PDF - TAKLIMAT PP TPS KPM - Aiman (Full Version latest Jun 2021)

Kehilangan dan Hapus Kira

TAFSIRAN

Kehilangan
Bermaksud kehilangan Stok kerajaan disebabkan
oleh kecurian, kebakaran, kemalangan, bencana
alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai
awam

Hapus Kira
Proses membatalkan rekod bagi Stok yang hilang

101

Kehilangan dan Hapus Kira

OBJEKTIF

Menyelaras Rekod Stok Mengawal Kerugian

Tingkat kesedaran dan Tindakan Surcaj &
tanggungjawab terhadap Tatatertib

keselamatan stok 102

Kehilangan dan Hapus Kira

KUASA MELULUS HAPUS KIRA

PEGAWAI stok

103

Kehilangan dan Hapus Kira

PROSES HAPUS KIRA

MELAPORKAN KEHILANGAN

Laporan kepada Ketua Jabatan

• Pegawai bertanggung jawab lapor kepada Ketua Jabatan
• Laporan serta merta (makluman telefon / sms / whatsapp dll)

Laporan Polis

• Ketua Jabatan / pegawai bertanggungjawab / penjaga stok /
yang mengetahui mengenai kehilangan stok buat laporan
polis dalam tempoh 24 jam jika disyaki ada unsur jenayah

• Kehilangan stok keselamatan / strategik buat laporan polis104

Kehilangan dan Hapus Kira

PROSES HAPUS KIRA

PENYEDIAAN LAPORAN AWAL KEW.PS-32

Disediakan oleh Ketua Jabatan

PEGAWAI stok Ketua Jabatan dalam tempoh dua (2) hari bekerja serah Laporan Awal
dan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal dan Ketua Setiausaha
Perbendaharaan.

• s.k. kepada Akauntan Negara, Ketua Audit Negara & wakil tempatan
Ketua Audit Negara

• Pastikan semua maklumat dipenuhi:

i. Butiran stok

ii. Tarikh/masa/tempat kejadian

iii. Cara kehilangan (berikan perincian)

iv. Pegawai bertanggungjawab

v. Laporan Polis dll

Sekiranya kehilangan baru disedari – perlu buat anggaran bila kejadian

berlaku 105

Kehilangan dan Hapus Kira

PROSES HAPUS KIRA

PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT
KEW.PS-33

Lantikan oleh Pegawai Pengawal dalam tempoh dua (2) minggu Laporan Awal
disediakan

Keanggotaan JK Penyiasat :

PEGAWAI stoki. Pegawai tidak terlibat dengan kehilangan dan bukan dari
Bahagian/Unit yang sama;
ii. Sekurang-kurangnya dua (2) orang dengan ketuanya dari kumpulan
Pengurusan dan Profesional; dan
iii.Ada pengalaman dalam pengurusan stor dan kewangan (jika perlu).

Kehilangan di luar negara, Pegawai Pengawal boleh lantik pegawai
bersesuaian dari agensi lain di negara terbabit

Bagi anggota keselamatan, pelantikan ikut akta atau peraturan 106
agensi keselamatan berkenaan

Kehilangan dan Hapus Kira

PROSES HAPUS KIRA

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
JAWATANKUASA PENYIASAT

Jalankan Mengenal pasti pegawai-pegawai yang bertanggungjawab
siasatan ke atas kehilangan
dengan
Menyoal siasat pegawai-pegawai terlibat atau mana-mana
sPeEgGeAraWAI stok pegawai yang difikirkan perlu

dengan Meneliti rekod-rekod stok, Laporan Polis (jika ada) dan
ambil Laporan Awal
tindakan
berikut: Melawat dan memeriksa tempat kejadian

Mendapatkan bukti bergambar sekitar tempat kejadian,
salinan dokumen-dokumen yang berkaitan sebagai bahan

bukti (sekiranya perlu)

Tindakan lain yang difikirkan bersesuaian 107

Kehilangan dan Hapus Kira

PROSES HAPUS KIRA

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
JAWATANKUASA PENYIASAT

Mengenal pasti sama ada Arahan Perbendaharaan dan peraturan-peraturan
berkaitan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan (TPS) dan Arahan Keselamatan

dan peraturan dalaman dipatuhi.

