AutoRecovery save of BAB 1-7 KITA INI (1)

..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................

LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 101

Indikator Penilaian Lembar Kerja Individu

No. Kriteria Penilian Skor Ket.

Memahami konsep
1 pemeliharaan arsip

Memahami teknik

2 dalam memelihara

arsip elektronik

Memahami strategi

3 menangani arsip

elektronik

Menggunakan

4 Bahasa Indonesia
yang baik dan

benar

Skor sempurna : 4

Skor baik : 3

Skor kurang : 2

Skor gagal : 0

Nilai = jumlah skor × 100 = jumlah skor × 100 = ….
25

LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 102

Uji Kompetensi Akhir

A. Berilah tanda silang (x) pada salah satu jawaban yang paling tepat dari kelima
alternatif pilihan (a,b,c,d,e)!

Pilihan Ganda

1. Dibawah ini mana yang bukan termasuk fungsi arsip…
a. Mendukung proses pengambilan keputusan.
b. Mendukung proses penngambilan tanggung jawab.
c. Mendukung pengawasan.
d. Menunjang proses perencanaan.
e. Sebagai memori organisasi.

2. Perhatikan daftar dibawah ini!
(1) Peran penting arsip yaitu sebagai pusat ingatan.
(2) Arsip dapat berfungsi sebagai alat pengawasan organisasi
(3) Arsip dapat menunjang sebuah perencanaan dan penganalisaan dalam organisasi.
(4) Arsip berfungsi sebagai pengambilan tanggung jawab pimpinan.
(5) Arsip dapat menunjang perumusan kebijakan dalam organisasi.
Dari daftar diatas mana yang termasuk dalam peran penting arsip dalam sebuah
organisasi…
a. 1-2-3-4
b. 2-3-4-5
c. 1-2-3-5
d. 1-5-4-2
e. 1-3-4-5

3. Menurut Nilamsari, apakah yang dimaksud dengan dokumen…
a. Dokumen adalah catatan dari segala bentuk aktivitas yang memuat keterangan-
keterangan penting dan sah.
b. Dokumen adalah catatan dari segala bentuk aktivitas yang memuat sebuah
keterangan-keterangan dari peristiwa yang ada.
c. Dokumen adalah tulisan dari segala bentuk aktivitas yang memuat keterangan-
keterangan penting dan sah.
d. Dokumen adalah memori dari segala bentuk aktivitas yang memuat keterangan-
keterangan penting dan sah.
e. Dokumen adalah rekaman informasi yang berasal dari segala aktivitas organisasi
yang berfungi menunjang proses organisasi.

4. Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam sebuah organisasi, utamanya

sebagai alat yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi. Dibawah ini yang bukan
termasuk peranan arsip menurut (Maharany, 2014) yaitu…

a. Memori tertulis

LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 103

b. Alat monitoring
c. Dasar pengambilan keputusan
d. Sumber informasi

5. Mekanisasi pengelolaan arsip adalah …
a. Sistem pengelolaan arsip digital
b. Sistem pengelolaan arsip berbasis TIK
c. Sistem pengelolaan arsip hibrid
d. Sistem pengelolaan arsip manual
e. Sistem pengelolaan arsip modern

6. Pada siklus daur hidup arsip elektronik bagian disposisi berkaitan dengan …
a. Penentuan penempatan arsip yang akan disimpan atau dimusnahkan
b. Jadwal retensi arsip dalam hal penyimpanan atau pemusnahan arsip
c. Penempatan arsip elektronik dalam hal pemeliharaan arsip
d. Dilakukan pada aplikasi perangkat lunak tertentu seperti Word, Excel, dan Access
e. Dilakukan secara elektronik atau dikirim berupa file fisik yang di cetak terlebih dahulu

