PDF - TAKLIMAT PP TPS KPM - Aiman (Full Version latest Jun 2021)

PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP):
PENGURUSAN stok KERAJAAN

TATACARA PENGURUSAN STOR (TPS)

Bahagian Pengurusan Aset, KPM

Updated Version: Jun 2021 – by aiman

TATACARA PENGURUSAN STOR

AM 6.1 – Pendahuluan
AM 6.2 – Penerimaan
AM 6.3 – Merekod Stok
AM 6.4 - Penyimpanan
AM 6.5 - Pengeluaran
AM 6.6 - Pemeriksaan
AM 6.7 - Keselamatan dan Kebersihan
AM 6.8 - Pindahan
AM 6.9 - Pelupusan
AM 6.10 - Kehilangan dan Hapus Kira

Tujuan

TPS bertujuan untuk menguruskan stok
yang meliputi Penerimaan, Merekod,

Penyimpanan, Pengeluaran, Pemeriksaan,
Keselamatan, Kebersihan, Pelupusan,
Kehilangan dan Hapus Kira.

3

Definisi Stor & Stok

STOR STOK

Tempat melaksanakan : Barang BELUM GUNA dan perlu disimpan atau
i. Penerimaan; untuk digunakan terus untuk tujuan operasi atau
ii. Perekodan; penyelenggaraan.
iii. Penyimpanan;
iv. Penyelenggaraan;
v. Pengendalian; dan
vi. Pengeluaran STOK.

Contoh Stok

Bekalan Ubat-ubatan Alat Ganti Makmal
Pejabat

Dapur Sukan Pertanian

Kategori Stok

Bagi menentukan kategori / sub-
kategori / jenis stok sebelum
pendaftaran dilakukan Kementerian /
Jabatan / PTJ hendaklah menyemak
maklumat tersebut melalui laman
sesawang
http://knowledgebase.treasury.gov.my
/knowledgebase/

Kategori Stor Kerajaan

Kategori Stor Kerajaan

Stor di Kementerian/ Ibu Pejabat Jabatan yang
menyedia, mengurus dan membekal stok secara
berpusat kepada semua Stor Utama dan Stor Unit

Antara contoh Stor Pusat ialah Stor Pusat Jabatan
Penjara dan Stor Pusat Jabatan Imigresen

Kategori Stor Kerajaan

Menyedia, mengurus dan membekal barang kepada
Stor Unit dan pelanggan akhir

Di setiap PTJ hendaklah mempunyai satu (1) Stor
Utama sahaja yang boleh dibahagikan mengikut

bahagian/ cawangan/ sektor

9

Kategori Stor Kerajaan

Stor yang menyimpan dan membekal barang-barang
untuk keperluan jangka pendek atau guna terus bagi
tujuan operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan

akhir

Stor Unit hendaklah mendapatkan bekalan daripada Stor
Pusat dan Stor Utama serta tidak membuat perolehan
sendiri.

10

Kategori Stor Kerajaan

STOR PUSAT STOR UTAMA

Stor
Unit

Stor
Unit

Pembekal Stor
Unit
Contoh Stor: Contoh Stor:
Bahagian / JPN / Contoh Stor:
KPM tiada stor Sekolah Bukan
pusat PPD / Sekolah
PTJ PTJ

11

Objektif Pengurusan Stor

Pengurusan Stor

• Stok sentiasa ada
• Menepati kehendak

pelanggan

Kawalan Stok

• Stok boleh diguna
• Kaedah penjagaan &

penyelenggaraan yang sempurna

Fungsi Stor

Terima ▪ Menerima barang dipesan
Simpan Stok ▪ Mengesah dan memperakukan barang diterima
▪ Guna kaedah dan di lokasi ditetapkan
Penjagaan ▪ Mengoptimumkan ruang stor
Pengeluaran ▪ Jaga & selenggara stok dengan baik
Perancangan ▪ Pastikan berfungsi untuk digunakan
▪ Mengeluarkan stok ikut keperluan pelanggan
▪ Selenggara rekod setiap transaksi
▪ Rancang & urus penokokan stok
▪ Pastikan kedapatan stok ikut paras ditetapkan

Fungsi Stor

Pembungkusan ▪ Menguruskan pembungkusan dan hantar stok
Pemeriksaan
3K kepada pelanggan
Pelupusan
Hapuskira ▪ Periksa stok dalam simpanan
▪ Kenalpasti stok usang/rosak/luput/perselisihan dll

