1 | B A B 1 : S u r a t R a s m i BAB 1 PENGURUSAN SURAT RASMI 1.1 Pengenalan Surat merupakan alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara bertulis daripada suatu pihak kepada suatu pihak lain. Surat terbahagi kepada dua jenis, iaitu surat rasmi dan surat tidak rasmi. Surat rasmi merupakan satu daripada medium komunikasi rasmi dalam urusan pentadbiran kerajaan bagi menyampaikan hasrat, arahan, transaksi dan aktiviti antara organisasi yang akhirnya menjadi rekod atau dokumen rujukan dalam tadbir urus sesuatu jabatan. Penulisan surat rasmi yang berkualiti akan membantu organisasi khasnya pejabat-pejabat kerajaan dalam memberikan dan menerima mesej bermakna yang dapat mempercepat proses tindakan serta penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan. Memandangkan surat rasmi merupakan aset intelektual yang menjadi sumber rujukan negara, maka penguasaan kemahiran dan pengetahuan dalam penulisannya menjadi asas bagi semua pegawai awam kerajaan. Sehubungan dengan itu, setiap kakitangan awam khasnya, perlu mempertingkat kemahiran dalam penulisan surat rasmi dari semasa ke semasa, sama ada dengan menghadiri program latihan seperti kursus, bengkel, seminar mahupun melalui pembacaan buku-buku yang berkaitan dengan Garis Panduan Penulisan Dokumen Rasmi. Sewajarnya menjadi tanggungjawab setiap pegawai perkhidmatan pendidikan khususnya untuk mempertingkat kompetensi diri serta warga organisasinya berkaitan penulisan surat rasmi agar kekangan-kekangan komunikasi bertulis sama ada dari dalam mahupun antara jabatan dapat dikurangkan dan seterusnya menjadikan mesej yang dihantar melalui saluran ini dapat difahami dan diambil tindakan yang sewajarnya pada kadar yang sepatutnya.
2 | B A B 1 : S u r a t R a s m i 1.2 Definisi Surat Rasmi Bagi memantapkan pemahaman pembaca tentang surat rasmi, terlebih dahulu kita perlu meneliti definisi surat rasmi. Pemahaman yang baik tentang surat rasmi dapat membantu pegawai perkhidmatan pendidikan menghasilkan surat rasmi yang baik dan berkesan, di samping dapat mencapai maksud atau tujuan surat rasmi dihantar. Surat rasmi merupakan alat komunikasi yang digunakan oleh jabatan kerajaan, badan berkanun, swasta atau individu untuk berhubung atau berkomunikasi secara rasmi antara satu sama lain. Surat rasmi juga merupakan surat yang ditulis untuk urusan-urusan rasmi. Rasmi dalam konteks ini ialah merujuk kepada segala urusan yang berhubung dengan jabatan kerajaan, badan berkanun, institusi pendidikan, institusi, syarikat swasta dan individu. Penulis boleh terdiri daripada orang perseorangan, pegawai atas nama jabatan atau seseorang atas nama institusi, atau syarikat. Penerimanya pula boleh terdiri daripada orang perseorangan, sebuah jabatan, institusi dan sebagainya. Tidak dapat dinafikan bahawa terdapat banyak pengertian surat yang dapat diperkatakan, namun apa yang paling menarik yang boleh disimpulkan bahawa surat itu sendiri sebagai suatu alat komunikasi bertulis yang ditujukan bagi menyampaikan informasi daripada pihak pengirim kepada pihak penerima surat secara rasmi. 1.3 Tujuan Penulisan Surat Rasmi Penting bagi semua yang terlibat dalam pendidikan mengetahui tujuan sebenar surat rasmi dihasilkan. Dengan memahami tujuan surat rasmi ditulis menjadikan surat tersebut berfokus dan mencapai objektif yang diharapkan. Terdapat beberapa tujuan surat rasmi, iaitu: a) surat rasmi sebagai alat komunikasi bertulis yang formal antara agensi kerajaan dengan agensi kerajaan, agensi kerajaan dengan agensi swasta, agensi swasta dengan agensi swasta, agensi kerajaan atau agensi swasta dengan orang ramai atau orang ramai dengan agensi kerajaan atau agensi swasta; b) surat rasmi sebagai medium yang menggambarkan pendirian atau sikap sesuatu agensi terhadap orang ramai;
3 | B A B 1 : S u r a t R a s m i c) surat rasmi juga boleh dijadikan sebagai dokumen atau bahan rujukan dalam sesuatu perkara; dan d) surat rasmi dianggap sebagai duta organisasi yang membawa imej sesebuah organisasi tersebut. 1.4 Ciri-ciri Surat Rasmi Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 2013 dan Surat Pekeliling Bil. 5 Tahun 2007, boleh dijadikan rujukan dalam memahami ciri-ciri surat rasmi. Ciri-ciri surat rasmi adalah seperti yang berikut: a) Tidak bersifat peribadi Surat rasmi bukan surat yang bersifat peribadi. Surat rasmi ditulis bagi tujuan atau urusan rasmi sahaja. Segala hal berkaitan urusan tidak rasmi perlu menggunakan surat tidak rasmi. b) Terdapat satu perkara atau tajuk sahaja dalam sesuatu surat rasmi Pada dasarnya, setiap surat rasmi yang ditulis mengandungi satu perkara sahaja. Sebagai pegawai yang terlibat dalam dunia pendidikan, mencampuradukkan beberapa perkara atau tujuan dalam satu surat merupakan satu tindakan yang kurang tepat dan boleh menimbulkan kekeliruan terutama kepada penerima. c) Mematuhi prinsip penulisan surat rasmi Setiap surat rasmi yang hendak ditulis perlu mematuhi prinsip-prinsip tertentu. Kegagalan kita mematuhi prinsip-prinsip yang berkaitan ketika menulis surat rasmi akan menyebabkan surat rasmi yang dihasilkan mungkin tidak akan mencapai maksud atau tujuan surat tersebut ditulis. d) Mengikut peraturan-peraturan tertentu iaitu dari segi format, teknik, struktur dan penggunaan bahasa Antara ciri yang perlu dipatuhi ketika menulis surat rasmi berpandukan peraturan-peraturan penulisan surat seperti format surat rasmi.
