Panduan Pengurusan Dokumen Rasmi

41 |B A B 3 : M e s y u a r a t 3.7 Minit Mesyuarat Contoh MINIT MESYUARAT PENGURUSAN TERTINGGI (MPT) JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SELANGOR BIL.5/2020 Tarikh: 10 Jun 2020 Masa: 9.00 pagi hingga 4.30 petang Tempat: Bilik Mesyuarat Utama, JPN Selangor KEHADIRAN: BIL. NAMA JAWATAN 1. Hj. Izmi bin Haji Ismail Pengarah Pendidikan (Pengerusi) Jabatan Pendidikan Selangor 2. Hj. Abdul Aziz bin Abdul Jalil Timbalan Pengarah Sektor Pengurusan Sekolah 3. Azmi bin Misron Timbalan Pengarah Sektor Pembangunan Murid 4. Hj. Abd Najeh bin Asmuin Ketua Penolong Pengarah Kanan Sektor Pendidikan Islam 5. Hj. Yaakob bin Mat Shari Ketua Penolong Pengarah Kanan Sektor Pentaksiran & Peperiksaan 6. Raja a/l Chinaya @ Sinniah Ketua Penolong Pengarah Kanan Sektor Pengurusan 6. Fauziah binti Che Mustafa Ketua Penolong Pengarah Sektor Pengurusan Maklumat 8. Mohammad Nuri bin Hussin Ketua Penolong Pengarah Sektor Sumber dan Teknologi Pendidikan 9. Fatzlee bin Hashim Ketua Kaunselor Pendidikan Negeri Sektor Psikologi dan Kaunseling Hadir Bersama-sama BIL. NAMA JAWATAN 1. Ramlah binti Hassan Ketua Penolong Pengarah Kanan Sektor Perancangan dan Pengurusan PPD 2. Nik Azmawati Penolong Pengarah Sektor Pendidikan Khas 3. Norsidah binti Jilani Ketua Penolong Pengarah Sektor Sumber Manusia

42 |B A B 3 : M e s y u a r a t Tidak Hadir Bersebab BIL. NAMA JAWATAN 1. Muhammad Radzi bin Abdullah Timbalan Pengarah Sektor Perancangan dan Pengurusan PPD 2. (Kosong) Ketua Penolong Pengarah Kanan Sektor Pendidikan Khas 3. Ruzana binti Jajuri Ketua Penolong Pengarah Kanan Sektor Sumber Manusia Urus Setia BIL. NAMA JAWATAN 1. Datin Seri Aslinah binti Mohd Arifin Penolong Pegawai Tadbir Tinggi Sektor Pengurusan 2. Muhamad Roslan bin Khalid Penolong Pegawai Tadbir Sektor Pengurusan 3. Rosli bin Badron Akauntan Kanan (Pencatat Minit) Sektor Pengurusan 1.0 PERUTUSAN PENGERUSI 1.1. Pengerusi mengucapkan salam terima kasih atas kehadiran semua ahli mesyuarat. 1.2. Pengerusi memaklumkan perkara-perkara berikut:- 1.2.1. Tarikh sambutan hari guru peringkat Negeri Selangor yang dijadualkan pada 25 Jun diawalkan kepada 23 Jun 2020. 1.2.2. Perintah Kawalan Pergerakan Bersyarat (PKPB) tamat pada 9 Jun 2020 dan disambung dengan Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan (PKPP) bermula 10 Jun 2020. Makluman 1.2.3. Fungsi agihan Elaun Murid Khas diserahkan semula kepada Sektor Pendidikan Khas daripada Sektor Pembangunan Murid. Tindakan : SPM dan SPK

43 |B A B 3 : M e s y u a r a t 2.0 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT PENGURUSAN TERTINGGI BIL. 4/2020 2.1 Minit Mesyuarat Pengurusan Tertinggi Bil.4/2020 diterima dan disahkan tanpa pindaan. 3.0 MAKLUM BALAS MINIT MESYUARAT PENGURUSAN TERTINGGI BIL. 4/2020 3.1 Maklum balas mesyuarat Bil.4/2020 adalah seperti di Lampiran 1. 4.0 PERBINCANGAN 4.1 Laporan Oleh Sektor dan Pejabat Pendidikan Daerah 4.1.1 Sektor Perancangan & Pengurusan PPD (SPD) a) Memohon penghantaran laporan program utama Sektor dan PPD Selangor pada setiap bulan beserta nama pegawai pelapor. (Rujuk surat/memo JPNS.SPD 100-1/9/2 JLD.2 (32) bertarikh 19 Mei 2020. Tindakan : Semua Sektor / PPD a) Memohon menghantar Penarafan Kendiri secara softcopy dan Penarafan Kecemerlangan PPD (PKPPD) Tahun 2020 (data Tahun 2019) kepada Unit Perancangan dan Transformasi SPD pada atau sebelum 30 Jun 2020. Tindakan: Semua Sektor / PPD b) Analisis Pencapaian Objektif Kualiti (APOK), Proses Kerja hendaklah dihantar berdasarkan surat /memo JPNS.SPD 100- 14/1/2 ( 7) bertarikh 17 Mac 2020 kepada Encik Zakaria bin Abd Hamid melalui emel [email protected] Tindakan: Semua Sektor / PPD 4.1.2 Sektor Pendidikan Islam (SPI) a) Program anjuran SPI sepanjang tempoh PKP adalah seperti berikut :- • Program Bacaan Yasin disertai oleh lebih 1200 orang • Program Imarah Ramadan disertai oleh lebih 4000 orang • Kem Pemantapan Akidah bertema Proud to Be Mukmin berjaya menarik lebih 5500 orang.

44 |B A B 3 : M e s y u a r a t b) SPI berharap setiap sektor menyediakan sudut Quran Corner. Makluman 4.1.3 Sektor Penilaian & Peperiksaan (SPP) SPP bercadang untuk mengadakan taklimat peperiksaan melibatkan pegawai seramai 75 orang pada 23 Julai 2020. Berikutan norma baharu, SPP bercadang untuk menggunakan dewan yang besar bagi mematuhi penjarakan sosial dalam kalangan pegawai. Mesyuarat memutuskan supaya SPP mendapatkan kebenaran pihak polis sebelum menganjurkan taklimat berkenaan selewat-lewatnya tiga minggu sebelum tarikh pelaksanaan. Tindakan : SPP 4.1.4 PPD Petaling Perdana (PPDPP) PPDPP memohon ruang pejabat di SSTP bagi menempatkan pegawai PPD. Mesyuarat memutuskan agar PPDPP membuat permohonan rasmi kepada pengarah untuk pertimbangan. Tindakan : PPDPP 5.0 PEMBENTANGAN KERTAS CADANGAN / KERTAS KERJA 5.1 SPK membentangkan kertas cadangan Program Pendidikan Inklusif (PPI) Negeri Selangor seperti di Lampiran A. Program ini bertujuan untuk memberi maklumat berkaitan Pelaksanaan Program Pendidikan Inklusif di SekolahSekolah. PGB masih belum memahami sepenuhnya pelaksanaan PPI. 5.2 Mesyuarat memutuskan kertas cadangan ini diterima dan jerayawara dilaksanakan dalam kadar segera. Tindakan : SPK 6.0 HAL-HAL LAIN 6.1 Bekerja Dari Rumah (BDR) SP memohon penjelasan berkenaan kelulusan BDR berikutan PKPP yang dilanjutkan sehingga Ogos 2020. Pengerusi memaklumkan kelulusan sedia ada kekal sehingga bulan Jun. Kelulusan permohonan BDR baharu bagi bulan Julai dan Ogos adalah tertakluk kepada budi bicara Pengarah. Hanya permohonan yang memenuhi kriteria 1 dan 2 sahaja akan dipertimbangkan. Makluman

