Kata Pengantar Arsip merupakan pertanggungjawaban kerja yang harus selalu dipelihara, dirawat dan dilindungi informasi didalamnya. Namun tidak seluruh arsip diperlakukan sama karena akan ada masa retensinya untuk arsip inaktif. Arsip yang memiliki nilai guna tetap akan dipertahankan dan akan menjadi referensi pengambianl kebijakan manajemen dalam sebuah organisasi. Sangat disadari bahwa arsip akan selalu bertambah seiring dengan berkembangnya kegiatan organisasi sehingga pada saatnya akan merupakan beban bagaimana harus mengelolanya. Kendala dan hambatan dalam pelaksanaan pengelolaan kearsipan di perguruan tinggi tentunya ada. Tetapi bukan berarti tidak ada solusinya. Hal inilah yang diwujudkan Universitas Surabaya ketika pada tahun 2001 merintis berdirinya sebuah Pusat Arsip Universitas dengan nama Proyek Penataan Sistem Pusat Arsip Universitas Surabaya. Proyek ini berhasil melakukan penataan kearsipan di lingkungan Universitas Surabaya sehingga pada tahun 2002 dibentuklah Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya sebagai lembaga kearsipan yang mempunyai tugas dan fungsi mengelola seluruh dokumen universitas dan museum di Universitas Surabaya. Dalam mengelola kearsipan, Pusat Arsip dan Museum telah menyusun konsep tata kelola arsip, pola klasifikasi arsip, pembuatan kode arsip, menata SDM, menyiapkan sarana dan prasarana serta layanan sebagai output hasil kerjanya. Dalam buku profil yang ringkas ini dapat memberi gambaran dinamika perkembangan pengelolaan arsip khususnya di Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya sejak tahun 2002 sampai saat ini. Semoga buku profil ini dapat bermanfaat dan dijadikan evaluasi untuk pengambilan keputusan startegis oleh pimpinan universitas terkait pengembangan Pusat Arsip dan Museum sebagai lembaga kearsipan perguruan tinggi. Surabaya, 24 Januari 2023 Manajer Pusat Arsip dan Museum Oky Widyanarko, S.E.
Daftar Isi Halaman Judul Kata Pengantar Bab I Sejarah Pembentukan o Latar Belakang Berdirinya Pusat Arsip dan Museum …………………….. 1 o Sejarah Singkat Berdirinya Pusat Arsip dan Museum …………………….. 1 BAB II Tata Kelola Organisasi o Struktur Organisasi ……………………………………………………………………….. 3 o Kebijakan dan Dasar Pelaksanaan ………………………………………………….. 8 o Tugas Pokok ………………………………………………………………………………….. 9 o Tujuan …………………………………………………………………………………………… 9 o Hasil yang Dicapai ………………………………………………………………………… 10 BAB III Strategi Pengembangan Pusat Arsip dan Museum o PAM Berdasar Analisis SWOT ………………………………………………………. 11 o Strategi Pengembangan PAM ………………………………………………………. 13 o Implementasi Strategi …………………………………………………………………..15 BAB IV Sumber Daya Manusia (SDM) o Analisis Kebutuhan SDM ………………………………………………………………. 22 o Rekrutmen …………………………………………………………………………………… 22 o Pendidikan dan Pelatihan …………………………………………………………….. 24 BAB V Layanan Teknis Pengolahan Arsip dan Aset Museum o Administrasi ………………………………………………………………………………… 29 o Akuisisi /Penambahan Koleksi ……………………………………………………… 29 o Klasifikasi dan Kode Arsip ……………………………………………………………. 32 o Input Data …………………………………………………………………………………… 37 o Digitasi ………………………………………………………………………………………… 42 o Melengkapi Perlengkapan Arsip ………………………………………………….. 43 o Sistem Pengarsipan dan Penyimpanan ………………………………………… 43 o Preservasi …………………………………………………………………………………….45 o Retensi dan Pemusnahan …………………………………………………………….46 BAB VI Layanan Pengguna Akses o Layanan Peminjaman …………………………………………………………………. 48 o Layanan Pemberian Salinan ……………………………………………………….. 49 o Layanan Pengembalian ………………………………………………………………..50 o Layanan Penagihan ……………………………………………………………………..50 o Menyediakan Portal Pencarian Arsip ………………………………………….. 51
o Mengirimkan Quesioner Kepuasan Pelanggan …………………………….54 BAB VII Sosialisasi, Promosi, Publikasi dan Pameran o Sosialisasi ………………………………………………………………………………….. 57 o Kunjungan Eksternal …………………………………………………………………..62 o Website Pusat Arsip dan Museum ……………………………………………… 63 o Jejaring Media Pusat …………………………………………………………………..67 o Pameran Aset Museum dengan tema Ubaya Heritage ………………..68 BAB VIII Sistem Informasi Manajemen (SIM) Arsip dan Museum (SINTA) o Database Sistem Informasi Arsip dan Museum …………………………..71 o Fitur dan Fasilitas Database Sistem Informasi Arsip dan Museum .73 o Level Security Access ………………………………………………………………… 75 BAB IX Sarana dan Perlengkapan o Sarana dan Perlengkapan Kerja ………………………………………………….76 o Sarana Penyimpanan Arsip ……………………………………………………….. 76 o Sarana Ruang ……………………………………………………………………………. 77 o Renovasi dan Pemeliharaan ………………………………………………………. 77 o Penataan dan Layout Ruang ……………………………………………………… 88 BAB X Pengukuran Kinerja o Rencana Mutu ………………………………………………………………………….. 93 o Pengukuran ……………………………………………………………………………….94 BAB XI Progres Pengembangan Pusat Arsip dan Museum Ubaya 2019-2023 o Arahan Program Pengembangan Pusat Arsip dan Museum Ubaya 2019-2023 …………………………………………………………………………………………………. 98 o Capaian Pengelolaan Arsip 2019-2022 ……………………………………… 98 o Capaian Pengeloaan Museum 2019-2022 ………………………………… 102 o Status Aktivitas Berjalan 2022-2023 …………………………………………. 109 o Capaian Dalam Angka ………………………………………………………………. 116 BAB XII Penutup …………………………………………………………………………………………. 121 Daftar Pustaka ……………………………………………………………………………………………………….. 122
BAB I SEJARAH PEMBENTUKAN A. LATAR BELAKANG BERDIRINYA PUSAT ARSIP DAN MUSEUM Bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin kepentingan Universitas Surabaya sebagai Institusi Pendidikan Tinggi, mendinamiskan sistem kearsipan dan mendukung pembangunan (establisment) cagar budaya serta nilai historis Universitas Surabaya diperlukan penyelenggaraan kearsipan dan pengelolaan benda-benda bersejarah melalui sebuah Pusat Arsip dan Museum yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan dan museum yang berlaku secara umum. Sebelum didirikannya Pusat Arsip dan Museum (PAM) Universitas Surabaya sebagai Lembaga Kearsipan yang ditugaskan untuk mengelola terhadap pengelolaan arsip-arsip statis dan vital, arsip-arsip Universitas Surabaya dikelola secara parsial pada unit-unit kearsipan di setiap sub sistem atau unit kerja di lingkungan Universitas Surabaya. Untuk mempermudah penelusuran, terjamin keamanan dan kerahasiaan, serta mendukung terselenggaranya berbagai event dengan dukungan kearsipan dan museum yang mampu memperkenalkan dan mensosialisasikan budaya serta nilai-nilai historis Universitas Surabaya maka pada tahun 2001 dibentuklah Proyek Penataan Arsip Universitas Surabaya sebagai persiapan berdirinya sebuah unit kearsipan perguruan tinggi yang mampu mengelola berbagai dokumentasi kearsipan Universitas dan Museum. B. SEJARAH SINGKAT BERDIRINYA PUSAT ARSIP DAN MUSEUM UBAYA Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya dibentuk berdasarkan Keputusan Rektor Universitas Surabaya Nomor 282 tahun 2002 tentang Pembentukan Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya. Sejak lama Universitas Surabaya merencanakan terbentuknya unit kerja yang bertugas mengelola sistem pengelolaan arsip dan aset museum di lingkungan Universitas Surabaya. Hal tersebut dilakukan sebagai bentuk tanggungjawab dalam mendukung pembangunan (establishment) cagar budaya, melestarikan nilai-nilai historis UBAYA dan mendukung tugas pokok tata administrasi Universitas Surabaya sebagai l embaga pendidikan tinggi. 1
