04

SENARAI SEMAK Tandakan ( _/ ) Catatan

Bil Tindakan

1 Sediakan Borang Tuntutan

Serah borang kepada pegawai yang
2 membuat

tuntutan

3 Semak borang tuntutan dan cop rasmi

4 Dapatkan dokumen tambahan

5 Sediakan baucer bayaran 304/304A dan 302

Hantar kepada Pengetua untuk
6 ditandatangani

Dokumen yang lengkap dihantar kepada
7 Jabatan

Akauntan Negar cwgn Johor

Terima cek bayaran dari Jabatan Akauntan
8 Negara

cwg Johor

9 Rekodkan butiran cek dalam daftar cek

10 Bayaran cek kepada pegawai

11 Failkan

48

7.7 URUSAN PENYEDIAAN BUKU TUNAI

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

i. Dapatkan Buku Tunai
ii. Catatkan baki awal tahun di ruangan penerimaan
iii. Catatkan urusniaga setiap kali berkaku penerimaan / Pembayaran
iv. Tutup bayaran setiap akhir bulan;
v. Terima Penyata Bank;
vi. Sediakan Penyata Penyesuaian Bank;
vii. Dapatkan pengesahan dan tandatangan Guru Besar;
viii. Simpan Penyata penyesuaian bank ke dalam fail Penyata Bank

49

SENARAI TUGAS / KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

Tugas Pegawai Tugas dan Tanggungjawab Kuasa yang Tugas
Atasan yang ada diberi Pegawai Lain
Hubungan Yang Ada
Hubungan

Pengetua/GPK/Ketua 1) Merekod semua hasil
Pembantu dan terimaan dan
Tadbir/Pembantu mengimbangkan baki
Tadbir lajer tiap-tiap bulan.

2) Mengetahui kuitpan

harian bulanan dan

tahunan mengikut

lajur-lajur berkaitan

3) Memastikan baki
peruntukan cukup
untuk proses
pembayaran

4) Jumlah harian –

Jumlah pungutan yang

diterima pada hari

berkenaan :- bagi

tempat mempunyai

kemudahan bank,

pungutan dibankkan

pada hari berkenaan

jika:-

• Wang Tunai
melebihi
RM500.00

• Pungutan Tunai,
Wang Pos,
Kiriman Wang
dan Cek melebihi
RM2,000.00.

50

Tugas Pegawai Tugas dan Tanggungjawab Kuasa yang Tugas
Atasan yang ada diberi Pegawai Lain
Hubungan Yang Ada
Hubungan

1. Pungutan lewat
diterima dibankkan
pada hari berikut.
Dan Tunai dibankkan
pada hari berikutnya.

2. Pungutan cek, bank
draft dibankkan
selewatnya
seminggu dari trikh
terima bagi
mengelakkan tarikh
luput.

51

PROSES KERJA URUSAN PENYEDIAAN BUKU TUNAI

PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UDANG-

BIL MELULUSKAN/ UNDANG

RUJUK PERATURAN

1 Dapatkan Buku Tunai wang kerajaan AP 144 , 146
dan Suwa penyelenggaraan secara
berasingan

Catatkan baki awal tahun di ruangan
2 penerimaan bagi setiap peruntukan

sekiranya ada

3 Catatkan urusniaga setiap kali berlaku
penerimaan atau bayaran

Dibahagian Terimaan ( sebelah kiri )
4 Butir-butir berikut hendaklah

dimasukkan.

i. Tarikh kutipan
ii. Nombor resit dikeluarkan
iii. Butir-butir penerimaan ( dari

siapa)
iv. Amaun terimaan mengikut

tajuk-tajuknya
v. Jumlah terimaan
vi. Tarikh dan jumlah dibank.

5 Dibahagian Bayaran ( Sebelah Kanan )
masukkan butir-butir berikut :-
i. Tarikh bayaran
ii. Butir-butir bayaran ( Kepada
siapa)
iii. No. Baucer
iv. No. Cek
v. Amaun Bayaran mengikut
Tajuk/ peruntukan
vi. Jumlah Bayaran

52

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UDANG-

MELULUSKAN/ UNDANG

RUJUK PERATURAN

6 Sediakan Penyata penyesuaian Bank
sebaik sahaja menerima Penyata Bank
sengan catatan seperti berikut :-

Nama Cek : …………………..
No. Akaun : …………………..

Baki wang seperti di penyata bank pada
:……..

