Laporan AKNC PTAR 2017

Perancangan Strategik

Nyatakan bagaimana jabatan melibatkan semua kumpulan sasar dalam proses perancangan penambahbaikan.

2.5 Penglibatan Kumpulan Sasar Dalam Perancangan Penambahbaikan

PTAR sentiasa mengamalkan dan membuat penambahbaikan perkhidmatan dan pembangunan
bahan rujukan kepada pelanggan perpustakaan. Bagi memastikan semua kumpulan sasar
terlibat dalam proses perancangan penambahbaikan, PTAR telah menggunakan kaedah melalui
amanat, mesyuarat dan pengedaran buku Perancangan Strategik bagi memastikan kumpulan
sasar terlibat dalam proses penambahbaikan. Hasil kaedah-kaedah ini, ia disebar luas kepada
seluruh 38 buah perpustakaan. Contohnya, Amanat Ketua Pustakawan disebarkan melalui
telesidang manakala Mesyuarat Pengurusan Eksekutif diadakan secara bersemuka. Hasil
daripada proses sebar luas ini, staf lebih memahami hala tuju universiti dan perpustakaan secara
jelas kerana diadakan secara langsung. Ketua Jabatan/Bahagian/Perpustakaan Fakulti akan
menyediakan perancangan awal untuk mengelakkan risiko untuk gagal dalam projek yang telah
dirancang. Selain itu, bagi memudahkan pemantauan, pembentangan pencapaian akan diadakan
mengikut sukuan oleh Bahagian Perancangan Strategik dan Kecemerlangan Operasi. Secara
langsung, integrasi akan berlaku melibatkan keseluruhan perpustakaan UiTM yang boleh dirujuk
seperti berikut:

MEKANISMA PENYAMPAIAN SALURAN DISEBARLUAS KEPADA PEMBELAJARAN/IMPAK KEPADA INTEGRASI
KUMPULAN SASAR Keseluruhan UiTM
BAGI PROSES PENYAMPAIAN KUMPULAN SASAR
Pengurusan atasan UiTM Peringkat Universiti
PENAMBAHBAIKAN (JUMLAH KUMPULAN dimaklumkan mengenai hala tuju Awam di Malaysia
dan penambahbaikan yang
JABATAN SASARAN) dilaksanakan oleh perpustakaan.

1. Kumpulan Sasar : Pengurusan Tertinggi UiTM 1. Perpustakaan UA akan
menentukan hala tuju selaras
Jawatankuasa Induk Bersemuka 27 orang yang terdiri dengan visi dan misi Kementerian
Pendidikan Malaysia
Perpustakaan (JKIP) daripada Pengurusan

Eksekutif Universiti,

Pengerusi Gugusan, Ahli

Senat dan Ketua Jabatan

PTAR.

2. Kumpulan Sasar : Pemegang Taruh (Universiti Awam)

Majlis Ketua Pustakawan Bersemuka 20 orang Ketua

Pustakawan Universiti

Awam

2. Perpustakaan UA akan
menggubal dan menyelaras dasar
bagi keseragaman universiti
awam.

3. Kumpulan Sasar : Staf Akademik dan Staf Pentadbiran

Amanat Tahun Baharu Bersemuka, 5,000 orang yang terdiri Staf memahami dengan jelas hala Keseluruhan UiTM
tuju universiti dan perpustakaan
Naib Canselor telesidang, daripada staf UiTM dalam jangka masa pendek dan
panjang.

Perutusan Tahun Baharu Bersemuka, 2,500 orang staf pentadbir Pentadbir memahami dengan Keseluruhan UiTM
Pentadbiran telesidang, media UiTM Shah Alam jelas hala tuju universiti dan
sosial perpustakaan dalam jangka masa
pendek dan panjang.

4. Kumpulan Sasar : Staf Perpustakaan

Amanat Ketua Bersemuka, 580 orang staf Staf memahami hala tuju Keseluruhan
perpustakaan dalam sistem perpustakaan dalam jangka masa Perpustakaan UiTM
Pustakawan telesidang, media UiTM Malaysia pendek dan panjang.

sosial

Mesyuarat Pengurusan Bersemuka, 68 orang yang terdiri Ketua Jabatan/Bahagian/ Keseluruhan
telesidang, Perpustakaan UiTM
Kanan, Mesyuarat daripada Ketua Jabatan, Perpustakaan Fakulti / Cawangan
Bersemuka PTAR Shah Alam
Pengurusan Eksekutif dan Ketua Perpustakaan akan menyediakan perancangan Keseluruhan
Edaran Buku Perpustakaan UiTM
Mesyuarat Pengurusan Perancangan Cawangan, Ketua awal untuk bagi mengelakkan
Strategik
Dalaman Bahagian, Ketua risiko kegagalan projek inisiatif.

Perpustakaan Fakulti dan

Pustakawan

Pembentangan Sasaran 47 orang pegawai Staf akan menetapkan sasaran
Kerja Tahunan
Kumpulan Pengurusan & kerja sejajar dengan perancangan

Profesional strategik jabatan.

Pengedaran Buku 131 orang pegawai 1. Staf mengetahui perancangan

Perancangan Strategik Kumpulan Pengurusan & strategik jabatan dengan lebih

kepada semua pegawai Profesional terperinci.

Kumpulan Pengurusan & 2. Staf bergerak bersama-sama

Profesional dalam melaksanakan

perancangan strategik

Jabatan.

K2: 5

Perancangan Strategik

MEKANISMA PENYAMPAIAN SALURAN DISEBARLUAS KEPADA PEMBELAJARAN/IMPAK KEPADA INTEGRASI
PENYAMPAIAN KUMPULAN SASAR KUMPULAN SASAR
BAGI PROSES (JUMLAH KUMPULAN
Bersemuka SASARAN)
PENAMBAHBAIKAN
10 orang
JABATAN

5. Kumpulan Sasar : Pelajar

Mesyuarat Jabatan Wakil pelajar membantu dalam Luar PTAR (Wakil
Pelajar)
Perkhidmatan menyokong melaksanakan aktiviti

Perpustakaan Bersama yang dirancang oleh

MPP perpustakaan.

Jadual 2.5: Penglibatan Kumpulan Sasar Dalam Perancangan Penambahbaikan

Nyatakan apakah risiko yang boleh menjejaskan pelaksanaan atau kejayaan pencapaian objektif dan inisiatif strategik dan
perancangan untuk mengatasi risiko

2.6 Risiko dan Perancangan Mengatasi Risiko

Risiko yang boleh menjejaskan pelaksanaan atau kejayaan pencapaian objektif dan inisiatif
strategik telah dikenal pasti oleh PTAR. Risiko-risiko yang telah dikenal pasti dan pelan tindakan
telah dilaksanakan boleh dirujuk dalam jadual berikut:

INISIATIF RISIKO KEBERANG IMPAK KEBERANG PELAN TINDAKAN TANGGUNG
STRATEGIK KALIAN 1 KALIAN DAN JAWAB
1. Kurang penjanaan hasil 1. Merancang pelbagai kaedah JPnP
1. Jana@PTAR pendapatan 2 (Tiada IMPAK
(Kemungkinan kesan) 2 JPnP
2. Kurang aktiviti penjanaan promosi.
dilaksanakan rendah) 2 (Rendah)
(Kecil) 2. Mempelbagaikan aktiviti/ program
6
2 (Sederhana) penjanaan yang bersesuaian
(Kecil)
dengan kehendak kumpulan
1
(Tiada sasar.
kesan)
2. Job Attachment 1. Pemilihan agensi program 3 Menyediakan justifikasi
3. Pay Per View (Ada 2
latihan sangkut yang kemungkinan) (Kecil) latihan/kemahiran yang diperlukan

kurang bersesuaian 2 1 secara terperinci kepada agensi
(Kemungkinan (Tiada
dengan keperluan pelatih. kesan) program sangkut mengikut
rendah)
2. Input latihan dan 1 kehendak semasa Jabatan.
4 (Tiada
kemahiran program (Kemungkinan kesan)

latihan sangkut kurang tinggi) 4
(Besar)
memenuhi kehendak
1
semasa Jabatan. (Tiada
kesan)
Kos pembelian artikel yang 4 Memberi keutamaan kepada JPBP
(Sederhana) pembelian artikel berimpak tinggi. JPBP
agak tinggi. JPP
4 JPP
4. Resource Implementasi RDA kurang (Sederhana) 1. Memantau pelaksanaan RDA JPP
Description mendapat sambutan oleh JPP
Access (RDA) semua perpustakaan. 4 melalui statistik. JPP
(Sederhana)
2. Pembentangan pencapaian JPP
3 JPP
(Rendah) kemajuan RDA bagi semua

2 perpustakaan.
(Rendah)
5. PUiTM WILS Kehilangan data sewaktu 2 1. Menyediakan back up data
Database proses migrasi dilaksanakan. (Kemungkinan 8
Centralization (Tinggi) perpustakaan.
rendah)
2 2. Mewujudkan kumpulan pakar
(Rendah)
bagi memberi input terhadap
3
(Rendah) sistem baharu.

6. PTAR Mobile Tahap kepakaran 3 2 Bekerjasama dengan pakar Mobile
Apps (Ada (Rendah)
membangunkan aplikasi kemungkinan) Apps dari Pejabat Infostruktur.

minimum. 2
(Kemungkinan
7. CompReS 1. Kurang koleksi bahan 1. Menambah bilangan koleksi
rendah) bahan yang berbentuk fizikal
rujukan sedia ada untuk dan elektronik daripada PTJ
2 yang berkaitan.
dibuat pautan (Kemungkinan
2. Menambah taxonomy subjek
2. Taxonomy rendah) yang dipilih.

8. Pusat Data Kegagalan data mencapai 1. Mengkaji kaedah pengurusan
PTAR tahap high availability. terbaik pusat data.

9. Virtualization Sistem sedia ada tidak dapat 2 2. Melihat architecture network
Technology berfungsi untuk konsep (Kemungkinan semasa.
server virtual.
rendah) 3. Menjalankan proof of concept.
1. Mengkaji jenis teknologi virtual
10. K-Society Kekurangan ahli yang 3 1
mendaftar sebagai ahli luar. (Ada (Tiada yang hendak digunakan bagi
11. PUiTM kemungkinan) kesan) mendapatkan pemilihan yang
Collaborative Kurang bahan untuk diindeks terbaik.
Indexing mengikut subjek yang 2 1 2. Mengenalpasti sistem sedia ada
ditetapkan. (Kemungkinan (Tiada yang hendak dipindahkan dari
kesan) server fizikal kepada server
rendah) virtual.
3. Membuat uji lari sistem bagi
platform virtual.
4. Memantau tahap kestabilan
sistem.
Memperluaskan skop promosi
kepada ahli luar menggunakan
pelbagai kaedah.

Memperluaskan penetapan skop
subjek yang diindeks.

K2: 6

Perancangan Strategik

INISIATIF RISIKO KEBERANG IMPAK KEBERANG PELAN TINDAKAN TANGGUNGJA
STRATEGIK KALIAN KALIAN DAN WAB
Maklumat dari pelbagai 2 1. Mendapatkan akses maklumat JPP
12. Info Caster @ dapat 3 (Kecil) IMPAK
PTAR sistem tidak (Ada 6 dari setiap sistem yang hendak JPRIU
kemungkinan)
dipusatkan. (Sederhana) dipusatkan

1 2. Mengenalpasti platform yang
(Rendah)
dapat mewujudkan konsep
8
(Tinggi) personalization

6 3. Merekabentuk capaian
(Sederhana)
maklumat secara berpusat
6
13. Repositori Penurunan jumlah serahan 1 1 (Sederhana) Menguatkuasa Dasar Penyerahan
Institusi bahan daripada PTJ. (Jarang) (Tiada
Bersepadu kesan) Bahan Harta Intelek.
Tidak mencapai 100% 4
14. PUiTM Bahan pemilikan bahan silibus. (Kemungkinan 2 Memantau secara berkala. JPRIU
Silibus (Kecil)
tinggi)
15. Sistem Kebergantungan kepada 2 Membangunkan sistem secara JAU
Pengurusan syarikat pembangun sistem. 3 (Kecil) inhouse. JAU
Arkib (Ada
Pusat rekod universiti sedia kemungkinan) 2 Pemantauan projek kemajuan
16. Pusat Rekod ada tidak dapat menampung (Kecil) secara berkala.
Universiti kapasiti penyimpanan jumlah 3
rekod yang banyak. (Ada
kemungkinan)

Jadual 2.6: Risiko dan Pelan Tindakan

Nyatakan jika ada inovasi yang terhasil dari pelaksanaan atau penambahbaikan perancangan strategik.

2.7 Inovasi Hasil Dari Pelaksanaan dan Penambahbaikan Perancangan Strategik

BIL. KATEGORI INOVASI PENAMBAHBAIKAN
1. Proses / ICT Pengumpulan statistik
Pengumpulan statistik daripada secara manual kepada secara atas talian dan
2. Proses 1. Penerbitan buku Perancangan berpusat yang dinamakan Executive Information System (EIS) yang
melibatkan seluruh Perpustakaan UiTM sebanyak 38 buah.
Strategik Buku Perancangan Strategik Perpustakaan 2016-2020 diterbitkan untuk
rujukan semua staf Pengurusan & Professional.
2. Pemantauan Pencapaian Pembentangan pencapaian perancangan strategik mengikut sukuan yang
melibatkan Ketua Jabatan/Bahagian/Perpustakaan Fakulti/Perpustakaan
Perpustakaan UiTM Cawangan.
Menubuhkan Jawatankuasa Penjanaan Pendapatan Perpustakaan yang
3. Jawatankuasa Penjanaan khusus untuk memantau aktiviti penjanaan yang dirancang.

Pendapatan Perpustakaan

3. ICT Sistem Pengurusan Arkib secara in- 1. Menggunakan kepakaran dalaman untuk membina Sistem Pengurusan

house Arkib yang baharu.

2. Mempercepatkan proses pembangunan sistem kerana ia direka bentuk
oleh staf dalaman.

4. Pembelajaran dan Glosari Statistik Perpustakaan UiTM Menyediakan terma rujukan bagi statistik Perpustakaan UiTM.
pengajaran

Jadual 2.7: Inovasi Hasil Dari Pelaksanaan dan Penambahbaikan Perancangan Strategik

K2: 7

PITALRSrpUAuNsGtaAMRIkLBaAaULULnRiOKAAHh|YTZuIsSNAIuTMsKEAC|||||L PPPPEUejREanPTiRbUaSPvAtTAeUKRKreStAsTuAiaUtNiPTuUTsNteAkBDUL IKriteria 3 : B R AL RAnZAoaKklUoawiTgATaMniMAAM| K|JPaAAUb|UaARt|aPNAPnPTEPTMReAUr| kPANhKREiLdJAmA| PUaBYStTDaSi|nUTIAPALeMArM|puUBsItNnAi| PPP| R Y f oFvCReCark|saPaiTnAtiR||LTPJaUPeRbNkAaCTtAnaZAKnAoPPERlKeRomDg|AbUNaiPAnMiEg| PTuRTAnAPMaRRnUPASSUu|NmMCPbAeKArAPLLAAM | P

TUMPUAN KEPADA
PELANGGAN
ERPUYSSTeIrAKpAuAs|AtTNaTkUAHAaOKanSinRPAI|vTAJAeaLUrNbSisaEitTLatTAinUYAPTNMNeeGm|A|kbPBaEnnRDPoPglUuUTSnoTaAAgnKiPAeAMNAHOSr A L

Tumpuan Kepada Pelanggan

3.0 TUMPUAN KEPADA PELANGGAN

Nyatakan siapakah kumpulan sasar bagi bidang tumpuan pilihan dan bagaimana mereka dikenalpasti.

3.1 Kumpulan Sasar
Kumpulan sasar PTAR adalah terdiri daripada Pelanggan Misi, Pelanggan Proses dan Pelanggan
Luar.

Rajah 3.1 : Kategori Pelanggan Perpustakaan

PTAR mengenalpasti kumpulan sasar dengan memberikan fokus kepada memahami keperluan dan
kehendak utama pelanggan serta merangka Pelan Penyampaian Perkhidmatan yang lebih mantap,
bertepatan dan pendekatan sistematik.

PENDEKATAN PERLUASAN PEMBELAJARAN INTEGRASI

Pelan 1. Dasar dan Polisi Penyeragaman dan penguatkuasaan Dipanjangkan dan
Penyampaian
Perkhidmatan Perkhidmatan Perpustakaan prosedur serta proses kerja berkaitan diselaraskan kepada 38 buah
Perpustakaan
2. Objektif Kualiti ISO/ penyampaian perkhidmatan kepada perpustakaan UiTM.

Penetapan kepada pelanggan menepati Standard ISO.

Standard Perkhidmatan

Perpustakaan

3. Piagam Pelanggan 1. Penyataan komitmen secara Dilaksanakan di peringkat
Perpustakaan bertulis atau satu jaminan yang PTAR UiTM Shah Alam.
ditetapkan oleh PTAR terhadap
perkhidmatan yang diberikan
kepada pelanggan.

2. Laporan analisa disediakan 2 kali

setahun dan dibentangkan di dalam

Mesyuarat Kaji Semula

Pengurusan.

4. Perancangan Strategik 1. Menghasilkan projek inisiatif bagi Dipanjangkan dan

Perpustakaan UiTM tempoh 5 tahun untuk menambah diselaraskan kepada 38 buah

(PUiTM) 2016-2020 baik perkhidmatan perpustakaan. perpustakaan UiTM.

5. Amanat Ketua Pustakawan 2. Laporan Analisa Suku Tahunan Dipanjangkan dan
secara tahunan yang disediakan dan dibentangkan di
berlandaskan kepada teras dalam Bengkel Perancangan diselaraskan kepada 38 buah
Amanat Menteri Pendidikan Strategik PTAR.
dan Amanat Naib Canselor perpustakaan UiTM.
Universiti. Mewujudkan perkhidmatan hasil dari
Fokus Kedua iaitu Perkhidmatan dari
Amanat Ketua Pustakawan seperti
transformasi perpustakaan ke arah IT
Savvy Services, Knowledge Portal,
New Arrivals@PTAR, Literasi Warga
UiTM dan Pengurusan Rekod
Universiti.

Jadual 3.1 : Pelan Penyampaian Perkhidmatan Perpustakaan

K3: 1

Tumpuan Kepada Pelanggan

Nyatakan bagaimana data pelanggan dikumpul dan disimpan.

3.2 Pengumpulan Data Pelanggan

Data Pelanggan PTAR adalah terdiri daripada data:

1. Profil Pelanggan
2. Pinjaman
3. Koleksi
4. Denda Perpustakaan

Pengurusan data pelanggan adalah melalui integrasi sistem perpustakaan dengan sistem utama
Universiti.

PENDEKATAN PERLUASAN PEMBELAJARAN INTEGRASI
Integrasi Sistem Perpustakaan
dengan Sistem Pelajar dan Pengurusan data pelanggan PTAR Data di dalam EIS akan digunakan Kesemua data ini akan disimpan
Staf UiTM adalah menggunakan kaedah secara sistematik dan dipantau
yang sistematik melalui integrasi untuk tujuan analisa bagi: oleh Pengurusan Perpustakaan
sistem Perpustakaan iaitu Web melalui Executive Information
Based Integrated Library System  Pencapaian Perpustakaan UiTM System (EIS) dan boleh diakses
(WILS) dengan sistem utama oleh seluruh sistem Perpustakaan
pelajar, Student Information di seluruh Malaysia bagi UiTM.
Management System (SIMS) dan
sistem utama staf UiTM iaitu Staff penambahbaikan perkhidmatan
Resources Information System
(STARS). perpustakaan

 Inisiatif baharu untuk

memastikan penyampaian

perkhidmatan adalah berkualiti

kepada kumpulan sasaran.

Jadual 3.2: Integrasi Sistem Perpustakaan

• SIMS (Pelajar) Data • EIS (Sistem
• STARS (Staf) Pelanggan Pengurusan
Perpustakaan)
Integrasi • WILS (Sistem
Perpustakaan) Pemantauan

Rajah 3.2: Pengurusan dan Pengumpulan Data Pelanggan

Nyatakan apakah kebaikan / ganjaran yang akan didapati oleh mereka dari pelaksanaan bidang tumpuan pilihan.

3.3 Kebaikan / Ganjaran Kepada Kumpulan Sasar

Kebaikan dan ganjaran yang akan didapati oleh kumpulan sasar dari pelaksanaan penyampaian
perkhidmatan yang lebih mantap tersebut secara amnya telah mencapai tahap pelaksanaan di
keseluruhan perpustakaan UiTM dan juga di peringkat antarabangsa. Kebaikan dan ganjaran ini
boleh didapati melalui perkhidmatan fizikal dan maya, kemudahan, pembangunan bahan (koleksi
perpustakaan) dan juga perkhidmatan arkib.

