.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 51
Indikator Penilaian Lembar Kerja Individu
No. Kriteria Penilian Skor Ket.
1 Memahami jenis-jenis
peralatan kearsipan
Mampu menemukan
2 jenis-jenis peralatan
dengan lengkap
Memahami cara
3 memakai peralatan
kearsipan dengan
benar
4 Menggunakan Bahasa
Indonesia dengan baik
Skor sempurna : 4
Skor baik : 3
Skor kurang : 2
Skor gagal : 0
Nilai = jumlah skor × 100 = jumlah skor × 100 = ….
16
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 52
Uji Kompetensi 3
A. Berilah tanda silang (x) pada salah satu jawaban yang paling tepat dari kelima
alternatif pilihan (a,b,c,d,e)!
Pilihan ganda
1. Map yang ukurannya besar di sebut map …
a. Ordner
b. Folio
c. Snelhecter
d. Label
e. Folder
2. Alat untuk melepaskan surat yang diterima yang masih tertumpuk secara acak adalah …
a. Stopmap
b. Hanging folder
c. Alat sortir
d. Rak arsip
e. Perforator
3. Dari pengertian peralatan kantor di bawah yang merupakan pengertian dari lemari arsip
adalah …
a. Rak arsip yang di ciptakan dari logam ataupun plastic dan memiliki sepasang
gawang
b. Tempat penyimpanan arsip yang berbentuk seperti lemari, yang terbuat dari besi
atau kayu
c. Rak arsip yang di ciptakan dari logam ataupun plastic yang dapat berputar
d. Tempat penyimpanan arsip yang berbentuk seperti lemari, yang tidak memiliki
pintu
e. Box yang terbuat dari besi baja atau kayu untuk menyimpan arsip berbentuk kartu
4. Peralatan kearsipan yang berfungsi sebagai penggantung adalah …
a. Label
b. Snelhecter
c. Map arsip
d. Hanging map
e. Guide
5. Gambar di bawah adalah jenis perlengkapan kearsipan yang berupa …
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 53
a. Kartu tunjuk silang
b. Kartu indeks
c. Lembar disposisi
d. Lembar pinjam arsip
e. Buku agenda kembar
6. Yang tergolong kedalam peralatan kearsipan ialah …
a. Kartu tunjuk silang
b. Lembar pinjam arsip
c. Filling Cabinet
d. Buku arsip
e. Lembar disposisi
7. Yang tidak tergolong kedalam peralatan kearsipan ialah …
a. Perforator
b. Stapler
c. Televisi
d. Ordner
e. Guide
8. Menekan tuas dengan tangan untuk membuat lubang pada dokumen adalah cara
pengoperasian peralatan kearsipan dari …
a. Perforator
b. Rak arsip
c. Label
d. Map arsip
e. Stapler
9. Yang termasuk cara pengoperasian numerator adalah …
a. Membubuhkan nomor secara langsung pada dokumen dengan cara seperti stempel.
b. Dokumen ditata terlebih dahulu, baru kemudian diletakan pada tempatnya.
c. Lubangi dakomen terlebih dahulu, lalu dokumen diletakan pada pengait.
d. Dengan memanfaatkan sticy note atau stiker yang di tempelkan pada sebuah map.
e. Menekan tuas dengan tangan untuk membuat lubang pada dokumen.
10. Dokumen perlu dilubangi terlebih dahulu menggunakan perforator sebelum disusun dalam
…
a. Cardex
b. Rak arsip
c. Lemari arsip
d. Ordner
e. Filling cabinet
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 54
B. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini pada titik-titik yang sudah
disediakan
Uraian
1. Apakah yang dimaksud dengan kartu indeks?
............................................................................................................................
............................................................................................................................
2. Jelaskan apa yang di maksud dengan ordner dan cara pengoperasiannya!
............................................................................................................................
............................................................................................................................
3. Hal apakah yang harus di perhatikan dalam pembuatan kartu indeks!
............................................................................................................................
............................................................................................................................
4. Mengapa pemilihan peralatan arsip haruslah memperhatikan baik-buruknya kualitas
peralatan arsip!
............................................................................................................................
............................................................................................................................
5. Sebutkan dan jelasnya jenis – jenis dari map arsip!
............................................................................................................................
............................................................................................................................
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 55
BAB 4
PENGELOLAAN SURAT
MASUK DAN SURAT
KELUAR
Standar Kompetensi :
Mampu menjelaskan konsep pengelolaan surat masuk dan surat keluar
Kompetensi Dasar
1. Menjelaskan pengertian surat masuk dan surat keluar
2. Menjelaskan pengertian pengelolaan surat
3. Menganalisis manfaat pengelolaan surat masuk dan surat keluar
4. Mengimplementasikan pengelolaan surat masuk dan surat keluar
Indikator Pencapaian Kompetensi
1. Mampu menjelaskan pengertian surat masuk, surat keluar dan pengelolaan surat
2. Mampu menganalisis manfaat pengelolaan surat masuk dan surat keluar
3. Mampu mengidentifikasi sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar
4. Mampu mengimplementasikan pengelolaan surat masuk dan surat keluar sistem
buku agenda
5. Mampu mengiplementasikan pengelolaan surat masuk dan surat keluar sistem
kartu kendal
A. Pengertian dan Jenis Surat
Sebuah perusahaan memiliki berbagai jenis dokumen untuk menunjang segala
aktivitas kerja. Dokumen sendiri memiliki berbagai macam jenisnya termasuk surat yang
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 56
tidak jarang digunakan dalam sebuah perusahaan. Surat juga memiliki berbagai jenis
sesuai dengan kegunaan dan kepentingannya. Pada Bab ini, kita akan membahas mengenai
surat masuk dan surat keluar. Baik itu surat masuk dan surat kelaur memiliki fungsi dan
keguanaannya masing-masing.
1. Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima dari instansi atau perusahaan lain
maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima melalui
kurir dengan mempergunakan eskpedisi (Wursanto, 1991). Sedangkan menurut M.
Prawiro, surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh suatu perusahaan atau
organisasi yang berasal dari pihak lain, baik itu perorangan maupun
perusahaan/organisasi. Dari pengertian tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa surat
masuk merupakan surat yang berasal dari suatu organisasi atau perusahaan yang
diterima oleh suatu perusahaan atau organisasi baik dari jasa ekspedisi maupun melalui
pos.
2. Surat Keluar
Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu instansi
atau perusahaan maupun perorangan (Wursanto, 1991). Surat keluar adalah surat
bersifat kedinasan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan yang dikirim atau
ditujukan kepada pihak lain di luar organisasi atau perusahaan. Sehingga surat keluar
merupakan surat yang digunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dapat bersifat
kedinasan dan dibuat oleh suatu organisasi atau perusahaan yang ditujukan kepada
pihak lain.
Surat masuk dan surat keluar memiliki fungsi dan kegunaannya masing-masing
untuk setiap organisasi atau perusahaan. Baik itu untuk menjalin hubungan kerjasama
maupun untuk kepentingan lainnya. Antara surat masuk dan surat keluar dapat
dibedakan melalui kepala surat yang berisi nama perusahaan pembuat surat tersebut.
Surat masuk memiliki kepala surat dari perusahaan lain sedangkan surat keluar
memiliki kepala surat dari perusahaan tempat kita melaksanakan tugas.
B. Pengelolaan Surat
Pengelolaan surat sangat penting dalam sebuah perusahaan. Surat yang dikelola
dengan baik dan benar akan memberikan efisiensi dan efektifitas pada perusahaan.