Campur : Kemasukkan bank belum
dikredit

Tarikh Masuk Bank
Jumlah

Xxxxxxx xxx.x

TOLAK : Cek-cek belum ditunaikan

No. Cek Tarikh Jumlah

xxxx xx.xx.xx xxx.xx
xxxx xx.xx.xx xxx.xx

Baki wang seperti di Buku Tunai pada
…………………………………………

53

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UDANG-

7. Serahkan Buku Tunai kepada Guru MELULUSKAN/ UNDANG
Besar / Penolong Kanan untuk disah
dan ditandatangan dan kepada RUJUK PERATURAN
Juruaudit dalaman untuk disemak
semula dan ditandatangani Guru Besar /
Penolong Kanan

8. Simpan ke dalam fail penyata bank
untuk semakan audit sekolah pada
akhir tahun.

54

CARTA ALIRAN - PENYEDIAAN BUKU TUNAI

Dapatkan Buku Tunai

Catatkan baki awal ruangan penerimaan
Sertakan juga kertas kerja

Terimaan Rekodkan/catatkan urusniaga setiap kali
Berlaku penerimaan/pembayaran
Rujuk Resit Bayaran
Penyata / Slip
Bank Rujuk Baucer cek

Lengkap
Tutup bayaran

Terima Penyata Bank

Minta dilengkapkan Sediakan Penyata penyesuaian bank
Penyesuaian
Akaun Lengkap
Ya
Tidak Lengkap

Minta Tidak Lulus Dapatkan perakuan tandatangan Guru Besar
Pembetulan
Dan Lulus
Pengesahan Ya

Sediakan Penyata Penyesuaian
Pastikan rekupmen dibuat pada 31 disember
Setiap tahun bagi mencukupi jumlah asal

55

SENARAI SEMAK URUSAN PENYEDIAAN BUKU TUNAI

TINDAKAN TANDA( ) CATATAN

1. Dapatkan Buku Tunai Kerajaan/Suwa

2. Tulis/Catatkan baki awal tahun pada
Setiap peruntukan.

3. Ada terimaan ? Catat terimaan ke
Dalam Buku Tunai

4. Ada Bayaran ? Catat bayaran ke
Dalam Buku Tunai

5. Tutup Bayaran

6. Terima Penyata Bank dari Bank

7. Sediakan Penyata Penyesuaian Bank

8. Tandatangan di Buku Tunai sebagai
Penyedia

9. Serah pada Guru Besar/Penolong Kanan
Untuk pengesahan dan tandatangan

10. Serah kepada Guru Audit Dalaman untuk
Disemak semula bersama baucer bayaran

56

7.8 URUSAN PENERIMAAN WANG AWAM

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

i. Urusan Terimaan
ii. Peraturan- peraturan Pentadbiran
iii. Resit mestilah dikeluarkan bagi setiap penerimaan wang
iv. Memberitahu orang awam iaitu mereka hendaklah
v. Meminta resit bagi semua wang yang di bayar.

57

SENARAI TUGAS / KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

Tugas Pegawai Tugas dan Kuasa yang diberi Tugas
Atasan yang ada Tanggungjawab Pegawai Lain
Hubungan Yang Ada
Hubungan

Pengetua/Guru 1) Pastikan jumlah AP69 Pembantu
Besar/Ketua terimaan AP70(a) Tadbir
Pembantu AP62 Kewangan
Tadbir/Pembantu 2) Keluarkan resit
Tadbir rasmi pejabat

3) Catatkan terimaan di
Buku Tunai didalam
lajur yang
berkenaan.

4) Salinan slip bayar
masuk yang telah
diakui terima oleh
bank hendaklah
disimpan dan
difailkan mengikut
jenis-jenis kumpulan
wang

5) Hanya pegawai-
pegawai yang
diberikuasa sahaja
yang boleh
membuat pungutan,
membatalkan resit
bagi kutipan wang
awam bagi pihak
guru besar/pengetua

58

PROSES URUSAN PENERIMAAN WANG AWAM

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UNDANG-

MELULUSKAN/ UNDANG

RUJUK PERATURAN

1 Mendapatkan kelulusan kuasa Pengetua / GB
menerima wang ( A.P 69 )

2
Dapatkan Buku resit daripada pegawai
yang menjaga dan pastikan nombor siri

3 Menerima wang dan keluarkan resit
pada masa urusan dibuat.(Rujuk AP
70)

4 Rekodkan dalam Buku Daftar Kutipan
Harian

Merekodkan ke dalam Buku Tunai
5

Menyerakkan wang dan Buku Kutipan
6 Harian kepada Guru Besar Untuk

Disemak

7 Sediakan Slip Bank dan Masukkan
wang ke Bank

59

CARTA ALIRAN URUSAN TERIMAAN

Minta penjelasa Tidak URUSAN TERIMAAN
Dari Guru
Dan Kelas Keluar surat kuasa kepada
pembetulan Kakitangan serta senarai kutipan

Minta betulkan Tidak Keluarkan buku resit rasmi
Semula slip Lengkap Kepada guru kelas
baru
Guru menerima kutipan dari pelajar
Dan keluar resit serta merta semasa
Terimaan

Daftar resit/kutipan dalam Penyata kutipan

Serah kutipan bersama-sama dengan
Buku Resit dan Penyata Kutipan
Kepada Pembantu Tadbir

Semak kutipan, Buku Resit
Dan Penyata Kutipan

Betul
Lengkap

Ya

Keluarkan Resit Induk kepada
Guru Kelas sebagai penerimaan

Catatkan dalam buku Kutipan
Harian

Tulis slip masuk bank hasil
Kutipan

Ya

Semak slip bank selepas dibank
Catatan dalam Buku Tunai

60

SENARAI SEMAK URUSAN TERIMAAN

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Tentukan surat kuasa menerima wang ada

dikeluarkan.