4 | B A B 1 : S u r a t R a s m i i. Perkara-perkara yang perlu ada dalam surat rasmi (format) adalah seperti yang berikut: pengenalan pengirim dan penerima; rujukan fail (penerima/pengirim); tarikh; tajuk; isi surat; penutup surat; jarak tepi permulaan menulis (indentation); jarak perenggan; dan jarak baris ii. Selain format, peraturan lain yang perlu dipatuhi ialah teknik atau kaedah menulis surat rasmi iaitu: rujukan dan tarikh; penulisan tarikh; alamat dan poskod; perkara atau tajuk surat; sistem nombor; untuk perhatian; melalui (jika perlu); salinan (jika perlu); dan singkatan yang terdiri daripada pendraf, jurutaip dan folder simpanan iii. Bagi struktur penulisan surat rasmi pula, perkara-perkara yang perlu dipatuhi ketika menulis surat rasmi adalah seperti yang berikut: pengenalan; isi surat; dan penutup
5 | B A B 1 : S u r a t R a s m i iv. Peraturan terakhir yang perlu dipatuhi ialah penggunaan bahasa. Penggunaan bahasa yang betul dalam penghasilan surat rasmi menggambarkan penulisnya seorang yang tahu akan peraturan penggunaan bahasa dalam menghasilkan surat rasmi. Peraturan penggunaan bahasa dalam menulis surat rasmi dilihat dari aspek: penggunaan ganti nama; wacana; dan laras bahasa yang digunakan 1.5 Jenis-jenis Surat Rasmi Terdapat pelbagai jenis surat rasmi mengikut keperluan dan tujuan seperti berikut: a) Surat Permohonan b) Surat Panggilan Kursus c) Surat Pelantikan d) Surat Kelulusan Bersekolah Semula e) Surat Rayuan f) Surat Pemakluman / Pemberitahuan g) Surat Arahan h) Surat Ucapan (tahniah/takziah) i) Surat Penghargaan j) Surat Perakuan k) Surat Undangan l) Surat Cadangan m) Surat Pesanan n) Surat Perjanjian o) Surat Pekeliling p) Surat Iringan Perincian setiap jenis surat rasmi adalah seperti berikut: a) Surat Permohonan Surat rasmi digunakan untuk membuat permohonan bagi mendapat atau memperoleh sesuatu. Antaranya seperti permohonan untuk mendapatkan pekerjaan, bantuan, peruntukan kewangan dan sebagainya. b) Surat Panggilan Kursus Surat panggilan kursus digunakan untuk mengarahkan guru atau pegawai menghadiri kursus yang dijalankan oleh pihak Jabatan ataupun Pejabat Pendidikan Daerah.
6 | B A B 1 : S u r a t R a s m i c) Surat Pelantikan Surat pelantikan digunakan untuk melantik guru atau pegawai dalam sesuatu jawatankuasa/tugasan oleh pihak Jabatan ataupun Pejabat Pendidikan Daerah. d) Surat Kelulusan Bersekolah Semula Surat untuk memberi kelulusan/kebenaran kepada murid bersekolah semula. e) Surat Rayuan Surat rasmi juga digunakan untuk membuat rayuan terhadap sesuatu perkara. Sebagai contoh membuat rayuan bagi mendapatkan sesuatu atau mengubah sesuatu keputusan yang telah dibuat. f) Surat Makluman/Pemberitahuan Surat rasmi juga digunakan sebagai alat untuk memberi makluman atau maklumat mengenai sesuatu perkara yang rasmi dan penting. Sebagai contoh, guru besar ingin memaklumkan tentang tarikh peperiksaan kepada ibu bapa atau penjaga. g) Surat Arahan Surat rasmi juga digunakan bagi melaksanakan apa-apa arahan daripada pihak pengurusan kepada pegawai-pegawai di sesebuah organisasi. Misalnya arahan pertukaran seseorang pegawai, maka surat rasmi akan digunakan bagi melaksanakan arahan tersebut. h) Surat Ucapan (tahniah atau takziah) Kita juga boleh menggunakan surat rasmi untuk menyampaikan ucapan sama ada ucapan tahniah atau ucapan takziah kepada seseorang. Di sekolah, guru besar atau pengetua boleh menggunakan surat rasmi untuk mengucapkan tahniah kepada guru-guru yang mencapai sesuatu kejayaan. i) Surat Pesanan Surat rasmi juga boleh digunakan sebagai alat untuk menyampaikan pesanan kepada pihak lain. Terutama pesanan yang bersifat rasmi, seperti pesanan untuk pembelian buku, majalah dan sebagainya.
7 | B A B 1 : S u r a t R a s m i j) Surat Penghargaan Untuk menyampaikan ucapan penghargaan, kita juga boleh menggunakan surat rasmi. Ucapan penghargaan atas jasa atau pertolongan yang telah diberikan dan sebagainya. Sebagai contoh surat penghargaan yang diberikan kepada ibu bapa atau penjaga yang telah membantu pihak sekolah semasa menjayakan aktiviti gotong-royong. k) Surat Perakuan Surat rasmi juga sering digunakan untuk menyatakan perakuan dalam sesuatu perkara. Sebagai contoh surat perakuan mengenai tahap prestasi kerja seseorang pekerja yang dikeluarkan oleh pihak majikan. Surat seumpama ini mungkin dikeluarkan bagi maksud kenaikan pangkat dan sebagainya. l) Surat Jemputan Surat rasmi juga boleh digunakan sebagai surat jemputan ke majlis atau program tertentu. Biasanya penggunaan surat rasmi untuk menjemput seseorang ke majlis atau program yang rasmi. Contohnya, surat jemputan kepada Yang Berhormat ADUN bagi merasmikan Mesyuarat Agung Persatuan Ibu Bapa dan Guru (PIBG). m) Surat Cadangan Bagi menyampaikan dan menyatakan cadangan mengenai sesuatu perkara kepada pihak-pihak tertentu, kita juga boleh menggunakan surat rasmi. Sebagai contoh cadangan kepada pihak kerajaan supaya diadakan pusat asuhan kanak-kanak di setiap pejabat kerajaan bagi kemudahan pekerja. n) Surat Perjanjian Seperti yang semua maklum, perjanjian merupakan salah satu perkara yang penting dan melibatkan ramai orang dan ia berlaku setiap masa. Oleh itu, surat rasmi merupakan salah satu cara yang berkesan untuk dijadikan surat perjanjian. Sebagai contohnya, perjanjian jual beli tanah, perjanjian pembelian rumah, perjanjian pembelian kereta dan sebagainya.
8 | B A B 1 : S u r a t R a s m i o) Surat Pekeliling Pemimpin pendidikan pastinya telah biasa dengan surat pekeliling. Surat pekeliling juga dikategorikan sebagai surat rasmi. Penggunaan surat pekeliling di sekolah-sekolah sangat meluas. Sebagai contoh, Pekeliling Ikhtisas, Pekeliling Perbendaharaan dan sebagainya. p) Surat Iringan Surat iringan juga dikategorikan sebagai surat rasmi. Surat iringan biasanya digunakan oleh majikan sebagai surat menyokong permohonan pekerjanya untuk kenaikan pangkat, permohonan pertukaran tempat kerja dan sebagainya.