▪ Pastikan keselamatan, kebersihan & keceriaan

▪ Tindakan pelupusan dilaksanakan
▪ Stok usang/obsolete, rosak, expired, melebihi

keperluan & elak pembaziran ruang simpan

▪ Dilaksanakan mengikut peraturan
▪ Untuk stok yang hilang

Faedah Pengurusan Kawalan Stok

Ketiadaan stok dapat dielakkan dan keperluan pemesan dapat
dipenuhi
Penggunaan modal yang lebih ekonomik serta kurangnya wang
terikat dalam bentuk stok
Stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan
usang dapat dikurangkan

Ruang simpanan dapat dioptimumkan

15

Katalog Stok

Senarai stok dalam pegangan yang mengandungi
maklumat-maklumat mengenai nombor kod, perihal barang,

unit pengukuran dan harga

Rujuk kepada laman sesawang
http://knowledgebase.treasury.gov.my/knowledgebase/

untuk mendapatkan maklumat bagi penyediaan katalog
barang-barang

Katalog disediakan oleh semua stor :

Diedarkan kepada pengguna bagi tujuan permohonan stok

Menyeragamkan stok supaya bilangan penjenisan stok
yang fungsinya sama dapat dikurangkan

16

Kumpulan StokKumpulan Stok

Dilaksanakan oleh semua Stor

Kumpulan A mengandungi 30 % daripada stok yang
disimpan dan mempunyai nilai pembelian tahunan
tertinggi

Kumpulan B mengandungi 70 % bakinya

Kajian semula pembahagian kumpulan dibuat pada setiap
awal tahun

Tumpuan lebih diberi kepada stok Kump. A untuk elak
stok bernilai tinggi disimpan secara berlebihan

Paras Stok

Paras Stok Jumlah stok yang perlu disimpan pada
satu-satu masa & ditentukan seperti berikut:-

Paras Maksimum – kuantiti stok tertinggi
(3 bulan penggunaan)

Paras Menokok – indikator untuk dapatkan stok
(2 bulan penggunaan)

Paras Minimum – kuantiti stok terendah
(1 bulan penggunaan)

Penentuan paras stok – purata pengeluaran 12
bulan terakhir

Stok kritikal (ubat/vaksin) tidak ditetapkan aras
- Ditentukan oleh Ketua Jabatan mengikut

keperluan dan kesesusaian

Prestasi Stor

Kadar Pusingan Stok
• Pengiraan secara tahunan
• Perlu capai sekurang-kurangnya 4 kadar pusingan
• Lebih tinggi lebih bagus
• Kajian semula kalau tidak aktif (untuk elak usang/obsolete)

Paras Simpanan
• Petunjuk pengurusan stor yang baik adalah stor yang

menyimpan stok tidak melebihi paras yang ditetapkan.
• Kecuali stok keperluan darurat spt vaksin.

Paras Perkhidmatan
• Stor yang berjaya memenuhi semua pesanan adalah stor

yang mencapai paras perkhidmatan yang baik

Tatacara Pengurusan Stor

AM 6.1 – Pendahuluan
AM 6.2 – Penerimaan
AM 6.3 – Merekod Stok
AM 6.4 - Penyimpanan
AM 6.5 - Pengeluaran
AM 6.6 - Pemeriksaan
AM 6.7 - Keselamatan dan Kebersihan
AM 6.8 - Pindahan
AM 6.9 - Pelupusan
AM 6.10 - Kehilangan dan Hapus Kira

Penerimaan

Objektif ▪ Stok yang diterima menepati spesifikasi
▪ Kualiti / Kuantiti ikut pesanan
▪ Memastikan barang stor diterima dengan baik,

sempurna dan selamat untuk digunakan

Pelantikan ▪ Tanggungjawab Ketua Jabatan.
Pegawai ▪ Bagi barang teknikal, pegawai penerima
Penerima
hendaklah ada kemahiran mengenainya

Tugas Pegawai ▪ Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk
Penerima
terima dan sahkan stok yang diperolehi

▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan

Peraturan Penerimaan

Semua barang perlu diterima melalui stor
Barang-barang yang diterima perlu dibuat pemeriksaan
dengan teliti supaya menepati spesifikasi yang ditetapkan

Bagi barang-barang teknikal, hendaklah dilakukan oleh
pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang berkaitan
Patuhi langkah-langkah yang telah ditetapkan

Langkah-langkah Penerimaan

Semak butiran Periksa Sahkan Terima –
(LO/ Inbois/ Nota (kira / ukur / Penerimaan* KEW.PS-1 (BTB)
timbang / uji)
serahan dll )