7. Yang termasuk manfaat pengelolaan arsip elektronik adalah …
a. Pencarian kurang cepat saat dibutuhkan
b. Menghabiskan ruang atau ruang arsip
c. Mudah robek, terbakar, hilang, dan sebagainya
d. Mudah digunakan untuk berbagi data bagi yang membutuhkan
e. Pencariannya tidak bisa ditemukan dengan kata kunci

8. Teknologi informasi dan komunikasi yang berkembang saat ini memengaruhi
perkembangan pengelolaan arsip yaitu dalam …
a. Mengubah cara kerja
b. Mengubah cara berkomunikasi
c. Mengelola arsip dapat dilakukan secara otomatis
d. Mengubah cara arsiparis dalam mengelola arsip

9. Lembaran yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip adalah …
a. Lembar pinjam arsip
b. Lembar disposisi
c. Kartu kendali
d. Buku agenda
e. Kartu indeks

10. Yang bukan merupakan perlengkapan kearsipan adalah …
a. Buku agenda
b. Kartu kendali
c. Rak arsip
d. Kartu indeks
e. Lembar disposisi

LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 104

11. Gambar di bawah ini merupakan peralatan kearsipan yaitu …

a. Laci kartu
b. Rak arsip
c. Filling cabinet
d. Lemari arsip
e. Rotary

12. Peralatan dalam filling sistem subjek yang berguna untuk memisahkan surat/arsip yang
akan disimpan adalah …
a. Map
b. Folder
c. Guide
d. Kotak sortir
e. Filling cabinet

13. Surat masuk adalah surat yang diterima dari instansi atau perusahaan lain maupun dari

perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima melalui kurir dengan

mempergunakan eskpedisi. Pengertian dari surat masuk berikut menurut…

a. Wursanto, 1999
b. Syafriadi, 2014
c. T. Hani Handoko, 1898
d. Wursanto, 1991
e. T. Hani Handoko, 1997

14. Terdapat berbagai macam jenis dokumen atau arsip dalam perusahaan termasuk surat
yang tidak jarang digunakan dalam sebuah perusahaan. Surat dapat berupa surat masuk
dan surat keluar. Pengertian dari surat keluar menuru Wursanto (1991) adalah…
a. Surat yang diterima dari instansi atau perusahaan lain maupun dari perorangan.
b. Semua surat yang diterima oleh suatu perusahaan atau organisasi yang berasal dari
pihak lain.
c. Surat yang diterima dari instansi atau perusahaan lain melalui ekspedisi, pos, dan
lainnya.
d. Segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu instansi atau perusahaan
maupun perorangan.

LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 105

e. Surat bersifat kedinasan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan yang dikirim
atau ditujukan kepada pihak lain di luar organisasi atau perusahaan.

15. Surat masuk adalah surat yang diterima dari instansi atau perusahaan lain maupun dari
perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima melalui kurir dengan
mempergunakan eskpedisi. Pengertian dari surat masuk berikut menurut…
a. Wursanto, 1999
b. Syafriadi, 2014
c. T. Hani Handoko, 1898
d. Wursanto, 1991
e. T. Hani Handoko, 1997

16. Adanya pengelolaan surat dalam perusahaan selain menambah efektifitas juga memilki
manfaat untuk menunjang tujuan perusahaan. beberapa manfaat pengelolaan surat antara
lain:
1) Memberikan efisiensi atas kinerja pegawai administrasi
2) Memudahkan pencatatan surat
3) Melancarkan administrasi kerja sama
4) Surat tertata sesuai dengan tempatnya
5) Memudahkan unit pengolahan dalam melakukan pencatatan
Mana yang termasuk manfaat dari adanya pengelolaan surat…
a. 1,2,3
b. 1,3,4
c. 1,2,5
d. 1,2,4
e. 1,3,2

17. Perhatikan format buku agenda dibawah ini!

BUKU AGENDA

Periode …………..