BIDANG TUMPUAN PILIHAN KEBAIKAN DAN GANJARAN KEPADA KUMPULAN SASAR
1. Perkhidmatan 1. Pinjaman, Pemulangan, Tempahan dan Pembaharuan Bahan
2. Inter Library Loan
3. Book Delivery Services
4. Program Pendidikan Pengguna
5. Khidmat Nasihat dan Rujukan
6. PhD Clinic
7. Selective Dissemination of Information (SDI)

K3: 2

Tumpuan Kepada Pelanggan

BIDANG TUMPUAN PILIHAN KEBAIKAN DAN GANJARAN KEPADA KUMPULAN SASAR
2. Perkhidmatan Maya/ Digital
1. UiTM Institutional Repository
3. Kemudahan Fizikal 2. Mobile Apps
Perpustakaan 3. Chat with Librarian
4. Electronic Question Paper System
4. Pembangunan Bahan 5. E-Resources
6. E-Wallet
7. Pay Per View
8. Web OPAC (Online Public Access Catalogue)
9. Library E-Guides
10. Penyampaian maklumat melalui Quick Response Code (QR Codes)
1. Research Writing Room (RWR)
2. Bilik Koleksi Khas
3. E-Resources Zone
4. Wi-Fi Zone
5. PTAR Lounge
6. Self- Check Machine
7. Book Drop
8. Ruang Perbincangan
9. Bilik Perbincangan
10. Bilik Bacaan 24 jam
11. Ruang Baca Lewa
12. Learning Commons@PTAR
13. Bilik Seminar
14. Bilik Mesyuarat
15. Auditorium
16. Pusat IT
17. Galeri PTAR
18. Meja Konsultasi

Bahan Bercetak Koleksi Perpustakaan Sumber Dalam Talian
1. Buku Bahan Bukan Bercetak 1. Pangkalan Data Atas
2. Terbitan Bahan Bersiri 1. Koleksi Peta
3. Surat Khabar Bercetak 2. Bahan Audio Visual Talian
4. Tesis 2. E-Jurnal
5. Projek Keusahawanan 3. E- Newspaper
6. Laporan Penyelidikan 4. E-Books

5. Perkhidmatan Arkib 1. Rujukan Bahan Arkib
2. Penyelidikan Bahan Arkib
3. Pinjaman Bahan Arkib
4. Perundingan Maklumat Arkib

Jadual 3.3: Kebaikan / Ganjaran yang Diperolehi oleh Kumpulan Sasar

Kesimpulannya, pelanggan dapat menikmati semua kemudahan dan perkhidmatan yang ditawarkan
mengikut kehendak pelanggan seperti waktu perkhidmatan yang fleksibel, kemudahan wifi yang luas
serta persekitaran yang selesa dan santai.

Selain itu, perkhidmatan yang disediakan juga telah diselaraskan di seluruh Perpustakaan UiTM
khususnya daripada segi pencapaian KPI dan pengukuran-pengukuran berkaitan. Ia juga
selari dan menepati aspirasi dan hala tuju Jabatan, Universiti dan Kementerian Pendidikan Malaysia
yang memudahkan perancangan yang lebih baik, lebih berdaya saing dan menjadi contoh terbaik
(benchmarking yang dilakukan oleh Perpustakaan dan organisasi luar).

Pembudayaan inovasi yang menjadikan staf lebih kreatif dan inovatif serta penghasilan produk yang
lebih menepati penyampaian perkhidmatan berkesan dengan mengoptimumkan teknologi yang
mewujudkan penyampaian perkhidmatan yang menepati ciri-ciri penyampaian terkini seperti:

K3: 3

Tumpuan Kepada Pelanggan

Nyatakan bagaimana pengurusan menentukan keperluan kumpulan sasar ini berdasarkan bidang tumpuan pilihan.

3.4 Penentuan Keperluan Kumpulan Sasar Dalam Bidang Tumpuan Pilihan

PENDEKATAN PERLUASAN PEMBELAJARAN INTEGRASI
Kaji Selidik Kepuasan Hati Laporan Objektif Kualiti disediakan 2 Dipanjangkan dan
Pelanggan Library User Satisfaction Survey kali setahun iaitu memastikan tahap diselaraskan kepada 38 buah
kepuasan hati pelanggan mencapai perpustakaan UiTM.
Media Sosial Rasmi UiTM disediakan dalam bentuk atas talian 90%.
dan Perpustakaan Dipanjangkan dan
untuk menilai tahap kepuasan hati diselaraskan kepada 38 buah
perpustakaan UiTM.
pelanggan terhadap kemudahan dan
Dipanjangkan dan
perkhidmatan yang disediakan oleh diselaraskan kepada 38 buah
perpustakaan UiTM.
perpustakaan. Pelanggan juga dapat
Dilaksanakan di peringkat
mengemukakan sebarang aduan, UiTM Shah Alam yang
melibatkan Fakulti dan
cadangan dan maklum balas bagi Jabatan dalaman UiTM

penambahbaikan penyampaian

perkhidmatan perpustakaan.

Menyalurkan sebarang aduan dan  Aduan disalurkan kepada bahagian
dan pegawai bertanggungjawab
maklumbalas pelanggan melalui untuk tindakan.

 Twitter UiTM (@TransUiTM)

 Facebook (Universiti Teknologi

MARA- Media Rasmi Shah Alam)  Laporan disediakan dan

 Facebook (Ketua Pustakawan, dibentangkan di dalam Mesyuarat

Perpustakaan UiTM) Kaji Semula Perkhidmatan

 Blogspot Perpustakaan

 Instagram

 Twitter Perpustakaan

Pegawai Perhubungan Pustakawan dan Wakil setiap  Pegawai Perhubungan Perpustakaan
telah membuat semakan silibus
Perpustakaan Fakulti, Bahagian Dan Jabatan fakulti untuk tujuan pembelian buku
silibus yang akan ditempatkan
dalaman UiTM akan dilantik sebagai sebagai koleksi perpustakaan.

Pegawai Perhubungan  Mengiringi pensyarah fakulti ke
Pesta Buku Antarabangsa bagi
Perpustakaan. Lantikan ini adalah tujuan pembelian buku mengikut
bidang/fakulti masing-masing.
setiap 2 tahun sekali bagi
Maklumbalas daripada pelanggan telah
mewujudkan hubungan kerjasama diperolehi semasa Program Library
Outreach yang dilaksanakan di:
dan sebagai pegawai perantara  Canseleri
 Akademi Pengajian Bahasa,
untuk menyampaikan dan  Fakulti Sains Gunaan,
 Fakulti Senibina, Perancangan dan
mendapatkan informasi berkaitan
Ukur
keperluan semasa pelanggan dari Telah dilaporkan didalam Mesyuarat
Pengurusan Dalaman Perpustakaan.
setiap Fakulti/Bahagian dan Jabatan.

Program Library Outreach Program Jerayawara Perpustakaan

ke Fakulti untuk mendapatkan

informasi dan keperluan terkini dari

warga Fakulti.

Hari Bertemu Pelanggan Library Customer Day diadakan  Meningkatkan pengunjung Dipanjangkan dan

Perjumpaan Bersama Majlis adalah untuk mempromosi perpustakaan bagi mencapai objektif diselaraskan kepada
Perwakilan Pelajar
perkhidmatan dan kemudahan yang kualiti 2 perpustakaan iaitu 5 buah perpustakaan UiTM

disediakan oleh perpustakaan. memastikan pengunjung fizikal Shah Alam.

Selain itu, ia juga adalah untuk perpustakaan mencapai 4 juta

memastikan penglibatan warga setahun.

Universiti dengan aktiviti anjuran

PTAR.  Memberi penghargaan kepada

pelanggan dengan penganugerahan

peminjam tertinggi yang dibahagikan

kepada kategori pelajar, staf

akademik dan pentadbiran.

Mengadakan Perjumpaan bersama Tindakan penambahbaikan Dilaksanakan di Peringkat
UiTM Shah Alam dan
Majlis Perwakilan Pelajar sebanyak dibincangkan di dalam Mesyuarat Selangor.

2 kali setahun bagi mendapatkan Jawatankuasa Perkhidmatan

maklumbalas daripada wakil pelajar Perpustakaan.

untuk penambahbaikan

perkhidmatan khusus kepada

keperluan pembelajaran dan

penyelidikan pelajar.

Jadual 3.4: Penentuan Keperluan Kumpulan Sasar Dalam Bidang Tumpuan Pilihan

K3: 4

Tumpuan Kepada Pelanggan

Nyatakan bagaimana pengurusan melibatkan kumpulan sasar dalam pelaksanaan bidang tumpuan pilihan.

3.5 Penglibatan Kumpulan Sasar

Perancangan Strategik Perpustakaan UiTM 2016-2020 menjadi panduan utama dan hala tuju untuk
memastikan Kumpulan Sasar diutamakan dalam penyampaian perkhidmatan yang terbaik, mantap
dan relevan. Lapan (8) daripada tujuh belas (17) inisiatif-inisiatif di dalam Perancangan Strategik
Perpustakaan UiTM ini adalah memberi tumpuan kepada penyampaian perkhidmatan. Perancangan
Strategik ini juga memastikan setiap kategori Kumpulan Sasar akan menggunakan perkhidmatan-
perkhidmatan yang dirangka ini secara lebih optimum.

K- Society Info Virtualization Compre PUiTM WILS Pusat PUiTM PTAR
Caster Technology hensive Database Data Collaborative Mobile
Research PTAR Apps
Centralization Indexing

Discovery

Service

(CompRe

S)

Rajah 3.5: Lapan (8) Projek Inisiatif Perancangan Strategik Tahun 2016 - 2020 Berfokuskan Perkhidmatan

Pelaksanaan Penyampaian Perkhidmatan telah disediakan secara sistematik dengan mengadakan
pelbagai program dan aktiviti usahasama dengan jabatan dalaman dan organisasi luar UiTM.
Pelaksanaan ini juga diperluaskan di seluruh Perpustakaan UiTM dengan pemantauan melalui
penyediaan Laporan Aktiviti mengikut suku tahunan.

PENDEKATAN PERLUASAN PEMBELAJARAN

AKTIVITI OBJEKTIF KUMPULAN PELAKSANAAN PEMANTAUAN INTEGRASI PENAMBAH
SASAR BAIKAN
1. Program Menyemarak- 38 buah Mesyuarat 38 buah
Galakan kan Budaya  Pelajar Perpustakaan Pengurusan Kanan Perpustakaan Perancangan aktiviti-
Membaca Ilmu  Staf UiTM Perpustakaan UiTM UiTM aktiviti yang lebih
(PGM) / Library melalui inovatif, bermatlamat
Customer Day pembacaan. Akademik dan menepati
 Staf kehendak pengguna.

Pentadbiran
 Orang Awam

2. Library Penyebaran  Staf  3 buah fakulti Jawatankuasa 38 buah Melihat kepada
Outreach – Akademik  2 penglibatan Library Outreach Perpustakaan keperluan
PTJ/ maklumat PTAR UiTM mengadakan
Fakulti  Staf dalam pameran outreach ditempat-
Perpustakaan Pentadbiran anjuran UiTM 38 buah tempat tumpuan
3. Mesyuarat Perpustakaan utama pelanggan/
Jabatan – PTJ/ dengan  Warga Fakulti  Kekerapan UiTM kumpulan sasar.
Fakulti mesyuarat 4 kali
konsep  Bahagian setahun 38 buah Melihat kepada
4. Penglibatan utama di Perpustakaan perkhidmatan
bersama Majlis turun padang/ bawah  Mesyuarat khas UiTM Perpustakaan Digital
Perwakilan Jabatan diadakan dan inisiatif-
Pelajar reaching the Perkhidmatan mengikut inisiatif Smart
PTAR dan projek/inisiatif Library /Library 4.0
customer. perkhidmatan (penggunaan
 Wakil-wakil teknologi dalam
Mesyuarat Perpustakaan 3 kali setahun  Sekretariat perkhidmatan).
Fakulti
Jabatan Mesyuarat Cadangan penubuhan
 Majlis Kelab Sahabat
Perkhidmatan Perwakilan Jawatankuasa Perpustakaan
Pelajar (MPP) / Friends@PTAR.
PTAR di Perkhidmatan
 Persatuan
bawah tadbir dalaman PTAR
pelajar
urus  Semua penetapan

peringkat diedarkan ke

operasi seluruh sistem

Perpustakaan Perpustakaan

UiTM. UiTM melalui

Pekeliling

Perkhidmatan

PTAR

Mengadakan  Sekretariat aktiviti
jalinan pakatan
strategik Program Galakan
dalaman untuk
kolaborasi Membaca PTAR
aktiviti/
program.  Jawatankuasa

Tugas Khas MPP

K3: 5

Tumpuan Kepada Pelanggan

PENDEKATAN PERLUASAN PEMBELAJARAN

AKTIVITI OBJEKTIF KUMPULAN PELAKSANAAN PEMANTAUAN INTEGRASI PENAMBAH
SASAR BAIKAN
5. Personalize Memberikan Mesyuarat dan  Jabatan 38 buah
Services – perkhidmatan  COE/HCOE perbincangan Perkhidmatan PTAR Perpustakaan  Mengkaji dan
IPSiS, ARI, khusus dan dan Fakulti mengikut projek UiTM membuat
terarah kepada yang akan  Jawatankuasa projek penambhbaikan
PTJ atau ditetapkan. pada peringkat COE projek sedia ada.
kumpulan fokus /HCOE dan fakulti
yang ditetapkan.  Pengurusan  Mengkaji medium
atasan PTAR dan teknologi
untuk tambahbaik
 Specialised perkhidmatan.
User

6. Kelas Memberikan Semua kategori Dikendalikan oleh Bahagian Penyelidikan 38 buah  Mengadakan PhD
Kemahiran perkhidmatan pengguna Bahagian dan Rujukan PTAR Perpustakaan Clinic@PTAR.
Maklumat tunjuk ajar Perpustakaan Penyelidikan dan UiTM
(KKM) kemahiran Rujukan PTAR  Mereka bentuk
maklumat semula
bagi menyokong perkhidmatan
pengajaran, melalui penyediaan
pembelajaran 17 modul e-Library
dan Guides.
penyelidikan.

Jadual 3.5: Pelaksanaan Aktiviti bagi Memantapkan Penyampaian Perkhidmatan Perpustakaan

Nyatakan bagaimana pengurusan bertindak kepada maklumbalas dan aduan pelanggan.

3.6 Tindakan Kepada Maklumbalas dan Aduan Pelanggan

Sebagai sebuah jabatan yang membudayakan inovasi, PTAR berusaha mewujudkan beberapa
mekanisma inovatif dan interaktif dengan mengoptimumkan teknologi maklumat serta menyediakan
perkhidmatan terkini berciri digital. PTAR juga bertindak segera terhadap aduan maklumbalas
pelanggan melalui medium-medium yang disediakan bagi menambahbaik prestasi organisasi seperti
Jadual 3.6 berikut :

BIL. SALURAN PENGURUSAN ADUAN PERLUASAN PEMBELAJARAN INTEGRASI

DAN MAKLUMBALAS

1. Borang Aduan dan Maklumbalas Borang Aduan dan Laporan Aduan Maklumbalas Telah diperluaskan dan
Pelanggan disediakan sebanyak 2 digunakan di 38 buah
Bercetak Maklumbalas Pelanggan kali setahun dan dibentangkan di perpustakaan seluruh
dalam Mesyuarat Kaji Semula Malaysia.
Perpustakaan Pengurusan.
 Laporan Objektif Kualiti 1: Telah diperluaskan dan
2. Borang Kaji Selidik Atas Talian Kaji Selidik Kepuasan digunakan di 38 buah
Pelanggan Memastikan Tahap Kepuasan perpustakaan seluruh
Hati Pelanggan Mencapai Malaysia.
3. Emel Emel Korporat PTAR 90%.
4. Bersemuka  Dibentangkan di dalam Dibentangkan bagi 5 buah
Customer Feedback Mesyuarat Kaji Semula Perpustakaan di UiTM Shah
System (CFS) di Kaunter Pengurusan sebanyak 2 kali Alam.
Perkhidmatan setahun. Telah diperluaskan dan
Laporan dibentangkan di dalam digunakan di 38 buah
Mesyuarat Pengurusan Dalaman perpustakaan seluruh
Perpustakaan pada setiap bulan. Malaysia.
 Laporan Analisa : Memastikan
Tahap Kepuasan Hati
Pelanggan di Kaunter
Perkhidmatan Perpustakaan
Mencapai 95% di sediakan 2
kali setahun, dan
dibentangkan di dalam
Mesyuarat Kaji Semula
Perkhidmatan

K3: 6

Tumpuan Kepada Pelanggan

BIL. SALURAN PENGURUSAN ADUAN PERLUASAN PEMBELAJARAN INTEGRASI

DAN MAKLUMBALAS

Perpustakaan.

 Laporan Suku tahunan

dibentangkan di dalam

Mesyuarat Jabatan

Perkhidmatan Perpustakaan.

 Laporan Khidmat Nasihat dan

Rujukan.

 Dibentangkan di dalam

Mesyuarat Pengurusan

Dalaman sebanyak 2 kali

setahun.

5. Sistem Aduan  E-Aduan Korporat UiTM Laporan Analisa dibentangkan di Dilaksanakan di 38 buah

 Aduan Sistem WILS dalam Mesyuarat Koordinator perpustakaan seluruh Malaysia

secara atas talian Korporat (26 Fakulti, PTJ).

(iSMS)

6. Laman Sosial Media Laman Sosial Media Laporan dibentangkan di dalam Dilaksanakan di 38 buah

(Facebook PTAR, Mesyuarat Pengurusan Dalaman perpustakaan seluruh Malaysia

Facebook Naib Canselor, Perpustakaan.

Blog, Twitter, Instagram)

7. Penilaian Program Borang Penilaian Program Laporan Kelas Kemahiran Dilaksanakan di 38 buah

Pendidikan Pengguna Makluman dibentangkan di dalam perpustakaan seluruh Malaysia

(Kelas Kemahiran Mesyuarat Pengurusan Dalaman

Maklumat,Orientasi dan sebanyak 2 kali setahun.

Taklimat Perpustakaan)

8. Live Chat Chat with PTAR Librarian Laporan Perkhidmatan Rujukan Dilaksanakan di 38 buah

(Live Chat) Maya dibentangkan pada setiap perpustakaan seluruh Malaysia

setiap bulan.

Jadual 3.6: Saluran Pengurusan Aduan dan Maklumbalas (Rujuk Lampiran 1)

Maklumbalas yang diterima dianalisa dan dibincangkan tindakan yang perlu diambil dengan
membuat penyelarasan melalui Mesyuarat Jabatan Perkhidmatan Perpustakaan.

Dalam memastikan maklumbalas daripada Kumpulan Sasar diperolehi, disemak dan dianalisa
secara tepat dan berkesan, PTAR telah mengambil langkah-langkah berikut:

1. Menyemak semula dan menambahbaik saluran aduan serta mekanisma yang berkaitan
seperti kaedah, borang, soal selidik, impak dan sebagainya.

2. Memperbaiki dan menilai semula aspek-aspek PTAR Happiness Index.
3. Memperbaiki sistem penilaian keberkesanan Service Points (Kaunter Perkhidmatan dan

Meja Rujukan).

Nyatakan keberkesanan tindakan tersebut serta nyatakan jika ada inovasi terhasil dari usaha tersebut.

3.7 Inovasi Dari Tindakan Kepada Maklumbalas dan Aduan Pelanggan

Hasil laporan maklumbalas yang diterima daripada kumpulan sasar, PTAR telah mengambil
tindakan penambahbaikan dan telah menghasilkan inovasi yang diseragamkan ke seluruh sistem
Perpustakaan UiTM yang boleh dirujuk di Lampiran 2.