Manual KEW.PS-2 hantar Tolak –
Penggunaan dan semula kepada KEW.PS-2 (BPB)
Penyelenggaraan pembekal

disertakan

(jika ada)

▪ *Pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta catatkan “Diterima dengan

syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur,
ditimbang atau diuji” pada nota serahan/ hantaran

▪ KEW.PS-1 – Borang Terimaan Barang-barang (BTB)
▪ KEW.PS-2 – Borang Penolakan Barang-barang – jika terdapat kerosakan,

kuantiti kurang/ lebih & tidak mematuhi spesifikasi

Pengujian Kualiti

Pembelian dari sesuatu kontrak hendaklah
menepati spesifikasi dalam perjanjian. Pegawai
Penerima hendaklah memastikan perkara-perkara

berikut dipatuhi:

Pengesahan kualiti oleh pengilang/ pembekal;

Sampel barang dihantar ke agensi teknikal
untuk diuji;

Barang-barang yang tidak menepati kualiti
dikembalikan; dan

Menuntut penggantian semula mengikut terma
kontrak

Penerimaan Di Luar Kawasan Stor

Pelaksanaan
dalam situasi
berikut:

25

Barang Dikembalikan oleh Stor
Pemesan

Semua Stor Pengeluar boleh menerima stok yang
dikembalikan oleh pemesan dengan mengambil

tindakan berikut:

Direkodkan semula Bagi stok separa guna
dalam Kad Daftar Stok hendaklah direkod
dalam borang yang
sebagai stok belum disediakan oleh Stor
guna bagi tujuan kawalan
Keluar-Masuk

26

Pelabelan Barang-barang Diterima

Pegawai Penerima di Stor Pusat
dan Stor Utama hendaklah

melabelkan nombor kod dan nama
barang kepada semua barang yang

diterima atau bekasnya bagi
memudahkan penyimpanan

27

Penerimaan Barang-barang Import
di Tempat Pendaratan

Bungkusan barang tidak mempunyai
tanda rosak atau terusik

Jika terdapat tanda maka hendaklah
dibuka & diperiksa serta merta di hadapan

agen penghantaran atau wakilnya serta
dibandingkan dengan butir-butir yang

terdapat dalam inbois atau nota hantaran/
pembungkusan

Sekiranya berlaku kerosakan/ kehilangan/
tidak cukup bekal ke atas konsainan maka

sijil/ perakuan kerosakan hendaklah
diperolehi daripada pembekal

28

Penerimaan Barang Mudah
Terbakar atau Kimia

Barang-barang
mudah

terbakar atau
kimia perlu

dihantar terus
ke stor

29

Tatacara Pengurusan Stor

AM 6.1 – Pendahuluan
AM 6.2 – Penerimaan
AM 6.3 – Merekod Stok
AM 6.4 - Penyimpanan
AM 6.5 - Pengeluaran
AM 6.6 - Pemeriksaan
AM 6.7 - Keselamatan dan Kebersihan
AM 6.8 - Pindahan
AM 6.9 - Pelupusan
AM 6.10 - Kehilangan dan Hapus Kira

Merekod Stok

Objektif ▪ Mengetahui kedudukan stok simpanan
▪ Bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat
▪ Mengawal Paras stok

Tempoh Rekod ▪ 2 MINGGU dari Tarikh penerimaan

Apa? ▪ Pembelian
▪ Sewa beli
▪ Hadiah
▪ Pindahan

Daftar? ▪ Kad Daftar Stok KEW.PS-3

Butiran ▪ Diisi dengan lengkap dan tepat
Maklumat

Stok Yang Dibeli Menggunakan
Peruntukan OS42000

• Sekolah yang bertaraf PTJ & bukan bertaraf PTJ
membeli stok menggunakan peruntukan OS42000.

• Tidak perlu didaftarkan dalam KEW.PS-3 dan
KEW.PS-4

• Rujuk surat MOF bertarikh 12 April 2016 berhubung
status pengekelasan stor bukan PTJ/Pusat Kos di
bawah KPM dan Surat BPA,KPM bertarikh 28 April
2021 berhubung perekodan stok menggunakan
peruntukan OS42000.

