Laporan AKNC PTAR 2017

Hasil Pencapaian

7.2.2 (ii) Penilaian Perkhidmatan Kaunter Pelanggan

PTAR turut menggunakan kaedah Penilaian Perkhidmatan Kaunter Pelanggan untuk menilai
keberkesanan penyampaian perkhidmatan perpustakaan. Pada tahun 2017, jumlah pelanggan yang
membuat penilaian Perkhidmatan Kaunter Perpustakaan seramai 4,376 orang. Daripada jumlah
tersebut, seramai 4,046 pelanggan berpuas hati bersamaan dengan 92 %. Manakala pada tahun 2016,
sebanyak 95 orang pelanggan membuat penilaian Perkhidmatan Kaunter Perpustakaan. Dari jumlah
tersebut, seramai 88 orang pelanggan berpuas hati dengan perkhidmatan kaunter perpustakaan
bersamaan 92 %.

Terdapat peningkatan drastik jumlah pelanggan
yang memberi respon sebanyak 4,376 pada tahun
2017 bersamaan peningkatan 4,506% berbanding
tahun 2016 hanya 95 orang pelanggan.

Pada tahun 2017, jumlah pelanggan yang berpuas
hati seramai 4,046 berbanding hanya 88 orang
pelanggan pada tahun 2016 bersamaan
peningkatan 4,497%.

Ini membuktikan layanan staf kaunter perpustakaan
telah memberikan impak yang positif kepada pelanggan. Disertakan Jadual 7.2.2 (ii) seperti berikut:

Jadual 7.2.2 (ii):Jumlah Kepuasan Tahun Jumlah Pelanggan Pelanggan Berpuas Hati
Perkhidmatan Pelanggan Membuat Penilaian
2016 Jumlah Pelanggan %
Perpustakaan UiTM setahun 2017 95
4376 88 92%

4046 92%

7.2.2 (iii) Penilaian Perkhidmatan Kaunter Rujukan

Perkhidmatan khidmat nasihat dan rujukan salah satu perkhidmatan utama yang memberi fokus kepada
pelanggan dalam usaha membantu pelanggan menjawab pertanyaan secara fizikal. PTAR merupakan
PTJ di UiTM yang pertama menggunakan Customer Feedback System sebagai medium penilaian
perkhidmatan kaunter rujukan kepada pelanggan. Sebelum ini, penilaian perkhidmatan kaunter rujukan
ini dikira secara manual menggunakan Smiley Card. Bermula 2017, penggunaan Customer Feedback
System telah digunakan di 5 buah Perpustakaan iaitu Perpustakaan Tun Abdul Razak, Perpustakaan
Undang-Undang, Perpustakaan Kejuruteraan Tun Abdul Razak, Perpustakaan Sains dan Teknologi,
Perpustakaan Alam Bina.

Bagi tahun 2017, jumlah pelanggan yang membuat penilaian perkhidmatan kaunter rujukan seramai 565
orang pelanggan. Daripada jumlah tersebut, seramai 556 pelanggan berpuas hati bersamaan dengan
98%. Manakala pada tahun 2016, sebanyak 438 orang pelanggan membuat penilaian Perkhidmatan
Kaunter Rujukan. Dari jumlah tersebut, seramai 431 orang pelanggan berpuas hati dengan
perkhidmatan kaunter perpustakaan bersamaan 98%. Terdapat peningkatan jumlah pelanggan yang
memberi respon sebanyak 565 pada tahun 2017 bersamaan peningkatan 29% berbanding tahun 2016
hanya 438 orang pelanggan.

Penilaian Perkhidmatan Kaunter Rujukan juga menunjukkan peningkatan antara UiTM Shah Alam

berbanding UiTM Selangor. Pada tahun 2017, jumlah pelanggan yang membuat penilaian di kaunter

rujukan UiTM Shah Alam adalah seramai 556 pelanggan manakala UiTM Selangor sebanyak 381 orang

pelanggan. Ini membuktikan dengan perubahan penilaian kaunter rujukan daripada secara manual

kepada sistem lebih efektif dan pelaporan lebih mudah dijana. Dengan ini penambahbaikan boleh dibuat

dengan lebih cepat dan berkesan. Disertakan Jadual 7.2.2 (iii) seperti berikut:

Tahun Jumlah Pelanggan Pelanggan Berpuas Hati
Membuat Penilaian
Jumlah Pelanggan %

2016 438 431 98%

2017 565 556 98%

Jadual 7.2.2 (iii): Tren Peratusan Penilaian Perkhidmatan Rujukan bagi tahun 2017 PTAR
UiTM Shah Alam.

K7: 13

Hasil Pencapaian

7.2.2 (iv) Konsultasi Maklumat Atas Talian / Live Chat (Chat With Librarian)

Maklumbalas pelanggan melalui sistem Chat with Librarian turut diambil perhatian utama dalam

meningkatkan perkhidmatan perpustakaan. Pada tahun 2017, maklumbalas pelanggan yang memilih

thumbs up terhadap Jumlah penerimaan thumbs up melalui Chat with Librarian
penilaian Chat with

Librarian menunjukkan

PTAR Shah Alam telah 300 260

memperolehi sebanyak 250 57
260 thumbs up. 200 21 11 9 6 4 3 2 1
Penerimaan thumbs up 150
ini menunjukkan jumlah 100
yang tertinggi antara
Perpustakaan UiTM. Ini 50

menunjukkan 0 Melaka Perak Terengganu Kedah Johor Sarawak Sabah Pulau Pinang
Shah Alam Selangor

keberkesanan Thumbs up

perkhidmatan Chat with

Librarian kepada Jadual 7.2.2 (iv): Jumlah Penerimaan Thumbs Up melalui Chat with Librarian

pelanggan dan telah mendapat respon yang amat positif. Ini dijelaskan dalam rajah 7.2.2.iv seperti

berikut:

7.2.2 (v) Aduan Maklumbalas Pelanggan

PTAR turut menggunakan kaedah Aduan Maklumbalas Pelanggan untuk menilai aduan berkenaan

perkhidmatan perpustakaan. Pada tahun 2017, jumlah pelanggan yang membuat aduan sebanyak 3

aduan berbanding tahun 2016 sebanyak 19 aduan yang telah diterima. Dari jumlah tersebut, terdapat

penurunan yang ketara dari segi aduan maklumbalas pelanggan bersamaan -84 %.

Ini membuktikan PTAR telah berjaya mengurangkan Tahun Jumlah Aduan Maklumbalas
aduan pelanggan dan telah memberikan impak yang Pelanggan
positif kepada perpustakaan disamping membuktikan 2016
bahawa pelanggan berpuas hati terhadap perkhidmatan 2017 19
3

perpustakaan. Ini dijelaskan dalam jadual seperti berikut: Jadual 7.2.2 (v): Jumlah Aduan Maklumbalas Pelanggan
Perpustakaan UiTM Shah Alam

7.3 Hasil dari tumpuan Sumber Manusia

PTAR memastikan semua staf komited dan fokus terhadap tugas bagi membolehkan penyampaian
perkhidmatan perpustakaan dilaksanakan dengan lebih berkesan dan pelanggannya berpuas hati dan
girang dengan perkhidmatan yang diberikan. Pelbagai latihan telah dirancang dan dilaksana secara
berkala mengikut Kalendar Latihan PTAR 2017 yang disediakan pada awal tahun. Perancangan latihan
yang cekap membolehkan staf tersebut mencapai jam latihan yang ditetapkan. Tumpuan latihan
difokuskan kepada latihan kompetensi staf dan berkemahiran pelbagai (multi-skilling) bagi
membolehkan staf menyesuaikan diri dengan cepat dan berkesan terhadap perubahan dalam
organisasi bagi melahirkan modal insan kelas pertama. PTAR turut menghantar staf menjalani latihan di
luar UiTM.

7.3.1 Keberkesanan penglibatan sumber manusia

Dalam melaksanakan penyampaian perkhidmatan yang berkesan kepada warga universiti dan pihak
berkepentingan, PTAR giat mempertingkatkan kompetensi, komitmen dan integriti staf selaras dengan
keperluan dan kehendak semasa bagi memantapkan kemahiran, pengetahuan dan sikap staf dengan

K7: 14

Hasil Pencapaian

penyediaan pelbagai program latihan yang merangkumi bidang khusus, teknologi maklumat dan umum
supaya mereka lebih berilmu, berketrampilan dan berkeyakinan dalam penyampaian perkhidmatan.

7.3.1 (a) Pengagihan Sumber Manusia Yang Berkesan Mengikut Keupayaan dan Kapasiti
Tenaga Kerja

Pada tahun 2017, PTAR diuruskan dan dikendalikan oleh seramai 183 orang staf terdiri daripada 52
orang staf pengurusan dan profesional dan 131 staf pelaksana dimana mereka memberi dan
menyampaikan perkhidmatan perpustakaan di lima buah perpustakaan yang terdapat di UiTM Shah
Alam.

Walaupun terdapat pengurangan tenaga kerja berbanding tahun 2016 PTAR berjaya menguruskan
sumber manusia dengan berkesan di 5 buah perpustakaan PTAR, UiTM Shah Alam mengikut kumpulan
staf pengurusan dan profesional dan staf pelaksana seperti dijelaskan dalam Jadual 7.3.1 (a)(1).

Kategori Staf

Bil. Lokasi Perpustakaan Pengurusan dan Pelaksana Jumlah Staf

1. Perpustakaan Tun Abdul Razak Profesional 138
2. Perpustakaan Undang-Undang 13
3. Perpustakaan Kejuruteraan 44 94 13
4. Perpustakaan Sains dan Teknologi 12
5. Perpustakaan Alam Bina 2 11 7
183
Jumlah Keseluruhan 2 11

2 10

25

52 131

Jadual 7.3.1 (a) (1) : Statistik Pengagihan Penempatan Staf Perpustakaan UiTM Shah Alam Mengikut Kumpulan Staf
Pengurusan & Professional dan Pelaksana Pada Tahun 2017

Rajah 7.3.1 (a)(1) : Carta Pengagihan Penempatan Staf Perpustakaan UiTM Shah Alam Mengikut Kumpulan Staf Pengurusan
& Professional dan Pelaksana Pada Tahun 2017

Dalam usaha memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada pengguna perpustakaan, PTAR sentiasa
proaktif dalam menganjurkan pelbagai kursus bagi meningkatkan serta memantapkan kompetensi
kecekapan tenaga kerja staf Pengurusan & Profesional dan staf Sokongan. Sepanjang tahun 2017,
kesesuaian aktiviti latihan yang telah berjaya dihadiri oleh staf PTAR telah menjadikan tenaga kerja di
UiTM lebih cekap dalam melaksanakan tugas dangan lebih berkesan. Perincian jenis latihan yang telah
dianjurkan sepanjang tahun 2017 adalah seperti di Jadual Jadual 7.3.1 (a)(2).