2 Dapatkan Daftar Stok Buku Resit.

3 Pastikan buku resit ada untuk digunakan.
4 Sediakan Borang Serahan Kutipan.

5 Sediakan Buku Daftar Kutipan Harian.
6 Sediakan slip masuk bank.

7 Sediakan Buku Tunai.

61

7.9 URUSAN PEMBERIAN BANTUAN PELAJARAN

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

i. Pastikan enrolmen pelajar dengan menyemak buku kedatangan pada 1hb Oktober
ii. Sediakan borang tuntutan
iii. Semak jumlah perkiraan di borang tuntutan
iv. Hantarkan ke Jabatan sebelum 31 oktober tahun semasa
v. Sediakan perkiraan untuk pertambahan pelajar 5% yang kedua mengikut enrolmen

murid pada 1 Julai tahun berikutnya.

62

SENARAI TUGAS / KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

Tugas Pegawai Tugas dan Tanggungjawab Kuasa yang diberi Tugas
Atasan yang ada Pegawai Lain
Hubungan Yang Ada
Hubungan

Pengetua/Guru - Pastikan terimaan AP 72 Pembantu
Besar/Ketua Tadbir
Pembantu secara EFT sama Pekeliling Kewangan
Tadbir/Pembantu dengan Penyata Bank Kewangan
Tadbir
- Keluarkan resit rasmi

pejabat

- Catatkan terimaan
EFT ke dalam Buku
Tunai mengikut lajur
yang berkenaan:-

▪ Teras

▪ Wajib

▪ Bahasa Asing

▪ LPBT

▪ Bimbingan dan
Kaunseling

▪ Pusat Sumber

▪ Pendidikan Khas

▪ Prasekolah

▪ Pelbagai (RMT,
SBT, YKS, Elaun
PK,Bantuan
PIBG,KWAPM,
Faedah Bank ,
sumbangan dll)

63

Proses Kerja – Urusan Tuntutan pemberian bantuan pelajaran

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG

RUJUK PERATURAN

1. Memastikan enrolment yang sebenar
dengan menyemak buku kedatangan
pelajar pada 1hb oktober

Sediakan Borang tuntutan SR dalam
2 5 salinan. Sertakan satu sampul surat

beralamat sendiri

3 Disemak jumlah perkiraan dan
sekiranya betul dapatkan tandatangan
guru besar

4 Hantarkan ke unit kewangan Jabatan
Pelajaran Johor

5 Tunggu cek pembayaran daripada
Jabatan Pelajaran Negeri

Sekiranya ada pertambahan murid
6 sediakan permohonan tuntutan

tambahan pada bulan april

64

CARTA ALIRAN – URUSAN TUNTUTAN BANTUAN PELAJARAN

Semak enrolment murid pada 1hb oktober
Sediakan borang tuntutan

Betulkan Tidak Lulus Semak jumlah perkiraan di borang tuntutan
Sekiranya Lulus
Terdapat
Kesilapan

Hantar kepada Pengetua/Guru besar untuk
Mendapatkan tandatangan & cop rasmi

Hantar borang tuntutan dan
dokumen sokongan ke Bahagian Kewangan

Simpan satu salinan dalam fail

65

7.10 PEMBELIAN

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

i. Pastikan tahap stok
ii. Pastikan peruntukan mencukupi untuk membuat pembelian
iii. Dapatkan Kelulusan Guru Besar
iv. Senaraikan jenis pembelian
v. Dapatkan kelulusan Pengetua/Guru Besar
vi. Mengemaskini stok dari masa ke semasa

66

SENARAI TUGAS / KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

Tugas Pegawai Tugas dan Kuasa yang diberi Tugas
Atasan yang ada Tanggungjawab Pegawai
Hubungan Lain Yang
Ada
Hubungan

Pengetua/Guru 1. Pastikan baki
Besar/Ketua peruntukan
Pembantu mencukupi sebelum
Tadbir/Pembantu membuat pembelian
Tadbir
2. Sediakan Nota Minta

3. Sediakan Borang
Pesanan

4. Semak Barangan
yang diterima sama
dengan borang
pesanan

5. Rekod invoice ke
dalam Daftar Bil

6. Barangan
direkodkan ke dalam
Daftar Stok

67

PROSES URUSAN PEMBELIAN

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG

RUJUK PERATURAN

1 Pastikan keperluan mengikut baki stok Guru Arahan
Besar/Pengetua Perkhidmatan

2 Pastikan baki peruntukan masih
mencukupi

3 Pastikan Jenis / Kaedah pembelian
perlu mendapatkan kelulusan daripada

Jabatan Pelajaran sekiranya

pembelian melebihi dari had yang

ditetapkan

Senaraikan Jenis pembelian dan
4 dapatkan Kelulusan Guru Besar

5 Sediakan Borang Pesanan tempatan
dalam tiga salinan , 2 salinan kepada
pembekal

Pastikan barang / alatan yang diterima
6 bersamaan dengan pesanan yang

dibuat.

