lk
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 1
TIM PENYUSUN
Putri Sefi Anggraini
Durrotunnafisa
Nanda Oegihanda Nastiti
Linda Purwati
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 2
Kata Pengantar
Puji syukur kami ucapkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat-Nya penyusunan
Lembar Kerja Mahasiswa (LKM) Manajemen Kearsipan dapat diselesaikan. Tidak lupa kami
mengucapkan terima kasih terhadap bantuan dari pihak - pihak yang telah berkontribusi dengan
memberikan sumbangan baik pikiran maupun materinya.
Bahan ajar ini di buat untuk memenuhi tugas Pengembangan Bahan Ajar yang kami
ampu pada semester 4 ini dan juga sebagai salah satu bahan ajar dalam pelaksanaan kegiatan
belajar mengajar mata pelajaran Manajemen Kearsipan.
Kami sangat berharap semoga bahan ajar ini dapat menambah pengetahuan dan
pengalaman bagi siswa, menambah pemahaman serta dapat melatih siswa dalam memecahkan
masalah yang berkaitan dengan manajemen kearsipan.
Kami menyadari bahwa LKM ini jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran
dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan LKM
ini. Akhir kata kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan dalam
penyusunan LKM ini dari awal sampai akhir. Apabila ada kekeliruan kata atau kalimat, kami
mohon maaf yang sebesar-besarnya.
Surabaya, 13 April 2022
Penyusun
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 3
Daftar Isi
Cover
Tim Penyusun ................................................................................................................. 2
Kata Pengantar................................................................................................................ 3
Daftar Isi......................................................................................................................... 4
Daftar Gambar ................................................................................................................ 6
Daftar Tabel.................................................................................................................... 7
Tujuan Pembelajaran ...................................................................................................... 8
Peta Konsep .................................................................................................................... 9
Alat dan Bahan................................................................................................................ 10
Prosedur Kerja ................................................................................................................ 10
Cara Mengerjakan Soal ................................................................................................... 11
BAB 1 ARSIP DAN DOKUMEN ................................................................................ 12
A. Pengertian Arsip dan Dokumen .................................................................................. 12
B. Perbedaan Arsip dan Dokumen................................................................................... 13
C. Fungsi Arsip ............................................................................................................... 13
D. Peranan Arsip ............................................................................................................. 14
E. Jenis Arsip .................................................................................................................. 15
F. Ruang Lingkup Pengelolaan Arsip .............................................................................. 16
Lembar Kerja ................................................................................................................. 17
Uji Kompetensi 1 ............................................................................................................ 20
BAB 2 PERKEMBANGAN ARSIP DI INDONESIA DAN
ARSIP ELEKTRONIK ................................................................................................ 23
A.Perkembangan Manajemen Arsip ................................................................................ 24
B. Arsip Elektronik ......................................................................................................... 29
Lembar Kerja Kelompok................................................................................................. 35
Uji Kompetensi 2 ............................................................................................................ 35
BAB 3 KEBUTUHAN PENGELOLAAN ARSIP DAN
CARA MENGOPERASIKAN ARSIP ........................................................................ 38
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 4
A.Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan serta Cara Pengoperasiannya ........................... 38
B.Analisis Kebutuhan Peralatan Dan Perlengkapan Kearsipan ........................................ 48
Lembar Kerja Individu ............................................................................................... 49
Uji Kompetensi 3........................................................................................................ 47
BAB 4 PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR ....................... 50
A. Pengertian dan Jenis Surat ................................................................................... 50
B. Pengelolaan Surat ............................................................................................... 51
Lembar Kerja Individu ........................................................................................ 58
Uji Kompetensi 4................................................................................................. 61
BAB 5 SISTEM PENYIMPANAN DAN MENEMUKAN KEMBALI ARSIP
A. Pengertian Arsip .................................................................................................. 65
B. Prosedur Penyimpanan Arsip ............................................................................... 66
Lembar Kerja Kelompok ..................................................................................... 67
C. Macam-Macam Penyimpanan Arsip .................................................................... 69
D. Menemukan Kembali Arsip ................................................................................. 71
Uji Kompetensi 5................................................................................................. 72
BAB 6 JADWAL RETENSI ARSIP ............................................................................ 76
A. Pengertian Jadwal Retensi Arsip (JRA) ............................................................... 76
B. Keuntungan Jadwal Retensi Arsip (JRA) ............................................................. 77
C. Penyusutan Jadwal Retensi Arsip (JRA) .............................................................. 77
D. Penyusutan Arsip................................................................................................. 78
Lembar Kerja Kelompok ..................................................................................... 76
Uji Kompetensi 6................................................................................................. 82
BAB 7 PEMELIHARAAN ARSIP .............................................................................. 85
A. Faktor – Faktor Perusak Arsip ............................................................................. 85
B. Pencegahan dan Penanganan Arsip Rusak ........................................................... 85
C. Upaya Pemeliharaan Arsip .................................................................................. 86
D. Pengamanan Arsip............................................................................................... 87
E. Perbaikan Arsip ................................................................................................... 87
Lembar Kerja Individu ........................................................................................ 89
Uji Kompetensi 7................................................................................................. 92
Berpikir Kritis ..................................................................................................... 94
UJI KOMPETENSI AKHIR ........................................................................................ 102
Daftar Pustaka
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 5
Daftar Gambar
Gambar 1. Arsip dinamis ..................................................................................... 14
Gambar 2. Arsip elektronik.................................................................................. 15
Gambar 3. Arsip yang berbentuk kitab................................................................. 23
Gambar 4. Arsip dalam bentuk prasasti................................................................ 23
Gambar 5. Digitalisasi arsip................................................................................. 24
Gambar 6. Arsip sistem abjad .............................................................................. 42
Gambar 7. Arsip sistem subjek ............................................................................ 42
Gambar 8. Arsip sistem nomor ............................................................................ 43
Gambar 9. Kegiatan penerapan JRA .................................................................... 47
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 6
Daftar Tabel
Tabel 1. Perbedaan arsip dan dokumen............................................................................ 13
Table 2. Macam-macam peralatan kearsipan ................................................................... 38
Tabel 3. Buku agenda tunggal ......................................................................................... 53
Tabel 4. Buku agenda surat masuk .................................................................................. 54
Table 5. Buku agenda surat keluar................................................................................... 54
Table 6. Buku agenda berpasangan.................................................................................. 54
Table 7. Kartu kendali..................................................................................................... 56
Table 8. Perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali .................................... 57
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 7
Tujuan Pembelajaran
1. Perilaku hasil belajar yang diharapkan terjadi, dimiliki, serta dikuasai oleh peserta
didik.
2. Dengan adanya bahan ajar LKM ini di harapkan dapat meningkatkan hasil belajar
siswa.
3. Dengan metode pembelajaran problem solving di harapkan dapat mengembangkan
kemampuan berfikir, terutama didalam mencari sebab-akibat dan tujuan suatu masalah,
Serta dapat memberikan kepada peserta didik pengetahuan dan kecakapan praktis yang
bernilai atau bermanfaat bagi keperluan hidup sehari-hari.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 8
Peta Konsep
Arsip dan Dokumen Pengertian Arsip
Perbedaan Arsip dan Dokumen
Pengambilan Keputusan
Dokumen Proses Perencanaan
Fungsi Arsip Alat Pembuktian
Memori Organisasi
Jenis Arsip Kepentingan Publik Dan
Ruang Lingkup Ekonomi
Pengelolaan Arsip Dinamis
Statis
Keaslian
Nilai
Media
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 9
A. Alat dan Bahan
BAB 1 :
a) Komputer
b) Alat tulis
c) Buku
BAB 2 : Gawai/hp atau komputer
BAB 3 :
a) Perlengkapan arsip (surat menyurat)
b) Buku kearsipan
BAB 4 :
a) Buku besar
b) Penggaris
c) Bolpoin
d) Pensil
e) Buku agenda
BAB 5 : Gawai/hp atau komputer
BAB 6 : Komputer
B. Prosedur Kerja
Agar mendapatkan pengalaman belajar dan pemahaman yang maksimal mengenai
materi yang dimuat dalam bab ini. Perhatikan beberap hal dibawah ini:
1. Pahami setiap materi yang dimuat dalam bab ini. Ketika terdapat bagian yang
kurang dimengerti tanyakan kepada dosen pengampu mata kuliah manajemen
kearsipan.
2. Kerjakan uji kompetensi dengan baik dan teliti. Nantinya dapat melatih pemahan
terhadap materi yang disajikan.