9 | B A B 1 : S u r a t R a s m i 1.5 Format Surat Rasmi a) Format muka surat pertama
10 | B A B 1 : S u r a t R a s m i b) Lampiran Surat
11 | B A B 1 : S u r a t R a s m i c) Lampiran Surat
12 | B A B 1 : S u r a t R a s m i 1.6 Surat-surat Rasmi Contoh a) Surat Permohonan Ruj. Tuan: Ruj. Kami: JPNS.SPA 600 3/5/1 Jilid 5 ( ) Tarikh: 20 September 2020 Pengarah, IPG Kampus Bahasa Melayu, 59100 Kuala Lumpur Tuan, PERMOHONAN MENGGUNAKAN PREMIS INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS BAHASA MELAYU (IPGKBM) BAGI PELAKSANAAN UJIAN PENGUASAAN BAHASA MELAYU GURU (UPBMG) Dengan segala hormatnya perkara di atas dirujuk. 2. Sukacita dimaklumkan, Jabatan ini akan melaksanakan Ujian Penguasaan Bahasa Melayu Guru (UPBMG) kepada guru yang mengajarkan mata pelajaran Bahasa Melayu di sekolah rendah. Fokus UPBMG adalah untuk meningkatkan profesionalisme guru Bahasa Melayu dan penyediaan latihan berdasarkan tahap profisiensi guru Bahasa Melayu berkenaan. 3. Sehubungan dengan itu, pihak kami memohon kebenaran tuan untuk menggunakan premis IPGKBM mengikut ketetapan berikut: Tarikh: 12, 13, 14 & 15 Oktober 2020 Masa: 7.30 pagi – 5.00 petang Bilangan peserta: 36 guru sehari (144 orang keseluruhan 4 hari) Keperluan: Dewan peperiksaan – 1 dewan 4. Besarlah harapan Jabatan ini agar pihak tuan dapat memberikan kelulusan kepada jabatan ini untuk menggunakan kemudahan seperti maklumat di atas bagi melaksanakan sesi UPBMG ini dengan jayanya. 5. Sebarang pertanyaan berkaitan perkara di atas, mohon hubungi Azilawati binti Abu Bakar, Ketua Penolong Pengarah Bahasa, JPN Selangor melalui talian 03555666. Kerjasama dan keprihatinan tuan terhadap perkara ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih. Sekian. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menjalankan amanah, (HAJI IZMI BIN HAJI ISMAIL, A.M.P., P.J.K) Pengarah Pendidikan Jabatan Pendidikan Selangor NFAB/AAB/18092020
13 | B A B 1 : S u r a t R a s m i b) Surat panggilan kursus/mesyuarat/bengkel/taklimat Ruj. Tuan: Ruj. Kami: JPNS.SPDK500-6/4/1(88) Tarikh: 18 September 2020 Pengetua / Guru Besar Sekolah-Sekolah Negeri Selangor YBhg. Datuk/Datin/Tuan/Puan, UNDANGAN KE MAJLIS ANUGERAH SEMPENA SEMINAR KAUNSELING DAN PSIKOLOGI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SELANGOR TAHUN 2020 Dengan segala hormatnya berkaitan perkara di atas dirujuk. 2. Sukacita dimaklumkan bahawa Sektor Psikologi dan Kaunseling Jabatan Pendidikan Selangor akan mengadakan Seminar Kaunseling dan Psikologi Jabatan Pendidikan Negeri Selangor Tahun 2020 “Perkhidmatan Kaunseling Profesional Mendepani Revolusi 4.0” mengikut ketetapan berikut : Tarikh: 15 September 2020 (Selasa) Masa : 8:30 pagi hingga 5:00 petang Tempat: Dewan Utama Infrastructure University Kuala Lumpur (IUKL) Unipark Suria, Jalan Ikram-Uniten, 43000 Kajang, Selangor Keperluan: Sila bawa sejadah dan telekung sendiri 3. Sehubungan dengan itu, pihak kami ingin mengundang Pengetua/Guru Besar sekolah- sekolah seperti di lampiran untuk hadir seminar ini. Untuk makluman pihak YBhg. Datuk/Datin/Tuan/Puan, segala tuntutan perjalanan untuk menghadiri seminar ini mengikut Pekeliling Perbendaharaan yang sedang berkuat kuasa. Tuntutan boleh dibuat mengikut kod berikut: Vot Jab Program/Aktiviti Objek B63 211 050202 21000 … 4. Bersama-sama ini disertakan borang pengesahan kehadiran (Lampiran A) dan perlu dilengkapkan pada atau sebelum 10 September 2020 (Khamis). Jika terdapat sebarang pertanyaan, pihak YBhg. Datuk/Datin/Tuan/Puan boleh menghubungi pegawai-pegawai berikut: (i) Nama: FaQlee bin Hashim Jawatan: Ketua Kaunselor Pendidikan Negeri No. telefon: 03-55193390 E-mel: fatzlee. hashim@moe gov.my (ii) Nama: Mohd Sani bin Tuhimin Jawatan: Kaunselor Pendidikan Negeri No. telefon: 03-55186810 E-mel: msani.tuhimin@moe gov.my
14 | B A B 1 : S u r a t R a s m i Segala kerjasama YBhg. Datuk/Datin/Tuan/Puan dalam hal ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan ribuan terima kasih. Sekian. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" Saya yang menjalankan amanah, (HAJI IZMI BIN HAJI ISMAIL, A.M.P., P.J.K.) Pengarah Pendidikan Jabatan Pendidikan Selangor FH/MST/17082020
15 | B A B 1 : S u r a t R a s m i c) Surat Kelulusan Ruj. Tuan: Ruj. Kami: JPNS.PPN.600-8/18/3 Jld.8 ( 44 ) Tarikh: 15 Oktober 2020 Yang Dipertua PIBG Sekolah Kebangsaan Ulu Yam Bharu 44300 Batang Kali Selangor Darul Ehsan Melalui, Guru Besar Sekolah Kebangsaan Ulu Yam Bharu 44300 Batang Kali Selangor Darul Ehsan Tuan/Puan, KELULUSAN KUTIPAN SUMBANGAN PERSATUAN IBU BAPA DAN GURU (PIBG) Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk. 2. Sukacita dimaklumkan bahawa, pihak Jabatan Pendidikan Negeri Selangor tiada halangan bagi Persatuan Ibu Bapa – Guru (PIBG) untuk membuat kutipan sebanyak RM50.00 bagi setiap keluarga anggota PIBG seperti yang telah diputuskan dalam Mesyuarat PIBG sekolah tuan. 3. Sehubungan dengan itu, pihak tuan perlu memastikan bahawa tiada unsur paksaan dalam menjalankan kutipan tersebut. Sila rujuk dan patuhi Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.11/1989 bertarikh 05 Oktober 1989 dan Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.3/1997 bertarikh 02 Mei 1997. 4. Kelulusan ini berkuat kuasa mulai tahun 2020 sehingga terdapat permohonan pindaan yang disertakan dengan Minit Mesyuarat Agung PIBG tahun semasa sekolah tuan. Sekian, terima kasih. “ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menjalankan amanah, (HAJI IZMI BIN HAJI ISMAIL, A.M.P., P.J.K.) Pendaftar Institusi Pendidikan dan Guru, Jabatan Pendidikan Negeri Selangor, b.p. Ketua Pendaftar Institusi Pendidikan dan Guru, Kementerian Pendidikan Malaysia. MSI/FAR/10102020