Langkah tersebut dimulai ketika pada tahun 1995 Universitas Surabaya mengadakan studi banding pengelolaan arsip di ANRI. Hasil studi banding dan mendesaknya kebutuhan pelestarian cagar budaya dan nilai sejarah di UBAYA maka pada tahun 2001 dibentuklah proyek dengan nama Proyek Penataan Sistem Pusat Arsip Universitas Surabaya. Setahun kemudian proyek tersebut dimantapkan fungsi kerjanya sehingga berdiri sebuah unit kerja kearsipan dengan nama Pusat Arsip dan Museum. Ditunjuk Sebagai Kepala Pusat Arsip dan Museum yang pertama adalah R.M.G. Poerwadi, Lic. mantan kepala Perpustakaan UBAYA dan mantan Pembantu Rektor II periode 1989-1994. Beliau pula salah satu tokoh penggagas berdirinya Pusat Arsip dan Museum UBAYA bersama Rektor UBAYA saat itu, Anton Prijatno, S.H. (sumber : http://arsip.ubaya.ac.id/pusat-arsip-ubaya/, diakses 5 Januari 2023) Ruang lingkup pengelolaan kearsipan dan museum Universitas Surabaya difokuskan pada 5 bidang utama yaitu dokumen yang terkait dengan personnel, legal and licence document, institution, dokumentation dan asset Gambar 1. Papan nama di Depan Gedung Pusat Arsip dan Museum Ubaya 2
BAB II TATA KELOLA ORGANISASI A. STRUKTUR ORGANISASI Perencanaan pembentukan sebuah unit kerja kearsipan universitas yang terintegrasi dalam menangani arsip-arsip statis dan vital universitas sebenarnya sudah dimulai sejak tahun 1995 pada era kepemimpinan Anton Prijatno, S.H., Rektor Universitas Surabaya (1994-2003). Pada tahun tersebut beberapa pejabat struktural dan staf universitas diberi tugas untuk melakukan studi banding pengelolaan arsip di Jakarta. Salah satu sebagai referensi adalah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Pada tahun 2001 dimulailah persiapan berdirinya unit kerja kearsipan dengan dimulainya Proyek Penataan Sistem Pusat Arsip Universitas Surabaya. Pada tahun 2002 setelah secara struktur, angggaran, SDM, sarana dan prasarana selesai dibenahi maka berdirilah Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya atau lebih dikenal dengan singkatan PAM UBAYA. Tugas pokok unit kerja ini adalah mengelola berbagai dokumentasi kearsipan universitas dan museum dengan memfokuskan pada 5 bidang utama yaitu dokumen yang terkait dengan personnel, legal and licence document, institution, documentation and asset. Pusat Arsip dan Museum sempat beberapa kali berganti struktur organisasi. Pada awal berdiri tahun 2002, Pusat Arsip dan Museum sebagai unit kerja setingkat biro yang berdiri sendiri. Kepala Pusat Arsip dan Museum UBAYA pertama adalah Poerwadi, Lic.. Poerwadi, Lic merupakan salah satu pimpinan UBAYA yang memelopori lahirnya PAM bersama Anton Prijatno, S.H (Rektor) dan Ir. Andreas Alfianto, M.Sc. (PR IV) pada waktu itu. Kepala PAM membawahi 2 (dua) Kepala Bagian masing-masing Kepala Bagian Arsip dan Kepala Bagian Museum. 3
Gambar 2. Struktur PAM berdasar Keputusan Rektor Universitas Surabaya No. 282 Tahun 2002 tentangPembentukan Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya Sebelum ada pejabat kepala bagian yang definitif maka untuk penanggung jawab operasional layanan sementara ditunjuk Bambang Ermawan, S. Kom. sebagai koordinator PAM UBAYA. Poerwadi, Lic. tidak lama menjabat sebagai Kepala PAM, pada bulan april 2003 beliau meninggalkan kita untuk selama-lamanya. Kekosongan pimpinan PAM membuat perubahan dinamika organisasi di UBAYA. Akhirnya Rektor pada waktu itu yang dijabat Prof. Drs. Ec. Wibisono Hardjopranoto, M.S. memutuskan PAM langsung berada dibawah kepemimpinan Drs. Darmo Handojo, Apt. yang saat itu sebagai Wakil Rektor II UBAYA (2003- 2004). Perubahan organisasi pada tahun 2004 dengan diberlakukannya Keputusan Rektor Universitas Surabaya Nomor 193 Tahun 2004 menempatkan PAM bergabung bersama Manajemen SIM UBAYA dan disingkat SIM-PAM (2004-2006). Gambar 3. Struktur organisasi PAM berdasar Keputusan Rektor Universitas Surabaya Nomor 193 Tahun 2004 Kepala Bagian Museum Kepala Bagian Arsip Kepala PAM Manajer Software Development & Database Manajer Hardware, Network & Telecommunication Manajer Museum-Arsip Direktur SIM-PAM 4
Pada tahun 2006 Rektor UBAYA Prof. Drs. Ec. Wibisono Hardjopranoto, M.S. memutuskan PAM bergabung sebagai salah satu fungsi kerja Biro Aministrasi Umum (Adum) berdasarkan Surat Keputusan Rektor Universitas Surabaya Nomor 366 Tahun 2006 tentang Struktur Organisasi dan Fungsi Kerja Biro Administrasi Umum (Adum) Universitas Surabaya. PAM menjadi bagian Fungsi Kerja Biro Adum sampai dengan 2010. Gambar 4. Struktur organisasi PAM menjadi bagian ADUM berdasar Keputusan Rektor Universitas Surabaya No. 366 Tahun 2006 Dinamika penataan organisasi terjadi kembali ketika pada tanggal 1 Mei 2010, Rektor UBAYA saat itu Prof. Drs.ec. Wibisono Hardjopranoto, M.S. memutuskan PAM dibawah langsung Manajemen Sekretariat Rektorat. Mutasi fungsi kerja ini berdasar Keputusan Rektor Universitas Surabaya No. 226 tahun 2010 tentang Mutasi fungsi kerja Pusat Arsip dan Museum dari Biro Adum ke Unit Manajemen Sekretariat Rektorat Universitas Surabaya. PAM menjadi bagian Sekretariat Rektorat sampai dengan 1 Maret 2012 . Fungsi Kerja Protokoler Fungsi Kerja Pusat Arsip dan Museum Fungsi Kerja Administrsi Kepala Biro ADUM 5
Gambar 5. Struktur organisasi PAM menjadi bagian Sekretariat Rektorat berdasar Keputusan Rektor UBAYA No. 226 tahun 2010 Ketika kepemimpinan Rektor UBAYA berganti ke Prof. Ir. Joniarto Parung, MMBAT, Ph.D, beliau sempat memindahkan Pusat Arsip dan Museum menjadi salah satu bagian dari unit kerja Perpustakaan Universitas Surabaya berdasarkan Keputusan Rektor Universitas Surabaya Nomor 039 Tahun 2012 tertanggal 1 Maret 2012 dan Peraturan Rektor Universitas Surabaya Nomor 134 Tahun 2013 . Pada struktur ini PAM berada setingkat bagian. Belum adanya pejabat kepala bagian secara definitf di PAM pada saat itu dan untuk sementara waktu ditunjuk seorang kordinator / PIC yang bertanggungjawab terhadap layanan administrasi, pengolahan dan pemberian akses kepada pengguna. Koordinator ditunjuk oleh Kepala Perpustakaan dengan surat tugas dengan masa penugasan selama setahun. Staf Layanan Pengguna Arsip dan Museum Staf Pengolahan Arsip dan Museum Staf Administrasi dan Akusisi Manajer Sekretariat Rektorat Perpustakaan Operasional dan Promosi Perpustakaan Sistem Teknologi Informasi dan Layanan Sirkulasi Pusat Arsip dan Museum Gambar 6. Struktur Organisasi PAM ketika menjadi bagian Perpustakaan tahun 2012-2013 6