Pengelolaan sama dengan manajemen yang berarti suatu proses kegiatan yang dimulai
dari perencanaan, pengperusahaan, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 57
anggota perusahaan dan penggunaan sumber daya perusahaan lainnya agar mencapai
tujuan perusahaan yang telah ditetapkan (T. Hani Handoko, 1997). Kegiatan pengelolaan
merupakan proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggunakan tenaga orang lain,
pengelolaan berarti menggandakan, mengelola berarti mengurus perusahaan atau
pemerintahan (Syafriadi, 2015). Sehingga pengelolaan surat merupakan suatu proses
kegiatan dengan memanfaatkan sumber daya manusia yang bertujuan untuk
memanajemen surat agar tujuan perusahaan dapat terlaksana.
Manfaat Pengelolaan Surat
Adapun manfaat dari pengelolaam surat, antara lain:
a. Memudahkan pencatatan surat
b. Memberikan efisiensi atas kinerja pegawai administrasi
c. Adanya prosedur yang jelas dalam penanganan surat
d. Memudahkan saat penemuan kembali surat yang dibutuhkan
e. Surat tertata sesuai dengan tempatnya
f. Dapat menjaga kerahasiaan surat
1. Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar dengan Buku Agenda
Menurut Yatimah (2013:166) pengelolaan surat masuk dengan sistem buku agenda
berguna untuk mencatat semua surat masuk dari berbagai perusahaan. Buku agenda
merupakan buku yang digunakan untuk pencatatan surat masuk oleh sautu perusahaan
atau organisasi.
a. Macam-Macam Buku Agenda
1) Buku Agenda Tunggal
Buku agenda tunggal adalah buku untuk pencatatan surat-surat suatu
perusahaan atau organisasi yang dicatat dalam satu buku secara berurutan. Buku
agenda tunggal yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
merupakan buku yang sama.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 58
Tabel 3
BUKU AGENDA TUNGGAL
Periode ………………
No. Tanggal M/K Surat Dari/ Isi Ket.
No. Tgl
Kepada Ringkas
Keterangan:
- Kolom No. untuk mengisi nomor urutan pencatatan surat.
- Kolom Tanggal diisi tanggal surat dimasukkan dalam catatan buku
agenda. Bisa juga diisi dengan tanggal diterimanya surat masuk.
- Kolom M/K merupakan pembeda antara surat masuk dan surat keluar.
Surat masuk diberi kode “M” dan surat keluar diberi kode “K”.
- Kolom surat terdiri dari Nomor dan Tanggal. Nomor diisi dengan nomor
yang tertera pada surat. sedangkan Tanggal diisi tanggal surat.
- Kolom Dari/Kepada diisi alamat tujuan untuk surat keluar dan diisi alamat
pada kepala surat untuk surat masuk.
- Kolom isi ringkas diisi ringkasan dari isi surat. bisa juga diisi dengan
perihal surat.
- Kolom keterangan diisi keterangan surat apabila dirasa penting.
2) Buku Agenda Kembar
Buku agenda kembar merupakan buku yang digunakan untuk
pencacatatan surak masuk dan surat keluar secara terpisah. Dalam hal ini buku
agenda yang digunakan antara surat masuk dan surat keluar berbeda atau
memiliki buku tersendiri.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 59
Tabel 4
BUKU AGENDA SURAT MASUK
Periode …………..
No Tgl. Terima Tgl dan Perihal Lamp. Diteruskan Ket. Kode
Terima Dari No. Kepada Arsip
Surat
Tabel 5
BUKU AGENDA SURAT KELUAR
Periode ………..
No. Nomor Tgl. Dari Dikirim Perihal Lamp. Ket. File
Surat Surat Kepada
3) Buku Agenda Berpasangan
Buku agenda berpasangan merupakan buku yang digunakan untuk mencatat
surat masuk dan surat keluar dalam satu buku agenda. Perbedaan antara buku
agenda tunggal dan buku agenda berpasangan terletak pada tabel surat masuk
dan surat keluar yang berbeda. Jadi, surat masuk berada di sebelah kiri dan surat
keluar berada disebelah kanan. Pencatatan dilakukan pada tabel yang berbeda
tetapi masih pada buku yang sama.
Tabel 6
BUKU AGENDA BERPASANGAN
Periode …………….
No. No. Tgl. Tgl. Dari Isi Ket. No. No. Tgl. Kepada Isi Ringkas Ket.
Surat Surat Agenda Ringkas Surat Verbal
b. Prosedur Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda 60
a. Penerimaan surat
b. Penyortiran surat
c. Pencatatan surat
d. Pengarah surat masuk
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran
e. Penggandaan surat
f. Penyampaian surat
g. Penyimpanan surat
c. Prosedur Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
a. Pembuatan konsep surat
b. Pengetikan
c. Pengetikan surat dalam bentuk akhir
d. Penandatanganan
e. Pencatatan dalam buku agenda
f. Pengiriman surat
g. Penyimpanan surat
2. Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar dengan Kartu Kendali
Pengelolaan surat dengan menggunakan kartu kendali merupakan pengelolaan
surat sistem kearsipan pola baru (Sedarmayanti, 2017:238). Pengelolaan surat sistem
kartu kendali merupakan pengelolaan dengan menggunakan lembar isian sebagai
pencatatan surat. Pada sistem kartu kendali surat dibagi menjadi tiga kelompok yaitu
surat penting, surat rahasia, dan surat biasa. Lembar kartu kendali yang digunakan
terdiri dari 3 warna yaitu lembar 1 berwarna kuning, lembar 2 berwana hijau, dan
lembar 3 berwarna merah.
Tabel 7. Kartu Kendali
Kartu Kendali
Indeks : Tanggal M/K Kode
No. Urut Paraf :
Isi Ringkas :
Lampiran : Kepada :
No. Surat :
Dari :
Tanggal :
Pengolah :
Catatan :
Sumber: (Sedarmayanti, 2017)
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 61
a. Pengelolaan Surat Masuk dengan Kartu Kendali
Menurut Yatimah (2013:173) prosedur penanganan surat masuk dengan sistem
kartu kendali memiliki beberapa langkah sebagai berikut:
1) Penerimaan
Surat dapat diterima melalui pos, kurir, ekspedisi, dan lainnya. Dalam tahap
ini petugas juga memeriksa alamat surat.
2) Pencatatan
Surat dicatat sesuai dengan urutan surat masuk. Kartu kendali digunakan untuk
mencatat surat masuk yang bersifat surat penting. Sedangkan untuk surat
rahasia dan surat biasa dicatat dalam lembar pengantar rangkap dua.
3) Pengarahan
Pada tahap ini surat diarahkan kepada pihak yang berkepentingan sesuai
dengan isi suratnya. Surat bisa diarahkan kepada pihak yang berkaitan dan
pihak yang dituju.
Pengolahan
Pimpinan untuk unit pengolah, tata
usaha unit pengolah, dan pengolah surat
sesuai dengan disposisi dibagi sesuai
dengan bagiannya masing-masing.
Pengarahan
Pengelolaan surat keluar
dengan kartu kendali
Menurut Santy Herdianti (2017) langkah-langkah dalam pengelolaan surat
keluar dengan sistem kartu kendali sebagai berikut:
a. Pengolahan
Surat keluar berasal dari bagian pengolah yang memiliki kepentingan aka
surat yang aka dikeluarkan.
b. Pencatatan
Pada unit pencatatan surat terdapat beberapa tugas yang dilaksanakan
yaitu:
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 62
1) Menerima surat, tembusan, dan kartu kendali lemabr 1 dan 2 dari unit
pengolah.
2) Membubuhkan stempel pada surat yang diterima.
3) Kartu kendali 1 diserahkan ke pengarah untuk disimpan.
4) Member paraf pada kartu kendali 2 dan mengembalikan kartu kendali
3 beserta tembusan kepada unit pengolah.