16 | B A B 1 : S u r a t R a s m i d) Surat Arahan Ruj. Tuan: Ruj. Kami: JPNS.SPA 600 3/5/1 Jilid 4 ( ) Tarikh: 2 Oktober 2019 Pegawai SISC+ Bahasa Pejabat Pendidikan Daerah Sepang Tuan, VERIFIKASI TINJAUAN PELAKSANAAN PENDIDIKAN KESELAMATAN JALAN RAYA (PKJR) SEKOLAH RENDAH DI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SELANGOR 2019 Dengan segala hormatnya, surat daripada Bahagian Pengurusan Sekolah Harian (KPM. 700-2/2/65 (24) bertarikh 25 September 2019 adalah dirujuk. …2. Sukacita dimaklumkan, Bahagian Pengurusan Sekolah Harian (BPSH) akan menjalankan verifikasi tinjauan pelaksanaan penyerapan ilmu PKJR dalam kalangan guru-guru Bahasa Melayu di sekolah rendah dalam daerah tuan pada 12 Oktober 2020 berpandukan senarai sekolah di Lampiran A. 3. Sehubungan dengan itu, Jabatan ini memohon kerjasama dan keprihatinan pihak tuan untuk melaksanakan verifikasi berkenaan dengan menggunakan instrumen yang telah dibekalkan oleh pihak BPSH. Kerjasama pihak tuan juga dimohon untuk memaklumkan kepada lokasi yang terlibat bagi memastikan pelaksanaan sesi verifikasi ini berjalan lancar. Segala tuntutan perjalanan serta elaun berkaitan adalah ditanggung oleh pihak Institut Penyelidikan Keselamatan Jalan Raya (MIROS). 4. Sebarang pertanyaan berkaitan perkara ini, mohon hubungi Puan Rubiaton binti Ibrahim melalui talian 03-555666. Kerjasama dan keprihatinan tuan terhadap perkara ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih. Sekian. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menjalankan amanah, (HAJI IZMI BIN HAJI ISMAIL, A.M.P., P.J.K.) Pengarah Pendidikan Jabatan Pendidikan Selangor NFAB/RI/01102020
17 | B A B 1 : S u r a t R a s m i e) Surat Pelantikan Ruj. Tuan: Ruj. Kami: JPNS. UPPI 600-2/1/6 Jld. ( ) Tarikh: 17 September 2020 Guru Besar SK Hulu Bernam Kampung Baru 'B' Hulu Bernam Hulu Selangor 35900 Tanjung Malim SELANGOR DARUL EHSAN Tuan, PELANTIKAN SEBAGAI URUS SETIA KURSUS TAHSIN AL QURAN DAN PENGKAEDAHAN JAWI DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA (DBP) GURU PENDIDIKAN ISLAM BAHARU NEGERI SELANGOR SIRI 1 TAHUN 2020 Dengan segala hormatnya perkara di atas adalah dirujuk. 2. Sukacita dimaklumkan, Sektor Pendidikan Islam, Jabatan Pendidikan Selangor akan mengadakan kursus di atas seperti ketetapan berikut: Tarikh: 5 — 6 Oktober 2020 (lsnin dan Selasa) Masa: 8.00 pagi hingga 5.00 petang Tempat: Dewan Besar SK Bukit Jelutong No. 6 Jalan Serambi U8/21 Seksyen U8 Shah Alam 3. Sehubungan dengan itu, pihak kami memohon jasa baik tuan untuk memberi pelepasan kepada Ustazah Nurul Iman binti Amran yang dilantik sebagai urus setia untuk hadir dalam kursus tersebut. 4. Sebarang pertanyaan lanjut, sila hubungi Encik Mohd Bakhtiar bin Matal, Penolong Pengarah Unit Perancangan dan Pembangunan Pendidikan Islam melalui talian 03-5518 9214. Kerjasama dan sokongan tuan amat dihargai. Sekian, terima kasih. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menjalankan amanah (HAJI ABD NAJEH BIN ASMUIN) Ketua Penolong Pengarah Kanan Sektor Pendidikan Islam b.p. Pengarah Pendidikan Jabatan Pendidikan Selangor ANA/MBM/16092020
18 | B A B 1 : S u r a t R a s m i f) Surat Penghargaan Ruj. Tuan: Ruj. Kami: JPNS.PPN.600-8/18/3 Jld.8 ( 44 ) Tarikh: 15 Julai 2020 Pengetua SMK Alam Shah 54300 Shah Alam Selangor Darul Ehsan Tuan, UCAPAN PENGHARGAAN DAN TERIMA KASIH Dengan segala hormatnya perkara di atas dirujuk. 2. Sukacita dimaklumkan bahawa, pihak Jabatan Pendidikan Negeri Selangor telah melaksanakan Pelancaran Program Bijak Bahasa yang berpusat di SMK Alam Shah pada 10 Julai 2020 lepas. 3. Sehubungan dengan itu, pihak kami mengucapkan setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih atas kerjasama padu daripada warga SMK Alam Shah bagi menjayakan pelancaran program ini. Sesungguhnya tanpa bantuan yang dihulurkan kepada pihak kami, pastinya majlis pelancaran itu tidak berjaya dilaksanakan dengan penuh gilang-gemilang. 4. Segala jasa baik dan keprihatinan yang diberikan kepada kami amatlah kami hargai dan semoga jalinan kerjasama ini akan berterusan pada masa-masa akan datang. Sekian, terima kasih. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menjalankan amanah, (AZMI BIN MISRON) Timbalan Pengarah Sektor Pembangunan Murid b.p Pengarah Pendidikan Jabatan Pendidikan Negeri Selangor AM/RI/10072020
19 | B A B 1 : S u r a t R a s m i g) Surat Iringan Ruj. Tuan: Ruj. Kami: JPNS.SPA 600 3/5/1 Jilid 4 ( ) Tarikh: 20 Januari 2020 Semua Pegawai Pendidikan Daerah Pejabat Pendidikan Daerah Negeri Selangor Tuan, PELAKSANAAN PENGENALAN TULISAN JAWI DALAM KURIKULUM MATA PELAJARAN BAHASA MELAYU UNTUK MURID TAHUN 4 SEKOLAH JENIS KEBANGSAAN MULAI TAHUN 2020 Dengan segala hormatnya, surat siaran Kementerian Pendidikan Malaysia Bilangan 16 Tahun 2019 bernombor rujukan KPM.100-1/3/2 (55) dan bertarikh 20 Disember 2019 adalah dirujuk. …2. Sukacita dimaklumkan Pengenalan Tulisan Jawi dalam kurikulum mata pelajaran Bahasa Melayu kepada murid Tahun 4 Sekolah Jenis Kebangsaan (SJK) akan dilaksanakan mulai tahun 2020. Oleh itu, bersama-sama ini disertakan surat siaran berkenaan untuk dimaklumkan kepada pegawai yang bertanggungjawab di pejabat dan semua guru besar SJK di bawah pentadbiran tuan. 3. Sebarang pertanyaan berkaitan perkara ini, mohon hubungi pegawai bahasa di Sektor Pembelajaran iaitu, Azilawati binti Abu Bakar atau Rubiaton binti Ibrahim melalui talian 03-5518 6327. Kerjasama dan perhatian tuan terhadap perkara ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih. Sekian. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menjalankan amanah, (NOR FARIDAH BINTI A.BAKAR, K.M.N.) Timbalan Pengarah Sektor Pembelajaran b.p. Pengarah Pendidikan Jabatan Pendidikan Negeri Selangor NFAB/RI/18012020
20 | B A B 2 : M e m o BAB 2 PENGURUSAN MEMO 2.1 Pengenalan Memo merupakan alat komunikasi bertulis dalam sesebuah jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi. Selain itu, memo merupakan satu bentuk penulisan yang ringkas, padat tetapi jelas. Walaupun ringkas tetapi memo mempunyai ciri-ciri umum yang perlu dipatuhi ketika penulisannya. Paling penting memo merupakan perintah atau arahan daripada pihak atasan yang ditujukan kepada kakitangan bawahan. Seperti surat, memo juga ada yang bersifat rasmi dan ada juga yang bersifat peribadi. 2.2 Definisi Memo Memo pula merupakan alat komunikasi bertulis dalam sesebuah jabatan itu sendiri untuk berhubung secara rasmi. Selain itu, memo merupakan satu bentuk penulisan yang ringkas, padat tetapi jelas. Walaupun ringkas tetapi memo mempunyai ciri-ciri umum yang perlu dipatuhi ketika menulisnya. Paling penting memo merupakan perintah atau arahan daripada pihak atasan yang ditujukan kepada kakitangan bawahan. Seperti surat, memo juga ada yang bersifat rasmi dan ada juga yang bersifat peribadi. 2.3 Tujuan Penulisan Memo Tujuan penulisan memo adalah seperti berikut: a) untuk meminta ataupun memberikan informasi dan petunjuk pada seseorang pegawai tentang tindakan yang perlu diambil; dan b) sebagai bentuk komunikasi yang merupakan arahan, permintaan dan keterangan tentang sesuatu yang harus diselesaikan dengan secepat mungkin.