PAM hanya setahun berada dalam struktur Perpustakaan UBAYA. Sehubungan dengan penataan struktur organisasi dan penataan sumber daya manusia pada bulan Juli 2013, Rektor Universitas Surabaya pada tanggal 1 Agustus 2013 memutuskan untuk mengalihkan kembali kewenangan pengelolaan Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya Dari Direktorat Perpustakaan Ke Sekretariat Rektorat Universitas Surabaya berdasar Keputusan Rektor Universitas Surabaya Nomor 291 Tahun 2013 sampai Maret 2021. Gambar 7. Struktur PAM ketika bergabung kembali ke Sekretariat Rektorat berdasar Keputusan Rektor UBAYA No. 291 tahun 2013 Dua tahun sejak kepemimpinan Dr. Ir. Benny Lianto, M.M.B.A.T, sebagai rektor Universitas Surabaya periode 2019-2023, Pusat arsip dan museum diputuskan kembali menjadi bagian dari Direktorat Perpustakaan sejak diberlakukannya Keputusan Rektor Universitas Surabaya nomor 184 tahun 2021. PAM dinaikkan setingkat manajerial dan ditunjuk satu orang pejabat struktural sebagai manajer Pusat Arsip dan Museum untuk periode 6 tahun ke depan berdasar Keputusan Rektor Universitas Surabaya nomor 231 Tahun 2021. Manajer PAM bertanggungjawab langsung ke Direktur Perpustakaan dan membawahi 2 orang staf layanan masing-masing staf administrasi dan akuisisi dan staf manajemen arsip dan aset museum. Manajer Sekretariat Rektorat Koordinator Pusat Arsip dan Museum Staf administrasi dan akuisisi Staf pengolahan arsip dan aset museum Staf layanan pengguna arsip dan aset museum 7
Gambar 8. Struktur PAM ketika bergabung kembali ke Direktorat Perpustakaan berdasar Keputusan Rektor UBAYA No. 184 tahun 2021 B. KEBIJAKAN DAN DASAR PELAKSANAAN Pusat Arsip dan Museum dalam melaksanakan fungsi kerjanya berdasar : 1. UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 2. Statuta Universitas Surabaya tahun 2021; 3. Keputusan Rektor Universitas Surabaya Nomor 282 tahun 2002 tentang Pembentukan Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya; 4. Keputusan Rektor Universitas Surabaya Nomor 283 tentang Protokol Akses Arsip Pada Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya; 5. Peraturan Rektor Universitas Surabaya Nomor 184 Tahun 2021 tentang Penataan Struktur Organisasi Menurut Unsur-Unsur: Pimpinan Universitas, Bidang-Bidang Manajemen Strategis, Pelaksana Akademik, Penunjang Pelaksana Akademik dan Pelaksana Administrasi Layanan - Teknis di Lingkungan Universitas Surabaya; 6. Keputusan Rektor Universitas Surabaya Nomor 231 Tahun 2021 tentang Pengangkatan Oky Widyanarko, S.E. NPK. 201035 sebagai Manajer Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya; 7. Prosedur Mutu Nomor PM-PERPUS-07 tahun 2021 tentang Prosedur Mutu Pengelolaan arsip dan aset museum; 8. Rencana Mutu Nomor RM-PERPUS-07 tahun 2021 tentang Rencana Mutu Pengelolaan arsip dan aset museum; 9. Catatan Mutu Nomor CM-PERPUS-07 tahun 2021 tentang Pengelolaan arsip dan Wakil Rektor I Direktur Perpustakaan Manajer Operasional Perpustakaan dan Promosi Edukasi Pustaka Manajer Sistem Teknologi Informasi dan Layanan Sirkulasi Pustaka Manajer Pusat Arsip dan Museum 8
aset museum; 10. Instruksi Kerja Nomor IK-PERPUS-07 tentang Pengelolaan arsip dan aset museum; 11. Surat Edaran Wakil Rektor II Universitas Surabaya Nomor 2454/UM/SR/VIII/2013 tentang perihal layanan Pusat Arsip dan Museum tertanggal 26 Agustus 2013. C. TUGAS POKOK Tugas Pokok Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya adalah mengelola Kearsipan Universitas dan Museum. Tugas pokok tersebut dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Layanan administrasi dan akuisisi; 2. Layanan manajemen arsip dan aset museum; 3. Layanan pengguna informasi kearsipan dan museum. D. TUJUAN 1. Menjamin penyimpanan arsip secara aman, sistematis danterintegrasi; 2. Menjamin ketersediaan akses arsip; 3. Menjamin pelaksanaan retensi arsip sesuai JRA; 4. Menyediakan arsip yang bernilai guna bagi universitas; 5. Menjamin penyimpanan aset museum secara aman, sistematis dan terintegrasi; 6. Menjamin ketersediaan akses aset museum; 7. Melestarikan aset museum yang memiliki nilai historis; 8. Mendukung pembangunan (establishment) cagar budaya dan nilai historis Ubaya. 9
E. HASIL YANG INGIN DICAPAI 1. Kondisi arsip siap pakai dalam arti tertata, terawat dan mudahditemukan; 2. Kebutuhan akses arsip pengguna layanan Pusat Arsip dan Museum dapat terpenuhisesuai dengan yang dibutuhkan; 3. Kondisi aset museum tertata, terawat dan mudah ditemukan; 4. Kebutuhan akses aset museum bagi pengguna layanan Pusat Arsip dan Museum dapatterpenuhi sesuai dengan yang dibutuhkan; 5. Budaya dan nilai-nilai historis Ubaya dapat dikenalkan dan disosialisasikan kepada warga Ubaya internal maupaun masyarakat luas melalui berbagai event yang diselenggarakan oleh Universitas (Ubaya Heritage) 10
BAB III STRATEGI PENGEMBANGAN PUSAT ARSIP DAN MUSEUM A. PAM BERDASAR ANALISIS SWOT Ketika masih dibawah Perpustakaan, Pusat Arsip dan Museum pernah menyusun sebuah proposal pengembangan Pusat Arsip dan Museum 2011-2014 sesuai dengan perkembangan organisasi di lingkungan Universitas Surabaya saat itu. Strategi pengembangan saat itu disusun berdasar analisis SWOT dan dapat dideskripsikan sebagaiberikut : 1. STRENGTH a. Memiliki gedung, ruang depo arsip dan galeri museum; b. Tersedianya fasilitas kebutuhan pokok akses informasi, seperti : komputer, mesin fotokopi dan peralatan digitalisasi, alat preservasi, brankas dan mobile file; c. Koleksi arsip statis, vital dan aset museum; d. Ruang tunggu pengguna arsip dan meja layanan petugas; e. Memiliki sistem teknologi informasi dalam mengelola data processing dan layanan; f. Akses terbuka melalui telepon, email dan internet untuk layanan pengguna; g. Tersedianya dana untuk pengadaan koleksi berita institusi dalam bentuk kliping; h. Adanya audit terintegrasi untuk mengukur keberhasilan secaraperiodik; i. Adanya usaha untuk meningkatkan pengetahuan staf PAM melalui diklat kearsipan, seminar, bimtek maupun studi banding; j. Adanya kemauan SDM untuk berkembang; k. Potensial bagi civitas academica dalam menggali studi kesejarahan tentang UniversitasSurabaya; l. Museum dapat digunakan sebagai media promosi universitas; m. Terbuka terhadap perubahan lingkungan. 2. WEAKNESS 11
a. Anggaran untuk pengadaan sarana dan prasarana serta operasional perawatankoleksi tidak sebanding dengan kebutuhan dan jumlah koleksi di PAM; b. Jumlah dan kinerja komputer yang tersedia di PAM masih perlu ditingkatkan; c. Program akuisisi arsip statis, vital dan aset museum yang berasal dari unit kerjayang ada di lingkungan Universitas Surabaya belum berjalan maksimal; d. Belum semua staf memiliki sertifikasi diklat kearsipan ANRI yangdibutuhkan; e. Sebagian besar staf belum mahir berbahasa Inggris; f. Berkurangnya luas ruangan akibat meningkatnya jumlah koleksi arsip; g. Kondisi ruang yang kurang nyaman akibat tata lay out yang kurang baik dimana ruang kerja harus menjadi satu dengan galeri dan tempat penyimpanan aset museum; h. Jumlah koleksi arsip digital masih terbatas; i. Belum terwujudnya mekanisme seleksi arsip dengan pihak yang berkepentingan dan yang terkait; j. Belum terwujudnya mekanisme penyusutan dan pemusnahan arsip secara periodik berdasar Jadwal Retensi Arsip (JRA) karena belum bakunya Peraturan Tata Kearsipan dan JRA Pusat Arsip dan Museum UBAYA yang telah diusulkan kepadapimpinan Universitas; k. Ada kecenderungan pengguna PAM hanya oleh unit kerja tertentu; l. Tidak tersedianya Galeri Museum untuk pameran aset museum statis yang layak menyebabkan kurang maksimalnya PAM memberikan akses layanan museum kepada sivitas akademika. 3. OPPORTUNITIES a. Arsip selalu tercipta setiap harinya; b. Jumlah pengguna potensial internal Ubaya yang jelas dan pasti; c. Koleksi arsip dan aset memiliki nilai sejarah yang tinggi bagi Universitas Surabaya baik di dalam maupun di luar negeri; d. Membangun kerjasama yang lebih baik dengan pihak terkait di lingkungan internal seperti SIM, Adum dan fakultas; e. Perkembangan TI bidang kearsipan yang bagus akan membuka peluang untuk menyelenggarakan layanan berbasis web yang tidak terbatas ruang 12