• Direkod menggunakan format kad petak untuk
tujuan kawalan dalaman

Tatacara Merekod Stok

Terima – Pen Dakwat Merah
Pengeluaran - Pen Dakwat Hitam atau Biru

Kemaskini setiap transaksi penerimaan dan pengeluaran

Satu Kad Daftar Stok untuk 1 item dengan mengikut nombor
kad yang berturutan
Sediakan Senarai Kad Daftar Stok KEW.PS-4 (asingkan
bagi stok yang mempunyai tarikh luput – didaftarkan di
KEW.PS-6)

Pindaan atau Pemadaman tidak dibenarkan. Sekiranya
pembetulan diperlukan, patuhi arahan berikut:-
a) Angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan

sahaja
b) Angka yang betul ditulis dibahagian atas angka asal
c) Pembetulan ditandatangan ringkas oleh Pegawai Stor

Penentuan Kumpulan Stok

Senaraikan mengikut pembelian bagi tempoh dua
(2) tahun lepas di dalam Borang Penentuan
Kumpulan Stok KEW.PS-5

30% stok yang mempunyai nilai pembelian tahunan
tertinggi dimasukkan ke dalam Kumpulan A dan
selebihnya, 70% ke dalam Kumpulan B

Rekod Komponen Alat Ganti
yang Masih Boleh Guna

Komponen atau alat ganti
yang diluluskan melalui
proses pelupusan melalui
kaedah tukar ganti
(cannibalize) hendaklah

dimasukkan ke dalam stor
untuk penempatan sementara

sebelum dipasang kepada
peralatan lain yang sama
jenis atau kegunaannya

Satu senarai berasingan
hendaklah disediakan bagi

tujuan rekod

35

Pengemaskinian Rekod

Pergerakan – Paras Stok
aktif/ tidak aktif (setiap awal
(setiap awal tahun)
tahun)

Kumpulan Stok – Daftar Berlaku
setiap 2 tahun Stok perubahan
(awal tahun)
Lokasi
Penyimpanan

Laporan Kedudukan Stok

Ketua Jabatan perlu sediakan Laporan Kedudukan Stok
KEW.PS-14 setiap suku tahun

Ketua Jabatan perlu kemukakan Laporan Kedudukan Stok
KEW.PS-14 kepada Kementerian/ Jabatan untuk Laporan
JKPAK

Tatacara Pengurusan Stor

AM 6.1 – Pendahuluan
AM 6.2 – Penerimaan
AM 6.3 – Merekod Stok
AM 6.4 – Penyimpanan
AM 6.5 - Pengeluaran
AM 6.6 - Pemeriksaan
AM 6.7 - Keselamatan dan Kebersihan
AM 6.8 - Pindahan
AM 6.9 - Pelupusan
AM 6.10 - Kehilangan dan Hapus Kira

Penyimpanan

Susun Atur

• Ruang digunakan sepenuhnya – faktor keselamatan,
kemudahan pengeluaran, verifikasi dan kekemasan
• Susun atur yang sistematik dan praktik – berjalan lancar,
selamat, mudah dan jimat masa
• Ambil kira faktor pergerakan keluar masuk
• Gunakan rak yang sesuai
• Jarak 50cm dari siling atas faktor keselamatan

Lokasi dan Letakan Stok

• Carta lokasi disediakan dan dikemas kini dan direkodkan di

Kad Daftar Stok

• Amalkan Letakan Stok Tetap. Letakkan Stok Sementara jika :

▪ Stok akan dikeluarkan terus kepada pemesan

▪ Baru diterima dan belum sempat disusun

▪ Ruang terhad (faktor kuantiti, ukuran dan berat)

• Diberikan tanda dan dicatat perihal stok untuk memudahkan

penyimpanan dan pengeluaran

• Dikecualikan dari diwujudkan kod lokasi 39

Penyimpanan

Penyimpanan Stok

• Guna ruang secara optimum

• Susun dengan teratur dan tidak halang kerja-kerja

pemunggahan

• Amalan Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD)

• Tempat simpanan ambil kira jenis stok

▪ Bilik hawa dingin utk stok yg perlu suhu rendah;

▪ Bilik bersiling utk kurangkan hawa panas;

▪ Ruang kering dan ada laluan angin utk elak stok

tertentu jadi keras

• Ruang stor perlu dibahagi mengikut seksyen atau kumpulan

barang seperti Seksyen Bahan Kimia, Alat Ganti, Alat Tulis,

Alatan Makmal dan sebagainya

• Lokasi ditentukan mengikut simpanan penyimpanan seperti

Gudang/ Seksyen, Baris, Rak Tingkat, Petak, Lokasi Stok

• Setiap lokasi stok perlu dilabel dengan kod lokasi dan perihal

stok

• Stok yang memerlukan cara simpanan khas hendaklah

dipatuhi / dipenuhi kehendaknya 40

Penyimpanan

Stok Dalam Bungkusan Asal

• Dikekalkan dalam bekasnya
• Label dipastikan boleh dilihat dengan jelas
• Hanya stok yang mempunyai kod dan rupa bentuk yg
sama