5) Memberikan surat kepada ekspedisi untuk dikirim sesuai dengan
alamat.
c. Pengarahan
Unit pengarah menerima lembar kartu kendali 1 dari unit pencatatan dan
menyimpan kartu kendali tersebut sebagai katu control.
d. Penataan arsip
Unit penata arsip bertugas untuk menerima lembar kartu kendali 2 dan
disimpan sebagai pengganti arsip dari unit pengolah.
e. Pengiriman surat
h. Perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali
Tabel 8. Perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali
No. Sistem Buku Agenda Sistem Kartu Kendali
1 Sistem pola lama Sistem pola baru
2 Dicatat dalam buku agenda
3 Penyampaian surat dengan buku Dicatat pada kartu kendali
ekspedisi Penyampaian surat dengan kartu
4 Dicatat oleh satu orang kendali
Dicatat oleh beberapa unit
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 63
Kemukakan pendapat Anda pada lembar jawaban yang sudah dipersiapkan!
Lembar Kerja Individu
PT Abadi Sentosa merupakan perusahaan besar yang bergerak dibidang produksi peer
kendaraan bermotor. Setiap harinya sekretaris melakukan pengarsipan surat yang sangat
banyak. Dalam hal ini kegiatan administrasi surat-menyurat sangat penting bagi
kelancaran perusahaan. Pada bulan Oktober 2022 petugas administrasi mengelola surat
masuk dan surat keluar dalam jumlah yang banyak.
Menurut Anda apa saja yang harus dipersiapkan untuk mengelola surat masuk dan surat
keluar? Dari sistem pengelolaan surat menurut anda mana yang dapat digunakan untuk
mengelola surat masuk dan surat keluar dalam jumlah banyak? Jelaskan prosedur dari
sistem pengelolaan surat yang tepat untuk menyelesaikan permasalahan di atas!
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 64
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 65
Indikator Penilaian Lembar Kerja Individu
No. Kriteria Penilian Skor Ket.
1 Memahami konsep
surat menyurat
Memahami
2 prosedur sistem
pengelolaan surat
3 Berada dalam tugas
Mengelola surat
4 masuk dan keluar
sesuai dengan
sistem buku agenda
Mengelola surat
5 masuk sesuai
dengan sistem buku
kendali
Skor sempurna : 4
Skor baik : 3
Skor kurang : 2
Skor gagal : 0
Nilai = jumlah skor × 100 = jumlah skor × 100 = ….
20
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 66
Uji Kompetensi 4
A. Berilah tanda silang (x) pada salah satu jawaban yang paling tepat dari kelima
alternatif pilihan (a,b,c,d,e)!
Pilihan Ganda
1. Adina merupakan pegawai administrasi PT Cipta Kayra. Pada divisi tempat Adina bekerja
terdapat pegawai baru minggu ini. Pegawai tersebut belum paham betul letak perbedaan
surat masuk dan surat keluar. Perbedaan dari surat keluar dan surat masuk sendiri terletak
pada…
a. Kepala surat
b. Isi surat
c. Tanggal surat
d. Perihal surat
e. Lampiran
2. Pengelolaan sama dengan manajemen yang berarti suatu proses kegiatan yang dimulai dari
perencanaan, pengperusahaan, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota
perusahaan dan penggunaan sumber daya perusahaan lainnya agar mencapai tujuan
perusahaan yang telah ditetapkan. Pengertian pengelolaan tersebut menurut…
a. T. Hani Handoko, 1997
b. T. Hani Handoko, 1897
c. Syafriadi, 2015
d. T. Hani Handoko, 1898
e. Syafriadi, 2014
3. Administrasi perusahaan sangat penting bagi pencapaian tujuan perusahaan. Agar
administrasi dokumen perusahaan mencapai efisiensi dan efektivitas perlu adanya…
a. Pengorganisasian
b. Pengarahan
c. Pencatatan
d. Pengadministrasian
e. Pengelolaan
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 67
4. Buku agenda merupakan buku yang digunakan untuk pencatatan surat masuk oleh sautu
perusahaan atau organisasi. Pengelolaan surat masuk sistem buku agenda menurut
Yatimah (2013:166) memiliki guna…
a. Mencatat semua surat masuk dari berbagai perusahaan.
b. Pencatatan surat masuk oleh sautu perusahaan atau organisasi.
c. Penemuan kembali surat masuk ketika sewaktu-waktu dibutuhkan.
d. Memberikan kesan rapi dalam penyimpanan surat.
e. Pencatatan surat masuk oleh perorangan.
5. Buku agenda yang dicatat pada satu buku yang sama dengan kolom surat masuk dan surat
keluar berbeda merupakan jenis buku agenda…
a. Buku agenda tunggal
b. Buku agenda berpasangan
c. Buku agenda kembar
d. Buku agenda sepasang
e. Buku agenda inti
6. Salah satu tugas dari pegawai admistrasi pada perusahaan adalah menangani surat masuk
dari pihak luar. Dalam penanganan surat masuk perlunya prosedur untuk menunjang
efektifitas pelaksanaan tugas. Mana yang termasuk dari prosedur penanganan surat masuk
sistem buku agenda…
a. Penyortiran
b. Penandatanganan
c. Pengiriman
d. Pengetikan
e. Pembuatan konsep
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 68
7. Perhatika tabel dibawah ini!
BUKU AGENDA TUNGGAL
Periode ………………
NO. TGL SURAT DARI/ ISI
M/K KET.
NOMOR TGL KEPADA RINGKAS
Pada kolom Dari/Kepada, untuk pencatatan surat keluar diisi dengan…
a. Alamat pada kepala surat
b. Nama pengirim surat
c. Nama penerima surat
d. Alamat yang dituju
e. Kota yang dituju
8. Pengelolaan surat dengan menggunakan kartu kendali merupakan pengelolaan surat sistem
kearsipan pola baru. Pendapat diatas merupakan pengelolaan surat menurut…
a. Sedarmayanti, 2017:238
b. The Liang Gie, 1998
c. Sedarmayanti, 2017:230
d. The Liang Gie, 1999
e. Yatimah, 2013:173
9. Pengelolaan surat keluar dengan sistem kartu kendali dilakukan sesuai dengan prosedur
yang telah ditentukan. Menurut Santy Herdianti (2017) langkah-langkah pengelolaan surat
keluar dengan sistem kartu kendali terdiri atas…
a. Pengolahan-Pencatatan-Pengarahan-Penataan Arsip-Pengiriman Surat
b. Pengolahan-Pengarahan-Pencatatan-Penataan Arsip-Pengiriman Surat
c. Pengolahan- Pengarahan-Pencatatan-Pengiriman Surat-Penataan Arsip
d. Pengarahan-Pengolahan-Pencatatan-Pengiriman Surat-Penataan Arsip
e. Pengarahan-Pengolahan-Pencatatan-Penataan Arsip-Pengiriman Surat
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 69
10. Berapa rangkap kartu kendali yang digunakan dalam pengelolaan surat sistem kartu
kendali…
a. 2 rangkap
b. 3 rangkap
c. 4 rangkap
d. 5 rangkap
e. 1 rangkap
B. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini pada titik-titik yang sudah
disediakan
Uraian
1. Jelaskan perbedaan sistem buku agenda dan sistem kartu kendali!
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
2. Sebutkan dan jelaskan buku agenda yang digunakan untuk mengelola surat!
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
3. Menurut pendapat anda apakah pengelolaan surat masuk dan surat keluar diperlukan dalam
sebuah perusahaan? Jelaskan!
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
4. Jelaskan manfaat dari adanya pengelolaan surat masuk dan keluar! berikan contohnya
masing-masing!
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
5. Adipati merupakan pimpinan PT Adipati Raya. Perusahaannya hanya memiliki satu tenaga
administrasi. Pada bulan Agustus surat masuk dan surat keluar yang diolah cukup banyak.
Menurut anda sistem manakah yang lebih tepat untuk menyelesaikan persoalan tersebut!
Jelaskan disertai alasan yang logis!