K3: 7

Tumpuan Kepada Pelanggan Lampiran 1

Lampiran 1: Saluran Pengurusan Aduan dan Maklumbalas Emel Korporat PTAR
Borang Aduan Maklumbalas Pelanggan

E-Aduan Korporat UiTM Laman Media Sosial

Customer Feedback System (CFS) Chat with PTAR Librarian (Live Chat)

K3: Lampiran 1

Tumpuan Kepada Pelanggan Lampiran 1

Lampiran 1: Saluran Pengurusan Aduan dan Maklumbalas

Aduan Sistem WILS Secara Atas Talian (iSMS) Borang Penilaian Program Pendidikan Pengguna
(Kelas Kemahiran Maklumat,Orientasi dan
Taklimat Perpustakaan)

K3: Lampiran 1

Tumpuan Kepada Pelanggan

Lampiran 2

Lampiran 2: Penambahbaikan dan Inovasi yang dihasilkan daripada Aduan dan Maklumbalas Pelanggan

TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN KEBERKESANAN INOVASI (RUJUK LAMPIRAN 3)

1. Mewujudkan Sistem Penilaian 1. Pengumpulan data kepuasan hati pelanggan secara atas Customer Feedback System (CFS)
Keberkesanan dan Kepuasan talian semasa memberikan perkhidmatan kepada
Pelanggan terhadap perkhidmatan pelanggan. Chat with Librarian
di Service Points (Perkhidmatan Reference Desk Management System
Kaunter dan Konsultasi Rujukan di 2. Penjanaan laporan secara sistematik dan cepat tanpa
Meja Rujukan) yang menggantikan penggunaan kertas. (RDMS)
sistem konvensional kad smiley di
semua perpustakaan UiTM. 3. Telah diperluaskan dan digunakan di 38 buah PTAR Mobile Apps
perpustakaan seluruh Malaysia. Web Integrated Library System (WILS)
2. Mewujudkan versi terkini dengan
membuat beberapa modifikasi 1. Perkhidmatan khidmat nasihat dan rujukan secara maya E-Wallet
teknikal bagi sistem penyampaian. berkaitan perkhidmatan dan kemudahan perpustakaan
sama ada dari dalam atau luar kampus.
3. Mewujudkan sistem perpustakaan
dan modul-modul perkhidmatan 2. Telah diperluaskan dan digunakan di 38 buah
utama yang bercirikan web dan perpustakaan seluruh Malaysia.
boleh diakses di mana-mana
sahaja. 1. Sistem yang terhasil dari projek Inovasi Kumpulan KIK
PTAR yang telah mencapai kemenangan di peringkat
4. Transaksi bayaran tanpa tunai bagi Antarabangsa.
kutipan hasil denda lewat
perpustakaan 2. RDMS adalah sistem untuk merekod data pelanggan
dan penjanaan laporan analisa yang menggunakan
perkhidmatan rujukan secara bersemuka, telefon dan
live chat secara atas talian.

3. Telah diperluaskan dan digunakan di 38 buah
perpustakaan seluruh Malaysia.

1. Aplikasi mobile Perpustakaan UiTM yang dikenali
sebagai PTAR Mobile Apps. Dibangunkan hasil
Kolaborasi PTAR bersama Pasukan Pembangunan
Aplikasi UiTM Digital Campus telah dilancarkan untuk
pengguna telefon platform iOS.

2. Telah diperluaskan dan digunakan di 38 buah
perpustakaan seluruh Malaysia.

1. Proses semakan data dan rekod pelanggan boleh
diakses 24/7 di mana sahaja berada.

2. Dapat menyelesaikan masalah dan rekod berkaitan
pelanggan dengan cepat dan sistematik.

3. Telah diperluaskan dan digunakan di 38 buah
perpustakaan seluruh Malaysia.

1. Mengurangkan risiko ketirisan dan keselamatan dalam
pengurusan kutipan wang denda di kaunter
perkhidmatan pelanggan perpustakaan.

2. Telah dilaksanakan di 5 buah Perpustakaan UiTM
Kampus Shah Alam.

5. Sebagai satu medium kelas atas 1. Peserta boleh menyertai kelas/kursus yang dianjurkan Massive Open Online Courses
talian (online clasess) yang secara fleksibel (jarak, kos). MOOCs@PTAR
memudahkan pengguna untuk
akses dan memantapkan aspek 2. Telah menghasilkan 5 modul MOOCs@PTAR dan
pembelajaran pelanggan dan diperluaskan serta digunakan di 38 buah perpustakaan
kumpulan sasar seluruh Malaysia.

6. Penggunaan teknologi QR Codes 1. Aplikasi boleh dimuat naik secara percuma dan sangat
mudah digunakan.
bagi menambahbaik penyampaian
2. Penggunaan QR Codes mudah dipamerkan dalam
perkhidmatan PTAR dan bentuk brosur, website dan buku di rak. QR Codes

penyebaran maklumat. 3. Dynamic QR Codes, maklumat boleh ditukar tanpa perlu
ubah imej QR Codes

4. Telah diperluaskan dan digunakan di 38 buah
perpustakaan seluruh Malaysia.

7. Mereka bentuk semula 1. Panduan penggunaan perkhidmatan dan sumber rujukan Library E-Guides:
perpustakaan yang disediakan dalam bentuk elektronik 1. How To Install Endnote
perkhidmatan melalui penyediaan melalui Youtube. 2. How To Install Mendeley
3. How To Find Printed Books
17 modul Library E-Guides bagi 4. How To Find Exam Papers
5. How To Make Online Book Reservation
menyokong pengajaran dan 6. How To Renew Book Online
7. How To Find UiTM Thesis
pembelajaran layan diri dan secara 8. How To Find Article
9. Online Book Recommendation
atas talian. 10. Inter Library Loan
11. My Library Account
12. How To Find eBooks
13. Getting Access to Institutional

Repository
14. Pengurusan Rekod UiTM
15. Information Searching Strategy
16. Pay Per View
17. How To Access Online Database

K3: Lampiran 2

Tumpuan Kepada Pelanggan

Lampiran 3

Lampiran 3: Penambahbaikan dan Inovasi yang dihasilkan daripada Aduan dan Maklumbalas
Pelanggan

Customer Feedback System Live Chat, RDMS dan Mobile Apps

Web Integrated Library System (WILS) E-Wallet

K3: Lampiran 3

Tumpuan Kepada Pelanggan

Lampiran 3

Lampiran 3: Penambahbaikan dan Inovasi yang dihasilkan daripada Aduan dan Maklumbalas
Pelanggan

MOOCS@PTAR QR Codes

Library E-Guides

K3: Lampiran 3

PITALRSrpUAuNsGtaAMRIkLBaAaULULnRiOKAAHh|YTZuIsSNAIuTMsKEAC|||||L PPPPEUejREanPTiRbUaSPvAtTAeUKRKreStAsTuAiaUtNiPTuUTsNteAkBDUL IKriteria 4 : B R AL RAnZAoaKklUoawiTgATaMniMAAM| K|JPaAAUb|UaARt|aPNAPnPTEPTMReAUr| kPANhKREiLdJAmA| PUaBYStTDaSi|nUTIAPALeMArM|puUBsItNnAi| PPP| R Y f oFvCReCark|saPaiTnAtiR||LTPJaUPeRbNkAaCTtAnaZAKnAoPPERlKeRomDg|AbUNaiPAnMiEg| PTuRTAnAPMaRRnUPASSUu|NmMCPbAeKArAPLLAAM | P

PENGUKURAN, ANALISIS
& PENGURUSAN
PENGETAHUAN
ERPUYSSTeIrAKpAuAs|AtTNaTkUAHAaOKanSinRPAI|vTAJAeaLUrNbSisaEitTLatTAinUYAPTNMNeeGm|A|kbPBaEnnRDPoPglUuUTSnoTaAAgnKiPAeAMNAHOSr A L

Pengukuran, Analisis dan Pengurusan Pengetahuan

4.0 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENGURUSAN PENGETAHUAN

Nyatakan apakah ukuran yang digunakan untuk mengukur pencapaian bidang tumpuan pilihan.

4.1 Ukuran Data

Ukuran data Perpustakaan UiTM yang digunakan merangkumi data:
 Pengurusan
 Perkhidmatan
 Pembangunan Bahan
 Repositori Institusi
 Arkib universiti

Data-data ini telah diserahkan (perluasan dan perkongsian bersama di peringkat Kebangsaan)
kepada Perpustakaan Negara Malaysia pada setiap tahun. Antara data tersebut adalah seperti data
perjawatan, koleksi buku, pengunjung, pinjaman, perkhidmatan dan ILL seperti terkandung di dalam
buku Perangkaan Perpustakaan di Malaysia.

Selain daripada itu terdapat data-data strategik ini juga diaudit dan disahkan di peringkat
Kementerian, iaitu penyerahan data MyRA di bawah Section I2 – Library Facilities. Data dan

maklumat Perpustakaan UiTM juga digunakan untuk keperluan:

1. Perancangan Strategik PTAR 2016-2020
2. Key Performance Indicator (KPI, PI)
3. Badan Akreditasi dan Badan Profesional (Kebangsaan dan Antarabangsa)
4. Aduan Maklumbalas Pelanggan
5. Projek Transformasi UiTM
6. Pusat Perancangan Strategik Maklumat UiTM
7. PTJ UiTM (Jabatan / Fakulti)

Nyatakan apakah data-data dan kaedah/metodologi yang digunakan untuk membuat penilaian, kekerapan data dikumpulkan dan
dianalisa.

4.2 Jenis-jenis Data

Data-data yang digunakan untuk membuat penilaian, kekerapan data dikumpulkan dan dianalisa.

Data-data strategik ini dikumpul dan dianalisa secara berkala (bulanan) bagi memastikan laporan
penuh dihasilkan pada penghujung tahun seperti berikut :

JABATAN DATA DIKUMPUL KEKERAPAN DATA DATA DI ANALISA
Pengurusan Perpustakaan DIKUMPUL
 Data Perjawatan PUiTM Shah Setiap bulan 1. Data dianalisa mengikut
Alam/Selangor/UiTM Kampus bulanan, sukuan, tahunan,
Cawangan kampus perpustakaan.

 Data MyRA 2. Sistem EIS digunakan untuk
 Data Audit Dalam Perpustakaan memuatnaik dan mengemaskini
 Data Audit Akreditasi kemajuan aktiviti projek.
 Data Pelawat Ke Perpustakaan UiTM

Dalam /Luar Negara
 Data Promosi Perpustakaan UiTM

Shah Alam/Selangor/ Kampus
Cawangan
 Data Penerbitan Perpustakaan
 Data Perbelanjaan

K4: 1

Pengukuran, Analisis dan Pengurusan Pengetahuan

JABATAN DATA DIKUMPUL KEKERAPAN DATA DATA DI ANALISA
Pembangunan Bahan DIKUMPUL
Perpustakaan  Data Jumlah Kelulusan Cadangan Setiap bulan 1. Data dianalisa mengikut
Mengikut Fakulti
Perkhidmatan bulanan, sukuan, tahunan,
Perpustakaan  Data Jumlah Pesanan Mengikut Fakulti
 Data Jumlah Penerimaan Bahan Baru kampus perpustakaan.
Pembangunan Repositori  Data Perolehan Bahan (Release for
Institusi Universiti 2. Sistem EIS digunakan untuk
Circulation)
Arkib Universiti  Data Bahan-bahan Sumber Elektronik memuatnaik dan
 Data Jurnal Bercetak
 Data Penggunaan Pangkalan Data Atas mengemaskini kemajuan

Talian aktiviti projek.
 Data Penggunaan Pangkalan Data Atas
Setiap bulan 1. Data dianalisa mengikut
Talian Setiap bulan
 Data High Usage Emerald Ranking bulanan, sukuan, tahunan,
 Data Penggunaan eBooks
 Data Rekod Bibliografik RDA kampus perpustakaan.
 Data Pengunjung Perpustakaan
 Data Penggunaan Portal Perpustakaan 2. Sistem EIS digunakan untuk
 Data Penggunaan Portal Perpustakaan
memuatnaik dan
UiTM Cawangan
 Data Konsultasi Akademik mengemaskini kemajuan
 Data Pinjaman Buku Mengikut Fakulti
 Data Ahli Perpustakaan UiTM aktiviti projek.

Cawangan/Shah Alam/Selangor 1. Data dianalisa mengikut
 Data Bahan Bercetak dan Bukan Bercetak
 Data Penerimaan Koleksi Bahan Harta bulanan, sukuan, tahunan,

Intelek kampus perpustakaan.
 Data Penggunaan Tesis
 Bilangan Koleksi Bahan Digital 2. Sistem EIS digunakan untuk
 Data Bahan Digital Yang Dimuatnaik Dalam
memuatnaik dan
UiTM Institutional Repository
 Data Penggunaan Bahan Digital mengemaskini kemajuan
 Data Peratusan Pemilikan Bahan Silibus
aktiviti projek.
UiTM Mengikut Kampus
 Data Peratusan Pemilikan Bahan Silibus Setiap bulan 1. Data dianalisa mengikut

UiTM Mengikut Fakulti bulanan, sukuan, tahunan,
 Data Penilaian Rekod UiTM Shah Alam
 Data Permohonan Pelupusan Rekod Dari kampus perpustakaan.

PTJ 2. Sistem EIS digunakan untuk
 Data Penjilidan Bahan Mengikut Jenis
 Data Pendigitalan Bahan Mengikut Jenis memuatnaik dan
 Data Khidmat Rujukan / Konsultansi
 Data Pinjaman Bahan Arkib Mengikut mengemaskini kemajuan

Kategori aktiviti projek.

Jadual 4.2 (a) : Data yang digunakan untuk penilaian

Hasil data-data yang dikumpul dan dianalisa digunakan bagi menghasilkan laporan berikut :

BIL. PENILAIAN DATA KEKERAPAN
1. Laporan Perangkaan Perpustakaan Tun Abdul Razak untuk Perpustakaan Negara Malaysia 1 kali setahun
1 kali setahun
2. Audit MyRA Seksyen I2 : Library Facilities oleh Kementerian Pendidikan Malaysia 2 kali setahun

3. Laporan Objektif Kualiti 1: 2 kali setahun
Memastikan tahap kepuasan hati pelanggan mencapai sekurang-kurang 95%
2 kali setahun
4. Laporan Objektif Kualiti 2:
Memastikan jumlah pengunjung fizikal Perpustakaan UiTM tidak kurang dari 4 juta orang setahun 2 kali setahun
2 kali setahun
Laporan Objektif Kualiti 3: 2 kali setahun
2 kali setahun
5. Memastikan jumlah pengunjung laman sesawang Perpustakaan UiTM mencapai sekurang-kurangnya 50 2 kali setahun
2 kali setahun
juta hits setahun 2 kali setahun

6. Laporan Objektif Kualiti 4:
Memastikan penyediaan bahan silibus mencapai 100% menjelang tahun 2018

7. Laporan Objektif Kualiti 5:
Memastikan 100% staf mendapat sekurang-kurangnya 42 jam latihan setahun

8. Laporan Pencapaian KPI PTAR

9. Laporan Pencapaian Perancangan Strategik PTAR

10. Laporan Pencapaian Projek Inisiatif PTAR

11. Laporan Penemuan Hasil Audit Dalam

12. Laporan Aduan dan Maklumbalas Pelanggan

K4: 2

Pengukuran, Analisis dan Pengurusan Pengetahuan

BIL. PENILAIAN DATA KEKERAPAN
13. Laporan Piagam Pelanggan 2 kali setahun
14. Laporan Penilaian Pembekal 2 kali setahun
2 kali setahun
15. Laporan Pemulihan Bencana (Back Up System)
2 kali setahun
16. Laporan Orientasi Perpustakaan 2 kali setahun
2 kali setahun
17. Laporan Kelas Kemahiran Maklumat 2 kali setahun
18. Laporan Perkhidmatan Maklumat Melalui Sembang Maya (Chat With Librarian) 2 kali setahun
19. Laporan Analisa Pilih Buang / Pelupusan Bahan Bacaan 2 kali setahun
20. Laporan Prestasi Pembekal 2 kali setahun
2 kali setahun
21. Laporan Analisa Bahan Bermasalah 2 kali setahun
2 kali setahun
22. Laporan Analisa Kawalan Kualiti Bahan Setiap 3 bulan
23. Laporan Penilaian Pembekal PDAT Setiap 3 bulan
24. Laporan Pencapaian KPI 1 kali setahun
25. Laporan Statistik Penggunaan PDAT 1 kali setahun
26. Pelaporan Pencapaian KPI PTAR 1 kali setahun
27. Pelaporan Pencapaian Projek Inisiatif PTAR 1 kali setahun
1 kali setahun
28. Laporan Jawatankuasa Perkhidmatan Perpustakaan

29. Laporan Jawatankuasa Pembangunan Bahan Perpustakaan
30. Laporan Jawatankuasa Pengurusan Perpustakaan
31. Laporan Jawatankuasa Repositori Institusi Universiti
32. Laporan Jawatankuasa Majlis Risiko Universiti

Jadual 4.2 (b): Laporan Hasil Analisa

Nyatakan bagaimana hasil penganalisaan data digunakan untuk penambahbaikan prestasi bidang tumpuan pilihan jabatan dengan
perkongsian maklumat, penambahbaikan berterusan dan inovasi.

4.3 Penganalisaan Data Digunakan untuk Penambahbaikan Prestasi Jabatan

4.3.1 Hasil Penganalisaan Data Digunakan Untuk Penambahbaikan Prestasi Jabatan
menggunakan platform berikut:

Hasil pembentangan dan perkongsian data tersebut telah dapat membantu PTAR di dalam
membuat penambahbaikan dan inovasi. Hasil analisa data yang dibuat telah dibentangkan di
peringkat Dalam Universiti dan Luar Universiti seperti berikut:

BIL. PLATFORM PEMBENTANGAN HASIL DAPATAN DATA

A. Peringkat Dalam Universiti

1. Peringkat EKSEKUTIF

a. Jawatankuasa Induk Perpustakaan (JKIP)
b. Jawatankuasa Induk Pengurusan Bencana Universiti
2. Peringkat PENGURUSAN & PENGOPERASIAN
a. Jawatankuasa Eksekutif PTAR
b. Pengurusan Dalaman PTAR
c. Kaji Semula Pengurusan (MKSP)
d. Pengurusan Kanan PUiTM
e. Jawatakuasa Kewangan PTAR
f. Jawatankuasa Program Transformasi Bersama Pengarah Peneraju TNC Penyelidikan & Inovasi
g. Jawatankuasa Kaji Semula Pengurusan

B. Peringkat Luar Universiti

1. Peringkat Kebangsaan

a. Jawatankuasa Perangkaan Perpustakaan Negara Malaysia

b. Jawatankuasa Ketua Pustakawan Universiti Awam
2. Peringkat Kementerian

a. Audit MyRA Section I2 – Library Facilities

K4: 3

Pengukuran, Analisis dan Pengurusan Pengetahuan

4.3.2 Penambahbaikan Berterusan dan Inovasi

Berdasarkan kepada pengukuran prestasi dan analisa perancangan strategik yang dibuat PTAR
telah berjaya membuat penambahbaikan berterusan dan inovasi melalui data analisa seperti Rajah
4.3.2:

BIL. PERKARA PENAMBAIKAN DAN INOVASI PERUBAHAN SELEPAS
1. Data penggunaan PDDT
1. Mewujudkan satu sistem yang boleh menjana PENAMBAHBAIKAN
2. Data denda perpustakaan penggunaan Pangkalan Data dengan tepat tanpa
bergantung kepada data dari pembekal 1. Pengurusan PTAR dan Jawatankuasa
3. Data penggunaan
perkhidmatan rujukan 1. Menambah baik proses pengurusan denda dapat menyediakan penggunaan data
penyelidikan perpustakaan dengan menyalurkan maklumat
denda pada bil penjanaan Bendahari Pangkalan Data yang tepat bagi yang
4. Data penggunaan
perkhidmatan di meja 2. Mewujudkan Mobile Apps PTAR dan pengguna memenuhi Return On Investment
konsultasi Perpustakaan boleh membuat semakan denda Perpustakaan
sebenar
5. Data kepuasan pelanggan 1. Menyediakan perkhidmatan khusus kepada
pelajar PHD dengan kerjasama dari Fakulti 1. Pengguna Perpustakaan boleh
6. Data kehadiran KKM
2. Menyediakan ruang khas Room Writing Research membayar denda perpustakaan hanya
7. Data penggunaan Portal (RWR)
melalui satu (1) bil penjanaan UiTM
3. Mewujudkan zon rujukan khas penggunaan
eResources 2. Pengguna perpustakaan boleh

1. Menggunakan komunikasi secara maya melalui mengetahui maklumat denda pada
Live Chat Librarian
peranti mudah alih
Menggunakan Customer Feedback System bagi
pengukuran tahap kepuasan pelanggan 1. Penumpuan khusus perkhidmatan

Mewujudkan modul online guide bagi membantu Perpustakaan kepada pelajar pasca
pengguna mendapatkan penggunaan perkhidmatan
Perpustakaan siswazah
Merekabentuk semula Portal Perpustakaan
2. Pengguna perpustakaan boleh

mendapatkan bahan rujukan dengan

lebih cepat tanpa perlu login

1. Pengguna dapat membuat sebarang

pertanyaan secara online tanpa perlu ke

kaunter rujukan

Pengurusan PTAR dapat mengetahui dengan

cepat tahap kepuasan pelanggan tentang

perkhidmatan di Perpustakaan

Pengguna Perpustakaan boleh mendapatkan

17 maklumat modul online guides

perkhidmatan Perpustakaan

Penambahan tahap penggunaan portal

Perpustakaan sebanyak 4,323,967 pages

Jadual 4.3.2 : Penambaikan dan Inovasi PTAR

4.3.3 Perkongsian Maklumat

Bagi Perpustakaan UiTM yang menguruskan tiga puluh lapan (38) buah Perpustakaan, kesemua
data diuruskan dengan menggunakan sistem Executive Information System (EIS). Sistem ini telah
menjadi tanda aras kepada Perpustakaan Akademik di Malaysia untuk bagaimana perkongsian
maklumat dikongsikan dan apakah ukuran data yang digunakan. Pada tahun 2017, PTAR telah
menjadi tuan rumah untuk Bengkel Keserakanan dan Kesepunyaan Bidang Data dan Maklumat
untuk seluruh dua puluh (20) buah Universiti Awam (Lampiran 1).