No Tgl. Terima Tgl Perihal Lamp. Diteruskan Ket. Kode
Terima Dari dan Kepada Arsip
No.
Surat

Format buku agenda diatas merupakan jenis buku agenda… 106

a. Buku agenda tunggal
b. Buku agenda couple
c. Buku agenda sepasang
d. Buku agenda kembar
e. Buku agenda berpasangan

LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran

18. Kegiatan penyimpanan warkat/dokumen secara sistematis, memelihara dan melindungi
sehingga jika diperlukan kembali dapat ditemukan kembali dengan cepat dn tepat,
disebut…
a. Kearsipan
b. Arsip
c. Finding
d. Pemeliharaan arsip
e. Dokumentasi

19. Penempatan atau penyimpanan arsip dilakukan secara mendatar, dimana arsip atau
dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak teralalu dalam. Penyimpanan
arsip ini disebut…
a. Pengarsipan horizontal
b. Pengarsipan vertikal
c. Pengarsipan lateral
d. Pengarsipan ke bawah
b. Pengarsipan ke atas

20. Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad adalah…
a. Mengisi buku
b. Menetapkan indeks dan kodenya
c. Surat diteliti kemudian dikirim
d. Menetapkan jumlah indeks
b. Menandatangani

21. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain indeks
adalah…
a. Lembar pinjam arsip
b. Kartu indeks
c. Kartu tunjuk silang
d. Penunjuk
e. Label

22. Jadwal retensi arsip memiliki beberapa pengertian dari berbagai sumber. Di bawah ini
yang merupakan pengertian arsip menurut PP No. 28 Tahun 2012 adalah….
a. Retensi arsip merupakan jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap
suatu jenis arsip
b. Jadwal Retensi Arsip atau biasa disingkat JRA merupakan daftar yang berisi
sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan,
dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan
dan penyelamatan arsip
c. Jadwal retensi arsip merupakan lama waktu menyimpan arsip di dalam kantor
d. Jadwal retensi arsip yaitu jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan jenis data dan
jenis arsip
e. Jadwal retensi arsip adalah prosedur arsip akan dipermanenkan atau disusutkan

LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 107

23. Jadwal Retensi Arsip atau biasa disingkat JRA merupakan daftar yang berisi sekurang-
kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Dari pernyataan tersebut, sesuai dengan pengertian arsip menurut….
a. PP No. 28 Tahun 2012
b. UU No. 43 Tahun 2009
c. KKBI
d. Buku Manajemen Kearsipan
e. Darmen dan Rahmda, 2013

24. Mengapa arsip-arsip yang bersifat permanen perlu diselamatkan….
a. Karena meningkatkan efisiensi kerja
b. Karena arsip permanen adalah arsip aktif
c. Karena sebagai bahan bukti pertanggungjawaban di bidang pemerintahan
d. Karena penting untuk karyawan
e. Karena arsip permanen adalah arsip inaktif

25. Kepada siapa kita menyetorkan arsip yang bernilai permanen/abadi….
a. Ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
b. Lembaga legislatif
c. Kantor pos
d. Kantor kecamatan
e. Pihak berwenang

26. Berikut ini usaha pemeliharaan arsip yang kurang tepat adalah . . .
a. Menempatkan arsip yang cukup ventilasi udara
b. Melakukan pembersihan terhadap arsip secara berkala
c. Menduplikasi arsip sebanyak mungkin
d. Menempatkan arsip pada rak atau lemari kokoh
e. Mengatur suhu dan kelembapan udara ruang penyimpanan arsip

27. Dibawah ini yang bukan merupakan tujuan pemeliharaan arsip yaitu…
a. Untuk melindungi fisik arsip agar tahan lama
b. Informasi arsip dapat cukup terjaga sementara
c. Menghindari/mencegan kerusakan arsip
d. Agar arsip tetap siap pakai
e. Kandungan informasi arsip dapat terjaga selamanya

28. Selain dengan fumigasi, cara menjauhkan arsip dari hama atau serangga adalah dengan …
a. Deasidifikasi
b. Kamperisasi
c. Laminasi
d. Enkapsulasi
e. Penjilidan

LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 108

29. Faktor-faktor yang dapat merusak arsip…
(1) Cahaya
(2) Banjir
(3) Partikel debu
(4) Suhu
(5) Keasaman kertas
Dari faktor-faktor diatas yang merupakan faktor fisika perusak arsip adalah
a. (1), (3), (5)
b. (1), (3), (4)
c. (1), (4), (5)
d. (2), (4), (5)
e. (3), (4), (5)

30. Cara menyimpan arsip berbentuk microfilm yang tepat adalah . . .
a. Memasukannya dalam box arsip
b. Digulung, dimasukkan dalam kaleng tertutuo
c. Memasukannya dalam folder arsip
d. Dimasukkan dalam filling cabinet
e. Dimasukkan dalam order

B. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini pada titik-titik yang sudah
disediakan

Uraian

1. Jelaskan perbedaan antara arsip dan dokumen menurut pendapatmu!

.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
2. Apa saja yang tergolong sebagai arsip dinamis? Jelaskan disertai contohnya!

.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
3. Sebutkan jenis umum arsip elektronik dan contohnya!
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
4. Sebutkan manfaat yang dirasakan dari keberadaan arsip elektronik!
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
5. Jelaskan kegunaan dari lembar pinjam arsip!
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
6. Jelaskan cara penyimpanan kartu tunjuk silang pada laci filing cabinet!
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
7. Jelaskan apa yang dimasukkan dengan surat kekuar dan surat masuk!

.................................................................................................................................

LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 109

.................................................................................................................................
8. Sebutkan apa saja prosedur pengelolaan surat masuk sistem buku agenda!

.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
9. Apa saja prosedur yang dapat ditempuh dengan prosedur penemuan kembali arsip?
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
10. Jelaskan apa yang dimaksud dengan penemuan kembali arsip!
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
11. Jelaskan pengertian dari Jadwal Retensi Arsip (JRA) !
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
12. Apa tujuan dari penyusunan JRA?
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
13. Jelaskan apa yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip!
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
14. Bagaimana cara pemeliharaan dan pengamanan fisik arsip? Serta apa saja aspek yang perlu
diperhatikan dalam pemeliharaan dan penggunaan arsip?
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
15. Jelaskan proses penyusutan arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal
49!
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................

LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 110

Daftar Pustaka

Peraturan pemerintah Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Sistem Kearsipan Nasional

Asnawi, M. A. (n.d.). Kontribusi Arsip Untuk Organisasi Publik Related papers.

Fathurrahman, M. (2018). PENTINGNYA ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI Muslih
Fathurrahman. In Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi (Vol. 3, Issue 2).

Hadiwardoyo, S. (2014). Manajemen Kearsipan di Indonesia. the Universitas Terbuka
Repository: ASIP4102/MODUL, 1, 1.

Lubis, S. H. (2019). PERANAN MANAJEMEN KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA
PEGAWAI PADA PT. BANK SUMUT KCP USU.

Maharany, I. & S. B. (2014). Peranan Sistem Kearsipan Sebagai Sumber Informasi Bagi
Pimpinan PT. Garuda Maintenance Facility (GMF) Aero PERANAN SISTEM
KEARSIPAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI BAGI PIMPINAN PT. GARUDA
MAINTENANCE FACILITY (GMF) AERO ASIA SURABAYA.

Muhidin, Sambas Ali & Hendi Winata. (2016). Manajemen Kearsipan. CV Pustaka Setia.
Bandung.

Muljono, P. (n.d.). MANAJEMEN ARSIP DENGAN SISTEM MODERN (Record Management
by Modern System). Retrieved April 25, 2022, from
http://repository.ipb.ac.id/handle/123456789/33842

Niaga, A., Bandung, P. N., & Rifauddin, M. (n.d.). STUDI LITERATUR : PENGELOLAAN
ARSIP DIGITAL DI ORGANISASI rai dzikry.

