38 Hari : Kamis Uraian Kegiatan : Pada hari Kamis, penulis ditugaskan kembali untuk melakukan proses input data arsip ke SINTA terkait Surat Perintah Kerja tahun 2020 dengan rincian pada tabel II.3. Proses input data membutuhkan waktu yang cukup banyak seperti pada tata cara yang dijelaskan pada praktek hari Senin, dimana penulis harus dapat menentukan keyword yang memungkinkan pengguna menggunakan keyword tersebut untuk mencari arsip melalui portal UBAYA. Keyword ini diupayakan agar arsip yang dibutuhkan muncul dalam user interface portal UBAYA saat pengguna menelusuri arsip yang dibutuhkan. Tabel II. 3. Rekapitulasi Surat Perintah Kerja No. Nomor SPK Tangga l SPK Perihal Lok asi Nilai SPK Nama Perusa haan Pimpin an Perusa haan Lama Peker jaan 1. 100/Y USSPK/V III/202 0 10 Agustus 2020 Pemasangan Lift untuk Gedung Fakultas Kam pus II Teng gilis Rp 220.00 0.000 PT. Kone Indo Elevat or Handi Wurya nto 20 hari kerja, sejak diteri ma SPK 2. 123/Y USSPK/1 X/2020 11 Septem ber 2020 Pekerjaan Soal Test RS. Ubaya RS. UB AY A RP 88.000 .000 PT. Sarana Data Persad a Teddy Susant o 21 hari kerja, sejak diteri ma SPK 3. 130/Y USSPK/I X/2020 21 Septem ber 2020 Pemasangan Separator Lift Gedung ND Ngagel Kam pus I Nga gel Rp 180.59 0.134 CV. Nuswa ntara Gemila ng Andi Kurnia wa 45 hari kerja, sejak diteri ma SPK Jumlah arsip yang diinput pada hari Kamis berjumlah 21 arsip. Dengan jenis kegiatan, yaitu penyerahan dan diinput atau dapat dilihat pada bar tanggal transaksi di gambar II.33. yaitu pada tanggal 05 Januari 2023. Arsip Surat perjanjian kerja tersebut diciptakan dari unit kerja Yayasan Universitas.
39 Gambar II. 33. Daftar Arsip yang berhasil di Input Hari : Jumat Uraian Kegiatan : Pada hari Jumat, penulis melanjutkan tugas hari Kamis, yaitu setelah menginput data arsip pada SINTA tahap selanjutnya adalah digitasi untuk diupload ke sistem. Digitasi arsip sama dengan prosesnya pada kegiatan di hari Rabu, yaitu scan ijazah. Pada kegiatan ini, penulis mengoperasikan shortcut alat scanner yang sudah terdapat pada komputer. Selanjutnya, ketika proses input data arsip, digitasi, dan upload sudah selesai, maka perlakuan pada arsip fisik tersebut sama dengan arsip fisik ijazah pada kegiatan hari Rabu. Arsip fisik dimasukkan ke dalam cover sheet dan disusun dalam ordner mulai dari nomor register terkecil sampai dengan terbesar. Setelah itu, ordner diberi tanda “sudah scan + upload” di sisi depan untuk mengidentifikasi bahwa arsip tersebut sudah masuk ke database. Terakhir pemberian label pada punggung ordner seperti pada gambar II.34.
40 Gambar II. 34. Pemberian Label pada Ordner Label terdiri dari kode unit satuan kerja pencipta arsip. Pada gambar II.35. YUS merupakan kode unit satuan kerja Yayasan, lalu ditambahkan jenis arsip yaitu berupa Surat Perjanjian Kerja (SPK) dan dilengkapi dengan tahun terciptanya arsip tersebut, yaitu 2003. Minggu Kedua Hari : Senin - Jumat Tanggal : 09 Januari 2023 – 13 Januari 2023 Waktu : 08.00 WIB – 16.30 WIB Bagian : Pengelolaan Kegaiatan : 1. Akuisisi Arsip Secara Digital dan Fisik 2. Penarikan Data Arsip Dokumen Lulusan 3. Pengelolaan Arsip Aktif 4. Shelving Dokumen Lulusan 5. Pengelolaan Arsip Elektronik 6. Pengolahan Arsip Permanen Hari : Senin Uraian Kegiatan : Pada hari pertama di minggu kedua, yaitu hari Senin, penulis melakukan praktek akuisisi arsip. Akuisisi arsip menurut (Perka ANRI No, 31 Tahun 2011), merupakan kegiatan penambahan khazanah arsip pada lembaga kearsipan yang meliputi kegiatan penyerahan dan pemberian hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Pada Pusat Arsip UBAYA, pencipta arsip meliputi
41 pusat – pusat arsip per masing fakultas atau per setiap unit kerja. Sedangkan, Pusat Arsip UBAYA sendiri sebagai Pusat Arsip Universitas. Akuisisi dilaksanakan dapat melalui 2 cara, dimana unit kearsipan dari setiap unit kerja dapat memberikan arsipnya melalui pemberian arsip fisik yang mengharuskan staf dari setiap unit kerja untuk datang ke Pusat Arsip UBAYA. Sedangkan, untuk cara kedua arsip diberikan secara digital melalui email. Pemberian arsip melalui email dikirimkan oleh staf yang bertugas di setiap unit satuan kerja seperti pada gambar II.35 berikut. Gambar II. 35. Akuisisi Arsip melalui Email tentang Surat Tugas Student Employee Arsip tersebut terkait Surat Tugas Nomor 0013/SMSDM-KS/SDM/I/2023 tentang penugasan Student Employee di Direktorat Pengembangan Kemahasiswaan. Selanjutnya, penulis mendownload file yang dikirimkan dengan format PDF untuk dibuatkan daftar transaksi penyerahan arsip di database SINTA. Pembuatan transaksi penyerahan sama dengan pada kegiatan yang dilakukan di minggu pertama yang direpresentasikan pada gambar II.19 untuk mengisi detail transaksi arsip. Detail transaksi yang diisi antara lain digambarkan pada gambar II.36.
42 Gambar II. 36. Detail Transaksi Arsip Surat Tugas Student Employee Kolom yang diisi sama dengan pada kegiatan di minggu pertama. Pada dasarnya, semua bentuk arsip yang diolah oleh PAM UBAYA lalu dimasukkan ke dalam database memiliki perlakuan yang sama dari mulai mengisi detail transaksi arsip sampai dengan data arsip. Pada arsip yang diolah tentang surat tugas student employee memiliki detail transaksi, yaitu untuk jenis transaksi termasuk ke dalam penyerahan. Hal tersebut dikarenakan arsip diserahkan kepada PAM UBAYA melalui email. Petugas Arsip dan NPK Petugas Arsip yaitu Oky Widyanarko, S.E. dengan NPK 201035, data tersebut terisi otomatis ketika penulis melakukan log in menggunakan akun dari bapak Oky. Keterangan diisi sesuai maksud dari arsip yang didapatkan, yaitu mengenai Surat Tugas Nomor: 0013/SMSDM-KS/SDM/I/2023 tentang Student Employee di Direktorat Kemahasiswaan. Kolom tanggal transaksi diisi pada tanggal penulis melakukan transaksi penyerahan tersebut, yaitu di tanggal 09 Januari 2023. Kolom unit kerja diisi sesuai dengan arsip itu berasal, arsip yang diolah berasal dari Direktorat Sumberdaya Manusia. Selanjutnya, untuk kolom nama penyerah dan NPK penyerah diisi dengan nama direktur dari unit kerja tersebut, yaitu bapak Dr. Drs. Heru Hariyanto, M.Si dengan NPK 190022. Terakhir, kolom nama petugas penyerah diisi dengan “by email: Iik”. Perbedaan dari kolom nama penyerah dan nama petugas penyerah adalah untuk kolom nama penyerah cenderung diisi dengan nama pemimpin dari setiap unit kerja, seperti nama direktur. Sedangkan untuk kolom nama petugas penyerah, cenderung diisi dengan nama staf yang bertugas untuk menyerahkan arsip dari unit kerja ke PAM UBAYA. Selanjutnya, sama halnya kegiatan pada minggu pertama, setelah mengisi detail transaksi arsip yaitu mengisi data arsip dengan mengklik bar “+Detail” dibawah detail transaksi arsip. Data arsip yang diisi seperti pada gambar II.37.