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 70
BAB 5
SISTEM PENYIMPANAN
DAN MENEMUKAN
KEMBALI ARSIP
Standar Kompetensi :
Mampu mengaplikasikan sistem penyimpanan arsip dan menemukan kembali arsip
Kompetensi Dasar
1. Menjelaskan penyimpanan dan penemuan kembali arsip
2. Mempraktikkan tata cara penyimpanan dan penemuan arsip
Indikator Pencapaian Kompetensi
1. Mampu menjelaskan sistem penyimpanan arsip
2. Mampu menjelaskan macam-macam sistem penyimpanan arsip
3. Mampu mempraktikkan sistem penyimpanan arsip
4. Mampu menemukan kembali arsip
A. Pengertian Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan merupakan sistem yang digunakan dalam penyimpanan arsip
agar tercipta kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penmuan arsip yang
sudah disimpan dapat dilakukan dengan efisien bilamana arsip tersebut sewaktu-waktu
diperlukan.
Menurut Barthos, 2013. Dalam penyimpanan arsip bukan hanya sekedar disimpan
saja perlu diatur cara penyimpanannya agar suatu saat diperlukan dapat ditemukan kembali
dengan mudah dan cepat.
Menurut Darmen dan Rahmda, 2013. Prosedur penataan arsip merupakan proses
langkah-langkah pengaturan informasi dan fisik arsip untuk kepentingan penemuan
kembali arsip. Prosedur yang benar dalam penataan arsip disuatu sisi akan memberikan.
kemudahan didalam pengendalian fisik dan informasi arsip apabila ternyata arsipnya
masih diperlukan oleh lembaga pencipta arsip.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 71
Dapat disimpulkan bahwa sistem penataan merupakan suatu proses pengaturan dan
penyimpanan bahan atu arsip-arsip secara sistematis, sehingga arsip tersebut dengan cepat
dapat dicari atau diketahui tempatnya setiap kali diperlukan.
B. Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan
dengan akan disimpannya suatu arsip. Ada 2 macam penyimpanan, yaitu:
1. Penyimpanan Sementara (File Pending)
File pending merupakan file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum
suatu arsip tersebut selesai diproses.
2. Penyimpanan Tetap (Permanent File)
Permanent file merupakan suatu dokumen yang volumenya banyak dikerjakan oleh
beberapa orang, dimana surat yang akan disimpan berjalan dari satu tangan ke
tangan lain.
Adapun langkah-langkah penyimpanan arsip adalah sebagai berikut;
1. Langkah pertama: Pemeriksaan
Langkah ini merupakan langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa
setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastiian bahwa arsip-arsip tersebut
memang sudah siap untuk disimpan.
2. Langkah kedua: Mengindeks
Mengindeks merupakan pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa atau
kata tangkap lainnya, surat akan disimpan.
3. Langkah ketiga: Memberi Tanda
Langkah ini disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu memberi tanda
garis atau lingkaran dengan warna menclok pada kata yang sudah ditentukan pada
langkah pekerjaan mengindeks.
4. Langkah keempat: Menyortir
Menyortir disini merupakan pengelompokkan arip-arsip untuk persiapan ke langkah
terakhir yaitu penyimpanan
5. Langkah kelima: Menyimpan
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen arsip sesuai
dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 72
Kemukakan pendapatmu pada lembar jawaban yang tersedia!
Lembar Kerja Kelompok
Buatlah kelompok yang beranggotakan 3-4 orang untuk menjawab permasalahan di
bawah ini!
Terdapat 6 langkah-langkah menyimpan arsip, mulai dari pemeriksaan sampai
penyimpanan. Untuk menghasilkan manajemen yang optimal maka proses penyimpanan
arsip juga harus diperhatikan.
Jelaskan apa itu sistem penyimpanan arsip? Apa saja bentuk arsip yang disimpan dalam
perusahaan? Tuliskan proses penyimpanan arsip sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan dalam perusahaan untuk menghasilkan manajemen yang optimal dari
kearsipan !
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 73
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 74
Indikator Penilaian Lembar Kerja Kelompok
No. Kriteria Penilian Skor Ket.
Memahami konsep
1 dasar prosedur
penyimpanan arsip
2 Menghargai
pendapat orang lain
3 Ketepatan waktu
Keruntutan dalam
4 menyajikan
prosedur
penyimpanan arsip
Menggunakan
5 Bahasa Indonesia
dengan baik
Skor sempurna : 4
Skor baik : 3
Skor kurang : 2
Skor gagal : 0
Nilai = jumlah skor × 100 = jumlah skor × 100 = ….
20
C. Macam-macam Penyimpanan Arsip
Terdapat beberapa macam cara dalam penyimpanan arsip, dimana memiliki tujuan yang
sama yaitu kemudahan kerja penyimpanan dan penemuan.
1. Sistem Abjad
Sistem abjad merupakan sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan susunan
abjad dari kata tangkap atau nama dokumen yangbersangkutan. Melalui abjad ini,
dokumen disimpan berdasarkan urutan nama orang.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 75
Gambar 12. Arsip sistem abjad
2. Sistem Geografis
Sistem geografis merupakan sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada
pengelompokkan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi
atausistem nama tempat.
3. Sistem Subjek
Sistem subjek merupakan sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi
dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut perihal, pokok masalah,
permasalahan, pokok surat atau objek. Dengan kata lain sistem subjek merupakan
suatu sistem penyimpanan dokumen yang didasarkan pada isi dokumen dan
kepentingan dokumen.
Gambar 13. Arsip sistem subjek
4. Sistem Nomor
Sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari
nama-nama orang. Sistem ini mirip dengan sistem abjad dimana penyimpanan
dokumen didasarkan kepada nama, sistem nomor pun penyimpanan dokumen
berdasarkan nama hanya saja dalam penyimpanan ini diganti dengan kode nomor.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 76
Gambar 14. Arsip sistem nomor
5. Sistem Kronologi
Sistem penyimpanan kronologi merupakan sistem penyimpanan yang didasarkan pada
urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, tahun, dekade,
ataupun abad.
6. Sistem Warna
Penggunaan warna sebagai dasar penyimpanan dokumen sebenaranya hanya
penggunaaan simbol atau tanda untuk mempermudah pengeleompokkan dan
pencarian dokumen. Dengan demikian penggunaan warna bukan sesuatu yang utama
melainkan hanya membantu dalam penataan dokumen.
7. Sistem Tanggal
Sistem penyimpanan ini, berdasarkan pada tanggal diterimanya dokumen atau surat
tersebut. Dalam sistem penyimpanan ini, dibutuhkan buku arsip yang berfungsi
sebagai alat pencatatan dokumen atau surat-surat yang masuk akan disimpan.
D. Menemukan Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip merupakan salah satu kegiatan dalam bidang
kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip yang akan dipergunakan
dalam proses penyelenggaraan administrasi suatu instansi. Penemmuan kembali arsip
sangat erat hubungannya dengan sistem pengelolaan arsip, karena jika sistem
penyimpanan dan pengelolaan arsip kurang baik maka proses penemuan arsip akan
sulit.
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan saat menemukankembali arsip adalah sebagai
berikut;
a. Sistem penemuan kembali harus mudah, yaitu apabila disesuaikan dengan
kebutuhan dan sistem penyimpanan dokumen.
b. Sistem penemuan kembali harus didukung dengan peralatan yang sesuai dengan
sistem panataan berkas yang digunakan.
c. Faktor personil juga memegang peran penting dalam penemuan kembali arsip.
Tenaga-tenaga di bidang kearsipan hendaknya terdiri dari tenaga-tenaga yang
terlatih, profesional, dan memiliki daya tangkah yang tinggi serta teliti.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 77
Uji Kompetensi 5
A. Berilah tanda silang (x) pada salah satu jawaban yang paling tepat dari kelima
alternatif pilihan (a,b,c,d,e)!
