การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

Effective Time Management ; ETM 101 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

# เขยี นหนงั สอื เรอ่ื งการบรหิ ารเวลา การประชมุ
และความคดิ สรา้ งสรรค์

• เปา้ หมายในงาน (Careers Goals)
# เปน็ วทิ ยากรมอื อาชพี ทม่ี หี ลกั สตู รเปน็ ของตวั เอง
# รายรบั มากกวา่ 50,000 บาท/เดอื น
# เขา้ โครงการ Early Retirement
# หางาน Part-time เชน่ เขยี นบทความในนติ ยสาร

• เปา้ หมายดา้ นการเรยี นรู้ (Education Goals)
# เรยี นภาษาองั กฤษ
# เรยี นคอมพวิ เตอร์ โปรแกรม flash และการทำ homepage
# เรยี นการใช้ Palm และ Pocket PC
# อา่ นหนงั สอื ดา้ นการบรหิ ารสมยั ใหมท่ ส่ี นใจ
# อบรมดา้ น Soft skills

• เปา้ หมายในครอบครวั (Family Goals)
# ใหเ้ วลากบั ลกู มากขน้ึ
# ไปเยย่ี มคณุ พอ่ และญาตพิ น่ี อ้ งบอ่ ยขน้ึ
# ดแู ลภรรยาและใสใ่ จเปน็ พเิ ศษมากขน้ึ

• เปา้ หมายดา้ นเศรษฐกจิ (Financial Goals)
# สะสมกองทนุ ใหไ้ ด้ 3 ลา้ นบาท
# เกบ็ เงนิ เดอื นละ 2 หมน่ื บาท
# ลดคา่ เบยี รแ์ ละการเลย้ี งสงั สรรคท์ ม่ี ากเกนิ จำเปน็
# ลดการใชบ้ ตั รเครดติ

• เปา้ หมายดา้ นจติ ใจ (Mental Goals)
# รจู้ กั ยอมรบั ผดิ
# คมุ อารมณม์ ากขน้ึ
# เขา้ สงั คมมากขน้ึ
# หยดุ เอาแตใ่ จ

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 102

# เลกิ ผดั วนั ประกนั พรงุ่
# หยดุ วจิ ารณท์ ไ่ี มไ่ ดป้ ระโยชน์
# มองโลกในแงบ่ วกและมคี วามสขุ ในทกุ สถานการณ์
• เปา้ หมายดา้ นสขุ ภาพ (Physical Goals)
# กนิ อาหารเจในชว่ งเทศกาล
# ควบคมุ อาหาร ทานเฉพาะทจ่ี ำเปน็
# ปน่ั จกั รยานกบั ลกู ตอนเยน็
# ตแี บด 3 ครง้ั / สปั ดาห์
# ลดเอว
# ลดกาแฟ
# เลกิ บหุ ร่ี
# ลดเหลา้ เบยี ร์
• เปา้ หมายดา้ นสงั คม (Social Goals)
# ดหู นงั กบั เพอ่ื น ๆ
# พบเพอ่ื นเกา่
# อา่ นหนงั สอื วารสาร และนวนยิ าย
# เปน็ สมาชกิ ชมรมศษิ ยเ์ กา่
# พกั ผอ่ นตา่ งจงั หวดั กบั เพอ่ื นเกา่ ๆ

คราวนเ้ี รามาลองกำหนดเปา้ หมายในปนี ข้ี องเรากนั ดู ใหเ้ ราเขยี น
เองนะ
• เปา้ หมายเสรมิ สรา้ งคณุ ภาพชวี ติ (Creative Goals)

# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….

Effective Time Management ; ETM 103 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

• เปา้ หมายในงาน (Careers Goals)
# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….
# ………………........................…………………

• เปา้ หมายดา้ นการเรยี นรู้ (Education Goals)
# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….

• เปา้ หมายในครอบครวั (Family Goals)
# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….

• เปา้ หมายดา้ นเศรษฐกจิ (Financial Goals)
# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….

• เปา้ หมายดา้ นจติ ใจ (Mental Goals)
# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 104

# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….
• เปา้ หมายดา้ นสขุ ภาพ (Physical Goals)
# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….
# ……………………...........................……….
# …………………….........................................………
# …………………….........................................………
• เปา้ หมายดา้ นสงั คม (Social Goals)
# …………………….........................................………
# …………………….........................................………
# …………………….........................................………
# …………………….........................................………
# …………………….........................................………

จากเปา้ หมายทเ่ี ราวางไวข้ องปนี ้ี เรากจ็ ะนำมาเขยี นในแผนประจำปี
หรือที่เรียกว่า Year Plan ของเรา แผนงานนี้คือ ความตั้งใจว่า
ปนี เ้ี ราจะทำสง่ิ ตา่ งๆทก่ี ลา่ วมาใหส้ ำเรจ็ เปน็ ความตง้ั ใจของเราในตอนเรม่ิ ตน้

ตอ่ มาเรากจ็ ะดวู า่ เราจะนำเปา้ หมายไหนมากำหนดในแตล่ ะเดอื น
เชน่ เดอื นนต้ี อ้ งการทำอะไรใหส้ ำเรจ็ หรอื เรม่ิ ตน้ งานใด ยกตวั อยา่ งเชน่
จะสมัครเรียน AUA ภายในเดือนมีนาคม เลิกบุหรี่ในเดือนกรกฏาคม
เริ่มเล่นแบดมินตันเดือนเมษายนเป็นต้นไป กินเจช่วงเทศกาลเจปีนี้
ยกเลกิ บตั รเครดติ ใหเ้ หลอื 2 ใบในเดอื นกมุ ภาพนั ธ์ ฯลฯ

Effective Time Management ; ETM 105 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

ขณะเดียวกันกิจกรรมบางอย่างก็อาจไม่ต้องลงเวลาที่แน่นอน
เพื่อให้ยืดหยุ่นได้ เช่น ดูหนัง อ่านหนังสือเรื่องการจัดการ
ปน่ั จกั ยานออกกำลงั กาย ควบคมุ อารมณ์ ฯลฯ เปน็ งานทย่ี ดื หยนุ่ ได้ เกดิ ขน้ึ
สมำ่ เสมอได้ เมอ่ื ไรทภ่ี าพยนตรด์ ี ๆ เขา้ มากไ็ ปดู หรอื อา่ นหนงั สอื ตอนเยน็ ๆ
หรือก่อนนอน ฯลฯ แต่เราจำเป็นต้องเขียนไว้เพื่อเตือนตัวเอง
และหากเรามั่นใจโดยจะเขียนเจาะจงวันเวลาที่จะทำเลยก็ได้
ถา้ เราคดิ วา่ การกำหนดวนั จะทำใหเ้ ราไมผ่ ดั วนั ประกนั พรงุ่ ออกไปอกี

เชน่ ปนี เ้ี รามโี ครงการหรอื แผนงานทจ่ี ะทำ ดงั น้ี

1. สร้างฐานข้อมูลใน WEB โครงการใหม่ของฝ่าย 1 ม.ี ค. - 30 พ.ค.
1 เมย - 15 มิ.ย.
2. ปรับปรุงงานกระบวนการในการให้บริการลูกค้า
- การเบกิ - ถอนเงนิ สด 1 ม.ค. - 30 ก.ค.
- การอนมุ ตั สิ นิ เชอ่ื 1 ม.ค. - 31 ธ.ค.
- การอนมุ ตั บิ ตั รเครดติ

3. เรียนภาษาอังกฤษ และสอบ Tofel ให้ได้ 600

4. เขียนหนังสือ ให้ได้ 3 เล่ม
- เทคนคิ การประชมุ (30 ม.ี ค.)
- ทักษะสำหรับผนู้ ำ (30 ม.ิ ย.)
- ความคิดสร้างสรรค์ (31 ธ.ค.)

.
.
.
. เราสามารถเพิ่มโครงการไปได้เรื่อยๆ
.
.

โครงการเหลา่ น้ี เปน็ เหมอื นการตง้ั หลกั และแนวทางใหก้ บั เรา
เป็นความต้งั ใจทเ่ี ราจะทำใหค้ วามคดิ นี้สำเร็จลลุ ว่ งไปได้



Effective Time Management ; ETM 107 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

บทท่ี 20

การวางแผน

Effective
Time
Management

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 108

การวางแผนถอื เปน็ หวั ใจสำคญั ของการทำงาน และการดำเนนิ ชวี ติ
แต่ปัญหาที่สำคัญก็คือ คนส่วนใหญ่ไม่ชอบวางแผน ไม่ว่าจะเป็น
แผนการดำรงชวี ติ หรอื แผนงานธรุ กจิ หรอื แมแ้ ตแ่ ผนงานในแตล่ ะวนั

เมอ่ื ไมม่ กี ารวางแผน เราจงึ มกั จะเผชญิ ปญั หาเฉพาะหนา้ ใหแ้ กไ้ ข
อยตู่ ลอดเวลา ซง่ึ กระทบตอ่ การบรหิ ารเวลาอยา่ งมาก

สมมตวิ า่ เราไดร้ บั คำสง่ั ใหไ้ ปภเู กต็ 3 วนั เพอ่ื เขา้ ประชมุ แทน
หวั หนา้ ทไ่ี ปไมไ่ ด้ เราตอ้ งเตรยี มตวั อยา่ งไรบา้ ง

ขอใหเ้ รามาลองวางแผนกนั ดหู นอ่ ย
สมมตวิ า่ เราลองคดิ ออกมาแลว้ นะวา่ เราตอ้ งทำอะไรบา้ ง เชน่
- ซอ้ื ตว๋ั เครอ่ื งบนิ
- จองทพ่ี กั
- เตรยี มเอกสารในการประชมุ
- จา่ ยคา่ มอื ถอื ทค่ี า้ งชำระ
- จดั ตารางการทำงาน
- เตรยี มกระเปา๋ และของใชส้ ว่ นตวั
- สำรองเงนิ สด
- เชค็ สภาพอากาศ
- ฝากงานใหก้ บั เพอ่ื นรว่ มงาน
- ใหเ้ บอรม์ อื โทรทจ่ี ะตดิ ตอ่ เราได้
เราคงอุ่นใจไม่น้อยที่เราได้เขียนรายการเหล่านี้ การวางแผนนี้
ดเู หมอื นจะชว่ ยเราไดม้ ากทเี ดยี ว แตเ่ ชอ่ื ไหมวา่ หลายคนทแ่ี มจ้ ะวางแผนแลว้
ก็ยังอาจยังตกหล่นหรือลืมบางสิ่งในรายละเอียดอื่น ๆ ได้อีก เช่น
ลมื แปรงสฟี นั ลมื ถงุ เทา้ ลมื ทช่ี ารต์ แบตเตอร่ี ลมื เบอรโ์ ทรของบคุ คล
ทเ่ี ราตอ้ งตดิ ตอ่ ลมื นำเอกสารบางอยา่ งไป ฯลฯ เมอ่ื ไปถงึ กต็ อ้ งวง่ิ หารา้ น
ซอ้ื สง่ิ เหลา่ น้ี ซง่ึ กต็ อ้ งเสยี เวลาและสรา้ งความโกลาหลใหไ้ มน่ อ้ ย
นข่ี นาดเราคดิ วา่ เราวางแผนแลว้ นะ ยงั มโี อกาสลมื ไดม้ ากขนาดน้ี
แลว้ นบั ประสาอะไรถา้ เราไมค่ ดิ ทจ่ี ะวางแผนเลยละ

Effective Time Management ; ETM 109 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

ทำไมคนถึงไม่ชอบวางแผน สาเหตุที่คนไม่ชอบวางแผนนั้น
มหี ลายสาเหตดุ ว้ ยกนั ซง่ึ ไดแ้ ก่

