04

LATAR BELAKANG SMK DATO ONN

Tuan Haji Yunus bin Ibrahim dilahirkan pada 25 April 1925 dan mendapat pendidikan awal di
SRK Rengit. Beliau tamat darjah 6 pada tahun 1940. Beliau mula berkhidmat sebagai seorang
guru di SK Sanglang pada tahun 1941 - 1942. Selepas perang Jepun, tahun 1945 beliau
ditugaskan mengajar di SK Benut dan tahun 1946 pula beliau mengajar di SK Ladang,
Rengit.Tahun 1946 - 1949 beliau melanjutkan pelajaran ke SITC. Sebaik sahaja tamat
pengajiannya beliau dihantar bertugas di SK Seri Merlong. Tahun 1950 bertugas di SK Rengit
dan pada tahun 1951 ditukarkan ke SK Penggaram.Tahun 1952 beliau dipinjamkan ke Pejabat
Pelajaran Johor Bahru untuk menjalankan tugas-tugas khas. Tahun 1964 beliau sekali lagi
menyambung pelajarannya ke L1 Kuala Lumpur sehingga tahun 1965. Tahun 1966 beliau
dilantik sebagai Guru Besar Sekolah Menengah Rendah Kebangsaan Bagan iaitu nama asal
SMK Dato' Onn, Batu Pahat. Tahun 1968, apabila SMRK Bagan berpindah ke SMK Dato' Onn,
beliau terus diberi kepercayaan sebagai Guru Besar sehinggalah beliau bersara iaitu pada 25
April 1980.Tuan Haji Yunus juga adalah orang yang mencadangkan agar nama Dato' Onn
diabadikan untuk sekolah ini sebagai mengenang jasa Dato' Onn yang telah berjaya meleraikan
pergaduhan di antara orang Cina dengan orang Melayu di Simpang Lima.



1.0 LATAR BELAKANG SEKOLAH

Sekolah Menengah Kebangsaan Dato’ Onn telah ditubuhkan pada tarikh 1 Januari
1966. Ketika itu sekolah ini dinamakan dengan nama Sekolah Menengah Rendah
Kebangsaan Bagan, Batu Pahat. Lokasinya pada ketika itu di Km 8.8 Bagan, Batu
Pahat dan menumpang di dua buah bangunan Sekolah Kebangsaan Bagan
Cawangan ‘C’.

Pada 1968, nama sekolah telah ditukarkan kepada Sekolah Menengah Kebangsaan
Dato’ Onn. Lokasinya juga telah dipindahkan ke lokasi yang sekarang ini di Km. 6
Simpang Lima, Mukim 3 Peserai Batu Pahat. Nama SMK Dato’ Onn adalah cadangan

daripada Cikgu Salleh b. Urip dan dipersetujui oleh tuan Pengetua ketika itu Tn. Hj.

Mohd Yunos b. Ibrahim berdasarkan kedudukan sekolah ini bukan di kawasan Bagan
tapi di Simpang Lima. Nama Dato’ Onn diabadikan untuk sekolah ini adalah kerana

untuk mengenang jasa beliau mendamaikan kaum yang bebalah akibat peristiwa

berdarah yang berlaku antara Bintang Tiga dan pejuang kebangkitan masyarakat

yang dipimpin oleh Panglima Salleh di Simpang Lima

Pada awal penubuhannya SMK Dato’ Onn terdiri daripada Tn. Hj. Mohd Yunos b.
Ibrahim sebagai Pengetua, dua orang guru dan seorang pembantu. Jumlah guru
kemudian ditambah kepada lima termasuk 3 orang guru pelatih iaitu Sulaiman b.
Daud, Yusni Bt. Mian dan Mohd Salleh b. Urip. Pada peringkat permulaan segala
urusan pejabat dikelolakan oleh tuan Pengetua dengan kerjasama guru-guru lain
kerana ketiadaan kakitangan sokongan.

Seramai sebelas orang pengetua telah berkhidmat di sekolah ini sejak ia mula

ditubuhkan dari 1966 hingga sekarang. Berikut adalah senarai nama Pengetua yang
pernah berkhidmat di SMK Dato’ Onn sejak ia dibina:

1. Tn. Hj. Mohd Yunos B. Ibrahim 1.1.1966 – 29.4.1980

2. Tn. Hj. Abdul Wahid B. Abd. Rahman 15.6.1980 – 9.6.1982

3. Pn. Hjh. Zaharah Bt. Hj. Ismail 10.6.1982 – 15.2.1986

4. Tn. Hj. Mat Nor B. Sulaiman 16.2.1986 – 30.11.1993

5. Tn. Hj. Fauzi B. Zulkifli 1.12.1993 – 25.4.1997

6. Tn. Hj. Radin Abu Bakar B. Ibrahim 1.6.1997 – 15.1.1998

7. Tn. Hj. Baharoldin B. Hassan 16.1.1998 – 31.7.1999

8. Pn. Hjh. Arbaiah Bt. Hj. Sahran 1.8.1999 – 11.9.2003

9. Tn. Hj. Rafdi B. Mohd Taha 1.12.2003 – 31.10.2005

10. En. Zamri B. Sabran 1.11.2005 – 15.9.2007

11. Tn. Hj. Yasman B. Jamsir 16.9.2007 – 16.8.2011

12. Pn. Hjh. Salbiah Bt. Maskan 21.06.2011 – 16.04.2014

13. Tn. Hj. Fauzan Bin Sukimi 24.07.2014 – Sekarang

1

2.0 OBJEKTIF JABATAN

Kami Komited untuk merealisasikan Misi Kami itu dengan

2.1 Mempunyai Barisan Pemimpin Pengurusan Pendidikan Berintegriti
2.2 Mempunyai Sumber Manusia yang berkualiti dari segi Keilmuan, Kemahiran

dan Sahsiah
2.3 Melahirkan Insan yang berkualiti yang dapat memenuhi keperluan Global
2.4 Mencapai prestasi Cemerlang dalam pentaksiran dan pemulihan
2.5 Mempunyai kemudahan pendidikan yang berkualiti
2.6 Mempunyai Sistem Pengurusan Yang Cekap dan Berkesan