21 | B A B 2 : M e m o 2.4 Ciri-ciri Memo Ciri-ciri memo juga merupakan satu aspek yang perlu diketahui oleh seseorang pegawai ketika hendak menghasilkan memo. Ciri-ciri yang dimaksudkan adalah seperti yang berikut: a) Memo perlu ditulis dengan ringkas Walaupun ringkas, tetapi formatnya harus dipatuhi dan ditulis dengan lengkap. b) Mementingkan isi Memo ditulis secara ringkas, oleh itu penghasilan memo perlu menitikberatkan isi atau tujuan memo itu ditulis. c) Berbentuk borang dan berbentuk terbuka Memo boleh dihasilkan dalam dua bentuk iaitu bentuk borang atau bentuk terbuka. d) Penggunaan memo dalam organisasi yang sama Memo digunakan dalam organisasi yang sama atau di bawah pentadbiran yang sama. Penggunaannya sama ada daripada pihak atasan kepada kakitangan bawahan atau dalam kalangan pegawai yang setara kedudukannya. e) Mementingkan keseragaman dalam penggunaan di organisasi Memo tidak mempunyai format yang khusus seperti surat rasmi. Walau bagaimanapun, sesebuah organisasi perlu memutuskan dan menggunakan format memo yang seragam di organisasinya. Penggunaan warna kertas juga perlu diseragamkan bagi unit-unit dan jabatan-jabatan di organisasi tersebut sekiranya ingin menggunakan kertas yang pelbagai warna bagi menggambarkan unit atau subunit yang berkenaan. Namun begitu, kertas berwarna putih lazimnya digunakan oleh banyak organisasi.
22 | B A B 2 : M e m o 2.5 Jenis-jenis Memo Terdapat dua jenis memo iaitu: a) Memo Rasmi Memo rasmi merupakan memo yang bersifat rasmi dan digunakan dalam pelbagai urusan secara rasmi. Contohnya memo lantikan ahli jawatankuasa sesuatu program, memo panggilan mesyuarat, memo panggilan menyertai kursus atau bengkel dan sebagainya. Memo rasmi juga boleh dibahagikan kepada beberapa kategori mengikut fungsinya seperti: i. Memo dalaman; ii. Memo antara unit; iii. Memo antara jabatan; iv. Memo antara bahagian; v. Memo antara sekolah; dan vi. Memo antara PPD b) Memo Tidak Rasmi (Peribadi) Memo jenis ini bersifat peribadi dan digunakan sebagai nota atau surat pernyataan tidak rasmi antara teman, saudara atau orang lain yang memiliki hubungan akrab. Contohnya memo ucapan tahniah atas kelahiran anak, memo ucapan takziah atas kematian dan sebagainya. 2.6 Format Memo Memo tidak terikat dengan sesuatu bentuk yang khusus seperti surat. Bentuk memo tidak terlalu formal. Oleh itu, pihak organisasi bebas untuk memilih format memo yang hendak digunakan di organisasi masing-masing asalkan format yang digunakan seragam bagi seluruh organisasi berkenaan.
23 | B A B 2 : M e m o Secara umumnya, format memo sepatutnya mengandungi perkara-perkara yang berikut: a) logo organisasi; b) nama organisasi; c) jenis memo; - Memo Dalaman - Memo Antara Bahagian - Memo Antara Unit d) penerima memo; e) pengirim memo; f) tarikh memo; g) rujukan; h) penerima salinan; i) perkara/tajuk; j) isi/maksud memo; k) ucapan terima kasih; l) tandatangan pengirim; m) nama pengirim; n) nombor telefon pengirim; o) alamat e-mel pengirim; dan p) ringkasan pendraf dan penyedia memo Penulisan memo ini mengikut konsep “piramid terbalik”, iaitu bahagian atas ialah isi penting, diikuti oleh data sokongan dan akhir sekali ialah harapan penulis memo. Rajah 1 menunjukkan kaedah penulisan memo berdasarkan bentuk piramid terbalik.
24 | B A B 2 : M e m o 2.7 Memo Contoh a) Format Memo
25 | B A B 2 : M e m o b) Memo Contoh 1 SEKTOR PEM BANG UNA N MURI D Tel: Faksimili: Kepada : Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri Selangor Daripada : Timbalan Pengarah, Sektor Pembangunan Murid Salinan : - Tarikh : 23 November 2020 Perkara : PENGHANTARAN BORANG MARKAH KEBERHASILAN TAHUN 2020 Rujukan Fail : Tuan, Dengan hormatnya perkara yang tersebut di atas dirujuk. 2. Sepanjang sesi 2020, telah dilaksanakan pelbagai program sebagaimana yang telah dirancang. Walaupun berhadapan dengan pendemik Covid-19, Sektor Pembangunan Murid telah melaksanakan program-program berkenaan kebanyakannya secara dalam talian. ...3. Sehubungan dengan itu, bersama-sama dengan ini disertakan Borang Markah Keberhasilan Tahun 2020 untuk makluman dan tindakan pihak tuan selanjutnya. Sekian, terima kasih “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menjalankan amanah, (AZMI BIN MISRON) Timbalan Pengarah Sektor Pembangunan Murid Jabatan Pendidikan Selangor AM/RAB/23112020
26 | B A B 2 : M e m o c) Memo Contoh 2 SEKTOR PEMBELAJARAN Tel: 03 - 5518 6327 Faksimili: 03 - 5512 0932 Kepada : Timbalan Pengarah Pendidikan Sektor Pengurusan Sekolah Daripada : Timbalan Pengarah Pendidikan Sektor Pembelajaran Salinan : Fail Tarikh : 11 Januari 2021 Perkara : PERMOHONAN DATA PERJAWATAN GURU PEMULIHAN KHAS Rujukan Fail : JPNS.SPB 100-1/7/1 ( ) Tuan, Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk. 2. Sukacita dimaklumkan, Mesyuarat Penyelarasan Kurikulum bersama-sama Timbalan PPD Sektor Pembelajaran pada 11 Januari 2021 telah memutuskan supaya semua status terkini perjawatan guru-guru opsyen Pemulihan Khas dibentangkan dalam Mesyuarat Kurikulum Negeri. 3. Sehubungan dengan itu, Unit Bahasa di Sektor Pembelajaran memerlukan data lengkap berkaitan guru-guru Pemulihan Khas untuk melihat status mereka di sekolah pada bulan Januari 2021 ini. Data yang diperlukan adalah seperti maklumat berikut: 3.1 Data guru opsyen pemulihan tetapi tidak mengajar kelas pemulihan 3.2 Data opsyen guru yang mengajar di kelas-kelas pemulihan khas 4. Sebarang pertanyaan berkaitan perkara ini, mohon hubungi Rubiaton binti Ibrahim melalui talian 03-555666. Kerjasama dan keprihatinan tuan terhadap perkara ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih. Sekian. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menjalankan amanah, (NOR FARIDAH BINTI A. BAKAR, K.M.N) Timbalan Pengarah Pendidikan Sektor Pembelajaran Jabatan Pendidikan Selangor NFAB/RI/11012021
