LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL) / MAGANG PUSAT ARSIP UNIVERSITAS SURABAYA (03 Januari 2023 – 02 Februari 2023) Disusun oleh: Hawa Shajida Binti Suyono 072011633045 DEPARTEMEN INFORMASI DAN PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS AIRLANGGA Semester 6 tahun 2023
i HALAMAN JUDUL DALAM LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL) / MAGANG PUSAT ARSIP UNIVERSITAS SURABAYA (03 Januari 2023 – 02 Februari 2023) Disusun oleh: Hawa Shajida Binti Suyono 072011633045 DEPARTEMEN INFORMASI DAN PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS AIRLANGGA Semester 6 tahun 2023
ii HALAMAN MAKSUD PENULIS LAPORAN PRAKTIK KERJA (PKL) / MAGANG PUSAT ARSIP UNIVERSITAS SURABAYA (03 Januari 2023 – 02 Februari 2023) Maksud: Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi S1 Departemen Informasi dan Perpustakaan pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Airlangga. Disusun oleh: Hawa Shajida Binti Suyono 072011633045 DEPARTEMEN INFORMASI DAN PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS AIRLANGGA SURABAYA 2022 Semester 6 tahun 2023
iii HALAMAN PERNYATAAN TIDAK MELAKUKAN PLAGIAT Penulis bertanggung jawab atas keaslian atas isi dari laporan ini, sehingga penulis yang bertandatangan di bawah ini dengan nama Hawa Shajida Binti Suyono, Nomor Induk Mahasiswa 072011633045, menyatakan: “Bagian atau keseluruhan isi praktik kerja ini tidak pernah diajukan untuk mendapatkan gelar akademis pada bidang studi dan/atau universitas lain dan tidak pernah dipublikasikan/ ditulis oleh individu selain penyusun kecuali bila dituliskan dengan format kutipan dalam isi Praktik Kerja”. Demikian surat pernyataan ini, penulis buat untuk digunakan sebaikbaiknya dan sebagaimana mestinya. Surabaya, 08 Januari 2023 Penulis
iv HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING
v HALAMAN PERSEMBAHAN Bismillahirrahmanirrahim, dengan ini penulis mengucapkan panjat syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa Allah SWT., karena atas rahmat dan karunia-Nya penulis dapat melaksanakan Praktik Kerja Lapangan / Magang di Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya dengan diberi kemudahan dan kelancaran sampai pada tahap penulisan laporan hasil kegiatan Praktik Kerja Lapangan/Magang. Di samping itu, Laporan Praktik Kerja Lapangan / Magang ini dapat terselesaikan dengan baik berkat adanya dukungan serta bantuan dari berbagai pihak, sehingga penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih kepada pihak-pihak yang terlibat baik secara langsung maupun tidak langsung selama pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan / Magang hingga penyusunan laporan hasil kegiatan. Pihak-pihak tersebut antara lain: 1. Allah SWT. yang senantiasa memberikan kemudahan, petunjuk, dan kelancaran, sehingga penulis dapat menyelesaikan kegiatan Praktik Kerja Lapangan / Magang dengan baik di Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya. 2. Kedua orang tua saya yang senantiasa memberikan doa, dukungan, semangat, dan nasihat yang terbaik atas kegiatan yang saya lakukan, sehingga saya dapat berada pada tahap ini dengan lancar. 3. Kepada bapak Oky Widyanarko, S.E. selaku manajer Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya, bapak Dwiyana Pinatasari, S.Sos., dan ibu Joanna Sri Untarti selaku staf Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya yang telah membimbing penulis selama kegiatan magang berlangsung dan tak lupa selalu mendukung proses penulisan laporan hasil kegiatan magang di Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya. 4. Kepada ibu Dr. Firi Mutia, A.KS., M.Si., selaku dosen pembimbing kegiatan praktik kerja lapangan / magang penulis yang telah memberikan masukan dan bimbingannya selama kegiatan magang berlangsung hingga proses penulisan laporan.
vi 5. Kepada Naomi Arianti Nariswari selaku partner magang yang selalu mendengarkan curhatan penulis di jam istirahat magang dan disaat menunggu PAM UBAYA buka, serta membantu penulis dikala mengalami kesusahan saat melakukan kegiatan magang. 6. Kepada Dina Sanisah dan Fida Labibah selaku Student Employee dari politeknik UBAYA yang sedang bekerja di Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya yang sudah mau menjadi teman baru ketika magang. 7. Kepada teman-teman Futsal Putri Dekancup dan Calon Penghuni Kontrakan yang selalu mejadi tempat curhat dan menaruh keluh kesah ketika merasa kurang semangat dalam melakukan kegiatan, serta selalu memberikan motivasi, semangat, dan juga hiburan. Thanks All. 8. Kepada someone yang sedang berkuliah di Jepang terimakasih sudah menjadi motivasi untuk lebih giat dan semangat dalam menempuh pendidikan. Ily tak terhingga bukan 3000 <3. 9. Kepada diri sendiri yang sudah keren hingga mampu sampai berada pada tahap ini.
vii KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karuania-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan kegiatan Praktik Kerja Lapangan / Magang di Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya dengan baik dan lancar, serta dapat menyelesaikan penyusunan laporan hasil Kegiatan Praktik Kerja Lapangan / Magang untuk memenuhi tugas mata kuliah Magang. Keberhasilan penyusunan laporan ini tidak akan terwujud dan terselesaikan dengan baik tanpa adanya bantuan, bimbingan, serta dukungan yang tidak terhingga nilainya dari berbagai pihak baik secara material maupun spritual. Dalam kesempatan ini dengan segala kerendahan hati, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat dalam penulisan laporan hasil kegiatan Praktik Kerja Lapangan / Magang ini. Penulis menyadari bahwa penyusunan laporan Praktik Kerja Lapangan / Magang ini masih banyak kekurangan, karena keterbatasan kemampuan yang dimiliki. Dengan demikian, penulis dengan senang hati menerima kritik dan saran terkait laporan ini yang dapat membangun serta menjadi pelajaran untuk penulis. Akhir kata, penulis berharap semoga tulisan ini dapat bermanfaat bagi pembaca. Surabaya, 29 Januari 2023 Penulis
viii DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL DALAM .............................................................................. i HALAMAN MAKSUD PENULIS....................................................................... ii HALAMAN PERNYATAAN TIDAK MELAKUKAN PLAGIAT ................ iii HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ................................................ iv HALAMAN PERSEMBAHAN ........................................................................... v KATA PENGANTAR......................................................................................... vii DAFTAR ISI....................................................................................................... viii DAFTAR GAMBAR............................................................................................ ix DAFTAR TABEL ............................................................................................... xii BAB I. PENDAHULUAN..................................................................................... 1 1.1. Latar Belakang PKL/Magang................................................................... 1 1.2. Identifikasi Bidang Kerja dalam Kegiatan Magang di Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya ............................................................................ 3 1.3. Tujuan....................................................................................................... 7 1.4. Manfaat..................................................................................................... 7 1.5. Metode Praktik Kerja Lapangan (PKL) / Magang ................................... 8 1.6. Jadwal Kegiatan Praktik Kerja Lapangan .............................................. 10 1.7. Sistematika Penulisan............................................................................. 12 BAB II. JURNAL KEGIATAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN / MAGANG……………………………………………………………………….17 BAB III. KESIMPULAN DAN SARAN ......................................................... 100 3.1. Kesimpulan........................................................................................... 100 3.2. Saran..................................................................................................... 101 DAFTAR PUSTAKA........................................................................................ 102 LAMPIRAN....................................................................................................... 103
ix DAFTAR GAMBAR Gambar I. 1. Alur Kerja Pusat Arsip UBAYA...................................................... 7 Gambar II. 1. Presentasi Oleh Manajer Pusat Arsip………................................17 Gambar II. 2. Gedung Pusat Arsip dan Museum UBAYA................................. 18 Gambar II. 3. Ruang Tunggu .............................................................................. 19 Gambar II. 4. Meja Layanan ............................................................................... 19 Gambar II. 5. Meja Diskusi................................................................................. 20 Gambar II. 6. Pintu Masuk Ruang Depo Arsip................................................... 21 Gambar II. 7. Lorong Akses Mobile File............................................................ 21 Gambar II. 8. Arsip pada Mobile File ................................................................. 21 Gambar II. 9. Filling Cabinet.............................................................................. 22 Gambar II. 10. Ruang Depo Arsip Vital ............................................................. 23 Gambar II. 11. Layanan Pemakai........................................................................ 23 Gambar II. 12. Tampilan Home SINTA ............................................................. 24 Gambar II. 13. Tampilan Home Portal UBAYA ................................................ 24 Gambar II. 14. Praktek Input Data Arsip ke SINTA........................................... 26 Gambar II. 15. Arsip Diterima Melalui Email .................................................... 26 Gambar II. 16. User Interface Opsi User ............................................................ 27 Gambar II. 17. Home Selamat Datang................................................................ 27 Gambar II. 18. Tampilan User Interface Transaksi Arsip................................... 28 Gambar II. 19. Detail Transaksi Arsip................................................................ 28 Gambar II. 20. User Interface Data Arsip ........................................................... 29 Gambar II. 21. Upload Dokumen Arsip pada Database...................................... 30 Gambar II. 22. Tampilan Dokumen .................................................................... 31 Gambar II. 23. Hasil Input Arsip ........................................................................ 32 Gambar II. 24. Header Arsip............................................................................... 32 Gambar II. 25. Berkas Arsip Fisik ...................................................................... 33 Gambar II. 26. Shortcut Alat Scanner................................................................. 33 Gambar II. 27. User Interface Setelah Proses Scan Selesai ................................ 34 Gambar II. 28. Hasil Scan 62 Dokumen Arsip Ijazah ........................................ 35 Gambar II. 29. Filter Nomor Register................................................................. 36 Gambar II. 30. Dokumen Arsip Dimasukkan dalam Cover Sheet...................... 36 Gambar II. 31. Dokumen Arsip Dimasukkan dalam Ordner .............................. 37 Gambar II. 32. Ordner diberi keterangan “Sudah Scan + Upload”..................... 37 Gambar II. 33. Daftar Arsip yang berhasil di Input ............................................ 39 Gambar II. 34. Pemberian Label pada Ordner.................................................... 40 Gambar II. 35. Akuisisi Arsip melalui Email tentang Surat Tugas Student Employee ............................................................................................................... 41 Gambar II. 36. Detail Transaksi Arsip Surat Tugas Student Employee ............. 42 Gambar II. 37. Data Arsip Surat Tugas Student Employee ................................ 43 Gambar II. 38. Upload File ................................................................................. 44 Gambar II. 39. Tampilan Hasil Inputan .............................................................. 44 Gambar II. 40. Hasil Input Arsip tentang Peraturan Rektor ............................... 45 Gambar II. 41. Arsip Dokumentasi NATARU ................................................... 45 Gambar II. 42. Detail Transaksi Arsip Dokumentasi NATARU........................ 46 Gambar II. 43. Data Arsip Dokumentasi NATARU........................................... 46 Gambar II. 44. Layanan Label Arsip .................................................................. 47