3. Pastikan setiap tugas kelompok dikerjakan dengan maksimal dan adil dalam setiap
bagian.
4. Utamakan keselamatan kerja pada setiap kegiatan yang berhubungan dengan
praktik. Apabila masih terdapat kegiatan yang belum dimengerti tanyakan kepada
dosen yang berkaitan.
5. Setelah melakukan kegiatan bersihkan seluruh peralatan kerja.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 10
C. Cara Mengerjakan Soal
1. Cara mengerjakan soal pilihan ganda
a. Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan cara memberi tanda silang
(x) dari kelima alternatif jawaban (a,b,c,d,e) sesuai dengan petunjuk pada uji
kompetensi!
b. Setelah seluruh soal/pertanyaan pilihan ganda selesai dijawab, maka bisa teliti
kembali jawaban dari setiap pertanyaan!
2. Cara mengerjakan soal uraian
a. Jawablah setiap pertanyaan dengan mengorganisasikan jawaban yang tepat
dan menuliskannya dengan kalimat yang berbentuk paragraf!
b. Menggunakan kalimat atau kata-kata yang disusun sendiri.
c. Menulis jawaban dengan menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan
benar.
d. Apabila semua soal sudah terjawab teliti kembali jawaban dari setiap
pertanyaan!
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 11
BAB 1
ARSIP DAN DOKUMEN
Standar Kompetensi :
Mampu menjelaskan konsep manajemen kearsipan
Kompetensi Dasar
1. Menjelaskan pengertian arsip dan dokumen
2. Mengidentifikasi perbedaan arsip dan dokumen
3. Mengidentifikasi jenis-jenis arsip
4. Menguraikan fungsi dan ruang lingkup arsip
Indikator Pencapaian Kompetensi
1. Ketepatan menjelaskan arsip dan dokumen
2. Ketepatan menganalisis perbedaan arsip dan dokumen
3. Ketepatan menganalisis fungsi dan nilai guna arsip
4. Ketepatan menganalisis peranan arsip
5. Ketepatan menjelaskan perkembangan manajemen kearsipan
6. Ketepatan menjelaskan kearsipan elektronik
7. Ringkasan materi pembelajaran
A. Pengertian Arsip dan Dokumen
1. Pengertian Arsip
a. Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dijelaskan bahwa arsip
merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan
dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
b. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia arsip adalah dokumen tertulis (surat,
akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar
(foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 12
tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan
sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara
di tempat khusus untuk referensi.
c. Fathurrahman (2018) menyebutkan bahwa arsip merupakan rekaman informasi
yang berasal dari segala aktivitas organisasi yang berfungi menunjang proses
organisasi.
Dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan segala bentuk pertanggungjawaban
dan alat bukti dari setiap kegiatan organisasi maupun perorangan berupa
rekaman hasil kegiatan yang dapat digunakan sebagai sumber informasi.
2. Pengertian Dokumen
Dokumen adalah catatan dari segala bentuk aktivitas yang memuat keterangan-
keterangan penting dan sah. Dokumen dapat berupa gambar, film, atau pun tulisan
(Nilamsari, 2014).
B. Perbedaan arsip dan dokumen
Perbedaan arsip dan dokumen menurut (perbedaan arsip dan dokumen terbaru) dapat
dilihat dapat dilihat dalam tabel berikut.
Tabel 1. Perbedaan arsip dan dokumen
No. Arsip Dokumen
1 Menunjuukan bukti transaksi Tidak semua dapat
menunjukkan bukti transaksi
sebuah peristiwa
2 Hanya mencakup data atau Cakupan lebih luas,
keterangan yang diperlukan termasuk pula berbagai
organisasi yang dihasilkan oleh materi perpustakaan (buku
suatu peristiwa dan majalah), selain itu juga
mencakup bibliografi,
3 Informasi yang diberikan tidak majalah indeks, dan abstrak
selalu bersifat ilmiah, dan tidak
hanya terbatas untuk ilmuwan Hanya terbatas informasi
ilmiah, lebih banyak
diberikan untuk ilmuwan
C. Fungsi Arsip
Fungsi dari arsip antara lain sebagai berikut,
Menurut Buku Manajemen Kearsipan (2016, 3-4)
1. Mendukung proses pengambilan keputusan. Dalam mengambil keputusan pastinya
seorang manajer membutuhkan sebuah informasi yang baik dan berkualitas.
2. Menunjang proses perencanan. Untuk mengatur sebuah rencana dibutuhkan sebuah
informasi yang mendukung tercapainya tujuan. Informasi tersebut dapat diperoleh
melalui arsip
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 13
3. Mendukung pengawasan. Ketika melakukan sebuah pangawasan, organisasi
membutuhkan sebuah informasi tentang rencana yang telah disusun, serta hal-hal
yang telah dan belum dilakukan. Semua hal itu terekam dalam arsip.
4. Sebagai alat pembuktian. Arsip seperti ini biasanya banyak digunakan oleh
organisasi pengadilan yang membutuhkan informasi sebagai pembuktian.
5. Sebagai memori organisasi. Semua kegiatan organisasi, baik transaksi, aktivitas
internal, maupun eksternal semua terekam dalam sebuah arsip. Informasi tersebut
dapat digunakan dalam mendukung kegiatan organisasi.
6. Digunakan untuk kepentingan public dan ekonomi. Semua kegiatan ekonomi
maupun politik menghasilkan dan membutuhkan informasi dari arsip.
Asnawi, n.d.(2013) menyebutkan bahwa arsip mengandung sebuah informasi yang
berguna dalam pengambilan keputusan, alat bukti apabila terjadi permasalahan, alat
pertanggungjawaban, serta alat transparankan kinerja organisasi.
Selain itu, arsip memiliki peran yang sangat penting bagi sebuah organisasi, arsip
berfungsi sebagai pusat ingatan, alat pengawasan dalam organisasi dalam menunjang
perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan
keputusan, pembuatan laporan dan pertanggungjawaban.
D. Peranan Arsip
Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam sebuah organisasi, utamanya
sebagai alat yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi. Arsip mengandung
berbagai hal yang dibutuhkan dalam organisasi, mulai dari bukti dan keterangan-
keterangan yang berguna menunjang keberhasilan setiap kinerja organisasi.
Peran arsip menurut (Maharany, 2014) yaitu sebagai berikut.
1. Pusat ingatan organisasi
2. Sumber informasi
3. Alat pengawasan
4. Alat komunikasi
5. Tanda bukti tertulis yang autentik
6. Dokumentasi historis, untuk mengetahui pekerjaan di masa lalu
7. Jaminan keamanan
8. Pedoman bertindak
Selain itu, arsip juga memiliki peran dalam meningkatkan efisiensi kinerja di
organisasi, khususnya bagi pegawai. Menurut Lubis (2019), bahwa arsip yang dikelola
dengan efektif akan memudahkan pegawai dalam mencari berkas dan tidak membutuhkan
waktu yang lama untuk menemukannya. Arsip yang dikelola dengan baik akan tersusun
dan terdaftar dengan rapi sesuai kelompok arsip masing-masing. Dengan ini pastinya
kinerja di organisasi juga akan meningkat.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa arsip memiliki peran yang sangat luas dalam
organisasi, baik sebagai bukti transaksi atau pelaporan, menunjang kinerja organisasi,
mendukung pengembangan organisasi, serta membantu organisasi dalam mencapai tujuan
yang telah ditentukan.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 14
E. Jenis Arsip
Berdasarkan fungsi dan kegunaannya arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis
dan arsip statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakansecara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.
Yang termasuk arsip dinamis, yaitu:
1. Arsip vital, merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, arsip vital bersifat tidak dapat diperbarui dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
2. Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau terus
menerus.
3. Arsip inaktif, merupakan arsip yang penggunaannya menurun.
Gambar 1. Arsip Dinamis (sumber: http://anrii.go.id/)
Arsip statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki
nilai guna kesejahteraan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang
telah diverifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia (ANRI) dan atau lembaga kearsipan. Penyelenggara kearsipan wajib
melakukan kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan,
dan pembinaan atas pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan.
Berdasarkan keasliannya, arsip dibedakan menjadi 4 yaitu, arsip asli, arsip
tembusan, arsip salinan dan arsip petikan. Berdasarkan subjek atau isinya arsip dapat
dibbedakan atas berbagai macam, misalnya arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip
pendidikan, arsip pemasaran, arsip penjualan, dan sebagainya.