K7: 15

Hasil Pencapaian

Kategori Latihan Anjuran PTAR Bilangan Aktiviti Jumlah Peratus (%)
21 Anjuran Luar 33 31.1
Bengkel - 3 2.8
Ceramah - 12 - -
Forum 17 3 30 28.3
Kursus - - - -
Lawatan 3 13 3 2.8
Pembentangan 1 - 5 4.7
Persidangan / Konferensi 1 - 5 4.7
Seminar 1 4 1 0.9
Sesi Perkongsian 8 4 19 17.9
Taklimat 7 - 7 6.6
Tazkirah 59 11 106 100
-
JUMLAH 47

Jadual 7.3.1 (a)(2): Perincian Jenis Latihan yang Dianjurkan Sepanjang Tahun 2017

7.3.1 (b) Keberkesanan Latihan Sumber Manusia PTAR 2017

Keberkesanan perancangan terperinci aktiviti latihan sumber manusia PTAR dapat dilihat dari
pencapaian Objektif Kualiti Latihan PTAR dengan memastikan sekurang-kurangnya 85% staf mendapat
42 jam latihan setahun. Pada tahun 2017, PTAR telah mencapai Objektif Kualiti Latihan iaitu 100% staf
telah mendapat 42 jam latihan iaitu melebihi 85% staf yang disasarkan.

Sebagai tren perbandingan daripada tahun-tahun sebelumnya, pencapaian latihan staf telah mencapai
sasaran Objektif Kualiti Latihan PTAR dengan memastikan sekurang-kurangnya 85% staf mendapat 42
jam latihan setahun. Pencapaian ini seperti dijelaskan dalam Jadual 7.3.1 (b) dan Rajah 7.3.1 (b).

Objektif Kualiti Latihan PTAR

Tahun Bilangan Staf Capai 42 jam Bilangan Staf Tidak Capai

2014 P&P Sokongan Jumlah (%) P&P Sokongan Jumlah (%)
2015 53
2016 55 120 173 (89.64%) 1 16 17 (10.36%)
2017 53
50 148 203 (95.3%) 0 10 10 (4.7%)

125 178 (96.2%) 0 7 7 (3.8%)

127 177 (100%) 0 0 0 (0%)

Jadual 7.3.1 (b): Tren Pencapaian Objektif Kualiti Latihan PTAR dari Tahun 2015 – Tahun 2017

Pencapaian Objektif Kualiti Latihan Staf PTAR Dari Tahun
2015 - 2017

120.00% 95.30% 96.20% 100%
100.00%
4.70% 3.80% 0%
80.00% 2015 2016 2017
60.00%
40.00%
20.00%

0.00%

Perstus Staf Capai 42 jam Perstus Staf Tak Capai 42 jam

Rajah 7.3.1 (b): Tren Pencapaian Objektif Kualiti Latihan PTAR dari Tahun 2014 – Tahun 2017

K7: 16

Hasil Pencapaian

7.3.1 (c) Keberkesanan Melalui Tren Pencapaian Objektif Kualiti Latihan Staf Pengurusan &
Profesional PTAR Tahun 2010-2017

Tren pencapaian Objektif

Pencapaian Objektif Kualiti Latihan Staf Pengurusan dan Kualiti Latihan PTAR bagi
Profesional PTAR Tahun 2010 - 2017
staf kumpulan
Peratus Staf Capai Peratus Staf Tidak Capai
Pengurusan &

Profersional PTAR dari

0.00% 0.00% 0% 0.00% 0.00% 0.00% tahun 2010 hingga 2017
100%
0.50% menunjukan kumpulan ini

1.80% sentiasa berjaya

mencapai 42 jam latihan

100.00% 100.00% 100.00% 100.00% 100.00% setahun dari tahun 2010

99.50% lagi yang digambarkan

98.20% dalam Rajah 7.3.1 (c).

2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

Rajah 7.3.1 (c): Tren Pencapaian Objektif Kualiti Latihan PTAR 2010-2016: Kumpulan Staf
Pengurusan & Profesional

TAHUN PERATUSAN STAF PERATUSAN STAF TIDAK Jadual: 7.3.1 (c): Tren Pencapaian Objektif Kualiti Latihan PTAR 2010-2017:
CAPAI 42 JAM CAPAI 42 JAM LATIHAN Kumpulan Staf Pengurusan & Profersional
2010 LATIHAN (%)
2011 100 (%)
2012 98.2 0
2013 100 1.8
2014 0
2015 100
2016 99.5 0
2017 100 0.5
100 0
100 0
0

7.3.1 (d) Keberkesanan Pengurusan Sumber Manusia Mengekalkan Nilaian Prestasi
Tahunan (LNPT)

Hasil dari pengurusan sumber manusia yang berkesan melalui perancangan terperinci aktiviti latihan
dan pembangunan modal insan PTAR dapat menghasilkan staf cukup terlatih, cekap dan berkaliber.
Pada tahun 2017, dari Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LPNT) didapati peratus staf yang mencapai
markah penilaian 80% ke atas meningkat berbanding pada tahun 2017 iaitu 94.67% pada tahun 2017
berbanding 92.47% pada tahun 2016.

Tahun Markah > 80% Marakah < 80% Jumlah Staf Peratus
2015 182 9 191 95.28%
2016 172 14 186 92.47%
2017 160 9 169 94.67%

Jadual 7.3.1 (d): Tren Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT)PTAR 2015-2017: Kumpulan Staf Pengurusan &
Profesional

Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT)

120.00% 95.28% 92.47% 94.67%
100.00%
4.72% 7.53% 5.33%
80.00%
60.00%
40.00%
20.00%

0.00%

2015 2016 2017

Markah Penilaian > 80% Markah Penilaian < 80% Rajah 7.3.1 (d): Tren Laporan Nilaian Prestasi Tahunan
(LNPT)PTAR 2015-2017: Kumpulan Staf Pengurusan &
Profesional

K7: 17

Hasil Pencapaian

7.3.1 (e) Keberkesanan Laluan Kerjaya Sumber Manusia PTAR

Didapati penglibatan sumber manusia PTAR amat berkesan di dalam memberi ruang laluan kerjaya di

mana beberapa staf PTAR telah diberi peluang melanjutkan pelajaran dan peningkatan laluan kerjaya

mereka iaitu seramai 4 staf telah melanjutkan

pelajaran di peringkat Ijazah Kedoktoran/PhD Bil. Laluan Kerjaya 2017
secara sepenuh masa dan seorang telah berjaya 1. Doktor Falsafah
mendapat PhD pada tahun 2017. Manakala 7 staf 1
lagi diberikan peluang melanjutkan pelajaran di  Tamat PhD dan bergelar Dr. 3
peringkat Ijazah Sarjana (Masters).  Sedang Menyambung Pengajian
3
2. Sarjana 4
 Tamat
 Sedang Menyambung Pengajian

Jadual 7.3.1 (e): Laluan Kerjaya Sumber Manusia PTAR Profesional

7.3.1 (f) Keberkesanan Sumber Manusia Menghasilkan Inovasi di PTAR

Pada tahun 2017 beberapa siri bengkel inovasi telah diadakan kepada Kumpulan Inovasi & Kreatif
(KIK) PTAR yang terdiri dari staf Pengurusan & Profesional serta staf sokongan bagi menghasilkan
inovasi dalam proses kerja dan perkhidmatan. Hasilnya beberapa inovasi telah dihasilkan dan inovasi
tersebut telah mendapat pengiktirafan di konvensyen dalam dan luar negara. Tahun 2017 juga
merupakan pencapaian terbaik PTAR apabila mendapat pengiktirafan pencapaian Antarabangsa di
mana hasil inovasi Kumpulan KIK One Pro iaitu Reference Desk Management System (RDMS) telah
meraih Anugerah Emas (Gold Award) dalam International Convention on Quality Concept Circles
(ICQCC) pada 24- 27 Oktober 2017, di Okada Manila Philippines. Di peringkat kebangsaan, hasil
inovasi staf Kumpulan KIK i-Team iaitu Chat With Librarian telah menerima Anugerah Emas di
Konvensyen Team Excellence Wilayah Pantai Timur 2017 pada 25-26 Julai 2017 di Permai Hotel,
Kuala Terengganu. Seterusnya kumpulan ini juga telah berjaya menerima Anugerah Emas (Gold Award)
3 Bintang di APIC Kebangsaan Annual Productivity & Innovation Conference and Exposition (APIC)
2017 pada 14-16 November 2017 di Genting International Convention Centre. Selain itu di peringkat
UiTM hasil inovasi staf Kumpulan KIK i-Clique dengan Projek Special Collection Integrated System
(SCIS) telah menerima 5 Anugerah di peringkat KIK UiTM Zon Tengah. Seterusnya kumpulan ini juga
telah berjaya menerima Anugerah Inovasi ICT KIK Peringkat UiTM 2017 pada 21-23 November 2017 di
Institut Kepimpinan & Pembangunan (ILD) UiTM, Bandar Enstek, Negeri Sembilan

BIL. KUMPULAN PROJEK PERINGKAT / PERTANDINGAN PENGIKTIRAFAN/ PENCAPAIAN
KIK INOVASI Anugerah Emas (Gold Award)
Reference Desk Peringkat Antarabangsa
1. One Pro Management International Convention on Quality Concept
System (RDMS) Circles (ICQCC) pada 24- 27 Oktober 2017, di
2. i-Team Okada Manila, Philippines.

3. i-Clique Chat With Peringkat Kebangsaan Anugerah Emas (Gold Award)
Librarian
 APIC Kebangsaan Annual Productivity &
Innovation Conference and Exposition ( APIC )
2017 pada 14 -16 November 2017 di Genting
International Convention Centre.

Special  Konvensyen Team Excellence Wilayah Pantai Anugerah Emas (Gold Award) 3 Bintang
Collection Timur 2017 pada 25-26 Julai 2017 di Permai
Integrated Hotel, Kuala Terengganu. 1. Anugerah Fasilitator Terbaik
System (SCIS) Puan Wan Izzatul Fahrah Wan Ishak
Peringkat UiTM (Pegawai Teknologi Maklumat Kanan)
 KIK UiTM Zon Tengah 2017 pada 4 Oktober
2. Anugerah Pembentang Wanita Terbaik –
2017 di Dewan Annexe, UiTM Shah Alam. Puan Zuhaslinda Sulaiman (Pustakawan Kanan)

 KIK Peringkat UiTM 2017 pada 21-23 3. Anugerah Penjimatan Kos Sebenar Terbaik
November 2017 di Institut Kepimpinan & 4. Anugerah Dokumentasi Terbaik
Pembangunan (ILD) UiTM, Bandar Enstek, 5. Anugerah Tempat Pertama, Johan
Negeri Sembilan.
(Mini Konvensyen KIK Zon Tengah)
6. Anugerah Inovasi ICT

Jadual 7.3.1 (f): Hasil dan Pencapaian Inovasi Staf PTAR

K7: 18

Hasil Pencapaian

7.3.1 (g) Keberkesanan Sumber Manusia Menghasilkan Pakar di PTAR

Selain dari itu dengan latihan dan kursus profesional yang berkesan kepada beberapa staf PTAR dan
dengan pengalaman kerja telah dapat melahirkan sumber manusia yang berkualiti dan boleh diiktiraf
sebagai pakar di dalam bidang masing-masing.

