าพจะลดลงเสมอ
2. ดินพอกหางหมู : โดยงานที่เรายังไม่ได้ทำ จะไปรวมกัน
และบางทีเราก็จะมีงานอื่นมาอีก เราก็ไม่ได้ทำอีก เหมือนเด็กที่ไม่
ทำการบา้ นหลายๆครง้ั ตดิ ตอ่ กนั มนั กจ็ ะมากขน้ึ จนยากทจ่ี ะสะสาง
3. ความตง้ั ใจลดลง : เมอ่ื เราหยดุ การทำงานนน้ั ลงไป พอจะมาเรม่ิ
ใหม่ ความตั้งใจจะลดลง เหมือนเหล็กที่เราคิดว่าจะตีตอนที่มันร้อน
ตอนนั้นตั้งใจมากทีเดียว แต่เราเอาไว้ทำวันหลัง พอเวลาผ่านไป
ความสนใจและอารมณ์ก็แปรเปลี่ยนไปได้ ในที่สุดเราเองอาจหมดความ
ตง้ั ใจทจ่ี ะทำเรอ่ื งนน้ั เลยกไ็ ด้
4. ทำงานไม่เป็นชิ้นเป็นอัน : งานแต่ละชิ้นเมื่อผัดผ่อนออกไป
กจ็ ะไมป่ ระตดิ ประตอ่ กบั งานทส่ี มั พนั ธก์ นั ในตอนแรก บางชน้ิ กท็ ำไดค้ รง่ึ
บางชิ้นยังไม่ได้เริ่ม บางชิ้นต้องรอข้อมูล สุดท้ายไม่ปะติดปะต่อ
ความตอ่ เนอ่ื งและชน้ิ งานกจ็ ะแยกจากกนั มากขน้ึ เรอ่ื ย ๆ จนไมเ่ ปน็ ชน้ิ เปน็ อนั
5. หงดุ หงดิ รำคาญ : แนน่ อนวา่ เมอ่ื เราทำอะไรไมเ่ สรจ็ และตอ้ ง
คา้ งคาอยใู่ นใจกจ็ ะหงดุ หงดิ ทท่ี ำไมส่ ำเรจ็ เสยี ที

การแก้นิสัยผัดวันประกันพรุ่งนั้น ต้องอาศัยความตั้งใจจริง
อยา่ งมากๆ เพราะโดยธรรมชาตขิ องคนสว่ นมากแลว้ กช็ อบทจ่ี ะสบาย ๆ
แตเ่ มอ่ื เราทราบวา่ การผดั วนั ประกนั พรงุ่ มผี ลเสยี มากมาย เรามี 10 วธิ ี หรอื
เทคนคิ ทจ่ี ะชว่ ยปรบั นสิ ยั ผดั วนั ประกนั พรงุ่ ไดด้ งั น้ี

1. ทำงานทไ่ี มส่ นกุ กอ่ น คอื ตอ้ งยอมดงึ งานทเ่ี ราไมช่ อบมาทำกอ่ น
เพื่อให้เสร็จ ส่วนงานที่เราชอบและสนุกไว้ทีหลัง เพราะในช่วงแรก
เรายงั มคี วามตง้ั ใจและสนใจมากอยอู่ าจชว่ ยเราได้

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 168

2.ใหเ้ วลาเพอ่ื เตรยี มพรอ้ มทจ่ี ะทำ คอื ยอมใหเ้ วลามากหนอ่ ย
ในการเตรียมตัวเหมือนกับให้คุณค่าของงานนั้นมากขึ้น และสร้าง
สง่ิ แวดลอ้ ม เครอ่ื งมอื ใหน้ า่ ทำ

3. กำหนดเวลาเสรจ็ สน้ิ คอื มเี สน้ ตายไวเ้ ลย วนั น้ี เดอื นน้ี เวลาน้ี
เพื่อสัญญากับตัวเอง หรืออาจพนันกับตัวเอง หรือสัญญาว่า
เสรจ็ แลว้ จะไดอ้ ะไร

4.ใหร้ างวลั กบั ตวั เอง คอื เมอ่ื เราทำไดก้ อ็ าจใหร้ างวลั ซอ้ื ของท่ี
ตวั เองอยากได้ ไปดหู นงั ทอ่ี ยากดู เพอ่ื ใหร้ วู้ า่ เราชนะใจตวั เองไดแ้ ลว้

5.แบง่ งานเปน็ ชน้ิ ยอ่ ยๆ คอื หากงานมมี ากเหน็ แลว้ ออ่ นใจ กอ็ าจ
แยกเป็นส่วนๆ เพื่อให้มีกำลังใจ เหมือนการปลูกต้นไม้ในพื้นที่ 10 ไร่
ก็อาจหมดกำลังใจ อาจแบ่งเป็นส่วนๆทำทีละไร่ เมื่อเสร็จส่วนแรก
กช็ น่ื ใจและมกี ำลงั ใจทำสว่ นตอ่ ไป หรอื แบง่ เปน็ เปอรเ์ ซน็ ตด์ ว้ ยกไ็ ด้ เชน่
ทำไปได้ 30 เปอรเ์ ซน็ ตแ์ ลว้ ไดค้ รง่ึ หนง่ึ แลว้ แสดงวา่ เรากท็ ำสำเรจ็ เหมอื นกนั
แมย้ งั ไมห่ มด กต็ าม

6. ทำเท่าที่มี คือการไม่หาข้อแม้ ไม่รอข้อมูล เริ่มต้นทำเลย
คดิ วา่ ถา้ มที รพั ยากรเทา่ น้ี จะทำเรอ่ื งนอ้ี ยา่ งไร จะไดเ้ รม่ิ ตน้ ได้

7. มอบหมายจา้ งคนอน่ื ทำหรอื ไหวว้ าน คอื เมอ่ื ไมแ่ นใ่ จในตวั เอง
ก็มอบหมายให้คนอื่นที่เริ่มต้นได้เริ่มต้นให้เราเลย หรือจ้างเขาเลยก็ได้
และถา้ เขาทำเสรจ็ กเ็ รยี นรจู้ ากเขาไปเลย

8. นั่งเฉยๆ ให้มีเฉพาะงานชิ้นนั้นบนโต๊ะ เป็นการบังคับตัวเอง
ใหเ้ ผชญิ หนา้ ใหร้ วู้ า่ ถา้ ไมผ่ า่ นงานชน้ิ นง้ี านชน้ิ อน่ื เขา้ มาไมไ่ ด้ วดั ใจกนั ไปเลย

9. เลกิ นสิ ยั น้ี เลกิ มขี อ้ แม้ ทำทนั ทเี ดย๋ี วน้ี ใหบ้ อกตวั เองวา่ พอแลว้
กับนิสัยแบบนี้ เลิกซะ ทุกครั้งที่ขี้เกียจไปมองหน้าตัวเองในกระจก
แลว้ บอกวา่ พอแลว้ นะอายมุ ากขน้ึ แลว้ นะ นสิ ยั แบบนเ้ี ลกิ ไดแ้ ลว้

10.อย่าถามคำถามที่จะทำให้เราเลี่ยงงาน เช่น อย่าถามว่าเรา
จะทำอะไรตอนนด้ี ี แตถ่ ามวา่ เรอ่ื งทส่ี ำคญั ทส่ี ดุ ทต่ี อ้ งทำเดย๋ี วน้ี คอื เรอ่ื งอะไร
เพอ่ื ใหแ้ นใ่ จวา่ เราไมไ่ ดผ้ ดั วนั ประกนั พรงุ่

Effective Time Management ; ETM 169 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

เทคนคิ ท่ี 3 ทำอยา่ งไรกบั ชว่ งเวลาทร่ี อคอย

จะเห็นว่าเรามีเวลาเหลือที่ต้องทำกิจกรรมต่าง ๆ ไม่มากนัก
เราควรตอ้ งบรหิ ารทกุ เวลาของเราใหม้ คี ณุ คา่ หลายคนคงเคยประสบกบั การ
ทต่ี อ้ งไปรอคอย เชน่ เราตอ้ งไปตอ่ ทะเบยี นรถ ไปโอนบา้ น ไปตดิ ตอ่ ราชการ
ไปธนาคาร ไปหาหมอ ไปซอ้ื ตว๋ั ไปรอแฟน รอประชมุ ฯลฯ เวลาพวกน้ี
ทำใหเ้ ราสญู เสยี สง่ิ ทค่ี วรตอ้ งทำไปมากทเี ดยี ว และบางทกี ท็ ำใหเ้ ราเครยี ด
และอดึ อดั ยง่ิ นกั ยง่ิ เมอ่ื นำมารวม ๆ กนั กจ็ ะมมี ากจนนา่ ตกใจ เราควรมี
วธิ กี ารทจ่ี ะปรบั การนง่ั รอคอย มาสรา้ งสรรคผ์ ลงานอน่ื ๆ ของเราได้