27 |B A B 3 : M e s y u a r a t BAB 3 PENGURUSAN MESYUARAT 3.1 Pengenalan Mesyuarat ialah komunikasi formal yang dilakukan dalam sesuatu organisasi yang bertujuan untuk membuat sesuatu keputusan atau menyelesaikan sebarang masalah yang berbangkit. Mesyuarat yang sah harus dihadiri dengan sebilangan ahli organisasi berkenaan seperti mana diperuntukan dalam tatacara yang berkenaan. Lazimnya, kebanyakan organisasi akan menentukan kehadiran dua pertiga daripada ahlinya sebagai kuorum untuk mengesahkan mesyuarat. Mesyuarat yang gagal mencapai kehadiran ahlinya sebagaimana ditentukan oleh tatacara organisasi dianggap tidak sah dan sebarang keputusan yang dicapai tidak boleh dianggap sebagai keputusan yang mewakili organisasi berkenaan. 3.2 Definisi Minit Mesyuarat Minit mesyuarat merupakan catatan atau dokumen bertulis yang merekodkan perkaraperkara yang dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat. Minit mesyuarat mencatatkan ahli mesyuarat, agenda, cadangan, keputusan dan tindakan yang perlu diambil. Minit mesyuarat menggunakan bahasa yang tepat, jelas dan mudah difahami. 3.3 Tujuan Penulisan Minit Mesyuarat Tujuan penulisan minit mesyuarat ialah: a) Minit Mesyuarat berperanan sebagai bahan bukti wujudnya perbincangan atau kata putus antara pihak yang terlibat dalam mesyuarat. Sekiranya berlaku sesuatu pertikaian antara pihak yang terlibat dalam mesyuarat, maka pihak berkenaan boleh merujuk minit mesyuarat bagi menegakkan keadilan atau meneliti kembali keputusan yang telah dibuat semasa mesyuarat dan dapat mengurangkan pertikaian.
28 |B A B 3 : M e s y u a r a t b) Minit Mesyuarat juga berperanan sebagai panduan atau rujukan bagi membolehkan pihak yang lain untuk melihat perkembangan aktiviti yang telah diputuskan bagi tujuan pelaksanaan. Oleh yang demikian, minit mesyuarat akan membantu organisasi menilai gerak kerja yang telah dilakukan. Hal ini dikatakan demikian disebabkan kerana dalam minit mesyuarat terdapat cara atau langkah yang boleh diambil bagi memastikan gerak kerja dilaksanakan mengikut landasan yang betul dan dipersetujui bersama-sama. c) Minit Mesyuarat juga membantu kita merancang atau memahami selok-belok sesuatu aktiviti yang telah dijalankan, khususnya dalam organisasi yang telah bertukar kepimpinan. Jika berlaku sesuatu mesyuarat luar biasa, pihak yang baru memegang tampuk kepimpinan akan meneliti terlebih dahulu minit mesyuarat terdahulu bagi membolehkan mereka memahami selok-belok dan kelemahan yang telah berlaku dalam kepimpinan terdahulu. d) Minit Mesyuarat berperanan sebagai pemudah cara. Oleh hal demikian, mesyuarat dapat membantu mana-mana pihak membuat keputusan atau tindakan bagi sesuatu perkara. e) Pengendalian mesyuarat yang mengikut agenda akan memudahkan urus setia merekodkan setiap perkara yang dibincangkan dan mencatat setiap keputusan mesyuarat yang telah diambil oleh ahli mesyuarat. Penulisan minit mesyuarat yang ditulis dengan betul berdasarkan format yang tepat akan memudahkan urusan sesuatu mesyuarat pada masa akan datang. f) Minit Mesyuarat berperanan sebagai pemudah cara untuk membantu manamana pihak membuat keputusan berdasarkan keputusan dasar yang diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. Perkara ini akan dilaksanakan semasa membuat maklum balas daripada keputusan yang diambil dalam mesyuarat berkenaan.
29 |B A B 3 : M e s y u a r a t 3.4 Ciri-ciri Minit Mesyuarat Mesyuarat bukan sekadar perbincangan, sebaliknya ia merupakan perbincangan yang memiliki ciri-ciri seperti di bawah. a) Mesyuarat harus diadakan dan dikawal oleh seorang pengerusi. Lazimnya, pengerusi mesyuarat pada masa yang sama merupakan pengerusi dalam sesuatu organisasi. b) Semua yang menghadiri mesyuarat akan dipanggil oleh seorang setiausaha. Lazimnya, bagi mesyuarat yang penting, notis akan dihantar kepada mereka yang terlibat dua minggu sebelum mesyuarat diadakan. c) Semua perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat harus dicatat secara hitam putih oleh setiausaha. d) Mesyuarat harus dijalankan menurut tatacara mesyuarat. e) Senarai kehadiran ahli mesyuarat disusun berdasarkan hieraki kekananan jawatan. f) Perkara penting dalam mesyuarat disusun mengikut tajuk dan perkara. g) Keputusan-keputusan yang telah dibuat dicatat dengan jelas dan tepat. h) Tindakan susulan yang perlu dilakukan oleh pihak tertentu perlu dicatatkan dengan jelas. i) Sekiranya terdapat butiran pembentangan kertas kerja, urus setia hendaklah merekodkan perkara seperti yang berikut; i. tajuk kertas pembentangan; ii. pihak yang menyediakan kertas pembentangan; iii. tujuan utama kertas pembentangan tersebut disediakan; iv. isu-isu penting yang dibangkitkan dalam kertas pembentangan;
30 |B A B 3 : M e s y u a r a t v. pandangan/ulasan ahli berkenaan isu yang dibangkitkan dalam kertas pembentangan; dan vi. keputusan mesyuarat terhadap kertas pembentangan. 3.5 Tatacara Pengurusan Mesyuarat 3.5.1 Tanggungjawab Urus Setia Mesyuarat Kelancaran pengendalian mesyuarat amat bergantung kepada kecekapan urus setia merancang persiapan mesyuarat serta menyediakan pelaporan mesyuarat dalam bentuk minit mesyuarat yang tepat dan berkualiti. Bagi memastikan kelancaran urusan mesyuarat, urus setia perlu memberikan perhatian kepada tiga (3) peringkat tanggungjawab sebagai urus setia mesyuarat pada Rajah 1 dan Carta Perbatuan Pengurusan Mesyuarat pada Rajah 2. RAJAH 1: TANGGUNGJAWAB URUS SETIA MESYUARAT
31 |B A B 3 : M e s y u a r a t 3.5.2 PERINGKAT 1: Tindakan Sebelum Mesyuarat Sebelum mesyuarat dijalankan, urus setia hendaklah membuat persiapan rapi iaitu: a) Menentukan Agenda, Tarikh, Masa dan Tempat Mesyuarat Bersama Pengerusi Mesyuarat Urus setia hendaklah memastikan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat dipersetujui oleh pengerusi mesyuarat. Agenda mesyuarat hendaklah mengandungi perkara-perkara seperti yang berikut: i. Perutusan Pengerusi Mesyuarat; ii. Pengesahan Minit Mesyuarat; iii. Perkara-perkara Berbangkit; iv. Perbincangan; v. Pembentangan Kertas; vi. Hal-hal Lain, dan vii. Penutup RAJAH 2: CARTA PERBATUAN PENGURUSAN MESYUARAT
