Laporan AKNC PTAR 2017

“LIBRARY forALL”

LAPORAN

NAIB

library.uitm @ptaruitm ptaruitm perpustakaanuitm perpustakaanuitm perpustakaanuitm perpustakaanuitm























































































Kepimpinan

Lampiran 4

JAWATANKUASA KEAHLIAN FUNGSI
Jawatankuasa Repositori
Institusi Universiti Pengerusi: Bertanggungjawab kepada Jawatankuasa Induk
(JKRIU) Ketua Jabatan Pembangunan Repositori Institusi
Universiti Perpustakaan (JKIP) :
Jawatakuasa Ahli:
Perpustakaan UiTM 1. Menetapkan polisi, prosedur dan
Negeri (JPpN) 1. Ketua Bahagian Pembangunan Sumber
Bercetak tatacara pembangunan bahan harta

2. Ketua Bahagian Inisiatif Perpustakaan intelek
Digital
2. Membentangkan perancangan
3. Ketua Bahagian Pengurusan Terbitan
Bersiri pembangunan bahan Repositori Institusi

4. Ketua Bahagian Pengurusan Universiti.
Pelanggan dan Koleksi
3. Membincangkan laporan status
5. Ketua Bahagian Pengurusan Bahan
Harta Intelek perlaksanaan aktiviti pembangunan

6. Ketua Bahagian Pembangunan Sumber bahan Repositori Institusi Universiti.
Digital
4. Membincangkan isu-isu pembangunan
7. Ketua Bahagian Imbangan Bahan dan
Pelupusan bahan Repositori Institusi dan

8. Ketua Perpustakaan Fakulti menetapkan penyelesaian
Pengerusi:
Rektor UiTM Cawangan 5. Membincangkan ketampakan (visibility)
Ahli:
hasil akademik Universiti
1. Timbalan Rektor (Akademik)
2. Dekan/Ketua Pusat Pengajian (setiap 6. Membincangkan penarafan Universiti

fakulti dalam kampus) dan Repositori
3. Ketua Perpustakaan Cawangan
4. Ketua Timbalan Bendahari/Timbalan Bertanggungjawab kepada Jawatankuasa Induk
Perpustakaan (JKIP) :
Bendahari/Penolong Bendahari Kanan
5. Pegawai Teknologi Maklumat 1. Mengenai perkara-perkara dasar
berkenaan dengan kemudahan dan
Kanan/Pegawai Teknologi Maklumat perkhidmatan perpustakaan

2. Membuat kaedah dan peraturan yang
mengawal penggunaan perpustakaan
untuk kelulusan Senat.

3. Membuat syor mengenai peruntukan
wang untuk mendapatkan bahan-bahan
perpustakaan

4. Mengedarkan ringkasan eksekutif minit
mesyuarat Jawatan Kuasa
Perpustakaan Negeri (JPpN) kepada
Jawatankuasa Induk Perpustakaan
(JKIP)

PITALRSrpUAuNsGtaAMRIkLBaAaULULnRiOKAAHh|YTZuIsSNAIuTMsKEAC|||||L PPPPEUejREanPTiRbUaSPvAtTAeUKRKreStAsTuAiaUtNiPTuUTsNteAkBDUL IKriteria 2 : B R AL RAnZAoaKklUoawiTgATaMniMAAM| K|JPaAAUb|UaARt|aPNAPnPTEPTMReAUr| kPANhKREiLdJAmA| PUaBYStTDaSi|nUTIAPALeMArM|puUBsItNnAi| PPP| R Y f oFvCReCark|saPaiTnAtiR||LTPJaUPeRbNkAaCTtAnaZAKnAoPPERlKeRomDg|AbUNaiPAnMiEg| PTuRTAnAPMaRRnUPASSUu|NmMCPbAeKArAPLLAAM | P

PERANCANGAN
STRATEGIK
ERPUYSSTeIrAKpAuAs|AtTNaTkUAHAaOKanSinRPAI|vTAJAeaLUrNbSisaEitTLatTAinUYAPTNMNeeGm|A|kbPBaEnnRDPoPglUuUTSnoTaAAgnKiPAeAMNAHOSr A L

Perancangan Strategik
2.0 PERANCANGAN STRATEGIK
2.1 Pengenalan
PTAR merupakan salah satu jabatan utama yang bersama-sama merealisasikan hala tuju
strategik universiti bagi menyokong aktiviti pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan. PTAR
telah menyediakan perancangan srategik dalam jangka pendek dan panjang selari dengan
agenda universiti, Kementerian Pendidikan Malaysia dan negara. Asas perancangan strategik
jangka pendek (tahunan) dan jangka panjang (2016-2020) dirujuk seperti berikut:

Bagi perancangan strategik jangka pendek, PTAR merujuk kepada Amanat Naib Canselor dan
Amanat Kementerian Pendidikan Malaysia yang dibuat secara tahunan. Perancangan strategik
jangka panjang (2016-2020), PTAR telah menjadikan Program Transformasi UiTM, Rancangan
Malaysia Ke-11 UiTM dan Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia sebagai panduan utama.
Model perancangan strategik jangka panjang boleh dirujuk seperti berikut:

Rajah 2.1 : Model Perancangan Strategik Perpustakaan UiTM (2016-2020)

K2: 1

Perancangan Strategik

Nyatakan apakah objektif dan inisiatif strategik dalam perancangan strategik jabatan (2016-2020) yang berkaitan dengan
perancangan dan pelaksanaan bidang tumpuan pilihan.