x Gambar II. 45. Pilih Nomor Register Arsip dan Cetak Label............................. 47 Gambar II. 46. Print Label .................................................................................. 48 Gambar II. 47. Cetak data arsip .......................................................................... 48 Gambar II. 48. Penempelan Label dan Data Arsip Pada Sisi Depan Amplop.... 49 Gambar II. 49. Layanan Daftar Lulusan ............................................................. 50 Gambar II. 50. Tampilan Daftar Lulusan............................................................ 50 Gambar II. 51. Data Lulusan............................................................................... 51 Gambar II. 52. Input Keyword Nama Mahasiswa .............................................. 52 Gambar II. 53. Data Berhasil Ditemukan............................................................ 52 Gambar II. 54. Hasil Penarikan Data Lulusan .................................................... 52 Gambar II. 55. Data Lulusan Final ..................................................................... 53 Gambar II. 56. Tempat Upload Dokumen .......................................................... 54 Gambar II. 57. Shelving Dokumen Lulusan ....................................................... 55 Gambar II. 58. Arsip Elektronik ......................................................................... 56 Gambar II. 59. Pemberian Label Pada Badan CD .............................................. 56 Gambar II. 60. Pemberian Label Pada Kotak CD............................................... 57 Gambar II. 61. Arsip Permanen Dokumen RS UBAYA .................................... 57 Gambar II. 62. Detail Transaksi Arsip Dokumen RS UBAYA ......................... 58 Gambar II. 63. Data Arsip yang Diregister......................................................... 58 Gambar II. 64. Label Arsip ................................................................................. 59 Gambar II. 65. Transaksi Penyerahan Arsip Dokumen RS ................................ 59 Gambar II. 66. Penelusuran Arsip Vital.............................................................. 63 Gambar II. 67. Arsip Bentuk Khusus.................................................................. 64 Gambar II. 68. Data Arsip Foto .......................................................................... 64 Gambar II. 69. Cropping Foto............................................................................. 65 Gambar II. 70. Simpan Format ke JPEG ............................................................ 66 Gambar II. 71. Hasil Inputan Arsip Foto ............................................................ 66 Gambar II. 72. Penempelan Data Arsip Foto dan Label pada Sisi Depan Amplop………………………………………………………………………….. 67 Gambar II. 73. Penempelan Label Arsip Foto pada Sisi Belakang Amplop....... 67 Gambar II. 74. Pengaturan Amplop Arsip Foto sebelum Shelving .................... 68 Gambar II. 75. Shelving Arsip Foto.................................................................... 68 Gambar II. 76. Log in Akun................................................................................ 69 Gambar II. 77. New post..................................................................................... 70 Gambar II. 78. Judul Utama................................................................................ 70 Gambar II. 79. Pemilihan Kategori..................................................................... 70 Gambar II. 80. Judul Konten dan Upload File.................................................... 71 Gambar II. 81. Deskripsi Konten ........................................................................ 71 Gambar II. 82. Publikasi Melalui Facebook ....................................................... 72 Gambar II. 83. Publikasi Melalui Instagram....................................................... 72 Gambar II. 84. Detail Transaksi.......................................................................... 73 Gambar II. 85. Data Arsip SPK 1995-1996 ........................................................ 73 Gambar II. 86. Hasil Input File Arsip SPK 1995-1996....................................... 73 Gambar II. 87. Detail Transaksi Arsip SPK 2001............................................... 74 Gambar II. 88. Data Arsip SPK 2001 ................................................................. 74 Gambar II. 89. Hasil Input File Arsip SPK 2001................................................ 75 Gambar II. 90. Detail Transaksi Arsip SPK 1991-1994 ..................................... 75 Gambar II. 91. Data Arsip SPK 1991-1994 ........................................................ 76
xi Gambar II. 92. Hasil Input File Arsip SPK 1991-1994....................................... 76 Gambar II. 93. Detail Transaksi Arsip Retensi................................................... 81 Gambar II. 94. Pencarian Nomor Register Arsip yang Akan Retensi ................ 82 Gambar II. 95. Sepuluh Dokumen Arsip yang Diretensi.................................... 82 Gambar II. 96. Detail Transaksi Pemusnahan Arsip........................................... 83 Gambar II. 97. Data Arsip yang akan Dimusnahkan .......................................... 83 Gambar II. 98. Pengisian Detail Berita Acara..................................................... 84 Gambar II. 99. Cetak Berita Acara Pemusnahan Arsip ...................................... 84 Gambar II. 100. Proses Pemusnahan Arsip......................................................... 85 Gambar II. 101. Hasil dari Pemusnahan Arsip ................................................... 85 Gambar II. 102. Kegiatan Laminating ................................................................ 86 Gambar II. 103. Hasil Laminating ...................................................................... 86 Gambar II. 104. Pemberian Solatip Pada Kegiatan Restorasi............................. 87 Gambar II. 105. Hasil Kegiatan Restorasi dengan Tisu Jepang.......................... 87 Gambar II. 106. Almari Arsip Aktif.................................................................... 91 Gambar II. 107. Cetak Transaksi Penyerahan..................................................... 91 Gambar II. 108. Template Arsip Aktif Transaksi Penyerahan............................ 92 Gambar II. 109. Arsip Aktif Transaksi Retensi .................................................. 93 Gambar II. 110. Berita Acara Pemusnahan......................................................... 94 Gambar II. 111. Perbedaan Hasil Dokumen Arsip dari SINTA (kiri) dan Portal (kanan)................................................................................................................... 95 Gambar II. 112. Fitur Menuju Laporan Mutu Layanan ...................................... 96 Gambar II. 113. Filter Bulan dan Format Laporan ............................................. 96 Gambar II. 114. Edit Laporan ............................................................................. 96 Gambar II. 115. Fitur Monitoring pada Portal UBAYA..................................... 97 Gambar II. 116. Isi Data Laporan ....................................................................... 97 Gambar II. 117. Status Laporan .......................................................................... 98
xii DAFTAR TABEL Tabel I. 1. Rincian Kegiatan Magang .................................................................. 11 Tabel II. 1. Alat – alat olah Arsip ........................................................................ 25 Tabel II. 2. Keterangan Level Arsip .................................................................... 30 Tabel II. 3. Rekapitulasi Surat Perintah Kerja ..................................................... 38 Tabel II. 4. Rincian Data Arsip Vital................................................................... 61 Tabel II. 5. Alat Preservasi Arsip......................................................................... 79 Tabel II. 6. Data Dokumen Arsip Permintaan Pengguna..................................... 94
1 BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang PKL/Magang Proses pembelajaran dalam lingkungan mahasiswa terdapat dalam beragam bentuk, salah satunya bentuk praktik guna menginterpretasikan teori yang telah didapat selama masa perkulihan di kampus melalui kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) / Magang. PKL atau Magang pada program studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan (IIP) Universitas Airlangga dikemas sebagai mata kuliah yang bertujuan untuk menjadi wadah bagi mahasiswa dalam melakukan penguasaan terhadap materi terkait teori yang telah didapatkan dan nantinya dapat membandingkan antara realitas yang terjadi di tempat kerja dengan teori yang sudah dipelajari. Dalam program studi IIP Universitas Airlangga memiliki dua fokus bidang utama terkait lembaga informasi yaitu perpustakaan dan kearsipan. Penulis memilih untuk melakukan PKL / Magang pada organisasi yang berfokus di bidang kearsipan. Hal tersebut, dilatarbelakangi oleh keinginan penulis untuk mengetahui lebih dalam terkait ilmu kearsipan yang dimiliki dengan meninjau realitas yang terjadi pada dunia kerja di bidang kearsipan. Organisasi kearsipan sebagai salah satu organisasi yang bergulat pada kegiatan pengelolaan informasi. Informasi yang dikelola berupa dokumen arsip, menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 menyebutkan bahwa arsip adalah suatu rekaman dari aktivitas atau peristiwa tertentu yang dikemas dalam berbagai media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dalam menjalankan kegiatan berorganisasi, pentingnya mengelola dokumen – dokumen kegiatan secara teratur dengan mendirikan sebuah unit kerja yang berfokus pada bidang kearsipan. Menurut Undang – Undang No. 43 Tahun 2009 menyebutkan bahwa “Organisasi kearsipan terdiri atas unit kearsipan dan lembaga kearsipan”. Perbedaan diantara keduanya, unit kearsipan memiliki tanggung jawab atas pengelolaan arsip dinamis. Sedangkan, lembaga kearsipan bertanggung jawab atas pengelolaan arsip statis (Muhidin dan Winata, 2018). Dengan hadirnya unit
2 kearsipan di setiap organisasi perguruan tinggi atau pun lembaga kerja baik swasta maupun negeri, memudahkan untuk menjaga, menyimpan, merawat, sampai dengan melayani pengguna atas informasi yang dibutuhkan. Dalam pelaksanaan kegiatan pengelolaan kearsipan yang telah disebutkan di atas, tidak dapat dipungkiri bahwa organisasi kearsipan perlu beradaptasi dengan perkembangan teknologi informasi. Hal tersebut membuat organisasi kearsipan dituntut untuk menyesuaikan dengan perkembangan teknologi dalam hal pelayanan maupun pengelolaannya. Sesuai dengan keinginan pengguna yang ingin mendapatkan layanan yang efektif dan efisien, sehingga nantinya akan menimbulkan adanya kepuasan dari pengguna. Pemilihan tempat kegiatan PKL / Magang dilatar belakangi dengan alasan yang mendorong, mengapa penulis memilih Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya (PAM UBAYA) sebagai tempat menjalankan kegiatan magang tersebut. Hal itu disebabkan oleh adanya sistem manajemen yang dimiliki PAM UBAYA, dimana dapat mengerjakan kegiatan-kegiatan dalam bidang kearsipan dalam satu alamat website yang sama dengan single sign on. Setelah melakukan riset kecil sebelum memulai kegiatan magang, penulis menemukan keunikan yang dimiliki PAM UBAYA tersebut terkait dengan website pengelolaannya. Tidak hanya berfokus pada digitasi arsip saja, namun PAM UBAYA juga memiliki website dimana dapat melakukan berbagai aktivitas terkait bidang kearsipan, seperti akuisisi, peminjaman, pengembalian, retensi, pemusnahan, penyerahan, dan rekap laporan per bulannya dalam satu alamat website. Selain itu, keunikan lain yang penulis temukan ialah PAM UBAYA mengusung konsep Gallery, Library, Art, dan Museum (GLAM). Hal tersebut dibuktikan dengan struktur organisasi PAM UBAYA berada dibawah direktorat perpustakaan UBAYA, sehingga organisasi di GLAM bersama-sama menjadi tempat untuk memenuhi segala kebutuhan informasi pengguna. Kedua alasan tersebut yang menjadikan penulis berkeinginan untuk melakukan kegiatan magang di PAM UBAYA.