dan waktu; f. Koleksi digital arsip sebagai salah satu penunjang tersedianya akses informasi ke sivitas akademika dalam membangun cagar budaya dan nilai historis Ubaya ke depan; g. Kebutuhan informasi kesejarahan berkaitan dengan Ubaya dapat dimanfaatkan oleh masyarakat luas; h. Pencitraan lembaga karena tidak semua perguruan tinggi swasta memiliki Pusat Arsip dan Museum Universitas. 4. THREAT a. Belum maksimalnya peran serta unit kerja yang ada di lingkungan Universitas Surabaya dalam kegiatan akuisisi arsip untuk tujuan menambah koleksiPAM; b. Belum maksimalnya peran sivitas akademika Ubaya memanfaatkan akses museum; c. Kurangnya aktivitas penelitian sejarah Ubaya oleh sivitas akademika dengan memanfaatkan fasilitas yang tersedia di PAM sebagai bagian dalam menyediakan informasi; d. Kurangnya kreatifitas SDM akibat rutinitas pekerjaan; e. Kurang maksimalnya pemanfaatan koleksi arsip dan aset museum untuk kegiatan promosi. B. STRATEGI PENGEMBANGAN PAM Kajian dari hasil analisis SWOT sebagaimana telah diuraikan diatas akhirnya membuat manajemen Perpustakaan Universitas Surabaya pada saat itu menyusun strategi pengembangan PAM agar memenuhi peran sebagai unit penunjang administrasi di lingkungan Universitas Surabaya. Strategi pengembangan yang disusun antara lain : 1. Pembakuan regulasi protokol arsip dan jadwal retensi arsip (JRA) sehingga PAM dapat menjadi unit percontohan pengeloaan arsip dan asset museum di lingkungan Universitas Surabaya; 2. Meningkatkan kualitas dan kuantitas koleksi PAM melalui kegiatan akuisisi arsip 13
dan aset museum berkoordinasi dengan unit kerja pencipta arsip. Keterbatasan anggaran yang dimiliki PAM maka proses akuisisi dilakukan dengan sosialisasi kebijakan penataan kearsipan dan museum, penyerahan arsip dan aset museum oleh unit pencipta / pemilik aset dan penarikan arsip atau aset museum. Upaya seleksi arsip dan aset museum perlu dilakukan agar koleksi yang ada sesuai kebijakan universitas serta layak mendukung proses administrasi di unit kerjalain; 3. Meningkatkan kuantitas koleksi arsip digital dan kualitas layanan yang baik, efektif dan efisien. Digitalisasi koleksi arsip merupakan upaya untuk menyediakan akses kepada pengguna arsip sesuai kewenangannya. Selain itu untuk melestarikan informasi yang dimiliki dengan tetap melakukan efisiensi pemanfaatan ruangan. Untuk masa yang akan datang koleksi arsip digital akan menjadi prioritas disamping koleksi cetak. Hal ini mengingat koleksi digital yang berkualitas dan mampu diakses secara terbuka melalui web merupakan salah satu penunjang dalam mewujudkan World Class University; 4. Mempromosikan Universitas Surabaya sebagai perguruan tinggi yang peduli terhadap pelestarian nilai sejarah dan cagar budaya Universitas (University Heritage) seperti yang dikampanyekan oleh UNESCO sejak tahun1995; 5. Peningkatan kompetensi SDM PAM merupakan salah satu strategi untuk mewujudkan suatu layanan yang memenuhi kebutuhan pengguna. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi menuntut SDM yang melayani dan mengelola kearsipan memiliki kualifikasi tinggi. Disamping itu upaya untuk meningkatkan pengetahuan tentang kearsipan yang terbaru dilakukan melalui perencanaan pendidikan dan pelatihan (Diklat) pada Pusdiklat Kearsipan ANRI yang selama ini menjadi rujukan PAM dalam meningkatkan kompetensi SDM PAM; 6. Jaminan terhadap kemantapan layanan memerlukan dukungan infrastruktur yang memadai, untuk itu memantapkan kinerja infrastruktur yang ada dan pengembangan sesuai dengan kebutuhan menjadi bagian tidak terpisahkan dalam strategi pengembangan Pusat Arsip dan Museum (PAM). Peningkatan jumlah sarana dan prasarana untuk akses informasi di PAM sangat diperlukan oleh pengguna arsip guna memenuhi kebutuhan informasi yang cepat, tepat dan aman. 14
C. IMPLEMENTASI STRATEGI Dalam kurun waktu September 2012 sampai dengan Desember 2022 beberapa implementasi strategi yang berkaitan dengan pengembangan dan perbaikan manajemen PAM telah dilakukan seperti : 1. MENYUSUN TATA FUNGSI KERJA STAF PAM PAM telah menyusun dan membuat kajian fungsi kerja dan deskripsi pekerjaan staf. Penyusunan tersebut telah difasilitasi oleh Direktorat SDM Universitas Surabaya melalui penyusunan Analisis Beban Kerja (ABK) pada tahun 2014. Hal ini dilakukan untuk pemetaan beban kerja staf, menata fungsi kerja dalam alur atau proses yang berkesinambungan sehingga diperoleh hasil yang baik, efektif dan efisien. Tujuan penataan tersebut juga dalam rangka memaksimalkan peran dan jumlah SDM di PAM yang belum ideal baik dari segi kualitatif maupun kuantitatif. Sebagai gambaran tata fungsi dan deskripsi pekerjaan yang ideal dan kondisi riil saat ini dapat dilihat pada bagan dibawah ini. Gambar 9 : Struktur dan Fungsi Kerja PAM 2021 Fungsi Kerja yang dibebankan kepada Pusat Arsip dan Museum sebagai unit kerja yang mengelola dokumen kearsipan universitas dan museum antara lain layanan administrasi dan akuisisi, layanan pengolahan arsip dan museum, layanan pengguna arsip dan aset museum, layanan preservasi dan fungsi kerja riset, inovasi, sosialisasi, promosi dan publikasi. Manajer Pusat Arsip dan Museum Staf administrasi dan akuisisi Staf manajemen arsip dan museum Staf layanan informasi, inovasi dan promosi 15
2. MERUMUSKAN DAN MENYUSUN PROTOKOL ARSIP DAN JRA Pada Desember 2021 Pusat Arsip dan Museum UBAYA bersama Manajemen Direktorat Perpustakaan membentuk tim untuk merumuskan dan menyusun sebuah regulasi kearsipan berupa draf Peraturan Rektor Universitas Surabaya yang mengatur tata kelola arsip dan Jadwal Retensi Arsip (JRA) atau dikenal dengan sebutan protokol arsip. Anggota terdiri dari Manajemen Direktorat Perpustakaan termasuk Pusat Arsip dan Museum, Sekretariat Rektorat, Direktorat Admik, Direktorat SDM dan Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal (DPMAI). Tim telah bekerja hampir 6 bulan dan pada tanggal 17 juni 2022 telah menyelesaikan tugasnya. Saat ini Draf sudah masuk ke meja pimpinan Universitas menunggu untuk mendapatkan legalitas. Diharapkan tidak lama lagi Pusat Arsip dan Museum UBAYA memiliki regulasi baku yang komprehensif berkenaan dengan pengelolaan kearsipan di UBAYA. Maksud pembuatan regulasi tersebut karena selama ini Pusat Arsip dan Museum sebagai unit kearsipan perguruan tinggi di Universitas Surabaya belum memiliki aturan tata kelola kearsipan dan Jadwal Retensi Arsip yang komprehensif. Regulasi tersebut juga menyesuaikan dengan perkembangan dunia kearsipan dan regulasi yang dibuat pemerintah dengan diberlakukannya UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Diharapkan dengan selesainya Peraturan Rektor Universitas Surabaya yang mengatur tata kelola kearsipan dan JRA pada Pusat Arsip dan Museum Ubaya, PAM dapat menjadi unit percontohan pengelolaan arsip dan aset museum di lingkungan Universitas Surabaya berdasar tata kelola yang baik, efisien, efektif dan aman sebagaimana strategi pengembangan PAM diatas. 16