- ขเ้ี กยี จ
- ทำไปกอ่ นแลว้ คอ่ ยวางแผน
- ไมเ่ หน็ ความสำคญั
- กลวั ทำไมไ่ ดต้ ามแผน
- วางแผนไมเ่ ปน็
- ไมช่ อบเขยี น คดิ วา่ จำได้
- รสู้ กึ วา่ ถกู บงั คบั
- คดิ วา่ ลยุ ไปเดย๋ี วกเ็ สรจ็ เอง
- วางแผนแลว้ กลวั วา่ เปน็ การผกู มดั ไมย่ ดื หยนุ่
- ไมม่ เี วลาวางแผน
- ระบบการวางแผนทค่ี ดิ ไวย้ งุ่ ยาก
- ไมร่ วู้ า่ ตวั เองตอ้ งการอะไรจรงิ ๆ
- วางแผนมากเกนิ ไป ไมเ่ รม่ิ งาน เอาแตว่ างแผน หยมุ หยมิ

ในรายละเอยี ด
- ตอ่ ตา้ นคนทว่ี างแผนเพราะตวั เองไมเ่ คย
- เชอ่ื ประสบการณข์ องตวั เอง ใชส้ ามญั สำนกึ ฯลฯ
ไมว่ า่ สาเหตขุ องการ “ ไมว่ างแผน ” ของคนสว่ นใหญจ่ ะเปน็ อยา่ งไร
แต่ความจริงก็คือ เมื่อไม่มีการวางแผนแล้ว ผลงานที่ปรากฏออกมา
มกั จะไมม่ ปี ระสทิ ธภิ าพมากนกั และจากผลการวจิ ยั พบวา่ เวลาทใ่ี ชใ้ นการ
วางแผน เพียง 8 นาทีต่อวัน จะทำให้ประหยัดเวลาในการทำงานได้ถึง
วนั ละ 1 ชว่ั โมงทเี ดยี ว

เวลาทใ่ี ชใ้ นการทำงาน โดยปราศจากการวางแผน
………....……… ทำงาน 8 ชว่ั โมง ………….…………

Effective Time Management ; ETM 110

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT แต่ถ้ามีการวางแผนเพียง 8 นาที เวลาที่ใช้ทำงานจะสั้นลง
และมเี วลาทป่ี ระหยดั ได้ ทำใหส้ ามารถนำเวลาทเ่ี หลอื ไปทำงานอยา่ งอน่ื อกี

วางแผน เวลาทใ่ี ช้ ประหยัดได้

8 นาที 7 ชว่ั โมง 1 ชว่ั โมง

ถ้าเรามีการวางแผนในการทำงานเป็นประจำทุกวัน
ก็จะพบว่าสามารถประหยัดเวลาในแต่ละสัปดาห์มากขึ้น เราสามารถ
นำเวลานม้ี าใชท้ ำสง่ิ ทต่ี อ้ งการอยา่ งอน่ื ไดม้ ากทเี ดยี ว การวางแผนจงึ นบั เปน็
สิ่งสำคัญอย่างมาก และก็สร้างความเชื่อมั่นและความภูมิใจเมื่อเราทำ
ไดต้ ามแผนดว้ ย

หากเราต้องการวิเคราะห์ตัวเองหรือลูกน้องว่า เป็นคนทำงาน
แบบไหน มกี ารวางแผนหรอื ไม่ เราอาจวเิ คราะหไ์ ดจ้ ากตารางขา้ งลา่ งน้ี

ไม่ทำ ทำ

Over-organized person Organized person

วางแผน พวกวางแผนมากเกนิ นกั จดั การ
ไมว่ างแผน
12

Disorganized person Unorganized person

พวกโหลย่ โทย้ พวกไรแ้ ผน

43

ถ้าจำแนกบุคคลตามการวางแผน และการทำงานตามแผน
ทไ่ี ดว้ างไว้ จะสามารถแบง่ ประเภทได้ 4 แบบดว้ ยกนั คอื

1. นกั วางแผนมากเกนิ ไป (Over-organized person) ไดแ้ กค่ นท่ี
มีแต่แผนงาน แต่ไม่ทำงาน วันๆเอาแต่วางแผน เราอาจเรียกว่า
จอมวางแผนกไ็ ด้ แผนแรกแผนรองเตม็ ไปหมด ฝนั เฟอ่ื งและวจิ ารณไ์ ด้
แต่ไม่ได้ลงมือทำงานใดเลย ซึ่งบางทีเราก็เรียกว่าพวกขี้โม้ เพราะ
ทำไมค่ อ่ ยได้

Effective Time Management ; ETM 111 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

2. นักจัดการ (Organized person) เป็นพวกที่วางแผน
แลว้ กท็ ำงานตามแผนดว้ ย จดั เปน็ นกั บรหิ ารทม่ี ปี ระสทิ ธภิ าพ

3. นกั จดั การทไ่ี รแ้ ผน (Unorganized person) ไดแ้ ก่ คนทท่ี ำงาน
เปน็ นกั ปฏบิ ตั ิ แตไ่ รแ้ ผนงาน มอี ะไรเขา้ มาเปน็ ทำหมด แตไ่ มม่ ปี ระสทิ ธผิ ล
ตอ้ งใชเ้ วลามาก เราอาจเรยี กวา่ พวกจอมลยุ แตข่ าดแผนงาน

4. พวกโหล่ยโท้ย คือ ไม่วางแผนและไม่ทำงาน คนพวกนี้
จดั เปน็ ภาระของสงั คมและองคก์ ร บางครง้ั เอาแตว่ พิ ากษว์ จิ ารณโ์ ดยไมท่ ำ
อะไรเลย ให้ทำอะไรก็บอกปัดหรือรับปากแต่ก็ไม่ทำ กลุ่มนี้เป็นผลเสีย
ตอ่ องคก์ ร/สถาบนั อยา่ งมาก

ถ้าเรามีการวางแผนอย่างเป็นระบบ และปฏิบัติงานตามแผน
ที่ได้วางไว้ ผลงานที่ออกมาก็จะมีทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผล
ซึ่งจะประหยัดเวลาได้อย่างมาก ในทำนองกลับกัน ถ้าไม่มีการวางแผน
การทำงานในแตล่ ะวนั กจ็ ะเหนอ่ื ยมาก รวมทง้ั ไมร่ วู้ า่ จดุ สน้ิ สดุ ของงานอยทู่ ใ่ี ด



Effective Time Management ; ETM 113 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

บทท่ี 21

มติ ขิ องลำดบั งาน

Effective
Time
Management

Effective Time Management ; ETM 114

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT ตารางทจ่ี ะชว่ ยวางแผนจดั ลำดบั งานตามเงอ่ื นเวลา ทเ่ี ปน็ ทร่ี จู้ กั ดี
คอื ตารางทพ่ี จิ ารณาตามความสำคญั และความเรง่ ดว่ น เราสามารถแบง่ งาน
ออกเปน็ 4 สว่ นตามตารางเมทรกิ ซ์ ดงั น้ี

สำคัญ เร่งด่วน ไม่เร่งด่วน

1 2

ต้องทำเดี๋ยวนี้ การวางแผน
วันสุดท้ายแล้ว การเตรียมตัว
ถ้าไม่ทำจะมีปัญหา การพัฒนาตนเอง
ประชุมด่วน การดูแลสุขภาพ

ไมส่ ำคญั 3 4

เรื่องที่ขัดจังหวะ หยมุ หยิม
ไม่มีผลกับเรา ไม่เกี่ยวกับงาน ไม่จำเป็น
ต้องตอบหรอื ทำเด๋ยี วน้ี ทำแล้วไม่เกิดผลอะไร
ไม่ทำก็ไม่กระทบมากนัก เสียเวลา ไม่สำคัญ

ชอ่ งท่ี 1 คอื งานสำคญั และเรง่ ดว่ น
งานประเภทนเ้ี ปน็ งานทจ่ี ำเปน็ และตอ้ งทำทนั ที เชน่ ปวดหวั มาก

ทนไม่ไหวต้องไปหาหมอ เจ้านายสั่งให้ติดต่อลูกค้าเดี๋ยวนี้ ต้องส่งแบบ
เสียภาษีวันนี้เพราะเป็นวันสุดท้าย น้ำมันรถหมดต้องหาเติมปั๊มที่ใกล้
ที่สุดทันที ลูกตัวร้อนต้องพาไปโรงพยาบาล แพทย์แนะนำให้ผ่าตัด
รดิ สดี วงทวารวนั น้ี เพราะกำเรบิ มากแลว้ ฯลฯ

งานเหลา่ นเ้ี ราไมม่ โี อกาสไดผ้ ดั ผอ่ นไมส่ ามารถหลกี เลย่ี งได้ ตอ้ งทำ
จะถอื วา่ เราถกู บงั คบั จากเหตกุ ารณเ์ หลา่ นก้ี ค็ งไมผ่ ดิ เพราะถา้ ไมท่ ำมนั เดย๋ี วน้ี
จะกอ่ ใหเ้ กดิ ปญั หาได้

Effective Time Management ; ETM 115 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

หากเราลองมาวิเคราะห์ดูจะเห็นว่างานประเภทนี้ เกิดขึ้นได้จาก
2 ลกั ษณะ คอื

ลักษณะแรกเกิดจากการถูกบังคับจากสิ่งอื่นหรือคนอื่นโดยที่เรา
ไมค่ าดคดิ กอ่ น และเราเปน็ ฝา่ ยถกู กระทำ เชน่ หวั หนา้ สง่ั งานและตอ้ งการ
ผลเดย๋ี วน้ี สว่ นงานเรยี กประชมุ เรอ่ื งดว่ น รถยนตถ์ กู ชน ฯลฯ งานเหลา่ น้ี
เป็นงานที่คนอื่นสั่งให้เราทำ เป็นงานที่เกิดจากปัจจัยภายนอก ซึ่งยาก
จะควบคมุ ได้

ลักษณะที่สองเกิดจากการที่เราผัดวันประกันพรุ่งหรือไม่ได้ดูแล
ป้องกันไว้แต่เนิ่นๆ เมื่อมาถึงกำหนดเส้นตายหรือวันที่เกิดปัญหานั้น
เราไมม่ ที างเลอื กอน่ื นอกจากตอ้ งทำมนั เดย๋ี วนน้ั เชน่ การไฟฟา้ แจง้ วา่
จะตัดไฟวันนี้แล้ว เพราะไม่ได้ชำระค่าใช้บริการตามกำหนด
รถยนต์แบตเตอรี่หมดเพราะเสื่อมคุณภาพ ซึ่งเราเคยคิดที่จะเปลี่ยน
แต่ไม่มีเวลาหรือรอเอาไว้ก่อน ต้องลางานไปซื้อใบสมัครเรียนให้ลูก
เพราะเป็นวันปิดขายใบสมัครวันสุดท้าย ฯลฯ งานในลักษณะที่สองนี้
เป็นงานที่เกิดจากนิสัยและการกระทำของเราเอง เป็นตัวชี้ให้เห็นถึง
การบรหิ ารเวลาของเรา หากเรามกี ารวางแผน หรอื ดำเนนิ การกอ่ นจะทำให้
งานประเภทสำคัญและเร่งดว่ นน้ีลดลง เราจะไม่จำเป็นจะตอ้ งลกุ ลี้ลุกลน
และวนุ่ วายมากนกั