Daripada keseluruhan data-data strategik Perpustakaan, terdapat satu (1) data utama iaitu data
rekod bibliografik Perpustakaan UiTM telah disalur dan dikongsikan di peringkat Antarabangsa iaitu
pangkalan data bibliografik terbesar dunia iaitu WorldCat. Pangkalan data WorldCat ini dikendalikan
oleh Online Computer Library Centre (OCLC) (Lampiran 1).

K4: 4

Pengukuran, Analisis dan Pengurusan Pengetahuan

Lampiran 1

Lampiran 1: Bengkel Keserakanan dan Kesepunyaan Bidang Data dan Maklumat untuk seluruh 20buah
Universiti Awam

Lampiran 1: Pangkalan Data WorldCat

K4: Lampiran 1

PITALRSrpUAuNsGtaAMRIkLBaAaULULnRiOKAAHh|YTZuIsSNAIuTMsKEAC|||||L PPPPEUejREanPTiRbUaSPvAtTAeUKRKreStAsTuAiaUtNiPTuUTsNteAkBDUL IKriteria 5 : B R AL RAnZAoaKklUoawiTgATaMniMAAM| K|JPaAAUb|UaARt|aPNAPnPTEPTMReAUr| kPANhKREiLdJAmA| PUaBYStTDaSi|nUTIAPALeMArM|puUBsItNnAi| PPP| R Y f oFvCReCark|saPaiTnAtiR||LTPJaUPeRbNkAaCTtAnaZAKnAoPPERlKeRomDg|AbUNaiPAnMiEg| PTuRTAnAPMaRRnUPASSUu|NmMCPbAeKArAPLLAAM | P

TUMPUAN KEPADA
SUMBER MANUSIA
ERPUYSSTeIrAKpAuAs|AtTNaTkUAHAaOKanSinRPAI|vTAJAeaLUrNbSisaEitTLatTAinUYAPTNMNeeGm|A|kbPBaEnnRDPoPglUuUTSnoTaAAgnKiPAeAMNAHOSr A L

Tumpuan Kepada Sumber Manusia

5.0 TUMPUAN KEPADA SUMBER MANUSIA

Nyatakan kaedah pengurusan sumber manusia untuk menjayakan bidang tumpuan pilihan.

5.1 Kaedah Pengurusan Sumber Manusia

Pengurusan PTAR sentiasa komited meletakkan keutamaan bagi memastikan kejayaan terhadap
5 bidang tumpuan iaitu Perkhidmatan Perpustakaan, Perkhidmatan Maya/Digital, Perkhidmatan
Arkib, Pembangunan Bahan dan Kemudahan Fizikal Perpustakaan. Dengan jumlah staf seramai
183 orang iaitu 52 orang staf Pengurusan dan Profesional serta 131 orang staf Pelaksana di PTAR
Shah Alam telah membawa kepada hasil dan impak yang tinggi kepada pelanggan perpustakaan.
Penurunan kuasa oleh Ketua Pustakawan kepada Ketua Jabatan dan Ketua Bahagian bagi
melaksana dan memantau secara berkesan ke atas bidang tumpuan tersebut merupakan antara
faktor kejayaan PTAR. Prestasi setiap projek atau tugasan akan dipantau oleh Ketua Jabatan
dan Ketua Bahagian melalui pencapaian Objektif Kualiti dan pencapaian Prestasi Strategik PTAR.
Manakala, pencapaian dan hasil kemajuan keseluruhan bagi setiap bidang tumpuan akan
dilaporkan terus kepada Ketua Pustakawan samada secara mingguan, bulanan dan suku tahunan
(quarterly) melalui sesi perbincangan khas dan mesyuarat dalaman.

Kaedah pengurusan sumber manusia dilaksanakan mengikut pendekatan yang berikut:

Rajah 5.1 : Pendekatan Pengurusan Sumber Manusia di Perpustakaan Tun Abdul Razak

Perkara Tindakan/Impak
1. Perancangan Hala
 Ketua Pustakawan memberi dan memperjelaskan hala tuju perpustakaan kepada sumber manusia di seluruh sistem PUiTM
tuju
Pembangunan bagi memastikan apa sebenarnya ingin dilakukan dan dicapai ke atas bidang tumpuan.
dan Perkhidmatan
 Dalam hal ini, PTAR meletakkan Amanat Kementerian Pengajian Tinggi, Amanat Naib Canselor dan Amanat Ketua
2. Penyelarasan dan
pengorganisasian Pustakawan sebagai agenda utama pada setiap tahun.
sumber
 PTAR memfokuskan pemerkasaan kepimpinan selari dengan Amanat Kementeria Pendidikan Malaysia berkaitan dengan
kompetensi kepimpinan dan amanat Naib Canselor berkaitan dengan “Minda Emas”.

 Dengan itu, perpustakaan memperkasakan kepimpinan dan bakat melalui inisiatif berikut:
o Penyediaan skill set untuk semua staf agar berada di tahap yang baik.
o Penyediaan Pelan penggantian kepimpinan (Succession Planning)

o Job attachment di mana staf akan dihantar ke organisasi luar bagi memenuhi kompetensi kepimpinan staf berada di

tahap profesional.

 PTAR juga telah membuat pemetaan antara Agenda perpustakaan UiTM dengan 10 lonjakan kecemerlangan Pelan

Pembangunan Pendidikan Malaysia (Pengajian Tinggi) dan Agenda Utama Universiti. Pemetaan ini penting dalam memastikan

perancangan adalah selari dengan agenda peringkat negara, Kementerian dan Universiti supaya dapat memenuhi aspirasi

pendidikan tinggi negara.

 Pihak Pengurusan membahagikan tugas dan tanggungjawab berdasarkan core business sesebuah Jabatan/Bahagian

serta kepakaran dan kemahiran terhadap sumber manusia yang terlibat.

Bidang tumpuan Tanggungjawab

Perkhidmatan Perpustakaan / Perkhidmatan Maya Jabatan Perkhidmatan Perpustakaan

Pembangunan Bahan Jabatan Pembangunan Bahan Perpustakaan

Perkhidmatan Arkib Jabatan Arkib Universiti
Kemudahan Fizikal Perpustakaan
o Jabatan Pengurusan Perpustakaan
o Jabatan Perkhidmatan Perpustakaan

 Pihak Jabatan/Bahagian melibatsamakan staf kumpulan Sokongan dan kumpulan Pengurusan & Professional.

 Di samping itu, pihak Pengurusan juga sentiasa memberikan sokongan moral dan keyakinan kepada staf serta mengakui

kebolehan staf dalam menjalankan tugas mereka.

 Ini telah mewujudkan hubungan dua hala antara pihak pengurusan dan staf.

K5: 1

Tumpuan Kepada Sumber Manusia

Perkara Tindakan/Impak
3. Latihan dan
 Pengurusan Sumber Manusia berperanan merancang dan menyusun program dan latihan kepada semua staf untuk
Pembangunan mempertingkatkan prestasi kerja yang cekap dan berkesan untuk mencapai matlamat dan hala tuju PTAR.

 Staf berpeluang menyertai latihan umum, fungsional dan ICT serta menghadiri program professional dan lain-lain program
pembangunan sama ada anjuran ILD UiTM, PTAR dan organisasi luar seperti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) dan
Arkib Negara Malaysia (ANM).

 Staf juga dihantar menjalani latihan sangkut (Job Attachment) di organisasi luar sebagai nilai tambah untuk
memperkukuhkan bakat dan kompetensi individu.

Lokasi Tempoh Bidang latihan

Arkib Negara Malaysia 17-28 April 2017 Pengurusan Rekod dan Arkib
CMT Hub UiTM 11-14 Julai 2017 Rekaan Grafik (Adobe Illustrator)
18-21 Julai 2017

 Pada tahun 2017, kesemua staf PTAR yang berjumlah 183 orang (100%) telah berjaya mencapai 42 jam latihan
sebagaimana yang termaktub di dalam Pekeliling Naib Canselor UiTM Bil. 1/2010 bertarikh 21 Januari 2010.

Kategori Staf Jumlah Pencapaian Peratus
keseluruhan Jumlah staf 100%
Pengurusan dan Profesional 100%
Pelaksana 52 orang 52 orang
131 orang 131 orang

4. Budaya Kerja  PTAR mengamalkan Budaya Kerja Berpasukan yang mana Ketua Pustakawan sangat komited dan berperanan sebagai
Berpasukan
Penasihat/Pengerusi dalam pelbagai aktiviti dan program dalaman dan luaran PTAR. Manakala Ketua Jabatan dan Bahagian
5. Pengurusan
Prestasi dan bertindak sebagai fasilitator dan pakar rujuk terhadap proses kerja/ bidang tumpuan di sesuatu Jabatan/Bahagian.
Pemantauan
Kemajuan Projek  Untuk menjayakan bidang tumpuan, beberapa Jawatankuasa ditubuhkan melibatkan kumpulan pengurusan sehingga

pelaksana. Contohnya Jawatankuasa Mereka Bentuk Perpustakaan Digital yang dipengerusikan oleh Ketua Pustakawan dan

ahlinya adalah terdiri daripada pelbagai peringkat jawatan.

PTAR menggunakan sistem Pengurusan prestasi meliputi 2 perkara berikut:

1. Perancangan Prestasi

 Perbincangan perancangan prestasi dilakukan pada permulaan penetapan projek bagi bidang tumpuan masing-masing.

Pihak Pengurusan menetapkan KPI dan sasaran dan ianya disampaikan kepada seluruh staf melalui Ketua

Jabatan/Ketua Bahagian.

2. Penilaian Prestasi

 Pemantauan prestasi dilakukan oleh setiap Ketua Jabatan dan Ketua Bahagian. Kemajuan dan status projek dilaporkan

melalui mesyuarat dalaman PTAR yang dijalankan secara berkala atau melalui sesi pembentangan laporan kemajuan

pencapaian Perancangan Strategik dan KPI Perpustakaan.

 PTAR telah menetapkan tatacara mesyuarat sendiri untuk memastikan semua perancangan dibincangkan di dalam

agenda mesyuarat dan meliputi semua peringkat daripada kumpulan pengurusan sehingga kepada kumpulan sokongan.

Jenis Mesyuarat Kekerapan

Mesyuarat Pengurusan Eksekutif (MPE) Setiap minggu
Mesyuarat Pengurusan Dalaman (MPD) Setiap bulan
Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan (MKSP) 2 kali setahun
Mesyuarat Pengurusan Kanan (MPK) 4 kali setahun
Mesyuarat Jawatankuasa Induk Perpustakaan (JKIP) 2 kali setahun
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Perpustakaan 4 kali setahun
Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan Bahan Perpustakaan 4 kali setahun
Mesyuarat Jawatankuasa Perkhidmatan Perpustakaan 4 kali setahun
Mesyuarat Jawatankuasa Repositori Institusi Universiti 4 kali setahun

Jadual 5.1 : Pendekatan Pengurusan Sumber Manusia di Perpustakaan Tun Abdul Razak
Nyatakan bagaimana pengurusan mengoptimakan kepakaran dan pengalaman sumber manusia bagi menjayakan bidang tumpuan.

5.2 Pengurusan Kepakaran dan Pengalaman Sumber Manusia

Untuk mengoptimakan kepakaran dan pengalaman sumber manusia, PTAR terlebih dahulu
mengenalpasti potensi dan bakat staf di setiap peringkat gred jawatan. Bagi tujuan tersebut, PTAR
juga telah menyediakan profil staf bagi semua pegawai di gred 41 ke atas bagi mengenalpasti
pengalaman, kepakaran dan kelayakan mereka.

INISIATIF PENDEKATAN KEPERLUAN IMPAK
PEMBELAJARAN
1. Kumpulan Pakar / i. Pelantikan Auditor Dalam (30  Peningkatan kompetensi dan
Kelayakan orang)  Menjadikan staf lebih memenuhi keperluan universiti
Professional berakauntabiliti dan
ii. Pelantikan Auditor Korporat berintegriti serta  Kepercayaan organisasi/Jabatan luar
(2 orang) berkelayakan kepada Pegawai PTAR.
untuk melaksanakan tugas
iii. Lead Assessor ISO 9001:2008 secara professional.  Mewujudkan Profiling Pegawai PTAR.
(3 orang)  Pelaksanaan di peringkat PTJ

iv. Lead Assessor ISO 9001:2015
(1 orang)

K5: 2

Tumpuan Kepada Sumber Manusia

INISIATIF PENDEKATAN KEPERLUAN IMPAK
v. Kumpulan Inovatif dan Kreatif
2. Penglibatan PEMBELAJARAN  Perkhidmatan perpustakaan telah
Pegawai (KIK). mencapai IR 4.0
perpustakaan  Kumpulan KIK OnePro  Menggalakkan staf secara 1. Kumpulan KIK OnePro
sebagai  Kumpulan KIK i-Team  Peringkat Antabangsa: International
Penceramah/  Kumpulan KIK i-Clique berkumpulan menjana idea- Convention On Quality Concept
Fasilitator Circle (ICQCC), Okada, Manila,
vi. Penglibatan (9 orang) Pegawai di idea kreatif dan inovatif Philippines.
dalam Kumpulan Fokus Universiti 2. Kumpulan KIK i-Team
Awam mengikut Bidang [Special dalam menambahbaik atau  Peringkat kebangsaan: Annual
Interest Group : Productivity and Innovation
 Kejuruteraan dan Senibina menyelesaikan masalah Conference Exposition (APIC),
 Undang-Undang Genting International Convention
 Perubatan pada proses atau Centre (GICC).
 Penyelidikan 3. Kumpulan KIK i-Clique
 Sistem (MySyL) penghasilan kerja.  Peringkat universiti: KIK Zon
 Pengkatalogan dan Metadata Tengah, UiTM
 Perolehan  Mengetengahkan bakat dan
 Perkongsian Maklumat Jaringan kolaborasi dengan:
 Islam meningkatkan keyakinan  20 Universiti Awam
 Pusat Sitasi Malaysia, Jabatan
vii. Mewujudkan jawatankuasa khas diri, membudayakan kerja Pendidikan Tinggi.
yang menggabungkan kemahiran
dan kepakaran staf Pengurusan & berpasukan, membina
Profesional dan Pelaksana bagi
menghasilkan 17 Modul dalam keupayaan menganalisa
Projek Merekabentuk
Perpustakaan Digital. punca sesuatu masalah.

i. Lantikan sebagai penceramah di  Menjadikan staf lebih
peringkat universiti dan organisasi professional dan
luar UiTM. berpengetahuan dalam
sesuatu bidang khusus.
ii. Lantikan sebagai Fasilitator Bidang
ICT (KIK).  Mempelbagaikan skill set
dan kompetensi staf.

 Memantapkan kemahiran
kepimpinan.

Modul yang dihasilkan dapat  Telah memenuhi keperluan Massive
memberi impak pembelajaran,
pengajaran dan penyelidikan Online Open Classes (MOOCs)
kepada pelajar, staf dan pihak
berkepentingan (stakeholders)  Digunakan secara global.
dan digunapakai secara global.
 PTAR telah berjaya menyediakan

sebanyak 17 Library e-Guides

pembelajaran dan perkhidmatan

perpustakaan secara maya yang

dapat memantapkan lagi

penyampaian perkhidmatan sekaligus

memberi ketampakkan perpustakaan

secara maya.

 Keterlibatan pegawai  Pengiktirafan dan kepercayaan pihak
perpustakaan dalam aktiviti
latihan di peringkat luar kepada pegawai PTAR sebagai
universiti.
pakar rujuk.
 Memantapkan dan
meningkatkan kebolehan,  Peringkat universiti (Program
keupayaan dan kemahiran di
kalangan staf. Transformasi Minda ILD)

 Panel penilai KIK di Jabatan

Pendaftaran Negara dan KEMAS

 Penceramah Kursus KIK di USIM

Jadual 5.2 : Pengurusan Kepakaran dan Pengalaman Sumber Manusia

Selain itu, PTAR juga telah melaksanakan audit proses kerja dan semakan semula terhadap fungsi,
tugas dan tanggungjawab staf bagi pengawalan sumber manusia dan memastikan potensi bakat
staf dapat dioptimumkan sebaiknya. Penggunaan sistem WILS banyak menyumbang kepada
penjimatan masa dan kos dalam sesuatu proses kerja pada sesebuah Jabatan. Manakala,
penstrukturan semula organisasi yang dilaksanakan adalah tepat dan merupakan satu kaedah
strategik bagi meletakkan seseorang pada tempatnya atau “the right person for the right job”.

Nyatakan apakah tahap kepuasan hati dan keluhan sumber manusia terhadap persekitaran dan sistem kerja sekarang.

5.3 Tahap Kepuasan Hati Sumber Manusia

PTAR amat mementingkan keselesaan di kalangan staf perpustakaan. Oleh itu, PTAR sentiasa
berusaha untuk menyediakan persekitaran dan sistem kerja yang kondusif agar potensi staf dapat
dimaksimakan. Beberapa mekanisme digunakan oleh PTAR dalam mengenalpasti keluhan serta
mengetahui tahap kepuasan hati sumber manusia iaitu seperti berikut:

K5: 3

Tumpuan Kepada Sumber Manusia

5.3.1 Sesi Perbincangan bersama Ketua Jabatan dan Ketua Bahagian

PTAR juga mendapatkan maklumbalas kepuasan hati staf melalui sesi perbincangan/mesyuarat
staf bersama Ketua Jabatan/Bahagian seperti berikut:

AKTIVITI PENDEKATAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN IMPAK
Sesi Perbincangan Ketua Jabatan/Ketua Bahagian mendapat input
staf dengan Ketua melalui sesi perbincangan ataupun mesyuarat di  Maklumbalas yang diberikan oleh staf dinilai  Meningkatkan kompetensi
Jabatan/Ketua dalam Jabatan/Bahagian mengenai bebanan dan diambilkira dalam menambahbaik sistem staf
Bahagian tugas staf kerja dalaman.
 Memenuhi Attitude, Skill and
Sesi Khas Pegawai Perjumpaan Pegawai P&P PUiTM dengan  Menilai dan menstruktur semula Knowledge (ASK)
P&P Bersama dengan Pengurusan PTAR telah dilaksanakn di ILD, Jabatan/Bahagian supaya lebih dinamik dan
Pengurusan PTAR Bandar Enstek pada 25 September 2018. efisyen.  Dilaksanakan di peringkat
PUiTM
 Maklumbalas yang diberikan oleh pegawai
dapat dijawab secara terus dan telus sekaligus
membuktikan pengurusan mengamalkan
pengurusan secara terbuka.

Jadual 5.3.1 : Pendekatan Melalui Sesi Perbincangan

5.3.2 Aduan Staf melalui Sistem e-aduan Fasiliti (Mekanikal, Elektrikal dan Awam)

Bahagian Pembangunan dan Fasiliti PTAR bertanggungjawab ke atas aduan yang berkaitan dengan
persekitaran kerja sama ada aduan dan baik pulih mekanikal, elektrikal dan awam.

Jadual di bawah adalah rekod aduan yang telah dapat diselesaikan sepenuhnya melalui sistem e-
aduan Fasiliti dan ini telah memberikan kepuasan yang tinggi kepada staf.