Pilihan Ganda
1. Yang termasuk peranan dan fungsi arsip adalah . . .
a. Mempunyai nilai guna
b. Merupakan kumpulan warkat
c. Sebagai pajangan
d. Memberikan kekuatan
e. Sebagai alat pembuktian
2. Manfaat adanya sistem penyimpanan arsip adalah …
a. Melatih petugas kearsipan
b. Menambah tugas sekretaris
c. Mengurangi kebutuhan akan arsip
d. Mudah dalam mencari bila sewaktu-waktu diperlukan
e. Pencurian arsip tidak bisa dilakukan
3. Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi
2 yaitu…
a. Arsip aktif dan arsip inaktif
b. Arsip dinamis dan arsip vital
c. Arsip inaktif dan arsip dinamis
d. Arsip statis dan arsip dinamis
e. Arsip aktif dan arsip statis
4. Arsip yang digunakan secara langsung dalam dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelanggaraan administrasi negaraa merupakan fungsi dari arsip…
a. Fungsi dinamis
b. Fungsi statis
c. Fungsi aktif
d. Fungsi sekunder
e. Fungsi primer
5. Sifat arsip dikatakan dapat menjadi sebuah dokumentasi pendukung bagi kegiatan yang
dilakukan, dan dapat dijadikan sebagai bukti resmi untuk pengambilan keputusan dan
pelaksanaan kegiatan…
a. Pernyataan diatas merupakan pengertian dari karakteristik arsip…
b. Terpercaya
c. Unik
d. Legal
e. Autentik
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 78
f. Alat buktI
6. Banyak arsip yang digunakan dalam suatu organisasi maupun perusahaan. Arsip memilki
fungsi yang sangat penting bagi kelancaran perusahaan. Yang bukan merupakan jenis arsip
adalah…
a. Arsip vital
b. Arsip inaktif
c. Arsip aktif
d. Arsip statis
e. Arsip periodik
7. Setiap perusahaan memilki bukti kepemilikan untuk gedung, bangunan, dan tanah untuk
beridirinya perusahaan. Misalnya akte pendirian perusahaan dan surat-surat keputusan.
Contoh arsip tersebut merupakan jenis arsip…
a. Arsip vital
b. Arsip inaktif
c. Arsip aktif
d. Arsip statis
e. Arsip penting
8. Arsip statis merupakan arsip yang dapat diverifikasi secara langsung maupun tidak
langsung. Lembaga yang berhak untuk melakukan verifikasi arsip adalah…
a. Arsip Daerah Provinsi
b. Arsip Daerah Kabupaten
c. Arsip Daerah Kota
d. Arsip Nasional Republik Indonesia
e. Arsip Perguruan Tinggi
9. Daffa merupakan petugas administrasi dalam sebuah perguruan tinggi. Dalam melakukan
tugasnya Daffa sering bertemu dengan berbagai jenis arsip termasuk arsip aktif. jadi, apa
yang dimaksud dengan arsip aktif….
a. Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau terus
menerus.
b. Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya rendah atau terus
menerus.
c. Arsip aktif, merupakan arsip yang penggunaannya menurun.
d. Arsip aktif, merupakan arsip yang penggunaannya rendah atau menurun.
e. Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi atau menurun.
10. Selain arsip statis dan arsip dinamis. Terdapat empat macam arsip yang dibedakan
menurut keasliannya yaitu…
a. Arsip asli, arsip tembusan, arsip aktif dan arsip petikan.
b. Arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan dan arsip vital.
c. Arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan dan arsip petikan.
d. Arsip aktif, arsip tembusan, arsip salinan dan arsip petikan.
e. Arsip asli, arsip tembusan, arsip aktif dan arsip petikan.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 79
B. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini pada titik-titik yang sudah
disediakan
Uraian
1. Apa yang dimaksud dengan sistem penataan arsip?
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
2. Sebutkan dan jelaskan 2 macam penyimpanan arsip dan berikan contohnya!
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
3. Terdapat 5 langkah dalam prosedur penyimpanan, sebutkan dan jelaskan 5 langkah
tersebut!
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
4. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah atau pokok isi
surat disebut juga filing sistem apa?
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
5. Penyimpanan arsip di mana arsip dikelompokkan berdasarkan dari isi surat atau
permasalahan yang ada di surat disebut juga?
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 80
BAB 6
JADWAL RETENSI
ARSIP (JRA)
Standar Kompetensi :
Mampu menjelaskan penyusunan Jadwan Retensi Arsip (JRA) dan penyusutan arsip
Kompetensi Dasar
1. Menjelaskan pengertian jadwal retensi arsip
2. Merumuskan jadwal retensi arsip
3. Menguraikan proses penyusutan arsip
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 81
Indikator Pencapaian Kompetensi
1. Mampu menjelaskan pengertian jadwal retensi arsip
2. Mampu menjelaskan keuntungan JRA
3. Mampu menjelaskan tujuan JRA
4. Mampu menjelaskan penyusunan JRA
5. Mampu menguraikan bentuk JRA
6. Mampu menjelaskan penyusutan arsip
A. Pengertian Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Retensi arsip merupakan jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan
terhadap suatu jenis arsip (PP No. 28 Tahun 2012). Jadwal Retensi Arsip atau biasa
disingkat JRA merupakan daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip (UU No. 43 Tahun
2009).
Dalam undang-undang No. 8 Tahuhn 1997 tentang Dokumen Perusahaan pun juga
dipaparkan bahwa jadwal retensi merupakan jangka waktu penyimpanan dokumen
perushaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan
dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan.
Contoh jadwal retensi arsip menurut (Nasional & Indonesia, 1999) dapat dilihat di tabel
di bawah ini.
Tabel 9. Jadwal retensi arsip
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 82
B. Keuntungan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Apabila suatu kantor/organisasi memiliki jadwal retensi, maka akan memiliki keuntungan
sebagai berikut, (Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2015):
1. Arsip-arsip aktif yang secara langsung masih dipergunakan tidak akan tersimpan
menjadi satu dengan asrsip-arsip inaktif
2. Memudahkan pengelolaan dan pengeawasan baik arsip aktif maupun inaktif
3. Memudahkan penemuan kembali arsip
4. Meningkatkan efisiensi kerja
5. Memudahkan pemindahan arsip-arsip yang bernilai permanen/abadi ke Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI)
6. Menyelamatkan arsip-arsip yang bersifat permanen sebagai bahan bukti
pertanggungjawaban di bidang pemerintahan.
C. Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Berdasarkan ANRI: Modul Manajemen Jadwal Retensi Arsip (2009:54-68), tahapan
dalam penyusunan jadwal retensi arsip dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Pembentukan tim kerja
Untuk memperoleh Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang baik, perlu melibatkan semua
pihak yang ada dalam organisasi. Hal ini dimaksudkan adanya jaminan bahwa Jadwal
Retensi Arsip (JRA) benar-benar mewakili kebutuhan organisasi. Oleh karena itu, tim
kerja yang terbentuk harus mewakili semua unsur yang ada dalam organisasi.
2. Survei atau inventarisasi arsip dan analisis fungsi organisasi
Untuk arsip yang sudah tertata dengan baik, inventarisasi arsip dilaksanakan untuk
mengetahui data tentang jenis atau series arsip, deskripsi arsip, sistem penataan, dan
lain-lain. Adapun untuk arsip yang belum tertata dengan baik, kegiatan inventarisasi
arsip meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
a) Mengidentifikasi seluruh fungsi organisasi dan kegiatan yang ada
b) Memisahkan fungsi fasilitatif dan substantif
c) Memisahkan fungsi policy dan transaksional
d) Mengenali dan mendaftar arsip yang dihasilkan setiap fungsi
e) Menentukan caption dari jenis arsip, dan
f) Mengelompokkan dan menyusun menjadi daftar jenis arsip secara logis dan
sistematis.
g) Pengolahan data dan penyusunan draft
h) Setelah melakukan survei, data yang sudah terkumpul direkap dan dilakukan
pengolahan data. Hasil pengolahan data kemudian dituangkan menjadi konsep
atau draft Jadwal Retensi Arsip (JRA).
i) Pembahasan data dan penyusunan draft
Pembahasan draft dilakukan untuk menentukan Jadwal Retensi Arsip (JRA) tahap
akhir atau final. Semua anggota tim diharapkan berperan aktif dalam menentukan
JRA.