Bil Kepakaran Staf Pelantikan di
Peringkat
1. Pelantikan Pegawai di dalam Kumpulan Fokus Universiti Awam mengikut Bidang (Special Interest Group
– Architecture, Engineering, Law, Sumber Elektronik (MOLEC) Unversiti Awam

2. 1 orang staf telah dilantik - Pakar Rujuk KIK Kumpulan Inovatif Kreatif UiTM-Inqka
3. 1 orang staf telah dilantik - Pegawai Auditor Korporat UiTM
4. 3 orang staf telah mempunyai Sijil Lead Assessor ISO 9001:2008 UiTM
5. 1 orang staf telah mempunyai Sijil Lead Assessor ISO 9001:2015 UiTM
6. 38 orang staf telah diiktiraf Auditor Dalam ISO 9001:2015 PTAR & UiTM
7. Staf telah dilantik dalam beberapa Jawatankuasa Universiti UiTM
8. Staf telah dilantik menyampaikan Taklimat / Penceramah di ILD UiTM
9. Pelantikan Staf sebagai Pegawai Perhubungan Perpustakaan bagi setiap Fakulti / PTJ / CoE UiTM
10. Staf terlibat dalam Projek Massive Open Online Course (MOOCs) UiTM
11. Staf terlibat dalam Projek Merekabentuk Perpustakaan Digital UiTM

7.3.2 Tahap Kegirangan Sumber Manusia

Pengurusan PTAR amat menitikberatkan Pembangunan Modal Insan untuk setiap staf agar menjadi
seseorang yang cukup terlatih, cekap dan berkaliber. Pulangan atas pembangunan modal insan ini
dapat dilihat melalui kaedah pengukuran keberkesanan latihan bagi memastikan program latihan yang
disertai oleh staf PTAR memberi pulangan yang setimpal sejajar dengan perbelanjaan yang dikeluarkan.
Laporan Pengukuran keberkesanan latihan telah dimulakan pada tahun 2016 dan skop utama penilaian
ini memberi tumpuan kepada empat kategori penilaian iaitu peningkatan kecekapan, peningkatan
pengetahuan, peningkatan kemahiran dan keupayaan berkongsi pengetahuan dengan staf yang
lain. Pada tahun 2017, menunjukkan 100% staf berpuas hati dengan latihan yang dianjurkan oleh
perpustakaan. Ini diperjelaskan melalui Rajah 7.3.2.

Pengukuran Keberkesanan Latihan Pengukuran Keberkesanan Latihan
(Sebelum Latihan) (Selepas Latihan)

2 2
1.8 1.8
1.6 1.6
1.4 1.4
1.2 1.2

1 1
0.8 0.8
0.6 Jumlah Peserta 0.6 Jumlah Peserta
0.4 0.4
0.2 0.2

0 0

Rajah 7.3.2.: Pengukuran Keberkesanan Latihan (Sebelum dan Selepas)

PTAR berjaya membentuk dan melahirkan beberapa kepakaran dalam pelbagai bidang di kalangan staf.
Mereka ini berkeupayaan bukan sahaja menjadi rujukan dalaman PTAR tetapi juga luar PTAR seperti
mengendalikan latihan dan projek. Pada tahun 2017, PTAR telah meningkatkan perkhidmatan
perpustakaan dari segi penyampaian perkhidmatan kepada pengguna dan juga staf. Penggunaan
teknologi telah digunakan di seluruh perpustakaan UiTM dan memberi impak yang besar kepada staf
perpustakaan. Kepakaran staf dari segi penggunaan, penyelenggaraan dan pemantauan sistem juga
diutamakan.

K7: 19

Hasil Pencapaian

7.4 Hasil Dari Operasi

7.4.1 Kecekapan Operasi

Perpustakaan komited dalam memastikan kecekapan operasi mencapai tahap yang optimum. Selaras
dengan itu, PTAR mengukur tahap kecekapan operasi perpustakaan dengan berpandukan pada
Pensijilan ISO 9001:2015, Model SPK ISO (ISO 9001:2015), Polisi, Prosedur, Arahan Kerja, Standard
Operating Procedure (SOP), penetapan dan piawaian yang digunakan. Dokumen tersebut dapat dicapai
oleh semua warga PTAR melalui pautan PTAR Knowledge Portal (http://km.ptar.uitm.edu.my/). Tahap
kecekapan ini diaudit oleh Audit Dalam ISO, Audit LRQA dan Audit MQA. Pada tahun 2017, bagi
mencapai kecekapan operasi, PTAR telah melaksanakan beberapa program yang berkaitan dengan
kualiti seperti yang dijelaskan pada Jadual 7.4.1 (a), 7.4.1 (b), dan 7.4.1 (c) di bawah :

Bil. Program/Aktiviti Tarikh
1. Kursus Peralihan ISO 9001:2015 16 Mac 2017
2. Bengkel Penyediaan Dokumen ISO 9001:2015 5 April 2017
3. Audit Pengawasan (SV4) ISO 9001:2008 Perpustakaan UiTM 21 April 2017
4. Bengkel Pemantapan Auditor Dalam 26 Mei 2017
5. Mesyuarat Audit Dalam Bil. 1/2017 & Audit Dalam Bil. 2/2017 11-14 September 2017
6. Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan Ke-22 Bil. 2/2017 25 September 2017
7. Audit Pemantauan (SV5) Pensijilan ISO 9001:2008 Perpustakaan UiTM 3 Oktober 2017
8. Penilaian Dokumen ISO 9001:2015 Perpustakaan UiTM 2 November 2017

Jadual 7.4.1 (a): Aktiviti Kualiti Perpustakaan Tahun 2017

Bil. Program/Aktiviti Tarikh
1. Mesyuarat Audit Dalam Bil. 1/2016 24-25 Mac 2016
2. Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan Bil. 1/2016 31 Mac 2016
3. Audit Pengawasan (SV2) 8 April 2016
4. Audit Dalam PTAR Bil. 2/2016 19-20 September 2016
5. Mesyuarat Audit Dalam PTAR Bil. 2/2016 21 September 2016
6. Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan PTAR Ke-20 Bil. 2/2016 30 September 2016
7. Audit Pengawasan (SV3) 7 Oktober 2016

Jadual 7.4.1 (b): Aktiviti Kualiti Perpustakaan Tahun 2017

Bil. Program/Aktiviti Tarikh
1. Audit Dalam Bil. 1/2015 20-22 Mac 2015
2. Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan Bil. 1/2015 23 Mac 2015
3. Pembaharuan Pensijilan ISO 9008:2008 1-8 April 2015
4. Audit Dalam Bil. 2/2015 30 September -1 Oktober 2015
5. Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan Bil. 2/2015 6 Oktober 2015
6. Lawatan Audit Pengawasan1 (SV1) 16 Oktober 2015

Jadual 7.4.1 (b): Aktiviti Kualiti Perpustakaan Tahun 2015

Berdasarkan pada Jadual 7.4.1 (d), perbandingan aktiviti kualiti Tahun Jumlah Aktiviti Kualiti
perpustakaan menunjukkan tahun 2017 meningkat iaitu 8 aktiviti kualiti
berbanding pada tahun 2016 sebanyak 7 aktiviti kualiti. Kecekapan 2017 8
operasi yang dilaksanakan di PTAR boleh diperincikan melalui bidang 2016 7
tumpuan pilihan : 2015 6

1. Perkhidmatan Perpustakaan Jadual 7.4.1 (d): Perbandingan Aktiviti
2. Pembangunan Bahan Kualiti Perpustakaan Tahun 2015-2017
3. Perkhidmataan Maya/Digital
4. Kemudahan Fizikal Perpustakaan
5. Perkhidmatan Arkib

K7: 20

Hasil Pencapaian

7.4.1 (a) Perkhidmatan Perpustakaan

PTAR telah menunjukkan kecekapan operasi dalam memenuhi kehendak dan keperluan pengguna di
samping menyokong objektif perpustakaan. Kecekapan Operasi berkaitan Perkhidmatan Perpustakaan
dapat dijelaskan melalui proses tuntutan buku yang tidak dipulangkan oleh pelajar seperti Jadual 7.4.1
(a) dan Rajah 7.4.1 (a) di bawah :

BIL. KECEMERLANGAN OPERASI OBJEKTIF KECEKAPAN OPERASI
1. Tuntutan Buku Yang Tidak
Dipulangkan Oleh Pelajar 1. Mengelakkan buku yang dipinjam tidak dipulangkan. 1. Mengawal proses pemulangan
2. Memastikan pelajar memulangkan buku dalam tempoh 2. Mengelakkan masalah penahanan

yang telah ditetapkan. transkrip dan konvokesyen.
3. Pematuhan kepada kelulusan Jawatankuasa Kewangan & 3. Menjimatkan kos mel (penghantaran

Pembangunan Bil.193 Tahun 2014. surat peringatan).
4. Membantu menaikkan imej jabatan. 4. Nilai buku dan harta perpustakaan
5. Membantu pengurusan tunggakan hasil perpustakaan.
6. Kawalan koleksi bahan perpustakaan. diperolehi semula.

Jadual 7.4.1 (a): Tuntutan Buku Yang Tidak Dipulangkan Oleh Pelajar

Rajah 7.4.1 (a): Proses Tuntutan Buku Yang Tidak Dipulangkan
Oleh Pelajar

7.4.1 (b) Pembangunan Bahan

Kecekapan Operasi berkaitan dengan pembangunan bahan dapat dilihat melalui proses pengkatalogan
dan pengkelasan bahan. Pada tahun 2017, PTAR UiTM Shah Alam telah menghasilkan jumlah
pengkatalogan bahan sebanyak 13,499 judul. Ia merupakan peningkatan sebanyak 4,048 judul iaitu
bersamaan peningkatan 70%. Ini dapat dijelaskan dalam Jadual 7.4.1 (b)(1)seperti di bawah :

Tahun Jumlah Pengkatalogan & Pengkelasan

Bahan Perpustakaan

2017 13,499

2016 9,451

Jadual 7.4.1 (b)(1): Jumlah Pengkatalogan dan Pengkelasan Bahan

Perpustakaan

Perbandingan dengan Perpustakaan UiTM menunjukkan PTAR pada tahun 2017 menghasilkan jumlah
yang terbanyak iaitu 13,499 judul berbanding dengan Perpustakaan UiTM Selangor sebanyak 8,739

judul. Ini dapat dijelaskan pada Rajah 7.4.1 (b)(1) seperti di bawah :

SHAH ALAM SELANGOR MELAKA P.PINANG PAHANG JOHOR N. SEMBILAN SARAWAK TERENGGANU PERAK KEDAH PERLIS KELANTAN SABAH
8,739 2,548 2,440 2,001 1,230 841 645 629 542 374 332 260 149
2017 13,499

Rajah 7.4.1 (b)(1) – Perbandingan Jumlah Pengkatalogan dan Pengkelasan PUiTM 2017

K7: 21

Hasil Pencapaian

PTAR juga telah menghasilkan beberapa kecemerlangan operasi untuk tujuan penambahbaikan bagi
memudahkan dan mempercepatkan proses, masa dan tenaga kerja dalam memenuhi kehendak dan
keperluan pengguna di samping menyokong Objektif Kualiti dan KPI perpustakaan. Ini dapat dilihat
dengan kejayaan PTAR memperoleh Anugerah Gangsa bagi Kategori Pentadbiran bagi operasi
Langganan Pangkalan Data Atas Talian (PDAT) yang telah disampaikan oleh Naib Canselor UiTM.
Keterangan operasi dapat dijelaskan pada Jadual 7.4.1 (b)(2) dan Rajah 7.4.1 (b)(2) di bawah:

BIL. KECEMERLANGAN OPERASI OBJEKTIF KECEKAPAN OPERASI
A. Langganan Pangkalan Data Atas
1. Mempercepatkan tempoh masa proses 1. Memendekkan tempoh proses
Talian (PDAT)
langganan PDAT baharu bagi memastikan langganan PDAT dari 378 hari

pengguna universiti dapat menggunakan ke 168 hari iaitu

bahan rujukan untuk pengajaran, penambahbaikan 56%.

pembelajaran dan penyelidikan di UiTM. 2.