วธิ เี ผชญิ หนา้ กบั เวลาทร่ี อคอย
1. เตรยี มตวั เราตอ้ งเตรยี มเพอ่ื เผชญิ กบั สง่ิ ทเ่ี ราเคยประสบน้ี

เราสามารถพกงาน หรอื กจิ กรรมบางอยา่ งไปดว้ ย ทส่ี ามารถทำใหเ้ ราใชเ้ วลา
ในช่วงรอคอยนี้ได้ แต่ไม่ใช่เป็นงานที่ต้องพกพาเอกสารกองมหึมา
ให้เป็นงานที่ง่ายและเหมาะต่อสถานที่ เช่น การอ่าน การตัดบทความ
ทต่ี อ้ งการอา่ นแตไ่ มม่ เี วลา กอ็ าจทำ clipping ไว้ แลว้ นำมาอา่ นในเวลาเหลา่ น้ี
การพดู คยุ โทรศพั ทก์ บั ลกู คา้ การนง่ั วางแผน ฯลฯ

2. รู้ว่าจะเดินทางโดยอะไร ขึ้นรถไฟหรือเครื่องบินย่อมดีกว่า
ขับรถเอง เพราะจะทำให้เราใช้เวลาได้สะดวก ผู้บริหารส่วนใหญ่จึงมี
คนขับรถ ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว ไม่ใช่ว่าผู้บริหารเหล่านี้ขับรถไม่ได้
แต่เป็นเพราะพวกเขาจะได้มีเวลาทำสิ่งที่มีคุณค่าอื่นๆ แทน และ
จะเปน็ การดกี วา่ หากเราสะดวกจะใชก้ ารเดนิ ทางดว้ ยรถไฟฟา้ รถไฟใตด้ นิ
เพราะเราจะผ่อนคลาย เครียดน้อยกว่า รู้เวลาที่แน่นอน ทำสิ่งต่าง ๆ
ไดง้ า่ ยกวา่ ผลผลติ ยอ่ มดกี วา่

3. พกอปุ กรณท์ เ่ี หมาะสมไปดว้ ย เชน่ มอื ถอื Notebook PDA
เราอา่ นอเี มลผ์ า่ นเครอ่ื งเหลา่ นไ้ี ด้ หรอื คยุ ตดิ ตอ่ และสง่ ขอ้ ความผา่ นมอื ถอื
หรอื อปุ กรณเ์ หลา่ นไ้ี ด้

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 170

4. ไปกอ่ นเวลา พยายามไปถงึ กอ่ น สำรวจขอ้ มลู สถานท่ี ซง่ึ เปน็ การ
ได้เปรียบในการเตรียมตัว และสามารถป้องกันความเครียดจากการ
ไปไมท่ นั เวลา

5. รวู้ า่ ตอ้ งทำอะไร เราตอ้ งมรี ายละเอยี ดวา่ เราตอ้ งทำอะไรบา้ ง
เมื่อเราต้องรอคอย นั่นคือเราต้องวางแผนเผชิญหน้ากับการรอคอย
เหมอื นกนั เพราะไมอ่ ยา่ งนน้ั เรากอ็ าจลมื ยง่ิ เมอ่ื เราไปถงึ ทแ่ี ลว้ เราจะไมม่ ี
เวลาคิด ทำให้เรานั่งเสียเวลาไปเปล่าๆ และบางทีก็เสียอารมณ์ด้วยและ
สถานการณ์ต่างๆ ก็จะทำให้เราลืมง่าย เราควรวางแผนไว้ก่อนเลย เช่น
เราจะโทรไปหาใคร เรื่องอะไร ตอบจดหมาย ร่างบันทึก ฯลฯ
ถา้ เราไมเ่ ตรยี มตวั เมอ่ื ไปถงึ เรากอ็ าจลมื ทกุ อยา่ งไปหมดแลว้

6. ฟังเทปหรอื รายการท่ีเป็นประโยชน์ เราอาจลงทุนซอ้ื เทปที่
เป็นประโยชน์ เช่น เทปการบริหาร การสอนภาษาอังกฤษ การใช้
คอมพวิ เตอรง์ า่ ยๆ ซง่ึ อาจอยใู่ นรปู เทปหรอื CD กไ็ ด้ หรอื บางทเี รากอ็ าจ
อัดเสียงการอบรมสัมนา การเรียนรู้ด้วยตนเอง มาเปิดฟัง
โดยเฉพาะหากเราตอ้ งขบั รถดว้ ย เสยี งเหลา่ นจ้ี ะชว่ ยเราไดม้ ากทเี ดยี ว

แต่จะเป็นการดีกว่ามากหากเราไม่ต้องไปนั่งรอคอย ดังนั้น
เราควรปอ้ งกนั หรอื หลกี เลย่ี งใหม้ ากทส่ี ดุ เทา่ ทเ่ี ราจะทำได้ หรอื ลดเวลาการ
รอคอยลงมาให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้ เรามีวิธีป้องกันหรือลดเวลา
การรอคอยได้ เชน่

1. ยืนยันก่อนการไปพบ เช่น การนัดหมาย การประชุม
กอ่ นการเดนิ ทางไปควรโทรยนื ยนั เพราะบางทกี ม็ กี ารยกเลกิ หรอื เปลย่ี น
เวลา แตเ่ รายงั ไมร่ หู้ รอื หลงลมื ได้

2. อย่าให้คนอื่นเห็นว่าเรานั่งรอคอยอย่างเดียว เพราะคน
สว่ นใหญเ่ มอ่ื เราไปกอ่ นกำหนดนานๆ กจ็ ะเหน็ วา่ เราวา่ งมาก ไมส่ นใจทจ่ี ะ
รกั ษาเวลา ถา้ เราไปเรว็ กส็ ำรวจทๆ่ี เราจะนง่ั จะทำอะไรไดบ้ า้ ง

Effective Time Management ; ETM 171 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

3. อยา่ ใหใ้ ครมาใชเ้ วลาเรามากเกนิ ไป บางทเี ราตอ้ งการยนื หยดั
ในสิ่งที่เป็นสิทธิของเรา บางทีเราก็เรียกว่า power games เช่น
เราต้องรอคอยการประชุมที่นานเกินไป การประชุมที่เลิกช้ากว่ากำหนด
เราอาจขอให้คนโทรตามเมื่อการประชุมจะเริ่ม หรือ บอกว่าจะตามเรา
ได้ที่ไหน ขอออกจากการประชุมเมื่อการประชุมไร้สาระ บอกว่าเรามี
งานอน่ื ทต่ี อ้ งทำแตค่ วรมวี ธิ กี ารขอตวั อยา่ งมศี ลิ ปะ

4. หากมีคนมาขอพบโดยไม่นัดหมายและทราบว่าไม่ใช่งาน
สำคญั เรง่ ดว่ น และเรามงี านอน่ื อยู่ เราอาจขอใหเ้ ขารอเพอ่ื เราจะไดท้ ำงาน
ของเราตอ่ ใหเ้ สรจ็ เพราะถา้ ไมอ่ ยา่ งนน้ั เราจะตอ้ งเสยี เวลาในการมารบกวน
และคนอน่ื จะเขา้ ใจวา่ เราวา่ งตลอดเวลา หรอื ไมก่ จ็ ะตดิ ตอ่ ไปหาในภายหลงั