Gambar 10. Sosialisasi Protokol Arsip dan JRA kepada Manajer Administrasi Fakultas dan Poltek di Ubaya, 25 Mei 2022 Gambar 11. Draf Peraturan Rektor UBAYA tentang Protokol Arsip dan JRA saat ini masih menunggu legalitas dari pimpinan Universitas 17
3. MEMPERBAIKI PROSEDUR MUTU Ketika masih dibawah manajemen Sekretariat Rektorat, PAM masih memiliki sejumlah pekerjaan rumah yang harus diselesaikan diantaranya untuk merevisi Prosedur Mutu (PM) Nomor PM-SR 06 tentang Penyimpanan Arsip dan Benda Museum. Perbaikan akhirnya dapat dilakukan setelah PAM berada dibawah Manajemen Direktorat Perpustakaan. Perbaikan prosedur mutu, sasaran mutu, catatan mutu, job description (JD) dan instruksi kerja (IK) baru. Prosedur Mutu yang baru akhirnya dapat diselesaikan pada awal bulan maret 2013 teregister di Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal (DPMAI) Universitas Surabaya dengan Nomor PM-PERPUS-04. Prosedur Mutu tersebut kembali direvisi setelah Pusat Arsip dan Museum bergabung kembali dibawah Manajemen Sekretariat Rektorat dengan register PM-SR-06 tertanggal 10 Pebruari 2015. Pada bulan Desember 2016, PAM melakukan revisi terhadap Rencana Mutu RM-SR-06, Catatan Mutu CM-SR-06 dan Instruksi Kerja IK-SR-06. Rencana mutu, catatan mutu dan instruksi kerja perlu dilakukan revisi karena untuk mengikuti kebijakan baru dari Wakil Rektor II, Manajer SR dan hasil audit dari Direktorat Penjaminan Mutu dan Audit Internal Universitas Surabaya. Revisi paling akhir dilakukan 21 September 2021 ketika PAM menjadi bagian Direktorat Perpustakaan dengan Prosedur Mutu nomor PM-PERPUS-07 tentang Pengelolaan Arsip dan Aset Museum, Rencana Mutu No. RM-PERPUS07, Catatan Mutu Nomor CM-PERPUS-07. 18
Gambar 12. Prosedur Mutu PAM dengan register No. PMPERPUS-07 terdaftar 21-09-2021 lalu 19
4. STUDI BANDING KE UNIT KEARSIPAN LAIN Kegiatan Studi banding dimaksudkan sebagai upaya benchmarking untuk membandingkan product performance, proses dan layanan yang dilakukan Pusat Arsip dan Museum dengan organisasi kearsipan yang serupa di tempat lain. Tujuan Benchmarking sendiri adalah untuk menemukan contoh performance yang unggul dan memahami proses dan praktek yang baik dalam pengelolaan kearsipan di Pusat Arsip dan Museum sehingga jangka panjangnya dapat meningkatkan kinerja dalam kegiatan operasional di Pusat Arsip dan Museum UBAYA, bukan dengan cara meniru, tetapi dengan berinovasi. Beberapa studi banding yang pernah dilakukanPAM antara lain : a. Observasi lapangan ke Unit Kearsipan ITS, 30 Maret 2012 b. Studi banding keArsip UGM, 5 Juni 2014 c. Studi banding ke UPT Kearsipan ITS, 30 Maret 2016 d. Studi Banding ke Arsip UPI dan Museum Pendidikan UPI di Bandung, 29 Juni 2022 Gambar 13, 14 Studi banding ke Arsip UPI Bandung 29 Juni 2022 Gambar 15, 16 Studi banding ke Museum Pendidikan UPI Bandung 29 Juni 2022 20
BAB IV SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) Penataan Sumber Daya Manusia Pada Fungsi Kerja Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya kembali dilakukan pada tahun 2008 ketika masih dibawah Biro Adum. Sejak tahun 2008 Pusat Arsip dan Museum hanya menyisakan seorang stafnya saja. Sehubungan dengan diberlakukannya ISO 9001– 2008 pada Sub Sistem Biro Administrasi Umum (Adum) beserta Pusat Arsip dan Museum di dalamnya dan analisa terhadap deskripsi pekerjaan yang dirasa berat jika dilakukan hanya oleh satu orang maka Kepala Biro Adum danWakil Rektor II Universitas Surabaya berupaya untuk mengisi kebutuhan jumlah SDM di Pusat Arsip dan Museum agar nantinya memenuhi standar yang dibutuhkan sebagai sebuah Unit Kearsipan Perguruan Tinggi. Kebutuhan itu sudah direalisasikan ketika pada tgl 15 Mei 2009 seorang tenaga Fungsional Pustakawan dari Perpustakaan Universitas Surabaya mulai diperbantukan dengan surat tugas WR II No. 1247/Um/Adpesdam/V/2009. Pada bulan Pebruari 2010 satu orang tenaga administrasi dari Biro Adum di rotasi untuk memenuhi kebutuhan tenaga administrasi di Pusat Arsip dan Museum, sehingga jumlah staf menjadi 3 (tiga) orang. Ketika Pusat Arsip dan Museum berada di bawah Manajemen Sekretariat Rektorat per tanggal 1 Mei 2010 maka seluruh staf di mutasi dari Biro ADUM menjadi staf Sekretariat Rektorat, sehingga komposisi staf Pusat Arsip dan Museum tetap berjumlah 3 orang masing- masing 2 staf administrasi dan 1 (satu) orang staf TPA- Pustakawan. Ketika PAM harus bergabung menjadi bagian dari unit kerja Perpustakaan sejak tanggal 1 Maret 2012 berdasar Keputusan Rektor Ubaya Nomor 039 Tahun 2012, harus kehilangan 1 (satu) orang staf administrasinya yang dimutasi ke Administrasi Yayasan Universitas Surabaya per tanggal 1 Nopember 2012. Untuk mengisi kebutuhan staf dan jobdescription layanan pengguna arsip-museum yang ditinggalkan , maka PAM yang saat itu masih menjadi bagian Perpustakaan melalui Kepala Perpustakaan memutuskan mencari penggantinya. 21
A. ANALISIS KEBUTUHAN SDM Pada akhir tahun 2014 Direktorat SDM Ubaya melakukan analisa kebutuhan tenaga kerja di Lingkungan Ubaya tidak terkecuali Pusat Arsip dan Museum. Metode yang digunakan dalam menentukan kebutuhan tenaga kerja di Pusat Arsip dan Museum menggunakan Analisis Beban Kerja (Work Load Analysis). Hasil yang di dapat dalam perhitungan WLA ini, Pusat Arsip dan Museum membutuhkan 2 (dua) orang staf lagi dari 2 (dua) orang staf yang sudah ada. Namun sampai tahun 2022 hal itu belum dapat direalisasikan. Gambar 17. Hasil Perhitungan WLA pada Pusat Arsip dan Museum B. REKRUTMEN Potret SDM pengelola arsip di PAM masih belum ideal dipandang dari sudut kuantitas maupun kualitas. Hal ini dirasakan ketika PAM kehilangan 1 (satu) orang staf yang dimutasi ke Yayasan. Upaya tersebut akhirnya berhasil dengan direkrutnya 1 (satu) orang staf layanan pengguna arsip-museum per tanggal 1 Januari 2013 untuk mengisi posisi dan job description yang ditinggalkan oleh staf sebelumnya sehingga dukungan SDM saat itu tetap berjumlah 3 (tiga) orang staf dengan rincian 2 (dua) tenaga 22
administrasi-layanan teknis tetap dan 1 (satu) tenaga pustakawan. Namun komposisi 3 (tiga) staf tidak bertahan lama karena kebutuhan organisasi, satu orang staf harus dimutasi ke Sekretariat Rektorat pada Juli 2013.. Diharapkan untuk rencana ke depan Pusat Arsip dan Museum akan menambah staf baru dengan kualifikasi yang diharapkan untuk mengisi fungsi kerja layanan teknis kearsipan dan museum, preservasi dan retensi arsip serta staf yang mengelola promosi, publikasi dan kegiatan pameran aset museum. Pada tahun 2015 Pusat Arsip dan Museum merekrut 2 mahasiswa student emplooye dari Fakultas Teknik UBAYA untuk membantu input data dan maintenance database PAM. Dinamika perubahan struktur organisasi pada tahun 2021 dengan bergabungnya PAM ke dalam Direktorat Perpustakaan dan kebutuhan staf untuk manajemen arsip dan museum, akhirnya Direktorat Perpustakaan melakukan mutasi internal dengan merotasi 1 orang staf operasional perpustakaan dan promosi edukasi pustakan ke PAM. Rekrutmen Student Employee tetap dilanjutkan setelah Pandemi Covid-19 selesai dengan tambahan 2 (dua) mahasiswa dari prodi sekretari/Administrasi Bisnis Poltek Ubaya pada tahun 2022. Sampai saat ini PAM belum memiliki SDM dengan kualifikasi Arsiparis seperti yang diharapkan. Komposisi SDM terbaru tahun 2022 adalah sebagai berikut : No. Jabatan Pendidikan dan Status Jumlah 1 Manajer PAM S1 Manajemen+D3 Ilmu Perpustakaan/Pustakawan Tetap 1 orang 2. Staf Manajemen Arsip dan Aset Museum S1 Perpustakaan/Pustakawan Tetap 1 orang 3. Staf Akuisisi dan Layanan Informasi D1 Sekretaris/Administrasi 1 orang 4. Student Employee Mahasiswa Poltek Ubaya 2 orang Tabel 1. Komposisi SDM PAM saat ini (2023) 23
C. PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Dalam rangka untuk memberikan pelayanan prima (gives excellence services) berbasis administrasi perlu dukungan sumber daya manusia dengan kemampuan teori dan skill yang bagus. Demikian halnya dalam kearsipan, semakin berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi (ICT) dalam penataan arsip membutuhkan kemampuan yang kompeten dan bisa dihandalkan dari petugas layanan arsip. Hal tersebut dapat diatasi hanya dengan pengembangan SDM berupa pendidikan dan pelatihan. 1. DIKLATKEARSIPAN Selama kurun waktu 2002-2016 beberapa staf Pusat Arsip dan Museum telah mengikuti berbagai pelatihan yang diselenggarakan oleh ANRI. PAM mereferensikan ANRI yang memiliki Pusat Pendidikan dan Pelatihan (Pusdiklat) Kearsipan di Bogor karena memang Instiusi Negara ini memiliki fasilitas diklat kearsipan yang lengkap dan SDM kompeten di bidangnya. Tujuan pengiriman staf tersebut untuk mengikuti pelatihan di bidang kearsipan diharapkan dapat : a. Meningkatkan wawasan dan pengetahuan di bidang kearsipan khususnya pengelolaan arsip statis dan vital sehingga terciptanya profesionalisme bagi pengelola arsip; b. Meningkatkan wawasan dan pengetahuan teknologi informasi dan komunikasi(ICT) dalam penggunaannya baik di Record Management Center maupun Archive University sehingga terciptanya profesionalisme bagi pengelola arsip itu sendiri; 24
c. Meningkatkan dan mengembangkan keterampilan dibidang kearsipan, sehingga setelah mengikuti diklat dapat memberikan kontribusi bagi Organisasi untuk mencapai efektifitas dan efisiensi kerja serta mengantisipasi hilangnya arsip/dokumen yang mempunyai nilai memori dan sumber historis bagi Organisasi; d. Pengelolaan informasi yang tepat guna diharapkan akan memberikan nilai lebih (value added) kepada pengguna arsip khususnya pengguna Record Management Center and Archives University. Beberapa pelatihan yang diikuti oleh staf Pusat Arsip dan Museum diantaranya : a. Kursus Manajemen Arsip Statis - Pusdiklat Kearsipan ANRI, Bogor, tanggal 12- 16Juli 2004; b. Pelatihan Manajemen Arsip Perguruan Tinggi 23-25 Agustus 2005 di FakultasIlmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia, Depok, Jakarta c. Workshop Pengelolaan Kearsipan melalui aplikasi electronic DocumentManagement System di ITS, 2007; d. Diklat Manajemen Arsip Vital, di Pusdiklat ANRI, 2010; e. Diklat Manajemen Arsip Perguruan Tinggi, di2010 f. Diklat Manajemen Arsip Statis, 31 Oktober-5 Nopember 2011; g. Workshop Pengelolaan Kearsipan Melalui Aplikasi Elektronic DocumentManagement Systems di ITS, 2007; h. Workshop Document Management System (DMS) di Telkom-PDC, Bandung, 18-20 Nopember 2009; i. Diklat Manajemen Arsip Statis, 31 Oktober-5 Nopember 2011; j. Bimbingan Teknis (Bimtek) Record Management Center di Arsip UGM, Yogyakarta pada tanggal 12 s.d. 15 Juni 2013: k. Pelatihan Document Management Training Program di ITS, 23-25 November 2022 2. SEMINAR/WORKSHOP/SOSIALISASI Pusat Arsip dan Museum beberapa kali juga mengirimkan staf untuk mengikuti berbagai kegiatan seminar, workshop atau sosialisasi bidang kearsipan diantaranya pada : 25
a. Seminar : University Archives : Langkah program Pemberdayaan dan Pengabdian Perguruan Tinggi, 21 Nopember 2007; b. Sosialisasi Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan di Hotel SunCity Sidoarjo, 24 Nopember 2009; c. Seminar Nasional Kearsipan tentang Arsip Sebagai Memori Kolektif Perguruan Tinggi Sumber Penelitian yang diselenggarakan oleh Arsip Universitas Gadjah Mada di Yogyakarta, 10 Desember 2011; d. Seminar Nasional Optimalisasi Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi Melalui Pemanfaatan Teknologi Informasi. ITS, 31 Maret 2012; e. Workshop Short Course Manajemen Kearsipan Berbasis Komputer : Paperless Office Administration System PROFAST oleh TOSSCOMM di Hotel Trio Indah 2Malang 31 Oktober 2012; f. In House Workshop : Pengembangan Pusat Arsip dan Museum, oleh Perpustakaan Universitas Surabaya, 5 Agustus 2021; g. Webinar Internasional : Excellent Human Resources in Records and Archives Profession Through Education and Training, ANRI, 19 Agustus 2021 h. Seminar Nasional Kearsipan : Digital Archives and Outreach, Forsipagama, 13 Oktober 2021 i. Webinar Peranan Pustakawan dan Arsiparis dalam Transformasi Digital bagi Perpustakaan dan Lembaga Kearsipan di Indonesia, November 2022 26
Tujuan mengikutsertakan staf-staf tersebut dalam berbagai even seminar/workshopdan sosialisasi dengan harapan dapat : a. Meningkatkan wawasan dan pengetahuan di bidang kearsipan khususnya arsip statis dan arsip vital, sehingga terciptanya profesionalisme bagi pengelola arsip; b. Meningkatkan wawasan dan pengetahuan teknologi informasi dan komunikasi (ICT) dalam penggunaannya di bidang kearsipan, sehingga terciptanya profesionalisme bagi pengelola arsip; c. Meningkatkan dan mengembangkan keterampilan di bidang kearsipan, sehingga setelah mengikuti diklat dapat memberikan kontribusi bagi Organisasi untuk mencapai efektifitas dan efisiensi kerja serta mengantisipasi hilangnya arsip/dokumen yang mempunyai nilai memori organisasi dan sumber; d. Pengelolaan informasi arsip yang tepat melalui ICT diharapkan akan memberikan nilai lebih (value added) kepada pengguna arsip. 27
Gambar 18. Pusat Arsip dan Museum Ubaya mengirimkan 1 orang staf untuk mengikuti Short CourseManajemen Kearsipan Berbasis Komputer : Paperless Office Administration System PROFAST oleh TOSSCOMM di Hotel Trio Indah 2 Malang 31 Oktober 2012 3. PELATIHAN UMUM MELALUI DIREKTORAT SDM DANADUM a. Pusat Arsip dan Museum menyertakan 1 orang staf bersama dengan 4 orang staf Perpustakaan lainnya mengikuti pelatihan Etos Kerja yang diselenggarakan oleh Poltek Universitas Surabaya tanggal 24 Nopember 2012. Program tersebut difasilitasi oleh Biro Adpesdam dan Politeknik Ubaya; b. Pusat Arsip dan Museum menyertakan 1 orang staf bersama dengan 4 orang staf Perpustakaan lainnya mengikuti program pengembangan kepemimpinan karyawan yang difasilitasi oleh Biro Adpesdam. Program yang dimulai sejak Oktober 2012 ini diawali oleh seleksi administrasi, sosialisasi oleh Pimpinan Universitas, psikotes, kursus bahasa Inggris dan Outbond; c. Pusat Arsip dan Museum menyertakan 1 (satu) orang stafnya untuk mengikuti pelatihan penggunaan APAR dan Hydran dalam penanggulangan bencana kebakaran pada tanggal 22 April 2015. Pelatihan tersebut difasilitasi oleh Direktorat Administrasi Umum (ADUM) Universitas Surabaya. 28