2.2 Objektif dan Inisiatif Strategik Dalam Pelaksanaan Bidang Tumpuan Pilihan

Objektif dan inisiatif strategik dalam Perancangan Strategik PTAR (2016-2020) yang berkaitan
dengan perancangan dan pelaksanaan bidang tumpuan pilihan merangkumi 5 agenda iaitu
Pengurusan Perpustakaan, Pembangunan Bahan Perpustakaan, Perkhidmatan Perpustakaan,
Repositori Institusi Universiti dan Arkib Universiti. Ia mengandungi 17 objektif strategik dan 17
inisiatif strategik yang boleh dirujuk dalam rajah berikut:

Agenda Perpustakaan Objektif Strategik Inisiatif Strategik
Pengurusan
Perpustakaan Meningkatkan tahap kemahiran dan pengetahuan staf yang Job Attachment
berprestasi tinggi
Pembangunan Bahan
Perpustakaan Menjana sumber kewangan bagi menampung perbelanjaan sedia Jana@PTAR
ada Pay Per View
Perkhidmatan
Perpustakaan Menawarkan perkhidmatan alternative bahan sumber elektronik yang
menepati kehendak pengguna
Repositori Institusi
Universiti Meningkatkan standard antarabangsa data pengkatalogan bahan Resource Description Access
perpustakaan (RDA)
Arkib Universiti
Menaiktaraf infrastruktur kemudahan pusat data Pusat Data PTAR

Menyediakan kemudahan akses perkhidmatan perpustakaan atas PTAR Mobile Apps
talian secara mudah alih
PUiTM WILS Database
Mewujudkan pangkalan data perpustakaan UiTM secara berpusat Centralization

Membangun dan mengurus teknologi virtualization di Perpustakaan Virtualization@PUiTM
UiTM
K-Society
Melahirkan masyarakat berpengetahuan

Mewujudkan one stop center untuk pengguna perpustakaan dalam Infocaster@KM
mencari bahan-bahan yang disediakan PTAR
Comprehensive Research
Memperkasakan maklumat mengikut subjek secara berfokus bagi Discovery Service (CompRes)
keperluan maklumat intelektual
Discover UiTM’s Articles
Memantapkan pembangunan bahan/sumber melalui pengindeksan di
seluruh sistem UiTM Repositori Institusi Bersepadu
Bahan Silibus Universiti
Memperkasakan koleksi UiTM Instituional Repository

Memperkasakan koleksi bahan/rujukan silibus univesiti

Membangunankan sebuah Pusat Rekod Universiti Pusat Rekod Universiti
Mengautomasikan pengurusan arkib universiti Sistem Arkib Universiti

Rajah 2.2 : Objektif dan Inisiatif Strategik Perpustakaan

Nyatakan bagaimana objektif dan inisiatif strategik sejajar dengan Rancangan Malaysia Ke-11 UiTM (2016-2020).

2.3 Objektif dan Inisiatif Strategik & Rancangan Malaysia Ke-11 UiTM (2016-2020)

Objektif dan inisiatif strategik PTAR adalah sejajar dengan Rancangan Malaysia Ke-11 UiTM
(2016-2020), melalui penyediaan Pemetaan Perancangan Stategik Perpustakaan UiTM 2016-
2020 Terhadap Program Transformasi UiTM dan Agenda Universiti UiTM. PTAR telah
membangunkan 5 Agenda Utama, 17 Objektif dan Inisiatif Strategik bagi menyokong Agenda
Utama Universiti dan 10 Lonjakan Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia. Bengkel Pemetaan
Perancangan Stategik Perpustakaan ini telah dihadiri oleh Pengurusan Kanan seluruh sistem
UiTM dan telah disebar luas ke 38 buah perpustakaan UiTM. Pengumpulan dan pemantauan
maklumat adalah secara berpusat melalui sistem bersepadu serta telah diintegrasi ke seluruh
sistem perpustakaan UiTM Malaysia.