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 172

เทคนคิ ท่ี 4 จดั โตะ๊ ทำงานใหเ้ ปน็ ระเบยี บ

โต๊ะทำงานคือสิ่งแวดล้อมที่สำคัญที่เราต้องอยู่กับมันเกือบ
ตลอดทั้งวัน ถ้าเรามีโต๊ะทำงานที่ไม่น่าทำงาน เกะกะไปด้วยเอกสาร
และอุปกรณ์ที่ไม่จำเป็น คงจะเป็นอุปสรรคต่อทั้งวิธีการทำงาน
และอารมณข์ องเรา เราจงึ ควรจดั โตะ๊ ทำงานของเราใหเ้ ปน็ ระเบยี บ จะชว่ ย
ประหยดั เวลาและสรา้ งบรรยากาศการทำงานไดเ้ ปน็ อยา่ งดี

โต๊ะทำงานที่ดูไม่เป็นระเบียบและยุ่งเหยิง จะทำให้มีผลต่อการ
ใชเ้ วลาทม่ี ากขน้ึ และเกดิ ผลเสยี ตอ่ การทำงานหลายอยา่ งดว้ ยกนั คอื

1.ผิดพลาดได้ เช่น เราอาจแก้งานในกระดาษหลายๆแผ่น
และเมอ่ื เราจะใชจ้ รงิ เราอาจเผลอไปหยบิ เอกสารทไ่ี มใ่ ชแ้ ลว้ และมขี อ้ มลู
ชดุ เกา่ แตย่ งั ไมไ่ ดท้ ง้ิ แตเ่ ราเขา้ ใจวา่ ชดุ ใหมท่ ป่ี รบั แลว้ ทำใหเ้ กดิ ความ
ผดิ พลาด ใชข้ อ้ มลู ทไ่ี มถ่ กู ตอ้ งได้ เพราะโตะ๊ ทำงานเรารกนเ้ี อง

2. ทำให้ทำงานได้ช้าลง พื้นที่ของโต๊ะเราจะเหลือน้อยลง
ความสะดวกในการใช้งานก็จะลดลง การหยิบเอกสารหรือหาข้อมูล
กจ็ ะตอ้ งใชเ้ วลาคน้ หามากขน้ึ ทำใหเ้ ราทำงานไดช้ า้ ลงดว้ ย

3. ละความสนใจในงานได้ง่าย เมื่อเรามีงานอื่น ๆกองอยู่ใน
โต๊ะด้วย บางทีเมื่อเรามองเห็นเอกสารชิ้นอื่น ก็อาจนึกถึงงานอื่นที่
จะตอ้ งทำเหมอื นกนั ทำใหจ้ ดุ สนใจเราเปลย่ี นแปลงไปมา และละความสนใจ
ไปหาสง่ิ อน่ื ไดง้ า่ ย

4.ยากทจ่ี ะ set priority การทม่ี งี านบนโตะ๊ หรอื เอกสาร มากมาย
คงยากทจ่ี ะมสี มาธใิ นการทำงาน และจะยากมากในการจดั ลำดบั ความสำคญั
ว่าเราจะเริ่มอะไรก่อนหลัง และเมื่อจัดไปแล้วเราก็อาจจะวอกแวก
เปลย่ี นใจไปมาได้

5. ภาพพจน์ไม่ดี ทั้งลูกน้อง หัวหน้า เพื่อนร่วมงาน
ลกู คา้ หรอื คนอน่ื ๆ ทม่ี าพบคงไมร่ สู้ กึ ประทบั ใจเราเปน็ แน่ บางทลี กู นอ้ ง
ทม่ี าคยุ งานกบั เรากต็ อ้ งหาทางแหวกพน้ื ทห่ี รอื กองเอกสาร เพอ่ื จะไดว้ างของ

Effective Time Management ; ETM 173 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

หรือเห็นหน้าเราระหว่างพูดคุย ซึ่งคนที่โต๊ะทำงานไม่มีระเบียบ
การจดั สรรงานกม็ กั จะไมม่ รี ะเบยี บดว้ ยเชน่ กนั

6. ผดั วนั ประกนั พรงุ่ ไดง้ า่ ย เราจะมงี านมากมายอยใู่ นโตะ๊ ของเรา
บางงานกอ็ าจเรม่ิ แลว้ และอาจทำงานคา้ งไว้ บางงานกต็ ง้ั ใจจะเรม่ิ แลว้ กไ็ ป
เรม่ิ งานอน่ื ๆ อกี ขณะทง่ี านเกา่ ไมเ่ สรจ็ และบางทกี ห็ าไมเ่ จอ หรอื ไมก่ ล็ มื ไป
แลว้ วา่ งานนท้ี ำไปถงึ ไหน พอวนั หลงั กไ็ มต่ อ่ เนอ่ื ง กเ็ ลยเปน็ โอกาสทเ่ี รา
ผดั วนั ประกนั พรงุ่ ตอ่ ไป สาเหตกุ จ็ ากโตะ๊ ทำงานทร่ี กๆ นเ่ี อง

7. หาสง่ิ ทต่ี อ้ งการไดย้ ากเมอ่ื เราตอ้ งการ โตะ๊ ทำงานทร่ี กรงุ รงั น้ี
จะค้นหาเอกสารหรือสิ่งของยากมาก เพราะเอกสารจะทับกันเป็นกอง ๆ
บางคนกบ็ อกคนอน่ื วา่ อยา่ มายงุ่ ของในกองน้ี และมน่ั ใจวา่ เราเปน็ ผเู้ ดยี ว
ทจ่ี ะหาไดเ้ จอ แตห่ ลายครง้ั กห็ าไมเ่ จอ ไมใ่ ชว่ า่ จะหาเจอทกุ งาน อาจเจอ
เฉพาะชุดที่กำลังทำ หรือชุดที่ให้ความสำคัญพิเศษ แต่ชุดอื่น ๆ
มกั จะหาไมค่ อ่ ยเจอ บางคนมขี อ้ อา้ งวา่ ถา้ จดั เปน็ ระเบยี บแลว้ จะหาไมเ่ จอ
อยากใหท้ ดลองจดั ใหเ้ ปน็ ระเบยี บดู รบั ประกนั วา่ หางา่ ยกวา่ กนั

เมื่อเราทราบผลกระทบจากโต๊ะทำงานที่ไม่เป็นระเบียบแล้ว
เรามาดวู ธิ จี ดั โตะ๊ ใหเ้ ปน็ ระเบยี บ ดงั น้ี

1. จัดการงานอย่างเร็ว เราจะต้องสะสางงานให้เร็วขึ้น
อะไรทต่ี ดั สนิ ใจไดท้ ำเลย เชน่ บนั ทกึ ใหอ้ นมุ ตั ิ เขยี นรายงาน ขอความ
รว่ มมอื มคี นใหโ้ ทรกลบั ขอตวั เลข ฯลฯ ใหเ้ รารบี ตดั สนิ ใจวา่ จะทำหรอื ไม่
และตอบสนองงานต่างๆเหล่านี้ ไม่ให้ค้างในโต๊ะเรานานเกินไป
งานทอ่ี ยใู่ นภารกจิ ของเรากจ็ ะลดลง

2. มี tray 1 ถาด สำหรับงานเข้า เราควรจัดถาดไว้ 1 ถาด
เพื่อให้บันทึก เอกสาร จดหมาย ฯลฯ ที่จะมาถึงเรามีที่รอรับแห่งเดียว
และเอกสารเหล่านั้นจะได้มีที่อยู่ที่เดียวกัน งานไหนที่ทำแล้วก็ส่งออก
และพยายามเคลยี รง์ านในถาดนน้ั ใหเ้ รว็ ดว้ ย

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 174

3. ไมใ่ หใ้ ครวางอะไรทไ่ี มจ่ ำเปน็ ไมค่ วรใหใ้ ครหรอื แมแ้ ตต่ วั เอง
วางสง่ิ ของทไ่ี มจ่ ำเปน็ ในโตะ๊ ทำงาน โตะ๊ ทำงานมาตรฐานควรจะมี ปฏทิ นิ
1 อนั ทใ่ี สว่ างอปุ กรณเ์ ครอ่ื งเขยี น เชน่ ปากกา ดนิ สอเทา่ ทจ่ี ำเปน็ คลปิ
ที่เย็บกระดาษ post it โทรศัพท์ ฯลฯ โปรดระลึกเสมอว่าโต๊ะ
ทำงานไม่ใช่โต๊ะกาแฟ ไม่ใช่ที่เก็บแฟ้ม ไม่ใช่ตู้เก็บเอกสารและของใช้
ไมใ่ ชท่ น่ี ง่ั เมอ่ื หมดวนั เราควร ตอ้ งเคลยี รด์ ว้ ย