หากมีงานประเภทนี้มากเกินไปจะทำให้ชีวิตเรามีแต่เรื่องวุ่น ๆ
เราจะถกู ควบคมุ และกดดนั ดว้ ยเหตกุ ารณต์ า่ งๆ จนดเู ปน็ คนทไ่ี รร้ ะเบยี บ
คนรอบข้างเองก็จะเอือมระอา เราอาจเรียกว่าเป็นคนที่ทำงานหนัก
แตไ่ มฉ่ ลาดนกั (Work Hard but Not Smart) กค็ งได้ ผลทต่ี ามมาคอื จะทำให้
เราเครยี ด หมดแรง ยงุ่ อยแู่ ตก่ บั วกิ ฤต รอ้ นรน รวมทง้ั ยงุ่ เหยงิ ตลอดเวลา

ชอ่ งท่ี 2 คอื งานสำคญั แตไ่ มเ่ รง่ ดว่ น
งานประเภทนเ้ี ปน็ งานทแ่ี สดงใหเ้ หน็ ถงึ ความเปน็ มอื อาชพี ในเรอ่ื ง

การบรหิ ารเวลาของแตล่ ะคน เพราะเปน็ งานทเ่ี นน้ ประสทิ ธผิ ลของคนทำงาน

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 116

คนที่เน้นทำงานด้านนี้มากเพราะเขารู้ว่าอะไรสำคัญ อะไรไม่สำคัญ
อะไรควรทำอะไรไม่ควรทำ เขาจึงให้เวลาทำสิ่งเหล่านี้ก่อนซึ่งจะทำให้
เขามคี วามยดื หยนุ่ และมเี วลาพนิ จิ พจิ ารณางานทส่ี ำคญั เหลา่ นไ้ี ดเ้ พยี งพอ

ตวั อยา่ งของงานเหลา่ น้ี เชน่ เรยี นภาษาองั กฤษ/คอมพวิ เตอร์ ตรวจ
สขุ ภาพประจำปี ลดความอว้ นทต่ี ง้ั ใจไวห้ ลายปแี ลว้ ทำเรอ่ื งตดั คา่ นำ้ -ไฟ
ผ่านธนาคาร เขียนบทความที่ตั้งใจจะเขียน ทำรายงานการประชุม
สรา้ งความสมั พนั ธท์ ด่ี กี บั หวั หนา้ ออกกำลงั กาย พฒั นาความรู้ เสนอแนวทาง
การปรับปรุงการทำงานแบบใหม่ต่อหัวหน้างาน วางแผนการทำงาน
ประจำป/ี เดอื น/สปั ดาห์ ฯลฯ

งานเหล่านี้แม้จะสำคัญแต่ก็เป็นงานที่หลายคนมักจะผัดผ่อน
และเลอ่ื นออกไปโดยไมม่ กี ำหนด หรอื ไมก่ ม็ กั จะเปน็ งานทไ่ี ดเ้ รม่ิ ตน้ แลว้
แตก่ ค็ า้ งคาเอาไว้ จนกระทง่ั ถงึ เสน้ ตาย

หากเราวิเคราะห์ดูจะเห็นว่าเมื่อเวลาผ่านไป ถ้างานประเภทนี้
ยังไม่ได้รับการปฏิบัติ และเป็นงานที่มีกำหนดเส้นตาย และเส้นตาย
กำลังจะมาถึง งานนี้ก็จะเปลี่ยนเป็นงานสำคัญและเร่งด่วน นั่นก็คือ
เปลย่ี นสภาพเปน็ งานประเภทท่ี 1 ขน้ึ มา

หากเป็นงานที่ไม่มีเส้นตายก็อาจจะถูกผัดผ่อนเรื่อยไป
และหากเป็นงานที่ถูกเลี่ยงไม่ได้ก็จำต้องปฏิบัติ อาจทำให้งานนั้น
ได้ผลลัพธ์ที่ไม่ดี หลายคนจึงอาจจะบ่นว่าถ้ารู้อย่างนี้ทำตั้งนานแล้ว
อะไรทำนองนี้ งานลักษณะที่เข้าข่ายประเภทนี้ เช่น คิดว่าจะซ่อม
หลังคาบ้านก่อนหน้าฝน แต่ก็มีงานอื่นมาแทรก หรือไม่ก็ไม่มีอารมณ์
จวบจนฝนแรกเริ่มตก พื้นบ้านเจิ่งนองจึงจำต้องดำเนินการ และก็อาจ
ต้องรีบจ้างช่างที่ไม่ชำนาญ หรืออาจจะแพงเพราะเวลาบังคับแล้ว
บางคนกม็ กั จะบอกวา่ ถา้ มเี วลาคงจะทำไดด้ -ี ถกู กวา่ น้ี

หรอื อยากจะไปตรวจฟนั แตอ่ ยากหาหมอทเ่ี กง่ ๆ เลอ่ื นมาเรอ่ื ย
จนปวดฟัน แต่พอปวดขึ้นมาหมอคนไหนก็ได้ แพงแค่ไหนก็ต้องทำ
เพราะไมม่ ที างเลอื ก

Effective Time Management ; ETM 117 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

หรอื มโี ครงการเสนอปรบั ปรงุ การทำงานบางอยา่ ง แตไ่ มส่ บโอกาส
เลอ่ื นมาเรอ่ื ย จนมาพบปญั หาอกี ครง้ั เปน็ ปญั หาซำ้ ๆซากๆ

หรอื อยากไปพกั ผอ่ นกบั ครอบครวั จะไปเยย่ี มพอ่ -แม่ จะโทร
ไปหาเพื่อนเก่าที่รู้ว่าทำงานคล้ายคลึงกับเรา เข้าอบรมโครงการใหม่ๆ
แตเ่ ลอ่ื นมาเรอ่ื ย ฯลฯ เหลา่ นล้ี ว้ นแตเ่ ปน็ สง่ิ ทอ่ี ยากทำ แตไ่ มถ่ งึ เสน้ ตาย
เลยยงั ไมท่ ำ

เราควรใหเ้ วลาในการดำเนนิ งานนม้ี ากขน้ึ เพราะงานนม้ี คี วามสำคญั
และเน้นกระบวนป้องกันมากกว่าการวิ่งไล่ตามปัญหา งานประเภทนี้
เรามีโอกาสควบคุมและมีความยืดหยุ่นได้มากกว่าประเภทที่ 1 และงาน
ประเภทนเ้ี องทจ่ี ะสรา้ งภาวะความเปน็ ผนู้ ำแกต่ วั เราได้ โดยเฉพาะผนู้ ำทเ่ี นน้
การวางแผน การปอ้ งกนั (Proactive) สรา้ งความสมั พนั ธ์ แสวงหาโอกาส
ใหม่ และใหเ้ วลาพกั ผอ่ นสำหรบั ตนเองได้

คนทใ่ี หเ้ วลากบั งานนม้ี ากจะทำใหเ้ ขามวี สิ ยั ทศั น์ มองการณไ์ กล
มีความสมดุลในชีวิต เป็นคนมีระเบียบวินัย ควบคุมตนเองได้ดี
และไมค่ อ่ ยเจอภาวะวกิ ฤต

อยา่ งไรกต็ ามจากการศกึ ษาพบวา่ งานประเภทนแ้ี หละคอื งานทม่ี กั
ไดร้ บั การผดั วนั ประกนั พรงุ่ ซง่ึ คนทำงานสว่ นมากให้ เวลาไมม่ ากนกั กบั งานน้ี
ทำใหพ้ วกเขาตอ้ งประสบปญั หาในการทำงาน ในขณะน้ี

ชอ่ งท่ี 3 คอื งานไมส่ ำคญั แตเ่ รง่ ดว่ น
งานประเภทนี้เป็นงานที่แสดงให้เห็นถึงการไม่กล้าตัดสินใจและ

ไม่ควบคุมสถานการณ์ของคนทำงาน หลายคนมักจะทำงานแบบลุย ๆ
คดิ วา่ เดย๋ี วกด็ ไี ปเอง งานประเภทนจ้ี ะมแี ตเ่ รอ่ื งดว่ นกบั ดว่ นทส่ี ดุ ในยคุ ท่ี 2
ของการบรหิ ารเวลา กใ็ ชว้ ธิ กี ารบรหิ ารเวลาแบบนเ้ี สยี เปน็ สว่ นใหญ่ กลา่ วคอื
เมื่อมีภาระงานเกิดขึ้น คนทำงานก็ลงในตารางตามความเร่งด่วน
และลุยงานให้เสร็จ โดยไม่ได้เน้นว่า งานนี้จะส่งผลต่อความสำเร็จตาม
เปา้ หมายทต่ี ง้ั ไวห้ รอื ไม่

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 118

ตัวอย่างของงานประเภทนี้ เช่น เซลส์โทรมาตื้อให้ช่วยทำ
บัตรเครดิต มีคนมาขอให้เป็นกรรมการผ้าป่า นักศึกษามาขอให้
เปน็ ประธานหาทนุ คนมาขอใหท้ ำแบบสอบถาม เพอ่ื นมาชวนใหเ้ ขา้ ประชมุ
ด้วยเพราะเขากลัว หัวหน้าให้แก้บันทึกไปมาและสุดท้ายก็ไม่ได้ใช้ ฯลฯ
งานเหลา่ นเ้ี ปน็ งานทเ่ี ผชญิ หนา้ รอใหเ้ ราตดั สนิ ใจ หากเราไมร่ จู้ กั ปฏเิ สธ
หรือรีบตัดสินใจ จะทำให้เราต้องเสียเวลามาก จนมีผลให้งานอื่น ๆ
ทค่ี วรทำกไ็ มไ่ ดท้ ำ

หากเรามาวิเคราะห์ดูจะเห็นว่า งานเหล่านี้เป็นงานที่ขัดจังหวะ
จะมีมาเป็นระยะ หากไม่ปฏิเสธก็จะมีภาระงานที่หนักอึ้งจนใคร ๆ
ก็มักจะโยนงานมาให้เรา จนเราเองรู้สึกว่าไม่มีเวลาที่จะทำงานอื่นๆ
ที่สำคัญกว่า เราอาจรู้สึกว่าได้ทำงานเยอะและมีประสิทธิภาพ
แตห่ ากมองในแง่ประสิทธผิ ลแล้ว ถอื ได้วา่ เราไม่ไดร้ ับผลอะไรจากงานน้ี
และยงั สง่ ผลใหเ้ ราผดั ผอ่ นงานประเภทท่ี 2 ออกไป

เราควรลดการใช้เวลากับงานประเภทนี้ลง แม้งานประเภทนี้จะ
คาดหวงั ไมไ่ ดว้ า่ จะเกดิ ขน้ึ เมอ่ื ไร แตเ่ มอ่ื เกดิ ขน้ึ เราตอ้ งกลา้ ตดั สนิ ใจ กลา้
ปฏเิ สธ หรอื หาทางลดการใชเ้ วลาใหน้ อ้ ยทส่ี ดุ จะไดไ้ มเ่ สยี เวลาไปมากนกั

ชอ่ งท่ี 4 คอื งานไมส่ ำคญั และไมเ่ รง่ ดว่ น
งานประเภทนี้เป็นงานที่เราทำไปตามอารมณ์หรือความรู้สึก

ทั้งที่ไม่ควรต้องทำเลย ทำให้เราเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ เช่น
การนินทาว่าร้ายผู้อื่น มุงดูความหายนะของคนอื่น ทานขนมจุบจิบ
คุยมือถือแบบไร้สาระ อ่านเมล์ที่ไม่ได้ประโยชน์ ดูละครน้ำเน่า
เล่นเกมส์ฆ่าเวลา นอนจนเกินต้องการ ฯลฯ งานพวกนี้เมื่อเราทำไป
และเรามองยอ้ นไปดจู ะรสู้ กึ เสยี ดายเวลาทเ่ี สยี ไป