3 1.2. Identifikasi Bidang Kerja dalam Kegiatan Magang di Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya 1.2.1. Bidang Pelayanan Bidang pelayanan merupakan salah satu bidang yang terdapat pada Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya (PAM UBAYA). Pada bidang layanan, posisi kerja berada pada meja layanan seperti yang ditujukan pada gambar II.4. Jumlah staf yang berada pada bidang layanan umumnya semua staf dapat bertugas dalam bidang pelayanan, karena melihat jumlah tenaga kerja yang ada PAM UBAYA hanya berjumlah tigas staf. Namun, terdapat satu staf yang bertanggung jawab dalam proses kerja di bidang layanan, yaitu bernama ibu Johanna Sri Untarti. Dalam bidang Pelayanan, adapun kegiatan utama yang dilakukan adalah penyerahan arsip dari unit kerja atau unit yang menciptakan arsip tersebut. Kegiatan penyerahan arsip disebut juga dengan akuisisi arsip. Akuisisi arsip merupakan kegiatan penambahan dokumen arsip yang diperoleh dari unit pencipta dan juga diberikan hak pengelolaannya melalui kegiatan penyerahan (Muhidin, 2018). Akusisi arsip yang dilakukan oleh unit pencipta arsip ke bidang pelayanan di PAM UBAYA, dapat dilakukan melalui kegiatan akuisisi secara langsung atau akuisisi melalui email. Perbedaannya, jika akuisisi dilakukan secara langsung maka petugas di bidang pelayanan akan menerima arsip fisik, sedangkan akusisi yang dilakukan melalui email akan menerima arsip secara digital. Selanjutnya, tugas di bidang layanan nantinya memberi bukti transaksi penyerahan yang akan ditandatangani oleh penyerah arsip sebagai bukti bahwasanya arsip terlah diserahkan kepada PAM UBAYA. Selain kegiatan penyerahan arsip dari unit pencipta, di bidang pelayanan juga melakukan kegiatan dalam pemberian layanan peminjaman maupun penggadaan arsip kepada pengguna apabila membutuhkan informasi dari suatu dokumen arsip. Nantinya, bidang layanan ini akan merespon kebutuhan pengguna. Selanjutnya, kegiatan pada bidang layanan adalah pelaporan mutu layanan, setiap sebulan sekali PAM UBAYA wajib melaporkan mutu layanan nya kepada Direktorat Pengembangan dan Penjaminan Layanan Mutu sebagai bukti atas kinerja yang dilakukan PAM UBAYA selama sebulan.
4 Terakhir, kegiatan yang terdapat pada bidang pelayanan adalah mengolah dan menjamin keberadaan arsip aktif milik PAM UBAYA, seperti bukti-bukti transaksi yang terdiri dari penyerahan, peminjaman, penggandaan, pemusnahan, dan retensi yang disimpan dalam lemari arsip aktif yang berada pada belakang meja layanan. 1.2.2. Bidang Pengelolaan PAM UBAYA juga terdapat bidang pengelolaan, dimana bidang ini dapat dikatakan sebagai bidang yang bertanggung jawab atas keberadaan dokumen arsip aktif, inaktif, permanen, dan vital dari berbagai bentuk baik fisik maupun elektronik, serta digital. Pada bidang pengelolaan, tempat kerja berada di samping meja layanan yang digambarkan pada gmbar II.5. yaitu di meja diskusi, hal itu dikarenakan pada meja diskusi terdapat seperangkat alat teknologi komputer yang dimana sebagai penunjang untuk mengelola arsip, terutama dalam melakukan pengelolaan arsip-arsip digital dalam SINTA sebagai sistem manajemen arsip yang dimiliki PAM UBAYA. Selain di meja diskusi, untuk pengelolaan arsip fisik dilakukan di ruang depo arsip, dimana ruang ini sebagai tempat penyimpanan arsiparsip fisik yang dimiliki PAM UBAYA. Di samping itu, terkait dengan tenaga kerja yang berada pada bidang pengelolaan PAM UBAYA sama halnya dengan bidang pelayanan, dimana semua staf dapat melakukan pengelolaan secara bersama, hanya saja terdapat satu orang yang menjadi penanggung jawab atas proses kegiatan di bidang pengelolaan, yaitu bapak Dwiyana Pinatasari, S.Sos. Adapun kegiatan dalam bidang pengelolaan yang paling utama adalah digitasi arsip dan input data arsip ke dalam SINTA. Digitasi arsip dilakukan dengan memanfaatkan alat scanner dan juga komputer untuk input data ke dalam SINTA. Setelah itu, kegiatan selanjutnya adalah memasukkan dokumen arsip ke dalam map ordner, memberikan label, dan melakukan shelving di ruang depo arsip. Selanjutnya, bidang pengelolaan juga melakukan kegiatan mengelola arsip statis yang sifatnya dapat dipublikasikan melalui website yang dimiliki PAM UBAYA dan juga media sosial. Arsip yang dipublikasikan ini dikelola oleh bidang pengelolaan dengan mengupload arsip statis tersebut yang memiliki nilai historis atau sertifikat penghargaan.