K2: 2

Perancangan Strategik

Rajah 2.3 : Pemetaan Perancangan Strategik Perpustakaan UiTM 2016-2020 Terhadap Program Transformasi UiTM
dan Agenda Universiti

Sebagai contoh, rajah di atas menunjukkan agenda repositori institusi universiti melalui inisiatif
strategik Repositori Institusi Universiti telah dirancang untuk menyokong kepada Program
Transformasi Universiti melalui UiTM dalam Penarafan Universiti Dunia. Pada tahun 2017, PTAR
berjaya melonjak nama UiTM dengan mendapat kedudukan 913 dari 2,372 repositori institusi di
peringkat dunia (Januari-Jun 2017). Manakala kedudukan Repositori Institusi UiTM di peringkat
Asia pada Januari - Jun 2017 pula adalah di kedudukan 138 dari 626 repositori institusi.

Nyatakan pelan pemantauan yang digunakan untuk memastikan objektif dan inisiatif strategik dilaksanakan dengan berkesan.

2.4 Pelan Pemantauan Objektif dan Inisiatif Strategik

Bagi memastikan objektif dan inisiatif strategik dilaksanakan dengan berkesan, PTAR telah
menggunakan pelan pemantauan melalui pelbagai kaedah berikut :

BIL. KAEDAH PEMANTAUAN KEKERAPAN
1. Pemantauan menerusi Sistem UePMO Sebulan sekali
2. Pemantauan dalam EIS Sebulan sekali
3. Pembentangan pencapaian projek inisiatif 4 kali setahun
4. Pemantauan oleh Bahagian Perancangan Strategik, PTAR Sebulan sekali
5. Penetapan Sasaran Kerja Tahunan untuk Pengurus dan Pengarah Projek 2 kali setahun

2.4.1 Kaedah Sistem UePMO

Rajah 2.4.1 : Kaedah Pemantauan – Sistem UePMO

PTAR melaporkan 2 petunjuk prestasi (PI) jabatan iaitu Bilangan Kumulatif Hasil Akademik
Universiti Yang Boleh Diakses dan Bilangan Kumulatif PTJ Yang Menyerahkan Bahan Repositori
di peringkat UiTM dengan menggunakan sistem UePMO yang diselaraskan oleh pihak CSPI
UiTM. Kemasukan data dilaksanakan secara bulanan dan diselaraskan serta dipantau oleh
pemunya petunjuk prestasi iaitu JPRIU. Selain itu, pencapaian kedua-dua PI turut dilaporkan di
dalam mesyuarat mingguan iaitu Mesyuarat Pengurusan Eksekutif PTAR (MPE) dan mesyuarat
bulanan iaitu Mesyuarat Pengurusan Dalaman PTAR (MPD).

K2: 3

Perancangan Strategik

2.4.2 Kaedah EIS
Pencapaian objektif dan inisiatif strategik boleh diakses dan dipantau melalui Executive
Information System (EIS) yang dibangunkan oleh PTAR pada tahun 2015. Ia digunakan untuk
memantau prestasi dan pencapaian Perpustakaan UiTM secara keseluruhan di mana paparan
antara muka EIS boleh dilihat seperti Rajah 2.4.2 (a).
Manakala semua statistik mengikut perpustakaan kampus (38 buah) boleh dipantau secara
bulanan seperti mana paparan di EIS seperti di Rajah 2.4.2 (b).

Rajah 2.4.2 (a) : Paparan Antara Muka EIS
(URL: http://eis.library.uitm.edu.my/pentaho/Login)

Rajah 2.4.2 (b) : Paparan Antara Muka EIS (Statistik Utama PUiTM)

2.4.3 Kaedah pembentangan pencapaian projek inisiatif mengikut sukuan
PTAR juga menggunakan kaedah pemantauan melalui pencapaian projek inisiatif secara sukuan.
Pembentangan ini diselaraskan oleh Bahagian Perancangan Strategik dan Kecemerlangan
Operasi dan dihadiri oleh Ketua Jabatan (Pengarah Projek), Ketua Bahagian dan Pengurus
Projek Inisiatif. Ketua Pustakawan akan membuat penilaian dan komen pencapaian melalui
pembentangan ini secara terus kepada Ketua Jabatan dan Pengurus Projek. Pada tahun 2017,
pembentangan pencapaian telah diadakan pada 27-28 Julai 2017.
2.4.4 Kaedah oleh Bahagian Perancangan Strategik dan Kecemerlangan Operasi, PTAR
Bahagian Perancangan Strategik dan Kecemerlangan Operasi PTAR merupakan Bahagian yang
bertanggungjawab untuk memantau pencapaian objektif dan inisiatif strategik setiap bulan.
Bahagian ini juga menggunakan EIS untuk pemantauan status pencapaian terkini yang akan
dimasukkan oleh pemunya proses.
2.4.5 Penetapan Sasaran Kerja Tahunan untuk Pengurus dan Pengarah Projek
Selain itu, pemantauan pencapaian objektif dan inisiatif strategik turut dilaksanakan melalui
penetapan Sasaran Kerja Tahunan (SKT). SKT ini akan disediakan pada awal tahun beserta
dengan penetapan pencapaian dan akan dinilai semula pada pertengahan tahun.

K2: 4