หากเรามาวเิ คราะหด์ จู ะเหน็ วา่ งานประเภทนเ้ี ปน็ งานทท่ี ำใหเ้ ราอาจ
จะเพลิดเพลิน แต่ไม่ก่อให้เกิดผลตามเป้าหมายของชีวิตนัก
งานประเภทนค้ี วรตอ้ งตดั ออกจากชวี ติ ใหม้ ากทส่ี ดุ

Effective Time Management ; ETM 119 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

งานทั้ง 4 ประเภทนี้ งานใดจะจัดอยู่ในประเภทใดนั้น
ยอ่ มแลว้ แตช่ วี ติ และเปา้ หมายของแตล่ ะคน งานชนดิ เดยี วกนั อาจจะเปน็
งานสำคญั และเรง่ ดว่ นของคนหนง่ึ แตอ่ าจเปน็ งานไมส่ ำคญั และไมเ่ รง่ ดว่ น
ของอกี คนหนง่ึ กไ็ ด้ เชน่ งานดลู ะครทวี ี อาจเปน็ งานประเภท 2 ของผบู้ รหิ าร
บริษัททำละคร เพราะเขาอาจศึกษาเพื่อพัฒนาละครของตัวเองให้ดีขึ้น
แต่เป็นงานประเภท 4 ของผู้ใช้แรงงานบางคน ที่ดูแล้วไม่เกิดประโยชน์
ต่อสติปัญญาหรือความคิดอะไรเลย บางทีก็ทำให้ความคิดเลวร้าย
ลงไปอีกก็มี หรืองานเล่นเกมส์คอมพิวเตอร์อาจสำคัญสำหรับคน
ที่จะออกแบบเกมส์ แต่ไม่สำคัญสำหรับเด็กๆที่ติดงอมแงม
และไมเ่ ปน็ อนั ทำอยา่ งอน่ื ๆ

การจัดสรรว่างานแต่ละประเภทอยู่ในช่องไหน เราใช้
เป้าหมายชีวิตเป็นหลักว่า งานใดจะทำให้เข้าใกล้เป้าหมายที่สุด ก็คืองาน
นน้ั สำคญั งานใดทไ่ี มเ่ กย่ี วกบั เปา้ หมายชวี ติ ทเ่ี ราตง้ั ไวก้ ไ็ มส่ ำคญั

ตารางทง้ั 4 ชอ่ งนจ้ี ะชว่ ยใหเ้ ราวเิ คราะหแ์ ละเหน็ ภาพในการวางแผน
การทำงานของเราไดเ้ ปน็ อยา่ งดี



Effective Time Management ; ETM 121 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

บทท่ี 22

หนิ กอ้ นใหญ่

Effective
Time
Management

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 122

งานทส่ี ำคญั ๆ ทอ่ี ยใู่ นชอ่ งท่ี 2 นแ่ี หละคอื งานทเ่ี ราจะตอ้ งนำมา
วางแผนกอ่ น หลายคนวางแผนโดยหยบิ งานตา่ งๆ ทกุ ชนดิ มาวางพรอ้ มๆกนั
ซง่ึ บางทกี จ็ ะเบยี ดเวลาของงานทส่ี ำคญั ๆ ไป เราจงึ ควรวางแผนและจดั สรร
เวลาใหง้ านทส่ี ำคญั กอ่ น และใหเ้ วลาทเ่ี หลอื กบั งานทไ่ี มส่ ำคญั ภายหลงั

เพอ่ื ใหเ้ ราไดเ้ หน็ ภาพดว้ ยกนั กจ็ ะขอนำการสมั มนาอยคู่ รง้ั หนง่ึ
ที่มีผู้เชี่ยวชาญท่านหนึ่งได้เปรียบเทียบเรื่องนี้ไว้ในโอกาสที่ไปพูดให้กลุ่ม
นกั เรยี นบรหิ ารธรุ กจิ ฟงั ในเรอ่ื งเกย่ี วกบั การจดั สรรเวลาน้ี โดยเปรยี บเทยี บวา่
สง่ิ ทส่ี ำคญั ๆ กเ็ ปรยี บเหมอื นหนิ กอ้ นใหญ่ สว่ นสง่ิ ทไ่ี มส่ ำคญั กเ็ ปรยี บเหมอื น
หนิ กอ้ นเลก็ โดยเขาไดด้ ำเนนิ การโดยใชต้ วั อยา่ งซง่ึ เชอ่ื วา่ พวกนกั เรยี นจะ
ไมล่ มื เลย เรามาฟงั เรอ่ื งทเ่ี ขายกตวั อยา่ งดู

ขณะทผ่ี เู้ ชย่ี วชาญยนื ตอ่ หนา้ นกั เรยี นกลมุ่ ใหญ่ เขาพลนั พดู วา่
“ เอาละไดเ้ วลาเกย่ี วกบั การทดสอบ ”
เขานำเอาภาชนะใสรปู รา่ งแบบอา่ งทแ่ี บบปดิ ฝาไดข้ น้ึ มาวาง
บนโต๊ะแล้วเขาก็เอาหินขนาดใหญ่ค่อยๆ ใส่ลงไปในภาชนะทีละก้อน
เมอ่ื หนิ เตม็ ภาชนะและไมส่ ามารถทจ่ี ะเตมิ หนิ ไดอ้ กี ตอ่ ไป เขากถ็ ามนกั เรยี นวา่
“ มนั เตม็ หรอื ยงั ”
นกั เรยี นทกุ คนตอบเปน็ เสยี งเดยี วกนั วา่ “ เตม็ แลว้ คะ่ /ครบั ”
เขากถ็ ามกลบั วา่ “ จรงิ หรอื ”
แลว้ เขากน็ ำเอากอ้ นกรวดออกมา แลว้ คอ่ ย ๆ ใสล่ งไปในภาชนะ
พรอ้ มๆ กบั เขยา่ ภาชนะ ทำใหก้ อ้ นกรวดเคลอ่ื นตวั ตกลงไปในชอ่ งวา่ ง
ของหนิ กอ้ นโต
เขายม้ิ พรอ้ มกบั ถามกลมุ่ นกั เรยี นอกี ครง้ั หนง่ึ วา่ “เตม็ หรอื ยงั ครบั ”
นักเรียนทุกคนเงียบ แต่นักเรียนคนหนึ่งพูดว่า “ สงสัยว่า
ยงั ไมเ่ ตม็ ครบั ”
เขาตอบวา่ “ ใชค่ รบั ”
พรอ้ มกนั นน้ั เขากเ็ อามอื ไปหยบิ ถงุ ทรายขน้ึ มาจากใตโ้ ตะ๊ แลว้ ก็
เททรายใสล่ งไปในภาชนะ เขาเขยา่ ใหท้ รายวง่ิ ลงไปในชอ่ งวา่ งระหวา่ ง

Effective Time Management ; ETM 123 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

หนิ กอ้ นใหญแ่ ละระหวา่ งกอ้ นกรวด
เขาถามนกั เรยี นอกี ครง้ั วา่ “ มนั เตม็ หรอื ยงั ”
ครง้ั นท้ี กุ คนตอบเปน็ เสยี งเดยี วกนั วา่ “ ยงั ไมเ่ ตม็ คะ่ /ครบั ”
เขากลา่ ว “ เยย่ี ม ใชค่ รบั มนั ยงั ไมเ่ ตม็ ”
แลว้ เขากห็ ยบิ โถนำ้ ขน้ึ มา แลว้ กเ็ ทใสล่ งไปในภาชนะจนมนั เตม็

จนเออ่
เขามองไปทน่ี กั เรยี นทกุ คน และถามวา่ เขาแสดงอะไรใหพ้ วก

นกั เรยี นดู
นกั เรยี นคนหนง่ึ ยกมอื ขน้ึ พรอ้ มกบั พดู วา่ “ ถงึ แมว้ า่ ตารางการ

ทำงานของคณุ จะเตม็ แนน่ แคไ่ หน ถา้ คณุ พยายามอยา่ งหนกั คณุ จะสามารถ
ทำงานบางอยา่ งไดม้ ากขน้ึ ”

ผเู้ ชย่ี วชาญพยกั หนา้ พรอ้ มกบั สอนวา่
“ นน่ั กส็ ว่ นหนง่ึ แตไ่ มใ่ ชส่ ง่ิ ทผ่ี มกำลงั สอน ทผ่ี มสอนพวกเรากค็ อื
ถา้ คณุ ไมใ่ สห่ นิ กอ้ นใหญล่ งไปกอ่ น คณุ จะไมม่ วี นั ใสม่ นั ลงไปไดเ้ อาซะเลย ”
“ คณุ จะเปรยี บเทยี บหนิ กอ้ นใหญไ่ ดก้ บั อะไรในชวี ติ ของคณุ ”
- เวลาสำหรบั ครอบครวั และคนทค่ี ณุ รกั
- ความซอ่ื สตั ย์ จรงิ ใจ การศกึ ษา หรอื เรอ่ื งเงนิ ๆ ทอง ๆ
- เงอ่ื นไขตา่ ง ๆ และการตดั สนิ ใจ
- สอนหรอื แนะนำผอู้ น่ื
- งานทค่ี ณุ อยากทำใหส้ ำเรจ็ ลลุ ว่ ง
มันอาจจะเป็นอะไรก็ได้ แต่ต้องจำไว้ว่า ทำหินก้อนใหญ่ ๆ
ก่อนไม่อย่างนั้น คุณก็จะไม่ได้ทำมันเอาซะเลย ตอนนี้คุณอาจหาเวลาว่าง
ลองคดิ ดซู คิ รบั วา่ อะไรคอื “ หนิ กอ้ นใหญใ่ นชวี ติ ของคณุ ”

เราจะต้องใส่สิ่งที่สำคัญลงไปในภาชนะก่อน เพื่อให้เราทำสิ่งที่
ควรตอ้ งทำ ภาชนะนน้ั กเ็ ปรยี บเหมอื นเวลาทม่ี จี ำกดั ถา้ เราใสก่ รวดทรายนำ้
ลงไปก่อน ก็จะไม่มีเวลาให้สำหรับสิ่งที่สำคัญ ๆ ซึ่งก็คือหินก้อนใหญ่
ของเรานน่ั เอง



Effective Time Management ; ETM 125 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

บทท่ี 23

ควรมงี านประเภทไหน มากเทา่ ไร

Effective
Time
Management
; ETM

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 126

โดยทั่วไปแล้ว องค์กรธุรกิจหรือสถาบันทั่วไป จะมีเปอร์เซ็นต์
คนทำงาน ประเภททเ่ี นน้ ความเรง่ ดว่ นมากทส่ี ดุ พนกั งานหรอื คนทำงาน
พวกนจ้ี ะมแี ตเ่ รอ่ื งวนุ่ ๆ มภี ารกจิ มาก เพราะเราจะทำงานทกุ อยา่ งทเ่ี ขา้ มา
และให้ความสำคัญกับงานทุกอย่างว่าสำคัญเท่ากันหมด เราจะเน้น
แตค่ วามเรง่ ดว่ นเทา่ นน้ั ในการทำงานจงึ มแี ตเ่ รอ่ื งดว่ น ดว่ นทส่ี ดุ ดว่ นมาก
จากการศึกษาพบว่าองค์กรทั่วไปจะมีสถิติการทำงานของพนักงานแต่ละ
คนในหนง่ึ วนั จะปรากฏดงั ตารางขา้ งลา่ งน้ี

สถติ ขิ องบรษิ ทั ทว่ั ไป

เร่งด่วน ไมเ่ รง่ ดว่ น

1 2

25 - 30 % 15 %

สำคัญ

34
50 - 60 % 2 - 3 %

ไม่สำคัญ

และแน่นอนว่าถ้ามองเพียงความเร่งด่วน เราก็จะไม่มีเวลา
ทำในสิ่งที่สำคัญๆ เราจะต้องเผชิญหน้าแก้ปัญหา โดยไม่มีเวลาวางแผน
และกจ็ ะสง่ ผลตอ่ คณุ ภาพของงานและคณุ ภาพของชวี ติ ดว้ ย

ในขณะที่องค์กรที่มีคุณภาพ และได้รับรางวัล Deming Award
จะแตกตา่ งออกไป โดยมคี นทำงานประเภทตา่ ง ๆ ดงั น้ี

Effective Time Management ; ETM 127

บริษัทที่ได้รับรางวัล EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

เร่งด่วน ไมเ่ รง่ ดว่ น

1 2

25-30% 50-60%

สำคัญ

3 4
15% < 1%

ไม่สำคัญ

บรษิ ทั หรอื องคก์ รธรุ กจิ หรอื สถาบนั ทม่ี พี นกั งานทำงานประเภทท่ี 2
ในสัดส่วนสูง มักจะได้ทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผล ในการทำงาน
ผลของงานประเภทที่ 2 จะทำให้พนักงานมีวิสัยทัศน์ มองการณ์ไกล
มคี วามสมดลุ ในชวี ติ มคี วามเปน็ ระเบยี บ และควบคมุ ตนเองไดด้ ี

ลักษณะของงานในประเภทที่ 2 จะเป็นงานวางแผน เตรียมการ
และการสร้างสัมพันธภาพใหม่ๆ ของกิจการหรือตัวพนักงานเอง
ซง่ึ งานประเภทท่ี 2 น้ี จะกอ่ ใหเ้ กดิ ภาวะผนู้ ำ (Leadership) หรอื มกั จะพบวา่
ผบู้ รหิ าร ทเ่ี ยย่ี มยอดมกั จะทำงานในลกั ษณะเชน่ น้ี

ผลกระทบของการทำงานแตล่ ะประเภทมากเกนิ ไป
ถ้าเราไม่สามารถรักษาสมดุลของชีวิต และปล่อยให้แต่ละ

เหตุการณ์เข้ามา ในช่องที่ 1, 3 และ 4 มากเกินไปก็จะเกิดสภาพ
ตามตารางขา้ งลา่ งน้ี

Effective Time Management ; ETM 128

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT สำคญั เรง่ ดว่ น ไมเ่ รง่ ดว่ น
ไม่สำคัญ
งานประเภทที่ 1 งานประเภทที่ 2
เครียด
หมดสภาพ ปอ้ งกนั ปญั หาได้
ยุ่งแต่กับเรื่องเฉพาะหน้า มีวสิ ัยทัศน์ มองการณไ์ กล
ลุกลี้ลุกลน มีความสมดุลในชีวิต
เป็นคนมีระเบียบ
งานประเภทที่ 3
มองเห็นแต่เรื่องเฉพาะหน้า ควบคุมสถานการณ์ได้ดี
ไม่เห็นความสำคัญของแผน
เป้าหมาย รู้สึกว่าถูกควบคุม งานประเภทที่ 4
เบ่อื เซง็ เกดิ ปญั หาอื่น ๆ
ไม่เป็นชิ้นเป็นอัน
พึ่งพาตัวเองไม่ได้
ตอ้ งอาศัยผู้อืน่ ชว่ ยเสมอ
งานหลัก ๆ ทำไม่ทัน
หาขอ้ แกต้ วั บอ่ ย ๆ

ก่อนที่จะจบบทนี้ อยากให้เราลองตอบหน่อยว่าเหตุการณ์
ตอ่ ไปนอ้ี ยู่ ในงานประเภทใด

1. แบตเตอรร์ ร่ี ถยนตใ์ กลจ้ ะหมดอายุ ……………………………..............
2. พนกั งานขายสถานทพ่ี กั ผอ่ นมาขอนำเสนอตอนน้ี …………………
3. ตง้ั ใจจะไปตรวจสขุ ภาพประจำปี …………………………………………...
4. นำ้ มนั รถหมด ตอ้ งการความชว่ ยเหลอื ดว่ น …………………………..
5. คยุ โทรศพั ทม์ อื ถอื เลน่ กบั เพอ่ื น ……………………………………………..
6. อยากไปเยย่ี มคณุ พอ่ คณุ แมท่ ไ่ี มไ่ ดเ้ จอมา 2 เดอื นแลว้ .........
7. วางแผนไปเทย่ี วพกั ผอ่ นประจำปี ……………………………………………
8. ปวดฟนั มาก ตอ้ งไปหาหมอ…………………………………………………....
9. สาม/ี ภรรยา โทรมาบอกวา่ รอท่ี MBK ใหม้ าเดย๋ี วน้ี …………….
10. อยากตกแตง่ สวน ตน้ ไม้ บา้ น ใหด้ ดู ขี น้ึ …………………………………
11. บลิ ใหช้ ำระคา่ มอื ถอื ภายใน 7 วนั มฉิ ะนน้ั จะระงบั การใช…้ …….
12. อยากเรยี นภาษาและเรยี นใหส้ งู ขน้ึ …………………………………….…..
13. มนี กั ศกึ ษามายนื ขอรบั บรจิ าคชว่ ยงานอาสาพฒั นา …………………

Effective Time Management ; ETM 129 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

14. อยากเสนอปรบั ปรงุ ขน้ั ตอนการทำงานใหค้ ลอ่ งตวั ขน้ึ ……………
15. มงุ ดคู นทะเลาะกนั ..........………………………………………………………..
16. ไปดงู านแสดงเทคโนโลยใี หม่ ๆ เกย่ี วกบั งานของเรา …………….
17. วางแผนใหล้ กู เรยี นวา่ ยนำ้ และภาษาองั กฤษ…………………………..
18. ไมร่ จู้ ะทำอะไรนอนดทู วี ดี กี วา่ ………………………………………..
19. ไปงานแตง่ งานของเพอ่ื นรกั ………………………………………….
20. พาครอบครวั ไปพกั ผอ่ นตามทไ่ี ดว้ างแผนไว…้ ………………………

เมื่อเข้าใจลักษณะและความสำคัญของงานทั้ง 4 ประเภทแล้ว
การจดั ลำดบั ความสำคญั ของงานกเ็ ปน็ เรอ่ื งทง่ี า่ ยขน้ึ การบรหิ ารเวลา หรอื
เหตกุ ารณต์ า่ งๆทเ่ี ขา้ มากระทบตอ่ ตวั เรากจ็ ะงา่ ยตามไปดว้ ย



Effective Time Management ; ETM 131 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

บทท่ี 24

บรษิ ทั /องคก์ ร จา้ งเรามาทำอะไร

Effective
Time
Management

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 132

ในบทที่ผ่านมาเราได้วางเป้าหมายจากมุมมองในด้านของชีวิต
ส่วนตัวเราด้านเดียว แต่ในความเป็นจริงชีวิตอีกส่วนหนึ่งของเรา คือ
การทำงาน และเราใช้เวลาส่วนใหญ่อยู่ที่ทำงานด้วยซ้ำไป เราจะต้อง
มาดูเหมือนกันว่า บริษัทหรือองค์กรของเราจ้างเรามาทำอะไร
เพื่อเราจะได้ตั้งเป้าหมาย หรือปรับบางอย่าง ระหว่างเป้าหมายในชีวิต
และเปา้ หมายในการทำงานใหไ้ ปในทศิ ทางเดยี วกนั

ดังนั้น ก่อนที่จะบริหารเวลาในการทำงานให้ได้ดี เราจะต้อง
ตอบคำถามกับตัวเองให้ได้ก่อนว่า บริษัทหรือองค์กรที่เราสังกัดอยู่นั้น
จา้ งเรามาทำอะไร หรอื เราอยทู่ น่ี เ่ี พอ่ื ทำอะไร (What am I here for ?)

องคก์ รจา้ งเรามาทำอะไร?
บางคนกจ็ ะตอบวา่ องคก์ รเราจา้ งเรามาเพอ่ื ขายสนิ คา้ ดแู ลคณุ ภาพ
บริหารคนในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ วิจัยและพัฒนาสินค้า วางแผน
การตลาด จัดทำบัญชีให้ถูกต้อง จัดอบรมสัมมนา ตรวจสอบคุณภาพ
เขยี นโปรแกรม คอมพวิ เตอร์ ฯลฯ
คำตอบเหล่านี้ยังไม่ใช่วัตถุประสงค์โดยตรง แต่เป็นงาน
หรือกิจกรรมที่จะต้องทำมากกว่า เราเรียกสิ่งเหล่านี้ว่า เป็นวัตถุประสงค์
ในงานประจำวันหรือ Reactive goal เป็นวิธีการ (Means) ที่จะทำให้
เราตอบสนองวตั ถปุ ระสงค์ ทแ่ี ทจ้ รงิ หรอื วตั ถปุ ระสงค์ หลกั ขององคก์ ร
วัตถุประสงค์ที่แท้จริงหรือวัตถุประสงค์หลัก ๆ (Active goal)
ทอ่ี งคก์ ร จา้ งเรามากเ็ พอ่ื
1. ผลติ สนิ คา้ ใหม้ คี ณุ ภาพ
2. ใหบ้ รกิ ารทล่ี กู คา้ พอใจ
3. สรา้ งกำไรแกอ่ งคก์ รของเรา
ทง้ั 3 วตั ถปุ ระสงคน์ ค้ี อื เปา้ หมายสงู สดุ ทอ่ี งคก์ รจำเปน็ ตอ้ งจา้ ง
เราเขา้ มาทำ

Effective Time Management ; ETM 133

สรปุ กค็ อื วตั ถปุ ระสงคใ์ นงานประจำวนั (Reactive goal) เปน็ งานท่ี EFFECTIVE TIME MANAGEMENT
ทำขน้ึ มาเพอ่ื เปน็ วถิ ที างหรอื แนวทางทจ่ี ะตอบสนองวตั ถปุ ระสงคห์ ลกั หรอื
Active goal น้ี เอง

ขอให้เราคิดเสมอว่าเรามีงานประจำที่ทำอยู่ เป้าหมายของงาน
เหลา่ นน้ั เปน็ Reactive goal

และขอใหค้ ดิ เสมอเชน่ กนั วา่ วตั ถปุ ระสงคห์ ลกั หรอื Active goal
ทอ่ี งคก์ รจา้ งเรามากเ็ พอ่ื

Reactive(Means) Active(Goal)
- ควบคมุ การผลติ
- ดแู ลพนกั งาน - ผลติ สนิ คา้ ใหม้ คี ณุ ภาพ
- ตรวจบนั ทกึ - สรา้ งกำไรใหบ้ รษิ ทั
- ประชมุ หารอื - ใหบ้ รกิ ารทล่ี กู คา้ พอใจ
- ตดิ ตามประเมนิ ผลงาน
- อบรมและพฒั นา
- วางแผนลดคา่ ใชจ้ า่ ย
- ตรวจสอบการทำงาน
- วเิ คราะหง์ บบญั ชกี ารเงนิ
- ออกหนงั สอื รบั รอง

ฯลฯ

ระหว่างวัตถุประสงค์ของงานประจำวัน (reactive goal)
กบั วตั ถปุ ระสงค์ หลกั (active goal) วตั ถปุ ระสงคไ์ หนสำคญั กวา่

เราก็เห็นความสำคัญที่แน่นอนอยู่แล้วว่า วัตถุประสงค์หลัก
หรือ active goal มีความสำคัญมากกว่า ดังนั้นเมื่อเรามีงานเข้ามา
พร้อมๆกันและเรากำลังจะต้องตัดสินใจทำงานชิ้นไหนก่อนหลัง
งานไหนใหเ้ วลามาก งานไหนใหเ้ วลานอ้ ย เรากต็ ดั สนิ ใจตามความสำคญั น้ี

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 134

คือตอบให้ได้ว่างานชิ้นนั้นตอบสนองวัตถุประสงค์หลัก 3 ข้อนั้นไหม
ถา้ ใชก่ แ็ สดงวา่ สำคญั กต็ อ้ งใหเ้ วลากบั งานชน้ิ นน้ั

ยกตัวอย่างเช่น เรานัดหารือลูกน้องเรื่องการมอบหมายงาน
แตว่ นั นล้ี กู คา้ ตอ้ งการพบเราเพอ่ื เจรจาสนิ คา้ ตวั ใหมแ่ ละจะไปตา่ งประเทศ
หลายสัปดาห์ เราก็อาจขอเลื่อนนัดลูกน้อง เพราะงานที่ต้องพบลูกค้า
สำคัญกว่า มีผลกระทบโดยตรงกับวัตถุประสงค์หลักในทันที และเราต้อง
ให้เวลาเตรียมตัวมากๆด้วย ส่วนการพบลูกน้องแม้จะเป็นเรื่องที่สำคัญ
แตก่ ม็ ผี ลตอ่ วตั ถปุ ระสงคห์ ลกั นอ้ ยกวา่ เอาไวว้ นั หลงั กไ็ ด้ และกช็ แ้ี จงเหตผุ ล
ใหล้ กู นอ้ งฟงั ดว้ ย เปน็ ตน้

หรือมีเพื่อนร่วมงานจากแผนกอื่นแวะมาพบ และคุยไม่เลิกใน
เรอ่ื งสพั เพเหระ แตเ่ รามงี านคา้ งทต่ี อ้ งทำอกี มาก ลกู คา้ ตำหนมิ าเรอ่ื งสนิ คา้
ที่ส่งไปให้ไม่ได้มาตรฐาน เราก็อาจต้องเลือกที่จะได้ทำงานที่สำคัญ
และแน่นอนว่าสำหรับการปฏิเสธงานอื่นที่สำคัญน้อยกว่าในเวลานั้น
เราต้องมีวิธีบอกเขาที่จะทำให้เขาไม่รู้สึกว่าเราขับไล่ และวันหลังเมื่อเรา
มเี วลากอ็ าจโทรหาเพอ่ื นและคยุ กนั ได้ เปน็ ตน้

หรือขณะที่เราขมักเขม้นทำงานรายงานบางชิ้นที่เราค้างมาและ
ตั้งใจว่าจะต้องทำให้เสร็จ แต่หัวหน้ามีงานชิ้นใหม่ที่สำคัญและเร่งด่วน
เหมือนกัน เราก็ต้องพิจารณาด้วยว่าชิ้นไหนสำคัญและเร่งด่วนมากกว่า
ไมใ่ ชจ่ ะยนื กระตา่ ยขาเดยี ววา่ ไมม่ เี วลา ไมว่ า่ ง เราตอ้ งยดื หยนุ่ ตอ่ งานทไ่ี ดร้ บั
ด้วย หารือกันว่าเราจะทำชิ้นไหนก่อน บอกให้ทราบว่างานอีกชิ้น
อาจเสรจ็ ชา้ หนอ่ ยจะรบั ไดไ้ หม และเมอ่ื ตกลงกนั ไดก้ ต็ อ้ งใหเ้ วลามาก ๆ
เอาใจใส่มากๆกับงานที่สำคัญและเร่งด่วน เราต้องพร้อมจะยืดหยุ่น
ไม่ใช่ว่าจะเปลี่ยนแปลงแผนงานที่เราตั้งใจไว้ไม่ได้ หลายๆคน
มองว่านี้เป็นสิ่งรบกวน กวนใจ วุ่นวายกับเรา แต่เราต้องมองในมุมมอง
ของงานดว้ ยวา่ งานนน้ั จำเปน็ สำคญั เรง่ ดว่ น มผี ลกระทบตอ่ เปา้ หมายใชไ่ หม
ถา้ ใชก่ อ็ าจตอ้ งละ งานอน่ื กอ่ น เพอ่ื มาทำงานน้ี

Effective Time Management ; ETM 135 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

อกี สกั หนง่ึ ตวั อยา่ ง มรี ายงานวา่ พนกั งานในโรงงานขโมยอปุ กรณ์
ขณะเดยี วกนั เรากต็ อ้ งเตรยี มงานไปเสนอขายใหล้ กู คา้ ในเวลานน้ั เราจะเลอื ก
ทำงานชน้ิ ไหน หนา้ ทส่ี ำคญั กค็ อื การพบปะพดู คยุ กบั ลกู คา้ ทจ่ี ะตอบสนอง
active goal เราจงึ ควรใหเ้ วลากบั สง่ิ น้ี หลงั จากนน้ั เราคอ่ ยมาจดั สรรเวลาเพอ่ื
clear ปญั หาภายในซง่ึ เปน็ reactive goal ของเรา

เราจะเห็นว่างานเอกสาร การส่งของ ตรวจสอบภายใน
ตรวจบันทึก ฯลฯ เป็นงานที่สำคัญรองลงมางานพวกนี้เรายังมีเวลา
ในการวางแผน และจดั เรยี งลำดบั ใหเ้ หมาะสมได้

ผู้ที่จะบริหารเวลาได้ดี ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะต้องรู้
ตวั เองวา่ งานใดทเ่ี ปน็ งานสำคญั (Active) ตามภาระหนา้ ท่ี และงานใดท่ี
เป็นงานประจำ (Reactive) ซึ่งเอาไว้ทำทีหลังได้และต้องตัดสินใจว่า
ในเวลานน้ั ควรทำงานชน้ิ ไหน หรอื อาจมอบหมายใหค้ นอน่ื ทำแทน

งานสำคัญส่วนใหญ่ จะเป็นงานที่มีเป้าหมาย ต้องทำให้
สำเร็จภายในกำหนดเวลา มีผลต่อองค์กรหรือสถาบันโดยตรง ส่วนงาน
ประจำจะเปน็ งานทว่ั ๆไป ทไ่ี มม่ ผี ลมากเทา่ และสามารถจดั สรรเวลาได้

เราต้องระลึกเสมอว่า องค์กรธุรกิจมีภารกิจในการสร้างผล
กำไรสูงสุด ให้แก่ผู้ถือหุ้น ดังนั้นอะไรที่มีผลต่อผลกำไรหรือการเติบโต
ของบรษิ ทั จะถอื เปน็ เรอ่ื งสำคญั ผทู้ อ่ี ยใู่ นองคก์ รธรุ กจิ จงึ ตอ้ งใหค้ วามสำคญั
กบั ผลกำไรตอ่ กจิ การเปน็ ลำดบั แรก ๆ ดว้ ย

สว่ นองคก์ รทไ่ี มแ่ สวงหาผลกำไร กจ็ ะมภี ารกจิ ทแ่ี ตกตา่ งกนั ออกไป
เชน่ การใหบ้ รกิ าร การสรา้ งความนา่ เชอ่ื ถอื หรอื การอทุ ศิ ตนเพอ่ื สง่ิ แวดลอ้ ม
และสว่ นรวม การจดั ลำดบั ความสำคญั ของงานกอ่ นหลงั กจ็ ะแตกตา่ งออกไป
ตามภารกจิ ดว้ ย



Effective Time Management ; ETM 137 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

บทท่ี 25

งานทส่ี ำคญั ในแตล่ ะวนั

Effective
Time
Management

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 138

อย่างไรก็ตาม การทำงานประจำวันจะมีกิจกรรมอื่นๆที่เป็น
รายละเอียดอีกมาก ไม่ว่าจะเป็นงานเอกสาร ประชุม แก้ปัญหา สร้างทีม
การสื่อสาร การติดต่อประสานงาน ริเริ่มงานใหม่ แก้ปัญหาลูกน้อง
ทท่ี ะเลาะกนั ฯลฯ งานเหลา่ นแ้ี มจ้ ะเปน็ reactive goal แตก่ ม็ ปี รมิ าณมาก
และเราต้องนำมาจัดความสำคัญด้วยเช่นกัน เพราะการทำงานเหล่านี้ให้ดี
กจ็ ะเปน็ พน้ื ฐานทส่ี ง่ ผลตอ่ ประสทิ ธภิ าพและกำไรขององคก์ ร

วธิ กี ารกค็ อื เราจะตอ้ งคำนงึ ถงึ วตั ถปุ ระสงคเ์ ปน็ ทต่ี ง้ั ตอ้ งถามวา่
ควรทำงานนไ้ี หม ทำแลว้ จะบรรลวุ ตั ถปุ ระสงคใ์ ดในองคก์ ร ถา้ ไมท่ ำจะให้
คนอน่ื ทำไดไ้ หม

เราจะมาดูกันว่าในกิจกรรมย่อยๆลงมา งานประเภทไหนที่มี
ความสำคัญบ้าง กิจกรรมชิ้นนั้นตอบสนองอะไรบ้าง สมมติว่าเราเป็น
หวั หนา้ งาน งานทส่ี ำคญั ของเราจะเกย่ี วกบั 5 ดา้ น ดงั น้ี

1. งานเกย่ี วกบั ลกู คา้ นเ่ี ปน็ งานรบั ผดิ ชอบแรกทเ่ี ราจะ
ละเลยไมไ่ ด้ เชน่ ลกู คา้ โทรมาตำหนิ เคลมสนิ คา้ ตอ่ วา่ เรอ่ื งการใหบ้ รกิ าร
ทไ่ี มด่ ขี องคนในทมี เสนอความเหน็ ใหป้ รบั ปรงุ แจง้ ขอ้ มลู บางอยา่ ง ฯลฯ
เราจะตอ้ งระลกึ เสมอวา่ ลกู คา้ คอื คนทส่ี ำคญั ทส่ี ดุ ทเ่ี ราจะตอ้ งนำความเหน็
มาเปน็ สว่ นประกอบในการทำงาน หรอื ทเ่ี รยี กวา่ Outside in คอื นำสง่ิ ท่ี
ลกู คา้ ตอ้ งการมาไวภ้ ายในจติ ใจและความนกึ คดิ เพอ่ื เราจะไดป้ รบั ปรงุ และ
ดำเนินตามความต้องการของลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น งานพวกนี้เราจะต้องวาง
ไวท้ ก่ี ลางโตะ๊ และรบี ดำเนนิ การให้ พรอ้ มตอบกลบั ถา้ เปน็ ไปได้

2. งานเกย่ี วกบั การพฒั นาลกู นอ้ ง เชน่ การสอนงานให้
ลกู นอ้ ง การใหค้ ำปรกึ ษา งานเหลา่ นห้ี วั หนา้ มกั จะเกบ็ ไวก้ อ่ น เพราะคดิ วา่
ไม่เร่งด่วน แต่ในความเป็นจริงแล้วเป็นพื้นฐานที่สำคัญมาก เพราะ
ลูกน้องจะเก่งได้ จะทำงานตามที่เราหวังได้ก็ต่อเมื่อเขารู้วิธีและรู้สิ่งที่เรา
คาดหวงั การสอนงาน การพดู คยุ เพอ่ื สง่ ไปพฒั นา การใหโ้ อกาสทำงาน
ที่ท้าทายขึ้น เป็นความสัมพันธ์ที่ซื้อใจกันได้มากกว่าการทำงาน
ด้วยกันตามปกติ เราต้องระลึกเสมอว่า ปลาโลมาจะกระโดดไม่ได้เก่ง

Effective Time Management ; ETM 139 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

ขนาดนั้น ถ้าไม่มีครูฝึกที่ดี ดังนั้นในแต่ละปีเราควรมีแผนงาน
และให้เวลาคุยกับลูกน้องเพื่อพัฒนาลูกน้องด้วยและตระหนักเสมอว่า
ชาวนาจะเกี่ยวข้าวได้ก็ต่อเมื่อ เขาได้ลงทุนในการเตรียมดิน พรวนดิน
และลงเมล็ดพันธ์ ในต้นฤดูฝน การที่เราจะได้ผลงานที่ดีจากลูกน้องเรา
กค็ วรตอ้ งลงทนุ ใหเ้ วลาเพอ่ื การพฒั นาเขาเชน่ กนั

3. งานเกย่ี วกบั การปรบั ปรงุ วธิ กี ารทำงาน การปรบั ปรงุ
งานนั้นเป็นสิ่งที่จะเพิ่มประสิทธิภาพให้การทำงานได้มาก หลาย ๆ
ครั้งที่คนทำงานทุ่มเทมาก แต่การทำงานก็ยังล่าช้าเพราะติดที่ระบบ
และกระบวนการทำงานแบบเดมิ การปรบั ปรงุ วธิ กี าร แบบฟอรม์ เครอ่ื งมอื
เทคโนโลยี และระเบยี บคำสง่ั ตา่ งๆ จะชว่ ยเราไดม้ าก ตวั อยา่ งเชน่ ปรบั ปรงุ
อนมุ ตั กิ ารออกบตั รเครดติ จาก 1 เดอื น เปน็ 7 วนั ปรบั การขน้ึ เงนิ เดอื นจาก
การขึ้นตกเบิกในเดือนเมษายน เป็นเดือนมกราคมของทุกปี ฯลฯ ดังนั้น
เราควรตอ้ งมเี วลาใหก้ บั การพจิ ารณาและปรบั ปรงุ วธี กี ารทำงานดว้ ย

4. งานที่ริเริ่มใหม่ๆ โลกแห่งการทำงานเปลี่ยนแปลง
ไปเรว็ มาก หลายสง่ิ หลายอยา่ งทเ่ี คยรงุ่ เรอื งในอดตี กอ็ าจหมดความสำคญั
และลา้ สมยั ไป วงจรของสนิ คา้ แตล่ ะอยา่ งจะมอี ายเุ รว็ มากกวา่ ในอดตี เชน่
การเปลี่ยนแปลงใน model ของคอมพิวเตอร์แต่ละรุ่นก็จะเปลี่ยนเร็วขึ้น
วิธีการสื่อสารจากโทรเลขหรือแม้แต่แฟ็กซ์ก็จะล้าสมัยในไม่ช้า องค์กร
จำเป็นที่ต้องอาศัยความริเริ่มของพนักงานในการคิดสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ
เพื่อการพัฒนา และคนทำงานเองก็จะสนุกและเรียนรู้ได้มากขึ้น
กบั การรเิ รม่ิ สง่ิ ใหม่ ๆ น้ี

5. งานเกย่ี วกบั การพฒั นาตนเอง หวั ใจสำคญั ของยคุ นค้ี อื
การพัฒนาเองอยู่เสมอ มีนิทานเรื่องหนึ่งที่คนตัดไม้ได้มาสมัครงาน
และเจ้าของไร่ก็รับเข้าทำงาน ชายหนุ่มคนนี้ขยันขันแข็งและทำงานอย่าง
เตม็ กำลงั ทกุ วนั เขาจะมผี ลงานในการตดั ตน้ ไมไ้ ดว้ นั ละ 25-30 ตน้ ทกุ วนั
เมื่อเวลาผ่านไปได้เกือบเดือน ผลผลิตของชายคนนี้ก็ตกต่ำลงเรื่อยๆ
ทง้ั ทเ่ี ขาเองกต็ ง้ั ใจและทมุ่ เท จนวนั หนง่ึ เขาสามารถตดั ตน้ ไมไ้ ดเ้ พยี ง 10

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 140

กว่าต้น เขาจึงไปหาเจ้าของไร่และขอลาออกเนื่องจากเขาทำงานไม่ได้
มาตรฐานตามทเ่ี ขาเคยคยุ ไว้ เจา้ ของไรไ่ ดถ้ ามเขาวา่ เขาลบั เลอ่ื ยครง้ั สดุ ทา้ ย
เมื่อไร เขาบอกว่าตั้งแต่เข้ามาทำงานยังไม่มีเวลาลับเลื่อยเลย
เจ้าของไร่จึงบอกว่า เขาไม่ต้องลาออกหรอกเพียงแต่ให้เขาไป
ลับเลื่อยให้คมเท่านั้น เขาก็จะทำงานได้ตามมาตรฐานแล้ว ซึ่งก็เปรียบ
กบั เราวา่ เราตอ้ งพฒั นาตนเองอยเู่ สมอ ยง่ิ ในยคุ ปจั จบุ นั เราจะมานง่ั รอ
ให้องค์กรจัดอบรมให้เราอย่างเดียวคงไม่ทันการณ์ เราต้องแสวงหา
และเพื่อเติมคมเลื่อยให้ตัวเองตลอดเวลา ต้องอ่านหนังสือ และเรียนรู้
ดว้ ยตวั เองมากขน้ึ

สว่ นงานทเ่ี หลอื สว่ นใหญจ่ ะเปน็ งานประจำวนั และมคี วามสำคญั
ไมม่ ากเทา่ แตม่ กั จะเปน็ งานทเ่ี รง่ ดว่ นมากกวา่

งานทง้ั 5 ชนดิ น้ี คอื งานทอ่ี ยใู่ นชอ่ งท่ี 2 เปน็ งานสำคญั แตไ่ มเ่ รง่ ดว่ น
ดงั นน้ั ตอ้ งนำมาวางแผน และใหค้ วามสำคญั มากๆ สว่ นงานประจำวนั อน่ื ๆ
ให้ความสำคัญรองลงไป คนส่วนใหญ่จะเผชิญหน้าเฉพาะปัญหางาน
ประจำวนั ทร่ี องๆลงไป และจะไมค่ อ่ ยไดท้ ำงานใน 5 ชนดิ น้ี

Effective Time Management ; ETM 141 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

บทท่ี 26

เราควรเนน้ ประสทิ ธผิ ล
มากกวา่ ประสทิ ธภิ าพ

Effective
Time
Management

Effective Time Management ; ETM 142

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT เปา้ หมายทเ่ี ราตง้ั ขน้ึ จะชว่ ยทำใหเ้ ราเหน็ ความตอ้ งการของเรา และ
ทำงานตอบสนองสง่ิ ทเ่ี ราตอ้ งการไดจ้ รงิ ๆ

สมมตวิ นั หนง่ึ หลอดไฟทบ่ี า้ นเราขาด และคดิ วา่ เยน็ นเ้ี ราจะแวะ
หา้ งสรรพสนิ คา้ เพอ่ื ซอ้ื หลอดไฟ ตกเยน็ เรากไ็ ปเดนิ ชอ๊ ปปง้ิ เหน็ เขาขาย
เสื้อผ้าลดราคา เราก็ไปรื้อค้น จนได้เสื้อที่คิดว่าคุณภาพดีมาหนึ่งตัว
แล้วเราก็ไปเดินซุปเปอร์มาร์เก็ต เห็นปลาสดดี ก็คิดว่าซื้อไว้ก็น่าจะดี
เราซอ้ื สง่ิ อน่ื ๆมากมาย เมอ่ื กลบั ถงึ บา้ น เราถงึ ไดร้ วู้ า่ เราไมไ่ ดซ้ อ้ื หลอดไฟ
ตามทเ่ี รา ตง้ั ใจ เราอาจปลอบใจตวั เอง วา่ เราไดเ้ สอ้ื ไดป้ ลาสดๆมากด็ แี ลว้
แต่ทั้ง 2 อย่างไม่ได้เป็นความต้องการของเราเลย
นั่นแสดงว่าเราไม่ได้บรรลุผลตามที่เราตั้งใจไว้ เหมือนบางคนที่ซื้อเสื้อ
รองเทา้ เครอ่ื งเสรมิ สวย และจนปานนก้ี ย็ งั ไมไ่ ดใ้ ชห้ รอื บางทกี ล็ มื ไปแลว้ วา่
เรามีสิ่งนั้นด้วย ซึ่งแสดงว่าเราไม่ทำตามเป้าหมายหรือความต้องการ
จรงิ ๆของเรา

เปา้ หมายทเ่ี ราตง้ั นแ่ี หละคอื ตวั ทจ่ี ะวดั ประสทิ ธผิ ลในงานของเรา
ในการบรหิ ารเวลานน้ั จงึ มเี รอ่ื งของประสทิ ธภิ าพและประสทิ ธผิ ล
ซง่ึ เปน็ สง่ิ ทเ่ี ราตอ้ งตระหนกั เหมอื นกนั เรามาดตู ารางดา้ นลา่ งนด้ี ว้ ยกนั

ตารางของประสทิ ธภิ าพ : ประสทิ ธผิ ล

Effective Not Effective

Efficiency - Do the right things
in the right way - Do the wrong things

- Do the right things well

well 1 2

- Do the right things - Do the wrong things
badly
Not Efficiency in the wrong way
- Do the right things

badly 3 4

ในชอ่ งท่ี 1 นน้ั การบรหิ ารเวลาทม่ี ที ง้ั ประสทิ ธภิ าพ และประสทิ ธผิ ล
หมายความวา่ สามารถทำงานไดอ้ ยา่ งถกู ตอ้ ง ถกู ทาง และไดผ้ ลงานทด่ี ดี ว้ ย

Effective Time Management ; ETM 143

เช่น เราสามารถไปซื้อหลอดไฟได้หลอดที่มีคุณภาพดีที่สุด และราคา EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

ในช่วงนั้นเป็นราคาที่ลดต่ำสุดแล้ว แสดงว่าเราทำได้ดี

ทง้ั ประสทิ ธภิ าพและไดร้ บั ผลตามทเ่ี ราตง้ั ใจไว้

ในชอ่ งท่ี 2 คอื งานทม่ี ปี ระสทิ ธภิ าพแตไ่ มม่ ปี ระสทิ ธผิ ลหมายถงึ

ทำงานไดด้ ตี ามหนา้ ท่ี มกี ารใชท้ รพั ยากรทค่ี มุ้ คา่ แตท่ ำสง่ิ ทไ่ี มค่ วรกระทำ

เช่น เราต้องการไปซื้อหลอดไฟแต่ได้ปลา ได้โทรศัพท์มือถือ ได้ขนม

แตเ่ ราไมไ่ ดห้ ลอดไฟตามทเ่ี ราตอ้ งการ

ในชอ่ งท่ี 3 คอื งานทม่ี ปี ระสทิ ธผิ ลแตไ่ มม่ ปี ระสทิ ธภิ าพ หมายถงึ

งานทท่ี ำไดแ้ มไ้ มส่ จู้ ะดี แตก่ ท็ ำสง่ิ ทค่ี วรทำแลว้ เชน่ หลอดไฟยห่ี อ้ ดๆี หมด

และยี่ห้อไม่ดีก็ราคาแพงกว่าด้วย เราไม่มีทางเลือกเพราะจำเป็นต้อง

ใชเ้ ดย๋ี วนเ้ี ลยตกลงซอ้ื นน่ั แสดงวา่ เราไดท้ ำในสง่ิ ทต่ี รงกบั วตั ถปุ ระสงคท์ ว่ี างไว้

แต่หากมีเวลาหรือไม่เร่งรีบอย่างนี้ เราจะทำได้ดีกว่านี้อย่างนี้เรียกว่า

มปี ระสทิ ธผิ ลแตไ่ มม่ ปี ระสทิ ธภิ าพ

ในช่องที่ 4 คือ งานที่ไม่มีประสิทธิผล และไม่มีประสิทธิภาพ

หมายถงึ งานทท่ี ำผดิ วธิ แี ละไมไ่ ดด้ ดี ว้ ย เชน่ เราซอ้ื ปลาทใ่ี กลจ้ ะเนา่ มอื ถอื

ก็ได้ของเก่าอุปกรณ์ไม่ครบ และที่สำคัญคือเราไม่ได้ซื้อหลอดไฟ ตามที่

เราตอ้ งการดว้ ย อยา่ งนเ้ี รยี กวา่ ไมม่ ที ง้ั ประสทิ ธผิ ลและไมม่ ปี ระสทิ ธภิ าพ

เมื่อเราทราบว่า ตัวเองอยู่ในองค์กรหรือสถาบันนั้นเพื่ออะไร

มีงานอะไรสำคัญให้ทำก่อนหลัง เราก็จะสามารถกำหนดความสำคัญ

ของงานได้ นน่ั หมายความวา่ เราควรตง้ั เปา้ หมายหรอื รวู้ ตั ถปุ ระสงคก์ อ่ น

เพื่อวางทิศทางการทำงานของเรา แล้วค่อยมาเน้นประสิทธิภาพ

ในงานที่เราจะทำ หลังจากนั้นเราจึงจะเข้าสู่กระบวนการในการวางแผน

ซง่ึ ถอื เปน็ หวั ใจของการบรหิ ารเวลา ดว้ ยเชน่ กนั



Effective Time Management ; ETM 145 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

บทท่ี 27

ไดอาร่ี เครอ่ื งมอื ทจ่ี ะชว่ ยเรา
บรหิ ารเวลา

Effective
Time
Management

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 146

ไดอารี่นั้นเป็นเครื่องมือที่จะช่วยเราในการวางแผน และช่วยเรา
จดจำกิจกรรมหลายๆ กิจกรรม ทำให้สมองเราไม่ต้องจดจำมาก
และใช้สมองสำหรับสิ่งสำคัญอื่นๆ ซึ่งหากเราใช้อย่างถูกวิธี จะเป็น
เครื่องมือที่ช่วยให้เราบริหารเวลาได้ดีขึ้นมาก ผู้เขียนนั้นเคยใช้ทั้งไดอารี่
Planner และ Organizer เหน็ วา่ ไดอารน่ี น้ั เหมาะกบั คนทำงานทม่ี ปี รมิ าณ
ปกตไิ มม่ ากนกั สว่ น Planner นน้ั เหมาะกบั คนทม่ี ปี รมิ าณงานและรายละเอยี ด
ในชวี ติ สว่ นตวั คอ่ นขา้ งมาก และตอ้ งการความยดื หยนุ่ สงู เพราะ Planner
สามารถเพิ่มหน้ากระดาษได้ และมีรายละเอียดให้กรอกได้มากกว่า ส่วน
Organizer เหมาะกับคนที่ต้องการบันทึกข้อมูลมากๆ และสะดวกในการ
พกพา และใช้คู่กับคอมพิวเตอร์ได้ ในที่นี้จึงขอแนะนำ
ใหเ้ ราใชไ้ ดอารเ่ี ปน็ เครอ่ื งมอื เพราะเปน็ พน้ื ฐานเบอ้ื งตน้ และคนสว่ นใหญ่
จะใช้กัน สำหรับคนที่จะใช้ PDA, POCKET PC ก็อ่านได้จากคู่มือ
ของการใชเ้ ครอ่ื งนน้ั ๆ อยแู่ ลว้

หลกั การสำคญั กอ่ นทจ่ี ะใชไ้ ดอารน่ี น้ั ตอ้ งทำความเขา้ ใจกอ่ นวา่
ในการลงเวลานน้ั

1. ถา้ เปน็ ภาระงาน ถอื วา่ เปน็ เวลาทย่ี ดื หยนุ่ ได้ ใหล้ งเปน็ ชว่ งหรอื
เขยี นงานลงไปกอ่ น แลว้ คอ่ ยกำหนดเวลาเจาะจงทจ่ี ะทำภายหลงั

2. ถา้ เปน็ การนดั หมาย เปน็ เวลาเฉพาะเจาะจง ใหล้ งเวลาไปเลย
เช่น วันเกิด วันหยุดพักผ่อน วันนัดหมาย วันลากิจ วันไปอบรม
วนั ทน่ี ดั ประชมุ ฯลฯ กล็ งวนั เวลาไปเลย

คราวน้ี เรามาดวู ธิ ใี ชไ้ ดอาร่ี
ไดอารส่ี ว่ นใหญแ่ ลว้ จะมสี ว่ นสำคญั ๆ 3 สว่ น คอื
1. Year Plan ส่วนนี้จะเป็นภาพรวมของแผนงานประจำปี
เราก็จะใช้การกำหนดว่าปีนี้เรามีโครงการที่จะทำอะไรบ้าง ทั้งเป้าหมาย
ส่วนตัวและเป้าหมายในงานและกำหนดระยะเวลาว่าจะทำโครงการนี้
ตง้ั แตเ่ มอ่ื ไรถงึ เมอ่ื ไร ดงั ตวั อยา่ งหนา้ ตอ่ ไป

Effective Time Management ; ETM 147 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

ตวั อยา่ ง Year Plan ทว่ั ไป

วิธีลงรายการ ก็คือ เราจะนำโครงการ หรือแผนงานที่เราตั้งใจ
จะทำในปนี ้ี เขยี นลงในเรอ่ื งโครงการงานในรอบปี เชน่

ลงรายการเพม่ิ ได้ เมอ่ื มโี ครงการใหมๆ่ เกดิ ขน้ึ

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 148

2. Monthly Plan แผนงานในแต่ละเดือนนี้ เราจะใช้กำหนด
งาน(Task) ให้เจาะจงลงมาอีกว่าในเดือนนี้เราจะทำอะไรเพื่อตอบสนอง
แผนงานประจำปี และมงี านอะไรบา้ งทเ่ี ขา้ มา และเราจะตอ้ งทำ ดงั ตวั อยา่ ง
ในเดอื นน้ี

อบรม โทรหาอุ๊! - 9-12น. ไป นัดทานข้าว แข่งแบดมินตัน - เตรียมสอบสัมภาษณ์
Advance Excel กับพ่อ - จัดทำงบประมาณ ปี 47
ให้ส่งตารางอบรม รร.ลูกงานวันพ่อ -ดูงาน MotorShow - ประเมินผล
10-12น. เมืองทอง - บันทึกขออนุมัติหลักสูตร
ประชุมทีมกับ - งานแต่งงานวัฏ - อ่านหนังสือ As the future
ผู้อำนวยการ -ทานข้าวกับครอบครัวน้องสาว - เรียน ระดับ 3
พาลูกไปเรียน เข้าอบรม Leadership - ออกกำลัง, เรียน Drive Golf
ว่ายน้ำ รร. Landmark ชั้น 14 Holiday - ออกแบบ Information Mapping
Weekend - โทรนัดทานข้าวกับเพื่อนสมัยมหาลัย
กับครอบครัว - ทำ Power Point
ที่หัวหิน - เชิญวิทยากรมา Present หลักสูตร
- ส่งการ์ด Happy New Year
9-12น. 14.00 นัด - ส่ง Job Posting ส่งประเมินผล - แข่งแบดมินตัน
นำเสนอแผน อ.ดาวน้อย - 10-11น. ฟัง พนักงาน - บรรยาย Information ให้ญาติๆ + ผู้ใหญ่ + เพื่อนๆ
ปี 47 หารือหลักสูตร
อ.สมศักดิ์ Mapping
เสนอหลักสูตร

-ส่งงบประมาณประจำปี 12.00 เลี้ยงส่ง -ประชุมประเมินผล
-ขออนุมัติหลักสูตร นยั นา,สกาวรตั น์ -ส่งต้นฉบับหนังสือ

ETM

หยุดพักผ่อน

วธิ ลี งรายละเอยี ดรายการ กค็ อื
1.) ให้เราเขียนแผนงาน และกิจกรรมที่เราจะทำ

แตอ่ าจยงั ไมร่ เู้ วลา ทแ่ี นน่ อน ลงในบรรทดั ทว่ี า่ งดา้ นขวามอื

Effective Time Management ; ETM 149 EFFECTIVE TIME MANAGEMENT

- เตรยี มสอบสมั ภาษณ์
- จดั ทำงบประมาณปี 47
- ประเมนิ ผลพนกั งานดเี ดน่
- อา่ น AS The Future Catehes you
- สมคั รเรยี น Golf
- สง่ Card Happy New Year

เขียนเพิ่ม
ภายหลังได้

เมื่อเรารู้วันเวลาที่จะทำแน่นอนแล้วก็ลงรายการต่างๆเหล่านี้
ในชอ่ ง วนั ทน่ี น้ั ๆ เชน่ วางแผนวา่ วนั ท่ี 25 จะตอ้ งสง่ ประเมนิ ผลการทำงาน
ของลกู นอ้ ง เรากล็ งในชอ่ งวนั ท่ี 25 ไดเ้ ลย ดงั ตวั อยา่ ง

สง่ ประเมนิ ผล
การทำงาน

2.) เมอ่ื มกี จิ กรรมทก่ี ำหนดวนั เวลาทเ่ี จาะจง ใหว้ งกลม
วนั นน้ั ๆ และเขยี นรายการลงไป เชน่ เราไดร้ บั คำสง่ั ใหไ้ ปเขา้ รบั การอบรม
หลกั สตู ร ในวนั ท่ี 11-12 เรากว็ งกลมวนั ท่ี นน้ั ๆไว้ และเขยี นรายละเอยี ด
ลงไป ดงั ตวั อยา่ ง

เขา้ อบรม Leadership
ร.ร.Landmark ชน้ั 14

EFFECTIVE TIME MANAGEMENT Effective Time Management ; ETM 150

3.)หากมนี ดั หมายทส่ี ำคญั และมคี วามสำคญั ทเ่ี ราจะตอ้ ง
เขา้ รว่ ม ขาดไมไ่ ด้ ใหว้ งกลมในวนั นน้ั ไวด้ ว้ ย แลว้ เขยี นรายการลงไป เชน่

9-12 น. 12-13 น.เลย้ี งสง่
นำเสนอแผนปี 47 คณุ นยั นา+คณุ สกาวรตั น์

4.) สำหรับกิจกรรมนัดหมายอื่นๆ หรือกิจกรรมที่คิด
จะทำ แต่ไม่มีเส้นตาย ยืดหยุ่นได้ และเราวางแผนเองว่าจะทำ
ในวนั นน้ั ใหเ้ สรจ็ จะทำชว่ งไหนกไ็ ด้ เรากน็ ำรายการมาเขยี นลงไป

โทรหาอุ๊ ทำบนั ทกึ ขออนมุ ตั ิ

หลกั สตู ร สง่ ต้นฉบบั หนังสือ

3. Weekly Act และ Daily Act แผนงานประจำสปั ดาหแ์ ละ
แผนงาน ประจำวนั น้ี ในแตล่ ะวนั ไดอารส่ี ว่ นใหญก่ จ็ ะมกี ำหนดเปน็ รายชว่ั โมง
ให้เราได้ลงรายละเอียดของกิจกรรมในวันนั้นๆ เพื่อให้ได้ลงรายละเอียด
ใหม้ ากขน้ึ หากเรามสี ว่ นนด้ี ว้ ยเรากอ็ าจใชป้ ระโยชน์ ดงั ตวั อยา่ ง