5 1.2.3. Bidang Pelestarian Bidang terakhir yang dimiliki PAM UBAYA adalah bidang pelestarian. Pada bidang ini berfokus pada keberlangsungan fisik dokumen arsip. Bidang pelestarian tidak memiliki tempat kerja yang pasti, sehingga dapat dilakukan di ruang depo arsip maupun di meja layanan. Terkait dengan tenaga kerja yang terdapat di bidang ini dilakukan oleh seluruh tenaga kerja yang terdapat di PAM UBAYA, sehingga bidang ini tidak memiliki jumlah tenaga kerja yang bertanggung jawab secara pasti. Namun, keseluruhan proses kegiatan yang terdapat dalam PAM UBAYA akan dipertanggung jawabkan oleh manajer dari PAM UBAYA itu sendiri. Adapun kegiatan dari bidang pelestarian, yaitu terkait dengan preservasi dimana kegiatan ini merupakan bentuk pencegahan atas kerusakan arsip. Selain itu, untuk arsip yang ternyata sudah mengalami kerusakan bidang pelestarian ini akan melakukan kegiatan restorasi arsip yaitu berupa perbaikan-perbaikan pada dokumen arsip. Di samping preservasi dan restorasi, bidang pelesatarian juga melakukan kegiatan retensi dan pemusnahan, dimana bidang pelestarian akan melakukan penyaringan pada arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, sehingga akan di retensi lalu dimusnahkan. Umumnya, arsip yang akan di retensi dan dimusnahakan merupakan arsip yang memiliki sifat inaktif dengan dicirikan dokumen tersebut memiliki masa berlaku. Penulis selama melakukan kegiatan magang ditempatkan pada bidang pengelolaan terlebih dahulu selama 4 minggu, setelah itu pada minggu kelima penulis ditempatkan pada bidang pelestarian dan pelayanan. Pada dasarnya, penulis ditempatkan tidak sesuai alur kerja, namun penulis ditempatkan pada bidang yang memang memiliki tupoksi yang cukup kompleks terlebih dahulu, yaitu bidang pengelolaan. Dengan demikian, penulis membuat alur kerja PAM UBAYA, dimana alur ini merupakan urutan bidang yang dilalui oleh para tenaga kerja dalam menjalankan aktivitasnya. Alur kerja pada PAM UBAYA dapat dilihat pada gambar 1.1. Pada gambar 1.1. tersebut, diketahui bidang kerja yang dilalui adalah pengelolaan, dimana kegiatannya dimulai dengan mengolah arsip yang diterima dari aktivitas penyerahan. Arsip yang diterima dapat berupa 2 macam bentuk, ada
6 bentuk arsip fisik dan arsip online atau arsip digital. Setelah itu, arsip akan dilakukan pencatatan bukti transaksi yang nantinya akan menjadi bukti sah untuk arsip yang telah diserahkan oleh penyerah. Dalam bidang pengelolaan juga melakukan ahli media arsip fisik menjadi digital dengan melakukan digitasi, nantinya data akan diinput ke dalam sistem manajemen arsip UBAYA (SINTA), untuk fisiknya akan disimpan pada ruang depo arsip. Selanjutnya, ketika arsip sudah selesai diolah, bidang pelyanan siap untuk memberikan layanannya kepada pengguna terkait arsip yang dibutuhkan, nantinya peminjaman atau penggadaan arsip yang dilakukan oleh pengguna akan dicatat bukti peminjamannya oleh bidang pelayanan. Bukti transaksi yang dikelola oleh bidang pelayanan yang berhubungan dengan pengguna, antara lain terkait peminjaman, penggadaan, pengembalian, dan penyerahan. Nantinya, bukti ini akan menjadi arsip aktif bagi PAM UBAYA. Terakhir, terdapat bidang pelestarian yang bertanggung jawab dalam memelihara fisik arsip. Ketika melakukan pelestarian, PAM UBAYA melakukan penyaringan ke ruang depo arsip untuk mengelompokkan dokumen arsip yang perlu dilestarikan. Adapun pelestarian mencakup 2 hal, apakah dokumen arsip akan dimusnahkan atau akan dipermanenkan dengan melihat berbagai pertimbangan yang terkandung dalam isi informasi dokumen arsip tersebut. Selain itu juga, pelestarian yang dilakukan berkenaan dengan fisik dokumen arsip, antara lain melakukan preservasi dan juga restorasi pada dokumen arsip. Adapun preservasi merupakan bentuk pencegahan dokumen arsip pada kemungkinan kerusakan, sedangkan restorasi berkaitan pada perbaikan dokumen arsip yang sudah rusak.
7 Gambar I. 1. Alur Kerja Pusat Arsip UBAYA 1.3. Tujuan Pelaksanaan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) / Magang pada Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya yang dilakukan penulis bertujuan untuk: 1. Sebagai saran belajar dalam mengembangkan kemampuan dan keterampilan sebelum terjun ke duniar kerja. 2. Mempersiapkan diri dan berdaptasi penulis untuk menghadapi dunia kerja, khususnya pada bidang kearsipan. 3. Sebagai sarana dalam penguasaan teori yang didapat pada kegiatan perkuliahan dalam bentuk praktik kerja lapangan. 4. Dapat mengetahui, menganalisis, dan memecahkan permasalahan yang terjadi pada kegiatan yang terdapat di Pusat Arsip UBAYA. 1.4. Manfaat Adapun manfaat yang penulis peroleh dari dilakukannya kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) / Magang pada Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya adalah sebagai berikut: 1. Dapat memahami bentuk kegiatan dari pengelolaan dokumen arsip, terkhusus arsip Pusat Arsip UBAYA dari bidang pelayanan, pengelolaan, dan juga pelestarian.
8 2. Dapat mengimplementasikan teori – teori yang diperoleh pada kegiatan perkuliahan ke dalam bentuk praktik kerja lapangan. 3. Meningkatkan pengetahuan, keahlian (skill), dan wawasan tambahan dalam bidang ilmu kearsipan yang diperoleh selama kegiatan praktik kerja lapangan. 4. Dapat mengetahui, menganalisis, serta memecahkan permasalahan yang terjadi selama kegiatan praktik kerja lapangan yang nantinya dapat menjadi gambaran ketika terjun ke dunia kerja. 1.5. Metode Praktik Kerja Lapangan (PKL) / Magang Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) / Magang merupakan salah satu metode pembelajaran aplikatif yang dibuat oleh Departemen Informasi dan Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Airlangga. Dalam pelaksanannya, penulis menggunakan berbagai metode yang bertujuan untuk memahami lebih dalam selama kegiatan praktik kerja lapangan. Adapun metode yang digunakan penulis, sebagai berikut: 1. Observasi Observasi merupakan sebuah metode untuk mengumpulkan data untuk mengetahui fakta yang terdapat dalam dunia kenyataan (Sugiyono, 2016). Adapun, dalam bukunya Sugiyono membagi empat jenis observasi, yaitu observasi partisipatif, observasi terus terang dan samar, dan observasi tak terstruktur. Dalam melakukan kegiatan PKL / Magang, penulis menggunakan observasi partisipasif. Observasi partisipasif menempatkan peneliti untuk terlibat dalam rangkaian kegiatan pada tempat yang hendak diamati untuk memperoleh data (Sugiyono, 2016). Untuk itu, penulis melibatkan diri dalam serangkaian kegiatan pada PAM UBAYA selama 22 hari. Di samping itu, observasi partisipatif juga dibagi menjadi empat jenis, yaitu partisipasi pasif, partisipasi moderat, partisipasi aktif, dan partisipasi lengkap (Sugiyono, 2016). Penulis dalam pembagian observasi partisipatif menggunakan jenis partisipasi aktif. Dalam partisipasi aktif, peniliti melakukan kegiatan sesuai apa yang dilakukan oleh narasumber, namun tidak sepenuhnya lengkap (Sugiyono, 2016).
9 Dengan demikian, penulis menggunakan observasi partisipatif dengan jenis partisipasi aktif dikarenakan penulis melakukan kegiatan sesuai apa yang dilakukan oleh para staf di PAM UBAYA, namun tidak sepenuhnya. Hal tersebut dikarenakan, untuk mengelola arsip vital, penulis hanya sekedar melihat proses input data dan melakukan percobaan penelusuran, sehingga penulis tidak benar – benar mengelola arsip vital secara keseluruhan. Hal tersebut disebabkan arsip vital tidak boleh dikelola oleh orang yang tidak memiliki wewenang, dikarenakan arsip vital memiliki nilai aset yang tinggi. 2. Wawancara Metode kedua yang penulis gunakan untuk memperoleh data dalam kegiatan PKL / Magang di PAM UBAYA adalah metode wawancara. Metode wawancara merupakan metode yang berujuan untuk memperoleh lebih dalam data yang yang dicari (Sugiyono, 2016). Metode wawancara juga dibagi menjadi 3 bagian, yaitu wawancara terstruktur, semi terstruktur, dan tak berstruktur (Sugiyono, 2016). Dalam praktik PKL / Magang, penulis menggunakan metode wawancara tak berstruktur. Wawancara tak berstruktur merupakan wawancara bebas dengan tidak menggunakan pedoman wawancara yang sebelumnya telah disusun (Sugiyono, 2016). Penulis menggunakan metode wawancara tak berstruktur untuk mengetahui lebih dalam terkait praktik pengelolaan arsip. Wawancara yang dilakukan penulis ditujukan pada seluruh tenaga kerja yang terdapat di PAM UBAYA. Adapun metode wawancara dilakukan pada situasi tertentu, dimana ketika penulis merasa ada hal yang perlu diperjelas, sehingga penulis mendapatkan jawaban lebih mendalam. Pertanyaan yang diajukan penulis bersifat spontanitas, karena seperti yang dijelaskan di atas wawancara tak berstruktur tidak membuat pedoman wawancara secara sistematis. Tujuan penulis menggunakan metode wawancara untuk melengkapi data-data yang dibutuhkan penulis dari hasil observasi partisipasif aktif. Dengan menggunakan metode wawancara tak berstruktur ini, penulis dapat mengulik lebih dalam terkait penemuan penulis yang perlu diperjelas lebih dalam lagi.
10 3. Studi Pustaka Metode pengumpulan data terakhir yang penulis gunakan adalah dengan melakukan tinjauan pada studi pustaka. Studi pustaka dilakukan penulis untuk membantu dalam penyusunan penulisan laporan serta menganalisis data-data yang penulis dapatkan dari hasil observasi dan juga wawancara. Adapun studi pustakawa yang penulis gunakan sekurang-kurangnya merupakan terbitan artikel atau buku maksimal 15 tahun kebawah, dan juga untuk membantu penulis dalam mendukung pernyataan pendapat atau argumen yang tertuang pada penulisan laporan ini. 1.6. Jadwal Kegiatan Praktik Kerja Lapangan Berdasarkan ketentuan yang dikeluarkan oleh Departemen Informasi dan Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Airlangga, bahwa banyaknya jam kerja yang harus diperhatikan oleh mahasiswa selama Praktik Kerja Lapangan adalah nilai 1 Satuan Kredit Semester (SKS) Praktik Kerja sama dengan beban tugas lapangan sebanyak 4 sampai 5 jam per minggu sepanjang semester. Dengan demikian, 1 SKS sama dengan 4 sampai 5 jam per minggu dalam 1 semester atau dengan kata lain 4,5 jam per minggu. Mata kuliah Praktik Kerja Lapangan (PKL) / Magang pada program studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan memiliki beban studi sebanyak 3 SKS dan 1 semester memiliki 13 kali pertemuan. Dengan demikian, beban jam yang harus dijalani penulis adalah sebagai berikut: 1 SKS = Beban jam yang harus dijalani = 4,5 jam x 13 minggu = 58,5 jam 3 SKS = Beban jam yang harus dijalani = 58,5 jam x 3 SKS = 174 jam. Berdasarkan uraian di atas, dapat diketahui bahwa untuk menjalani kegiatan PKL / Magang di Pusat Arsip UBAYA, penulis memerlukan waktu selama 174 jam dalam satu semester, dengan alokasi waktu setiap harinya adalah 8 jam. Berdasarkan perhitungan tersebut, maka kegiatan PKL / Magang Pusat Arsip UBAYA akan dilaksanakan selama 22 hari terhitung dimulai pada tanggal 3 Januari 2023 sampai dengan 2 Februari 2023. Adapun rincian kegiatan pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) / Magang pada Pusat Arsip Universitas Surabaya dapat terlihat pada tabel di bawah ini.