4. อยา่ เกบ็ แฟม้ ตา่ งๆบนโตะ๊ เพราะบนโตะ๊ เราจะมพี น้ื ท่ี จำกดั
และเราจะตอ้ งใชเ้ พอ่ื ทำงาน ถา้ จำเปน็ ใหใ้ สแ่ ฟม้ ในทข่ี องมนั และหาไดง้ า่ ย
หรอื เมอ่ื ตอ้ งใชก้ ห็ ยบิ ออกมาไดง้ า่ ย เมอ่ื ไดข้ อ้ มลู แลว้ กใ็ สก่ ลบั คนื ในทข่ี องมนั

5. หยิบของได้ง่าย การวางอุปกรณ์ต่างๆ ควรง่ายแก่การ
หยิบใช้ด้วย เช่น โทรศัพท์ ของใช้อยู่ด้านซ้ายมือ stationary มีที่เจาะรู
ลวดเยบ็ กระดาษ ทแ่ี กะลวดเยบ็ กระดาษอยใู่ นถาด

6. ทิ้งสิ่งที่ไม่จำเป็น ถ้าทำได้ให้ทำอย่างเป็นนิสัยในการตรวจ
วา่ มอี ะไรบา้ ง เชน่ รา่ งบนั ทกึ กระดาษขอ้ ความ ถา้ ไมจ่ ำเปน็ แลว้ ใหท้ ง้ิ ดว้ ย
มฉิ ะนน้ั จะทำใหเ้ ราสบั สนในวนั หลงั ได้

7. มอบหมายงานให้คนที่เกี่ยวข้อง งานใดที่ค้างอยู่ในโต๊ะ
ต้องพยายามกำจัดมันออกไป ถ้าไม่มีเวลาหรืออยู่กับเรานานเกินไป
ใหถ้ ามวา่ สำคญั ไหม จะมอบหมายไดไ้ หม ถา้ ไดใ้ หม้ อบหมายไปเลย

8. มีเวลาเดือนละครั้งเพื่อเคลียร์โต๊ะ เราต้องมีเวลาเคลียร์โต๊ะ
ทง้ั บนโตะ๊ และในลน้ิ ชกั ดว้ ย เพอ่ื ใหม้ น่ั ใจวา่ โตะ๊ ทำงานของเรา มไี วเ้ พอ่ื ทำงาน
ไมใ่ ชเ่ กบ็ เอกสารหรอื เกบ็ สง่ิ ของ ทไ่ี มค่ วรเกบ็

และหากเปน็ ไปได้ เราควรมอี ปุ กรณร์ อบโตะ๊ ดว้ ย เชน่ ตหู้ รอื ทว่ี าง
หนงั สอื ทว่ี างคอมพวิ เตอร์ ทเ่ี กบ็ ถว้ ยนำ้ และของใชอ้ น่ื ๆ เพอ่ื แยกโตะ๊
ทำงานกบั ทเ่ี กบ็ อปุ กรณเ์ ครอ่ื งใชอ้ ยา่ งอน่ื ใหเ้ ปน็ สดั สว่ น

Effective Time Management ; ETM 175 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

เทคนคิ ท่ี 5 การใชอ้ เี มลเ์ พอ่ื ชว่ ยประหยดั เวลา

ขณะนี้หลาย ๆ องค์กรก็นำระบบ intranet มาใช้
และมีการใช้ระบบอีเมล์แล้ว การสื่อสารหลายอย่างก็ดูง่ายขึ้น เร็วขึ้น
ประหยัดเวลาได้มากทีเดียว ติดต่อใครก็ได้ในองค์กรและบางองค์กร
ก็เปิดให้ใช้ internet ที่เราสามารถติดต่อใครก็ได้ในโลกนี้ ด้วยราคา
ถูกกว่าอดีตมาก ส่งรับข่าวสารกันทันที ตอบทันที ใช้แทนแฟกซ์
และยงั สามารถแนบไฟล์ สง่ั พมิ พไ์ ดช้ ดั เจน เกบ็ ไฟลม์ าแกไ้ ขทำตอ่ ไดอ้ กี
โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ แต่ก็เหมือนกับทุกสิ่งที่ไม่ได้มีด้านเดียว
เพราะหากเราใชไ้ มเ่ หมาะสม กอ็ าจสรา้ งปญั หาอน่ื ๆตามมา บางคนนง่ั หนา้
เครอ่ื งทง้ั วนั ตอบทกุ เมล์ อา่ นทกุ เมล์ จนใชเ้ วลากบั อเี มลม์ ากเกนิ จำเปน็
และไมม่ เี วลาทำงานทส่ี ำคญั อน่ื ๆ ได้ เราควรมแี นวทางใชอ้ เี มล์ ดงั น้ี

1. เช็คอีเมล์ในเวลาเฉพาะวันละ 3-4 ครั้ง เช่น เปิดเช็คดู
ตอนมาทำงานประมาณ 09.00 น. อย่างคร่าวๆ ว่ามีงานสำคัญเร่งด่วน
อะไรไหม และอยา่ ตอบทกุ เมลจ์ ากการเปดิ ในทนั ที หากไมม่ อี ะไรสำคญั หรอื
เร่งด่วน เราก็จะได้วางแผนและทำงานประจำวันของเรา และเช็คอีกครั้ง
ประมาณ 11.30 น. ในรอบบา่ ยกค็ วรเชค็ ประมาณ 14.00 น. และกอ่ น
กลบั บา้ นประมาณ 16.30 น. เพอ่ื ดวู า่ มอี ะไรสำคญั ไหม อยา่ นง่ั รอทง้ั วนั
แล้วค่อยเคลียร์เมล์ในวันนั้น ใช้เวลาแต่ละครั้งไม่ควรเกิน 15 นาที
ไม่อย่างนั้นเราจะติดอยู่กับคอมพิวเตอร์ทั้งวัน บางคนก็เลยเล่น internet
จนตดิ งอมแงมเหมอื นเดก็ ๆ หากเราไมจ่ ดั เวลาดี ๆ เราจะพบวา่ เราเสยี เวลา
กบั คอมพวิ เตอรใ์ นแตล่ ะวนั ไมน่ อ้ ยเลย

2. ดูผ่านๆ ในแต่ละหัวข้อและดูว่ามีความสำคัญเพียงไร
ตอบเฉพาะทส่ี ำคญั เรง่ ดว่ นกอ่ น สว่ นทเ่ี หลอื จะทำในเวลาทว่ี า่ ง

3. จัดไฟล์ในอีเมล์เหมือนจัดไฟล์เอกสาร คือสร้างชื่อเรื่อง
และชอ่ื คนหรอื สว่ นงานทส่ี ง่ มา เพอ่ื เกบ็ ไฟลท์ ต่ี อ้ งใชใ้ น folder ของเรา (อยใู่ น
hard disk ของคอมพวิ เตอรเ์ รา) อเี มลจ์ ะไดไ้ มเ่ ตม็

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 176

4. เรยี นรวู้ ธิ ใี ชใ้ หค้ รบทกุ เมนู เพอ่ื ใชป้ ระสทิ ธภิ าพใหค้ มุ้
5. จดั ระบบการรบั การหา และการเรยี กไดง้ า่ ย
6. ใชอ้ เี มลแ์ ทนโทรศพั ทเ์ มอ่ื ไมต่ อ้ งการพดู มาก
7. ใช้อีเมล์แทนบันทึก ซึ่งจะประหยัดเพราะไม่ต้องพิมพ์เป็น
กระดาษ ไม่ต้องส่งไปรษณีย์ ใช้ตอบคำเชิญได้เลย หรือแม้แต่ตกลง
รายละเอยี ด เปลย่ี นทอ่ี ยู่ ถามขอ้ มลู ฯลฯ กค็ วรใชอ้ เี มลไ์ ด้
8. เกบ็ ทอ่ี ยขู่ องอเี มลข์ องบคุ คลหรอื กลมุ่ บคุ คลทต่ี อ้ งตดิ ตอ่ บอ่ ย
เพอ่ื งา่ ยในการสง่ ครง้ั ตอ่ ๆ ไป
9. อยา่ เกบ็ ทกุ เมล์ เมลไ์ หนไมส่ ำคญั junk mail เมลไ์ หนหาใน
web ได้ ลบทง้ิ อยา่ ปลอ่ ยไวเ้ ดย๋ี วจะเตม็ เมอ่ื มงี านดว่ นจะทำใหห้ งดุ หงดิ
และเสยี เวลา