Nilamsari, N. (2014). MEMAHAMI STUDI DOKUMEN DALAM PENELITIAN KUALITATIF
(Issue 2). http://fisip.untirta.ac.id/teguh/?p=16/

Fathurrahman, M. (2018). PENTINGNYA ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI Muslih
Fathurrahman. In Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi (Vol. 3, Issue 2).

Nasional, A., & Indonesia, R. (1999). © Bagian Hukum dan Perundang-undangan Arsip
Nasional Republik Indonesia. 2001, 2001–2004.

Rustam, M. (2014). Pengantar Pengelolaan Arsip Elektronik. Pengelolaan Arsip Elekronik, 1–
85.

Berita Kabar Indonesia. “Contoh Format Buku Agenda Tungga, Berpasangan, dan Kembar.”
Britakabr.blogspot.com. Diakses pada April 29, 2022.
http://britakabar.blogspot.com/2017/12/contoh-format-buku-agenda-tunggal.html

Developer. “Penanganan Surat Masuk Sistem Kartu Kendali.” Sipas.id. Diakses pada April

29, 2022. https://www.sipas.id/blog/penanganan-surat-masuk-sistem-kartu-kendali/

Dian , Ikhmawati. (2017). PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP DI DINAS KEARSIPAN
DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH. (Doctoral dissertation, Faculty
of Social and Political Sciences).

LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 111

https://repository.bsi.ac.id/index.php/unduh/item/218546/File_10-Bab-II-Landasan-
Teori.pdf

Miftahulngizzati. “Contoh BUKU AGENALAT DADA TUNGGAL.”

Miftahulngizzati.blogspot.com. Diakses pada April 29, 2022.

http://miftahulngizzati.blogspot.com/2016/02/contoh-buku-agenda-tunggal.html

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman
Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/ Arsip Vital Negara

Prawiro, M. “Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar, Fungsi, Tujuan, dan Jenisnya.”

Maxmanroe.com. Diakses pada April 29, 2022.

https://www.maxmanroe.com/vid/surat/pengertian-surat-masuk-dan-surat-

keluar.html

Puspita, Sri. Pemeliharaan Arsip. Diakses pada 29 April 2022, dari
https://id.scribd.com/document/361276812/Pemeliharaan-arsip

Santyherdianti676. “Penanganan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali.’

Santyherdianti676.blogspot.com. Diakses pada April 29, 2022.

http://santyherdianti676.blogspot.com/2017/10/penanganan-surat-keluar-sistem-

kartu.html

Sri Endang Rahayu. 2016. Modul Paket Keahlian Administrasi Perkantoran Sekolah

Menengah Kejuruan. https://123dok.com/document/zgr0d72q-pusat-

pengembangan-pemberdayaan-pendidik-tenaga-kependidikan-bisnis-

pariwisata.html#fulltext-content

Suryatama, Dhian, 2017. “Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Cabang
Kecamatan Kalasan Yogyakarta”. Skripsi. Yogyakarta: Universitas Negeri
Yogyakarta.
https://eprints.uny.ac.id/56141/1/61.%20SKRIPSI%20PENGELOLAAN%20SUR
AT%20MASUK%20DAN%20SURAT%20KELUAR%20PADA%20KANTOR%
20KECAMATAN%20KALASAN%20DHIAN%20SURYATAMA.pdf

Wiranata, Christian. 2020. "15 Jenis Peralatan Kearsipan, Penjelasan & Fungsinya".

https://solusiprinting.com/15-jenis-peralatan-kearsipan-penjelasan-fungsinya/, di akses

pada 30 April 2022 pukul 22.00

Nasional, A., & Indonesia, R. (1999). © Bagian Hukum dan Perundang-undangan Arsip

Rustam, M. (2014). Pengantar Pengelolaan Arsip Elektronik. Pengelolaan Arsip Elekronik,
1–85.

LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 112

LKM Manajemen Kearsipan Pendidikan Administrasi Perkantoran 113