Berdasarkan nilainya, arsip dibedakan atas arsip terjaga dan arsip umum. Arsip
terjaga merupakan arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan atau keberlangsungan
hidup bangsa yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan kerahasiannya. Sedangkan arsip
umum merupakan arsip yang tidak termasuk kategori arsip terjaga.
Berdasarkan medianya, arsip terdiri atas berbagai macam, yaitu arsip yang berbasis
kertas, arsip audio visual, arsip kartografik dan arsitektur dan arsip elektronik.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 15
Gambar 2. Arsip Elektronik (sumber: http://anrii.go.id/)
F. Ruang Lingkup Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip di lingkungan organisasi meliputi pengelolaan arsip dinamis dan
pengelolaan arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis dilakukam oleh unit pengolah atau unit
kerja dan unit kearsipan atau pencipta arsip, sedangkan pengelolaan arsip statis dilakukan
oleh lembaga kearsipan.
Kegiatan pengelolaan arsip dinamis oleh pencipta arsip meliputi: penciptaan arsip,
penggunaan dan pemeliharaan arsip, serta penyusutan arsip. Kewajiban pencipta arsip
adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan
akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 16
Kemukakan pendapatmu pada lembar jawaban yang tersedia!
Lembar Kerja Individu
PT Sidodadi merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Sistem pengarsipan di
PT Sidodadi belum sepenuhnya menerapkan prosedur pengarsipan yang ada. Arsip-arsip
yang berada di PT Sidodadi masih memiliki nilai guna dan masih digunakan dalam
menunjang setiap kegiatan perusahaan, sehingga dapat dikategorikan sebagai arsip
dinamis. Lalu, Apa itu arsip dinamis? Apa perbedaan arsip dinamis dan statis?
Kemukakan pendapat Anda mengenai strategi yang tepat untuk mengelola arsip dinamis
berdasarkan pengelompokkannya!
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 17
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 18
Indikator Penilaian Lembar Kerja Individu
No. Kriteria Penilian Skor Ket.
Memahami konsep
1 dasar manajemen
kearsipan
Memahami cara
2 mengelola arsip
dinamis dengan
tepat
3 Keruntutan dalam
mengelola arsip
Menggunakan
4 Bahasa Indonesia
dengan baik
Skor sempurna : 4
Skor baik : 3
Skor kurang : 2
Skor gagal : 0
Nilai = jumlah skor × 100 = jumlah skor × 100 = ….
16
Uji Kompetensi 1 19
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran
A. Berilah tanda silang (x) pada salah satu jawaban yang paling tepat dari kelima
alternatif pilihan (a,b,c,d,e)!
Pilihan Ganda
1. Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dari pernyataan di atas merupakan pengertian arsip menurut…
a. Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009
b. ARMA Nasional
c. Faturrahman (2018)
d. Undang – Undang Nomor 8 Tahun 2009
e. Kamus Besar Bahasa Indonesia
2. Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Teknologi informasi dan komunikasi
saat ini yang banyak digunakan dalam menyimpan arsip adalah…
a. Komputer
b. Grafik atau foto metrik
c. Microfilm
d. Handphone dan peta
e. Microfiche
3. Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan
sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau,
disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer,
dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di
tempat khusus untuk referensi.
Pernyataan tersebut merupakan pengertian arsip menurut…
a. Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009
b. Kamus Besar Bahasa Indonesia
c. Faturrahman (2018)
d. ARMA nasional
e. Undang – Undang Nomor 8 Tahun 2009
4. Catatan dari segala bentuk aktivitas yang memuat keterangan-keterangan penting dan sah
namun tidak selalu memuat bukti transaksi termasuk pengertian…
a. Fungsi arsip
b. Jenis arsip
c. Dokumen
d. Perbedaan arsip dan dokumen
e. Arsip
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 20
5. Pita kaset dan pita video termasuk ke dalam bentuk arsip apa…
a. Lisan
b. Bergambar
c. Elektronik dan tertulis
d. Elektronik
e. Tertulis
6. Pemeliharaan arsip dinamis meliputi pemeliharaan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan
arsip inaktif baik yang termasuk dalam katagori arsip terjaga maupun arsip umum. Untuk
menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, dilakukan melalui
kegiatan- kegiatan…
a. Pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip, dan alih media
arsip
b. Penerimaan arsip, pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, dan penyimpanan
arsip
c. Pembuatan arsip, pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip
d. Penciptaan arsip, pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip
e. Penerimaan arsip, pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, dan alih media arsip
7. Pengelolaan arsip statis wajib dilakukan oleh, kecuali…
a. Lembaga kearsipan nasional
b. Lembaga kearsipan perguruan tinggi
c. Lembaga kearsipan provinsi/kabupaten/kota
d. Lembaga pemasyarakatan
e. ANRI
8. Pengelolaan arsip statis meliputi kegiatan di bawah ini adalah, kecuali…
a. Pameran arsip
b. Akuisisi arsip
c. Pengolahan arsip
d. Preservasi arsip
e. Akses arsip
9. Lingkup Arsip Dinamis meliputi…
a. Arsip Aktif , Arsip Inaktif dan Arsip Statis.
b. Arsip Aktif, Arsip Inaktif dan Arsip Vital.
c. Arsip Aktif , Arsip Vital, dan Arsip Statis.
d. Arsip Aktif, Arsip Inaktif dan Arsip Statis
e. Arsip Aktif, Arsip Statis, Arsip Vital
10. Contoh arsip dinamis, kecuali . . .
a. Tata tertib sekolah
b. Visi-Misi sekolah
c. Jadwal ruang
d. Kemajuan kelas
e. Daftar siswa yang sudah lulus
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 21
B. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini pada titik-titik yang sudah
disediakan
Uraian
1. Jelaskan perbedaan arsip dan dokumen!
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
2. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif di sebuah perusahaan. Adakah kendala
dalam proses pengelolaanya? jika ada kendala apa saja yang dihadapi, dan bagaimana
solusi yang dilakukan untuk mengatasi hambatan/kendala dalam pelaksanaan pengelolaan
arsip dinamis inaktif pada sebuah perusahaan tersebut!
.................................................................................................................................
...................................................................................................... ..........................
3. Mengapa arsip memiliki peran yang sangat penting bagi sebuah organisasi? Jelaskan!
.................................................................................................................................
...................................................................................................... ..........................
4. Mengacu pada definisi arsip, fungsi pengarsipan dibedakan menjadi dua. Sebut dan
jelaskan fungsi kearsipan menurut definisi arsip!
.................................................................................................................................
...................................................................................................... ..........................
5. Jelakan pengertian arip terjaga dan arsip umum! Serta berikan contoh masing-masing
arsip!
.................................................................................................................................
...................................................................................................... ..........................
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 22
BAB 2
Perkembangan Arsip di
Indonesia dan Arsip Elektronik
Standar Kompetensi :
Mampu menjelaskan perkembangan arsip di Indonesia dan arsip elektronik
Kompetensi Dasar
1. Ketepatan menjelaskan perkembangan manajemen kearsipan
2. Ketepatan memahami jenis arsip di Indonesia
3. Ketepatan memahami konsep dasar arsip berbasis teknologi informasi dan
komunikasi
4. Ketepatan menjelaskan pengertian arsip elektronik
5. Ketepatan memahami manfaat pengelolaan arsip elektronik
6. Ketepatan memahami karakteristik arsip elektronik
7. Ketepatan mengidentifikasi jenis umum arsip elektronik
8. Ketepatan menjelaskan proses pengelolaan arsip elektroik
9. Ketepatan menjelaskan pemeliharaan arsip elektronik
10. Ketepatan memahami permasalahan dalam pengelolaan arsip elektronik
11. Ketepatan memahami musibah yang mengancam arsip elektronik
Indikator Pencapaian Kompetensi
1. Mampu menjelaskan perkembangan manajemen kearsipan
2. Mampu memahami jenis arsip di Indonesia
3. Mampu memahami konsep dasar arsip berbasis teknologi informasi dan
komunikasi
4. Mampu menjelaskan pengertian arsip elektronik
5. Mampu memahami manfaat pengelolaan arsip elektronik
6. Mampu memahami karakteristik arsip elektronik
7. Mampu mengidentifikasi jenis umum arsip elektronik
8. Mampu menjelaskan proses pengelolaan arsip elektroik
9. Mampu menjelaskan pemeliharaan arsip elektronik
10. Mampu memahami permasalahan dalam pengelolaan arsip elektronik
11. Mampu memahami musibah yang mengancam arsip elektronik
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 23
A. Perkembangan Manajemen Kearsipan
Kearsipan dimulai sejak adanya kebiasaan tulis menulis, dalam kebiasaan tersebut
orang orang banyak yang membuat catatan atau rekaman dari sebuah kegiatan baik untuk
kebutuhan instansi atau kebutuhan pribadi. Kemudian bentuk rekaman atau catatan
tersebut disahkan sebagai arsip (Hardiwardoyo, n.d.).