11 Tabel I. 1. Rincian Kegiatan Magang Minggu KeHari/ Tanggal Kegiatan Bidang Kerja Minggu Ke- 1 Selasa/ 03 Januari 2023 Pengenalan ruang lingkup kerja Pusat Arsip Universitas Surabaya beserta layanannya Pengenalan alat – alat yang digunakan untuk mengolah arsip Pengenalan jenis – jenis arsip Praktik Input arsip ke dalam database Pengelolaan Rabu/ 04 Januari 2023 Digitasi Arsip dari Email (SK Rektor) Digitasi Arsip Fisik (Ijazah Mahasiswa) Kamis/ 05 Januari 2023 Scan + Upload (Ijazah Mahasiswa) Digitasi Arsip Fisik (Surat Perintah Kerja) Jumat/ 06 Januari 2023 Scan + Upload (Surat Perintah Kerja) Minggu Ke- 2 Senin/ 09 Januari 2023 Akuisisi Arsip dari Email (Surat Tugas Student Employee) Digitasi Arsip (Surat Tugas Student Employee) Akuisisi Arsip Fisik (Dokumentasi NATARU) Digitasi Arsip (Dokumentasi NATARU) Pemberian Label Arsip Fisik (Dokumentasi NATARU) Penyimpanan (Dokumentasi NATARU) Selasa/ 10 Januari 2023 Penarikan Data Dokumen Lulusan (Ijazah Mahasiswa) Rabu/ 11 Januari 2023 Shelving Dokumen Lulusan (Ijazah Mahasiswa) Kamis/ 12 Januari 2023 Digitasi Arsip Elektronik (Compact Disk) Pelabelan Arsip Elektronik (Compact Disk) Jumat/ 13 Januari 2023 Input Data Arsip Permanen (Dokumen Rumah Sakit) Pemberian Label Arsip Permanen (Dokumen Rumah Sakit)
12 Minggu Ke - 3 Senin/ 16 Januari 2023 Pengelolaan Arsip Inaktif (Surat Perintah Kerja dan Surat Tugas) Selasa/ 17 Januari 2023 Penelusuran Arsip Vital (Dokumen Tanah dan Bangunan, Dokumen Kendaraan, dan Dokumen Akreditasi dan Ijin Operasional) Rabu/ 18 Januari 2023 Pengelolaan Arsip Bentuk Khusus (Denah) Kamis/ 19 Januari 2023 Scan + Upload Arsip Foto Jumat/ 20 Januari 2023 Penyimpanan Arsip Foto Pemberian Label Arsip Foto Shelving Arsip Foto Minggu Ke- 4 Selasa/ 24 Januari 2023 Publikasi Arsip Statis melalui Website (Sertifikat Penghargaan) Publikasi Arsip Statis melalui Media Sosial (Sertifikat Penghargaan) Rabu/ 25 Januari 2023 Input Data Arsip (SPK tahun 1995 – 1996) Kamis/ 26 Januari 2023 Input Data Arsip (SPK tahun 2001) Jumat/ 27 Januari 2023 Input Data Arsip (SPK tahun 1991 – 1994) Minggu Ke- 5 Senin/ 30 Januari 2023 Preservasi Arsip Retensi Arsip Selasa/ 31 Januari Pelestarian 2023 Pemusnahan Arsip Restorasi Arsip Rabu/ 01 Februari 2023 Pengelolaan Arsip Aktif (Bukti Transaksi (Penyerahan, Bukti Pemusnahan, Retensi) Pelayanan Kamis/ 02 Februari 2023 Pemberian Pelayanan kepada pengguna melalui Email Pelaporan Mutu Layanan 1.7. Sistematika Penulisan Penulisan laporan hasil kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) / Magang pada Pusat Arsip UBAYA berpedoman pada panduan yang telah ditentukan oleh Departemen Informasi dan Perpustakaan. Adapun sistematika penulisan laporan dibagi menjadi 3 (tiga) bagian utama yang terdiri dari bagian awal, inti dan akhir. Rincian dari setiap bagian adalah sebagai berikut:
13 1.7.1. Bagian Awal Bagian awal ini merupakan bagian pembuka sebelum pembaca memasuki pada tahap isi dari kegiatan magang yang terdapat di bagian inti. Adapun bagian awal terdiri dari beberapa hal, yaitu: a. Judul Pada Judul, penulis harus menuliskan dalam beberapa jumlah kata dan harus mencerminkan dari seluruh isi laporan PKL/ Magang ini. Dengan begitu, penulis memilih judul “Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) / Magang” sebagai judul utama dan “Pusat Arsip Universitas Surabaya (03 Januari 2023 – 02 Februari 2023) sebagai anak judul, dimana antara judul utama dan anak judul saling melengkapi untuk mencerminkan isi dari penulisan laporan ini. b. Halaman Sampul Luar (soft cover warna orange) Halaman sampul yang dilengkapi dengan akses tepian warna orange sebagai penanda bahwa laporan ini ditulis dan diciptakan dari mahasiswa Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP), yang mana FISIP memiliki ciri khas berwarna orange. c. Halaman Judul Dalam 1 Halaman Judul asli tanpa dilengkapi dengan warna orange sebagai penanda FISIP. d. Halaman Judul Dalam 2 Halaman judul yang ditulis tanpa logo Universitas Airlangga, tetapi diubah dengan menuliskan maksud dari penulisan laporan magang ini. e. Halaman Pernyataan Tidak Plagiat Halaman pernyataan penulis atas tanggung jawabnya terhadap keaslian laporan tanpa adanya unsur plagiasi. f. Halaman Persembahan Di halaman ini, penulis menuliskan ucapan – ucapan terima kasih kepada pihak – pihak yang senantiasa meberikan dukungan baik berupa material maupun spiritual kepada penulis. g. Halaman Persetujuan Pembimbing Halaman ini menunjukkan bahwa laporan ini telah direview terkait kekhlayakan isinya dari reviewer, yaitu dosen pembimbing magang.
14 h. Kata Pengantar Pada halaman ini, penulis megisi dengan kata – kata pembuka, baik dari ucapan rasa syukur dan terimakasih, maksud dan tujuan, permohonan maaf apabila ada kekurangan, dan siap sedia menerima kritik dan saran dari pembaca. i. Daftar Isi, Gambar, dan Tabel Daftar atau acuan halaman pada setiap bab – bab atau sub bab, serta halaman dan tabel yang ada dalam laporan. 1.7.2. Bagian Inti Pada bagian inti terdapat bab – bab serta sub – bab yang berisi latar belakang melakukan kegiatan magang, maksus dan tujuan, proses kegiatan selama magang, serta penyimpulan dari semua kegiatan, dan terakhir pemberian saran baik kepada tempat magang maupun pembaca. Adapun rincian yang terdapat pada bagian inti adalah sebagai berikut: a. Bab I. Pendahuluan, yang terdiri dari: Latar Belakang PKL/ Magang Pada latar belakang, penulis mengisi terkait hal – hal yang melatar belakang penulis melakukan kegiatan PKL, serta alasan penulis mengambil bidang kearsipan, dan tentunya alasan penulis memilih Pusat Arsip UBAYA sebagai tempat magang penulis. Identifikasi Bidang – Bidang Kerja dalam Kegiatan PKL/ Magang Pada bagian ini, penulis melakukan identifikasi bidang kerja yang terdapat pada Pusat Arsip UBAYA, dimana penulis akan melakukan berbagai kegiatan dari setiap bidang yang ada. Selain itu, penulisan dilengkapi dengan jobdesc dari masing – masing bidang kerja. Tujuan Pada bagian ini, penulis mengisi tujuan dari dilakukannya Praktik Kuliah Lapangan (PKL) / Magang. Manfaat Penulis mengisi dengan manfaat – manfaat yang didapat selama mengikuti kegiatan PKL di Pusat Arsip UBAYA. Metode Praktik Kerja Lapangan (PKL) / Magang
15 Pada bagian ini, penulis menjelaskan metode – metode yang digunakan selama PKL serta untuk menyempurnakan penulisan laporan hasil kegiatan PKL. Jadwal Kegiatan PKL Berisikan jadwal penulis melakukan kegiatan PKL dan penjelasan beban jam yang harus dipenuhi penulis selama melakukan kegiatan PKL sesuai dengan pedoman yang sudah dikeluarkan oleh Departemen Informasi dan Perpustakaan. Sistematika Penulisan Pada bagian ini menjelaskan struktur – struktur penulisan yang harus ditaati oleh penulis hingga mampu menjadikan laporan ini bersifat ilmiah. b. BAB II Jurnal Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (Magang) Pada Bab II penulis menggambarkan secara rinci apa yang sudah dilakukan selama kegiatan PKL / Magang berlangsung. Penulisan ditulis secara sistematis sesuai hari atau jadwal kegiatan serta dilengkapi dengan analisa dari konsep/teori tertentu. Pada setiap akhir bidang kerja, penulis melakukan analisis atau review dengan menggunakan konsep / teori yang didapatkan dari metode studi pustaka dengan kajian literatur. c. BAB III Kesimpulan dan Saran Kesimpulan Penulis menyimpulkan dari hasil analisis yang meliputi temua utama di lokasi PKL / magang pada Pusat Arsip UBAYA sesuai bidang kerja yang telah dilalui. Saran Penulis memberikan saran yang berkaitan dengan manfaat dari kegiatan PKL / magang yang terdapat pada bab 1. 1.7.3. Bagian Akhir a. Daftar Pustaka Daftar pustaka berisikan literatur – literatur yang penulis gunakan ketika melakukan review pada laporan dengan format tulisan menggunakan harvard
16 style. Pada daftar pustaka ini dapat terlihat literatur – literatur yang penulis sitasi atau kutip pada isi laporan. b. Lampiran Berisikan lampiran – lampiran dokumen untuk melengkapi laporan hasil kegiatan PKL ini.