Effective Time Management ; ETM 177 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

เทคนคิ ท่ี 6 การจดั การกบั กองเอกสาร

วนั ๆ เราจะมเี อกสารมากมาย เชน่ บนั ทกึ บทความ จดหมาย
ภายใน จดหมายภายนอก การเสนอขาย ขอความรว่ มมอื ขอความอนเุ คราะห์
บนั ทกึ การ ประชมุ ใหพ้ จิ ารณา ใหท้ ราบ ใหด้ ำเนนิ การ หนงั สอื พมิ พ์
วารสาร ฯลฯ ทง้ั ในรปู ของกระดาษและ e mail เราจะตอ้ งจดั การอยา่ งไร
เพอ่ื ใหเ้ อกสารเหลา่ นไ้ี มเ่ ปน็ ภาระตอ่ เรามากเกนิ ไป และงา่ ยในการใชช้ วี ติ
กบั สง่ิ เหลา่ น้ี

เราขอเสนอวธิ กี ารดงั น้ี
1. เอกสารทส่ี ามารถจดั การไดใ้ นครง้ั เดยี ว ใหด้ ำเนนิ การเลย (do

it now) เช่น ตอบในสิ่งที่รู้อยู่แล้ว ตัดสินใจในสิ่งที่เราตัดสินใจได้
ผ่านเรื่องให้คนที่เกี่ยวข้องดำเนินการหรือมอบหมายให้ผู้ใต้บังคับบัญชา
อยา่ ลงั เลใจทจ่ี ะตดั สนิ ใจเรอ่ื งเหลา่ น้ี ตวั อยา่ ง ขอใหช้ ว่ ยทำแบบสอบถาม
ตดั สนิ ใจเลยวา่ จะทำไหม ถา้ ไมท่ ำกป็ ฏเิ สธหรอื delete ทง้ิ ถา้ จะทำตอ้ งดวู า่
ใชเ้ วลาแคไ่ หน ถา้ ไมม่ ากกต็ กลงทำเลยแลว้ รบี สง่ ออกไป ถา้ ใชเ้ วลามาก
และไมแ่ นใ่ จกท็ ง้ิ ไปเลย เพราะโอกาสทจ่ี ะกลบั มาทำมนี อ้ ย บางทเี กบ็ ไว้
พอมาเจออกี ทกี เ็ กนิ กำหนดแลว้ เสยี เวลาเปลา่ ๆ

2. เอกสารทต่ี อ้ งพจิ ารณาและสง่ ใหค้ นอน่ื ตอ่ ดว้ ย บางทเี ราตอ้ ง
พิจารณาให้รอบคอบเพราะเป็นสิ่งที่สำคัญ หรือต้องวิเคราะห์
หรือไม่อยู่ในอำนาจอย่างเบ็ดเสร็จกับเรา หรือเรื่องที่จะส่งผลกระทบ
ในภายหลงั ได้ ใหเ้ ราจดั เอกสารชดุ นไ้ี วเ้ พอ่ื รอดำเนนิ การ หรอื forward
ในกรณที ค่ี นอน่ื ตอ้ งทราบดว้ ยแตเ่ นน่ิ ๆ แลว้ วางแผนใหเ้ วลาเพอ่ื ดำเนนิ การ
ตามความสำคญั และเรง่ ดว่ น

3. เคลยี รง์ านและจดั เขา้ แฟม้ เพราะเอกสารทเ่ี ราทำแลว้ ควรตอ้ ง
สง่ ออกไป หรอื ไมก่ ต็ อ้ งเขา้ แฟม้ หรอื อยใู่ น folder ทม่ี นั ควรอยู่ ดงั นน้ั เราควร
มแี ฟม้ หรอื ทเ่ี กบ็ ไฟลข์ องเอกสารตา่ งๆ เชน่ แคต็ ตาลอ็ ก และใบนำเสนอขาย
สิ่งต่างๆ ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรและส่วนงานของเรา ที่เก็บหนังสือ

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 178

คอมพิวเตอร์/หนังสือด้านการบริหาร วารสารต่างๆ แฟ้มคู่มือต่างๆ
รายงานหรือวิจัยที่เกี่ยวกับงานของเรา โน้ตต่างๆที่ต้องการเก็บไว้
อา้ งองิ ในอนาคต ฯลฯ

เมอ่ื เราจดั เกบ็ แลว้ กค็ วรคดิ ถงึ การนำมาใชด้ ว้ ยวา่ ตอ้ งหาไดง้ า่ ย
และรู้ว่าอยู่ที่ไหน เพราะหากเราเก็บเอกสารหรือหนังสือไว้แล้ว
แตห่ าไมเ่ จอในยามทเ่ี ราตอ้ งการกจ็ ะไมม่ ปี ระโยชนใ์ ดๆ เลย เชน่ เรารวู้ า่ เรา
เกบ็ เอกสารชน้ิ นน้ั ไวแ้ นๆ่ แตไ่ มร่ วู้ า่ อยแู่ ฟม้ ไหน จะยากลำบากและเสยี เวลา
มากในการค้นหา บางทีก็หาไม่พบเลยก็มี ทำให้เสียเวลา เสียอารมณ์
และไม่ได้ประโยชน์ใดเลยในการเก็บเอกสารชิ้นนั้น จึงจำเป็นที่จะต้อง
รหู้ ลกั การทว่ั ไปของการจดั แฟม้ ทจ่ี ะทำใหห้ าไดย้ ามทต่ี อ้ งการดว้ ย

ซง่ึ มหี ลกั การทว่ั ไปดงั น้ี
1. ทกุ ไฟลค์ วรมชี อ่ื กำกบั มคี วามหมาย เมอ่ื เหน็ กน็ กึ ได้ ไปหาได้
ใหใ้ ชช้ อ่ื กวา้ งๆ จะทำเปน็ สี หรอื ตวั หนา ๆ ไวก้ ด็ เี พราะเหน็ งา่ ย
2. อยา่ เกบ็ ไฟลท์ จ่ี ะขอกบั คนอน่ื ไดง้ า่ ย เชน่ หาไดใ้ น homepage
พนกั งานสารบรรณเกบ็ ตน้ ฉบบั ไวแ้ ลว้ สว่ นงานตน้ สงั กดั สง่ มาเพอ่ื ทราบ ฯลฯ
แสดงว่าคนอื่นจะมีไฟล์นี้ และเราไม่ต้องใช้บ่อยๆ เราสามารถทิ้งได้เลย
ถา้ ไมม่ น่ั ใจวา่ จะเกบ็ วางไวใ้ นถาด กลอ่ ง เพอ่ื รอตดั สนิ ใจตอ่ ไป
3. จดั ทเ่ี กบ็ magazines ตามเรอ่ื ง เชน่ การบรหิ าร, การตลาด,
คอมพวิ เตอร,์ การเมอื ง, ฯลฯ อยา่ เกบ็ ตามชอ่ื ของวารสาร เชน่ สยามรฐั
มติชน Brand Age MBA ฯลฯ เพราะจะทำให้มีไฟล์ย่อยๆมาก
และไมส่ ะดวกในการหา
4. เมอ่ื จดั ไฟลต์ ามหมวดแลว้ ในแตล่ ะหมวดใหเ้ รยี งตามวนั โดยให้
วนั ทเ่ี กา่ ๆ อยดู่ า้ นใน เอกสารทใ่ี หมก่ วา่ อยนู่ อก เพอ่ื ใหง้ า่ ยตอ่ การจดั เกบ็
และรอ้ื คน้

Effective Time Management ; ETM 179 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

5. กำหนดเวลาแน่นอนในการดู หมายถึงว่าเราจะมาใช้
เอกสารนน้ั ๆ เมอ่ื ไรบา้ ง เพอ่ื เปน็ การทบทวนความรหู้ รอื สง่ิ ทเ่ี ราตอ้ งการ
แต่ถ้าเราตอบไม่ได้ และไม่ได้ใช้ไฟล์นั้นเลย เมื่อมาตรวจดู
กอ็ าจกำจดั ไฟลเ์ กา่ ทไ่ี มจ่ ำเปน็ ทง้ิ ไป