7 Rekodkan ke dalam Buku Stok (PS
2,3& 4)

8 Rekod ke dalam buku daftar Bil

68

CARTA ALIRAN URUSAN PEMBELIAN

Semak tahap stok
Semak peruntukan

MInta penjelasan Pastikan jenis pembelian
Dan sediakan - sebut harga 3 pembekal
Senarai baru - melebihi RM 10,000.00 seunit

Tidak minta kelulusan
Lulus - pembelian runcit

Minta betulkan Senaraikan pembelian dan dapatkan
invoice Dan Kelulusan Ketua Jabatan
bekalkan Barang
Betul
Tidak Ya
Lengkap
Sediakan borang pesanan dan hantar
Kepada pembekal 2 salinan

Terima borang Nota Penghantaran
Invoice

Semak barang
- pastikan kualiti barang
- pastikan kuantiti barang

Lengkap

Masukkan stok
PS 4
PS 5

Daftar bil

69

SENARAI SEMAK URUSAN PEMBELIAN

Bil Tindakan Tandakan Catatan
1 Tentukan peruntukan masih mencukupi. (√)

2 Senaraikan jenis pembelian.

3 Sediakan Borang Pesanan.

4 Rekodkan ke dalam Daftar Stok.

5 Pastikan semua dokumen direkodkan ke dalam
Buku Daftar Bil

70

7.11 URUSAN PEMBAYARAN

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

i. Pastikan baki peruntukan bagi vot berkenaan masih mencukupi
ii. Pastikan semua dokumen-dokumen yang berkenaan lengkap dan sempurna

71

SENARAI TUGAS / KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

Tugas Pegawai Tugas dan Tanggungjawab Kuasa yang diberi Tugas
Pegawai
Atasan yang ada Lain Yang
Hubungan Ada
Hubungan

Pengetua/Guru 1. Pastikan baki
Besar/Ketua peruntukaan
Pembantu mencukupi untuk
Tadbir/Pembantu membuat
Tadbir pembayaran

2. Pastikan ada Nota
Minta, Borang
Pesanan, Invoice,
sebelum membuat
pembayarn. Jika bil
asal hilang,
pembayaran
hendaklah dibuat
terhadap bil salinan
yang telah diperakui
oleh Pengetua/Guru
Besar seperti
berikut:-

”Saya mengesahkan
bahawa bil/invoice asal
yang telah didapati
hilang dan saya
perakukan bahawa
pembayaran sebenarnya
belum lagi dibuat dan
jika bil/invoce asal
dijumpai, bayaran tidak
akan dibuat”

3. Sediakan Baucar
Pembayaran dan cek

72

Tugas Pegawai Tugas dan Tanggungjawab Kuasa yang diberi Tugas
Pegawai
Atasan yang ada Lain Yang
Hubungan Ada
Hubungan

Pengetua/Guru 4. Fotostat cek yang
Besar/Ketua telah ditandatangani
Pembantu
Tadbir/Pembantu 5. Pastikan pembekal
Tadbir menandatangani di
Borang Pesanan

6. Bil telah dijelaskan
hendaklah di cop
’SUDAH BAYAR’

7. Cara-cara susunan
dokumen
pembayaran:-

i. Baucar
Pembayaran

ii. Fotostat Cek

iii. Resit dari
pembekal, jika
ada

iv. Bil/invoice

v. Borang Pesanan

vi. Nota Minta

73

PROSES KERJA URUSAN PEMBAYARAN

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UDANG-

MELULUSKAN/ UNDANG

RUJUK PERATURAN

1 Pastikan prosidur pembelian telah dipenuhi

2 Pastikan Invoice/Bil dan pesanan tepatan
diterima baik dan jumlahnya adalah betul

3 Pastikan peruntukan bagi di Buku Tunai
adalah mencukupi

4 Sediakan baucer bayaran dalam dua
salinan

5 Dapatkan kelulusan Pengetua/Guru Besar

Tuliskan cek untuk pembayaran dan cop
6 SUDAH DIBAYAR pada semua dokumen

yang berkenaan

Dapatkan tiga tandatangan ke atas cek
7 yang berjumlah RM 10,000.00 ke atas

8 Rekod Pembayaran dalam buku tunai dan
pastikan ruangan butiran adalah betul

9 Membuat salinan fotostat cek

10 Hantar cek dan salinan baucer kepada
pembekal

11
Rekod pembayaran dalam daftar bil

12
Terima Resit dan simpan dalam fail baucar

74

CARTA ALIRAN URUSAN PEMBAYARAN

Sediakan 3 salinan boring pesanan
Asal dan kedua kepada pembekal
Salinan ketiga salinan di Buku Pesanan