2

3

PENGET
TN HJ FAUZAN

3.0 CARTA ORGANISASI SEKOLAH

PENOLONG KANAN PENOLONG KANAN PENOLONG
KOKURIKULUM HEM PENTAD

EN.ABDUL MALEK B.ABDUL KADIR PN. NORAINI BINTI ITHNIN EN. AB.ZAYIN B

KOKURIKULUM & UNIT HEM GURU KANAN BAHASA P
KOAKADEMIK DISIPLIN PN. NORAINI BT
PENGAWAS TUSIMIN E
KOPERASI SEKOLAH DATA MURID B
KEBAJIKAN GURU KANAN 1
PERSATUAN SAINS KEMANUSIAAN 2
3K GP
KELAB SPBT PN. PAUZIAH BINTI C
MAJALAH SEKOLAH SAUBI
UNIT BERUNIFORM BIASISWA
BIMBINGAN & GURU DATA SEKOLAH
SUKAN & KAUNSELING EN. AYAZI BIN SIMAN
PERMAINAN
PENTADBIRAN
JADUAL WAKTU

PEPERIKSAAN

PEMBANGUNAN STAF
DATA & MAKLUMAT
KAKITANGAN BUKAN

GURU
GURU

TUA
BIN SUKIMI

PIBG

G KANAN PENOLONG KANAN PENOLONG KANAN
DBIRAN PETANG TINGKATAN 6
BIN ABDULLAH
PN NORAINI BT TUSIMIN PN. ROZILLA BT AKHIAK

GURU KANAN GURU KETUA UNIT PENTADBIRAN
SAINS & MATE PERPUSTAKAAN & PENTADBIRAN AM
PN. ROZITA BT ISAHAK KURIKULUM
MEDIA PENTADBIRAN SESI
GURU KANAN EN. ROSLAN BIN PETANG HAL EHWAL
TEK. & VOK. MURID
PN.SURAYA BT. RAMLI PENDAFTARAN
PELAJAR KOKURIKULUM
MOHSIN PUSAT SUMBER
SEKOLAH TINGKATAN 1
GURU UNIT BIM. &
KAUNSELING PERPUSTAKAAN JADUAL WAKTU
HAL EHWAL
EN. MOHAMAD ZAIM BILIK ABM MURID
B. MOHAMAD SHARIF
BILIK TAYANG KOKURIKULUM /
GURU CEMERLANG SUKAN
1. PN HJH FAUZIAH BILIK KOMPUTER
MEMBANTU
BT M.ZAHID BILIK-BILIK KHAS TUGAS-TUGAS
(DG54) LAIN PENGETUA &
2. PN HAMIDAH BT PENOLONG KANAN
MOHAMED PENTADBIRAN

PK PENDIDIKAN KHAS

CIK SAFIAH BT SUDIN

MURID 4

4.0 FUNGSI UTAMA SEKOLAH

4.1 PENGURUSAN PENTADBIRAN
4.2 PENGURUSAN HAL EHWAL MURID
4.3 PENGURUSAN KO-KURIKULUM
4.4 PENGURUSAN KEWANGAN

5.0 AKTIVITI FUNGSI UTAMA SEKOLAH

5.1 PENGURUSAN PENTADBIRAN
i. Mengajar Sebilangan waktu mengikut arahan Guru Besar/Pengetua
ii. Merancang pengurusan & Pentadbiran Sekolah
iii. Menentukan bidang tugas dan tugas Pengurusan dan Pentadbiran Sekolah
iv. Merancang program penting dalam tahun semasa
v. Bertanggungjawab dalam pengurusan dan pentadbiran
vi. Menguruskan Staf dan Kakitangan Sokongan
vii. Menguruskan Penempatan,Perlantikan dan Pertukaran

5.2 PENGURUSAN HAL EHWAL MURID
i. Mengajar Sebilangan waktu mengikut arahan Guru Besar/Pengetua
ii. Menguruskan Pendaftaran dan Pertukaran Murid
iii. Menguruskan Displin Murid
iv. Membincangkan masalah kebajikan
v. Mengendalikan hal berkaitan bantuan murid seperti SPBT,KWAPM,SBT,RMT dan
sebagainya

5

5.3 PENGURUSAN KOKURIKULUM
i. Mengajar Sebilangan waktu mengikut arahan Guru Besar/Pengetua
ii. Menyelaras dan mengendalikan penubuhan persatuan dan kelab/persatuan dan
kelab permainan, sukan dan pasukan pakaian seragam
iii. Mengurus dan Mengendalikan aktiviti kokurikulum
iv. Mengurus dan mengendalikan aktiviti/pertandingan kokurikulum
v. Mengurus dan mengelola program pembangunan dan pemgembangan murid

5.4 PENGURUSAN KEWANGAN
i. Menguruskan dan mengendalikan pembayaran gaji dan elaun
ii. Menguruskan dan mengendalikan proses pembayaran dan pembelian
iii. Menguruskan dan menyediakan anggaran belanja mengurus
iv. Mengurus dan menyediakan Buku Tunai Kerajaan ,Suwa dan Asrama
v. Mengurus dan menyediakan penyata akaun tahunan sekolah