32 |B A B 3 : M e s y u a r a t b) Membuat Tempahan Bilik Mesyuarat Urus setia hendaklah membuat tempahan bilik mesyuarat secara bertulis atau melalui sistem tempahan dalam talian agensi masing-masing sekiranya ada. Maklumat berhubung tempahan hendaklah dikemukakan kepada pegawai yang bertanggungjawab menerima tempahan. Antara maklumat yang perlu dikemukakan ialah: i. nama mesyuarat; ii. nama dan jawatan pengerusi mesyuarat; iii. nama dan maklumat perhubungan urus setia mesyuarat; iv. tarikh, masa bermulanya mesyuarat dan masa mesyuarat dijangka tamat; v. bilangan ahli mesyuarat; vi. peralatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat; vii. jumlah dan jenis minuman serta makanan (sekiranya perlu); viii. pemeriksaan keselamatan hendaklah dibuat sekiranya mesyuarat melibatkan orang kenamaan negara (sekiranya perlu); dan ix. senarai semak keperluan mesyuarat adalah seperti di Lampiran C manakala carta alir tanggungjawab urus setia mesyuarat adalah seperti di Lampiran D. c) Mengurus Kertas-kertas Pembentangan Kertas pembentangan (sekiranya ada) yang telah dikenal pasti untuk dibentangkan semasa mesyuarat hendaklah dikemukakan bagi pertimbangan dan persetujuan pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara yang perlu dilaksanakan bagi urusan pembentangan kertas: i. Surat panggilan pembentangan kertas dihantar kepada ahli mesyuarat atau mana-mana pihak yang diberi tanggungjawab membuat pembentangan sekurang-kurangnya empat belas (14) hari bekerja sebelum mesyuarat. ii. Kertas pembentangan digalakkan untuk dikemukakan kepada pihak urus setia sekurang-kurangnya tujuh (7) hari bekerja sebelum mesyuarat. Urus setia boleh memohon agensi berkenaan untuk menyediakan bahan pembentangan seperti yang berikut:
33 |B A B 3 : M e s y u a r a t Slaid atau kertas pembentangan atau kedua-duanya disediakan dalam bentuk salinan lembut (soft copy); dan Menyediakan ringkasan eksekutif (sekiranya perlu). Ringkasan eksekutif disediakan bagi kertas pembentangan tidak melebihi lima belas (15) muka surat (tidak termasuk lampiran). iii. Mengadakan sesi pramesyuarat untuk membincangkan kertas-kertas yang akan dibentangkan (sekiranya perlu). iv. Kertas pembentangan perlu diedarkan kepada ahli mesyuarat dalam tempoh tiga (3) hari bekerja sebelum mesyuarat. d) Mendapatkan Maklum Balas Bagi Mesyuarat Lepas Pihak urus setia hendaklah memastikan maklum balas bagi mesyuarat lepas diperoleh daripada agensi yang berkenaan agar status tindakan yang telah dan akan diambil dimaklumkan dalam mesyuarat yang akan datang. Laporan maklum balas akan dikumpul daripada minit mesyuarat yang disediakan dan ahli juga boleh terus mengemas kini maklum balas melalui e-mel rasmi. e) Menghantar Jemputan Mesyuarat Urus setia hendaklah menghantar jemputan mesyuarat melalui e-mel sekurang-kurangnya tujuh (7) hari bekerja sebelum mesyuarat diadakan. Jemputan ini hendaklah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti yang berikut: i. Nama mesyuarat; ii. Tarikh dan tempat mesyuarat; iii. Masa mula dan masa dijangka tamat; iv. Nama dan jawatan Pengerusi Mesyuarat; v. Agenda mesyuarat; dan vi. Pernyataan yang memaklumkan sama ada ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan, nama dan jawatan wakil hendaklah dinyatakan semasa pengesahan kehadiran.
34 |B A B 3 : M e s y u a r a t f) Mengadakan Perbincangan Sebelum Mesyuarat Perbincangan antara Pengerusi Mesyuarat dengan urus setia hendaklah diadakan untuk menetapkan kandungan perutusan pengerusi, meneliti maklum balas yang diterima serta mengenal pasti tindakan susulan yang perlu dilakukan. Urus setia hendaklah memastikan perkara-perkara berikut diberikan perhatian oleh Pengerusi Mesyuarat: i. mematuhi waktu mesyuarat bermula dan tamat agar tempoh mesyuarat yang diperuntukkan dapat dioptimumkan; ii. memastikan semua perkara dalam agenda dibincangkan; iii. merumuskan perkara-perkara utama yang telah dipersetujui sebelum mesyuarat berakhir; dan iv. Norma kerja yang digalakkan untuk mengadakan perbincangan adalah dalam tempoh tiga (3) hari bekerja sebelum mesyuarat. g) Mengesahkan Kehadiran Ahli mesyuarat dikehendaki membuat pengesahan kehadiran mesyuarat kepada urus setia mesyuarat, urus setia seterusnya akan menyediakan senarai kehadiran mesyuarat serta mencatat kehadiran wakil kepada ahli mesyuarat atau pegawai lain yang turut hadir. Senarai ini hendaklah disediakan dalam tempoh sekurang-kurangnya satu (1) hari bekerja sebelum mesyuarat diadakan. Senarai ini akan digunakan sebagai rekod kehadiran bagi tujuan penyediaan minit mesyuarat. h) Memastikan Persediaan Kemudahan-kemudahan Bilik Mesyuarat Urus setia hendaklah memastikan bilik mesyuarat disediakan mengikut keperluan mesyuarat seperti yang berikut: i. menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas; ii. menyediakan tempat duduk yang mencukupi dan menyusun tanda nama Pengerusi Mesyuarat dan ahli mesyuarat (sekiranya perlu); iii. memastikan alat kelengkapan mesyuarat seperti perakam suara, mikrofon, komputer, projektor, skrin, slide controller dan peralatan lain berfungsi dengan baik; iv. memastikan juruteknik mudah dihubungi sekiranya berlaku sebarang masalah teknikal; dan
35 |B A B 3 : M e s y u a r a t v. urus setia perlu berada dalam bilik mesyuarat sekurang-kurangnya 30 minit sebelum mesyuarat bermula. i) Menangguh atau Membatalkan Mesyuarat Sekiranya berlaku penangguhan atau pembatalan mesyuarat, perkaraperkara berikut perlu diambil perhatian oleh urus setia: i. memaklumkan segera kepada semua ahli mesyuarat berhubung penangguhan/pembatalan mesyuarat; dan ii. memastikan tempahan bilik mesyuarat, peralatan dan kemudahan dibatalkan. 3.5.3 PERINGKAT II: Tindakan Semasa Mesyuarat Urus setia bertanggungjawab memastikan perkara-perkara yang berikut dilaksanakan semasa mesyuarat: i. mengemas kini kehadiran ahli mesyuarat semasa mesyuarat berlangsung; ii. memastikan mesyuarat dijalankan mengikut agenda yang telah ditetapkan; dan iii. merekod perkara-perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat bagi tujuan penyediaan minit mesyuarat. 3.5.4 PERINGKAT III: Tindakan Selepas Mesyuarat Selepas mesyuarat diadakan, tindakan-tindakan berikut perlu dilaksanakan oleh urus setia mesyuarat. a) Menyediakan Minit Mesyuarat Minit mesyuarat hendaklah disediakan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas tarikh mesyuarat dan diserahkan untuk kelulusan pengerusi. Penulisan minit mesyuarat hendaklah ringkas, tepat, dan padat serta laras bahasanya bersifat formal. Antara perkara yang perlu dititikberatkan dalam minit mesyuarat ialah: i. senarai kehadiran ahli mesyuarat disusun mengikut kekananan jawatan;