17 BAB II. JURNAL KEGIATAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN / MAGANG Pada bab II berisi terkait dengan jurnal kegiatan yang menjelaskan serangkaian kegiatan magang yang telah dilakukan oleh penulis dalam sehari – harinya saat melakukan magang Praktik Kerja Lapangan (PKL) / Magang di Pusat Arsip Universitas Surabaya yang dimulai pelaksanaannya pada tanggal 03 Januari 2023 sampai dengan 02 Februari 2023 Minggu Pertama Hari : Selasa Tanggal : 03 Januari 2023 Waktu : 08.00 WIB – 16.30 WIB Bagian : Pengelolaan Kegaiatan : 1. Pengenalan ruang lingkup kerja Pusat Arsip Universitas Surabaya beserta layanannya 2. Pengenalan alat – alat yang digunakan untuk mengolah arsip 3. Pengenalan jenis – jenis arsip 4. Praktik Input arsip ke dalam database Uraian Kegiatan: Pada hari pertama yaitu hari Selasa praktik magang, penulis disambut Pusat Arsip Universitas Surabaya (UBAYA) yang dipandu oleh bapak Oky Widyanarko, S.E., selaku manager Pusat Arsip UBAYA dan bapak Dwiyana Pinatasari, S.Sos selaku staf arsip bagian pengolahan. Bapak Oky menyambut penulis dengan memberikan presentasi mengenai organisasi Pusat Arsip dan Museum itu sendiri beserta penjelasan fasilitas dan layanan yang ada. Gambar II. 1. Presentasi Oleh Manajer Pusat Arsip
18 Pusat Arsip dibentuk bersamaan dengan pengelolaan museum untuk mengolah benda historis yang dimiliki oleh UBAYA, sehingga nama lembaga disebut dengan Pusat Arsip dan Museum (PAM) UBAYA. PAM UBAYA dibentuk pada tahun 2002 berdasarkan Surat Keputusan (SK) Rektor UBAYA nomor 282 tahun 2002, dimana pembentuknya diinisiasi oleh bapak Anton Prijatno, S.H., selaku rektor pada saat itu dan R.M.G. Poerwadi, Kepala PAM UBAYA pertama kalinya. PAM UBAYA tidak seperti lembaga pusat arsip lainnya yang cenderung berdiri sendiri dalam struktur organisasi, dimana struktur organisasi PAM UBAYA berada di bawah Direktorat Perpustakaan UBAYA itu sendiri. Gedung PAM UBAYA berada di kampus II UBAYA atau biasa disebut dengan kampus Ngagel yang berada di Jalan Ngagel Jaya Selatan 169, Kota Surabaya. Waktu layanan PAM UBAYA buka pada hari Senin sampai Jumat jam 08.00 WIB – 16.30 WIB. Sasaran pengguna PAM UBAYA berbeda dengan perpustakaannya, dimana PAM UBAYA hanya melayani penggunaan arsip kepada civitas akademika kecuali mahasiswa UBAYA. Jadi, pengguna yang dapat mengakses arsip terbatas pada dosen, admin fakultas, manager, direktur, ketua prodi, rektor, dan lainnya. Gambar II. 2. Gedung Pusat Arsip dan Museum UBAYA Fasilitas yang terdapat pada PAM UBAYA terdiri dari beberapa fungsi ruangan, seperti adanya ruang tunggu, meja layanan, ruang diskusi, ruang depo arsip, dan ruang depo arsip vital.
19 Gambar II. 3. Ruang Tunggu Ruang Tunggu diperuntukkan bagi pengguna yang ingin mengakses arsip. Teknis menelusuri arsip yang dibutuhkan harus melalui petugas admin atau layanan yang berada di meja layanan. Pada teknis akses arsip ini, cenderung pada sifat arsip vital yang memiliki akses terbatas. Pengguna yang membutuhkan arsip memberitahukan kepada petugas layanan arsip apa yang dibutuhkan dan diinginkan, setelah itu petugas layanan mencari arsip yang dimaksud dari sistem untuk mengecek lokasi arsip. Tahap akhir petugas layanan mencari ke ruang depo arsip untuk menelusuri arsip yang dimaksud. Gambar II. 4. Meja Layanan
20 Meja layanan ini menjadi tempat petugas layanan atau admin untuk melayani pengguna. Dapat dikatakan, petugas layanan merupakan petugas yang berhadapan langsung dengan pengguna saat pertama kalinya pengguna tersebut masuk ke gedung PAM UBAYA. Petugas layanan pada PAM UBAYA bernama ibu Joanna Sri Untarti. Ibu Joanna yang akan melayani kebutuhan pengguna mengenai arsip dari menerima informasi arsip yang dibutuhkan dan sampai arsip tersebut berada di tangan pengguna. Namun, ibu Joanna juga bertanggung jawab pada proses transaksi itu sendiri, siapa yang meminjam, diperlukan untuk kebutuhan apa, dan berapa lama arsip itu dipinjam. Perlu diketahui, arsip – arsip yang dipinjam juga terbatas, melihat pengguna tersebut apakah memiliki hak untuk mengakses arsip yang dimaksud. Gambar II. 5. Meja Diskusi Meja diskusi digunakan untuk berdiskusi antar manajer dengan stafnya. Selain itu, meja diskusi dijadikan tempat untuk menerima tamu seperti mahasiswa magang, student employee, dan tamu – tamu penting yang memang memiliki kebutuhan di PAM UBAYA dalam jangka waktu yang panjang. Meja diskusi dilengkapi dengan fasilitas elektronik, seperti PC/Komputer, Projector, dan Alat Scanner. Bapak Dwiyana Pinatasari, S.Sos selaku staf pengolahan arsip di PAM UBAYA bekerja di meja diskusi tersebut untuk mengelola arsip.