6

6.0 PROSES KERJA PENGURUSAN PENTADBIRAN

Mengajar Sebilangan waktu mengikut arahan Guru Besar/Pengetua

PROSES KERJA PEGAWAI YANG UNDANG-
MELULUS UNDANG
/DIRUJUK /PERATURAN

1. Menulis rancangan Pengetua/Guru Pek. Iktisas Bil.
pengajaran Harian Besar 3/1999
Pek.Iktisas Bil.
2. Masuk kelas mengikut 2/1981
Jadual Pek. Iktisas Bil.
1/1999
3. Memastikan kebersihan
kelas Pek. Iktisas Bil.
12/2004
4. Menyemak kehadiran pelajar

5. Melaksanakan kehadiran
pelajar

6. Melaksanakan pengajaran
dan pembelajaran

7. Guru memberi soalan lisan
atau bertulis kepada pelajar
dan menilai pengajaran dan
pembelajaran sama ada
berkesan atau tidak (
Penilaian)

8. Membimbing pelajar yang
lemah dan yang tidak
memahami konsep

9. Merumus dan membuat
tindak ikut seterusnya dan
memberi latihan tambahan
/kerja rumah

10. Mengambil tindakan
selanjutnya.

7

6.1 CARTA ALIRAN PENGURUSAN PENTADBIRAN

Mengajar Sebilangan waktu mengikut arahan Guru Besar/Pengetua

Menulis rancangan pengajaran

Masuk kelas mengikut jadual

Memastikan kebersihan kelas

Menyemak kehadiran pelajar

Melaksanakan Pengajaran dan Pembelajaran
Berserta penerapan nilai murni

Tidak Objektif tercapai?
Ya
Bimbingan
Individu Latihan dan pengukuhan
atau
kumpulan Membuat rumusan pengajaran dan pembelajaran

Membuat tindakan selanjutnya

Proses Kerja PK HEM

8

6.2 SENARAI SEMAK PENGURUSAN PENTADBIRAN.

Mengajar Sebilangan waktu mengikut arahan Guru Besar/Pengetua

Bil Aktiviti Tindakan

1 Menulis rancangan pengajaran harian
2 Masuk kelas mengikut jadual
3 Memastikan kebersihan kelas
4 Memastikan kehadiran pelajar
5 MElaksanakan pengajaran dan pembelajaran
6 Membuat penilaian samaada pengajaran dan

pembelajaran berkesan atau tidak
7 Membimbing pelajar yang lemah dan tidak

memahami konsep
8 Merumus dan membuat tindakan ikut seterusnya

dengan memberi latihan tambahan /kerja rumah
9 Mengambil tindakan selanjutnya

9

1.0 OBJEKTIF SEKOLAH
Kami komited untuk merealisasikan Misi Kami itu dengan

3.1 Mempunyai Barisan Pemimpin Pengurusan Pendidikan Berintegriti
3.2 Mempunyai Sumber Manusia yang berkualiti dari segi Keilmuan, Kemahiran dan

Sahsiah
3.3 Melahirkan Insan yang berkualiti yang dapat memenuhi keperluan Global
3.4 Mencapai prestasi Cemerlang dalam pentaksiran dan pemulihan
3.5 Mempunyai kemudahan pendidikan yang berkualiti
3.6 Mempunyai Sistem Pengurusan Yang Cekap dan Berkesan

10

2.0 OBJEKTIF BAHAGIAN KEWANGAN

2.1 Memahami maksud dan konsep akauntabiliti dalam pengurusan kewangan;
2.2 Memahami peranan dan tanggungjawab terhadap pengurusan kewangan;
2.3 Mengetahui dan memahami perkara-perkara yang menyalahi peraturan

kewangan;
2.4 Mengetahui perkara-perkara yang menyebabkan tindakan surcaj dan penalty;
2.5 Menunjukkan prestasi cemerlang dalam pengurusan kewangan dan akaun;
2.6 Menitikberatkan pelaksanaan usaha-usaha peningkatan kualiti kerja secara

cekap, tepat dan teratur; dan
2.7 Mewujudkan persaingan yang sihat di kalangan sekolah ke arah pengurusan

kewangan yang cemerlang

11

3.0 CARTA KEDUDUKAN PEGAWAI

GURU BESAR/PENGETUA

GPK 1 GPK HEM GPK KK GPK PETANG

KETUA PEMBANTU TADBIR

PT (KEW) PT. (PERKHID) PEM. MAKMAL PEN. ASRAMA PPM JURUTEKNIK

PEM.TABIR RENDAH PEM.AM PEJABAT
PEKERJA RENDAH AWAM JAGA/PENGAWAL

12

4.0 FUNGSI UTAMA KEWANGAN SEKOLAH

4.1 Pengurusan Anggaran Belanja Mengurus
4.2 Pengurusan Kewangan dan Akaun
4.3 Pengurusan Terimaan dan Pembayaran
4.4 Pengurusan Penyata Akaun Tahunan

13

5.0 AKTIVITI FUNGSI UTAMA KEWANGAN SEKOLAH

5.1 Pengurusan Anggaran Belanja Mengurus
i. Menguruskan Anggaran Belanja Mengurus bagi aktiviti-aktiviti Pra-
Sekolah,Rendah dan Pengurusan Kewangan Sekolah;

5.2 Pengurusan Kewangan dan Akaun
i. Menguruskan gaji guru-guru dan kakitangan
ii. Menguruskan tuntutan perjalanan guru-guru dan kakitangan
iii. Menguruskan bagi semua perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja
iv. Mengurusan bayaran bil utiliti
v. Menjawab pertanyaan audit
vi. Menguruskan laporan-laporan
vii. Pengurusan Punca Kuasa
viii. Menguruskan Kawalan Peruntukan

5.3 Pengurusan Terimaan dan Pembayaran
i. Menguruskan terimaan hasil dan bayaran balik emolumen
ii. Menguruskan Akaun Belum Terima
iii. Menguruskan Akaun Belum Bayar