Perkembangan arsip yang sangat bermakna yaitu pada abad pertengahan, utamanya
pada kekaisaran Romawi. Pada saat itu untuk pertama kalinya didirikan sebuah lembaga
dan infrastruktur yang khusus untuk menangani dan mengelola arsip negara.
Perkembangan arsip di Indonesia sebagai berikut.
1. Perkembangan dimulai dengan adanya tradisi kaligrafi dari India yang masuk ke
Indonesia dengan dalih penyebaran agaram islam. Arsip keagamaan umumnya dikelola
dalam tempat suci dan dikelola dengan terpadu, sebagai contoh ajaran agama atau kitab
suci.
Gambar 3. Arsip yang berbentuk kitab
2. Arsip yang berbentuk prasasti yang dikelola oleh kerajaan terdahulu.
Prasasti merupakan sebuah batu atau tembaga yang memuat sebuah tulisan. Arsip
prasasti dijadikan sebagai bukti kekuasan para raja atau ratu di Indonesia terdahulu
sebelum mereka mengenal teknik menulis di atas kertas.
Gambar 4. Arsip dalam bentuk prasasti 24
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran
3. Tradisi tulis barat akibat adanya penjajahan dari negara Belanda
Dengan adanya penjajah dari negara Barat yang membawa pengaruh kearsipan
di Indonesia membawa dampak yang sangat besar, bahkan sampai sekarang pengaruh
tersebut masih kental. Seperti berlakunya sistem kearsipan yang berkembang dengan
baik dalam bidang perusahaan jasa (kereta api dan perbankan) serta perusahaan
perkebunan teh (Hardiwardoyo, n.d.).
Sampai saat ini arsip yang berbentuk tulisan masih dipergunakan, karena arsip
jenis ini memiliki nilai yang berbeda dalam hal otentikasi. Seperti dibuktikan dengan
adanya tanda tangan basah dari pihak atau lembaga terkait sebagai bukti keabsahan
sebuah arsip.
4. Pergeseran arsip lembaran fisik ke arsip elektronik (Muljono, n.d.).
Dengan berkembangnya pengetahuan dan teknologi berdampak pada
perkembangan dan pengelolaan arsip. Kemajuan teknologi modern membawa
kemudahan bagi perusahaan-perusahaan dalam mengelola arsip. Utamanya bagi
perusahaan yang membutuhkan layanan cepat dan kapasitas arsip yang cukup banyak
maka pemanfaatan teknologi akan membantu proses kerja kearsipan (Muljono, n.d.).
Semakin banyaknya data yang harus dikelola, disimpan, dan didistribusikan
membuktikan bahwa akan lebih efisien dengan menggunakan teknologi modern dalam
menangani banyaknya data tersebut
Arsip yang dikelola menggunakan teknologi modern adalah arsip diolah dengan
memanfaatkan fasilitas komputer atau alat elektronik lainnya. Arsip yang diproses
menggunakan alat elektronik disebut juga arsip digital. Dengan demikian, arsip digital
adalah arsip yang disimpan dan trasmisikan menggunakan alat komputasi yang dapat
dibaca dan diolah datanya dalam bentuk soft file sehingga dapat dipergunakan atau
dimanfaatkan (arsip digital).
Gambar 5. Digitalisasi arsip 25
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran
Kelebihan dan kekurangan arsip digital menurut Rai Dzikry El Arif dkk.
sebagai berikut.
1. Kelebihan arsip digital
a. Tidak membutuhkan tempat yang besar, hanya memerlukan tempat penyimpanan
seperti hardisk, computer, atau server online lainnya
b. Dapat disimpan dengan mudah
c. Dapat dicari dengan mudah ketika diperlukan
d. Dapat diduplikasi dengan mudah dalam jumlah yang tak terbatas
2. Kekurangan arsip digital
a. Risiko pencurian data
b. Penggandaan yang tidak diizinkan
c. Penyimpanan online dapat terserang virus, sehingga menyebabkan hilangnya data
arsip.
Dapat disimpulkan bahwa arsip digital memiliki keuntungan sebagai berikut:
a. Arsip digital tidak memerlukan tempat besar
b. Biaya relatif lebih murah dibanding arsip berbentuk fisik
c. Data dapat dicetak kapan pun
d. Mudah di-backup, digandakan, atau dipindahkan
e. Mudah dibagikan (file sharing)
B. Arsip Elektronik
1. Konsep Dasar Arsip Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi
Setiap organisasi pastinya menghasilkan arsip yang dihasilkan dari
partisipasinya dalam kegiatan operasionalnya. Organisasi dapat membuat atau
menerima file dalam berbagai format, seperti cetak atau elektronik. File elektronik
memiliki kekuatan teknologi informasi dan komunikasi. Ini membuka kemungkinan
untuk mencapai tingkat koordinasi dalam pengiriman sumber data secara simultan ke
beberapa pengguna, yang sebelumnya tidak mungkin dilakukan. Untuk mencapai
tujuan ini, semua pelaku arsip harus memanfaatkan teknologi informasi dan
komunikasi (TIK) sebaik mungkin dan mengembangkan cara untuk melayani publik.
Hal ini diperlukan untuk memungkinkan pengguna arsip untuk menghubungi
organisasi media berbasis teknologi informasi dan komunikasi (ICT), yang dapat
menanggapi permintaan dan menerima tanggapan langsung dengan menyajikan
semua materi yang relevan.
2. Pengeritan Arsip Elektronik
Arsip elektronik adalah dokumen yang dibuat, diterima, dan disimpan sebagai
bukti Informasi oleh Badan, organisasi, atau orang yang terdapat pada media
penyimpanan elektronik yang diakses dengan menggunakan peralatan elektronik.
3. Manfaat Pengelolaan Arsip Elektronik
a) Pencarian cepat saat dibutuhkan.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 26
b) Pengindeksan bersifat fleksibel dan dapat diubah sesuai kebutuhan.
c) Pencariannya secara fuul teks, hanya dengan kata kunci.
d) Peluang kehilangan arsip sangat kecil karena file dapat disalin ke media lain
seperti CD atau hard drive eksternal.
e) Menghemat ruang atau ruang arsip.
f) Mengurangi risiko robek, terbakar, atau apa pun yang dapat merusak arsip.
g) Mudah digunakan untuk berbagi data bagi yang membutuhkan.
h) Meningkatkan keamanan arsip, karena hanya dapat diakses oleh orang yang
berwenang.
i) Pemulihan data lebih mudah daripada memulihkan dokumen yang rusak karena
kebakaran, kelalaian manusia, dll.
4. Karakteristik Arsip Elektronik
Gambar 6. Ilustrasi arsip elektronik
a) Arsip elektronik lebih relevan, dengan kemajuan digitalisasi membuat arsip
elektronik lebih di percayai.
b) Direkam oleh media sehingga tidak dapat langsung dilihat oleh manusia.
c) Keamanan terjamin, arsip yang tersimpan dapat di simpan di berbagai hard disk
seperti flash disk, CD, dan sebaginya yang dapat meminimalisir hilangnya arsip.
d) Mempunyai karakteristik tersendiri yaitu struktur fisiknya tidak bisa dilihat secara
langsung, penggunaannya memerlukan computer untuk melihat struktur fisiknya
oleh karena itu arsip elektronik memiliki karakteristik tersendiri dibandingkan
dengan arsip fisik.
5. Jenis Umum Arsip Elektronik
a) Dokumen yang dibuat dengan aplikasi office, seperti spreadsheet, presentasi, dan
sebagainya.
b) Arsip di lingkungan online dan berbasis web seperti: intranet, situs web publik,
dan penyimpanan aktivitas online.
c) Arsip yang dibuat oleh sistem informasi bisnis, seperti sistem informasi
kepegawaian, sistem informasi keuangan, sistem informasi alur kerja, sistem
informasi keuangan, sistem informasi alur kerja, sistem informasi manajemen
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 27
hubungan pelanggan, sistem informasi manajemen hubungan pelanggan, dan
sebagainya.
d) Pesan elektronik seperti email, layanan pesan singkat (SMS), layanan pesan
multimedia (MMS), pertukaran data elektronik (EDI), pertukaran dokumen
elektronik, pesan suara, dan lain-lain.