Mendapatkan keterangan sama ada kehilangan berkenaan berpunca daripada

kecuaian pegawai, kegagalan mematuhi peraturan yang tidak disengajakan,

kegagalan penyeliaan atau tidak mempunyai pengetahuan dalam Pengurusan

PEGAWAI stok Stor Kerajaan

Mendapatkan penjelasan terhadap kelemahan sehingga berlakunya kehilangan

Mengenal pasti risiko keselamatan serta mengesyorkan langkah-langkah kawalan
dan pencegahan

Menyediakan laporan siasatan dan menandatangani Laporan Akhir serta
mengemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk ulasan dan syor

108

Kehilangan dan Hapus Kira

PROSES HAPUS KIRA

PENYEDIAAN LAPORAN AKHIR KEW.PS-34

JK Penyiasat serah kepada urus setia dalam tempoh
satu (1) bulan dari tarikh pelantikan

PEGAWAI stok KEW.PS-34 diserah bersekali dengan dokumen sokongan:

i. Salinan KEW.PS-3

ii. Keterangan bertulis daripada pegawai terlibat
termasuk pegawai bertanggungjawab

iii. Gambar lokasi kejadian

iv. Laporan Penyiasatan Polis (jika ada)

v. Lain-lain

109

Kehilangan dan Hapus Kira

PROSES HAPUS KIRA

SYOR PEGAWAI PENGAWAL

Syor tindakan hapus kira yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-
duanya sekali jika terdapat unsur kecuaian, penipuan atau kecurian

Syor tindakan hapus kira Stok yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib

PP meluluskan Hapus Kira dengan syor
1. Hapus kira dengan surcaj atau tatatertib
2. Hapus kira tanpa surcaj atau tatatertib
3. Luluskan hapus kira

110

Kehilangan dan Hapus Kira

PROSES HAPUS KIRA

PELAKSANAAN KELULUSAN / KEPUTUSAN

HAPUS KIRA SURCAJ / TATATERTIB

Dicatatkan dalam KEW.PS-3 Syor Surcaj/ tatatertib bawa kepada
Pihak Berkuasa Tatatertib
PEGAWAI stok
Dalam tempoh 3 bulan dari kelulusan
Kemukakan Sijil Hapus Kira Stok Perbendaharaan
(KEW.PS-35) dalam tempoh satu (1)
Keputusan Surcaj/ Tatatertib
bulan kepada Kuasa Melulus dipanjangkan kepada
Perbendaharaan
Urus Setia/ JPN/ PPD maklumkan
kepada sekolah Dalam tempoh 6 bulan dari kelulusan
Perbendaharaan

111

Kehilangan dan Hapus Kira

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

terima dan semak kemukakan menguruskan dapatkan Laporan
KEW.PS-32 KEW.PS-32 kepada PP pelantikan JK Penyiasatan Polis (jika
Penyiasat (KEW.PS-33)
dan Perbendaharaan ada)

kemukakan kemukakan KEW.PS- semak dan pastikan dapatkan KEW.PS-34
permohonan hapus kira 34 kepada PP untuk dokumen lengkap dan daripada JK Penyiasat
dalam tempoh 2 bulan
ulasan dan syor teratur
PEGAWAI stok

maklumkan keputusan maklumkan syor surcaj dapatkan Sijil Hapus dapatkan maklumbalas
kepada Jabatan untuk kepada Pihak Berkuasa Kira KEW.PS-35 dan kedudukan tindakan
tujuan kemaskini rekod kemukakan kepada surcaj daripada PBT
Tatatertib
Kuasa Melulus 1 dan maklumkan kepada
bulandari kelulusan Perbendaharaan

diterima 112

Kehilangan dan Hapus Kira

LAPORAN HAPUS KIRA

Laporan Hapus Kira stok KEW.PS-36 hendaklah disediakan dan
dikemukakan kepada UPA Jabatan/ Ibu Pejabat

PTJ mengemukakan kepada UPA Jabatan/ Ibu Pejabat

PEUPGTPAJAWdJiaAbbIaaswttaaonhk/nIbyau Pejabat hendaklah menyenaraikan semua
mengemukakannya kepada UPA Kementerian

sebelum 15 Februari tahun berikutnya

UPA Kementerian hendaklah menyediakan Ringkasan Laporan
Tahunan Pelupusan stok dan mengemukakan ke
Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya

113

Seksyen Pengurusan stok
Bahagian Pengurusan stok
Kementerian Pendidikan Malaysia
Aras 5, Blok E9, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan

62604 Putrajaya

❖ Dasar - [email protected] 03-88841109
❖ Dasar - [email protected] 03-88842258

❖ Aircond/ Hadiah - [email protected] 03-88842230
❖ Pelupusan/Pelantikan - [email protected] 03-88842223

❖ Sistem SPA/SPS - [email protected] 03-88842224
❖ Pelantikan Pegawai Aset/Penyiasat - [email protected] 03-88842216

❖ Kehilangan/Hapus Kira – [email protected] 03-88842225

SEKIAN,
TERIMA KASIH

115