21 Gambar II. 6. Pintu Masuk Ruang Depo Arsip Selanjutnya, terdapat ruang depo arsip yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan fisik arsip itu sendiri. Ruang depo arsip dilengkapi dengan rak – rak arsip yang disebut dengan Mobile File. PAM UBAYA memiliki 5 Mobile File dimana 1 Mobile File nya terdiri dari 3 rak arsip, Setiap mobile file memiliki kode tersendiri, seperti terdapat mobile file khusus arsip mengenai Kekaryawanan, SK Rektor, dan lainnya. Gambar II. 7. Lorong Akses Mobile File Gambar II. 8. Arsip pada Mobile File
22 Arsip arsip yang disimpan dalam mobile file disimpan dalam Ordner. Ordner merupakan map folder yang digunakan untuk menyimpan berbagai surat dan dokumen dengan memiliki kapasitas yang lebih besar. Di dalam ordner arsip dimasukan ke dalam map plastik agar lebih aman dan tidak cepat usang ketika disimpan untuk waktu yang lama. Selain mobile file, PAM UBAYA di ruang depo arsip juga dilengkapi dengan filling cabinet. Perbedaan antara mobile file dengan filling cabinet yaitu dari segi ukuran dan peletakan arsipnya, dimana filling cabinet jauh lebih kecil dan tersusun dari berbagai laci yang ditarik keluar dengan slide holding untuk mempermudah ketika menggunakannya. Arsip yang disimpan pada filling cabinet merupakan arsip vital, namun arsip vital yang memiliki level lebih rendah dari arsip vital yang berada di brankas. Arsip yang disimpan dalam filling cabinet dimasukkan ke dalam map gantung atau hanging map. Hanging map merupakan sebuah map yang memiliki kaitan di atasnya yang berfungsi untuk menggantungkan map pada filling tray. Filling tray ini nantinya dimasukkan ke dalam filling cabinet seperti pada gambar II.9. Gambar II. 9. Filling Cabinet PAM UBAYA juga memiliki ruang depo arsip vital, dimana arsip yang disimpan memiliki nilai aset yang tinggi, seperti akte tanah, akte kendaraan, BPKB kendaraan, dan lainnya. Di ruang depo arsip vital ini menggunakan brankas tahan api dan berjumlah sebanyak 4 brankas seperti pada gambar II.10. Pada brankas tahan api ini dilengkapi dengan akses berupa kata sandi yang hanya diketahui oleh
23 pihak yang berhak. Arsip yang disimpan pada brankas tahan api sama seperti arsip yang disimpan pada filling cabinet, yaitu menggunakan hanging map untuk menaruh arsip sebelum dimasukkan ke rak penyimpanan. Gambar II. 10. Ruang Depo Arsip Vital Selanjutnya terkait dengan layanan, PAM UBAYA menyediakan berbagai layanan pemakai antara lain. 1. Pemberian Salinan Arsip 2. Layanan Sirkulasi 3. Perpanjangan Peminjaman 4. Informasi dan Referensi Kearsipan 5. Bimbingan Pemakai melalui akses dan fitur pencarian arsip secara online Gambar II. 11. Layanan Pemakai
24 Perkembangan digital membuat PAM UBAYA melakukan transformasi dari arsip fisik ke arsip digital. Hal itu sesuai dengan permintaan rektor UBAYA yang mana menginginkan arsip UBAYA dapat diakses di luar kampus. PAM UBAYA mengembangkan sebuah sistem yang bernama Sistem Informasi dan Manajemen UBAYA (SINTA) sebagai database arsip. SINTA dapat dikatakan sebagai tempat utama para staf PAM UBAYA untuk mengolah arsip – arsip yang didapatkan. Nantinya, untuk mengakses arsip, pengguna menggunakan fitur penelusuran arsip yang bernama Portal UBAYA. Gambar II. 12. Tampilan Home SINTA Gambar II. 13. Tampilan Home Portal UBAYA Pada saat ini, ketika PAM UBAYA mendapatkan arsip fisik dari satuan unit kerja di UBAYA, PAM melakukan olah arsip yang paling pertama adalah memasukkan ke dalam data base. Nantinya, pemakai dapat melihat arsip atau yang dibutuhkan melalui portal UBAYA. Hadirnya SINTA dan Portal UBAYA ini memiliki banyak manfaat, antara lain efektif dan efisien ketika ingin mengakses
25 arsip tidak perlu langsung datang ke kantor PAM UBAYA, memudahkan staf PAM UBAYA untuk mengolah arsip, dan menghemat ruang penyimpanan di ruang depo arsip. Selanjutnya, kegiatan pada hari senin penulis dikenalkan berbagai alat yang digunakan staf PAM UBAYA untuk mengolah arsip, antara lain dijelaskan pada tabel di bawah ini. Tabel II. 1. Alat – alat olah Arsip No. Nama Alat Fungsi 1. Scanner Alat yang berfungsi untuk mengalihmediakan dokumen kertas ke dalam bentuk softfile 1. Fotocopy Alat yang berfungsi untuk menggandakan atau membuat salinan dokumen 2. Alat Jilid Alat yang berfungsi untuk memberi cover pada dokumen 3. Perforator Alat yang berfungsi untuk melubangi sisi kertas, seperti kertas binder. 4. Laminating Alat yang berfungsi untuk melaminasi atau melekatkan dokumen dengan cover kertas yang bertujuan agar dokumen tersebut lebih awet. Setelah memahami alat-alat yang digunakan, penulis diperkenalkan dengan jenis – jenis arsip yang diolah oleh PAM UBAYA yang memiliki 42 jenis arsip, antara lain: 1. Surat Keputusan Rektor 2. Surat Perjanjian/Perintah Kerja (SPK) 3. Akte Kendaraan 4. Berita Acara 5. Ijazah Beberapa jenis arsip memiliki sifat yang berbeda antara satu sama lain, seperti surat keputusan rektor memiliki sifat permanen, sedangkan akta kendaraan memiliki sifat
26 vital. Adapun terkait sifat, PAM UBAYA mengkategorikan ke dalam 4 sifat arsip, yaitu Aktif, Inaktif, Permanen, dan Vital. Namun, arsip – arsip yang diolah pada PAM UBAYA seringnya memiliki sifat inaktif, permanen, dan vital. Hal itu dikarenakan, arsip yang masih memiliki sifat aktif diolah dan disimpan di masingmasing pengolahan arsip dari setiap unit satuan kerja. Nantinya, arsip yang masuk pada PAM UBAYA sudah memiliki sifat inaktif, permanen, ataupun vital. Adapun dalam penentuan sifat arsip perlu penilaian arsip dalam memutuskan sifat arsip yang akan diperoleh. Setelah mengetahui jenis – jenis arsip, penulis diberikan bekal pengenalan input data arsip ke database sebelum melakukan praktek. Gambar II. 14. Praktek Input Data Arsip ke SINTA Arsip yang diinput berasal dari satuan unit kerja arsip Direktorat Sumber Daya Manusia terkait Surat Keputusan (SK) Rektor tentang Pemberhentian secara Hormat Ibu Tutut Ferdiana Mahita Paksi sebagai Calon Dosen Tetap Fakultas Hukum. Arsip ini diserahkan oleh Fakultas Hukum melalui email PAM UBAYA. Gambar II. 15. Arsip Diterima Melalui Email Selanjutnya, diolah untuk dimasukkan ke dalam data base SINTA. Tahap pertama adalah menuju home SINTA seperti gambar II.12 untuk melakukan log in
27 user. Setelah berhasil log in, SINTA akan menampilkan pihak – pihak yang berwenang untuk mengaksesnya. Penulis memilih Sistem Informasi Arsip dan Museum, karena PAM UBAYA memiliki akses pada opsi tersebut, lalu memilih Administrator Arsip dan Museum untuk input data arsip. Gambar II. 16. User Interface Opsi User Setelah memilih Administrator Arsip dan Museum akan ditampilkan home Selamat datang dengan dilengkapi fitur pada posisi di atas yang terdiri dari Home, Arsip, Pencarian Arsip, Barang Museum, Laporan, Referensi, dan Keluar. Gambar II. 17. Home Selamat Datang Langkah selanjutnya, memilih opsi Arsip pada bar di atas, lalu memilih opsi Transaksi Arsip untuk mengolah arsip yang ingin diinput ke database. Selanjutnya, user interface akan menampilkan data transaksi arsip serta bar “Tambah” apabila ingin menginput data arsip yang baru.
28 Gambar II. 18. Tampilan User Interface Transaksi Arsip Setelah mengklik tanda tambah, maka akan muncul detail transaksi arsip, seperti pada gambar II.19. detail transaksi arsip ini memunculkan sebuah header. Sebelum menginput data arsip, membuat header arsip terlebih dahulu yang terdiri dari nomor register, jenis transaksi, petugas arsip, NPK petugas arsip, keterangan, tanggal transaksi, unit kerja, nama peminjam/penyerah, NPK peminjam / penyerah, nama petugas penyerah, dan NPK petugas penyerah. Gambar II. 19. Detail Transaksi Arsip Arsip terkait SK Rektor tentang pemberhentian secara hormat ibu Tutut, termasuk dalam jenis transaksi penyerahan dengan nomor bukti yang didapat secara otomatis dari sistem. Untuk jenis transaksi dibuktikan dari pesan email yang dikirim dari direktorat Sumber Daya Manusia (SDM) yang menyerahkan arsip. Untuk petugas arsip, sesuai dengan akun yang di log in kan pada SINTA. Penulis log in menggunakan akun bapak Oky Widyanarko, sehingga petugas arsip otomatis menampilkan nama bapak Oky beserta NPK. Tanggal arsip diisi saat petugas menginput arsip tersebut ke database, sehingga tanggal transaksi diisi pada tanggal 03 Januari 2023. Unit kerja sesuai email yang dikirim berasal dari Direktorat SDM
29 dan perbedaan antara nama penyerah dengan nama petugas penyerah arsip adalah nama penyerah identik dengan ketua dari unit kerja asal arsip berasal. Pada saat input nama penyerah diisi dengan nama bapak Dr. Drs. V. Heru Hariyanto, M.Si. sebagai ketua bagian (kabag) dari direktorat SDM. Sedangkan, nama petugas penyerah dapat dilihat dari email yang berada di bawah yang bertulis “Nina - Staff RS (MSDM)” Nina sebagai petugas yang menyerahkan arsip ke PAM UBAYA. Setelah data sudah benar, klik simpan untuk mendata header arsip. Setelah header arsip sudah terbuat, untuk menambah data arsip mengklik “Detail” yang berada di bawah header sebelah kanan, sehingga akan muncul form yang harus diisi untuk menginput data arsip seperti pada gambar II.20 di bawah. Gambar II. 20. User Interface Data Arsip Data arsip yang harus diinput terdiri dari (1) Jenis, SK rektor Ibu Tutut termasuk ke dalam jenis arsip Keputusan Rektor hal tersebut dapat dilihat dari file yang dikirim dan memiliki judul atas Surat Keputusan Rektor. Selanjutnya, (2) Sifat, diisi dengan permanen, hal tersebut berdasarkan pada pedoman yang digunakan yang sudah terintegrasi dengan sistem, seperti keuangan memiliki kode KU dan sarana & prasarana pendidikan dengan kode SP. Setelah itu, (3) akses arsip untuk diisi dengan Fakultas Hukum, hal tersebut dikarenakan arsip yang diterima terkait pemberhentian Ibu Tutut yang merupakan dosen Fakultas Hukum. Keempat (4), subjek akan muncul secara otomatis ketika telah memasukkan kode arsip, diketahui kode arsip yang diisi berupa legalitas karyawan dengan kode awal huruf “K”, dimana “K” merupakan kode untuk unit kerja Kekaryawanan, sehingga subjek otomatis terisi Kekaryawanan. Subjek dapat ditambahi keterangannya berdasarkan arsip yang diterima. Untuk (5) perihal dan (6) No Dokumen, dapat dilihat dari judul