2. Memenuhi aspirasi Kementerian Pendidikan

Malaysia yang berkonsepkan 3A

(Anywhere, Anytime, Anyone).

Jadual 7.4.1 (b)(2): Kecemerlangan Operasi Bagi Langganan Pangkalan Data Atas Talian (PDAT)

Rajah 7.4.1 (b)(2) – Penjimatan Proses Langganan Pangkalan Data Atas Talian (PDAT)

Selain itu, kecekapan operasi di PTAR boleh dilihat dalam proses pesanan bahan bercetak
perpustakaan seperti Jadual 7.4.1 (b)(3) dan Rajah 7.4.1 (b)(3) di bawah :

BIL. KECEMERLANGAN OBJEKTIF KECEKAPAN OPERASI

OPERASI

B. Proses Pesanan 1. Mengurangkan kelewatan proses pembelian bahan Mempercepatkan proses pembekalan dan

Bahan Bercetak bercetak perpustakaan. penerimaan bahan daripada 13 proses ke 9 proses

Perpustakaan 2. Membantu mempercepatkan pencapaian Objektif Kualiti iaitu penjimatan masa 72.05% dan penjimatan

bagi memenuhi 100% pemilikan bahan silibus menjelang proses 30.76%.

tahun 2018.

Jadual 7.4.1 (b)(3): Kecemerlangan Operasi Bagi Proses Pesanan Bahan Bercetak Perpustakaan

Rajah 7.4.1 (b)(3) – Penjimatan Proses Pesanan Bahan Bercetak Perpustakaan

K7: 22

Hasil Pencapaian

7.4.1 (c) Perkhidmatan Maya / Digital

7.4.1 (c) (i) Web Integrated Library System (WILS)

Tahap kecekapan operasi PTAR meningkat dengan penggunaan sistem automasi yang bersifat web-
based iaitu Web-Based Integrated Library System (WILS) berbanding sistem client-based yang
digunapakai sebelum ini. Ia bercirikan pangkalan data berpusat. Ini dapat dijelaskan dalam Rajah 7.4.1
(c)(i)(1) di bawah:

Rajah 7.4.1 (c)(i)(1): Web-Based Integrated Library System (WILS)

Sebelum tahun 2017, sistem ini hanya tertumpu pada
Perpustakaan UiTM Selangor dan Perpustakaan UiTM
Negeri Sembilan. Pada tahun 2017, sistem ini telah
diperluaskan ke 11 buah perpustakaan UiTM
Cawangan. Keseluruhannya sebanyak 38 buah
perpustakaan UiTM telah menggunakan sistem WILS
untuk meningkatkan kecekapan operasi perpustakaan.

Kecekapan Operasi melalui sistem Projek inisiatif ini

adalah untuk melaksanakan Sistem Perpustakaan

Bersepadu berasaskan Web (WILS) untuk

perpustakaan UiTM. Rajah 7.4.1 (c)(i)(2): Transformasi Sistem Perpustakaan

Keperluan Perpustakaan UiTM terhadap projek WILS ini adalah seperti Rajah 7.4.1 (c)(i)(2).

Penggunaan Modul Sistem WILS menunjukkan PTAR Shah Alam merupakan perpustakaan yang paling

tinggi penggunaan dengan jumlah sebanyak 959,692 kali. Ini menunjukkan penggunaan sistem adalah

pada tahap yang cekap dan sistem dapat digunakan oleh semua staf perpustakaan dengan baik. Ini

dapat dijelaskan dalam Jadual 7.4.1 (c)(i) dan Rajah 7.4.1 (c)(i)(3) di bawah:

BIL. LOKASI PERPUSTAKAAN JUMLAH
1. UiTM Shah Alam 959,692
2. UiTM Negeri Sembilan 67,208
3. UiTM Perak 29,878
4. UiTM Pahang 28,712
5. UiTM Melaka 28,229
6. UiTM Kedah 19,225
7. UiTM Sarawak 16,575
8. UiTM Johor 14,883
9. UiTM Kelantan 14,576
10. UiTM Pulau Pinang 10,387
11. UiTM Perlis 10,265
12. UiTM Terengganu 10,011
13. UiTM Sabah
JUMLAH 3,777
1,213,418

Jadual 7.4.1 (c)(i): Penggunaan Sistem WILS Mengikut Lokasi

K7: 23

Hasil Pencapaian

UiTM Shah UiTM Negeri UiTM Johor UITM Kedah UITM Kelantan UITM Melaka UITM Pahang UITM Perak UITM Perlis UITM Pulau UITM Sabah UITM Sarawak UITM
Alam Sembilan Pinang Terengganu
CIRCULATION 821507 51680 13605 18049 12874 25133 26780 25194 7770 8138 3541 15803
CATALOGUING 84166 9509 508 116 330 1004 1490 2473 1994 1726 21 452 7997
ACQUISITION 50496 4009 559 1060 29 1526 435 2210 501 348 212 284 544
SERIALS 2665 2010 1 0 1343 560 175 3 36 1166
ARTICLE 832 0 210 0 0 7 1 0 0 0 0 290
EBOOKS 26 0 0 0 0 6 0 0 0 0 0 0 14
0 0 0 0
0

Rajah 7.4.1 (c)(i)(3): Penggunaan Sistem WILS Mengikut Modul dan Lokasi Perpustakaan

7.4.1 (c) (ii) Reference Desk Management System (RDMS)

Kecekapan operasi Khidmat Nasihat & Rujukan 2015 2016
telah dipertingkatkan dengan menggunakan Pengambilan
RDMS. Pada tahun 2017, sistem RDMS telah 2017
berupaya untuk menjana statistik Khidmat Nasihat statistik dibuat Perluasan RDMS
& Rujukan di seluruh Perpustakaan UiTM. Ini •Statistik secara Berpusat
dapat dijelaskan dalam Rajah 7.4.1 (c)(ii)(1) : secara manual ke 11 •Realtime
•Analisa berbentuk Grafik
Perpustakaan •Widget Interface

Cawangan

Rajah 7.4.1 (c)(ii)(1): Perkembangan RDMS
2015-2017

Berdasarkan jadual di bawah, jumlah pengguna adalah meningkat berbanding tahun 2016 iaitu

sebanyak 7,537 bersamaan peningkatan 58%. Begitu juga jumlah soalan didapati meningkat sebanyak

17,102 bersamaan peningkatan 62%. Ini membuktikan penggunaan RDMS semakin mendapat

sambutan yang amat menggalakkan daripada pengguna perpustakaan berdasarkan jumlah peningkatan

yang tinggi. Ini dapat dijelaskan dalam Jadual 7.4.1 LOKASI JUMLAH PENGGUNA JUMLAH SOALAN

(c)(ii)(1): JUMLAH 2016 2017 2016 2017
10,541 18,078 28,446 45,548

7.4.1 (c)(ii)(1): Tren Prestasi Penggunaan RDMS PUiTM Mengikut
Cawangan 2016-2017

Perbandingan dengan Perpustakaan UiTM menunjukkan PTAR UiTM Shah Alam pada tahun 2017

menghasilkan jumlah pengguna tertinggi iaitu 2017
LOKASI
JUMLAH PENGGUNA JUMLAH SOALAN
sebanyak 3,345 orang berbanding dengan

Perpustakaan UiTM Melaka sebanyak 2,136 orang. Shah Alam 3,345 10,568
Melaka 2,136 4,479
Selain itu, PTAR UiTM Shah Alam juga Pahang 1,706 6,003

menghasilkan jumlah soalan tertinggi sebanyak Selangor 1,602 4,117
10,568 berbanding dengan Perpustakaan UiTM Kedah 1,083 2,363
Melaka sebanyak 4,479. Ini dapat dijelaskan dalam Perak 911 1,459
jadual 7.4.1 (c)(ii)(2):
7.4.1 (c)(ii)(2): Perbandingan Prestasi Penggunaan RDMS PUiTM
Mengikut Cawangan 2016-2017

Berdasarkan jadual di atas, perbandingan penggunaan RDMS PUiTM bagi tahun 2017 adalah
meningkat berbanding tahun 2016. Ini menunjukkan pengguna perpustakaan lebih cenderung
menggunakan perkhidmatan maya untuk sebarang pertanyaan dan khidmat rujukan dan ini
menunjukkan hasil maklumbalas yang cekap dan pantas daripada staf perpustakaan.

7.4.1 (c) (iii) Chat With Librarian (Live Chat)

Sistem Live chat membolehkan komunikasi dua hala antara pengguna dan juga Pustakawan di mana
pengguna tidak perlu berada atau pergi ke perpustakaan untuk mendapatkan khidmat nasihat dan
rujukan secara real time. Kecekapan operasi melalui Live Chat dapat dilihat berdasarkan jumlah dan

K7: 24

Hasil Pencapaian

LOKASI PENGGUNAAN LIVE CHAT MENGIKUT SESI prestasi maklumbalas pengguna. Didapati berlaku
JUMLAH peningkatan penggunaan Live Chat berbanding tahun
LOKASI 2015 2016 2017 lepas. Ini dapat dijelaskan dalam jadual 7.4.1 (c)(iii) di
JUMLAH bawah:
2,299 5,938 5,521

PENGGUNAAN LIVE CHAT MENGIKUT MESEJ

2015 2016 2017

20,636 59,494 51,839

Jadual 7.4.1(c)(iii): Tren Perbandingan Prestasi Penggunaan
Live Chat 2015-2017

Perbandingan Live Chat dan beberapa sistem yang menggunakan konsep yang sama

PERPUSTAKAAN UNIMAP PERPUSTAKAAN UiTM

UNIMAP: Perkhidmatan berbayar dan UiTM: Perkhidmatan percuma pengguna boleh
pengguna hanya boleh menggunakannya menggunakannya pada bila-bila masa sahaja.
pada waktu bekerja sahaja.