43 Gambar II. 37. Data Arsip Surat Tugas Student Employee Kolom yang diisi antara lain, jenis yaitu terkait surat tugas. Selanjutnya kolom sifat diisi dengan inaktif, karena arsip yang diolah terdapat masa berlakunya. Student Employee yang ditugaskan rata-rata memiliki masa kerja 6 bulan, sehingga masa berlaku dari dokumen arsipnya dikasih selama 1 tahun sebelum di retensi. Kolom kode, yaitu KM0605 e. Kegiatan Lainnya, dimana KM0605 merupakan kode dari kemahasiswaan, sedangkan surat tugas student employee termasuk kedalam jenis arsip kegiatan lainnya. Kolom akses arsip untuk diisi dengan Direktorat Sumberdaya Manusia, hal tersebut dikarenakan unit kerja kemahasiswaan berada dibawah naungan direktorat SDM. Kolom subject, kata “Kemahasiswaan” akan muncul secara otomatis setelah mengisi kolom kode dimana terdapat kode dari kemahasiswaan, yaitu KM0605. Kolom perihal diisi dengan isi dokumen arsip yang diolah, umumnya untuk mengisi perihal dilihat dari header atau judul yang terdapat pada dokumen arsip yang memuat judul, nomor surat, dan isi. Selanjutnya, kolom tanggal arsip diisi sesuai dengan tanggal dokumen arsip itu dibuat dengan dapat dilihat pada dokumen arsip itu sendiri. Sedangkan, untuk tanggal expired diberi jangka waktu 1 tahun, sebelum arsip ini akan dinilai kembali untuk dipermanenkan atau di retensi. Kolom level diberi akses level 5 dan lokasi yaitu pada data base. Selanjutnya mengisi keyword dan deskripsi, keyword diisi dengan kata-kata yang memungkinkan pengguna menelusur menggunakan katakata yang diinput pada kolom keyword. Sedangkan kolom deksripsi, diisi apabila ada informasi tambahan.
44 Langkah selanjutnya, yaitu mengupload file dokumen arsip yang dudah didownload sebelumnya dari email. Kolom nomor seri diklik, sehingga akan menampilkan borang sesuai pada gambar II.38. Gambar II. 38. Upload File Jenis dokumen arsip yang diterima, yaitu berbentuk copy dengan kondisi baik. Klik browse untuk mengupload file dokumen arsip. Ketika sudah selesai, hasil inputan akan tampil seperti pada gambar II.39. Gambar II. 39. Tampilan Hasil Inputan Ketika ingin mengakses arsip melalui SINTA dapat mengklik lampiran dokumen berformat .pdf tersebut, sehingga nantinya akan otomatis terdownload pada perangkat komputer. Kegiatan selanjutnya, penulis masih mengolah arsip yang diakuisisi dari email, yaitu mengenai keputusan rektor Universitas Surabaya nomor 004 tahun 2023 tentang ralat keputusan rektor nomor 329 tahun 2006 tentang teknis pemberian beasiswa bagi putra/putri (anak kandung) karyawan tetap dan mantan karyawan tetap Universitas Surabaya. Perlakuan mengelolanya sama dengan pada
45 kegiatan sebelumnya terkait surat tugas student employee. Adapun hasil dari mengolah arsip kedua tentang keputusan rektor terdapat pada gambar II.40. Gambar II. 40. Hasil Input Arsip tentang Peraturan Rektor Kegiatan selanjutnya, penulis juga melakukan kegiatan akuisisi arsip secara fisik, yaitu dengan pegawai dari unit kerja datang langsung ke PAM UBAYA untuk memberikan dokumen arsip. Adapun arsip yang diolah terkait arsip elektronik berbentuk flashdisk yang berisi dokumentasi kegiatan Natal dan Tahun Baru (NATARU) 2022 yang diserahkan dari unit kerja Marketing and Public Relation. Gambar II. 41. Arsip Dokumentasi NATARU Arsip yang penulis olah memiliki sifat arsip permanen, sehingga pemberian transaksi penyerahan tidak langsung dibuat pada saat itu juga, karena sifat arsip yang tidak vital, sehingga tidak disegerakan untuk membuat bukti transaksi sebagai pertanggungjawaban. Dengan demikian, langkah selanjutnya ketika arsip tersebut diterima adalah mengolah seperti kegiatan sebelumnya, yaitu menginput ke dalam database SINTA dari membuat detail transaksi hingga data arsip itu sendiri.
46 Gambar II. 42. Detail Transaksi Arsip Dokumentasi NATARU Gambar II. 43. Data Arsip Dokumentasi NATARU Pada dasarnya, kolom yang diisi sama seperti bentuk arsip dokumen, hanya saja isi dari kolom tertentu akan berbeda, seperti kolom “jenis” yang dipilih berupa foto dan “rupa” yang dipilih adalah lain-lain bukan dokumen. Hal tersebut dikarenakan isi dari flashdisk tersebut berupa foto-foto dokumentasi NATARU dan rupa yaitu lain-lain, karena berbentuk flashdisk. Arsip elektronik ini juga disimpan pada rak khusus multimedia, sehingga penempatan penyimpanan ada di rak multimedia yang dikhususkan untuk menyimpan arsip-arsip elektronik. Setelah menginput data arsip ke dalam database atau SINTA, selanjutnya adalah memberi label ke fisik arsip dan juga menyimpan arsip ke dalam amplop coklat untuk ditempel dengan data arsip. Pemberian label arsip dapat dilakukan dengan pencetakan barcode label yang dapat didownload secara otomatis dari database dengan memilih layanan “label arsip” selanjutnya memilih nomor register arsip yang labelnya hendak di print out, dan mengklik borang “cetak label” yang berada di atas.
47 Gambar II. 44. Layanan Label Arsip Gambar II. 45. Pilih Nomor Register Arsip dan Cetak Label Setelah mengklik cetak label sesuai dengan nomor register arsip yang dipilih, selanjutnya akan keluar halaman barcode label yang hendak di print out. Di tahap ini, penulis menyesuaikan tata letak label agas par dengan kebutuhan, tidak terlalu besar maupun tidak terlalu kecil. Setelah merasa sesuai dengan kebutuhan, label siap untuk di print dengan mengklik tombol print yang berada di bawah. Label arsip ini nantinya akan ditempel pada sisi depan maupun belakang amplop, sehingga penulis mencetak label sebanyak 2 kali. Dengan begitu, kertas yang digunakan untuk mengeprint label adalah kertas bontex atau biasa disebut dengan kertas stiker. 1 . 2 .
48 Gambar II. 46. Print Label Setelah mencetak label arsip atau barcode, selanjutnya penulis juga mencetak data arsip untuk ditempelkan pada sisi depan amplop. Hal tersebut bertujuan untuk memberi keterangan pada amplop, sehingga arsip didalamnya dapat diidentifikasi. Cetak data arsip dapat dilakukan pada sisi atas dari detail transaksi arsip. Setelah label dan data arsip sudah dicetak, langkah selanjutnya adalah penulis menempelkan pada amplop yang digunakan untuk menyimpan flashdisk sebagai bentuk arsip dokumentasi NATARU. Gambar II. 47. Cetak data arsip
49 Gambar II. 48. Penempelan Label dan Data Arsip Pada Sisi Depan Amplop Hari : Selasa Uraian Kegiatan : Pada hari Selasa, penulis mendapatkan tugas untuk menarik data dokumen lulusan berupa ijazah dan nilai transkrip. Perlakuannya sama dengan ketika penulis melakukan input arsip, hanya saja yang dimaksud dengan penarikan data dokumen lulusan adalah data arsip mengenai dokumen lulusan sudah diinput oleh unit kerja yang bertanggung jawab pada dokumen lulusan mahasiswa, yaitu Direktorat Administrasi Akademik (ADMIK). ADMIK menginput data dokumen lulusan mahasiswa melalui database yang bernama SISKA, sehingga SINTA atau database yang dimiliki PAM UBAYA ini sudah terintegrasi dengan database yang dimiliki oleh ADMIK. Hal ini memudahkan para staf PAM UBAYA, karena data-data terkait deskripsi, nama mahasiswa, asal unit (asal fakultas mahasiswa, no. dokumen, dan keyword yang cenderung memiliki pengaruh dalam melakukan temu kembali informasi sudah diisi sendiri oleh unit yang menciptakan, menyimpan, dan juga memiliki tanggung jawab terhadap dokumen lulusan. Dengan demikian, cara ini menghemat waktu para staf PAM UBAYA untuk tidak lagi mengisi keyword maupun deskripsi yang mengharuskan ketelitian serta waktu yang banyak dalam prosesnya. Hal tersebut dikarenakan deskripsi dan keyowrd merupakan borang yang sangat erat kaitannya nantinya pada proses temu kembali informasi. Tanggung jawab staf PAM UBAYA terkait dokumen lulusan adalah melakukan proses scan dan upload atau digitasi dokumen lulusan mahasiswa
50 ke dalam data arsip, serta melengkapi borang yang tidak terisi otomatis. Dalam melakukan penarikan dokumen lulusan diperlukan data nama mahasiswa atau Nomor Registrasi Peserta (NRP) dari mahasiswa tersebut yang dapat dilihat dari dokumen lulusan, seperti ijazah maupun transkrip. Gambar II. 49. Layanan Daftar Lulusan Adapun dalam melakukan proses penarikan dokumen lulusan, ketika berada pada tampilan user unterface layanan arsip, penulis memilih sub-layanann daftar lulusan. Layanan Daftar lulusan ini memuat daftar-daftar dokumen lulusan mahasiswa yang sudah di register oleh staf PAM UBAYA ke dalam database. Selanjutnya, ketika ingin menambahkan register baru atau mendata dokumen lulusan baru memilih borang “+Tambah” pada sisi kanan atas seperti yang ditunjukkan pada gambar II.50. dibawah ini. Gambar II. 50. Tampilan Daftar Lulusan Setelah itu, penulis akan diarahkan ke data lulusan yang harus diisi. Hanya saja, seperti yang dijelaskan di atas, penulis tidak lagi mengisi semua borang. Penulis tinggal menambahkan NRP atau nama mahasiswa sebagai keyword untuk mencari data lulusan agar nantinya tampil di data lulusan SINTA. Dalam
51 melakukan proses pencarian data lulusan menggunakan nama maupun keyword, penulis mengklik tanda bulat kecil di samping borang nama mahasiswa yang ditunjukkan pada gambar II.51. Gambar II. 51. Data Lulusan Selanjutnya, user interface akan menampilkan borang untuk menginput NRP atau nama mahasiswa yang dijadikan keyword untuk menarik data lulusan mahasiswa yang bersangkutan. Dalam proses praktik penarikan dokumen lulusan ini, penulis memilih nama mahasiswa sebagai keyword untuk menarik data lulusan mahasiswa. Pada gambar II.52. salah satu contoh nama mahasiswa lulusan yang penulis tarik datanya dari SISKA untuk dimasukkan ke dalam SINTA, yaitu data lulusan mahasiswa bernama Yoel Bega. Setelah memasukkan nama mahasiswa, selanjutnya klik borang “cari” untuk memunculkan data yang teridentifikasi dari keyword. Jika data tidak tampil, ada dua kemungkinan kesalahan, yang pertama data lulusan mahasiswa belum diinput ADMIK ke dalam SISKA dan yang kedua adanya kesalahan terhadap NRP maupun nama mahasiswa yang dijadikan keyword. Apabila nama mahasiswa atau NRP yang dijadikan keyword sudah benar, maka nantinya akan tampil datanya seperti yang ditampilkan pada gambar II.53.
52 Gambar II. 52. Input Keyword Nama Mahasiswa Gambar II. 53. Data Berhasil Ditemukan Setelah data berhasil ditemukan, selanjutnya adalah mengklik borang “OK”. Nantinya, akan tampil data lulusan mahasiswa sepeti yang ditampilkan pada gambar II.53 di bawah ini. Pada gambar II.53. terlihat bahwa borang nama mahasiswa, asal unit, keyword, nomor dokumen, dan juga deksripsi sudah teriisi secara otomatis. Gambar II. 54. Hasil Penarikan Data Lulusan
53 Selanjutnya, penulis melengkapi pada borang yang belum terisi secara otomatis, antara lain terkait sifat, level, dan juga lokasi. Pada dasarnya ketiga hal ini, memang tanggung jawab dari unit PAM UBAYA, karena sifat yang dimaksud adalah sifat arsip, level terkait level akses untuk arsip, dan terkahir lokasi terkait tempat penyimpanan arsip tersebut akan disimpan. Dokumen lulusan, pada PAM UBAYA termasuk ke dalam arsip permanen, hal tersebut diakarenakan agar nantinya jika terdapat alumni mahasiswa UBAYA yang ingin mencari dokumen lulusan dapat mencari dokumen tersebut di PAM UBAYA melalui ADMIK. Sedangkan, untuk level tergolong ke dalam level 5 dan lokasi tersimpan pada database. Lokasi database artinya arsip hanya terdapat dalam bentuk digital, sehingga untuk mencarinya melalui portal UBAYA atau database SINTA ini. Setelah data lulusan sudah lengkap atau final, terakhir adalah melakukan scan dan upload dokumen lulusan. Dalam melakukan proses scan dan upload dokumen lulusan perlakuannya sama dengan pada kegiatan di minggu pertama pada hari Rabu terkait scan dan upload dokumen lulusan. Proses upload pada data lulusan, mengklik borang “+detail” seperti yang ditunjukkan pada gambar II.55., nantinya akan muncul tempat untuk upload seperti yang ditunjukkan pada gambar II.56. Gambar II. 55. Data Lulusan Final
54 Gambar II. 56. Tempat Upload Dokumen Dalam melakukan penarikan dokumen lulusan ini, penulis menarik data lulusan dari nomor register 70.191 sampai dengan 70.250. Hari : Rabu Uraian Kegiatan : Pada hari Rabu, kegiatan selanjutnya penulis melakukan shelving arsip dokumen lulusan, yaitu ijazah dan transkrip. Sebelumnya, ijazah dan traksrip yang akan di shelving sudah diinput dalam database pada hari Rabu tanggal 04 Januari 2023 di minggu pertama kegiatan magang ini. Shelving merupakan kegiatan memasukkan dokumen arsip ke dalam ordner, lalu ordner disusun atau ditata ke dalam mobile file. Dokumen lulusan yang ditata oleh penulis mencakup dokumen lulusan dari berbagai fakultas yang ada pada Universitas Surabaya, seperti fakultas ekonomi dan bisnis, fakultas hukum, fakultas farmasi, fakultas teknik, hingga fakultas psikologi.
55 Gambar II. 57. Shelving Dokumen Lulusan Dokumen lulusan disusun berdasarkan periode wisuda Universitas Surabaya dari yang terlama hingga yang terbaru. Setiap ordner memiliki label pada punggung ordner yang mencakup berbagai informasi, yaitu jenis dokumen, fakultas, kode unit, dan tahun. Pada gambar II.57., jenis dokumennya adalah Fotocopy Ijazah, Fakultas Psikologi, Kode Unit fakultas psikologi, dan rentang tahun 2014 – 2018. Penulis melakukan shelving pada dokumen lulusan diwisuda pada periode bulan Agustus tahun 2015. Dengan demikian, penataan pada ordner sesuai urutan, mulai dari tahun 2014 bulan Februari dan Agustus, lalu dilanjutkan periode tahun 2015 bulan Februari dan penulis menempatkan shelving dokumen lulusan bulan Agustus di atas dokumen lulusan wisudawan bulan Februari. Hari : Kamis Uraian Kegiatan : Pada hari Kamis, penulis melakukan praktik pengelolaan arsip elektronik, yaitu arsip Compact Disk (CD). Pengelolaan arsip CD ini perlakuaannya sama dengan seperti penulis melakukan praktik akuisisi arsip secara fisik pada hari Senin di minggu kedua, terkait dokumentasi NATARU yang berbentuk flashdisk. Langkah pertama adalah membuat header atau detail transaksi arsip seperti pada gambar II.42. dan dilanjutkan untuk membuat data arsip seperti pada gambar II.43. Ketika sudah memiliki nomor register, selanjutnya arsip diberi label pada fisik arsip tersebut atau pada CD. Pemberian label sama prosesnya, seperti penulis melakukan
56 pelabelan pada fisik flashdisk. Hanya saja, label pada CD diberi pada fisik CD tersebut dan juga pada kotak CD tersebut. Hal itu dikarenakan, CD tidak diberi amplop layaknya pada perlakuan arsip flashdisk. Gambar II. 58. Arsip Elektronik Pada gambar II.58. merupakan arsip elektronik berbentuk CD yang penulis kelola. Arsip di dalamnya memuat video terkait Temu Tahunan ke-8 Forum Rektor Indonesia dan Konvensi Kampus ke-2. Arsip CD terdiri dari disc 1 dan 2, yang masing-masing memiliki isi yang berbeda, namun masih dalam satu kegiatan. Dengan demikian, dalam satu jenis transasksi terdapat dua nomor register. Setelah itu, label yang memuat nomor register dicetak dan ditempel pada badan CD, seperti pada gambar II.59. Gambar II. 59. Pemberian Label Pada Badan CD Setelah itu, label juga dicetak dan ditempel pada kotak CD pada sisi belakang, seperti pada gambar II.60.
57 Gambar II. 60. Pemberian Label Pada Kotak CD Hari : Jumat Uraian Kegiatan : Pada hari Jumat, penulis melakukan input data arsip permanen terkait dokumen pembangunan Rumah Sakit (RS) UBAYA. Adapun akuisisi arsip yang dilakukan secara fisik dari unit kerja yayasan. Proses melakukan input data sama dengan pada kegiatan sebelumnya, yaitu terkait detail transaksi maupun data arsip. Arsip yang dikelola untuk mendapatkan nomor register terlihat pada gambar II.61. Gambar II. 61. Arsip Permanen Dokumen RS UBAYA
58 Arsip yang penulis kelola ini memiliki sifat permanen, hal tersebut dikarenakan arsip ini merupakan bentuk copy dari arsip aslinya yang bersifat vital. Arsip permanen pada PAM UBAYA salah satu cirinya adalah masih memiliki nilai guna. Dengan begitu, arsip pada gambar II.61. dinilai masih memiliki nilai guna, karena pengguna ketika menggunakan arsip vital lebih sering membutuhkan bentuk copy daripada dokumen asli. Setelah arsip diterima dari Yayasan UBAYA, penulis membuat detail transasksi arsip dan juga data arsip, hasil ditunjukkan pada gambar II.62 sebagai detail transaksi arsip dan gambar II.63. sebagai data arsip yang diregister. Gambar II. 62. Detail Transaksi Arsip Dokumen RS UBAYA Gambar II. 63. Data Arsip yang Diregister Setalah Arsip sudah berhasil di input ke dalam database, selanjutnya adalah pemberian label pada fisik arsip tersebut. Label dicetak dan di print sebanyak satu kali. Nantinya, label akan ditempel pada fisik arsip di posisi depan. Bentuk label arsip yang sudah dicetak terdapat pada gambar II.64. di bawah ini.
59 Gambar II. 64. Label Arsip Kegiatan terakhir untuk perlakuan arsip yang di akuisisi secara fisik adalah mencetak transaksi penyerahan. Nantinya transaksi ini akan dikelola sebagai arsip aktif sesuai dengan kegiatan pada hari Rabu di minggu kedua. Setelah transaksi penyerahan ditandatangani oleh pihak penyerah dan juga kepala atau manajer PAM UBAYA, selanjutnya transaksi penyerahan dimasukkan ke dalam sheet protector (gambar II.65.) dan dikelompokkan ke dalam ordner yang ada pada almari arsip aktif sesuai pada gambar II.106. Gambar II. 65. Transaksi Penyerahan Arsip Dokumen RS
60 Minggu Ketiga Hari : Senin - Jumat Tanggal : 14 Januari 2023 – 20 Januari 2023 Waktu : 08.00 WIB – 16.30 WIB Bagian : Pengelolaan Kegaiatan : 1. Pengelolaan Arsip Inaktif 2. Penelusuran Arsip Vital 3. Pengelolaan Arsip Bentuk Khusus 4. Pengelolaan Arsip Audio-Visual 5. Pengelolaan Arsip Foto Uraian Kegiatan: Pada hari senin di minggu ketiga, penulis melakukan pengelolaan terhadap arsip inaktif. Perbedaan yang terdapat pada arsip inaktif adalah ketika penulis melakukan input data ke dalam database, pada tahap data arsip terdapat borang tanggal expired atau tanggal kadaluarsa. Pada umumnya, arsip inaktif yang dikelola oleh PAM UBAYA mayoritas arsip-arsip yang memiliki masa berlaku, seperti surat perintah kerja dan surat tugas. Pada dasarnya, pengelolaan arsip inaktif sama dengan menginput data arsip SPK atau permanen sebelumnya yang sudah dilalui oleh penulis di minggu pertama maupun kedua. Hanya saja, arsip inaktif diinput ke database umumnya akan dilakukan retensi pada bidang pemusnahan Oleh karena itu, PAM UBAYA jarang melakukan input arsip inaktif ke database, karena database lebih berfokus pada arsip permanen dan juga arsip vital. Dalam menginput arsip inaktif, borang data arsip akan terdapat tanggal expired, umumnya expired akan diisi dengan jangka satu tahun dari tanggal berlaku arsip. Misalnya, surat perintah kerja diberlakukan pada tanggal 12 Februari 2009, maka tanggal expired PAM UBAYA mengisi dengan jangka 1 tahun, karena surat perintah kerja umumnya hanya berlaku enam bulan atau maksimal satu tahun.
61 Hari : Selasa Uraian Kegiatan : Kegiatan pada hari Selasa di minggu ketiga, penulis melakukan praktik penelusuran arsip vital ke brankas dipandu oleh bapak Oky Widyanarko, S.E. selaku manajer PAM UBAYA. Hal tersebut dikarenakan, bapak Oky bertanggung jawab atas kunci brankas yang tidak diberikan oleh orang lain. Dalam membuka brankas terdapat banyak kata sandi yang harus diketahui oleh staf, bahkan kunci brankas diatur secara netral, hal tersebut dikarenakan membuka kunci brankas cukup sulit dan membutuhkan waktu yang lama. Kunci brankas yang mengalami kesalahan dalam membuka kata sandi, akan menyulitkan untuk mengembalikan secara netral. Dengan begitu penulis dipandu oleh bapak Oky dalam hal akses brankas yang menyimpan arsip vital. Adapun untuk melakukan penelusuran arsip vital untuk melayani pengguna, staf PAM UBAYA harus menerima surat izin atau permohonan dari pengguna yang ingin mengakses arsip vital. Dengan kata lain, arsip vital tidak dapat diberikan hak aksesnya kepada pengguna dengan mudah. Pengguna yang ingin mengakses arsip vital harus membawa surat perizinan atau permohonan dari kepala unit kerja. Langkah selanjutnya, staf mengecek di SINTA atau database untuk melihat data arsip untuk mengetahui lokasi arsip vital tersebut disimpan. Hal tersebut dikarenakan, PAM UBAYA memiliki lima brankas. Ketika sudah mendapatkan informasi dari SINTA terkait lokasi dan juga nomor register, selanjutnya staf menuju ke ruang depo arsip vital. Adapun rincian arsip vital yang penulis telusur terlampir pada tabel II.4. di bawah ini. Rincian arsip vital ini penulis dapatkan dari mengakses informasi di SINTA. Tabel II. 4. Rincian Data Arsip Vital No. Register Jenis Arsip Perihal Lokasi 27125 Dokumen Tanah dan Bangunan Sertifikat LAIK FUNGSI Bangunan Gedung RS Ubaya Nomor: 600.1.15/29/D/SLF/436.7.15/2023 Brankas Tahan Api 3
62 dari Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu 26325 Dokumen Tanah dan Bangunan Tanda Bukti Pembayaran Restribusi IMB Revisi Rumah Sakit Ubaya Nomor: 221247.42- IMB/TBP-T/2022 di Persil Jl Panjang Jiwo Permai No. 87, 89 (Lama: Jl Raya Panjang Jiwo Permai) Surabaya senilai Rp.45.483.903 Brankas Tahan Api 3 02630 Dokumen Kendaraan BPKB Sepeda Moto Nomor Polisi L-4677-DM L-6073-TU No. Reg: SB1209868 No. G0543988J Merk: Honda Type: NE11B1DM Brankas Tahan Api 1 58539 Dokumen Kendaraan BPKB Kendaraan Dinas No. O03863273 Milik Yayasan UBAYA Model: BUS, No. Pol: L-7842-AE, Merek: ISUZU Brankas Tahan Api 4 02206 Akreditasi dan Ijin Operasional Sertifikat Akreditasi Fakultas Farmasi Kategoru A (Baik Sekali) Tahun 2004 Brankas Tahan Api 1 Setelah mengetahui arsip vital yang akan ditelusur, penulis ke brankas tepatnya di depo arsip. Pembukaan arsip vital tidak dapat dilakukan sendiri harus mendatangkan minimal dua saksi. Disini, penulis dipandu oleh Bapak Oky selaku manajer arsip dan Naomi selaku partner magang. Penulis menulusur arsip vital di brankas sesuai dengan lokasi yang ada pada tabel II.4., setelah itu penulis mencari nomor register arsip vital untuk menemukan map gantung yang berisi arsip vital yang sesuai dengan tabel II.4. di atas. Praktik penulusuran arsip vital terlihat pada gambar II.66.
63 Gambar II. 66. Penelusuran Arsip Vital Hari : Rabu Uraian Kegiatan : Pada hari Kamis di minggu ketiga, penulis melakukan pengelolaan pada arsip yang memiliki bentuk khusus, disini arsip tersebut adalah denah dari suatu bangunan. Arsip denah memiliki ukuran kertas yang tidak dapat diolah menggunakan mesin scan atau fotocopy. Hal tersebut dikarenakan ukuran panjang dan lebar kertas melebihi ukuran maksimum kertas pada mesin fotocopy atau scan, yaitu ukuran A5. Dengan demikian, penulis mendigitasi arsip denah dengan cara difoto menggunakan handphone sampai informasi di dalam arsip denah tersebut terlihat jelas. Pada umumnya, arsip denah ini merupakan salah satu arsip yang sulit untuk digitasi. Hal itu dikarenakan terbatasnya alat untuk mendigitasi ukuran dari kertas arsip denah tersebut. Dengan demikian, PAM UBAYA melakukan digitasi arsip denah jika hanya ada permintaan pengguna yang ingin mengakses secara digital saja, selebihnya pengguna dapat mengakses dengan cara datang langsung ke PAM UBAYA. Praktik pengelolaan arsip denah seperti yang terlihat pada gambar II.67. penulis memfoto arsip denah sampai dengan informasi yang terkandung terlihat jelas. Setelah itu, arsip di edit melalui adobe acrobat yang merupakan salah satu aplikasi untuk mengedit foto, seperti cropping, resizing, changing format. Adapun arsip yang diolah mengenai denah pembuatan kebun bibit Jl. Kali Rungkut (Lapangan Koni) Surabaya.
64 Gambar II. 67. Arsip Bentuk Khusus Hari : Kamis Uraian Kegiatan : Pada hari Jumat di minggu ketiga, penulis melakukan pengelolaan terhadap arsip audio-visual berbentuk foto. Arsip foto yang diolah terkait dengan dokumentasi kegiatan upacara pengukuhan guru besar Prof. Ir. Jonarto Parung, MMBAT., Ph.D. fakultas teknik Universitas Surabaya. Pengelolaan terhadap arsip foto ini, pertama yaitu melakukan digitasi ke dalam database terlebih dahulu, lalu melakukan scan dan upload dokumen foto, dan yang terakhir shelving. Langkah pertama adalah membuat detail transaksi arsip dan data arsip. Namun, arsip foto yang penulis olah untuk transaksi dan data arsip nya sudah dibuat terlebih dahulu oleh staf UBAYA, hanya saja dokumen belum diinput ke dalam database. Data arsip yang telah dibuat oleh staf UBAYA terkait arsip foto terlihat pada gambar II.68. Gambar II. 68. Data Arsip Foto
65 Pada gambar II.68. terlihat bahwa arsip foto yang penulis olah memiliki nomor register 01218, namun dokumen arsip pada lingkaran merah belum terisi. Dengan demikian, penulis melakukan input arsip foto ke dalam nomor register tersebut. Untuk mencari nomor register, caranya sama seperti pada gambar II.29., terkait filter nomor register. Langkah pertama yang penulis lakukan untuk mengolah arsip adalah melakukan scan dan edit melalui applikasi adobe acrobat. Edit melalui adobe acrobat, penulis menggunakan fitur cropping dan changing format. Cropping dilakukan untuk memotong bagian-bagian foto yang dianggap tidak perlu, agar objek foto terlihat lebih fokuss, pelaksanaannya seperti yang terlihat pada gmbar II.69. Untuk fitur changing format, penulis membutuhkan arsip foto ini juga dalam bentuk word. Hal itu dikarenakan hasil scan foto otomatis berformat PDF. Gambar II. 69. Cropping Foto Setelah melakukan cropping, penulis juga menyimpan dokumen as JPEG. Nantinya format dokumen yang akan di upload akan ada 2 format, yaitu PDF dan JPEG. Untuk melakukan simpan sebagai JPEG melalui adobe acrobat dapat mengklik opsi file pada sisi atas, lalu mengklik opsi save as, kemudian pilih image, dan terakhir opsi JPEG seperti yang terlihat pada gambar II.70. terkait simpan format ke dalam JPEG.
66 Gambar II. 70. Simpan Format ke JPEG Setelah arsip foto di cropping dan di save as JPEG, langkah selanjutnya adalah mengupload ke dalam data arsip. Untuk proses upload perlakuannya sama dengan kegiatan input data arsip, seperti pada gambar II.38. tentang upload file. Penulis mengolah sebanyak 27 foto yang artinya penulis akan mengupload sebanyak 54 file foto yang masing-masing terdiri dari 27 format PDF dan 27 format JPEG seperti yang terlihat pada gambar II.71 di bawah ini. 4 . 3 . 2 . 1 . Gambar II. 71. Hasil Inputan Arsip Foto
67 Hari : Jumat Uraian Kegiatan : Pada hari Jumat, penulis melanjutkan kegiatan di hari Jumat pada minggu keempat terkait arsip audio-visual berbentuk foto. Di hari Senin ini, penulis melakukan shelving setelah arsip foto tersebut sudah digitasi ke dalam database. Untuk melakukan shelving, arsip foto terlebih dahulu dimasukkan ke dalam amplop coklat. Setelah itu, data arsip dan nomor label dicetak dari database yang nantinya akan ditempel pada sisi depan amplop arsip foto. Untuk pelabelan, ditempel sebanyak dua kali di sisi depan amplop dan juga di sisi belakang amplop. Kegiatan penempelan data arsip dan juga label terlihat pada gambar II.72. dan II.73. Gambar II. 72. Penempelan Data Arsip Foto dan Label pada Sisi Depan Amplop Gambar II. 73. Penempelan Label Arsip Foto pada Sisi Belakang Amplop
68 Kegiatan terakhir dalam pengelolaan arsip foto adalah melakukan shelving. Arsip foto disimpan pada mobile file 5, yaitu mobile file khusus arsip foto. Untuk melakukan shelving, amplop arsip diurutkan mulai dari nomor register terbesar paling depan sampai dengan nomor register terkecil yang berada pada urutan belakang, seperti yang terlihat pada gambar II.74. dan II.75. Gambar II. 74. Pengaturan Amplop Arsip Foto sebelum Shelving Gambar II. 75. Shelving Arsip Foto Minggu Keempat Hari : Selasa - Jumat Tanggal : 24 Januari 2023 – 27 Januari 2023 Waktu : 08.00 WIB – 16.30 WIB Bagian : Pengelolaan Kegaiatan : 1. Pengelolaan Arsip Statis 2. Input Data Arsip SPK tahun 1995-1996
69 3. Input Data Arsip SPK tahun 2001 4. Input Data Arsip SPK tahun 1991-1994 Uraian Kegiatan: Pada hari Selasa di minggu keempat, penulis melakukan pengelolaan terhadap arsip statis. Arsip statis yang diolah berupa sertifikat-sertifikat penghargaan yang diperoleh UBAYA. Arsip statis diolah dengan cara dipublikasikan melalui website arsip.ubaya.co.id. Arsip statis ini merupakan arsip yang memiliki nilai historis atau arsip yang dapat dikonsumsi oleh publik. Langkah pertama untuk mempublikasikan arsip statis adalah dengan log in melalui wordpress seperti pada gambar II.76. Gambar II. 76. Log in Akun Setelah log in ke akun arsip.ubaya.co.id., langkah selanjtnya memilih fitur posts dan mengklik all posts. Di fitur all posts dapat melihat semua postinganpostingan arsip yang pernah dipublikasi di website arsip.ubaya.co.id. Untuk memposting arsip statis terbaru, mengklik opsi +new di sisi atas user interface yang terlihat pada gambar II.77.
70 Gambar II. 77. New post Setelah itu, penulis mengisi kolom judul utama dan juga memilih kategori. Adapun judul utama penulis mengisi sesuai dengan judul sertifikat yang terdapat pada sisi atas, sedangkan untuk kategori termasuk ke dalam arsip dan berita. Pengisian judul dan kategori dapat dilihat pada gambar II.78. dan II.79. Gambar II. 78. Judul Utama Gambar II. 79. Pemilihan Kategori Langkah selanjutnya adalah mengupload konten, namun sebelum diupload penulis melakukan editing melalui elementor. Edit melalui elementor dapat di klik pada sisi
71 bawah judul utama yang terlihat pada gambar II.78. Penulis mengisi judul konten, upload file konten, dan juga mengisi deskripsi yang nantinya dapat dibaca oleh pengguna. Hal tersebut dapat dilihat pada gambar II.80 dan II.81. Gambar II. 80. Judul Konten dan Upload File Gambar II. 81. Deskripsi Konten Selanjutnya, arsip siap untuk dipublikasikan melalui website arsip.ubaya.co.id. Di sisi lain, penulis juga mengupload konten terkait sertifikat yang didapat UBAYA dari LLDIKTI dengan perlakuan yang sama. Setelah arsip statis dipublikasikan melalui website, arsip juga dipublikasikan melalui media sosial PAM UBAYA, seperti facebook dan instagram. Hal tersebut diharapkan agar pengguna yang berjejaring dengan PAM UBAYA melalui media sosial dapat mengetahui post-an terbaru di website arsip.ubaya.co.id. Publikasi konten di media sosial facebook dan instagram dapat terlihat pada gambar II.82. dan II.83 di bawah ini.
72 Gambar II. 82. Publikasi Melalui Facebook Gambar II. 83. Publikasi Melalui Instagram Hari : Rabu Uraian Kegiatan : Pada hari Rabu di minggu keempat, penulis melakukan kegiatan input data arsip kembali terkait SPK tahun 1995-1996. Proses pengelolaannya sama dengan kegiatan pada hari Rabu minggu pertama terkait digitasi dan upload ke sistem. SPK tahun 1995-1996 sudah memiliki nomor registrasi, dengan begitu penulis langsung melakukan digitasi dengan cara menscan arsip menggunakan mesin scanner, setelah itu penulis melakukan input ke nomor register yang sudah terdaftar. Detail transaksi dari arsip SPK tahun 1995-1996 dapat terlihat pada gambar II.84. di bawah ini.
73 Gambar II. 84. Detail Transaksi Untuk menambah data arsip dapat mengklik borang “+detail” yang dapat dilihat pada gambar II.84. Adapun penulis melakukan digitasi arsip SPK dari nomor register 71309 sampai dengan 71328. Hasil input data arsip dan file yang sudah penulis upload ke dalam SINTA dapat dilihat pada gambar II.85. dan II.86. di bawah ini. Gambar II. 85. Data Arsip SPK 1995-1996 Gambar II. 86. Hasil Input File Arsip SPK 1995-1996
74 Hari : Kamis Uraian Kegiatan : Pada hari Kamis di minggu keempat, penulis melakukan kegiatan input data arsip terkait SPK tahun 2001. Proses pengelolaannya sama dengan kegiatan pada hari Kamis sebelumnya di minggu keempat. Arsip SPK tahun 2001 juga telah mempunyai nomor register, hanya saja file dokumen arsipnya belum terinput ke dalam database. Dengan demikian, penulis melakukan digitasi dengan cara menscan dan melakukan upload file ke dalam nomor register tersebut. Gambar II. 87. Detail Transaksi Arsip SPK 2001 Untuk menambah data serta mengupload dokumen arsip dapat mengklik borang “+ detail” yang dapat dilihat pada gambar II.87. Adapun penulis melakukan digitasi arsip SPK dari nomor register 71309 sampai dengan 71328. Hasil input data arsip dan file yang sudah penulis upload ke dalam SINTA dapat dilihat pada gambar II.88. dan II.89. di bawah ini. Gambar II. 88. Data Arsip SPK 2001
75 Gambar II. 89. Hasil Input File Arsip SPK 2001 Hari : Jumat Uraian Kegiatan : Pada hari Jumat di minggu keempat, penulis melakukan kegiatan input data arsip terkait SPK tahun 1991-1994. Proses pengelolaannya sama dengan kegiatan pada hari Kamis dan Rabu sebelumnya di minggu keempat. Arsip SPK tahun 1991- 1994 juga telah mempunyai nomor register, hanya saja file dokumen arsipnya belum terinput ke dalam database. Dengan demikian, penulis melakukan digitasi dengan cara menscan dan melakukan upload file ke dalam nomor register tersebut. Gambar II. 90. Detail Transaksi Arsip SPK 1991-1994 Untuk menambah data arsip dapat mengklik borang “+ detail” yang dapat dilihat pada gambar II.90. Adapun penulis melakukan digitasi arsip SPK dari nomor register 71309 sampai dengan 71328. Hasil input data arsip dan file yang sudah penulis upload ke dalam SINTA dapat dilihat pada gambar II.91. dan II.92. di bawah ini.
76 Gambar II. 91. Data Arsip SPK 1991-1994 Gambar II. 92. Hasil Input File Arsip SPK 1991-1994 Hari Jumat pada minggu ke empat merupakan hari terakhir penulis berada pada bidang pengelolaaan setelah empat minggu melakukan praktik di bidang tersebut. Sesuai dengan yang disebutkan penulis pada subbab 1.2. bahwasanya bidang pengelolaan memiliki kegiatan yang cukup banyak, sehingga penulis membutuhkan waktu yang cukup banyak untuk mempelajari segala aktivitas yang ada pada bidang tersebut. Ada hal-hal yang penulis tangkap sebagai penemuan unik berupa permasalahan yang akan penulis kaitkan nantinya dengan teori dari berbagai studi pustaka yang relevan. Adapun penulis menemukan pada kegiatan shelving, banyak dokumen arsip yang tidak sesuai dengan label pada map ordner, sebagai contoh ijazah mahasiswa fakultas psikologi terdapat pada map ordner dengan label “fakultas farmasi”. Hal tersebut tidak sesuai dengan pendapat yang dikemukakan oleh Zhang (2012),
77 dimana arsip memiliki prinsip urutan asli. Menurut Zhang (2012), urutan asli sebagai poin penting pada arsip untuk memudahkan dalam mengidentifikasi dan menemukan arsip tersebut jika dibutuhkan. Dengan demikian, apabila arsip disimpan tidak sesuai dengan urutan aslinya, maka akan menyulitkan bagi arsiparis untuk menemukan arsip yang hendak dicari. Hal tersebut juga selaras dengan pendapat dari Elms (2020) yang mengulas karya David Carmicheal dalam bukunya edisi ke 4 terkait penyelenggaraan arsip, dimana Carmicheal memperkenalkan pembaca untuk memandu prinsip kearsipan dan praktik terbaik yang harus dimiliki oleh nonprofesional arsip melalui dua konsep asal dan tatanan asli (original order). Carmicheal menyatakan bahwa melalui dua konsep tersebut dapat membantu tenaga kerja arsip untuk melestarikan dokumen arsip dan juga makna yang terkandung dalam dokumen arsip tersebut sejak arsip tersebut diciptakan. Selain itu dengan mematuhi konsep ini, Carmicheal menyatakan dapat memberikan pemahaman yang lebih dalam bagi tenaga kerja terhadap arsip itu sendiri serta memahami situasi arsip itu dibuat atau dikumpulkan. Selain itu, penulis juga menemukan adanya permasalahan terkait pemberian hak akses. Arsip yang dikelola oleh PAM UBAYA terdapat arsip yang menyangkut perseorangan atau individu, seperti surat pengangkatan kerja seorang dosen. Permasalahannya terdapat pada hak akses, dimana seluruh pengguna dari level 1 sampai level 5 dapat melihat arsip tersebut yang sebenarnya merupakan arsip perseorangan atau individu. Namun, dikarenakan dosen berada pada level 5 atau dapat dikatakan pada level paling bawah, maka arsip dapat dilihat oleh sesama dosen lainnya dan level yang berada di atas level 5. Penulis selama melakukan kegiatan magang juga mendapatkan informasi terkait protes dari dosen yang resah dikarenakan dokumen arsip miliknya dapat dilihat oleh orang lain. Pemberian hak akses yang cukup longgar ini tidak selaras dengan pendapat dari Kurniatun Tigawati (2015) dalam (Muhidin dan Winata, 2018) yang mengkategorikan tujuan dari penyusunan klasifikasi keamanan dan akses arsip, yaitu: 1. Untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan publik terkait akses arsip. 2. Melindungi isi informasi dari kerusakan.
78 3. Untuk mengatur akses arsip dalam mencegah penyalahgunaan arsip oleh pihak-pihak yang tidak berhak. 4. Mendorong unit kerja untuk memiliki kesadaran dalam melakukan pemberkasan arsip yang tertib. 5. Untuk menyediakan layanan informasi dengan efektif dan efisien. 6. Menjadi acuan teknis terhadap pengelolaan arsip. Berdasarkan kategori tujuan penyusunan klasifikasi keamanan dan akses arsip yang dikemukakan oleh Kurniatun Tigawati (2015) dalam (Muhidin dan Winata, 2018), maka permasalahan terkait hak akses arsip bertentangan dengan tujuan nomor satu dan tiga. Hal tersebut dikarenakan, pihak yang terlibat atas penciptaan dokumen arsip berhak mengatur pihak-pihak yang memiliki hak untuk melihat dan menggunakan informasi yang terkandung dalam arsip. Namun, apabila akses arsip yang diberikan cukup longgar, akan menjadi ancaman bagi pencipta, karena isi informasi dapat disalahgunakan oleh pihak yang tidak berhak. Salah satu arsip personal terkait surat pemberhentian kerja seorang dosen, dimana arsip tersebut seharusnya hanya dapat diakses oleh dosen itu sendiri serta atasan yang berada pada level 1 sampai 4. Menurut Minarni, Surtihanti dan Rachman (2016), arsip yang sifatnya personal, maka penggunaannya dibatasi oleh suatu kebijakan dan kode etik, kerahasisaan, dan juga kebebasan atas informasi (freedom of information). Untuk itu, arsiparis perlu untuk menentukan siapa yang berhak dalam mengakses suatu dokumen arsip baik secara fisiknya maupun bentuk digitalnya (Franks, 2013). Minggu Kelima Hari : Senin - Selasa Tanggal : 30 Januari 2023 Waktu : 08.00 WIB – 16.30 WIB Bagian : Pelestarian Kegaiatan : 1. Preservasi Arsip 2. Retensi Arsip 3. Pemusnahan Arsip
79 4. Restorasi Arsip Uraian Kegiatan: Pada hari Senin minggu kelima, penulis mulai melakukan kegiatan pada bidang pelestarian. Apun kegiatan di bidang pelestarian yang penulis lakukan adalah preservasi arsip dan retensi arsip. Preservasi arsip merupakan kegiatan melindungi dan mencegah arsip dari faktor-faktor yang dapat merusak arsip, sehingga mengancam kelestarian arsip (Muhidin dan Winata, 2018). Dengan demikian, dokumen arsip perlu dilakukan tindakan preservasi atau pelestarian. Preservasi dapat dilakukan secara langsung maupun tidak langsung. Preservasi secara langsung dapat dimulai dengan memperhatikan struktur bangunan, kelengkapan sarana dan prasarana di dalam ruangan, serta metode penyimpanan. Sedangkan tindakan preservasi secara tidak langsung dapat meliputi penggandaan arsip dan alih media arsip. Penulis mengamati tindakan-tindakan preservasi yang sudah dilakukan oleh PAM UBAYA, antara lain pemberian alat ukur kelembapan suhu atau hygrometer, pemasangan AC yang menyala selama 24 jam per hari, melakukan pemasangan CCTV, alarm asap, serta pemberian kapur barus di sela-sela ordner arsip. Selain itu, arsip mulai diberikan tindakan preservasi sejak pertama kali arsip tersebut diolah dengan melakukan pemberian sheet protector dan penyimpanan ke dalam ordner. Alat preservasi arsip yang dimiliki oleh PAM UBAYA dapat dilihat pada tabel II.5 di bawah ini. Tabel II. 5. Alat Preservasi Arsip Keterangan Gambar Alat Hygrometer
80 Alarm Pendeteksi Asap Ordner dan Mobile File Penerangan yang Memadai Tirai
81 Sheet Protector Kapur Barus Kegiatan selanjutnya, penulis melakukan input data arsip dengan jenis tranksaksi retensi. Nantinya, arsip ini akan dimusnahkan fisiknya menggunakan mesin paper shredder. Input data arsip dengan jenis transaksi retensi umumnya sama caranya seperti input data arsip dengan jenis transaksi penyerah yang pernah dilakukan penulis di minggu sebelumnya. Namun, yang membedakan hanyalah pada borang jenis transaksi yang ada pada detail transaksi arsip seperti gambar II. 93 di bawah ini. Gambar II. 93. Detail Transaksi Arsip Retensi Setelah membuat detail transaksi arsip retensi, penulis menginput dokumen arsip yang masuk ke dalam daftar arsip yang akan di retensi. Dokumen arsip yang
82 akan di retensi berasal dari sifat arsip inaktif. Hal tersebut dikarenakan, arsip inaktif memiliki masa expired atau tanggal kedaluarsanya, sehingga perlakuan selanjutnya adalah meretensikan arsip inaktif tersebut sebelum dilakukan pemusnahan. Adapun arsip inaktif yang digunakan untuk diretensi sama dengan arsip yang diolah penulis pada minggu ketiga dalam kegiatan pengelolaan arsip inaktif. Untuk menambah data arsip yang akan masuk ke dalam daftar arsip yang akan diretensi, caranya sama seperti penulis melakukan penambahan data arsip dengan mengklik borang “+ detail”. Hanya saja yang membedakan adalah jika transaksinya berjenis penyerahan, maka penulis mengisi data arsip yang terdiri dari borang sifat, jenis, perihal, keyword, dan lainnya. Sedangkan, penambahan data arsip pada transaksi retensi hanya melakukan pencarian nomor register yang sudah terdaftar pada arsip inaktif yang diolah penulis pada minggu ketiga. Seperti halnya yang terlihat pada gambar II. 94. di bawah ini. Selanjutnya, pada gambar II.95. terlihat file arsip yang sudah penulis lakukan pencarian dan siap untuk di retensi. Gambar II. 94. Pencarian Nomor Register Arsip yang Akan Retensi Gambar II. 95. Sepuluh Dokumen Arsip yang Diretensi
83 Hari : Selasa Uraian Kegiatan : Pada hari Selasa, setelah meretensi arsip pada hari Senin, arsip retensi tersebut akan dimusnahkan oleh penulis menggunakan mesin penghancur kertas atau yang dinamakan mesin paper shredder. Sebelum memusnahkan arsip, penulis membuat detail transaksi dengan jenis pemusnahan. Hal tersebut dilakukan, untuk mencetak berita acara pemusnahan sebagai bukti bahwa fisik dari arsip tersebut sudah dimusnahkan. Gambar II. 96. Detail Transaksi Pemusnahan Arsip Setelah membuat detail transaksi arsip seperti pada gambar II.96., selanjutnya input data arsip yang akan dimusnahkan dengan mengklik borang “+ Detail”. Pada gambar II. 97. menunjukkan bahwa ada 10 dokumen yang berasal dari dokumen yang diretensi penulis pada hari Selasa kemarin. Sepuluh dokumen ini nantinya yang akan dimusnahkan oleh penulis. Dalam proses pemusnahan arsip, penulis juga mengisi kolom detail berita acara yang terdiri atas informasi terkait dasar pelaksanaan, cara pemusnahan, nama saksi – saksi yang turut hadir, nama pelaksana, serta yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pemusnahan arsip, seperti yang terlihat pada gambar II. 98. Gambar II. 97. Data Arsip yang akan Dimusnahkan
84 Gambar II. 98. Pengisian Detail Berita Acara Selanjutnya, dari hasil pembuatan transaksi pemusnahan penulis mencetak bukti acara yang nantinya dibawa pada saat proses pemusnahan. Dalam lembar berita acara pemusnahan ini nantinya dilengkapi dengan tanda tangan dari aktor – aktor yang turut terlibat pada proses pemusnahan. Lembar berita acara dapat terlihat pada gambar II. 99. Gambar II. 99. Cetak Berita Acara Pemusnahan Arsip Setelah semua atribut sudah disiapkan, selanjutnya penulis melakukan pemusnahan, seperti yang terlihat pada gambar II. 100. Hasil dari proses pemusnahan terlihat pada gambar II. 101. Pemusnahan menggunakan mesin paper shredder hanya dilakukan apabila dokumen arsip yang akan dimusnahkan dapat dijangkau jumlahnya serta ukurannya. Apabila arsip yang akan dimusnahkan memiliki jumlah yang sangat banyak dan memiliki ukuran yang besar, seperti A5,
85 PAM UBAYA melakukan pemusnahan dengan cara bekerja sama dengan pihak ketiga, jasa pemusnahan dokumen. Gambar II. 100. Proses Pemusnahan Arsip Gambar II. 101. Hasil dari Pemusnahan Arsip Kegiatan selanjutnya, penulis melakukan praktik restorasi arsip dengan tiga cara, yaitu laminating, pemberian solatip, serta mengcover dengan tisu jepang. Sebenarnya, PAM UBAYA sudah jarang melakukan restorasi arsip, hal tersebut dikarenakan PAM UBAYA sudah melakukan preservasi arsip dengan melakukan penggandaan pada input data arsip ke dalam database. Namun, apabila PAM UBAYA harus melakukan restorasi arsip, cara yang sering digunakan adalah dengan melaminating dokumen arsip yang rusak. Restorasi dengan cara melaminating menggunakan mesin laminating yang terdapat pada ruang depo arsip. Arsip yang rusak dimasukkan ke dalam plastik laminating. Sebelumnya, mesin laminating dinyalakan tersebih dahulu dan
86 mengatur suhu yang diinginkan, agar ketika sudah siap mesin laminating sudah panas. Kegiatan laminating terlihat pada gambar II. 102. dan hasil laminating terlihat pada gambar II. 103. Gambar II. 102. Kegiatan Laminating Gambar II. 103. Hasil Laminating Selanjutnya, selain restorasi dengan cara laminating, penulis juga melakukan restorasi dengan cara memberi solatip pada permukaan arsip yang rusak atau robek atau terlepas. Namun, kelemahan dari teknik ini pemberian solatip pada sisi dokumen arsip yang rusak, kekuatannya sangat lemah, karena solatip memiliki sifat perekat yang lama – lama akan pudar. Hasil dari pemberian solatip dapat terlihat pada gambar II. 104.
87 Gambar II. 104. Pemberian Solatip Pada Kegiatan Restorasi Terakhir, restorasi dengan cara mengcover arsip yang rusak dengan tisu jepang. Namun pada praktik, penulis selama magang hanya sebatas pengenalan cara melakukannya dengan diganti tisu jepang menggunakan kertas HVS. Kertas HVS disini diibaratkan sebagai tisu jepang. Hal tersebut dikarenakan, PAM UBAYA tidak menggunakan teknik ini, karena tisu jepang memiliki harga yang sangat mahal, kurang lebih pada kisaran harga Rp 7 juta per gulungan. Dengan demikian, disini penulis melakukan praktik dengan menggunakan kertas HVS. Caranya arsip yang rusak ditempel pada tisu jepang sesuai urutan informasi arsip aslinya. Dapat terlihat pada gambar II. 105. Gambar II. 105. Hasil Kegiatan Restorasi dengan Tisu Jepang Hari Selasa merupakan hari terakhir penulis berada di bidang pelesatarian setelah dua hari bekerja pada bidang tersebut. Kegiatan dalam bidang pelestarian memang tidak sebanyak dari bidang pengelolaan. Hal tersebut dikarenakan bidang pelestarian di PAM UBAYA lebih berfokus pada dokumen arsip fisik, sedangkan PAM UBAYA sudah mengarah pada arsip digital. Dengan demikian, kegiatan di bidang pelestarian cenderung dilaksanakan apabila menemukan arsip-arsip