30 yang terdapat pada file pdf arsip. Ketujuh (7), tanggal arsip diisi kapan arsip disahkan, dapat dilihat dari dokumen arsip itu sendiri. Selanjutnya, (8) pemilihan level, level digunakan untuk pemberian akses kepada arsip dengan rincian pada tabel II.2 berikut. Tabel II. 2. Keterangan Level Arsip Level Pihak yang Berwenang Mengakses Arsip Level 1 Yayasan, Rektor, Wakil Rektor, Staf Ahli Rektor Level 2 Dekan, Wakil Dekan, Direktur Level 3 KaJur, KaPusat, KaLab, KaDep Level 4 Manajer Level 5 Dosen, Peneliti, TPA, Administrasi Arsip diisi pada level 5, dikarenakan arsip terkait pemberhentian dosen, dimana dosen sesuai dengan tabel II.2 berada pada level 5. Setelah itu, terkait (9) Lokasi diisi dengan data base. Hal tersebut dikarenakan arsip yang diterima melalui email dan berbentuk softfile. Selanjutnya, (10) terkait keyword diisi dengan kata - kata yang memungkinkan digunakan oleh pemakai ketika menelusuri arsip tersebut. Terakhir, (11) mengenai deskripsi bersifat opsional, jika terdapat informasi tambahan maka deskripsi dapat diisi. Setelah data arsip sudah selesai dimasukkan, selanjutnya mengisi seri arsip yang terdiri dari rupa arsip, dokumen, dan kondisi. Untuk arsip SK rektor rupa arsip berbentuk dokumen, dan dokumen tersebut bersifat copy, dan memiliki kondisi baik. Lalu untuk menginput lampiran arsip yang di dapat dari email tadi, dapat mengklik no. seri arsip, sehingga akan menampilkan tempat untuk mengupload arsip seperti pada gambar II.21. berikut. Setelah arsip sudah terupload, maka dokumen arsip sudah terinput pada database. Gambar II. 21. Upload Dokumen Arsip pada Database
31 Jika sudah berhasil diupload, dapat diperiksa melalui bar “Lampiran” yang menampilkan link untuk membuka dokumen. Link nama dokumen otomatis berubah pada sistem yang merupakan gabungan dari nomor register + nomor seri + urutan file. Contoh pada gambar II.22. yaitu file ibu Tutut yang sudah diupload dengan nama file 7654700101.pdf. Nomor 76547 merupakan nomor register arsip, 001 merupakan nomor seri arsip, sedangkan 01 merupakan file pada urutan pertama. Gambar II. 22. Tampilan Dokumen Hari : Rabu - Jumat Tanggal : 04 Januari 2023 – 06 Januari 2023 Waktu : 08.00 WIB – 16.30 WIB Bagian : Pengolahan Kegiatan : 1. Pengolahan Arsip Digital 2. Digitasi dan Upload Arsip ke Sistem (Ijazah Mahasiswa, SK Rektor, dan Surat Perjanjian Kerja) Uraian Kegiatan: Pada hari Rabu, setelah mendapatkan bekal pengetahuan terkait proses input arsip pada hari Senin, penulis mendapatkan tugas untuk menginput arsip digital terkait surat Keputusan Rektor Universitas Surabaya Nomor 515 Tahun 2022 tentang Pengangkatan Dr. Aloysius Yuli Widianto, S.T., M.Sc. sebagai Ketua Laboratorium Satuan Operasi dan Teknologi Proses Kimia (SOPTK) pada Jurusan
32 Teknik Kimia Fakultas Teknik Universitas Surabaya. Hasil inputan dapat dilihat pada gambar II.23. Gambar II. 23. Hasil Input Arsip Arsip SK Rektor pengangkatan ketua laboratorium diserahkan oleh staf admin Direktorat Sumberdaya Manusia melalui email dengan nama petugas penyerah Aldo menggunakan format soft file PDF. Hal tersebut dapat dilihat dari header arsip pada gambar II.24. Gambar II. 24. Header Arsip Kegiatan selanjutnya, setelah pengolahan berupa input data arsip yang dterima melalui email, penulis mendapatkan tugas untuk mendigitasi arsip yang diserahkan dalam bentuk fisik, yaitu berupa Ijazah Mahasiswa Universitas Surabaya pada Tahun Kelulusan 2015. Ijazah diserahkan oleh unit satuan kerja Kemahasiswaan Universitas. Pada digitasi arsip ijazah ini, nomor register sudah terdaftar pada sistem. Hal tersebut dikarenakan setiap satuan unit kerja atau yang dapat disebut dengan pencipta arsip memiliki hak akses portal UBAYA yang dilengkapi fitur input arsip yang berfungsi untuk menginput arsip ke dalam database. Nantinya, PAM UBAYA akan menarik sistem yang diinput oleh satuan
33 unit kerja, sehingga pada database SINTA sudah tertera hasil input data arsip seperti contoh pada gambar II.23. Tugas PAM UBAYA apabila diterima arsip fisik, maka langkah selanjutnya adalah melakukan digitasi dengan menggunakan alat scanner, gambar dan fungsi alat scanner dijelaskan pada tabel II.1. Gambar II. 25. Berkas Arsip Fisik Dalam melakukan proses digitasi arsip fisik menggunakan alat scanner, langkah pertama adalah membuka shortcut alat scanner yang sudah terinstall dalam PC atau komputer yang digunakan. Di sini penulis menggunakan alat scanner “Epson Scan 2”. Gambar II. 26. Shortcut Alat Scanner
34 Pada shortcut tersebut, petugas arsip memainkan fitur - fitur yang disediakan seperti, scanning side yang berfungsi untuk menentukan sisi kertas yang akan di scan, apabila dokumen arsip memiliki halaman depan dan belakang, maka scanning side yang dipilih adalah double side. Selanjutnya, document size diatur menjadi Auto Detect (Long Paper), hal tersebut dikarenakan apabila dokumen arsip memiliki ukuran kerta lebih dari ukuran A4, maka hasil scan yang dikeluarkan akan tetap berukuran A4, yang dikarenakan ukuran dokumen apabila dibaca melalui website SINTA maupun portal UBAYA hanya menerima ukuran A4. Tahap berikutnya, memainkan image type, apakah dokumen arsip berwarna atau tidak, rotate merupakan derajat kemiringan dokumen yang akan dihasilkan, dan terakhir resolusi. Resolusi akan mempengaruhi hasil kejelasan dari dokumen yang telah di scan. Penentuan resolusi merupakan proses yang cukup lama ketika melakukan digitasi arsip. Hal tersebut dikarenakan, semakin besar resolusi yang diberikan, maka semakin besar ukuran file yang dihasilkan, hanya saja dokumen akan terlihat lebih jelas. Sedangkan, resolusi yang kecil akan menghasilkan ukuran file yang cukup kecil dan dokumen akan terlihat semakin cukup sulit dibaca. Hal tersebut memakan waktu yang lama, dikarenakan SINTA untuk menginput arsip hanya membatasi ukuran file sebesar 5 MB, sehingga staf PAM UBAYA harus dapat memberi maksimal ukuran kurang dari sama dengan 5 MB , tetapi memiliki ketajaman dokumen yang jelas untuk dibaca. Setelah dirasa fitur - fitur yang diberikan pas, maka selanjutnya adalah mengklik bar “Scan” dan proses scan akan dimulai. Gambar II. 27. User Interface Setelah Proses Scan Selesai
35 Saat proses scan sudah selesai, shortcut alat scanner akan memberikan 4 opsi kepada petugas, yaitu edit apabila hasil scanner ingin di ubah, opsi add yaitu apabila kertas dokumen ingin ditambahkan untuk di scan, ketiga save yaitu untuk menyimpan hasil dokumen yang telah di scan, dan terakhir opsi cancel apabila ingin membatalkan hasil scan. Penulis mengklik opsi save untuk menyimpan dokumen arsip berupa ijazah tersebut. Dokumen otomatis tersimpan pada folder yang telah ditentukan pada gambar II.26. di sisi paling bawah. Di sini dokumen arsip akan tersimpan di folder SCAN2O22, file name berupa PAM 01 dapat dilihat pada gambar II.28. Langkah terakhir, ketika hasil scan sudah tersimpan, file diupload ke SINTA sesuai nomor register yang sudah terdaftar. Gambar II. 28. Hasil Scan 62 Dokumen Arsip Ijazah Dalam melakukan pencarian nomor register yang sesuai pada SINTA dapat dilakukan dengan cepat, yaitu mengklik bar “No, Register” lalu pilih filter. Setelah itu, masukkan nomor register yang sudah terdaftar, maka nanti SINTA akan memunculkan data arsip yang dituju. Jika, data arsip sudah ditemukan, langkah selanjutnya adalah proses upload dokumen seperti pada gambar II.21. dengan cara yang sama.
36 Gambar II. 29. Filter Nomor Register Setelah, arsip ijazah sudah berhasil diinput ke dalam SINTA, selanjutnya dokumen arsip ijazah tersebut dimasukkan ke dalam cover sheet. Setelah dimasukkan ke cover sheet, dokumen arsip ijazah dimasukkan ke dalam ordner dengan urutan nomor registrasi mulai dari yang terkecil sampai dengan nomor registrasi terbesar. Gambar II. 30. Dokumen Arsip Dimasukkan dalam Cover Sheet
37 Gambar II. 31. Dokumen Arsip Dimasukkan dalam Ordner Selanjutnya, Ordner diberi keterangan sudah scan + upload, hal tersebut bertujuan agar dapat mengidentifikasi arsip - arsip yang sudah diinput ke dalam database, sehingga pengguna sudah dapat mengakses melalui portal UBAYA. Gambar II. 32. Ordner diberi keterangan “Sudah Scan + Upload” Setelah melakukan proses digitasi dan upload dokumen arsip ijazah, selanjutnya penulis ditugaskan untuk melakukan digitasi dan upload dokumen terkait Surat Perintah Kerja (SPK) UBAYA pada tahun 2000 dengan cara yang sama pada saat proses digitasi arsip ijazah.