BAB V LAYANAN TEKNIS PENGOLAHAN ARSIP dan ASET MUSEUM Layanan sebagai Fungsi Kerja yang dibebankan kepada PAM oleh Pimpinan UBAYA, antara lain : 1. ADMINISTRASI a. Layanan administrasi surat masuk dan surat keluar tetap berkoordinasi dengan struktur induknya yaitu Direktorat Perpustakaan. Untuk pembuatan surat dinas keluar Direktorat Perpustakaan akan memberikan nomor urut surat kepada PAM dan pemberian stempel resmi Universitas. Sedangkan untuk surat masuk yang diterima melalui Direktorat Perpustakaan akan di forward ke email PAM atau ditembuskan ke PAM melaluifaksimile; b. Administrasi keuangan tidak dilakukan secara langsung oleh Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya melainkan melalui Direktorat Perpustakaan baik pengajuan anggaran, realisasi sampai dengan pertanggungjawaban kembali; c. Administrasi sarana dan prasarana yang dilakukan Pusat Arsip dan Museum antara lain : 1) Penyediaan sarana keselamatan kerja; 2) Penyediaan sarana kerja inventaris seperti yang telah disusun dalam Sasaran Pokok Pengembangan (SPP) setiap tahunnya; 3) Penyediaan supplies barang habis pakai untuk staf; 4) Permintaan perbaikan sarana dan prasarana; 5) Permintaan layanan teknis maintenance hardware dan software ke DirektoratSIM; 6) Permintaan penataan jaringan internet ke DirektoratSIM. 2. AKUISISI / PENAMBAHAN KOLEKSI Akuisisi Arsip adalah proses penambahan khasanah arsip pada Lembaga Kearsipan dalam hal ini Pusat Arsip dan Museum yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya. 29
Pengumpulan dokumen yang tersebar atau akuisisi selama ini banyak dibantu oleh unit-unit kerja di lingkungan Universitas Surabaya. Unit kerja yang selalu rutin mengirimkan dokumen terkait arsip statis dan vital antara lain dari Direktorat SDM , Sekretariat Rektorat, Direktorat Admik, Direktorat Keuangan, DKK, MPR dan Yayasan UniversitasSurabaya. Dengan telah diimplementasikannya Sistem Informasi Arsip dan Museum dengan fasilitas transaksi penyerahan arsip maka layanan akuisisi semakin mudah, tertib dan cepat. Laporan data akuisisi arsip juga dapat dengan mudah diproses dan ditampilkan. Kegiatan ini masih berlangsung sampai saat ini. Gambar 19. Proses identifikasi terhadap berkas arsip hasil akuisisi Berdasar pemberian nomor register arsip pada database SIM Arsip dan Museum UBAYA sampai dengan 5 Januari 2023 Arsip hasil akuisisi yang telah disimpan berjumlah 76.604 arsip. Sedangkan untuk Aset Museum sendiri pada tahun ini tidak ada penambahan koleksi melalui akuisisi aset. 30
Gambar 20. Jumlah register arsip hasil Input ke dalamdatabase SIM Arsip- Museum Per 5 Januari 2023 Gambar 21. Jumlah Koleksi Aset Museum milik Pusat Arsip dan Museum UBAYA per 5 Januari 2023 31
3. KLASIFIKASI DAN KODE ARSIP Dalam proses penginputan deskripsi arsip ke dalam database SIM Arsip dan Museum, ada beberapa pengkategorian jenis arsip dan penentuan kode arsip internal yangdimiliki Pusat Arsip dan Museum UBAYA. Klasifikasi dan Kode Arsip yang digunakan sejak tahun 2002-2022 berdasar Keputusan Rektor Universitas Surabaya Nomor 283 Tahun 2002 tentang Protokol Akses Arsip pada Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya. Namun Kode ini telah diganti yang baru menyesuaikan dengan Pembuatan Protokol Arsip dan JRA yang baru. Kode Arsip lama tentu tidak jauh dari Ruang Lingkup pengelolaan kearsipan dan museum Universitas Surabaya yang dipusatkan pada 5 bidang utama yaitu dokumen yang terkait dengan personnel dengan kode A, legal and licence document dengan kode B, institution dengan kode C, dokumentation dengan kode DdanassetdengankodeE Daftar Kode & Kategori Arsip Pusat Arsip dan Museum UBAYA Kode Nama Keterangan Aksi A PERSONALIA [hapus] B LEGAL LICENCE DOCUMENT [hapus] C INTITUTION / Organization [hapus] D DOCUMENTATION [hapus] E ASSET [hapus] A. Kategori Arsip Arsip Inaktif, Statis dan Vital yang diakuisisi oleh Pusat Arsip dan Museum dikategorikan menjadi 5 kelas utama yaitu Personnel, Legal Licence Document, Intitution, Documentation dan Asset. Beberapa contoh arsip berdasar kategori sebagaimana dimaksud di atas : 1) Personnel : Arsip personnel yang tersimpan di Pusat Arsip dan Museum UBAYA adalah arsip karyawan dengan status non aktif. Non Aktif dapat karena pensiun, mengundurkan diri atau meninggal dunia. 32
Arsip personalia/kepegawaian/SDM sifatnya statis atau disimpan secara permanen di Pusat Arsip dan Museum. Arsip ini umumnya berbentuk rubrik yang berisi riwayat karyawan selama bekerja di Universitas Surabaya dari mulai melamar bekerja, diangkat sebagai karyawan, kenaikan pangkat, mutasi, penugasan, pendidikan dan pelatihan, cuti sampai dengan pemberhentiannya sebagai karyawan; 2) Legal Licence Document : Arsip legal dapat diartikan arsip yang berhubungan dengan kepentingan hukum misalnya Akta Notaris, MoU, kesepakatan kerja atau perjanjian, akreditasi dan ijin operasional. Licence Document dapat diartikan menyangkut kepemilikan aset. Arsip ini dapat berupa SHGB, BPKB, hak paten, hak cipta dsb. Arsip ini dikategorikan vital karena keasliannya, nilai yang tinggi dan tidak mudah untuk mendapatkan aslinya kembali jika rusak atau hilang. Arsip Vital disimpan Pusat Arsip dan Museum UBAYA disimpan dalam tempat tertentu (umumnya brankas) dan aksesnya dibatasi dengan level security acces; 3) Institution : Arsip berkaitan dengan Tata Kelola Organisasi seperti Peraturan Yayasan/Rektor, Keputusan Yayasan/Rektor, Akademik, Keuangan, Administrasi dsb. 4) Documentation : Arsip yang masuk kategori ini adalah arsip-arsip hasil dokumentasi seperti guntingan berita (clipping), photo, video 5) Asset : Aset digunakan untuk mengkategorikan aset bergerak dan tidak bergerak seperti tanah, bangunan, artefak museum atau benda-benda yang bernilai sejarah diUniversitas Surabaya. B. Kode Arsip Baru (2022) Kode Arsip adalah tanda bisa kata atau angka yang disepakati untuk maksud atau tujuan tertentu. Kode arsip milik Pusat Arsip dan Museum UBAYA dibuat dengan 33
kombinasi huruf dan urutan angka yang menunjukkan masalah atau pokok masalah yang sudah dikategorikan. Kode arsip lama (2002-2022) berdasar 5 kelas dengan kombinasi angka sebagai berikut : A = Personnel B = Legal Licence Document C = Institution D = Documentation E = Asset sebagai contoh seperti dibawah ini : Gambar 22. Daftar Kode Arsip lama dalam Database Kode arsip diatas untuk arsip yang masuk kategori Personnel (Personal). Kode Utama adalah huruf A diikuti sub kode dengan kombinasi huruf dan angka misal A01 untuk personnel Tenaga Edukatif Tetap. dan A060101 untuk kode arsip personnel Tenaga Non Edudaktif Tetap. Contoh lainnya untuk arsip kategori aset dengan kode kombinasi huruf dan angka sebagai berikut : 34
Gambar 23. Daftar Kode arsip lama untuk arsip aset (2002-2022) Kode tersebut digunakan dari tahun 2002-2022 menyusul telah selesainya pembuatan draf Protokol Arsip dan JRA yang baru. Dalam Protokol Arsip dan JRA ini terdapat pola klasifikasi arsip beserta kodenya dengan tetap mempertahankan kombinasi huruf dan angka serta terdapat 22 kelas arsip sesuai subjek atau topiknya. Kode arsip yang baru (2022) tersebut sebagai berikut : 35
Gambar 24 . Daftar Kode Arsip Baru (2022) Gambar 25. Kategorisasi Arsip yang diolah 36