BIL. JENIS BILANGAN ADUAN ADUAN SELESAI ADUAN SELESAI (%)
1. Awam 61 61 100%
2. Mekanikal 22 22 100%
3. Elektrikal 31 31 100%
JUMLAH 114 114 100%

Jadual 5.3.2 : Aduan Staf (Fasiliti)

5.3.3 Aduan sistem kerja melalui iSMS

Sistem iSMS digunakan secara menyeluruh di Perpustakaan UiTM bagi mendapatkan input
mengenai sistem kerja yang menggunakan sistem WILS. Sebanyak 1,533 aduan telah diterima
pada tahun 2017 berkaitan dengan penggunaan sistem WILS dalam proses kerja yang melibatkan
10 modul iaitu Circulation, Cataloging, Acquisition, OPAC, Serials, Administration, Vendor,
Dean/Approval Portal, articles dan eBook. Kesemua aduan telah berjaya diambil tindakan dan
diselesaikan oleh bahagian yang terlibat dan memberi kepuasan kepada staf.

5.3.4 Aduan melalui Borang Aduan dan Maklumbalas Pelanggan (AMP)

PTAR turut menggunapakai borang AMP bagi mengumpul dan menyelaras semua aduan yang
dibuat oleh staf perpustakaan. Pada tahun 2017 tiada sebarang aduan yang dilaporkan staf.

5.3.5 Pusingan Kerja

Untuk meningkatkan tahap kepuasan staf, Pengurusan PTAR melaksanakan pusingan kerja staf
setiap lima (5) tahun sekali untuk memberi peluang kepada semua pegawai mendapat
pendedahan kerja yang sesuai dalam semua bidang kerja utama di Jabatan. Ia juga bertujuan
memberikan kepuasan kerja kepada individu kerana adanya program pembangunan kerjaya yang
terancang dan sistematik yang akan memberi manfaat tambah nilai kepada dirinya sendiri.

Penempatan Staf 2015 2016 2017 Jumlah
Pertukaran dalaman Staf (Jabatan/Bahagian/ Perpustakaan Fakulti) 44 orang 17 orang 49 orang 110 orang

Jadual 5.3.5 : Jumlah Pertukaran Staf Dalaman

K5: 4

Tumpuan Kepada Sumber Manusia

5.3.6 Kaji Selidik Tahap Kepuasan Hati Staf PUiTM

PTAR akan menjalankan Kaji Selidik Tahap Kepuasan Staf bagi mengetahui tahap kepuasan hati
dan keluhan sumber manusia terhadap persekitaran dan sistem kerja sekarang. Kajian yang
dijalankan akan dapat mengenalpasti faktor yang perlu diberi perhatian dalam memberikan suasana
bekerja yang kondusif agar perkhidmatan yang diberikan oleh staf kepada pelanggan adalah
cemerlang dan berkualiti.

Nyatakan tindakan yang diambil bagi memastikan persekitaran kerja dan sistem kerja yang kondusif.

5.4 Persekitaran Kerja dan Sistem Kerja Kondusif

Bagi mewujudkan persekitaran dan sistem kerja yang kondusif, PTAR mengambil kira dua (2) aspek
utama iaitu:-

5.4.1 Sistem Kerja Yang Berstruktur IMPAK

AKTIVITI  Mengoptimumkan tugas dan tanggungjawab staf.
1. Pemurnian proses kerja sedia ada menjadi lebih efisen  Penjimatan masa untuk sesuatu proses kerja.
 Penjimatan kos kerja lebih masa.
 PTAR melaksanakan penambahbaikan terhadap proses kerja  Pemurnian proses kerja ini dapat menukarkan cara berkerja staf
core business perpustakaan yang terdiri daripada pembangunan
bahan, pembangunan repositori institusi, pembangunan rekod dan daripada kaedah manual kepada automasi (sistem).
arkib dan perkhidmatan perpustakaan.
 Proses kerja lebih telus, jelas dan berstruktur.
 Penyeragaman proses kerja dilaksanakan di peringkat ibu pejabat  Proses kerja disemak dan ditambahbaik.
(PTAR Shah Alam) sehingga ke seluruh sistem UiTM.  Diperakui oleh Badan Persijilan Professional Lloyd's Register

2. Pelaksanaan Proses Kerja Mengikut Piawaian Quality Assurance (LRQA).
Pensijilan ISO 9001:2015 memberi kelebihan kepada PTAR  Mewujudkan keyakinan dan kepercayaan pelanggan dan
melaksanakan proses kerja mengikut piawaian(standard).
stakeholders terhadap kualiti perkhidmatan PTAR.
3. Pemantapan Pengurusan Sumber Manusia Perpustakaan  Menghasilkan staf yang berprestasi tinggi.
 Penstrukturan semula perpustakaan – pengagihan dan  Mewujudkan budaya kerja berinovasi dan penghasilan produk
penempatan semula staf mengikut kepakaran dan pengalaman
 Mengoptimumkan tugas dan tanggungjawab setiap jabatan/ yang boleh dimanfaatkan oleh warga Universiti
bahagian  Meningkatkan kecekapan proses kerja

4. Penghasilan Job Description (JD) bagi Setiap Gred Jawatan  Pengoptimuman penggunaan dan pengagihan tenaga kerja di
 Pengemaskinian huraian tugas individu mengikut gred jawatan PTAR.
supaya tanggungjawab dan akauntabiliti setiap staf adalah jelas.
 Staf memahami huraian tugas (content of a job) dan
5. Penggunaan sistem bagi memastikan keselamatan data-data tanggungjawab (responsibility) terhadap jawatan yang disandang
sumber manusia serta mengetahui kemahiran dan pengalaman yang diperlukan
 Sistem seperti EIS diwujudkan bagi keseragaman dan dalam melaksanakan tugas.
keselamatan data-data sumber manusia.
 Meningkatkan keupayaan untuk menganalisa dan membuat
keputusan

Jadual 5.4.1 : Sistem Kerja Berstruktur

5.4.2 Persekitaran Kerja yang Selesa, Sihat, Selamat dan Sejahtera

AKTIVITI IMPAK

1. Susun atur dan keceriaan Pejabat  Mewujudkan suasana kerja yang kondusif untuk memberikan
keselesaan kepada staf dan dapat memberikan perkhidmatan
 PTAR telah menyusun semula kedudukan bahagian/jabatan di yang terbaik kepada pengguna perpustakaan.
dalam perpustakaan dengan mengambil kira fungsi teras
 Kerja yang lebih sistematik.
bahagian/jabatan tersebut.
 Penyusunan Jabatan/Bahagian yang lebih strategik dan memberi
 Susun atur baharu dan pemindahan ruang kerja melibatkan: keselesaan kepada pelanggan yang berurusan dengan
o Bahagian Penyelidikan dan Rujukan perpustakaan.
o Bahagian Pengurusan Terbitan Bersiri
o Unit Pembangunan Kandungan, Bahagian Inisiatif

Perpustakaan Digital
o Bilik Koleksi Khas
o Bilik Mesyuarat 2
o Ruang Pejabat, Bahagian Pentadbiran

Tumpuan Kepada Sumber Manusia

2. Projek Naiktaraf/Pengubahsuaian  Keselamatan staf lebih terjamin.
 Persekitaran yang lebih baik menyumbang kepada faktor
 Naiktaraf/ pengubahsuaian di dalam PTAR melibatkan:
o PTAR Undang-Undang kesihatan dan kesejahteraan staf.
o Jabatan Pembangunan Repositori Institusi Universiti  Meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap fungsi dan
o Jabatan Arkib Universiti
o Pejabat Bahagian Pengurusan Pelanggan dan Koleksi perkhidmatan baharu di perpustakaan.
o Kaunter Perkhidmatan
o Meja Pustakawan Rujukan  Semangat kerja berpasukan tinggi.
o PTAR Lounge  Persekitaran tempat kerja yang bersih, tersusun dan menarik
o Stor Pejabat
melalui aktiviti gotong-royong.
3. Program 4K (Keceriaan, Kebersihan, Kesihatan & Keselamatan)

 Program 4K dilaksanakan pada 18-19 Disember 2017.

 Aktiviti yang dilaksanakan adalah:
o Senamrobik
o Latihan Kebakaran (Fire Drill)
o Gotong-royong 5S

Jadual 5.4.2 : Aktiviti Bagi Memastikan Persekitaran Kerja yang Selesa, Sihat, Selamat dan Sejahtera

Nyatakan jika inovasi terhasil tindakan yang dinyatakan di atas.

5.5 Penambahbaikan Persekitaran dan Sistem Kerja

PTAR sentiasa berusaha melakukan penambahbaikan secara berterusan sama ada dalam bentuk
sistem, proses, prosedur dan budaya kerja bagi kecemerlangan organisasi. Beberapa inovasi telah
berjaya dihasilkan dan digunapakai dan diperluaskan kepada semua
Bahagian/Jabatan/Perpustakaan di UiTM. Inovasi yang dihasilkan adalah seperti berikut :

INOVASI IMPAK
1. Dokumen Profiling
Mewujudkan integrasi rekod dan maklumat sumber
Rekod dan maklumat perkhidmatan dan Pencapaian Pegawai di Perpustakaan manusia PUiTM secara berpusat.
iaitu:

 Nama  Anugerah APC/ Anugerah Khas
 No. Pekerja  Kepakaran
 Tarikh Lantikan  Sejarah Tindakan Tatatertib/Disiplin
 Tarikh Sah Jawatan  Markah Prestasi
 Sejarah Penempatan & Tempoh  Ulasan Pegawai Penilai Pertama Dan

Berkhidmat Di Sesuatu Jabatan Pegawai Penilai Kedua

 Kelayakan Akademik  Status Jawatan

2. Dokumen Matriks Pelan Penggantian

 Susunan Pegawai mengikut kekananan (seniority) Mengenalpasti pegawai yang berpotensi dan layak bagi
 Susunan Pegawai mengikut tarikh/umur persaraan calon bakat dalam kepimpinan PUiTM.

3. Dokumen Skill Set

 Mengenalpasti kompetensi (soft skill dan hard skill) staf perpustakaan merentas Mewujudkan nilai cipta (value-creation) dan nilai

skim. tambah (value-added) di dalam organisasi.
 Menyediakan staf yang berkelayakan, berkebolehan dan berkompetensi

Jadual 5.5 : Inovasi bagi Penambahbaikan Persekitaran Kerja dan Sistem Kerja

Nyatakan bagaimana pengurusan memberi penghargaan dan pengiktirafan kepada sumber manusia.

5.6 Penghargaan dan Pengiktirafan kepada Sumber Manusia

Pengurusan PTAR menghargai setiap jasa dan sumbangan yang diberikan oleh setiap warga
kerjanya. Penghargaan dan perakuan yang diberikan adalah melalui sijil atau surat yang diberikan
oleh Ketua Pustakawan kepada staf yang menunjukkan prestasi kerja yang tinggi dan telah
memberikan sumbangan besar kepada pencapaian PTAR, Universiti dan Negara.

INISIATIF PELAKSANAAN PEMBELAJARAN INTEGRASI
Peringkat PTJ
1. Staf yang berprestasi tinggi telah dicalonkan bagi  14 orang staf telah  Meningkatkan moral dan
menerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang. dicalonkan menerima motivasi di kalangan staf Peringkat PTJ
Anugerah Perkhidmatan
Cemerlang  Meningkatkan tahap
prestasi kerja staf
2. Menghargai dan mengenang jasa staf yang bersara dan  10 orang staf telah
berpindah ke jabatan lain melalui Majlis Jasamu bersara dan 1 orang staf  Penghasilan produktiviti
Dikenang. telah berpindah ke PTJ yang lebih efisyen
lain
 Staf rasa dihargai dan
dihormati sepanjang
perkhidmatan di dalam
organisasi.

K5: 6

Tumpuan Kepada Sumber Manusia

INISIATIF PELAKSANAAN PEMBELAJARAN INTEGRASI
3. Ucapan kelahiran oleh Pengurusan PTAR pada setiap Ucapan kelahiran telah Mengeratkan silaturrahim di Seluruh Sistem
dihantar kepada 610 orang kalangan staf dan pihak
bulan kepada seluruh staf PUiTM. staf PUiTM pengurusan. PUiTM
5 orang ahli KIK One Pro Meningkatkan tahap Peringkat PTJ
4. Menghantar staf menyertai pertandingan di luar negara telah mewakili PTAR keyakinan diri dan motivasi
sebagai tanda sokongan pihak pengurusan terhadap staf untuk terus maju dan Seluruh Sistem
sumbangan dalam aktiviti KIK. Setiap aktiviti yang cemerlang. PUiTM
- Kumpulan KIK OnePro telah menyertai melibatkan staf.
International Convention On Quality Concept Circle Staf cenderung untuk terus
(ICQCC), Okada, Manila, Philippines berkerjasama dan
melibatkan diri dalam
5. Sijil penghargaan kepada staf yang menyertai program/aktiviti yang
program/aktiviti anjuran luar dan dalam dianjurkan oleh PTAR

Jadual 5.6 : Inisiatif Penghargaan dan Pengiktirafan kepada Sumber Manusia

Nyatakan bagaimana pengurusan bertindak kepada maklumbalas sumber manusia.

5.7 Tindakan Pengurusan Kepada Maklumbalas Sumber Manusia

Maklumbalas sumber manusia diuruskan berpandukan kepada Prosedur Pengurusan Aduan
Maklumbalas Pelanggan (AMP) ISO 9001:2015. Maklumbalas yang diterima daripada staf
menggunakan pelbagai medium seperti surat, emel, telefon dan bersemuka. Pengurusan PTAR juga
bertindak ke atas maklumbalas sumber manusia melalui Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber
Manusia (PPSM). Pada tahun 2017, sebanyak 11 Mesyuarat PPSM telah berjaya dilaksanakan dan
maklumbalas yang diterima telah diambil tindakan seperti jadual di bawah.

AKTIVITI PELAKSANAAN PEMBELAJARAN INTEGRASI
Peringkat PUiTM
1. Permohonan 9 permohonan pertukaran  Meneliti dan menganalisa setiap permohonan Peringkat PUiTM
Peringkat PUiTM
Pertukaran tempat tempat bertugas yang diterima berdasarkan peraturan/ pekeliling

bertugas yang terpakai di universiti.

 Mengemukakan permohonan untuk dibincang dan

dipertimbangkan di dalam Mesyuarat Panel

Pembangunan Sumber Manusia (PPSM).

2. Permohonan cuti 1 permohonan cuti separuh Meneliti dan menyokong permohonan cuti tanpa gaji

separuh gaji/cuti gaji berdasarkan peraturan/pekeliling

tanpa gaji

3. Persaraan Permohonan 8 orang staf Meneliti permohonan persaraan secara pilihan sendiri

(P&P dan Pelaksana) dan menyokong permohonan persaraan

Jadual 5.7 : Maklumbalas sumber manusia melalui Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)

Borang penilaian program anjuran PTAR juga diambil kira sebagai salah satu medium maklumbalas
yang akan dianalisa dan diambil tindakan bagi tujuan penambahbaikan terhadap penganjuran
program yang dilaksanakan.

Kesemua maklumbalas yang dikemukakan diuruskan sebaik mungkin mengikut proses kerja di
setiap bahagian/jabatan. Maklumbalas yang diterima tertakluk kepada bidang kuasa dan kawalan
pengurusan PTAR. Walau bagaimanapun, maklumbalas yang di luar bidang kuasa PTAR akan
dimajukan ke PTJ lain yang berkenaan setelah mendapat kelulusan dan pertimbangan daripada
mesyuarat dalaman peringkat PTAR.

K5: 7

PITALRSrpUAuNsGtaAMRIkLBaAaULULnRiOKAAHh|YTZuIsSNAIuTMsKEAC|||||L PPPPEUejREanPTiRbUaSPvAtTAeUKRKreStAsTuAiaUtNiPTuUTsNteAkBDUL IKriteria 6 : B R AL RAnZAoaKklUoawiTgATaMniMAAM| K|JPaAAUb|UaARt|aPNAPnPTEPTMReAUr| kPANhKREiLdJAmA| PUaBYStTDaSi|nUTIAPALeMArM|puUBsItNnAi| PPP| R Y f oFvCReCark|saPaiTnAtiR||LTPJaUPeRbNkAaCTtAnaZAKnAoPPERlKeRomDg|AbUNaiPAnMiEg| PTuRTAnAPMaRRnUPASSUu|NmMCPbAeKArAPLLAAM | P

TUMPUAN KEPADA
OPERASI
ERPUYSSTeIrAKpAuAs|AtTNaTkUAHAaOKanSinRPAI|vTAJAeaLUrNbSisaEitTLatTAinUYAPTNMNeeGm|A|kbPBaEnnRDPoPglUuUTSnoTaAAgnKiPAeAMNAHOSr A L

Tumpuan Kepada Operasi

6.0 TUMPUAN KEPADA OPERASI

6.1 Sistem Kerja

Perpustakaan Tun Abdul Razak (PTAR) menggunakan Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2015
yang berfokuskan kepada Perkhidmatan Perpustakaan yang berkualiti. Pelaksanaan SPK di
PTAR menggunakan kaedah Pendekatan Proses bagi mengurus dan menambahbaik proses-
proses kerja dalam penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan dan seiring dengan pensijilan
baharu yang diperolehi iaitu ISO 9001:2015, penambahbaikan proses juga dilihat dari aspek
pengurusan risiko.

Kaedah Pendekatan Proses ini adalah bagi memenuhi keperluan dan kehendak utama pelanggan
bermula dengan proses Cadangan Perolehan untuk sumber bercetak dan elektronik yang
merangkumi Buku, Pangkalan Data Atas Talian, e-Book, Penerbitan UiTM, Jurnal, ICT dan Bahan
Arkib. Sistem kerja perkhidmatan perpustakaan meliputi lima (5) perkhidmatan utama iaitu
Perkhidmatan Penyampaian Pelanggan, Perkhidmatan Akademik, Perkhidmatan Teknologi
Maklumat, Perkhidmatan Jurnal Bercetak dan Sumber Elektronik, serta Perkhidmatan Arkib.
Sistem kerja perpustakaan diintegrasikan supaya ia berfokus kepada semua pelanggan dalaman
dan luaran dan digunapakai oleh PTAR Utama dan 4 Perpustakaan Fakulti.

(Rujuk Lampiran 1: Model Proses Utama Perkhidmatan SPK ISO 9001:2015)

PEMBANGUNAN BAHAN ICT
PERKHIDMATAN
Buku, eBook, Jurnal
Bercetak

Penerbitan UiTM

Bahan Arkib

Pangkalan Data Atas
Talian / eJurnal

PERKHIDMATAN PERKHIDMATAN PERKHIDMATAN KEMUDAHAN FIZIKAL
PERPUSTAKAAN ARKIB MAYA / DIGITAL PERPUSTAKAAN

 Koleksi Perpustakaan  Rekod Penting  Repositori Institusi  Ruang Pembelajaran
 Pinjaman, Pemulangan, Universiti UiTM (Learning Space)

Tempahan dan  Rujukan Bahan Arkib  E-Resources
Pembaharuan Bahan  Mobile Apps
 Inter Library Loan  Chat with Librarian
 Book Delivery Services  Electronic Question
 Program Pendidikan
Pengguna Paper System
 Khidmat Nasihat dan  E-Wallet
Rujukan  Pay Per View
 PhD Clinic  Web OPAC (Online
 Selective Dissemination of
Information (SDI) Public Access
Catalogue)
 Library E-Guides

Rajah 6.1: Carta Proses Utama Mengikut Bidang Tumpuan PTAR

Perkhidmatan perpustakaan diukur keberkesanannya melalui penilaian Kepuasan Hati Pelanggan
dan Analisa Aduan Maklumbalas Pelanggan yang dibuat setahun sekali bagi mengenalpasti
kehendak utama pelanggan serta memastikan bahan dan perkhidmatan perpustakaan adalah
berkualiti dan memenuhi ekspektasi pelanggan.

K6: 1

Tumpuan Kepada Operasi

Nyatakan apakah proses-proses utama yang terlibat dalam menyokong pelaksanaan objektif dan inisiatif strategik bidang tumpuan
pilihan.

6.2 Pelaksanaan Proses Utama

PTAR melaksanakan proses kerja berdasarkan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) ISO
9001:2015 dan The Association of College and Research Libraries (ACRL) yang berfokus kepada
Perkhidmatan Perpustakaan berkualiti. Proses utama perpustakaan merangkumi:

Bil. Bidang Tumpuan Proses Utama Penerangan

1. Perkhidmatan Penyediaan koleksi perpustakaan  Merangkumi koleksi am, akademik dan bahan harta
Perpustakaan Perkhidmatan kaunter intelek universiti.