45 |B A B 3 : M e s y u a r a t 6.2 Senggaraan Pejabat SP memohon pegawai skim J membantu Unit Pentadbiran dalam menguruskan penyelenggaraan pejabat memandangkan pegawai sedia ada tidak mempunyai kepakaran dalam bidang elektrikal dan senggaraan. SIP mencadangkan agar dilantik kontraktor penyelenggaraan bangunan secara kontrak bagi menyenggarakan bangunan Jabatan. Kaedah ini telah diguna pakai di premis kerajaan lain terutama di Putrajaya. Mesyuarat mengambil maklum dan cadangan SIP boleh dipertimbangkan. Unit Kewangan dipohon menyemak implikasi kewangan dan membuat bidaan peruntukan agar kontraktor penyelenggaraan dapat dilantik pada masa akan datang. Dalam masa yang sama, skim J adalah skim guna sama, SIP dipohon membantu Unit Pentadbiran dalam urusan penyelenggaraan bangunan pejabat sebelum kontraktor penyelenggaraan dapat dilantik selewat-lewatnya November 2020. Tindakan: SP (Unit Kewangan) / SIP 7.0 PENUTUP 7.1 Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua ahli mesyuarat. 7.2 Mesyuarat Pengurusan Tertinggi Bil.5/2020 ditangguhkan pada jam 4.30 petang. 7.3 Tarikh mesyuarat kali ke-6 akan dimaklumkan kemudian. Disediakan oleh :

46 |B A B 3 : M e s y u a r a t 3.8 Penulisan Maklum Balas Mesyuarat Maklum balas mesyuarat perlu disediakan dengan lengkap untuk mengenal pasti tindakan susulan terhadap keputusan mesyuarat yang lepas. Sehubungan dengan itu, urus setia berperanan untuk menyediakan maklum balas bagi setiap keputusan mesyuarat dan diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat. Urus setia juga perlu membuat ringkasan dan penganalisisan terhadap maklum balas (rujuk Lampiran H) yang diterima serta disusun mengikut tajuk-tajuk seperti dalam minit mesyuarat. Ahli-ahli mesyuarat atau mana-mana pihak yang bertanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklum balas kepada urus setia. Urus setia pula bertanggungjawab mengesan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat tersebut. Penyediaan maklum balas dapat memendekkan masa pembentangan perkara-perkara berbangkit. Untuk mendapat maklum balas, borang yang sesuai perlu digunakan. Petikan minit dicatatkan di dalam borang dan dihantar kepada semua ahli yang bertanggungjawab dalam masa dua minggu sebelum mesyuarat yang berikutnya. Urus setia hendaklah memastikan agar butir-butir yang sesuai dimasukkan ke dalam borang maklum balas. Butir-butir yang terkandung dalam borang maklum balas ini adalah seperti yang berikut: a) Bilangan Berikan nombor secara bersiri bagi setiap perkara yang dicatatkan di dalam rekod pengesanan. b) Rujukan minit Rujukan bilangan minit mesyuarat dan perenggan berkaitan. c) Perkara Tajuk perkara seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat berkaitan. d) Tindakan Pegawai yang bertanggungjawab terhadap perkara yang dinyatakan. e) Maklum balas Status / laporan tindakan terhadap perkara yang perlu diambil tindakan. Nyatakan sama ada tindakan telah selesai atau memerlukan tindakan susulan.

47 |B A B 3 : M e s y u a r a t Penulisan maklum balas daripada ahli mesyuarat mestilah lengkap seperti maklumat-maklumat berikut: i. Apa tindakan yang telah diambil ii. Bila tindakan itu diambil iii. Siapa yang melaksanakan tindakan iv. Di mana tindakan dilaksana v. Bagaimana tindakan itu dilaksana Penulisan maklum balas contoh: Penulisan maklum balas yang kurang tepat Sepatutnya PPD Xxxx telah mengambil tindakan. PPD Xxxx telah memberi taklimat tentang kepentingan PdPR kepada semua PGB dalam Mesyuarat Kurikulum Daerah Bil.2/2020 pada 29 Oktober 2020. PPD Yyyy mengambil maklum tentang perkara tersebut. Surat siaran pelaksanaan PLC telah dikeluarkan pada 9 Jun 2020 kepada semua sekolah di PPD Yyyy. Rujukan: SPB.5110/4/Jld.6 (11) berdasarkan surat KPM bertarikh 3.12.2019 rujukan KP(BPG) 9094/600/3/5 Jld.6 (95) f) Edaran Maklum Balas Maklum balas yang diterima oleh urus setia hendaklah diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat sebelum mesyuarat. Urus setia hendaklah menyusun maklum balas yang diterima mengikut tajuk-tajuk seperti di dalam minit mesyuarat. Urus setia hendaklah menyediakan laporan maklum balas bagi setiap keputusan mesyuarat mengikut format yang dinyatakan. Semasa mesyuarat, sebaik-baiknya maklum balas tersebut dibaca oleh urus setia.

48 |B A B 3 : M e s y u a r a t Format Maklum Balas Nama Mesyuarat : Tarikh : Hari : Masa : Tempat : Pengerusi : BIL KEPUTUSAN MAKLUM BALAS 1. Muka surat X – Perenggan X.Y Tindakan : Status: Selesai / Belum Selesai / Tidak Berkenaan * 2. Muka surat X – Perenggan X.Y Tindakan : Status: Selesai / Belum Selesai / Tidak Berkenaan * 3. Muka surat X – Perenggan X.Y Tindakan : Status: Selesai / Belum Selesai / Tidak Berkenaan * * Potong yang tidak berkenaan berdasarkan ketetapan mesyuarat Disediakan oleh, Nama : Jawatan : Tarikh :

3.9 Maklum Balas Mesyuarat Contoh LAMPIRAN G MAKLUM BALAS MINIT MESYUANama Mesyuarat : MESYUARAT PENGTarikh : 10 JUN 2020 (RABUTempat : BILIK MENSYUARATBIL KEPUTUSAN 1 Muka surat 4 Para 4.1.1 Memohon penghantaran laporan program utama Sektor dan PPD Selangor pada setiap bulan beserta nama pegawai pelapor. (Rujuk surat/memo JPNS.SPD 100-1/9/2 JLD.2 (32) bertarikh 19 Mei 2020. Tindakan: Semua Sektor / PPD SSTP - memakmelalui pautan Pegawai PelapoSPS - Laporan ptelah dihantar Pengurusan PPSPD - Sehinggapenama pegawPPDHL - telaPerancangan d(Pn. Ramlah bin

49 |B A B 3 : M e s y u a r a t ARAT PENGURUSAN TERTINGGI GURUSAN TERTINGGI BIL. 5/2020 ) T UTAMA, JPN SELANGOR MAKLUM BALAS klumkan bahawa: Laporan program utama sektor telah dihantar http://gg.gg/programutamasektor2020 pada 15 Jun 2020 oleh or SSTP, En. Sahrun Nizam bin Munjir. Status: Selesai / Belum Selesai / Tidak Berkenaan program utama Sektor Pengurusan Sekolah bagi bulan Jun 2020 pada 30 Jun kepada Pn Ramlah, Sektor Perancangan dan PD Status: Selesai / Belum Selesai / Tidak Berkenaan a 24 Jun 2020, pihak urus setia SPD belum menerima sebarang wai pelapor dari 14 sektor JPN dan 10 PPD Selangor. Status: Selesai / Belum Selesai / Tidak Berkenaan ah menghantar laporan program utama kepada Sektor an Pengurusan PPD, JPNSel melalui e-mel pada 30 Jun 2020. nti Hassan) Status: Selesai / Belum Selesai / Tidak Berkenaan