6. Daur Hidup Arsip Elektronik
Siklus daur hidup arsip elektronik menurut Read dan Ginn (2010: 119) adalah seperti
berikut :
Penciptaan dan Penggunaan dan
Penyimpanan Distribusi
Disposisi Pemeliharaan
Keterangan :
- Penciptaan dan penyimpanan. Pembuatan arsip elektronik dilakukan pada aplikasi
perangkat lunak tertentu seperti Word, Excel, dan Access. Untuk penyimpanan
disimpan dalam beberapa perangkat penyimpanan computer, bisa juga disimpan di
hard drive komputer terpisah atau di drive bersama di jaringan area lokal (LAN).
- Penggunaan dan distribusi. Penggunaan arsip disesuaikan dengan kebutuhan, untuk
pengiriman dapat dilakukan secara elektronik atau dikirim berupa file fisik yang di
cetak terlebih dahulu.
- Pemeliharaan. Hal ini berkaitan dengan jadwal retensi arsip dalam hal penyimpanan
atau pemusnahan arsip.
- Disposisi, hal ini berkaitam dengan penentuan penempatan arsip yang akan disimpan
atau dimusnahkan.
7. Proses Pengelolaan Arsip Elektronik
Harus ada kerjasama yang baik dalam pengelolaan arsip elektronik antara
arsiparis sebagai tenaga profesional kearsipan dengan programer sebagai tenaga
profesional komputer untuk menciptakan sistem pengelolaan arsip elektronik yang
baik. Untuk mengelola arsip elektronik melibatkan dua hal: (1)
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 28
pengarsipan/penyimpanan dan (2) akses arsip. Pengelolaan arsip elektronik dimulai
dengan pembuatan arsip. Setelah pembuatan arsip elektronik atau arsip cetak telah di
digitalisasikan. Selanjutnya dilakukan penyimpanan dalam media penyimpanan dan
harus dipastikan arsip disimpan dan diarsipkan dengan baik.
Tahapan menyimpan arsip menurut (Sambas dan Hendri, 2016: 412)
Menyiapkan
surat/naskah
dinas yang akan
dialihmediakan
Melakukan Sebagai tempat penyimpanan
scanning terhadap surat atau naskah yang telah
di-scan
naskah/surat
Membuat Membuat
Membuat hyperlink kelengkapan
folder-folder administrasi
alih media.
pada
komputer
Kemukakan pendapatmu pada lembar jawaban yang tersedia!
Lembar Kerja Kelompok
Buatlah kelompok yang beranggotakan 3-4 orang untuk menyelesaikan permasalahan
di bawah ini!
Terdapat berbagai perusahaan swasta di Jawa Timur, seperti di kota-kota besar yaitu
Surabaya, Kediri, dan Sidoarjo. Identifikasilah salah satu perusahaan swasta yang
ada di Jawa Timur tersebut! Kemudian carilah permasalahan yang dialami dalam
mengelola arsip elektronik di perusahaan tersebut. Langkah selanjutnya adalah
merancang dan mengimplementasikan sistem pengelolaan arsip elektronik yang tepat
untuk mengatasi permasalahan di perusahaan tersebut !
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 29
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 30
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 31
Indikator Penilaian Lembar Kerja Kelompok
No. Kriteria Penilian Skor Ket.
1 Menghargai pendapat
orang lain
2 Memberikan respon
secara aktif
3 Menemukan
perusahaan yang tepat
4 Ketepatan masalah
Cara merancang
5 sistem untuk
mengatasi masalah
Skor sempurna : 4
Skor baik : 3
Skor kurang : 2
Skor gagal : 0
Nilai = jumlah skor × 100 = jumlah skor × 100 = ….
20
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 32
Penemuan kembali arsip digital dapat dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:
Menyiapkan perangkat komputer, dimana arsip
digital tersimpan
Membuka folder daftar arsip yang menyimpan file
arsip yang akan dicari
Melakukan pencarian file arsip pada daftar arsip
Membuka file arsip yang sudah ditemukan, melalui
fasilitas hyperlink
Melakukan pencetakan (print) arsip
8. Pemeliharaan Arsip Elektronik
Langkah terpenting dalam manajemen arsip elektronik, yaitu pemeliharaan arsip.
Pemeliharaan arsip elektronik dapat dilakukan untuk menjamin keamanan arsip
elektronik itu sendiri, pemeliharaan media penyimpanan, serta sistem dan alat
manajemen untuk pengelolaan arsip. Aktivitas pemeliharaan arsip tersebut yaitu :
a) Menetapkan prosedur standar pengoperasian yang dapat menjamin keamanan
informasi agar tidak di gunakan oleh pihak yang tidak memiliki hak. Pengelolaan
arsip elektronik dapat melindungi keamanan arsip dengan melakukan
perlindungan kunci arsip elektronik penting (arsip vital). Perlindungan ini
dirancang untuk menghindar penyalahgunaan dan perusakan arsip elektronik.
b) Melakukan perawatan perangkat keras dan melakukan penyesuaian
perkembangan teknologi berkala.
c) Melakukan perawatan perangkat lunak dan memastikan perangkat lunak tersebut
software-nya bisa bekerja dengan teknologi terkini.
9. Permasalahan dalam Pengelolaan Arsip Elektronik
a) Sulitnya menjaga reliabilitas dan autentisitas arsip elektronik. Karena arsip
elektronik yang mudah untuk dimanipulasi dan rusak, serta tidak terkontrolnya
pengaksesan dan pengkopian arsip.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 33
b) Lingkungan elektronik yang mempengaruhi keberadaan arsip. Perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang cepat membuat cepatnya keusangan
teknologi.
c) Kontroversi aspek legal dari arsip elektronik.
d) Kegagalan organisasi dalam menjalankan arsip elektronik.
e) Problem yang dihadapi secara umum, diantarnya: pengaturan hukum,
pelindungan hukum bagi konsumen dalam transaksi, pelindungan data pribadi,
dan pengakuan keabsahan dalam perspektif hukum pembuktian.
f) Problem yang dihadapi dalam bidang kearsipan, diantaranya: bermacam media
yang akan disimpan, teknologi mesin yang akan dipakai, sistem pengolahan,
sistem penyimpanan, sistem penemuan kembali,dan migrasi dari media generasi
lama ke generasi baru.
10. Musibah yang mengancam arsip elektronik
Ancaman musibah yang mungklin terjadi terhadap keberadaan arsip elektronik (arsip
digital), diantaranya :
a) Bencana alam, misalnya gempa, banjir, atau badai.
Gambar7. Arsip rusak terkena bencana banjir. (Sumber :
https://targethukum.com/)
b) Kerusakan bangunan, misalnya kebocoran atap, atau kabel listrik yang buruk.
c) Kecelakaan industri, misalnya kebocoran nuklir atau bahan kimia.
d) Musibah teknologi, misalnya virus komputer, atau kerusakan peralatan komputer.
e) Tindakan kriminal, misalnya pencurian, spionase, atau terorisme.
f) Kesalahan manusia, kondisi penyimpanan yang tidak stabil, misalnya menyimpan
media magnetik dekat dengan peralatan yang menghasilkan medan magnet kuat.
g) Kualitas material yang buruk, misalnya korosi pada compact disk yang jelek
kualitasnya.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 34
Uji Kompetensi 2
A. Berilah tanda silang (x) pada salah satu jawaban yang paling tepat dari kelima
alternatif pilihan (a,b,c,d,e)!
Pilihan Ganda
1. Perkembangan arsip dimulai sejak didirikannya lembaga dan infrastruktur khusus untuk
menangani dan mengelola arsip negara. Hal tersebut terjadi pada abad…, utamanya pada
kekaisaran…
a. Abad pertengahan, utamanya pada Kekaisaran Romawi
b. Abad awal modern, utamanya pada Kekaisaran Hoysala
c. Abad modern, utamanya pada Kekaisaran Pala
d. Abad post modern, utamanya pada Kekaisaran Mughal
e. Abad pertengahan, utamanya pada Kekaisaran Mughal
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 35
2. Di bawah ini yang termasuk bentuk arsip keagamaan adalah….
a. Kartu keluarga
b. KTP
c. Berkas perjanjian
d. Kitab suci
e. Prasasti
3. Negara Indonesia mendapat pengaruh kearsipan yang masih kental sampai sekarang dari
negara Barat, seperti di bidang perusahaan jasa dan perusahaan perkebunan. Negara
manakah yang memberikan pengaruh kearsipan tersebut….
a. Thailand
b. Belanda
c. Jepang
d. Prancis
e. Jerman
4. Sampai saat ini arsip yang berbentuk tulisan masih digunakan. Dalam arsip tersebut harus
tertera tanda tangan basah dari pihak atau lembaga terkait. Mengapa perlu dicantumkan
tanda tangan basah dari pihak atau lembaga terkait di dalam arsip….
a. Karena digunakan dalam hal otentikasi atau bukti keabsahan sebuah arsip
b. Karena tanda tangan merupakan syarat agar bisa disebut arsip
c. Karena syarat perusahaan
d. Agar arsip dapat diakui pimpinan perusahaan
e. Karena untuk mendapatkan untung lebih
5. Perhatikan gambar di bawah ini!
(sumber : https://ajisangkala.id/category/prasasti/)
Arsip di atas dijadikan sebagai bukti kekuasaan oleh raja atau ratu pada zaman kerajaan di
Indonesia. Nama arsip tersebut adalah….
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 36
a. Arsip kitab suci
b. Arsip buku agenda
c. Prasasti arsip
d. Arsip gambar
e. Arsip audio
6. Dokumen yang dibuat, diterima, dan disimpan sebagai bukti Informasi oleh Badan,
organisasi, atau orang yang terdapat pada media penyimpanan elektronik yang diakses
dengan menggunakan peralatan elektronik adalah …
a. Arsip vital
b. Arsip statis
c. Arsip dinamis
d. Arsip elektronik
e. Dokumen elektronik
7. Yang bukan termasuk manfaat pengelolaan arsip elektronik adalah …
a. Pencarian cepat saat dibutuhkan
b. Menghemat ruang atau ruang arsip
c. Mudah robek, terbakar, hilang, dan sebagainya
d. Mudah digunakan untuk berbagi data bagi yang membutuhkan
e. Pencariannya secara full teks, hanya dengan kata kunci
8. Diantara siklus daur hidup arsip elektronik dibawah yang tidak termasuk siklus daur hidup
arsip menurut Read dan Ginn yang benar adalah …
a. Penciptaan dan Penyimpanan
b. Penyusutan
c. Penggunaan dan Distribusi
d. Pemeliharaan
e. Disposisi
9. Yang bukan termasuk dalam karakteristik arsip elektronik adalah …
a. Arsip elektronik lebih relevan, sehingga membuat arsip elektronik lebih di percayai
b. Direkam oleh media sehingga tidak dapat langsung dilihat oleh manusia
c. Keberadaan arsip mudah robek, terbakar, hilang, rusak, dan sebagainya
d. Keamanan terjamin, arsip yang tersimpan dapat di simpan di berbagai hard disk
e. Mempunyai karakteristik tersendiri yaitu struktur fisiknya tidak bisa dilihat secara
langsung
10. Tujuan kerjasama yang baik antara arsiparis sebagai tenaga profesional kearsipan dengan
programer sebagai tenaga profesional computer dalam pengelolaan arsip elektronik adalah
…
a. Untuk mempercepat proses pengelolaan digitalisasi arsip
b. Untuk mempermudah arsiparis dalam menemukan kembali arsip
c. Untuk menghasilkan arsip elektronik yang sesuai dengan harapan
d. Untuk mempermudah menempatkan arsip dalam hal pemeliharan
e. Untuk menciptakan sistem pengelolaan arsip elektronik yang baik
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 37
B. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini pada titik-titik yang sudah
disediakan
Uraian
1. Jelaskan kelebihan dan kekurangan arsip digital menurut Rai Dzikry El Arif dkk!
............................................................................................................................
............................................................................................................................
2. Mengapa terjadi pergeseran dari arsip lembaran ke arsip digital?
............................................................................................................................
............................................................................................................................
3. Jelaskan aktivitas dari pemeliharaan arsip elektronik!
............................................................................................................................
............................................................................................................................
4. Sebutkan permasalahan dalam pengelolaan arsip elektronik yang berkaitan dengan
problem secara umum!
............................................................................................................................
............................................................................................................................
5. Jelaskan ancaman musibah yang mungkin terjadi terhadap keberadaan arsip elektronik!
............................................................................................................................
............................................................................................................................
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 38
BAB 3
KEBUTUHAN PENGELOLAAN
ARSIP DAN CARA
MENGOPERASIKAN ARSIP
Standar Kompetensi :
Mampu menjelaskan kebutuhan dan perlengkapan pengelolaan kearsipan
Kompetensi Dasar
1. Ketepatan mengidentifikasi kebutuhan dan perlengkapan pengelolaan kearsipan
2. Ketepatan menjelaskan cara pengoperasian peralatan arsip
3. Ketepatan mempraktikkan penggunaan perlengkapan dan peralatan arsip
Indikator Pencapaian Kompetensi
1. Mampu mengidentifikasi kebutuhan dan perlengkapan pengelolaan kearsipan
2. Mampu menjelaskan cara pengoperasian peralatan arsip
3. Mampu mempraktikkan penggunaan perlengkapan dan peralatan arsip
A. Peralatan dan Perlengkapan Pengelolaan Kearsipan serta Cara Pengoperasiannya
Sarana dan prasarana kearsipan di butuhkan dalam proses pengelolaan arsip untuk
mencapai dan menunjang tujuan. Sarana merupakan perlengkapan, peralatan kearsipan
dan sebagainya yang di gunakan sebagai alat utama dalam pengelolaan arsip. Sedangkan
prasarana adalah alat pendukung dalam proses terlaksananya pengelolaan kerja.
1. Macam – Macam dari Peralatan Kantor dan Cara Pengoperasiannya
Table 2. Macam-macam peralatan kantor
No. Nama Keterangan
1. Filling Cabinet Filling cabinet merupakan lemari/rak arsip yang
tersusun 1 sampai 6 laci, yang di ciptakan dari logam
ataupun plastik, dan terdapat sepasang gawang di
sebelah kanan dan kiri sebagai hanging folder yang
dapat di gunakan untuk mempermudah membuka laci
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 39
ketika ingin menaruh dokumen. Dan di bagian depan
laci, bisa ditempel label untuk memudahkan penemuan
suatu dokumen yang telah disimpan didalamnya.
2. Rotary Rotary merupakan peralatan kantor yang kegunaannya
sama seperti filing cabinet namun untuk peletakan arsip
dilakukan secara berputar dan tidak memiliki penutup
atau pintu. Penyimpanan dokumen ditata di ordner
terlebih dahulu, baru kemudian diletakan pada rotary.
Proses pencarian dokumen dilakukan dengan cara
memutar.
3. Lemari Arsip Lemari Arsip merupakan tempat penyimpanan arsip
4. Rak Arsip yang berbentuk seperti lemari, yang terbuat dari besi
atau kayu. Penyimpanan dokumen pada almari arsip
biasanya menggunakan ordner, yang kemudian ditata
pada ruang tersebut. Untuk cara membuka peralatan
kearsipan ini biasanya dengan gagang yang ada di daun
pintu
Rak Arsip, merupakan peralatan kantor semacam lemari
arsip namun tanpa pintu dan dalam penyimpanan
arsipnya disusun secara menyamping. Dokumen yang
akan diletakan di rak arsip ditata di ordner terlebih
dahulu sesuai dengan pengelompokannya. ordner
kemudian dapat diberi label untuk mempermudah
penataannya. Setelah itu, ordner diletakkan secara deret
lateral pada rak arsip.
5. Map arsip Map Arsip adalah lapisan karton/kertas plastic/tebal
yang digunakan untuk mengarsipkan file/surat.
6. Stopmap folio Stopmap folio. Penyusunan dokumen ditempatkan di
bagian tengah map, kemudian map dapat diberi label
pada bagian depan sesuai kelompok dokumen. Map
snelhecter
7. Map snelhecter Map snelhecter. Dalam penggunaan map snelhecter,
dokumen harus di lubangi dengan perforator terlebih
dahulu. Setelah dilubangi, dokumen dapat diletakan
pada pengait yang berada di dalam map snelhecter.