3. Penyempurnaan
Setelah dilkukan pembahasan akhir yang melibatkan seluruh anggota tim, selanjutnya
dilakukan penyempuranaan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang siap diajukan untuk
disahkan.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 83
4. Pengesahan
Pengesahan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dilakukan oleh pimpinan organisasi setelah
mendapatkan persetujuan dari ANRI.
D. Penyusutan Arsip
Penyusutan merupakan salah satu bagian penting pengelolaan arsip yang meliputi
pemindahan, penyerahan atau pemusnahan. Beberapa faktor yang harus diperhatikan
dalam penyusutan arsip yaitu nilai guna arsip dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) serta
ketentuan-ketentuan lain yang berlaku. Dalam Surat Edaran Kepala ANRI No SE/02/1983
bagian pendahuluan khusus disebutkan bahwa penentuan nilai guna arsip merupakan
faktor yang sangat menentukan dalam kegiatan penyusutan arsip dan mutlak perlu
dilaksanakan dalam tata kearsipan. Penentuan nilai guna merupakan kegiatan untuk
memilahkan arsip ke dalam kategori:
1. Arsip yang bernilai guna permanen yang harus disimpan
2. Arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau di
kemudian hari.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 49 Penyusutan arsip
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (2) huruf c meliputi:
1. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
2. Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, dan
3. Penyerahan arsip statis olehpencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Gambar 10. Kegiatan Penerapan JRA 84
https://anri.go.id/pages/1833251114-8j5w9u.png
Kemukakan pendapatmu pada lembar jawaban yang tersedia!
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran
Lembar Kerja Kelompok
Buatlah kelompok yang beranggotakan 3-4 orang untuk menyelesaikan permasalahan
di bawah ini !
Terdapat hubungan yang saling berkesinambungan antara JRA, penilaian arsip, dan
pemusnahan arsip. Kegunaan JRA adalah sebagai alat untuk mengatur arsip berapa
lama suatu arsip harus disimpan, dan kapan harus dimusnahkan atau diserahkan.
Jadwal Retensi Arsip memiliki kekuatan hukum yang tetap karena disusun dalam
bentuk ketentuan hukum yaitu peraturan gubernur dan disetujui oleh lembaga kearsipan
tertinggi di Indonesia yaitu ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Jadwal Retensi
Arsip sudah disusun sedemikian rupa, menggunakan perhitungan yang matang dan
berdasarkan pedoman retensi yang ditetapkan ANRI. Sehingga apabila melihat proses
penyusunannya, kualitas pedoman retensi maupun JRA tidak diragukan. Sehingga
dengan JRA maka kegunaan dan masa depan arsip telah jelas. Tetapi mengapa saat
intansi akan memusnahkan arsipnya harus dilakukan penilaian kembali? Bukankah
sudah dinyatakan dengan jelas dalam JRA mengenai nasib akhir arsip? Jika demikian
apa fungsi dari JRA itu sendiri? Kemukakakan pendapat Anda!!
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 85
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 86
Indikator Penilaian Lembar Kerja Kelompok
No. Kriteria Penilian Skor Ket.
Menghargai
1 pendapat orang lain
2 Memberikan respon
secara aktif
3 Mengetahui fungsi
JRA
4 Ketepatan dalam
menyusun JRA
Menggunakan
5 Bahasa Indonesia
yang baik dan
benar
Skor sempurna : 4
Skor baik : 3
Skor kurang : 2
Skor gagal : 0
Nilai = jumlah skor × 100 = jumlah skor × 100 = ….
20
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 87
Uji Kompetensi 6
A. Berilah tanda silang (x) pada salah satu jawaban yang paling tepat dari kelima
alternatif pilihan (a,b,c,d,e)!
Pilihan Ganda
1. Berikut ini pernyataan yang kurang tepat mengenai jadwal retensi arsip adalah …
a. Jadwal retensi yang memuat mengenai masalah teknis organisasi adalah jadwal
retensi fasilitatif.
b. Jadwal retensi minimal memuat jenis arsip, lama penyimpanan dan keterangan berisi
rekomendasi
c. Jadwal retensi membuat penyusutan arsip menjadi konsisten
d. Jadwal retensi memisahkan arsip aktif dengan arsip inaktig
e. Pemerintah Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota wajib memiliki jadwal retensi arsip
2. Jadwal retensi arsip memuat mengenai nasib akhir dari arsip yang disimpan pada kolom
keterangan. Berikut ini contoh arsip yang ada pada kolom keterangannya adalah
permanen atau abadi yaitu …
a. Laporan tahunan perusahaan
b. Akta pendirian perusahaan
c. Surat perjanjijan jual beli
d. Kuitansi pembelian perlengkapan
e. Surat edaran perusahaan
3. Penyusunan jadwal retensi arsip didasarkan pada …
a. Volume arsip
b. Nilai guna
c. Sifat arsip
d. Volume tempat penyimpanan arsip
e. Penyusutan arsip
4. Manfaat jika suatu instansi memiliki jadwal retensi arsip adalah …
a. Arsip akan semakin banyak menumpuk
b. Penyusutan arsip dapat dilakukan kapan saja
c. Menghemat tempat penyimpanan
d. Sistem penyimpanan arsip dapat divariasi
e. Pemindhan arsip dapat dilakukan seaktu-waktu
5. Jadwal retensi mengenai arsip-arsip seperti perencanaan keuangan, investasi perusahaan
dan laporan keuangan adalah …
a. Jadwal retensi substansif
b. Jadwal retensi keuangan
c. Jadwal retensi aktif
d. Jadwal retensi inaktif
e. Jadwal retensi kepegawaian
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 88
6. Berikut ini yang bukan termasuk rekomendasi mengenai nasib akhir arsip yang
dicantumkan dalam keterangan pada jadwal retensi arsip adalah …
a. Dinilai kembali
b. Dimusnahkan
c. Disimpan permanen
d. Disimpan sebagai arsip aktif
e. Diserahkan ke ANRI
7. Surat pesanan barang, surat pengantar pengiriman dan surat permintaan kebutuhan
barang, dalam jadwal retensi dapat disimpan sebagai arsip aktif selama …
a. 5 tahun
b. 3 bulan
c. Abadi
d. 2 bulan
e. 10 tahun
8. Berikut ini yang bukan merupakan kegiatan penyusutan arsip adalah …
a. Memusnahkan arsip yang habis masa retensinya
b. Memindahkan arsip inaktif
c. Menyerahkan arsip ke lembaga kearsipan
d. Memlihara fisik arsip untuk memperpanjang masa penyimpanan
e. Air steril
9. Berikut ini pernyataan yang kurang tepat perihal manfaat apabila suatu organisasi
melakukan penyusutan secara konsisten adalah …
a. Penemuan kembali arsip lebih mudah
b. Volume arsip akan semakin banyak
c. Penghematan peralatan dan ruang
d. Menghindari masalah hukum
e. Arsip dapat tertata dengan baik
10. Penyusutan yang dilakukan berdasarkan jadwal retensi, untuk dapat mengetahui tindakan
penyusutan yang harus dilakukan pada arsip yang bersangkutan dapat dilihat pada …
a. Kolom jenis arsip
b. Kolom arsip inaktif
c. Kolom arsip aktif
d. Kolom keterangan
e. Kolom lain-lain
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 89
B. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini pada titik-titik yang sudah
disediakan
Uraian
1. Apabila suatu kantor/organisasi memiliki jadwal retensi arsip, maka akan memiliki
keuntungan yang sangat penting. Sebutkan keuntungan memiliki jadwal retensi arsip!