BIL KEPUTUSAN PPDHS - Perkapegawai melalulaporan akan diPPDK - Tindakatersebut. Memodirujuk. PPDKS - Telahkumpulan WhaPengurusan Tetindakan oleh pemasing. Disediakan oleh : ROSLI BIN BADRON Akauntan Kanan Unit Akaun, Sektor Pengurusan E-mel : [email protected]. Telefon : 013-000000

50 |B A B 3 : M e s y u a r a t MAKLUM BALAS ara berkenaan telah dimaklumkan untuk perhatian dan tindakan ui memo PPDHS.100-12/4/1(22) bertarikh 29 Jun 2020 dan hantar ke JPN pada setiap bulan. Status: Selesai / Belum Selesai / Tidak Berkenaan an telah diambil dengan kadar segera bagi memenuhi keperluan o JPNS.SPD 100-1/9/2 JLD.2 (32) bertarikh 19 Mei 2020 telah Status: Selesai / Belum Selesai / Tidak Berkenaan h dimaklumkan kepada Timbalan PPD semua sektor melalui atsApp Pengurusan Tertinggi PPDKS dan semasa Mesyuarat ertinggi PPDKS bil.2/2020 pada 3 Julai 2020 untuk diambil egawai yang dilantik sebagai pegawai pelapor di sektor masingStatus: Selesai / Belum Selesai / Tidak Berkenaan

3.10 Analisis Maklum Balas Mesyuarat Contoh *Keputusan Maklum balas diterima Maklum balas Selesai MaklumBelum S1 10 9 1 2 10 8 2 3 10 8 2 JUMLAH *Keputusan adalah merujuk kepada bilangan keputusan yang

51 |B A B 3 : M e s y u a r a t Lampiran H m balas Selesai Catatan PPD XXX belum selesai Sektor XXX dan PPD XXX belum selesai PPD XXX belum selesai dan PPD YYY tidak melengkapkan maklum balas memerlukan tindakan (borang maklum balas).

52 |B A B 3 : M e s y u a r a t Lampiran C SENARAI SEMAK KEPERLUAN MESYUARAT (Catatkan Nama Mesyuarat) Bil. ….. Tahun ….. Tarikh (Hari) : Masa : Mula-Tamat Tempat : Pengerusi : BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN 1. Tempahan Logistik a) Nama Bilik Mesyuarat Tempat b) Peralatan ICT i. Komputer riba ii. Projektor iii. Keperluan- keperluan lain (Nyatakan) c) Makan/Minum i. Minum pagi ii. Makan tengah hari iii. Minum petang iv. Lain-lain (nyatakan) Urus setia perlu memastikan peralatan telah diuji cuba sebelum mesyuarat Urus setia perlu memastikan makanan dan minuman tersedia sekurang-kurangnya setengah jam sebelum waktu hidangan

53 |B A B 3 : M e s y u a r a t BIL. TINDAKAN TANDA(/) CATATAN d) Pengangkutan (jika berkaitan) i. Barang-barang keperluan mesyuarat ii. Urus setia iii. Ahli mesyuarat iv. Kad keselamatan v. Keperluan parkir khas 2 Keperluan di Bilik Mesyuarat i. Tanda nama ahli mesyuarat ii. Perakam suara iii. Peralatan menulis iv. Senarai kehadiran ahli mesyuarat mengikut kekananan v. Dokumen mesyuarat vi. Lain-lain peralatan mengikut keperluan 3 Penyediaan susunan kekananan ahli mesyuarat Senarai ahli mesyuarat i. Senarai jemputan ii. Senarai kehadiran semasa Susun atur kedudukan ahli-ahli mesyuarat. Nota: Senarai kekananan boleh dirujuk kepada Bahagian Istiadat dan Urus Setia Persidangan Antarabangsa, Jabatan Perdana Menteri

54 |B A B 3 : M e s y u a r a t Lampiran D CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB URUS SETIA MESYUARAT Sumber: PTPA Bil.2 2018

55 | B A B 4 : M i n i t C u r a i BAB 4 PENGURUSAN MINIT CURAI 4.1 Pengenalan Pada umumnya, minit curai perlu disediakan oleh pegawai yang kembali menghadiri sesuatu mesyuarat/taklimat/program untuk dilaporkan kepada ketua jabatan. Kandungannya adalah ringkas dan padat berfokus kepada perbincangan dan ketetapan yang telah diputuskan dalam mesyuarat/taklimat/program berkenaan. Organisasi boleh membuat persediaan awal terhadap tindakan-tindakan yang perlu diambil berdasarkan minit curai tersebut. Minit curai bermaksud minit yang dicabut daripada minit keseluruhan; cabutan minit yang hanya merujuk perkara tertentu untuk diambil tindakan oleh pihak tertentu. Ia hendaklah ditulis dengan jelas dan terang maksudnya. 4.2 Definisi Minit Curai Minit curai ialah laporan ringkas yang disediakan oleh pegawai yang kembali menghadiri seminar atau kursus untuk dikemukakan kepada ketua jabatan sebelum minit lengkap atau laporan lengkap diterima daripada penganjur. 4.3 Tujuan Penulisan Minit Curai Tujuan penulisan minit curai adalah supaya tidak berlaku kecairan maklumat untuk disampaikan kepada ketua jabatan atau ketua organisasi masing-masing. 4.4 Ciri-ciri Minit Curai Kandungan Minit Curai adalah terdiri daripada butiran awal mengenai Taklimat / Bengkel / Kursus / Mesyuarat yang dihadiri, agenda/ isi kandungan atau perkara yang dibincangkan semasa berlangsungnya majlis dan juga tindakan yang perlu diambil oleh pihak yang berkenaan. a) Bahasa tepat dan ringkas b) Menggunakan bahasa rasmi c) Bersifat makluman dan tindakan d) Tidak perlu merekodkan semua butiran maklumat. e) Tiada maklum balas diperlukan f) Disediakan dan ditandatangani oleh pegawai yang menghadiri program berkenaan g) Diserahkan kepada ketua jabatan dalam tempoh 7 hari selepas menghadiri program 4.5 Jenis-jenis Minit Curai Terdapat lima jenis minit curai, antaranya: a) Minit curai mesyuarat; b) Minit curai taklimat; c) Minit curai bengkel;

56 | B A B 4 : M i n i t C u r a i d) Minit curai program; e) Minit curai seminar / kolokium; dan f) Minit curai lawatan. 4.6 Format Minit Curai Format minit curai adalah seperti berikut: a) Butiran awal: i. nama pegawai; ii. jawatan; iii. tajuk / perkara; iv. tarikh; v. masa; vi. tempat; vii. anjuran; viii. pengerusi; dan ix. kehadiran. b) Butiran mesyuarat/taklimat/perbincangan/kursus - catatan penting maklumat yang diperoleh; c) Tindakan susulan organisasi; d) Tandatangan, nama dan jawatan pegawai; dan e) Tarikh minit curai disediakan.