Rajah 7.4.1(c)(iii)(1): Perbezaan Live Chat PTAR dan UNIMAP. UNIMAP menggunakan System Springshare

PERPUSTAKAAN UNITEN PERPUSTAKAAN UiTM

UNITEN: Sistem mempunyai fungsi yang terhad UiTM : pertanyaan pengguna di luar waktu
dan hanya boleh digunakan dari jam 8.00 pagi bekerja akan disalurkan ke e-mel pegawai

hingga 5.00 petang yang bertanggungjawab

7.4.1 (c) (iv) Rajah 7.4.1(c)(iii)(2): Perbezaan Live Chat PTAR dan UNITEN menggunakan Web Messenger

Kumpulan Inovatif & Kreatif (KIK)

PTAR juga mempunyai staf yang berjaya menghasilkan produk hasil kreativiti sendiri. Ini dapat

meningkatkan kecekapan operasi perpustakaan terutamanya dalam Tahun Jumlah penglibatan KIK
meningkatkan mutu perkhidmatan kepada pengguna perpustakaan.
Pada tahun 2017, penglibatan staf dalam KIK didapati meningkat 2017 5
kepada 5 kali pencapaian berbanding tahun sebelumnya iaitu 3 2016 3
penglibatan pada tahun 2016 dan 2 penglibatan pada tahun 2015. Ini 2015 2
dapat dijelaskan dalam jadual di bawah :
Jadual 7.4.1 (c)(iv): Perbandingan
Penglibatan KIK PTAR UiTM Shah Alam

Tahun 2015-2017

7.4.1 (d) Kemudahan Fizikal Perpustakaan

7.4.1 (d)(i) Perkhidmatan Pusat IT

Perkhidmatan Pusat IT di PTAR UiTM Shah Alam menunjukkan peningkatan kemudahan komputer
untuk kegunaan para pengguna perpustakaan berbanding Perpustakaan UiTM Selangor. Ini
menunjukkan pihak PTAR memberi keutamaan dalam menyediakan kemudahan teknologi kepada

K7: 25

Hasil Pencapaian

Bilangan Komputer Bilangan Pusat IT pengguna dalam mendapatkan bahan
rujukan bahan bercetak dan bahan bukan
Perpustakaan 2017 2016 2017 2016 bercetak. Ini dapat dijelaskan dalam Jadual
7.4.1 (d)(i)di bawah:
Shah Alam 284 278 75
Selangor 220 106 63

Jadual 7.4.1 (d)(i): Kemudahan Komputer dan Pusat IT Mengikut PTJ 2016-2017

7.4.1 (e) Perkhidmatan Arkib

Koleksi bahan arkib menyediakan sumber bahan rujukan kepada pengguna dalam mendapatkan

maklumat dan rekod penting berkaitan UiTM dan lain-lain organisasi yang berkepentingan. Pada tahun

2017, koleksi arkib meningkat sebanyak 56% berbanding

tahun 2016. Ini menunjukkan kecekapan operasi di setiap Koleksi Bahan Arkib Tahun
bahagian juga meningkat berikutan penyerahan bahan Jumlah
rujukan kepada Jabatan Arkib. Ini dapat dijelaskan dalam 2017 2016
jadual 7.4.1 (e):
4,791 2,664

Jadual 7.4.1 (e): Koleksi Arkib 2016-2017

7.4.2 Keberkesanan Operasi

7.4.2 (a) Perkhidmatan Perpustakaan

Hasil daripada kecekapan operasi yang
dilakukan, didapati jumlah buku yang belum
dipulangkan pada tahun 2017 adalah sebanyak
334 naskhah berbanding tahun 2016 sebanyak
338 naskhah. Ini menunjukkan keberkesanan
operasi yang dijalankan oleh PTAR UiTM Shah
Alam dalam meningkatkan jumlah pemulangan
bahan yang dipinjam. Ini dapat dijelaskan
dalam Jadual 7.4.2 (a) dan Rajah 7.4.2 (a):

Tahun Jumlah Buku Belum Dipulangkan

2017 334 naskhah
2016 338 naskhah

Jadual 7.4.2 (a): Perbandingan Buku Yang Belum Rajah 7.4.2 (a): Analisa Buku Yang Belum Dipulangkan 2017
Dipulangkan 2016-2017

7.4.2 (b) Pembangunan Bahan Tren Kawalan Kualiti Bahan PTAR Shah Alam & PTAR Selangor
2015-2017
7.4.2 (b)(i) Zero Defect (Katalog)
2015 2016 2017
PTAR UiTM Shah Alam sentiasa
meletakkan aspek kualiti kepada pelanggan PTAR Shah Alam 240 10 26
sebagai satu keutamaan. Bermula pada
bulan Oktober 2015, PTAR telah mula PTAR Selangor 18 59 27
menggunapakai Sistem WILS. Bagi
memastikan rekod perolehan bahan di
dalam sistem adalah selaras dengan
maklumat yang terdapat di bahan, semakan
kualiti dilakukan melalui sistem WILS.
Berikut merupakan tren statistik kawalan

Rajah 7.4.2 (b)(i): Tren Kawalan Kualiti Bahan 2015-2017

K7: 26

Hasil Pencapaian

kualiti bahan dan didapati berlaku penurunan yang drastik bermula pada tahun 2016. Ini menunjukkan

produktiviti staf meningkat dan secara tidak langsung kawalan kualiti bahan juga meningkat

Lokasi menggunakan sistem WILS. Perpustakaan Shah Alam dilihat

Tahun PTAR Shah Alam PTAR Selangor lebih menurun masalah bahan berbanding PTAR Cawangan

Judul Naskhah Judul Naskhah Selangor. Ini dapat dijelaskan dalam Jadual 7.4.2 (b)(i) dan

2017 26 32 27 27 Rajah 7.4.2 (b)(i):
2016 10 16 59 61

2015 240 310 18 21

Jadual 7.4.2 (b)(i): Statistik Kawalan Kualiti Bahan
2015-2017

7.4.2 (c) Perkhidmatan Maya / Digital

7.4.2 (c)(i) Integrated Service Management System (iSMS)

PTAR telah mula menggunakan sistem aduan online UiTM iaitu Integrated Service Management System
(iSMS) yang boleh diakses oleh semua staf bagi tujuan mengendalikan semua aduan WILS. Antara
kelebihan sistem ini adalah :

1. Aduan boleh dilakukan secara online.
2. Semua aduan dapat direkod secara sistematik.
3. Tiada aduan yang berulang.
4. Dapat meningkatkan efisiensi jabatan dan bahagian.
5. Ketua Jabatan dan Bahagian dapat memantau jumlah aduan yang diterima dan pembahagian

tugasan staf dapat diagihkan dengan mudah dan cepat.

Penggunaan iSMS adalah
bermula pada bulan Mac 2017 di
mana sebelum ini penggunaan
adalah berdasarkan cara
manual iaitu melalui borang
aduan. Ini dapat dijelaskan
melalui Rajah Rajah 7.4.2
(c)(i)(1):

Bermula Mac hingga Disember Borang Manual (Januari 2017)
2017, didapati jumlah aduan Sistem Aduan (Bermula Mac 2017)
melalui iSMS di PTAR UiTM
Shah Alam adalah yang tertinggi Rajah 7.4.2 (c)(i)(1): Sebelum dan Selepas Penggunaan Aduan

iaitu sebanyak 607 aduan. Ini menunjukkan, penggunaan iSMS
digunakan sepenuhnya dalam usaha menyelesaikan aduan yang
dihadapi dengan cepat dan berkesan. Ini dapat dijelaskan dalam

Jadual 7.4.2 (c)(i).

CAWANGAN JUMLAH

SHAH ALAM 607
SELANGOR 125
NEGERI SEMBILAN 81

Jadual 7.4.2 (c)(i): Aduan PUiTM Menggunakan
iSMS (Mac – Disember 2017)

Rajah 7.4.2 (c)(i)(2): Makluman Penyelenggaraan
Sistem Melalui Email

K7: 27

Hasil Pencapaian

Selain itu, setiap penyelenggaraan yang dibuat oleh Sistem Perpustakaan akan dimaklumkan melalui
emel rasmi sistem. Makluman Sistem Perpustakaan WILS amat penting bagi tujuan hebahan kepada
semua staf PTAR di mana sistem tidak dapat beroperasi pada tarikh dan masa yang ditetapkan. Ini
dapat dijelaskan dalam Rajah 7.4.2 (c)(i)(2) berikut:

7.4.2 (c)(ii) Backup System

PTAR juga telah mengenalpasti pencegahan utama adalah pada sistem dan pangkalan data
perpustakaan kerana ia merupakan nadi kepada sistem proses kerja perpustakaan. Sebagai contoh
bagi memastikan kesinambungan operasi sistem perpustakaan (WILS) PTAR telah melaksanakan
Alternate Backup and Recovery Planning sebagai langkah pencegahan dari kehilangan dan kerosakan
data. Sekiranya berlaku juga kecemasan, data yang telah dibuat backup boleh dipulihkan dengan
menggantikan semula data backup yang terkini. Proses backupdata sistem perpustakaan (WILS) ini
adalah centralized bagi 13 cawangan UiTM yang meliputi 38 buah perpustakaan secara
keseluruhannya. Proses backup data ini dijalankan 2 kali pada setiap hari (jam 3.00 pagi dan 6.30
petang).

7.4.2 (c)(iii) Sistem Pemantauan WILS

Selain itu, PTAR UiTM Shah Alam Rajah 7.4.2 (c)(iii): Sistem Pemantauan WILS
menggunakan Sistem Pemantauan
WILS dalam proses penjanaan
laporan. Sistem ini merupakan sistem
pemantauan berpusat melibatkan
semua perpustakaan UiTM. Sistem ini
dapat membantu staf PTAR
mendapatkan maklumat berkaitan
jabatan dan bahagian terlibat di
samping pemantauan berkesan.
Sehingga 18 Julai 2018, terdapat 172
staf yang telah mengakses Laporan
Penjanaan WILS. Ini dapat dijelaskan pada
Rajah 7.4.2 (c)(iii).

7.4.2 (c)(iv) Reference Desk Management System (RDMS)

Pencapaian RDMS telah menarik perhatian Perpustakaan Antarabangsa dalam membangunkan sistem
yang berupaya meningkatkan produktiviti perkhidmatan rujukan di perpustakaan mereka. Ini
membuktikan RDMS sebagai satu inovasi yang dapat meningkatkan lagi kualiti perkhidmatan rujukan di
Perpustakaan pada abad ini. Lawatan penandaarasan tersebut adalah seperti dijelaskan dalam Rajah
dan Jadual berikut:

1. Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) Indonesia : 6 September 2017 terdiri daripada 22 orang mahasiswa
serta 2 orang pensyarah.

2. International Green Design Innovation Alliance of Youth on the Silk Road :16 Ogos 2017 seramai 21
orang pelajar.

Rajah 7.4.2 (c)(iv)(1): Lawatan penandaarasan daripada Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) K7: 28
Indonesia dan International Green Design Innovation Alliance of Youth on the Silk Road

Hasil Pencapaian

Keberkesanan Penggunaan RDMS sebagai
sistem yang memudahkan proses rujukan di
perpustakaan dari segi penjanaan data statistik
dapat dilihat melalui carta alir sebelum dan
selepas penggunaan RDMS, rajah menunjukkan
bahawa penggunaan RDMS dapat menjimatkan
masa dalam memperolehi data statistik daripada
10 hari kepada 5 minit.