6. ถ้ามีเอกสารที่ต้องใช้บ่อย แยกออกมาต่างหากจากตู้
เพอ่ื ใหอ้ ยใู่ นทท่ี ส่ี ะดวกในการหยบิ และเกบ็ ใหแ้ ยกออกมาใหเ้ หน็ ไดง้ า่ ย
เขา้ ถงึ ไดง้ า่ ย



Effective Time Management ; ETM 181 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

บทท่ี 29

บทสง่ ทา้ ย

Effective
Time
Management

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 182

เราไดอ้ า่ นมาจนจบบทสดุ ทา้ ยแลว้ จะเหน็ วา่ หลายสง่ิ หลายอยา่ ง
เปน็ เรอ่ื งทเ่ี ราอาจรอู้ ยแู่ ลว้ เพยี งแตเ่ ราอาจไมม่ น่ั ใจวา่ คนอน่ื ๆ เขาทำอยา่ งไร
หรอื เรายงั ไมไ่ ดท้ ำสง่ิ นน้ั อยา่ งจรงิ จงั

ถา้ เราอยากรวู้ า่ เราบรหิ ารเวลา ในปจั จบุ นั นเ้ี ปน็ อยา่ งไร อาจทำได้
โดยใหเ้ ราใชแ้ บบฟอรม์ ซง่ึ ไดป้ รบั จากแบบของเอด็ วนิ ซี บลสิ ส์ ในหนา้ 167
เราจะกาเครื่องหมาย X ลงในช่องกิจกรรมที่เราทำ และหน้าที่หลักของ
กจิ กรรมนน้ั ทกุ ๆ 15 นาที การทำเชน่ นก้ี เ็ พอ่ื ใหเ้ ราเหน็ ไดด้ ว้ ยตวั เองวา่
เราบรหิ ารเวลาในแตล่ ะวนั ของเราเปน็ อยา่ งไร

วธิ กี ารกค็ อื ถา่ ยเอกสารไวว้ นั ละแผน่ และทดลองบนั ทกึ วา่ ในแตล่ ะ
15 นาที ทผ่ี า่ นไป เราไดท้ ำอะไรบา้ ง และเมอ่ื หมดวนั เรากร็ วมเวลาดวู า่ เราใช้
เวลาทำกิจกรรมอะไรมากที่สุด ทำไปสัก 5-6 วัน เราก็จะพบตัวเองว่า
มพี ฤตกิ รรมการบรหิ ารเวลาอยา่ งไร

บางคนที่ลองทำดูก็อาจแปลกใจว่าวันหนึ่งๆไม่ค่อยได้ทำ
อะไรที่เป็นชิ้นเป็นอัน บางคนเอาแต่อ่าน E-mail เล่น Internet บางคน
ลงเวลาไม่ได้ เพราะนั่งเฉย ๆ คิดเรื่อยเปื่อย ฯลฯ จุดก็คือเราจะได้เห็น
วงจรการทำงานของเรา

เมื่อเราค้นพบพฤติกรรมของตัวเองแล้ว เราก็อาจใช้เทคนิค
บางอย่าง จากหนังสือเล่มนี้เพื่อปรับให้การบริหารเวลาของเรา
มีประสิทธิภาพมากขึ้น หนังสือเล่มนี้จะไม่มีประโยชน์อะไรเลย
หากเราอา่ นจบแลว้ ไมไ่ ดเ้ รม่ิ ตน้ เปลย่ี นแปลงตวั เอง

มขี อ้ เสนอใหเ้ รานำความรู้ หรอื เทคนคิ บางอยา่ งทเ่ี ราชน่ื ชอบไปเลา่
ให้คนที่เราปรารถนาดีต่อเขาฟัง จะทำให้เราจำเทคนิคเหล่านั้นได้แม่น
และทส่ี ำคญั เรากจ็ ะเขา้ ใจลกึ ซง้ึ มากขน้ึ

ที่สำคัญอีกอย่างก็คือการสอนคนอื่นเมื่อมีโอกาสเราก็อาจสอน
หรอื แนะนำคนอน่ื เมอ่ื เรามโี อกาส เพราะสง่ิ นก้ี อ็ าจเปน็ แรงผลกั ดนั ทท่ี ำใหเ้ รา
จะตอ้ งฝกึ ปฏบิ ตั แิ ละพฒั นาตนเองไดด้ ยี ง่ิ ขน้ึ ดว้ ย เพราะเมอ่ื เราสอนบอ่ ยๆ
มนั กจ็ ะซมึ ซบั ในจติ ใจของเรา และเชอ่ื เหลอื เกนิ วา่ หากเราทำอยา่ งตอ่ เนอ่ื ง

Effective Time Management ; ETM 183 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

ตารางการใชเวลา

ปรับจากแบบของ เอ็ดวินซี บลิสส

วันท.่ี .................................

กจิ กรรม หนา ท่ีหลกั รายละเอยี ด

อาน
งานเอกสาร
โทรศัพท
ปรึกษาหารือ
ประชุม
Email/ Internet

เขียน

คิด /วางแผน
ัพฒนางาน
................................................

อ่ืนๆ
พั งฒานนาบตรินเหาอรง
งานพัพัฒฒนนาาบุบุคคคลลาากกรรใในนทีทีมม
ปรังาบนปแรุก้งงัปาญนหา

ลูกคา
งานธุระการประจํา

อ่ืนๆ

8.00 – 8.15 อา่ นขา่ วหนงั สอื พมิ พ์
คยุ กบั เพอ่ื นเกา่
8.15 – 8.30 อา่ นบนั ทกึ เรยี น
8.30 – 8.45 เดนิ ไปคยุ กบั เพอ่ื น
คยุ เรอ่ื งแกบ้ นั ทกึ
8.45 – 9.00 ตอบบนั ทกึ Shared
9.00 – 9.15
9.15 – 9.30 -
9.30 – 9.45 -
9.45 – 10.00 ตอบคำถาม Shared
10.00 – 10.15 อา่ นเมลลภ์ ายใน
10.15 – 10.30
10.30 – 10.45 ธรุ ะสว่ นตวั
10.45 – 11.00 พบเจา้ นาย
11.00 – 11.15 คยุ กบั เมธา
11.15 – 11.30 อา่ นขา่ วสาร
11.30 – 11.45 คยุ สอนงานลกู นอ้ ง
11.45 – 12.00 จดั แฟม้
12.00 – 12.15 มอบหมายงาน
12.15 – 12.30 เสนอบนั ทกึ
12.30 – 12.45 อนมุ ัตงิ บ ผ่าน SAP
12.45 – 13.00 รา่ งบนั ทกึ
13.00 – 13.15 ธรุ ะสว่ นตวั
13.15 – 13.30 30 45 30 60 45 90 30 60 - 15 60 135 30 30 45 75 150
13.30 – 13.45
13.45 – 14.00
14.00 – 14.15
14.15 – 14.30
14.30 – 14.45
14.45 – 15.00
15.00 – 15.15
15.15 – 15.30
15.30 – 15.45
15.45 – 16.00

16.00 – 16.15
16.15 – 16.30
16.30 – 16.45
16.45 – 17.00

รวม

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 184

จนเปน็ ระบบเปน็ นสิ ยั ตดิ ตอ่ กนั หลายๆ วนั การบรหิ ารเวลาของเราจะดขี น้ึ
และเราจะเป็นหนึ่งในคนที่ประสบผลสำเร็จ ทั้งในชีวิตการทำงาน
และชวี ติ สว่ นตวั .