57 | B A B 4 : M i n i t C u r a i Format Minit Curai 1 NAMA PEGAWAI : 2 JAWATAN : 3 TAJUK / PERKARA : 4 TARIKH : 5 MASA : 6 TEMPAT : 7 ANJURAN : 8 PENGERUSI : 9 KEHADIRAN : 10. Butiran Mesyuarat/Taklimat/Perbincangan/Kursus 10.1 11. Implikasi Kepada JPN/PPD Selangor 11.1 12. Tindakan Susulan JPN/PPD Selangor 12.1 Tandatangan Pegawai: Tarikh :

58 | B A B 4 : M i n i t C u r a i Minit Curai Contoh 1 NAMA PEGAWAI : Rubiaton binti Ibrahim 2 JAWATAN : Penolong Pengarah Bahasa 3 TAJUK / PERKARA : Mesyuarat Penyelarasan Pelaksanaan Ujian Penguasaan Bahasa Melayu Guru (UPBMG) Bawah Inisiatif #108 Tahun 2020 4 TARIKH : 04 hingga 05 Februari 2020 5 MASA : 8.30 pagi – 5.00 petang 6 TEMPAT : Bilik Melati 3, Aras 4 BPG, Putrajaya 7 ANJURAN : Bahagian Profesiolisme Guru 8 PENGERUSI : Encik Razlee bin Mohamad 9 KEHADIRAN : Penolong Pengarah Bahasa semua JPN 10. Butiran Mesyuarat/Taklimat/Perbincangan/Kursus 10.1 Pencapaian UPBMG 2019 a) Kesimpulan tahap profesiensi guru-guru BM di JPN Selangor adalah pada tahap sederhana (min: 3.5 / 3.4 / 4.4) berpandukan berikut: KEMAHIRAN Profesiensi Kemahiran Menulis Jumlah Min P1 P2 P3 P4 P5 P6 BERTUTUR 0 37 85 99 35 2 258 3.5 0.00% 14.30% 32.90% 38.40% 13.60% 0.80% MENDENGAR 0 37 103 103 14 1 258 3.4 0.00% 14.30% 39.90% 39.90% 5.40% 0.40% MENULIS 0 4 26 97 112 19 0.00% 1.6% 10.1% 37.6% 43.4% 7.4% 258 4.4

59 | B A B 4 : M i n i t C u r a i 10.2 Penetapan Pelaksanaan UPBMG JPN Selangor 2020 a) Pelaksanaan 2020 melibatkan 2 fasa iaitu pada 5 – 22 April dan 8 – 19 Julai 2020. Untuk fasa 1, JPN Selangor akan melaksanakan UPBMG pada 7 - 8 April 2020. b) Melibatkan bilangan guru bukan opsyen BM seramai 288 orang bagi setiap fasa. (JPN Selangor telah selesai membuat pendaftaran 288 calon UPBMG fasa 1 2020) c) Kriteria pemilihan guru: • Bukan opsyen BM • Keutamaan untuk SJK • Lahir bermula tahun 1970 • Sah dalam perkhidmatan • SK diterima jika calon SJK tidak mencukupi • Satu sekolah 2 orang calon (kecuali SKM) • Setiap 72 calon + 6 urus setia • Elakkan calon yang nak pencen d) Pemilihan lokasi ujian hendaklah berdekatan dengan sebilangan besar guru yang terlibat. e) Keperluan Bilik : 1 Dewan dengan kemudahan audio, 3 bilik ujian bertutur dan 1 bilik pentaksir. f) Penggantian peserta ujian : Pengetua perlu mendapat kelulusan JPN. 10.3 Peruntukan Kewangan 2020 a) Kod Program/ aktiviti untuk UPBMG 083018. Peruntukan yang diberi seperti berikut: OS29000 : RM4,128 OS21000 : RM9,840 Jumlah : RM13,968 b) Kadar perbelanjaan makan RM12.00 x Bilangan Peserta + Urus Setia + Pentaksir + BPG/JPN. c) Jumlah bagi JPN Selangor: Peserta 144 Urus setia 12 Pentaksir 12 Jumlah 168 168 x 2 hari = 336 orang

60 | B A B 4 : M i n i t C u r a i 10.4 Hal-hal lain a) Pengesahan keputusan peperiksaan ini akan melayakkan calon menerima sijil secara dalam talian dan calon yang mendapat tahap profisiensi P1 hingga P4 akan diberikan kursus intervensi pada tarikh yang akan ditentukan kelak. b) Guru perlu berada pada tahap P5. c) Calon calon yang mendapat P4 perlu menduduki Kursus Pemugaran Bahasa Melayu (30 jam) ; dan d) Calon calon yang mendapat P1 hingga P3 perlu menduduki Kursus Pemantapan Bahasa Melayu 120 jam. 11. Implikasi Kepada JPN/PPD Selangor Tiada 12. Tindakan Susulan JPN/PPD Selangor 12.1 Membuat perancangan lengkap pelaksanaan UPBMG bagi tahun 2020. 12.2 Membentangkan kepada semua PPD untuk makluman analisis pencapaian pelaksanaan bagi tahun 2020. Tandatangan Pegawai : t.t RUBIATON BINTI IBRAHIM Penolong Pengarah Bahasa Sektor Pembelajaran Tarikh: 05 Februari 2020

61 | B A B 5 : K e r t a s K e r j a BAB 5 PENGURUSAN KERTAS KERJA 5.1 Pengenalan Pada umumnya kertas kerja ditulis dengan tujuan untuk mengutarakan penghujahan tentang alasan dan bukti yang boleh diberikan untuk mendapatkan sesuatu seperti kelulusan untuk satu peruntukan kewangan atau kelulusan menjalankan sesuatu projek dan sebagainya. Kertas kerja adalah salah satu daripada bentuk komunikasi bertulis. Oleh sebab itu, kertas kerja bermaksud hasil penulisan yang mengandungi idea untuk dikemukakan kepada pihakpihak yang berkenaan. Mereka perlu membaca kertas kerja tersebut untuk mendapatkan maklumat berkaitan idea yang hendak disampaikan. Pihak yang berkenaan boleh terdiri daripada kumpulan kecil seperti jawatankuasa projek atau pun kumpulan besar seperti peserta seminar dan persidangan. 5.2 Definisi Kertas Kerja Kertas kerja merupakan cadangan perancangan dan anggaran perbelanjaan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Sebarang kebenaran atau kelulusan aktiviti sekolah oleh pihak atasan banyak bergantung kepada perincian dan penerangan dalam kertas kerja. Jawatankuasa kerja yang bertanggungjawab perlu menyediakan kertas kerja ini dengan lengkap dan jelas khususnya dalam aspek sewaan atau belian. (Dr. Tam Yeow Kwai, 2010; Pengurusan Kokurikulum , m.s. 69). Kesimpulannya, kertas kerja merupakan satu hasil penulisan yang merangkumi cadangan perancangan untuk melaksanakan sesuatu aktiviti seperti lawatan sambil belajar atau sesuatu projek yang melibatkan perbelanjaan dan memerlukan kelulusan ketua jabatan. 5.3 Tujuan Penulisan Kertas Kerja Penulisan kertas kerja dilakukan bertujuan untuk mendapatkan sesuatu seperti kelulusan untuk satu peruntukan kewangan atau kelulusan menjalankan sesuatu projek dan sebagainya. 5.4 Ciri-ciri Kertas Kerja Untuk mencapai matlamat penulisannya, kertas kerja perlu memenuhi beberapa kriteria dan ciri-ciri penulisan tertentu. Antara lain, ciri-ciri penulisan kertas kerja yang baik ialah: a) Penggunaan bahasa yang baik. Penggunaan bahasa yang baik dan tepat sangat penting dalam penulisan kertas kerja. Struktur ayat yang betul dan gramatis, penggunaan imbuhan yang tepat dan pemilihan kosa kata sesuai mengikut konteks dan situasi perlu diberi perhatian oleh penulis. Penggunaan bahasa yang tidak jelas akan menimbulkan kesukaran kepada pembaca untuk memahami perkara yang ingin disampaikan. Tahap