5.4 Pengurusan Penyata Akaun Tahunan
i. Mengurus dan Menyediakan Penyata Akaun Tahunan
ii. Mengurus dan Menyediakan Buku Tunai Kerajaan, Suwa dan Asrama

14

6.0 PERATURAN PENTADBIRAN SEKOLAH

i. Kehadiran ke Sekolah;
ii. Pakaian Seragam Sekolah;
iii. Perhimpunan Rasmi Sekolah;
iv. Tatatertib Pelajar;
v. Skim Pinjaman Buku Teks;
vi. Kegiatan kokurikulum;
vii. Tatacara Pergaulan;
viii. Tatatertib diluar Sekolah;
ix. Biasiswa;
x. Surat Perakauan Sekolah;
xi. Badan Pengawas Sekolah;
xii. Tatacara Penggunaan Tandas;
xiii. Kawasan Larangan; dan
xiv. Peraturan-peraturan khusus lain yang dikeluarkan oleh pihak sekolah dari

masa ke semasa

15

7.0 PROSES KERJA,CARTA ALIRAN DAN SENARAI SEMAK

7.1 URUSAN GAJI BERKOMPUTER

Peraturan-peraturan Pentadbiran Urusan Pengurusan Gaji (Payroll)
i. Pastikan Kew. 8 diluluskan oleh JPN sebelum pembayaran dibuat
ii. Pastikan Sijil Gaji Akhir disediakan dan Sijil Gaji Akhir pertukaran dari luar
negeri diluluskan oleh Akauntan Negeri berkenaan
iii. Dapatkan Nombor Gaji
iv. Dapatkan dokumen peribadi (salinan)
- Kad Pengenalan
- Sijil KWSP
- Cukai Pendapatan
- Buku Akaun Bank
v. Pembayaran dibuat pada bulan berkenaan

16

SENARAI TUGAS / KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

Tugas Pegawai Tugas dan Kuasa yang diberi Tugas
Atasan yang ada Tanggungjawab Pegawai Lain
Hubungan Yang Ada
Hubungan

Pengetua/Guru 1. Menguruskan gaji bulanan Rujuk Pekeliling Pembantu
Besar/GPK/Ketua
Pembantu bagi setiap kakitangan Perkhidmatan 4/2002 Tadbir/PAP
Tadbir/Pembantu
Tadbir termasuk menyediakan dan 6/2009

Borang A (Perubahan) untuk

dihantar ke Pejabat

Pelajaran sekiranya ada

Perubahan Gaji pada bulan

berkenaan

2. Menguruskan tuntutan PA Bab (G) Pembantu
Tadbir/PAP
Pengetua/Guru elaun-elaun:- PP 2/2006
Besar/GPK/Ketua ▪ Elaun Lebih Masa Pek.Perkhd. 15/1979 Pembantu
Pembantu ▪ Elaun Perjalanan Pek.Perkhd. 2/2006 Tadbir/PAP
Tadbir/Pembantu ▪ Elaun Keraian Pek.Perkhd. 5/1978
Tadbir ▪ Elaun Motosikal PA Bab(B) & PP
▪ Elaun Jenazah 4/1995
▪ Elaun Pindah PP 3/2003
▪ Elaun Pakaian Panas
▪ Elaun Dobi Pek.Perkhd. 77/2008
▪ Elaun Rawatan Pek.Perkhd. 17/2005
▪ Elaun Memangku Pek.Perkhd. 5/2008
▪ Elaun Penceramah
▪ Elaun Tanggung

kerja PP 2/2005
▪ Elaun Istiadat Pek.Perkhd.7/1993
▪ Elaun Saguhati

Persidangan Pek.Perkhd.16/2007

PP 3/2003

3. Menyediakan Anggaran
Belanjawan Mengurus bagi
setiap kakitangan

17

Tugas Pegawai Tugas dan Kuasa yang diberi Tugas
Atasan yang ada Tanggungjawab Pegawai Lain
Hubungan Yang Ada
Hubungan

Pengetua/Guru 4. Menguruskan dan Pembantu
Besar/GPK/Ketua Menyediakan Buku Tunai Tadbir
Pembantu Wang Kerajaan dan SUWA.
Tadbir/Pembantu
Tadbir 5. Menguruskan segala
terimaan dan bayaran bagi
Pengetua/Guru elaun-elaun, OCAR dan
Besar/GPK/Ketua bayaran bagi bil-bil
Pembantu perbelanjaan , Penyata
Tadbir/Pembantu Pendapatan dan lain-lain.
Tadbir

6. Menguruskan Pelarasan

Gaji

▪ Terima surat
permohonan
Pelarasan Gaji

▪ Rekod
Penerimaannya

▪ Semakan
▪ Dapatkan fail
▪ Semakan surat

iringan serta
dapatkan
tandatangan Guru
Besar
▪ Hantar ke Jabatan
Pelajaran Negeri
Johor
▪ Terima kelulusan
permohonan
▪ Sediakan Kew 8 dan
hantar ke Jabatan
Pelajaran Negeri
Johor

18

Tugas Pegawai Tugas dan Kuasa yang diberi Tugas
Atasan yang ada Tanggungjawab Pegawai Lain
Hubungan Yang Ada
Hubungan