Minta pembekal Terima invoice dari pembekal
Betulkan - pesanan asal disertakan bersama
Invoice - jumlah RM betul dan tepat
- daftar bil
Tidak
Lengkap lengkap

Ya

Pastikan peruntukan mencukupi sebelum
Membuat pembayaran

Sediakan baucer pembayaran dan pastikan
cop stok di atas bil dan catatan stok dibuat

Dapatkan pengesahan Guru Besar

Minta Tidak Lulus
Lengkapkan Lulus
Semula Ya
Baucer/bil Tidak Tulis cek untuk pembayaran dan cop
Lulus Jelas semua dokumen
Minta tulis
Semua cek Dapatkan tandatangan ke atas cek
- 3 tandaangan bagi RM 10,000.00

2 tandatangan bagi dibawah RM10,000.00
Lulus
Ya

75

Sambungan Urusan Pembayaran

Catatkan butiran dalam buku tunai dan
Pastikan ruangan butiran tepat/betul
Hantar cek dan baucer kepada pembekal
Terima resit dan baucer yang telah
Ditandatangani
Masuk fail

76

SENARAI SEMAK URUSAN PEMBAYARAN Tandakan ( _/ ) Catatan

Bil Tindakan

1 Pastikan semua dokumen:
- Pesanan Tempatan
- Bil/ Invois adalah lengkap

2 Pastikan peruntukan masih mencukupi

3 Baucer pembayaran

4 Sediakan cek untuk pembayaran

5 Dapatkan tandatangan Pengetua/ Guru Besar dan
Penolong Kanan

6 Hantarkan cek dan baucer kepada pembekal

7 Pastikan resit penerimaan diterima dari Pembekal

8 Pastikan pembayaran direkod dalam Daftar Bil

9 Pastikan pembayaran direkod dalam Buku Tunai

77

7.12 PANJAR WANG RUNCIT

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

i. Dapatkan kebenaran untuk mewujudkan Panjar Wang Runcit daripada Jabatan
Pelajaran Negeri dengan menggunakan Lampiran ‘P’ ( Kertas Kerja ) dan
menyatakan amaunnya.

ii. Bila terima kelulusan, sediakan satu baucer bayaran untuk mengeluarkan wang
daripada kumpulan wang suwa kantin / kedai buku

iii. Dapatkan surat penurunan kuasa Pengendalian Panjar Wang Runcit
iv. Sediakan satu Buku Tunai Panjar Wang Runcit untuk merekodkan segala

rekupmen dan pembayaran runcit.
v. Pastikan Buku tunai wang runcit ditutup dan diimbangkan sebaik sahaja wang

dibelanjakan telah direkupkan.

78

SENARAI TUGAS / KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

Tugas Pegawai Tugas dan Tanggungjawab Kuasa yang diberi Tugas
Pegawai
Atasan yang ada Lain Yang
Hubungan Ada
Hubungan

Pengetua/Guru 1. Panjar Wang Runcit
Besar/Ketua boleh direkup lebih
Pembantu dari 1 kali dalam
Tadbir/Pembantu sebulan (mengikut
Tadbir keperluan)

2. Setiap satu bil tunai
tidak boleh melebihi
RM100.00

3. Rekod setiap
perbelanjaan /
pembayaran di
dalam Buku Tunai
Panjar Wang Runcit

4. Buku Tunai Panjar
Wang Runcit ditutup
dan diimbangkan
setiap rekupment kali
rekupment dibuat.

79

PROSES KERJA URUSAN PANJAR WANG RUNCIT

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG
RUJUK PERATURAN

1 Sediakan kertas kerja bagi P/Tadbir AP 97(d)

menentukan keperluan yang diminta; Surat Pekeliling
Perbendaharaan
Had PWR Sekolah Menengah Bil 1/1982

RM500.00, Sekolah Renadah

RM300.00 P/Tadbir

2 Hantarkan permohonan bagi
mendapatkan kebenaran mewujudkan

Panjar wang runcit bersama kertas

kerja ( Lampiran P ) Guru Besar

3 Terima surat perlantikan
menguruskan Panjar Wang Runcit
dengan amaun yang dibenarkan

4 Sediakan baucer bayaran untuk
mengeluarkan wang daripada
kumpulan wang suwa kantin atau
kedai buku.

5 Sediakan satu Buku Tunai Wang
Runcit untuk merekodkan butir-butir
pengeluaran cek di Bahagian
Terimaan seperti :-

i. Tarikh Cek & No. Cek

ii. Nombor baucer yang
menyokong pengeluaran
cek

iii. Amaun

80

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG
RUJUK PERATURAN

6 Resit-resit bayaran tunai kurang dari
RM 100.00 dari pembekal atau surat
perakuan perbelanjaan yang disahkan
oleh guru besar hendaklah diberi
nombor siri yang berturut, hendaklah
dicatat di ruang “ Bayaran” di Buku
Tunai Wang Runcit mengikut
peruntukan perbelanjaan sama ada
peruntukan perbelanjaan sama ada
peruntukan Wang Suwa atau wang
kerajaan.