62 | B A B 5 : K e r t a s K e r j a penguasaan yang baik membolehkan penulis melahirkan perkara yang sebenarnya ingin disampaikan. Jika tidak berkemungkinan pembaca akan menyalahtafsirkan mesej sebenar yang terkandung dalam kertas kerja tersebut. Dalam penggunaan bahasa, penulis perlu memikirkan pemilihan kata dan ayat yang mempunyai ciri-ciri seperti berikut: i. jelas; ii. khusus; iii. tepat; iv. sesuai; dan v. elakkan ulangan yang tidak perlu b) Ringkas, tepat dan padat. Kertas kerja banyak mengandungi maklumat. Maklumat perlu dijelaskan oleh penulis menggunakan bahasa yang sesuai supaya mudah difahami oleh pembaca dengan jelas. Jika penjelasan yang diberikan oleh penulis terlalu panjang maka pembaca sukar untuk memahami maksud yang ingin disampaikan. Begitu juga sebaliknya, jika penjelasan terlalu ringkas sukar untuk pembaca memahami perkara yang ingin disampaikan atau berkemungkinan pembaca akan membuat tafsiran yang berbeza daripada maksud sebenar penulis. Setiap maklumat harus diolah dengan jelas tanpa diulang-ulang. Kertas kerja yang dihasilkan perlu ringkas, tepat dan padat sesuai dengan tujuan penghasilan kertas kerja tersebut. c) Penggunaan laras yang betul Laras bahasa ialah variasi bahasa yang mempunyai ciri-ciri khusus dalam penggunaannya mengikut bidang. Hal ini termasuk pemilihan kata, frasa, ayat, khalayak dan bidang yang diperkatakan. Walaupun pada umumnya penulisan kertas kerja menggunakan laras bahasa formal, namun dalam penghasilan kertas kerja tertentu penggunaan laras yang betul amat penting. Semasa menghasilkan kertas kerja seminar misalnya, penggunaan laras yang tepat mengikut bidang akan memudahkan khalayak memahami maksud yang ingin disampaikan oleh penulis. Kertas kerja projek pula, laras bahasa umum sering digunakan. Oleh sebab itu, penulis juga perlu membuat pertimbangan tentang khalayaknya sebelum menulis. d) Keutuhan wacana dalam tulisan. Wacana merupakan satu satuan bahasa lengkap dengan koheren dan kohesi tinggi yang berkesinambungan. Oleh sebab banyak maklumat yang terdapat dalam kertas kerja, maklumat itu perlu disusun sesuai dengan urutannya supaya idea yang ingin disampaikan dapat dipersembahkan secara teratur. Pertalian antara satu maklumat dengan yang lain akan menampakkan satu pola atau keseluruhan kertas kerja. Dengan itu pembaca akan mudah memahami idea yang ingin disampaikan. Selain itu, pemilihan kata dan susunan ayat yang digunakan dalam kertas kerja juga akan memperlihatkan kertas kerja itu sebagai satu kesatuan yang utuh. e) Ketekalan penulisan. Untuk menghasilkan kertas kerja yang baik, bentuk penulisan harus dipersembahkan dalam bentuk yang tekal dan konsisten terutama dari segi ejaan. Ejaan perkataan sama yang berbeza-beza dalam satu kertas kerja memperlihatkan ketidaktelitian penulis khususnya dalam membuat penyemakan terakhir. Selain itu, bahagian subtajuk yang terdapat dalam kertas kerja perlu ditulis dalam format yang sama terutama daripada segi membuat jarak tepi (indent).

63 | B A B 5 : K e r t a s K e r j a Ketekalan bentuk akan memudahkan pembaca membuat rujukan dan kertas kerja tersebut akan kelihatan kemas. f) Penomboran yang sesuai. Penomboran juga penting dalam penulisan kertas kerja kerana terdapat beberapa tajuk kecil yang perlu ada dalam satu kertas kerja. Penulis perlu menyusun maklumat dengan susunan yang sesuai dan memberikan penomboran. Penulis perlu memikirkan pembahagian tajuk-tajuk kecil tersebut supaya tidak terlalu banyak tajuk kecil yang disenaraikan. Begitu juga pecahan-pecahan bagi tajuk kecil tersebut. Berilah penomboran yang sesuai supaya bahagian-bahagian tertentu mudah dirujuk. g) Maklumat yang lengkap. Kertas kerja biasanya mengandungi maklumat yang banyak terutama bagi kertas kerja projek. Oleh sebab itu, penulis digalakkan untuk membuat rujukan atau semakan dengan pihak-pihak tertentu supaya maklumat yang diperlukan tidak tertinggal. Pandangan daripada pihak-pihak lain akan dapat melengkapkan lagi kertas kerja yang kita sediakan. Kertas kerja yang telah lengkap sepatutnya dapat menjawab persoalan-persoalan yang berkaitan. Jika maklumat yang perlu tidak terdapat dalam kertas kerja mungkin penulis perlu melakukan penambahbaikan agar kertas kerja yang akan dikemukakan mendapat kelulusan. Untuk mengelakkan kertas kerja yang dihasilkan menjadi terlalu panjang, penulis perlu menggunakan halaman lampiran untuk menyampaikan maklumat tambahan yang mungkin diperlukan untuk menjelaskan tentang sesuatu perkara yang dinyatakan dalam kertas kerja tersebut. Bahagian-bahagian tertentu dalam sesuatu kertas kerja mungkin boleh dikemukakan dalam bentuk lampiran. Dengan ini, kertas kerja yang dihasilkan tidak terlalu panjang atau tebal. 5.5 Jenis-jenis Kertas Kerja Terdapat pelbagai jenis kertas kerja yang dihasilkan. Namun secara umumnya, kertas kerja dapat dibahagikan kepada dua, iaitu: a) Kertas Kerja Seminar Kertas kerja seminar ialah kertas kerja tentang sesuatu perkara untuk dikemukakan kepada sesebuah kumpulan atau orang ramai dalam sesuatu bengkel atau seminar. Penulis akan mengemukakan idea, pandangan, kajian, penyelidikan dan sebagainya kepada khalayak dengan tujuan untuk memberi panduan bagi menerokai bidangbidang baharu, memberi penerangan tentang sesuatu perkara, memberi penjelasan tentang sesuatu idea, atau mencadangkan tindakan-tindakan tertentu terhadap sesuatu fenomena. Khalayaknya ialah peserta yang hadir dalam pembentangan yang dijalankan atau yang membaca kertas kerja tersebut. Khalayak yang hadir biasanya memang berminat dengan perkara/tajuk yang disampaikan ataupun mempunyai pengalaman dan pengetahuan perkara yang diperkatakan. Oleh itu, mereka hadir atau membaca kertas kerja ingin mengetahui perkara tersebut dengan lebih mendalam lebih-lebih lagi jika perkara yang ingin disampaikan itu ialah penemuan baharu dalam bidang berkenaan. Biasanya kertas kerja ini bersifat formal dan menggunakan laras bahasa akademik. Kadang-kadang kertas kerja tersebut kemudiannya diterbitkan dalam jurnal untuk menjadi bahan bacaan dan rujukan. Bergantung kepada tujuan dan