6. Bagi Pegawai yang
bertukar pastikan ada Sijil
Gaji Akhir yang lengkap
iaitu:-

1. Nama
2. No. Kad Pengenalan
3. No. Gaji
4. Jumlah gaji dan

elaun ITKA, ITP,
Keraian, ETJ
5. Surat Pengesahan
Tarikh sehingga
pembayaran dibuat
6. Jenis-jenis potongan
berkaitan:-

i. Perumahan
ii. Cukai

Pendapatan
iii. KWSP
iv. Tabung Haji
v. MNI
vi. Pinjaman

Kenderaan
vii. Pinjaman

MARA
viii. Pendahuluan

diri

7.Tarikh Pergerakan Gaji

8.Sediakan borang SG20
yang lengkap dalam 3
salinan:-

- Bagi pegawai kali
pertama (B)
dilaporkan , isikan
semua
perkara/butiran
dalam borang Kew
320 (SG20) berkaitan

-

19

Tugas Pegawai Tugas dan Kuasa yang diberi Tugas
Atasan yang ada Tanggungjawab Pegawai Lain
Hubungan Yang Ada
Hubungan

- Bagi pindaan dalam
pusat pembayaran
yang sama (P) isi
semua butiran KEW
320 (SG20) berkaitan

- Bagi tindakan (T)
isikan bahagian
perubahan yang
berlaku.

Pegawai yang menyediakan
perlu menurunkan
tandatangan dan tarikh di
ruangan yang disediakan.

Guru Besar juga perlu
menurunkan tandatangan,
nama, jawatan dan tarikh
pada ruangan yang
disediakan.

Susun Kew 320 (SG20)
mengikut nombor gaji , yang
kecil didahulukan

Sertakan dokumen-dokumen
sokongan yang
dikehendaki:-

1 set ke Akauntan Negeri

1 set ke unit Kewangan
Pejabat Pelajaran Daerah

Terima slip Gaji

Salinan Asal beri kepada
Penerima Gaji

Salinan Pendua untuk fail
sekolah.

20

PROSES KERJA URUSAN PENYEDIAAN GAJI BERKOMPUTER

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG

RUJUK PERATURAN

1 Menguruskan gaji bulanan bagi setiap Surat Pekeliling
kakitangan termasuk menyediakan Akauntan Negera
Borang A(Perubahan)untuk dihantar Bil 3/1993
ke Pejabat Pelajaran sekiranya ada
perubahan gaji pada bulan berkenaan

2 Terima Kew.8 yang telah diluluskan
dari JPN

3 Catat dalam buku KIV Payroll- bulan Jadual PCB
di mana tindakan payroll diambil
Jadual ketiga 1992
4 Bagi pegawai yang bertukar pastikan KWSP
ada Sijil Gaji
Akhir yang lengkap iaitu
i. Nama
ii. No. Kad Pengenalan
iii. No. Gaji
iv. Jumlah Gaji dan elaun
ITKA,keraian ,rumah dan
ETJ
v. Tarikh Sehingga Bayaran
dibuat
vi. Jenis-jenis Potongan
- Perumahan
-Cukai Pendapatan
-Tabung Haji
-KWSP
-MNI
-Pinjaman Kenderaan
-Pinjaman Mara
-Pendahuluan Diri
vii. Tarikh Pergerakan Gaji

21

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG

RUJUK PERATURAN

5 Borang SG 20 yang lengkap dalam 2 Ketua Pembantu

salinan Tadbir

i.Bagi Pegawai yang kali pertama
melapor diri – Tindakan (B)
ii. Bagi pindaan dalam pusat
pembayaran yang sama – (P) semua
butiran SG20 yang berkaitan

iii.Bagi tindakan (T) isikan bahagian
dimana perubahan berlaku

6 Pegawai yang menyediakan perlu Pengetua/Penolong

turunkan tandatangan, nama, jawatan kanan/Penolong

dan tarikh diruangan yang disediakan Kanan HEM

oleh

7 Pengetua perlu turunkan perlu
turunkan tandatangan, nama, jawatan
dan tarikh diruangan yang disahkan
oleh

8 Turunkan cop jawatan rasmi
diruangan disediakan dan disahkan
oleh

9 Susun senarai SG20 mengikut no gaji
yang kecil dan nombor siri

Sertakan juga dokumen sokongan
bagi perubahan yang kaitan

9.1 dokumen

- No. akaun Bank

- Arahan Potongan

22

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG

RUJUK PERATURAN

10 1 Salinan kepada AG Negeri dengan
menyertakan surat iringan

- 1 salinan fail sekolah

Terima slip gaji pembayaran

i. 1 salinan asal kepada
kakitangan berkenaan

ii. Salinan untuk fail sekolah

11 Terima masterlisting dan dokumen-
dokumen lain yang berkenaan gaji
R1.R2,R3 , R5 dan lain-lain

12
Laporan R2 untuk direkodkan dalam
buku Vot

23

CARTA ALIRAN - URUSAN PENYEDIAAN GAJI BERKOMPUTER

Terimaan kew. 8 yang telah diluluskan dari
Jabatan Pelajaran Negeri

Rekod dalam Buku Perkhidmatan

Simpan dalam fail payroll
Sediakan SG 20(kew.,320) dan lengkapkan

Kemukakan Tidak lulus Hantar pada Guru Besar untuk tandatangan
Dokumen Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri/PPD dan
yang Diperlukan Pastikan dokumen sokongan disertakan

Lulus

Terima slip gaji bulanan

Semak slip gaji
- Salinan asal kepada pegawai berkenaan
- 1 salinan difailkan

24

SENARAI SEMAK PENYEDIAAN GAJI BERKOMPUTER
Senarai Semak:- Urusan Pengurusan Gaji (Payroll)