7 Sediakan baucar kecil berserta
dokumen menyokong bil

8 Kemukakan baucar kecil/bil tunai
kepada pengetua untuk diluluskan

9 Buat pembayaran berdasarkan
bil/baucar yang diluluskan

10 Rekodkan butiran bayaran ke dalam
Buku Tunai PWR

Sediakan cek-cek rekupmen bagi
11 kedua-dua Fund atas nama Guru

Besar

12 Tunaikan cek-cek rekupmen dan
catatkan semula di ruang “Terimaan “
di Buku Tunai Wang Runcit

13 Catatkan juga bayaran di Buku Tunai
mengikut peruntukan

14 Buku Tunai PWR ditutup dan
diimbangkan setiap rekupment dibuat

15 Tutup dan imbangkan Penjar Wang
Runcit pada 31 Disember setiap tahun

mencukupi jumlah yang diluluskan.

81

CARTA ALIRAN URUSAN PANJAR WANG RUNCIT

Sediakan kertas kerja bagi menentukan
Keperluan

Hantar permohonan kepada Jabatan
Pelajaran Negeri dan sertakan juga
Kertas kerja

Minta sediakan Tidak
Kertas kerja Lulus
Semula
Lengkap

Ya

Lantikan Pegawai Panjar Wang Runcit
Dan keluarkan sejumlah wang yang
Diluluskan

Rekodkan dalam buku Panjar Wang Runcit

Sediakan baucer kecil bagi tiap-tiap
Perbelanjaan

Dapatkan pengakuan dan pengesahan
Guru Besar

Sediakan baucer Tidak
Kecil semula
Lulus
Lulus

Ya

Sediakan rekupmen bila Panjar Wang
Runcit didapati berkurangan

Sediakan imbangan Penjar Wang Runcit

Pastikan rekupmen dibuat pada
31 Disember setiap tahun bagi mencukupi
Jumlah asal

82

SENARAI SEMAK URUSAN PANJAR WANG RUNCIT

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Sediakan Kertas Kerja keperluan yang diminta

2 Buat Surat Permohonan mendapat kelulusan
mewujudkan Panjar Wang Runcit

3 Terima balik surat kelulusan mewujudkan
Panjar Wang Runcit dari JPN

4 Dapatkan surat kebenaran menguruskan
Panjar Wang Runcit

5 Buat Baucer untuk mengeluarkan wang runcit
dari butiran yang dibenarkan Kantin (SUWA)
sebanyak amaun yang diluluskan

6 Tulis cek dan dapat dua tandatangan

7 Tunaikan cek

8 Sediakan Buku Tunai Wang Runcit

9 Rekod butir-butir berikut di bahagian penerimaan
I) Tarikh cek
Nombor baucer yang
ii) menyokong
cek
iii) Amaun

10 Terima bil-bil atau surat perakuan perlanjutan
dari Guru/Kakitangan

83

Bil Tindakan Tandakan ( _/) Catatan

11 Beri nombor siri kepada bil-bil/surat perakuan
perbelanjaan

12 Rekod pembayaran di ruang 'BAYARAN' di Buku
Tunai Panjar Wang Runcit mengikut peruntukan

13 Jumlah pembayaran dan buat rekupmen

14 Sediakan baucer dan tuntutan balik mengikut
butiran dan amaun yang telah dibelanjakan

15 Tulis cek dan dapatkan dua tandatangan
( Pengetua / Penolong Kanan )

16 Tunaikan cek

17 Pastikan rekupmen terakhir dibuat sebelum
31 Disember

84

7.13 URUSAN PENYEDIAAN PENYATA KEW. SEKOLAH

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

i. Pastikan semua rekod dikemaskini dengan sempurna dan lengkap seperti :-
- Buku Tunai
- Buku resit
- Daftar Kutipan Harian
- Daftar Bil
- Buku Tunai PWR
- Buku Kedatangan Murid

ii. Pastikan Penyata Penyesuaian Bank bulan Disember telah diimbang

iii. Dapatkan Penyata Audit tahun Lepas bagi pelarasan

iv. Lengkapkan data-data Patskom yang berakhir pada 31 Disember dengan
lengkap :-
- Penyata Penerimaan / Pembayaran
- Penyata Pendapatan / Perbelanjaan
- Nota-nota kepada kumpulan Wang Terkumpul
- Penyata Imbangan
- Surat Akuan Guru Besar
- Lembaran kerja semua jenis akaun

v. Kirimkan penyata Kewangan 2 salinan kepada

vi. Set Penyata kewangan ke Pejabat Audit Sekolah

vii. Set Penyata Kewangan untuk simpanan sekolah

85

SENARAI TUGAS / KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

Tugas Pegawai Tugas dan Tanggungjawab Kuasa yang Tugas
Atasan yang ada diberi Pegawai
Hubungan Lain Yang
Ada
Hubungan