64 | B A B 5 : K e r t a s K e r j a khalayak, kertas kerja seminar perlu ditulis menggunakan laras bahasa mengikut bidang yang diperkatakan supaya lebih jelas dan mudah difahami. b) Kertas Kerja Projek Kertas kerja projek pula dikemukakan untuk urusan-urusan seperti perancangan sesuatu projek, kajian dan penyelidikan bagi sesebuah jabatan, syarikat atau institusi tertentu. Kertas kerja projek dikemukakan kepada pihak tertentu untuk mendapat kelulusan. Penulis kertas kerja ini akan mengemukakan idea tentang sesuatu projek / kajian itu dijalankan. Berbanding dengan kertas kerja seminar, kertas kerja ini juga bersifat formal tetapi menggunakan laras bahasa umum yang lebih mudah difahami. Dengan penulisan kertas kerja ini, pembaca atau pihak yang berkenaan akan mendapat gambaran lengkap tentang sesuatu projek / kajian itu dapat dijalankan dengan jayanya. Semua perkara yang berkaitan projek itu akan dijelaskan dalam kertas kerja. Kemungkinan halangan/kekangan yang akan dihadapi dalam projek tersebut juga dikemukakan untuk mendapat maklum balas bagaimana halangan / kekangan itu dapat diatasi. Bergantung kepada tujuan penulisannya, kertas kerja ini dapat dibahagikan kepada beberapa jenis, antaranya ialah: i. Kertas kerja perniagaan; ii. Kertas kerja lawatan; iii. Kertas kerja program; iv. Kertas kerja perkhemahan; v. Kertas kerja hari keluarga; dan vi. Kertas kerja sukan 5.6 Format Kertas Kerja Untuk menghasilkan kertas kerja terdapat pelbagai kaedah dan format yang boleh digunakan. Format penulisan kertas kerja bergantung kepada beberapa faktor/perkara seperti tujuan, khalayaknya, cara penyampaiannya, isi kandungannya dan lain-lain. Walau bagaimanapun terdapat format umum yang boleh diikuti oleh penulis sebagai panduan menyediakan kertas kerja. Bagi penulisan sesuatu kertas kerja, perkara yang penting ialah ketekalan bentuk penulisannya. Antara format umum penulisan kertas kerja: a) Format Kertas Kerja Seminar i. Tajuk ii. Nama / Nama-nama pembentang kertas kerja iii. Nama institusi iv. Abstrak (Sinopsis / Ringkasan) v. Pengenalan vi. Sorotan kajian vii. Metodologi viii. Analisis data / Dapatan ix. Rujukan x. Lampiran b) Format Kertas Kerja Projek i. Tajuk ii. Latar belakang / Rasional

65 | B A B 5 : K e r t a s K e r j a iii. Objektif / Matlamat iv. Jangka masa yang diperlukan v. Kumpulan sasaran vi. Andaian-andaian halangan vii. Anggaran belanjawan viii. Penubuhan jawatankuasa ix. Menentukan jadual tugas x. Pelaksanaannya 5.7 Panduan Ringkas Menulis Kertas Kerja BIL PERKARA KANDUNGAN 1. Tajuk Kertas Kerja Tajuk mestilah jelas dan menunjukkan matlamat / objektif program. 2. Tujuan Nyatakan dengan jelas tujuan kertas kerja disediakan sama ada : - Kelulusan / Makluman / Perbincangan / Lainlain - Untuk siapa dikemukakan - Memberikan penjelasan mengenai keperluan untuk mengadakan program/ projek tersebut. - Seterusnya nyatakan sumber intelektual/ fizikal/ tenaga yang dimiliki oleh universiti untuk menyelesaikan permasalahan komuniti tersebut. 3. Objektif Nyatakan objektif / matlamat yang ingin dicapai. - Maksimum 5 objektif dan mengikut keutamaan 4. Maklumat Projek - Tarikh/Hari - Masa - Tempat - Kerjasama/ Bantuan mana-mana pihak - Tema 5. Penyertaan - Nyatakan kumpulan sasar yang akan menyertai program ini sama ada pelajar pengajian tinggi, staf, pelajar sekolah, masyarakat umum atau lain-lain. - Nyatakan kumpulan sasaran daripada komuniti - Berikan justifikasi pemilihan komuniti 6. Jawatan Kuasa Pelaksana / Penganjur - Carta Organisasi - Struktur Organisasi (lengkap dengan nama penuh, no. pelajar dan jawatan) - Peranan dan Tugas Ahli Jawatan Kuasa 7. Atur cara Program Nyatakan tentatif program yang lengkap dari permulaan hingga akhir program termasuk acara perasmian dan penutup dengan memasukkan maklumat lengkap, perasmi dan jawatan, penceramah, tajuk syarahan dan lain-lain.

66 | B A B 5 : K e r t a s K e r j a BIL PERKARA KANDUNGAN 8. Penceramah Senaraikan cadangan nama penceramah / pembentang / pengerusi berserta maklumat terperinci seperti alamat, pekerjaan, alamat majikan dan lainlain. 9. Sokongan Perlu dikemukakan terlebih dahulu kepada Dekan / Pengetua /Penasihat / YDP MPP - Mana-mana yang berkenaan bagi tujuan komen / pandangan dan sokongan 10. Belanjawan - Anggaran Pendapatan - Anggaran Perbelanjaan (Nyatakan dengan terperinci) 11. Penutup Nyatakan harapan dan terima kasih atas pertimbangan untuk diluluskan / seumpamanya. Tulis nama jawatan dan tandatangan Pengerusi / Pengarah Program 12. Pengesahan Disediakan oleh: ……….......................................................... (Ketua Program/ Projek) Disemak oleh: ……….......................................................... (Ketua Panel Penilaian program) Diperakukan oleh: ……….......................................................... (Pengarah/Pengurus/Ketua program) Walaupun terdapat format umum penulisan kertas kerja yang boleh menjadi rujukan, sebagaimana yang telah dinyatakan, anda perlu melakukan penyesuaian supaya kertas kerja yang dihasilkan benar-benar menepati tujuan dan dapat mencapai objektifnya. Ingatlah bahawa penulisan perlu teliti dan lengkap dengan semua maklumat yang diperlukan.

67 | B A B 5 : K e r t a s K e r j a 5.8 Kertas Kerja Contoh KERTAS KERJA PROGRAM KEMAHIRAN BAHASA DI LUAR BILIK DARJAH – EKSPLORASI BAHASA 2019 UNIT BAHASA, SEKTOR PEMBELAJARAN 1. PENGENALAN Bagi tahun 2019, Unit Bahasa menggabungkan aktiviti daripada unit Bahasa Melayu, Bahasa Inggeris, Bahasa Arab, Bahasa Cina dan Bahasa Tamil bagi semua program peningkatan dalam akademik sama ada peningkatan profesionalisme guru atau pencapaian akademik. Program Kemahiran Bahasa di Luar Bilik Darjah (Eksplorasi Bahasa 2019) ini dilihat dapat meningkatkan profesionalisme guru-guru bahasa khususnya guru-guru Bahasa Melayu, Bahasa Inggeris, Bahasa Arab, Bahasa Cina dan Bahasa Tamil di sekolah rendah. Menjadi harapan Unit Bahasa agar dengan pelaksanaan program ini, guru-guru bahasa akan didedahkan dengan teknik-teknik pengajaran yang lebih kreatif dan menarik yang merangkumi elemen didik hibur dan Pembelajaran Abad Ke-21 (PAK-21). Program ini juga dapat meningkatkan kesedaran guru-guru mengenai isu penguasaan bahasa dalam kalangan murid sekolah rendah. Teknik-teknik pengajaran ini boleh disebar luas kepada guruguru di sekolah serta diaplikasikan dalam bilik darjah oleh guru-guru yang menyertai program ini. Program yang dirangka oleh Unit Bahasa ini diharap dapat memberikan impak yang berkesan khusus kepada guru dan seterusnya dapat meningkatkan kualiti pengajaran dan pembelajaran guru-guru bahasa. 2. OBJEKTIF Pada akhir program ini, diharap dapat: 2.1 memberi pendedahan kepada guru-guru bahasa tentang teknik pengajaran bahasa yang kreatif dan pelbagai 2.2 meningkatkan kemahiran guru-guru bahasa dalam memahami permasalahan pembelajaran murid dan melaksanakan intervensi yang sesuai bagi meningkatkan penguasaan bahasa dalam kalangan murid. 2.3 mewujudkan kolaboratif antara guru bahasa di sekolah rendah dalam meningkatkan kualiti pengajaran dan pembelajaran (PdP) guru-guru melalui komuniti pembelajaran profesional (PLC). 3. KPI Meningkatkan kualiti PdP guru-guru bahasa melalui pencapaian guru dalam Standard 4 SKPMg2. 4. KUMPULAN SASARAN 4.1 8 orang pegawai JPN di SPB 4.2 15 orang pegawai PPD 4.3 11 orang guru sebagai Jurulatih Utama Bahasa 4.3.1 3 orang guru Bahasa Melayu 4.3.2 2 orang guru Bahasa Inggeris 4.3.3 2 orang guru Bahasa Arab 4.3.4 2 orang guru Bahasa Cina 4.3.5 2 orang guru Bahasa Tamil 4.4 50 orang guru sebagai peserta