Rajah 7.4.2 (c)(iv)(2): Carta Alir Sebelum dan Selepas Penggunaan
RDMS

Penjanaan Statistik penggunaan RDMS bagi 40
Perpustakaan UiTM diseluruh Malaysia juga
sudah tidak terikat dengan penggunaan kertas
atau waktu pejabat, dimana maklumat statistik
penggunaan yang mendapatkan khidmat rujukan
di seluruh perpustakaan UiTM dapat direkod dan
dijana pada bila-bila masa bertepatan dengan
konsep anywhere, anytime. Ini dapat dijelaskan
dalam rajah 7.4.2 (c)(iv(3):

Rajah 7.4.2 (c)(iv)(3): Contoh Penjanaan Statistik di seluruh
Perpustakaan UiTM

STATISTIK PENGGUNAAN RDMS PERBANDINGAN TAHUN RDMS adalah sebagai medium dalam
memberikan perkhidmatan rujukan kepada
CAWANGAN LOKASI 2015 2016 2017 pengguna telah digunakan di seluruh PUiTM
Selangor Puncak Alam / / / di mana ianya dikembangkan ke
Perpustakaan Cawangan bermula tahun
Perak Puncak Perdana / / / 2015 dan jumlah meningkat ke 22 cawangan
Kedah pada tahun 2016. Hasil daripada perluasan
Pulau Pinang Dengkil x / / ke Perpustakaan Cawangan, penggunaan
Perlis Seri Iskandar / / / RDMS semakin meningkat dan mendapat
Terengganu Tapah / / / sambutan yang amat menggalakkan
Merbok / / / daripada pengguna perpustakaan khususnya
Kelantan Bertam x / / pensyarah dan pelajar. Pencapaian prestasi
Negeri Sembilan Bukit Mertajam x / / sistem live chat juga dapat dilihat melalui siri
Pahang Arau / / / kemenangan sistem ini apabila
dipertandingkan di APIC Kebangsaan
Melaka Dungun x / / Annual Productivity & Innovation Conference
and Exposition (APIC), Peringkat Wilayah
Bukit Besi x / / Pantai Timur 2017 di Genting International
Kota Bahru x / / Convention Centre apabila memenangi
Machang x / / Anugerah Emas (3 bintang).
Kuala Pilah x / /

Jengka x / /

Jasin / / /

Bandaraya Melaka // /
/
Alor Gajah (Lendu) / / /

Johor Segamat // /
Sarawak
Mukah x/

Samarahan x/ /
/
Samarahan 2 x/

Jadual 7.4.2 (c)(iv): Statistik Pengunaan RDMS PUiTM 2015-2017

Selain itu, kemenangan kali kedua apabila dipertandingkan di Konvensyen Team Excellence Wilayah
Pantai Timur 2017 di Permai Hotel, Kuala Terengganu dan memenangi Anugerah Emas seperti dalam
Rajah 7.4.2 (c)(iv)(4) di bawah:

K7: 29

Hasil Pencapaian

Rajah 7.4.2 (c)(iv)(4): Anugerah dan Pencapaian Live Chat 2017

7.4.2 (c)(v) Live Chat

Sistem Live chat membolehkan komunikasi dua hala antara pengguna dan juga Pustakawan di mana

pengguna tidak perlu berada atau pergi ke perpustakaan untuk mendapatkan khidmat nasihat dan

rujukan secara real time. Keberkesanan sistem ini dalam memudahkan penyampaian khidmat rujukan

dapat dilihat melalui carta alir khidmat rujukan sebelum dan selepas penggunaan di mana penggunaan

Live Chat dapat menjimatkan masa dan meningkatkan produktiviti khidmat rujukan di perpustakaan. Ini

dapat dijelaskan dalam Rajah 7.4.2 (c)(v) di bawah :

Pencapaian PTAR UiTM Shah

Alam dalam KIK telah

memberi impak positif

sekaligus menampakkan

keberkesanan operasi

perpustakaan. Hasilnya

beberapa produk daripada

idea dan ciptaan staf PTAR

telah mendapat tempat di

peringkat kebangsaan dan

antarabangsa. Ini dapat

dijelaskan dalam Jadual 7.4.2

(c)(v).

Rajah 7.4.2 (c)(v): Carta Alir Khidmat Nasihat dan Rujukan Sebelum dan
Selepas Menggunakan Live Chat

TAHUN BIL. ANUGERAH PERINGKAT PRODUK

2017 1. i-TEAM Kebangsaan Chat With Librarian

Anugerah Emas APIC Kebangsaan Annual Productivity & Innovation

(3 Bintang) Conference and Exposition ( APIC ) 2017 di Genting

International Convention Centre

2. i-TEAM Kebangsaan Chat With Librarian

Anugerah Emas Konvensyen Team Excellence Wilayah Pantai Timur

2017 di Permai Hotel, Kuala Terengganu.

3. ONE PRO Antarabangsa Reference Desk

Anugerah Emas International Convention on Quality Concept Circles Management System

(ICQCC) 24- 27 Oktober 2017, di Okada Manila (RDMS)

Philippines

4. i-CLIQUE Universiti Special Colection

Anugerah Inovasi ICT Konvensyen Kumpulan Inovatif Dan Kreatif (KIK) Integrated System

UiTM 2017

5. i-CLIQUE Zon Tengah Special Colection

1. Anugerah Fasilitator Terbaik Konvensyen Kumpulan Inovatif Dan Kreatif (KIK) Zon Integrated System

2. Anugerah Pembentang Wanita Terbaik Tengah UiTM 2017

3. Anugerah Penjimatan Kos Sebenar Terbaik

4. Anugerah Dokumentasi Terbaik

5. Anugerah Tempat Pertama (Johan)

2016 1. KeyLITE Wilayah Selatan Keylite Pedesterian
Anugerah Emas Mini Konvensyen Team Excellence Peringkat Barrier System
Wilayah Selatan 2016
2. ONE PRO Wilayah Selatan Reference Desk
Anugerah Emas Mini Konvensyen Team Excellence Peringkat Management System
Wilayah Selatan 2016 (RDMS)
3. ONE PRO Kebangsaan Reference Desk
Anugerah Emas Konvensyen KIK Peringkat Kebangsaan 2016 Management System
(RDMS)

K7: 30

Hasil Pencapaian

TAHUN BIL. ANUGERAH PERINGKAT PRODUK

4. SHINE Wilayah Selatan Quick Searching
Anugerah Emas Mini Konvensyen Team Excellence Peringkat Collection PTAR
Wilayah Selatan 2016
2015 1. ONE PRO Zon Tengah Reference Desk
Anugerah Khas : Mini Konvensyen Kumpulan Inovatif Dan Kreatif Management System
Inovasi ICT (KIK), Zon Tengah UiTM 2015 (RDMS)
Zon Tengah Quick Searching
2. SHINE Mini Konvensyen Kumpulan Inovatif Dan Kreatif Collection PTAR
Anugerah Khas : (KIK), Zon Tengah UiTM 2015
Kumpulan IK Berpotensi

Rajah 7.4.2 (c)(v): Tren Pencapaian KIK PTAR Shah Alam Tahun 2015-2017

7.4.2 (d) Kemudahan Fizikal Perpustakaan

7.4.2 (d)(i) Perkhidmatan Pusat IT

Perkhidmatan Pusat IT merupakan kemudahan yang paling mendapat sambutan yang tinggi di kalangan

pengguna perpustakaan. Didapati penggunaan perkhidmatan Pusat IT di PTAR UiTM Shah Alam pada

tahun 2017 meningkat berbanding tahun 2016 iaitu daripada 51,456 kepada 69,300 iaitu bersamaan

peningkatan sebanyak 74.25%. Ini membuktikan pengguna perpustakaan cenderung untuk

menggunakan perkhidmatan perpustakaan dan secara tidak

langsung menunjukkan keberkesanan perkhidmatan Pusat Tahun Penggunaan Perkhidmatan Pusat IT

IT kepada pengguna perpustakaan. Ini dapat dijelaskan 2017 69,300
dalam Jadual 7.4.2 (d)(i). 2016 51,456

Jadual 7.4.2 (d)(i): Penggunaan Perkhidmatan Pusat
IT 2016-2017

7.4.2 (e) Perkhidmatan Arkib

Perkhidmatan Arkib merupakan salah satu perkhidmatan perpustakaan yang semakin dirujuk semenjak
Bahagian Arkib diletakkan di bawah tanggungjawab pengurusan Perpustakaan Tun Abdul Razak
(PTAR). Pada tahun 2017, rujukan bahan terutamanya gambar didapati meningkat 53% iaitu 5,072
bahan berbanding tahun sebelumnya iaitu 2,664 bahan. Secara tidak langsung, ia menunjukkan
keberkesanan operasi hasil daripada penggunaan dan permintaan yang tinggi daripada pengguna. Ini
dapat dijelaskan dalam Rajah 7.4.2 (e).

2017 2016 2017 Rujukan Fail Rujukan Bahan Rujukan Fail
2,664 5,072 Rujukan Bahan Penerbitan Penerbitan
2016 745 17
Rujukan Gambar 12
Penggunaan 284
Perkhidmatan Arkib Rujukan Gambar
2016 1,902
2017 4,776

Rajah 7.4.2 (e): Penggunaan Perkhidmatan Arkib 2016-2017

K7: 31

Hasil Pencapaian

7.5 Hasil Dari Prestasi Kewangan

Pada tahun 2017 Perpustakaan Tun Abdul Razak telah menerima peruntukan sebanyak

RM13,207,480.00 dari Universiti Teknologi MARA. PTAR telah membelanjakan sebanyak

RM12,723,616.85 bersamaan 96.36% dari peruntukan yang telah disalurkan pada tahun 2017.

Pelbagai strategi dan pendekatan yang dilaksanakan bagi memastikan setiap perbelanjaan adalah

mengikut keutamaan dan keperluan PTAR dan university amnya. Jadual 7.5 menunjukkan prestasi

kewangan PTAR bagi tahun

2015 sehingga 2017. Adalah Tahun Peruntukan Perbelanjaan Prestasi Kewangan
didapati prestasi kewangan 2015 RM14,500,000.00 RM12,971,09.69 89.50%
PTAR meningkat sebanyak 2016 RM14,000,000.00 RM8,118,735.04 56.00%
2017 RM13,207,480.00 RM12,723,616.85 96.36%

40.36% berbanding tahun Jadual 7.5: Prestasi Kewangan PTAR 2015 - 2017
2016.

7.5.1 Keberkesanan Kos

7.5.1.1 Pembangunan Bahan

Keberkesanan kos untuk bidang tumpuan pembangunan bahan adalah dilihat dari aspek perbelanjaan,
penjimatan, penggunaan dan pengiktirafan.

7.5.1.1 (a) Perbelanjaan

Pengurusan kewangan yang efektif dan kaedah perolehan yang dilaksanakan di PTAR telah
memberikan keberkesanan kos pembangunan bahan perpustakaan. Ini dijelaskan melalui Jadual
7.5.1.1 (a) di bawah.

Jenis Bahan Perbelanjaan 2017
RM7,191,215.57 Jumlah Perolehan Bahan
Pangkalan Data Atas Talian RM113,685.78 36 PDAT
EBook RM378,207.99 456 judul
Jurnal Bercetak RM1,590,414.24 91 judul
Buku bercetak
1,566 judul dan 2,908 naskhah

Jadual 7.5.1.1 (a): Kos Pembangunan Bahan Perpustakaan

7.5.1.1 (b) Penjimatan

Di samping itu, PTAR juga berjaya membuat Jenis Bahan Penjimatan 2017
penjimatan atas perolehan bahan perpustakaan Pangkalan Data Atas Talian (PDAT) RM58,419.24
seperti berikut: Tambah nilai Langganan PDAT RM92,378.63
Buku Bercetak RM79,520.71

Jadual 7.5.1.1 (b): Penjimatan Atas Perolehan Bahan Perpustakaan

7.5.1.1 (c) Penggunaan

Bahan perpustakaan yang dinyatakan di atas adalah Tahun Sesi Carian Muat Turun
bagi memenuhi keperluan 162,437 orang pelajar 2015 2,768,865 6,557,361 4,776,705
UiTM. Keberkesanan kos langganan PDAT pada 2016 1,968,314 4,066,248 3,806,801
tahun 2017 dapat diukur melalui data penggunaan 2017 3,875,423 5,438,839 4,361,389
seperti Jadual 7.5.1.1 (c). Keberkesanan kos dapat
Jadual 7.5.1.1 (c): Penggunaan PDAT

K7: 32

Hasil Pencapaian

dilihat melalui peningkatan penggunaan bagi tahun 2017 berbanding tahun 2016 seperti yang dijelaskan
dalam jadual di atas. Contohnya, peningkatan muat turun PDAT sebanyak 554,588 muat turun atau
14.56% bagi tahun 2017 berbanding tahun 2016.