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima Sijil Gaji Akhir

2 Terima Kew. 8 yang telah diluluskan
3 Catat dalam Buku KIV payroll

4 Sediakan borang SG20

Pastikan butiran dalam Borang SG20 yang
5 berkaitan

diambil tindakan

Pastikan tandatangan, nama, jawatan dan cop
6 rasmi

diturunkan di ruangan disediakan oleh dan
disahkan
oleh

7 Pastikan dokumen-dokumen sokongan kepada
tindakan berkaitan SG20 disertakan diakui oleh

8 Borang SG20 dan dokumen bulanan dihantar ke
Bahagian Kewangan / AG Negeri

Terima slip pembayaran dari Bahagian
9 Kewangan

/AG Negeri

10 Edarkan slip asal kepada Pegawai berkenaan
11 Salinan slip difailkan

25

7.2 URUSAN PELBAGAI KWSP

Peraturan-peraturan Yang Dipatuhi
i. Pastikan kelulusan Kew. 8 dari Jabatan Pendidikan Negeri
ii. Sediakan Kew. 320 atau baucer berasingan
iii. Pastikan tarikh dan tahun pembayaran
iv. Semak Jadual ketiga atau Peraturan KWSP
v. Dapatkan amaun potongan KWSP
- Tahun sebelum 1993 – Ikut JAdual Peraturan 3 KWSP
- Tahun 1993 – Ikut Jadual Ketiga 1992
- Tahun 1993 – Ikut Jadual – Gaji , ITKA, ITP

26

Proses Kerja – Urusan Perkiraan KWSP

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG

RUJUK PERATURAN

1. Memastikan kelulusan kew. 8

2 Semak gaji bulanan

3 Sediakan Kew. 320

4 Pastikan tahun pembayaran

5 Pastikan rujukan Jadual ketiga

6 Gaji sebelum 1993 - gaji
7 Gaji pada 1993 – Gaji + ITKA
8 Gaji pada 1996 – Gaji + ITKA + ITP

27

Carta Aliran – Urusan Perkiraan KWSP

Terima Kew. 8 dari Jabatan Pelajaran negeri

B A

Tarikh masuk ke Jumlah Perkiraan
Skim Pencen Pendapatan

Penyata SG 20 (kew.320)
Perkiraan SG20
(kew. 320) Portongan KWSP berdasarkan
Penyata JAdual ketiga 1996
Pendapatan

28

7.3 URUSAN PAYROLL

SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN PENGURUSAN PENYEDIAAN PAYROLL

a) Lantikan Pegawai Baru : Borang / dokumen :-
i. Kew 320 (SG20)
ii. Penyata Tunggakan / Perkiraan tunggakan gaji – jika berkenaan
iii. Kew 8 asal lantikan
iv. Salinan Surat Tawaran
v. Salinan surat melapor diri bertugas
vi. Salinan fotostat kad pengenalan
vii. Salinan fotostat buku bank
viii. Salinan fotostat nombor ahli KWSP

b) Pindah Lokasi Keluar / Masuk : Borang / dokumen :-
i. Kew 320 (SG 20)
ii. Surat Pengesahan Pembayaran Gaji ke Jabatan Baru
iii. Salinan Sijil Gaji Akhir
iv. Salinan surat Tukar keluar / Masuk

c) Pertukaran Keluar Negeri : Borang / dokumen :-
i. Kew 320 (SG20)
ii. Sijil Gaji Akhir yang diluluskan oleh pihak AG
iii. Salinan Kew 8 Pertukaran Keluar
iv. Salinan Surat Pertukaran

d) Pertukaran Akaun Bank : Borang / dokumen :-
i. Kew 320 (SG20)
ii. Fotostat Buku Bank

29

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG

RUJUK PERATURAN

1. Terima kew. 8 yang telah diluluskan
dari jabatan Pelajaran Negeri

Catat dalm buku KIV Payroll

- bulan dimana
tindakan payroll
diambil

2. Bagi pegawai yang bertukar
pastikan ada Sijil Gaji Akhir yang
lengkap iaitu :-

2.1 Nama

2.2 No. Kad Pengenalan

2.3 No. Gaji

2.4 Jumlah gaji dan elaun
ITKA,Keraian, rumah,ETJ

2.5 Tarikh sehingga pembayaran
dibuat

2.6 jenis-jenis potongan berkaitan
- Perumahan
- Cukai Pendapatan
- KWSP
- Tabung Haji
- MNI
- Pinjaman Kenderaan
- Pinjaman Mara
- Pendahuluan Diri

2.7 Tarikh Pergerakan Gaji

Sediakan borang SG20 yang
lengkap dalam 3 salinan

30

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG

RUJUK PERATURAN

3.1 Bagi pegawai yang kali pertama
(B ) dilaporkan isikan semua
perkara/ butiran dalam borang
KEW 320 berkaitan.

3.2 Bagi pindaan dalam pusat
pembayaran yang sama ( P ) isi
semua butiran KEW 320
berkaitan

3.3 Bagi tindakan (T) isikan bahagian
perubahan berlaku

Pegawai yang menyediakan perlu
menurunkan tandatangan dan tarikh
di ruangan yang disediakan

Guru Besar juga perlu menurunkan
tandatangan, nama , jawatan dan
tarikh pada ruangan yang
disediakan.