68 | B A B 5 : K e r t a s K e r j a 4.4.1 10 orang guru Bahasa Melayu 4.4.2 10 orang guru Bahasa Inggeris 4.4.3 10 orang guru Bahasa Arab 4.4.4 10 orang guru Bahasa Cina 4.4.5 10 orang guru Bahasa Tamil JUMLAH : 84 orang 5. TEMPOH PELAKSANAAN BIL PERKARA TEMPOH 1. Bengkel Penyelarasan Bahan Program Kemahiran Bahasa di Luar Bilik Darjah 10 Oktober 2019 2. Bengkel Pemurnian Bahan dan Jawatankuasa Induk Program Kemahiran Bahasa di Luar Bilik Darjah 4 - 5 November 2019 3. Program Kemahiran Bahasa di Luar Bilik Darjah 7 November 2019 4. Bengkel pasca nilai dan Penulisan Laporan Program Kemahiran Bahasa di Luar Bilik Darjah 20 November 2019 6. IMPLIKASI KEWANGAN ANGGARAN PERUNTUKAN BIL PERKARA JUMLAH 1. Bayaran masuk 85 orang x RM 3 RM 255.00 2. Bayaran Tempat Amphitheater RM 150.00 3. Makan Minum Urus setia dan Peserta 85 orang x RM 12 RM 1020.00 4. Cenderamata Jurulatih Utama 11 orang x RM 10 RM110.00 5. Hadiah Peserta 50 orang x RM 5 RM 250.00 JUMLAH KESELURUHAN RM 1755.00 BIL PERKARA JUMLAH 1. Peruntukan LO RM 1500.00 2. Peruntukan Tambahan (Unit Bahasa) RM 225.00 7. AHLI JAWATANKUASA INDUK Pengerusi : Datin Nor Faridah binti A. Bakar (Ketua Sektor Pengurusan Akademik) Naib Pengerusi 1 : Hajah Hanisah binti Mohd Yusof (Ketua Penolong Pengarah Bahasa)

69 | B A B 5 : K e r t a s K e r j a Naib Pengerusi 2 : Azilawati binti Abu Bakar (Ketua Penolong Pengarah Bahasa) Penyelaras : Hajah Siti Sinarmaya binti Mohamed Ali Setiausaha : Zahirah binti Zulkifli Bendahari : Rubiaton binti Ibrahim Pengurus Program : Junaidah binti Kamarudin 8. JAWATANKUASA PELAKSANA AJK Pendaftaran: 1. Chidambaranathan (K) 2. Rusilah binti Hassan 3. Rosnah binti Non AJK Jamuan: 1. Siti Sinarmaya binti Mohamed Ali (K) 2. Wardah binti Khusaini 3. Darwina binti Ahmad AJK Sijil dan Hadiah: 1. Zahirah binti Zulkifli (K) 2. Audrey Annisa Ng Abdullah 3. Zunaidah Abd Aziz AJK Logistik, Peralatan dan Teknikal: 1. Wong Chong Way (K) 2. Mohd Nur Zawawi Abd Hamid Juruacara: Abdul Rani b Abdul Rahman Pembaca Doa: Hashim bin Ahmad AJK Dokumentasi: 1. Rubiaton binti Ibrahim (K) 2. Raziah binti Mohamad Anuar 3. Azian binti Yaakob AJK Pengurus Peserta/ Marshal: 1. Shaiful bin Adli (K) 2. Irwan bin Ishak 3. Azmi Murad bin Abu Yamin AJK Tempat: 1. Zahirah binti Zulkifli (K) 2. Semua Jurulatih Utama AJK Ice-breaking/ Senamrobik: 1. Irwan bin Ishak (K) 2. Azmi Murad bin Abu Yamin

70 | B A B 5 : K e r t a s K e r j a AJK Buku Program: 1. Siti Sinarmaya binti Mohamed Ali 2. Madihah binti Murtadza Jurugambar: BTPN 9. PELAN PENGURUSAN RISIKO 10. KAEDAH PEMANTAUAN Melalui dashboard yang jaga oleh pegawai meja mata pelajaran. Disediakan oleh, Disemak oleh, Diperakukan oleh, Ulasan Ketua Jabatan _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ BIL ISU PELAN KONTIGENSI 1. Sumber kewangan terhad Bengkel tidak dapat dijalankan 2. Kepakaran tenaga kerja pengurusan sistem ICT Khidmat luar / agensi luar

71 | B A B 6 : L a p o r a n BAB 6 PENULISAN LAPORAN 6.1 Pengenalan Penulisan laporan merupakan medium penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan atau pun pertanggungjawaban baik secara lisan mahupun secara bertulis. Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. 6.2 Definisi Laporan Laporan ialah maklumat tentang sesuatu kedudukan atau situasi yang dihadapi untuk tindakan selanjutnya oleh pihak yang berkenaan. 6.3 Tujuan Penulisan Laporan Penulisan laporan bertujuan memaklumkan program atau aktiviti yang telah dijalankan, atau melaporkan kejadian sesuatu peristiwa, kemalangan atau bencana yang berlaku, menghuraikan sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan dan lain-lain. Hasil daripada laporan itu menentukan tindakan susulan yang perlu diambil sekiranya perlu. Secara khusus penulisan laporan bertujuan: a) mengenal pasti masalah; b) memberikan maklumat dan fakta; c) mencadangkan penyelesaian; d) mencadangkan tindakan yang perlu dilakukan; e) membuat kesimpulan; f) menilai sesuatu penyelidikan atau aktiviti; g) membuat rekod sesuatu peristiwa; h) menganalisis aktiviti perniagaan; dan i) merancang sesuatu pelan tindakan. 6.4 Ciri-ciri Laporan Ciri-ciri laporan merujuk kepada perkara berikut: a) menggunakan bahasa yang ringkas, tepat, lengkap dan berfokus; b) laporan diakhiri dengan menyatakan nama dan tandatangan pegawai yang menyediakan laporan; c) menggunakan bahasa rasmi dan tidak menggunakan ejaan ringkas; dan d) diserahkan kepada ketua jabatan dalam tempoh yang telah ditetapkan.

72 | B A B 6 : L a p o r a n 6.5 Jenis-jenis Laporan Jenis-jenis laporan merujuk kepada perkara berikut: a) Laporan Program i. Laporan program mengandungi nama program, tarikh, masa, tempat, penyertaan, perjalanan program, kekuatan, kelemahan, cadangan penambahbaikan dan penutup serta gambar-gambar terpilih. ii. Hendaklah diserahkan kepada ketua jabatan dalam tempoh yang ditetapkan. b) Laporan Perhimpunan i. Laporan perhimpunan mengandungi tarikh, masa, tempat, penyertaan, perjalanan program, kekuatan, kelemahan, cadangan penambahbaikan dan penutup serta gambar-gambar terpilih. iii. Hendaklah diserahkan kepada ketua jabatan dalam tempoh yang ditetapkan. c) Laporan Kejadian i. Laporan program mengandungi nama kejadian, tarikh, masa, tempat, peristiwa yang berlaku berdasarkan maklumat yang terima sama ada secara bertulis atau lisan. ii. Menyertakan gambar sekiranya berkaitan. iii. Hendaklah diserahkan kepada ketua jabatan dalam tempoh 24 jam selepas kejadian.