7.5.1.1 (d) Pengiktirafan

Keberkesanan kos langganan pangkalan data misalnya

dapat diukur apabila Universiti Teknologi MARA

dinobatkan sebagai pemenang buat kali ketujuh berturut-

turut untuk Emerald High Usage Award mengatasi

universiti lain dari seluruh dunia. UiTM berjaya menjadi

institusi yang terbanyak membuat

muat turun teks penuh dalam pangkalan data atas talian

(PDAT) Emerald pada tahun 2017 dengan jumlah

1,143,941 mengatasi catatan muat turun yang direkodkan

pada tahun sebelumnya iaitu 1,056,193.

Peningkatan sebanyak 87,748 muat turun atau Tahun Jumlah Muat % Peningkatan
8.31% dari tahun 2016. Tempat kedua dimenangi Turun Emerald Muat Turun
oleh The Egyptian Knowledge Bank (EKB) Data 2015
Centre dengan jumlah muat turun sebanyak 573,892. 2016 987,902 8.53%
Tempat ketiga dimenangi oleh Universitas Trisaksi 2017 1,056,193 6.91%
1,143,941 8.31%

Indonesia dengan jumlah muat turun sebanyak 329,022. Pengiktirafan antarabangsa ini menunjukkan

bahawa PTAR telah menggunakan peruntukan dengan berkesan.

7.5.1.2 Perkhidmatan Maya/Digital

Tahun 2017 juga merupakan tahun tumpuan kepada perluasan penggunaan system WILS. Bagi tahun
2017, PTAR telah melaksanakan migrasi 11 pangkalan data sistem ILMU UiTM Cawangan ke
pangkalan data Sistem Perpustakaan WILS seperti berikut:

1. Pangkalan data ILMU UiTM Perak
2. Pangkalan data ILMU UiTM Pulau Pinang
3. Pangkalan data ILMU UiTM Kedah
4. Pangkalan data ILMU UiTM Perlis
5. Pangkalan data ILMU UiTM Kelantan
6. Pangkalan data ILMU UiTM Terengganu
7. Pangkalan data ILMU UiTM Pahang
8. Pangkalan data ILMU UiTM Johor
9. Pangkalan data ILMU UiTM Melaka

K7: 33

Hasil Pencapaian

10. Pangkalan data ILMU UiTM Sabah
11. Pangkalan data ILMU UiTM Sarawak

Kos migrasi WILS ke 11 lokasi Perpustakaan UiTM adalah RM 757,350.00 bersamaan RM68,850.00
untuk satu lokasi Perpustakaan UiTM. Projek yang siap sepenuhnya pada September 2017 ini
memberikan impak dan pulangan yang
sangat setimpal kepada PTAR antaranya
pemakaian sistem perpustakaan web-
based yang berpusat dan di pantau oleh
PTAR. Perluasan penggunaan sistem
perpustakaan ini adalah sangat
menguntungkan PTAR berbanding
penggunaan sistem secara stand alone
lain bagi setiap cawangan perpustakaan
UiTM yang akan menelan belanja
sehingga RM5 juta untuk Sistem Sierra,
RM7 juta untuk Sistem Sirsi Dynix, RM6
juta untuk Sistem VTLS.

7.5.2 Pulangan atas Pelaburan (ROI)

Pulangan atas pelaburan adalah merupakan satu pengukuran terhadap setiap perbelanjaan PTAR. ROI
Tangible dan Intangible adalah seperti yang dijelaskan di bawah.

7.5.2.1 ROI Pembangunan Bahan

Sebanyak 70% peruntukan
Pengurusan PTAR telah
digunakan untuk langganan
PDAT untuk universiti. Bagi
memastikan langganan PDAT
tersebut adalah merupakan
PDAT must-have yang menjadi
rujukan utama dalam proses
pengajaran, pembelajaran dan
penyelidikan di UiTM, PTAR
telah mengukur pulangan atas
pelaburan bagi setiap
pangkalan data yang dilanggan
seperti jadual dibawah.

ROI Muat Turun
2015 RM24.28
2016 RM16.21
2017 RM1.84

Pengukuran Pulangan Atas
Pelaburan dibuat terhadap sesi,
carian dan muat turun setiap pangkalan data yang dilanggan. Pengiraan ROI ini dibuat menggunakan
Standard Antarabangsa BS ISO 11620. Jelas dinyatakan bahawa PTAR telah mendapat pulangan yang
tinggi atas pelaburan yang dibuat di mana keseluruhannya satu sesi pangkalan data hanya bernilai
RM2.08, satu carian bernilai RM1.52 dan satu muat turun artikel teks penuh hanya bernilai RM1.84.
Jadual di atas menunjukkan Tren ROI muat turun langganan PDAT bagi tahun 2015 sehingga 2017.

K7: 34

Hasil Pencapaian

Adalah didapati, pelaburan bagi tahun 2017 memberikan pulangan yang menguntungkan kepada PTAR
dan UiTM kerana satu muat turun hanya bernilai RM1.84 berbanding RM16.21 pada tahun 2016. PTAR
UiTM juga memperolehi ROI paling menguntungkan berbanding Universiti Awam yang lain untuk
langganan pangkalan data Science Direct.

Universiti Awam Malaysia ROI Muat Turun Science Direct 2017
Universiti Teknologi MARA RM1.64
RM2.72
Universiti Malaya RM2.90
Universiti Sains Malaysia RM2.81
Universiti Putra Malaysia RM1.89
Universiti Teknologi Malaysia

7.5.2.2 ROI Kemudahan Fizikal Perpustakaan

Di samping itu, PTAR juga melaksanakan beberapa projek naik taraf untuk keselesaan pengguna
seperti berikut

Projek Naik Taraf Peruntukan Impak Projek Naik Taraf
1. PTAR Lounge RM16,770.00
Ruang pembelajaran santai ini mampu menarik lebih ramai pelajar untuk
2. Ruang E-Resources RM18,508.00 mendapatkan perkhidmatan di perpustakaan.
Sebanyak 18 buah Terminal Komputer disediakan bagi memudahkan
pengguna perpustakaan untuk mengakses Library Guide, Pangkalan Data
Atas Talian, EBook dan EJurnal langganan PTAR.

PTAR sentiasa mengutamakan kehendak pelanggan dalam projek naik taraf kemudahan fizikal
perpustakaan. Ini bagi memastikan pengguna terutamanya pelajar menjadikan PTAR sebagai tempat
pilihan utama untuk membuat rujukan.

7.5.2.2 ROI Tumpuan Sumber Manusia

Kumpulan Jumlah Pencapaian
KIK Pembiayaan
Anugerah Emas (Gold Award) dalam International Convention on Quality Concept
KIK One RM44,880.00 Circles (ICQCC) pada 24- 27 Oktober 2017, di Okada Manila Philippines.
Pro

KIK i- RM4,162.20 Anugerah Emas di Konvensyen Team Excellence Wilayah Pantai Timur 2017 pada
Team RM8,031.00 25 – 26 Julai 2018 di Permai Hotel, Kuala Terengganu.
RM1,320.00
KIK i- Anugerah Emas (Gold Award) 3 Bintang di APIC Kebangsaan Annual Productivity
Clique & Innovation Conference and Exposition (APIC) 2017 pada 14 – 16 Nov 2017 di
Genting International Convention Centre

Anugerah di peringkat KIK UiTM Zon Tengah iaitu:
1. Anugerah Fasilitator Terbaik – Puan Wan Izzatul Fahrah Wan Ishak
2. Anugerah Pembentang Wanita Terbaik – Puan Zuhaslinda Sulaiman
3. Anugerah Penjimatan Kos Sebenar Terbaik
4. Anugerah Dokumentasi Terbaik
5. Anugerah Tempat Pertama, Johan (Mini Konvensyen KIK Zon Tengah)

Anugerah Inovasi ICT KIK Peringkat UiTM 2017 pada 21 – 23 Nov 2017.

Selain dari menyediakan peruntukan bagi pembangunan bahan, naik taraf kemudahan fizikal
perpustakaan dan migrasi sistem perpustakaan, PTAR juga telah membiayai kumpulan-kumpulan KIK
PTAR yang telah memberikan pulangan atas pelaburan yang tinggi. Kumpulan – kumpulan KIK ini telah
berjaya menaikkan nama dan imej PTAR amnya dan UiTM khasnya di peringkat antarabangsa.
Intangible ROI ini juga bukti keberkesanan perbelanjaan PTAR. Kesimpulannya PTAR akan memastikan
setiap perbelanjaan yang dibuat adalah mengikut keutamaan, kos efektif dan memberikan pulangan
atas pelaburan yang tinggi serta mampu meningkatkan mutu perkhidmatan PTAR dari semasa ke
semasa.

K7: 35

Hasil Pencapaian

7.5.3 Penjanaan Pendapatan

Bermula tahun 2016, PTAR telah merangka dasar dan projek-projek penjanaan pendapatan yang

berpotensi dilaksanakan. Hasilnya pada tahun NO. AKTIVITI JUMLAH HASIL (RM)
2017, 9 projek penjanaan pendapatan dengan 1. Kutipan denda pelajar 168,717.65
pendapatan sebanyak RM687,208.06 telah berjaya 2. Wakaf/hadiah buku 226,563.85
diperolehi. PTAR konsisten dalam melaksanakan 3. Fotokopi dan Cetakan 274,069.60
dan aktiviti-aktiviti penjanaan pendapatan. Inisiatif 4. Anjuran kursus/bengkel berbayar 5,136.00
penjanaan pendapatan ini juga dipelbagaikan dari 5. Penjilidan Bahan 125.00
semasa ke semasa dengan penambahan projek 6. Sewaan Lokar 452.00
baharu iaitu Library Lounge dan Endownment. 7. Hasil Sewaan Ruang 3,593.96
8. K-Society 7,945.00

9. Inisiatif komersial 605.00

JUMLAH 687, 208.06

Jadual 7.5.3 : Penjanaan Pendapatan PTAR 2017

K7: 36

Hasil Pencapaian Lampiran 1

Lampiran 1: Pencapaian 15 dari 16 Objektif Strategik yang Disasarkan

K7: Lampiran 1

Hasil Pencapaian

Lampiran 2

Lampiran 2: Pencapaian Objektif Strategik dan Inisiatif Strategik 2017

Pencapaian Tempoh Pelaksanaan
Objektif
Agenda Objektif Strategik Inisiatif Projek Inisiatif Pencapaian Kepentingan
Perpustakaan Strategik Strategik Strategik Inisiatif

Pengurusan Meningkatkan Sasaran Siap Strategik
Perpustakaan tahap
kemahiran dan Tahap Job Okt 2017 Dis 2017 100% 1. PTAR Shah Alam merupakan
pengetahuan kemahiran dan Attachment
staf yang pengetahuan Terdapat 3 perpustakaan UiTM yang
berprestasi staf meningkat
tinggi orang staf PTAR pertama melaksanakan

Shah Alam yang program Job Attachment

telah mengikuti 2. Peningkatan sebanyak 20%

latihan sangkut penilaian selepas latihan

pada 2017: (peningkatan pengetahuan,

1. Arkib Negara kecekapan dan kemahiran

Malaysia staf)