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
2. Sebutkan kegiatan-kegiatan dalam melakukan inventarisasi arsip!
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
3. Jelaskan mengapa perusahaan memerlukan tim kerja dalam menyusun jadwal retensi
arsip!
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
4. Jelaskan apa aitu penyusutan! Dan sebutkan faktor yang harus diperhatikan dalam
penyusutan arsip!
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
5. Jelaskan proses penyusutan arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal
49!
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 90
BAB 7
PEMELIHARAAN ARSIP
Standar Kompetensi :
Mampu menjelaskan perlindungan dan pemeliharaan arsip
Mampu mengaplikasikan sistem penyimpanan arsip dan menemukan kembali arsip
Kompetensi Dasar
1. Menjelaskan pemeliharaan dan pengamanan arsip
2. Mempraktikkan pemeliharaan arsip
3. Mengalisis perbaikan arsip
Indikator Pencapaian Kompetensi
1. Mampu menjelaskan cara memelihara dan mengamankan arsip
2. Mampu menjelaskan faktor-faktor perusak arsip
3. Mampu menjelaskan pencegahan dan penanganan arsip yang rusak
4. Mampu menganalisis pemeliharaan arsip
5. Mampu menganalisis pengamanan arsip
6. Menganalisis perbaikan arsip
A. Faktor-faktor Perusak Arsip
Menurut UU No. 6 Tahun 2005 tentang perlindungan, pengamanan dan
penyelamatan arsip faktor perusak arsip dapat disebabkan oleh dua faktor, yaitu:
2. Faktor bencana alam
Kemusnahan/kerusakan arsip vital yang disebabkan oleh faktor bencana seperti
gempa bumi, banjir, tsunami, perembesan air laut, longsor, kebakaran, letusan gunung
berapi, badai dan lain-lain
3. Faktor manusia
Kemusnahan/kerusakan dan kehilangan arsip vital yang disebabkan oleh faktor
manusia seperti perang, sabotase, pencurian, penyadapan atau unsur kesenjangan dan
kelalaian manusia.
B. Pencegahan dan Penanganan Arsip Rusak
Dengan memahami faktor-faktor pemusnah/perusak arsip akan dapat ditetapkan
metode perlindungan arsip dengan cara pemencaran serta penggunaan peralatan khusus.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 91
1. Pemencaran (duplikasi/dispersal)
Pemencaran (duplikasi dan dipersal) merupakan metode perlindungan arsip
dengan cara menciptakan duplikat atau salinan atau copy arsip dan menyimpan arsip
hasil penduplikasian terebut di tempat lain. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam
duplikasi adalah memilih dengan cermat bentuk-bentuk duplikasi yang diperlukan
(copy kertas, mikrofilm, mikrofisch, rekaman magnetik, elektronik records dan
sebagainya) dan pemilihan media tergantung fasilitas perlatan yang tersedia dan biaya
yang mampu disediakan.
Metode duplikasi dan dipersal dilakukan dengan asumsi bahwa bencana yang
sama tidak akan menimpa dua tempat atau lebih yang berbeda. Untuk menjamin
efektifitas metode ini maka jarak antar lokasi penyimpanan arsip yang satu dengan
yang lainnya perlu diperhitungkan dan diperkirakan jarak yang aman dari bencana.
2. Dengan peralatan khusus (vaulting)
Perlindungan bagi arsip vital dari musibah atau bencana dapat dilakukan dengan
penggunaan peralatan penyimpanan khusus, seperti almari besi, filing cabinet tahan
api, ruang bawah tanah, dan lain sebagainya. Pemilihan peralatan simpan ini
disesuaikan pada jenis, media dan ukuran arsip.
C. Upaya Pemeliharaan Arsip
Upaya pemeliharaan arsip pada dasarnya harus memperhatikan 2 aspek, yaitu:
1. Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan dengan
berbagai musuh arsip.
2. Pemeliharaan terhadap lingkungan penyimpanan arsip.
Pemeliharaan sendiri merupakan suatu kegiatan untuk melindungi, mengawasi,
dan mengambil langkah agar arsip tetap terajamin keselamatannya. Dengan menjamin
kondisi fisik arsip serta lingkungan penyimpanan arsip, itu berarti kelestarian arsip
bertahan lama. Bentuk arsip bermacam-macam, arsip dapat berupa film, rekaman suara,
video, arsip elektronik, kertas dan lain-lain. Oleh karena itu diperlukan pemahaman
tentang karakter masing-masing jenis arsip agar dapat memlihara arsip secara tepat.
Dalam pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip perlu memperhatikan beberapa
aspek yaitu:
1. Persyaratan ruangan penyimpanan arsip
a. Lokasi gedung/ruang arsip
b. Penggunaan AC
c. Penggunaan rak arsip/tempat arsip
2. Memperhatikan faktor penyebab kerusakan arsip
a. Faktor biologis (jamur)
b. Faktor fisik (panas matahari dan air)
c. Faktor kimiawi
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 92
D. Pengamanan Arsip
Pengamanan fisik arsip dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi arsip dari
ancaman faktor-faktor pemusnah/perusak arsip. Contoh pengamanan fisik arsip adalah
sebagai berikut:
1. Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip seperti pengaturan akses,
pengaturan ruang simpan, penggunaan sistem alaram dapat digunakan untuk
mengamankan arsip bahaya pencurian, sabotase, penyadapan dan lain-lain.
2. Penggunaan bangunan kedap air atau menempatkan arsip pada tingkat ketinggian
yang bebas dari banjir.
3. Penggunaan struktur bangunan tahan gema dan lokasi yang tidak rawan gempa, angin
topan dan badai.
4. Penggunaan struktur bangunan dan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan
peralatan alaram dan alat pemadam kebakaran dan lain-lain.
E. Perbaikan Arsip
Terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan untuk memperbaiki arsip. Menurut
UU No. 6 Tahun 2005 tentang perlindungan, pengamanan dan penyelamatan arsip,
terdapat prosedur/ langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam perbaikan arsip.
Langkah-langkah dalam melakukan perbaikan arsip
Stabilisasi dan perlindungan arsip yang
dievakuasi
Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi Evaluasi
kebutuhan pemulihan yang berkaitan dengan
operasional penyelamatan.
Pelaksanaan penyelematan Prosedur penyimpanan
Keterangan :
1. Stabilisasi dan perlindungan arsip yang dievakuasi
Setelah terjadi bencana perlu segera mungkin dilakukan perbaikan terhadap
kerusakan struktur bangunan atau kebocoran. Pengaturan stabilitas suhu udara dan
kelembaban dapat dikurangi dengan pengaturan sirkulasi udara atau menggunakan
kipas angin. Apabila seluruh bangunan mengalami kerusakan, maka arsip yang
sudah dievakuasi dan dipindahkan ke tempat aman harus dijaga untuk mencegah
kerusakan yang semakin parah, karena dalam waktu 48 jam arsip tersebut akan
ditumbuhi jamur, yang kemudian akan segera membusuk dan hancur. Sedangkan
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 93
dalam musibah kebakaran, kerusakan terhadap arsip dari jelaga, asap, racun api,
suhu udara yang sangat tinggi dan lain-lain, harus dinetralisir sesegera mungkin
dengan cara dijauhkan dari pusat bencana.
2. Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan yang berkaitan
dengan operasional penyelamatan
Penilaian dan pemeriksaaan terhadap tingkat kerusakan dilakukan untuk
menentukan jumlah dan jenis kerusakan, media atau peralatan apa yang terpengaruh
dan ikut rusak, peralatan dan lain-lain termasuk memperhitungkan kebutuhan tenaga
ahli dan peralatan untuk melakukan operasi penyelamatan.