Susun Kew 320 mengikut nombor
gaji yang kecil didahulukan

Sertakan dokumen sokongan yang
dikehendaki

1 Set ke Akauntan Negeri

1 Set ke unit kewangan Pejabat
Pelajaran

Terima Slip Gaji.
Salinan Asal kepada Penerima Gaji
Salinan Pendua untuk Fail sekolah

31

CARTA ALIRAN - URUSAN PAYROLL

Terimaan kew. 8 yang telah diluluskan dari
Jabatan Pelajaran Negeri

Rekod dalam Buku Perkhidmatan

Simpan dalam fail payroll
Sediakan SG 20(kew.,320) dan lengkapkan

Kemukakan Tidak lulus Hantar pada Guru Besar untuk tandatangan
Dokumen Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri/PPD dan
yang Diperlukan Pastikan dokumen sokongan disertakan

Lulus

Terima slip gaji bulanan

Semak slip gaji
- Salinan asal kepada pegawai berkenaan
- 1 salinan difailkan

32

7.4 URUSAN GAJI BERASINGAN

Peraturan-peraturan Pentadbiran
i. Pastikan kew. 8 diluluskan oleh jabatan pendidikan negeri
ii. Pastikan Salinan Sijil Gaji akhir pertukaran luar diluluskan oleh
akauntan negeri
iii. Dapatkan Dokumen Peribadi pegawai
iv. Pembayaran dibuat pada kadar segera
v. Pengunaan Pembayaran secara berasingan hanya layak bagai
pegawai seperti berikut :-
- Pegawai yang telah bersara
- Pegawai secara kontrak/ sambilan / KGSK
- Pegawai yang telah meninggal dunia

33

SENARAI TUGAS / KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

Tugas Pegawai Tugas dan Tanggungjawab Kuasa yang Tugas Pegawai
diberi Lain Yang Ada
Atasan yang ada Hubungan
Hubungan

Pengetua/Guru Terima Kew 8 yang telah Surat Pekeliling
Besar diluluskan dari Jabatan Akauntan
Pelajaran Negeri Malaysia Bil. 3
tahun 1993

Pastikan pada bulan mana
Pembantu Tadbir tindakan perlu diambil

Sediakan dokumen
Pembantu Tadbir pembayaran

a) Penyata Pembayaran
dan pastikan butiran
berikut dicatatkan:-

o Nama Pegawai
o Nama Sekolah
o Tempoh

Pembayaran
o Jumlah Gaji dan

Elaun-elaun
o Potongan yang

berkaitan
o Jumlah Potongan
o Jumlah Bersih

34

Tugas Pegawai Tugas dan Tanggungjawab Kuasa yang Tugas Pegawai
Atasan yang ada diberi Lain Yang Ada
Hubungan Hubungan

Pengetua/Guru b) Sediakan baucar
Besar bayaran Kew 304
dan lengkapkan
butiran :-

- Bagi bulan/tahun
- Jenis
- Tarikh dan Tahun
disediakan
- Kod /Nama Jabatan
- Kod /Nama PTJ
- Nama Penerima
- No.Kad Pengenalan
- Perihal
- Perihal cek

Pembantu Tadbir c) Perbelanjaan
dimasukkan ke
dalam

a. Kod Maksud
b. Kod Jabatan
c. PTJPK
d. Program / Akta

Amanah
e. Objek
f. Jumlah Bersih
g. Amaun (Dalam

Perkataan)

35

Proses Kerja – Menguruskan Pembayaran Gaji Berasingan

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UDANG-

MELULUSKAN/ UNDANG

RUJUK PERATURAN

1. Terima kew. 8 yang telah diluluskan dari Surat Pekeliling
Jabatan Pelajaran Negeri akauntan
Malaysia bil. 3
2. Pastikan pada bulan mana tindakan perlu tahun 1993
diambil
Jadual
3 Sediakan dokumen pembayaran Potongan Cukai
Berjadual
3.1. Penyata pembayaran dan pasti
butiran berikut dicatatkan Jadual KWSP

a. Nama Pegawai
b. Nama Sekolah
c. Tempoh Pembayaran
d. Jumlah Gaji dan elaun-elaun
e. Potongan yang berkaitan
f. Jumlah Potongan
g. Jumlah Bersih

- Sediakan baucer bayaran
Kew. 304 dan lengkapkan
butiran

• Bagi bulan/tahun
• Jenis
• Tarikh dan tahun disediakan
• Kod Jabatan/ Nama J
• Kod PTJ nama PTJ
• Nama Penerima
• No. Kad Pengenalan
• Perihal
• Perihal cek.

- Perbelanjaan di masuk ke
dalam

• Kod Maksud
• Kod Jabatan
• PTJPK
• Program/ Akta Amanah
• Objek
• Jumlah Bersih
• Amaun ( Dalam Perkataan )

36

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UDANG-

MELULUSKAN/ UNDANG

RUJUK PERATURAN

AP 95 dipatuhi Surat Pekeliling
Tandatangan dan tarikh cop rasmi akauntan
Malaysia bil. 3
AP 99 dan AP 102 dipatuhi tahun 1993
Tandatangan, tarikh dan cop rasmi

4. Sekiranya pembayaran melebihi satu Jadual
amaun gunakan borang Kew 304A Potongan Cukai
Berjadual
4.1. Perhatikan kepada borang Kew 304
hanya Jadual KWSP

- butiran a hingga e perlu dicatat
- Perihak cek ( berganda bilangan

cek )
- Perbelanjaan dimasuk ke dalam

akaun di bawah ( a hingga h )
- AP 95 dan AP 102 dipatuhi

tandatangan, tarikh cop rasmi.

. 4.2. Butiran Kew. 304 seperti berikut :-
• Tahun Kewangan
• Jenis
• Tarikh Baucer
• Kod Jabatan
• Kod PTJ Nama PTJ
• Nama Penerima
• No. Kad Pengenalan
• Alamat / Nama Bank
• Perihal
• Amaun
• Perihal akaun Penerima
• Tandatangan Pegawai yang
menyediakan
• Nama. Cop dan Tarikh
• Tandatangan Pegawai yang
mengesahkan
• Nama Cop dan Tarikh

37

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG
5 Sediakan Borang KWSP
RUJUK PERATURAN
5.1 Boran A KWSP dan Butiran dicatat
• Nama Majikan
• Alamat Majikan
• Caruman bagi tahun
• No Ahli
• No Kad Pengenalan Ahli
• Nama Ahli
• Bulan-bulan caruman termasuk
jumlah
• Potongan
• Jumlah dibawa ke hadapan
• Jumlah bulanan
• Tandatangan, nama, kad
Pengenalan, majikan dan cop
rasmi