Ketua Audit/ 1. Tutup dan imbangkan Buku Tatacara Pembantu
Juruaudit/ Tunai pada 31 Disember Pengurusan Tadbir
Pengetua/Guru Kewangan Kewangan
Besar/Ketua 2. Dapatkan Penyata Baki 31
Pembantu Disember
Tadbir/Pembantu
Tadbir 3. Sediakan Penyata
Penyesuaian Bank

4. Kemaskini Kerta Kerja Asas:-

i. Aset Semasa

ii. Kump.Wang
Terkumpul

iii. Penerimaan

iv. Pembayaran

v. Bantuan Perkapita

vi. Daftar Murid

5. Kemaskini kertas kerja
pelarasan

i. Cagaran/Pertaruhan
setem

ii. Amaun kontra

iii. Cek Batal

iv. Terimaan dan Bayaran
Terdahulu

v. Simpanan Tetap

vi. Panjar Wang Runcit

vii. Akaun Belum Terima

viii. Akaun Belum Bayar

ix. Sewa Kantin

x. Pelarasan Penerimaan

xi. Bayaran Kumpulan Wang
Terkumpul

86

SENARAI TUGAS / KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

Tugas Pegawai Tugas dan Tanggungjawab Kuasa yang Tugas
Atasan yang ada diberi Pegawai
Hubungan Lain Yang
Ada
Hubungan

6. Kemaskini Kertas Kerja
Subsidiari:-

i. Teras
ii. Pendidikan Khas

Intergerasi
iii. Pelbagai

7. Kemaskini Penyata:

i. Kunci Kira-kira
ii. Penyata

Pendapatan/Perbelanjaa
n
iii. Penyata
Penerimaan/Pembayaran
iv. Nota Kepada Penyata
v. Penyata Penyesuaian
Bank

87

PROSES KERJA URUSAN PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN SEKOLAH

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG
RUJUK PERATURAN

1 Pastikan semua dokumen berikut AP 144 , 146
telah lengkap dan ditutup: 88
i. Buku Tunai Kerajaan /
SUWA
ii. daftar Kutipan Harian
iii. Daftar Bil
iv. Buku Tunai PWR
v. Slip Bank dan Penyata
Bank
vi. Fail Baucar

2 Semak penyata audit tahun lepas
untuk mendapatkan baki awal tahun
semasa

Kemaskini rekod PATSKOM
3 berkomputer pada setiap bulan

sehingga 31 Disember

4 Dapatkan Penyata-penyata berikut:
1.Penyata Penerimaan /
Pembayaran
2.Penyata Pendapatan /
Perbelanjaan
3.Nota-nota kepada kumpulan Wang
Terkumpul
4.Penyata Penyesuaian Bank
5.Perakuan Pengetua/Guru Besar

5 Sediakan Penyata
1. Satu Salinan ke Pejabat
Audit
2. Satu salinan untuk fail
sekolah

BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG SESI UDANG-
MELULUSKAN/ UNDANG
6 Terima laporan audit daripada RUJUK PERATURAN
pejabat audit sekolah KPM

7 Ambil tindakan segera sekiranya ada
kuiri audit

.

8 Failkan Laporan Audit didalam fail
berkenaan

89

CARTA ALIRAN PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN SEKOLAH

Pastikan semua rekod dikemaskinikan
- Buku tunai
- Buku Resit/Penyata Kutipan
- Baucer /bil
- Stok
-Bank Slip

Minta lengkapkan Tidak
Dokumen yang
Berkaitan

Minta sediakan Pastikan penyata penyesuaian bank
Pembetulan Disember telah dibuat
penyata
Tidak Dapatkan Penyata Audit tahun lepas
Lengkap Bagi pelarasan
Lengkap
Sediakan penyata-penyata akaun berakhir pada
31 Disember
- Penyata Penerimaan/Pembayaran
- Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan
- Nota-nota kepada Penyata
- Penyata Penyesuaian Bank

Dapatkan pengesahan dan perakuan
Guru besar

Hantarkan kepada Jabatan Audit Sekolah
- 1 Salinan Simpanan Sekolah

90

Sambungan Urusan Penyata Kewangan Sekolah

Pemeriksaan oleh Pihak Jabatan Audit

Minta beri Tidak
Penjelasan
Perkara yang
Berkaitan

Terima Penyata Audit yang sebenar
Untuk tahun berkenaan

Masukkan Fail

91

SENARAI SEMAK PENYEDIAAN PENYATA AKAUN

Senarai Semak:- Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak Buku Tunai Kerajaan/ Suwa/ Asrama telah
dikemaskini dan ditutup.