2. Perkhidmatan Khidmat nasihat dan rujukan  Melibatkan proses pendaftaran keahlian, peminjaman,
Arkib (consultation) pemulangan, Sistem Pembekalan Penerbitan (SPP),
Pendidikan Pengguna tempahan bahan, pembayaran denda dan gantian buku
3. Perkhidmatan hilang.
Maya / Digital Selective Dissemination of
Information (SDI)  Khidmat nasihat dan rujukan (consultation) diberi secara
4. Kemudahan Sistem pengurusan perpustakaan fizikal (bersemuka) dan maya (Live Chat, emel dan media
Fizikal sosial PTAR)
Perpustakaan Rekod penting universiti
 Program latihan berkaitan perkhidmatan, kemudahan
5. Pembangunan Rujukan bahan arkib serta sokongan bagi pengajaran, pembelajaran dan
Bahan penyelidikan. Merangkumi Kelas Kemahiran Maklumat
Pendigitalan - PI universiti dan (KKM) dan program Library Outreach.
Repositori Institusi UiTM
E-Resources –  PTAR memberi informasi terkini kemudahan,
 Pangkalan Data Atas Talian perkhidmatan dan koleksi kepada pengguna melalui
Memori Korporat PTAR dan New Arrivals@PTAR.
(PDAT)
 eBook  Menggunapakai sistem Web-based Integrated Library
Mobile Apps System (WILS) sepenuhnya di seluruh sistem
Learning space Perpustakaan UiTM.

Agihan bajet.  Perolehan rekod penting universiti.
Cadangan pembelian / langganan  Pengurusan rekod penting UiTM.
pangkalan data, buku, eBook,  Pembangunan Sistem Arkib Universiti.
jurnal bercetak.  Khidmat rujukan bahan arkib melalui Sistem Arkib
Kelulusan pembelian / langganan
Pembelian / langganan PDAT, Universiti.
buku, eBook, jurnal bercetak  Perolehan bahan harta intelek universiti
Penerimaan bahan  Pendigitalan bahan.
 Muatnaik bahan ke UiTM IR.
 Langganan PDAT dan eBook.

 Akses ke perkhidmatan perpustakaan melalui PTAR
Mobile Apps.

 Penyediaan ruang bacaan yang selamat, mencukupi dan
kondusif untuk tujuan pembelajaran dan penyelidikan.

 Penyediaan infrastruktur IT untuk tujuan pembelajaran
dan penyelidikan.

 Agihan peruntukan mengikut keperluan Fakulti dan
Jabatan.

 Menerima cadangan daripada pemegang taruh seperti
Fakulti, Pusat Akademik dan Bahagian di UiTM.

 Kelulusan pembelian / langganan melalui mesyuarat
jawatankuasa yang berkenaan.

 Tawaran pembelian / langganan kepada pembekal.

 Penerimaan bahan daripada pembekal.

Jadual 6.2 Proses Utama PTAR

Nyatakan bagaimana model Plan, Do, Check, Action (PDCA) atau mana-mana model lain yang digunakan dalam proses-proses
utama tersebut untuk penambahbaikan berterusan dan inovasi.

6.3 Penambahbaikan Proses

Penambahbaikan proses-proses kerja utama dibuat melalui Pendekatan PDCA (Plan, Do,
Check & Action). Penambahbaikan proses kerja yang telah dilaksanakan pada tahun 2017
boleh dirujuk pada Jadual 6.3: Penambahbaikan Proses Utama.

K6: 2

Tumpuan Kepada Operasi

Rajah 6.3 Model PDCA PTAR

Penambahbaikan berterusan dilaksanakan setiap tahun selepas mengenalpasti proses-proses
yang tidak mencapai sasaran yang ditetapkan. Pengurusan PTAR menetapkan setiap bahagian
mempunyai KPI bagi mengukur prestasi melalui Sistem EIS bagi memudahkan pengaksesan
kepada semua warga perpustakaan.

Penambahbaikan bagi proses-proses utama PTAR telah dilaksanakan sama ada melalui Tindakan
Pembetulan, Kumpulan KIK, PDCA, Task Force, Jawatankuasa Khas dan keputusan mesyuarat
berdasarkan SPK ISO 9001:2015 seperti jadual di bawah. Penambahbaikan proses kerja
didokumenkan dan menghasilkan garis panduan, carta alir kerja dan rekod pemantauan.

Pendekatan Pemantauan & Petunjuk Tindakan Pembetulan / Integrasi
Kepatuhan Prestasi (SPK)
proses Penambahbaikan (KIK / PDCA / Task 38 buah Perpustakaan
perolehan UiTM
bahan Force / Jawatankuasa / Mesyuarat)
perpustakaan
1. Cadangan Pembelian Buku,  Penambahbaikan langganan
Kepatuhan
Proses eBook, Jurnal Bercetak serta pangkalan data atas talian baharu.
Perkhidmatan
Perpustakaan Cadangan Langganan

Pangkalan Data Atas Talian

2. Cadangan Perolehan ICT  Memantapkan proses permohonan 38 buah Perpustakaan
UiTM
perolehan ICT yang dirancang pada
38 buah Perpustakaan
setiap akhir tahun melalui audit UiTM

keperluan peralatan ICT mengikut 13 kampus Perpustakaan
UiTM Cawangan
Bahagian / Jabatan / Fakulti.
38 buah Perpustakaan
3. Cadangan Perolehan  Menguatkuasa Dasar Penyerahan UiTM

Penerbitan UiTM Bahan Harta Intelek bagi 38 buah Perpustakaan
UiTM
meningkatkan jumlah penyerahan Dilaksanakan di peringkat
PTAR UiTM Shah Alam.
bahan oleh PTJ seluruh Malaysia.
38 buah Perpustakaan
4. Cadangan Perolehan Bahan  Taklimat berkaitan pengurusan, UiTM
Arkib
pemeliharaan dan pemuliharaan rekod

UiTM di seluruh 13 kampus

cawangan.

5. Pengkatalogan dan  Proses pengkatalogan dan
Pengkelasan Bahan
pengkelasan menggunakan Resource

Description Access (RDA).

1. Perkhidmatan Penyampaian  Denda tertunggak dimasukkan ke
Pelanggan dalam bil pelajar.

 Bayaran denda secara Tanpa Tunai
(Cashless) menggunakan aplikasi
Boost.

 Mewujudkan saluran maklumbalas
secara elektronik di setiap kaunter
perkhidmatan melalui Customer
Feedback System (CFS).

K6: 3

Tumpuan Kepada Operasi

Pendekatan Pemantauan & Petunjuk Tindakan Pembetulan / Integrasi
Prestasi (SPK) Penambahbaikan (KIK / PDCA / Task
Force / Jawatankuasa / Mesyuarat) 38 buah Perpustakaan
2. Perkhidmatan Akademik UiTM
 Penambahbaikan Modul KKM untuk Dilaksanakan di peringkat
3. Perkhidmatan Teknologi Kelas Kemahiran Maklumat PTAR UiTM Shah Alam.
Maklumat 38 buah Perpustakaan
 PhD Clinic@PTAR untuk pelajar UiTM
4. Perkhidmatan Jurnal pascasiswazah
Bercetak dan Sumber 38 buah Perpustakaan
Elektronik  Perluasan sistem WILS ke seluruh UiTM
Perpustakaan UiTM Cawangan. 38 buah Perpustakaan
5. Perkhidmatan Arkib UiTM
 Membangunkan kemudahan PTAR
Mobile Apps.

 Membangunkan kemudahan eLibrary
Guides.

 Penambahbaikan kaedah pencarian di
UiTM IR.

 Membangunkan PTAR Public
Repository bagi kemudahan warga
UiTM muatnaik bahan ciptaan sendiri
(Self Deposit)

 eResources Zone untuk mengakses
PDAT bagi warga UiTM dan luar
UiTM.

 Pembangunan Sistem Arkib Universiti
untuk rujukan rekod penting universiti

Jadual 6.3 Pemantauan dan Penambahbaikan Proses Utama PTAR

Nyatakan hasil jangkaan terhadap pelaksanaan objektif dan inisiatif strategik bidang tumpuan pilihan bagi menjamin kelestarian
pencapaian.

6.4 Hasil Jangkaan dari Pelaksanaan Objektif dan Inisiatif Strategik Bidang Tumpuan

Pengurusan PTAR mengurus sistem kerja dengan membuat Perancangan Strategik dan
menetapkan petunjuk prestasi utama (KPI) untuk semua Jabatan PTAR. Bagi menambahbaik
sistem kerja, pihak pengurusan PTAR juga menetapkan Objektif Kualiti Perpustakaan UiTM yang
berfokus kepada perkhidmatan yang berkualiti. Usaha-usaha penambahbaikan dijalankan secara
berterusan bagi memenuhi keperluan pelanggan.

Bagi menjamin kelestarian dalam memberi perkhidmatan terbaik kepada pelanggan, PTAR telah
membuat Perancangan Strategik bagi tempoh 5 tahun (2016 - 2020) dan memberi fokus kepada
lima (5) agenda utama iaitu Pengurusan Perpustakaan, Perkhidmatan Perpustakaan, Pembangunan
Bahan Perpustakaan, Repositori Institusi Universiti dan Arkib Universiti selain merangka enam belas
(16) projek inisiatif.

Hasil Jangkaan dari Pelaksanaan Objektif dan Inisiatif Strategik Bidang Tumpuan boleh dirujuk
di Lampiran 2.

K6: 4

Tumpuan Kepada Operasi

Lampiran 1

Lampiran 1: MODEL PROSES UTAMA PERKHIDMATAN SPK ISO 9001:2015 PERPUSTAKAAN UiTM
Keperluan Pelanggan

Pelanggan Misi Pelanggan Proses
 Peraturan dan statut
 Piawaian professional Cadangan  Jenis koleksi
 Hala tuju UiTM
 Perkhidmatan Berkualiti
ICT Pangkalan Data
Output Q:  Bahan Berkualiti
Dalam Talian /
e-Jurnal Cadangan Perolehan Koleksi yang menepati

keperluan pelanggan dan polisi perpustakaan UiTM

Perolehan

Output Q:
Kawalan menepati spesifikasi

Buku E-Book Penerbitan Jurnal Bahan
UiTM Bercetak Arkib

Pendigitan Jilid Pendigitan

Tesis peringkat
Sarjana
dan PhD

Katalog dan Kelas

Output Q:
Bahan dikatalog dengan
tepat, lengkap dan cepat mengikut
piawaian profesional

Perkhidmatan Perpustakaan

Perkhidmatan Perkhidmatan Perkhidmatan Perkhidmatan Jurnal Perkhidmatan
Penyampaian Akademik Teknologi Bercetak dan Arkib
Maklumat
Pelanggan Sumber Eletronik

1. Keahlian Perpustakaan 1. Pendidikan Pengguna 1. Perkhidmatan ICT 1. Jurnal Bercetak 1. Pinjaman Bahan Arkib

2. Pinjaman/ 2. Khidmat Nasihat dan 2. Pangkalan Data Dalam 2. Rujukan dan
Pemulangan/ Rujukan Talian / e-Jurnal / e- Penyelidikan Arkib
Pembaharuan Bahan Book

3. Sistem Pembekalan Output Q: Output Q: Output Q: Output Q:
Penerbitan Pengendalian kelas yang Akses yang berterusan, Akses berterusan dan Perkhidmatan
berkesan dan pertanyaan efisyen dan cepat langganan mengikut menepati
Output Q: rujukan yang dapat keperluan norma masa dan
Perkhidmatan menepati menyelesaikan keperluan berkualiti
norma masa dan pelanggan
berkualiti
Output Q:
Perkhidmatan data dan
rujukan penyelidikan
yang berkesan

Output Q:
Bahan dan perkhidmatan perpustakaan yang berkualiti dan memenuhi
ekspektasi pelanggan serta peningkatan penggunaan dan rujukan
selari dengan aspirasi UiTM

Kepuasan Pelanggan

K6: Lampiran 1

Tumpuan Kepada Operasi Lampiran 2

Lampiran 2: Pelaksanaan Objektif dan Inisiatif Strategik Bidang Tumpuan PTAR

Bil. Objektif Strategik Inisiatif Strategik Hasil Jangkaan

1. Memperkasakan koleksi UiTM Institutional Repositori Institusi  Menyumbang kepada penarafan

Repository. Bersepadu universiti di peringkat global.

 Meletakkan UiTM di peta dunia.

2. Mewujudkan pangkalan data perpustakaan PUiTM WILS Database  Pangkalan Data Berpusat (Database

UiTM secara berpusat. Centralization Centralization).

3. Membangun dan mengurus teknologi Virtualization  Sistem yang boleh menggunakan

virtualization di Perpustakaan UiTM. Technology virtualization.

4. Menaiktaraf infrastruktur kemudahan pusat Pusat Data PTAR  Transformasi sistem penyampaian
data. universiti.

5. Menyediakan kemudahan akses PTAR Mobile Apps  Ke arah Digital Campus.

perkhidmatan perpustakaan atas talian  Kelestarian kewangan.

secara mudah alih.  Transformasi sistem penyampaian
universiti.
6. Menawarkan perkhidmatan alternatif bahan Pay Per View (PPV)

sumber elektronik yang menepati kehendak

pengguna.

7. Memperkasakan maklumat mengikut subjek Comprehensive

secara berfokus bagi keperluan maklumat Research Discovery

intelektual. Service (CompReS)

8. Melahirkan masyarakat berpengetahuan K-Society  Masyarakat berpelajaran sepanjang

hayat.

9. Mewujudkan one stop centre untuk pengguna Info Caster @ PTAR  Penumpuan pembelajaran atas talian.

perpustakaan dalam mencari bahan-bahan

yang disediakan oleh PTAR

10. Mengautomasikan Pengurusan Arkib Sistem Pengurusan  Sistem Arkib Universiti.
Universiti. Arkib

11. Membangunkan sebuah Pusat Rekod Pusat Rekod Universiti  Transformasi sistem penyampaian

Universiti. universiti.
12. Memantapkan pembangunan bahan atau PUiTM Collaborative  Discover UiTM’s Articles.

sumber melalui pengindeksan di seluruh Indexing  Kecemerlangan pendidikan tinggi.
sistem UiTM.

13. Meningkatkan standard antarabangsa data Resource Description  Rekod bibliografik berdasarkan

pengkatalogan bahan Perpustakaan. Access (RDA) standard RDA untuk semua

perpustakaan UiTM.

 Transformasi sistem penyampaian

universiti.

14. Memperkasakan koleksi bahan bacaan / PUiTM Bahan Silibus  Pemilikan 100 % bahan bacaan /
rujukan silibus universiti. rujukan silibus.

 Kecemerlangan pendidikan tinggi.

15. Meningkatkan tahap kemahiran dan Job Attachment  Staf perpustakaan yang

pengetahuan staf yang berprestasi tinggi. berkemahiran dan terlatih.

 Jalinan kepakaran dengan agensi

luar.

 Pakar rujuk mengikut bidang.

 Pemerkasaaan tadbir urus.

16. Menjana sumber kewangan bagi menampung Jana @ PTAR  Penjanaan pendapatan.

perbelanjaan sedia ada.  Kelestarian kewangan.

K6: Lampiran 2

PITALRSrpUAuNsGtaAMRIkLBaAaULULnRiOKAAHh|YTZuIsSNAIuTMsKEAC|||||L PPPPEUejREanPTiRbUaSPvAtTAeUKRKreStAsTuAiaUtNiPTuUTsNteAkBDUL IKriteria 7 : B R AL RAnZAoaKklUoawiTgATaMniMAAM| K|JPaAAUb|UaARt|aPNAPnPTEPTMReAUr| kPANhKREiLdJAmA| PUaBYStTDaSi|nUTIAPALeMArM|puUBsItNnAi| PPP| R Y f oFvCReCark|saPaiTnAtiR||LTPJaUPeRbNkAaCTtAnaZAKnAoPPERlKeRomDg|AbUNaiPAnMiEg| PTuRTAnAPMaRRnUPASSUu|NmMCPbAeKArAPLLAAM | P

HASIL PENCAPAIAN
ERPUYSSTeIrAKpAuAs|AtTNaTkUAHAaOKanSinRPAI|vTAJAeaLUrNbSisaEitTLatTAinUYAPTNMNeeGm|A|kbPBaEnnRDPoPglUuUTSnoTaAAgnKiPAeAMNAHOSr A L

Hasil Pencapaian

7.0 HASIL PENCAPAIAN

7.1 Hasil Dari Pelaksanaan Strategi

Perpustakaan Tun Abdul Razak (PTAR) telah berjaya menyediakan pelan perancangan strategik dan
menerbitkannya melalui Buku Perancangan Strategik Perpustakaan UiTM 2016-2020. PTAR adalah
satu-satunya perpustakaan universiti awam dan antara PTJ di UiTM yang berjaya menerbitkan buku
Perancangan Strategik untuk 2016-2020.

Perpustakaan UiTM memfokuskan lima (5) agenda utama perpustakaan, 16 objektif strategik dan 16
projek inisiatif. Buku perancangan strategik PTAR juga telah diserahkan kepada Pusat Perancangan
dan Maklumat Strategik UiTM, Rektor, Dekan dan Ketua Jabatan di UiTM sebagai bahan rujukan dan
panduan.

7.1.1 Pencapaian Objektif Dan Inisiatif Strategik

Hasil dari perancangan yang mantap, pada tahun 2017 PTAR telah mencapai sasaran 15 dari 16
Objektif Strategik yang disasarkan iaitu bersamaan dengan 93.75% berdasarkan kiraan pro-rate. Ini
dijelaskan di Lampiran 1. Malahan, 4
Objektif Strategik telah dicapai lebih awal
dari sasaran seperti di Rajah 7.1.1
Pencapaian 100% Objektif Strategik 2017.

PTAR juga telah mencapai sasaran bagi
15 dari 16 Inisiatif Strategik yang
disasarkan iaitu 93.75% berdasarkan
kiraan pro-rate. Ini dijelaskan di Lampiran
2 iaitu Pencapaian Objektif dan Inisiatif
Strategik 2017.

Rajah 7.1.1: Pencapaian 100% Objektif Strategik 2017

7.1.1.1 Tren Perbandingan Perancangan Strategik 2016-2017

Perbandingan pencapaian Perancangan Strategik 2017 dengan 2016 menunjukkan terdapat

peningkatan pencapaian sasaran di mana pada tahun 2017, 4 Projek Inisiatif telah berjaya siap 100%

berbanding tahun sebelumnya. Ini menunjukkan PTAR telah berjaya mencapai sasaran seperti yang

dirancang bagi menyokong agenda universiti ke arah universiti berteraskan penyelidikan dan

keusahawanan. Peningkatan

adalah sebanyak 25% di Repositori Resource Pay Per View PUITM Wils
antara tahun 2017 dan 2016 Institusi Description & Database
bagi pencapaian inisiatif Bersepadu Centralization
Access

strategik seperti dalam Rajah

7.1.1.1 di mana 4 Projek

Inisiatif telah berjaya siap

100%.

Bilangan Inisiatif Strategik yang mencapai 100%

15

10 4 Bilangan inisiatif strategik
2017
5
0

0
2016

Rajah 7.1.1.1 : Bilangan Inisiatif Strategik Mencapai 100% bagi 2016-2017

K7: 1

Hasil Pencapaian

7.1.2 Keberkesanan Pengurusan Risiko

PTAR telah mengenalpasti kepentingan risiko dalam usaha untuk meningkatkan potensi kejayaan projek
inisiatif strategik. Nilai impak risiko telah dikenalpasti untuk menentukan skala dan mengikut keutamaan
dengan pelan-pelan tindakan yang telah dirancang. Keberkesanan pelan tindakan yang telah ditetapkan
oleh barisan pengurusan perpustakaan yang mantap seperti dalam Jadual 7.1.2 Jadual Keberkesanan
Pengurusan Risiko.

INISIATIF STRATEGIK RISIKO PELAN TINDAKAN KEBERKESANAN PELAN TINDAKAN
1. Jana@PTAR Tidak mendapat hasil Merancang pelbagai kaedah
pendapatan promosi Menyumbang kepada peningkatan jumlah
2. Job Attachment penjanaan PTAR (RM8,729.96).
Staf masih tidak kompeten 1. Menyediakan penilaian
dalam tugasan keberkesanan latihan 1. Menilai tahap keberkesanan latihan yang
dilaksanakan.
2. Laporan latihan oleh Ketua
Bahagian/Jabatan 2. Meningkatkan kompetensi dan kecekapan staf.

Memberi keutamaan pembelian Sebelum Selepas
artikel bagi tujuan pengajaran, 80% 100%
pembelajaran dan penyelidikan
3. Pay Per View 1. Harga artikel mahal UiTM. Meyokong keperluan maklumat ilmiah yang
2. Banyak permohonan 1. Memantau statistik RDA diperlukan oleh pemohon.
2. Pembentangan pencapaian
4. Resource Description Tidak dilaksanakan secara Keseluruhan 38 buah Perpustakaan UiTM dapat
Access (RDA) menyeluruh oleh semua RDA
perpustakaan. melaksanakan sistem pengkatalogan
5. PUiTM WILS Database Menyediakan back up data
Centralization Kehilangan data ketika perpustakaan menggunakan piawaian yang seragam.
migrasi dilaksanakan.
Jaminan tiada risiko kehilangan data.