Penyata dan dokumen yang disediakan
dengan lengkap dihantar ke Jabatan
Pelajaran Negeri untuk kelulusan

Terima cek pembayaran dari Jabatan
Pelajaran Negeri
7.1 Pembayaran gaji kepada pegawai
berkenaan
7.2 Uruskan cek-cek potongan yang
berkaitan

Failkan satu salinan

38

CARTA ALIRAN - URUSAN BAYARAN GAJI BERASINGAN

Terimaan kew. 8 yang telah diluluskan dari
Jabatan Pelajaran Negeri

Rekod dalam Buku Penerimaan Surat

Minta Sediakan pembayaran - baucer
betulkan Berasingan dan pelbagai potongan
semua Dapatkan tandatangan Guru Besar untuk perakuan
baucer/penyata Dan pengesahan

Tidak lulus Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri/PPD dan
Pastikan dokumen sokongan disertakan

Lulus

Terima cek pembayaran

Kreditkan ke bank/hantar cek
Potongan ke syarikat berkenaan

Masukkan salinan ke fail

39

7.5 URUSAN POTONGAN PELBAGAI

Peraturan-peraturan Pentadbiran
i. Terima arahan potongan daripada pihak yang berkaitan
i. Sediakan jenis potongan untuk pastikan kodnya
ii. Sediakan borang Kew. 320 untuk Payroll
iii. Masukkan amaun potongan dengan salinan surat arahan potongan
iv. Hantar Ke unit kewangan PPD

40

PROSES KERJA – PELBAGAI POTONGAN

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG

RUJUK PERATURAN

1. Terima arahan potongan daripada pihak
yang berkenaan

i. Cukai pendapatan
ii. Pinjaman perumahan
iii. Pinjaman Kenderaan
iv. Tabung Haji
v. Insuran MNI
vi. Pinjaman Mara
vii. Biro Angkasa

2. Semak jenis potongan – pastikan
kodnya

3. Sediakan borang Kew. 320 untuk
tindakan payroll. Masukkan amaun
potongan dengan 2 salinan surat
arahan potongan

4. Hantar ke PPD

41

CARTA ALIRAN – PELBAGAI POTONGAN
Terimaan surat arahan potongan
Semak jenis potongan untuk pastikan kod
Potongan
Sediakan Borang ( kew.320) SG 20
Untuk tindakan gaji
Hantar ke Bahagian kewangan/JPN/PPD

42

7.6 URUSAN TUNTUTAN

Peraturan-peraturan Pentadbiran

i. ikan Dokumen yang membolehkan pegawai membuat tuntutan ( surat arahan)
ii. Pastikan kadar-kadar yang sebenar tuntutan dibuat
iii. Surat dan dokumen perlu diakui sah
iv. Tuntutan tidak berulang dan bertindih

43

SENARAI TUGAS / KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

Tugas Pegawai Tugas dan Tanggungjawab Kuasa yang Tugas
atasan yang ada diberi Pegawai
Hubungan Lain Yang
Ada
Hubungan

Pengetua/GPK/Ketua Terima Penyata Tuntutan Pek.Perb. Pembantu
Pembantu dari pegawai yang Bil.2/1993 Tadbir /PAP
Tadbir/Pembantu berkenaan
Tadbir Pek.Perb.
Bil.8/1995
Sediakan baucar bayaran
dan lengkapkan butiran Pek.Perb.
yang berkenaan:- Bil.4/2001

o Kew 304 Pek.Perb.
o Kew 304A Bil.3/2003
o Kew 321
o Fotostat Buku Pek.Perb.
Bil.3/2005
Akaun
o Borang Kelompok

44

PROSES KERJA – MENGURUS TUNTUTAN PERJALANAN

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG

RUJUK PERATURAN

1. Sediakan borang tuntutan
perjalanan yang lengkap kepada
pegawai yang membuat tuntutan

2. Mengisi maklumat-maklumat yang
terdapat pada lampiran A

Muka 1 1. Nama Pegawai
Muka 2 2. No Kad Pengenalan
3. No Akaun, Nama dan

Alamat Bank
4. Gaji, Elaun-elaun
5. Butir-butir kenderaan
6. Alamat Pejabat
7. Alamat Rumah

Tarikh
Waktu bertolak dan sampai
Tujuan / Tempat
Jarak (KM)/ tambang

Muka 3

Jumlah KM
Butir-butir tambang

pengangkutan jalan
Butir-butir tuntutan Elaun Makan/

Harian

Muka 4

9 Butir-butir tuntutan Bayaran
Sewa Hotel

10 Tuntutan Pelbagai

45

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG
3 Mengisi borang espkb
4 Mengisi borang kelompok bayaran RUJUK PERATURAN
5 Semua penyata tuntutan dan

dokumen sokongan hendaklah
disahkan oleh ketua jabatan
6 Bayaran dibuat secara EFT
7 Salinan slip pembayaran diterima
8 Edarkan kepada penerima

46

CARTA ALIRAN - URUSAN ELAUN TUNTUTAN

Memberi borang tuntutan untuk
Dilengkapkan oleh pegawai berkenaan

Minta pegawai
Lengkapkan
Semula

Tidak Lengkap
Lengkap

Pastikan butir-butir yang diperlukan
Terdapat dalam borang

Sediakan baucer bayaran,kelompok
Dan baucer berasingan

Dapatkan tandatangan Guru Besar dan
Penolong Kanan

Hantar borang tuntutan dan baucer,
Kelompok dan baucer berasingan bersama
Dengan surat sokongan ke Bahagian Kewangan

Simpan satu salinan dalam fail

47