ใหเ้ วลากบั งาน เพอ่ื ความสำเรจ็ ในภายหนา้

ใหเ้ วลากบั ความคดิ เพอ่ื เปน็ คลงั แหง่ พลงั ในการทำงาน

ใหเ้ วลากบั การเลน่ เพอ่ื ความเปน็ หนมุ่ สาวอยา่ งถาวร

ใหเ้ วลากบั การอา่ น เพอ่ื เปน็ นำ้ พแุ หง่ ปญั ญา

ใหเ้ วลากบั ความเปน็ มติ ร เพอ่ื เปน็ ถนนแหง่ ความสขุ

ใหเ้ วลากบั ความรกั เพอ่ื ความชน่ื บานแหง่ ชวี ติ

ใหเ้ วลากบั การหวั เราะ เพอ่ื เปน็ ดนตรแี หง่ ความเบกิ บาน

กวขี ององั กฤษ

Effective Time Management ; ETM 185 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

ภาคผนวก

ทา่ นจะเลอื กทำขอ้ ใดสำหรบั การบรหิ ารเวลาของทา่ น

1. ถา้ ทา่ นเดนิ ทางมาถงึ ทท่ี ำงานเวลา 8.30 น. ซง่ึ เปน็ เวลาเรม่ิ งาน
พอดี เลขาของท่านได้เตือนท่านว่า จดหมายที่จะขอความอนุเคราะห์
ในการโชว์สินค้าในงานแสดงยังไม่ได้เขียน และสัปดาห์หน้าจะมี
งานแสดงแลว้ ทา่ น…..

ก. รบั ปากและเขยี นเองเดย๋ี วนน้ั
ข. บอกใหเ้ ลขามานง่ั และจดตามทท่ี า่ นบอก
ค. ใหเ้ ลขาเขยี นมาแลว้ ทา่ นจะตรวจ
ง. เอาไวก้ อ่ นวนั หลงั ทา่ นจะเขยี นให้

2. สมมติว่าท่านกำลังร่างจดหมายสำคัญฉบับหนึ่งเพื่อขอให้
นายพจิ ารณา มผี จู้ ดั การอกี แผนกทเ่ี ปน็ เพอ่ื นรกั ทา่ นมาตามเรอ่ื งทเ่ี คยขอ
ให้ท่านช่วยติดต่อโรงแรมเพื่อจัดงานแต่งงานให้ลูกสาว เพราะคิดว่า
ทา่ นนา่ จะไดส้ ว่ นลดทด่ี กี วา่ ซง่ึ ทา่ นเคยรบั ปากไว้ ทา่ นจะ

ก. โทรตดิ ตอ่ ใหเ้ ดย๋ี วนน้ั เลย
ข. บอกเบอรใ์ หเ้ ขาตดิ ตอ่ เอง
ค. บอกใหเ้ ขามาคยุ รายละเอยี ดกบั ทา่ นวนั หลงั
ง. บอกวา่ จะตดิ ตอ่ ใหแ้ ลว้ จะแจง้ ผลใหท้ ราบ
จ. ใหเ้ ขานง่ั รอแปบ็ นงึ เดย๋ี วจะจดั การให้

3. สมมติว่าท่านกำลังหารือกับผู้จัดการด้านผลิตเรื่องผลผลิตที่
สูญเสียมีอัตราที่สูงขึ้น ขณะนั้นก็มีโทรศัพท์จากผู้จัดการแผนกบัญชี
ที่ต้องการเอกสารสำเนาที่ส่วนงานท่านทำแล้วแต่ยังไม่ส่งให้
ขอดว่ นเพราะตอ้ งทำสรปุ งาน ทา่ นจะ

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 186

ก. คยุ ใหท้ ราบในรายละเอยี ดแลว้ ดำเนนิ การให้
ค. มอบหมายใหเ้ ลขาคยุ
ฃ. บอกวา่ ทา่ นมงี านอน่ื เสรจ็ งานแลว้ ทา่ นจะโทรไป
ง. รบั ปากวา่ จะทำให้ แลว้ คยุ เรอ่ื งผลผลติ ตอ่

4. ขณะที่ท่านกำลังคุยเรื่องภาระงานกับเลขา มีพนักงานใหม่
มาพบท่านตามที่นัดหมาย แต่ท่านลืมสนิทและไม่ได้เตรียมตัว
ทจ่ี ะสอนงานเขา และยงั มงี านอน่ื ๆ ทต่ี อ้ งเคลยี รอ์ กี มาก ทา่ นจะ

ก. ขอโทษเขา และขอใหเ้ ขาไปศกึ ษาจากคมู่ อื เอง
ข. มอบหมายใหเ้ ลขาแนะนำงานแทน
ค. บอกใหไ้ ปทำงานกอ่ น วนั หลงั ทา่ นจะไปคยุ ดว้ ย
ง. หยดุ ภาระกจิ แลว้ แนะนำงานตามทน่ี ดั ไว้

5. เวลา 10.00 น. ท่านได้รับรายงานว่ามีพนักงานทุจริต
และผจู้ ดั การแผนกตรวจสอบจะขอเวลาทา่ น แตบ่ า่ ยนท้ี า่ นตอ้ งไปประชมุ
กบั ลกู คา้ เพอ่ื ตอ่ รองเรอ่ื งราคาและจำนวนสนิ คา้ ทจ่ี ะสง่ ซง่ึ ทา่ นเตรยี มตวั
การนำเสนอยงั ไมด่ นี กั ทา่ นจะเลอื กทำงานใด

ก. เชญิ ผจู้ ดั การแผนกตรวจสอบมาพบ
ข. นง่ั เตรยี มขอ้ มลู เพอ่ื ไปคยุ กบั ลกู คา้

Effective Time Management ; ETM 187

แบบสอบถามเกย่ี วกบั งานเอกสาร EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

คณุ เกบ็ เอกสารชน้ิ นไ้ี วท้ ไ่ี หน สถานทเ่ี กบ็

1. ใบเสรจ็ รบั เงนิ ของสง่ิ ของทค่ี ณุ ซอ้ื ..............................................

2. นสพ.เศรษฐกจิ +นติ ยสารการจดั การทม่ี บี ทความ

ทน่ี า่ อา่ น แตค่ ณุ ไมม่ เี วลาอา่ นในขณะน้ี ..............................................

3. บนั ทกึ ของเจา้ นายทแ่ี จง้ วนั ประชมุ เปน็ วนั จนั ทรห์ นา้ ..............................................

4. แบบสอบถามจากมหาวทิ ยาลยั แหง่ หนง่ึ ถามความ

เห็นคุณเกี่ยวกับวิธีการบริหารงานบุคคล ..............................................

5. ขอ้ มลู ของลกู นอ้ งคนหนง่ึ ทค่ี ณุ จะเอามาใชใ้ นการ

เตรียมเขียนรายงานการปฏิบัติงานประจำเดือนถัดไป ..............................................

6. จ.ม.ทค่ี ณุ ตอ้ งตอบทนั ที แตค่ ณุ ตอ้ งโทรสอบถาม

คนบางคนก่อนตอบ ..............................................

7. จ.ม.จากคนทค่ี ณุ โทรคยุ ดว้ ยบอ่ ยๆ แจง้ ใหค้ ณุ ทราบ

ที่อยู่และเบอร์โทรใหม่ ..............................................

8. บนั ทกึ จากแผนกอน่ื ในบรษิ ทั ของคณุ เขยี นมา

ขอสำเนารายงานที่แผนกจัดทำขึ้น ..............................................

9.แผ่นพับโฆษณาจากบริษัทขายแบบฟอร์มแห่งหนึ่ง

มีบางแบบควรจะสั่งมาใช้แต่คุณก็ยังไม่แน่ใจ ..............................................

10. จ.ม.รอ้ งเรยี นจากลกู คา้ คนหนง่ึ ..............................................

11. บนั ทกึ จากฝา่ ยทรพั ยากรบคุ คล

เกี่ยวกับวิธีการประเมินบุคคล ..............................................

12. บนั ทกึ ทค่ี ณุ เขยี นเตอื นตวั เอง ใหเ้ รม่ิ ทำเรอ่ื ง

งบประมาณปหี นา้ เสยี แตเ่ นน่ิ ๆ ..............................................



Effective Time Management ; ETM 189 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

บรรณานกุ รม

ปรดี า ลม้ิ ถวลิ (2537) : บรหิ ารเวลาอยา่ งเตม็ คณุ คา่ .
กรงุ เทพฯ : บรษิ ทั ซเี อด็ ยเู คชน่ั จำกดั (มหาชน)

ธรรมรฐั วงศศ์ รสี กลุ (แปล):(2546) : สรา้ งกำไรดว้ ยการประหยดั
เวลา : กรงุ เทพฯ : สำนกั พมิ พผ์ จู้ ดั การ

วรรธนา วงษฉ์ ตั ร (แปล) : (2545) กนิ กบตวั นน้ั ซะ
กรงุ เทพฯ : สำนกั พมิ พต์ น้ ไม้

Alan Lakein (1993). How to get Control of Your Time and Your Life.
Gower Publishing Company Limited.