2 Pastikan semua data di Buku Tunai telah
dimasukkan ke dalam PATSKOM.

3 Pastikan Penyata Penyesuaian Bank pada 31
Disember telah dibuat.

4 Semak Penyata Audit Tahun lepas.

5 Semak Penyata Imbangan/ Penyata Penerimaan
dan Pembayaran/ Penyata Pendapatan dan
Perbelanjaan dan Nota- Nota Wang Terkumpul.

6 Semak Penyata-penyata yang telah dicetak
dalam 4 salinan.

7 Serah penyata kepada Pengetua untuk Perakuan.

Hantar penyata kepada Pejabat Audit Sekolah,
8 JPN

dan PPD.

9 Semak Laporan Audit Sekolah selepas terima
Laporan Audit tahun berkenaan.

10 Ambil tindakan sekiranya ada kuiri audit.

92

8.0 SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

BIL PERATURAN - PERATURAN

1 Arahan Perbendaharan
2 Perintah Am BAB A ,B,C.D,E & F
3 Arahan Perkhidmatan
4 Pekeliling-pekeliling Perkhidmatan
5 Garis Panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah
6 Pekeliling-pekeliling Kewangan
7 Pekeliling Perbendaharaan
8 Prosedur Dalaman Pengurusan Kewangan
9 Akta Tatacara Kewangan 1957

93

9.0 SENARAI JAWATANKUASA KEWANGAN
CARTA JAWATANKUASA KEWANGAN

PENGERUSI
GURU BESAR
NAIB PENGERUSI

GPK 1

SETIAUSAHA
PEMBANTU TADBIR

JURUAUDIT DALAMAN
GURU YANG TIDAK TERLIBAT DENGAN PEMBELIAN

AHLI JAWATANKUASA
SEMUA KETUA PANITIA/PUSAT SUMBER/GPK (HEM)/GPK(KK)

94

10.0 SENARAI BORANG-BORANG

Senarai borang dan dokumen yang terlibat dengan Pembantu Tadbir Kewangan Sekolah
dalam urusan-urusan berikut :-.

i. URUSAN PENYEDIAAN PAYROLL
- Borang Kew. 8 ( yang telah diluluskan )
- Borang Kew. 320
- Borang Pengelasan

ii. URUSAN BAYARAN BERASINGAN
- Laporan berubahan - Kew. 8( yang telah diluluskan )
- Penyata Peraturan tuntutan
- Baucer Kew. 304
- Baucer Kew. 304 A
- Baucer Kew. 321
- Penyata-penyata potongan
- Potongan KWSP
- Salinan Surat Kelulusan Bayaran
- Salinan Kad Pengenalan
- Salinan Buku Bank

iii. URUSAN TUNTUTAN
- Borang Tuntutan
- Baucer Kew. 304
- Baucer Kew. 304 A
- Baucer Kew. 321
- Surat Arahan Majikan
- Salinan Buku Bank

iv. URUSAN TERIMAAN
- Resit Rasmi sekolah
- Penyata Kutipan Wang
- Buku Kutipan Harian
- Slip Bank
- Buku Tunai
- Surat Penurunan Kuasa

95

v. URUSAN PEMBERIAN BANTUAN PERKAPITA
- Borang SR
- Borang TP-SR
- Borang PS
- Borang PS (BM)
- Salinan Penyata Bank

vi. URUSAN PEMBELIAN
- Borang Sebut harga
- Nota Minta
- Borang Pesanan
- Kew. PS. 4 , PS. 5 dan PS. 11
- Buku daftar Bil

vii. URUSAN PEMBAYARAN
- Baucer Bayaran
- Nota Minta
- Borang Pesanan
- Invoice
- Cek

viii. URUSAN PANJAR WANG RUNCIT
- Borang Pengendalian Panjar Wang Runcit
- Surat Penurunan Kuasa Pengendalian Panjar Wang Runcit
- Baucer Bayaran
- Baucer Kecil Bayaran
- Resit bayaran
- Cek Bayaran

ix. URUSAN PENYEDIAAN BUKU TUNAI
- Buku Tunai kerajaan
- Buku Tunai Suwa
- Penyata Penyesuaian Bank

96

x. URUSAN PENYEDIAAN PENYATA AKAUN SEKOLAH
- Penyata Penerimaan / Pembayaran
- Penyata Pendapatan / Perbelanjaan
- Penyata Imbangan
- Penyata Kumpulan Wang Terkumpul
- Surat Pengesahan dan Perakuan Guru Besar

97