Gambar 26. Pengisian Field KodeArsip baru yang telah terintegrasi dalam Database 4. INPUT DATA Input Data adalah kegiatan memasukkan deskripsi data arsip dan aset museum dari luar ke dalam suatu memori database untuk diolah guna menghasilkan informasi yang diperlukan dan mendukung temu kembali informasi secara cepat dan tepat. Pusat Arsip dan Museum saat ini didukung oleh sebuah sistem informasi manajemen yang terintegrasi bernama SIM Arsip dan Museum. Sistem Database ini hasil bantuan hibah proyek PHKI tahun ke 3 yang diterima Universitas Surabaya. Database SIM Arsip dan Museum ini menggantikan direktori arsip berbasis web yang lama karena dirasa kurang lengkap dalam mendukung penyimpanan arsip dalam berbagai format. Kegiatan ini masih berlangsung sampai saatini. 37
Gambar 27. Tampilan Field Data Arsip yang masih kosong dalam Database SIM Arsip-MuseumUBAYA Gambar 28. Memilih jenis arsip yang akan diinput sesuai pilihan 38
Gambar 29. Memilih sifat arsip yang akan diinput sesuai pilihan Gambar 30. Memilih kode arsip baru yang akan diinput sesuai pilihan 39
Gambar 31. Memilih akses arsip Gambar 32. Memilih tanggal legalitas yang tertera dalam arsip 40
Gambar 33. Memilih level akses arsip Gambar 34. Memilih lokasi simpan arsip 41
Gambar 35. Mengisi seluruh data arsip seperti perihal, subyek dan keyword kemudian data disimpan 5. DIGITASI Pada tahun 2008 Pusat Arsip dan Museum telah memiliki direktori berbasis web yang dibuat bekerjasama dengan Direktorat SIM Universitas Surabaya. Direktori ini dapat menyimpan dokumen yang telah dialih mediakan dalam format PDF dengan proses scanning sehingga diharapakan penelusuran dan temu kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat, tepat dan akurat. Pada tahun 2010 dilakukan penambahan kapasitas penyimpanan dengan mengganti server sementara yang masih meminjam sarana milik SIM Ubaya dengan membeli server baru yang khusus diperuntukkan untuk Pusat Arsip dan Museum. Direktori arsip hanya digunakan selama 2 tahun saja, dengan selesainya database Sistem Informasi Arsip dan Museum yang dibiayai pengembangannya dari dana hibah PHKI tahun ketiga pada bulan Desember 2010 maka PAM tidak lagi menggunakan direktori arsip berbasis web yang lama. Database Arsip terintegrasi yang baru memiliki berbagai nilai lebih diantaranya dapat menyimpan arsip berbagai format seperti format pdf. JPG, jpeg, doc., excel, dsb, temu kembali yang lebih cepat dan akurat, fasilitas transaksi peminjaman dan fasilitas retensi serta pemusnahannya. Jumlah arsip yang telah didigitalkan ke dalam berbagai format per 9 Januari 2023 tercatat kurang lebih sebanyak 66.380 arsip. 42
6. MELENGKAPI PERLENGKAPAN ARSIP Pusat Arsip dan Museum UBAYA memberikan perlengkapan arsip (hardcopy) terlebih dahulu sebelum arsip disimpan ke dalam tempat penyimpanan (mobile file, brankas atau rak). Perlengkapan tersebut antara lain : label register dan plastik pelindung (sheet protector). Label yang berisi nomor register dilekatkan pada sheet protector dengan maksud sebagai kode untuk mempermudah temu kembali arsip. Sedangkan pemasangan sheet protector dimaksudkan untuk tujuan preservasi atau mencegah kerusakan fisik arsip. . 7. SISTEM PENGARSIPAN DAN PENYIMPANAN A. Sistem Pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik/nomor, huruf, ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Ada 5 macam sistem pengarsipan yang dikenal, yaitu: Sistem Abjad(AlphabeticalFilingSystem); Sistem Perihal (Pokok IsiSurat); Sistem Nomor; Sistem Geografis/Wilayah; Sistem Tanggal(Kronologis). Sistem pengarsipan yang digunakan oleh Pusat Arsip dan Museum Universitas Surabaya untuk menyimpan koleksi arsip inaktif, statis dan arsip vital sebenarnya kolaborasi dari 3 sistem diatas yaitu : B. Sistem Perihal (Pokok Isi Arsip) Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali arsip berpedoman pada perihal arsip atau pokok isi arsip. Pusat Arsip dan Museum menggunakan sistem pengarsipan tersebut untuk kategorisasi arsip-arsip inaktif dan arsip statis. 43
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah : 1. Daftar Indeks : adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukandiseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu. 2. Perlengkapan menyimpan arsip Brankas tahan api Mobile file Filling Cabinet Odner Guide Folder Kartukendali(digantimelaluisistemdatabase) 3. Pemberian kode arsip (melalui database) 4. Penyimpanan arsip, dengan cara Membaca perihal arsip untuk mengetahui isi arsip Memberi kode arsip Mencatat arsip dalam kartu kendali 5. Menyimpan kartu kendali ( diganti melalui sistemdatabase) C. Sistem Geografis Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Pembagian wilayah atau lokasi yang dimaksud dalam sistem pengarsipan di Pusat Arsip dan Museum adalah berdasar lokasi unit kerja misalnya : lembaga, fakultas, politeknik, direktorat dan manajer. Arsip disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan atau tujuan arsip dikirim. 44
Dalam hubungan ini, surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini - Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; fillingcabinet, guide, folder, dan kartu kendali. - Penyimpanan surat melalui prosedur : 1. Melihat tanda pembebas dalam arsip, yaitu tanda yang menyatakan bahwa arsip tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan; 2. Membaca arsip; 3. Memberi kode arsip (melalui database); 4. Mencatat arsip pada kartu kendali; 5. Menggolongkan arsip menurut wilayahnya masing-masing ( melalui filed lokasi dalam database); 6. Menyimpan arsip; 7. Menyimpan kartu kendali (melalui database). D. Sistem Nomor Urut menurut Terminal Digit Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali arsip memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut register yang tercantum pada database arsip. Pusat Arsip dan Museum UBAYA menggunakan sistem ini untuk penyimpanan arsip-arsip vital dan MOU. 8. PRESERVASI Preservasi adalah kegiatan perawatan, pemeliharaan dan perbaikan terhadap koleksi arsip dan aset museum dengan tujuan agar terhindar dari kerusakan dan memperpanjang usia koleksi. 45
Upaya preservasi yang dilakukan PAM selama ini antara lain dengan cara pencegahan seperti pemasangan Hygrometer untuk mengontrol suhu dan kelembaban ruang penyimpanan koleksi arsip dan aset museum, pengendalian rayap atau termitte control yang telah dilakukan pada tanggal 2 Maret 2013 dan fumigasi pada 20 Juli 2022 oleh vendor dan bekerjasama dengan Direktorat Layanan Umum (LAUM), pemberian kapur barus pada almari penyimpanan arsip serta pembersihan debu dan kotoran baik dalam ruangan maupun pada benda aset museum oleh cleaningservice(CS). Cara lain adalah dengan melindungi fisik arsip menggunakan sheet protector. Sejumlah lebih kurang 70.000 sheet protector telah digunakan untuk melindungi arsip yang teregister pada periode 1 Januari 2011 sampai dengan Januari 2023, sedangkan untuk restorasi atau perbaikan arsip selama ini dilakukan dengan cara dilaminasi/laminating. Karena masih terbatasnya SDM maka untuk preservasi aset museum masih dilakukan secara sederhana yaitu dengan perawatan dan pembersihan secara berkala yang dilakukan dengan bantuan tenaga Cleaning Service (CS). Gambar 36. Kegiatan Perawatan Aset Museum 9. RETENSI DAN PEMUSNAHAN Retensi atau Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan. 46