Julie-Ann Amos (2001). Managing Your Time.
Grolier Business Library.

Marion E. Haynes (1987). Personal Time Management.
Crisp Publications, Inc.

Stephen R. Covey, (1994). A. Roger Merrill and Rebecca R. Merrill.
First Things First Simon & Schuster Rockefeller Center.



Effective Time Management ; ETM 191 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

ประวัติผู้เขียน
นายยงยทุ ธ พรี พงศพ์ พิ ฒั น์
“กรรมการผจู้ ดั การ” สถาบนั ดโี ฟคอนซลั แทน็ ท์
101/664 ซอ่ื ตรงซอย 7/1 ถนนรตั นาธเิ บศร์
ต.ไทรมา้ อ.เมอื ง จ.นนทบรุ ี 11000
โทร. 02-921-8806, 02-921-8407
09-816-8190
e-mail: [email protected]
www.d4.co.th

ประวตั ทิ างการศกึ ษา
ปรญิ ญาตรี : สาขาบรหิ ารรฐั กจิ คณะรฐั ศาสตร์

มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
ปรญิ ญาโท : สาขาจิตวิทยาอุตสาหกรรมและองค์การ

มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์
ปรญิ ญาโท : สาขา Policy Science (MPP) จาก Saitama

University ประเทศญป่ี นุ่ (ทนุ การศกึ ษาของ
ธนาคารแห่งประเทศไทยและรัฐบาลญี่ปุ่น)
ประวตั กิ ารทำงาน
: ฝา่ ยการตลาด บรษิ ทั การบนิ ไทย จำกดั (2530-2531)
: สว่ นการจดั องคง์ านและสำนกั งานโครงการปรบั องคก์ ร
ฝา่ ยทรพั ยากรบคุ คล ธนาคารแหง่ ประเทศไทย (2531-2543)
: ผบู้ รหิ ารทมี สถาบนั ฝกึ อบรม ธปท. (2543-2547)
: เขา้ โครงการเกษยี ณกอ่ นอายปุ ี 2548 (Early Retirement)
: ทป่ี รกึ ษาโครงการ Work Improvement ธนาคารกรงุ ไทย
(2545-2546)
: “วทิ ยากร” หลกั สตู รดา้ นการบรหิ าร บรษิ ทั Development
Dimensions International (DDI/ Pacific International ,
Thailand Branch)

กจิ กรรมพเิ ศษทางสงั คม
: วทิ ยากรแกอ่ งคก์ รเอกชนตา่ งๆ เชน่
บรษิ ทั ซเิ มนตไ์ ทย ธนาคารกรงุ ไทย ธนาคารกสกิ รไทย ธนาคารทหารไทย
บรรษัทบริหารสินทรัพย์ไทย สยามมิชชิลินกรุ๊ป กรุงเทพประกันชีวิต
บรรษทั ประกนั สนิ เชอ่ื อตุ สาหกรรมขนาดยอ่ ม การไฟฟา้ ฝา่ ยผลติ
การทา่ อากาศยานไทย โตโยตา้ เอพ.ี ฮอนดา้ ยนู ไิ ทย พานาโซนคิ
มหาวทิ ยาลยั ธรรมศาสตร์ ฯลฯ

หลกั สตู รทบ่ี รรยาย (วทิ ยากร)
: ผนู้ ำแหง่ การกระจายอำนาจ (Empower Boss)
: หวั หนา้ งานทม่ี ปี ระสทิ ธภิ าพ (Effective Supervisory Skills)
: สรา้ งสรรคพ์ ลงั ทมี (Effective Team building: Walk Rally)
: เทคนคิ การประชมุ อยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพ (Effective Meeting)
: สรา้ งความรกั และความผกู พนั ในองคก์ ร
(Effective Change and Commitment)
: การบรหิ ารเวลาอยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพ (Effective Time Management)
: จติ วทิ ยาการบรหิ ารสำหรบั หวั หนา้ งาน (Psychology for Supervisor)
: การบรหิ ารความขดั แยง้ (Conflict Management)
: จติ วทิ ยาการสรา้ งแรงจงู ใจ (Motivation at Work)
: จติ วทิ ยาการสรา้ งทศั นคตเิ ชงิ บวกและการพฒั นาตนเอง
(Self Development)
: จติ วทิ ยาการปรบั พฤตกิ รรมพนกั งานทม่ี ปี ญั หา
(Organizational Behavior)

* ออกแบบหลกั สตู รฝกึ อบรมแบบ Strategic Partner, Training Road Map
โครงการทเ่ี ปน็ ทป่ี รกึ ษา
: การพฒั นาและปรบั เปลย่ี นองคก์ รดว้ ยเทคนคิ และวธิ กี ารดา้ นจติ วทิ ยา*
: การปรบั ปรงุ กระบวนการการทำงาน (Work Improvement)*
: การพฒั นาองคก์ รดว้ ย Balanced Scored และ KPI*
: การปรบั ปรงุ ประสทิ ธภิ าพในการประชมุ (Effective Development Program)*
: การทำ Competency และ Implementation *
: การทำแผนพฒั นาบคุ ลากรตามกลยทุ ธข์ ององคก์ ร (Training Road Map)*

คำนยิ ม

ผมเชื่อเหลือเกินว่า ใครได้อ่านหนังสือ “การบริหารเวลา
อย่างมีประสิทธิภาพ” เล่มนี้แล้วไปประยุกต์ใช้กับตนเองจนเป็นส่วนหนึ่ง
ของชีวิตแล้ว ท่านจะรู้สึกว่าตัวเองสามารถทำอะไรได้หลายๆ
อย่างในเวลาเดียวกัน และทำได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
เสยี ดว้ ยแลว้ ยงั รสู้ กึ วา่ ตวั เอง “ยงั มเี วลาวา่ ง” ทห่ี าความสขุ ใหก้ บั ตนเองอกี ดว้ ย
ผมขอยนื ยนั ครบั !

ผ้ชู ว่ ยศาสตราจารย์ธีระศกั ดิ์ กำบรรณารักษ์
ประธานโครงการปรญิ ญาโทจติ วทิ ยาอตุ สาหกรรมและองคก์ าร
ภาควิชาจิตวิทยา คณะศิลปศาสตร์
มหาวทิ ยาลยั ธรรมศาสตร์ ทา่ พระจนั ทร์

เมอ่ื เยน็ วนั องั คาร ผบู้ รหิ ารสว่ น ไดน้ ำหนงั สอื เลม่ หนง่ึ มาใหผ้ มอา่ น
และกำชบั ใหอ้ า่ นใหไ้ ด้ ผมกเ็ ลยหว้ิ กลบั ไปอา่ น คนื วนั นน้ั อา่ นไปซกั พกั หนง่ึ
ก็วางไม่ลง แล้วก็คิดว่าเรื่องนี้เป็นเรื่องสำคัญกับวิถีชีวิตการทำงาน
ของพวกเรา จึงรีบนำมาให้เพื่อนพนักงานจัดทำในรูป Power Point
Presentation เพื่อจะได้เผยแพร่สาระสำคัญของหนังสือเล่มนี้
แบบมว้ นเดยี วจบ สาระในหนงั สอื น้ี เปน็ ประโยชนก์ บั พวกเราทเี ดยี ว

รณดล นมุ่ นนท์
ผู้บริหารส่วน
ธนาคารแหง่ ประเทศไทย

ได้อ่านแล้วทุกหน้า อยากบอกว่า....ใช่เลย เสมือนเป็นเรื่อง
ของตัวเองจริงๆ หนังสือเล่มนี้มีประโยชน์จริงๆ ในด้านปฏิบัติ
ซึ่งจะช่วยทบทวนตัวเองได้ตลอดเวลา ข้อคิดหลักที่ชอบมากคือ
“อยา่ ทำงานเหมอื นจะไมม่ วี นั พรงุ่ น้ี ” เพยี งเทา่ นก้ี ช็ ว่ ยสรา้ งความสมดลุ
ใหต้ วั เองไดม้ ากคะ่

กลุ นรี เกตทุ อง
ผ้อู ำนวยการฝ่ายอาวโุ ส
ธนาคารกรงุ ไทย