6.6 Format Laporan a) Format Laporan Program RUMUSAN LAPORAN AKTIVITI/PROGRAM SEKTOR/UNIT:_____________________________________________BULAN:__________________ BIL PROGRAM / AKTIVITI SASARAN PERKARA: TARIKH : TEMPAT : PENGERUSI : PERKARA: TARIKH : TEMPAT : PENGERUSI : PERKARA: TARIKH : TEMPAT : PENGERUSI : PERKARA: TARIKH : TEMPAT : PENGERUSI : DISEDIAKAN OLEH: …………………………………………………………………………. ...

73 | B A B 6 : L a p o r a n _________________ STATUS TINDAKAN SUSULAN PENGESAHAN OLEH: …………………………………………………………………………. ...

74 | B A B 6 : L a p o r a n b) Format Laporan Perhimpunan JPN/PPD LAPORAN PERHIMPUNAN JPN/PPD Nama Aktiviti: Penganjur / Urus Setia : Tarikh: Hari: Masa: Tempat: Sila sertakan dokumen yang bertanda “✓” (jika berkenaan) Buku Atur Cara Buku Rekod/ Keputusan Rakaman Video Foto Persembahan AVI/Multimedia AGENDA / PERKARA UTAMA: CADANGAN PENAMBAHBAIKAN: HAL-HAL LAIN: • Pelaporan perlu didokumentasikan dalam folder Perhimpunan Bulanan JPN Selangor. PELAPORAN OLEH: ………………………………………… …………………… PENGESAHAN OLEH: ………………………………………… ……………………

75 | B A B 6 : L a p o r a n c) Format Laporan Kejadian Assalamualaikum warahmatullah / Salam Sejahtera YBhg. Pengarah Pendidikan Selangor Tuan, TAJUK Kod Sekolah: BBB XXXX Sekolah Terlibat: SK AA Jumlah Guru & AKP Terlibat: 3/7 Orang Jumlah Murid Terlibat: 2/7 Orang Tarikh Kejadian: 1.1.2020 Hari: Khamis Keterangan Ringkas: 1. 2. Tindakan Yang Telah Dijalankan: 1. 2. Sekian, terima kasih. Tarikh Laporan : Sumber Laporan : Ahsan bin Afdal Guru Besar SK BDR Disediakan oleh, Sidqi bin Hamzah Pen. PPD Sektor Perancangan PPD XXX Disemak dan disahkan oleh, Melur bt Roslan Pegawai Pendidikan Daerah PPD XXX

76 | B A B 6 : L a p o r a n 6.7 Laporan Contoh a) Laporan Program (Muka surat 1)

77 | B A B 6 : L a p o r a n Laporan Program (Muka surat 2)

78 | B A B 6 : L a p o r a n b) Laporan Perhimpunan Contoh LAPORAN PERHIMPUNAN JPN/PPD Nama Aktiviti: PERHIMPUNAN BULANAN DISEMBER 2020 “CABARAN NORMA BAHARU PENGURUSAN PENDIDIKAN” Penganjur / Urus Setia : SEKTOR PENGURUSAN SEKOLAH dengan kerjasama SEKTOR SUMBER DAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN Tarikh: 07 JANUARI 2021 Hari: KHAMIS Masa: 08.30 pagi Tempat: BILIK SEMARAK, SSTP DAN SECARA DALAM TALIAN Sila sertakan dokumen yang bertanda “✓” (jika berkenaan) Buku Atur Cara / Buku Rekod/ Keputusan Rakaman Video Foto / Persembahan AVI/Multimedia AGENDA / PERKARA UTAMA: 1. Inti pati ucapan Pengarah Pendidikan: a) Perhimpunan bulanan ini amat penting dan signifikan terhadap keperluan organisasi bagi penyebaran maklumat yang tepat dan berkesan. b) Penjajaran semua kerja perlu dibuat agar selari dengan hasrat Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (PPPM) 2013-2025. c) Penggunaan pelantar komunikasi secara interaktif seperti persidangan video Google Meet dan sebagainya, adalah perlu dijadikan budaya baharu pengurusan. d) Semasa merancang dan melaksana pengurusan pendidikan, perlu diingatkan sekali lagi bahawa norma baharu yang dilaksanakan oleh kerajaan bagi menangani pandemik Covid-19 perlu juga menjadi norma pengurusan sekarang. e) Semua pihak perlu sentiasa merujuk garis panduan dan surat pekeliling berkaitan yang dikeluarkan oleh Majlis Keselamatan Negara (MKN), Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) dan Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). 2. Persembahan Multimedia bertajuk “CABARAN NORMA BAHARU PENGURUSAN PENDIDIKAN” CADANGAN PENAMBAHBAIKAN: Persembahan multimedia perlu ditambah baik mengikut kesesuaian majlis.

79 | B A B 6 : L a p o r a n HAL-HAL LAIN: Penyampaian sijil anugerah cemerlang kakitangan bulan Disember 2020. Lampiran gambar PELAPORAN OLEH: Urus setia Sektor Pengurusan Sekolah ……………………………………………………… ……… PENGESAHAN OLEH: tt Timbalan Pengarah Sektor Pengurusan Sekolah ………………………………………………………………

80 | B A B 6 : L a p o r a n c) Laporan Kejadian Banjir

81 | B A B 6 : L a p o r a n d) Laporan Kejadian Keracunan Makanan

82 | B A B 7 : B a h a s a d a l a m P e n u l i s a n BAB 7 PENGGUNAAN BAHASA DALAM PENULISAN DOKUMEN RASMI 7.1 Pengenalan Bahasa Melayu sebagai bahasa kebangsaan sudah termaktub dalam perkara 152, Perlembagaan Persekutuan Tanah Melayu (1957) dan Perlembagaan Persekutuan Malaysia (1963). Pelaksanaan akta ini diterjemahkan melalui Akta Bahasa Kebangsaan 1963 dan Akta Pendidikan 1996.Walaupun pelbagai usaha telah dilakukan untuk mempastikan penggunaan bahasa Melayu secara meluas dalam program rasmi agensi kerajaan mahupun swasta, tetapi masih terdapat pihak yang tidak menggunakan bahasa Melayu dengan betul dan tepat dengan sepenuhnya sebagaimana dalam rumus bahasa seperti yang ditetapkan oleh Dewan Bahasa dan Pustaka (DBP). Oleh hal yang demkian, buku panduan ini bertujuan untuk memastikan pihak Jabatan Pendidikan Negeri Selangor menggunakan terma-terma bahasa yang betul dan tepat dalam setiap dokumen dalam pengurusan dan pentadbiran yang dikeluarkan oleh jabatan ini terutamanya dalam urusan komunikasi bertulis dengan pihak luar. Perkara ini merupakan suatu keperluan sebagai satu mekanisme untuk memartabatkan bahasa Melayu dalam setiap urusan dengan pihak yang berkenaan. Semakan terhadap sesetengah dokumen berkaitan penguasaan bahasa Melayu juga menunjukkan sikap penulis dokumen yang tidak prihatin dalam penggunaan bahasa Melayu yang betul dan tepat. Terdapat beberapa faktor yanmg menyebabkan perkara ini berlaku. Antaranya adalah kecenderungan dalam pertuturan seharian yang menggunakan pelbagai ragam bahasa seperti bahasa pasar, bahasa slanga, dialek tertentu dan bahasa ibunda. Malahan teknologi maklumat dan aplikasi peranti canggih serta moden telah mempengaruhi penggunaan bahasa Melayu yang betul dan tepat. Mereka cenderung menggunakan singkatan dan mencampuradukkan bahasa, terutamanya bahasa Melayu dan bahasa Inggeris dalam sistem pesanan ringkas.