Pengait tersebut kemudian dapat dikunci, sehingga
dokumen tidak mudah keluar dari map.
8. Hanging map Dalam penggunaan hanging map, dokumen hanya perlu
disusun pada bagian tengah map dan diberi label sesuai
pengelompokannya. Setelah itu, map diletakan pada
filling cabinet.
9. Guide Guide merupakan kertas tebal atau karton
penunjuk/pembatas/pemisah pada file. Guide biasanya
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 40
10. Ordner diletakan pada dokumen yang tertata di filling cabinet
11. Stapler atau ordner.
12. Perforator
13. Numerator Ordner adalah map besar yang di dalamnya terdapat besi
penjepit. Besi penjepit ini berfungsi untuk menjepit
14. Kotak/box dokumen sehingga tidak mudah berhamburan. Jadi,
15. Alat Sortir dokumen perlu dilubangi terlebih dahulu menggunakan
perforator sebelum disusun dalam ordner.
16. Label
17. Tickler file Stapler merupakan alat untuk menggabungkan sejumlah
18. Cardex kertas. Pemakian dari peralatan kearsipan ini sangat
mudah, cukup menggerakan tuas dengan tangan untuk
menekan isi staples yang berbentuk seperti huruf U pada
lembar-lembar dokumen yang ingin disatukan.
Perforator merupakan alat untuk membuat lubang pada
kertas/kartu. Cara pengoperasian alat ini cukup menekan
tuas dengan tangan untuk membuat lubang pada
dokumen.
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor.
Pembubuhan ini dilakukan secara langsung pada
dokumen dengan cara seperti stempel. Jadi, deret angka
yang ada di numerator hanya perlu disesuaikan dengan
kebutuhan. Setelah itu, dokumen distempel dengan
numerator.
Kotak/box adalah kotak penyimpanan arsip yang bersifat
inaktif.
Alat Sortir merupakan alat untuk melepaskan surat yang
diterima yang masih tertumpuk secara acak untuk
dikelompokan sesuai dengan bidangnya. Setelah
dikelompokan, dokumen tersebut akan dimasukan pada
sebuah map. Alat sortir sering digunakan untuk
menyusun dokumen yang berjangka waktu singkat,
seperti faktur.
Label merupakan alat untuk pemberian judul pada folder
atau map yang di tempelkan di bagian tab sebuah folder
guide bisa berupa stiker ataupun dengan memanfaatkan
sticky note. Dalam penggunaan cukup mudah yaitu
hanya dengan menempelkannya pada sebuah map.
Tickler merupakan box yang terbuat dari besi baja atau
kayu untuk menyimpan arsip berbentuk kartu yang
disusun berurutan berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun.
Cardex merupakan alat menyimpanan kartu indeks.
Yang penyimpanannya di letakan di laci – laci untuk
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 41
penggunaannya cukup dengan menarik keluar secara
memanjang.
19. Rak/Laci Kartu Rak/Laci Kartu merupakan laci yang tersusun secara
teratur dalam rak, yang di gunakan untuk penyimpanan
kartu berukuran kecil.
20. Alat Penyimpanan Alat Penyimpanan Khusus merupakan alat penyimpanan
Khusus arsip dalam bentuk khusus seperti flash disk, CD
(compact disk), kaset.
2. Macam-Macam Perlengkapan Kantor dalam Kearsipan
a) Kartu Tunjuk Silang
b) Lembar Pinjam Arsip (Out Slip)
c) Buku Arsip
d) Kartu Indeks
e) Map Pengganti (Out Folder)
Penjelasan
a) Kartu Indeks merupakan kartu identitas suatu arsip yang di gunakan untuk membantu
penemuan arsip kembali, yang berukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Kartu indeks berisi :
1) Judul/nama surat
2) Nomor surat
3) Hal surat
4) Tanggal surat
5) Kode surat
6) Kode kartu indeks
b) Kartu Tunjuk Silang merupakan sebuah petunjuk yang di manfaatkan dalam pencarian
tempat map dari suatu arsip atau dokumen, dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
Gambar 8. Kartu tunjuk silang (sumber: adoc.tips)
Kriteria arsip yang membutuhkan kartu tunjuk silang antara lain:
1) Arsip dengan judul/nama/caption yang lebih dari satu
2) Surat/arsip yang di dukung lampiran yang berukuran besar dan tersimpan di
tempat yang berbeda. Contoh: peta dan gambar.
Penyimpanan kartu tunjuk silang pada filing cabinet adalah :
1) Penyimpanan dilakukan pada kotak tersendiri, dan disusun berdasarkan alfabet.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 42
2) Penempatan dilakukan pada bagian paling belakang dari laci filing cabinet,
yang bertempat di belakang guide petunjuk silang.
c) Lembar Pinjam Arsip (out slip) adalah formulir/lembaran yang dimanfaatkan sebagai
sarana pencatatan setiap peminjaman arsip.
Gambar 9. Lembar pinjam arsip
Lembar Pinjam Arsip (out slip) dapat dimanfaatkan untuk :
1) Bahan bukti dari peminjaman arsip yang telah terjadi
2) Pengingat untuk mengetahui kapan batas waktu pengembalian arsip dan siapa yang
meminjamnya.
3) Bukti jika arsip tersebut sedang dipinjam.
4) Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak
dikembalikan.
d) Map Pengganti (Out Folder) merupakan sebuah map yang di gunakan untuk mengganti
map arsip karena suatu peminjaman surat yang terdiri lebih dari satu surat yang
berisikan di dalam satu map. Dan map pengganti ini nantinya di tempatkan di tempat
arsip yang dipinjam.
Gambar 10. Map pengganti 43
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran
e) Buku Arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip
Gambar 11. Buku Arsip
B. Analisis Kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan
Pemilihan bahan arsip dalam penggunaan arsip harus dilakukan dengan memperhatikan
baik buruknya kualitas bahan arsip. Hal ini dikarenakan baik buruknya kualitas alat
penyimpanan mempengaruhi lama penyimpanan arsip. Beberapa bahan tahan lama adalah
bahan yang berkualitas tinggi. Mengenai beberapa bahan yang bisa bertahan lama, seperti
yang terbuat dari logam, jati, aluminium, baja dan bahan tahan lainnya.
Hal yang harus di perhatikan ketika hendak membeli peralatan dan
perlengkapan kearsipan:
1) Disesuaikan dengan format fisik dan ukuran arsip seperti peta dan surat.
2) Perhatian harus diberikan pada sifat arsip (arsip rahasia, arsip rahasia, dll.).
3) Memperhatikan pertumbuhan dan perkembangan arsip.
4) Harus memfasilitasi pengambilan dan relokasi file.
5) Ukuran area penyimpanan arsip harus diperhitungkan
6) Disesuaikan dengan bentuk organisasi
7) Tingkat perlindungan arsip yang disimpan
8) Komisi saat ini
C. Peralatan dan Perlengkapan Pengelolaan Kearsipan serta Cara Pengoperasiannya
Menurut Undang-Undang No.43 Tahun 2009, dalam pengelolaan arsip
membutuhkan dukungan sarana dan prasarana dalam pelaksanaannya. Peralatan dan
Perlengkapan arsip adalah sarana pendukung dari pengelolaan arsip.
1. Macam – Macam dari Peralatan Kearsipan dan Cara Pengoperasiannya
Tabel 2. Macam-macam peralatan kearsipan
No. Nama Keterangan
1. Filling Cabinet Filling cabinet adalah lemari arsip terdiri dari 1-6 laci,
dapat terbuat dari plastik atau logam, dilengkapi dengan
sepasang gawang di kanan dan kirinya untuk
menyangkutkan hanging folder yang dapat di gunakan
untuk mempermudah membuka laci ketika ingin
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 44
menaruh dokumen. Dan di bagian depan laci, bisa
ditempel label untuk memudahkan penemuan suatu
dokumen yang telah disimpan didalamnya.
2. Rotary Rotary yaitu semacam filing cabinet namun
penyimpanan arsip dilakukan secara berputar dan tidak
memiliki penutup atau pintu. Penyimpanan dokumen
ditata di ordner terlebih dahulu, baru kemudian diletakan
pada rotary. Proses pencarian dokumen dilakukan
dengan cara memutar.