3. Pelaksanaan penyelematan
a) Pelaksanaan penyelamatan dalam bencana besar
Penyelamatan arsip vital yang disebabkan oleh bencana besar perlu dibentuk
tim penyelamatan yang bertanggung jawab mengevakuasi dan memindahkan
arsip ke tempat yang aman melakukan penilaian tingkat kerusakan, mengatur
proses penyelamatan termasuk tata caranya, pergantian shif, rotasi pekerjaan,
mekanisme komunikasi dengan pihak-pihak terkait dan lain-lain.
b) Pelaksanaan penyelamatan bencana yang berskala kecil
Penyelamatan arsip vital yang disebabkan oleh bencana yang berskala kecil
cukup dilakukan oleh unit-unit fungsional dan unit terkait. Misalnya musibah
kebakaran yang terjadi di suatu kantor maka pelaksanaan penyelamatan
dilakukan oleh unit kearsipan dibantu oleh unit keamanan dan unit pemilik arsip.
4. Prosedur penyimpanan kembali
Arsip yang telah dibersihkan dan dikeringkan disimpan kembali ketempat yang
bersih dengan suhu dan kelembaban yang sesuai, dengan langkah- langkah:
a) Jika tempat penyimpanan arsip vital tidak mengalami kerusakan maka ruangan
tersebut dibersihkan terlebih dahulu.
b) Penempatan kembali peralatan penyimpanan arsip vital.
c) Penempatan kembali Arsip.
d) Arsip vital elektronik dalam bentuk disket, cartridge, CD dan lain-lain disimpan
ditempat tersendiri dan dilakukan format ulang dan dibuat duplikasinya.
5. Evaluasi
Setelah selesai melakukan kegiatan pemulihan maka perlu dilakukan evaluasi untuk
mengetahui seberapa jauh tingkat keberhasilan penyelamatan arsip vital dan
penyusunan laporan. Kegiatan evaluasi juga akan bermanfaat untuk
mempersiapkan kemungkinan adanya bencana di kemudian hari.
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 94
Kemukakan pendapatmu pada lembar jawaban yang tersedia!
Lembar Kerja Kelompok
Buatlah kelompok yang beranggotakan 2-3 orang untuk menyelesaikan permasalahan
di bawah ini !
Tujuan pemeliharaan dan perawatan arsip dalam UU No 43 Tahun 2009 Pasal 3 tentang
kearsipan, yaitu menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara serta
meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanafaatan arsip
yang autentik dan terpercaya. Terdapat bermacam-macam perawatan dan perbaikan
arsip. Menurut Anda teknik apa yang tepat digunakan dalam memlihara arsip kertas
yang rusak karena faktor usia dan pengaruh polusi udara? Jelaskan pengertian dari
teknik tersebut kemudian jelaskan langkah-langkah menangani arsip tersebut!
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 95
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 96
Indikator Penilaian Lembar Kerja Kelompok
No. Kriteria Penilian Skor Ket.
Mampu
1 bekerjasama dalam
memecahkan
masalah
Memahami teknik
2 dalam memelihara
arsip lembaran
Memahami
3 langkah-langkah
menangani arsip
rusak
Menggunakan
4 Bahasa Indonesia
yang baik dan
benar
Skor sempurna : 4
Skor baik : 3
Skor kurang : 2
Skor gagal : 0
Nilai = jumlah skor × 100 = jumlah skor × 100 = ….
16
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 97
Uji Kompetensi 7
A. Berilah tanda silang (x) pada salah satu jawaban yang paling tepat dari kelima
alternatif pilihan (a,b,c,d,e)!
Pilihan Ganda
1. Cara menghilangkan noda lem yang mengering tertempel pada arsip adalah dengan
menggunakan . . .
a. Air hangat
b. Gasoline
c. Alkohol
d. Aseton
e. Air steril
2. Berikut ini usaha pemeliharaan arsip yang kurang tepat adalah . . .
a. Menempatkan arsip yang cukup ventilasi udara
b. Melakukan pembersihan terhadap arsip secara berkala
c. Menduplikasi arsip sebanyak mungkin
d. Menempatkan arsip pada rak atau lemari kokoh
e. Mengatur suhu dan kelembapan udara ruang penyimpanan arsip
3. Cara menyimpan arsip berbentuk microfilm yang tepat adalah . . .
a. Memasukannya dalam box arsip
b. Digulung, dimasukkan dalam kaleng tertutuo
c. Memasukannya dalam folder arsip
d. Dimasukkan dalam filling cabinet
e. Dimasukkan dalam order
4. Langkah pemeliharaan arsip yang kurang tepat adalah . . .
a. Membersihkan ruangan dengan alat penyedot debu
b. Membersihkan arsip secara berkala
c. Mengatur suhu dan kelembaban udara
d. Melakukan fumigasi
e. Melakukan penghapusan arsip
5. Berikut ini cara menghindari rusaknya aarsip yang diakibatkan oleh faktor manusia yaitu
...
a. Melakukan fumigasi
b. Melarang petugas dan pengunjung makan dan merokok di ruang penyimpanan
c. Melakukan laminasi dan enkapsulas
d. Melakukan deasidifikasi kertas
e. Mebersihkan ruang minimal seminggu sekali
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 98
6. Berikut ini faktor instrinsik yang dapat menyebabkan rusaknya arsip . . .
a. Banjir
b. Serangan serangga
c. Rusaknya kertas arsip karena faktor usia
d. Percikan api bara
e. Longsor
7. Suatu lembar arsip mengalami kerusakan yaitu terdapat lubang yang cukup lebar dan jika
ditangani akan semakin lebar. Penanganan yang tepat untuk arsip tersebut adalah . . .
a. Fumigasi
b. Menambal arsip
c. Dengan menggandakan arsip
d. Melanimasi arsip
e. Melakukan enkapsulasi arsip
8. Salah satu usaha melakukan pemeliharaan arsip adalah dengan mengatur suhu ruangan
penyimpanan. Cara mudah mengatur suhu ruangan penyimpanan adalah dengan . . .
a. Thermohygromete
b. Memasang ventilasi
c. Air conditioner
d. Meberi ruang masuknya sinar matahari
e. Membersihakan ruangan
9. Salah satu bentuk perawatan arsip adalah dengan enkapsulasi. Berikut ini pernyataan
yang kurang tepat mengenai manfaat dilakukannya enkapsulasi arsip adalah . . .
a. Usia arsip akan lebih panjang
b. Arsip tidak mudah kotor
c. Pembersihan arsip akan lebih mudah
d. Memudahkan dalam penyimpanan arsip
e. Kondisi fisik arsip akan lebih terjaga
10. Hal yang harus dilakukan ketika ruang penyimpanan arsip mulai diserang hama serta
untuk mencegah bertambahnya hama yang menyebabkan arsip adalah . . .
a. Laminasi
b. Enkapsulasi
c. Penjilidan
d. Fumigasi
e. Pembersihan arsip
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 99
Kemukakan pendapat Anda pada lembar jawaban yang sudah disediakan!
Berpikir Kritis
Arsip elektronik merupakan arsip yang diciptakan atau diterima dan disimpan dalam
format elektronik. Setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan,
diterima atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal atau
sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau
sistem elektronik.
Menurut Anda apakah arsip non-elektronik masih relevan digunakan oleh perusahaan
pada zaman digitalisasi sekarang ini? Serta bagaimana cara pemeliharaan arsip
elektronik yang baik dan benar dan strategi apa yang dapat digunakan dalam sistem
pengelolaan arsip elektronik?
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 100
The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
AutoRecovery save of BAB 1-7 KITA INI (1)
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search