6. PTAR Mobile Apps 1. Tidak mendapat 1. Mempromosikan Penggunaan teknologi secara meluas di seluruh 38
sambutan menggunakan pelbagai buah Perpustakaan UiTM (Anytime, Anywhere,
kaedah. Anyone).
2. Perubahan teknologi
2. Teknologi perpustakaan perlu 1. Pembangunan sistem menggunakan kepakaran
7. CompReS Tiada kepakaran dalam seiring dengan dalaman (in-house).
bidang IT perkembangan semasa.
2. Pembangunan sistem menggunakan Bahasa
Mendapatkan pelajar latihan Pengaturcaraan PhP.
industri dalam bidang IT.

8. Pusat Data PTAR Bencana alam Menyediakan backup data. Jaminan tiada risiko kehilangan data.
9. Virtualization Kos yang tinggi
Architecture Virtualization Hyper 1. Mengoptimumkan sistem pengurusan server
Technology Kekurangan ahli yang Converge perpustakaan
mendaftar
10. K-Society Mempromosikan dengan lebih 2. Sebanyak 17 buah server telah dipindahkan dari
meluas kepada ahli luar bentuk fizikal ke dalam bentuk virtual.
menggunakan pelbagai kaedah
Meningkatkan jumlah keahlian luar perpustakaan

Tahun Jumlah Keahlian Luar
2016 19 orang
2017 28 orang

11. PUiTM collaborative Kurang komitmen daripada Menyediakan sasaran bagi 1. Meningkatkan jumlah artikel yang diindeks
Indexing Pustakawan daripada keseluruhan 38 buah Perpustakaan
setiap pustakawan yang UiTM.
12. Info Caster @ PTAR Pengguna tidak dapat
mengakses. mengindeks mengikut 2. Sebanyak 61 subjek yang telah diindeks pada
tahun 2017.
cawangan perpustakaan.
Pengguna bagi 38 buah Perpustakaan UiTM dapat
Membuat integrasi dengan mengakses sistem PTAR secara menyeluruh
sistem utama SIMS dan STARS. (Web-Based).

Tahun Jumlah kampus
2016 11
2017 38

K7: 2

Hasil Pencapaian

INISIATIF STRATEGIK RISIKO PELAN TINDAKAN KEBERKESANAN PELAN TINDAKAN
13. Repositori Institusi
Tidak mendapat bahan Menguatkuasakan Dasar Meningkatkan jumlah penyerahan bahan harta
Bersepadu daripada PTJ Penyerahan Bahan Harta intelek UiTM
Intelek.

Tahun Jumlah Penerimaan Bahan

2016 Judul Naskhah
2017
2,936 3,277

3,026 3,311

Tahun Jumlah Muat Naik Bahan
2016 1,995
2017 2,682

14. PUiTM Bahan Silibus Tidak mencapai 100% Memantau secara berkala. Meningkatkan jumlah pemilikan bahan silibus UiTM
pemilikan bahan silibus.

Tahun Jumlah Pemilikan Bahan Silibus
2016 45.51%

2017 50.38%

15. Sistem Pengurusan Kos yang tinggi Membangunkan sistem secara 1. Meningkatkan kadar penjimatan perpustakaan
Arkib in-house. dengan menggunakan kepakaran dalaman.

16. Pusat Rekod Tidak beroperasi seperti yang Pemantauan projek kemajuan 2. Kepakaran staf meningkat dengan penubuhan
Universiti Jawatankuasa Teknikal Sistem Arkib Universiti.
disasarkan secara berkala
Memenuhi spesifikasi dan piawaian yang
ditetapkan oleh Arkib Negara Malaysia

Tahun Kemajuan projek
2016
 Lawatan penandaarasan
2017  Kajian Penggunaan Ruang
 Permohonan peruntukan ubahsuai

 Permohonan kelulusan pelan lantai
bangunan

 Proses tender
 Analisa, lembaga perolehan
 Surat Setuju Terima

Rajah 7.1.2 : Jadual Keberkesanan Pengurusan Risiko

7.2 Hasil Dari Tumpuan Pelanggan

Perpustakaan merupakan organisasi yang menyampaikan perkhidmatan perpustakaan kepada
pelanggan merangkumi semua warga UiTM dan pengguna luar. Bagi memastikan perkhidmatan
perpustakaan memenuhi kehendak dan keperluan pelanggan, pelbagai makanisme yang telah
dilaksanakan oleh PTAR bagi mendapatkan maklumbalas pelanggan. Hasil maklumbalas pelanggan
tersebut akan dianalisa dan usaha-usaha penambahbaikan yang strategik diambil tindakan oleh pihak
PTAR.

7.2.1 Keberkesanan Penglibatan Pelanggan

Penglibatan pelanggan boleh dilihat dari maklumbalas dan penglibatan pelanggan ke atas aktiviti yang
dianjurkan oleh PTAR pada tahun 2017. Ini dijelaskan melalui jadual di bawah:

7.2.1 (i) Perkhidmatan Perpustakaan

(a) Program Galakan Membaca

BIL NAMA DESKRIPSI AKTIVITI KEBERKESANAN TARIKH BIL PENYERTAAN
1. AKTIVITI
Get Kempen Galakan Membaca secara bulanan 1. Menggalakkan warga UiTM untuk datang Januari sehingga 24 orang pelanggan
Caught disamping untuk mewujudkan minat membaca menggunakan bahan rujukan di Disember 2017 perpustakaan yang
Reading yang menyeronokkan dengan merakam gambar perpustakaan. (Bulanan) sedang membuat
@PTAR bersama buku yang dibaca diperpustakaan dan rujukan menggunakan
dikongsi dengan warga UiTM dan Masyarakat luar. 2. Menghargai pelanggan perpustakaan yang buku perpustakaan
Gambar-gambar dirakam dan dihebahkan melalui menggunakan bahan bacaan di diambil gambar pada
portal dan media sosial rasmi perpustakaan perpustakaan. setiap bulan.
sebagai satu langkah untuk menarik perhatian
warga Universiti untuk datang ke perpustakaan 3. Mempromosikan bahan bacaan yang
untuk membaca buku digunakan oleh pelanggan perpustakaan.

K7: 3

Hasil Pencapaian

BIL NAMA DESKRIPSI AKTIVITI KEBERKESANAN TARIKH BIL PENYERTAAN
AKTIVITI 400 orang
1. Memupuk minat dan amalan membaca di  25 - 26 Oktober 2017 200 orang
2. Pesta Program Kerjasama Malaysian Book Publisher kalangan warga universiti.  1 - 2 November 2017 50 orang
 6 - 8 November 2017
Buku Association (MABOPA) dengan penyertaan 25 2. Memperkenalkan bahan bacaan yang 50 orang
diterbitkan oleh penerbit buku tempatan
PTAR penerbit buku tempatan yang memperkenalkan

Tahun bahan bacaan dan rujukan umum kepada warga

2017 Universiti.

3. Baca Memberikan pendedahan dan explorasi membaca dengan pendekatan pembacaan secara digital yang  6- 8 November 2018
World akan dijadikan sebagai budaya membaca dan industri penerbitan masa kini dan masa hadapan serta
Day@ memberi fokus kepada penggunaan komputer dan gadget.
PTAR

4. Blind Date  Koleksi buku-buku perpustakaan meliputi Pertandingan untuk menggalakkan warga  25 Oktober -

with a pelbagai genre yang dibaluti sebagai hadiah universiti untuk minat membaca dengan 8 November 2017

Book dan dilekatkan maklumat ringkas buku menggunakan buku perpustakaan dan

berkenaan seperti pembayang kandungan dan membuat ulasan terhadap buku tersebut.

subjek buku. Peserta akan dinilai dari segi pandangan dan

 Buku-buku yang dipilih adalah terdiri dari buku ulasan berkenaan buku yang mereka pinjam

baharu dan buku yang tidak pernah dipinjam dan baca dari perpustakaan.

oleh pelanggan.

 Buku ini akan dipamerkan secara fizikal di

perpustakaan dan juga melalui portal dan media

sosial rasmi perpustakaan.

5. Telepathy  Pertandingan ini memerlukan 2 orang setiap 1. Mewujudkan semangat kerja berpasukan  25 Oktober - 8

Book kumpulan. Salah seorang akan diberikan dalam menyelesaikan masalah. November 2017

Game headphone dan dipasangkan lagu manakala 2. Menilai ketajaman dan kepekaan peserta.

seorang lagi akan diberikan kad klu berkenaan 3. Meningkatkan kesedaran maklumat

tajuk buku yang terdapat di dalam berkenaan perkhidmatan dan kemudahan

perpustakaan. perpustakaan yang disediakan oleh

 Peserta perlu meneka klu yang diberikan perpustakaan.

dengan betul.

6. Program  Program Library Customer Day diadakan 1. Meningkatkan kesedaran tentang  8 November 2017 Perpustakaan Undang-
Undang
Library bersempena dengan Program Galakan kepentingan membaca di kalangan warga  30 Oktober 2017
Perpustakaan Alam
Customer Membaca Perpustakaan Tun Abdul Razak iaitu universiti. Bina
 31 Oktober 2017
Day satu program perpustakaan untuk menyokong 2. Memupuk minat dan amalan membaca di
Perpustakaan
Dasar Program Galakan Membaca kalangan warga universiti. Kejuruteraan dan
Perpustakaan Sains &
Perpustakaan Negara Malaysia. 3. Menggalakkan pembelajaran sepanjang Teknologi
 1-2 November 2017
 Program ini dilaksanakan secara terancang dan hayat dan cintakan ilmu.
Perpustakaan Tun
berterusan di seluruh Perpustakaan UiTM Shah 4. Memberi pendedahan kepada pelanggan Abdul Razak
 6 - 8 November
Alam bagi memupuk minat membaca serta berkenaan perkhidmatan dan kemudahan
100 orang
menyokong pembelajaran, pengajaran dan yang disediakan oleh perpustakaan.

penyelidikan ke arah mewujudkan warga

universiti berbudaya membaca dan cintakan

ilmu.

7. Anugerah Sempena Majlis Perasmian Program Library Sebagai tanda penghargaan dan memberi  8 November 2017

Peminjam Customer Day 2017, PTAR telah semangat terhadap sokongan mereka dalam

Buku menganugerahkan Peminjam Buku Terbanyak menggunakan perkhidmatan pinjaman buku

Terbanyak Perpustakaan kepada 3 kategori pelanggan iaitu perpustakaan.

Perpusta Pelajar, Staf Pentadbiran dan Staf Akademik.

kaan

(b) Program Library Skill

BIL. NAMA DESKRIPSI AKTIVITI KEBERKESANAN TARIKH BIL PENYERTAAN
1. AKTIVITI  7 November 2017 15 orang
Library  Permainan berkumpulan yang dapat memupuk 1. Mewujudkan semangat kerja berpasukan
Scavenger semangat kerja berpasukan membina dalam menyelesaikan masalah.
Hunt pemikiran aktif dan mewujudkan keseronokan
dalam menyelesaikan sesebuah cabaran. 2. Menilai kemampuan dan kemahiran
pencarian maklumat.
 Peserta perlu mengumpulkan maklumat
berdasarkan senarai bahan perpustakaan yang 3. Meningkatkan kesedaran maklumat
disediakan. berkenaan perkhidmatan dan kemudahan
perpustakaan yang disediakan oleh
perpustakaan.

2. Library Pertandingan untuk menguji kemahiran pencarian 1. Mewujudkan semangat kerja berpasukan  25 - 26 Oktober 2017 15 orang
dalam menyelesaikan masalah.
Skills maklumat.
2. Menilai kemampuan dan kemahiran
Jeopardy pencarian maklumat.

Games 3. Meningkatkan kesedaran maklumat
berkenaan perkhidmatan dan kemudahan
perpustakaan yang disediakan oleh
perpustakaan.

K7: 4

Hasil Pencapaian

BIL. NAMA DESKRIPSI AKTIVITI KEBERKESANAN TARIKH BIL PENYERTAAN
AKTIVITI 50 orang

3. D'Dakji  D'Dakji adalah kertas yang dilipat dan kertas 1. Mewujudkan semangat kerja berpasukan,  25 Oktober -

Book tersebut akan diadu antara satu sama lain menguji stamina fizikal dalam 8 November 2017

Challenge dengan cara dihempaskan. menyelesaikan masalah.

 Giliran untuk bermain bergantung kepada 2. Meningkatkan kesedaran maklumat
peserta menjawab kuiz berkenaan berkenaan perkhidmatan dan kemudahan
perkhidmatan dan kemudahan perpustakaan. perpustakaan yang disediakan oleh
perpustakaan
 Peserta pertama yang berjaya memusingkan

D'Dakji sebanyak 5 kali dikira sebagai

pemenang.

(c) Kelas Kemahiran Maklumat

BIL. DESKRIPSI AKTIVITI PENCAPAIAN KEBERKESANAN

1. Kelas Kemahiran Maklumat Pada 2017, PTAR telah berjaya mencapai KKM sebanyak 193 jumlah sesi. Inisiatif KKM ini dilihat memberi impak kepada yang
besar kepada pelanggan dimana keberkesanan
(KKM) telah dikenal pasti Tren permohonan KKM ini menunjukkan jumlah sesi KKM yang dikemukakan pelanggan melaksanakan pencarian maklumat lebih
berkesan. Selain itu, pelanggan juga dapat
sebagai satu daripada pelanggan bagi Januari hingga Disember 2017 adalah sebanyak 193 jumlah menggunakan sumber-sumber maklumat yang
berwasit serta mahir dalam menghasilkan sitasi atau
perkhidmatan utama sesi berbanding 132 sesi pada tahun 2016. Jumlah pelanggan yang menyertai senarai rujukan.

Perpustakaan UiTM selaras KKM pada tahun 2017 sebanyak 3223 peserta berbanding 2413 peserta bagi

dengan hasrat untuk tahun 2016.

memberikan tunjuk ajar KELAS KEMAHIRAN
MAKLUMAT
penggunaan sumber-sumber 2016 2017 PERATUS

rujukan utama yang

memantapkan pengajaran, Sesi 132 193 46%
Peserta 2,413 3,223 -5%
pembelajaran dan penyelidikan.

Jadual 7.2.1 (i)(c):
Tren Statistik Jumlah Sesi dan Pengguna Kelas Kemahiran
Maklumat bagi tahun 2016 dan 2017 PTAR UiTM Shah
Alam

Rajah 7.2.1 (i)(c):
Tren Statistik Jumlah Sesi dan Pengguna Kelas
Kemahiran Maklumat bagi tahun 2016 dan 2017 PTAR
UiTM Shah Alam

(d) Forum DESKRIPSI AKTIVITI KEBERKESANAN TARIKH BIL PENYERTAAN
200 orang
BIL. NAMA Program usahasama bersama Institut 1. Mencetuskan aspirasi serta matlamat golongan  25 Oktober
AKTIVITI Pemikiran dan Kepimpinan Melayu (IMPAK) intelektual muda khususnya mahasiswa UiTM menerusi 2018 200 orang
dan Dewan Bahasa dan Pustaka yang aktiviti wacana nasional di samping menyemarakkan
1. Forum bertujuan untuk menyemarakkan aktiviti aktiviti kebahasaan dan budaya Melayu.  6- 8
Penulis kebahasaan menerusi perbincangan isu-isu November
Muda semasa. 2. Meningkatkan nilai-nilai pemikiran yang kritis dan kritikal 2018
“Membaca dalam generasi muda khususnya mahasiswa UiTM
Pemangkin Penyertaan sebanyak 5 syarikat pembekal dalam isu-isu berkaitan dengan bangsa Melayu seperti
Profesionali pangkalan data dalam talian iaitu Emerald, profesionalisme, pendidikan, ekonomi dan sosial.
sme Belia Science Direct, Access Dunia, Proquest dan
Kini” Bernama 3. Memberi kesedaran kepada generasi muda untuk cakna
terhadap anjakan paradigma yang bakal mereka hadapi
2. eResources khususnya mahasiswa UiTM untuk turut sama
Vendor menyumbang ke arah pembinaan dan pembangunan
Booth & negara.
Talk
4. Menyumbang ke arah usaha mendidik dan menyedarkan
golongan muda menerusi pembudayaan nilai-nilai murni
masyarakat Melayu yang memiliki ketinggian peradaban
ilmu dan akal budi.

1. Mempromosikan pangkalan data talian kepada
pelanggan.

2. Memperkenalkan produk dan memberi penerangan
penggunaan pangkalan data dalam talian kepada
pelanggan.

3. Memberi tunjuk ajar pencarian maklumat melalui aktiviti
dan kuiz yang dijalankan.

K7: 5

Hasil Pencapaian

(e) Perkhidmatan Arkib Universiti PENCAPAIAN KEBERKESANAN

BIL. DESKRIPSI AKTIVITI  Tahun 2017 telah membuktikan
pengurusan tadbir urus Jabatan Arkib
1.  Pada awal tahun 2015, Universiti yang telah diserahkan kepada
PTAR menunjukkan peningkatan ketara
Pejabat Pendaftar telah kepada Koleksi Bahan Arkib,
Penggunaan Bahan Arkib dan
melaksanakan penstrukturan PERATUS Penerimaan Rekod Penting Universiti.
PENINGKATAN
semula jabatan di mana AKTIVITI 2016 2017  JAU telah berjaya memberikan
2,664 4,791 56% perkhidmatan kepada warga universiti
Bahagian Arkib diletakkan di Koleksi Bahan 2,664 5,072 melalui inisiatif visibiliti menerusi
Arkib 2,748 6,023 53% gerakan promosi dan reka bentuk
bawah tanggungjawab semula proses kerja yang lebih
46% sistematik. Pengurusan yang lebih
pengurusan Perpustakaan Penggunaan Bahan sistematik dan tenaga kerja yang lebih
Tun Abdul Razak (PTAR). Arkib kompeten berjaya menyumbang
 Ianya telah diputuskan dalam Penerimaan Rekod kepada peningkatan penerimaan bahan
arkib serta penerimaan rekod penting
Mesyuarat Jawatankuasa Penting Universiti Universiti dari PTJ/Unit/Fakulti.

Eksekutif (JKE) Bil. 06/2015

pada 10 Jun 2015.

 Tanggungjawab ini

melibatkan seluruh operasi

Bahagian Arkib beserta

sumber perjawatan skim

perkhidmatan perpustakaan

(Gred S) dan yang berkaitan

berkuatkuasa 01 Jun 2015.

 Di bawah pengurusan PTAR,

Bahagian Arkib dibuat

penstrukturan semula

mengikut fungsi jabatan dan

dinamakan

Jabatan Arkib Universiti.

7.2.1 (ii) Pembangunan Bahan

(a) Skor MyRA 2017

Malaysian Research

Assessment Instrument

(MyRA) merupakan

instrumen pemantauan yang

digunakan oleh Kementerian

Pendidikan Tinggi (KPT)

untuk menilai prestasi

penyelidikan. Penglibatan

oleh staf akademik dan staf

pentadbiran dalam

menyalurkan cadangan

pembelian buku, E-Book dan

terbitan bersiri telah berjaya

mengiktiraf PTAR dengan

markah penuh pada Section

H(2) – Library Facilities

seterusnya menyumbang

kejayaan kepada skor MyRA

Universiti.

Maklumat MyRA untuk

Section H(2) – Library Facilities Rajah 7.2.1 (ii)(a) : Skor MyRA Seksyen H(2) – Library Facilites
seperti dalam Rajah 7.2.1

(ii)(a). Sasaran skor MyRA bagi Seksyen H(2) – Library Facilites adalah sebanyak 1.2 juta judul. PTAR

telah mencapai skor MyRA sebanyak 2,331,118 judul berbanding dengan sasaran sebanyak 1.2 judul

bahan. Peningkatan pencapaian sebanyak 0.13% berbanding tahun 2016 bersamaan 2,324,617 judul.

K7: 6

Hasil Pencapaian

(b) Waqaf Buku

PTAR turut menggiatkan aktiviti di kalangan warga universiti dan orang awam untuk membangunkan
projek Wakaf Buku kepada PTAR. Platform ini diwujudkan bagi memenuhi permintaan pelajar serta staf
yang amat berminat menjadikan buku sebagai salah satu medium wakaf seterusnya dimanfaatkan
warga universiti.