Stok Yang Mudah Tercerai

• Dimasukkan dalam bekas yang sama
• Simpan ikut bilangan atau unit untuk memudahkan
pengeluaran
• Stok yang tidak boleh dibungkus hendaklah disusun
dengan kemas

Stok Berharga Dan Menarik

• Tempat selamat dan sentiasa di bawah pengawasan
• Patuhi Arahan Keselamatan
• Pengeluaran oleh pegawai yang diberi kuasa sahaja

41

Penyimpanan

Penyimpanan Dadah Merbahaya, Racun Dan
Bahan Psikotropik
• Patuhi peraturan penyimpanan di bawah Akta Dadah
Berbahaya 1952 dan Peraturan Racun 1952 dan
Peraturan Bahan Psikotropik 1989

Penyimpanan Stok Unsur Keselamatan
• Senjata atau peta-peta
• Patuhi Peraturan Keselamatan yang ditetapkan

Stok Mudah Terjejas Akibat Hawa Panas Dan
Lembap

• Simpan ditempat bersesuaian (bilik hawa dingin / bilik
nyah lembapan)

42

Penyimpanan

Stok Tahan Pada Cuaca Panas Dan Hujan
• Tahan panas atau hujan dan sukar dialih
• Simpan ditempat lapang dan berpagar

STOK BARANG-BARANG BERAT

• Pada rak paling bawah
• Ambil kira faktor berikut waktu simpanan

▪ MDKD
▪ Elak paling bawah ditindih dengan stok

berat
▪ Mudahkan urusan kiraan, pemeriksaan

dan verifikasi
• Alas dengan palet, belantan atau landasan

43

Penyimpanan

Stok Bertarikh Luput
• Pembekal perlu label tarikh luput (catat pada bekas/kotak

supaya mudah dilihat)
• Amalan Masuk Dulu Keluar Dulu (MDKD)
• Senarai stok bertarikh luput (KEW.PS-6) disediakan oleh

Pegawai Stor dengan merekodkan kuantiti stok bertarikh luput
dalam bulan yang sama
• KEW.PS-6 dikemaskini enam bulan sebelum tamat tarikh luput
• Jika tidak dapat dihabiskan perlu ambil tindakan berikut:

▪ Maklumkan kepada Stor Pusat/ Utama untuk agih
kepada stor lain

▪ Laksanakan pengeluaran bagi tujuan yang berkaitan
spt latihan, pembangunan dll

▪ Pulangkan kepada pembekal (rujuk perjanjian jika
ada)

▪ Laksana pelupusan

44

Penyimpanan

Stok Bahan Kimia dan Mudah Terbakar

• Melabel bekas “BAHAYA”, “MUDAH TERBAKAR” “MUDAH
PECAH”

• Rekod pada kad petak warna merah jambu
• Amalan Masuk Dulu Keluar Dulu (MDKD)
• Senarai stok bertarikh luput (KEW.PS-6) disediakan oleh

Pegawai Stor dengan merekodkan kuantiti stok bertarikh luput
dalam bulan yang sama
• KEW.PS-6 dikemaskini enam bulan sebelum tamat tarikh luput
• Jika tidak dapat dihabiskan perlu ambil tindakan berikut:

▪ Maklumkan kepada Stor Pusat/ Utama untuk agih
kepada stor lain

▪ Laksanakan pengeluaran bagi tujuan yang berkaitan
spt latihan,pembangunan dll

▪ Pulangkan kepada pembekal (rujuk perjanjian jika
ada)

▪ Laksana pelupusan
• Cara Penyimpanan, Pengendalian Penerimaan dan

Pengeluaran perlu patuhi arahan di dalam PP

45

Penyimpanan

- Stok Tersusun & Ada Pengenalan

Penyimpanan

- Stok Tersusun & Ada Pengenalan

Penyimpanan

- Stok Tidak Tersusun & Tiada Pengenalan

Penyimpanan

- Stok Tidak Tersusun & Tiada Pengenalan

Penyelenggaraan Stok

Penyelenggaraan Stok

Sapu minyak untuk elak karat

Kekalkan bungkusan asal untuk elak debu

Sembur ubat serangga untuk kawal serangan serangga

Stok barang keselamatan – patuhi peraturan dan arahan
semasa yang sedang berkuatkuasa

50