2. Hab Media Penilaian keberkesanan latihan
Kreatif dan
Teknologi, 150% 80% 100%
UiTM 50%
-50% 2017

Menjana Penjanaan Jana @ Dis 2018 Dis 2017 100% 1. Penjanaan aktiviti di PTAR
sumber kewangan PTAR Projek yang adalah salah satu agenda
kewangan PUiTM dilaksanakan (5 yang telah pun direkodkan
bagi meningkat projek): antara pelan perancangan
membantu 1. Library strategik tahun 2016 hingga
kewangan dan Jumlah tahun 2020.
perbelanjaan pendapatan lounge/PTAR
sedia ada hasil aktiviti Shoppe 2. PTAR Shah Alam merupakan
penjanaan 2. Endowment antara 5 perpustakaan
PUiTM: 3. Tabung Universiti Awam yang terawal
RM12,999.96 Sumbangan melaksanakan aktiviti
4. Perkhidmatan penjanaan
Berbayar
5. Sewaan 3. Hasil naiktaraf PTAR telah
ruang/bilik menyumbang kepada jumlah
pengunjung perpustakaan
Diperluaskan ke yang tinggi:
38 buah
perpustakaan Jumlah pengunjung PTAR
kampus UiTM

20,100,000 16,005,766 Fizikal
10,100,000 467,875 Maya

100,000 2017

Pembangunan Menawarkan 100% Pay Per View Dis 2017 Okt 2017 100% 1. PTAR Shah Alam merupakan
Bahan perkhidmatan permohonan 100% antara 5 Universiti Awam yang
alternatif yang layak permohonan terawal melaksanakan PPV
bahan sumber dapat dipenuhi yang layak dapat
elektronik dipenuhi 2. Perkhidmatan yang ditawarkan
yang menepati Diperluaskan ke setanding dengan universiti lain
kehendak 38 buah
pengguna perpustakaan 3. Berjaya menyediakan
kampus UiTM perkhidmatan PPV 2 bulan lebih
(Mesyuarat Khas awal dari tempoh sasaran
Langganan
PDAT 7 Nov
2017)

K7: Lampiran 2

Hasil Pencapaian

Mencapai 100% rekod Resource Mac 2018 Nov 100% 1. PTAR Shah Alam merupakan
standard bibliografik Description 2017 Berjaya perpustakaan UiTM yang
antarabangsa bahan Access Jun 2018 menghasilkan: pertama melaksanakan RDA
data perpustakaan Mac 2018 1. Polisi
pengkatalogan mengikut Okt 2017 2. Menjadi pakar rujuk bagi setiap
bahan piawaian RDA Pemprosesan perpustakaan cawangan
perpustakaan Teknikal
3. PTAR Shah Alam berjaya
2. Manual melaksanakan data bibliografik
Penetapan mengikut piawaian
RDA antarabangsa

Perkhidmatan Menaik taraf 100% server Pusat Data Mac Diperluaskan ke Penjimatan ruang server di PTAR
Perpustakaan infrastruktur PTAR Shah PTAR 2017 38 buah Shah Alam
kemudahan Alam berjaya perpustakaan
pusat data dipindahkan Jun 2017 kampus UiTM 1. Antara PTJ yang menyumbang
(Pekeliling Ketua kepada pelaksanaan inisiatif
Menyediakan Meningkatkan PTAR Mobile Pustakawan Bil 3 digital campus
kemudahan kebolehcapaia Apps 2017)
akses n perkhidmatan 2. PTJ pertama yang berjaya
perkhidmatan perpustakaan 100% memuatnaik aplikasi ke dalam
perpustakaan Terdapat 42 Apple Store
atas talian server
secara mudah dipindahkan
alih daripada PTAR
Mewujudkan ke Pusat Data
pangkalan Perindu
data
perpustakaan 100%
UiTM secara
berpusat Diperluaskan ke
38 buah
perpustakaan
kampus UiTM

100% PUiTM WILS Sept 100% 1. Pengurusan sistem
cawangan Database 2017 perpustakaan lebih
yang meliputi Centralization Diperluaskan ke bersistematik (Pertukaran
38 buah 38 buah teknologi Client Based ke Web
kampus telah perpustakaan Based)
menggunakan kampus UiTM
sistem 2. Semua cawangan yang meliputi
perpustakaan 38 buah kampus telah
secara menggunakan sistem
berpusat perpustakaan secara berpusat

3. Penggunaan sistem WILS:

Jumlah kampus
menggunapakai WILS

38
40

30

20 Kampus
11

10

0
2016 2017

Membangun Pengurusan Virtualization Dis 2018 Dis 2017 100% Terdapat 17 buah server telah
dan mengurus server berada Technology dipindahkan dari bentuk fizikal ke
teknologi di tahap dalam bentuk virtual
virtualization di optimum
Perpustakaan
UiTM

Hasil Pencapaian

Melahirkan Jumlah K-Society Nov 2020 Okt 2017 100% 1. Memperkenalkan keahlian
masyarakat keahlian luar dalam pelbagai kategori kepada
berpengetahu meningkat Keahlian luar masyarakat luar bagi
an diperluaskan ke mendapatklan rujukan dan
38 buah maklumat perpustakaan
perpustakaan
kampus UiTM 2. Salah satu sumber bagi aktiviti
penjanaan perpustakaan

Jumlah keahlian luar

40 19 28 Keahlian
20 luar

0
2016 2017

Jumlah penjanaan

6,000 3,335 4,270
4,000
2,000 RM

2016 2017

Mewujudkan Meningkatkan Info Caster @ Dis 2018 Dis 2017 100% Memperkenalkan konsep
“one stop kebolehcapaia PTAR Dis 2017 personalization mengikut bidang
center” untuk n pengguna Dis 2020 bagi keperluan pengguna
pengguna perpustakaan Comprehensi perpustakaan
perpustakaan terhadap ve Research
dalam mencari bahan Discovery Nov 100% PTAR Shah Alam merupakan
bahan-bahan perpustakaan Service 2017 perpustakaan UiTM yang pertama
yang yang mewujudkan portal
disediakan Menyokong penyelidikan yang menyokong
oleh PTAR keperluan proses pengajaran, pembelajaran
penyelidikan dan penyelidikan universiti
Memperkasak dan
an maklumat berperanan
mengikut sebagai portal
subjek secara maklumat
berfokus bagi setempat bagi
keperluan HiCoe
maklumat (Accounting
intelektual Research
Institute)

Memantapkan Memantapkan PUiTM Nov 100% 1. PTAR Shah Alam merupakan
pembangunan koleksi Collaborative 2017 Menghasilkan perpustakaan UiTM yang
bahan/sumber Perpustakaan Indexing pangkalan data pertama melaksanakan
melalui UiTM melalui indeks perkara pengindeksan
pengindeksan pengumpulan mengikut
di seluruh bahan artikel keperluan 2. Merupakan perpustakaan
sistem UiTM mengikut penyelidikan Universiti Awam yang
subjek universiti mempunyai jumlah subjek
pengindeksan tertinggi iaitu
Berjaya sebanyak 61 subjek
menghasilkan:
3. Jumlah subjek pengindeksan:

Jumlah subjek
pengindeksan

1. Penetapan 100 Subjek
subjek 61
pengindeksan
50
2. Pemantauan 6
statistik
seluruh 0
cawangan 2016 2017

Diperluaskan ke
38 buah

Hasil Pencapaian

Repositori Memperkasak Memantapkan Repositori Dis 2020 Nov perpustakaan Peningkatan kedudukan Ranking
Institusi an koleksi koleksi bahan Institusi 2017 kampus UiTM IR, penyerahan bahan harta intelek
Universiti UiTM Perpustakaan Bersepadu dan muat naik bahan ke Repositori
Institutional UiTM melalui 100% Institusi
Arkib Repository peningkatan
Universiti bahan Diperluaskan ke
repositori 38 buah Kedudukan Ranking IR
institusi perpustakaan
kampus UiTM

2,100 1,066 913 Dunia
1,100 176 138 Asia

100 2016 2017

Jumlah penyerahan bahan harta
intelek UiTM

4,000 3,277 3,311
2,936 3,026
Judul
3,000

2,000 Naskhah
2016 2017

Judul Bahan Muat Naik

2400 Repositori Institusi UiTM
Tahun 2016 & 2017

2200 2281

2000 2066

1800

2016 2017

Memperkasak Memantapkan Bahan silibus Dis 2017 Jul 2017 50.38% 1. PTAR Shah Alam merupakan
an koleksi pemilikan universiti Memastikan 100% perpustakaan UiTM yang
bahan koleksi bahan penyediaan pertama mewujudkan inisiatif
bacaan/rujuka silibus UiTM bahan pengukuran bahan silibus
n silibus silibus universiti
universiti mencapai
100% 2. Menjadi pakar rujuk bagi setiap
menjelang perpustakaan cawangan
tahun 2018
3. Pemantauan statistik pemilikan
bahan silibus PUiTM secara
berpusat di PTAR Shah Alam

Jumlah pemilikan bahan silibus
UiTM

150.00%

100.00% 45.51% 50.38% Peratus
50.00%

0.00%
2016 2017

Mengautomasi Mewujudkan uARC’s Dis 2019 Nov 1. Membangunkan sistem
Pengurusan sistem (Sistem 2017 pengurusan arkib secara
Arkib Universiti pengurusan Pengurusan kepakaran dalaman (in house)
arkib yang Arkib)
lebih berkesan 2. Menyumbang kepada
dan sistematik penjimatan kos universiti

Hasil Pencapaian

Membangunka Memantapkan Pusat Rekod Jul 2018 Dis 2017 100% 1. Merupakan universiti awam
n sebuah pengurusan Universiti
Pusat Rekod rekod universiti yang pertama yang mempunyai
Universiti melalui
piawaian Arkib pusat rekod universiti
Negara
Malaysia 2. Pusat rekod yang lengkap

mengikut spesifikasi dan

piawaian yang ditetapkan oleh

Arkib Negara Malaysia

3.

Tahun Kemajuan projek

2016 - Lawatan

penandaarasan

- Kajian penggunaan

Ruang

- Permohonan

peruntukan ubahsuai

2017 - Permohonan

kelulusan pelan

lantai bangunan

- Proses tender

- Analisa, lembaga

perolehan, Surat

Setuju Terima

PITALRSrpUAuNsGtaAMRIkLBaAaULULnRiOKAAHh|YTZuIsSNAIuTMsKEAC|||||L PPPPEUejREanPTiRbUaSPvAtTAeUKRKreStAsTuAiaUtNiPTuUTsNteAkBDUL IB R AL RAnZAoaKklUoawiTgATaMniMAAM| K|JPaAAUb|UaARt|aPNAPnPTEPTMReAUr| kPANhKREiLdJAmA| PUaBYStTDaSi|nUTIAPALeMArM|puUBsItNnAi| PPP| R Y f oFvCReCark|saPaiTnAtiR||LTPJaUPeRbNkAaCTtAnaZAKnAoPPERlKeRomDg|AbUNaiPAnMiEg| PTuRTAnAPMaRRnUPASSUu|NmMCPbAeKArAPLLAAM | P

Perpustakaan Tun Abdul Razak, 2017

http://library.uitm.edu.my
ERPUYSSTeIrAKpAuAs|AtTNaTkUAHAaOKanSinRPAI|vTAJAeaLUrNbSisaEitTLatTAinUYAPTNMNeeGm|A|kbPBaEnnRDPoPglUuUTSnoTaAAgnKiPAeAMNAHOSr A L