BIL. NAMA DESKRIPSI AKTIVITI KEBERKESANAN TARIKH BIL PENYERTAAN
AKTIVITI Sepanjang 2017
 18 orang bersamaan
1. Book 1. Menggalakkan warga universiti atau orang awam memberi sumbangan 1,444 judul / 1469
kepada PTAR. naskhah
Donation
2. Meningkatkan pembangunan koleksi perpustakaan bagi memenuhi  3 Agensi bersamaan
Jom Wakaf keperluan pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan universiti. 281 judul / 863
naskhah
Buku@PTAR 3. Sebagai salah satu kaedah penjanaan pendapatan kepada
perpustakaan.

7.2.1 (iii) Perkhidmataan Maya/Digital

(a) Web-based Integrated Library System (WILS)

Pada tahun 2017, pengurusan sistem perpustakaan lebih UNIVERSITI RANGKAIAN
sistematik dengan penukaran teknologi client based ke web KAMPUS/PERPUSTAKAAN
based. Lonjakan medium perkhidmatan ini meliputi semua 38 UITM
perpustakaan cawangan dan kampus telah berjaya UM 38
menggunakan 9 modul WILS. Perbandingan jumlah bilangan USM 14
perpustakaan UiTM dengan Universiti Awam lain, di mana UKM 4
rangkaian perpustakaan PUiTM adalah yang terbanyak di UPM 5
Malaysia seperti dalam Jadual 7.2.1 (iii)(a)(1) Perbandingan UIAM 4
Rangkaian Kampus/Perpustakaan Antara Universiti. 4

Jadual 7.2.1 (iii)(a)(1): Perbandingan Rangkaian
Kampus/Perpustakaan Antara Universiti

Selain transaksi pembaharuan, peminjaman dan pemulangan, antara fungsi terbaharu adalah fungsi

OPAC yang lebih dinamik dan Online WILS Jumlah transaksi
Recommendation yang lebih mesra
pengguna. Transaksi ini melibatkan Penggunaan OPAC 2016 2017
penglibatan pelanggan ke atas sistem Online Recommendation
WILS bagi membolehkan 8,635 181,650

40 87

Jadual 7.2.1 (iii)(a)(2): Perbandingan Transaksi WILS 2016-2017

pelanggan mencapai maklumat secara real time seperti dalam Jadual 7.2.1 (iii)(a)(2) Perbandingan

Transaksi WILS.

(b) Institusi Repositori UiTM

Pencapaian Repositori Institusi UiTM di The Ranking Web of World Repositories by Cybermetrics Lab,
Spain dapat dilihat menunjukkan peningkatan yang positif. Hasilnya dapat dilihat pada Jadual 7.2.1
(iii)(b)(1) Jadual Pencapaian Repositori Institusi UiTM bagi tahun 2016 dan 2017.

PERINGKAT Kedudukan (Tahun)

Dunia (Jan-Jun) 2016 (Jul-Dis) 2016 (Jan-Jun) 2017 (Jul-Dis) 2017
Asia 1,361 913
250 1,066 913 139

174 138

Jadual 7.2.1 (iii)(b)(1) Jadual Pencapaian Repositori Institusi UiTM bagi
tahun 2016 dan 2017

K7: 7

Hasil Pencapaian

Hasil ini menunjukkan bahawa PTAR berjaya
dalam menyediakan saluran perkhidmatan
atas talian yang terbaik untuk pelanggannya.
Buktinya adalah Jadual 7.2.1 (iii)(b)(2) dan
Rajah 7.2.1 (iii)(b). Tren penggunaan dan sesi
Repositori Institusi UiTM dari tahun 2015-2017
menunjukkan lonjakan Page View paling tinggi
seterusnya membuktikan kekuatan aplikasi
tersebut sejak diwujudkan pada tahun 2008.

IR UITM 2015 2016 2017 Rajah 7.2.1 (iii)(b): Tren Penggunaan Dan Sesi Repositori
Sesi 60,673 83,453 78,294 Institusi UiTM dari Tahun 2015-2017
Page View 199,316 368,979 848,044

Jadual 7.2.1 (iii)(b)(2) : Jadual Penggunaan dan Sesi
Repositori Institusi UiTM dari Tahun 2015-2017

(c) E-Resources

Pada tahun 2017 langganan pangkalan data atas
adalah sebanyak 41 judul. Purata penggunaan
setiap PDAT bagi tahun 2016 meningkat
sebanyak 82,756 purata muat turun berbanding
2015 iaitu sebanyak 65,201 purata muat turun
bagi setiap PDAT yang dilanggan. Hasilnya dapat
dilihat pada Jadual 7.2.1 (iii)(c) dan Rajah 7.2.1
(iii)(c) iaitu Tren Purata Penggunaan PDAT bagi
tempoh 4 tahun dari 2014-2017. PTAR berjaya
menunjukkan kemajuan yang positif pada tahun
2017.

Purata 2014 2015 2016 2017
Penggunaan / 38,880 65,201 82,756 106,375
PDAT

Jadual 7.2.1 (iii)(c) Jadual Purata Penggunaan PDAT tahun 2014-2017 Rajah 7.2.1 (iii)(c): Tren Purata Penggunaan PDAT tahun 2014-2017

Hasil pada tahun 2017 menunjukkan bahawa PTAR telah berjaya dalam menyediakan saluran
perkhidmatan atas talian yang terbaik untuk pelanggannya melalui pembelian 41 pangkalan data atas
talian yang berkualiti serta mampu memenuhi keperluan pembelajaran yang lebih komprehensif bagi
menyokong proses pembelajaran, pengajaran dan penyelidikan selaras dengan halatuju Universiti
dalam mencapai Sasaran Universiti Tersohor.

(d) Chat with Librarian

Pada tahun 2017, Perpustakaan Tun Abdul Razak Tren jumlah sesi Chat with Librarian 2015 - 2017
telah berjaya mencapai sebanyak 5,521 jumlah sesi
Chat with Librarian. Tren penggunaan Chat with 6000 5262
Librarian ini menunjukkan jumlah sesi chat yang 4000
dikemukakan pelanggan bagi Januari hingga 2000 3649
Disember 2017 adalah sebanyak 2,299 jumlah sesi
berbanding 5,262 jumlah sesi pada tahun 2016. 2299
Hasil lonjakan perkhidmatan Chat with Librarian
pada 2015 hingga 2017 seperti dalam Rajah 7.2.1 0 2016 2017
(iii)(d)(1) dan Rajah 7.2.1 (iii)(d)(2). 2015

Series1 2015 2016 2017
2299 5262 3649

Rajah 7.2.1 (iii)(d)(1): Tren Jumlah Sesi Chat with Librarian 2015-2017

K7: 8

Hasil Pencapaian

Tren Statistik Jumlah Sesi Chat with Librarian bagi tahun 2015-2017 PTAR UiTM Shah Alam berjaya

membuktikan perkhidmatan ini paling digemari oleh pelbagai lapisan pelanggan perpustakaan.

Perkhidmatan ini juga berjaya menarik tumpuan pelanggan dalam dan luar kampus. Penurunan pada

tahun 2017 pada masa yang sama menunjukkan keberkesanan penggunaan perkhidmatan Chat with

Librarian yang turut diperluaskan ke Perpustakaan UiTM negeri bagi merealisasikan Amanat Tahun

Baharu 2017 Yang Berbahagia Menteri Pendidikan Tinggi serta menjadi medan persediaan PTAR

mengahadapi Revolusi Industri 4.0.

Ini menunjukkan bahawa pelanggan

lebih fleksibal untuk berinteraksi

secara maya dengan Pustakawan

Rujukan selaras dengan tema

lonjakan perkhidmatan

perpustakaan iaitu Anytime,

Anywhere & Anyone. Inisiatif Chat

with Librarian ini dilihat memberi

impak kepada UiTM secara

menyeluruh di mana

penggunaannya menunjukkan

jumlah chat di PTAR Shah Alam

antara yang tertinggi berbanding

perpustakaan cawangan yang lain. Rajah 7.2.1 (iii)(d)(2): Statistik perbandingan sesi Chat with Librarian Perpustakaan UiTM 2017

(e) Electronic Question Papers System (EQPS)

Sistem yang dibangunkan secara in-house sejak tahun 2010 merupakan sistem capaian perkhidmatan
yang sistematik dan memenuhi kehendak pelanggan. Sistem ini memainkan peranan penting sebagai
sumber rujukan maya kepada para penyelidik, pensyarah, pelajar dan staf. Oleh itu perkhidmatan EQPS
sentiasa dikemaskini teknologinya mengikut arus semasa. Perkhidmatan EQPS ini dapat beroperasi dan
dicapai dengan berkesan sepanjang masa 24 jam sehari, 7 hari seminggu dan 365 hari setahun di URL
http://eqps.ptar.uitm.edu.my/. Pada tahun 2017 jumlah pelanggan yang menggunakan EQPS berjaya
menunjukkan peningkatan yang positif. Pada 2016 hits penggunaan berjumlah 6,278,431 berbanding
pada tahun 2015 iaitu sebanyak 5,804,368 hits penggunaan. Jadual 7.2.1 (iii)(e)(1) dan Rajah 7.2.1
(iii)(e)(1) menunjukkan tren penggunaan EQPS bagi tempoh dari 2014 hingga 2017. Walaupun terdapat
sedikit penurunan hits penggunaan, EQPS masih membuktikan keberkesanan platform perkhidmatan ini
menjadi sumber rujukan utama kepada para penyelidik, pensyarah, pelajar dan staf.

Tahun Jumlah Hits Jumlah Hits Penggunaan
Penggunaan
2014 6,400,000 6,278,431
2015 5,411,934 6,200,000
2016 5,804,368 6,000,000 5,804,368 5,678,701
2017 6,278,431 5,800,000
5,600,000
5,678,701 5,400,000
5,200,000
Jadual 7.2.1 (iii)(e)(1) : 5,000,000 5,411,934
Tren Penggunaan EQPS dari tahun 4,800,000
2014-2017

2014 2015 2016 2017

2014 2015 2016 2017

Jumlah Hits Penggunaan 5,411,934 5,804,368 6,278,431 5,678,701

Rajah 7.2.1 (iii)(e)(1): Tren Penggunaan Portal Interaktif PTAR dari tahun 2014 hingga 2017

K7: 9

Hasil Pencapaian

Selain itu, pada tahun 2016, perbandingan
document hits view EQPS menunjukkan
peningkatan yang sangat baik dan ini
menunjukkan keberkesanan pelanggan
terhadap penggunaan EQPS. Pada tahun
2016 sebanyak 900,717 pengaksesan pada
document view EQPS meningkat berbanding
tahun 2015 iaitu 799,150. Tren ini dapat dilihat
pada Jadual 7.2.1 (iii)(e)(2) dan Rajah 7.2.1
(iii)(e)(2).

TAHUN 2014 2015 2016 2017
705,746 799,150
Jumlah 900,717 899,770
Hits
View

Rajah 7.2.1 (iii)(e)(2): Tren Hits view EQPS Tahun 2014 - 2017

Jadual 7.2.1 (iii)(e)(2) :Tren document view EQPS Tahun 2014-2017

Perbandingan juga dibuat antara kampus iaitu antara PTAR dengan Kampus Cawangan dan Kolej
Bersekutu dan sekali lagi PTAR berjaya mengekalkan tiga tahun berturut-turut penggunaan tertinggi.
Pada tahun 2016 peningkatan sebanyak 1,288,576 document view berbanding tahun 2015 iaitu
sebanyak 1,273,891 iaitu jumlah peningkatan sebanyak 14,685 document view. Jadual 7.2.1 (iii)(e)(3)
dan Rajah 7.2.1 (iii)(e)(3) adalah tren perbandingan muat turun antara PTAR dengan Kampus
Cawangan dan Kolej Bersekutu.

Lokasi 2014 2015 2016 2017

PTAR 1,346,367 1,273,891 1,288,576 1,501,559

Selangor 345,041 469,899 656,274 634,836

N.Sembilan 348,070 403,154 585,621 379,087

Kolej 142,675 138,753 138,753 55,919
Bersekutu

Jadual 7.2.1 (iii)(e)(3) :Tren perbandingan muat turun antara PTAR Rajah 7.2.1 (iii)(e)(3): Tren perbandingan muat turun antara PTAR
dengan Kampus cawangan dan Kolej Bersekutu dengan Kampus Cawangan dan Kolej Bersekutu

7.2.1 (iii) Kemudahan Fizikal Perpustakaan

(a) E-Resources Zone

Pada tahun 2017, PTAR telah

mewujudkan E-Reference

Zone iaitu ruang setempat

untuk pelanggan mengakses

perkhidmatan sumber

elektronik seperti E-Book,

E-Journal, Pangkalan Data

Atas Talian, E-Tesis dan

E-Newspaper. Objektif utama

penubuhan E-Resources Zone

ini adalah untuk mewujudkan

ruang khas untuk pelanggan

mengakses sumber elektronik secara setempat, memudahkan aktiviti mempromosi perkhidmatan

elektronik kepada pelanggan. Selain itu, PTAR menyediakan perkakasan dan kelengkapan yang

bersesuaian untuk mengakses sumber elektronik.

K7: 10

Hasil Pencapaian

7.2.2 Tahap Kepuasan Hati

Kajiselidik dan penilaian perkhidmatan pelanggan adalah pendekatan utama yang digunakan bagi
mengukur tahap kepuasan pelanggan dan prestasi perkhidmatan perpustakaan. Medium yang
digunakan adalah seperti senarai di bawah:

BIL. JENIS-JENIS KAJIAN KEKERAPAN MEDIUM
KAJIAN
1. Kajian Pengesanan Graduan/ Indeks Kepuasan graduat Online survey
2. Penilaian Perkhidmatan Kaunter (layanan staf) DIJALANKAN Customer Feedback System
3. Penilaian Perkhidmatan Rujukan 2 kali setahun Customer Feedback System
4. Konsultasi Maklumat atas talian / Live Chat – Chat With Librarian Sistem Chat with Librarian
5. Aduan Maklumbalas Pelanggan Setiap hari Borang Maklumbalas
Setiap hari Pelanggan
Setiap hari
Setiap hari

7.2.2 (i) Indeks Kepuasan Hati Graduan

Setiap tahun Pusat Perancangan Strategik UiTM menjalankan analisa terhadap kepuasan graduan
terhadap beberapa item penting bagi mengetahui tahap pencapaian kepuasan pelanggan. Sebanyak 14
Item Kemudahan Prasarana yang disediakan bagi menilai kepuasan pelanggan terhadap PTAR iaitu
Ruang belajar yang selesa dan kondusif, Jumlah sumber/bahan (buku rujukan, dll.), Waktu operasi
perpustakaan, Perkhidmatan/layanan kakitangan perpustakaan, Sumber dalam talian dan Perkhidmatan
perpustakaan atas talian.

7.2.2 (i)(a) Indeks Kepuasan Hati Graduan bagi Kemudahan Prasarana Perpustakaan Tun
Abdul Razak di UiTM Shah Alam

Pada tahun 2017, indeks kepuasan hati graduan terhadap kemudahan prasarana PTAR di UiTM Shah
Alam telah berjaya mencapai 4.35 skala likert. Dari tahun 2008, iaitu selama 9 tahun secara berterusan,
PTAR telah berjaya dan mengekalkan skala kepuasan hati graduan pada tahap 4 dan keatas. Tren
pencapaian cemerlang ini dijelaskan dalam Jadual 7.2.2 (i)(a).

TAHUN SKALA KEPUASAN PTAR telah menunjukkan pencapaian indeks yang
2005 3.81 tertinggi dalam menyediakan kemudahan sejak tahun
2006 4.08 2005 berbanding dengan 11 PTJ yang lain. Pencapaian
2007 3.98 indeks pada tahun 2017 adalah sama seperti tahun
2008 4.06 sebelumnya iaitu banyak 4.35.
2009 4.10
2010 4.12 Jadual 7.2.2 (i)(a).: Tren Indeks Kepuasan Hati Graduan Terhadap
2011 4.22 Kemudahan Prasarana PTAR di UiTM Shah Alam dari 2005 – 2016
2012 4.34 Sumber: Pusat Perancangan Strategik UiTM, 2017
2013 4.40
2014 4.34
2015 4.37
2016 4.35
2017 4.35

7.2.2 (i)(b) Perbandingan Indeks Kepuasan Graduan Terhadap 14 Item Kemudahan
Prasarana di UiTM Shah Alam Mengikut Pusat Tanggungjawab (PTJ)

PTAR sekali lagi berjaya berada di kedudukan teratas pada tahun 2017 berbanding dengan pesaing
penyedia prasarana dalam kategori 14 Item Kemudahan Prasarana di UiTM Shah Alam. Ini bererti
PTAR telah berjaya mengekalkan pencapaian ranking teratas selama tujuh (7) tahun berturut-turut
seperti dijelaskan dalam Jadual 7.2.2 (i)(b) di bawah. Kecemerlangan ini menunjukkan bahawa PTAR
berjaya menghasilkan dan menyediakan kemudahan prasarana yang memenuhi kehendak pelanggan.

K7: 11

Hasil Pencapaian

Kemudahan / Tahun PTJ 2017 2016 2015 2014 2013 2012 2011
Perpustakaan (kemudahan & perkhidmatan secara
keseluruhan) 1. PTAR 4.35 4.35 4.37 4.34 4.22 4.34 4.22
Makmal (komputer, sains, studio, dapur, bengkel, dll)
Kemudahan dewan kuliah / bilik tutorial 2. Fakulti 4.20 4.20 4.18 4.10 3.97 4.10 3.97
Kemudahan sukan/rekreasi 3. HEA 4.20 4.20 4.19 4.13 4.01 4.13 4.01
Kemudahan kafetaria / kantin 4. Sukan 4.21 4.21 4.21 4.13 3.96 4.13 3.96
Kemudahan penginapan 5. Fasiliti 4.06 4.07 4.02 3.90 3.73 3.90 3.73
Kemudahan pengangkutan 6. Kolej 4.05 4.03 3.99 3.92 3.78 3.92 3.78
Kemudahan pusat / klinik kesihatan 7. HEP 4.11 4.08 4.01 3.95 3.74 3.95 3.74
Kemudahan tempat letak kenderaan 8. Kesihatan 4.29 4.29 4.26 4.26 4.13 4.26 4.13
9. Polis Bantuan 3.72 3.71 3.61 3.37 3.13 3.37 3.13
Keselamatan kampus Polis Bantuan 4.16 4.16 4.12 4.03 3.88 4.03 3.88
HEA 4.13 4.13 4.09 3.98 3.79 3.98 3.79
Pembelajaran bersepadu atas talian 10. Koperasi 3.93 3.98 3.95 3.91 3.65 3.91 3.65
Kemudahan kedai buku kampus HEA 4.18 4.17 4.15 4.10 3.93 4.10 3.93
Kemudahan ruang belajar yang kondusif

Kemudahan ICT di kampus 11. Infotech 4.12 4.12 4.09 4.06 3.90 4.06 3.90

Jadual 7.2.2 (i)(b): Tren Indeks Kepuasan Graduan Keatas Kemudahan Prasarana di UiTM Shah Alam Mengikut PTJ dan Tahun
Sumber: Pusat Perancangan Strategik UiTM, 2017

Pencapaian cemerlang PTAR dalam kajian indeks kepuasan Hati graduan bagi tahun ke 7 berturut-turut
ini, membuktikan bahawa usaha penambahbaikan yang berterusan serta penekanan aspek kualiti dalam
sistem penyampaian perkhidmatan PTAR adalah relevan dengan keperluan dan kehendak pelanggan.

7.2.2 (i)(c) Indeks Kepuasan Graduan Terhadap 14 Item Kemudahan Prasarana
Perpustakaan Ikut Kampus UiTM Negeri Perbandingan dengan PTAR

Hasil pencapaian PTAR dalam Indeks
Kepuasan Hati Graduan 2017 dari aspek
kemudahan prasarana Perpustakaan di
UiTM dengan Perpustakaan UiTM negeri
sebagai pesaing, menunjukkan PTAR
UiTM Shah Alam berada pada ranking
kedudukan ketiga dari enam belas
pesaingnya dengan skor pencapaian
4.35. Pesaing terdekat adalah
Perpustakaan UiTM Kampus Puncak
Alam dan Sungai Buloh yang
mempunyai skor yang sama iaitu 4.49.
PTAR berjaya mengekalkan pencapaian
4.3 ke atas pada tahun 2017. Tren
pencapaian tersebut diperjelaskan pada
Jadual 7.2.2 (i)(c).

Jadual 7.2.2 (i)(c): PTAR Ranking Ke 3 Bagi Kemudahan Prasarana Perpustakaan
UiTM Mengikut Perbandingan dengan Perpustakaan UiTM Negeri
Sumber: Pusat Perancangan Strategik UiTM, 2017

K7: 12