3. Lemari Arsip Lemari Arsip yaitu lemari tempat menyimpan arsip,
4. Rak Arsip yang terbuat dari kayu atau besi. Penyimpanan dokumen
pada almari arsip biasanya menggunakan ordner, yang
kemudian ditata pada ruang tersebut. Untuk cara
membuka peralatan kearsipan ini biasanya dengan
gagang yang ada di daun pintu
Rak Arsip,yaitu lemari tanpa pintu tempat menyimpan
arsip yang disusun secara lateral atau menyamping.
Dokumen yang akan diletakan di rak arsip ditata di
ordner terlebih dahulu sesuai dengan
pengelompokannya. ordner kemudian dapat diberi label
untuk mempermudah penataannya. Setelah itu, ordner
diletakkan secara deret lateral pada rak arsip.
5. Map arsip Map Arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas
tebal/plastik yang digunakan untuk menyimpan
arsip/surat-surat.
6. Stopmap folio Stopmap folio. Penyusunan dokumen ditempatkan di
bagian tengah map, kemudian map dapat diberi label
pada bagian depan sesuai kelompok dokumen. Map
snelhecter
7. Map snelhecter Map snelhecter. Dalam penggunaan map snelhecter,
dokumen harus di lubangi dengan perforator terlebih
dahulu. Setelah dilubangi, dokumen dapat diletakan
pada pengait yang berada di dalam map snelhecter.
Pengait tersebut kemudian dapat dikunci, sehingga
dokumen tidak mudah keluar dari map.
8. Hanging map Dalam penggunaan hanging map, dokumen hanya perlu
disusun pada bagian tengah map dan diberi label sesuai
pengelompokannya. Setelah itu, map diletakan pada
filling cabinet.
9. Guide Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton
penunjuk/sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
Guide biasanya diletakan pada dokumen yang tertata di
filling cabinet atau ordner.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 45
10. Ordner Ordner adalah map besar yang di dalamnya terdapat besi
11. Stapler penjepit. Besi penjepit ini berfungsi untuk menjepit
12. Perforator dokumen sehingga tidak mudah berhamburan. Jadi,
13. Numerator dokumen perlu dilubangi terlebih dahulu menggunakan
perforator sebelum disusun dalam ordner.
14. Kotak/box
15. Alat Sortir Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan
sejumlah kertas. Pemakian dari peralatan kearsipan ini
16. Label sangat mudah, cukup menggerakan tuas dengan tangan
untuk menekan isi staples yang berbentuk seperti huruf
17. Tickler file U pada lembar-lembar dokumen yang ingin disatukan.
18. Cardex
Perforator adalah alat yang digunakan untuk melubangi
kertas/kartu. Cara pengoperasian alat ini cukup menekan
tuas dengan tangan untuk membuat lubang pada
dokumen.
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor.
Pembubuhan ini dilakukan secara langsung pada
dokumen dengan cara seperti stempel. Jadi, deret angka
yang ada di numerator hanya perlu disesuaikan dengan
kebutuhan. Setelah itu, dokumen distempel dengan
numerator.
Kotak/box adalah kotak penyimpanan arsip yang bersifat
inaktif.
Alat Sortir adalah alat yang digunakan untuk
memisahkan surat yang diterima yang masih tertumpuk
secara acak untuk dikelompokan sesuai dengan
bidangnya. Setelah dikelompokan, dokumen tersebut
akan dimasukan pada sebuah map. Alat sortir sering
digunakan untuk menyusun dokumen yang berjangka
waktu singkat, seperti faktur.
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul
pada map atau folder di letakkan di bagian tab sebuah
folder guide bisa berupa stiker ataupun dengan
memanfaatkan sticky note. Dalam penggunaan cukup
mudah yaitu hanya dengan menempelkannya pada
sebuah map.
Tickler file adalah kotak yang terbuat dari kayu atau besi
baja penyimpan arsip berbentuk kartu.
Cardex adalah alat yang digunakan menyimpan kartu
indeks.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 46
19. Rak/Laci Kartu Rak/Laci Kartu adalah laci yang disusun secara teratur
dalam rak, untuk menyimpan kartu ukuran kecil.
20. Alat Penyimpanan Alat Penyimpanan Khusus adalah yang digunakan untuk
Khusus menyimpan arsip dalam bentuk khusus seperti flash disk,
CD (compact disk), kaset.
2. Macam-Macam Perlengkapan Kantor dalam Kearsipan
f) Kartu Indeks,
g) Kartu Tunjuk Silang
h) Lembar Pinjam Arsip (Out Slip)
i) Map Pengganti (Out Folder)
j) Buku Arsip
Penjelasan
f) Kartu Indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip, berukuran 12,5 cm x
7,5 cm. Kartu indeks berisi :
7) Judul/nama surat
8) Nomor surat
9) Hal surat
10) Tanggal surat
11) Kode surat
12) Kode kartu indeks
g) Kartu Tunjuk Silang adalah sebuah petunjuk yang di gunakan untuk menunjukkan
tempat map dari suatu dokumen atau arsip, berukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
Gambar 8. Kartu tunjuk silang (sumber: adoc.tips)
Kriteria arsip yang membutuhkan dibuatkan kartu tunjuk silang antara lain:
3) Arsip yang mempunyai lebih dari satu judul/nama/caption
4) Surat/arsip yang disimpan dalam filing cabinet mempunyai lampiran yang
ukurannya besar. Contoh: peta dan gambar.
Cara penyimpanan kartu tunjuk silang pada laci filing cabinet :
3) Disimpan dengan menggunakan kotak tersendiri seperti kotak, disusun secara
alfabetis.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 47
4) Disimpan di bagian paling belakang laci filing cabinet, di belakang guide PS
(Petunjuk Silang)
h) Lembar Pinjam Arsip (out slip) adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk
mencatat setiap peminjaman arsip.
Gambar 9. Lembar pinjam arsip
Lembar Pinjam Arsip (out slip) dapat digunakan sebagai :
5) Bahan bukti adanya peminjaman arsip
6) Pengingat untuk mengetahui siapa yang meminjam arsip dan kapan batas
waktu pengembalian arsip
7) Tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam.
8) Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak
dikembalikan. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip. Lembar
pinjam arsip dibuat rangkap 3
i) Map Pengganti (Out Folder) adalah apabila surat yang dipinjam tidak hanya satu
surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat, maka perlu dibuatkan satu map
pengganti (out folder) dan menempatkannya di tempat yang dipinjam tadi.
Gambar 10. Map pengganti 48
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran
j) Buku Arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip
Gambar 11. Buku Arsip
D. Analisis Kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan
Dalam penggunaan arsip harus dilakukan pemilihan peralatan arsip yang
memperhatikan baik-buruknya kualitas peralatan arsip. Hal ini dikarenakan dengan baik
buruknya kualitas peralatan arssip berpengaruh terhadap jangka waktu penyimpanan arsip.
Beberapa bahan yang tahan lama adalah bahan-bahan yang memiliki kualitas yang terbaik.
Adapun beberapa material yang dapat bertahan lama adalah seperti, yang terbuat dari
logam, kayu jati, aluminium, besi baja maupun bahan kuat lainnya.
Kriteria yang perlu dipertimbangkan ketika akan membeli peralatan dan
perlengkapan kearsipan:
1. Disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti peta, dan surat.
2. Harus memperhatikan sifat arsip (arsip rahasia, arsip sangat rahasia, dan sebagainya).
3. Memperhatikan pertumbuhan dan perkembangan arsip.
4. Harus memberikan kemudahan dalam pengambilan arsip dan penempatan kembali ke
lokasinya
5. Harus mempertimbangkan besarnya ruangan penyimpanan arsip
6. Disesuaikan dengan bentuk organisasi
7. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan
8. Biaya yang tersedia
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 49
Kemukakan pendapat Anda pada lembar kerja yang telah disediakan!
Lembar Kerja Individu
Di perusahaan PT. Citra Bahana terdapat banyak sekali arsip yang saling berkaitan tetapi
bentuk fisiknya berbeda, sehingga setiap arsip ditempatkan di tempat yang berbeda.
Suatu ketika arsip tersebut dibutuhkan secara tiba-tiba untuk hal yang mendesak.
Dari permasalahan tersebut, menurut Anda apa yang harus dilakukan oleh arsiparis agar
arsip yang saling berkaitan bisa ditemukan secara cepat walaupun tempatnya berbeda?
Sebutkan jenis alat kearsipan yang tepat untuk digunakan dalam menunjang pengelolaan
arsip tersebut? Jelaskan langkah-langkahnya!
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 50
The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
AutoRecovery save of BAB 1-7 KITA INI (1)
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search