36 |B A B 3 : M e s y u a r a t ii. perkara-perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat disusun mengikut tajuk dan perkara; iii. keputusan-keputusan yang dibuat hendaklah dicatat dengan jelas; iv. tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil; v. menentukan pihak yang perlu mengambil tindakan susulan; dan vi. sekiranya terdapat butiran pembentangan kertas, urus setia hendaklah merekodkan perkara-perkara seperti yang berikut: Tajuk kertas pembentangan; Pihak yang menyediakan kertas pembentangan; Tujuan utama kertas pembentangan berkenaan disediakan; Isu-isu penting yang dibangkitkan dalam kertas pembentangan; Pandangan/ulasan ahli mesyuarat berkenaan isu yang dibangkitkan dalam kertas pembentangan; dan Keputusan mesyuarat terhadap kertas pembentangan. b) Format Teknikal Pada asasnya, penulisan minit mesyuarat perlu menepati format teknikal minit mesyuarat seperti yang berikut: i. Jenis fon (font): Arial ii. Saiz fon (font): Minimum 12 iii. Langkau antara barisan: Minimum 1.15 iv. Kedudukan teks: Justified v. Istilah Bahasa Inggeris: Italic (Sekiranya minit mesyuarat disediakan dalam Bahasa Melayu) c) Struktur Minit Mesyuarat i Struktur minit mesyuarat perlulah berpandukan agenda dan turutan mesyuarat seperti yang berikut: Senarai Kehadiran; Perutusan Pengerusi; Pengesahan Minit Mesyuarat; Perkara-perkara Berbangkit; Perbincangan;
37 |B A B 3 : M e s y u a r a t Pembentangan Kertas; Hal-hal Lain; dan Penutup. ii. Setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan catatan yang menunjukkan sama ada tindakan diperlukan, perhatian atau untuk makluman sahaja. iii. Minit mesyuarat yang berkualiti perlu menepati ciri-ciri sistematik, tepat, padat dan kemas. Format penyediaan minit mesyuarat akan membantu urus setia menyediakan minit dalam bentuk yang mudah difahami oleh ahli mesyuarat. iv. Minit mesyuarat perlu disiapkan dan dikemukakan kepada Pengerusi Mesyuarat untuk kelulusan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja selepas tarikh mesyuarat. d) Mengedarkan Minit Mesyuarat Minit mesyuarat berserta format/borang maklum balas hendaklah diedarkan melalui e-mel kepada ahli mesyuarat selewat-lewatnya tujuh (7) hari bekerja selepas mesyuarat. e) Mengedar dan Mendapatkan Maklum Balas Mesyuarat Urus setia hendaklah mendapatkan maklum balas daripada ahli mesyuarat. Agensi kerajaan yang bertanggungjawab melaksanakan keputusan mesyuarat hendaklah menghantar maklum balas kepada urus setia dengan menggunakan format di Lampiran G yang mengandungi perkara-perkara berikut: i. Keputusan Minit Mesyuarat Urus setia menyenaraikan keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat berserta pihak yang bertanggungjawab untuk mengambil tindakan terhadap keputusan mesyuarat.
38 |B A B 3 : M e s y u a r a t ii. Maklum Balas Ahli mesyuarat atau pihak yang bertanggungjawab perlu mengemukakan status terkini tindakan yang telah dilaksanakan selewat-lewatnya empat belas (14) hari bekerja selepas mesyuarat 3.6 Format Minit Mesyuarat a) Format Minit Mesyuarat mengandungi struktur seperti yang berikut: i. Senarai Kehadiran; ii. Perutusan Pengerusi; iii. Pengesahan Minit Mesyuarat; iv. Perkara-perkara Berbangkit; v. Perbincangan; vi. Pembentangan Kertas; vii. Hal-hal Lain; dan viii. Penutup. b) Format dan Struktur Minit Mesyuarat Kehadiran: Senarai nama ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi Mesyuarat. Susunan nama hendaklah berdasarkan kekananan jawatan
39 |B A B 3 : M e s y u a r a t Hadir Bersama-sama: Senarai nama pegawai yang bukan ahli mesyuarat tetapi diundang khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut serta dalam mesyuarat. Susunan nama hendaklah berdasarkan kekananan. Urus Setia: Senarai pegawai yang menjadi urus setia mesyuarat. Susunan nama hendaklah berdasarkan kekananan. 1. Perutusan Pengerusi Ruangan yang mengandungi catatan tentang perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi Mesyuarat. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan oleh Pengerusi Mesyuarat pada awal mesyuarat. Perkara tersebut mungkin dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau pada akhir mesyuarat. 2. Pengesahan Minit Mesyuarat Catatan keputusan mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk pada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan, nyatakan pindaan-pindaan tersebut. 3. Perkara-perkara Berbangkit Perkara berbangkit berkaitan dengan perkara yang berikut: a) ruangan ini mengandungi catatan tentang perkara-perkara yang dibangkitkan dalam mesyuarat yang lepas. b) tajuk utama perkara yang dibangkitkan hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat, muka surat dan perenggan minit mesyuarat lepas yang membincangkan perkara tersebut hendaklah dicatatkan, dan; c) jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan tersebut.
40 |B A B 3 : M e s y u a r a t 4. Perbincangan Ruangan ini hendaklah mencatatkan perkara-perkara baharu yang dibincangkan oleh ahli mesyuarat. Susunan tajuk adalah berdasarkan agenda mesyuarat yang telah ditetapkan. 5. Pembentangan Kertas Bagi mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan. Perkara yang perlu direkodkan dalam ruangan ini adalah seperti yang berikut: a) tajuk kertas kerja berkenaan; b) nama agensi dan pegawai yang menyediakan kertas kerja berkenaan; c) tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan; d) isu-isu penting yang dibangkitkan dalam kertas kerja berkenaan; e) pandangan/ulasan ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan dalam kertas kerja berkenaan; dan f) keputusan mesyuarat tentang isu-isu yang dibangkitkan serta tindakantindakan susulan yang perlu diambil. 6. Hal-hal Lain Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang berkaitan tetapi tidak terkandung dalam agenda utama mesyuarat. 7. Penutup Ruangan ini mencatatkan/merekodkan perkara-perkara yang berikut: a) masa mesyuarat tamat atau ditangguhkan; b) ucapan terima kasih daripada Pengerusi Mesyuarat; dan c) catatan tentang tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan.