88 terdahulu yang memang penting untuk dilestarikan. Namun kegiatan yang pasti rutin dilakukan oleh PAM UBAYA adalah preservasi. Dalam bidang pelestarian, penulis menangkap tiga permasalahan sebagai penemuan unik, yaitu terkait penyimpanan beberapa lembar foto dalam satu amplop, proses laminasi dengan mesin press panas pada tindakan restorasi, serta prosedur pemusnahan yang tidak menghadirkan sang pencipta arsip. Pada PAM UBAYA, arsip foto disimpan dalam satu amplop yang sama sesuai dengan peristiwa yang terjadi. Namun, menurut Muhidin dan Winata (2018), menyatakan bahwa tindakan preservasi preventif pada arsip foto menyebutkan terdapat lima hal yang perlu diperhatikan, sebagai berikut. a. Foto disimpan pada amplop yang memiliki sifat netral, tidak sensitif pada zat asam maupun basa. b. Dalam satu amplop hanya berisikan satu lembar foto. c. Cetakan foto harus sudah bersifat kering sebelum dimasukkan ke dalam amplop. d. Kertas amplop maupun label yang sudah rusak segera diganti. e. Kumpulan amplop foto disimpan dalam boks yang memiliki sifat bebas asam dan lignin. Berdasarkan pernyataan yang dikemukakan oleh Muhidin dan Winata (2018) di atas terkait dengan lima hal yang perlu diperhatikan dalam tindakan preservasi preventif arsip foto, bahwasanya pelaksanaan tersebut belum dilakukan oleh PAM UBAYA. Hal tersebut dikarenakan pada PAM UBAYA, satu kertas amplop dapat berisi puluhan lembar foto, sehingga tidak sesuai dengan pernyataan tersebut. Selain itu, arsip foto yang disimpan dalam amplop juga tidak dimasukkan ke dalam boks sesuai dengan ukuran amplop foto, tetapi langsung dimasukkan ke dalam rak arsip yang ada pada ruang depo arsip. Selanjutnya, terkait dengan penggunaan mesin press panas saat laminasi pada tindakan restorasi. Menurut pernyataann dari Afia (2020) dalam situs web arsip.usu.com yang berjudul tips merawat dokumen/arsip pribadimu, menyatakan bahwa dokumen arsip tidak boleh dilaminasi dengan menggunakan mesin press. Hal tersebut menyebabkan tulisan yang ada pada kertas arsip akan menempel dengan plastik laminating. Selain itu, proses laminting dengan mesin press akan
89 membuat lemahnya sifat autentik dari suatu dokumen arsip. Proses laminasi sebenarnya dapat dilakukan hanya saja dalam bentuk seperti pemberian sampul, sehingga terdapat rongga untuk sirkulasi udara. Menurut PERKA ANRI nomor 23 Tahun 2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis, terdapat berbagai cara untuk melakukan perbaikan pada arsip kertas, sebagai berikut. a. Menambal dengan menggunakan bubur kertas, potongan kertas. b. Menyambung dengan menggunakan kertas tisu, seperti kertas tisu jepang. Dalam pelaksanaannya, menambal dengan menggunakan bubur kertas atau potongan kerta hanya untuk pada bagian arsip kertas yang rusak, tidak seutuhnya. Sedangkan, penggunaan kertas tidu atau kertas perekat lainnya, dalam PERKA ANRI nomor 23 tahun 2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis dilakukan dengan cara pemberian double type dengan jarak kurang lebih 3 mm dari pinggir bagian luar dokumen arsip. Hal tersebut dikarenakan dokumen arsip tidak boleh menempel pada bahan perekat apapun untuk menghindari kerusakan isi arsip. Terakhir, terkait permasalahan dalam bidang pelestarian, yaitu tidak menghadirkan pihak yang menciptakan arsip pada proses pemusnahan. Hal tersebut, dikarenakan untuk mendatangkan pencipta arsip saat melakukan proses pemusnahan pada PAM UBAYA cukup menyita waktu yang banyak, karena pencipta arsip berasal dari unit-unit kerja yang beragam dan juga permasalahan waktu individu tersebut yang tidak dapat hadir pada saat proses pemusnahan. Sesuai dengan pendapat dari Muhidin dan Winata (2018), terkait dengan pembentukan panitia penilaian arsip pada kegiatan pemusnahan yang sekurang-kurangnya harus memenuhi unsur sebagai berikut. a. Kepala unit kearsipan sebagai ketua dalam kegiatan pemusnahan arsip yang memiliki retensi di bawah 10 tahun. b. Kepala unit pengolah atau pencipta sebagai anggota c. Kepala lembaga kearsipan sebagai ketua dalam kegiatan pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun. d. Arsiparis yang dihadirkan sebagai anggota. Berdasarkan permasalahan yang ada pada PAM UBAYA, kegiatan pemusnahan hanya dilakukan dengan melibatkan pimpinan PAM UBAYA dengan
90 staf saja, tidak ada saksi luar baik dari kepala unit pengolah maupun unit kearsipan. Dengan demikian, praktik yang dilakukan PAM UBAYA dalam bidang pelestarian masih belum sesuai dengan anjuran dari pendapat para ahli di atas serta juga tidak sesuai dengan anjuran yang dikemukakan oleh ANRI dalam PERKA yang sudah ditentukan. Hari : Rabu - Kamis Tanggal : 01 Januari 2023 - 02 Januari 2023 Waktu : 08.00 WIB – 16.30 WIB Bagian : Pelayanan Kegaiatan : 1. Pemberian Layanan kepada Pengguna 2. Pelaporan Mutu Layanan Uraian Kegiatan: Pada hari Rabu di minggu kelima, penulis mulai memasuki pada bidang pelayanan. Dalam bidang ini, penulis melakukan praktik pengelolaan terkait arsip aktif. Arsip aktif yang dikelola oleh PAM UBAYA mayoritas terkait surat-surat transaksi, mulai dari penyerahan, penggandaan, peminjaman, dan juga pengembalian. Arsip aktif lainnya juga seperti, berita acara retensi maupun pemusnahan. Arsip aktif ini akan disimpan pada almari khusus arsip aktif yang akan ditampilkan pada gambar II.106. Penyimpanan arsip aktif ini tidak ditempatkan di ruang depo arsip, namun ditempatkan pada ruang layanan. Hal itu dikarenakan, arsip aktif masih digunakan dalam proses pemberian pelayanan kepada pengguna.
91 Gambar II. 106. Almari Arsip Aktif Selama proses pengelolaan arsip aktif, penulis menciptakan arsip aktif berupa transaksi penyerahan, transaksi retensi, dan juga berita acara pemusnahan. Transaksi penyerahan, retensi, dan juga berita acara pemusnahan dapat dicetak melalui SINTA, ketika data arsip berhasil diregister, artinya arsip sudah digitasi dan memiliki nomor register. Terkait dengan transaksi penyerahan, menampilkan datadata arsip yang ada dalam satu nomor register. Nantinya, transaksi penyerahan akan ditandatangani oleh penyerah arsip dari setiap unit kerja dan juga tanda tangan staf PAM UBAYA. Dalam mencetak transaksi penyerahan dapat dilihat pada gmabar II.107. Gambar II. 107. Cetak Transaksi Penyerahan Dengan demikian, template yang akan tampil seperti pada gambar II.108. Transaksi penyerahan berisikan data arsip terkait tanggal, nama penyerah, NPK penyerah dan lainnya yang dapat dilihat pada gambar II.107. terkait detail transaksi arsip. Kemudia di bawahnya, akan ditampilkan item yang diserahkan atau dengan kata
92 lain arsip yang serahkan yang memuat nomor seri, nomor register arsip, perihal, sifat dokumen, dan juga kondisi dokumen. Gambar II. 108. Template Arsip Aktif Transaksi Penyerahan Untuk transaksi retensi, berisikan data-data arsip yang akan memiliki jangka waktu penyimpanan. Menurut peraturan perundangan nomor 28 tahun 2012, retensi arsip merupakan sekumpulan jangka waktu penyimpanan terhadap suatu arsip. Transaksi retensi dicetak sebagai bukti bahwa data-data arsip yang terlampir memiliki tanggal expired atau kadaluarsa, sehingga ketika tanggal kadaluarsa itu tiba, maka arsip akan dilakukan pemusnahan. Pengelompokkan data arsip yang memiliki tanggal expired dituang pada arsip aktif terkait transaksi retensi yang ditandatangani oleh manajer atau kepala PAM UBAYA. Transaksi retensi sama dengan transaksi penyerahan, yaitu sama-sama dapat dicetak melalui SINTA. Tampilan format transaksi merupakan tampilan default yang sudah diatur dari database SINTA tersebut, seperti pada gambar II.109. Pada transasksi retensi memuat, nomor seri, nomor register arsip, jenis arsip, perihal, sifat dokumen, kondisi, dan borang tanggal yang terdiri dari tanggal arsip diciptakan dan tanggal expired atau kadaluarsa.
93 Gambar II. 109. Arsip Aktif Transaksi Retensi Terkait dengan berita acara pemusnahan, arsip aktif ini merupakan lampiran yang perlu dibawa saat melakukan praktik pemusnahan. Dengan demikian, berita acara pemusnahan ini terkandung dasar-dasar pelaksanaan pemusnahan, alat yang digunakan untuk memusnahkan arsip, serta saksi-saksi yang hadir saat pelaksanaan pemusnahan arsip, terkahir diketahui dan disetujui oleh kepala atau manajer PAM UBAYA. Berita acara pemusnahan sebagai bentuk bukti yang dapat dipertanggung jawabkan terkait kondisi fisik arsip yang sudah dimusnahkan atau tidak ada lagi pada depo arsip. Template berita acara pemusnahan dapat dilihat pada gambar II.110.
94 Gambar II. 110. Berita Acara Pemusnahan Hari : Kamis Uraian Kegiatan : Pada hari Kamis, selanjutnya penulis memberikan pelayanan kepada pengguna. Pelayanan pada PAM UBAYA terkait permintaan dari pengguna memiliki dua cara permintaan secara langsung atau permintaan melalui email. Namun, permintaan fisik biasanya terjadi ketika pengguna ingin meminjam arsip vital. Penulis pada bidang ini, melayankan pengguna melalui email. Sebenarnya, pengguna dapat langsung mencari dokumen arsip melalui portal. Adapun permintaan pengguna terkait dokumen arsip terdapat pada tabel II.6. di bawah ini. Tabel II. 6. Data Dokumen Arsip Permintaan Pengguna No. Dokumen Arsip 1. Keputusan Rektor Universitas Surabaya Nomor 282 Tahun 2002 Tentang Pembentukan Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya. 2. MOU International Agreement between Flinders University and Universitas Surabaya 3. Perjanjian Kesepakatan Kerjasama antara Universitas Surabaya (UBAYA) dengan Perkumpulan Olah Raga Bola Basket Rajawali Sakti Surabaya tahun 2009 4. Keputusan Yayasan Universitas Surabaya Nomor 077/SK/YUS/XII/1996 Tentang Pengangkatan PERTA
95 KARTIKAWATI Sebagai Tenaga Penunjang Akademik Tetap Pada Perpustakaan Universitas Surabaya Selanjutnya, petugas mencari arsip tersebut dapat melalui dua cara, yaitu melalui database SINTA datau PORTAL UBAYA. Perbedaan hasil yang dikeluarkan melalui dua cara tersebut adalah dokumen arsip yang didapatkan melalui SINTA tidak terdapat format “uncontrolled copy” sebaliknya dokumen arsip yang didapatkan melalui portal terdapat format “uncontrolled copy”. Perbedaan tersebut dapat terlihat pada gambar II. 111. Setelah mendapatkan dokumen yang dibutuhkan, penulis mengirim melalui email pengguna dengan bentuk format PDF sesuai dengan hasil yang didapatkan melalui SINTA maupun Portal UBAYA. Selain berfokus pada kegiatan pelayanan, staf bidang pelayanan juga memiliki tanggung jawab atas pelaporan mutu layanan PAM UBAYA selama sebulan kepada Direktorat Layanan Pengembangan dan Penjaminan Mutu. Penulis melakukan praktik pelaporan mutu layanan di bulan Januari tahun 2023. Laporan mutu layanan dapat dicetak melalui fitur SINTA pada borang “laporan” dan opsi “sasaran mutu layanan” yang dapat dilihat pada gambar II. 112. Gambar II. 111. Perbedaan Hasil Dokumen Arsip dari SINTA (kiri) dan Portal (kanan)
96 Gambar II. 112. Fitur Menuju Laporan Mutu Layanan Selanjutnya, penulis memfilter bulan terkait yang akan dilaporkan sasaran mutu layanannya yang dapat dilihat pada gambar II.113. Penulis juga memilih bulan Januari dengan format Excel, hal itu dikarenakan nantinya, laporan mutu layanan yang terdownload akan di edit terlebih dahulu sebelum dilaporkan. Edit laporan pada gambar II.114. berupa menghapus nama – nama pengguna yang mengakses arsip dengan nama – nama yang terbata pada staf UBAYA. Gambar II. 113. Filter Bulan dan Format Laporan Gambar II. 114. Edit Laporan 2. 1.
97 Setelah dokumen laporan sudah siap, penulis mengupload laporan pada portal UBAYA di firtur “monitoring” yang terdapat pada gambar II. 115. Selanjutnya, penulis mengisi beberapa hal terkait keterangan isi capaian dan link drive yang menuju ke dokumen laporan tersebut berada, seperti pada gambar II. 116. Gambar II. 115. Fitur Monitoring pada Portal UBAYA Gambar II. 116. Isi Data Laporan Ketika sudah mengisi laporan mutu layanan kepada Direktorat Layanan Pengembangan dan Penjaminan Mutu, nantinya akan terlihat status laporan. Apabila status jam pasir, artinya laporan masih pada tahap validasi oleh staf Direktorat Layanan Pengembangan dan Penjaminan Mutu seperti dengan menyesuaikan kode untuk PAM UBAYA sendiri, yaitu RM-PERPUS-07 yang terdapat pada gambar II.117.
98 Gambar II. 117. Status Laporan Pada hari Kamis di minggu kelima merupakan hari terakhir penulis berada pada bidang pelayanan setelah melakukan praktik selama dua hari. Penulis menemukan dua permasalahan sama halnya pada bidang pelestarian. Adapun permasalahan yang penulis tangkap di bidang pelayanan, yaitu terkait dengan rendahnya konsistensi pembuatan surat bukti transaksi dan lemahnya peraturan dalam hal peminjaman dokumen arsip kepada pengguna. Surat bukti transaksi perlu dibuat pada setiap kegiatan peminjaman, penyerahan, pengembalian, maupun penggadaan dokumen arsip. Hal tersebut dikarenakan, surat bukti transaksi menjadi bukti sah untuk mengetahui keberadaan fisik arsip. Pada PAM UBAYA hal tersebut akan dilakukan hanya pada arsip vital. Arsip-arsip yang bersifat selain vital, umumnya tidak langsung dibuatkan bukti transaksi atau bahkan tidak dibuat sama sekali. Menurut Muhidin dan Winata (2018), pada saat penyerahan arsip terdapat hal-hal yang perlu diserahkan dalam akuisisi arsip, salah satunya adalah berita acara serah terima arsip. Muhidin dan Winata (2018), juga mengemukakan persyaratan yang ada pada berita acara serah terima, sebagai berikut. a. Format berita acara dibuat sesuai aturan yang dibuat pada masingmasing lembaga kearsipan sesuai dengan persetujuan bersama. b. Jika diperlukan dapat dilengkapi dengan kalimat perjanjian antara penyerah dan penerima, bahkan terkait juga dengan hak akses arsip. c. Naskah berjumlah rangkap dua, yang nantinya akan diberikan pada masing-masing penyerah dan penerima dokumen arsip. d. Naskah ditandatangani oleh kedua belah pihak. e. Naskah diberi stempel dari masing-masing unit kearsipan dan lembaga kearsipan.
99 Di samping itu, di bidang pelayanan terkait aktivitas transaksi baik berupa, peminjaman, pengembalian, atau penggandaan membuat dokumen arsip akan keluar dari ruang penyimpanan atau ruang depo arsip. Oleh karena itu, Ardiasni dan Suhartono (2022) menyatakan bahwa hal tersebut perlu untuk dikendalikan dengan meminimalisir resiko hilangnya arsip yang dapat dilakukan dengan pencatatan keluar masuknya suatu arsip menggunakan buku transaksi atau formulir transaksi. Ardiasni dan Suhartono (2022), juga menyatakan bahwa formulir transaksi dapat dibuat dua rangkap, dimana rangkap pertama digunakan sebagai alat pengendali petugas arsip yang nantinya dapat menjadi alat bukti petugas arsip untuk mengingatkan pengguna untuk mengembalikan dokumen arsip, ketika pengguna telah meminjam melebihi batas waktu. Sedangkan, pada rangkap kedua digunakan untuk menggantikan arsip yang keluar dari ruang penyimpanan, sehingga rangkap kedua ditempatkan pada ruang penyimpanan untuk mengetahui bahwa terdapat arsip yang masih dipinjam atau untuk membuat informasi bahwa arsip tersebut masih dipinjam oleh pengguna. Selanjutnya, terkait dengan lemahnya kebijakan atau peraturan terkait dalam hal peminjaman dokumen arsip. Lemahnya peraturan terkait peminjaman arsip menjadikan PAM UBAYA mengalami dokumen arsipnya tidak dikembalikan oleh sang peminjam dalam waktu yang cukup lama. Hal itu akan membuat para tenaga kerja kebingungan akan keberadaan arsip dan juga PAM UBAYA akan berpotensi kehilangan dokumen arsipnya, jika tidak mengetahui secara jelas posisi arsip berada. Menurut Muhidin dan Winata (2018), lembaga kearsipan memiliki kewajiban untuk menjaga keamanan terkait kondisi maupun autentifikasi isi dari dokumen arsip. Dengan demikian, perlunya pembuatan peraturan atau kebijakan dalam hal peminjaman dokumen arsip.
100 BAB III. KESIMPULAN DAN SARAN 3.1. Kesimpulan Kegiatan magang yang dilakukan oleh penulis di PAM UBAYA selama 22 hari banyak sekali pengalaman dan pelajaran yang didapat. Penulis dapat memahami bagaimana proses pengelolaan arsip, baik dari bidang pelayanan, pengelolaan, hingga dengan bidang pelestarian. Praktik pengelolaan kearsipan di PAM UBAYA mayoritas lebih berfokus pada praktik digitasi arsip, hal tersebut sesuai dengan tujuan dari PAM UBAYA saat ini, yaitu melakukan backup seluruh dokumen arsip dalam bentuk digital. Namun, tidak dapat dipungkiri bahwa masih terdapat arsiparsip fisik yang perlu dikelola oleh PAM UBAYA, salah satunya adalah arsip vital. Dengan keterbatasan jumlah sumber daya manusia yang hanya berjumlah tiga orang, PAM UBAYA dapat mampu melaksanakan proses pengelolaan kearsipan dengan cukup baik, seperti mampu untuk memberikan layanan yang efektif dan efisien kepada penggunanya ketika membutuhkan informasi. Selama melakukan kegiatan praktik di PAM UBAYA, penulis berada di tiga bidang yang berbeda, yaitu pengelolaan, pelestarian, dan pelayanan. Adapun penulis menangkap temuan unik berupa permasalahan yang terdapat pada masingmasing ketiga bidang tersebut. Pada bidang pengelolaan, penulis menemukan praktik shelving yang tidak sesuai dengan prinsir original order atau aturan asli dan permasalahan terkait hak akses arsip yang cukup longgar, sehingga dokumen arsip menyangkut individu tertentu dapat dilihat oleh individu lainnya. Di samping itu, pada bidang pelestarian, penulis menangkap tiga permasalahan sebagai temuan unik, yaitu terkait dengan penggunaan satu amplop untuk menyimpan puluhan lembar arsip foto, penggunaan mesin press pada proses laminasi dalam tindakan preservasi, serta tidak menghadirkan pencipta arsip pada tindakan pemusnahan. Terakhir pada bidang pelayanan, penulis menangkap dua permasalahan terkait kurang konsisten terhadap pembuatan bukti transaksi arsip dan lemahnya peraturan terkait peminjaman dokumen arsip oleh pengguna.
101 3.2. Saran Adapun untuk mengatasi permasalahan yang penulis dapatkan selama melakukan kegiatan magang di PAM UBAYA, penulis memberikan berbagai saran yang dapat menjadi pertimbangan untuk menjadi sebuah solusi dalam mengatasi permasalahan yang ada, sebagai berikut: 1. Para tenaga kerja PAM UBAYA dapat melakukan pengecekan secara terjadwal terhadap arsip-arsip yang disimpan pada ruang depo arsip. Hal tersebut bertujuan untuk meminimalisir kerancuan terhadap praktik shelving yang tidak sesuai dengan prinsip original order. 2. Pemberian akses arsip dapat ditambahkan dengan menggunakan nomor induk pegawai, sehingga dokumen arsip yang meyangkut individu dapat mengakses melalui nomor induk pegawai yang dimiliki. 3. Pemberian tindakan preservasi dengan metode laminasi dengan mengikuti pedoman peraturan ANRI terkait preservasi arsip. 4. Menghadirkan pencipta arsip dalam proses pemusnahan, jika tidak memungkinkan dapat dilakukan dengan pemberian surat persetujuan pemusnahan yang ditandatangani oleh pencipta arsip. 5. Meningkatkan konsistensi dalam pembuatan surat bukti transaksi sebagai bukti yang sah. 6. Merumuskan kembali terkait kebijakan atau peraturan dalam hal peminjaman untuk pemustaka agar memiliki pedoman yang kuat.
102 DAFTAR PUSTAKA Afia, Z. (2020) Tips Merawat Dokumen/Arsip Pribadimu, arsip.usu.com. Ardiasni, F. and Suhartono, B. (2022) ‘Pengelolaan Arsip Aktif dalam Mendukung Layanan Arsip pada Biro Umum-Badan Nasional Pencarian dan Pertolongan’, Jurnal Pembangunan dan Administrasi Publik, 4(2), pp. 21– 36. Elms, L. (2020) ‘Organizing archival records’, Archives and Records, 41(1), pp. 69–72. doi: 10.1080/23257962.2019.1700353. Franks, P. C. (2013). Records and information management. American Library Association. Minarni, A., Surtihanti, R. and Rachman, Y. B. (2016) Akses dan Layanan Arsip. 2nd edn. Tangerang: Universitas Terbuka. Muhidin, S. A. and Winata, H. (2018) Manajemen Kearsipan. Bandung: CV. Pustaka Setia. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2019 Tentang Standar Pelayanan Arsip Statis. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2011 Tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis. Sugiyono (2016) Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, R&D. Bandung: ALFABETA, CV. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Zhang, J. (2012) ‘Original order in digital archives’, Archivaria, 74(Fall 2012), pp. 167–193.
103 LAMPIRAN Lampiran 1. Surat Perijinan dari Lokasi PKL/Magang
104 Lampiran 2. Presensi Mahasiswa di Lokasi PKL/Magang
105 Lampiran 3. Form Bimbingan PKL/Magang
106 Lampiran 4. Form Nilai dari Lokasi PKL/Magang
107 Lampiran 5. Foto Kegiatan PKL/Magang